Przygotował: Artur Smolik
PODEJŚCIE PROCESOWE
W ZARZĄDZANIU
I SYSTEM
RACHUNKU KOSZTÓW DZIAŁAŃ
PR
OS
TO
O T
RU
DN
YC
H S
PR
AW
AC
H…
Przygotował: Artur Smolik
„Restrukturyzacje i działania naprawcze nie przynoszą często oczekiwanych efektów,
ponieważ firmy nie dostrzegają, że problemy tkwią w rozczłonkowaniu logicznych,
kompleksowych procesów między różne, wyspecjalizowane działy funkcjonalne.”
Renata Gabryelczyk, ARIS w modelowaniu procesów biznesu. , Difin, Warszawa 2006
Przygotował: Artur Smolik
Co to jest proces?
Proces biznesowy lub metoda biznesowa – seria powiązanych ze sobą działań
lub zadań, które rozwiązują określony
problem firmy lub prowadzą do osiągnięcia określonego
efektu.
Źródło: Wikipedia : http://pl.wikipedia.org/wiki/Proces_biznesowy
Przygotował: Artur Smolik
Typy procesów biznesowych
Typy procesów biznesowych:
- Proces zarządczy, który kieruje działaniem systemu. Typowym przykładem może być proces zarządzania przedsiębiorstwem lub zarządzania strategicznego, np. w firmie XXX: Zarządzanie finansami, Planowanie budżetu, Zarządzanie personelem, Zarządzanie Jakością i Środowiskiem.
- Proces operacyjny, który stanowi istotę biznesu i jest pierwotnym źródłem wartości dodanej, np. w firmie XXX: Zarządzanie Produkcją.
-Proces pomocniczy, który wspiera procesy główne, np. w firmie XXX: Utrzymanie infrastruktury, Zarządzanie nieruchomościami, Zarządzanie zakupami, Zarządzanie marketingiem..
Źródło: Wikipedia : http://pl.wikipedia.org/wiki/Proces_biznesowy
Przygotował: Artur Smolik
Co to jest proces?
Proces biznesowy wynika z potrzeb klientów, a jego wynikiem jest zaspokojenie tych
potrzeb. W organizacji zorientowanej procesowo powinny przełamywać bariery jednostek
organizacyjnych i zapobiegać funkcjonalnym silosom
Źródło: Wikipedia : http://pl.wikipedia.org/wiki/Proces_biznesowy
Przygotował: Artur Smolik
Co to jest proces?
Wymagane cechy procesu biznesowego:
Definiowalność:Definiowalność: Proces musi mieć jasno zdefiniowane granice, wejście i wyjście.
Porządek:Porządek: Proces musi składać się z działań uporządkowanych według ich usytuowania w czasie i przestrzeni.
Klient:Klient: Musi być świadomy odbiorca rezultatów procesu.Zwiększanie wartości: Zwiększanie wartości: Transformacja w trakcie procesu musi dawać odbiorcy
dodatkową wartość (wyższą niż na wejściu).Osadzenie:Osadzenie: Proces nie może egzystować samodzielnie - musi być wbudowany w
strukturę organizacyjną.Wielofunkcyjność:Wielofunkcyjność: Proces może, ale niekoniecznie musi, obejmować wiele
funkcji.Właściciel procesu: Właściciel procesu: Osoba odpowiedzialna za jego działanie i ciągłe ulepszanie.
Przygotował: Artur Smolik
„Wewnątrz organizacji tylko trzy zjawiska występują naturalnie: spory, chaos i spory, chaos i
nieefektywnośćnieefektywność –– cała reszta wymaga przywództwa” i zorganizowanego
uporządkowania.(A.S.)
Peter Drucker
Przygotował: Artur Smolik
Co to znaczy zarządzać procesami?
Zarządzać procesami, znaczy lepiej rozumieć
funkcjonowanie organizacji.
Przygotował: Artur Smolik
Jakie cele stawiamy przed zarządzaniem procesami?
Cele zarządzania procesami
Przygotował: Artur Smolik
Cele zarządzania procesami
1. Skrócenie czasu realizacji czynności/zadań.
2. Redukcja kosztów funkcjonowania firmy.
3. Zapewnienie powtarzalności realizacji zadań.
4. Poprawa efektywności i jakości pracy i jej efektów.
5. Wzrost produktywności pracowników.
6. Wzmocnienie przewagi konkurencyjnej firmy.
Przygotował: Artur Smolik
Jakie cele stawiamy przed
metodyką procesową
dla poprawy funkcjonowania firmy?
Cele metodyki procesowej
Przygotował: Artur Smolik
Cele metodyki procesowej
1. Usprawnienie komunikacji wewnątrz Firmy XXX.
2. Identyfikacja parametrów procesu i ich monitorowanie w celu kontroli efektywności procesu.
3. Ujednolicenie sposobu identyfikacji i opisu procesów oraz obszarów biznesowych funkcjonujących w Firmie XXX.
4. Pełna dokumentacja procesów – wiedza zostaje w firmie.
Przygotował: Artur Smolik
5. Dostarczenie wiedzy o tym, za co odpowiadają Działy, Obszary w Firmie XXX.
6. Przypisanie odpowiedzialności za role w procesach.
7. Sprawniejszy dostęp do regulacji obowiązujących w Firmie XXX – przypisanie ich do poszczególnych obszarów/procesów.
8. Stworzenie centralnej bazy wiedzy o procesach i obszarach odpowiedzialności - rejestru.
Cele metodyki procesowej
Przygotował: Artur Smolik
Renata Gabryelczyk, ARIS w modelowaniu procesów biznesu. , Difin, Warszawa 2006, ISBN: 83-7251-683-9 (17+1) (cytat, str. 21)
Procesy biznesowe organizacji, zarówno te wewnętrzne, jak i
międzyorganizacyjne stanowią system nerwowy każdego przedsiębiorstwa.
Jakość i efektywność tych procesów ma zasadniczy wpływ na sytuację finansową firmy i w dłuższym okresie czasu sukces
rynkowy.
Przygotował: Artur Smolik
Co zarządzanie procesami i stosowanie metodyki
procesowej oznacza dla mnie?
Ja i procesy
Przygotował: Artur Smolik
Ja i procesy
1. Lepsza kontrola nad podległymi procesami (wiem za co odpowiadam, wiem jak mierzyć moją pracę i ją monitorować).
2. Jasne zasady odpowiedzialności i uprawnień (wiem kto jest właścicielem procesu, wiem kto jest jego klientem, wiem do kogo się zwrócić w razie występujących problemów).
Przygotował: Artur Smolik
3. Znajomość w którym miejscu kończy się jeden proces, a zaczyna drugi (wiem gdzie mogą wystąpić konflikty i zawczasu je eliminować).
4. Posługujemy się tym samym językiem – jednakowe rozumienie zdefiniowanych pojęć i określeń.
Ja i procesy
Przygotował: Artur Smolik
Samo opracowanie
metodyki i logiki zarządzania procesami, to nie wszystko.
W procesach kluczową rolę odgrywają ludzie rolę odgrywają ludzie i to oni decydują o ostatecznym kształcie procesu.
Przygotował: Artur Smolik
Jasne określenie kompetencji
i odpowiedzialności w procesach, sprawia, że funkcjonowanie procesów staje się
przejrzyste i efektywne.
Role w procesie
Przygotował: Artur Smolik
Kluczowe role w procesie:
1. Właściciel procesu.
2. Klient procesu.
3. Uczestnik procesu.
Role w procesie
Przygotował: Artur Smolik
Rola Właściciela procesu
- Odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie i efekty procesu, monitorowane poprzez system wskaźników, wyznacza cele i role w procesie,
- Posiada uprawnienia do koordynowania jego realizacji z wykorzystaniem wszystkich zasobów przypisanych do procesu,
- Ma za zadanie w zakresie przydzielonych uprawnień, do podejmowania działań optymalizacyjnych, które wpływają na poprawę efektywności procesu.
Przygotował: Artur Smolik
Rola Klienta procesu
- Jest odbiorcą końcowym celów, efektów i wyników procesu,
- Określa wymagania dotyczące produktów/efektów procesu,
- Ma uprawnienia do angażowania się w tworzenie i rozwijanie produktów/efektów procesu,
- Oczekuje na produkty procesu w określonym terminie i jakości.
Przygotował: Artur Smolik
Rola Klienta procesuWyróżniamy klienta wewnętrznego i zewnętrznego:
- Wewnętrzny – inny Dział, Wydział lub pojedyncza osoba, która oczekuje na produkt procesu, stanowiącego pewien etap przy realizacji procesu na rzecz klienta zewnętrznego,
- Zewnętrzny – inny podmiot gospodarczy dla którego realizowany jest proces w celu osiągnięcia przychodu lub realizacji wymagań prawnych np. Urząd skarbowy, itp.
Przygotował: Artur Smolik
Rola Uczestnika procesu
- Osoba/jednostka organizacyjna współrealizująca proces lub wykonująca jeden z jego etapów.
- Odpowiada za realizację zdefiniowanych i przypisanych do niego czynności w procesie
Przygotował: Artur Smolik
Rola Uczestnika procesu
Wyróżniamy uczestnika wewnętrznego i zewnętrznego:
- Wewnętrzny – inny Dział, Wydział lub pojedyncza osoba, która współrealizuje proces lub jego część,
- Zewnętrzny – inny podmiot gospodarczy, instytucja itp. która bierze udział przy współrealizacji procesu lub jego części. (poddostawca, jednostka badawcza).
Przygotował: Artur Smolik
Jakie są pozostałe,
kluczowe
elementy w procesie?
Kluczowe elementy procesu
Przygotował: Artur Smolik
- Cel procesu/produkt procesu
- Wejście/Wyjście do/z procesu
- Procesy powiązane (punkty styku)
- Wskaźniki, mierniki procesu
- Dokumenty regulujące proces
Kluczowe elementy procesu
Przygotował: Artur Smolik
Jak ustalić i wyznaczyć cel procesu?
- Cel procesu - to efekt, który ma zostać zrealizowany w czasie przebiegu procesu,
- Cel powinien być mierzalny i rozumiany przez wszystkich uczestników procesu.
Przygotował: Artur Smolik
Jak zidentyfikować produkty procesu?
- Produkt procesu jest efektem końcowym zrealizowanego procesu,
- W procesie może być określony jeden produkt główny (np. komplet dokumentacji lub rozliczona usługa), można również zidentyfikować kilka produktów, jeżeli chcemy wyodrębnić poszczególne elementy. (np. pojedynczy dokument, faktura itp.)
Przygotował: Artur Smolik
Jak określić co jest wejściem do procesu, a co wyjściem z niego?
- Należy ustalić jaka czynność, działanie, dokument a nawet cały inny proces, rozpoczyna, a co kończy proces,
- Elementem wejścia do procesu mogą być także, wszystkie zasoby używane w czasie realizacji procesu
Przygotował: Artur Smolik
- Elementem wyjścia z procesu najczęściej określany jest produkt procesu.
- Zarówno elementów wejścia jak i wyjścia z procesu, może być kilka.
Jak określić co jest wejściem do procesu, a co wyjściem z niego?
Przygotował: Artur Smolik
Co to jest proces powiązany i punkt styku oraz dlaczego identyfikacja tego jest taka ważna?
Zarząd
Dział Sprzedaży i Marketingu
Dział Personalny
Dział Finansów
Dział Produkcji
Spółki zależne
Proces - sprzedaż towarów i usług
Proces – zatrudnienie pracownika na produkcję
Proces CProces - windykacja należności
PUNKTY STYKU
Przygotował: Artur Smolik
- Proces powiązany jest to proces, który poprzedza rozpoczęcie analizowanego procesu (stanowi wejście do niego) jest jego następstwem (stanowi wyjście z niego), lub taki, który oddziałuje na niego w trakcie funkcjonowania (procesy wspomagające)
Co to jest proces powiązany i punkt styku oraz dlaczego identyfikacja tego jest taka ważna?
Przygotował: Artur Smolik
- Punktami styku w procesie mogą być osoby, zasoby, dokumenty lub czynności, którymi przenikają się dwa procesy lub realizowane są jeden po drugim,
- Na punktach styku najczęściej dochodzi do nieefektywności, konfliktów, i niewystarczająco sprecyzowanych granic odpowiedzialności itp.
Co to jest proces powiązany i punkt styku oraz dlaczego identyfikacja tego jest taka ważna?
Przygotował: Artur Smolik
Co to są wskaźniki i mierniki procesu i jak mierzyć?
- Są parametrami procesu, które pozwalają na ocenę skuteczności i efektywności procesu,
- Mierzenie procesu za pomocą wielkości takich jak: czas, koszt, ilość czy jakość, pomaga szybciej reagować na zakłócenia w procesie i je efektywniej modyfikować.
Przygotował: Artur Smolik
Koszt
Jakość
Czas
Optymalne parametry procesu
Trójkąt ograniczeń w procesie monitorowania procesu
Przygotował: Artur Smolik
O czym należy pamiętać, wykorzystując dane z monitorowania parametrów
procesu?
Przygotował: Artur Smolik
Jakość
CzasKoszt
Załóżmy, że chcemy skrócić czas trwania procesu:
Rosną koszty i spada jakość
Przygotował: Artur Smolik
Wzrasta czas i spada jakość
Czas
Jakość
Koszt
Załóżmy, że chcemy zmniejszyć koszty funkcjonowania procesu:
Przygotował: Artur Smolik
A co, jeśli chcemy poprawić jakość procesu?
Wzrasta koszt i czas
Koszt
Jakość
Czas
Przygotował: Artur Smolik
Jak je dobierać i gromadzić?
- W celu zapewnienia prawidłowej kontroli nad parametrami procesu, należy wyznaczyć kilka wskaźników i mierników, najlepiej opisujących charakterystyczne wielkości dla procesu,
- Wyznaczony wskaźnik lub miernik musi być rejestrowany, zapisywany ręcznie lub automatycznie, (cykliczne raportowanie wskaźników)
Przygotował: Artur Smolik
- Należy stworzyć czytelną formę ich prezentacji (wykresy, tabele),
- Zapewnić regularny monitoring oraz dostęp do archiwalnych zapisów, celem możliwości odniesienia się przy porównywaniu wyników.
Jak je dobierać i gromadzić?
Przygotował: Artur Smolik
Co to są dokumenty regulujące proces?
Wszystkie uregulowania prawne wewnętrzne i zewnętrzne, na podstawie których może lub musi
funkcjonować proces.
Mogą to być: procedury, instrukcje, regulaminy, zarządzenia wewnętrzne/zewnętrzne, akty prawne,
decyzje, pozwolenia itp..
Przygotował: Artur Smolik
Procesami trzeba zarządzać na bieżąco,
czyli
należy określić nieefektywności występujące w poszczególnych etapach procesu i być przygotowanym
na ich eliminację.
Ponadto ważną kwestią jest zidentyfikowanie kluczowych ryzyk i czynników wpływających na możliwość modyfikacji
procesu.
Przygotował: Artur Smolik
- Systemy do zbierania danych o parametrach procesu – prezentacja wskaźników procesu.
- Opracowany standard procesowy zawierający m.in. Kartę obszaru, procesu, schemat zadań, mapę procesu, formatkę dokumentu regulującego proces.
Narzędzia wspierające zarządzanie procesami
Przygotował: Artur Smolik
Karta obszaru – charakteryzuje wybrany obszar ze struktury organizacyjnej, zawiera zakres zadań i
uprawnień oraz identyfikuje funkcjonujące w nim procesy
Karta procesu – opisuje wszystkie najważniejsze kluczowe elementy procesu
Co to jest karta obszaru i procesu?
Karta obszaru i procesu
Przygotował: Artur Smolik
Jest to graficzne przedstawienie przebiegu procesu wraz z czynnościami, występujących dokumentów na poszczególnych etapach oraz powiązań między
procesami.
Może stanowić element uzupełniający do dokumentu regulującego proces.
Co to jest mapa procesu i do czego służy?
Mapa procesu
Przygotował: Artur Smolik
Czego się dowiedzieliście?1. Co to jest proces.
2. Po co nam wiedza na temat procesów
3. Jakie są jego kluczowe elementy i jak je definiować.
4. Jakie korzyści dla każdego uczestnika procesu daje podejście procesowe.
Przygotował: Artur Smolik
RKD - DEFINICJE
Rachunek kosztów działań ABC (ang. Activity-Based Costing, lub w skrócie ABC)) określa nową strukturę i zasady kalkulacji
kosztów pośrednich, służy zatem do dokładnego ustalenia wielkości kosztów pośrednich przypadających na dany produkt.
Zgodnie z koncepcją ABC koszty pośrednie rozlicza się na produkty w przekroju działań i procesów generujących te koszty, a nie w przekroju podmiotów produkcyjnych (np.
wydziałów). Rachunek ten stanowi nową metodę pomiaru i kalkulacji kosztów. Zgodnie z nią koszty pośrednie są rozliczane na
produkty za pomocą wielu różnych podstaw rozliczeń (cost drivers). Niektóre z nich mogą być proporcjonalne do wielkości
produkcji, inne zaś nie muszą pozostawać w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z ilością wytworzonych
produktów. Źródło: Encyklopedia Zarządzania Portal Mfiles.pl http://mfiles.pl/pl/index.php/Rachunek_koszt%C3%B3w_dzia%C5%82a%C5%84
Przygotował: Artur Smolik
RKD – DEFINICJE cd
Podstawy rozliczenia kosztów służą do rozdzielania kosztów pośrednich na produkty, spowodowanych różnymi
wewnętrznymi działaniami lub procesami (activities), niezbędnymi do wytworzenia i sprzedaży określonych
produktów znajdujących się w programie produkcyjnym przedsiębiorstwa. Podstawy te służą jednocześnie do pomiaru
rozmiarów określonych działań. Powinny one być proporcjonalne do kosztów generowanych przez określone
działania, których koszty podlegają rozliczeniu. W praktyce można zdefiniować dużą liczbę procesów
gospodarczych prowadzących do powstania produktu na "wyjściu", poczynając od działań ogólnych, a kończąc na
działaniach w mikroskali. Kalkulacja typu ABC, określana jako kalkulacja oparta na działaniach lub elementarnych procesach,
jest przeciwstawną metodą w stosunku do tradycyjnych systemów kalkulacji kosztów.
Źródło: Encyklopedia Zarządzania Portal Mfiles.pl http://mfiles.pl/pl/index.php/Rachunek_koszt%C3%B3w_dzia%C5%82a%C5%84
Przygotował: Artur Smolik
ZAŁOŻENIA RKD
Źródło: Encyklopedia Zarządzania Portal Mfiles.pl http://mfiles.pl/pl/index.php/Rachunek_koszt%C3%B3w_dzia%C5%82a%C5%84
Koncepcja ABC opiera się na czterech założeniach:
1.Koszty wyrażają wydatki ponoszone na pozyskiwanie rozmaitych zasobów niezbędnych do działania
przedsiębiorstwa.
2. Różne działania prowadzą do zużycia tych zasobów.
3. Określona liczba działań jest wyrażona za pomocą odpowiedniej jednost ki miary tego działania.
4. Koszty są najpierw pogrupowane w przekroju działań, a następnie rozli czane na poszczególne produkty według
jednostkowych kosztów przypa dających na każdą jednostkę miary działania.
Przygotował: Artur Smolik59
FAZY RKD
Źródło: Encyklopedia Zarządzania Portal Mfiles.pl http://mfiles.pl/pl/index.php/Rachunek_koszt%C3%B3w_dzia%C5%82a%C5%84
Koncepcji ABC podporządkowana jest, zatem struktura systemu rachunku kosztów, którą tworzą następujące fazy:
1. identyfikacja istotnych działań, (activities) występujących w podmiocie gospodarczym,
2. określenie jednostki pomiaru wolumenu każdego działania (cost driver),
3. ustalenie kosztów każdego wyodrębnionego działania (cost pool),
4. rozliczenie kosztów pośrednich poszczególnych działań na rodzaje wytwarzanych produktów,
5. ustalenie kosztów jednostkowych produktów, 6. rozliczenie kosztów pośrednich (pogrupowanych w obszarach
aktywności) pomiędzy produkty pracy. W tym celu należy ogół obszarów aktywności podzielić na dwie grupy, które obejmują:
- koszty pośrednie podwyższające wartość produktów pracy, reprezentujące rzeczywiste zużycie czynników produkcji (value-
added activity), - koszty pośrednie nie zwiększające wartości, będące kosztami utrzymania zdolności produkcyjnych w gotowości do działań
(non value-added activity)
Przygotował: Artur Smolik
RKD - OKIEM PRAKTYKÓW
Koncepcja rachunku kosztów działań (Activity Based Costing / Management), na całym świecie, przebojem wkracza w
systemy controllingu i rachunkowości zarządczej zarówno przedsiębiorstw produkcyjnych, dystrybucyjnych jak i
usługowych. Opinie Menedżerów i Dyrektorów Finansowych, którzy wdrożyli rachunek kosztów działań mówią, że „bez
ABC/M zarządzaliśmy firmą jakby ktoś zawiązał nam przepaski na oczach, a teraz po wdrożeniu ABC/M, ryzyko
błędnych decyzji zostało znacznie zminimalizowane a szansa na zwiększenie zysku zdecydowanie wzrosła”.
Rachunek kosztów działań niweluje wszystkie mankamenty tradycyjnych systemów księgowych w zakresie prawidłowej kalkulacji kosztów i rentowności poszczególnych klientów
oraz produktów firmy. Jest menedżerskim rachunkiem kosztów logicznie wspierającym zarządzanie procesami
biznesowymi przedsiębiorstw.
Źródło: Baza wiedzy Portal ABC Akademia.com.pl
Przygotował: Artur Smolik
RKD - OKIEM PRAKTYKÓW
Systemy ABC/M dostarczają precyzyjnych informacji do:
Optymalizowania struktury asortymentowej i ustalanie cen produktów, gdzie celem jest eliminacja nierentownych produktów z oferty przedsiębiorstwa a wprowadzanie
produktów o takim profilu, który umożliwi osiągnięcie zysku z ich produkcji i sprzedaży;
Optymalizowania struktury portfela klientów oraz projektowanie takich procesów obsługi klientów, które
umożliwiają realizację zadowalającego zysku ze współpracy z klientami.
Źródło: Baza wiedzy Portal ABC Akademia.com.pl
Przygotował: Artur Smolik
PROCESY CZY KOSZTY?
• Sposób przedstawiania informacji kosztowych menedżerom ma znaczenie
• Przedstawianie informacji kosztowych w ujęciu procesów i działań w sposób automatyczny kieruje menedżera do
myślenia w kategoriach usprawnień a nie cięcia kosztów (redukowania zasobów);
• Menedżerowie zarządzają działaniami a nie kosztami, ponieważ to wykonywanie działań powoduje powstawanie
kosztów;• Działania są naturalne dla człowieka, dlatego też informacja
kosztowa przedstawiona w ujęciu czynnościowym jest doskonale rozumiana w całej organizacji;
• Procesowe ujęcie organizacji nastawione jest na przyszłość (wspiera rozwój), natomiast ujęcie kosztowe nastawione jest
na redukowanie zasobów („zwijanie” działalności).
Przygotował: Artur Smolik
ABC - WDROŻENIE
Jak uniknąć porażki przy wdrażaniu ABC ?
1. Wymaga najwyższego zaangażowania kadry menedżerskiej i przydzielenia zasobów pracowniczych do wdrożenia i
późniejszego utrzymania zaawansowanego systemu pomiaru kosztów i rentowności
2. Przedsiębiorstwa decydujące się na wdrożenie koncepcji rachunku kosztów działań muszą liczyć się z koniecznością przebudowy podmiotowego rachunku kosztów na zasobowy
rachunek kosztów3. „Lepiej mniej więcej mieć rację niż dokładnie się mylić” – „…
mniej więcej mieć rację …” oznacza, że modele kosztowe zakładają pewne przybliżenia, które menedżerowie powinni
rozumieć i akceptować przy podejmowaniu decyzji4. (Środowisko informatyczne wykorzystywane do
projektowania, wdrażania i późniejszego utrzymania systemu ABC/M powinno posiadać dedykowane
funkcjonalności wspierające wdrażanie procesowego rachunku kosztów.
Top Related