Wydawnictwo Helion
ul. Chopina 6
44-100 Gliwice
tel. (32)230-98-63
e-mail: [email protected]
PRZYK£ADOWY ROZDZIA£PRZYK£ADOWY ROZDZIA£
IDZ DOIDZ DO
ZAMÓW DRUKOWANY KATALOGZAMÓW DRUKOWANY KATALOG
KATALOG KSI¥¯EKKATALOG KSI¥¯EK
TWÓJ KOSZYKTWÓJ KOSZYK
CENNIK I INFORMACJECENNIK I INFORMACJE
ZAMÓW INFORMACJEO NOWO�CIACH
ZAMÓW INFORMACJEO NOWO�CIACH
ZAMÓW CENNIKZAMÓW CENNIK
CZYTELNIACZYTELNIA
FRAGMENTY KSI¥¯EK ONLINEFRAGMENTY KSI¥¯EK ONLINE
SPIS TRE�CISPIS TRE�CI
DODAJ DO KOSZYKADODAJ DO KOSZYKA
KATALOG ONLINEKATALOG ONLINE
Po prostuAccess 2003 PLAutor: Steve Schwartz
T³umaczenie: Pawe³ Koronkiewicz
ISBN: 83-7361-407-9
Tytu³ orygina³u: Access 2003 Visual QuickStart Guide
Format: B5, stron: 260
Microsoft Access 2003 — sk³adnik pakietu Microsoft Office 2003 — to niezwykle
popularny program s³u¿¹cy do tworzenia i obs³ugi baz danych. Mo¿esz go u¿ywaæ
do przechowywania, porz¹dkowania i analizowania informacji o ludziach, miejscach
i zdarzeniach dotycz¹cych Twojego ¿ycia. Jest on wykorzystywany przez ludzi biznesu,
naukowców, handlowców i tych wszystkich, którzy w swojej pracy potrzebuj¹ dostêpu
do du¿ych zbiorów danych. Access u³atwia ich wprowadzanie, wyszukiwanie
potrzebnych informacji; potrafi te¿ przedstawiæ wybrany zestaw informacji w formie
atrakcyjnych raportów wzbogaconych o ró¿nego rodzaju wykresy.
Dla osoby pragn¹cej w krótkim czasie opanowaæ obs³ugê popularnego Accessa nie ma
lepszej ksi¹¿ki ni¿ „Po prostu Access 2003 PL”. Access ró¿ni siê od innych systemów
bazodanowych wizualnym projektowaniem tabel, kwerend i raportów. Ksi¹¿kê z serii
„Po prostu” wyró¿niaj¹ podobne cechy: przystêpno�æ oraz wizualny, opieraj¹cy siê
na licznych ilustracjach i zrzutach ekranowych sposób przedstawiania materia³u.
Ksi¹¿ka omawia:
• Podstawowe pojêcia zwi¹zane z bazami danych
• Interfejs Accessa
• Tworzenie nowej bazy danych
• Tworzenie tabel
• Projektowanie formularzy
• Wyszukiwanie danych za pomoc¹ kwerend
• Tworzenie raportów i zestawieñ
• Zaawansowane techniki przeszukiwania bazy danych
• Pracê z tabelami i wykresami przestawnymi
• Wymianê danych z innymi programami
• Korzystanie z Accessa w internecie
• Zarz¹dzanie prawami u¿ytkowników Accessa
• Tworzenie w³asnych menu i pasków narzêdziowych
• Pisanie makrodefinicji i zapytañ w jêzyku SQL
Ksi¹¿ka przeznaczona jest dla osób swobodnie pos³uguj¹cych siê systemem Windows,
ale nie maj¹cych do tej pory styczno�ci z tematyk¹ baz danych. „Po prostu Access
2003 PL” to ograniczona do niezbêdnego minimum dawka teorii i mnóstwo
praktycznych wskazówek, dziêki którym wykonasz swoj¹ pracê szybko i bez k³opotów.
Spis treści
3
Spis tre
ści
Wprowadzenie 9
Rozdział 1. Podstawowe pojęcia 11
Bazy danych wokół nas.............................................................................12
Elementy bazy danych ..............................................................................14
Sortowanie rekordów ................................................................................15
Wybieranie rekordów................................................................................16
Generowanie raportów ..............................................................................17
Automatyzowanie baz danych...................................................................18
Kartotekowe i relacyjne bazy danych .......................................................19
Rozdział 2. Microsoft Access — zapoznanie z programem 21
Podstawowe pojęcia ..................................................................................22
Interfejs programu Access.........................................................................26
Korzystanie z systemu pomocy.................................................................29
Rozdział 3. Tworzenie baz danych 31
Otwieranie okienka Nowy plik..................................................................32
Tworzenie bazy danych przy użyciu szablonu..........................................33
Tworzenie kopii bazy danych....................................................................35
Samodzielne tworzenie bazy danych i jej tabel.........................................36
Co dalej?....................................................................................................43
Rozdział 4. Tabele i pola 45
Typy danych..............................................................................................46
Określanie właściwości pól .......................................................................50
Maski wprowadzania.................................................................................52
Sprawdzanie poprawności pól...................................................................54
Dodawanie i usuwanie pól ........................................................................55
Spis treści
Spis treści
4
Spis treści
Rozdział 5. Konfigurowanie arkuszy danych 57
Określanie domyślnego formatowania ......................................................58
Zmiana wyglądu siatki i efektów wyświetlania komórek .........................59
Zmiana czcionki ........................................................................................60
Zmiana wysokości wierszy i szerokości kolumn ......................................61
Ukrywanie, blokowanie i przenoszenie kolumn .......................................63
Rozdział 6. Tworzenie i konfigurowanie formularzy 67
Tworzenie formularzy ...............................................................................68
Modyfikowanie formularzy.......................................................................70
Praca z sekcjami formularzy .....................................................................74
Wstawianie obiektów do formularza.........................................................75
Zmienianie tła formularza .........................................................................80
Definiowanie kolejności dostępu ..............................................................81
Formularze pojedyncze i ciągłe.................................................................82
Rozdział 7. Tworzenie relacji 83
Wyznaczanie klucza podstawowego (głównego)......................................84
Typy relacji ...............................................................................................87
Definiowanie relacji ..................................................................................89
Więzy integralności...................................................................................91
Drukowanie układu relacji ........................................................................92
Rozdział 8. Wprowadzanie i edycja danych 93
Dodawanie rekordów ................................................................................94
Usuwanie rekordów...................................................................................95
Przechodzenie między rekordami .............................................................97
Wprowadzanie i edycja danych.................................................................98
Wyszukiwanie i zamiana.........................................................................105
Sprawdzanie pisowni...............................................................................108
Rozdział 9. Sortowanie rekordów 111
Sortowanie w programie Microsoft Access ............................................112
Sortowanie w formularzu ........................................................................113
Sortowanie arkusza danych .....................................................................114
Sortowanie złożone .................................................................................116
Spis treści
5
Spis tre
ści
Rozdział 10. Filtrowanie danych 117
Wprowadzenie do filtrowania .................................................................118
Filtrowanie według wyboru.....................................................................119
Filtrowanie z wyłączeniem wyboru ........................................................120
Filtrowanie dla wprowadzonego wzorca.................................................121
Filtrowanie według formularza ...............................................................122
Zaawansowane filtrowanie/ sortowanie ..................................................124
Rozdział 11. Kwerendy 127
Okno projektu kwerendy.........................................................................128
Tworzenie kwerend przy użyciu kreatora ...............................................129
Przeglądanie kwerend w widoku projektu ..............................................132
Wybieranie tabel kwerendy.....................................................................133
Wybieranie pól kwerendy .......................................................................134
Definiowanie kryteriów kwerendy..........................................................135
Korzystanie z symboli wieloznacznych ..................................................137
Konstruktor wyrażeń ...............................................................................138
Wprowadzanie złożonych kryteriów wyboru..........................................139
Język SQL ...............................................................................................141
Tworzenie kwerend w języku SQL.........................................................142
Tworzenie kwerendy krzyżowej .............................................................143
Rozdział 12. Drukowanie rekordów 145
Drukowanie arkusza danych ...................................................................146
Drukowanie formularzy ..........................................................................148
Korzystanie z podglądu wydruku............................................................150
Rozdział 13. Wykresy i tabele przestawne 153
Wykresy ..................................................................................................154
Tworzenie wykresu .................................................................................155
Modyfikowanie wykresu.........................................................................157
Tworzenie tabeli przestawnej..................................................................158
Okno tabeli przestawnej ..........................................................................160
Formatowanie tabeli przestawnej ............................................................161
Tworzenie wykresu przestawnego ..........................................................162
Okno wykresu przestawnego...................................................................163
Formatowanie wykresu przestawnego ....................................................164
Spis treści
6
Spis treści
Rozdział 14. Raporty 165
Tworzenie autoraportu ............................................................................166
Projektowanie etykiet adresowych..........................................................168
Kreator raportów .....................................................................................169
Modyfikowanie raportów........................................................................171
Rozdział 15. Importowanie danych 173
Importowanie danych w formatach Paradox i dBASE............................174
Importowanie danych programu Excel ...................................................175
Importowanie danych programu Outlook ...............................................178
Importowanie danych HTML..................................................................180
Importowanie plików tekstowych ...........................................................182
Importowanie danych w formacie programu Access ..............................185
Przyłączanie do danych zewnętrznych....................................................186
Rozdział 16. Eksportowanie danych 189
Przygotowanie danych do eksportowania ...............................................190
Eksportowanie danych do innego programu ...........................................191
Eksportowanie danych do formatu programu Excel ...............................193
Eksportowanie danych do pliku tekstowego ...........................................194
Eksportowanie danych do pliku XML ....................................................196
Eksportowanie danych i obiektów do baz danych programu Access......197
Rozdział 17. Prezentowanie danych w sieci WWW 199
Tworzenie statycznych stron WWW.......................................................200
Tworzenie migawki raportu ....................................................................202
Tworzenie stron dostępu do danych........................................................203
Rozdział 18. Zabezpieczenia i konserwacja 205
Tworzenie kopii zapasowej bazy danych................................................206
Kompaktowanie i naprawianie bazy danych...........................................207
Zabezpieczanie danych............................................................................209
Zabezpieczanie bazy danych hasłem.......................................................210
Wprowadzanie zabezpieczeń na poziomie użytkownika ........................212
Rozdział 19. Automatyzowanie pracy 221
Tworzenie paneli przełączania ................................................................222
Modyfikowanie paneli przełączania........................................................224
Spis treści
7
Spis tre
ści
Tworzenie przycisków poleceń ...............................................................226
Makra ......................................................................................................227
Tworzenie makr.......................................................................................228
Uruchamianie makr .................................................................................230
Modyfikowanie makr ..............................................................................231
Rozdział 20. Konfigurowanie programu Access 233
Modyfikowanie pasków narzędzi............................................................234
Budowanie nowych pasków narzędzi .....................................................236
Modyfikowanie menu .............................................................................237
Budowanie nowych menu .......................................................................238
Opcje konfiguracyjne pasków narzędzi i menu.......................................239
Konfigurowanie programu ......................................................................241
Skorowidz 251
Kwerendy
127
KwerendyKwerendy, nazywane szerzej zapytaniami do bazydanych, budujemy w oparciu o pola tabel lub innychkwerend. Mogą służyć do wyszukiwania rekordóww jednej tabeli lub łączyć zawartość kilkupowiązanych tabel w pojedynczy, dostosowanydo potrzeb użytkownika, obiekt.
Kwerendy to jednak nie tylko wyszukiwanierekordów. Kwerenda może przeprowadzaćobliczenia wartości, takich jak suma, średnia czyodchylenie standardowe. Można w ten sposóbgenerować łatwe w interpretacji i bogate w treśćzbiory informacji.
Wyniki kwerendy określa się nazwą dynamicznyzbiór rekordów. Przymiotnik „dynamiczny” oznaczamiędzy innymi, że jego zawartość zmienia się wrazze zmianami kwerendy, takimi jak wyprowadzaniedanych dodatkowych pól lub zmiana rodzajuwykonywanych obliczeń. Zmiany tego rodzaju niewpływają na tabele i kwerendy źródłowe.
W niniejszym rozdziale przedstawimy podstawowezasady tworzenia kwerend. Omówimy:
� tworzenie kwerend przy użyciu kreatorówi modyfikowanie ich w widoku projektu,
� wprowadzanie kryteriów kwerend i użyciekreatora wyrażeń,
� korzystanie w wyrażeniach kryteriów z symboliwieloznacznych,
� praca z kodem SQL,
� definiowanie kwerendy krzyżowej.
Kwerendy
Kwere
ndy
Rozdział 11.
128
Okno projektu kwerendy
W projekcie kwerendy musimy określić, które tabelelub kwerendy będą źródłami danych, wybrać polaz tych tabel lub kwerend oraz określić kryteriawyboru rekordów. Wszystkie te czynnościwykonujemy w siatce projektu kwerendy,przedstawionej na rysunku 11.1.
� Pasek menu. Pasek menu zawiera wszystkiepolecenia standardowe i polecenia związanez kwerendami.
� Pasek Projekt kwerendy. Pasek narzędziz przyciskami podstawowych poleceń do pracyz kwerendami.
� Obszar tabel. W tym obszarze wyświetlanesą tabele, które wybraliśmy jako źródłodanych kwerendy.
� Siatka projektu kwerendy. Tutajdefiniujemy kwerendę. Określamy nazwępola, tabelę, w której występuje, stosowanesortowanie (opcjonalnie), ustalamy, czy polebędzie dołączane do wyników kwerendyoraz podajemy warunki decydująceo wyborze rekordów. Układ siatki projektuzmienia się w zależności od typu tworzonejkwerendy. Rysunek 11.1 przedstawia siatkękwerendy wybierającej.
Rysunek 11.1. Kwerenda wybierająca w widoku projektu
Okno projektu kwerendy
Kwerendy
129
Rysunek 11.2. W oknie dialogowym Nowa kwerenda
wybieramy opcję Kreator prostych kwerend
Rysunek 11.3. Wybieramy tabelę lub kwerendę,
na której będzie opierać się nowa kwerenda, po czym
przenosimy wybrane pola na listę Wybrane pola
Tworzenie kwerendprzy użyciu kreatora
Szybkie definiowanie kwerend ułatwiają kreatoryprogramu Access. Najprostszym typem kwerendyjest kwerenda wybierająca, która jedynie wybierarekordy z tabel i (lub) innych kwerend. W ramceopisujemy krótko różne inne typy kwerend,których tworzenie wspomagają kreatory.
Kreator prostych kwerend może utworzyć dwieodmiany kwerendy wybierającej: kwerendęszczegółową (w wynikach kwerendy jest każdepole dopasowanych rekordów) i kwerendępodsumowującą (w wynikach kwerendy zawartesą podsumowania pól liczbowych, takie jak suma,średnia, wartość minimalna lub wartośćmaksymalna).
Aby utworzyć kwerendęprzy użyciu kreatora:
1. W oknie bazy danych wybieramy typ obiektuKwerendy i klikamy przycisk paska narzędziNowy.
Ukazuje się okienko dialogowe Nowakwerenda, przedstawione na rysunku 11.2.W lewej części okna wyświetlany jest krótkiopis wybranego typu kwerendy.
2. Wybieramy pozycję Kreator prostych kwerendi klikamy OK.
Ukazuje się pierwsze okno kreatora(patrz rysunek 11.3).
3. Z listy rozwijanej tabel i kwerend wybieramyźródła danych.
4. Dodajemy pola do listy Wybrane polakliknięciami przycisków > (dodawanie pola)i >> (dodawanie wszystkich pól). Aby usunąćpola z listy wybranych, korzystamyz przycisków < (usuwanie pola) i <<(usuwanie wszystkich pól).
Zapytanie może korzystać z rekordów wielupowiązanych ze sobą tabel i kwerend.Dla każdej z nich powtarzamy kroki 3. i 4.Klikamy przycisk Dalej.
Tworze
nie kwere
nd przy
uży
ciu kre
atora
Rozdział 11.
130
5. Wybieramy między kwerendą szczegółowąa podsumowującą (patrz rysunek 11.4).
Kwerenda szczegółowa zwraca danewybranych rekordów dla każdego wskazanegopola. Kwerenda podsumowująca zwracapodsumowania statystyczne wybranychpól liczbowych.
6. Jeżeli wybraliśmy opcję kwerendypodsumowującej, klikamy przycisk Opcjepodsumowania. Klikając pola wyboru w oknieo tej samej nazwie, przedstawionymna rysunku 11.5, wybieramy obliczanepodsumowania. W dolnej części oknadostępna jest opcja zliczania rekordów, którejefektem jest utworzenie dodatkowej kolumnykwerendy. Klikamy OK, aby powrócićdo poprzedniego okna kreatora.
7. Klikamy przycisk Dalej, aby wyświetlićkońcowe okno kreatora.
8. Wprowadzamy nazwę kwerendy i klikamyZakończ.
Rysunek 11.4. Możemy wyświetlać wszystkie
elementy danych lub skorzystać z możliwości
agregowania danych wybranych pól
Rysunek 11.5. Wybieramy pola, dla których mają
zostać obliczone podsumowania oraz ich rodzaj
Tworzenie kwerend przy użyciu kreatora
Kwerendy
131
Typy kwerend
Możliwości kwerend Accessa wybiegają daleko poza proste wybieranie rekordów. Co więcej,utworzenie kwerendy innego typu nie wymaga wielkiego wysiłku i wiedzy. Oto krótki przegląddostępnych kwerend.
� Kwerenda wybierająca. Podstawowy typ kwerendy. Wyszukuje i wyświetla zawartośćwybranych pól danych.
� Kwerenda parametryczna. Podobna do kwerendy wybierającej, ale wymaga podaniaparametrów wykorzystywanych do wybierania i (lub) sortowania danych.
� Kwerenda krzyżowa. Kwerendy krzyżowe generują dane wyjściowe w postaci arkuszakalkulacyjnego, opartego na danych z trzech lub większej ilości pól. Standardowa kwerendawiąże grupę pól (jak Tytuł, Wydawca, ISBN) z jednym obiektem (np. książką), kwerendakrzyżowa wiąże pojedyncze pole (jak Sprzedaż) z dwoma obiektami (jak Wydawca i Książka).
� Kwerenda usuwająca. Wyszukuje rekordy i usuwa je. Warto się upewnić, czy jest towłaściwa operacja!
� Kwerenda aktualizująca. Wyszukuje rekordy i zmienia wartości wybranych pól. Przykłademmoże być jednolita podwyżka cen jednego dostawcy.
� Kwerenda dołączająca. Pobiera rekordy z jednej lub większej ilości tabel i dołącza jena końcu innych tabel.
� Kwerenda tworząca tabelę. Wybiera zestaw rekordów i zapisuje ich kopie w nowej tabeli(statycznie).
� Kwerenda wyszukująca duplikaty. Wyszukuje w tabeli rekordy o tych samych wartościachw jednym lub kilku polach.
� Kwerenda wyszukująca niedopasowane dane. Wyszukuje w jednej tabeli rekordy, którenie mają odpowiedników w drugiej, na przykład klientów, którzy nie złożyli żadnych zamówień.
Tworze
nie kwere
nd przy
uży
ciu kre
atora
Rozdział 11.
132
Przeglądanie kwerendw widoku projektu
Praca z kwerendami nie jest trudna, choć na początkudoprowadzenie niejednego projektu do poprawnejpostaci może zająć nieco czasu. Dodatkowo, gdyzmienimy strukturę wykorzystywanych w kwerendzietabel (na przykład usuwając pole lub przenosząc jedo innej tabeli), może pojawić się potrzebawprowadzenia istotnych zmian. Kwerendymodyfikujemy w widoku projektu.
Aby przejrzeć lub zmienić kwerendęw widoku projektu:
1. Wyświetlamy listę kwerend bazy za pomocąkliknięcia pozycji Kwerendy na pasku Obiektyw oknie bazy danych.
2. Zaznaczamy kwerendę i klikamy przycisk paskanarzędzi Projektuj.
Kwerenda zostaje wyświetlona w siatce projekturazem z tabelami wykorzystywanymido utworzenia zestawu wynikowego(patrz rysunek 11.1).
Wskazówki
� Rodzaj ikony obok nazwy kwerendy w okniebazy danych informuje o typie tej kwerendy.
� Gdy musimy wprowadzić zmiany w kwerendziewyświetlanej w widoku arkusza danych, możemyprzełączyć się do widoku projektu poleceniemmenu Widok/Widok projektu lub kliknięciemprzycisku paska narzędzi Widok.
� Warto pamiętać o regularnym zapisywaniuwyników swojej pracy przy użyciu poleceniamenu File/Zapisz lub za pomocą kliknięciaprzycisku paska narzędzi Zapisz.
Przeglądanie kwerend w widoku projektu
Kwerendy
133
Rysunek 11.7. Wybieramy dodatkowe tabele
(lub kwerendy), których pola mają być ujęte
w wynikach definiowanej kwerendy
Wskazówka
� Aby usunąć tabelę z okna projektu kwerendy,klikamy prawym klawiszem odpowiednipasek tytułu tabeli i wybieramy z menupodręcznego polecenie Usuń tabelę.
Wybieranie tabel kwerendy
Gdy tworzymy lub zmieniamy kwerendę w widokuprojekt, możemy wybierać tabele, z których będąpobierane pola. Tabele można swobodnie dołączaćdo kwerendy i usuwać z niej. Jeżeli mamywątpliwości, czy pewna tabela będzie rzeczywiściepotrzebna, również możemy wyświetlić ją w oknie.Później łatwo ją usunąć.
Rozważmy przykład, w którym tworzymy zapytaniewyszukujące wszystkie książki pewnego autora.Możemy wówczas uznać za istotne uwzględnieniew danych kwerendy adresu autora. Poza tabeląKsiążki (gdzie są informacje o woluminach),do zapytania dołączymy więc tabelę Autorzy(gdzie są dane adresowe autorów). Jeżeli późniejuznamy, że adresy nie powinny znaleźć sięw wynikach kwerendy, usuwamy tabelę Autorzyz okna projektu.
Aby dołączyćdo projektu kwerendy tabelę:
1. Otwieramy ją w widoku projektu.
Zaznaczamy nazwę kwerendy w oknie bazydanych i klikamy przycisk paska narzędziProjektuj. Inną możliwością jest użyciepolecenia Utwórz kwerendę w widoku projektu.
2. Klikamy przycisk paska narzędzi Pokaż tabelę(patrz rysunek 11.6), wybieramy polecenie menuKwerenda/Pokaż tabelę lub klikamy prawymklawiszem puste miejsce w oknie projektui wybieramy z menu podręcznego poleceniePokaż tabelę.
Ukazuje się okienko dialogowe Pokazywanietabeli, zawierające listy wszystkich tabeli kwerend w bazie danych (patrz rysunek 11.7).
3. Zaznaczamy nazwę wybranej tabeli lubkwerendy i klikamy Dodaj.
4. Gdy zakończymy dodawanie kolejnych tabellub kwerend, klikamy Zamknij.
Wybiera
nie ta
bel k
were
ndy
Rysunek 11.6. Klikamy przycisk paska
narzędzi Pokaż tabelę
Rozdział 11.
134
Rysunek 11.8. Wybieramy nazwę pola i przeciągamy
ją do pierwszej wolnej komórki Pole
Rysunek 11.9. Pola można dodawać do siatki
przy użyciu listy rozwijanej,towarzyszącej
każdej komórce Pole. Nazwy pól są poprzedzane
nazwami tabel
Wybieranie pól kwerendy
W widoku projektu można dodawać do kwerendypola tabel, które zostały wcześniej wyświetlonew oknie projektu (opisywaliśmy to na poprzedniejstronie). Dodane pole wykorzystujemy na trzysposoby:
� możemy użyć pola jako kryterium sortowania,
� możemy zastosować pole jako kryteriumwyboru rekordów,
� pole możemy wyświetlić w wynikach kwerendy.
Aby dołączyćdo projektu kwerendy wybrane pola:
1. Otwieramy lub budujemy kwerendę w widokuprojektu, wyświetlamy tabele i kwerendy,które będą źródłami pól, po czym klikamypasek tytułu tabeli, która zawiera pierwszedodawane pole.
2. Wybieramy pole i przeciągamy je do pierwszejwolnej komórki Pole w dolnej części okna(patrz rysunek 11.8).
3. Wykonujemy jedną z następujących czynności(lub wszystkie).
� Aby wykorzystać pole jako pole sortowania,wybieramy z listy rozwijalnej w wierszuSortuj polecenie Rosnąco lub Malejąco.
� Jeżeli część kryteriów wyboru rekordówjest związana z danym polem, wprowadzamyodpowiednie wyrażenie w komórce Kryteria(o wyrażeniach kryteriów będziemy jeszczepisać szerzej).
� O tym, czy dane pole będzie wyświetlanew wynikach kwerendy, decyduje stan polawyboru Pokaż.
Wskazówki
� Aby dodać do wyników kwerendy wszystkiepola tabeli, przeciągamy do pustej komórki Poleznak gwiazdki (�) wyświetlany na początkulisty pól tabeli.
� Pola można wybierać również bezpośredniow wierszu Pole. Po kliknięciu wolnejkomórki możemy rozwinąć listę dostępnychpól, obejmującą wszystkie wyświetlanew oknie tabele (patrz rysunek 11.9).
Wybieranie pól kwerendy
Kwerendy
135
Wyświetlanie i ukrywanie pól
Nie każde pole wyświetlane w oknieprojektu kwerendy jest potrzebne w jejwynikach. Wręcz przeciwnie, zaśmiecaniearkusza danych niepotrzebnymi polamiczęsto utrudnia dostęp do tych naprawdęistotnych. Przykładowo możemy wybraćwyłącznie rekordy, w których polewojewództwa zawiera wartość„dolnośląskie”. Wówczas wyświetlaniekolumny województwa w wynikach jużniewiele wnosi (w każdym rekordziema wartość „dolnośląskie”).
Aby kolumna nie pojawiła się w arkuszuwyników, wyłączamy pole wyboruodpowiedniej kolumny w siatce projektu— patrz rysunek 11.8).
Wskazówka
� Jeżeli niewłaściwie wprowadzimy pewnekryterium, Access podejmuje próbyinterpretacji wpisanego wyrażenia.Najprostszym przykładem jestautomatyczne otaczanie cudzysłowamitekstu wprowadzonego jako kryteriumpola tekstowego — ����� zostaniezamienione na �������.
Definiowaniekryteriów kwerendy
Opisaliśmy już prawie wszystkie niezbędnedo utworzenia kwerendy kroki. Wybraliśmywykorzystywane w niej tabele, a następnie pola.Pozostaje już tylko określenie, które rekordy majązostać z tabel pobrane. Decydują o tym kryteriawprowadzane w dolnej części kolumn w siatceprojektu.
Jeżeli interesuje nas określona, pojedyncza wartośćw polu, wystarczy, że wprowadzimy ją do komórkikryteriów. Powracając do przykładów z baząbibliograficzną, możemy wprowadzić ���� lub���� w wierszu Kryteria kolumny Rok wydania,aby wyszukać wszystkie książki wydane w 1996roku. Można również korzystać z operatorów,takich jak > (jest większy niż), < (jest mniejszy niż)lub <> (jest różny od). Można więc wyszukaćkwoty powyżej 10 000 euro, wprowadzając �����.
Wprowadzanie ciągów tekstowych nie wiąże sięz dodatkowymi utrudnieniami, poza koniecznościąkorzystania ze znaku cudzysłowu. Aby znaleźćwszystkie książki opublikowane przez wydawnictwoHelion, wprowadzamy w komórce kryteriów��� ����. Wartości tekstowe również mogą byćporównywane. Przykładowo ��� ���� ograniczywyniki zapytania do tych wydawców, którychnazwy znajdują się w porządku alfabetycznympo „Helion”.
Na podobnych zasadach opierają się porównaniadat. Wartości daty wprowadzamy w kolejnościodpowiadającej ustawieniom opcji regionalnychsystemu operacyjnego (a więc dla Polski — R-M-D,choć Access automatycznie próbuje interpretowaćinne zapisy, jak D-M-R) i otaczamy znakami �.Przykładowo datę 2 sierpnia 1968 zapiszemyjako ��������. W tabelach od 11.1 do 11.5przedstawiamy listę operatorów dopuszczalnychw kryteriach kwerend.
Defin
iowanie kry
terió
w kwere
ndy
Rozdział 11.
136
Definiowanie kryteriów kwerendy
Tabela 11.1. Operatory matematyczne
Operator Opis Przykład Uwagi
� Mnożenie ��������
� Dodawanie ������
Odejmowanie ������
� Dzielenie �����������
� Dzielenie całkowite ������� Wynik jest obcinany, a nie zaokrąglany
� Potęgowanie ��������
��� Modulo — reszta z dzielenia ���������� 7/3 = 2 z resztą 1
Tabela 11.4. Operatory logiczne
Operator Opis Przykład Uwagi
��� Logiczna operacja AND ������� Wymaga, żeby A i B były prawdziwe.
�� Logiczna operacja OR ������ Wymaga, żeby A lub B było prawdziwe.
��� Logiczna operacja XOR ������� Wymaga, żeby A lub B było prawdziwe, ale nie oba
wyrażenia.
��� Negacja logiczna ����� A nie jest prawdziwe.
Tabela 11.5. Inne operatory
Operator Opis Przykład
������� ��� Jest pomiędzy dwoma wartościami (włącznie) � !"#$! %&���'����������()��*�(�����(+�,!��(
-��.,! �/ Jest na liście -��.(0��'12!�(��(�34�!,,&(��(%!,�&(/
- ��5,, Pole lub wyrażenie zwraca wartość �677 (pustą),
ale nie 8 i nie ((
- ��5,,�.� !"#$! -9��/
Tabela 11.2. Operatory porównania
Operator Opis Przykład
� Jest równy 7!':;�� ��������88
<= Jest różny od 7!':;�� �����<=��8�
< Jest mniejszy niż 7!':;�� �����<��88
= Jest większy niż 7!':;�� �����=�>8
<� Jest mniejszy
lub równy
7!':;�� �����<���888
=� Jest większy
lub równy
7!':;�� �����=���88
Tabela 11.3. Operatory dla ciągów znakowych
Operator Opis Przykład
? Konkatenacja .(@�*�$(�?�(�!�(�?
(�� !�() zwraca (@�*�$!��� !�(
7!$� Jest podobny do 7!$��(�$�*�( zwraca
($�*5�!$�'A�(, ($�*5��(
i (��,�$�*5�!$�'A�(
Kwerendy
137
Korzystanie z symboliwieloznacznych
Symbole wieloznaczne to znaki, które reprezentująjeden lub większą ilość znaków wyrażenia. Abyprzykładowo znaleźć nazwy rozpoczynające sięod litery B, można wprowadzić kryterium ����.Warunek spełnia wówczas każdy rekord, w którymwartość danego pola zaczyna się od B, a dalszaczęść to zero lub większa ilość dowolnych znaków.
W Accessie możemy korzystać z trzechpodstawowych symboli wieloznacznych: znakugwiazdki (�), który odpowiada dowolnemu ciągowiznaków (����� zwraca „czarny”, „Czesław” i „cz”);znaku zapytania (�), odpowiadającegopojedynczemu znakowi (����� zwraca „rak”i „ryk”, ale nie „rowek”) oraz znaku numeru (�),który odpowiada dowolnej, pojedynczej cyfrze(������ zwraca „1999” i „1998”, ale nie „199074”).
Wskazówki
� Aby wyszukać w rekordach znaki, które programwykorzystuje jako symbole wieloznaczne,musimy ująć je w nawiasy kwadratowe,wprowadzamy na przykład �����, żeby wybraćpola zawierające gwiazdkę (i tylko gwiazdkę).
� Znak podkreślenia (�) może być używanyw zastępstwie znaku zapytania (�), a znakprocentu (�) — zamiast gwiazdki (�).
Korzy
stanie z sy
mboli w
ielozn
aczn
ych
Rozdział 11.
138
Rysunek 11.11. Konstruktor ułatwia przeglądanie,
definiowanie i modyfikowanie wyrażeń
Konstruktor wyrażeń
Pamiętanie wszystkich nazw tabel i pól możebyć trudne. Co więcej, powinniśmy jeszcze znaćskładnię wszystkich operatorów porównaniai arytmetycznych. Znacznym ułatwieniem jestwięc poręczne narzędzie o nazwie konstruktorwyrażeń, które pozwala niemal całkowicieuniknąć wprowadzania kryteriów ręcznie. Kreatorwyrażeń zapewnia znacznie większy obszarroboczy niż symboliczna komórka siatki kwerendyi zawiera listy wszystkich tabel i pól w baziedanych oraz kompletną listę dostępnychoperatorów i funkcji. Najczęściej stosowaneoperatory mają nawet przypisane przyciski.
W programie Access wyrażenie to ciąg nazw pól,operatorów i wartości, wykorzystywanydo wyszukiwania rekordów i obliczania wartości.Przykładami wyrażeń mogą być kryterium����� ������������� ���������� i określeniewartości pola jako ����� ������������� ����������.
Aby skorzystaćz konstruktora wyrażeń:
1. Otwieramy kwerendę w widoku projektu.
2. Klikamy komórkę wiersza Kryteria, w którejwprowadzimy kryterium, i klikamy przyciskpaska narzędzi Konstruuj (patrz rysunek 11.10).Można też kliknąć prawym klawiszemkomórkę kryteriów i wybrać polecenieKonstruuj z menu podręcznego.
Ukazuje się okno konstruktora wyrażeń.
3. Aby utworzyć wyrażenie (patrz rysunek 11.11),możemy:
� wprowadzać tekst, liczby i inne wartości,
� klikać przyciski operatorów, dostępnew środkowej części okna,
� rozwijać foldery widoczne w pierwszymokienku listy, aby przeglądać nazwydostępnych tabel i pól, operatorówi funkcji wbudowanych oraz inneelementy wyrażeń. Dostępne grupywyświetlane są w środkowym okienku.Aby wprowadzić elementdo budowanego wyrażenia, zaznaczamygo na trzeciej liście i dwukrotnie klikamyjego nazwę lub naciskamy przyciskWklej.
Po zakończeniu pracy z wyrażeniemklikamy OK. Zostaje ono wyświetlonew komórce kryteriów.
Konstruktor wyrażeń
Rysunek 11.10. Aby otworzyć
kreatora wyrażeń, klikamy
przycisk paska narzędzi
Konstruuj
Kwerendy
139
Rysunek 11.12. Możemy wprowadzać elementy
wyrażenia ręcznie, klikać przyciski lub wybierać
składniki z różnych list
Wprowadzanie złożonychkryteriów wyboruMimo względnej prostoty, konstruktor wyrażeńjest narzędziem wymagającym pewnej praktyki.Przedstawimy więc teraz krótki przykład budowaniawyrażenia bardziej złożonego.
Utworzymy kryterium wyboru, które umożliwiwybranie tytułów z tabel Biblioteka, którerozpoczynają się od słowa „technical”, ale niezawierają ciągu „comm”, chyba że jednocześniew tytule występuje „international”. Innymi słowy,chcemy znaleźć książkę Technical CommunitiesInternational, ale nie Technical Communicating.
Aby utworzyć złożone kryteriumprzy użyciu konstruktora wyrażeń:
1. Tworzymy lub otwieramy kwerendę w widokuprojektu.
Klikamy komórkę kryteriów w kolumnieodpowiadającej polu, dla którego określamykryteria.
W naszym przykładzie będzie to pole Tytuł.
2. Otwieramy konstruktor wyrażeń.
3. Budujemy pierwszą część wyrażenia (patrzrysunek 11.12):
������������ ����������� ������������
Przyjrzyjmy się poszczególnym elementom.�� ���!�"#��"�$�� nakazuje wyszukiwanietytułów, które rozpoczynają się od słowa„technical”. Umieszczona na końcu gwiazdkainformuje o tym, że po ciągu „technical” mogą(ale nie muszą) występować jeszcze dowolneinne znaki (w tym znaki spacji).
Druga część wyrażenia — %� �&�!��� ���"����� — wykorzystuje operatory And i Not,aby wprowadzić drugi warunek. Program mapomijać książki ze słowami, takimi jak„communication” lub „communicating”w tytule.
Gdybyśmy na tym zakończyli, kwerendawyszukałaby tytuły, które rozpoczynają sięod słowa „technical” i nie zawierają słów,takich jak „communications”.
Wprow
adza
nie złożon
ych kryteriów
wyb
oru
Rozdział 11.
140
4. Teraz wprowadzamy drugą część wyrażenia:
������������ ����������������������������
�������������� ���
W tym fragmencie kryterium wyszukujemywszystkie tytuły, które rozpoczynają sięod „technical”, zawierają słowo w rodzaju„communication” lub „communicating”i również słowo „international”. Ciągi „comm”i „technical” mogą wystąpić w dowolnej częścitytułu. Ponieważ wymagamy wszystkichtrzech ciągów, użyliśmy operatora And.
5. Gdy już dysponujemy dwoma częściamiwyrażenia, musimy połączyć je tak, abyprogram zwrócił te tytuły, które spełniająjedno z tych kryteriów.
W tym celu wykorzystamy operator Or.Użycie operatora And narzuciłoby wymógspełnienia obu kryteriów, a wtedy wynikkwerendy byłby pusty. Dlaczego? Ponieważw pierwszym wyrażeniu szukamy tytułów,w których „technical” i „comm” nie występująjednocześnie, a w drugim — tytułów,w których występują razem.
Pełne wyrażenie kryterium złożonego(patrz rysunek 11.13) wygląda następująco:
������������ ���������������������������
������������ ����������������������������
�������������� ���
6. Klikamy OK, aby zamknąć okno konstruktorawyrażeń.
7. Klikamy przycisk paska narzędzi Uruchom(patrz rysunek 11.14) lub wybieramy poleceniemenu Kwerenda/Uruchom, aby wykonaćkwerendę i zapoznać się z jej wynikami(patrz rysunek 11.15).
Rysunek 11.13. Tak wygląda kompletne wyrażenie
kryterium
Rysunek 11.15. Kwerenda zwraca dwa tytuły
zaczynające się od słowa „technical”: jeden bez
ciągu „comm” i drugi z ciągiem „comm” oraz
ciągiem „international”
Wprowadzanie złożonych kryteriów
wyboru
Rysunek 11.14. Aby wykonać
kwerendę, klikamy przycisk paska
narzędzi Uruchom
Kwerendy
141
Język SQL
Structured Query Language (SQL, strukturalnyjęzyk zapytań) to znormalizowana metodabudowania baz danych i kwerend, które pobierająinformacje z tych baz. Z językiem SQL na pewnospotkamy się, gdy zdecydujemy się wykreowaćw programie Access tzw. projekt, czyli interfejsbazy danych obsługiwanej przez serwer SQLServer.
Oto przykład zapytania SQL:
������������������������� �����!�"#�$%�� ���&'!
"#�$%�� (��
)��*��������������+�����"#�$%���������+���
������"#�$%������"#�$%�� ���#�$%���,
������"#�$%�� ���#�$%������������� �������&�,
������"#�$%�� �������&-
Pierwszy element instrukcji to polecenie �'�'().Informuje ono program, które pola tabel majązostać wyprowadzone. Tutaj interesują nas wartościz pola Temat tabeli Tematy oraz Tytuł i URL z tabeliKsiążki. Polecenie *+�)+&(),-. nakazuje kwerendzie,by nie zwracałą rekordów, które we wszystkichwybranych polach mają te same wartości.
)��*��������������+�����"#�$%���������+���
������"#�$%������"#�$%�� ���#�$%���,
������"#�$%�� ���#�$%���
Ten element określa, które rekordy mają byćpobierane. Wewnętrzna klauzula +&&',�/-+& łączyrekordy z tabel Książki i TematyKsiążek w oparciuo wartości pól IDksiążki.
��������� �������&�,�������"#�$%�� �������&-
Po zestawieniu rekordów książek i ich tematówprogram połączy je z rekordami tabeli Tematy,dopasowując wartości pól IDtematu. Średnikkończy instrukcję SQL.
Języ
k SQ
L
Rozdział 11.
142
Tworzenie kwerendw języku SQL
SQL to język elastyczny i o dużych możliwości,umożliwiający precyzyjne określenie, które rekordyi pola mają być wykorzystane w kwerendzie.W rzeczywistości każda kwerenda w programieAccess jest zapisywana w języku SQL. Abyzapoznać się z kodem SQL tworzonego zapytania,wystarczy — gdy jest otwarte — wybrać polecenieWidok/Widok SQL.
Widok SQL reprezentuje operacje podejmowaneprzez program przy tworzeniu i wykonywaniukwerendy. Ponieważ język SQL jest szerokostosowany w aplikacjach bazodanowych, tworzeniekwerend w programie Access i analizowanie ichodpowiedników SQL może być bardzo pomocnew nauce budowania zapytań w tym języku,niezbędnym do współpracy z bazami innyminiż pliki Accessa.
Aby utworzyć kwerendę SQL:
1. W trybie projektowania tworzymy kwerendęlub otwieramy jedną z zapisanych wcześniej.
2. Wybieramy polecenie menu Widok/Widok SQL.
Ukazuje się okno przedstawiające kwerendęw postaci SQL (patrz rysunek 11.16). Tekstjest wstępnie w całości zaznaczony, co maułatwić jego kopiowanie (na przykład pozaAccessa).
3. Kopiujemy tekst w oknie, korzystającz kombinacji klawiszy Ctrl+C lub poleceniamenu Edycja/Kopiuj.
4. Klikamy okno, gdzie instrukcja ma zostaćwstawiona (np. okno modułu kodu Visual Basiclub okienka właściwości) i wciskamykombinację klawiszy Ctrl+V lub wybieramypolecenie menu Edycja/Wstaw, aby zakończyćkopiowanie.
Rysunek 11.16. Instrukcja SQL automatycznie
wygenerowana przy tworzeniu opisywanej wcześniej
kwerendy
Tworzenie kwerend w języku SQL
Kwerendy
143
Rysunek 11.17. Wybieramy tabelę lub kwerendę,
która będzie źródłem danych nowej kwerendy
krzyżowej
Rysunek 11.18. Wybieramy pola wierszy kwerendy
Rysunek 11.19. Wybieramy pole wartości oraz
funkcję agregującą
7. W końcowym oknie nadajemy kwerendzienazwę i klikamy przycisk Zakończ.
Ukazuje się okno nowej kwerendykrzyżowej (patrz rysunek 11.20).
Tworzeniekwerendy krzyżowejKwerendy krzyżowe przypominają arkuszekalkulacyjne — sumują dane w oparciu o trzywartości: wartości wiersza, wartości kolumnyi danych, które reprezentują skrzyżowanie wierszai kolumny. W przedstawionym przykładziepokażemy, jak można zastosować kwerendękrzyżową, aby przedstawić kwoty wydatków(dane) zestawione według kategorii (wartościwierszy) i kontrahentów (wartości kolumn).
Aby utworzyć kwerendę krzyżową:
1. W oknie bazy danych wybieramy typ obiektuKwerendy i klikamy przycisk paska narzędziNowy.
Ukazuje się okienko dialogowe Nowakwerenda, przedstawione na rysunku 11.2.
2. Wybieramy pozycję Kreator kwerendkrzyżowych i klikamy OK.
Ukazuje się pierwsze okno kreatora(patrz rysunek 11.17).
3. Klikamy jedną z opcji w ramce Widok, abyokreślić, czy wyświetlana lista ma obejmowaćtabele, kwerendy, czy oba typy obiektówbazy danych. Zaznaczamy pojedynczą tabelęlub kwerendę, z której będą pobierane polakwerendy krzyżowej. Klikamy przycisk Dalej.
4. Przeciągamy jedno lub więcej pól, którebędą służyć jako nagłówki wierszy, na listęWybrane pola (patrz rysunek 11.18). KlikamyDalej.
W dolnej części okna widzimy teraz układwybranego pola w arkuszu danych.
5. Wykonujemy analogiczną operacją dlakażdego pola, które będzie służyć jakonagłówek kolumny, i klikamy Dalej.
6. Zaznaczamy pole wartości danych orazobliczaną dla niego funkcję (jak suma lubwartość minimalna) — patrz rysunek 11.19.Włączenie pola wyboru Tak, dołącz sumywierszy zapewni wyświetlanie obliczanychsum. Klikamy Dalej.
Tworze
nie kwere
ndy krzy
żowej
Rozdział 11.
144
Wskazówki
� Kreator kwerend krzyżowych ograniczamożliwości użytkownika do pracy z wartościamipojedynczej tabeli lub kwerendy. Jeżeli chcemyz niego korzystać, musimy zawczasuprzygotować tabelę lub kwerendę, któraobejmuje odpowiednie pola.
� Kwerendę krzyżową można zaprojektowaćw całości w widoku projektu. Oto sposób jejopracowania.
� Rozpoczynamy zdefiniowanie kwerendywybierającej, na której będzie opierać siękwerenda krzyżowa.
� Wybieramy polecenie menu Kwerenda/Kwerenda krzyżowa. Do siatki kwerendyzostaje dołączony dodatkowy wierszKrzyżowa.
� W wierszu Krzyżowa, w jednym z pólwybieramy z listy rozwijanej opcję Nagłówekwiersza, a w innym — Nagłówek kolumny.
� Klikamy komórkę wiersza Krzyżowaw kolumnie, która posłuży jako wartościdanych. Wybieramy z listy rozwijanej opcjęWartości.
� Klikamy komórkę Podsumowania tej samejkolumny i wybieramy rodzaj obliczanegopodsumowania, jak Suma lub Średnia(patrz rysunek 11.21).
� Klikamy przycisk paska narzędzi Uruchom,aby wykonać kwerendę.
Rysunek 11.20. Wynik kwerendy krzyżowej
Rysunek 11.21. W kolumnie wartości
wybieramy typ podsumowania z listy
rozwijanej w wierszu Podsumowanie
Tworzenie kwerendy krzyżowej
Top Related