Wydawnictwo Helion

ul. Chopina 6

44-100 Gliwice

tel. (32)230-98-63

e-mail: helion@helion.pl

PRZYK£ADOWY ROZDZIA£PRZYK£ADOWY ROZDZIA£

IDZ DOIDZ DO

ZAMÓW DRUKOWANY KATALOGZAMÓW DRUKOWANY KATALOG

KATALOG KSI¥¯EKKATALOG KSI¥¯EK

TWÓJ KOSZYKTWÓJ KOSZYK

CENNIK I INFORMACJECENNIK I INFORMACJE

ZAMÓW INFORMACJEO NOWO�CIACH

ZAMÓW INFORMACJEO NOWO�CIACH

ZAMÓW CENNIKZAMÓW CENNIK

CZYTELNIACZYTELNIA

FRAGMENTY KSI¥¯EK ONLINEFRAGMENTY KSI¥¯EK ONLINE

SPIS TRE�CISPIS TRE�CI

DODAJ DO KOSZYKADODAJ DO KOSZYKA

KATALOG ONLINEKATALOG ONLINE

Po prostuAccess 2003 PLAutor: Steve Schwartz

T³umaczenie: Pawe³ Koronkiewicz

ISBN: 83-7361-407-9

Tytu³ orygina³u: Access 2003 Visual QuickStart Guide

Format: B5, stron: 260

Microsoft Access 2003 — sk³adnik pakietu Microsoft Office 2003 — to niezwykle

popularny program s³u¿¹cy do tworzenia i obs³ugi baz danych. Mo¿esz go u¿ywaæ

do przechowywania, porz¹dkowania i analizowania informacji o ludziach, miejscach

i zdarzeniach dotycz¹cych Twojego ¿ycia. Jest on wykorzystywany przez ludzi biznesu,

naukowców, handlowców i tych wszystkich, którzy w swojej pracy potrzebuj¹ dostêpu

do du¿ych zbiorów danych. Access u³atwia ich wprowadzanie, wyszukiwanie

potrzebnych informacji; potrafi te¿ przedstawiæ wybrany zestaw informacji w formie

atrakcyjnych raportów wzbogaconych o ró¿nego rodzaju wykresy.

Dla osoby pragn¹cej w krótkim czasie opanowaæ obs³ugê popularnego Accessa nie ma

lepszej ksi¹¿ki ni¿ „Po prostu Access 2003 PL”. Access ró¿ni siê od innych systemów

bazodanowych wizualnym projektowaniem tabel, kwerend i raportów. Ksi¹¿kê z serii

„Po prostu” wyró¿niaj¹ podobne cechy: przystêpno�æ oraz wizualny, opieraj¹cy siê

na licznych ilustracjach i zrzutach ekranowych sposób przedstawiania materia³u.

Ksi¹¿ka omawia:

• Podstawowe pojêcia zwi¹zane z bazami danych

• Interfejs Accessa

• Tworzenie nowej bazy danych

• Tworzenie tabel

• Projektowanie formularzy

• Wyszukiwanie danych za pomoc¹ kwerend

• Tworzenie raportów i zestawieñ

• Zaawansowane techniki przeszukiwania bazy danych

• Pracê z tabelami i wykresami przestawnymi

• Wymianê danych z innymi programami

• Korzystanie z Accessa w internecie

• Zarz¹dzanie prawami u¿ytkowników Accessa

• Tworzenie w³asnych menu i pasków narzêdziowych

• Pisanie makrodefinicji i zapytañ w jêzyku SQL

Ksi¹¿ka przeznaczona jest dla osób swobodnie pos³uguj¹cych siê systemem Windows,

ale nie maj¹cych do tej pory styczno�ci z tematyk¹ baz danych. „Po prostu Access

2003 PL” to ograniczona do niezbêdnego minimum dawka teorii i mnóstwo

praktycznych wskazówek, dziêki którym wykonasz swoj¹ pracê szybko i bez k³opotów.

Spis treści

3

Spis tre

ści

Wprowadzenie 9

Rozdział 1. Podstawowe pojęcia 11

Bazy danych wokół nas.............................................................................12

Elementy bazy danych ..............................................................................14

Sortowanie rekordów ................................................................................15

Wybieranie rekordów................................................................................16

Generowanie raportów ..............................................................................17

Automatyzowanie baz danych...................................................................18

Kartotekowe i relacyjne bazy danych .......................................................19

Rozdział 2. Microsoft Access — zapoznanie z programem 21

Podstawowe pojęcia ..................................................................................22

Interfejs programu Access.........................................................................26

Korzystanie z systemu pomocy.................................................................29

Rozdział 3. Tworzenie baz danych 31

Otwieranie okienka Nowy plik..................................................................32

Tworzenie bazy danych przy użyciu szablonu..........................................33

Tworzenie kopii bazy danych....................................................................35

Samodzielne tworzenie bazy danych i jej tabel.........................................36

Co dalej?....................................................................................................43

Rozdział 4. Tabele i pola 45

Typy danych..............................................................................................46

Określanie właściwości pól .......................................................................50

Maski wprowadzania.................................................................................52

Sprawdzanie poprawności pól...................................................................54

Dodawanie i usuwanie pól ........................................................................55

Spis treści

Spis treści

4

Spis treści

Rozdział 5. Konfigurowanie arkuszy danych 57

Określanie domyślnego formatowania ......................................................58

Zmiana wyglądu siatki i efektów wyświetlania komórek .........................59

Zmiana czcionki ........................................................................................60

Zmiana wysokości wierszy i szerokości kolumn ......................................61

Ukrywanie, blokowanie i przenoszenie kolumn .......................................63

Rozdział 6. Tworzenie i konfigurowanie formularzy 67

Tworzenie formularzy ...............................................................................68

Modyfikowanie formularzy.......................................................................70

Praca z sekcjami formularzy .....................................................................74

Wstawianie obiektów do formularza.........................................................75

Zmienianie tła formularza .........................................................................80

Definiowanie kolejności dostępu ..............................................................81

Formularze pojedyncze i ciągłe.................................................................82

Rozdział 7. Tworzenie relacji 83

Wyznaczanie klucza podstawowego (głównego)......................................84

Typy relacji ...............................................................................................87

Definiowanie relacji ..................................................................................89

Więzy integralności...................................................................................91

Drukowanie układu relacji ........................................................................92

Rozdział 8. Wprowadzanie i edycja danych 93

Dodawanie rekordów ................................................................................94

Usuwanie rekordów...................................................................................95

Przechodzenie między rekordami .............................................................97

Wprowadzanie i edycja danych.................................................................98

Wyszukiwanie i zamiana.........................................................................105

Sprawdzanie pisowni...............................................................................108

Rozdział 9. Sortowanie rekordów 111

Sortowanie w programie Microsoft Access ............................................112

Sortowanie w formularzu ........................................................................113

Sortowanie arkusza danych .....................................................................114

Sortowanie złożone .................................................................................116

Spis treści

5

Spis tre

ści

Rozdział 10. Filtrowanie danych 117

Wprowadzenie do filtrowania .................................................................118

Filtrowanie według wyboru.....................................................................119

Filtrowanie z wyłączeniem wyboru ........................................................120

Filtrowanie dla wprowadzonego wzorca.................................................121

Filtrowanie według formularza ...............................................................122

Zaawansowane filtrowanie/ sortowanie ..................................................124

Rozdział 11. Kwerendy 127

Okno projektu kwerendy.........................................................................128

Tworzenie kwerend przy użyciu kreatora ...............................................129

Przeglądanie kwerend w widoku projektu ..............................................132

Wybieranie tabel kwerendy.....................................................................133

Wybieranie pól kwerendy .......................................................................134

Definiowanie kryteriów kwerendy..........................................................135

Korzystanie z symboli wieloznacznych ..................................................137

Konstruktor wyrażeń ...............................................................................138

Wprowadzanie złożonych kryteriów wyboru..........................................139

Język SQL ...............................................................................................141

Tworzenie kwerend w języku SQL.........................................................142

Tworzenie kwerendy krzyżowej .............................................................143

Rozdział 12. Drukowanie rekordów 145

Drukowanie arkusza danych ...................................................................146

Drukowanie formularzy ..........................................................................148

Korzystanie z podglądu wydruku............................................................150

Rozdział 13. Wykresy i tabele przestawne 153

Wykresy ..................................................................................................154

Tworzenie wykresu .................................................................................155

Modyfikowanie wykresu.........................................................................157

Tworzenie tabeli przestawnej..................................................................158

Okno tabeli przestawnej ..........................................................................160

Formatowanie tabeli przestawnej ............................................................161

Tworzenie wykresu przestawnego ..........................................................162

Okno wykresu przestawnego...................................................................163

Formatowanie wykresu przestawnego ....................................................164

Spis treści

6

Spis treści

Rozdział 14. Raporty 165

Tworzenie autoraportu ............................................................................166

Projektowanie etykiet adresowych..........................................................168

Kreator raportów .....................................................................................169

Modyfikowanie raportów........................................................................171

Rozdział 15. Importowanie danych 173

Importowanie danych w formatach Paradox i dBASE............................174

Importowanie danych programu Excel ...................................................175

Importowanie danych programu Outlook ...............................................178

Importowanie danych HTML..................................................................180

Importowanie plików tekstowych ...........................................................182

Importowanie danych w formacie programu Access ..............................185

Przyłączanie do danych zewnętrznych....................................................186

Rozdział 16. Eksportowanie danych 189

Przygotowanie danych do eksportowania ...............................................190

Eksportowanie danych do innego programu ...........................................191

Eksportowanie danych do formatu programu Excel ...............................193

Eksportowanie danych do pliku tekstowego ...........................................194

Eksportowanie danych do pliku XML ....................................................196

Eksportowanie danych i obiektów do baz danych programu Access......197

Rozdział 17. Prezentowanie danych w sieci WWW 199

Tworzenie statycznych stron WWW.......................................................200

Tworzenie migawki raportu ....................................................................202

Tworzenie stron dostępu do danych........................................................203

Rozdział 18. Zabezpieczenia i konserwacja 205

Tworzenie kopii zapasowej bazy danych................................................206

Kompaktowanie i naprawianie bazy danych...........................................207

Zabezpieczanie danych............................................................................209

Zabezpieczanie bazy danych hasłem.......................................................210

Wprowadzanie zabezpieczeń na poziomie użytkownika ........................212

Rozdział 19. Automatyzowanie pracy 221

Tworzenie paneli przełączania ................................................................222

Modyfikowanie paneli przełączania........................................................224

Spis treści

7

Spis tre

ści

Tworzenie przycisków poleceń ...............................................................226

Makra ......................................................................................................227

Tworzenie makr.......................................................................................228

Uruchamianie makr .................................................................................230

Modyfikowanie makr ..............................................................................231

Rozdział 20. Konfigurowanie programu Access 233

Modyfikowanie pasków narzędzi............................................................234

Budowanie nowych pasków narzędzi .....................................................236

Modyfikowanie menu .............................................................................237

Budowanie nowych menu .......................................................................238

Opcje konfiguracyjne pasków narzędzi i menu.......................................239

Konfigurowanie programu ......................................................................241

Skorowidz 251

Kwerendy

127

KwerendyKwerendy, nazywane szerzej zapytaniami do bazydanych, budujemy w oparciu o pola tabel lub innychkwerend. Mogą służyć do wyszukiwania rekordóww jednej tabeli lub łączyć zawartość kilkupowiązanych tabel w pojedynczy, dostosowanydo potrzeb użytkownika, obiekt.

Kwerendy to jednak nie tylko wyszukiwanierekordów. Kwerenda może przeprowadzaćobliczenia wartości, takich jak suma, średnia czyodchylenie standardowe. Można w ten sposóbgenerować łatwe w interpretacji i bogate w treśćzbiory informacji.

Wyniki kwerendy określa się nazwą dynamicznyzbiór rekordów. Przymiotnik „dynamiczny” oznaczamiędzy innymi, że jego zawartość zmienia się wrazze zmianami kwerendy, takimi jak wyprowadzaniedanych dodatkowych pól lub zmiana rodzajuwykonywanych obliczeń. Zmiany tego rodzaju niewpływają na tabele i kwerendy źródłowe.

W niniejszym rozdziale przedstawimy podstawowezasady tworzenia kwerend. Omówimy:

� tworzenie kwerend przy użyciu kreatorówi modyfikowanie ich w widoku projektu,

� wprowadzanie kryteriów kwerend i użyciekreatora wyrażeń,

� korzystanie w wyrażeniach kryteriów z symboliwieloznacznych,

� praca z kodem SQL,

� definiowanie kwerendy krzyżowej.

Kwerendy

Kwere

ndy

Rozdział 11.

128

Okno projektu kwerendy

W projekcie kwerendy musimy określić, które tabelelub kwerendy będą źródłami danych, wybrać polaz tych tabel lub kwerend oraz określić kryteriawyboru rekordów. Wszystkie te czynnościwykonujemy w siatce projektu kwerendy,przedstawionej na rysunku 11.1.

� Pasek menu. Pasek menu zawiera wszystkiepolecenia standardowe i polecenia związanez kwerendami.

� Pasek Projekt kwerendy. Pasek narzędziz przyciskami podstawowych poleceń do pracyz kwerendami.

� Obszar tabel. W tym obszarze wyświetlanesą tabele, które wybraliśmy jako źródłodanych kwerendy.

� Siatka projektu kwerendy. Tutajdefiniujemy kwerendę. Określamy nazwępola, tabelę, w której występuje, stosowanesortowanie (opcjonalnie), ustalamy, czy polebędzie dołączane do wyników kwerendyoraz podajemy warunki decydująceo wyborze rekordów. Układ siatki projektuzmienia się w zależności od typu tworzonejkwerendy. Rysunek 11.1 przedstawia siatkękwerendy wybierającej.

Rysunek 11.1. Kwerenda wybierająca w widoku projektu

Okno projektu kwerendy

Kwerendy

129

Rysunek 11.2. W oknie dialogowym Nowa kwerenda

wybieramy opcję Kreator prostych kwerend

Rysunek 11.3. Wybieramy tabelę lub kwerendę,

na której będzie opierać się nowa kwerenda, po czym

przenosimy wybrane pola na listę Wybrane pola

Tworzenie kwerendprzy użyciu kreatora

Szybkie definiowanie kwerend ułatwiają kreatoryprogramu Access. Najprostszym typem kwerendyjest kwerenda wybierająca, która jedynie wybierarekordy z tabel i (lub) innych kwerend. W ramceopisujemy krótko różne inne typy kwerend,których tworzenie wspomagają kreatory.

Kreator prostych kwerend może utworzyć dwieodmiany kwerendy wybierającej: kwerendęszczegółową (w wynikach kwerendy jest każdepole dopasowanych rekordów) i kwerendępodsumowującą (w wynikach kwerendy zawartesą podsumowania pól liczbowych, takie jak suma,średnia, wartość minimalna lub wartośćmaksymalna).

Aby utworzyć kwerendęprzy użyciu kreatora:

1. W oknie bazy danych wybieramy typ obiektuKwerendy i klikamy przycisk paska narzędziNowy.

Ukazuje się okienko dialogowe Nowakwerenda, przedstawione na rysunku 11.2.W lewej części okna wyświetlany jest krótkiopis wybranego typu kwerendy.

2. Wybieramy pozycję Kreator prostych kwerendi klikamy OK.

Ukazuje się pierwsze okno kreatora(patrz rysunek 11.3).

3. Z listy rozwijanej tabel i kwerend wybieramyźródła danych.

4. Dodajemy pola do listy Wybrane polakliknięciami przycisków > (dodawanie pola)i >> (dodawanie wszystkich pól). Aby usunąćpola z listy wybranych, korzystamyz przycisków < (usuwanie pola) i <<(usuwanie wszystkich pól).

Zapytanie może korzystać z rekordów wielupowiązanych ze sobą tabel i kwerend.Dla każdej z nich powtarzamy kroki 3. i 4.Klikamy przycisk Dalej.

Tworze

nie kwere

nd przy

uży

ciu kre

atora

Rozdział 11.

130

5. Wybieramy między kwerendą szczegółowąa podsumowującą (patrz rysunek 11.4).

Kwerenda szczegółowa zwraca danewybranych rekordów dla każdego wskazanegopola. Kwerenda podsumowująca zwracapodsumowania statystyczne wybranychpól liczbowych.

6. Jeżeli wybraliśmy opcję kwerendypodsumowującej, klikamy przycisk Opcjepodsumowania. Klikając pola wyboru w oknieo tej samej nazwie, przedstawionymna rysunku 11.5, wybieramy obliczanepodsumowania. W dolnej części oknadostępna jest opcja zliczania rekordów, którejefektem jest utworzenie dodatkowej kolumnykwerendy. Klikamy OK, aby powrócićdo poprzedniego okna kreatora.

7. Klikamy przycisk Dalej, aby wyświetlićkońcowe okno kreatora.

8. Wprowadzamy nazwę kwerendy i klikamyZakończ.

Rysunek 11.4. Możemy wyświetlać wszystkie

elementy danych lub skorzystać z możliwości

agregowania danych wybranych pól

Rysunek 11.5. Wybieramy pola, dla których mają

zostać obliczone podsumowania oraz ich rodzaj

Tworzenie kwerend przy użyciu kreatora

Kwerendy

131

Typy kwerend

Możliwości kwerend Accessa wybiegają daleko poza proste wybieranie rekordów. Co więcej,utworzenie kwerendy innego typu nie wymaga wielkiego wysiłku i wiedzy. Oto krótki przegląddostępnych kwerend.

� Kwerenda wybierająca. Podstawowy typ kwerendy. Wyszukuje i wyświetla zawartośćwybranych pól danych.

� Kwerenda parametryczna. Podobna do kwerendy wybierającej, ale wymaga podaniaparametrów wykorzystywanych do wybierania i (lub) sortowania danych.

� Kwerenda krzyżowa. Kwerendy krzyżowe generują dane wyjściowe w postaci arkuszakalkulacyjnego, opartego na danych z trzech lub większej ilości pól. Standardowa kwerendawiąże grupę pól (jak Tytuł, Wydawca, ISBN) z jednym obiektem (np. książką), kwerendakrzyżowa wiąże pojedyncze pole (jak Sprzedaż) z dwoma obiektami (jak Wydawca i Książka).

� Kwerenda usuwająca. Wyszukuje rekordy i usuwa je. Warto się upewnić, czy jest towłaściwa operacja!

� Kwerenda aktualizująca. Wyszukuje rekordy i zmienia wartości wybranych pól. Przykłademmoże być jednolita podwyżka cen jednego dostawcy.

� Kwerenda dołączająca. Pobiera rekordy z jednej lub większej ilości tabel i dołącza jena końcu innych tabel.

� Kwerenda tworząca tabelę. Wybiera zestaw rekordów i zapisuje ich kopie w nowej tabeli(statycznie).

� Kwerenda wyszukująca duplikaty. Wyszukuje w tabeli rekordy o tych samych wartościachw jednym lub kilku polach.

� Kwerenda wyszukująca niedopasowane dane. Wyszukuje w jednej tabeli rekordy, którenie mają odpowiedników w drugiej, na przykład klientów, którzy nie złożyli żadnych zamówień.

Tworze

nie kwere

nd przy

uży

ciu kre

atora

Rozdział 11.

132

Przeglądanie kwerendw widoku projektu

Praca z kwerendami nie jest trudna, choć na początkudoprowadzenie niejednego projektu do poprawnejpostaci może zająć nieco czasu. Dodatkowo, gdyzmienimy strukturę wykorzystywanych w kwerendzietabel (na przykład usuwając pole lub przenosząc jedo innej tabeli), może pojawić się potrzebawprowadzenia istotnych zmian. Kwerendymodyfikujemy w widoku projektu.

Aby przejrzeć lub zmienić kwerendęw widoku projektu:

1. Wyświetlamy listę kwerend bazy za pomocąkliknięcia pozycji Kwerendy na pasku Obiektyw oknie bazy danych.

2. Zaznaczamy kwerendę i klikamy przycisk paskanarzędzi Projektuj.

Kwerenda zostaje wyświetlona w siatce projekturazem z tabelami wykorzystywanymido utworzenia zestawu wynikowego(patrz rysunek 11.1).

Wskazówki

� Rodzaj ikony obok nazwy kwerendy w okniebazy danych informuje o typie tej kwerendy.

� Gdy musimy wprowadzić zmiany w kwerendziewyświetlanej w widoku arkusza danych, możemyprzełączyć się do widoku projektu poleceniemmenu Widok/Widok projektu lub kliknięciemprzycisku paska narzędzi Widok.

� Warto pamiętać o regularnym zapisywaniuwyników swojej pracy przy użyciu poleceniamenu File/Zapisz lub za pomocą kliknięciaprzycisku paska narzędzi Zapisz.

Przeglądanie kwerend w widoku projektu

Kwerendy

133

Rysunek 11.7. Wybieramy dodatkowe tabele

(lub kwerendy), których pola mają być ujęte

w wynikach definiowanej kwerendy

Wskazówka

� Aby usunąć tabelę z okna projektu kwerendy,klikamy prawym klawiszem odpowiednipasek tytułu tabeli i wybieramy z menupodręcznego polecenie Usuń tabelę.

Wybieranie tabel kwerendy

Gdy tworzymy lub zmieniamy kwerendę w widokuprojekt, możemy wybierać tabele, z których będąpobierane pola. Tabele można swobodnie dołączaćdo kwerendy i usuwać z niej. Jeżeli mamywątpliwości, czy pewna tabela będzie rzeczywiściepotrzebna, również możemy wyświetlić ją w oknie.Później łatwo ją usunąć.

Rozważmy przykład, w którym tworzymy zapytaniewyszukujące wszystkie książki pewnego autora.Możemy wówczas uznać za istotne uwzględnieniew danych kwerendy adresu autora. Poza tabeląKsiążki (gdzie są informacje o woluminach),do zapytania dołączymy więc tabelę Autorzy(gdzie są dane adresowe autorów). Jeżeli późniejuznamy, że adresy nie powinny znaleźć sięw wynikach kwerendy, usuwamy tabelę Autorzyz okna projektu.

Aby dołączyćdo projektu kwerendy tabelę:

1. Otwieramy ją w widoku projektu.

Zaznaczamy nazwę kwerendy w oknie bazydanych i klikamy przycisk paska narzędziProjektuj. Inną możliwością jest użyciepolecenia Utwórz kwerendę w widoku projektu.

2. Klikamy przycisk paska narzędzi Pokaż tabelę(patrz rysunek 11.6), wybieramy polecenie menuKwerenda/Pokaż tabelę lub klikamy prawymklawiszem puste miejsce w oknie projektui wybieramy z menu podręcznego poleceniePokaż tabelę.

Ukazuje się okienko dialogowe Pokazywanietabeli, zawierające listy wszystkich tabeli kwerend w bazie danych (patrz rysunek 11.7).

3. Zaznaczamy nazwę wybranej tabeli lubkwerendy i klikamy Dodaj.

4. Gdy zakończymy dodawanie kolejnych tabellub kwerend, klikamy Zamknij.

Wybiera

nie ta

bel k

were

ndy

Rysunek 11.6. Klikamy przycisk paska

narzędzi Pokaż tabelę

Rozdział 11.

134

Rysunek 11.8. Wybieramy nazwę pola i przeciągamy

ją do pierwszej wolnej komórki Pole

Rysunek 11.9. Pola można dodawać do siatki

przy użyciu listy rozwijanej,towarzyszącej

każdej komórce Pole. Nazwy pól są poprzedzane

nazwami tabel

Wybieranie pól kwerendy

W widoku projektu można dodawać do kwerendypola tabel, które zostały wcześniej wyświetlonew oknie projektu (opisywaliśmy to na poprzedniejstronie). Dodane pole wykorzystujemy na trzysposoby:

� możemy użyć pola jako kryterium sortowania,

� możemy zastosować pole jako kryteriumwyboru rekordów,

� pole możemy wyświetlić w wynikach kwerendy.

Aby dołączyćdo projektu kwerendy wybrane pola:

1. Otwieramy lub budujemy kwerendę w widokuprojektu, wyświetlamy tabele i kwerendy,które będą źródłami pól, po czym klikamypasek tytułu tabeli, która zawiera pierwszedodawane pole.

2. Wybieramy pole i przeciągamy je do pierwszejwolnej komórki Pole w dolnej części okna(patrz rysunek 11.8).

3. Wykonujemy jedną z następujących czynności(lub wszystkie).

� Aby wykorzystać pole jako pole sortowania,wybieramy z listy rozwijalnej w wierszuSortuj polecenie Rosnąco lub Malejąco.

� Jeżeli część kryteriów wyboru rekordówjest związana z danym polem, wprowadzamyodpowiednie wyrażenie w komórce Kryteria(o wyrażeniach kryteriów będziemy jeszczepisać szerzej).

� O tym, czy dane pole będzie wyświetlanew wynikach kwerendy, decyduje stan polawyboru Pokaż.

Wskazówki

� Aby dodać do wyników kwerendy wszystkiepola tabeli, przeciągamy do pustej komórki Poleznak gwiazdki (�) wyświetlany na początkulisty pól tabeli.

� Pola można wybierać również bezpośredniow wierszu Pole. Po kliknięciu wolnejkomórki możemy rozwinąć listę dostępnychpól, obejmującą wszystkie wyświetlanew oknie tabele (patrz rysunek 11.9).

Wybieranie pól kwerendy

Kwerendy

135

Wyświetlanie i ukrywanie pól

Nie każde pole wyświetlane w oknieprojektu kwerendy jest potrzebne w jejwynikach. Wręcz przeciwnie, zaśmiecaniearkusza danych niepotrzebnymi polamiczęsto utrudnia dostęp do tych naprawdęistotnych. Przykładowo możemy wybraćwyłącznie rekordy, w których polewojewództwa zawiera wartość„dolnośląskie”. Wówczas wyświetlaniekolumny województwa w wynikach jużniewiele wnosi (w każdym rekordziema wartość „dolnośląskie”).

Aby kolumna nie pojawiła się w arkuszuwyników, wyłączamy pole wyboruodpowiedniej kolumny w siatce projektu— patrz rysunek 11.8).

Wskazówka

� Jeżeli niewłaściwie wprowadzimy pewnekryterium, Access podejmuje próbyinterpretacji wpisanego wyrażenia.Najprostszym przykładem jestautomatyczne otaczanie cudzysłowamitekstu wprowadzonego jako kryteriumpola tekstowego — ����� zostaniezamienione na �������.

Definiowaniekryteriów kwerendy

Opisaliśmy już prawie wszystkie niezbędnedo utworzenia kwerendy kroki. Wybraliśmywykorzystywane w niej tabele, a następnie pola.Pozostaje już tylko określenie, które rekordy majązostać z tabel pobrane. Decydują o tym kryteriawprowadzane w dolnej części kolumn w siatceprojektu.

Jeżeli interesuje nas określona, pojedyncza wartośćw polu, wystarczy, że wprowadzimy ją do komórkikryteriów. Powracając do przykładów z baząbibliograficzną, możemy wprowadzić ���� lub���� w wierszu Kryteria kolumny Rok wydania,aby wyszukać wszystkie książki wydane w 1996roku. Można również korzystać z operatorów,takich jak > (jest większy niż), < (jest mniejszy niż)lub <> (jest różny od). Można więc wyszukaćkwoty powyżej 10 000 euro, wprowadzając �����.

Wprowadzanie ciągów tekstowych nie wiąże sięz dodatkowymi utrudnieniami, poza koniecznościąkorzystania ze znaku cudzysłowu. Aby znaleźćwszystkie książki opublikowane przez wydawnictwoHelion, wprowadzamy w komórce kryteriów��� ����. Wartości tekstowe również mogą byćporównywane. Przykładowo ��� ���� ograniczywyniki zapytania do tych wydawców, którychnazwy znajdują się w porządku alfabetycznympo „Helion”.

Na podobnych zasadach opierają się porównaniadat. Wartości daty wprowadzamy w kolejnościodpowiadającej ustawieniom opcji regionalnychsystemu operacyjnego (a więc dla Polski — R-M-D,choć Access automatycznie próbuje interpretowaćinne zapisy, jak D-M-R) i otaczamy znakami �.Przykładowo datę 2 sierpnia 1968 zapiszemyjako ��������. W tabelach od 11.1 do 11.5przedstawiamy listę operatorów dopuszczalnychw kryteriach kwerend.

Defin

iowanie kry

terió

w kwere

ndy

Rozdział 11.

136

Definiowanie kryteriów kwerendy

Tabela 11.1. Operatory matematyczne

Operator Opis Przykład Uwagi

� Mnożenie ��������

� Dodawanie ������

Odejmowanie ������

� Dzielenie �����������

� Dzielenie całkowite ������� Wynik jest obcinany, a nie zaokrąglany

� Potęgowanie ��������

��� Modulo — reszta z dzielenia ���������� 7/3 = 2 z resztą 1

Tabela 11.4. Operatory logiczne

Operator Opis Przykład Uwagi

��� Logiczna operacja AND ������� Wymaga, żeby A i B były prawdziwe.

�� Logiczna operacja OR ������ Wymaga, żeby A lub B było prawdziwe.

��� Logiczna operacja XOR ������� Wymaga, żeby A lub B było prawdziwe, ale nie oba

wyrażenia.

��� Negacja logiczna ����� A nie jest prawdziwe.

Tabela 11.5. Inne operatory

Operator Opis Przykład

������� ��� Jest pomiędzy dwoma wartościami (włącznie) � !"#$! %&���'����������()��*�(�����(+�,!��(

-��.,! �/ Jest na liście -��.(0��'12!�(��(�34�!,,&(��(%!,�&(/

- ��5,, Pole lub wyrażenie zwraca wartość �677 (pustą),

ale nie 8 i nie ((

- ��5,,�.� !"#$! -9��/

Tabela 11.2. Operatory porównania

Operator Opis Przykład

� Jest równy 7!':;�� ��������88

<= Jest różny od 7!':;�� �����<=��8�

< Jest mniejszy niż 7!':;�� �����<��88

= Jest większy niż 7!':;�� �����=�>8

<� Jest mniejszy

lub równy

7!':;�� �����<���888

=� Jest większy

lub równy

7!':;�� �����=���88

Tabela 11.3. Operatory dla ciągów znakowych

Operator Opis Przykład

? Konkatenacja .(@�*�$(�?�(�!�(�?

(�� !�() zwraca (@�*�$!��� !�(

7!$� Jest podobny do 7!$��(�$�*�( zwraca

($�*5�!$�'A�(, ($�*5��(

i (��,�$�*5�!$�'A�(

Kwerendy

137

Korzystanie z symboliwieloznacznych

Symbole wieloznaczne to znaki, które reprezentująjeden lub większą ilość znaków wyrażenia. Abyprzykładowo znaleźć nazwy rozpoczynające sięod litery B, można wprowadzić kryterium ����.Warunek spełnia wówczas każdy rekord, w którymwartość danego pola zaczyna się od B, a dalszaczęść to zero lub większa ilość dowolnych znaków.

W Accessie możemy korzystać z trzechpodstawowych symboli wieloznacznych: znakugwiazdki (�), który odpowiada dowolnemu ciągowiznaków (����� zwraca „czarny”, „Czesław” i „cz”);znaku zapytania (�), odpowiadającegopojedynczemu znakowi (����� zwraca „rak”i „ryk”, ale nie „rowek”) oraz znaku numeru (�),który odpowiada dowolnej, pojedynczej cyfrze(������ zwraca „1999” i „1998”, ale nie „199074”).

Wskazówki

� Aby wyszukać w rekordach znaki, które programwykorzystuje jako symbole wieloznaczne,musimy ująć je w nawiasy kwadratowe,wprowadzamy na przykład �����, żeby wybraćpola zawierające gwiazdkę (i tylko gwiazdkę).

� Znak podkreślenia (�) może być używanyw zastępstwie znaku zapytania (�), a znakprocentu (�) — zamiast gwiazdki (�).

Korzy

stanie z sy

mboli w

ielozn

aczn

ych

Rozdział 11.

138

Rysunek 11.11. Konstruktor ułatwia przeglądanie,

definiowanie i modyfikowanie wyrażeń

Konstruktor wyrażeń

Pamiętanie wszystkich nazw tabel i pól możebyć trudne. Co więcej, powinniśmy jeszcze znaćskładnię wszystkich operatorów porównaniai arytmetycznych. Znacznym ułatwieniem jestwięc poręczne narzędzie o nazwie konstruktorwyrażeń, które pozwala niemal całkowicieuniknąć wprowadzania kryteriów ręcznie. Kreatorwyrażeń zapewnia znacznie większy obszarroboczy niż symboliczna komórka siatki kwerendyi zawiera listy wszystkich tabel i pól w baziedanych oraz kompletną listę dostępnychoperatorów i funkcji. Najczęściej stosowaneoperatory mają nawet przypisane przyciski.

W programie Access wyrażenie to ciąg nazw pól,operatorów i wartości, wykorzystywanydo wyszukiwania rekordów i obliczania wartości.Przykładami wyrażeń mogą być kryterium����� ������������� ���������� i określeniewartości pola jako ����� ������������� ����������.

Aby skorzystaćz konstruktora wyrażeń:

1. Otwieramy kwerendę w widoku projektu.

2. Klikamy komórkę wiersza Kryteria, w którejwprowadzimy kryterium, i klikamy przyciskpaska narzędzi Konstruuj (patrz rysunek 11.10).Można też kliknąć prawym klawiszemkomórkę kryteriów i wybrać polecenieKonstruuj z menu podręcznego.

Ukazuje się okno konstruktora wyrażeń.

3. Aby utworzyć wyrażenie (patrz rysunek 11.11),możemy:

� wprowadzać tekst, liczby i inne wartości,

� klikać przyciski operatorów, dostępnew środkowej części okna,

� rozwijać foldery widoczne w pierwszymokienku listy, aby przeglądać nazwydostępnych tabel i pól, operatorówi funkcji wbudowanych oraz inneelementy wyrażeń. Dostępne grupywyświetlane są w środkowym okienku.Aby wprowadzić elementdo budowanego wyrażenia, zaznaczamygo na trzeciej liście i dwukrotnie klikamyjego nazwę lub naciskamy przyciskWklej.

Po zakończeniu pracy z wyrażeniemklikamy OK. Zostaje ono wyświetlonew komórce kryteriów.

Konstruktor wyrażeń

Rysunek 11.10. Aby otworzyć

kreatora wyrażeń, klikamy

przycisk paska narzędzi

Konstruuj

Kwerendy

139

Rysunek 11.12. Możemy wprowadzać elementy

wyrażenia ręcznie, klikać przyciski lub wybierać

składniki z różnych list

Wprowadzanie złożonychkryteriów wyboruMimo względnej prostoty, konstruktor wyrażeńjest narzędziem wymagającym pewnej praktyki.Przedstawimy więc teraz krótki przykład budowaniawyrażenia bardziej złożonego.

Utworzymy kryterium wyboru, które umożliwiwybranie tytułów z tabel Biblioteka, którerozpoczynają się od słowa „technical”, ale niezawierają ciągu „comm”, chyba że jednocześniew tytule występuje „international”. Innymi słowy,chcemy znaleźć książkę Technical CommunitiesInternational, ale nie Technical Communicating.

Aby utworzyć złożone kryteriumprzy użyciu konstruktora wyrażeń:

1. Tworzymy lub otwieramy kwerendę w widokuprojektu.

Klikamy komórkę kryteriów w kolumnieodpowiadającej polu, dla którego określamykryteria.

W naszym przykładzie będzie to pole Tytuł.

2. Otwieramy konstruktor wyrażeń.

3. Budujemy pierwszą część wyrażenia (patrzrysunek 11.12):

������������ ����������� ������������

Przyjrzyjmy się poszczególnym elementom.�� ���!�"#��"�$�� nakazuje wyszukiwanietytułów, które rozpoczynają się od słowa„technical”. Umieszczona na końcu gwiazdkainformuje o tym, że po ciągu „technical” mogą(ale nie muszą) występować jeszcze dowolneinne znaki (w tym znaki spacji).

Druga część wyrażenia — %� �&�!��� ���"����� — wykorzystuje operatory And i Not,aby wprowadzić drugi warunek. Program mapomijać książki ze słowami, takimi jak„communication” lub „communicating”w tytule.

Gdybyśmy na tym zakończyli, kwerendawyszukałaby tytuły, które rozpoczynają sięod słowa „technical” i nie zawierają słów,takich jak „communications”.

Wprow

adza

nie złożon

ych kryteriów

wyb

oru

Rozdział 11.

140

4. Teraz wprowadzamy drugą część wyrażenia:

������������ ����������������������������

�������������� ���

W tym fragmencie kryterium wyszukujemywszystkie tytuły, które rozpoczynają sięod „technical”, zawierają słowo w rodzaju„communication” lub „communicating”i również słowo „international”. Ciągi „comm”i „technical” mogą wystąpić w dowolnej częścitytułu. Ponieważ wymagamy wszystkichtrzech ciągów, użyliśmy operatora And.

5. Gdy już dysponujemy dwoma częściamiwyrażenia, musimy połączyć je tak, abyprogram zwrócił te tytuły, które spełniająjedno z tych kryteriów.

W tym celu wykorzystamy operator Or.Użycie operatora And narzuciłoby wymógspełnienia obu kryteriów, a wtedy wynikkwerendy byłby pusty. Dlaczego? Ponieważw pierwszym wyrażeniu szukamy tytułów,w których „technical” i „comm” nie występująjednocześnie, a w drugim — tytułów,w których występują razem.

Pełne wyrażenie kryterium złożonego(patrz rysunek 11.13) wygląda następująco:

������������ ���������������������������

������������ ����������������������������

�������������� ���

6. Klikamy OK, aby zamknąć okno konstruktorawyrażeń.

7. Klikamy przycisk paska narzędzi Uruchom(patrz rysunek 11.14) lub wybieramy poleceniemenu Kwerenda/Uruchom, aby wykonaćkwerendę i zapoznać się z jej wynikami(patrz rysunek 11.15).

Rysunek 11.13. Tak wygląda kompletne wyrażenie

kryterium

Rysunek 11.15. Kwerenda zwraca dwa tytuły

zaczynające się od słowa „technical”: jeden bez

ciągu „comm” i drugi z ciągiem „comm” oraz

ciągiem „international”

Wprowadzanie złożonych kryteriów

wyboru

Rysunek 11.14. Aby wykonać

kwerendę, klikamy przycisk paska

narzędzi Uruchom

Kwerendy

141

Język SQL

Structured Query Language (SQL, strukturalnyjęzyk zapytań) to znormalizowana metodabudowania baz danych i kwerend, które pobierająinformacje z tych baz. Z językiem SQL na pewnospotkamy się, gdy zdecydujemy się wykreowaćw programie Access tzw. projekt, czyli interfejsbazy danych obsługiwanej przez serwer SQLServer.

Oto przykład zapytania SQL:

������������������������� �����!�"#�$%�� ���&'!

"#�$%�� (��

)��*��������������+�����"#�$%���������+���

������"#�$%������"#�$%�� ���#�$%���,

������"#�$%�� ���#�$%������������� �������&�,

������"#�$%�� �������&-

Pierwszy element instrukcji to polecenie �'�'().Informuje ono program, które pola tabel majązostać wyprowadzone. Tutaj interesują nas wartościz pola Temat tabeli Tematy oraz Tytuł i URL z tabeliKsiążki. Polecenie *+�)+&(),-. nakazuje kwerendzie,by nie zwracałą rekordów, które we wszystkichwybranych polach mają te same wartości.

)��*��������������+�����"#�$%���������+���

������"#�$%������"#�$%�� ���#�$%���,

������"#�$%�� ���#�$%���

Ten element określa, które rekordy mają byćpobierane. Wewnętrzna klauzula +&&',�/-+& łączyrekordy z tabel Książki i TematyKsiążek w oparciuo wartości pól IDksiążki.

��������� �������&�,�������"#�$%�� �������&-

Po zestawieniu rekordów książek i ich tematówprogram połączy je z rekordami tabeli Tematy,dopasowując wartości pól IDtematu. Średnikkończy instrukcję SQL.

Języ

k SQ

L

Rozdział 11.

142

Tworzenie kwerendw języku SQL

SQL to język elastyczny i o dużych możliwości,umożliwiający precyzyjne określenie, które rekordyi pola mają być wykorzystane w kwerendzie.W rzeczywistości każda kwerenda w programieAccess jest zapisywana w języku SQL. Abyzapoznać się z kodem SQL tworzonego zapytania,wystarczy — gdy jest otwarte — wybrać polecenieWidok/Widok SQL.

Widok SQL reprezentuje operacje podejmowaneprzez program przy tworzeniu i wykonywaniukwerendy. Ponieważ język SQL jest szerokostosowany w aplikacjach bazodanowych, tworzeniekwerend w programie Access i analizowanie ichodpowiedników SQL może być bardzo pomocnew nauce budowania zapytań w tym języku,niezbędnym do współpracy z bazami innyminiż pliki Accessa.

Aby utworzyć kwerendę SQL:

1. W trybie projektowania tworzymy kwerendęlub otwieramy jedną z zapisanych wcześniej.

2. Wybieramy polecenie menu Widok/Widok SQL.

Ukazuje się okno przedstawiające kwerendęw postaci SQL (patrz rysunek 11.16). Tekstjest wstępnie w całości zaznaczony, co maułatwić jego kopiowanie (na przykład pozaAccessa).

3. Kopiujemy tekst w oknie, korzystającz kombinacji klawiszy Ctrl+C lub poleceniamenu Edycja/Kopiuj.

4. Klikamy okno, gdzie instrukcja ma zostaćwstawiona (np. okno modułu kodu Visual Basiclub okienka właściwości) i wciskamykombinację klawiszy Ctrl+V lub wybieramypolecenie menu Edycja/Wstaw, aby zakończyćkopiowanie.

Rysunek 11.16. Instrukcja SQL automatycznie

wygenerowana przy tworzeniu opisywanej wcześniej

kwerendy

Tworzenie kwerend w języku SQL

Kwerendy

143

Rysunek 11.17. Wybieramy tabelę lub kwerendę,

która będzie źródłem danych nowej kwerendy

krzyżowej

Rysunek 11.18. Wybieramy pola wierszy kwerendy

Rysunek 11.19. Wybieramy pole wartości oraz

funkcję agregującą

7. W końcowym oknie nadajemy kwerendzienazwę i klikamy przycisk Zakończ.

Ukazuje się okno nowej kwerendykrzyżowej (patrz rysunek 11.20).

Tworzeniekwerendy krzyżowejKwerendy krzyżowe przypominają arkuszekalkulacyjne — sumują dane w oparciu o trzywartości: wartości wiersza, wartości kolumnyi danych, które reprezentują skrzyżowanie wierszai kolumny. W przedstawionym przykładziepokażemy, jak można zastosować kwerendękrzyżową, aby przedstawić kwoty wydatków(dane) zestawione według kategorii (wartościwierszy) i kontrahentów (wartości kolumn).

Aby utworzyć kwerendę krzyżową:

1. W oknie bazy danych wybieramy typ obiektuKwerendy i klikamy przycisk paska narzędziNowy.

Ukazuje się okienko dialogowe Nowakwerenda, przedstawione na rysunku 11.2.

2. Wybieramy pozycję Kreator kwerendkrzyżowych i klikamy OK.

Ukazuje się pierwsze okno kreatora(patrz rysunek 11.17).

3. Klikamy jedną z opcji w ramce Widok, abyokreślić, czy wyświetlana lista ma obejmowaćtabele, kwerendy, czy oba typy obiektówbazy danych. Zaznaczamy pojedynczą tabelęlub kwerendę, z której będą pobierane polakwerendy krzyżowej. Klikamy przycisk Dalej.

4. Przeciągamy jedno lub więcej pól, którebędą służyć jako nagłówki wierszy, na listęWybrane pola (patrz rysunek 11.18). KlikamyDalej.

W dolnej części okna widzimy teraz układwybranego pola w arkuszu danych.

5. Wykonujemy analogiczną operacją dlakażdego pola, które będzie służyć jakonagłówek kolumny, i klikamy Dalej.

6. Zaznaczamy pole wartości danych orazobliczaną dla niego funkcję (jak suma lubwartość minimalna) — patrz rysunek 11.19.Włączenie pola wyboru Tak, dołącz sumywierszy zapewni wyświetlanie obliczanychsum. Klikamy Dalej.

Tworze

nie kwere

ndy krzy

żowej

Rozdział 11.

144

Wskazówki

� Kreator kwerend krzyżowych ograniczamożliwości użytkownika do pracy z wartościamipojedynczej tabeli lub kwerendy. Jeżeli chcemyz niego korzystać, musimy zawczasuprzygotować tabelę lub kwerendę, któraobejmuje odpowiednie pola.

� Kwerendę krzyżową można zaprojektowaćw całości w widoku projektu. Oto sposób jejopracowania.

� Rozpoczynamy zdefiniowanie kwerendywybierającej, na której będzie opierać siękwerenda krzyżowa.

� Wybieramy polecenie menu Kwerenda/Kwerenda krzyżowa. Do siatki kwerendyzostaje dołączony dodatkowy wierszKrzyżowa.

� W wierszu Krzyżowa, w jednym z pólwybieramy z listy rozwijanej opcję Nagłówekwiersza, a w innym — Nagłówek kolumny.

� Klikamy komórkę wiersza Krzyżowaw kolumnie, która posłuży jako wartościdanych. Wybieramy z listy rozwijanej opcjęWartości.

� Klikamy komórkę Podsumowania tej samejkolumny i wybieramy rodzaj obliczanegopodsumowania, jak Suma lub Średnia(patrz rysunek 11.21).

� Klikamy przycisk paska narzędzi Uruchom,aby wykonać kwerendę.

Rysunek 11.20. Wynik kwerendy krzyżowej

Rysunek 11.21. W kolumnie wartości

wybieramy typ podsumowania z listy

rozwijanej w wierszu Podsumowanie

Tworzenie kwerendy krzyżowej