Opis procesów związanych z wdrożeniem e-usług
E-ZDROWIE – II ETAP W SAMODZIELNYM WOJEWÓDZKIM PUBLICZNYM ZESPOLE ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR BARBARY BORZYM W RADOMIU.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 2 Z 84
Spis treści
1. Wstęp ...................................................................................................................................... 3
2. Opis sposobu realizacji procesów i przyjętych założeń ................................................................. 5
2.1. Cel dokumentu .................................................................................................................. 6
3. Cele i zadania realizowane przez Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów
Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu ......................................... 7
3.1. Struktura organizacyjna ................................................................................................... 10
4. Rodzaje dokumentacji i rejestrów tworzonych przez Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół
Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu ......................... 13
5. Opis procesów związanych z działalnością Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu
Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu i dokumentowaniem
zdarzeń medycznych ................................................................................................................ 16
6. Opis zadań i ról poszczególnych stanowisk pracy .................... Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
7. Identyfikacja oraz mapowanie procesów ................................................................................... 36
8. Diagnoza stanu obecnego ........................................................................................................ 75
8.1. Oprogramowanie .............................................................................................................. 75
9. Analiza możliwości i warunków integracji istniejącego oprogramowania z systemem, który zostanie
wdrożony w ramach E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole
Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu ......................... 77
10. Harmonogram Wdrożenia ......................................................................................................... 82
10.1. Ryzyka wdrożeniowe: ....................................................................................................... 83
11. Podsumowanie ........................................................................................................................ 84
12. Lista załączników .................................................................. Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 3 Z 84
1. Wstęp
Niniejsze opracowanie stanowi dokumentację analityczną prezentującą opis procesów biznesowych,
związanych z wdrożeniem e-usług dla procesów realizowanych w Samodzielnym Wojewódzkim
Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym.
Jedną z metod usprawniania działalności jest koncentracja na procesach biznesowych. Analiza,
optymalizacja i odpowiednie wsparcie systemowe procesów biznesowych przyczyniają się do
podwyższenia jakości obsługi pacjenta oraz umożliwią wykorzystanie narzędzi informatycznych w
świadczeniu usług zdrowotnych. Dokumentacja obejmuje opis procesów oraz modele w postaci
graficznej (diagramy).
Celem dokumentacji jest przygotowanie zbioru najważniejszych informacji przydatnych na etapie
przygotowania wdrożenia projekt pn. E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym
Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu.
Poniżej wyjaśnione zostały definicje oraz skróty użyte w niniejszym dokumencie:
Elektroniczny Portal Pacjenta (EPP) – serwis internetowy umożliwiający pacjentowi lub innemu
interesariuszowi dostęp do wdrożonych e-usług oraz informacji o działalności SWPZZPOZ w Radomiu.
Moduł e-Rejestracja – usługa A2C, A2A, usługa wewnątrzadministracyjna umożliwiająca pacjentowi,
osobie upoważnionej oraz upoważnionemu personelowi medycznemu sprawdzenie dostępności
terminów wizyt oraz zarezerwowanie terminu wybranej usługi medycznej. W ramach modułu możliwa
będzie rejestracja następujących typów wizyty:
• Wizyta tradycyjna – wizyta stacjonarna w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole
Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym;
• Wizyta w trybie telemedycyny - wizyta „online”.
Moduł e-Wyniki – usługa A2C, umożlwiająca pacjentowi lub osobie upoważnionej przeglądanie i
pobieranie wyników badań zapisanych w dokumentacji medycznej pacjenta w systemach dziedzinowych
HIS, LIS, RIS Szpitala.
Moduł e-Konsultacja - usługa A2A, usługa wewnątrzadministracyjna umożliwiająca prowadzenie
zdalnych konsultacji medycznych pomiędzy pracownikami medycznymi Samodzielnego Wojewódzkiego
Publicznego Zespołu Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym lub pomiędzy
pracownikiem medycznym SWPZZPOZ a pracownikiem partnera projektu.
Moduł e-Depozyty – usługa A2C, usługa wewnątrzadministracyjna umożliwiająca pacjentowi, osobie
upoważnionej oraz upoważnionemu personelowi medycznemu wgląd w stan środków finansowych
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 4 Z 84
złożonych do depozytu szpitalnego oraz złożenie dyspozycji wypłaty środków, a w przypadku części
szarej obsługę finansowo księgową depozytów przez personel administracyjny Szpitala.
Moduł e-Administracja usługa A2C, A2B umożliwiająca pacjentowi, osobie upoważnionej, innemu
interesariuszowi kontakt drogą elektroniczną z placówką Zamawiającego w przypadku. Moduł będzie
obsługiwał następujące typy zdarzeń:
1. Złożenie podania/ wniosku, w tym Wniosek o udzielenie informacji publicznej;
2. Złożenie wniosku o wydanie dokumentacji medycznej;
3. Złożenie wniosku o przepustkę;
Moduł Telemedycyna - usługa A2C umożlwiająca zdalną konsultację medyczną pomiędzy pacjentem
a pracownikiem medycznym Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Zakładów
Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym.
Tabela 1 Wykaz pojęć i skrótów użytych w dokumencie
L.p. Skrót Znaczenie
1. SWPZZPOZ Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki
Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym
2. EPP Elektroniczny Portal Pacjenta
3. AOS Ambulatoryjna Opieka Specjalistyczna
4. POZ Podstawowa Opieka Zdrowotna
5. SSI Szpitalny System Informacyjny
6. HIS Szpitalny System Informacyjny ang. Hospital Information System
7. LIS Laboratoryjny System Informacyjny ang. Laboratory Information System
8. RIS Radiologiczny System Informacyjny ang. Radiology Information System
9. EOD Elektroniczny Obieg Dokumentów
10. Projekt E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole
Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu
11. GUI Graficzny interfejs użytkownika ang. graphical user interface
Projekt będzie realizowany w ramach partnerstwa z
1. Mazowieckim Szpitalem Specjalistycznym Sp. z o.o. w Radomiu;
2. Radomskim Szpitalem Specjalistycznym w Radomiu.
W ramach Projektu zaplanowano:
• wymianę Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) pomiędzy podmiotami udzielającymi
świadczeń opieki zdrowotnej;
• współpracę Zamawiającego w zakresie usług e-konsultacja, telemedycyna z Partnerami
Projektu.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 5 Z 84
2. Opis sposobu realizacji procesów i przyjętych założeń
Niniejszy dokument przedstawia analizę stanu obecnego oraz propozycję rozwiązań w zakresie
rozbudowy portalu e-usług SWPZZPOZ, wspierającego procesy obsługi pacjenta oraz pracę personelu
Zamawiającego i Partnerów Projektu w ramach niżej wymienionych modułów. Ujęto w nim również
elementy funkcjonalne, jakie zostały ustalone w toku prac analitycznych.
Analiza procesów związanych z wdrożeniem e-usług dotyczy następujących obszarów działalności
SWPZZPOZ:
I. Moduł e-rejestracja;
II. Moduł e-wyniki;
III. Moduł e-konsultacja;
IV. Moduł e-depozyty;
V. Moduł e-administracja;
VI. Moduł telemedycyna
Dokument ten został sporządzony na podstawie rozmów, które odbywały się w siedzibie Zamawiającego
w Radomiu, ul. Krychnowicka 1 oraz otrzymanych materiałów. W ramach prac związanych
z przygotowaniem niniejszego dokumentu wykonano analizę procesów występujących w organizacji
oraz zdefiniowano obecnych i przyszłych użytkowników Systemu.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 6 Z 84
2.1. Cel dokumentu
Celem dokumentu jest przedstawienie działalności Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu
Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym z siedzibą przy ul. Krychnowickiej 1
26-607 Radom, nr KRS: 0000216170, NIP: 9482040243, nr REGON: 670204531 zwanego dalej również
Zamawiającym, w odniesieniu do planowanego wdrożenia projektu pn. E-zdrowie – II etap w
Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr
Barbary Borzym w Radomiu.
Dokument zawiera analizę procesów obecnego stanu działalności placówki, opisaną na podstawie
dokumentów i informacji, przekazanych przez Zamawiającego oraz zaplanowany stan docelowy
procesów z wykorzystaniem Elektronicznego Portalu Pacjenta.
Opracowanie określa działania, jakie powinny być podjęte w ramach wdrożenia systemu w celu szeroko
pojętego usprawnienia pracy. Po formalnym przyjęciu niniejszego dokumentu przez Zamawiającego
wskazane jest, by przyszłe wdrożenie było prowadzone zgodnie z zaleceniami niniejszego opracowania.
Analiza procesów działalności Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Zakładów
Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym dotyczy procesów realizowanych w dwóch
lokalizacjach:
• ul. Krychnowicka 1 26-607 Radom;
• ul. Reja 30 26-600 Radom.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 7 Z 84
3. Cele i zadania realizowane przez Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu
Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary
Borzym w Radomiu jest podmiotem leczniczym niebędącym przedsiębiorcą - samodzielnym publicznym
zakładem opieki zdrowotnej posiadającym osobowość prawną. Podmiotem tworzącym jest Samorząd
Województwa Mazowieckiego.
Celem działalności SWPZZPOZ jest:
• profilaktyka, diagnozowanie, leczenie i rehabilitacja pacjentów w dziedzinie psychiatrii,
lecznictwa odwykowego, narkomanii i uzależnień, neurologii i rehabilitacji neurologicznej, a
także chorób wewnętrznych pacjentów;
• udział w zapobieganiu powstawania chorób i urazów oraz w promocji zachowań zdrowotnych;
• kształcenie podyplomowe pracowników wykonujących zawody medyczne.
Do podstawowych zadań SWPZZPOZ w Radomiu należy:
• udzielanie świadczeń zdrowotnych, profilaktycznych, diagnostycznych, leczniczych,
konsultacyjnych oraz rehabilitacyjnych w ramach opieki stacjonarnej i specjalistycznej opieki
ambulatoryjnej, a także całodobowej działalności opiekuńczo-leczniczej;
Rodzajami działalności leczniczej w SWPZZPOZ są:
• Stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne szpitalne w zakresie całodobowej opieki
psychiatrycznej, leczenia uzależnień oraz rehabilitacji neurologicznej realizowane przez komórki
organizacyjne wchodzące w skład zakładu leczniczego „Szpital”.
• Stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne inne niż szpitalne polegające na udzielaniu
całodobowych świadczeń zdrowotnych, które obejmują swoim zakresem opiekę, pielęgnację i
rehabilitację oraz leczenie pacjentów niewymagających hospitalizacji, a także zapewnianiu im
produktów leczniczych i wyrobów medycznych, pomieszczeń i wyżywienia odpowiednich do
stanu zdrowia realizowane przez Zakład Opiekuńczo-Leczniczy Psychiatryczny wchodzący w
skład zakładu leczniczego „Zakład Opiekuńczo-Leczniczy”.
• Ambulatoryjne świadczenia zdrowotne w zakresie specjalistycznej psychiatrycznej opieki
zdrowotnej, leczenia uzależnień, neurologii, rehabilitacji leczniczej oraz konsultacji
specjalistycznych i badań diagnostycznych wykonywanych w celu rozpoznania stanu zdrowia i
ustalenia dalszego postępowania leczniczego realizowane przez komórki organizacyjne
wchodzące w skład zakładu leczniczego „Zakład Opieki Pozaszpitalnej”.
Aby świadczyć jak najlepsze usługi w wykonaniu zadań SWPZZPOZ współpracuje z:
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 8 Z 84
• Mazowieckim Szpitalem Specjalistycznym Sp. z o.o. w Radomiu (PARTNER PROJEKTU),
• Radomskim Szpitalem Specjalistycznym (PARTNER PROJEKTU),,
• Regionalnym Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Radomiu,
• Powiatową Stacją Sanitarno-Epidemiologiczną w Radomiu,
• Wojewódzkim Szpitalem Zakaźnym w Warszawie,
• Radomską Stacją Pogotowia Ratunkowego.
SWPZZPOZ jest podmiotem leczniczym niebędącym przedsiębiorcą - samodzielnym publicznym
zakładem opieki zdrowotnej posiadającym osobowość prawną. Podmiotem tworzącym jest Samorząd
Województwa Mazowieckiego.
Obecnie SWPZZPOZ dysponuje łącznie 725 miejscami łóżkowymi w 13 oddziałach tj.
1. Rehabilitacji Neurologicznej - 40-miejscowym udzielającym świadczeń zdrowotnych
osobom po udarach mózgowych, w przebiegu chorób neurologicznych np. stwardnienie
rozsiane; mającym także na celu usprawnianie w chorobie Parkinsona, leczenie zespołów
korzeniowych i bólowych w przebiegu zmian zwyrodnieniowych układu ruchu.
Zadaniem oddziału jest leczenie i usprawnianie chorych ze schorzeniami neurologicznymi i
narządu ruchu.
2. Psychiatrycznych Ogólnych (P-1, P-2, P-3, P-4, P-5) - posiadających łącznie 300 miejsc
zapewniających opiekę całodobową osobom z zaburzeniami psychicznymi i realizujących
zadania diagnostyczne, lecznicze i rehabilitacyjne;
3. Leczenia Zaburzeń Nerwicowych - przeznaczonym dla osób z zaburzeniami nerwicowymi,
depresjami oraz zaburzeniami osobowości i zachowania dorosłych - 25 miejsc;
4. Psychosomatycznym - 35 miejsc dla osób z zaburzeniami psychicznymi, zwłaszcza
psychotycznymi oraz towarzyszącymi zaburzeniami somatycznymi;
5. Leczenia Alkoholowych Zespołów Abstynencyjnych - posiadającym 25 miejsc dla osób z
alkoholowymi zespołami abstynencyjnymi stosującym procedury oparte głównie na diagnostyce
uzależnienia i powikłań psychiatrycznych, somatycznych, neurologicznych, detoksykacji oraz
psychoedukacji. Ważnym zadaniem dla personelu tego oddziału jest także motywowanie do
dalszej terapii uzależnienia;
Do zadań oddziału należy:
a. detoksykacja osób uzależnionych od alkoholu,
b. diagnostyka i leczenie towarzyszących chorób somatycznych,
c. psychoedukacja osób uzależnionych od alkoholu - indywidualna i grupowa,
d. motywowanie do dalszej terapii odwykowej,
e. prowadzenie poradnictwa w zakresie spraw socjalnych,
f. rozpoznawanie bio i psychospołecznych potrzeb pacjentów,
g. ustalanie i realizowanie potrzeb pielęgnacyjnych,
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 9 Z 84
h. wykonywanie zabiegów pielęgnacyjno –leczniczych,
i. realizowanie programów edukacyjnych i promocji zdrowia w zakresie wychowania w
trzeźwości i utrzymania abstynencji.
6. Terapii Uzależnienia od Alkoholu - (50 - miejscowym) realizującym świadczenia w oparciu
o 2 - miesięczny program leczenia obejmującym diagnostykę uzależnienia, farmakoterapię,
psychoterapię indywidualną i grupową, terapię zmierzającą do zmiany zachowań w kierunku
utrzymania abstynencji;
Do zadań Oddziału należą:
a. realizacja programów psychoterapii uzależnienia od alkoholu,
b. udzielanie indywidualnych świadczeń zapobiegawczo-leczniczych osobom uzależnionym od
alkoholu,
c. prowadzenie działań konsultacyjno-edukacyjnych dla członków rodzin osób uzależnionych,
d. przygotowanie pacjenta kończącego podstawowy program terapeutyczny do
kontynuowania terapii w programie ambulatoryjnym.
7. Terapii Uzależnienia od Środków Psychoaktywnych - niosącym pomoc osobom
uzależnionym od substancji psychoaktywnych innych niż alkohol, a także wykonującym działania
konsultacyjno-edukacyjne dla rodzin osób uzależnionych - 8 miejsc;
Do zadań Pododdziału Terapii Uzależnień należy:
a. diagnostyka, leczenie i rehabilitacja osób uzależnionych od środków psychoaktywnych
(innych niż alkohol),
b. działanie konsultacyjno-edukacyjne dla pacjentów i ich rodzin,
c. orzecznictwo,
d. współpraca z Poradnią Zdrowia Psychicznego, ośrodkami MONAR-u, różnymi instytucjami
zajmującymi się pacjentami uzależnionymi od środków psychoaktywnych,
e. psychoterapia.
8. Leczenia Zespołów Abstynencyjnych po Środkach Psychoaktywnych - przeznaczonym
dla osób z zespołem abstynencyjnym wraz z towarzyszącymi chorobami psychicznymi,
realizującym zadania diagnostyczne i lecznicze tych osób, a także pełniący rolę motywowania
do dalszej terapii uzależnienia - 7 miejsc;
Zadaniami pododdziału są:
a. diagnostyka i leczenie osób z zespołami abstynencyjnymi i towarzyszącymi chorobami
psychicznymi oraz somatycznymi,
b. orzecznictwo,
c. prowadzenie programu wczesnej motywacji do dalszej terapii uzależnień, – psychoterapia
9. Zakładzie Opiekuńczo-Leczniczym Psychiatrycznym - 235 miejsc
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 10 Z 84
3.1. Struktura organizacyjna
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 11 Z 84
W strukturze organizacyjnej SWPZZPOZ wyodrębnia się trzy zakłady lecznicze o nazwach:
I. Szpital;
II. Zakład Opiekuńczo-Leczniczy;
III. Zakład Opieki Pozaszpitalnej.
W zakładzie leczniczym „Szpital” wyodrębnia się komórki organizacyjne:
1. Oddział Psychiatryczny Ogólny P-1,
2. Oddział Psychiatryczny Ogólny P-2,
3. Oddział Psychiatryczny Ogólny P-3,
4. Oddział Psychiatryczny Ogólny P-4,
5. Oddział Psychiatryczny Ogólny P-5,
6. Oddział Psychosomatyczny,
7. Oddział Leczenia Zaburzeń Nerwicowych,
8. Oddział Leczenia Alkoholowych Zespołów Abstynencyjnych,
a. Pododdział Leczenia Zespołów Abstynencyjnych po Środkach Psychoaktywnych,
9. Oddział Terapii Uzależnienia od Alkoholu,
a. Pododdział Terapii Uzależnienia od Środków Psychoaktywnych,
10. Oddział Rehabilitacji Neurologicznej,
11. Izba Przyjęć,
12. Apteka Zakładowa.”
W zakładzie leczniczym „Zakład Opiekuńczo-Leczniczy” wyodrębnia się komórkę organizacyjną:
Zakład Opiekuńczo-Leczniczy Psychiatryczny.
W zakładzie leczniczym „Zakład Opieki Pozaszpitalnej” wyodrębnia się jednostki organizacyjne:
1. Centrum Specjalistycznej Opieki Ambulatoryjnej Krychnowice,
2. Pracownia Diagnostyki Laboratoryjnej,
3. Pozostałe komórki organizacyjne działalności medycznej.
W skład jednostki organizacyjnej „Centrum Specjalistycznej Opieki Ambulatoryjnej Krychnowice
wchodzą komórki organizacyjne:
1. Poradnia Zdrowia Psychicznego,
2. Poradnia dla Osób z Autyzmem Dziecięcym,
3. Poradnia Terapii Uzależnienia od Alkoholu i Współuzależnienia,
4. Poradnia Neurologiczna.
6. W skład jednostki organizacyjnej „Pracownia Diagnostyki Laboratoryjnej” wchodzi komórka
organizacyjna: Pracownia Diagnostyki Laboratoryjnej.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 12 Z 84
W skład jednostki organizacyjnej Pozostałe komórki organizacyjne działalności medycznej wchodzą
komórki organizacyjne:
1. Poradnia Rehabilitacyjna,
2. Pracownia Rentgenodiagnostyki Ogólnej,
3. Pracownia USG,
4. Pracownia EEG,
5. Pracownia Psychologii Klinicznej,
6. Pracownia Rehabilitacji Leczniczej,
7. Ambulatorium Ogólne.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 13 Z 84
4. Rodzaje dokumentacji i rejestrów tworzonych przez Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu
SWPZZPOZ im. dr Barbary Borzym w swojej działalności tworzy następujące rodzaje dokumentacji:
I. Medyczną, związaną z wykonywanymi w ramach swojej działalności świadczeniami zdrowotnymi
w zakresie:
• opieki stacjonarnej,
• opieki dziennej,
• ambulatoryjnej opieki specjalistycznej,
• pomocy doraźnej,
• transportu sanitarnego.
II. Księgowo – finansową;
III. Administracyjną.
Na oddziałach prowadzona jest dokumentacja zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
prawa. Dokumentacja medyczna dotycząca stanu zdrowia poszczególnych pacjentów przechowywana
jest w zamkniętych pomieszczeniach w szafach zaopatrzonych w zamki. Dokumentacja medyczna jest
dostępna wyłącznie dla pracowników medycznych, osób uprawnionych na podstawie odrębnych
przepisów oraz osób upoważnionych pisemnie przez pacjenta.
Personel lekarski odpowiada za prowadzenie i przechowywanie historii chorób zgodnie z obowiązującymi
aktualnie przepisami.
W ramach projektu „E-zdrowie dla Mazowsza” w 2015r. SWPZZPOZ zakupił System Informatyczny do
obsługi Elektronicznej Dokumentacji Medycznej. W ramach projektu zbudowano Repozytorium Lokalne
Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, które jest wydzielonym systemem archiwizacyjnym, którego
podstawowym zadaniem jest przechowywanie dokumentów medycznych przez okresy zalecane prawem
i ich udostępnianie. Repozytorium, poza identyfikowaniem poszczególnych dokumentów, prowadzi także
pełny rejestr dostępu do poszczególnych dokumentów. Realizuje usługę przyjmowania,
przechowywania, archiwizacji i udostępniania EDM zgodnej ze standardem HL7 CDA Level 1.
Repozytorium lokalne
Repozytoria lokalne są wydzielonymi systemami archiwizacyjnymi, których podstawowym zadaniem jest
przechowywanie przez okresy zalecane prawem i udostępnianie dokumentów medycznych. Repozytoria,
poza identyfikowaniem poszczególnych dokumentów, prowadzą także pełny rejestr dostępu do
poszczególnych dokumentów, oraz w ramach federacji bezpieczeństwa WS-Federation obsługiwać
żetony bezpieczeństwa ( Security Token). Istotnym elementem definiującym lokalność repozytorium jest
fakt zarządzania archiwum przez jednostkę medyczną i pełne dysponowanie dokumentami
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 14 Z 84
wytworzonymi w trakcie procesów klinicznych przez nią samą. Jako referencyjną strukturę dokumentu
medycznego przyjęto standard HL7 CDA Level 1. Jest to najczęściej obecnie stosowany na świecie,
oparty o referencyjny model danych HL7 RIM, sposób zapisu dokumentów medycznych opierający się
o definicję XML podzieloną na dwa obszary – metadane, opisujące dokument umieszczone w nagłówku
dokumentu, oraz treść dokumentu zapisaną na dwa sposoby – w sposób możliwy do interpretacji dla
systemu informatycznego oraz w sposób czytelny dla człowieka. Ponadto standard umożliwia
umieszczenie w treści obrazów, co pozwala w jednolity sposób traktować wyniki badań obrazowych typu
DICOM, oraz dokumenty skanowane, jakie mogą trafiać do systemu z powodów historycznych.
Docelowo, dokumenty bez uszczerbku w działaniu systemu, będą mogły być przekształcane do postaci
HL7 CDA Level 2 oraz 3, co zwiększy możliwości interpretowania dokumentów w sposób maszynowy.
Podane dokumenty zastosował także w swoich rekomendacjach CSIOZ jako podstawę dla dokumentacji
wymienianej w ramach systemu P1. Możliwe jest także, aby, w zgodzie z pracami prowadzonymi na
szczeblu globalnym, w ramach wdrażania w poszczególnych dokumentach poziomu 3 (Level 3)
umieszczać artefakty OpenEHR. Archetypy te pozwalają na bardziej szczegółowe opisywanie
poszczególnych wartości zawartych w dokumentach, co pozwala na zachowanie kontekstu klinicznego
pomiaru po zapisaniu go w archiwum lub przeniesieniu do innej organizacji.
Rejestr dokumentów
Rejestr dokumentów jest bazą danych o dokumentach przechowywanych w domenie. Każdy dokument
jest opisywany przez globalnie unikalny identyfikator, identyfikator repozytorium, w którym jest
przechowywany, oraz w połączeniu z bazą użytkowników systemu w zestaw uprawnień do dostępu do
dokumentu. W zakres metadanych wchodzą co najmniej – identyfikator pacjenta, identyfikator
jednostki, która wytworzyła dokument, identyfikator lekarza odpowiadającego za treść dokumentu. Do
identyfikowania obiektów powstających w ramach całej domeny (systemy informatyczne, repozytoria,
słowniki, dokumenty) proponuje się zastosowanie standardu X.690 OID, co jest najczęściej stosowanym
sposobem identyfikowania obiektów w ramach systemów medycznych na świecie (proponowanym przez
HL7). Taka konstrukcja identyfikatorów pozwala na zachowanie autonomii nadawania identyfikatorów
dla każdej z organizacji, przy jednoczesnym zachowaniu spójności i unikalności poszczególnych
identyfikatorów.
Repozytorium regionalne
Repozytorium regionalne stanowi wyniesioną kopię bezpieczeństwa repozytoriów lokalnych. Repozytoria
lokalne na zasadzie replikacji przesyłają wszystkie zarejestrowane pliki do repozytorium regionalnego,
zapewniając w ten sposób bezpieczeństwo danych – każdy z dokumentów medycznych przechowywany
jest w dwóch lokalizacjach. Dzięki zastosowaniu repozytorium regionalnego możliwe jest udostępnianie
dokumentów bezpośrednio z repozytorium regionalnego, bez odwoływania się do repozytoriów
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 15 Z 84
lokalnych, co znacząco obniża ruch na łączach sieciowych pomiędzy regionem a poszczególnymi
jednostkami i zwiększa niezawodność systemu. Każda informacja o wydaniu dokumentu musi trafić do
repozytorium lokalnego, w celu uzupełnienia rejestru wydań.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 16 Z 84
5. Opis procesów związanych z działalnością Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu i dokumentowaniem zdarzeń medycznych
Opis istniejącego procesu (AS IS) – KLASYCZNA REZERWACJA TERMINU WIZYTY
Nazwa procesu Klasyczna rezerwacja terminu wizyty
Miejsce w
hierarchii
procesów
Na mapie procesów zdefiniowanej w ramach SSI występuje jako element
procesu głównego F.07.03 Leczenie w opiece ambulatoryjnej w
podprocesie:
• MS.07.03.01 Obsługa przyjęcia pacjenta do poradni - A.07.04.14
Rejestracja do Przychodni.
Cel procesu Celem procesu jest zarezerwowanie terminu wizyty przez pacjenta. Ostatecznie
rezerwacja jest widoczna w systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ.
Uczestnicy
procesu
Lokalny system dziedzinowy (HIS) SWPZZPOZ, użytkownicy (pacjent,
pracownicy Rejestracji).
Grupa docelowa Wszyscy pacjenci
Dane wejściowe Dane kontaktowe SWPZZPOZ, usługa medyczna lub/i miejsce realizacji lub/i
personel medyczny, skierowanie
Opis procesu 1. Pacjent osobiście lub telefonicznie kontaktuje się z Pracownikiem
Rejestracji celem rezerwacji wizyty.
2. Pracownik Rejestracji na podstawie zebranych osobiście lub
telefonicznie od pacjenta informacji dotyczących rodzaju oczekiwanego
świadczenia zdrowotnego, przedstawia pacjentowi najbliższe możliwe
terminy wizyty.
3. Pacjent wskazuje wybrany termin wizyty.
4. Pracownik Rejestracji rezerwuje termin wizyty dogodny dla pacjenta.
Pacjenci bez wcześniejszego uzgodnienia terminu wizyty są przyjmowani przez
lekarza w dniu zgłoszenia, jeśli ilość zapisanych wcześniej pacjentów nie
przekracza dziennego limitu.
Jeżeli wybrana wizyta wymaga skierowania pacjent jest zobowiązany do
dostarczenia skierowania dwa tygodnie po rezerwacji telefonicznej lub w dniu
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 17 Z 84
zaplanowanej wizyty., o ile wizyta ta będzie zrealizowana w terminie krótszym
niż dwa tygodnie.
Dane wyjściowe Zarezerwowany termin wizyty na wybraną usługę medyczną w systemie
dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ.
Właściciel procesu Pacjent
Czas realizacji Pacjent
Czas niezbędny na pozyskanie wymaganych informacji oraz wykonanie telefonu
bądź wizytę w SWPZZPOZ w celu ustalenia terminu wizyty.
Personel administracyjny
Czas niezbędny na uzyskanie niezbędnych informacji, sprawdzenie grafików,
udzielenie informacji zwrotnej pacjentowi i zarejestrowanie wizyty.
Koszt realizacji Koszt realizacji usługi nie jest możliwy do oszacowania w wymiarze kosztowym.
Głównym kosztem realizacji jest czas jaki pacjent poświęca na realizację
procesu oraz w sytuacji gdy konieczna jest wizyta w placówce medycznej koszt
dojazdu do niej.
Z punktu widzenia SWPZZPOZ kosztem procesu jest czas poświęcony na jego
obsługę przez pracownika Rejestracji.
Zdefiniowane
problemy
Pacjenci:
➢ Brak możliwości rezerwacji wizyty on-line;
➢ Brak informacji o wolnych terminach - o zmianach w grafiku lekarzy, o
przesunięciach terminów;
➢ Trudności w dodzwonieniu się do rejestracji;
SWPZZPOZ:
➢ Nieodwoływanie wizyt przez pacjentów co skutkuje blokowaniem
miejsc i tworzeniem się kolejek;
➢ Obciążenie pracowników rejestracji;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 18 Z 84
Opis istniejącego procesu (AS IS) – UDOSTĘPNIANIE WYNIKÓW BADAŃ LABORATORYJNYCH I
OBRAZOWYCH PACJENTOWI SAMODZIELNEGO WOJEWÓDZKIEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU
ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR BARBARY BORZYM W RADOMIU
Nazwa procesu Udostępnianie wyników badań diagnostycznych (laboratoryjnych i obrazowych)
pacjentowi Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Zakładów
Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. Dr Barbary Borzym w Radomiu
Miejsce w
hierarchii
procesów
Na mapie procesów zdefiniowanej w ramach SSI występuje jako element
procesu głównego F.07.01 Świadczenia diagnostyczne w podprocesach:
• F.07.01.01 Diagnostyka obrazowa - F.07.01.01.03 Obsługa
wydania wyników badania diagnostyki obrazowej;
• F.07.01.02 Diagnostyka laboratoryjna - F.07.01.02.05 Wydanie
wyników laboratoryjnego badania diagnostycznego;
• F.07.01.03 Pozostała diagnostyka - F.07.01.03.03 Obsługa
wydania wyników badania pozostałej diagnostyki;
Obecnie proces udostępnianie wyników badań diagnostycznych i obrazowych
pacjentowi jest realizowany w sposób tradycyjny tj. pacjent odbiera wyniki
badań osobiście lub za pomocą osoby upoważnionej.
Zamawiający nie posiada rozwiązań systemowych umożliwiających
udostępnianie wyników badań pacjentom drogą elektroniczną. Systemy
dziedzinowe związane z realizacją i przetwarzaniem wyników badań
(HIS/LIS/RIS/PACS) są ze sobą zintegrowane.
W wyniku realizacji projektu proces udostępniania wyników badań obrazowych
i laboratoryjnych zostanie zoptymalizowany poprzez informatyzację i
automatyzację. Pacjent/osoba upoważniona będzie miał możliwość odbioru
wyniku na który składa się:
• Wyniki badań laboratoryjnych, w przypadku diagnostyki laboratoryjnej
• Opis oraz obraz wybranego badania obrazowego, w przypadku
diagnostyki obrazowej
drogą elektroniczną, za pomocą modułu e-wyniki platformy EPP.
SWPZZPOZ w znaczącym zakresie dysponuje zasobami (sprzętem medycznym)
umożliwiającymi udostępnianie wyników badań diagnostycznych w formie
cyfrowej.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 19 Z 84
Cel procesu Celem procesu jest wydanie pacjentowi oryginału dokumentacji wykonanego
badania laboratoryjnego lub obrazowego.
Uczestnicy
procesu
Lokalne systemy dziedzinowe (HIS/LIS/RIS/PACS) SWPZZPOZ, pacjent lub
osoba upoważniona, pracownik rejestracji
Dane wejściowe Skierowanie na usługę medyczną
Opis procesu 1. Po wykonaniu badania pacjent otrzymuje oryginał dokumentu
medycznego (opisu):
➢ W przypadku badań laboratoryjnych (Pracownia diagnostyki
laboratoryjnej) pacjent udaje się osobiście do SWPZZPOZ we wcześniej
wyznaczonym terminie odbioru wyników, ewentualnie oczekuje na
wydanie wyników nie opuszczając placówki (możliwe w przypadku
badań laboratoryjnych, jeśli wyniki zostaną opracowane tego samego
dnia).
➢ W przypadku badań obrazowych (Pracownia Rentgenodiagnostyki
Ogólnej, Pracownia USG) pacjent udaje się osobiście do SWPZZPOZ we
wcześniej wyznaczonym terminie odbioru wyników, ewentualnie
oczekuje na wydanie wyników nie opuszczając placówki (możliwe w
przypadku badań obrazowych, jeśli wyniki zostaną opracowane tego
samego dnia).
Dane wyjściowe Dokumentacja medyczna – wynik badania laboratoryjnego, opis wyniku
badania obrazowego wraz z obrazem w formacie DICOM, zarejestrowanie faktu
wydania pacjentowi oryginału wyniku badania.
Właściciel procesu Pacjent
Czas realizacji Pacjent
Czas oczekiwania na wydanie wyniku bezpośrednio po wykonaniu badania lub
czas niezbędny na powtórną wizytę w SWPZZPOZ, w przypadku gdy odebranie
wyniku badania nie było możliwe w dniu badania, czas niezbędny na pozyskanie
wymaganych informacji i/lub wykonanie telefonu z pytaniem czy wynik jest
gotowy;
Personel medyczny
Czas niezbędny na odszukanie i wydanie wyników badań, czas niezbędny na
zarejestrowanie faktu wydania pacjentowi oryginału, czas niezbędny na
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 20 Z 84
udzielenie informacji telefonicznej dotyczącej możliwości odbioru wyników
badań;
Koszt realizacji Koszt realizacji usługi nie jest możliwy do oszacowania w wymiarze kosztowym.
Głównym kosztem realizacji jest czas jaki pacjent poświęca na realizację
procesu oraz w sytuacji gdy konieczna jest wizyta w placówce medycznej koszt
dojazdu do niej.
Z punktu widzenia SWPZZPOZ kosztem procesu jest czas poświęcony na jego
obsługę przez pracownika Rejestracji.
Zdefiniowane
problemy
Pacjenci:
➢ Brak możliwości odbioru wyników badań drogą elektroniczną;
➢ Długi okres oczekiwania na wyniki badań;
➢ Konieczność ponownej wizyty w placówce w celu odbioru wyników
badań;
➢ Możliwość odbioru wyników badań ograniczona do godzin pracy
rejestracji tj. 8:00 – 14:00;
➢ Brak informacji na temat wyników. Nie wszystkie wyniki badań
wymagają natychmiastowej wizyty kontrolnej, pacjenci nie mają wiedzy
na temat konieczności lub braku konieczności konsultacji lekarskiej z
wynikami badań;
Personel medyczny
➢ Zwiększona pracochłonność spowodowana koniecznością powielania
czynności związanych z wprowadzaniem danych medycznych i
osobowych pacjenta w kilku systemach).
➢ Angażowanie pracowników rejestracji w proces wydawania wyników
badań obrazowych/duplikatów, odbieranie telefonów z pytaniami
o możliwość odbioru wyników badań;
➢ Konieczność archiwizacji dokumentacji papierowej;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 21 Z 84
Opis istniejącego procesu (AS IS) – UDOSTĘPNIENIE ARCHIWALNEJ DOKUMENTACJI
MEDYCZNEJ PACJENTOWI SAMODZIELNEGO WOJEWÓDZKIEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU
ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR BARBARY BORZYM W RADOMIU
Nazwa procesu Udostępnienie archiwalnej dokumentacji medycznej pacjentowi
Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Zakładów Psychiatrycznej
Opieki Zdrowotnej im. Dr Barbary Borzym w Radomiu
Miejsce w
hierarchii
procesów
Proces należący do obsługi administracyjnej SWPZZPOZ, zlokalizowany w
obowiązujących procedurach w ramach F.07.05.02.01 Obsługa
dokumentacji medycznej zdefiniowany w Instrukcji Udostępniania
Dokumentacji Medycznej w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole
Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w
Radomiu
Cel procesu Celem procesu jest wydanie pacjentowi indywidualnej dokumentacji
medycznej w postaci wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej.
Grupa docelowa Pacjenci, osoby upoważnione, przedstawicie ustawowi pacjenta, organy i
podmioty uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa
Uczestnicy
procesu
Pacjenci lub osoby upoważnione, Lokalne systemy dziedzinowe (HIS/ LIS
/RIS/PACS) SWPZZPOZ, archiwalne wyniki badań w formie papierowej,
pracownik Działu Organizacji, Rozliczeń i Statystyki, Archiwum
Dane wejściowe Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej, upoważnienie do wydania
dokumentacji medycznej sporządzone w obecności pracownika
upoważnionego do wydania kopii dokumentacji medycznej lub zaopatrzone w
notarialnie lub urzędowo poświadczony podpis upoważniającego
Opis procesu 1. Pacjent lub inna osoba upoważniona składa Wniosek o wydanie
dokumentacji medycznej. Wniosek może być złożony:
➢ Osobiście w kancelarii SWPZZPOZ;
➢ Przesłany za pomocą poczty na adres SWPZZPOZ (ul.
Krychnowicka 1, 26 – 607 Radom) - przesyłka polecona z
potwierdzeniem odbioru.
2. Pacjent lub osoba upoważniona w wyznaczonym terminie zgłasza się
do Działu Organizacji, Rozliczeń i Statystyki;
3. Pracownik Działu Organizacji, Rozliczeń i Statystyki wydaje pacjentowi
wyciąg, odpis lub kopię dokumentacji medycznej;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 22 Z 84
4. Pacjent lub osoba upoważniona poświadcza fakt odebrania
dokumentacji medycznej w dokumentacji wewnętrznej Działu
Organizacji, Rozliczeń i Statystyki;
Dane wyjściowe Dokumentacja medyczna w postaci wyciągu, odpisu lub kopii; zarejestrowanie
faktu wydania dokumentacji.
Właściciel procesu Pacjent
Czas realizacji Pacjent
Czas niezbędny na pozyskanie wymaganych informacji dotyczących wydania
wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej i/lub wykonanie telefonu,
czas poświęcony na wypełnienie i wysłanie lub wypełnienie i dostarczenie
osobiście wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej, czas niezbędny
na pozyskanie wymaganych informacji i/lub wykonanie telefonu z pytaniem
czy dokumentacja jest gotowa do odbioru;
Personel administracyjny
Czas niezbędny na obsłużenie wniosku o wydanie dokumentacji medycznej,
czas niezbędny na odnalezienie i przygotowanie dokumentacji medycznej, czas
niezbędny na udzielenie informacji telefonicznej dotyczącej możliwości odbioru
dokumentacji medycznej, czas niezbędny na odszukanie i wydanie
dokumentacji medycznej, czas niezbędny na zarejestrowanie faktu wydania
pacjentowi dokumentacji medycznej.
Koszt realizacji Koszt realizacji usługi nie jest możliwy do oszacowania w wymiarze kosztowym.
Głównym kosztem realizacji jest czas jaki pacjent poświęca na realizację
procesu oraz w sytuacji gdy konieczna jest wizyta w placówce medycznej koszt
dojazdu do niej, opłata za wydanie dokumentacji
Z punktu widzenia SWPZZPOZ kosztem procesu jest czas poświęcony na jego
obsługę przez pracownika Działu Organizacji, Rozliczeń i Statystyki Rejestracji.
Zdefiniowane
problemy
Pacjent:
➢ Brak możliwości załatwienia sprawy drogą elektroniczną;
➢ Ograniczony dostęp do dokumentacji medycznej;
➢ Długi okres oczekiwania na realizację wniosku;
➢ Konieczność ponownej wizyty w SWPZZPOZ celem odbioru
dokumentacji;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 23 Z 84
➢ Możliwość odbioru dokumentacji medycznej ograniczona do godzin
pracy komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za wydawanie
dokumentacji tj. 8:00 – 14:00 w dni robocze, od poniedziałku do
piątku;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 24 Z 84
Opis istniejącego procesu (AS IS) – ZLECANIE KONSULTACJI LEKARSKICH
Nazwa procesu Zlecanie konsultacji lekarskich
Miejsce w
hierarchii
procesów
Na mapie procesów zdefiniowanej w ramach SSI występuje jako:
• Niezdefiniowany element procesu głównego F.07.02 Leczenie w opiece
stacjonarnej w podprocesie F.07.02.05 Proces leczniczy w opiece
stacjonarnej, F.07.02.05.02 Postawienie diagnozy i określenie
dalszego trybu leczenia Pacjenta:
• Niezdefiniowany element procesu głównego F.07.03 Leczenie w opiece
ambulatoryjnej w podprocesie F.07.03.02 Postępowanie lecznicze w
poradni, F.07.03.02.01 Badanie podmiotowe, przedmiotowe
Pacjenta, analiza dokumentacji medycznej Pacjenta, podjęcie
decyzji o dalszym trybie leczenia.
Proces zlecania konsultacji lekarskich realizowany jest w sposób tradycyjny.
Konsultacje specjalistyczne odbywają się w zależności od ustalonych wskazań
medycznych w podmiotach leczniczych, z którymi SWPZZPOZ podpisał
stosowne umowy.
W przypadku leczenia stacjonarnego, zależnie od sytuacji klinicznej Pacjent jest
przewożony na konsultację pod opieką personelu karetką SWPZZPOZ lub
karetką pogotowia ratunkowego z lekarzem.
W przypadku leczenia ambulatoryjnego pacjent dostaje skierowanie na wizytę
specjalistyczną.
Cel procesu Celem procesu jest zasięgnięcie opinii właściwego lekarza specjalisty w razie
wątpliwości diagnostycznych lub terapeutycznych w trakcie stawiania diagnozy
i procesu leczenia pacjenta.
Grupa docelowa Pacjent
Uczestnicy
procesu
Pacjent, lekarz prowadzący, konsultant, system HIS
Dane wejściowe Historia leczenia zapisana w systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ,
dokumentacja zewnętrzna dostarczona przez pacjenta
Opis procesu Opieka stacjonarna
1. Lekarz prowadzący pacjenta w szpitalu zleca wykonanie konsultacji
lekarskiej specjalistycznej;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 25 Z 84
2. W celu umówienia terminu lekarz prowadzący telefonicznie dokonuje
zgłoszenia do podmiotu zewnętrznego, realizującego konsultacje.
3. Podczas rozmowy lekarz informuje o objawach chorobowych pacjenta
oraz informuje o trybie wykonania konsultacji: „na cito” bądź w
standardowym terminie;
4. Osoba przyjmująca zgłoszenie informuje o planowanej wizycie w celu
wykonania konsultacji;
5. Lekarz prowadzący wystawia skierowanie na konsultacje.
Po zakończonych konsultacjach wyniki z konsultacji (w formie papierowej)
zostają uzupełnione w systemie dziedzinowych (HIS) SWPZZPOZ.
Opieka ambulatoryjna
1. Lekarz prowadzący pacjenta w poradni zleca wykonanie konsultacji
lekarskiej specjalistycznej i wystawia skierowanie na daną usługę.
Po zakończonych konsultacjach wyniki z konsultacji (w formie papierowej)
zostają uzupełnione w systemie dziedzinowych (HIS) SWPZZPOZ.
Dane wyjściowe Skierowanie na konsultacje, dokumentacja z konsultacji
Właściciel procesu Pacjent
Czas realizacji Personel medyczny
Czas niezbędny na pozyskanie wymaganych informacji oraz wykonanie
telefonu, opisanie sytuacji i rezerwację konsultacji lub czas niezbędny na
wystawienie skierowania.
Koszt realizacji Koszt realizacji procesu jest bezpośrednio związany z nakładem pracy
pracownika SWPZZPOZ oraz kosztami związanymi z przewiezieniem pacjenta
na konsultację (jeżeli lekarz nie może dojechać do pacjenta).
Dzięki realizacji tej usługi drogą elektroniczną i automatyzacji kluczowych
procesów, koszty wystąpią jedynie w sytuacji koniecznego przewiezienia
pacjenta do SWPZZPOZ.
Zdefiniowane
problemy
Pacjent:
➢ Długi termin oczekiwania na konsultacje, co wydłuża czas postawienia
diagnozy oraz proces leczenia;
➢ Niedogodności związane z transportem, w sytuacjach kiedy nie jest to
wymagane;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 26 Z 84
Personel medyczny
➢ Konieczność telefonicznego umawiania konsultacji;
➢ Brak informacji na temat dostępności poszczególnych lekarzy
mogących udzielić konsultacji;
➢ Długi termin oczekiwania na konsultacje, co wydłuża czas diagnozy
oraz proces leczenia;
➢ Zwiększona pracochłonność spowodowana koniecznością powielania
czynności związanych z wprowadzaniem danych medycznych i
osobowych pacjenta w kilku systemach).
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 27 Z 84
Opis istniejącego procesu (AS IS) –PROCES UZYSKANIA PRZEPUSTKI PRZEZ PACJENTA
SAMODZIELNEGO WOJEWÓDZKIEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ
OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR BARBARY BORZYM W RADOMIU
Nazwa procesu Proces uzyskania przepustki przez pacjenta Samodzielnego Wojewódzkiego
Publicznego Zespołu Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr
Barbary Borzym w Radomiu
Miejsce w
hierarchii
procesów
Na mapie procesów zdefiniowanej w ramach SSI występuje jako
niezdefiniowany element procesu głównego F.07.02 Leczenie w opiece
stacjonarnej w podprocesie F.07.02.05 Proces leczniczy w opiece stacjonarnej.
W chwili obecnej proces uzyskania przepustki po stronie pacjenta jest
realizowany w sposób tradycyjny – drogą ustną i na wewnętrznych
formularzach poszczególnych oddziałów, za pomocą systemu dziedzinowego
HIS SWPZZPOZ.
SWPZZPOZ nie dysponuje funkcjonalnością umożliwiającą realizacją całego
procesu drogą elektroniczną.
Ostatecznie informacje na temat udzielonych przepustek zostają zapisane w
zeszycie przepustek oraz w systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ (Pobyt
oddziałowy->Przepustki).
Cel procesu Celem procesu jest wydanie przepustki pacjentowi, który odbywa leczenie
stacjonarne w oddziale, w którym zgodnie z regulaminem istnieje możliwość
wyjścia na przepustkę.
Uczestnicy
procesu
Pracownik medyczny odpowiedzialny za przepustki, Lekarz Kierujący
Oddziałem, Lokalny system dziedzinowy (HIS) SWPZZPOZ, użytkownicy
(pacjenci, pracownicy Rejestracji).
Grupa docelowa Pacjenci odbywający leczenie stacjonarne w oddziałach:
a. Oddział Psychiatryczny Ogólny P-1, P-2, P-3, P-4, P-5;
b. Oddział Psychosomatyczny;
c. Oddział Leczenia Zaburzeń Nerwicowych;
d. Zakład Opiekuńczo-Leczniczy Psychiatryczny;
e. Pacjenci pozostałych oddziałów w uzasadnionym przypadku.
Dane wejściowe Historia leczenia zapisana w systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ,
dokumentacja zewnętrzna dostarczona przez pacjenta.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 28 Z 84
Opis procesu 1. Pacjent zgłasza chęć uzyskania przepustki i wpisuje się na listę
przepustek prowadzoną w formie papierowej przez uprawniony
personel medyczny.
2. Pracownik medyczny odpowiedzialny za obsługę procesu weryfikuje
możliwość uzyskania przepustki przez pacjenta, zgodnie z regulaminem
oddziału.
Możliwe są dwie sytuacje:
• Pacjent nie kwalifikuje się do uzyskania przepustki na podstawie
regulaminu. Pacjent zostaje skreślony z listy przepustek przez pracownika
medycznego odpowiedzialnego za obsługę procesu. Wówczas Pracownik
medyczny odpowiedzialny za obsługę procesu informuje pacjenta o braku
możliwości uzyskania przepustki lub
• Pacjent kwalifikuje się do uzyskania przepustki na podstawie regulaminu
oddziału wówczas:
3. Pracownik odpowiedzialny za obsługę procesu przekazuje listę
przepustek do Lekarza Kierującego Oddziałem.
4. Lekarza Kierujący Oddziałem po analizie w czasie odprawy porannej
personelu (i po ewentualnym badaniu kontrolnym w miarę potrzeby) z
uwzględnieniem aktualnego stanu zdrowia, zaplanowanych badań
diagnostycznych i konsultacji oraz etapu leczenia dokonuje weryfikacji
pacjentów na liście przepustek. Możliwe są dwie sytuacje:
• Lekarz Kierujący Oddziałem nie wydaje zgody na wydanie przepustki ze
względu na stan zdrowia pacjenta. Wówczas wykreśla dane pacjenta z listy
przepustek.
• Lekarz Kierujący Oddziałem wydaje zgodę na wydanie przepustki
pacjentowi.
5. Lekarz Kierujący Oddziałem przekazuje listę przepustek Pracownikowi
odpowiedzialnemu za obsługę procesu.
6. Upoważniony personel medyczny uzupełnia dane dotyczące przepustki
w systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ.
Dane wyjściowe Przepustka w formie papierowej lub przepustka wygenerowana za pomocą
systemu dziedzinowego (HIS) SWPZZPOZ (w zależności od oddziału),
Informacja na temat udzielonej przepustki w systemie dziedzinowym (HIS)
SWPZZPOZ.
Właściciel procesu Pacjent
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 29 Z 84
Czas realizacji Pacjent:
Czas niezbędny na pozyskanie wymaganych informacji oraz wykonanie telefonu
bądź wizytę w SWPZZPOZ w celu podjęcia ustaleń.
Personel medyczny:
Czas niezbędny na weryfikację możliwości uzyskania przepustki, wymaganych
informacji
Koszt realizacji Koszt realizacji usługi nie jest możliwy do oszacowania w wymiarze kosztowym.
Głównym kosztem realizacji jest czas jaki personel medyczny poświęca na
procesy organizacyjne związane z wydaniem przepustki.
Zdefiniowane
problemy
Personel medyczny
➢ Konieczność weryfikacji możliwości uzyskania przepustki przez
pacjenta;
➢ Angażowanie czasu pracy personelu medycznego w organizację
procesu (prowadzenie listy przepustek, wstępna weryfikacja
pacjentów).
➢ Zwiększona pracochłonność spowodowana koniecznością powielania
czynności związanych z wprowadzaniem danych dot. Przepustki w
systemie HIS.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 30 Z 84
Opis istniejącego procesu (AS IS) –SKŁADANIE DYSPOZYCJI WYPŁATY ŚRODKÓW
FINANSOWYCH Z DEPOZYTU SWPZZPOZNEGO
Nazwa procesu Składanie dyspozycji wypłaty środków finansowych z depozytu Szpitala
Miejsce w
hierarchii
procesów
Niezdefiniowany proces pomocniczy w procesie głównym Leczenie w opiece
stacjonarnej (F.07.02) umożliwiający złożenie dyspozycji wypłaty środków
finansowych z depozytu.
Cel procesu Celem procesu jest wypłata pacjentowi środków finansowych dostępnych w
depozycie Szpitala. Ostateczne informacje na temat wypłaconych depozytów
zostają zapisane w programie rozliczeń depozytów (program na bazie DOS) oraz
systemie finansowo księgowym (niezintegrowanym z programem do rozliczeń
depozytów) oraz jak dokumentacja papierowa Działu Ekonomiczno-
Finansowego.
Uczestnicy
procesu
Pielęgniarka oddziałowa lub jej zastępczyni, Lokalny system finansowo-
księgowy, lokalny system depozytowy, pacjent, system finansowo-księgowy.
Grupa docelowa Pacjenci, poza pacjentami ubezwłasnowolnionymi
Dane wejściowe Stan środków finansowych w depozycie
Opis procesu 1. Pacjent dokonuje zgłoszenia potrzeby wypłaty środków z depozytu
Szpitala do pielęgniarki lub zastępczyni pielęgniarki oddziałowej.
2. Pielęgniarka oddziałowa lub jej zastępczyni sporządza listę roboczą
pacjentów, którzy zgłosili potrzebę wypłaty środków z depozytu. Lista
zawiera imię, nazwisko oraz pesel pacjenta.
3. Pielęgniarka oddziałowa lub jej zastępczyni przekazuje listę do Działu
Ekonomiczno-Finansowego.
4. Dedykowany pracownik Działu Ekonomiczno-Finansowego weryfikuje
dostępność środków na subkoncie pacjenta. Możliwe są dwie sytuacje:
• Weryfikacja negatywna – brak możliwości wypłaty środków. Wówczas
Pracownik Działu Ekonomiczno-Finansowego informuje pielęgniarkę
oddziałową o braku możliwości wypłaty środków lub
• Weryfikacja pozytywna – możliwość wypłaty środków
5. Pracownik Działu Ekonomiczno-Finansowego na podstawie danych
przygotowuje listę płac i przekazuje ją do kasy.
6. Pacjent w kolejnym dniu roboczym po zgłoszeniu potrzeby wypłaty
środków z depozytu zgłasza się do kasy.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 31 Z 84
7. Pracownik kasy wypłaca pacjentowi należne środki finansowe;
8. Pacjent poświadcza fakt odebrania depozytu.
Dane wyjściowe Raport kasowy, Lista płac, dokument KW,
Właściciel procesu Pacjent
Czas realizacji Personel medyczny:
Czas niezbędny na weryfikację możliwości wypłaty środków z depozytu, czas
niezbędny na uzupełnienie informacji w systemie do obsługi depozytów,
sporządzenie dokumentacji papierowej, uzupełnienie informacji w systemie
finansowo księgowym.
Koszt realizacji Koszt realizacji usługi nie jest możliwy do oszacowania w wymiarze kosztowym.
Głównym kosztem realizacji jest czas jaki personel medyczny i administracyjny
poświęca na realizację procesu.
Zdefiniowane
problemy
Pacjenci
➢ Brak dostępu do informacji na temat wysokości dostępnych środków
finansowych;
Personel administracyjny
➢ Brak integracji programu odpowiedzialnego za obsługę depozytów z
obecnym systemem finansowo księgowym;
➢ Proces w dużej mierze odbywa się w formie tradycyjnej (papierowej);
➢ Zwiększona pracochłonność spowodowana koniecznością powielania
czynności związanych z wprowadzaniem danych medycznych i
osobowych pacjenta w kilku systemach).
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 32 Z 84
Opis istniejącego procesu (AS IS) – PROCES UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ W WARUNKACH
DOMOWYCH
Nazwa procesu Udzielanie świadczeń w warunkach domowych
Miejsce w
hierarchii
procesów
W chwili obecnej SWPZZPOZ nie świadczy usług w zakresie udzielenia
świadczeń w warunkach domowych ze względu na brak umowy z NFZ.
Cel procesu Celem procesu jest udzielenie niezbędnych pacjentowi porad specjalistycznych
w warunkach domowych.
Uczestnicy
procesu
Pacjent, Lekarz psychiatra, psycholog, terapeuta, pielęgniarka, pracownik
socjalny, pedagog
Dane wejściowe Zgłoszenie potrzeby udzielenia świadczenia
Opis procesu Nie dotyczy
Dane wyjściowe Dokumentacja medyczna z wizyty w formie tradycyjnej (papierowej)
Właściciel procesu Pacjent
Czas realizacji Nie dotyczy
Koszt realizacji Nie dotyczy
Zdefiniowane
problemy
Pacjenci
➢ Brak dostępności usług związanych z realizacją świadczeń zdrowotnych
w warunkach domowych;
Personel medyczny
➢ Brak umowy na świadczenie usług specjalistycznych w warunkach
domowych;
➢ Potrzeba poszerzenia oferty medycznej o świadczenia specjalistyczne
w warunkach domowych.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 33 Z 84
Opis istniejącego procesu (AS IS) – SKŁADANIE PODAŃ, WNIOSKÓW I INNYCH PISM W
KANCELARII SWPZZPOZ
Nazwa procesu Składanie podań, wniosków i innych pism w kancelarii SWPZZPOZ
Miejsce w
hierarchii
procesów
Proces należący do obsługi administracyjnej SWPZZPOZ, zlokalizowany w
zakresie procedur kancelaryjnych.
Cel procesu Celem procesu jest umożliwienie pacjentom lub potencjalnym pacjentom
SWPZZPOZ, a także innym osobom fizycznym i prawnym (w tym partnerom
biznesowym) składanie oficjalnych pism (podań, wniosków, zapytań itp.) w
kancelarii oraz rejestracja wpływających dokumentów.
Uczestnicy
procesu
Pacjenci, potencjalni pacjenci, osoby upoważnione, inne osoby fizyczne i
prawne posiadające bądź nawiązujące relacje biznesowe ze SWPZZPOZ,
pracownicy kancelarii SWPZZPOZ.
Grupa docelowa Pacjenci, potencjalni pacjenci , osoby fizyczne i prawne
Dane wejściowe Oryginał dokumentu
Opis procesu 1. Wnioskodawca składa oryginał dokumentu do Kancelarii SWPZZPOZ.
Dokument który może być złożony:
➢ Osobiście w kancelarii SWPZZPOZ;
➢ Przesłany za pomocą poczty na adres SWPZZPOZ (ul. Krychnowicka
1, 26 – 607 Radom) - przesyłka polecona z potwierdzeniem
odbioru.
2. Pracownik kancelarii dokonuje rejestracji faktu wpłynięcia
dokumentów. W przypadku złożenia dokumentu osobiście przez
Wnioskodawcę pracownik kancelarii SWPZZPOZ odbiera oryginał
dokumentu i potwierdza podpisem odręcznym jego wpłynięcie na kopii,
używając pieczątki z datownikiem. W przypadku przesyłki pocztowej
pracownik kancelarii SWPZZPOZ potwierdza odbiór przesyłki na
odpowiednim druku pocztowym.
3. Pracownik Sekretariatu odbiera dokumenty z kancelarii SWPZZPOZ i
przedkłada Dyrektorowi, w celu dekretacji na poszczególne komórki
organizacyjne.
4. Dyrektor dokonuje przeglądu i dekretacji korespondencji.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 34 Z 84
5. Pracownik kancelarii odbiera zadekretowaną korespondencję z
Sekretariatu SWPZZPOZ i dostarcza dokumenty kierownikom
poszczególnych komórek organizacyjnych.
6. Kierownicy potwierdzą odbiór dokumentacji, analizują i wydają
dyspozycje co do sposobu załatwienia sprawy a następnie przekazują
dokumenty referentom.
7. Referenci rejestrują dokument w dokumentacji wewnętrznej komórki
organizacyjnej i zajmują się załatwieniem sprawy, następnie przekazują
dokument (odpowiedź) do Kancelarii.
8. Kancelaria przekazuje dokument (odpowiedź) do Sekretariatu w celu
podpisania przez Dyrektora.
9. Dyrektor podpisuje dokument (odpowiedź).
10. Pracownik Sekretariatu przekazuje podpisany dokument (odpowiedź)
do Kancelarii SWPZZPOZ.
11. Pracownik Kancelarii dokonuje ewidencji dokumentu (odpowiedzi),
kopię przekazuje referentowi a oryginał wysyła na wskazany adres
Wnioskodawcy.
Dane wyjściowe Zarejestrowany oryginał dokumentu w kancelarii, potwierdzona kopia albo
potwierdzenie odbioru przesyłki osoby składającej dokument; oryginał i kopia
dokumentu (odpowiedź) SWPZZPOZ, Zarejestrowany oryginał dokumentu w
kancelarii (odpowiedź),
Właściciel procesu Wnioskodawca, Dyrektor
Czas realizacji Wnioskodawca
Czas niezbędny na pozyskanie wymaganych informacji oraz wizytę w
SWPZZPOZ bądź wysłanie dokumentu pocztą, Czas oczekiwania na odpowiedz
i/lub czas niezbędny na powtórną wizytę w placówce.
Personel administracyjny
Czas niezbędny na obsługę i przekazywanie dokumentów pomiędzy
poszczególnymi komórkami organizacyjnymi.
Koszt realizacji Głównym kosztem realizacji jest czas, jaki osoba składająca pismo poświęca na
realizację procesu oraz koszt dojazdu do placówki bądź wysłania przesyłki
poleconej.
Z punktu widzenia Zespołu kosztem procesu jest czas poświęcony na jego
obsługę przez pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 35 Z 84
Zdefiniowane
problemy
Wnioskodawcy
➢ Długi czas oczekiwania na załatwienie sprawy,
➢ Brak możliwości załatwienia sprawy drogą elektroniczną;
➢ Konieczność złożenia oryginału dokumentu w siedzibie Zespołu;
SWPZZPOZ
➢ Nadmierna biurokracja podczas obsługi dokumentacji ;
➢ Konieczność archiwizacji dużej ilości dokumentacji papierowej;
➢ Czasochłonny proces obsługi dokumentacji, co wpływa na długi czas
obsługi interesanta;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 36 Z 84
6. Identyfikacja oraz mapowanie procesów
Główną zmianą związaną z realizacją projektu pn. E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim
Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu
będzie uruchomienie podsystemu informatycznego, który wprowadzi nowy, zautomatyzowany,
elektroniczny model współpracy SWPZZPOZ z pacjentami oraz partnerami Projektu. Głównymi efektami
wdrożenia będą:
• oszczędność czasu pracy dzięki wdrożeniu usług medycznych realizowanych zdalnie;
• odciążenie personelu medycznego i administracyjnego dzięki informatyzacji i automatyzacji
procesów;
• poprawa obsługi pacjenta dzięki możliwości realizacji usług drogą elektroniczną;
• lepsze planowanie zasobów ludzkich i finansowych dzięki informatyzacji procesów i integracji
części białej i szarej;
• wydajniejsze planowanie i realizacja usług z wykorzystaniem ICT,
• odbiurokratyzowanie SWPZZPOZ (mniejsza liczba papierowych dokumentów na rzecz
dokumentów elektronicznych, przechowywanych danych na urządzeniach serwerowych.
Projekt w zakresie e-usług wprowadza zasadnicze zmiany w ramach czterech procesów głównych
realizowanych w SWPZZPOZ im. dr Barbary Borzym:
I. Świadczenia diagnostyczne (e-wyniki);
II. Leczenie w opiece stacjonarnej (e-konsultacja, e-depozyty, e-administracja podproces e-
przepustka);
III. Leczenie w opiece ambulatoryjnej (e-rejestracja, e-konsultacja, telemedycyna, e-
administracja);
IV. Realizacja obowiązujących procedur (e-administracja)
W wyniku realizacji w/w procesy zostaną uzupełnione o nowe elementy oraz zostaną wprowadzone
rozwiązania informatyczne usprawniające organizację pracy w zakresie realizacji świadczeń medycznych
przez Zamawiającego.
Konieczność składania wizyt w SWPZZPOZ przez pacjentów oraz inne osoby zainteresowane zostanie
ograniczona do minimum, zmniejszeniu ulegnie częstotliwość kontaktów telefonicznych, a
wprowadzenie elektronicznej wymiany informacji w znacznej mierze wyeliminuje dokumenty papierowe.
Wszystkie te zmiany przyczynią się to do zmniejszenia kosztów i oszczędności czasu, zarówno w
SWPZZPOZ im. dr Barbary Borzym, jak i u współpracujących Partnerów.
Poniżej przedstawiono opis procesów podstawowych występujących w poszczególnych obszarach
funkcjonalnych zaplanowanych do wdrożenia modułów aplikacyjnych.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 37 Z 84
E-usługi kierowane są przede wszystkim do pacjentów leczących się w placówce Zamawiającego, którzy
chcą wykorzystywać możliwość elektronicznego komunikowania się i wymiany danych z SWPZZPOZ bez
wychodzenia z domu i którzy zdecydują się założyć swoje indywidualne konto do tych usług na portalu
EPP.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 38 Z 84
OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) - SAMODZIELNA REJESTRACJA PACJENTA NA WYBRANĄ
USŁUGĘ MEDYCZNĄ ZA POMOCĄ USŁUGI E-REJESTRACJA.
Nazwa procesu Samodzielna rejestracja pacjenta na wybraną usługę medyczną za pomocą
modułu e-rejestracja
Miejsce w
hierarchii
procesów
Rozwiązanie rozszerzające podproces MS.07.03.01 Obsługa przyjęcia pacjenta
do poradni o funkcjonalność umożliwiającą pacjentowi samodzielną rejestrację
za pomocą modułu e-rejestracja.
Cel procesu Celem procesu jest wykonanie elektronicznej rejestracji na wybraną usługę
medyczną w terminie wskazanym przez pacjenta.
W wyniku realizacji procesu informacja o rejestracji na usługę medyczną zostaje
zapisana w lokalnym systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ oraz w module
e-rejestracja EPP.
Wymagany
sposób działania
usługi
Usługa umożliwiająca pacjentowi samodzielnie, osobie upoważnionej (np.
opiekunowi pacjenta) lub upoważnionemu personelowi medycznemu
rejestrację wizyty w wybranym terminie, do wybranej poradni i lekarza, na
wybrany typ wizyty oraz umożliwiająca zmianę lub odwołanie terminu wizyty.
W ramach modułu użytkownicy będą mieli możliwość sprawdzenia dostępności
terminów przyjęć przez lekarzy w poszczególnych poradniach, zapisania się na
wizytę do wybranej poradni i/lub lekarza wraz z ustaleniem terminu wizyty,
sprawdzenia historii zaplanowanych i zrealizowanych wizyt, niezależnie od
sposobu rejestracji (za pomocą EPP lub w rejestracji). Dodatkowo moduł
umożliwi odwołanie wizyty lub zmianę zarezerwowanego terminu wizyty na
inny.
W ramach modułu dla pacjentów oraz osób upoważnionych możliwa będzie
rejestracja następujących typów wizyty:
• Wizyta tradycyjna – wizyta stacjonarna w Samodzielnym Wojewódzkim
Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr
Barbary Borzym
• Wizyta w trybie telemedycyny - wizyta „on-line”.
Personel medyczny będzie miał możliwość rejestracji terminów na usługę e-
konsultacji.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 39 Z 84
Usługa będzie umożliwiała rezerwację wizyty na podstawie ustalonych przez
personel Zamawiającego terminach, dostępnych w poszczególnych
kalendarzach prowadzonych w systemie HIS Zamawiającego.
Fakt dokonania rejestracji na wizytę, zmiany oraz anulowania terminu,
niezależnie od użytkownika wprowadzającego zmianę – pracownika Zespołu,
pacjenta lub jego opiekuna zostanie potwierdzony wysłaniem wiadomości e-
mail lub SMS do zainteresowanego pacjenta, zgodnie z danymi znajdującymi
się na EPP.
W przypadku chęci umówienia się na wizytę, pacjent wybiera rodzaj usługi
medycznej, typ wizyty (wizyta tradycyjna, telemedycyna), dogodny dla siebie
termin spośród dostępnych i dokonuje jego rezerwacji. Po zatwierdzeniu danych
system automatycznie wysyła do zainteresowanego pacjenta powiadomienie o
rejestracji.
Pracownik medyczny z poziomu systemu HIS będzie miał możliwość bieżącego
śledzenia terminów rezerwowanych wizyt oraz zarządzania (modyfikacja,
anulowanie) terminem analogicznie, jak w przypadku terminów rejestrowanych
z poziomu systemu HIS. Każda zmiana planu w systemie HIS będzie
natychmiast widoczna w portalu, będzie też sygnalizowana przez system
powiadomień: SMS lub email.
Uczestnicy
procesu
Pacjent, osoba upoważniona, upoważniony personel medyczny, lokalny system
dziedzinowy SWPZZPOZ (HIS), portal e-usług.
Grupa docelowa Pacjenci posiadający aktywne konto w EPP
Dane wejściowe Problem medyczny wpływający na wybór usługi medycznej, skierowanie na
usługę medyczną
Opis procesu 1. Pacjent otwiera stronę portalu e-usług (EPP);
2. Pacjent dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług
SWPZZPOZ. W przypadku, gdy pacjent nie jest jeszcze użytkownikiem
portalu dokonuje procesu rejestracji nowego konta użytkownika;
3. Pacjent wybiera usługę e-rejestracja oraz wskazuje usługi medyczne,
typ wizyty.
4. System dziedzinowy (HIS) SWPZZPOZ, poprzez interfejs wymiany
danych z portalem e-usług przygotowuje grafik dla danej usługi
medycznej i udostępnia go pacjentowi.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 40 Z 84
5. Pacjent wybiera na grafiku wolny termin (dzień i godzina), ewentualnie
rezygnuje z wizyty (oraz kończy sesję na portalu e-usług) w przypadku
braku odpowiedniego terminu.
6. Portal e-usług, poprzez interfejs wymiany danych z systemem
dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ weryfikuje, czy pacjent w wybranym
terminie (na ten sam dzień i na tę samą godzinę) posiada już inne
rezerwacje. Jeżeli istnieją takie rezerwacje, to portal e-usług informuje
o tym pacjenta, po czym wraca do prezentacji grafiku terminów bądź
kończy proces rezerwacji terminu wizyty (rezygnacja).
7. Jeżeli nie wystąpiła kolizja, to portal e-usług udostępnia pacjentowi
formularz rejestracji w celu dokończenia rejestracji na wizytę.
8. Jeżeli wybrana usługa wymaga skierowania, to portal e-usług informuje
o tym użytkownika i czeka na wprowadzenie danych (np. numeru) ze
skierowania lub wskazanie dokumentu będącego skierowaniem.
9. Pacjent uzupełnia formularz rejestracji o informacje dotyczące
skierowania.
10. Lokalny system dziedzinowy SWPZZPOZ (HIS) rezerwuje wskazany
termin wizyty dla pacjenta i potwierdza rejestrację.
11. W zależności od konfiguracji portal e-usług wysyła do użytkownika
powiadomienia potwierdzające rezerwację terminu wizyty w postaci
wiadomości SMS i/lub e-mail.
Dane wyjściowe Rezerwacja terminu wizyty na wybraną usługę medyczną, zapisana w lokalnym
systemie dziedzinowym (HIS),
Właściciel procesu Pacjent
Czas realizacji Czas konieczny na wprowadzenie danych do systemu, odpowiedź systemu wg
ustalonych reguł warunkowanych danymi źródłowymi.
W przypadku konieczności zarejestrowania nowego konta użytkownika dla
pacjenta, który wcześniej nie korzystał z EPP czas konieczny na dokonanie
rejestracji konta, ewentualnie synchronizację z istniejącym kontem użytkownika
systemu ePUAP.
Niezbędna
działania
Określenie zakresu dostępnych usług za pomocą modułu e-rejestracja;
Określenie dostępności zasobów (grafików) dla usługi;
Kompleksowa obsługa procesu e-rejestracja wymaga:
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 41 Z 84
• integracji z systemem dziedzinowym HIS w zakresie obsługi
grafików personelu medycznego.
Wymagane
funkcjonalności
Moduł umożliwi rezerwację terminu udzielenia usługi – wskazania daty, czasu,
rodzaju usługi oraz typu wizyty,
Moduł umożliwi rejestrację danych skierowania w czasie rezerwacji terminu dla
usług o odpowiednim statusie wymagalności danych skierowania,
Moduł umożliwi przegląd rejestru rezerwacji wizyt pacjenta z wyróżnieniem
stanu usługi (planowana, zrealizowana, anulowana),
Moduł umożliwi zmianę terminu/ anulowania wizyty przez pacjenta lub osobę
upoważnioną;
Korzyści dla
uczestników
Pacjenci:
✓ oszczędność czasu,
✓ podgląd na listy wolnych terminów wizyt online;
✓ możliwość wyboru dogodnego terminu wizyty,
✓ nieograniczony dostęp do usługi rejestracji,
✓ możliwość odwoływania wizyty bez konieczności kontaktu z rejestracją;
Personel administracyjny
✓ mniejsze zaangażowanie i obciążenie czasu pracy osób obsługujących
rejestrację;
✓ lepsza organizacja czasu pracy pracowników rejestracji.
Rysunek 1 Model nowego procesu biznesowego – Samodzielna rejestracja pacjenta na wybraną usługę medyczną za pomocą modułu e-rejestracja
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 42 Z 84
OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) – UDOSTĘPNIANIE WYNIKÓW BADAŃ PACJENTOWI
SWPZZPOZ ZA POMOCĄ USŁUGI E-WYNIKI.
Nazwa procesu Udostępnianie wyników badań pacjentowi SWPZZPOZ za pomocą usługi e-
wyniki
Miejsce w
hierarchii
procesów
Rozwiązanie rozszerzające podprocesy:
• F.07.01.01 Diagnostyka obrazowa - F.07.01.01.03 Obsługa wydania
wyników badania diagnostyki obrazowej;
• F.07.01.02 Diagnostyka laboratoryjna - F.07.01.02.05 Wydanie
wyników laboratoryjnego badania diagnostycznego;
• F.07.01.03 Pozostała diagnostyka - F.07.01.03.03 Obsługa wydania
wyników badania pozostałej diagnostyki;
w ramach procesu głównego F.07.01 Świadczenia diagnostyczne o
funkcjonalność elektronicznego udostępnienia i odbioru wyników badań
wykonanych wcześniej w Pracowni Diagnostyki Laboratoryjnej, Pracowni
Rentgenodiagnostyki Ogólnej, Pracowni USG pacjentowi lub upoważnionemu
personelowi medycznemu.
Cel procesu Celem procesu jest zapewnienie pacjentom oraz osobom upoważnionym
możliwości przeglądania oraz dokonania odbioru wyników badań
diagnostycznych drogą elektroniczną.
Wymagany
sposób działania
usługi
Usługa umożliwiająca przekazywanie pacjentom, osobom upoważnionym oraz
jednostkom współpracującym z Zamawiającym wyników badań realizowanych
przez pracownie diagnostyczne Zamawiającego.
W wyniku realizacji procesu przekazywana jest dokumentacja medyczna w
postaci elektronicznej.
Pacjent po zalogowaniu się na swoje konto założone w EPP będzie mógł
przeszukać i odebrać kompletne wyniki badań laboratoryjnych oraz obrazowych
(wynik opisowy badania badania), wprowadzone do Systemu i udostępnione
przez Zamawiająceg.
Wyszukana dokumentacja będzie mogła zostać zweryfikowana/wyświetlona
przez pacjenta z poziomu platformy e-usług, a w razie potrzeby, pacjent będzie
miał możliwość jej pobrania w pliku pdf, zapisania oraz wydrukowania (opis
badania).
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 43 Z 84
Dokumenty będą opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Pacjent, za pomocą
platformy e-usług będzie miał możliwość udostępnienia wyników badań
lekarzowi, który zlecił wykonanie badania (Partnerowi), lekarzowi podczas
wizyty w trybie telemedycyny. Wyniki badań udostępniane będą za pomocą
wdrożonej w ramach projektu E-zdrowie dla Mazowsza usługi E-kontrahent.
Dokumentacja badań będzie pochodziła z systemu Elektronicznej Dokumentacji
Medycznej, działającego w oparciu o lokalne, dziedzinowe systemy (HIS, LIS,
RIS,) SWPZZPOZ.
Usługa będzie umożliwiała integrację z systemem CSIOZ P1 oraz P2 i platformą
regionalną projektu mazowieckie e-zdrowie.
Uczestnicy
procesu
Pacjent, lokalne systemy dziedzinowe SWPZZPOZ (HIS, LIS, RIS,) z systemem
Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, portal e-usług, konsultant w ramach
usług e-konsultacja i telemedycyna (w przypadku udostępnienia wyników
badań przez pacjenta), moduł E-kontrahent
Grupa docelowa Pacjenci posiadający aktywne konto w EPP, uprawnieni pracownicy medyczni
Dane wejściowe Upoważnienie do odbioru wyników badań złożone przez pacjenta, dane
dostępowe pacjenta do portalu e-usług, rodzaj wykonanego badania
diagnostycznego i data jego wykonania.
Opis procesu 1. Pacjent otwiera stronę portalu e-usług (EPP);
2. Pacjent dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług
SWPZZPOZ. W przypadku, gdy pacjent nie jest jeszcze użytkownikiem
portalu dokonuje procesu rejestracji nowego konta użytkownika;
3. Pacjent wybiera usługę e-wyniki oraz wskazuje usługi medyczne
(badania laboratoryjne, badania obrazowe), która zrealizowano dla
niego w SWPZZPOZ w zadanym okresie czasu.
4. Systemy dziedzinowe (HIS, LIS, RIS/PACS) SWPZZPOZ, poprzez
interfejs wymiany danych z portalem e-usług, przygotowują listę
wykonanych i udokumentowanych badań, pasujących do zadanych
kryteriów wyszukiwania.
5. Pacjent wybiera badanie, którego dokumentację chce
wyświetlić/pobrać.
6. Portal e-usług umożliwia pacjentowi wyświetlenie/pobranie z systemów
dziedzinowych elektronicznej dokumentacji wybranego badania.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 44 Z 84
7. Portal e-usług generuje Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru dla
SWPZZPOZ.
Dane wyjściowe Dokumentacja medyczna (kompletny wynik badania) w wersji elektronicznej,
komentarz personelu medycznego do wyników badania (opcjonalnie),
informacja o pobraniu „oryginału” (Generowanie Elektronicznego Potwierdzenia
Odbioru dla SWPZZPOZ po uzyskaniu dostępu do dokumentacji przez pacjenta)
oraz każdego kolejnego duplikatu dokumentu zapisana w podsystemie
wspierającym elektroniczną dokumentację medyczną (EDM), Obrazy powiązane
z badaniami, udostępniane online w jakości klinicznej.
Właściciel procesu Pacjent
Czas realizacji Czas konieczny na wprowadzenie danych do systemu, odpowiedź systemu wg
ustalonych reguł warunkowanych danymi źródłowymi.
W przypadku konieczności zarejestrowania nowego konta użytkownika dla
pacjenta, który wcześniej nie korzystał z portalu e-usług SWPZZPOZ czas
konieczny na dokonanie rejestracji i aktywacji konta, ewentualnie
synchronizację z istniejącym kontem użytkownika systemu ePUAP.
Niezbędna
działania
Integracja EDM z EPP;
Wdrożenie podpisu elektronicznego oraz opracowanie procedur i instrukcji
stosowania podpisu elektronicznego w placówce Zamawiającego;
Weryfikacja możliwości udostępniania wyników badań pochodzących z
systemów dziedzinowych RIS/PACS, LIS oraz określenie listy badań, których
wynik będzie dostępny za pomocą usługi e-badanie;
Określenie zakresu dostępnych usług za pomocą modułu e-wyniki;
Wymagane
funkcjonalności
Moduł będzie posiadać funkcjonalność określenia na poziomie konfiguracji e-
usługi elementów dokumentacji medycznej, która może być udostępniana
pacjentowi drogą elektroniczną;
Moduł umożliwi zamieszczenie komentarza personelu medycznego do wyników
badań lekarskich;
W module zostanie umieszczony przycisk funkcyjny, umożliwiający „przejście”
do usługi e-rejestracja (np. w razie potrzeby konsultacji wyników badań) ;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 45 Z 84
Lekarze współpracujący (z innych podmiotów) będą mieli możliwość dostępu
do wyników tych pacjentów, na badania których wystawiali skierowanie;
Wykonanie badania, które zostanie skonfigurowane jako badanie z wynikiem
do udostępnienia przez e-usługi, zostanie zasygnalizowane odbiorcy za pomocą
funkcjonalności powiadomienia, będącej częścią EPP;
Moduł będzie posiadał funkcjonalność umożliwiającą publikację danych
o charakterze informacyjnym np.: instrukcji pobierania i otwierania
dokumentów w tym obrazów oraz zamieszczania linków np. do pobrania
przeglądarki o parametrach umożliwiających wyświetlenie badania
obrazowego;
Pacjent będzie miał możliwość wyświetlenia w oknie przeglądarki, pobrania i
zapisania wybranego dokumentu oraz jego wydrukowania. Prezentowanie
danych powinno się odbywać z wykorzystaniem języka HTML5;
Po pobraniu wybranej dokumentacji przez pacjenta moduł wygeneruje
Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru dla SWPZZPOZ;
Usługa e-wyniki będzie udostępniała pacjentom dokumentację medyczną
zapisaną w systemach HIS/LIS/RIS/PACS od momentu wdrożenia i
uruchomienia produkcyjnego projektu pn. E-zdrowie -II Etap w Samodzielnym
Wojewódzkim Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej
im. dr Barbary Borzym.
Korzyści dla
uczestników
Korzyści dla pacjentów (kluczowych interesariuszy projektu):
✓ Oszczędność czasu;
✓ Nieograniczony dostęp do dokumentacji medycznej (brak ograniczeń
wynikających np. z czasu pracy SWPZZPOZ, ograniczonej liczby
pracowników odpowiedzialnych za wydawanie wyników, niedostępności
lekarzy, który znacząco wpływają na jakość oraz czas obsługi pacjenta);
✓ Zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą danych;
✓ Możliwość zarządzania wynikami badań, poprzez ich udostępnienie
personelowi medycznemu SWPZZPOZ i Partnerów projektu;
✓ Informacja personelu medycznego, w przypadku wyników, które wymagają
powtórzenia/konsultacji/pogłębionej diagnozy
Korzyści dla SWPZZPOZ
✓ Mniejsze obciążenie czasu pracy osób odpowiedzialnych za wydawanie
dokumentacji medycznej;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 46 Z 84
✓ Łatwiejsza i mniej zasobochłonna archiwizacja danych;
✓ Poprawa komfortu pracy personelu medycznego poprzez dostęp online do
wyników badań pacjenta;
✓ Obniżenie kosztów udostępniania i przechowywania dokumentacji
medycznej;
✓ Wzrost jakość obsługi i usprawnienie komunikacji z pacjentem.
Rysunek 2 Model nowego procesu biznesowego - Udostępnianie wyników badań pacjentowi SWPZZPOZ za pomocą usługi e-wyniki
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 47 Z 84
OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) – ZDALNE KONSULTACJE MEDYCZNE ZA POMOCĄ MODUŁU E-
KONSULTACJA
Nazwa procesu Zdalne konsultacje medyczne za pomocą modułu e-konsultacja
Miejsce w
hierarchii
procesów
Rozwiązanie rozszerzające procesy główne, zdefiniowane w ramach SSI jako:
• F.07.02 Leczenie w opiece stacjonarnej w podprocesie F.07.02.05
Proces leczniczy w opiece stacjonarnej, F.07.02.05.02 Postawienie
diagnozy i określenie dalszego trybu leczenia Pacjenta:
• F.07.03 Leczenie w opiece ambulatoryjnej w podprocesie F.07.03.02
Postępowanie lecznicze w poradni, F.07.03.02.01 Badanie podmiotowe,
przedmiotowe Pacjenta, analiza dokumentacji medycznej Pacjenta,
podjęcie decyzji o dalszym trybie leczenia
o funkcjonalność zdalnych konsultacji z placówkami współpracującymi z
SWPZZPOZ.
Cel procesu Celem procesu jest wykonanie zdalnej konsultacji medycznej pomiędzy
pracownikami medycznymi SWPZZPOZ i/lub Partnerami podczas leczenia
pacjenta (stacjonarnie lub ambulatoryjnie) tj. podczas hospitalizacji w
przypadku pacjentów leczonych stacjonarnie oraz w trakcie lub po zakończonej
wizycie pacjenta w przypadku chorych leczonych ambulatoryjnie.
Drugim celem procesu jest zwiększenie dostępności świadczeń zdrowotnych w
środowisku społecznym pacjenta.
W wyniku realizacji procesu informacja o odbyciu i wyniku e-konsultacji zostaje
zapisana w lokalnym systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ.
Wymagany
sposób działania
usługi
Usługa umożliwiająca przeprowadzenie e-konsultacji będzie dostępna dla
uprawnionych pracowników medycznych SWPZZPOZ oraz uprawnionych
pracowników medycznych placówek partnerskich (konsultantów) posiadających
konta w EPP.
Usługa umożliwi prowadzenie zdalnych konsultacji medycznych (chat, rozmowa
audio, rozmowa video) pomiędzy lekarzem prowadzącym a lekarzami innych
specjalizacji (konsultantami) lub pomiędzy członkiem zespołu
Dzięki e-konsultacji lekarz prowadzący (w obecności pacjenta lub samodzielnie)
będzie miał możliwość sprawdzenia dostępności e-konsultacji i realizacji
konsultacji ad hoc lub sprawdzenia dostępnych terminów wraz z ustaleniem
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 48 Z 84
terminu e-konsultacji. Ponadto lekarz zlecający konsultacje poprzez e-usługę
będzie miał możliwość odwołania e-konsultacji lub zmiany pierwotnie
ustalonego terminu na inny.
Moduł umożliwi również realizację świadczeń zdrowotnych w środowisku
społecznym pacjenta. Wówczas personel medyczny obecny w domu pacjenta
będzie mógł odbyć e-konsultację z pracownikiem medycznym SWPZZPOZ i/lub
pracownikiem medycznym Partnera.
Usługa będzie umożliwiała zdalną pracę na wybranych/wskazanych przez
personel Zamawiającego lub partnerów projektu terminach dostępnych w
poszczególnych kalendarzach prowadzonych w systemie HIS Zamawiającego.
Za uprzednią zgodą pacjenta w trakcie e-konsultacji możliwe będzie
udostępnienie dokumentacji medycznej pacjenta, którego dotyczy konsultacja.
Wyniki e-konsultacji zostaną zapisane w EPP (konsultant - Partner) oraz
systemie dziedzinowym HIS SWPZZPOZ.
Uczestnicy
procesu
Lekarz prowadzący/Pracownik medyczny zlecający konsultację, pacjent, lekarz
udzielający e-konsultacji (konsultant), psycholog, terapeuta, pielęgniarka,
pedagog system HIS SWPZZPOZ, portal e-usług.
Grupa docelowa Pacjenci
Dane wejściowe Historia choroby oraz dokumentacja pacjenta zapisana w systemie
dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ, Dokumentacja załączona przez pacjenta na
EPP, dokumentacja zewnętrzna dostarczona przez pacjenta.
Opis procesu 1. Lekarz prowadzący otwiera moduł e-konsultacje. W razie konieczności
dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług SWPZZPOZ.
2. Lekarz prowadzący wskazuje usługę medyczną (rodzaj konsultacji).
3. System dziedzinowy (HIS) SWPZZPOZ, poprzez interfejs wymiany
danych z portalem e-usług przygotowuje grafik (listę konsultantów oraz
status dostępności konsultanta w systemie dla danej usługi medycznej
i udostępnia go lekarzowi.
Możliwe są dwie sytuacje:
4. A Lekarz ma możliwość realizacji konsultacji na wybraną usługę
medyczną ad hoc z lekarzem konsultantem o statusie Aktywny,
wówczas:
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 49 Z 84
5. Lekarz wskazuje pacjenta, którego dotyczy e-konsultacja, jeśli to
konieczne udostępnia wyniki badań a następnie nawiązuje połączenie
z wybranym lekarzem specjalistą i rozpoczyna e-konsultację.
6. Konsultant za pomocą modułu e-konsultacja portalu e-usług uzupełnia
dane dotyczące konsultacji.
7. Portal e-usług, poprzez interfejs wymiany danych z systemem
dziedzinowym (HIS) zapisuje dane w historii leczenia pacjenta w
systemie dziedzinowym (HIS).
lub
5. B Lekarz nie ma możliwości nawiązania kontaktu ad hoc, wówczas
wskazuje termin (dzień i godzina) realizacji e-konsultacji z listy
dostępnych terminów.
6. Moduł poprzez interfejs wymiany danych z systemem dziedzinowym
(HIS) SWPZZPOZ weryfikuje, czy lekarz prowadzący w wybranym
terminie (na ten sam dzień i na tę samą godzinę) posiada już inne
rezerwacje na e-konsultację lub inne planowane wizyty. Jeżeli w
module zapisane są inne e-konsultacje lub wizyty, moduł informuje o
tym lekarza, po czym wraca do prezentacji grafiku terminów bądź
kończy proces rezerwacji terminu wizyty (rezygnacja).
7. Jeżeli nie wystąpiła kolizja, to moduł udostępnia użytkownikowi
(lekarzowi) formularz rejestracji w celu dokończenia rejestracji na e-
konsultację.
8. Lekarz wpisuje dane niezbędne do rezerwacji terminu e-konsultacji.
9. Lokalny system dziedzinowy SWPZZPOZ (HIS) rezerwuje wskazany
termin e-konsultacji dla obu lekarzy (prowadzącego i udzielającego
konsultacji) i potwierdza rejestrację.
Opis procesu wizyty psychiatrii środowiskowej
1. Uprawniany pracownik medyczny (pracownik zespołu psychiatrii
środowiskowej) otwiera stronę portalu e-usług SWPZZPOZ i dokonuje
autentykacji (logowania się) w portalu e-usług SWPZZPOZ.
2. Portal automatycznie wyświetla moduł E-konsultacje, na którym
prezentowana jest lista pacjentów zapisanych na wizytę psychiatrii
środowiskowej.
3. Pracownik medyczny wybiera pacjenta i nawiązuje połączenie (chat
video, rozmowa audio, rozmowa video) z przedstawicielem personelu
medycznego.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 50 Z 84
4. Przedstawiciele personelu medycznego (konsultant, pracownik zespołu
psychiatrii środowiskowej) uzupełnia dokumentację medyczną
pacjenta.
5. Portal e-usług, poprzez interfejs wymiany danych z systemem
dziedzinowym (HIS) zapisuje dane w historii leczenia pacjenta w
systemie dziedzinowym (HIS). Zalecenia z wizyty są widoczne na EPP.
Dane wyjściowe Odbycie e-konsultacji lub rezerwacja terminu wizyty na wybraną usługę
medyczną w trybie e-konsultacji, zapisana w lokalnym systemie dziedzinowym
(HIS) i EPP (konsultant);
Dokumentacja medyczna z e-konsultacji zapisana w systemie dziedzinowym
(HIS) SWPZZPOZ oraz module e-konsultacje (konsultant);
Właściciel procesu Pacjent, Lekarz zlecający konsultacje
Czas realizacji Czas konieczny na wprowadzenie danych do systemu, odpowiedź systemu wg
ustalonych reguł warunkowanych danymi źródłowymi;
Czas konieczny na realizację zdalnej konsultacji; czas konieczny na uzupełnienie
dokumentacji medycznej pacjenta, którego dotyczy konsultacja.
Niezbędna
działania
• Opracowanie instrukcji realizacji wizyt w ramach modułu e-konsultacje;
• Opracowanie zakresu usług medycznych, które będą realizowane w
trybie e-konsultacji;
• Określenie dostępności zasobów (grafików) dla usługi;
• Podpisanie umowy z NFZ na świadczenie usług medycznych w sposób
zdalny;
Kompleksowa obsługa procesu e-konsultacje wymaga:
• Integracji rejestru lekarzy konsultujących zdalnie pacjenta z
rejestrem lekarzy w aktualnie posiadanym systemie SSI,
rozumiana jako możliwość rejestracji lekarzy na podstawie
danych w aktualnie posiadanym systemie SSI oraz powiązanie
odpowiednich pozycji w tych rejestrach.
• Integracji rejestru konsultantów w jednostkach
współpracujących z rejestrem lekarzy zlecających w aktualnie
posiadanym systemie SSI, rozumiana jako Integracji w
zakresie możliwość rejestracji konsultantów na podstawie
danych w aktualnie posiadanym systemie SSI oraz powiązanie
odpowiednich pozycji w tych rejestrach;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 51 Z 84
• Integracji z aktualnie posiadanym systemem SSI, procesu
planowania terminów wizyt w SWPZZPOZ jako skutku
zdalnych konsultacji. Zaplanowane wizyty powinny być
zarejestrowane w aktualnie posiadanym systemie SSI.
Wymagane
funkcjonalności
Moduł umożliwi rozpoczęcie wideokonferencji on-line ad-hoc z aktualnie
dostępnym lekarzem konsultantem lub rezerwację terminu e-konsultacji w
wybranym terminie;
Moduł umożliwi przegląd grafików zaplanowanych zdalnych konsultacji on-line;
Moduł umożliwi wskazanie konsultowanego pacjenta oraz udostępnienie
dokumentacji medycznej konsultantowi,
Moduł umożliwi konsultantowi funkcjonalność wystawienia recept i skierowań
na badania lekarskie;
Moduł umożliwi zaplanowanie/odwołanie terminu zdalnej konsultacji on-line
przez lekarza prowadzącego, e-konsultacja zostanie zapisana w systemie HIS
SWPZZPOZ (lekarz prowadzący) oraz na koncie konsultanta w EPP;
Moduł będzie prezentował listę aktualnych konsultacji on-line oraz liczbę
użytkowników oczekujących na konsultacje;
W ramach modułu e-konsultacja dostępne będą następujące formy
komunikacji: chat video, chat tekstowy, chat głosowy
Komunikacja w module będzie wpierana przez system powiadomień;
Konsultant będzie miał możliwość wglądu do dokumentacji medycznej pacjenta,
którego dotyczy konsultacja;
Zapis czatu jest częścią dokumentacji medycznej;
Korzyści dla
uczestników
SWPZZPOZ
✓ Rozszerzenie oferty o innowacyjną usługę telemedyczną;
✓ Wzrost kompleksowości świadczonych usług;
✓ Poprawa wydajności pracy personelu medycznego;
✓ Możliwość obsłużenia większej liczby pacjentów w tym samym czasie;
✓ Poszerzenia wiedzy medycznej przy okazji e-konsultacji z lekarzami
różnych specjalizacji;
✓ Wzrost rentowności placówki na skutek wdrożenia optymalnych
kosztowo rozwiązań telemedycznych i korzystnego finansowo
outsourcingu części usług;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 52 Z 84
✓ Poprawa wizerunku na lokalnym rynku medycznym;
✓ Oszczędność czasu i pieniędzy niezbędnych do pokrycia kosztów
ewentualnego transportu pacjenta;
Pacjenci
✓ Skrócenie czasu diagnozy poprzez skrócenie oczekiwania na
konsultację, a tym samym skrócenie czasu do podjęcia skutecznego
leczenia
✓ Dostęp do lekarza specjalisty podczas wizyty lekarza prowadzącego bez
konieczności umawiania się na konsultacje i przemieszczania się;
✓ Oszczędność czasu, zwiększenie komfortu leczenia;
✓ Wzrost poczucia bezpieczeństwa zapewniony przez zdalny kontakt ze
specjalistą w obecności znanego pacjentowi lekarza prowadzącego
leczenie, który rozumie kontekst medyczny i dobrze orientuje się w
historii choroby.
Rysunek 3 Model nowego procesu biznesowego - Zdalne konsultacje medyczne za pomocą modułu e-konsultacja
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 53 Z 84
OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) – ZŁOŻENIE DYSPOZYCJI WYPŁATY ŚRODKÓW ZA POMOCĄ
MODUŁU E-DEPOZYTY
Nazwa procesu Złożenie dyspozycji wypłaty środków za pomocą modułu e-depozyty
Miejsce w
hierarchii
procesów
Nowe rozwiązanie – proces pomocniczy w procesie głównym Leczenie w opiece
stacjonarnej (F.07.02) umożliwiający sprawdzenie stanu środków finansowych
złożonych do depozytu lub złożenie dyspozycji wypłaty środków za pomocą
modułu e-depozyty.
Cel procesu Celem procesu jest sprawdzenie stanu środków finansowych złożonych do
depozytu i/lub złożenie dyspozycji wypłaty środków za pomocą modułu e-
depozyty.
W wyniku realizacji procesu informacja o złożeniu dyspozycji wypłaty środków
zostaje zapisana w module e-depozyty.
Wymagany
sposób działania
usługi
Usługa elektroniczna będzie dostępna dla uprawnionych pacjentów
posiadających konto w EPP i uprawnionych pracowników administracyjnych.
Zakres funkcjonalności wynikać będzie z konfiguracji usługi (pacjent, osoba
upoważniona przez pacjenta, pracownik Działu Ekonomiczno-Finansowego).
Usługa e-depozyty dla personelu administracyjnego będzie dostępna z poziomu
programu finansowo-księgowego.
Dzięki modułowi e-depozyty pacjenci (samodzielnie, przy pomocy osoby
upoważnionej) będą mieli możliwość sprawdzenia dostępności stanu środków
finansowych złożonych do depozytu lub złożenie dyspozycji wypłaty środków za
pomocą modułu e-depozyty.
W ramach modułu uruchomiana zostanie część administracyjna, pozwalająca
na obsługę procesu wypłaty depozytów po stronie działu Ekonomiczno-
Finansowego oraz funkcjonalność umożliwiająca generowanie zbiorczych
dyspozycji wypłaty.
Pacjent posiadający konto na portalu EPP i dostęp do usługi e-depozyty, po
zalogowaniu się do portalu e-usług i wyborze odpowiedniej usługi, będzie
widział stan środków finansowych w depozycie oraz formularz umożliwiający
złożenie dyspozycji wypłaty środków.
W przypadku chęci złożenia dyspozycji wypłaty pacjent wpisuje żądaną kwotę
i dokonuje akceptacji dyspozycji.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 54 Z 84
Uczestnicy
procesu
Pacjent lub osoba upoważniona, system/moduł finansowo-księgowy, portal e-
usług, pracownik Działu Ekonomiczno-Finansowego
Grupa docelowa Pacjenci posiadający aktywne konto w EPP (odpowiednie uprawnienia),
Pracownicy Działu Ekonomiczno-Finansowego
Dane wejściowe Stan środków w depozycie SWPZZPOZ, reguły wypłacania depozytu zapisane w
module e-depozyty
Opis procesu 1. Pacjent otwiera stronę portalu e-usług (EPP);
2. Pacjent dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług
SWPZZPOZ. W przypadku, gdy pacjent nie jest jeszcze użytkownikiem
portalu dokonuje procesu rejestracji nowego konta użytkownika;
3. Pacjent wybiera usługę e-depozyty;
4. Moduł wyświetla aktualną wartość środków finansowych złożonych do
depozytu szpitalnego wraz z formularzem wypłaty środków ;
5. Pacjent wpisuje kwotę jaką chce pobrać z depozytu, datę odbioru
środków, a następnie wysyła zlecenie;
6. Moduł weryfikuje, czy żądana kwota depozytu jest możliwa do wypłaty.
Jeżeli kwota żądania jest wyższa od kwoty środków finansowych
zgromadzonych w depozycie szpitalnym lub wyższa od środków
możliwych do wypłaty ze względu na regulamin to portal e-usług
informuje o tym pacjenta, po czym wraca do formularza
umożliwiającego wpisanie kwoty depozytu do wypłaty;
7. Jeżeli żądania kwota jest niższa od kwoty środków finansowych
zgromadzonych w depozycie szpitalnym i niższa lub równa wartości
środków możliwych do wypłaty z innych względów moduł wyświetla
komunikat o możliwości wypłaty depozytu we wskazanym terminie;
8. W zależności od konfiguracji portal e-usług wysyła do użytkownika
powiadomienia potwierdzające złożenie dyspozycji wypłaty w postaci
wiadomości SMS i/lub e-mail.
9. Po zakończonym procesie obsługi wniosku po stronie pracowników
administracyjnych Pacjent dostaje powiadomienie SMS i/lub e-mail z
informacją o możliwości odebrania depozytu z kasy.
Dane wyjściowe Dyspozycja wypłaty środków z depozytu szpitala przesłana do pracownika
Ekonomiczno-Finansowego Działu lub komunikat dotyczący odmowy wypłaty
depozytu,
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 55 Z 84
Właściciel procesu Pacjent
Czas realizacji Czas konieczny na wprowadzenie danych do systemu, odpowiedź systemu wg
ustalonych reguł warunkowanych danymi źródłowymi;
W przypadku konieczności zarejestrowania nowego konta użytkownika dla
pacjenta, który wcześniej nie korzystał z portalu e-usług SWPZZPOZ czas
konieczny na dokonanie rejestracji i aktywacji konta, ewentualnie
synchronizację z istniejącym kontem użytkownika systemu ePUAP.
Niezbędna
działania
Opracowanie zakresu raportów w ramach modułu;
Kompleksowa obsługa procesu e-depozyty wymaga:
• integracji z oprogramowaniem dziedzinowym dla części
kasowej systemu finansowo księgowej w zakresie
księgowania wpłat i wypłat kasowych oraz operacji wpłat na
wydzielonych kontach bankowych.
Wymagane
funkcjonalności
Moduł e-depozyty zostanie wyposażony w następujące funkcjonalności:
• Możliwość generowania grupowych dyspozycji wypłaty depozytu przez
personel medyczny (część administracyjna);
• Możliwość obsługi procesu wypłaty depozytów przez upoważniony
personel administracyjny SWPZZPOZ (część administracyjna);
• Możliwość generowania raportów i filtrowania danych (oddział, status
wypisu, data, opiekun (część administracyjna);
• Możliwość definiowania reguł dotyczących wypłaty środków z depozytu
(wielkości, częstotliwości) (część administracyjna);
• Automatyczną walidację reguł wypłaty środków z depozytu podczas
składania dyspozycji wypłaty środków;
• Usługa musi posiadać funkcjonalność określenia na poziomie
konfiguracji e-usługi dla jakich użytkowników usługa będzie dostępna;
• Usługa waliduje wysokość kwoty depozytu wpisaną przez pacjenta i nie
pozwala na wprowadzenie kwoty wyższej niż stan środków w depozycie
Korzyści dla
uczestników
Korzyści dla pacjentów (kluczowych interesariuszy projektu):
✓ Oszczędność czasu;
✓ Uproszczenie realizacji usług;
✓ Wgląd w aktualny stan środków w depozycie;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 56 Z 84
Korzyści dla SWPZZPOZ:
✓ Mniejsze zaangażowanie czasu pracy osób Działu Ekonomiczno-
Finansowego w proces obsługi depozytów;
✓ Oszczędność czasu;
✓ Uproszczenie realizacji usług;
✓ Brak konieczności przepisywania i uzupełniania danych w kilku
programach;
Rysunek 4 Model nowego procesu biznesowego - Złożenie dyspozycji wypłaty środków za pomocą modułu e-depozyty
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 57 Z 84
OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) – E-ADMINISTRACJA
Nazwa procesu W ramach modułu e-administracja dostępne będą następujące procesy:
• Składanie podań, wniosków i innych pism za pośrednictwem
Elektronicznej Skrzynki Podawczej;
• Złożenie wniosku o wydanie przepustki;
• Złożenie wniosku o udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta;
Od strony administracyjnej procesy będą realizowane za pomocą wdrożonego
oprogramowanie EOD.
Miejsce w
hierarchii
procesów
Proces należący do obsługi administracyjnej SWPZZPOZ, zlokalizowany w
zakresie procedur kancelaryjnych.
Cel procesu Celem procesu jest umożliwienie pacjentom SWPZZPOZ, potencjalnym
pacjentom a także innym osobom fizycznym i prawnym (w tym partnerom
biznesowym) kontaktu ze SWPZZPOZ drogą elektroniczną.
Wymagany
sposób działania
usługi -
użytkownik
W ramach modułu obsługiwane będą 3 typy dokumentacji realizujące
następujące procesy:
• Elektroniczna Skrzynka Podawcza SWPZZPOZ – Usługa umożliwiająca
interesariuszom składanie podań, wniosków i innych pism za
pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej – funkcjonalność
dostępna bez konieczności logowania, korzystanie z Elektronicznej
Skrzynki Podawczej udostępnionej na serwerze e-usług SWPZZPOZ.
Korzystanie z usługi będzie wymagało posiadania kwalifikowanego
certyfikatu (podpisu elektronicznego) lub profilu zaufanego ePUAP;
• e-przepustka – Usługa umożliwiająca pacjentowi samodzielnie, osobie
upoważnionej (np. opiekunowi pacjenta) lub upoważnionemu
personelowi medycznemu złożenie podania o wydanie przepustki.
Pacjent lub osoba upoważniona będzie mogła wnioskować o wydanie
przepustki dla siebie/osoby nad którą sprawuje opiekę. Uprawniony
personel medyczny będzie mógł wnioskować o wydanie przepustki
zbiorczo, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami. W wyniku realizacji
procesu pacjentowi/opiekunowi/ upoważnionemu personelowi
medycznemu przekazywana jest informacja o udzieleniu/odmowie
udzielania przepustki.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 58 Z 84
Funkcjonalność dostępna dla zalogowanych użytkowników,
posiadających aktywne konto na EPP, którzy są leczeni stacjonarnie w
SWPZZPOZ im. dr Barbary Borzym i/lub osób upoważnionych oraz dla
uprawnionego personelu medycznego SWPZZPOZ.
• e-dokumentacja – Usługa umożliwiająca pacjentowi samodzielnie i/lub
osobie upoważnionej (np. opiekunowi pacjenta) złożenie wniosku o
udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta.
Funkcjonalność dostępna dla zalogowanych użytkowników,
posiadających aktywne konto na EPP.
W wyniku realizacji procesu e-dokumentacja pacjentowi/osobie
upoważnionej przekazywana będzie indywidualna dokumentacja
medyczna (karta informacyjna wraz z ew. dokumentami związanymi,
historia choroby, duplikaty w/w dokumentów) w postaci elektronicznej
lub informacja o możliwości odbioru dokumentacji w placówce
Zamawiającego.
Dokumentacja medyczna udostępniana za pomocą modułu e-
administracja będzie podpisana za pomocą kwalifikowanego podpisu
elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym
ePUAP. Dokumentacja będzie pochodziła z systemu Elektronicznej
Dokumentacji Medycznej SWPZZPOZ.
Usługa e-dokumentacja będzie umożliwiała integrację z systemem CSIOZ
P1 oraz P2 i platformą regionalną projektu mazowieckie e-zdrowie.
Uczestnicy
procesu
Pacjent, lokalne systemy dziedzinowe SWPZZPOZ (HIS, LIS, RIS) z systemem
Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, portal e-usług, podpis elektroniczny
osoby składającej dokument (e-formularze).
Grupa docelowa Pacjenci, potencjalni pacjenci, inne osoby fizyczne i prawne
Dane wejściowe • wniosek o udostępnienie informacji publicznej i/lub inne podania i
wnioski zdefiniowane przez Zamawiającego na etapie opracowania
dokumentacji technicznej, podpis elektroniczny osoby składającej
dokument (e-formularze);
• wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej (e-dokumentacja);
• wniosek o wydanie przepustki
Opis procesu E-dokumentacja
Składanie wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 59 Z 84
1. Wnioskodawca otwiera stronę portalu e-usług SWPZZPOZ;
2. Wnioskodawca dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług
SWPZZPOZ. W przypadku, gdy pacjent nie jest jeszcze użytkownikiem
portalu dokonuje procesu rejestracji nowego konta użytkownika;
3. Wnioskodawca wybiera usługę e-administracja oraz wskazuje wniosek
o udostępnienie dokumentacji medycznej;
4. Moduł wyświetla wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej.
5. Wnioskodawca wypełnia wniosek o udostępnienie dokumentacji
medycznej oraz wskazuję formę odbioru dokumentacji.
6. System automatycznie waliduje dane we wniosku. W przypadku
negatywnej weryfikacji wniosku, system automatycznie prosi o
uzupełnienie lub poprawę wniosku.
7. [Opcjonalnie] Wnioskodawca poprawia i wysyła wniosek.
8. System automatycznie rejestruje wniosek w EOD i dokonuje wyboru
ścieżki obsługi sprawy w zależności od rodzaju złożonego wniosku. Jeśli
to konieczne, system umożliwia dokonanie płatności internetowej za
wydanie dokumentacji.
9. W zależności od konfiguracji portal e-usług wysyła do użytkownika
powiadomienia potwierdzające fakt złożenia wniosku w postaci
wiadomości SMS i/lub e-mail.
Odbiór dokumentacji
W zależności od formy odbioru dokumentacji wskazanej we wniosku o
udostępnienie dokumentacji medycznej użytkownik może odebrać dokumenty:
10. W formie elektronicznej za pomocą modułu e-administracja
11. W formie papierowej w placówce SWPZZPOZ.
12. W zależności od konfiguracji portal e-usług wysyła do użytkownika
powiadomienia o dostępności dokumentów gotowych do odbioru w
postaci wiadomości SMS i/lub e-mail. W przypadku odbioru
dokumentów w formie papierowej Wnioskodawca/osoba upoważniona
udaje się do placówki SWPZZPOZ. W przypadku odbioru dokumentów
w postaci elektronicznej proces wygląda następująco:
13. Wnioskodawca otwiera stronę portalu e-usług SWPZZPOZ;
14. Wnioskodawca dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług
SWPZZPOZ.
15. Wnioskodawca wybiera usługę e-administracja oraz wskazuje usługę e-
dokumentacja.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 60 Z 84
16. System wyświetla listę dostępnych dokumentów.
17. Pacjent wybiera dokument, który chce pobrać.
18. Portal e-usług umożliwia użytkownikowi pobranie wybranego
dokumentu.
Składanie podań, wniosków i innych pism za pośrednictwem
Elektronicznej Skrzynki Podawczej SWPZZPOZ
19. Użytkownik otwiera stronę portalu e-usług SWPZZPOZ i wybiera usługę
e-administracja oraz wskazuje usługę Elektronicznej Skrzynki
Podawczej SWPZZPOZ. Wnioskodawca ma dwa sposoby przekazania
go SWPZZPOZ:
20. Użytkownik wypełnienia i podpisuje kwalifikowanym podpisem
elektronicznym/ profilem zaufanym ePUAP formularz udostępniony
przez interfejs webowy serwera e-usług.
21. Plik (podpisany dokument elektroniczny) zostaje załadowany na serwer
(upload) za pomocą odpowiedniego okna dialogowego, dostępnego na
serwerze e-usług.
22. System automatycznie rejestruje wniosek w EOD i dokonuje wyboru
ścieżki obsługi sprawy w zależności od rodzaju złożonego wniosku.
23. System automatycznie generuje automatyczne poświadczenie odbioru
dokumentu. Wygenerowane poświadczenie jest przesyłane do osoby
składającej dokument oraz udostępnione przez Elektroniczną Skrzynkę
Podawczą z instrukcją, w jaki sposób można je zweryfikować.
24. Dokument zostaje zarchiwizowany w bezpiecznym archiwum
dokumentów.
25. W zależności od konfiguracji portal e-usług wysyła do użytkownika
powiadomienia potwierdzające fakt złożenia wniosku w postaci
wiadomości SMS i/lub e-mail.
Proces uzyskania przepustki
26. Pacjent otwiera stronę portalu e-usług SWPZZPOZ;
27. Pacjent dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług. W
przypadku, gdy pacjent nie jest jeszcze użytkownikiem portalu
dokonuje procesu rejestracji nowego konta użytkownika;
28. Pacjent wybiera usługę e-administracja oraz wskazuje usługę e-
przepustka.
29. Moduł wyświetla wniosek o uzyskanie przepustki.
30. Pacjent wypełnia wniosek.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 61 Z 84
31. System automatycznie waliduje dane we wniosku. W przypadku
negatywnej weryfikacji wniosku, system automatycznie prosi o
uzupełnienie lub poprawę wniosku.
32. [Opcjonalnie] Pacjent poprawia i wysyła wniosek.
33. System automatycznie rejestruje wniosek i dokonuje wyboru ścieżki
obsługi przepustki w zależności od oddziału, na którym przebywa
pacjent.
34. W zależności od konfiguracji portal e-usług wysyła do użytkownika
powiadomienia potwierdzające fakt złożenia wniosku w postaci
wiadomości SMS i/lub e-mail.
35. Po zakończonym procesie obsługi wniosku po stronie pracowników
medycznych SWPZZPOZ Pacjent lub osoba upoważniona dostaje
powiadomienie SMS i/lub e-mail z informacją o
pozytywnym/negatywnym rozpatrzeniu wniosku o przepustkę.
Informacja o decyzji udzielenia/nieudzielenia przepustki zostaje
zapisana w module e-administracja EPP.
Dane wyjściowe Zarejestrowany oryginał dokumentu elektronicznego, potwierdzenie złożenia
dokumentu,
Właściciel procesu Wnioskodawca/Pacjent lub osoba upoważniona
Czas realizacji Czas konieczny na wprowadzenie danych do systemu, odpowiedź systemu wg
ustalonych reguł warunkowanych danymi źródłowymi.
W przypadku konieczności zarejestrowania nowego konta użytkownika dla
pacjenta, który wcześniej nie korzystał z portalu e-usług SWPZZPOZ czas
konieczny na dokonanie rejestracji i aktywacji konta, ewentualnie
synchronizację z istniejącym kontem użytkownika systemu ePUAP.
Niezbędna
działania
Zdefiniowanie zakresu spraw i formularzy dostępnych za pomocą modułu e-
administracja i opracowanie ścieżek obsługi w zależności od rodzaju wniosku;
Opracowanie instrukcji realizacji usług administracyjnych za pomocą modułu e-
administracja;
Wymagane
funkcjonalności
1. Moduł będzie umożliwiał obsługę różnych typów wniosków (m.in. wniosek
o wydanie dokumentacji medycznej, wniosek o wydanie przepustki)
2. Usługa musi umożliwiać pobieranie wskazanego dokumentu w postaci
podpisanego elektronicznego dokumentu zapisanego w pliku PDF;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 62 Z 84
3. Użytkownik będzie miał możliwość wyświetlenia w oknie przeglądarki,
pobrania i zapisania wybranego dokumentu oraz jego wydrukowania;
4. Po pobraniu wybranej dokumentacji (e-dokumentacja, e-formularze) przez
pacjenta moduł wygeneruje Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru dla
SWPZZPOZ;
Rysunek 5 Model nowego procesu biznesowego - Składanie podań, wniosków i innych pism za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej
Rysunek 6 Model nowego procesu biznesowego - Złożenie podania o wydanie przepustki za pomocą usługi E-administracja
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 63 Z 84
Rysunek 7 Model nowego procesu biznesowego - Złożenie wniosku o udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 64 Z 84
OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) - ZDALNE KONSULTACJE MEDYCZNE ZA POMOCĄ MODUŁU
TELEMEDYCYANA
Nazwa procesu Zdalne konsultacje medyczne za pomocą modułu telemedycyna
Miejsce w
hierarchii
procesów
Rozwiązanie rozszerzające procesy główne, zdefiniowanej w ramach SSI jako:
• F.07.02 Leczenie w opiece stacjonarnej w podprocesie F.07.02.05
Proces leczniczy w opiece stacjonarnej, F.07.02.05.02 Postawienie diagnozy i
określenie dalszego trybu leczenia Pacjenta:
• F.07.03 Leczenie w opiece ambulatoryjnej w podprocesie F.07.03.02
Postępowanie lecznicze w poradni, F.07.03.02.01 Badanie podmiotowe,
przedmiotowe Pacjenta, analiza dokumentacji medycznej Pacjenta, podjęcie
decyzji o dalszym trybie leczenia.
Cel procesu Celem modułu telekonsultacje będzie możliwość uzyskania profesjonalnej
konsultacji medycznej przez pacjenta w jego środowisku domowym, w postaci
indywidualnej rozmowy online z zakresu psychologii i psychiatrii w formie e-
terapii.
Wymagany
sposób działania
usługi -
użytkownik
Usługa umożliwiająca pacjentowi samodzielnie lub osobie upoważnionej
odbycie zdalnej konsultacji medycznej online (chat, rozmowa audio, rozmowa
video) z personelem medycznym SWPZZPOZ i/lub partnerów. Usługi
świadczone drogą elektroniczną w przypadku, gdy nie ma potrzeby na kolejną
wizytę stacjonarną (np. interpretacja wyników, planowanie dalszego leczenia,
instruktaż, konsultacja efektów ubocznych leków ect.) lub gdy pacjent nie ma
możliwości realizacji wizyty w placówce.
Moduł telemedycyna umożliwi świadczenie kompleksowych usług medycznych
z zakresu psychologii i psychiatrii w formie e-terapii inicjowanych na żądanie
pacjenta lub zgodnie z terminarzem wizyt zaplanowanych za pomocą modułu
e-rejestracja.
Dostępność usług telemedycyny odbywać się będzie na podstawie ustalonych
przez personel Zamawiającego terminach, dostępnych w poszczególnych
kalendarzach prowadzonych w systemie HIS Zamawiającego.
Uczestnicy
procesu
Lekarz psychiatra, psycholog, terapeuta, pielęgniarka, pedagog, pacjent
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 65 Z 84
Grupa docelowa Pacjenci Centrum Opieki Ambulatoryjnej
Dane wejściowe Historia choroby oraz dokumentacja zewnętrzna pacjenta zapisana w systemie
HIS SWPZZPOZ, Dokumentacja załączona przez pacjenta na EPP;
Dokumentacja udostępniona przez pacjenta podczas konsultacji.
Opis procesu Opis procesu telemedycyny w zakresie e-terapii
1. Pacjent lub osoba upoważniona otwiera stronę portalu e-usług (EPP);
2. Pacjent lub osoba upoważniona dokonuje autentykacji (logowania się)
w portalu e-usług SWPZZPOZ. W przypadku, gdy pacjent nie jest
jeszcze użytkownikiem portalu dokonuje procesu rejestracji nowego
konta użytkownika;
3. Pacjent wybiera usługę Telemedycyna.
4. System prezentuje listę aktualnie dostępnych lekarzy on-line wraz ze
statusem dostępności lekarzy w systemie, liczbie oczekujących
użytkowników oraz listę konsultacji dostępnych w najbliższych dniach.
Możliwe są dwie sytuacje:
5. A Pacjent ma możliwość nawiązania kontaktu z personelem medycznym
dla wybranej usługi medycznej ad hoc, w której trafia do kolejki
oczekujących wówczas
6. Pacjent nawiązuje połączenie (chat, rozmowa audio, rozmowa video) z
przedstawicielem personelu medycznego i rozpoczyna konsultację.
7. Przedstawiciel personelu medycznego uzupełnia dokumentację
medyczną pacjenta.
8. Portal e-usług, poprzez interfejs wymiany danych z systemem
dziedzinowym (HIS) zapisuje dane w historii leczenia pacjenta w
systemie dziedzinowym (HIS). Zalecenia z wizyty są widoczne na EPP.
lub
9. B Pacjent nie ma możliwość nawiązania kontaktu ad hoc np. brak
terminu telemedycyny. Pacjent ma możliwość rezerwacji wizyty w
trybie telemedycyny w innym terminie wówczas wybiera usługę
Konsultacje online w najbliższych dniach.
10. System automatycznie przenosi użytkownika do modułu e-rezerwacja
11. System dziedzinowy (HIS) SWPZZPOZ, poprzez interfejs wymiany
danych z portalem e-usług przygotowuje grafik dla danej usługi
medycznej i udostępnia go pacjentowi.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 66 Z 84
12. Pacjent wskazuje na grafiku wolny termin (dzień i godzina),
ewentualnie rezygnuje z wizyty (oraz kończy sesję na portalu e-usług)
w przypadku braku odpowiedniego dla niej terminu.
13. Portal e-usług, poprzez interfejs wymiany danych z systemem
dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ weryfikuje, czy pacjent w wybranym
terminie (na ten sam dzień i na tę samą godzinę) posiada już inne
rezerwacje. Jeżeli istnieją takie rezerwacje, to portal e-usług informuje
o tym pacjenta, po czym wraca do prezentacji grafiku terminów bądź
kończy proces rezerwacji terminu wizyty (rezygnacja).
14. Jeżeli nie wystąpiła kolizja, to portal e-usług udostępnia użytkownikowi
(pacjentowi) formularz rejestracji w celu dokończenia rejestracji na
wizytę.
15. Lokalny system dziedzinowy SWPZZPOZ (HIS) rezerwuje wskazany
termin wizyty dla pacjenta i potwierdza rejestrację.
16. W zależności od konfiguracji portal e-usług wysyła do użytkownika
powiadomienia potwierdzające rezerwację terminu wizyty w postaci
wiadomości SMS i/lub e-mail.
Dane wyjściowe • Fakt odbycia wizyty w trybie telemedycyny lub rezerwacja terminu
wizyty w trybie telemedycyny na wybraną usługę medyczną, zapisana
w lokalnym systemie dziedzinowym (HIS);
• Dokumentacja medyczna z wizyty w trybie telemedycyny zapisana w
systemie dziedzinowy (HIS) SWPZZPOZ oraz na EPP;
Właściciel procesu Pacjent
Czas realizacji Czas konieczny na wprowadzenie danych do systemu, odpowiedź systemu wg
ustalonych reguł warunkowanych danymi źródłowymi;
Czas konieczny na realizację zdalnej konsultacji; czas konieczny na uzupełnienie
dokumentacji medycznej pacjenta, którego dotyczy konsultacja.
Niezbędna
działania
✓ Opracowanie regulaminu i instrukcji realizacji wizyt w ramach modułu
Telemedycyna;
✓ Opracowanie zakresu usług medycznych i form e-terapii, które będą
realizowane w trybie telemedycyny;
✓ Opracowanie grafików na usługi telemedycyny;
✓ Podpisanie umowy z NFZ na świadczenie usług medycznych w sposób
zdalny
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 67 Z 84
Kompleksowa obsługa procesu e-konsultacje wymaga:
• Integracji rejestru lekarzy konsultujących zdalnie pacjenta z
rejestrem lekarzy w aktualnie posiadanym systemie SSI,
rozumiana jako możliwość rejestracji lekarzy na podstawie
danych w aktualnie posiadanym systemie SSI oraz powiązanie
odpowiednich pozycji w tych rejestrach.
• Integracji rejestru konsultantów w jednostkach
współpracujących z rejestrem lekarzy zlecających w aktualnie
posiadanym systemie SSI, rozumiana jako Integracji w
zakresie możliwość rejestracji konsultantów na podstawie
danych w aktualnie posiadanym systemie SSI oraz powiązanie
odpowiednich pozycji w tych rejestrach;
• Integracji z aktualnie posiadanym systemem SSI, procesu
planowania terminów wizyt w SWPZZPOZ jako skutku
zdalnych konsultacji. Zaplanowane wizyty powinny być
zarejestrowane w aktualnie posiadanym systemie SSI.
Wymagane
funkcjonalności
Moduł telemedycyna umożliwi określenie poziomu dostępności lekarza dla
wskazanych pacjentów tj.:
o niedostępny – pacjentowi nie są udostępniane informacje o
konsultującym on-line lekarzu,
o widoczny – pacjentowi prezentowane są dane lekarza
konsultującego, jednak nie jest prezentowana dostępność lekarza
w systemie telekonsultacji, pacjent nie może zainicjować
wideokonferencji on-line,
o dostępny – dostępność lekarza w systemie wideokonferencji jest
widoczna dla pacjenta, pacjent może zainicjować wideokonferencję
on-line.
Moduł będzie prezentował listę pacjentów wskazanych do wizyty w trybie
telemedycyny przez danego (zalogowanego do systemu) lekarza;
Moduł umożliwi pacjentowi rezerwację/odwołanie/zmianę terminu wizyty za
pomocą modułu e-rejestracja. Rejestracja wizyty zostanie zapisana na koncie
pacjenta w EPP;
Moduł umożliwi zaplanowanie przez zalogowanego lekarza terminu wizyty w
trybie telemedycyny wskazanego pacjenta;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 68 Z 84
Moduł umożliwi rozpoczęcie wizyty online z pacjentem w kontekście planowanej
zdalnej konsultacji, o ile pacjent jest zalogowany do systemu;
Moduł umożliwi rozpoczęcie wizyty online z dowolnym pacjentem ze zbioru
konsultowanych zdalnie, aktualnie dostępnym w systemie;
W momencie rozpoczęcia pracy w trybie telemedycyny przez pracownika
medycznego system automatycznie wyszuka planowane zdalne konsultacje z
bliskim planowanym terminem realizacji (za terminy bliskie uznaje się
mieszczące się w określonym w konfiguracji systemu przedziale czasu
względem daty bieżącej);
Moduł umożliwi zarejestrowanie/uzupełnienie informacji z przebiegu wizyty w
trybie telemedycyny przez zalogowanego lekarza. Zapis wizyty online będzie
również częścią dokumentacji medycznej. Zalecenia z wizyty, skierowania i
recepty będą widoczne i możliwe do pobrania na EPP. Dokumentacja z wizyty
w trybie telemedycyny zostanie zapisana w Lokalnym systemie dziedzinowym
SWPZZPOZ (HIS);
W sekcji Aktualne konsultacje on-line prezentowa będzie liczba pacjentów
oczekujących na konsultacje;
W trakcie konsultacji możliwa będzie wymiana plików;
Pacjent będzie miał możliwość zamówienia drogą elektroniczną recepty na
powtórzenie leków, które stale przyjmuje;
Personel medyczny będzie miał możliwość wystawienia recept i skierowań na
badania lekarskie;
W ramach modułu telemedycyna dostępne będą następujące formy
komunikacji: chat, rozmowa audio, rozmowa video;
Moduł umożliwi pacjentom wypełnienie zdefiniowanej ankiety dotyczącej e-
terapii oraz weryfikację odpowiedzi udzielonych przez pacjenta;
Moduł umożliwi
Usługa musi umożliwiać udostępnienie różnych ankiet dla e-terapii. W module
będzie istnieć funkcjonalność dająca możliwość definiowania przez
Administratora Systemu ankiet i udostępniania ich jako obiektu e-usługi;
Komunikacja w module będzie wpierana przez system powiadomień;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 69 Z 84
Wizyta psychiatrii środowiskowej
Moduł umożliwi realizację wizyt wg. grafiku, a w razie koniczności umożliwi
realizację konsultacji ad-hoc;
Proces tworzenia dokumentacji z wizyty będzie automatycznie znaczony osobą
dokonującą wpisu, z uwzględnieniem ich roli w udzielaniu i dokumentowaniu
świadczeń zdrowotnych (utworzony przez…;podpisany przez…)
Automatyczne blokowanie do edycji dokumentacji z wizyty, będącej w edycji
przez inną osobę (konsultant, przedstawiciel personelu u pacjenta)
Moduł zostanie wyposażony w funkcjonalność umożliwiającą realizację wizyt
psychiatrii środowiskowej, zgodnie z wymaganiami zamawiającego określonymi
w późniejszym etapie prac nad projektem.
Korzyści dla
uczestników
SWPZZPOZ
✓ Rozszerzenie oferty o innowacyjną usługę telemedyczną;
✓ Wzrost kompleksowości świadczonych usług;
✓ Poprawa wydajności pracy personelu medycznego;
✓ Możliwość obsłużenia większej liczby pacjentów w tym samym czasie;
✓ Wzrost rentowności placówki na skutek wdrożenia optymalnych kosztowo
rozwiązań telemedycznych i korzystnego finansowo outsourcingu części
usług;
✓ Poprawa wizerunku na lokalnym rynku medycznym;
Pacjenci
✓ Dostęp do lekarza specjalisty bez konieczności wychodzenia z domu;
✓ Możliwość zdalnego zamawianie recept;
✓ Oszczędność czasu, zwiększenie komfortu leczenia i poczucia
bezpieczeństwa pacjentów;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 70 Z 84
Rysunek 8 Model nowego procesu biznesowego - Zdalne konsultacje medyczne za pomocą modułu telemedycyna
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 71 Z 84
Wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne do EPP
1) Pola wymagane (obligatoryjne) muszą być jednoznacznie oznaczone (np. inny kolor, kształt).
2) W miejscach interfejsu użytkownika oprogramowania, w których prezentowane są dane
w formie tabelarycznej musi istnieć możliwość sortowania poszczególnych kolumn po
nagłówkach;
3) System musi zostać zintegrowany z archiwum elektronicznej dokumentacji medycznej, w którym
przechowywane będą dokumenty w formie PDF i XML wraz z informacjami pozwalającymi na
zidentyfikowanie osoby generującej dany dokument;
4) Na żądanie administratora system musi automatycznie generować sprawozdania z wykonanych
e-usług z podziałem na rodzaj e-usługi;
5) Dla każdego grupowania w sprawozdaniu z wykonanych e-usług musi być dostępny wykaz (spis)
wykonanych usług z określeniem pacjenta, który skorzystał z usługi;
6) W celu administrowania oprogramowaniem i konfiguracją podsystemu, oprogramowanie
podsystemu musi posiadać dedykowany moduł dla administratora Systemu;
7) Podsystem musi posiadać wbudowane mechanizmy do administrowania prawami
użytkowników; zarządzanie uprawnieniami, tworzenie i modyfikacja grup, określanie uprawnień
użytkowników na poziomie poszczególnych funkcji;
8) Musi istnieć funkcjonalność umożliwiająca administrowanie bazami słownikowymi;
9) Podsystem EOD musi posiadać funkcję predefiniowania ścieżek akceptacji. Poprzez ścieżkę
akceptacji należy rozumieć automatyczne wytypowanie kolejnych akceptujących wg schematu
i automatyczne przekazywanie dokumentów pomiędzy akceptującymi użytkownikami;
10) Podsystem musi umożliwiać określanie różnych poziomów uprawnień dla różnych
użytkownikowi lub grup użytkowników (np. możliwość lub brak dostępu do usług, możliwość
rezerwacji większej liczby wizyt, dostęp do Telemedycyny, możliwość dodania osoby
upoważnionej/opiekuna pacjenta)
11) Podsystem musi umożliwiać zapewnienie pełnej poufności przesyłanych i gromadzonych
informacji m.in. poprzez stosowanie połączeń z serwerem w technologii SSL;
12) Podsystem musi umożliwiać integrację z platformą ePUAP;
13) Podsystem musi umożliwiać rejestrowanie zdarzeń na poziomie każdego dokumentu (zapis
każdej operacji w dzienniku zdarzeń), zapewniające pozostawianie przez użytkowników śladu w
historii dokumentu lub sprawy;
14) Podsystem musi ewidencjonować i raportować fakt odebrania dokumentacji medycznej przez
pacjenta (lub jego brak);
15) System musi być zgodny z następującymi ustawami i rozporządzeniami:
a. Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U. Nr 133, poz.
883) tekst jednolity z dnia 13 czerwca 2016 r. (Dz.U. 2016 nr 0 poz. 922),
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 72 Z 84
b. Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów,
zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. 2015
poz. 2069),
c. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej
(Dz.U. 2016 poz. 1579);
d. Ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
(Dz.U. 2009 Nr 52 poz. 417 z późn. zm.);
e. Rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie zakresu niezbędnych informacji
gromadzonych przez świadczeniodawców, szczegółowego sposobu rejestrowania tych
informacji oraz ich przekazywania podmiotom zobowiązanym do finansowania
świadczeń ze środków publicznych z dnia 20 czerwca 2008 r. (Dz.U. 2008 nr 123, poz.
801 z późn. zm.),
f. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram
Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany
informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów
teleinformatycznych (Dz.U. 2012 poz. 526, z późn. zm.);
g. Rozporządzenie z dnia 14 września 2011 w sprawie sporządzania pism w postaci
dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz
udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U.2011 nr
206 poz. 1216)
16) Zamawiający wymaga, aby wszystkie wymienione w rozdziale 7 usługi były realizowane przez
jeden lub wiele systemów ze sobą zintegrowanych, zgodnie z opisanym podziałem na e-usługi.
Wprowadzony podział ma na celu tematyczne pogrupowanie wymaganych przez niego
funkcjonalności.
17) EPP umożliwi ewaluację świadczonych e-usług w formie ankiet m.in. poziomu satysfakcji
18) Usługi platformy e-usług muszą być dostępne z sieci Internet oraz z sieci wewnętrznej szpitala
(Intranet) – w zależności od typu usługi;
19) Dostęp do e-usług musi być chroniony hasłem i możliwy poprzez szyfrowane połączenie (https)
tylko dla osób będących użytkownikami kont zarejestrowanych na praformie e-usług;
20) Dostęp do platformy e-usług musi wymagać podania przez użytkownika loginu i hasła;
21) Moduł aplikacyjny musi posiadać funkcjonalności umożliwiające zdefiniowanie dwóch rodzajów
kont dostępowych:
a. dla pacjentów,
b. dla personelu partnerów Zamawiającego – system musi umożliwiać określenie zarówno
danych osoby jak i organizacji partnera;
22) Platforma e-usług musi umożliwiać zakładanie kont dla poszczególnych grup użytkowników
przez administratorów;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 73 Z 84
23) Podczas nadawania hasła moduł musi wymuszać, aby hasło miało właściwą składnię,
wymaganą przepisami prawa dotyczącymi systemów informatycznych przetwarzających dane
osobowe w tym dane medyczne. Ponadto podczas zmiany hasła użytkownik musi zostać
poinformowany przez system o minimalnej wymaganej złożoności hasła;
24) Moduł e-usług musi udostępniać administratorowi możliwość definiowania okresu ważności
hasła dostępowego do e-usług. Włączenie funkcjonalności musi wymuszać na użytkownikach
modułu dokonanie zmiany hasła po upływie okresu jego ważności, tzn.: po okresie wygaśnięcia
ważności hasła, system musi wymusić na użytkowniku dokonania zmiany hasła;
25) Dostarczone rozwiązanie musi umożliwiać administratorowi wykonanie operacji dezaktywacji
i ponownej aktywacji dowolnego konta utworzonego w module e-usług;
26) Dla pacjentów którzy nie posiadają konta w platformie e-usług, musi być dostępny formularz
rejestracyjny pozwalający na założenie konta. Moduł podczas zakładania konta do korzystania
z e-usług musi obligować do wprowadzenia następujących danych: danych niezbędnych do
założenia wpisu w rejestrze pacjentów tj. nazwisko, imię, PESEL, adres oraz danych do kontaktu
elektronicznego, tj.: adres email, numeru telefonu (dla celów wysyłania powiadomień). Każdy
pacjent może posiadać nie więcej niż jedno konto do e-usług;
27) Formularz rejestracyjny musi walidować poprawność numeru PESEL oraz poprawność formatu
adresu e-mail i numeru telefonu komórkowego;
28) Moduł e-usług musi umożliwiać użytkownikom samodzielną modyfikację danych zapisanych
w profilu użytkownika w następującym zakresie: adres zamieszkania, adres e-maili i nr telefonu
kontaktowego, hasło;
29) Platforma e-usług musi posiadać funkcjonalność weryfikacji autentyczności wprowadzonego
w formularzu rejestracyjnym adresu email poprzez wykonanie procesu aktywacji konta. Proces
aktywacji konta musi przebiegać w następujący sposób: na podany w trakcie rejestracji adres
e-mail zostaje wysłany link aktywacyjny, po kliknięciu którego pacjent zostanie przeniesiony na
podstronę Platformy e-usług;
30) Uzyskanie pełnego dostępu do portalu e-usług wymaga potwierdzenia poprawności
przekazanych informacji przez pracownika Szpitala lub za pomocą profilu zaufanego ePUAP;
31) Moduł e-usług musi posiadać funkcjonalność automatycznego wylogowania się użytkownika po
określonym czasie nieaktywności w portalu;
32) Wprowadzone w formularzu rejestracyjnym dane muszą być sprawdzane z danymi znajdującymi
się w obecnie używanym przez Zmawiającego systemie HIS. W wyniku sprawdzenia: jeśli dane
pacjenta znajdują się w systemie HIS to konto nowego użytkownika e-Platformy musi być
automatycznie powiązane z danymi pacjenta w systemie HIS, jeśli brak danych w systemie HIS
to taki pacjent musi zostać dodany w rejestrze pacjentów systemu HIS i powiązany z
użytkownikiem Platformy e-usług;
33) Użytkownik Platformy e-usług musi mieć możliwość zmiany hasła na nowe oraz
odzyskania/ustanowienia nowego hasła. Dostarczone rozwiązanie musi mieć funkcjonalność
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 74 Z 84
zresetowania przez użytkownika hasła dostępu do modułów e-usług przy pomocy wiadomości
e-mail zawierającej linka do strony umożliwiającej WWW umożliwiającej wykonanie niniejszej
funkcji;
34) Administrator musi mieć możliwość definiowania placówek Partnerskich dla których będą
przyporządkowane konta użytkowników Partnera;
35) Użytkownik po zalogowaniu do Platformy e-usług musi widzieć wykaz (do wyboru) e-usług
z których może skorzystać. Wybranie odpowiedniej e-usługi musi udostępnić użytkownikowi
widok (podstronę) z dostępnymi funkcjonalnościami wybranej e-usługi w zależności od roli
w systemie tj. pacjent, personel medyczny Partnera projektu;
36) Moduł aplikacyjny musi posiadać moduł powiadomień elektronicznych umożliwiających
informowanie pacjenta/osoby upoważnionej o zaistnieniu nowego zdarzenia na koncie pacjenta
np. rezerwacji/odwołania/zmianie terminu wizyty, dostępności wyników badań, dostępności
dokumentacji gotowej do odbioru itp;
37) Moduł aplikacyjny musi posiadać architekturę umożliwiającą dalszą jego rozbudowę;
38) Moduł aplikacyjny musi posiadać interfejs obsługi oraz pomoc (instrukcję obsługi) dla
użytkownika w języku polskim. Wymagane jest, aby wszystkie komunikaty wyświetlane przez
poszczególne moduły aplikacyjne były prezentowane w języku polskim;
39) Funkcjonalności oferowane w ramach e-usług muszą być realizowane w oparciu o jeden motor
bazy danych;
40) Moduł aplikacyjny musi zapewniać równoległą pracę wielu użytkowników i automatycznie
zarządzać konkurencyjnym dostępem do bazy danych oraz rozwiązywać konflikty dostępu do
danych;
41) Moduł aplikacyjny musi posiadać parametry gwarantujące dostęp do e-usług z poziomu
urządzeń mobilnych. Ponadto Zamawiający wymaga, aby interfejs użytkownika - ergonomia
pracy - był zoptymalizowany pod kątem pracy na urządzeniach mobilnych z ekranem
dotykowym typu tablet;
42) Moduł aplikacyjny musi realizować wszystkie wymagane funkcjonalności przy pomocy
infrastruktury sprzętowej dostarczonej w ramach niniejszego projektu;
43) Platforma e-usług będzie posiadała prosty i intuicyjny interfejs graficzny;
44) GUI usług dostępnych z poziomu platformy e-usług zostanie przygotowane w technologii
webowej pozwalającej na dostęp do niej z popularnych przeglądarek internetowych a także
urządzeń mobilnych i zostanie dostosowane do potrzeb i wytycznych Zamawiającego;
45) Platforma e-usług umożliwi rejestrację opiekunów pacjenta - możliwość trwałego objęcia opieką
przez danego użytkownika oraz realizacji e-usług w jego imieniu;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 75 Z 84
7. Diagnoza stanu obecnego
7.1. Oprogramowanie
Oprogramowanie wykorzystywane do celów medycznych
Jako wsparcie dla systemu HIS w SWPZZPOZ jest wykorzystywane oprogramowanie biurowe -
głównie Open Office. SWPZZPOZ posiada też kilka licencji MS OFFICE. Oprogramowanie to jest
wykorzystywane do przetwarzania danych medycznych z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych.
Oprogramowanie to jest zainstalowane na każdej stacji komputerowej pracującej w SWPZZPOZ.
Oprogramowanie medyczne
System HIS
Zakupiony i wdrożony w ramach projektu "E-zdrowie dla Mazowsza" w 2015 roku na potrzeby obsługi
EDM system AMMS (Asseco Medical Management Solutions) zapewnia mechanizmy zarządzania
dokumentacją medyczną od momentu wprowadzenia danych, poprzez tworzenie dokumentów
elektronicznych, składowanie ich podpisanych elektronicznie wersji aż do ich wydruku i składowania w
magazynie/archiwum dokumentacji papierowej.
PACS/RIS
SWPZZPOZ posiada oprogramowanie RIS firmy Pixel oraz oprogramowanie serwera PACS firmy
AGFA. Oprogramowanie jest stosunkowo nowoczesne (wdrożenie w 2010 roku), posiada aktualny
nadzór autorski i nie wymaga modernizacji. Jest zintegrowany z systemem klasy HIS.
Oprogramowanie administracyjne
Zakupiony i wdrożony w ramach projektu "E-zdrowie dla Mazowsza" w 2015 roku system
CASE umożliwia tworzenie opracowań statystycznych na potrzeby nadzoru merytorycznego
sprawowanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego nad podmiotami leczniczymi,
w tym SWPZZPOZ w Radomiu.
Ponadto jako oprogramowanie administracyjne wykorzystywany jest w SWPZZPOZ system Impuls
MedHub Finansowo-Księgowy, Gospodarka Materiałowa i Środki Trwałe. W zakresie oprogramowania
Kadrowo-Płacowego w SWPZZPOZ funkcjonuje program firmy EXE wdrożony w 1997 roku i ciągle objęty
nadzorem autorskim.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 76 Z 84
Analiza możliwości i warunków integracji istniejącego oprogramowania z systemem, który zostanie
wdrożony w ramach E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole Zakładów
Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 77 Z 84
8. Analiza możliwości i warunków integracji istniejącego oprogramowania z systemem, który zostanie wdrożony w ramach E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu
Zgodnie z kierunkiem działań narzuconym przez Komisje Europejską wdrażane w obszarze e-Zdrowia
systemy informatyczne muszą posiadać zdolność do wzajemnej wymiany danych oraz dzielenia się
informacją i wiedzą – zdolność do interoperacyjnego współdziałania systemów informatycznych
w ochronie zdrowia.
Powyższe znalazło odzwierciedlenie w dokumencie Kierunki informatyzacji „e-Zdrowie Polska” na lata
2011-2015, a następnie w Ustawie z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia
(Dz.U. 2011 nr 113 poz. 657, z późn. zm.), rozporządzeniach wykonawczych do ustawy, zwłaszcza
Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 28 marca 2013 r. w sprawie wymagań dla Systemu Informacji
Medycznej (Dz.U. 2013 poz. 463), Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie
rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. 2015 poz.
2069, z poźn. zm.)oraz Instrukcji stosowania Polskiej Implementacji Krajowej HL7 CDA wydanej przez
Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia.
Projekt budowy platformy e-usług musi zapewnić, iż wdrożony w ramach jego realizacji system, zgodnie
z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram
Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci
elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2012 poz. 526,
z późn. zm.) będzie spełniał zasady interoperacyjnego współdziała na trzech poziomach:
semantycznym, organizacyjnym oraz technologicznym.
Interoperacyjność na poziomie organizacyjnym musi zostać osiągnięta m.in. poprzez możliwość
zapoznania się pacjentów, za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, platformy e-usług
SWPZZPOZ oraz info-kiosku, z możliwością realizacji usług drogą elektroniczną, sposobem skorzystania
z dostępnych e-usług oraz procedurami związanymi z uzyskaniem dostępu do wdrożonych e-usług.
Interoperacyjność na poziomie semantycznym, rozumiana jest jako znaczenie i wykorzystanie
danych, co musi zostać musi zostać osiągnięte m.in. poprzez stosowanie struktur danych i znaczenia
danych zawartych w tych strukturach, zgodnych z wytycznymi zawartymi w Rozporządzeniu Rady
Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych
wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych
wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2012 poz. 526, z późn. zm.), stosowanie
w rejestrach prowadzonych przez podmioty publiczne odwołań do rejestrów zawierających dane
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 78 Z 84
referencyjne w zakresie niezbędnym do realizacji zadań. Oznacza to, że system informatyczny powinien
umożliwiać tworzenie elektronicznych dokumentów medycznych wg struktur danych określonych przez
CSIOZ (Reguły biznesowe i walidacyjne określające strukturę dokumentów medycznych), udostępnianie
informacji o zdarzeniach medycznych do Systemu Informacji Medycznej wg zasad określonych w
Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 28 marca 2013 r. w sprawie wymagań dla Systemu Informacji
Medycznej oraz dokumencie CSIOZ pt. Model transportowy danych o Zdarzeniach Medycznych oraz
Indeksie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej gromadzonych w systemie P1.
Przeprowadzona analiza obecnie istniejące i eksploatowane w placówce SWPZZPOZ oprogramowanie
wykazała, iż niektóre elementy systemu nie spełniają tych wymagań (System RIS/PACS).
Interoperacyjność na poziomie technologicznym oznacza, iż system informatyczny, który
zostanie wdrożony w wyniku realizacji projektu powinien być zgodny z wcześniej wymienionymi
regulacjami prawnymi i będzie umożliwiał wymianę danych z innymi systemami teleinformatycznymi,
usługodawcami za pomocą zdefiniowanych przez CSIOZ protokołów komunikacyjnych i szyfrujących.
Eksploatowane obecnie w SWPZZPOZ oprogramowanie posiada interfejsy dające możliwość spełniania
tych wymagań. Dlatego należy wystąpić do producentów i dostawców obecnych systemów RIS oraz
PACS z wnioskiem o udostepnienie interfejsów do celów integracji w zakresie wdrażanych e-usług. Po
zapoznaniu się z możliwościami technicznymi zgodnymi z wymaganymi funkcjonalnościami dla systemu
należy rozważyć rozbudowę obecnych systemów o moduły e-usług oraz możliwości integracji i
zapewnienia prawidłowości działania całego systemu.
Zgodnie z założeniami architektury opartej o ogólnie przyjęte standardy oraz o model usługowy,
wdrożone na podstawie projektu rozwiązanie musi cechować się neutralnością technologiczną i posiadać
otwarty dostęp. System, który powstanie w wyniku realizacji projektu powinien posiadać interfejsy
pozwalające na łatwe dołączanie do niego kolejnych platform teleinformatycznych, niezależnie od ich
producenta i użytej technologii. Ponadto Projekt nie powinien faworyzować żadnej konkretnej
technologii jak również ograniczać możliwości technologicznego wyboru.
Przeprowadzona analiza wykazała, że część obecnie istniejącego i wykorzystywanego w placówce
oprogramowania nie posiada takich cech pod względem technicznym jak i formalnym.
Ponadto uzyskane na podstawie realizacji projektu rozwiązania w całości musi być zgodne
z następującymi normami:
• ISO/IEC 27002 - Poszczególne rozdziały normy są poświęcone następującym zagadnieniom:
o polityka bezpieczeństwa;
o organizacja bezpieczeństwa;
o klasyfikacja aktywów organizacji i bezpieczeństwa osobowego;
o sposoby kontroli dostępu, rozwoju i utrzymania systemu;
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 79 Z 84
o warunki pracy.
• PN-ISO/IEC 20000-1:2007 „Technika informatyczna - Zarządzanie usługami - Część 1:
Specyfikacja",
• PN-ISO/IEC 20000-2:2007 „Technika informatyczna - Zarządzanie usługami - Część 2: Reguły
postępowania,
• PN ISO/IEC 27001:2007 „Technika informatyczna - Techniki bezpieczeństwa - Systemy zarządzania
bezpieczeństwem informacji - Wymagania",
• PN-ISO/IEC 27005:2010 "Technika informatyczna - Techniki bezpieczeństwa - Zarządzanie ryzykiem
w bezpieczeństwie informacji",
• PN-ISO/IEC 27006:2009 "Technika informatyczna - Techniki bezpieczeństwa - Wymagania dla
jednostek prowadzących audyt i certyfikację systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji".
Dodatkowo zgodnie z przyjętymi założeniami projektowymi zdefiniowanymi w studium wykonalności
projektu, wdrożony w SWPZZPOZ system musi być zgodny z następującymi standardami:
1. Standardy branżowe:
• IHE Cross-Enterprise Document Sharing (XDS), w szczególności profil integracyjny, który standaryzuje rozdzielność 4 bytów ze względu na różną odpowiedzialność: repozytorium
dokumentów, rejestr dokumentów, systemy źródłowe dokumentów, konsumentów dokumentów. W
ramach zgodności z XDS przewiduje się zgodność z następującymi wytycznymi standardu XDS.b:
o ITI-41 w zakresie dostarczania i rejestrowania dokumentów w repozytorium
o ITI-42 w zakresie rejestrowania dokumentów w rejestrze
o ITI-43 w zakresie pozyskiwania dokumentów z repozytorium
o ITI-18 w zakresie zapytań do rejestru
o ITI-8 oraz ITI-44 w zakresie identyfikacji pacjenta przez rejestr
o HL7 CDA, który standaryzuje strukturę dokumentów elektronicznych
• IHE XDR, Cross-Enterprise Document Reliable Interchange,
• IHE XDM, Cross-Enterprise Document Media Interchange,
• ISO/IEEE 11073-10101 Base Terms (Nomenclature)
• ISO/IEEE 11073-10201 Domain information model
• Standardy pokrywające się z Continua Framework,
• IHE PCD TF Vol1, Patient Care Device Technical Framework Volume 1,
• IHE PCD TF Vol2, Patient Care Device Technical Framework Volume 1,
• IHE PCD TF Vol3, Patient Care Device Technical Framework Volume 1,
• DICOM, Digital Imaging and Communication in Medicine,
2. Standardy funkcjonalne:
• SOA, w tym zawieranie funkcjonalności związanych z integracją w postaci adapterów i wystawianych
w postaci usług oraz stosowanie standardów:
o WSDL w zakresie specyfikacji interfejsów
o XML w zakresie języka strukturalnego
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 80 Z 84
o Szyn usługowych w zakresie warstwy integracji
o WS-Security w zakresie projektowania i realizacji usług bezpieczeństwa, w tym:
o SAML dla uwierzytelniania i autoryzacji użytkowników
• oparte na modelu usługowym
Przeprowadzona analiza eksploatowanego obecnie w SWPZZPOZ oprogramowania pokazała, że w
zakresie systemów finansowo-księgowych nie jest możliwe określenie możliwości integracji w zakresie
modułu e-depozyty z uwagi na opis funkcjonalny systemu, poniższy zakres funkcjonalności wdrożony w
SWPZZPOZ nie przedstawia możliwości rozbudowy kont bankowy a tym samym możliwości rozwinięcia
nr rachunku o dodatkowe elementy:
Obsługa rachunków bankowych
1. Definiowanie rachunków bankowych prowadzonych w walucie krajowej, walutach obcych i
mieszanych.
2.
Możliwość uzyskania informacji o bieżącym saldzie wraz z obrotami konta bankowego na
podstawie danych z wyciągów bankowych bez konieczności dekretacji poszczególnych pozycji
wyciągu.
3. Wgląd w stany kont bankowych na dowolnie wybrany dzień.
4. Wgląd w bieżący stan rozrachunków z kontrahentami i pracownikami.
5. Możliwość przydziału różnych poziomów uprawnień: podgląd, ewidencja i dekretacja wyciągów
bankowych.
6. Możliwość wczytywania wyciągów bankowych z systemów Homebanking.
7. Możliwość automatycznego tworzenia raportów bankowych na podstawie zrealizowanych poleceń
przelewu.
8. Możliwość automatycznej dekretacji wyciągów bankowych i pojedynczych operacji bankowych
9. Możliwość uzyskania informacji o bieżącym saldzie wraz z obrotami konta bankowego na podstawie
danych z wyciągów bankowych bez konieczności dekretacji poszczególnych pozycji wyciągu.
10. System powinien posiada wbudowany słownik banków i ich oddziałów zawierający nazwę banku,
dane adresowe oraz numer rozliczeniowy wraz z możliwością jego edycji.
11. Integracja kartoteki banków i oddziałów z kartoteką kontrahentów oraz kartoteką przelewów.
Z uwagi na powyższe należy wystąpić do obecnego dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego
z wnioskiem o możliwość rozbudowy nr kont bankowych o dodatkowe pozycje/lub rozwinięcie nr kont
o dodatkowe elementy. Ponadto należy wystąpić o interfejsy w celu integracji z wdrożeniem e-usług.
Oprogramowanie, które powstanie w wyniku realizacji projektu powinno być oparte o model SOA, czyli
posiadać architekturę zorientowaną na usługi. Oznacza to, że projektowane rozwiązanie powinno
posiadać zestaw polis, praktyk i bibliotek, które pozwolą wykorzystać funkcjonalność aplikacji w taki
sposób, by można było z niej korzystać jako z zestawu usług, opublikowanych tak, by poziom
szczegółowości był dostosowany do potrzeb konsumenta usługi. Publikowane elementy powinny być
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 81 Z 84
niezależne od implementacji i stosować pojedynczy, standardowy interfejs. System powinien opierać się
o interfejsy webAPI oraz o udostępnianie usług sieciowych (tzw. webservicers).
Przeprowadzona analiza wskazała, iż obecnie eksploatowane w SWPZZPOZ oprogramowanie HIS spełnia
powyższe wymagania, tym samym możliwa jest jego integracja z platformą e-usług.
Obecne informacje i zakres funkcjonalności nie daje możliwości przeprowadzenia integracji w celu
wdrożenia e-usług w przedmiotowym zakresie. Należy wystąpić do obecnych dostawców
oprogramowania finansowo-księgowego, systemu HIS/RIS/PACS w celu uzyskania interfejsów w
zakresie integracji do rozbudowy modułów e-usług. Niemniej jednak w zakresie prowadzonego
postępowania SWPZZPOZ powinien założyć w wymaganiach jak i opisach przedmiotu zamówienia
możliwość rozbudowy jak również wymiany obecnego systemu tak w przypadku systemu finansowo-
księgowego w celu prawidłowego działania całego systemu łącznie ze wdrożeniem e-usług.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 82 Z 84
9. Harmonogram Wdrożenia
Harmonogram wdrożenia produktów projektu jest ściśle uzależniony od konkretnych rozwiązań, jakie
zaproponuje Wykonawca umowy.
Na podstawie przeprowadzonej analizy procesów, biorąc pod uwagę zakres projektu oraz obszar
działalności SWPZZPOZ, jaki objęty zostanie działaniem systemu, ilość zadań niezbędnych do wykonania
oraz stopień skomplikowania przedsięwzięcia, rekomenduje się przyjęcie harmonogramu realizacji
wdrożenia przedstawionego w poniższej tabeli.
Tabela 2 Ramowy harmonogram wdrożenia
Etap / zadanie Zakres Czas na realizację
(w m-c)
PRZYGOTOWANIE DO
REALIZACJI PROJEKTU Opis procesów związanych z wdrożeniem e-usług
2 miesiące
BUDOWANIE KONCEPCJI
SYSTEMU Projektowanie systemu
Przygotowanie Projektu Wykonawczego
Odbiory Projektu Wykonawczego
2 miesiące
DOSTOSOWANIE
INFRASTRUKTURY
TECHNICZNEJ
Dostawa infrastruktury (komponenty sprzętowe) i
aplikacji (oprogramowanie narzędziowe i użytkowe) 2 miesiące
IMPLEMENTACJA
Instalacja i konfiguracja dostarczonego sprzętu i
oprogramowania;
Integracja platformy e-usług z systemami zewnętrznymi
HIS, LIS, RIS, PACS
1 miesiąc
TESTY
KOREKTY
Testowanie poprawności działania skonfigurowanego
sprzętu i oprogramowania;
Korekty po uwagach
1 miesiąc
WDROŻENIE I
SZKOLENIA
Testy akceptacyjne Systemu
Szkolenie Użytkowników i Administratorów Systemu
Opracowanie i dostawa dokumentacji powykonawczej
Odbiory Końcowe Projektu
1 miesiąc
UTRZYMANIE Wsparcie powdrożeniowe 2 miesiące
Wszystkie wymienione zadania leżą na ścieżce krytycznej. Terminy realizacji poszczególnych etapów
wdrożenia, jak również termin zakończenia projektu mogą zależeć od dodatkowych uwarunkowań.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 83 Z 84
9.1. Ryzyka wdrożeniowe:
• Błędne zdefiniowanie oczekiwań co do funkcjonalności oprogramowania na etapie
przygotowania dokumentacji aplikacyjnej o dofinansowanie projektu, co w efekcie może
przedłużać proces wyboru właściwego rozwiązania lub wręcz uniemożliwić jego wybór;
• Brak zaangażowania pracowników SWPZZPOZ na etapie tworzenia i weryfikacji wymagań
biznesowych systemu;
• Niska jakość wymagań na system informatyczny, co może skutkować niedopasowaniem
funkcji systemu informatycznego do rzeczywistych potrzeb Partnera Projektu,
• Zbyt krótki czas wyznaczony na realizację zadań, co może skutkować niską jakością
produktów i usług;
• Brak wystarczającej liczby szkoleń dla personelu medycznego i administracyjnego.
OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG
SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR
BARBARY BORZYM STRONA 84 Z 84
10. Podsumowanie
Na podstawie przeprowadzonej analizy procesów określono propozycje wymagań stawianych
docelowemu systemowi informatycznemu, którego dostawa przewidziana została w ramach projektu
rozbudowy platformy E-zdrowie -II etap.
System wdrażany w SWPZZPOZ winien zostać zbudowany w oparciu o następujące moduły i usługi:
1. Wdrożenie e-usług SWPZZPOZ - EPP udostępniający pacjentom oraz Partnerom odpowiednie
funkcjonalności e-usług oraz prezentujący pacjentom szerokie spektrum informacji o realizowanych e-
usługach;
2. Podsystem obsługi pacjenta i obiegu dokumentacji medycznej w ramach istniejącego lokalnego
sytemu HIS.
Realizacja procesów w ramach projektu wymaga dostarczenia następujących komponentów,
przedstawionych w poniższej tabeli zgodnie z zapisami projektu:
Rodzaj komponentu Ilość
1. Przygotowanie zawartości portali celem świadczenia e-usług 1
2. Zakup licencji: e-usługi i inne oprogramowanie dedykowane 1
3. Zakup usług wdrożeniowych - e-usług, sprzętu i oprogramowania dedykowanego 1
4. Zakup sprzętu informatycznego, w tym infokioski, serwery, komputery, drukarki kodów kreskowych:
4.1. Infokiosk 3
4.2. Komputer PC 50
4.3. Serwer A 2
4.4. Serwer B 2
4.5. Macierz 1
4.6. Kolektor danych 2
4.7. Drukarka Kodów kreskowych 2
4.8. IC Pen 1
5.9. Skaner do systemu archiwizacji 4
Top Related