Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 grudnia 2011 r. w ...

POZYCJA 013 w sprawie szczeglnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz niektrych komrek.qxp

DZIENNIK URZDOWYMINISTRA SPRAWIEDLIWOCI

Warszawa, dnia 20 stycznia 2012 r.

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) zarzdza si, co nastpuje:

Rozdzia 1

Postanowienia oglne

1. Zarzdzenie okrela:1) szczeglny sposb organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz komrek organizacyjnych, o ktrych mowa

w art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej ustaw; 2) sposb i tryb przetwarzania informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych objtych zakresem dziaania

Ministra Sprawiedliwoci.

2. Ilekro w zarzdzeniu jest mowa o:1) rozporzdzeniu naley przez to rozumie rozporzdzenie Rady Ministrw z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie

organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. Nr 276,poz. 1631);

2) dokumencie naley przez to rozumie dokument, o ktrym mowa w art. 2 pkt 3 ustawy;3) materiale naley przez to rozumie materia, o ktrym mowa w art. 2 pkt 4 ustawy;4) penomocniku ochrony naley przez to rozumie penomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, o ktrym

mowa w art. 14 ust. 2 ustawy;5) kancelarii naley przez to rozumie kancelari tajn, o ktrej mowa w art. 42 ust. 1 ustawy;6) pracowniku kancelarii naley przez to rozumie pracownika pionu ochrony, o ktrym mowa w art. 15 ust. 2 ustawy,

obsugujcego kancelari;7) kierowniku kancelarii naley przez to rozumie pracownika kancelarii, zatrudnionego zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy;8) osobie uprawnionej naley przez to rozumie osob uprawnion, zgodnie z przepisami ustawy, do dostpu

do informacji niejawnych, ktrym nadano okrelon klauzul tajnoci;9) samodzielnej sekcji do spraw ochrony informacji niejawnych, zwanej dalej sekcj naley przez to rozumie

komrk organizacyjn, o ktrej mowa w art. 44 ust. 1 ustawy, utworzon w sdzie rejonowym zgodnie z odrbnymi przepisami dotyczcymi organizacji i zakresu dziaania sekretariatw sdowych oraz innych dziaw administracji sdowej;

10) innej komrce organizacyjnej naley przez to rozumie komrk organizacyjn, w ktrej rejestrowane s materiay o klauzuli poufne lub zastrzeone, inn ni okrelona w pkt 5 i 9.

3. Przepisy dotyczce kancelarii stosuje si odpowiednio do sekcji.

Rozdzia 2

Szczeglny sposb funkcjonowania kancelarii tajnych oraz niektrych komrek organizacyjnych innych

ni kancelaria tajna

4. Tworzc kancelari, zapewnia si spenienie nastpujcych wymaga w zakresie organizacji i funkcjonowania, na zasadach okrelonych w niniejszym zarzdzeniu:

1) wyodrbnienie lokalizacyjne i organizacyjne;

Poz. 13

ZARZDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOCI

z dnia 29 grudnia 2011 r.

w sprawie szczeglnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz niektrych komrek organizacyjnych innych ni kancelaria tajna, a take sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych

2) sprawne i bezpieczne rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiaw, zapewniajce realizacj wymaga, o ktrych mowa w art. 43 ust. 1 ustawy.

5. 1. Sekcj tworzy si w sdzie rejonowym, w ktrym przetwarzane s informacje niejawne o klauzuli tajne lub cile tajne.

2. Sekcja stanowi odrbn komrk organizacyjn, ktra odpowiada za waciwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiaw uprawnionym osobom. Przepisy art. 42 ust. 5 i 6 oraz art. 43 ust. 1 ustawy stosuje si odpowiednio.

3. W zakresie ochrony informacji niejawnych sekcja podlega penomocnikowi ochrony waciwego sdu okrgowego.

6. 1. Zatrudnienie kierownika kancelarii nastpuje na wniosek penomocnika ochrony.

2. Sekcj kieruje jej pracownik, wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek penomocnika ochrony waciwego sdu okrgowego.

3. Pracownicy sekcji musz spenia wymagania okrelone w art. 16 pkt 13 ustawy.

4. Pracownicy kancelarii, bezporednio po zatrudnieniu, podlegaj przeszkoleniu w zakresie wykonywania czynnoci zwizanych z obsug kancelarii. Za organizacj szkolenia odpowiada penomocnik ochrony.

7. 1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporzdza si protok zdawczo-odbiorczy.

2. Protok, o ktrym mowa w ust. 1, sporzdza si w obecnoci osoby zdajcej obowizki, osoby przejmujcej obowizki oraz penomocnika ochrony. Protok sporzdza si w dwch egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz przechowuje penomocnikochrony, natomiast drugi egzemplarz przechowuje kancelaria.

3. W protokole, o ktrym mowa w ust. 1, zawiera si w szczeglnoci:1) imi i nazwisko oraz podpis: osoby przyjmujcej obowizki, osoby zdajcej obowizki oraz penomocnika ochrony;2) informacje dotyczce zgodnoci stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym materiaw znajdujcych si na stanie

ewidencyjnym kancelarii;3) uwagi dotyczce ewentualnych uchybie.

4. W sytuacji czasowej nieobecnoci kierownika kancelarii jego obowizki przejmuje inny pracownik kancelarii, do ktrego obowizkw naley zastpowanie kierownika kancelarii lub ktry zosta pisemnie upowaniony przez penomocnika ochrony.

8. 1. Organizujc kancelari, zapewnia si osobne pomieszczenia wycznie na potrzeby kancelarii, na obszarze ktrych odbywa si kontrola wejcia, wyjcia oraz nadzr nad przebywajcymi osobami, sprawowane przez pracownikw kancelarii, zwane dalej pomieszczeniami kancelarii.

2. W pomieszczeniach kancelarii mona wydzieli miejsce, w ktrym osoby uprawnione zapoznaj si z materiaami, zwane dalej czytelni. Czytelni organizuje si w sposb umoliwiajcy stay nadzr pracownikw kancelarii nadwydanymi materiaami.

3. W pomieszczeniach kancelarii nie instaluje si kamer systemu monitoringu wizyjnego.

9. Przetwarzanie informacji niejawnych o klauzuli poufne lub zastrzeone w kancelarii moe si odbywa podwarunkiem zapewnienia waciwych warunkw lokalowych oraz obsady etatowej, pozwalajcych na wykonywanie w peni wszystkich czynnoci realizowanych przez pracownikw kancelarii.

10. 1. Do podstawowych zada kancelarii naley:1) przyjmowanie i wysyanie materiaw; 2) rejestrowanie materiaw otrzymanych i wysyanych w obiegu korespondencyjnym oraz wytworzonych w jednostce

organizacyjnej;3) prowadzenie urzdze ewidencyjnych i kart, o ktrych mowa w 16 ust. 1;4) niezwoczne powiadamianie adresata o otrzymaniu materiau;5) udostpnianie lub wydawanie materiaw zarejestrowanych w kancelarii; 6) egzekwowanie zwrotu wydanych materiaw;7) zapewnienie waciwego oznaczania materiaw zarejestrowanych w kancelarii;8) zapewnienie naleytej ochrony informacjom niejawnym przetwarzanym w kancelarii;9) sprawowanie nadzoru nad materiaami pozostajcymi na stanie ewidencyjnym kancelarii;

10) wykonywanie prac techniczno-ewidencyjnych zwizanych z wykonywaniem kopii, odpisu, wypisu, wycigu, wydruku lub tumaczenia dokumentw, a take zmian albo zniesieniem klauzuli tajnoci materiaw, zarejestrowanych w kancelarii;

Dziennik Urzdowy Ministra Sprawiedliwoci Poz. 13 2

11) kompletowanie materiaw zarejestrowanych w kancelarii oraz przekazywanie ich do archiwum; 12) niszczenie zbdnych materiaw zarejestrowanych w kancelarii.

11. Do podstawowych zada kierownika kancelarii naley:1) kierowanie caoci prac kancelarii;2) nadzr nad wykonywanymi zadaniami, o ktrych mowa w 10, przez pozostaych pracownikw kancelarii i kontrola ich realizacji.

12. Szczegowy zakres obowizkw pracownikw kancelarii ustala penomocnik ochrony, a zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.

13. 1. Po zakoczeniu pracy kancelarii pracownicy kancelarii zobowizani s do odpowiedniego zabezpieczenia materiaw i pomieszcze kancelarii przed nieuprawnionym dostpem.

2. Za kontrol czynnoci, o ktrych mowa w ust. 1, odpowiada kierownik kancelarii lub wyznaczony przez niego inny pracownik kancelarii.

14. O przypadku naruszenia przepisw o ochronie informacji niejawnych kierownik kancelarii niezwocznie powiadamia penomocnika ochrony, a w przypadku jego nieobecnoci kierownika jednostki organizacyjnej.

15. W celu przeprowadzenia w kancelarii kontroli ewidencji, materiaw i obiegu dokumentw, o ktrej mowa w art. 15 ust. 1 pkt 4 ustawy, na wniosek penomocnika ochrony kierownik jednostki organizacyjnej powouje pisemnie komisj skadajc si z co najmniej trzech osb, w tym wskazanego przewodniczcego.

Rozdzia 3

Sposb i tryb przetwarzania informacji niejawnych

16. 1. W celu zapewnienia sprawnego obiegu i nadzoru nad materiaami w jednostce organizacyjnej prowadzi si:1) urzdzenia ewidencyjne:

a) rejestr dziennikw ewidencji i teczek, zwany dalej rejestrem RTD, ktrego wzr stanowi zacznik nr 1 dorozporzdzenia,

b) dziennik ewidencyjny, ktrego wzr stanowi zacznik nr 2 do rozporzdzenia,c) ksika dorcze przesyek miejscowych, ktrej wzr stanowi zacznik nr 4 do rozporzdzenia,d) wykaz przesyek nadanych, ktrego wzr stanowi zacznik nr 5 do rozporzdzenia,e) rejestr wydanych przedmiotw, ktrego wzr stanowi zacznik nr 6 do rozporzdzenia,f) rejestr kart wydanych materiaw, ktrego wzr stanowi zacznik nr 1 do zarzdzenia,

2) karty:a) wydanych materiaw, ktrej wzr stanowi zacznik nr 2 do zarzdzenia,b) zapoznania si z dokumentem, zwan dalej kart zapoznania, ktrej wzr stanowi zacznik nr 3 do

rozporzdzenia.

2. Urzdzenia ewidencyjne wymienione w ust. 1 pkt 1 prowadzi si w cyklu rocznym, rozpoczynajc kady rok kalendarzowy od numeru 1. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza si prowadzenie rejestru kart wydanych materiaw z zachowaniem cigoci numeracji bez wzgldu na lata rejestracji.

3. Po zakoczeniu roku kalendarzowego, w urzdzeniach ewidencyjnych prowadzonych w cyklu rocznym dokonuje si adnotacji, na jakiej pozycji zakoczono ewidencj materiaw, potwierdzajc to imieniem, nazwiskiem i podpisem odpowiednio kierownika kancelarii albo upowanionego pracownika innej komrki organizacyjnej oraz odciskiem pieczci do pakietw, a take wpisujc dat sporzdzenia adnotacji.

4. W przypadku urzdze ewidencyjnych, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 1 lit. ac, e i f, po wykorzystaniu wszystkich stron danego urzdzenia zakada si kolejne i zachowuje cigo dotychczasowej numeracji.

5. W rejestrze kart wydanych materiaw rejestruje si karty wydanych materiaw.

6. Dopuszcza si prowadzenie dziennika ewidencyjnego odrbnie dla poszczeglnych klauzul tajnoci.

7. W przypadkach uzasadnionych organizacj ochrony informacji niejawnych dopuszcza si prowadzenie take innych urzdze ewi-dencyjnych, ni wymienione w ust. 1 pkt 1.

8. Pracownicy kancelarii oraz upowanieni pracownicy innych komrek organizacyjnych rejestruj niezwocznie wszelkie materiay, ktre ze wzgldu na organizacj obiegu informacji niejawnych podlegaj rejestracji. Materiay rejestruje si we waciwych urzdzeniach ewidencyjnych odpowiednio w kolejnoci otrzymania, wysania lub wytworzenia.


17. Dopuszcza si prowadzenie urzdze ewidencyjnych w formie elektronicznej w systemach teleinformatycznych, pod warunkiem zapewnienia nastpujcych waciwoci tych urzdze:

1) integralnoci waciwoci okrelajcej, e informacje wprowadzone do urzdzenia nie zostay zmodyfikowane w sposb nieuprawniony;

2) dostpnoci waciwoci okrelajcej, e informacje wprowadzone do urzdzenia s moliwe do wykorzystania na danie uprawnionego podmiotu w zaoonym czasie;

3) rozliczalnoci waciwoci okrelajcej, e dziaania danego podmiotu dokonywane w urzdzeniu mog by jednoznacznie przypisane tylko temu podmiotowi.

18. 1. Rejestracji w urzdzeniach ewidencyjnych, o ktrych mowa w 16 ust. 1 pkt 1 i ust. 7, oraz wpisw w kartach, o ktrych mowa w 16 ust. 1 pkt 2, dokonuje si atramentem lub tuszem w kolorze niebieskim lub czarnym. Zmian w tych urzdzeniach ewidencyjnych i kartach dokonuje si kolorem czerwonym, umieszczajc dat dokonania zmiany, imi i nazwisko oraz podpis osoby dokonujcej zmiany.

2. W przypadku anulowania pozycji w urzdzeniach ewidencyjnych lub kartach, o ktrych mowa w ust. 1, podaje si powd anulowania, umieszczajc dat dokonania anulowania, imi i nazwisko oraz podpis osoby dokonujcej anulowania. Anulowania pozycji w urzdzeniach ewidencyjnych i kartach dokonuje si kolorem czerwonym.

3. Zapisw w urzdzeniach ewidencyjnych i kartach, o ktrych mowa w ust. 1, nie wyciera si, nie zamazuje i nie nadpisuje.

4. W urzdzeniach ewidencyjnych, o ktrych mowa w 17, nie usuwa si zapisw ani nie dokonuje si zmian, o ktrych mowa w ust. 13. W urzdzeniach tych zamieszcza si informacje o zmianach i skreleniach.

19. 1. Rejestr RTD jest nadrzdnym urzdzeniem ewidencyjnym w stosunku do pozostaych urzdze ewidencyjnych i nie podlega rejestracji.

2. W rejestrze RTD rejestruje si w szczeglnoci:1) urzdzenia ewidencyjne, o ktrych mowa w 16 ust. 1 pkt 1 lit. bf i ust. 7 oraz w 17;2) teczki, o ktrych mowa w 23 ust. 5;3) teczki, o ktrych mowa w 25 ust. 3;4) teczki i tomy, o ktrych mowa w 29.

3. Sygnatura literowo-cyfrowa, ktr oznacza si urzdzenia ewidencyjne, teczki i tomy, o ktrych mowa w ust. 2 lub inne, niewymienione w ust. 2, ktre zarejestrowano w rejestrze RTD, skada si kolejno z: napisu RTD:, symbolu oznaczenia klauzuli tajnoci, znaku rozdzielajcego , numeru zapisu w rejestrze RTD, znaku rozdzielajcego / oraz roku, w ktrym zarejestrowano przedmiot.

4. Rejestr RTD podlega przekazaniu do waciwego archiwum lub nastpcy prawnemu jedynie w przypadku likwidacji kancelarii lub innej komrki organizacyjnej.

20. 1. W dzienniku ewidencyjnym rejestruje si dokumenty otrzymane i wysyane w obiegu korespondencyjnym oraz wytworzone w jednostce organizacyjnej, a take zaczniki do nich.

2. Na pierwszej stronie otrzymanego dokumentu w formie papierowej odciska si piecz wpywu, zawierajc nazw jednostki organizacyjnej oraz nazw odpowiednio kancelarii, sekcji albo innej komrki organizacyjnej, a we waciwych polach umieszcza si nastpujce informacje z dziennika ewidencyjnego:

1) numer, pod ktrym zosta zarejestrowany dokument, skadajcy si z: symbolu oznaczenia klauzuli tajnoci, znaku rozdzielajcego , numeru kolejnego zapisu, znaku rozdzielajcego / i roku rejestracji;

2) dat rejestracji dokumentu;3) liczb stron lub innych jednostek miary dokumentu wraz z zacznikami;4) liczb zacznikw i liczb stron lub innych jednostek miary zacznikw.

3. Kady zacznik do dokumentu, o ktrym mowa w ust. 2, oznacza si napisem Zacznik nr... do dokumentu nr... z dnia... i odpowiednio wypenia pola. W przypadku zacznika w formie papierowej napis umieszcza si na jego pierwszej stronie.

4. Do dokumentw w formie elektronicznej przepis ust. 2 i 3 stosuje si odpowiednio.

21. W rejestrze wydanych przedmiotw rejestruje si w szczeglnoci wszelkie noniki informacji, na ktrych utrwalono w jednostce organizacyjnej informacje niejawne oraz inne przedmioty wytworzone w jednostce organizacyjnej, chronione jako informacja niejawna.

22. 1. Pracownik kancelarii lub upowaniony pracownik innej komrki organizacyjnej udostpnia zarejestrowany materia osobie uprawnionej, sprawujc bezporedni i stay nadzr nad udostpnionym materiaem.


2. Pracownik kancelarii lub upowaniony pracownik innej komrki organizacyjnej wydaje zarejestrowany materia osobie uprawnionej:

1) jedynie na czas niezbdny do realizacji zada zwizanych z dostpem do tego materiau;2) za potwierdzeniem pobrania materiau odpowiednio w dzienniku ewidencyjnym, rejestrze wydanych przedmiotw

albo karcie wydanych materiaw;3) jeeli osoba uprawniona zapewnia odpowiednie warunki do przechowywania tego materiau oraz egzekwuje jego zwrot.

3. Materiay o klauzuli tajne lub cile tajne kancelaria przechowuje i udostpnia w pomieszczeniach kancelarii oraz wydaje do tych pomieszcze. Materiay te mog by udostpnione poza pomieszczeniami kancelarii oraz wydawane poza te pomieszczenia wycznie:

1) kierownikowi jednostki organizacyjnej;2) innym uprawnionym osobom, na zasadach okrelonych w odrbnych przepisach;3) w pozostaych przypadkach po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej.

23. 1. Dla kadego dokumentu o klauzuli cile tajne lub tajne, przed jego udostpnieniem albo wydaniem w jednostce organizacyjnej, zakada si kart zapoznania, ktr przechowuje si wraz z dokumentem.

2. Dopuszcza si zaoenie karty zapoznania dla dokumentw o klauzuli poufne lub zastrzeone.

3. Dla zbioru dokumentw zakada si wspln kart zapoznania, ktr przechowuje si wraz ze zbiorem.

4. W karcie zapoznania rejestruje si kadorazowo fakt zapoznania si odpowiednio z dokumentem lub zbiorem dokumentw.

5. W przypadku wysyania dokumentu lub zbioru dokumentw zaoone karty zapoznania lub ich powiadczone kopie pozostawia si w jednostce organizacyjnej i przechowuje si w teczkach zaoonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt funkcjonujcym w jednostce organizacyjnej tak dugo, jak dziennik ewidencyjny, w ktrym dokument zosta zarejestrowany.

6. Do nonikw i przedmiotw, o ktrych mowa w 21, przepisy ust. 15 stosuje si odpowiednio.

24. 1. W ksice dorcze przesyek miejscowych rejestruje si materiay wysyane bez porednictwa przewonika, na terenie tej samej miejscowoci:

1) do komrek organizacyjnych w ramach tej samej jednostki organizacyjnej;2) do jednostek organizacyjnych, o ktrych mowa w 1 ust. 2.

2. Przekazywanie materiaw, o ktrych mowa w ust. 1, odbywa si za potwierdzeniem odbioru przez adresata lub upowanion przez adresata osob w ksice dorcze przesyek miejscowych.

25. 1. W wykazie przesyek nadanych rejestruje si materiay wysyane:1) za porednictwem przewonika, z zastrzeeniem przypadku, gdy korzysta si z dokumentw stosowanych przez

operatora pocztowego;2) bez porednictwa przewonika, do jednostek organizacyjnych innych, ni wymienione w 1 ust. 2.

2. Przekazywanie materiaw, o ktrych mowa w ust. 1, odbywa si za potwierdzeniem odbioru w wykazie przesyek nadanych odpowiednio przez przewonika albo adresata lub upowanion przez adresata osob.

3. Wykazy przesyek nadanych, w ktrych zarejestrowano wysane materiay, przechowuje si w teczkach zaoonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt funkcjonujcym w jednostce organizacyjnej, odrbnie dla dokumentw otrzymanych i wysanych.

26. 1. Po otwarciu przesyki pracownik kancelarii lub upowaniony pracownik innej komrki organizacyjnej:1) sprawdza, czy zawarto przesyki odpowiada wyszczeglnionym na niej numerom ewidencyjnym;2) ustala, czy liczba stron lub innych jednostek miary materiaw oraz liczba zacznikw jest zgodna z liczb oznaczon

na poszczeglnych materiaach.

2. W przypadku stwierdzenia nieprawidowoci w wyniku czynnoci, o ktrych mowa w ust. 1, pracownik kancelarii lub upowaniony pracownik innej komrki organizacyjnej sporzdza protok z otwarcia przesyki zawierajcy opis nieprawidowoci w dwch egzemplarzach, z ktrych jeden przekazuje si do nadawcy, a drugi pozostawia u adresata. Fakt sporzdzenia protokou odnotowuje nastpnie w dzienniku ewidencyjnym w rubryce Informacje uzupeniajce/Uwagi.


27. 1. W kancelarii nie otwiera si przesyek oznaczonych do rk wasnych. W dzienniku ewidencyjnym wpisuje si nadawc, numer i dat wpywu przesyki, w rubryce Informacje uzupeniajce/Uwagi odnotowuje si, e przesyka bya oznaczona do rk wasnych.

2. Na opakowaniu przesyek, o ktrych mowa w ust. 1, wpisuje si dat wpywu, pozycj i numer, pod ktrym zarejestrowano przesyk. Przesyk udostpnia albo wydaje si bezporednio adresatowi, a w razie jego nieobecnoci osobie przez niego pisemnie upowanionej do odbioru.

3. Z chwil zwrotu do kancelarii przesyki, o ktrej mowa w ust. 1, w stanie otwartym, pracownik kancelarii wykonuje czynnoci wymienione w 26 ust. 1 i 2 oraz uzupenia dane dotyczce przesyki w dzienniku ewidencyjnym.

4. Jeeli adresat podj decyzj o przechowywaniu przez kancelari przesyki, o ktrej mowa w ust. 1, w stanie zamknitym, przesyka w takim przypadku przekazywana jest kancelarii przez adresata w formie zapiecztowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje si w dzienniku ewidencyjnym w rubryce Informacje uzupeniajce/Uwagi.

28. Wykonywanie kopii, odpisu, wypisu, wycigu, wydruku lub wykonanie tumaczenia zarejestrowanego dokumentu odbywa si na pisemne polecenie kierownika jednostki organizacyjnej, kierownika komrki organizacyjnej lub innej osoby na zasadach okrelonych w odrbnych przepisach.

29.1. Materiay kompletuje si w teczkach zaoonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt funkcjonujcym w jednostce organizacyjnej, zwanych dalej teczkami tematycznymi.

2. Materia, ktry ze wzgldu na swoj form nie moe by wszyty do teczki tematycznej, stanowi jej zacznik.

3. Materia, ktry nie moe by wczony do teczek tematycznych w danym roku kalendarzowym, mona przerejestrowa na nastpny rok, dokonujc odpowiedniej adnotacji na tym materiale oraz odpowiednio w dzienniku ewidencyjnym albo w rejestrze wydanych przedmiotw.

4. Wzr opisu zewntrznej strony teczki tematycznej stanowi zacznik nr 3 do zarzdzenia.

5. W teczce tematycznej umieszcza si kolejno:1) stron tytuow, ktrej wzr stanowi zacznik nr 3 do zarzdzenia;2) kart zapoznania z teczk;3) opis spraw znajdujcych si w teczce, ktrego wzr stanowi zacznik nr 4 do zarzdzenia;4) w razie koniecznoci wykaz zmian dokonanych w teczce, ktrego wzr stanowi zacznik nr 5 do zarzdzenia;5) materiay uoone w kolejnoci spraw, a w ramach sprawy chronologicznie; 6) kart kontroln, ktrej wzr stanowi zacznik nr 6 do zarzdzenia.

6. W teczce tematycznej numerowaniu podlegaj wszystkie zapisane strony dokumentw w formie papierowej oraz noniki, na ktrych utrwalono informacje niejawne oraz przedmioty chronione jako informacja niejawna.

7. Prace zwizane z kompletowaniem teczki tematycznej koczy si bezporednio po zakoczeniu roku kalendarzowego lub zakoczeniu teczki, umieszczeniu na kocu karty kontrolnej i przesznurowaniu zawartoci teczki.

8. W razie koniecznoci doczenia albo wyczenia materiau z zakoczonej teczki tematycznej wypenia si odpowiednie rubryki w wykazie zmian.

9. Do materiaw jawnych, w tym stanowicych zaczniki do dokumentw, przepisy ust. 13, ust. 5 pkt 5 oraz ust. 6 i 8 stosuje si odpowiednio, przy jednoczesnym zapewnieniu dostpu do nich na zasadach oglnych.

10. Do tomw akt sdowych przepisy ust. 19 stosuje si odpowiednio, o ile przepisy odrbne nie stanowi inaczej.

30. 1. Materia, ktry nie jest przewidziany do dalszego wykorzystywania, moe zosta zniszczony, z zastrzeeniem odrbnych przepisw dotyczcych materiaw archiwalnych, po pisemnym zatwierdzeniu jego zniszczenia oraz powoaniu komisji przez:

1) kierownika jednostki organizacyjnej, na wniosek waciwego penomocnika ochrony w przypadku kancelarii;2) kierownika innej komrki organizacyjnej w przypadku innej komrki organizacyjnej.

2. Materia, o ktrym mowa w ust. 1, niszczony jest odpowiednio przez pracownika kancelarii albo upowanionego pracownika innej komrki organizacyjnej, w obecnoci komisji, o ktrej mowa w ust. 1. Dokument niszczy si w taki sposb, aby niemoliwe byo cakowite lub czciowe odtworzenie jego treci.


3. W skad komisji, o ktrej mowa w ust. 1, wchodzi wskazany przewodniczcy oraz co najmniej dwch czonkw komisji. Osoby wchodzce w skad komisji musz spenia wymagania okrelone w art. 16 pkt 13 ustawy.

4. Komisja, o ktrej mowa w ust. 1, sporzdza i podpisuje protok zniszczenia, w ktrym zawiera si w szczeglnoci nastpujce informacje:

1) numer, pod ktrym zarejestrowano materia w urzdzeniu ewidencyjnym;2) liczb stron lub innych jednostek miary materiau;3) klauzul tajnoci materiau;4) sposb zniszczenia materiau.

5. Protok zniszczenia przechowuje odpowiednio kancelaria albo inna komrka organizacyjna.

6. Fakt zniszczenia materiau, o ktrym mowa w ust. 1, potwierdza si w odpowiednich urzdzeniach ewidencyjnych, odnotowujc numer, pod ktrym zarejestrowano protok zniszczenia i dat jego podpisania.

31. Przekazanie materiaw do archiwum odbywa si na zasadach okrelonych w odrbnych przepisach dotyczcych materiaw archiwalnych.

Rozdzia 4

Przepisy przejciowe i kocowe

32. Oddziay kancelarii tajnych sdw okrgowych w sdach rejonowych funkcjonuj do dnia utworzenia w sdach rejonowych samodzielnych sekcji do spraw ochrony informacji niejawnych. Do oddziaw stosuje si odpowiednio przepisy dotyczce sekcji, z tym e:

1) oddziaem kancelarii tajnej kieruje wyznaczony przez penomocnika ochrony pracownik pionu ochrony;2) w jednostkach organizacyjnych, w ktrych przetwarza si niewielk liczb dokumentw niejawnych, oddziaem

kancelarii tajnej moe kierowa inny pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej, na wniosek penomocnika ochrony;

3) kierownik kancelarii tajnej koordynuje i nadzoruje prac podlegych oddziaw kancelarii tajnej;4) zakres obowizkw pracownika, o ktrym mowa w pkt 1, i pracownikw oddziau kancelarii tajnej ustala penomocnik

ochrony, a zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.

33. Zarzdzenie wchodzi w ycie z dniem 1 stycznia 2012 r.1

Minister Sprawiedliwoci: Jarosaw Gowin

1 Niniejsze zarzdzenie poprzedzone byo zarzdzeniem Ministra Sprawiedliwoci z dnia 27 lipca 2007 r. w sprawie szczeglnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania rodkw ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 6, poz. 30, z pn. zm.), ktre traci moc z dniem wejcia w ycie niniejszego zarzdzenia, na podstawie art. 189 ust. 1 ustawy z dnia5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228).



Za

czn

iki

do z

arz

dzen

ia M

inis

tra

Spra

wie

dliw

oci

z dn

ia 2

9 gr

udni

a 201

1 r.

(poz

. 13)

Za

czn

ik n

r 1

RE

JEST

R K

AR

T W

YDA

NY

CH

MA

TE

RIA

W

Stro

na

../

..

Uw

agi

Adn

otac

je o

zni

szcz

eniu

kar

ty,

data

zni

szcz

enia

, im

i i

nazw

isko

or

az p

odpi

s os

oby

doko

nuj

cej

znis

zcze

nia

Nr

ewid

ency

jny

kart

yD

ata

zao

eni

aka

rty

Imi

i na

zwis

ko o

soby

alb

o na

zwa

kom

rki

org

aniz

acyj

nej,

na k

tr

zaew

iden

cjon

owan

o ka

rt

45

32

1


Za

czn

ik n

r 2

Stro

na

../

..

2

ZW

RO

T M

AT

ER

IA

UW

YD

AN

IE M

AT

ER

IA

U

Lp.

nr z

urz

dze

nia

ewid

ency

jneg

o,

pod

ktr

ymza

reje

stro

wan

om

ater

ia

data

w

ydan

iada

ta z

wro

tuU

WA

GI

imi

i na

zwis

ko

osob

y, k

tre

j w

ydan

o m

ater

ia

(w p

rzyp

adku

kar

tyw

ydan

ej n

a ko

mr

kor

gani

zacy

jn)

podp

is o

soby

, kt

rej

wyd

ano

mat

eria

po

dpis

oso

by, k

tre

jzw

rco

no m

ater

ia

imi

i na

zwis

ko o

soby

, kt

rej

zw

rco

no m

ater

ia

14

35

67

89

KA

RTA

WY

DA

NY

CH

MA

TE

RIA

W N

R

OSO

BA

/KO

M

RK

A O

RG

AN

IZA

CY

JNA

(nal

ey

wsk

aza

odp

owie

dnio

: im

i i

nazw

isko

oso

by, k

tra

jest

dys

pone

ntem

mat

eria

u, o

raz

kom

rk

org

aniz

acyj

n, w

kt

rej p

racu

je, a

lbo

kom

rk

org

aniz

acyj

n,

ktr

a je

st d

yspo

nent

em m

ater

iau

, z p

odan

iem

w k

olum

nie

nr 2

oso

by, n

a kt

r

zaew

iden

cjon

owan

o m

ater

ia)


Zacznik nr 3

KLAUZULA TAJNOCI

PENA NAZWA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ

PENA NAZWA KOMRKI ORGANIZACYJNEJ

symbol klasyfikacyjny oznaczajcy odpowiedni klas z jednolitego rzeczowego

wykazu akt

numer z rejestru RTD, pod ktrym teczka zostaa zarejestrowana

KLAUZULA TAJNOCI

oznaczenie kategorii archiwalnej(Kat.: ..)

roczne daty kracowe, to jest data roczna najwczeniej i najpniej datowanegomateriau znajdujcego si w teczce oraz liczb ponumerowanych: stron papierowych, nonikw lub przedmiotw

haso klasyfikacyjne okrelajce odpowiedni klas

z jednolitego rzeczowego wykazu akt

dodatkowe informacje o rodzaju materiaw znajdujcych si w teczce


Zacznik nr 4

OPISspraw znajdujcych si w teczce/aktach Nr . . .

tom . . .

Lp.

Nr pism

Nazwa jednostki organizacyjnej,do ktrej pismo wysano

lub od ktrej pismo otrzymano/krtka tre

Nr stronw teczce/aktach

Uwagiprzysane/wytworzone w jednostce

org.

wysane

1 2 3 4 5 6


Zacznik nr 5

Lp.

1

wyczonych

4

wczonych

Numery stron

5

Zniszczono/wysano

/otrzymano(wpisa odpowiednio)

strony nr:

6

Adnotacje osbupowanionych

7

Data

2

Podstawazmiany

3

WYKAZ ZMIANDOKONANYCH W TECZCE/AKTACH


Zacznik nr 6

KARTA KONTROLNA

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .(liczba ponumerowanych: stron papierowych, nonikw lub przedmiotw)

sownie:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Niniejsza teczka zawiera/niniejsze akta zawieraj (wpisa odpowiednio):

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .(data zakoczenia kompletowania, imi i nazwisko oraz podpis osoby kompletujcej teczk)

Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 grudnia 2011 r. w ...

Documents

Transcript of Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 grudnia 2011 r. w ...