Warszawa, 19 grudnia 2018 r.

Zapytanie ofertoweROHIS/WSP/2018/1

Usługa zaplanowania i zrealizowania kampanii społecznej na lata 2018-2019, podkreślającej rolę harcerstwa i skautingu oraz promującą działania organizacji.

1. Zamawiający Związek Harcerstwa Polskiego, z siedzibą Warszawa, ul. Konopnickiej 6, zarejestrowany w rejestrze stowarzyszeń KRS pod numerem 0000094699 (dalej także jako: „ZHP”),

działający jako realizator części wspólnej Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030

2. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest:

a) Opracowanie kreacji kampanii medialnej realizowanej w rtv i mediach społecznościowychb) Opracowanie harmonogramu produkcji nośników kampanii c) Opracowanie scenariuszy i kompleksowa produkcja nośników kampanii (3 spoty radiowe, 2

spoty telewizyjne, 2 kampanie w social mediach)d) Sporządzenie i realizacja mediaplanu kampanii, pozyskanie czasu antenowego, pozycjonowanie

treści

3. Opis przedmiotu zamówienia W celu promocji wychowania opartego na systemie wartości zawartym w Prawie i Przyrzeczeniu Harcerskim lub Skautowym oraz popularyzacji ruchu harcerskiego i skautowego w Polsce konieczne jest wypracowanie i wdrożenie kampanii społecznej (z uwzględnieniem pokazania specyfiki organizacji Związku Harcerstwa Polskiego, Związku Harcerstwa Rzeczypospolitej, Stowarzyszenia Harcerskiego, Royal Rangers Polska, Niezależny Krąg Instruktorów Harcerskich „Leśna Szkółka”, Skauci Europy Stowarzyszenie Harcerstwa Katolickiego „Zawisza” Federacja Skautingu Europejskiego, Skauci Króla). Bardzo ważnym jest publicznie pokazywanie społeczeństwu, zwłaszcza dzieciom i młodzieży, harcerskiej przygody, przyjaźni, wyzwań, wartości i służby, zaś rodzicom – wychowawczej roli harcerstwa kształtującego kompetencje na całe życie oraz społecznej roli harcerstwa w kształtującego społeczeństwo obywatelskie. Dlatego przez cały czas trwania programu począwszy od roku 2019 będzie prowadzona kampania medialna, celem kampanii jest podkreślenie roli i wartości ruchu harcerskiego, przy jednoczesnym wskazaniu roli ruchu harcerskiego w przygotowaniu młodych ludzi do odważnej i jednocześnie rozważnej dorosłości. W roku 2018 zostanie zaplanowała i wypracowana, przygotowana kampania społeczna na lata 2018-2019. Zaś w roku 2019 zostanie wyemitowana kampania podkreślająca rolę harcerstwa i skautingu oraz promująca działania organizacji. Zostaną wyemitowani 3 spoty radiowe, 2 spoty telewizyjne, 3 programy publicystyczne z udziałem organizacji i 2 kampanie w social mediach. W ramach usługi wykonawca przygotuje także przedstawicieli Zleceniodawcy do udziału w 3 programach publicystycznych.

Działanie finansowane jest ze środków otrzymanych z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030

Strona 1 z 8

4. Termin realizacji Od dnia podpisania umowy do 31.12.2019 r.

5. Zawartość składanej oferty Oferta musi zawierać: 

1. Propozycję programu i harmonogramu kampanii społecznej2. Cenę brutto za kompleksowe wykonanie wymienionych w pkt. 2) lit. a) – c) ogłoszenia usług (z

wyłączeniem zakupu czasu antenowego)3. Wypełnione oświadczenie – Załącznik nr 14. Pełnomocnictwo – Załącznik nr 25. Request for Information – Załącznik nr 3

6. Kryterium oceny ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z następującymi zasadami: 

Cenę brutto za kompleksowe wykonanie wymienionych w ogłoszeniu usług – 45 % Propozycję programu i harmonogramu kampanii społecznej – 55%

W1 = (najniższa cena w ofertach / cena w ofercie badanej) x 100 pkt x 45% 

W1 – Cenę brutto za kompleksowe wykonanie wymienionych w ogłoszeniu usług (pkt 2) lit. a) – c))W2 = (najwyższa ocena propozycji / ocena oferty badanej) x 100 pkt x 55%

W2 - Propozycję programu i harmonogramu kampanii społecznej zostanie oceniona merytorycznie zgodnie z poniższymi kryteriami. Za każde kryterium zostanie przyznane od 1 do 3 punktów gdzie: 1 – nie spełnia2 – częściowo spełnia3 – spełnia

Uwzględnienie organizacji harcerskich będących pod patronatem Prezydenta RP. Uwzględnienie specyfiki harcerskiej w kampanii. Uzasadnienie wyboru narzędzi wybranych do realizacji kampanii. Określenie i uzasadnienie do kogo kierowana jest kampania. Jasne określenie celów kampanii. Uwzględnienie harmonogramu działań na lata 2018-2019.

W – wartość oceny oferty  W = W1+W2

Ofertą najkorzystniejszą będzie oferta, która uzyska łącznie ze wszystkich kryteriów najwyższą liczbę punktów. 

7. Termin i sposób nadsyłania ofert ZHP oczekuje, że oferta zostanie przesłana na adres sekretariat@zhp.pl najpóźniej w niedzielę 23 grudnia 2018 r. do godz. 23.59 czasu warszawskiego.

Działanie finansowane jest ze środków otrzymanych z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030

Strona 2 z 8

8. Podstawa formalna, postanowienia końcoweNiniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Prawa Zamówień Publicznych. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Ogłoszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty. Po złożeniu ofert Organizator dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. Wybór oferty i poinformowanie dostawcy o jej wyborze przez ZHP nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez dostawcę i ZHP odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. ZHP zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy a dostawca przyjmuje to do wiadomości. ZHP zastrzega sobie prawo do: odwołania zapytania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Ogłoszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od dostawcy.

9. Osoba kontaktowa Informacji dotyczących postępowania udziela Pani Małgorzata Sinica, koordynatorka „Części Wspólnej” Programu ROHiS – malgorzata.sinica@rohis.pl

Informacja w sprawie danych osobowychAdministratorem Pani/Pana danych osobowych jest Związek Harcerstwa Polskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa ("ZHP"). Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu nawiązania i utrzymywania kontaktu, w tym kontaktu w związku z podjętą z ZHP współpracą. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez ZHP znajdzie Pani/Pan pod adresem www.zhp.pl/rodo. W przypadku jakichkolwiek pytań może Pani/Pan skontaktować się z ZHP, pod podanym powyżej adresem siedziby. Może Pani/Pan również skontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych pod adresem zhp-iodo@rt-net.pl.

Działanie finansowane jest ze środków otrzymanych z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030

Strona 3 z 8

Załącznik nr 1

OświadczenieW związku ze złożeniem oferty w organizowanym przez Związek Harcerstwa Polskiego zapytaniu ofertowym nr ROHIS/WSP/2018/1, działając w imieniu własnym/działając w imieniu ………………………….. z siedzibą w ………………………..- KRS nr: ……………………….. oświadczam/oświadczamy, co następuje:

1. wobec ……………………………. nie toczy się postępowanie likwidacyjne, jak również wobec ………………………. nie złożono wniosku o ogłoszenie upadłości;

2. …………………………….. nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub innych należności o charakterze publicznoprawnym;

dotyczy oferenta będącego osobą prawną – jeśli oferent jest osobą fizyczną, poniższy fragment należy przekreślić:

3. członkowie władz ……………………………. i/lub osoby zarządzające ………………………….. i/lub prokurenci ……………………………, nie są osobami skazanymi za popełnienie przestępstwa w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego i/lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

dotyczy oferenta będącego osobą fizyczną – jeśli oferent jest osobą prawną, poniższy fragment należy przekreślić:

3. oświadczam iż …………………………… nie jest osobą skazaną za popełnienie przestępstwa w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego i/lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Działanie finansowane jest ze środków otrzymanych z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030

Strona 4 z 8

Załącznik nr 2

Pełnomocnictwo

Działając w imieniu własnym/w imieniu ………………………………. z siedzibą w ……………………………. – KRS nr: ……………………………………, upoważniam ………………………………… /dowód osobisty nr: ………………………………, PESEL: ………………………………../, do podejmowania w moim imieniu/w imieniu ……………………………………………. z siedzibą w ………………………….., wszelkich czynności związanych z ogłoszonym przez ZHP Zapytaniem ofertowym nr c.W szczególności, pełnomocnictwo niniejsze upoważnienia do złożenia oferty we wskazanym powyżej konkursie, a także do podejmowanie innych czynności w toku postępowania konkursowego, w tym do negocjowania warunków ewentualnej umowy, przy czym zawarcie tej umowy wymaga legitymowania się odrębnym, szczegółowym pełnomocnictwem do tej konkretnie czynności. Pełnomocnictwo niniejsze nie obejmuje prawa do udzielania substytucji.

Pełnomocnictwo niniejsze może zostać w każdym czasie odwołane.

Działanie finansowane jest ze środków otrzymanych z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030

Strona 5 z 8

Załącznik nr 3RFI - Request for Information

ROHIS/WSP/2018/11. Nazwa spółki, adres

 2. nr KRS, nr NIP, nr REGON

 3. główna siedziba spółki

 4. adres strony www

 5. osoba kontaktowa, stanowisko, adres e-

mail, telefon  6. forma prawna spółki, kapitał zakładowy

 7. struktura własności spółki, powiązane

podmioty  8. główny profil działanośći (prosimy o

opis używając maksymalnie 40 słów)  9. czy agencja oferuje usługi

kreatywne/marketingowe (grafika, design, strategia) - jeśli tak - prośba o krótki opis  

10. liczba kontraktorów w 2017 roku 

11. liczba kontraktorów w 2018 roku 

12.

Dane finansowe:  13. obrót w roku 2017 w PLN

 14. Profil działalności agencji:

 15. *... - %

 16. *... - %

 17. *... - %

 18. *... - %

 19. *... - %

 

Działanie finansowane jest ze środków otrzymanych z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030

Strona 6 z 8

20. Digital - www/web/aplikacje mobilne 

21. krótki opis doświadczenia i eskpertyzy agencji  

22. ile projektów www/web zorganizowała agencja w 2017 r.  

23. ile projektów www/web zorganizowała agencja w 2018 r.  

24. 5 najważniejszych projektów zrealizowanych w 2017 r. - prośba o krótki opis  

25. 5 najważniejszych projektów zrealizowanych w 2018 r. - prośba o krótki opis  

26. Digital - social media 

27. krótki opis doświadczenia i eskpertyzy agencji  

28. liczba obsługiwanych profili brandowych na SM w 2017 r.  

29. liczba obsługiwanych profili brandowych na SM w 2018 r.  

30. Obsługa graficzna/copywriting 

31. graficy zatrudnieni przez agencję? 

32. współpraca z grafikami z agencji zewnętrznych? Freelancerzy?  

33. rodzaj prac graficznych, które wykonuje agencja - prośba o krótki opis  

34. copywriterzy zatrudnieni przez agencję? 

35. współpraca z copywriterami z agencji zewnętrznych? Freelancerzy?  

36. Doświadczenie i kluczowi klienci 

37. 5 kluczowych klientów / liczba lat współpracy / krótki opis świadczonej usługi:  

38. *klient 1: 

39. *klient 2:  

Działanie finansowane jest ze środków otrzymanych z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030

Strona 7 z 8

40. *klient 3: 

41. *klient 4: 

42. *klient 5: 

43.

Komentarze, uwagi(jeśli chcą Państwo podesłać dodakowe materiały/prezenacje - prosimy dołączyć je do emaila zwrotnego zawierającego również ten dokument)  

Działanie finansowane jest ze środków otrzymanych z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030

Strona 8 z 8