Zaproszenie do oszacowania wartości zamówienia pn. „Prowadzenie Procesu Przedsiębiorczego Odkrywania w ramach Smart Labów”

I. Kontekst zamówieniaZamówienie jest jednym z działań wspierających realizację projektu „Monitoring Krajowej Inteligentnej Specjalizacji” (podziałanie 2.4.2 PO IR) w obszarze monitorowania Krajowych Inteligentnych Specjalizacji (KIS) oraz organizacji procesu przedsiębiorczego odkrywania (PPO) w Polsce. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pozakonkursowego pn. „Monitoring Krajowej Inteligentnej Specjalizacji” (podziałanie 2.4.2 Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój)1, wdrażanego przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii (MPiT) w partnerstwie z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).

Narzędziem monitorowania i aktualizacji krajowych inteligentnych specjalizacji jest proces przedsiębiorczego odkrywania. Pierwszy etap PPO to tzw. Smart Panel (SP). Obejmuje on przygotowanie i realizację badań wśród przedsiębiorców oraz analizę danych zastanych dostępnych w instytucjach publicznych. Celem badań i analiz wykonanych na etapie SP jest identyfikacja potencjału społeczno-ekonomicznego przedsiębiorstw prowadzących działalność gospodarczą w Polsce, w obszarach obecnych KIS i ewentualnie w nowych obszarach/ dziedzinach gospodarczych zidentyfikowanych w trakcie badań. Rezultatem SP będzie wykaz zidentyfikowanych obszarów (specjalizacji) o wysokim potencjale innowacyjnym wraz z listą wyselekcjonowanej grupy przedsiębiorstw, instytucji otoczenia biznesu i jednostek naukowych reprezentujących te obszary, które otrzymają zaproszenie do drugiego etapu PPO.

Drugi etap PPO, będący przedmiotem planowanego zamówienia, to realizacja tzw. Smart Labów (SL). SL – to cykl spotkań dedykowanych określonej dziedzinie gospodarczej (specjalizacji). W skład uczestników spotkań SL wchodzą przedstawiciele przedsiębiorstw, świata nauki, otoczenia biznesu i administracji.

Celem Smart Labów jest zweryfikowanie potencjału obszarów/ dziedzin gospodarczych, zidentyfikowanych m.in. w trakcie SP oraz opracowanie analiz biznesowo-technologicznych zwanych Mapami rozwoju rynku i technologii (ang. Business Technology Roadmap – BTR), które wskazują pożądane kierunki rozwoju inicjatyw projektowych przedsiębiorców. Zawierają także rekomendacje odnośnie do ewentualnych aktualizacji KIS, przygotowania dedykowanych konkursów lub innych zmian w systemie wdrażania instrumentów w szczególności proinnowacyjnych na poziomie krajowym lub regionalnym itp.

1 Wniosek o dofinansowanie nr POIR.02.04.02-00-0001/15

Zamówienie stanowi kontynuację działania „Usługi doradcze i eksperckie konsultantów – ekspertów branżowych”, przeprowadzonego w latach 2017–2019.

II. Przedmiot zamówieniaPrzedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie 9 pełnych ścieżek tematycznych Smart Lab, z udziałem najważniejszych interesariuszy, tj. przedsiębiorstw.

Pod pojęciem „pełna ścieżka tematyczna SL” należy rozumieć:

1. rekrutację uczestników na spotkania (4-5 spotkań), 2. realizację merytoryczną2 spotkań w danym obszarze/ dziedzinie gospodarczej

(z animacją uczestników między spotkaniami), moderowanych przez konsultanta – eksperta branżowego,

3. opracowanie ekspertyzy BTR,4. organizację techniczną spotkań.

III. Zadania i ramy czasowe realizacji zamówienia Zadania:

Do zadań Wykonawcy będzie należało:

1. Faza I zamówienia – Zapewnienie wsparcia eksperckiego SLWykonawca zapewni zespół ekspertów złożony z:1) konsultantów-ekspertów branżowych reprezentujących każdą z 14. Krajowych

Inteligentnych Specjalizacji,2) facylitatorów,3) sekretarzy SL.

2. Faza II A zamówienia – Organizacja i przeprowadzenie SL 1) ETAP I – Przygotowania do realizacji SL, tj.:

a) przedstawienie przez Wykonawcę zespołu eksperckiego odpowiedzialnego za dany SL, w tym konsultanta-eksperta branżowego, facylitatora, min. dwóch sekretarzy SL, i innych ekspertów – po przekazaniu Wykonawcy tematu (obszaru/ dziedziny gospodarczej) przez Zamawiającego,

b) przeprowadzenie spotkania inicjującego SL dla zespołu eksperckiego, c) przygotowanie harmonogramu SL oraz programu i scenariusza dla

poszczególnych spotkań SL, zgodnie z Metodyką, o której mowa w przypisie nr 2,

d) rozpoczęcie rekrutacji uczestników SL i działań w zakresie organizacji technicznej spotkań SL.

2) ETAP II – Realizacja SL, tj.:

2 Zgodnie z „Metodyką prowadzenia spotkań typu Smart Lab dla wsparcia procesu przygotowania BTR”

2

a) przeprowadzenie spotkań SL,b) sporządzenie ekspertyzy BTR, w tym przeprowadzenie konsultacji celem

zebrania opinii dotyczących opracowanej BTR i ich ewentualne uwzględnienie w dokumencie.

3) Etap III – Podsumowanie SL, tj.:a) sporządzenie sprawozdania z organizacji części technicznej SL, b) sporządzenie sprawozdania podsumowującego część merytoryczną SL oraz

realizacja filmu przedstawiającego proces i rezultaty SL, w tym ekspertyzy BTR.Czas trwania jednej pełnej ścieżki tematycznej SL – do 145 dni od daty przekazania Wykonawcy obszaru/ dziedziny gospodarczej, przy czym Zamawiający zakłada, że Etap I powinien trwać nie dłużej niż 30 dni.

3. Faza II B – Asysta, trwająca cały okres zamówienia, która obejmuje:a) wsparcie w zakresie konsultacji, promocji i aktualizacji wyników SL,b) inne usługi eksperckie.

4. Faza III – Podsumowanie realizacji zamówienia, które obejmuje:a) opracowanie m.in. sprawozdania z realizacji zamówienia, w tym filmu z

przeprowadzonych SL.

UWAGA

W związku z sytuacją epidemiczną i wynikającą stąd koniecznością dystansowania społecznego, Zamawiający zakłada, że wszystkie lub część spotkań w ramach Smart Labów może odbyć się w innej (niż zakładana obecnie stacjonarna), alternatywnej formie - np. zdalnej.

Zamawiający nie jest w stanie określić, jaka część spotkań odbędzie się w formie alternatywnej – co do zasady spotkania powinny odbywać się w formie stacjonarnej.

Dlatego w formularzu szacowania wartości zamówienia należy przedstawić cenę za przeprowadzenie spotkania w formie stacjonarnej i cenę za przeprowadzenie spotkania w formie alternatywnej.

Na potrzeby niniejszego szacowania Zamawiający przyjął, że alternatywną formą organizacji spotkań będą spotkania organizowane w formie zdalnej.

W przypadku innej alternatywy organizacji spotkań (niż forma zdalna) Zamawiający prosi o jej uwzględnienie w formularzu szacowania, z jej dokładnym określeniem i wskazaniem działań niezbędnych do skutecznego przebiegu spotkań oraz ich wyceną.

Ramy czasowe:

Zamówienie będzie realizowane od dnia zawarcia umowy do 31 sierpnia 2023

Zakładane terminy rozpoczęcia każdej z wymaganych do realizacji 9 pełnych ścieżek tematycznych SL:

2 ścieżki SL – rozpoczęcie w 4 kwartale 2020

3

2 ścieżki SL – rozpoczęcie w 2 kwartale 2021

2 ścieżki SL – rozpoczęcie w 4 kwartale 2021

2 ścieżki SL – rozpoczęcie w 2 kwartale 2022

1 ścieżki SL – rozpoczęcie w 4 kwartale 2022

UWAGA: W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że SL nie rokuje powodzenia, tzn.: 1) po pierwszym lub drugim spotkaniu okaże się, że potencjał biznesowy analizowanego

obszaru/ dziedziny gospodarczej jest niewystarczający, lub2) z powodu niereprezentatywnej grupy, niskiej frekwencji lub braku woli współpracy itp.,

nie jest możliwe właściwe zdiagnozowanie analizowanego obszaru/ dziedziny gospodarczej, a tym samym opracowanie/ wygenerowanie propozycji wspólnych inicjatyw projektowych na niezbędnym poziomie szczegółowości3 i stanie zaawansowania prac B+R,

Wykonawca będzie zobowiązany do wcześniejszego zakończenia SL bez kontynowania spotkań i przygotowania BTR. Wcześniejsze zakończenie SL nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku przeprowadzenia w sumie 9 pełnych ścieżek tematycznych SL. W sytuacji wcześniejszego zakończenia ścieżki SL Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia „zastępczej” pełnej ścieżki tematycznej SL.

IV. Opis zadań 1. Zapewnienie wsparcia eksperckiego SL

Wykonawca zapewni zespół ekspertów wspierających prace Smart Labów złożony z:

1) konsultantów-ekspertów branżowych (w fazie I realizacji zamówienia min. czternastu konsultantów reprezentujących każdą z 14. KIS),

2) facylitatorów – min. 2 osoby,

3) sekretarzy – min. 4 osoby.,

4) innych ekspertów niezbędnych do prowadzenia SL.

1.1 Planowane zadania ekspertów SL:1) konsultanta-eksperta branżowego:

a) udział w wyborze uczestników SL, b) udział w opracowaniu harmonogramu, programu i scenariusza spotkań SL,c) moderowanie SL,d) udział w opracowaniu ekspertyzy BTR i nadzór merytoryczny nad całością

opracowania; 2) facylitatora:

3 Min. w fazie koncepcyjnej oraz identyfikacji zasobów

4

a) udział w opracowaniu scenariusza spotkań SL - wybór optymalnego sposobu pracy grupy wraz z doborem metod i technik,

b) facylitacja spotkań;3) sekretarza:

a) udział w przygotowaniu spotkań SL, w tym materiałów dla uczestników SL,b) wspieranie pracy konsultanta-eksperta branżowego podczas spotkań i przy

opracowaniu BTR ,c) utrzymywanie stałych kontaktów z uczestnikami SL.

1.2 Wymagania dla ekspertówWymagania jakim powinni odpowiadać eksperci wspierający prace Smart Labów są przedstawione w Załączniku nr 1 do Zaproszenia.

2. Organizacja i przeprowadzenie Smart LabówETAP I – Przygotowania do realizacji SL:

2.1 Zapewnienie wsparcia eksperckiego SLWykonawca przedstawi skład ekspertów SL, który powinni tworzyć: konsultant-ekspert branżowy, facylitator i dwóch sekretarzy.

2.2 Spotkanie inicjujące SLWykonawca zorganizuje spotkanie, którego celem jest:

1) przedstawienie i omówienie zadań poszczególnych członków zespołu eksperckiego,

2) uzgodnienie ram programu i scenariusza SL, w tym harmonogramu SL, oraz, jeżeli zajdzie taka potrzeba, doprecyzowanie tematu SL,

3) omówienie zagadnień dotyczących ekspertyzy BTR, 4) uzgodnienie ostatecznej zawartości pakietu informacyjnego dla uczestników

SL.

2.3 Przygotowanie programu i scenariusza spotkań SL, w tym harmonogramu SL

Po spotkaniu inicjującym Wykonawca w oparciu o materiały dostarczone przez Zamawiającego, w tym Metodykę, o której mowa w przypisie „2”, opracuje szczegółowy program i scenariusz spotkań, w tym harmonogram SL.

Zamawiający zakłada, że Smart Lab będzie składał się ze spotkania inicjującego (w ramach spotkania 1 – dwudniowego) oraz spotkań roboczych. Czas trwania spotkania roboczego – około 5-6 godzin, w tym przerwy kawowe oraz lunch.

2.4 Rekrutacja uczestników SL1) Założenia do procesu rekrutacji

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje podmiotów, z których będzie rekrutował uczestników SL, przy czym jest zobowiązany uwzględnić także podmioty z listy, którą otrzyma od Zamawiającego (lista będzie zawierać 30- 40

5

podmiotów, tj. przedsiębiorstw, jednostek naukowych i instytucji otoczenia biznesu i zostanie przekazana wraz z tematem SL).

Po akceptacji ww. listy przez Zamawiającego, Wykonawca zaprosi przedstawicieli wcześniej wybranych podmiotów do udziału w SL. W każdym spotkaniu organizowanym w ramach SL zakłada się, że powinno uczestniczyć minimum 20 (maksimum 30) osób - przedstawicieli wyżej określonych podmiotów, przy czym reprezentanci nauki i otoczenia biznesu powinni stanowić nie więcej niż 30% składu osobowego SL.

2) Szczegółowy przebieg procesu rekrutacjia) Do zadań Wykonawcy należy przeprowadzenie całego procesu rekrutacji. b) W ramach zadania Wykonawca zapewni koordynatora ds. rekrutacji

uczestników, który będzie odpowiedzialny za dokonanie preselekcji i osiągnięcie wymaganej liczby uczestników na spotkaniach.

c) Wykonawca zapewni call center, które będzie kontaktować się z uczestnikami. Kontakt telefoniczny (telefoniczna rekrutacja) będzie obowiązkowym elementem działań rekrutacyjnych Wykonawcy. Rekrutacja nie może obejmować tylko i wyłącznie mailingu.

d) Wykonawca zobowiązuje się nawiązać kontakt z instytucjami otoczenia biznesu w celu promocji wydarzenia np. z Klastrami, parkami technologicznymi, stowarzyszeniami oraz fundacjami, izbami gospodarczymi, agencjami rozwoju regionalnego, inkubatorami przedsiębiorczości oraz jednostkami samorządu terytorialnego itd.

e) W przypadku każdego spotkania Wykonawca przedstawi listę ww. instytucji otoczenia biznesu, które zamierza włączyć w aktywne pozyskiwanie uczestników spotkania wraz z opisem planowanych działań.

Ponadto:f) Wykonawca odpowiada za przygotowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym

treści zaproszeń do zawieszenia na stronie i rozesłanie zatwierdzonych zaproszeń drogą elektroniczną lub listowną do grupy docelowej spotkań.

g) W projektach treści zaproszeń Wykonawca zamieści informację merytoryczną o organizatorze, celu spotkania, terminie spotkania, programie z informacjami logistycznymi związanymi z możliwością rejestracji czy zwrotów kosztów oraz zapewnienia noclegów. Informacje szczegółowe dotyczące miejsca organizacji i godziny rozpoczęcia spotkania zostaną przekazane wraz z potwierdzeniem uczestnictwa.

h) Rejestracja powinna odbywać się za pomocą formularza rejestracyjnego on-line. Wykonawca udostępni Zamawiającemu podgląd do listy osób rejestrujących się przy użyciu ww. formularza.

i) Wykonawca będzie monitorował i analizował rejestrację uczestników na dane spotkanie.

6

j) Codziennie Wykonawca zobowiązany jest przesyłać bazy uczestników zarejestrowanych na spotkanie w formacie ustalonym z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest także monitorować prawidłowość rejestracji oraz przekazywać krótki raport zawierający sumaryczne informacje odnośnie do parametrów z formularza. W przypadku organizacji każdego spotkania Wykonawca zobowiązany jest skontaktować się z uczestnikami spotkań w celu potwierdzenia obecności - elektronicznie lub telefoniczne etc.

k) Wykonawca przygotuje wstępną, imienną listę uczestników, którzy potwierdzili udział w spotkaniach.

l) Wykonawca przygotuje ostateczną, imienną listę uczestników spotkania (lub na życzenie Zamawiającego przygotowanie pustej listy).

m)Wykonawca ma obowiązek w przypadku każdego ze spotkań zrekrutować min. 20% więcej osób niż planowana liczba uczestników spotkania (przykładowo na spotkanie 30 osobowe Wykonawca musi zrekrutować min. 36 osób).

n) W przypadku spotkań, w których liczba faktycznych uczestników spotkania przekroczy zaakceptowaną przed spotkaniem liczbę, Zamawiający może zapłacić za dodatkowych uczestników4 jednakże nie więcej niż do 20% planowanej liczby uczestników spotkania.

ETAP II – Realizacja SL:

2.5 Przeprowadzenie spotkań w ramach SLWykonawca w oparciu o wcześniej opracowany przez siebie i zaakceptowany przez Zamawiającego program i scenariusz spotkań SL przeprowadzi je w zaplanowanych terminach i zaakceptowanych lokalizacjach.

Po każdym spotkaniu Wykonawca sporządzi sprawozdanie z jego przebiegu.

2.6 Sporządzenie ekspertyzy BTRZadaniem Wykonawcy jest sporządzenie ekspertyzy Business Technology Roadmap dla obszaru/ dziedziny gospodarczej będącej przedmiotem SL.

Podstawą do sporządzenia ekspertyzy BTR jest opracowanie PARP pt. „Business Technology Roadmaps – Poradnik metodyczny przygotowania i wdrażania studiów wykonalności inwestycji badawczo-rozwojowych i innowacyjnych”.

Celem ekspertyzy BTR jest:

1) analiza trendów rynkowych i kluczowych technologii wyznaczających kierunki rozwoju danego obszaru/ dziedziny gospodarczej w Polsce, w Europie i na świecie,

2) identyfikacja głównych graczy rynkowych w Polsce, Europie i na świecie,

4 Pod warunkiem, że są to osoby z grupy docelowej spotkań SL.

7

3) weryfikacja potencjału biznesowego i naukowego polskich podmiotów działających w rozpatrywanym obszarze,

4) analiza możliwych kierunków i scenariuszy rozwoju obszaru w Polsce,5) identyfikacja nisz technologicznych, które mogłyby stać się polską specjalnością,6) opracowanie programu rozwoju analizowanego obszaru oraz mapy drogowej,7) zdefiniowanie obszarów współpracy lub wspólnych projektów pomiędzy

przedsiębiorcami i instytucjami.

8) weryfikacja obszaru w kontekście KIS lub RIS (rekomendacje zmian dla istniejących KIS lub RIS lub utworzenia nowej specjalizacji).

Oczekiwane efekty ekspertyzy BTR:

1) przedstawienie rynku krajowego na tle rynku europejskiego i światowego w rozpatrywanym obszarze,

2) zidentyfikowane potencjalne polskie specjalności (nisze technologiczne),3) wskazanie specjalizacji polskich firm i jednostek naukowych oraz ocena

możliwości ich włączenia w globalne łańcuchy wartości,4) propozycja inicjatyw (projektów) biznesowych i technologicznych oraz

oszacowanie ich wpływu na rozwój obszaru,5) mapa drogowa rozwoju analizowanego obszaru w perspektywie co najmniej 5-

letniej,6) rekomendacje odnośnie do aktualizacji KIS w kontekście obszaru będącego

przedmiotem SL.Zakładany zakres ekspertyzy BTR: 1) informacje zgodnie ze spisem treści stanowiącym Załącznik nr 2 do Zaproszenia,2) informacje o autorze/ autorach poszczególnych rozdziałów.

Wytyczne do przygotowania BTR:

1) prace nad ekspertyzą BTR będą prowadzone w oparciu o harmonogram SL opracowany przez Wykonawcę,

2) Zamawiający oczekuje, że BTR będzie pracą zbiorową zespołu projektowego Wykonawcy pod kierunkiem konsultanta-eksperta branżowego.

3) w skład każdego zespołu powinni zostać włączeni (każdorazowo) eksperci z zakresu ekonomii, w tym analiz rynkowych i strategicznych oraz analiz finansowych, prawa własności intelektualnej i komercjalizacji projektów innowacyjnych,

4) BTR będzie zawierała informacje zebrane podczas spotkań SL (w szczególności propozycje wspólnych projektów wypracowane przez uczestników SL),

5) BTR bez ewentualnych załączników będzie miała objętość nie więcej niż 100 stron maszynopisu (tj. 1800 znaków na stronę ze spacjami),

6) streszczenie BTR dodatkowo powinno być przetłumaczone na język angielski (tłumaczenie nie więcej niż 6 stron)

8

Konsultacje ekspertyzy BTR

Wykonawca przeprowadzi konsultacje zaakceptowanej wstępnej wersji ekspertyzy BTR. Do konsultacji poza uczestnikami SL mogą zostać zaproszeni przedstawiciele innych podmiotów zainteresowanych danym obszarem, np. przedstawiciele Grup Roboczych KIS. Wykonawca zaproponuje listę osób zaproszonych do konsultacji. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania osób.

Zakłada się, że opiniowanie BTR odbędzie się w sposób zdalny i będzie jednokrotne z wykorzystaniem krótkiej ankiety z kilkoma pytaniami zamkniętymi i możliwością wpisywania komentarzy pisemnych. Opiniowanie może mieć formę CATI lub CAWI.

Zamawiający oczekuje, że Wykonawca otrzyma informacje zwrotną od co najmniej 15 respondentów.

Po przeprowadzeniu procesu konsultacji Wykonawca będzie zobowiązany do przeanalizowania uzyskanych informacji oraz opracowania rekomendacji dot. otrzymanych uwag lub propozycji zmian.

Po uzgodnieniu i zaakceptowaniu przez Zamawiającego rekomendacji Wykonawca będzie zobowiązany do wprowadzenia zmian w BTR oraz przekazania tej wersji ekspertyzy Zmawiającemu do akceptacji.

Wykonawca będzie zobowiązany na wniosek Zamawiającego do przekazania w formie wydrukowanej zaakceptowanej wersji ekspertyzy. Zamawiający zakłada, że w trakcie trwania umowy Wykonawca przekaże max. 6 egzemplarzy (wydrukowanych, zbindowanych, kolorowych –fullcolour) danej BTR oraz wersję w formacie word i pdf na nośniku elektronicznym.

Etap III – Podsumowanie SL

2.7 Sprawozdanie z organizacji cz. technicznej SLZakres sprawozdania przedstawiony jest w części Zaproszenia dotyczącej Organizacji technicznej SL.

2.8 Sprawozdanie z cz. merytorycznej i film z SL Sprawozdanie podsumowujące część merytoryczną SL

1) Wykonawca sporządzi sprawozdanie podsumowujące SL, które będzie zawierać m.in. wykaz prac w Etapie I i II SL, informacje na temat sporządzonej ekspertyzy BTR, w tym odniesienie do konsultacji, wnioski, zestawienie uczestników SL itp.

2) Film przedstawiający proces i rezultaty przeprowadzonego SL, w tym ekspertyzy BTR

Film ma udokumentować przeprowadzone spotkania w ramach SL oraz przygotowany BTR w celu promocji. Film będzie zrealizowany na podstawie scenariusza (zdjęcia do filmu będą wykonane profesjonalnym, dedykowanym sprzętem filmowym w jakości Full HD). Szczegółowe wytyczne zostaną przekazane

9

Wykonawcy po podpisaniu Umowy. Patrz kanał https://www.youtube.com/user/parpgovpl ,w szczególności Film relacjonujący II edycję Gov_Lab

Film relacjonujący Galę Polskiego Produktu Przyszłości

3. Asysta3.1 Wsparcie w zakresie konsultacji, promocji i aktualizacji wyników poszczególnych SL

W ramach tego działania, prowadzonego od momentu zakończenia pierwszej pełnej ścieżki tematycznej SL do końca trwania umowy, Wykonawca: 1) dokona aktualizacji BTR-ów, uwzględniając niezbędne zmiany oraz

aktualizacje danych i zapisów, wynikające z np. z procesu konsultacji. Łączny zakres zmian wynikających z konsultacji i aktualizacji opracowań nie przekroczy 30% objętości wersji finalnej danego opracowania.

2) zapewni wsparcie zdalne (konsultacje treści BTR z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub telefoniczne) oraz wsparcie osobiste – w formie uczestnictwa w spotkaniach, których przedmiotem będzie BTR i jego rekomendacje. Maksymalna liczba spotkań Wykonawcy, wynosi 3 na każdą BTR. Zapewnienie odpowiedniego transportu i zakwaterowania na potrzeby udziału przedstawicieli Wykonawcy w ww. spotkaniach będzie należało do zadań Wykonawcy .

Wykonawca jest zobowiązany na wniosek Zamawiającego do przekazania zaakceptowanej wersji ekspertyzy w formie wydrukowanej. Zamawiający zakłada, że w trakcie trwania umowy Wykonawca przekaże max. 6 egzemplarzy (wydrukowanych, zbindowanych, kolorowych –full colour) zmodyfikowanej w wyniku asysty danej BTR oraz wersję w formacie word i pdf na nośniku elektronicznym.

3.2 Inne usługi eksperckie Na etapie realizacji zamówienia przewiduje się, że Wykonawca zapewni usługi eksperckie (np. sporządzenie dodatkowych ekspertyz, udzielanie konsultacji itp.), świadczone w szczególności przez konsultantów – ekspertów branżowych, o których mowa wyżej.

Przedmiotem ewentualnych usług eksperckich będą m.in. zagadnienia dotyczące obszarów/ dziedzin gospodarczych analizowanych w ramach SL.

Usługi mogą być rozliczane godzinowo lub za zakup gotowych produktów.

Na realizację niniejszego działania Zamawiający przeznacza 100 tys. zł brutto, bez względu na sposób realizacji usług, tj. sporządzenie ekspertyzy, zakup lub udzielanie konsultacji.

10

4. Organizacja techniczna SL – spotkania stacjonarne4.1 Założenia ogólne

1) Wykonawca przedłoży Zamawiającemu propozycję 3 miejsc organizacji spotkania, określając termin spotkania, liczbę osób na spotkaniu, planowane przerwy kawowe i lunch (wymagania odnośnie do usług cateringowych zostały opisane poniżej), liczba osób którym planuje się zapewnienie noclegu, przewidywaną liczbę osób korzystających ze zwrotu kosztów za podróż itp.

2) Propozycje, o których mowa powyżej będą zawierały, co najmniej:

a) Nazwę obiektu/ hotelu, adres (ulica, nr budynku, kod pocztowy, miejscowość), adres strony internetowej obiektu,

b) Nazwę sali dedykowanej pracy kreatywnej lub coworkingowi, nr piętra, zdjęcie sali, zdjęcie obiektu, informację o powierzchni sali w m2 i informację ile mieści osób i w jakim układzie,

c) Informację o sąsiadującej z salą powierzchni niezbędnej do organizacji przerwy kawowej oraz ewentualnie pozostałych poczęstunków, recepcji zgodnie z liczbą osób na spotkaniu,

d) Nazwę sali (lub innej powierzchni), nr piętra, zdjęcie sali, w której planowany jest poczęstunek w formie lunchu,

e) Informację o przepustowości Internetu w obiekcie (nie mniejszej niż 1 Mb/s),

f) Informacji o rezerwacji liczby i miejscu noclegów, jeśli zlecenie tego dotyczy,

g) Informację o miejscu organizacji noclegu,

h) Oświadczenie, że propozycja spełnia wymagania OPZ i zlecenia.

4.2 Zapewnienie miejsca organizacji spotkań1) Wykonawca zapewni organizację spotkania w sali lub w innej przestrzeni

dedykowanej pracy kreatywnej lub coworkingowi, której powierzchnia dostosowana będzie dla grupy uczestniczącej w spotkaniu SL, ewentualnie w centrum konferencyjnym/ biznesowym, hotelu lub innym budynku spełniającym standardy hotelu minimum trzygwiazdkowego oraz zaakceptowanym przez Zamawiającego lub w innych miejscach wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni sale na wyłączność Zamawiającego.

2) Miejscem organizacji spotkań będzie cała Polska.

11

3) Dostępność komunikacyjna i łatwość dojazdu mają być jednym z czynników zachęcających do udziału w spotkaniach dlatego miejsca proponowane przez Wykonawcę do organizacji spotkań powinny znajdować się w obiektach znajdujących się w centrach miast, na obszarze całej Polski, w pobliżu dworca PKP/ PKS w odległości nie większej niż 5 km od dworca głównego PKP/ PKS, z dobrym dojazdem zarówno samochodem (i możliwością zaparkowania), jak i środkami transportu miejskiego. Zamawiają zastrzega możliwość wskazanie Wykonawcy miejsca organizacji spotkań. Wykonawca wówczas zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia zgodnego z ofertą.

4) Wybór miasta, w którym będą organizowane spotkania SL zależy od lokalizacji podmiotów działających w obszarze danego SL lub preferencji tych podmiotów.

5) Zamawiający zakłada, że możliwa jest sytuacja organizacji więcej niż jednego spotkania jednego dnia. W tym przypadku Wykonawca zorganizuje więcej niż jedno spotkanie w tym samym lub różnych miastach jednego dnia.

6) Wykonawca zapewni na życzenie Zamawiającego wizytację obiektów proponowanych przez Wykonawcę.

4.3 Wymagania dotyczące sali1) Wykonawca zorganizuje spotkanie w sali klimatyzowanej, z

bezprzewodowym dostępem do Internetu dla wszystkich uczestników warsztatu; dostęp do Internetu o minimalnej przepustowości 1 Mb/s, z dostępem do światła dziennego oraz z możliwością zaciemnienia sali do prezentacji.

2) Sala, w której odbywać będzie się spotkanie, będzie dostępna od godzin porannych (co najmniej od godz. 8.00, m.in. ze względu na konieczność odpowiedniego ustawienia przed rozpoczęciem spotkania) do godzin popołudniowych w wymiarze wystarczającym do właściwego przygotowania spotkania oraz jego zakończenia.

3) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić salę, która pomieści komfortowo liczbę osób przewidzianych na poszczególne spotkania (+ 10%), w tym zespół Wykonawcy.

4) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić obiekt oraz salę dostosowaną do osób z niepełnosprawnościami.

5) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić salę wyposażoną w sprzęt do realizacji prezentacji multimedialnych z nagłośnieniem m.in. ekran, rzutnik multimedialny z wejściem hdmi kompatybilnym z laptopem oraz laptop (posiadającym min. aktualne oprogramowanie Windows oraz pakiet

12

Microsoft Office, w tym PowerPoint), wskaźnik do przełączania slajdów, wskaźnik laserowy oraz dostęp do internetu.

6) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość druku pojedynczych materiałów, zleconych przez Zamawiającego w miejscu organizacji spotkania.

4.4 Wymogi dotyczące nagłośnienia i oświetlenia1) Oświetlenie i nagłośnienie sali podczas spotkania musi być dostosowane

do charakteru i potrzeb poszczególnych ich części.

2) W sali Wykonawca zapewni nagłośnienie i minimum 2 mikrofony bezprzewodowe.

3) Wykonawca, w trakcie sesji pytań i odpowiedzi, zapewni obsługę do podawania mikrofonów uczestnikom spotkania.

4.5 Wymagania dotyczące ustawienia, oznakowania i wizualizacji sali1) Wykonawca odpowiada za właściwą aranżację sali konferencyjnej.

2) Wykonawca odpowiada za kompleksowe przygotowanie sal do spotkań wraz z ich oznakowaniem zgodnym z wizualizacją/ wskazówkami/ zaleceniami przekazanymi przez Zamawiającego (fiszki i tabliczki informacyjne z tytułem, terminem (DD-MM-RRRR) i godzinami spotkań).

3) Wykonawca zapewni łatwo dostępne oraz dobrze oznakowane szatnie (wraz z obsługą) oraz toalety dla uczestników, w tym toalety dla osób niepełnosprawnych.

4) Gotowość Wykonawcy do rozpoczęcia spotkania wymagana jest na godzinę przed rozpoczęciem każdego spotkania (rozumianej, jako rozpoczęcie rejestracji).

5) Przed spotkaniem lub planowaną serią spotkań Wykonawca będzie odpowiedzialny za odebranie w uzgodnionym z Zamawiającym terminie (i o godzinie) materiałów promocyjnych (np. publikacje czy roll-upy) z siedziby Zamawiającego, spakowanie i oznakowanie ich, a następnie przeniesienie i transport ww. materiałów do miejsca organizacji spotkania. W miejscu organizacji spotkania Wykonawca będzie zobowiązany do rozstawienia i konfekcjonowania ww. materiałów zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Po zakończeniu zadania Wykonawca uporządkowane i zliczone zgodnie z protokołem przekazania ww. materiały informacyjne i promocyjne (pozostałe po spotkaniu) dostarczy do siedziby Zamawiającego we wskazane miejsce lub po ustaleniu z Zamawiającym pozostawi u siebie i będzie z nich korzystał podczas kolejnych spotkań.

6) Wykonawca zapewni na każde spotkanie w razie konieczności do 4 bezpłatnych miejsc parkingowych dla wyznaczonych przez Zamawiającego osób (osób wskazanych przez PARP, oraz osób niepełnosprawnych) w

13

bezpośredniej bliskości wejścia do budynku, w którym odbywać się będzie spotkanie.

7) W przypadku uczestnictwa w spotkaniu osób słabosłyszących, Wykonawca zastosuje pętle indukcyjne lub systemy FM.

8) W przypadku uczestnictwa w spotkaniu osób z niepełnosprawnościami takimi, jak brak słuchu, Wykonawca zapewni tłumacza polskiego języka migowego.

4.6 Obsługa recepcji 1) Do zadań Wykonawcy należy zapewnienie sprawnej obsługi recepcji podczas

każdego spotkania.

2) Wykonawca oddeleguje, min. 1 pracownika5, który w miejscu wydzielonym na potrzeby recepcji będzie dokonywał rejestracji uczestników na spotkanie..

3) Wykonawca przygotuje listę obecności uczestników w formie drukowanej.

4) Wykonawca przeprowadzi wśród uczestników każdego spotkania ankietę ewaluacyjną (oceniającą spotkanie), której wzór zostanie przekazany przez Zamawiającego. Zadanie to jest opcjonalne. Zamawiający może z niego zrezygnować.

5) Wykonawca odpowiada za zebranie ankiet od uczestników oraz za przygotowanie i przesłanie Zamawiającemu w wersji elektronicznej podsumowania wyników przeprowadzonej oceny po każdym spotkaniu (m.in. w formie opisowej, w formie wykresów), w tym przygotowanie zbiorczego podsumowania (wraz z opisami i wykresami) wyników wszystkich spotkań przeprowadzonych w ramach danej ścieżki SL.

6) Wykonawca odpowiada za przygotowanie sprawozdania z organizacji części technicznej SL stanowiącego podsumowanie wszystkich spotkań przeprowadzonych w ramach danej ścieżki SL, w tym, m.in. analizę ile osób zostało zrekrutowanych, ile potwierdzonych telefonicznie przez Wykonawcę, a ile faktycznie przyszło na dane spotkanie, analizę ankiet oraz wskazanie lokalizacji spotkania. Dokument zostanie przygotowany w oparciu o wszystkie dane, w tym także zebrane w ankietach.

7) Wykonawca przed rozpoczęciem spotkania zobowiązuje się uzyskać w formie pisemnej od uczestników:

a) Zgodę na nagrywanie spotkań i wypowiedzi,

5 Przy większej liczbie niż 30 uczestników , Wykonawca zapewni min. 2 osoby na czas rejestracji

14

b) Zgodę na utrwalenie wizerunku w postaci zdjęć i dystrybuowania wraz informacjami o spotkaniu i w materiałach utworzonych po spotkaniu (np. wywiad).

4.7 Zapewnienie materiałów promocyjno-informacyjnych i biurowych1) Na każde spotkanie Wykonawca zobowiązany jest zapewnić następujące

materiały biurowe:

a) notes dla każdego uczestnika spotkania (A4 w linię, min. 25 kartek),

b) długopis dla każdego uczestnika spotkania,

c) ryzę papieru min. 80 g/m2 formatu A4 dla całej grupy biorącej udział w spotkaniu,

d) 3 taśmy klejące papierowe dla całej grupy biorącej udział w spotkaniu,

e) 5 taśm klejących przezroczystych dla całej grupy biorącej udział w spotkaniu,

f) 3 pary nożyczek dla całej grupy biorącej udział w spotkaniu,

g) 5 różnych kolorów bloczków samoprzylepnych (76 mm x76 mm) po 150 kartek każdy, typu post-it na każde spotkanie,

h) flipchart z min. 4 kolorowymi piszącymi markerami i kompletem kartek do flipcharta,

i) powielone w pełnym kolorze (4+4) i zszyte materiały (jeśli ma zastosowanie)

orazj) dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić druk materiałów

(maksymalnie 40 kartek A4 na warsztat w kolorze 4+4), w trakcie spotkania, w miejscu organizacji spotkania.

2) Wykonawca jest zobowiązany do odbioru z siedziby Zamawiającego materiałów na spotkania (m.in. roll up`y, notesy, długopisy, materiały promocyjne, publikacje). Wykonawca zobowiązuje się odbierać materiały sukcesywnie zgodnie z zapotrzebowaniem na spotkania.

3) Wykonawca zapewni minimum 1 osobę dysponującą wózkiem do noszenia materiałów odbieranych od Zamawiającego z miejsc przez niego wskazanych w siedzibie PARP.

4) Każdorazowo Wykonawca przygotuje protokół odbioru materiałów.

5) Wykonawca zobowiązuje się do spakowania materiałów promocyjno-informacyjnych i biurowych zapewnionych przez Zamawiającego i

15

Wykonawcę. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek oznakowania, jak również przeniesienia i transportu ww. materiałów do miejsca organizacji poszczególnych spotkań, a następnie dystrybucja wśród uczestników spotkania.

6) W miejscu organizacji spotkania, Wykonawca będzie zobowiązany do rozstawienia i konfekcjonowania ww. materiałów. Po zakończeniu wszystkich spotkań, Wykonawca, uporządkuje i zliczy zgodnie z protokołem przekazania materiały informacyjne i promocyjne (pozostałe po spotkaniu), dostarczy do siedziby Zamawiającego i złoży we wskazane przez Zamawiającego miejsce.

7) Każdorazowo Wykonawca dostarczy odpowiednią liczbę egzemplarzy materiałów oraz długopisów i notesów pobranych w miejsce organizacji spotkania, najpóźniej na 2 godziny przed rozpoczęciem spotkania.

8) Wykonawca odpowiada za zapewnienie załączników w postaci programów, prezentacji i innych materiałów ze spotkań na swoich stronach internetowych dedykowanych projektowi oraz wskazanych przez Zamawiającego poświęconych spotkaniom.

9) W przypadku zniszczenia przez Wykonawcę materiałów przekazanych przez Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany naprawić je na własny koszt.

4.8 Nagrania ze spotkaniaW ramach zadania Wykonawca zapewni rejestrację spotkań. W przypadku zlecenia przez Zamawiającego nagrania audio, Wykonawca odpowiada zadźwiękowe nagranie przebiegu spotkań, w tym rejestrację pytań i nazwisk uczestników je zadających oraz odpowiedzi udzielonych przez moderatorów podczas spotkań i przekazanie w wersji elektronicznej Zamawiającemu.Wykonawca zapewni na wskazanych w zleceniu spotkaniach nagrania audio wysokiej jakości zapewnionej za pomocą systemów nagłośnieniowych. Wykonawca zapewni sprzęt do nagrań audio, w tym kostki dziennikarskie umożliwiające dystrybucję sygnału audio z systemu konferencyjnego oraz min. 2 mikrofony.

4.9 Rejestracja fotograficzna1) W ramach zadania Wykonawca zapewni profesjonalną obsługę

fotograficzną do wybranych spotkań zgodnie z następującymi wymaganiami:

a) Zdjęcia kolorowe,

b) Minimum 20 zdjęć z każdego spotkania - należy wykonać zdjęcia reportażowe z wydarzenia (m.in. prelegenci, uczestnicy, ciekawe elementy

16

przebiegu całego spotkania, uwzględniające elementy scenografii i wizualizacji),

c) Podczas spotkania w ciągu pierwszych 20 minut po jego rozpoczęciu Wykonawca zobowiązany jest do przesłania na wskazany przez Zamawiającego adres email 5 zdjęć z otwarcia w celu bieżącego uzupełnienia informacji o spotkaniach na swoich stronach internetowych dedykowanych projektowi oraz wskazanych przez Zamawiającego poświęconych spotkaniom.

2. Po zakończeniu każdego spotkania Wykonawca przekaże Zamawiającemu zdjęcia w formie zapisu cyfrowego – na płycie CD/ DVD (lub na nośniku innym uzgodnionym z Zamawiającym). Uprzednio Wykonawca dokona niezbędnej obróbki zdjęć, celem poprawy ich jakości, m.in. korekta kolorów i ostrości, kadrowanie. Każda płyta CD/ DVD lub inny uzgodniony z Zamawiającym nośnik będą opatrzone opisem wskazującym konkretne spotkanie, którego dane zdjęcia dotyczą (m.in. miejsce, data, temat spotkania).

4.10 Zapewnienie usługi cateringowej Wykonawca zapewni obsługę cateringową do wybranych spotkań zgodnie z poniższymi wymaganiami. Wykonawca zaproponuje dedykowane menu - do wyboru (analogicznie do podstawowego serwisu) dla osób ze szczególnymi wymaganiami w tym zakresie. Wszystkie serwowane produkty będą podpisane w języku polskim (na tabliczkach przy serwowanychposiłkach).

1) Ciągły serwis kawowy

a) Ciągły serwis kawowy dla wszystkich uczestników spotkań. W ramach ciągłej przerwy kawowej będą zapewnione: napoje gorące, w tym herbata (co najmniej 4 rodzaje – czarna, zielona, owocowa i ziołowa), kawa parzona z ekspresu, (dodatkowo: cytryna, mleko, napój roślinny do kawy: sojowy/ kokosowy itp, cukier i miód), napoje zimne, w tym woda gazowana i niegazowana (1 l na osobę), soki 100% owocowe, owoce i przekąski warzywne (preferowane polskie owoce sezonowe), ciasta (minimum 3 rodzaje ciast, w tym – w razie potrzeby - minimum jedno dla osób ze specjalnymi potrzebami żywieniowymi, np. bezglutenowe, w liczbie minimum 3 na osobę) oraz tabliczki z informacją o alergenach.

b) W czasie rejestracji Wykonawca zapewni w ramach ciągłego serwisu kawowego świeże dodatkowo 4 rodzaje kanapek w tym bezmięsne, bezglutenowe i beznabiałowe o średnicy nie mniejszej niż 8 cm (min.3 składnikowe).

17

c) Wykonawca zapewni także pełną czystą zastawę stołową (talerze i filiżanki: porcelanowe, fajansowe lub porcelitowe, sztućce, szklanki, serwetki). Nie dopuszcza się stosowania zastawy jednorazowej. Zakłada się że Wykonawca przewidzi rozwiązanie umożliwiające korzystanie z „znakowanie” filiżanek i szklanek, tak, aby uczestnicy mogli z nich korzystać w sposób ciągły w trakcie spotkania.

d) Przerwa kawowa będzie serwowana w osobnej sali/ foyer bezpośrednio sąsiadującej z salą, w której odbywa się spotkanie. Dopuszcza się w wyjątkowych przypadkach przygotowanie przerwy kawowej w sali, w której odbywa się spotkanie – zostanie to każdorazowo uzgodnione z Zamawiającym.

e) Wykonawca zapewni obsługę. Do zadań obsługi będzie należało dbanie o porządek, w tym zbieranie na bieżąco brudnych naczyń i przynoszenie czystych, mycie brudnych naczyń oraz regularne uzupełnianie produktów.

2) Lunch zgodnie z następującymi wytycznymi:a) Lunch dla wszystkich uczestników wskazanego spotkania. W menu

muszą się znaleźć 2 rodzaje zup oraz 2 dania główne (w tym w razie zapotrzebowania min. po jeden rodzaj zupy oraz dania głównego zgodnie ze specjalnymi wymaganiami żywieniowymi np. bezglutenowe lub wegańskie), sałatki (min. 2 rodzaje), ciasta deserowe i owoce, herbata (w torebkach, czarna, zielona, owocowa, ziołowa), cytryna, kawa parzona z ekspresu, mleko i napój roślinny do kawy, cukier, miód, napoje zimne, w tym woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe (100% bez dodatku cukru, minimum 2 rodzaje) oraz tabliczki z informacją o alergenach.

b) Wykonawca zapewni także pełną zastawę stołową (talerze i filiżanki: porcelanowe, fajansowe lub porcelitowe, sztućce, filiżanki porcelitowe, szklanki, serwetki). Nie dopuszcza się stosowania zastawy jednorazowej.

c) Wykonawca zapewni powierzchnię cateringową na potrzeby organizacji poczęstunku podczas spotkania. Powierzchnia będzie klimatyzowana i będzie odpowiadać liczbie zgłoszonych uczestników, będzie umożliwiać swobodny przepływ osób w trakcie poczęstunku, umożliwiać rozstawienie bufetu oraz stanowisk z napojami zimnymi.

d) Wykonawca, zgodnie z posiadaną wiedzą i doświadczeniem, zapewni niezbędną do prawidłowej realizacji usługi cateringowej liczbę pracowników obsługi.

3) Kolacja o charakterze networkingowym dla uczestników spotkania. Rekomendowana zasiadana.

a) W hotelu lub w jego pobliżu z wydzielonym i zarezerwowanym miejscem – spełniającym standard biznesowy, w odległości nie większej niż 20 min. marszu od hotelu, w którym uczestnicy zostaną zakwaterowani –

18

w innym wypadku Wykonawca będzie dopowiedziany za zapewnienie transportu.

b) W menu muszą się znaleźć się 3 przystawki zimne (w tym jedna bezmięsna), do wyboru 2 rodzaje zup oraz 2 dania główne (w tym w razie zapotrzebowania min. po jeden rodzaj zupy oraz dania głównego zgodnie ze specjalnymi wymaganiami żywieniowymi np. bezglutenowe lub wegańskie), sałatki (min. 2 rodzaje), 2 rodzaje deserów, herbata (w torebkach, czarna, zielona, owocowa, ziołowa), cytryna, kawa parzona z ekspresu, mleko i napój roślinny do kawy, cukier, miód, napoje zimne w tym woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe (100% bez dodatku cukru, minimum 2 rodzaje) oraz informacje o alergenach.

c) Wykonawca zapewni stoły i krzesła podczas kolacji w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników.

4.11 Organizacja noclegów ze śniadaniem dla uczestników spotkań 1) Wykonawca zapewni noclegi w pokojach jednoosobowych ze śniadaniami

w ramach realizowanych spotkań.

2) Noclegi zapewnione zostaną w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, zlokalizowanym w odległości nie większej niż 20 min. marszu od hotelu do miejsca organizacji spotkania. W innym wypadku Wykonawca będzie odpowiedziany za zapewnienie transportu (w obie strony, na spotkanie z hotelu oraz z hotelu na spotkanie).

3) W szczególnych przypadkach na wskazanie Zamawiającego noclegi będą zapewnione w obiekcie, w którym jest organizowane spotkanie, w pokojach jednoosobowych ze śniadaniami w obiektach o standardzie minimum hotelu trzygwiazdkowego.

4.12 Zapewnienie zwrotu kosztów transportu dla wskazanych przez Zamawiającego uczestników spotkań

1) Wykonawca dokona zwrotu kosztów transportu dla wskazanych przez Zamawiającego uczestników spotkań Przez transport rozumiany będzie dojazd ze wskazanego przez uczestnika miejsca, do miejsca organizacji spotkania oraz drogę powrotną. Miejsca wskazywane przez uczestników spotkań znajdować się będą na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

2) Koszt jednej refundacji nie może przekroczyć 300 zł brutto/ osobę/ spotkanie.

3) Wartość zwrotu kosztów dla Wykonawcy zostanie wyliczona na koniec każdego spotkania na podstawie sumarycznej wartości przekazanych Zamawiającemu oryginałów, biletów, oświadczeń zwrotu kosztów transportu, potwierdzeń dokonanych przelewów oraz zestawienia pt.

19

Zestawienie zwrotu kosztów transportu zawierające m.in.: imię, nazwisko, rodzaj kosztu, kwota, oświadczenie uczestnika lub nr konta uczestnika itp.

5. Organizacja SL – spotkania on-line5.1 Założenia ogólne

Po spotkaniu inicjującym, o którym mowa w pkt 2.2 Wykonawca opracuje szczegółowy program i scenariusz spotkań, w tym harmonogram SL. Program i scenariusz danej ścieżki SL musi pod względem merytorycznym odpowiadać założeniom, o których mowa w Metodyce ( patrz przypis „2”) w szczególności w zakresie celu i zakresu oraz zakładanych rezultatów.

Zamawiający zakłada, że Smart Lab będzie się składał ze spotkania inicjującego oraz spotkań roboczych. Spotkania on-line nie powinny trwać dłużej niż 4. godziny (w tym przerwa na kawę lub obiadowa), w związku z tym Zamawiający zakłada, że realizacja jednej ścieżki SL on-line będzie wymagała większej liczby spotkań niż w przypadku spotkań stacjonarnych.

Wykonawca wskaże w jaki sposób planuje realizację zakresu tematycznego danej ścieżki, wskaże liczbę i czas trwania planowanych spotkań. W przypadku pracy grupowej Wykonawca jest zobowiązany zapewnić każdej z grup osobę odpowiedzialną, m.in za moderację pracy grupy.

Scenariusze będą zwierały opis szczegółowych technik moderacji pracy grupowej, które mają zapewnić zaangażowanie uczestników, np. poprzez umożliwienie uczestnikom wyrażanie swojej opinii na prezentacje czy udział w interaktywnych glosowaniach i ankietach, których wyniki będą od razu wyświetlane na ekranie (patrz funkcjonalności Program pt. Mentimeter czy Klaxoon ).

Zamawiający zakłada, że Wykownca będzie prowadził spotkania ze studia/ miejsca w którym będą obecni wszyscy niezbędni przedstawiciele Wykonawcy.

5.2 Wymogi dotyczące oprogramowania Wykonawca jest zobowiązaniu do zapewnienia oprogramowania umożliwiającego wszystkim uczestnikom udział w spotkaniach, z wykorzystaniem zarówno transmisji dźwięku i obrazu.

Oprogramowanie dla spotkań on-line będzie posiadało funkcjonalności, które pozwalają na

a) zapoznanie się, prezentację życiorysu zawodowego uczestników (np. poprzez połączenie z portalem LinkedIn) i networking (patrz: tak jak na platformie Remo/)

b) podział i pracę w grupach (np. pokoje, tak, jak na platformie Zoom) c) pracę twórczą oraz możliwość współtworzenia rozwiązań (tak, jak na platformie

Mural),d) zadawanie pytań oraz udzielanie odpowiedzi, prowadzenie głosowań i ankiet,

20

e) Rekomendowane jest aby oprogramowanie umożliwiało udział w spotkaniach poprzez przeglądarkę internetową (tj. bez instalowania aplikacji)

Wykonawca będzie prowadził spotkania na platformach i przy użyciu oprogramowania, na które zakupił licencję, lub które jest udostępnione na zasadach open source.

5.3 Przed rozpoczęciem każdego spotkania on-line Wykonawca będzie zobowiązany do

1. Przeprowadzenia testów technicznych oraz dopracowaniu w razie konieczności koncepcji warsztatu

2. Przygotowanie uczestników warsztatu on-line:a. zapewnienie niezbędnych zasobów technicznych (kamerki, słuchawki,

mikrofony, sprzęt komputerowy), b. przygotowanie krótkiej instrukcji dot. korzystania z platform, na których

będą prowadzone spotkanie (bazujące na print screenach dedykowanych danemu spotkaniu),

c. kontakt telefoniczny przed spotkaniem w celu wyjaśnienia i przygotowania/ instruktaż dot. oprogramowania.

V. Podsumowanie realizacji zamówienia

Wykonawca sporządzi sprawozdanie z realizacji całego zamówienia. Sprawozdanie powinno zawierać m.in.: wykaz prac zrealizowanych w ramach umowy, statystyki dotyczące zrealizowanego zamówienia oraz wnioski z przeprowadzonych SL i prac nad ekspertyzami BTR.

Wykonawca zrealizuje również film, będący kompilacją wcześniej zrealizowanych filmów dla poszczególnych SL, przedstawiający rezultaty wszystkich przeprowadzonych SL, w tym ekspertyz BTR.

Załączniki:

Załącznik 1 – Wymagania dla ekspertów

Załącznik 2 – Spis treści do ekspertyzy BTR

Niniejsze zapytanie prowadzone jest w celu dokonania właściwego oszacowania wartości docelowego zamówienia i nie stanowi oferty w myśl. Art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.

21