Beata KormanBiblioteka Publicznaw Dzielnicy Śródmieściem.st. Warszawy

WSPÓŁDZIAŁANIE 2 SYSTEMÓW BIBLIOTECZNYCH : MAK I ALEPH

W ZAKRESIE OPRACOWANIA ZBIORÓWKomunikat

Biblioteka Publiczna w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy

jest usytuowana w sieci bibliotek dzielnicowych Warszawy.

Posiada 30 filii

bibliotecznych zlokalizowanych w Śródmieściupod 20 adresami.

W jej skład wchodzą: •

Biblioteka Dzielnicowa z Czytelnią

Naukową

Nr XV,

•

Wypożyczalnia Kompletów Książek, •

punkt Książka na Telefon,

•

Czytelnia Naukowa nr VII (o profilu humanistycznym), •

18 wypożyczalni dla dorosłych i młodzieży,

•

10 bibliotek dla dzieci i młodzieży

Strona Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy

Biblioteka zakupiła pierwsze komputery i podjęła decyzję

o stosowaniu programu MAK w 1992 r.

W 1999 r.

Dyrekcja Biblioteki [1]

podpisała porozumienie

z Biblioteką

Publiczną

m.st. Warszawy o podejmowaniu działań

dotyczących

wprowadzania wspólnego systemu biblioteczno-informacyjnego ALEPH

[1]

Dyrektor Biblioteki –

p. Teresa Tomczyk-Hajduk (1994-2001),

zastępca Dyrektora –

Elżbieta Skibińska

Czytelnia Naukowa nr VII

otrzymała bezpłatnie 1

stanowisko

klienta ALEPH

–

do opracowania zakupionych do czytelni publikacji naukowych z szeroko rozumianejhumanistyki oraz

–

do wprowadzania swojego siglum

W 2000 r.

do współkatalogowania

książekw katalogu centralnym przystąpiła

Czytelnia Naukowa nr XV,posiadająca księgozbiór o profilu ekonomicznym

Do Biblioteki kupowano wówczas ok. 28.000 -

30.000 wol.

książek rocznie,

co stanowiło ok. 10.000 –

12.000 tytułów. Jednocześnie co roku ubytkowano ok. 24.000-

28.000 wol.

książek.

Rok Wpływy książek

Ubytki książek

2005 43465 26113

2006 39896 28826

2007 40176 38527

Katalog centralny, „Katalog Bibliotek Publicznych Warszawy”

utworzony został

przez Bibliotekę

Publiczną

m. st. Warszawy

w systemie ALEPH i udostępniony 30 października 1998 r.

Katalog centralny obejmowałprzede wszystkim rekordy bibliograficzne

książek prezentowanych na przeglądach nowości

organizowanych „na Koszykowej”

W Bibliotece Publicznej m. st. Warszawy Dzielnicy Śródmieście

zakup nowości i wznowień

wydawniczych przewyższał

liczbę

prezentowanych tytułów

Biblioteka nie przesyłała

do Katalogu Bibliotek Publicznych Warszawy siglów

filii bibliotecznych dotyczących

ubytków w celu dokonania w nim zmian. Katalog centralny

stawał

się

coraz bardziej rozbieżny ze stanem zbiorów

znajdujących sięw placówkach biblioteki śródmiejskiej

Pobieranie –

obecnie -

listy przeglądu nowości z katalogu centralnego

W przedstawionej sytuacji, w 2001 r., Dyrekcja [2]

Biblioteki

podjęła decyzjęo rozpoczęciu centralnego opracowania książek

w Dziale Instruktażu i Automatyzacji (DIiA)

[2]

Dyrektor Biblioteki –

p. Anna Stępień

(od 2001-

), zastępca Dyrektora –

p. Maria Wyszyńska

W 2001 r. utworzone zostało 1

stanowiskodo opracowania książek,w 2002 r. –

2

stanowisko,

w 2005 r. -

kolejne

Opracowanie centralnezorganizowano początkowo

w programie MAK

W 2002 r. w DIiAopracowano

formalnie 6340,a rzeczowo –

4674 tytułów książek.

Problem bieżącego opracowania nowości nie został rozwiązany.

Powstawały zaległości

W 2004 r., mając do dyspozycji w Bibliotece

system biblioteczny ALEPH, umożliwiający

wielostanowiskowy dostęp do modułu katalogowania,

Dyrekcja zdecydowała się

na zakupienie

do DIiA 2 klientów systemu ALEPH

We wrześniu 2004 r.rozpoczęto opracowanie nowości

w systemie ALEPH.Założono bazę

Biblioteki Śródmiejskiej –

bazę

„BSR”

W okresie od września do grudnia 2004 r.

opracowano 2260 rekordów bibliograficznych

W 2005 r. do opracowywania nowości

w bazie BSRprzystąpiła Czytelnia Naukowa nr XV,

od czerwca 2006 r. –

Czytelnia Naukowa nr VII.

Problem bieżącego opracowania nie został

nadal rozwiązany

Z uwagi na istniejące warunki lokalowe w Dyrekcji Biblioteki, w DIiA

nie można było

stworzyć

kolejnych stanowisk pracy.

Postanowiono poszerzyćzespół

opracowywania zbiorów

o pracowników filii bibliotecznych

W pracach zgodzili się

uczestniczyć Kierownicy następujących filii:

•

wypożyczalni dla dorosłych i młodzieży nr 7, 31, 43, 53, 74, 97

•

bibliotek dla dzieci i młodzieży nr 10 i 24

W 2007 r.Biblioteka zakupiła

kolejne 3 stanowiska systemu ALEPH, które zostały zainstalowane

w 8 wymienionych filiach Biblioteki pod 5 adresami

W 2006 r.

pracownicy Czytelni Naukowej nr XV rozpoczęli opracowanie

płyt z muzyką

poważną

i rozrywkową. W 2006 r.

w Bibliotece dla Dzieci i Młodzieży

nr 10, w przygotowanej bazie w MAK-u, sporządzone zostały rekordy bibliograficzne

dokumentów elektronicznych, które zostały przekonwertowane do bazy BSR

w 2008 r. W 2007 r.

pracownicy Biblioteki dla Dzieci

i Młodzieży nr 10 oraz Wypożyczalni dla Dorosłych i Młodzieży nr 97 podjęli się

opracowania filmów

Pracownicy Biblioteki Publicznej m.st. Warszawy –

Biblioteki Głównej

na potrzeby biblioteki śródmiejskiej opracowująz autopsji na podstawie przyniesionych książek :

-

brakujące rekordy KHW -

wprowadzają

je do NUKATu,

-

pobierają

z NUKATu

brakujące zgłoszone hasła

Rekord bibliograficzny filmu

W 2007 r.-

po raz pierwszy w Bibliotece -

wszystkie nowości były opracowane na bieżąco

pod względem formalnym i rzeczowym

Liczba opracowanych rekordów w latach

2004-2008 w bazie BSR

Rok Liczba rekordów2004 (09-12) 2260

2005 7560

2006 10130

2007 11404

2008 (01-

10) 22640

Razem 53994

Zastosowanie systemu ALEPH umożliwiło

przede wszystkim:

-

od 2004 r. pracę

online

zespołu współkatalogującego

W pracach uczestnicząpracownicy 9 filii Biblioteki

oraz Działu Instruktażu i Opracowania, mieszczące się

pod 6 różnymi adresami

-

bezpośredni dostęp –

poprzez protokół Z39.50 do baz katalogowych:

-

Biblioteki Publicznej m. st. Warszawy –

Biblioteki Głównej Województwa Mazowieckiego,

-

Biblioteki Narodowej, -

Przewodnika Bibliograficznego,

-

NUKAT -

oraz katalogów: Książnicy Pomorskiej w Szczecinie, Miejskiej Biblioteki Publicznej we Wrocławiu, Dolnośląskiej Biblioteki Publicznej im. T. Mikulskiego we Wrocławiu, Biblioteki Kongresu USA

-

zastosowanie kartotek haseł

wzorcowych NUKAT, JHP BN

Kontroli haseł

wzorcowych podlegają

:- hasła formalne -osobowe, instytucji, -

imprez i tytułów ujednoliconych, tytułówujednoliconych serii,

- haseł

przedmiotowych

Wyszukiwanie opisu bibliograficznego w bazach katalogowych NUKAT w celu

skopiowania go do katalogu centralnego.

-

katalog centralny, zachowując identyfikowane przez system numery kontrolne, podlega procedurom automatycznej modyfikacji rekordów bibliograficznych i KHW.

Aktualizacja bazy odbywa się

na bieżąco, w związku z tym zmiany natychmiast widzą

wszyscy katalogujący we

wspólnej bazie

-

centralne zarządzanie bazą

Wszelkie zmiany w strukturze baz są

nadzorowane przez Dział

Instruktażu i Opracowania

-

katalog centralny budowany jest zgodnie z międzynarodowymi standardami, takimi jak:

-

format MARC 21 rekordu bibliograficznego i rekordu KHW, -

system kodowania znaków zgodny z UNICODE,

-

a do przekazywania danych stosowany jest format wymienny zgodny z ISO 2709.

-

utrzymanie jednolitych wspólnych zasad opracowania formalnego i rzeczowego

w Bibliotece,

np.

opracowanych w Bibliotece wykazów gatunków

literackich i filmowych

-

zapewnienie stałej korekty wprowadzanych opisów prowadzonych przez pracowników Działu Instruktażu i Opracowania

-

zapewnienie jednoczesnego dostępu do rekordów katalogu centralnego Biblioteki podczas bieżącego opracowania rekordów;

Umożliwia kontrolę

wprowadzanych opisów oraz łączenie rekordów

Przykład rekordów z bazy BSR przewidzianych do połączenia

Od 2004 r.

w bazie BSRtrwają

prace nad uaktualnianiem i łączeniem

(deduplikowaniem) rekordów. Kilka rekordów dotyczących

tego samego wydania, łączone są

w 1 rekord

przy zachowaniu wszystkich danych egzemplarzy

Baza BSR na dzień

15 października 2008 r. liczyła 25373 rekordy.

Uaktualniono i połączono 11785 rekordów.

Rok Liczba wszystkich rekordów

Liczba rekordów nowych

Liczba rekordów usuniętych

2004 181288 2260 -

2005 188648 7560 16785

2006 187340 19950 8561

2007 209944 11404 10227

2008 218792 10954 4910

Baza Katalogu Centralnego BSR w ALEPH

może być

przeglądana również

jako poszczególne podbazy:

•

30 filii bibliotecznych , •

katalog Kolekcji Jana Nowaka Jeziorańskiego,

•

książki wydane Dużym Drukiem, •

Varsaviana znajdujące się

w filiach biblioteki

śródmiejskiej, •

literaturę

obcojęzyczną,

•

książkę

mówioną, •

multimedia,

•

płyty z muzyką

poważną

i rozrywkową•

filmy

Katalog centralny –

baza BSR

Zastosowanie programu MAK umożliwiło

przede wszystkim:

-

obsługę

30 wypożyczalni komputerowych

Program MAK jest programem polskim, tanim, przyjaznym w obsłudze i znanym wszystkim pracownikom

-

zachowanie specyfiki filii bibliotecznych , które odpowiadając na potrzeby środowiskowe swoich czytelników w bazach wypożyczalni-

wprowadzają

dodatkowe niezbędne

i specyficzne dla danej biblioteki informacje, np. własne hasła przedmiotowe lub słowakluczowe, zachowując swoją

specyfikę

oraz

-

uzupełniają

dane biblioteczne egzemplarzy

-

możliwość

sprawdzenia procedurami skontrum programu MAK, stanu kompletności wprowadzonych do bazy BSR danych bibliotecznych egzemplarzy, zakupionych przez filię

Rekord bibliograficzny ksiązki z wypełnionymi danymi bibliotecznymi w polu 927w bazie katalogowej programu MAK

-

w 2007 r. w programie MAK przygotowano dla filii uczestniczących w opracowaniu i wpisujących dane egzemplarzy do bazy BSR, bazę

roboczą, która posiada „maskę

warunkową” pozwalającą

na wybranie odpowiednich danych bibliotecznych

W przygotowanej masce, pola zawierające dane biblioteczne z pola Z30-1 z bazy ALEPH, są

zamieniane na pola 927 stosowane w MAK-u. Makrooperacja

pozwala uniknąć

podwójnego

wpisywania danych i ewentualnych pomyłek

W celu zachowania spójności i wymiany danych

pomiędzy bazami katalogowymi filii, obsługiwanym programem MAK

oraz bazą

BSR, zostało utworzone

jako jedyne pole niezmienne -

pole MAK, do którego wpisywany jest

identyfikator rekordu

Pole MAKbyło podstawą

dodawania nowych rekordów egzemplarzy.

Obecnie pole MAK ze względów technicznych

zostało zamienione na pole 997.

Takie rozwiązanie zapewnia możliwość

wprowadzania danych egzemplarza z baz filii obsługiwanych programem MAK do katalogu centralnego –

bazy BSR,

funkcjonującej w systemie ALEPH

Procedury przenoszenia egzemplarzy z baz znajdujących się

w placówkach w programie

MAK do bazy BSRsą

na bieżąco uaktualniane do nowych wersji

systemu.

„Dane biblioteczne”

egzemplarzy z baz katalogowych poszczególnych filii, administrator baz programu MAK pobiera z serwera Biblioteki raz na miesiąc. Przygotowuje pliki, które przesyła do administratora bazy BSR w systemie ALEPH, w celu ich przekonwertowania i dołączenia do modułu egzemplarzy w bazie BSR

W Bibliotece ubytkowanych jest od 28.000 do 40.000 wol. książek rocznie.

W celu usunięcia danych egzemplarza z bazy BSR,

została utworzona procedura usuwająca przesłane w pliku „dane biblioteczne”.

Eksport ubytków filii odbywa się

na podstawie kodu placówki oraz numeru inwentarzowego egzemplarza raz na kwartał. Usunięto wszystkie ubytkowane egzemplarzez tego okresu.

Odpowiedź

na zapytanie w katalogu centralnym-

bazie „BSR”

na stronie Biblioteki: (historia OR architektura) AND Warszawa wraz z egzemplarzami

W maju 2008 r. baza BSR została zaktualizowana.

Dołączone zostały wszystkie egzemplarze z lat

2004-2006,

a następnie z lat 2007-2008

Moduł

egzemplarza w bazie BSR z widoczną

zakładką

kodów filii Biblioteki

W ciągu 2 lat wprowadzono do bazy BSR

ponad 20 tysięcy rekordów

Od maja 2008 r. katalog centralny –

baza BSR

jest widoczny bezpośrednio jako baza ALEPH

na stronie Bibliotekiwww.biblioteka.waw.pl

W 2008 r.

przeprowadzono operacje

konwersji rekordów oraz danych bibliotecznych

pozwalającą

na wymianę

danych

pomiędzy systemami i bazami, jak np.

zamiany sygnatur, cen, kodów kreskowych w bazie wypożyczalni

Współpracę

pomiędzy lokalnymi bazami filii obsługiwanych programem MAK

z bazą

katalogu centralnego „BSR” znajdującą

się

w systemie ALEPH

umożliwiło wykorzystanie oprogramowania

FIDKAR, które powstało na zamówienie

Federacji Bibliotek Kościelnych FIDES. Poprzez tę

„multiwyszukiwarkę” można pobierać

rekordy do baz programu MAK z komputerowych katalogów posiadających moduł

obsługi protokołu

Z39.50

-

ułatwiło ono i przyspieszyło proces przejmowania rekordów bibliograficznych pomiędzy bazami usytuowanymi w 2 systemach bibliotecznych,

-

możliwość

bezpośredniego kopiowania wybranych rekordów bibliograficznych bez potrzeby wprowadzania rekordów do baz roboczych i wybierania wśród nich właściwych, zaoszczędza czas bibliotekarzy

Rekord bibliograficzny książki możliwy do pobrania z Katalogu Centralnego Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Śródmieście –

bazy BSR

Wdrożenie wersji 1.08

oprogramowania FIDKAR, z uwagi na nieprzerwanie trwające prace przy

retrospektywnym uzupełnianiu rekordów bibliograficznych w katalogu centralnym -

bazie BSR, ułatwiło

bezpośrednie przejmowanie rekordów z wykorzystaniem

ich numeru identyfikacyjnego

Stworzona możliwość-

wprowadzenia i pokazania pól, które nie mają

podpól (np. 001 lub 008) oraz-

obejrzenia rekordu bibliograficznego w formacie MARC 21

przed jego przejęciem,

jest w tym wypadku bardzo ważna.

FIDKAR pozwala pracownikom filii bibliotecznych, które nieposiadają

bezpośredniego dostępu do bazy BSR,

na bezbłędną

wymianę

rekordów skróconychna pełne

Pracę

tę

wspomaga niedawno stworzona procedura programu MAKZ.exe

–

programu

pakietu MAK.

Wprowadziła ona możliwość

uporządkowania i łączeniapól o tych samych nazwach, ułatwiając modyfikację

rekordu bibliograficznego

Multiwyszukiwarka

FIDKAR na stronie Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy

Katalog centralny –

baza BSR, jest udostępniona do pobierania opisów :

-

dla sieci bibliotek publicznych województwa mazowieckiego na stronie Biblioteki Publicznej m.st. Warszawy –

Biblioteki Głównej Województwa

Mazowieckiego,-

w FIDKARZE na stronie Federacji Bibliotek Kościelnych FIDES

-

W Katalogu Rozproszonym -

KaRo

Katalog centralny Biblioteki -

baza „BSR”

w systemie ALEPH

Kończąc, chciałam serdecznie podziękować wszystkim Twórcom i Dystrybutorom

wspomnianych programów, za wytrwałe wspomaganie

nas, bibliotekarzy z Biblioteki Publicznej

w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, przy realizacji pomysłów i potrzeb

na rzecz współdziałania i usprawniania oprogramowania bibliotecznego