„Szkolenie„Szkolenie zespołu”zespołu”do kiedy?do kiedy?

Str 1z 6

Przełożeni zawsze się zastanawiają, kiedy szkolić swój zespół, czy wymaga jeszcze szkoleń, będą z tego zyski czy nawet, jaki interwał czasowy przyjąć pomiędzy szkoleniami. Dziś właśnie rozważymy te czynności, które pozwolą kierownikowi, szefowi, prezesowi prawidłowo ocenić te zagadnienia. Głównym czynnikiem oceniającym dany zespół są jego wyniki zbiorcze, którymi mogą być: średni zysk operacyjny, średni czas wykonania załadunku, średnia ilość zleceń, itd. Czyli jakaś jednostka miary, która zachowuje się trochę losowo wokół wartości średniej. Znakomita większość tych wyników kształtuje się według rozkładu normalnego. Czyli zespół średnio osiąga zysk operacyjny 150zł na zlecenie lub 55 min załaduje TIR-a ładunkiem. Oczywiście raz wyniki wynosi 155, 154 innym razem 145 itd. To wahanie to odchylenie standardowe, czyli poza wartością średnią otrzymujemy jeszcze wartość odchylenia standardowego np.: 150 zł plus/minus 25 zł. Mamy to rozumieć, że nasz wynik będzie się wahał pomiędzy 125zł a 175zł, czyli średnio wyniesie 150zł. Podobnie będzie z wynikami załadunku 55 min plus/minus 10 min. Dane te można przedstawić na wykresie:

Umiejętność czytania takiego wykresu ma fundamentalne znaczenie w zakresie wyznaczania realnych celów do osiągnięcia. Przykładowo możemy wyznaczyć cel utrzymania średnich zysków operacyjnych na poziomie 150zł +- 25zł, czyli 68% naszych wyników znajdzie się w

Str 2z 6

tym przedziale jednak planując wariant pesymistyczny przyjmujemy podwójny przedział gdzie mieści się 95,5% wyników, czyli 100zł zysku operacyjnego oraz optymistyczny wariant w wysokości 200 zł. Naszym zadaniem będzie utrzymanie się w tym trendzie a tak naprawdę utrzymanie średnich wyników na poziomie 150zł i tą wartość przyjmujemy do realnej prognozy przyszłych zysków. Proszę zwrócić uwagę, że dla wartości powyżej 200zł stanowi wartości już uważane za wątpliwe. Jeżeli manager przyjmie, że zespół osiągnie 200zł z transakcji to przy 100 zleceniach dziennie będzie miał 5000zł niedoszacowania (150+50=200). Po 10 dniach urośnie do 50tyś a po 100 dniach przekroczy 0,5 mln zł. Jak widać przekłada się to od razu na realne straty. Jak jeszcze zyski wzrastają geometrycznie to również straty tak będą narastać, ponieważ rynek to gra o sumie zerowej, jak ty straciłeś to zyskała twoja konkurencja. Nie dotyczy to tylko producentów jednej marki jak spodnie, bo ograniczonym zasobem są pieniądze i klient, który kupi inny artykuł np.: telefon nie wyda tych pieniędzy na nasze spodnie. Dlatego błędne założenia od razu przełożą się na wynik naszego zespołu. Tak samo możemy założyć czy zespół może zwiększyć swoje zyski operacyjne o 20%, co jest często ogłaszane przez firmy szkoleniowe reklamujące swoje szkolenia. Policzmy realność takiego założenia tzn średni zysk operacyjny osiągnie 180zł, a więc przesunie nas do przedziału plus/minus od 25 do 50 zł (od S do 2xS), jak widać z wykresu jest to przedział ostrzegawczy, czyli możemy ocenić, że bez zmian organizacyjnych nie do osiągnięcia. Możemy śmiało założyć, że szkolenie nie przyniesie tak optymistycznych wyników, aby je osiągnąć należałoby dokonać zmian organizacyjnych usprawniających działanie całego zespołu. Oczywiście nie należy od razu zakładać, że szkolenie nie ma sensu, bo jeżeli wykres naszego rozkładu w czasie jest następujący:

Str 3z 6

(krzywa narasta od dołu do góry) to widzimy, że rozkład się zwęża, a więc rozrzut naszych wyników jest coraz węższy. Oznacza, to, że zespół osiąga coraz bardziej powtarzalne wyniki wynikłe ze zdobywania doświadczenia. Dlatego szkolenia planujemy w okresie dużego rozrzutu tych wyników, ponieważ wtedy uzyskamy najlepszy wzrost wydajności w odniesieniu do nakładów szkoleniowych. Najlepiej przedstawia to wykres wartości odchylenia standardowego na osi czasu.

Str 4z 6

Jak widzimy, wraz z upływem czasu odchylenie maleje do pewnej wartości, która wyznacza nam kres szkoleń doskonalących. Przykładowo dla 3t wykres osiąga wartość, w której przyrost wyników jest w okolicach 2% i nawet dalsze szkolenie da nam tylko wzrost sprawności rzędu 0,2% na 1,8% pomimo naszych wysiłków równych okresowi szkolenia czy doskonalenia np.: miesiąca. Widzimy, że kierownictwo nie tylko musi obserwować wykres wartości średniej zespołu, ale również rozkład odchylenia standardowego w funkcji czasu. Czyli obliczamy wartość średnią miesięcznych wyników oraz rozkład odchylenia standardowego w odniesieniu do wcześniejszych wyników. Dopiero te dwa zestawienia dają nam pełny obraz umiejętności zespołu, który nadzorujemy.

Wykresy te mają bardzo uniwersalne zastosowanie nawet do określania innych miar jak czasy załadunku pojazdów, które będą się kształtować podobnie.

Krzywa zielona przedstawia wyniki „młodego zespołu” przeważnie dopiero, co przyjętego do pracy, który ewoluuje do poziomu wyników krzywej niebieskiej, aż osiągnie odpowiedni poziom doświadczenia, który reprezentuje krzywa czerwona. Należy pamiętać, że ubycie z zespołu osoby i jej zastąpienie przez innego pracownika zawsze będzie oznaczała czasowy spadek jej wyników z czerwonej na niebieską a nawet na zielona jak dokonamy zbyt dużych zmian. Oczywiście daje nam to możliwości przewidzenia tych zjawisk i wydłużenia czasów realizacji rozładunków, ponieważ dokonaliśmy zmian zespołów. Jak dysponujemy danymi historycznymi to możemy nawet przewidzieć, po jakim czasie powinniśmy osiągnąć

Str 5z 6

porównywalny poziom, o czym świadczy historyczny rozkład odchylenia standardowego.

Wykresy tego rozkładu mogą, być rożne dla danych systemów pracy jednak zawsze są powtarzalne. Chodzi o to, że rozkład powtórzy się dla czynności rozładunku pojazdu a będzie miał inne nachylenie dla wyników w pionie księgowym a jeszcze inne w pionie operacyjnym. Odmienność ta wynika z rożnych charakterystyk rozkładu zdobywania doświadczenia i można je otrzymać badając wyniki historyczne o ile były gromadzone.

Uf przebrnęliśmy przez zastosowanie statystyki do naszej bieżącej działalności. Nawet, jeżeli tego nie robiliśmy to większość danych jest w systemach a więc można otrzymać ich wykresy. Jednak, gdy nie mamy takich danych to możemy je zacząć natychmiast prowadzić i obserwując ich wyniki podejmować odpowiednie decyzje a na pewno nasze wysiłki zostaną przez „naturę” od razu nagrodzone. Zjawiska te są uniwersalne i tylko wyobraźnia ogranicza nas w badaniu tych zjawisk. Pozostaje mi tylko życzyć dalszych sukcesów, bo z takimi narzędziami będziemy popełniać coraz mniej błędów, a to na pewno zostanie dostrzeżone przez szefów.

Powiązane artykuły:1. Notatnik managera cz 1

https://www.slideshare.net/AndrzejMaj2/notatnik-menagera-cz-1

2. Cztery największe błędy planowaniu.https://www.slideshare.net/AndrzejMaj2/cztery-najwiksze-bdy-w-planowaniu

Str 6z 6

porównywalny poziom, o czym świadczy historyczny rozkład odchylenia standardowego.

Wykresy tego rozkładu mogą, być rożne dla danych systemów pracy jednak zawsze są powtarzalne. Chodzi o to, że rozkład powtórzy się dla czynności rozładunku pojazdu a będzie miał inne nachylenie dla wyników w pionie księgowym a jeszcze inne w pionie operacyjnym. Odmienność ta wynika z rożnych charakterystyk rozkładu zdobywania doświadczenia i można je otrzymać badając wyniki historyczne o ile były gromadzone.

Uf przebrnęliśmy przez zastosowanie statystyki do naszej bieżącej działalności. Nawet, jeżeli tego nie robiliśmy to większość danych jest w systemach a więc można otrzymać ich wykresy. Jednak, gdy nie mamy takich danych to możemy je zacząć natychmiast prowadzić i obserwując ich wyniki podejmować odpowiednie decyzje a na pewno nasze wysiłki zostaną przez „naturę” od razu nagrodzone. Zjawiska te są uniwersalne i tylko wyobraźnia ogranicza nas w badaniu tych zjawisk. Pozostaje mi tylko życzyć dalszych sukcesów, bo z takimi narzędziami będziemy popełniać coraz mniej błędów, a to na pewno zostanie dostrzeżone przez szefów.

Powiązane artykuły:1. Notatnik managera cz 1

https://www.slideshare.net/AndrzejMaj2/notatnik-menagera-cz-1

2. Cztery największe błędy planowaniu.https://www.slideshare.net/AndrzejMaj2/cztery-najwiksze-bdy-w-planowaniu

Str 6z 6