SYSTEM DWÓCH KOPERT W ZAMÓWIENIACH NA USŁUGI … · SYSTEM DWÓ H KOPERT w zamówieniach na...
Transcript of SYSTEM DWÓCH KOPERT W ZAMÓWIENIACH NA USŁUGI … · SYSTEM DWÓ H KOPERT w zamówieniach na...
SYSTEM DWÓCH KOPERT w zamówieniach na usługi
intelektualne
Rafał Sebastian Bałdys – wiceprezes PZPB i ZPBUI
e-mali: [email protected]
tel. +48 500 422 440
usługi intelektualne, czyli co?
planowanie, analizowanie, studiowanie, prace koncepcyjne, projekty, dokumenty przetargowe: OPZ, wzór umowy, dokumenty rozliczeniowe (przedmiary, wykazy cen, etc.), nadzorowanie robót, ewaluacja, audyt, etc., etc.
we wszystkich rodzajach usług intelektualnych głównym czynnikiem mającym wpływ na jakość opracowań (zleconego dzieła) jest wiedza i doświadczenie personelu wykonawcy (konsultanta, projektanta)
motywacje stron
czego potrzebuje inwestor
inwestor potrzebuje kompetentnego partnera / wykonawcy, który świadcząc usługę umożliwia mu wykonanie zamierzenia / planu
motywacja? sprawne (bezproblemowe w miarę możliwości) wykonanie zamierzeń: przygotowanie planu, analizy, koncepcje, projekty, etc.
motywacje stron
czego potrzebuje wykonawca wykonawca potrzebuje świadomego inwestora, dla którego będzie mógł świadczyć swoje usługi z zyskiem dostarczając najlepszych możliwych efektów
motywacja? zapewnienie działania przedsiębiorstwa, zysk, rozwój przedsiębiorstwa / kadr, budowanie portfolio, budowanie rynkowej pozycji
świadomy inwestor, czyli jaki?
świadomy inwestor to taki, który wie czego chce i ma rozpoznane obszary własnych niedoborów
inwestor musi posiadać wiedzę niezbędną do opisania swoich potrzeb oraz zdolność do odebrania prac (opracowań) za które bierze odpowiedzialność
koszt usług w projekcie
łączny koszt usług dla projektu budowlanego zapewniający sprawną realizację powinien zawierać się w przedziale od 10 do 15% ogólnej sumy kosztów (w zależności od rodzaju inwestycji)
jakość usług intelektualnych możemy mierzyć jedynie pośrednio jako procent w stosunku do ogólnej sumy kosztów
AAAA_najtańszego projektanta zatrudnię
im taniej, tym drożej
inwestor MUSI posiadać świadomość, iż tanie usługi intelektualne (np. projekt lub koncepcja) niosą realne ryzyko wzrostu kosztu realizacji ponad cenę kontraktową z wykonawcą robót (projektowanie w trakcie realizacji robót jest ZAWSZE DROŻSZE)
działania inwestora powinny być nakierowane na wyłonienie najlepszej oferty (najlepszego konsultanta?)
system formalny vs. ekspercki
system formalny wyboru wykonawcy zakłada automatyzm w procesie wyboru, tj. wykonawca po spełnieniu warunków udziału w postepowaniu oceniany jest wyłącznie na podstawie zaoferowanej ceny (komisja przetargowa nie analizuje ofert wykonawców - zakłada się implicite, że wszyscy wykonawcy oferują taką samą jakość usługi)
system ekspercki zakłada, że w procesie oceny oferty komisja przetargowa dokonuje analizy złożonych ofert – zakłada się, iż o jakości przyszłej usługi decyduje jakość oferty; wyboru dokonuje się w oparciu o określone wagi kryteriów technicznych i cenowych
wybór oparty o jakość (QBS)
możliwe jest aby wykonawcę usług intelektualnych wybierać wyłącznie w oparciu o kryteria techniczne (cena znana wszystkim oferentom)
wagi kryteriów:
- metodyka wykonawcy waga 100%
- cena 0%
w takim modelu ginie motywacja wykonawców do konkurowania ceną
system dwóch kopert wg. PRAG
PRocurement And Grants
for European Union external actions
A Practical Guide.
kluczowe założenia
• Wyboru wykonawcy dokonuje się w oparciu o pozacenowe kryteria oceny ofert, przy czym waga oferty technicznej to 80%, a oferty cenowej to 20% - inwestor nie może stosować innych wag;
• ofertę techniczną ocenia się najpierw, a dopiero potem ujawnia się ceny ofertowe;
• Budżet zamawiającego jest znany uczestnikom postępowania od chwili publikacji przetargu;
• Personel wykonawcy, jego wiedza i doświadczenie stanowi przedmiot oceny;
• Na publicznej sesji otwarcia ofert nie podaje się cen ofertowych złożonych przez wykonawców;
harmonogram postępowania (przybliżony)
• 30 dni na wstępne ogłoszenie;
• 30 dni od ogłoszenia postępowania do złożenia wniosków;
• 50 dni na przygotowanie oferty (dla prekwalifikowanych podmiotów)
• do 30 dni procedura wyłonienia wykonawcy
• do 30 dni procedura podpisania umowy
faza 1 - prekwalifikacja
• Zamawiający ogłasza postepowanie – przeważnie jest to tryb przetargu ograniczonego.
• Inwestor podobnie jak w pzp określa „warunki udziału w postepowaniu”: • spełnianie wymogów dot. wykluczeń;
• doświadczenie podmiotu (okres ważności „referencji” to 10 lat);
• warunki finansowe;
• zatrudnienie;
• Posiadanie certyfikatów
• zamawiający nie żąda wskazania osób do wykonania zamówienia
faza 1 – prekwalifikacja cd
zamawiający zaprasza do złożenia ofert od 4 do 8 podmiotów (w przypadku gdy podmiotów jest mniej niż 4, zamawiający może do złożenia ofert zaprosić podmioty jego zdaniem spełniające warunki ogłoszenia)
w procedurze tej brak jest mechanizmów ochrony prawnej
faza 2 - przygotowanie oferty – 50 dni
• wykonawcy zgłoszeni na krótką listę otrzymują od zamawiającego Terms of Reference (opis przedmiotu zamówienia),
• na ofertę (na ogół) składają się następujące dokumenty: • organizacja i metodyka;
• lista kluczowych ekspertów wraz CV;
• deklaracje wyłączności i dostępności podpisane przez ekspertów
• pozostałe dokumenty formalne: pełnomocnictwa, deklaracje, etc.
faza 2 - przygotowanie oferty CD
opracowania często nazywane metodyką (lub mylnie metodologią): • uzasadnienie (zrozumienie przedmiotu zamówienia);
• analiza ryzyk i założeń
• strategia (podejście, opis zadań, rezultaty, etc.)
• wsparcie (oferowane przez wykonawcę)
• opis zaangażowania poszczególnych członków konsorcjum;
• harmonogram prac i zaangażowania personelu;
• opracowana przez oferenta matryca logiczna
faza 2 - przygotowanie oferty CD
• lista kluczowych ekspertów odpowiadająca wymaganiom specyfikacji wraz z podaniem wymaganego doświadczenia i posiadanej wiedzy
• życiorysy kluczowego personelu;
• deklaracje wyłączności i dostępności
faza 2 - przygotowanie oferty CD
• kryteria oceny i formularze oceny ofert są znane
Maximum
Organizacja i metodyka
Uzasadnienie 10
Strategia 30
wsparcie 5
Zaangażowanie członków konsorcjum 5
Harmonogram 10
Łącznie za organizację i metodykę 60
Kluczowy personel
<ekspert 1> (Max 20 punktów)
Kwalifikacje i wiedza 5
Ogólne dosiwadczenie zawodowe 5
Szczególne dosiwadczenie zawodowe (właściwe dla zamówienia) 10
<ekspert 2> (Max 20 punktów)
Kwalifikacje i wiedza 5
Ogólne dosiwadczenie zawodowe 5
Szczególne dosiwadczenie zawodowe (właściwe dla zamówienia) 10
Łączna punktacja dla personelu 40
Łączna punktacja 100
faza 2 – przygotowanie oferty CD
Oferta techniczna oraz oferta cenowa pakowane są w oddzielne koperty – stąd też pochodzi nazwa metody
sesja otwarcia ofert
• w systemie dwóch kopert sesja otwarcia ofert służy jedynie identyfikacji podmiotów, które złożyły ofertę
• na sesji otwarcia ofert otwierane są koperty główne oraz ofertę techniczną
• koperty zawierające oferty cenowe deponowane są w sejfie zamawiającego (główna kolizja z pzp)
faza 3 – ocena ofert
• komisja przetargowa posługuje się tabelami oceny ofert, które zakładają możliwość przeprowadzenia „wywiadu” z proponowanym kluczowym personelem
Maximum Initial assessment Revised assessment
(before interviews/references *)
Revised assessment after interviews/references*
Organisation and methodology
Rationale 10
Strategy 30
Back-up function 5
Involvement of all members of the consortium 5
Timetable of activities, including the number of expert days proposed 10
Total score for Organisation and methodology 60
Key experts
<Key expert 1> (Max 20 points)
Qualifications and skills 5
General professional experience 5
Specific professional experience 10
<Key expert 2> (Max 20 points)
Qualifications and skills 5
General professional experience 5
Specific professional experience 10
Total score for Key experts 40
Overall total score 100
Maximum Initial assessment Revised assessment
(before interviews/references *)
Revised assessment after interviews/references*
Organisation and methodology
Rationale 10 8 8
Strategy 30 25 25
Back-up function 5 5 5
Involvement of all members of the consortium 5 1 3
Timetable of activities, including the number of expert days proposed 10 8 8
Total score for Organisation and methodology 60 47 47
Key experts
<Key expert 1> (Max 20 points)
Qualifications and skills 5 5 5
General professional experience 5 5 5
Specific professional experience 10 8 8
<Key expert 2> (Max 20 points)
Qualifications and skills 5 4 4
General professional experience 5 4 4
Specific professional experience 10 9 9
Total score for Key experts 40 35 35
Overall total score 100 82 84
wywiad z oferentem
zamawiający może skorzystać z tego przywileju, choć nie jest to konieczne
wywiad z wykonawcą to jeden z eksperckich elementów oceny
zamawiający musi mieć kompetencje do przeprowadzenia tego wywiadu
Maximum Initial assessment Revised assessment
(before interviews/references *)
Revised assessment after interviews/references*
Organisation and methodology
Rationale 10 8 8 8
Strategy 30 25 25 28
Back-up function 5 5 5 5
Involvement of all members of the consortium 5 1 3 4
Timetable of activities, including the number of expert days proposed 10 8 8 9
Total score for Organisation and methodology 60 47 47 54
Key experts
<Key expert 1> (Max 20 points)
Qualifications and skills 5 5 5 5
General professional experience 5 5 5 5
Specific professional experience 10 8 8 10
<Key expert 2> (Max 20 points)
Qualifications and skills 5 4 4 3
General professional experience 5 4 4 3
Specific professional experience 10 9 9 7
Total score for Key experts 40 35 35 33
Overall total score 100 82 84 87
określenie progu
zamawiający może zastrzec, że do końcowej oceny ofert można zakwalifikować wykonawców którzy uzyskają pewna minimalną liczbą punktów, np. 80
oferty cenowe wykonawców, którzy uzyskali podczas oceny technicznej mniej niż 80 punktów nie zostaną otwarte
zamknięcie oceny technicznej ofert
ILOŚC PUNKTÓW
ZA OCENĘ TECH.
Ranking (punkty)
OFERTA 1 87 96,66
OFERTA 2 90 100
OFERTA 3 75 -
OFERTA 4 89 98,88
ocena finansowa ofert
Po ocenie technicznej ofert komisja przetargowa zamyka tę część postępowania. Od tej pory nie można modyfikować ocen i punktacji przyznanej wykonawcom. To chroni proces przed tendencyjną oceną techniczną względem oferowanej ceny.
ewentualne uwzględnienie mechanizmów ochrony prawnej musiałoby dotyczyć wyłącznie tej fazy oceny, tj. zanim zostaną otwarte oferty cenowe
cena ofertowa Ranking (punkty)
OFERTA 1 2 930 000 100
OFERTA 2 3 150 000 93,02
OFERTA 3 - -
OFERTA 4 3 050 000 96,07
wyłonienie wykonawcy
punkty oferta
tech.
punkty cena waga 80% waga 20% Σ
OFERTA 1 96,66 100 77,328 20 97,328
OFERTA 2 100 93,02 80 18,6 98,6
OFERTA 3 - - - - -
OFERTA 4 98,88 96,07 79,1 19,214 98,314
wybraliśmy najlepszą ofertę
i najdroższą
bariery stosowania w polskim prawie
• konieczność podania ceny oferty na publicznej sesji otwarcia ofert (art.86 ust.4 pzp);
• zakaz oceniania doświadczenia personelu (art. 91 ust.3 pzp - Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej.)
• środki ochrony prawnej
kodowanie ofert
rekomendacje
nie stwarzać barier
dziękuję za uwagę