strefa wewnętrzna instrukcja użytkownika · – można plik zabezpieczyć hasłem (w...

KLASTER

Wspólnota Wiedzy i Innowacji w Zakresie Technik Informacyjnych i Komunikacyjnych

strefa wewnętrzna

instrukcja użytkownika

Wrocławskie Centrum Sieciowo-Superkomputerowe ITsupport

Spis treści

1. Wprowadzenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2. Funkcjonalność i zasady ogólne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

3. Kalendarz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4. Adresy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

5. Rozmowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

6. Forum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

7. Pliki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

8. Projekty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

9. Notatki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

10.Szybka poczta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

11.Do zrobienia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

12.Zakładki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

13.Profil użytkownika: ustawienia i zmiana hasła . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

14.Zakończenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

2


1. Wprowadzenie

System wspomagania pracy grupowej dla Wspólnoty Wiedzy i Innowacji w Zakresie Technik Informacyjnych i Komunikacyjnych został przygotowany

dla usprawnienia wymiany informacji między osobami działającymi w ramach Klastra. System jest aplikacją internetową, stanowiącą fragment strony internetowej

www.ict-cluster.wroc.pl. W dalszej części opracowania system będzie określany nazwą strefa wewnętrzna lub cluster zone.

By dostać się do strefy wewnętrznej (systemu wspomagania pracy grupowej) należy wybrać pozycję menu ’zaloguj’ na oficjalnych stronach Klastra www.ict-cluster.wroc.pl

lub wpisać do przeglądarki adres: https://www.ict-cluster.wroc.pl/zone. Po tym, należy zaakceptować pojawiającą się informację o certyfikacie dla tej części strony

internetowej (dla zwiększenia bezpieczeństwa część niejawna serwisu działa w oparciu o protokół HTTPS).

3


2. Funkcjonalność i zasady ogólne

System wspomagania pracy grupowej został wyposażony w następujące moduły:

– Kalendarz

– Adresy

– Rozmowa

– Forum

– Pliki

– Projekty

– Karta czasu pracy

– Notatki

– Helpdesk

– Szybka poczta

– Do zrobienia

– Zakładki

Zasady ogólne

Każdy uprawniony użytkownik ma założone konto w systemie. W ramach opisu konta użytkownik posiada wiele cech, które mają wpływ na możliwości konta, zakres

dostępu do danych (dostępność wybranych modułów, możliwość pisania/czytania elementów modułu), jak również na to w jaki sposób prezentowane są informacje

danemu użytkownikowi.

Każdy użytkownik jest przypisany do jednej lub więcej grup. Praca w systemie zawsze odbywa się w ramach jednej z grup. Zawsze po zalogowaniu użytkownik

pracuje w kontekście jednej z grup do których został przypisany. Zostało utowrzonych 14 grup: 13 grup roboczych odpowiadających Grupom Roboczym Klastra oraz grupa

robocza ’Klaster - wszyscy’, służąca połączeniu wszystkich użytkowników w jedną grupę. Domyślna grupa po zalogowaniu zależy od ustawień w profilu użytkownika i

może być zmieniana przez użytkownika w ramach swoich ustawień. Na początku, domyślna grupa została zdefiniowana przez Administratora zakładającego użytkownikowi

konto.

Po zalogowaniu do systemu, użytkownikowi wyświetla się domyślny pierwszy moduł. Standardowo jest to ekran podsumowania. Domyślny ekran (widoczny moduł)

po zalogowaniu zależy od ustawień w profilu użytkownika i może być zmieniany przez użytkownika w ramach swoich ustawień.

4


Ekran podsumowania zawiera kilka (3-5) ostatnich informacji z poszczególnych modułów i umożlwia szybkie przejście do danej infromacji, czy modułu.

5


Dla każdej z grup w których się pracuje ekran podsumowania zawiera inne informacje, gdyż informacje te są ściśle związane z grupą w kontekście której się pracuje.

6


Kontekst grupy zawsze można zmienić, korzystając z pola wyboru.

System automatycznie odświeża stronę WWW co ustalony interwał czasowy, czego skutkiem jest bieżąca aktualizacja zawartości systemu i informacji wyświetlanych

na ekranach zalogowanych użytkowników.

Wszystkie informacje znajdujące się w systemie są przechowywane w bazie danych, dlatego każda wykonana operacja (dodanie wpisu, edycja wpisu, zmiana infor-

macji, profilu, usunięcie elementu, itp...) przez użytkownika wymaga akceptacji właściwym przyciskiem (Zapisz/Modyfikuj/Usuń/Potwierdź). Dopiero po potwierdzeniu

przyciskiem informacja jest zapisywana do bazy danych i staje się dostępna w ramach systemu.

System uprawnień pozwala użytkownikom na tworzenie nowych elementów w każdym module (tj. dodawanie plików w module pliki, czy dodawanie wątków w module

forum). Często można zdefiniować, którzy użytkownicy mogą mieć dostęp do danego elementu. Można ograniczyć prawa dostępu do uczestników grupy lub do wskazanych

na liście konkretnych użytkowników. Dodatkowo można zdefinować rodzaj prawa: tylko do czytania, do czytania i pisania. Więcej nt. uprawnień w ramach modułu zostanie

opisane w module pliki.

Poniżej zostaną przedstawione możliwości i zasady operowania w poszczególnych modułach.

7


3. Kalendarz

8


Kalendarz umożliwia organizację czasu pracy. W ramach zakładki kalendarza można obserwować swoją organizację czasu pracy w poszczególnych widokach. Do

dyspozycji jest widok dnia, tygodnia roboczego, pełnego tygodnia, miesiąca i roku. W ramach funkcjonalności kalendarza można w wybrane terminy dodawać wydarzenia.

By dodać nowe wydarzenie, należy kliknąć symbol ’+’ przy wybranej godzinie (dniu) lub przycisk ’nowy’.

Dodając nowe wydarzenie nalezy określić:

– datę wydarzenia,

– godzinę rozpoczęcia wydarzenia,

– godzinę zakończenia wydarzenia lub jego czas trwania,

– tytuł wydarzenia,

– opis wydarzenia,

– lokalizację,

– priorytet (prywatne/normalne/publiczne),

– projekt z którym związane jest wydartzenie,

Dodatkowymi funkcjonalnościami jest możliwość definiowania powtarzalności wydarzenia. W tym celu w kolejnej części zakładki należy określić jak często odbywa się

wydarzenie oraz w jakie dni tygodnia.

Definiując wydarzenie można zaznaczyć opcję, która wyśle poprzez e-mail informację o wpisie do kalendarza.

Kalendarz może zostać wykorzystany do organizacji spotkań osób pracujących w danej grupie. W dolnej części kalendarza znajduje się lista potencjalnych uczestników

spotkania. Z listy można wybrać osoby, które chce się zaprosić na spotkanie. Po wybraniu uczestników spotkania można sprawdzić, czy zaproponowany termin wydarzenia

jest wolny u wszystkich uczestników spotkania. Do tego służy przycisk ’sprawdź kolizje’. Po psrawdzeniu kolizji terminów i wypełnieniu podstawowych informacji o

wydarzeniu należy zakaceptować wprowadzone infromację przyciskiem ’OK’.

Po dodaniu wydarzenia w widoku kalendarza, w danym dniu zostaje dodana informacja oraz zostaje zarezerwowany właściwy czas. Każdy z uczestników spotkania

otrzymuje informację o propozycji spotkania. Użytkownik, który otrzymał propozycję spotkania może ją zaakceptować lub odrzucić. Akceptując propozycję spotkania

wysłanąprzez innego użytkownika, następuje automatyczna rezerwacja czasu u tego użytkownika.

Zakładka kalendarz umożliwia także przeglądanie kalendarzy innych użytkowników. By oglądać kalendarz innego użytkownika należy w górnej części zakładki Kalendarz

wybrać tabulator ’Selekcja’. Pozwala on na wybór użytkownika, którego kalendarz chce się oglądać. Klikąc na strzałki ’»’ obok pola wyboru ’wybór użytkownika’ otwiera

się zakładkę z wyszukiwarką użytkowników systemu. Z ogólnej listy można wybrać użytkownika. Dla zmniejszenia listy użytkowników, mnożna skorzystać z filtrów.

Jednocześnei można wybrać więcej niż jednego użytkownika. I obejrzeć kalendarze równolegle. Pomaga to na znajdowanie dogodnych wolnych terminów wybranych

użytkowników.

W kalendarzu innego użytkownika widoczne są tylko te wydarzenia, które mają status publiczny oraz te do których my jako użytkownicy mamy prawo wglądu, nadane

przez użytkownika właścicela kalendarza.

9


10


11


4. Adresy

Zakładka adresy stanowi zaawansowaną książkę adresową. Dzieli się na dwie części spis adresów z grupy w której się pracuje oraz spis kontaktów zewnętrznych. W

ramach książki adresowej grupy ma się wgląd w użytkowników przypisanych do tej samej grupy. Natomiast w części ksiązki adresowej dotyczącej kontaktów zewnetrznych

można dowolnie wprowadzać kontakty.

W obu częściach możliwe jest zagregowanie wpisów książki adresowej w ramach profilu. Nalezy wybrać przycisk profil, potem nowy i zdefiniować cechy profilu.

Potem można kontakty umieszczać w ramach profilu. Stosowanie profili kontaktów ułatwi wyszukiwanie lub kontakt do całej grupy. Wykorzystując cechę profilu wraz z

kontaktami zewnętrznymi można tworzyć własne grupy współpracowników.

Korzystając z zakładki adresy można szybko wysłać wiadomość mailową do innego użytkownika. Klikając na adres mail, następuje szybki przełączenie do zakładki

Szubka poczta z wypełnionym polem adresata.

Książkę adresową można synchronizować z innymi tego typu rozwiązaniami (vCard, Outlook Express, Outlook, itp..) poprzez opcje importu i exportu.

12


5. Rozmowa

Osoby z jednej grupy będące jednocześnie zalogowane do systemu mogą prowadzić romozwę on-line korzystając z zakładki ’Rozmowa’. Zakładka ’Rozmowa’ jest prostym

komunikatorem. W prawej kolumnie wyświetlone są osoby aktualnie dostępne, natomiast dolne okienko słuzy do wprowadzania treści rozmów. Okno jest wspólne dla

wszystkich w kontekście grupy.

13


6. Forum

Forum umożliwia dyskusje w ramach wątków tematycznych.

14


By korzystać z forum, każdy użytkownik, mający takie uprawnienie może założyć nowe forum (dla potrzeb danej tematyki). W ramach forum zakłada się wątki, a

w ramch wątków redaguje się posty (pojedyncze widomości). Definiując forum, wątek, czy post można określić którzy użytkownicy mają prawo czytać daną wiadomość.

Elementem dodatkowym jest możliwość powiadomienia o nowych wątkach i postach. Kilka ostatnich postów zawsze jest widocznych na stronie ’Podsumowani’, która

jest domyślną stroną startową.

15


7. Pliki

Zakładka pliki stanowi miejsce, w którym użytkownicy mogą udostępniać pliki innym użytkownikom systemu. Pliki gromadzone są w specjalnym katalogu na serwerze,

natomiast w bazie danych przechowywana jest informacja nt. praw dostępu do pliku. Udostęnianie plików odbywa się ramach grupy w której się pracuje. Chcąc udostępnić

plik dowolnemu użytkownikowi systemu (spoza własnej grupy) należy przełączyć się do kontekstu grupy ’kalster - wszyscy’ i tam dokonać operacji udostępniania pliku.

Ograniczeniem wielkości udostępnianego pliku jest 24MB.

16


By dodać nowy plik należy użyć przycisku ’nowy’ na zakładce z listą plików. Następnie:

– w formularzu służącym dodawania plików, używjąc przycisku ’Przeglądaj’, należy wybrać plik na lokalnym komputerze,

– można zmienić nazwę wgrywanego pliku (zalecane jest sostoswanie nazw plików bez polskich znakó diakrytycznych oraz bez znaków specjalnych takich jak spacje,

ukośniki, cudzysłowia czy apostrofy),

– można dodać komentarz do pliku,

– można zaznaczyć kontakt (osoby do których adresowany jest plik z listy kontaktów),

– można zaznaczyć projekt w kontekście którego plik będzie widoczny,

– można plik zabezpieczyć hasłem (w rzeczywistości zabezpieczany jest sam dostęp do pliku, natomiast sam plik nie jest w żaden sposób zmieniany),

– należy określić którzy użytkownicy systemu mają mieć dostęp do pliku.

– na końcu należy zaakceptować podane infromacje przyciskiem ’OK’.

Dopiero po akceptacji następuje wysyłanie pliku na serwer oarz wpisywanie informacji do bazy danych. W tym czasie nie można zamykać przeglądarki internetowej,

gdyż nastąpi przerwanie procedury wgrywania pliku i cały proces zakończy się niepowodzeniam.

Element zarządzania dostępem do pliku jest zrealizowany dokładnie w ten sam sposób we wszystkich modułach, gdzie określa się dostęp do zasobu. Ograniczenie dostęu

możliwe jest na 4 sposoby:

- żaden - plik jest dostępny jedynie dla właściciela (uzytkownika, któy umiścił go w systemie)

- profile - plik jest dostępny dla wszystkich użytkowników zgodnych z wybranym profilem. Profile tworzy się w zakładce ’Adresy’.

- wszyscy - plik dostępny jest dla wszystich w ramach grupy.

- niektórzy - plik dostęny jest jedynie dla użytkownikó, którzy zostali wybrani na liście. Lista przedstawia wszystkich użytkowników danej grupy.

Dodatkowo można określić rodzaj prawa dostępu: prawo odczytu i zapisu, bądź jedynie prawo odczytu. Nadanie prawa odczytu i zapisu upoważnia innych użytkowników

(którym takie prawo zostalo nadane) na zmianę informacji o zasobie (np. pliku), a nawet na skasowanie zasobu (pliku).

17


18


Na liście plików widoczne są skrótowe informacje o pliku: nazwa pliku, rozmiar pliku, projekt w ramach którego plik został zamieszczony, kontakt związany z plikiem.

Klikając na nazwę pliku można zobaczyć wszystkie szczegóły pliku, jeśli ma się prawo edycji sekcji mżna zmienić infromacje o pliku. Klikając na ikonkę pliku można

pobrac plik.

Na liście widoczne sa tylko te pliki do których użytkownik został upoważniony.

19


8. Projekty

Zakładka ’Projekty’ umożliwa organizację pracy w ramach projektu. Dodając projekt wypełnia się wszystkie informacje dotyczące projektu oraz przydziela się uczest-

ników projektów.

Nowe projekty może tworzyć jedynie użytkownik z rozszerzonymi uprawnieniami.

W ramach projektu można określać priorytet, status, budżet oraz wiele innych cech.

W ramach projektu można dodawać elementy systemu takie jak: pliki, notatki, czynności do zrobienia, wydarzenia kalendarza, szybką pocztę i elementy panelu

pomocy. Wszystkie elementy dodaje się w sposób typowy dla tych elementów, jedynie podczas dodawania na formularzu dodawania należy zaznaczyć do którego projektu

20


są przypisane te elementy. Kojarzenie plików, zadań, czy notatek z projektem pozwala na wygodne zarządzanie projektem. Wszystkie elementy widoczne są w jednym

oknie.

Obserwując kartę projektu można analizować postępy projektu i jego zgodność z harmonogramem.

21


22


9. Notatki

Funkcjonalność notatek pozwala na szybkie przekazywanie informacji wybranym użytkownikom lub grupom użytkowników. Dodając nową notatkę określamy jej tytuł

treść oraz odbiorców. Doatkowo można przypisać notatkę do kontaktu, jak również wskazać projekt do któego jest przypisana notatka.

23


24


10. Szybka poczta

Moduł ’szybkiej poczty’ służy do wysyłki poczty. Stanowi funkcjonlaność programu pocztowego. Można edytować mail (treść, temat) oraz wybrać odbiorców z listy

użytkowników systemu, spośród własnych kontaktów lub wpisać dowolne adresy. Dodatkowo można wysyłać maile z załącznikami. Pole CC zawiera dodatkowe adres

pocztowe. Pole BCC jest polem z dodatkowymi adresami pocztowymi, któe są ukryte dla innych odbiorców.

25


11. Do zrobienia

Moduł ’Do zrobienia’ służy organizacji wykonywania zadań w projekcie. Pozwala on na tworzenie nowych zadań i przypisywanie ich do wykonawców. Uzytkownik

majacy uprawnienia kireownika projektu może dodawać nowe zadania. Przydzielenie zadania uzytkownikowi skutkuje pojawieniem się tego zadania na liście ’Do zrobienia’

u tego użytkownika.

Chcac dodać nowe zadanie należy wybrać przycisk ’Nowe’. W oknie edycji nowego zadania należy wpisać:

– tytuł zadania,

– opis zadania,

– wykonawcę,

– termin,

– priorytet.

Uczestnicząc w projekcie można wybrać projekt do którego zadanie jest przypisane, natomiast z listy kontaktów można wybrać kontakt związany z zadaniem.

Dodatkowo można wybrać opcję powiadomienia e-mailem wykonawcy o nowym zadaniu oraz można wybrać użytkowników (lub profil użytkownikow), którzy mogą

widzieć (bądź zmieniać to zadanie). Do tego służy ostatnia część formularza edycji zadania.

Będąc wykonawcą zadania w zakładce ’do wykonania’ widzimy wszystkie zadania nam przypisane. Po wykonaniu zadania należy zmienić jego status (przycisk

’przedsiębierz’), tak by zadanie zostało uznane za podjęte do realizacji. Po zakończeniu zadania nalezy w opisie zadania zaznaczyć opcję wykonane, by zamknąć zadania.

W trakcie trwania można procentowo oceniać status wykonania zadania. Informacja ta widoczna jest dla wszystkich, którzy zostali do tego upoważnieni. Zadanie może

mieć następujące statusy: oczekujące, otwarte, zaakceptowane, odrzucone, zakończone.

26


27


12. Zakładki

Moduł ’Zakładki’ służy do gromadzneia podręcznych odnośników do ulubionych stron internetowych. W ramach zakładki można dodawać lub edytować odnośniki.

28


13. Profil użytkownika: ustawienia i zmiana hasła

Zakładka ustawienia daje możliwoścć zmiany pewnych cech profilu użytkownika. Przede wszystkim daje możliwość zmiany hasła. By to uczynić należy w zakładce

ustawienia podać swoje stare hasło, a następnie należy dwukrotnie podać nowe hasło. Poprawne znaki, dopuszczalne w haśle to:

%!?/# ∗ ‖(). :, ;− 1234567890abcdefghijkmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMANOPQRSTUV WXY Z

Operację zmiany hasła należy zakończyć przyciskiem zmień hasło (modify password). Nowe hasło jest od razu aktywne (po potwierdzeniu zmiany otrzyma się komunikat

potwierdzający zmianę).

Zakładka ustawienia pozwala na zmianę takich ustawień globalnych jak:

– domyślny język systemu,

– format daty,

– „skórkę” wyglądu,

– domyślną (pierwszą po zalogowaniu) grupę,

– domyślny (pierwszy po zalogowaniu) moduł,

– interwał czasowy odświeżania strony,

– elementy widoku (ilość elementów oraz sposób wyświetlania).

Dodatkowo do każdego aktywnego modułu zakładka daje możliwości definiowania pewnych ustawień wynikających z charakterystyki danego modułu. I tak są to:

– Kalendarz: godziny pracy w kalendarzu, dni pracy w tygodniu, sposób wysyłania powiadomień o zdarzeniach z kalendarza, listy użytkowników, którzy mogą widzieć

wydarzenia z kalendarza (prywate, wszystkie),

– Adresy: widok zakładki adres (grupa/zewnętrzny kontakt),

– Rozmowa: sposób wyświetlania informacji (kolejność, łamanie linii),

– Szybka poczta: sposób redagowania maili (tekst/HTML),

– Przypominacz: czas przed zdarzeniam, gdy wysłane jest przypomnienie.

– Podsumowanie: ilość wyświetlanych elementów podsumowania.

Każda zmiana w zakładce ustawienia wymaga akceptacji/potwierdzenia przyciskiem Ustawienia/Zachowaj. Dopiero po zapisaniu nowych ustawień stają się one obowią-

zujące.

29


30


14. Zakończenie

Wszelkie problemy związane z działalnością oprogramowania nalezy zgłaszać mailowo na adres pocztowy [email protected].

Wrocław, 12 grudnia 2007

Wrocławskie Centrum Sieciowo-Superkomputerowe

ul. Wybrzeże Wyspiańskiego 27

50-370 Wrocław

tel. 71 320 39 21

fax 71 322 57 97

31

strefa wewnętrzna instrukcja użytkownika · – można plik zabezpieczyć hasłem (w...

Documents

Transcript of strefa wewnętrzna instrukcja użytkownika · – można plik zabezpieczyć hasłem (w...