Standardy tworzenia i funkcjonowania

Rad Seniorów

PUBLIKACJA ROZPOWSZECHNIANA JEST BEZPŁATNIE

Publikacja wydana w ramach projektu „Zachodniopomorskie Rady Seniorów metodą aktywizacji obywatelskiej osób starszych” dofinansowanego ze środków Programu Rządowego na rzecz Aktywności Społecznej Osób Starszych na lata 2014-2020

Standardy tworzenia i funkcjonowania Rad Seniorów

Pracownia Pozarządowa75-201 Koszalin, ul. Dworcowa 2

tel. 94 340 35 23www.pracowniapozarzadowa.pl

e-mail: biuro@pracowniapozarzadowa.pl

Zespół redakcyjny: Łukasz Cieśliński, Monika Widocka

Merytoryczne opracowanie standardów: Łukasz Cieśliński

Zespół ds. Standardów: Jadwiga Dąbrowska, Eleonora Jakubiak-Adamczyk, Andrzej Janicki,

Maria Jędrzejczyk, Krystyna Kunert, Ryszard Sarna, Stanisław Woźniak

Zdjęcia: Monika Widocka, Jacek Walo

VEGA Studio Adv. Tomasz Müller82-500 Kwidzyn, ul. Grudziądzka 22/3A

www.grupavega.pl, e-mail: biuro@grupavega.pl

Skład i przygotowanie do druku:Sławomira Mosińska

Marketing: Wioletta Kraśniewska

Koordynator wydania: Katarzyna Wolska

Wszelkie prawa zastrzeżone / All rights reservedPrinted in Poland – Kwidzyn 2016

Przedruk i powielanie w jakiejkolwiek formie jest zabronione

ISBN: 978-83-8056-115-1

O RADACH SENIORÓW

Rady Seniorów są stosunkowo nową formą pozwalającą mieszkańcom być aktywnymi

członkami swojej społeczności. Wpisana do ustawy o samorządzie gminnym w 2013

roku możliwość powoływania w gminach Rad Seniorów ożywiła procesy tworzenia tego typu

zespołów. Zgodnie z ustawą, Rada Seniorów ma mieć charakter konsultacyjny, doradczy i inicjatywny.

Efektywnie funkcjonująca Rada jest narzędziem uczestnictwa osób starszych w życiu publicznym, tworzy płaszczyznę do

obywatelskiej aktywności.

W praktyce jednak brakuje inicjatorów powołania Rady. Zaledwie kilkanaście procent zachodniopomorskich samorządów posiada taki zespół. Istniejące Rady Seniorów często nie działają w sposób efektywny. Podejmują się zadań nie leżących w ich kompetencjach, stają się konkurencją bądź zastępstwem dla lokalnych organizacji pozarządowych. Często nie wiedzą jak i czy współpracować z przedstawicielami urzędu i szerszym środowiskiem seniorów.

Do tej pory Rady Seniorów powstawały i działały intuicyjnie. Nasze standardy mają wesprzeć te procesy i przyczynić się do większego sukcesu tego typu zespołów.

32

g r u p a

4

O STANDARDACH

Opracowane przez nas standardy mają służyć wszystkim tym, którzy chcą powoływać Rady Seniorów i działać na ich rzecz. Standardy są oparte na zapisach ustawowych, wiedzy dotyczącej efektywnego sposobu funkcjonowania tego typu zespołów oraz na doświadczeniach członków istniejących w województwie zachodniopomorskim Rad Seniorów.

Standardy to nie zbiór twardych, niezamienialnych wytycznych. To raczej przewodnik po rozwiązaniach najbardziej efektywnych i skutecznych; vademecum metod postępowania, które sprawdzają się i są odpowiedzią na zdiagnozowane potrzeby i wyzwania.

Standardy powstawały w oparciu o szeroką diagnozę wszystkich zachod-niopomorskich Rad Seniorów. Były współtworzone przez kilka miesięcy przez specjalistów i członków Rad Seniorów, a następnie konsultowane na Zachodniopomorskim Forum Rad Seniorów.

CZĘŚĆ I. TWORZENIE RAD SENIORÓW

Standardy tworzenia i funkcjonowania

Rad Seniorów

1. Inicjowanie powstawania Rady

I. Podstawy formalne

Podstawą do tworzenia Rady Seniorów na poziomie gminy jest ustawa o samorządzie gminnym – art. 5c. Taka forma zapewnia w największym stopniu stabilność i skuteczność działań Rady.

Rada może być również utworzona na szczeblu powiatu i województwa, pełniąc tam podobną rolę, jak Rada na szczeblu gminnym. W takiej sytuacji ciało to może się nazywać „radą” lub „zespołem”. Zasady jego funkcjonowania określi uchwała zarządu powiatu / zarządu województwa lub uchwała rady powiatu / sejmiku województwa.

Jednym z rozwiązań stosowanych w samorządach jest powoływanie nie Rady Seniorów, o której mówi ustawa, a zespołu doradczego wójta / burmistrza / prezydenta.

W takim przypadku powołany jest on zarządzeniem, które ustala skład i zasady funkcjonowania takiego ciała.

6

II. Inicjatorzy

Ustawa o samorządzie gminnym daje prawo inicjowania procesu powstawania Rady dwóm stronom: organowi stanowiącemu (Radzie Gminy / Radzie Miasta) lub „zainteresowanym środowiskom”, które mogą złożyć wniosek o utworzenie takiej Rady. Takim środowiskiem najczęściej będą sami seniorzy lub organizacje pozarządowe działające na rzecz seniorów z terenu danej gminy.

III. Obecność wszystkich środowisk Nie ma większego znaczenia kto zainicjuje sam proces tworzenia

Rady, istotne jest jednak, aby zawsze, od jak najwcześniejszych etapów byli przy tym obecni przedstawiciele organizacji pozarządowych

działających na rzecz seniorów oraz grup nieformalnych i mieszkańców.

W przypadku, gdy władze są inicjatorem powołania Rady, ważna jest obecność przedstawicieli środowisk senioralnych na etapie tworzenia założeń do statutu przyszłej Rady, który określi tryb wyboru członków i zasady jej funkcjonowania.

Jeśli samorząd obecnie nie jest zainteresowany utworzeniem Rady, ważna jest aktywna postawa organizacji pozarządowych i seniorów, którzy powinni pokazywać mechanizmy działania takiej Rady, wyjaśniać wątpliwości, wskazywać na korzyści z jej funkcjonowania. Działacze powinni dążyć do dyskusji na ten temat i nie zniechęcać się nawet po pierwszych odmowach ze strony przedstawicieli urzędu.

7

V. Spotkanie informacyjne

W początkowej fazie dyskusji nad tworzeniem Rady warto zorganizować spotkanie z udziałem przedstawicieli urzędu, rady gminy / rady miasta, organizacji pozarządowych działających na rzecz seniorów i samych mieszkańców. Podczas niego można przedyskutować formalne podstawy funkcjonowania takiej Rady, ustalić jakie są potrzeby i możliwości obu stron w zakresie współpracy, porozmawiać w końcu o zapisach przyszłego statutu Rady.

2. Ustalanie składu Rady

I. Wiek członków

Choć ustawa o samorządzie gminnym dopuszcza możliwość członkostwa w Radzie dla osób poniżej 60 roku życia, wskazana jest jak najszersza reprezentacja w Radzie osób powyżej tej granicy wiekowej. Samo sformułowanie ustawowe „Rada Seniorów” oznacza w domyśle skład osobowy właśnie seniorów, w przeciwieństwie do określenia „rada ds. seniorów”, która niesie w sobie możliwość poszerzania składu o osoby poniżej umownej granicy 60 lat.

Ideą Rady jest m.in. „pobudzanie aktywności obywatelskiej osób starszych w społeczności lokalnej”, tak więc ta grupa wiekowa powinna mieć zapewniony jak najszerszy udział w ostatecznym składzie Rady.

Proponuje się niewskazywanie w statucie (lub innym akcie regulującym działalność Rady) proporcji osób z poszczególnych przedzia-

IV. Rada a organizacje pozarządowe

Rada może prowadzić działania, których nie są w stanie wykonać pojedyncze organizacje, będąc głosem całego środowiska senioralnego w danej gminie, np.: inicjować dyskusje o istotnych dla seniorów problemach, lobbować za rozwiązaniami ważnymi dla osób starszych czy też monitorować działania podejmowane na rzecz seniorów przez różne podmioty na terenie swojego samorządu.

Rada nie stanowi konkurencji dla organizacji pozarządowych. Rada nie ma osobowości prawnej, nie będzie więc miała dostępu do środków z budżetu samorządu przeznaczonych dla organizacji. Nie powinna też samodzielnie organizować kursów, wyjazdów lub innych działań dla seniorów, czyli tego, czym zajmują się organizacje pozarządowe.

8

9

11

łów wiekowych, tylko kierowanie się rozsądnym podejściem, opartym o analizę potencjalnych kandydatów na członków Rady – zwracając

uwagę na np.: ich poziom zaangażowania w sprawy seniorów czy doświadczenie zawodowe. Wszystko zależy od sytuacji w danym samo-

rządzie i aktywności społecznej jego mieszkańców.

II. Pochodzenie członków

Obok podziału ze względu na wiek, w składzie Rady można wskazać dwie grupy: są to mieszkańcy („przedstawiciele osób starszych”, jak mówi ustawa o samorządzie gminnym) oraz osoby z podmiotów działających na rzec osób starszych – czyli np. organizacji pozarządowych, domów kultury, bibliotek itp.

Dobrą zasadą jest ustalenie proporcji tych dwóch grup w składzie całej Rady – bądź to podając minimalny poziom którejś z nich (np. „w skład Rady wchodzi co naj-mniej 5 przedstawicieli organizacji pozarządowych”), bądź też ustala-jąc wprost liczbę przedstawicieli obu grup.

W związku z tym, warto przeanalizować kwestie rze-czywistego poziomu aktyw-ności seniorów oraz liczbę i rodzaj podmiotów działają-cych aktywnie na rzecz osób starszych (w tym liczbę or-ganizacji pozarządowych z tej branży), tak aby uniknąć na eta-pie wyborów problemów ze znale-zieniem kandydatów do Rady.

III. Obecność przedstawicieli urzędu i radnych

Zastanawiając się nad przyszłym składem Rady, warto odpowiedzieć sobie na pytanie czy chcemy aby znaleźli się w niej przedstawiciele samego urzędu oraz radni (gminni lub powiatowi). Ich obecność może nieść ze sobą korzyści, ale również może być przeszkodą, kiedy wejdą w skład zespołu, który z założenia ma być głosem społeczności seniorów właśnie dla urzędników i radnych.

IV. Liczba członków

Analizując dotychczasowe doświadczenia funkcjonujących Rad, trudno ustalić jeden optymalny poziom wielkości ich składu. Z pewnością warto dopilnować w zapisach statutu Rady, aby liczba członków nie była niższa niż: 5 osób dla szczebla gminy, 7 osób dla szczebla powiatu oraz 15 osób – dla województwa.

Z drugiej strony, praktyka pokazuje, że funkcjonowanie tego typu zespołów w składzie większym niż 15-20 osób przestaje być efektywne.

3. Powołanie Rady

I. Analiza prawna

Podobnie jak wszystkie inne dokumenty powstające w urzędach, również projekt statutu Rady będzie analizowany przez radców prawnych samorządu. Na tym etapie przedstawiciele grupy inicjatywnej powinni być w kontakcie z osobami analizującymi projekt dokumentu, tak aby udzielać ewentualnych wyjaśnień o podstawach poszczególnych zapisów.

10

II. Konsultacje

Pomimo aktywnego udzia-łu środowiska lokalnego w fa-

zie tworzenia podstaw do funk-cjonowania Rady, warto projekt

uchwały w tej sprawie skonsul-tować z mieszkańcami. W ten spo-

sób cały proces tworzenia dokumen-tu umożliwi mieszkańcom włączenie się

w jego powstawanie.

III. Uchwalenie statutu i powołanie Rady

Po zakończeniu konsultacji ostatnim etapem do tworzenia Rady jest przyjęcie uchwały o jej powołaniu wraz ze statutem przez radę gminy / radę miasta. Ważne jest, aby

na tym etapie radni nie wprowadzali już zmian, które stałyby w sprzeczności z dotychczasowymi ustaleniami.

4. Wybory do Rady

I. Kadencja

Optymalny czas kadencji Rady wynosi 4 lata.

II. Ogłoszenie o wyborach do Rady

Informacja o wyborach powinna być rozpowszechniona w możliwie dużym stopniu, uwzględniając możliwości jej odbioru przez osoby starsze. Obok standardowych narzędzi i miejsc (tablica ogłoszeń w siedzibie urzędu, internet), warto wykorzystywać inne, np.: plakaty w przychodniach i ośrodkach zdrowia, lokalne media, informacje przekazywane przez sołtysów indywidualnie osobom starszym lub na zebraniach wiejskich, ulotki rozdawane w aptekach.

Informacja o wyborach powinna zawierać również syntetyczną informację o celach funkcjonowania Rady i zrealizowanych działaniach (jeśli są to wybory na kolejną kadencję).

1312

III. Przedstawiciele organizacji pozarządowych

Wszystkie organizacje pozarządowe z terenu danego samorządu, które prowadzą działania na rzecz seniorów, mogą typować swoich przedstawicieli do Rady. Jedna organizacja typuje jedną osobę, składając wraz z jej zgłoszeniem deklarację o prowadzeniu działalności na rzecz seniorów.

W sytuacji, gdy liczba miejsc w Radzie przewidziana dla organizacji pokrywa się z liczbą faktycznie działających organizacji, wytypowani przez nie kandydaci automatycznie stają się członkami Rady.

Jeśli organizacji jest więcej niż miejsc w Radzie dla ich przedstawicieli – wtedy z wszystkich zgłoszonych przez nie kandydatów dokonuje się wyboru. Uprawnionymi do głosowania są wszystkie organizacje działające na rzecz seniorów. Swój głos oddają one albo w określonym przedziale czasu (mailowo, listownie lub osobiście), albo podczas zorganizowanego zebrania wyborczego. Do Rady wchodzą osoby z największą liczbą uzyskanych głosów.

IV. Przedstawiciele mieszkańców

Każdy mieszkaniec danego samorządu, który ukończył 60 lat, może złożyć swoją kandydaturę do Rady wraz z udokumentowanym poparciem ze strony mieszkańców (dotychczasowe doświadczenia Rad wskazują, że liczba takich rekomendacji nie powinna być mniejsza niż 10). Jeśli zgłosi się więcej kandydatów niż przewidzianych miejsc – odbywają się wybory, w których prawo głosu mają wszyscy mieszkańcy z samorządu, którzy ukończyli 60 lat. Do Rady wchodzą osoby z największą liczbą uzyskanych głosów.

15

14

V. Przedstawiciele urzędu, radni

Jeśli w Radzie jest miejsce dla pracowników urzędu lub radnych, wyznaczeni są oni przez odpowiednio: wójta / burmistrza / prezydenta lub radę gminy / radę miasta (a w przypadku Rady tworzonej na poziomie powiatu lub województwa – przez zarząd powiatu / województwa lub radę powiatu / sejmik województwa).

CZĘŚĆ II. FUNKCJONOWANIE RAD SENIORÓW

Standardy tworzenia i funkcjonowania

Rad Seniorów

16

1. Posiedzenia

I. Częstotliwość

Posiedzenia Rady powinny się odbywać minimum raz na kwartał.

II. Funkcje

Rada powinna jak najszybciej wyłonić ze swojego grona przewodniczącą / przewodniczącego oraz wiceprzewodniczącą / wiceprzewodniczącego. Możliwe są również dodatkowe funkcje.

III. Organizacja posiedzeń

Zwoływanie posiedzeń Rady to kompetencja przewodniczącej / przewodniczącego. Warto dać możliwość, aby z wnioskiem o zwołanie posiedzenia Rady mogli wystąpić również:

● wójt / burmistrz / prezydent (lub starosta / marszałek w przypadku Rady na poziomie powiatu / województwa);

● przewodnicząca / przewodniczący rady gminy / rady miasta (lub rady powiatu / sejmiku województwa w przypadku Rady na poziomie powiatu / województwa);

● 3 członków Rady.Materiały dotyczące posiedzenia Rady powinny być przekazywane jej członkom

najpóźniej na 7 dni przed terminem posiedzenia.Posiedzenia Rady powinny być jawne, czyli otwarte dla wszystkich

zainteresowanych osób.Rada może zapraszać na posiedzenia inne osoby.Posiedzenia Rady powinny być protokołowane. Warto z góry ustalić osobę

odpowiedzialną za sporządzanie protokołów – może to być np. sekretarz Rady 18

(jeśli taką funkcję przewiduje statut Rady) lub osoba z urzędu zajmująca się obsługą administracyjną Rady.

2. Zadania i kompetencje

I. Katalog zadań Rady

Katalog możliwych działań podejmowanych przez Radę jest bardzo szeroki. Poniższa lista wskazuje najważniejsze obszary, w których Rada może prowadzić działalność (listę tę można rozszerzać lub też wybrać tylko niektóre elementy):

● Opiniowanie i konsultowanie tworzonych dokumentów, programów i aktów prawnych dotyczących seniorów.

● Współpraca z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami działają- cymi na rzecz osób starszych.

● Inicjowanie przedsięwzięć służących pełniejszemu zaspokajaniu potrzeb (m.in.: zdrowotnych, społecznych, kulturalnych, bytowych) seniorów, w opar- ciu o prowadzoną diagnozę oczekiwań i problemów.

● Upowszechnianie w środowisku seniorów wiedzy o potrzebach, prawach i możliwościach udziału w życiu publicznym osób starszych.

● Wyrażanie opinii o programie współpracy samorządu z organizacjami pozarzą- dowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w szczególności w zakresie dotyczącym osób starszych oraz działań realizowanych na ich rzecz.

● Promowanie współpracy i partnerstw między samorządem lokalnym a organizacjami pozarządowymi działającymi na rzecz Seniorów.

● Upowszechnianie informacji o działaniach podejmowanych na terenie samorządu na rzecz seniorów.

● Udział przedstawicieli Rady w pracach zespołów powoływanych do opracowania dokumentów powstających w samorządzie dotyczących Seniorów. 19

IV. Spotkanie edukacyjne

Na początku nowej kadencji, Rada powinna zorganizować spotkanie z członkami Rady poprzedniej kadencji, w celach edukacyjnych oraz dla zapewnienia ciągłości pracy Rady (przekazanie informacji o rozpoczętych działaniach, zapoznanie nowych członków z przyjętymi sposobami działania itp.).

3. Współpraca z urzędem

I. Współpraca merytoryczna

Komórki organizacyjne urzędu powinny jak najszybciej otrzymać informację o powołaniu Rady i jej zadaniach, a w toku jej działalności – o jej najważniejszych zamierzeniach.

W przypadku konsultowania merytorycznych dokumentów lub opiniowania zamierzeń Rada może korzystać z pomocy specjalistów w danej dziedzinie – może to być np. urzędnik odpowiedzialny za opracowanie danego dokumentu.

Stanowiska Rady w postaci uchwał powinny być w formie pisemnej przesyłane do wójta / burmistrza / prezydenta.

Rada powinna być informowana przez merytoryczne komórki organizacyjne urzędu o projektach aktów prawnych związanych z seniorami, nad którymi trwają prace w urzędzie.

II. Konsultacje aktów prawnych

Rada powinna na początku każdego roku kalendarzowego ustalić z komórkami organizacyjnymi urzędu zakres bądź listę dokumentów, nad którymi będą trwały prace w urzędzie i które będą przedmiotem konsultacji z Radą w danym roku.

III. Plan pracy

Rada, najpóźniej do końca stycznia, powinna sporządzić plan pracy na dany rok kalendarzowy. 2120

W przypadku składania przez Radę pisemnych opinii / postulatów, powinna ona otrzymywać od urzędu odpowiedzi w tej samej formie.

W przypadku negatywnego stanowiska lub odmiennej opinii urzędu w danym temacie, wskazane jest aby odpowiedź zawierała uzasadnienie.

II. Współpraca administracyjna

Urząd winien zapewnić obsługę administracyjną działalności Rady, w szczególności poprzez: zapewnienie miejsca do spotkań, przesyłanie informacji o posiedzeniach Rady, przygotowywanie materiałów na posiedzenia i rozsyłanie ich członkom Rady, prowa-dzenie zakładki / podstrony na stronie www urzędu o działaniach Rady.

Urząd powinien zabezpieczyć środki finansowe na wydatki niezbędne dla funkcjo-nowania Rady, zwłaszcza na zwrot kosztów przejazdów członków Rady na jej posie-dzenia.

4. Komunikacja wewnętrzna

I. Kontakty

Każdy członek Rady powinien dysponować listą kontaktów do wszystkich członków Rady (przynajmniej telefony lub e-maile).

II. Tryb obiegowy

Warto rozważyć wpisanie do statutu Rady trybu obiegowego pracy, jako możliwość podejmowania decyzji pomiędzy posiedzeniami Rady, w wyjątkowych przypadkach. W takiej sytuacji dyskusja toczy się za pomocą poczty elektronicznej lub innych komunikatorów a członkowie Rady mają określony czas (np. 48 godzin) na podjęcie decyzji w danej sprawie. 23

225. Komunikacja zewnętrzna

I. Strona WWW

W ramach strony internetowej urzędu powinna być prowadzona zakładka / podstrona poświęcona Radzie i jej działalności. Zamieszczane są na niej takie informacje jak:

● skład osobowy Rady;

● sposób kontaktowania się z Radą (w zależności od decyzji członków Rady – zamieszczenie kontaktów do wszystkich członków, albo co najmniej do przewodniczącej / przewodniczącego);

● informacje o terminach zbliżających się posiedzeń Rady;

● informacje o tematach podejmowanych przez Radę podczas posiedzeń;

● protokoły z posiedzeń Rady;

● zdjęcia z posiedzeń Rady.

II. Kontakty z społecznością

Członkowie Rady powinny mieć wypracowany system kon-taktowania się ze środowiskiem seniorów. Najczęściej spo-

tykaną formą są dyżury członków Rady dla mieszkańców w wyznaczonym czasie i miejscu. Częstotliwość dyżu-

rów ustalana jest w zależności od potrzeb środowiska i / lub możliwości członków Rady.

III. Kontakty z radą gminy / radą miasta / radą powiatu / sejmikiem województwa

Rada oraz rada gminy / rada miasta / rada powiatu / sejmik województwa współpracują

ze sobą w kwestii spraw związanych z seniorami.

Rada gminy / rada miasta / rada powiatu / sejmik województwa wyznacza ze

swojego grona osobę do bieżących kontaktów z Radą Seniorów.

24

Pracownia Pozarządowa od 2000 r. budujespołeczeństwo obywatelskie Pomorza Zachodniego.

Wzmacnia lokalne organizacje pozarządowe.

Zwiększa współpracę samorządów z organizacjami i mieszkańcami.

Kształtuje aktywnych obywateli.

www.pracowniapozarzadowa.pl

e-mail: biuro@pracowniapozarzadowa.pl

tel.: 94 340 35 23

ul. Dworcowa 2, 75-201 Koszalin

nr KRS: 26352

Pracownia Pozarządowa jest członkiem:

Oddajemy w Państwa ręce „Standardy tworzenia

i funkcjonowania Rad Seniorów”. W rozwijającej się

demokracji, ważne jest jak najszersze włączanie w debatę publiczną każdej

z grup społecznych. Skutecznym narzędziem, umożliwiającym osobom starszym

udział w działaniach samorządu, może być Rada Seniorów.

Niestety, Rad Seniorów jest bardzo mało. Statuty, tych które działają,

w zdecydowanej większości, powstawały bez udziału osób starszych. Ponad

jedna trzecia Rad powołanych w województwie zachodniopomorskim zakończyła

swoją działalność już w pierwszych miesiącach swojego istnienia, głównie z powodu

braku wiedzy członków Rady o jej zadaniach i możliwościach. Te Rady Seniorów, które

funkcjonują, często nie wykorzystują wszystkich możliwości działania.

Odpowiadając na te wyzwania, opracowaliśmy przewodnik pt. „Standardy tworzenia

i funkcjonowania Rad Seniorów”. Jest on wynikiem półrocznej pracy specjalistów

Pracowni Pozarządowej z dziedziny aktywności obywatelskiej i standaryzacji oraz

członków zachodniopomorskich Rad Seniorów.

Mamy nadzieję, że za kilka lat liczne i efektywnie działające Rady Seniorów będą

realną drogą aktywności obywatelskiej osób starszych w województwie

zachodniopomorskim.

Zespół Pracowni Pozarządowej