SEKAP i SEKAP2System Elektronicznej Komunikacji Administracji

Publicznej w województwie śląskim

14 stycznia 2010, Izbicko

www.sekap.pl

Cel główny projektu SEKAP:stworzenie warunków organizacyjnych i technicznych dla świadczenia usług

publicznych drogą elektroniczną oraz wzrost efektywności pracy administracji

w realizacji tych usług.

Kalendarium

grudzień 2003 r. - utworzenie roboczego zespołu samorządowego ds. społeczeństwa informacyjnego,

lipiec 2005 r. – złożenie wniosku o dofinansowanie Projektu SEKAP

kwiecień 2006 r. - podpisanie umowy na dofinansowanie Projektu SEKAP pomiędzy Wojewodą Śląskim a Województwem Śląskim - Liderem Projektu,

maj 2006 r. – wyłonienie w przetargu Doradcy Technologicznego,

sierpień 2006 r. – ogłoszenie przetargu na wykonawcę Projektu SEKAP,

kwiecień 2007 r. – podpisanie umowy z wykonawcą na realizację Projektu SEKAP,

czerwiec 2007 r. – rozpoczęcie realizacji Projektu SEKAP,

czerwiec 2008 r. – zakończenie rzeczowo – finansowej realizacji Projektu SEKAP,

Zaczęło się 16 grudnia 2003 na konferencjiw ramach projektu PRELUDE.

• Samorządy przedstawiły swoje projekty przewidziane do dofinansowania z funduszy europejskich.

• Projekty samorządów były zbliżone do siebie w treści, ale o skali lokalnej.

• Po konferencji przedstawiciele samorządów postanowili pracować razem, tworząc zespół roboczy.

Wynikiem prac jest przedstawiany projekt.

W ramach projektu naukowo badawczego realizowanego pod patronatem Komisji Europejskiej PRELUDE w 2004 r.

przeprowadzono pierwsze w Województwie Śląskim badanie dotyczące zaawansowania procesów informatyzacji w urzędach gmin, miast i powiatów. Jego celem była diagnoza stopnia informatyzacji w samorządach lokalnych, zarówno w znaczeniu infrastruktury teleinformatycznej, jak i funkcjonującego oprogramowania oraz planów rozwoju.

Wnioski:• bardzo mała ilości Partnerów posiadających elektroniczny system obiegu

dokumentów,• bardzo ograniczony zakres usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną• nikła analiza procesów administracyjnych która mogła by prowadzić do zmian

organizacyjnych urzędów • brak warunków do podpisywania dokumentów urzędowych podpisem

elektronicznym• brak możliwości dokonywania płatności droga elektroniczna za usługi publiczne• ograniczone środowisko teleinformatyczne.

Projekt SEKAP to inicjatywa samorządów

Co chciano osiągnąć?

• Dostosować urzędy do wymagań stawianych przez prawo.

• Uruchomić elektroniczny kanał załatwiania spraw przez obywateli i firmy.

• Stworzyć przyjazną, przejrzystą, nowoczesną administrację a w efekcie stworzyć w regionie śląskim bazy do rozwoju nowoczesnego społeczeństwa opartego na wiedzy.

Zidentyfikowane problemy

• Trudności z przygotowaniem wspólnego porozumienia.

• Rozbieżności w potrzebach oraz możliwościach jednostek dużych i małych.

• Brak dostatecznej wiedzy jak zarządzać tego typu projektem.

• Trudności z przygotowaniem przetargów na zarządzanie projektem i wykonanie dokumentacji.

Ostateczne uzgodnienia

• Uzgodniono zadania przewidziane do realizacji w ramach projektu (zakres projektu SEKAP).

• Zarząd Województwa Śląskiego podjął decyzję o pokryciu kosztów studium wykonalności z budżetu województwa.

• Uruchomiono system wymiany informacji w sieci.

• Przy pomocy ankiet zebrano informacje o potrzebach samorządów i oszacowano koszty projektu.

• 54 Partnerów rozproszonych terytorialnie,

• Partnerzy reprezentują środowiska wielkomiejskie i wiejskie,

• każdy z Partnerów jest autonomiczny - samodzielnie odpowiada za uzyskane korzyści ( każdy z Partnerów niezależnie wdrażał Projekt u siebie, sposób realizacji Projektu przez Partnera wpłynie na ocenę urzędu przez mieszkańców)

Platforma e-Usług Publicznych (PeUP)

Platforma e-Usług Publicznych (PeUP) – skrzynka kontaktowa

Centrum Certyfikacji (CC SEKAP) – rejestracja wniosku o wydanie certyfikatu

Karta usług a karta własna Urzędu

Ogólna karta usługi, do której podłączają się Partnerzy:

Karta własna Urzędu z informacjami

które są wyróżnione zieloną czcionką:

Budowa karty informacyjnej

• Karta informacyjna składa się z poszczególnych działów, których kolejność jest stała np:

• Opis ogólny (OO)

• Wymagane dokumenty (WD)

• Sposób dostarczania dokumentów (SD)

• Wpisy do poszczególnych działów nie są wprowadzanie dowolnie, lecz metodą słownikową.

Elementy potrzebne mieszkańcowi do kontaktów z urzędami

• skrzynka kontaktowa (główna funkcjonalność: przesyłanie i odbieranie pism, magazyn dokumentów, UPO, śledzenie stanu załatwienia sprawy),

• karty usług (informacja o usłudze), formularze,

• certyfikat kwalifikowany (karta, komórka),

• certyfikat CC SEKAP (nośnik np. karta z centrum certyfikacji, rybnicka elektroniczna karta miejska, PenDrive, śląska karta usług publicznych).

Największe czynniki ryzyka w realizacji Projektu

• projekt nowatorski pod względem technicznym i organizacyjnym,

• bardzo krótki czas na realizację,

• przeszkody techniczne i organizacyjne,

• przepisy prawne,

• czy partnerzy się podporządkują rygorom projektu i czy zaakceptują wybrane rozwiązanie?

• jak szybko urzędnicy zaakceptują nowy sposób pracy?

Działania podejmowane podczas wdrażania projektu

• konferencje, • spotkania robocze,• spotkania z pracownikami archiwów państwowych,• przeglądy jakości (merytoryczne osoby, doświadczony Partner,

konstruktywnie krytyczni),• spotkania z osobami merytorycznymi w celu ustalenia katalogu

e-usług,• uczestnictwo w pracach nad rozwojem platformy ePUAP,• dzielenie się doświadczeniami z innymi regionami.

• działania informacyjno-szkoleniowe wśród mieszkańców województwa.

Bieżąca eksploatacja

• administrowanie platformą SEKAP,• wsparcie Partnerów, mieszkańców przez Help Desk,• administrowanie Platformą e-Usług Publicznych PeUP ,• aktualizacja kart usług i formularzy,• wydawanie certyfikatów,• przyłączanie nowych Partnerów,• informowanie mieszkańców o platformie SEKAP.

Utrzymanie systemu pod względem technicznym, zgodności z przepisami prawa oraz wprowadzanie usprawnień dla użytkowników.

Rozwój systemu SEKAP

• Projekt SEKAP2• Projekt Eden• Projekt OSCAR• Spotkania i konferencja np. „obywatel w sercu urzędnika”

( konferencja dla administracji samorządowej i rządowej na temat usług i ich jakości)

• Projekty gmin i powiatów

Realizacja Strategii rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego do roku 2015

Projekt SEKAP2

Rozbudowa i upowszechnienie Systemu Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej w Województwie Śląskim.

• Rozbudowa katalogu usług publicznych udostępnianych przez Platformę e-Usług Publicznych (PeUP) oraz Platformy Formularzy Elektronicznych (PFE) (ok. 400 usług dla obywateli i firm, ok. 150 usług obsługujących wymianę dokumentów pomiędzy urzędami).

• Platforma e-learning dla urzędników.• Serwis PeUP dla osób słabowidzących.• Dostawa nowych funkcjonalności SOD, interfejsy komunikacyjne z innymi systemami.• Oprogramowanie dla Wydziału Ochrony Środowiska Urzędu Marszałkowskiego.• Rozbudowa platformy sprzętowej CPD.• Szkolenia użytkowników i administratorów.• Opracowanie i wdrożenie funkcjonalności oprogramowania SEKAP zapewniającej

współpracę z ePUAP.• Promocja.

• Działania i zdiagnozowane obszary integracji SEKAP-ePUAP (na dzień dzisiejszy):– Wymiana korespondencji pomiędzy podmiotami

współpracującymi w ramach SEKAP z podmiotami/osobami współpracującymi z ePUAP,

– Obsługa płatności elektronicznych za pośrednictwem platformy ePUAP,

– Wymiana informacji o katalogu usług pomiędzy systemami SEKAP i ePUAP,

– Wymiana informacji pomocniczych (słowniki, dane teleadresowe),

– Dostosowanie i ujednolicenie z ePUAP wewnętrznie stosowanych formatów (dotyczy zarówno PeUP, KK oraz SOD): podpisu elektronicznego, e-paczki, dokumentów elektronicznych.

• Problemy do rozwiązania:– Wykorzystanie masowe CC SEAKP (chcielibyśmy korzystać w

ramach znowelizowanej ustawy o informatyzacji, trwałości projektu(zarzut Urzędu Wojewódzkiego przy kontroli), jak to tego odniesie się ePUAP)

– Czy możemy mówić tu współpracy z MSWiA, czy musimy bezwzględnie dostosować się do rozwiązań obecnych, a co na przyszłość w związku z ePUAP2? Co będzie w Regulaminie ePUAP (dokumenty LW)?

– Szyna usług ( dobry pomysł, ale gdzie będzie posadowiona w regionie i kto ją sfinansuje i będzie dbał o rozwój).

Dziękuję za uwagę.