s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1...

43
1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny Urzrdnik - Kompetentny Urzrdnik. Program szkoleniowy dla pracownikow samorzqdowych Urzrdu Miasta Rzeszowa", nr POKL.OS.02.01-00-1S8110-00 i 1. Podstawa pra.:;..w:..:...=n=a..=k:.:o-=n:.;;.:tr::...:o:.:l:;:i:______________________---...J );- art. 27 ust. 1 pkt. 5 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. 0 Zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. 2009 Nr 84, poz. 712 z p6zn. zm.); );- § 3 ust. 2 Porozumienia z dnia 16 paidziemika 2007 r., nr KLlD5.212007/1 w sprawie dofinansowania dzialania 5.2 Wzmocnienie potencjalu administracji samorzqdowej w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki; );- § 18 umowy z dnia 17 czerwca 2011 roku, nr UDA-POKL.05.02.01-00-158110-00 zawartej pomil(dzy Ministrem Spraw Wewnl(trznych i Administracji a Gmin,!: Miasto Rzesz6w o dofinansowanie projektu pt. "Nowoczesny Urz(#dnik - Kompetentny Urz(#dnik. Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urz?du Miasta Rzeszowa". );- Zasady Kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki 2007-2013 z dnia 01 stycznia 2012 r. I 2. Nazwa jednostki Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, Departament Wsp6lpracy z Jednostkami Samorz'!:du Terytorialnego pelni,!:cy funkcjy Instytucji Posrednicz,!:cej II Stopnia dla Dzialania 5.2 PO KL. 1 3. Osoby uczestnicZ1lce w kontroli ze strony jednostki 1. Kierownik zespolu: Michal Wierzbicki - przedstawiciel MAiC, 2. Czlonek zespolu: Agnieszka Chomiuk przedstawiciel InfoAudit Sp. z 0.0., 3. Czlonek zespolu: Beata Odrzywolska-Kokoszka przedstawiciel InfoAudit Sp. z 0.0. 14. Termin kontroli_:______ ___________________-----1 02 - 05 lipiec 2012 r. kontroli (systemowa, projektu, planowa, dOraZna): Planowa kontrola projektu. 6. Nazwa jednostki kontrolowanej: Gmina Miasto Rzesz6w. I 7. Adres jednostki kontrolowanej: ul. Rynek 1, 35-064 Rzesz6w. 8. Nazwa i numer kontrolowanego projektu; DziaianielPriorytet; Nr umowy; wartose projektu; wartose wydatk6w zatwierdzonych do dnia kontroli: Nazwa projektu: "Nowoczesny Urzydnik Kompetentny Urzydnik. Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz,!:dowych Urzydu Miasta Rzeszowa". Numer kontrolowanego projektu: POKL.05.02.01-00-1S8/10. Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziaiania 5.2 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki ul. Wsp61na 2/4, 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI KAPITAt LU DZKI Adres do korespondencji: NAROOOWA STRATcGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOt.ECZNY uL Batorego 5, 02-591 Warszawa tel. 22-661-88-22,0-22-628-91-63, fax 22-661-94-08 e-mail: [email protected] www.mac.gov.pl 1113

Transcript of s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1...

Page 1: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

INFORMACJA POKONTROLNA

do kontroli planowej projektu Nowoczesny Urzrdnik - Kompetentny Urzrdnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorzqdowych Urzrdu Miasta Rzeszowa

nr POKLOS0201-00-1S8110-00

i 1 Podstawa praw=n=a=ko-=ntroli______________________---J

)- art 27 ust 1 pkt 5 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r 0 Zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz U 2009 Nr 84 poz 712 z p6zn zm)

)- sect 3 ust 2 Porozumienia z dnia 16 paidziemika 2007 r nr KLlD52120071 w sprawie dofinansowania dzialania 52 Wzmocnienie potencjalu administracji samorzqdowej w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

)- sect 18 umowy z dnia 17 czerwca 2011 roku nr UDA-POKL050201-00-158110-00 zawartej pomil(dzy Ministrem Spraw Wewnl(trznych i Administracji a Gmin Miasto Rzesz6w o dofinansowanie projektu pt Nowoczesny Urz(dnik - Kompetentny Urz(dnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszowa

)- Zasady Kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki 2007-2013 z dnia 01 stycznia 2012 r

I 2 Nazwa jednostki kontroluj~cej

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji Departament Wsp6lpracy z Jednostkami Samorzdu Terytorialnego pelnicy funkcjy Instytucji Posredniczcej II Stopnia dla Dzialania 52 PO KL

1 3 Osoby uczestnicZ1lce w kontroli ze strony jednostki kontroluj~cej

1 Kierownik zespolu Michal Wierzbicki - przedstawiciel MAiC 2 Czlonek zespolu Agnieszka Chomiuk przedstawiciel InfoAudit Sp z 00

3 Czlonek zespolu Beata Odrzywolska-Kokoszka przedstawiciel InfoAudit Sp z 00

14 Termin kontroli_______~___________________-----1

02 - 05 lipiec 2012 r

~odzaj kontroli (systemowa projektu planowa dOraZna)

Planowa kontrola projektu

6 Nazwa jednostki kontrolowanej

Gmina Miasto Rzesz6w

I 7 Adres jednostki kontrolowanej

ul Rynek 1 35-064 Rzesz6w

8 Nazwa i numer kontrolowanego projektu DziaianielPriorytet Nr umowy wartose projektu wartose wydatk6w zatwierdzonych do dnia kontroli

Nazwa projektu Nowoczesny Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzdowych Urzydu Miasta Rzeszowa Numer kontrolowanego projektu POKL050201-00-1S810

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LU DZKI Adres do korespondencji

NAROOOWA STRATcGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNYuL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

It bull

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Dzialanie 52 Wzmocnienie potencjalu administracji samorzdowej Priorytet V Dobre rzdzenie Numer umowy UDA-POKL050201-00-1581O-00 (zwana dalej umow) Wartosc projektu 86610000 z1

Wartosc w datkow zatwierdzon ch do dnia kontroli 11598280 zl

9 Zakres kontroli

91 Prawidlowosc rozliczen finansowych 92 Kwalifikowalnosc wydatkow dotyczcych personelu projektu

93 Poprawnosc udzielania zamowien publicznych 94 Poprawnosc stosowania zasady konkurencyjnosci 95 Poprawnosc udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatkow do ktorych nie

maj zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjnosci

96 Poprawnosc udzielania pomocy publicznej 97 Sposob rekrutacji uczestnikow projektu oraz ich kwalifikowalnosc 98 Sposob przetwarzania danych 0 uczestnikach projektow (w ramach zbioru PEFS 2007)

zgodnie z ustaw z dnia 29 sierpnia 1997 r 0 ochronie danych osobowych (Dz U z 2002 r Nr 101 poz 926 z pom zm)

99 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnose w czltrsci dotyczcej postltrpu

rzeczowego oraz postltrpu finansowego z dokumentacj dotyczc realizacji projektu dostltrpn w siedzibie beneficjenta

910 Spos6b reaIizacji dzialan informacyjno-promocyjnych 911 Zapewnienie wlaSciwej sciezki audytu 912 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu 913 Weryfikacja rzeczywistej real izacj i projektu oraz faktycznego post~pu rzeczowego projektu

(wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

10 Informacje na temat sposobu wyboru dokumentow do kontroli oraz doboru proby skontroIowanych dokumentow

Weryfikacj objltrto reprezentatywn probltr dokumentow potwierdzajcych realizacjy projektu w oparciu 0 Metodykfi doboru proby dokumentow do kontroli na miejscu realizacji

projektu zawart w Rocznym Planie Kontroli IP2 na 2012 r

Kontrol objltrto 21 dowodow ksiltrgowych dotyczcych okresu od 02052011 r do 31122011 r co stano wi ok 1640 ilosci dowodow ksiygowych objytych wnioskami o platnose ktore podlegaj kontroli Wartose skontrolowanych dokumentow stanowi ok 8736 wydatkow wykazanych we wnioskach 0 platnosc zlozonych przez Beneficjenta i zatwierdzonych przez IP2 SzczegolOvy wykaz skontrolowanych dokumentow finansowych zawiera zalcznik nr 2 do niniejszej Informacji

Kontrol~ kwalifikowalnosci uczestnikow projektu oraz ich dokumentacji przeprowadzono na grupie 12 uczestnikow szkolen co stanowi 1153 wszystkich uczestnikow szkolen wykazanych w zalczniku nr 2 do wniosku 0 platnose ~a okres od 01 J 020 11 r do

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKJKAPITAt LUOZKI Adres do korespondencji

NAl10DOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

2113

t

DWJST-WKEFS-795-4B-312012

31122011 r Kontrollt objyto deklaracje uczestnictwa w projekcie formularze zgloszeniowe oswiadczenia uczestnik6w 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz teczki osobowe kaidego z uczestnik6w projektu objltrtego pr6blt

Beneficjent jest co do zasady zobowiltzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6zn zm)

Zgodnie z wykazem postypowail 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawlt PZP w okresie objytym kontrollt przeprowadzono 3 postypowania w trybie przetargu nieograniczonego

Kontrollt objyto komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszlt kwoty postltrpowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposr6d trzech posttrPowail kt6re zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorzltdowych Urztrdu

Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urztrdnik Kompetentny Urztrdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie prawo zam6wien publicznych 2 Szkolenie Auditor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w 5 Szkolenie Zarzltdzanie projektami w JST 6 Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzltdzajl4cej 7 Szkolenie Kontrola zarzltdcza w JST Sygnatura postltrpowania ZP271722011

W odniesieniu do kontroli dokumentacji dotyczl4cej poprawnosci udokumentowania przez Beneficjenta rozeznania rynku w przypadku wydatk6w do kt6rych nie majl4 zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjnosci zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa Wykaz postypowail 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu przeprowadzonych zgodnie z zasadlt efektywnego zarzl4dzania finansami Beneficjent w okresie od 02052011 r do 31122011 r w ramach realizacji projektu nie udzielal zam6wien publicznych 0 wartosci od 20 tys zl do 14 tys euro

11 Ustalenia kontroli kr6tki opis zastanego stanu faktycznego w podziale na obszary badan kontrolnych W niniejszej informacji zawarto najistotniejsze ustalenia dotyczltce realizacji projektu z zaznaczeniem poziomu ich istotnosci dla prawidlowej realizacji projektu Szczegolowe informacje na temat konkretnych dokument6w badanych podczas kontroli umieszczone zostaly w liscie sprawdzajltcej do kontroli planowej (LS) stanowil4cej zalltcznik nr 1 do niniejszej lnformacji

111 Prawidlowosc rozliczen finansowych

Zweryfikowano 21 dokumenty zr6dlowe wraz z dokumentacjC pochodnC

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNI EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSe ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

3113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Sposob ewidencjonowania wydatkow

Beneficjent zgodnie z Zasadami finansowania PO KL prowadzi wyodrcrbnionl ewidencjcr ksicrgowl na potrzeby projektu zgodnie z politykl rachunkowosci wprowadzonl Zarzdzeniem nr 42011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 03012011 r w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzcrdu Miasta Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrcrbniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzcrdzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np dochod6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miarcr potrzeb) a nastcrpnie wprowadzenie dowodu ksicrgowego do programu FKJB poprzez dzienniki czStkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy Wyodrcrbnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odrybnego rachunku dla projektu (dziennik czstkowy oznaczony nazw projektu) w ramach kt6rego dokonuje sicr rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy Wyodrcrbnienie operacji dotyczcych projektu zapewnia uZywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksicrgowy Ewidencja operacji dotyczcych projektu uwzglcrdnia zr6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodZlce z EFS srodki budZetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takze podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetow Wydatki S realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania S przekazywane na wyodrcrbniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 001039166031 Urzd Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w Beneficjent nie rozlicza koszt6w posrednich

Sposob dokumentowania wydatkow

Beneficjent przechowuje oryginaly dowod6w ksicrgowych w swojej siedzibie Na potwierdzenie poniesionych w okresie podlegajcym kontroli w projekcie wydatk6w posiada wycilgi bankowe listy plac faktury VAT rachunki Dokumentacja ksicrgowa projektu przechowywana jest w kom6rce odpowiedzialnej za finanse i ksicrgowosc Stwierdzono poprawny opis i oznaczanie dowod6w ksicrgowych dotyczcych projektu zgodnie z Zasadami finansowania POKL Stwierdzono zgodnosc danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksicrgowych w zalczniku nr 1 do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6b z oryginalnymi dokumentami posiadanymi przez Beneficjenta

lnstytucja PosredniczCjC3 II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROHJSKA EUROPEJSKlKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji

NAROOOWA STRATEGIA SPOJN05CI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02middot591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

413

----

J 1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Kwalifikowalnosc wydatk6w

Wydatki ponoszone przez Beneficjenta w ramach projektu spelniaj~ definicjy zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL S~ one niezbydne do realizacji projektu efektywne i konkurencyjne oraz faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wyci~gi bankowe z dokonanych przelewow bankowych Poniesione wydatki s~

udokumentowane fakturami rachunkami listami plac oraz wyci~gami bankowymi Wydatki te zostaly przewidziane w zatwierdzonym budzecie projektu Srodki zostaly odpowiednio wydatkowane co do zasady zgodnie z zalozeniami budzetu projektu

Wklad wlasny

Zgodnie z umow~ 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S810-00 Beneficjent zobowi~al siy do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatkow kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony

proporcjonalnie do kaidego wydatku ponoszonego w projekcie)

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego zgodnie z budzetem projektu w roku 2011 r Beneficjent powinien wniese wklad wlasny w wysokosci 20 84494 z1

Z ewidencji ksiygowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poniosl wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadaj~cy 15 rozliczonych w tym okresie wydatkow kwalifikowalnych w projekcie

Cross-financin2

Beneficjent zakupiony w ramach cross-financingu sprzyt ewidencjonuje zgodnie z Polityk~ rachunkowosci i w ksieurordze inwentarzowej poszczegolnych skladnikow maj~tkowych W trakcie kontroli okazano zakupiony w ramach projektu sprzyt Byl on prawidlowo oznakowany

Przych6d w projekcie

Nie stwierdzono aby w okresie objytym kontrol~ projekt wygenerowal przychody

Podatek V AT w projekcie

Zgodnie ze zlozonym oswiadczeniem Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT Beneficjent oswiadczyl jednoczesnie ze VAT naliczony odnosz~cy siy do wydatk6w ponoszonych w ramach projektu nie moze bye odzyskany i w zwi~zku z powyzszym VAT w projekcie jest wydatkiem kwalifikowalnym

Instytucja PosredniCZetca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGA sP6JNOSCl FUNDUSZ SPOIECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

513

1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

112 Kwalifikowalnosc wydatk6w dotyczlcych personelu projektu

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objcrtym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastcrpujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0 praccr 3 Ksiygowy projektu - 12 etatu umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0 procedury naboru w trybie konkurs6w na stanowiska urzcrdnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy uzasadniajc wyb6r os6b na stanowiska zwitZane z obslug projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj siy min informacje 0 wyksztalceniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na stanowisko kierownika projektu umowy 0 pracy zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci os6b zatrudnionych w projekcie S zgodne z zadaniami okreslonymi we wniosku 0 dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotyczcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeil do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

113 Poprawnosc przeprowadzenia postCpowaii 0 udzielenie zam6wienia publicznego

Beneficjent jest co do zasady zobowitZany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6zn zm)

Zgodnie z wykazem postypowan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustaw PZP w okresie objytym kontrol przeprowadzono 3 postypowania w trybie przetargu nieograniczonego

Kontrol objtrto komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzsz kwoty postypowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposr6d trzech postypowan kt6re zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorzdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztrdnik

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LU DZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

613

_J )

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Program szkoleniowy dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie prawo zamowieii publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzqdzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzqdcza w JST Sygnatura postypowania ZP 271 7220 11

Procedura zostala przeprowadzona w trybie przetargu nieograniczonego Wartosc szacunkowa calego zamowienia w projekcie zostala ustalona na kwoty 519 510 00 zl Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci

Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej fonnie Na podstawie dokumentow przedlozonych do kontroli stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

W badanym postypowaniu ogloszenie 0 zamowieniu zostalo opublikowane w odpowiedni spos6b w dniu 22072011 r Specyfikacja Istotnych Warunk6w Zam6wienia zostala zamieszczono na stronie Beneficjenta w dniu 22072011 r

W ramach postypowania nie zostalo wniesione wadium Otwarcie ofert nastqpilo w przepisowym terminie dnia 03082011 0 godz 11 00 w Wydziale Zam6wieii Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i kompletny protok61 z postypowania 0

udzielenie zam6wienia publicznego zgodny z obowiyenujqcymi przepisami kt6ry zostal podpisany przez osoby upowaZllionq przez kierownika Zamawiajqcego Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg6lnych cZysci postypowania

CZysc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - Umowa z dnia 15092011 r z Finnq BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 2880000 zl brutto oraz CZysc III zam6wienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwoty 1790000 zl brutto

CZysc II zamowienia Szkolenie Auditor wewnytrzny UMRz- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP2727920II na kwoty 1884629 zl brutto

- CZysc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq The Quality of Life - Ireneusz T Kozera ul Obroiic6w Getta 222

05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotltr 8998000 zl brutto

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROIEJSKA EUROPElSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPotECZNYNARODOWA STAATtGA SPOJN05C ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

713

DWJST-WKEFS-795-48-32012

- CZyse VI zam6wienia Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting KrzysztofPikor ul Matejki 6 35-064 Rzesz6w nr ZP272812011 na kwoty 1141200 zl brutto

CZyse V i VII postypowania uniewazniono Nie stwierdzono nieprawidlowosci ani uchybien w dokumentacji przedmiotowego postypowania

Szczeg6lowy opis wybranych do kontroli post~pOWaD zawiera lista sprawdzaj~ca

stanowi~ca zal~cznik do niniejszej lnformacji pokontrolnej

114 Zasada konkureneyjnosci

Nie dotyczy - Beneficjent jest zobowi~zany do stosowania przepis6w ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

115 Poprawnosc udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatk6w do kt6ryeh nie maj~ zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkureneyjnosci

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa Wykaz postypOWaD 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu przeprowadzonych zgodnie z zasad~ efektywnego zarz~dzania finansami Beneficjent w okresie od 02052011 r do 18062012 r w ramach realizacji projektu nie udzielal zam6wien publicznych 0 wartosci od 20 tys zl do 14 tys euro

116 Poprawnosc udzielania pomocy publieznej

Nie dotyczy

117 Spos6b rekrutacji uezestnik6w projektu oraz ich kwalifikowalnosc

Zgodnie z zapisami wniosku 0 dofinansowanie (cz 32) uczestnikami projektu mialo bye 200 os6b (120 K i 80 M) - pracownik6w Urzydu Gminy Zgodnie z regulaminem rekrutacji (Zarz~dzenie nr 6112011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dn 29 lipca 2011 r oraz Zarz~dzenie nr 902011 r) rekrutacjy do projektu przeprowadzila powolana do tego celu komisja rekrutacyjna (zweryfikowano na podstawie przedstawionych protokol6w z posiedzen komisji rekrutacyjnej)

W projekcie odbywa siy rekrutacja ci~gla Zgodnie z zalozeniami do projektu na ostatni dzieil miesi~ca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowano 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyli 1153 wszystkich uczestnik6w projektu

lnstytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp6lna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAL LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

813

oWJST-WKEFS-795-48-312012

Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzaj~c kwalifikowalnosc uczestnikow projektu objytych prob Uczestnicy projektu skladali podczas procesu rekrutacji nw dokumenty

- deklaracje uczestnictwa w projekcie

formularz zgloszeniowy

oswiadczenie uczestnika 0 wyraZenie zgody na przetwarzaniu danych osobowych

118 Spos6b pozyskiwania przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projekt6w (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawq z dnia 29 sierpnia 1997 r 0 ochronie danych osobowych

1181 Oswiadczenia uczestnik6w projektu 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

W zwi(Zku z realizacj~ projektu Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnikow projektu 0 wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

(zweryfikowano na podstawie proby opisanej w pkt 10) Oswiadczenia powyzsze s zgodne ze wzorem oswiadczenia stanowicego zalcznik nr 6 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKL050201-00-15810-00 z dnia 17062011 r z pom zmianami Dane osobowe uczestnik6w projektu zbierane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila Instytucja Zarzdzajca PO KL s wykorzystywane wylcznie w celu udzielenia wsparcia i realizacji projektu prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji PO KL

Segregatory z danymi osobowymi przetwarzanymi w zwi(Zku z realizacj projektu s~ przechowywane w biurze projektu w zamykanej na klucz szafie DostltP do systemu operacyjnego komputera na ktorym przetwarzane s dane osobowe jest zabezpieczony min za pomoc~ procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora uzytkownika oraz hasla

1182 Upowaznienia pracownik6w Beneficjenta do przetwarzania danych osobowych

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu dopuszczone s~ osoby posiadajce stosowne upowaznienia Zgodnie z Ewidencjq os6b upowaznionych do przetwarzania danych osobowych prowadzonym przez Beneficjenta lcznie do przetwarzania danych osobowych uczestnikow projektu upowamione S 2 osoby (stan na dzien rozpoczycia czynnosci kontrolnych) Podpisaly one oswiadczenia 0 zachowaniu w tajemnicy informacji wraZliwych w tym danych osobowych Ewidencja zawiera imiona i nazwiska osob upowaZnionych numer upowaZnienia daty nadania i ustania uprawnien oraz zakres upowaZnienia do przetwarzania danych osobowych i podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL

Instytucja Posredniczqca 1 Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPotECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa NARODOWA STAATpoundGIA SPQJNOSCI

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

913

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Upowaznienia powyzsze sll zgodne ze wzorem upowaZnienia stanowillcego za1llcznik nr 7 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S8l0-00 z dnia 17062011 r z p6tn zm

1183 Powierzenie przetwarzania danych

Beneficjent oswiadczyl iz nie powierzyl przetwarzanie danych osobowych podmiotom zewnytrznym (oswiadczenie w aktach kontroli) Ponadto nie stwierdzono w kontrolowanej dokumentacji dokument6w swiadczllcych 0 koniecznosci powierzenia danych podmiotom zewnytrznym

1184 Polityka Bezpieczenstwa Instrukcja Zarz~dzania Systemem Informatycznym

Beneficjent prowadzi dokumentacjy dotYCZllCll przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne sluzllce do przetwarzania danych osobowych oraz przestrzega jej zapis6w

1185 Zgodnosc danych zawartych w nakladce PEFS z danymi gromadzonymi w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta

Beneficjent wraz ze sprawdzanymi wnioskami 0 platnost przekazal formularz PEFS 2007 Zgodnie z za1llcznikami nr 2 do wniosku 0 platnosc za okres od 01102011 do 31122011 oraz z wersjll papierowll dostypnll w siedzibie Beneficjenta udzial w zaplanowanej sciezce uczestnictwa w projekcie rozpoczftlo 104 osoby Zesp61 kontrolny zweryfikowal poprawnosc danych uczestnik6w projektu zawartych w PEFS na podstawie dokumentacji 12 os6b tj 1153 uczestnik6w projektu W wyniku weryfikacji stwierdzono ze dane osobowe zawarte w PEFS sll zgodne z wersjll papierowll dostftPnll w siedzibie Beneficjenta Nie stwierdzono uchybien w kontrolowanej dokumentacji

119 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnosc w cz~sci dotycz~cej post~pu rzeczowego oraz post~pu finansowego z dokumentacj~ dotycz~c~ realizacji projektu dost~pn~ w siedzibie beneficjenta

Na koniec okresu objytego kontrolll tj na dzien 31122011 r budzet projektu zostal zrealizowany w 1481 Ponizsze zestawienie przedstawia wydatkowania srodk6w w podziale na poszczeg6lne zadania w odniesieniu do kwot przewidzianych we wniosku o dofinansowanie projektu

- Zadanie 1 Zarzlldzanie projektem 3236

- Zadanie 2 Prawo Zam6wien Publicznych - 000

Zadanie 3 Auditor wewnfttrzny UMRz - 10000

- Zadanie 4 Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz - 10000

Zadanie 5 Elektroniczny Obieg Dokument6w 000

Zadanie 6 Zarzlldzanie projektami w JST - 000

Instytucja PosredniCZqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2400-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1013

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Zadanie 7 Szkolenie interpersonalne dla Kadry Zarzqdzajetcej 000 Zadanie 8 Kontrola zarzqdcza w JST - 000

- Zadanie 9 Proces badania satysfakcji klienta - 4366

W zwi~ku z weryfikacjet zgodnosci realizacji projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie stwierdza si~ iz Beneficjent realizuje zadania zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie projektu 0 sumie kontrolnej AAIF-16CD-6384-0Cll

1110Spos6b realizacji dzialail informacyjno-promocyjnych

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajetcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urz~du - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projektu na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w kt6rych realizowany jest projekt - oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz material6w przekazywanych uczestnikom szkolen

W opinii zespolu kontrolnego koszty dzialan informacyjno-promocyjnych s~ adekwatne do wielkosci projektu

1111 Zapewnienie wlasciwej scieiki audytu

W trakcie kontroli zesp61 kontrolny stwierdzil istnienie wlasciwej scieZki audytu Dokumenty na zetdanie kontroluj~cych byly udost~pniane bez zb~dnej zwloki Przedkladane dokumenty byly uporzetdkowane w spos6b swiadczetcy 0 systematycznosci i celowosci w ich gromadzeniu Dokumentacja projektowajest prowadzona w spos6b przejrzysty

1112 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Dokumentacja projektowa przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta w spos6b zapewniaj~cy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo Zesp61 kontrolujetcy ustalil iz dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych szafach i zabezpieczona przed dost~pem os6b nieuprawnionych Segregatory z dokumentacj~ projektow~ Set prowadzone w spos6b przejrzysty i systematyczny

1113 Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego post~pu projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

Instytucja Posrednicztca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI -KAPITAllUDZKI Adres do korespondencji bull

FUNOUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOlNOCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa -

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 2: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

It bull

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Dzialanie 52 Wzmocnienie potencjalu administracji samorzdowej Priorytet V Dobre rzdzenie Numer umowy UDA-POKL050201-00-1581O-00 (zwana dalej umow) Wartosc projektu 86610000 z1

Wartosc w datkow zatwierdzon ch do dnia kontroli 11598280 zl

9 Zakres kontroli

91 Prawidlowosc rozliczen finansowych 92 Kwalifikowalnosc wydatkow dotyczcych personelu projektu

93 Poprawnosc udzielania zamowien publicznych 94 Poprawnosc stosowania zasady konkurencyjnosci 95 Poprawnosc udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatkow do ktorych nie

maj zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjnosci

96 Poprawnosc udzielania pomocy publicznej 97 Sposob rekrutacji uczestnikow projektu oraz ich kwalifikowalnosc 98 Sposob przetwarzania danych 0 uczestnikach projektow (w ramach zbioru PEFS 2007)

zgodnie z ustaw z dnia 29 sierpnia 1997 r 0 ochronie danych osobowych (Dz U z 2002 r Nr 101 poz 926 z pom zm)

99 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnose w czltrsci dotyczcej postltrpu

rzeczowego oraz postltrpu finansowego z dokumentacj dotyczc realizacji projektu dostltrpn w siedzibie beneficjenta

910 Spos6b reaIizacji dzialan informacyjno-promocyjnych 911 Zapewnienie wlaSciwej sciezki audytu 912 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu 913 Weryfikacja rzeczywistej real izacj i projektu oraz faktycznego post~pu rzeczowego projektu

(wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

10 Informacje na temat sposobu wyboru dokumentow do kontroli oraz doboru proby skontroIowanych dokumentow

Weryfikacj objltrto reprezentatywn probltr dokumentow potwierdzajcych realizacjy projektu w oparciu 0 Metodykfi doboru proby dokumentow do kontroli na miejscu realizacji

projektu zawart w Rocznym Planie Kontroli IP2 na 2012 r

Kontrol objltrto 21 dowodow ksiltrgowych dotyczcych okresu od 02052011 r do 31122011 r co stano wi ok 1640 ilosci dowodow ksiygowych objytych wnioskami o platnose ktore podlegaj kontroli Wartose skontrolowanych dokumentow stanowi ok 8736 wydatkow wykazanych we wnioskach 0 platnosc zlozonych przez Beneficjenta i zatwierdzonych przez IP2 SzczegolOvy wykaz skontrolowanych dokumentow finansowych zawiera zalcznik nr 2 do niniejszej Informacji

Kontrol~ kwalifikowalnosci uczestnikow projektu oraz ich dokumentacji przeprowadzono na grupie 12 uczestnikow szkolen co stanowi 1153 wszystkich uczestnikow szkolen wykazanych w zalczniku nr 2 do wniosku 0 platnose ~a okres od 01 J 020 11 r do

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKJKAPITAt LUOZKI Adres do korespondencji

NAl10DOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

2113

t

DWJST-WKEFS-795-4B-312012

31122011 r Kontrollt objyto deklaracje uczestnictwa w projekcie formularze zgloszeniowe oswiadczenia uczestnik6w 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz teczki osobowe kaidego z uczestnik6w projektu objltrtego pr6blt

Beneficjent jest co do zasady zobowiltzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6zn zm)

Zgodnie z wykazem postypowail 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawlt PZP w okresie objytym kontrollt przeprowadzono 3 postypowania w trybie przetargu nieograniczonego

Kontrollt objyto komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszlt kwoty postltrpowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposr6d trzech posttrPowail kt6re zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorzltdowych Urztrdu

Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urztrdnik Kompetentny Urztrdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie prawo zam6wien publicznych 2 Szkolenie Auditor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w 5 Szkolenie Zarzltdzanie projektami w JST 6 Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzltdzajl4cej 7 Szkolenie Kontrola zarzltdcza w JST Sygnatura postltrpowania ZP271722011

W odniesieniu do kontroli dokumentacji dotyczl4cej poprawnosci udokumentowania przez Beneficjenta rozeznania rynku w przypadku wydatk6w do kt6rych nie majl4 zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjnosci zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa Wykaz postypowail 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu przeprowadzonych zgodnie z zasadlt efektywnego zarzl4dzania finansami Beneficjent w okresie od 02052011 r do 31122011 r w ramach realizacji projektu nie udzielal zam6wien publicznych 0 wartosci od 20 tys zl do 14 tys euro

11 Ustalenia kontroli kr6tki opis zastanego stanu faktycznego w podziale na obszary badan kontrolnych W niniejszej informacji zawarto najistotniejsze ustalenia dotyczltce realizacji projektu z zaznaczeniem poziomu ich istotnosci dla prawidlowej realizacji projektu Szczegolowe informacje na temat konkretnych dokument6w badanych podczas kontroli umieszczone zostaly w liscie sprawdzajltcej do kontroli planowej (LS) stanowil4cej zalltcznik nr 1 do niniejszej lnformacji

111 Prawidlowosc rozliczen finansowych

Zweryfikowano 21 dokumenty zr6dlowe wraz z dokumentacjC pochodnC

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNI EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSe ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

3113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Sposob ewidencjonowania wydatkow

Beneficjent zgodnie z Zasadami finansowania PO KL prowadzi wyodrcrbnionl ewidencjcr ksicrgowl na potrzeby projektu zgodnie z politykl rachunkowosci wprowadzonl Zarzdzeniem nr 42011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 03012011 r w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzcrdu Miasta Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrcrbniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzcrdzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np dochod6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miarcr potrzeb) a nastcrpnie wprowadzenie dowodu ksicrgowego do programu FKJB poprzez dzienniki czStkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy Wyodrcrbnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odrybnego rachunku dla projektu (dziennik czstkowy oznaczony nazw projektu) w ramach kt6rego dokonuje sicr rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy Wyodrcrbnienie operacji dotyczcych projektu zapewnia uZywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksicrgowy Ewidencja operacji dotyczcych projektu uwzglcrdnia zr6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodZlce z EFS srodki budZetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takze podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetow Wydatki S realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania S przekazywane na wyodrcrbniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 001039166031 Urzd Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w Beneficjent nie rozlicza koszt6w posrednich

Sposob dokumentowania wydatkow

Beneficjent przechowuje oryginaly dowod6w ksicrgowych w swojej siedzibie Na potwierdzenie poniesionych w okresie podlegajcym kontroli w projekcie wydatk6w posiada wycilgi bankowe listy plac faktury VAT rachunki Dokumentacja ksicrgowa projektu przechowywana jest w kom6rce odpowiedzialnej za finanse i ksicrgowosc Stwierdzono poprawny opis i oznaczanie dowod6w ksicrgowych dotyczcych projektu zgodnie z Zasadami finansowania POKL Stwierdzono zgodnosc danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksicrgowych w zalczniku nr 1 do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6b z oryginalnymi dokumentami posiadanymi przez Beneficjenta

lnstytucja PosredniczCjC3 II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROHJSKA EUROPEJSKlKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji

NAROOOWA STRATEGIA SPOJN05CI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02middot591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

413

----

J 1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Kwalifikowalnosc wydatk6w

Wydatki ponoszone przez Beneficjenta w ramach projektu spelniaj~ definicjy zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL S~ one niezbydne do realizacji projektu efektywne i konkurencyjne oraz faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wyci~gi bankowe z dokonanych przelewow bankowych Poniesione wydatki s~

udokumentowane fakturami rachunkami listami plac oraz wyci~gami bankowymi Wydatki te zostaly przewidziane w zatwierdzonym budzecie projektu Srodki zostaly odpowiednio wydatkowane co do zasady zgodnie z zalozeniami budzetu projektu

Wklad wlasny

Zgodnie z umow~ 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S810-00 Beneficjent zobowi~al siy do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatkow kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony

proporcjonalnie do kaidego wydatku ponoszonego w projekcie)

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego zgodnie z budzetem projektu w roku 2011 r Beneficjent powinien wniese wklad wlasny w wysokosci 20 84494 z1

Z ewidencji ksiygowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poniosl wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadaj~cy 15 rozliczonych w tym okresie wydatkow kwalifikowalnych w projekcie

Cross-financin2

Beneficjent zakupiony w ramach cross-financingu sprzyt ewidencjonuje zgodnie z Polityk~ rachunkowosci i w ksieurordze inwentarzowej poszczegolnych skladnikow maj~tkowych W trakcie kontroli okazano zakupiony w ramach projektu sprzyt Byl on prawidlowo oznakowany

Przych6d w projekcie

Nie stwierdzono aby w okresie objytym kontrol~ projekt wygenerowal przychody

Podatek V AT w projekcie

Zgodnie ze zlozonym oswiadczeniem Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT Beneficjent oswiadczyl jednoczesnie ze VAT naliczony odnosz~cy siy do wydatk6w ponoszonych w ramach projektu nie moze bye odzyskany i w zwi~zku z powyzszym VAT w projekcie jest wydatkiem kwalifikowalnym

Instytucja PosredniCZetca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGA sP6JNOSCl FUNDUSZ SPOIECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

513

1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

112 Kwalifikowalnosc wydatk6w dotyczlcych personelu projektu

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objcrtym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastcrpujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0 praccr 3 Ksiygowy projektu - 12 etatu umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0 procedury naboru w trybie konkurs6w na stanowiska urzcrdnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy uzasadniajc wyb6r os6b na stanowiska zwitZane z obslug projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj siy min informacje 0 wyksztalceniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na stanowisko kierownika projektu umowy 0 pracy zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci os6b zatrudnionych w projekcie S zgodne z zadaniami okreslonymi we wniosku 0 dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotyczcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeil do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

113 Poprawnosc przeprowadzenia postCpowaii 0 udzielenie zam6wienia publicznego

Beneficjent jest co do zasady zobowitZany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6zn zm)

Zgodnie z wykazem postypowan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustaw PZP w okresie objytym kontrol przeprowadzono 3 postypowania w trybie przetargu nieograniczonego

Kontrol objtrto komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzsz kwoty postypowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposr6d trzech postypowan kt6re zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorzdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztrdnik

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LU DZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

613

_J )

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Program szkoleniowy dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie prawo zamowieii publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzqdzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzqdcza w JST Sygnatura postypowania ZP 271 7220 11

Procedura zostala przeprowadzona w trybie przetargu nieograniczonego Wartosc szacunkowa calego zamowienia w projekcie zostala ustalona na kwoty 519 510 00 zl Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci

Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej fonnie Na podstawie dokumentow przedlozonych do kontroli stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

W badanym postypowaniu ogloszenie 0 zamowieniu zostalo opublikowane w odpowiedni spos6b w dniu 22072011 r Specyfikacja Istotnych Warunk6w Zam6wienia zostala zamieszczono na stronie Beneficjenta w dniu 22072011 r

W ramach postypowania nie zostalo wniesione wadium Otwarcie ofert nastqpilo w przepisowym terminie dnia 03082011 0 godz 11 00 w Wydziale Zam6wieii Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i kompletny protok61 z postypowania 0

udzielenie zam6wienia publicznego zgodny z obowiyenujqcymi przepisami kt6ry zostal podpisany przez osoby upowaZllionq przez kierownika Zamawiajqcego Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg6lnych cZysci postypowania

CZysc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - Umowa z dnia 15092011 r z Finnq BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 2880000 zl brutto oraz CZysc III zam6wienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwoty 1790000 zl brutto

CZysc II zamowienia Szkolenie Auditor wewnytrzny UMRz- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP2727920II na kwoty 1884629 zl brutto

- CZysc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq The Quality of Life - Ireneusz T Kozera ul Obroiic6w Getta 222

05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotltr 8998000 zl brutto

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROIEJSKA EUROPElSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPotECZNYNARODOWA STAATtGA SPOJN05C ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

713

DWJST-WKEFS-795-48-32012

- CZyse VI zam6wienia Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting KrzysztofPikor ul Matejki 6 35-064 Rzesz6w nr ZP272812011 na kwoty 1141200 zl brutto

CZyse V i VII postypowania uniewazniono Nie stwierdzono nieprawidlowosci ani uchybien w dokumentacji przedmiotowego postypowania

Szczeg6lowy opis wybranych do kontroli post~pOWaD zawiera lista sprawdzaj~ca

stanowi~ca zal~cznik do niniejszej lnformacji pokontrolnej

114 Zasada konkureneyjnosci

Nie dotyczy - Beneficjent jest zobowi~zany do stosowania przepis6w ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

115 Poprawnosc udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatk6w do kt6ryeh nie maj~ zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkureneyjnosci

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa Wykaz postypOWaD 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu przeprowadzonych zgodnie z zasad~ efektywnego zarz~dzania finansami Beneficjent w okresie od 02052011 r do 18062012 r w ramach realizacji projektu nie udzielal zam6wien publicznych 0 wartosci od 20 tys zl do 14 tys euro

116 Poprawnosc udzielania pomocy publieznej

Nie dotyczy

117 Spos6b rekrutacji uezestnik6w projektu oraz ich kwalifikowalnosc

Zgodnie z zapisami wniosku 0 dofinansowanie (cz 32) uczestnikami projektu mialo bye 200 os6b (120 K i 80 M) - pracownik6w Urzydu Gminy Zgodnie z regulaminem rekrutacji (Zarz~dzenie nr 6112011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dn 29 lipca 2011 r oraz Zarz~dzenie nr 902011 r) rekrutacjy do projektu przeprowadzila powolana do tego celu komisja rekrutacyjna (zweryfikowano na podstawie przedstawionych protokol6w z posiedzen komisji rekrutacyjnej)

W projekcie odbywa siy rekrutacja ci~gla Zgodnie z zalozeniami do projektu na ostatni dzieil miesi~ca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowano 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyli 1153 wszystkich uczestnik6w projektu

lnstytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp6lna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAL LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

813

oWJST-WKEFS-795-48-312012

Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzaj~c kwalifikowalnosc uczestnikow projektu objytych prob Uczestnicy projektu skladali podczas procesu rekrutacji nw dokumenty

- deklaracje uczestnictwa w projekcie

formularz zgloszeniowy

oswiadczenie uczestnika 0 wyraZenie zgody na przetwarzaniu danych osobowych

118 Spos6b pozyskiwania przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projekt6w (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawq z dnia 29 sierpnia 1997 r 0 ochronie danych osobowych

1181 Oswiadczenia uczestnik6w projektu 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

W zwi(Zku z realizacj~ projektu Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnikow projektu 0 wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

(zweryfikowano na podstawie proby opisanej w pkt 10) Oswiadczenia powyzsze s zgodne ze wzorem oswiadczenia stanowicego zalcznik nr 6 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKL050201-00-15810-00 z dnia 17062011 r z pom zmianami Dane osobowe uczestnik6w projektu zbierane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila Instytucja Zarzdzajca PO KL s wykorzystywane wylcznie w celu udzielenia wsparcia i realizacji projektu prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji PO KL

Segregatory z danymi osobowymi przetwarzanymi w zwi(Zku z realizacj projektu s~ przechowywane w biurze projektu w zamykanej na klucz szafie DostltP do systemu operacyjnego komputera na ktorym przetwarzane s dane osobowe jest zabezpieczony min za pomoc~ procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora uzytkownika oraz hasla

1182 Upowaznienia pracownik6w Beneficjenta do przetwarzania danych osobowych

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu dopuszczone s~ osoby posiadajce stosowne upowaznienia Zgodnie z Ewidencjq os6b upowaznionych do przetwarzania danych osobowych prowadzonym przez Beneficjenta lcznie do przetwarzania danych osobowych uczestnikow projektu upowamione S 2 osoby (stan na dzien rozpoczycia czynnosci kontrolnych) Podpisaly one oswiadczenia 0 zachowaniu w tajemnicy informacji wraZliwych w tym danych osobowych Ewidencja zawiera imiona i nazwiska osob upowaZnionych numer upowaZnienia daty nadania i ustania uprawnien oraz zakres upowaZnienia do przetwarzania danych osobowych i podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL

Instytucja Posredniczqca 1 Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPotECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa NARODOWA STAATpoundGIA SPQJNOSCI

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

913

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Upowaznienia powyzsze sll zgodne ze wzorem upowaZnienia stanowillcego za1llcznik nr 7 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S8l0-00 z dnia 17062011 r z p6tn zm

1183 Powierzenie przetwarzania danych

Beneficjent oswiadczyl iz nie powierzyl przetwarzanie danych osobowych podmiotom zewnytrznym (oswiadczenie w aktach kontroli) Ponadto nie stwierdzono w kontrolowanej dokumentacji dokument6w swiadczllcych 0 koniecznosci powierzenia danych podmiotom zewnytrznym

1184 Polityka Bezpieczenstwa Instrukcja Zarz~dzania Systemem Informatycznym

Beneficjent prowadzi dokumentacjy dotYCZllCll przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne sluzllce do przetwarzania danych osobowych oraz przestrzega jej zapis6w

1185 Zgodnosc danych zawartych w nakladce PEFS z danymi gromadzonymi w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta

Beneficjent wraz ze sprawdzanymi wnioskami 0 platnost przekazal formularz PEFS 2007 Zgodnie z za1llcznikami nr 2 do wniosku 0 platnosc za okres od 01102011 do 31122011 oraz z wersjll papierowll dostypnll w siedzibie Beneficjenta udzial w zaplanowanej sciezce uczestnictwa w projekcie rozpoczftlo 104 osoby Zesp61 kontrolny zweryfikowal poprawnosc danych uczestnik6w projektu zawartych w PEFS na podstawie dokumentacji 12 os6b tj 1153 uczestnik6w projektu W wyniku weryfikacji stwierdzono ze dane osobowe zawarte w PEFS sll zgodne z wersjll papierowll dostftPnll w siedzibie Beneficjenta Nie stwierdzono uchybien w kontrolowanej dokumentacji

119 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnosc w cz~sci dotycz~cej post~pu rzeczowego oraz post~pu finansowego z dokumentacj~ dotycz~c~ realizacji projektu dost~pn~ w siedzibie beneficjenta

Na koniec okresu objytego kontrolll tj na dzien 31122011 r budzet projektu zostal zrealizowany w 1481 Ponizsze zestawienie przedstawia wydatkowania srodk6w w podziale na poszczeg6lne zadania w odniesieniu do kwot przewidzianych we wniosku o dofinansowanie projektu

- Zadanie 1 Zarzlldzanie projektem 3236

- Zadanie 2 Prawo Zam6wien Publicznych - 000

Zadanie 3 Auditor wewnfttrzny UMRz - 10000

- Zadanie 4 Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz - 10000

Zadanie 5 Elektroniczny Obieg Dokument6w 000

Zadanie 6 Zarzlldzanie projektami w JST - 000

Instytucja PosredniCZqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2400-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1013

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Zadanie 7 Szkolenie interpersonalne dla Kadry Zarzqdzajetcej 000 Zadanie 8 Kontrola zarzqdcza w JST - 000

- Zadanie 9 Proces badania satysfakcji klienta - 4366

W zwi~ku z weryfikacjet zgodnosci realizacji projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie stwierdza si~ iz Beneficjent realizuje zadania zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie projektu 0 sumie kontrolnej AAIF-16CD-6384-0Cll

1110Spos6b realizacji dzialail informacyjno-promocyjnych

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajetcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urz~du - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projektu na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w kt6rych realizowany jest projekt - oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz material6w przekazywanych uczestnikom szkolen

W opinii zespolu kontrolnego koszty dzialan informacyjno-promocyjnych s~ adekwatne do wielkosci projektu

1111 Zapewnienie wlasciwej scieiki audytu

W trakcie kontroli zesp61 kontrolny stwierdzil istnienie wlasciwej scieZki audytu Dokumenty na zetdanie kontroluj~cych byly udost~pniane bez zb~dnej zwloki Przedkladane dokumenty byly uporzetdkowane w spos6b swiadczetcy 0 systematycznosci i celowosci w ich gromadzeniu Dokumentacja projektowajest prowadzona w spos6b przejrzysty

1112 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Dokumentacja projektowa przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta w spos6b zapewniaj~cy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo Zesp61 kontrolujetcy ustalil iz dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych szafach i zabezpieczona przed dost~pem os6b nieuprawnionych Segregatory z dokumentacj~ projektow~ Set prowadzone w spos6b przejrzysty i systematyczny

1113 Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego post~pu projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

Instytucja Posrednicztca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI -KAPITAllUDZKI Adres do korespondencji bull

FUNOUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOlNOCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa -

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 3: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

t

DWJST-WKEFS-795-4B-312012

31122011 r Kontrollt objyto deklaracje uczestnictwa w projekcie formularze zgloszeniowe oswiadczenia uczestnik6w 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz teczki osobowe kaidego z uczestnik6w projektu objltrtego pr6blt

Beneficjent jest co do zasady zobowiltzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6zn zm)

Zgodnie z wykazem postypowail 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawlt PZP w okresie objytym kontrollt przeprowadzono 3 postypowania w trybie przetargu nieograniczonego

Kontrollt objyto komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszlt kwoty postltrpowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposr6d trzech posttrPowail kt6re zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorzltdowych Urztrdu

Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urztrdnik Kompetentny Urztrdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie prawo zam6wien publicznych 2 Szkolenie Auditor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w 5 Szkolenie Zarzltdzanie projektami w JST 6 Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzltdzajl4cej 7 Szkolenie Kontrola zarzltdcza w JST Sygnatura postltrpowania ZP271722011

W odniesieniu do kontroli dokumentacji dotyczl4cej poprawnosci udokumentowania przez Beneficjenta rozeznania rynku w przypadku wydatk6w do kt6rych nie majl4 zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjnosci zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa Wykaz postypowail 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu przeprowadzonych zgodnie z zasadlt efektywnego zarzl4dzania finansami Beneficjent w okresie od 02052011 r do 31122011 r w ramach realizacji projektu nie udzielal zam6wien publicznych 0 wartosci od 20 tys zl do 14 tys euro

11 Ustalenia kontroli kr6tki opis zastanego stanu faktycznego w podziale na obszary badan kontrolnych W niniejszej informacji zawarto najistotniejsze ustalenia dotyczltce realizacji projektu z zaznaczeniem poziomu ich istotnosci dla prawidlowej realizacji projektu Szczegolowe informacje na temat konkretnych dokument6w badanych podczas kontroli umieszczone zostaly w liscie sprawdzajltcej do kontroli planowej (LS) stanowil4cej zalltcznik nr 1 do niniejszej lnformacji

111 Prawidlowosc rozliczen finansowych

Zweryfikowano 21 dokumenty zr6dlowe wraz z dokumentacjC pochodnC

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNI EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSe ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

3113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Sposob ewidencjonowania wydatkow

Beneficjent zgodnie z Zasadami finansowania PO KL prowadzi wyodrcrbnionl ewidencjcr ksicrgowl na potrzeby projektu zgodnie z politykl rachunkowosci wprowadzonl Zarzdzeniem nr 42011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 03012011 r w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzcrdu Miasta Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrcrbniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzcrdzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np dochod6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miarcr potrzeb) a nastcrpnie wprowadzenie dowodu ksicrgowego do programu FKJB poprzez dzienniki czStkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy Wyodrcrbnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odrybnego rachunku dla projektu (dziennik czstkowy oznaczony nazw projektu) w ramach kt6rego dokonuje sicr rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy Wyodrcrbnienie operacji dotyczcych projektu zapewnia uZywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksicrgowy Ewidencja operacji dotyczcych projektu uwzglcrdnia zr6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodZlce z EFS srodki budZetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takze podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetow Wydatki S realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania S przekazywane na wyodrcrbniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 001039166031 Urzd Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w Beneficjent nie rozlicza koszt6w posrednich

Sposob dokumentowania wydatkow

Beneficjent przechowuje oryginaly dowod6w ksicrgowych w swojej siedzibie Na potwierdzenie poniesionych w okresie podlegajcym kontroli w projekcie wydatk6w posiada wycilgi bankowe listy plac faktury VAT rachunki Dokumentacja ksicrgowa projektu przechowywana jest w kom6rce odpowiedzialnej za finanse i ksicrgowosc Stwierdzono poprawny opis i oznaczanie dowod6w ksicrgowych dotyczcych projektu zgodnie z Zasadami finansowania POKL Stwierdzono zgodnosc danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksicrgowych w zalczniku nr 1 do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6b z oryginalnymi dokumentami posiadanymi przez Beneficjenta

lnstytucja PosredniczCjC3 II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROHJSKA EUROPEJSKlKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji

NAROOOWA STRATEGIA SPOJN05CI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02middot591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

413

----

J 1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Kwalifikowalnosc wydatk6w

Wydatki ponoszone przez Beneficjenta w ramach projektu spelniaj~ definicjy zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL S~ one niezbydne do realizacji projektu efektywne i konkurencyjne oraz faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wyci~gi bankowe z dokonanych przelewow bankowych Poniesione wydatki s~

udokumentowane fakturami rachunkami listami plac oraz wyci~gami bankowymi Wydatki te zostaly przewidziane w zatwierdzonym budzecie projektu Srodki zostaly odpowiednio wydatkowane co do zasady zgodnie z zalozeniami budzetu projektu

Wklad wlasny

Zgodnie z umow~ 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S810-00 Beneficjent zobowi~al siy do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatkow kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony

proporcjonalnie do kaidego wydatku ponoszonego w projekcie)

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego zgodnie z budzetem projektu w roku 2011 r Beneficjent powinien wniese wklad wlasny w wysokosci 20 84494 z1

Z ewidencji ksiygowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poniosl wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadaj~cy 15 rozliczonych w tym okresie wydatkow kwalifikowalnych w projekcie

Cross-financin2

Beneficjent zakupiony w ramach cross-financingu sprzyt ewidencjonuje zgodnie z Polityk~ rachunkowosci i w ksieurordze inwentarzowej poszczegolnych skladnikow maj~tkowych W trakcie kontroli okazano zakupiony w ramach projektu sprzyt Byl on prawidlowo oznakowany

Przych6d w projekcie

Nie stwierdzono aby w okresie objytym kontrol~ projekt wygenerowal przychody

Podatek V AT w projekcie

Zgodnie ze zlozonym oswiadczeniem Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT Beneficjent oswiadczyl jednoczesnie ze VAT naliczony odnosz~cy siy do wydatk6w ponoszonych w ramach projektu nie moze bye odzyskany i w zwi~zku z powyzszym VAT w projekcie jest wydatkiem kwalifikowalnym

Instytucja PosredniCZetca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGA sP6JNOSCl FUNDUSZ SPOIECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

513

1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

112 Kwalifikowalnosc wydatk6w dotyczlcych personelu projektu

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objcrtym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastcrpujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0 praccr 3 Ksiygowy projektu - 12 etatu umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0 procedury naboru w trybie konkurs6w na stanowiska urzcrdnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy uzasadniajc wyb6r os6b na stanowiska zwitZane z obslug projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj siy min informacje 0 wyksztalceniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na stanowisko kierownika projektu umowy 0 pracy zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci os6b zatrudnionych w projekcie S zgodne z zadaniami okreslonymi we wniosku 0 dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotyczcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeil do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

113 Poprawnosc przeprowadzenia postCpowaii 0 udzielenie zam6wienia publicznego

Beneficjent jest co do zasady zobowitZany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6zn zm)

Zgodnie z wykazem postypowan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustaw PZP w okresie objytym kontrol przeprowadzono 3 postypowania w trybie przetargu nieograniczonego

Kontrol objtrto komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzsz kwoty postypowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposr6d trzech postypowan kt6re zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorzdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztrdnik

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LU DZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

613

_J )

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Program szkoleniowy dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie prawo zamowieii publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzqdzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzqdcza w JST Sygnatura postypowania ZP 271 7220 11

Procedura zostala przeprowadzona w trybie przetargu nieograniczonego Wartosc szacunkowa calego zamowienia w projekcie zostala ustalona na kwoty 519 510 00 zl Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci

Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej fonnie Na podstawie dokumentow przedlozonych do kontroli stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

W badanym postypowaniu ogloszenie 0 zamowieniu zostalo opublikowane w odpowiedni spos6b w dniu 22072011 r Specyfikacja Istotnych Warunk6w Zam6wienia zostala zamieszczono na stronie Beneficjenta w dniu 22072011 r

W ramach postypowania nie zostalo wniesione wadium Otwarcie ofert nastqpilo w przepisowym terminie dnia 03082011 0 godz 11 00 w Wydziale Zam6wieii Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i kompletny protok61 z postypowania 0

udzielenie zam6wienia publicznego zgodny z obowiyenujqcymi przepisami kt6ry zostal podpisany przez osoby upowaZllionq przez kierownika Zamawiajqcego Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg6lnych cZysci postypowania

CZysc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - Umowa z dnia 15092011 r z Finnq BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 2880000 zl brutto oraz CZysc III zam6wienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwoty 1790000 zl brutto

CZysc II zamowienia Szkolenie Auditor wewnytrzny UMRz- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP2727920II na kwoty 1884629 zl brutto

- CZysc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq The Quality of Life - Ireneusz T Kozera ul Obroiic6w Getta 222

05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotltr 8998000 zl brutto

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROIEJSKA EUROPElSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPotECZNYNARODOWA STAATtGA SPOJN05C ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

713

DWJST-WKEFS-795-48-32012

- CZyse VI zam6wienia Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting KrzysztofPikor ul Matejki 6 35-064 Rzesz6w nr ZP272812011 na kwoty 1141200 zl brutto

CZyse V i VII postypowania uniewazniono Nie stwierdzono nieprawidlowosci ani uchybien w dokumentacji przedmiotowego postypowania

Szczeg6lowy opis wybranych do kontroli post~pOWaD zawiera lista sprawdzaj~ca

stanowi~ca zal~cznik do niniejszej lnformacji pokontrolnej

114 Zasada konkureneyjnosci

Nie dotyczy - Beneficjent jest zobowi~zany do stosowania przepis6w ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

115 Poprawnosc udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatk6w do kt6ryeh nie maj~ zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkureneyjnosci

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa Wykaz postypOWaD 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu przeprowadzonych zgodnie z zasad~ efektywnego zarz~dzania finansami Beneficjent w okresie od 02052011 r do 18062012 r w ramach realizacji projektu nie udzielal zam6wien publicznych 0 wartosci od 20 tys zl do 14 tys euro

116 Poprawnosc udzielania pomocy publieznej

Nie dotyczy

117 Spos6b rekrutacji uezestnik6w projektu oraz ich kwalifikowalnosc

Zgodnie z zapisami wniosku 0 dofinansowanie (cz 32) uczestnikami projektu mialo bye 200 os6b (120 K i 80 M) - pracownik6w Urzydu Gminy Zgodnie z regulaminem rekrutacji (Zarz~dzenie nr 6112011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dn 29 lipca 2011 r oraz Zarz~dzenie nr 902011 r) rekrutacjy do projektu przeprowadzila powolana do tego celu komisja rekrutacyjna (zweryfikowano na podstawie przedstawionych protokol6w z posiedzen komisji rekrutacyjnej)

W projekcie odbywa siy rekrutacja ci~gla Zgodnie z zalozeniami do projektu na ostatni dzieil miesi~ca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowano 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyli 1153 wszystkich uczestnik6w projektu

lnstytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp6lna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAL LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

813

oWJST-WKEFS-795-48-312012

Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzaj~c kwalifikowalnosc uczestnikow projektu objytych prob Uczestnicy projektu skladali podczas procesu rekrutacji nw dokumenty

- deklaracje uczestnictwa w projekcie

formularz zgloszeniowy

oswiadczenie uczestnika 0 wyraZenie zgody na przetwarzaniu danych osobowych

118 Spos6b pozyskiwania przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projekt6w (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawq z dnia 29 sierpnia 1997 r 0 ochronie danych osobowych

1181 Oswiadczenia uczestnik6w projektu 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

W zwi(Zku z realizacj~ projektu Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnikow projektu 0 wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

(zweryfikowano na podstawie proby opisanej w pkt 10) Oswiadczenia powyzsze s zgodne ze wzorem oswiadczenia stanowicego zalcznik nr 6 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKL050201-00-15810-00 z dnia 17062011 r z pom zmianami Dane osobowe uczestnik6w projektu zbierane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila Instytucja Zarzdzajca PO KL s wykorzystywane wylcznie w celu udzielenia wsparcia i realizacji projektu prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji PO KL

Segregatory z danymi osobowymi przetwarzanymi w zwi(Zku z realizacj projektu s~ przechowywane w biurze projektu w zamykanej na klucz szafie DostltP do systemu operacyjnego komputera na ktorym przetwarzane s dane osobowe jest zabezpieczony min za pomoc~ procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora uzytkownika oraz hasla

1182 Upowaznienia pracownik6w Beneficjenta do przetwarzania danych osobowych

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu dopuszczone s~ osoby posiadajce stosowne upowaznienia Zgodnie z Ewidencjq os6b upowaznionych do przetwarzania danych osobowych prowadzonym przez Beneficjenta lcznie do przetwarzania danych osobowych uczestnikow projektu upowamione S 2 osoby (stan na dzien rozpoczycia czynnosci kontrolnych) Podpisaly one oswiadczenia 0 zachowaniu w tajemnicy informacji wraZliwych w tym danych osobowych Ewidencja zawiera imiona i nazwiska osob upowaZnionych numer upowaZnienia daty nadania i ustania uprawnien oraz zakres upowaZnienia do przetwarzania danych osobowych i podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL

Instytucja Posredniczqca 1 Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPotECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa NARODOWA STAATpoundGIA SPQJNOSCI

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

913

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Upowaznienia powyzsze sll zgodne ze wzorem upowaZnienia stanowillcego za1llcznik nr 7 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S8l0-00 z dnia 17062011 r z p6tn zm

1183 Powierzenie przetwarzania danych

Beneficjent oswiadczyl iz nie powierzyl przetwarzanie danych osobowych podmiotom zewnytrznym (oswiadczenie w aktach kontroli) Ponadto nie stwierdzono w kontrolowanej dokumentacji dokument6w swiadczllcych 0 koniecznosci powierzenia danych podmiotom zewnytrznym

1184 Polityka Bezpieczenstwa Instrukcja Zarz~dzania Systemem Informatycznym

Beneficjent prowadzi dokumentacjy dotYCZllCll przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne sluzllce do przetwarzania danych osobowych oraz przestrzega jej zapis6w

1185 Zgodnosc danych zawartych w nakladce PEFS z danymi gromadzonymi w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta

Beneficjent wraz ze sprawdzanymi wnioskami 0 platnost przekazal formularz PEFS 2007 Zgodnie z za1llcznikami nr 2 do wniosku 0 platnosc za okres od 01102011 do 31122011 oraz z wersjll papierowll dostypnll w siedzibie Beneficjenta udzial w zaplanowanej sciezce uczestnictwa w projekcie rozpoczftlo 104 osoby Zesp61 kontrolny zweryfikowal poprawnosc danych uczestnik6w projektu zawartych w PEFS na podstawie dokumentacji 12 os6b tj 1153 uczestnik6w projektu W wyniku weryfikacji stwierdzono ze dane osobowe zawarte w PEFS sll zgodne z wersjll papierowll dostftPnll w siedzibie Beneficjenta Nie stwierdzono uchybien w kontrolowanej dokumentacji

119 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnosc w cz~sci dotycz~cej post~pu rzeczowego oraz post~pu finansowego z dokumentacj~ dotycz~c~ realizacji projektu dost~pn~ w siedzibie beneficjenta

Na koniec okresu objytego kontrolll tj na dzien 31122011 r budzet projektu zostal zrealizowany w 1481 Ponizsze zestawienie przedstawia wydatkowania srodk6w w podziale na poszczeg6lne zadania w odniesieniu do kwot przewidzianych we wniosku o dofinansowanie projektu

- Zadanie 1 Zarzlldzanie projektem 3236

- Zadanie 2 Prawo Zam6wien Publicznych - 000

Zadanie 3 Auditor wewnfttrzny UMRz - 10000

- Zadanie 4 Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz - 10000

Zadanie 5 Elektroniczny Obieg Dokument6w 000

Zadanie 6 Zarzlldzanie projektami w JST - 000

Instytucja PosredniCZqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2400-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1013

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Zadanie 7 Szkolenie interpersonalne dla Kadry Zarzqdzajetcej 000 Zadanie 8 Kontrola zarzqdcza w JST - 000

- Zadanie 9 Proces badania satysfakcji klienta - 4366

W zwi~ku z weryfikacjet zgodnosci realizacji projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie stwierdza si~ iz Beneficjent realizuje zadania zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie projektu 0 sumie kontrolnej AAIF-16CD-6384-0Cll

1110Spos6b realizacji dzialail informacyjno-promocyjnych

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajetcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urz~du - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projektu na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w kt6rych realizowany jest projekt - oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz material6w przekazywanych uczestnikom szkolen

W opinii zespolu kontrolnego koszty dzialan informacyjno-promocyjnych s~ adekwatne do wielkosci projektu

1111 Zapewnienie wlasciwej scieiki audytu

W trakcie kontroli zesp61 kontrolny stwierdzil istnienie wlasciwej scieZki audytu Dokumenty na zetdanie kontroluj~cych byly udost~pniane bez zb~dnej zwloki Przedkladane dokumenty byly uporzetdkowane w spos6b swiadczetcy 0 systematycznosci i celowosci w ich gromadzeniu Dokumentacja projektowajest prowadzona w spos6b przejrzysty

1112 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Dokumentacja projektowa przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta w spos6b zapewniaj~cy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo Zesp61 kontrolujetcy ustalil iz dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych szafach i zabezpieczona przed dost~pem os6b nieuprawnionych Segregatory z dokumentacj~ projektow~ Set prowadzone w spos6b przejrzysty i systematyczny

1113 Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego post~pu projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

Instytucja Posrednicztca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI -KAPITAllUDZKI Adres do korespondencji bull

FUNOUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOlNOCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa -

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 4: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Sposob ewidencjonowania wydatkow

Beneficjent zgodnie z Zasadami finansowania PO KL prowadzi wyodrcrbnionl ewidencjcr ksicrgowl na potrzeby projektu zgodnie z politykl rachunkowosci wprowadzonl Zarzdzeniem nr 42011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 03012011 r w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzcrdu Miasta Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrcrbniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzcrdzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np dochod6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miarcr potrzeb) a nastcrpnie wprowadzenie dowodu ksicrgowego do programu FKJB poprzez dzienniki czStkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy Wyodrcrbnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odrybnego rachunku dla projektu (dziennik czstkowy oznaczony nazw projektu) w ramach kt6rego dokonuje sicr rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy Wyodrcrbnienie operacji dotyczcych projektu zapewnia uZywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksicrgowy Ewidencja operacji dotyczcych projektu uwzglcrdnia zr6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodZlce z EFS srodki budZetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takze podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetow Wydatki S realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania S przekazywane na wyodrcrbniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 001039166031 Urzd Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w Beneficjent nie rozlicza koszt6w posrednich

Sposob dokumentowania wydatkow

Beneficjent przechowuje oryginaly dowod6w ksicrgowych w swojej siedzibie Na potwierdzenie poniesionych w okresie podlegajcym kontroli w projekcie wydatk6w posiada wycilgi bankowe listy plac faktury VAT rachunki Dokumentacja ksicrgowa projektu przechowywana jest w kom6rce odpowiedzialnej za finanse i ksicrgowosc Stwierdzono poprawny opis i oznaczanie dowod6w ksicrgowych dotyczcych projektu zgodnie z Zasadami finansowania POKL Stwierdzono zgodnosc danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksicrgowych w zalczniku nr 1 do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6b z oryginalnymi dokumentami posiadanymi przez Beneficjenta

lnstytucja PosredniczCjC3 II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROHJSKA EUROPEJSKlKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji

NAROOOWA STRATEGIA SPOJN05CI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02middot591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

413

----

J 1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Kwalifikowalnosc wydatk6w

Wydatki ponoszone przez Beneficjenta w ramach projektu spelniaj~ definicjy zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL S~ one niezbydne do realizacji projektu efektywne i konkurencyjne oraz faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wyci~gi bankowe z dokonanych przelewow bankowych Poniesione wydatki s~

udokumentowane fakturami rachunkami listami plac oraz wyci~gami bankowymi Wydatki te zostaly przewidziane w zatwierdzonym budzecie projektu Srodki zostaly odpowiednio wydatkowane co do zasady zgodnie z zalozeniami budzetu projektu

Wklad wlasny

Zgodnie z umow~ 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S810-00 Beneficjent zobowi~al siy do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatkow kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony

proporcjonalnie do kaidego wydatku ponoszonego w projekcie)

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego zgodnie z budzetem projektu w roku 2011 r Beneficjent powinien wniese wklad wlasny w wysokosci 20 84494 z1

Z ewidencji ksiygowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poniosl wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadaj~cy 15 rozliczonych w tym okresie wydatkow kwalifikowalnych w projekcie

Cross-financin2

Beneficjent zakupiony w ramach cross-financingu sprzyt ewidencjonuje zgodnie z Polityk~ rachunkowosci i w ksieurordze inwentarzowej poszczegolnych skladnikow maj~tkowych W trakcie kontroli okazano zakupiony w ramach projektu sprzyt Byl on prawidlowo oznakowany

Przych6d w projekcie

Nie stwierdzono aby w okresie objytym kontrol~ projekt wygenerowal przychody

Podatek V AT w projekcie

Zgodnie ze zlozonym oswiadczeniem Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT Beneficjent oswiadczyl jednoczesnie ze VAT naliczony odnosz~cy siy do wydatk6w ponoszonych w ramach projektu nie moze bye odzyskany i w zwi~zku z powyzszym VAT w projekcie jest wydatkiem kwalifikowalnym

Instytucja PosredniCZetca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGA sP6JNOSCl FUNDUSZ SPOIECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

513

1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

112 Kwalifikowalnosc wydatk6w dotyczlcych personelu projektu

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objcrtym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastcrpujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0 praccr 3 Ksiygowy projektu - 12 etatu umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0 procedury naboru w trybie konkurs6w na stanowiska urzcrdnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy uzasadniajc wyb6r os6b na stanowiska zwitZane z obslug projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj siy min informacje 0 wyksztalceniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na stanowisko kierownika projektu umowy 0 pracy zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci os6b zatrudnionych w projekcie S zgodne z zadaniami okreslonymi we wniosku 0 dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotyczcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeil do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

113 Poprawnosc przeprowadzenia postCpowaii 0 udzielenie zam6wienia publicznego

Beneficjent jest co do zasady zobowitZany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6zn zm)

Zgodnie z wykazem postypowan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustaw PZP w okresie objytym kontrol przeprowadzono 3 postypowania w trybie przetargu nieograniczonego

Kontrol objtrto komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzsz kwoty postypowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposr6d trzech postypowan kt6re zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorzdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztrdnik

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LU DZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

613

_J )

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Program szkoleniowy dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie prawo zamowieii publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzqdzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzqdcza w JST Sygnatura postypowania ZP 271 7220 11

Procedura zostala przeprowadzona w trybie przetargu nieograniczonego Wartosc szacunkowa calego zamowienia w projekcie zostala ustalona na kwoty 519 510 00 zl Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci

Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej fonnie Na podstawie dokumentow przedlozonych do kontroli stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

W badanym postypowaniu ogloszenie 0 zamowieniu zostalo opublikowane w odpowiedni spos6b w dniu 22072011 r Specyfikacja Istotnych Warunk6w Zam6wienia zostala zamieszczono na stronie Beneficjenta w dniu 22072011 r

W ramach postypowania nie zostalo wniesione wadium Otwarcie ofert nastqpilo w przepisowym terminie dnia 03082011 0 godz 11 00 w Wydziale Zam6wieii Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i kompletny protok61 z postypowania 0

udzielenie zam6wienia publicznego zgodny z obowiyenujqcymi przepisami kt6ry zostal podpisany przez osoby upowaZllionq przez kierownika Zamawiajqcego Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg6lnych cZysci postypowania

CZysc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - Umowa z dnia 15092011 r z Finnq BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 2880000 zl brutto oraz CZysc III zam6wienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwoty 1790000 zl brutto

CZysc II zamowienia Szkolenie Auditor wewnytrzny UMRz- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP2727920II na kwoty 1884629 zl brutto

- CZysc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq The Quality of Life - Ireneusz T Kozera ul Obroiic6w Getta 222

05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotltr 8998000 zl brutto

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROIEJSKA EUROPElSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPotECZNYNARODOWA STAATtGA SPOJN05C ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

713

DWJST-WKEFS-795-48-32012

- CZyse VI zam6wienia Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting KrzysztofPikor ul Matejki 6 35-064 Rzesz6w nr ZP272812011 na kwoty 1141200 zl brutto

CZyse V i VII postypowania uniewazniono Nie stwierdzono nieprawidlowosci ani uchybien w dokumentacji przedmiotowego postypowania

Szczeg6lowy opis wybranych do kontroli post~pOWaD zawiera lista sprawdzaj~ca

stanowi~ca zal~cznik do niniejszej lnformacji pokontrolnej

114 Zasada konkureneyjnosci

Nie dotyczy - Beneficjent jest zobowi~zany do stosowania przepis6w ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

115 Poprawnosc udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatk6w do kt6ryeh nie maj~ zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkureneyjnosci

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa Wykaz postypOWaD 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu przeprowadzonych zgodnie z zasad~ efektywnego zarz~dzania finansami Beneficjent w okresie od 02052011 r do 18062012 r w ramach realizacji projektu nie udzielal zam6wien publicznych 0 wartosci od 20 tys zl do 14 tys euro

116 Poprawnosc udzielania pomocy publieznej

Nie dotyczy

117 Spos6b rekrutacji uezestnik6w projektu oraz ich kwalifikowalnosc

Zgodnie z zapisami wniosku 0 dofinansowanie (cz 32) uczestnikami projektu mialo bye 200 os6b (120 K i 80 M) - pracownik6w Urzydu Gminy Zgodnie z regulaminem rekrutacji (Zarz~dzenie nr 6112011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dn 29 lipca 2011 r oraz Zarz~dzenie nr 902011 r) rekrutacjy do projektu przeprowadzila powolana do tego celu komisja rekrutacyjna (zweryfikowano na podstawie przedstawionych protokol6w z posiedzen komisji rekrutacyjnej)

W projekcie odbywa siy rekrutacja ci~gla Zgodnie z zalozeniami do projektu na ostatni dzieil miesi~ca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowano 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyli 1153 wszystkich uczestnik6w projektu

lnstytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp6lna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAL LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

813

oWJST-WKEFS-795-48-312012

Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzaj~c kwalifikowalnosc uczestnikow projektu objytych prob Uczestnicy projektu skladali podczas procesu rekrutacji nw dokumenty

- deklaracje uczestnictwa w projekcie

formularz zgloszeniowy

oswiadczenie uczestnika 0 wyraZenie zgody na przetwarzaniu danych osobowych

118 Spos6b pozyskiwania przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projekt6w (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawq z dnia 29 sierpnia 1997 r 0 ochronie danych osobowych

1181 Oswiadczenia uczestnik6w projektu 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

W zwi(Zku z realizacj~ projektu Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnikow projektu 0 wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

(zweryfikowano na podstawie proby opisanej w pkt 10) Oswiadczenia powyzsze s zgodne ze wzorem oswiadczenia stanowicego zalcznik nr 6 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKL050201-00-15810-00 z dnia 17062011 r z pom zmianami Dane osobowe uczestnik6w projektu zbierane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila Instytucja Zarzdzajca PO KL s wykorzystywane wylcznie w celu udzielenia wsparcia i realizacji projektu prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji PO KL

Segregatory z danymi osobowymi przetwarzanymi w zwi(Zku z realizacj projektu s~ przechowywane w biurze projektu w zamykanej na klucz szafie DostltP do systemu operacyjnego komputera na ktorym przetwarzane s dane osobowe jest zabezpieczony min za pomoc~ procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora uzytkownika oraz hasla

1182 Upowaznienia pracownik6w Beneficjenta do przetwarzania danych osobowych

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu dopuszczone s~ osoby posiadajce stosowne upowaznienia Zgodnie z Ewidencjq os6b upowaznionych do przetwarzania danych osobowych prowadzonym przez Beneficjenta lcznie do przetwarzania danych osobowych uczestnikow projektu upowamione S 2 osoby (stan na dzien rozpoczycia czynnosci kontrolnych) Podpisaly one oswiadczenia 0 zachowaniu w tajemnicy informacji wraZliwych w tym danych osobowych Ewidencja zawiera imiona i nazwiska osob upowaZnionych numer upowaZnienia daty nadania i ustania uprawnien oraz zakres upowaZnienia do przetwarzania danych osobowych i podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL

Instytucja Posredniczqca 1 Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPotECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa NARODOWA STAATpoundGIA SPQJNOSCI

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

913

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Upowaznienia powyzsze sll zgodne ze wzorem upowaZnienia stanowillcego za1llcznik nr 7 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S8l0-00 z dnia 17062011 r z p6tn zm

1183 Powierzenie przetwarzania danych

Beneficjent oswiadczyl iz nie powierzyl przetwarzanie danych osobowych podmiotom zewnytrznym (oswiadczenie w aktach kontroli) Ponadto nie stwierdzono w kontrolowanej dokumentacji dokument6w swiadczllcych 0 koniecznosci powierzenia danych podmiotom zewnytrznym

1184 Polityka Bezpieczenstwa Instrukcja Zarz~dzania Systemem Informatycznym

Beneficjent prowadzi dokumentacjy dotYCZllCll przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne sluzllce do przetwarzania danych osobowych oraz przestrzega jej zapis6w

1185 Zgodnosc danych zawartych w nakladce PEFS z danymi gromadzonymi w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta

Beneficjent wraz ze sprawdzanymi wnioskami 0 platnost przekazal formularz PEFS 2007 Zgodnie z za1llcznikami nr 2 do wniosku 0 platnosc za okres od 01102011 do 31122011 oraz z wersjll papierowll dostypnll w siedzibie Beneficjenta udzial w zaplanowanej sciezce uczestnictwa w projekcie rozpoczftlo 104 osoby Zesp61 kontrolny zweryfikowal poprawnosc danych uczestnik6w projektu zawartych w PEFS na podstawie dokumentacji 12 os6b tj 1153 uczestnik6w projektu W wyniku weryfikacji stwierdzono ze dane osobowe zawarte w PEFS sll zgodne z wersjll papierowll dostftPnll w siedzibie Beneficjenta Nie stwierdzono uchybien w kontrolowanej dokumentacji

119 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnosc w cz~sci dotycz~cej post~pu rzeczowego oraz post~pu finansowego z dokumentacj~ dotycz~c~ realizacji projektu dost~pn~ w siedzibie beneficjenta

Na koniec okresu objytego kontrolll tj na dzien 31122011 r budzet projektu zostal zrealizowany w 1481 Ponizsze zestawienie przedstawia wydatkowania srodk6w w podziale na poszczeg6lne zadania w odniesieniu do kwot przewidzianych we wniosku o dofinansowanie projektu

- Zadanie 1 Zarzlldzanie projektem 3236

- Zadanie 2 Prawo Zam6wien Publicznych - 000

Zadanie 3 Auditor wewnfttrzny UMRz - 10000

- Zadanie 4 Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz - 10000

Zadanie 5 Elektroniczny Obieg Dokument6w 000

Zadanie 6 Zarzlldzanie projektami w JST - 000

Instytucja PosredniCZqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2400-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1013

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Zadanie 7 Szkolenie interpersonalne dla Kadry Zarzqdzajetcej 000 Zadanie 8 Kontrola zarzqdcza w JST - 000

- Zadanie 9 Proces badania satysfakcji klienta - 4366

W zwi~ku z weryfikacjet zgodnosci realizacji projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie stwierdza si~ iz Beneficjent realizuje zadania zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie projektu 0 sumie kontrolnej AAIF-16CD-6384-0Cll

1110Spos6b realizacji dzialail informacyjno-promocyjnych

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajetcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urz~du - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projektu na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w kt6rych realizowany jest projekt - oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz material6w przekazywanych uczestnikom szkolen

W opinii zespolu kontrolnego koszty dzialan informacyjno-promocyjnych s~ adekwatne do wielkosci projektu

1111 Zapewnienie wlasciwej scieiki audytu

W trakcie kontroli zesp61 kontrolny stwierdzil istnienie wlasciwej scieZki audytu Dokumenty na zetdanie kontroluj~cych byly udost~pniane bez zb~dnej zwloki Przedkladane dokumenty byly uporzetdkowane w spos6b swiadczetcy 0 systematycznosci i celowosci w ich gromadzeniu Dokumentacja projektowajest prowadzona w spos6b przejrzysty

1112 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Dokumentacja projektowa przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta w spos6b zapewniaj~cy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo Zesp61 kontrolujetcy ustalil iz dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych szafach i zabezpieczona przed dost~pem os6b nieuprawnionych Segregatory z dokumentacj~ projektow~ Set prowadzone w spos6b przejrzysty i systematyczny

1113 Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego post~pu projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

Instytucja Posrednicztca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI -KAPITAllUDZKI Adres do korespondencji bull

FUNOUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOlNOCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa -

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 5: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

----

J 1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Kwalifikowalnosc wydatk6w

Wydatki ponoszone przez Beneficjenta w ramach projektu spelniaj~ definicjy zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL S~ one niezbydne do realizacji projektu efektywne i konkurencyjne oraz faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wyci~gi bankowe z dokonanych przelewow bankowych Poniesione wydatki s~

udokumentowane fakturami rachunkami listami plac oraz wyci~gami bankowymi Wydatki te zostaly przewidziane w zatwierdzonym budzecie projektu Srodki zostaly odpowiednio wydatkowane co do zasady zgodnie z zalozeniami budzetu projektu

Wklad wlasny

Zgodnie z umow~ 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S810-00 Beneficjent zobowi~al siy do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatkow kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony

proporcjonalnie do kaidego wydatku ponoszonego w projekcie)

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego zgodnie z budzetem projektu w roku 2011 r Beneficjent powinien wniese wklad wlasny w wysokosci 20 84494 z1

Z ewidencji ksiygowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poniosl wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadaj~cy 15 rozliczonych w tym okresie wydatkow kwalifikowalnych w projekcie

Cross-financin2

Beneficjent zakupiony w ramach cross-financingu sprzyt ewidencjonuje zgodnie z Polityk~ rachunkowosci i w ksieurordze inwentarzowej poszczegolnych skladnikow maj~tkowych W trakcie kontroli okazano zakupiony w ramach projektu sprzyt Byl on prawidlowo oznakowany

Przych6d w projekcie

Nie stwierdzono aby w okresie objytym kontrol~ projekt wygenerowal przychody

Podatek V AT w projekcie

Zgodnie ze zlozonym oswiadczeniem Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT Beneficjent oswiadczyl jednoczesnie ze VAT naliczony odnosz~cy siy do wydatk6w ponoszonych w ramach projektu nie moze bye odzyskany i w zwi~zku z powyzszym VAT w projekcie jest wydatkiem kwalifikowalnym

Instytucja PosredniCZetca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGA sP6JNOSCl FUNDUSZ SPOIECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

513

1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

112 Kwalifikowalnosc wydatk6w dotyczlcych personelu projektu

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objcrtym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastcrpujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0 praccr 3 Ksiygowy projektu - 12 etatu umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0 procedury naboru w trybie konkurs6w na stanowiska urzcrdnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy uzasadniajc wyb6r os6b na stanowiska zwitZane z obslug projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj siy min informacje 0 wyksztalceniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na stanowisko kierownika projektu umowy 0 pracy zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci os6b zatrudnionych w projekcie S zgodne z zadaniami okreslonymi we wniosku 0 dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotyczcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeil do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

113 Poprawnosc przeprowadzenia postCpowaii 0 udzielenie zam6wienia publicznego

Beneficjent jest co do zasady zobowitZany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6zn zm)

Zgodnie z wykazem postypowan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustaw PZP w okresie objytym kontrol przeprowadzono 3 postypowania w trybie przetargu nieograniczonego

Kontrol objtrto komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzsz kwoty postypowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposr6d trzech postypowan kt6re zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorzdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztrdnik

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LU DZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

613

_J )

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Program szkoleniowy dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie prawo zamowieii publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzqdzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzqdcza w JST Sygnatura postypowania ZP 271 7220 11

Procedura zostala przeprowadzona w trybie przetargu nieograniczonego Wartosc szacunkowa calego zamowienia w projekcie zostala ustalona na kwoty 519 510 00 zl Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci

Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej fonnie Na podstawie dokumentow przedlozonych do kontroli stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

W badanym postypowaniu ogloszenie 0 zamowieniu zostalo opublikowane w odpowiedni spos6b w dniu 22072011 r Specyfikacja Istotnych Warunk6w Zam6wienia zostala zamieszczono na stronie Beneficjenta w dniu 22072011 r

W ramach postypowania nie zostalo wniesione wadium Otwarcie ofert nastqpilo w przepisowym terminie dnia 03082011 0 godz 11 00 w Wydziale Zam6wieii Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i kompletny protok61 z postypowania 0

udzielenie zam6wienia publicznego zgodny z obowiyenujqcymi przepisami kt6ry zostal podpisany przez osoby upowaZllionq przez kierownika Zamawiajqcego Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg6lnych cZysci postypowania

CZysc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - Umowa z dnia 15092011 r z Finnq BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 2880000 zl brutto oraz CZysc III zam6wienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwoty 1790000 zl brutto

CZysc II zamowienia Szkolenie Auditor wewnytrzny UMRz- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP2727920II na kwoty 1884629 zl brutto

- CZysc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq The Quality of Life - Ireneusz T Kozera ul Obroiic6w Getta 222

05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotltr 8998000 zl brutto

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROIEJSKA EUROPElSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPotECZNYNARODOWA STAATtGA SPOJN05C ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

713

DWJST-WKEFS-795-48-32012

- CZyse VI zam6wienia Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting KrzysztofPikor ul Matejki 6 35-064 Rzesz6w nr ZP272812011 na kwoty 1141200 zl brutto

CZyse V i VII postypowania uniewazniono Nie stwierdzono nieprawidlowosci ani uchybien w dokumentacji przedmiotowego postypowania

Szczeg6lowy opis wybranych do kontroli post~pOWaD zawiera lista sprawdzaj~ca

stanowi~ca zal~cznik do niniejszej lnformacji pokontrolnej

114 Zasada konkureneyjnosci

Nie dotyczy - Beneficjent jest zobowi~zany do stosowania przepis6w ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

115 Poprawnosc udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatk6w do kt6ryeh nie maj~ zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkureneyjnosci

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa Wykaz postypOWaD 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu przeprowadzonych zgodnie z zasad~ efektywnego zarz~dzania finansami Beneficjent w okresie od 02052011 r do 18062012 r w ramach realizacji projektu nie udzielal zam6wien publicznych 0 wartosci od 20 tys zl do 14 tys euro

116 Poprawnosc udzielania pomocy publieznej

Nie dotyczy

117 Spos6b rekrutacji uezestnik6w projektu oraz ich kwalifikowalnosc

Zgodnie z zapisami wniosku 0 dofinansowanie (cz 32) uczestnikami projektu mialo bye 200 os6b (120 K i 80 M) - pracownik6w Urzydu Gminy Zgodnie z regulaminem rekrutacji (Zarz~dzenie nr 6112011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dn 29 lipca 2011 r oraz Zarz~dzenie nr 902011 r) rekrutacjy do projektu przeprowadzila powolana do tego celu komisja rekrutacyjna (zweryfikowano na podstawie przedstawionych protokol6w z posiedzen komisji rekrutacyjnej)

W projekcie odbywa siy rekrutacja ci~gla Zgodnie z zalozeniami do projektu na ostatni dzieil miesi~ca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowano 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyli 1153 wszystkich uczestnik6w projektu

lnstytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp6lna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAL LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

813

oWJST-WKEFS-795-48-312012

Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzaj~c kwalifikowalnosc uczestnikow projektu objytych prob Uczestnicy projektu skladali podczas procesu rekrutacji nw dokumenty

- deklaracje uczestnictwa w projekcie

formularz zgloszeniowy

oswiadczenie uczestnika 0 wyraZenie zgody na przetwarzaniu danych osobowych

118 Spos6b pozyskiwania przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projekt6w (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawq z dnia 29 sierpnia 1997 r 0 ochronie danych osobowych

1181 Oswiadczenia uczestnik6w projektu 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

W zwi(Zku z realizacj~ projektu Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnikow projektu 0 wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

(zweryfikowano na podstawie proby opisanej w pkt 10) Oswiadczenia powyzsze s zgodne ze wzorem oswiadczenia stanowicego zalcznik nr 6 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKL050201-00-15810-00 z dnia 17062011 r z pom zmianami Dane osobowe uczestnik6w projektu zbierane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila Instytucja Zarzdzajca PO KL s wykorzystywane wylcznie w celu udzielenia wsparcia i realizacji projektu prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji PO KL

Segregatory z danymi osobowymi przetwarzanymi w zwi(Zku z realizacj projektu s~ przechowywane w biurze projektu w zamykanej na klucz szafie DostltP do systemu operacyjnego komputera na ktorym przetwarzane s dane osobowe jest zabezpieczony min za pomoc~ procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora uzytkownika oraz hasla

1182 Upowaznienia pracownik6w Beneficjenta do przetwarzania danych osobowych

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu dopuszczone s~ osoby posiadajce stosowne upowaznienia Zgodnie z Ewidencjq os6b upowaznionych do przetwarzania danych osobowych prowadzonym przez Beneficjenta lcznie do przetwarzania danych osobowych uczestnikow projektu upowamione S 2 osoby (stan na dzien rozpoczycia czynnosci kontrolnych) Podpisaly one oswiadczenia 0 zachowaniu w tajemnicy informacji wraZliwych w tym danych osobowych Ewidencja zawiera imiona i nazwiska osob upowaZnionych numer upowaZnienia daty nadania i ustania uprawnien oraz zakres upowaZnienia do przetwarzania danych osobowych i podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL

Instytucja Posredniczqca 1 Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPotECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa NARODOWA STAATpoundGIA SPQJNOSCI

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

913

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Upowaznienia powyzsze sll zgodne ze wzorem upowaZnienia stanowillcego za1llcznik nr 7 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S8l0-00 z dnia 17062011 r z p6tn zm

1183 Powierzenie przetwarzania danych

Beneficjent oswiadczyl iz nie powierzyl przetwarzanie danych osobowych podmiotom zewnytrznym (oswiadczenie w aktach kontroli) Ponadto nie stwierdzono w kontrolowanej dokumentacji dokument6w swiadczllcych 0 koniecznosci powierzenia danych podmiotom zewnytrznym

1184 Polityka Bezpieczenstwa Instrukcja Zarz~dzania Systemem Informatycznym

Beneficjent prowadzi dokumentacjy dotYCZllCll przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne sluzllce do przetwarzania danych osobowych oraz przestrzega jej zapis6w

1185 Zgodnosc danych zawartych w nakladce PEFS z danymi gromadzonymi w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta

Beneficjent wraz ze sprawdzanymi wnioskami 0 platnost przekazal formularz PEFS 2007 Zgodnie z za1llcznikami nr 2 do wniosku 0 platnosc za okres od 01102011 do 31122011 oraz z wersjll papierowll dostypnll w siedzibie Beneficjenta udzial w zaplanowanej sciezce uczestnictwa w projekcie rozpoczftlo 104 osoby Zesp61 kontrolny zweryfikowal poprawnosc danych uczestnik6w projektu zawartych w PEFS na podstawie dokumentacji 12 os6b tj 1153 uczestnik6w projektu W wyniku weryfikacji stwierdzono ze dane osobowe zawarte w PEFS sll zgodne z wersjll papierowll dostftPnll w siedzibie Beneficjenta Nie stwierdzono uchybien w kontrolowanej dokumentacji

119 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnosc w cz~sci dotycz~cej post~pu rzeczowego oraz post~pu finansowego z dokumentacj~ dotycz~c~ realizacji projektu dost~pn~ w siedzibie beneficjenta

Na koniec okresu objytego kontrolll tj na dzien 31122011 r budzet projektu zostal zrealizowany w 1481 Ponizsze zestawienie przedstawia wydatkowania srodk6w w podziale na poszczeg6lne zadania w odniesieniu do kwot przewidzianych we wniosku o dofinansowanie projektu

- Zadanie 1 Zarzlldzanie projektem 3236

- Zadanie 2 Prawo Zam6wien Publicznych - 000

Zadanie 3 Auditor wewnfttrzny UMRz - 10000

- Zadanie 4 Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz - 10000

Zadanie 5 Elektroniczny Obieg Dokument6w 000

Zadanie 6 Zarzlldzanie projektami w JST - 000

Instytucja PosredniCZqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2400-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1013

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Zadanie 7 Szkolenie interpersonalne dla Kadry Zarzqdzajetcej 000 Zadanie 8 Kontrola zarzqdcza w JST - 000

- Zadanie 9 Proces badania satysfakcji klienta - 4366

W zwi~ku z weryfikacjet zgodnosci realizacji projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie stwierdza si~ iz Beneficjent realizuje zadania zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie projektu 0 sumie kontrolnej AAIF-16CD-6384-0Cll

1110Spos6b realizacji dzialail informacyjno-promocyjnych

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajetcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urz~du - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projektu na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w kt6rych realizowany jest projekt - oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz material6w przekazywanych uczestnikom szkolen

W opinii zespolu kontrolnego koszty dzialan informacyjno-promocyjnych s~ adekwatne do wielkosci projektu

1111 Zapewnienie wlasciwej scieiki audytu

W trakcie kontroli zesp61 kontrolny stwierdzil istnienie wlasciwej scieZki audytu Dokumenty na zetdanie kontroluj~cych byly udost~pniane bez zb~dnej zwloki Przedkladane dokumenty byly uporzetdkowane w spos6b swiadczetcy 0 systematycznosci i celowosci w ich gromadzeniu Dokumentacja projektowajest prowadzona w spos6b przejrzysty

1112 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Dokumentacja projektowa przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta w spos6b zapewniaj~cy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo Zesp61 kontrolujetcy ustalil iz dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych szafach i zabezpieczona przed dost~pem os6b nieuprawnionych Segregatory z dokumentacj~ projektow~ Set prowadzone w spos6b przejrzysty i systematyczny

1113 Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego post~pu projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

Instytucja Posrednicztca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI -KAPITAllUDZKI Adres do korespondencji bull

FUNOUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOlNOCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa -

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 6: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

1

DWJST-WKEFS-795-48-32012

112 Kwalifikowalnosc wydatk6w dotyczlcych personelu projektu

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objcrtym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastcrpujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0 praccr 3 Ksiygowy projektu - 12 etatu umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0 procedury naboru w trybie konkurs6w na stanowiska urzcrdnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy uzasadniajc wyb6r os6b na stanowiska zwitZane z obslug projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj siy min informacje 0 wyksztalceniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na stanowisko kierownika projektu umowy 0 pracy zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci os6b zatrudnionych w projekcie S zgodne z zadaniami okreslonymi we wniosku 0 dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotyczcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeil do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

113 Poprawnosc przeprowadzenia postCpowaii 0 udzielenie zam6wienia publicznego

Beneficjent jest co do zasady zobowitZany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6zn zm)

Zgodnie z wykazem postypowan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustaw PZP w okresie objytym kontrol przeprowadzono 3 postypowania w trybie przetargu nieograniczonego

Kontrol objtrto komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzsz kwoty postypowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposr6d trzech postypowan kt6re zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorzdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztrdnik

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LU DZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

613

_J )

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Program szkoleniowy dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie prawo zamowieii publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzqdzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzqdcza w JST Sygnatura postypowania ZP 271 7220 11

Procedura zostala przeprowadzona w trybie przetargu nieograniczonego Wartosc szacunkowa calego zamowienia w projekcie zostala ustalona na kwoty 519 510 00 zl Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci

Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej fonnie Na podstawie dokumentow przedlozonych do kontroli stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

W badanym postypowaniu ogloszenie 0 zamowieniu zostalo opublikowane w odpowiedni spos6b w dniu 22072011 r Specyfikacja Istotnych Warunk6w Zam6wienia zostala zamieszczono na stronie Beneficjenta w dniu 22072011 r

W ramach postypowania nie zostalo wniesione wadium Otwarcie ofert nastqpilo w przepisowym terminie dnia 03082011 0 godz 11 00 w Wydziale Zam6wieii Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i kompletny protok61 z postypowania 0

udzielenie zam6wienia publicznego zgodny z obowiyenujqcymi przepisami kt6ry zostal podpisany przez osoby upowaZllionq przez kierownika Zamawiajqcego Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg6lnych cZysci postypowania

CZysc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - Umowa z dnia 15092011 r z Finnq BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 2880000 zl brutto oraz CZysc III zam6wienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwoty 1790000 zl brutto

CZysc II zamowienia Szkolenie Auditor wewnytrzny UMRz- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP2727920II na kwoty 1884629 zl brutto

- CZysc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq The Quality of Life - Ireneusz T Kozera ul Obroiic6w Getta 222

05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotltr 8998000 zl brutto

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROIEJSKA EUROPElSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPotECZNYNARODOWA STAATtGA SPOJN05C ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

713

DWJST-WKEFS-795-48-32012

- CZyse VI zam6wienia Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting KrzysztofPikor ul Matejki 6 35-064 Rzesz6w nr ZP272812011 na kwoty 1141200 zl brutto

CZyse V i VII postypowania uniewazniono Nie stwierdzono nieprawidlowosci ani uchybien w dokumentacji przedmiotowego postypowania

Szczeg6lowy opis wybranych do kontroli post~pOWaD zawiera lista sprawdzaj~ca

stanowi~ca zal~cznik do niniejszej lnformacji pokontrolnej

114 Zasada konkureneyjnosci

Nie dotyczy - Beneficjent jest zobowi~zany do stosowania przepis6w ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

115 Poprawnosc udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatk6w do kt6ryeh nie maj~ zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkureneyjnosci

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa Wykaz postypOWaD 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu przeprowadzonych zgodnie z zasad~ efektywnego zarz~dzania finansami Beneficjent w okresie od 02052011 r do 18062012 r w ramach realizacji projektu nie udzielal zam6wien publicznych 0 wartosci od 20 tys zl do 14 tys euro

116 Poprawnosc udzielania pomocy publieznej

Nie dotyczy

117 Spos6b rekrutacji uezestnik6w projektu oraz ich kwalifikowalnosc

Zgodnie z zapisami wniosku 0 dofinansowanie (cz 32) uczestnikami projektu mialo bye 200 os6b (120 K i 80 M) - pracownik6w Urzydu Gminy Zgodnie z regulaminem rekrutacji (Zarz~dzenie nr 6112011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dn 29 lipca 2011 r oraz Zarz~dzenie nr 902011 r) rekrutacjy do projektu przeprowadzila powolana do tego celu komisja rekrutacyjna (zweryfikowano na podstawie przedstawionych protokol6w z posiedzen komisji rekrutacyjnej)

W projekcie odbywa siy rekrutacja ci~gla Zgodnie z zalozeniami do projektu na ostatni dzieil miesi~ca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowano 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyli 1153 wszystkich uczestnik6w projektu

lnstytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp6lna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAL LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

813

oWJST-WKEFS-795-48-312012

Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzaj~c kwalifikowalnosc uczestnikow projektu objytych prob Uczestnicy projektu skladali podczas procesu rekrutacji nw dokumenty

- deklaracje uczestnictwa w projekcie

formularz zgloszeniowy

oswiadczenie uczestnika 0 wyraZenie zgody na przetwarzaniu danych osobowych

118 Spos6b pozyskiwania przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projekt6w (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawq z dnia 29 sierpnia 1997 r 0 ochronie danych osobowych

1181 Oswiadczenia uczestnik6w projektu 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

W zwi(Zku z realizacj~ projektu Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnikow projektu 0 wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

(zweryfikowano na podstawie proby opisanej w pkt 10) Oswiadczenia powyzsze s zgodne ze wzorem oswiadczenia stanowicego zalcznik nr 6 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKL050201-00-15810-00 z dnia 17062011 r z pom zmianami Dane osobowe uczestnik6w projektu zbierane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila Instytucja Zarzdzajca PO KL s wykorzystywane wylcznie w celu udzielenia wsparcia i realizacji projektu prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji PO KL

Segregatory z danymi osobowymi przetwarzanymi w zwi(Zku z realizacj projektu s~ przechowywane w biurze projektu w zamykanej na klucz szafie DostltP do systemu operacyjnego komputera na ktorym przetwarzane s dane osobowe jest zabezpieczony min za pomoc~ procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora uzytkownika oraz hasla

1182 Upowaznienia pracownik6w Beneficjenta do przetwarzania danych osobowych

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu dopuszczone s~ osoby posiadajce stosowne upowaznienia Zgodnie z Ewidencjq os6b upowaznionych do przetwarzania danych osobowych prowadzonym przez Beneficjenta lcznie do przetwarzania danych osobowych uczestnikow projektu upowamione S 2 osoby (stan na dzien rozpoczycia czynnosci kontrolnych) Podpisaly one oswiadczenia 0 zachowaniu w tajemnicy informacji wraZliwych w tym danych osobowych Ewidencja zawiera imiona i nazwiska osob upowaZnionych numer upowaZnienia daty nadania i ustania uprawnien oraz zakres upowaZnienia do przetwarzania danych osobowych i podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL

Instytucja Posredniczqca 1 Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPotECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa NARODOWA STAATpoundGIA SPQJNOSCI

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

913

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Upowaznienia powyzsze sll zgodne ze wzorem upowaZnienia stanowillcego za1llcznik nr 7 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S8l0-00 z dnia 17062011 r z p6tn zm

1183 Powierzenie przetwarzania danych

Beneficjent oswiadczyl iz nie powierzyl przetwarzanie danych osobowych podmiotom zewnytrznym (oswiadczenie w aktach kontroli) Ponadto nie stwierdzono w kontrolowanej dokumentacji dokument6w swiadczllcych 0 koniecznosci powierzenia danych podmiotom zewnytrznym

1184 Polityka Bezpieczenstwa Instrukcja Zarz~dzania Systemem Informatycznym

Beneficjent prowadzi dokumentacjy dotYCZllCll przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne sluzllce do przetwarzania danych osobowych oraz przestrzega jej zapis6w

1185 Zgodnosc danych zawartych w nakladce PEFS z danymi gromadzonymi w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta

Beneficjent wraz ze sprawdzanymi wnioskami 0 platnost przekazal formularz PEFS 2007 Zgodnie z za1llcznikami nr 2 do wniosku 0 platnosc za okres od 01102011 do 31122011 oraz z wersjll papierowll dostypnll w siedzibie Beneficjenta udzial w zaplanowanej sciezce uczestnictwa w projekcie rozpoczftlo 104 osoby Zesp61 kontrolny zweryfikowal poprawnosc danych uczestnik6w projektu zawartych w PEFS na podstawie dokumentacji 12 os6b tj 1153 uczestnik6w projektu W wyniku weryfikacji stwierdzono ze dane osobowe zawarte w PEFS sll zgodne z wersjll papierowll dostftPnll w siedzibie Beneficjenta Nie stwierdzono uchybien w kontrolowanej dokumentacji

119 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnosc w cz~sci dotycz~cej post~pu rzeczowego oraz post~pu finansowego z dokumentacj~ dotycz~c~ realizacji projektu dost~pn~ w siedzibie beneficjenta

Na koniec okresu objytego kontrolll tj na dzien 31122011 r budzet projektu zostal zrealizowany w 1481 Ponizsze zestawienie przedstawia wydatkowania srodk6w w podziale na poszczeg6lne zadania w odniesieniu do kwot przewidzianych we wniosku o dofinansowanie projektu

- Zadanie 1 Zarzlldzanie projektem 3236

- Zadanie 2 Prawo Zam6wien Publicznych - 000

Zadanie 3 Auditor wewnfttrzny UMRz - 10000

- Zadanie 4 Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz - 10000

Zadanie 5 Elektroniczny Obieg Dokument6w 000

Zadanie 6 Zarzlldzanie projektami w JST - 000

Instytucja PosredniCZqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2400-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1013

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Zadanie 7 Szkolenie interpersonalne dla Kadry Zarzqdzajetcej 000 Zadanie 8 Kontrola zarzqdcza w JST - 000

- Zadanie 9 Proces badania satysfakcji klienta - 4366

W zwi~ku z weryfikacjet zgodnosci realizacji projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie stwierdza si~ iz Beneficjent realizuje zadania zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie projektu 0 sumie kontrolnej AAIF-16CD-6384-0Cll

1110Spos6b realizacji dzialail informacyjno-promocyjnych

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajetcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urz~du - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projektu na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w kt6rych realizowany jest projekt - oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz material6w przekazywanych uczestnikom szkolen

W opinii zespolu kontrolnego koszty dzialan informacyjno-promocyjnych s~ adekwatne do wielkosci projektu

1111 Zapewnienie wlasciwej scieiki audytu

W trakcie kontroli zesp61 kontrolny stwierdzil istnienie wlasciwej scieZki audytu Dokumenty na zetdanie kontroluj~cych byly udost~pniane bez zb~dnej zwloki Przedkladane dokumenty byly uporzetdkowane w spos6b swiadczetcy 0 systematycznosci i celowosci w ich gromadzeniu Dokumentacja projektowajest prowadzona w spos6b przejrzysty

1112 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Dokumentacja projektowa przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta w spos6b zapewniaj~cy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo Zesp61 kontrolujetcy ustalil iz dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych szafach i zabezpieczona przed dost~pem os6b nieuprawnionych Segregatory z dokumentacj~ projektow~ Set prowadzone w spos6b przejrzysty i systematyczny

1113 Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego post~pu projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

Instytucja Posrednicztca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI -KAPITAllUDZKI Adres do korespondencji bull

FUNOUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOlNOCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa -

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 7: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

_J )

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Program szkoleniowy dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie prawo zamowieii publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzqdzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzqdcza w JST Sygnatura postypowania ZP 271 7220 11

Procedura zostala przeprowadzona w trybie przetargu nieograniczonego Wartosc szacunkowa calego zamowienia w projekcie zostala ustalona na kwoty 519 510 00 zl Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci

Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej fonnie Na podstawie dokumentow przedlozonych do kontroli stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

W badanym postypowaniu ogloszenie 0 zamowieniu zostalo opublikowane w odpowiedni spos6b w dniu 22072011 r Specyfikacja Istotnych Warunk6w Zam6wienia zostala zamieszczono na stronie Beneficjenta w dniu 22072011 r

W ramach postypowania nie zostalo wniesione wadium Otwarcie ofert nastqpilo w przepisowym terminie dnia 03082011 0 godz 11 00 w Wydziale Zam6wieii Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i kompletny protok61 z postypowania 0

udzielenie zam6wienia publicznego zgodny z obowiyenujqcymi przepisami kt6ry zostal podpisany przez osoby upowaZllionq przez kierownika Zamawiajqcego Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg6lnych cZysci postypowania

CZysc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - Umowa z dnia 15092011 r z Finnq BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 2880000 zl brutto oraz CZysc III zam6wienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwoty 1790000 zl brutto

CZysc II zamowienia Szkolenie Auditor wewnytrzny UMRz- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP2727920II na kwoty 1884629 zl brutto

- CZysc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w- Umowa z dnia 15092011 r z Finnq The Quality of Life - Ireneusz T Kozera ul Obroiic6w Getta 222

05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotltr 8998000 zl brutto

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROIEJSKA EUROPElSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPotECZNYNARODOWA STAATtGA SPOJN05C ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

713

DWJST-WKEFS-795-48-32012

- CZyse VI zam6wienia Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting KrzysztofPikor ul Matejki 6 35-064 Rzesz6w nr ZP272812011 na kwoty 1141200 zl brutto

CZyse V i VII postypowania uniewazniono Nie stwierdzono nieprawidlowosci ani uchybien w dokumentacji przedmiotowego postypowania

Szczeg6lowy opis wybranych do kontroli post~pOWaD zawiera lista sprawdzaj~ca

stanowi~ca zal~cznik do niniejszej lnformacji pokontrolnej

114 Zasada konkureneyjnosci

Nie dotyczy - Beneficjent jest zobowi~zany do stosowania przepis6w ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

115 Poprawnosc udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatk6w do kt6ryeh nie maj~ zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkureneyjnosci

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa Wykaz postypOWaD 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu przeprowadzonych zgodnie z zasad~ efektywnego zarz~dzania finansami Beneficjent w okresie od 02052011 r do 18062012 r w ramach realizacji projektu nie udzielal zam6wien publicznych 0 wartosci od 20 tys zl do 14 tys euro

116 Poprawnosc udzielania pomocy publieznej

Nie dotyczy

117 Spos6b rekrutacji uezestnik6w projektu oraz ich kwalifikowalnosc

Zgodnie z zapisami wniosku 0 dofinansowanie (cz 32) uczestnikami projektu mialo bye 200 os6b (120 K i 80 M) - pracownik6w Urzydu Gminy Zgodnie z regulaminem rekrutacji (Zarz~dzenie nr 6112011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dn 29 lipca 2011 r oraz Zarz~dzenie nr 902011 r) rekrutacjy do projektu przeprowadzila powolana do tego celu komisja rekrutacyjna (zweryfikowano na podstawie przedstawionych protokol6w z posiedzen komisji rekrutacyjnej)

W projekcie odbywa siy rekrutacja ci~gla Zgodnie z zalozeniami do projektu na ostatni dzieil miesi~ca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowano 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyli 1153 wszystkich uczestnik6w projektu

lnstytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp6lna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAL LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

813

oWJST-WKEFS-795-48-312012

Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzaj~c kwalifikowalnosc uczestnikow projektu objytych prob Uczestnicy projektu skladali podczas procesu rekrutacji nw dokumenty

- deklaracje uczestnictwa w projekcie

formularz zgloszeniowy

oswiadczenie uczestnika 0 wyraZenie zgody na przetwarzaniu danych osobowych

118 Spos6b pozyskiwania przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projekt6w (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawq z dnia 29 sierpnia 1997 r 0 ochronie danych osobowych

1181 Oswiadczenia uczestnik6w projektu 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

W zwi(Zku z realizacj~ projektu Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnikow projektu 0 wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

(zweryfikowano na podstawie proby opisanej w pkt 10) Oswiadczenia powyzsze s zgodne ze wzorem oswiadczenia stanowicego zalcznik nr 6 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKL050201-00-15810-00 z dnia 17062011 r z pom zmianami Dane osobowe uczestnik6w projektu zbierane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila Instytucja Zarzdzajca PO KL s wykorzystywane wylcznie w celu udzielenia wsparcia i realizacji projektu prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji PO KL

Segregatory z danymi osobowymi przetwarzanymi w zwi(Zku z realizacj projektu s~ przechowywane w biurze projektu w zamykanej na klucz szafie DostltP do systemu operacyjnego komputera na ktorym przetwarzane s dane osobowe jest zabezpieczony min za pomoc~ procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora uzytkownika oraz hasla

1182 Upowaznienia pracownik6w Beneficjenta do przetwarzania danych osobowych

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu dopuszczone s~ osoby posiadajce stosowne upowaznienia Zgodnie z Ewidencjq os6b upowaznionych do przetwarzania danych osobowych prowadzonym przez Beneficjenta lcznie do przetwarzania danych osobowych uczestnikow projektu upowamione S 2 osoby (stan na dzien rozpoczycia czynnosci kontrolnych) Podpisaly one oswiadczenia 0 zachowaniu w tajemnicy informacji wraZliwych w tym danych osobowych Ewidencja zawiera imiona i nazwiska osob upowaZnionych numer upowaZnienia daty nadania i ustania uprawnien oraz zakres upowaZnienia do przetwarzania danych osobowych i podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL

Instytucja Posredniczqca 1 Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPotECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa NARODOWA STAATpoundGIA SPQJNOSCI

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

913

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Upowaznienia powyzsze sll zgodne ze wzorem upowaZnienia stanowillcego za1llcznik nr 7 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S8l0-00 z dnia 17062011 r z p6tn zm

1183 Powierzenie przetwarzania danych

Beneficjent oswiadczyl iz nie powierzyl przetwarzanie danych osobowych podmiotom zewnytrznym (oswiadczenie w aktach kontroli) Ponadto nie stwierdzono w kontrolowanej dokumentacji dokument6w swiadczllcych 0 koniecznosci powierzenia danych podmiotom zewnytrznym

1184 Polityka Bezpieczenstwa Instrukcja Zarz~dzania Systemem Informatycznym

Beneficjent prowadzi dokumentacjy dotYCZllCll przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne sluzllce do przetwarzania danych osobowych oraz przestrzega jej zapis6w

1185 Zgodnosc danych zawartych w nakladce PEFS z danymi gromadzonymi w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta

Beneficjent wraz ze sprawdzanymi wnioskami 0 platnost przekazal formularz PEFS 2007 Zgodnie z za1llcznikami nr 2 do wniosku 0 platnosc za okres od 01102011 do 31122011 oraz z wersjll papierowll dostypnll w siedzibie Beneficjenta udzial w zaplanowanej sciezce uczestnictwa w projekcie rozpoczftlo 104 osoby Zesp61 kontrolny zweryfikowal poprawnosc danych uczestnik6w projektu zawartych w PEFS na podstawie dokumentacji 12 os6b tj 1153 uczestnik6w projektu W wyniku weryfikacji stwierdzono ze dane osobowe zawarte w PEFS sll zgodne z wersjll papierowll dostftPnll w siedzibie Beneficjenta Nie stwierdzono uchybien w kontrolowanej dokumentacji

119 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnosc w cz~sci dotycz~cej post~pu rzeczowego oraz post~pu finansowego z dokumentacj~ dotycz~c~ realizacji projektu dost~pn~ w siedzibie beneficjenta

Na koniec okresu objytego kontrolll tj na dzien 31122011 r budzet projektu zostal zrealizowany w 1481 Ponizsze zestawienie przedstawia wydatkowania srodk6w w podziale na poszczeg6lne zadania w odniesieniu do kwot przewidzianych we wniosku o dofinansowanie projektu

- Zadanie 1 Zarzlldzanie projektem 3236

- Zadanie 2 Prawo Zam6wien Publicznych - 000

Zadanie 3 Auditor wewnfttrzny UMRz - 10000

- Zadanie 4 Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz - 10000

Zadanie 5 Elektroniczny Obieg Dokument6w 000

Zadanie 6 Zarzlldzanie projektami w JST - 000

Instytucja PosredniCZqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2400-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1013

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Zadanie 7 Szkolenie interpersonalne dla Kadry Zarzqdzajetcej 000 Zadanie 8 Kontrola zarzqdcza w JST - 000

- Zadanie 9 Proces badania satysfakcji klienta - 4366

W zwi~ku z weryfikacjet zgodnosci realizacji projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie stwierdza si~ iz Beneficjent realizuje zadania zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie projektu 0 sumie kontrolnej AAIF-16CD-6384-0Cll

1110Spos6b realizacji dzialail informacyjno-promocyjnych

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajetcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urz~du - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projektu na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w kt6rych realizowany jest projekt - oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz material6w przekazywanych uczestnikom szkolen

W opinii zespolu kontrolnego koszty dzialan informacyjno-promocyjnych s~ adekwatne do wielkosci projektu

1111 Zapewnienie wlasciwej scieiki audytu

W trakcie kontroli zesp61 kontrolny stwierdzil istnienie wlasciwej scieZki audytu Dokumenty na zetdanie kontroluj~cych byly udost~pniane bez zb~dnej zwloki Przedkladane dokumenty byly uporzetdkowane w spos6b swiadczetcy 0 systematycznosci i celowosci w ich gromadzeniu Dokumentacja projektowajest prowadzona w spos6b przejrzysty

1112 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Dokumentacja projektowa przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta w spos6b zapewniaj~cy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo Zesp61 kontrolujetcy ustalil iz dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych szafach i zabezpieczona przed dost~pem os6b nieuprawnionych Segregatory z dokumentacj~ projektow~ Set prowadzone w spos6b przejrzysty i systematyczny

1113 Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego post~pu projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

Instytucja Posrednicztca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI -KAPITAllUDZKI Adres do korespondencji bull

FUNOUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOlNOCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa -

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 8: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

DWJST-WKEFS-795-48-32012

- CZyse VI zam6wienia Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting KrzysztofPikor ul Matejki 6 35-064 Rzesz6w nr ZP272812011 na kwoty 1141200 zl brutto

CZyse V i VII postypowania uniewazniono Nie stwierdzono nieprawidlowosci ani uchybien w dokumentacji przedmiotowego postypowania

Szczeg6lowy opis wybranych do kontroli post~pOWaD zawiera lista sprawdzaj~ca

stanowi~ca zal~cznik do niniejszej lnformacji pokontrolnej

114 Zasada konkureneyjnosci

Nie dotyczy - Beneficjent jest zobowi~zany do stosowania przepis6w ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r - Prawo zamowien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

115 Poprawnosc udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatk6w do kt6ryeh nie maj~ zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkureneyjnosci

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa Wykaz postypOWaD 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu przeprowadzonych zgodnie z zasad~ efektywnego zarz~dzania finansami Beneficjent w okresie od 02052011 r do 18062012 r w ramach realizacji projektu nie udzielal zam6wien publicznych 0 wartosci od 20 tys zl do 14 tys euro

116 Poprawnosc udzielania pomocy publieznej

Nie dotyczy

117 Spos6b rekrutacji uezestnik6w projektu oraz ich kwalifikowalnosc

Zgodnie z zapisami wniosku 0 dofinansowanie (cz 32) uczestnikami projektu mialo bye 200 os6b (120 K i 80 M) - pracownik6w Urzydu Gminy Zgodnie z regulaminem rekrutacji (Zarz~dzenie nr 6112011 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dn 29 lipca 2011 r oraz Zarz~dzenie nr 902011 r) rekrutacjy do projektu przeprowadzila powolana do tego celu komisja rekrutacyjna (zweryfikowano na podstawie przedstawionych protokol6w z posiedzen komisji rekrutacyjnej)

W projekcie odbywa siy rekrutacja ci~gla Zgodnie z zalozeniami do projektu na ostatni dzieil miesi~ca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowano 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyli 1153 wszystkich uczestnik6w projektu

lnstytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp6lna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPElSKlKAPITAL LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

813

oWJST-WKEFS-795-48-312012

Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzaj~c kwalifikowalnosc uczestnikow projektu objytych prob Uczestnicy projektu skladali podczas procesu rekrutacji nw dokumenty

- deklaracje uczestnictwa w projekcie

formularz zgloszeniowy

oswiadczenie uczestnika 0 wyraZenie zgody na przetwarzaniu danych osobowych

118 Spos6b pozyskiwania przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projekt6w (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawq z dnia 29 sierpnia 1997 r 0 ochronie danych osobowych

1181 Oswiadczenia uczestnik6w projektu 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

W zwi(Zku z realizacj~ projektu Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnikow projektu 0 wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

(zweryfikowano na podstawie proby opisanej w pkt 10) Oswiadczenia powyzsze s zgodne ze wzorem oswiadczenia stanowicego zalcznik nr 6 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKL050201-00-15810-00 z dnia 17062011 r z pom zmianami Dane osobowe uczestnik6w projektu zbierane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila Instytucja Zarzdzajca PO KL s wykorzystywane wylcznie w celu udzielenia wsparcia i realizacji projektu prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji PO KL

Segregatory z danymi osobowymi przetwarzanymi w zwi(Zku z realizacj projektu s~ przechowywane w biurze projektu w zamykanej na klucz szafie DostltP do systemu operacyjnego komputera na ktorym przetwarzane s dane osobowe jest zabezpieczony min za pomoc~ procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora uzytkownika oraz hasla

1182 Upowaznienia pracownik6w Beneficjenta do przetwarzania danych osobowych

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu dopuszczone s~ osoby posiadajce stosowne upowaznienia Zgodnie z Ewidencjq os6b upowaznionych do przetwarzania danych osobowych prowadzonym przez Beneficjenta lcznie do przetwarzania danych osobowych uczestnikow projektu upowamione S 2 osoby (stan na dzien rozpoczycia czynnosci kontrolnych) Podpisaly one oswiadczenia 0 zachowaniu w tajemnicy informacji wraZliwych w tym danych osobowych Ewidencja zawiera imiona i nazwiska osob upowaZnionych numer upowaZnienia daty nadania i ustania uprawnien oraz zakres upowaZnienia do przetwarzania danych osobowych i podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL

Instytucja Posredniczqca 1 Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPotECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa NARODOWA STAATpoundGIA SPQJNOSCI

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

913

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Upowaznienia powyzsze sll zgodne ze wzorem upowaZnienia stanowillcego za1llcznik nr 7 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S8l0-00 z dnia 17062011 r z p6tn zm

1183 Powierzenie przetwarzania danych

Beneficjent oswiadczyl iz nie powierzyl przetwarzanie danych osobowych podmiotom zewnytrznym (oswiadczenie w aktach kontroli) Ponadto nie stwierdzono w kontrolowanej dokumentacji dokument6w swiadczllcych 0 koniecznosci powierzenia danych podmiotom zewnytrznym

1184 Polityka Bezpieczenstwa Instrukcja Zarz~dzania Systemem Informatycznym

Beneficjent prowadzi dokumentacjy dotYCZllCll przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne sluzllce do przetwarzania danych osobowych oraz przestrzega jej zapis6w

1185 Zgodnosc danych zawartych w nakladce PEFS z danymi gromadzonymi w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta

Beneficjent wraz ze sprawdzanymi wnioskami 0 platnost przekazal formularz PEFS 2007 Zgodnie z za1llcznikami nr 2 do wniosku 0 platnosc za okres od 01102011 do 31122011 oraz z wersjll papierowll dostypnll w siedzibie Beneficjenta udzial w zaplanowanej sciezce uczestnictwa w projekcie rozpoczftlo 104 osoby Zesp61 kontrolny zweryfikowal poprawnosc danych uczestnik6w projektu zawartych w PEFS na podstawie dokumentacji 12 os6b tj 1153 uczestnik6w projektu W wyniku weryfikacji stwierdzono ze dane osobowe zawarte w PEFS sll zgodne z wersjll papierowll dostftPnll w siedzibie Beneficjenta Nie stwierdzono uchybien w kontrolowanej dokumentacji

119 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnosc w cz~sci dotycz~cej post~pu rzeczowego oraz post~pu finansowego z dokumentacj~ dotycz~c~ realizacji projektu dost~pn~ w siedzibie beneficjenta

Na koniec okresu objytego kontrolll tj na dzien 31122011 r budzet projektu zostal zrealizowany w 1481 Ponizsze zestawienie przedstawia wydatkowania srodk6w w podziale na poszczeg6lne zadania w odniesieniu do kwot przewidzianych we wniosku o dofinansowanie projektu

- Zadanie 1 Zarzlldzanie projektem 3236

- Zadanie 2 Prawo Zam6wien Publicznych - 000

Zadanie 3 Auditor wewnfttrzny UMRz - 10000

- Zadanie 4 Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz - 10000

Zadanie 5 Elektroniczny Obieg Dokument6w 000

Zadanie 6 Zarzlldzanie projektami w JST - 000

Instytucja PosredniCZqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2400-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1013

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Zadanie 7 Szkolenie interpersonalne dla Kadry Zarzqdzajetcej 000 Zadanie 8 Kontrola zarzqdcza w JST - 000

- Zadanie 9 Proces badania satysfakcji klienta - 4366

W zwi~ku z weryfikacjet zgodnosci realizacji projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie stwierdza si~ iz Beneficjent realizuje zadania zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie projektu 0 sumie kontrolnej AAIF-16CD-6384-0Cll

1110Spos6b realizacji dzialail informacyjno-promocyjnych

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajetcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urz~du - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projektu na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w kt6rych realizowany jest projekt - oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz material6w przekazywanych uczestnikom szkolen

W opinii zespolu kontrolnego koszty dzialan informacyjno-promocyjnych s~ adekwatne do wielkosci projektu

1111 Zapewnienie wlasciwej scieiki audytu

W trakcie kontroli zesp61 kontrolny stwierdzil istnienie wlasciwej scieZki audytu Dokumenty na zetdanie kontroluj~cych byly udost~pniane bez zb~dnej zwloki Przedkladane dokumenty byly uporzetdkowane w spos6b swiadczetcy 0 systematycznosci i celowosci w ich gromadzeniu Dokumentacja projektowajest prowadzona w spos6b przejrzysty

1112 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Dokumentacja projektowa przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta w spos6b zapewniaj~cy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo Zesp61 kontrolujetcy ustalil iz dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych szafach i zabezpieczona przed dost~pem os6b nieuprawnionych Segregatory z dokumentacj~ projektow~ Set prowadzone w spos6b przejrzysty i systematyczny

1113 Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego post~pu projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

Instytucja Posrednicztca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI -KAPITAllUDZKI Adres do korespondencji bull

FUNOUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOlNOCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa -

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 9: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

oWJST-WKEFS-795-48-312012

Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzaj~c kwalifikowalnosc uczestnikow projektu objytych prob Uczestnicy projektu skladali podczas procesu rekrutacji nw dokumenty

- deklaracje uczestnictwa w projekcie

formularz zgloszeniowy

oswiadczenie uczestnika 0 wyraZenie zgody na przetwarzaniu danych osobowych

118 Spos6b pozyskiwania przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projekt6w (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawq z dnia 29 sierpnia 1997 r 0 ochronie danych osobowych

1181 Oswiadczenia uczestnik6w projektu 0 wyraieniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

W zwi(Zku z realizacj~ projektu Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnikow projektu 0 wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

(zweryfikowano na podstawie proby opisanej w pkt 10) Oswiadczenia powyzsze s zgodne ze wzorem oswiadczenia stanowicego zalcznik nr 6 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKL050201-00-15810-00 z dnia 17062011 r z pom zmianami Dane osobowe uczestnik6w projektu zbierane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila Instytucja Zarzdzajca PO KL s wykorzystywane wylcznie w celu udzielenia wsparcia i realizacji projektu prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji PO KL

Segregatory z danymi osobowymi przetwarzanymi w zwi(Zku z realizacj projektu s~ przechowywane w biurze projektu w zamykanej na klucz szafie DostltP do systemu operacyjnego komputera na ktorym przetwarzane s dane osobowe jest zabezpieczony min za pomoc~ procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora uzytkownika oraz hasla

1182 Upowaznienia pracownik6w Beneficjenta do przetwarzania danych osobowych

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu dopuszczone s~ osoby posiadajce stosowne upowaznienia Zgodnie z Ewidencjq os6b upowaznionych do przetwarzania danych osobowych prowadzonym przez Beneficjenta lcznie do przetwarzania danych osobowych uczestnikow projektu upowamione S 2 osoby (stan na dzien rozpoczycia czynnosci kontrolnych) Podpisaly one oswiadczenia 0 zachowaniu w tajemnicy informacji wraZliwych w tym danych osobowych Ewidencja zawiera imiona i nazwiska osob upowaZnionych numer upowaZnienia daty nadania i ustania uprawnien oraz zakres upowaZnienia do przetwarzania danych osobowych i podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL

Instytucja Posredniczqca 1 Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPotECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa NARODOWA STAATpoundGIA SPQJNOSCI

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

913

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Upowaznienia powyzsze sll zgodne ze wzorem upowaZnienia stanowillcego za1llcznik nr 7 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S8l0-00 z dnia 17062011 r z p6tn zm

1183 Powierzenie przetwarzania danych

Beneficjent oswiadczyl iz nie powierzyl przetwarzanie danych osobowych podmiotom zewnytrznym (oswiadczenie w aktach kontroli) Ponadto nie stwierdzono w kontrolowanej dokumentacji dokument6w swiadczllcych 0 koniecznosci powierzenia danych podmiotom zewnytrznym

1184 Polityka Bezpieczenstwa Instrukcja Zarz~dzania Systemem Informatycznym

Beneficjent prowadzi dokumentacjy dotYCZllCll przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne sluzllce do przetwarzania danych osobowych oraz przestrzega jej zapis6w

1185 Zgodnosc danych zawartych w nakladce PEFS z danymi gromadzonymi w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta

Beneficjent wraz ze sprawdzanymi wnioskami 0 platnost przekazal formularz PEFS 2007 Zgodnie z za1llcznikami nr 2 do wniosku 0 platnosc za okres od 01102011 do 31122011 oraz z wersjll papierowll dostypnll w siedzibie Beneficjenta udzial w zaplanowanej sciezce uczestnictwa w projekcie rozpoczftlo 104 osoby Zesp61 kontrolny zweryfikowal poprawnosc danych uczestnik6w projektu zawartych w PEFS na podstawie dokumentacji 12 os6b tj 1153 uczestnik6w projektu W wyniku weryfikacji stwierdzono ze dane osobowe zawarte w PEFS sll zgodne z wersjll papierowll dostftPnll w siedzibie Beneficjenta Nie stwierdzono uchybien w kontrolowanej dokumentacji

119 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnosc w cz~sci dotycz~cej post~pu rzeczowego oraz post~pu finansowego z dokumentacj~ dotycz~c~ realizacji projektu dost~pn~ w siedzibie beneficjenta

Na koniec okresu objytego kontrolll tj na dzien 31122011 r budzet projektu zostal zrealizowany w 1481 Ponizsze zestawienie przedstawia wydatkowania srodk6w w podziale na poszczeg6lne zadania w odniesieniu do kwot przewidzianych we wniosku o dofinansowanie projektu

- Zadanie 1 Zarzlldzanie projektem 3236

- Zadanie 2 Prawo Zam6wien Publicznych - 000

Zadanie 3 Auditor wewnfttrzny UMRz - 10000

- Zadanie 4 Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz - 10000

Zadanie 5 Elektroniczny Obieg Dokument6w 000

Zadanie 6 Zarzlldzanie projektami w JST - 000

Instytucja PosredniCZqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2400-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1013

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Zadanie 7 Szkolenie interpersonalne dla Kadry Zarzqdzajetcej 000 Zadanie 8 Kontrola zarzqdcza w JST - 000

- Zadanie 9 Proces badania satysfakcji klienta - 4366

W zwi~ku z weryfikacjet zgodnosci realizacji projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie stwierdza si~ iz Beneficjent realizuje zadania zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie projektu 0 sumie kontrolnej AAIF-16CD-6384-0Cll

1110Spos6b realizacji dzialail informacyjno-promocyjnych

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajetcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urz~du - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projektu na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w kt6rych realizowany jest projekt - oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz material6w przekazywanych uczestnikom szkolen

W opinii zespolu kontrolnego koszty dzialan informacyjno-promocyjnych s~ adekwatne do wielkosci projektu

1111 Zapewnienie wlasciwej scieiki audytu

W trakcie kontroli zesp61 kontrolny stwierdzil istnienie wlasciwej scieZki audytu Dokumenty na zetdanie kontroluj~cych byly udost~pniane bez zb~dnej zwloki Przedkladane dokumenty byly uporzetdkowane w spos6b swiadczetcy 0 systematycznosci i celowosci w ich gromadzeniu Dokumentacja projektowajest prowadzona w spos6b przejrzysty

1112 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Dokumentacja projektowa przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta w spos6b zapewniaj~cy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo Zesp61 kontrolujetcy ustalil iz dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych szafach i zabezpieczona przed dost~pem os6b nieuprawnionych Segregatory z dokumentacj~ projektow~ Set prowadzone w spos6b przejrzysty i systematyczny

1113 Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego post~pu projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

Instytucja Posrednicztca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI -KAPITAllUDZKI Adres do korespondencji bull

FUNOUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOlNOCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa -

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 10: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Upowaznienia powyzsze sll zgodne ze wzorem upowaZnienia stanowillcego za1llcznik nr 7 do umowy 0 dofinansowanie projektu nr UDA-POKLOS0201-00-1S8l0-00 z dnia 17062011 r z p6tn zm

1183 Powierzenie przetwarzania danych

Beneficjent oswiadczyl iz nie powierzyl przetwarzanie danych osobowych podmiotom zewnytrznym (oswiadczenie w aktach kontroli) Ponadto nie stwierdzono w kontrolowanej dokumentacji dokument6w swiadczllcych 0 koniecznosci powierzenia danych podmiotom zewnytrznym

1184 Polityka Bezpieczenstwa Instrukcja Zarz~dzania Systemem Informatycznym

Beneficjent prowadzi dokumentacjy dotYCZllCll przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne sluzllce do przetwarzania danych osobowych oraz przestrzega jej zapis6w

1185 Zgodnosc danych zawartych w nakladce PEFS z danymi gromadzonymi w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta

Beneficjent wraz ze sprawdzanymi wnioskami 0 platnost przekazal formularz PEFS 2007 Zgodnie z za1llcznikami nr 2 do wniosku 0 platnosc za okres od 01102011 do 31122011 oraz z wersjll papierowll dostypnll w siedzibie Beneficjenta udzial w zaplanowanej sciezce uczestnictwa w projekcie rozpoczftlo 104 osoby Zesp61 kontrolny zweryfikowal poprawnosc danych uczestnik6w projektu zawartych w PEFS na podstawie dokumentacji 12 os6b tj 1153 uczestnik6w projektu W wyniku weryfikacji stwierdzono ze dane osobowe zawarte w PEFS sll zgodne z wersjll papierowll dostftPnll w siedzibie Beneficjenta Nie stwierdzono uchybien w kontrolowanej dokumentacji

119 Zgodnosc danych przekazywanych we wniosku 0 platnosc w cz~sci dotycz~cej post~pu rzeczowego oraz post~pu finansowego z dokumentacj~ dotycz~c~ realizacji projektu dost~pn~ w siedzibie beneficjenta

Na koniec okresu objytego kontrolll tj na dzien 31122011 r budzet projektu zostal zrealizowany w 1481 Ponizsze zestawienie przedstawia wydatkowania srodk6w w podziale na poszczeg6lne zadania w odniesieniu do kwot przewidzianych we wniosku o dofinansowanie projektu

- Zadanie 1 Zarzlldzanie projektem 3236

- Zadanie 2 Prawo Zam6wien Publicznych - 000

Zadanie 3 Auditor wewnfttrzny UMRz - 10000

- Zadanie 4 Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz - 10000

Zadanie 5 Elektroniczny Obieg Dokument6w 000

Zadanie 6 Zarzlldzanie projektami w JST - 000

Instytucja PosredniCZqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2400-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

FUNDUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1013

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Zadanie 7 Szkolenie interpersonalne dla Kadry Zarzqdzajetcej 000 Zadanie 8 Kontrola zarzqdcza w JST - 000

- Zadanie 9 Proces badania satysfakcji klienta - 4366

W zwi~ku z weryfikacjet zgodnosci realizacji projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie stwierdza si~ iz Beneficjent realizuje zadania zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie projektu 0 sumie kontrolnej AAIF-16CD-6384-0Cll

1110Spos6b realizacji dzialail informacyjno-promocyjnych

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajetcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urz~du - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projektu na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w kt6rych realizowany jest projekt - oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz material6w przekazywanych uczestnikom szkolen

W opinii zespolu kontrolnego koszty dzialan informacyjno-promocyjnych s~ adekwatne do wielkosci projektu

1111 Zapewnienie wlasciwej scieiki audytu

W trakcie kontroli zesp61 kontrolny stwierdzil istnienie wlasciwej scieZki audytu Dokumenty na zetdanie kontroluj~cych byly udost~pniane bez zb~dnej zwloki Przedkladane dokumenty byly uporzetdkowane w spos6b swiadczetcy 0 systematycznosci i celowosci w ich gromadzeniu Dokumentacja projektowajest prowadzona w spos6b przejrzysty

1112 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Dokumentacja projektowa przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta w spos6b zapewniaj~cy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo Zesp61 kontrolujetcy ustalil iz dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych szafach i zabezpieczona przed dost~pem os6b nieuprawnionych Segregatory z dokumentacj~ projektow~ Set prowadzone w spos6b przejrzysty i systematyczny

1113 Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego post~pu projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

Instytucja Posrednicztca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI -KAPITAllUDZKI Adres do korespondencji bull

FUNOUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOlNOCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa -

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 11: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

DWJST-WKEFS-795-48-312012

Zadanie 7 Szkolenie interpersonalne dla Kadry Zarzqdzajetcej 000 Zadanie 8 Kontrola zarzqdcza w JST - 000

- Zadanie 9 Proces badania satysfakcji klienta - 4366

W zwi~ku z weryfikacjet zgodnosci realizacji projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie stwierdza si~ iz Beneficjent realizuje zadania zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie projektu 0 sumie kontrolnej AAIF-16CD-6384-0Cll

1110Spos6b realizacji dzialail informacyjno-promocyjnych

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajetcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urz~du - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projektu na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w kt6rych realizowany jest projekt - oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz material6w przekazywanych uczestnikom szkolen

W opinii zespolu kontrolnego koszty dzialan informacyjno-promocyjnych s~ adekwatne do wielkosci projektu

1111 Zapewnienie wlasciwej scieiki audytu

W trakcie kontroli zesp61 kontrolny stwierdzil istnienie wlasciwej scieZki audytu Dokumenty na zetdanie kontroluj~cych byly udost~pniane bez zb~dnej zwloki Przedkladane dokumenty byly uporzetdkowane w spos6b swiadczetcy 0 systematycznosci i celowosci w ich gromadzeniu Dokumentacja projektowajest prowadzona w spos6b przejrzysty

1112 Spos6b prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Dokumentacja projektowa przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta w spos6b zapewniaj~cy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo Zesp61 kontrolujetcy ustalil iz dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych szafach i zabezpieczona przed dost~pem os6b nieuprawnionych Segregatory z dokumentacj~ projektow~ Set prowadzone w spos6b przejrzysty i systematyczny

1113 Weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego post~pu projektu (wizyta monitoringowa w miejscu szkolenia konferencji itp)

Instytucja Posrednicztca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI -KAPITAllUDZKI Adres do korespondencji bull

FUNOUSZ SPOlECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOlNOCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa -

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1113

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 12: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

DWJST-WKEFS-795-48-32012

Nie dotyczy - Beneficjent nie przeprowadzal w okresie kontroli szkolen w realizowanym projekcie

112 Stwierdzone nieprawidlowosciluchybienia

Nie stwierdzono nieprawidlowosci oraz uchybien w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidlowosciach finansowych w ramach POKL kt6re skutkowalyby uznaniem wydatk6w za niekwalifikowalne

113 Ocena wedlug kryteriow

1 Sciezka audytu bez zastrzezen 2 Zarzdzanie projektern i personel projektu - bez zastrzezen 3 Kwalifikowalnosc uczestnik6w bez zastrzezeil 4 Rozliczenia finansowe bez zastrzezen 5 Postyp rzeczowy projektu bez zastrzezen 6 Zgodnosc realizacji projektu z przepisarni i zasadarni wsp61notowymi i krajowyrni (w tym

zarn6wienia publiczne) - bez zastrzezen 7 Dzialania inforrnacyjno-promocyjne - bez zastrzezen

W ogolnej ocenie zespolu kontroluj~cego projekt jest realizowany prawidlowo - kategoria nr 1

14 Data sporqdzenia informacji pokontrolnej

31072012 r

Zalcznik nr 1 Lista sprawdzajca do kontroli na rniejscu Zalcznik nr 2 Wykaz zweryfikowanej dokurnentacji finansowej projektu nr POKL050201shy

00-15810-00 Inforrnacjy pokontroln sporzdzono w dw6ch jednobrzrnicych egzernplarzach po jednyrn dla jednostki kontrolujcej i jednostki kontrolowanej

Pouczenie Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej bull przesyla podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do jednostki kontrolujqcej lub bull przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej

i przesyla je kierownikowi jednostki kontrolujqcej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wspolna 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji

FUNOUSZ SPOtECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNO~I ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

1213

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 13: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

bull DWJST-WKEFS-795-48-312012

W przypadku odmowy kontrolujqcy zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotacjf o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez Kierownika jednostki kontrolowanej w przypadku wykrycia nieprawidlowosci bqdi uchybien nie wstrzymuje sporzqdzenia zalecen pokontrolnych

Infonnacjy pokontrolnq sporzqdzity (shyo bullbull bull ~)181t(~W zakresie punktow Beata Odrzywolska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

111 112 119-1112 111312 13 Imiy i nazwisko miejscowosc i data W zakresie punktow AgnieszkaChomiuk Rzesz6w 31072012 rA~~4 rJ~v 1-10113 -11911111213 Imiy i nazwisko miejscowosc i data

bullrVL j~VJIMnJ ~ ~ (Podpis kierownika zespotu kontrolujcego)

uta Rzeszowa

n SlonaUZ li1~grK

(Podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

IklfgttJfozena Rzwidh

KIEROWNIK PROJEKTU

ptU tLUAi~ Joanna Marciniak

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAl LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOIECZNYNARODOWA STRATEGIA SPOJNo5cl uL Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

1313

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 14: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

11

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

LIST A SPRA WDZA1ACA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU nr UDA-POKL05020 1-00-1581 0-00 Beneficjent-

Nazwa Nowoczesny urzdnik- Kompetentny Urzdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Urzdu Miasta Rzeszcow-=a_________--

Termin kontroli 02-05072012 r Skr6ty IP -lnstytucja Posredniczlca1

I Pytania I IP2 - Instytucja Posredniczlca II stopnia

Tak Nie I Nie Uwagi ~L~p~~__--__--~-__--~----~----r_--+~d=o-~~c~z~~-------------------------_______--

1 Dokumentacja dotyczlilca realizacii projektu Czy dokumentacja dotycZlca projektu jest przechowywana w spos6b zapewniajlJcy dost~pnosc poufnosc i bezpieczenstwo oraz wlasciwl sciezk~ audytu

x Zweryflkowano - siedzib~ biura projektu - miejsce przechowywania dokurnentacji

projektowej dokumentacj~ projektowl dotycZlcl realizacji szkolen

- dokumentacj~ projektowl dotycZtJcl uczestnik6w projektu

- dokumentacj~ projektowl dotyczqcll personelu projektu

Dokumentacja projektu jest przechowywana 1 w siedzibie urz~du (UrZld Miasta Rzesz6w w wydzialach Organizacyjnym ul Mickiewicza 11 i Rynek 11 Zam6wien publicznych ul loselewicza 4 Ksi~gowo-rachunkowym ul Okrzei Pozyskiwania Funduszy ul Ofiar Getta) w spos6b zapewniajlcy dost~pnosc (dokurnentacja byla dost~pna na ustny wniosek kontroiujlcych j

przedkladana zespolowi kontrolujlcemu bez zb~dnej zwloki dokumentacja jest pogrupowana tematycznie ) poufnosc i bezpieczenstwo (dokumentacja projektowa przechowywana jest w zamykanych na klucz szafach) Zgodnie z przepisami wewn~trznymi dostQP do dokumentacji majl wyllcznie osoby uprawnione Szafa w kt6rej znajduje si~ dokumentacja projektowa jest odpowiednio opisana jak r6wniez odpowiednio oznakowana logotypami UE i EFS

Jednostka dokumentuje wszystkie zadania przewidziane we wniosku 0 dofinansowanie projektu co zapewnia ich weryfikacjy a tyrn sarnyrn przesledzenie sciezki audytu

L2 Czy beneficjent poddat si~ x Beneficjent poddal siy kontroli i zapewnil peJny kontroli i zapewnil peIny dost~p dostyp do dokumentacji dotycZlcej projektu do dokurnentacji dotycZlcej i

i

(dokumentacja byla dost~pna na pisemny i ustny

i

J Kazde pytanie z listy sprawdzajlcej dotycZlce Instytucji Posredniczlcej nalezy odniesc r6wniez do lnstytucji Posredniczqcych II stopnja w rarnach V Priorytetu

Instytucja PosredniczEica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPlJSKAd KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKlAdres do korespondencji~ NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull bull middot

1 z28

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 15: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolnej

projektu wniosek kontroluj~cych i przedkladana zespoloWi kontrolujllcemu bez zb~dnej zwloki) Dokumentacja dotyc~ca projektu jest UPorzlldkowana i pogrupowana tematycznie

~egregatory z dokumentacj~ projektowll 51l opisane godnie z zasadami promocji i informacji awierajll nr umowy 0 dofinansowanie projektu a akre informacj~ 0 terminie przechowywania lokumentacji tj do 31122020

Segregatory zawierajllce dokumentacjy projektowll zawieraj~ opis wskazujllcy na rodzaj dokumentu tj symbol z JRWA 04 Program i projekty wsp61finansowane ze srodk6w zewnttrznych w tym UnH Europejskiej W razie potrzeby personel projektu udzielal ustnych wyjasniefl zespo-lowi kontroujllcemu

Czy projekt jest zgodny z 13 x Realizacja projektu odbywala si~ co do zasady zapisami Szczegolowego Opisu zgodnie z zapisami Szczeg6lowego Opisu Priorytetow Priorytet6w PO KL POKL

r-----~~~~~~--~~~--~--~_+----_r~~-_+------~----~---~---~~~------------------------14 Czy realizacja projektu odbywa x Zweryfikowano

si~ zgodnie z wnioskiem 0 - regulamin rekrutacji dofinansowanie realizacji - teczki osobowe uczestnikow projektu (12 projektu os6b ze 104 tj 1153 wszystkich

uczestnik6w) - teczki osobowe personelu prolektu (1

pracownika Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie)

- dzienniki zajyC - Iisty obecnosci na szkoleniach - wydane certyfikaty - raport z badania poziomu satysfakcji

klient6w korzystajllcych z uslug swiadczonych przez Urzlld Miasta Rzeszowa

Realizacja projektu odbywala siy co do zasady zgodnie z wnioskiem 0 dofinansowanie jego reaJizacji Sprawdzono powyzsze na podstawie dostypnej dokumentacji projektowej dotyczllcej poszczeg6lnych zadan opisanych we wnioskach

o~tnosc 15 Czy beneficjent realizuje zadania x Zwervtikowano

zgodnie z harmonogramem - regulamin rekrutacji realizacji projektu i post~pem - teczki osobowe uczestnik6w projektu (12 rzeczowym wykazanym we os6b ze 104 tj 153 wszystkich wniosku 0 platnosc uczestnik6w)

- teczki osobowe personelu projektu (1 L-____L___________________--L__J-~_ _L____~_ __L___~acownika - Kierownika projektu co 1

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 2f4 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATpoundGIA SP6JN~1 FUNDVSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 2N361-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

2 z28

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 16: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

Zalqcznik nr 1do Informacj pokontrolnej

stanowi 3333 wszystkich zatrudnionych w projekcie) dzienniki zajyc listy obecnosci na szkoleniach wydane certyfikaty raport z badania poziomu satysfakcji klientow korzystaj~cych z uslug swiadczonych przez UrZd Miasta Rzeszowa

Beneficjent zrealizowal zadania zgodnie z postypem rzeczowym wykazanym w zatwierdzonych wnioskach 0 ptatnosc za okres od02052011 r do 31122011 r

16 Czy dzialania z zakresu r6wnosci x ZweryOkowano szans plci realizowane s w - dokumentacjy rekrutacyjnll

projekcie zgodnie - teczki osobowe uczestnik6w projektu z wnioskiem 0 dofinansowanie i - listy obecnosci ze szkolenia z zakresu postypem rzeczowym r6wnosci szans kobiet i myzczyzn wykazanym we wniosku certyfikaty potwierdzaj~ce udzial o platnosc personelu projektu w szkoleniach z

zakresu r6wnosci szans kobiet i myzczyzn

Beneficjent we wniosku 0 dofinansowanie zadeklarowal ze w zaplanowanych fonnach ksztalcenia na r6wnych prawach b~d uczestniczyc kobiety i m~zczyini (60 K i 40 M) Kryterium dost~pu do udzialu w projekcie bylo zatrudnienie w Urz~dzie Miasta Rzeszowa podanie niezb~dnych danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie jak r6wniez ch~c uczestnictwa w projekcie Wsparcie zostalo zaprojektowane priorytetowo dla pracownik6w ze staZem pracy do 2 lat oraz dla grupy os6b powyzej 45 roku zycia (60) ze wzgl~du na szczeg6lne potrzeby szkoleniowe tych grup zawodowych Rekrutacja uczestnik6w odbywala si~ zgodnie z zasadami polityki rownych szans zawartymi w Wytycznych dotyczqrych realizacji projekt6w w ramach POKL oraz regulaminie rekrutacji do projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzltdowych urz~du Miasta Rzeszowa Do projektu zgodnie z zalozeniami zrekrutowano zar6wno kobiety jak i m~zczyzn ponad 60 grupy docelowej stanowily osoby powyzej 45 roku zycia Personel projektu zostat przeszkolony w zakresie polityk r6wnosciowych w tym r6wnosci plci

----1~7_~_Czy wskainiki~~tozone~~~t+---+--x~--~---jI-N-ie-d-o-ty-cZy Kontrola planowa nie jest kontroll

Instytucja PoSredniczti4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji eUROPEJSKI NAROOOWA STRATEG1A SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

3 z28

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 17: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

18

2

wniosku o dofinansowanie reaIizacji projektu zostaly osilgniyte (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji projektu) Czy projekt zostal zrealizowany zgodnie z kryteriami dostypu oraz kryteriami strategicznymi okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakonczenie realizacji

Jgtrojektu)

KwaUflkowalnosc

x

prowadzon~ na zakonczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncow do IP2

Nie dotyczy Kontrola planowa nie jest kontrolq prowadzonl na zakoilczenie realizacji projektu Beneficjent nie zlozy jeszcze wniosku 0 platnosc koncowll do IP2

~__-4~p~~e~n~o~n~e~lu~~~_ro~ij~le~k7tu~____~__~__+-_____-r~_~~_________________________ 21 Czy beneficjent posiada x Zweryfikowano

dokumentacjy uzasadniajllcll - dokumentacjy kadrow~ dotyc~c~ wyb6r os6b wchod~cych w personelu projektu poszczeg61nych sklad personelu projektu stanowisk w projekcie

teczky osobow~ ] pracownika wchodzqcego w sklad personelu projektu Kierownika projektu co stanowi 3333 wszystkich os6b zatrudnionych w projekcie (tj umowy 0 prac~ zakresy czynnosci dokumenty poswiadczajlce wyksztalcenie i doswiadczenie dokumenty potwierdzajce wyb6r pracownika)

- oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 Zestawienie dotyczltce personelu projektu (w aktach kontroli) oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 w sprawie wyboru personelu projektu (w aktach kontroli)

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 (w aktach kontroli) w okresie objytym kontrol w sklad personelu projektu wchodzily nastypujce osoby 1 Kierownik projektu - 1 etat umowa 0 pracy 2 Asystent kierownika projektu 1 etat umowa 0

pracy 3 Ksi~gowy projektu - 12 etaw umowa 0 pracy

Personel projektu zostal wybrany w oparciu 0

procedury naboru w trybie konkursow na stanowiska urzydnicze ogloszonych przez Prezydenta Miasta Rzeszowa (zweryfikowano na podstawie teczki osobowej kierownika projektu oraz oswiadczenia Sekretarza Miasta Rzeszowa z

I dnia 03072012 ~awie wyboru personelj~----~-------------------------~-~----~~--~-~----~--------------------------------------------------

Instytucja Posredniczlica II Stopnia ~Ia Dziafania 52

KAPITAt lUDZKI NA~OOOWA STRATEGIA SPDJNOSCI

Programu Operacyjnego Kaplta Ludzkl ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa

Adres do korespondencji ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

UNIA EUROIEJSKA EUROPEJSKI

FUNOUSZ SPOlECZNY -

4 z28

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 18: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

)

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

I projektu) Stwierdzono ze Beneficjent posiada dokumentacj~ uzasadniaj~q wyb6r osob na stanowiska zwi~ane z obslugl projektu W aktach osobowych zweryfikowanego pracownika kierownika projektu znajduj~ siy m-in informacje 0 wyk5ztakeniu i doswiadczeniu zawodowym listy motywacyjne informacja 0

wynikach naboru na 5tanowisko kierownika projektu umowy 0 prac~ zakresy czynnosci upowaZnienie do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu Teczki osobowe personelu zawieraj~ precyzyjnie okreslone zadania Zakresy czynnosci o56b zatrudnionych w projekcie 51 zgodne z zadaniarni okreslonymi we wniosku 0

dofinansowanie projektu

Na podstawie skontrolowanej dokumentacji dotycZlcej personelu projektu za okres od 02052011 do 31122011 r oraz pisemnych oswiadczeil Beneficjenta dotyczlcych ww personelu Zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezeii do dokumentacji uzasadniajcej wyb6r personelu projektu

22 Czy beneficjent zatrudnia personel ktory wykonuje zadania w ramach kilku projektow

x Zweryfikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia 03072012 r (w aktach kontroli)

221

222

223

Czy osoby zatrudnione w wiycej niz jednym projekcie prowadZl ewidencjt godzin i zadaii realizowanych w ramach wszystkich projekt6w NSRO (z wyllczeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projekt6w na podstawie jednego stosunku pracy) Czy zakres zadail os6b zatrudnionych w wiycej niz jednym projekcie umozliwia ich prawidlowe i efektywne wykol)Wanie Czy l~czne zaangaZowanie danej osoby w realizacj~ zadail przekracza wymiar godzin okreslony w

x

x

x

Na podstawie ww stwierdzono iz personel projektu nie jest zatrudniony w ramach innych projekt6w Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Nie dotyczyjw

Instytucja Posredniczl4ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

5 z28

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 19: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

middot Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

i I Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL

23 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji

x Zwervtikowano - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia

uczestniczlcej w realizacji PO 03072012 - zestawienie dotyczce personelu KL a jesli tak czy wyst~puje projektu (w aktach kontroli) konflikt interes6w ilub podw6jne finansowanie Na podstawie ww stwierdzono iz Beneficjent nie

zatrudnia os6b zatrudnionych w instytucji uczestnicZlcej w realizacji POKL

24 Czy beneficjent posiada x Zwervtikowano dokumentacj~ potwierdzajlcl - umowy 0 pracy kierownika projektu prawidlowosc zatrudnienia - zalcznik do umowy 0 pracy personelu projektu na umow~ - zakres czynnosci kieroWnika projektu o pracy w tym opis stanowiska pracy zakres obowiZk6w Zgodnie z ww Beneficjent posiada dokumentacjy sruzbowych pracownika potwierdzajc prawidtowosc zatrudnienia

personelu projektu na umowy 0 prace 241 Czy beneficjent posiada x ZweryOkowano

dokumentacjy potwierdzajlCltJ - miesiyczne karty czasu pracy pracownika prawidlowosc ustalenia proporcji zatrudnionego w ramach Poddzialania 521 zaangaZowania personelu projektu zatrudnionego na umowy

POKL - ksi~gowej projcktu zatrudnionej w wymiarze liz etatu

o pracy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzesz6w shyw niepelnym wymiarze czasu zestawienie dotyczlce personelu projektu z dnia pracy 03072012 r (w aktach kontroli)

Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zesp61 kontrolujlcy stwierdza iz Beneficjent posiada dokumentacjy potwierdzajlCl prawidlowosc ustalenia proporcji zaangazowania personelu projektu (ksiygowa) zatrudnionego na umowy 0 pracy w wymiarze liz etatu Ksiygowa projektu prowadzi ewidlencjy czasu pracy w formie miesiycznych kart czasu pracy zawierajlcych opis zadafl wykonywanych na rzecz lub ramach projektu wraz z Iiczbl przepracowanych godzin

25 Czy beneficjent zatrudnia w x Zwervtikowano projekcie na umowy cywilnoshy - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia prawnl pracownik6w 03072012 zestawienie dotycz~ce personelu zatrudnionych przez niego na projektu (w aktach kontroJi) podstawie stosunku pracy Gesli tak czy spelniono wszystkie Na podstawie ww oswiadczenia zespol warunki okreslone w Wytycznych kontroujlcy stwierdza iz Beneficjent nie w zakresie kwalifikowania zatrudnia w projekcie na umowy cywilno-prawnl wydatkow w ramach PO KL) pracownik6w zatrudnionych przez niego na

podstawie stosunku prac) 26 Czy beneficjent angaZuje do x Zwervtlkowano

projektu osoby stanowi(ce - oswiadczenie Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia personeJ projektu na podstawie 03072012 zestawienie dotyczace personelu wiycej nizjednej umowy projektu (w aktach kontroli) cywilno-prawnej zgodnie z

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOPEJSkA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPElSKI NAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ sPOtEUNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

6 z28

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 20: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

Zalqcznik nr 1do Injormacji poIwntrolnej

-Beneficjent nie zatrodnia os6b st~O~i~Cych perso projektu na podstawie wit(ce) mt )edna

I Wytycznymi w zakresie kwalijikowania wydatk6w w

ne umow cywilnoprawnych

27

ramach PO KL

Czy wysokosC wynagrodzen persone1u odpowiada stawkom

x zwerytikowanQ 6 - Regulamin Wynagradzama pracownik w SamorZltldowych Urz~du Miasta Rzesz~wa (ZARZtDZENlE NR 482011 prezydenta Mlasta

stosowanym u beneficjenta Rzeszowa z dnia 17062011) (dotyczy to wszystkich skadnikow wynagrodzenia Persone1 projektu jest W)nagradzany 2g~e personelu z zasadami obowi~ujllcymi dla pracownik6w w tym nagr6d i premii)

samorZlldowychWydatki dotycZllce okresu objcttego badaniem Sf

28 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu sl zgodne z przepisami krajowymi i wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w

x zgodne z wytycznymi w zakresie kwalifikowanil wydatk6w w ramach PO KL czyli Sit niezbydne de realizacji projektu efektywne i konkurencyjne ora faktycznie poniesione co poswiadczaj~ wycif~ bankowe z dokonanych przelewow bankowyc1

ramach POKL

Poniesione wydatki Sl udokumentowane listan plac fakturami rachunkami Wydatki te zostamp przewidziane w zatwierdzonvm budzecie projekn

3 Kwalifikowalnosc

31

uczestnikow proiektu Czy beneficjent posiada

Zweryflkowano _ sprawdzono na podstawie ~lmentJ

deklaracje uczestnictwa w rekrutacyjnej 1153 uC1estnik6w projektu tj projekcie wszystkich uczestnikow os6b (wykaz os6b do pr6by w aktach kontrQi) projektu

go Ie z zapIsami wniosku 0 dofinansowanie IZ dn 32) ucz~stnikami projektu mialo bjc 200 J (120 ~ 1 80 M) - pracownik6w Urz~du Or Zgodnle z regulaminem rekrutacji (Zar~ ~ 20 II Prezydenta Miasta Rzeszowa 7

~~ca 2~11 r oraz ZarZlldzenie nr 9( krutacJt( do projektu przeprowadzHa r

tego cel~ komisja rekrutacyjna (zwermiddot pod~tawle przedstawionych pr

x posledze6 komisji rekrutacyjnej)

W proJe kcle odbywa sit( rekrutr z zalo~eniami do projektu na ( ostatnlego zatwierdzonego 01 zrekrutowano 104 pr Sprawdzono dokumentacj~ wszystkich uczestnik6w P

Stwierdzono ze Benefic potvierdzajlCll kwal proJektu obj~tych r skladali podczas dokumenty

Instytu~~~S~~~~qca 11 Stopnia dla Dzialania 5 2 ul Wsp61 2Jra4cYlnego Kapital Ludzki

na 00-505 Warszawa KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NA~ODOWA STRATEGIA SPOJNOSCt ul Batorego 5 02 591 W

tel 22-661-88-22 0-22-628 - arszawae-~ail POkl-91-63 fax 22-661-94-08 macgovpl

wwwmacgovpl

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 21: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

32

7

-ZalfJ 1_ I

czmll nr do Informacii po 1_ Ifontrolne

deklaracje ucZestnictwa w projekcie f~rnuJarz zgloszeniowy

OSwladczenie UcZestnika 0 wyratenie zgody ezy l~czb~ os6b uczestniczlcych na przetwarzaniu danych OSObowych wproJekcle a dotyczlca

ZweryOkowanopOszczeg61nych rodzaj6w wsparc Jest zgodna z zaJozeniami - teczki osobowe uczestnik6w proiektu

- formuJarze zgloszeniowe projektu zawartymi we wniosku 0 dofinansowanie - listy obecnosci na szkoleniach

- wYdane certyfikaty - dzienniki zaj~c - formuJarze oceny szkolenia - ankiety badajlce wzrost kompetencji

Uczestnik6w szkolen - ankiety samooceny uczestnik6w

szkolenia

Liczba os6b uczestniczlcych w projekcie x a dotyczlca poszczeg6lnych rodzaj6w wsparc jest

zgodna z zalozeniami projektu zawartymi we wniosku 0 dOfinansowanie Beneficjent projektu na ostatni dzien miesilca ostatniego zatwierdzonego okresu rozliczeniowego zrekrutowal 104 pracownik6w urz~du Sprawdzono dokumentacj~ 12 os6b czyJi 1153 wszystkich uczestnik6w projektu kt6re skorzystaly z poszczeg61nych rodzaj6w wsparcia

- szkolenie Auditor wewn~trzny UMrz shy30os6b

- szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 40os6b

- szkolenie Prawo zam6wien pUblicznych -40os6b

L-~~~~~-+~______________4 Rozliczenia finansowe

41 ezy beneficjent posiada x Zweryflkowano oryginalne dowody ksi~gowe - faktury

- rachunki - listy pIac - wycilgi bankowe - ewidencja ksi~gowa w odnteslenlU do

wniesionego i zaewidencjonowanego wkladu wlasnego

dotyczlce wylosowanej pr6by dokumentacji finansowej i

W wyniku weryfikacji pr6by ~okumen~cji i finansowej stwierdzono ze ~eneficent pOSladaJ i przedstawit do cel6w kontroh orygmaly faktur rachunk6w list ~lac oraz wycilgi bankowe

Instytucja Posrednlczltca II Stopnla dla DZlalama 52 Programu Operacyjnego Kapltal Ludzkl

ul Wsp61na 214 00-505 Wars~awa UNIA EUROPEJ5KA bull bull 1lt

EUROPEJSKI ~ KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjl NARODOWA STRATEGIA SPOJNoSCi FUNOUSZ SPOtECZNY I-~___ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovp 8 z28

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 22: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

44

45

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

dotycZltjce wydatk6w ponoszonych przez Beneficjenta Dokumenty zwilZane z rozliczeniami finansowymi Sltj przechowywane w kom6rce organizacyjnej Beneficjenta odpowiedzialnej za finanse i ksiygowosc jednostki

42 Czy dokumenty Sltj prawidlowo x Zweryfikowano opisane dowody ksiygowe stanowil1ce pr6bl( dokumentacji

finansowo-ksil(gowej do kontroli w tym faktury rachunku Iisty plac i dokumenty pochodne (ZUS DRA) wycil1gi bankowe

Dowody ksiygowe zostaly opisane w spos6b zgodny z Zasadami finansowania POKL

43 Czy beneficjent posiada dowody zapJaty i inne dokumenty potwierdzajltjce fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

x Zwervtikowano dowody ksil(gowe odnoszltjce siy do okresu objl(tego kontrol objyte pr6bl1 kontrolnltj wyciqgi bankowe potwierdzajltjce fakt dokonania zaplaty za zam6wione towary uslugi j wynagrodzenia

Beneficjant posiada dowody zapJaty za zakupione

Czy wsp61finansowane towary i x uslugi zostaly dostarczone

Czy dane umieszczone w x zestawieniu dokument6w potwierdzajl1cym wydatki objl(te wnioskiem 0 platnoscwydruku z ewidencji ksiygowej wynikajltj z oryginal6w posiadanych przez beneficjenta dowod6w zaplaty i innych dokument6w

bull potwierdzajltjcych fakt zakupu zam6wionych towar6w i uslug

uslugi i towary oraz faktury VAT i rachunki

Wsp61finansowane towary i uslugi zostaly dostarczone - na potwierdzenie czego w dokumentacji projektu znajduj siy protokoly odbioru protokoly zdawczo-odbiorcze protokoly potwierdzajce nalezyte wykonanie przedmiotu um6w a takZe w przypadku zakupu skladnik6w majl1tkowych wpis do ksiltjZki inwentarzowej wydzialu kt6ry zgodnie z Politykltj rachunkowosci UM prowadzona jest dla kaldego wydzialu oddzielnie

Zwervtikowano - zgodnosc danych zawartych w dokumentach finansowych kt6rych wykaz stanowi zalltjcznik nr 2 do Informacji pokontrolnej z danymi zawartymi w zalltjcznikach nr I wniosk6w 0 platnosc objytych kontroiltj

Nie stwierdzono niezgodnosci w zakresie zgodnosci danych umieszczonych w zestawieniu dokument6w ksiygowych zawartych w zalltjcznikach nr I do wniosk6w 0 platnosc objytych pr6bltj (zalltjcznik nr 2 do Informacj pokontrolnej) z danymi wynikajcymi z orygina16w dowod6w ksi((gowych

Instytucja Posredniczetca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNDUSZ SPOtECZNYNIltRODOWA STRATEGIA SPOJNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 9 z28

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 23: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

- ~ [

Zalqcznik nr 1 do lnformacji pokontrolnej

46 Czy wydatki rozliczane we wnioskach 0 platnosc s kwalifikowalne

x Zwervfikowano - losowo dobran pr6b~ wydatk6w ujytych we wnioskach 0 pJatnosc za okres od 02052011 r do 31122011 r

Na podstawie skontrolowanej pr6by dokument6w finansowo-ksiygowych ujytych we wnioskach 0

pJatnosc za ww okres nie stwierdzono wydatk6w niekwalifikowalnych w ramach projektu

461 Czy koszty bezposrednie s Koszty bezposrednie s kwalifikowane zgodnie kwalifikowane zgodnie z

x z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania

Wytycznymi w zakresie wydatk6w w ramach PO KL Beneficjent nie kwalifikowania wydatk6w w rozlicza w ramach projektu koszt6w posrednich ramach PO KL (w tyro czy koszty uj~te w katalogu koszt6w posrednich a przyporzdkowane do koszt6w bezposrednich posiadajll zwillzek z zadaniem w ramach kt6rego zostaly wykazane i nie prowadz do podw6jnej I

refundacji wydatk6w) 462 Czy koszty posrednie Sl I x Beneficjent nie rozlicza w ramach pr)jektu

kwalifikowane zgodnie z koszt6w posrednich I Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatk6w w _ ramach PO KL

~~-------I----+----I----+-=-------- 47 Czy beneficjent prowadzi x Zwervfikowano

wyodr~bnionl ewidencjy Politykt rachunkowosci wprowadzonll wydatk6w - ZarZlldzeniem nr 420 11 Prez~denta Miasta

Rzeszowa z dnia 03012011 w sprawie zasad rachunkowosci dla Urzydu Miata Rzeszowa jako jednostki budzetowej

Wyodrybniona ewidencja wydatk6w projektu prowadzona jest w Urzydzie w Programie FKJB firmy OTAGO Rejestracja dowod6w prowadzona jest poprzez przypisanie do danego rodzaju dzialalnosci finansowej Urzydu rachunku bankowego (np docholtl6w wydatk6w funduszu celowego sum depozytowych i innych rachunk6w pomocniczych otwieranych w miary potrzeb) a nastypnie wprowadzenie dowodu ksiygowego do programu FKJB poprzez dzienniki cZllstkowe w podziale na dowody kasowe bankowe i inne memorialy

Wyodrybnienie operacji polegalo na zaktywowaniu w systemie odr~bny rachunek dla projektu (dziennik cZllStkowy) w ramach kt6rego dokonuje rejestracji wszystkich dowod6w ksiygowych w podziale na dowody kasowe bankowe i jnne i

i I memorialy

Instytucja Posrednicz4ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UN EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji euROlfJSj(J NARODOWA STRATEGIA SPDJNoSCI FUNDUSZ SPOtECZIIiY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

10 z 28

i

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 24: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Wyodr~bnienie operacji dotyc~cych projektu zapewnia uzywany przez Beneficjenta komputerowy system finansowo-ksi~gowy

Ewidencja operacji dotyc~cych projektu uwzgl~dnia ir6dla finansowania wydatk6w projektu srodki pochodzce z EFS srodki budzetowe pochodzenia krajowego wklad wlasny jst a takZe podzial wydatku zgodnie z klasyfikacjl budZetowlt Wydatki Sl realizowane i rozliczane przez rachunek bankowy nr 19 1240 1792 1111 0010 39182334 Transze dofinansowania sl przekazywane na wyodr~bniony rachunek bankowy nr 14 1240 1792 1111 00 I 0 3916 6031 Urzld Miasta Rzeszowa Bank Polska Kasa Opieki SA Oddzial Rzesz6w

- Beneficjent zapewnB wym6g prowadzenia wyodr~bnionej ewidencji ksi~gowej dla wydatk6w projektu Dla wyodr~bnjenia

operacji zwilzanych z realizacjl projektu w Planie Kont Beneficjenta wyodr~bniono analitycznie wszystkie konta zwilJZane z realizowanym projektem

- Ksi~gi rachunkowe prowadzone sl w siedzibie jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego

W ocenie kontrolujlcych spos6b bull ewidencjonowania wydatk6w w projekcie nie I budzi zastrzezeil

48 Czy ptatnosci s co do zasady x ZweryOkowano realizowane - wyciltgi bankowe do wydatk6w obj~tych pr6blt z wyodr~bnionego rachunku z konta bankowego projektu z kt6rego projektu dokonywane Sl wydatki zwilzane z projektem (tj

zr-ku 19124017921111 001039182334) - listy plac z pr6by dokument6w do kontroli - zestawienia pomocnicze do list ptac potwierdzajlce wysokosc refundacji w przypadku skladek zus i podatku dochodowego od os6b fizycznych

umowa 0 dofinansowanie wraz z aneksami

Wydatki w projekcie byty realizowane poprzez rachunek Urz~du Miasta Rzesz6w (wyodr~bniony rachunek projektu) na kt6ry wptywaty srodki pocho~ce z dotacji a nast~pnie w oparciu 0

I zapotrzebowanie skladane przez pracownika

i I projektu przekazywane byty na konto bankowe z

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI EUROPEJSKIAdres do korespondencji N~ODOW 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOtECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

11 z 28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 25: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

kt6rego ponoszone byly wydatki zwi)zane z projektem

Skladniki wynagrodzenia w postaci skladek ZUS oraz podatek dochodowy od os6b fizycznych placone byly z konta podstawowego jednostki a nastypnie refundowane z konta projektu Refundacja ww skladowych wynagrodzenia nastypuje na podstawie sporz)dzonego zestawienia do listy plac Na podstawie analizy WB stwierdzono ze kwoty odprowadzone na odpowiedni rachunek ZUS i US wynikaj) z dokumentacji ir6dlowej (listy plac i zestawienia do list plac)

Czy zapewniony jest wymagany wklad wlasny

49

410 Czy wklad wlasny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jesli to mozliwe uj~ty w wyodr~bnionej ewidencji ksiygowej

Czy w ramach projektu finansuje si~ zwykl~ dzialalnosc jednostki

I i realizujcej projekt

411

Czy w przypadku koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem beneficjent posiada dokumentacj~ potwierdzaj)c)

412

wykonanie zadan i osi)gniycieI

x

x

x

I x

I I

Zwervfikowano - zapisy umowy 0 dofinansowanie projektu nr

UDA-POKL05 020 1-00-1581 (I-00 stanowi) iz Beneficjent zobowi~zuje si~ do wniesienia wkladu wlasnego pozyskanego z JST w kwocie 12991500 zl co stanowi 15 wydatk6w kwalifikowalnych projektu (wklad wlasny liczony proporcjonalnie do kaZdego wydatku ponoszonego w projekcie)

- zestawienie obrotow i w)datk6w wg klasyfikacji budZetowej za okres od 01012011 do 31122011 r

Zwerytikowano

Wniosek 0 dofinansowanie projektu w czysci do harmonogramu wnoszenia wkladu wlasnego shyzgodnie z budzetem projektu w roku 20 II r Beneficjent powinien wniesc wklad wlasny w wysokosci 20 84494 zl

Z ewidencji ksi~gowej wg stanu na 31122011 r wynika iz Beneficjent poni6s wklad wlasny w kwocie 1924680 zl odpowiadajllcy 15

I rozliczonych w tym okresie koszt6w og6lem w projekcie

W ramach projektu nie jest finansowana zwykla dzialalnosc jednostki

W budzecie projektu nie przewidziano koszt6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNlA EUROPJ5KA middot middot KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOtECZNYNAROOOWA STRATEGIA SPOJNOSCI middot ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 12 z 28

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 26: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

413

4162

417

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I produkt6wrezultat6w Iuzgodnionych w zatwierdzonym Ii

414

415

wniosku o dofinansowanie Czy w przypadku rozliczania koszt6w zwillZanych z realizacjq projekt6w instrumentow inzynierii finansowej Sq one zgodne z przepisami rozporzampdzenia (WE) nr 108312006 oraz rozporzqdzenia (WE) nr 18282006 i spelniajamp wymogi okreslone w Rozporzqdzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (Dz U Nr 239 poz 1598 z poin zm) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatk6w w ramach PO KL oraz w odrybnej dokumentacji opracowanej przez JZ PO KL w tym zakresie Czy przekazane srodki na realizacjy projektu przyczyniJy siy do wygenerowania przychodu Czy przych6d zostal wykazany

i

x

x

x

W projekcie nie zawarto element6w inzynierii finansowej

Projekt nie generuje przychodu

Jw p 414 we wniosku 0 platnosc

416 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany

i 4161 Czy beneficjentlpartner posiada dokumentacjt potwierdzajampcq jego status jako podatnika V A T Czy faktury ujyte we wniosku 0

platnosc zostaJy zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego kt6ry pomniejsza podatek nalemy Czy stwierdzono podw6jne finansowanie wydatk6w w przypadku realizacji przez beneficjenta wiycej niz jednego projektu (dotyczy w szczeg61nosci wydatk6w zwiqzanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz

wydatk6w obJYtych cross-

Beneficjent nie moze odzyskac podatku VAT w zwiampzku z realizacjamp projektu podatek VAT

w ramach projektu jest kwalifikowany - zgodnie z I przedstawionym oswiadczeniem

x

I x I Projekt nie jest realizowany w partnerstwie

I i

x Faktury ujtte we wniosku 0 platnosc nie zostaly ujyte w rejestrze VAT zgodnie z pkt 416

I I Nie stwierdzono przypadk6w podw6jnego finansowania wydatk6w

x

I

Instytucja Posredniczlijca II Stopnia dla Oziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapitai Ludzki

bullul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt lUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGlA SPClJNOSCl FUNDlJSZ SPOECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

13 z28

I

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 27: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

-

Zalqcznik nr 1 do lriformacji pokontrolnej

financingiem) 418 ezy stwierdzono podejrzenie x Nie stwierdzono podejrzenia podw6jnego

podw6jnego finansowania finansowania wydatk6w w ramach PO KL wydatk6w w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszar6w Wiejskich 2007-20131Programu Operacyjnego Zr6wnowazony rozw6j sektora rybo16wstwa i nadbrzeZnych obszarow rybackich 2007-2013 ( dotyczy beneficjentow realizujqcych projekty rownolegJe w ramach PROWPO RYBY i PO KL)

5 Stosowanie ustawy Prawo Zamowieil Publicznych i przepisow wspolnotowych

Zwervtikowano - poz nr 1 wykazu post~powan 0 udzielenie zam6wienia publicznego 0 wartosci szacunkowej powyzej14000 euro (wykaz w aktach kontroli) shypost~powanie w trybie przetargu nioograniczonego Sygnatura post~powania ZP27 172201 1

Beneficjent jest co do zasady zobowiqzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Oz 1I z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

Zgodnie z wykazem post~powan 0 udzielenie zam6wienia w ramach projektu (w aktach kontroli) przeprowadzonych zgodnie z ustawl PZP w okresie obj~tym kontrolq przeprowadzono 3 post~powania w trybie przetargu nieograniczonego

x Kontroll obj~to komplet dokumentacji jednego oszacowanego na najwyzszq kwot~ post~powania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sposrod trzech post~powail

ktore zostaly przeprowadzone w projekcie) 1) Organizacja i przeprowadzenie szkoleil dla

pracownikow samorzqdowych Lrzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzt(dnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorzqdowych Lrzt(du Miasta Rzeszowa 1 Szkolenie pralo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w S Szkolenie Zarzqdzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarzadzajqcej 7 Szkolenie Kontrola zarzdcza w JST

i Sygnatura postt(powania ZP271 722011

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziafania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUIIOIpoundJSKA EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji FUNOUSZ SPOtECZNlNAROOOWA STRATEGIA SPClNOSCI ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 14 z28

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 28: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

51 Czy postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej

x

Zweryfikowano - poz nr 1 wykazu postypowan 0 udzielenie zamowienia pUblicznego 0 wartosci szacunkowej powyzejl4000 euro (wykaz w aktach kontroli)shypostypowanie w trybie przetargu nieograniczonego Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu pn Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorz~dowych

Urzydu Miasta Rzeszowa I Szkolenie prawo zamowieil publicznych 2 Szkolenie audytor wewnytrzny UMRz 3 Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz 4 Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentow 5 Szkolenie Zarz~dzanie projektami w JST 6 Szkolenie Szkolenie interpersonalne dla kadry zarz~dzaj~cej 7 Szkolenie Kontrola zarz~dcza w JST Sygnatura postypowania ZP271722001

Sprawdzane postypowanie zostalo przeprowadzone z zachowaniem zasady pisemnosci Beneficjent udokumentowal przeprowadzenie wszystkich czynnosci prowadzonych w sprawdzanym postypowaniu w tej formie

52 Czy zostaly spelnione i wlasciwie udokumentowane przeslanki wyboru trybu udzielenia zamowienia w przypadku wyboru innego nizjeden z podstawowych -przetarg nieograniczonyograniczony

x

Sprawdzane postypowania prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art 39 ustawy Prawo Zamowieil Publicznych z dnia 29012004 r z poin zm

53 Czy beneficjent dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na czysci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

x

Na podstawie dokumentow przedlozonych do stwierdza siy iz Beneficjent nie dokonal niedozwolonego podzialu zamowienia na cZySci w celu unikniycia stosowania przepisow ustawy

54 Czy podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest zgodna z obowi~zuj~cym w momencie przeprowadzania postypowania rozporz~dzeniem w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowi~cego podstawy przeliczania wartosci zamowieil publicznych

x

Podstawa ustalenia wartosci zamowienia jest prawidlowa i zgodna z Rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow z dnia 23122009 r w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro stanowiqcego podstawfj przeliczenia wartosci zamowien publicznych (Dz U z 2009 r Nr 224 poz 1796) Sredni kurs zlotego w stosunku do euro wynosi 3839 zl

55 Czy beneficjent dokonal ustalenia wartosci zamowienia z nalezyt~ starannosci~ i posiada dokumenty potwierdzaj~ce ten fakt

x

Zwervfikowano I) Ustalenie wartosci szacunkowej z dnia

01062011 r

U stalenia wartosci zamowieil ustalono w oparciu

Instytucja PosredniczClca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NARODOWA STRATEGIA SiOJNOSCI FUNDUSZ SPOlECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

15 z 28

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 29: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

Zalqcznik nr 1 dO Informacji pokontrolnej

0

1) Rozeznanie cennik6w internetowych firm

56 Czy ustalenia wartosci zamowienia publicznego dokonano nie wczesniej niz 3 b~di 6 miesiycy przed dniem Wszczycia postypowania dia dostaw Iub uslugrobot budowlanych

x

Ustalenie szacunkowej wanosci zamowienia zostalo dokonane Zgodnie z protokolem postypowania 0 udzielenie zam6wienia ZP-PN z dnia 03102011 r ustalenia wartosci szacunkowej sprawdzanego zam6wienia puhlicznego dokonano nie wczesniej nit 3 miesice przed dniem wszczycia postypowan

57 Czy zostala powolana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowi~ek jej powolania

x

Zwervflkowano 1) ZarZltdzenie Nr 1692011 r z dnia 14072011 r

w sprawie powolania komisji przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownik6w samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesn Urzydnik Kompetentny Urzydnik Program szkoleniowy dla pracownikow samorZltdowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

58 Czy wszyscy bior~cy udzial w postypowaniu zlozyli oswiadczenia dotycz~ce niepodlegania wyl~czeniu z czynnosci w postypowaniu o udzielenie zamowienia x

Zwervflkowano - druki ZP 1 oswiadczenia 0 niepodleganiu wylczeniu z czynnosci w postypowaniu 0

udzielenie zamowienia

Wszystkie osoby biorace udzial w postypowaniu przetargowym (7 oS(lb 4 osoby czlonkowie komisji przetargowej 2 osoby przewodniczacy oraz wiceprzewodnicZltcy komisji oraz 1 osoba sekretarz) zlozyly oswiadczenia na druku ZP-l

59 Czy Komisja Przetargowa sklada siy z co najmniej 3 os6b

x

Zweryflkowano I) Zarzqdzenie Nr 11692011 r z dnia 14072011

r w sprawie powotania komisj i przetargowej dla postypowania przetargowego pn Organizacja i przeprowadzenie szkolen dla pracownikow samorzqdowych Urzydu Miasta Rzeszowa w ramach projektu Nowoczesny Urzydnik - Kompetentny Urztdnik Program szkoleniowy dla pracownik6w samorz~dowych Urzydu Miasta Rzeszowa

Stwierdzono powolanie 7 osobowej komisji przetargowej

510 Czy ogloszenie 0 zamowieniu zostalo 0publikowane w odpowiedni sposob

x W badanym postlpowaniu ogloszenie o zam6wleniu zostalo opublikowane w odpowiedni sposob w dniu 22072011 r

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA EUROPUlKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEOA SPOJNOScI FUNDUSZ SPOlECZNYul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-22 0-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 16 z 28

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 30: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

I bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informaci pokontrolnej

raquo w miejscu og61nie w Biuletynie Zamowien Publicznyeh pod nr dost~pnym 213208-2011

raquo na stronie intemetowej w siedzibie zamawiajcego na tablicy raquo w prasie 0 zasi~gu ogloszen Urz~du Miasta Rzeszowa od dnia

og6Inokrajowym 22072011 do dnia 06092011 raquo w Biuletynie Zam6wien na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl

Publicznych od dnia 2207201Ido dnia 06092011 raquo w Dzienniku

Urz~dowym WE 511 Czy STWZzaproszenie do

negoejaeji (w przypadku Zwervtikowano - Specyfikacj~ Istotnyeh Warunk6w Zam6wienia

zamowienia z wolnej r~ki) post~powania ZP271722011 zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp x Na podstawie zweryfikowanej dokumentaeji

stwierdza si~ ze SIWZ sprawdzanego

512

513

514

515

516

Czy SIWZ zostala udostltrpniona wszystkim zainteresowanym wykonaweom (w przypadku przetargu nieograniezonego czy zostara zamieszczona na stronie intemetowej) Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly rozeslane do wszystkieh wykonaweow ktorzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego ezy zostaly zamieszezone na stronie intemetowej) Czy modyfikaeja SIWZ dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

Czy modyfikacja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w post~powaniu

Czy w przypadku zam6wienia 0

x

x

x

postypowania zawiera wszystkie elementy zgodnie z zapisami ustawy pzp

SIWZ zostala zamieszczona na stronie intemetowej httpbiperzeszowpl od dnia 22072011 r do dnia 06092011 r

Odpowiedzi na pytania do SIWZ zostaly zamieszezone na stronie intemetowej http biperzeszowpl

ZwervOkowano - Specyfikaejy lstotnyeh Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP271 722011

x Modyfikacja SIWZ nie dotyezyla kryteri6w oeeny ofert

i

i

bull modyfikacji SIWZ

W toku postxpowania przetargowego niex

ZwervOkowano - Speeyfikacj~ Istotnych Warunk6w Zam6wienia post~powania ZP27 17220 1 1

Modyfikaeja SIWZ dotyezyla warunk6w udzialu w postypowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oeeny spelniania tyeh warunk6w pktIJI34 Osoby zdolne do wykonania zam6wienia opis sposobu dokonywania oeeny spelnienia tego warunku

W wyniku weryfikacji ww dokumentaeji zesp61 kontrolujcy nie wnosi zastrzezefl do dokonanej

Instytucja Posredniczctca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapita Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA bullKAPITAt LUDZKI EUROPEJSKI bullAdres do korespondencjiNARODOWA 5TRATEGIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SIOIECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

17 z28

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 31: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

bullbull J

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

wartosci r6wnej lub powyzej I Iwnoszono wadium Ikwot okresJonych wart II ust 8 I ustawy wniesiono wadium

517 Czy w przypadku wniesienia Nie dotyczyjw wadium zostalo one wniesione w wymaganej wysokosci i w formie x oraz czy obejmuje okres zwi~ania ofertl

518 Czy otwarcie ofert odbylo sit w Otwarcie ofert odbylo sir w przepisowym terminie przepisowym terminie w dniu 03082011 0 godz II 00 w Wydziale

x Zam6wien Publicznych UM Rzeszowa ul B Joselewicza 4 pok 3 Rzeszow

519 Czy beneficjent posiada Zwervtikowanoj prawidlowo wypelniony i - Protok61 postypowania w trybie przetargu kompletny protok61 nieograniczonego - druk ZP-PN z postypowania 0 udzielenie zam6wienia publicznego zgodny Beneficjent posiada prawidlowo wypelniony i Z obowilZujcym kompletny protokol z post~powania 0 udzielenie w momencie przeprowadzania zamowienia publicznego zgodny z postypowania rozporZldzeniem obowizujlCymi przepisami Protokol zostal w sprawie protokolu podpisany przez osob~ upowaZnionl przez postypowania 0 udzielenie kierownika zamawiajlcego oraz dollczono do zam6wienia publicznego niego wszystkie dokumenty stanowilce zallczniki

do protokolu tj - wniosek 0 wyrazenie zgody na wszczycie

postypowania 0 udzielenie zamowienia - karta kompletnosici wniosku

zarzldzenie Prezydenta Miasta Rzeszowa Nr 1692011 informacja 0 terminie spotkania komisji przetargowej

x ogloszenie i SIWZ wraz z zalacznikami - potwierdzenie opublikowania ogJoszenia

o zamowleniu i SIWZ wraz z zal~cznikami w BZP oraz na stronie intemetowej Zamawiaj~cego

- zapytanie Firmy BMM CDiK Nowe Przetargi

- zapytanie Firmy NEGRI wniosek Firmy Competence Training amp Coaching PM2PM The Quality of Life WKK

- ogloszenie 0 zmianie ogloszenia i zmiana tresci SIWZ wraz z potwierdzeniem publikacji w BZP oraz na stronie Zamawiaj~cego

odpowiedzi na zapytania i wnioski - karta wplywu ofert

oferty firm - oswiadczenia - ZllflfCzniki nr 10 druk ZPl

wnioski o~zesanie informaCJi z otwarcia J j J

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitaf Ludzki

KAPITAt LUDZKI NAROOOWA STRATEGIA SPOINOSCI

vI Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

vI Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUROPEJ5KA EUROPpoundJSKI

FUNOUSZ SPOtECZNY

bull

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 18 z28

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 32: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

523

Zalqcznik nr I do lnformacji pokontrolnej

ofert wraz z potwierdzeniem przeslania

520 Czy protok61 z post~powania zostal podpisany przez Kierownika zamawiajjcego lub

osob~ do tego upowaznionj

521 Czy zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert

522 Czy w przypadku zgloszenia protest6wodwolan zostaly one rozpatrzone

x

x

- protok61 z otwarcia ofert opinia Wydzialu Zamawiajjcego nt razjco niskich cen

- wezwania do wyjasnieil i uzupemieil firm - pismo 0 przedluzenie terminu zwiijZ3nia

ofertj do wszystkich firm bioTjcych udzial w post~powaniu

- wyjasnienia uzupelnienia Firm - protok61 ze spotkania Komisji

Przetargowej ws ustalenia tresci rozstrzygni~cia post~powania

- informacja 0 wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z potwierdzeniem zawiadomienia wykonawc6w potwierdzenie 0publikowania informacji 0

wyborze na stronie Zamawiajjcego - umowy nr ZP2721O2011 nr

ZP272112011 nr ZP272 1220 11 nr ZP272132011

- ogloszenie 0 udzieleniu zam6wienia wraz z potwierdzeniem zamieszczenia w BZP

Protok61 z post~powania zostal podpisany przez osob~ upowazmonj przez Kierownika I Zamawiajjcego

Zwerytikowano - zestawienia z oceny ofert z dnia 25082011 r dot cz I cz II cz Ill cz IV cz V cz VI cz VII

Zamawiajjcy posiada dowody oceny ofert shyzestawienia z oceny ofert Komisji przetargowej z

i dnia 25082011 r Spemianie warunk6w

W trakcie post~powania nie poinformowano zamawiajjcego 0 czynnosci bezprawnie podj~tej lub zaniechanej oraz nie wniesiono protest6w odwolan

Czy protestyodwolania wraz z Nie dotyczy jw wezwaniem do wzi~cia udzialu w post~powaniu toczjcym si~ w wyniku wniesienia srodka odwolawczego zostaly rozeslane do wszystkich wykonawc6w x kt6rzy zlozyli ofertypobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego czy zostaly zamleszczone na strome

I intemetowej)

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROffiSKA --EUROPEJSKIKAPITAt lUDZKI Adres do korespondencjiNAROOOWA STRATEGIA SPOJN~I FUNOUSZ SPOlECZNY

uL Batorego 5 02-591 Warszawa

-

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

19 z 28

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 33: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

524

Zalqcznik nr 1 do Informacj pokontrolnej

Czy w wyniku wniesienia Nie dotyczyjw srodk6w odwolawczych zamawiaj~cy powt6rzyl x kwestionowane w ramach postcrpowania czynnosci

525 Czy umowa podpisana z Zweryfikowano wykonawc~ zostala - Specyfikacjy Istotnych Warunko Zam6wienia przygotowana zgodnie z postypowania ZP27 17220 1 1 warunkami okreslonymi w SIWZ - umowy z wykonawcami oraz tresch oferty

Umowy podpisane z wybranymi Nykonawcami zostaly przygotowane zgodnie z warunkami okreslonymi w SIWZ Zostaly zawarte umowy odpowiednio dla poszczeg61nych czcrsci postcrpowania

- Czcrsc I zam6wienia Szkolenie prawo zam6wien publicznych - lmowa z dnia 15092011 r z Firm~ BMM Sp z 00 ul Przemyslowa 4a 35-105 Rzesz6w ZP272782011 na kwoty 28 80000 zl brutto oraz Czcrsc III zamowienia Szkolenie Usprawnienie wydawania decyzji w UMRz na kwotcr 17 90000 zl brutto

- Czcrsc II zam6wienia Szkolenie Auditor wewn~trzny UMRz- Umowa z dnia

x 15092011 r z Firm~ Qualitas Grupa Doradcza Sylwester Wilczek 37-111 Rakszawa 382 nr ZP272792011 na kwotcr 18 84629 zl brutto

- Cz~sc IV zam6wienia Szkolenie Elektroniczny obieg dokument6w-Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ The Quality of Life- Ireneusz T Kozera ul Obrone6w Getta 222 05-825 Grodzisk Mazowiecki na kwotcr 8998000 zl brutto

- Czcrsc VI zamowlema Szkolenie interpersonalne dla kadry zar~dzaj~cej - Umowa z dnia 15092011 r z Firm~ AKME Consulting Krzysztof Pikor ul Matejki 6 35-064 Rzeszow nr ZP272812011 na kwoty 11412 00 zl brutto

CZfSC V i VII postfpowania uniewazniono

i I I W prowadzonym postcrpowaniu nie W)S~pi1o I x

526 ICzy umowa zostaJa zawarta po zakonczeniu postypowania postypowanie odwolawcze I I

I

527 odwolawezego I

Czy umowa zostala zawarta na I Zwervfikowano

iczas okreslony w SIWZ x - Specyfikacjcr Istotnych Warunkow Zam6wienia

postcrpowania ZP271722011

Instytucja Posredniczlica II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa IIINtll EUROPEJSI(A EUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji

NARODOWA STRATEGIA sPOJNOSe fUNOOSZ SPotECZNY ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 20z28

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 34: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

1 bullbull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

- umowy z wykonawcami

i i

528 Czy nas~pito inne naruszenie zapis6w ustawy Prawo zam6wien

pUblicznych niz okreslone w i i taryfikatorze1-----1---shy

529 Czy zamawiajllcy zamiescil

530

531

532

ogloszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urz~dowym UEBiuletynie Zam6wien Publicznych (dotyczy r6wniez tryb6w niekonkurencyjnych) Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert Czy beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania post~powan 0 udzielenie zamawienia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spoecznego jesli dotyczy Czy wydatki w ramach projektu w przypadku gdy beneficjent nie jest zobowiClZany do stosowania ustawy Prawo Zam6wien Publicznych sll ponoszone zgodnie z zasadl konkurencyjnosci (dotyczy zam6wieil na kwot~ przekraczajlcll 14 tys euro)

1-shy __--+---w--sczcczeg61nosci a)

b)

c)

Czy beneficjent prawidlowo okreslil wartosc zam6wienia tj dokonal zsumowania uslug towar6w i robOt budowlanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta przy uwzgl~dnieniu kryteri6w tozsamosci przedmiotowej i czasowej zam6wienia oraz mozliwosci jego wykonania przez jednego wykonawc~

Czy beneficjent wyslal zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawc6w Czy beneficjent zamiescH

I

x

x

x

x

I

x

x

x

x

Umowy podpisane z wybranymi wykonawcami zostaly zawarte na czas okreslony w SIWZ

Nie nastlpilo inne naruszenie zapis6w ustawy PZP niz okreslone W taryfikatorze

Zamawiajlcy zamiescil ogloszenie 0 udzieJeniu zam6wienia w Biuletynie Zam6wien Publicznych - ogloszenie z dnia 30092011 r

Dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami oceny ofert

Beneficjent zastosowal si~ do wymog6w zawartych w Zasadach dotyczqcych przeprowadzania Postfpowan 0 udzielenie zam6wlenia publicznego finansowanych ze srodk6w Europejskiego Funduszu Spolecznego tj do regulaminu udzielania zam6wien publicznych obowiqzujqcym w urzfdzie

Beneficjent jest co do zasady zobowillzany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r -Prawo zam6wien publicznych (Dz U z 2000 r Nr 113 poz 759 z p6in zm)

I

I

Instytucja Posredniczlca II Stopnia dla Dziaania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA IUIIOJIIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOWA STRATpoundGIA SPOJNOSCI FUNOUSZ SPOIECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

21 z 28

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 35: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

1 J bull

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

I zapytanie ofertowe na swojej II I

stronie intemetowej oraz w I I I swojej siedzibie

d) Czy zapytanie ofertowe zawiem opis przedmiotu zam6wienia

xkryteria oceny oferty oraz termin skladania ofert

e) Czy beneficjent posiada kompletny protok61 potwierdzajlcy prawidlowosc x wyborn wykonawcy zgodnie z zasadlj konkuren2)jnosci

f) Czy beneficjent dokonal wyborn 1

najkorzystniejszej sposr6d x zlozonych ofert

533 Czy w wyniku zastosowania x Zgodnie z oswiadczeniem sekretarza Miasta zasady konkurencyjnosci lub Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) Prawa zam6wiefl pUblicznych w wyniku zastosowania Prawa Zam6wieil powstaly oszcz~dnosci w Publicznych w trakcie reaJizacji projektu powstaly projekcie przekraczajlce 10 oszcz~dnosci w projekcie kt6re przekroczyly 10 srodk6w alokowanych na dane srodk6w alokowanych na dane zadanie zadanie Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe

dzialania i zaakceptowane przez IP2 w zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie realizacji projektu 0 sumie kontrl1lnej AA 1Fshy16CD-6384-0Cl1

Oszcz~dnosci zostaly przeznaczone na dodatkowe zostaly wykorzystane przez

5331 Czy powstale oszcz~dnosci x dzialania i zaakceptowane przez IP2 w

beneficjenta za zgod IPIP2 zaktualizowanym wniosku 0 dofinansowanie wylcznie w celu zwiykszenia realizacji projektu 0 sumie kontrolnej AAIFshy

wartosci wskainik6w 16CD-6384-0Cll zaplanowanych w projekcie

Zgodnie z oswiadczeniem Sekretarza Miasta zam6wien na kwot~ do 14 tys

534 Czy w przypadku realizacji Rzeszowa Wykaz postctpowan 0 udzielenie

euro beneficjent przy dokonaniu zamowlema w mmach projektu zakupu uslugi lub towaru 0 przeprowadzonych zgodnie z zasadl efektywnego wartosci powyzej 20 tys PLN zarzdzania finansami Beneficjent w okresie od udokumentowal rozeznanie rynku

x 02052011 r do 18062012 f W ramach realizacji

zgodnie z Wytycznymi w zakresie projektu nie udzie1al zam6wieil publicznych 0

wartosci od 20 tys zl do 14 tys Eurokwalifikowania wydatMw w ramach PO KLI

W dzialaniu 521 nie wystpuje pomoc publicznaxPomoc publiczna 7 Dane osobowe

Czy beneficjent przetwarza ZwervflkowanoA Sprawdzono na podstawie pr6by dokumentacji

uczestnik6w projektu zgodnie z powierzone mu dane osobowe

opisanej w punkcie 31 niniejszej listy ustawl 0 ochronie danych sprawdzajlcej oraz dokumentacji obowizujcej u x

i Beneficjenta w obszarze przetwarzania danychIdofinansowanie projektu tzn osobowych oraz umow 0

osobowych wymienionej w punkcie 76 Iisty sprawdzaj~cej

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPlJSKA - KAPITAt LUDZKI Adras do koraspondencji EUROPElSKI middotmiddot -middot NARODOWA STIATEGIA SPOJNOSCI FlINOUSZ SPotECZHY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

22 z28

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 36: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

middot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

Beneficjent przetwarza i przechowuje powierzone mu dane osobowe uczestnik6w projektu zgodnie z ustawlf 0 oehronie danych osobowych oraz umowltshyo dofinansowanie projektu Dokumenty zawierajlt-ce dane osobowe wszystkich uczestnik6w projektu Sll przechowywane w szafach zamykanych na klucz Dostyp do nieh majltt- tylko osoby upowaznione

7 ] Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oswiadczenia uczestnik6w projektu zgodnie z obowiyenujlfcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami x finansowania w ramach PO KL

Zweryfikowano - oswiadczenia dotycZlce przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu (12 os6b co stanowi 1153 uczestnik6w projektu)

Beneficjent zbiera i przechowuje oswiadczenia wszystkich uczestnik6w projektu objytych pr6bltshyo wyraZeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych - sprawdzono na tej samej pr6bie dokumentacji co opisana w punkcie 31 niniejszej listy sprawdzajllcej SIf one zgodne z obowiyenujllcymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatkOw w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania w ramach PO KL

72 Czy pracownicy beneficjenta Zwervtikowano kt6rzy majll dostyp do danych - upowaznienia do przetwarzania danych osobowych posiadajll imienne osobowych personelu projektu upowaZnienia do ich - zallcznik m 1 do Polityki bezpieczeflstwa przetwarzania dla systemu Podsystem Monitorowania

Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych

- zallcznik m 2 do Polityki bezpieczeflstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczefl lub czysci pomieszczefl tworzlcych obszar w

x kt6rym sl przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007 za1llcznik m 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - lista oswiadczen uzytkownik6w 0 zapoznaniu siy z przepisami dotyczlCymi ochrony danych osobowych zallcznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych dla zapewnienia poufuosci

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dziatania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSICA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NRODOWA STRATEGI SPOJNOSCI FlJNOUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

23 z28

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 37: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

73

Zalqcznik nr 1 do Informacjl pokontrolnej

integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Do przetwarzania danych osobowych uczestnik6w projektu upowainione zostaly dwie osoby Osoby upowainione podpisaty oswiadczenie 0 przyj~ciu

do wiadomosci i stosowania zasad obowilpujlcych w Urz~dzie przepis6w dotycz~cych ochrony danych osobowych

Czy beneficjent prowadzi ewidencj~ os6b upowainionych do przetwarzania danych osobowych kt6ra zawiera imiona i nazwiska osob upowainionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnien oraz zakres upowainien do przetwarzania danych osobowych

Zwervflkowano upowainienia do przetwarzania danych osobowych personelu projektu zallJcznik nr I do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz os6b upowaznionych zallJcznik nr 2 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - wykaz budynk6w pomieszczen lub cz~sci pomieszczen tworzlJcych obszar w ktorym s przetwarzane dane osobowe w PEFS 2007

- zallJcznik nr 3 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL - listax oswiadczen uZ)tkowniko 0 zapoznaniu silf z przepisami dotyczacymi ochrony danych osobowych

Czy beneficjent powierzyl przetwarzanie danych osobowych

- zal~cznik nr 4 do Polityki bezpieczenstwa dla systemu Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego 2007 u Beneficjenta POKL Okreslenie srodk6w technicznych i organizacyjnych niezb~dnych ella zapewnienia poufnosci integralnosci i rozliczalnosci ochrony danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta

Beneficjent prowadzi Ewidencjr os6b upowatnionych do przetwarzania danych osobowych Zawiera ona imi~ i nazwisko osoby upowainionej identyfikator uiytkownika zakres uprawnien daty przyznania i odebrania uprawnien podpis ABI PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Zweryflkowanox

- oswiadczenie Sekretarza Miasta RLeszowa z dnia

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dziaiania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

KAPITAt LUDZKI NARODOWA STRATfGIA SPOJN05C1

ul Wsp61na 24 00-505 Warszawa Adres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa

UNIA EUIIOPeJ$ICA EUROPlOlSKJ

FUNDUSZ SPOlECZNY

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 e-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl

bull

24z28

74

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 38: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

tmiddot

Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

podmiotom wykonuj)cym zadania zwilt)Zane z realizacj projektu w tym w szczeg6lnosci realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i

sprawozdawczoscill prowadzone

03072012 r

Zgodnie z uzyskanymi podczas kontroli wyjasnieniami od Beneficjenta z dnia 0307 2012 r (dokument w aktach kontroli) w ramach projektu nie powierzono przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujllcym zadania zwilt)Zane z realizacjll projektu I

wramachprojektu~~__________~____~__~______-+~~~____~________________________~ Jesli tak to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujcym zadania zwi)zane z realizacjll projektu w tym w szczeg61nosci podmiotom realizujcym badania ewaluacyjne lub podmiotom realizujcym zadania zwilt)Zane z monitoringiem i sprawozdawczosci) prowadzone w ramach projektu nastpilo na podstawie odnbnych um6w 0

powierzenie przetwarzania danych osobowych

75

76 ezy beneficjent posiada Politykcr Bezpieczenstwa oraz Instrukcj~ ZarZldzania Systemem Informatycznym spemiajllce wymogi okreslone w rozporzlldzeniu Ministra Spraw Wewncrtrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunk6w technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadac urzlldzenia i systemy informatyczne slui)ce do przetwarzania danych osobowych

ezy wraz z wnioskiem 0 platnosc177 i beneficjent przekazuje na

Formularzu PEFS 2007 dane

x

x

x

Nie dotyczy j w

Zweryflkowano PoJitykcr bezpieczenstwa informacji oraz Instrukcjcr Zarzlldzania System em Informatycznym w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Beneficjent posiada Politykcr bezpieczenstwa i instrukcjcr zarZldzania systemem informatycznym sfuzllcym do przetwarzania danych osobowych w Urzcrdzie Miasta Rzeszowa

Zespol kontrolujllcy stwierdzil uchybienia w postaci braku ww dokumencie zasad polityki bezpieczenstwa oraz zasad informatycznych odnoszllcycb si~ do Podsystemu monitorowania Europejskiego Funduszu Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL Po rekomendacji zespolu kontrolujlfcego Beneficjent zobowillzal si~ zgodnie z oswiadczeniem z dnia 04072012 r (w aktacb kontroli) do uzupelnienia Polityki bezpieczenstwa obowillzujllcej u Beneficjenta 0

zasady odnosZllce si~ do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu

i Spolecznego PEFS 2007 u Beneficjenta POKL

Tak do dnia rozpoczcrcia kontroli beneficjent I L zlozyl 4 wnioski 0 platnosc z kt6rych 3 zostaly

i zatwlerdzone przez IP2 do kt6rych zalltczyl

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSkA bullEUROPEJSKIKAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji NAROOOWA STRATECIA SPOJNOSCI FUNDUSZ SPOtECZNY bull ul Batorego 5 02-591 Warszawa

tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08 a-mail poklmacgovpl

wwwmacgovpl 25 z28

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 39: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

bull

Zalqcznik nr 1 do Inormacji pokontrolnej

uczestnikow projektu formularz PEFS Zgodnle Z ostatnim formuJarzem PEFS za okres 01102011 3 11 220Il udzial w projekcie poc24wszy od poczlJtku jego realizacji rozpoc~ly 104 osoby

78 Czy (w wypadku beneficjentow Nie dotyczy konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonujlcym zadania zwilJZane z realizacjlJ projektu w tym w szczegolnosci realizujltcym badania ewaluacyjne lub x

podmiotom realizujltcym zadania zwilJZane z monitoringiem i sprawozdawczoscilJ prowadzone w ramach projektu beneficjent uzyskal zgod~ na powierzenie przetwarzania danych od IPIP2

79 Czy dane osobowe przetwarzane Zweryfikowano przez beneficjenta ktorych zakres - upowazrrienia do przetwarzania danych i cel zbierania okreslila IZ SIJ osobowych personelu pr~jektu wykorzystywane wylltcznie w - Polityk~ bezpieczellstwa informacji oraz celu udzielenia wsparcia i Instrukcj~ ZarzIJdzania Systemem lnformatycznym realizacji projekt6w prowadzenia w Urz~dzie Miasta Rzeszowa sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Zgodnie z trescilt upowaznien do przetwarzania Operacyjnego Kapital Ludzki x danych osobowych oraz przepis6w

obowilzujltcych u Bem~ficjenta dane osobowe przetwarzane przez Beneficjenta kt6rych zakres i cel zbierania okreslila IZ PO KL slt wykorzystywane wylIJcznie w celli udzielenia wsparcia i realizacji projektow prowadzenia sprawozdawczosci monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

710 Czy beneficjent przechowuje Beneficjent przechowuje dokumenty zawierajltce dokumenty zawierajltce dane dane osobowe w sposob zgodny z okreslonymi osobowe w spos6b zgodny z w Polityce Bezpieczenstwa srodkami technicznymi okreslonymi w Polityce i organizacyjnymi niezbydnymi dla zapewnienia Bezpieczenstwa srodkami x poufuosci i integralnosci przetwarzania danych technicznymi organizacyjnymi niezb~dnymi dla zapewnienia poufuosci i integralnosci przetwarzania danych i

8 Dzialania promocyjnoshyinformacyjne

81 Czy prawidlowo oznaczono x Zweryflkowano miejsce realizacji projektu - stron~ internetowa Urz~du Miasta

Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenia dokllmentacji projektowej

Instytucja Posredniczqca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNlA EUlIOPIJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPESIltl NAROOOWA 5TRAfECIA Sp6JNoSet FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

26z28

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 40: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

1 1 J -

Zalqcznik nr J do Informacji pokontrolne

oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia miejsc pracy kadry projektu oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Beneficjent zawar informacje 0 finansowaniu ze srodk6w Unii Europejskiej na stronie internetowej oraz w pomieszczeniach w kt6rych realizowany

I byl projekt

Oznaczenie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

82 Czy prawidlowo oznaczono sprz~t zakupiony w ramach

roektu

x Sprz~t zakupiony w ramach projektu zostal prawidlowo oznaczony

83 Czy prawidlowo stosuje si~ znaki graficzne PO KL i UE

x Zwervfikowano dokumenty dotycz~ce realizacji projektu oznaczenie miejsc pracy stron~ internetow~ Urz~du Miasta Rzeszowa oznaczenia pomieszczen oznaczenie sprz~tu i wyposaZenia zakupionego w ramach projektu

Weryfikacji w tym zakresie poddano dokumentacj~ projektow~ z poszczeg6lnych obszar6w realizacji projektu Na ww podstawie stwierdzono ze Beneficjent stosowal w spos6b prawidlowy logotypy PO KL i UE z odwolaniem slownym do UE i EFS oraz z informacj~ 0 wsp6lfinansowaniu w formie przewidzianej w Wytycznych dotyczqcych oznaczania projektOw w ramach Programu Operacyjnego Kapital Ludzki Znaki graficzne PO KL EFS i EU zostaly umieszczone min na r6znego rodzaju dokumentacji projektu - pismach materialach informacyjno~promocyjnych materialach szkoleniowych stronie internetowej tabJiczkach informacyjnych Oznakowanie zgodne z Wytycznymi dotyczqcymi oznaczania projekt6w w ramach PO KL

84 Czy beneficjent prawidlowo informuje o reaJizacji projektu wsp6lfinansowanego ze srodk6w UE w ramach EFS

x Zweryfikowano strona internetowa Urzydu Miasta Rzeszowa oznaczenie biura projektu oznaczenia material6w szkoleniowych oznaczenia dokumentacji projektowej oznaczenie korespondencji prowadzonej w ramach projektu oznaczenie Sp~ytu zakupionego w

Instytucja PosredniczCca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapital Ludzki

uL Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSKA KAPITAt LUDZKI Adres do korespondencji EUROPEJSKI NAROOOlfA 5TAATEGIA SroJNO$CI FUNDUSZ SPOtECZNY

ul Batorego 502-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-mail poklmacgovpl wwwmacgovpl

27 z28

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 41: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

tt1nina Filipek

bull Zalqcznik nr 1 do Informacji pokontrolnej

ramach projektu

Zgodnie z oswiadczleniem Sekretarza Miasta Rzeszowa z dnia 03072012 r (w aktach kontroli) w okresie podlegajlcym kontroli dzialania promocyjne byly realizowane poprzez - informacje na stronie intemetowej Urztrdu - informacje na stronie intemetowej QSystem - informacja 0 realizacji projekru na terenie Urz~du - oznaczenie pomieszczen w ktorych realizowany jest projekt - oznaczenie sprztrtu i wyposazenia Iakupionego w ramach projektu - oznaczenie miejsc pracy kadry projektu - odpowiednie oznakowanie korespondencji oraz dokumentacji prowadzonej w ramach projektu oraz materialow przekazywanych uczesmikom szkolen

85 Czy koszty poniesione na dzialania informacyjno shypromocyjne sl adekwatne i niezb~dne dla osilgni~cia cel6w projektu

x Koszty dzialail w swietle zalozen

zostaly zawyzone projektu

9

10

Kontrola w miejscu realizowanej uslugi31

Projekty innowacyjne

List~ sprawdzaj1Jcl sporzldzili

I

x

x

W okresie przeprowadzania kontroli planowej nie prowadzono dzialan szkoleniowych w projekcie W zwilZku z powyzszym pytania 91-98 zostaly usuni~te z Iisty sprawdzajijcej Projekt nie rna charakteru innowacyjnego w zwiijzku z czym pytania 101-104 usunitrto z listy sprawdzajlJcej 1

informacyjno-promocyjnych s~ raejonalne nie

F11ol~lQW zakresle punktow 149 10 Beata Odrz)woska-Kokoszka Rzeszow 31072012 r

~1 ieJkU~

Imiy i nazwisko miejscowosc oraz data i podpis I

W zakresie punkt6w 123578 A~ Uol

Agnieszka Chomiuk Rzesz6w 31072012 r lI~~- ~lW Imiy i nazwisko miejscowosc omz data i podpis

1 r

zup Pre~)Jlnta thulowa(Podpis kierownika zespolu kontrolujqcego)

Mpound2-rop a8EKRE~~~ASTA NIK

EWaFe~ dostosowac zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia Lista sprawdzajlca do wizyty monitoringowej moze stanowic odr~bny dokument

oW)

~ fUNDUSZ SPOtECZNY

Instytucja Posrednicz~ca II Stopnia dla Dzialania 52 Programu Operacyjnego Kapitalludzki

ul Wsp61na 214 00-505 Warszawa UNIA EUROPEJSIlA EUROPEJIiKIAdres do korespondencji

ul Batorego 5 02-591 Warszawa tel 22-661-88-220-22-628-91-63 fax 22-661-94-08

e-m~a~acg~VPI U ~ A ~ )Jl DI6ularrCJ~ i~d ~ t v c amp~6amp~ DYRE~TOR WYDZIAhlU l 1lt gowo-Rachunk

1-- icZ Funduszy ~POZYSklw~ndaflO m waJa~nei

3~tgr Stanis B~ben ~~~r

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 42: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny

25112011

25052011

01062011

03082011

02122011

26072011

IPreprowadl~enie badania satysfakcji klient6w

29092011 Zakup malerial6w biurowych

Zakup komputera (2 szt) Windows 7 Professional 25072011 (2 szt) Microsoft OEM Office Home and Business

POlish V2 1 pk licencja (2 szt)

29062011 Zakup szafy aklowej

08062011 piecZlltki

30052011 Zakup material6w biurowych

I

11598280

721

723

446

079

113

128

128

190

648

1625

005

1069

391

102

002

~nol020~2rj~M01~ data I pmpis czlonka Z~~~tll kmtJrolI)qcegn

lnstyruOJ8 Posredruczltca II Stopma dla Ozuuarua 5 2 Programu OperBcYJnego Kaprtal LudZk

ul Wsp61na 214 OOw505 Warszawa Adres do korespondencjl

WYDZ ALU Funduszy

J R B N I K RZES~ WA

jMiT1lttCA nnr~~rfORA a Brben achunowefio

Panek ~~ltf

Page 43: s.bip.erzeszow.pls.bip.erzeszow.pl/file/35545/informacja pokontrolna - nowoczesny... · 1 DWJST-WKEFS-795-48-3/2012 INFORMACJA POKONTROLNA do kontroli planowej projektu: "Nowoczesny