Omówienie zasad rozliczania projektów w ramach Programu

Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika

Słowacka 2007-2013

Rzeszów, 17.11.2011

Charakterystyka Wniosku o płatność

Wniosek o płatność spełnia dwie podstawowe funkcje:

• rozliczeniową - na podstawie wniosku o płatność beneficjenci otrzymują środki na

współfinansowanie projektów, w formie refundacji poniesionych wydatków,

• sprawozdawczą - Beneficjenci przedstawiają we wniosku informacje o postępie

rzeczowym i finansowym projektu. Wniosek pokazuje, na jakim etapie wdrażania

jest projekt, które z założonych we wniosku o dofinansowanie działań udało się już

zrealizować, jak przełożyło się to na poniesione wydatki i które z przewidzianych

wskaźników udało się osiągnąć.

Terminy składania Raportów z postępu realizacji projektu

Beneficjent składa do biura Euroregionu raporty z postępu realizacji mikroprojektu wraz z zestawieniem faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, obejmujące dany kwartał:

• w terminie do 5 dni kalendarzowych po zakończeniu kwartału w przypadku raportów pośrednich;

• w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia realizacji rzeczowej mikroprojektu w przypadku raportu końcowego.

Termin zakończenia mikroprojektu jest określony w umowie o dofinansowanie jako zakończenie rzeczowe i oznacza przewidywaną datę zakończenia tematycznych działań związanych z projektem (ostatnie działanie podjęte w ramach projektu),np:

• data odbioru prac, dostaw lub usług;• data wystawienia ostatniego dokumentu księgowego;

Po zakończeniu rzeczowym beneficjent ma 30 dni kalendarzowych na zakończenie finansowe projektu (opłacenie wszystkich faktur) i przygotowanie raportu końcowego.

Procedura składania Raportów z postępu realizacji projektu

Raport z postępu realizacji mikroprojektu składa się z 2 części:

• części rzeczowej – raport z postępu realizacji działań w mikroprojekcie;

• części finansowej – stanowiącej wniosek o płatność (zestawienia wydatków,

którego dotyczy raport).

Beneficjent jest zobowiązany do składania zarówno części rzeczowej jak

i finansowej Raportu. Części finansowej nie składa się jedynie w sytuacji, gdy

w danym okresie sprawozdawczym nie zostały dokonane płatności związane

z realizacją projektu. Informację w tym zakresie należy umieścić w pkt 27 raportu.

Forma składania Raportu z postępu realizacji projektu

• Raport przekazywany jest do biura Euroregionu :- w formie papierowej, - w formie elektronicznej (częściowo w formacie Word, częściowo w formacie Excel),

• Papierową wersję raportu należy opatrzyć podpisem i pieczęcią osoby uprawnionej do

występowania z raportem w imieniu Beneficjenta. Ponadto tabele finansowe powinny

być opatrzone pieczęcią imienną i podpisem osoby lub osób, które podpisały umowę z

Euroregionem lub są upoważnione w imieniu Beneficjenta do podpisania raportu.

• Do składanego raportu należy dołączyć między innymi: - kserokopie list obecności oraz dokumentację fotograficzną ze spotkań, konferencji, szkoleń, itp.- materiały promocyjne i informacyjne wydane lub zakupione w ramach projektu.

Części Raportu z postępu realizacji projektuRaport z postępu realizacji projektu składa się z następujących części:1 - Część Informacyjna, w której podaje się informacje dotyczące: • realizowanego projektu (tytuł i numer projektu, kwoty dofinansowania projektu w

podziale na źródła finansowania, okres jego realizacji , poziom dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, data podpisania umowy o dofinansowanie oraz jej numer)

• danych teleadresowych Beneficjenta;• rachunków bankowych Beneficjenta, na które będą przekazywane refundacje;• danych osoby wyznaczonej do kontaktu z Euroregionem,

2 – Część rzeczowa, w której opisuje się:• działania jakie zostały zaplanowane (zgodnie z Harmonogramem działań ujętym we

wniosku o dofinansowanie mikroprojektu) oraz postęp w realizacji mikroprojektu w okresie objętym raportem,

• problemy napotkane w czasie realizacji projektu;• wskaźniki osiągnięte w trakcie realizacji projektu,

Części Raportu z postępu realizacji projektu

3 część – Zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych, w tej części podaje się informację dotyczącą realizacji projektu zgodnie z zasadami: zrównoważonego rozwoju, równych szans, społeczeństwa informacyjnego oraz wolnej konkurencji;

4 – Część finansowa:Część finansową stanowią załączniki w arkuszu kalkulacyjnym Excel:

• Załącznik 1 - Wydatki poniesione/przychody uzyskane w trakcie realizacji projektu w EUR.Wydatki w tej tabeli przedstawia się w podziale na kategorie i podkategorie budżetowe, uwzględniając:- wydatki poniesione w okresie sprawozdawczym,- wydatki poniesione od początku realizacji projektu do końca okresu sprawozdawczego,- wydatki zaplanowane w budżecie projektu,- procentowy postęp wykonania budżetu.

Część finansowa Raportu z postępu realizacji projektu

Załącznik 2 - Lista wydatków poniesionych przez beneficjenta/partnera projektu przedłożonych do zatwierdzenia

• W tabeli należy wykazać wszystkie faktury i inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, które potwierdzają wydatki ponoszone przez Beneficjenta podczas realizacji mikroprojektu.

• Wydatki należy sumować w głównych podkategoriach i kategoriach budżetowych.• Przy przeliczeniu wydatków z PLN na EUR należy stosować kurs przeliczeniowy

Europejskiego Banku Centralnego, obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego, który jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

• Wszystkie wartości podaje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami matematyki (nie dotyczy wartości kursu przeliczeniowego, który podaje się z dokładnością do czterech miejsc po przecinku).

Część finansowa Raportu z postępu realizacji projektu

• Podczas przygotowania załącznika należy stosować formułę zaokrąglającą

dostępną w arkuszu kalkulacyjnym Excel: (ZAOKR(liczba;liczba_cyfr)).

• Kwoty należy wprowadzać do tabeli bez „kropek” i „spacji” uwzględniając

jedynie „przecinek” jako oddzielenie pełnych złotych od groszy. Wprowadzanie

kwot w innym formacie powoduje błędy przeliczenia i sumowania.

• Ponadto tabele powinny być opatrzone pieczęcią imienną osoby lub osób,

które podpisały umowę z Euroregionem lub są upoważnione do składania

raportu w imieniu Beneficjenta.

Części Raportu z postępu realizacji projektu

5 część – Oświadczenia – w tej części podaje się informacje dotyczące:

• składanych wraz z raportem załączników;

• miejsca przechowywania dokumentacji projektowej;

• wnioskowanej w raporcie kwoty dofinansowania z EFRR oraz z budżetu

państwa oraz sumy tych kwot,

W tej części znajduje się również pole przewidziane do podpisu Raportu przez

Beneficjenta.

Najczęściej popełniane błędy związane ze składaniem wniosków o płatność

• złożenie raportu po terminie określonym w umowie o dofinansowanie projektu;

• nie wszystkie pola raportu zostały wypełnione;

• niewłaściwie określenie okresu sprawozdawczego, którego dotyczy raport;

• niewłaściwe określenie rodzaju składanego raportu (pośredni lub końcowy);

• podanie niewłaściwych danych dotyczących projektu lub danych Beneficjenta;

• niedokładnie zapisane nazwy działań w części rzeczowej raportu;

• do wniosku nie dołączono kopii faktur lub innych dokumentów o równoważnej

wartości dowodowej potwierdzających poniesienie wydatków przedstawionych

w załączniku nr 2;

Najczęściej popełniane błędy związane ze składaniem wniosków o płatność

• do wniosku nie dołączono kopii dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanych prac w okresie sprawozdawczym;

• kopie dokumentów dołączone do wniosku nie zostały potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta;

• w przypadku nabycia środka trwałego, do wniosku nie dołączono oświadczenia Beneficjenta o włączeniu środka trwałego w rejestr środków trwałych (OT);

• do wniosku nie dołączono oświadczenia Beneficjenta o kwalifikowalności podatku VAT oraz oświadczeń dotyczących przelewów do ZUS i US;

• brak dokumentacji potwierdzającej dokonanie rozpoznania rynku na zakup towarów lub usług;

• wniosek nie został podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta;

• do wniosku nie dołączono wersji elektronicznej raportu;• brak podpisów upoważnionych osób w częściach dotyczących kontroli merytorycznej i

formalno-rachunkowej;

Najczęściej popełniane błędy związane ze składaniem wniosków o płatność

• faktury oraz inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie zostały opisane zgodnie z obowiązującym wzorem;

• faktury oraz inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie są opatrzone numerem wyodrębnionej ewidencji księgowej;

• wydatki nie zostały poniesione w okresie realizacji projektu, wskazanym w umowie o dofinansowanie;

• wysokość wydatków przekracza kwoty zaplanowane w budżecie projektu;• przedstawienie do rozliczenia wydatków z okresu następującego po okresie,

za który został złożony raport;• nie rozdzielenie wydatków z różnymi składkami podatku VAT;• błędy rachunkowe, zastosowanie niewłaściwego kursu EUR do przeliczenia wydatków z PLN

na EUR; • niewłaściwie przypisane wydatki do określonych pozycji budżetowych

w załączniku nr 2;

Dziękuję za uwagę

W razie pytań proszę o kontakt:

Łukasz GrabowskiStowarzyszenie Euroregion Karpacki Polska

Rynek 535-064 Rzeszów

Tel: 17 850-65-67E-mail: lgrabowski@karpacki.pl