Doskonałość pojawia się wówczas, gdy spotykają się wielkie cele z daleko posuniętym pragmatyzmem.

Peters Tom

Rozwój systemu ERP Microsoft Dynamics AXw Skanska Property Poland Sp. z o.o.

W ostatnich latach firma Skanska przeżywa intensywny rozwój swojej działalności, który wiąże się ze zmianami nie tylko w samej organizacji, ale również w wykorzystywanych rozwiązaniach informatycznych. W 2012 roku pojawiła się istotna potrzeba usprawnienia działania wdrożonego wcześniej w organizacji systemu ERP Microsoft Dynamics AX i rozbudowania rozwiązania o kolejne dedykowane moduły. Ze względu na strukturę organizacyjną firmy Skanska, która swoją obsługę informatyczną posiada w innej lokalizacji niż reszta oddziałów, wdrożenie narzędzia powierzone miało zostać firmie zewnętrznej.

Wybór narzędzia i partnera biznesowego

Kierownictwo firmy Skanska pomimo wielu napotkanych problemów z istniejącym systemem wierzyło, że można na tyle zmodernizować istniejące oprogramowanie, by sprostać oczekiwaniom wciąż ewoluującej organizacji. W związku z tym poszukiwano wykwalifikowanego partnera biznesowego, który posiada doświadczenie w obszarze wdrożeń i rozwoju systemów ERP Microsoft oraz konsekwentnie dąży do osiągnięcia maksymal -nego potencjału zastosowanych narzędzi. Wysokie wymagania przedsiębiorstwa spełniła firma JCommerce SA – wiodący partner Microsoft w procesach wdrażania, dostosowa -nia, utrzymania i rozwoju systemów Microsoft Dynamics AX.

Skanska jest jedną z wiodących międzynarodowych firm zajmujących się budownictwem i realizacją projektów deweloperskich w obszarze biurowym i mieszkaniowym. W Polsce działa poprzez 4 spółki: Skanska SA, Skanska Property Poland, Skanska Residential Development Poland oraz Skanska Infrastructure Development.

Skanska Property Poland, jako deweloper powierzchni biurowych działa w Polsce już od początku lat 90-tych. Dzięki doświadczeniu o skali ogólnoświatowej, firma dostarczyła już ponad 300 tys. mkw. powierzchni biurowej najwyższej jakości, a kolejne 100 tys. mkw. jest w budowie. Nieruchomości powstawały i po-wstają nadal w największych ośrodkach biznesowych w Polsce - Warszawie, Wrocławiu, Poznaniu, Katowicach, Łodzi oraz Krakowie.

2

Oto jakie korzyści uzyskała firma na wielu płaszczyznach:

źUnifikacja procesu księgowego dla wszystkich spółek w grupie

źUsprawnienie procesu raportowania, księgowości i controlligu dzięki łatwemu exportowi danych z systemu gotowych do przygotowania raportów grupowych

źWyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów związanego z rozliczeniem delegacji poprzez zaprojektowanie i wdroże -nie apl ikacj i mobi lnej na telefony pracowników

- Wprowadzenie automatycznego rejestrowania kosztów na podstawie danych dostarczanych przez systemy OCR, które skanują i rozpoznają faktury kosztowe

- Automatyzacja rozliczeń kart kredytowych oraz automatyczne generowanie rozliczeń pracowników

- Automatyczne księgowanie zatwierdzonych rozliczeń pracowników zgodnie z polskimi przepisami bez konieczności udziału działu finansów

- Automatyzacja przepływu pracy związanej z procesowaniem dokumentów zakupowych w powiązaniu z informacjami o absencji pracowników

- Automatyzacja przepływu i archiwizacji dokumentacji papierowej oraz mailowej

- Stworzenie mechanizmów importu danych w wielu układach do kilku kluczowych funkcjonalności w systemie

- Wdrożenie raportowania kart czasu pracy zespołu księgowego

- Wdrożenie nowej nakładki na interfejs usprawniającej rozliczenia kosztów zbiorczo dla wszystkich spółek obsługiwanych w systemie.

- Wdrożenie modułu automatycznego księgowania oraz rozliczeń wewnętrznych pomiędzy spółkami z grupy

3

źUsprawnienie cash flow poprzez zaprojekto -wanie i wdrożenie dedykowanych narzędzi do płatności, co umożliwiło likwidację części zatorów płatniczych i sprawniejszą obsługę zespołu ds. skarbca

źUporządkowanie danych wymiarów finan -sowych, środków trwałych i numeratorów

Korzyści z modyfikacji i rozbudowy systemu

Niewykorzystywany w pełni system Microsoft Dynamics AX okazał się najbardziej optymalnym zestawem zintegrowanych i adaptowalnych aplikacji. Jego do tej pory „uśpione” funkcjonalności pozwoliły specjalistom JCommerce na szeroki rozwój istniejącego oprogramowania.

Potrzeby firmy

Firma Skanska odczuwała pilną potrzebę usprawnienia procesów w dziale księgowym obsługującym 28 spółek projektowych. Do tej pory działający w firmie system ERP Microsoft Dynamics AX był znacznie ograniczony i przestał spełniać oczekiwania jego użytkowników - pojawiały się błędy i problemy związane m.in. z raportowaniem bieżących danych księgowych, rozliczaniem delegacji i wydatków. Nowy system miał poprawić raportowanie danych, zlikwido -wać tzw. „wąskie gardła” w procesowaniu dokumentów zakupowych, usprawnić zarządzanie delegacjami i wydatkami, skorygować istniejące błędy w oprogramowaniu oraz zoptymalizować wydajności całego rozwiązania. Konieczność rozbudowy, modyfika-cji i adaptacji do procesów dynamicznie rozwijającej się firmy stała się faktem.

źZautomatyzowanie procesów mających istotny wpływ na wydajność pracy zespołów księgowych, a w szczególności:

Oprócz korzyści dla działu finansowego osiągnięto następujące cele:

źZaprojektowano i wdrożono moduł usprawniający zarządzanie wynajmem i sprzedażą budynków

źZaprojektowano i wdrożono moduł do planowania strategicznego, który dzisiaj stanowi fundament pod aplikację kontro -lingową dla całej organizacji Skanska CDE

źStworzono moduł „Video manual” mający na celu usprawnienie pomocy dla użytkowników w codziennej obsłudze funkcjonalności w systemie

źPrzyśpieszono działanie systemu poprzez wprowadzenie wielu technik optymalizacji (w konfiguracji serwerów i w programowa -niu aplikacji)

“Poszczególne procesy wdrożenia jak np. zarządzanie wydatkami oraz wdrożenie banków skróciły czas pracy z kilku godzin dziennie do kilku minut lub wyeliminowały w ogóle potrzebę ingerencji działu finansów w proces. Wszystkich zmian i usprawnień nawet nie jestem w stanie wyliczyć. To pozwoliło nam zmniejszyć obciążenie zespołów oraz przy -spieszyć naszą pracę.” Tak pracę specjalistów JCommerce podsumował Kamil Lubiejewski, Kierownik Działu Finansów i Kontrollingu w Skanska Property Poland Sp. z o.o.

Największe wyzwania w projekcie

Głównym wyzwaniem projektowym okazała się wzmożona ilość zadań w okresach rozliczeń podczas zamykania miesięcy i lat księgowych. Co więcej, w trakcie prac napotkano bariery architektury w module projektów, które zlikwi -dowano poprzez optymalizację kluczowych funkcjonalności.

Podsumowanie

Modyfikacje i rozwój systemu ERP to nie pierwszy wspólny projekt firmy Skanska i JCommerce. To kolejny obszar współpracy między firmami. Zdobyte już wcześniej doświadczenie, znajomość specyfiki firmy, wypracowane sposoby komunikacji oraz solidna wiedza specjalistów JCommerce pozwoliły odnieść kolejny sukces. Piotr Łuków vel Broniszewski – specjalista Microsoft Dynamics AX w JCommerce - tak określił pełną wyzwań współpracę: „Doświadczenie i wiedza to dwie największe wartości jakie wynieśliśmy ze współpracy ze Skanska Property Poland. Zadowolenie Klienta daje nam satysfakcję z tego, że praca zespołowa oraz dzielenie się umiejętnościami naprawdę przynoszą wymierne korzyści.”

Nazwa:Skanska Property Poland Sp. z o.o.

Branża:deweloperska

Wielkość firmy:< 7.000 pracowników

Główna siedziba:Warszawa

JCommerce SA

Spółka JCommerce to firma z 10 letnim doświadczeniem na rynku IT. Jako partner Microsoft z sukcesem wdraża, dostosowuje, utrzymuje i rozwija systemy ERP z rodziny Microsoft Dynamics NAV oraz Microsoft Dynamics AX. Współpracując z wiodącymi dostawcami systemów Business Intelligence, takimi jak Microsoft, IBM, SAP i QlikView, oferuje też pełne spektrum najbardziej nowoczesnych narzędzi Business Intelligence. Projektuje i tworzy aplikacje dedykowane - webowe, mobilne oraz desktopowe. Świadczy usługi w zakresie outsourcingu specjalistów IT.

Fakty

Cel wdrożenia:źusprawnienie działania wdrożonego

wcześniej systemu ERP Microsoft Dynamics AX

źusprawnienie procesów w dziale księgowym, przede wszystkim raportowania danych oraz zarządzania delegacjami i wydatkami

źpoprawa istniejących błędów w oprogramowaniu

Zaimplementowane rozwiązanie:Microsoft Dynamics AX

Wykonawca:JCommerce SA

str.3 40-600 Katowice, ul. T. Kościuszki 227, tel.: +48 32 201 15 32, fax: +48 32 255 36 15, office@jcommerce.pl, www.jcommerce.pl, www.nearshore-it.eu