Podręcznik użytkownika programu

Rozliczenie Płac

RP dla Windows

Poznań 2010 WYDANIE IV

2

W oparciu o bogate doświadczenie wsparte wieloletnią obecnością na

rynku pragniemy, by nasza marka stała się symbolem nowoczesnego i przyjaznego oprogramowania dla

małych i średnich przedsiębiorstw.

Myślimy przez pryzmat innowacji, dbając o zadowolenie naszych Klientów, doskonalenie obecnych i

wprowadzanie nowych produktów, dążąc do tego aby nasze programy możliwie najlepiej optymalizowały procesy zarządzania.

Proponujemy kompleksowe rozwiązania informatyczne dla naszych

Klientów wierząc, że: na wszystko mamy program

SPIS TREŚCI

1. WSTĘP ......................................................................................................................................................... 4

1.1 WARUNKI LICENCJI I GWARANCJI ......................................................................................................... 4 1.2 WYMAGANIA SPRZĘTOWE..................................................................................................................... 4

2. INSTALACJA PROGRAMU..................................................................................................................... 4

2.1. SIECIOWA INSTALACJA PROGRAMU....................................................................................................... 9 2.2. KONFIGURACJA PROGRAMU................................................................................................................ 10 2.3. ARCHIWIZACJA DANYCH..................................................................................................................... 12 2.4. WCZYTYWANIE DANYCH Z KPIR CLASSIC ......................................................................................... 13 2.5. AKTUALIZACJA PROGRAMU DO NOWSZEJ WERSJI................................................................................ 14 2.6. SYSTEM POMOCY I KLAWISZE SKRÓTÓW............................................................................................. 15

3. PRACOWNICY......................................................................................................................................... 16

3.1. DODAWANIE PRACOWNIKA................................................................................................................. 16 3.2. ZGŁOSZENIE PRACOWNIKA DO UBEZPIECZENIA.................................................................................. 19 3.3. WYNAGRODZENIA .............................................................................................................................. 19 3.4. UMOWA O PRACĘ ................................................................................................................................ 21 3.5. UMOWY CYWILNO – PRAWNE............................................................................................................. 23 3.6. SKŁADNIKI WYNAGRODZEŃ................................................................................................................ 24 3.7. NIEOBECNOŚCI PRACOWNIKA ............................................................................................................. 25 3.8. ŚWIADCZENIA ..................................................................................................................................... 25 3.9. LISTY PŁAC......................................................................................................................................... 27 3.10. WYSTAWIENIE WIELU LIST PŁAC W MIESIĄCU..................................................................................... 27 3.11. GENEROWANIA DEKLARACJI NIP-1, NIP-2 ORAZ NIP-3..................................................................... 28 3.12. WYSTAWIANIE KARTY PRZYCHODÓW................................................................................................. 29 3.13. KARTA WYNAGRODZEŃ ...................................................................................................................... 29

4. E-DEKLARACJE...................................................................................................................................... 31

5. PODSTAWOWE DEKLARACJE PODATKOWE I ZUS.................................................................... 35

6. INTERNETOWA STRONA WWW.VARICO.COM ............................................................................ 36

6.1. FAQ I FILMY INSTRUKTAŻOWE........................................................................................................... 36 6.2. SERWIS INFORMACYJNY VARICO

® ......................................................................................................36 6.3. POBIERANIE WERSJI PROGRAMU Z INTERNETU.................................................................................... 36

4

1. Wstęp Dziękujemy Państwu za zakup programu Rozliczenie Płac RP dla Windows . Mamy nadzieję, że niniejsza instrukcja przyczyni się do efektywnego korzystania z programu. Program Rozliczenie Płac RP umożliwia pełne prowadzenie spraw kadrowo-płacowych. W wersji sieciowej programu RP dla Windows użytkownicy mogą jednocześnie pracować na kilku stanowiskach z wykorzystaniem tych samych danych. 1.1 Warunki licencji i gwarancji Firma Varico ®...na wszystko mamy program w Poznaniu, zwana w treści warunków Producentem, udziela użytkownikowi programu (zwanemu w treści umowy Licencjobiorc ą) określone prawa do programu komputerowego wyprodukowanego przez Producenta. Prawa zostają przekazane wraz z nośnikami, na których jest on zapisany oraz dołączonymi materiałami drukowanymi. Licencjobiorca z momentem zainstalowania programu na komputerze wyraża zgodę na podane warunki licencji, gwarancji oraz wyłączenie rękojmi. Treść warunków licencji i gwarancji wyświetlona zostanie podczas instalacji programu. Prosimy o jej uważne przeczytanie oraz zaakceptowanie w celu zakończenia instalacji programu. Dodatkowo treść licencji można znaleźć w programie korzystając z opcji ,,Akceptuje warunki umowy”. 1.2 Wymagania sprz ętowe

Zalecane wymagania sprzętowe dla efektywnej pracy programu RP® dla Windows : • procesor Pentium/Celeron/CoreDuo/AMD 1,5 GHz, • 1 GB Pamięci RAM lub więcej, • 500 MB wolnego miejsca na dysku, • system operacyjny Microsoft Windows XP/Vista 32-bit/64-bit/Windows 7, • karta graficzna posiadająca 64 MB pamięci RAM, • napęd CD-ROM lub DVD-ROM.

2. Instalacja programu

Po włożeniu do napędu płyty CD w oknie przeglądarki internetowej zostanie otwarta specjalna strona, na której należy kliknąć klawisz Programy. Następnie trzeba odszukać katalog oznaczony numerem licencji.

Po jego otwarciu należy uruchomić plik rpwin.exe , zalecane jest przy tym korzystanie z przeglądarki Internet Explorer. W ten sposób uruchomi się kreator instalacji programu. Klikając klawisz Dalej przejdziemy przez kolejne kroki instalacji. Pierwszym etapem instalacji jest zapoznanie się i zatwierdzenie warunków licencji i gwarancji na program.

5

Bez akceptacji tych warunków nie będzie możliwa instalacja programu. Prosimy o uważne przeczytanie całej umowy licencyjnej. Następnie należy zaznaczyć opcję Akceptuj ę warunki umowy . W tym momencie uaktywniony zostanie klawisz Dalej⇒ umożliwiając przejście do kolejnego etapu instalacji. W kolejnym oknie dialogowym konieczne jest podanie katalogu, w którym program powinien zostać zainstalowany. Domyślnie program podaje ścieżkę C:\RPWin2009. Istnieje również możliwość zainstalowania programu w innym katalogu, lub na innym dysku twardym. W celu zmiany ścieżki domyślnej można wykorzystać klawisz Przeglądaj, aby wybrać istniejący na dysku katalog. Można również ręcznie wpisać dowolny katalog, który (jeśli nie istnieje na dysku) zostanie utworzony podczas instalacji. Po dokonaniu wyboru katalogu należy nacisnąć klawisz Dalej. Nazwę domyślną folderu można dowolnie zmienić na dowolnie wybraną przez użytkownika.

6

W kolejnym oknie dialogowym konieczne jest podanie katalogu, w którym program powinien przechowywać pliki bazy danych. Domyślnie program podaje ścieżkę C:\RPWin2009\DBDbf . Istnieje również możliwość przechowywania plików programu w innym katalogu, lub na innym dysku twardym. W celu zmiany ścieżki domyślnej można wykorzystać klawisz Przeglądaj, aby wybrać istniejący na dysku katalog. Można również ręcznie wpisać dowolny katalog, który (jeśli nie istnieje na dysku) zostanie utworzony podczas instalacji. Po dokonaniu wyboru katalogu należy nacisnąć klawisz Dalej .

W kolejnym oknie dialogowym program podaje informacje o instalowanej wersji oraz wersji poprzedniej zainstalowanej na danym komputerze. Po wybraniu klawisza Dalej przechodzimy do kolejnego dialogu.

7

W celu ułatwienia pracy z programem instalator tworzy skrót do programu w menu START komputera. W tym celu program tworzy własny katalog w menu: START Programy . Domyślnie tworzony jest folder o nazwie Varico, a w nim skróty do programu RP® oraz skrót do programu odinstalowującego program RP®”.

8

Po kliknięciu w klawisz Dalej program wyświetli okno dialogowe z zebranymi danymi o katalogu, w którym ma zainstalować program RP oraz nazwie folderu z menu START.

Kliknięcie klawisza Instaluj rozpocznie proces instalowania programu na komputerze. Cały proces kończy pojawienie się ekranu z komunikatem ,,Zakończono instalacj ę programu RP Rozliczenie Płac ”. W ten sposób program RP® zostanie zainstalowany i od tej chwili jest gotowy do pracy. Ponadto użytkownik może od razu po zakończeniu instalacji przystąpić do pracy z programem.

9

2.1. Sieciowa instalacja programu Podejmując pracę na kilku stanowiskach wymaganym jest prawidłowe zainstalowanie i skonfigurowanie ich pracy w lokalnej sieci. W programie RP® dla Windows główna baza programu musi być zlokalizowana na firmowym serwerze lub jednym z komputerów klienta. Przechowywanie bazy odbywa się w katalogu DBDbf znajdującym się w głównym katalogu programu C:\RPWin2009 . Katalog C:\RPWin2009 utworzony przez program podczas instalacji aplikacji, w którym będą udostępnione pliki. Udostępnianie przeprowadzamy naciskając prawym przyciskiem myszy na folder C:\RPWin2009 i z rozwijanej listy wybieramy pozycję Udost ępnienie i zabezpieczenie .

Przechodząc do okna dialogowego Właściwo ści: RPWin2009 zaznaczamy [✔] pozycję Udost ępnij ten folder w sieci oraz Zezwalaj u żytkownikom sieciowym na zmian ę moich plików ⇒⇒⇒⇒ OK.

Aby komputery poprawnie rozpoznawały ścieżkę dostępu do bazy programu należy prawidłowo podłączyć dysk sieciowy (tzw. Mapowanie dysku sieciowego). Odbywa się to za pomocą polecenia net use. Można sprawdzić prawidłowość wykonywanego polecenia wchodząc w tzw. konsolę. Aby ją uruchomić należy wejść w Start⇒⇒⇒⇒ Uruchom , a następnie wpisać polecenie COMMAND. Po uruchomieniu konsoli wpisujemy polecenie NET USE V: \\SERWER\RP /yes , gdy przy konfiguracji posługujemy się nazwą komputera

10

lub NET USE V: \\192.168.0.1\RP /yes , przy posługiwaniu się adresem IP.

Po podłączeniu dysku sieciowego możemy przystąpić do instalacji programu. Instalując program sieciowo należy pamiętać, iż wersja Windows programu RP musi być zainstalowana na każdym stanowisku. W razie problemów z połączeniem z bazą danych należy sprawdzić zawartość pliku CONFIGURE.INI dostępnego w folderze C:\RPWin2009 . Aby program poprawnie pracował w sieci należy określić parametr type=2 oraz path=ścieżka dostępnego programu.

Jeżeli korzystamy z wersji sieciowej programu na kilku stanowiskach ważne jest, aby każde stanowisko miało utworzonego swojego operatora. Zapobiegnie to ewentualnemu blokowaniu bazy danych programu. UWAGA! Polecenie net use łączy komputer z udostępnionym zasobem, odłącza go od zasobu lub wyświetla informacje o połączeniach komputera. To polecenie pozwala również kontrolować trwałe połączenia sieciowe. Polecenie net use użyte bez parametrów pobiera listę połączeń sieciowych.

2.2. Konfiguracja programu 2.1.1 Uruchomienie programu Przy pierwszym uruchomieniu programu zobaczymy komunikat o zainstalowanej nowej wersji programu.

Podczas pierwszego uruchomienia program wyświetli komunikat informujący o tym, że należy wpisać dane o naszej firmie.

Po naciśnięciu klawisza OK program przejdzie do okna dialogu Wybór opcji , gdzie należy wybrać jedną z opcji dalszego postępowania:

11

Wybierając opcję Dodaj now ą firm ę ukazuje nam się okno dialogowe Firma, w której za pomocą opcji Dodaj wprowadzamy dane firmy. 2.1.2 Konfiguracja drukarki Wybierając Konfiguracja ⇒⇒⇒⇒ Parametry wydruków istnieje możliwość zmiany ustawień drukarki z poziomu programu. W opcji tej dla wydruków można określić: marginesy, marginesy lustrzane, rodzaj wydruku (kolorowy, szarości, czarno-biały), dodanie nagłówka (wybór czcionki, pogrubienie itp.), dodanie stopki ( wybór czcionki, pogrubienie itp.), drukarkę domyślną.

12

2.3. Archiwizacja danych Bardzo ważnym elementem pracy z programem jest archiwizacja danych. Proces archiwizacji należy przeprowadzać zawsze po wprowadzeniu większej ilości danych, nie rzadziej niż raz w tygodniu. W programach Varico ® istnieje możliwość ustawienia automatycznego przypominania o konieczności sporządzenia archiwum o określonej godzinie za pomocą opcji Konfiguracja ⇒⇒⇒⇒ Przypomnienie o archiwizacji.

Sam proces archiwizacji przeprowadzamy wybierając opcję [=]⇒⇒⇒⇒ Archiwum ⇒⇒⇒⇒ Archiwizowanie. Na uruchomionym oknie dialogowym za pomocą tej opcji należy wybrać miejsce, w którym program ma sporządzić archiwum, a następnie nacisnąć klawisz OK. Tak sporządzone archiwum można nagrać na dyskietkę płytę CD lub pendrive.

Każde archiwum może być zabezpieczone hasłem dostępu. W tym celu należy przed rozpoczęciem archiwizowania zaznaczyć opcję [✔] Zabezpiecz archiwum hasłem . Następnie program, przed przystąpieniem do archiwizacji, poprosi o podanie hasła zabezpieczającego archiwum.

13

Proces odtwarzania archiwum, czyli wczytywania do programu danych przeprowadzamy za pomocą opcji [=] Archiwum ⇒⇒⇒⇒ Odtwarzanie . Ważne jest, aby wskazać programowi miejsce, z którego ma wczytać dane, czyli miejsce, gdzie wcześniej sporządziliśmy archiwum (odpowiedni katalog na dysku twardym, dyskietce, dysk CD lub pendrive). Istnieje także możliwość dokonania archiwizacji na płytę CD bezpośrednio z poziomu programu. Aby tego dokonać należy umieścić w napędzie pustą płytę CD i wybrać opcję [=]⇒⇒⇒⇒ Archiwum ⇒⇒⇒⇒ Archiwizowanie na CD .

Uwaga! Archiwizowanie na płycie CD jest dostępne tylko pod Windows XP.

2.4. Wczytywanie danych z KPiR Classic Jeśli przed użytkowaniem programu RP dla Windows księgi prowadzone były w programie KPiR Classic, to w dowolnym momencie można wczytać te dane do RP dla Windows. Chcąc wykonać taką operacje należy wybrać [=]⇒⇒⇒⇒ Wczytaj dane z KPiR Classic na oknie dialogowym Wczytywanie danych z programu KPiR Classic należy podać katalog w którym zainstalowany jest KPiR Classic i nacisnąć OK.

14

Po zatwierdzeniu dialogu wyświetli się komunikat informujący o utracie danych zapisanych uprzednio w programie RP dla Windows.

Po zatwierdzeniu klawiszem TAK nastąpi wczytywanie danych z programu KPiR Classic.

Cały proces zakończy się komunikatem informującym o poprawnym zakończeniu indeksowania bazy.

2.5. Aktualizacja programu do nowszej wersji Przed przystąpieniem do aktualizacji programu do nowszej wersji, należy najpierw wykonać archiwum programu, a następnie przystępując do zaktualizowania programu należy wybrać opcję Konfiguracja ⇒⇒⇒⇒ Pobieranie nowych wersji . Na oknie dialogowym Pobieranie nowych wersji istnieje możliwość zaznaczenia [✔] pozycji z Automatycznym sprawdzaniem czy s ą nowe wersje .

Zaznaczenie tej opcji powoduje, że przy każdym uruchomieniu programu, sprawdzane jest czy na serwerze Varico ® dostępna jest nowa wersja programu. W przypadku znalezienia aktualizacji program wyświetla komunikat informujący o tym. Możliwe jest wówczas automatyczne pobranie nowszej wersji i jej natychmiastowa instalacja.

Chcąc jednak dokonać aktualizacji wybieramy przycisk Uruchom aktualizacj ę na oknie dialogowym Pobieranie nowych wersji .

15

Na oknie dialogowym informującym o znalezieniu nowszej wersji klikamy przycisk Tak. Następnie po informacji o tym, że za chwile program przystąpi do pobierania pliku instalacyjnego, program zacznie pobierać nowszą wersję programu.

Po zakończeniu pobierania danych program automatycznie przystąpi do procesu instalacji.

Dodatkowo zalecane jest po przeprowadzonej aktualizacji proces indeksowania. Indeksowanie przeprowadza się wybierając opcję [=]⇒⇒⇒⇒ Indeksowanie ⇒⇒⇒⇒ Pełne . Po przeprowadzonym indeksowaniu wyświetlony zostanie komunikat o zakończeniu procesu indeksowania.

UWAGA!

W wersji sieciowej programu na początku aktualizacji wykonujemy archiwum z programu. Następnie aktualizujemy program na serwerze, gdzie przeprowadzamy także indeksowanie pełne. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie aktualizacji aplikacji na wszystkich komputerach lokalnych. Istotne jest to, iż na komputerach lokalnych nie wykonujemy już indeksowania.

2.6. System pomocy i klawisze skrótów Program RP jest intuicyjnym i prostym w obsłudze programem. Użytkownicy programu RP pracującego w środowisku DOS nie powinni napotkać żadnych problemów w obsłudze okienkowego odpowiednika programu. Mimo wszystko z każdego miejsca w programie za pomocą klawisza F1 Pomoc dostępna jest dla użytkownika instrukcja pomagająca przejść przez kolejne dialogi programu. Zachęcamy do skorzystania z dostępnej w programie pomocy. Dołożyliśmy wszelkich starań aby instrukcje tam umieszczone były kompletne, zrozumiałe i pomocne w codziennej pracy. Wiele opcji menu i opcji w oknach dialogowych dostępnych jest za pomocą klawiszy skrótów, których znajomość znacznie przyspiesza pracę.

Dla danej opcji klawisz skrótu konstruujemy za pomocą klawisza ALT i za pomocą wyróżnionej litery w nazwie opcji. Przykładowo opcję Firmy możemy rozwinąć przyciskając na klawiaturze jednocześnie klawisz ALT z wyróżnioną literką F. Natomiast opcję Właściciele za pomoc ą klawisza ALT i W, opcję Inne kombinacj ą ALT a opcję Konfiguracja za pomocą ALT i K.

16

3. Pracownicy 3.1. Dodawanie pracownika

W celu dodania pracownika wybieramy opcję menu Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Dodaj lub użyć klawisz skrótu F3 lub skorzystać z ikony symbolizującej pracowników w menu głównym

programu i wypełnić dialog Dane o pracowniku.

Ważne jest, aby wypełnić dialog Dane ZUS dla pracownika otwierany za pomocą klawisza Dane dla ZUS.

17

W dialogu tym podajemy: tytuł ubezpieczenia, kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, kod zawodu oraz wykształcenia pracownika. Dane określone w tym dialogu zostaną przeniesione potem na deklarację ZUS. W dialogu Dane o pracowniku otwieranym za pomocą klawisza Zatrudnienie podajemy rodzaj zatrudnienia pracownika, rodzaj umowy o pracę, datę zatrudnienia.

Klawisz Grupa na dialogu Dane o pracowniku, pozwala przypisać pracownika do określonej grupy, np. pracownika księgowości przypiszemy do grupy Księgowi.

Grupę dodajemy za pomocą opcji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Grupy ⇒⇒⇒⇒ Dodaj , bądź bezpośrednio z dialogu Dane pracownika ⇒⇒⇒⇒ Grupa⇒⇒⇒⇒ Dodaj .

18

Każdego pracownika, dla którego nie określimy Grupy , program automatycznie przypisuje do Grupy domy ślnej . Grupy domyślnej nie można usunąć, można jedynie zmienić jej nazwę za pomocą opcji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Grupy ⇒⇒⇒⇒ Modyfikuj .

19

3.2. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia Program dzięki współpracy z programem Płatnik umożliwia zgłoszenie nowo zatrudnionego pracownika do ubezpieczeń ZUS. W programie można wystawić deklaracje zgłoszeniowe (również na członków rodziny) a następnie wyeksportować je do programu Płatnik. Aby zarejestrować pracownika w ZUS należy skorzystać z opcji: Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ ZUS.

3.3. Wynagrodzenia Program umożliwia wypłatę wynagrodzenia za przepracowany miesiąc w tym samym miesiącu, bądź w miesiącu następnym. Dialog Modyfikacja grupy otwieranym za pomocą opcji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Grupy ⇒⇒⇒⇒ Modyfikuj w oknie tym mamy możliwość dodania nowej listy płac lub modyfikacji już istniejącej.

20

Chcąc zmodyfikować istniejącą listą płac klikamy w oknie dialogowym Modyfikacja grupy przycisk Modyfikuj . W ukazanym na ekranie monitora oknie Lista płac można określić datę wypłaty wynagrodzenia oraz określenia, w którym miesiącu następuje wypłata dla całej grupy.

Zatwierdzenie tego dialogu klawiszem OK spowoduje zapisanie zmian w modyfikowanej liście płac. Przy dodawaniu wynagrodzenia za dany miesiąc data wypłaty jest ustalana zgodnie z ustawieniami dla grupy pracowników. Dla konkretnego pracownika i miesiąca można ją sprawdzić i ewentualnie zmodyfikować na dialogu otwieranym za pomocą opcji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca⇒⇒⇒⇒ Parametry ⇒⇒⇒⇒ Parametry . Data, a właściwie miesiąc wypłaty, ma wpływ na obliczenie wynagrodzenia, ponieważ do jego obliczenia stosuje się stawki ubezpieczeniowe i parametry podatkowe obowiązujące w miesiącu wypłaty. Jedynie parametry związane z świadczeniami ZUS są pobierane z miesiąca, za który jest wystawiane wynagrodzenie.

Wynagrodzenie należy wprowadzić za miesiąc, którego dotyczy, niezależnie od momentu wypłata np. wynagrodzenie za styczeń wprowadza się zawsze dla miesiąca „styczeń” za pomocą opcji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca⇒⇒⇒⇒ Wynagrodzenie nawet, jeżeli jest wypłata nastąpi w lutym.

21

Polecenie Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca⇒⇒⇒⇒ Zapłata⇒⇒⇒⇒ Wynagrodzenia dla danego miesiąca umożliwia dokonanie zapłaty wynagrodzenia za ten miesiąc. Na wystawianym przelewie jest podstawiana odpowiednia data wypłaty. 3.4. Umowa o prac ę W celu wydrukowania umowy o pracę dla pracownika wybieramy opcję Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Inne⇒⇒⇒⇒ Dokumenty. W oknie dialogowym Dokumenty z menu wybieramy Wzory⇒⇒⇒⇒ Umów o prac ę. Następnie z menu dialogu Wzory umów o prac ę wybieramy opcję Dodaj, nadajemy nazwę dokumentu i naciskamy OK

W dialogu Wzory umów o prac ę pojawi się dodany przed chwilą wzorzec i mając podświetlenie ustawione na tym wzorcu wybieramy opcję Edycja. Po wyborze opcji Edycja pojawi nam się wzór umowy do edycji.

22

W tym wzorcu wyrazy ujęte w znaki „~” to słowa kluczowe, które zostaną zastąpione odpowiednimi danymi, np. ~NazwaFirmy~ zostanie zastąpiona nazwą obsługiwanej firmy. Wzorzec powyższy możemy edytować dodając lub usuwając fragmenty. Słowa kluczowe możemy dodawać za pomocą klawisza F4, otwierającego dialog Lista słów o specjalnym znaczeniu, z którego określone słowa pobieramy za pomocą dwukrotnego kliknięcia myszą na wybranym słowie kluczowym.

Dokonane zmiany na wzorcu umowy zachowujemy za pomocą opcji Plik ⇒⇒⇒⇒ Zapisz (Zapisz jako) lub

za pomocą ikonki Po tej operacji powracamy do dialogu Wzory umów o prac ę, na którym mając podświetloną wybraną umowę, wybieramy opcję Zatwierd ź i pojawia nam się tekst umowy, już bez słów kluczowych.

23

3.5. Umowy cywilno – prawne Gdy pracownik jest zatrudniony na umowę zlecenie lub umowę o dzieło i zostanie wybrany na liście pracowników, w menu pojawi się opcja Zlecenie . Po wyborze opcji Zlecenie otworzy się dialog Dokumenty z opcją menu Dodaj . W celu dodania umowy zlecenia/dzieło, wypłaty, bądź rachunku wybieramy opcję Dodaj i odpowiednią podopcję. Gdy wybierzemy Dodaj⇒⇒⇒⇒ Umow ę otworzy się dialog Dane o umowie , na którym podajemy szereg informacji potrzebnych do zawarcia umowy.

Rodzaj umowy (czy podlega ubezpieczeniom, czy nie, a jeśli tak, to jakim) zależy od opcji wybranej w grupie Rodzaj umowy w prawym dolnym rogu dialogu Dane o umowie . Po zatwierdzeniu powyższego dialogu na liście dokumentów danego pracownika pojawi się dodana umowa. Gdy chcemy wystawić rachunek do umowy, wybieramy opcję menu Rachunek ⇒⇒⇒⇒ Modyfikuj. Na dialogu Dane rachunku podajemy niezbędne dane.

24

Po sporządzeniu i zatwierdzeniu rachunku użytkownik ma możliwość modyfikowania rachunku za pomocą opcji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Zlecenie ⇒⇒⇒⇒ Rachunek ⇒⇒⇒⇒ Modyfikuj. Księgowanie rachunku odbywa się za pomocą opcji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Zlecenie ⇒⇒⇒⇒ Rachunek ⇒⇒⇒⇒ Księguj. Nie pojawia si ę opcja ksi ęguj a pojawia si ę „tekst” 3.6. Składniki wynagrodze ń W celu dodania składnika wynagrodzenia wybieramy opcję menu Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Inne ⇒⇒⇒⇒ Składniki wynagrodze ń ⇒⇒⇒⇒ Dodaj. Opcja ta otwiera dialog Dodawanie składnika wynagrodzenia , w którym podajemy nazwę składnika, np. wynagrodzenie podstawowe, a pozycja Dodatkowe opcje pozwala na dowolne zdefiniowanie składnika wynagrodzenia pracownika.

25

Składnik z parametrem wybieramy, np. wtedy gdy wynagrodzenie pracownika zależy od liczby godzin przepracowanych w miesiącu (np. praca na akord). Ze zdefiniowanych tutaj składników korzystamy na dialogu Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca⇒⇒⇒⇒ Wynagrodzenie ⇒⇒⇒⇒ Składniki . 3.7. Nieobecno ści pracownika Nieobecności pracownika definiujemy za pomocą opcji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca⇒⇒⇒⇒ Świadczenia ⇒⇒⇒⇒ Nieobecno ści⇒⇒⇒⇒ Dodaj.

Opcja ta otwiera dialog Dodawanie nieobecno ści , na którym wybieramy rodzaj nieobecności, określamy okres nieobecności oraz dane potrzebne w zależności od zaistniałej okoliczności.

3.8. Świadczenia Świadczenia dodajemy za pomocą opcji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca⇒⇒⇒⇒ Świadczenia ⇒⇒⇒⇒ Suma po uprzednim dodaniu nieobecności, jeżeli dane świadczenie wynika między innymi z absencji pracownika. Poniżej opisany został sposób naliczania zasiłku chorobowego jako najczęściej wykorzystywanego świadczenia. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego (i wynagrodzenia za czas choroby) dla pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy albo z faktycznego okresu zatrudnienia za pełne kalendarzowe miesiące, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem tego okresu. Wysokość zasiłku chorobowego wynosi 80% wynagrodzenia lub przychodu stanowiącego podstawę jego wymiaru. Zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu przysługuje w wysokości 70% podstawy wymiaru . Jeżeli przyczyną niezdolności do pracy jest wypadek przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy albo choroba zawodowa lub też przypada na okres ciąży, a także jeżeli niezdolność do pracy powstała wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów albo zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów - zasiłek chorobowy przysługuje w wysokości 100% podstawy wymiaru (także za okres pobytu w szpitalu). Chcąc w programie naliczyć zasiłek chorobowy danemu pracownikowi należy wybrać opcję Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca⇒⇒⇒⇒ Świadczenia ⇒⇒⇒⇒ Nieobecno ści⇒⇒⇒⇒ Dodaj. W oknie dialogowym Dodawanie

26

nieobecno ści wpisujemy niezbędne dane: datę, rodzaj, podrodzaj oraz powód nieobecności jak również tytuł ubezpieczenia całość wprowadzonych danych zatwierdzamy klawiszem OK. Rodzaj nieobecności wraz z wyszczególnieniem dni nieobecności dodany zostanie automatycznie do dialogu Nieobecno ści w pracy danego pracownika. Szczegóły naliczonego zasiłku chorobowego dostępne są natomiast w oknie dialogowym Zasiłki chorobowe w miesi ącu: XXX po wybraniu na dialogu Firma⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca⇒⇒⇒⇒ Świadczenia pozycja np. Zasiłki chorobowe wynik.z tytułu niezdolno ści do pracy ⇒⇒⇒⇒ Suma . Jeśli chcemy natomiast dodać (zmodyfikować) nowy składnik do wynagrodzenia, który ma zwiększać podstawę chorobowego przejdźmy do modułu Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Inne⇒⇒⇒⇒ Składniki Wynagrodze ń⇒⇒⇒⇒ Dodaj . W oknie dialogowym Dodawanie składnika wynagrodzenia nadajemy nazwę składnika np. podstawa wynagrodzenia oraz jeśli składnik ma być prawidłowo wliczany do podstawy chorobowego konieczne jest zaznaczenie dodatkowo opcji: proporcjonalny do liczby przepracowanych dni i zaznaczamy OK. Następnie wybieramy opcję Firma⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca w miesiącu, w którym chorował pracownik wybieramy Wynagrodzenie ⇒⇒⇒⇒ Składniki. Wybieramy wprowadzoną uprzednio podstawę wynagrodzenia i korzystając z opcji Modyfikuj w oknie dialogowym podajemy wartość składnika będącego podstawą wynagrodzenia pracownika. I zatwierdzamy przyciskiem OK.

27

3.9. Listy płac Listę płac za dany miesiąc, niezależnie od daty wypłaty, wystawia się z pozycji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Zbiorcza ⇒⇒⇒⇒ Lista ⇒⇒⇒⇒ Płace na umowie o prac ę lub Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Zbiorcza ⇒⇒⇒⇒ Lista ⇒⇒⇒⇒ Składniki wynagrodze ń na umowie o prac ę.

Listę płac za dany miesiąc księguje się jednak dopiero w miesiącu wypłaty poleceniem Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Zbiorcza ⇒⇒⇒⇒ Lista ⇒⇒⇒⇒ Księgowanie listy płac.

3.10. Wystawienie wielu list płac w miesi ącu Opcja ta umożliwia wypłacanie dodatkowych składników wynagrodzeń w dowolnym, ustalonym przez firmę czasie. Aby dodać kolejną listę płac należy najpierw zdefiniować ją dla konkretnej Grupy pracowników. Opcja dostępna jest po wybraniu pozycji Firma⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Grupy . Po wytypowaniu stosownej grupy należy wybrać opcję Modyfikuj ⇒⇒⇒⇒ Dodaj⇒⇒⇒⇒ Wg schematu ⇒⇒⇒⇒ Dodaj

Schemat listy płac możemy także zdefiniować wybierając opcję Firma⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Inne⇒⇒⇒⇒ Schematy Listy Płac ⇒⇒⇒⇒ Dodaj .

28

Chcąc natomiast wyliczyć wynagrodzenie według nowo przypisanej listy płac należy wybrać opcję Firma⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca⇒⇒⇒⇒ Więcej⇒⇒⇒⇒ Dodaj .

3.11. Generowania deklaracji NIP-1, NIP-2 oraz NIP-3 W programie RP istnieje możliwość generowania deklaracji NIP-1, NIP-2 oraz NIP-3 dla właścicieli i pracowników firmy. Funkcja ta umożliwia wypełnienie w programie zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego NIP pracownika lub właściciela firmy do Urzędu Skarbowego. Opcja wystawienia deklaracji NIP-3 pracowników dostępna jest po wyborze opcji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ US⇒⇒⇒⇒ Zgłoszenie NIP – 3 .

Opcja wypełniania deklaracji NIP dla Właściciela dostępna jest po wyborze pozycji Właściciele ⇒⇒⇒⇒ US⇒⇒⇒⇒ NIP-3/NIP-1.

Wprowadzone przez pracodawcę dane do okna dialogowego NIP-3 (imię i nazwisko) wykorzystane zostaną jednorazowo na potrzeby zgłoszenia formularza do US.

29

3.12. Wystawianie karty przychodów Program umożliwia wystawianie karty przychodów dla pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie lub umowę o dzieło. Taka opcja pozwala na przygotowanie zestawienia przedstawiającego przychody pracownika w ciągu roku kalendarzowego z podziałem na poszczególne miesiące. Zestawienie będzie dostępne po wybraniu Firma⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Zlecenia ⇒⇒⇒⇒ Zestaw⇒⇒⇒⇒ Karta . Karta przychodów będzie można wystawić, jeśli istnieją rachunki do umów zlecenia/o dzieło wystawione dla danego pracownika. Zestawienie można dowolnie konfigurować oraz definiować jego zakres.

3.13. Karta wynagrodze ń Za pomocą opcji Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca⇒⇒⇒⇒ Roczne⇒⇒⇒⇒ Karta możliwe jest wystawienie kart wynagrodzeń dla wszystkich pracowników zatrudnionych w naszej firmie.

30

5.1.1 Kalendarz Pracy Opcja Kalendarza umożliwia zdefiniowanie wybranego dnia jako dnia wolnego lub roboczego. Dodatkowo możliwe jest oznaczenie dni wolnych lub roboczych we wszystkich tygodniach w miesiącu lub we wszystkich tygodniach w roku w aktualnym kalendarzu, bądź w aktualnym kalendarzu oraz w kalendarzach dla wszystkich grup pracowniczych aktualnie obsługiwanej firmy, bądź też w kalendarzach dla grup pracowniczych wszystkich firm. Chcąc skorzystać z tej możliwości należy wybrać opcję Firma⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Grupy ⇒⇒⇒⇒ Kalendarz wybrać konkretny dzień i nacisnąć przycisk Modyfikuj a po wyborze konkretnej opcji OK.

31

4. e-Deklaracje Opcja e-Deklaracje pozwala na pełną obsługę e-Deklaracji. Deklaracje generowane przez program Varico są przetwarzane na format pliku XML, który po wczytaniu do aplikacji dołączonej do ePodpisu, jest sygnowany Państwa podpisem elektronicznym i wysyłany do Ministerstwa Finansów.

Aby wystawić e-Deklarację należy wybrać PIT – 11 wybierając Firma⇒⇒⇒⇒ Pracownicy opcję Praca z okna dialogowego Wynagrodzenie z tytułu umowy … oraz opcję Rocznie ⇒⇒⇒⇒ PIT – 11. Wpisawszy wymagane do sporządzenia deklaracji dane w dialogu Sporz ądzenie deklaracji podatkowej PIT-11 należy zatwierdzić OK. W oknie dialogowym Informacja o dochodach w roku XXX klikamy w menu ikonkę Zapisz\Wy ślij e-Deklaracje .

Uruchomiwszy kreator dokumentu do systemu e-Deklaracje klikamy Dalej.

32

Wybierając Raport techniczny , można zobaczyć listę ewentualnie występujących błędów.

Zamykamy dialog E – Deklaracje – raport o bł ędach przez kliknięcie OK. Po kliknięciu klawisza Dalej utworzony zostaje w katalogu programu RPWin\DBDbf\Zapisane\ plik z e-Deklaracją. Utworzony plik należy podpisać za pomocą zewnętrznej aplikacji, dołączonej do zestawu podpisu kwalifikowanego. Wybierając klawisz Dalej na poniższym oknie dialogowym wczytujemy podpisany plik z e-Deklaracją.

33

Następnie w dalszym oknie kreatora klikamy na Otwórz i wczytujemy podpisany plik z e-Deklaracją. Pojawi się spis dostępnych deklaracji. Należy wskazać podpisany dokument, który chcemy wysłać.

Po wybraniu odpowiedniego pliku klikamy na Wyślij .

34

Możliwe statusy, które możemy otrzymać przy pobieraniu UPO, to: 100 – niepoprawny komunikat SOAP 102 – proszę o ponowne przesłanie żądania UPO 200 – przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie 300 – brak dokumentu 301 – dokument w trakcie przetwarzania 302 – dokument wstępnie przetworzony 400 – przetwarzanie dokumentu zakończone błędem 401 – dokument niezgodny ze schematem xsd 402 – dokument wystawiony przez nieupoważniony podmiot 403 – dokument z niepoprawnym podpisem 404 – dokument z niepoprawnym certyfikatem 405 – dokument z odwołanym certyfikatem 406 – dokument z certyfikatem nieobsługiwanym dostawcą 407 – dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką Po prawidłowym wysłaniu pliku klikamy Zakończ w celu zakończenia działania kreatora. W każdym momencie działania kreatora dostępne są klawisze: a) Zakończ – jego kliknięcie przed zapisaniem dokumentu spowoduje wyświetlenie się komunikatu:

Wybranie Tak spowoduje zamknięcie kreatora, jeżeli wybierzemy Nie, nastąpi powrót do kreatora.

Natomiast klikniecie Zakończ po zapisaniu dokumentu spowoduje wyświetlenie komunikatu:

Chcąc wysłać tylko zapisane e–Deklaracje wystarczy wybrać opcję menu głównego Inne⇒⇒⇒⇒ e-Deklaracje wybrać dokument i nacisnąć Wyślij plik, program przejdzie wtedy do kreatora Wysyłaniedokumentu do systemu e-Deklaracje

Istnieje także możliwość ponownej wysyłki sporządzonej i zapisanej e–Deklaracji. Chcąc dokonać tej czynności wystarczy wybrać opcję menu głównego Inne⇒⇒⇒⇒ e-Deklaracje wybrać dokument i nacisnąć Wyślij plik, program przejdzie wtedy do kreatora Wysyłania dokumentu do systemu e-Deklaracje. Ponowne wysłanie e-Deklaracji będzie możliwe tylko wtedy, gdy status UPO będzie różny od 200.

35

Program RP obsługuje wszystkie udostępnione przez Ministerstwo Finansów e-Deklaracje: − PIT-4R, − PIT-8AR, − PIT-11, − PIT-11 w wersji 17, − PIT-4R w wersji 3 − VAT-UE (wraz z załącznikami), − VAT-7, − VAT-7K, − VAT-7 w wersji 10, − VAT-7K w wersji 4, − VAT-7D – nowa deklaracja, − CIT-8 (dostępny w nowym roku podatkowym), − itp.

Wykorzystanie programu firmy Microsoft XML Parser 6.0, pozwala na weryfikację zgodności wytworzonego pliku, ze wzorcem dostarczonym przez Ministerstwo Finansów. To rozwiązanie pozwala na zapewnienie, że wszystkie pola deklaracji zostaną wypełnione we właściwy sposób, co umożliwi przyjęcie pliku przez serwer adresata.

Uwaga!

Niestety, ze względu na błędy w oprogramowaniu producentów ePodpisu, które jest dołączane do karty kryptograficznej, niektóre formaty podpisu elektronicznego (min. XAdES i PKCS#7 ) nie są akceptowane przez serwery Ministerstwa Finansów.

5. Podstawowe deklaracje podatkowe i ZUS

VAT-7 – podatek VAT Firmy ⇒⇒⇒⇒ Ksi ęgi ⇒⇒⇒⇒ Deklaracje

ZUS DRA dla pracowników

Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Zbiorcza ⇒⇒⇒⇒ Zus ⇒⇒⇒⇒ Deklaracja rozliczeniowa DRA Deklaracje miesięczne

ZUS DRA dla właścicieli Właściciele ⇒⇒⇒⇒ Dochody ⇒⇒⇒⇒ Zus ⇒⇒⇒⇒ Eksport DRA

VAT-7K (jeżeli firma rozlicza się kwartalnie) Firmy ⇒⇒⇒⇒ Ksi ęgi ⇒⇒⇒⇒ Deklaracje ⇒⇒⇒⇒ Deklaracja VAT

Deklaracje kwartalne

VAT-UE Firmy ⇒⇒⇒⇒ Ksi ęgi ⇒⇒⇒⇒ Deklaracje ⇒⇒⇒⇒ Deklaracja VAT UE

PIT-11 - dla pracownika (pojedynczego) na umowę o pracę

Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca ⇒⇒⇒⇒ Rocznie ⇒⇒⇒⇒ PIT-11

PIT-40 dla pracownika Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy ⇒⇒⇒⇒ Praca ⇒⇒⇒⇒ Rocznie ⇒⇒⇒⇒ PIT-40

PIT-4R Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy Zbiorcza ⇒⇒⇒⇒ Roczne ⇒⇒⇒⇒ PIT4R

PIT-8AR Firmy ⇒⇒⇒⇒ Pracownicy Zbiorcza ⇒⇒⇒⇒ Roczne ⇒⇒⇒⇒ PIT8AR

Deklaracje roczne

PIT-28 od ryczałtu dla właściciela

Firmy ⇒⇒⇒⇒ Ksi ęgi (miesi ąc grudzie ń) ⇒⇒⇒⇒ Deklaracja ⇒⇒⇒⇒ Informacja PIT 28

36

6. Internetowa strona www.varico.com 6.1. FAQ i filmy instrukta żowe Varico, wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom, stworzyło bezpłatną Bazę Wiedzy, zawierającą wszystkie informacje przydatne podczas pracy z naszymi programami. Wykorzystując nowoczesne, multimedialne rozwiązania, takie jak filmy instruktażowe, czy FAQ (najczęściej zadawane pytania) w przystępny sposób uczymy, jak efektywnie korzystać z programów Varico. Wiedząc, że zagadnienia z branży IT, nie są łatwym tematem do rozmów, ale przygotowane w czytelny sposób filmy instruktażowe, pozwolą zapoznać się z najważniejszymi funkcjami programów Varico. Filmy zawierają komentarz słowny, opisujący kolejne czynności. Ponadto są nagrane w dużej rozdzielczości - mogą Państwo dokładnie zobaczyć, jak wykonać daną operację. Celem stworzenia FAQ było przedstawienie przy użyciu łatwego języka oraz licznych ilustracji, odpowiedzi na często zadawane pytania Użytkowników. 6.2. Serwis Informacyjny Varico ®

Varico posiada rozbudowany system informowania klienta drogą mailową, o zmianach i nowościach w zakupionym przez niego oprogramowaniu. Przysłane informacje zawsze opatrzone są profesjonalnym opisem prezentującym przyczyny jak i znaczenie dokonanych udoskonaleń i zmian. Jeśli jesteście Państwo zainteresowania otrzymywaniem powyższych informacji zapraszamy do zapisania się na nasz Newsletter. 6.3. Pobieranie wersji programu z Internetu Aby pobrać wersję programu z Internetu wchodzimy na stronę: www.varico.com. W opcji dotyczącej aktualizacji programów klikamy interesujący nas program prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję rozwiniętego menu Zapisz element docelowy jako... Następnie wskazujemy miejsce, do którego ma zostać zapisany plik instalacyjny programu.

37

Uwaga!!! Nie może to być katalog z programem, gdyż plik instalatora ma taką samą nazwę, jak plik uruchamiający program. Gdy plik instalatora zostanie ściągnięty do katalogu z programem plik uruchamiający program zostanie zastąpiony plikiem instalatora i za każdym razem gdy będą Państwo chcieli uruchomić program uruchomi się instalacja.