Rozliczanie projektu edukacyjnego krok po...

Rozliczanie projektu edukacyjnegokrok po krokuczyli historia realizacji pewnego projektu

Warszawa, grudzień 2010 r.

Rozliczanie projektu edukacyjnego krok po krokuczyli historia finansowej realizacji pewnego projektu

Wydawca:Ministerstwo Edukacji NarodowejDepartament Funduszy Strukturalnychal. J. Ch. Szucha 2500-918 Warszawatel. +48 22 34 74 881fax +48 22 34 74 883e-mail: [email protected]

egzemplarz bezpłatny

Opracowanie graficzne, łamanie i skład: Małgorzata Barskawww.malgorzatabarska.com

Zdjęcie na okładce:Maria K. Klimczak

Druk: Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Nakład: 1.000 egz.

Spis treści

Wstęp 5

1. Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL jako proces 7

1.1. Podpisaliśmy umowę o dofinansowanie… i co dalej? 7

1.2. Pojęcie kwalifikowalności wydatków w PO KL 13

1.3. Bo ryczałt nie zawsze jest dobry na wszystko… 25

2. Weryfikacja kwalifikowalności wydatków

w odniesieniu do przepisów prawa 33

2.1. Wszystko jest zamówieniem publicznym 33

2.2. Dlaczego Ustawa o Finansach Publicznych jest dla mnie ważna? 38

3. Dokonywanie płatności 46

3.1. Koordynator idzie do sklepu, czyli jak ponosić wydatki

w ramach projektu 46

4. Księgowanie wydatków 55

4.1. Humanistka w księgowości, czyli co to są paragrafy 55

5. Wypełnianie wniosku o płatność. Załącznik nr 1 –

zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione

wydatki objęte wnioskiem 62

6. Monitorowanie przebiegu realizacji projektu 84

6.1. Wniosek o płatność jako sprawozdanie z realizacji projektu 84

6.2. Załącznik nr 2 – monitoruj, monitoruj, monitoruj… 89

7. Dokonywanie korekt rozliczonych wydatków 96

7.1. A jeżeli się pomylę? 96

8. Monitorowanie realizacji harmonogramu płatności

i zachowanie płynności finansowej 98

8.1. Nie utonąć w wydatkach 98

9. Przygotowanie do kontroli projektu 106

9.1. Nikt nie lubi być kontrolowany… 106

9.2. Czy można przygotować się do kontroli? 108

10. Zamykanie projektu 115

10.1. Pożegnania zawsze są jednak smutne 115

5

Rozliczanie projektu edukacyjnego krok po kroku

Wstęp

W niniejszej publikacji znajdziecie Państwo zapiski menedżera projektu związane z rozliczaniem projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w III Priorytecie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Wiele tych zapisków ma jednak charakter uniwersalny i może być stosowane również w innych projektach PO KL. Celem tej publikacji jest przede wszystkim ułatwienie i uskutecznienie procesu rozliczania otrzymanych transz dofinansowania, a więc przygotowanie dobrego wniosku o płatność. Dobry wniosek o płatność to przede wszystkim wniosek, który nie jest poprawiany (a takie się zdarzają) i który zawiera tylko i wy-łącznie wydatki kwalifikowalne. Aby łatwiej było zrozumieć istotę przygotowania wniosku o płatność, autor niniejszej publikacji osadził „akcję” poradnika w kon-kretnym środowisku projektowym, jakby powiedzieli eksperci w zakresie zarzą-dzania projektami. Projekt, w którym będą Państwo dzięki tej publikacji uczest-niczyć, wdrażany jest przez Agnieszkę Benek. To właśnie Agnieszka jest główną bohaterką naszej historii. Dzięki jej notatkom, pamiętnikowi lub blogowi, który prowadziła „w cyklu życia projektu”, mogą Państwo prześledzić jej drogę do rozli-czania projektu. Ktoś mógłby zarzucić, że Pani Agnieszka wykonuje pracę za cały zespół i być może ma racje, ale choć skupienie niemal wszystkich czynności za-rządzania projektem w jednym ręku jest zabiegiem celowym, to jednak jest to też częsta praktyka, szczególnie w mniejszych projektach, w których właśnie mene-dżer, kierownik, czy też koordynator sam „ciągnie ten wózek pod górę”. Oprócz Pani Agnieszki w „poradniku – pamiętniku” występują jeszcze inne istotne posta-cie, których imion tutaj nie poznamy. Jest więc Pani Dyrektor, bo któż z nas nie ma szefa? Od czasu do czasu pojawia się Księgowa – od jej postawy wiele zależy. Ekspert i Pracownik/ca ROEFS-u zawsze służą pomocą, zjedli zęby na niejednym projekcie (Pani Agnieszka prosiła, żeby na łamach tej publikacji podziękować za ich zaangażowanie) i wreszcie na końcu Marcin Opiekun nadzorujący wdrażanie projektu z ramienia IP. O tym, jak ważną rolę w tej całej przygodzie nazywanej za-rządzanie projektem pełni Instytucja Pośrednicząca (lub Wdrażająca), nikogo nie trzeba przekonywać. To ostatecznie ona uzna lub nie, poniesione wydatki za kwa-lifikowalne. Oczywiście wszystkie postacie w tej publikacji są fikcyjne, natomiast sytuacje, porady, wskazówki i niektóre historie zupełnie prawdziwe.

Wykorzystane w poradniku odniesienie do konkretnych sytuacji oprócz niewąt-pliwych zalet, ma być może niejedną wadę. O jednej wspomnę. Niestety opraco-wanie, które trzymacie Państwo w rękach, nie jest kompendium lub encyklopedią wiedzy na temat rozliczania projektów PO KL. Jednak chodzi tu przede wszystkim nie o przekazanie kompleksowej wiedzy, bo ta wciąż wymaga pogłębiania i stu-diowania materiałów źródłowych, ale o przedstawienie najważniejszych kwestii związanych z przygotowaniem wniosku o płatność. Dlatego oprócz praktycznych

6


wskazówek, uwag, porad, wypowiedzi, maili i dialogów „z życia wziętych” w po-radniku znajdują się odniesienia do aktów prawnych, dokumentów programo-wych i innych materiałów, bez których znajomości skuteczne wdrożenie projektu nie będzie możliwe.

7


1. Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL jako proces

1.1. Podpisaliśmy umowę o dofinansowanie… i co dalej?

12 sierpnia

Uff. Umowa podpisana. Pani Dyrektor powiedziała, że to sukces całego zespołu. Wcześniej nie mieliśmy doświadczeń z pisaniem i realizacją projektów, więc nie było łatwo. Dużo się nauczyłam. Byłam przecież koordynatorką zespołu ds. przy-gotowania wniosku. A tak naprawdę to masa pracy przypadła właśnie mnie. No, bo jeśli ktoś miał wątpliwości, to nie szukał w papierach, nie jeździł i nie pytał u źródeł. Ja byłam źródłem. Na mnie spadły te wszystkie prace. Czytanie tych trud-nych, bezdusznych dokumentów śniło mi się po nocach. Przynajmniej na począt-ku. Sen numer jeden to Koszmar Generator. Teraz się z tego śmieję. Naturalnie, zostałam nagrodzona. Jestem szefową projektu. Koordynatorem. Kierownikiem. Menedżerem. Jakkolwiek by się to nie nazywało, na drugie imię ma: odpowie-dzialność. Trochę się nawet tego boję. Przecież to mnóstwo pieniędzy. I to jest aspekt robienia tego wszystkiego, który mnie najbardziej przeraża. Muszę to wszystko jakoś poukładać. Jak to się nazywa? Aa… tak! Zarządzanie finansowe. Na szkoleniu w ROEFS-ie mówili, że budżet jest kwintesencją całego przedsię-wzięcia. Nic przecież odkrywczego, wszystko kosztuje. Więc gdy planowałam go-dziny zajęć, to musiałam dobrać odpowiednich nauczycieli i zastanowić się, ile im zapłacić. Szukałam wtedy psychologa dla naszych problemowych dzieciaków, więc dzwoniłam i pytałam, musiałam się dowiedzieć, ile coś takiego kosztuje. Tak samo z wycieczkami, zieloną szkołą, pomocami dydaktycznymi, rzutnikiem mul-timedialnym, tablicą interaktywną i wieloma innymi wydatkami. Przeglądałam strony, cenniki, chodziłam po sklepach. Niektóre cenniki nawet wydrukowałam, żeby pokazać informatykowi, czy rzutnik, jaki znalazłam, jest wystarczająco do-bry. Wszystko to, co napisałam w 3.3, ma odzwierciedlenie w budżecie. Każda jedna drobna rzecz. Jedno jest pewne: cokolwiek robię w projekcie, ma to wpływ na budżet. Muszę ciągle o tym pamiętać. W ogóle, to robię listę rzeczy, o których muszę pamiętać. Przyklejam je sobie na wewnętrznych drzwiczkach mojej szafki w pokoju nauczycielskim. Otwieram ją codziennie i codziennie widzę te kolorowe karteczki. Rażą po oczach, ale zmuszają do myślenia i systematyczności. Poza tym, tych spraw jest tak wiele, że nie ma możliwości pamiętania o wszystkim.

8


Windowsem, Outlookiem lub w ramach profilu na skrzynce mailowej - w większości jest tam możliwość prowadzenia swojego kalendarza, taki sposób jest o tyle fajny, że w zasadzie dostęp do kalendarza masz z każdego

Wszystko, co rob

isz

w projekcie ma wpływ na jego

budżet.

Nie miej złudzeń. Nie zapamiętasz wszystkiego. Wykorzystuj karteczki memo, kalendarz książkowy (np. kalendarz nauczyciela, który dostałaś/dostałeś od wydawnictwa) lub elektroniczny (np. pod

miejsca i każdego komputera, o ile jest podpięty do Internetu. Możesz zatem planować w domu i w szkole, a także na wyjazdach czy spotkaniach).

9


Jednym z pierwszych kroków menedżera projektu powinno być zorganizowanie spotkania otwierającego jego realizację. Jest to szczególnie ważne, gdy w zespole realizującym projekt pojawiają się osoby, które w jego przygotowaniu nie uczestni-czyły, nie znają jego zakresu i zasad, jakimi należy się kierować przy jego realizacji. Jest ono dobrym sposobem na rozpoczęcie współpracy z ekspertami zewnętrzny-mi (np. specjalistą ds. ewaluacji i monitoringu, radcą prawnym, czy też księgowym projektu). Jednym z punktów takiego spotkania (lub spotkań) powinno być omó-wienie obowiązków i praw, które wynikają z podpisanej umowy o dofinansowanie. W umowie znajdują się podstawowe zasady, którymi kierować się winien każdy be-neficjent podczas wdrażania projektu. Pamiętać również trzeba, że wniosek o dofi-nansowanie, który został zatwierdzony przez Instytucję Organizującą Konkurs, jest integralną częścią umowy. Dlatego ważne jest, by wszyscy członkowie zespołu do-skonale znali jego zapisy. Umowa o dofinansowanie i wniosek to taki GPS projektu. Kierowcy montują swoje GPS-y tak, by w trakcie jazdy mogli śledzić zadaną trasę, dodatkowo wspiera ich głosem znany rajdowiec. Podobnie zespół realizujący pro-jekt powinien traktować umowę i wniosek, często zaglądać do tych dokumentów, by czegoś nie pominąć, a jeżeli trzeba, na bieżąco korygować wytyczoną wcześniej trasę. Głosem przypominającym będzie w tym przypadku głos kierownika lub ko-ordynatora projektu.

2 września

Zrobiłam spotkanie z moim zespołem. Zaprosiłam Panią Dyrektor i Główną Księgową z Zespołu. Wnioski ze spotkania:

1. We wniosku jest mnóstwo kwestii, co do których się nie zgadzamy. Księgowa stoi okoniem i ciągle pyta: jak, co i kiedy, i mówi, że się nie da. Cały czas nawiązuje do klasyfikacji budżetowej i paragrafów wydatków. Priorytetem jest więc wprowadzenie zmian do budżetu miasta. Bez tego nie będziemy mogli ponosić jakichkolwiek wydatków w projek-cie. No i pyta, kiedy będą pieniądze, bo nie mamy środków własnych na finansowanie projektu. Informatyk od razu zauważył, że strona interne-towa za takie pieniądze będzie marna, i że nie ma w budżecie pieniędzy na hosting. Właściwie to każdy miał jakieś “ale”. Gdzie oni wszyscy byli, jak to pisaliśmy?

2. No ale… Poza tym, przeanalizowaliśmy umowę. Tu też było sporo wąt-pliwości. Ustaliliśmy, że Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL są jedynym dokumentem wpisanym w umowę z na-zwy, do którego w umowie są częste odniesienia. Zmiany dotyczące tego dokumentu są obowiązujące na każdym etapie realizacji projektu ze skutkiem natychmiastowym (nie muszą być wprowadzane aneksem do umowy). Wniosek z tego taki, że Wytyczne… to kluczowy dla nas

10


dokument. Musimy wiedzieć, o co w tym wszystkim chodzi i wszy-scy musimy pamiętać o zapoznaniu się z ze zmianami w Wytycznych i sprawdzaniu, czy pojawiły się ich aktualizacje.

3. Umowa określa wartość dofinansowania i obowiązkowego wkładu - w kwocie i procencie wartości projektu. Jednak zauważyliśmy, że klu-czowa jest kwota. Nie wiem, co będzie, gdy zmniejszy się wartość pro-jektu. Muszę się dowiedzieć w IP.

4. W umowie jest wyraźnie wpisane zobowiązanie, że będziemy realizo-wać projekt zgodnie z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie.

5. Wyodrębniona księgowość - prowadzenie odrębnej ewidencji wydat-ków też wynika z umowy i z tego będziemy rozliczani. Zastanawialiśmy się, czy nasza ewidencja księgowa umożliwia rozliczanie na podstawie wydruków, czy będziemy musieli sporządzać specjalne zestawienie wydatków załączane do rozliczenia. Stanęło na tym, że będziemy się rozliczać tzw. załącznikiem nr 1. Pytałam nawet o to wcześniej w IP i mój opiekun projektu Pan Marcin powiedział, że sposobem wybieranym przez beneficjentów jest zazwyczaj sporządzanie zestawień wydatków. On sam nie spotkał się z tym, by ktokolwiek przedstawiał wydruki z pro-gramu księgowego. Zazwyczaj programy te nie spełniają wymagań. Napomknął też coś o tym, że praktycznie wszyscy beneficjenci rozlicza-ją się “załącznikiem”. Pewnie i u nas tak będzie.

6. Specjalnie dla projektu powinien być uruchomiony rachunek projektu. I tu pojawił się problem. Gdy podawałam rachunek do umowy, to do-stałam go od Pani Dyrektor, ta z kolei z Zespołu od Głównej Księgowej. Okazało się, że jest to jeden z rachunków pomocniczych szkoły i być może są na nim prowadzone operacje bankowe związane z obsługą administracyjną. Księgowa powiedziała, że to sprawdzi, bo wszystkie-go nie pamięta. Na razie nie panikujemy, ale przestraszyłam się nie na żarty...

7. Odsetki bankowe. Z umowy wynika, że jeżeli na rachunku bankowym od przekazanej kwoty dofinansowania urosną nam jakieś odsetki, to będzie to nasz dochód. To akurat nie sprawia żadnego problemu. Tak mi się przynajmniej wydawało, Księgowa natomiast wskazała, że bę-dzie musiała ująć to po stronie dochodów miasta. Będzie to robić na bieżąco, w momencie gdy pojawią się takie odsetki. Powiedziała jed-nak, że szkoda, iż nasze konto jest oprocentowane, bo to dużo roboty, a mało pieniędzy. Może ma rację. Można było wziąć rachunek, który

11


nie jest oprocentowany, a dzięki temu są niższe opłaty za prowadze-nie, albo nie płaci się za przelewy. Jednak szybko znalazła rozwiązanie wygodne dla wszystkich. Miasto ma kilka rachunków szybkich lokat i możemy niewykorzystywane pieniądze przekazywać na te rachunki, a uzyskane odsetki wzmocnią budżet miasta. Pomysł wydaje się dobry, ale sama mam wątpliwości i obiecałam, że sprawdzę u opiekuna pro-jektu, czy tak można.

8. Termin informowania o środkach niewykorzystanych i termin zwro-tu - umowa nakłada na nas obowiązek poinformowania naszej IP o wszystkich środkach dotacji celowej, które otrzymaliśmy, a których nie wykorzystamy do końca roku budżetowego. 15 października - tę datę zaznaczyłam sobie w kalendarzu. Zaznaczyłam również dwa tygo-dnie wcześniej, że ten termin się zbliża i trzeba się nad tym zastanowić. Druga data to 30 listopada. Do tego terminu musimy oddać te pienią-dze. Trzecia data w moim kalendarzu to koniec grudnia. Wtedy musimy oddać wszystkie pozostałe niewykorzystane środki.

9. Warunki, jakie musimy spełnić, żeby otrzymać kolejne transze dofi-nansowania - tu sprawa jest jasna. Aby dostać następną transzę, mu-simy rozliczyć 70% otrzymanych środków. Z tym nie powinno być problemów.

10. Umowa określa również termin na złożenie wniosku o płatność i termin jego rozpatrzenia przez naszą IP.

11. Pani Dyrektor była zaskoczona, że ze względu na niedotrzymanie ter-minu złożenia wniosku o płatność lub nierozliczenia otrzymanych pie-niędzy w wysokości wynikającej z harmonogramu płatności, zgodnie z art. 189 ust. 3 ufp możemy zapłacić odsetki karne. Nie spodobało jej się to. Oczywiście na mojej głowie stoi również pilnowanie, by każdy wydatek został ujęty we wniosku o płatność nie później niż trzy mie-siące od jego poniesienia, o czym również mowa w ufp w art. 190. Przeoczenie tego też grozi sankcjami.

12. Kary grożą również za wykorzystanie środków przyznanych z dotacji publicznej niezgodnie z przeznaczeniem. Tak sobie wcześniej myśla-łam, że aby tego uniknąć, musimy trzymać się budżetu. Księgowa wy-jaśniła, że skoro środki zostały przeznaczone na projekt, to mają być na projekt wydatkowane, a umowa nawiązuje tu do Ustawy o Finansach Publicznych, czyli to dla niej nic nowego. Będę musiała ten temat jed-nak poruszyć w IP, bo z jednej strony w budżecie określam dokładnie,

12


na co będą pieniądze przeznaczone a z drugiej, przecież są możliwe zmiany w budżecie, i to wcale nie muszą być zgłaszane, jeżeli są w ra-mach tego samego zadania. Zapisałam sobie: do wyjaśnienia.

13. Jesteśmy zobowiązani umową do rozliczenia 100% przekazanych nam w związku z realizacją projektu środków. IP, z tego co pamiętam, zamie-ściła na swojej stronie internetowej również swoje wskazówki na ten temat.

Od:

Wyślij

Nowa wiadomość

Zapisz Anuluj Drukuj Cofnij Przywróć

Do:

Temat:

@

Szanowna Pani Agnieszko,

W odpowiedzi na Pani mail w sprawie wykorzystania dotacji na realizację projektu do zakładania lokat terminowych informuję, że zgodnie z interpretacją Instytucji Zarządzającej nie jest możliwe zakładanie jakichkolwiek lokat z udziałem środków przekazanych na realizację projektu. Wykorzystanie otrzymanych przez Was środków do zakładania lokatach bankowych oznacza, że wnioskowana kwota jest zawyżona w stosunku do planowanych do poniesienia w projekcie wydatków, a tym samym sposób wykorzystania tych pieniędzy jest nieefektywny i niezgodny z założeniami POKL. Środki przekazane na realizację projektu mogą być wykorzystane tylko i wyłącznie do regulowania zobowiązań wynikających z jego realizacji i najlepiej, by poza płatnościami wynikającymi z projektu, nie opuszczały rachunku bankowego. Wszystkie tego typu operacje będę sprawdzał poprzez analizę wyciągów bankowych załączanych do wniosku o płatność.

Pozdrawiam

Marcin Opiekun

Lokaty terminoweAgnieszka BenekMarcin Opiekun

13


Wytyczne IP

W przypadku wniosków końcowych Beneficjent zobowiązany jest do złoże-nia końcowego wniosku o płatność i dokonania zwrotu niewykorzystanych środków. Końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie 30 dni ka-lendarzowych od zakończenia realizacji projektu. Jeżeli z rozliczenia koń-cowego będzie wynikać kwota do zwrotu przez beneficjenta, jest on zo-bowiązany do ww. zwrotu przed upływem 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu. Od nierozliczonej kwoty naliczane będą odsetki w wysokości jak dla zaległości podatkowych za każdy dzień zwłoki w zwrocie środków.

1.2. Pojęcie kwalifikowalności wydatków w PO KL

Poniżej: akty prawne leżące u podstaw kwalifikowania wydatków - wycinek z Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL - wersja do-kumentu z 28 grudnia 2009 r.

1.1 Podrozdział 1 – Akty prawne i dokumenty regulujące kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL

1) Kwestię kwalifikowania wydatków w ramach PO KL regulują następujące akty prawne:

a) rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. usta-nawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu

Termin rozliczenia przekaza

nych

środków wynika z załącznika

do umowy o dofinansowanie

realizacji projektu

(harmonogramu płatności),

i jest to termin złożenia (wpływu

na kancelarię) do IP kompletnego

wniosku o płatność.

14


Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006, str. 25) – art. 56;

b) rozporządzenie Komisji (WE nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczą-ce Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządze-nia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w prawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 371 z 27.12.2006, str. 1);

c) rozporządzenia (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006, str. 12);

d) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/199 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006, str. 1);

e) ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju.

Proces kwalifikowania wydatków to weryfikowanie wydatków projektu i kosztów pod kątem spełnienia cech, które umożliwią rozliczenie poniesionych wydatków w ramach projektu PO KL. Cechy te odnoszą się do celowości, niezbędności, efek-tywności, racjonalności i legalności planowanego i poniesionego wydatku. Należy zwrócić uwagę, że mówi się o kwalifikowalności wydatków jako o procesie, gdyż nie jest to akt jednorazowy. Nie ogranicza się tylko do weryfikacji budżetu na etapie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie. To pierwszy etap stwier-dzania kwalifikowalności. Drugi etap to analiza wniosku o płatność i zawartych w nim wydatków. Trzeci etap to badanie kwalifikowalności w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu. Kontrola ta może być prowadzona zarówno przez insty-tucje będącą stroną umowy (IP/IP2 lub po prostu IOK) ale także przez uprawnione do kontroli organy takie jak Urząd Kontroli Skarbowej, Najwyższa Izba Kontroli, audyt urzędników Komisji Europejskiej lub Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). Proces stwierdzania kwalifikowalności wydatków może być rozciągnięty w czasie. Rozpoczyna się przed planowym rozpoczęciem działań w projekcie (etap oceny merytorycznej), w jego trakcie (wniosek o płatność, kontrola na miejscu, kontrola ad-hoc, kontrola na dokumentacji przesłanej do IP/IP2), a także po jego zakończeniu (kontrola na miejscu). Realizator projektu może spodziewać się kontroli nawet do 5 lat od zakończenia wdrażania. Dlatego m.in. każdy realizujący projekty w EFS zobowiązuje się, że niezwłocznie poinformuje IP/IP2 o zmianie miejsca przechowywania dokumentacji projektu.

15


Rysunek 1. Proces kwalifikowania wydatków

3 września

Wydatek kwalifikowalny - to wydatek spełniający warunki umożliwiające jego cał-kowite lub częściowe pokrycie środkami przeznaczonymi na realizację PO KL. Tak brzmi definicja wydatku kwalifikowalnego zawarta w Wytycznych w zakresie kwa-lifikowania wydatków w ramach PO KL. Jakie to warunki? Wszystko jest napisane w tym dokumencie. Tylko ciężko tę definicję rozgryźć. Co to oznacza w praktyce? Dowiedziałam się od jednego eksperta, że kilka razy sprawdzana jest kwalifiko-walność wydatków. Być może to, co dla jednego kontrolującego będzie zasad-ne i kwalifikowalne, inny uzna za zbędne i nakaże zwrot środków. Zatwierdzony budżet stanowi dobrą podstawę prawną, ale nie ważniejszą niż wykazana wcze-śniej lista aktów prawnych. Dlatego fakt, że coś jest w budżecie, nie zawsze będzie oznaczał kwalifikowalność takiego wydatku. Tak mi się wydaje. Dlatego dla mnie proces stwierdzania kwalifikowalności wydatków, to tak naprawdę nieustanne sprawdzanie i zastanawianie się, czy to, co kupujemy i robimy w projekcie, jest uzasadnione. Muszę spróbować podejść do wydawania pieniędzy w projekcie, jakbym wydawała swoje własne. Wówczas dwa razy się zastanowimy, zanim coś kupimy. Zawsze można przecież zrezygnować z wcześniej zaplanowanego wy-datku, a oszczędności przeznaczyć na coś innego. Ale czy można przeznaczyć oszczędności na coś innego? Na co? Coś nowego? Przecież to nie było ocenia-ne, więc pewnie nie. Zaraz, zaraz - przecież zmiany w projekcie są dopuszczalne. Nawet jest taki rozdział w umowie. Muszę do niego zajrzeć, jak tylko będę miała wolną chwilę.

Ocena merytoryczna wniosku o dofinansowanie realizacji projektu

Weryfikacja wniosku o płatność

Kontrola na miejscu realizacji projektu

16


Rysunek 2. Pojęcie kwalifikowalności w projektach PO KL

Fragment dokumentu programowego

1) Co do zasady, wszystkie wydatki w ramach PO KL są kwalifikowane, o ile:

a) są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu;

b) są racjonalne i efektywne, tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i sta-wek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finan-sami (relacja nakład/rezultat);

c) zostały faktycznie poniesione;

d) są udokumentowane, z zastrzeżeniem pkt 6 podrozdziału 4.2;

e) zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu zgodnie z zasadami w zakresie konstruowania budżetu w ramach PO KL;

f) są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych, tj.:

i. nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowanych w ramach PO KL w podrozdziale 4.1;

ii. zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych;

g) są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowe-go, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamó-wień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1665, z późn. zm.).

Typ operacji - projekt

Formy wsparcia

Uczestnicy

Wydatki

17


Od:

Wyślij

Nowa wiadomość


Do:

Temat:

@


Odpowiadając na Pani zapytanie dotyczące kwalifikowania wydatków, pragnę poinformować, że kwalifikowalność należy odnieść również do projektu, okresu jego realizacji, jego uczestników, a także uprawnień do wykonywania ograniczonych przepisami prawa czynności. Aby zobrazować na czym to polega przedstawię Pani kilka przykładów.

Kwalifikowalność projektu - w ramach PO KL mogą być realizowane tylko projekty zgodne z typami operacji wskazanymi w ramach danego Działania/Poddziałania w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL. Wszelkie inne typy operacji, jako niezgodne z PO KL, nie mogą być realizowane.

Okres kwalifikowania projektów zamyka się w datach od 12 grudnia 2007 roku do 31 grudnia 2015 roku. Żaden projekt nie powinien być realizowany (a wydatki ponoszone) poza wskazanymi wyżej cezurami.

Kwalifikowalność uczestników oznacza, że projektem mogą być objęte tylko i wyłącznie grupy docelowe wskazane w SzOP, jako odbiorcy pomocy. Tak więc, nie ma możliwości kierowania wsparcia do innych osób.

Ostatni element, na który chcę zwrócić uwagę, to posiadanie formalnych uprawnień do organizacji danego typu wsparcia. Oczywiście, o ile takie uprawnienia są wymagane. Np. jeżeli planujecie Państwo zorganizowanie dla swoich uczniów dodatkowego kursu spawania z uzyskaniem uprawnień spawacza europejskiego, to zarówno szkolenie z tego zakresu, jak i egzamin powinny być przeprowadzone przez podmiot posiadający do tego uprawnienia (w tym przypadku będzie to instytucja szkoleniowa posiadająca zgodę na realizację szkolenia i zatwierdzony program Instytutu Spawalnictwa); inny przykład dotyczy usług księgowych w ramach projektu - jeżeli Księgowy Projektu zatrudniony jest na umowę zlecenie, to obowiązkowo powinien posiadać uprawnienia do świadczenia usług księgowych wydawane przez Ministerstwo Finansów analogicznie, jak w przypadku osób chcących rozpocząć działalność gospodarczą w postaci biura rachunkowego. Wykonywanie tych czynności przez osoby nieposiadające uprawnień mogą być uznane za niekwalifikowalne.

Mam nadzieję, że moje wyjaśnienia lepiej pomogą zrozumieć Pani zagadnienie kwalifikowalności wydatków.

Z poważaniem

Marcin Opiekun

Kwalifikowanie wydatkówAgnieszka BenekMarcin Opiekun

18


Kwalifikowalność uczestników

Przykład 1

Projekt realizowany w ramach poddziałania 3.4.3 Upowszechnienie uczenia się przez całe życie polegający na wprowadzeniu nowej metodyki kształcenia i doskonalenia. W ramach realizacji projektu szkoleniami i doradztwem w zakresie stosowania nowej metodyki doskonalenia na-uczycieli poprzez zajęcia teoretyczne i praktyczne są placówki kształcenia i doskonalenia nauczy-cieli. W trakcie rekrutacji Beneficjent podjął decyzję, że do projektu przyjmował będzie wszystkie chętne instytucje szkoleniowe, pod warunkiem, że w swojej historii prowadziły szkolenia i kursy, których odbiorcami pomocy byli nauczyciele. Nie zbadano jednak, na ile tego typu instytucje wpisują się w definicję możliwej do wsparcia grupy docelowej. Beneficjent w trakcie rekrutacji do projektu nie badał statusu instytucji przystępującej do projektu i objął wsparciem firmy szko-leniowe niebędące niepublicznymi placówkami kształcenia i doskonalenia nauczycieli. W trakcie kontroli projektu koszty związane z uczestnictwem osób pracujących w tych firmach zostały uznane za niekwalifikujące się do wsparcia z EFS ze względu na nieuprawnioną grupę docelową.

Przykład 2

Projekt wdrażany w Działaniu 3.3.4. Grupę docelową projektu stanowią uczniowie szkoły podsta-wowej nr 2 i gimnazjum nr 1 mieszkający w gminie x, z różnego rodzaju deficytami w rozwoju. Beneficjent opierając się na przeprowadzonym przez siebie rozpoznaniu sytuacji dzieci z terenu gminy x uczęszczających do szkoły podstawowej nr 2 i gimnazjum nr 1 zawęził grupę docelową. W trakcie rekrutacji przyjmowano do projektu wszystkich uczniów z deficytami, bez względu na miejsce zamieszkania. Nie zwrócono uwagi na kryterium zameldowania w gminie x zapisane we wniosku. Dodatkowo ze względu na mniejszą niż planowano liczbę chętnych, do projektu zaproszono kilkoro uczniów z gimnazjum nr 2. Udział w projekcie uczniów, którzy nie byli w dniu rekrutacji zameldowani na terenie gminy oraz uczniów z gimnazjum nr 2 został uznany za nie-kwalifikowalny ze względu na niespełnienie warunków uczestnictwa (kryteriów) określonych przez Beneficjenta we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu.

6 września

Lista sprawdzająca - kwalifikowalność wydatków

Przeanalizowałam “definicję” wydatków kwalifikowalnych i sporządziłam listę pytań, które trzeba by zadawać w odniesieniu do każdego jednego wydatku. Podzieliłam te pytania na kilka rodzajów:

• niezbędność i bezpośredni związek z celami projektu

19


Czy wydatek musi zostać poniesiony? Czy rezygnacja z tego wydatku przyczyni się do nieosiągnięcia celów projektu lub wpłynie na obniże-nie jakości produktów i rezultatów projektu? Czy są jakieś inne, alter-natywne, tańsze sposoby na uzyskanie związanych z tym wydatkiem efektów?

• racjonalność i efektywność

Czy poziom wydatku odbiega od cen rynkowych? Jeżeli tak, to dlacze-go? Czym jest to uzasadnione? Czy przy określaniu poziomu danego wydatku sprawdzone zostały obecnie obowiązujące ceny? Czy po-siadam wydruki, notatki, kopie elektroniczne potwierdzające sposób szacowania wydatków w projekcie? Czy wydatek jest zgodny z zasadą najwyższej jakości za najniższą cenę? Jaki jest koszt pozytywnego re-zultatu projektu (sukcesu)?

• zgodność z wnioskiem o dofinansowanie

Czy wydatek został przewidziany w aktualnym budżecie wniosku o do-finansowanie? Czy jest związany z realizacją wskazanych we wniosku zadań? W przypadku kosztów pośrednich, czy jest zgodny z katalogiem kosztów pośrednich zawartym w Wytycznych… oraz czy został wskaza-ny we wniosku o dofinansowanie?

• zgodność z przepisami krajowymi i unijnymi

Czy wydatki poniesiono zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych? Czy procedura zamówień publicznych została przepro-wadzona prawidłowo? Czy dostarczone usługi, dostawy sprzętu są zgodne z zamówieniem? Czy wydatek został potwierdzony odpowied-nim dokumentem (a dokument jest w naszym posiadaniu)? Czy został zapłacony i zaksięgowany?

• czy wydatek należy do katalogu wydatków niekwalifikowalnych?

• czy faktura, rachunek został opłacony w całości?

• czy wydatek w ramach kosztów bezpośrednich nie został zawarty rów-nież w kosztach pośrednich?

Pomyślałam sobie, że te pytania można przedstawić w formie listy sprawdzającej i samemu weryfikować kwalifikowalność wydatków. Zastanawiać się nad tym tak,

20


jak to robi IP/IP2 i kontrolujący. Ponieważ sama często zwracam się w różnych sprawach do opiekuna mojego projektu i bardzo cenię sobie jego wsparcie, do-dałam jeszcze kilka pytań, które są ważne:

• Czy, jeżeli mamy wątpliwości co do kwalifikowalności wydatków, zasię-gnęliśmy opinii IP/IP2? Czy mamy tę opinię? Czy ma ona formę pisem-ną? Czy została dołączona do dokumentacji projektu?

Rysunek 3. Warunki kwalifikowalności wydatku

Uwaga!

Wydatki na materiały biurowe i opłaty pocztowe są bardzo często wykazy-wane w kosztach bezpośrednich i pośrednich projektu, a tym samym po-dwójnie finansowane, co w PO KL jest niedozwolone. Podwójne finanso-wanie może również polegać na rozliczaniu w projekcie wydatków, które zostały już sfinansowane ze środków publicznych (np. w ramach innego pro-jektu) lub rozliczaniu kosztów amortyzacji środków trwałych, które zostały zakupione ze środków projektu.

Niezbędny i celowy

Faktycznie poniesiony

Racjonalny i efektywny

Udokumentowany

Zgodny z przepisami prawa

Zgodny z budżetem

Ten sam rodzaj wydatku nie

może pojawiać się w kosztac

h

bezpośrednich i pośrednich

projektu. Jest to

podwójne

finansowanie.

21


Podwójne finansowanie

Przykład 1

Po pierwszym zrealizowanym projekcie chętnie przystąpiono do opracowania drugiego wnio-sku, tym razem z innego Priorytetu - “centralnego”. Nauczyciele dobrze przyjęli pomysł wejścia w nowy projekt. Sukces poprzedniego, zadowolenie rodziców i dzieci potwierdzały, że projekty PO KL to dobry kierunek. Tym bardziej, że skorzystała też sama szkoła. Zakupiono tablice interak-tywne, laptopy, pomoce dydaktyczne, o których nauczyciele wcześniej nawet nie marzyli. Lekcje nabrały nowych barw. W następnym projekcie, podobnie jak i w pierwszym zaplanowano koszty pośrednie rozliczane ryczałtem. Jednym z kosztów wliczanych do kosztów pośrednich jest amor-tyzacja środków trwałych. W trakcie kontroli okazało się jednak, że we wnioskach o płatność rozliczano amortyzację sprzętu zakupionego we wcześniejszym projekcie. Kontrolujący słusznie więc postawili zarzut podwójnego finansowania i zażądali zwrotu środków wraz z odsetkami.

Przykład 2

Planuje się, że z opracowaniem i pilotażem nowego innowacyjnego programu wiążą się znaczne wydatki na papier i tonery do drukarek i kserokopiarek. Przygotowanie i konsultowanie progra-mu wśród wielu specjalistów wymaga przygotowania sporej liczby materiałów drukowanych, organizacji wielu spotkań roboczych, dyskusji, opinii. Z wstępnego szacunku wynikało, że średnie roczne wydatki na papier i tonery w projekcie przekraczają dotychczasowe wydatki na materiały biurowe. Dlatego zostały przyporządkowane do kosztów bezpośrednich. W kosztach pośrednich jednak wskazano materiały biurowe w metodologii ryczałtu. Aby uniknąć podwójnego finanso-wania księgowość wyliczając koszty poniesione na materiały biurowe w bieżącym funkcjono-waniu szkoły, wyłączyła tonery i papier ksero. W metodologii koszty te nie były więc brane pod uwagę. Taki sposób postępowania został przez beneficjenta opisany i dzięki temu nie wystąpiło podejrzenie podwójnego finansowania tego samego rodzaju wydatku.

Rozmowa z Marcinem Opiekunem

Spotkanie w IP - ponoszenie wydatków w okresie realizacji projektu:

- …chciałam Pana jeszcze o coś zapytać…

- Proszę pytać, jeżeli będę tylko mógł, to Pani pomogę.

- Jak to jest z tym ponoszeniem wydatków w okresie realizacji projektu?

- Wszystkie wydatki w ramach projektu muszą dotyczyć okresu jego

22


realizacji. Okres ten jest wskazany we wniosku o dofinansowanie, na który strony powołują się w umowie dofinansowania…

- Muszą dotyczyć, to znaczy, że muszą być poniesione w okresie reali-zacji projektu?

- Co do zasady, tak. Jednak są też wyjątki od tej zasady. Takim wyjątkiem może być koszt wniesienia zabezpieczenia realizacji projektu. Może on być poniesiony przed rozpoczęciem wdrażania, ale jest kwalifikowal-ny, gdyż wiąże się tylko i wyłącznie z projektem. Innym przykładem są składki na ZUS i podatek związany z zatrudnieniem personelu. Dajmy na to projekt kończy się w grudniu, ale obciążenia tego typu płacone są dopiero w następnym miesiącu, już po jego zakończeniu. Tego typu koszty też mogą zostać uznane za kwalifikowalne.

- A czy jest jakaś data, po której absolutnie nie można ponosić wydatków?

- Taką datą dla projektów i Programu jest 31 grudnia 2015 r. W przypad-ku pojedynczego projektu takiej daty nie ma… no tak, znaczenie ma okres realizacji projektu oraz termin złożenia wniosku o płatność koń-cową. Wszystkie wydatki powinny dotyczyć okresu realizacji projektu i zostać poniesione do ostatecznego rozliczenia, a jeżeli na rachunku bankowym projektu pozostają jeszcze jakieś środki, to powinny być one zwrócone jak najszybciej się da.

- Na razie nie zaprzątam sobie tym głowy. Jak będę coś miała, to na pewno wyślę do Pana mail z zapytaniem w tej sprawie. Dziękuję.

- Jeżeli będą jakiekolwiek wątpliwości to, zapraszam, chętnie pomogę!

10 września

Wydrukowałam sobie z Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ra-mach PO KL fragment dotyczący wydatków niekwalifikowalnych. Chciałam przy-kleić na wewnętrznej stronie drzwiczek od mojej szafki, ale chyba jest za duży. To zamknięta lista wydatków, których absolutnie nie mogę rozliczyć w projekcie.

23


Fragment dokumentu programowego

4.1 Podrozdział 1 – Wydatki niekwalifikowane

1. Zgodnie z art. 11 ust. 2 rozporządzenia (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenia (WE) nr 1784/1999, za niekwalifikowane z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL uznaje się poniższe kategorie wydatków:

a) podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe, tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podat-ku od towarów i usług;

b) zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury;

c) zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu, o których mowa w podrozdziale 4.13;

d) odsetki od zadłużenia.

2. Dodatkowo, zgodnie z Krajowymi Wytycznymi, niekwalifikowane są na-stępujące kategorie wydatków:

a) koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut;

b) wydatki poniesione na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzają-cych złożenie wniosku o dofinansowanie projektu;

c) koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych, z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot niezależnie wypłaconych po akceptacji Instytucji Zarządzającej, oraz koszty realizacji ewentual-nych postanowień wydanych przez sąd;

d) wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogól-ne, opłaty ubezpieczeniowe;

e) wydatki związane z wypełnianiem wniosku o dofinansowanie projektu.

3. Zgodnie z zasadami przyjętymi przez Instytucję Zarządzającą, niekwali-fikowane są wpłaty dokonywane przez pracodawców zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz za-trudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2008 r. Nr 14, poz. 92, z późn. zm.) na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, zwany dalej „PFRON”, w ramach wynagrodzenia personelu projektu.

4. Niekwalifikowane w ramach projektu są wydatki poniesione ze środ-ków publicznych w ramach wkładu własnego przekraczające na za-kończenie projektu 15% poniesionych i zatwierdzonych wydatków

24


kwalifikowanych sfinansowanych ze środków publicznych.

5. Podatek od towarów i usług jest niekwalifikowany w zakresie, w którym beneficjentowi przysługuje prawo częściowego odliczenia podatku VAT wg proporcji ustalonej zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

6. Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją projektu ponosi Beneficjent.

Fragment Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grud-nia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich.

§ 7. 1.Wniosek o płatność składany w celu rozliczenia zaliczki powinien za-wierać informacje dotyczące:

1. numeru umowy o dofinansowanie;

2. okresu, za jaki wniosek jest składany;

3. całkowitej kwoty wydatków oraz wydatków kwalifikowanych obję-tych wnioskiem;

4. wysokości kwoty wnioskowanej;

5. dokumentów potwierdzających poniesione wydatki kwalifikowa-ne objęte wnioskiem, z wyjątkiem kosztów rozliczanych na pod-stawie art., 7 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. EU L 210 z 31.07.2006, str. 1, z późn. zm.) oraz art. 11 ust. 3 lit. B rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządze-nie (WE) nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006, str. 12, z późn. zm.);

6. dochodu uzyskanego w związku z realizowanym projektem lub operacją;

7. dotychczasowego oraz planowanego przebiegu rzeczowej realizacji projektu lub operacji;

8. osiągniętych wskaźników realizacji projektu lub operacji;

9. problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu lub operacji oraz przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia zakładanego w projek-cie poziomu wskaźników;

25


10. harmonogramu wydatków na kolejne cztery kwartały;

11. zgodności realizacji projektu lub operacji z zasadami polityk wspólnotowych lub Wspólnej Polityki Rybackiej w odniesieniu do

operacji finansowych z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rybackiego.

2. Wniosek o płatność może zawierać dodatkowe informacje określone przez właściwą instytucję w ramach systemu realizacji danego programu.

§ 8. 1. W przypadku programów realizowanych z udziałem środków, o któ-rych mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finan-sach publicznych, udzielanie, w tym wypłata, i rozliczanie zaliczki następu-je w terminach i na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie, z uwzględnieniem wytycznych państw darczyńców lub umów zawartych z tymi państwami, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wniosek o płatność powinien za-wierać informacje, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 1-5, 8 i 10, oraz potwier-dzenie współfinansowania. Przepis § 7 ust. 2 stosuje się.

1.3. Bo ryczałt nie zawsze jest dobry na wszystko…

Pisząc wniosek nie zastanawiałam się długo nad kosztami pośrednimi. W chwili, w której myśleliśmy o „rewolucji” w pracy z dziećmi i innych wzniosłych celach re-alizacji projektu – trudno nam było się skupić na tak trywialnych elementach, jak rachunki za prąd i telefon. Jakoś miało się samo ułożyć. Nie będę też kryć – dużo ułatwiłaby konsultacja z Główną Księgową już na etapie przygotowania projektu, a nie dopiero teraz… Ta kwestie będzie się na mnie mścić chyba aż po końcowy wniosek o płatność. Założyliśmy, że koszty pośrednie będą rozliczane ryczałtem. Na pierwszy rzut oka wszystko wydawało się dla nas przyjazne i proste, teraz jed-nak mam wątpliwości.

Konsultować wszystko

ze specjalistami (też

księgowość!!!),

szczególnie na

etapie przygotowania projektu

i wniosku o dofinansowanie.

26


Rysunek 4. Rodzaje kosztów projektu PO KL

Pierwsze „schody” pojawiły się już na etapie negocjacji. Nasza metodologia wyli-czenia kosztów pośrednich pozostawiała wiele do życzenia – przede wszystkim nie była oparta o dotychczasowe wydatki naszej szkoły, tylko przewidywała sza-cunkowe wydatki miesięczne, które trzeba będzie ponieść. Okazało się, że aby pobierać koszty pośrednie ryczałtem – trzeba najpierw udowodnić, jaki poziom kosztów tego typu generuje nasza instytucja. Musieliśmy więc wyszukać dane za poprzedni rok i poprawiać metodologię, ponieważ zwykła kalkulacja przewidywa-nych miesięcznych kwot (jaką zawarliśmy w pierwotnej wersji wniosku) mogłaby stanowić podstawę do rozliczania kosztów pośrednich, ale wyłącznie wg rzeczywi-ście ponoszonych wydatków (kiedy rozliczamy się z każdej faktury, proporcjonal-nie do udziału wydatków projektowych w wydatkach całej instytucji). Mogliśmy skorzystać z przykładowej metodologii, która jest w Zasadach finansowania PO KL, ale jakoś umknęło to w „ferworze walki” z wnioskiem o dofinansowanie.

Przykład metodologii wyliczania kosztów pośrednich:

1. Koszty personelu obsługowego, koszty zarządu oraz koszty materiałów i usług związanych z bieżącą obsługą jednostki = łącznie: 41.520, 60 zł.

Przyjęta metoda bazuje na obrotach jednostki z okresu poprzedzającego realizacje projektu, niemniej jednak rodzaje przyjmowanej przez beneficjenta metodologii mogą być różne (np. w oparciu o koszty/przychody lub plan finansowy). Obroty jednostki powinny pochodzić z okresu równego, co do długości, okresowi realizacji projektu tj. 8 miesięcy. Obroty wynoszą 1.530 tys. zł.

Koszty projektu PO KL

Pośrednie Bezpośrednie Cross-financing

Rozliczanie ryczałtem -

metodologia

Rozliczanie na podstawie

faktycznie poniesionych

wydatków

Kwoty ryczałtowe

(tylko działanie 6.3,

7.3, 9.5)

Rzeczywiście poniesione

wydatki

27


Określamy współczynnik kosztów bezpośrednich projektu w odniesieniu do obrotów za 8 miesięcy: 392.175,00 / 1530.000,00 = 25,63%

Na podstawie współczynnika określamy koszty pośrednie w odniesieniu do następujących kategorii kosztów:

• koszty zarządu (8 m-cy * 11.000 zł (faktyczne wynagrodzenie prezesa) * 25,63% = 22.554,40 zł)

• koszty personelu obsługowego:1) sekretarka (8 m-cy * 3.600 zł (wynagrodzenie) * 25,63% = 7.381,44 zł)2) pracownik kadr (8 m-cy * 3.400 zł (wynagrodzenie) * 25,63% = 6.971,36 zł)

• koszty telefonów (8 m-cy * średnio 1 700 zł * 25,63% = 3.485,68 zł)• koszty pocztowe (8 m-cy * średnio 250,00 zł *25,63% = 512,60 zł)• materiały biurowe (8 m-cy * średnio 300,00 zł * 25,63% = 615,12 zł)

2. Koszty obsługi księgowej = łącznie 12.302,40 zł

• koszty głównego księgowego (8 m-cy + 6 000 zł + 25,63% = 12.302,40 zł)

3. Koszty wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie = łącznie: 5.536,00 zł

W celu wyliczenia kosztów wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie, należy wyliczyć stosunek powierzchni biura projektu (20 m2) w stosunku do powierzchni użytkowej wykorzystywanej przez beneficjenta na prowadzoną działalność (250 m2) = 8%.

• Koszty czynszu (8 m-cy * 980 zł * 8% = 627,20 zł)• Energia elektryczna (8 m-cy * 380 zł (średnia) * 8% = 243,20 zł)• Woda (8 m-cy * 110 zł (średnia) * 8% = 70,40 zł)• Gaz (8 m-cy * 130 zł (średnia) * 8% = 82,20 zł)• Ogrzewanie (8 m-cy * 1.150 zł (średnia) * 8% = 760,20 zł)• Koszty ochrony (8 m-cy * 3.400 zł * 8% = 2176,00 zł)• Koszty sprzątania (8 m-cy * 1.600 zł * 8% = 1.024,00 zł)• Amortyzacja budynku (8 m-cy * 900 zł (średnia) * 8% = 576,00 zł)

Łącznie 5.536,00 zł

RAZEM KOSZTY POŚREDNIE WYNIKAJĄCE Z WYLICZEŃ: 59.359 zł

Beneficjent nie rozlicza kosztów pośrednich ryczałtem w innych projektach i nie planuje zlecać realizacji zadań lub ich części wykonawcom zewnętrznym.

28


Metodologia wyliczenia kosztów pośrednich została ostatecznie zaakceptowana. Okazuje się, że możemy być w razie kontroli sprawdzani pod kątem prawidłowo-ści przedstawionej we wniosku metodologii wyliczenia kosztów pośrednich – np. wezwani do przedstawienia dokumentów księgowych, które potwierdzą, że uży-te w metodologii wartości były prawdziwe. Koniec końców wyszło nam tych kosz-tów pośrednich 13,27% kosztów bezpośrednich pomniejszonych o cross-finan-cing (na szczęście mieścimy się w limicie!). Już w trakcie negocjacji sugerowano nam przyjęcie zasady rozliczania faktycznie poniesionych wydatków, a jednak się nie zgodziliśmy. W tym momencie nie do końca wiemy, jak poradzić sobie z rozli-czaniem tych wydatków…

Przykład 1

Beneficjent założył, że koszty pośrednie rozliczane będą ryczałtem, jednak w trakcie realizacji projektu finansował je bezpośrednio z rachunku bankowego projektu (płacił części faktur za prąd, gaz, wynagrodzeń za sprzątanie itp.), a następnie przedstawiał do rozliczenia w takich kwotach, jakie faktycznie wynikały z opłaconych faktur (bo kwoty te i tak były niższe niż zało-żony we wniosku procent kosztów pośrednich). Wniosek o płatność został zwrócony do poprawy w celu wskazania rozliczanej kwoty kosztów pośrednich w wysokości wynikającej z wyliczenia prawidłowego procentu rozliczanych kosztów bezpośrednich pomniejszonych o rozliczany cross-financing. Jednocześnie pouczono Beneficjenta o braku możliwości ponoszenia tych wydatków bezpośrednio z rachunku bankowego wyodrębnionego na potrzeby projektu.

Przykład 2

Beneficjent w umowie wskazany ma procent kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem w od-niesieniu do rozliczonych kosztów bezpośrednich pomniejszonych o cross-financing: 9,82%. Taką też wartość rozlicza każdorazowo we wniosku o płatność i pobiera z rachunku projektowego na rachunek bieżący instytucji. W jednym z wniosków ujęto wydatki, które zostały uznane przez IP za niekwalifikowalne. W tej sytuacji koszty pośrednie również pomniejszono. W kolejnym – dokonano dodatkowo korekty pomniejszającej poprzednio rozliczony wydatek. Wnioskodawca w tabeli nr 7 wniosku o płatność (korekty) wskazał do skorygowania pozycję w ramach kosztów bezpośrednich, jak również odpowiednią wartość kosztów pośrednich – tak, aby po przeprowa-dzeniu korekty procent rozliczenia kosztów pośrednich był znowu dokładnie taki, jak przewidzia-no w umowie. W obu przypadkach środki były pobrane z konta, więc różnicę pomiędzy kosztami pośrednimi pobranymi pierwotnie a pomniejszonymi, zwrócono na rachunek bankowy projektu.

Teraz wszyscy są na mnie źli. Księgowa narzeka, bo projekt zaczynamy wczesną jesienią i pierwsze miesiące powinny przewidywać wysokie koszty pośrednie – zwłaszcza rachunki za prąd i gaz są w tym czasie wysokie. Pozostałych wydatków

29


jest wówczas również dużo, ale to w większości zakupy sprzętu na cały okres re-alizacji projektu – czyli cross-financing. A ten, jak wiadomo, jest odejmowany od kosztów bezpośrednich, od których uzależniamy wysokość pośrednich rozlicza-nych ryczałtem. Czyli w momencie, kiedy koszty te będą wysokie – my będziemy związani procentem z umowy. Koszty pośrednie rozliczane wg rzeczywiście po-niesionych wydatków opłacane byłyby w takich wysokościach, jakie rzeczywiście w danym okresie są nam potrzebne.

Pani Dyrektor uświadomiła mi, że dodatkowo komplikuje się to na przełomie lat budżetowych – bo jeżeli na początku realizacji projektu mamy „zaległości” w po-braniu kosztów pośrednich, to oznacza, że zostaną one oczywiście pobrane, ale z opóźnieniem (cały czas proporcjonalnie do pozostałych wydatków, które dosyć jednostajnie rozkładają się nam na okres całego projektu). „Zaległe” koszty po-średnie zostaną więc „odebrane” wcześniej, czy później – ale może się okazać, że stanie się to dopiero w kolejnym roku kalendarzowym, a tym samym – budżeto-wym. Ponieważ instytucje publiczne rozliczają się w zamkniętych latach budżeto-wych – w danym roku, kiedy „zaległości” w odbiorze kosztów pośrednich nastąpią – Szkoła będzie musiała tak naprawdę sfinansować ich poniesienie z własnych środków (zapewnić sobie we własnym budżecie środki na nieco wyższe rachunki). W kolejnym roku natomiast może być tych środków za dużo w stosunku do po-trzeb, a Zasady finansowania PO KL mówią przecież wyraźnie, że w każdym okresie mamy rozliczać dokładnie taką kwotę, jaka wynika z wyliczenia – nie więcej, ale też nie mniej. Gdyby Dyrekcji naprawdę nie zależało na realizacji projektu, mogła-by teraz odmówić ponoszenia takich wydatków. Na szczęście mam pełne popar-cie i zielone światło – nawet jeżeli Szkoła będzie musiała coś „dołożyć” do realizacji projektu, to warto.

Pozostaje również opcja rezygnacji ze sposobu rozliczania kosztów pośred-nich ryczałtem. W końcu „każda zmiana we wniosku jest możliwa, o ile zostanie

Przy rozliczaniu rycza

łtu we

wniosku o płatność pamiętać

o tym, że procent kosztów

bezpośrednich pomniejszonych

o cross-financing nie powinien

być ani większy ani mniejszy n

iż

to zapisano w umowie o dofi-

nansowanie realizacji projektu

.

30


zaakceptowana przez IP…”. W tej jednak sytuacji nie jest to całkiem proste – spo-sób rozliczenia wynika z treści umowy i dotyczy całego okresu realizacji projektu. Jeżeli więc będziemy chcieli „przejść” na sposób rozliczania kosztów pośrednich wg rzeczywiście poniesionych wydatków – wszystkie dotychczas rozliczone ry-czałtem kwoty skorygujemy „do zera”, a wydatki rozliczymy „od nowa” od począt-ku realizacji projektu, wskazując wydatki z poprzednich okresów rozliczeniowych.

Lista sprawdzająca

Rozliczanie wydatków pośrednich ryczałtem – o czym nie wolno zapomnieć:

1. przygotować prawidłową metodologię (uwzględniającą tego typu wydatki w dotychczasowej działalności Beneficjenta w porównywal-nym czasie i odnoszącą się do realizacji projektu – w tym np. poprzez uwzględnienie czasu wykorzystania pomieszczeń szkoły do potrzeb projektu);

2. ponosić wydatki pochodzące z katalogu kosztów pośrednich z rachun-ków bieżących instytucji (a nie rachunku bankowego wyodrębnionego na potrzeby projektu);

3. wyliczać do każdego okresu rozliczeniowego dopuszczalną wartość kosztów pośrednich (odpowiedni, wynikający z umowy o dofinanso-wanie projektu procent kosztów bezpośrednich pomniejszonych o wy-datki w ramach cross-financingu) i tę kwotę (pełną!) przedstawić do roz-liczenia we wniosku o płatność;

4. zrefundować z rachunku bankowego projektu na rachunek instytucji należne koszty pośrednie;

5. w przypadku uznania części kosztów bezpośrednich za niekwalifiko-walne lub dokonania ich korekty – każdorazowo korygować również kwotę rozliczonych kosztów pośrednich;

6. w razie kontroli przedstawić dokumenty poświadczające dane użyte w metodologii wyliczenia kosztów pośrednich;

7. w razie potrzeby zmiany sposobu rozliczania kosztów pośrednich na wynikający z faktycznie poniesionych wydatków:

• uzyskać pisemną zgodę IP na tego typu zmianę;

31


• w najbliższym wniosku o płatność skorygować do zera łączną kwo-tę poprzednio rozliczonych kwot ryczałtowych, koszty te zostaną uznane za niekwalifikowalne i musimy je wykazać jako korektę finansową;

• jednocześnie w najbliższym wniosku o płatność wskazać do rozli-czenia faktycznie poniesione (od początku realizacji projektu) wy-datki z katalogu kosztów pośrednich;

• jeżeli kwota rozliczona poprzednio ryczałtem różni się od kwoty wskazanej do rozliczenia wg faktycznie poniesionych wydatków – dokonać zwrotu/wypłaty środków pomiędzy rachunkami banko-wymi – wyodrębnionym do potrzeb realizacji projektu i bieżącym instytucji;

• opisać faktury i inne dokumenty dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych wg faktycznie poniesionych wydatków, zgodnie z wy-mogami PO KL;

• jeżeli to konieczne (w zależności od polityki rachunkowej) – prze-księgować wydatki w taki sposób, aby wszystkie wydatki rozliczone w ramach projektu księgowane były w jednakowy sposób.

Dokumenty:

Rozliczanie środków na realizację projektu jest uwarunkowane nie tylko Zasadami finansowania PO KL, ale przede wszystkim przepisami prawa polskiego. Do naj-ważniejszych aktów prawnych zalicza się:

• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych z późn. zm.;

• Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki roz-woju z późn. zm.;

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z późn. zm.;

• Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach progra-mów finansowanych z udziałem środków europejskich;

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie

32


płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków eu-ropejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności.

• Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustana-wiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999;

• Rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999.

Dokumenty programowe związane z pojęciem kwalifikowalności wydatków:

• Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007 - 2013;

• Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL;

• Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Dokumenty związane z kosztami pośrednimi:

• Katalog kosztów pośrednich znajduje się w Wytycznych w zakresie kwa-lifikowania wydatków w ramach PO KL oraz w Zasadach finansowania PO KL;

• Wzór metodologii wyliczenia kosztów pośrednich rozliczanych ryczał-tem zawierają Zasady finansowania PO KL.

33


2. Weryfikacja kwalifikowalności wydatków w odniesieniu do przepisów prawa

2.1. Wszystko jest zamówieniem publicznym

Wszystkie wydatki ponoszone ze środków publicznych powinny być racjonalne i efektywne finansowo. Każda instytucja publiczna dysponując swoim budżetem zobowiązana jest do stosowania przepisów dotyczących zamówień publicznych, bez względu na to, jakie zadania realizuje. Zasada ta dotyczy również realizacji przedsięwzięć finansowanych ze środków Unii Europejskiej. Każda publiczna pla-cówka oświatowa działając w imieniu organu prowadzącego szkołę ma więc obo-wiązek, pod groźbą uznania wydatku za niekwalifikowalny (co zostało zapisane w warunkach kwalifikowalności wydatków), stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych i przewidzianych w niej trybów. Zgodnie z dokumentem Zasady do-tyczące przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS podmioty publiczne realizujące projekty EFS po-winny również opracować procedury udzielania zamówień tzw. podprogowych, czyli poniżej 14.000 euro. W praktyce oznacza to, że każdy jeden wydatek powinien być ponoszony w sposób konkurencyjny, racjonalny i efektywny, bez względu na jego wysokość. Przygotowując przetarg Beneficjent powinien upewnić się, czy ist-nieje przynajmniej 3 dostawców zlecanej usługi lub dostawy sprzętu, a szacowanie realnej wartości planowanego do udzielenia zamówienia - metodologia wylicze-nia kwoty zamówienia oraz wybór osób oceniających oferty, a także każdy etap postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powinny zostać udokumen-towane i udostępnione na żądanie kontroli.

Instytucje publiczne mają obowiązek sporządzania planów dotyczących zamó-wień publicznych, informacje na ten temat można pozyskać w swoim organie pro-wadzącym. Na koniec podkreślę, że nie można mieć złudzeń, realizacja projektu będzie się zawsze wiązała z przeprowadzeniem postępowania o zamówienie pu-bliczne, a tym samym z obowiązkowymi wizytami u radcy prawnego Urzędu.

Pamiętać o dokumentowaniu

każdego etapu udzielania

zamówień publicznych.

Na wszystko muszą by

ć

papiery!!!

34


15 września

Niestety. Nie przewidziałam wydatków związanych z obsługą prawną projektu. Okazuje się, że wszystkie pieniądze muszą być wydawane z respektowaniem przepisów dotyczących zamówień publicznych. I tych krajowych, i tych, które radcy prawni Urzędu Miasta wymyślili. Jeżeli nie obowiązuje przetarg lub któryś z trybów, to jest zarządzenie Burmistrza. Pojawił się też problem ustalania warto-ści zamówienia. Radca mówi, że koniecznie do ustalania wartości zamówienia (co wpływa na wybór odpowiedniego trybu, a po przekroczeniu 14.000 euro zawsze musi to być jeden z trybów podstawowych - przetarg ograniczony lub nieograni-czony) powinniśmy brać zapisy w ramach całego projektu. Czyli nie rocznie jak to się normalnie w Urzędzie robi, ale cały ten rok, jeżeli chodzi o pracę Urzędu oraz 2 lata realizacji projektu. To jakiś koszmar! Myślałam, że uda się to tak, jak do tej pory. „Wolna ręka” i po kłopocie. Jednak nie! Po ostatnich nowelizacjach Radca Prawny nie widzi możliwości stosowania „wolnej ręki” na szerszą skalę. Każe nam raczej robić tryby podstawowe, czyli przetargi. Jeszcze mówi, że wiadomo, projek-ty unijne są mocno kontrolowane, więc lepiej dmuchać na zimne i nie ryzykować nietrafionego trybu zamówienia. Żeby się nikt nie przyczepił, że coś źle zinter-pretowaliśmy. Jak ja sobie dam z tym radę? Mecenas postraszył mnie jeszcze tym

znaleźć dodatkowe pieniądze na zapłacenie prawnikowi!!!

Skonsultować zapisy we wniosku z radcą prawnym Urzędu, zgłosić zakupy i usługi do planu zamówień publicznych, dowiedzieć się, jakie procedury będą musiały zostać zastosowane,

35


cennikiem wymierzania korekt. Zupełnie jak taryfikator w „drogówce”. Nie brzmi to dobrze. Mam nadzieję, że do tego nie doprowadzimy. Muszę wszystko konsul-tować z Radcą!

Rysunek 5. Tryby udzielania zamówień publicznych

16 września

Byłam na spotkaniu z Księgową. Jeszcze kiedyś obiecała mi, że przeanalizuje zapi-sy Ustawy o Finansach Publicznych pod kątem realizacji projektu. Środki na reali-zację projektu mają status środków publicznych, dlatego ich wydatkowanie i roz-liczanie także odbywa się na jej podstawie. Już sama umowa w kilku przypadkach odwołuje się do ustawy.

Zamówienia publiczne

Przetarg nieograniczony

Negocjacje bez ogłoszenia

Negocjacje z ogłoszeniem

Zapytanie o cenę

Licytacja elektroniczna

Przetarg ograniczony

Zamówienie z wolnej ręki

Dialog konkurencyjny

36


na poniesienie wydatków związanych z udzieleniem zamówienia publicznego.

Informacja o zgodności z odpowiednim przepisem Ustawy Prawo Zamówień Publicznych musi być umieszczona na każdym dokumencie księgowym, który jest dowodem

37


Od:

Wyślij

Nowa wiadomość


Do:

Temat:

@

Pani Agnieszko,

Zasada konkurencyjności, o którą Pani pyta, dotyczy zamówień przekraczających kwotę 14 tys. euro (czyli próg jej stosowania jest taki sam jak w prawie zamówień publicznych). Dotyczy zamówień składanych przez podmioty gospodarcze nienależące do sektora finansów publicznych, które obowiązuje Ustawa Prawo Zamówień Publicznych. Tak więc bezpośrednio Panią ona nie dotyczy. Dodam tylko, że zgodnie z tą zasadą wartość zamówienia ustalana jest dla całego projektu (sumuje się wydatek danego rodzaju we wszystkich latach wdrażania projektu).

Aby zapewnić konkurencyjny tryb wyłaniania wykonawców beneficjent powinien wysłać zapytanie ofertowe przynajmniej do trzech potencjalnych wykonawców, a informacja na temat poszukiwania wykonawcy (zapytanie ofertowe) powinna zostać umieszczona na stronie internetowej beneficjenta, jeżeli ją posiada, oraz w jego siedzibie. W zapytaniu ofertowym powinny zostać określone kryteria oceny ofert. Zasada ta jest obowiązkowa dla wszystkich beneficjentów realizujących projekty (chyba, że obowiązuje ich Ustawa Prawo Zamówień Publicznych, wówczas korzystają z jej przepisów) pod rygorem uznania wydatku za niekwalifikowalny. Bezwzględnie proces ten powinien być dokumentowany na każdym etapie jego realizacji, a dokumenty archiwizowane z całą dokumentacją projektową. Do dokumentacji wyboru najkorzystniejszej oferty w zasadzie konkurencyjności należy, jako minimum, protokół wyboru, oferty oraz zapytanie ofertowe wraz z kryteriami wyboru oferty.

Wymagania dotyczące zasady konkurencyjności zawarte są w umowie o dofinansowanie realizacji projektu oraz w Zasadach finansowania PO KL.

Pozdrawiam

Marcin Opiekun

Zasada konkurencyjnościAgnieszka BenekMarcin Opiekun

38


2.2. Dlaczego Ustawa o Finansach Publicznych jest dla mnie ważna?

16 września, późnym wieczorem

Rozdział 6 Ustawy o Finansach Publicznych dotyczy wydatkowania środków euro-pejskich, które otrzymujemy na finansowanie projektów. W zasadzie zapisy tego rozdziału dotyczą nas jako beneficjenta w ograniczonym zakresie. Są tam jednak cztery artykuły, które w opinii Księgowej są bezpośrednio związane z tym, co ja mam robić w projekcie. Po pierwsze, sama umowa o dofinansowanie realizacji projektu wskazuje, że jeżeli środki będą wydatkowane niezgodnie z procedurami w oparciu o zapis art. 184, to środki takie są zwracane wraz z odsetkami (procedu-ry, czyli w tym przypadku wytyczne Instytucji Zarządzającej). Po drugie, Ustawa mówi o tym, że w sprawie wniosków o płatność Minister Rozwoju Regionalnego wyda specjalne rozporządzenie określające tryb i terminy ich składania. Po trze-cie, w art. 189 wskazano, jakie sankcje nam grożą, jeżeli nie złożymy wniosku o płatność w terminie. Co więcej, odsetki będą również naliczane, jeżeli wyso-kość rozliczanych środków będzie niższa niż deklarowana w harmonogramie płat-ności. Zgodnie z umową odsetki liczone są od momentu przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność. Może ich się więc „nazbierać” dosyć dużo. Na szczęście harmonogram płatności, o ile pamiętam, może być za zgodą IP/IPII zmieniany. Trzeba tylko na bieżąco śledzić budżet projektu, czy wydatki idą zgodnie z planem i ewentualnie przygotować korekty. Harmonogram płatności dla kolejnych okresów rozliczania można również zmienić poprzez zmianę har-monogramu zawartego we wniosku o płatność. Trzeba tylko pamiętać o wyja-śnieniu i szczegółowym uzasadnieniu do zaproponowanych zmian. Tego wyma-ga IP. I wreszcie, po czwarte, art. 190 Ustawy dotyczy jednostek sektora finansów publicznych, czyli mnie. Każdy wydatek kwalifikowalny powinien być zawarty we

Środki na realizację projektu

to środki publiczne. Muszą

być wydawane zgodnie

z zasadami i konsekwencjami

wynikającymi z Ustawy

o Finansach Publicznych.

39


wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. Umówiłam się z Księgową, że na koniec każdego miesiąca przygotuje mi zestawienie ponie-sionych wydatków w oparciu o ewidencję księgową projektu. Dzięki temu będę mogła na bieżąco sprawdzać poziom wydatków oraz będę miała pełną listę wy-datków do wniosku o płatność.

Wszystko to brzmi bardzo poważnie i mam nadzieję, że nie będę musiała nigdy za-stanawiać się ile odsetek będziemy musieli zapłacić. Odsetki naliczane są zgodnie z art. 207 Ustawy o Finansach Publicznych. Mimo wszystko rozmawiałam z Panią Dyrektor na ten temat, powinna być świadoma tych zagrożeń. Powiedziała mi, że porozmawia też o tym z Burmistrzem.

Więcej na temat harmonogramu płatności i utrzymywania płynności finansowej projektu dowiesz się z rozdziału 8.

Każdy wydatek kwalifikowalny, zgodnie z art. 190 ufp, powinien być ujęty we wniosku o płatność w terminie 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.

Niedochowanie terminu rozliczenia oraz wartości składanego wniosku o płatność jest niezgodne nie tylko z umową (cywilnoprawną) zawieraną z IP/IPII, ale przede wszystkim z Ustawą o Finansach Publicznych i jej aktami wykonawczymi.

40


Zgodnie z paragrafem 8 ust. 9 umowy o dofinansowanie realizacji projektu, środki przekazane na realizację projektu w części pochodzącej z budżetu państwa, a nie-wydatkowane do końca roku muszą zostać zgłoszone do IP i zwrócone na rachu-nek bankowy wskazany przez IP do 30 listopada roku, w którym zostały przeka-zane. Sposób postępowania ze środkami pochodzącymi z budżetu państwa, które nie zostaną wydatkowane w danym roku budżetowym został określony w umowie o dofinansowanie realizacji projektu, we wspomnianym już przeze mnie wcześniej paragrafie 8. Ostateczny termin zwrotu niewykorzystanych w danym roku budże-towym środków mija w 31 grudnia, mówi o tym ust. 11 ww. paragrafu. Dodatkowo, zgodnie z umową data zwrotu może być inna jeżeli zostanie wydane rozporządze-nie w sprawie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego. W tej sprawie najlepiej kontaktować się z IP. O ile mi wiadomo w 2010 roku nie planuje się wydania takiego rozporządzenia. Należy również pamiętać, że jeżeli te pienią-dze zostaną zwrócone po terminie, to zgodnie z art. 168 ust. 3 Ustawy o Finansach Publicznych IP naliczy odsetki od niezwróconej kwoty liczone jak dla zaległości po-datkowych od dnia następującego po terminie zwrotu.

Art. 189 ust. 3 Ustawy o Finansach Publicznych określa sankcję za niezłoże-nie w terminie lub na kwotę rozliczaną wniosku o płatność

3. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie ust. 4, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się od-setki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność.

Art. 190. W przypadku gdy beneficjentem projektu finansowanego ze środ-ków europejskich jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wy-datek kwalifikowany powinien zostać ujęty we wniosku o płatność prze-kazywanym właściwej instytucji w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.

Pamiętać: 15% środków

przekazanych na projekt

pochodzi z dotacji budżetu

państwa, środki te podlegają

zwrotowi jeżeli nie zosta

ną

wydane do końca roku

budżetowego.

41


Fragment rozporządzenia MRR.

§ 7. 1.Wniosek o płatność składany w celu rozliczenia zaliczki powinien za-wierać informacje dotyczące:

1. numeru umowy o dofinansowanie;

2. okresu, za jaki wniosek jest składany;

3. całkowitej kwoty wydatków oraz wydatków kwalifikowanych obję-tych wnioskiem;

4. wysokości kwoty wnioskowanej;

5. dokumentów potwierdzających poniesione wydatki kwalifikowa-ne objęte wnioskiem, z wyjątkiem kosztów rozliczanych na pod-stawie art., 7 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. EU L 210 z 31.07.2006, str. 1, z późn. zm.) oraz art. 11 ust. 3 lit. B rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządze-nie (WE) nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006, str. 12, z późn. zm.);

6. dochodu uzyskanego w związku z realizowanym projektem lub operacją;

7. dotychczasowego oraz planowanego przebiegu rzeczowej realizacji projektu lub operacji;

8. osiągniętych wskaźników realizacji projektu lub operacji;

9. problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu lub operacji oraz przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia zakładanego w projek-cie poziomu wskaźników;

10. harmonogramu wydatków na kolejne cztery kwartały;

11. zgodności realizacji projektu lub operacji z zasadami polityk wspól-notowych lub Wspólnej Polityki Rybackiej w odniesieniu do ope-racji finansowych z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rybackiego.

2. Wniosek o płatność może zawierać dodatkowe informacje określone przez właściwą instytucję w ramach systemu realizacji danego programu.

42


Zatrudnianie nauczycieli a umowy cywilnoprawne

Dyrektorzy szkół i organy prowadzące mają problem z interpretacją przepisów do-tyczących zatrudniania nauczycieli, jeżeli chodzi o zastosowanie ich w projektach. Z tego względu Ministerstwo Edukacji Narodowej wydało opinię dotyczącą za-trudniania nauczycieli w ramach projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, którą można znaleźć na stronie internetowej MEN, w za-kładce „EFS dla oświaty”. Wynika z niej, że Karta Nauczyciela, która określa spe-cyficzne zasady zatrudniania nauczycieli w publicznych szkołach i placówkach oświatowych, w większości przypadków, nie ma zastosowania do projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Związane jest to z tym, że EFS nie może stanowić części finansowania bieżącej działalności państwa członkowskiego (a wydatki ponoszone w związku z obowiązkowymi w systemie oświaty działaniami są finansowane na podstawie Karty Nauczyciela). Wydaje się, że wyjątkiem tutaj byłoby np. Poddziałanie 9.1.1 PO KL, gdzie możli-we jest finansowanie powstawania, ale również w specyficznych przypadkach (przynajmniej przez okres realizacji projektu), funkcjonowania przedszkoli i innych ośrodków wychowania przedszkolnego. W takiej sytuacji wynagrodzenie osób za-trudnionych na podstawie Karty Nauczyciela do pracy w przedszkolu stanowi wy-datek kwalifikowalny projektu. W większości przypadków, formy wsparcia realizo-wane w ramach projektu finansowane są na podstawie umów cywilno-prawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło). Podpisywanie tego typu umów nie jest w ra-mach PO KL obwarowane żadnymi dodatkowymi zastrzeżeniami, jednak przepisy obowiązujące w Polsce mocno ograniczają taką możliwość.

Należy przede wszystkim pamiętać o charakterze ww. umów:

• umowa o dzieło polega na stworzeniu czegoś autorskiego (a więc nie można powielać, czy wykorzystywać znanych rozwiązań – np. ogólnie dostępnych programów szkoleń), co jest jednocześnie wytworem au-tora (a nie jego bieżącą pracą – dziełem może być program szkolenia, ale nie jego prowadzenie). Wykonane dzieło powinno być przez zle-cającego „odebrane” – powinien zostać stworzony dokument, który udowadnia, że dzieło wykonane przez autora zostało przekazane do zleceniodawcy, a ten potwierdził, że jest ono wykonane zgodnie z zało-żeniami, które ustalono przy podpisywaniu umowy;

• umowa zlecenie powinna przewidywać wykonanie jakiegoś zadania (np. przeprowadzenia szkolenia) i za wykonane zadanie płacimy, a nie za czas poświęcony na pracę (np. jeżeli ktoś przygotuje się do szkolenia, ale z różnych przyczyn nie dotrze na nie i go nie przeprowadzi – pomi-mo nakładów i wielu godzin pracy, zlecenia nie wykonał, a więc nie mo-żemy za nie zapłacić (osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę

43


zostałaby w tej sytuacji wynagrodzona za pracę wykonaną podczas przygotowania szkolenia, pomimo braku końcowego efektu). Skoro umowa przewiduje odpłatność za wykonanie zlecenia – zleceniodaw-cy nie powinno obchodzić, w jaki sposób jest ono wykonywane (płaci za efekt). Z umowy zlecenia nie może więc wynikać żaden nadzór nad wykonywaną pracą, podległość wykonującego zlecenie wobec zlece-niodawcy, określenie sposobu wykonania pracy. Osoba wykonująca zlecenie może nawet przysłać kogoś innego w swoim zastępstwie (np. w celu przeprowadzenia szkolenia), a zleceniodawca nie może tego za-kwestionować, jeżeli zlecenie zostanie wykonane.

Największą trudność sprawia podpisywanie umów cywilno-prawnych z osobami, które na co dzień pracują w danej instytucji (własnymi pracownikami) – głównie tego problemu dotyczy przywoływana wcześniej opinia MEN. Umowy tego typu są często wykorzystywane w celu ominięcia konieczności opłacania wszystkich składowych wynagrodzeń, dlatego w szczególny sposób weryfikowane jest przez wszelkie służby, czy umowa nie nosi znamion umowy o pracę. Wszelkie niezgod-ności z ww. założeniami (wskazanie sposobu wykonywania pracy, podległość wo-bec zleceniodawcy, itp.) powodują, że umowa nie jest uznawana za prawidłową. Najważniejszym zastrzeżeniem jest jednak to, że umowa tego typu nie może być podpisana na wykonywanie czynności, które dany pracownik wykonuje w ra-mach swojej umowy o pracę na etacie. W przypadku nauczycieli i działalności szkoleniowej jest to trudne, tym bardziej w przypadku np. księgowych, czy dyrek-torów szkół. Zastrzeżenie tego typu wydaje się też istotne dla innych członków personelu obsługowego szkół, którego wynagrodzenia powinny pojawiać się w kosztach pośrednich (np. etatowa sekretarka, nie powinna otrzymywać dodat-kowej umowy zlecenia, jeżeli jej zadaniem w projekcie jest obsługa tego samego sekretariatu, w godzinach jego pracy – finansowana powinna być w ramach kosz-tów pośrednich część jej wynagrodzenia wynikającego z dotychczasowej umowy o pracę, itp.).

W tej sytuacji rozwiązaniem jest rezygnacja z dodatkowego zatrudniania wła-snych pracowników i zakupywanie usług edukacyjnych na wolnym rynku (np. firm szkoleniowych).

Dokumenty i linki – zamówienia publiczne

• Ustawa z 9 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych z późn. zm.;

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 23 grudnia 2009 r. w spra-wie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uza-leżniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych

44


Publikacji Wspólnot Europejskich (dalej: rozporządzenie dotyczące kwot wartości);

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (dalej: rozporządzenia w sprawie średniego kursu złotego);

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonaw-cy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (dalej: rozpo-rządzenie w sprawie rodzajów dokumentów);

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

• Zasady dotyczące przeprowadzania postępowań o udzielenie za-mówienia publicznego finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Warszawa sierpień 2009 r. (uwaga - w przygo-towaniu nowa wersja dokumentu);

• www.uzp.gov.pl - strona internetowa Urzędu Zamówień Publicznych - zawiera również opinie prawne oraz liczne publikacje w tematyce za-mówień publicznych, m.in.:

• Informator Zamówień Publicznych,

• Wprowadzenie do systemu zamówień publicznych,

• Przewodnik po procedurach udzielania zamówień publicznych,

• Prawo zamówień publicznych po zmianach z 2009 r.

• Inne strony internetowe:

• www.portalzp.pl

• www.przetargi.pl

45


Lista sprawdzająca

1. Konsultować z radcą prawnym wybór odpowiedniego trybu zamówie-nia publicznego;

2. Przy ustalaniu trybu zamówienia brać pod uwagę planowane wydatki danego rodzaju przez cały okres realizacji projektu;

3. Uwzględnić projekt w ogólnym planie zamówień publicznych jednostki;

4. Opierać szacunkową wartość zamówienia o faktyczne cenniki, oferty, koszty tego rodzaju zamówień dostępne na rynku;

5. Sprawdzać kompletność dokumentacji z wymaganiami wskazanymi w Ustawie Prawo Zamówień Publicznych;

6. Stosować procedury inne niż przetarg tylko w uzasadnionych przypadkach.

46


3. Dokonywanie płatności

3.1. Koordynator idzie do sklepu, czyli jak ponosić wydatki w ramach projektu

22 września

Ratunku...! Zadanie na dziś było jasne i na pierwszy rzut oka nieskomplikowane – kupić pierwsze materiały do zajęć. Pieniądze są na koncie, a wydawanie pieniędzy to przecież najprostsza rzecz pod słońcem. Na pewno? Niby tak, ale jednak łatwiej byłoby na zakupach z przyjaciółkami. Tutaj okazało się, że o kilku rzeczach trzeba pamiętać – posłuchajcie...

Zaczęło się rano – Pani Dyrektor trzymała jak zawsze rękę na pulsie:

- Zobaczmy… jak wygląda to od strony zamówień publicznych? Konsultowałaś je z kimś?

- Tak, od tego zaczęłam – jestem po konsultacji w urzędzie gminy. W tym przypadku nie muszę ich przeprowadzać…

- Świetnie, choć to nie znaczy, że jesteśmy zwolnieni z racjonalności wydatków.

- Oczywiście…

- Jakie zakupy są w planie?

- Zaraz zrobię listę…

Lista zakupów? To akurat każdy już kiedyś przerabiał. A tym razem wystarczy przecież sięgnąć do budżetu projektu – już raz przemyśleliśmy, jakich zakupów potrzebujemy… No tak, tylko w międzyczasie tak dużo się zmieniło: projekt roz-poczęliśmy z większą grupą, niż to było planowane, zmieniły się niektóre ceny, a matematykowi marzą się dodatkowe pomoce dydaktyczne – bo dzieciaki tak szybko łapią program i chciałyby więcej i więcej… Co mi wolno? Może warto za-dzwonić do opiekuna projektu…

47


Koszty jednostkowe ujęte w pierwotnym budżecie nie są obowiązkowe dla Beneficjenta. Budżet w ramach PO KL jest budżetem zadaniowym – „płaci się” za wykonanie zadań, a budżet szczegółowy służy wstępnemu oszacowaniu ich war-tości. Naturalnym jest, że w trakcie realizacji projektu są od niego odstępstwa – nie-realnym wręcz byłoby założenie, że zostanie zrealizowany co do grosza zgodnie z planem. Zmiany możliwe do przeprowadzenia „na własną rękę” opisuje umowa. Zasadniczo dopuszczalne są zmiany do 10% wartości zadań, z których i na które przesuwamy środki, z zastrzeżeniem zadania dotyczącego zarządzania projektem – tutaj kwoty nie można podnieść. Nie można również podnieść łącznej sumy wy-nagrodzeń w tym zadaniu. Natomiast koszty jednostkowe wewnątrz zadań nie są wiążące. Należy jednak pamiętać, że jeżeli się je zmienia, to w trakcie rozliczania wydatku we wniosku o płatność lub podczas kontroli, można się spodziewać py-tań, na ile zasadne były to zmiany – zwłaszcza, jeżeli poniesione zostaną wydatki w ogóle nie uwzględniane w pierwotnym budżecie (w takim przypadku konieczne jest szczegółowe uzasadnienie niezbędności poniesienia takiego wydatku i okre-ślenie, skąd pochodziły środki przeznaczone na ten cel). Jednocześnie poniesienie takiego wydatku, jak to zaplanowano w budżecie szczegółowym, nie oznacza, że nie może on zostać podważony. Jedną z cech kwalifikowalności jest niezbędność wydatku w celu realizacji projektu. Zasada dopuszczająca „samodzielne” zmiany w projekcie pozwala łatwo reagować, jeżeli np. w projekcie przekroczona zosta-nie założona liczba uczestników (IZ PO KL uznała tego typu zmianę jako z zasady usprawiedliwioną). W takiej sytuacji jednak planowany w budżecie szczegółowym wydatek zostanie przekroczony. Trzeba się więc zastanowić, czy są na to dostępne środki – udział większej liczby uczestników w projekcie nie jest problemem, dopóki nie odbija się to na poziomie oferowanego wsparcia. Nie jest więc dobrym pomy-słem kupowanie czegoś tańszego, ale o gorszej jakości – środków trzeba szukać w innych oszczędnościach. Oszczędności wynikłe z ogłoszonych przetargów nie podlegają zwrotowi i mogą być również wykorzystane. Każda inna zmiana jest również możliwa, ale za pisemną zgodą IP/IP2, która wydawana jest w ciągu 15 dni roboczych.

Wybierając się na

zakupy weź ze sobą

budżet projektu.

48


Z treści umowy o dofinansowanie projektu:

Zmiany w Projekcie

§ 25.

1. Beneficjent może dokonywać zmian w Projekcie pod warunkiem ich zgłoszenia w formie pisemnej Instytucji Pośredniczącej nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu oraz przekazania aktualnego wniosku i uzyskania pisemnej akceptacji Instytucji Pośredniczącej w terminie 15 dni roboczych, zastrzeżeniem ust. 2 i 3. Akceptacja, o której mowa w zdaniu pierwszym, dokonywana jest w formie pisemnej i nie wymaga formy aneksu do niniejszej umowy.

2. Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie projektu okre-ślonym we wniosku o sumie kontrolnej: …………………….38 do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego przesuwane są środki jak i do zadania, na które przesuwane są środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku bez konieczności zachowania wymogu, o któ-rym mowa w ust. 1. Przesunięcia, o których mowa w zdaniu pierwszym, nie mogą:

1) zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu w ramach Projektu;

2) zwiększać łącznej wartości zadania odnoszącego się do zarządzania Projektem;

3) wpływać na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej Beneficjentowi w ramach Projektu39;

4) dotyczyć kosztów rozliczanych ryczałtowo40.

3. Zwiększanie łącznej kwoty przeznaczonej na wynagrodzenia personelu41

Pamiętać o zmianie liczebności uczestników przy przygotowaniu załącznika nr 2 do WNP.

49


w ramach zadania odnoszącego się do zarządzania projektem wymaga zgody Instytucji Pośredniczącej.

4. W razie stwierdzenia nieosiągnięcia na danym etapie Projektu założo-nych we wniosku rezultatów Projektu, Instytucja Pośrednicząca ma prawo renegocjować umowę z Beneficjentem, o ile w wyniku analizy wniosków o płatność i przeprowadzonych kontroli zachodzi podejrzenie nieosiągnięcia ww. rezultatów.

38 Należy podać numer sumy kontrolnej pierwotnej wersji wniosku.

39 Należy wykreślić w przypadku, gdy w ramach projektu nie będzie udzielana pomoc publiczna.

40 Należy wykreślić w przypadku, gdy w ramach projektu wydatki nie są rozliczane ryczałtowo.

41Personel Projektu rozumiany jest zgodnie z definicją zawartą w „Wytycznych w za-kresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL”.

Elastyczność budżetu

Przykład 1

Zakup dodatkowego zestawu dla uczestnika w momencie, gdy grupa docelowa została powięk-szona; rezygnacja z zakupu sprzętu komputerowego po nieudanym przetargu (w momencie, gdy kolejne postępowanie powodowałoby zbytnie opóźnienie w zakupie sprzętu).

Przykład 2

Zakup sprzętu – np. komputerowego, czy pomocy dydaktycznych pod koniec realizacji projektu – skoro przez większość czasu nie były one potrzebne, nie ma uzasadnienia dla zakupów tego typu na koniec; zakup materiałów dla wszystkich uczestników w momencie, gdy jeden z nich zrezygnuje z udziału w projekcie – są to wydatki NIEKWALIFIKOWALNE.

50


Rysunek 6. Zmiany w trakcie realizacji projektu

W ten sposób zaopatrzyłam się w niezbędne elementy – miałam listę zakupów, wygodne buty i samochód, żeby przywieźć zakupy do szkoły. Zorientowałam się w cennikach, a przede wszystkim wiedziałam, co mi wolno w ramach budżetu (warto czytać umowę!). Jeszcze ostatni rzut oka, czy nie zmieniło się nic, co wpły-wałoby na konieczność przeprowadzenia zamówień publicznych – staję się w tej kwestii powoli ekspertem.

Pozostaje jedno pytanie: ale jak za to wszystko zapłacić? Czy księgowość kiedyś nie wysłała takiego maila… o, właśnie:

Zmiany w trakcie realizacji projektu

Niewymagające zgody IP

Wymagające zgłoszenia - zgody /

milczącej zgody

Wymagające aneksowania

umowy

• Przesunięcia środków pomiędzy zadaniami do 10%, o ile nie zwiększają wydatków dot. cross-financingu oraz zadania Zarządzanie projektem

• Przesunięcia środków pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków w ramach jednego zadania

• Wprowadzanie nowych rodzajów kwalifikowalnych wydatków

Wszelkie pozostałe zmiany we wniosku, w tym:

• okres realizacji projektu

• zwiększenie łącznej kwoty na wynagrodzenia personelu

• zmiany w harmonogramie płatności, harmonogramie realizacji projektu

• przesunięcia budżetu pomiędzy poszczególnymi latami realizacji projektu

• odnoszące się do kosztów rozliczanych ryczałtowo

Wszelkie zmiany treści umowy o dofinansowanie realizacji projektu, w tym:

• okres realizacji projektu

• wysokość dofinansowania i wartość projektu

• wysokość wkładu własnego

• wartość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem

• zmiana numeru rachunku bankowego

• kosztów rozliczanych ryczałtowo

51


23 września

Zakupy poszły jak z płatka. Plik faktur zaniosłam do specjalisty ds. finansowych. Po całym tym dniu wiem jedno: przygotowania trwały dłużej, niż same zakupy, a główne 3 cechy ponoszenia wydatków w projekcie to racjonalność, racjonal-ność i racjonalność. Ale dzięki jej zachowaniu mogę teraz spokojnie zasnąć…

Ostatnie na liście, komputer i rzutnik multimedialny na razie jeszcze stoją w skle-pie. To mój ostatni problem, jeżeli chodzi o zakupy. Tutaj są przecież jakieś ograniczenia...

Od:

Wyślij

Nowa wiadomość


Do:

Temat:

@

Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, wydatki powinny być ponoszone poprzez rachunek bankowy wyodrębniony tylko i wyłącznie na potrzeby projektu. W części przypadków nie jest to jednak możliwe – konieczna jest zapłata z innego rachunku (np. części pochodnych od wynagrodzeń) lub gotówką. Mamy więc 4 możliwości: 1. Najlepiej zapłacić przelewem z rachunku projektu. 2. Możliwa jest zapłata kartą płatniczą z rachunku projektu. Datą poniesienia wydatku jest wówczas data obciążenia rachunku. 3. Część wydatków zmuszeni będziemy ponieść z naszego bieżącego rachunku bankowego, a następnie zrefundować. W takim przypadku do wniosku o płatność załączymy również te wyciągi z rachunków bankowych, na których będą widnieć te operacje. 4. Zapłata gotówką – na potrzeby projektu wyodrębniliśmy kasę (w celu zapewnienia przejrzystości przepływów finansowych) – można z niej pobrać środki, a księgowość przygotuje odpowiedni raport kasowy (instytucje niepubliczne, które nie prowadzą kasy – przygotowują w takiej sytuacji zestawienie płatności gotówkowych). Z wyrazami szacunku Główna Księgowa

Jak ponieść wydatki w ramach projektu?Agnieszka BenekDział księgowości

52


W ramach wsparcia objętego cross-financingiem nie jest możliwe ponosze-nie wydatków związanych z budową nowych budynków, wykonywaniem dużych prac budowlanych oraz remontem budynków. Możliwe jest jednak kwalifikowanie w szczególności:

a) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) pojazdów oraz mebli bez względu na ich wartość;

b) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) sprzętu;

c) dostosowywania, adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy.

Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powinny zostać przezna-czone przede wszystkim na zapewnienie realizacji zasady równości szans, w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych.

W ramach zakupu oraz leasingu sprzętu beneficjent może pozyskać sprzęt np. na potrzeby przeprowadzania szkoleń lub w celu realizacji innych zadań w ramach projektu.

Zgodnie z przyjętą przez Instytucje Zarządzającą interpretacją, jako „sprzęt” w ramach cross-financingu należy rozumieć środki trwałe, (z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest wyższa od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych, uprawniającej do dokonania jedno-razowego odpisu amortyzacyjnego. Poniżej tej kwoty zakup tak rozumiane-go sprzętu nie jest traktowany jako cross-financing.

5 października

Zakupy sprzętu to jeden z najtrudniejszych elementów. W budżecie założyliśmy wydatki w ramach cross-financingu. Wyszło prawie 7%, czyli zmieściliśmy się w 10-procentowym limicie.

Część wydatków okazało się nie być cross-financingiem w momencie ich pono-szenie – mieliśmy kupować magnetofon za 400 zł, a kupimy za 300 – więc roz-liczając nie wykażemy już tego jako cross-financingu. Limit pozostanie więc niewykorzystany.

Z tego, co wyczytałam w Zasadach finansowania, wiążąca jest przewidziana w bu-dżecie projektu kwota wydatków w ramach cross-financingu, a nie procent w sto-sunku do pozostałych wydatków. To dobrze, bo zakupy sprzętu robimy teraz, na początku projektu, kiedy są najbardziej potrzebne, a nie na koniec. W związku z tym nie mielibyśmy możliwości pomniejszyć tych wydatków w razie oszczęd-ności w projekcie.

53


Po konsultacji z zespołem ustaliliśmy wymagane parametry sprzętu i zestaw oprogramowania. Oprogramowanie niewliczane do wartości sprzętu nie jest też wliczane do limitu cross-financingu.

Skoro jesteśmy pewni potrzeb i zgodności z budżetem, czas rozpocząć zamówie-nia publiczne, ale to już osobna historia…

Podsumowanie

Ponoszenie wydatków – o czym nie wolno zapomnieć:

1. przeprowadzić niezbędne procedury wynikające z prawa zamówień publicznych lub zasady konkurencyjności;

2. zweryfikować zgodność wydatku z budżetem szczegółowym projektu:

• jeżeli wydatek nie był przewidywany – sprawdzić, czy zmiana w bu-dżecie szczegółowym jest dopuszczalna bez zgody IP/IP2:

1. jeżeli tak – ewentualnie skonsultować wydatek z IP/IP2 przed dokonaniem zakupu;

2. jeżeli nie – uzyskać zgodę IP/IP2;

3. zweryfikować zasadność wydatku biorąc pod uwagę:

• czas dokonywania zakupu (np. po zakończeniu zadań, pod koniec realizacji zadań);

• realizację zadań merytorycznych (np. w przypadku zmiany liczby uczestników);

• inne wydatki (np. usługa kserograficzna po zakupie kserokopiarki);

• inne aspekty realizacji projektu;

4. zweryfikować zgodność wydatku z założeniami budżetu dotyczącymi cross-financingu (błąd w budżecie, zmiana kwoty kwalifikowanej – po-niżej progowej, konieczność zsumowania kwot np. sprzętu komputero-wego z oprogramowaniem, itp.);

54


5. sprawdzić klasyfikację budżetową wydatku i jej zgodność z planem fi-nansowym – zwłaszcza, czy wydatek jest ponoszony w ramach środ-ków majątkowych;

6. ponieść wydatek i uzyskać tego potwierdzenie;

7. w przypadku założenia środków dokonać refundacji wydatku.

Dokumenty

1. Listę zmian, jakich można dokonywać w projekcie na własną rękę w budżecie projektu znaleźć można w umowie o dofinansowanie oraz Zasadach finansowania PO KL.

2. Cechy kwalifikowalności wydatku – Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL.

3. Lista wydatków niekwalifikowalnych w ramach PO KL – Wytyczne w za-kresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL.

4. Definicję cross-financingu można znaleźć w Wytycznych w ramach kwali-fikowania wydatków w ramach PO KL oraz Zasadach finansowania PO KL.

55


4. Księgowanie wydatków

4.1. Humanistka w księgowości, czyli co to są paragrafy

6 sierpnia

Jeżeli ktoś myślał, że przestraszę się księgowości, to się pomylił. Stwierdziłam, że skoro nie święci garnki lepią, to nie tylko nobliści w zakresie ekonomii rozumieją finanse publiczne. No i rzeczywiście – ustalenie kilku zasad z Księgową pozwoli mi lepiej przygotować dokumenty – a jej rozliczyć nasze działania. A ja znowu wiem więcej niż wiedziałam wczoraj.

Jeżeli mogę komuś radzić cokolwiek przy realizacji projektu, to zaangażowanie wszystkich osób, które w jakiś sposób związane będą z jego wdrażaniem i rozli-czaniem od samego jego początku – najlepiej od momentu przygotowania wnio-sku, a w tym przypadku – zwłaszcza budżetu. Nasza Główna księgowa załamała ręce, kiedy zobaczyła budżet – wydatki z cross-financingu połączone ze zwykłymi, jakieś „komplety” w jednostkach miary itd. Pani Halinka od płac dodała swoje – a to nie uwzględniono „13”, a to wynagrodzenia po odjęciu składek pracodawcy są dużo niższe… Tych problemów można było uniknąć, teraz już trudno, trzeba zastanowić się nad ewentualnymi zmianami w projekcie (część samodzielnie, część za zgodą IP) i ruszamy z realizacją.

Pomysł na wyprawę do pokoju księgowych powstał po przeczytaniu Zasad finan-sowania PO KL i umowy, a zwłaszcza jej krótkiego fragmentu: Beneficjent zobo-wiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków Projektu w sposób przejrzysty zgodnie z zasadami określonymi w Programie, tak aby możliwa była

Zanim złożę następny wniosek – przekonsultuję go z ludźmi od płac i księgowania.

56


identyfikacja poszczególnych operacji związanych z Projektem. Co to znaczy? Po pierwsze, w takich sytuacjach najlepiej robi rozmowa z kimś, kto już przebrnął przez te wszystkie procedury…

Wyjazd do zaprzyjaźnionej szkoły w sąsiedniej gminie okazał się bardzo owocny. Usiedliśmy przy herbacie z koordynatorem, który właśnie zamknął swój projekt i jego główną księgową. Wymóg odrębnej księgowości przede wszystkim nie oznacza, że trzeba założyć osobne księgi rachunkowe. To byłoby nawet niezgod-ne z przepisami, które nas przecież obowiązują każdego dnia i przy podejmowa-niu każdej czynności.

Wygląda to tak, że po otrzymaniu decyzji o przyjęciu wniosku do dofinansowania konieczna jest przede wszystkim zgoda organu stanowiącego (w moim przypad-ku – Rady Miasta) na zaciągnięcie zobowiązania finansowego, czyli podpisanie umowy. Rada Miasta wydała uchwałę o przystąpieniu do realizacji projektu, więc ten element mam „z głowy”.

Rysunek 7. Schemat postępowania po otrzymaniu informacji o dofinansowaniu projektu we wnio-skach realizowanych przez podmioty z sektora finansów publicznych

Wprowadzenie wydatków do planu zamówień

publicznych i ustalenie trybów postępowania

o udzielenie zamówienia publicznego

Rozpisanie budżetu projektu zgodnie

z przyjętym rozdziałem, działem i paragrafem

wydatków

Uzyskanie zgody na zaciągnięcie

zobowiązań

Uruchomienie rachunku bankowego projektu i rachunku dochodów

Wprowadzenie wyodrębnionej ewidencji

księgowej projektu

Podpisanie umowy

Wprowadzenie budżetu projektu do budżetu jednostki - po stronie

dochodów i wydatków

Ponoszenie wydatków

57


Księgowa przyjrzała się wydatkom planowanym w harmonogramie w poszczegól-nych okresach rozliczeniowych i wskazała, które z nich mają charakter majątkowy (droższy sprzęt, jakieś drobne inwestycje związane z przystosowaniem pomiesz-czeń do potrzeb realizacji projektu), a następnie przygotowała plan wydatków w podziale na klasyfikację budżetową. Nasz projekt jest „łatwiejszy” – realizujemy go samodzielnie, ale na ostatnim szkoleniu poznałam koordynatora, który pro-wadzi projekt realizowany w partnerstwie z organizacją pozarządową. W takiej sytuacji musi pamiętać o partnerze i do harmonogramu wprowadzić też kwoty, których potrzebować będzie partner na realizację swoich zadań. Uzgadnianie harmonogramu płatności również dla partnera i sumowanie wspólnych zapo-trzebowań – to realny problem, z którym trzeba się w takiej sytuacji uporać – bez-sprzeczne korzyści, jakie wynikają ze współpracy partnerskiej okupione są trud-nościami natury administracyjnej. Tym razem to jednak nie jest mój problem.

Projekt rozpoczynam w trakcie roku, w związku z czym wydatków w nim prze-widzianych nie mam ujętych w planie finansowym mojej szkoły. Muszę więc jak najszybciej zgłosić do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta konieczność jego zmiany i przeprowadzić ją na najbliższym posiedzeniu Rady Miasta. W kolejnych latach kwoty będą znane już w trakcie przygotowania planu, więc od razu zostaną do niego wprowadzone. Dopóki środki na projekt nie zostaną wprowadzone do planu finansowego – nie będzie możliwe ponoszenie żadnych wydatków. Organ prowadzący nawet nie przekaże nam przelewu z dotacją, dopóki ta zmiana nie zostanie przeprowadzona.

Klasyfikację wydatków (i tu dowiedziałam się o słynnych paragrafach klasyfikacji budżetowej!) przygotowała nasza Główna Księgowa – na podstawie mojego pro-jektowego budżetu. Porównała wydatki z rozporządzeniem pokazującym podział klasyfikacji budżetowej, czyli właśnie działy, rozdziały i paragrafy klasyfikacji bu-dżetowej – cyfrowe oznaczenia różnych typów wydatków. Wszelkie plany finan-sowe opierają się o tę klasyfikację i pokazują wartość środków przeznaczonych na każdy typ (ukryty pod kilkucyfrowym oznaczeniem). Klasyfikacja budżetowa pokazuje też typ środków, które na dany wydatek zostaną przeznaczone. W pro-jekcie istotne jest, że każdy projekt składa się z kilku źródeł finansowania:

• 85% całej wartości projektu to za każdym razem środki pochodzące z Europejskiego Funduszu Społecznego (w klasyfikacji budżetowej oznaczane z czwartą cyfrą „7”, wypłacane w całej Polsce przez Bank Gospodarstwa Krajowego);

• 15% całej wartości projektu to tzw. współfinansowanie krajowe – w na-szym przypadku środki te pochodzą z budżetu państwa (w klasyfi-kacji budżetowej oznaczane z czwartą cyfrą „9”) - wypłacane są one

58


w projektach wdrażanych w Ministerstwie Edukacji Narodowej również przez BGK.

Teraz okazuje się to już proste!

Przykład 1

Do projektu założono osobne księgi rachunkowe. Jest to niezgodne z przepisami – przecież dota-cja (celowa), która jest wypłacana w projekcie staje się częścią budżetu Beneficjenta.

Przykład 2

Wydatki w ramach projektu postanowiono oznaczać w księgach rachunkowych symbolem „POKL.212”, bo taki numer WND (212) został mu nadany zaraz po złożeniu wniosku do konkursu. Teraz każdy pracownik instytucji realizującej projekt i każdy kontroler na pierwszy rzut oka bę-dzie wiedział, które z zaksięgowanych wydatków dotyczą projektu.

Przykład 3

Zdecydowano się na stworzenie osobnych kont księgowych (analitycznych, syntetycznych, poza-bilansowych), które obejmowały wydatki w ramach projektu.

Dotacja dla Szkoły przelewana może być na jej rachunek wyłącznie z organu prowadzącego, dla-tego stworzymy dwa rachunki bankowe – w Urzędzie Miasta (którego właścicielem jest organ prowadzący) i szkolny. IP przekaże środki na rachunek Miasta, a Miasto automatycznie zrobi przelew na rachunek szkoły. Oba wyodrębnione będą wyłącznie do potrzeb projektu, żeby za-chować przejrzystość wydatków.

Zastanawiałam się, jak to jest z przejściem pieniędzy pomiędzy latami – grudniem a styczniem każdego roku – co będę mogła zrobić, kiedy skończy się jeden rok bu-dżetowy, a zacznie kolejny. Niby ten problem pojawi się dopiero za kilka miesięcy, ale lepiej wiedzieć już teraz, kiedy planuję transze do harmonogramu płatności… Sprawę rozwiązał mail do opiekuna projektu. Szybka odpowiedź i wszystko jasne:

59


Wiedziałam od początku: faktycznie nie święci garnki lepią. Rozumiem podstawo-we zasady, a księgowość dowiedziała się, jakie są wymogi Programu. Ze spokoj-nym sercem przygotowałam harmonogram i oddałam do IP, nie ma to jak dobre planowanie…

Od:

Wyślij

Nowa wiadomość


Do:

Temat:

@

Odpowiedź na Pani pytanie: Środki z EFS (85% wartości projektu) wypłacane przez BGK są dostępne cały czas – nie musi ich Pani zwracać, nie musi Pani ich zgłaszać, może je Pani wydatkować 30, 31 grudnia, 1 stycznia i w każdy kolejny dzień, aż się skończą. Problem dotyczy współfinansowania krajowego wypłacanego z budżetu państwa (15%, w Pani projekcie) – są to środki budżetowe i w ramach budżetów rocznych powinny być wydatkowane. Dlatego umowa o dofinansowanie realizacji projektu wymaga, aby do 15 października każdy beneficjent poinformował instytucję, która mu te środki wypłaciła (czyli nas) o tym, czy wydatkuje wszystkie te środki, czy też nie. Jeżeli zgłoszą Państwo tego typu kwoty nieplanowane do wydatkowania – są Państwo zobowiązani zwrócić je do nas do 30 listopada. Jeżeli zapadnie decyzja o zgłoszeniu tych kwot jako środki niewygasające – zostaną one Państwu zwrócone od razu na początku roku. Praktyka jednak lat 2009 i 2010 pokazuje, że środków niewygasających nie przewidziano. Pod koniec roku jeszcze raz sprawdzą Państwo stan konta. Jeżeli okaże się, że znalazły się kolejne oszczędności i nie wydatkują Państwo pełnej kwoty (wkładu z budżetu państwa – „9”) przed końcem roku – mają Państwo obowiązek zwrócić je do nas do 31 grudnia. Środki te są Państwu zwracane w kolejnym roku bez wnioskowania, jak tylko uruchomione zostaną środki niewygasające lub (jeżeli rząd ich w tym przypadku nie przewidzi) wypłacone zostaną z pierwszej transzy dotacji na kolejny rok, kiedy tylko będzie dostępna. Pozdrawiam! Marcin Opiekun

Środki na rachunkach bankowych w przedziale lat budżetowychAgnieszka BenekMarcin Opiekun

60


Od tego jesteśmy profesjonalistami, aby wydawać środki zgodnie z przepi-sami krajowymi. Wydatki w ramach PO KL nie podlegają innym wymogom niż te, które obowiązują nas codziennie – ale naszym obowiązkiem jest ich dopilnować.

Lista sprawdzająca

Konstruowanie systemu księgowania wydatków – o czym nie wolno zapomnieć:

1. Skontaktować się z IP (opiekunem projektu) – aby ustalić, jakie do-kumenty konieczne są do podpisania umowy (np. czy IP żąda kopii uchwał).

2. Skontaktować się z organem prowadzącym w sprawie przyjęcia projek-tu do realizacji (uchwała organu stanowiącego o podjęciu zobowiąza-nia wynikającego z realizacji projektu).

3. Ustalić z księgowością (własną danej szkoły/placówki oświatowej, ze-społu szkół lub wyodrębnioną – np. zespołu obsługi finansowej szkół lub odpowiedniego wydział urzędu gminy) klasyfikację wydatków.

4. Uzgodnić z IP harmonogram płatności.

5. Uzgodnić z organem prowadzącym podniesienie planu finansowego w danym roku i zgłaszać wartość wydatków do planów finansowych kolejnych lat budżetowych, w których realizowany będzie projekt.

6. Ustalić z księgowością sposób wyodrębnienia wydatków związanych z projektem – odrębne konta analityczne, syntetyczne i pozabilansowe lub kod, którymi oznaczane będą wydatki dotyczące projektu.

7. Otworzyć rachunki bankowe na poziomie organu prowadzącego oraz realizatora projektu do potrzeb jego realizacji i powiadomić o tym IP (podać numery rachunków – zostaną one ujęte w umowie).

Dokumenty

1. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej księgowości wynika z Zasad finansowania PO KL oraz umowy o dofinansowanie projektu.

2. Wzór harmonogramu płatności jest załącznikiem do umowy. Instrukcja jego wypełniania (przykład wypełniania) zamieszczony jest w instrukcji

61


wypełniania wniosku o płatność, stanowiącej załącznik (nr 4) do Zasad finansowania PO KL.

3. Informacji o charakterze wydatku – jako bieżącego lub majątkowego udziela księgowość instytucji, która go wydatkuje na podstawie prze-pisów krajowych i wewnętrznych.

62


5. Wypełnianie wniosku o płatność. Załącznik nr 1 – zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

7 października

Myślę, że to ważny dzień. Otrzymałam pierwszą fakturę. Ma 7-dniowy termin płat-ności. Myślałam że będzie dłuższy. Pani Dyrektor kazała mi ją opisać. Nie wiem jak. Podobno wymagania w tym zakresie mogą być różne.

Odnalazłam w Zasadach finansowania PO KL ogólne wymagania dotyczące opisy-wania dokumentów księgowych:

Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis doku-mentu księgowego powinien zawierać co najmniej:

• numer umowy o dofinansowanie projektu;

• informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego;

• nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;

• kwotę kwalifikowaną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

Dochodzi do tego jeszcze adnotacja o zgodności wydatku z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych lub zasadą konkurencyjności, jeżeli zamówienia publicz-ne mnie nie obowiązują. U mnie, oczywiście, wszystko jest zamówieniem publicz-nym. No i muszę pamiętać, że na każdym dokumencie musi być umieszczona adnotacja o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentu. Stwierdzenia te wraz z tzw. dekretem - ujęciem kosztu w odpowiednim dziale, rozdziale i paragrafie wydatków robi zazwyczaj księgowość. Koniecznie muszę na ten temat porozmawiać z księgową. Nie wiem, czy ma świadomość istnienia ta-kich specyficznych wymagań.

63


Do maila Opiekun załączył wzór opisu. Ułatwiło mi to sprawę. Skonsultowałam to jeszcze z Księgową i uznałyśmy, że może tak być. Wszystkie obowiązkowe opi-sy są uwzględnione, a tabelka z „dekretacją” jest taka sama, jaką u nas się robi. Księgowość taką tabelkę nabija pieczątką, ale ustaliłyśmy, że w projekcie całość niezbędnego opisu przygotuję ja, a dziewczyny z księgowości odpowiednio go

Od:

Wyślij

Nowa wiadomość


Do:

Temat:

@

Szanowna Pani,

Nie ma problemu by przygotowała Pani wzór standardowego opisu dokumentu księgowego i przesłała go do zaopiniowania przeze mnie. Wymagania dotyczące zamieszczanych opisów dokumentów są jasno przedstawione w Zasadach finansowania PO KL i IP nie określiła szczegółowych wytycznych w tym zakresie. Proszę więc opierać się na wspomnianym przeze mnie dokumencie. Opisy należy zamieszczać na odwrocie dokumentu. Nie powinno się tego robić na odrębnych, dopinanych do dokumentu księgowego załącznikach. W wyjątkowych przypadkach opis może być umieszczony na załączonych do faktury kartkach np. obecne faktury za rozmowy telefoniczne, energię elektryczną lub gaz są na odwrotach zadrukowane informacjami dla klientów - wówczas nie ma możliwości zamieszczenia całego wymaganego opisu dokumentu.

Dobrą praktyką w nadzorowanych przeze mnie projektach jest wykonanie pieczątki zawierającej standardowy tekst opisu z możliwością uzupełniania nazwy zadania i wyliczenia kwot kwalifikowalnych. Wielu beneficjentów tak robi. Zaoszczędzi to Pani czasu i energii, umożliwi również uniknięcie prostych, technicznych błędów w opisie dokumentów. Dobrym rozwiązaniem jest również wykonywanie nadruków na odwrocie dokumentu, ale nie wszystkie faktury będą się nadawały do “wpuszczenia” w drukarkę (chodzi tu przede wszystkim o faktury perforowane, które bywa, że zostają zniszczone podczas zadrukowywania). Jeszcze jedno, w przypadku szkoły, jako że jest to podmiot finansów publicznych, konieczne jest zmieszczenie na dokumencie adnotacji o zgodności z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych.

Marcin

Opisywanie dokumentówAgnieszka BenekMarcin Opiekun

64


pouzupełniają. Pieczątki nie zrobię, bo nie zaplanowałam w budżecie takiego wy-datku. Po prostu będę wypełniać dane w komputerze i nadrukowywać na odwro-cie dokumentu księgowego. Jeżeli nie da się tego zrobić, bo dokument będzie za mały lub będzie miał zadrukowane “plecy”, to wówczas opiszę go ręcznie.

Projekt finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa

Numer i nazwa projektu ……………………………………. ……………Numer umowy……………………………………………………………..

Rodzaj i nr kategorii wydatku ………………………………………………………….……………………………………

Opis wydatku ………………………………………………………………………………………………

Kwota wydatku kwalifikowanego …………………… …. zł

Projekt jest/nie jest realizowany w oparciu o Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (art. 3 ust.5)

(art.. ………..)

Sprawdzono pod względem merytorycznym

Dnia Podpis

Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym

Dnia Podpis

Nr ewidencyjny Pozycja w tabeli wydatków …………………………

Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod pozycją:

Dekretacja dokumentu:

WN MA

Konto Kwota Konto Kwota

Data: Podpis:

65


Minął 15-ty. W projekcie nazbierało się już sporo dokumentów finansowych. Data złożenia wniosku o płatność zbliża się nieubłaganie. To mój pierwszy wniosek o płatność. Generator mam już ściągnięty i zainstalowany na swoim kompute-rze. Zaimportowałam wniosek o dofinansowanie w wersji, która jest załączni-kiem do umowy – to świetne rozwiązanie, dużo wypełniania mam już z głowy, nie muszę się martwić o dane z wniosku, przepisywanie zadań, czy kwot dofi-nansowania. Muszę wpisać poprawnie numer umowy. Przy wniosku o płatność najbardziej martwią mnie dwa załączniki, które mamy przygotować. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku i załącznik sprawozdawczy. Ślęczałyśmy ze specjalistką ds. finansów nad instrukcją i wytycznymi naszej IP, rozmawiałam z księgową. Zastanawiałyśmy się nad tym, jak to zrobić. Podjęłam jednak decyzję, pozbierałam te wszystkie papiery i stwierdziłam, że pojedziemy do znanej mi ze szkolenia ekspertki z ROEFS-u. Księgowa jednak oprotestowała wywożenie dokumentów księgowych, zrobiłyśmy więc kopie, umówiłyśmy się telefonicznie, a następnie ruszyłyśmy na spotkanie. Nie zapomniałam oczywiście o delegacjach, przecież to koszt kwalifikowalny…

Opis faktury musi

znajdować się na jej

odwrocie.

66


Rysunek 8. Opis pozycji wypełnianych w Załączniku nr 1 do wniosku o płatność - zestawienie do-kumentów potwierdzających poniesione wydatki

Nr dokumentu

Nr ksiegowy lub ewidencyjny

Data wystawienia dokumentu

Data zapłaty

Nazwa towaru lub usługi

Cross-financing (T/N)

Kwota dokumentu brutto

Kwota dokumentu netto

Kwota wydatków kwalifikowanych

W tym VAT

Źródła finansowania

Lp.

12

34

56

78

910

11

Num

er w

łaśc

iwy

doku

men

tu, p

rzep

isuj

emy

bezp

ośre

dnio

z

doku

men

tu ź

ródł

oweg

o.

Jeże

li do

kum

ent b

ył

płac

ony

kilk

oma

prze

lew

ami,

wpi

suje

my

datę

każ

dego

prz

elew

u,

któr

ym z

apła

cono

do

kum

ent.

UW

AG

A: d

atą

zapł

aty

nie

będz

ie d

ata

refu

ndac

ji po

nies

ione

go

wyd

atku

.

Wpi

suje

my

zaw

sze

war

tość

, na

któr

ą op

iew

a do

kum

ent.

Bez

wzg

lędu

na

pla

now

aną

do

rozl

icze

nia

kwot

ę w

ydat

ku

kwal

ifiko

wal

nego

.

Każd

y do

kum

ent

otrz

ymuj

e sw

ój

niep

owta

rzal

ny n

umer

ks

ięgo

wy

lub

ewid

ency

jny.

Po

win

ien

wid

nieć

on

na

pier

wsz

ej s

tron

ie

doku

men

tu. N

umer

ten

jest

nad

awan

y pr

zez

nasz

ą ks

ięgo

woś

ć.

Info

rmac

ja ta

poc

hodz

i z

doku

men

tu k

sięg

oweg

o,

któr

y zg

odni

e z

usta

wą

o ra

chun

kow

ości

mus

i za

wie

rać

datę

dok

onan

ia

oper

acji

lub

datę

sp

orzą

dzen

ia d

okum

entu

je

żeli

obie

dat

y ni

e są

to

żsam

e.

Naz

wa

tow

aru

lub

usłu

gi p

owin

na b

yć p

rzep

isan

a z

doku

men

tu k

sięg

oweg

o (ź

ródł

oweg

o),

nale

ży p

amię

tać

by n

azw

a je

dnoz

nacz

nie

okre

ślał

a cz

ego

doty

czy

wyd

atek

. Po

win

na b

yć ró

wni

eż u

żyta

w ty

tule

prz

elew

u (lu

b w

skaz

anie

na

num

er d

okum

entu

ks

ięgo

weg

o) o

raz

by w

kol

umni

e te

j wsk

azać

jasn

o ja

kiej

poz

ycji

budż

etow

ej d

otyc

zy

wyd

atek

. Naj

leps

zym

rozw

iąza

niem

jest

, gdy

naz

wa

tow

aru

lub

usłu

gi je

st to

żsam

a zp

ozyc

ją w

szc

zegó

łow

ym b

udże

cie

proj

ektu

i ty

tułe

m p

rzel

ewu.

Tr

zeba

rów

nież

pam

ięta

ć, ż

eby

opis

w te

j kol

umni

e w

wyc

zerp

ując

y sp

osób

wsk

azyw

ał

jaki

ego

tow

aru

lub

jaki

ej u

sług

i wyd

atek

dot

yczy

. U

WA

GA

– w

prz

ypad

ku re

fund

acji

nale

ży w

pisa

ć da

tę re

fund

acji.

INFO

RMA

CJA

FIN

AN

SOW

A d

otyc

ząca

wni

osku

ZEST

AWIE

NIE

DO

KUM

ENTÓ

W p

otw

ierd

zają

cych

pon

iesi

one

wyd

atki

obj

ęte

wni

oski

em

67


Ułożyłam dokumenty chronologicznie i tak je będę przedstawiać we wniosku o płatność. Myślę, że dzięki temu uda się przeprowadzić szybciej jego weryfika-cję. Więc tak. Z pierwszego miesiąca realizacji projektu mamy koszty rachunku bankowego i koszty przelewów na rachunku. Właściwie, to nie wiem jak się to rozlicza, bo bank sam obciąża konto projektu, nie wystawia żadnego dokumen-tu typu faktura. Dla ekspertki ROEFS-u nie była to trudna kwestia. Wydatki tego rodzaju rozlicza się po prostu wyciągiem bankowym, na którym figurują opłaty za prowadzenie rachunku i za przelewy. To normalna praktyk stosowana od lat. Stosunkowo proste…

68


Rysunek 9. Przykład ujęcia w zestawieniu kosztów dotyczących opłat za prowadzenie rachunku bankowego i przelewów bankowych

Jeżeli na wyciągu bankowym figurują dwie daty – data operacji i data księgowa-nia, to w zestawieniu ujmujemy tylko datę operacji – jest to nasza data poniesie-nia wydatku.

Pam

ięta

j, że

wyc

iąg

bank

owy

moż

e by

ć ro

zlic

zany

pod

war

unki

em

speł

nien

ia c

ech

doku

men

tu k

sięg

oweg

o.

Mus

i rów

nież

zos

tać

ujęt

y w

ksi

ęgac

h ra

chun

kow

ych.

Dat

ą za

płat

y je

st d

ata

obci

ążen

ia ra

chun

ku

bank

oweg

o pr

zez

bank

.

W ty

m p

rzyp

adku

w

arto

ści b

rutt

o i n

etto

do

kum

entó

w b

ędą

taki

e sa

me.

Wyk

azuj

emy

wsz

ystk

ie

daty

zap

łaty

dok

umen

tu.

W ty

m p

rzyp

adku

dat

y op

łat z

a po

szcz

egól

ne

prze

lew

y ba

nkow

e po

bran

ych

prze

z ba

nk.

Naz

wa

pow

inna

odz

wie

rcie

dlać

treś

ć na

do

kum

enci

e ks

ięgo

wym

(w ty

m

przy

padk

u) p

rzep

isuj

emy

tytu

łem

jaki

ej

usłu

gi b

ank

obci

ążył

rach

unek

pro

jekt

owy,

al

e ta

kże

opis

kat

egor

ii w

ydat

ków

z

budż

etu

szcz

egół

oweg

o pr

ojek

tu.

Zada

nie

1 (Z

arzą

dzan

ie p

roje

ktem

)

1W

B06/

10/1

012

/10/

1020

10-1

0-16

2010

-10-

18Ko

szty

ut

rzym

ania

ra

chun

ku

bank

oweg

o

N30

,00

30,0

030

,00

0,0

0BP

2W

B06/

10/1

012

/10/

1020

10-1

0-16

2010

-10-

05;

2010

-10-

07;

2010

-10-

12;

2010

-10-

15

Opł

aty

za

prze

lew

y ba

nkow

e

N12

3,00

123,

0012

3,00

0,0

0BP

69


Rysunek 10. Przykład ujęcia faktury w zestawieniu kosztów

Num

er fa

ktur

y pr

zeni

esio

ny

z do

kum

entu

.

Dat

a za

płat

y –

wyp

ływ

u śr

odkó

w z

rach

unku

pr

ojek

tu. M

usi b

yć

potw

ierd

zona

prz

elew

em

bank

owym

.

Kwot

a do

kum

entu

br

utto

.

Dat

a sp

rzed

aży

lub

data

w

ysta

wie

nia

doku

men

tu

jeże

li je

st in

na n

iż

sprz

edaż

y.

3FV

F102

3/1

0/10

15/1

0/10

2010

-10-

1920

10-1

0-28

Pom

oce

dyda

ktyc

zne

- fizy

ka

N1.

284,

001.

200,

001.

284,

0084

,00

BP

Kwot

a VA

T zg

odni

e z

fakt

urą.

Naz

wa

tow

aru

zgod

na

z w

ykaz

em n

a fa

ktur

ze

i bud

żete

m s

zcze

góło

wym

.

Kwot

a w

ydat

ków

kw

alifi

kow

alny

ch

– ro

zlic

zany

ch w

pro

jekc

ie.

Tuta

j toż

sam

a z

kwot

ą do

kum

entu

bru

tto

– do

kum

ent d

otyc

zy

wyd

atkó

w p

onos

zony

ch

tylk

o i w

yłąc

znie

zw

iąza

nych

z p

roje

ktem

.

70


Kolejna faktura, była nieco bardziej skomplikowana. Po pierwsze: nie dotyczyła tylko projektu – Pani Dyrektor kupowała jakieś materiały dla Szkoły i przy oka-zji kupiła nam papier kserograficzny. Z jednej strony dobrze, że tak się stało, bo nauczyciele zaczęli się dopominać o kartki do robienia kserówek i drukowania materiałów dla uczniów, a z drugiej mam teraz problem. Nie wiem jak to rozliczyć. Druga trudna kwestia: koszty te zostały w całości poniesione z rachunku bieżące-go Szkoły.

Rysunek 11. Przykład ujęcia w zestawieniu faktury, której tylko część dotyczy realizowanego projektu

W b

udże

cie

proj

ektu

zap

isan

o og

ólną

na

zwę

wyd

atku

: zak

up m

ater

iałó

w

biur

owyc

h. P

onie

waż

zak

up d

otyc

zył

w ra

mac

h te

j kat

egor

ii ty

lko

jedn

ego

rodz

aju

wyd

atku

, w n

azw

ie

dopr

ecyz

owan

o, ż

e ch

odzi

o p

apie

r ks

erog

rafic

zny,

co

jest

zgo

dne

z za

pise

m

na fa

ktur

ze.

W ty

m w

ypad

ku k

wot

a VA

T ni

e do

tycz

y ca

łego

dok

umen

tu, a

le o

dnos

i się

do

kwot

y w

ydat

ku k

wal

ifiko

wan

ego.

Na

doku

men

cie

mog

ą by

ć w

skaz

ane

wyd

atki

z ró

żną

staw

ką V

AT. P

amię

taj,

by z

asto

sow

ać o

dpow

iedn

ią s

taw

kę V

AT

zgod

nie

z fa

ktur

ą.

Pam

ięta

j! D

ata

zapł

aty

nie

pow

inna

być

w

cześ

niej

sza

niż

data

wys

taw

ieni

a do

kum

entu

. Moż

e si

ę ta

k st

ać, g

dy

wyd

atek

jest

rozl

icza

ny d

uplik

atem

fa

ktur

y –

wów

czas

dat

a w

ysta

wie

nia

dupl

ikat

u m

oże

być

późn

iejs

za n

iż d

ata

zapł

aty.

Tak

ą sy

tuac

ję tr

zeba

wyj

aśni

ć.

9FV

98/0

9/2

010

2/10

/10

2010

-10-

0120

10-1

0-14

Zaku

p m

ater

iałó

w

biur

owyc

h - p

apie

r kse

ro

N32

.40,

002.

655,

741.

000,

0018

0,33

BP

W ty

m p

rzyp

adku

na

fakt

urze

zna

lazł

y si

ę ró

wni

eż in

ne, n

iezw

iąza

ne

z pr

ojek

tem

poz

ycje

. Dla

tego

war

tość

do

kum

entu

jest

wyż

sza

niż

kwot

a w

ydat

ków

kw

alifi

kow

anyc

h ro

zlic

zana

w

e w

nios

ku o

pła

tnoś

ć.

71


Pani z ROEFS-u wiedziała też jak temu zaradzić. Weszła na stronę internetową IP, na której opublikowano zalecenia dotyczące rozliczania przekazanych środ-ków. Jest tam szczegółowa instrukcja, jak postępować w tego typu przypadkach. Księgowa musi teraz przeksięgować wydatek na papier na konto projektu. Jest to tzw. refundacja.

Dokładnie opisywać

przelewy dotyczące

refundacji, wynikać z nich

musi jasno, czego

dotyczył

wydatek.

72


Rysunek 12. Przykład ukazujący sposób ujęcia w zestawieniu wynagrodzeń personelu z tytułu umowy o pracę

Przy rozliczaniu wynagrodzeń, zgodnie z zaleceniami IP, trzeba jeszcze przesłać wykaz osób i stanowisk rozliczanych w projekcie. Ułatwi to identyfikację wydat-ku i przyspieszy rozliczanie. Ekspert mówił też, że dobrą praktyką jest każdorazo-wo podanie w kolumnie 5 (nazwa towaru lub usługi), za jaki miesiąc wypłacono

Jest

to w

ynag

rodz

enie

z ty

tułu

um

owy

o pr

acę,

stą

d kw

ota

brut

to je

st ro

zlic

zana

w tr

zech

dat

ach:

w

ypła

ta w

ynag

rodz

enia

, skł

adki

ZU

S, z

alic

zka

na

poda

tek

doch

odow

y. P

amię

taj,

że k

sięg

owoś

ć m

oże

zrob

ić li

stę

płac

tylk

o i w

yłąc

znie

na

potr

zeby

pr

ojek

tu. N

ie z

awsz

e m

usi t

o by

ć lis

ta p

łac

wsz

ystk

ich

prac

owni

ków

inst

ytuc

ji, w

któ

rej

prac

ujes

z.

Zauw

aż, ż

e w

obu

prz

ypad

kach

wsk

azan

o w

arto

ść

doku

men

tu ro

zlic

zane

go o

gółe

m (p

odsu

mow

anie

lis

ty p

łac

i łąc

zną

sum

ę kw

ot d

o za

płat

y z

DRA

), do

pier

o z

kolu

mny

dot

yczą

cej k

wot

y kw

alifi

kow

anej

w

ynik

a, ja

k w

ysok

i był

o w

ynag

rodz

enie

bru

tto,

kt

óre

przy

pisa

ne je

st d

o pr

ojek

tu.

W te

n sp

osób

nal

eży

prze

dsta

wia

ć w

ynag

rodz

enia

w

szys

tkic

h pr

acow

nikó

w z

atru

dnio

nych

w p

roje

kcie

w

opa

rciu

o p

rzep

isy

Kode

ksu

Prac

y. W

wie

rszu

4

zaw

arto

wyn

agro

dzen

ie n

etto

+ p

ocho

dne

płac

one

prze

z pr

acow

nika

. W w

iers

zu 5

nat

omia

st ty

lko

poch

odne

pła

cone

prz

ez p

raco

daw

cę. T

a sa

ma

lista

pł

ac p

ojaw

i się

wię

c w

wni

osku

tyle

razy

, ile

jest

na

niej

wyn

agro

dzeń

pra

cow

nikó

w ro

zlic

zany

ch w

pr

ojek

cie.

Pod

obni

e i d

ekla

racj

a D

RA.

4LP

10/

2010

19/0

9/10

2010

-09-

2820

10-0

9-30

;20

10-1

0-05

;20

10-1

0-14

Wyn

agro

dze-

nie

kier

owni

ka

proj

ektu

N27

.500

,00

27.5

00,0

02.

200,

000,

00BP

Poch

odne

pła

cone

prz

ez p

raco

daw

cę ro

zlic

zam

y w

ykaz

ując

w z

esta

wie

niu

dekl

arac

ję D

RA, n

ie je

st

ona

księ

gow

ana

wię

c ni

e m

a sw

ojeg

o nu

mer

u ks

ięgo

weg

o. W

tej k

olum

nie

wpi

suje

my

poch

odne

od

wyn

agro

dzeń

pła

cone

prz

ez p

raco

daw

cę

uwzg

lędn

ione

w d

ekla

racj

i do

wyn

agro

dzen

ia

z w

iers

za p

owyż

ej.

5D

RA09

.09

.201

0n/

d20

10-1

0-04

2010

-10-

05W

ynag

rodz

e-ni

e ki

erow

nika

pr

ojek

tu -

poch

odne

N35

.540

,00

35.5

40,0

033

0,00

0,00

BP

73


rozliczane wynagrodzenie. Tak samo w zestawieniu ujmuje się „trzynastki”, do-datki do wynagrodzeń i ewentualne nagrody. Podawać je mamy w odrębnych pozycjach w zestawieniu z rozbiciem na koszty brutto i pochodne. O nagrodach trzeba również pamiętać, że muszą być regulaminowe i potencjalnie dotyczyć wszystkich pracowników szkoły, a regulamin musi być przyjęty minimum 6 mie-sięcy przed datą złożenia wniosku o dofinansowanie (wniosku o dofinansowa-nie, a nie wniosku o płatność).

Alternatywą dla takiego ujmowania wydatków dotyczących wynagrodzeń jest ta-bela sporządzona w Excelu, w której zawarto wszystkie składowe wynagrodzenia. Dzięki temu łatwiej można zidentyfikować kwoty netto, pochodne wypłacane od wynagrodzenia pracownika oraz pochodne pracodawcy. Tabelę imienną sporzą-dza się zarówno dla wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę, jak i z tytułu umów cy-wilno-prawnych. Wówczas w załączniku nr 1 jako pozycję wydatku wskazać moż-na ogólnie listę płac, z której dokonano płatności (ewentualnie rachunki z tytułu wykonania umów cywilno-prawnych). Wszystkie niezbędne wyliczenia znajdą się w tabeli będącej załącznikiem do wniosku o płatność.

74


Rysunek 13. Tabela pomocnicza do rozliczania wynagrodzeń w ramach projektuLp

.N

r poz

ycji

w z

ałąc

zni-

ku n

r 1

Naz

wis

ko

i im

ięLi

sta

Płac

/ R-

k do

U

mow

y zl

ecen

ia/

dzie

ło

Wyn

agro

-dz

enie

br

utto

kwal

ifiko

wa-

ne

Wyn

agro

dze-

nie

nett

o

Ube

zpie

czen

ie

społ

eczn

eU

bezp

iecz

enie

zdro

wot

neFP

iFG

ŚPZa

liczk

a na

po

date

k do

chod

owy

Kwot

a og

ółem

- wyn

agro

-dz

enie

kw

alifi

ko-

wal

ne(k

ol.6

+kol

.7+

kol.8

+kol

.9+

kol.1

0)

12

34

58

910

116

7

75


Tabela ułatwia rozliczenia wynagrodzeń personelu projektu bez względu na sposób prezentacji kosztów osobowych projektu w załączniku nr 1 do wniosku o płatność.

Rysunek 14. Przykład ujęcia w zestawieniu kosztów związanych z rachunkami z tytułu umów cy-wilno-prawnych osób niebędących pracownikami etatowymi beneficjenta

W z

ależ

nośc

i od

przy

jęte

go

w k

sięg

owoś

ci ro

zwią

zani

a w

ydat

ek ta

ki

moż

na ro

zlic

zać

rach

unki

em b

ądź

listą

pł

ac, j

eżel

i jes

t ona

robi

ona

do

rach

unkó

w. W

ybie

ram

y te

n do

kum

ent,

któr

y by

ł pod

staw

ą do

kona

nia

płat

nośc

i.

Te tr

zy p

ozyc

je w

zes

taw

ieni

u bę

dą

mia

ły ta

kie

sam

e w

arto

ści,

jest

to k

wot

a ra

chun

ku b

rutt

o.

Wys

tępu

ją tu

rów

nież

trzy

dat

y za

płac

enia

dok

umen

tu: w

ypła

ta n

a ko

nto

zlec

enio

bior

cy, s

kład

ka Z

US

oraz

za

liczk

a na

pod

atek

doc

hodo

wy.

W

przy

padk

u um

owy

o dz

ieło

będ

zie

to

tylk

o w

ypła

ta d

la w

ykon

awcy

ora

z za

liczk

a na

pod

atek

6R

05/2

010

25/0

9/10

2010

-09-

2820

10-0

9-30

;20

10-1

0-05

;20

10-1

0-15

Wyn

agro

dze-

nie

spec

jalis

ty

ds.

mon

itori

ngu

N2.

000,

002.

000,

002.

000,

000,

00BP

Jest

to w

ynag

rodz

enie

bru

tto.

76


Przy zleceniu trzeba pamiętać, by dokumentować merytoryczną część zlecenia. Jeżeli zlecenie wiąże się z wypełnianiem formularzy, wniosków o płatność, przy-gotowaniem ankiet, przeprowadzeniem badania, napisaniem raportu, czy jakich-kolwiek innych prac, powinniśmy mieć dokumenty, dowody potwierdzające wyko-nanie zlecenia (czy dzieła). Nie wystarczy samo potwierdzenie (np. na rachunku) przez zleceniodawcę, że umowa została zrealizowana. O tego typu potwierdzenie realizacji umowy może zapytać np. Urząd Kontroli Skarbowej.

Rysunek 15. Przykład ujęcia w zestawieniu kosztów związanych z wynagrodzeniem z tytułu umo-wy cywilno-prawnej osób będących pracownikami etatowymi beneficjenta

Obc

iąże

nia

z ty

tułu

um

owy

cyw

ilno-

praw

nej

są w

yższ

e z

prac

owni

kiem

ben

eficj

enta

są

wyż

sze,

obo

wią

zkow

o zl

ecen

ioda

wca

mus

i za

płac

ić je

szcz

e po

chod

ne, t

ak ja

k pr

zy

umow

ie o

pra

cę. D

late

go d

odat

kow

ym

rozl

icza

nym

dok

umen

tem

będ

zie

dekl

arac

ja

DRA

. Zau

waż

, że

jest

to ta

sam

a de

klar

acja

co

w p

rzyp

adku

kie

row

nika

pro

jekt

u.

7R 06

/201

026

/09/

1020

10-0

9-29

2010

-09-

30;

2010

-10-

05;

2010

-10-

15

Wyn

agro

dze-

nie

info

rmat

yka

N1.

325,

281.

325,

281.

325,

280,

00BP

Jest

to k

wot

a po

chod

nych

pła

cony

ch p

rzez

pr

acod

awcę

od

wyn

agro

dzen

ia u

jęte

go

w w

iers

zu p

owyż

ej.

8D

RA09

.09

.201

0n/

d20

10-1

0-04

2010

-10-

05W

ynag

rodz

e-ni

e in

form

atyk

a -

poch

odne

N35

.540

,00

35.5

40,0

027

4,42

0,00

BP

77


13 listopada

Rozmawiałam z Opiekunem z IP. Przeglądał wniosek o płatność. Ma kilka wątpli-wości… No i ta faktura pro-forma. Nie mogę jej rozliczyć we wniosku o płatność jako takiej. Myślałam, że muszę ją ująć tak samo, jak wszystkie dokumenty księ-gowe. Przecież została wystawiona w okresie rozliczenia projektu i zaliczka też zo-stała wypłacona. Faktura pro-forma wystawiona została przy okazji zakupu mebli. Taka faktura nie jest dowodem na dokonanie transakcji (operacji gospodarczej), a jedynie na jej podstawie można wypłacać zaliczkę. Tak też było w naszym przy-padku. Na szczęście wydatek ten będziemy mogli jeszcze rozliczyć, ale dopiero

Od:

Wyślij

Nowa wiadomość


Do:

Temat:

@


Przy kwalifikowaniu kosztów personelu projektu proszę pamiętać, że zgodnie z Wytycznymi w sprawie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, do personelu zalicza się osoby zaangażowane do realizacji zadań w projekcie, a w szczególności osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub cywilno-prawnej, osoby samozatrudnione lub wolontariuszy. Kosztem, który można rozliczyć w projekcie, jest wówczas wynagrodzenie brutto wraz ze składkami na Fundusz Pracy, ubezpieczenie społeczne oraz Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Pracownik finansowany z budżetu projektu musi być oddelegowany do jego realizacji lub zatrudniony w celu jego wdrożenia, co powinno być potwierdzone zapisami umowy o pracę, zakresu czynności lub opisu stanowiska pracy. Koszty personelu można rozliczać w projekcie tylko w okresie jego realizacji. Jeżeli personel zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, powinniście Państwo posiadać potwierdzenie prawidłowości szacowania niepełnego wymiaru (części etatu) – może to być metodologia lub karty czasu pracy sporządzane systematycznie dla udokumentowania faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu. Dokumenty te powinny być dostępne na etapie kontroli projektu. Te ostatnie zapisy wynikają z Zasad finansowania PO KL.

Pozdrawiam

Marcin Opiekun

Personel projektuAgnieszka BenekMarcin Opiekun

78


wtedy, gdy będziemy mieli zapłaconą fakturę za dostawę mebli. Ta już wpłynęła ale księgowość nie zdążyła ją zrobić przelewu. W następnym wniosku o płatność, w załączniku nr 1, mamy wykazać obie faktury z potwierdzeniami dokonania płat-ności i oczywiście wyjaśnić całą sytuację. Damy radę…

Wytyczna IP

Należy pamiętać, iż ponoszenie wydatków dotyczących cross-financingu możliwe jest jedynie w ramach kosztów bezpośrednich. Niedopuszczalne jest finansowanie jakichkolwiek zakupów objętych cross-financingiem z kosztów pośrednich. Ponadto, zgodnie z przyjętą przez Instytucję Zarządzającą in-terpretacją, jako „sprzęt” w ramach cross-financingu należy rozumieć środki trwałe (z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest wyższa od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.

I jeszcze na koniec wymagane załączniki do wniosku o płatność.

Jedną z przesłanek uznania wydatku za kwalifikowalny jest jego faktyczne po-niesienie. Dlatego każdy dokument księgowy, który chcemy rozliczyć w projekcie musi mieć potwierdzenie, że środki na jego zapłatę zostały wypłacone. Tak więc do wniosku o płatność dodatkowo załączyć musimy wszystkie wyciągi bankowe (powinna być zachowana ciągłość numeracji). W przypadku ponoszenia wydat-ków gotówką, dokumentem potwierdzającym jego poniesienie jest raport kaso-wy. Jeżeli zdarzy się, że nie można zidentyfikować wydatku na wyciągu banko-wym, to wówczas na potwierdzenie zapłaty, do wniosku załączyć muszę kopie przelewów. Słyszałam, że IP może podjąć decyzję o zwolnieniu beneficjentów re-alizujących projekty z obowiązku przedstawiania załączników. Każda IP w ramach

Pojazdy i meble są

wliczane do cross-

financingu bez względu na

wysokość wydatku.

79


PO KL podejmuje tego typu decyzję samodzielnie i dlatego wymagania dotyczące rozliczania projektów w ramach całego PO KL mogą się różnić. Jedno jest pewne, zwolnienie z obowiązku załączania wyciągów bankowych do wniosku o płatność nie zwalnia z ich zbierania i odpowiedniego opisywania. Na pewno będzie to kontrolowane, nie tylko przez IP, ale i inne uprawnione do tego instytucje. Z tego co wiem, moja IP już wprowadziła jakieś modyfikacje dotyczące obowiązku za-łączania do wniosku o płatność wyciągów bankowych. Muszę się dowiedzieć na czym to polega i czy w moim przypadku będę musiała je kopiować, czy jednak nie.

Sprawdzić, na jakich

zasadach mogę być

zwolniona z dołączania

wymaganych załączników

do wniosku o płatność.

80


Od:

Wyślij

Nowa wiadomość


Do:

Temat:

@

Pani Agnieszko,

W przypadku ponoszenia wydatków z rachunku projektu operacje na rachunku dotyczyć mogą tylko i wyłącznie realizacji projektu, wówczas taki problem nie wystąpi. Każdorazowo należy przedstawić cały wyciąg bankowy. Inaczej wygląda sytuacja, gdy część wydatków została poniesiona z rachunku bieżącego Szkoły. Wówczas dopuszczalne jest skopiowanie pierwszej i ostatniej strony wyciągu oraz obowiązkowo stron, na których widnieją operacje związane z realizacją projektu rozliczane we wniosku o płatność. Proszę pamiętać o potwierdzeniu kopii wyciągów bankowych i opatrzeniu klauzulą „za zgodność z oryginałem”. Taką klauzulę powinna podpisać osoba, która ma do tego uprawnienia. W mojej opinii powinien to być Dyrektor Szkoły. Jeszcze jedna ważna kwestia. Myślę, że Pani też zależy na szybkiej weryfikacji wniosku o płatność. Mam więc taką prośbę by na kopiach wyciągów bankowych (lub przelewów) wpisać, której pozycji z zestawienia wydatków dany wyciąg dotyczy oraz kwotę wydatków kwalifikowalnych z wyciągu, zwłaszcza wtedy, gdy kwota na wyciągu jest inna niż kwota pozycji z załącznika nr 1.

Pozdrawiam

Marcin Opiekun

Wyciągi bankoweAgnieszka BenekMarcin Opiekun

Kopie wyciągów

bankowych muszą

być potwierdzone „za

zgodność z oryginałem”.

81


Wytyczne IP

W przypadku braku przychodu w okresie rozliczeniowym objętym wnio-skiem o płatność przy wypełnianiu tabeli 6 Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem, jeśli beneficjent zaznaczy w Generatorze Wniosków Płatniczych (GWP) brak przychodu, wtedy na wydruku widnieje niewypeł-niona tabela nr 6. W związku z tym, prosimy o przekazanie wraz z wnioskiem o płatność oświadczenia, że w okresie objętym wnioskiem przychód nie wy-stąpił (IP zależy na tym, aby w sytuacji gdy w GWP występują puste pola, fakt ten był udokumentowany i wskazywał, że nie jest to błąd beneficjenta).

W przypadku niewykazywania korekt finansowych we wniosku o płatność pro-simy o przekazanie wraz z wnioskiem oświadczenia, że w okresie objętym wnio-skiem nie wystąpiły korekty finansowe.

Lista sprawdzająca

1. Rozliczać w projekcie tylko te dokumenty, które posiadają cechy doku-mentu księgowego zgodnie z ustawą o rachunkowości.

2. Sprawdzać, czy każdy dokument księgowy rozliczany w projekcie jest opisywany zgodnie z ustalonym wzorem na bieżąco.

3. We wniosku o płatność rozliczać tylko wydatki poniesione w okresie, którego wniosek dotyczy, jeżeli jest inaczej należy tę sytuację wyjaśnić.

Dodatkowe oświadczenia

do wniosku o płatność

– brak przychodu, brak

korekt finansowych, zmiana

harmonogramu płatności.

82


4. Zadbać by opis nazwa towaru lub usługi z kolumny 5 była tożsama z nazwą na fakturze i nawiązywała do konkretnej pozycji z budżetu szczegółowego projektu.

5. Poziom wydatków na wynagrodzenie personelu monitorować na bie-żąco – wydatki na personel ogółem nie mogą być zwiększone bez zgo-dy IP.

6. Wydatki na personel zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy powinny być oparte o metodologię lub karty czasu pracy poświadcza-jące faktyczny udział w projekcie.

7. Pamiętać o wyciągach bankowych i ich opisie zgodnie z wymaganiami IP.

8. Starać się ponosić wydatki tylko i wyłącznie z rachunku projektu – w projektach partnerskich wzajemne zobowiązania partnerów oraz wydatki poniesiony z innego rachunku bankowego może zostać uzna-ny za niekwalifikowalny.

9. W przypadku kwalifikowania części faktury zwrócić uwagę na popraw-ność wyliczenia VAT.

10. Pamiętać o dodatkowych oświadczeniach do wniosku o płatność wy-maganych przez IP.

11. Nie ujmować jako cross-financing wydatków na oprogramowanie a tak-że wydatków na sprzęt o wartości poniżej 350 zł.

12. Jeżeli na jednym dokumencie rozliczane jest kilka pozycji, w ramach których stawka VAT jest różna, to taki wydatek należy ująć jako odręb-ną pozycję w załączniku nr 1, tyle razy ile jest różnych stawek VAT na dokumencie.

Dokumenty

1. Instrukcja wypełniania wniosku o płatność zamieszczona jest w Zasadach finansowania PO KL jako załącznik nr 4.

2. Wymagania dotyczące opisu dokumentu księgowego zawarte są Zasadach finansowania PO KL w rozdziale 3.1.3. Dokumenty potwier-dzające poniesienie wydatków.

83


3. Cechy dokumentu księgowego zawarte są w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 1994 r. Nr 121 poz. 591).

4. Wniosek o płatność powinien być składany w wersji elektronicznej w formacie pliku xml, PDF i xms. Wersje elektroniczne powinny być zgodne z wersją papierową.

84


6. Monitorowanie przebiegu realizacji projektu

6.1. Wniosek o płatność jako sprawozdanie z realizacji projektu

5 października

Do jednego nie trzeba mnie przekonywać – lubię trzymać rękę na pulsie i cały czas monitorować, czy wszystko idzie zgodnie z planem. Dzisiaj przekonałam się, jak bardzo takie podejście przydaje się w realizacji projektu. Ale po kolei…

Powoli ruszamy z rozpoczęciem zajęć. Z ciekawości zaglądnęłam, jak wyglądać mają sprawozdania z realizacji zadań – żeby potem nie okazało się, że coś zanie-dbaliśmy. Długo szukałam na stronie internetowej i w załącznikach do umowy wzoru sprawozdania. Na szczęście koleżanka uświadomiła mi, że sprawozdanie z realizacji jest częścią wniosku o płatność. Świetnie – dwa dokumenty w jednym.

Rysunek 16. Wniosek o płatność jako sprawozdanie z realizacji projektu

Wniosek o płatność -

sprawozdanie

Przepływ osób

w projekcie - PEFS

Postęp rzeczowy

i problemy

Postęp finansowy

Stan osiągnięcia wskaźników

85


Jedna część to pytanie nr 5 we wniosku – opis rzeczowej realizacji projektu. Dzięki temu, że wgrałam wniosek o dofinansowanie do Genaratora Wniosków Aplikacyjnych, automatycznie uzupełniły się wiersze dotyczące zadań zaplano-wanych do realizacji w projekcie. Nazwy zadań oraz całkowite kwoty w postępie finansowym projektu też zostały automatycznie uzupełnione. Muszę tylko pa-miętać, by zawsze przygotowywać wniosek o płatność na obowiązującej wersji wniosku o dofinansowanie. Postaram się za każdym razem importować aktualną wersję. Doświadczona znajoma mówiła mi, żeby nie nadpisywać kolejnych wersji wniosku na poprzedniej (nadpisywanie czyli zastępowanie starego pliku nowym - z nowymi danymi), bo czasem te stare wersje elektroniczne mogą się przydać.

Każdorazowo przed przygotowaniem wniosku o płatność wgrać do GWP aktualną wersję wniosku o dofinansowanie.

86


Wymyśliłam sobie, że na koniec każdego miesiąca przygotuję wraz z zespołem taką krótką informację o wykonanych w danym miesiącu zadaniach. Poza tym, że przyda mi się ona do rozmów z Panią Dyrektor (a dla niej może okazać się po-mocna w spotkaniach z Burmistrzem), na koniec każdego kwartału rozliczenio-wego po prostu skopiuję z niej informację o tym co zostało zrobione do wniosku o płatność. W ten sposób nie będę miała zbyt dużo pracy nad tą częścią wniosku o płatność. Jest jeszcze jedna zaleta takiego rozwiązania. W projekcie dzieje się tyle rzeczy, że czasem zapomina się co i kiedy się wydarzyło. Taki raporcik mogę elektronicznie przygotowywać sobie na bieżąco, niemal dzień po dniu, by później wybrać tylko te najważniejsze informacje, które powinny się znaleźć we wniosku o płatność. Mamy w projekcie jasny podział zadań, więc każdy członek zespołu

Od:

Wyślij

Nowa wiadomość


Do:

Temat:

@

Pani Agnieszko,

Opisując postęp rzeczowy w realizacji projektu należy przedstawić co w danym okresie sprawozdawczym zostało zrobione. Te informacje muszą się odnosić zarówno do harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie, jak i do dokumentów księgowych rozliczanych w danym wniosku o płatność. Tak więc, jeżeli w ciągu tych trzech miesięcy zrealizowała Pani jakieś zadania, których kosztów jeszcze Pani nie rozlicza (np. nie spłynęła jeszcze faktura, rozliczenie będzie dokonywane na końcu roku), to zadania takie powinny być opisane ze wskazaniem, kiedy wydatek zostanie rozliczony. Nie piszę tu o kwestiach opóźnień w realizacji zaplanowanych zadań, bo one powinny być opisywane zawsze, obowiązkowo!

Z drugiej strony wszystkie dokumenty księgowe rozliczane we wniosku o płatność powinny mieć swoją merytoryczną podstawę. Na przykład, jeżeli w Załączniku nr 1 rozlicza Pani koszty umowy cywilno-prawnej z osobą odpowiedzialną za monitoring i ewaluację projektu, to informacja na temat realizacji działań związanych z tym elementem projektu powinna zostać zawarta w postępie rzeczowym realizacji projektu. Zawsze należy się odnosić do zaplanowanych w harmonogramie działań.

Pozdrawiam

Marcin Opiekun

Postęp rzeczowy w realizacji projektuAgnieszka BenekMarcin Opiekun

87


na koniec miesiąca przygotuje taką informację dotyczącą jego zakresu odpowie-dzialności. Będzie to dla mnie również narzędzie do zarządzania tym co w projek-cie ma być zrobione i zostało wykonane.

Rysunek 17. Przykład raportu miesięcznego z realizacji projektu

Na końcu umieściłam informację na temat problemów, zagrożeń i działaniach wykonanych z opóźnieniem lub przyspieszeniem względem zaplanowanego we wniosku harmonogramu realizacji projektu. Tutaj też będę zapisywała, jakie dzia-łania podjęliśmy żeby wyeliminować problemy lub złagodzić ich skutki. Jestem z siebie zadowolona. To narzędzie to duże ułatwienie naszej pracy. Prosta rzecz,

Raport z realizacji projektu .................................................za miesiąc ..............................

Data opracowania........................

Osoba przygotowująca raport

......................................................

Lp. Zadania i działania

Osoba odpowie-dzialna

Planowane w bieżącym miesiącu

Wykonane w bieżącym miesiącu

Planowane do wykonania w następnym miesiącu

Uwagi, problemy, odchylenia od harmono-gramu

1 Zarządzanie projektem

1.1 Zakup sprzętu

1.2 Spotkania zespołu projektowego

1.3 Public relations

1.4 Przygotowanie wniosku o płatność

1.5 Kontrola dokumentacji projektowej

1.6 Działanie 6

1.7 Działanie 7

1.n Działanie n...

2 Opracowanie programu nauczania

2.1 Działanie 1

2.2 Działanie 2

2.3 Działanie 3

2.n Działanie n...

88


a obejmuje wszystko co w części sprawozdawczej wniosku o płatność jest do wypełnienia.

Niestety, tylko ja z entuzjazmem podeszłam do naszego nowego obowiązku. Na spotkaniu (w ogóle po co się spotykać? – takie dostałam kiedyś trudne pytanie) większość miała skwaszone miny. „Nie dość, że tyle papierów we wniosku, to ty jeszcze tworzysz dodatkowe”. Temat zamknęłam mało dyplomatycznie – „Pani Dyrektor zaakceptowała pomysł, bardzo jej się spodobał i teraz już nie mamy wyj-ścia”. Chyba nie będę zbyt popularnym menedżerem….

Rysunek 18. Fragment wzoru wniosku o płatność dotyczący sprawozdania w zakresie postępu rze-czowego realizacji projektu

Zgodnie z umową

jesteśmy zobow

iązani

niezwłocznie informować

IP o wszelkich problemach

w realizacji projektu

.

W FORMIE PISEMNEJ!!!

Zadania założone we wniosku o dofinansowanie Stan realizacji

1 2

zadanie 1 (nazwa) ...

zadanie 2 (nazwa) ...

...

W zadaniach rozliczanych etapowo informacja o postępie ich realizacji powinna być podawana na bieżąco w odniesieniu do procentowego postępu finansowego.

89


Rysunek 19. Postęp rzeczowy projektu

Przy przygotowaniu rozliczenia pojawił się problem. Nie zanotowaliśmy żadnych problemów w realizacji projektu. To podobno jakaś wyjątkowa sytuacja. Tak mó-wił Marcin Opiekun z IP przez telefon. Ponoć bardzo rzadko się zdarza, że wszyst-ko idzie zgodnie z planem. Nawet mi pogratulował. Ten mały problem już jest roz-wiązany. Dowiedziałam się od niego, że w przypadku niewystępowania w okresie sprawozdawczym problemów, w punkcie 12 wniosku o płatność umieszczamy informację na ten temat. Przygotowując wniosek o płatność obowiązuje zasada, że każdy punkt w formularzu powinien zostać wypełniony.

6.2. Załącznik nr 2 – monitoruj, monitoruj, monitoruj…

Myślę, że to wypełnienie samego wniosku o płatność w części sprawozdawczej nie będzie sprawiało większych trudności. Większy problem miałam z załączni-kiem nr 2. Najpierw dane osób uczestniczących w projekcie. 6 tabel, z których każda dotyczy innego szczegółu – miejsca zamieszkania, wieku, uczestnictwa w specyficznych formach wsparcia itd. Dwie z nich dotyczą wsparcia dla przedsię-biorstw. To mnie na szczęście nie dotyczy. Koleżanka, która przygotowywała już taki załącznik dla innego projektu w liceum mówi, że najważniejsze jest mieć peł-ną listę uczestników z kompletem danych: wszystkie cechy, o które pyta załącznik sprawdzane są tylko raz – w momencie przystępowania do projektu. Nawet jeżeli coś się zmieni – używane będą takie dane, jak na dzień przystępowania do pro-jektu. Jedyne, co powinniśmy regularnie sprawdzać to dane kontaktowe – bo po

Plany na następny

okres

Problemy w realizacji

projektu

Przebieg realizacji

zadań

90


zmianie adresu, czy telefonu – nie byłby możliwy kontakt z uczestnikiem, a prze-cież regularnie prowadzone są telefonicznie (i nie tylko) badania ewaluacyjne Programu...

Ponieważ we wniosku nie zapisałam nic dodatkowego na ten temat, za moment przystąpienia do projektu przyjmowany będzie standardowo dzień uczestnictwa w pierwszej formie wsparcia, u nas – w pierwszych zajęciach. Jeżeli nawet ktoś się zgłosi do projektu, ale nie weźmie w nich udziału – wycofamy jego udział z pro-jektu, żeby nie musieć monitorować przez cały okres projektu takich „martwych dusz”.

Po pierwsze więc trzeba zebrać dane naszych uczestników. Tylko, uwaga! – obo-wiązuje nas ustawa o ochronie danych osobowych. Po rozmowie telefonicznej z koleżanką z liceum, która już przez to przeszła, została mi długa notatka z listą rzeczy do zrobienia, żeby nie popełnić błędu.

1. Po pierwsze – upoważnić. Dane przetwarzamy dzięki powierzeniu ich nam (na mocy umowy o dofinansowanie projektu) przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, dlatego osoba, która zajmować się będzie da-nymi osobowymi musi być do tego upoważniona. W naszym przypadku – będę to ja. Pani Dyrektor, która ma upoważnienie do podejmowania wiążących decyzji i występuje w imieniu Beneficjenta upoważni mnie do tych czynności. Na szczęście wzór upoważnienia jest załącznikiem do umowy, więc będzie łatwiej przygotować potrzebne dokumenty.

2. Zebrać pełne dane osobowe, które będą potrzebne do wypełnienia for-mularza PEFS. Wynikają z załącznika do umowy, więc listę potrzebnych danych mam gotową.

3. Zebrać od rodziców/opiekunów prawnych moich uczniów zgody na udział w projekcie.

4. Zebrać od rodziców/opiekunów prawnych moich uczniów zgody na przetwarzanie danych osobowych ich dzieci do celów projektu. Wzór znowu znalazł się wśród załączników do umowy – prawie wszystko mam gotowe!

Koleżanka wśród licealistów miała osoby pełnoletnie – im wystarczy-ły samodzielnie podpisane deklaracje udziału w projekcie i wyrażane bezpośrednio przez uczniów zgody na przetwarzanie danych osobo-wych. Ja pewnie zrobię po prostu spotkanie z rodzicami…

91


5. Zbioru danych nie zgłaszamy do GIODO – stanowią one część zbioru Instytucji Zarządzającej, więc to IZ zgłosiła zbiór.

6. Formularz PEFS otrzymamy drogą elektroniczną od opiekuna projektu. Zostanie również przekazane Pani Dyrektor hasło potrzebne do jego użycia. Skoro zostałam upoważniona do przetwarzania danych osobo-wych uczestników – Pani Dyrektor nada mi login i indywidualne hasło, które (jak wynika z ustawy o ochronie danych osobowych) mam obo-wiązek zmieniać co najmniej raz na miesiąc.

7. Prawidłowo przechowywać dane. Na nośniku (płycie CD) i to po zabez-pieczeniu pliku hasłem, a nie w komputerze, bo nasz informatyk mówi, że nie ma gwarancji bezpiecznego przepływu danych. Papierowe wer-sje zgłoszeń z danymi też trzeba chronić. I płyty, i dokumenty zamknę w metalowej szafie na klucz.

8. Wypełnić PEFS (tylko ja mam do tego upoważnienie i nadany przez Panią Dyrektor login) i składać go razem z każdym wnioskiem o płat-ność – składać będę formularz z danymi każdego uczestnika projektu, który rozpoczął, kontynuuje lub zakończył udział w projekcie. W prak-tyce – od rozpoczęcia udziału do końca realizacji projektu, tylko w mo-mencie, kiedy dany uczeń zakończy udział w projekcie trzeba będzie dopisać datę ukończenia w odpowiedniej rubryce – wcześniej zostaje ona pusta.

9. Składany wraz z wnioskiem o płatność PEFS zabezpieczyć hasłem, któ-re powinno być przesłane do IP/IP2 osobno. Tak, żeby osoba, której na-wet wpadnie w ręce płyta z danymi nie była w stanie ich odczytać.

10. Dopilnować, aby dane w załączniku nr 2 (np. liczba osób, które rozpo-częły udział w projekcie, liczba osób, które zamieszkują obszary wiej-skie itp.) były zgodne z danymi zawartymi w PEFS – na podstawie da-nych w PEFS powinny być przygotowane dane do załącznika nr 2.

11. NIGDY nie przesyłać danych osobowych mailem, na papierze, nie-zabezpieczonych hasłem, nie przetwarzać ich w innych programach komputerowych niż PEFS.

Dobrze, postaram się tego wszystkiego dopilnować. Na koniec dostałam dobrą wiadomość od opiekuna projektu – uświadomił mi, że PEFS i monitorowanie licz-by uczestników dotyczy wyłącznie dzieci w wieku od 12 roku życia wzwyż lub tych, które rozpoczęły projekcie edukację na poziomie co najmniej gimnazjalnym.

92


O tym koleżanka z liceum nie pomyślała. Nie będę więc musiała składać PEFS-a od moich pierwszaków…

Przyjrzyjmy się temu załącznikowi nr 2. Przede wszystkim trudno było go zna-leźć – nie ma go w Zasadach finansowania, gdzie znajduje się cała reszta wnio-sku o płatność, a już przyzwyczaiłam się tam zaglądać. Odnalazł się w końcu w Zasadach systemu sprawozdawczości PO KL. Mój pierwszy sukces na tym polu.

Załącznik nr 2 polega na monitorowaniu przepływu osób w projekcie i ich charak-terystyki oraz monitorowaniu poziomu osiągnięcia założonych wskaźników.

To będzie trudne… od tego Mr, Mp i tabelek pulsuje mi w oczach. Warto więc udać się o pomoc do eksperta. Moja IP zorganizowała spotkanie szkoleniowe dla świeżo upieczonych Beneficjentów – poszłam, dopytałam.

Wartość Mr to zawsze wartość osiągnięta w danym okresie rozliczeniowym. Mp – wartość osiągnięta od początku realizacji projektu. Sprawdzając załącznik nr 2 zawsze sięgamy do poprzednich dokumentów – wartości Mr z kolejnych wniosków powinny sumować się do aktualnej wartości Mp.

Patrzę więc w materiały szkoleniowe (w materiale użyto tylko części tabeli z za-łącznika nr 2)… Spróbujmy to wypełnić, jeżeli w pierwszym okresie rozliczenio-wym udział rozpocznie 20 osób:

Mr – w okresie rozliczeniowym; u mnie – w danym kwartale; Mp – od początku realizacji projektu.

93


Rysunek 20. Przykład wypełnienia załącznika nr 2 w pierwszym wniosku o płatność

to Mr i Mp będą identyczne.

Ale w drugim wniosku o płatność wartości te pojawią się już tylko w Mp. Uczestnicy, którzy rozpoczęli udział będą powoli albo go kontynuować albo z nie-go rezygnować albo kończyć:

Rysunek 21. Przykład wypełnienia załącznika nr 2 w drugim wniosku o płatność (bez nowych uczestników)

Okres

Liczba osób, które:

rozpoczęły udział w projekcie

powróciły do projektu

zakończyły udział w projekcie

kontynuują udział w projekcie na koniec

okresu rozliczeniowego

K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem

1 2 3 4 8 9 10 11 12 13 17 18 19

Mr 15 5 20 0 0 0 0 0 00 0 0

Mp 15 5 20 0 0 0 0 0 0

Komentarz

Okres








1 2 3 4 8 9 10 11 12 13 17 18 19

Mr 0 0 0 0 0 0 2 3 513 2 15

Mp 15 5 20 0 0 0 2 3 5

Komentarz

94


Jeżeli pojawiliby się tutaj nowi uczestnicy – wartość Mp stanowiłaby sumę po-przedniego i nowego Mr:

Rysunek 22. Przykład wypełnienia załącznika nr 2 w drugim wniosku o płatność (z nowymi uczestnikami)

Jeżeli natomiast w kolejnym okresie rozliczeniowym któraś z tych osób, które za-kończyły lub przerwały udział w projekcie będzie chciała do niego wrócić, a ja jej na to pozwolę (bo to Beneficjent, z zgodzie z wnioskiem podejmuje takie decy-zje), to osoba ta pojawi się w osobnej tabeli i wróci do „puli uczestników”:

Rysunek 23. Przykład wypełnienia załącznika nr 2 w kolejnym wniosku o płatność (powrót uczest-nika, który zrezygnował)

Podstawowe zasady rozumiem – i tak powtarzać będziemy w każdym kolejnym okresie. Tabelki 2, 3 i 4 załącznika nr 2 dotyczą tych osób, które co najmniej rozpo-częły udział w projekcie – czyli zawsze wszystkich, którzy pojawią mi się w tabeli 1.

Muszę uważać na kolejne Mr i Mp, płeć uczestników - i powinno się udać.

Okres








1 2 3 4 8 9 10 11 12 13 17 18 19

Mr 0 5 5 0 0 0 2 3 513 7 20

Mp 15 10 25 0 0 0 2 3 5

Komentarz

Okres








1 2 3 4 8 9 10 11 12 13 17 18 19

Mr 0 0 0 1 0 1 0 0 014 2 16

Mp 15 10 25 1 0 1 1 3 4

Komentarz

95


Tabelka ostatnia to monitorowanie wskaźników osiągnięcia celu projektu. Dobre wskaźniki – to osobny temat. Przekonałam się o tym pisząc wniosek. Na szczęście tutaj też miałam wsparcie – tak w materiałach dostępnych w Internecie, jak i w ra-dach pracowników ROEFS. Opiekun projektu był zadowolony, kiedy zaglądnęli-śmy wspólnie do punktu 3.4 wniosku, ustalając, jak powinny brzmieć wskaźniki do tabeli 7 – były określone liczbowo i precyzyjne. Teraz wystarczy odkryć w tabeli nr 7 załącznika nr 2 tę część, która dotyczy mojego Działania, dopisać wskaźniki z wniosku aplikacyjnego do „innych”, wprowadzić wartości docelowe i na zasadzie identycznej, jak powyżej (Mr i Mp), wpisywać, na ile zostały osiągnięte. U mnie to będzie zawsze co najmniej 100%.

Lista sprawdzająca

Monitorowanie wskaźników i przepływu osób (wypełnianie załącznika nr 2 do WNP) – o czym nie wolno zapomnieć:

1. Używać listy wskaźników monitorowanych dla danego Działania/Poddziałania, w którym realizowany jest projekt oraz ustalić listę „in-nych” – wynikających z wniosku o dofinansowanie projektu.

2. Zebrać i przetworzyć dane osobowe uczestników projektu zgodne z załącznikiem do umowy.

3. Zadbać o zgodność danych w załączniku nr 2 z danymi w PEFS.

Dokumenty

1. Wzór wniosku o płatność stanowi załącznik do umowy, ale w trakcie realizacji powinien być stosowany zawsze najbardziej aktualny wzór – wystarczy ściągnąć (www.efs.gov.pl) aktualny Generator Wniosków Płatniczych.

2. Lista danych osobowych niezbędnych do przekazania do PEFS za-mieszczana jest w załączniku do umowy o dofinansowanie projektu.

3. Wzór załącznika nr 2 zamieszczony jest w Zasadach systemu sprawoz-dawczości PO KL.

4. Definicje i sposób liczenia wskaźników dla poszczególnych Działań za-wiera Podręcznik wskaźników PO KL.

96


7. Dokonywanie korekt rozliczonych wydatków

7.1. A jeżeli się pomylę?

Skoryguję! Teraz już to wiem, ale przez moment zastanawiałam się, czy rzeczywi-ście oczekuje się od nas – Beneficjentów – nieomylności. Zasadniczo tak, ale jeżeli noga się powinie, zawsze istnieje we wniosku o płatność tabela nr 7, gdzie można skorygować wydatek. Żeby się tego dowiedzieć musiałam po pierwsze popełnić błąd, bo na nich się najlepiej uczyć, a po drugie – po raz n-ty zaatakować znajo-mych koordynatorów, którzy już przechodzili przez podobne problemy.

Zaczęłam oczywiście od popełnienia błędu: wypełniłam wniosek o płatność, wskazałam wszystkie poniesione wydatki, tylko… jeden z nich nie dotyczył pro-jektu. Aż wstyd się przyznać. Zakup części pomocy dydaktycznych z rozpędu przypisałam mojemu projektowi, chociaż nie były z niego finansowane. Wydatek poniesiony był z rachunku bieżącego, więc aby go potwierdzić przedstawiłam na-wet dodatkowy wyciąg bankowy z tego konta. Koleżanki z księgowości musiały mi go specjalnie kserować i potwierdzać za zgodność z oryginałem, ale ciągle nic mi to nie dało do myślenia.

Po tym, jak otrzymałam informację o pozytywnej weryfikacji wniosku o płatność – uznałam sprawę za zamkniętą. Wydało się (na szczęście!), kiedy chciałam przy-kleić na zakupionych pomocach dydaktycznych logotypy i informacje o współfi-nansowaniu zakupu ze środków EFS. Nagle uświadomiliśmy sobie błąd.

Niewiele myśląc złapałam za telefon, umówiłam się w sąsiedniej szkole i pojecha-łam do nich zapytać: i co teraz? Na szczęście już przez to przeszli. Może nie w tak oczywistym przypadku jak mój – u nich korekta wynikała z błędu w naliczeniu składowych wynagrodzeń, ale procedurę znali. Okazało się, że jeżeli wydatek nie-kwalifikowany został już zatwierdzony w poprzednim wniosku o płatność (a nie powinien przecież być) – Beneficjent w kolejnym wniosku o płatność koryguje poprzedni o różnicę kwot (błędnej-rozliczonej i faktycznej-prawidłowej). Jest na taką okoliczność przygotowana specjalna tabela (punkt nr 7 we wniosku o płat-ność), w której wskazuje się, w którym wniosku o płatność rozliczany był ten błęd-ny wydatek, z czego korekta wynika, z jakiego źródła był ponoszony (z dotacji – budżetu państwa, czy z innych źródeł - trzeba to powtórzyć za pierwotnym wnioskiem o płatność, w którym wydatek został rozliczony), no i o jaką kwotę wydatek się zmienia (wykazuje się kwotę korekty, tj. kwoty, o którą powinien być pomniejszony dany wniosek o płatność, szczegółowe informacje są instrukcji do wniosku o płatność będącej załącznikiem do Zasad finansowania PO KL). W moim

97


przypadku – o pełną rozliczoną kwotę, ponieważ w całości nie powinna ona po-jawić się w rozliczeniu.

Mieliśmy też sporo szczęścia, bo środki z dotacji nie zostały z rachunku banko-wego pobrane na pokrycie takiego nieuzasadnionego wydatku. Gdyby pieniądze zniknęły na jakiś czas z konta – w części przypadków moglibyśmy zostać obcią-żeni odsetkami za taki wypływ (płacilibyśmy odsetki za czas, kiedy pieniędzy na koncie nie było – czyli aż do dokonania ich zwrotu). Każdorazowo rozstrzyga to instytucja, która nam tą transzę wypłaciła (na mocy artykułu 207 znanej mi już Ustawy o Finansach Publicznych).

Wszelkie zwroty dokonywane są na wezwanie IP/IP2 – ma ona obowiązek podać (w piśmie wzywającym do dokonania zwrotu) jego wartość, wartość odsetek lub ich charakter, kwotę, od której są naliczane i czas, za który powinny zostać nali-czone, jak również numer rachunku bankowego, na który należy zwrotu dokonać. Zasadniczo każdorazowo środki zwracane są tak, jak wypłacenie transz – w dwóch strumieniach – środków pochodzących z EFS („7”) i z budżetu państwa („9”). Druga możliwość jest taka, że Beneficjent zostanie wezwany do zwrotu środków na ra-chunek wskazany przez IP. Ta z kolei dokonuje dalszego zwrotu na odpowiednie rachunki bakowe, w zależności od źródła pochodzenia środków.

Do listy dokumentów:

opis wypełniania tabeli z korektami zamieszczony jest w instrukcji wypełniania wniosku o płatność, stanowiącej załącznik (nr 4) do Zasad finansowania PO KL.

Do sprawdzania procedury:

w razie wykrycia, że zatwierdzony poprzednio wydatek zawiera błąd – w najbliż-szym wniosku o płatność wskazać go do skorygowania i postępować zgodnie z poleceniami IP/IP2 zawartymi w piśmie wzywającym do zwrotu (np. dotyczą-cych konieczności dokonania zwrotu korygowanej kwoty na rachunek, z którego dofinansowanie jest wypłacane).

98


8. Monitorowanie realizacji harmonogramu płatności i zachowanie płynności finansowej

8.1. Nie utonąć w wydatkach

Transza na rachunku bankowym, projekt się toczy swoim trybem, zbliża się ko-niec I kwartału, a dla mnie – I okresu rozliczeniowego w projekcie. Od mojego pierwszego szkolenia w ROEFS-ie powtarzam sobie jedno: zachować płynność finansową, zachować płynność finansową. Niby wiadomo, o co chodzi: przewi-dywać wydatki i nie zostać bez pieniędzy. Gdyby to było takie łatwe, nie trzeba byłoby mi nic więcej. Ale tak prosto nie jest.

Pierwszy krok zrobiliśmy na początku projektu razem z opiekunem – to było kon-struowanie harmonogramu płatności. Musze się przyznać, że początkowo nie wiedziałam, jak się do tego zabrać, ale przeszliśmy przez procedurę krok po kroku.

Okazało się, że podział na okresy rozliczeniowe ustalam sama. Mogą mieć one od jednego do trzech miesięcy. Za każdy z nich składany jest wniosek o płatność. Wydawało się więc, że im rzadziej tym lepiej, ale zmieniłam zdanie, gdy poroz-mawiałam z paroma osobami, którym wykryto błędy w rozliczeniach. Im szybciej się je wykryje tym lepiej, a im mniej wydatków do rozliczenia, tym łatwiej je ze-brać we wniosek o płatność. O opisywaniu postępu rzeczowego nie wspomnę. Krótsze okresy rozliczeniowe przydają się też, kiedy konieczne jest zaciągnięcie zabezpieczenia, np. gwarancji bankowej – ponieważ zabezpieczenie ustanawia-ne jest na kwotę wynikającą ze średniej wartości transz. Czyli im więcej okresów rozliczeniowych, tym więcej transz, a im więcej transz, tym są one (automatycznie również wartość zabezpieczenia) niższe. Na szczęście my, jako instytucja finansów publicznych zabezpieczeń nie składamy.

Po rozważeniu wszystkich „za” i „przeciw” zdecydowałam się jednak na najdłuższe możliwe okresy rozliczeniowe – kwartalne. Przygotowując harmonogram musia-łam uważać na drobne, uciążliwe błędy – żeby kolejne okresy rozpoczynały się dokładnie w następnym dniu po zakończeniu poprzedniego i jednocześnie nie nachodziły na siebie. Później trzeba tego dopilnować przy składaniu wniosków o płatność – okres, za który składany jest wniosek musi być co do dnia zgodny z okresem rozliczeniowym z harmonogramu. W IP skarżyli mi się, że to jeden z „grzechów głównych” – wieczne błędy w datach rozliczanych okresów.

Harmonogram (kwoty, o które będziemy wnioskować) ma wynikać z naszego zapotrzebowania – pokrywać się z podziałem na lata wynikającym z budżetu

99


projektu. W końcu budżet jest podstawą dla mnie i dla innych instytucji do pla-nowania wydatków na całe lata realizacji projektu (to moje zmartwienie) i całego programu (to już zmartwienie całych instytucji, na IP2 poczynając, a Ministerstwie Finansów kończąc). Harmonogram trzeba dobrze zaplanować, bo potem zmia-ny są możliwe, ale tylko pod warunkiem, że IP/IP2 dysponuje wolnymi środkami. Jeżeli nie – nie wypłaci nam przecież dodatkowych pieniędzy.

Jak dobrze zaplanować wydatki na cały rok? Podzielić potrzebną kwotę roczną na 4 kwartały to chyba za proste – a jeżeli mi zabraknie pieniędzy? Wydatki nie po-czekają! Zaprzyjaźniony koordynator pokazał mi w odpowiedzi na moje proble-my swój harmonogram rzeczowo-finansowy. Bardzo spodobało mi się to podej-ście – trzeba dołożyć trochę pracy i po prostu, krok po kroku dokładnie policzyć, ile pieniędzy potrzebujemy na każde zadanie. Usiedliśmy więc do Excela, przeko-piowaliśmy harmonogram, a potem jego wszystkim, najdrobniejszym nawet eta-pom przypisaliśmy w kolejnych wierszach kwoty wydatków, które są niezbędne do ich przeprowadzenia. Cały czas trzeba było myśleć też o tym, kiedy te wydatki będą zapłacone, bo przecież harmonogram ma pokazywać faktyczne wydatko-wanie środków – w czasie, kiedy będą one znikać z konta. Wynagrodzenia przesu-waliśmy więc do przodu o 1 miesiąc, zapłaty większych faktur (np. za wykonanie szkolenia) – dopiero po przemyśleniu, kiedy przewidujemy ich otrzymanie i do-konanie płatności. Za to zakup materiałów przed każdym szkoleniem. A sprzętu – dopiero po przewidywanym terminie rozstrzygnięcia przetargu. Długo trwała ta praca. Mam też świadomość, że nie byliśmy w tym nieomylni. Jednak jestem teraz przekonana, że jest to silna podstawa do zawnioskowania o środki – przy tak sporządzonym planie wystarczy zsumować wydatki w kolejnych okresach rozliczeniowych (dla mnie – kwartałach) i mamy niemal gotową kwotę, o którą zawnioskujemy do IP.

„Niemal”, bo założyć możemy do tego pewną rezerwę. Zgodnie z Zasadami fi-nansowania, wypłacenie kolejnej transzy dofinansowania jest możliwe przy roz-liczeniu 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych środków, w związku z czym każdą z kwot z harmonogramu podwyższyłam o ok. 30%. Dzięki temu po złożeniu kolejnego rozliczenia i w oczekiwaniu na kolejną transzę – projekt nie pozostanie całkiem bez funduszy.

Dla przyszłych pokoleń zostawiłam notatki. I dla siebie, bo za miesiąc już nie będę pamiętać, jak to było…

100


Rysunek 24. Schemat opracowania harmonogramu płatności

Nr transzy Kwota transzy dofinansowania

Okres za jaki składany

będzie wniosek

o płatność (od... do...)

Kwota planowanych całkowitych

wydatków do rozliczenia

Transza 1 100.000,00

Transza 2

Żeby tutaj zawnioskować muszę wydać co najmniej 70% z kwoty, którą otrzymałam poprzednio100.000,00Wpisanie kwoty w tym wierszu oznacza, że wnioskować będę o te środki wnioskiem o płatność za I kwartał po to, aby mieć je do dyspozycji w kolejnym okresie rozliczeniowym (II kwartale)

1.01.2011-31.03.2011

90.000,00

Transza 3

W II kwartale wydatkuję mniej niż 70% drugiej transzy, ale kwoty te liczone są kumulatywnie:biorę pod uwagę sumę wydatków rozliczonych do sumy środków otrzymanych.Mogę więc wnioskować o kolejną transzę:30.000,00

1.04.2011-30.06.2011

60.000,00

Transza 4

Po tym okresie rozliczeniowym i wydatkowaniu łącznie 165.000 zł mogę złożyć kolejny wniosek o płatność i otrzymać następną transzę dofinansowa-nia. Wprawdzie niewiele przekroczyłam wymagany próg 70% wcześniej przekazanych transz dotacji, ale jednak. Przy takim planowaniu (165.000 to tylko 71,7% przekazanych transz) muszę bardzo szczegółowo monitorować wydatki, bo nawet najmniejsze opóźnienie lub oszczędności spowodują brak możliwości wnioskowania o kolejną transzę dofinansowania. Znajomy koordynator twierdzi, że to bardzo ryzykowne założenie i jest niemal pewne, że nie uda mi się osiągnąć wymaganego limitu procentowego wydatków. Marcin Opiekun również sugeruje, żeby to zmienić. W wyjątkowych wypadkach, po uzyskaniu zgody IP będę mogła złożyć tzw. cząstkowy wniosek o płatność, w którym nie będę wnioskowała o kolejną transzę dofinansowania. Trzeba jednak takich sytuacji unikać. Muszę się nad tym dobrze zastanowić.Na razie wnioskuję o kolejne 40.000,00

1.07.2011-30.09.2011

15.000,00

Transza 5

Tutaj nigdy nie wpisuję wartości transzy, ponieważ końcowym wnioskiem o płatność, który jest w ostatnim wierszu nigdy nie wnioskuję - w PO KL wypłaca się przecież zaliczki, a wniosek ten służy tylko rozliczeniu otrzymanych wcześniej transz.

1.10.2011-31.12.2011

105.000,00W ostatnim okresie rozliczeniowym wydatkuję resztę środków. Łącznie obejmują one całą wartość projektu - razem z wkładem własnym

WNIOSKOWANIE

101


Monitorowanie wydatków… Niewiele myśląc „wrzuciłam” taki temat na forum portalu społecznościowego. Nie zawiodłam się. Od razu odezwało się kilka bar-dziej doświadczonych osób. Najważniejsze (tak tłumaczył koordynator_81) – to przede wszystkim wiedzieć o tym, na jakim etapie realizacji budżetu jesteśmy. To przecież kluczowa kwestia w projekcie. Nie skończymy go, jeżeli pieniędzy za-braknie; jeżeli zostają niewykorzystane – może to oznaczać albo że budżet był przeszacowany albo że projekt ma opóźnienia. Wydatki powinny być cały czas monitorowane – i to w odniesieniu do planowanych rezultatów. Co z tego, że w połowie okresu realizacji wydaliśmy połowę pieniędzy, jeżeli nie zbliżyliśmy się nawet do półmetka zaplanowanych działań? To by oznaczało, że w projekcie za-braknie środków na finisz…

W sumie ma chyba rację. Tego dnia nad moim biurkiem zawisł duży wykres, na którym na bieżąco zaznaczam jednym kolorem wydatki (wciąż dopisuję kumula-tywną kwotę poniesionych dotąd wydatków), drugim – postęp rzeczowy. W przy-bliżeniu. Przynajmniej w każdym momencie wiem, ile pieniędzy zostało mi do końca projektu, a co nas jeszcze czeka do zrobienia. Jednocześnie rzut oka wy-starczy, żeby zobaczyć, na ile zgodna jestem z wcześniej założonym harmonogra-mem płatności.

Tak uzbrojona w wiedzę i wykresy zweryfikowałam własny projekt już w pierw-szym okresie rozliczeniowym. Oczywiście w moim przypadku również okaza-ło się, że plany planami, a życie życiem. Ja akurat miałam budżet „zapóźniony”. Wszystkie możliwe płatności się opóźniły – umowę podpisaliśmy z opóźnieniem, czekaliśmy dłużej niż przewidywaliśmy na wyniki postępowania z zamówień pu-blicznych, a jedna z grup zajęć pozalekcyjnych wystartowała dopiero w kolejnym kwartale ze względu na problemy z rekrutacją. Na koniec okresu rozliczeniowego okazało się, że wydatków było dużo mniej, niż pierwotnie planowaliśmy – 75.000 zamiast wpisanych w harmonogram 90.000. W takiej sytuacji powstaje jedno py-tanie: co teraz z harmonogramem płatności?

Zmiany w harmonogramie płatności są możliwe w trakcie realizacji projektu, ale pod warunkiem, że są one uzasadnione (nie można np. odkładać płatności w cza-sie ze względu na to, że działania w projekcie nie są podejmowane zgodnie z har-monogramem realizacji zadań) i że instytucja, która wypłaca dofinansowanie ma na to środki – zwłaszcza jeżeli zmiana powoduje zwiększenie wypłat w danym roku (nie może dojść do znaczących rozbieżności, ponieważ uniemożliwia to racjonalne planowanie wydatków przez IP). Środki na to, zwłaszcza pod koniec roku mogą być po prostu niedostępne, a wtedy zmiana harmonogramu nie zostanie zaakcepto-wana. Harmonogram zmienić można (w najprostszy sposób w każdym kolejnym wniosku o płatność), ale też można zrobić to pisemnie w każdym innym momencie

102


– przy czym zmiany dotyczące danego okresu rozliczeniowego powinny zostać dokonane przed jego zakończeniem (np. jeżeli chcę zmienić kwotę planowaną do wydatkowania w I kwartale 2011 r., w tym zwłaszcza fakt wydatkowania 70% dotychczas otrzymanych środków i wnioskowania kolejnym wnioskiem o transzę lub nie – pismo z prośbą o zaakceptowanie zmienionego harmonogramu muszę złożyć przed 31 marca do IP).

Trudność w tym temacie wynika dla mnie stąd, że harmonogram we wniosku o płatność wygląda inaczej niż harmonogram płatności, który przygotowałam do umowy. A dla wzrokowca jak ja – to problem. Ten sam harmonogram, który mam w notatkach wyżej wyglądałby tutaj tak:

Rysunek 25. Planowanie przepływów finansowych - harmonogram płatności

(Pierwszego kwartału w ogóle tu nie widać, ponieważ harmonogram taki mogę przygotować dopiero we wniosku o płatność, czyli rozliczając pierwszy okres rozliczeniowy.)

Skoro jednak wydatki z pierwszego kwartału były mniejsze – trzeba zastanowić się, kiedy zostaną poniesione. W moim przypadku wystarczyło przeanalizować przyczyny opóźnień (wszystkie powodują przesunięcie wydatku na następny kwartał), żeby wiedzieć, że zaległe 15.000 wydamy po prostu o kwartał później. Mój harmonogram po poprawce będzie więc wyglądał tak:

Okres rozliczeniowy Planowane wydatki (zł) Planowana kwota wnioskowana (zł)

Od 1.04.2011 do 30.06.2011

60.000,00

Wskazanie kwoty wnioskowanej w tym wierszu oznacza, że kwota wnioskowana jest na ten kwartał do wydatkowania100.000,00Jest to kwota środków, którą chcę otrzymać w tym wniosku o płatność (na wskazany w tym wierszu okres rozliczeniowy). Generator wniosków płatniczych przenosi automatycznie kwotę wpisaną w tej kolumnie do punktu 2.10 Wnioskowana kwota.

Od 1.07.2011 do 30.09.2011

15.000,00 30.000,00

Od 1.10.2011 do 31.12.2011

105.000,00 40.000,000

103


Rysunek 26. Bieżące monitorowanie wydatków - harmonogram płatności

A ten sam harmonogram, ale na wzorze umieszczonym we wniosku o płatność:

Rysunek 27. Bieżące monitorowanie wydatków - harmonogram płatności 2

We wniosku o płatność za pierwszy okres rozliczeniowy wprowadzę ten właśnie harmonogram jako aktualizację poprzednich planów. Suma planowanych wydat-ków w kolejnych okresach rozliczeniowych (75.000 + 15.000 + 105.000) to jedno-cześnie kwota, która pozostaje do rozliczenia w projekcie.

Na szkoleniu ROEFS dowiedziałam się, że wnioskowanie zgodnie z harmonogra-mem płatności to nie tylko naturalna kolej rzeczy w projekcie. To również obowią-zek Beneficjenta zapisany w ustawie o zasadach prowadzenia polityki rozwoju i przeniesiony do umowy o dofinansowanie projektu:

W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę stanowiącą co naj-mniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowa-nia lub w terminie wynikającym z harmonogramu płatności, od środków

Nr transzy Kwota transzy dofinansowania

Okres za jaki składany

będzie wniosek

o płatność (od... do...)

Kwota planowanych całkowitych

wydatków do rozliczenia

Transza 1 100.000,00

Transza 2 100.000,001.01.2011-31.03.2011

75.000,00

Transza 3 30.000,001.04.2011-30.06.2011

75.000,00

Transza 4 40.000,001.07.2011-30.09.2011

15.00,00

Transza 51.10.2011-31.12.2011

105.000,00

Okres rozliczeniowy Planowane wydatki (zł) Planowana kwota wnioskowana (zł)

Od 1.04.2011 do 30.06.2011

75.000,00 100.000,00

Od 1.07.2011 do 30.09.2011

15.000,00 30.000,00

Od 1.10.2011 do 31.12.2011

100.000,00 40.000,00

104


pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się od-setki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia harmonogramem płatności, o którym mowa w § 8 ust. 1, składane są w celu przekazania kolejnej transzy dofinansowania oraz koń-cowego wniosku o płatność.

Przewidziane odsetki – to narzędzie, które zmusić ma nas – Wnioskodawców – do sprawniejszego rozliczania się z otrzymanych środków. Pracownicy ROEFS tłuma-czyli więc, że jeżeli wniosek o płatność z założenia miał wnioskować o kolejną tran-szę – to powinien koniecznie wnioskować! Zadaniem Beneficjenta (czyli moim!) jest dopilnować tego faktu, a jeżeli poziom wydatków będzie zbyt niski i nie po-zwoli na wnioskowanie o kolejną transzę – za ten brak wnioskowania Beneficjent (czyli my!) zapłaci odsetki jak dla zaległości podatkowych. Kwota, od której nali-czymy odsetki to różnica pomiędzy 70% dotychczas otrzymanych transz (bo co najmniej tyle mieliśmy rozliczyć) a faktycznie poniesionymi wydatkami. To samo się stanie, jeżeli spóźnimy się ze złożeniem takiego wniosku o płatność. Po raz ko-lejny potwierdza się, że w administracji termin to rzecz święta i nie ma możliwości jego przekroczenia.

Pan Marcin z IP już teraz zwraca mi uwagę również na końcowy wniosek o płat-ność – powyższa zasada (naliczania odsetek za brak rozliczenia 70% środków, któ-rymi Beneficjent dysponował) ich również dotyczy. Za oszczędności w projekcie wprawdzie nikt nikogo nie karze, ale przepis jest przepisem i jeżeli mielibyśmy zamknąć projekt w kwocie mniejszej niż 70% pierwotnie zakładanej – trzeba bę-dzie ją zmienić aneksem na niższą.

Lista sprawdzająca

Monitorowanie wydatków – o czym nie wolno zapomnieć:

1. przygotować realny harmonogram płatności, oparty o faktycznie planowane do wydatkowania kwoty, z uwzględnieniem terminu ich ponoszenia;

2. na bieżąco monitorować harmonogram płatności;

3. w każdym wniosku o płatność uaktualniać kwotę wydatków plano-wanych w kolejnych okresach rozliczeniowych; w razie konieczności – również planowane kwoty wnioskowane;

4. składać wnioski o płatność w dopuszczonym w umowie o dofinanso-wanie projektu terminie;

105


5. w przypadku wniosków, za pomocą których (zgodnie z poprzednio zatwierdzonym harmonogramem) planowano wnioskować o kolejną transzę – dopilnować odpowiedniego poziomu rozliczenia (70% sumy dotychczas otrzymanych transz) oraz zawnioskować o kolejną transzę środków);

6. w przypadku okresów rozliczeniowych, po których (zgodnie z poprzed-nio zatwierdzonym harmonogramem) planowano wnioskować o ko-lejną transzę, a w których pomimo starań nie udało się wydatkować 70% z sumy dotychczas otrzymanych transz – poprosić IP/IP2 o zmianę harmonogramu (złożyć pismo jeszcze w trakcie okresu rozliczeniowe-go) lub zwrócić nadwyżkę środków (tak aby wydatki + zwrot stanowiły łącznie co najmniej 70% sumy dotychczas otrzymanych transz) – przy czym niedopuszczalne są znaczące różnice kwot planowanych do wnioskowania i wydatkowania w stosunku do pierwotnego harmono-gramu, ponieważ uniemożliwia to planowanie wydatków przez IP;

7. w przypadku końcowego wniosku o płatność, który miałby rozliczać mniej niż 70% wartości projektu (oszczędności w projekcie przekra-czające 30% jego wartości) – w odpowiednim terminie (co najmniej miesiąc przed zakończeniem realizacji projektu) zwrócić się do IP/IP2 o zmianę umowy i „przeaneksować” jej wartość dofinansowania na niższą (tak, aby końcowy wniosek o płatność rozliczył co najmniej 70% wartości projektu).

Dokumenty

1. Wzór harmonogramu płatności (do umowy i późniejszych zmian poza wnioskami o płatność) znajduje się wśród załączników do umowy o do-finansowanie projektu.

2. Wzór harmonogramu płatności na kolejne okresy rozliczeniowe znaj-duje się we wzorze wniosku o płatność.

Przykład wypełnienia obu wzorów harmonogramów zamieszczony jest w instruk-cji wypełniania wniosku o płatność, stanowiącej załącznik (nr 4) do Zasad finan-sowania PO KL.

106


9. Przygotowanie do kontroli projektu

9.1. Nikt nie lubi być kontrolowany…

3 marca

- Dzień dobry Pani Dyrektor.

- Mam nadzieję…

- Coś się stało? Coś z projektem?

- Nie! Nic. To znaczy…. Z projektem. Tak. Będziemy mieli kontrolę projektu. Kilka chwil temu przyszedł faks. Powiadomienie o kontroli. Proszę, niech Pani zobaczy.

- Tak… Tak…. hmmmm…. Tak szybko! W przyszłym tygodniu?

- Proszę przygotować wszelkie materiały związane z kontrolą, przejrzeć pisma, według tego wykazu. Proszę zrobić ksero pisma dla siebie. Ja zadzwonię do Księgowej i z nią porozmawiam. Myślę, że Burmistrz też musi wiedzieć.

W PO KL istnieją dwa rodzaje kontroli: planowe i doraźne. Te pierwsze realizowane są zgodnie z rocznym planem, w którym Instytucja Pośrednicząca zamieszcza pro-jekty i beneficjentów zgodnie z przyjętą przez nią metodologią doboru próby do kontroli. Oznacza to, że kontrolami planowymi nie są objęci wszyscy beneficjenci realizujący projekty, a tylko wybrane przedsięwzięcia. Oprócz kontroli planowych są jeszcze kontrole ad hoc – doraźne. Instytucja będąca stroną umowy podejmuje decyzję o przeprowadzeniu takiej kontroli w oparciu o sygnały o nieprawidłowej realizacji projektu (np. pisma od uczestników projektu, instytucji lokalnych, donie-sienia mediów, informacje z kontroli instytucji niezwiązanych z PO KL przeprowa-dzanych u beneficjentów), w wyniku weryfikacji wniosku o płatność przez IP lub pozostałej dokumentacji projektowej. Kontrole planowe muszą być zapowiedzia-ne (minimum 5 dni kalendarzowych przed planowanym terminem przeprowadze-nia kontroli). Kontrole doraźne mogą się odbywać bez zapowiedzi.

Przeczytałam na stronach internetowych, że w kontrola na miejscu realizacji pro-jektu może przybrać formę wizyty monitoringowej. Polega ona na odwiedzeniu miejsca realizacji form wsparcia, których odbiorcami są uczestnicy projektu (np.

107


szkolenia, doradztwo, staże, zajęcia wyrównawcze, studia i inne). W trakcie wizyty monitoringowej sprawdza się, czy projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem, z umową podwykonawstwa (zgodność tematyki zajęć, czasu ich realizacji, osiąga-ne produkty, obowiązki informacyjne). Jedną z metod używanych przez kontro-lujących jest ankietowanie uczestników monitorowanych zajęć. Nasi nauczyciele mogą mieć niezapowiedzianych gości. Uprzedzę ich o tym.

Rysunek 28. Rodzaje kontroli w systemie wdrażania PO KL

Upewnić się, że wszyscy zaangażowani w realizację projektu zostali powiadomieni o planowanej kontroli i jej zakresie.

Kontrole projektów PO KL

Kontrola na miejscu realizacji projektu Kontrola dokumentacji

Weryfikacja wniosku

o płatność

Kontrola dokumentacji

na zakończenie

realizacji projektu

Wizyty monitorin-

gowe

Kontrola w siedzibie

beneficjenta

Planowe Doraźne

Wizyty monitorin-

gowe

Kontrola w siedzibie

beneficjenta

108


Zakres kontroli mnie przeraził. Właściwie dotyczy ona całej dokumentacji projek-towej. Nie wiadomo za co się łapać. Z drugiej strony mam przeświadczenie, że wszystko jest w porządku, bardzo staraliśmy się, żeby dokumentacja była pełna, uporządkowana, opisana… Mam nadzieję, że nic nie przeoczyliśmy. Trudno sku-pić myśli, bo jednak trochę się denerwuję. Przeraził mnie krótki termin do kontro-li. To tylko 5 dni, albo aż 5 dni.

9.2. Czy można przygotować się do kontroli?

4 marca

Wczoraj miałam pracowity dzień. Jak tylko mogłam zorganizowałam spotkanie całego Zespołu projektowego i omówiliśmy zakres kontroli. Każdy ma przejrzeć swoje teczki z dokumentami. A ja zobowiązałam się do zrobienia listy rzeczy do sprawdzenia w każdym obszarze planowanej kontroli. Jest tego tak dużo, że ra-czej nie sądzę, że wszystko uda się kontrolującym sprawdzić w trakcie kontroli, ale dokumentacja musi być przygotowana w całości, gotowa do okazania na polece-nie kontrolujących. Więc wszystkie dokumenty muszą być przygotowane.

Cała dokumentacja realizacji projektu – FINANSOWA I MERYTORYCZNA – powinna być dostępna dla kontrolujących „od ręki”. Nie ma znaczenia fakt, że księgowość projektu jest prowadzona w centrali, z dala od jego biura.

109


Rysunek 29. Zakres kontroli a przygotowanie dokumentów do kontroli - lista część 1

Prawidłowość rozliczeń finansowych

• Przywieźć dokumenty księgowe z księgowości do biura projektu

• Porozmawiać z księgową żeby była na miejsce w trakcie kontroli lub dostępna na żądanie kontrolujących, jeżeli będą potrzebne wyjaśnienia

• Sprawdzić, czy na wszystkich dokumentach księgowych związanych z realizcją projektu, tych które już zostały rozliczone i tych, które jeszcze nie ujęto we wniosku o płatność są opisy zgodnie ze wzorem (i wszystkie podpisy) - szczególnie listy płac, bo ja ich nie opisuję!!!

• Przygotować dokumenty potwierdzające prawidłowość wyliczenia kosztów pośrednich (sprawozdania finansowe!!!) i notatki z szacowania budżetu

• Wydruki z systemu księgowego potwierdzające prowadzenie wyodrębnionej księgowości oraz dokumenty takie jak polityka rachunkowości, zakładowy plan kont

• Przygotować kopie wniosków o płatność i korespodnencji z IP dotyczącej ich rozliczania (listy uwag, informacje o weryfikacji WNP)

Poprawność dokumentacji dotyczącej personelu projektu

• Oryginały umów o pracę, umów cywilno-prawnych i to co jest z nimi związane (zakresy czynności dla pracowników etatowych, potwierdzenie szacowania części etatu w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, rachunki, protokoły odbiotu pracy i dzieł w umowach cywilno-prawnych)

• Regulamin pracy, wynagradzania i przyznawania nagród

• Dokumentacja naboru pracowników do projektu

Sposób rekrutacji uczestników projektu, weryfikacja ich kwalifikowalności

• Regulamin rekrutacji, protokoły posiedzeń komisji rekrutacyjnej, listy zakwalifikowanych uczestników projektu

• Wzory dokumentów i dokumenty dotyczące stwierdzania kwalifikowalności uczestników (deklaracja uczestnictwa w projekcie, kwestionariusz osobowy, ankiety, testy, wyniki rozmów z doradcami zawodowymi, wywiadów środowiskowych, dokumenty potwierdzające uzsykane stopnie - wszystkie inne dokumenty wynikające z regulaminu rekrutacji)

Sposób pozyskiwania, przechowywania i przetwarzania danych osobowych

• Czy są oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych wszystkich uczestników projektu?

• Co jest z upoważnieniami do przetwarzania danych osobowych, gdzie one są? Przecież załatwiałam tę sprawę z radcą prawnym. Znaleźć je!!!

• Czy nasze komputery mają odpowiednie zabezpieczenia?

• Posprzątać szafę z papierami uczestników. Przenieść niepotrzebne rzeczy do innych szafek!

110


Rysunek 30. Zakres kontroli a przygotowanie dokumentów do kontroli - część 2

Lista robi wrażenie. Kontrola robi wrażenie. Jestem cała w nerwach. Słyszałam, że po prostu czepiają się. Każda kontrola musi coś znaleźć i będą szukać aż znajdą. Tak mówi moja znajoma. Dobrze, że to tylko 2 dni. Jejku, jak ja to wytrzymam?

Zgodność dokumentacji projektu z informacjami przekazywanymi we wniosku o płatność

• Tutaj sama nie wiem! Po prostu przygotować dokumenty i czekać

• Podobno często się zdarza, że we wniosku o płatność podawane są nieprawdziwe dane. Może to skutkować nawet rozwiązaniem umowy

Poprawność udzielania zamówień publicznych / zasada konkurencyjności

• Plan zamówień publicznych dla projektu ze wskazaniem trybów, które będą wykorzystywane przy udzielaniu zamówień publicznych

• Dokumenty dla każdego przetargu lub innych wybranych trybów - szacowanie wartości zamówienia, ogłoszenia z potwierdzeniem dat publikacji, SIWZ z załącznikami, protokoły posiedzeń komisji przetargowej, wszystkie niezbędne oświadczenia składane przez członków komisji i kierownika jednostki, ogłoszenia o wyniku postępowania (DO SPRAWDZENIA RÓWNIEŻ STRONA INTERNETOWA - BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ)

• Umowy z wykonawcami i protokoły odbioru w dostawach, usługach i robotach budowlanych (dostosowanie sal do potrzeb dzieci niepełnosprawnych)

Sposób realizacji działań promocyjnych

• Sprawdzić, czy na wszystkich dokumentach są znaki graficzne UE i PO KL

• Czy pomieszczenia , w których realizowany jest projekt są oznakowane

• Czy przy informacji o zatrudnionym w projekcie personelu znajduje się informacja o współfinansowaniu z budżetu UE

• Przygotować wszystkie próbki materiałów promocyjnych wytworzonych w projekcie (czy mamy potwierdzenia komu je daliśmy???)

• Kopie ogłoszeń prasowych, artykułów i publikacji!!!

• Czy na sprzęcie zakupionym z projektu są naklejki?!!

• Uwaga! Nakleić naklejki na segregatory z dokumentacją!!!

• Strona internetowa - pogadać z infomatykiem, co tam może być do sprawdzenia?

Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

• Poukładać dokumenty tematycznie i chronologicznie. CHRONOLOGICZNIE (to ważne)!

• Sprawdzić, czy na każdym segregatorze są opisy, charakterystyka tych dokumentów, które znajdują się w środku.

111


6 marca

Prawie zapomniałam. Przecież jeszcze te wszystkie dokumenty do podpisania umowy. Upoważnienie dla szefowej do podpisywania wniosku i działania w imie-niu Miasta w sprawie realizacji projektu, zatwierdzenie budżetu projektu, uchwa-ła dotycząca budżetu Miasta na 2010 rok… Te wszystkie dokumenty też mogą być potrzebne. Mam je, ale tylko kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem. Może to wystarczy? W razie czego będę się kontaktować z Wydziałem Księgowym albo Administracją, żeby mi te dokumenty podrzucili w oryginale. Rozmawiałam też z Panią Dyrektor, zapewniła mnie, że nie planuje żadnych wyjazdów w termi-nie kontroli. Jest to ważne! Jeżeli kontrolujący będą chcieli jakieś oświadczenia podpisane przez osobę do tego uprawnioną, musi być ona na miejscu. Ja oczywi-ście też będę, Księgowa zaklepana. To chyba najważniejsze osoby, które powinny być osiągalne w trakcie kontroli na miejscu.

112


Rysunek 31. Najczęściej popełniane błędy we wdrażaniu projektu (źródło: www.men.gov.pl)

Od:

Wyślij

Nowa wiadomość


Do:

Temat:

@

Pani Agnieszko,

Wiem, że się Pani denerwuje. Rozumiem, że sytuacja ta może być dla Pani stresująca. Proszę się nie przejmować. Znając Pani podejście do prowadzenia projektu, nie sądzę, by były jakieś większe problemy. Z tego co widzę, to wszystkie sytuacje problemowe ustalane były z IP, więc proszę sobie przygotować pisma i interpretacje, które do Pani przesyłałem. Gdyby były jakieś wątpliwości to proszę się powołać na te dokumenty. Również te, które przesłałem Pani mailem. Proszę zwrócić uwagę na dokumentację przetargową i w ogóle wszystkie zamówienia publiczne. W procedurach przetargowych beneficjenci bardzo często popełniają błędy (brakuje oświadczeń albo SIWZ nie zawiera wszystkich wymaganych przepisami elementów, czasem zdarza się, że warunki udziału w postępowaniu są dyskryminujące albo kryteria niejednoznaczne, ale tego Pani teraz już nie naprawi, pozostaje mieć nadzieję, że jest to w porządku). Przede wszystkim musi być kompletna dokumentacja każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ze swojej strony mogę jeszcze doradzić by sprawdziła, czy zakresy obowiązków osób zatrudnionych w projekcie i na etacie w szkole nie pokrywają się. To również częsty błąd popełniany przez beneficjentów wdrażających projektu. Więcej informacji znajdzie Pani w załączonej do maila prezentacji dotyczącej błędów w realizacji projektu. Proszę ją przeanalizować.

Pozdrawiam

Marcin Opiekun

KontrolaAgnieszka BenekMarcin Opiekun

Najczęściej popełniane błędy we wdrażaniu projektu

• nieterminowe składanie wniosków o płatność;

• brak wydzielonej ewidencji wydatków dla projektu;

• brak wydzielonego konta bankowego do projektu;

• brak opisu faktur lub niewłaściwy ich opis;

• brak dowodów zapłaty za fakturę;

• umieszczanie we wniosku o płatność wydatków niezwiązanych z projektem;

• nieprawidłowe przypisanie danej faktury (wydatku) do budżetu projektu;

113


Przeanalizowałam tę prezentację. Błędy są banalne. Ale pewnie takich najtrudniej uniknąć… Wynikają przede wszystkim z nieuwagi. Muszę jeszcze pomyśleć o tym, gdzie posadzę kontrolujących. U nas nie ma za dużo wolnego miejsca. Ustalę to z Panią Dyrektor. Osoby kontrolujące powinny mieć warunki do szybkiego i sprawnego przeprowadzenia kontroli, dostęp do telefonu byłby pewnie pomoc-ny. Może uda się w pokoju Pani Wicedyrektor. I tak jej często nie ma. Sprawdzę to.

9 marca

Kontrola rozpoczęta. Nie napiszę nic więcej. Nie mam czasu. Cały czas muszę coś donosić, kopiować, pisać wyjaśnienia. Pani Dyrektor na jutro przygotowała za-stępstwo na moich lekcjach. Nie przypuszczałam, że będzie tak intensywnie.

12 marca

Już po kontroli. Mam wrażenie, że wszystko jest OK. Chociaż dużo dokumentacji skopiowali, sporo też musiałam przygotować oświadczeń. Próbowałam wypytać kierownika kontroli, jakie są jego wrażenia, ale nie chciał się wypowiadać. Może żeby nie zapeszać.

Tak sobie myślę, że do kontroli trzeba się przygotować, ale wszystkiego się nie załatwi, trzeba po prostu dobrze poznać umowę, System Wdrażania PO KL i pisma IP, postępować zgodnie z nimi, a w przypadkach wątpliwych radzić się Instytucji Pośredniczącej. Bieżące, zgodne z zasadami, wdrażanie projektu, to najlepsze przygotowanie do każdej kontroli, i planowej, i doraźnej.

• niestosowanie / błędne stosowanie procedur zamówień publicznych mimo obowiązku wynikającego z ustawy PZP;

• niestosowanie / błędne stosowanie zasady konkurencyjności;

• zamieszczanie w sprawozdaniach oraz informacjach danych niezgodnych z prawdą, co może skutkować rozwiązaniem umowy i zamknięciem projektu;

• braki w dokumentacji dotyczącej realizowanego projektu – szczególnie dotyczy to dokumentacji finansowej oraz przetargowej;

• niedostateczna promocja – m.in. brak informacji o współfinansowaniu wynagrodzeń, brak plakatów, naklejek na sprzęcie, oznakowania pomieszczeń, w których realizowany jest projekt;

• niekompletna dokumentacja dot. personelu projektu i rozliczania ich czasu pracy;

• braki w procesie archiwizacji dokumentacji;

• nieterminowa realizacja projektu – niezgodna z harmonogramem.

114


Dokumenty

Kwestie dotyczące kontroli w ramach PO KL opisane zostały w dokumencie Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Wdrażaj projekt tak, jakby kontrola miała przyjść jutro, a zawsze będziesz przygotowana na jej przyjęcie.

115


10. Zamykanie projektu

10.1. Pożegnania zawsze są jednak smutne

Nawet nie wiem, kiedy ten czas minął. Czytam swoje zapiski z tych tygodni i mie-sięcy, kiedy zaczynaliśmy naszą przygodę i wydaje mi się to takie odległe… Tyle razy przygotowywałam kolejne rozliczenia, tyle razy zatwierdzałam zamiany w projekcie, tyle razy chwaliłam się tym, co ten projekt zmienia w naszej szkole albo martwiłam, że jego efekty nie są takie, jak tego oczekiwaliśmy – a wtedy szu-kałam rozwiązań i zmian, żeby osiągnąć to, co sobie założyliśmy. A teraz jest już po wszystkim.

Rozliczenie końcowe. Mam teraz miesiąc, żeby wszystko popłacic, rozliczyć, za-mknąć. Ostatni miesiąc nie należy do czasu realizacji projektu, nie dostaniemy wy-nagrodzenia za ten czas. W zasadzie teraz już nie pracujemy – pracowaliśmy pod-czas realizacji projektu i teoretycznie na ostatni jego dzień wszystkie dokumenty powinny być na bieżąco wyprowadzone, a rozliczenie przygotowane. W praktyce czeka nas nieco zaległej pracy, ale każdy z nas chce skończyć, co rozpoczął.

Wybrałam się do Pana Marcina, opiekuna projektu, żeby porozmawiać, czego oczekuje po końcowym wniosku o płatność.

Końcowy wniosek o płatność rozlicza 100% otrzymanych środków. Sprawdzamy więc rozliczenia (ostateczny bilans rachunku projektowego w porównaniu z wy-datkami), zatwierdzamy ostatnie wydatki, weryfikujemy, czy nie doszło do zmian większych niż 10% wartości zadań (a jest to często, kiedy pieniądze się kończą i „dopełniamy” wydatki w zadaniach) lub zmian co prawda mniejszych niż progo-we 10%, jak również wydatków wewnątrz zadań, które są jednak nieuzasadnione (Beneficjenci często błędnie zakładają, że środki przewidziane w projekcie można „w pełni wykorzystać” dla samego faktu wykorzystania i dokonują zakupów, które na tym etapie nie są już potrzebne z punktu widzenia realizacji projektu). Przede wszystkim jednak końcowy wniosek o płatność pokazuje ostateczne efekty reali-zacji projektu – poziom osiągnięcia wskaźników, poziom i przyczyny ich nieosią-gnięcia, jednym słowem – powinien pozwolić określić, czy cel założony w projekcie został zrealizowany.

Myślę, że wyjątkowo ważne są też procedury – inne niż dla pozostałych wniosków o płatność. Musiałam w związku z tym odnaleźć notatki ze szkolenia w ROEFS – znalazłam i to w dodatku z listą rzeczy do zrobienia na koniec projektu:

116


1. złożyć końcowy wniosek o płatność w terminie 30 dni kalendarzowych od daty zamknięcia projektu;

Będę pamiętać. U mnie 30 dzień kalendarzowy wypada w niedzielę, więc termin mam na kolejny dzień roboczy – poniedziałek;

2. dokonać zwrotu środków niewykorzystanych w projekcie na rachunek bankowy wskazany przez IP/IP2 – również w termie 30 dni kalendarzo-wych od daty zamknięcia projektu. Za brak terminowości zwrotu środ-ków niewykorzystanych grożą odsetki;

Muszę zapytać Pana Marcina, jaki to rachunek – chyba jest zapisany w umowie... i koniecznie wpłacić w takim terminie, aby do 30 dnia pienią-dze znalazły się już na koncie IP;

3. zadbać o przechowywanie dokumentacji w naszej siedzibie – zarchiwi-zować ją i przechowywać do 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. W razie zmiany miejsca prze-chowywania dokumentacji – powiadomić o tym IP/IP2;

4. zadbać, aby w ciągu 5 lat nie czerpać korzyści majątkowych związa-nych z realizacją projektu (np. ze względu na wypożyczenie sprzętu zakupionego w ramach projektu). W razie uzyskania takiej korzyści – powiadomić o tym IP/IP2 i stosować się do jej zaleceń (np. zwrócić uzy-skany przychód).

To już wszystko? Tak, to już wszystko…

Rozliczanie projektu edukacyjnego krok po...

Documents

Transcript of Rozliczanie projektu edukacyjnego krok po...