Prezentacja ze szkolenia dla Beneficjentów RPOWP z rozliczania ...

Slajd 1

1

Szkolenie w zakresie wnioskw o patno Beneficjenta realizujcego projekt

w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego

Wojewdztwa Podlaskiego na lata 2007 2013

(z wyjtkiem projektw Osi I. oraz Dziaania 3.2)

2

Sposb wypeniania wniosku o patnoWniosek Beneficjenta o patno wypeniamy przy wykorzystaniu

aplikacji Generator Wnioskw o Patno dla RPOWP (GWP)

Aplikacja dostpna na stronie internetowej RPOWP na lata 2007-2013

www.rpowp.wrotapodlasia.pl

Zakadka: Dokumenty / Generator Wnioskw o Patno

Instrukcja wypeniania wniosku beneficjenta o patno dla Osi Priorytetowych I VI

( padziernik 2012 r.)

http://www.rpowp.wrotapodlasia.pl/

3

Utworzenie poprawnego wniosku Beneficjenta o patno jest

moliwe jedynie po wczytaniu do aplikacji pliku startowego,

przygotowanego przez Instytucj Zarzdzajc na podstawie

wniosku o dofinansowanie, stanowicego Zacznik nr 1 do

aktualnej umowy o dofinansowanie projektu.

Kadorazowe zawarcie aneksu do umowy/zmiany decyzji wymaga

przygotowania wniosku o patno

w oparciu o nowy plik startowy.

4

Czstotliwo i terminowo skadania wnioskw o patno

Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu

tj.: 7 ust. 1-2

Beneficjent skada wniosek o patno nie rzadziej ni 1 raz na kwarta

i nie czciej ni 1 raz w miesicu /kalendarzowo/

W uzasadnionych przypadkach, za zgod IZ RPOWP, czstotliwo moe

zosta zmieniona np. zoone zostan 2 wnioski o patno w danym

miesicu (drugim wnioskiem o patno bdzie np. wniosek o patno

kocow lub wniosek o zaliczk)

5

Wniosek o patno kocow ( 7 ust. 16) skadany jest w terminie

do 25 dni kalendarzowych od dnia zakoczenia finansowego

realizacji Projektu /punkt IV.7 wniosku o dofinansowanie/

W przypadku gdy umowa o dofinansowanie Projektu zostaa podpisana

po zakoczeniu finansowym realizacji Projektu, wniosek o patno

kocow skadany jest w terminie do 25 dni kalendarzowych od dnia

jej podpisania.

/decyduje data wpywu wniosku do IZ RPOWP Kancelarii

Departamentu Zarzdzania RPO/

6

7 umowy o dofinansowanie projektu

Istnieje moliwo dwukrotnej poprawy wniosku o patno

Instytucja Zarzdzajca RPOWP moe dokona uzupenienia lub

poprawy wniosku o patno, o czym informuje Beneficjenta w pimie

IZ RPOWP nie moe poprawia lub uzupenia zaczonych do

wniosku o patno kserokopii dokumentw

7

Lista dokumentw niezbdnych do prawidowego wypenienia wniosku o patno i zacznikw

Instrukcja wypeniania wniosku o patno Najczciej popeniane bdy we wnioskach o patno Zasady opisywania faktur i innych dokumentw ksigowych Przykad opisu faktury Zasady opacania faktur wystawionych w walucie obcej Wytyczne w zakresie kwalifikowalnoci wydatkw w ramach RPOWP na lata 2007-2013

http://www.rpowp.wrotapodlasia.pl/pobierz,b4456bdf386af17f405ce6560c21f13d.pdf,instrukcja-wypelniania-wniosku-o-platnosc.htmlhttp://www.rpowp.wrotapodlasia.pl/pobierz,10f99b7e63de43ba897b11d7caa8ece5.pdf,zasady-opisywania-faktur-i-innych-dokumentow-ksiegowych.htmlhttp://www.rpowp.wrotapodlasia.pl/pobierz,a291b73f1714402800645aa55476721f.pdf,przyklad-opisu-faktury.htmlhttp://www.rpowp.wrotapodlasia.pl/pobierz,47e06980828951b692a99ba97323b293.doc,zasady-oplacania-faktur-wystawionych-w-walucie-obcej.html

8

Wymagania formalne dot. wnioskw o patno

Wersja papierowa i elektroniczna wniosku o patno naley

zoy w Kancelarii Departamentu Zarzdzania RPOWP

(pyta CD powinna by opisana)

Wniosek o patno nie musi by parafowany na kadej stronie

Wniosek musi by podpisany przez osob upowanion

(kontrasygnata skarbnika nie jest wymagana)

Wniosek nie moe by wydrukiem prbnym

Kada strona wniosku musi posiada tak sam sum kontroln

9

Cel skadnia wniosku Beneficjenta o patnoWnioskowanie o pierwsz patno zaliczkow

Wniosek o pierwsz i kolejn transz w formie zaliczki / Patno: Zaliczkowa

Rozliczenie otrzymanej transzy zaliczki

/Patno: Rozliczenie zaliczki bd Patno: Porednia

Wnioskowanie o refundacj poniesionych wydatkw

/Patno: Porednia

Sprawozdawanie z realizacji projektu

Wniosek dotyczy jedynie czci sprawozdawczej / Patno: Nie dotyczy

(funkcja sprawozdawcza)

Wnioskowanie o patno kocow /Patno: Kocowa

10

Wniosek penicy funkcj sprawozdawcz Skadany jest w nieprzekraczalnym terminie do 5-go dnia miesica

nastpujcego po zakoczeniu kwartau kalendarzowego

tj. do 05.04, 05.07, 05.10, 05.01.

Beneficjent wypenia poz. 1-7, 15-21, 22 /wybrane/, 23

Z obowizku zoenia wniosku zwolnieni s Beneficjenci, ktrzy:

w danym kwartale zoyli ju wniosek o patno poredni (refundacja

lub rozliczenie zaliczki) obejmujcy swoim zakresem dany kwarta

podpisali umow o dofinansowanie

w ostatnim miesicu danego kwartau

11

Wnioskowanie o przyznanie patnoci zaliczkowejBeneficjent wypenia poz. 2-8, 10, 16, 19, 21, 22 /wybrane/, 23

Z poz.17 naley usun wszystkie wskaniki produktu i rezultatu

6 umowy/decyzji o dofinansowanie Projektu

Zaliczka zostaje przekazana Beneficjentowi przed poniesieniem

wydatkw na realizacj Projektu

Pierwsza transza zaliczki, stanowica nie wicej ni 35% dofinansowania

Jeli Beneficjent nie jest zaliczany do sektora finansw publicznych,

pierwsza transza zaliczki nie moe by wysza ni 1.000.000,00 PLN

12

Wnioskowanie o przyznanie patnoci zaliczkowej 6 umowy/decyzji o dofinansowanie Projektu

Kolejna transza zaliczki, jest uzaleniona od rozliczenia ostatniej

otrzymanej transzy zaliczki, a jej wysoko moe wynosi nie wicej

ni 60% dofinansowania

13

Wniosek rozliczajcy otrzyman zaliczk

Beneficjent wypenia poz. 1 23

Rozliczenie zaliczki

Zoenie przez Beneficjenta wniosku o patno, w ktrym

wykazane zostay wydatki kwalifikowalne lub nastpi zwrot zaliczki

Powinno nastpi niezwocznie po wydatkowaniu rodkw, jednak w

terminie nie duszym ni 60 dni kalendarzowych od dnia ich

otrzymania

14

Wniosek rozliczajcy otrzyman zaliczkW uzasadnionych przypadkach, na pisemny wniosek Beneficjenta

/zoony w nieprzekraczalnym terminie 10 dni kalendarzowych przed

upywem terminu rozliczenia zaliczki / termin rozliczenia zaliczki moe

zosta wyduony maksymalnie o 14 dni kalendarzowych

W przypadku rozliczenia zaliczki w terminie pniejszym lub

w kwocie mniejszej ni przekazana kwota zaliczki, od rodkw

rozliczanych po terminie nalicza si odsetki jak dla zalegoci

podatkowych, liczone od dnia przekazania rodkw do dnia zoenia

wniosku o patno lub ich zwrotu.

15

Wniosek o patno poredni

Beneficjent wypenia poz. 1 23

W przypadku gdy Beneficjentem jest jednostka sektora finansw

publicznych, kady wydatek kwalifikowalny powinien zosta ujty we

wniosku o patno przekazywanym Instytucji Zarzdzajcej

w terminie do 3 miesicy od dnia jego poniesienia.

Wydatki poniesione przed podpisaniem umowy powinny by

rozliczone w terminie 3 miesicy od jej podpisania.

16

1. Wniosek za okres do.

1. Data zoenia wniosku do IZ RPOWP2. Najpniejsza data zapaty wydatku wykazanego

we wniosku o patno3. Ostatni dzie okresu, za ktry skadany jest

wniosek (dot. wniosku penicego funkcj sprawozdawcz)

4. W przypadku wniosku o patno kocow data nie moe by pniejsza ni dzie zakoczenia finansowego realizacji projektu

17

8a. Kwota patnoci otrzymanych w ramach projektu8b. Cakowita kwota poniesionych wydatkw objtych wnioskiem

Punkt 8a: czna kwota jak Beneficjentotrzyma tytuem wczeniej zoonychwnioskw o patno do okresu, o ktrymmowa w pkt. 1 wniosku o patno

Punkt 8b: czna kwota wydatkw objtych danym wnioskiem o patno (zarwno kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych)

18

10. Wnioskowana kwota Kwota dofinansowania w punkcie 10 wniosku o patno powinna by rwna sumie kwot dofinansowania z poszczeglnych faktur (opis oraz

dekretacja wg klasyfikacji budetowej) i powinna by wyliczana zgodnie z montaem, o ktrym mowa w Instrukcji wypeniania wniosku o patno, tj. np.:

Kwota wnioskowana = 500 000,00 PLN (poz. 9) x [2 500 000,00 PLN (kwota dof. wynikajca z umowy) / 6 800 000,00 PLN (wydatki kwalifikowalne objte umow)]= 500 000,00 PLN x 0,3676470588 = 183 823,52941 PLN 183 823,52 PLN

19

11. Zestawienie dokumentw potwierdzajcych poniesione wydatki objte wnioskiem

Kolumna 4 : Data zapatyJeeli patno bya dokonywana w wicej ni jednym terminie naley poda wszystkie daty dla danego dokumentu

20

11. Zestawienie dokumentw potwierdzajcych poniesione wydatki objte wnioskiem Kolumna 5:wyczerpujca nazwa towaru lub przedmiotu/rodzaju usugi

wykazanych w odpowiedniej pozycji na przedstawianym dokumencieksigowym opis ten powinien by na tyle szczegowy, aby pozwalana jednoznaczne zidentyfikowanie jakiej usugi lub towaru dana pozycjadotyczy; jeeli wydatki dotycz jednego rodzaju asortymentu, stanowiwydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objte sidentyczn stawk VAT, moliwe jest podanie zbiorczej nazwy bezprzepisywania wszystkich pozycji z faktury;

w przypadku wystpienia rnych stawek, pozycje z faktury naleypogrupowa wedug stawek VAT

21

12. Uzyskany dochd oraz odsetki narose od zoenia poprzedniego wniosku o patno

W przypadku, gdy do powstania dochodu przyczyniy si zarwno wydatki, zdaniem Beneficjenta, kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne naley zadeklarowa cz dochodu odpowiadajc relacji wydatkw kwalifikowalnych do wydatkw ogem, ktre przyczyniy si do powstania dochodu

W grnym polu naley wykazaodsetki narose od rodkwzaliczki od zoenia poprzedniegowniosku o patno(nie dotyczy jst)

22

13. Korekty finansowe

Punkt wypeniany jest przez Beneficjentw w przypadku, gdy dostrzegli niekwalifikowalno wydatkw wykazanych w zoonych ju wczeniej i rozliczonych przez IZ RPOWP wnioskach o patno

23

15. Postp rzeczowo finansowy realizacji projektu

Kolumna 1: naley poda nazw kategorii wg harmonogramu rzeczowo-finansowego (w kwotach brutto)

Kolumny 3 i 4: wypenia si zgodnie z obowizujc umow/aktualizacj harmonogramuKolumny 5 i 6: wypenia si zgodnie ze stanem faktycznym, poniesionymi wydatkami

24

15 A. Przebieg rzeczowy realizacji projektu w okresie objtym wnioskiem o patno

Naley przedstawi krtki opis dziaa podjtych w danym okresie rozliczeniowym

15 C. Sposb promocji projektu, w okresie objtym wnioskiem o patno

Naley zamieci krtki opis sposobu promocji udziau Unii Europejskiej (oraz budetu pastwa jeli wystpuje)

w finansowaniu projektu /Wniosek o dofinansowanie III.7 Promocja projektu/

25

15B. Dane dotyczce kontraktw z wykonawcami projektu W zestawieniu nie ujmuje si kontraktw, ktrych warto netto nie

przekracza kwoty okrelonej w art. 4 pkt.8 ustawy Pzp

Kolumna nr 4: naley poda nazwtrybu udzielonego zamwienia

Kolumna nr 1: naley poda numer i nazw kontraktu oraz nazw wykonawcy/dostawcy

Kolumna nr 5: naley poda nr zamwieniapublicznego, tj. numer sprawy nadany przezZamawiajcego oraz numer ogoszeniao udzieleniu zamwieniu

26

16. Planowany przebieg realizacji projektu do czasu zoenia kolejnego wniosku o patno

Naley opisa w kilku zdaniach dziaania, jakie Beneficjent planuje podj w ramach realizowanego projektu

do czasu zoenia kolejnego wniosku /wniosek o patno kocow nie dotyczy/

27

17A. Wskaniki produktu Tabela dotyczca wskanikw produktu powinna by wypeniana dla kadego wniosku o patno (za wyjtkiem patnoci zaliczkowej) Dane zaczytywane s automatycznie

z wniosku o dofinansowanieNaley wypeni jedynie kolumny 5 i 6 Kolumna stopie realizacji wskanika wyliczana jest automatycznie przez aplikacj (7=6/4 x 100%)

28

17B. Wskaniki rezultatuTabela dotyczca wskanikw rezultatu powinna by wypeniana przede wszystkim dla wniosku o patno kocow, za wyjtkiem sytuacji gdy Beneficjent jeszcze w trakcie realizacji projektu osign warto docelow ktrego wskanika

Dane zaczytywane s automatycznie z wniosku o dofinansowanieNaley wypeni jedynie kolumn 5 Kolumna Stopie realizacji wskanika wyliczana jest automatycznie przez aplikacj 6=((5-3)/(4-3))x 100%

29

18. Informacja na temat problemw

Rodzaje problemwPrzyczyny ich wystpieniaSposb rozwizania Wniosek o patno kocow naley umieci dodatkowo komentarz odnonie realizacji wskanikw wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosignicia zaoonego w projekcie poziomu wskanikw

30

19. Harmonogram wydatkw na kolejne kwartay

Punkt 19: Naley poda informacj o wydatkach kwalifikowalnych jakie Beneficjent planuje ponie w kolejnych 4 kwartaach realizacji projektu (zgodnie z harmonogramem rzeczowo finansowym realizacji projektu lub jego aktualizacj).

Uwaga:1. Jeeli dany wniosek o patno

obejmuje okres np. do 15 stycznia, pierwszym wypenianym kwartaem powinien by II kwarta danego roku

31

20. Informacja o zgodnoci realizacji projektu z zasadami polityk wsplnotowych TAK lub NIE

Rwnoci szansOchrony rodowiskaSpoeczestwa informacyjnegoKonkurencji Zamwie publicznych

32

21. Owiadczenia Beneficjnta

Punkt 21: data powinna by zgodna z t podanna dokumentach ksigowych w adnotacji Ujto we wnioskuo patno z dnia

Naley wskaza miejsce przechowywania dokumentacji zwizanej z Projektem

33

Wniosek o patno penicy funkcj sprawozdawcz

Zaczniki:

nr 8 Harmonogram skadania wnioskw o patno,

nr10 OwiadczenieoniewykluczeniuzmoliwociubieganiasiodofinansowaniezFunduszyStrukturalnych,

nr 12 Owiadczenie potwierdzajce, i realizacja projektunastpuje z zachowaniem zasad wsplnotowych, zalecezawartych w umowie o dofinansowanie projektu orazzgodnie z prawem polskim, w szczeglnoci zgodniez przepisami ustawy Prawo zamwie publicznych.

34

Wniosek o pierwsz patno przekazywanw formie zaliczki

Zaczniki:nr 5 Owiadczenie o kwalifikowalnoci VAT (Beneficjenci, dla ktrych podatekVAT jest wydatkiem kwalifikowalnym) w przypadku projektu partnerskiegoowiadczenie skada rwnie partner/partnerzy projektu,

nr 6 Owiadczenie o generowaniu dochodu (wszyscy Beneficjenciniezalenie od rodzaju projektu),

nr 8 Harmonogram skadania wnioskw o patno,

nr 10 Owiadczenie o nie wykluczeniu z moliwoci ubiegania si odofinansowanie z Funduszy Strukturalnych,

nr 12 Owiadczenie potwierdzajce, i realizacja projektu nastpuje zzachowaniem zasad wsplnotowych, zalece zawartych w umowie odofinansowanie projektu oraz zgodnie z prawem polskim, w szczeglnocizgodnie z przepisami ustawy Prawo zamwie publicznych.

35

Wymaganiaformalne

1) Zaczniki do wniosku o patno musz by podpisane i powiadczone za zgodnoz oryginaem przez Beneficjenta (lub osob przez niego upowanion)

Do wniosku naley doczy kopie obu stron dokumentu. Obie strony musz bypowiadczone przez Beneficjenta (lub osob przez niego upowanion) za zgodno zoryginaem. Prawidowo powiadczona za zgodno z oryginaem kopia to: podpis i data na kadej stronie np. z zapisem potwierdzam za zgodno zoryginaem/zgodnie z oryginaem lub podpis na pierwszej stronie z zapisem potwierdzam za zgodno z oryginaem odstrony do strony. dokument powinien mie ponumerowane strony i by spity, takaby nie ulegao wtpliwoci, co jest powiadczane za zgodno z oryginaem;

2) Zaczniki powinny by pogrupowane wg pozycji wskazanych w pkt 11 wniosku opatno i uoone wg nastpujcej kolejnoci:dokument ksigowy wycig bankowy protok odbioru umowa zwykonawc/dostawc .Kady z zacznikw powinien zosta trwale spity;

36

Wymaganiaformalne cd .

3) Na wszystkich pozostaych dokumentach zwizanych z realizacj projektu powinienznale si zapis: Dotyczy projektu [Poda nr i nazw] realizowanego w ramach umowy[Poda nr umowy] zawartej dnia ..;

4) Jeeli na doczonej do wniosku fakturze lub innym dokumencie ksigowym znajduj sizarwno wydatki kwalifikowlane (ujte w Tab. 11 wniosku o patno) orazniekwalifikowalne dotyczce projektu (ujte w Zaczniku 9 wniosku o patno) danfaktur /inny dokument ksigowy Beneficjent docza do wniosku w jednej kopii;

5) Jeeli do zacznika (np. protok odbioru, umowa itp.) nie byo uwag przy weryfikacjiprzez IZ RPOWP wniosku o patno, Beneficjent skadajc korekt nie ma obowizkuwniosku ponownego doczania niniejszych zacznikw;

37

Wymaganiaformalne cd.

6) Jeeli zaczniki (np. umowa, dokumentacja przetargowa itp.) zostaa doczona np. doaneksu lub poprzedniego wniosku o patno i zweryfikowana przez IZ RPOWP,Beneficjent nie ma obowizku ponownego ich doczania. Jednake Beneficjent maobowizek w pimie przewodnim do wniosku o patno poinformowa kiedy w/wdokumenty byy przekazane do IZ oraz dokona stosownej adnotacji w Zaczniku 22 downiosku o patno poprzez wybranie opcji Tak;

7) Jeeli zaczniki dotyczce kontroli (IC, IA, NIK, KE, ETO) oraz w przypadkuprzeprowadzenia audytu zewntrznego (jeli jest on wymagany dla danego projektu) tj.powiadczone za zgodno informacje pokontrolne, ktre otrzyma Beneficjent,zalecenia pokontrolne skierowane do Beneficjenta oraz kopi stanowiska Beneficjentaw sprawie/informacji o wykorzystaniu zalece pokontrolnych byy przekazane do IZRPOWP, Beneficjent ma obowizek w pimie przewodnim do wniosku o patnopoinformowa kiedy w/w dokumenty byy przekazane do IZ oraz dokona stosownejadnotacji w Zaczniku 22 do wniosku o patno poprzez wybranie opcji Tak;

38

Wymaganiaformalne cd.

8) Wycig bankowy prosz zakrela wydatki, ktre dotycz danego wniosku o patno.W przypadku wielu kwot na wycigu lub gdy faktura ma kilka dat zapatywyszczeglnienie waciwych wydatkw dotyczcych danego wniosku usprawniai przypiesza proces weryfikacji wniosku o patno.

9) W przypadku, gdy wydatki zostay poniesione z niewyodrbnionego rachunkubankowego istnieje moliwo doczenia do wniosku o patno wycigu z zasonitymioperacjami bankowymi nie majcymi zwizku z projektem. Niemniej widoczne muszby nastpujce elementy wycigu: numer i data wycigu bankowego, wacicielrachunku, saldo pocztkowe i kocowe oraz operacja dotyczca wydatkukwalifikowalnego lub niekwalifikowalnego.

39

Zaczniki bdce wzorami opracowanymi przez IZ RPOWP (zaczniki nr: 5, 6, 8, 9, 11 i 12)wypeniane s automatycznie/uzupeniane w aplikacji.Uzupenienia wymagaj jedynie zaczniki nr: 6, 8 i 9, a zacznik nr 11 wymaga wskazania opcjiTak lub Nie.

Moliwe do uzupenienia s wycznie zaczniki, przy ktrych Beneficjent wskaza (pkt 22wniosku) opcj Tak tylko te s rwnie drukowane.

40

22.ZacznikamidownioskuBeneficjentaopatnos:

1) Powiadczone za zgodno z oryginaem kopie faktur VAT lubdokumentw ksigowych o rwnowanej wartoci dowodowej(zgodne z poz. 11. wniosku) wraz z dowodami zapaty, tj.waciwymi wycigami bankowymi;

Inne dowody ksigowe (np.): Lista pac, rachunek, poleceniewyjazdu subowego (delegacja), wycig bankowy, akt notarialny,bilet PKP, decyzja administracyjna, itp.

41

22. Zacznikami do wniosku Beneficjenta o patno s:

2) Powiadczone za zgodno z oryginaem kopie dokumentwpotwierdzajcych:

odbir/wykonanie prac (jeeli obowizek sporzdzania tych dokumentw

wynika z przepisw prawa);

przyjcie materiaw na magazyn (w przypadku urzdze, ktre nie zostay

zamontowane) wraz ze wskazaniem miejsca ich skadowania.

Jeeli rozliczeniu podlegaj nabyte rodki trwae naley dodatkowo przedoypowiadczon za zgodno z oryginaem kopi wycigu/ewidencji rodkwtrwaych lub dokumentu potwierdzajcego wpis do ewidencji rodkwtrwaych Beneficjenta (OT).

42


3) Powiadczone za zgodno z oryginaem kopie dokumentw dotyczcychzamwie publicznych (w sytuacji, gdy Beneficjent nie korzysta lub nie moeskorzysta ze zwolnienia podmiotowego/przedmiotowego ze stosowania ustawy zdnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamwie Publicznych) tj.:SIWZ,

protok z postpowania o zamwienie publiczne,

dowd dokonania publikacji ogosze w Biuletynie Zamwie Publicznych (tj. wydruk min.

ogoszenia o zamwieniu, ogoszenia o zmianie ogoszenia o zamwieniu, ogoszenia

o udzieleniu zamwienia),

dowd dokonania publikacji ogosze w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej

(tj. wydruk min. ogoszenia o zamwieniu oraz ogoszenia o udzieleniu zamwienia) (jeli

dotyczy).

43


cd. 3) Powiadczone za zgodno z oryginaem kopie dokumentwdotyczcych zamwie publicznych

W przypadku dostarczenia powiadczonych za zgodno z oryginaem kopiidokumentw dotyczcych zamwie publicznych wraz z wczeniejszymiwnioskami o patno lub z korespondencj dotyczc aneksu, w pozycji nr 3naley zaznaczy tak a w pimie przewodnim lub w odrbnym owiadczeniudokona odpowiedniej adnotacji;

44


4) Powiadczone za zgodno z oryginaem kopie umw z wykonawcami(jeeli obowizek sporzdzania tych dokumentw wynika z przepisw prawa co do zasady wszystkie umowy w ramach projektu powinny by zawierane napimie);

W przypadku dostarczenia powiadczonych za zgodno z oryginaem kopiiumw z wykonawcami wraz z wczeniejszymi wnioskami o patno lub zkorespondencj dotyczc aneksu, w pozycji nr 4 naley zaznaczy tak a wpimie przewodnim lub w odrbnym owiadczeniu dokona odpowiedniejadnotacji;

45

Rozliczenie kosztw osobowych:

1) na podstawie umw cywilnoprawnych do wniosku naley doczy wszczeglnoci kopie: umowa (zlecenia, o dzieo, itp.), lista pac/rachunku.

2) na podstawie umowy o prac do wniosku naley doczy w szczeglnoci kopie: umowy o prac, zakresu czynnoci, listy obecnoci, listy pac, kalkulacj stawki godzinowej,karty czasu pracy (w przypadku osb oddelegowanych z dotychczasowegostanowiska pracy) oraz dokument potwierdzajcy oddelegowanie z dotychczaszajmowanego stanowiska.

3) Forma: dodatek specjalny lub oddelegowanie na projekt (na cay etat lub czetatu) naley przedoy metodologi ustalenia kosztw osobowych w projekcie.

46


5) W przypadku kiedy VAT jest kosztem kwalifikowanym w projekcie, naleydoczy owiadczenie o kwalifikowalnoci podatku VAT (wzr owiadczeniajest zacznikiem nr 5 do wniosku Beneficjenta o patno).

Osobne owiadczenie o kwalifikowalnoci VAT Beneficjent zobowizany jestskada co roku do dnia 31 stycznia za rok ubiegy przez 3/5 lat od datyzakoczenia realizacji projektu.

U Beneficjentw, dla ktrych podatek VAT jest wydatkiem kwalifikowanymmog by przeprowadzone kontrole dorane na miejscu realizacji projektuw celu sprawdzenia kwalifikowalnoci.

Obowizek zoenia ww. Owiadczenia obejmuje wszystkich partnerww projekcie (projekty realizowane w partnerstwie).

47


6) Owiadczenie o generowaniu dochodu (wzr owiadczenia jestzacznikiem nr 6 do wniosku Beneficjenta o patno) jest skadane wrazz wnioskiem o patno.

Osobne owiadczenie o generowaniu dochodu Beneficjent zobowizany jestdodatkowo skada co roku do dnia 31 stycznia za rok ubiegy przez 3/5 lat oddaty zakoczenia realizacji projektu.

48


7) W przypadku przeprowadzenia kontroli u Beneficjenta przez instytucje zaangaowane wrealizacj RPOWP, takie jak np.: IC, IA, NIK, KE, ETO oraz w przypadku przeprowadzeniaaudytu zewntrznego (jeli jest on wymagany dla danego projektu) Beneficjent zobowizanyjest poinformowa o tym zdarzeniu IZ RPOWP, a take powinien dostarczy kopipowiadczonej przez siebie za zgodno z oryginaem: informacji pokontrolnej, ktr otrzyma,

zalece pokontrolnych skierowanych w stosunku do Beneficjenta,

kopi stanowiska Beneficjentaw sprawie/informacji o realizacji zalece pokontrolnych.

Informacj t Referat Rozlicze i Patnoci wykorzystuje przy zatwierdzaniu Listysprawdzajcej wniosku o patno. Zgodnie z 12 umowy o dofinansowanie projektu, wprzypadku naruszenia przez Beneficjenta regulacji prawa wsplnotowego w dziedziniezamwie publicznych lub ustawy Prawo zamwie publicznych, IZ RPOWP nakada naBeneficjenta korekty finansowe, w celu odzyskania rodkw nieprawidowo wydatkowanych.

49


8) Harmonogram skadania wnioskw o patno (wzr owiadczeniajest zacznikiem nr 8 do wniosku Beneficjenta o patno).

Zacznik obligatoryjny take w przypadku wniosku penicegowycznie funkcj sprawozdawcz.

Zacznik nie jest wymagany w przypadku wniosku o patnokocow.

50

Poszczeglnewierszepowinnysumowasidocakowitejkwotydofinansowaniaokrelonejwaktualnejumowieodofinansowanieprojektu.

Poszczeglnewierszepowinnysumowasido100%wartocidofinansowania.

Wkolejnychwierszachnaleywskazaterminzoeniawnioskwopatno(taketych,ktrezostayjuprzekazanedoIZRPOWP)

51


9) Zestawienie dokumentw dotyczcych rozliczenia wydatkwniekwalifikowanych (wzr owiadczenia jest zacznikiem nr 9 downiosku Beneficjenta o patno).

Zacznik skadany z kadym wnioskiem o patno obejmujcymwydatki niekwalifikowalne.

52

Tabela stanowi zacznik skadany z kadym wnioskiem o patno obejmujcym wydatkiniekwalifikowalne.

Zacznik naley wypeni zgodnie z zaleceniami dotyczcymi pkt 11 oraz poda z jakiegorda sfinansowano wykazane wydatki niekwalifikowalne, np. rodki wasne, kredyt bankowy,dotacja celowa itp.

W kolumnie data zapaty w odrnieniu od zestawienia wydatkw kwalifikowanych (pkt 11wniosku o patno) naley poda kocow dat uregulowania nalenoci wynikajcej z danegodowodu ksigowego dat ostatniej patnoci.

53


10) Owiadczenie o nie wykluczeniu z moliwoci ubiegania si odofinansowanie z Funduszy Strukturalnych (wzr owiadczenia jestzacznikiem nr 10 do wniosku Beneficjenta o patno).

54


11) Owiadczenie informujce o uwzgldnieniu/nie uwzgldnieniu wewniosku robt dodatkowych (wzr owiadczenia jest zacznikiemnr 11 do wniosku Beneficjenta o patno).

55


12) Owiadczenie potwierdzajce, e realizacja projektu nastpujez zachowaniem zasad wsplnotowych, zalece zawartych w umowieo dofinansowanie projektu oraz zgodnie z prawem polskim,w szczeglnoci zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamwiepublicznych (wzr owiadczenia jest zacznikiem nr 12do wniosku Beneficjenta o patno).

56


13) Powiadczone za zgodno z oryginaem kopie wycigwbankowych z rachunku, na ktry dokonywane s patnoci IZ RPOWPza okres za jaki skadany jest wniosek o patno dotyczy projektwfinansowanych w formie zaliczki.

57


14) Inne dokumenty, o ile s wymagane zgodnie z umow/decyzj odofinansowanie projektu.

Aktualizacja harmonogramu rzeczowo finansowego projektu:1. Przesunicie wydatkw pomidzy kwartaami.2. Zmiana wartoci poszczeglnych kategorii kosztw (oszczdnoci

przetargowe).3. Nowe kategorie kosztw projektu.4. Zmiana cakowitej wartoci projektu oraz kosztw

kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych.5. Zmiana terminw realizacji projektu.

58

Na pierwszej stronie faktur/innych dokumentwksigowych o rwnowanej wartoci dowodowej powinnyznale si nastpujce adnotacje:

Projekt jest wspfinansowany ze rodkw Europejskiego FunduszuRozwoju Regionalnego oraz jeeli dotyczy budetupastwa/wojewdztwa.

Ujto we wniosku o patno z dnia data powinna by tosama zdat wypenienia wniosku o patno (pkt 23).

59

ProjektjestwspfinansowanyzerodkwEuropejskiegoFunduszuRozwojuRegionalnegoorazzerodkwbudetupastwa/wojewdztwa 152/2014

Biaystok, dnia 13.02.2014r.

FAKTURANR123/10/14

Data dostawy/wykonania usugi:13.02.2014r.

Forma patnoci: Przelewem Termin patnoci: 30.03.2014r.Bank PKO SA I O/BiaystokKonto 00 1111 2222 3333 4444 5555 6666

Do zapaty: 1 406 209,79PLNSownie: jeden milion czterysta sze tysicy dwiecie dziewi zotych siedemdziesit dziewi groszy

Osoba upowaniona do podpisania faktury Osoba upowaniona do wystawienia fakturyUjtowewnioskuopatnozdnia.

Zazgodnozoryginaem(dataipodpisosobyupowanionejdopowiadczenia)

SprzedawcaBud-drg S.Aul. Brukowa 1115-045 BiaystokNIP: 555 333 22 11

Nabywca Gmina Dobraul. Mia 1217-967 DobraNIP: 113 113 13 13

Lp. Nazwa J.m Ilo Cena jedn. netto Warto netto Podatek Warto

brutto % Kwota

1

Przebudowa drogi gminnej w miejscowoci Przyjazny Zauek

Szt. 1 1 143 259,99 1 143 259,99 23 262 949,80 1 406 209,79

Razem: 1 143 259,99 23 262 949,80 1 406 209,79

Data powinna by tosama z dat wypenienia wniosku o patno (pkt 23)

Numer ewidencyjny/ksigowy zgodnie z prowadzon ewidencj

Zapisorazbudetupastwa/wojewdztwanaleystosowatylkowsytuacji,gdyczedotacjipochodziwanieztychrodkw.

60

Oryginay faktur VAT/innych dokumentw ksigowych orwnowanej wartoci dowodowej na odwrocie powinny zawiera:

Numer umowy/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach RPOWP i datjej zawarcia;

Nazw i numer projektu;

Nazw Programu Operacyjnego oraz numer i nazw Dziaania i Poddziaania(jeli dotyczy);

Opis zwizku wydatku z projektem (naley poda nr i nazw kategoriikosztw z Harmonogramu rzeczowofinansowego realizacji projektu lub jegoaktualizacji, do ktrej odnosi si dany wydatek i wskaza jego wysoko). Jeeliw umowie/decyzji o dofinansowanie projektu okrelono wydatkiniekwalifikowalne, naley je rwnie opisa wskazujc warto i kategorikosztw (numer i nazw);

61

Oryginay faktur/innych dokumentw ksigowych o rwnowanejwartoci dowodowej na odwrocie powinny zawiera:

czn warto wydatkw kwalifikowalnych;

Warto dofinansowania wyliczon od cznej wartoci wydatkwkwalifikowanych na jak opiewa dany dokument ksigowy;

Informacj o poprawnoci formalnej, merytorycznej i rachunkowej;

Zatwierdzenie kwoty do wypaty wraz z podaniem zatwierdzanej wartoci;

Kategori interwencji EFRR (numer i nazw);

Dekretacj na konta (dotyczy Beneficjentw prowadzcych penksigowo) moe znajdowa si na pierwszej stronie dokumentu;

Dekretacj wg klasyfikacji budetowej (dotyczy jst);

62

Oryginay faktur VAT/innych dokumentw ksigowych orwnowanej wartoci dowodowej na odwrocie powinny zawiera:

Opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP (naley zamieciadnotacj, i projekt jest realizowany/wydatki wykazane na fakturze sponiesione zgodnie z ustaw Prawo Zamwie Publicznych, oraz podapodstaw prawn nr artykuu, ustpu oraz punktu ustawy, a takewskazawaciwy Dziennik Ustaw).Jeeli Beneficjent korzysta ze zwolnienia podmiotowego/przedmiotowego stosowania ustawy naley wskaza podstaw prawntego zwolnienia.

63

Opis powinien znajdowa si na oryginale faktury i naley goumieci na odwrocie faktury.

W przypadku braku moliwoci (zbyt mao miejsca) umieszczeniawszystkich wymaganych zapisw na drugiej stronie faktury, dopuszczasi moliwo umieszczenia ww. informacji na kartce papieru na staedoczonej do dokumentu ksigowego z nagwkiem:Zacznik do faktury nr z dnia .. W takim przypadku na fakturzepowinna znale si take informacja, e dany dokument posiadazacznik.

64

Dotyczy projektu nr WND-RPPD.02.01.02-20-222/09 pn. Przebudowa drogi gminnej w miejscowoci PrzyjaznyZauekWydatek bdzie podlega rozliczeniu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Wojewdztwa Podlaskiego na lata2007-2013 wspfinansowanego ze rodkw Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na podstawie umowy nrUDA-RPPD.02.01.02-20-222/09-00 z dnia 06.09.2009r. zawartej w ramach Osi Priorytetowej II Rozwj infrastrukturytransportowej (w obowizujcej instrukcji nie ma obowizku odniesienia si do Osi) Dziaania 2.1 Rozwj transportu drogowegoPoddziaania 2.1.2 Lokalna infrastruktura drogowa (jeli dotyczy poddziaania)

Kategoria interwencji EFRR 23-drogi regionalne/lokalne

Wydatki ujte na fakturze zostay poniesione zgodnie z pozycj Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacjiprojektu:Koszty inwestycyjne kwalifikowalne:poz. 1 roboty przygotowawcze, na kwot: 75 210,45 zpoz. 2 roboty ziemne, na kwot: 15 013,65 zpoz. 3 odwodnienie, na kwot: 37 945,45 zpoz. 4 podbudowy, na kwot: 267 025,06poz. 5 nawierzchnie, na kwot: 843 232,32 zpoz. 6 elementy drogi , na kwot: 124 185,20 zKoszty niekwalifikowalne:poz. 1 elementy drogi , na kwot: 43 597,66z

czne wydatki kwalifikowalne: 1 362 612,13 zKwota dofinansowania EFRR 681 306,65Wydatki niekwalifikowalne wynosz 43 597,66 z pokryte ze rodkw budetu gminy

(data z czytelnym podpisem/paraf i pieczci imienn osoby uprawnionej)

Naley poda nr i nazw kategorii interwencji z punktu II.1 wniosku o dofinansowanie

Naley poda nr i nazw kategorii kosztw z Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu lub jego aktualizacji, do ktrej odnosi sidany wydatek i wskaza jego wysoko

W przypadku gdy wydatki z faktury obejmuj kilka kategorii zHarmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu, naley wopisie wyszczeglni te kategorie z podaniem wartoci dla kadej z nich.

W przypadku gdy faktura obejmuje kilka pozycji naley poda cznwarto wydatkw kwalifikowalnych oraz warto dofinansowaniawyliczon od cznej wartoci wydatkw kwalifikowalnych na jakopiewa dany dokument ksigowy.

65

Wydatki wykazane na fakturze s poniesione zgodnie z Ustaw Prawo Zamwie Publicznych - art.39 (Dz. U. 2013 poz.907 z pn. zm.)


sprawdzenie/zatwierdzenie pod wzgldem merytorycznym, formalnym i rachunkowym(data z czytelnym podpisem/paraf i pieczci imienn osoby uprawnionej)

Zatwierdzono do wypaty na kwot: 1 406 209,79 sownie: jeden milion czterysta sze tysicy dwiecie dziewi zotychsiedemdziesit dziewi groszy


dekretacja na konta

dekretacja wg klasyfikacji budetowej

Zazgodnozoryginaem

(dataipodpisosobyupowanionejdopowiadczenia)

Jeeli Beneficjentkorzysta zezwolnieniapodmiotowego odstosowania ustawynaley wskazapodstaw prawntego zwolnienianp. Skorzystano zezwolnienia napodstawie UstawyPrawo ZamwiePublicznych art.3, ust. 1, pkt 5(Dz. U. 2013 poz.907 z pn. zm.)

Dotyczy Beneficjentw prowadzcych pen ksigowo - moe znajdowa si na pierwszej stronie dokumentu

Dotyczy jst

66

NajczciejpopenianebdyprzywypenianiuwnioskuBeneficjentaopatno

oraznajnowszezmianywdokumentachdot.

realizacjiprojektu

67

Najczciejpopenianebdy

1. Niepoprawna data w pkt. 1 wniosku o patno (wniosek za okres do ..) beneficjenci czsto wskazuj dat sporzdzenia/podpisania wnioskuo patno (pkt 23 wniosku o patno).

Zalecenie:Data w pkt. 1 wniosku o patno to jedna z 3 dat: Najpniejsza data zapaty wydatku ujtego we wniosku o patno Data zoenia wniosku o patno do IZ RPOWP odpowiadajcej za jego rozliczenie Ostatni dzie okresu za jaki skadany jest wniosek o patno (ostatni dzie kwartaukalendarzowego) dot. wnioskw sprawozdawczych

Uwaga!W przypadku wniosku o patno kocow powysza data nie moe by pniejsza nidzie zakoczenia finansowego realizacji projektu okrelony w umowie o dofinansowanieprojektu ( 3 ust. 1 pkt 4).

68

Najczciejpopenianebdy(c.d.)

2. Niepoprawnie wyliczona kwota wnioskowana (pkt. 10 wniosku) beneficjenciniewaciwie zaokrglaj kwot; od kwoty wnioskowanej odejmuj rozliczanzaliczk; kwot wnioskowan wyliczaj % z pkt 7 wniosku o patno (tzw.krtki procent).

Zalecenie:Kwota wnioskowana jest zawsze wynikiem mnoenia kwoty z pkt. 9 (wydatki kwalifikowalneobjte wnioskiem o patno) przez monta wynikajcy z umowy (dofinansowanie/wydatkikwalifikowalne), ewentualnie zwikszona o kolejn wnioskowan transz zaliczki.Poza tym wynik powyszego mnoenia nie podlega reguom zaokrglania (tj. 0,5 i wicej).

Uwaga!Suma dofinansowania wskazana na poszczeglnych dokumentach ksigowych musi by takasama jak kwota wnioskowana z pkt. 10 wniosku o patno.

69


3. Niewaciwie wyliczone dofinansowanie ze rodkw EFRR na poszczeglnychdokumentach ksigowych.

Zalecenie:Wyliczajc dofinansowanie ze rodkw EFRR na poszczeglnych dokumentach ksigowych naleystosowa % wynikajcy z umowy o dofinansowanie projektu. IZ RPOWP dopuszcza moliwowyliczania dofinansowania stosujc procent wskazanych w 2 ust. 5 umowy (tzw. krtkiprocent). Naley jednak pamita, aby tak wyliczone dofinansowanie, zsumowane z wszystkichdokumentw ksigowych, rwnao si kwocie wnioskowanej z pkt. 10 wniosku o patno(wyliczona zgodnie z umownymmontaem finansowym, tzw. dugi procent).

Najwaniejsza jest kwota dofinansowania na caymwniosku o patno.

70


4. Kolumny w pkt. 11 wniosku o patno (zestawienie potwierdzajceponiesione wydatki kwalifikowalne) nie swypeniane zgodnie z nagwkami tj.:

Kolumna 1 brak penej nazwy dokumentu; Kolumna 4 brak wszystkich dat zapaty (koszty osobowe, zakupy na raty itp.); Kolumna 5 brak wskazania pozycji na dokumencie (1pozycyjne faktury VAT); Kolumna 10 podatek VAT od wartoci netto, a nie od wartoci wydatkwkwalifikowalnych netto.

Zalecenie:Poszczeglne kolumny powinny by wypeniane zgodnie z nagwkami.Naley pamita, e faktur VAT objt rnymi stawkami podatku VAT wpisujemy w dwch lubwicej wierszach (w zalenoci od iloci stawek podatku VAT).

71


5. Uzupeniona tabela dot. wskanikw rezultatu we wniosku o patno niebdcymwnioskiem o patno kocow.

Zalecenie:Tabel dot. wskanikw rezultatu naley wypenia (przede wszystkim) we wniosku opatno kocow (take we wniosku stanowicym rozliczenie ostatniej transzy zaliczki).

Uwaga!Zgodnie z Instrukcj wypeniania wnioskw o patno beneficjent powinien wypeni tabel dot. wskanikwrezultatu, jeeli: w trakcie realizacji projektu osign warto docelow ktrego ze wskanikw lub zrealizowa czciowo wskanik dotyczcy liczby utworzonych miejsc pracyw takiej sytuacji, pomimo i skadany wniosek nie jest wnioskiem o patno kocow, ani nie stanowi wnioskurozliczajcego ostatni transz zaliczki, przedmiotowy wskanik/wskaniki powinny zosta wykazane.

72


6. Uzupeniona tabela dot. wskanikw rezultatu we wniosku o patnobdcymwnioskiem o patno kocow.

Zalecenie:Jeeli beneficjent wniosek o patno kocow skada w trakcie trwania roku a wskanikirezultatu zgodnie z umow o dofinansowanie zobowizany jest osign np. do koca danegoroku kalendarzowego to wraz z wnioskiem o patno kocow naley zoy owiadczenie, wktrym beneficjent zobowizuje si jaki wskanik rezultatu, w jakiej wysokoci do kiedy osignie.Natomiast we wniosku o patno kocow beneficjent wykazuje rzeczywisty stan osigniciadanego wskanika rezultatu.

73


7. Odznaczona opcja NIE w lp. 3 (kopie dokumentw dot. zamwie publicznych) i lp. 4(kopie umw z wykonawcami), lp. 7 (kopie dokumentw dotyczcych kontroli uBeneficjenta przez instytucje zaangaowane w realizacj RPOWP, takie jak np.: IC, IA, NIK,KE, ETO oraz w przypadku przeprowadzenia audytu zewntrznego jeli jest wymaganydla danego projektu) pkt. 22 wniosku beneficjenta o patno w sytuacji, gdy rozliczane swydatki zwizane z t dokumentacj a dokumentacja zostaa doczona we wczeniejszychwnioskach o patno (ewentualnie przy wniosku o zawarcie aneksu).

Zalecenie:W opisanej sytuacji naley odznaczy TAK i w pimie przewodnim lub oddzielnymowiadczeniu napisa, e przedmiotowe dokumenty zostay doczone we wczeniejszymwniosku o patno lub wraz z prob o sporzdzenie aneksu do umowy.

Zaproponowane rozwizanie pozwala unikn doczania przedmiotowej dokumentacji dokadego wniosku beneficjenta o patno.

74


8. Brak zacznika nr 9 (Zestawienie dokumentw dotyczcych wydatkwniekwalifikowalnych) w sytuacji, gdy wniosek beneficjenta o patno obejmujerwnie wydatki niekwalifikowalne (kwota w pkt. 8b rni si od kwoty w pkt.9).

Zalecenie:W przypadku, gdy wniosek beneficjenta o patno obejmuje wydatki niekwalifikowalne naleykadorazowo wypeni zacznik nr 9. W zaczniku naley wskaza wszystkie dokumentyksigowe ujmujce wydatki niekwalifikowalne (take dokumenty wskazane w pkt. 11 wnioskubeneficjenta o patno).

Uwaga!Zgodnie z Instrukcj wypeniania wnioskw:Zacznik naley wypeni zgodnie z zaleceniami dotyczcymi pkt 11 oraz poda z jakiego rda

sfinansowano wykazane wydatki niekwalifikowalne, np. rodki wasne, kredyt bankowy, itp.;W kolumnie data zapaty w odrnieniu od zestawienia wydatkw kwalifikowanych (pkt 11 wniosku o

patno), naley poda kocow dat uregulowania nalenoci wynikajcej z danego dowodu ksigowego dat ostatniej patnoci.

75


9. Niepoprawne opisy dokumentw ksigowych tj.: Wskazanie przetargu nieograniczonego w sytuacji, gdy zamwienie zrealizowano w innymtrybie przetargowym bd skorzystano ze zwolnienia kwotowego (art. 4 pkt 8 ustawy Prawozamwie publicznych). Wskazanie Dz. U. dot. ustawy Prawo zamwie publicznych, ktry nie obowizywa wmomencie realizacji zamwienia publicznego (dniem decydujcym o waciwym DziennikuUstaw jest dzie publikacji ogoszenia we waciwym publikatorze (BZP; Dz.U.UE)). Jeelibeneficjent realizujc zadanie nie zawar umowy wwczas momentem decydujcym jest datasprzeday widniejca na dokumencie rozliczeniowym). Dekretacja wg klasyfikacji budetowej niezgodna ze wskazanym dofinansowaniem zerodkw EFRR (dot. jednostek samorzdu terytorialnego) wkad wasny 9, EFRR 7. Opisy na dokumentach ksigowych opatrzone s nieczytelnymi podpisami (parafki) bezpiecztek imiennych lub w ogle nie s opatrzone podpisami osb upowanionych.

Zalecenie:Dokumenty ksigowe naley opisywa rzetelnie, zgodnie z dokumentem Zasady opisywaniafaktur i innych dokumentw ksigowych dostpnym na stronie RPOWP na lata 20072013.

76


10. Niewaciwie dokonywana poprawa bdw na dokumentach ksigowychwskazanych przez IZ RPOWP (dot. samych dokumentw oraz ich opisw).

Zalecenie:Wszelkie bdy naley poprawia zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 r.o rachunkowoci.

Uwaga!Zgodnie z Wytycznymi IZ RPOWP w zakresie kwalifikowalnoci wydatkw w ramachRegionalnego Programu Operacyjnego Wojewdztwa Podlaskiego na lata 20072013 wydatekkwalifikuje si do wspfinansowanie jeeli m.in. zosta waciwie udokumentowany (pkt. 5.2).Wprzeciwnym razie wydatek jest niekwalifikowalny.

Nie mona wprowadza zmian w opisie dokumentw ksigowych, ktre zostay doczone dozatwierdzonegowniosku beneficjenta o patno.

77

Najczciejpopenianebdy(cd.)

11. Faktury stanowice podstaw rozliczenia wydatkw kwalifikowalnych projektu swystawione niezgodnie z Ustaw o podatku od towarw i usug (art. 106108), tj.:1. Nieprawidowa data dostawy/wykonania usugi;2. Niewaciwie wyliczona kwota podatku VAT;3. Niewaciwa nazwa nabywcy.

Zalecenia:Beneficjent jeszcze przed ujciem faktury we wniosku o patno powinien upewni si, e:1. Data dostawy/wykonania usugi jest tosama z dat protokolarnego odbioru towaru/usugi.2. Kwota podatku VAT zostaa zaokrglona do penych groszy, przy czym kocwki poniej 0,5

grosza zostay pominite, a kocwki 0,5 grosza i wysze zostay zaokrglone do 1 grosza.3. Nazwa nabywcy jest tosama z nazw beneficjenta lub podmiotu reprezentujcego

beneficjenta.

W przypadku, gdy faktura zostaa wystawiona niezgodnie z ww. wymogami naley niezwoczniej skorygowa (faktura korygujca lub nota korygujca).

78

12.Wytycznewzakresiekwalifikowalnociwydatkw(wybranekwestie)

Definicja robt zamiennych definicja robt zamiennych poprzez okrelenie warunkwprzesdzajcych e mamy do czynienia z robotami zamiennymi (mog by kwalifikowlane)pkt 6.5 Wytycznych, a nie robotami dodatkowymi (zawsze s niekwalifikowalne) pkt 7.2Wytycznych.

Uszczegowiono sposb procedowania z karami umownymi, ktrych Beneficjent nie zdoawyegzekwowa od kontrahenta (pkt 6.17 Wytycznych).

Uregulowano zagadnienie tzw. dochodu incydentalnego przedmiotowy dochd pomniejszakoszty kwalifikowalne bdce podstaw wyliczenia dofinansowania (pkt 6.21Wytycznych).

79

ZALICZKOWANIE1. Problematyka zostaa uregulowana w umowie o dofinansowanie projektu ( 6 umowy).2. Warunkiem otrzymania zaliczki przez beneficjentw nie bdcych jst jest zoenie dodatkowego

zabezpieczenia, poza wekslem wynikajcym z podpisania umowy.Zgodnie z 11 ust. 2 umowy o dofinansowanie moe to by nastpujce forma zabezpieczenia:

a) pienidz,b) porczenie bankowe,c) gwarancja bankowa,d) gwarancja ubezpieczeniowa,e) weksel z porczeniem wekslowym banku lub spdzielczej kasy oszczdnociowo-kredytowej,f) zastaw na papierach wartociowych emitowanych przez Skarb Pastwa lub jednostk samorzdu terytorialnego,g) zastaw rejestrowy wraz z cesj praw z polisy ubezpieczenia,h) hipoteka wraz z cesj praw z polisy ubezpieczenia nieruchomoci bdcej przedmiotem hipoteki,i) przewaszczenie rzeczy ruchomych na zabezpieczenie,j) porczenie wedug prawa cywilnego.

80

ZALICZKOWANIE

Zabezpieczenie musi odpowiada kwocie wnioskowanej zaliczkii musi zosta ustanowione przynajmniej do czasu jej rozliczenia.

Pierwsza transza w formie zaliczki moe stanowi nie wicej ni 35%wartoci dofinansowania, jednake nie wicej ni 1 000 000,00 PLN.

Kolejna transza zaliczki jest uzaleniona od rozliczenia ostatniej otrzymanejtranszy zaliczki a jej wysoko moe wynosi nie wicej ni 60%dofinansowania.

81

ZALICZKOWANIE

Patno kocowa musi wynosi co najmniej 5% oglnej wartocidofinansowania okrelonego w umowie/decyzji o dofinansowanie.

Rozliczenie zaliczki rozumiane jako zoenie przez Beneficjenta wnioskuo patno, w ktrym zostay wskazane wydatki kwalifikowalne lub zwrotzaliczki, powinno nastpi niezwocznie po wydatkowaniu rodkw, jednakw terminie nie duszym ni 60 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania.

W przypadku rozliczenia zaliczki w terminie pniejszym lub w kwociemniejszej ni przekazana kwota zaliczki, od rodkw przekazanych poterminie nalicza si odsetki jak dla zalegoci podatkowych, liczone od dniaprzekazania rodkw do dnia zoenia wniosku o patno lub ich zwrotu.

82

ZALICZKOWANIE

W przypadku nieprawidowego rozliczenia uprzednio otrzymanejzaliczki we waciwym terminie, kolejne transze dotacji bdprzekazywane Beneficjentowi wycznie w formie refundacji.

Beneficjent rozliczajc zaliczk moe jednoczenie wnioskowao refundacj poniesionych wydatkw kwalifikowalnych orazo kolejn zaliczk (w jednym wniosku o patno moe wystpirozliczenie zaliczki, refundacja i kolejna zaliczka).

83

ZALICZKOWANIE

Zaliczka wypacana jest na wyodrbniony dla projektu rachunekbankowy Beneficjenta. Z tego rachunku mog by ponoszone tylkoi wycznie wydatki zwizane z jego realizacj (przy opacie faktury

naley pamita, i otrzymana zaliczka dotyczy tylkodofinansowania zwizanego z faktur a rodki na pokrycie wkaduwasnego powinny pochodzi od Beneficjenta).

Odsetki od zaliczek zgromadzonych na rachunku bankowymBeneficjenta podlegaj zwrotowi do IZ w przypadku podmiotwinnych ni JST. Beneficjenci bdcy JST- nie zwracaj odsetek.

84

Wytyczne w sprawie udzielania zamwie oraz wyboru wykonawcw w transakcjach nieobjtych ustaw Prawo Zamwie

PublicznychWytyczne dostpne s na stronie internetowej:

www.rpowp.wrotapodlasia.pl(Zakadka: Dokumenty/Wytyczne/Wytyczne IZ)

http://www.rpowp.wrotapodlasia.pl/

85

Zakres regulacji wynikajcy z WytycznychWytyczne maj zastosowanie do udzielania zamwie oraz wyboru wykonawcww transakcjach wspfinansowanych ze rodkw EFRR w ramach RPOWP na lata2007-2013, nieobjtych ustaw Prawo Zamwie Publicznych tj.:a) zamwie, ktrych warto nie przekracza wyraonej w zotych rwnowartocikwoty 14 000 EURO netto, udzielonych przez beneficjentw zobowizanych na mocyustawy PZP do jej stosowania (kurs obowizujcy od 01.01.2014r.: 1 EURO= 4,2249z),b) zamwie udzielanych przez Beneficjentw, ktrzy nie s zobowizanido stosowania PZP bez wzgldu na warto zamwienia.W przypadku gdy Beneficjentem jest podmiot, do ktrego nie stosuje si ustawyPrawo Zamwie Publicznych (art. 4 pkt 8 PZP- zamwienia poniej 14 000 EURO),zobowizuje si on dokonywania wydatkw w sposb celowy i oszczdnyz zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektw z danych nakadw,w sposb umoliwiajcy terminow realizacj zada.

86

Zakres regulacji wynikajcy z Wytycznych c.d.

Niniejsze Wytyczne dotycz rwnie partnera/partnerw projektu w zakresiejego czci, za ktr jest odpowiedzialny zgodnie z umow partnersk.

Jeeli Beneficjent posiada wewntrzne procedury udzielania zamwienieobjtych ustaw PZP, stosuje wasne procedury, o ile zawieraj onezasady okrelone w niniejszych Wytycznych (wewntrzne procedury niemog by bardziej liberalne od Wytycznych). Wytyczne nie majzastosowania do zamwie udzielanych przez Beneficjentw nalecych dosektora finansw publicznych, pod warunkiem, e posiadaj i stosujwewntrzne procedury udzielania zamwie o wartoci nie przekraczajcejkwoty z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamwiepublicznych.

87


1) Beneficjent przygotowuje i przeprowadza postpowanieo udzielenie zamwienia w sposb zapewniajcy zachowaniezasady przejrzystoci, jawnoci postpowania, ochrony uczciwejkonkurencji i rwnego traktowania wykonawcw. Jednoczeniezobowizany jest do dooenia stara by zapewni bezstronno iobiektywizm przy wyanianiu wykonawcy/dostawcy w ramachProjektu.

88


2) Przed udzieleniem zamwienia Beneficjent ustala jego przewidywalnwarto:a) na dostawy- w oparciu o analiz cen rynkowych towarw lub usugdokonan na podstawie zebranych ofert, informacji zawartych na stronachinternetowych, w cennikach, katalogach, folderach itp.,b) na roboty budowlane - na podstawie kosztorysu inwestorskiego lubwyceny robt.3) Beneficjent nie moe w celu uniknicia stosowania przepiswniniejszych Wytycznych dzieli zamwienia na czci lub zania jegowartoci. Usugi, dostawy i roboty budowlane sumuje si w ramach Projektuwedug danego rodzaju.

89


4)Wybr najkorzystniejszej oferty dokonywany jest w oparciuo okrelone przez Beneficjenta kryteria (np. cena, jako przedmiotuzamwienia, funkcjonalno, parametry techniczne, zastosowanienajlepszych technologii w zakresie oddziaywania na rodowisko, kosztyeksploatacji, gwarancja, serwis, termin wykonania zamwienia itp.).Kryterium oceny ofert powinno by dostosowane do przedmiotuzamwienia.

5) Beneficjent zobowizany jest zachowa form pisemn procesu udzielaniazamwienia.

90

Zamwienia o wartoci nieprzekraczajcej 14 000 EURO netto

1) Beneficjent zobowizany jest dokona porwnania ofert dostpnych narynku np. poprzez analiz zebranych ofert, katalogw, broszur, folderw,stron internetowych, badanie telefoniczne itp.

2) Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje si w oparciu o okreloneprzez Beneficjenta kryteria.

3) Beneficjent zobowizany jest udokumentowa przeprowadzenie badaniarynku oraz wybr oferty w formie notatki/ protokou, do ktrego zaczazebrane oferty. W przypadku zbierania ofert drog telefoniczn powinnaby sporzdzona notatka z przeprowadzonych rozmw.

91

Zamwienia o wartoci powyej 14 000 EURO netto

1) Beneficjent zobowizany jest upubliczni tre zapytania ofertowegostosujc co najmniej jedn z nastpujcych form upubliczniania: Internet,gazety o zasigu krajowym lub regionalnym, publikacje specjalistyczne,lokalne gazety, biuletyny informacji miejskiej. Jednoczenie Beneficjentkieruje zapytanie ofertowe o jednakowej treci do co najmniej 3potencjalnych wykonawcw.

2) Zapytanie ofertowe powinno zawiera co najmniej: dane identyfikujcezamawiajcego, opis przedmiotu zamwienia, termin realizacji zamwienia,kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej oraz ich wag, termin skadaniaofert.

92

Zamwienia o wartoci powyej 14 000 EURO netto

3) Wyboru najkorzystniejszej oferty Beneficjent dokonuje poporwnaniu co najmniej 3 ofert handlowych, wanych na dziedokonania zamwienia, w oparciu o kryteria odpowiadajcewarunkom zapytania ofertowego. W sytuacji gdy pomimoupubliczniania zapytania ofertowego zebrano oferty w ilocimniejszej ni 3, Beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy, ktregooferta spenia kryteria okrelone w zapytaniu i sporzdza pisemneuzasadnienie dokonanego wyboru.

93

Zamwienia o wartoci powyej14 000 EURO netto

4) Beneficjent zobligowany jest udokumentowa przebiegpostpowania w formie protokou/notatki zawierajcej: opisprzedmiotu zamwienia, dane identyfikujce wykonawcw,informacj o sposobie upubliczniania zapytania ofertowego,streszczenie oceny i porwnanie ofert, wskazanienajkorzystniejszej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, datsporzdzenia protokou/notatki oraz podpis Beneficjenta lub osobyupowanionej. Do protokou / notatki naley zaczy zebraneoferty.

94

Zamwienia o wartoci powyej 14 000 EURO netto5) Dopuszczalne jest udzielenie zamwienia bez uprzedniej publikacji

ogoszenia jedynie w wyjtkowych sytuacjach np. zamwienie z przyczyntechnicznych, artystycznych lub zwizanych z ochron praw wycznychmoe by wykonane tylko przez okrelony podmiot gospodarczy.Beneficjent zobowizany jest wwczas skierowa zapytanie ofertowe dopotencjalnego wykonawcy a nastpnie dokona wyboru oferty jeli speniaona okrelone wczeniej kryteria. Naley przeprowadzi negocjacjez wybranym wykonawc i udokumentowa ten fakt w formie pisemnegoprotokou z negocjacji, podpisanego przez obie strony. Naley rwniesporzdzi pisemne uzasadnienie skierowania zapytania ofertowegodo tylko jednego wykonawcy.

6) Udzielenie zamwienia powinno nastpi poprzez zawarcie umowyw formie pisemnej.

95


Niniejsze Wytyczne obowizuj od dnia zatwierdzenia przez ZarzdWojewdztwa Podlaskiego i maj zastosowanie do projektw, dlaktrych wnioski o dofinansowanie zostay zoone do IZ RPOWPpo wejciu w ycie niniejszych Wytycznych (19.04.2011r.).

W przypadku naruszenia przez Beneficjenta/Partnera regulacji prawakrajowego lub wsplnotowego w dziedzinie zamwie publicznych orazniestosowania zasad okrelonych w niniejszych Wytycznych, IZRPOWP nakada na Beneficjenta korekty finansowe (procentowe lubustalone przy pomocy metody dyferencyjnej).

96

DZIKUJEMYZAUWAG

ReferatRozliczeiPatnociProjektwWspierajcychRozwjRegionalnyDepartamentWdraaniaRPOUrzdMarszakowskiWojewdztwaPodlaskiegoul.Poleska8915874Biaystokwww.rpowp.wrotapodlasia.pl

Slajd numer 1 Sposb wypeniania wniosku o patnoSlajd numer 3Czstotliwo i terminowo skadania wnioskw o patnoSlajd numer 5 7 umowy o dofinansowanie projektuLista dokumentw niezbdnych do prawidowego wypenienia wniosku o patno i zacznikw Wymagania formalne dot. wnioskw o patnoCel skadnia wniosku Beneficjenta o patnoWniosek penicy funkcj sprawozdawcz Wnioskowanie o przyznanie patnoci zaliczkowejWnioskowanie o przyznanie patnoci zaliczkowejWniosek rozliczajcy otrzyman zaliczkWniosek rozliczajcy otrzyman zaliczkWniosek o patno poredni1. Wniosek za okres do. 8a. Kwota patnoci otrzymanych w ramach projektu8b. Cakowita kwota poniesionych wydatkw objtych wnioskiem10. Wnioskowana kwota11. Zestawienie dokumentw potwierdzajcych poniesione wydatki objte wnioskiem 11. Zestawienie dokumentw potwierdzajcych poniesione wydatki objte wnioskiem12. Uzyskany dochd oraz odsetki narose od zoenia poprzedniego wniosku o patno 13. Korekty finansowe15. Postp rzeczowo finansowy realizacji projektu15 A. Przebieg rzeczowy realizacji projektu w okresie objtym wnioskiem o patno 15B. Dane dotyczce kontraktw z wykonawcami projektu W zestawieniu nie ujmuje si kontraktw, ktrych warto netto nie przekracza kwoty okrelonej w art. 4 pkt.8 ustawy Pzp16. Planowany przebieg realizacji projektu do czasu zoenia kolejnego wniosku o patno 17A. Wskaniki produktu Tabela dotyczca wskanikw produktu powinna by wypeniana dla kadego wniosku o patno (za wyjtkiem patnoci zaliczkowej)17B. Wskaniki rezultatuTabela dotyczca wskanikw rezultatu powinna by wypeniana przede wszystkim dla wniosku o patno kocow, za wyjtkiem sytuacji gdy Beneficjent jeszcze w trakcie realizacji projektu osign warto docelow ktrego wskanika18. Informacja na temat problemw19. Harmonogram wydatkw na kolejne kwartay20. Informacja o zgodnoci realizacji projektu z zasadami polityk wsplnotowych TAK lub NIE 21. Owiadczenia Beneficjnta Slajd numer 33Slajd numer 34Slajd numer 35Slajd numer 36Slajd numer 37Slajd numer 38Slajd numer 39Slajd numer 40Slajd numer 41Slajd numer 42Slajd numer 43Slajd numer 44Slajd numer 45Slajd numer 46Slajd numer 47Slajd numer 48Slajd numer 49Slajd numer 50Slajd numer 51Slajd numer 52Slajd numer 53Slajd numer 54Slajd numer 55Slajd numer 56Slajd numer 57Slajd numer 58Slajd numer 59Slajd numer 60Slajd numer 61Slajd numer 62Slajd numer 63Slajd numer 64Slajd numer 65Slajd numer 66Slajd numer 67Slajd numer 68Slajd numer 69Slajd numer 70Slajd numer 71Slajd numer 72Slajd numer 73Slajd numer 74Slajd numer 75Slajd numer 76Slajd numer 7712. Wytyczne w zakresie kwalifikowalnoci wydatkw (wybrane kwestie) ZALICZKOWANIEZALICZKOWANIEZALICZKOWANIEZALICZKOWANIEZALICZKOWANIESlajd numer 84Zakres regulacji wynikajcy z WytycznychZakres regulacji wynikajcy z Wytycznych c.d.Zakres regulacji wynikajcy z Wytycznych c.d.Zakres regulacji wynikajcy z Wytycznych c.d.Zakres regulacji wynikajcy z Wytycznych c.d.Zamwienia o wartoci nieprzekraczajcej 14 000 EURO nettoZamwienia o wartoci powyej 14 000 EURO nettoZamwienia o wartoci powyej 14 000 EURO nettoZamwienia o wartoci powyej14 000 EURO nettoZamwienia o wartoci powyej 14 000 EURO nettoZakres regulacji wynikajcy z Wytycznych c.d.Slajd numer 96

Prezentacja ze szkolenia dla Beneficjentów RPOWP z rozliczania ...

Documents

Transcript of Prezentacja ze szkolenia dla Beneficjentów RPOWP z rozliczania ...