PRAKTYCZNY PORADNIK DLA

BENEFICJENTÓW

Program OperacyjnyKapitał Ludzki w Wielkopolsce

UNIA EUROPEJSKAEUROPEJSKI

FUNDUSZ SPOŁECZNY

Samorząd Województwa WielkopolskiegoWojewódzki Urząd Pracy

w Poznaniu

2 3

Spis treści

Wstęp 4

I. System wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 6

II. Klasyfikacja kryteriów wyboru projektów 8

III. Przewodnik po kryteriach wyboru projektów (udzielania dofinansowania w trybie konkursowym) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 11

IV. Wybór projektów (procedura konkursowa) 47

4.1 Ogłoszenie konkursu 47

4.2 Złożenie wniosku 49

4.3 Ocena formalna 51

4.4 Ocena merytoryczna – zasady ogólne 53

4.5 Ocena merytoryczna – procedura 55

4.6 Lista rankingowa wniosków oraz protokół z prac KOP 56

4.7 Negocjacje 59

4.8 Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu 60

4.9 Ogłoszenie ostatecznej listy zawartych umów o dofinansowanie 61

4.10 Procedura odwoławcza 62

V. Finansowanie PO KL 68

5.1. Przekazywanie środków w ramach PO KL 68

5.2. Zasady finansowania projektów w ramach PO KL 69

5.2.1 Umowa o dofinansowanie projektu 69

5.2.2 Przekazywanie środków na dofinansowanie projektu 70

5.2.3 Zabezpieczenie dotacji rozwojowej 71

5.2.4. Wkład własny 73

5.2.5 Obowiązek zwrotu środków z końcem roku budżetowego 74

5.2.6 Rozliczenie końcowe dotacji rozwojowej 75

5.3 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL 75

5.3.1 Ogólne zasady kwalifikowania wydatków 76

5.3.2 Szczegółowe zasady kwalifikowania wydatków w ramach PO KL 79

2 3

5.4 Inne istotne uregulowania w zakresie kwalifikowalności wydatków 97

5.4.1 Przepisy odrębne 101

5.5 Monitorowanie i rozliczanie wydatków w ramach PO KL 102

5.5.1 Rozliczanie projektu 102

5.5.2 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność 103

5.5.3 Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków 106

5.5.4 Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego beneficjenta 108

5.5.5 Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność 110

5.5.6 Wprowadzanie zmian do projektu 113

5.6 Korekty finansowe i nieprawidłowości 114

VI. Promocja projektów 117

6.1 Informacja o współfinansowaniu 117

6.2 Oznaczanie pomieszczeń w których realizowany jest projekt 118

6.3 Oznaczanie sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu 118

6.4 Informacja o współfinansowaniu wynagrodzeń w ramach projektu 119

6.5 Przykłady sformułowań informujących o współfinansowaniu 119

VII. Pomoc publiczna 120

7.1 Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 123

7.1.1 Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich 124

7.1.2 Priorytet VII Promocja integracji społecznej 130

7.1.3 Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki 133

7.1.4 Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach 137

7.2 Wyliczenie pomocy publicznej na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu 137

7.3 Obowiązki podmiotów sprawozdających z udzielonej pomocy publicznej oraz obowiązki podmiotów kontrolujących prawidłowość udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL 145

VIII. Najczęściej zadawane pytania 147

Notatki 153

4 5

Wstęp

Celem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), jest umożliwienie pełnego wykorzystania

potencjału zasobów ludzkich poprzez wzrost zatrudnienia i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw

i ich pracowników, podniesienie poziomu wykształcenia społeczeństwa, zmniejszenie obszarów wy-

kluczenia społecznego oraz wsparcie budowy struktur administracyjnych państwa. Zawarte w ramach

dziewięciu Priorytetów, na które podzielony jest Program obszary wsparcia to: zatrudnienie, edukacja,

integracja społeczna, rozwój potencjału adaptacyjnego pracowników i przedsiębiorstw, a także za-

gadnienia związane z rozwojem zasobów ludzkich na terenach wiejskich, z budową sprawnej i part-

nerskiej administracji publicznej wszystkich szczebli oraz z promocją zdrowia.

Termin „kapitał ludzki” przyjęto, jako najpełniej oddający istotę kompleksowego wsparcia przewi-

dzianego do realizacji w ramach Programu Operacyjnego, którego cele są ściśle związane z rozwo-

jem kapitału ludzkiego zarówno w jego wymiarze indywidualnym, jak i społecznym. „Kapitał ludzki”

oznacza zasób wiedzy, umiejętności oraz potencjału zawartego w każdym człowieku i w społeczeń-

stwie jako całości, określa zdolności do pracy, adaptacji do zmian w otoczeniu oraz możliwości two-

rzenia nowych rozwiązań. W bezpośredniej korelacji z kapitałem ludzkim pozostaje kapitał społecz-

ny, oznaczający zasoby umiejętności, informacji, kultury, wiedzy i kreatywności jednostek oraz związ-

ki pomiędzy ludźmi i organizacjami. Podkreślić należy, iż kapitał społeczny nie jest tylko prostą sumą

kapitałów jednostek, ale jest także kreowany przez instytucje oraz pomnażany poprzez ich zdolność

do współdziałania.

PO KL koncentruje wsparcie wokół kluczowych obszarów i najważniejszych problemów wymaga-

jących interwencji w zakresie zatrudnienia oraz podnoszenia jakości kapitału ludzkiego. Jednocze-

śnie, kompleksowy charakter wsparcia został zaplanowany w taki sposób, aby umożliwić odpowied-

nie rozszerzanie zakresu dostępnej pomocy, zgodnie ze specyfiką problemów występujących na pol-

skim rynku pracy.

Program Operacyjny Kapitał Ludzki składa się z 9 Priorytetów, realizowanych równolegle na pozio-

mie centralnym i regionalnym.

W ramach Programu ok. 60% alokowanych środków przeznaczonych jest na wsparcie dla osób

i grup społecznych na szczeblu regionalnym, zaś pozostałe ok. 40% środków – na wsparcie struktur

i systemów wdrażanych sektorowo przez odpowiednie resorty.

4 5

n Priorytety realizowane centralnie to:

n Priorytet I: Zatrudnienie i integracja społeczna;

n Priorytet II: Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa

stanu zdrowia osób pracujących;

n Priorytet III: Wysoka jakość systemu oświaty;

n Priorytet IV: Szkolnictwo wyższe i nauka;

n Priorytet V: Dobre rządzenie.

n Priorytety realizowane na szczeblu regionalnym to:

n Priorytet VI: Rynek pracy otwarty dla wszystkich;

n Priorytet VII: Promocja integracji społecznej;

n Priorytet VIII: Regionalne kadry gospodarki;

n Priorytet IX: Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach.

Ponadto realizowany jest Priorytet X Pomoc techniczna, który ma na celu zapewnienie właściwego

zarządzania PO KL, wdrażania oraz promocji Europejskiego Funduszu Społecznego.

Skuteczność realizacji przedstawionych celów zależy przede wszystkim od skutecznej współpracy

pomiędzy Instytucją Zarządzającą Programem, Instytucjami Pośredniczącymi a Beneficjentami, któ-

rej zasady określone są w szeregu wytycznych opracowanych przez Ministerstwo Rozwoju Regional-

nego. Dotyczą one w szczególności zasad wyboru projektów, kwalifikowania wydatków, pomocy pu-

blicznej, kontroli itp. Znajomość zasad przedstawionych w Systemie Realizacji Programu Operacyjne-

go Kapitał Ludzki, a także w niniejszym poradniku jest niezbędna do uzyskania dofinansowania, pra-

widłowej realizacji projektu oraz jego skutecznego rozliczenia.

6 7

I. System wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Szeroki zakres wsparcia sprawia, że PO KL jest dokumentem dość ogólnym zarówno w warstwie

diagnostyczno-analitycznej, jak i identyfikacji poszczególnych celów pomocy, typów projektów oraz

grup docelowych.

Dlatego też, na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadze-

nia polityki rozwoju1 Instytucja Zarządzająca PO KL przygotowuje Szczegółowy opis priorytetów PO KL

(SzOP PO KL), który zawiera zestaw możliwych do realizacji typów projektów, a także informacje o ro-

dzajach wnioskodawców i grup docelowych.

Jednakże, ze względu na fakt, że ponad 60% środków Programu zostanie wykorzystanych w woje-

wództwach, których zarówno sytuacja ekonomiczno-społeczna, jak i potrzeby rozwojowe są zróżnico-

wane, istnieje konieczność przygotowania przez Instytucje Pośredniczące (IP) PO KL bardziej szcze-

gółowego opracowania dotyczącego programowania wsparcia.

Dokumentem tym jest Plan działania (PD) – opracowywany corocznie przez Instytucję Pośredniczą-

cą, opiniowany przez Podkomitet Monitorujący PO KL (PKM PO KL) i zatwierdzany przez Instytucję

Zarządzającą PO KL (IZ). Plan działania ma na celu przedstawienie założeń IP w danym roku w odnie-

sieniu do preferowanych form wsparcia (typów projektów), podziału środków finansowych na wybra-

ne typy projektów oraz zasad i terminów wyboru projektów. Preferowanie pewnych form wsparcia wy-

nika z aktualnej sytuacji społeczno-gospodarczej i potrzeb danego województwa.

Dla każdego Priorytetu PO KL IP przygotowuje osobny PD.

PD obejmuje okres jednego roku budżetowego (1 stycznia – 31 grudnia).

n PD składa się z następujących części:

n Kart Działań (w zależności od ich liczby w danym Priorytecie), zawierających informacje o wspar-

ciu EFS przewidzianym do realizacji w ramach poszczególnych Działań (zgodnie z SzOP PO KL).

W zakres tych informacji wchodzą: przewidziane do realizacji typy projektów konkursowych (część

A), przewidziane do realizacji projekty systemowe (część B), wskaźniki monitorowania Działania

(część C).

n Opisu wdrażania danego Priorytetu. W części tej mieszczą się: przewidziane do realizacji projekty

innowacyjne (część D) oraz ponadnarodowe (część E), realizowane projekty indywidualne (część 1 Dz. U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1658 i Dz. U. z 2007 r. Nr 140, poz. 984.

6 7

F), opis mechanizmów komplementarności z innymi wspólnotowymi instrumentami finansowymi

(część G), wskaźniki monitorowania realizacji Priorytetu wskazujące stopień realizacji celów szczegó-

łowych określonych dla danego Priorytetu (część H) oraz tabela finansowa dla Priorytetu (część I).

W przypadku komponentu regionalnego PO KL, każda Instytucja Pośrednicząca przedkłada do IZ

jednocześnie 4 Plany działania: w ramach Priorytetów VI, VII, VIII oraz IX. Zamierzenia zadeklarowane

w poszczególnych dokumentach powinny być komplementarne oraz stanowić kompletną odpowiedź

na te problemy danego województwa, których rozwiązanie może przyspieszyć interwencja w ramach

Europejskiego Funduszu Społecznego. Istotnym zadaniem regionalnych Instytucji Pośredniczących

jest zapewnienie koordynacji zapisów 4 Planów działania dla danego województwa, w szczególności

w zakresie zharmonizowanego brzmienia kryteriów wyboru projektów i zbliżonych wymogów

stawianych projektodawcom.

Treść zatwierdzonego PD podaje się niezwłocznie do publicznej wiadomości, w szczególności za-

mieszcza się na stronie internetowej IP.

Stopień realizacji PD jest przedmiotem corocznego przeglądu, przeprowadzanego przez IZ we

współpracy z IP do dnia 30 kwietnia roku następującego po zakończeniu roku obowiązywania PD.

Pierwszy przegląd realizacji PD przeprowadza się do dnia 30 kwietnia 2009 r. O wynikach przeglądu

PD jest informowany PKM PO KL.

8 9

II. Klasyfikacja kryteriów wyboru projektów

W ramach PO KL stosowane są następujące podstawowe rodzaje kryteriów dokonywania

wyboru projektów:

I. kryteria ogólne;

II. kryteria szczegółowe.

Za wyodrębnieniem dwóch powyższych typów kryteriów przemawia szeroki zakres różnorodnych za-

gadnień tematycznych objętych wsparciem w ramach PO KL. Nie jest więc możliwe określenie zamknię-

tej listy kryteriów obowiązującej dla wszystkich Priorytetów, Działań i Poddziałań PO KL. W założeniu gru-

pę taką stanowią kryteria ogólne, natomiast kryteria szczegółowe są ustalane dla poszczególnych Dzia-

łań, Poddziałań i typów projektów realizowanych w ramach PO KL. Klasyfikacja typów kryteriów w ra-

mach PO KL jest zbliżona dla projektów konkursowych, systemowych oraz indywidualnych. Tożsame

typy kryteriów ogólnych (formalnych, merytorycznych i horyzontalnych) oraz szczegółowych kryteriów

dostępu ustalane są zarówno dla projektów systemowych, jak i konkursowych. Niemniej jednak w ra-

mach tej samej grupy kryteriów, w zależności od typu projektu (konkursowy, systemowy bądź indywidu-

alny), kryteria mogą różnić się co do treści i stosowanej metodologii oceny. Szczegółowe kryteria strate-

giczne IP stosuje natomiast wyłącznie w odniesieniu do projektów konkursowych.

zatwierdzane przez Komitet Monitorujący

dla całego PO KL

zatwierdzane przez Komitet Monitorujący

w ramach danego Planu Działania

ocenaformalna

ocenamerytoryczna

kryteriaformalne

kryteriamerytoryczne

kryteriadostępu

kryteriahoryzontalne

kryteriastrategiczne

kryteria ogólne kryteria szczegółowe

Kryteria wyboruprojektów w PO KL

8 9

Kryteria ogólne zatwierdzane są przez Komitet Monitorujący PO KL na podstawie propozycji

przedłożonej przez Instytucję Zarządzającą PO KL. Kryteria ogólne dzielą się na:

1. kryteria formalne;

2. kryteria merytoryczne;

3. kryteria horyzontalne.

Ad 1) Obowiązek spełniania ogólnych kryteriów formalnych dotyczy wszystkich rodzajów pro-

jektów. Ich weryfikacja ma miejsce na etapie oceny formalnej. Dotyczą one zagadnień związanych ze

spełnieniem wymogów rejestracyjnych oraz wypełnieniem wniosku o dofinansowanie zgodnie z ogól-

nie przyjętymi dla PO KL zasadami.

Ad 2) Ogólne kryteria merytoryczne dotyczą ogólnych zasad odnoszących się do treści wnio-

sku, wiarygodności i zdolności projektodawcy do podjęcia realizacji projektu oraz zasad finansowania

projektów w ramach PO KL. Ogólne kryteria merytoryczne mają charakter uniwersalny, tj. odnoszą się

do wszystkich projektów realizowanych w ramach Programu. Ogólne kryteria merytoryczne weryfiko-

wane są na etapie oceny merytorycznej.

Ad 3) Ogólne kryteria horyzontalne mają charakter przekrojowy i zatwierdzane są przez Komitet

Monitorujący w toku realizacji Programu w związku z koniecznością zapewnienia realizacji strategicz-

nych celów na poziomie całego PO KL. Ich weryfikacja odbywa się na etapie oceny merytorycznej.

Kryteria szczegółowe (o ile zostały określone) mają zastosowanie do poszczególnych Działań,

Poddziałań i typów projektów PO KL poprzez umieszczenie we właściwym dla danego Priorytetu Pla-

nie działania (z wyjątkiem kryteriów szczegółowych dla projektów indywidualnych). W przypadku kom-

ponentu regionalnego, właściwy miejscowo Podkomitet Monitorujący, rekomendując Instytucji Zarzą-

dzającej zatwierdzenie Planu, rekomenduje jednocześnie Komitetowi Monitorującemu zatwierdzenie

zawartych w nim kryteriów szczegółowych. Kryteria szczegółowe dzielą się na:

1. kryteria dostępu;

2. kryteria strategiczne.

Ad 1) Kryteria dostępu są obowiązkowe dla wszystkich wnioskodawców i podlegają weryfikacji

podczas oceny formalnej wniosku. Projekty konkursowe, które nie spełniają kryteriów dostępu, są od-

rzucane (o ile Instytucja Organizująca Konkurs [IOK] nie przewiduje możliwości poprawy lub uzupeł-

nienia wniosku), natomiast projekty systemowe bądź indywidualne – zwracane do poprawy przez be-

neficjenta. Kryteria dostępu mogą dotyczyć, np.: wnioskodawcy, grup docelowych, obszaru realizacji

projektu, poziomu wymaganego wkładu własnego itp.

10 11

Ad 2) Kryteria strategiczne obowiązują jedynie w odniesieniu do projektów konkursowych i doty-

czą preferowania pewnych typów projektów, co w praktyce oznacza przyznanie spełniającym je wnio-

skom premii punktowej (w wysokości maksymalnie 20 punktów) w trakcie oceny merytorycznej (pre-

mia przyznawana jest wyłącznie tym wnioskom, które otrzymają wymagane minimum punktowe za

spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych, tj. w przypadku średniej arytmetycznej ocen wynoszą-

cej: minimum 60 punktów ogółem oraz przynajmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oce-

ny merytorycznej. Spełnianie kryteriów strategicznych nie jest obowiązkowe, aby wniosek mógł zostać

pozytywnie oceniony pod względem merytorycznym.

Przy wyborze projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej stosuje się generalnie obo-

wiązujące zasady wyboru projektów, zarówno w trybie konkursowym, jak i systemowym. Grupa Ro-

bocza ds. kwestii horyzontalnych PO KL proponuje ogólne kryteria wyboru projektów innowacyjnych,

które są zatwierdzane przez Komitet Monitorujący. Grupa wskazuje również przykładowe szczegóło-

we kryteria wyboru projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, które będą mogły być

wykorzystane przez Instytucje Pośredniczące, które następnie przedstawią je do zatwierdzenia Ko-

mitetowi Monitorującemu. Kryteria dotyczące projektów innowacyjnych obejmują m.in.: potencjał ba-

dawczy oraz doświadczenie uczestniczących podmiotów, zaangażowanie partnerów i przedstawicieli

grup docelowych (empowerment).

10 11

III. Przewodnik po kryteriach wyboru projektów (udzielania dofinansowania w trybie konkursowym) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

(a) Kryteria formalne

KRYTERIUM OBJAŚNIENIEWniosek złożono we właściwej instytucji

Wniosek musi zostać złożony w instytucji wskazanej w ogłoszeniu o kon-kursie oraz w trybie określonym w dokumentacji konkursowej (pkt 1.5 wnio-sku). Niewłaściwe wskazanie instytucji właściwej do przyjmowania wnio-sku dla danego Priorytetu, Działania i Poddziałania jest przyczyną odrzu-cenia wniosku bądź przekazania go do poprawy (w zależności od przy-jętych zasad dokonywania poprawy wniosku o dofinansowanie na etapie oceny formalnej), niezależnie od poprawnego wskazania numeru konkur-su (pkt 1.6).

Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) każdorazowo, w dokumentacji konkursowej (ogłoszeniu o konkursie), wskazuje miejsce i termin złożenia wniosków o dofinansowanie realizacji projektu.

Generator Wniosków ogranicza możliwości popełnienia błędu przy wy-borze instytucji, do której złożony ma być wniosek o dofinansowanie, po-przez zawężenie możliwości wyboru w punkcie 1.5 tylko tych instytucji, któ-re w zależności od komponentu (centralny lub regionalny) pełnią w po-szczególnych priorytetach funkcję Instytucji Pośredniczącej/Instytucji Po-średniczącej 2 stopnia. Pomimo tego bardzo częstym błędem skutkującym odrzuceniem wniosku o dofinansowanie jest niewłaściwe wskazanie insty-tucji, do której wniosek zostanie złożony (Instytucji Organizującej Konkurs). Zazwyczaj wynika to z nieuwagi przy wyborze opcji z rozwijanej listy bądź błędnej identyfikacji IOK (np.: pamiętać należy, że zamieszczenie informa-cji o konkursie na stronie internetowej samorządu województwa, nie zawsze oznacza, iż ogłaszającym konkurs jest Urząd Marszałkowski, który w więk-szości województw pełni rolę Instytucji Pośredniczącej. Jeżeli w danym wo-jewództwie wyznaczono dla poszczególnych priorytetów IP2, to wówczas przeprowadzenie procesu naboru i oceny leży w gestii tej instytucji). Pełna lista IP i IP2 zamieszczona została w załączniku III do Szczegółowego Opi-su Priorytetów. Identyfikacji IOK dokonać można również poprzez analizę dokumentacji konkursowej, w której wskazuje się instytucję odpowiedzial-ną za przeprowadzenie konkursu oraz miejsce złożenia wniosku o dofinan-sowanie).

12 13

Wniosek złożono w terminie wskazanym przez instytucję prowadzącą nabór projektów

Wniosek musi zostać złożony lub wpłynąć do Instytucji Organizującej Konkurs w terminie określonym w ogłoszeniu o konkursie (oraz w dokumen-tacji konkursowej).

Pamiętać należy o rozróżnieniu dwóch trybów naboru – zamknięty, w któ-rym ściśle określono terminy otwarcia i zamknięcia konkursu oraz otwarty, w którym znana jest przede wszystkim data otwarcia konkursu, a jego za-mknięcie zależy od dostępności środków przeznaczonych na konkurs. IOK może również zamknąć konkurs z innych uzasadnionych przyczyn. Każdo-razowo decyzja o zamknięciu konkursu powinna być podana do publicz-nej wiadomości na stronie internetowej IOK, z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni do planowanej daty zamknięcia konkursu. W tym czasie beneficjen-ci, którzy są w trakcie opracowywania wniosku o dofinansowanie będą mo-gli sfinalizować prace na projektem. W przypadku konkursu zamkniętego wniosek musi być złożony pomiędzy datą początkową i końcową konkur-su w godzinach przyjmowania wniosków, które IOK wskazuje w dokumen-tacji konkursowej (jak również w ogłoszeniu o konkursie). Jeżeli IOK w do-kumentacji konkursowej nie wskaże godzin, w których składać można apli-kacje należy wówczas przyjąć, iż są one tożsame z godzinami pracy urzę-du wskazanymi w Biuletynie Informacji Publicznej.

Kryterium odnosi się do daty złożenia wniosku w instytucji a nie jego wysłania, należy więc dochować wszelkiej staranności, aby wniosek zo-stał złożony we wskazanym przez IOK miejscu (informacje na temat spo-sobu i miejsca składania wniosków podawane są przez IOK w dokumenta-cji konkursowej).

Praktyka przyjmowania wniosków w trybie konkursu zamkniętego wska-zuje, iż największy odsetek wszystkich składanych aplikacji wpływa do IOK w ciągu 2 ostatnich dni prowadzenia naboru wniosków. Przygotowanie do-kumentów aplikacyjnych na ostatnią chwilę jest ryzykowne i powoduje wie-le błędów.

Jednym z nich jest złożenie wniosku po terminie wskazanym w doku-mentacji konkursowej. Przy czym termin oznacza nie tylko datę, ale i go-dzinę, o której konkurs zostanie zamknięty a wnioski nie będą przyjmowa-ne. O przyjęciu wniosku do oceny formalnej decyduje data wpłynięcia do-kumentu do IOK, tak więc wysyłka pocztą czy kurierem nie gwarantuje, że doręczyciel zdąży na czas.

12 13

Wniosek wypełniono w języku polskim

Wszystkie wymagane pola wniosku powinny zostać wypełnione w języ-ku polskim. Wymóg ten dotyczy również obowiązkowych załączników do wniosku. Jeżeli językiem tych dokumentów (np.: potwierdzających poten-cjał finansowy lub związanych z organizacją partnerstwa) nie jest język pol-ski, projektodawca zobowiązany jest do przedstawienia tych dokumentów wraz z załączonym tłumaczeniem tekstu na język polski wykonanym przez tłumacza przysięgłego. Dopuszcza się zawarcie obcojęzycznych słów w ty-tule projektu np. nazw własnych.

Jednocześnie poszczególne pola wniosku powinny być wypełniane w sposób umożliwiający ich jednoznaczną interpretację, np. nadmierne używanie skrótów może utrudnić osobie sprawdzającej prawidłową inter-pretację zapisów wniosku.

Wniosek jest kompletny i został sporządzony i złożony zgodnie z obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie (i właściwą dokumentacją konkursową)

IOK może w dokumentacji konkursowej ustanowić dodatkowe wymo-gi nie wykraczające poza listę opcjonalnych wymogów formalnych, któ-rych niespełnienie skutkuje negatywnym wynikiem oceny formalnej wnio-sku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL ze względu na niespełnie-nie tego kryterium. IOK określa każdorazowo w dokumentacji konkursowej, które wymogi formalne z podanej poniżej listy są stosowane w ramach da-nego konkursu, z wyraźnym zaznaczeniem, które z nich:

a) nie podlegają korektom ani uzupełnieniom, a tym samym skutkują odrzu-ceniem wniosku na etapie oceny formalnej;

b) podlegają korektom bądź uzupełnieniom. Inne uchybienia formalne niż wskazane poniżej w zakresie spełniania

tego kryterium nie mogą stanowić przyczyny uzyskania przez wniosek ne-gatywnego wyniku oceny formalnej. Oznacza to, że wniosek, który wykazu-je inne od poniższych uchybienia, musi zostać przekazany do oceny mery-torycznej, nie może być ani odrzucony, ani skierowany do poprawy lub uzu-pełnienia ze względu na niespełnienie tego kryterium. Lista uchybień skut-kujących negatywnym wynikiem oceny formalnej w zakresie wymogów, któ-re IOK może ustanowić w dokumentacji konkursowej w ramach omawiane-go kryterium:

1. Brak w części V wniosku wymaganej (wymaganych) w dokumentacji kon-kursowej pieczęci oraz czytelnego podpisu osoby upoważnionej;

2. Podpisanie wniosku w części V przez inna osobę (osoby) niż wskazana (wskazane) w pkt 2.6 wniosku;

14 15

3. Brak kontrasygnaty skarbnika lub głównego księgowego w części V wnio-sku – wyłącznie w przypadku jednostek sektora finansów publicznych;

4. Niezłożenie wniosku w dwóch egzemplarzach papierowych (oryginał + kopia poświadczona za zgodność z oryginałem zgodnie ze sposobem określonym w dokumentacji konkursowej albo 2 oryginały) oraz w wersji elektronicznej (plik XML);

5. Niezłożenie wraz z wnioskiem dwóch egzemplarzy wymaganych załącz-ników (oryginał + kopia poświadczona za zgodność z oryginałem zgod-nie ze sposobem określonym w dokumentacji konkursowej albo dwóch kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem zgodnie ze sposobem określonym w dokumentacji konkursowej):– dokumentu potwierdzającego sytuację finansową wnioskodawcy

(a także partnerów projektu – w przypadku projektu partnerskiego). Wymóg złożenia tego załącznika nie dotyczy jednostek sektora finan-sów publicznych; wymogi w zakresie rodzaju dokumentów są określo-ne w dokumentacji konkursowej;

– listu intencyjnego w sprawie partnerstwa ponadnarodowego– dotyczy wyłącznie projektów obejmujących współpracę ponadnarodową;

6. Niedająca się odczytać wersja elektroniczna wniosku (plik XML);7. Inna suma kontrolna w wersji papierowej i elektronicznej wniosku i/lub

różne sumy kontrolne na stronach wersji papierowej;8. Typ nośnika danych, na którym zapisano wersję elektroniczną, jest niezgod-

ny z wymaganiami określonymi w dokumentacji konkursowej;9. Brak co najmniej jednej strony w którymkolwiek egzemplarzu wniosku.Generator Wniosków Aplikacyjnych

Wniosek musi zostać sporządzony przy pomocy aplikacji Generator Wniosków Aplikacyjnych (GWA), dostępnej pod adresem internetowym:http://www.generatorwnioskow.efs.gov.pl/GeneratorWnioskow/ i wydruko-wany (z pliku PDF).

Wersja elektroniczna wniosku musi być złożona w formacie XML. Wersja w formacie PDF ma jedynie charakter pomocniczy.

Istnieje również Generator Wniosków Aplikacyjnych w wersji off-line, do za-instalowania na komputerze, jako samodzielna aplikacja. Wykorzystanie tego programu nie wymaga stałego dostępu do Internetu i przyspiesza proces wy-pełnienia wniosku aplikacyjnego. Jednak praca na wniosku poprzez stronę in-ternetową daje pewność, że wniosek będzie przygotowany w aktualnej wer-sji GWA. Dlatego wskazane jest przed złożeniem wniosku przygotowane-go w wersji off-line, wczytanie pliku xml do Generatora dostępnego na stro-nie internetowej, przeprowadzenie walidacji, zapisanie ostatecznej wersji pli-ku xml oraz wydrukowanie wersji papierowej z pliku PDF. Zastosowanie takiej procedury daje pewność, że przygotowano wniosek z użyciem aktualnej wer-sji GWA.

14 15

Suma KontrolnaSuma kontrolna jest niepowtarzalnym ciągiem znaków alfanumerycz-

nych, którym opatrywany jest każdy wniosek o dofinansowanie przed jego zapisaniem i wydrukowaniem.

Jakakolwiek modyfikacja treści wniosku (wersji elektronicznej w pliku XML) oraz próba otwarcia go w innych niż GWA aplikacjach skutkuje zmia-ną sumy kontrolnej i powoduje niezgodność wersji papierowej i elektronicz-nej wniosku.

Konieczność spełniania tego kryterium oznacza, że suma kontrolna znajdująca się na każdej stronie wydruku (z pliku PDF) wniosku musi być tożsama z sumą kontrolną wniosku w wersji elektronicznej (w pliku XML). Kryterium nie jest spełnione w przypadku, gdy złożono wniosek opatrzony napisem „wydruk próbny”.

Najczęstszym błędem w ramach tego kryterium jest oczywiście niezgod-ność sum kontrolnych na wersji elektronicznej i papierowej. Przyczyną takie-go stanu rzeczy mogą być oczywiście korekty w wersji elektronicznej już po wygenerowaniu pliku PDF, który służy do wydruku wersji papierowej.

Przy sporządzaniu wniosku należy również pamiętać, że powinien on być w całości wypełniony przy użyciu GWA, a jedynym punktem wypełnia-nym ręcznie jest miejsce, w którym osoby uprawnione do reprezentowania beneficjenta składają podpis opatrzony odpowiednimi pieczęciami. Ręczne uzupełnianie dat bądź któregokolwiek pola we wniosku, pomimo zgodności sumy kontrolnej obu wersji, skutkuje odrzuceniem takiego wniosku.

Wersja papierowa wniosku (wydruk z pliku PDF) musi spełniać na-stępujące wymagania:

n została złożona we właściwej liczbie egzemplarzy, określonej w doku-mentacji konkursowej (dotyczy to również wymaganych konkursem za-łączników do wniosku), przy czym Instytucja Zarządzająca PO KL wska-zała, iż nie może to być więcej niż 2 egzemplarze papierowe wniosku o dofinansowanie.

n zawiera wszystkie strony (aby uniknąć nieporozumień wniosek powinien być trwale spięty i wraz z załącznikami stanowić jednolity dokument).

n jest opatrzona pieczęcią wnioskodawcy (wyznaczona część V wniosku) – dane na pieczęci powinny być zgodne z danymi wskazanymi przez wnioskodawcę w II części wniosku (np. nazwa wnioskodawcy, adres sie-dziby czy regon). W przypadku rozbieżności tych danych IOK ma prawo odrzucić wniosek, ze względu na brak możliwości zweryfikowania, która instytucja (wskazana we wniosku, czy na pieczęci) ubiega się o realiza-cję projektu.

16 17

n podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania wniosko-dawcy (wymienioną/e w pkt. 2.6 wniosku). Jeżeli zgodnie z dokumenta-mi prawnymi określającymi funkcjonowanie wnioskodawcy (statut, KRS) do reprezentowania wnioskodawcy konieczny jest podpis więcej niż jed-nej osoby, wszystkie uprawnione osoby powinny być wskazane w punk-cie 2.6. Nie oznacza to jednak, że wnioskodawca wskazuje w tym miej-scu listę potencjalnych osób, a jedynie te, które podpisują wniosek i ich uprawnienia są wystarczające do reprezentowania wnioskodawcy (np., jeżeli uprawniony jest prezes zarządu oraz jeden z czterech członków zarządu, w punkcie 2.6 wpisywane jest imię i nazwisko prezesa oraz jed-nego, a nie wszystkich, członka zarządu, który następnie złoży swój pod-pis pod wnioskiem).

n jeżeli osoba podpisująca wniosek działa na podstawie pełnomocnictwa lub upoważnień powinna ona zostać wskazana w punkcie 2.6. Upoważ-nienie do reprezentowania beneficjenta może być dostarczone IOK do weryfikacji już po dokonaniu oceny formalnej i merytorycznej, przy czym zgodność podpisu z upoważnieniem sprawdzana jest przez IOK przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. W przypadku uznania, że zgod-nie z obowiązującymi dokumentami prawnymi upoważnienie nie jest skuteczne, IOK odstępuje od podpisania umowy ze względu na niespeł-nienie kryteriów formalnych wniosku. Nie ma konieczności parafowania poszczególnych stron wniosku.

Często wnioski o dofinansowanie podpisywane są przez osoby, które na co dzień podejmują decyzje w firmie, stowarzyszeniu czy w jednostce or-ganizacyjnej JST. Zapomina się, że samodzielny podpis może nie spełniać wymogów reprezentacji wskazanych w KRS, statucie czy przepisach prawa o charakterze ogólnym.

Innym bardzo popularnym błędem jest rozbieżność pomiędzy punktem 2.6 a podpisem złożonym w części V wniosku. Dane te powinny być toż-same. W przypadku, gdy osoba podpisująca wniosek działa na podstawie upoważnienia to w punkcie 2.6 wpisywane są dane tej osoby, a nie oso-by lub osób udzielających upoważnienia. Jeżeli do reprezentowania bene-ficjenta uprawnionych jest więcej niż jedna osoba to w punkcie 2.6 powin-no wskazać się osoby, które podpisują wniosek, zgodnie z wymogami re-prezentacji wskazanymi w dokumentach prawnych (np. w przypadku, gdy uprawnionymi do reprezentowania beneficjenta jest prezes i jeden z człon-ków zarządu, należy wskazać imię i nazwisko prezesa oraz członka zarzą-du, który będzie podpisywał wniosek, a nie wszystkich członków zarządu).

16 17

Wersja elektroniczna wnioskuWersja elektroniczna wniosku musi zostać zapisana w pliku xml oraz

przekazana IOK na nośniku danych zgodnie z wymogami określonymi w dokumentacji konkursowej (w odniesieniu do wniosków o dofinansowa-nie projektów konkursowych). W przypadku uszkodzonego nośnika danych lub stwierdzenia uszkodzenia pliku na nim zapisanego tj. braku możliwo-ści odczytania elektronicznej wersji wniosku w pliku xml, instytucja ta po-winna zwrócić się do beneficjenta o ponowne złożenie wersji elektronicz-nej wniosku.

Wymagane pola we wniosku Wszystkie wymagane pola we wniosku muszą zostać prawidłowo wypeł-

nione, zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku i zapisami dokumentacji konkursowej – punkty wniosku, których wypełnienie jest wymagane, okre-ślone są w instrukcji wypełniania wniosku oraz karcie oceny formalnej. Wy-móg wypełnienia wszystkich pól we wniosku dotyczy wszystkich jego czę-ści (chyba, że instrukcja wypełniania wniosków stanowi inaczej), tak więc sprawdzenie tego kryterium formalnego realizowane jest również w odnie-sieniu do budżetu projektu i załączników do wniosku stanowiących jego in-tegralną część (wypełnianych w formularzu wniosku za pomocą GWA). Dla-tego zarówno brak wskazanej wnioskowanej kwoty dofinansowania, czy wkładu własnego (tam gdzie jest wymagany kryterium dostępu, zapisami w PO KL lub wynika z przepisów prawa), niewypełnienie uzasadnienia dla cross-financingu i kosztów pośrednich w projekcie oraz metodologii wyli-czenia dofinansowania i wkładu własnego w projektach objętych pomocą publiczną, należy uznać za błąd skutkujący odrzuceniem wniosku lub prze-kazaniem go do poprawy (uzupełnienia). Przy czym na etapie oceny formal-nej nie jest oceniana treść zawartych informacji (np. nie bada się na ile fak-tycznie zapisy zawarte we wniosku odpowiadają wymogom instrukcji oraz dokumentów programowych).

Wpisy w polach liczbowychFunkcję pomocniczą w wypełnianiu wniosku o dofinansowanie pełni przy-

cisk „Sprawdź”, czyli przeprowadzenie walidacji. GWA zawiera mechanizm sprawdzania poprawności wypełnienia wybranych pól we wniosku. Ponie-waż funkcją tą objęte są jedynie pola wniosku wymagane we wszystkich ro-dzajach projektów i konkursów, nie jest możliwe, za jej pomocą, sprawdze-nie całego wniosku pod kątem poprawności formalnej i merytorycznej. Zale-ca się po walidacji wniosku poprzez funkcję „Sprawdź” samodzielne spraw-dzenie wniosku przy pomocy odpowiedniej karty oceny formalnej lub mery-torycznej.

18 19

Należy również zwrócić uwagę na zapis znajdujący się na stronie 14 ww. Instrukcji na początku rozdziału: „Wypełnianie wniosku o dofinansowanie re-alizacji projektu w ramach PO KL”, zawierający szczegółowe informacje doty-czące wypełniania poszczególnych pól wniosku, a który brzmi „w przypadku kiedy dane pole nie dotyczy projektu (np. numer konkursu w przypadku pro-jektów systemowych) – w polu należy wpisać „nie dotyczy” lub w przypadku pól, w których wpisywane są wartości liczbowe należy wpisać „0”.

Przykładowym uchybieniem jest niewypełnienie wszystkich pól we wnio-sku o dofinansowanie (np. uzasadnienia do cross-financingu, metodologii kosztów pośrednich, wnioskowanej kwoty dofinansowania). Bardzo waż-ne jest tu systematyczne wykorzystywanie przycisku „wylicz” w tabeli 3.2.1, która dotyczy liczby uczestników i jest podstawą do określenia wartości wsparcia na jednego uczestnika projektu oraz przycisku „przelicz budżet” w części IV wniosku oraz w tabeli „szczegółowy budżet projektu”, których automatyczne wyliczenie jest konieczne do wskazania wnioskowanej kwo-ty dofinansowania. Poprawność budżetu pod kątem rachunkowym podle-ga weryfikacji na etapie oceny formalnej.

Wraz z wnioskiem złożono wymagany kompletny załącznik lub załączniki

Wraz z wnioskiem należy złożyć wymagany załącznik lub załączniki (ko-pie poświadczone za zgodność z oryginałem: dokumenty potwierdzające sytuację finansową wnioskodawcy oraz – w przypadku projektu współpra-cy ponadnarodowej – list intencyjny potencjalnych partnerów ponadnaro-dowych).

W przypadku projektu realizowanego w partnerstwie, dokumenty po-twierdzające sytuację finansową dotyczą wszystkich partnerów.

WAŻNE!!!

Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem” i data potwierdzenia lub podpis na pierwszej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” i data potwierdzenia. Do-kument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulega-ło wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.

18 19

Wytyczne dotyczące procesu naboru i oceny wniosków o dofinansowa-nie nie określają rodzaju dokumentów finansowych, jakie powinny być do-łączane do wniosku. IOK może w dokumentacji konkursowej określić ro-dzaj dokumentów, jakie powinny być przedkładane przez wnioskodaw-ców, (np. odwołać się do dokumentów finansowych tworzonych w oparciu o ustawę o rachunkowości, takich jak bilans, sprawozdanie finansowe za ostatni zamknięty rok obrotowy) bez względu na status prawny i ustawowy obowiązek sporządzania tego rodzaju dokumentów. Być może konieczne będzie sporządzenie tych dokumentów specjalnie na potrzeby konkursu. IOK może wymagać również dokumentów dotyczących sytuacji finansowej, listu intencyjnego sporządzonych zgodnie z wytycznymi, na wzorach opra-cowanych przez IOK pod warunkiem, że wzory i instrukcje dotyczące spo-rządzenia tych dokumentów będą zawarte w dokumentacji konkursowej. Wymóg składania dokumentów poświadczających sytuację finansową nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych. Przykładowe dokumenty potwierdzające sytuację finansową wnioskodawcy: n sprawozdanie finansowe – bilans oraz rachunek zysków i strat (w przy-

padku Beneficjentów sporządzających powyższe dokumenty zgodnie z przepisami o rachunkowości),

n uproszczone sprawozdanie finansowe – uproszczony bilans oraz rachu-nek zysków i strat (w przypadku Beneficjentów niesporządzających po-wyższych dokumentów),

n roczne zeznanie PIT o wysokości osiągniętego dochodu,n bilans otwarcia, w przypadku podmiotów prowadzących działalność po-

niżej 1 roku,n zbiorcze zestawienie przychodów i rozchodów podmiotu.

Jednym z warunków powodzenia ubiegania się o dofinansowanie pro-jektu jest szczegółowe zaznajomienie się z dokumentacją konkursową i wy-maganiami, jakie stawia przed projektodawcami IOK. Wymagania te mogą się różnić, szczególnie w odniesieniu do załączników określających sytu-ację finansową beneficjenta. Projektodawca powinien ściśle stosować się do informacji zawartej w dokumentacji konkursowej. Bardzo często załą-czane do wniosku są inne niż wymagane dokumenty, bądź brakuje doku-mentów za okres, który został wskazany w dokumentacji (np. ostatni za-mknięty kwartał, rok obrotowy).

20 21

Wniosek stanowi odpowiedź na konkurs (wpłynął w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie)

Wniosek o dofinansowanie projektu musi wpłynąć w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie (pkt 1.6 wniosku), zamieszczone na stronie inter-netowej instytucji organizującej konkurs oraz w dokumentacji konkurso-wej. Weryfikacja tego kryterium odbywa się na podstawie zgodności nu-meru konkursu zamieszczonego w ogłoszeniu o konkursie i dokumentacji konkursowej z punktem 1.6 wniosku. Odpowiedni numer konkursu świad-czy o zgodności wniosku z zapisami dokumentacji konkursowej, ponieważ konkursy mogą dotyczyć wybranych typów projektów w ramach Działania/Poddziałania.

Wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych)

Wnioskodawca podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie, jeśli uprzednio wykorzystał środki przeznaczone na finansowanie projektu niezgodnie z przeznaczeniem w sposób powodujący niezrealizowanie peł-nego zakresu rzeczowego projektu, określonego w umowie o dofinansowa-nie projektu.

Okres wykluczenia biegnie od dnia, kiedy decyzja Instytucji Zarządza-jącej, określająca kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nali-cza się odsetki stała się ostateczna (po dacie uprawomocnienia się skazu-jącego wyroku sądowego), zaś kończy się z upływem 3 lat od dnia dokona-nia zwrotu tych środków przez beneficjenta (art. 211 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych).

Wykluczenie, o którym mowa powyżej, nie dotyczy państwowych jed-nostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego (art. 211 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych).

Podstawą zweryfikowania, że wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie, jest złożone pod rygorem odpowiedzial-ności karnej oświadczenie samego wnioskodawcy. Oświadczenie to stano-wi integralną część wniosku o dofinansowanie projektu (część V wniosku).

Konkursowy nabór wniosków odnoszących się do danego typu projektu przewidziano w odpowiednim Planie działania

Zakres przedmiotowy wniosku o dofinansowanie projektu musi być zgodny z danym typem projektu, przewidzianym do realizacji w trybie kon-kursowym w zatwierdzonym na dany rok budżetowy Planie działania. Kry-terium to stosuje się również do projektów innowacyjnych i ponadnarodo-wych, których zakres tematyczny musi być spójny z PD.

20 21

Działania przewidziane w projekcie nie są współfinansowane z innych wspólnotowych Instrumentów finansowych

Zgodnie z Wytycznymi kwalifikowalności dla PO KL i powszechnie obo-wiązującymi zasadami w odniesieniu do środków publicznych, niedozwo-lone jest podwójne finansowanie tego samego wydatku tzn. zrefundowa-nie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy z publicznych środ-ków wspólnotowych (np. jednocześnie z EFS i Europejskiego Funduszu na Rzecz Integracji). Weryfikacja tego kryterium przeprowadzana jest w opar-ciu o oświadczenie beneficjenta zamieszczone w części V wniosku o dofi-nansowanie projektu.

(b) Kryteria merytoryczne

n Kryteria merytoryczne służą ocenie uzasadnienia potrzeby realizacji projektu w kontekście celów

szczegółowych określonych dla danego Priorytetu PO KL.

Uzasadnienie projektu

Pierwszym krokiem planowania nowego projektu jest rozpoznanie „rzeczywistej potrzeby” – proble-

mu, do którego rozwiązania bezpośrednio przyczyni się projekt. Jego precyzyjne wskazanie stanowi je-

den z krytycznych czynników powodzenia projektu. Jest punktem wyjścia do formułowania celu, który

ma być pozytywnym obrazem problemu, działań i rezultatów. Dlatego należy zwrócić uwagę, by problem

społeczny był opisany szczegółowo, z użyciem konkretnych danych i podaniem źródeł ich pochodze-

nia. W przypadku, gdy wnioskodawca posługuje się swoim rozpoznaniem rynku, przeprowadzonym np.

we wcześniejszych projektach, powinien przedstawić charakterystykę badania. Umożliwi w ten sposób

członkom Komisji Oceny Projektów (KOP) ocenę wiarygodności i rzetelności tego źródła informacji. Naj-

ważniejsze zagadnienia, jakie powinny zostać uwzględnione przy opisie problemu:

n obszar – uzasadnienie (rozpoznanie problemu) powinno dotyczyć obszaru realizacji projektu (wska-

zanego w punkcie 1.9) – jeżeli wskazano obszar całego kraju można posłużyć się statystykami ogól-

nokrajowymi, jeżeli natomiast projekt będzie miał mniejsze oddziaływanie (województwo, powiat,

gmina) punktem wyjścia mogą być dane dla kraju, należy jednak uwzględnić specyfikę i sytuację na

obszarze, który będzie wspierany i zamieścić we wniosku dane dla tego właśnie obszaru;

n grupa docelowa – typy projektów zapisane w SzOP PO KL oraz kryteria dostępu muszą odnosić

się do określonej grupy osób, dla której projekty mają być organizowane. Należy jednak pamię-

tać, że zazwyczaj są one zdefiniowane dla dużych populacji osób, których problemów nie może

w całości rozwiązać jeden projekt (będzie to możliwe dzięki programowi, czyli sumie projektów). Po

drugie często w ramach tych grup występują podgrupy, które mają swoje specyficzne problemy,

np. w konkursie pilotażowym dla Poddziałania 8.1.1 określono na poziomie kryteriów dostępu, iż

wsparcie może być kierowane do pracujących osób dorosłych powyżej 45. roku życia, posiadają-

22 23

cych najwyżej wykształcenie średnie, z własnej inicjatywy zgłaszających chęć podniesienia, zmiany

lub nabycia kwalifikacji zawodowych – w grupie tej mieszczą się zarówno pracownicy administra-

cyjni, księgowi, monterzy i specjaliści poszukiwani na rynku pracy, ale również osoby z wykształ-

ceniem podstawowym i niepełnym podstawowym. W takim przypadku twierdzenie, że np. proble-

mem całej grupy docelowej jest wykluczenie cyfrowe, nieznajomość języków obcych czy niski po-

ziom motywacji do podejmowania inicjatyw edukacyjnych, jest nieuprawnioną generalizacją.

n konsultacje projektu – rozpoznanie problemu powinno obejmować również konsultacje projektu

w jego środowisku zewnętrznym (np. lokalne organizacje pozarządowe, przedstawiciele odbior-

ców projektu, instytucje zajmujące się wspieraniem osób, których dotyczy projekt, władze samo-

rządowe, Powiatowy Urząd Pracy, instytucje szkoleniowe i edukacyjne).

n analiza sytuacji kobiet i mężczyzn – zgodnie z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki, każdy pro-

jekt winien zawierać diagnozę uwzględniającą sytuację kobiet i mężczyzn w danym obszarze i oce-

nę wpływu na sytuację płci (gender impact assessment) – zagadnienie to będzie szerzej omówio-

ne przy kryteriach horyzontalnych.

Cele projektu

Instrukcja wypełniania wniosku nawiązuje do dwóch rodzajów celów: celu głównego i celów szcze-

gółowych.

Cel główny projektu powinien wynikać bezpośrednio ze zdiagnozowanych problemów, jakie pro-

jektodawca chce rozwiązać dzięki realizacji przedsięwzięcia. Musi być ściśle powiązany z diagnozą

– uzasadnieniem, przedstawionym we wniosku i nie może dotyczyć innych obszarów niż te, które zo-

stały opisane.

Cele projektu powinny spełniać kryteria SMART.

S – specific – szczegółowość, konkretność – powinny być szczegółowo opisane, dotyczyć kon-

kretnych problemów.

M – measurable – mierzalność – cel powinien być łatwo przeformułowany na rezultaty, ujęty w licz-

by (skwantyfikowany) przedstawione w dalszej części wniosku.

A – acceptable/accurate – akceptowalność, trafność – powinien być przedyskutowany i skonsul-

towany z najważniejszymi interesariuszami projektu, a przede wszystkim z jego odbiorcami (czy tego

22 23

właśnie im potrzeba?). Jednym ze sposobów dowiedzenia aprobaty dla celów projektu jest jego od-

niesienie do uzgodnionych społecznie dokumentów mających charakter strategiczny dla danego ob-

szaru (np. strategia rozwoju powiatu, gminny program rozwiązywania problemów społecznych) stąd

ważne w uzasadnieniu projektu jest odniesienie się nie tylko do zapisów Programu Operacyjnego, ale

również innych dokumentów strategicznych. Trafność odnosi się do zdiagnozowanego wcześniej pro-

blemu. Cel musi bezpośrednio wynikać z opisanej wcześniej sytuacji, starać się obejmować wszystkie

przyczyny powstania problemu (kompleksowość). Rzetelna analiza jest nie tylko podstawą do określe-

nia celu, ale również wpływa na dobór odpowiednich form wsparcia i metod pracy z odbiorcami pro-

jektu. W tym kontekście pominięcie jakiegokolwiek aspektu problemu zwiększa ryzyko niepowodze-

nia całego przedsięwzięcia.

R – realistic – realistyczny – musi być możliwy do osiągnięcia poprzez realizację projektu (nie może

się odnosić do zadań i obszarów, które nie będą objęte projektem). Zadania (np. rodzaje i tematy szko-

leń), przedstawione w punkcie 3.3 wniosku, które projektodawca zamierza wykonać, powinny być ściśle

związane z celem i w oczywisty sposób zmierzać do jego realizacji.

Przykład

Celem projektu jest uzyskanie do końca roku 2009 zatrudnienia przez 20 bezrobotnych mieszkań-ców gminy X długotrwale wyłączonych z rynku pracy. Jednym z celów szczegółowych jest przeła-manie niechęci do podejmowania inicjatyw edukacyjnych.

Wnioskodawca założył, że wszyscy zainteresowani udziałem w projekcie zgłaszać się będą do Urzędu Gminy i zaplanował, iż osiągnięcie celu będzie możliwe dzięki przeszkoleniu uczestników projektu z zakresu obsługi wózków jezdniowych z napędem silnikowym.

Rozpoznał dobrze problemy potencjalnych uczestników (niechęć do inicjatyw edukacyjnych) jed-nak nie przewidział żadnych działań, które przyczynią się do osiągnięcia jednego z celów szczegó-łowych. W efekcie realizacja celu głównego jest zagrożona, gdyż niechętni do udziału w szkoleniu bezrobotni nie odpowiedzą na ofertę skierowaną właśnie do nich.

Często zdarza się, że wnioskodawca wykorzystuje cele Priorytetu lub Działania, kopiując je z Pro-

gramu Operacyjnego Kapitał Ludzki lub SzOP PO KL. Jest to błędne podejście, gdyż cele te mają

dużo bardziej ogólny charakter, odnoszą się do końcowego efektu programu, który nie może zostać

osiągnięty poprzez zrealizowanie jednego lub nawet kilku projektów, nie jest on po prostu osiągalny

na poziomie pojedynczego projektu przede wszystkim ze względu na jego skalę – projekt obejmujący

nawet 1000 bezrobotnych osób nie wpłynie istotnie na realizację celów ogólnych sprecyzowanych dla

całego kraju, gdyż będzie on obejmował zaledwie niewielki odsetek wszystkich bezrobotnych2. Nie-

wątpliwie ten sam projekt realizowany na terenie jednego powiatu, w którym liczba bezrobotnych się-2 Według danych na koniec stycznia 2008, liczba bezrobotnych zarejestrowanych w powiatowych urzędach pracy nieznacznie przekroczyła 1.8 mln osób – projekt, o któ-rym mowa obejmowałby zaledwie 0,055% wszystkich osób bezrobotnych.

24 25

ga 5 tys. osób, byłby przedsięwzięciem wywierającym znaczny wpływ na sytuację na powiatowym ryn-

ku pracy, wymaga jednak sformułowania celu charakterystycznego i rozwiązującego problemy wła-

śnie tego rynku.

T – time-bound – określony w czasie – każdy cel powinien zawierać w swojej konstrukcji ter-

min, w jakim ma być osiągnięty (informację o przybliżonym terminie, w którym wszystkie zaplanowa-

ne cele zostaną zrealizowane a zaplanowane rezultaty osiągnięte). Kryterium to jest ściśle związane

z jednym z podstawowych parametrów każdego projektu, jakim jest czas (obok zasobów i budżetu).

Każde przedsięwzięcie projektowe musi być ściśle określone w czasie. Czas, w jakim projekt ma zo-

stać zrealizowany, powinien być odpowiednio dobrany do problemów i potrzeb, w odpowiedzi na któ-

re powstał projekt. Szczególne znaczenie należy w tym zakresie przypisać harmonogramowi projek-

tu. Harmonogram spełniać winien zarówno funkcje planistyczne, koordynacyjne jak i umożliwiać mo-

nitorowanie projektu oraz kontrolę odchyleń od zakładanego planu. Dlatego ważne jest by precyzyj-

nie wskazać poszczególne etapy realizacji zadań, a nawet wskazać poszczególne pakiety prac skła-

dające się na te etapy.

Projekt – uzasadnienie i jego cele powinny być ściśle związane z celami PO KL. Program Opera-

cyjny zawiera kilka rodzajów celów, z którymi należy zapoznać się przed przystąpieniem do opraco-

wywania wniosku:

n cele strategiczne;

n cele szczegółowe poszczególnych Priorytetów;

n cele poszczególnych działań (zawarte w SzOP PO KL).

Uzasadnienie realizacji projektu oraz cele projektu powinny być skonfrontowane przede wszystkim

z celami szczegółowymi dla każdego Priorytetu, przy czym nie wystarczy wskazać numer priorytetu/

działania/celu, ale trzeba opisać, w jaki sposób (i dlaczego według wnioskodawcy) cel ten będzie re-

alizowany poprzez projekt, o którego dofinansowanie się ubiega.

Przykład

Analiza wybranego celu projektu pod kątem kryteriów SMART:

Poprawa sytuacji osób długotrwale bezrobotnych z powiatu xyz poprzez udzielenie komplekso-wych usług szkoleniowo-doradczych.

24 25

Kryterium S(szczegółowość)

M(mierzalność)

A(akceptowalność)

R(realność

osiągnięcia)

T(określenie w czasie)

Ocena Nie spełnia Spełnia Trudno powiedzieć Nie spełnia Nie spełnia

Uwagi - nie wiadomo, ja-kie rodzaje szko-leń i jakie do-radztwo będzie realizowane;

- nie wiadomo o ile ma się po-prawić sytuacja uczestników pro-jektu i jaka jest ich sytuacja;

- nie wiadomo ilu osób cel dotyczy

- tak ujęty cel jest możliwy do zmierzenia po-przez rezulta-ty miękkie (od-niesienie się do sytuacji przed i po zakończeniu udziału w pro-jekcie)

- spełnienie tego kryterium wynikać będzie z tekstu uzasadnienia;

- może nie speł-niać kryterium ze względu na nie-konkretny i niewy-mierny charakter

- prawdopodob-ne jest by bez-pośrednim re-zultatem działań szkoleniowo-do-radczych była poprawa sytu-acji;

- z pewnością usługi w ramach projektu przy-czynią się do uzyskania umie-jętności, wiedzy, czy kwalifika-cji (nie wiadomo jednak jakich)

- nie wskazano terminu osią-gnięcia rezulta-tu, który będzie punktem wyjścia do dokonania pomiaru sukce-su projektu

n Aspekty, na które należy zwrócić uwagę przy konstruowaniu celów:

n cel powinien wynikać z problemów i być na nie odpowiedzią, tzn. przyczyniać się do ich rozwiązy-

wania;

n celem nie powinien być środek do jego osiągnięcia (np. przeszkolenie…, objęcie wsparciem…,

pomoc…);

n cele powinny się bezpośrednio przekładać na działania, a te z kolei na rezultaty;

n w PO KL istnieje kilka rodzajów celów, kryterium odnosi się przede wszystkim do celów szczegóło-

wych wyznaczonych na poziomie Priorytetów.

Przykład

Analiza poprawnie sformułowanego celu pod kątem kryteriów SMART:

Uzyskanie zatrudnienia do końca 2009 r. przez 30 osób długotrwale bezrobotnych zarejestrowa-nych w PUP, pozostających bez pracy powyżej 36 miesięcy, zamieszkujących teren powiatu xyz.

26 27

Kryterium S(szczegółowość)

M(mierzalność)

A(akceptowalność)

R(realność

osiągnięcia)

T(określenie w czasie)

Ocena Spełnia Spełnia Trudno powiedzieć Spełnia Spełnia

Uwagi - określono, jakiej grupy społecznej realizacja projektu i celu będzie doty-czyć;

- stanowi to wstęp do szczegółowe-go opisu grupy docelowej i opra-cowania kryteriów wyboru uczest-ników projektu (osoby długotrwa-le bezrobotne po-wyżej 36 miesięcy pozostawania bez pracy, zarejestro-wane w PUP, za-mieszkujące kon-kretny obszar);

- zaplanowano kon-kretny rezultat – podjęcie pra-cy, dla ściśle okre-ślonej grupy osób będących uczest-nikami projektu

- ściśle określony cel bezpośrednio przedkłada się na rezultaty mierzone liczbą osób, które uzyskały pracę;

- użycie terminu: zatrudnienie de-terminuje mierze-nie rezultatów po-przez zbadanie liczby nawiąza-nych stosunków pracy w oparciu o Kodeks Pracy

- z treści celu nie można wywniosko-wać, że spełnia to kryterium. Wynikać to będzie z uza-sadnienia oraz na-wiązania do doku-mentów strategicz-nych, które prio-rytetowo traktują wzrost zatrudnie-nia, w szczególno-ści jeżeli dotyczy to grup społecz-nych zagrożonych wykluczeniem

- cel jest ambit-ny, ale realny do osiągnięcia. Jego realistyczny cha-rakter należy roz-patrywać w kon-tekście sytuacji na rynku pra-cy, skali projektu (np. 30 osób sta-nowi 30% wszyst-kich uczestników projektu) oraz przewidzianego wsparcia (ade-kwatne do po-trzeb uczestni-ków, komplekso-we vs obejmu-jące tylko jeden wybrany aspekt problemu, zindy-widualizowane vs prowadzone w formach gru-powych itd.)

- wskazano kon-kretną datę krań-cową osiągnięcia celu – jeżeli do dnia 31 grudnia 2009 r. 30 uczest-ników projektu podpisze umo-wy o pracę bę-dzie można świę-tować sukces

• sposób wyboru i zapewnienia udziału w projekcie określonych grup docelowych

Pełne informacje na temat zaproponowanych przez wnioskodawcę rozwiązań w ramach tego kry-

terium zawrzeć należy w punkcie 3.2 wniosku. Dotyczy to tylko tych projektów, które są skierowane

do osób lub instytucji i jest ściśle związane z uzasadnieniem realizacji projektu, a w szczególności

problemami jakie napotykają odbiorcy pomocy. Wnioskodawca winien zamieścić opis grupy docelo-

wej, dzięki któremu osoba weryfikująca wniosek, będzie w stanie jednoznacznie stwierdzić, czy pro-

jekt jest skierowany do grupy kwalifikującej się do otrzymania pomocy zgodnie z zapisami zawartymi

w PO KL, SzOP PO KL oraz dokumentacji konkursowej. Informacje na temat osób planowanych do

objęcia wsparciem nie powinny się ograniczać tylko i wyłącznie do wskazania grup odbiorców zapisa-

nych w SzOP PO KL, powinny być znacznie bardziej szczegółowe.

26 27

Ostateczna charakterystyka grupy docelowej powinna uwzględniać dane zawarte w uzasadnieniu

realizacji projektu i wskazane w nim cechy grupy docelowej oraz problemy społeczne, które jej doty-

czą. Dla przykładu, jeżeli grupa osób pracujących z niskimi kwalifikacjami zawodowymi objęta pro-

jektem napotyka barierę finansową, uniemożliwiającą jej udział w kształceniu ustawicznym ze wzglę-

du na niskie dochody, to pociąga to za sobą kwalifikowanie do projektu tylko tych osób, dla których

stwierdzone zostanie istnienie tej bariery (może pojawić się wówczas problem z określeniem poziomu

dochodów, poniżej którego szkolenie nie może być sfinansowane ze środków własnych). Innymi czę-

sto spotykanymi w projektach barierami jest brak świadomości potrzeby dokształcania się, niechęć

do podnoszenia kwalifikacji, trudności z dojazdem do miejsc realizacji projektu, niska motywacja, brak

wiary we własne siły. Wpisanie tych informacji w projekt implikuje konieczność zajęcia się właśnie oso-

bami, dla których wymienione wcześniej bariery stanowią realne zagrożenie w życiu zawodowym i po-

winno mieć odzwierciedlenie również w kryteriach rekrutacji. Niedopuszczalne jest by po wskazaniu

w uzasadnieniu realizacji projektu całego katalogu barier i problemów, na etapie opisywania kryteriów

wskazywać kolejność zgłoszeń jako jedyny bądź główny czynnik decydujący o przyjęciu do projektu.

Źródłem kryteriów udziału w projekcie mogą być również planowane w nim szkolenia i wymagania

wykonywania zawodu, do jakiego mają być przyuczeni uczestnicy projektu.

Przykład

W projekcie skierowanym do rolników i domowników założono realizację szkolenia dotyczącego obsługi urządzeń CNC. Na etapie planowania projektu rozpoznano zarówno potrzeby potencjal-nych uczestników, którzy posiadają wykształcenie zawodowe lub średnie techniczne oraz praco-dawców poszukujących nowych pracowników do obsługi tego rodzaju urządzeń. W trakcie rekruta-cji badano spełnienie wymogów formalnych, poziom motywacji i wykształcenie.

Zadecydowano, że do szkolenia z zakresu obsługi maszyn CNC mogą przystąpić osoby, które ukończyły wybrane kierunki w szkołach zawodowych oraz absolwenci wszystkich rodzajów techni-ków. Szkolenie zakończyło się sukcesem, jednak na etapie pośrednictwa pracy okazało się, że fir-my poszukujące specjalistów, nie chcą zatrudniać niektórych absolwentów szkoleń, gdyż w wyni-ku przeprowadzonych badań lekarskich, kilku kandydatów nie otrzymało zaświadczenia lekarskie-go o przydatności do zawodu.

Na co należy zwrócić uwagę przy określaniu grupy docelowej:

n nie uzasadniać grup docelowych wynikających z typu realizowanego projektu zgodnie z SzOP PO

KL (uzasadnienie wsparcia tej grupy np. osób zagrożonych wykluczeniem społecznym zostało już

zawarte w PO KL);

n uzasadnić wybór grupy docelowej w kontekście jej zawężenia;

28 29

Przykład

W ramach typu projektu szkolenia oraz specjalistyczne doradztwo dla kadr instytucji rynku pracy działających na terenie regionu, powiązane ze specyfiką zadań realizowanych przez te instytucje na regionalnym rynku pracy (6.1.1) wnioskodawca z 32 organizacji pozarządowych prowadzących w województwie agencje poradnictwa zawodowego wybrał 13, które uzyskają wsparcie w ramach projektu. Powinien więc szczegółowo przedstawić przesłanki do wyboru tych instytucji, wskazując jakie cechy wyróżniają je i uprawniają do uzyskania wsparcia w pierwszej kolejności.

Przykład

Do IOK wpłynął wniosek w ramach Poddziałania 9.1.2 na dodatkowe zajęcia (pozalekcyjne i po-zaszkolne) dla uczniów ukierunkowane na rozwój kompetencji kluczowych, ze szczególnym uwzględnieniem ICT, języków obcych, przedsiębiorczości, nauk przyrodniczo-matematycznych. W opisie problemu wskazano znaczne deficyty wiedzy młodzieży liceów profilowanych z terenu ca-łego województwa w zakresie przedsiębiorczości. Projektodawca planuje zorganizować na tere-nie trzech powiatów dodatkowe zajęcia dla 120 uczniów uczących się we wszystkich liceach profi-lowanych. Nie uzasadnił jednak wyboru trzech powiatów oraz nie przedstawił dlaczego pomoc bę-dzie udzielona 120 uczniom spośród 3274, którzy w ostatnim roku rozpoczęli naukę w szkołach tego typu.

n określić sposób pozyskania uczestników projektu – akcja informacyjno-promocyjna związana z re-

krutacją (w jaki sposób potencjalni odbiorcy dowiedzą się o możliwości wsparcia);

n szczegółowy opis przebiegu rekrutacji (kryteria rekrutacji, czas, miejsce, dokumenty, zasady two-

rzenia list rezerwowych) wraz z uzasadnieniem wybranych technik i metod rekrutacji – dopasować

metody i techniki doboru uczestników projektu do grupy odbiorców oraz charakteru projektu;

WAŻNE!

Sposób rekrutacji zależy od wielu czynników, m.in. profilu grupy docelowej i musi być dostosowa-ny do jej potrzeb i możliwości. Dlatego spotkania rekrutacyjne, osobiste zgłoszenia w ramach pro-jektów szkoleniowych dla dorosłych osób pracujących powinny być organizowane poza godzina-mi pracy – wieczorem bądź w weekendy. Przyjmowanie zgłoszeń do projektu wyłącznie za pośred-nictwem Internetu będzie sposobem nietrafionym w przypadku szkolenia dla długotrwale bezrobot-nych osób z terenów wiejskich, dla których dostęp do sieci internetowej jest ograniczony.

n uwzględnić w kryteriach naboru wykształcenie i wiedzę bazową umożliwiającą rozpoczęcie szkole-

nia oraz minimalne wymagania, które muszą zostać spełnione do wykonywania zawodu;

n kryterium kolejności zgłoszeń nie powinno być jedynym sposobem na dobór uczestników projektu.

28 29

• wartość dodana projektu

Wartość dodana projektu wynika z ogólnego opisu projektu, a w szczególności z jego celów, dzia-

łań i rezultatów jakie są planowane do osiągnięcia (punkt 3.1, 3.3 i 3.4). W dokumentach określających

sposób przygotowania wniosku bezpośrednio nie wskazano punktu, w którym wnioskujący powinien

zawrzeć informacje na jej temat. Trudno jest też jednoznacznie określić na czym ma polegać, gdyż

jej charakter zależny jest ściśle od projektu i środowiska, w jakim ma on być realizowany. Zazwyczaj

związana jest z osiągnięciem dodatkowych rezultatów, niewynikających bezpośrednio z celów projek-

tu i z jego działań. Przez wartość dodaną można rozumieć w szczególności:

n osiągnięcie dodatkowych rezultatów, takich jak wyższe lub uzupełniające kwalifikacje, potwierdzo-

ne stosownym świadectwem lub dyplomem (jeżeli uzyskanie tych kwalifikacji nie jest przedmiotem

projektu),

n osiągnięcie rezultatów innych niż rezultaty osiągane w ramach dotychczasowych działań realizo-

wanych bez wsparcia EFS, które są mierzalne – należy wówczas wykazać związek między tymi re-

zultatami a dodatkowym wsparciem z EFS,

n utworzenie dodatkowej liczby nowych miejsc pracy,

n dostarczenie usług, które byłyby nieosiągalne bez wsparcia z EFS (nieuwzględnionych w dotych-

czas oferowanych w ramach środków publicznych),

n przedsięwzięcia, które są uzupełnieniem dotychczasowej polityki o nowe, innowacyjne elementy,

n wsparcie dotychczasowej działalności beneficjenta, która bez EFS zostałaby poważnie ograniczo-

na lub przełożona w czasie,

n inwestycje w takie działania, których nie udałoby się zrealizować przy wykorzystaniu wyłącznie

środków własnych beneficjenta,

n kompleksowe wsparcie ukierunkowane na rozwiązanie problemów nie wynikających bezpośrednio

z sytuacji na rynku pracy,

n zwiększenie liczby osób mających dostęp do szkoleń, zatrudnienia subsydiowanego, kształcenia

ustawicznego i innych form wsparcia współfinansowanych z EFS.

30 31

Przykład

W projekcie skierowanym do osób bezrobotnych planuje się organizację szkoleń zawodowych z zakresu nowoczesnych technologii wytwarzania. Założono także opracowanie autorskiego pro-gramu zawierającego zarówno część merytoryczną, warsztatową (w warunkach laboratoryjnych) oraz praktyczną. Praktyka ma być realizowana w oparciu o nowatorski plan indywidualnych praktyk prowadzonych w przedsiębiorstwach, polegający na wspólnym wykonywaniu zadań zawodowych przez pracownika firmy i uczestnika projektu. Pracodawcy mają aktywnie uczestniczyć w opraco-waniu programu szkolenia. Jako wartość dodaną wskazano nawiązanie trwałej współpracy przed-siębiorców z realizatorem projektu (centrum kształcenia praktycznego), dostosowanie oferty edu-kacyjnej do potrzeb przedsiębiorców oraz upowszechnienie nowego programu szkolenia wśród pracodawców.

• adekwatność doboru instrumentów służących realizacji projektu do sytuacji i potrzeb grupy docelowej

W kryterium tym oceniany jest sposób osiągania celu. Projektodawca przedstawia, jakie działania

podejmie, aby osiągnąć rezultaty i zrealizować nakreślony wcześniej cel projektu oraz cele bezpośred-

nie. Powinien pamiętać o logicznym powiązaniu zidentyfikowanego problemu i wynikającego z niego

celu z działaniami, jakie do niego doprowadzą. Ocena tego kryterium będzie możliwa tylko i wyłącznie,

gdy problemy grupy docelowej zostały dokładnie zbadane i opisane w punkcie 3.1 wniosku. Plano-

wane działania powinny wynikać również z celu projektu (wpisywać się w jego realizację). Zapropono-

wane formy pomocy powinny dążyć do zniwelowania każdego z wymienionych problemów potencjal-

nych uczestników. Ocena dokonywana przez Komisję Oceny Projektów powinna przede wszystkim

uwzględniać trafność doboru instrumentów i planowanych działań do specyficznych potrzeb grupy

docelowej, obszaru na jakim realizowany jest projekt oraz innych warunków i ograniczeń. Ocena traf-

ności jest możliwa wówczas gdy poszczególne kroki w realizacji projektu są wyczerpująco opisane.

Opis działań powinien być szczegółowy, z uwzględnieniem terminów, zadań i osób odpowiedzial-

nych za ich realizację. W przypadku organizacji szkoleń konieczne jest podanie najważniejszych in-

formacji co do ich organizacji (miejsce prowadzenia zajęć, liczba edycji kursu, warunki do jego roz-poczęcia, planowane terminy rozpoczęcia i zakończenia, planowane harmonogramy szkolenia, kadra zaangażowana, opis programu nauczania, materiały szkoleniowe jakie zostaną przekazane uczestni-kom). Nie można również zapominać o działaniach i zadaniach wynikających z systemu wdrażania projektów, szczególnie tych, które są konsekwencją zawarcia umowy o dofinansowanie (sprawozdaw-czość, monitorowanie przebiegu realizacji projektu, wnioskowanie o płatność) oraz związanych z za-rządzaniem projektem.

Struktura projektu (struktura podziału prac) składa się z działań, zadań i pakietów roboczych. Dzia-łania (główne fazy projektu) powinny zostać rozbite na zadania, a te na mniejsze części składowe zwa-

30 31

ne pakietami roboczymi (tzw. zadania proste). Zadania i pakiety robocze są szacowane co do czasu trwania i kosztu jaki będzie konieczny do ich wykonania, dlatego są przepisywane zarówno do harmo-nogramu jak i do budżetu projektu.

Przedstawiając harmonogram nie powinno się wskazywać kosztów (do poniesienia), ale zada-nia do wykonania (nie można przedstawiać zadań typu: utrzymanie biura, zabezpieczenie realizacji projektu, delegacje – kilometrówki, wynagrodzenie trenerów). Dodatkowo ocenie podlega zgodność

przedstawionych działań z harmonogramem i budżetem projektu.

• rezultaty projektu

Rezultaty projektu powinny wynikać bezpośrednio z działań opisanych w punkcie 3.3 wniosku

o dofinansowanie realizacji projektu i odnosić się do celów projektu. Jest to opis korzyści jakie osią-

gną (przede wszystkim) uczestnicy projektu. Korzyści te oceniane są w odniesieniu do kosztów ja-

kie generuje projekt (w rozbiciu na jednego uczestnika projektu). Rezultaty mają również umożliwiać

ocenę na ile cele pośrednie i bezpośrednie projektu zostały zrealizowane (kiedy będziemy mogli po-

wiedzieć, że problem został rozwiązany?). W trakcie realizacji projektu powinny umożliwiać mierzenie

jego postępu względem celów projektu. Dlatego zgodność rezultatów z działaniami i celami jest jed-

nym z elementów oceny tego punktu. Wnioskodawca powinien ponadto opisać w jaki sposób przed-

stawione rezultaty przyczynią się do osiągnięcia celów projektu. Ocenie podlega również mierzalność

i realność osiągnięcia rezultatów oraz sposób ich mierzenia/monitorowania. Techniki i metody mierze-

nia osiągnięcia rezultatów powinny zostać szczegółowo opisane, o ile to możliwe dla każdego rezulta-

tu osobno, chyba że charakter kilku rezultatów umożliwi jednolity sposób pozyskiwania informacji na

temat ich osiągnięcia. Rezultaty mogą być przedstawione za pomocą wskaźników rezultatu, jednak

nie powinny się ograniczać wyłącznie do nich.

Nie należy mylić rezultatów z produktami. Produkty odnoszą się do sposobów realizacji projek-

tu – określają co będzie zrobione (np. liczba godziny szkoleniowych, liczba edycji szkoleń, liczba

udzielonych dotacji, liczba godzin doradztwa udzielonego odbiorcom pomocy), natomiast rezultaty

związane są z bezpośrednimi efektami projektu (np. liczba osób, które utrzymały zatrudnienie, na-

były nowe kwalifikacje zawodowe, rozpoczęły działalność gospodarczą, wdrożenie sieci współpracy

z przedsiębiorcami w zakresie modernizacji programów szkoleniowych, liczba instytucji rynku pracy,

które w ramach swojej bieżącej działalności wykorzystują wyniki badań i analiz).

Rezultaty powinny zostać przedstawione w podziale na „twarde” (ilościowe) i „miękkie” (jakościo-

we). Rezultaty miękkie dotyczą postaw, umiejętności i innych cech, których istnienie może być stwier-

32 33

dzone jedynie w drodze badań lub obserwacji. Można do nich zaliczyć np. wzrost pewności siebie,

rozwój umiejętności zarządzania czasem, poprawę umiejętności komunikacyjnych. Ponieważ bada-

ją dynamikę zmian wewnętrznych powinny być badane przynajmniej dwukrotnie (przed rozpoczęciem

udziału w projekcie lub w jego początkowej fazie) oraz po jego zakończeniu. Takie podejście umożliwi

stwierdzenie na ile działania w projekcie trwale zmieniły postawy, umiejętności, przekonania itp. Rezul-

taty miękkie powinny być badane przy pomocy obiektywnie weryfikowalnych specjalnie do tego przy-

gotowanych narzędzi i nie powinno się pozostawiać stwierdzenia ich osiągnięcia uczestnikom projek-

tu (np. na podstawie kwestionariusza ankietowego z pytaniami dotyczącymi odczuć uczestników pro-

jektu związanych z osiągnięciem rezultatów).

WAŻNE!

Opracowanie i wdrażanie projektów wymaga podporządkowania wszystkich działań w projekcie problemowi, który ma dzięki niemu zostać rozwiązany. Dlatego oceniający zwracają uwagę by pro-blem był właściwie zdefiniowany, cel wynikał z problemu, podejmowane działania były spójne z ce-lami, prowadziły do ich realizacji (czyli rozwiązania problemu), a rezultaty odnosiły się do celów (świadczyły o ich osiągnięciu) i wynikały bezpośrednio z działań i zadań zrealizowanych w projek-cie. Każdy cel ogólny i bezpośredni powinien mieć swoje odzwierciedlenie w rezultatach.

• racjonalność harmonogramu działań

Kryterium racjonalności harmonogramu działań jest oceniane wraz z opisem działań w projekcie (pkt.

3.3). Działania, zadania i pakiety robocze w harmonogramie powinny być tożsame z przedstawionymi

w opisie zawartym w punkcie 3.3 wniosku o dofinansowanie. Przejrzysty harmonogram projektu umożli-

wi łatwą identyfikację działań, zadań i pakietów roboczych w czasie, ich chronologiczne ułożenie. Jeżeli

projektodawca przewiduje do realizacji kilka szkoleń lub kilka edycji tych samych szkoleń, każda edycja

powinna zostać przedstawiona w harmonogramie osobno.

n Przy planowaniu harmonogramu należy zwrócić szczególną uwagę na następujące aspekty:

n zadania pojawiające się cyklicznie (np. monitorowanie przebiegu szkoleń, przygotowanie wnio-

sków o płatność, sprawozdań, spotkania z zespołem projektowym) nie powinny być zaznaczane,

jako zadania ciągłe, chyba że ich częstotliwość jest większa lub równa jednostce czasu harmono-

gramu (miesiąc, kwartał), wówczas w opisie zawartym w punkcie 3.3 konieczne jest wskazanie za-

łożeń co do planu ich realizacji (np. spotkania zespołu projektowego odbywać się będą co tydzień,

w każdy piątek, wniosek o płatność składany będzie w każdym miesiącu realizacji projektu);

32 33

n zadania nie mogą się nakładać, gdy rozpoczęcie następnego zadania uwarunkowane jest zakoń-

czeniem zadania poprzedzającego (np. szkolenie nie powinno się rozpocząć, jeżeli nie zostało za-

kończone zadanie dotyczące opracowania materiałów szkoleniowych i ich publikacji);

n czas trwania zadania angażującego personel (trenerzy, eksperci należący do zespołu projektowe-

go oraz inne osoby) musi być zgodny z okresem zatrudnienia personelu przyporządkowanego do

tego zadania (harmonogram rzeczowy powinien być zgodny z budżetem projektu);

n przyporządkowanie ekspertów do zadań wynikać ma z opisu ich zakresu obowiązków umieszczo-

nego w punkcie 3.5 wniosku o dofinansowanie realizacji projektu;

n przy zadaniu informacja i promocja projektu nie należy umieszczać informacji o liczbie uczestni-

ków, nawet wówczas, gdy ich precyzyjne wyliczenie będzie możliwe. Osób tych nie ujmuje się rów-

nież w tabeli 3.2.1 Przewidywana liczba osób/instytucji objętych wsparciem z EFS w ramach pro-

jektu i ich status (ilościowe).

• wiarygodność – doświadczenie w zarządzaniu projektami, potencjał instytucjonalny (w tym potencjał kadrowy i finansowy)

Wiarygodność projektodawcy sprawdzana jest w oparciu o zawartość punktu 3.5 oraz załączniki fi-

nansowe (lidera i partnerów). Chodzi tu przede wszystkim o zbadanie możliwości skutecznej i płynnej re-

alizacji projektu, stąd ważnym elementem wiarygodności jest doświadczenie. Przede wszystkim powin-

no ono dotyczyć przedsięwzięć zbieżnych z zakresem projektu. Nie zawsze doświadczenie musi się wią-

zać z realizacją projektów współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych, jednak ze względu na specyfikę

wdrażania projektów EFS, szczególną uwagę zwrócić trzeba właśnie na tego typu przedsięwzięcia.

Zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie należy opisać projekty zrealizowane w okre-

sie trzech lat, których tematyka nawiązuje do składanego wniosku. Wnioskodawca przedstawia następujące

informacje: cele projektu, wielkość grupy docelowej, okres realizacji, wartość projektu, informacje na temat

osiągnięcia rezultatów. Na podstawie tych danych oceniający będą mieli możliwość określenia poziomu do-

świadczenia merytorycznego projektodawcy.

Ocena potencjału finansowego dokonywana jest w kontekście wnioskowanej kwoty dofinansowa-

nia, a w szczególności planowanych rocznych wydatków. Polega ona na porównaniu rocznego po-

ziomu wydatków w projekcie z rocznymi przychodami (i obrotami) projektodawcy za ostatni zamknię-

ty rok obrotowy. Instytucja Organizująca Konkurs może ustalić specyficzne wymagania co do dopusz-

czalnej wartości projektu w odniesieniu do obrotów (np. poprzez wskazanie kryterium dostępu, bądź

wytycznej określającej, iż roczny obrót powinien być dwa razy większy od planowanych rocznych wy-

34 35

datków w projekcie, niespełnienie tego warunku oznaczać będzie, iż wnioskodawca nie posiada po-

tencjału pozwalającego na bezproblemowe rozliczanie projektów oraz utrzymanie płynności finanso-

wej). Informacje tego rodzaju powinny zostać podane do publicznej wiadomości zgodnie z zasadami

dokonywania wyboru projektów (Plan działania, dokumentacja konkursowa).

Trzecim elementem oceny wiarygodności jest doświadczenie personelu i sposób jego organiza-

cji. Przy opisie osób zaangażowanych w realizację projektu (należy podać wszystkie stanowiska me-

rytoryczne, zakres zadań na danym stanowisku) nie można posługiwać się ogólnymi stwierdzenia-

mi (np. koordynator szkoleń posiada wieloletnie doświadczenie w dziedzinie; projektodawca zapewni

wysoko wykwalifikowany personel). Należy podać syntetyczną informację o sprawowanych funkcjach,

zadaniach wykonywanych we wcześniejszych projektach, udziale w przedsięwzięciach i inne ważne

z punktu widzenia projektu informacje o osobach zaangażowanych w jego realizację, z uwzględnie-

niem planowanych na danym stanowisku zadań, uprawnień i odpowiedzialności. Jeżeli w chwili złoże-

nia wniosku nie wiadomo kto będzie zaangażowany w jego realizację, należy podać opis wymagań,

jakie muszą spełniać kandydaci do pełnienia wskazanych w projekcie funkcji.

Wymagania te następnie będą podstawą do opracowania kryteriów naboru członków zespołu

projektowego.

Oprócz wyżej wymienionych elementów wnioskodawca zobowiązany jest również do przedstawienia

informacji na temat zaplecza technicznego jakie możliwe będzie do wykorzystania w związku z realiza-

cją projektu. Dowodzić to ma również o jego potencjale technicznym (np. sale szkoleniowe, laboratoria,

sprzęt szkoleniowy, zaplecze biurowe). W przypadku gdy projekt realizowany jest w partnerstwie dane

te powinny być przedstawione również dla partnerów (szczególnie dotyczy to doświadczenia w realiza-

cji podobnych przedsięwzięć).

• sposób zarządzania projektem (czytelność zasad realizacji)

Pomimo tego, że zarządzanie projektem jest zazwyczaj wykazywane jako jedno z głównych zadań

projektu, szczegółowa ocena sposobu zarządzania, jego przejrzystości, wykorzystywanych technik

i metod odbywa się w oparciu o zapisy punktu 3.5 wniosku o dofinansowanie. Przede wszystkim wnio-

skodawca prezentuje strukturę zarządzania projektem – przedstawia stanowiska w projekcie, ich wza-

jemne powiązania (podległość, nadrzędność) i zadania, jakie w ich ramach będą wykonywane. Jeże-

li do realizacji przedsięwzięcia zaangażowani będą partnerzy, należy również opisać podział obowiąz-

ków, uprawnień i odpowiedzialności lidera i partnerów. A w przypadku zlecania części projektu na ze-

wnątrz konieczne jest opisanie zadań, które zostaną zlecone i sposobu wyboru wykonawców. W tym

34 35

miejscu powinny zostać opisane przyczyny zlecania części projektu do realizacji przez podwykonaw-

ców wraz ze wskazaniem procentowego udziału prac zleconych do ogółu kosztów projektu. Pomimo

tego, że system wdrażania Programu nie przewiduje żadnych ograniczeń w tym zakresie zakres zle-

cenia powinien zostać wskazany i uzasadniony.

n Przy opisie sposobu zarządzania projektem należy zwrócić szczególną uwagę na:

n uwzględnienie informacji na temat zarządzania personelem, komunikacją, dostawami, czasem, koszta-

mi, zmianami, zakresem oraz ryzykiem projektu;

n wskazanie konkretnych metodyk i technik zarządzania wykorzystywanych w trakcie realizacji projektu;

n opisanie sposobu podejmowania decyzji w projekcie.

• niezbędność wydatku do realizacji projektu i osiągania jego celów

Ocenie podlega katalog planowanych wydatków w kontekście osiągania celów projektu. Powin-

ny one świadczyć o kompleksowym (całościowym) podejściu do zidentyfikowanych potrzeb, a jedno-

cześnie nie wykraczać poza to, co jest konieczne (niezbędne) do właściwej realizacji projektu. Budżet

projektu powinien bezpośrednio wynikać z opisanych wcześniej działań, zadań i pakietów roboczych.

Wydatek, który nie wiąże się z żadnym jasno opisanym wcześniej działaniem powinien być uznany za

niekwalifkowalny. W oparciu o kryterium niezbędności oceniany jest również poziom cross-financingu

oraz kosztów pośrednich, które nie powinny przekraczać dopuszczalnych limitów.

W przypadku kosztów pośrednich szczegółowej analizie jest poddawana metodologia ich wyliczenia jak również zasadność poniesienia kosztu oraz ich weryfikacja z budżetem projektu pod kątem nie ujmowania tych samych wydatków kwalifikowalnych w kosztach pośrednich i bezpośrednich.

n Przy opisie tego kryterium warto zwrócić uwagę na:

n ujmowanie szczegółowej kalkulacji kosztu, z dokładnym wskazaniem jednostki kosztu oraz liczby

jednostek (np.: liczba podręczników, liczba godzin pracy doradcy, liczba plakatów);

n unikanie wykazywania kosztów, których jednostką miary jest projekt lub pakiet (np. w kate-

gorii wydatków wpisano materiały szkoleniowe, a jako jednostkę miary podano pakiet, które-

go koszt wynosi 200 zł., przy czym we wniosku nie przedstawiono co wchodzi w skład „pa-

kietu”; w przypadku doradztwa prawnego jako jednostkę miary podano projekt z wartością

9000 zł., nie wskazując czego dotyczyć będzie doradztwo, ile usług doradczych (opinii) jest

planowane/godzin doradczych będzie wykupionych).

36 37

• efektywność wydatków projektu (relacja nakład/rezultat)

Efektywność kosztowa projektu oznacza relację zaplanowanych wydatków do zakładanych rezul-

tatów. Im niższa jest ta relacja, tym bardziej efektywny jest projekt, ponieważ niższym kosztem moż-

na osiągnąć zakładane rezultaty. W szczególności należy zweryfikować, czy w projekcie koszty nie zo-

stały sztucznie zawyżone. Można dokonać tego konfrontując koszty projektu z kosztami podobnych

usług dostępnych na rynku. Budżet powinien być również adekwatny do skali projektu (mniejsze pro-

jekty generują relatywnie wyższe koszty stałe).

Przykład

Ocena kryterium efektywności oparta jest na dwóch parametrach, które oprócz tego kryterium pod-legają niezależnej ocenie w oparciu o inne kryteria wyboru projektów:

1) jakość i adekwatność planowanych rezultatów (np. realizowane są dwa projekty szkoleń z za-kresu obsługi wózków widłowych z napędem silnikowym, których odbiorcami są osoby bezro-botne; w obu projektach określono jednak różne rezultaty – zdobycie umiejętności praktycznych i uzyskanie kwalifikacji zawodowych w projekcie pierwszym, a podjęcie zatrudnienia w ciągu 6 miesięcy od zakończenie szkolenia w projekcie 2 – w trakcie oceny kryterium rezultaty projek-tu więcej punktów uzyskał projekt 2).

2) Uzasadnienie wysokości ponoszonych nakładów (koszt wsparcia na jednego uczestnika w pro-jekcie 2 jest o 20% wyższy niż w projekcie 1; jednak ze względu na trudną grupę docelową oraz planowane dodatkowe wsparcie wszystkie planowane wydatki zostały uznane za kwalifikowane).

Członkowie KOP ocenili projekt 2 pod kątem kryterium efektywności znacznie wyżej, ponieważ za niewiele wyższą cenę oferowano znacznie lepsze jakościowo twarde rezultaty.

• kwalifikowalność wydatków

Wydatek jest kwalifikowalny, jeśli spełnia warunki umożliwiające jego całkowite lub częściowe po-

krycie ze środków przeznaczonych na realizację PO KL.

Kwalifikowalność wydatków należy rozpatrywać w oparciu o zapisy Wytycznych Ministra Rozwoju

Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

(Wytyczne) wydanych w dniu 19 września 2008 r. opracowanych zgodnie z przepisami unijnymi i kra-

jowymi. Należy zaznaczyć, że zgodnie z podstawowymi zasadami kwalifikowalności, w ramach PO KL

wszystkie wydatki są kwalifikowalne, o ile:

a) są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu;

b) są efektywne;

36 37

c) zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu zgodnie z zasadami w zakresie konstru-

owania budżetu w ramach PO KL;

d) są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w w/w Wytycznych MRR, tj.:

n nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych z EFS, do którego należy:

n Zakup nieruchomości i gruntu, wyposażenia, mebli, pojazdów oraz infrastruktury, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu;

n VAT jeżeli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe;

n Koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne różnice kursowe;

n Środki trwałe, które były współfinansowane ze środków unijnych lub krajowych w okresie 7 lat poprzedzających złożenie wniosku;

n Koszty kar i grzywien oraz procesów sądowych i postanowień sądu;

n Wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności podatek, marża, odsetki od refinan-sowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe;

n Wypełnienie wniosku o dofinansowanie;

n Odsetki od zadłużenia;

n Składki na PFRON w ramach wynagrodzenia personelu projektu;

n zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych.

e) są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą

z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655).

WAŻNE!

Dla uznania wydatku za kwalifikowalny ważny jest również okres jego poniesienia, który okre-śla umowa o dofinansowanie projektu. Za początkową datę kwalifikowalności uznaje się 12 grud-nia 2006 roku – datę złożenia PO KL do Komisji Europejskiej. Datą końcową jest 31 grudnia 2015 r. chyba, że Instytucja Pośrednicząca w porozumieniu z IZ określi inną datę. Informacja na ten temat jest podawana do publicznej wiadomości

Przy weryfikacji kwalifikowalności wydatków dla projektodawcy pomocnym narzędziem jest załącz-

nik nr 2 do Wytycznych, w którym zamieszczono wzór listy sprawdzającej do oceny kwalifikowalności

wydatków w ramach PO KL.

38 39

(c) Kryteria horyzontalne

Ogólne kryteria horyzontalne wskazane w załączniku nr 1 Uchwały nr 18 Pre-Komitetu Monitorują-

cego PO KL z 22 września 2007 roku, związane są z koniecznością zapewnienia przebiegu projektów

zgodnie z celami strategicznymi Programu. Składają się na nie:

1. Zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi (w tym: polityką równych szans

i koncepcją zrównoważonego rozwoju) oraz prawodawstwem wspólnotowym.

2. Zgodność z prawodawstwem krajowym.

3. Zgodność ze Szczegółowym Opisem Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

2007 – 2013.

Nie mają one charakteru kryteriów stałych i mogą się zmieniać w trakcie wdrażania Programu. Uza-

leżnione jest to od Instytucji Zarządzającej oraz Komitetu Monitorującego PO KL.

WAŻNE!

Kryteria horyzontalne zgodnie z przyjętym systemem wdrażania są weryfikowane metodą „0 – 1” co oznacza, że brak ich uwzględnienia w projekcie, jak również zawarcie zapisów wskazujących na sprzeczność projektu z zasadami wspólnotowymi, obowiązującym prawem bądź Szczegóło-wym Opisem Priorytetów PO KL, powoduje automatyczne odrzucenie projektu. Dlatego opracowu-jący projekty powinni zwrócić szczególną uwagę na zagadnienia opisane poniżej. Zasadniczo oce-na wniosku o dofinansowanie pod kątem spełnienia kryteriów horyzontalnych wymaga zapoznania się z całym wnioskiem. Wynika to z faktu, że kryteria mają charakter przekrojowy, tak więc w formu-larzu wniosku nie przewidziano odrębnego pola, w którym należy wskazać sposób realizacji zagad-nień wynikających z wymagań kryteriów horyzontalnych.

• zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi (w tym: polityką równych szans i koncepcją zrównoważonego rozwoju) oraz prawodawstwem wspólnotowym

Zagadnienia horyzontalne obowiązkowe dla każdego projektu

Rozwój lokalny

Projekty realizowane w ramach PO KL powinny uwzględniać lokalny wymiar, wpływać na uwraż-

liwienie społeczności lokalnych na konieczność podejmowania wspólnych działań. Zaangażowanie

społeczności lokalnych na rzecz rozwiązywania problemów rynku pracy jest kluczem do efektywne-

38 39

go wdrażania wszystkich przedsięwzięć w obszarze zatrudnienia. Na poziomie pojedynczego projektu

o jego lokalnym charakterze świadczyć mogą konsultacje ze środowiskami lokalnymi (lokalne instytu-

cje pozarządowe, samorządy, zrzeszenia osób bezrobotnych, instytucje rynku pracy), uwzględnienie

opinii reprezentantów grupy docelowej, do której kierowany jest projekt (z terenu jego realizacji).

Sugerowane pola we wniosku, w których projektodawca powinien się odnieść do tej zasady: 3.1, 3.3.

Rozwój społeczeństwa informacyjnego

Oznacza działania skierowane na podwyższenie poziomu technologicznego poprzez podnoszenie

umiejętności korzystania z nowoczesnych technik informacyjno-komunikacyjnych, aktualizowanie wie-

dzy o nowoczesnych formach zarządzania i organizacji pracy oraz podwyższanie poziomu wykształ-

cenia społeczeństwa. Chodzi tu przede wszystkim o tworzenie społeczeństwa opartego na wiedzy,

w którym szczególnego rodzaju towarem jest informacja. Charakteryzuje się ono przede wszystkim

wysoko rozwiniętym sektorem usług, wysokim poziomem skolaryzacji i alfabetyzacji społeczeństwa

oraz silnym rozwojem lokalnym. Stąd też inicjatywy ukierunkowane na rozwój społeczeństwa infor-

macyjnego nie powinny się skupiać jedynie na upowszechnianiu technologii informacyjnych, ale rów-

nież wiedzy, umiejętności i kwalifikacji w zawodach związanych z wytwarzaniem, przechowywaniem,

przetwarzaniem i przekazywaniem informacji. Jedną z cech społeczeństwa informacyjnego są rów-

nież wysokie nakłady na badania i rozwój oraz współpraca jednostek badawczo-rozwojowych z sek-

torem przedsiębiorstw.

Sugerowane pola we wniosku, w których projektodawca powinien się odnieść do tej zasady: 3.1,

3.3 i 3.4.

Zrównoważony rozwój

W rozumieniu POKL zrównoważony rozwój to prawo do zaspokajania aspiracji rozwojowych obec-

nej generacji bez naruszania zdolności do zaspokajania potrzeb i aspiracji rozwojowych przyszłych

pokoleń. Oznacza to, iż rozwój gospodarczy i cywilizacyjny nie powinien odbywać się kosztem wy-

czerpywania zasobów nieodnawialnych i niszczenia środowiska. Kryterium zrównoważonego rozwo-

ju powinno być w szczególności spełniane w kontekście wzajemnego rozwoju gospodarczego, spo-

łecznego i ochrony środowiska naturalnego, z tego względu, że rozwój obu tych dziedzin pociąga za

sobą zmiany w naturalnym otoczeniu człowieka. Projekty wdrażane w ramach PO KL mogą realizować

tę zasadę poprzez uwzględnienie w programach edukacyjnych (szkoleniowych, doradczych) tematy-

ki związanej z ochroną środowiska.

40 41

WAŻNE!

PO KL poprzez realizację wskazanych w nim typów projektów powinien przyczyniać się m.in. do:

- Podnoszenia świadomości ekologicznej, zarówno wśród młodzieży, osób pracujących, bezro-botnych oraz przedsiębiorców;

- Zapewnienia MŚP doradztwa i innych usług w obszarze ekologii, również w zakresie zarządzania ochroną środowiska, wpływu inwestycji na środowisko naturalne oraz planowania przestrzennego;

- Zapewnienia szkoleń dla kadry zarządzającej w zakresie zarządzania środowiskowego i przepi-sów prawa;

- Promowania i tworzenie tzw. zielonych miejsc pracy;

- Działań z zakresu przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu również na obszarach skażonych ekologicznie i peryferyjnych obszarach chronionych;

- Wzmocnienia kwalifikacji kadr administracji w obszarze polityk, strategii i stosowania przepisów prawa.

Przykład

Firma konsultingowa realizuje projekt szkoleniowo-doradczy dla MŚP. Jednym z jego elementów jest szkolenie ogólne z zakresu przygotowywania analizy oddziaływania na środowisko. W oparciu o analizę bieżącej działalności i dzięki identyfikacji planowanych inwestycji firma zaoferowała rów-nież doradztwo w zakresie ich realizacji. Obejmuje ono obok zagadnień ekonomicznych, modu-ły związane ze spełnianiem norm środowiskowych i wymagań przepisów prawa w zakresie działań podejmowanych przez konkretnego przedsiębiorcę.

Przykład

W ramach szkolenia ukierunkowanego na uzyskanie uprawnień spawalniczych, przewidziano tre-ści kształcenia związane z zagrożeniami, które mogą wystąpić w różnych procesach spawania. Uczestnicy projektu zostaną przeszkoleni z zasad wykorzystywania i gospodarowania materiałami mogącymi stanowić zagrożenie dla środowiska naturalnego, jak również skutków jakie związane są z ich niewłaściwym wykorzystywaniem.

Sugerowane pola we wniosku, w których projektodawca powinien się odnieść do tej zasady: 3.3, 3.5.

Równość szans

Uwzględnienie we wniosku zagadnień związanych z równością szans związane jest ze zwalcza-

niem wszelkich przejawów dyskryminacji, w tym ze względu na wiek, płeć, rasę i niepełnosprawność.

40 41

Zasada ta odnosi się do równości kobiet i mężczyzn, osób niepełnosprawnych, mieszkańców obsza-

rów wiejskich oraz osób wykluczonych społecznie w dostępie do zatrudnienia. Przejawiać się to po-

winno w takim zorganizowaniu projektu, by można było zapewnić jednakowy dostęp wszystkich osób

do edukacji, informacji i zatrudnienia. W projektach skierowanych do osób kluczowe znaczenie dla

weryfikacji tego kryterium mają przyjęte przez projektodawcę zasady i kryteria naboru uczestników

projektu. Dostęp do informacji (akcja promocyjna i informacyjna o projekcie), możliwość łatwej reje-

stracji kandydatów, ustalenie kryteriów rekrutacji oraz sposobu jej przeprowadzenia muszą uwzględ-

niać eliminację barier fizycznych, finansowych, socjalnych czy psychologicznych utrudniających bądź

zniechęcających do brania pełnego udziału w projekcie, a przez to również i w życiu społeczeństwa.

Zasada ta odnosi się w szczególności do wspierania osób niepełnosprawnych w dostępie do rynku

pracy, w zwiększaniu stopnia ich przygotowania zawodowego oraz poprawy ich zdolności do uzyska-

nia zatrudnienia.

WAŻNE!

Na poziomie wdrażania całego Programu Operacyjnego zasada równości szans związana jest rów-nież z wyborem projektów skierowanych do grup defaworyzowanych. Wyróżnia się tu dwa rodzaje projektów: pozytywne, w których specyficzne działania nakierowane są na zwalczanie istniejących nierówności; równościowe – działania, które w sposób ogólny przyczyniają się do równości szans na rynku pracy.

Zgodnie z PO KL każdy projekt winien zawierać diagnozę uwzględniającą sytuację kobiet i męż-

czyzn w danym obszarze i ocenę wpływu na sytuację płci (gender impact assessment) (punkt 3.1

wniosku o dofinansowanie), której wyniki staną się podstawą do organizacji projektu w zakresie do-

boru działań i instrumentów wspierających (usługi towarzyszące – transportowe, opiekuńcze czy za-

pewnienie udziału asystentów i trenerów w pracy oraz inne) umożliwiających grupom dyskryminowa-

nym uczestnictwo w projekcie.

42 43

WAŻNE!

Zapewnienie odpowiedniego parytetu liczby osób dyskryminowanych na rynku pracy (np. kobiet, niepełnosprawnych) w ogólnej liczbie uczestników projektu jest jednym ze sposobów realizacji za-sady równości szans (np.: w projekcie 50% uczestników stanowić będą kobiety), jednak w rzeczy-wistości bardzo rzadko może być stosowany, jako jedyny sposób szans realizacji tej zasady hory-zontalnej. Dodatkowe instrumenty powinny uwzględniać indywidualne potrzeby i bariery (np. obo-wiązki domowe, bariery psychologiczne, brak zrozumienia w najbliższym otoczeniu, tradycyjne po-strzeganie roli kobiety w rodzinie i inne) oraz takie działania, które zachęcą osoby defaworyzowane do uczestnictwa w projekcie.

Sugerowane pola we wniosku, w których projektodawca powinien się odnieść do tej zasady: 3.1,

3.2, 3.3 i 3.4.

Zagadnienia horyzontalne obowiązkowe dla wybranych typów projektów

Innowacyjność i współpraca ponadnarodowa

Innowacyjność i współpraca ponadnarodowa ma na celu poszukiwanie i testowanie nowych roz-

wiązań problemów rynku pracy i integracji społecznej, modernizację i dostosowanie polskich instytu-

cji i organizacji do zmieniających się warunków społeczno-gospodarczych, określanie i wdrażanie re-

form mających na celu realizację Strategii Lizbońskiej. Projekty zakładające podejście innowacyjne

bądź współpracę ponadnarodową zawierać muszą, w związku z tym, zadania i działania związane

z upowszechnianiem wypracowanych w ich trakcie rozwiązań oraz włączenie wypracowanych rezulta-

tów do głównego nurtu polityki.

WAŻNE!

Zasady realizacji projektów innowacyjnych oraz w zakresie współpracy ponadnarodowej zosta-ły opisane w Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnaro-dowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 16 sierpnia 2007 r. z późniejszymi zmianami.

Sugerowane pola we wniosku, w których projektodawca powinien się odnieść do tej zasady: 3.1,

3.3, 3.5.

42 43

Partnerstwo

Zasada partnerstwa dotyczy aktywnego udziału partnerów (samorządy lokalne, związki zawodo-

we, organizacje pracodawców oraz organizacje pozarządowe) na wszystkich etapach programowa-

nia, wdrażania, monitorowania i ewaluacji programów unijnych. W trakcie wdrażania PO KL realizowa-

na jest ona przede wszystkim poprzez organizację prac Komitetu Monitorującego i Podkomitetów Mo-

nitorujących PO KL.

Partnerstwo w realizacji projektów nie jest wymagane, jakkolwiek może być uznane przez Instytucję

Ogłaszającą Konkurs jako ważny element ich wdrażania i wymagane kryteriami dostępu (projekty nie-

zakładające partnerstwa będą odrzucane) bądź kryteriami strategicznymi (projekty partnerskie będą

otrzymywały premię punktową).

Sugerowane pola we wniosku, w których projektodawca powinien się odnieść do tej zasady: 3.5.

• zgodność z prawodawstwem krajowym

Oceniana jest zgodność projektu z prawodawstwem krajowym, w szczególności z regulacjami do-

tyczącymi zamówień publicznych oraz zasadami udzielania pomocy publicznej. Zasady udzielania

pomocy publicznej w ramach PO KL reguluje Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia

6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał

Ludzki (Dz.U.Nr 90, poz.557).

Wszystkie działania i zadania realizowane w projekcie powinny uwzględniać przepisy prawne regu-

lujące sposób ich realizacji. W odniesieniu do zamówień publicznych, należy przede wszystkim zwe-

ryfikować, czy realizacja projektu wiąże się ze stosowaniem Ustawy Prawo zamówień publicznych,

w szczególności dotyczy to podmiotów, które zgodnie z Ustawą zobowiązane są do stosowania od-

powiedniego trybu realizacji zamówienia publicznego. Wnioskodawca w przypadku obowiązku korzy-

stania z trybu zamówienia publicznego wymienionego w Ustawie Prawo zamówień publicznych, po-

winien określić w jakim trybie realizowane będzie zamówienie, jak również wskazać przesłanki wybo-

ru tego trybu.

W odniesieniu do zasad udzielania pomocy publicznej, należy zweryfikować przede wszystkim, czy

projekt zakłada wsparcie identyfikowane jako pomoc publiczna, czy w danym typie projektu pomoc

publiczna jest dozwolona, jaka jest jej forma (pomoc na zatrudnienie, na szkolenia, doradztwo, de mi-

nimis, wsparcie na tworzenie nowych miejsc pracy) oraz czy wnioskodawca uwzględnia we wniosku

właściwe dla danego obszaru, typu przedsiębiorcy i rodzaju wsparcia, pułapy intensywności pomo-

44 45

cy publicznej. Odpowiednie zapisy dotyczące tych zagadnień powinny zostać zawarte w punkcie 3.3

(opis działań pomocy publicznej) oraz 3.5 wniosku o dofinansowanie (uzasadnienie i opis zlecenia

części realizacji projektu wraz ze wskazaniem planowanego trybu zamówienia publicznego).

Przykład

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi w zakresie świadczenia usług rynku pracy pod-miotami uprawnionymi do świadczenia pośrednictwa pracy i poradnictwa zawodowego są agencje pośrednictwa pracy i agencje poradnictwa zawodowego (zwane agencjami zatrudnienia).

Projekty zakładające te formy wsparcia realizowane przez podmioty nieposiadające odpowiednich certyfikatów nie mogą być przyjęte do realizacji. Odpowiednie zapisy na ten temat powinny znaleźć się we wniosku o dofinansowanie.

Podobnie w innych dziedzinach istnieje wiele szczegółowych rozwiązań co do organizacji usług, beneficjent realizujący projekt powinien w opisie wniosku oraz jego realizacji uwzględniać obowią-zujące rozwiązania prawne. Jest to również warunek uznania wydatków projektu za koszty kwalifiko-walne do objęcia wsparciem EFS.

• zgodność ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL

Osoby przystępujące do opracowania projektu i wypełnienia wniosku o dofinansowanie powinny

zapoznać się z zapisami Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL. Wnioski nie mogą zawierać propo-

zycji wsparcia innego niż wskazane w tym dokumencie typy projektów (w ramach działania i poddzia-

łania). W SzOP PO KL określono również odbiorców pomocy oraz instytucje, które są uprawnione do

realizacji projektów. Nie zawsze jednak wybór grupy docelowej czy typu wsparcia zapisanego w SzOP

PO KL będzie akceptowalny przez IOK, która w ogłoszeniu o konkursie (dokumentacji konkursowej)

może określić konkretny typ projektu i grupę osób, do której projekty powinny być skierowane. Stąd

ważne jest również zapoznanie się z dostępną na stronach IOK dokumentacją konkursową.

Przykład

W konkursie pilotażowym dla działania 8.1 poddziałania 8.1.1 określono w kryteriach dostępu, iż wsparciem mogą być objęte pracujące osoby dorosłe, posiadające wykształcenie co najwyżej średnie, w wieku powyżej 45 lat, które z własnej inicjatywy zgłaszają chęć podniesienia, zmiany lub nabycia umiejętności i kwalifikacji zawodowej. W odpowiedzi na konkurs spłynął wniosek, które za-kładał wsparcie szkoleniowe dla małych i średnich przedsiębiorstw. Wniosek został odrzucony po-mimo tego, że w SzOP PO KL przedsiębiorcy i ich pracownicy oraz ten typ projektu może być reali-zowany również w ramach poddziałania 8.1.1).

44 45

(d) Kryteria szczegółowe

(a) Kryteria dostępu

Kryteria dostępu dla poszczególnych Priorytetów PO KL mogą zostać zaproponowane przez wła-

ściwe Instytucje Pośredniczące w ramach Planów działania.

Kryteria dostępu, o ile zostały określone, są obowiązkowe dla wszystkich wnioskodawców. Projek-

ty konkursowe, które nie spełniają kryteriów dostępu, są odrzucane. Kryteria dostępu mogą dotyczyć

między innymi:

n wnioskodawcy (wniosek został złożony przez podmiot uprawniony do składania projektu w ramach

danego konkursu, np.: wnioskodawcą projektów z zakresu pośrednictwa pracy dla bezrobotnych

może być jedynie podmiot posiadający wpis do agencji zatrudnienia);

n grup docelowych (projekt zostanie skierowany do właściwych grup docelowych, np.: w Planie Dzia-

łania dla Priorytetu VI PO KL w Działaniu 6.2 w województwie wielkopolskim określono, iż wsparcie

kierowane będzie do podmiotów zamieszkujących na terenie województwa wielkopolskiego);

n partnerstwa (projekt będzie realizowany wspólnie z innymi podmiotami – możliwe jest wskazanie

rodzaju tych podmiotów; kryterium to może również precyzować skład partnerstwa, które może

uzyskać dofinansowanie – np. musi być skomponowane z samorządu lokalnego, organizacji po-

zarządowych oraz organizacji zrzeszających przedsiębiorców);

n obszaru realizacji (np. projekt ma być realizowany w sposób subregionalny);

n minimalnej wysokości wymaganego wkładu własnego.

(b) Kryteria strategiczne

Kryteria strategiczne dotyczą preferowania pewnych typów projektów przez Instytucję Organizu-

jącą Konkurs, co oznacza przyznanie im premii punktowej. Spełnianie kryteriów strategicznych nie

jest obowiązkowe. Niespełnienie kryteriów strategicznych nie wyklucza uzyskania maksymalnej liczby

punktów za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych.

Weryfikacja kryteriów strategicznych podobnie jak i kryteriów dostępu odbywa się z wykorzysta-

niem metody „0 – 1” (spełnia – nie spełnia). Niespełnienie kryterium strategicznego nie oznacza jed-

nak odrzucenia wniosku a nieprzyznanie możliwej za dane kryterium premii punktowej (która wyno-

si nie więcej niż 20 punktów, zatem wniosek spełniający wszystkie kryteria merytoryczne oraz strate-

giczne może uzyskać 120 punktów). Należy pamiętać, że jedynie wnioski, które spełniają minimalny

wymagany poziom (tj. przynajmniej 60 punktów i min 60% w poszczególnych punktach oceny

46 47

merytorycznej), jeżeli chodzi o ogólne kryteria merytoryczne, mogą mieć przyznaną premię punkto-

wą w zależności od spełnienia poszczególnych kryteriów strategicznych.

WAŻNE!

Premia punktowa w wysokości 20 punktów może decyzją IP/IP 2 być podzielona pomiędzy kilka kryteriów. Wagi dla kryteriów określane są w Planie Działania i akceptowane przez Podkomitety Mo-nitorujące PO KL

Przykład

Kryteria strategiczne (określone w Planie działania na lata 2007 – 2008):

• Kryterium typu wsparcia – projekty zakładające łączenie przynajmniej dwóch form pomocy oso-bom bezrobotnym (kompleksowość);

• Kryterium grupy docelowej – projekty skierowane do firm zlokalizowanych na terenach wiej-skich, w miastach i miasteczkach do 20 tys. mieszkańców; projekty, których odbiorcami będą osoby po 45. roku życia w szczególności kobiety, osoby długotrwale bezrobotne;

• Kryterium wysokości finansowej projektu – preferencje będą miały projekty, których kwota dofi-nansowania przekracza 500 tys. PLN;

• Kryterium wkładu własnego – projekty zakładające minimum 10% wkładu własnego;

• Kryterium partnerstwa – projekty realizowane w partnerstwie sektora publicznego, prywatnego i organizacji pozarządowych;

• Kryterium dotyczące beneficjenta – projekty realizowane przez NGO.

46 47

IV. Wybór projektów (procedura konkursowa)

System selekcji wniosków o dofinansowanie projektu został stworzony w taki sposób, by zapewnić

wybór najlepszych projektów, najbardziej odpowiadających potrzebom grup docelowych oraz przy-

noszących największe efekty w odniesieniu do poniesionych nakładów. W ramach PO KL, o ile IP nie

określi inaczej w Planie działania, minimalna wartość projektu wynosi 50 tys. zł. Maksymalna war-

tość projektu dotyczy jedynie „małych grantów” przeznaczonych na oddolne inicjatywy lokalne na

obszarach wiejskich (Priorytety VI, VII oraz IX) i wynosi 50 tys. zł.

4.1 Ogłoszenie konkursu

Konkursy na projekty w ramach danego Działania (lub Poddziałania albo poszczególnych typów

projektów) są ogłaszane i prowadzone przez IP, zgodnie z Planem działania.

Nabór wniosków o dofinansowanie jest publiczny. IOK w celu wyłonienia projektów do dofinanso-

wania w trybie konkursowym ogłasza konkurs co najmniej: na własnej stronie internetowej, w swojej

siedzibie w miejscu publicznie dostępnym, a także przekazuje w wersji papierowej i pocztą elektro-

niczną – do wiadomości IZ. Ogłoszenie „internetowe” zgodnie z art. 29 ust. 2 ustawy o zasadach pro-

wadzenia polityki rozwoju3 określa, co najmniej:

n rodzaj projektów podlegających dofinansowaniu;

n rodzaj podmiotów, które mogą ubiegać się o dofinansowanie;

n kwotę środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów;

n poziom dofinansowania projektów (wyznaczony jako odsetek wydatków objętych dofinansowaniem);

n maksymalną kwotę dofinansowania projektu, o ile kwota taka została ustalona;

n kryteria wyboru projektów;

n termin rozstrzygnięcia konkursu;

n wzór wniosku o dofinansowanie projektu;

n termin, miejsce i sposób składania wniosków o dofinansowanie projektu;

n wzór umowy o dofinansowanie projektu.

IOK określa każdorazowo w dokumentacji konkursowej, które wymogi formalne są stosowane w ra-

mach danego konkursu, z wyraźnym zaznaczeniem, które uchybienia formalne:

3 Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1658 i Dz. U. z 2007 r. Nr 140, poz. 984. Dalej zwana „ustawą”.

48 49

a) nie podlegają korektom ani uzupełnieniom, a tym samym skutkują odrzuceniem wniosku na etapie

oceny formalnej oraz

b) podlegają korektom lub uzupełnieniom.

Inne uchybienia formalne niż określone w ten sposób w zakresie spełniania kryterium: wniosek jest

kompletny i został sporządzony i złożony zgodnie z obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku o dofi-

nansowanie (i właściwą dokumentacją konkursową – w przypadku projektów konkursowych) nie mogą

stanowić przyczyny uzyskania przez wniosek negatywnego wyniku oceny formalnej. Oznacza to, że

wniosek, który wykazuje inne od powyższych uchybienia, musi zostać przekazany do oceny meryto-

rycznej, nie może być natomiast ani odrzucony, ani skierowany do poprawy lub uzupełnienia.

IOK zamieszcza również w dokumentacji konkursowej listę sprawdzającą, służącą wnioskodawcy

pomocą w stwierdzeniu, czy wniosek o dofinansowanie, który zamierza złożyć, spełnia wszystkie kry-

teria formalne. Pozwala to na ograniczenie liczby przypadków, w których wniosek zostanie odrzucony

z przyczyn formalnych.

IOK w dniu ogłoszenia konkursu zamieszcza informację o konkursie w dzienniku o zasięgu co naj-

mniej regionalnym.

Ogłoszenie „prasowe” zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy zawiera co najmniej informacje dotyczące:

n rodzaju projektów podlegających dofinansowaniu;

n rodzaju podmiotów, które mogą ubiegać się o dofinansowanie;

n kwoty środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów;

n adresu strony internetowej, na której zamieszczono ogłoszenie o konkursie.

IOK szeroko informuje potencjalnych beneficjentów o konkursach i zachęca ich do składania wnio-

sków. Informacja jest przekazywana wieloma metodami: prasa, internet, spotkania z potencjalnymi

beneficjentami, publikacje itp.

W przypadku wprowadzenia zmian do dokumentacji konkursowej w trakcie trwania konkursu, IOK

informuje potencjalnych wnioskodawców o wprowadzonych zmianach wraz z wyjaśnieniem. Informa-

cja taka jest podawana we wszystkich formach komunikacji, w jakich zostało opublikowane ogłosze-

nie o rozpoczęciu konkursu. Wprowadzane zmiany nie mogą obejmować elementów wymienionych

w art. 29 ust. 4 ustawy.

48 49

Nabór wniosków w ramach PO KL ma charakter konkursu otwartego lub konkursu zamknięte-

go. W konkursie otwartym nabór wniosków i ich ocena prowadzone są w sposób ciągły, do wyczerpania

określonego limitu środków lub do zamknięcia konkursu uzasadnionego odpowiednią decyzją IOK. Raz

w miesiącu na stronie internetowej IOK zamieszcza informację przypominającą o trwaniu naboru projek-

tów oraz o stanie wykorzystania alokacji przeznaczonej na konkurs. IOK zamieszcza na swojej stronie in-

ternetowej z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni informację o planowanej dacie zamknięcia lub zawiesze-

nia konkursu otwartego, wraz z uzasadnieniem.

Konkurs zamknięty organizowany jest cyklicznie. W konkursie zamkniętym określa się z góry jeden

(jeśli konkurs będzie organizowany tylko raz) lub kilka następujących po sobie terminów naboru wnio-

sków. IOK ogłasza konkurs określając daty otwarcia oraz daty zamknięcia naboru wniosków, tj. okres,

w którym będą przyjmowane wnioski. Pomiędzy datą ogłoszenia naboru a ostateczną datą składania

wniosków nie może upłynąć mniej niż 30 dni. Wybór trybu procedury (konkurs zamknięty bądź kon-

kurs otwarty) należy do IOK i jest przedstawiony w PD wraz z uzasadnieniem.

Konkurs ogłaszany jest na wybrane lub wszystkie typy projektów w ramach Poddziałania lub Dzia-

łania, przy uwzględnieniu potrzeb zidentyfikowanych przez IP oraz w celu osiągnięcia założonych

wskaźników realizacji Programu (Priorytetu).

IOK może również stworzyć rezerwę finansową w wysokości 5% wartości jednego konkursu z prze-

znaczeniem na ewentualne negocjacje projektów (patrz: Negocjacje).

W ogłoszeniu, o którym mowa w art. 29 ust. 2 i 3 ustawy, umieszcza się całkowitą kwotę przezna-

czoną na dany konkurs, zawierającą rezerwę na odwołania (i ewentualnie na negocjacje).

4.2 Złożenie wniosku

Wniosek o dofinansowanie projektu należy złożyć w instytucji wskazanej w ogłoszeniu o konkursie.

Wnioskodawca składa wniosek opatrzony pieczęciami, podpisany przez osobę (osoby) do tego upo-

ważnioną (upoważnione), w 2 egzemplarzach papierowych (tj. oryginał oraz kserokopia poświadczo-

na za zgodność z oryginałem4) oraz jego wersję elektroniczną (na nośniku danych – zgodnie z wymo-

gami określonymi przez IOK). Przez wersję elektroniczną rozumie się plik.xml utworzony za pomocą

Generatora Wniosków Aplikacyjnych. IOK może wymagać w dokumentacji konkursowej złożenia do-

datkowo również pliku pdf, jednak może on być wykorzystywany w trakcie oceny tylko pomocniczo,

zaś jego brak nie stanowi podstawy do odrzucenia wniosku.

4 Prawidłowy sposób opisywania dokumentów za zgodność z oryginałem został przedstawiony na stronie 18.

50 51

Wniosek należy złożyć w zamkniętej (zaklejonej) kopercie, oznaczonej zgodnie z zasadami okre-

ślonymi w ogłoszeniu o konkursie.

Razem z wnioskiem o dofinansowanie każdy wnioskodawca składa dokumenty określające jego

sytuację finansową (oryginał oraz kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem albo kseroko-

pie poświadczone za zgodność z oryginałem), a w przypadku partnerstwa – także dokumenty określa-

jące sytuację finansową partnerów. Wymóg składania dokumentów określających sytuację finansową

nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto, w przypadku projektów dotyczących

współpracy ponadnarodowej wnioskodawca składa wraz z wnioskiem również list intencyjny w spra-

wie partnerstwa ponadnarodowego. Dokumenty finansowe i list intencyjny w sprawie partnerstwa po-

nadnarodowego powinny być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski, jeśli zo-

stały oryginalnie sporządzone w innym języku.

Fakt dołączenia do wniosku wymaganych załączników jest weryfikowany na etapie oceny formal-

nej, zaś ich treść podlega weryfikacji na etapie oceny merytorycznej. Załączniki należy dostarczyć

w 2 egzemplarzach papierowych, jako załącznik zarówno do oryginału, jak i do kopii wniosku.

W przypadku określenia przez IOK w dokumentacji konkursowej dodatkowych wymagań wobec

wnioskodawców, niewynikających z Systemu realizacji PO KL (np. dotyczących parafowania stron

wniosku o dofinansowanie, załączania wraz z wnioskiem „spisu treści” składanych dokumentów lub

dodatkowych załączników), ich niespełnienie przez wnioskodawcę nie stanowi podstawy do odrzuce-

nia wniosku w procesie oceny.

Wniosek można złożyć osobiście, przesłać kurierem lub pocztą. W przypadku konkursu, dla którego okre-

ślono ostateczną datę wpływu, liczy się data wpływu wniosku do IOK.

W procesie oceny wniosków o dofinansowanie stosuje się odpowiednio kryteria, o których mowa

w rozdziale 3.

Każdemu wnioskodawcy przysługuje prawo pisemnego wystąpienia do Instytucji Organizującej Kon-

kurs o wycofanie złożonego przez siebie wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL z dal-

szych etapów procedury udzielania dofinansowania.

Powyższe wystąpienie wnioskodawcy jest skuteczne na każdym etapie oceny, zarówno formalnym,

jak i merytorycznym. Bez znaczenia pozostaje również w tym przypadku rodzaj konkursu: otwarty lub

zamknięty. Określenie procedury wycofania wniosku należy do IOK i jest dokonywane w dokumenta-

cji konkursowej (regulaminie konkursu).

50 51

Każdemu wnioskodawcy przysługuje prawo pisemnego wystąpienia do Instytucji Organizującej Kon-

kurs o udostępnienie dokumentów związanych z oceną złożonego przez niego wniosku o dofinansowa-

nie projektu, w tym kart oceny (formalnej i/lub merytorycznej), przy zachowaniu zasady anonimowości

osób dokonujących oceny.

4.3 Ocena formalna

Ocenie formalnej podlega każdy złożony w trakcie prowadzonego naboru wniosek o dofinansowa-

nie. Wnioski złożone po zakończeniu naboru pozostają bez rozpatrzenia, jednakże szczegółowe wy-

tyczne postępowania z takimi wnioskami określa IOK w swoich wewnętrznych procedurach.

Ocena formalna wniosku składa się z dwóch etapów, podczas których następuje sprawdzenie, czy

wniosek spełnia:

n ogólne kryteria formalne oraz

n kryteria dostępu.

Konieczność spełnienia kryteriów dostępu oznacza, że do kolejnego etapu oceny (tj. oceny me-

rytorycznej) jest przekazywany i dofinansowanie może uzyskać tylko ten wniosek, który je wszystkie

spełnia. Kryteria dostępu mogą dotyczyć spełniania przez projekt jednego lub więcej wymogów.

W Planie działania mogą zostać określone kryteria dostępu wraz z wyodrębnioną alokacją finanso-

wą. W tym przypadku te kryteria dostępu mają zastosowanie jedynie w odniesieniu do projektów, któ-

rym udzielone zostanie dofinansowanie z tej puli środków.

Przykład

Z dostępnych Instytucji Pośredniczącej opracowań społeczno-ekonomicznych wynika, że na ob-szarze województwa utrzymuje się bezrobocie długoterminowe, więc w danym roku, zgodnie z za-pisem w Planie działania, w ramach danego Priorytetu i wyodrębnionej puli środków, będą mogły być realizowane jedynie te projekty, których uczestnikami są osoby długotrwale bezrobotne. IP mo-że ograniczyć się do jednego wymogu albo zdecydować o kolejnych warunkach, jakie musi speł-niać projekt skierowany do długotrwale bezrobotnych. Na przykład, w celu udzielenia komplek-sowego wsparcia, może istnieć wymóg realizowania projektu z innymi podmiotami (partnerstwo), w tym również takimi, które są zlokalizowane w sąsiednim województwie (projekt ponadregionalny).

52 53

Instytucja Organizująca Konkurs dokonuje oceny formalnej, czyli sprawdzenia kompletności

i poprawności złożonej dokumentacji w terminie 14 dni od daty złożenia wniosku (w przypadku kon-

kursu otwartego) lub 14 dni od końcowego terminu przyjmowania wniosków (w przypadku konkursów

zamkniętych). W uzasadnionych przypadkach (np. dużej liczby wniosków) IOK może wydłużyć po-

wyższe terminy do 21 dni, o czym informuje niezwłocznie na swojej stronie internetowej. Oceny for-

malnej dokonuje się przy pomocy Karty oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkur-

sowego PO KL.

Oceny formalnej dokonuje jeden oceniający, którego ocena jest zatwierdzana przez osobę wobec

niego przełożoną, zgodnie z procedurami wewnętrznymi IOK. Jeżeli wniosek nie spełnia któregokol-

wiek z ogólnych kryteriów formalnych lub kryteriów dostępu a IOK nie przewiduje w dokumentacji kon-

kursowej możliwości uzupełnienia i/lub skorygowania wniosku lub składanych wraz z nim załączników,

zostaje on odrzucony i nie jest rejestrowany w Krajowym Systemie Informatycznym. Odrzucony wnio-

sek nie podlega korektom ani uzupełnieniom. W terminie 5 dni od rozpatrzenia wniosku (tj. złożenia

przez przełożonego podpisu na Karcie oceny formalnej), IOK informuje wnioskodawcę o odrzuceniu

wniosku na etapie oceny formalnej, wraz z podaniem przyczyn odrzucenia, a także o możliwości zło-

żenia protestu (patrz: Procedura odwoławcza).

Jeżeli IOK tak postanowi, dopuszczalne jest uzupełnienie i/lub skorygowanie złożonego wniosku

o dofinansowanie i/lub złożonych wraz z nim załączników. Informacja o tym, w jakim przypadku oraz

zakresie i terminie dopuszczalne jest uzupełnienie/skorygowanie przez wnioskodawcę złożonego

wniosku i/lub załączników, jest zawarta w dokumentacji konkursowej.

W terminie 7 dni od dnia przekazania wniosku do oceny merytorycznej (tj. zatwierdzenia Karty oce-

ny formalnej przez upoważnionego przedstawiciela IOK):

n wniosek spełniający wszystkie ogólne kryteria formalne oraz wszystkie kryteria dostępu jest reje-

strowany w Krajowym Systemie Informatycznym i nadawany jest mu niepowtarzalny numer identy-

fikacyjny, zgodnie z zapisami Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gro-

madzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej,

n IOK wysyła do wnioskodawcy pismo informujące go o pozytywnym wyniku oceny formalnej i prze-

kazaniu do oceny merytorycznej złożonego przez niego wniosku oraz zarejestrowaniu wniosku

w Krajowym Systemie Informatycznym i nadaniu mu niepowtarzalnego numeru identyfikacyjnego.

52 53

4.4 Ocena merytoryczna – zasady ogólne

Ocenie merytorycznej podlega każdy wniosek o dofinansowanie projektu, który uzyskał pozytywny

wynik oceny formalnej. Ocena merytoryczna wniosku przeprowadzana jest w oparciu o:

n ogólne kryteria merytoryczne oraz

n kryteria strategiczne.

Maksymalna liczba punktów za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych wynosi 100.

Kryteria strategiczne dotyczą preferowania pewnych typów projektów przez IP. W przeciwieństwie

do kryteriów dostępu, kryteria strategiczne mogą, ale nie muszą być spełnione, by projekt mógł uzy-

skać pozytywną ocenę merytoryczną.

Przykład

Instytucja Pośrednicząca, na podstawie dostępnych jej danych, postanawia udzielać szczególne-go wsparcia osobom o niskich lub zdezaktualizowanych kwalifikacjach. Oznacza to, że premiowa-ne dodatkowymi punktami podczas oceny będą projekty szkoleniowe skierowane do takich wła-śnie osób.

Punktów przyznanych za spełnianie kryteriów strategicznych nie uwzględnia się przy wyliczaniu

średniej arytmetycznej z dwóch ocen spełniania ogólnych kryteriów merytorycznych wniosku. Premia

punktowa za spełnianie kryteriów strategicznych jest doliczana do końcowej oceny projektu tylko w sy-

tuacji, gdy wniosek od każdego z oceniających uzyskał, co najmniej 60 punktów a także przynajm-

niej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej. Premia punktowa jest średnią

arytmetyczną z punktów przyznanych w ramach dwóch ocen spełniania przez projekt kryteriów strate-

gicznych. W przypadku, gdy IP zdecydowała o wprowadzeniu więcej niż jednego kryterium strategicz-

nego, zawiera w Planie działania wagi punktowe przypisane każdemu kryterium. Spełnienie kryterium

oznacza przyznanie określonej dla niego wagi punktowej. Niespełnienie kryterium lub jego częścio-

we spełnianie jest równoznaczne z przyznaniem mu 0 punktów. Możliwe jest spełnianie przez projekt

tylko niektórych kryteriów strategicznych. Zatem wniosek, który uzyskał w trakcie oceny merytorycz-

nej maksymalną liczbę punktów za spełnianie wszystkich ogólnych kryteriów merytorycznych (do 100

pkt.) oraz wszystkich kryteriów strategicznych (do 20 pkt.) może uzyskać maksymalnie 120 punktów.

Oceną merytoryczną projektów zajmują się Komisje Oceny Projektów (KOP), które umiejscowione

są w IOK. Komisję powołuje kierujący instytucją/jednostką pełniącą rolę IOK.

54 55

W skład KOP wchodzą:

1) pracownicy IOK;

2) przedstawiciele ministra (ministrów) właściwego (właściwych) ze względu na zakres tematyczny

konkursu (o ile zostali powołani);

3) przedstawiciele jednostki organizacyjnej właściwego terytorialnie (ze względu na siedzibę IOK)

samorządu województwa i/lub przedstawiciele terenowej administracji rządowej w województwie

– o ile zostali powołani;

4) asesorzy (o ile zostali powołani).

W posiedzeniu KOP, w charakterze obserwatorów, mogą również uczestniczyć:

1) przedstawiciele ministra (ministrów) właściwego (właściwych) ze względu na zakres tematyczny

konkursu (o ile zostali zgłoszeni przez ministra bądź ministrów);

2) przedstawiciele IZ PO KL (z inicjatywy IZ);

3) przedstawiciele IP (jeśli nie zostali powołani w skład KOP).

Wynagrodzenie za pracę w KOP przysługuje wyłącznie asesorowi, na zasadach określonych przez

IOK. Członkowie KOP inni niż asesorzy wykonują funkcje związane z oceną wniosków o dofinansowa-

nie w ramach swych obowiązków służbowych w godzinach pracy, bez możliwości dodatkowego wy-

nagrodzenia.

Przewodniczącym KOP jest dyrektor bądź upoważniony przez niego pracownik IOK. Liczba człon-

ków KOP jest uzależniona od potrzeb, jednakże wynosi nie mniej niż osiem osób. Lista członków KOP

(imię, nazwisko oraz miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego5) jest poda-

wana do publicznej wiadomości w momencie ogłoszenia ostatecznej listy zawartych umów o dofinan-

sowanie, w szczególności poprzez zamieszczenie jej w siedzibie IOK w miejscu publicznie dostępnym

oraz na stronie internetowej IOK. Podczas dokonywania oceny merytorycznej wniosków o dofinanso-

wanie IOK stosuje następujące standardy:

n IOK przechowuje i obsługuje wnioski złożone w ramach konkursu w warunkach zapewniających

poufność danych i informacji w nich zawartych; dostęp do tych dokumentów mogą mieć jedynie

osoby uczestniczące w organizacji konkursu oraz osoby biorące udział w posiedzeniu KOP (człon-

kowie KOP oraz obserwatorzy biorący udział w posiedzeniu KOP),

n wszystkie osoby uczestniczące w organizacji konkursu i ocenie wniosków są zobowiązane do za-

chowania poufności danych i informacji zawartych we wnioskach; zasada poufności obejmuje co

5 „Miejscowość, w której osoba przebywa z zamiarem stałego pobytu” (art. 25 Kodeksu cywilnego).

54 55

najmniej: odpowiednie zabezpieczenie bazy danych wniosków, w przypadku przeprowadzania

oceny wniosku na komputerze – odpowiednie zabezpieczenie systemu informatycznego, w przy-

padku przekazywania wniosków asesorom do oceny lub ekspertom do wydania opinii drogą elek-

troniczną – zapewnienie bezpiecznej transmisji danych, zakaz przekazywania jakichkolwiek infor-

macji czy dokumentów osobom nieupoważnionym,

n informacje o przebiegu i wynikach oceny merytorycznej, do momentu zakończenia przeprowadza-

nia oceny merytorycznej w ramach KOP, są udzielane wyłącznie: przewodniczącemu KOP i proto-

kolantowi oraz innym osobom uczestniczącym w pracach KOP.

4.5 Ocena merytoryczna – procedura

Oceny merytorycznej dokonuje się przy pomocy Karty oceny merytorycznej wniosku o dofinanso-

wanie projektu konkursowego PO KL. W przypadku gdy oceniający stwierdzi, że wniosek nie spełnia

ogólnych kryteriów formalnych bądź kryteriów dostępu, ponieważ uchybienia te nie zostały zauważo-

ne na etapie oceny formalnej, wniosek, jako niepodlegający ocenie merytorycznej, trafia ponownie do

oceny formalnej. Oceniający odnotowują ten fakt na Karcie oceny merytorycznej. Ponowna ocena for-

malna odbywa się w terminie 5 dni od daty podpisania Karty oceny merytorycznej.

Ocena merytoryczna każdego z projektów dokonywana jest przez dwie osoby wybrane w drodze

losowania przeprowadzonego przez przewodniczącego KOP. Ocena w każdej części wniosku o dofi-

nansowanie (zgodnie z wzorem Karty oceny merytorycznej) przedstawiana jest w postaci liczb całko-

witych (bez części ułamkowych). Po przedstawieniu każdej z dwóch niezależnych od siebie ocen, ob-

liczana jest średnia arytmetyczna punktów przyznanych za ogólne kryteria merytoryczne (nieuwzględ-

niająca punktów przyznanych za spełnianie kryteriów strategicznych). Średnią arytmetyczną oblicza

się również w odniesieniu do każdej części wniosku podlegającej ocenie. Tak obliczonych średnich

ocen nie zaokrągla się, lecz przedstawia wraz z częścią ułamkową. Maksymalna możliwa do uzyska-

nia liczba punktów za spełnianie kryteriów merytorycznych wynosi 100. Końcową ocenę projektu sta-

nowi suma: średniej arytmetycznej punktów z dwóch ocen wniosku za spełnianie ogólnych kryte-

riów merytorycznych oraz średniej arytmetycznej punktów z dwóch ocen wniosku za spełnianie kryte-

riów strategicznych, o ile wniosek od każdego z oceniających uzyskał co najmniej 60 punktów, a tak-

że przynajmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej. W przypadku roz-

bieżności wynoszącej co najmniej 30 punktów pomiędzy ocenami dokonanymi przez ww. dwie osoby,

projekt poddawany jest dodatkowej ocenie, którą przeprowadza trzeci oceniający, również wylosowa-

ny przez przewodniczącego KOP.

56 57

Jeśli IOK tak zdecyduje, przed dokonaniem trzeciej oceny, można zasięgnąć opinii eksperta spo-

za listy, o której mowa w art. 31 ustawy. Ocena trzeciego oceniającego jest oceną wiążącą i ostatecz-

ną. Każdy oceniający zobowiązany jest do przedstawienia opisowego komentarza stanowiącego uza-

sadnienie wystawionej oceny.

Jeśli oceniający uzna, że zapisy projektu są niezgodne z którąkolwiek z zasad (przepisów), wery-

fikowanych podczas oceny merytorycznej (zgodność z prawodawstwem wspólnotowym i krajowym

oraz z politykami i zasadami wspólnotowymi), odnotowuje ten fakt na Karcie oceny merytorycznej.

W przypadku odmiennej opinii drugiego oceniającego, wiążąca i ostateczna jest opinia trzeciego oce-

niającego, wylosowanego przez przewodniczącego. Negatywna opinia dwóch oceniających skutku-

je odrzuceniem wniosku.

Projekt może zostać przyjęty do dofinansowania, jeśli średnia arytmetyczna dokonanych ocen wy-

nosi: minimum 60 punktów ogółem za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych i jednocześnie co

najmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej (zgodnie z wzorem Karty oce-

ny merytorycznej). Pozwala to uniknąć zatwierdzania projektów, w przypadku których jedna z jego czę-

ści składowych wyraźnie nie spełnia wymogów stawianych projektom realizowanym w ramach PO KL.

Przykład

Wniosek otrzymał od pierwszego oceniającego 80 punktów, od drugiego – 75. Suma tych punktów równa 155, podzielona przez dwa daje wynik 77,5. Oceny są zbliżone, więc nie zachodzi potrze-ba korzystania z oceny trzeciego członka KOP. Uzyskany wynik jest wyższy niż próg 60 punktów, a więc projekt (przy założeniu, że uzyskał jednocześnie, co najmniej 60% punktów w każdej części oceny merytorycznej) ma szansę na akceptację i dofinansowanie.

4.6 Lista rankingowa wniosków oraz protokół z prac KOP

n Po zakończeniu prac KOP sporządzany jest protokół zawierający co najmniej:

n decyzję o powołaniu KOP w określonym składzie, listę członków KOP oraz zestawienie oświad-

czeń o poufności i bezstronności członków KOP i ekspertów opiniujących projekty oraz oświad-

czeń o poufności obserwatorów biorących udział w posiedzeniu KOP,

n wypełnione karty oceny formalnej oraz merytorycznej lub informację o miejscu ich przechowywania,

n opinie ekspertów dotyczące poszczególnych wniosków, o ile wnioski były opiniowane przez eks-

pertów lub informacje o miejscu ich przechowywania,

56 57

n wyniki oceny merytorycznej w postaci listy rankingowej wniosków,

n opis zdarzeń niestandardowych, które zaszły w trakcie prac KOP, do których należą zwłaszcza:

- ujawnienie istniejącego konfliktu interesów i innych okoliczności odnoszących się do niewła-ściwego sprawowania funkcji przez osoby uczestniczące w pracach KOP,

- wywieranie nacisków na członków KOP ze strony osób i podmiotów zewnętrznych lub we-wnętrznych,

- wystąpienia KOP do uczestników konkursu w sprawach uzupełnienia i/lub skorygowania zło-żonego wniosku o dofinansowanie i/lub złożonych wraz z nim załączników, o ile IOK dopuściła taką możliwość,

- wykrycie innych nieprawidłowości przebiegu pracy KOP.

Ocena dokonana przez Komisję Oceny Projektów stanowi podstawę do ułożenia listy wniosków

spełniających minimum punktowe, uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punk-

tów. Lista wniosków wraz z protokołem z oceny jest przedkładana do zatwierdzenia właściwemu or-

ganowi lub jego upoważnionemu przedstawicielowi. Organ lub osoba zatwierdzająca listę rankingo-

wą wniosków może (o ile zaistniały nowe, nieznane na etapie oceny okoliczności, uzasadniające pod-

jęcie takiej decyzji) zdecydować o nieprzyznaniu dofinansowania danemu wnioskodawcy. Powyższa

decyzja wymaga przedstawienia przez IOK pisemnego uzasadnienia oraz zachowania zasady przej-

rzystości procedur.

Nie jest możliwa zmiana kolejności wniosków na liście. Zatwierdzona lista podlega niezwłocznemu

ogłoszeniu na stronie internetowej oraz w siedzibie IOK w publicznie dostępnym miejscu. Zawiera ona

następujące informacje: tytuł projektu, nazwę beneficjenta ze wskazaniem jego siedziby (miejsca za-

mieszkania) oraz liczbę uzyskanych punktów.

Wniosek, który otrzymał 60 punktów i więcej nadal może nie otrzymać dofinansowania – jeżeli

suma wnioskowanych i zaakceptowanych dofinansowań przekroczy wysokość środków przeznaczo-

nych przez IOK na dany konkurs i dofinansowanie otrzymają tylko wnioski o wyższej liczbie punktów,

znajdujące się na wyższych pozycjach listy.

W sytuacji, gdy wnioskodawca, którego projekt został zakwalifikowany do otrzymania dofinanso-

wania, z jakichś przyczyn zrezygnuje z realizacji projektu (np. wycofa się z podpisania umowy w ter-

minie wskazanym przez IOK lub nie dostarczy na czas wymaganych dokumentów, stanowiących za-

łączniki do umowy o dofinansowanie), wówczas projekty, które znajdują się na liście na dalszych miej-

scach i uzyskały największą liczbę punktów, mogą zostać przyjęte do realizacji. Przy wyborze projek-

58 59

tu z listy brana jest pod uwagę wysokość „zwolnionej” kwoty, tzn. dofinansowanie może zostać przy-

znane temu projektowi, którego wartość przekracza o nie więcej niż 25% wysokość zwolnionej kwoty.

W tym przypadku IOK podejmuje negocjacje z wnioskodawcą dotyczące zmniejszenia budżetu pro-

jektu lub/i zakresu działań przewidzianych w projekcie (patrz: Negocjacje). IOK przekazuje informację

do wnioskodawcy w terminie 5 dni od dnia upływu terminu na podpisanie umowy z poprzednim bene-

ficjentem lub od dnia jego rezygnacji.

Po zatwierdzeniu listy rankingowej wniosków wnioskodawca otrzymuje (wysłane za potwierdze-

niem odbioru) pismo informujące o:

n możliwości przyjęcia wniosku do realizacji – pismo informuje wnioskodawcę o pozytywnym rozpa-

trzeniu wniosku (wraz z liczbą przyznanych punktów w każdej części oceny: w postaci średniej aryt-

metycznej oraz oceny każdego z oceniających, wraz z ewentualną oceną trzeciej osoby) i możliwo-

ści przyjęcia do realizacji wraz z proponowaną kwotą dofinansowania, pod warunkiem dostarcze-

nia w podanym terminie (nie krótszym niż 5 dni od daty otrzymania pisma) wymaganych dokumen-

tów (załączników),

n możliwości podjęcia negocjacji – pismo informuje o wyniku oceny merytorycznej (wraz z liczbą

przyznanych punktów w każdej części oceny: w postaci średniej arytmetycznej oraz oceny każde-

go z oceniających, wraz z ewentualną oceną trzeciej osoby), a także propozycji dokonania zmian

merytorycznych w treści wniosku lub/i zmian w budżecie projektu (w tym wysokości kwoty dofi-

nansowania oraz wysokości i metodologii wyliczenia kosztów pośrednich) wraz z uzasadnieniem

(patrz: Negocjacje),

lub

n pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, ale nieprzyjęciu go do dofinansowania z powodu braku środ-

ków finansowych (wraz z liczbą przyznanych punktów w każdej części oceny: w postaci średniej

arytmetycznej oraz oceny każdego z oceniających, wraz z ewentualną oceną trzeciej osoby),

n odrzuceniu wniosku – pismo informujące wnioskodawcę o negatywnym rozpatrzeniu wniosku wraz

z podaniem przyczyny, w tym liczbą przyznanych punktów w każdej części oceny: w postaci śred-

niej arytmetycznej oraz oceny każdego z oceniających i ewentualną oceną trzeciej osoby.

W powyższych dwóch ostatnich przypadkach pismo do beneficjenta zawiera pouczenie o możli-

wości złożenia protestu od wyników oceny wniosku i wskazaniem ustawowego terminu i trybu, w ja-

kim należy złożyć protest.

58 59

Informacja taka jest wysyłana do wnioskodawcy w terminie 5 dni6 od daty zakończenia prac KOP

(w przypadku konkursów otwartych) lub 45 dni od daty zarejestrowania wniosku w Krajowym Systemie

Informatycznym (w przypadku konkursów zamkniętych)7. Aby informacja mogła dotrzeć w tak krótkim

terminie, pisma mogą być przekazywane również drogą faksową lub/i pocztą elektroniczną na nume-

ry faksów lub adresy poczty elektronicznej podawane we wniosku (dlatego niezwykle ważne jest, aby

wpisane tam dane rzeczywiście zapewniały szybkie nawiązanie kontaktu).

Informacja o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku z jednoczesnym nieprzyjęciem go do dofinanso-

wania z powodu braku środków finansowych (tj. wyczerpania alokacji danego konkursu), nie stano-

wi przesłanki do rozpoczęcia negocjacji z wnioskodawcą w trybie określonym w podrozdziale 4.7,

chyba że wartość wniosku stanowi nie więcej niż 125% kwoty dostępnej jeszcze do zakontraktowania

w ramach konkursu.

Wnioski, które nie zostały przyjęte do dofinansowania z powodu wyczerpania środków finansowych

w danej rundzie konkursowej, mogą zostać ponownie złożone w odpowiedzi na kolejny konkurs, lecz

muszą ponownie przejść procedurę oceny formalnej oraz oceny merytorycznej. W takiej sytuacji, pod-

czas dokonywania oceny, członek KOP oceniający wniosek zapoznaje się z wynikami poprzednio do-

konanej oceny.

4.7 Negocjacje

Negocjacje mogą dotyczyć zarówno zakresu merytorycznego, jak i budżetu projektu, w tym wyso-

kości kwoty dofinansowania oraz wysokości i metodologii wyliczenia kosztów pośrednich. Wniosko-

dawca, któremu przyznano niższą od wnioskowanej kwotę dofinansowania ze względu na zidentyfi-

kowanie wydatków niekwalifikowalnych (nieuprawnionych, nieuzasadnionych lub zawyżonych w po-

równaniu ze stawkami rynkowymi), ma prawo podjąć negocjacje z IOK, o ile dysponuje istotnymi ar-

gumentami świadczącymi o prawidłowości swoich założeń budżetowych. Negocjacje należy pod-

jąć w terminie 5 dni od otrzymania pisma informującego o tym przypadku i muszą zostać zakończo-

ne w ciągu 20 dni. Negocjacje prowadzi dyrektor IOK lub jego upoważniony przedstawiciel, w formie

pisemnej (w tym z wykorzystaniem poczty elektronicznej) i/lub ustnej (spotkanie obu stron). Z prze-

prowadzonych negocjacji ustnych (i pisemnych, jeśli tak zdecyduje IOK) sporządza się podpisywa-

ny przez obie strony protokół ustaleń. Protokół z negocjacji załącza się do dokumentacji projektu oraz

dołącza do protokołu z prac KOP. Jeśli w wyniku negocjacji zmieni się zakres merytoryczny i/lub bu-

dżet projektu będzie inny od pierwotnie wnioskowanego, wówczas wnioskodawca składa w terminie

5 dni od zakończenia negocjacji skorygowany (wyłącznie o ustalenia zawarte w protokole z negocja-

6 W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 10 dni, o czym niezwłocznie, wraz z podaniem przyczyny wydłużenia terminu, informuje się wszyst-kich wnioskodawców za pośrednictwem strony internetowej IOK.

7 W WUP w Poznaniu za datę zakończenia KOP przyjmuje się moment podpisania listy rankingowej przez Dyrektora WUP.

60 61

cji) wniosek o dofinansowanie (w pliku .xml oraz 2 egzemplarzach papierowych – oryginał oraz kse-

rokopia poświadczona za zgodność z oryginałem). W przypadku zmiany wartości projektu, zmianie

może ulec również proporcjonalnie wkład własny wnioskodawcy, a także wysokość kosztów pośred-

nich i/lub wartość cross-financingu. Niezłożenie w terminie poprawionego wniosku, złożenie wniosku

o dofinansowanie skorygowanego niezgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z negocjacji, ze

zmianami niewynikającymi z tych ustaleń lub innymi błędami upoważnia IOK do odstąpienia od podpi-

sania umowy o dofinansowanie projektu, bez możliwości ponownej poprawy wniosku. Osoba dokonu-

jąca oceny merytorycznej wniosku może zaproponować zwiększenie wartości projektu o maksymalnie

5% w związku z wprowadzeniem dodatkowych, nieprzewidzianych przez wnioskodawcę zadań i/lub

dokonanie przesunięć części budżetu między poszczególnymi zadaniami, jeśli uzna, że takie zmia-

ny pozwolą w większym stopniu przyczynić się do osiągnięcia celów projektu. Zmiany mogą również

dotyczyć zakresu merytorycznego projektu (np. zwiększenie liczby uczestników projektu, wprowadze-

nie nowych form wsparcia). Propozycja zwiększenia wartości projektu (zmiany podziału środków na za-

dania) zawarta jest w piśmie adresowanym do wnioskodawcy. Powyższe zapisy dotyczące trybu i termi-

nów prowadzenia negocjacji stosuje się odpowiednio. W przypadku przeprowadzenia spotkania nego-

cjacyjnego, skutkującego brakiem wypracowania kompromisu lub niewystarczającą argumentacją po

stronie wnioskodawcy, IOK może zdecydować o niepodpisaniu z nim umowy o dofinansowanie projek-

tu. W przypadku gdy wnioskodawca, w wyniku prowadzonych negocjacji, rezygnuje z podpisania umo-

wy o dofinansowanie, nie przysługuje mu złożenie protestu, o którym mowa w art. 5 pkt. 10 ustawy, w try-

bie określonym w art. 30 ust. 2 ustawy.

4.8 Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu

Jeśli wnioskodawca otrzymał pismo informujące go o możliwości przyjęcia wniosku do realizacji lub

z pozytywnym dla siebie skutkiem zakończył negocjacje z IOK, na wezwanie IOK i w określonym przez

nią terminie, nie krótszym niż 5 dni od otrzymania przez niego informacji w tej sprawie, składa wszyst-

kie wymagane dokumenty (załączniki) do umowy o dofinansowanie. Niezłożenie żądanej dokumentacji

w komplecie w wyznaczonym terminie oznacza rezygnację z ubiegania się o dofinansowanie.

n Wymagane dokumenty mogą obejmować np.:

n wypis z organu rejestrowego dotyczący wnioskodawcy;

n pełnomocnictwo do reprezentowania ubiegającego się o dofinansowanie (załącznik wymagany, gdy

wniosek jest podpisywany przez osobę/y nieposiadającą/e statutowych uprawnień do reprezentowa-

nia wnioskodawcy lub gdy z innych dokumentów wynika, że uprawnionymi do podpisania wniosku

są co najmniej dwie osoby);

60 61

n uchwałę właściwego organu jednostki samorządu terytorialnego lub inny właściwy dokument or-

ganu, który: dysponuje budżetem wnioskodawcy (zgodnie z przepisami o finansach publicznych),

zatwierdza projekt lub udziela pełnomocnictwa do zatwierdzenia projektów współfinansowanych

z Europejskiego Funduszu Społecznego;

n oświadczenie o nieskorzystaniu z pomocy pochodzącej z innych wspólnotowych instrumentów finan-

sowych w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikowalnych związanych z danym projektem;

n zaświadczenie o otrzymanej pomocy de minimis lub informacja o otrzymanej pomocy publicznej

innej niż pomoc de minimis, wymagane przed uzyskaniem wsparcia na podstawie odrębnych prze-

pisów prawa.

IOK może wymagać również innych dokumentów. Zamknięta lista dokumentów, które składa wnio-

skodawca przed podpisaniem umowy jest określona w Planie działania i dokumentacji konkursowej,

a więc jest znana potencjalnym beneficjentom przed złożeniem wniosku o dofinansowanie.

Niezwłocznie po wpłynięciu wszystkich wymaganych załączników i ich ocenie, IOK przesyła wnio-

skodawcy (za potwierdzeniem odbioru) opatrzone parafami na każdej stronie dwa egzemplarze umo-

wy o dofinansowanie projektu z prośbą o ich opatrzenie parafami na każdej stronie i podpisanie,

w określonym terminie, przez upoważnioną/e osobę/y reprezentującą/e wnioskodawcę oraz odesła-

nie do IOK. Po otrzymaniu podpisanych przez beneficjenta egzemplarzy umowy, upoważniony przed-

stawiciel IOK podpisuje oba egzemplarze umowy i odsyła niezwłocznie (za potwierdzeniem odbioru)

jeden egzemplarz do beneficjenta. Za datę podpisania umowy uznaje się wówczas dzień podpisania

umowy przez przedstawiciela IOK.

Podpisanie umowy jest również możliwe w siedzibie IOK. IOK zapewnia istnienie sprawnego syste-

mu zawierania umów z beneficjentami.

4.9 Ogłoszenie ostatecznej listy zawartych umów o dofinansowanie

W terminie 5 dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu, w tym podpisania umo-

wy o dofinansowanie projektu z beneficjentem, którego wniosek przeszedł pozytywnie procedurę od-

woławczą, IOK ogłasza na swojej stronie internetowej oraz w swej siedzibie w publicznie dostępnym

miejscu informację o zawartej umowie o dofinansowanie. Informacja powyższa zawiera: tytuł projek-

tu, nazwę beneficjenta ze wskazaniem jego siedziby (miejsca zamieszkania), wartość projektu, war-

tość przyznanego dofinansowania oraz liczbę zdobytych punktów i datę zawarcia umowy. Informacja

62 63

na temat umów podpisanych w wyniku procedury odwoławczej powinna dodatkowo zawierać adnota-

cję, iż projekt uzyskał dofinansowanie w ramach rezerwy finansowej przeznaczonej na procedurę od-

woławczą. IOK może również zdecydować o zbiorczym, nie rzadziej niż raz na tydzień, ogłaszaniu da-

nych dotyczących podpisanych umów.

W terminie 10 dni od daty podpisania z beneficjentem ostatniej (w ramach danego konkursu za-

mkniętego lub rundy konkursu otwartego) umowy o dofinansowanie projektu, IOK ogłasza na swojej

stronie internetowej oraz w swej siedzibie w publicznie dostępnym miejscu ostateczną listę zawartych

umów o dofinansowanie, która stanowi zbiorcze zestawienie wszystkich uprzednio opublikowanych

informacji o zawartych umowach.

4.10 Procedura odwoławcza

IP w porozumieniu z IOK tworzy rezerwę finansową w wysokości do 5% wartości jednego konkursu

albo do 5% alokacji na cały okres programowania na dany Priorytet z przeznaczeniem na ewentualne

odwołania wnioskodawców. Tryb ustalania i uruchomiania rezerwy finansowej, ustanawianej w celu fi-

nansowania umów zawartych z wnioskodawcami, którzy pozytywnie przeszli procedurę odwoławczą

jest w przejrzysty sposób opisany w dokumentacji konkursowej oraz w procedurach wewnętrznych

IOK. Procedury te uwzględniają zasadę równego traktowania wnioskodawców, których wnioski zosta-

ły wybrane bez zastosowania procedury odwoławczej oraz tych, których wnioski trafiły do ponownej

oceny w wyniku złożenia protestu (tzn. dla wniosków, które trafią do ponownej oceny i wniosków wy-

bieranych bez zastosowania procedury odwoławczej, mają zastosowanie takie same zasady i próg

punktowy skutkujące przyjęciem wniosku do dofinansowania).

Protest

Wnioskodawca, którego projekt nie został wyłoniony do dofinansowania, w terminie 14 dni kalen-

darzowych od dnia otrzymania informacji w tej sprawie może złożyć pisemny protest.

Wniesienie protestu po terminie skutkuje jego pozostawieniem bez rozpatrzenia, o czym niezwłocz-

nie informuje się wnioskodawcę. Protest jest pisemnym wystąpieniem podmiotu wnioskującego o do-

finansowanie projektu o ponowne sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami wyboru

projektów, podanymi przez IOK w dokumentacji konkursowej (regulaminie konkursu). Protest powi-

nien zawierać precyzyjne wskazanie podnoszonych zarzutów, a także należy do niego załączyć doku-

62 63

mentację mającą związek ze sprawą (np. kopia wniosku o dofinansowanie projektu, otrzymane infor-

macje dotyczące rozpatrzenia tego wniosku), mogącą mieć wpływ na rozstrzygnięcie.

Protest może dotyczyć każdej fazy oceny projektów, a więc zarówno oceny formalnej, jak i mery-

torycznej.

Protest jest składany do IOK i jest przez nią rozpatrywany. W przypadku PO KL nie ma możliwości

wniesienia protestu za pośrednictwem innej instytucji – protest taki pozostawia się wówczas bez roz-

patrzenia, o czym niezwłocznie pisemnie informuje się wnioskodawcę.

Protest podlega rozpatrzeniu w terminie 1 miesiąca od dnia jego otrzymania przez właściwą instytucję.

Wniesienie protestu (i wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy) przez danego wnioskodawcę nie

wstrzymuje biegu procedury wyboru pozostałych projektów złożonych w danej rundzie aplikacyjnej.

Zatem zgodnie z przepisem art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia

polityki rozwoju, w odniesieniu do projektów, które pomyślnie przeszły dany etap lub wszystkie etapy

kwalifikacji do dofinansowania, powinny być kontynuowane wszelkie niezbędne procedury, z zawar-

ciem umowy włącznie.

Protest może zostać wycofany przez wnioskodawcę, który go złożył. Powinno to nastąpić do cza-

su upływu terminu na jego rozpatrzenie, ewentualnie do czasu wydania rozstrzygnięcia w tej sprawie,

jeżeli nastąpi to przed upływem ustawowo wskazanego terminu.

W wyniku rozpatrzenia protestu, instytucja go rozpatrująca (IOK) może:

1) rozpatrzyć protest pozytywnie (uwzględnić protest) – jeżeli na podstawie zebranych informacji i do-

kumentacji uzna, że sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami wyboru projektu nie

zostało przeprowadzone w sposób właściwy, a więc złożony protest był zasadny,

2) rozpatrzyć protest negatywnie (odrzucić protest) – w przypadku braku przesłanek do uznania, iż

sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami wyboru projektu zostało przeprowadzone

w sposób niewłaściwy i złożony protest był niezasadny.

Instytucja rozpatrująca protest (IOK) jest związana zakresem protestu, tzn. sprawdza zgodność

złożonego wniosku o dofinansowanie projektu tylko z tym kryterium lub kryteriami oceny, które zosta-

ły wskazane w proteście.

64 65

Uwzględniając protest, IOK, wraz z uzasadnieniem przyjętego rozstrzygnięcia, w którym w szcze-

gólności wskazuje, na czym jej zdaniem polegało niewłaściwe przeprowadzenie oceny wniosku w za-

kresie objętym protestem, kieruje wniosek objęty protestem do ponownej oceny w ramach etapu oce-

ny, której protest dotyczył.

W wyniku pozytywnego rozpatrzenia (uwzględnienia protestu), instytucja go rozpatrująca (IOK)

przekazuje wnioskodawcy informację zawierającą:

a) rozstrzygnięcie wraz z jego uzasadnieniem,

b) pouczenie, że wyniki danego etapu oceny projektu, ponownie przeprowadzonej w efekcie uwzględ-

nienia protestu, są wiążące i nie przysługuje od nich dodatkowo żaden środek odwoławczy przewi-

dziany w art. 30 ustawy.

W przypadku powtórnej oceny dotyczącej etapu oceny formalnej, IOK jest związana wynikami roz-

patrzenia protestu. Natomiast w przypadku powtórnej oceny merytorycznej IOK zobowiązana jest do

zapoznania się z:

a) wynikami pierwotnej oceny projektu,

b) treścią protestu złożonego przez wnioskodawcę oraz do wzięcia pod uwagę treści rozstrzygnięcia

instytucji rozpatrującej protest (IOK) wraz z jego uzasadnieniem, a w szczególności do wnikliwego

przeanalizowania nieprawidłowości w przeprowadzonej ocenie, które zostały wskazane przez in-

stytucję rozpatrującą protest (IOK). Z uwzględnieniem powyższego, po dokonaniu ponownej oce-

ny merytorycznej IOK podejmuje właściwe dla danego etapu oceny rozstrzygnięcie. W przypadku

pozytywnego wyniku ponownej oceny projektu, podlega on dalszej procedurze wyboru.

Wyniki ponownie przeprowadzonej oceny są wiążące i kończą procedurę odwoławczą na danym eta-

pie oceny, w odniesieniu do określonego projektu. Wnioskodawcy nie przysługuje dodatkowo żaden śro-

dek odwoławczy przewidziany w art. 30 ustawy, a w przypadku ponownie negatywnego wyniku oceny pro-

jektu, procedura wyboru w odniesieniu do niego zostaje tym samym zakończona. W przypadku, gdy zacho-

dzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w pkt. 1.3.8 Wytycznych w zakresie procedury odwoławczej dla

wszystkich programów operacyjnych, protest jest pozostawiony bez rozpatrzenia. IOK informuje o tym wnio-

skodawcę wraz z podaniem przyczyn pozostawienia protestu bez rozpatrzenia oraz że wnioskodawcy nie

przysługuje żaden dodatkowy środek odwoławczy. Informację o pozostawieniu protestu bez rozpatrzenia

lub uwzględnieniu (pozytywnego rozpatrzenia) protestu instytucja go rozpatrująca (IOK) przekazuje wnio-

skodawcy. W przypadku negatywnego rozpatrzenia (nieuwzględnienia protestu) instytucja go rozpatrująca

(IOK) przekazuje wnioskodawcy pisemną informację w tym zakresie. Informacja ta zawiera:

a) wskazanie rozstrzygnięcia i jego uzasadnienie ze wskazaniem z jakich powodów protest nie jest zasadny

i w związku z tym nie może być uwzględniony,

64 65

b) pouczenie o przysługującym wnioskodawcy na podstawie art. 30 ust. 4 ustawy prawie do złoże-

nia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, ze wskazaniem do kogo i w jakim terminie należy taki

wniosek złożyć.

W przypadku negatywnego rozpatrzenia protestu, instytucja go rozpatrująca (IOK) na wezwanie IZ

PO KL przekazuje kompletną dokumentację w sprawie, tzn. kopie dokumentów, wniosku o dofinanso-

wanie, pism, kart oceny, dokumentację konkursową, jej część lub wskazanie adresu internetowego,

pod którym została umieszczona, elektroniczne wersje dokumentów – jeśli wszystkie powyższe doku-

menty są istotne dla rozpatrzenia sprawy, a także dane kontaktowe osoby w IOK, właściwej dla spra-

wy (adres e-mail i numer telefonu).

Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy

W przypadku negatywnego rozpatrzenia protestu wnioskodawca, w terminie 7 dni kalendarzowych

od dnia otrzymania informacji w tym zakresie, może wnieść wniosek o ponowne rozpatrzenie spra-

wy do IZ PO KL. Wniesienie wniosku do innej instytucji lub złożenie go po terminie skutkuje pozosta-

wieniem wniosku bez rozpatrzenia, o czym niezwłocznie pisemnie informuje się podmiot, który wniósł

wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Nie jest możliwe wniesienie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, jeżeli protest został rozpa-

trzony zgodnie z postulatem wnioskodawcy, który następnie przykładowo uznał, iż powinien był pod-

nieść zarzuty dotyczące innych kwestii.

Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy jest rozpatrywany w terminie 1 miesiąca od dnia jego

otrzymania przez IZ PO KL.

IZ PO KL, rozpatrując wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, może korzystać ze wsparcia De-

partamentu Prawnego MRR.

W wyniku rozpatrzenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, IZ może:

1) rozpatrzyć wniosek pozytywnie – jeżeli na podstawie zebranych informacji i dokumentacji uzna, że

sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami wyboru projektu nie zostało przeprowa-

dzone w sposób właściwy;

2) rozpatrzyć wniosek negatywnie – jeżeli uzna, że protest został rozpatrzony w sposób właściwy, a z uzy-

skanych informacji i dokumentacji wynika, że nie było przesłanek do jego uwzględnienia.

66 67

IZ rozpatrując wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy jest związana jego zakresem, tzn. rozstrzy-

gnięcie nie powinno dotyczyć okoliczności i kwestii nieujętych we wniosku. Uwzględniając wniosek

o ponowne rozpatrzenie sprawy IZ, wraz z uzasadnieniem swojego rozstrzygnięcia, w którym w szcze-

gólności wskazuje, na czym polegało niewłaściwe przeprowadzenie danego etapu oceny wniosku

o dofinansowanie projektu, kieruje wniosek o dofinansowanie projektu, będący przedmiotem postę-

powania odwoławczego, do ponownej oceny na tym etapie, którego wyniki były przedmiotem postę-

powania odwoławczego, o czym informuje:

a) wnioskodawcę,

b) instytucję rozpatrującą protest (IOK).

Informacja przekazana wnioskodawcy, oprócz wskazania rozstrzygnięcia w przedmiocie wniosku

o ponowne rozpatrzenie sprawy wraz z jego dokładnym uzasadnieniem zawiera pouczenie, że:

a) wyniki etapu oceny projektu, ponownie przeprowadzonej w efekcie uwzględnienia wniosku o ponow-

ne rozpatrzenie sprawy są wiążące i nie przysługuje od nich dodatkowo żaden środek odwoławczy

określony w art. 30 ustawy,

b) przewidziana w ustawie procedura odwoławcza w odniesieniu do danego projektu kończy się wraz z wy-

daniem rozstrzygnięcia w przedmiocie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy i nie obejmuje ona moż-

liwości ponownego wniesienia środków odwoławczych określonych w art. 30 ww. ustawy.

W przypadku powtórnej oceny dotyczącej etapu oceny formalnej IOK jest związana wynikami roz-

patrzenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Natomiast w przypadku powtórnej oceny meryto-

rycznej IOK zobowiązana jest do:

a) zapoznania się z całością dokumentacji z przebiegu dotychczasowej oceny projektu oraz wynika-

mi kolejnych etapów postępowania odwoławczego,

b) do wzięcia pod uwagę treści rozstrzygnięcia instytucji rozpatrującej protest (IOK), a następnie

wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, wraz z uzasadnieniem, a w szczególności, do wnikliwego

przeanalizowania wskazanych przez ww. instytucje nieprawidłowości w przeprowadzonej ocenie.

Z uwzględnieniem powyższego, po dokonaniu ponownej oceny merytorycznej IOK podejmuje sto-

sowne dla danego etapu oceny rozstrzygnięcie. Ponowna ocena jest przeprowadzana z uwzględnie-

niem zapisów pkt. 1.3.9 Wytycznych w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów

operacyjnych. Wyniki ponownie przeprowadzonej oceny są wiążące i kończą procedurę odwoławczą

w odniesieniu do określonego projektu – wnioskodawcy nie przysługują żadne dodatkowe środki od-

woławcze, a w przypadku ponownie negatywnego wyniku oceny wniosku o dofinansowanie projektu,

procedura wyboru w odniesieniu do niego zostaje tym samym zakończona.

66 67

W trakcie powtórnej oceny merytorycznej dokonywanej na skutek uwzględnienia wniosku o ponow-

ne rozpatrzenie sprawy, IOK korzysta z opinii eksperta, o którym mowa w art. 31 ustawy.

W przypadku nieuwzględnienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy IZ przekazuje wniosko-

dawcy pisemną informację w tym zakresie. Informacja ta zawiera:

a) wskazanie rozstrzygnięcia i jego uzasadnienie ze wskazaniem z jakich powodów protest nie jest

zasadny,

b) wskazanie, że od rozstrzygnięcia w przedmiocie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy nie przy-

sługuje dodatkowo żaden dodatkowy środek odwoławczy określony w art. 30 ustawy, i że tym sa-

mym procedura odwoławcza określona w ustawie, jak i procedura wyboru danego projektu, zosta-

je zakończona.

Informacja o nieuwzględnieniu wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy jest przekazywana także

do instytucji rozpatrującej protest (IOK) oraz do IP (jeżeli instytucją rozpatrującą protest jest IP2).

W zakresie nieuregulowanym zawartym powyżej mają zastosowanie Wytyczne w zakresie procedury od-

woławczej dla wszystkich programów operacyjnych, wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego.

68 69

V. Finansowanie PO KL

5.1. Przekazywanie środków w ramach PO KL

n System przepływów finansowych w ramach PO KL regulują następujące akty prawne i do-

kumenty:

n ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych

(Dz. U. Nr 249, poz.2104, z późn. zm.), dalej jako UFP;

n ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju

(Dz. U. Nr 227, poz. 1658 z późn. zm.);

n ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy

(Dz. U. Nr 99, poz. 1001, z późn. zm.);

n ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób

niepełnosprawnych (Dz. U. Nr 123, poz. 776, z późn. zm.);

n rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie szczegółowe-

go sposobu dokonywania wydatków z realizacji programów operacyjnych

(Dz. U. Nr 175, poz. 1232);

n Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości w ramach Narodowych

Strategicznych Ram Odniesienia 2007 – 2013;

n Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie warunków certyfikacji w Programach Ope-

racyjnych i Regionalnych Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram

Odniesienia na lata 2007 – 2013;

n Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń

w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007 – 2013;

n Program Operacyjny Kapitał Ludzki, zaakceptowany przez Radę Ministrów i Komisję Europejską;

n Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra

Rozwoju Regionalnego.

68 69

5.2. Zasady finansowania projektów w ramach PO KL

n Pod względem finansowania projektów, w ramach PO KL można wyróżnić:

1) projekty konkursowe realizowane przez innych niż państwowe jednostki budżetowe beneficjentów;

2) projekty państwowych jednostek budżetowych;

3) projekty systemowe.

Finansowanie projektów konkursowych

5.2.1 Umowa o dofinansowanie projektu

Beneficjent, którego projekt został w procedurze konkursowej wyłoniony do dofinansowania,

w określonym przez IP terminie podpisuje z właściwą instytucją umowę o dofinansowanie projektu.

n Umowa o dofinansowanie projektu określa co najmniej:

n opis przedsięwzięcia;

n harmonogram dokonywania wydatków;

n wysokość przyznanych środków i tryb ich przekazywania;

n zobowiązanie do poddania się kontroli;

n termin i sposób rozliczenia środków;

n formy zabezpieczeń należytego wykonania umowy;

n warunki zwrotu środków i rozwiązania umowy w przypadku nieprawidłowości;

n inne postanowienia wynikające z przepisów wspólnotowych lub krajowych bądź wytycznych przyjętych

przez Instytucję Zarządzającą, Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Wdrażającą.

Umowy o dofinansowanie są rejestrowane w Krajowym Systemie Informatycznym i numerowa-

ne zgodnie z Zasadami Jednolitej Numeracji Dokumentów w Krajowym Systemie Informatycznym (SI-

MIK 07-13) oraz w Lokalnych Systemach Informatycznych do Wytycznych Ministra Rozwoju Regional-

nego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej. Numer umo-

wy o dofinansowanie nadany w Krajowym Systemie Informatycznym jest równoznaczny z numerem

danego projektu.

70 71

5.2.2 Przekazywanie środków na dofinansowanie projektu

Środki na realizację projektu są wypłacane jako dotacja rozwojowa w formie zaliczki. Środki dotacji

rozwojowej są przekazywane na wyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzony dla danego

projektu, wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. O ile to możliwe, płatności w ramach pro-

jektu powinny być regulowane za pośrednictwem tego rachunku.

Do umowy o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności wskazujący zakłada-

ne wartości płatności dla beneficjenta w poszczególnych okresach rozliczeniowych.

Pierwsza transza środków na realizację projektów jest wypłacana w wysokości i terminie określo-

nym w harmonogramie płatności. W uzasadnionych przypadkach (np. w przypadku projektów krót-

kich) wysokość pierwszej transzy może dotyczyć 100% wartości dotacji rozwojowej na dany projekt.

Decyzję w tym zakresie podejmuje instytucja zawierająca umowę o dofinansowanie projektu. Wypła-

ta środków w ramach pierwszej transzy dokonywana jest na podstawie umowy o dofinansowanie pro-

jektu, w związku z powyższym, w celu jej przekazania nie jest wymagane złożenie przez beneficjenta

wniosku o płatność. Niemniej jednak, pierwsza transza może zostać przekazana dopiero po złożeniu

przez beneficjenta zabezpieczenia, o którym mowa w umowie o dofinansowanie projektu, chyba, że

beneficjent jest zwolniony ze złożenia zabezpieczenia.

Przekazanie kolejnej (kolejnych) transzy uzależnione jest od rozliczenia we wnioskach o płatność

co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych transz środków w ramach dotacji rozwojowej

tj. wykazanie przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych co najmniej w tej wysokości we wniosku

o płatność i ich zatwierdzenie przez instytucję weryfikującą wniosek o płatność.

Harmonogram płatności może podlegać aktualizacji we wniosku o płatność przed przekazaniem

kolejnej transzy środków, pod warunkiem akceptacji zmienionego harmonogramu przez instytucję bę-

dącą stroną umowy. Zmiana harmonogramu w tym trybie nie wymaga formy aneksu do umowy o do-

finansowanie projektu.

Odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz dotacji rozwojowej, są wykazywane we

wniosku o płatność i podlegają zwrotowi lub pomniejszają kwotę kolejnych płatności na rzecz Bene-

ficjenta (decyzję podejmuje IP, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej). Jednocześnie do wnio-

sku o płatność beneficjent dołącza kopie wyciągów bankowych na potwierdzenie narosłych odsetek

na rachunku bankowym projektu.

70 71

5.2.3 Zabezpieczenie dotacji rozwojowej

Dotacja rozwojowa w formie zaliczki wypłacana jest beneficjentowi po ustanowieniu i wniesieniu

przez beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofi-

nansowanie projektu. Z powyższego obowiązku zwolnione są jednostki sektora finansów publicznych,

na podstawie rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie szczegółowego sposobu

dokonywania wydatków z realizacji programów operacyjnych.

Zabezpieczeniem prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu – w przypadku gdy war-

tość dofinansowania przyznanego w umowie nie przekracza 1 mln PLN – jest złożony przez benefi-

cjenta w terminie wskazanym w umowie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową.

Zabezpieczenie dla projektów o wartości dofinansowania poniżej 1 mln PLN (weksel in blanco wraz

z deklaracją wekslową) podpisywane jest osobiście przez osobę/osoby upoważnioną/e do podpisywa-

nia weksli w zależności od formy prawnej podmiotu gospodarczego, za okazaniem dowodu osobistego,

w siedzibie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu w obecności upoważnionego pracownika.

Jeśli przyznana kwota dofinansowania przekracza kwotę 1 mln PLN, wówczas zabezpieczenie

ustanawiane jest w jednej lub kilku z następujących form:

n pieniądz;

n poręczenie bankowe lub poręczenie spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zo-

bowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;

n gwarancja bankowa;

n gwarancja ubezpieczeniowa;

n poręczenie udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 9 listopada

2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275);

n weksel z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej;

n zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu

terytorialnego;

n zastaw rejestrowy na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów;

n cesja praw z polisy ubezpieczeniowej beneficjenta;

n przewłaszczenie rzeczy ruchomych beneficjenta na zabezpieczenie;

n hipoteka;

n poręczenie według prawa cywilnego.

72 73

Wyboru form zabezpieczenia, wymaganych od beneficjenta w przypadku projektów, w których kwo-

ta dofinansowania przekracza 1 mln PLN, dokonuje Instytucja Pośrednicząca lub instytucja ogłaszają-

ca konkurs, które informują o wymaganych formach zabezpieczeń w dokumentacji konkursowej.

W przypadku konkursów organizowanych przez WUP w Poznaniu przed złożeniem ww. za-

bezpieczenia należy jego projekt skonsultować z IP.

Instytucja Pośrednicząca zwraca beneficjentowi dokument stanowiący zabezpieczenie umowy na

pisemny wniosek beneficjenta po ostatecznym rozliczeniu umowy o dofinansowanie projektu, lecz nie

wcześniej niż po zaakceptowaniu przez Instytucję Zarządzającą Poświadczenia i deklaracji wydatków od

IP. Beneficjent jest niezwłocznie informowany o tym fakcie przez IP.

Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie nie musi być wniesione w wysoko-

ści odpowiadającej całości dofinansowania przyznanego beneficjentowi w umowie o dofinansowanie.

Zabezpieczenie powinno być jednak ustanawiane w wysokości dającej Instytucji Pośredniczącej lub

Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) wystarczającą gwarancję wywiązania się

przez beneficjenta z zobowiązań nałożonych na niego w umowie o dofinansowanie projektu. Ustalając

wysokość zabezpieczenia należy uwzględnić z jednej strony konieczność minimalizowania potencjal-

nych strat, jakie mogą powstać w przypadku niewywiązywania się przez beneficjenta z umowy, z dru-

giej zaś konieczność ułatwienia beneficjentowi dostępu do środków w ramach PO KL.

n Instytucja Zarządzająca dopuszcza aby:

n minimalna kwota, na jaką opiewa zabezpieczenie nie była niższa niż 150% średniej wysokości tran-

szy w ramach projektu;

n maksymalna kwota, na jaką opiewa zabezpieczenie nie była wyższa niż wartość dofinansowania

na ten rok realizacji projektu (w przypadku projektów dłuższych niż 1 rok kalendarzowy), w którym

wartość dofinansowania jest najwyższa.

Należy jednak zaznaczyć, że decyzja co do wysokości zabezpieczenia prawidłowej realizacji umo-

wy o dofinansowanie projektu należy do instytucji przyznającej dotację rozwojową dla beneficjenta.

Niemniej jednak, beneficjent powinien zostać uprzedzony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie

realizacji projektu (np. w dokumentacji konkursowej) o zasadach dotyczących zabezpieczenia prawi-

dłowej realizacji umowy, które będzie wymagane przez instytucję zawierającą umowę z beneficjentem

w ramach PO KL.

72 73

5.2.4. Wkład własny

Co do zasady, w ramach projektów konkursowych, w których projekty realizowane mogą być przez

wszystkie podmioty, wkład własny nie jest wymagany.

Niemniej jednak, w uzasadnionych przypadkach Instytucja Pośrednicząca może wymagać zabez-

pieczenia wkładu własnego przez określonych beneficjentów, w szczególności mając na względzie

źródła współfinansowania danego Działania lub równe traktowanie beneficjentów. Wysokość wyma-

ganego wkładu własnego określana jest w dokumentacji konkursowej, przy czym wkład własny nie

może być wyższy niż poziom współfinansowania krajowego określony dla danego Działania

tj. 15%8.

n Wkład własny może być wnoszony w formie:

n finansowej;

n niepieniężnej (np. poprzez udostępnienie własnych budynków lub w formie świadczeń wykonywa-

nych przez wolontariuszy) – szczegółowe zasady wnoszenia wkładu niepieniężnego zawarte są

w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL;

n dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią, np. w formie wynagrodzeń uczest-

ników projektu tj. nauczycieli w ramach Działania 9.4 PO KL.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, dodatki lub wynagro-

dzenia wypłacane przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu są kwalifikowalne pod

warunkiem, że zostały faktycznie poniesione, zgodnie z przepisami krajowymi, w tym zasadami doty-

czącymi rachunkowości.

Oznacza to, że nie można kwalifikować jako wkład własny wynagrodzeń uczestników projektu

w przypadku, gdy wsparcie w ramach projektu udzielane jest w dni wolne od pracy oraz po godzinach

pracy (poza wynagrodzeniem za płatny urlop szkoleniowy odpowiadający wsparciu).

Ponadto zgodnie z art. 42 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela w ramach czasu

pracy oraz ustalonego wynagrodzenia nauczyciel obowiązany jest realizować m.in. zajęcia i czynno-

ści związane z przygotowaniem się do zajęć, samokształceniem i doskonaleniem zawodowym, a wy-

nagrodzenie za przedmiotowy czas pracy jest kwalifikowane, przy czym wymagane jest oświadczenie

nauczyciela o uczestnictwie w projekcie w ramach przedmiotowego czasu pracy.

8 Nie dotyczy projektów systemowych PUP, w ramach których wysokość wymaganego wkładu własnego może wynieść do 50% wartości projektu (patrz: dokument „Pro-jekty systemowe PUP w ramach PO KL”).

74 75

Jednocześnie wysokość wkładu wynikającego z dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez

stronę trzecią na rzecz uczestników projektu w ramach PO KL musi wynikać z dokumentacji księgo-

wej podmiotu wypłacającego i może podlegać kontroli.

Beneficjent realizujący projekt w ramach PO KL, w którym występuje powyższy wkład, rozlicza go

w ramach projektu na podstawie oświadczenia składanego przez podmioty wypłacające, przy czym

oświadczenie to powinno pozwalać na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wyso-

kości wkładu w odniesieniu do każdego z nich.

Wkład własny w formie dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią należy odno-

sić do wysokości wynagrodzenia uczestników projektu w momencie udzielania im danej formy wspar-

cia. Wkład ten powinien zostać wyliczony proporcjonalnie do czasu udziału w projekcie.

Po wyłonieniu projektu do realizacji, w umowie o dofinansowanie projektu wskazywana jest wartość

wkładu własnego wymagana od beneficjenta (wraz z podziałem na źródła finansowania w przypad-

ku, gdy wkład własny pochodzi z kilku źródeł). W przypadku niewniesienia wkładu w kwocie wskaza-

nej w umowie, IP może proporcjonalnie obniżyć kwotę przyznanego dofinansowania.

W przypadku projektów dotyczących pomocy publicznej w ramach PO KL wykazywany jest wkład

prywatny przedsiębiorców9. Wkład ten wskazywany jest we wniosku o dofinansowanie realizacji pro-

jektu oraz podlega rozliczeniu we wnioskach o płatność z realizacji projektu. Wkład prywatny nie jest

jednak agregowany na wyższym poziomie poświadczania wydatków w ramach programu, czyli nie

jest wykazywany ani w Poświadczeniu i deklaracji wydatków w ramach Działania ani w Poświadczeniu

i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej.

5.2.5 Obowiązek zwrotu środków z końcem roku budżetowego

Zgodnie z art. 144 Ustawy o finansach publicznych (UFP), dotacja rozwojowa w części niewyko-

rzystanej w danym roku budżetowym podlega zwrotowi do budżetu państwa na rachunek wskazany

przez właściwą instytucję w terminie do dnia 15 lutego następnego roku lub w terminie 21 dni od dnia

określonego w rozporządzeniu Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 157. ust. 3 UFP. Obowią-

zek zwrotu nie dotyczy projektów w ramach PO KL związanych z:

n integracją społeczną (Działanie 1.3 w ramach Priorytetu I w komponencie centralnym oraz Priorytet

VII w komponencie regionalnym),

n poprawą jakości kształcenia (Priorytet III i Priorytet IV w komponencie centralnym oraz Priorytet IX

w komponencie regionalnym),9 Wkład prywatny jest rozumiany, jako wkład własny pomimo faktu, że nie w każdym przypadku będzie wnoszony przez beneficjentów.

74 75

n rozwojem potencjału adaptacyjnego pracowników i przedsiębiorstw (Priorytet II w komponencie central-

nym oraz Priorytet VIII w komponencie regionalnym).

Zgodnie bowiem z art. 157 ust. 8a UFP, beneficjenci realizujący projekty w ramach ww. obszarów

wsparcia nie zwracają środków do budżetu państwa. Środki te pozostają na rachunkach beneficjen-

tów, niemniej jednak powinny zostać zgłoszone przez poszczególnych dysponentów części budże-

towych w rozporządzeniu Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 157. ust. 3 UFP. Rozporządze-

nie określa również ostateczny termin wydatkowania tych środków. Zasady zgłaszania wydatków do

uwzględnienia w ww. rozporządzeniu określa Instytucja Zarządzająca.

5.2.6 Rozliczenie końcowe dotacji rozwojowej

Zgodnie z art. 210 ust. 1 UFP, beneficjent jest zobowiązany rozliczyć przyznaną na finansowanie

projektu dotację rozwojową nie później niż w terminie 30 dni od zakończenia jego realizacji. W związ-

ku z powyższym, w tym terminie beneficjent powinien złożyć do właściwej instytucji końcowy wniosek

o płatność oraz dokonać zwrotu wszystkich środków pozostających na wyodrębnionym rachunku pro-

jektu wraz z odsetkami bankowymi, które narosły na tym rachunku.

5.3 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL

Podstawa prawna

Rozdział dotyczący kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO

KL) został opracowany na podstawie art. 26 ust. 1 pkt. 6 oraz art. 35 ust. 3 pkt. 11 ustawy z dnia 6 grudnia

2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz. 1658 oraz z 2007 r. Nr 140, poz. 984)

oraz pkt. 2.3 Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych

i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007 – 2013, zwanych dalej „Krajowymi Wytycznymi”10.

Akty prawne i dokumenty regulujące kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL

Kwestię kwalifikowania wydatków w ramach PO KL regulują następujące akty prawne:

a) rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne do-

tyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego

oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UE z dnia 31 lip-

ca 2006 r., L 210/25) – art. 56;

10 Pierwsza wersja Wytycznych została wydana przez Ministra Rozwoju Regionalnego w dniu 9 lipca 2007 r.

76 77

b) rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające zasady wdraża-

nia rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogól-

ne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecz-

nego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UE z dnia

27 grudnia 2006 r., L 371/1);

c) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w spra-

wie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Dz. U.

UE z dnia 31 lipca 2006 r., L 210/12);

d) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w spra-

wie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/

1999 (Dz. U. UE z dnia 31 lipca 2006 r., L 210/1);

e) ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. nr 227, poz. 1658,

z późn. zm.) oraz następujące dokumenty:

- Program Operacyjny Kapitał Ludzki (PO KL), zaakceptowany przez Radę Ministrów w dniu 7 września 2007 r. i Komisję Europejską w dniu 28 września 2007 r.;

- Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra Rozwo-ju Regionalnego;

- System realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;

- Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Fun-duszu Spójności w okresie programowania 2007 – 2013 wydane przez Ministra Rozwoju Regio-nalnego.

5.3.1 Ogólne zasady kwalifikowania wydatków

Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków

1) Co do zasady, wszystkie wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile:

a) są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu;

b) są efektywne tj. spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat);

c) zostały faktycznie poniesione;

d) są udokumentowane;

e) zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu zgodnie z zasadami w zakresie kon-struowania budżetu w ramach PO KL;

f) są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki tj.:

76 77

• nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych w ramach PO KL,

• zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w niniejszych Wytycznych.

g) są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655).

2) Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu

kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego, powodujący fak-

tyczny przepływ środków pieniężnych od Beneficjenta (lub partnera11) do innego podmiotu. Wyjąt-

ki od powyższej reguły stanowią:

a) wkład niepieniężny;

b) wkład w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczest-ników danego projektu;

c) koszty pośrednie rozliczane ryczałtem;

d) koszty amortyzacji;

e) odpisy dokonywane na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych;

f) rozliczenia dokonywane na podstawie wewnętrznej noty obciążeniowej.

3 Wydatek kwalifikowalny polegający na wniesieniu wkładu niepieniężnego uważa się za poniesiony,

jeśli wkład został faktycznie wniesiony, tj. istnieje udokumentowane potwierdzenie jego wykorzysta-

nia w ramach projektu.

4) W ramach PO KL możliwe jest rozliczanie pewnych wydatków ryczałtem, o ile możliwość takiego

rozliczania wynika z przepisów krajowych.

5) Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej war-

tości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. W przypadku płatności gotówkowej, wystarczającym dowo-

dem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej ze wskazaniem, że

zapłacono gotówką. Na potrzeby rozliczania płatności gotówkowych we wnioskach o płatność Benefi-

cjent załącza poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych (bez załączni-

ków) lub zestawienia płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność. Dokumenty poświadcza-

jące wysokość wkładu niepieniężnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń

wypłacanych przez stronę trzecią, powinny pozwalać na identyfikację sposobu wyliczenia tego wkładu

oraz wyraźnie wskazywać jego wysokość. Szczegółowe zasady wnoszenia wkładu strony trzeciej, wkła-

du niepieniężnego oraz amortyzacji są określone w dalszej części Poradnika.

6) W ramach PO KL niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku tzn. zrefundowanie całkowite

lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych – wspólnotowych lub krajowych,

w szczególności:

11 W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie.

78 79

a) zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów dofinansowanych w ramach PO KL lub innych programów operacyjnych finansowanych z funduszy struktural-nych lub Funduszu Spójności;

b) zrefundowanie podatku od towarów i usług (VAT) w ramach PO KL, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o po-datku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz.535, z późn. zm.);

c) zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej wykorzystanej na współfinan-sowanie projektów finansowanych ze środków wspólnotowych, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach PO KL;

d) otrzymanie refundacji ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej pożyczki ze środków publicznych oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej pożyczki.

7) Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstaną w związku z realiza-

cją projektu PO KL12. Przychód projektu powinien być obliczany na podstawie wartości sprzeda-

ży dóbr i usług (z zastrzeżeniem zbycia aktywów nabytych lub wytworzonych w ramach projektu)

oraz wartości wniesionych opłat wpisowych lub równoważnych opłat odniesionych proporcjonalnie

do stopnia w jakim realizowany projekt przyczynił się do ich osiągnięcia. Stopień w jakim realiza-

cja projektu przyczyniła się do osiągnięcia przychodu powinien być określany na podstawie udziału

kwoty dofinansowania w wartości projektu. W przypadku gdy przychód związany z projektem osią-

gnięty został przy współudziale kosztów ponoszonych poza projektem możliwe jest określenie ww.

stopnia na podstawie udziału kwoty dofinansowania w kosztach ogółem związanych z osiągnię-

ciem wymienionego przychodu.

Przychód uzyskany w ramach projektu pomniejsza kwotę kolejnych płatności na rzecz beneficjen-

ta w ramach projektu. Przychód pomniejsza kolejne płatności w ramach projektu w całości lub pro-

porcjonalnie do tego, w jakim stopniu do jego osiągnięcia przyczynił się projekt realizowany w ra-

mach PO KL. Instytucją odpowiedzialną za dokonywanie odpowiedniego pomniejszenia jest pod-

miot zatwierdzający wniosek o płatność. W przypadku braku możliwości pomniejszenia kolejnych

płatności beneficjent zobowiązany jest poinformować IP o uzyskanym przychodzie oraz dokonać

zwrotu przychodu.

8) Aktywa wytworzone lub nabyte w ramach projektu nie mogą zostać zbyte przez Beneficjenta za

uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji projektu. W przypadku

naruszenia powyższej zasady Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu środków wykorzystanych na

zakup lub wytworzenie aktywów wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.

9) W ramach PO KL wydatki kwalifikowalne w walucie obcej rozliczane są wg kursu dokonania płatno-

ści określonego zgodnie z Zasadami finansowania PO KL.

12 Odsetki na wyodrębnionym rachunku bankowym na potrzeby projektu nie stanowią przychodu projektu.

78 79

Ocena kwalifikowalności wydatków

1) Ocena kwalifikowalności wydatków na etapie wyboru projektu oraz na etapie realizacji i rozliczania

projektu dokonywana jest w oparciu o postanowienia zawarte w Wytycznych w zakresie kwalifiko-

wania wydatków w ramach PO KL.

2) Podmiotem dokonującym oceny kwalifikowalności na etapie wyboru projektu jest odpowiednio Insty-

tucja Zarządzająca, Instytucja Pośrednicząca w ramach której działa Komisja Oceny Projektu lub inny

organ wydający opinię w sprawie wniosków o dofinansowanie. Przy ocenie kwalifikowalności wydat-

ków na etapie wyboru projektu, członkowie powołanej Komisji Oceny Projektu lub przedstawiciele In-

stytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej mogą posłużyć się listą sprawdzającą.

3) Ocena kwalifikowalności wydatków na etapie rozliczania projektu dokonywana jest przez podmiot we-

ryfikujący wniosek o płatność składany przez Beneficjenta w oparciu o zatwierdzony budżet projek-

tu oraz ww. Wytyczne. Dodatkowo weryfikacja kwalifikowalności wydatków jest dokonywana podczas

kontroli projektu na miejscu.

Kwalifikowalność uczestników projektu

1) Wsparcie dla osób w ramach poszczególnych Działań PO KL udzielane jest grupom docelowym

wskazanym w Szczegółowym opisie priorytetów PO KL.

2) Kwalifikowalność osób zgłaszających chęć udziału w projekcie weryfikowana jest przez beneficjen-

ta na etapie rekrutacji do projektu (tj. w chwili przystąpienia osób do projektu), np. w formie oświad-

czeń składanych przez potencjalnych uczestników projektu.

3) W momencie rekrutacji uczestnik projektu podpisuje deklarację uczestnictwa w projekcie. Rozpo-

częcie udziału uczestnika w projekcie liczone jest od dnia podpisania przez niego ww. deklaracji.

4) Beneficjent musi dysponować dokumentami potwierdzającymi dokonanie weryfikacji kwalifiko-

walności osób, którym udzielił wsparcia w ramach projektu. W przeciwnym razie, wydatki związane

z udzieleniem wsparcia danej osobie mogą zostać uznane za niekwalifikowalne.

5) Kwalifikowalność uczestników projektu podlega kontroli na miejscu przez uprawnione podmioty.

5.3.2 Szczegółowe zasady kwalifikowania wydatków w ramach PO KL

Wydatki niekwalifikowalne

1) W oparciu o przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 (art. 11

ust. 2), za niekwalifikowalne z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL uznaje się

poniższe kategorie wydatków:

80 81

a) podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

b) zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury;

c) zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu;

d) odsetki od zadłużenia.

2) Dodatkowo, zgodnie z Krajowymi Wytycznymi, niekwalifikowalne są następujące kategorie wydatków:

a) koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne różnice kursowe13;

b) wydatki poniesione na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków kra-jowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie projektu;

c) koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych (z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych po akceptacji Instytucji Zarządzającej) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd;

d) wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, odset-ki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe;

e) wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu.

3) Zgodnie z zasadami przyjętymi przez Instytucję Zarządzającą, niekwalifikowalne są wpłaty doko-

nywane przez pracodawców zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej

i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2008 r. Nr 14, poz. 92) na Pań-

stwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach wynagrodzenia personelu pro-

jektu.

4) Wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją projektu ponosi Beneficjent.

Zasady kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL zostały szczegółowo opisane w Wy-

tycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach

PO KL. Instytucja Pośrednicząca nie może ustanawiać bardziej restrykcyjnych zasad kwalifi-

kowalności niż te, które zostały zawarte w powyższych Wytycznych, chyba, że Wytyczne sta-

nowią inaczej.

Zasady konstruowania budżetu projektu

W ramach PO KL beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu we wniosku o dofinansowanie

projektu w formie budżetu zadaniowego tj. przedstawia podział na:

13 W przypadku ujemnych różnic kursowych zapis podlega stosowaniu do czasu obowiązywania wersji Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ra-mach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 z dnia 22 listopada 2007 r.

80 81

n koszty bezpośrednie (tj. koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych przez benefi-

cjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami);

n koszty pośrednie (tj. koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośred-

nio przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu).

Koszty bezpośrednie

W ramach kosztów bezpośrednich beneficjent wykazuje we wniosku o dofinansowanie rodzaje za-

dań w ramach projektu. Zadania projektu należy definiować odpowiednio do zakresu merytoryczne-

go danego projektu.

Zasadniczo w przypadku większości projektów, beneficjent jako zadanie będzie wykazywać „zarzą-

dzanie projektem”. W zadaniu tym mogą być uwzględniane w szczególności koszty wynagrodzenia

koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie

projektem, koszty wynagrodzenia innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w realizację pro-

jektu (np. specjalista ds. zamówień publicznych, pracownik ds. obsługi finansowej projektu, pracow-

nik ds. monitorowania projektu, itp.), koszty związane z otworzeniem i prowadzeniem rachunku ban-

kowego, ustanowieniem zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy, koszty związane z zakupem14

lub amortyzacją sprzętu niezbędnego do zarządzania projektem i inne koszty bezpośrednio związane

z koordynacją i zarządzaniem projektem.

Innym zadaniem, które również może często występować w projektach PO KL w związku z nałoże-

niem na beneficjenta obowiązków w zakresie informacji i promocji to „promocja projektu”. W ramach

tego zadania wyszczególnia się koszty związane z promocją projektu, w zależności od rodzaju dzia-

łań promocyjnych, które beneficjent zamierza realizować w ramach projektu np. koszty zakupu mate-

riałów promocyjnych i informacyjnych, koszty opracowania i utrzymywania strony internetowej, kosz-

ty ogłoszeń prasowych, koszty wynagrodzenia pracownika odpowiedzialnego za promocję projektu

(o ile zaistnieje taka potrzeba), itp.

n Poniżej przedstawiony jest przykładowy katalog innych zadań merytorycznych w ramach

projektów PO KL:

n realizacja szkoleń;

n studia uzupełniające;

n staże;

n zatrudnienie subsydiowane;14 Wydatki związane z zakupem sprzętu objęte są limitem w ramach cross-financingu.

82 83

n upowszechnienie i promocja alternatywnych i elastycznych form zatrudnienia;

n organizacja kampanii informacyjno-promocyjnych;

n rozwój systemów informatycznych;

n ekspertyzy;

n analizy;

n badania;

n przygotowanie publikacji;

n ewaluacja.

Dla każdego zadania wskazywany jest limit kosztów, które zostaną poniesione na jego realiza-

cję. W ramach każdego zadania, beneficjent wyszczególnia koszty personelu związane z realizacją

danego zadania, tj. koszty wynagrodzenia w szczególności osób zatrudnionych na podstawie umo-

wy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, osób samozatrudnionych (tj. osób fizycznych prowadzących

działalność gospodarczą niezatrudniających pracowników) oraz osób świadczących usługi w formie

wolontariatu.

Kwoty wykazywane w budżecie zadaniowym zawartym w części IV wzoru wniosku o dofinansowa-

nie realizacji projektu powinny wynikać ze szczegółowego budżetu zawartego w załączniku do wnio-

sku o dofinansowanie realizacji projektu, który wskazuje poszczególne koszty jednostkowe związane

z realizacją odpowiednich zadań i jest podstawą do oceny kwalifikowalności wydatków projektu na

etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie projektu. Stopień uszczegółowienia budżetu powinien

dokładnie określać planowane wydatki w ramach zadań. IP może negocjować z beneficjentem sto-

pień doprecyzowania szczegółowego budżetu projektu.

Przykład szczegółowości budżetu w załączniku do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu:

Założenia:

Okres trwania projektu: 8 m-cy (łącznie z rekrutacją i zamykaniem realizacji projektu)

Liczba uczestników projektu: 60 osób

Realizacja 3 rodzajów szkoleń:

szkolenie A 20 osób 2 razy w tygodniu po 4 godz. przez 6 miesięcy

szkolenie B 20 osób 3 razy w tygodniu po 2 godz. przez 5 miesięcy

szkolenie C 20 osób 2 razy w tygodniu po 3 godz. przez 6 miesięcy (usługa zlecona)

82 83

Kategoria

Cro

ss-

finan

cin

g

(T/N

)

j.m.

2008

Ilość

cena

je

dn.

Łącz

nie

KOSZTY BEZPOŚREDNIE (4.1.1)

Zadanie 1 – Zarządzanie projektem 99 780,00

wynagrodzenie koordynatora projektu (+ składki) N m-c 8 4 500,00 36 000,00

wynagrodzenie pracownika ds. obsługi finansowej projektu (+ składki) N m-c 8 4 000,00 32 000,00

wynagrodzenie pracownika ds. monitoringu i ewaluacji (+ składki) N m-c 8 2 000,00 16 000,00

zakup komputera dla koordynatora i pracownika ds. obsługi finansowej T szt 2 2 300,00 4 600,00

zakup oprogramowania Windows N szt 2 700,00 1 400,00

zakup oprogramowania Office N szt 2 400,00 800,00

zakup urządzenia wielofunkcyjnego T szt 1 1 500,00 1 500,00

założenie i prowadzenie wyodrębnionego rachunku bankowego N m-c 8 35,00 280,00

zakup szafy metalowej do archiwizacji dokumentów T szt 1 1 200,00 1 200,00

usługi kancelarii prawnej N szt 2 1 500,00 3 000,00

Zadanie 2 – Promocja projektu 19 875,00

opracowanie strony internetowej projektu N szt 1 1 500,00 1 500,00

utrzymanie strony internetowej N m-c 7 600,00 4 200,00

druk ulotek informacyjnych N szt 500 1,75 875,00

opracowanie i druk 200 plakatów (zlecenie) N szt 1 3000,00 3 000,00

publikacja ogłoszeń w prasie lokalnej N szt 2 600,00 1 200,00

wynagrodzenie pracownika ds. promocji i informacji (+ składki) N m-c 7 1 300,00 9 100,00

Zadanie 3 – Rekrutacja uczestników i doradztwo zawodowe 15 600,00

wynagrodzenie doradcy zawodowego (+ składki) N godz 120 60,00 7 200,00

wynagrodzenie psychologa (+ składki) N godz 120 70,00 8 400,00

Zadanie 4 – Szkolenie A 97 720,00

wynagrodzenie wykładowców (+ składki) N godz 192 200,00 38 400,00

wynajem sali szkoleniowej N szt 48 500,00 24 000,00

wyżywienie uczestników (2 razy w tyg przez 24 tyg dla 20 osób) N szt 960 12,00 11 520,00

materiały szkoleniowe N szt 20 230,00 4 600,00

koszty dojazdu uczestników N szt 960 20,00 19 200,00

Zadanie 5 – Szkolenie B 73 000,00

wynagrodzenie wykładowcy (+ składki) N godz 120 180,00 21 600,00

wynajem sali szkoleniowej N szt 60 350,00 21 000,00

materiały szkoleniowe (w tym płyty z oprogramowaniem) N szt 20 720,00 14 400,00

koszty dojazdu uczestników N szt 800 20,00 16 000,00

Zadanie 6 – Szkolenie C 86 200,00

zlecenie usługi szkoleniowej N szt 1 67 000,00 67 000,00

koszty dojazdu uczestników N szt 960 20,00 19 200,00

RAZEM 392 175,00 w tym cross-financing 7 300,00

84 85

Jednocześnie, w przypadku gdy beneficjent zakłada zlecanie pewnych usług w ramach projektu,

powinien zawrzeć odpowiednie zapisy we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. W przeciw-

nym razie, wydatki poniesione na realizację zleconych usług przez wykonawcę mogą zostać uznane

za niekwalifikowalne na etapie rozliczania projektu.

Koszty pośrednie

Koszty pośrednie stanowią koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bez-

pośrednio przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu. Katalog kosz-

tów pośrednich jest zamknięty i może obejmować wyłącznie następujące koszty administracyjne:

n koszty zarządu (tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, któ-rych zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu np. kierownik jednostki);

n koszty personelu obsługowego (tj. koszty wynagrodzenia osób, które nie są przypisane bezpośred-nio do projektu, zajmujące się bieżącą obsługą jednostki jako podmiotu gospodarczego, dla któ-rych realizacja projektu powoduje wzrost nakładów pracy w związku ze wzrostem ilości operacji go-spodarczych dokonywanych przez jednostkę np. pracownik kadr, pracownik sekretariatu, pracownik kancelarii);

n koszty obsługi księgowej (tj. koszty wynagrodzenia głównego księgowego lub innych osób księgu-jących wydatki; w przypadku zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu – kosz-ty usługi);

n koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych (np. długopisów, papieru, teczek, toneru do drukarek, płyt CD, dyskietek) niezwiązanych bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie;

n usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe, kurierskie;

n usługi kserograficzne;

n opłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz;

n opłaty administracyjne za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, opłaty przesyłowe, odpro-wadzenie ścieków itp.;

n amortyzacja środków trwałych (np. budynku);

n koszty ubezpieczeń majątkowych;

n koszty ochrony;

n sprzątanie pomieszczeń (w tym środki do utrzymania czystości pomieszczeń, dezynsekcję, dezyn-fekcję, deratyzację pomieszczeń, itp.).

84 85

W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki objęte cross-financingiem w pro-

jekcie, bowiem wydatki w ramach cross-financingu mogą dotyczyć wyłącznie konkretnych zadań w ra-

mach projektu, a więc są wykazywane jako wydatki bezpośrednie.

Koszty z ww. katalogu mogą stanowić koszty bezpośrednie, o ile zostaną bezpośrednio przypisa-

ne i rozliczane w odniesieniu do danego zadania.

Niedopuszczalna jest natomiast sytuacja, w której te same koszty są jednocześnie wykazywane

w ramach kosztów bezpośrednich oraz kosztów pośrednich, powodując w konsekwencji podwójną

refundację wydatków.

Oznacza to, że podmiot dokonujący oceny kwalifikowalności na etapie wyboru projektu ma obo-

wiązek zweryfikować, czy w ramach zadań określonych w budżecie projektu (w kosztach bezpośred-

nich) nie zostały wykazane koszty, które stanowią koszty pośrednie. Dodatkowo, na etapie realizacji

projektu podmiot zatwierdzający wniosek o płatność weryfikuje, czy w zestawieniu poniesionych wy-

datków bezpośrednich załączanym do wniosku o płatność nie zostały wykazane wydatki pośrednie.

Beneficjent ma obowiązek przedstawienia w załączniku do wniosku o dofinansowanie projektu

(w szczegółowym budżecie projektu) uzasadnienia dla wykazanej we wniosku o dofinansowanie war-

tości kosztów pośrednich, które zamierza w projekcie rozliczyć. Uzasadnienie powinno wskazywać

metodologię, zgodnie z którą beneficjent wyliczył wartość kosztów pośrednich. Metodologia powinna

być przygotowana w odniesieniu do każdej kategorii kosztów pośrednich, które beneficjent uwzględnił

w budżecie projektu. Metodologia wyliczania kosztów pośrednich podlega weryfikacji na etapie oce-

ny wniosku o dofinansowanie projektu i może po ocenie merytorycznej na etapie zatwierdzania wnio-

sku o dofinansowanie podlegać negocjacjom pomiędzy beneficjentem a instytucją zatwierdzającą

projekt do realizacji.

86 87

Przykład metodologii wyliczania kosztów pośrednich:

I. koszty personelu obsługowego, koszty zarządu oraz koszty materiałów i usług związanych z bieżącą obsługą jednostki = łącznie: 41 520, 60 PLN

Przyjęta metoda bazuje na obrotach jednostki z okresu poprzedzającego realizację projektu, niemniej jednak rodzaje przyjmowanej przez beneficjenta metodologii mogą być różne (np. w oparciu o koszty/przychody lub plan finansowy). Obroty jednostki powinny pochodzić z okresu równego, co do długości, okresowi realizacji projektu tj. 8 miesięcy. Obroty wynoszą 1 530 tys. PLN.Określamy współczynnik kosztów bezpośrednich projektu w odniesieniu do obrotów za 8 miesięcy: 392 175,00 / 1 530 000,00 = 25,63%Na podstawie współczynnika określamy koszty pośrednie w odniesieniu do następujących kategorii kosztów:

• koszty zarządu (8 m-cy * 11 000 PLN (faktyczne wynagrodzenie prezesa) * 25, 63% = 22 554, 40 PLN)

• koszty personelu obsługowego: 1) sekretarka (8 m-cy * 3 600 (wynagrodzenie) * 25, 63% = 7 381, 44 PLN) 2) pracownik kadr (8 m-cy * 3 400 PLN (wynagrodzenie) * 25, 63% = 6 971, 36 PLN)

• koszty telefonów (8 m-cy * średnio 1 700 PLN * 25, 63% = 3 485, 68 PLN)

• koszty pocztowe (8 m-cy * średnio 250, 00 * 25, 63% = 512, 60 PLN)

• materiały biurowe (8 m-cy * średnio 300, 00 * 25, 63% = 615, 12 PLN)

II. koszty obsługi księgowej = łącznie: 12 302, 40 PLN

• koszty głównego księgowego (8 m-cy * 6 000 PLN * 25, 63% = 12 302, 40 PLN)

III. koszty wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie = łącznie: 5 536, 00 PLN

W celu wyliczenia kosztów wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie, należy wyliczyć stosunek powierzchni biura projektu (20 m2) w stosunku do powierzchni użytkowej wykorzystywanej przez beneficjenta na prowadzoną działalność (250 m2) = 8%.

• koszty czynszu (8 m-cy * 980 PLN * 8% = 627, 20 PLN)

• energia elektryczna (8 m-cy * 380 PLN (średnia) * 8% = 243, 20 PLN)

• woda (8 m-cy * 110 PLN (średnia) * 8% = 70, 40 PLN)

• gaz (8 m-cy * 130 PLN (średnia) * 8% = 83,20 PLN)

• ogrzewanie (8 m-cy * 1 150 PLN (średnia) * 8% = 736, 00 PLN

• koszty ochrony (8 m-cy * 3 400 PLN * 8%) = 2 176, 00 PLN

• koszty sprzątania (8 m-cy * 1 600 PLN * 8% = 1 024, 00 PLN

• amortyzacja budynku (8 m-cy * 900 PLN * 8% = 576 PLN)

Łącznie: 5 536, 00 zł

RAZEM KOSZTY POŚREDNIE WYNIKAJĄCE Z WYLICZEŃ: 59 359 zł

Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby:

I. ryczałtem;

II. na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumen-

towaniem wydatków).

86 87

ROZLICZANIE KOSZTÓW POŚREDNICH RYCZAŁTEM

W celu ułatwienia rozliczeń projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, Ko-

misja Europejska wprowadziła możliwość rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem. Wydatki po-

średnie rozliczone ryczałtem zgodnie z zasadami opisanymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowa-

nia wydatków w ramach PO KL oraz w niniejszym dokumencie należy traktować jako wydatki po-

niesione.

Wysokość ryczałtu powinna wynikać z metodologii (indywidualnej kalkulacji kosztów) przedstawia-

nej przez beneficjenta na etapie wnioskowania o środki w ramach PO KL. Beneficjent jest ograniczo-

ny w zależności od wartości projektu następującymi limitami:

n do 20% bezpośrednich kosztów projektu – w przypadku projektów o wartości do 2 mln PLN;

n do 15% bezpośrednich kosztów projektu – w przypadku projektów o wartości od 2 do 5 mln PLN

włącznie;

n do 10% bezpośrednich kosztów projektu – w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln PLN,

przy czym właściwy limit procentowy wynika ze wskazanej przez beneficjenta na etapie konstru-

owania budżetu projektu metodologii wyliczania kosztów pośrednich15.

W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, procentowy limit kosztów pośrednich jest

wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Limit ten jest podstawą do rozliczania kosztów pośred-

nich we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczenia wydatków

bezpośrednich, zgodnych z budżetem projektu i zasadami kwalifikowalności w ramach programu.

W przykładzie wskazanym powyżej, we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu po zaznaczeniu opcji rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem (w szczegółowym budżecie projektu), następuje automatyczne wyliczenie stosunku kosztów pośrednich do wykazanych w budżecie kosztów bezpośrednich tj.

59 359,00 zł/ 392 175,00 zł = 15,14%

Ponieważ w przypadku projektów o wartości poniżej 2 mln zł koszty pośrednie rozliczane ryczałtem mogą stanowić do 20% bezpośrednich kosztów projektu, w ramach projektu możliwe będzie rozliczanie kosztów pośrednich w wysokości 15,14%.

Beneficjent dokonuje przeksięgowania odpowiedniej16 wysokości wydatków pośrednich oraz re-

fundacji odpowiedniej kwoty z rachunku projektu na bieżąco w odniesieniu do poniesionych wydat-

ków bezpośrednich np. po zakończeniu pełnego miesiąca kalendarzowego lub innego przyjętego

15 W przypadku, gdy beneficjent wybierze opcję rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, powinien to odznaczyć w szczegółowym budżecie projektu, co pozwoli na au-tomatyczne wyliczenie odpowiedniego limitu procentowego kosztów pośrednich.

16 Obliczonej jako % kosztów pośrednich określony w umowie o dofinansowanie x wartość wydatków bezpośrednich rozliczanych w danym wniosku o płatność pomniej-szonych o cross-financing.

88 89

okresu rozliczeniowego. Niemniej jednak, jeżeli z zatwierdzenia wniosku o płatność przez odpowied-

nią instytucję będzie wynikało, że wartość kosztów pośrednich, które mogą być rozliczone jest niższa

niż faktyczna kwota przeksięgowana przez beneficjenta, należy dokonać odpowiedniego zwrotu środ-

ków na rachunek projektu.

Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie podlegają wy-

mogom ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu, muszą natomiast być ewidencjonowane

zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowym. Brak wymogu ewidencjonowania w projekcie kosz-

tów pośrednich rozliczanych ryczałtem oznacza, że wydatki z nimi związane wykazane we wniosku

o płatność nie podlegają kontroli na miejscu. Podczas kontroli na miejscu możliwe jest jednak zweryfi-

kowanie prawidłowości metodologii wyliczania kosztów pośrednich przedstawionej przez beneficjen-

ta na etapie wnioskowania o środki w ramach PO KL (w szczególności, czy kwoty, w oparciu o które

beneficjent wyliczył koszty pośrednie są rzeczywiste).

n Należy pamiętać, że:

n wszelkie redukcje kosztów bezpośrednich (np. w związku z korektami finansowymi) mają wpływ na

ryczałtową kwotę kosztów pośrednich;

n wszelkie (nieprzewidziane) przychody powstałe w ramach projektu powinny być odliczane od cał-

kowitych kosztów zadeklarowanych dla takiego projektu (po wyliczeniu kosztów pośrednich we-

dług stawki ryczałtowej).

ROZLICZANIE KOSZTÓW POŚREDNICH NA PODSTAWIE PONIESIONYCH WYDATKÓW

Rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie poniesionych wydatków jest możliwe w szczegól-

ności w przypadku gdy wyliczone koszty pośrednie beneficjenta są wyższe niż limity kosztów pośred-

nich, które można rozliczać ryczałtem.

W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków,

zasady dotyczące kosztów pośrednich są analogiczne jak w przypadku kosztów bezpośrednich.

W przykładzie wskazanym powyżej, beneficjent nie odznacza opcji rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem i wyłącznie wskazuje wysokość kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków tj. 59 359 PLN. Limit procentowy nie jest w tym przypadku wyliczany we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu.

88 89

W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydat-

ków, w umowie o dofinansowanie nie jest wykazywany limit procentowy kosztów pośrednich. Benefi-

cjent rozlicza bowiem wydatki pośrednie na podstawie dokumentów księgowych do wysokości łącz-

nej określonej w zatwierdzonym budżecie projektu. W związku z powyższym, wydatki pośrednie są wy-

kazywane w zestawieniu poniesionych wydatków załączanym do wniosku o płatność ze wskazaniem

szczegółowym dokumentów rozliczanych w danym wniosku o płatność.

Jednocześnie, beneficjent ma obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na po-

twierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki pośrednie. Dokumenty te wy-

kazywane są we wniosku o płatność w zestawieniu poniesionych wydatków na zasadach analogicz-

nych, jak dla wydatków bezpośrednich i mogą podlegać kontroli na miejscu.

Wynagrodzenie personelu

1 W ramach wynagrodzenia personelu, zasadniczo kwalifikowalne są wszystkie składniki wynagrodze-

nia, w szczególności wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, składki

na Fundusz Pracy oraz Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, z zastrzeżeniem pkt. 2.

2) W ramach wynagrodzenia personelu, wpłaty dokonywane przez pracodawców zgodnie z ustawą

z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełno-

sprawnych na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie są wydatkiem kwa-

lifikowalnym.

3) W przypadku zatrudniania personelu na podstawie umowy o pracę, wydatki na wynagrodzenie per-

sonelu są kwalifikowalne, jeżeli spełnione są następujące warunki:

a) pracownik jest zatrudniony (lub oddelegowany17) w celu realizacji zadań związanych bezpo-średnio z wdrażaniem projektu;

b) okres zatrudnienia (lub oddelegowania) jest kwalifikowalny wyłącznie do końcowej daty kwalifi-kowania wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie projektu. Powyższe nie oznacza, że umowa o pracę nie może zostać zawarta na czas dłuższy niż okres realizacji projektu;

c) zatrudnienie (lub oddelegowanie) do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest od-powiednio udokumentowane zapisami w zakresie czynności służbowych pracownika, opisie stanowiska pracy lub umowie o pracę.

4) Wydatek związany z wynagrodzeniem personelu zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu w ra-

mach projektu uwzględnia proporcjonalność wynagrodzenia do wymiaru czasu pracy, przyjmując,

że wynagrodzenie personelu zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy stanowi 100%.

17 Oddelegowanie należy rozumieć jako zmianę obowiązków służbowych pracownika na okres realizacji projektu (okres ten może wynosić więcej niż 3 miesiące).

90 91

5) Wydatkami kwalifikowalnymi w przypadku wynagrodzenia personelu mogą być również nagrody

lub premie, o ile spełnione są następujące warunki:

a) nagrody/premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania da-nej instytucji;

b) zostały wprowadzone w danej instytucji w okresie przynajmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu;

c) potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji.

6) Wydatkami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być również dodatki

do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi oraz re-

gulaminem pracy lub regulaminem wynagradzania danej instytucji, z zastrzeżeniem pkt 7.

7) Dodatek zadaniowy, o którym mowa w art. 58 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r o służbie cywilnej

(Dz. U. Nr 170, poz. 1218, z późn. zm.), przyznany pracownikom zaangażowanym w realizację pro-

jektów w służbie cywilnej może być kwalifikowalny, o ile spełnione zostaną następujące warunki:

a) dodatek zadaniowy przyznany jest w pełnej wysokości wyłącznie na zadania związane z PO KL i jest możliwe udokumentowanie faktu, że dodatek przyznany jest na ww. cele;

b) przed przyznaniem dodatku zadaniowego do zakresu obowiązków pracownika nie należała re-alizacja żadnych zadań związanych z PO KL, co powinno wynikać z dokumentów określających obowiązki oraz zadania przydzielone pracownikowi;

c) dodatek zadaniowy kwalifikowany jest w ramach PO KL wyłącznie w okresie kwalifikowalności, tj. okresie nie dłuższym niż okres realizacji projektu, do którego pracownik jest zaangażowany.

Leasing

1) W przypadku zastosowania leasingu w projektach PO KL refundacja wydatków faktycznie ponie-

sionych może zostać skierowana wyłącznie na rzecz leasingobiorcy tj. Beneficjenta leasingujące-

go dane dobro.

2) Do dofinansowania kwalifikuje się wyłącznie leasing operacyjny18. Pod pojęciem leasingu operacyjnego,

zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej, zwanymi dalej „MSSF”, ro-

zumie się taką umowę leasingu, w ramach której ryzyko oraz pożytki z tytułu posiadania przedmiotu le-

asingu nie są zasadniczo w całości przeniesione na beneficjenta współfinansowanego projektu. Ozna-

cza to, że umowa leasingu skutkuje czasowym przekazaniem w użytkowanie określonego dobra, przy

czym czas ten może być krótszy niż okres gospodarczej używalności przedmiotu leasingu.

3) W przypadku, gdy okres obowiązywania umowy leasingu przekracza końcową datę rozliczenia płatno-

ści pomocy wspólnotowej, kwalifikowalne są wyłącznie koszty leasingobiorcy, które zostały faktycznie

poniesione do momentu zakończenia realizacji projektu wskazanego w umowie o dofinansowanie.

18 Dotyczy wydatków poza cross-financingiem.

90 91

Sekcja 1 – Warunki współfinansowania leasingu na rzecz leasingobiorcy

1) Kosztem kwalifikowalnym do współfinansowania jest część raty leasingowej związanej ze spłatą

kapitału leasingowanego aktywu.

2) Dowodem faktycznego poniesienia wydatku jest dokument potwierdzający opłacenie raty leasin-

gowej.

3) Maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych nie może przekroczyć kwoty, na którą opiewa do-

wód zakupu wystawiony leasingodawcy przez dostawcę współfinansowanego aktywu.

4) Za okres kwalifikowalności wydatków na współfinansowanie rat leasingowych można uznać jedy-

nie okres realizacji projektu, tj. do momentu zakończenia realizacji projektu wskazanego w umowie

o dofinansowanie.

5) Refundacja w ramach realizacji umowy leasingu jest wypłacana leasingodawcy zgodnie z faktycz-

nie spłacanymi ratami leasingu.

Sekcja 2 – Koszty niekwalifikowalne leasingu

Kosztami niekwalifikowalnymi w przypadku leasingu są koszty związane z umową leasingu, w tym

w szczególności:

a) marża finansującego;

b) odsetki od refinansowania wydatków;

c) opłaty ubezpieczeniowe;

d) pozostałe wydatki, inne niż wyszczególnione w pkt 1 Sekcja 1 Warunki współfinansowania leasingu

na rzecz leasingobiorcy.

Opłaty finansowe i inne

1) Niżej wymienione kategorie wydatków są kwalifikowalne w ramach PO KL, o ile ich poniesienie jest

niezbędne do realizacji projektu:

a) koszty otwarcia oraz prowadzenia wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego;

b) opłaty bankowe pobierane od dokonywanych transakcji finansowych (krajowych lub zagranicz-nych), np. opłaty za dokonywanie przelewów;

c) koszty porad prawnych;

d) opłaty notarialne;

92 93

e) koszty doradztwa udzielonego przez ekspertów finansowych lub technicznych;

f) koszty księgowości;

g) koszty obsługi finansowych instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowa-nie, w szczególności takich jak poręczenie lub gwarancja.

2) Koszty przeprowadzenia audytu zewnętrznego nie są kwalifikowalne, chyba że audyt jest wymaga-

ny przez Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia)

i został uwzględniony w zatwierdzonym budżecie projektu.

Podatek od towarów i usług VAT

1) Zgodnie z art. 11 pkt 2 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006,

podatek od towarów i usług (VAT) może być uznany za wydatek kwalifikowalny tylko wtedy, gdy zo-

stał rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez Beneficjenta oraz Beneficjent nie ma prawnej moż-

liwości odzyskania podatku od towarów i usług (VAT).

2) Jeżeli podatek od towarów i usług (VAT) zapłacony w związku z dokonaniem wydatku kwalifiko-

wanego może być częściowo odzyskany, kwalifikowana jest ta część podatku od towarów i usług

(VAT), która nie może zostać odzyskana.

3) Możliwość odzyskania podatku od towarów i usług (VAT) należy rozpatrywać w oparciu o przepisy

ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

4) Beneficjent otrzymujący środki na realizację projektu w ramach PO KL składa odpowiednie oświad-

czenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (VAT) na etapie podpisywania umowy o do-

finansowanie. W oświadczeniu Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu zrefundowanej części ponie-

sionego podatku od towarów i usług (VAT), jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie

tego podatku przez Beneficjenta.

Wkład niepieniężny

1) W ramach projektu może być rozliczany wkład niepieniężny. Wkład niepieniężny polega na wniesieniu

do projektu określonych składników majątku Beneficjenta tj. nieruchomości w rozumieniu art. 46 § 1 Ko-

deksu cywilnego, urządzeń lub materiałów, badań lub świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy.

2) Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu przez Beneficjenta w postaci dóbr lub usług stano-

wi wydatek kwalifikowalny przy założeniu, że jego wartość może zostać w niezależny sposób wyce-

niona oraz jeśli zaistnieje taka konieczność – zweryfikowana (np. poddana audytowi).

92 93

3) Wycena wkładu niepieniężnego powinna być dokonywana według wartości rynkowej, za którą

przyjmuje się przeciętną cenę stosowaną w danej miejscowości w obrocie tytułami tego samego

rodzaju i gatunku, lub – jeżeli nie można ustalić wartości rynkowej – według wartości godziwej, za

którą zgodnie z art. 28 ust. 6 ustawy o rachunkowości przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik

aktywów mógłby zostać wymieniony a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynko-

wej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.

W przypadku wyceny wkładu niepieniężnego w wartości godziwej, wartość ta nie może być wyższa

od jego wartości użytkowej, którą jest bieżąca (zdyskontowana), szacunkowa wartość przyszłych

przepływów pieniężnych, których uzyskania oczekuje się z tytułu dalszego użytkowania tego wkła-

du niepieniężnego.

4) Wyceny wartości majątku można dokonać przy wykorzystaniu wyników różnego rodzaju ekspertyz,

w tym operatów rzeczoznawców majątkowych i protokołów specjalnych komisji oraz za pomocą in-

nych materiałów np. wykazów cen rynkowych uzyskiwanych z różnych źródeł lub rynków.

5) W przypadku wyceny nieruchomości należy uwzględnić przepisy ustawy o gospodarce nierucho-

mościami z dnia 21 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603, z późn. zm.).

6) Wydatki poniesione na wycenę wkładu niepieniężnego są kwalifikowalne.

7) W przypadku świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy, obowiązujące są następujące zasady:

a) wolontariusz musi być świadomy charakteru swojego udziału w realizacji projektu (tzn. świadomy nie-odpłatnego udziału);

b) należy zdefiniować rodzaj wykonywanych przez wolontariusza świadczeń (określić jego stano-wisko w projekcie). Zadania wykonywane i wykazywane przez wolontariusza muszą być zgod-ne z tytułem jego świadczeń (stanowiska);

c) nie mogą być wykonywane jako wolontariat świadczenia wykonywane przez stałych pracowni-ków zatrudnionych przy realizacji projektu;

d) wartość wkładu niepieniężnego w przypadku świadczeń wykonywanych przez wolontariusza określa się z uwzględnieniem ilości poświęconego czasu na ich wykonanie oraz średniej staw-ki godzinowej lub dziennej za dany rodzaj świadczeń (wycena nieodpłatnej dobrowolnej pra-cy musi uwzględniać wszystkie koszty, które zostałyby poniesione w przypadku jej odpłatne-go wykonywania przez podmiot działający na zasadach rynkowych. Wycena uwzględnia zatem koszt składek na ubezpieczenia społeczne oraz wszystkie pozostałe koszty wynikające z cha-rakteru danego świadczenia. Wycena wykonywanego świadczenia przez wolontariusza może być przedmiotem odrębnej kontroli i oceny).

8) W przypadku wniesienia przez Beneficjenta wkładu niepieniężnego do projektu, kwota dofinan-

sowania nie może przekroczyć wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych, pomniejszonych

o wartość wkładu niepieniężnego, zgodnie z art. 56 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006.

94 95

dofinansowanie z PO KL <= wydatki kwalifikowalne – wkład niepieniężny

9) Udokumentowaniem wartości wkładu niepieniężnego mogą być:

a) zestawienie faktur sprzedaży dóbr/usług np. z miesiąca poprzedzającego miesiąc ich wniesienia;

b) kopia faktury zakupu dóbr/usług;

c) udokumentowane ceny dóbr/usług poprzez przedstawienie stosownych notowań na rynkach giełd

towarowych lub cenników innych jednostek zajmujących się ich obrotem lub świadczeniem;

d inne dokumenty, o ile pozwalają na identyfikację jego wysokości.

Dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią

1) Zgodnie z art. 11 ust 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006, dodat-

ki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu (np.

wkład wnoszony przez pracodawcę w przypadku szkoleń dla przedsiębiorców w formie wynagro-

dzenia pracownika skierowanego na szkolenie) i poświadczone beneficjentowi są kwalifikowalne

pod warunkiem, że zostały one poniesione zgodnie z przepisami krajowymi, w tym zasadami doty-

czącymi rachunkowości.

2) Wysokość wkładu wynikającego z dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią

na rzecz uczestników projektu w ramach PO KL musi wynikać z dokumentacji księgowej podmiotu

wypłacającego i może podlegać kontroli.

3) Beneficjent realizujący projekt w ramach PO KL, w którym występuje powyższy wkład, rozlicza go w

ramach projektu na podstawie oświadczenia składanego przez podmioty wypłacające, przy czym

oświadczenie to powinno pozwalać na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz

wysokości wkładu w odniesieniu do każdego z nich.

Zlecanie usług

1) W przypadku zlecania usług Beneficjent powinien przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia

2004 r. – Prawo zamówień publicznych w zakresie, w jakim ta ustawa stosuje się do Beneficjenta19.

2) Wydatki związane ze zlecaniem usług w ramach projektu mogą stanowić wydatki kwalifikowalne

pod warunkiem, że:

a) zlecanie usług przynosi wartość dodaną do projektu;

b) Beneficjent wskaże we wniosku o dofinansowanie projektu usługi, które zamierza zlecać innym podmiotom i wniosek w takiej formie zostanie zatwierdzony przez podmiot będący stroną umowy.

19 Zapis nie wyklucza możliwości zlecania usług w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96 poz.873, z późn. zm.).

94 95

Cross-financing

W ramach projektów PO KL możliwe jest kwalifikowanie wydatków objętych wsparciem w ramach

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na zasadzie cross-financingu.

Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika

z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań w ramach PO KL. Za-

sadniczo zatem powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu. Cross-finan-

cing powinien być ponadto powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach dane-

go projektu.

Wartość wydatków planowanych we wniosku o dofinansowanie projektu w ramach cross-financin-

gu nie może stanowić więcej niż 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budżet

projektu. W przypadku Działań w ramach Priorytetów dotyczących integracji społecznej (Działanie 1.3

w ramach Priorytetu I i wszystkie Działania w ramach Priorytetu VII), możliwe jest kwalifikowanie wydat-

ków w ramach cross-financingu do 15% wydatków kwalifikowalnych projektu.

Poziom cross-financingu weryfikowany jest przede wszystkim na etapie ubiegania się o środki w ra-

mach PO KL. Beneficjent będzie zobowiązany do oszacowania kosztów cross-financingu w ramach

projektu i wskazania ich w budżecie projektu we wniosku o dofinansowanie projektu oraz w załączni-

ku zawierającym szczegółowy budżet projektu w ramach zadań realizowanych w projekcie (w ramach

kosztów bezpośrednich). We wniosku o dofinansowanie projektu wykazywana jest wartość kosztów

w ramach cross-financingu oraz procent tych kosztów w stosunku do kosztów ogółem (nie więcej niż

10/15% w stosunku do wartości projektu). Koszty te podlegają weryfikacji przez odpowiednią instytu-

cję weryfikującą wniosek o dofinansowanie projektu.

W ramach wsparcia objętego cross-financingiem nie jest możliwe ponoszenie wydatków związa-

nych z budową nowych budynków, wykonywaniem dużych prac budowlanych oraz remontem budyn-

ków. Możliwe jest jednak kwalifikowanie w szczególności:

a) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) pojazdów oraz mebli;

b) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) sprzętu;

c) dostosowywania, adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy.

Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powinny zostać przeznaczone przede wszystkim

na zapewnienie realizacji zasady równości szans, w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób nie-

pełnosprawnych.

96 97

W ramach zakupu oraz leasingu sprzętu beneficjent może pozyskać sprzęt np. na potrzeby prze-

prowadzania szkoleń lub w celu realizacji innych zadań w ramach projektu.

Zgodnie z przyjętą przez Instytucję Zarządzającą interpretacją, „sprzęt” w ramach cross-finan-

cingu to środki trwałe20, (z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest wyż-

sza od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych,21 uprawniającej do dokonania jednorazo-

wego odpisu amortyzacyjnego.

W ramach dostosowania budynków, pomieszczeń i miejsc pracy możliwe jest w szczególności wy-

konanie podjazdu dla osób niepełnosprawnych, adaptacja pomieszczeń pod kątem realizacji szkoleń

lub innych zadań w ramach projektu (np. dostosowanie budynku lub pomieszczeń do potrzeb organi-

zacji opieki nad dziećmi), które to działania związane są z PO KL. Dostosowania kwalifikowalne będą

w szczególności w związku z koniecznością spełnienia przez budynek lub pomieszczenie pewnych

wymogów wynikających z przepisów prawa, np. wymogów sanitarnych czy BHP.

Należy w szczególności zwrócić uwagę na rozróżnienie pomiędzy remontem budynku (który nie

jest dopuszczalny w ramach cross-financingu) a dostosowaniem budynku do potrzeb projektu. Re-

montem budynku będzie w szczególności wykonywanie prac związanych z elewacją budynku lub in-

nych prac remontowych nie związanych bezpośrednio z realizowanym projektem (np. wymiana okien

w całym budynku). Natomiast jako dostosowanie należy przyjąć wykonanie robót budowlanych, w wy-

niku których nastąpi przystosowanie pomieszczenia do spełnienia funkcji, którą to pomieszczenie bę-

dzie miało spełniać w projekcie.

Należy zaznaczyć, że wydatki związane z amortyzacją sprzętu lub wyposażenia nie będą

traktowane jako cross-financing, bez względu na to, czy beneficjent dokonuje jednorazowego od-

pisu amortyzacyjnego czy rozkłada odpisy amortyzacyjne zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi

określonymi w przepisach krajowych. W związku z powyższym, o przyporządkowaniu wydatku do

cross-financingu decydować będzie to, czy beneficjent kwalifikuje w ramach projektu kosz-

ty amortyzacji czy koszty zakupu sprzętu. Należy bardzo uważnie weryfikować budżet projektu,

aby wykluczyć dublowanie wydatków na zakup sprzętu w ramach cross-financingu oraz amortyzację

sprzętu wykazywanego w ramach poszczególnych zadań w kosztach bezpośrednich.

Beneficjent jest uprawniony do ponoszenia wydatków w ramach cross-financingu do wysokości

wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. W związku z powyższym, wydat-

ki ponoszone w ramach cross-financingu wykazane powyżej dopuszczalnej łącznej kwoty określonej 20 Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, przez środki trwale rozumie się „rzeczowe aktywa trwale i zrównane z nimi, o przewidy-wanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki” (Dz. U. Nr 121, poz. 591, z późn. zm.). Z wyłączeniem w ramach PO KL kwalifikowalności zakupów nieruchomości i gruntów.21 Zgodnie z art. 16 d ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54,poz. 654, z pózn. zm.) oraz art. 22 d ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z pózn. zm.).

96 97

w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowane. Należy zaznaczyć, że be-

neficjenta obowiązuje wartość wydatków w ramach cross-financingu a nie limit procentowy.

W przypadku gdy na poziomie Priorytetu zostanie stwierdzone zagrożenie przekroczenia limitu

cross-financingu odpowiedniego dla danego Priorytetu, Instytucja Pośrednicząca może (np. w doku-

mentacji konkursowej) określić niższy dopuszczalny limit wydatków w ramach cross-financingu na po-

ziomie projektu.

5.4 Inne istotne uregulowania w zakresie kwalifikowalności wydatków

Okres kwalifikowania wydatków

Okres kwalifikowania wydatków dla każdego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie

projektu.

Co do zasady, środki na finansowanie projektu mogą być przeznaczone na sfinansowanie przed-

sięwzięć zrealizowanych w ramach projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, o ile wy-

datki zostaną uznane za kwalifikowalne oraz dotyczyć będą okresu realizacji projektu. Instytucja Po-

średnicząca może jednak ograniczyć kwalifikowanie wydatków przed podpisaniem umowy o dofinan-

sowanie, o ile wskaże to w Planie działania na dany rok.

Natomiast po zakończeniu realizacji projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych

po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, o ile wydatki te odnoszą się do za-

dań realizowanych w okresie wdrażania projektu oraz zostały poniesione przed złożeniem końcowe-

go wniosku o płatność.

Zasięg terytorialny kwalifikowania wydatków

Co do zasady projekty w ramach priorytetów PO KL, zarówno centralnych jak i regionalnych, są re-

alizowane wyłącznie na terytorium kraju.

W przypadku gdy jest to uzasadnione celem projektu, możliwe jest realizowanie projektu lub czę-

ści projektu poza granicami kraju, przy czym konieczne jest wyraźne uwzględnienie tego we wniosku

(ze wskazaniem możliwie szczegółowo planowanego miejsca realizacji projektu) i przedstawienie od-

powiedniego uzasadnienia.

98 99

Wydatki poniesione przez partnerów projektu, których stała siedziba mieści się poza obszarami

wsparcia przewidzianymi w ramach PO KL, mogą zostać uznane za kwalifikowalne, o ile bez udziału

tych partnerów cele projektu nie mogłyby zostać osiągnięte.

Przychód i trwałość projektu

Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich przychodów (tj. każdego wpływu środków finan-

sowych w ramach projektu pochodzących ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych

równoważnych opłat i nie będących wkładem własnym w projekcie), które powstaną w związku z re-

alizacją projektu PO KL.

n W ramach projektów PO KL mogą występować przychody związane z:

n szkoleniami, usługami doradczymi, kursami – opłaty wpisowe lub równoważne opłaty, sprzedaż

dóbr i usług wytworzonych w ramach wymienionych zajęć;

n zajęciami praktycznymi, praktykami, stażami – sprzedaż dóbr i usług wytworzonych w ramach wy-

mienionych zajęć, opłaty wpisowe lub równoważne opłaty;

n zakupem, leasingiem, wynajmem, amortyzacją sprzętu i wyposażenia – wynajem, opłaty za korzystanie

ze sprzętu, sprzedaż zakupionego sprzętu.

Przychód projektu powinien być obliczany na podstawie wartości sprzedaży dóbr i usług (z zastrze-

żeniem zbycia aktywów nabytych lub wytworzonych w ramach projektu) oraz wartości wniesionych

opłat wpisowych lub równoważnych opłat odniesionych proporcjonalnie do stopnia, w jakim realizo-

wany projekt przyczynił się do ich osiągnięcia.

Stopień, w jakim realizacja projektu przyczyniła się do osiągnięcia przychodu, powinien być okre-

ślany na podstawie udziału kwoty dofinansowania w wartości projektu. W przypadku gdy przychód

związany z projektem osiągnięty został przy współudziale kosztów ponoszonych poza projektem,

możliwe jest określenie ww. stopnia na podstawie udziału kwoty dofinansowania w kosztach ogółem

związanych z osiągnięciem wymienionego przychodu.

Aktywa wytworzone lub nabyte w ramach projektu nie mogą zostać zbyte przez beneficjenta za

uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji projektu. W przeciwnym ra-

zie, beneficjent zobowiązany jest do zwrotu środków wykorzystanych na zakup lub wytworzenie akty-

wów wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.

98 99

Należy jednak zaznaczyć, że czynnikiem decydującym będzie weryfikacja, czy beneficjent faktycz-

nie uzyskał korzyść majątkową. W przypadku np. nieodpłatnego przekazania sprzętu lub wyposażenia

do przedszkola lub organizacji pozarządowej, nie możemy mówić o uzyskaniu korzyści majątkowej.

Ze względu na przewidywalność wystąpienia, przychody w projekcie można podzielić na:

n zaplanowane – uwzględnione we wniosku o dofinansowanie, pomniejszające w umowie kwotę

przyznanego dofinansowania (w całości lub proporcjonalnie do tego, w jakim stopniu do osiągnię-

cia przychodu przyczynił się projekt realizowany w ramach PO KL). Przychody zaplanowane służą

sfinansowaniu wydatków kwalifikowanych w ramach projektu, wykazywane są we wniosku benefi-

cjenta o płatność, jednak ich wykazanie nie powoduje pomniejszenia kolejnych transz dotacji ani

zwrotu kwoty przychodu.

n niezaplanowane – nieuwzględnione we wniosku o dofinansowanie, wykazywane są we wnioskach

o płatność, pomniejszają kwotę kolejnych płatności w ramach projektu w całości lub proporcjo-

nalnie w zależności od tego, w jakim stopniu do ich osiągnięcia przyczynił się projekt. W przypad-

ku uzyskania przychodu związanego z projektem, gdy nie jest możliwe pomniejszenie kolejnych

transz dotacji, beneficjent ma obowiązek poinformować IP lub IW (IP2) o uzyskanym przychodzie

oraz dokonać zwrotu kwoty przychodu na wskazany przez IP lub IW (IP2) rachunek bankowy.

W przypadku, gdy po zakończeniu projektu osiągany przychód nie dostarcza korzyści majątko-

wych beneficjentowi oraz przeznaczony jest na realizację działań zgodnych z celami PO KL, benefi-

cjent powinien poinformować o nim IP/IW (IP2), jednak nie podlega on zwrotowi.

Przykład

W przypadku gdy beneficjent sprzeda towary wyprodukowane podczas szkoleń praktycznych, zysk osiągnięty z tego tytułu stanowić będzie przychód projektu.

Natomiast w przypadku gdy beneficjent tj. szkoła wyższa, która w ramach projektu uruchomiła i prowadziła nową specjalność studiów dla studentów studiów zaocznych (niestacjonarnych), któ-rzy nie wnosili opłat za studia (w tym wyposażyła pracownię komputerową), kontynuuje zajęcia na tej specjalności i pobiera opłaty za studia zaoczne po zakończeniu realizacji projektu a jednocze-śnie ponosi koszty związane z prowadzeniem specjalności, opłaty te nie będą stanowić przychodu projektu.

100 101

Amortyzacja

Szczegółowe zasady kwalifikowania kosztów amortyzacji zostały zawarte w Wytycznych w zakresie

kwalifikowania wydatków w ramach PO KL.

Należy jednak pamiętać, że w ramach projektu nie jest możliwe kwalifikowanie odpisów amortyza-

cyjnych aktywów zakupionych ze środków, które beneficjent otrzymał na realizację projektu. Jest to

bowiem sprzeczne z zasadami kwalifikowalności określonymi przez Komisję Europejską w rozporzą-

dzeniu (WE) 1081/2006. Możliwe, zatem jest kwalifikowanie odpisów amortyzacyjnych, w tym jedno-

razowego odpisu amortyzacyjnego aktywów zakupionych wyłącznie ze środków własnych beneficjen-

ta. Należy jednakże zaznaczyć, że w przypadku jednostek sektora finansów publicznych możliwe jest

kwalifikowanie odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do aktywów zakupionych ze środków publicz-

nych, o ile źródłem ich sfinansowania nie były środki wykorzystywane na współfinansowanie projektów

finansowanych ze środków wspólnotowych. Zaliczenie amortyzacji aktywów w wysokości dotyczącej

projektu może nastąpić na podstawie noty księgowej/obciążeniowej oraz polecenia księgowania.

1) Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości aktywów podlegających amortyzacji (w szczegól-

ności środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych), stanowią wydatek kwalifikowal-

ny, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

a) odpisy amortyzacyjne dotyczą aktywów, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywane do jego wdrażania;

b) zakup aktywów nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji wspólnotowej lub dotacji krajowej wykorzystanej na współfinansowanie projektu finansowanego ze środków wspólnoto-wych, z uwzględnieniem zapisów zawartych w pkt 4 (wymagane jest złożenie odpowiedniego oświadczenia na etapie rozliczania projektu);

c) kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji da-nego projektu;

d) wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.

2) Powyższe oznacza również możliwość dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w myśl art.

32 ust. 6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dla środków trwałych o niskiej jednostkowej war-

tości początkowej można ustalać odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe w sposób uproszczony, przez

dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem lub jednora-

zowo odpisując wartość tego rodzaju środków trwałych, z wyłączeniem możliwości zastosowania prze-

pisu art. 16 k ust. 7 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U.

z 2000 r. Nr 54,0 poz. 654, z późn. zm.) oraz art. 22 k ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku do-

chodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.).

100 101

3) Jeżeli dotacja, o której mowa w pkt 1 lit. b), nie służyła nabyciu określonych aktywów w całości, tylko

w określonej części (udział procentowy), dopuszczalne jest uznanie za koszt kwalifikowalny odpisów

amortyzacyjnych w wysokości odpowiadającej tej części wartości aktywów, która została sfinansowa-

na z innych środków niż te dotacje.

4) W przypadku, gdy aktywa wykorzystywane są także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifi-

kowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania tych

aktywów w ramach realizacji projektu.

5) W przypadku, o którym mowa w pkt 4, wartość rezydualna (księgowa wartość likwidacyjna) aktywów po

zakończeniu realizacji projektu nie jest wydatkiem kwalifikowalnym.

6) Beneficjent przechowuje sposób wyliczenia amortyzacji rozliczanej w ramach projektu wraz z do-

kumentacją księgową. Wyliczenie to powinno uwzględniać czas lub zakres wykorzystywania sprzę-

tu i wysokość odpisów amortyzacyjnych w danym miesiącu.

7) Dokumentami potwierdzającymi wysokość odpisów amortyzacyjnych są tabele amortyzacyjne

środków trwałych lub inne dokumenty wskazujące ich wysokość.

5.4.1 Przepisy odrębne

Działania finansowane z Funduszu Pracy

1) W przypadku działań realizowanych w ramach PO KL i finansowanych z Funduszu Pracy kwalifiko-

walność wydatków rozpatrywana jest w oparciu o przepisy krajowe określające zasady wydatko-

wania środków z tego funduszu tj. o ustawę z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i in-

stytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99, poz. 1001, z późn. zm.).

2) W ramach projektu PO KL finansowanego z Funduszu Pracy wydatki są kwalifikowalne, o ile są za-

warte w katalogu wydatków, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i in-

stytucjach rynku pracy.

Działania finansowane z PFRON

W przypadku działań finansowanych z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnospraw-

nych (PFRON), kwalifikowalność wydatków rozpatrywana jest w oparciu o przepisy krajowe określają-

ce zasady wydatkowania środków z tego funduszu tj. o ustawę z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji za-

wodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

102 103

5.5 Monitorowanie i rozliczanie wydatków w ramach PO KL

5.5.1 Rozliczanie projektu

Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków przez beneficjentów

Przepisy art. 60 lit. d) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawia-

jącego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego

Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999

(Dz. U. L. 210 z 31.07.2006, str. 25) wprowadzają wymóg, aby beneficjenci oraz inne podmioty uczest-

niczące w realizacji projektów utrzymywały odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy

dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem.

Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków jest warunkiem zawartym w umo-

wie/ decyzji o dofinansowanie projektu w ramach PO KL. Ze względu na rodzaj prowadzonej ewiden-

cji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektem,

beneficjentów w ramach PO KL można podzielić na 2 grupy:

1) beneficjentów prowadzących pełną księgowość;

2) pozostałych beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości.

W przypadku pierwszej grupy wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpo-

wiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych

ksiąg rachunkowych. Jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachun-

kowości polegające na:

n wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycz-

nych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projek-

tem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości

finansowej projektu i kontroli, określone przez IZ PO KL w Załączniku nr 5 do Umowy o dofinanso-

wanie projektu w ramach PO KL. Beneficjent prowadzący wyodrębnioną ewidencję księgową pro-

jektu spełniającą wymienione kryteria, załącza do wniosku beneficjenta o płatność zestawienie

z komputerowego systemu księgowego22;

n wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym

projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowa-

ny przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia

lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie ope-

racje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych: nr doku-22 Jeżeli informatyczny system finansowo-księgowy nie spełnia wymogów określonych przez IZ PO KL beneficjent musi zastosować wyodrębniony kod księgowy i zasady ewidencjonowania wydatków projektu dotyczące takiego rozwiązania.

102 103

mentu źródłowego, nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu, datę wystawienia dokumentu, kwo-

tę brutto, netto dokumentu, kwotę kwalifikowaną dotyczącą projektu. Beneficjent stosując rozwią-

zanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku

o płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz za-

łączania wydruku) „Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnio-

skiem”.

W przypadku beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości wymóg zapewnienia wyodręb-

nionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie techniką kom-

puterową w postaci arkusza kalkulacyjnego Kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzają-

cych poniesione wydatki dotyczące projektu nr … na koniec miesiąca: …/rok. Zestawienie kumula-

tywne obejmuje wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowe-

go i sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań oraz

kosztów pośrednich (w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście po-

niesionych wydatków). Kumulatywne zestawienie należy sporządzać w oparciu o wzór załącznika do

wniosku o płatność Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.

Po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i pod-

pisane przez osobę sporządzającą i zatwierdzającą oraz dołączone do dokumentacji projektu po-

twierdzającej poniesione wydatki. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana lub konstruk-

cja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie w okresie późniejszym danych według sta-

nu na koniec poszczególnych minionych miesięcy kalendarzowych.

Beneficjent zobowiązany jest jednocześnie do sporządzania przy składaniu wniosku o płatność ar-

kusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) „Zestawienia dokumentów potwierdzających ponie-

sione wydatki objęte wnioskiem” za okres, którego wniosek dotyczy. Dokumentacja w wersji papiero-

wej i elektronicznej dotycząca złożonego wniosku o płatność powinna być archiwizowana przez be-

neficjenta.

5.5.2 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność

Wszystkie projekty w ramach PO KL (zarówno konkursowe jak i systemowe, w tym w ramach po-

mocy technicznej) są rozliczane na podstawie wniosku beneficjenta o płatność. We wniosku o płat-

ność beneficjent wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu, przy czym obowiązuje za-

sada, zgodnie z którą postęp rzeczowy powinien korespondować z przedstawionymi wydatkami (po-

stępem finansowym).

104 105

Przykład

W przypadku gdy w danym okresie rozliczeniowym zrealizowano szkolenie, ale nie została jeszcze zapłacona faktura, we wniosku o płatność nie należy informować o fakcie zrealizowania szkolenia. Informacja na jego temat zostanie wykazana w kolejnym wniosku o płatność, wraz z wydatkami za-płaconymi w związku z jego realizacją.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości w ramach NSRO wydanymi przez Ministra

Rozwoju Regionalnego, wzór wniosku o płatność określa Instytucja Zarządzająca danym programem

operacyjnym.

Rozliczając poniesione wydatki we wnioskach o płatność beneficjent nie może przekroczyć łącznej

kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu.

Ponadto beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w za-

twierdzonym wniosku o dofinansowanie. Należy jednak zaznaczyć, że poniesione wydatki nie muszą

być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przedkładanym na etapie wyboru projektu.

Przykład

Beneficjent na realizację zadania „warsztaty tkackie” planuje 8 000 PLN, w ramach którego zakłada poniesienie następujących kosztów bezpośrednich (wykazuje je w szczegółowym budżecie pro-jektu):

• wynagrodzenie trenera – 2 500 PLN;

• wynajem pracowni tkackiej – 3 500 PLN;

• dojazd uczestników na warsztaty – 500 PLN;

• materiały szkoleniowe– 1 500 PLN.

W rezultacie podczas realizacji projektu, z uwagi na nieoczekiwane oszczędności, faktycznie po-niesiono następujące wydatki:

• wynagrodzenie trenera – 2 300 PLN;

• wynajem pracowni tkackiej – 3 500 PLN;

• dojazd uczestników na warsztaty – 300 PLN;

• materiały szkoleniowe – 1 600 PLN;

• poczęstunek dla uczestników warsztatów – 300 PLN.

Wszystkie poniesione powyżej wydatki są kwalifikowalne ponieważ mieszczą się w limicie wskaza-nym na zadanie w wniosku o dofinansowanie projektu tj. 8 000 PLN.

104 105

Beneficjent jest, bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu.

Beneficjent załącza do wniosku o płatność:

I. zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Zestawienie może mieć formę:

1. wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta (w formacie PDF);

2. tabeli w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność.

Beneficjent, który decyduje się na załączanie do wniosku o płatność wydruku z ewidencji księgo-wej, powinien przygotować ten wydruk zgodnie z zasadami zawartymi w podrozdziale 5.5.4

W przypadku beneficjentów PO KL, którzy nie posiadają informatycznych systemów finanso-wo-księgowych, możliwe jest rozliczanie poniesionych wydatków w ramach projektu na podsta-wie tabeli (zestawienia) przygotowywanej zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do wnio-sku o płatność. Beneficjent, który decyduje się na załączanie do wniosku o płatność zestawie-nia poniesionych wydatków w formie tabeli (zestawienia), przygotowuje ją zgodnie z zasadami zawartymi w instrukcji wypełniania wniosku o płatność.

Beneficjent dokonuje wyboru formy rozliczenia przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu.

Każdy beneficjent PO KL jest zobowiązany – niezależnie od formy rozliczenia – do wykonywa-nia zestawień na podstawie faktycznie zaksięgowanych i zapłaconych dokumentów księgo-wych, a nie na podstawie dokumentów pozostających w postaci roboczej (możliwej do modyfi-kacji). Zestawienie wykonane na podstawie danych roboczych nie gwarantuje bowiem, że dane te są ostatecznie i trwale ujęte w księgach rachunkowych.

II. załącznik pt. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, który wypełniany jest przez bene-

ficjenta realizującego wsparcie na rzecz osób lub instytucji; wzór załącznika stanowi załącznik nr 3

do Zasad systemu sprawozdawczości PO KL.

III. wyciągi bankowe z rachunku w przypadku projektów, na realizację których beneficjent otrzymuje

dotację rozwojową, za okres którego dotyczy wniosek o płatność. W przypadku, gdy Instytucja Po-

średnicząca dopuści taką możliwość, zamiast wyciągów bankowych, beneficjent może załączać

zbiorcze zestawienia wydane przez bank stanowiące historię rachunku bankowego wyodrębnione-

go dla projektu23.

IV. w przypadku płatności gotówkowych poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie rapor-

tów kasowych (bez załączników) lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówko-

wych objętych wnioskiem o płatność (kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem).

Dodatkowo, umowa o dofinansowanie projektu zobowiązuje beneficjenta do przekazania w for-

mie elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność informacji o wszystkich uczestnikach projektu, zgod-

23 W związku z powszechnym korzystaniem z bankowości elektronicznej, możliwe jest również załączanie wydruku zestawienia obrotów na wyodrębnionych rachunkach bankowych wygenerowanego bezpośrednio z elektronicznego systemu bankowego. Takie zestawienie powinno być podpisane przez głównego księgowego lub inną, uprawnioną osobę.

106 107

nie z zakresem informacji określonym przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. Nieprze-

kazanie danych przez beneficjenta może powodować odrzucenie wniosku o płatność na etapie oce-

ny formalnej.

Wniosek o płatność jest składany w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu,

nie rzadziej niż raz na trzy miesiące (np. raz na miesiąc, raz na kwartał, itp.) oraz – w przypadku koń-

cowego wniosku o płatność – nie później niż 30 dni od zakończenia okresu realizacji projektu. Insty-

tucja Zarządzająca zaleca, aby wnioski o płatność składane były nie później niż w terminie 10 dni ro-

boczych od zakończenia okresu rozliczeniowego. Wniosek o płatność składany jest w wersji papiero-

wej i elektronicznej do IP.

Po otrzymaniu wniosku o płatność, IP nadaje mu numer zgodnie z wytycznymi Instytucji Koordynu-

jącej NSRO (załącznik 2 Zasad Jednolitej Numeracji Dokumentów w Krajowym Systemie Informatycz-

nym (SIMIK 07-13) oraz w Lokalnych Systemach Informatycznych do Wytycznych Ministra Rozwoju Re-

gionalnego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej).

5.5.3 Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków

Co do zasady, beneficjent nie ma obowiązku załączania kserokopii dokumentów potwierdzają-

cych poniesienie wydatków. Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane

w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą.

Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są:

1) faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami za-

płaty (w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument

księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. „zapłacono gotówką” lub „forma płat-

ności – gotówka” lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta);

2) następujące dokumenty poświadczające wysokość wkładu niepieniężnego, amortyzacji lub wkła-

du w postaci dodatków lub wynagrodzeń:

a. w przypadku wkładu niepieniężnego:

- zestawienie faktur sprzedaży dóbr/usług np. z miesiąca poprzedzającego miesiąc ich wnie-sienia;

- kopia faktury zakupu dóbr/usług;

- udokumentowane ceny dóbr/usług poprzez przedstawienie stosownych notowań na rynkach giełd towarowych lub cenników innych jednostek zajmujących się ich obrotem lub świadczeniem;

106 107

- inne dokumenty, o ile pozwalają na identyfikację jego wysokości;

b. w przypadku amortyzacji – tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi doku-mentami księgowymi np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego);

c. w przypadku wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń uczestników projektu – oświadczenie składane przez podmioty wypłacające dodatki lub wynagrodzenia pozwalające na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wysokości wkładu w odniesieniu do każdego z nich.

Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane,

tak aby widoczny był związek z projektem24. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co naj-

mniej:

n numer umowy o dofinansowanie projektu;

n informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego;

n nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że

dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;

n kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot

w odniesieniu do każdego zadania.

Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycz-

nej i formalno-rachunkowej a w przypadku, gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego – również

odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

W przypadku ponoszenia wydatków w ramach projektu PO KL za granicą, kursem właściwym do

rozliczenia wydatków powinien być kurs rzeczywisty waluty, tj.:

n w przypadku zakupu waluty – jest to kurs, po jakim dana waluta została zakupiona a dowodem jest

faktura lub rachunek wystawiony przez bank, w którym waluta została zakupiona;

n w przypadku pobrania waluty z konta – jest to kurs sprzedaży waluty danego banku z dnia pobrania

waluty z konta udokumentowany na przykład potwierdzeniem wystawionym przez bank lub wydru-

kiem komputerowym (banki informują o kursach na bieżąco na swoich stronach internetowych).

W przypadku faktury wystawionej w walucie obcej i stanowiącej dowód poświadczający poniesie-

nie wydatku w ramach projektu, w celu rozliczenia faktury (uwzględnienia we wniosku o płatność), ko-

nieczne jest przeliczenie wartości zapłaconej faktury na walutę polską. W takim przypadku należy za-

stosować kurs z dnia, w którym beneficjent opłacił fakturę. 24 Nie dotyczy kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.

108 109

5.5.4 Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego beneficjenta

W przypadku gdy beneficjent zakłada przedstawianie wraz z wnioskiem o płatność wydruku z ewi-

dencji księgowej, system finansowo-księgowy beneficjenta – po uwzględnieniu pewnych założeń

– powinien pozwalać uzyskać z ewidencji księgowej zestawienie (raport) w podziale na zadania za-

wierające co najmniej następujące dane:

n zewnętrzny numer faktury VAT lub innego dokumentu związanego z wydatkami,

n wewnętrzny (systemowy) numer dokumentu księgowego (ewidencyjny nr notowany przez operato-

rów na źródłowych dokumentach w celu identyfikacji zasobów komputerowych z archiwum źródło-

wych dokumentów),

n datę wystawienia dokumentu księgowego,

n określenie zakupionego towaru/usługi (rodzaj wydatku kwalifikowalnego),

n kwotę wydatków kwalifikowalnych (wydatki brutto kwalifikowalne i VAT kwalifikowalny),

n sposób dokonania zapłaty,

n datę zapłaty,

n informację na temat poniesienia wydatku w ramach cross-financingu.

Powyższy raport należy sporządzić dla żądanego zakresu dat oraz ze wskazaną szczegółowością

(syntetyka/analityka).

Zestawienie należy załączyć do wniosku o płatność w formacie PDF.

Uzyskanie powyższego zestawienia (raportu) może nastąpić przy pomocy systemowych zestawień

standardowych danego systemu finansowo-księgowego lub po opracowaniu stosownego raportu

przy użyciu zaawansowanych kreatorów zestawień lub dostarczanych z systemem specjalistycznych

narzędzi do raportowania. Wydrukowane zestawienie musi być podpisane przez odpowiednią osobę

uwiarygodniającą zawartość danych w zestawieniu.

Możliwe jest również w procesie tworzenia przedmiotowych zestawień wykorzystanie funkcji gene-

rowania systemowych raportów lub wybranych danych do arkusza kalkulacyjnego, przy czym po ich

wyeksportowaniu wymagany jest podpis osoby uprawnionej do reprezentowania firmy potwierdzający

zgodność informacji zawartych w zestawieniu z zawartością ewidencji księgowej (np. głównego księ-

gowego, kierownika jednostki).

108 109

Prowadząc ewidencję księgową beneficjent powinien w polityce rachunkowości, do której posiada-

nia zobowiązuje jednostki ustawa o rachunkowości, opisać wyraźnie sposób powiązania dokumentu

zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem źródłowym znajdującym się w ar-

chiwum papierowych dokumentów, tj. zapewnić ścieżkę audytu. Dla systemów niestosujących reje-

stracji poprzez „bufor” rolę taką może spełniać wymagany ustawowo w księgach rachunkowych au-

tomatycznie nadawany numer pozycji w dzienniku księgowań. W systemach stosujących odroczo-

ne w czasie księgowanie dokumentów wprowadzanych etapami stosowany jest najczęściej do celów

kontrolnych niezmienny i unikalny numer ewidencyjny ustalany przez program w chwili pierwszej reje-

stracji dokumentu.

Aby umożliwić dokumentację wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu w ra-

mach PO KL zestawieniami z ewidencji księgowej, prowadzoną przy pomocy informatycznych syste-

mów księgowych, beneficjent powinien przed poniesieniem pierwszych wydatków zaplanować i wpro-

wadzić odpowiednią odrębną ewidencję księgową w obszarze swoich ksiąg rachunkowych. Powinien

również zaktualizować swoją politykę rachunkowości o zasady ewidencji wydatków kwalifikowalnych

dotyczących projektów w ramach PO KL.

Planując taką ewidencję i dobierając odpowiednie konta księgowe powinien wziąć pod uwagę na-

stępujące kwestie:

n potrzeby informacyjne związane ze sprawozdawczością w zakresie wydatków kwalifikowalnych

(podział kosztów na odpowiednie kategorie zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu – np. wy-

datki bezpośrednie, w szczególności podział na zadania oraz wydatki pośrednie),

n obowiązujące przepisy (np. podział na współfinansowanie krajowe i wkład EFS w przypadku jed-

nostek budżetowych),

n techniczne możliwości posiadanego przez siebie systemu księgowego (gdyż np. niektóre systemy

nie pozwalają na tworzenie dalszych kont analitycznych do kont, na których już znajdują się zapisy

księgowe).

Może to wymagać od beneficjenta wydzielenia w swojej ewidencji odrębnych kont – syntetycznych,

analitycznych lub pozabilansowych, na których prowadzona będzie ewidencja wydatków kwalifikowal-

nych dotyczących realizacji projektów PO KL. Należy dodać, iż wymagana jest odrębna ewidencja za-

równo dla kont kosztów, VAT (w przypadku gdy VAT jest kwalifikowalny), przychodów (jeżeli występują

przychody związane z realizacją projektu), rachunku bankowego, jak i rozrachunków.

110 111

W przypadku dokumentów księgowych, które tylko w części dotyczą projektu, kwoty wynikające

z tych dokumentów powinny być odpowiednio dzielone na związane z realizacją projektu bądź nie i uj-

mowane na odrębnych kontach. Muszą one także być poparte odpowiednią dokumentacją potwier-

dzającą prawidłowość podziału kwot (kalkulacje, specyfikacje do list płac etc.).

W przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna dany wydatek za niekwalifikowalny, benefi-

cjent powinien wyksięgować tę pozycję z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowal-

nych związanych z realizacją projektu PO KL.

Instytucja Pośrednicząca może nałożyć dodatkowe, bardziej szczegółowe wymogi związane

z księgowaniem wydatków w ramach projektów realizowanych w PO KL.

5.5.5 Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność

Wniosek beneficjenta o płatność jest weryfikowany przez właściwą instytucję zgodnie z następują-

cymi zasadami:

n Okres weryfikacji każdego wniosku o płatność wynosi 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia,

przy czym okres ten dotyczy każdej przedłożonej wersji wniosku.

n Weryfikacja każdej wersji wniosku o płatność jest udokumentowana w formie listy kontrolnej. Za-

sadniczo lista kontrolna sporządzana jest odrębnie dla każdej wersji wniosku o płatność. Możliwe

jest jednak przygotowanie jednej listy kontrolnej do danego wniosku, na której odnotowane będą

weryfikacje wszystkich wersji danego wniosku o płatność.

Wniosek o płatność powinien zostać zweryfikowany w całości – zgodnie z listą kontrolną – przede

wszystkim przez pracownika właściwej instytucji wyznaczonego jako opiekun projektu. Zgodnie z za-

sadą „dwóch par oczu”, zweryfikowany przez opiekuna wniosek podlega akceptacji przez bezpośred-

niego przełożonego opiekuna projektu, który sprawdza, czy weryfikacja dokonana przez opiekuna

projektu została przeprowadzona prawidłowo.

Przed dokonaniem wypłaty na rzecz beneficjenta wniosek o płatność może podlegać weryfikacji

przez odpowiednią komórkę finansowo-księgową. Sposób postępowania przy weryfikacji wniosków

o płatność jest szczegółowo opisany w odpowiedniej instrukcji wykonawczej właściwej instytucji.

110 111

W przypadku stwierdzenia błędów lub braków w złożonym wniosku o płatność, instytucja weryfiku-

jąca wniosek może wystąpić do beneficjenta z prośbą o poprawę wniosku, przesłanie brakujących in-

formacji lub udzielenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując termin przekazania odpowiedzi przez be-

neficjenta. Ponadto instytucja weryfikująca wniosek może – w przypadku podejrzenia wystąpienia nie-

prawidłowości w projekcie, w szczególności dotyczących poniesienia wydatków niekwalifikowalnych

– zażądać od beneficjenta przesłania wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów księgowych

poświadczonych za zgodność z oryginałem, które zostały uwzględnione we wniosku o płatność.

Wniosek zawierający błędy formalne lub rachunkowe może być poprawiany lub uzupełniany przez

instytucję weryfikującą wniosek (np. poprzez przekreślenie i dokonanie korekty na dokumencie wraz

z jej parafowaniem). Instytucja ta nie może jednak poprawiać ani uzupełniać:

n zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione i objęte wnioskiem wydatki, o ile nie doty-

czy to oczywistych omyłek pisarskich i omyłek rachunkowych (np. zły nr NIP);

n załączonych kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, o ile nie dotyczy to

oczywistych omyłek w opisie załączonych kserokopii dokumentów.

Wniosek pozytywnie zweryfikowany podlega zatwierdzeniu przez właściwą instytucję. Zatwierdze-

nie wniosku o płatność oznacza przygotowanie i przekazanie do beneficjenta Informacji o wynikach

weryfikacji wniosku o płatność. Informacja o wynikach weryfikacji wniosku o płatność jest przygotowy-

wana w dwóch egzemplarzach (po jednym dla beneficjenta i instytucji zatwierdzającej wniosek) i za-

wiera:

n numer wniosku o płatność, który jest zatwierdzany;

n numer i tytuł projektu rozliczanego w ramach wniosku o płatność;

n numer i nazwę Działania, w ramach którego składany jest wniosek o płatność;

n informację na temat wysokości zatwierdzonych wydatków w ramach wniosku o płatność, w tym:

a. wysokość wydatków uznanych za niekwalifikowalne;

b. wysokość rozliczonych korekt finansowych;

c. wysokość rozliczonych nieprawidłowości finansowych, które zostały wykryte w ramach projek-tu, wraz z odsetkami;

d. wysokość zatwierdzonych wydatków w ramach cross-financingu;

e. podział na źródła finansowania wydatków zatwierdzonych;

n uzasadnienie dla uznania wydatków za niekwalifikowalne;

n w przypadku projektów, na dofinansowanie których beneficjent otrzymał dotację rozwojową – tabe-

112 113

lę przedstawiającą szczegółowe rozliczenie środków, które beneficjent otrzymał na realizację pro-

jektu, w szczególności zawierającą:

a. kwotę otrzymanych środków dotacji rozwojowej w ramach projektu;

b. kwotę dotacji rozwojowej rozliczonej w ramach projektu;

c. procent rozliczenia dotacji rozwojowej w ramach projektu;

d. wysokość kolejnej transzy dotacji rozwojowej, do przekazania beneficjentowi (pomniejszonej o wykazany we wniosku przychód i/lub ewentualnie odsetki bankowe).

W związku z faktem, iż zgodnie z przyjętymi zasadami wypełniania wniosków o płatność beneficjent

ma prawo do zmiany harmonogramu płatności w stosunku do harmonogramu płatności załączonego

do zawartej umowy o dofinansowanie, przy czym instytucja zatwierdzająca wniosek o płatność może

wyrazić sprzeciw wobec propozycji zaktualizowanego harmonogramu, w Informacji o wynikach weryfika-

cji wniosków o płatność powinna znaleźć się informacja dla beneficjenta, czy zaktualizowany harmono-

gram płatności został zaakceptowany przez instytucję zatwierdzającą wniosek o płatność, czy nie.

Informacja o kwocie środków zatwierdzonych w ramach danego wniosku o płatność wysyłana jest

beneficjentowi w formie pisemnej w terminie 20 dni roboczych od otrzymania poprawnie wypełnione-

go wniosku o płatność.

Po zatwierdzeniu wniosku o płatność, informacje dotyczące danego wniosku o płatność są wpro-

wadzane przez pracownika danej instytucji do Krajowego Systemu Informatycznego.

W przypadku projektów konkursowych, zatwierdzony wniosek o płatność rozliczający co najmniej

70% środków otrzymanych w ramach dotacji rozwojowej jest podstawą do przekazania kolejnej tran-

szy środków na dofinansowanie projektu. Należy zaznaczyć, że 70% rozpatrywane jest kumulatywnie

tzn. dokonuje się porównania rozliczonych dotychczas w ramach projektu wydatków (wraz z zatwier-

dzanym wnioskiem o płatność) w stosunku do kumulatywnej kwoty środków, które beneficjent otrzy-

mał dotychczas na realizację projektu. Płatność kolejnej transzy dotacji rozwojowej dla beneficjenta

następuje w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie, przy czym nie później niż w terminie

20 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku.

Możliwe jest składanie przez beneficjenta wniosków „cząstkowych” nierozliczających 70% środ-

ków, przy czym ich zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków dla beneficjenta.

112 113

5.5.6 Wprowadzanie zmian do projektu

Dopuszczalne jest dokonywanie przez beneficjenta przesunięć w budżecie projektu określonym

w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie realizacji projektu do 10% wartości środków alokowa-

nych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz na zadanie/zadania, na które przesuwane są

środki. Dokonywanie takich przesunięć nie wymaga informowania IP, pod warunkiem, że:

n przesunięcia nie zwiększają wysokości środków na wynagrodzenia personelu w ramach danego

zadania;

n przesunięcia nie wpływają na wysokość i przeznaczenie przyznanej pomocy publicznej w ramach

projektu.

Przykład

Jeżeli w projekcie zakłada się realizację szkolenia, którego koszt został zaplanowany na 10 000 PLN (w tym 6 500 PLN wynagrodzenia personelu), to beneficjent ma możliwość w ramach powsta-łych oszczędności zwiększenia wydatków w tym zadaniu do 11 000 PLN, jednak wynagrodzenia personelu muszą pozostać na poziomie 6 500 PLN.

Wszelkie inne odstępstwa od założeń określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie

traktowane są jako zmiany w projekcie i wymagają zgłoszenia oraz uzyskania pisemnej zgody pod-

miotu będącego stroną umowy w terminie 15 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia zmiany. Nie-

mniej jednak, zatwierdzenie zmian w projektach nie wymaga formy aneksu do umowy.

Dokonywanie przez beneficjenta przesunięć wydatków pomiędzy latami realizacji projektu (po-

przez zmianę w składanym wniosku harmonogramu płatności załączonego do umowy) jest możli-

we za zgodą instytucji będącej stroną umowy, bowiem instytucja ta może nie mieć zabezpieczonych

środków na realizację projektów w ramach Działania/Priorytetu.

W przypadku wprowadzania zmian do projektu, wydatki wynikające z tych zmian mogą zostać

uznane za kwalifikowalne pod warunkiem zatwierdzenia zmian w projekcie przez podmiot będący stro-

ną umowy. W związku z powyższym, w takiej sytuacji beneficjent do czasu zatwierdzenia zmian przez

podmiot będący stroną umowy ponosi wydatki na własne ryzyko.

114 115

5.6 Korekty finansowe i nieprawidłowości

Zasady ogólne

W ramach projektów PO KL mogą występować korekty finansowe25 i nieprawidłowości26, przy czym

w odróżnieniu od korekt, w przypadku nieprawidłowości niezbędne jest ich zgłoszenie do odpowied-

niej instytucji zgodnie z systemem informowania o nieprawidłowościach przyjętym w ramach PO KL.

Dodatkowo, zgodnie z art. 211 ustawy o finansach publicznych, w przypadku gdy środki w ramach

projektu są:

n wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem;

n wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 208 UFP;

n pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości;

podlegają zwrotowi przez beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości po-

datkowych, liczonymi od dnia przekazania środków, na rachunek wskazany przez instytucję przeka-

zującą te środki.

Za odzyskiwanie kwot nieprawidłowo wykorzystanych od beneficjenta odpowiada instytucja zawie-

rająca umowę o dofinansowanie z beneficjentem.

W przypadku sytuacji skutkujących zwrotem środków w odniesieniu do beneficjentów będących jed-

nostkami budżetowymi, stosuje się odpowiednie przepisy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach

publicznych (Dz. U. Nr 249, poz.2104, z późn. zm.).

Informacje na temat odzyskiwania kwot nieprawidłowo wydatkowanych są uwzględniane w „reje-

strze dłużników” prowadzonym przez instytucję zawierającą umowy o dofinansowanie projektu i prze-

kazywane do Instytucji Pośredniczącej a następnie do Instytucji Zarządzającej. „Rejestr dłużników”

powinien zawierać informacje o faktycznie dokonanych zwrotach przez beneficjentów, w szczegól-

ności pozwalać na gromadzenie informacji służących wypełnianiu tabel dotyczących odzyskiwanych

środków przekazywanych w ramach poświadczeń i deklaracji wydatków.

Rozliczanie nieprawidłowości oraz korekt finansowych w trakcie realizacji projektu

Rozliczanie korekt i nieprawidłowości powstałych w trakcie realizacji projektu (do czasu jego rozlicze-

nia i zamknięcia) polega co do zasady na pomniejszeniu wysokości zatwierdzonych wydatków przy ko-25 Korekta finansowa dokonywana jest w każdym przypadku, gdy wymagane jest skorygowanie wysokości wydatków projektu (na plus lub na minus) niewynikające z po-wstania nieprawidłowości w projekcie, w rozumieniu systemu informowania o nieprawidłowościach.26 Definicja „nieprawidłowości” została zawarta w dokumencie „Zasady raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL” stanowiącym jedną z części systemu realizacji PO KL.

114 115

lejnych wnioskach o płatność. Możliwe jest jednak żądanie zwrotu środków w trakcie realizacji projektu,

jeżeli Instytucja Pośredniczącą stwierdzi taką konieczność. W przypadku dodatnich korekt finansowych,

odpowiednie kwoty korekt mogą powiększać kwotę zatwierdzonych w ramach danego wniosku o płat-

ność wydatków.

W przypadku, gdy beneficjent stwierdzi niekwalifikowalność danego wydatku po jego rozlicze-

niu w ramach wcześniej złożonych i zatwierdzonych przez właściwą instytucję wniosków o płatność,

beneficjent ma obowiązek poinformowania o wykrytych wydatkach niekwalifikowalnych we wniosku

o płatność w części dotyczącej korekt finansowych. Na podstawie otrzymanych informacji, instytucja

zatwierdzająca wniosek o płatność zobowiązana jest pomniejszyć wartość zatwierdzonych wydatków

o łączną kwotę wydatków niekwalifikowalnych wynikającą z informacji przekazanej przez beneficjen-

ta. Instytucja zatwierdzająca wniosek o płatność przygotowując Informację dla beneficjenta o wyni-

kach weryfikacji wniosku o płatność, pomniejsza rozliczenie wydatków o zgłoszone przez beneficjenta

korekty finansowe. W Informacji dla beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku o płatność, instytucja

właściwa powinna przedstawić uzasadnienie rozbieżności pomiędzy kwotą zatwierdzonych wydatków

kwalifikowalnych a kwotą wydatków przedstawionych przez beneficjenta we wniosku o płatność.

W przypadku wykrycia nieprawidłowości w projekcie, podlega ona zgłoszeniu zgodnie z systemem

informowania o nieprawidłowościach w ramach PO KL. Jednocześnie instytucja zatwierdzająca wnio-

sek o płatność wskazuje w Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność kwotę nieprawidłowo-

ści wraz z odsetkami, o jaką pomniejszono kwotę zatwierdzonych wydatków w ramach danego wnio-

sku o płatność. Odsetki naliczane są od dnia przekazania transzy do dnia otrzymania wniosku o płat-

ność (w przypadku zgłoszenia nieprawidłowości przez beneficjenta we wniosku o płatność) lub do

dnia sporządzenia informacji pokontrolnej (w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez właści-

wą instytucję).

W przypadku gdy korekta/nieprawidłowość przewyższa wartość wydatków rozliczanych w ramach

danego wniosku o płatność, może on zostać zatwierdzony z kwotą ujemną.

Rozliczanie nieprawidłowości oraz korekt finansowych po zakończeniu realizacji projektu

W przypadku, gdy po zakończeniu realizacji projektu i końcowym rozliczeniu projektu zostaną wy-

kryte wydatki niekwalifikowalne (stwierdzone zostaną nieprawidłowości finansowe w projekcie lub ko-

rekty finansowe), beneficjent zobowiązany jest do zwrotu tych środków. W przypadku nieprawidłowo-

ści środki powinny zostać zwrócone wraz z odsetkami naliczonymi jak dla zaległości podatkowych od

dnia przekazania transzy.

116 117

Zwrot powyższych środków dokonywany jest na pisemne wezwanie instytucji, która zawarła umo-

wę o dofinansowanie projektu z beneficjentem. W wezwaniu powinien zostać określony ostateczny ter-

min dokonania płatności i wskazany numer rachunku bankowego, na który beneficjent powinien prze-

kazać środki. Należy jednak pamiętać, że wysokość zwrotu uzależniona jest od tego, w jakim procen-

cie dany wydatek został sfinansowany z kwoty dofinansowania. W przypadku, gdy beneficjent nie do-

kona zwrotu w terminie wskazanym przez właściwą instytucję, wówczas jest dodatkowo obciążony

zwrotem odsetek naliczanych za każdy dzień zwłoki (odsetki karne).

W przypadku gdy beneficjent nie zwróci całości lub części kwoty niekwalifikowanej w terminie wyzna-

czonym przez daną instytucję, podejmuje ona środki prawne w celu odzyskania należnych środków.

Rozliczenie końcowe projektu

Beneficjent zobowiązany jest po zakończeniu realizacji projektu do złożenia końcowego wniosku

o płatność i dokonania zwrotu niewykorzystanych środków. Końcowy wniosek o płatność jest składa-

ny na takich samych zasadach jak wnioski o płatność w trakcie realizacji projektu. Po zatwierdzeniu

końcowego wniosku o płatność, instytucja która zawarła umowę z beneficjentem dokonuje rozlicze-

nia końcowego projektu, w którym zawarte są dane z podziałem na źródła finansowania projektu do-

tyczące:

n środków przekazanych do beneficjenta (w tym wysokość odsetek narosłych na rachunku banko-

wym) oraz wymaganego wkładu własnego,

n środków rozliczonych przez beneficjenta w ramach wszystkich zatwierdzonych wniosków o płat-

ność.

Jeżeli z rozliczenia końcowego będzie wynikać wyższa kwota do zwrotu niż ta, którą beneficjent

przekazał na wskazany rachunek bankowy, jest on zobowiązany do zwrotu pozostającej części środ-

ków wynikających z rozliczenia końcowego.

116 117

VI. Promocja projektów

Obowiązek prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych wynika z Rozporządzenia Rady

(WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego

Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności

i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.

Na lata 2007 – 2013 przygotowany został Plan komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,

który jest dokumentem strategicznym i wyznacza orientacyjne kierunki działań informacyjnych i pro-

mocyjnych podejmowanych w latach 2007 – 2015.

Stosowanie zasad i rozwiązań przyjętych w tym dokumencie jest obligatoryjne dla wszystkich insty-

tucji zaangażowanych w działania informacyjne i promocyjne Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

i Europejskiego Funduszu Społecznego. Integralną częścią Planu komunikacji PO KL są Wytyczne do-

tyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Dokument dostępny

jest na stronie internetowej Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu www.efs.wup.poznan.pl.

6.1 Informacja o współfinansowaniu

n W informacji o współfinansowaniu nie powinno się:

n używać innych logotypów, w szczególności logotypów instytucji realizującej projekt, partnerstwa,

Instytucji Pośredniczących i Pośredniczących II stopnia czy też logotypu przyjętego dla projektu;

n używać nazw: beneficjenta, instytucji pośredniczących, innych źródeł współfinansowania oraz

wszelkich innych informacji, które mogłyby sprawić, że przekaz o udziale środków Europejskiego

Funduszu Społecznego będzie nieczytelny lub mało przejrzysty;

n używać żadnych skrótów, tj. używane powinny być pełne nazwy: Europejski Fundusz Społeczny

(nie: EFS) oraz Program Operacyjny Kapitał Ludzki (nie: PO KL).

Stosowanie logotypu EFS, wykorzystywanego dla promocji funduszu w okresie programowania

2004 – 2006, jest fakultatywne. W szczególności powinno być stosowane przy wykorzystywaniu środ-

ków z perspektywy 2004 – 2006.

118 119

6.2 Oznaczanie pomieszczeń w których realizowany jest projekt

a) Każde pomieszczenie, w którym realizowany jest projekt powinno zostać oznaczone poprzez wy-

wieszenie plakatu, tablicy, naklejki lub innego rodzaju informacji zawierającej informację o współfi-

nansowaniu projektu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

b) Informacja o współfinansowaniu powinna w szczególności znaleźć się w biurze projektu, w salach

szkoleniowych i innych salach, w których realizowane jest wsparcie skierowane bezpośrednio do

osób.

c) Informacja o współfinansowaniu powinna być umieszczona w widocznym miejscu i czytelna dla

wszystkich osób uczestniczących w działaniach realizowanych w danym miejscu.

d) W przypadku gdy plakat, tablica, naklejka nie zawiera wyłącznie informacji o współfinansowaniu,

informacja o współfinansowaniu, wraz z wymaganymi logotypami powinna zajmować co najmniej

25% powierzchni plakatu, tablicy, naklejki.

6.3 Oznaczanie sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu

a) Sprzęt oraz wyposażenie (komputery, drukarki, aparaty fotograficzne itp.) zakupiony/amortyzowa-

ny/ wynajęty/ leasingowany na potrzeby projektu musi być wyraźnie oznakowany – np. za pomo-

cą naklejek – w widocznym miejscu. W przypadku przedmiotów, na których nie ma możliwości za-

mieszczenia czytelnej informacji o współfinansowaniu (np. małe aparaty fotograficzne, dyktafon,

itp.) możliwe jest zamieszczenie informacji na opakowaniu/etui sprzętu, przy czym musi być to

opakowanie/etui użytkowane łącznie ze sprzętem (np. etui na aparat fotograficzny, ale nie opako-

wanie kartonowe, w którym aparat został zakupiony).

b) Informacja o współfinansowaniu powinna być wyraźna i czytelna. Napis oraz logotypy powinny być

czytelne i wyraźne, dopuszczalne jest stosowanie wszystkich wersji logotypu (podstawowy, mono-

chromatyczny, itd.).

c) Nie ma obowiązku oznaczania materiałów biurowych oraz małego sprzętu o niewielkiej wartości

– np. zszywacze, dziurkacze, itp.

d) W ramach oznaczania sprzętu możliwe jest wykorzystywanie naklejek papierowych, na folii samoprzy-

lepnej, adhezyjnej, tabliczek plastikowych, metalowych, naszywek z materiału, graweru, haftu itp.

118 119

6.4 Informacja o współfinansowaniu wynagrodzeń w ramach projektu

a) Informacja o współfinansowaniu stanowiska pracy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał

Ludzki powinna zostać zawarta w opisie stanowiska oraz/lub w zakresie obowiązków pracownika.

b) W bezpośrednim, stałym (o ile istnieje) miejscu pracy osób, których wynagrodzenie współfinanso-

wane jest przez Europejski Fundusz Społeczny powinna zostać zamieszczona informacja o współ-

finansowaniu wynagrodzenia w formie tabliczki, informacji wywieszonej np. przed pokojem, w któ-

rym dana osoba wykonuje obowiązki.

c) W przypadku zawierania umów cywilnoprawnych (umowy o dzieło/zlecenia) informacja o współfi-

nansowaniu powinna znaleźć się w treści umowy.

d) W przypadkach, w których jest to możliwe (pozwalają na to warunki techniczne – tj. np. umowa jest

wydrukiem komputerowym, a nie wypisana na formularzu samokopiujacym), na umowie powinno

znaleźć się pełne oznaczenie dotyczące współfinansowania, wraz z logotypami.

6.5 Przykłady sformułowań informujących o współfinansowaniu

��

��

��

��

�����������������������������������������������������������������������������������������������

�������������������������������������������������������������

�������������������������������������������

����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������

�������������������������������������������������������������������������������������������������

��������������������������������������������������������������

120 121

VII. Pomoc publiczna

1) W przypadku projektów objętych zasadami pomocy publicznej w rozumieniu Traktatu ustanawiające-

go WE (art. 87 ust. 1) lub pomocy de minimis, mogą obowiązywać odrębne zasady dotyczące kwa-

lifikowania wydatków, wynikające z programu pomocy publicznej. W związku z powyższym, w przy-

padku gdy pokrycie wydatku środkami przeznaczonymi na realizację programu operacyjnego stano-

wi pomoc publiczną, wydatek uznany może być za kwalifikowalny, jeśli spełnia równocześnie:

a) wszystkie dotyczące go warunki określone w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;

b) wszystkie dotyczące go warunki określone w programie pomocowym, tj. w akcie prawa pol-skiego stanowiącym podstawę prawną udzielenia pomocy.

2) W ramach PO KL przewidziano do realizacji szereg form wsparcia zawierających elementy wiążą-

ce się z udzielaniem pomocy publicznej, tj. m.in.:

a) zatrudnienie subsydiowane, czyli pokrywanie części wydatków przedsiębiorcom zatrudniają-cym osoby bezrobotne;

b) przyznawanie dotacji oraz jednorazowych środków na podjęcie własnej działalności gospodarczej;

c) szkolenia dla przedsiębiorców i ich pracowników;

d) doradztwo dla przedsiębiorstw;

e) tworzenie nowych miejsc pracy oraz zatrudnianie osób znajdujących się w szczególnie nieko-rzystnej sytuacji;

f) rekompensata z tytułu dodatkowych wydatków ponoszonych w związku z zatrudnianiem osób nie-pełnosprawnych oraz przystosowanie stanowisk pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych.

3) Pomoc publiczna w ramach PO KL jest udzielana zgodnie z następującymi rozporządzeniami

wspólnotowymi:

a) rozporządzeniem Rady (WE) 68/2001 z dnia 12 stycznia 2001 r. w sprawie zastosowania art. 87 i 88 Traktatu WE do pomocy szkoleniowej (Dz. Urz. WE L 010, z 13.01.2001), zmienionego roz-porządzeniem Komisji (WE) nr 1976/2006 z dnia 20 grudnia 2006 r. zmieniającym rozporządze-nia (WE) nr 2204/2002, (WE) nr 70/2001 oraz (WE) nr 68/2001 w odniesieniu do okresu stoso-wania;

b) rozporządzeniem Komisji (WE) 70/2001 z dnia 12 stycznia 2001 r. w sprawie zastosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy państwa dla małych i średnich przedsiębiorstw (Dz. Urz. WE L 010, z 13.01.2001) zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1976/2006 z dnia 20 grudnia 2006 r. zmieniającym rozporządzenia (WE) nr 2204/2002, (WE) nr 70/2001 oraz (WE) nr 68/2001 w odniesieniu do okresu stosowania;

120 121

c) rozporządzeniem Rady (WE) 2204/2002 z dnia 5 grudnia 2002 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy państwa w zakresie zatrudnienia (Dz. Urz. WE L 337, z 13.12.2002), zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1976/2006 z dnia 20 grudnia 2006 r. zmieniającym rozporządzenia (WE) nr 2204/2002, (WE) nr 70/2001 oraz (WE) nr 68/2001 w odniesieniu do okresu stosowania;

d) rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (Dz. Urz. WE L 379/5 z 28.12. 2006 r.).

UWAGA!!!

W związku z przyjęciem przez Komisję Europejską rozporządzenia (WE) nr 800/2008 z 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych), począwszy od 1 stycznia 2009 r. pomoc publiczna w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki będzie udzielana na no-wych zasadach wynikających z powyższego rozporządzenia.

W związku z tym, wszelkie umowy zawarte po 1 stycznia 2009 r. (tj. umowy o dofinansowanie projek-tu oraz umowy wewnątrzprojektowe) powinny być dostosowane do przepisów zawartych w rozpo-rządzeniu Komisji pod rygorem ich nieważności. Powyższy wymóg odnosi się również do wniosków złożonych do 31 grudnia 2008 r. włącznie, w przypadku gdy podpisanie umowy nastąpi w terminie późniejszym niż 31 grudnia 2008 r.

Ustalenie, czy w danym przypadku występuje pomoc publiczna jest możliwe wyłącznie po zbadaniu,

czy zostały spełnione jednocześnie wszystkie cztery przesłanki występowania pomocy publicznej (tzw.

Test pomocy publicznej), tj., gdy wsparcie:

n jest przyznawane przez Państwo lub pochodzi ze środków państwowych;

n udzielane jest na warunkach korzystniejszych niż oferowane na rynku;

n ma charakter selektywny;

n zakłóca lub grozi zakłóceniem konkurencji oraz wpływa na wymianę handlową między Państwami

Członkowskimi.

Obowiązek przeprowadzenia testu pomocy publicznej spoczywa na podmiocie udzielającym pomocy.

Pomoc publiczna udzielana w ramach PO KL opiera się na zasadach wyłączeń blokowych27 oraz

na zasadzie de minimis i obejmuje:

n pomoc na zatrudnianie pracowników (Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2204/2002 z dnia 12 grud-

nia 2002 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 TWE w odniesieniu do pomocy państwa w zakresie za-

trudnienia [Dz. Urz. WE L 337 z dnia 13.12.2002, z późn. zm.]);27 Z dniem 30 czerwca 2008 r. wygasają dotychczasowe rozporządzenia dotyczące wyłączeń blokowych, które zostaną zastąpione przez jednolite rozporządzenie Komisji (WE) w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu WE uznających niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem, przy czym pomoc będzie mogła być udzielana na podstawie dotychczasowych przepisów najpóźniej do dnia 31 grudnia 2008 r.

122 123

n pomoc na szkolenie (Rozporządzenie Komisji (WE) nr 68/2001 z dnia 12 stycznia 2001 r. w sprawie zasto-

sowania art. 87 i 88 TWE do pomocy szkoleniowej [Dz. Urz. WE L 10 z dnia 13.01.2001, z późn. zm.]);

n pomoc na usługi doradcze (Rozporządzenie Komisji (WE) nr 70/2001 z dnia 12 stycznia 2001 r.

w sprawie zastosowania art. 87 i 88 TWE w odniesieniu do pomocy państwa dla małych i średnich

przedsiębiorstw [Dz. Urz. WE L 10 z dnia 13.01.2001, z późn. zm.]);

n pomoc de minimis (Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie

stosowania art. 87 i 88 TWE do pomocy de minimis [Dz. Urz. WE L379, z dnia 28.12.2006]).

W przypadku wyłączeń blokowych państwo członkowskie nie musi uruchamiać procedury notyfi-

kacyjnej o ile dany program pomocowy, na podstawie którego udzielana jest pomoc publiczna speł-

nia wszystkie warunki wskazane w odpowiednim rozporządzeniu wspólnotowym dotyczącym wyłą-

czeń blokowych. Warunki te odnoszą się przede wszystkim do ścisłych zasad kumulacji pomocy oraz

zachowania wyznaczonych intensywności pomocy (tj. maksymalnych pułapów wsparcia). W ramach

PO KL pomoc publiczna będzie udzielana na podstawie trzech typów programów pomocowych:

a) odpowiednich rozporządzeń wykonawczych wydanych do:

n Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415) – w przypadku projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Pracy,

n Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 1997 r. Nr 123, poz. 776) – w przypadku projektów współfinanso-wanych ze środków PFRON;

b) programów pomocowych wydanych na podstawie art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r.

o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1658, z późn. Zm.), tj.:

n Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania po-mocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. z 2008 r. Nr 90, poz. 557);

c) programów pomocowych wydanych na podstawie art. 6b ust. 10 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r.

o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275), tj.:

n Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 20 czerwca 2008 r. w sprawie udziela-nia pomocy finansowej przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. ( Dz. U. z 2008 r. Nr 111, poz. 710).

Wszelka pomoc publiczna udzielona w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki powinna

spełniać warunki określone w powyższych rozporządzeniach.

122 123

Zgodnie z art. 21 ust. 2 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, podmiotami udzielającymi

pomocy są: instytucje zarządzające, instytucje pośredniczące lub instytucje pośredniczące II (insty-

tucje wdrażające). Przepis ten nie oddaje jednakże specyfiki projektów współfinansowanych ze środ-

ków EFS, w przypadku których podmiotem udzielającym pomocy może być również beneficjent reali-

zujący dany projekt. Ponadto ustawa z dnia 30 czerwca 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczą-

cych pomocy publicznej (Dz.U. z 2007 r. 59, poz. 404, z późn. zm.) szeroko definiuje podmiot udziela-

jący pomocy, jako organ administracji publicznej lub inny podmiot, który jest uprawniony do udziela-

nia pomocy publicznej, w tym przedsiębiorcę publicznego (art. 2 pkt 12).

Na potrzeby rozporządzenia w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Opera-

cyjnego Kapitał Ludzki przyjęto również szeroką definicję beneficjenta pomocy, w rozumieniu art. 2 pkt

16 ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, zgodnie z którą przez be-

neficjenta pomocy należy rozumieć nie tylko przedsiębiorcę, ale również każdy inny podmiot

prowadzący działalność gospodarczą, bez względu na jego formę organizacyjno-prawną

oraz sposób finansowania, o ile otrzymał on pomoc publiczną. W przypadku definiowania bene-

ficjentów pomocy publicznej podstawowe znaczenie ma zatem fakt prowadzenia działalności gospo-

darczej, a nie pozostawanie w ewidencji podmiotów gospodarczych (beneficjentem pomocy mogą

być również stowarzyszenia i fundacje, które prowadzą działalność gospodarczą, a także przedsię-

biorstwa publiczne prowadzące działalność gospodarczą).

7.1 Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

W przypadku pomocy publicznej udzielanej w ramach PO KL mają zastosowanie ogólne przepisy

krajowe i wspólnotowe określające zakres, formę oraz przeznaczenie pomocy publicznej, które stosu-

je się odpowiednio w odniesieniu do podmiotów będących beneficjentami pomocy publicznej. Jedno-

cześnie, w obrębie poszczególnych form wsparcia realizowanych w ramach PO KL, zostały zidentyfi-

kowane określone odstępstwa od ogólnych zasad udzielania pomocy, które należy traktować jako tzw.

fiszki negatywne, (czyli argumentację potwierdzającą niewystępowanie pomocy publicznej bądź uza-

sadnienie dla jej wykluczenia). W przypadku spełnienia warunków opisanych w fiszce negatywnej na-

leży uznać, iż wsparcie udzielone danemu podmiotowi nie posiada charakteru pomocy publicznej.

124 125

7.1.1 Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich

Wsparcie realizowane w ramach Priorytetu VI adresowane jest do osób pozostających bez zatrud-

nienia (w tym również do osób niezarejestrowanych jako bezrobotne lub poszukujące pracy), do insty-

tucji rynku pracy, które świadczą swoje usługi na poziomie lokalnym lub regionalnym, a także do osób

fizycznych planujących uruchomienie własnej działalności gospodarczej. W przypadku form wsparcia

przewidzianych w ramach Priorytetu VI możemy mieć do czynienia z trzema typami pomocy publicz-

nej, tj. z pomocą na zatrudnienie (tworzenie nowych miejsc pracy, rekrutację, pokrycie dodatkowych

kosztów zatrudnienia osób niepełnosprawnych), pomocą na szkolenia oraz pomocą de minimis.

Występowanie pomocy publicznej w ramach Priorytetu VI PO KL:

Pomoc publiczna może wystąpić w ramach następujących typów projektów Priorytetu VI:

a) Pomoc na zatrudnienie:

n subsydiowanie zatrudnienia / prace interwencyjne (Działanie 6.1.1 / Działanie 6.1.3),

n doposażenie lub wyposażenie stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego w ramach prac

interwencyjnych (Działanie 6.1.3),

n doposażenie lub wyposażenie stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego (Działanie 6.1.3).

Beneficjent pomocy Podmioty prowadzące działalność gospodarczą bez względu na posiadaną formę organizacyjno-prawną, zatrudniające osoby pozostające bez zatrudnienia w ramach projektów subsydiowanego zatrudnienia

Rodzaj pomocy Dofinansowanie części kosztów wynagrodzenia brutto oraz odprowadzanych od wynagrodzenia obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne zatrudnionych pracowników (tworzenie nowych miejsc pracy, rekrutacja, pokrycie dodatkowych kosztów zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych)

Podmiot udzielający pomocy

n Beneficjenci (projektodawcy), w przypadku projektów realizowanych w ramach Poddziałania 6.1.1

n powiatowe urzędy pracy, w przypadku projektów realizowanych w ramach Poddziałania 6.1.3

n IP/IP2, w przypadku projektów realizowanych przez beneficjenta (projektodawcę) będącego beneficjentem pomocy publicznej

124 125

Podstawa prawna n W przypadku projektów realizowanych w ramach Poddziałania 6.1.1:

- Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

n W przypadku projektów realizowanych w ramach Poddziałania 6.1.3:

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 kwietnia 2007 r. w sprawie organizowania prac interwencyjnych i robót publicznych oraz jednorazowej refundacji kosztów z tytułu opłacanych składek na ubezpieczenie społeczne (Dz. U. z 2007 r. nr 76, poz. 510)

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2005 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu dokonywania refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego, przyznania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej oraz form zabezpieczenia zwrotu otrzymanych śródków (Dz. U. z 2006 r. nr 236, poz. 2002, z późn. zm.)

UWAGA!

Wsparcie w ramach Poddziałania 6.1.1 realizowane jest w ramach procedury konkursowej, a zatem z uwagi na szeroką formułę beneficjenta (projektodawcy) przyjętą w ramach Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL (tj. „wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych”), możemy mieć do czy-nienia z trzema następującymi przypadkami występowania pomocy publicznej28:

1. Beneficjent (projektodawca) składa projekt, w ramach którego zostaje zawarta umowa z praco-

dawcą będącym beneficjentem pomocy publicznej (przedsiębiorcą lub innym podmiotem prowa-

dzącym działalność gospodarczą), określająca szczegółowe warunki odbywania zatrudnienia sub-

sydiowanego przez osoby pozostające bez zatrudnienia (tj. dane beneficjenta pomocy, liczbę za-

trudnionych osób, kalkulację kosztów kwalifikowalnych stanowiących pomoc publiczną i objętych

dotacją oraz zobowiązanie beneficjenta pomocy do zwrotu uzyskania dotacji w przypadku naru-

szenia zasad, na jakich pomoc została udzielona). Należy przy tym pamiętać, iż przyznanie po-

mocy publicznej następuje w dniu, w którym beneficjentowi zostały nadane prawa do uzy-

skania pomocy publicznej, a zatem o dacie przyznania pomocy decyduje nie moment podpi-

sania umowy o dofinansowanie projektu pomiędzy Instytucją Organizującą Konkurs a beneficjen-

tem (projektodawcą), lecz moment podpisania umowy o realizację subsydiowanego zatrudnienia

u podmiotu będącego beneficjentem pomocy publicznej.

28 Analogiczna sytuacja może wystąpić w przypadku projektów subsydiowanego zatrudnienia realizowanych w Poddziałaniu 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym.

126 127

Beneficjent pomocy otrzymuje zatem środki stanowiące pomoc publiczną za pośrednictwem inne-

go podmiotu udzielającego pomocy. Wybór podmiotu, u którego tworzone będzie miejsce pracy

dla osoby pozostającej bez zatrudnienia może zostać dokonany:

n przed złożeniem wniosku;

n na późniejszym etapie.

2. Beneficjent (projektodawca) realizuje projekt w partnerstwie z beneficjentem pomocy publicznej

(np. instytucja szkoleniowa zawiera umowę partnerstwa z beneficjentem pomocy, u którego po za-

kończeniu szkolenia zostaną zatrudnione osoby biorące udział w projekcie). Podobnie jak w pierw-

szym przypadku, podpisanie umowy o dofinansowanie projektu nie jest tożsame z przyznaniem

pomocy publicznej, decyduje o tym natomiast data podpisania umowy między partnerami, okre-

ślającej szczegółowe warunki odbywania subsydiowanego zatrudnienia u beneficjenta pomocy

przez osoby pozostające bez zatrudnienia.

3. Beneficjent (projektodawca) jest jednocześnie beneficjentem pomocy publicznej (w ramach re-

alizowanego przez siebie projektu zatrudni osoby pozostające bez zatrudnienia). W tym przypad-

ku beneficjent pomocy występuje zatem jednocześnie jako beneficjent pomocy oraz ponosi wy-

datki związane z realizacją projektu finansowanego ze środków EFS, wynikające z zapisów umo-

wy o dofinansowanie projektu. W przypadku pomocy na subsydiowanie zatrudnienia, wydatki zwią-

zane z bieżącą obsługą projektu nie stanowią wydatków kwalifikowalnych w ramach pomocy na

subsydiowanie zatrudnienia. Jednocześnie, zgodnie z interpretacją przedstawioną przez Urząd

Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) przy okazji wdrażania wsparcia w ramach Priorytetu

II ZPORR, wydatki te nie będą objęte zasadami pomocy publicznej pod warunkiem, że ich

dofinansowanie nie stanowi dodatkowej korzyści ekonomicznej dla beneficjenta pomocy

i o ile wydatki te wynikają ściśle i wyłącznie z realizacji projektu, a więc nie byłyby pono-

szone w normalnych warunkach, tzn. gdyby beneficjent pomocy nie korzystał z dofinanso-

wania kosztów zatrudnienia w ramach realizowanego projektu.

n Do wydatków związanych z realizacją projektu należy zaliczyć m. in.:

n wydatki związane z obsługą finansową projektu oraz zadaniami związanymi z monitoringiem i spra-

wozdawczością w zakresie określonym w ramach PO KL,

n wydatki w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych związanych z informowaniem społe-

czeństwa o współfinansowaniu realizacji projektu ze środków EFS,

n zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu,

126 127

n opłaty notarialne wynikające bezpośrednio z realizacji projektu,

n zakup usług audytorskich związanych z realizacją projektu.

Wydatki te są pokrywane wyłącznie wtedy, gdy są one zgodne z zasadami kwalifikowalności wydat-

ków określonymi w ramach PO KL.

Przykład:

Przedsiębiorca z Krakowa zamierza rozszerzyć prowadzoną przez siebie działalność usługową i w związku z tym chciałby zatrudnić 10 dodatkowych osób w ramach pomocy na tworzenie no-wych miejsc pracy. Koszty płac, które ponosi przedsiębiorca w związku z zatrudnieniem tych osób wynoszą 2 500 PLN na osobę (wynagrodzenie brutto wraz z obowiązkowymi składkami na ubez-pieczenie społeczne). Koszty kwalifikujące się do objęcia pomocą na tworzenie nowych miejsc pracy powinny być, zatem obliczone w następujący sposób:

2 500 PLN × 24 m-ce × 10 osób = 600 000 PLN

Zgodnie z pułapami intensywności pomocy określonymi w mapie pomocy regionalnej, przedsię-biorcy z Krakowa mogą otrzymać 50% kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą. Ponieważ przedsiębiorca ten spełnia definicję małego przedsiębiorcy określoną w Załączniku I do Rozporzą-dzenia Komisji (WE) nr 70/2001 z dnia 12 stycznia 2001 r. w sprawie zastosowania art. 87 i 88 TWE w odniesieniu do pomocy państwa dla małych i średnich przedsiębiorstw (Dz. Urz. WE L 10 z dnia 13.01.2001, z późn. zm.), pomoc może zostać zwiększona dodatkowo o 20 punktów procento-wych, a zatem wyniesie ona maksymalnie 70% kosztów kwalifikowalnych. Przedsiębiorca musi wnieść wkład własny do projektu w wysokości 30% kosztów, kwalifikowalnych, tj. 180 000 PLN.

Przedsiębiorca ten decyduje się na indywidualnie złożenie projektu, w ramach Poddziałania 6.1.1 PO KL. Ponosi on, zatem określone koszty związane z realizacją projektu, w tym m.in. koszty dzia-łań promocyjnych i informacyjnych, koszty usług księgowych bezpośrednio związanych z realizo-wanym projektem oraz konieczne do jego realizacji koszty opłat notarialnych wynikające bezpo-średnio z realizowanego projektu, itp. Powyższe koszty, ujęte w szczegółowym budżecie projektu (obok wydatków dotyczących uczestników projektu), wynoszą ogółem 20 000 PLN i są one pokry-wane w 100% zgodnie z ogólnymi zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL.

b) Pomoc na szkolenia:

n szkolenia dla kadr instytucji rynku pracy działających na terenie regionu (z wyłączeniem Publicznych Służb Zatrudnienia) powiązane ze specyfiką zadań realizowanych przez te instytucje na regionalnym ryn-

ku pracy (Poddziałanie 6.1.1).

128 129

Beneficjent pomocy Niepubliczne instytucje rynku pracy działające na terenie regionu (m.in. agencje zatrudnienia i pośrednictwa pracy, instytucje szkoleniowe, organizacje pozarządowe itp.) świadczące usługi na zasadach komercyjnych

Rodzaj pomocy Szkolenia ogólne i specjalistyczne29

Podmiot udzielający pomocy

n Beneficjenci (projektodawcy)

n IP/IP2, w przypadku projektów realizowanych przez beneficjenta (projektodawcę) będącego beneficjentem pomocy publicznej

Podstawa prawna Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

c) Pomoc de minimis:

n przyznanie jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej, w tym pomoc prawna, kon-sultacje i doradztwo związane z podjęciem działalności gospodarczej (Poddziałanie 6.1.3),

n przyznanie środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości (w tym w formie spółdzielni lub spółdzielni socjalnej) (Działanie 6.2),

n wsparcie pomostowe w okresie do 6 / do 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia działalności gospodar-

czej (w tym finansowe wsparcie pomostowe, szkolenia oraz doradztwo) (Działanie 6.2).

Beneficjent pomocy Osoby bezrobotne / osoby fizyczne, które otrzymały środki na rozwój przedsiębiorczości (w tym w formie jednorazowej dotacji oraz wsparcia pomostowego30)

Rodzaj pomocy Przyznanie środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości (w tym w formie jednorazowej dotacji na podjęcie działalności gospodarczej oraz finansowego wsparcia pomostowego)

Podmiot udzielający pomocy

n powiatowe urzędy pracy w przypadku projektów realizowanych w ramach Poddziałania 6.1.3.

n Beneficjenci (projektodawcy) w przypadku projektów realizowanych w ramach Działania 6.2.

Podstawa prawna n W przypadku projektów realizowanych w ramach Poddziałania 6.1.3:

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2005 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu dokonywania refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego, przyznania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej oraz form zabezpieczenia zwrotu otrzymanych środków (Dz. U. z 2006 r. nr 236, poz. 2002, z późn. zm.)

n W przypadku projektów realizowanych w ramach Działania 6.2:

- Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

29 W przypadku wydatków kwalifikowalnych objętych zasadą cross-financingu w ramach projektu szkoleniowego pomoc publiczna udzielana jest jako pomoc de minimis.

30 Osoba fizyczna nie może być formalnie beneficjentem pomocy publicznej, jednakże Komisja Europejska przyjęła w tym przypadku następującą interpretację: wsparcie udzielone na rozwój przedsiębiorczości posiada charakter pomocy de minimis, gdyż jego efekty dotyczą nowopowstałego przedsiębiorstwa (stanowią dla niego korzyść ekonomiczną). Pomoc na rozwój przedsię-biorczości posiada charakter pomocy publicznej, mimo iż przyznawana jest osobie fizycznej, która w dniu uzyskania dotacji nie prowadzi jeszcze działalności gospodarczej.

128 129

Pomoc de minimis udzielana jest zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia

15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 TWE do pomocy de minimis (Dz. Urz. WE L379,

z dnia 28.12.2006).

Zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia 1998/2006, pomoc nieprzekraczająca pułapu 200

tys. EUR w okresie trzech kolejnych lat kalendarzowych nie wpływa na handel między Państwami

Członkowskimi i/lub nie zakłóca bądź nie grozi zakłóceniem konkurencji, a zatem nie podlega przepi-

som art. 87 ust. 1 TWE (dla podmiotów działających w sektorze transportu drogowego pułap ten wy-

nosi 100 tys. EUR). Pułapy te stosuje się bez względu na cel i formę pomocy de minimis. Jeżeli łączna

kwota pomocy de minimis przekracza powyższy pułap, do pomocy tej nie stosuje się przepisów Roz-

porządzenia 1998/2006, nawet w odniesieniu do części, która nie przekracza tego pułapu.

Podmiot udzielający pomocy de minimis zobowiązany jest, na podstawie art. 5 ust. 3 ustawy z dnia

30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r. nr

59, poz. 404) do wydania beneficjentowi pomocy zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis,

zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 marca 2007

r. w sprawie zaświadczeń o pomocy de minimis i pomocy de minimis w rolnictwie i rybołówstwie (Dz.

U. z 2007 r. nr 53, poz. 354).

Za datę przyznania pomocy de minimis uznaje się datę podpisania umowy o przyznanie środków finan-

sowych na rozwój przedsiębiorczości zawieranej między beneficjentem (projektodawcą) będącym operato-

rem wsparcia finansowego a uczestnikiem projektu. Umowa powinna precyzyjnie określać wysokość środ-

ków, jakie otrzyma dany beneficjent pomocy w ramach projektu (w tym środków przyznanych w ramach fi-

nansowego wsparcia pomostowego, doradztwa i szkoleń31). W przypadku, gdy beneficjent nie wyko-

rzysta w całości kwoty przyznanej mu dotacji może on zwrócić się do podmiotu udzielającego po-

mocy z prośbą o odpowiednie zweryfikowanie zaświadczenia o wysokości uzyskanej pomocy.

Wsparcie szkoleniowo-doradcze udzielane uczestnikowi projektu do momentu zarejestrowania

przez niego działalności gospodarczej nie stanowi pomocy publicznej.

Warunki pozwalające wykluczyć występowanie pomocy publicznej w ramach Priorytetu VI PO KL

Pomoc publiczna nie występuje w przypadku następujących typów projektów Priorytetu VI, o ile zo-

staną spełnione określone warunki pozwalające wykluczyć występowanie pomocy publicznej:

n wsparcie doradczo-szkoleniowe pracownika, który uzyskał zatrudnienie w ramach projektu, prowa-

dzące do jego adaptacji w miejscu pracy (wsparcie pomostowe), o ile nie łączy się ono z subsydio-31 W przypadku gdy na etapie podpisywania umowy nie jest możliwe dokładne oszacowanie wartości szkoleń i doradztwa realizowanych w ramach wsparcia pomostowe-go należy a) każdorazowo (oddzielnie dla każdego dnia szkolenia i/lub doradztwa) wystawić beneficjentowi pomocy zaświadczenie o udzielonej pomocy de minimis, b) określic w umowie maksymalną wartość szkolenia, a następnie dokonać ewentualnej korekty.

130 131

waniem zatrudnienia oraz ma na celu wspomóc pracownika w dostosowaniu się do wymagań sta-

wianych mu przez pracodawcę (tj. świadczone jest na rzecz pracownika nie zaś pracodawcy będą-

cego beneficjentem pomocy publicznej). W celu wyeliminowania pomocy publicznej w ramach

powyższego typu projektu należy zapewnić, by pomoc szkoleniowa lub doradcza kierowana

do zatrudnionego pracownika była świadczona poza godzinami pracy oraz poza miejscem

zatrudnienia, przez podmiot zewnętrzny w stosunku do pracodawcy;

n organizacja kampanii promocyjnych i akcji informacyjnych mających na celu zachęcenie praco-

dawców do zatrudniania osób z grup znajdujących się w szczególnej sytuacji na rynku pracy, o ile

nie są one powiązane z subsydiowaniem zatrudnienia osób pozostających bez zatrudnienia u pod-

miotów będących beneficjentami pomocy publicznej lub też nie wystąpią inne przesłanki pozwala-

jące stwierdzić występowanie pomocy publicznej;

n upowszechnianie i promocja alternatywnych i elastycznych form zatrudnienia i metod organizacji

pracy oraz uelastycznianie czasu pracy pracownika, o ile formy te nie są powiązane z subsydiowa-

niem zatrudnienia pracowników lub też nie wystąpią inne przesłanki pozwalające stwierdzić wystę-

powanie pomocy publicznej.

7.1.2 Priorytet VII Promocja integracji społecznej

W ramach Priorytetu VII realizowane są projekty mające na celu ułatwianie dostępu do rynku pracy

osobom zagrożonym wykluczeniem społecznym oraz rozwijanie instytucji ekonomii społecznej, jako

skutecznej formy integracji społeczno-zawodowej.

Realizowane wsparcie ma na celu wyposażenie osób zagrożonych wykluczeniem w kompeten-

cje społeczne i zawodowe, które pozwolą powrócić im na rynek pracy, bez nawiązywania stosun-

ku pracy z pracodawcą. Jedną z podstawowych form aktywizacji są instrumenty aktywnej integra-

cji, które obejmują m.in. działania na rzecz wspierania zdolności do podjęcia zatrudnienia poprzez za-

trudnienie socjalne, szkolenia oraz zajęcia reintegracji zawodowej u pracodawcy. Zatrudnienie socjal-

ne może być realizowane w formie:

a) Centrów Integracji Społecznej (CIS) – m.in. poprzez nabywanie umiejętności zawodowych i spo-

łecznych, uczenie się racjonalnego dysponowania posiadanymi środkami pieniężnymi, itp.,

b) Klubów Integracji Społecznej (KIS) – m.in. poprzez programy zatrudnienia tymczasowego, porad-

nictwo prawne, działalność pomocową w zakresie zatrudnienia,

130 131

WAŻNE!

Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej Nr 588/2005, wsparcie udzielone na rzecz Zakładów Ak-tywności Zawodowej (ZAZ) nie stanowi pomocy publicznej w rozumieniu art. 87 ust 1 TWE, ponie-waż działalności ZAZ-ów nie można uznać za działalność gospodarczą (wszelka działalność go-spodarcza ZAZ-ów służy realizacji podstawowego celu publicznego, jakim jest rehabilitacja oraz re-integracja zawodowa osób niepełnosprawnych i ma wobec tego celu wyłącznie podrzędny charak-ter). W konsekwencji należy uznać, iż wsparcie udzielone na rzecz innych podmiotów integra-cji społecznej, (których podstawowym zadaniem nie jest działalność gospodarcza – w tym m.in. CIS-ów i KIS-ów), które świadczą usługi o charakterze integracyjno-zawodowym na analogicznych zasadach jak ZAZy nie stanowi pomocy publicznej w rozumieniu art. 87 ust. 1 TWE.

c) Zatrudnienia wspieranego – poprzez udzielenie pomocy w podjęciu pracy w CIS, podjęciu pracy

u pracodawcy, podjęciu wspólnej działalności gospodarczej w formie spółdzielni socjalnej (w tym

przypadku pomoc udzielana jest, jako de minimis na podstawie ustawy o zatrudnieniu so-

cjalnym).

Zajęcia reintegracji zawodowej u pracodawcy to instrument, który będzie możliwy do realizacji na

podstawie przepisów ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593

z późn. zm.), na analogicznych zasadach jak przygotowanie zawodowe w miejscu pracy, tj. bez na-

wiązania stosunku pracy z pracodawcą i ma na celu umożliwienie osobom zagrożonym wykluczeniem

społecznym zdobycie nowych kwalifikacji lub umiejętności zawodowych poprzez praktyczne wykony-

wanie zadań zawodowych na stanowisku pracy.

W ramach powyższych instrumentów pracodawca nie otrzymuje wsparcia na pokrycie kosztów wy-

nagrodzenia zatrudnionych pracowników, należy w związku z tym uznać, że instrumenty te nie

stanowią pomocy publicznej na zatrudnienie.

W ramach Priorytetu VII mogą pojawić się również elementy wsparcia w postaci subsydiowanego za-

trudnienia (Poddziałanie 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem spo-

łecznym), które powinny być realizowane zgodnie z zasadami pomocy publicznej na zatrudnienie32.

A. Występowanie pomocy publicznej w ramach Priorytetu VII PO KL:

Pomoc publiczna może wystąpić w ramach następujących typów projektów Priorytetu VII:

32 Patrz strona 124-127

132 133

a) Pomoc na zatrudnienie

n Staże, subsydiowane zatrudnienie i zajęcia reintegracji zawodowej u pracodawcy (Poddziałanie

7.2.1)

Beneficjent pomocy Podmioty prowadzące działalność gospodarczą bez względu na posiadaną formę organizacyjno-prawną, zatrudniające osoby zagrożone wykluczeniem społecznym w ramach projektów subsydiowanego zatrudnienia

Rodzaj pomocy Dofinansowanie części kosztów wynagrodzenia brutto oraz odprowadzanych od wynagrodzenia obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne zatrudnionych pracowników (tworzenie nowych miejsc pracy, rekrutacja, pokrycie dodatkowych kosztów zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych)

Podmiot udzielający pomocy

n Beneficjenci (projektodawcy), w przypadku projektów realizowanych w ramach Poddziałania 7.2.1

n IP/IP2, w przypadku projektów realizowanych przez beneficjenta (projektodawcę) będącego beneficjentem pomocy publicznej

Podstawa prawna Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

b) Pomoc na szkolenia:

W ramach Priorytetu VII pomoc publiczna na szkolenia może wystąpić:

n w przypadku projektów szkoleniowych adresowanych do podmiotów ekonomii społecznej, które

obok podstawowej działalności aktywizacyjno-zawodowej prowadzą również działalność gospo-

darczą na zasadach komercyjnych.

Beneficjent pomocy n Instytucje otoczenia sektora ekonomii społecznej

n Podmioty ekonomii społecznej o ile prowadzą działalność gospodarczą

Rodzaj pomocy Szkolenia ogólne i specjalistyczne33

Podmiot udzielający pomocy

n Beneficjenci (projektodawcy)

n IP/IP2, w przypadku projektów realizowanych przez beneficjenta (projektodawcę) będącego beneficjentem pomocy publicznej

Podstawa prawna Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

33 W przypadku wydatków kwalifikowalnych objętych zasadą cross-financingu w ramach projektu szkoleniowego pomoc publiczna udzielana jest jako pomoc de minimis.

132 133

7.1.3 Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki

W ramach Priorytetu VIII realizowane są projekty szkoleniowe i doradcze adresowane do kadry za-

rządzającej i pracowników przedsiębiorstw (pomoc na szkolenia, pomoc na doradztwo), ale również

do osób pracujących, które chciałyby podnieść lub uzupełnić swoje kwalifikacje zawodowe (w tym

przypadku pomoc publiczna nie wystąpi po spełnieniu określonych warunków gwarantują-

cych niezależność pracownika od pracodawcy będącego beneficjentem pomocy publicznej).

Jednocześnie, część instrumentów wsparcia adresowana jest do pracodawców przechodzących pro-

cesy modernizacyjne i adaptacyjne, co wymaga precyzyjnego rozdzielenia pomocy kierowanej do

pracowników objętych programami zwolnień monitorowanych lub inną formą redukcji zatrudnienia od

pomocy udzielanej przedsiębiorstwom w związku z ich modernizacją.

W ramach Priorytetu VIII realizowane są również projekty służące umacnianiu współpracy sfery

przedsiębiorstw ze sferą nauki. Działania te są, co do zasady, pozbawione znamion pomocy publicz-

nej, jednakże w określonych sytuacjach mogą one przysporzyć korzyść ekonomiczną dla przedsię-

biorstwa (np. staże i szkolenia praktyczne dla pracowników przedsiębiorstw w jednostkach nauko-

wych oraz pracowników naukowych w przedsiębiorstwach). W przypadku tego typu projektu pomoc

publiczna nie wystąpi pod warunkiem, że skierowany do odbycia stażu pracownik naukowy nie będzie

wykonywał pracy bezpośrednio związanej z działalnością przedsiębiorstwa, a jedynie będzie groma-

dził materiały niezbędne do przygotowania pracy naukowej. Z kolei w przypadku staży i szkoleń prak-

tycznych realizowanych przez pracowników przedsiębiorstw w jednostkach naukowo-badawczych,

pomoc udzielona przedsiębiorcy również nie będzie stanowiła pomocy publicznej (chyba, że przed-

siębiorca otrzyma pomoc finansową w formie rekompensaty wypłacanej z tytułu pokrycia wynagro-

dzenia pracownika za czas jego skierowania na staż).

Występowanie pomocy publicznej w ramach Priorytetu VIII PO KL:

Pomoc publiczna może wystąpić w ramach następujących typów projektów Priorytetu VIII:

a) Pomoc na szkolenia:

n Ogólne i specjalistyczne szkolenia oraz doradztwo związane ze szkoleniami dla kadr zarządzających

i pracowników przedsiębiorstw, m.in. w zakresie zarządzania, wdrażania technologii produkcyjnych przy-

jaznych środowisku, wykorzystania technologii informacyjnych i komunikacyjnych (Poddziałanie 8.1.1);

n Szkolenia dla przedsiębiorców wspomagające proces zmiany profilu przedsiębiorstwa (Działanie

8.1.2).

134 135

Beneficjent pomocy Przedsiębiorstwa i ich pracownicy oraz inne podmioty prowadzące działalność gospodarczą bez względu na posiadaną przez nie formę organizacyjno-prawną

Rodzaj pomocy Szkolenia ogólne i specjalistyczne34

Podmiot udzielający pomocy

n Beneficjenci (projektodawcy)

n IP/IP2, w przypadku projektów realizowanych przez beneficjenta (projektodawcę) będącego beneficjentem pomocy publicznej

Podstawa prawna Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

b) Pomoc na usługi doradcze dla MŚP:

n Doradztwo dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, w szczególności w zakresie ekonomii, fi-

nansów, zarządzania zasobami ludzkimi z wyłączeniem doradztwa związanego z procesami inwe-

stycyjnymi (Poddziałanie 8.1.1);

n Doradztwo dla przedsiębiorców wspomagające proces zmiany profilu przedsiębiorstwa (Poddzia-

łanie 8.1.2).

Beneficjent pomocy Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa i ich pracownicy

Rodzaj pomocy Doradztwo

Podmiot udzielający pomocy

n Beneficjenci (projektodawcy)

n IP/IP2, w przypadku projektów realizowanych przez beneficjenta (projektodawcę) będącego beneficjentem pomocy publicznej

Podstawa prawna Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Pomoc publiczna na usługi doradcze

Pomoc publiczna na usługi doradcze udzielana jest zgodnie z przepisami Rozporządzenia Komisji

(WE) nr 70/2001 z dnia 12 stycznia 2001 r. w sprawie zastosowania art. 87 i 88 TWE w odniesieniu do

pomocy państwa dla małych i średnich przedsiębiorstw (Dz. Urz. WE L 10 z dnia 13.01.2001, z późn.

zm.). W związku z tym z pomocy doradczej mogą skorzystać wyłącznie mikro, małe i średnie przed-

siębiorstwa, zdefiniowane w Załączniku I do Rozporządzenia 70/2001.

34 W przypadku wydatków kwalifikowalnych objętych zasadą cross-financingu w ramach projektu szkoleniowego pomoc publiczna udzielana jest jako pomoc de minimis.

134 135

Zgodnie z przepisami rozporządzenia:

mikroprzedsiębiorstwo jest to przedsiębiorstwo, które w co najmniej jednym z dwóch ostatnich

lat obrotowych zatrudniało średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnęło roczny obrót netto

ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości

w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych

lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro;

małe przedsiębiorstwo jest to przedsiębiorstwo, które w co najmniej jednym z dwóch ostatnich

lat obrotowych zatrudniało średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz osiągnęło roczny obrót netto

ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości

w złotych 10 milionów euro, lub suma aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych

lat nie przekroczyła równowartości w złotych 10 milionów euro;

średnie przedsiębiorstwo jest to przedsiębiorstwo, które w co najmniej jednym z dwóch ostat-

nich lat obrotowych zatrudniało średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz osiągnęło roczny ob-

rót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równo-

wartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jedne-

go z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.

WAŻNE!

Aby stwierdzić, czy dany podmiot spełnia definicję mikro, małego lub średniego przedsiębiorcy, a tym samym czy kwalifikuje się do otrzymania pomocy na usługi doradcze, nie wystarczy zbadać, czy spełnia on kryteria dotyczące wielkości zatrudnienia, obrotów i sumy bilansowej. Konieczne jest również skontrolowanie struktury właścicielskiej oraz powiązań danego przedsiębiorstwa z inny-mi podmiotami, w tym z przedsiębiorstwami, spółkami Skarbu Państwa oraz jednostkami samorzą-du terytorialnego, które pozwolą ocenić stopień jego niezależności (przedsiębiorstwa niezależne, przedsiębiorstwa partnerskie, przedsiębiorstwa związane). Dane dotyczące wielkości zatrudnienia oraz obrotów i sumy bilansowej ustala się w zależności od typu przedsiębiorstwa (niezależne, part-nerskie, związane).

Obowiązek spełnienia przez dane przedsiębiorstwo kryterium niezależności wynika z postanowień Za-

łącznika I do Rozporządzenia Komisji (WE) nr 364/2004 z dnia 25 lutego 2004 r. zmieniającego rozporzą-

dzenie (WE) nr 70/2001 i rozszerzające jego zakres w celu włączenia pomocy dla badań i rozwoju (art. 3

ust. 2 i 3 Załącznika I). Obowiązek udowodnienia, iż dany podmiot spełnienia kryterium niezależności spo-

czywa bezpośrednio na beneficjencie pomocy (np. poprzez złożenie stosownego oświadczenia).

136 137

Warunki pozwalające wykluczyć występowanie pomocy publicznej w ramach Priorytetu VIII PO KL

Pomoc publiczna nie występuje w przypadku następujących typów projektów Priorytetu VIII, o ile zostaną spełnione określone warunki pozwalające wykluczyć występowanie pomocy publicznej:

n Szkolenia, kursy i doradztwo zawodowe kierowane do dorosłych osób pracujących, które z wła-

snej inicjatywy są zainteresowane nabyciem nowych, uzupełnieniem lub podwyższeniem kwalifika-

cji i umiejętności zawodowych, o ile osoba pracująca biorąca udział w szkoleniu nie została skie-

rowana (delegowana) na szkolenie przez pracodawcę, lecz uczestniczy w nim z własnej ini-

cjatywy – w tym przypadku muszą być spełnione łącznie, co najmniej następujące warunki:

a. wszystkie podmioty biorące udział w realizacji projektu są niezależne od pracodawcy uczestni-ka szkolenia,

b. szkolenie odbywa się poza miejscem zatrudnienia (tj. poza zakładem pracy),

c. nabór na szkolenie ma charakter otwarty,

d. tylko w przypadku pracodawcy, który jest przedsiębiorcą: pracownicy zatrudnieni w jednym za-kładzie pracy / u jednego pracodawcy pracy nie mogą stanowić więcej niż 20% uczestników szkolenia realizowanego w ramach danego projektu.

n wsparcie dla przedsiębiorców przechodzących procesy adaptacyjne i modernizacyjne w zakresie

tworzenia i realizacji programów zwolnień monitorowanych (outplacement), w tym szkoleń i doradz-

twa zawodowego.

n szkolenia przekwalifikowujące i usługi doradcze dla pracowników w zakresie wyboru nowego zawo-

du i zdobycia nowych umiejętności zawodowych, o ile są spełnione łącznie następujące warunki:

- wsparcie skierowane jest do osób zagrożonych utratą pracy z powodu procesów re-strukturyzacyjnych, nie zaś do przedsiębiorstwa (w przypadku, gdy wsparcie przeznaczone jest dla grupy osób, która została wskazana przez zakład pracy, jako objęta planowanymi zwol-nieniami, zakres wsparcia oferowanego takim pracownikom może obejmować zarówno szkole-nia ogólne, jak i specjalistyczne);

- pracodawca nie jest obowiązany, na podstawie odrębnych przepisów (np. ustaw, zbiorowych układów pracy) do zapewnienia pracownikom wsparcia w postaci szkoleń;

- pracownik po otrzymaniu wsparcia w postaci szkoleń nie zostanie ponownie zatrudniony u tego samego pracodawcy.

Aby uniknąć zakwalifikowania udzielonego wsparcia za pomoc w ramach restrukturyzacji przedsię-

biorstwa, należy wykluczyć jakikolwiek związek między działaniami na rzecz pracowników, a korzyścią,

jaką mógłby uzyskać przedsiębiorca zwalniający pracowników.

136 137

A zatem:

a) cel i zakres szkolenia nie może odpowiadać na konkretne potrzeby danego przedsiębiorstwa, a wyłącznie na potrzeby zwalnianych pracowników, zgodnie z wymaganiami regionalnego ryn-ku pracy,

b) uczestnictwo danego pracownika w szkoleniu nie może wiązać się ze skierowaniem go przez zakład pracy.

n staże i szkolenia praktyczne dla pracowników przedsiębiorstw w jednostkach naukowych oraz dla

pracowników naukowych w przedsiębiorstwach, o ile:

a) przedsiębiorca nie otrzymuje pomocy finansowej (lub innej) w formie rekompensaty wypłacanej z tytułu pokrycia wynagrodzenia pracownika za czas jego skierowania na staż,

b) skierowany do odbycia stażu pracownik naukowy nie wykonuje pracy bezpośrednio związanej z działalnością przedsiębiorstwa, a jedynie gromadzi materiały niezbędne do przygotowania pracy naukowej.

7.1.4 Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach

Usługi edukacyjne świadczone przez podmioty publiczne w ramach systemu oświaty, co do zasa-

dy nie stanowią świadczenia usług w rozumieniu art. 50 TWE., a zatem pomoc udzielona ze środków

publicznych podmiotom świadczącym powyższe usługi nie stanowi pomocy publicznej w rozumieniu

art. 87 ust. 1 TWE. Jednocześnie, w przypadku pozaszkolnych form edukacji obejmujących m.in. dzia-

łalność placówek kształcenia ustawicznego oraz ośrodków doskonalenia zawodowego, pomoc pu-

bliczna może wystąpić, o ile w ramach udzielonego wsparcia nie jest możliwe organizacyjne

i finansowe rozdzielenie działalności realizowanej nieodpłatnie oraz na zasadach komercyj-

nych (np., gdy przeszkoleni pracownicy CKU/CKP świadczą jednocześnie usługi na zasadach komer-

cyjnych oraz nieodpłatnie w formie powszechnie dostępnej ofert usług).

7.2 Wyliczenie pomocy publicznej na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu

W przypadku projektów dotyczących pomocy publicznej w ramach PO KL niezbędne jest wykaza-

nie wkładu prywatnego przedsiębiorców. Wkład ten wskazywany jest we wniosku o dofinansowanie re-

alizacji projektu oraz podlega rozliczeniu we wnioskach o płatność z realizacji projektu. Wkład prywat-

ny nie jest jednak agregowany na wyższym poziomie poświadczania wydatków w ramach programu,

czyli nie jest wykazywany ani w Poświadczeniu i deklaracji wydatków w ramach Działania ani w Po-

świadczeniu i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej.

138 139

1. Podstawa do wyliczenia pomocy

Podstawę do wyliczenia poziomu wkładu prywatnego stanowią wykazane w budżecie projektu

w ramach poszczególnych zadań koszty objęte pomocą publiczną w przeliczeniu na jednego uczest-

nika projektu.

Projektodawca przygotowując się do obliczania wymiaru przypadającej pomocy publicznej musi

znać koszty objęte pomocą publiczną oraz koszty objęte pomocą publiczną przypadające na jedne-

go uczestnika.

Wyliczanie wartości pomocy publicznej oraz związanego z tym minimalnego wymaganego wkła-

du prywatnego na etapie wypełniania wniosku o dofinansowanie dokonywane jest w oparciu o war-

tości uśrednione. Natomiast, jeśli beneficjent dysponuje szczegółowymi danymi dotyczącymi uczest-

ników projektów, długości trwania poszczególnych form wsparcia oraz szczegółowo skalkulowanych

kosztów jednostkowych to wyliczenie wartości pomocy publicznej w projekcie powinno być dokonane

w oparciu o koszty szczegółowe przypadające na każdego uczestnika projektu.

2. Formy wnoszenia wkładu prywatnego

Wkład prywatny może zostać wniesiony, jako:

n wkład pieniężny (gotówkowy),

n wkład w postaci wynagrodzeń.

3. Wyliczanie pomocy publicznej w ramach projektu

Dla wyliczenia całkowitej pomocy publicznej w ramach jednego projektu należy zsumować wyliczo-

ne w ramach poszczególnych typów pomocy publicznej zagregowane wysokości wkładu prywatnego

w oparciu o wysokości pomocy publicznej przypadające na jednego uczestnika.

CWPtp = CWPz + CWPs + CWPd + CWPdm

Gdzie

CWPtp to całkowita wysokość wkładu prywatnego w projekcie

CWPz to całkowita wysokość wkładu prywatnego z tytułu pomocy na zatrudnienie

CWPs to całkowita wysokość wkładu prywatnego z tytułu pomocy na szkolenia

CWPd to całkowita wysokość wkładu prywatnego z tytułu pomocy na doradztwo

138 139

CWPdm to całkowita wysokość wkładu prywatnego z tytułu pomocy de minimis, liczonej jako

procent kosztów kwalifikowalnych

Przedstawiony wzór zakłada, iż w projekcie występują wszystkie dopuszczalne formy pomocy, któ-

re zliczają się dając całkowitą wartość pomocy publicznej przypadającej na projekt. W przypadku bra-

ku którejkolwiek formy pomocy beneficjent oblicza całkowitą wartość pomocy publicznej w projekcie

w oparciu o występujące poszczególne rodzaje pomocy, wstawiając wartość „0” dla niewystępują-

cych.

4. Obliczanie poszczególnych typów pomocy

Pomoc na tworzenie nowych miejsc pracy

CWPz = suma poszczególnych CWPU (wysokość wkładu prywatnego przypadającego na jednego

uczestnika)

CWPz = Σ CWPU

Sposób wyliczenia CWPU35:

CWPU = (100% - %PP) × WPP

Gdzie

CWPU to wysokość wkładu prywatnego przypadającego na jednego uczestnika

%PP odpowiedni % intensywności pomocy publicznej (w oparciu o mapę pomocy regionalnej

i wielkość przedsiębiorstwa)

WPP wydatki kwalifikowane objęte regułami pomocy publicznej

Przykład:

Przedsiębiorca z Krakowa zamierza rozszerzyć prowadzoną przez siebie działalność usługową i w związku z tym chciałby zatrudnić10 dodatkowych osób w ramach pomocy na tworzenie nowych miejsc pracy. Koszty płac, które ponosi przedsiębiorca w związku z zatrudnieniem tych osób wyno-szą 2500 PLN na osobę (wynagrodzenie brutto wraz z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenie społeczne). Pomoc dla tego przedsiębiorcy powinna być, zatem obliczona w następujący sposób:

2 500 PLN × 24 m-ce × 10 osób = 600 000 PLN

35 Dla każdego uczestnika osobno przy założeniu, że % PP może być różny, jak również różne mogą być WPP; w przypadku gdy są jednolite należy pomnożyć, przez licz-bę uczestników objętych pomocą tak jak w przykładzie.

140 141

Zgodnie z pułapami intensywności pomocy określonymi w mapie pomocy regionalnej, przedsię-biorcy z Krakowa mogą otrzymać 50% kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą. Ponieważ przedsiębiorca ten spełnia definicję małego przedsiębiorcy, pomoc może zostać zwiększona do-datkowo o 20 punktów procentowych, a zatem wyniesie maksymalnie 70% kosztów kwalifikowal-nych. Przedsiębiorca musi wnieść wkład własny do projektu w wysokości 30% kosztów kwalifiko-walnych, tj. 180 000 PLN, (czyli 30% kosztów objętych pomocą publiczną – w tym przypadku jest to 600 000 PLN.

Powyższy przykład obrazuje sytuację, w której wyliczono średni koszt przypadający na jedną oso-

bę i przyjęto, iż wszystkie osoby będą miały refundowane wynagrodzenie w jednakowej wysokości

z jednakową intensywnością pomocy publicznej. Jednakże może wystąpić sytuacja, gdy projekto-

dawca, który nie jest beneficjentem pomocy publicznej składa projekt, w którym zakłada refundację

wynagrodzenia kilku osób przez różny okres czasu, w różnej wysokości i z różnymi intensywnościami

pomocy publicznej. W tym przypadku wartość pomocy publicznej na zatrudnienie wyliczana jest, jako

suma wartości pomocy publicznej przypadająca na każdą osobę.

Przykład:

Projektodawca niebędący beneficjentem pomocy publicznej składa projekt, w którym zakłada sub-sydiowanie zatrudnienia dla 3 osób u różnych przedsiębiorców – dwóch z Krakowa (MŚP) i jedne-go z Warszawy (duży przedsiębiorca). Koszty płac, które ponoszą przedsiębiorcy w związku z za-trudnieniem tych osób są różne i wynoszą 2500 PLN na osobę (wynagrodzenie brutto wraz z obo-wiązkowymi składkami na ubezpieczenie społeczne) w przypadku Krakowa i 3000 PLN w przypad-ku Warszawy. W przypadku przedsiębiorców z Krakowa refundacja będzie dokonywana przez 24 miesiące pracy i 20 miesięcy, zaś w przypadku przedsiębiorcy z Warszawy przez 12 miesięcy. Po-moc publiczna w tym projekcie powinna być zatem obliczona w następujący sposób:

CWPU1 = (100% - 65%) × WPP (2500 PLN × 24 m-ce)

CWPU2 = (100% - 65%) × WPP (2500 PLN × 20 m-ce)

CWPU3 = (100% - 30%) × WPP (3000 PLN × 12 m-ce)

CKPz = Σ CWPU1+2+3

Pomoc szkoleniowa

Przy obliczaniu wartości pomocy na szkolenie należy mieć na uwadze:

n rodzaj szkolenia (ogólne i specjalistyczne);

n wielkość przedsiębiorstwa;

n typ pracownika.

140 141

Szkolenie ogólne:

w tym MŚP

w tym w gorszym położeniu

w tym duże

w tym w gorszym położeniu

Szkolenia specjalistyczne:

w tym MŚP

w tym w gorszym położeniu

w tym duże

w tym w gorszym położeniu

Suma:

CWPs = suma poszczególnych CWPU (wysokość wkładu prywatnego przypadającego na jedne-

go uczestnika)

CWPs = Σ CWPU

Sposób wyliczenia CWPU:

CWPU = (100% - %PP) × WPP

Gdzie

CWPU to wysokość wkładu prywatnego przypadającego na jednego uczestnika

%PP odpowiedni % intensywności pomocy publicznej (w oparciu o rodzaj szkolenia, wielkość

przedsiębiorstwa i typ pracownika)

WPP wydatki kwalifikowane objęte regułami pomocy publicznej

Aby wyliczyć wartość wkładu prywatnego przypadającego na jednego uczestnika szkolenia/szkoleń,

należy zastosować jeden z poniższych wzorów, w zależności od zakładanej formy tego wkładu:

142 143

A) w przypadku, gdy wkład prywatny, jaki musi zostać wniesiony z tytułu uczestnictwa jednej

osoby w szkoleniu/szkoleniach, zostanie w całości wniesiony w postaci gotówki:

CWPU = (100% - %PP) × WPP

CWPU wysokość wkładu prywatnego przypadającego na jednego uczestnika

WPP wydatki kwalifikowalne objęte regułami pomocy publicznej, z wyłączeniem wydatków z tytułu

wynagrodzenia uczestnika szkolenia/szkoleń

%PP odpowiedni % intensywności pomocy publicznej

Przykład:

Beneficjent (projektodawca) planuje organizację szkolenia ogólnego dla pracowników małych i średnich przedsiębiorstw. Powyższe szkolenie z założenia nie jest adresowane do pracowników znajdujących się w gorszym położeniu. Oznacza to, że intensywność pomocy publicznej na szko-lenie z tytułu uczestnictwa jednej osoby w szkoleniu w tym przypadku wynosi 80%. Przy założeniu, że wydatki objęte pomocą publiczną przypadające na jedną osobę wynoszą 1 000 PLN, po pod-stawieniu do wzoru otrzymujemy równanie:

CWPU = (100% -80%) × 1 000 PLN = 20% × 1 000 PLN = 200 PLN

B) w przypadku, gdy wkład prywatny, jaki musi zostać wniesiony z tytułu uczestnictwa jednej

osoby w szkoleniu/szkoleniach, zostanie w całości wniesiony w postaci wydatków z tytu-

łu wynagrodzenia tej osoby za faktyczny czas uczestnictwa w szkoleniu/szkoleniach:

CWPU = (WPP / %PP) – WPP

CWPU wysokość wkładu prywatnego przypadającego na jednego uczestnika

WPP wydatki kwalifikowalne objęte regułami pomocy publicznej, z wyłączeniem wydatków z tytułu

wynagrodzenia uczestnika szkolenia/szkoleń

%PP odpowiedni % intensywności pomocy publicznej

Zadeklarowana wysokość wkładu w postaci wynagrodzeń musi być równa wartości wymaganego

wkładu prywatnego obliczonej za pomocą powyższego wzoru.

142 143

Przykład:

Beneficjent (projektodawca) planuje organizację szkolenia ogólnego dla pracowników małych i średnich przedsiębiorstw. Powyższe szkolenie z założenia nie jest adresowane do pracowników znajdujących się w gorszym położeniu. Oznacza to, że intensywność pomocy publicznej na szko-lenie z tytułu uczestnictwa jednej osoby w szkoleniu w tym przypadku wynosi 80%. Przy założeniu, że wydatki kwalifikowalne objęte pomocą publiczną przypadające na jedną osobę (z wyłączeniem wydatków z tytułu wynagrodzenia uczestnika szkolenia za faktyczny czas uczestnictwa w szkoleniu) wynoszą 1 000 PLN, po podstawieniu do wzoru otrzymujemy równanie:

CWPU = (1 000 / 80%) - 1 000 PLN = 1 250 PLN - 1 000 PLN = 250 PLN

Otrzymana wartość powiększa ostatecznie pulę wydatków objętych pomocą publiczną.

C) w przypadku, gdy wkład prywatny, jaki musi zostać wniesiony z tytułu uczestnictwa jed-

nej osoby w szkoleniu/szkoleniach, zostanie wniesiony w postaci tzw. mieszanej – zarów-

no w postaci wydatków z tytułu wynagrodzeń uczestników za faktyczny czas uczestnictwa

w szkoleniu/szkoleniach, jak i wkładu w postaci gotówki:

Wkład w postaci gotówki stanowi różnicę pomiędzy obowiązującym wkładem prywatnym, a wyso-

kością wkładu w postaci wynagrodzeń uczestników.

Stosuje się przy tym wzór z punktu A, przy czym za WPP należy przyjąć wydatki objęte pomocą

publiczną wraz z wkładem w postaci wynagrodzeń (całkowita kwota wydatków objętych pomocą pu-

bliczną).

Należy pamiętać, aby zadeklarowany wkład w postaci wynagrodzeń nie przekroczył maksymalnej

dopuszczalnej wartości wkładu w postaci wynagrodzeń liczonego w sposób określony w punkcie B.

Pomoc na doradztwo

CWPd = suma poszczególnych CWPU (wysokość wkładu prywatnego przypadającego na przed-

siębiorcę)

CWPd = Σ CWPU

Sposób wyliczenia CWPU:

CWPU = 50% × WPP

144 145

Gdzie

CWPU to wysokość wkładu prywatnego przypadającego na przedsiębiorcę

WPP wydatki kwalifikowane objęte regułami pomocy publicznej

Pomoc de minimis

Wkład prywatny jest wykazywany i obliczany jedynie w przypadku, kiedy w przepisach określono, iż

jedynie kwalifikowana jest część wydatków kwalifikowalnych objętych pomocą de minimis.

Nie jest wykazywany, kiedy możliwa jest refundacja 100% wydatków objętych pomocą publiczną

np. w przypadku Działania 6.2 PO KL zakładającego przekazanie środków na podjęcie działalności

gospodarczej lub przekazanie wsparcia pomostowego.

CWPdm = suma poszczególnych CWPU (wysokość wkładu prywatnego przypadającego na jedne-

go uczestnika)

CWPdm = Σ CWPU

Sposób wyliczenia CWPU:

CWPU = %PP × WPP

Gdzie

CWPU to wysokość wkładu prywatnego przypadającego na jednego uczestnika lub na przedsiębiorcę

WPP wydatki kwalifikowane objęte regułami pomocy publicznej.

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 marca 2007 r. w sprawie informacji

o otrzymanej pomocy publicznej oraz informacji o nieotrzymaniu pomocy (Dz. U. Nr 61, poz. 413), pod-

miot ubiegający się o pomoc publiczną inną niż pomoc de minimis albo pomoc de minimis w rolnic-

twie lub rybołówstwie, zobowiązany jest do przekazania podmiotowi udzielającemu pomocy publicz-

nej wraz z wnioskiem o udzielenie pomocy informacji dotyczącej podmiotu ubiegającego się o pomoc

oraz informacji dotyczącej pomocy publicznej przeznaczonej na przedsięwzięcie, na realizację które-

go podmiot ubiega się o pomoc.

144 145

7.3 Obowiązki podmiotów sprawozdających z udzielonej pomocy publicznej oraz obowiązki podmiotów kontrolujących prawidłowość udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL

Obowiązki związane z udzielaniem oraz sprawozdawaniem z udzielonej pomocy publicznej w ramach PO KL

Na podmiocie udzielającym pomocy publicznej w ramach PO KL spoczywają następujące obo-

wiązki wynikające z udzielonej pomocy:

a. przechowywanie dokumentów związanych z udzieloną pomocą, przez co najmniej 10 lat od dnia

udzielenia pomocy oraz udostępnianie tychże dokumentów, jak również stosownych informacji do-

tyczących udzielonej pomocy na żądanie Prezesa UOKiK;

b. przekazywanie informacji o udzielonej pomocy publicznej Prezesowi UOKiK;

c. kontrola sposobu wykorzystania udzielonej pomocy i jej zgodności ze stosownymi regulacjami, na

podstawie których pomoc została udzielona.

Obowiązki sprawozdawcze podmiotów udzielających pomocy publicznej zostały określone w art.

32 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej

(Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404). Zgodnie z powyższym artykułem, podmioty udzielające pomocy pu-

blicznej są zobowiązane do sporządzania i przedstawiania Prezesowi UOKiK sprawozdań o udzielo-

nej pomocy, zawierających w szczególności informacje o beneficjentach pomocy oraz o rodzajach,

formach, wielkości i przeznaczeniu udzielonej pomocy.

Podmiot udzielający pomocy ma obowiązek przygotowania i przedstawienia sprawozdań o udzie-

lonej pomocy publicznej, zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 lipca 2007 r. w spra-

wie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej oraz sprawozdań o zaległych należnościach przed-

siębiorców z tytułu świadczeń na rzecz sektora finansów publicznych (Dz.U. 2007 nr 133 poz. 923).

Sprawozdania powinny być sporządzone przez podmiot udzielający pomocy na formularzu stano-

wiącym załącznik do Rozporządzenia za poszczególne kwartały roku kalendarzowego (sprawozdania

kwartalne) oraz za poszczególne lata kalendarzowe (sprawozdania roczne) oraz przekazywane zgod-

nie z następującym harmonogramem:

sprawozdania kwartalne – do 30 dni od zakończenia kwartału

sprawozdania roczne – do 60 dni od zakończenia roku kalendarzowego.

146 147

Powyższe sprawozdania przekazywane są przez teletransmisję danych w formie elektronicznej, na

formularzu określonym przez Prezesa UOKiK w powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej.

Obowiązki podmiotów kontrolujących prawidłowość udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL

Na podmiotach dokonujących kontroli projektów realizowanych w ramach PO KL spoczywa obo-

wiązek monitorowania prawidłowości udzielania pomocy publicznej, jak również zapewnienie kontro-

li zgodności informacji zawartych we wniosku aplikacyjnym ze stanem faktycznym w trakcie realizacji

projektu (np. prawidłowości kalkulacji kosztów przypadających na jednego uczestnika projektu, po-

partej odpowiednimi dokumentami księgowymi, itp.).

Proces kontroli prawidłowości przyznania powinien być dokonywany na trzech etapach realizacji

projektu, poprzez:

n analizę wniosku aplikacyjnego (np. czy beneficjent pomocy nie prowadzi działalności w sektorze

wykluczonym ze wsparcia, czy planowana wielkość pomocy nie przekracza maksymalnych inten-

sywności wsparcia, czy w związku z daną inwestycją, przedsiębiorca nie uzyskał z innego źródła

wsparcia będącego pomocą publiczną, itp.);

n analizę konstrukcji umowy o dofinansowanie projektu (np. czy w przypadku pomocy na zatrudnienie

utworzone miejsce pracy zostanie utrzymane odpowiednio przez dwa lub trzy lata, czy w przypadku

pomocy de minimis określono minimalny okres prowadzenia działalności gospodarczej itp.);

n kontrolę w trakcie realizacji umowy pod kątem prawidłowego wydatkowania środków ze wsparcia

uzyskanego w ramach projektu (np. czy utworzone miejsce pracy stanowiło wzrost netto liczby pra-

cowników w danym zakładzie pracy, czy dane przedsiębiorstwo spełnia definicję mikro, małego lub

średniego przedsiębiorstwa).

146 147

VIII. Najczęściej zadawane pytania

1. Czy istnieje możliwość udzielenia wsparcia na tworzenie nowych miejsc pracy

w okresie krótszym niż 24 miesiące?

Ponieważ przepisy wspólnotowe nie regulują kwestii minimalnego okresu udzielania wsparcia na

tworzenie nowych miejsc pracy, dopuszcza się możliwość udzielenia powyższego wsparcia w okresie

krótszym niż 24 miesiące. W przypadku, gdy projekt będzie realizowany przez okres krótszy (tzn. dota-

cja będzie udzielona na wsparcie zatrudnienia przez okres krótszy niż 24 miesiące), nie zwalnia to be-

neficjenta pomocy z utrzymania nowo powstałego miejsca pracy przez okres 3 lat lub 2 lat w przypadku

małych i średnich przedsiębiorstw. Obowiązkowy okres utrzymania miejsca pracy liczy się od dnia za-

trudnienia / stworzenia miejsca pracy.

W sytuacji, gdy osoba zatrudniona na nowoutworzonym stanowisku z jakiegoś powodu przestanie

pracować, istnieje obowiązek uzupełnienia stanowiska (zatrudnienia innej osoby).

2. Jak należy wyliczyć średnioroczne zatrudnienie dla stwierdzenia, czy utworzone

miejsce pracy stanowi wzrost netto liczby pracowników?

W celu wyliczenia średniorocznego zatrudnienia należy dodać średnie liczby zatrudnionych pracow-

ników w poszczególnych miesiącach i sumę podzielić przez 12. Do osób zatrudnionych, wykazywa-

nych w ramach powyższego wyliczenia, zalicza się:

n osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub mianowania, w tym:

a. osoby zatrudnione przy pracach interwencyjnych i robotach publicznych, finansowanych

z Funduszu Pracy,

b. osoby młodociane pracujące na podstawie umowy o pracę,

c. osoby przebywające za granicą na podstawie delegacji służbowej.

Nie zalicza się natomiast:

n osób wykonujących pracę nakładczą,

n uczniów, którzy zawarli z zakładem pracy umowę o naukę zawodu lub przyuczenie do wykonywa-

nia pracy,

148 149

n osób zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia,

n osób korzystających w ciągu ostatnich miesięcy z bezpłatnych urlopów wychowawczych w wy-

miarze powyżej 3 miesięcy.

Wyliczenie dokonywane jest w przeliczeniu na pełne etaty. Liczba osób zatrudnionych w niepeł-

nym etacie wliczana jest, jako części ułamkowe w stosunku do zatrudnionych w pełnym wymiarze. Aby

wzrost zatrudnienia stanowił wskazany w rozporządzeniu wzrost netto to suma aktualnego stanu zatrud-

nienia wraz z nowo utworzonymi miejscami pracy (dofinansowanymi w ramach projektu) musi być więk-

sza niż wyliczona średnia wartość zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy lub zatrudnienia z dnia składania

wniosku o pomoc, o ile jest on wyższy od średniego zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy.

3. W jaki sposób beneficjent pomocy powinien uzupełnić stan zatrudnienia na subsy-

diowanym stanowisku pracy?

Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 2204/2002 z dnia 5 grudnia 2002 r. w sprawie stosowa-

nia art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy państwa w zakresie zatrudnienia nakła-

da na beneficjenta pomocy wymóg utrzymania stanu zatrudnienia odpowiednio przez 36 miesię-

cy (w przypadku dużych przedsiębiorstw) oraz 24 miesiące (w przypadku mikro, małych i śred-

nich przedsiębiorstw) w ramach projektu. Wymóg utrzymania zatrudnienia dotyczy stanowiska pra-

cy a nie konkretnej osoby. W przypadku, gdy uczestnik projektu zrezygnuje z pracy, koniecz-

ne jest zatrudnienie kolejnej osoby w okresie do 3 miesięcy od momentu rezygnacji. Obowiąz-

kiem beneficjenta pomocy jest poinformowanie podmiotu udzielającego pomocy o ubytku w sta-

nie zatrudnienia oraz planowanych działaniach podejmowanych na rzecz uzupełnienia stanu za-

trudnienia. Tymczasowy ubytek stanu zatrudnienia nie stanowi podstawy do rozwiązaniu umowy

i wezwania beneficjenta pomocy do zwrotu otrzymanego dofinansowania, jednakże beneficjent pomo-

cy nie może otrzymać refundacji kosztów za okres, w którym nie zatrudniał pracownika na nowoutwo-

rzonym stanowisku pracy. Ponadto, do okresu utrzymania miejsca pracy oraz poziomu zatrudnienia nie

wlicza się przerw w zatrudnieniu spowodowanych zmianą pracownika w ramach wakatu.

148 149

4. Czy w przypadku subsydiowanego zatrudnienia kwalifikowalne są składki na Fun-

dusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych?

W ramach pomocy na dofinansowanie kosztów płacy pracowników przez okres 24 miesięcy od dnia

ich zatrudnienia, do wydatków kwalifikowalnych zalicza się 2-letnie koszty wynagrodzenia pracowników,

na które składają się:

a) płaca brutto,

b) obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne, które obejmują: ubezpieczenie emerytalne,

ubezpieczenie rentowe oraz ubezpieczenie z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych

(ubezpieczenie wypadkowe). A zatem w przypadku subsydiowanego zatrudnienia składki na Fun-

dusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych nie są kwalifikowalne.

5. Czy wysokość pomocy udziela się zgodnie z siedzibą firmy czy miejscem, w którym

zatrudniony będzie pracownik?

Pomocy na tworzenie nowych miejsc pracy udziela się zgodnie z miejscem, gdzie zatrudniony na

stworzonym stanowisku pracownik będzie świadczył pracę.

6. Czy przeszkolenie pracowników Centrum Kształcenia Ustawicznego (CKU) w ra-

mach projektu stanowi pomoc publiczną na szkolenia?

Wsparcie udzielone dla Centrum Kształcenia Ustawicznego będzie stanowiło pomoc publiczną

w przypadku, gdy nie jest możliwe organizacyjne i finansowe rozdzielenie działalności Centrum realizo-

wanej nieodpłatnie oraz na zasadach komercyjnych (np. gdy przeszkoleni pracownicy świadczą jed-

nocześnie usługi na zasadach komercyjnych oraz nieodpłatnie w formie powszechnie dostępnej ofer-

ty usług).

150 151

7. Czy w przypadku uczestnictwa w projekcie szkoleniowym w ramach Poddziałania

8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, oso-

ba prowadząca własną działalność gospodarczą, która ma jednocześnie podpisaną umo-

wę cywilno-prawną z pracodawcą i na podstawie tej umowy została zakwalifikowana do

projektu – występuje pomoc publiczna?

W przypadku, gdy w projekcie szkoleniowym bierze udział osoba prowadząca działalność gospo-

darczą, pomoc publiczna wystąpi jedynie w przypadku, gdy tematyka szkolenia jest bezpośrednio po-

wiązana z zakresem prowadzonej działalności gospodarczej (należy pamiętać, że również kurs języ-

ka angielskiego może mieć charakter szkolenia ogólnego, a zatem może stanowić pomoc publiczną

dla mikroprzedsiębiorcy). Możliwy jest natomiast udział w kursie pilotów wycieczek osoby posiadającej

wpis do ewidencji działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług rachunkowo-księgowych.

8. Beneficjenci realizujący szkolenia w ramach Poddziałania 8.1.1 PO KL skierowa-

ne do osób, które z własnej inicjatywy zgłaszają chęć podnoszenia kwalifikacji zawodo-

wych, muszą zapewnić, iż spełnione zostały następujące warunki:

1) wszystkie osoby biorące udział w realizacji projektu są niezależne od pracodawcy

uczestnika szkolenia,

2) szkolenie odbywa się poza miejscem zatrudnienia (tj. poza zakładem pracy),

3) nabór na szkolenie ma charakter otwarty

oraz dodatkowo

4) tylko w przypadku pracodawcy, który jest przedsiębiorcą: pracownicy zatrudnieni

w jednym zakładzie pracy / u jednego pracodawcy pracy nie mogą stanowić więcej

niż 20% uczestników szkolenia realizowanego w ramach danego projektu.

Czy można uznać, że warunek 2) jest spełniony w przypadku, gdy beneficjent, ze

względu na specyfikę szkolenia, wynajmuje sale szkoleniowe od jednostki (np. szpi-

tal, hotel), której pracownicy są jednymi z beneficjentów ostatecznych w projekcie, przy

czym warunki: 1), 3) i 4) są spełnione?

Warunek 2) należy uznać za spełniony, jeśli osoby uczestniczące w szkoleniu, które są jednocze-

śnie pracownikami podmiotu, w którego pomieszczeniach odbywa się szkolenie, nie stanowią więcej

niż 20% ogólnej liczby uczestników szkolenia realizowanego w ramach danego projektu (dotyczy tylko

podmiotów będących przedsiębiorstwami), a także spełnione zostały pozostałe warunki pozwalające

wykluczyć występowanie pomocy publicznej.

150 151

9. Czy w trakcie trwania projektu możliwe są przesunięcia środków pomiędzy zadania-

mi wyszczególnionymi w budżecie?

Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL w trakcie trwania projektu dopuszczalne są przesunię-

cia środków pomiędzy zadaniami przewidzianymi w budżecie. Dokonywanie przesunięć do wysokości

10% wartości środków przypadających na zadanie nie wymaga informowania Instytucji Pośredniczą-

cej, gdy jednocześnie przesunięcia nie zwiększają wynagrodzeń personelu w ramach zadania i gdy do-

konanie zmian nie wpływa na wysokość przyznanej pomocy publicznej w ramach projektu. W pozosta-

łych przypadkach konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody Instytucji Pośredniczącej na wprowadze-

nie zmian w projekcie.

10. Czy istnieje obowiązek uzyskania od beneficjenta ostatecznego zgody na przetwa-

rzanie danych osobowych?

Zgodnie z Ustawą z dn. 29.08.97 r. o Ochronie Danych Osobowych (Dz. U. 97 Nr 133 poz. 883) od

beneficjenta ostatecznego, objętego działaniami projektu systemowego, konkursowego należy uzy-

skać pisemną zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

11. Kto jest uprawniony do podpisywania zobowiązań związanych z realizacją projektu?

O uprawnieniach do podpisywania zobowiązań, w tym umów, decyduje umocowanie prawne kie-

rownika danego ośrodka. Jeśli kierownik jednostki nie posiada tego typu uprawnień, wymagane jest

wystawienie odpowiedniego upoważnienia przez kompetentny do tego organ przed podpisaniem umo-

wy o dofinansowanie.

12. Czy beneficjent ma obowiązek rejestrowania w internecie szkoleń realizowanych

w ramach PO KL?

Beneficjent miał obowiązek rejestrowania szkoleń realizowanych w ramach PO KL, poprzez interne-

towy formularz elektroniczny. Wspomniany formularz jest identyczny dla wszystkich Działań i Poddziałań

PO KL i jest dostępny na stronie www.inwestycjawkadry.pl. Rejestracja przebiega dwuetapowo i obej-

muje: rejestrację instytucji szkoleniowej i rejestrację szkoleń. W przypadku gdy beneficjent nie jest firmą

152 153

szkoleniową, a prowadzi projekt szkoleniowy za pomocą wykonawców (firm szkoleniowych) wówczas

na etapie rejestracji instytucji szkoleniowej do bazy powinny być wprowadzane dane dotyczące instytu-

cji szkoleniowej, a nie beneficjenta.

Natomiast zgodnie z zapisami zawartymi w nowym wzorze umowy o dofinansowanie projektu, be-

neficjent zobowiązuje się do zapewnienia, aby wykonawca szkolenia otwartego realizowanego w ra-

mach projektu zarejestrował instytucję szkoleniową w internetowej bazie ofert szkoleniowych dostęp-

nej na stronie internetowej: www.inwestycjawkadry.pl i aktualizował w ww. bazie informację o każdym

szkoleniu otwartym organizowanym w ramach Projektu nie rzadziej niż raz w miesiącu.

152 153

Notatki

154 155

Notatki

154 155

Notatki

156 157

Notatki

156 157

Notatki

158 159

Notatki

158 159

Notatki

160

Notatki