Poznań, dnia 02 stycznia 2017r - ue.poznan.pl · Web viewPoznań, 16 stycznia 2019 r. DO...

K/292-4-67/2019Poznań, 16 stycznia 2019 r.

DO WSZYSTKICH WYKONAWCÓWUniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu informuje, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia

publicznego dostarczenie, wdrożenie i utrzymanie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP (ZP/037/18) prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, wpłynęły pytania na które Zamawiający niniejszym odpowiada.

Pytanie 1.

Dotyczy: Projekt umowy – załącznik nr 9 do SIWZ;

8.22. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania migracji danych przechowywanych w systemach informatycznych eksploatowanych obecnie przez Zamawiającego. Zakres danych, przechowywanych w systemach informatycznych Zamawiającego, objętych migracją, podział odpowiedzialności Stron oraz warunki wykonania migracji określa Załącznik nr 9 do Umowy. Poprawność migracji danych zostanie zweryfikowana w terminie do 2 miesięcy od daty migracji według standardów ustalonych przez Zamawiającego.

Pytanie: Prosimy o potwierdzenie, że nie będzie konieczne dokonanie kolejnej migracji danych po 2 miesięcznym okresie weryfikacji, jeżeli weryfikacja ta wykaże poprawność migracji danych.Odpowiedź: Zamawiający potwierdza.

Pytanie 2.


8.24. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Zamawiającego Asysty powdrożeniowej wraz z opieką serwisową, która będzie polegać na wykonywaniu czynności takich jak wskazane dla usługi utrzymania Systemu, z uwzględnieniem faktu, że dotyczyć one będą Systemu w fazie jego budowy, udzielaniu Zamawiającemu bieżącej pomocy w obsłudze ZSI, oraz wykonywaniu innych prac niezbędnych do dokonania odbioru końcowego Systemu. Asysta powdrożeniowa wraz z opieką serwisową będzie świadczona:• na żądanie Zamawiającego, świadczona w dowolnym, wskazanym przez niego czasie, jednak obejmująca nie mniej niż 700 godzin;

Pytanie: W związku z tym, że zapis jest niejednoznaczny, a wymiar godzin mieści się przedziale otwartym wnioskujemy o zmianę poprzez wykreślenie słów „nie mniej niż” i pozostawienie zapisu w brzmieniu: „na żądanie Zamawiającego, świadczona w dowolnym, wskazanym przez niego czasie, jednak obejmująca 700 godzin” lub zastąpienie słowami „nie więcej niż”.

Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę na usunięcie słów: „nie mniej niż”.

Pytanie 3.


Projekt „Zintegrowany Program Rozwoju Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu” POWR.03.05.00 – 00 – Z011/17 współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020

9.2. Warunkiem Odbioru Końcowego jest uznanie Systemu za stabilny. Strony ustalają, że System uważany będzie za stabilny, jeżeli po integracji całego Systemu stwierdzony zostanie:a) brak Awariib) brak Błędów

Pytanie A: Wnioskujemy o zastąpienie treści punktu 9.2 nową proponowaną przez Wykonawcę poniższą treścią: „Warunkiem Odbioru Końcowego jest uznanie Systemu za stabilny. Strony ustalają, że System uważany będzie za stabilny, jeżeli po integracji całego Systemu na dzień odbioru stwierdzony zostanie:a) brak Awariib) brak Błędów”

Ust. 9.2 W przypadku odrzucenia zaproponowanej przez Wykonawcę zmiany treści pkt 9.2, Wykonawca prosi o uszczegółowienie warunku Odbioru Końcowego, tj. doprecyzowanie okresu przez jaki system po integracji ma być stabilny, aby mógł być odebrany.

Pytanie B: Czy Zamawiający dopuszcza wykreślenie punktu 9.2, który stanowi, że: „Warunkiem Odbioru Końcowego jest uznanie Systemu za stabilny. Strony ustalają, że System uważany będzie za stabilny, jeżeli po integracji całego Systemu stwierdzony zostanie:a) brak Awariib) brak Błędów”?

Pragniemy podkreślić, iż w funkcjonowanie każdego Systemu ZSI, a w szczególności systemu o takim zakresie, jak objęty przedmiotem zamówienia, z uwagi na ich złożoność, a także ciągłe poddawaniu oddziaływanie ze strony Użytkowników wiąże się z ryzykiem wystąpienia błędu. Stąd powszechną praktyką na rynku usług informatycznych jest nabycie wraz z systemem usług opieki serwisowej. Usunięciu Awarii i Błędów w gwarantowanych czasach reakcji i naprawy służy właśnie usługa utrzymania Systemu objęta warunkami zamówienia. Wystąpienie Awarii lub Błędów winno zatem stanowić podstawę do aktualizacji obowiązków Wykonawcy przewidzianych w punkcie X Umowy, nie zaś stanowić przeszkodę dla dokonaniu odbioru końcowego. Warunkiem Odbioru Końcowego powinno być uznanie, że wszystkie prace objęte przedmiotem zamówienia zostały wykonane. Przepis w obecnym brzmieniu naraża Wykonawcę na ryzyko odmowy Odbioru ze strony Zamawiającego kompletnego Systemu z uwagi na wystąpienie choćby jednostkowego Błędu podczas testów oraz dalsze konsekwencje związane z brakiem Odbioru.

Odpowiedź: Zamawiający zmienia brzmienie punktu 9.2 „Warunkiem Odbioru Końcowego jest uznanie Systemu za stabilny. Strony ustalają, że System uważany będzie za stabilny, jeżeli po integracji całego Systemu na dzień odbioru stwierdzony zostanie: brak Awarii brak Błędów”

Pytanie 4.


11.1. Zamawiający dokonywać będzie odbiorów wykonanych prac w następujący sposób i kolejności:


przeprowadzenie szkoleń Administratorów;

Pytanie: Prosimy o przyporządkowanie nr etapu dla punktu dotyczącego przeprowadzenia szkolenia administratorów.

Odpowiedź: Zamawiający nie przyporządkowuje szkoleń administratorów do konkretnego etapu, ponieważ w ocenie Zamawiającego w zależności od specyfiki wdrażanego systemu oraz przyjętego sposobu wdrażania może być uzasadnione przeprowadzenie szkoleń administratorów na różnych etapach. Harmonogram szkoleń administratorów powinien zostać ustalony z Zamawiającym na etapie analizy przedwdrożeniowej.

Pytanie 5.


11.3. W terminie 14 Dni Roboczych od daty przedstawienia prac do odbioru Kierownik Projektu Zamawiającego wyda decyzję, czy wykonane prace przyjmuje, czy też uzależnia ich przyjęcie od wprowadzenia określonych zmian. Decyzja o przyjęciu prac lub uzależnieniu ich przyjęcia od wprowadzenia określonych zmian sporządzana jest na piśmie i przekazywana Kierownikowi Projektu Wykonawcy. W przypadku nieprzekazania decyzji w podanym wyżej terminie Wykonawca niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni od daty upływu terminu o którym mowa w zdaniu 1 niniejszego punktu, wezwie Zamawianego na piśmie pod rygorem nieważności, do wydania decyzji wyznaczając zarazem dodatkowy termin 14 Dni Roboczych na jej wydanie. Milczenie Zamawiającego w dodatkowym terminie uważane jest za przyjęcie przedstawionych do odbioru prac bez zastrzeżeń. Kierownik Projektu Wykonawcy i Kierownik Projektu Zamawiającego mogą uzgodnić wydłużenie terminu na przyjęcie prac lub uzależnienie ich przyjęcia od wprowadzenia określonych zmian, jeżeli wymaga tego procedura testowa prac przedstawionych do odbioru.

Pytanie: Wnioskujemy o zmianę treści zdania pierwszego pkt 11.3 na: „W terminie 14 Dni Roboczych od daty przedstawienia prac do odbioru Kierownik Projektu Zamawiającego wyda decyzję, czy wykonaneprace przyjmuje, czy też uzależnia ich przyjęcie od wprowadzenia określonych zmian zawartych w SIWZ. (…)”

Odpowiedź: Zamawiający zmienia treść zdania pierwszego pkt 11.3 na: „W terminie 14 Dni Roboczych od daty przedstawienia prac do odbioru Kierownik Projektu Zamawiającego wyda decyzję, czy wykonane prace przyjmuje, czy też uzależnia ich przyjęcie od wprowadzenia określonych zmian mających na celu doprowadzenie do spełnienia wymogów określonych w SIWZ.”

Pytanie 6.


17.2. W przypadku zwłoki w usunięciu uchybień w sposobie wykonania Etapu, obliczanego do dnia sporządzenia stosownego Protokołu Odbioru, Zamawiający będzie uprawniony naliczenia kary umownej w wysokości 0,1% całkowitego wynagrodzenia netto przysługującego Wykonawcy, określonego w punkcie 14.1. lit. a), za każdy dzień zwłoki.


Pytanie: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę punktu 17.2 poprzez wskazanie, że kara umowna (podobnie jak w punkcie 17.1) liczona jest od wynagrodzenia netto przysługującego Wykonawcy za dany Etap, nie zaś od całkowitego wynagrodzenia? Wnioskujemy o zmianę treści punktu 17.2 na: „W przypadku zwłoki w usunięciu uchybień w sposobie wykonania Etapu, obliczanego do dnia sporządzenia stosownego Protokołu Odbioru, Zamawiający będzie uprawniony naliczenia kary umownej w wysokości 0,1% całkowitego wynagrodzenia netto przysługującego Wykonawcy za dany Etap, określonego w punkcie 14.1. lit. a), za każdy dzień zwłoki.”

Kara umowna naliczona od całości wynagrodzenia za opóźnienie w usunięciu uchybień w sposobie wykonania Etapu w sposób oczywisty jest karą rażąco wygórowaną.

Odpowiedź: Zamawiający zmienia wysokość kary umownej wskazanej w p. 17.2 na 0,05% całkowitego wynagrodzenia netto przysługującego Wykonawcy, określonego w punkcie 14.1. lit. a) zdanie pierwsze, za każdy dzień zwłoki.

Pytanie 7.

Dotyczy: Załącznik nr 9 do umowy „Migracja danych”

2.3. Celem weryfikacji kompletności migracji danych, Wykonawca zobowiązany jest zaplanować testy ZSI po testach migracji danych, w sposób umożliwiający przetestowanie procesów biznesowych w oparciu o przeniesione dane.

Pytanie: Prosimy o potwierdzenie, że testy migracji danych zawierają się w zadaniu „Weryfikacja kompletności migracji danych” i odpowiedzialność ich przeprowadzenia spoczywa na Zamawiającym.

Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę.

Pytanie 8.

Dotyczy: Załącznik nr 9 do umowy „Migracja danych”

3.1. Przedmiotem migracji danych powinny być objęte dane niezbędne do realizacji procesów biznesowych objętych Wdrożeniem. Szczegółowy zakres danych podlegających migracji zostanie określony w Koncepcji Wdrożenia.

3.2. W szczególności migracja danych obejmie dane przechowywane w następujących bazach:a) baza pracowników,b) baza środków trwałych,c) baza dostawców,d) baza odbiorców,e) baza indeksów materiałowych.

Pytanie: Zgodnie z Ustawą Pzp (art.29) Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie


wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. W związku z faktem, że Wykonawca musi wycenić zakres prac dotyczących migracji, Wykonawca wnioskuje o doszczegółowienie danych jakie mają być objęte migracją bądź uznanie, że elementy wymienione w pkt 3.2 wyczerpują zakres migracji.

W związku z powyższym prosimy o wyjaśnienie czy wystarczający będzie:a) import słownika dostawców i odbiorców,b) import księgowego bilansu otwarcia,c) import sald dwustronnych nierozliczonych rozrachunków,d) import katalogu towarów i usług,e) import bilansu otwarcia magazynów (ilościowo i wartościowo),f) import katalogu środków trwałych, niskocennych oraz wartości niematerialnych i prawnych,g) import bilansu otwarcia środków trwałych, niskocennych oraz wartości niematerialnych i prawnych,h) import słownika pracowników,i) import danych kadrowych i płacowych niezbędnych do wyznaczenia wymaganych prawem danych o

zasiłkach, rentach, emeryturach, realizowany dla obecnie zatrudnionych pracownikówj) import wypłaconych list płac (z ostatnich 12 miesięcy)

Odpowiedź: Zamawiający potwierdza, że zakres wymieniony w zapytaniu w punktach a-g jest wystarczający. W odniesieniu do punktów h-j Zamawiający informuje, że uzupełnił dokumentację o Załącznik 1 do Arkusza funkcjonalności, który zawiera zakres danych do migracji w module kadry i płace.

Pytanie 9.

Dotyczy: Załącznik nr 11 do umowy „Szkolenia”

6. Zamawiający jest uprawniony do żądania powtórzenia szkolenia, w tym przeprowadzenia szkolenia z innym wykładowcą, w przypadku, w którym ocena któregokolwiek ze wskazanych wyżej aspektów szkolenia będzie niższa niż 4,0.

Pytanie A: W związku z faktem, że oceny uczestników szkoleń będą ocenami subiektywnymi oraz z uwagi na wąską skalę, Zamawiający wnioskuje o obniżenie progu oceny z 4,0 na 3,0.Pytanie B: Dodatkowo wnioskujemy o zmianę treści punktu 6 na: „Zamawiający jest uprawniony do żądania jednokrotnego powtórzenia szkolenia, w tym przeprowadzenia szkolenia z innym wykładowcą, w przypadku, w którym ocena któregokolwiek ze wskazanych wyżej aspektów szkolenia będzie niższa niż 3,0.

Odpowiedź: Zamawiający zmienia zapis na „Zamawiający jest uprawniony do żądania jednokrotnego powtórzenia szkolenia, w tym przeprowadzenia szkolenia z innym wykładowcą, w przypadku, w którym ocena któregokolwiek ze wskazanych wyżej aspektów szkolenia będzie niższa niż 3,5.”

Pytanie 10.

Dotyczy: Załącznik 10 do umowy „Interfejsy do systemów pomocniczych”

5. Systemy objęte integracją:• System USOS - w zakresie systemu USOS, Wykonawca musi zapewnić integrację (w tym wykonać niezbędne interfejsy do swojego systemu) dla wszystkich danych i obszarów niezbędnych dla zapewnienia pełnej


funkcjonalności systemu zarządczego, w stopniu zapewniającym sprawną realizację procesów biznesowych Zamawiającego. Zakres i metody realizacji opracowane zostaną na etapie Analizy Przedwdrożeniowej• Active Directory – metodę integracji opisano w punkcie 5.• Delegacje - zakres i metody realizacji opracowane zostaną na etapie Analizy Przedwdrożeniowej• Rejestr Projektów - zakres i metody realizacji opracowane zostaną na etapie Analizy Przedwdrożeniowej

Oraz Załącznik nr 12 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia7.7.Zasady integracji Systemu z innymi systemami7.7.1. Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić integrację Systemu ze wskazanymi systemami informatycznymi Zamawiającego, w tym:

• systemem obsługi toku studiów USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studiów, wytworzony w ramach Międzyuniwersyteckiego Centrum Informatyzacji MUCI), w zakresie rozliczeń finansowych ze studentami, uczestnikami studiów doktoranckich, słuchaczami studiów podyplomowych oraz synchronizacji danych pracowników, studentów, uczestników studiów doktoranckich oraz słuchaczy studiów podyplomowych,

• usługą katalogową Active Directory (wymogi integracji zostały określone w Załączniku nr 10 do Umowy),

• systemem Delegacje (rozwijanym przez Zamawiającego),• systemem Rejestr Projektów (rozwijanym przez Zamawiającego).

7.7.2. Zakres i metody realizacji integracji opracowane zostaną na etapie Analizy Przedwdrożeniowej.7.7.3. Integracja ma na celu wprowadzanie konkretnej danej tylko w jednym systemie (System Źródłowy Danej). Systemem Źródłowym Danej będzie system, z którego te dane będą udostępniane dla innych systemów.7.7.4. Poziom szczegółowości, struktura oraz częstotliwość aktualizacji integrowanych danych zostanie uszczegółowiona na etapie Analizy Przedwdrożeniowej.

Pytanie: Zgodnie z Ustawą Pzp (art.29) Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. W związku z powyższym prosimy o:a) określenie/potwierdzenie pełnej listy integrowanych systemów (wraz z opisem ich roli, podaniem nazwy,

producenta i wersji) wraz z potwierdzeniem, że Zamawiający posiada wsparcie Dostawców/Producentów ww. systemów w zakresie integracji owych systemów z systemem będącym przedmiotem zamówienia

b) określenie wymaganego zakresu danych i procesów w zakresie których ma następować wymiana danych wraz z określeniem kierunku przepływu tych danych i częstotliwości wymiany danych tj. jakie dane mają trafiać do systemu będącego przedmiotem zamówienia i jakie dane mają być przekazywane do systemów Zamawiającego

c) wskazanie wszystkich niezbędnych technicznych informacji, dzięki którym będzie możliwa integracja, w szczególności specyfikację interfejsu i protokołu wymiany danych wraz z dokumentacją

d) zapewnienie, że integrowane systemy posiadają odpowiednie technologiczne możliwości integracyjne (np. API), a Zamawiający posiada licencyjnie/gwarancyjnie zapewnione możliwości integrowania w owe systemy oraz będzie odpowiedzialny za wykonanie prac po stronie integrowanych systemów.

Odpowiedź:Zamawiający przewiduje integrację z:- USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studiów) – posiada API, specyfikacja dostępna pod adresem https://usosapps.uw.edu.pl/developers/api/. Zakres integracji został opisany w odpowiedzi na pytanie 11.


https://usosapps.uw.edu.pl/developers/api/

- Active Directory – usługa firmy Microsoft. Opis integracji został zawarty w załączniku 10 do umowy.

- Delegacje – autorska aplikacja Zamawiającego realizująca obieg dokumentów związany z wyjazdami krajowymi. Zamawiający przewiduje wymianę danych przez udostępnioną Wykonawcy tabelę/tabele w bazie danych (PostgreSQL). Zakres integracji:

Z systemu ERP do systemu Delegacje 1. Lista pracowników (w tym także adres e-mail)2. Lista kart zatrudnienia (powiązanie pracownik-jednostka, w chwili obecnej są to: stanowisko,

typ zatrudnienia, status zatrudnienia, okres zatrudnienia, jednostka, pracownik)

1. Lista jednostek/katedr z powiązaniem do jednostki nadrzędnej

3. Lista kierowników jednostek

4. Lista kont bankowych pracowników

5. Lista pełnionych funkcji pracowników (Dziekan, Rektor, itd.)

6. Lista kont użytkowników (identyfikacja logowania, AD)

Z systemu Delegacje do systemu ERP1. Dane niezbędne do rezerwacji środków w budżecie (w ERP - po wszystkich akceptacjach

przed wyjazdem) 2. Dane niezbędne do wypłaty zaliczki (obsługa wypłaty po stronie ERP)3. Dane niezbędne do rozliczenia finansowego delegacji (obsługa rozliczenia po stronie ERP)4. Dane niezbędne do oznaczenia nieobecności pracownika w dniach delegacji (w module

kadrowym)

- Rejestr Projektów - autorska aplikacja Zamawiającego realizująca obieg dokumentów związany ze zgłaszaniem projektów badawczych wraz z ich wynikami (np. publikacje, patenty) oraz rejestracją patentów, znaków towarowych i wynalazków. Aplikacja nie służy do rozliczenia finansowego projektów. Zamawiający przewiduje wymianę danych przez udostępnioną Wykonawcy tabelę/tabele w bazie danych (PostgreSQL).Zakres integracji: Z systemu ERP do Rejestru Projektów:

1. Dane pracowników (imię, nazwisko, tytuł, e-mail, telefon, stanowisko, wydział, katedra)2. Dane dot. struktury organizacyjnej

Z Rejestru Projektów do systemu ERP:1. Dane umożliwiające utworzenie projektów/budżetów w ERP2. Dana o zespołach projektowych


Pytanie 11.

Dotyczy: Załącznik 10 do umowy „Interfejsy do systemów pomocniczych”

5. Systemy objęte integracją:• System USOS - w zakresie systemu USOS, Wykonawca musi zapewnić integrację (w tym wykonać niezbędne interfejsy do swojego systemu) dla wszystkich danych i obszarów niezbędnych dla zapewnienia pełnej funkcjonalności systemu zarządczego, w stopniu zapewniającym sprawną realizację procesów biznesowych Zamawiającego. Zakres i metody realizacji opracowane zostaną na etapie Analizy Przedwdrożeniowej

Pytanie: Zgodnie z Ustawą Pzp (art.29) Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. W związku z tym, że zakres integracji z systemem USOS został określony bardzo ogólnie, co uniemożliwia precyzyjne określenie pracochłonności jej wykonania prosimy o potwierdzenie, że wystarczająca będzie integracja wg następującego modelu:

Z systemu USOS powinny być pobierane przez ERP poniższe dane (USOS -> ERP):1. Dane osobowe studentów [Imię, drugie imię, nazwisko, PESEL, numer dowodu osobistego, NIP, numer

paszportu (obcokrajowcy)].2. Dane teleadresowe studentów [adres stały (ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy,

miejscowość), adres korespondencyjny (j.w.), numer telefonu, adres email].3. Rachunki bankowe przydzielone studentom do regulowania należności oraz rachunki bankowe, na które

wypłacane mają być stypendia.4. Dane dotyczące toków studiów realizowanych przez studentów [kierunek studiów, wydział, etap studiów,

tryb studiów, rodzaj studiów].5. Dane dotyczące należności studentów.6. Dane dotyczące wypłat stypendiów [identyfikator osoby, rodzaj stypendium, typ operacji, kwota, numer

konta].7. Rozliczenie godzin przepracowanych przez pracowników.

System ERP powinien przekazywać do USOS poniższe dane (ERP -> USOS):1. Struktura organizacyjna uczelni [kod jednostki, nazwa jednostki, kod jednostki nadrzędnej].2. Dane osobowe pracowników [Imię, drugie imię, nazwisko, PESEL, numer dowodu osobistego, NIP, numer

paszportu (obcokrajowcy), tytuł naukowy stosowany w korespondencji, płeć].3. Dane teleadresowe pracowników [adres stały (ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy,

miejscowość), adres korespondencyjny (j.w.), numer telefonu, adres email].4. Dane dotyczące zatrudnienia na umowy o pracę [stanowisko, funkcja, rodzaj umowy, jednostka

organizacyjna, data zawarcia umowy, data zakończenia umowy].5. Wpłaty dotyczące należności oraz rozliczenia tych wpłat z należnościami.

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje, że w odniesieniu do części „Z systemu USOS powinny być pobierane przez ERP poniższe dane (USOS -> ERP)” wskazany zakres integracji będzie uzupełniony o punkty 8. Dziedziny /dyscypliny naukowe reprezentowane przez pracowników. 9. Tytuły naukowe pracowników


Pytanie 12.

Dotyczy: Załącznik 13 do umowy „Liczba użytkowników systemu”

Przewidywana liczba użytkowników modułów Systemua. Finanse i Księgowość – 30b. Logistyka – 10c. Majątek Trwały – 5d. Kadry i Płace – 25e. Budżetowanie – 5 (administracja) + 120 (dostęp do odczytu – jednostki Uczelni)f. Zarządzanie Projektami – 10g. Elektroniczny Obieg Dokumentów – 20 (administracja) + 1000 pracownicy

Wykonawca zapewnia możliwość jednoczesnej pracy wszystkich użytkowników Systemu, w tym także w środowisku testowym.

Pytanie A: Jak należy rozumieć dostęp do odczytu? Czy chodzi dostęp do systemu ERP czy do narzędzi raportowych typu BI, w których wyświetlane mogą być np. zestawienia dot. planu i jego wykonania?

Pytanie B: Prosimy o precyzyjne określenie jaka liczba użytkowników mam mieć możliwość jednoczesnej pracy w Systemie. Czy chodzi o 85 jednoczesnych użytkowników dla systemu ERP, 120 użytkowników systemu BI z dostępem do odczytu danych z modułu Budżetowanie czy też chodzi o jednoczesny dostęp do systemu ERP dla 205 użytkowników (w tym 120 tylko z uprawnieniami odczytu danych z modułu Budżetowanie)?

Pytanie C: Czy w przypadku systemu EOD również chodzi o jednoczesny dostęp dla 1000 pracowników 20 z uprawnieniami administracyjnymi? Jeśli tak prosimy o doprecyzowanie ilu użytkowników łącznie (nazwanych) ma mieć dostęp do tej części Systemu.

Pytanie D: Zamawiający w części Kadry i Płace w Arkuszu Funkcjonalności sprecyzował wymagania dla Portalu Pracowniczego, a jednocześnie wskazał 25 użytkowników jednoczesnych. Czy w ramach wskazanej liczby, do systemu będą logować się również użytkownicy portalu pracowniczego? Prosimy o określenie łącznej liczby użytkowników (nazwanych kont portalowych) mających mieć dostęp do tej części Systemu.

Pytanie E: W zakresie modułu kadry i płace Zamawiający wskazał 25 użytkowników jednoczesnych. Czy w ramach wskazanej liczby, do systemu będą logować się również studenci wypełniający ankietę oceny pracownika? Jeżeli nie to prosimy o podanie przewidywalnej liczby licencji jednoczesnych koniecznych do realizacji wymagania.

Pytanie F: Prosimy o wyjaśnienie jak mają się liczby podane w załączniku 13 do Umowy z liczbą 100 w pozycji 1 Załącznika nr 2 „Formularz kalkulacji ceny oferty (wszystkie kwoty należy podać w wartościach brutto)”. Pragniemy zauważyć, że oprócz licencji dostępowych do systemu dla użytkowników rozróżnia się zazwyczaj licencje serwerowe na poszczególne moduły dostarczanego ZSI, jednakże brakuje w formularzu ofertowym miejsca na ujęcie kosztów takich licencji. Za takowe miejsce nie można uznać pozycji 2 „Licencje Oprogramowania systemowego (Wykonawca podaje tylko ogólną wartość dostawy licencji innych systemów zależnych i wpisuje ją w kolumnie 5)”, ponieważ dotyczy ono innych systemów zależnych (np. baz danych, oprogramowania narzędziowego). Jest to o tyle istotne zagadnienie (głównie dla Zamawiającego), ponieważ wymagane jest utrzymanie w okresie obowiązywania Umowy ceny jednostkowej za licencję. W przypadku gdy


brakować będzie miejsca na wpisanie licencji serwerowych (innych niż stanowiskowe), cały koszt licencji skumuluje się w jednej pozycji, przez co wartość ta zostanie zawyżona.

Pytanie G: W Formularzu znajduje się ponadto błąd. W Wierszu 3, w kolumnie 5 znajduje się adnotacja: „(Suma wartości w wierszach 2 i 3)”, a powinno być „(Suma wartości w wierszach 1 i 2)”.

Odpowiedź:A - dostęp do odczytu należy rozumieć jako dostęp do narzędzi raportowych.B – Zamawiający potwierdza, że chodzi o możliwość jednoczesnej pracy 85 użytkowników w Systemie (ERP) oraz dodatkowo 120 użytkowników z dostępem do raportowania z modułu Budżetowanie.C – Zamawiający wymaga, aby do systemu EOD miało jednoczesny dostęp 20 użytkowników definiujących procesy i zarządzających systemem oraz aby dostęp poprzez przeglądarkę/portal itp. miało 1000 użytkowników (pracowników), którzy będą uczestnicy procesu EOD.D – liczba 25 dotyczy jednoczesnych użytkowników systemu Kadry/Płace, natomiast do portalu pracowniczego wymagany jest dostęp dla 1000 użytkowników (pracowników Zamawiającego).E - Do systemu nie będą logować się studenci wypełniający ankietę oceny pracownikaF – Zamawiający zmienił formularz oferty i usunął z niego liczbę licencji. Należy zatem wskazać cenę wszystkich licencji niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Systemu zgodnie z wymaganiami Zamawiającego.G – Zamawiający skorygował formularz

Pytanie 13.

Dotyczy: Załącznik nr 4 do Umowy „System Serwisowy i kanały kontaktu”

1.1. Wykonawca gwarantuje zapewnienie dostępności Systemu Serwisowego w sposób ciągły, 24 godziny na dobę, przez wszystkie dni w roku. Poziom dostępności Systemu obliczany jest w stosunku miesięcznym i nie może być mniejszy niż 99%, dla każdego miesiąca świadczenia usług Serwisu ZSI. Przez dostępność Systemu Serwisowego Strony rozumieją prawidłowe funkcjonowanie Systemu Serwisowego dla Pracowników w sposób umożliwiający składanie Zleceń Serwisowych.

Pytanie A: Prosimy o wyjaśnienie czy Wykonawca prawidłowo przyjmuje, że nie jest czasem braku dostępności Systemu Serwisowego czas niedostępności wynikający z przyczyn, za które nie odpowiada Wykonawca, np. brak prąduOdpowiedź: Zamawiający potwierdza interpretację Wykonawcy.

Pytanie B: Czy w zdaniu „Poziom dostępności Systemu obliczany jest w stosunku miesięcznym i nie może być mniejszy niż 99%, dla każdego miesiąca świadczenia usług Serwisu ZSI.” Zamawiającemu chodzi o System Serwisowy? Jeżeli tak to prosimy o zmianę wymagania.Odpowiedź: Zamawiający potwierdza, że chodzi o system serwisowy i wprowadza odpowiednią poprawkę we wskazanym zdaniu.

Pytanie 14.

Dotyczy: Załącznik nr 12 do Umowy „Usługa Help Desk”


1.1. Świadczenie usług Help Desk obejmuje przyjmowanie przez Wykonawcę zapytań składanych przez Administratorów oraz Kluczowych Użytkowników i udzielanie odpowiedzi na złożone zapytania. Zapytania dotyczyć mogą wszelkich aspektów działania Systemu, w szczególności ewentualnych lub rzeczywistych nieprawidłowości funkcjonowania.

2.2. Kategoria zapytania (pilne, standardowe) określana jest przez Kluczowego Użytkownika lub Administratora składającego Zapytanie. Jako pilne będą rejestrowane wszystkie zapytania, dotyczące ewentualnych lub rzeczywistych nieprawidłowości funkcjonowania Systemu co najmniej kategorii Awarii lub Błędu lub ryzyka ich powstania. Pozostałe zapytania będą rejestrowane jako standardowe.

Pytanie: Zamawiający w pkt. 1.1 i 2.2. użył określenie „ewentualnych lub rzeczywistych nieprawidłowości funkcjonowania”. Prosimy o wyjaśnienie co Zamawiający ma na myśli mówiąc o ewentualnych nieprawidłowościach?

Odpowiedź: Zamawiający przez ewentualne nieprawidłowości rozumie np. zapytanie co się stanie po zmianie parametru systemu, albo pytanie o funkcjonowanie systemu po zmianie np. ścieżki obiegu dokumentu.

Pytanie 15.


10.1. W ramach Etapu XII Wykonawca świadczyć będzie, przez okres 120 miesięcy od dnia następnego po zakończeniu Gwarancji Jakości, usługę utrzymania Systemu polegającą na: instalacji aktualizacji (Patchy) Systemu oraz nowych wersji modułów wchodzących w skład Systemu na

żądanie Zamawiającego;

Pytanie: Czy Zamawiający po uprzednim przeszkoleniu, oraz ewentualnym doraźnym wsparciu Wykonawcy, dopuszcza możliwość samodzielnej instalacji dostarczonych przez Wykonawcę pakietów serwisowych zawierających poprawki oprogramowania?

Odpowiedź: Tak, Zamawiający przewiduje taką możliwość.

Pytanie 16.


10.3. Dla poszczególnych kategorii Wad Wykonawca gwarantuje zachowanie następującego poziomu realizacji Zleceń Serwisowych (Service Level Agreement, dalej „SLA”):

Kategoria Wady Czas Reakcji Czas Naprawyliczony od momentu liczony od momentudokonania zgłoszenia dokonania zgłoszenia

Awaria 1 Godzina Serwisowa Niezwłocznie, nie dłużej, niż2 Godziny Serwisowe*

Błąd 2 Godziny Serwisowe 8 Godzin Serwisowych*


Usterka 8 Godzin Serwisowych 27 Godzin Serwisowych*

* ) Podane w tabeli czasy naprawy uważa się za zachowane, jeżeli w tym czasie Wykonawca wprowadzi co najmniej rozwiązanie tymczasowe (protezę) usuwające Wadę, pod warunkiem, że ostateczne rozwiązanie zostanie wprowadzone w ciągu następnych 72 godzin. Zamawiający może wyrazić zgodę na wydłużenie tego czasu.

Pytanie A: Czy Zamawiający wyraża zgodę na zdalne świadczenie usług utrzymania Systemu? Pytanie B: Prosimy o potwierdzenie, że czas naprawy liczony jest, jako czas pracy Wykonawcy i nie zawiera czasu oczekiwania na informacje od Zamawiającego niezbędne do prowadzenia działań serwisowych.

Pytanie C: Czy Zamawiający przewiduje możliwość zadawanie pytań do Zleceń Serwisowych?

Odpowiedź:A – Zamawiający wyraża zgodę.B – Zamawiający potwierdza.C – Zamawiający przewiduje taką możliwość.

Pytanie 17.


10.13. Wykonawca zobowiązuje się do okresowego audytu systemu (nie rzadziej niż co trzy miesiące) w celu zapewnienia prawidłowego i optymalnego funkcjonowania Systemu.

Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie jakich działań Wykonawcy oczekuje Zamawiający w ramach cyklicznego audytu.

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje przede wszystkim weryfikacji poprawności działania systemu, identyfikacji ‘wąskich gardeł’ dot. wydajności, optymalizacji funkcjonowania systemu, w tym bazy danych.

Pytanie 18.


10.39. Jeżeli konieczność aktualizacji wynika zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązujących standardów albo zasad realizacji funkcji wykonywanych przez System, wówczas aktualizacja powinna nastąpić nie później niż na 7 dni przed wejściem w życie takich zmian.

Pytanie: Istnieją przykłady z niedawnej historii prawodawstwa, wskazujące, że spełnienie wymogu dostosowania systemu do zmian przepisów prawa na 7 dni przed wejściem ich w życie jest niemożliwe ze względu na brak vacatio legis. W związku z powyższym prosimy o rozszerzenie zapisu poprzez dodanie następującego zdania:„ W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający dopuści aby Wykonawca udostępnił odpowiednie zmiany w terminach umożliwiających Zamawiającemu wywiązanie się ze zmienionych przepisów prawa.”


Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę na proponowany zapis.

Pytanie 19.


13.3. Dla poszczególnych kategorii Wad Wykonawca gwarantuje zachowanie następującego poziomu realizacji gwarancji jakości:

Kategoria Wady Czas Reakcji Czas NaprawyLiczony od momentu Liczony od momentudokonania zgłoszenia dokonania zgłoszenia

Awaria 1 Godzina Serwisowa Niezwłocznie, nie dłużej,niż 2 GodzinySerwisowe*

Błąd 2 Godziny Serwisowych 8 Godzin Serwisowych*Usterka 8 Godzin Serwisowych 27 Godzin Serwisowych*

* ) Podane w tabeli czasy naprawy uważa się za zachowane, jeżeli w tym czasie Wykonawca wprowadzi co najmniej rozwiązanie tymczasowe (protezę) usuwające Wadę, pod warunkiem, że ostateczne rozwiązanie zostanie wprowadzone w ciągu następnych 72 godzin. Zamawiający może wyrazić zgodę na wydłużenie tego czasu.

Pytanie A: Czy Zamawiający wyraża zgodę na zdalne świadczenie usług gwarancyjnych?

Pytanie B: Prosimy o potwierdzenie, że czas naprawy liczony jest, jako czas pracy Wykonawcy i nie zawiera czasu oczekiwania na informacje od Zamawiającego niezbędne do prowadzenia działań serwisowych.

Pytanie C: Czy Zamawiający przewiduje możliwość zadawanie pytań do zgłoszonych Wad Wykonawcy?

Odpowiedź:A – Zamawiający wyraża zgodę.B – Zamawiający potwierdza.C – Zamawiający przewiduje taką możliwość.

Pytanie 20.


8.1. W ramach Etapów od IV do XII Umowy Wykonawca zobowiązuje się do:a) instalacji Systemu i Oprogramowania systemowego w środowisku produkcyjnym;b) wdrożenia poszczególnych modułów wraz z ich Startem Produktywnym;c) wykonania migracji danych do ZSI z dotychczas eksploatowanych przez Zamawiającego systemów

informatycznych;


d) wykonania interfejsów do systemów pomocniczych w celu integracji ZSI z oprogramowaniem producentów trzecich, eksploatowanym przez Zamawiającego;

Pytanie: Zgodnie z Ustawą Pzp (art.29) Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. W związku z tym, że zakres powinien być określony już na etapie formułowania przedmiotu zamówienia, a na etapie Koncepcji Wdrożenia mógłby jedynie być dookreślony (bez jego rozszerzania) prosimy o wykreślenie z Projektu umowy dopisku „przy czym zakres prac w punktach b, c i d zostanie określony w Koncepcji Wdrożenia.”

Odpowiedź: Zamawiający zmienia zapis na „(…) przy czym metody realizacji prac w punktach b, c i d zostaną uzgodnione z Wykonawcą w Koncepcji Wdrożenia”.

Pytanie 21.


8.21. Jeżeli w ramach Wdrożenia łączny nakład dodatkowej pracy Wykonawcy na uwzględnienie zmian nie przekroczy 300 godzin pracy zgodnie z wyceną nakładu czasu pracy stosownie do postanowienia punktu poprzedzającego, Wykonawca zrealizuje zmiany bez dodatkowego wynagrodzenia.

Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie czy chodzi o pojedyncze zmiany, których pracochłonność nie będzie przekraczała 300 godzin czy wszystkie zmiany, które będą miały miejsce i będą realizowane do limitu 300 godzin pracy. Prosimy również o wyjaśnienie jaką procedurę zastosuje Zamawiający w przypadku przekroczenia 300 godzin. Czy będą tu miały zastosowanie zasady rozliczania Zleceń Rozwojowych?

Odpowiedź: Zamawiający wyjaśnia, że chodzi o wszystkie zmiany do limitu 300 godzin. Zamawiający zastosuje zasady rozliczania zleceń rozwojowych.

Pytanie 22.


18.1. W celu zabezpieczenia należytego wykonania Umowy Wykonawca, wniesie następujące zabezpieczenie:1) Z tytułu należytego wykonania Etapów od I do XII w wysokości …. % wynagrodzenia Wykonawcy za te

Etapy wskazanego w formularzu kalkulacji ceny oferty (Załącznik nr 2 do Oferty)2) Z tytułu wykonania Etapu XIII (usługa utrzymania Systemu) w wysokości …. % łącznego wynagrodzenia

Wykonawcy za ten Etap wskazanego w formularzu kalkulacji ceny oferty (Załącznik nr 2 do Oferty)

Pytanie A: Prosimy o określenie jaki procent wynagrodzenia Wykonawcy będzie stanowiło zabezpieczenie należytego wykonania Umowy. Jest to informacja niezbędna na etapie SIWZ.

Pytanie B: Jak się ma do powyższego zapis SIWZ: „23. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY W niniejszym postępowaniu nie jest wymagane.”Prosimy o ujednolicenie zapisów.


Pytanie C: Niezależnie od powyższego prosimy o skorygowanie zapisów ponieważ w Umowie nie występuje Etap XIII. Usługa utrzymania Systemu jest Etapem XII.

Odpowiedź: Zamawiający wprowadził odpowiednie zapisy w SIWZ oraz w projekcie umowy w p. XVIII.

Pytanie 23.

Dotyczy: Załącznik nr 12 do SIWZ; Opis przedmiotu zamówienia

1.5. Zamawiający przewiduje wdrożenie Systemu z uwzględnieniem liczby użytkowników wskazanej w Załączniku nr 13 do Umowy, niemniej z uwagi na możliwe różne modele licencjonowania Systemu Zamawiający zastrzega możliwość doprecyzowania liczby licencji na etapie Analizy Przedwdrożeniowej.

Pytanie: Zgodnie z Ustawą Pzp (art.29) Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.Prosimy o jednoznaczne określenie ilości wymaganych licencji, poprzez określenie:a) Liczby jednoczesnych operatorów systemu ERP (w skali całego systemu)b) Liczby użytkowników nazwanych (potwierdzenie liczb z załącznika nr 13) dla poszczególnych modułów lub

systemów (ERP, EOD, Portal)c) Liczby użytkowników nazwanych dla Portalu Pracowniczegoi potwierdzenie, że dodatkowe licencje (których ilość zostanie ewentualnie doprecyzowana na etapie Analizy) będą podlegały dodatkowemu wynagrodzeniu zgodnie z punktem 6.5 Umowy

Odpowiedź: a – Zamawiający w załączniku 13 do Umowy podał liczbę jednoczesnych nazwanych użytkowników Systemu wskazując też ich podział na poszczególne moduły. Jeśli przy liczbach nie ma dodatkowych uwag, chodzi o ‘operatorów’. W wypadku modułu ‘Budżetowanie’ Zamawiający przewiduje 5 użytkowników typu ‘operator’ (administracja) oraz wymaga też zapewnienia możliwości dostępu do odczytu danych (raportów) dla 120 użytkowników, przy czym nie określa sposobu realizacji takiego dostępu (np. przez stronę www lub przez pracę bezpośrednio w systemie). Analogicznie w odniesieniu do EOD Zamawiający wymaga licencji dla 20 ‘operatorów’ oraz dostępu przez www dla 1000 pracowników Zamawiającego, którzy też są użytkownikami nazwanymi.

b- Zamawiający potwierdza liczby użytkowników z załącznika 13 do umowy:a. Finanse i Księgowość – 30 b. Logistyka – 10c. Majątek Trwały – 5 d. Kadry i Płace – 25 e. Budżetowanie – 5 (administracja) + 120 (dostęp do odczytu – jednostki Uczelni)f. Zarządzanie Projektami – 10 g. Elektroniczny Obieg Dokumentów – 20 (administracja) + 1000 pracownicy c – Zmawiający potwierdza, że liczba pracowników (użytkowników nazwanych) Portalu pracowniczego to 1000.Zamawiający potwierdza, że dodatkowe licencje będą płatne wg stawki wskazanej w ofercie


Pytanie 24.


1.6. Zamawiający przewiduje, że zakres wdrażanego Systemu będzie obejmował następujące moduły (obszary):• Logistyka

Pytanie: Zamawiający w Arkuszu Funkcjonalności nie umieścił odrębnego arkusza dla modułu Logistyka. Prosimy o potwierdzenie, że wszelkie wymagania dla tego obszaru znajdują się w pozostałych arkuszach (w szczególności w arkuszu Finanse i Księgowość).

Odpowiedź: Zamawiający potwierdza.

Pytanie 25.


7.7.2. Zakres i metody realizacji integracji opracowane zostaną na etapie Analizy Przedwdrożeniowej. Pytanie: Zgodnie z Ustawą Pzp (art.29) Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. W związku z powyższym prosimy o precyzyjne określenie zakresu integracji, danych, które powinny podlegać wymianie, kierunku i częstotliwości przepływu tych danych, możliwości integracyjnych systemów, a także o potwierdzenie, że ustalenia wykraczające poza przedmiot zamówienia będą podlegały dodatkowemu wynagrodzeniu na zasadach rozliczania Zleceń Rozwojowych.

Odpowiedź: Zamawiający zmienia zapis wskazanego punktu na „Metody realizacji integracji opracowane zostaną na etapie Analizy Przedwdrożeniowej.” Zamawiający potwierdza, że prace wykraczające poza przedmiot zamówienia będą podlegały dodatkowemu wynagrodzeniu na zasadach rozliczania Zleceń Rozwojowych.

Pytanie 26.

Dotyczy: Załącznik 8 do umowy „Specyfikacja licencji na System ERP oraz innych systemów i aplikacji niezbędnych do realizacji wdrożenia systemu”

1. Zamawiający zapewnia do celów związanych z realizacją Umowy:• Platformę wirtualizacyjną VMWare vSphere 6.5,• System operacyjny MS Windows Server 2016 Data Center.

Pytanie: Czy Zamawiający udostępnia również licencje dostępowe do Windows Server dla wszystkich użytkowników system?

Odpowiedź: Tak


Pytanie 27.


6.1. Wykonawca jest zobowiązany przeprowadzić łącznie 1000 godzin szkoleń, które w szczególności obejmą trzy kategorie: szkolenia dla Administratorów Systemu - w zakresie gwarantującym transfer wiedzy umożliwiającej

samodzielną administrację i eksploatację dostarczanego w ramach wdrożenia Systemu. Zamawiający przewiduje w tej części przeszkolenie 20 osób oraz łączną liczbę 40 godzin szkolenia.

oraz:

6.4. Szkolenia dla Administratorów będą certyfikowane przez producentów oprogramowania dostarczanego przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia.

Pytanie A: Prosimy o wyjaśnienie czy dostarczając np. komercyjną bazę danych np. Oracle czy MS SQL należy dostarczyć szkolenia certyfikowane przez odpowiednio Oracle czy Microsoft czy też wystarczające będą szkolenia certyfikowane przez Wykonawcę w zakresie wystarczającym do administrowania bazami danych w kontekście wdrażanych systemów?

Pytanie B: Czy 40 godzin szkolenia ma przypadać na 1 osobę czy jest to pula godzin dla wszystkich 20 administratorów?

Odpowiedź: A – Zamawiający wyjaśnia, że wymóg szkoleń certyfikowanych przez producentów dotyczy przypadku, gdy Wykonawca oferuje System (ERP), którego nie jest producentem. Zamawiający nie wymaga przeprowadzenia szkoleń z systemów baz danych. W tym zakresie wystarczające jest szkolenie prowadzone przez Wykonawcę. B – Zamawiający przewiduje szkolenia grupowe w łącznym wymiarze 40 godzin

Pytanie 28.

Dotyczy: Załącznik nr 12 do SIWZ; Opis przedmiotu zamówienia3. Infrastruktura informatyczna Zamawiającego: „Użytkowana platforma sprzętowa składa się z: …systemu kopii zapasowych: oprogramowania Veeam Backup & Replication 9.5”

Pytanie: W załączniku 8 „Specyfikacja licencji na System ERP oraz innych systemów i aplikacji niezbędnych do realizacji wdrożenia systemu” Zamawiający w punkcie 1 pisze: „Zamawiający zapewnia do celów związanych z realizacją Umowy: nie zawiera oprogramowania Veeam.” W związku z nieścisłością prosimy o aktualizację tego załącznika lub określenie ile takich licencji i w jakiej wersji należy dostarczyć.

Odpowiedź: Zamawiający nie wymaga dostarczenia licencji Veeam


Pytanie 29.


Pytanie: Czy Zamawiający dopuszcza wykreślenie z umowy punktów 5.2 – 5.8 dotyczących bezpośredniego rozliczenia Zamawiającego z podwykonawcą?

Zwracamy uwagę, że Zamawiającego nie łączy żadna więź prawna z podwykonawcą. Podwykonawcy nie przysługują w związku z tym żadne roszczenia wobec Zamawiającego, a Zamawiający nie jest zobowiązany na żadnej podstawie do dokonywania świadczeń na rzecz Podwykonawcy. Zgodnie z punktem 5.1 „Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywanie zobowiązań przez podwykonawcę, jak za własne działania lub zaniechania”.

Proponowana konstrukcja prawna ma charakter nietypowy dla umów tego rodzaju. Właściwa jest dla umów zawieranych na rynku usług budowlanych, co wynika ze szczególnego reżimu odpowiedzialności zamawiającego wynikającego ze szczególnych postanowień kodeksu cywilnego w zakresie umów o roboty budowlane, które nie mają jednak żadnego zastosowania do umów dotyczących wdrożeń informatycznych.

Odpowiedź: Nie

Pytanie 30.

Dotyczy: Projekt umowy – załącznik nr 9 do SIWZ

Pytanie: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień punktów 8.3 – 8.6 złożenie kodu źródłowego, o którym mowa w punkcie 8.3 do depozytu notarialnego lub innego depozytu oraz określenie warunków podjęcia kodów źródłowych z depozytu do przypadków enumeratywnie określonych w umowie, w szczególności w razie upadłości lub likwidacji Wykonawcy, w razie zaprzestanie świadczenia na rzecz Zamawiającego usług serwisu lub rozwoju z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy?

Należy podkreślić, że oprogramowanie System ZSI stanowi rozwiązanie Wykonawcy, które ma charakter standardowy, przeznaczone jest do zaspokojenia ogólnych potrzeb rynku, nie zaś konkretne podmiotu– nie jest oprogramowaniem tworzonym od podstaw na zamówienie. System ZSI stanowi główne aktywo producentów oprogramowania informatycznego, a treść kodu źródłowego stanowi ściśle chronioną tajemnicę przedsiębiorstwa każdego z tych podmiotów.

Mając na względzie, że warunki zamówienia przewidują obowiązek świadczenia usług serwisu przez 120 miesięcy, nie jest zrozumiałe oczekiwanie Zamawiającego polegające na przekazaniu kodów źródłowych Rezultatów Prac w tak szerokim zakresie, w szczególności jeśli wziąć pod uwagę, że wszelkie prace związane ze zmianą kodu dla potrzeb Zamawiającego, mają być realizowane przez Wykonawcy na podstawie umowy.

Tak szerokie ujęcie kwestii przekazania kodów źródłowych nie tylko odbiega od praktyki rynkowej, ale nie znajduje też żadnego rzeczowego uzasadnienia z punktu widzenia ochrony interesów Zamawiającego, a jednocześnie silnie narusza interes Wykonawców i może powodować znaczące ograniczenie kręgu potencjalnych oferentów.


Względnie proszę o potwierdzenie, że obowiązek przekazania kodów źródłowych nie dotyczy kodów oprogramowania standardowego tj. Systemy (ZSI), a jedynie utworów „stworzonych lub opracowanych” w wykonaniu Umowy, których oprogramowanie ZSI – rozumiane jako oprogramowanie standardowe nie stanowi.

Odpowiedź: Zamawiający nie wymaga przekazania kodów źródłowych Systemu do dowolnego wykorzystania, a jedynie zdeponowania ich (w tym w formie depozytu notarialnego) z możliwością wykorzystania przez Zamawiającego w ściśle określonych przypadkach (np. upadłości firmy). Zamawiający wymaga przekazania do własnego wykorzystania utworów „stworzonych lub opracowanych” w wykonaniu Umowy i o takie „Rezultaty prac” chodzi we wskazanych punktach umowy.

Pytanie 31.


Pytanie: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę w zakresie postanowień w punkcie XV poprzez zastąpienie przeniesienia praw na udzielenie licencji na czas nieoznaczony na zasadach odpowiadających postanowieniom punktu VI oraz ograniczenie pól eksploatacji do wykorzystania utworów wyłącznie dla własnego użytku, bez prawa ich dalszego udostępniania i dystrybucji oraz przeniesienia praw do kodów źródłowych (15.1-15.6)?

Zwracamy uwagę, że brak jest uzasadnienia dla przeniesienia praw autorskich w najszerszej dopuszczalnej formie. W szczególności, brak jest uzasadnienia z punktu widzenia uzasadnionych interesów Zamawiającego, w zapewnieniu prawa do „rozpowszechnianie, wprowadzanie do obrotu (obejmujące również sprzedaż tak detaliczną jak i hurtową) użyczenie lub najem oryginału utworu lub jego kopii; i to bez ograniczeń ilościowych, terytorialnych i czasowych”, czy też „publicznego udostępnianie Rezultatów Prac (w szczególności programów komputerowych) w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym poprzez sieci teleinformatyczne takie jak Internet, Intranet”.

Wykonawca czyni założenie, że Zamawiający zamierza przeznaczyć dostarczone oprogramowanie do własnego użytku, nie zaś w celu jego komercyjnej dystrybucji tj. w celu oferowania na rynku produktów konkurencyjnych względem Wykonawcy. Powyższe postanowienia nie tylko odbiegają od praktyki rynkowej, ale nie znajduje też żadnego rzeczowego uzasadnienia z punktu widzenia ochrony interesów Zamawiającego, a jednocześnie silnie narusza interes Wykonawców i może powodować znaczące ograniczenie kręgu potencjalnych oferentów.

Odpowiedź: Postanowienia pkt XV dotyczą rezultatów powstałych w toku realizacji przedmiotu umowy na rzecz Zamawiającego. Rozwiązania te będą wiec właściwe dla tego Zamawiającego. Stąd żądanie Zamawiającego przeniesienia praw autorskich do żądanych rozwiązań.

Pytanie 32.


Pytanie: Co Zamawiający rozumie, przez ujęcie odpowiedzialności z tytułu kar umownych w punkcie 17.1: „W przypadku zwłoki w wykonaniu Etapu obliczanego do dnia sporządzenia stosownego Protokołu Odbioru” i czy Zamawiający dopuszcza wykreślenie słów „obliczanego do dnia sporządzenia stosownego Protokołu Odbioru” jako mylących?


Przepis ten może sugerować, że wolą Zamawiającego jest ujęcie odpowiedzialności Wykonawcy w taki sposób, że kara umowna może być naliczone do dnia sporządzenie protokołu odbioru. Takie ujęcie odpowiedzialności Wykonawcy, naraża Wykonawcę na duże ryzyko naliczenia kar umownych, w szczególności jeśli wziąć pod uwagę, że w świetle postanowień punktu XI w szczególności punktu 11.3 Zamawiający może zgodnie z umową dokonać odbioru po upływie nawet po upływie 35 dni od momentu zgłoszenia. W związku z tym, przepis rodzi ryzyko przypisania Wykonawcy opóźnienia a w ślad za tym odpowiedzialności z tytułu kary umownej, pomimo że opóźnienie w podpisaniu protokołu może wynikać z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego. Zdaniem Wykonawcy ewentualne opóźnienie winno być liczone do momentu zgłoszenia przez Wykonawcę prac do odbioru, bowiem w tej dacie świadczenia jest faktycznie wykonane. W związku z tym celowa jest zmiana przepisu w sposób nie rodzący wątpliwości interpretacyjnych, które mogą skutkować wadliwą wykładnią postanowień umowy.

Odpowiedź: Zgłoszenie przez Wykonawcę gotowości do odbioru nie jest równoznaczne z należytym wykonaniem świadczenia. Należyte wykonanie stwierdza dopiero protokół odbioru.

Pytanie 33.


Pytanie: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość obniżenia kar umownych określonych w punktach 17.6, tj. kar za Usunięcie Wad, z uwagi na ich rażące wygórowanie?

Taki sposób ujęcia kar umownych naraża strony na ryzyko każdoczesnego wdawania się w spór co do wysokości naliczonej kary już z samego faktu ich nominalnej wysokości, z uwagi na możliwości czynienia zarzutu ich rażącego wygórowania zgodnie z art. 484§2 k.c.

Powyższe dotyczy także kar umownych zastrzeżonych w punktach 17.4, 17.5, 17.10, 17.13.

Odpowiedź: Zamawiający nie zmienia wskazanych zapisów

Pytanie 34.


Pytanie: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień punktu 17.7 poprzez uwarunkowanie wymagalności kary umownej, o której mowa w przepisie dodatkowym wezwaniem Wykonawcy do realizacji obowiązku w wyznaczonym terminie i bezskutecznym upływem terminu oznaczonego w wezwaniu. Nadto, czy Zamawiający dopuszcza obniżenie wysokości kary oznaczonej w tym przepisie, względnie odniesienie zasad jej naliczania do etapu, którego dotyczy dany obowiązek, gdyż kara w wysokości dotychczas zastrzeżonej stanowi karę rażąco wygórowaną?

Odpowiedź: Zamawiający nie zmienia uwarunkowania możliwości naliczenia kary umownej. Zamawiający obniża wysokość kary do 0,05%.


Pytanie 35.


Pytanie: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość usunięcia kary oznaczonej w punktach 17.12 dotyczącej odsunięcia Konsultanta?

Wskazujemy, że dobór Konsultantów powinien stanowić wewnętrzną kwestią Wykonawcy o charakterze organizacyjnym, zaś interes Zamawiającego podlegający ochronie winien polegać na otrzymaniu świadczeniu zgodnego z umowa, nie zaś wykonywaniu świadczenia przez konkretne osoby.

Odpowiedź: Nie.

Pytanie 36.


Pytanie: W związku z niejednoznaczną redakcja postanowień 17.10 i 17.11 proszę o potwierdzenie, że kara umowna, o której mowa w przepisie nie jest wymagalna w przypadku „zmiany Koordynatora Wykonawcy na żądanie Zamawiającego w trybie określonym w Umowie”?

Odpowiedź: Tak, Zamawiający potwierdza, że w wypadku zmiany Koordynatora Wykonawcy na żądanie Zamawiającego w trybie określonym w Umowie kara nie jest wymagalna.

Pytanie 37.


Pytanie: W jakim czasie Zamawiający oczekuje ustanowienia zabezpieczenia z tytułu wykonania Etapu XIII biorąc pod uwagę, że świadczenia te będą wykonywane po odbiorze końcowym, a termin zwrotu zabezpieczenia upływa po 10 latach. Wskazujemy, że praktyka rynku gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych nie obejmuje udzielania zabezpieczeń na tak odległe terminy, zaś konieczność wniesienia kaucji, znacznie podwyższa koszty realizacji umowy, w sposób nie znajdujący uzasadnienia w ochronie interesów Zamawiającego?

Odpowiedź: Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia z tytułu wykonania Etapu XII (a nie jak omyłkowo wskazano w SIWZ – XIII) tak, jak dla pozostałej części umowy (do dnia jej zawarcia) Zamawiający uzupełnił i zmodyfikował odpowiednie zapisy w p.23 SIWZ i projekcie umowy (p. XVIII)

Pytanie 38.


17.13. W przypadku gdyby po podpisaniu umowy okazało się, że dana funkcjonalność określona w Arkuszu Funkcjonalności jako wykonywalna przez zaoferowany system przez Wykonawcę w toku wdrożenia nie została


zapewniona, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 50 000 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych) za każdy taki przypadek, niezależnie z jakich powodów leżących po stronie Wykonawcy ona powstała.

Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie jakie konkretnie funkcjonalności, z jakiej kategorii ma na myśli Zamawiający? Czy chodzi tylko o wymogi opcjonalne (zadeklarowane przez Wykonawcę jako „TAK” lub „Programowanie”)? Na jakim etapie i wg jakiej procedury będzie odbywała się weryfikacja wykonywalności danej funkcjonalności?

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość obniżenia kar umownych określonych w punkcie 17.13, z uwagi na ich rażące wygórowanie?

Odpowiedź: Zapis o karze umownej dotyczy stwierdzenia braku wszystkich funkcjonalności określonych jako wymagane oraz takich opcjonalnych, co do których Wykonawca zadeklarował, że są w Systemie, albo że je doprogramuje, przy czym w odniesieniu do funkcjonalności wymaganych na dzień startu produktywnego modułu oraz funkcjonalności opcjonalnych, które mają być doprogramowane dla Zamawiającego rozstrzygającym będzie ich istnienie w dacie startu produktywnego.

Pytanie 39.

Dotyczy: Projekt umowy – załącznik nr 9 do SIWZ38) Zlecenie Serwisowe – pojedyncze zgłoszenie zidentyfikowanej Wady, zawierające opis nieprawidłowego działania lub oczekiwanych zmian , śledzone za pomocą statusów w Systemie Serwisowym.

Pytanie: Czy Zamawiający potwierdza, że zlecenie serwisowe może dotyczyć zgłoszeń, które nie są wadą a oczekiwaniem wprowadzenia modyfikacji zmian lub zgłoszenia potrzeb szkoleniowych?

Odpowiedź: Zamawiający potwierdza.

Pytanie 40.


III. Ogólne zasady wykonywania zobowiązań wynikających z Umowy.3.11. Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą przy realizacji Umowy, w szczególności przekazywania wszelkich informacji niezbędnych dla prawidłowego wykonania zobowiązań Wykonawcy wynikających z Umowy. Jeżeli informacje te nie zostaną udzielone bezpośrednio przez członka Personelu Zamawiającego oddelegowanego przez Zamawiającego do współpracy z Wykonawcą na odpowiednim poziomie komunikacji, zastosowanie znajduje procedura określona w punktach 3.11 do 3.13

Pytanie: Z treści wynika, że Zamawiającemu chodzi o procedury określone w punktach 3.12 do 3.13 – prosimy o potwierdzenie.

Odpowiedź: Zamawiający potwierdza


Pytanie 41.


IV. Kierownictwo projektu i zespół Konsultantów

4.15. Wykonawca odpowiada za przestrzeganie przez Kierownika Projektu Wykonawcy, Koordynatora Wykonawcy i Konsultantów warunków Umowy, a także standardów oraz procedur wewnętrznych Zamawiającego . Naruszenie procedur wewnętrznych Zamawiającego przez Kierownika Projektu Wykonawcy, Koordynatora Wykonawcy i Konsultantów jest nienależytym wykonywaniem Umowy.

Pytanie: W jaki sposób Zamawiający zamierza zapoznać personel Wykonawcy z własnymi standardami oraz procedurami wewnętrznymi

Odpowiedź: Zamawiający opracuje dokument opisujący wymagane procedury i wskazujący wewnętrzne regulacje, których przestrzegane jest wymagane.

Pytanie 42.


IV. Kierownictwo projektu i zespół Konsultantów

4.17. Dostęp, o którym mowa w punkcie 4.16 niniejszej Umowy, może być uzależniony od spełnienia przez osoby wymienione w punkcie 4.16 dodatkowych wymogów wynikających z procedur wewnętrznych Zamawiającego lub z obowiązujących przepisów prawa. Zamawiający poinformuje Kierownika Projektu Wykonawcy o konieczności spełnienia powyższych wymogów, o ile jest to możliwe- przed rozpoczęciem wykonywania przedmiotu Umowy przez Konsultantów oraz udzieli niezbędnej pomocy w celu umożliwienia dedykowanym Konsultantom ich spełnienia.

Pytanie: W jaki sposób Zamawiający zamierza zapoznać personel Wykonawcy z własnymi standardami oraz procedurami wewnętrznymi

Odpowiedź: Zamawiający przekaże Kierownikowi Projektu Wykonawcy niezbędne informacje na piśmie oraz udzieli niezbędnych wyjaśnień w trybie roboczym.

Pytanie 43.


VI. Dostawa przez Wykonawcę licencji na System i Oprogramowanie Systemowe

6.6. Wykonawca oświadcza, że w odniesieniu do dostarczonych licencji zarówno producent oprogramowania, jak i Wykonawca (jeżeli przysługują mu prawa do oprogramowania) zobowiązali się do nie korzystania z prawa do wypowiedzenia licencji po upływie określonego czasu. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prawdziwość powyższego oświadczenia oraz za wypowiedzenie licencji przez producenta oprogramowania albo


Wykonawcę. W przypadku, gdy producent oprogramowania albo Wykonawca wypowiedzą Zamawiającemu albo jego następcom prawnym licencję po upływie określonego czasu, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego albo jego następcy prawnego kary umownej w kwocie brutto wskazanej w pkt. 14.1. poz.1). Zapłata kary umownej nastąpi w ciągu 14 dni od daty wysłania listem poleconym wezwania do zapłaty na ostatni znany adres Wykonawcy. Wezwanie takie uważane będzie za skutecznie doręczone w siódmym dniu od dnia złożenia w placówce pocztowej. Zapłata kary umownej nie pozbawia Zamawiającego prawa do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.

Pytanie: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wypowiedzenia licencji w przypadku uporczywego, powtarzającego się naruszania warunków licencyjnych/prawa autorskiego?

Odpowiedź: Zamawiający nie przewiduje takiej sytuacji w przypadku należycie wykonanego wdrożenia systemu.

Pytanie 44.


17.10. W przypadku zmiany Kierownika Projektu Wykonawcy w innych przypadkach niż śmierć, choroba lub inne zdarzenia w sposób trwały uniemożliwiające Kierownikowi pełnienie swoich funkcji lub zmiany Kierownika Projektu na żądanie Zamawiającego w trybie określonym w Umowie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100 000 zł (słownie: sto tysięcy złotych).

Pytanie: Czy poprzez inne zdarzenia w sposób trwały uniemożliwiające Kierownikowi Projektu Wykonawcy pełnienie swoich funkcji Zamawiający rozumie również rozwiązanie umowy o pracę lub rozwiązanie umowy o współpracy?

Odpowiedź: Nie.

Pytanie 45.


17.11. W przypadku zmiany Koordynatora Wykonawcy w innych przypadkach niż śmierć, choroba lub inne zdarzenia w sposób trwały uniemożliwiające Koordynatorowi pełnienie swoich funkcji lub zmiany Koordynatora Wykonawcy na żądanie Zamawiającego w trybie określonym w Umowie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 70 000 zł (słownie: siedemdziesiąt tysięcy złotych). Pytanie: Czy poprzez inne zdarzenia w sposób trwały uniemożliwiające Koordynatorowi Wykonawcy pełnienie swoich funkcji Zamawiający rozumie również rozwiązanie umowy o pracę lub rozwiązanie umowy o współpracy?

Odpowiedź: Nie.


Pytanie 46.


17.12. W przypadku odsunięcia Konsultanta od wykonywania przedmiotu Umowy w sposób niezgodny z postanowieniami Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 50 000 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych).

Pytanie: Czy poprzez inne zdarzenia w sposób trwały uniemożliwiające Konsultanta pełnienie swoich funkcji Zamawiający rozumie również rozwiązanie umowy o pracę lub rozwiązanie umowy o współpracy?

Odpowiedź: Nie.

Pytanie 47.

Dotyczy: Załącznik nr 12 do Umowy „Usługa Help Desk”

2.6. Usługa Help Desk świadczona będzie z zachowaniem następujących czasów SLA:

Kategoria zapytania Czas rejestracji Czas odpowiedzi

Liczony od momentu Liczony od momentudokonania zgłoszenia dokonania zgłoszenia

Pilne 1 Godzina SerwisowaNiezwłocznie, nie dłużej, niż 7

Godzin SerwisowychStandardowe 2 Godziny Serwisowe 27 Godzin Serwisowych

Pytanie: Czy Zamawiający przewiduje możliwość zadawanie pytań do zgłoszeń? Czy Zamawiający potwierdza, że czas oczekiwania na odpowiedź Zamawiającego nie będzie miał wpływu na Czas rejestracji i Czas odpowiedzi?

Odpowiedź: A – Zamawiający przewiduje taką możliwość.B – Zamawiający potwierdza.

Pytanie 48.

Dotyczy: Załącznik nr 13 do SIWZ – Arkusz Funkcjonalności

10Finanse i Możliwość rozliczania kaucji w systemie

Księgowość dziekanatowym


Pytanie: Przedmiotem zamówienia jest system klasy ERP, nie zaś system dziekanatowy, na który Wykonawca nie ma bezpośredniego wpływu i nie może zagwarantować poprawnej realizacji wymagania w tymże systemie. Prosimy o doprecyzowanie wymagania. Jakie dane powinny być wymieniane pomiędzy systemem FK, a systemem dziekanatowym? W jaki sposób ma się to odbywać?

Ze względu na to, że wymaganie dotyczy integracji oraz z względu na nieprecyzyjność zapisu realizacja wymagania w obecnym brzmieniu w standardzie oferowanego systemu jest w zasadzie niemożliwa, a co za tym idzie niemożliwe jest również zdobycie maksymalnej liczby punktów. Prosimy o zmianę lub wykreślenie wymagania.

Odpowiedź: Zamawiający wykreśla wskazany wymóg.

Pytanie 49.


18Finanse i Prowadzenie

możliwość obsługi kasy niefiskalnej i fiskalnejKsięgowość bufetu

Pytanie: Co Zamawiający rozumie pod pojęciem kasy niefiskalnej? Czy obsłużenie fiskalizacji sprzedaży przy zastosowaniu drukarki fiskalnej spełnia to wymaganie?

Odpowiedź: Zmawiający wykreśla wymóg 18.

Pytanie 50.


19Finanse i Prowadzenie możliwość rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej

Księgowość bufetu w bufecie

Pytanie: Na czym polega lub czym wyróżnia się proces rozliczenia inwentaryzacji w bufecie? Czym różni się od obsługi inwentaryzacji zapasów ujętej w wymaganiu nr 16?


Pytanie 51.


20 Finanse i Prowadzenie możliwość zaczytywania danych finasowych z biblioteki


Księgowość bufetu (pliki CSV)

Pytanie: Wymaganie dotyczy podobszaru "Prowadzenie bufetu", a w treści wymagania jest mowa o bibliotece. Prosimy o wyjaśnienie. O jakich danych finansowych, podlegających zaczytywaniu jest mowa w tym wymaganiu?


Pytanie 52.


21Finanse i Prowadzenie

możliwość obsługi terminalaKsięgowość bufetu

Pytanie: O jakim terminalu Zamawiający pisze w wymaganiu? Czy w wymaganiu jest mowa o pracy przez terminal usług zdalnych tzw. pulpit zdalny czy obsługę terminali płatniczych (integrację z nimi)? Na czym polegać ma możliwość obsługi tego terminala?

W drugim przypadku należałoby zauważyć, że terminale nie są przedmiotem zamówienia, więc ich obsługa z poziomu systemu ERP jest niemożliwa, a co za tym idzie postawione wymaganie jest niezasadne. Prosimy o wykreślenie.


Pytanie 53.


42Finanse i

KasaMożliwość uruchomienia elektronicznej akceptacji

Księgowość zapotrzebowań na gotówkę

Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie. Na czym konkretnie ma polegać proces elektronicznej akceptacji zapotrzebowań na gotówkę? Czy wymaganie powinno być zrealizowane w ramach wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentu?

Odpowiedź: Zamawiający potwierdza, że wymaganie powinno być zrealizowane w ramach wdrożenia EOD.


Pytanie 54.


System musi umożliwiać import do systemu wpłat kartą

Finanse i Wymaganiawraz z możliwością dekretacji i zachowaniem opisu

76 wpłaty, w tym tytułu wpłaty, danych wpłacającego,Księgowość ogólne

identyfikację projektu (np. tytuł konferencji, imprezysportowej, absolutorium) i innych danych.

Pytanie: Czy w wymaganiu chodzi o integrację z terminalem płatniczym?Odpowiedź: Nie, chodzi o import wyciągów z kont kart płatniczych.

Pytanie 55.


151 Finansowo- Pozostałe Możliwość definiowania naliczenia wysokości narzutuKsięgowy do poszczególnych typów księgowań

Pytanie: Czy narzut może być obsługiwany w dekretowanym dokumencie?

Odpowiedź: Tak.

Pytanie 56.


41 Majątek trwałyMożliwość przeprowadzenia inwentaryzacji przypomocy czytników/urządzeń elektronicznych

Pytanie: Czy dostawa będzie obejmowała także oprogramowanie działające na specjalizowanych urządzeniach elektronicznych (kolektorach danych)? Jeśli tak ile takich licencji (dla ilu urządzeń) należy zapewnić?

Odpowiedź: Nie, Zamawiający nie wymaga dostarczenia takich licencji, wymaga jednie możliwości obsługi tego typu inwentaryzacji.


Pytanie 57.


54 Majątek trwały Przeszacowanie wartości środka trwałego

Pytanie: W chwili obecnej nie ma żadnych wytycznych MF co do przeszacowania środków trwałych. Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający uzna wymaganie za spełnione jeśli system będzie miał możliwość przeprowadzenia przeszacowania w chwili opublikowania odpowiednich przepisów.

Odpowiedź: Tak

Pytanie 58.


73 Majątek trwałyGrupowanie niskocennych składników majątku wedługwłasnych kryteriów (np. źródeł finansowania)

Pytanie: Czy grupowanie składników dotyczy tylko celów raportowych?

Odpowiedź: Tak

Pytanie 59.


Możliwość przypisywanie w jednostkach3 Kadry i Płace Kadry organizacyjnych limitów etatów z alertowaniem

osiagnięcia określonego poziomu

Pytanie: Czy forma alertu w postaci np. raportu ze stanu obsadzenia komórek zostanie uznana za spełnienie wymagania?

Odpowiedź: Tak, jeśli jest możliwość automatycznego wykonania raportu ze zdefiniowanymi parametrami (np. dzień albo koniec /początek tygodnia miesiąca, spełnienie minimalnej liczby etatów) i wysłania go na maila do określonych osób


Pytanie 60.


6 Kadry i Płace KadryMożliwość grupowania stanowisk w jednostce

organizacyjnej wg grup pracowniczych i stanowisk

Pytanie: Czy możliwość dodania dodatkowych pól tekstowych z uwagami do każdej jednostki, potrafiącej przechowywać opisane cechy, zostanie uznana za spełnienie wymagania?

Odpowiedź: Za spełnienie wymagania zostanie uznane grupowanie pod potrzeby raportowania, filtrowanie wg danej kadrowej.

Pytanie 61.


8 Kadry i Płace KadryPrzypisanie i podgląd zakresu czynności z możliwością

edycji i eksportu/druku

Pytanie: O jakie czynności w tym wymaganiu chodzi? Czy są to czynności dotyczące pracownika?

Odpowiedź: Tak, są to czynności dotyczące pracownika. Chodzi o możliwość dopięcia dokumentu np. worda do teczki osobowej pracownika.

Pytanie 62.


Możliwość nadawania i delegowania uprawnień i12 Kadry i Płace Kadry ustawiania zastępstw w odniesieniu do każdego

pracownika w systemie

Pytanie: Czy Zamawiającemu chodziło o zapis kto kogo zastępuje w ramach umowy, czy też jaki operator systemu dostaje uprawnienia do pracy w systemie, identyczne jak inny operator?

Odpowiedź: To wymaganie dotyczy obydwu sytuacji, zarówno delegowania uprawnień pomiędzy użytkownikami ERPa, jak również delegowania uprawnień w ramach wykonywanych obowiązków, np. zatwierdzanie wniosków urlopowych przez kierownika komórki bądź osobę oddelegowaną.


Pytanie 63.


18 Kadry i Płace KadryMożliwość definiowania grup mailingowych wg

założonej dowolnej danej z systemu

Pytanie: Prosimy o podanie czym mają być grupy mailingowe i jaka dowolna dana ma służyć do jej utworzenia? Prosimy o podanie konkretnych przykładów użycia takiej grupy. W naszym przekonaniu, grupowanie danych w skrzynkach pocztowych to domena systemów pocztowych, a nie systemu klasy ERP. W związku z tym, prosimy o wykreślenie lub przesunięcie do wymagań opcjonalnych.

Odpowiedź: Zamawiający wyjaśnia, że chodzi o funkcjonalność wysyłania grupowo maili z poziomu aplikacji bądź portalu pracowniczego do grup pracowników wybranych wg dowolnych kryteriów kadrowych.

Pytanie 64.


Możliwość wysłania maila do wszystkich pracowników/19 Kadry i Płace Kadry wybranej grupy z możliwością wybrania poszczególnych

pracowników (wysyłka masowa)

Pytanie: Jaki cel ma mieć wysyłanie maili z systemu ERP w postaci masowej? Co mają zawierać takie maile? Czy wymaganie zostanie spełnione, jeżeli maile będą zawierać np. przypomnienia o kończących się terminach danych lub np. PIT?

Odpowiedź: Zamawiający wyjaśnia, że jest to analogiczna funkcjonalność do wskazanej w pkt 18. (pyt. 63)

Pytanie 65.


20 Kadry i Płace KadryMożliwość określania limitów etatów (w ilości i czasie) -

do planu rzeczowo - finansowego


Pytanie: Prosimy o szersze wyjaśnienie tego wymagania, najlepiej na przykładach. W takim brzmieniu, nie daje Wykonawcy szansy na konfigurację systemu.

Odpowiedź: Przykładowe zastosowanie to m.in. możliwość dodania do komórki organizacyjnej informacji czy ma limit etatów, jeśli tak, to możliwość podania liczby etatów, raport ze struktury organizacyjnej z limitami etatów (wymaganie pkt 3)

Pytanie 66.


System ma możliwość ustawienia wymagań21 Kadry i Płace Kadry statutowych do istnienia katedry alertowania przy

osiągnięciu założonego poziomu


Odpowiedź: Zamawiający wyjaśnia, że jest to analogiczne wymaganie do wskazanego w pkt 3. (pyt 59)

Pytanie 67.


System ma możliwość ustawienia przeliczników etatów22 Kadry i Płace Kadry (katedry, dziekanaty, sekretariaty, etaty naukowo-

techniczne)


Odpowiedź: Przykładowe zastosowanie to raport z etatów wg dowolnego poziomu struktury organizacyjnej.

Pytanie 68.


26 Kadry i Płace KadryDostarczony system zawiera predefiniowane pola

kartoteki osobowej zgodnie z załącznikiem nr 1

Pytanie: Prosimy o udostępnienie załącznika nr 1 lub wykreślenie wymagania.


Odpowiedź: Zamawiający uzupełnił dokumentacje o Załącznik 1 do Arkusza Funkcjonalności

Pytanie 69.


30 Kadry i Płace KadryAutomatyczne podpowiadanie właściwego zakładuubezpieczeń społecznych na podstawie adresuzamieszkania

Pytanie: Prosimy o podanie konkretnego zastosowania takiego automatu?

Odpowiedź: Przykładowe zastosowanie: wg kodu pocztowego pracownika z adresu zamieszkania podpowiedź właściwej jednostki ZUS, mechanizm udostępniony na stronie ZUS, cel - obsługa korespondencji i identyfikacja właściwej jednostki ZUS.

Pytanie 70.


System umożliwia przejście na prowadzenie

36 Kadry i Płace Kadrydokumentacji osobowej w formie elektronicznej na

podstawie przepisów kodeksu pracy obowiązujących od1.01.2019

Pytanie: Prosimy o podanie konkretnych cytowanych zapisów, które ma spełniać system.Odpowiedź: Zamawiający oczekuje zgodności z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Pytanie 71.


Wpisanie informacji o powołaniu na pełnomocnikRektora i inne funkcje (np.Komisje) oraz możliwość

51 Kadry i Płace Kadry udostępniania danych dla zewnętrznych systemów (np.przez web service)- nadanie uprawnień dlaokreślonych użytkowników

Pytanie: Prosimy o specyfikację takiego eksportu danych. Bez tego, nie wiadomo jakie konkretnie dane ma przechowywać i udostępniać system.


Odpowiedź: Zamawiający oczekuje możliwości zdefiniowania własnych dodatkowych danych kadrowych, udostepnienia określonym osobom edycji tych danych, a także wskazania lokalizacji i powiazań danych w tabelach systemu. Pobranie i zarządzanie ew. exportem pozostają po stronie Zamawiającego.

Pytanie 72.


System pozwala na przypisanie do stanowisk, grup

52 Kadry i Płace Kadrystanowisk w jednostkach i określonych pracowników

uprawnienia do dodatku specjalnego za pracę wwarunkach szkodliwych z określeniem jego wysokości

Pytanie: Czy Zamawiający oczekuje utworzenia tabeli kwot dodatków przypisywanych do danego stanowiska w celu podpowiadania go w edycji danych pracownika?

Odpowiedź: Obecnie nie ma takiej potrzeby, wystarczy sprawdzenie warunków przysługiwania dodatku z aktualizacją tej danej (dodatek jest w jednej wysokości).

Pytanie 73.


System umożliwia określenie pracownikowi

57 Kadry i Płace Kadryodpowiedzialności materialnej - zdefiniowanie i

przypisanie w strukturze stanowisk związanych zodpowiedzialnością)

Pytanie: Prosimy o podanie konkretnych przykładów. Jak ma wyglądać takie przypisanie w systemie?Odpowiedź: Zamawiający oczekuje, że w Systemie będzie można przypisać informację o odpowiedzialności materialnej zarówno do stanowiska w strukturze organizacyjnej (np. kierownikowi jednostki), jak i do pojedynczego pracownika (za np. powierzony sprzęt).

Pytanie 74.



Definiowanie podległości służbowej na podstawie58 Kadry i Płace Kadry struktury organizacyjnej - informacja o bezpośrednim

przełożonym

Pytanie: Czy Zamawiający oczekuje pojawienia się w kartotece pracownika informacji, kto jest kierownikiem jego jednostki?

Odpowiedź: Tak.

Pytanie 75.


System monitoruje i wyświetla limity przyznanych

60 Kadry i Płace Kadrydodatków specjalnych wg źródła finansowania (poziom

minimalny, maksymalny, limit procentowy) 10% i 80%,- zgodnie z obowiązującymi przepisami

Pytanie: Prosimy o informację na czym ma polegać wspomniane monitorowanie?

Odpowiedź: Na sprawdzeniu warunków przy dodawaniu danej kadrowej oraz informacji o ew. przekroczeniu limitów.

Pytanie 76.


System umożliwia zaznaczenie zamiaru lub braku

73 Kadry i Płace Kadryzamiaru korzystania przez pracownika z uprawnień

rodzicielskich z automatycznym uwzględnianiem wczasie pracy

Pytanie: Czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione jeżeli system będzie dawał możliwość zaznaczenia tych uprawnień, z których pracownik chce skorzystać?

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje zdefiniowania danej kadrowej, interakcji z możliwością skorzystania z opieki nad dzieckiem


Pytanie 77.


Obsługa regulacji płac - możliwość wskazania założeńwzrostu wynagrodzeń pracowników (np. procentowo,

79 Kadry i Płace Kadry kwotowo, stanowiskowo), automatyczne generowanieporozumień zmieniających na podstawie wybranegowariantu

Pytanie: Prosimy o podanie o jakie warianty chodzi? Dodatkowo, proces regulacji może być specyficzny dla Uczelni. Prosimy o podanie jego założeń.

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje możliwości tworzenia raport do przeliczenia wynagrodzeń, z opcją zapisania zmiany danych do bazy (podwyżka wynagrodzeń), generowanie raportu zmiany warunków zatrudnienia dla grupy osób.

Pytanie 78.


W przypadku oznaczenia funkcji kierowniczej85 Kadry i Płace Kadry podpowiedź systemowa o generowaniu dokumentu o

odpowiedzialności materialnej

Pytanie: Czy wymaganie zostanie spełnione, jeżeli np. podczas wprowadzania danych pracownika, pojawi się odpowiedni komunikat?

Odpowiedź: Wymaganie zostanie spełnione, jeżeli np. podczas wprowadzania danych pracownika, pojawi się odpowiedni komunikat wraz z możliwością wygenerowania raportu zdefiniowanego.

Pytanie 79.


System automatycznie informuje o nabyciu prawa i

86 Kadry i Płace Kadryzmianie dodatku za staż pracy zgodnie z przepisami -

przypominajka dla pracownika DSP z zapewnieniemaktualizacji zgodnie z przepisami


Pytanie: Czy wymaganie zostanie spełnione, jeżeli np. podczas wprowadzania danych pracownika, pojawi się odpowiedni komunikat?

Odpowiedź: Wymaganie zostanie spełnione jeżeli będzie możliwość automatycznego wykonania raportu ze zdefiniowanymi parametrami (np. dzień albo koniec /początek tygodnia miesiąca) i wysłania go mailem do określonych osób.

Pytanie 80.


Możliwość generowania elektronicznej karty obiegowejw momencie rozpoczęcia pracy (lub innego

87 Kadry i Płace Kadryzdefiniowanego zdarzenia kadrowego np.

oddelegowania, awansie) do wybranych komórekorganizacyjnych /pracowników i wydruku przezpracownika, przełożonego lub DSP

Pytanie: Prosimy o określenie wszystkich innych zdefiniowanych zdarzeń kadrowych, które będą wymagać przygotowania karty obiegowej.

Prosimy o udostępnienie wzoru stosowanej karty obiegowej na rozpoczęcie pracy.

Odpowiedź: Inicjowanie procesu EOD podczas przyjęcia/zwolnienia pracownika, + możliwość wysłania maila z załączoną kartą obiegową do zdefiniowanej grupy mailingowej. Zamawiający uzupełnił dokumentację o wzór karty obiegowej.

Pytanie 81.


Możliwość wygenerowania, zapisania, i wydrukowaniaformularzy wg obowiązujących wzorów ZUS (w

94 Kadry i Płace Kadry szczególności wniosek o emeryturę, rentę, świadczenierehabilitacyjne, kapitał początkowy, okresy składkowe inieskładkowe) - z zapewnieniem aktualizacji


Pytanie: Prosimy o podanie konkretnych formularzy, które mają być drukowane z systemu.

Odpowiedź: Formularze: EMP, ERN, ERR, ERP-6, OL-10, EKP, ZNp-7, ZAS 64).

Pytanie 82.


Możliwość generowania elektronicznej karty obiegowej

96 Kadry i Płace Kadryw momencie zakończenia pracy do wybranych komórek

organizacyjnych /pracowników i wydruku przezpracownika, przełożonego lub DSP

Pytanie: Prosimy o udostępnienie wzoru stosowanej karty obiegowej na zakończenie pracy.

Odpowiedź: Inicjowanie procesu EOD analogicznie jak w pytaniu 80.

Pytanie 83.


System po zmianie harmonogramu automatycznieaktualizuje stan urlopu (np. odwołanie z urlopu,

100 Kadry i Płace Kadry zwolnienia lekarskie itp. anulujące urlop). Systemgeneruje alert w postaci wiadomości e-mail okonieczności zaplanowania anulowanego urlopu

Pytanie: Prosimy o precyzyjnej określenie wszystkich możliwych funkcji systemu w ramach ww. wymagania. Określenie itp. w żaden sposób nie ogranicza Zamawiającego przed rozszerzeniem wymagań.

Odpowiedź: Możliwość automatycznego wykonania raportu z wszystkich anulowanych urlopów ze zdefiniowanymi parametrami (np. dzień albo koniec /początek tygodnia miesiąca) i wysłania go na maila do określonych osób.


Pytanie 84.


Możliwość wygenerowania, zapisania, przesłania i

109 Kadry i Płace Kadrywydruku harmonogramu w czytelnej formie dla

pracownika oraz grupy pracowników (zdefiniowanej wgdowolnej danej) w tym dla danej lokalizacji

Pytanie: Co Zamawiający rozumie poprzez określenie "czytelna forma"? Prosimy o przedstawienie wzoru wydruku.

Odpowiedź: Zamawiający załącza wzór wydruku karty ewidencji czasu pracy.

Pytanie 85.


112 Kadry i Płace KadrySystem zapewnia obsługę elektronicznej rejestracjiczasu pracy (RCP)

Pytanie: Czy Zamawiający potwierdza, że chodzi o integracje z obecnie wykorzystywanymi czytnikami RCP?

Odpowiedź: Nie, Zamawiający oczekuje zapewnienia możliwości integracji z takim systemem w przyszłości w taki sposób, aby dane RCP były wykorzystywane w module kadrowym do rozliczenia obecności. Zamawiający przewiduje zakup systemu RCP z uwzględnieniem możliwości integracji z ERP.

Pytanie 86.


125 Kadry i Płace KadryDefiniowanie liczby dni i godzin absencji dla danegorodzaju absencji (limity)

Pytanie: Prosimy o konkretne przykłady. Czy limitowanie, które zostanie zapisane systemowo spełni podane wymaganie?


Odpowiedź: Tak.

Pytanie 87.


System kontroluje roczny/trzyletni okres czasu, po148 Kadry i Płace Kadry którym niezbędne jest usunięcie kary z kartoteki i

informuje zdefiniowanego użytkownika

Pytanie: Czy wymaganie zostanie spełnione, jeżeli w systemie dostępny będzie raport kar i dat ich wymazania?

Odpowiedź: Tak, raport automatyczny + wysyłka na mailem do zdefiniowanych osób.

Pytanie 88.


Integracja z obecnym system obsługi wyjazdówsłużbowych (dostęp poprzez portal pracowniczy,

163 Kadry i Płace Kadry import nieobecności do grafików absencji wewidencji czasu pracy, import rozliczenia delegacji dosystemu FK)

Integracja z obecnym system obsługi wyjazdów

Portalsłużbowych (dostęp poprzez portal pracowniczy,

509 Kadry i Płace import nieobecności do grafików absencji w ewidencjipracowniczy

czasu pracy, import rozliczenia delegacji do systemuFK)

Pytanie: Prosimy o podanie szczegółów takiej integracji oraz rozpisanie ról, które mają podane tu systemy pełnić.

Pytanie: Czy obecny system obsługi wyjazdów służbowych jest rozwiązaniem dostepnym przez przeglądarkę internetową? Czy jest integrowany z uwierzytelnianiem domenowym? Jakie mechanizmy integracyjne posiada? Czy są one udokumentowane?

Z jakiej bazy danych korzysta system? Prosimy również o informację czy zamawiający oczekuje udostępnienia linku do systemu delegacji z poziomu portalu dla pracowników czy oczekuje prezentacji w portalu dla pracownika danych z systemu delegacji (jeśli tak to prosimy o ich wskazanie).

Odpowiedź:


System Delegacje jest dostępny przez przeglądarkę internetową. Nie jest zintegrowany z uwierzytelnieniem domenowym. Zamawiający przewiduje integrację przez przekazanie Wykonawcy dostępu do pośrednich tabel w bazie danych (PostgreSQL).Zamawiający oczekuje, że z poziomu portalu pracowniczego będzie można uruchomić (dodatkowa pozycja w menu, ikona itp.) system Delegacje, który będzie działał niezależnie.

Pytanie 89.


Możliwość porównywania, analizowania raportów,

169 Kadry i Płace Kadryzestawień, sprawozdań wraz z prezentowaniem danych

na różnego rodzaju wykresach (m. in. Liniowe, kołowe,słupkowe)

Pytanie: Wymaganie jest bardzo ogólne. Prosimy o podanie konkretnych przykładów raportów, które mają być tak prezentowane lub wykreślenie lub przesunięcie do wymagań opcjonalnych? Wymaganie na tym poziomie, równie dobrze może spełnić MS Excel, z podłączeniem do odpowiedniego źródła danych kadrowych.

Odpowiedź: Zamawiający przenosi tę pozycję arkusza funkcjonalności do wymagań opcjonalnych.

Pytanie 90.


System umożliwia generowanie umów o

172 Kadry i Płace Kadrydofinansowanie studiów i obniżenie opłaty za studia

pracownikowi lub członkowi rodziny, studiówpodyplomowych, szkoleń, kursów językowych

Pytanie: Prosimy o podanie wzoru takich raportów

Odpowiedź: Formularze będą uzgodnione na etapie wdrożenia, wymagany będzie import danych kadrowych z kartoteki osobowej do formularza.

Pytanie 91.


System umożliwia ewidencjonowanie umów o


173 Kadry i Płace Kadrydofinansowanie studiów i obniżenie opłaty za studia

pracownikowi lub członkowi rodziny, studiówpodyplomowych, szkoleń, kursów językowych

Pytanie: Prosimy o podanie wzoru takich raportów

Odpowiedź: Wymagane pole z możliwością uzupełnienia danych (nazwa studiów/ kursu/ szkolenia, okres ważności, wartość) wg załącznika nr 1 do Arkusza funkcjonalności, poz. 137, 138.

Pytanie 92.


System umożliwia generowanie planów szkoleń na

185 Kadry i Płace Kadrypodstawie ewidencji zaplanowanych szkoleń dla

poszczególnych pracowników w podziale na jednostkiorganizacyjne

Pytanie: W jakiej formie system ma zaprezentować Plan szkoleń (siatka z danymi na ekranie, wydruk)?

Odpowiedź: System ma zaprezentować Plan szkoleń w obu formach (siatka z danymi na ekranie, wydruk).

Pytanie 93.


System umożliwia generowanie planów szkoleń na186 Kadry i Płace Kadry podstawie ewidencji zaplanowanych szkoleń dla

poszczególnych pracowników w podziale na tematy

Pytanie: W jakiej formie system ma zaprezentować Plan szkoleń (siatka z danymi na ekranie, wydruk)?

Odpowiedź: System ma zaprezentować Plan szkoleń w obu formach (siatka z danymi na ekranie, wydruk).

Pytanie 94.


System generuje arkusze oceny okresowej iwykorzystuje dane z kartoteki pracownika i


zatrudnienia pracownika (imię, nazwisko, stanowisko,

192 Kadry i Płace Kadryjednostka organizacyjna, imię i nazwisko przełożonego,

data zatrudnienia, data ostatniej zmiany stanowiska,data ostatniej oceny, listę szkoleń odbytych wminionym okresie za który przeprowadzana jest ocena,itp. )

Pytanie: Prosimy o precyzyjnej określenie wszystkich możliwych funkcji systemu w ramach ww. wymagania. Określenie itp. w żaden sposób nie ogranicza Zamawiającego przed rozszerzeniem wymagań. Prosimy o udostępnienie wzoru arkusza oceny okresowej.

Odpowiedź: Formularze będą przedstawione na etapie wdrożenia, wymagany będzie import danych kadrowych z kartoteki osobowej do formularza, funkcjonalność ujęta również w obszarze portalu pracowniczego.

Pytanie 95.


195 Kadry i Płace KadrySystem/portal umożliwia generowanie arkuszy ocen

pracowników przez studentów

Pytanie: Czy zamawiający uzna wymaganie za spełnione jeśli studenci otrzymają możliwość wypełnienia ankiety oceny poprzez dostęp do limitowanej ilości kont typu Gość w systemie? Jeśli tak to prosimy o wskazanie ilości takich kont.Odpowiedź: Zamawiający nie oczekuje możliwości ankietowania. Zamawiający wykreśla wskazany wymóg.

Pytanie 96.


System przetwarza dane z arkusza oceny - zapisujeplanowane szkolenia do planu szkoleń poszczególnych

202 Kadry i Płace Kadrypracowników po weryfikacji przez uprawnionego

użytkownika, zapisuje ostateczną ocenę (cyfra) wpowiązaniu z kategorią zaszeregowania, data następnejoceny itp.

Pytanie: Prosimy o precyzyjne określenie wszystkich możliwych funkcji systemu w ramach ww. wymagania. Określenie itp. w żaden sposób nie ogranicza Zamawiającego przed rozszerzeniem wymagań.


Odpowiedź: Zamawiający usuwa słowo „itp.”.

Pytanie 97.


System umożliwia eksport danych do programu Excel203 Kadry i Płace Kadry (np. w celu powiązania oceny z wysokością premii,

tworzenia prognoz, analiz itp.)

Pytanie: Prosimy o precyzyjne określenie wszystkich możliwych funkcji systemu w ramach ww. wymagania. Określenie itp. w żaden sposób nie ogranicza Zamawiającego przed rozszerzeniem wymagań.

Odpowiedź: Raport wg zdefiniowanych kryteriów, z opcją zapisania zmiany danych do bazy + 202 (System przetwarza dane z arkusza oceny - zapisuje planowane szkolenia do planu szkoleń poszczególnych pracowników po weryfikacji przez uprawnionego użytkownika, zapisuje ostateczną ocenę (cyfra) w powiązaniu z kategorią zaszeregowania, data następnej oceny)

Pytanie 98.


Obsługa korespondencji seryjnej (przypisanie208 Kadry i Płace Kadry formularza do zdarzenia, i zdefiniowanych wg dowolnej

danej grupy pracowników)

Pytanie: Prosimy o podanie konkretnych przykładów. Wymaganie w takim brzmieniu jest zbyt ogólne.Wnosimy o usunięcie lub przesunięcie do wymagań opcjonalnych.

Odpowiedź: Analogicznie jak w Word dla podpiętego formularza np. wygenerowanie skierowania na badania lekarskie dla osób, którym kończy się termin w zadanym miesiącu w postaci wydruku korespondencji seryjnej.

Pytanie 99.


Możliwość przekazywania informacji o zadaniach i212 Kadry i Płace Kadry stopniu realizacji pomiędzy określonymi użytkownikami

- komunikator między uprawnionymi użytkownikami


Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie i podanie konkretnych przykładów. Wymaganie w takim brzmieniu jest zbyt ogólne i uniemożliwia ocenę możliwości jego spełnienia w systemie

Odpowiedź: Funkcja komunikatora pomiędzy użytkownikami systemu - wymaganie opcjonalne.

Pytanie 100.


System monitoruje i generuje informacje o koniecznościzgłoszenia, zmiany danych, wyrejestrowania

214 Kadry i Płace Kadry pracownika/ i lub członków rodziny z ubezpieczeńspołecznych po zaznaczeniu w systemie (a określonychw przepisach prawa) określonych zdarzeń

Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie i podanie konkretnych przykładów. Wymaganie w takim brzmieniu jest zbyt ogólne. Wnosimy o usunięcie lub przesunięcie do wymagań opcjonalnych.

Odpowiedź: Przykłady - możliwość automatycznego wykonania raportu ze zdefiniowanymi parametrami (np. dzień albo koniec /początek tygodnia miesiąca) i wysłania go na maila do określonych osób.

Pytanie 101.


Możliwość przygotowania w systemie funduszupremiowego na podstawie danych za dany miesiąc lubokres, w podziale na wybrane grupy pracownicze,

218 Kadry i Płace Płace jednostki organizacyjne i piony; generowanie pism zinformacją o przyznanej puli do podziału dla jednostkiorganizacyjnej i/lub pionu oraz ich dalszegoprocedowania aż do pobrania do kart wypłat


Odpowiedź: Zamawiający przenosi do wymagań opcjonalnych


Pytanie 102.


Funkcjonalność przygotowania planu wynagrodzeń dlawybranych grup pracowniczych na podstawie danych

288 Kadry i Płace Płacekadrowych, możliwość ręcznego korygowania raportu i

eksportu do excel a następnie możliwośćzaimportowania danych i pliku wg określonego wzorudo modułu budżetowania


Odpowiedź: Możliwość generowania następujących raportów: 1) stan zatrudnienia (lista zatrudnionych) na przyszłą datę np. 01.01.2020 wraz poszczególnymi składnikami wynagrodzenia, 2) lista uprawnionych do nagrody jubileuszowej wraz z wyliczonymi przez system kwotami, 3) lista uprawnionych do odprawy emerytalnej wraz z wyliczonymi przez system kwotami.

Pytanie 103.


338 Kadry i Płace SocjalnySystem posiada menu w języku polskim i angielskim (co

najmniej)

Pytanie: Wymaganie jest sprzeczne z wymaganiem „4.24. System musi posiadać interfejs w języku polskim, a w zakresie funkcjonalności dostępnych dla użytkowników przez stronę WWW komponenty Systemu będą działały w języku polskim i angielskim (wymagana jest możliwość przełączania języka przez użytkownika w trakcie jego pracy w Systemie). System musi spełniać wymogi standardu WCAG 2.0.” Wnosimy o ograniczenie do języka polskiego lub wykreślenie wymagania. Wymaganie dwujęzycznego menu dla modułu Kadry i Płace jest jednoznaczne z wymaganiem dwujęzyczności dla całego Systemu.

Odpowiedź: Chodzi o wymaganie z punktu 4.24 tzn. system musi posiadać interfejs w języku polskim, a portal - w języku polskim i angielskim. Zamawiający zmienił zapis wymogu na „System posiadać interfejs w języku polskim, a w zakresie funkcjonalności dostępnych dla użytkowników przez stronę WWW - w języku polskim i angielskim (co najmniej), przy czym użytkownik w trakcie pracy ma możliwość przełączenia języka”


Pytanie 104.


340 Kadry i Płace SocjalnyOtrzymujemy informację o każdej zmianie systemu - z

dokładną instrukcją oraz wykazem zmian

Pytanie: Wymaganie jest niejasne. Prosimy o doprecyzowanie.

Odpowiedź: Zamawiający wymaga, aby przy aktualizacji systemu otrzymywał informację o wprowadzanych zmianach oraz – jeśli zmiany dotyczą sposobu obsługi Systemu – instrukcje obsługi.

Pytanie 105.


341 Kadry i Płace SocjalnyNowy użytkownik objęty jest szkoleniem min. w ciągu

miesiąca od pierwszego logowania

Pytanie: To wymaganie reguluje raczej zasady, aniżeli jest wymaganiem funkcjonalnym. Wnosimy o wykreślenie. Wykonawca nie jest w stanie przewidzieć jaki będzie przyrost nowych użytkowników systemu. Dodatkowe szkolenia mogą być realizowane np. w ramach Zleceń Rozwojowych.

Odpowiedź: Zamawiający zmienia zapis na następujący: ”Wymagana instrukcja użytkownika do systemu i instrukcja stanowiskowa dotycząca poszczególnych procesów”.

Pytanie 106.


Możliwość definiowania budżetu - planu ZFŚS na343 Kadry i Płace Socjalny podstawie danych z roku poprzedniego (-1R) oraz na

podstawie Ustawy

Pytanie: Prosimy o przykładowy plan ZFŚS, jaki posiadać ma system.

Odpowiedź: Zamawiający załącza plan ZFŚS.


Pytanie 107.


System ma możliwość wysłania maila do wszystkich369 Kadry i Płace Socjalny pracowników/ wybranej grupy z możliwością wybrania

poszczególnych pracowników

Pytanie: Prosimy o podanie przykładów zastosowania takiej opcji w systemie. Czy wymaganie będzie spełnione, jeżeli system będzie wysyłać powiadomienia powiązane z np. kończącymi się terminami danych pracownika?

Odpowiedź: Analogicznie jak punkt. 18. Zamawiający wymaga funkcjonalności wysyłania grupowo maili z poziomu aplikacji bądź portalu pracowniczego do grup pracowników wybranych wg dowolnych kryteriów kadrowych.

Pytanie 108.


372 Kadry i Płace SocjalnySystem ma możliwość definicji szablonu oświadczenia,

jego treści i pół danych z niego pobieranych

Pytanie: Definicja szablonu oświadczenia wymaga dostarczenia narzędzi umożliwiających podłączenie zdefiniowanego wzorca do struktur reprezentujących odpowiednie obiekty biznesowe. Czy wymagane jest dostarczenie odpowiedniego edytora? Zmiana definicji powinna mieć wpływ także na proces obsługi oświadczenia, czy wymagana jest także możliwość obsługi zmiany procesu?

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje możliwości zdefiniowania formatki (szablonu) oświadczenia i wydruku oświadczenia z systemu oraz możliwości obsługi z poziomu portalu pracowniczego.

Pytanie 109.


386 Kadry i Płace Socjalnysystem umożliwia dołączenie do oświadczenia innych

załączników w formie elektronicznej

Pytanie: Prosimy o wskazanie jakie dokładnie załączniki i w jakich formatach mają być dołączone do oświadczenia


Odpowiedź: Zamawiający oczekuje, że system umożliwi dołączenie do oświadczenia plików w standardowych formatach (doc/docx, xls/xlsx, pdf, jpg) .

Pytanie 110.


System umożliwia sporządzenia raportu: np. wg ilośćzłożonych oświadczeń w rozbiciu na jednostkiorganizacyjne - nauczyciel, administracja, emeryt,

388 Kadry i Płace Socjalny rencista, renta rodzinna, doktorant; na wysokośćdochodu netto; datę złożenia wniosku; rodzajświadczenia i inne składniki w nim zawarte zmożliwością eksportu do excela.

Pytanie: Czy Zamawiający potwierdza, że niniejsze wymaganie w sposób wyczerpujący określa informacje, które muszą znaleźć się w raporcie. Jeśli nie to prosimy o wskazanie kompletnej listy.

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje funkcjonalności, która umożliwi samodzielne generowanie raportów wg dowolnych danych kadrowych wraz z możliwością eksportu do Excela (dane w formie tabelarycznej).

Pytanie 111.


System umożliwia złożenie w postaci elektronicznej

392 Kadry i Płace Socjalnywniosku o jednorazowe świadczenie socjalne przez

pracownika lub o świadczenie powtarzane cyklicznienp. bilet do kina, karnet sportowy.

Pytanie: Prosimy o udostępnienie wszystkich wzorów wniosków wskazanych w wymaganiu.

Odpowiedź: Zamawiający załącza wnioski.

Pytanie 112.


wniosek o udzielenie świadczenia: zawiera daneewentualnych beneficjentów - na podstawie

400 Kadry i Płace Socjalny regulaminu i oświadczenia składanego przezpracownika (do wyboru ze słownika - współmałżonek,


dzieci), możliwość modyfikacji

Pytanie: Prosimy o udostępnienie wspomnianego w wymaganiu regulaminu.

Odpowiedź: Zamawiający załącza Regulamin ZFŚS.

Pytanie 113.


403 Kadry i Płace SocjalnySystem umożliwia dołączenie do wniosku załączników

w formie elektronicznej

Pytanie: Prosimy o wskazanie jakie dokładnie załączniki i w jakich formatach mają być dołączone do wniosku.Odpowiedź: Analogicznie jak w pyt. 109 - Zamawiający oczekuje, że system umożliwi dołączenie do oświadczenia plików w standardowych formatach (doc/docx, xls/xlsx, pdf, jpg).

Pytanie 114.


Wniosek o dofinansowanie wycieczki, rajdu,416 Kadry i Płace Socjalny wydarzenia turystycznego umożliwia wskazanie

miejsca, terminu, kosztu (wybieranego ze słownika)

Pytanie: Zamknięte słowniki będą utrudniały wnioskującym obsługę, w jaki sposób wnioskujący będzie sygnalizował konieczność uzupełnienia słownika?

Odpowiedź: Wnioskujący nie będzie sygnalizował konieczności uzupełnienia słownika, słownik będzie definiowany przez pracownika Zespołu spraw socjalnych.

Pytanie 115.


Wniosek o udzielenie pożyczki zawiera możliwośćwyboru celu na który zostanie przeznaczona pożyczkawg określonego słownika: zakup/budowa/rozbudowa

425 Kadry i Płace Socjalnydomu lub mieszkania, uzupełnienie wkładu


budowlanego, mieszkalnego, wykup mieszkania, spłatękredytu mieszkaniowego, adaptację pomieszczeniamieszkalnego, remont, modernizację wg RegulaminuZFŚS

Pytanie: Prosimy o udostępnienie wspomnianego regulaminu ZFŚS

Odpowiedź: Zamawiający załącza Regulamin ZFŚS.

Pytanie 116.


System dla wniosku o udzielenie pożyczki, na podstawiewskazanej ilości rat weryfikuje możliwość spłaceniapożyczki przez pracownika w trakcie trwaniazatrudnienia, uwzględnia przy tym umowy okresoweoraz prawdopodobny czas uzyskania uprawnieńemerytalnych (osiągnięcie określonego wieku). W

428 Kadry i Płace Socjalny przypadku gdy zatrudnienie nie gwarantuje spłatypożyczki w zadanym terminie, system wymusza zmianęilości rat i blokuje możliwość modyfikacji tych danych.W przypadku ubiegania się o pożyczkę przez emeryta(weryfikacja przez numer świadczenia emerytalnego)system umożliwia samodzielny wybór ilości rat zokreślonego słownika.

Pytanie: Czy istnieje obecnie odpowiedni algorytm? Czy wymagane jest opracowanie odpowiedniego algorytmu?

Odpowiedź: Algorytm wynika z regulaminu ZFŚS.

Pytanie 117.


Dla wniosku o udzielenie pożyczki system weryfikujeczy dochody wnioskodawcy lub poręczyciela sąobciążone zajęciami (np. Komornik, alimenty), jeżeli tak

432 Kadry i Płace Socjalny w przypadku wnioskodawcy umieszcza takąinformację/alert na wniosku, w przypadku poręczycielablokuje możliwość wskazania takiej osoby jakoporęczyciela


Pytanie: Wymaganie w obecnie opisanym kształcie pozwala wnioskującemu na uzyskanie dostępu do informacji wrażliwych - blokada wyboru poręczyciela pozwala wnioskować, że jego dochody są obciążone zajęciami. Czy na pewno wnioskujący powinien mieć dostęp do takich funkcji?

Odpowiedź: Tak, wnioskujący będzie widział tylko fakt zablokowania wskazanej osoby do poręczenia.

Pytanie 118.


System dla wniosku o udzielenie pożyczki, na podstawiewskazanej ilości rat weryfikuje możliwość spłaceniapożyczki przez pracownika w trakcie trwaniazatrudnienia wskazanego poręczyciela, uwzględnia przy

433 Kadry i Płace Socjalny tym umowy okresowe oraz prawdopodobny czasuzyskania uprawnień emerytalnych przez poręczyciela.W przypadku gdy zatrudnienie poręczyciela kończy sięprzed wskazaną datą spłaty pożyczki system blokujemożliwość dodania takiej osoby jako poręczyciela.

Pytanie: Wymaganie w obecnie opisanym kształcie pozwala wnioskującemu na uzyskanie dostępu do informacji wrażliwych – a mianowicie dochodów poręczyciela. Czy na pewno wnioskujący powinien mieć dostęp do takich funkcji?

Odpowiedź: Tak, wnioskujący będzie widział tylko fakt zablokowania wskazanej osoby do poręczenia.

Pytanie 119.


System po zatwierdzeniu wniosku o odroczenie spłaty,zawieszenie spłacania pożyczki, zmianę wysokości raty

438 Kadry i Płace Socjalny pożyczki automatycznie generuje aneks do umowy opożyczkę i umów o poręczenie wg zadanego szablonuzgodnego z regulaminem ZFŚS

Pytanie: Prosimy o udostępnienie szablonu wniosku zgodnego z regulaminem ZFŚS Zamawiającego

Odpowiedź: Zamawiający załącza szablon.

Pytanie 120.



Na podstawie zatwierdzonego wniosku o udzieleniepożyczki system automatycznie generuje umowę o

461 Kadry i Płace Socjalny udzielenie pożyczki oraz umowy o poręczenie wgzadanego szablonu i nadaje automatycznie numeracjęw roku kalendarzowym

Pytanie: Prosimy o udostępnienie wymaganych szablonów umów.

Odpowiedź: Zamawiający załącza szablon.

Pytanie 121.


We wszystkich wnioskach dotyczących świadczeń,współfinansowanych przez pracownika (np. karnety

466 Kadry i Płace Socjalnysportowe, bilety) system automatycznie generuje

oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącenie zwynagrodzenia określonej kwoty z tytułu wskazanegoświadczenia wyliczonej przez system

Pytanie: Prosimy o udostępnienie wzoru oświadczenia.

Odpowiedź: Zamawiający załącza wzór oświadczenia.

Pytanie 122.


Dostęp dla pracowników za pomocą przeglądarki

474 Kadry i PłacePortal WWW do danych osobowych przechowywanych

pracowniczy w systemie kadrowym z możliwością złożeniaformularza do aktualizacji danych

Pytanie: Prosimy o wskazanie jakie dane osobowe Zamawiający wymaga do publikacji w portalu pracowniczym. Czy zamawiający uzna wymaganie za spełnione jeżeli formularz będzie składał się z pola opisowego, w którym użytkownik określi zakres danych do zmiany?


Odpowiedź: Zamawiający oczekuje publikacji w portalu co najmniej następujących danych

Tytuł Nazwisko Imię Drugie imię Nazwisko rodowe NIP Pesel Data urodzenia Miejsce urodzenia Imię ojca Imię matki Nazwisko rodowe matki dokumenty

nr dowodu osobistego wydany przez / dnia Numer paszportu Inny dokument kategoria wojskowa WKU nr książeczki wojskowej

Telefon Telefon komórkowy - służbowy Telefon w razie wypadku e-mail adresy: meldunkowy / korespondencyjny / pobytu / podatkowy (dla celów US, NIP-3)

Kraj Kod pocztowy Poczta Miejscowość Ulica, numer domu Województwo Powiat Gmina Dzielnica Urząd skarbowy Oddzial NFZ

numery kont bankowych dzieci Imię Nazwisko płeć Data urodzenia

Zamawiający oczekuje formularza zmiany, który powinien posiadać osobne pola dla każdej danej przewidzianej do zmiany.

Pytanie 123.



System informuje kadry i płace (upoważnionych

492 Kadry i PłacePortal użytkowników) o przesunięciu przez pracownika

pracowniczy urlopu, opieki lub innej zdefiniowanej nieobecności jużrozliczonej

Pytanie: Czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione jeśli system podobnie jak w innych wymaganiach powiadomi użytkowników mailowo?

Odpowiedź: Tak.

Pytanie 124.


System umożliwia wyłączenie funkcji weryfikacji

508 Kadry i PłacePortal poszczególnych rodzajów absencji wprowadzonych

pracowniczy przez portal pracowniczy przed umieszczeniem absencjiw karcie ewidencji czasu pracy pracownika

Pytanie: Jakie mają być przypadki użycia takich wyłączeń weryfikacji poszczególnych rodzajów absencji? Czy to pracownik wprowadzający absencję ma decydować o wyłączeniu weryfikacji? Takie wyłączenia mogą doprowadzić do błędów w bilansach absencji i czasu pracy w systemie co może mieć przełożenie na błędne wyliczanie wynagrodzeń

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje, że taka funkcjonalność będzie dostępna dla uprawnionego pracownika Działu Kadr – głównego użytkownika.

Pytanie 125.


510 Kadry i PłacePortal System/portal umożliwia pracownikowi wypełnienie

pracowniczy formularza oceny szkolenia

Pytanie: Prosimy o udostępnienie wzoru formularza oceny szkolenia

Odpowiedź: Zamawiający dostarczy formularz na etapie wdrożenia.


Pytanie 126.


Portal System/portal umożliwia przełożonemu wypełnienie

511 Kadry i Płace pracowniczy formularza oceny efektów szkolenia np. po 3 mies. od daty ukończenia szkolenia

Pytanie: Prosimy o udostępnienie wzoru formularza oceny szkolenia

Odpowiedź: Zamawiający dostarczy formularz na etapie wdrożenia.

Pytanie 127.


513 Kadry i PłacePortal System/portal umożliwia wysyłanie zaproszeń na

pracowniczy szkolenie dla uczestników (e-mail)

Pytanie: Czy zamawiający potwierdza, że uczestnikiem będzie pracownik Zamawiającego mający dostęp do portalu pracowniczego w ramach zakupionych licencji?

Odpowiedź: Tak.

Pytanie 128.


514 Kadry i PłacePortal System/portal umożliwia zapisy na szkolenia przez

pracowniczy uczestników lub inne osoby uprawnione

Pytanie: Czy zamawiający potwierdza, że uczestnicy i inne osoby uprawnione to pracownicy Zamawiającego mający dostęp do portalu pracowniczego w ramach zakupionych licencji?

Odpowiedź: Tak.


Pytanie 129.


516 Kadry i PłacePortal System umożliwia generowanie i wypełnianie arkuszy

pracowniczy ocen okresowych poprzez portal pracowniczy

Pytanie: Prosimy o udostępnienie wzoru arkusza ocen. Odpowiedź: Zamawiający przewiduje zaprojektowanie formularzy ocen w trakcie wdrożenia.

Pytanie 130.


517 Kadry i PłacePortal System/ portal umożliwia pracownikowi dokonanie

pracowniczy samooceny

Pytanie: Wymaganie jest nieprecyzyjne, prosimy o określenie jakie Zamawiający ma wymagania w stosunku do formularza oceny oraz czy w ramach procesu występuje workflow, jeśli tak to prosimy o jego przedstawienie.

Odpowiedź: Zamawiający przewiduje zaprojektowanie formularzy ocen i workflow w trakcie wdrożenia.

Pytanie 131.


System/portal umożliwia wysłanie maila z informacją oPortal520 Kadry i Płace możliwości pobrania formularza, wypełnieniu pracowniczyformularza przez pracownika, przełożonego itd.

Pytanie: Czy zamawiający uzna wymaganie za spełnione jeżeli system będzie miał możliwość generowania korespondencji seryjnej?

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje możliwości wysłania maili do wskazanej grupy pracowników np. kierowników jednostek.


Pytanie 132.


System umożliwia pobranie e-deklaracji PIT, paskówPortal

521 Kadry i Płace wynagrodzeń, RMUA itp. przez pracownika na stronie pracowniczy www

Pytanie: Prosimy o precyzyjnej określenie wszystkich możliwych funkcji systemu w ramach ww. wymagania. Określenie itp. w żaden sposób nie ogranicza Zamawiającego przed rozszerzeniem wymagań.

Odpowiedź: Zamawiający usuwa słowo „itp.”.

Pytanie 133.


System umożliwia umieszczenie spersonalizowanych

Portalplików w różnych formatach przygotowanych przez

522 Kadry i Płace Dział Spraw Pracowniczych do pobrania przezpracowniczy

pracownika na stronie www (np. zaświadczenia,informacje)

Pytanie: Prosimy o wskazanie o jakie dokładnie formaty chodzi Zamawiającemu oraz o określenie wszystkich możliwych dokumentów lub przedstawienia ich wzorów.

Odpowiedź: Np. przygotowanie zaświadczenia o zatrudnieniu w formie pdf lub Word lub informacji o wysokości przyznanego świadczenia z ZFŚS i udostępnienie pracownikowi na portalu pracowniczym.

Pytanie 134.


Możliwość złożenia elektronicznego wniosku, w tymdotyczącego % kosztów autorskich dla wynagrodzenia

523 Kadry i PłacePortal zasadniczego oraz wybranych składników wynagrodzeń

pracowniczy dla pracownika, KUP oraz automatyczne zapisaniewniosku w kartotece danego zatrudnienia po


zatwierdzeniu przez uprawnionego pracownika

Pytanie: Czy Zamawiający potwierdza, że lista elektronicznych wniosków jest skończona i ogranicza się tylko do wskazanych w wyżej wymienionym wymaganiu?

Odpowiedź: Nie, występują również inne wnioski w SIWZ np. dotyczące świadczeń z ZFŚS.

Pytanie 135.


Możliwość składania przez przełożonego wniosków o

Portalprzyznanie/podwyższenie/obniżenie premii

524 Kadry i Płace regulaminowej, przyznanie premii uznaniowej orazpracowniczy

nagrody Rektora dla podległych pracowników oraz ichdalszego procedowania aż do pobrania do kart wypłat

Pytanie: Prosimy o udostępnienie obecnych wzorów wniosków lub opisanie wszystkich elementów, które mają zawierać.

Odpowiedź: Zamawiający przewiduje zaprojektowanie wniosków w trakcie analizy przedwdrożeniowej.

Pytanie 136.


Możliwość generowania przez zleceniobiorcę

525 Kadry i PłacePortal rachunków do umów zleceń i pobierania wystawionych

pracowniczy rachunków do realizacji po zatwierdzeniu przezuprawnione osoby

Pytanie: Prosimy o udostępnienie przykładu rachunku z umowy zlecenie.

Odpowiedź: Zamawiający załącza przykład rachunku z umowy zlecenie.


Pytanie 137.


526 Kadry i PłacePortal Możliwość składania wniosków o świadczenia z ZFŚŚ

pracowniczy (po złożeniu oświadczenia o dochodach)

Pytanie: Prosimy o udostępnienie przykładu wniosku o świadczenie ZFŚS.

Odpowiedź: Zamawiający załącza wniosek.

Pytanie 138.


System umożliwia prowadzenie kartotek projektów,również wielowalutowych, okresów ich obowiązywania,harmonogramów poszczególnych wpływów transz i

1Zarządzanie ponoszonych wydatków, budżetów z podziałem na

Projektami okresy (roczne, sprawozdawcze), zadania, kategoriekosztów, ustalenie rodzaju/kategorii projektu (zoznaczeniem potencjalnej komercjalizacji dla celówrozliczania podatku VAT)

Pytanie A: Proszę o rozwinięcie definicji wielowalutowości projektu; czy możliwość określenia waluty projektu (jednej dla jednego projektu) jako waluty obowiązującej jest spełnieniem wymagania? Pytanie B: Proszę o informację czy wielowalutowość projektu jest tutaj rozumiana jako możliwość zaksięgowania dokumentu kosztowego w jakiejkolwiek walucie i przeliczenie danego dokumentu na walutę bazową w jakiej planowany jest projekt?

Odpowiedź: Projekt jest rozliczany w jednej określonej walucie, dokumenty księgowane w walutach innych są przeliczane na walutę bazową projektu.

Pytanie 139.


System umożliwia zdefiniowanie pozycji podlegającychróżnym rodzajom narzutów kosztów pośrednich dla

2 Zarządzanie każdego projektu (np. pula uczelni, pula kierownika),Projektami według wybranych algorytmów (np. jako procent


kosztu, jako ustalona kwota, jako kombinacjawymienionych nie mniej/nie więcej niż)

Pytanie A: Proszę o informację czy element algorytmu: "nie mniej/nie więcej niż" oznacza że koszt musi się zawierać pomiędzy określona kwotą a kosztem ustalonym jako procent kosztu?

Pytanie B: Czy tak precyzyjnie określone algorytmy są jedynymi wystarczającymi do spełnienia opisanego wymagania? Jeśli nie to proszę o wyspecyfikowanie wytycznych do budowania

Odpowiedź:A - Narzut nalicza się procentowo, w niektórych przypadkach określony jest limit wyrażany kwotowo, system musi umożliwiać zdefiniowania progu kwotowego, którego nie można przekroczyć. B - System ma umożliwić podział naliczonego narzutu na części przyporządkowane danym jednostkom (uczelnia, katedra, kierownik).

Pytanie 140.


System umożliwia rozliczanie projektu w różnych

13Zarządzanie walutach po wskazanych kursach, różnych dla potrzeb

Projektami ewidencji księgowej i dla potrzeb raportowania dlainstytucji finansujących

Pytanie: Czy wymaganie zostanie uznane za spełnione jeśli system umożliwi wygenerowanie raportu prezentującego rozliczenie projektu we wskazanej walucie (użytkownik podczas generowania raportu podaje kurs dla waluty po której ma zostać przygotowane rozliczenie i w wyniku tego otrzymuje raport w ustalonym układzie danych.Odpowiedź: Tak.

Pytanie 141.


Zarządzanie Wsparcie ze strony systemu w przygotowaniu danych16Projektami do systemu POLON z obszaru działalności badawczej

Pytanie: Proszę o informację czy możliwość eksportu wymaganych danych z systemu do formatu Excel jest wystarczającą formą wsparcia w zakresie przygotowania danych do systemu POLON?

Odpowiedź: Obecnie wymaganym formatem jest xml.


Pytanie 142.

Dotyczy: Załącznik nr 13 do SIWZ – Arkusz Funkcjonalności17 Zarządzanie Generowanie danych do sprawozdania GUS (PNT-01/s)Projektami

Pytanie: Proszę o informacje czy możliwość eksportu wymaganych danych z systemu do formatu Excel jest wystarczającą formą wsparcia w zakresie generowania danych do wymienionego sprawozdania?

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje możliwości eksportu w formacie Excel oraz xml.

Pytanie 143.


System umożliwia generowanie raportów, ich eksportdo formatu excel, word, pdf, oraz ich wydruk, wedługzadanych kryteriów selekcji danych w wielu wybranych

Zarządzaniewalutach jednocześnie (np. informacje o wszystkich

19 projektach prowadzonych przez dany wydział, katedrę,Projektami

osobę, we wskazanym okresie czasu, z podziałem narodzaje kosztów, informacje o kosztach poniesionychwedług kontrahenta we wskazanym zakresieprojektów).

Pytanie: Opisane wymaganie sugeruje przygotowanie odpowiednich analiz w narzędziu klasy BI; proszę o informację czy zamawiający dopuszcza przygotowywanie wspomnianych raportów w zintegrowanym systemie BI?

Odpowiedź: Tak.

Pytanie 144.


Zarządzanie System umożliwia weryfikację statusu doktoranta w21Projektami systemie USOS, z poziomu systemu obsługi projektów


Pytanie A: Proszę o informacje o oczekiwanym kontekście użycia "doktoranta" w procesie biznesowym zarzadzania projektami (proszę o podanie konkretnego przypadku użycia; w ramach jakiej operacji realizowanej w projekcie ma być weryfikowany status.

Pytanie A: Proszę o opis oczekiwanego wyniku przeprowadzonej weryfikacji.Odpowiedź: „Doktorant” to uczestnik studiów doktoranckich. Oczekujemy możliwości sprawdzenia czy osoba jest doktorantem i do kiedy ma ten status. Przykładowa sytuacja to konieczność naliczenia lub nie pochodnych wynagrodzenia, zmiana formy wynagrodzenia dodatkowego – z umowy zlecenie na dodatek do pensji.

Pytanie 145.


System informuje o zmianach dokonanych w rejestrzeZarządzanie23 projektów użytkowników działów obsługi projektów Projektami(wiadomość e-mail).

Pytanie A: Proszę o wyspecyfikowanie rodzajów wykonywanych zmian które mają skutkować powiadomieniem e-mail (chodzi o określenie stopnia szczegółowości istotności danych - aby nie spowodować zasypania użytkownika dużą ilością nieistotnych informacji o dokonanych zmianach)

Pytanie B: Proszę o informację jaka ma być forma i częstotliwość informacji (np: raz dziennie informacja z listą wykonanych zmianach lub każda pojedyncza zmiana monitowana odpowiednim mailem)?

Odpowiedź: A - kluczowe zmiany dotyczą np. zmiany osoby kierownika/wykonawcy, czasu trwania projektuB – Zamawiający wymaga przy każdej kluczowej zmianie powiadomienia mailowego.

Pytanie 146.


Zarządzanie24Projektami

Zamawiający posiada oprogramowanie Rejestr Projektów (RP) obsługujące katalogowanie i obieg dokumentacji prowadzonych projektów. System zapewnia integrację z tym modułem, a w szczególności:

- transfer danych z RP do ZSI - dane umożliwiające utworzenie projektu w kartotece projektów ZSI - typ projektu, nr konta, harmonogram projektu, tytuł projektu, dane personalne, rodzaje kosztów pośrednich, narzuty,

- transfer danych z ZSI do RP - na tym etapie nie jesteśmy w stanie sprecyzować wymagań - ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA


Pytanie: Zgodnie z Ustawą Pzp (art.29) Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. W związku z tym prosimy o jednoznaczne zdefiniowanie zakresu integracji / wymiany danych pomiędzy ZSI a RP lub wykreślenie wymagania lub potwierdzenie, że realizacja wymagania będzie podlegała dodatkowemu wynagrodzeniu (np. w ramach realizacji Zleceń Rozwojowych).

Odpowiedź: vide odpowiedzi na pytania 10 i 88.

Pytanie 147.


14

BudżetowanieMożliwość budżetowania przychodów i kosztów

i kontrola kosztów

projektów długoterminowych (wieloletnich) z przeniesieniem niewykorzystanych środków na kolejne lata

Pytanie: Proszę o informację czy przy założeniu że Harmonogram budżetu projektu składa się z kolejnych miesięcznych okresów planistycznych możliwość zmiany planu budżetu w poszczególnych miesiącach jest wystarczająca formą realizacji danego wymagania?

Odpowiedź: Harmonogram budżetu projektów wieloletnich jest roczny z możliwością przeniesienia niewykorzystanych środków na kolejne lata.

Pytanie 148.


Budżetowanie

55 i kontrola kosztów

Określenie dat krytycznych dla określonych działań, np. daty wprowadzania budżetów cząstkowych, korekt planu

Pytanie: Proszę o potwierdzenie że celem danego wymagania jest umożliwienie wprowadzenia do systemu dowolnie wielu parametrów określających daty krytyczne dla danego projektu?

Odpowiedź: Tak.

Pytanie 149.


BudżetowanieMożliwość wprowadzenia i modyfikacji harmonogramu

56 działań związanych z tworzeniem planu rzeczowo-i kontrola finansowego przez osoby uprawnione wraz z

kosztówzapisywaniem historii zmian

Pytanie: Proszę o informację czy wymaganie zostanie uznane za spełnione jeśli system umożliwi określenie dopuszczalnego czasu trwania dla pojedynczego kroku przewidzianego w zdefiniowanej ścieżce obsługi (przygotowaniu) harmonogramu rzeczowo finansowego?

Odpowiedź: Nie, ma być możliwość wprowadzenia i modyfikacji harmonogramu.

Pytanie 150.


62Budżetowanie System umożliwia dysponentowi delegowaniei kontrola

określonego zakresu uprawnieńkosztów

Pytanie: Proszę o wyjaśnienie o jaki zakres uprawnień chodzi?

Odpowiedź: System umożliwia dysponentowi danego budżetu delegowanie określonego zakresu uprawnień np. podglądu do danego budżetu bądź wybranych pozycji budżetu.

Pytanie 151.


Budżetowanie


Możliwość rMożliwość rozliczenia kosztów i przychodów związanych z działalnością wydawniczą, Zakładem Graficznym

Pytanie: Proszę o doprecyzowanie wymagania i szerszy opis w zakresie działalności wydawniczej

Odpowiedź: Jednostki te wykonują zlecenia na rzecz różnych jednostek i finalnie źródłem finansowania danego zlecenia mają być koszty danego przedsięwzięcia. System umożliwi rozliczenie kosztów (materiałów, usług, kosztów osobowych etc.) danego zlecenia, aby precyzyjnie określić koszt danego działania zrealizowanego przez Zakład Graficzny lub Wydawnictwo.

Pytanie 152.


Budżetowanie


Możliwość automatycznego tworzenia raportów przez system raportowania i rozsyłania powiadomień e-mail do określonych użytkowników

Pytanie: Proszę o informacje czy dopuszcza się realizację danego wymagania w systemie klasy BI

Odpowiedź: Możliwość tworzenia przez uprawnionego użytkownika skonfigurowanego raportu lub konfigurowalnego raportu wg wybranych kryteriów.

Pytanie 153.


4.2. System musi spełniać wymagania wynikające z Krajowych Ram Interoperacyjności (rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych z dnia 12 kwietnia 2012 r.), w tym powinien charakteryzować się wysokim poziomem dostępności, niezawodności, skalowalności i elastyczności oraz posiadać własności poufności, integralności, rozliczalności zachodzących zdarzeń i niezaprzeczalności wykonanych działań użytkowników.

Pytanie: Prosimy o sprecyzowanie tego wymagania - tj. przedstawienie bezpośrednich wymagań do systemu informatycznego wraz kryteriami odbioru ich realizacji.

Odpowiedź: Jednolity tekst rozporządzenia dostępny jest w pliku do pobrania na stronie Sejmu RP: http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20170002247/O/D20172247.pdf Zamawiający oczekuje zgodności Systemu z zapisami rozporządzenia ujętymi w Rozdziale IV. Minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych.

Pytanie 154.


4.3. Rozwiązanie musi uwzględniać zmiany w zewnętrznym otoczeniu prawnym, w którym funkcjonuje Zamawiający oraz zapewniać możliwość wprowadzania modyfikacji, odzwierciedlających te zmiany.

Pytanie: Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający wymaga uwzględnienia zmian w otoczeniu prawnym ujętym w zakresie funkcjonalnym objętym licencjami dostarczonymi w niniejszym postępowaniu.

Odpowiedź: Celem tego zapisu jest podkreślenie istotnego ryzyka leżącego po stronie Wykonawcy, a dotyczącego otoczenia prawnego Zamawiającego. Ryzyko to wynika co najmniej z faktów:a – wejścia w życie ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz wejścia w życie ustawy przepisy wprowadzające ustawę - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, które to akty w zasadniczy sposób zmienią organizację szkolnictwa wyższego, zasady zatrudnienia na uczelni wyższej, zasady raportowania w systemie POL-on itd.,


http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20170002247/O/D20172247.pdf

b – wprowadzenia przez prawodawcę nowych aktów wykonawczych do ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, przy czym proces ten nie zakończył się i nadal brak jest kluczowych aktów wykonawczych, c – dokonania przez samego Zamawiającego zmian w organizacji Uczelni wynikających z wejścia w życie wyżej wymienionych ustaw; przykładem takich zmian jest konieczność uchwalenia nowego statutu, wprowadzenia nowego regulaminu organizacyjnego Uczelni, wprowadzenia nowego regulaminu pracy itd.Ryzyko wynikające ze zmian w otoczeniu prawnym Wykonawca musi uwzględnić do momentu odbioru końcowego systemu. Powyższe ryzyka powodują, że System musi być elastyczny, tzn. umożliwiać wprowadzanie niezbędnych zmian po jego odbiorze przez Zamawiającego.Uwzględnienie powyższych ryzyk leży po stronie Wykonawcy i ich wystąpienie nie będzie traktowane na gruncie zawartej umowy jako wystąpienie stanów nieprzewidywalnych albo siły wyższej.

Pytanie 155.


4.8. System musi posiadać architekturę wielowarstwową oraz powinien umożliwiać integrację z zewnętrznymi aplikacjami przy wykorzystaniu np. usług sieciowych (np. z systemem USOS).

Pytanie: Proszę o określenie kryteriów odbioru systemu w zakresie możliwości integracji. Jeśli chodzi o gotową integrację, proszę o sprecyzowanie jej zakresu (zbiory danych, kierunki przepływu danych, wymagania techniczne dot. integracji) wzorem pytań wcześniejszych.

Odpowiedź: vide odpowiedzi na pytania 10 i 11.

Pytanie 156.


4.9. System musi się charakteryzować otwartą architekturą, zapewniającą możliwość integracji z innymi bazami danych i aplikacjami Zamawiającego. Wymagana jest wysoka skalowalność wydajnościowa i funkcjonalna, otwartość na dalszą rozbudowę i prostota obsługi.

Pytanie: Co dokładnie wg Zamawiającego oznacza wysoka skalowalność funkcjonalna?Odpowiedź: Oznacza brak ograniczeń możliwości rozbudowy funkcjonalności systemu - vide odp. na pyt. 154

Pytanie 157.


4.12. System musi posiadać możliwość rozbudowy interfejsu użytkownika poprzez udostępnienie API. Pytanie A: Funkcje API służą przede wszystkim do celów integracyjnych, tj. wywoływania funkcji systemu z poziomu innych aplikacji. Czy o takie działania chodzi Zamawiającemu?


Pytanie B: Proszę o sprecyzowanie kryteriów odbioru wymagania - w szczególności w jakim zakresie i do jakich zastosowań system ma udostępniać API? Czy w zakresie systemu EOD wystarczające będzie jeśli system będzie posiadał wewnętrzne API pozwalające m.in. na tworzenie własnych funkcji wywołujących pewne akcje systemowe - np. dodanie dokumentu, jego zapis, uzupełnienie pewnych pól, sprawdzenie zawartości pól celem walidacji?

Odpowiedź: A – Tak. B – Tak

Pytanie 158.


4.14. Komunikacja pomiędzy serwerem aplikacyjnym a bazą danych musi być szyfrowana. Baza danych musi wykorzystywać wszystkie udostępnione jej CPU oraz umożliwiać wykorzystanie całej dostępnej pamięci operacyjnej.

Pytanie: Rozumiemy, że określenia: „udostępnionej jej CPU” oraz „wykorzystanie całej dostępnej pamięci operacyjnej” będą wynikały z wymagań dot. Parametrów wydajnościowych, które ma określić Wykonawca a nie całej dostępnej (i w tej chwili nieokreślonej) pamięci czy CPU w udostępnionej infrastrukturze?

Odpowiedź: Tak

Pytanie 159.


4.22. System musi automatycznie prowadzić dzienniki zmian dla wszystkich danych wprowadzonych do systemu. Zakres analizowanych danych musi być definiowalny z poziomu aplikacji.

Pytanie: Automatyczne śledzenie zmian dla wszystkich wprowadzanych danych znacząco przyspiesza zwiększanie rozmiaru bazy danych oraz w chwili zapisu dodatkowo obciąża pozostałe zasoby serwerowe. Czy w tym wymaganiu Zamawiający oczekuje jedynie potwierdzenia, że system potrafi prowadzić dzienniki zmian dla wszystkich wprowadzanych danych a ich faktyczne włączenie nastąpi jedynie dla wybranych danych, czy też oczekuje włączenia zapisu takich dzienników dla wszystkich danych przy uruchomieniu systemu? Ma to istotne znaczenie do określenia założeń do wymagania 4.45.

Odpowiedź: Zamawiający wymaga, aby System spełniał warunki określone przez Krajowe Ramy Interoperacyjności, w tym zapewnienie rozliczalności i niezaprzeczalności w rozumieniu KRI, co z kolei wymaga zapisywania szczegółowych informacji o działaniach użytkowników w logach Systemu. Wykonawca zatem powinien przewidzieć konieczność zapisywania historii działań użytkowników i zmian danych w zakresie zapewniającym zgodność z obowiązującymi przepisami i nie powinno to w sposób istotny wpłynąć na wydajność Systemu.


Pytanie 160.


4.24. System musi posiadać interfejs w języku polskim, a w zakresie funkcjonalności dostępnych dla użytkowników przez stronę WWW komponenty Systemu będą działały w języku polskim i angielskim (wymagana jest możliwość przełączania języka przez użytkownika w trakcie jego pracy w Systemie). System musi spełniać wymogi standardu WCAG 2.0.

Pytanie A: Prosimy o sprecyzowanie jakie będą kryteria odbioru wymagania w tym zakresie - a w szczególności WCAG 2.0. Standard WCAG zawiera wiele wytycznych i nie wszystkie z nich są w pełni adekwatne do systemów tej klasy.

Odpowiedź: Zgodnie z KRI Zamawiający oczekuje spełnienia standardu WCAG 2.0 na poziomie AA. Zamawiający nie będzie wymagał spełnienia wytycznych, które nie mają zastosowania w wypadku Systemu.

Pytanie B: Czy wystarczający będzie interfejs w języku polskim dla całego Systemu?

Odpowiedź: Zgodnie z wymogiem 4.24 dla komponentów dostępnych przez www System musi posiadać interfejs co najmniej także w języku angielskim (z możliwością przełączania w czasie pracy przez użytkownika). Dla pozostałych elementów System może posiadać interfejs wyłącznie w języku polskim.

Pytanie 161.


4.25. System musi zapewniać kodowanie znaków zgodne z Unicode UTF-8 (ISO 10646-1:2000) zarówno w bazie danych, jak i w interfejsie użytkownika.

Pytanie: Czy Zamawiający zaakceptuje bazę danych, która akceptuje kodowanie zgodne z UTF-16?

Odpowiedź: Tak?

Pytanie 162.


• dokument tekstowy zgodny z MS Word. •Pytanie: Czy format .RTF spełnia to wymaganie?

Odpowiedź: Nie?


Pytanie 163.


4.36. Mechanizm łatwego eksportu danych zaewidencjonowanych w systemie do popularnych formatów (PDF, XML, CSV, arkusz kalkulacyjny zgodny z MS Excel, dokument tekstowy zgodny z MS Word).

Pytanie: Czy wystarczająca będzie możliwość eksportu danych do formatów: CSV, HTML, PDF. XLS i XLSX?

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje także możliwości eksportu danych do formatu xml oraz doc/docx.

Pytanie 164.


4.37. Mechanizm łatwego budowania importów/eksportów danych z plików w formacie XML, TXT, arkusz kalkulacyjny zgodny z MS Excel lub innych baz danych do/z Systemu.

Pytanie: Czy wystarczająca będzie możliwość importu danych z plików XLS/XLSX oraz wprost z obiektów bazy danych SQL?

Odpowiedź: Zmawiający potwierdza, że w odniesieniu do importów taka możliwość będzie wystarczająca.

Pytanie 165.


4.41. System musi umożliwiać edycję istniejących i tworzenie nowych, wcześniej niezdefiniowanych szablonów dokumentów z poziomu użytkownika, bez wymaganej ingerencji serwisu Wykonawcy.

Pytanie: Czym dla Zamawiającego jest "szablon dokumentu"? Czy dla części systemu dostępnego przez przeglądarkę może być to definicja metadanych po wykonaniu której w systemie pojawia się nowa kartoteka ze swoim formularzem, do której Użytkownik może zapisywać dane w zakresie zgodnym z jej definicją? Np. celem zdefiniowania nowego rejestru, słownika lub innej niestandardowej kartoteki?

Odpowiedź: Zamawiający rozumie szablon dokumentu przede wszystkim jako wzór dokumentu z polami, które są zastępowane wartościami odpowiednich danych przed wygenerowaniem dokumentu na podstawie tego szablonu (np. przed wydrukiem lub wysłaniem mailem) – per analogiam szablon dokumentu korespondencji seryjnej w MS Word. Dla części Systemu dostępnego przez przeglądarkę Zamawiający zgadza się na rozwiązanie proponowane w zapytaniu.


Pytanie 166.


4.46. System musi umożliwiać wydajną pracę stacji klienckich w oparciu o infrastrukturę VDI.

Pytanie: Ponieważ w skład Zamówienia wchodzą nieokreślone precyzyjnie licencje na: „pozostałe oprogramowanie niezbędne do funkcjonowania Systemu” prosimy o informację czy w związku z pracą w oparciu o infrastrukturę VDI należy dostarczyć jakieś licencje związane z tym typem pracy: np. desktopowe systemy operacyjne, licencje na oprogramowanie biurowe (np. Word, Excel, wymieniane w innych wymaganiach) czy też same licencje dostępowe do konkretnego rozwiązania VDI? Prosimy o precyzyjne wymienienie niezbędnych ilości konkretnych systemów.

Odpowiedź: Zamawiający posiada wdrożone środowisko VDI i nie wymaga dostarczenia żadnych dodatkowych komponentów tego systemu. Wymagana jest zgodność wdrożonego Systemu z tą infrastrukturą i brak ograniczeń technicznych lub licencyjnych. Zamawiający nie wymaga dostarczenia licencji systemu operacyjnego lub oprogramowania biurowego.

Pytanie 167.


4.47. Wykonawca zobowiązany jest do wdrożenia systemu testowego synchronizowanego z systemem produkcyjnym (w ramach wdrożenia zainstalowany zostanie system bliźniaczy z systemem produkcyjnym). Wykonawca zaproponuje i uzgodni z Zamawiającym procedurę synchronizacji.

Pytanie:

Pytanie 168.


Pytanie A: Czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione w przypadku synchronizowania systemu testowego poprzez okresową (np. codzienną) aktualizację bazy z systemu produkcyjnego?

Pytanie B: Czy system testowy i system produkcyjny muszą być od siebie niezależne na poziomie zwirtualizowanych systemów operacyjnych czy też mogą funkcjonować jako odrębne instancje systemów aplikacyjnych i bazodanowych działające w środowisku tego samego systemu operacyjnego?

Odpowiedź: A - Synchronizacja może być okresowa (automatyczna) lub ‘na żądanie’ (uruchamiana przez administratora). Administrator powinien mieć możliwość ustawienia (wyboru) trybu synchronizacji.B – System testowy i rozwojowy mogą funkcjonować jako odrębne instancje systemów aplikacyjnych i bazodanowych działające w środowisku tego samego systemu operacyjnego. System produkcyjny powinien być od


nich niezależny na poziomie zwirtualizowanych systemów operacyjnych. Wyłączenie maszyny, na której funkcjonują Systemy testowy i rozwojowy nie może spowodować przerwy w działaniu Systemu produkcyjnego.

Pytanie 169.


4.48. Wykonawca zobowiązany jest do wdrożenia systemu rozwojowego (w ramach wdrożenia zainstalowany zostanie system bliźniaczy z systemem produkcyjnym, dane będą synchronizowane z systemu produkcyjnego według bieżących potrzeb). Wykonawca zaproponuje i uzgodni z Zamawiającym procedurę synchronizacji.

Pytanie: Czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione w przypadku synchronizowania systemu rozwojowego poprzez okresową (np. codzienną) aktualizację bazy z systemu produkcyjnego?

Odpowiedź: Synchronizacja może być okresowa (automatyczna) lub ‘na żądanie’ (uruchamiana przez administratora). Administrator powinien mieć możliwość ustawienia (wyboru) trybu synchronizacji.

Pytanie 170.


4.49. Każdy moduł Systemu musi umożliwiać użytkownikowi pracę w sposób niezależny od stanu pozostałych modułów Systemu nawet przy korzystaniu z tych samych danych źródłowych gromadzonych we wspólnych tabelach, co jednocześnie nie może wpływać negatywnie na ogólną funkcjonalność Systemu.

Pytanie: Jakie będą kryteria odbioru realizacji wymagania określonego jako: "Każdy moduł Systemu musi umożliwiać użytkownikowi pracę w sposób niezależny od stanu pozostałych modułów Systemu" przy założeniu, że mówimy o systemie zintegrowanym?

Odpowiedź: Zamawiający rozumie ten wymóg jako brak blokowania funkcjonowania jednych modułów przez działanie innych, np. generowanie raportu przez jeden z modułów nie powoduje zablokowania bazy danych i czasowego ograniczenia funkcjonalności innych modułów.

Pytanie 171.


4.50. System musi zapewnić mechanizmy alarmowania poszczególnych użytkowników systemu o zmianach wprowadzonych przez innych użytkowników na podstawie określonych wcześniej reguł.

Pytanie A: Czy Zamawiający jest w stanie określić wymagane reguły alarmowania? Czy może chodzi o reguł, jakie zdefiniował w systemie producent?


Pytanie B: Czy jeśli system (dla części dostępnych dla przeglądarkę) zapewni możliwość skonfigurowania Administratorowi reguł wysyłających alerty do określonych osób po spełnieniu określonych warunków (np. dodanie dokumentu spełniającego określone warunki, jego edycja, wykonanie określonej funkcji, itp..) to można będzie uznać wymaganie za spełnione?

Odpowiedź: A – Zamawiający nie może odnieść się do rozwiązań zdefiniowanych przez producenta, ponieważ nie zna oferowanego Systemu. Zamawiający oczekuje, że System posiada wymienioną funkcję i jest ona konfigurowalna.B - Tak.

Pytanie 172.


4.52. Wymagana jest dokumentacja użytkownika Systemu w języku polskim (pomoc kontekstowa, materiały szkoleniowe, podręcznik administratora, przykładowe instrukcje stanowiskowe).

Pytanie: Zamawiający w innych wymaganiach poruszał konieczność samodzielnej definicji elementów systemu (szablonów dokumentów, raportów, itp.) - w jakim więc zakresie dostawca ma przygotować dokumentację systemu biorąc pod uwagę, że jego część będzie samodzielnie definiowana przez Zamawiającego? Czy wystarczająca będzie dokumentacja dotycząca standardowych elementów systemu dostarczonych po jego instalacji (bez zmian wykonanych indywidualnie przez Użytkownika/Konsultanta)?

Odpowiedź: Zamawiający wymaga dokumentacji do elementów standardowych Systemu oraz do Rezultatów prac Wykonawcy powstałych w trakcie wdrożenia (np. mechanizmów/interfejsów dodatkowych dot. integracji z USOS). Zamawiający nie oczekuje od Wykonawcy dokumentacji elementów lub prac wykonanych przez Zamawiającego.

Pytanie 173.


5.3. EOD musi automatyzować w możliwie wysokim stopniu obieg dokumentów i spraw, m.in. poprzez ich automatyczne przekazywanie - po spełnieniu określonych warunków - do kolejnych etapów obiegu (przejście przez proces),

Pytanie: Czy wymaganie będzie uznane za spełnione gdy to użytkownik będzie miał możliwość przekazania sprawy dalej gdy spełni określone wcześniej (w definicji procesu) wymagania? (np. wypełni odpowiednie pola dokumentu)

Odpowiedź: Tak - dla etapów, w których użytkownik podejmuje decyzje lub wprowadza dane, jednak w takich sytuacjach EOD powinien wskazywać domyślny kolejny etap (jeśli został zdefiniowany w procesie). Dla etapów, w których przejście może być automatyczne, EOD powinien przekazywać dokument automatycznie do kolejnego etapu w oparciu o reguły zdefiniowane w systemie (model procesu).


Pytanie 174.


5.5. EOD musi wersjonować wytworzone oraz dodane dokumenty,

Pytanie: Czy wymaganie zostanie uznane za spełnione gdy system pozwoli na wersjonowanie poszczególnych rekordów z metadanymi danej kartoteki? (np. aneksowanie umów lub innych dokumentów zapisywanych w określonych kartotekach systemu)?

Odpowiedź: Tak, jednak Zamawiający wymaga dostępu do widoku dokumentu z danego momentu w przeszłości.

Pytanie 175.


5.7. EOD musi być zintegrowany z platformą ePUAP.

Pytanie: Prosimy o sprecyzowanie w jakim zakresie integracja z ePUAP ma zostać zrealizowana - w szczególności:1) jakie dokumenty mają być zintegrowane2) które z nich w którą stronę mają być migrowane (do/z ePUAP)lub odpowiedź na pytanie czy wystarczająca będzie integracja polegająca na możliwości pobrania przez system standardowych dokumentów znajdujących się we wskazanych/skonfigurowanych skrytkach ePUAP?

Odpowiedź: 1. Integracja powinna obejmować wszelkie dokumenty, które będą wpływały do ePUAPu i były za jego pośrednictwem wysyłane. Ponadto system EOD powinien umożliwiać automatyzację i uproszczenie wymiany danych w szczególności w obrębie UEP.2. Dokumenty powinny być migrowane zarówno do ePUAPu, jak również do systemu.

Pytanie 176.


5.11. EOD musi zapewnić odczytywanie treści dokumentów z użyciem narzędzi OCR, Pytanie: Prosimy o odpowiedź na pytania:1) Jakiego typu dokumenty mają być rozpoznawane? (np. Faktury, itp.)2) Na ilu stanowiskach proces rozpoznawania dokumentów będzie realizowany?3) Jakiej liczby poszczególnych typów rozpoznawanych dokumentów miesięcznie można się spodziewać?4) Czy wystarczające będzie odczytanie "danych nagłówkowych" bez danych odczytywanych ze zmiennej linii danych z dokumentów (np. danych z poszczególnych pozycji na fakturze, których liczba może być inna na każdej z faktur)?


Odpowiedź: 1 Zamawiający przewiduje, że będą to przede wszystkim faktury. W mniejszym stopniu inne dokumenty o ustalonej strukturze (oferty, standardowe wnioski o ustalonej strukturze).2 Zamawiający przewiduje utworzenie ok. 12 tzw. punktów kancelaryjnych, w których możliwe będzie skanowanie dokumentów.3 Zamawiający nie ogranicza liczby dokumentów – szacunkowo do Uczelni wpływa 4000 faktur rocznie.4 Nie. W podanym przypadku powinny zostać odczytane wszystkie pozycje.

Pytanie 177.


5.15. EOD musi umożliwiać Zamawiającemu samodzielne dodawanie własnych rozszerzeń programistycznych, np. z wykorzystaniem dostarczonego API do EOD. Jeżeli z własności EOD wynika konieczność programowania rozszerzeń w określonym języku lub technik programowania, musi to być język lub techniki powszechnie wykorzystywane.

Pytanie: W jakim zakresie ma funkcjonować wspomniane API? Czy Zamawiający ma na myśli zestaw metod/funkcji umożliwiających oprogramowanie samodzielnie utworzonych definicji wewnątrz systemu?

Odpowiedź: Niekoniecznie tylko wewnątrz systemu. Zamawiający przewiduje możliwość utworzenia własnego oprogramowania (np. rozszerzającego funkcjonalność EOD), które powinno być uwzględniane w procesie, tj. w odpowiednim punkcie procesu uruchomione i którego wyniki działania mogłyby być uwzględnione w dalszym przebiegu procesu. Przykładowo w procesie rozliczenia wyjazdu pracownika samochodem prywatnym EOD mógłby uruchomić zewnętrzną funkcję obliczającą odległości drogowe między miejscowościami, która zwróciłaby liczbę kilometrów do uwzględnienia w formularzu rozliczenia w EOD.

Pytanie 178.


5.18. EOD musi umożliwiać dołączenie do dokumentu w obiegu dowolnego pliku z dysku bądź obrazu dokumentu pierwotnego ze skanera, możliwość podglądu załączników w dowolnym momencie, Pytanie: Czy wystarczający będzie podgląd podstawowych formatów plików graficznych (bmp, jpg, png, gif) oraz plików z pakietów MS/Open/Libre Office?

Odpowiedź: Oprócz wskazanych w pytaniu należy także uwzględnić pdf.

Pytanie 179.



5.19. EOD musi zapewniać obsługę korespondencji przychodzącej zewnętrznej oraz wewnętrznej, Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie co znaczy "obsługa korespondencji" - czy chodzi o możliwość zarejestrowania jej w systemie czy też dodatkowo o jej obieg? Jeśli również o obieg, prosimy o przedstawienie wymagań dot. działania takiego obiegu (jego etapów, przepływów między nimi np. w postaci opisanego schematu BPMN, itp.)

Odpowiedź: Chodzi zarówno o możliwość zarejestrowania w systemie, jak również dalszy obieg dokumentu. Obecnie Uczelnia nie ma opracowanych aktualnych schematów obiegu wszystkich dokumentów, częściowo opisano przepływ wybranych dokumentów w Zarządzeniu nr 76/2017 Rektora UEP w sprawie wprowadzenia w życie Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu (dostępnym na stronie internetowej Uczelni pod adresem: http://ue.poznan.pl/pl/uniwersytet,c13/uregulowania-wewnetrzne,c30/zarzadzenia-rektora,c77/zarzadzenie-nr-76-2017,a67569.html).

Pytanie 180.


5.24. EOD musi zapewniać możliwość ręcznego (jednorazowego) ustalania ścieżki dla dokumentu nietypowego,

Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie co będzie wchodziło w skład ustalenia ścieżki dla dokumentu nietypowego? Czy wystarczy możliwość określenia liczby kroków, ich kolejności oraz wykonawców każdego kroku?

Odpowiedź: Nie, chodzi o możliwość ‘ręcznego’ przekazania dokumentu nietypowego do kolejnych osób/jednostek (wskazanych przez przekazującego) bez określania dla tego dokumentu ścieżki i kroków.

Pytanie 181.


5.26. EOD musi zapewniać mechanizm pozwalający na elastycznie dostosowanie procesów występujących na uczelni, podczas których dokumenty są przekazywane od jednego stanowiska do następnego. Mechanizm ten musi pozwalać na elastyczne definiowanie ról, jakie w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w procesie przepływu dokumentów (np. kto ma zaakceptować wniosek, przesłać dalej, odrzucić itp.),

Pytanie: Wykonawca nie ma wiedzy na temat procesów zachodzących u Zamawiającego. W celu wyceny wymagania prosimy o opisanie wspomnianych w wymaganiu procesów. Ewentualnie jeśli to z jakiegoś powodu niemożliwe, czy wymaganie będzie spełnione jeśli system da możliwość konfiguracji takich procesów?

Odpowiedź: Tak, Zamawiający oczekuje możliwości definiowania/modelowania procesów.


http://ue.poznan.pl/pl/uniwersytet,c13/uregulowania-wewnetrzne,c30/zarzadzenia-rektora,c77/zarzadzenie-nr-76-2017,a67569.html

http://ue.poznan.pl/pl/uniwersytet,c13/uregulowania-wewnetrzne,c30/zarzadzenia-rektora,c77/zarzadzenie-nr-76-2017,a67569.html

Pytanie 182.


5.31. Mechanizm obiegu dokumentów musi zapewnić przesyłanie raportów w postaci załączników do maili. Zamawiający musi mieć możliwość samodzielnego (bez udziału producenta) sporządzania tych raportów oraz dołączenia ich do wiadomości e-mail,

Pytanie: Czy wystarczająca będzie możliwość wygenerowania raportu przez Użytkownika, a następnie wysłanie go e-mailem na podany adresy e-mail?

Odpowiedź: Tak, jednak wysyłanie wiadomości e-mail powinno nastąpić automatycznie z wewnątrz Systemu do wskazanego użytkownika lub grupy

Pytanie 183.


• uwzględniać strukturę organizacyjną Zamawiającego,

Pytanie: W jakim zakresie EOD ma uwzględniać strukturę organizacyjną? Co będzie kryterium odbioru realizacji niniejszego wymagania? Czy wystarczająca będzie możliwość definiowania uprawnień w oparciu o strukturę? (np. w danym kroku procesu będzie można tak zdefiniować uprawnienia, aby był on możliwy do wykonania przez przełożonego osoby wnioskującej/procedującej dokument wcześniej)?

Odpowiedź: Tak, Zamawiający oczekuje pełnego uwzględniania struktury organizacyjnej, jednak konieczna jest także możliwość określania wyjątków wynikających z zastępstw lub powoływania czasowych struktur (np. zespołów projektowych).

Pytanie 184.


• musi uwzględniać automatyczną możliwość zastępstw w obrębie struktury funkcjonalnej i organizacyjnej Zamawiającego, np. na podstawie danych z systemu ERP,

Pytanie: Czy wystarczająca będzie możliwość zdefiniowania zastępstwa w ramach modułu EOD i respektowanie go podczas obiegu dokumentu?

Odpowiedź: System powinien posiadać możliwość zdefiniowania ‘standardowych’ zastępstw wynikających ze struktury organizacyjnej, które byłyby automatycznie aktywowane np. w czasie nieobecności zastępowanych pracowników (pobieranie danych z modułu kadrowego) oraz zastępstw ‘niestandardowych’ ustawianych wg chwilowych potrzeb Zamawiającego. Przykładowo – w sytuacji urlopu kierownika jednostki aktywowane jest


zastępstwo dla zastępcy kierownika, jednak gdy zastępca także jest nieobecny, można ustawić zastępstwo dla innego pracownika.

Pytanie 185.


• posiadać możliwość cofnięcia dokumentu do dowolnego wcześniejszego etapu,

Pytanie: Czy wystarczająca będzie możliwość cofnięcia o ile w definicji procesu uwzględniono możliwość przepływu (cofnięcia) między poszczególnymi jego etapami?

Odpowiedź: Zamawiający potwierdza, że taka możliwość będzie wystarczająca dla procesów, które są zdefiniowane.

Pytanie 186.


• uwzględniać powiadomienia o podjętych decyzjach.

Pytanie: Czym różni się to wymaganie od jednego z wcześniejszych - a dokładnie tego: "zapewnić obsługę powiadomień przez email"?

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje możliwości jednorazowego powiadomienia różnymi dostępnymi kanałów komunikacji, np. email, informacja na panelu użytkownika, pop-up, ikona na pasku powiadomień.

Pytanie 187.


5.33. Wybrane do zaimplementowania procesy zostaną ostatecznie zdefiniowane w trakcie Analizy Przedwdrożeniowej w uzgodnieniu z Zamawiającym oraz zaimplementowane w trakcie wdrożenia EOD.

Pytanie: Zgodnie z Ustawą Pzp (art.29) Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

Jeśli Zamawiający oczekuje aby wycena projektu obejmowała konfigurację tych procesów w systemie, niezbędne jest na tym etapie określenie jakie procesy mają zostać wdrożone przez Wykonawcę oraz opisanie każdego z nich - prosimy więc o te informacje - a przynajmniej:- listę procesów do implementacji podczas wdrożenia,


- opis lub schemat BPMN lub podobny każdego z nich wraz z ewentualnymi szczególnymi wymaganiami, które ma spełniać.

Odpowiedź: Zamawiający oczekuje zamodelowania poniższych procesów, przy czym przewiduje możliwie duży udział własnych pracowników przy realizacji tego zadania. Zamawiający nie posiada modeli BPMN dla tych procesów, jednak są one opisane w Zarządzeniu nr 76/2017 Rektora UEP w sprawie wprowadzenia w życie Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu (dostępnym na stronie internetowej Uczelni pod adresem: http://ue.poznan.pl/pl/uniwersytet,c13/uregulowania-wewnetrzne,c30/zarzadzenia-rektora,c77/zarzadzenie-nr-76-2017,a67569.html).Obieg:• zapotrzebowań (wniosków zakupowych) • wniosku o etat• karty obiegowej • wniosku dot. premii uznaniowych• wniosku o dodatek specjalny• wniosku o nagrodę dla pracownika• wniosku o pożyczkę • dokumentów finansowo-księgowych• umów z elektronicznym podpisem i archiwizacją• umów cywilnoprawnych i rachunków do tych umów• wniosku o kasację/zagospodarowanie/przyjęcie/likwidację środka trwałego

Pytanie 188.

Dotyczy: Załącznik nr 13 do SIWZ – Arkusz Funkcjonalności Funkcjonalności oznaczone jako Wymóg bezwzględny

Pytanie: W jaki sposób należy uzupełniać Arkusz funkcjonalności przy pozycjach oznaczonych jako Wymóg bezwzględny lub pozostają bez oznaczenia. Należy je wypełniać słowem TAK czy pozostawić puste? Na liście rozwijanej dostępne są opcje: „Tak", „Programowanie”, „Nie”, właściwe dla wymogów opcjonalnych.

Odpowiedź: Dla pozycji oznaczonych jako „Wymóg bezwzględny na dzień składania oferty” lub „Wymóg bezwzględny na dzień Startu Produktywnego modułu” należy w kolumnie „Deklaracja Wykonawcy” zaznaczyć opcję „TAK”. Zamawiający zmodyfikował arkusz tak, aby dla pozycji wymaganych automatycznie zaznaczany był wybór „TAK”. Dla pozycji oznaczonych jako „Wymóg bezwzględny na dzień Startu Produktywnego modułu” Zamawiający dopuszcza oznaczenie „Programowanie”, jednak nie ma to znaczenia dla oceny ofert lub wymagalności realizacji danej funkcji. Zamawiający poprawił arkusz tak, aby nie było w nim nieoznaczonych funkcji.

Pytanie 189.



Wszystkie funkcjonalności

Pytanie: Jak należy traktować wszystkie funkcjonalności, które nie mają przypisane parametru TAK/T w kolumnach Wymóg bezwzględny lub Wymóg opcjonalny?

Odpowiedź: Zamawiający poprawił arkusz tak, aby nie było w nim nieoznaczonych funkcji.

Pytanie 190.

Dotyczy: Projektu umowy Rozdz. XIV Wynagrodzenie

Pytanie:W projekcie umowy w rozdz. XIV pkt 14.1 a) Zamawiający przedstawił harmonogram płatności za poszczególne Etapy i Elementy Zamówienia:

14.1. Za prawidłową i pełną realizację zobowiązań wynikających z Umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości wynikającej z oferty z dnia ……………, tj. w łącznej kwociewynoszącej ……………… zł słownie: …………………….. złotych) netto + podatek VAT ….. % =…………………… zł (słownie: …………………………… zł.) brutto, a w tym:a) Wynagrodzenie za wykonanie Etapów od I do XII w kwocie …………… zł (słownie:…………………….. złotych) netto + podatek VAT ….. % = …………………… zł (słownie:…………………………… zł.) brutto.

Wynagrodzenie to płatne będzie według następującego harmonogramu:

Odebrany przez Zamawiającego bez% wynagrodzenia netto,

o którym mowa w pkt. Kwotazastrzeżeń

14.1 poz.1)

Etap I (Dostarczenie licencji) 13%

Etap II (Szkolenie Zespołu0,06%

Wdrożeniowego Zamawiającego)

Etap III (Analiza przedwdrożeniowa)3%

Etap IV-X (wdrożenie modułów) 13%

W tym

Etap IV (Finanse i Księgowość) 1,30%


Etap V (Logistyka) 0,52%

Etap VI (Majątek Trwały) 0,78%

Etap VII (Kadry i Płace) 1,69%

Etap VIII (Budżetowanie) 1,56%

Etap IX (Zarządzanie Projektami) 1,56%

Etap X (Elektroniczny Obieg Dokumentów)5,59%

Asysta powdrożeniowa wraz z opieką serwisową12,8%

Szkolenie użytkowników modułów 3%

Szkolenie Administratorów 0,14%

Etap XI 20%

Etap XII (usługa utrzymania Systemu)55%

Wynagrodzenie z tytułu wykonania etapów I – XII płatne będzie na podstawie faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę po podpisaniu przez Zamawiającego protokołu potwierdzającego odbiór bez zastrzeżeń danego Etapu wraz z przynależnymi do niego Rezultatami Prac. Wynagrodzenie za wykonanie tych etapów będzie regulowane do osiągnięcia kwoty 80% wynagrodzenia Wykonawcy za te etapy. Jeśli faktura wystawiona przez Wykonawcę będzie przekraczać wspomniane wyżej 80% wynagrodzenia brutto, wówczas Zamawiający ureguluje z tej faktury tylko kwotę stanowiącą dopełnienie do tych 80%. Pozostałą część wynagrodzenia (20%) Zamawiający zatrzyma do czasu podpisania przez Zamawiającego protokołu Odbioru końcowego. Będzie ona płatna przelewem w ciągu 30 dni od daty podpisania tego protokołu.

Wnosimy o wyjaśnienie następujących niespójności:1. W powyższej tabeli Kolumna II zatytułowana jest “% wynagrodzenia netto, o którym mowa w pkt. 14.1 lit.

poz.1)”. W projekcie umowy nie znajduje się punkt 14.1 poz. 1. Wnosimy o wprowadzenie poprawnego nr punktu i pozycji.

2. W powyższej tabeli Kolumna II suma wartości procentowych nie sumuje sie na wartość 100% a na wartość 120%. Wnosimy o modyfikację poszczególnych wartości procentowych dla poszczególnych elementów wymienionych w tabeli.


3. Powyższa tabela nie uwzględnia takiej pozycji jak Zlecenia rozwojowe, które stanowią składową łącznego wynagrodzenia ryczałtowego o którym mowa w punkcie 14.1 Projektu Umowy

4. Z tekstu umieszczonego pod tabelą:“Wynagrodzenie z tytułu wykonania etapów I – XII płatne (…)”wynika, że za wszystkie etapy I-XII będą wystwiane faktury nie przekraczające 80% wynagrodzenia za dany etap. Pozostałe 20% Zamawiajacy ureguluje po podpisaniu Protokołu Odbioru Końcowego. Stoi to jednak w sprzeczności z fakturowaniem za etap XI (Odbiór Końcowy), którego rezultatem jest podpisanie Protokołu Odbioru Końcowego I za etap XII (usługa utrzymania), który to etap zgodnie z punktem 14.5. rozliczany bedzie po zakończeniu okresu Gwarancji Jakości trwającego 12 miesięcy od podpisania Protokołu Odbioru Końcowego. W związku z tym, wnosimy o modyfikację w/w treści na nastepujacą

Wynagrodzenie z tytułu wykonania etapów I – X płatne będzie (…)Odpowiedź: 1. Zamawiający dokonuje zmiany numeracji punktów umowy w ten sposób, że:punkt 14.2 otrzymuje numerację 14.1 b)punkt 14.3 otrzymuje numerację 14.1 c)punkt 14.4 otrzymuje numerację 14.1 d)punkt 14.5 otrzymuje numerację 14.1 e)punkt 14.6 otrzymuje numerację 14.1 f)punkt 14.7 otrzymuje numerację 14.2punkt 14.8 otrzymuje numerację 14.3punkt 14.9 otrzymuje numerację 14.4punkt 14.10 otrzymuje numerację 14.5punkt 14.11 otrzymuje numerację 14.6punkt 14.12 otrzymuje numerację 14.7punkt 14.13 otrzymuje numerację 14.8Jednocześnie w pkt 6.6 umowy oraz w tabeli w pkt 14.1 Zamawiający zmienia oznaczenie „pkt 14.1 poz. 1)” na „14.1 lit. a)”

2 - Zamawiający wyjaśnia, że w harmonogramie wprowadzono całkowite wartości wynagrodzenia za poszczególne etapy lub prace jako udziały procentowe całości wynagrodzenia Wykonawcy wskazanego w p. 14.1. W odniesieniu do wynagrodzenia za etapy I-X, zgodnie z zapisami umowy będzie ono płatne do osiągnięcia 80% wynagrodzenia należnego za poszczególne Etapy, zatem np. za Etap I, dla którego w tabeli jest 13%, płatność będzie ograniczona do 80% z 13% tj. 10,4% wartości określonego w p.14.1. Analogicznie należy rozumieć zapisy dla wynagrodzenia za pozostałe etapy.Wynagrodzenie za Etap XI dotyczy części (20%) wynagrodzenia za Etapy I-X zatrzymanej do czasu podpisania przez Zamawiającego protokołu Odbioru końcowego. Zamawiający wprowadził do umowy odpowiednie wyjaśnienia pod tabelą w p.14.1.3 – Zgodnie z umową zlecenia rozwojowe płatne są na podstawie osobnych zleceń. Zamawiający wymaga podania stawki godzinowej za zlecenia. Do oceny oferty przyjęta zostanie kwota odpowiadająca 300 godzinom, jednak nie oznacza to, że dokładnie tyle godzin zostanie wykorzystane.4 – Zamawiający zmienia zapis na „Wynagrodzenie z tytułu wykonania etapów I – X płatne będzie (…)”


Pytanie 191.

Dotyczy: FORMULARZA OFERTY Zał. 1 do SIWZ i formularza kalkulacji ceny

Pytanie: 2.aW Formularzu oferty Zamawiający wymaga podania ceny:Cena brutto– słownie: …………………………………………..………………………………………………………………złotych

Poz nazwa Cena netto (PLN) Cena brutto (PLN)

1 (suma poz 2 i 3)

Dostarczenie, wdrożenie i utrzymanie ZSI

W tym:

Poz Nazwa Cena netto Cena brutto

2 Dostarczenie, i wdrożenie ZSI

poz nazwa Cena netto

za 1 miesiąc świadczenia

usługi

Cena brutto

za 1 miesiąc świadczenia

usługi

Cena netto

za 120 miesięcy świadczenia

usługi

Cena brutto z

a 120 miesięcy świadczenia

usługi

3 Utrzymanie ZSI

Czy wartość poz. 2 i poz. 3 powinna odpowiadać podziałowi procentowemu o którym mowa w projekcie umowy pkt. 14.1 a) tabela.?

Pytanie: 2.bW Formularzu kalkulacji ceny oferty Zamawiający wymaga podania cen za poszczególne elementy zamówienia:

Załącznik nr 2Formularz kalkulacji ceny oferty (wszystkie kwoty należy podać w wartościach brutto)

OpisCena

Liczba Kosztjednostkowa

1 2 3 4 5


1 Licencje Systemu100

(iloczyn

kolumny 3 i 4)

2 Licencje Oprogramowaniasystemowego(Wykonawca podaje tylko ogólnąwartość dostawy licencji innychsystemów zależnych i wpisuje ją wkolumnie 5)

3 Całkowity koszt dostawylicencji

(Sumawartości wwierszach 2 i

3)

4 Szkolenie Zespołu Wdrożeniowego (cena za20

(iloczyn

Zamawiającego (Etap II) godzinę) kolumny 3 i 4)

5 Wykonanie AnalizyPrzedwdrożeniowej zgodnie zSIWZ

(Wykonawca podaje tylko ogólnąwartość wykonania AnalizyPrzedwdrożeniowej i wpisuje ją wkolumnie 5)

6 Wdrożenie kolejnych modułów(Finanse i Księgowość, Logistyka,Majątek Trwały, Kadry i Płace,Budżetowanie, ZarządzanieProjektami, Elektroniczny ObiegDokumentów) zgodnie z


Koncepcją wdrożenia i Umową.

7 Finanse i Księgowość 1,3%*)

8 Logistyka 0,52%*)

9 Majątek Trwały 0,78%*)

10 Kadry i Płace 1,69%*)

11 Budżetowanie 1,56%*)

12 Zarządzanie Projektami 1,56%*)

13 Elektroniczny Obieg Dokumentów 5,59%*)

14 Przeprowadzenie szkoleń (cena za (iloczyn40

Administratorów godzinę) kolumny 3 i 4)

15 Świadczenie Asystypowdrożeniowej zgodnie z SIWZ

(Wykonawca podaje tylko ogólnąwartość wykonania AsystyPowdrożeniowej i wpisuje ją wkolumnie 5)

16 Świadczenie usługi utrzymania (cena za120

(iloczyn

systemu zgodnie z SIWZ miesiąc) kolumny 3 i 4)

17 Realizacja zleceń rozwojowych 300

stawka za godzinę x 300 (Zamawiający


do ocenyoferty

(cena za przyjmuje (iloczyngodzinę) 300 godzin) kolumny 3 i 4)

18 szkolenia dla Zespołuwdrożeniowego, użytkowników i

960kluczowych użytkowników (cena za (iloczynSystemu (łącznie 960 godzin) godzinę) kolumny 3 i 4)

19 Cena oferty brutto

(Sumawierszy3, 4, 5, 6, 14-18 )

*) procent wartości w wierszu 6.

W związku z tym prosimy wyjaśnienie, czy wartość poszczególnych pozycji formularza kalkulacji ceny powinna odpowiadać podziałowi procentowemu o którym mowa w projekcie umowy pkt. 14.1 a) tabela.? Jeśli tak, to wnosimy o wprowadzanie do niniejszego formularza podziału procentowego i ujednolicenie pozycji wymienionych w powyższej tabeli Formularza Kalkulacji Ceny z pozycjami wskazanymi w projekcie umowy pkt. 14.1 a) tabela. W powyższym formularzu brakuje np. pozycji dot. Etapu XI (Odbiór Końcowy), który jest natomiast ujęty w projekcie umowy pkt. 14.1 a) tabela a w w projekcie umowy pkt. 14.1 a) tabela brakuje natomiast pozycji Zlecenia Rozwojowe.

Jednocześnie wnosimy o poprawienie odniesienia wartość procentowych podanych w punktach 7-13 powyższego formularza. Wg Wykonawcy wartości procentowe powinny odnosić się do wartości łącznego wynagrodzenia za całe zamówienie a nie do wartości ujętej w punkcie 6 niniejszego formularza.

Pytanie: 2.cW Formularzu kalkulacji ceny oferty Zamawiający podał liczbę godzin szkoleniowych przy poszczególnych pozycjach dot. szkoleń a następnie w zał. 12 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia Zamawiający podał ilość godzin szkoleniowych:

6. Szkolenia realizowane w ramach Umowy przez Wykonawcę6.1. Wykonawca jest zobowiązany przeprowadzić łącznie 1000 godzin szkoleń, które w szczególności obejmą trzy kategorie:a) szkolenia projektowe dla osób wyznaczonych przez Zamawiającego do Zespołu Wdrożeniowego (członków zespołu pracującego przy Analizie Przedwdrożeniowej), obejmujących zapoznanie się z Systemem i


stosowaną terminologią w zakresie realizacji wdrożenia w wymiarze co najmniej 20 godzin. Liczba osób uczestniczących w szkoleniu uzależniona jest od określonego przez Wykonawcę zapotrzebowania na Pracowników Zamawiającego. Zamawiający przewiduje, że liczba osób uczestniczących w szkoleniu to 20 osób,b) szkolenia dla użytkowników Systemu i Kluczowych Użytkowników - zakończone oceną kwalifikacji. Przewidywana łączna liczba godzin szkolenia – 940. Szkolenie powinno obejmować zasady obsługi Systemu. Osoby te powinny być przeszkolone w zakresie wystarczającym do prawidłowej i efektywnej pracy z Systemem z uwzględnieniem wykorzystywanych przez użytkowników modułów Systemu oraz specyfiki zadań wykonywanych przez poszczególnych użytkowników. Szkolenia dla Kluczowych Użytkowników powinny zapewnić im wiedzę i umiejętności wystarczające do dalszego przekazywania wiedzy użytkownikom końcowym Systemu. Wymiar czasu szkoleń powinien zapewniać dostateczne zapoznanie uczestników z Systemem, potwierdzone pozytywnymi wynikami oceny kwalifikacyjnej,c) szkolenia dla Administratorów Systemu - w zakresie gwarantującym transfer wiedzy umożliwiającej samodzielną administrację i eksploatację dostarczanego w ramach wdrożenia Systemu. Zamawiający przewiduje w tej części przeszkolenie 20 osób oraz łączną liczbę 40 godzin szkolenia.Liczba godzin podana w formularzu kalkulacji ceny w poz. 14 i 18 jest inna niż w punkcie 6.1. b i 6.1.c Zał. 12 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia. Prosimy o ujednolicenie ilości wymaganych szkoleń w formularzu kalkulacji ceny i w Zał. 12 do SIWZ.

Odpowiedź: a – Tak, wartość oferty powinna uwzględniać podział procentowy przedstawiony w p. 14.1 lit. a umowy.b – Zamawiający zmienił formularz ofertowy w Załączniku 2 do SIWZc - Zamawiający wymaga 20 godzin szkolenia dla zespołu wdrożeniowego, 40 godzin szkolenia dla administratorów oraz 940 godzin szkolenia dla użytkowników. Zamawiający wprowadził poprawkę w formularzu kalkulacji ceny oferty.


Poznań, dnia 02 stycznia 2017r - ue.poznan.pl · Web viewPoznań, 16 stycznia 2019 r. DO...

Documents

Transcript of Poznań, dnia 02 stycznia 2017r - ue.poznan.pl · Web viewPoznań, 16 stycznia 2019 r. DO...