E-BOOK

Poradnik Eksperta Zakupowego

Dawka inspirującej wiedzy zakupowej dla każdego!

Czy jesteś gotowy na…VUCA? …3

Mateusz Borowiecki

Digitalizacja procesów zakupowych …6

Od czego zacząć?Jacek Jarmuszczak

Digitalizacja zakupów 2.0. …9

Przyszłość zakupów w erze cyfryzacjiJacek Jarmuszczak

Procurement Wars …17

Rycerze zakupów niech moc będzie z Wami!Maciej Hollek

?

Dodatek specjalny:

E-katalogi …12

Rozproszone zakupy w jednym miejscuDamian Czernik

Dobre praktyki …14

Jak sobie radzić z konfliktami w zakupach?Magdalena Cugowska

TRENDY W BRANŻY ZAKUPOWEJ

Zeszły rok w branży zakupowej był rokiem ewolucji –nie było drastycznych zmian. Od wielu lat możnazauważyć tendencję stopniowego profesjonalizmuzakupów w firmach. Rosną działy, rośnie ilośćpracowników zakupów w całkowitej pulipracowników firm. Widać to również we wzrastającejfrekwencji słuchaczy na zakupowych kierunkachstudiów podyplomowych, a także po liczbieuczestników w organizowanych konferencjachzakupowych.

W zeszłym roku pojawiła się również silna presjakosztowa, w której ograniczeniu istotną rolę odgrywadział zakupów. Dlaczego? To właśnie dział zakupówjest w stanie ograniczać wydatki czy wpływ wzrostucen, sprawiając, że nasza firma staje się bardziejkonkurencyjna od przedsiębiorstw, które nie sąw stanie tak szybko reagować na szybko zmieniającesię warunki rynkowe.

Obecnie jesteśmy w okresie 10 lat nieprzerwanegowzrostu gospodarczego. To bardzo dobrze, bo firmymogły się swobodnie rozwijać. Powoduje to jednak,jak wcześniej wspomniałem, rosnącą presję kosztowązwiązaną także z brakującymi zasobami.Najczęściej brakuje nam zasobów ludzkich.W skali polskiej i światowej. W związku z tym firmy,które budowały swoją przewagę konkurencyjnąjedynie na tanich pracownikach, mają lub będą miećproblemy.

Skrót VUCA pojawił się już we wczesnych latach 90.XX wieku i pierwotnie był rozpropagowany przezamerykańską armię w odpowiedzi na koniec ZimnejWojny. Musiało minąć wiele lat, zanim na poważniezaczęto używać go w biznesie. Przyjmuje się,że przełomowym momentem był kryzys na rynkachfinansowych, w latach 2008-2009. Od tego czasuw wielu korporacjach głośno mówi się o tym, czymjest VUCA i jak może odnosić się do zjawiskbiznesowych.

Ostatnio, dużą popularność zdobywa pojęcie VUCA,co jest akronimem od Volatility, Uncertainty,Complexity i Ambiguity. Pojęcie, które szturmemzdobywa język biznesowy na całym świecie.Pojawia się wiele niewiadomych, czasem anomalii –nie jesteśmy w trakcie konkretnego, silnego trendu,który będzie kontynuowany jeszcze wiele lat,więc już dzisiaj musimy się przygotowywać się naróżne scenariusze.

olatity

ncertainty

omplexity

mbiguity

3

CZY JESTEŚ GOTOWY NA…VUCA?

Współczesne realia, trafnie opisane przez skrót VUCAsą zmienne, niepewne, złożone i niejednoznaczne.Umysł otwarty na możliwe scenariusze, zdobywaniewiedzy i umiejętność szybkiej adaptacji to klucz donawigacji rzeczywistości pełnej niepewności i ryzyka.Ale czy działy zakupów w polskich firmach sąprzygotowane na VUCA? Moim zdaniem nie dokońca…

Grono profesjonalistów zakupowych wyrosło w ciąguostatnich 10 lat – czyli tak jak wspominałem,10 lat dobrobytu - w środowisku trudnym, ale dosyćsprzyjającym, mało ryzykownym i mało zmiennym.Nie mieli, gdzie się przygotować. Wydaje mi się,że te bardziej dojrzałe organizacje, które widziałyróżne kryzysy w przeszłości mogą być lepiejprzygotowane. Generalnie myślę, że polskie firmynie są za dobrze przygotowane na VUCA.

Idealnie przygotowany dział zakupów (o ile takiistnieje) to taki, który rozumie biznes.Wie co biznesowi jest potrzebne, wie, kto jest wstanie spełnić te potrzeby rynkowe. Identyfikujeryzyka i wie, jak nimi zarządzać. Inaczej zarządza sięryzykiem zmienności cen, np. nie ma ryzyka,że nie kupimy benzyny – w realnych scenariuszachnie bierze się takiej opcji pod uwagę – i to ta właśnietą zmiennością trzeba zarządzać. Ograniczyć różnice

kosztów lub spłaszczać zmienność. Czym innym jestniepewność, gdy nie wiemy, czy dostawca będziew stanie realizować zamówioną usługę. I tu już niezabezpieczymy się mechanizmami, takimi jak nazmienność cen. Możemy się ubezpieczyć, ale to tylkozminimalizuje stratę. W przypadku, gdy niedostarczymy towaru do klienta, bo nasz dostawcanie zrealizował dla nas dostawy to problempozostaje. Skuteczny dział zakupów ma portfolionarzędzi na różne okazje i wykorzystuje je zgodniez aktualną sytuacją wewnętrzną i zewnętrzną.To nie jest jedno narzędzie, które zawsze stosuje sięw każdej sytuacji. Punktem wyjścia jest zrozumienieco biznesowi jest potrzebne. Bez tego nie ma szans.

W momencie, kiedy firma musi zmierzyć się z nieprzewidywalną sytuacją, z którą dotychczas nie miała styczności,to nie pojedyncza osoba, a interdyscyplinarny zespół będzie mógł sobie z nią poradzić. Dlatego też, zarządzaniezespołem w świecie VUCA, powinno odbywać się w sposób otwarty i transparentny. Osoba zarządzająca musiwiedzieć, że ważna jest praca zespołowa, że należy cały czas się uczyć i nie zawsze jej zdanie jest najważniejszei nie zawsze ma rację.

Rola managera zakupów jest różna w zależności od skali biznesu i rodzaju. Wspólną cechą, którą można jednakwyróżnić to budowanie zespołu i zarządzanie talentami. Tak, jak każdego managera – to nie dotyczy wyłączniezakupów. Rola pozwala rozwijać ludzi, edukować – po to by mogli mierzyć się z wyzwaniami rynkowymi.Rola by wiedzieć co się dzieje na świecie, wychodzić poza swoje pole wewnętrzne, spotykać się z innymimanagerami. Uczenie się od innych firm to najlepsza rzecz, jaką można zrobić. Po co uczyć się na własnych błędach,skoro można skonsultować się z innymi?

4

CZY JESTEŚ GOTOWY NA…VUCA?

Podejście, które należy zastosować,by minimalizować wpływ zmiennegootoczenia to przedstawienie pojęciaVUCA z innej perspektywy. Należyspojrzeć na VUCA jako… połączenieelementów: Vision (wizja),Understanding (zrozumienie), Clarity(przejrzystość) i Agility (zwinność).Środowisko VUCA zmusza nas doskupienia się na tym, co jest możliwe,prawdopodobne. Przede wszystkimbardzo ważne jest to, by czerpaćwiedzę z każdych możliwie dostępnychnam źródeł oraz doświadczeń innychfirm czy managerów. Istnieją narzędziai metody, tj. np. zarządzanie ryzykiem

i analiza FMEA (analiza rodzajówi skutków możliwych błędów),umożliwiające nam zidentyfikowanieobszarów, które potencjalnie sąnarażone na ryzyka i opracowanieplanów, które mogą uratować nasw sytuacji kryzysowej. Dodatkowo,to co leży u podstaw działalnościdziałów zakupów, czyli dbanieo koszty to budowanie swoistejpoduszki finansowej przedsię-biorstwa na potencjalnie trudniejszeczasy. Ponadto nawiązywanie bliskichrelacji ze strategicznymi dostawcamipozwala jeszcze lepiej identyfikować

możliwe scenariusze. Partnerska,transparentna współpraca jestopłacalna dla obu stron na wielupłaszczyznach. W sytuacji kryzysowejtaki kontrahent będzie nas wspierał.Jednocześnie, nie powinniśmyzapominać o tzw. planie B –czyli dostawcach alternatywnych,szczególnie w sektorach narażonychna duże fluktuacje i ze znaczącymudziałem pracy ludzkiej.

Mateusz Borowiecki

Wieloletni praktyk, pasjonat, ekspert branży zakupowej. Ma ponad 15 lat doświadczeniaw zarządzaniu międzynarodowymi projektami zakupowymi i konsultingowymi (m.in. w sektorzefinansowym, medycznym). Specjalista we wdrożeniach kompleksowych systemów zakupowychoraz narzędzi IT (Ivalua, NextBuy). Zarządzał projektami optymalizacyjnymi na skalę europejskąoraz globalną. Swoją wiedzą i doświadczeniem chętnie dzieli się w ramach konferencjibranżowych, spotkań, szkoleń, wykładów dla studentów.

VISIONUNDERSTANDING

COMPLEXITYAMBIGUITY

VOLATILITYUNCERTAINTY

COLLABORATIONAGILITY

Zapraszam na szóstą edycję największej konferencji zakupowej w PolscePROCON/POLZAK 2019, która odbędzie się 21-22 października w Hotelu Marriottw Warszawie. W tej edycji hasło przewodnie to: ARE YOU READY FOR THE VUCA WORLD?Więcej informacji na stronie: www.konferencja-proconpolzak.pl

NOWE TECHNOLOGIE

Pierwszym i koniecznym warunkiem do tego, aby rozpocząć proces digitalizacji zakupów jest posiadaniededykowanych osób do realizacji zakupów w firmie – nawet jeśli nie nazywa się to działem zakupów - istotne jest,aby były to osoby, które starają się kontrolować procesy zakupowe i wielkość wydatków. Zespół takich osób możebyć nawet nieustrukturyzowany. Ważne, aby go mieć. Potem należy spełnić drugi warunek, czyli rozpoznaniei rozpisanie procesów zakupowych, którymi zajmują się kupcy w firmie. W jakim celu? Aby digitalizować,trzeba wiedzieć najpierw co może być przeniesione do cyfrowego świata!

Zakupy w przedsiębiorstwach można podzielić na STRATEGICZNE i OPERACYJNE. W skład obydwu wchodzi szeregaktywności, które mogą być realizowane w systemie zakupowym. Warto także wyszczególnić ZARZĄDZANIERELACJAMI Z DOSTAWCĄ. Przykładowe aktywności zakupowe w biznesie z wyróżnieniem na procesy zakupoweprzedstawione są w poniższej tabeli:

Zacznij od ZMAPOWANIA tego, czym zajmują się zakupy – rozdziel procesy, wyszczególnij obowiązki kupców,określ interesariuszy. Dopiero potem zastanów się, które aktywności i w jaki sposób możesz realizować w systemiezakupowym. Pamiętaj jednak, że system zakupowy wspiera, ale nie zastępuje pracy działu zakupów.

Business Inteligence

Strategia kategorii

Analiza ryzyka

Sourcing

Source to design (RFx)

Zarzadzanie popytem

Projekty TCO

Wybór dostawcy

Zarządzanie kontraktem

Ocena dostawcy

Plan rozwoju dostawcy

Harmonogram audytów

Governance model

Raportowanie KPI

Analiza wydatków

Zarzadzanie zapasem

Planowanie produkcji

Zapotrzebowanie

Planowanie dostaw

Zamówienie

Dostawa

Fakturowanie

Platnosc

6

Firmy najczęściej rozpoczynają digitalizację od wdrożenia modułu sourcingu – przeprowadzają zapytania ofertowei aukcje w systemie. Potem stopniowo rozbudowują system o kolejne moduły. System zakupowy to miejsce,w którym mają znajdować się aktywności zakupowe – odznaczać i zapisywać – po to, aby w każdej chwili mieć donich łatwy i szybki dostęp. Ważne jest to, że system umożliwia budowanie historii prowadzonych projektów.Dzięki temu łatwiej jest zastąpić odchodzących pracowników i wdrożyć nowych, a także odnaleźć przetargii prowadzoną komunikację z dostawcą, bez konieczności przeszukiwania maili i notatek.

DIGITALIZACJA PROCESÓW ZAKUPOWYCH

Jeśli po zdefiniowaniu procesów zakupowych czujesz, że jesteś gotowy na zmianę, to dobry czasna przeanalizowanie tego, czym dokładnie zajmują się systemy do zarządzania zakupami. W większości z nich możnawyróżnić 6 podstawowych modułów:

Spend AnalisysContract

Management

Supplier Management

Sourcing

eProcurement Invoice to Pay

E-katalogi oszczędzają przedewszystkim czas pracy zapewniającszybki dostęp do produktów.Przyczyniają się także dozapewnienia transparentnegoprocesu. Przetargi i aukcje tooszczędność czasu, pod warunkiemmożliwości stworzenia szablonów.Im wcześniej dział zakupów włączysię w proces zakupowy – już naetapie zapotrzebowania – tymwiększa możliwość poprowadzeniazakupu w kierunku większychoszczędności.

Wykres przedstawia potencjał korzyści finansowych i procesowych z wyszczególnieniem aktywności realizowanychw systemie zakupowym:

7

E-katalogi oszczędzają przede wszystkim czas pracy zapewniając szybki dostęp do produktów. Przyczyniają się takżedo zapewnienia transparentnego procesu. Przetargi i aukcje to oszczędność czasu, pod warunkiem możliwościstworzenia szablonów. Im wcześniej dział zakupów włączy się w proces zakupowy – już na etapie zapotrzebowania –tym większa możliwość poprowadzenia zakupu w kierunku większych oszczędności.

DIGITALIZACJA PROCESÓW ZAKUPOWYCH

Wydaje się, że w okresie rozkwitu technologiiwiększość firm jest gotowa do digitalizacji. Jednak nadrodze do pełnej cyfryzacji procesu stoi kilkaprzeszkód. Jednym z głównych problemów jesttrudność w oszacowaniu ROI. W dalszym ciągutrudno jasno określić dokładny zwrot z inwestycjiw liczbach. O ile badania pozwalają na wyliczenieoszczędności czasu, tak kwestia oszacowaniainwestycji jest trudna.

Jacek Jarmuszczak

Doświadczony manager zakupów strategicznych i logistyki. Pracował w centralnych strukturachmiędzynarodowych korporacji m.in. w Philips, Carlsberg, Danfoss. Ekspert w dziedzinieorganizacji procesów zakupowych, zarządzania kategorią zakupową, elektronicznych systemówzarządzania zakupami i logistyką. Posiada praktyczne doświadczenia w zakresie digitalizacjiprocesów zakupowych w bardzo dużych, jak i średnich organizacjach.

kontrola wydatków w organizacji

wzrost przejrzystości procesów zakupowych –ustrukturyzowanie i uproszczenie

skuteczniejsze zarządzanie relacjami z dostawcami

minimalizacja niepotrzebnych czynności i błędów procesowych

redukcja duplikowanych i niepotrzebnych zakupów

umożliwienie skupienia uwagi kupców na wartościowych zadaniach

Co więcej, firmy mają bardzo wysoko nabudowaneoczekiwania względem funkcjonalności systemuzakupowego. Przyzwyczajenie do ogólnodostępnychaplikacji w dużej mierze mobilnych, które sądarmowe, dostępne i proste w obsłudze powodująbłędne skojarzenia z systemem do obsługi procesówzakupowych. System ten ma wspierać pracę,ułatwiać komunikację, pomagać w realizacjiaktywności zakupowych, a nie wykonywać pracęza pracowników.

NOWE TECHNOLOGIE

Deloitte przeprowadziło badanie wśród 504 CPOreprezentujących 39 krajów, w którymporuszono tematykę wdrażania innowacjiw przedsiębiorstwach. Jak podaje raportDeloitte, pomimo uznania technologiicyfrowych, ich prognozowane zastosowaniew organizacjach jest niskie. Co więcej, obecnetempo wdrażania digitalizacji jest niższe niżoczekiwano. Największe tempo wdrażaniacyfryzacji zakupów jest widoczne w transakcjachprocesu P2P, szczególnie w sourcingu i zakupachstrategicznych.

Według raportu wpływ cyfrowej strategiizakupowej może być zmierzony za pomocąstopnia włączenia do strategii takich czynników,jak: cele, wydajność, skuteczność, zaangażowaniei doświadczenie oraz za pomocą poziomusukcesu ich wdrożenia. Jednak respondencizasugerowali, że włączenie celów do cyfrowejstrategii zakupowej jest niewielkiei trudne do osiągnięcia. To sugeruje, że wpływ

oraz korzyści z digitalizacji zakupów uzyskająliderzy, którzy dokonają przeglądui udoskonalenia stosowanej technologii cyfrowejoraz wizji po to, aby były one bardziejzorientowane na działanie zwinne i płynne.Ponadto, CPO powinni bardziej skoncentrowaćsię na zaangażowaniu i doświadczeniu.

liderów ds. zaopatrzeniajest świadoma wpływuswoich działów na ogólnąstrategię cyfrową całejorganizacji

liderów wierzy, że taka strategia pozwoli w pełni zrealizowaćcele działu i zwiększyć wartość całego przedsiębiorstwa

CPO ma opracowanąstrategię digitalizacji sferyzaopatrzenia, wspartąpełnym uzasadnieniembiznesowym

CPO twierdzi, że analizywspierane przez digita-lizację są wykorzystywanedo optymalizacji kosztów,usprawniania procesówi zarządzania raportami

CPO jest przekonanycho tym, że ich zespoły mająwystarczające kompeten-cje wymagane do maksy-malnego wykorzystaniamożliwości digitalizacji

46%CPO uważa, że główną barierą we wdrożeniu digitalizacjiw działach zaopatrzenia i zakupów jest brak integracji i niskajakość danych

9

DIGITALIZACJA 2.0

Digitalizacja 2.0 w kilku punktach:

• umożliwia wgląd do złożonych danych(transakcyjnych i zakupowych) w czasierzeczywistym;

• pozwala zautomatyzować powtarzalne (rutynowe)zadania zakupowe;

• łączy modele danych w kompaktowe decyzje biznesowe;

• stale monitoruje zadania i procesy zakupowe,analizując ich bieżący wpływ na przedsiębiorstwoi obowiązujące cele

• redukuje duplikowane i niepotrzebne zakupyw przedsiębiorstwie

• pozwala na szybką identyfikację ryzyka, wspieradecydentów w optymalizacji procesówzakupowych, zwiększa trafność prognoz popytu

Robotic Process

Automation

Machine Learning

Automated Reasoning

Artificial Inteligence

RPA – naśladuje, odwzorowuje ruchy człowiekanp. odbiera emaile i ściąga załączniki z fakturamido zaksięgowania.

ML – na podstawie wystarczająco dużej bazyprzykładów technologia adoptuje się i usprawniaprzedefiniowane reguły. W połączeniu z RPA jestczęsto mylony z AI.

AR – technologia tworzy własne założenia, nadpisujei tworzy własne zasady logiczne, np. możeodczytywać faktury różne od zdefiniowanychwcześniej reguł.

AI – uczy się na własnych doświadczeniach,może bardzo szybko analizować duże ilości danych,dostosowywać i tworzyć nowe reguły.

Poniżej hierarchia ukazująca 4 poziomy zaawansowania modułów sztucznej inteligencji –od najprostszegoo (RPA) po najbardziej zaawansowany (AI).

10

DIGITALIZACJA 2.0

Jacek Jarmuszczak

Doświadczony manager zakupów strategicznych i logistyki. Pracował w centralnych strukturachmiędzynarodowych korporacji m.in. w Philips, Carlsberg, Danfoss. Ekspert w dziedzinieorganizacji procesów zakupowych, zarządzania kategorią zakupową, elektronicznych systemówzarządzania zakupami i logistyką. Posiada praktyczne doświadczenia w zakresie digitalizacjiprocesów zakupowych w bardzo dużych, jak i średnich organizacjach.

DANE HISTORYCZNE

ZGODNOŚĆ

MLDANE

AKTUALNEODPOWIEDŹ ZGODNOŚĆ

POCZĄTKOWY WSAD REGUŁ MACHINE LEARNING

Schemat przedstawia sposób funkcjonowania ML - do tego niezbędny jest początkowy wsad z napakowanymidanymi historycznymi, wprowadzonymi do systemu. Stopniowo dodawany wsad do algorytmu i dopisywane kolejnerekordy pozwalają maszynie na przetworzenie ich i w razie niezgodności powrócenia do człowieka. W ten sposóbuczy się i nadpisuje algorytmy.

Big Data

Benchmarking

Unikanie złych

wydatków

Przetwarzanie

danychIdentyfikacja

ryzyka

AI Chatbot

Wśród przewidywanych zmian można zauważyć przetwarzanie bardzo dużej ilości danych (volume)oraz ich procesowanie (szybkość, dostępność, istotność danych). AI ma oddzielać istotne od nieistotnych informacjiw kontekście prowadzonego projektu. Co więcej, Big Data Benchmarking, czyli przeszukiwanie i znajdowanieistotnych danych – na przykład wśród wszystkich dostawców w Internecie, pogrupowanie ich według opinii w socialmediach, silne moce obliczeniowe i wyszczególnienie najlepszych wyników. Zwiększy się także rola wykorzystaniaChatbota. Forma komunikacji z systemem zmieni się z pisemnej na słowną.

SYSTEM ZAKUPOWY

Dział zakupów to jeden z kluczowych filarówkażdego przedsiębiorstwa. Każdego dniaobsługuje i uzupełnia bazę dostawcóworaz ocenia, w jaki sposób potoczyła sięwspółpraca z dostawcą. Wykonuje kilkasettransakcji zakupowych i związanych z nimiprzepływów: materiałowych, informacyjnychi pieniężnych. Często działy zakupów są nieustru-kturyzowane. Działają według skomplikowanychprocedur i czasochłonnych czynności. Jak tozmienić? Z pomocą przychodzą e-katalogi.

E-katalogi to zakupowa „szybka ścieżka”(fast track), która znacznie usprawnia proceszakupowy. Znajdują się w nim wszystkie wyselek-cjonowane produkty, uprzednio pogrupowanew kategorie. Produkty w e-katalogach to zbiórrzeczy oferowanych przez dostawców, u którychzamawia dział zakupów. Jak to działa?Kupcy zbierają oferty od różnych dostawców,grupują je w kategorie i tworzą katalogw systemie zakupowym. Dzięki temu powstajedrzewo kategorii, które można w łatwy i szybkisposób przeszukiwać oraz mieć do niego dostępw każdej chwili.

✓ Standaryzacja obsługi procesów zakupowych w przedsiębiorstwie –zakupy direct i indirect

✓ Eliminacja papierowej dokumentacji – proces realizowany jest online z możliwością pełnego raportowania kosztów i prowadzenia złożonych analiz w wybranych obszarach przedsiębiorstwa

✓ Eliminacja błędów (czynnik ludzki) wynikających z doboru niewłaściwych parametrów zakupowych (np. warunki dostaw , ceny zakupów, formy płatności)

✓ Optymalizacja czasu realizacji zamówień – jeden system z przyjaznym interfejsem zakupowym i pełną dostępnością wszystkich materiałów niezbędnych do codziennej egzystencji firmy

✓ Bieżący monitoring i kontrola wydatków przedsiębiorstwa

12

E-KATALOGI. ROZPROSZONE ZAKUPY W JEDNYM OKNIE

Bardzo duże

Duże

Średnie

Żadne

Małe

Damian Czernik

Ekspert zakupowy, posiada 6-letnie doświadczenie w implementacji systemów zakupowychw sektorze prywatnym i państwowym, co sprawia, że automatyzacja zakupów nie ma przednim tajemnic. Ponadto dysponuje wiedzą ekspercką w zakresie przyspieszania negocjacjiz wykorzystaniem aukcji elektronicznych. Od 2016 roku odpowiedzialny za prace wdrożenioweplatformy NextBuy.

Efektywność implementacji e-katalogu w przedsiębiorstwie rośnie proporcjonalnie do postępów osiąganych przezto przedsiębiorstwo. Duża różnorodność materiałów, rozproszenie dostawców, dynamicznie rozszerzane portfolioproduktowe i stale rozwijane innowacje – wszystko to powoduje, że po osiągnięciu pewnego poziomu dojrzałościprzedsiębiorstwa na rynku, koniecznym ruchem staje się wprowadzenie odpowiednich standardów, proceduri udogodnień w zarządzaniu ogromną ilością danych.

E-katalogi znajdą swoje zastosowanie w każdym przedsiębiorstwie, w którym realizowane są procesy zakupowe.Niezależnie od wielkości firmy, narzędzie to pozwala w mierzalny sposób usprawnić dotychczasową pracę osóbtechnicznie powiązanych z wystawianiem zamówień, zarządzaniem dostawcami i materiałami oraz prowadzeniemnegocjacji kupieckich. Eliminacja czynności powtarzalnych i czasochłonnych w procesie zakupowym stanie się baządo redukcji bieżących kosztów przedsiębiorstwa i kontroli wydatków.

E-katalogi pozwalają spojrzeć na dotychczasowe przepływy przez pryzmat pracochłonności związanej z wysokimpoziomem dywersyfikacji kluczowych elementów każdego procesu zakupowego i koniecznością jego obsługi.Rozwiązanie to jest szczególnie polecane w firmach, w których występują zakupy powtarzalne, niezależnie czy są tozakupy produkcyjnie, czy nieprodukcyjne. Manualna obsługa pojedynczych zamówień to już przeszłość. Sprowadźrozproszone zakupy w Twoim przedsiębiorstwie do jednego okna systemowego.

SKUTKI WDROŻENIA AUKCJI ELEKTRONICZNYCH W FIRMIE:

Źródło: Badania o tematyce zastosowania, postrzegania i użytkowania elektronicznych narzędzi wspomagających procesy zakupowe przeprowadzone na rynkuniemieckim w 2015 r. W badaniu wzięło udział 197 przedsiębiorstw

DOBRE PRAKTYKI

Konflikty między ludźmi są zjawiskiem jak najbardziejnaturalnym. Każdy stara się w swoim życiu dążyć dorealizacji postawionych celów. Brak wspólnego celu,interesów oraz wizji prowadzić może nierzadko dokonfliktu czy wzajemnego nieporozumienia.Z punktu widzenia wielu z nas sytuacje takie niepowinny mieć miejsca, jednak stają się one bardzoczęstym zjawiskiem występującym nie tylkow realiach życia prywatnego, ale równieżzawodowego. Każda organizacja, niezależnieod profilu swojej działalności musi kupować towary,czy usługi dla zaspokojenia potrzeb swoich, swoichklientów czy reszty interesariuszy. Ze względu nadynamikę pracy, jaka występuje w działach zakupówpodczas całego procesu, potencjał powstaniakonfliktu pomiędzy kupującym a dostawcączy kupującym a klientem wewnętrznym jestniezwykle wysoki.

Czy istnieje sposób by uniknąć konfliktu? Zapewnew wielu sytuacjach można było by go uniknąć,jednak podczas całego procesu zakupowegowydarzenia są tak dynamiczne, iż jego powstaniestaje się nieuniknione, bez względu na to,jak zaprojektowano organizacje i jak się ją prowadzi.Ważne jest to, w jaki sposób problemy rozwiązywać,jak starać się je przewidywać i zapobiegać ichskutkom.

Czy każdy konflikt będzie miał charakterydysfunkcjonalny? Otóż okazuje się, że nie.Część konfliktów może mieć charakter funkcjonalnyi w konsekwencji może przyczynić się do zwiększeniaefektywności poprzez poszukiwanie nowychrozwiązań czy wzroście aktywności i motywacji dodziałania osób będących w konflikcie.

Źródło: Freepik

14

uczciwosc

JAK SOBIE RADZIĆ Z KONFLIKTAMI W ZAKUPACH?

Sytuacją idealną byłoby, gdyby współpracujące ze sobą strony mogły odkryć potencjalne konflikty przed ichwystąpieniem, a wspólna praca nad ich odkrywaniem i zapobieganiem stałaby się cennym źródłem dla obu stron.Relacje jakie tworzy się z dostawcą lub klientem wewnętrznym podczas całego procesu są niezwykle ważne,a ich ciągłe rozwijanie na dłużą metę przysłuży się całej organizacji.

Podstawą relacji, które mogę przyczynić się do uniknięcia konfliktu są:

bez niego współpraca będzie skazana na niepowodzenia

szacunek

zaufanie

wzajemne korzysci

to podstawa relacji - budowanie zaufania powinno trwać cały czas

wszystkie krótkoterminowe profity, które realizowane są przez kłamanie czy oszukiwanie,niszczą dotychczasowe prawidłowe relacje

bez nich partnerstwo stanie na niepewnym gruncie i spowoduje brak motywacji pomiędzy stronami do pozostania blisko siebie

Zatem w jaki sposób można przyczynić się do uniknięcia konfliktu i rozwiązania go w momencie powstania?Niestety, nie ma jednej złotej zasady mówiącej, jak to osiągnąć. Można jedynie spróbować i zastanowić się nadwdrożeniem pewnych wskazówek, które przysłużyłyby się do rozwiązania problemu.

15

6. Zrób burze mózgów i przygotuj potencjalne możliwości rozwiązania

konfliktu

JAK SOBIE RADZIĆ Z KONFLIKTAMI W ZAKUPACH?

Oto 8 dobrych praktyk, którymi powinieneś się kierować w sytuacjach konfliktowych:

1. Zawsze staraj się unikać konfliktu, a gdy wystąpi - rozpoznaj go

2. Utrzymuj pozytywne relacje - dobre relacje ze stroną konfliktu

pozwolą na pewne jego wstrzymanie, jednak tylko wtedy, kiedy obie strony będąchciały go rozwiązać

3. Badz proaktywny i szukaj rozwiązania konfliktu

4. Zbierz informacje – zacznij od zrozumienia konfliktu, zidentyfikuj problem

5. Zakomunikuj problem – staraj się poinformować strony, że problem

istnieje. Pozwoli to rozpocząć pracę nad rozwiązaniem akceptowalnym przezdostawcę czy klienta wewnętrznego

7. Negocjuj rozwiązanie tak, aby spełnić potrzeby obu stron

8. Zapobiegaj przyszłym konfliktom – staraj się wyciągać wnioski

na przyszłość

Magdalena Cugowska

Absolwentka Akademii Morskiej w Gdyni, Szkoły Głównej Handlowej w Warszawieoraz Warszawskiej Szkoły Zarządzania. Od 15 lat związana z zakupami w firmach produkcyjnychz czego ostatnie 7 lat ściśle związana z branżą offshore, Energy oraz Oil & Gas. Pasjonatkaprojektów związanych z generowaniem oszczędności kosztowych i procesowych,a także budowaniem oraz wdrażaniem projektów optymalizacyjnych

Właściwa identyfikacja, ocena i zarządzenie konfliktem występującym pomiędzy stronami może skutecznie obniżyćkoszty konfliktu oraz poprawić skuteczność sojuszu pomiędzy stronami. Koszty jakie organizacja może ponieśćw przypadku konfliktu obejmuje m.in. utratę produktywności, napięte relacje, słabe wykorzystanie zasobówczy utracony potencjał wspólnie podjętych działań na rzecz przedsiębiorstwa. W dojrzałej organizacji partnerzywspółpracują ze sobą i dążą do unikania konfliktów, dlatego też angażują się w strategię, w której wszyscywygrywają. Działania takie mają pozytywny i bezpośredni wpływ na uczestników procesu zakupowego, poprawęzaufania i współpracy co finalnie przełożyć się może na zwiększenie korzyści dla całej organizacji.

Proszę, wyobraź sobie przez moment, że właśnie dzisiaj dostajesz awans na stanowiskogłównego Dyrektora ds. Zakupów w Imperium Galaktycznym. Zostajesz więcdyrektorem, którego zadaniem jest wsparcie procesu budowy i utrzymania… GwiazdyŚmierci (nie wnikając w to, po co została stworzona). Orbitalnej, kulistej stacji o średnicy160 km z jej kanoniczną populacją sięgającą prawie 2 milionów ludzi (plus ponad400 000 droidów i robotów obsługi). Innymi słowy, jesteś odpowiedzialnyza zabezpieczenie dostaw dla naprawdę dużego miasta z metalu, kabli i świateł.A, i wszystko oczywiście dzieje się w kosmosie.

“Impressive. Most impressive!”

Dzięki obliczeniom wykonanym przez Forbes’ana potrzeby twojej wyobraźni i nakreśleniarozmiarów projektu, jest on wart ok. 852 000 000000 000 000 000 USD i wymagałby ponad 1 000 000000 000 000 ton stali. Pomyśl o wszystkich innychkomponentach… Załóżmy, że w uniwersumGwiezdnych Wojen budowanie masywnych,stalowych konstrukcji nie jest czymś niespotykanym(np. najpopularniejsza klasa imperialnych niszczycielimiała około 1,6 km długości). W dodatku, dziesiątkitysięcy układów słonecznych w galaktyce obfitują wsurowce i infrastrukturę, aby zapewnić dostawyniezbędne do budowy Gwiazdy Śmierci.

Wiem, że wszystko to brzmi absurdalniei nierealistycznie, ALE jeżeli odłożymy na bokwszystkie kwestie budżetowe, kwestie przestrzenikosmicznej, naukę, limity ludzkiej produktywnościi pozostałe „uzasadnione problemy”, które pojawiają

się w naszym projekcie, ALBO jeżeli przyjmiemyzałożenie, że wszystkie powyższe elementy są dla nasdostępne i działają na naszą korzyść – nie pozostajenam nic innego, jak skupić się na LOGISTYCE całegoprojektu. Jak wyglądałoby zarządzanie projektemw fazie budowy? Skąd wziąć materiały? Jak je zdobyćwe właściwym czasie? Jak wybrać odpowiednichdostawców - czy istnieje podmiot, który spełni Twojepotrzeby? Jak planować i zarządzać procesami orazjak negocjować?

Jestem prawie pewien, że przez myśl przeleciała Ciszeroko pojęta automatyzacja. Roboty i droidyrealizujące międzygwiezdne dostawy, w ramachautonomicznych zadań lub scentralizowanegoalgorytmu dla produkcji, zarządzania, załadunku,transportu, czasu rozładunku z uwzględnieniemwszystkich nieoczekiwanych sytuacji i danychw analizie. A wszystko to - z nieludzką precyzją.

Uniwersum Star Wars jest pełnezautomatyzowanych i samodzielnych maszyn,korzystających z futurystycznej, dosłownie-wyjętej-z-filmu sztucznej inteligencji. Jednak mimo to, setkitysięcy ludzi jest wciąż niezbędnych do wykonywaniawiększych i mniejszych zadań.

17

Przyszłość jest teraz — „Mam złe przeczucia…”

PROCUREMENT WARS. RYCERZE ZAKUPÓW NIECH SRM BĘDZIE Z WAMI!

Wielu praktyków odpowiedzialnych zaproces zakupowy debatuje na tematznaczenia ludzkiej roli w procesiezakupów i łańcucha dostaw u progurewolucji sztucznej inteligencji.Czy naprawdę technologia zastąpiludzi? Czy społeczność zakupowapowinna się martwić? Obecnie, każdyjest dumnym właścicielem smartfona.Instalujemy aplikacje, któreoszczędzają nam czas, ułatwiają życiei przyspieszają różne aktywności.Codziennie używamy złożonegooprogramowania. Upychamy tysiącegigabajtów do mikro-urządzeń. Każdysektor globalnej gospodarki jest stalewzbogacany o osiągnięcia technolo-giczne, zmieniając rolę człowieka,ale nie pomijając jej. Nie jest to nowezjawisko. Takie procesy miały miejscew każdej znanej nam epocehistorycznej i przemysłowej.

Idąc dalej, żyjemy w czasach, gdziemamy codzienny dostęp do m.infilmików w mediachspołecznościowych, które pokazująnam przełomowe osiągnięciazaawansowanych technologicznielaboratoriów opakowanych w...inteligentne szczoteczki do zębów,robo-pomoc domową,zautomatyzowane sklepy mobilne,roboty na wzór niani, służące dozabawy z naszymi dziećmi i wiele, wielewięcej. Duża część tych projektówfinansowana jest przez ludzi poprzeztzw. crowdfunding. Niezależnie od tegoile masz lat, zawsze nadchodził czas, wktórym rzeczy, do których byłeśprzyzwyczajony, zmieniały się (lubzanikały) i zastępowane były nowymirzeczami. Rozwijanymi przez wszystkieinne… nowe rzeczy i rozwiązaniastworzone przez ludzi. Na tym polegacała tajemnica ludzkości – jeżeli czegośchcemy, to sobie to stworzymy.Powody takiego zachowania mogą byćróżne, ale zazwyczaj sprowadzają siędo: ułatwienia sobie życia,wygospodarowania więcej czasu nainne działania.

Ponadto istnieje różnica międzysztuczną inteligencją - której się trochęboimy, a uczeniem maszynowym.Pierwsze znajduje swoje fundamenty wlogice pojęciowej, zaawansowanejteorii mnogości. Ideą jest stworzeniemożliwości poznawczych dlakomputera, aby zrozumiał świati naśladował ludzkie zachowanie. Drugipozostawia pole na ulepszeniemaszyny poprzez symulowanie ludzkichdziałań. Maszyna będzie się uczyć,lepiej działać, ale zawsze będziewymagać od człowieka „naciśnięciaodpowiedniego przycisku”. W obuprzypadkach algorytmy zbudowane sąna ludzkim doświadczeniu/ zachowaniu.

Przykład zaczerpnięty z Gwiezdnychwojen jest oczywiście graficznym,figuratywnym exemplum; jedną z wielumożliwych alternatyw, przed którymimoże stanąć nasza cywilizacja (wzakresie skali). Mimo to ogólna ideapodstawowego wykorzystaniatechnologii, sztucznej inteligencji,robotów i ultraszybkiej komunikacji,która ma wpływ na ogólny potencjałgospodarczy i ekonomicznyekonomiczne, jest niezmiernie ważna.

Postęp daje nam możliwość ciągłegorozwoju. Dlaczego? Ponieważrutynowe czynności są wykonywaneprzez maszyny, pozostawiają nam -menedżerom, kupcom, ludziom - czasna skupienie się na innych zadaniach,które nie muszą wiązać sięz monotonną pracą.

Zaryzykuję stwierdzeniem, żeczłonkowie Działu ZaopatrzeniaImperium Galaktycznego wykorzystalipewnego rodzaju System ZarządzaniaRelacjami (SRM) z rozwiązaniami P2P,aby zdobyć dostępne zasoby i towary.Z oprogramowaniem, które jest zdolne(przynajmniej) do wstępnej kwalifikacjidostawców. W tym zapewne,z funkcjami szybkiego tworzeniazapytania ofertowego (RFQ),doskonałymi narzędziami zarządzania iwzajemną komunikacja w czasierzeczywistym. Uzupełnionym przezzrobotyzowaną siłę roboczązintegrowaną z systemem. W ramachtakiego przedsięwzięcia, większośćwyżej wymienionych czynności musiałazostać zautomatyzowana lubwykonana przez sztuczną inteligencję.Bądźmy szczerzy. Kto w Imperiumzaryzykowałby popełnienie takiegobłędu…?

… dokładnie tak jak z Twoim szefem ;)

18

Zaprzyjaźnij się z technologią „To Twoje przeznaczenie”

Jak możemy zauważyć na przykładzie Gwiazdy Śmierci - to technologia, otwiera nowe możliwościi pozwala zwiększać skalę biznesu. Jest to również rodzaj zamkniętego kręgu, gdy te same powody ekspansjiwymuszają wykorzystanie technologii do zarządzania rosnącej liczby dostawców i ich ofert na rynkach zaopatrzenia.

Jeszcze „wczoraj” idea e-Procurementu z modułami procure-to-pay, eAukcji, eSourcingu itp.,w zintegrowanych rozwiązaniach chmurowych ułatwiała pracę operacyjną - obecnie wdrożona jużw większości dzisiejszych organizacji świadomych wartości zakupów. Moduły do zarządzania relacjami z dostawcamisą opracowywane i uzupełniane poprzez włączenie Big Data (Smart Data) i algorytmów zarządzania ryzykiem napodstawie danych historycznych pojedynczego dostawcy, jak i rynków. Jutro wiele z tych zadań zostanie w pełnizautomatyzowanych. Sugerowane będą optymalne wybory, zarówno po stronie sourcingu, jak i zarządzaniałańcuchami dostaw - na podstawie wiedzy specjalistów ds. zakupów, analityków i programistów w zakresieprocesów zidentyfikowanych przez ludzi.

PROCUREMENT WARS. RYCERZE ZAKUPÓW NIECH SRM BĘDZIE Z WAMI!

Od nas zależy, w jaki sposób osiągnięcia w dziedzinie zaawansowanych technologii zostanąwykorzystane.

Dlatego ufaj rozwiązaniom IT i szansom wynikającym z szerokiego zastosowania sztucznejinteligencji, ale nie używaj tej technologii jako oparcia.

Model może być przystosowany do większości sektorówekonomicznych

19

Człowiek vs Technologia —Jasna Strona Mocy vs Ciemna Strona Mocy?

Tworząc kolejną analogię do Gwiezdnych Wojen - Jasna Strona wydaje się skupiać na ludziach, ludzkichzdolnościach, a Ciemna Strona na jej technologicznym potencjale. Oczywiście, ostatecznie wygrywają„ci dobrzy” (jak zawsze w świetnych opowieściach), ale jednocześnie nie odrzucali oni technologicznychmożliwości, jakie zapewnia dobry blaster lub wielozadaniowy, mały droid. To mogą być realne, podstawoweczynniki sukcesu „good guys” - najpierw ufaj ludziom, a nie najwspanialszym (i gigantycznym) narzędziom.

PROCUREMENT WARS. RYCERZE ZAKUPÓW NIECH SRM BĘDZIE Z WAMI!

Tytuł tego artykułu, pozdrowienie - Niech SRMbędzie z Wami, powinien być zdecydowaniedłuższy i składać się z wielu, bardziej wyrafino-wanych skrótów i koncepcji technologicznych.Uważam jednak, że SRM jest najlepszymwyborem, ponieważ jest i nadal będzie zawieraćcoraz więcej automatyzacji w swoimwewnętrznym programowaniu, a jednocześnieskupia się na dostawcach, którzy ostatecznie –tak jak Ty, są ludźmi na końcu łańcuch

Maciej Hollek

Nie pysznij się zbytnio swoim terrorem technologicznym –jest on niczym wobec potęgi talentu zakupowego

Absolwent kierunku International Business Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach.Od 7 lat związany z marketingiem, business i product developmentem. Odpowiedzialny zaprzygotowanie i realizację strategii zakupowych B2B w jednostkach państwowych i sektorzeprywatnym, w tym w e-commerce (B2C). W 2016 dołączył do zespołu OptiBuy i związał sięz branżą zakupową, by tworzyć, wdrażać i nadzorować szeroko rozumiane działaniakomunikacyjne. Jego największą pasją są trzy rzeczy - muzyka, muzyka i... muzyka.

Opracowanie:Weronika Cieślicka

Chcesz przeczytać więcej? Zajrzyj na naszego BLOGA, na którym regularnie

dzielimy się wiedzą ekspercką

Nasi eksperci zrobili na Tobie dobre wrażenie?Umów się na bezpłatne demo i wypróbuj nasz system!

ZOBACZ DEMO