Raport ze spotkania beneficjentów Działania IV – Współpraca ...
Podręcznik wdrażania dla beneficjentów X. osi ... · Osi Priorytetowych POIiŚ 2014-2020, na...
Transcript of Podręcznik wdrażania dla beneficjentów X. osi ... · Osi Priorytetowych POIiŚ 2014-2020, na...
MINISTERSTWO INFRASTRUKTURY I ROZWOJU Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym
Infrastruktura i Środowisko Departament Programów Infrastrukturalnych
Podręcznik wdrażania dla beneficjentów
X. osi priorytetowej - Pomoc Techniczna
w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko na lata 2014-2020
(ZATWIERDZAM)
Warszawa,
2
SPIS TREŚCI
1. WPROWADZENIE .................................................................................................................. 3
2. WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ STOSOWANYCH W DOKUMENCIE ........................... 4
3. CEL I ZAKRES WSPARCIA .................................................................................................. 7
4. KOORDYNACJA POMOCY TECHNICZNEJ W PERSPEKTYWIE 2014-2020 ........... 7
4.1 System teleinformatyczny ................................................................................................ 8
5. PODZIAŁ ŚRODKÓW ............................................................................................................ 8
6. BENEFICJENCI POMOCY TECHNICZNEJ POIiŚ .......................................................... 9
7. TRYB I KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW PT POIiŚ ................................................ 9
7.1 Zasady dotyczące wyboru i zatwierdzenia Planów Działań .......................................... 10
8. SEKTOROWE PLANY DZIALAŃ ...................................................................................... 11
8.1 Zakres informacji zawartych w PD ................................................................................ 13 8.2 Plany Działań na lata 2014-2016 ................................................................................... 13
8.2.1 Plany Działań w sektorze transportu, środowiska i energetyki ................................... 13 8.3 PD PT a PT CEF ............................................................................................................ 14 8.4 Wnioski o płatność ......................................................................................................... 14 8.5 Sprawozdawczość w ramach PD .................................................................................... 15
9. USZCZEGÓŁOWIENIE ZASAD DOT. ZAKUPU PRZENOŚNEGO SPRZĘTU
KOMPUTEROWEGO ............................................................................................................... 15
10. PLANY DZIAŁAŃ PT a ROCZNE PLANY DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-
PROMOCYJNYCH .................................................................................................................... 15
11. WAŻNE DOKUMENTY ...................................................................................................... 16
12. ZAŁĄCZNIKI ....................................................................................................................... 17
3
1. WPROWADZENIE
Niniejszy dokument opisuje założenia systemu realizacji Pomocy Technicznej w ramach
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014–2020. Wskazane w nim
zostały podmioty współuczestniczące w systemie, jak również najważniejsze cechy systemu
i kluczowe procesy zachodzące podczas realizacji pomocy technicznej. Ma on na celu
ułatwienie przygotowania dokumentacji i planowania działań związanych z realizacją
projektów, a także przedstawienie odniesień do dokumentów, w których regulowane są
kwestie w zakresie wdrażania pomocy technicznej POIiŚ 2014-2020.
4
2. WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ STOSOWANYCH W DOKUMENCIE
1) Wykaz skrótów:
CEF – Instrument „Łącząc Europę” (ang. Connecting Europe Facility)
FS – Fundusz Spójności,
GDDKiA – Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad,
IK PT – Instytucja Koordynująca w zakresie pomocy technicznej,
IW –Instytucja Wdrażająca POIiŚ,
IP - Instytucja Pośrednicząca POIiŚ,
IZ – Instytucja Zarządzająca POIiŚ,
KE – Komisja Europejska,
KM - Komitet Monitorujący,
KPO – krajowe programy operacyjne,
MIiR – Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju,
PD – Plan Działań tj. projekt w ramach pomocy technicznej POIiŚ,
PKP PLK S.A. – PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.,
PO – Program Operacyjny,
POIiŚ – Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2014-2020,
POPT – Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2014-2020,
PT – Pomoc Techniczna,
PT POIiŚ – Pomoc Techniczna w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko 2014-2020,
SZOOP POIiŚ – Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych POIiŚ 2014-2020.
2) Najważniejsze pojęcia:
Beneficjent - podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy wdrożeniowej.
Decyzja o dofinansowaniu – dokument stanowiący podstawę dofinansowania projektu,
o którym mowa w art. 2 pkt 2 ustawy wdrożeniowej.
Kategoria wydatku – w ramach Planów Działań przewidziano następujące wydatków:
5
o zatrudnienie (tylko umowy o pracę)1,
o podnoszenie kwalifikacji pracowników,
o wsparcie eksperckie i prawne (analizy, ekspertyzy/doradztwo, wynagrodzenie ekspertów
w oparciu o umowy cywilno-prawne),
o ewaluacja,
o kontrola,
o wsparcie procesu realizacji,
o informacja i promocja,
o koszty organizacyjne, techniczne i administracyjne2,
o wsparcie beneficjentów Programu,
o inne.
Kryteria wyboru projektu – kryteria określone w załączniku nr 3 do Szczegółowego Opisu
Osi Priorytetowych POIiŚ 2014-2020, na podstawie których dokonywana jest ocena
projektów. Ocena projektów pomocy technicznej odbywa się na podstawie przyjętych przez
KM POIiŚ, kryteriów formalnych i kryteriów merytorycznych. Tryb i zasady wyboru
projektów PT POIiŚ został wskazany w załączniku nr 6 do SZOOP.
Plan Działań (PD) - projekt finansowany ze środków pomocy technicznej POIiŚ, podlegający
ocenie oraz zatwierdzeniu przez IZ.
W ramach poszczególnych sektorów PD przygotowywane są przez Instytucje Pośredniczące
i obejmują działania planowane do realizacji przez IP i IW w ramach danego sektora
(w przypadku sektora transportu również przez GDDKiA oraz PKP PLK S.A.) w okresie, co
do zasady dwóch lat budżetowych (IZ POIiŚ w uzasadnionych sytuacjach może podjąć
decyzję o zmianie czasu realizacji projektów). Instytucja Zarządzająca przygotowuje,
a następnie realizuje Plan Działań pomocy technicznej dla Instytucji Zarządzającej.
Co do zasady nie przewiduje się możliwości przedłużenia terminu realizacji PD na prośbę
IP/IZ.
Projekt pozakonkursowy – w rozumieniu art. 38 ust. 1 pkt 3 ustawy wdrożeniowej.
Rozporządzenie ogólne – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne
przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju
Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz
ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
1 W ramach PT POIiŚ finansowane są wyłącznie wydatki na zatrudnienie pracowników GDDKiA i PKP PLK S.A. 2 Nie dotyczy IZ POIiŚ, tego rodzaju wydatki IZ POIiŚ finansowane są w ramach POPT 2014-2020.
6
Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu
Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006;
Plan Ewaluacji – dokument przygotowywany zgodnie z Wytycznymi w zakresie ewaluacji
polityki spójności na lata 2014-2020. Plan Ewaluacji przygotowany jest dla każdego
programu operacyjnego na cały okres programowania.
Strategia komunikacji – dokument opisujący założenia oraz cele efektywnej komunikacji na
temat Funduszy Europejskich. Strategia komunikacji POIiŚ na lata 2014-2020 stanowi
podstawę działań informacyjnych i promocyjnych instytucji w systemie realizacji programu.
Umowa o dofinansowanie – umowa o dofinansowanie, o której mowa w art. 2 pkt 26 ustawy
wdrożeniowej. Umowa ta jest zawarta pomiędzy IZ a IP w danym sektorze lub pomiędzy IP
a pozostałymi beneficjentami PT w danym sektorze, na podstawie której realizowany jest
projekt współfinansowany z pomocy technicznej.
Umowa partnerstwa – umowa, o której mowa w art. 2 pkt 27 ustawy wdrożeniowej.
Ustawa wdrożeniowa – ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w
zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. poz.
1146).
Wnioskodawca – podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 28 ustawy wdrożeniowej.
Wniosek o dofinansowanie (WND) – należy przez to rozumieć wniosek złożony przez IP/IZ
dla danego sektora obejmujący zapotrzebowanie na środki pomocy technicznej wszystkich
beneficjentów pomocy technicznej w danym sektorze/IZ we wskazanym okresie.
Wniosek o płatność – należy przez to rozumieć wniosek o płatność, o którym mowa w
Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku o płatność beneficjenta PT w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020.
Wydatek kwalifikowalny – wydatek lub koszt poniesiony zgodnie z zasadami
obowiązującymi w Wytycznych w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata
2014-2020 oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności w okresie programowania na lata 2014-2020, który kwalifikuje się do
refundacji ze środków pomocy technicznej.
Wydatek niekwalifikowalny – wydatek niekwalifikujący się do refundacji ze środków
przeznaczonych na pomoc techniczną.
7
3. CEL I ZAKRES WSPARCIA
Pomoc techniczna dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata
2014 – 2020 realizowana będzie w ramach X. Osi priorytetowej: Pomoc techniczna (działanie
10.1 Pomoc techniczna).
Alokacja ze środków Funduszu Spójności przeznaczona na realizację zadań w ramach
PT POIiŚ to 330 mln euro.
Cele Osi priorytetowej Pomoc techniczna to:
utrzymanie niezbędnych warunków pracy oraz potencjału instytucji realizujących
Program oraz instytucji mających znaczący wpływ na wdrażanie Programu,
gwarantujących skuteczne wykonywanie obowiązków związanych z realizacją Programu;
zapewnienie sprawnego systemu realizacji Programu;
wzmocnienie potencjału beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Programu,
ze szczególnym uwzględnieniem Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych Autostrad oraz
PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. oraz instytucji mających znaczący wpływ na potencjał
beneficjentów Programu;
skuteczna i efektywna informacja i promocja Programu.
W ramach X. osi priorytetowej finansowane będą wydatki niezbędne dla prawidłowego
wdrażania POIiŚ, z wyłączeniem kosztów wynagrodzeń instytucji pełniących w ramach POIiŚ
funkcje IZ, IP oraz IW oraz kosztów organizacyjnych, technicznych i administracyjnych IZ.
Szczegółowe informacje na temat podziału zakresu działań możliwych do finansowania przez
poszczególne instytucje w ramach PT POIiŚ 2014-2020 oraz POPT 2014-2020 lub innych
KPO zostały przedstawione w załączniku nr 2 do Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna
2014-2020.
Przykładowe rodzaje wydatków możliwych do sfinansowania w ramach PT POIiŚ 2014-2020
zostały wskazane w SZOOP POIiŚ 2014-2020.
Maksymalny udział środków Unii Europejskiej w wydatkach kwalifikowalnych ponoszonych
w ramach projektu pomocy technicznej POIiŚ wynosi 85%.
4. KOORDYNACJA POMOCY TECHNICZNEJ W PERSPEKTYWIE
2014-2020
Realizacja pomocy technicznej w perspektywie 2014 - 2020 odbywa się pod koordynacją ministra
właściwego ds. rozwoju regionalnego. Funkcję IK PT pełni IZ POPT 2014-2020, co ma się
przyczynić do zapewnienia jednolitych zasad i standardów realizacji projektów.
8
W tym celu m.in.:
o zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach projektów pomocy technicznej
zostały wskazane w Wytycznych w zakresie wykorzystania środków pomocy techniczne na
lata 2014-2020,
o w celu monitorowania realizacji projektów PT opracowano wspólną listę wskaźników
produktu, które zostały wpisane na Wielką Listę Wskaźników Kluczowych 2014-2020
(WLWK) oraz wskaźników rezultatu. WLWK stanowi załącznik do Wytycznych w zakresie
monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020.
Informacja w zakresie wskaźników możliwych do monitorowania w odniesieniu do
projektów PT wraz ze wskazaniem ich sposobu pomiaru znajduje się w Wytycznych
w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020. Natomiast
wskaźniki przewidziane do monitorowania w ramach X. osi priorytetowej zostały
wyszczególnione w POIiŚ 2014-2020.
o dla programów krajowych opracowano np. jednolity wzór wniosków o dofinansowanie,
o stworzono aplikację SL2014-PT do obsługi projektów PT w KPO.
4.1 System teleinformatyczny
W perspektywie 2014-2020 stworzono centralny system teleinformatyczny, o którym mowa
w rozdziale 16 ustawy wdrożeniowej, wspierający realizację programów operacyjnych. Aplikacja
główna centralnego systemu informatycznego to SL2014. Natomiast zgodnie z Wytycznymi w zakresie
warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020 -
SL 2014-PT to aplikacja wspierająca procesy związane z rozliczaniem projektów pomocy technicznej
realizowanych w ramach krajowych programów operacyjnych.
SL2014-PT zapewnia funkcjonowanie wystandaryzowanych formularzy, obsługę i komunikację
w zakresie gromadzenia i przesyłania danych dotyczących: wniosków o dofinansowanie, umów
o dofinansowanie/decyzji o dofinansowanie i wniosków o płatność.
5. PODZIAŁ ŚRODKÓW
W oparciu o zgłoszone przez IP oraz IZ zapotrzebowanie, IZ dokonała indykatywnego podziału
środków PT pomiędzy poszczególne sektory/IZ. Informacja w zakresie przyznanej alokacji została
przekazana do sektorów oraz IZ.
Instytucja Zarządzająca monitoruje wykorzystanie alokacji przyznanej dla poszczególnych sektorów.
Mając na uwadze, że w puli środków została nierozdysponowana kwota, pozostawiono ją w czasowej
dyspozycji IZ.
Zastrzega się, że IZ w uzasadnionych przypadkach tzn. np. po uwzględnieniu zgłoszonego
zapotrzebowania, zadań przewidzianych do realizacji oraz dotychczasowego stopnia wykorzystania
środków pomocy technicznej może dokonać modyfikacji wysokości alokacji przyznanej dla
poszczególnych sektorów/IZ.
Po zakończeniu realizacji danego projektu IP/IZ dokonuje systematycznej aktualizacji podziału
9
alokacji na poszczególne lata. Podział alokacji może zostać również zmodyfikowany przez IP/IZ
w związku z np. aktualizacją Wieloletniego Planu Finansowego Budżetu Państwa.
Równocześnie zgodnie z art. 11. ust. 1. pkt 3) ustawy wdrożeniowej w przypadku nieprawidłowej
realizacji przez instytucję pośredniczącą lub instytucję wdrażającą zadań powierzonych zgodnie
z art. 10. ust. 1 lub 2, nieprzestrzegania przez te instytucje przepisów prawa lub działanie niezgodne
z systemem realizacji programu operacyjnego, a także zaistnienia okoliczności, o których mowa
w art. 144 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, instytucja powierzająca zadania lub instytucja zarządzająca
może wstrzymać albo wycofać część albo całość dofinansowania z pomocy technicznej dla instytucji,
która dopuściła się uchybień, nie usunęła ich w terminie lub nie wykonała działań naprawczych.
6. BENEFICJENCI POMOCY TECHNICZNEJ POIiŚ
Schemat: Beneficjenci PT POIiŚ (stan na sierpień 2015 r.)
Wsparcie w ramach X. osi priorytetowej udzielane będzie instytucjom uczestniczącym w systemie realizacji Programu, tj. IZ, IP oraz IW, a także GDDKiA i PKP PLK S.A. – tj. dwóm największym beneficjentom POIiŚ.
7. TRYB I KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW PT POIiŚ
Projekty pomocy technicznej są wybierane w trybie pozakonkursowym, ze względu na fakt,
że wnioskodawcami tych projektów są jednoznacznie określone podmioty realizujące zadania
publiczne, polegające na wypełnianiu obowiązków wynikających z ustawy.
10
Informacje ogólne dotyczące trybów wyboru projektów w perspektywie 2014-2020 zostały
wskazane w Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020.
Natomiast szczegółowe zasady wyboru projektów w ramach POIiŚ, w tym w ramach działania
10.1 określono w Systemie oceny i wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, stanowiącym załącznik nr 6 do SZOOP.
7.1 Zasady dotyczące wyboru i zatwierdzenia Planów Działań
Identyfikacja projektów pomocy technicznej następuje poprzez opracowanie, zgodnie
z Załącznikiem nr 5 do SZOOP, tabeli projektów planowanych do realizacji w kolejnych
latach.
Instytucja Zarządzająca, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 48 ust. 1 ustawy o zasadach
realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej
2014-2020 wzywa IZ i IP do złożenia WND PD w wyznaczonym terminie. W przypadku nie
złożenia WND PD w wyznaczonym przez IZ terminie, IZ wzywa IZ/IP do złożenia WND PD
wyznaczając ostateczny termin. W przypadku bezskutecznego upływu ostatecznego terminu
IZ niezwłocznie wykreśla projekt z wykazu projektów zidentyfikowanych.
Przygotowane przez IP oraz IZ WND PD są oceniane przez IZ zgodnie z kryteriami wyboru
projektów (załącznik nr 3 do SZOOP) w ramach priorytetu X. zatwierdzonymi przez KM
POIiŚ oraz z informacją zawartą w dokumencie System oceny i wyboru projektów w ramach
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 (załącznik nr 6 do SZOOP).
W przypadku stwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą błędów lub konieczności
uzupełnienia brakujących informacji w przekazanym wniosku o dofinansowanie PD, IZ
zwraca się do IZ/IP z prośbą o dokonanie zmian, uzupełnień lub o przedstawienie
dodatkowych wyjaśnień związanych z przedłożonym WND PD. IZ/IP zobowiązana jest do
dokonania stosownych zmian, uzupełnień lub przesłania dodatkowych wyjaśnień w terminie
wyznaczonym przez IZ.
W przypadku pozytywnej oceny przedłożonych WND PD (z wyjątkiem WND PD
przygotowywanych przez Instytucję Zarządzającą), IZ zatwierdza dany projekt
do dofinansowania i przekazuje informację o tym fakcie do właściwej Instytucji
Pośredniczącej. Informacja taka stanowi podstawę do podpisania umów o dofinansowanie, na
podstawie których będą realizowane Plany Działań poszczególnych sektorów.
PD Instytucji Zarządzającej będzie realizowany w oparciu o decyzję o przyznaniu
dofinansowania wydaną przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.
11
SCHEMAT: Przygotowania i zatwierdzenia Planów Działań
8. SEKTOROWE PLANY DZIALAŃ
Wydatki w ramach priorytetu PT POIiŚ są realizowane w oparciu o tzw. sektorowe
Plany Działań (PD).
Plan Działań jest realizowany, co do zasady w okresie dwuletnim (z wyłączeniem pierwszego
i ostatniego projektu, które mogą być realizowane w okresach dłuższych lub krótszych,
zgodnie z informacją przekazaną przez IZ).
Planowanie środków w ramach PT POIiŚ jest powiązane z procesem planowania
budżetowego. Opracowując PD należy mieć na uwadze wydatki uprzednio zaplanowane
w Wieloletnim Planie Finansowym Budżetu Państwa oraz limit alokacji przyznanej dla
sektora.
Instytucje powinny tak planować środki, aby zapewnić prawidłową realizację projektów
do końca 2023 roku.
W Planie Działań powinny zostać ujęte wydatki, które beneficjenci planują ponieść
w okresie objętym projektem. Plan Działań powinien obejmować wszystkie planowane
wydatki niezależnie od źródła ich finansowania oraz od tego, czy środki te są dostępne
w chwili opracowywania Planu (dot. środków z rezerwy celowej).
Okres kwalifikowania wydatków w ramach PD rozpoczyna się 1 stycznia roku n i kończy się
w dniu 31 grudnia roku n+1 lub zgodnie z informacją wskazaną przez IZ.
Wydatki poniesione poza okresem kwalifikowania wydatków nie będą uznane
za kwalifikowalne, w ramach danego PD.
12
Należy zaznaczyć, iż sam fakt poniesienia wydatków w okresie ich kwalifikowania nie
oznacza, że wydatki poniesione przed podpisaniem umowy należy uznać, jako
kwalifikowalne. Podobnie ocena, że dany projekt kwalifikuje się do wsparcia
w ramach POIiŚ nie oznacza jeszcze, że wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji tego
projektu będą uznane za kwalifikowalne. Bieżąca weryfikacja merytoryczna ww. wydatków
nastąpi podczas weryfikacji wniosków o płatność. Również w trakcie kontroli PD, o których
mowa w Wytycznych w zakresie kontroli dla POIiŚ 2014-2020 wydanych przez ministra
właściwego do spraw rozwoju regionalnego, będzie weryfikowana poprawność merytoryczna
wydatków.
Beneficjenci PT POIiŚ na mocy postanowień umowy o dofinansowanie a IZ POIiŚ na mocy
postanowień decyzji o dofinansowaniu realizują PD w oparciu o procedury znajdujące się
w poszczególnych instrukcjach wykonawczych. GDDKiA oraz PKP PLK S.A., jako
beneficjenci POIiŚ, nie podlegają obowiązkowi sporządzania instrukcji wykonawczych,
niemniej jednak w zakresie, w jakim korzystają ze środków pomocy technicznej POIiŚ,
sporządzają opis procedur realizacji projektów pomocy technicznej i przedstawiają IP łącznie
z zapotrzebowaniem do PD. Opis procedur podlega zatwierdzeniu przez IP.
IZ/IP składa wniosek o dofinansowanie projektu pomocy technicznej w formie
i terminie wyznaczonym przez IZ, zgodnie ze wzorem wynikającym z SL2014-PT,
stanowiącym załącznik nr 1 (wersje w formatach: .pdf i .xlsm) do niniejszego dokumentu.
Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu pomocy technicznej stanowi
załącznik nr 3 do niniejszego dokumentu.
W przypadku beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi środki na
wydatki w ramach PT są zarezerwowane w budżecie tych jednostek. W przypadku
pozostałych beneficjentów PT będą oni otrzymywali środki na realizację projektów od IP
w formie dotacji celowej.
W przypadku PKP PLK S.A. oraz GDDKiA (zgodnie z zapisami POIiŚ 2014-2020) -
szczegółowe zasady wydatkowania środków w związku z wprowadzeniem systemu
pozwalającego na powiązanie dostępności części środków w ramach pomocy technicznej
POIiŚ z postępami w realizacji projektów transportowych (odpowiednio drogowych
i kolejowych) będą uregulowane w umowie o dofinansowanie PD.
Obsługa projektów pomocy technicznej POIiŚ odbywa się przy wsparciu aplikacji
SL2014-PT, stanowiącej część centralnego systemu teleinformatycznego. Aplikacja
ta zapewnia obsługę projektów pomocy technicznej, w szczególności obsługę takich procesów
jak: wnioskowanie o dofinansowanie, podpisywanie umowy o dofinansowanie/decyzji
o dofinansowanie, wnioskowanie o płatność. W przypadku, gdy z powodów technicznych
obsługa powyższych procesów za pośrednictwem aplikacji SL2014-PT nie jest możliwa,
dokumenty składane są w sposób wskazany przez IZ POIiŚ (tj. w formie papierowej).
Instytucja jest zobowiązana do wprowadzenia odpowiednich dokumentów do SL2014-PT
niezwłocznie po przywróceniu działania tego systemu.
13
8.1 Zakres informacji zawartych w PD
Wnioski o dofinansowanie sektorowych PD, składane przez IP zawierają informacje na temat zadań
planowanych do sfinansowania ze środków PT POIiŚ przez instytucje uprawnione do korzystania
z pomocy technicznej w ramach danego sektora w określonym czasie.
W związku z powyższym Instytucja Pośrednicząca, przed przygotowaniem PD dla danego sektora,
zwraca się do właściwych Instytucji Wdrażających (jeśli takie w danym sektorze zostały powołane)
a w sektorze transportu do GDDKIA i PKP PLK S.A. o przekazanie właściwych danych
i dokumentów.
Wniosek o dofinansowanie dot. danego sektora powinien zostać przekazany przez IP/IZ do IZ
w terminie i formie wskazanej przez IZ. Co do zasady wnioski o dofinansowanie składane są przez
aplikację SL2014-PT. Niemniej przewiduje się, że w uzasadnionej sytuacji (tj. np. awaria aplikacji
SL2014-PT) wnioski o dofinansowanie PD wraz z niezbędnymi załącznikami będą składane do IZ
w formie papierowej. Natomiast forma oraz termin, do którego IW a w sektorze transportu GDDKiA i
PKP PLK S.A. są zobowiązane do przesłania ww. informacji do IP, powinna zostać uzgodniona
pomiędzy tymi instytucjami.
Wydatki w PD planowane będą w podziale na określone we wzorze wniosku o dofinansowanie
kategorie wydatków. W ramach danych kategorii wskazywane będą przez instytucje zadania
planowane do zrealizowania w ramach danego PD.
Część informacji we wniosku o dofinansowanie PD będzie przedstawiana zbiorczo dla całego sektora.
Natomiast wybrane dane w podziale na poszczególne instytucje w sektorze będą przedstawiane
w załącznikach.
Załączniki określone przez IZ POIiŚ w załączniku nr 2 do Podręcznika wdrażania stanowią integralną
część wniosku o dofinansowanie.
8.2 Plany Działań na lata 2014-2016
Mając na uwadze opóźnienia w pracach nad dokumentami określającymi system i zasady realizacji
POIiŚ oraz w pracach nad aplikacją do obsługi projektów pomocy technicznej w krajowych
programach operacyjnych w perspektywie 2014-2020 (SL2014-PT), a co z tym związane -
odwlekającym się terminem planowanego wezwania instytucji do składania projektów w ramach PT
POIiŚ, zdecydowano o wydłużeniu okresu realizacji pierwszego PD. Powyższe przyczyni się również
do zminimalizowania obciążeń administracyjnych wynikających z konieczności równoczesnego
zamykania dwóch projektów PT (tj. w ramach POIiŚ 2007-2013 oraz POIiŚ 2014-2020).
W związku z powyższym okres kwalifikowania wydatków w ramach pierwszego projektu rozpoczyna
się 1 stycznia 2014 r., a kończy 31 grudnia 2016 r.
Pierwsze PD są realizowane w oparciu o zasady wynikające z postanowień umów o dofinansowanie
oraz w odniesieniu do projektu IZ – decyzji o dofinansowaniu.
8.2.1 Plany Działań w sektorze transportu, środowiska i energetyki
Mając na uwadze trwające w 2015 r. prace nad aplikacją do obsługi projektów pomocy technicznej
w krajowych programach operacyjnych w perspektywie 2014-2020 (SL2014-PT) konieczne okazało
14
się określenie odmiennych zasad realizacji pierwszych sektorowych projektów PT POIiŚ (dot.
wyłącznie sektorów: transport, środowisko i energetyka).
Wniosek o dofinansowanie wypełniany przez IP w SL2014-PT będzie zawierał informacje
w zakresie całego sektora (bez podziału na poszczególne instytucje). Natomiast dane w podziale na
poszczególne instytucje w sektorze zostaną wskazane w załączniku do wniosku (zgodnie ze wzorem
opracowanym przez IZ).
W odniesieniu do pierwszego projektu PT POIiŚ realizowanego przez sektory: transport, środowisko
i energetyka obowiązywać będą odmienne zasady w zakresie wnioskowania o płatność.
W ramach PD na lata 2014-2016 właściwe dla sektora IW lub GDDKiA i PKP PLK S.A. składają do
IP wnioski o płatność w zakresie poniesionych wydatków. IP dokonuje weryfikacji ww. wniosków i
zatwierdzenia wydatków. Niemniej mając na uwadze początkowe niedostosowanie aplikacji SL 2014-
PT do sektorowych projektów pomocy technicznej POIiŚ wydatki IW lub GDDKiA i PKP PLK S.A.,
uprzednio zweryfikowane przez IP, będą również ujmowane w sektorowym wniosku o płatność
składanym przez IP do IZ.
W przypadku instytucji (tj. niektóre IW/PKP PLK S.A.), którym środki są przekazywane na podstawie
refundacji wydatków rozliczonych we wnioskach o płatność, refundacja środków będzie mogła zostać
dokonana po zatwierdzeniu wydatków przez IP w danym sektorze.
8.3 PD PT a PT CEF
W odniesieniu do instytucji - beneficjentów PT POIiŚ realizujących projekty PT CEF ustalono nw.
podział pomiędzy zadaniami możliwymi do sfinansowania z projektów PT POIiŚ i POPT a PT CEF.
Co do zasady z PT CEF finansowane są wszystkie zadania realizowane przez uprawnione instytucje
(IZ POIiŚ, CUPT oraz PKP PLK S.A.) przewidziane do realizacji we wniosku o dofinansowanie
złożonym i zatwierdzonym przez KE (w tym wydatki na zatrudnienie osób zaangażowanych w 100%
w realizację CEF).
Z projektów POPT, zgodnie z linią demarkacyjną pomiędzy KPO a POPT, współfinansowane są
wydatki na zatrudnienie pracowników IZ POIiŚ oraz CUPT zaangażowanych w realizację CEF, o ile
nie jest możliwe ich finansowanie z PT CEF.
Zaś z projektu PT POIiŚ, zgodnie z linią demarkacyjną pomiędzy KPO a POPT, współfinansowane są
wydatki na zatrudnienie pracowników PKP PLK S.A. i GDDKiA, zaangażowanych w realizację CEF,
oraz wydatki inne niż na zatrudnienie poniesione przez IZ POIiŚ oraz CUPT w związku z realizacją
CEF, o ile nie jest możliwe ich finansowanie z PT CEF.
8.4 Wnioski o płatność
W ramach PD instytucje składają wnioski o płatność, zgodnie z zasadami ustalonymi przez IZ POIiŚ
określonymi w umowie o dofinansowanie Projektu oraz wskazanymi w Zaleceniach w zakresie wzoru
wniosku o płatność beneficjenta PT w ramach programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
2014-2020 (wg stanu na sierpień 2015 r. - dokument w przygotowaniu).
15
8.5 Sprawozdawczość w ramach PD
Obowiązki IP w zakresie sprawozdawczości w ramach PD zostały określone w umowie
o dofinansowanie.
Ze względu na charakter i zakres projektów realizowanych w ramach działania 10.1 POIiŚ zakłada się,
że do przekazywania dodatkowych sprawozdań w ramach Projektów zobowiązane będą wyłącznie IP
w sektorach, w których ustanowione zostały IW oraz IP w sektorze transportu.
Wzór sprawozdania końcowego oraz informacji rocznej zostanie określony przez IZ oraz
udostępniony na portalu Baza wiedzy o Funduszach Europejskich.
9. USZCZEGÓŁOWIENIE ZASAD DOT. ZAKUPU PRZENOŚNEGO
SPRZĘTU KOMPUTEROWEGO
Możliwy jest zakup komputerów przenośnych wykorzystywanych na potrzeby kontroli,
działań informacyjno-promocyjnych oraz na potrzeby stanowisk kierowniczych.
W tym celu na etapie składania wniosku o dofinansowanie IP POIiŚ powinna wystąpić do IZ
POIiŚ z prośbą o wyrażenie zgody na zakup sprzętu w określonej ilości (w tym wskazanie
numerów stanowisk pracy, dla których sprzęt jest zakupywany).
Wydatki na sprzęt zakupiony ponad ilość zaakceptowaną przez IZ zostaną uznane za
niekwalifikowalne.
Decydując się na zakup przenośnego sprzętu komputerowego beneficjent powinien wziąć pod
uwagę rzeczywiste potrzeby, tak by funkcjonalność sprzętu była adekwatna do potrzeb
pracowników.
Niezbędnym warunkiem uznania za kwalifikowalne wydatków związanych z zakupem sprzętu
jest, aby zakupiony sprzęt był wykorzystywany przez pracowników, którzy wykonują, choć
w części zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ.
W przypadku, gdy cena komputera przenośnego jest zbliżona do ceny komputera
stacjonarnego o podobnych parametrach możliwy jest zakup na potrzeby pracowników
komputerów przenośnych zamiast stacjonarnych. Decyzję w tym zakresie musi podjąć
kierownik komórki organizacyjnej.
10. PLANY DZIAŁAŃ PT a ROCZNE PLANY DZIAŁAŃ
INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH
Roczne plany działań informacyjnych i promocyjnych (RPD) są dokumentami
wykonawczymi Strategii komunikacji POIiŚ na lata 2014-2020.
Sektorowe RPD są przygotowywane przez właściwe instytucje według wzoru określonego
w załączniku nr 1 do Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych
polityki spójności na lata 2014-2020, zgodnie z zaleceniami i w terminie wskazanym przez IZ.
16
Na ich podstawie IZ, zgodnie z ww. wytycznymi, sporządza RPD na dany rok dla POIiŚ
2014-2020.
RPD powinny być przygotowywane i aktualizowane we współpracy z wydziałami
odpowiedzialnymi za PD PT, w celu zapewnienia środków finansowych na realizację zadań
przedstawianych w składanych RPD. Zaleca się również, aby informacje wskazywane w PD
PT dot. informacji i promocji, ze względu na dłuższy okres realizacji projektu, były możliwie
jak najbardziej ogólne.
RPD są dokumentami rocznymi, szczegółowo opisującymi działania w zakresie informacji
i promocji wskazane w PD PT danego sektora.
Mając na uwadze, że jednym z kryteriów merytorycznych oceny projektów PT POIiŚ jest
zgodność z założeniami dot. prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych, konieczne jest
zapewnienie spójności informacji przekazywanych w PD PT i RPD. W przypadku jednak
wskaźników monitorowanych w PD PT i RPD, zachowanie pełniej zgodności informacji nie
jest możliwe z uwagi na różny horyzont czasowy tych dwóch dokumentów oraz różnice
w ilości wykazywanych wskaźników (w RPD nie są wykazywane 2 wskaźniki PD PT).
Zasadniczo wartość docelowa wskaźników w PD PT na dane lata powinna być zbliżona do
sumy wartości docelowych wskaźników z odpowiednich RPD.
Natomiast wartość wydatków planowanych w RPD nie może przewyższać wartości wydatków
kwalifikowalnych przewidzianych na realizację działań informacyjno-promocyjnych
w ramach danego PD PT.
Informacje wskazywane w sprawozdaniach dot. działań informacyjno-promocyjnych
zrealizowanych w danym okresie powinny być tożsame z informacjami przekazywanymi IZ
we wnioskach o płatność dot. tego okresu.
11. WAŻNE DOKUMENTY
Szczegółowe zasady w zakresie:
- przepływów finansowych oraz odzyskiwania kwot nieprawidłowo wydatkowanych dla środków
wydatkowanych w ramach PT POIiŚ,
- sprawozdawczości w ramach projektów PT,
- kontroli i nieprawidłowości,
- informacji i promocji
zostały określone w umowie o dofinansowaniu, właściwych dokumentach wydanych przez IZ POIiŚ
lub wytycznych horyzontalnych.
Instrukcja obsługi SL2014-PT została wskazana w Dokumentacji użytkownika końcowego SL2014-PT.
Dokumenty można znaleźć na stronie internetowej Funduszy Europejskich, POIiŚ
(http://www.pois.gov.pl/strony/o-programie/dokumenty/#) lub na portalu Baza wiedzy o Funduszach
Europejskich (https://bazawiedzy.funduszeeuropejskie.gov.pl/).
17
12. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1: Wzór wniosku o dofinansowanie projektu pomocy technicznej (PD)
Załącznik nr 2: Wzory załączników do wniosków o dofinansowanie
Załącznik nr 3: Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu pomocy
technicznej POIiŚ 2014-2020