pod redakcją Krystyny Kollbek - MSAP UEKmsap.uek.krakow.pl/doki/publ/pri_aiuw.pdf · na stadium 5...

Analiza instytucjonalna urzędu wojewódzkiego

Przewodnik dla administracji rządowej w województwie

pod redakcją Krystyny Kollbek

Kraków, styczeń 2004

Przewodnik został przygotowany w ramach projektu „Program Rozwoju instytucjonalnego” (PRI), realizowanego przez Konsorcjum Canadian Urban Institute oraz Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie. PRI jest częścią Programu Aktywizacji Obszarów Wiejskich (PAOW).

2

Spis treści WPROWADZENIE ................................................................................................................................... 4 INSTRUKCJA PRZEPROWADZANIA ANALIZY INSTYTUCJONALNEJ URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO 7 OBSZAR ZARZĄDZANIA NR I – UDZIAŁ WOJEWODY W ZARZĄDZANIU STRATEGICZNYM RZĄDU............................................................................................................................................................... 10

Kryterium zarządzania nr 1 – Udział wojewody w planach realizacyjnych celów strategicznych rządu (w tym pozyskiwanie informacji i dostarczanie analiz) ................................................................................................ 10

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR II – ORGANIZACJA I FUNKCJONOWANIE URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO ............................................................................................................................... 13

Kryterium zarządzania nr 2 – Zarządzanie procesami ...................................................................................... 13 Kryterium zarządzania nr 3 – Efektywność komunikacji wewnętrznej ............................................................ 16

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR III – ZARZĄDZANIE KADRAMI............................................................ 19 Kryterium zarządzania nr 4 – Polityka kadrowa (w tym rekrutacja, system ocen, awansowanie i przeszeregowanie pracowników) ...................................................................................................................... 19 Kryterium zarządzania nr 5 – System szkoleń i doskonalenia zawodowego .................................................... 22

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR IV – REALIZACJA ZADAŃ PUBLICZNYCH ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE ........................................................................................................ 25

Kryterium zarządzania nr 6 – Bezpieczeństwo i porządek publiczny............................................................... 25 Kryterium zarządzania nr 7 – Efektywność obsługi finansowej jednostek samorządu terytorialnego ............. 28 Kryterium zarządzania nr 8 – Nadzór nad jednostkami samorządu terytorialnego........................................... 31 Kryterium zarządzania nr 9 – Kontrola działalności administracji zespolonej i wpływ na działalność administracji niezespolonej............................................................................................................................... 34 Kryterium zarządzania nr 10 – Kontrola wykorzystania majątku skarbu państwa ........................................... 37

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR V – MONITORING PROJEKTÓW WYKONYWANYCH PRZEZ JEDNOSTKI ZEWNĘTRZNE .................................................................................................................. 40

Kryterium zarządzania nr 11 – Monitoring projektów wykonywanych przez jednostki zewnętrzne (czynnik osobowy, instytucja) ......................................................................................................................................... 40

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR VI – WSPÓŁPRACA I KOMUNIKACJA Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO I INSTYTUCJAMI SPOŁECZEŃSTWA OBYWATELSKIEGO .............................. 43

Kryterium zarządzania nr 12 – System dwustronnej komunikacji między administracją rządową a jednostkami samorządu terytorialnego.................................................................................................................................. 43 Kryterium zarządzania nr 13 – System dwustronnej komunikacji między administracją rządową a instytucjami społeczeństwa obywatelskiego (ISO)................................................................................................................ 46

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR VII – ETYKA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ W DZIAŁALNOŚCI URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO ............................................................................................................................... 49

Kryterium zarządzania nr 14 – Zarządzanie etyką ............................................................................................ 49

3

WPROWADZENIE Przewodnik „Analiza instytucjonalna urzędu wojewódzkiego” został przygotowany w ramach projektu „Program Rozwoju Instytucjonalnego” (PRI), realizowanego przez Konsorcjum Canadian Urban Institute i Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie na zlecenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA). PRI jest częścią rządowego „Programu Aktywizacji Obszarów Wiejskich” (PAOW), którego celem jest wspieranie rozwoju gospodarczego obszarów wiejskich poprzez zwiększenie pozarolniczego zatrudnienia, wsparcie procesu umacniania samorządów i rozwoju regionalnego oraz pomoc w budowaniu potencjału instytucjonalnego, niezbędnego do uzyskania przedakcesyjnych i strukturalnych funduszy Unii Europejskiej. U podstaw PRI leży przekonanie, że jednym z kluczowych czynników służących rozwojowi obszarów wiejskich jest sprawna i efektywna administracja samorządowa, inicjująca i wspierająca działania na rzecz ich modernizacji. Aby urzędy administracji samorządowej mogły wypełniać zadania na miarę istniejących i pojawiających się potrzeb, konieczne jest wzmocnienie ich potencjału instytucjonalnego. Pod pojęciem tym rozumie się odpowiednie struktury organizacyjne, właściwe procedury działania, mechanizmy zapewniające udział społeczności lokalnej w zarządzaniu sprawami publicznymi oraz kompetentnych i sprawnych urzędników. PRI wpisuje się w nurt budowania nowoczesnej administracji publicznej. Program ten nawiązuje m.in. do zasad „nowego zarządzania publicznego” i koncepcji współuczestniczenia obywateli w zarządzaniu sprawami publicznymi. Propagowane w ramach PRI zasady, mechanizmy i instrumenty są od wielu lat stosowane – z pozytywnym skutkiem – w większości państw Europy Zachodniej oraz w USA i Kanadzie. Podstawowym celem PRI jest wypracowanie metody rozwoju instytucjonalnego jednostek administracji publicznej, obejmującej analizę poziomu rozwoju instytucjonalnego, projektowanie zmian (usprawnień) instytucjonalnych oraz ich wdrażanie. Zgodnie z założeniami, określonymi przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, w urzędach wojewódzkich metodą rozwoju instytucjonalnego zostało objętych 7 obszarów zarządzania: 1. Udział wojewody w zarządzaniu strategicznym rządu. 2. Organizacja i funkcjonowanie urzędu wojewódzkiego. 3. Zarządzanie kadrami. 4. Realizacja zadań publicznych administracji rządowej w województwie. 5. Monitoring projektów wykonywanych przez jednostki zewnętrzne. 6. Współpraca i komunikacja z jednostkami samorządu terytorialnego oraz instytucjami społeczeństwa obywatelskiego. 7. Etyka i odpowiedzialność w działalności urzędu wojewódzkiego. Elementami metody rozwoju instytucjonalnego są: A. Na poziomie analizy poziomu rozwoju instytucjonalnego (zawarte w niniejszym opracowaniu): pięciostopniowe opisy stadiów rozwoju instytucjonalnego dla kryteriów zarządzania w ramach 7 obszarów

zarządzania, opisy stanów modelowych poziomu rozwoju instytucjonalnego dla każdego kryterium zarządzania, kwestionariusze diagnostyczne, korespondujące z opisami stadiów rozwoju instytucjonalnego, służące

określeniu poziomu rozwoju instytucjonalnego jednostki. B. Na poziomie projektowania usprawnień: plany rozwoju instytucjonalnego, zawierające zestawy projektów, których realizacja umożliwi podniesienie

potencjału instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego. Przewodnik „Analiza instytucjonalna urzędu wojewódzkiego” umożliwia dokonanie samooceny poziomu rozwoju instytucjonalnego urzędu, a więc realizację pierwszego z trzech etapów rozwoju instytucjonalnego. Został on przygotowany w celu upowszechniana wśród urzędów wojewódzkich metody analizy instytucjonalnej, wypracowanej w ramach PRI. Opracowanie to zawiera informacje, które umożliwią zainteresowanym jednostkom dokonanie oceny ich poziomu rozwoju instytucjonalnego. Przewodnik składa się z części wprowadzającej, informującej o sposobie przeprowadzenia samooceny poziomu rozwoju instytucjonalnego urzędu oraz części diagnostycznej. W ramach „Programu Rozwoju Instytucjonalnego” został przygotowany również poradnik, poświęcony planowaniu oraz wdrażaniu zmian instytucjonalnych w urzędzie. Przewodnik ten został opracowany w oparciu o

4

doświadczenia, uzyskane przez wykonawców projektu w trakcie wdrażania zmian instytucjonalnych w 33 jednostkach administracji publicznej. Przewodnik „Analiza instytucjonalna urzędu wojewódzkiego” przygotował zespół autorski w składzie: Krystyna Kollbek (ekspert ds. zarządzania kadrami), Andrzej Kulig (ekspert ds. realizacji zadań publicznych administracji rządowej w województwie), Jarosław Górniak (Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie,

ekspert ds. partycypacji społecznej i stymulowania rozwoju społecznego), Aleksander Marcinkowski (Uniwersytet Jagielloński, ekspert ds. zarządzania strategicznego), Tadeusz Markowski (Uniwersytet Łódzki, ekspert ds. stymulowania rozwoju gospodarczego oraz

współpracy między jednostkami samorządu terytorialnego), Stanisław Mazur (Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie, lider

projektu PRI), Jerzy Miller (ekspert ds. realizacji zadań publicznych administracji rządowej w województwie), Henryk Pająk (ekspert ds. organizacji i funkcjonowania urzędu), Bohdan Turowski (Umbrella – Stowarzyszenie Konsultantów, zastępca lidera projektu ds. monitoringu i

ewaluacji), Marcin Zawicki (Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie,

zastępca lidera projektu ds. metody PRI). Istotny wkład w przygotowanie przewodnika oraz metody rozwoju instytucjonalnego wnieśli również członkowie Zespołu Projektu, w składzie: Tomasz Potkański (kierownik), Jacek Nowak (specjalista ds. rozwoju instytucjonalnego), Krzysztof Jaszczołt (specjalista ds. monitoringu i ewaluacji) – przedstawiciele Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, z inicjatywy którego opracowano w/w metodę. Wewnętrzną recenzję przewodnika sporządził Wojciech Misiąg – przedstawiciel Instytutu Badań nad Gospodarką Rynkową ("Zespół Referencyjny" Komponentu B-3 PAOW). Ponadto, składamy podziękowania pracownikom pilotażowych urzędów wojewódzkich uczestniczących w PRI, którzy weryfikowali wcześniejsze wersje kwestionariuszy diagnostycznych, co również pozwoliło na ich dopracowanie. Przewodnik powstał dzięki współpracy ekspertów Programu Rozwoju Instytucjonalnego z następującymi jednostkami pilotażowymi: Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku, Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie, Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie.

a także Urząd Gminy w Baniach, Urząd Miejski w Cedyni, Urząd Miejski w Chojnie, Urząd Gminy w Starym Czarnowie, Urząd Miejski w Gryfinie, Urząd Miejski w Moryniu, Urząd Miejski w Trzcińsku Zdroju, Urząd Gminy w Widuchowej, Urząd Miejski w Jedwabnem, Urząd Gminy w Łomży, Urząd Gminy w Miastkowie, Urząd Miejski w Nowogrodzie, Urząd Gminy w Piątnicy, Urząd Gminy w Przytułach, Urząd Gminy w Śniadowie, Urząd Gminy w Wiźnie, Urząd Gminy w Zbójnej, Urząd Gminy i Miasta w Dobczycach, Urząd Miasta i Gminy w Myślenicach, Urząd Gminy w Pcimiu, Urząd Gminy w Raciechowicach, Urząd Gminy w Sieprawiu, Urząd Miejski w Sułkowicach, Urząd Gminy w Tokarni,

5

Starostwo Powiatowe w Gryfinie, Starostwo Powiatowe w Łomży, Starostwo Powiatowe w Myślenicach, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego w Krakowie, Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego w Szczecinie,

6

INSTRUKCJA PRZEPROWADZANIA ANALIZY INSTYTUCJONALNEJ URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO 1. Analiza instytucjonalna urzędu wojewódzkiego przeprowadzana jest za pomocą kwestionariuszy diagnostycznych. Rezultatem analizy instytucjonalnej urzędu wojewódzkiego jest określenie poziomu rozwoju instytucjonalnego urzędu. 2. Ocena poziomu rozwoju instytucjonalnego jest dokonywana indywidualnie dla każdego zdefiniowanego zakresu merytorycznego działalności urzędu, który nosi nazwę kryterium zarządzania. Przykładowym kryterium zarządzania jest np. efektywność obsługi finansowej jednostek samorządu terytorialnego. 3. Poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w 7 obszarach zarządzania mierzony jest za pomocą 14 kryteriów zarządzania. Na przykład, kryteria zatytułowane polityka kadrowa oraz system szkoleń i doskonalenia zawodowego składają się na obszar zarządzanie kadrami. Istnieją obszary zarządzania, dla których zostało sformułowane jedno kryterium zarządzania. Przykładowo, kryterium kształtowanie postaw etycznych jest jedynym w obszarze etyka i odpowiedzialność w działalności urzędu wojewódzkiego. 4. Każde z kryteriów zarządzania poziomu rozwoju instytucjonalnego zawiera opis 5 stadiów rozwoju instytucjonalnego urzędu administracji publicznej. Stadium 1 oznacza, że w urzędzie nie stosuje się instrumentów zarządzania właściwych dla danego kryterium zarządzania lub stosuje się je w minimalnym wymiarze. Stadia od 2 do 5 zawierają warunki stopniowo coraz trudniej osiągalne dla urzędu. Warunki dla stadium 5 dotyczą głównie stosowania procedur doskonalenia i aktualizacji instrumentów zarządzania, wymaganych dla danego kryterium zarządzania. Stadia rozwoju instytucjonalnego od 1 do 5 obrazują potencjalną ścieżkę rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego. Analiza instytucjonalna pozwala określić, na którym stadium rozwoju instytucjonalnego w ramach każdego kryterium zarządzania znajduje się urząd oraz jakie zadania muszą zostać podjęte w celu podniesienia jego potencjału instytucjonalnego. 5. Kryteria zarządzania rozwoju instytucjonalnego zostały przygotowane w oparciu o zasadę kumulacji. Zasada ta oznacza, że osiągnięcie wyższego stadium rozwoju wymaga spełnienia wszystkich warunków dla tego stadium, jak również wszystkich warunków określonych dla stadiów poprzednich. Wyjątkiem jest stadium 1, dla którego przyjęto założenie, że jest osiągalne dla wszystkich urzędów. Dlatego warunki dla stadium 1 nie podlegają sprawdzaniu. Zgodnie z przyjętą metodą, urząd może zostać sklasyfikowany odpowiednio: na stadium 2 – gdy spełnia wszystkie warunki określone dla stadium 2, na stadium 3 – gdy spełnia wszystkie warunki określone dla stadium 3 oraz wszystkie warunki określone

dla stadium 2, na stadium 4 – gdy spełnia wszystkie warunki określone dla stadium 4 oraz wszystkie warunki określone

dla stadiów 3 i 2, na stadium 5 – gdy spełnia wszystkie warunki określone dla stadium 5 oraz wszystkie warunki określone

dla stadiów 4, 3 i 2. 6. Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego zawiera opis wzorcowego stanu rozwoju instytucjonalnego urzędu w ramach każdego kryterium zarządzania. Stan modelowy jest syntezą warunków wymaganych dla poszczególnych stadiów oraz charakteryzuje urząd zarządzany i zorganizowany w sposób optymalny, który nawiązuje do najlepszych rozwiązań stosowanych w kraju i zagranicą. 7. Warunki dla każdego stadium w ramach poszczególnych kryteriów zarządzania znajdują się w kwestionariuszach diagnostycznych. Ocena poziomu rozwoju instytucjonalnego urzędu jest dokonywana na podstawie weryfikacji warunków określonych dla każdego stadium w ramach danego kryterium zarządzania. 8. Warunki zawarte w kwestionariuszach diagnostycznych zostały sformułowane w sposób, który umożliwia udzielenie jednoznacznych odpowiedzi TAK wówczas, gdy warunek jest spełniony w analizowanym urzędzie.

7

9. Jeżeli dany warunek jest spełniony należy zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy.

Stadium, dla którego wymagane

jest spełnienie warunku

Numer warunku Warunek

2 3 4 5

4.6 Istnieje dokumentacja potwierdzająca stosowanie procedury rekrutacyjnej i przeprowadzanie ocen urzędników służby cywilnej. X

10. Warunki zawierają odsyłacze ( 1 ), które kierują użytkownika do dodatkowych wyjaśnień.




2 3 4 5

2.5

Istnieją regulacje wewnętrzne, które potwierdzają, że zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg wszystkich procesów (właściciele procesów), posiadające uprawnienia do nadzorowania procesów oraz dokonywania w nich zmian.1

...

1 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie, procedura. 11. W przypadku warunków, które zawierają kilka elementów, jak np.




2 3 4 5

4.7

Zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji, takie jak: przypisanie odpowiedzialności za prowadzenie rekrutacji, wskazanie narzędzi stosowanych w procesie rekrutacji, szczegółowa procedura rekrutacji,

oraz zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

warunek jest spełniony wyłącznie wtedy, gdy wszystkie elementy warunku są spełnione, a więc: a) zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji w postaci przypisania odpowiedzialności za prowadzenie rekrutacji oraz b) zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji w postaci wskazania narzędzi stosowanych w procesie rekrutacji oraz c) zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji w postaci szczegółowej procedury rekrutacji oraz d) wszystkie zasady prowadzenie rekrutacji zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej, co potwierdza istniejąca dokumentacja. 12. Określenie stadium rozwoju instytucjonalnego urzędu w ramach poszczególnych kryteriów oceny odbywa się na podstawie warunków, które są w urzędzie spełnione (pola zakreślone).

8




2 3 4 5

X X X X X X X ... X ... X X ...

13. Do tabeli znajdującej się poniżej kwestionariusza należy wpisać liczbę spełnionych warunków dla każdego stadium (zgodnie z zakreśleniami).

Liczba możliwych warunków dla każdego stadium Liczba spełnionych warunków dla danego stadium

dla stadium 2 3 3 dla stadium 3 3 3 dla stadium 4 5 3 dla stadium 5 2 1

14. Urząd znajduje się na danym stadium rozwoju wówczas, gdy spełnia wszystkie możliwe warunki dla danego stadium oraz wszystkie możliwe warunki dla stadiów poprzednich. W omawianym przykładzie urząd znajduje się na 3 stadium rozwoju instytucjonalnego, ponieważ spełnia: 3 warunki z 3 możliwych dla stadium 2, 3 warunki z 3 możliwych dla stadium 3, 3 warunki z 5 możliwych dla stadium 4, 1 warunek z 2 możliwych dla stadium 5.

STADIUM ROZWOJU 3 15. Jeżeli urząd nie spełnia wszystkich możliwych warunków dla stadium 2, znajduje się na 1 stadium rozwoju instytucjonalnego.

9

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR I – UDZIAŁ WOJEWODY W ZARZĄDZANIU STRATEGICZNYM RZĄDU

Kryterium zarządzania nr 1 – Udział wojewody w planach realizacyjnych celów strategicznych rządu (w tym pozyskiwanie informacji i dostarczanie analiz)

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 1 – Udział wojewody w planach realizacyjnych celów

strategicznych rządu (w tym pozyskiwanie informacji i dostarczanie analiz)

Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 Wojewoda nie analizuje w sposób systemowy przyjętych przez rząd planów realizacyjnych celów strategicznych w województwie pod kątem włączenia się administracji rządowej w województwie w realizację tych zadań. Rząd (ministrowie) nie oczekują od wojewody informacji i analiz związanych z kształtowaniem planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa.

Wojewoda uczestniczy w wykonywaniu niektórych planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa, poprzez zdefiniowanie celów dla administracji rządowej w województwie oraz wykonywanie określonych zadań wynikających z przyjętych celów, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że wojewoda przekazuje informacje dla rządu (ministrów), sporządzone w oparciu o dowolne metody ich pozyskiwania, tylko na ich żądanie wynikające z doraźnych potrzeb.

W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna odpowiedzialna za gromadzenie i przetwarzanie informacji na potrzeby rządu (ministrów). Wojewoda systematycznie przekazuje informacje na potrzeby rządu (ministrów) niezbędne przy zarządzaniu strategicznym, uzyskane w oparciu o metodologię jednolitą w skali państwa, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Wojewoda informuje o celach strategicznych wszystkie urzędy administracji zespolonej w województwie oraz nadzoruje ich realizację, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Najwyższe kierownictwo urzędu jest zaangażowane w pozyskiwanie informacji i zainteresowane udziałem w realizacji celów strategicznych rządu dla województwa, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Przekazywanym rządowi (ministrom) informacjom towarzyszą analizy, przygotowane przez wojewodę w oparciu o własne założenia metodologiczne, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Najwyższe kierownictwo urzędu dokonuje analizy otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego w celu wychwytywania zagrożeń we wdrażaniu planów realizacyjnych celów strategicznych rządu w województwie, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieje dokumentacja potwierdzająca prowadzenie monitoringu i oceny wykonania planów realizacyjnych celów strategicznych rządu.

Na potrzeby rządu (ministrów) przekazywany jest pełny zakres informacji i analiz, przygotowany w oparciu o zakres i metodologię opracowaną przez rząd. Najwyższe kierownictwo urzędu systematycznie analizuje wyniki wdrażania planów realizacyjnych celów strategicznych rządu oraz podejmuje działania doskonalące je, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Plany realizacyjne celów strategicznych rządu dla województwa ustalane są z udziałem wojewody, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Wojewoda uczestniczy w wykonywaniu planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieje dokumentacja potwierdzająca przeprowadzanie weryfikacji trafności analiz i aktualizacji planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa.

10

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 1 – Udział wojewody w planach realizacyjnych celów strategicznych rządu

(w tym pozyskiwanie informacji i dostarczanie analiz)

W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna odpowiedzialna za gromadzenie i przetwarzanie informacji na potrzeby rządu (ministrów). Rząd (ministrowie) otrzymują pełen zakres informacji i analiz, przygotowany w oparciu o zakres i metodologię opracowaną przez rząd. Plany realizacyjne celów strategicznych rządu dla województwa ustalane są z udziałem wojewody. Wojewoda uczestniczy w wykonywaniu planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa. Przeprowadza się weryfikację trafności analiz oraz aktualizację planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 1 – Udział wojewody w planach realizacyjnych celów

strategicznych rządu (w tym pozyskiwanie informacji i dostarczanie analiz) Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy.




2 3 4 5

1.1

Wojewoda uczestniczy w wykonywaniu niektórych planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa, poprzez zdefiniowanie celów dla administracji rządowej w województwie oraz wykonywanie określonych zadań wynikających z przyjętych celów, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

1.2 Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że wojewoda przekazuje informacje dla rządu (ministrów), sporządzone w oparciu o dowolne metody ich pozyskiwania, tylko na ich żądanie wynikające z doraźnych potrzeb.

...

1.3 W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna odpowiedzialna za gromadzenie i przetwarzanie informacji na potrzeby rządu (ministrów). ...

1.4 Wojewoda systematycznie przekazuje informacje na potrzeby rządu (ministrów) niezbędne przy zarządzaniu strategicznym, uzyskane w oparciu o metodologię jednolitą w skali państwa, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

1.5 Wojewoda informuje o celach strategicznych wszystkie urzędy administracji zespolonej w województwie oraz nadzoruje ich realizację, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

1.6 Najwyższe kierownictwo urzędu jest zaangażowane w pozyskiwanie informacji i zainteresowane udziałem w realizacji celów strategicznych rządu dla województwa, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

1.7 Przekazywanym rządowi (ministrom) informacjom towarzyszą analizy, przygotowane przez wojewodę w oparciu o własne założenia metodologiczne, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

1.8

Najwyższe kierownictwo urzędu dokonuje analizy otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego w celu wychwytywania zagrożeń we wdrażaniu planów realizacyjnych celów strategicznych rządu w województwie, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

1.9 Istnieje dokumentacja potwierdzająca prowadzenie monitoringu i oceny wykonania planów realizacyjnych celów strategicznych rządu. ...

1.10 Na potrzeby rządu (ministrów) przekazywany jest pełny zakres informacji i analiz, przygotowany w oparciu o zakres i metodologię opracowaną przez rząd. ...

1.11 Najwyższe kierownictwo urzędu systematycznie analizuje wyniki wdrażania planów realizacyjnych celów strategicznych rządu oraz podejmuje działania doskonalące je, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

11




2 3 4 5

1.12 Plany realizacyjne celów strategicznych rządu dla województwa ustalane są z udziałem wojewody, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

1.13 Wojewoda uczestniczy w wykonywaniu planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

1.14 Istnieje dokumentacja potwierdzająca przeprowadzanie weryfikacji trafności analiz i aktualizacji planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa.

...

Proszę wpisać do tabeli liczbę spełnionych dla każdego stadium warunków (liczbę pól zakreślonych w ramach każdego stadium).


dla stadium 2 2 dla stadium 3 4 dla stadium 4 3 dla stadium 5 5

Proszę określić stadium rozwoju urzędu. Urząd znajduje się na danym stadium rozwoju wówczas, gdy spełnia wszystkie możliwe warunki dla danego stadium oraz wszystkie możliwe warunki dla stadiów poprzednich. Jeżeli urząd nie spełnia wszystkich możliwych warunków dla stadium 2, proszę o wpisanie stadium rozwoju 1.

STADIUM ROZWOJU ...........

12

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR II – ORGANIZACJA I FUNKCJONOWANIE URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO

Kryterium zarządzania nr 2 – Zarządzanie procesami

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 2 – Zarządzanie procesami

Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5

Nie dokonano formalnej identyfikacji procesów, realizowanych w urzędzie.

Zostały zidentyfikowane procesy najważniejsze dla urzędu (procesy kluczowe), został opisany przebieg ich realizacji oraz zostały one sformalizowane w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg procesów kluczowych (właściciele procesów), posiadające uprawnienia do nadzorowania procesów oraz dokonywania w nich zmian. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że grupy zadań urzędu, które zostały zidentyfikowane jako procesy kluczowe, są realizowane zgodnie z formalnie przyjętym opisem przebiegu ich realizacji.

Została zidentyfikowana większość procesów realizowanych w urzędzie, został opisany przebieg ich realizacji oraz zostały one sformalizowane w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg wszystkich zidentyfikowanych procesów (właściciele procesów), posiadające uprawnienia do nadzorowania procesów oraz dokonywania w nich zmian. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że wszystkie zidentyfikowane procesy są realizowane zgodnie z formalnie przyjętym opisem przebiegu ich realizacji. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że urzędnicy zostali przeszkoleni w zakresie realizacji procesów, w których uczestniczą.

Zostały zidentyfikowane oraz sformalizowane w formie regulacji wewnętrznej procesy, których realizacja wymaga wsparcia komputerowego. Procesy, które tego wymagają są realizowane z wykorzystaniem komputerów. Istnieje system monitoringu realizacji procesów w postaci: określonych

mierników i celów realizacji wszystkich procesów,

procedur przeglądów dokonywanych przez ich właścicieli,

procedur gromadzenia i analizy uwag realizatorów,

procedur gromadzenia i analizy uwag odbiorców (interesantów),

oraz został on zatwierdzony w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że procesy są monitorowane zgodnie z przyjętymi procedurami oraz obowiązującym systemem mierników.

Istnieją mechanizmy doskonalenia realizacji procesów oraz ustanawiania nowych procesów w przypadku: zmiany zadań

realizowanych przez urząd,

potrzeby realizacji celów przyjętych w strategii,

wystąpienia innych czynników zewnętrznych,

oraz zostały one przyjęte w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że stosuje się mechanizmy doskonalenia realizacji procesów oraz ustanawiania nowych procesów z wykorzystaniem takich narzędzi, jak: audyty procesów, systematyczna

samoocena, ocena i analiza

osiąganych wyników,

porównywanie z procesami ustanowionymi w innych urzędach.

13

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego

w ramach kryterium zarządzania nr 2 – Zarządzanie procesami Została zidentyfikowana oraz opisana większość procesów realizowanych w urzędzie. Wszystkie zidentyfikowane procesy są realizowane zgodnie z formalnie przyjętym opisem ich realizacji. Zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg większości procesów. Urzędnicy zostali przeszkoleni w zakresie realizacji procesów, w których uczestniczą. Procesy, które tego wymagają są realizowane z wykorzystaniem komputerów. Procesy są monitorowane. Istnieją oraz są stosowane mechanizmy doskonalenia realizowanych procesów oraz ustanawiania nowych procesów.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 2 – Zarządzanie procesami

Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące którego stadium dany warunek dotyczy.




2 3 4 5

2.1 Zostały zidentyfikowane procesy najważniejsze dla urzędu (procesy kluczowe), został opisany przebieg ich realizacji oraz zostały one sformalizowane w formie regulacji wewnętrznej1.

...

2.2

Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg procesów kluczowych (właściciele procesów), posiadające uprawnienia do nadzorowania procesów oraz dokonywania w nich zmian2.

...

2.3 Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że grupy zadań urzędu, które zostały zidentyfikowane jako procesy kluczowe, są realizowane zgodnie z formalnie przyjętym opisem przebiegu ich realizacji.

...

2.4 Została zidentyfikowana większość procesów realizowanych w urzędzie, został opisany przebieg ich realizacji oraz zostały one sformalizowane w formie regulacji wewnętrznej3.

...

2.5

Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg wszystkich zidentyfikowanych procesów (właściciele procesów), posiadające uprawnienia do nadzorowania procesów oraz dokonywania w nich zmian4.

...

2.6 Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że wszystkie zidentyfikowane procesy są realizowane zgodnie z formalnie przyjętym opisem przebiegu ich realizacji. ...

2.7 Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że urzędnicy zostali przeszkoleni w zakresie realizacji procesów, w których uczestniczą. ...

2.8 Zostały zidentyfikowane oraz sformalizowane w formie regulacji wewnętrznej procesy, których realizacja wymaga wsparcia komputerowego5. ...

2.9 Procesy, które tego wymagają są realizowane z wykorzystaniem komputerów. ...

1 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie. 2 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie, polecenie służbowe. 3 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie. 4 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie, polecenie służbowe. 5 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie, polecenie służbowe.

14




2 3 4 5

2.10

Istnieje system monitoringu realizacji procesów w postaci: określonych mierników i celów realizacji wszystkich procesów, procedur przeglądów dokonywanych przez ich właścicieli, procedur gromadzenia i analizy uwag realizatorów, procedur gromadzenia i analizy uwag odbiorców (interesantów),

oraz został on zatwierdzony w formie regulacji wewnętrznej6.

...

2.11 Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że procesy są monitorowane zgodnie z przyjętymi procedurami oraz obowiązującym systemem mierników. ...

2.12

Istnieją mechanizmy doskonalenia realizacji procesów oraz ustanawiania nowych procesów w przypadku: zmiany zadań realizowanych przez urząd, potrzeby realizacji celów przyjętych w strategii, wystąpienia innych czynników zewnętrznych,

oraz zostały one przyjęte w formie regulacji wewnętrznej7.

...

2.13

Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że stosuje się mechanizmy doskonalenia realizacji procesów oraz ustanawiania nowych procesów z wykorzystaniem takich narzędzi jak: audyty procesów, systematyczna samoocena, ocena i analiza osiąganych wyników, porównywanie z procesami ustanowionymi w innych urzędach.

...






6 Np. zarządzenie. 7 Np. zarządzenie.

15

Kryterium zarządzania nr 3 – Efektywność komunikacji wewnętrznej

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 3 – Efektywność komunikacji wewnętrznej


Przekazywanie i wymiana informacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami odbywa się w sposób doraźny, w zależności od pojawiających się potrzeb bieżących.

Zostały określone zasady wymiany informacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami, tj.: zakres informacji

będącej przedmiotem wymiany,

formy wymiany informacji,

procedury wymiany informacji,

odpowiedzialność uczestników procesu obiegu informacji

oraz zostały one przyjęte w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że obowiązujące zasady wymiany informacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są stosowane.

Zostały określone zasady wymiany informacji w ramach urzędu, tj.: zakres informacji

będącej przedmiotem wymiany,

formy wymiany informacji,

procedury wymiany informacji,

odpowiedzialność uczestników procesu obiegu informacji

oraz zostały one przyjęte w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że obowiązujące zasady wymiany informacji w ramach urzędu są stosowane. Istnieje dostępny dla wszystkich pracowników system komunikacji w sieci komputerowej – intranecie i jest stosowany. Istnieją dowody potwierdzające, że problemy w komunikacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są analizowane w sposób nieformalny.

Zostały sformułowane zasady poszukiwania, analizowania i eliminowania problemów w komunikacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami oraz zasady te zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że problemy w komunikacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są poszukiwane, analizowane i eliminowane zgodnie z przyjętymi zasadami.

Zostały sformułowane mechanizmy przewidywania potrzeb informacyjnych i potencjalnych problemów z ich zaspokojeniem oraz mechanizmy te zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dowody potwierdzające, że potrzeby informacyjne oraz potencjalne problemy z ich zaspokojeniem są przewidywane zgodnie z obowiązującymi mechanizmami.

16

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium

zarządzania nr 3 – Efektywność komunikacji wewnętrznej Zostały sformułowane zasady wymiany informacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami. Wszystkie zasady wymiany informacji są stosowane. Identyfikuje się problemy w komunikacji wewnętrznej, są one analizowane i eliminowane. Przewiduje się potrzeby informacyjne oraz potencjalne problemy z ich zaspokojeniem.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 3 – Efektywność komunikacji wewnętrznej

Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy.




2 3 4 5

3.1

Zostały określone zasady wymiany informacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami, tj.:

zakres informacji będącej przedmiotem wymiany,8 formy wymiany informacji,9 procedury wymiany informacji,10 odpowiedzialność uczestników procesu obiegu informacji11

oraz zostały one przyjęte w formie regulacji wewnętrznej.12

...

3.2

Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że obowiązujące zasady wymiany informacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są stosowane.13

...

3.3

Zostały określone zasady wymiany informacji w ramach urzędu, tj.: zakres informacji będącej przedmiotem wymiany,14 formy wymiany informacji,15 procedury wymiany informacji,16 odpowiedzialność uczestników procesu obiegu informacji17

oraz zostały one przyjęte w formie regulacji wewnętrznej.18

...

3.4 Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że obowiązujące zasady wymiany informacji w ramach urzędu są stosowane.19 ...

3.5 Istnieje dostępny dla wszystkich pracowników system komunikacji w sieci komputerowej – intranecie i jest stosowany. ...

8 Np. jakie cele są osiągane, jakie zadania są realizowane, jaki jest stopień realizacji zadań. 9 Np. bezpośrednie spotkania, notatki służbowe, korespondencja elektroniczna. 10 Np. źródła informacji, odbiorcy informacji, częstotliwość wymiany informacji. 11 Np. odpowiedzialni za koordynację wymiany informacji o określonym zakresie. 12 Np. regulaminy, zarządzenia. 13 Np. protokoły ze spotkań, notatki służbowe, korespondencja elektroniczna. 14 Np. jakie cele są osiągane, jakie zadania są realizowane, jaki jest stopień realizacji zadań. 15 Np. bezpośrednie spotkania, notatki służbowe, korespondencja elektroniczna. 16 Np. źródła informacji, odbiorcy informacji, częstotliwość wymiany informacji. 17 Np. odpowiedzialni za koordynację wymiany informacji o określonym zakresie. 18 Np. regulaminy, zarządzenia, obowiązujący plan komunikacji. 19 Np. protokoły ze spotkań, notatki służbowe, korespondencja elektroniczna.

17



3.6

Istnieją dowody potwierdzające, że problemy w komunikacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są analizowane w sposób nieformalny.20

...

3.7

Zostały sformułowane zasady poszukiwania, analizowania i eliminowania problemów w komunikacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami oraz zasady te zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej.21

...

3.8

Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że problemy w komunikacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są poszukiwane, analizowane i eliminowane zgodnie z przyjętymi zasadami.22

...

3.9 Zostały sformułowane mechanizmy przewidywania potrzeb informacyjnych i potencjalnych problemów z ich zaspokojeniem oraz mechanizmy te zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej.23

...

3.10 Istnieją dowody potwierdzające, że potrzeby informacyjne oraz potencjalne problemy z ich zaspokojeniem są przewidywane zgodnie z obowiązującymi mechanizmami.24

...






20 Np. notatki służbowe w sprawie potrzeby wprowadzenia zmian zasad obiegu informacji. 21 Np. zarządzenie w sprawie zasad prowadzenia audytu, ankietowania uczestników procesu obiegu informacji. 22 Np. raport z przeprowadzonych badań ankietowych, wyniki audytu. 23 Np. zarządzenie. 24 Np. propozycje zmian w regulaminach.

18

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR III – ZARZĄDZANIE KADRAMI

Kryterium zarządzania nr 4 – Polityka kadrowa (w tym rekrutacja, system ocen, awansowanie i przeszeregowanie pracowników)

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 4 – Polityka kadrowa (w tym rekrutacja, system ocen,

awansowanie i przeszeregowanie pracowników)

Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 Polityka kadrowa w urzędzie realizowana jest zgodnie z przepisami prawa. System ocen stosowany jest w stosunku do urzędników służby cywilnej. Brak systemowych, wewnętrznych rozwiązań w zakresie polityki kadrowej w urzędzie (rekrutacja, system ocen, awansowanie, przeszeregowanie, nagradzanie, szkolenia). Istnieje dokumentacja potwierdzająca stosowanie procedury przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej.

Narzędzia polityki kadrowej znane są kierownictwu urzędu i pracownikom komórki kadrowej. Opisy stanowisk są wykorzystywane w celu rekrutacji personelu. Rekrutacja personelu jest prowadzona przez komisję rekrutacyjną, powoływaną w trybie doraźnym, która funkcjonuje w oparciu o przepisy wykonawcze do ustawy o służbie cywilnej i regulacje wewnętrzne. Istnieją zasady awansowania i przeszeregowania pracowników. Awanse wynikają z konieczności sprawnego funkcjonowania urzędu. Istnieje dokumentacja potwierdzająca stosowanie procedury rekrutacyjnej.

Zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji, takie jak: przypisanie

odpowiedzialności za prowadzenie rekrutacji,

wskazanie narzędzi stosowanych w procesie rekrutacji,

szczegółowa procedura rekrutacji

oraz zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieją opisy wszystkich stanowisk pracy. Istnieje system ocen pracowników służby cywilnej i pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych, w oparciu o kryteria dostosowane do wymogów stanowisk pracy. Zasady rekrutacji, ocen, awansów i przeszeregowań zostały zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. Pracownicy odpowiedzialni za politykę kadrową urzędu zostali przeszkoleni w zakresie jej stosowania.

Identyfikacja potrzeb rekrutacyjnych odbywa się poprzez pisemne zgłoszenie przez kierowników potrzeb kadrowych wraz z ich uzasadnieniem, w trybie zgodnym z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi. Istnieją roczne plany zatrudnienia, przygotowane w oparciu o identyfikację potrzeb rekrutacyjnych. Stosowany jest system ocen pracowniczych, którego rezultaty są podstawą do awansowania i przeszeregowania oraz sporządzania planów szkoleniowych, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Pracownicy są informowani o polityce kadrowej urzędu i szkoleni w tym zakresie, co potwierdza istniejąca dokumentacja. W urzędzie istnieje system polityki kadrowej znany ogółowi pracowników, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Określone zostały zasady dokonywania oceny skuteczności wszystkich elementów systemu polityki kadrowej w cyklu przynajmniej dwuletnim oraz zostały one zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. Istnieje dokumentacja potwierdzająca dokonywanie oceny elementów systemu polityki kadrowej.

Istnieją zasady aktualizacji oraz doskonalenia elementów systemu rekrutacji, oceniania, awansowania i przeszeregowania, nagradzania, szkoleń pracowników oraz zostały one zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że elementy systemu polityki kadrowej zostały zaktualizowane i udoskonalone. Istnieje komórka organizacyjna urzędu odpowiedzialna za monitorowanie systemu zarządzania zasobami ludzkimi, dysponująca nowoczesnym narzędziem monitoringu np. programem komputerowym.

19

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 4 – Polityka kadrowa (w tym rekrutacja, system ocen, awansowanie i

przeszeregowanie pracowników) Istnieje całościowa, w pełni sformalizowana oraz znana wszystkim pracownikom polityka kadrowa. Obowiązują i są stosowane procedury rekrutacji personelu, na każdym etapie tego procesu. Stosowany jest system ocen pracowniczych, którego rezultaty są podstawą do awansowania i przeszeregowania oraz sporządzania planów szkoleniowych. Przygotowuje się roczne plany zatrudnienia. Wszystkie stanowiska pracy zostały opisane. Awansowanie i przeszeregowanie oraz nagradzanie pracowników odbywa się zgodnie z obowiązującymi zasadami. Wszystkie elementy polityki kadrowej są okresowo oceniane, a wyniki oceny służą ich doskonaleniu.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 4 – Polityka kadrowa (w tym rekrutacja, system ocen,

awansowanie i przeszeregowanie pracowników) Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy.




2 3 4 5

4.1 Narzędzia polityki kadrowej znane są kierownictwu urzędu i pracownikom komórki kadrowej. ...

4.2 Opisy stanowisk są wykorzystywane w celu rekrutacji personelu. ...

4.3 Rekrutacja personelu jest prowadzona przez komisję rekrutacyjną, powoływaną w trybie doraźnym, która funkcjonuje w oparciu o przepisy wykonawcze do ustawy o służbie cywilnej i regulacje wewnętrzne.

...

4.4 Istnieją zasady awansowania i przeszeregowania pracowników. Awanse wynikają z konieczności sprawnego funkcjonowania urzędu. ...

4.5 Istnieje dokumentacja potwierdzająca stosowanie procedury rekrutacyjnej i przeprowadzanie ocen urzędników służby cywilnej. ...

4.6

Zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji, takie jak: przypisanie odpowiedzialności za prowadzenie rekrutacji, wskazanie narzędzi stosowanych w procesie rekrutacji, szczegółowa procedura rekrutacji

oraz zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

4.7 Istnieją opisy wszystkich stanowisk pracy. ...

4.8 Istnieje system ocen pracowników służby cywilnej i pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych, w oparciu o kryteria dostosowane do wymogów stanowisk pracy.

...

4.9 Zasady rekrutacji, ocen, awansów i przeszeregowań zostały zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. ...

4.10 Pracownicy odpowiedzialni za politykę kadrową urzędu zostali przeszkoleni w zakresie jej stosowania. ...

4.11 Identyfikacja potrzeb rekrutacyjnych odbywa się poprzez pisemne zgłoszenie przez kierowników potrzeb kadrowych wraz z ich uzasadnieniem, w trybie zgodnym z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi.

...

4.12 Istnieją roczne plany zatrudnienia, przygotowane w oparciu o identyfikację potrzeb rekrutacyjnych. ...

4.13 Stosowany jest system ocen pracowniczych, którego rezultaty są podstawą do awansowania i przeszeregowania oraz sporządzania planów szkoleniowych, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

4.14 Pracownicy są informowani o polityce kadrowej urzędu i szkoleni w tym zakresie, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

20




2 3 4 5

4.15 W urzędzie istnieje system polityki kadrowej znany ogółowi pracowników, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

4.16 Określone zostały zasady dokonywania oceny skuteczności wszystkich elementów systemu polityki kadrowej w cyklu przynajmniej dwuletnim oraz zostały one zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej.

...

4.17 Istnieje dokumentacja potwierdzająca dokonywanie oceny elementów systemu polityki kadrowej. ...

4.18 Istnieją zasady aktualizacji oraz doskonalenia elementów systemu rekrutacji, oceniania, awansowania i przeszeregowania, oceniania, szkoleń pracowników oraz zostały one zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej.

...

4.19 Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że elementy systemu polityki kadrowej zostały zaktualizowane i udoskonalone. ...

4.20 Istnieje komórka organizacyjna urzędu odpowiedzialna za monitorowanie systemu zarządzania zasobami ludzkimi, dysponująca nowoczesnym narzędziem monitoringu np. programem komputerowym.

...






21

Kryterium zarządzania nr 5 – System szkoleń i doskonalenia zawodowego

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 5 – System szkoleń i doskonalenia zawodowego


Nie prowadzi się szkoleń wewnętrznych ani zewnętrznych. Pracownicy nie są kierowani na studia. Nie istnieją wewnętrzne regulacje w zakresie systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego ani kierowania pracowników na studia.

Istnieje komórka organizacyjna odpowiedzialna za szkolenia pracowników. Pracownicy uczestniczą tylko w obowiązkowych szkoleniach organizowanych przez jednostki nadrzędne i Urząd Służby Cywilnej. Realizowany jest program szkoleń w ramach służby przygotowawczej do służby cywilnej. Planowane są szkolenia urzędników służby cywilnej w ramach indywidualnych programów rozwoju zawodowego.

Została sformułowana polityka szkoleniowa i doskonalenia zawodowego pracowników oraz została ona zatwierdzona w formie regulacji wewnętrznej. Dokonuje się oceny potrzeb szkoleniowych. Na tej podstawie sporządza się roczne plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych oraz plan uczestnictwa pracowników w szkoleniach centralnych i indywidualnych, organizowanych przez Urząd Służby Cywilnej. Plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych są realizowane w przynajmniej 70%, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Szkolenia w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego urzędników służby cywilnej są realizowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Oferty szkoleniowe są upowszechniane wśród pracowników, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Wszystkie szkolenia są ewidencjonowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że organizowane są szkolenia wewnętrzne dla pracowników. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że pracownicy zostali zaznajomieni z obowiązującym systemem szkoleń i doskonalenia zawodowego.

Plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych są realizowane w 100%, co potwierdza istniejąca dokumentacja. W ramach sformalizowanej polityki szkoleniowej ustanowione są minimalne wymogi szkoleniowe - indywidualnie dla wszystkich pracowników lub stanowisk ustalane na podstawie rezultatów przeprowadzonych okresowych ocen pracowników, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Realizowany jest program przygotowania pracowników do postępowania kwalifikacyjnego do służby cywilnej. Skuteczność szkoleń jest oceniana, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieją zasady dokonywania oceny elementów systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego w cyklu przynajmniej dwuletnim, które zostały zatwierdzone w formie regulacji wewnętrznej, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Na podstawie oceny skuteczności szkoleń prowadzony jest ranking organizatorów szkoleń, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Zasady usprawniania systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego zostały zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że elementy systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego zostały usprawnione.

22


zarządzania nr 5 – System szkoleń i doskonalenia zawodowego Została sformułowana polityka szkoleniowa i doskonalenia zawodowego pracowników. W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna odpowiedzialna za szkolenia pracowników. Plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych są realizowane w 100%. Dokonuje się oceny potrzeb szkoleniowych oraz oceny skuteczności szkoleń. Realizowane są programy szkoleń w ramach służby przygotowawczej do służby cywilnej oraz przygotowania pracowników do postępowania kwalifikacyjnego do służby cywilnej. Dokonuje się oceny i aktualizacji elementów systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 5 – System szkoleń i doskonalenia zawodowego


Stadium, dla którego wymagane jest

spełnienie warunku Numer

warunku Warunek

2 3 4 5

5.1 Istnieje komórka organizacyjna odpowiedzialna za szkolenia pracowników. ...

5.2 Pracownicy uczestniczą tylko w obowiązkowych szkoleniach organizowanych przez jednostki nadrzędne i Urząd Służby Cywilnej. ...

5.3 Realizowany jest program szkoleń w ramach służby przygotowawczej do służby cywilnej. ...

5.4 Planowane są szkolenia urzędników służby cywilnej w ramach indywidualnych programów rozwoju zawodowego. ...

5.5 Została sformułowana polityka szkoleniowa i doskonalenia zawodowego pracowników oraz została ona zatwierdzona w formie regulacji wewnętrznej. ...

5.6

Dokonuje się oceny potrzeb szkoleniowych. Na tej podstawie sporządza się roczne plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych oraz plan uczestnictwa pracowników w szkoleniach centralnych i indywidualnych, organizowanych przez Urząd Służby Cywilnej.

...

5.7 Plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych są realizowane w przynajmniej 70%, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

5.8 Szkolenia w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego urzędników służby cywilnej są realizowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

5.9 Oferty szkoleniowe są upowszechniane wśród pracowników, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

5.10 Wszystkie szkolenia są ewidencjonowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

5.11 Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że organizowane są szkolenia wewnętrzne dla pracowników. ...

5.12 Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że pracownicy zostali zaznajomieni z obowiązującym systemem szkoleń i doskonalenia zawodowego. ...

5.13 Plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych są realizowane w 100%, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

5.14

W ramach sformalizowanej polityki szkoleniowej ustanowione są minimalne wymogi szkoleniowe - indywidualnie dla wszystkich pracowników lub stanowisk ustalane na podstawie rezultatów przeprowadzonych okresowych ocen pracowników, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

5.15 Realizowany jest program przygotowania pracowników do postępowania kwalifikacyjnego do służby cywilnej. ...

5.16 Skuteczność szkoleń jest oceniana, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

23



warunku Warunek

2 3 4 5

5.17

Istnieją zasady dokonywania oceny elementów systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego w cyklu przynajmniej dwuletnim, które zostały zatwierdzone w formie regulacji wewnętrznej, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

5.18 Na podstawie oceny skuteczności szkoleń prowadzony jest ranking organizatorów szkoleń, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

5.19 Zasady usprawniania systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego zostały zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. ...

5.20 Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że elementy systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego zostały usprawnione. ...






24

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR IV – REALIZACJA ZADAŃ PUBLICZNYCH ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE

Kryterium zarządzania nr 6 – Bezpieczeństwo i porządek publiczny

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 6 – Bezpieczeństwo i porządek publiczny


Wojewoda nie w pełni realizuje uprawnienia kierownicze wobec służb, straży i inspekcji. Służby, straże i inspekcje działają samodzielnie i podejmują działania względem siebie niezależne.

Istnieją procedury, poprzez które wojewoda kieruje działaniami właściwych służb, inspekcji i straży w przypadku zaistnienia zagrożenia bezpieczeństwa i porządku publicznego, przyjęte w formie regulacji wewnętrznej oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Istnieją prewencyjne procedury planowania i realizacji działań służb, inspekcji i straży w przypadku zaistnienia zagrożenia bezpieczeństwa i porządku publicznego, przyjęte w formie regulacji wewnętrznej oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna, odpowiedzialna za gromadzenie i przetwarzanie informacji dla potrzeb kierowania przez wojewodę właściwymi służbami, strażami i inspekcjami na wypadek zaistnienia zagrożeń.

Istnieją kompleksowe procedury dotyczące kierowania przez wojewodę działaniami służb, inspekcji i straży w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego zarówno w przypadku zaistnienia zagrożeń jak i w sytuacjach pokojowych, przyjęte w formie regulacji wewnętrznej oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Wojewoda, w drodze zarządzenia, powołał centralny ośrodek programujący i kierujący działaniami kontrolnymi i koordynacyjnymi wobec administracji zespolonej, działający w oparciu o kompleksowe i sformalizowane procedury. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że centralny ośrodek programujący i kierujący działaniami kontrolnymi i koordynacyjnymi wobec administracji zespolonej funkcjonuje zgodnie z obowiązującymi procedurami. Istnieją narzędzia pozwalające ocenić skuteczność procedur działania służb, inspekcji i straży w przypadkach zagrożeń i w sytuacjach pokojowych. Procedury działania służb, inspekcji i straży w przypadkach zagrożeń i w sytuacjach pokojowych podlegają okresowym przeglądom (przynajmniej dwa razy w roku) wspólnie z organami administracji zespolonej.

Zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej zasady aktualizacji i doskonalenia procedur kierowania przez wojewodę działaniami służb, inspekcji i straży w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego. Istnieje dokumentacja potwierdzająca aktualizowanie i udoskonalanie procedur kierowania przez wojewodę działaniami służb, inspekcji i straży w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego zgodnie z obowiązującymi zasadami.

25

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 6 – Bezpieczeństwo i porządek publiczny

Istnieją kompleksowe procedury dotyczące kierowania przez wojewodę działaniami służb, inspekcji i straży w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego zarówno w przypadku zaistnienia zagrożeń jak i w sytuacjach pokojowych. Istnieje centralny ośrodek programujący i kierujący działaniami kontrolnymi i koordynacyjnymi wobec administracji zespolonej. Istnieją i są stosowane narzędzia pozwalające ocenić skuteczność procedur działania służb, inspekcji i straży w przypadkach zagrożeń i w sytuacjach pokojowych. Wszystkie procedury są cyklicznie doskonalone.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 6 – Bezpieczeństwo i porządek publiczny




warunku Warunek

2 3 4 5

6.1

Istnieją procedury, poprzez które wojewoda kieruje działaniami właściwych służb, inspekcji i straży w przypadku zaistnienia zagrożenia bezpieczeństwa i porządku publicznego, przyjęte w formie regulacji wewnętrznej oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

6.2

Istnieją prewencyjne procedury planowania i realizacji działań służb, inspekcji i straży w przypadku zaistnienia zagrożenia bezpieczeństwa i porządku publicznego, przyjęte w formie regulacji wewnętrznej oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

6.3

W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna, odpowiedzialna za gromadzenie i przetwarzanie informacji dla potrzeb kierowania przez wojewodę właściwymi służbami, strażami i inspekcjami na wypadek zaistnienia zagrożeń.

...

6.4

Istnieją kompleksowe procedury dotyczące kierowania przez wojewodę działaniami służb, inspekcji i straży w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego zarówno w przypadku zaistnienia zagrożeń jak i w sytuacjach pokojowych, przyjęte w formie regulacji wewnętrznej oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

6.5 Wojewoda, w drodze zarządzenia, powołał centralny ośrodek programujący i kierujący działaniami kontrolnymi i koordynacyjnymi wobec administracji zespolonej, działający w oparciu o kompleksowe i sformalizowane procedury.

...

6.6 Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że centralny ośrodek programujący i kierujący działaniami kontrolnymi i koordynacyjnymi wobec administracji zespolonej funkcjonuje zgodnie z obowiązującymi procedurami.

...

6.7 Istnieją narzędzia pozwalające ocenić skuteczność procedur działania służb, inspekcji i straży w przypadkach zagrożeń i w sytuacjach pokojowych. ...

6.8 Procedury działania służb, inspekcji i straży w przypadkach zagrożeń i w sytuacjach pokojowych podlegają okresowym przeglądom (przynajmniej dwa razy w roku) wspólnie z organami administracji zespolonej.

...

6.9 Zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej zasady aktualizacji i doskonalenia procedur kierowania przez wojewodę działaniami służb, inspekcji i straży w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego.

...

6.10

Istnieje dokumentacja potwierdzająca aktualizowanie i udoskonalanie procedur kierowania przez wojewodę działaniami służb, inspekcji i straży w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego zgodnie z obowiązującymi zasadami.

...

26






27

Kryterium zarządzania nr 7 – Efektywność obsługi finansowej jednostek samorządu terytorialnego

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 7 – Efektywność obsługi finansowej jednostek samorządu

terytorialnego

Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 Dotacje dla jednostek samorządu terytorialnego przekazywane są nieregularnie.

Dotacje dla jednostek samorządu terytorialnego przekazywane są zgodnie z przyjętym harmonogramem, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Dotacje dla jednostek samorządu terytorialnego przekazywane są zgodnie z przyjętym harmonogramem i w ustalonych wysokościach, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieje dokumentacja potwierdzająca stosowanie w urzędzie procedury konsultacji z jednostkami samorządu terytorialnego dotyczącej wysokości i terminów przekazywania dotacji, zatwierdzonej w formie zarządzenia wewnętrznego dyrektora wydziału finansów i budżetu.

W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna, pozostająca w kontakcie z ministerstwem finansów, odpowiedzialna za identyfikację ewentualnych zagrożeń w przekazywaniu dotacji jednostkom samorządu terytorialnego. Istnieje dokumentacja potwierdzająca, że komórka organizacyjna, odpowiedzialna za identyfikację zagrożeń w przekazywaniu dotacji jednostkom samorządu terytorialnego w przypadku ich wystąpienia wyprzedzająco informuje o tym jednostki samorządu terytorialnego. Sformalizowana procedura konsultacji z jednostkami samorządu terytorialnego dotycząca wysokości i terminów przekazywania dotacji jest poddawana okresowej ocenie wspólnie z jednostkami samorządu terytorialnego (przynajmniej raz w roku), co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej zasady aktualizacji i doskonalenia procedur konsultacji z jednostkami samorządu terytorialnego dotyczącej wysokości i terminów przekazywania dotacji. Istnieje dokumentacja potwierdzająca, że procedury konsultacji z jednostkami samorządu terytorialnego dotyczące wysokości i terminów przekazywania dotacji zostały zaktualizowane i udoskonalane zgodnie z obowiązującymi zasadami.

28

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 7 – Efektywność obsługi finansowej jednostek samorządu terytorialnego

Dotacje dla jednostek samorządu terytorialnego przekazywane są zgodnie z przyjętym harmonogramem. W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna, odpowiedzialna za identyfikację ewentualnych zagrożeń w przekazywaniu dotacji jednostkom samorządu terytorialnego oraz informowanie samorządów o takich ewentualnościach. Stosuje się procedury konsultacji z jednostkami samorządu terytorialnego dotyczącej wysokości i terminów przekazywania dotacji. Procedury są okresowo przeglądane i aktualizowane.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 7 – Efektywność obsługi finansowej jednostek samorządu

terytorialnego Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy.



warunku Warunek

2 3 4 5

7.1 Dotacje dla jednostek samorządu terytorialnego przekazywane są zgodnie z przyjętym harmonogramem, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

7.2 Dotacje dla jednostek samorządu terytorialnego przekazywane są zgodnie z przyjętym harmonogramem i w ustalonych wysokościach, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

7.3

Istnieje dokumentacja potwierdzająca stosowanie w urzędzie procedury konsultacji z jednostkami samorządu terytorialnego dotyczącej wysokości i terminów przekazywania dotacji, zatwierdzonej w formie zarządzenia wewnętrznego dyrektora wydziału finansów i budżetu.

...

7.4 W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna, pozostająca w kontakcie z ministerstwem finansów, odpowiedzialna za identyfikację ewentualnych zagrożeń w przekazywaniu dotacji jednostkom samorządu terytorialnego.

...

7.5

Istnieje dokumentacja potwierdzająca, że komórka organizacyjna, odpowiedzialna za identyfikację zagrożeń w przekazywaniu dotacji jednostkom samorządu terytorialnego w przypadku ich wystąpienia wyprzedzająco informuje o tym jednostki samorządu terytorialnego.

...

7.6

Sformalizowana procedura konsultacji z jednostkami samorządu terytorialnego dotycząca wysokości i terminów przekazywania dotacji jest poddawana okresowej ocenie wspólnie z jednostkami samorządu terytorialnego (przynajmniej raz w roku), co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

7.7 Zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej zasady aktualizacji i doskonalenia procedur konsultacji z jednostkami samorządu terytorialnego dotyczącej wysokości i terminów przekazywania dotacji.

...

7.8

Istnieje dokumentacja potwierdzająca, że procedury konsultacji z jednostkami samorządu terytorialnego dotyczące wysokości i terminów przekazywania dotacji zostały zaktualizowane i udoskonalane zgodnie z obowiązującymi zasadami.

...

29






30

Kryterium zarządzania nr 8 – Nadzór nad jednostkami samorządu terytorialnego

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 8 – Nadzór nad jednostkami samorządu terytorialnego


Nadzór wojewody nad organami samorządu terytorialnego sprawowany jest zgodnie z przepisami prawa.

W urzędzie stosuje się zasady prowadzenia nadzoru i kontroli nad uchwałami organów samorządu terytorialnego, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Działania nadzorcze i kontrolne wojewody nad uchwałami organów samorządu terytorialnego mają charakter bardziej doraźny niż planowy.

W urzędzie określono wewnętrzne procedury nadzoru nad uchwałami organów samorządu terytorialnego oraz procedury kontroli, które zostały sformalizowane w postaci rocznych planów kontroli, zatwierdzonych przez dyrektora generalnego urzędu oraz procedury te są stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Wyniki kontroli nad uchwałami organów samorządu terytorialnego są poddawane systematyzacji, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Sporządza się roczne sprawozdania z działań nadzorczych i kontrolnych, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Nie więcej niż 10% rozstrzygnięć nadzorczych jest uchylanych. Kontrole sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych są wykonywane co najmniej w 50%, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Wewnętrzne procedury nadzoru i kontroli nad organami samorządu terytorialnego są znane pracownikom urzędu oraz są stosowane powszechnie i terminowo, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Wyniki kontroli nad uchwałami organów samorządu terytorialnego są poddawane systematyzacji i prowadzą do działań nadzorczych, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Kontrole sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych są wykonywane w 100%, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Sporządza się roczne sprawozdania z działań nadzorczych i kontrolnych, zawierające analizę wyników i przyczyn powstawania uchybień. Nie więcej niż 5% rozstrzygnięć nadzorczych jest uchylanych. Wewnętrzne procedury nadzoru i kontroli nad organami jednostek samorządu terytorialnego są poddawane okresowej analizie (przynajmniej raz na rok), co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Wyniki analizy działań nadzorczych i kontrolnych nad organami samorządu terytorialnego są podstawą do podejmowania działań zmierzających do wyeliminowania uchybień (konsultacje, szkolenia, instruktaże), co potwierdza istniejąca dokumentacja. W oparciu o wyniki okresowej oceny, procedury wewnętrzne nadzoru i kontroli nad organami samorządu terytorialnego są aktualizowane i doskonalone. Istnieje dokumentacja potwierdzająca wprowadzenie udoskonaleń.

31


zarządzania nr 8 – Nadzór nad jednostkami samorządu terytorialnego W urzędzie określono wewnętrzne procedury nadzoru nad uchwałami organów samorządu terytorialnego oraz procedury kontroli, które są znane pracownikom oraz są stosowane powszechnie i terminowo. Kontrole sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych są wykonywane w 100%. Nie więcej niż 5% rozstrzygnięć nadzorczych jest uchylanych. Wewnętrzne procedury nadzoru i kontroli nad organami jednostek samorządu terytorialnego są poddawane okresowej analizie, jej wyniki są wykorzystywane w celu aktualizacji i doskonalenia procedur.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 8 – Nadzór nad jednostkami samorządu terytorialnego




warunku Warunek

2 3 4 5

8.1 W urzędzie stosuje się zasady prowadzenia nadzoru i kontroli nad uchwałami organów samorządu terytorialnego, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

8.2 Działania nadzorcze i kontrolne wojewody nad uchwałami organów samorządu terytorialnego mają charakter bardziej doraźny niż planowy. ...

8.3

W urzędzie określono wewnętrzne procedury nadzoru nad uchwałami organów samorządu terytorialnego oraz procedury kontroli, które zostały sformalizowane w postaci rocznych planów kontroli, zatwierdzonych przez dyrektora generalnego urzędu oraz procedury te są stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

8.4 Wyniki kontroli nad uchwałami organów samorządu terytorialnego są poddawane systematyzacji, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

8.5 Sporządza się roczne sprawozdania z działań nadzorczych i kontrolnych, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

8.6 Nie więcej niż 10% rozstrzygnięć nadzorczych jest uchylanych. ...

8.7 Kontrole sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych są wykonywane co najmniej w 50%, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

8.8 Wewnętrzne procedury nadzoru i kontroli nad organami samorządu terytorialnego są znane pracownikom urzędu oraz są stosowane powszechnie i terminowo, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

8.9 Wyniki kontroli nad uchwałami organów samorządu terytorialnego są poddawane systematyzacji i prowadzą do działań nadzorczych, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

8.10 Kontrole sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych są wykonywane w 100%, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

8.11 Sporządza się roczne sprawozdania z działań nadzorczych i kontrolnych, zawierające analizę wyników i przyczyn powstawania uchybień. ...

8.12 Nie więcej niż 5% rozstrzygnięć nadzorczych jest uchylanych. ...

8.13 Wewnętrzne procedury nadzoru i kontroli nad organami jednostek samorządu terytorialnego są poddawane okresowej analizie (przynajmniej raz na rok), co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

8.14

Wyniki analizy działań nadzorczych i kontrolnych nad organami samorządu terytorialnego są podstawą do podejmowania działań zmierzających do wyeliminowania uchybień (konsultacje, szkolenia, instruktaże), co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

32



warunku Warunek

2 3 4 5

8.15

W oparciu o wyniki okresowej oceny, procedury wewnętrzne nadzoru i kontroli nad organami samorządu terytorialnego są aktualizowane i doskonalone. Istnieje dokumentacja potwierdzająca wprowadzenie udoskonaleń.

...






33

Kryterium zarządzania nr 9 – Kontrola działalności administracji zespolonej i wpływ na działalność administracji niezespolonej

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 9 – Kontrola działalności administracji zespolonej i wpływ

na działalność administracji niezespolonej

Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 Kontrola wojewody nad działalnością administracji zespolonej odbywa się zgodnie z prawem. Egzekwowanie przez wojewodę informacji od organów administracji niezespolonej ma charakter doraźny, podyktowany konkretną potrzebą.

W urzędzie istnieją wewnętrzne procedury kontroli administracji zespolonej, sformalizowane w postaci rocznych planów kontroli, zatwierdzonych przez dyrektora generalnego urzędu. W urzędzie istnieją wewnętrzne procedury sprawozdawczości z kontroli administracji zespolonej, zatwierdzone przez dyrektora generalnego urzędu.

Wewnętrzne procedury kontroli administracji zespolonej są stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Wyniki kontroli administracji zespolonej są poddawane systematyzacji i prowadzą do działań nadzorczych, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Wykonanie zaleceń pokontrolnych dotyczących administracji zespolonej jest egzekwowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Sporządza się roczne sprawozdania z kontroli administracji zespolonej, zawierające analizę przyczyn powstawania uchybień, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Najczęściej stwierdzane uchybienia w działalności administracji zespolonej są przedmiotem konsultacji wojewody z organami tych administracji.

W urzędzie określono wewnętrzne procedury przekazywania informacji przez administracje niezespolone, zatwierdzone przez dyrektora generalnego urzędu. Wewnętrzne procedury okresowego (raz na pół roku) przekazywania informacji przez administracje niezespolone są stosowane co potwierdza istniejąca dokumentacja. Gdy zakres działań administracji niezespolonej przekracza obszar województwa to stosowane są mechanizmy wymiany informacji z odpowiednimi służbami z sąsiednich województw i wojewodami, którym podlegają te administracje. Wojewoda regularnie (raz na pół roku) wymienia informacje z ministrami nadzorującymi merytorycznie poszczególne administracje niezespolone, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Wewnętrzne procedury kontroli administracji zespolonej są poddawane okresowej analizie i doskonaleniu (przynajmniej raz na rok). Istnieje dokumentacja potwierdzająca wprowadzenie niektórych udoskonaleń. Wewnętrzne procedury przekazywania informacji przez administracje niezespolone, są poddawane okresowej analizie i doskonaleniu (przynajmniej raz na rok). Istnieje dokumentacja potwierdzająca wprowadzenie niektórych udoskonaleń.

34

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 9 – Kontrola działalności administracji zespolonej i wpływ na działalność

administracji niezespolonej Stosowane są wewnętrzne, sformalizowane procedury kontroli administracji zespolonej. Wyniki kontroli prowadzą do działań nadzorczych, a zalecenia pokontrolne są egzekwowane. Stosowane są wewnętrzne, sformalizowane procedury przekazywania informacji przez administracje niezespolone. Wojewoda regularnie wymienia informacje z ministrami nadzorującymi merytorycznie poszczególne administracje niezespolone. Procedury wewnętrznej kontroli administracji zespolonej i wewnętrzne procedury przekazywania informacji przez administracje niezespolone poddawane są okresowej analizie i doskonaleniu.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 9 – Kontrola działalności administracji zespolonej i wpływ na

działalność administracji niezespolonej Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy.

Stadium, dla którego

wymagane jest spełnienie warunku


2 3 4 5

9.1 W urzędzie istnieją wewnętrzne procedury kontroli administracji zespolonej, sformalizowane w postaci rocznych planów kontroli, zatwierdzonych przez dyrektora generalnego urzędu

...

9.2 W urzędzie istnieją wewnętrzne procedury sprawozdawczości z kontroli administracji zespolonej, zatwierdzone przez dyrektora generalnego urzędu ...

9.3 Wewnętrzne procedury kontroli administracji zespolonej są stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja ...

9.4 Wyniki kontroli administracji zespolonej są poddawane systematyzacji i prowadzą do działań nadzorczych, co potwierdza istniejąca dokumentacja ...

9.5 Wykonanie zaleceń pokontrolnych dotyczących administracji zespolonej jest egzekwowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja ...

9.6 Sporządza się roczne sprawozdania z kontroli administracji zespolonej, zawierające analizę przyczyn powstawania uchybień, co potwierdza istniejąca dokumentacja ...

9.7 Najczęściej stwierdzane uchybienia w działalności administracji zespolonej są przedmiotem konsultacji wojewody z organami tych administracji ...

9.8 W urzędzie określono wewnętrzne procedury przekazywania informacji przez administracje niezespolone, zatwierdzone przez dyrektora generalnego urzędu. ...

9.9 Wewnętrzne procedury okresowego (raz na pół roku) przekazywania informacji przez administracje niezespolone są stosowane co potwierdza istniejąca dokumentacja

...

9.10 Gdy zakres działań administracji niezespolonej przekracza obszar województwa to stosowane są mechanizmy wymiany informacji z odpowiednimi służbami z sąsiednich województw i wojewodami, którym podlegają te administracje

...

9.11 Wojewoda regularnie (raz na pół roku) wymienia informacje z ministrami nadzorującymi merytorycznie poszczególne administracje niezespolone, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

9.12 Wewnętrznej procedury kontroli administracji zespolonej są poddawane okresowej analizie i doskonaleniu (przynajmniej raz na rok). Istnieje dokumentacja potwierdzająca wprowadzenie niektórych udoskonaleń

...

9.13

Wewnętrzne procedury przekazywania informacji przez administracje niezespolone, są poddawane okresowej analizie i doskonaleniu (przynajmniej raz na rok). Istnieje dokumentacja potwierdzająca wprowadzenie niektórych udoskonaleń

...

35






36

Kryterium zarządzania nr 10 – Kontrola wykorzystania majątku skarbu państwa

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 10 – Kontrola wykorzystania majątku skarbu państwa


Kontrola wojewody nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa wykonywana jest zgodnie z prawem.

W urzędzie określono wewnętrzne, sformalizowane procedury kontroli nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa, w postaci rocznych planów kontroli, zatwierdzonych przez dyrektora generalnego urzędu. W urzędzie określono wewnętrzne procedury opracowania corocznej sprawozdawczość o stanie majątku skarbu państwa w trakcie leasingu, zatwierdzone przez dyrektora generalnego urzędu. Działania kontrolne wojewody nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa mają charakter okazjonalny.

Wewnętrzne procedury kontroli nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa są stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Działania kontrolne wojewody nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa mają charakter regularny i kompleksowy, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

W oparciu o wewnętrzne procedury kontroli sporządza się roczne sprawozdania z działań kontrolnych nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa, które zawierają analizy wyników wykorzystania majątku pod katem gospodarności. Wyniki kontroli nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa prowadzą do działań nadzorczych. Najczęściej stwierdzane uchybienia w gospodarowaniu majątkiem skarbu państwa są przedmiotem konsultacji wojewody ze starostami. W oparciu o wewnętrzne procedury kontroli sporządza się roczne sprawozdania działań kontrolnych, zawierające analizę wyników gospodarowania majątkiem skarbu państwa w trakcie leasingu pod kątem zgodności z prawem, rzetelności i gospodarności.

Analizy wyników działań kontrolnych są podstawą do podejmowania działań zmierzających do wyeliminowania uchybień. Wewnętrzne procedury kontroli są poddawane okresowej analizie i doskonaleniu (przynajmniej raz na dwa lata). Istnieje dokumentacja potwierdzająca wprowadzenie niektórych udoskonaleń.

37


zarządzania nr 10 – Kontrola wykorzystania majątku skarbu państwa W urzędzie określono wewnętrzne, sformalizowane procedury kontroli nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa oraz procedury opracowania corocznej sprawozdawczość o stanie majątku skarbu państwa w trakcie leasingu. Stosowane są wewnętrzne procedury kontroli nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa oraz procedury opracowania corocznej sprawozdawczość o stanie majątku skarbu państwa w trakcie leasingu. Działania kontrolne wojewody nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa mają charakter regularny i kompleksowy. W oparciu o wewnętrzne procedury kontroli sporządza się roczne sprawozdania z działań kontrolnych wykorzystywane do działań nadzorczych. Wewnętrzne procedury kontroli są poddawane okresowej analizie i doskonaleniu.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 10 – Kontrola wykorzystania majątku skarbu państwa




warunku Warunek

2 3 4 5

10.1 W urzędzie określono wewnętrzne, sformalizowane procedury kontroli nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa, w postaci rocznych planów kontroli, zatwierdzonych przez dyrektora generalnego urzędu.

...

10.2 W urzędzie określono wewnętrzne procedury opracowania corocznej sprawozdawczość o stanie majątku skarbu państwa w trakcie leasingu, zatwierdzone przez dyrektora generalnego urzędu.

...

10.3 Działania kontrolne wojewody nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa mają charakter okazjonalny. ...

10.4 Wewnętrzne procedury kontroli nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa są stosowane co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

10.5 Działania kontrolne wojewody nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa mają charakter regularny i kompleksowy, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

10.6

W oparciu o wewnętrzne procedury kontroli sporządza się roczne sprawozdania z działań kontrolnych nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa, które zawierają analizy wyników wykorzystania majątku pod katem gospodarności.

...

10.7 Wyniki kontroli nad wykorzystaniem majątku skarbu państwa prowadzą do działań nadzorczych. ...

10.8 Najczęściej stwierdzane uchybienia w gospodarowaniu majątkiem skarbu państwa są przedmiotem konsultacji wojewody ze starostami. ...

10.9

W oparciu o wewnętrzne procedury kontroli sporządza się roczne sprawozdania działań kontrolnych, zawierające analizę wyników gospodarowania majątkiem skarbu państwa w trakcie leasingu pod kątem zgodności z prawem, rzetelności i gospodarności.

...

10.10 Analizy wyników działań kontrolnych są podstawą do podejmowania działań zmierzających do wyeliminowania uchybień. ...

10.11 Wewnętrzne procedury kontroli są poddawane okresowej analizie i doskonaleniu (przynajmniej raz na dwa lata). Istnieje dokumentacja potwierdzająca wprowadzenie niektórych udoskonaleń.

...

38






39

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR V – MONITORING PROJEKTÓW WYKONYWANYCH PRZEZ JEDNOSTKI ZEWNĘTRZNE

Kryterium zarządzania nr 11 – Monitoring projektów wykonywanych przez jednostki zewnętrzne (czynnik osobowy, instytucja)

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 11 – Monitoring projektów wykonywanych przez jednostki

zewnętrzne (czynnik osobowy, instytucja)

Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 W urzędzie brak jest sformalizowanych zasad i procedur przekazywania do realizacji projektów jednostkom zewnętrznym. Pracownicy nie posiadają wiedzy i doświadczenia związanego z projektami zlecanymi jednostkom zewnętrznym.

Dla części projektów zlecanych jednostkom zewnętrznym opracowano sformalizowane zasady i procedury, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że niektórzy pracownicy posiadają wiedzę i doświadczenie w zlecaniu projektów jednostkom zewnętrznym.

Pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie stosowania zasad i procedur zlecania projektów jednostkom zewnętrznym, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Pracownicy stosują zasady i procedury zlecania projektów jednostkom zewnętrznym, co potwierdza istniejąca dokumentacja. W urzędzie przyjęte zostały zasady i procedury zlecania projektów jednostkom zewnętrznym oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Zasady i procedury zlecania zadań jednostkom zewnętrznym są znane i akceptowane przez jednostki zewnętrzne, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Istnieją procedury i zasady monitoringu projektów zlecanych jednostkom zewnętrznym zatwierdzone w postaci zarządzenia dyrektora biura dyrektora generalnego. Stosowane procedury zasady i monitoringu pozwalają skutecznie ocenić i weryfikować wykonanie projektów zlecanych jednostkom zewnętrznym w aspekcie finansowym i pozafinansowym (merytorycznym, społecznym). Uzyskane w wyniku monitoringu informacje są gromadzone w usystematyzowany sposób oraz wykorzystywane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że jednostki zewnętrzne, którym zlecane są projekty uzyskują informacje zwrotne na temat oceny wykonania zadań.

Sformułowane zostały mechanizmy doskonalenia i aktualizacji zasad i procedur zlecania jednostkom zewnętrznym projektów, które zostały zatwierdzone w formie zarządzenia dyrektora biura dyrektora generalnego. Mechanizmy doskonalenia i aktualizacji zasad i procedur zlecania jednostkom zewnętrznym projektów są stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że w przypadku niezadowalających rezultatów realizacji projektów zlecanych obligatoryjne jednostkom zewnętrznym, uruchamiane są środki nadzoru, a w przypadku pozostałych projektów odstępuje się od zlecania.

40

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 11 – Monitoring projektów wykonywanych przez jednostki zewnętrzne (czynnik

osobowy, instytucja) W urzędzie stosowane są sformalizowane zasady i procedury zlecania projektów jednostkom zewnętrznym oraz znane i akceptowane przez jednostki zewnętrzne. Sformalizowane procedury i zasady monitoringu pozwalają skutecznie ocenić i weryfikować wykonanie projektów zlecanych jednostkom zewnętrznym w aspekcie finansowym i pozafinansowym. Uzyskane w wyniku monitoringu informacje są gromadzone w usystematyzowany sposób oraz wykorzystywane. Stosowane są sformalizowane mechanizmy doskonalenia i aktualizacji zasad i procedur zlecania jednostkom zewnętrznym projektów.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 11 – Monitoring projektów wykonywanych przez jednostki

zewnętrzne (czynnik osobowy, instytucja) Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy.



warunku Warunek

2 3 4 5

11.1 Dla części projektów zlecanych jednostkom zewnętrznym opracowano sformalizowane zasady i procedury, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

11.2 Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że niektórzy pracownicy posiadają wiedzę i doświadczenie w zlecaniu projektów jednostkom zewnętrznym. ...

11.3 Pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie stosowania zasad i procedur zlecania projektów jednostkom zewnętrznym, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

11.4 Pracownicy stosują zasady i procedury zlecania projektów jednostkom zewnętrznym, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

11.5 W urzędzie przyjęte zostały zasady i procedury zlecania projektów jednostkom zewnętrznym oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

11.6 Zasady i procedury zlecania zadań jednostkom zewnętrznym są znane i akceptowane przez jednostki zewnętrzne, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

11.7 Istnieją procedury i zasady monitoringu projektów zlecanych jednostkom zewnętrznym zatwierdzone w postaci zarządzenia dyrektora biura dyrektora generalnego.

...

11.8 Stosowane procedury zasady i monitoringu pozwalają skutecznie ocenić i weryfikować wykonanie projektów zlecanych jednostkom zewnętrznym w aspekcie finansowym i pozafinansowym (merytorycznym, społecznym).

...

11.9 Uzyskane w wyniku monitoringu informacje są gromadzone w usystematyzowany sposób oraz wykorzystywane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

11.10 Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że jednostki zewnętrzne, którym zlecane są projekty uzyskują informacje zwrotne na temat oceny wykonania zadań.

...

11.11 Sformułowane zostały mechanizmy doskonalenia i aktualizacji zasad i procedur zlecania jednostkom zewnętrznym projektów, które zostały zatwierdzone w formie zarządzenia dyrektora biura dyrektora generalnego.

...

11.12 Mechanizmy doskonalenia i aktualizacji zasad i procedur zlecania jednostkom zewnętrznym projektów są stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

11.13

Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że w przypadku niezadowalających rezultatów realizacji projektów zlecanych obligatoryjne jednostkom zewnętrznym, uruchamiane są środki nadzoru, a w przypadku pozostałych projektów odstępuje się od zlecania.

...

41






42

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR VI – WSPÓŁPRACA I KOMUNIKACJA Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO I INSTYTUCJAMI SPOŁECZEŃSTWA OBYWATELSKIEGO

Kryterium zarządzania nr 12 – System dwustronnej komunikacji między administracją rządową a jednostkami samorządu terytorialnego

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 12 – System dwustronnej komunikacji między

administracją rządową a jednostkami samorządu terytorialnego

Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 Urząd przekazuje jednostkom samorządu terytorialnego informacje oraz gromadzi informacje od nich pochodzące w zakresie i w sposób przewidziany przez prawo.

Urząd podejmuje dodatkowe, działania informacyjne na rzecz jednostek samorządu terytorialnego, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Urząd pozyskuje opinie jednostek samorządu terytorialnego na temat przygotowywanych przez siebie projektów aktów prawnych i regulacji, które ich dotyczą, co potwierdza istniejąca dokumentacja. W urzędzie przypisano odpowiedzialność za przekazywanie i pozyskiwanie informacji od jednostek samorządu terytorialnego. Informacje i opinie pozyskane od jednostek samorządu terytorialnego są gromadzone, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Urząd opracował plan działań komunikacyjnych25 odnoszący się do jednostek samorządu terytorialnego, przyjęty w formie zarządzenia wojewody. Opracowano plan spotkań cyklicznych przedstawicieli urzędu z reprezentantami jednostek samorządu terytorialnego, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Protokoły ze spotkań przedstawicieli urzędu z reprezentantami jednostek samorządu terytorialnego gromadzone są w usystematyzowany sposób, a ich kopie przekazywane przedstawicielom jednostek samorządu terytorialnego, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Opracowano procedurę konsultowania projektów administracji rządowej z jednostkami samorządu terytorialnego, która jest stosowana, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Wnioski z konsultacji, opinie i informacje od jednostek samorządu terytorialnego są systematycznie opracowywane i dostępne w postaci podsumowań i okresowych analiz, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Powołano wspólne komisje pracujące nad podzielonymi tematycznie zagadnieniami współpracy samorządów z administracją rządową w województwie oraz prace komisji są udokumentowane. Zasady dokonywania oceny realizacji planu działań komunikacyjnych przyjęte zostały w formie zarządzenia wojewody oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Powołano stałe forum przedstawicieli urzędu wojewódzkiego i reprezentantów jednostek samorządu terytorialnego, podejmujące skoordynowane działania na rzecz usprawnienia dwustronnej komunikacji między urzędem a jednostkami samorządu terytorialnego. W oparciu o wyniki oceny realizacji planu działań komunikacyjnych dokonuje się jego aktualizacji i udoskonalenia, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

25 Przez działania komunikacyjne rozumie się przekazywanie informacji jednostkom samorządu terytorialnego, jak również pozyskiwanie informacji o podejmowanych przez nich działaniach, włączając w to ich opinie i wnioski, zarówno te dotyczące działań urzędu, jak i ich oczekiwań wobec urzędu.

43

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 12 – System dwustronnej komunikacji między administracją rządową a

jednostkami samorządu terytorialnego Urząd podejmuje dodatkowe, wykraczające poza wymogi prawa, działania informacyjne na rzecz jednostek samorządu terytorialnego oraz pozyskuje ich opinie. Urząd opracował plan działań komunikacyjnych odnoszący się do jednostek samorządu terytorialnego. Wnioski z konsultacji, opinie i informacje od jednostek samorządu terytorialnego są systematycznie opracowywane. Dokonuje się oceny realizacji planu działań komunikacyjnych oraz powołano stałe forum podejmujące działania na rzecz usprawnienia dwustronnej komunikacji. W oparciu o wyniki oceny realizacji planu działań komunikacyjnych dokonuje się jego aktualizacji i udoskonalenia.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 12 – System dwustronnej komunikacji między administracją

rządową a jednostkami samorządu terytorialnego Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy.



warunku Warunek

2 3 4 5

12.1 Urząd podejmuje dodatkowe, działania informacyjne na rzecz jednostek samorządu terytorialnego, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

12.2 Urząd pozyskuje opinie jednostek samorządu terytorialnego na temat przygotowywanych przez siebie projektów aktów prawnych i regulacji, które ich dotyczą, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

12.3 W urzędzie przypisano odpowiedzialność za przekazywanie i pozyskiwanie informacji od jednostek samorządu terytorialnego. ...

12.4 Informacje i opinie pozyskane od jednostek samorządu terytorialnego są gromadzone, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

12.5 Urząd opracował plan działań komunikacyjnych26 odnoszący się do jednostek samorządu terytorialnego, przyjęty w formie zarządzenia wojewody.

...

12.6 Opracowano plan spotkań cyklicznych przedstawicieli urzędu z reprezentantami jednostek samorządu terytorialnego, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

12.7

Protokoły ze spotkań przedstawicieli urzędu z reprezentantami jednostek samorządu terytorialnego gromadzone są w usystematyzowany sposób, a ich kopie przekazywane przedstawicielom jednostek samorządu terytorialnego co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

12.8 Opracowano procedurę konsultowania projektów administracji rządowej z jednostkami samorządu terytorialnego, która jest stosowana, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

12.9 Wnioski z konsultacji, opinie i informacje od jednostek samorządu terytorialnego są systematycznie opracowywane i dostępne w postaci podsumowań i okresowych analiz, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

12.10 Powołano wspólne komisje pracujące nad podzielonymi tematycznie zagadnieniami współpracy samorządów z administracją rządową w województwie oraz prace komisji są udokumentowane.

...

12.11 Zasady dokonywania oceny realizacji planu działań komunikacyjnych przyjęte zostały w formie zarządzenia wojewody oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

26 Przez działania komunikacyjne rozumie się przekazywanie informacji jednostkom samorządu terytorialnego, jak również pozyskiwanie informacji o podejmowanych przez nich działaniach, włączając w to ich opinie i wnioski, zarówno te dotyczące działań urzędu, jak i ich oczekiwań wobec urzędu.

44



warunku Warunek

2 3 4 5

12.12

Powołano stałe forum przedstawicieli urzędu wojewódzkiego i reprezentantów jednostek samorządu terytorialnego, podejmujące skoordynowane działania na rzecz usprawnienia dwustronnej komunikacji między urzędem a jednostkami samorządu terytorialnego.

...

12.13 W oparciu o wyniki oceny realizacji planu działań komunikacyjnych dokonuje się jego aktualizacji i udoskonalenia, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...






45

Kryterium zarządzania nr 13 – System dwustronnej komunikacji między administracją rządową a instytucjami społeczeństwa obywatelskiego (ISO)

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 13 – System dwustronnej komunikacji między

administracją rządową a instytucjami społeczeństwa obywatelskiego (ISO)

Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 Urząd przekazuje ISO informacje w zakresie i w sposób przewidziany przez prawo.

Urząd, w razie potrzeby, podejmuje dodatkowe inicjatywy o charakterze informacyjnym i konsultacyjnym na rzecz ISO. W urzędzie przypisano odpowiedzialność za przekazywanie i pozyskiwanie informacji od ISO. Informacje pozyskane od ISO są gromadzone, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Media publiczne są regularnie informowane o działaniach urzędu, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Urząd opracował plan działań komunikacyjnych27 odnoszący się do ISO, przyjęty w formie zarządzenia wojewody. Odbywają się nieregularne spotkania przedstawicieli urzędu z reprezentantami ISO, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Opracowano procedurę komunikacji społecznej w sytuacjach kryzysowych, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Stanowisko pracy odpowiedzialne za przekazywanie i pozyskiwanie informacji od ISO współdziała z innymi jednostkami organizacyjnymi urzędu, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Regularnie odbywają się spotkania, o charakterze informacyjno-konsultacyjnym, przedstawicieli urzędu z reprezentantami ISO, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Informacje i wnioski pozyskane w trakcie spotkań o charakterze informacyjno-konsultacyjnym, przedstawicieli urzędu z reprezentantami ISO są systematycznie gromadzone i przetwarzane, w postaci podsumowań i okresowych analiz, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Zasady dokonywania oceny realizacji planu działań komunikacyjnych przyjęte zostały w formie zarządzenia wojewody, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Dokonuje się oceny realizacji planu działań komunikacyjnych odnoszących się do ISO, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Powołano stałe forum przedstawicieli urzędu i przedstawicieli ISO, w formie zarządzenia wojewody, co potwierdza istniejąca dokumentacja. W oparciu o wyniki oceny realizacji planu działań komunikacyjnych dokonuje się jego aktualizacji i udoskonalenia, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

27 Przez działania komunikacyjne rozumie się przekazywanie informacji ISO, jak również pozyskiwanie informacji o programach i działaniach ISO, włączając w to ich opinie i wnioski, zarówno te dotyczące działań urzędu, jak i ich oczekiwań wobec urzędu.

46

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 13 – System dwustronnej komunikacji między administracją rządową a

instytucjami społeczeństwa obywatelskiego (ISO) Urząd podejmuje dodatkowe, wykraczające poza wymogi prawne, inicjatywy o charakterze informacyjnym i konsultacyjnym na rzecz ISO. Urząd opracował plan działań komunikacyjnych odnoszący się do ISO. Opracowano procedurę komunikacji społecznej w sytuacjach kryzysowych. Informacje i wnioski pozyskane w trakcie spotkań o charakterze informacyjno-konsultacyjnym, przedstawicieli urzędu z reprezentantami ISO są systematycznie gromadzone i przetwarzane oraz wykorzystywane. W oparciu o sformalizowaną procedurę, oceny realizacji planu działań komunikacyjnych dokonuje się jego aktualizacji i udoskonalenia. Powołano stałe forum przedstawicieli urzędu i przedstawicieli ISO.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 13 – System dwustronnej komunikacji między administracją

rządową a instytucjami społeczeństwa obywatelskiego (ISO) Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy.



warunku Warunek

2 3 4 5

13.1 Urząd, w razie potrzeby, podejmuje dodatkowe inicjatywy o charakterze informacyjnym i konsultacyjnym na rzecz ISO28. ...

13.2 W urzędzie przypisano odpowiedzialność za przekazywanie i pozyskiwanie informacji od ISO. ...

13.3 Informacje pozyskane od ISO są gromadzone, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

13.4 Media publiczne są regularnie informowane o działaniach urzędu, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

13.5 Urząd opracował plan działań komunikacyjnych29 odnoszący się do ISO, przyjęty w formie zarządzenia wojewody. ...

13.6 Odbywają się nieregularne spotkania przedstawicieli urzędu z reprezentantami ISO, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

13.7 Opracowano procedurę komunikacji społecznej w sytuacjach kryzysowych, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

13.8 Stanowisko pracy odpowiedzialne za przekazywanie i pozyskiwanie informacji od ISO współdziała z innymi jednostkami organizacyjnymi urzędu, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

13.9 Regularnie odbywają się spotkania, o charakterze informacyjno-konsultacyjnym, przedstawicieli urzędu z reprezentantami ISO, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

13.10

Informacje i wnioski pozyskane w trakcie spotkań o charakterze informacyjno-konsultacyjnym, przedstawicieli urzędu z reprezentantami ISO są systematycznie gromadzone i przetwarzane, w postaci podsumowań i okresowych analiz, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

13.11 Zasady dokonywania oceny realizacji planu działań komunikacyjnych przyjęte zostały w formie zarządzenia wojewody, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

13.12 Dokonuje się oceny realizacji planu działań komunikacyjnych odnoszących się do ISO, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

28 Pod pojęciem ISO rozumie się organizacje pozarządowe, samorządy branżowe, związki zawodowe i inne instytucje obywatelskie. 29 Przez działania komunikacyjne rozumie się przekazywanie informacji ISO, jak również pozyskiwanie informacji o programach i działaniach ISO, włączając w to ich opinie i wnioski, zarówno te dotyczące działań urzędu, jak i ich oczekiwań wobec urzędu.

47



warunku Warunek

2 3 4 5

13.13 Powołano stałe forum przedstawicieli urzędu i przedstawicieli ISO, w formie zarządzenia wojewody, co potwierdza istniejąca dokumentacja. ...

13.14 W oparciu o wyniki oceny realizacji planu działań komunikacyjnych dokonuje się jego aktualizacji i udoskonalenia, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...






48

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR VII – ETYKA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ W DZIAŁALNOŚCI URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO

Kryterium zarządzania nr 14 – Zarządzanie etyką

Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 14 – Zarządzanie etyką


Istnieją zasady i wartości etyczne określone w przepisach prawa, które odnoszą się do osób zatrudnionych w administracji rządowej. Istnieje „Kodeks Etyki Służby Cywilnej” odnoszący się do pracowników administracji rządowej.

Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że pracownicy administracji rządowej zostali zapoznani lub przeszkoleni w zakresie zasad i wartości etycznych wynikających z „Kodeksu Etyki Służby Cywilnej”.

Określone zostały szczegółowe procedury postępowania, ujęte w formie kodeksu postępowania, które odnoszą się m.in. do: obowiązków i

zachowań pracowników administracji rządowej,

ujawniania majątku pracowników administracji rządowej,

zapobiegania konfliktowi interesów,

nadużywania władzy,

wykorzystywania zasobów publicznych dla celów prywatnych,

definiowania zachowań, sytuacji lub postępowania naruszającego kodeks,

stosowania sankcji dyscyplinarnych w przypadku naruszenia zapisów kodeksu,

zatrudnienia poza służbą publiczna

oraz zostały one sformalizowane w formie np. zarządzenia dyrektora generalnego urzędu, a także są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

Przestrzeganie standardów etycznych oraz szczegółowych procedur postępowania jest jednym z obowiązkowych kryteriów okresowej oceny pracowników, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że pracownicy są szkoleni w zakresie stosowania obowiązujących szczegółowych procedur postępowania, ujętych w formie np.: kodeksu postępowania. Istnieją zasady oceny skuteczności obowiązujących szczegółowych procedur postępowania, które zostały formalnie zatwierdzone w postaci zarządzenia dyrektora generalnego urzędu oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja. W urzędzie działa Komisja Etyki, która czuwa nad przestrzeganiem standardów etycznych i dokonuje ich wykładni.

Sformułowane zostały mechanizmy aktualizacji oraz doskonalenia szczegółowych procedur postępowania, które zostały zatwierdzone w formie zarządzenia dyrektora generalnego urzędu, co potwierdza istniejąca dokumentacja. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że przynajmniej niektóre szczegółowe procedury postępowania30 zostały zaktualizowane oraz szczegółowe procedury postępowania zostały udoskonalone.

30 Szczegółowe procedury postępowania mogą odnosić się między innymi do realizacji zadań z zakresu gospodarki nieruchomościami, zagospodarowania przestrzennego, zamówień publicznych, rekrutacji pracowników, innych zadań związanych z obsługą interesantów bądź wydawaniem decyzji administracyjnych.

49

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 14 – Zarządzanie etyką

Pracownicy administracji rządowej zostali przeszkoleni w zakresie zasad i wartości etycznych wynikających z „Kodeksu etyki urzędniczej”. Sformalizowane zostały szczegółowe procedury postępowania, ujęte w formie np.: kodeksu postępowania oraz są stosowane. Przestrzeganie standardów etycznych oraz szczegółowych procedur postępowania jest jednym z obowiązkowych kryteriów okresowej oceny pracowników. Sformalizowane zasady oceny skuteczności obowiązujących szczegółowych procedur postępowania są stosowane. Określone zostały sformalizowane mechanizmy aktualizacji oraz doskonalenia szczegółowych procedur postępowania. Niektóre szczegółowe procedury postępowania zostały zaktualizowane oraz szczegółowe procedury postępowania zostały udoskonalone.

Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 14 – Zarządzanie etyką




warunku Warunek

2 3 4 5

14.1 Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że pracownicy administracji rządowej zostali zapoznani lub przeszkoleni w zakresie zasad i wartości etycznych wynikających z „Kodeksu etyki urzędniczej”.

...

14.2

Określone zostały szczegółowe procedury postępowania, ujęte w formie np.: kodeksu postępowania, które odnoszą się m.in. do:

obowiązków i zachowań pracowników administracji rządowej, ujawniania majątku pracowników administracji rządowej, zapobiegania konfliktowi interesów, nadużywania władzy, wykorzystywania zasobów publicznych dla celów prywatnych, definiowania zachowań, sytuacji lub postępowania naruszającego

kodeks, stosowania sankcji dyscyplinarnych w przypadku naruszenia zapisów

kodeksu, zatrudnienia poza służbą publiczną.

oraz zostały one sformalizowane w formie np. zarządzenia dyrektora generalnego urzędu, a także są stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

14.3 Przestrzeganie standardów etycznych oraz szczegółowych procedur postępowania jest jednym z obowiązkowych kryteriów okresowej oceny pracowników, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

14.4 Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że pracownicy są szkoleni w zakresie stosowania obowiązujących szczegółowych procedur postępowania, ujętych w formie np.: kodeksu postępowania.

...

14.5

Istnieją zasady oceny skuteczności obowiązujących szczegółowych procedur postępowania, które zostały formalnie zatwierdzone w postaci zarządzenia dyrektora generalnego urzędu oraz są one stosowane, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

14.6 W urzędzie działa Komisja Etyki, która czuwa nad przestrzeganiem standardów etycznych i dokonuje ich wykładni. ...

14.7

Sformułowane zostały mechanizmy aktualizacji oraz doskonalenia szczegółowych procedur postępowania, które zostały zatwierdzone w formie zarządzenia dyrektora generalnego urzędu, co potwierdza istniejąca dokumentacja.

...

50

51



warunku Warunek

2 3 4 5

14.7 Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że przynajmniej niektóre szczegółowe procedury postępowania31 zostały zaktualizowane oraz szczegółowe procedury postępowania zostały udoskonalone.

...






31 Szczegółowe procedury postępowania mogą odnosić się między innymi do realizacji zadań z zakresu gospodarki nieruchomościami, zagospodarowania przestrzennego, zamówień publicznych, rekrutacji pracowników, innych zadań związanych z obsługą interesantów bądź wydawaniem decyzji administracyjnych.

pod redakcją Krystyny Kollbek - MSAP UEKmsap.uek.krakow.pl/doki/publ/pri_aiuw.pdf · na stadium 5...

Documents

Transcript of pod redakcją Krystyny Kollbek - MSAP UEKmsap.uek.krakow.pl/doki/publ/pri_aiuw.pdf · na stadium 5...