PLATFORMA ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ -...

PLATFORMA ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W INSTYTUTACH BADAWCZYCH

(CZĘŚĆ 1)

Open Access

4400www.minib.pl

MINIB, 2016, Vol. 20, Issue 2, p. 39–56

PLATFORMA ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W INSTYTUTACH BADAWCZYCH (CZĘŚĆ 1)

A PLATFORM FOR QUALITY MANAGEMENT IN RESEARCH INSTITUTES (PART 1)

mgr Agnieszka KlembalskaPrzemysłowy Instytut Maszyn Rolniczych, Poznań, [email protected]: 10.14611/minib.20.03.2016.03

Instytuty badawcze stoją przed szansą przejęcia wiodącej roli w systemie komercjalizacji efektów pracB+R. W tym celu konieczne jest jednak wzmocnienie ich pozycji na rynku m.in. poprzez reorganizacjęw strukturach i koncentrację na zarządzaniu jakością. Wieloaspektowe ujęcie zagadnienia jakości w dzia-łalności instytutów badawczych w oparciu o analizę grupy interesariuszy i produktów, doprowadziło do po-wstania koncepcji utworzenia platformy zarządzania jakością — podmiotu skupiającego 3 sekcje: 1) Sekcja Systemów Zarządzania Jakością, 2) Sekcja Informacji Naukowej, 3) Sekcja Współpracy z Klientem. Wybór powyższych obszarów, zdaniem autorki, odpowiada specyfice działalności instytutów badawczychi akcentuje potrzebę poprawy i zapewnienia jakości w niniejszej (często deprecjonowanej) sferze.

Streszczenie

Słowa kluczowe: instytut badawczy, zarządzanie jakością, działalność B+R, interesariusze,struktura organizacyjna, marketing

4411

MINIB, 2016, Vol. 20, Issue 2, p. 39–56

www.minib.pl

Research institutes face a chance to take the lead in the system of commercialization of the effects of R&D.For the purpose it is necessary to strengthen their position in the market i.a. by reorganizing structures andfocusing on quality management. A multi-faceted approach to the problem of quality in the activities ofresearch institutes based on an analysis of stakeholders and products, led to the idea of creating a platformfor quality management - an entity bringing together 3 sections:1) Section of Quality Management Systems,2) Section of Scientific Information,3) Section of Cooperation with the Customer.The choice of these areas, according to the author, corresponds to the specific activities of researchinstitutes and emphasizes the need to improve and ensure the quality of the (often depreciated) area.

Summary

Keywords: research institute, quality management, R&D activities, stakeholders, organizational structure, marketing

4422

Platforma zarządzania jakością w instytutach badawczych (część 1)

www.minib.pl

Sytuacja instytutów badawczych w Polsce w aspekcie zarządzania jakością

W obecnej sytuacji gospodarczej w Polsce, sektor B+R nabiera kluczo-wego znaczenia w procesie transferu wiedzy z jednostek naukowych doprzedsiębiorstw. Instytuty badawcze (IB) nie są jednak w pełni gotowe naprzyjęcie w nim roli wiodących jednostek. Z jednej strony dysponują wykwa-lifikowaną kadrą i specjalistycznym zapleczem w zakresie infrastrukturyi aparatury, jednak z drugiej strony, tworzone w latach powojennych dlatworzącego się polskiego przemysłu i funkcjonujące przez dziesięciolecia ja-ko zaplecze naukowe licznych i prężnie działających fabryk w poszczegól-nych gałęziach gospodarki, nie były zmuszone do stosowania strategii wal-ki konkurencyjnej. W wyniku zmian ustrojowych, polski przemysł zostałznacząco osłabiony. Sytuację tę obrazują dane statystyczne ujęte w tabeli 1,przedstawiające porównanie wielkości produkcji w wybranych gałęziachprzemysłu w latach 1980, 1987 i 2013.

Tabela 1. Wielkość produkcji w wybranych gałęziach przemysłu w latach 1980, 1987 i 2013

Sektor przemysłu — produkt Produkcja w 1980 r. Produkcja w 1987 r. Produkcja w 2013 r.

Tkaniny [km2] 1330 958 125Węgiel kamienny [mln t] 193 193 77Obrabiarki do metali [tys. szt.] 38,3 46,1 10Wagony towarowe [tys. szt.] 15,2 6,7 3Ciągniki rolnicze [tys. szt.] 57,5 59,2 3,5 Autobusy [tys. szt.] 13,1 10 4,1

(wszystkie pojazdy do transportu publicznego)

Statki morskie [szt.] 61 41 5

Źródło: opracowanie własne na podstawie (Główny Urząd Statystyczny, 1981), (Główny Urząd Statystyczny, 1988), (Główny Urząd Statystyczny, 2014).

W obliczu ograniczenia liczby dużych kooperantów, doraźna współ-praca z małymi i średnimi przedsiębiorstwami nie daje gwarancjiutrzymania płynności finansowej. Szansę taką daje jedynie stałyudział w projektach badawczych oraz rozszerzenie portfela klientówwśród zainteresowanych podmiotów europejskich i światowych.

Współczesne zasady realizacji projektów badawczych oraz otwarcie narynki światowe są niewątpliwie całkowicie nowym środowiskiem dzia-łalności B+R instytutów badawczych. Chęć utrzymania się na rynkuimplikuje także konieczność poszerzania i doskonalenia oferty. Prefe-rowane kierunki rozwojowe gospodarki w ramach Polityki SpójnościUE oraz Programu Ramowego w Zakresie Badań Naukowych i Inno-wacji 2014–2020 HORYZONT 2020 określają priorytety w zakresiemodernizacji polskiej gospodarki. Działania te, realizowane przez wła-dze państwowe przy wsparciu Unii Europejskiej, wymagają udziałukrajowych jednostek naukowo-badawczych. Instytuty badawcze włą-czają się w te koordynowane przez poszczególne resorty, PARP czyUrzędy Marszałkowskie projekty, mające na celu stworzenie „polskichmarek produktowych”, wyłonienie i wypełnienie materialną treścią„krajowych inteligentnych specjalizacji”, czy wspieranie rodzimych in-nowacji, które dzięki współpracy nauki i biznesu będą miały szansę nakomercjalizację i znalezienie konkretnych zastosowań na rynku. Zmia-ny w otoczeniu instytutów badawczych nie mogą nie mieć wpływu naich organizację, strategię działania oraz postrzeganie jakości. Aspektyte stały się punktem wyjścia do opracowania koncepcji utworzeniaplatformy zarządzania jakością w instytucie badawczym. Zdaniem au-torki, zidentyfikowana i opisana jakość działalności B+R w IB jestobok posiadanych zasobów, najważniejszym narzędziem kreowaniaprzewagi konkurencyjnej we współczesnych, dynamicznie zmieniają-cych się warunkach gospodarczych. Mając na uwadze przestarzałestruktury organizacyjne IB, nieadekwatne w stosunku do współcze-snych form działalności (projekty), należy rozważyć koncepcję reorga-nizacji — utworzenia nowoczesnych zespołów multidyscyplinarnych,ukierunkowanych na realizację konkretnych projektów badawczych.Niniejsze opracowanie ogranicza się do przedstawienia idei wykreowa-nia komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za szeroko pojęte zapew-nienie jakości działalności IB. Stanowi to niezbędny element w proce-sie dostosowania struktur instytutów badawczych do współczesnychwymagań gospodarczo-administracyjnych.

Na podstawie analizy sytuacji społeczno-gospodarczej sektora naukii działalności B+R przeprowadzono analizę SWOT, której wyniki przedsta-wia poniższa tabela.

4433

MINIB, 2016, Vol. 20, Issue 2, p. 39–56

www.minib.pl

Tabela 2. Analiza SWOT działalności B+R w Polsce

MOCNE STRONY SŁABE STRONY

4444


www.minib.pl

silna pozycja części nauk podstawowych (nauki ści-słe), a także osiągnięcia w niektórych dziedzinach na-uk stosowanych; duży i niemalejący udział badaczy w ogólnej liczbie za-trudnionych w działalności B+R w jednostkach na-ukowych; wzrastająca liczba doktoratów i liczba zatrudnionychze stopniem doktora w sektorze B+R; udział jednostek naukowych w projektach międzyna-rodowych i doświadczenie w ich realizacji; utworzenie Centrów Zaawansowanych Technologii,Centrów Doskonałości i sieci naukowych oraz plat-form technologicznych; funkcjonowanie Narodowego Centrum Badań i Rozwo-ju, Narodowego Centrum Nauki, Ośrodka Przetwarza-nia Informacji, Centrum Innowacji NOT — instytucjipośredniczących w finansowaniu działalności B+R; wzrastająca liczba publikacji naukowych; wzrastająca liczba przedsiębiorców prowadzących lubzainteresowanych działalnością B+R.

niski poziom nakładów budżetowych na B+R oraz po-zabudżetowych na badania stosowane i prace rozwo-jowe; tradycyjna, resortowa struktura organizacyjna sektoraB+R; niewielki udział polskich przedsiębiorstw utrzymują-cych własne ośrodki B+R;zbyt mała liczba pracowników naukowych i badaw-czych w młodym i średnim wieku; uzyskiwanie stopnia naukowego doktora habilitowane-go i tytułu naukowego profesora w późnym wieku; wysoka dekapitalizacja aparatury naukowej; niewielka liczba patentów udzielonych za granicą pol-skim rezydentom; słaba współpraca jednostek naukowych z przedsiębior-stwami; niewystarczający potencjał jednostek pośredniczącychmiędzy sferą B+R i przedsiębiorstwami; brak systemu informacji o istniejącym systemie otocze-nia instytucjonalnego sfery B+R; niewielki stopień wdrażania wyników B+R w gospo-darce; ograniczona dostępność kapitału zewnętrznego nadziałalność innowacyjną w przedsiębiorstwach; niski poziom innowacyjności przedsiębiorstw; brak zachęt prawno-podatkowych dla polskich i zagra-nicznych przedsiębiorstw i koncernów do inwestowa-nia w działalność B+R, niski udział wyrobów wysokiej techniki w eksporcie; małe doświadczenie w realizacji dużych projektów mię-dzynarodowych; brak przekonania środowisk naukowych, że regularnekomunikowanie się ze społeczeństwem i informowanieo osiągnięciach badawczych jest koniecznym elemen-tem działań instytucji naukowych; brak powszechnych umiejętności środowisk nauko-wych w zakresie komunikacji społecznej i marke-tingu.

cd. tabeli 2

SZANSE ZAGROŻENIA

Źródło: opracowanie własne na podstawie na podstawie (Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, 2007).

Z licznych rozmów i przeprowadzonych badań ankietowych wśródprzedstawicieli komórek odpowiedzialnych za funkcjonowanie systemówzarządzania jakością w IB wynika jednoznacznie, iż mimo faktu implemen-tacji niejednokrotnie kosztownych systemów, brak jest możliwości określe-nia ich skuteczności i efektywności. Nie wykonuje się zwłaszcza analizwpływu systemów jakości na finalne efekty działalności B+R. W warun-kach realizacji coraz bardziej zaawansowanych projektów badawczych, roz-liczanych na podstawie raportów, zestawień, rezultatów i prowadzeniadziałalności wymagającej szybkiego reagowania na zmiany, analizy ryzyka,ocenianej corocznie przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego —wskazanym wydaje się zastosowanie instrumentarium wspomagającegoocenę jakości. Obowiązki ustawowe wynikające z funkcjonowania systemu

4455

MINIB, 2016, Vol. 20, Issue 2, p. 39–56

www.minib.pl

zwiększenie roli B+R w poprawie konkurencyjnościpolskiej gospodarki; możliwość wykorzystania środków UE; stworzenie systemu polityki innowacyjnej państwaopartej na badaniach naukowych, technologicznychi pracach rozwojowych; zmiana systemu finansowania badań naukowych;zbudowanie systemu rozwiązań legislacyjnych i finan-sowych wspomagających transfer technologii (inno-wacji) do małych i średnich przedsiębiorstw; projektowane zachęty finansowe dla inwestowaniaw B+R; restrukturyzacja jednostek naukowych i likwidacjanajsłabszych; konsolidacja najlepszych zespołów naukowych i ba-dawczo-rozwojowych wokół priorytetowych wielolet-nich i strategicznych programów badawczych; wzrastająca liczba krajowych wynalazków zgłasza-nych do opatentowania za granicą; wzrastające nakłady na działalność innowacyjnąw przedsiębiorstwach.

brak konsekwentnej realizacji polityki zwiększania na-kładów na B+R, skutkującej utrzymywaniem się ni-skiego poziomu środków ustalanych w budżecie pań-stwa na naukę (brak efektu dźwigni) i zbyt małegoudziału finansowania pozabudżetowego w nakładachogółem na B+R; ryzyko niewystarczającej absorpcji środków UE naB+R; brak wiedzy i poparcia społecznego dla badań nauko-wych, zwłaszcza w obszarach budzących kontrowersje(np. energetyka jądrowa, żywność modyfikowana gene-tycznie); niewielka świadomość społeczna, w tym wśród przed-siębiorców, o istotnej roli nauki i technologii w rozwo-ju gospodarczym i społecznym; brak postaw proinnowacyjnych wśród przedsiębior-ców; niski popyt na wyniki prac B+R w przedsiębior-stwach.

POL-on, narzucają na IB konieczność dostosowania sposobu i zakresu pra-cy zespołów sprawozdawczych do nowych wymogów.

W kontekście funkcjonowania w IB jednostki organizacyjnej nazwanejna potrzeby niniejszego opracowania platformą zarządzania jakością — ja-kość definiowana będzie w trzech obszarach:

stopień spełnienia wymagań systemów zarządzania jakością wdrożonychw organizacji; wewnętrzne bazy danych w zakresie informacji naukowej pod kątemspełnienia wymagań systemów informacji naukowej; sposoby współpracy z klientem.

Cel utworzenia i funkcjonowania platformy zarządzania jakością w instytutach badawczych

Autorka opracowała koncepcję zarządzania jakością, wieloaspektowo uj-mującą tę sferę zagadnień w IB. Celem utworzenia w strukturze IB specjalnejkomórki organizacyjnej (fizycznie lub wirtualnie), odpowiedzialnej za kom-pleksowe zarządzanie jakością jest przede wszystkim wzmocnienie aspektu za-pewnienia jakości dzięki profesjonalnym, dedykowanym specyfice IB anali-zom, zarówno sytuacji wewnętrznej w organizacji, jak i obserwacji otoczenia.Opracowanie koncepcji podyktowane jest wieloma czynnikami, m.in.:

konieczność sprostania wyzwaniom dynamicznego i konkurencyjnegorynku, narzucającym podmiotom nowe wymagania w zakresie zapewnie-nia jakości; konieczność spełnienia wymogów w zakresie obowiązkowej sprawozdaw-czości w systemie POL-on; w większości funkcjonujących IB zagadnienia związane z ogólnie poję-tym zarządzaniem jakością ograniczają się do dbałości o spełnienie wy-magań narzuconych przez wdrożone systemy zarządzania (głównie wgPN-EN ISO/IEC 17025: 2005 i PN-EN ISO 9001:2009); brak kompleksowej koncepcji ujęcia aspektów jakości w działalności IB,obejmującej profesjonalne zarządzanie pod kątem spełnienia wymagańwszystkich interesariuszy;

4466


www.minib.pl

brak rozwiązań dostosowujących specyfikę IB (pod względem celówi strategii działalności, regulacji prawnych w zakresie określonych wa-runków finansowania działalności, struktury organizacyjnej i zakresówodpowiedzialności), jako podmiotów działających na rynku do efektyw-nego konkurowania na rynku krajowym i międzynarodowym; brak lub przestarzałe formy działalności zespołów odpowiedzialnych zazarządzanie informacją w instytucie i kontaktami z klientem; brak nowoczesnych rozwiązań wewnętrznych zapewniających odbior-com gwarancję najwyższej jakości produktów działalności IB; konieczność uświadomienia znaczenia jakości wewnątrz organizacji.

W strukturach organizacyjnych IB brak jest zespołów, zajmujących siękompleksowo zarządzaniem jakością. Z reguły funkcjonowanie pionu jako-ści ogranicza się do powołania pełnomocnika ds. jakości, co wynika z obo-wiązku nałożonego przez postanowienia normy. Pełnomocnik jednak zaj-muje się jedynie dbałością o przestrzeganie procedur konkretnego systemu.Takie tłumienie inicjatywy projakościowej wynika najczęściej z faktu, iżosoba będąca pełnomocnikiem ds. jakości, wykonuje także inny zakres obo-wiązków, np. w przypadku systemu wg PN-EN ISO/IEC 17025:2005, jestprzede wszystkim pracownikiem badawczo-technicznym lub nawet nauko-wym w laboratorium.

W strukturach IB odpowiedzialność za jakość prac rozproszona jestwśród bezpośrednich wykonawców. Brak integracji celów projakościowychinstytutu w obrębie jednej wyspecjalizowanej komórki przekłada się nabrak możliwości analizy jakości całej działalności, a co za tym idzie — brakmożliwości sterowania jakością i niską konkurencyjność na rynku. Ponad-to, za tworzeniem platformy zarządzania jakością przemawia fakt, iż orien-tacja na pracę zespołową z wykorzystaniem profesjonalnej wiedzy prowadzido efektu synergii ponad indywidualną konkurencję.

Zapewnienie jakości stanowi kluczowy element walki konkurencyjnej.W IB, z uwagi na ich specyfikę (pod względem formy prawnej — instytucjapośrednia pomiędzy przedsiębiorstwem komercyjnym, a jednostką nauko-wą), pojęcie jakości odnosi się do wielu płaszczyzn działalności. Wieloaspek-towość w postrzeganiu jakości w IB wynika z mnogości interesariuszy. Nie-jednokrotnie, zdefiniowanie i analiza interesariuszy prowadzić może doznaczącej redefinicji strategii działalności. Pierwszym krokiem przy rozpa-

4477

MINIB, 2016, Vol. 20, Issue 2, p. 39–56

www.minib.pl

trywaniu zagadnień zapewnienia jakości w IB jest zatem szczegółowe okre-ślenie grup jego interesariuszy. Rysunek 1 obrazuje wzajemne oddziaływa-nie między IB i grupami interesariuszy.

Rysunek 1. Interesariusze instytutu badawczego

Źródło: opracowanie własne.

Każdy z interesariuszy ma określone, zróżnicowane oczekiwania wzglę-dem produktu. Jeżeli jakość definiujemy jako spełnienie wymagań (PN-ENISO 9001:2009 „Systemy zarządzania jakością — Wymagania”), relacjez poszczególnymi grupami interesariuszy można opisać, określając je przezpryzmat oczekiwań, co do produktu. Poszczególnym produktom możnanadać przykładowe cechy mierzalne, określające ich jakość.

4488


www.minib.pl

Tabela 3. Interesariusze, produkty, cechy produktów, cele dostarczenia produktów w instytucie badawczym

InteresariuszProdukt Cechy Cel dostarczenia (forma) produktu produktu

4499

MINIB, 2016, Vol. 20, Issue 2, p. 39–56

www.minib.pl

Ministerstwo nadzorujące

Ministerstwo Naukii Szkolnictwa Wyższego

Ministerstwo Finansów

Narodowe Centrum Na-uki, Narodowe CentrumBadań i Rozwoju, pozosta-łe instytucje zarządzająceprogramami dofinanso-wania

Jednostki samorządu tery-torialnego

Udokumentowana informa-cja dot. merytorycznegoprzebiegu prac, sytuacji fi-nansowej i kadrowej, anali-zy prognostyczne

Udokumentowana informa-cja dot. merytorycznego prze-biegu prac, wnioski o dofinan-sowanie działalności statuto-wej i inwestycyjnej, ankietajednostki/informacja w syste-mie POL-on dotycząca pełne-go zakresu działalności

Udokumentowana informa-cja dot. sytuacji finansoweji kadrowej

Wnioski na projekty badaw-cze, inwestycyjne, demon-stracyjne, bieżąca doku-mentacja dot. realizowa-nych projektów, raportyz efektów zakończonychprojektów

Wnioski na projekty w ra-mach funduszy regional-nych

Terminowość złożenia, kom-pletność, poprawność i ade-kwatność merytoryczna,przedstawiony zakres, wery-fikacja przestrzegania zasadlegalności, rzetelności, celo-wości, gospodarności i oszczę-dności

Terminowość złożenia,kompletność, poprawnośći adekwatność merytorycz-na, przedstawiony zakres,weryfikacja przestrzeganiazasad legalności, rzetelno-ści, celowości, gospodarno-ści i oszczędności

Terminowość złożenia, kom-pletność, poprawność i ade-kwatność merytoryczna, przed-stawiony zakres, weryfikacjaprzestrzegania zasad legalno-ści, rzetelności, celowości, go-spodarności i oszczędności

Terminowość złożenia,kompletność, poprawnośći adekwatność merytorycz-na, przedstawiony zakres,weryfikacja przestrzeganiazasad legalności, rzetelno-ści, celowości, gospodarno-ści i oszczędności

Terminowość złożenia,kompletność, poprawnośći adekwatność merytorycz-na

Analiza i nadzór nad zgod-nością działań instytutuz przepisami prawa i sta-tutem, realizacją przez in-stytut podstawowych za-dań; prawidłowością wy-datkowania środków pu-blicznych

Analiza sytuacji i wydaniedecyzji o przyznaniu środ-ków finansujących działal-ność statutową i inwesty-cyjną, przyznaniu katego-rii naukowej w ramach po-stępowania parametryza-cyjnego

Analiza prawidłowościprowadzenia działalnościpod kątem finansowymi kadrowym

Analiza wniosków, wyda-nie decyzji o przyznaniuprojektów do realizacji,analiza postępowania ześrodkami w trakcie realiza-cji projektu, wydanie decy-zji o rozliczeniu projektów

Analiza wniosków, wyda-nie decyzji o przyznaniuprojektów do realizacji,analiza postępowania ześrodkami w trakcie realiza-cji projektu, wydanie decy-zji o rozliczeniu projektów

cd. tabeli 3

Interesariusz Produkt Cechy Cel dostarczenia (forma) produktu produktu

5500


www.minib.pl

Instytucje państwowe(ZUS, US, sądy, GUS)

Przedsiębiorstwa z branżydziałalności instytutu ba-dawczego

Przedsiębiorstwa z pozabranży działalności insty-tutu badawczego

Polskie i zagraniczne in-stytucje naukowe i B+R

Rada Główna InstytutówBadawczych

Opłaty w ramach ubezpie-czeń społecznych, podatkówi opłat na rzecz skarbu pań-stwa, opinie i analizy, udo-kumentowana informacjao wskaźnikach działalności

Wyniki B+R; badania, ana-lizy, opinie, ekspertyzy

Wyniki B+R; badania, ana-lizy, opinie, ekspertyzy

Współpraca w ramach reali-zacji prac B+R

Udokumentowana informa-cja dot. merytorycznegoprzebiegu prac, sytuacji fi-nansowej i kadrowej, anali-zy prognostyczne

Terminowość złożenia,kompletność

Profesjonalne opracowanierozwiązania przy wykorzy-staniu nowoczesnych metodbadawczych i technologii,zgodność z wymaganiamiprzepisów i norm, bezpie-czeństwo użytkowania, ergo-nomia, niezawodność



Terminowość złożenia,kompletność, poprawnośći adekwatność meryto-ryczna, przedstawiony za-kres

Analiza dokumentów

Użytkowanie zgodne z przez-naczeniem produktu kon-kurencyjnego pod wzglę-dem profesjonalizmu opra-cowania i wykonania



Opinie i wnioski w spra-wach polityki naukoweji naukowo-technicznejpaństwa oraz w sprawachwarunków i zasad działa-nia IB

cd. tabeli 3

Interesariusz Produkt Cechy Cel dostarczenia (forma) produktu produktu

Źródło: opracowanie własne na podstawie (Ustawa o instytutach badawczych 2010).

Na podstawie szczegółowo określonych produktów (powyższe zesta-wienie nie wyczerpuje listy interesariuszy ani produktów) należy wyty-czyć strategię działalności i rozwoju. Kluczową kwestią jest przeanalizo-wanie oczekiwań wszystkich zainteresowanych w zestawieniu z obecny-mi możliwościami IB. Porównanie to wykaże luki w obecnej sytuacji.Możliwości sprostaniu oczekiwaniom, określone w oparciu o analizę za-równo sytuacji wewnętrznej, jak i o ograniczenia i szanse wynikające np.z regulacji prawnych stanowić będą zasadnicze wartości, do których dą-żyć będzie organizacja — IB. Utworzenie wyspecjalizowanej komórki or-ganizacyjnej, której zakresem działalności będzie szeroko pojęte zarzą-dzanie jakością pozwoli na bieżącą analizę i koordynację działań określo-nych w strategii jako te, szczególne istotne dla osiągania pożądanychwartości, a co za tym idzie aktualizację oferty i dostosowanie jej do po-trzeb wszystkich interesariuszy.

5511

MINIB, 2016, Vol. 20, Issue 2, p. 39–56

www.minib.pl

Instytuty badawcze

Rada naukowa i pracow-nicy

Współpraca w ramach reali-zacji prac B+R, opracowa-nia wspólnego stanowiskaw sprawach polityki nauko-wej i gospodarczej kraju

Współpraca wewnątrz IBw zakresie realizacji działal-ności statutowej, admini-stracyjnej, kadrowej

Profesjonalne opracowanierozwiązania przy wykorzy-staniu nowoczesnych metodbadawczych i technologii,zgodność z wymaganiamiprzepisów i norm; termino-wość złożenia wspólnychopracowań, kompletność,poprawność i adekwatnośćmerytoryczna, przedstawio-ny zakres

Skuteczność i efektywnośćw działaniu

Użytkowanie zgodnez przeznaczeniem produk-tu konkurencyjnego podwzględem profesjonalizmuopracowania i wykonania;opinie i wnioski w spra-wach polityki naukoweji naukowo-technicznejpaństwa oraz w sprawachwarunków i zasad działa-nia IB

Tworzenie wyników dzia-łalności naukowej, B+R,sprawność organizacyjna

Zasady funkcjonowania platformy zarządzania jakością

Utworzenie platformy zarządzania jakością wymaga umocowaniaw strukturze organizacyjnej IB nowego bytu — nazywanego w niniejszymopracowaniu „Platformą Zarządzania Jakością”, a następnie zintegrowaniew jego ramach trzech filarów odpowiedzialnych za szeroko pojęte zapewnie-nie jakości działalności IB. Platforma może mieć formę fizycznie wyodręb-nionego zespołu pracowników działających w pełnym wymiarze pracy odpo-wiedzialnych za wdrożenie i funkcjonowanie informatycznej, usługowejplatformy zarządzania. Celem jej stworzenia jest konsolidacja rozdrobnio-nych struktur Instytutu oraz zwiększenie potencjału badawczego a takżestopnia upowszechniania i wymiany wyników badań z innymi ośrodkaminaukowo — badawczymi w Polsce i za granicą Zdaniem autorki, na podsta-wie analizy produktowej oraz oczekiwań odbiorców wytypować można na-stępujące zespoły, które najpełniej odpowiadają za zapewnienie jakości dzia-łalności w IB:

1) Sekcja Systemów Zarządzania Jakością (SZJ); 2) Sekcja Informacji Naukowej (IN); 3) Sekcja Współpracy z Klientem (WK).

Kryterium integracji trzech poszczególnych zespołów w ramach jednejplatformy zarządzania jakością jest produkt i jego cechy oraz grupa intere-sariuszy.

Sekcja „Systemy Zarządzania Jakością” odpowiada za analizę i spełnie-nie wymagań systemowych celem eliminacji ewentualnych błędów w pro-dukcie (uwzględnianie reklamacji i sugestii klientów, monitorowanie wyni-ków auditów, analiza opinii wewnętrznej nt. systemu, szkolenia pracowni-ków mające na celu uświadomienie pojęcia jakości działalności IB i przybli-żenie metod jej zapewnienia). Bezpośrednimi interesariuszami zespołu sąpracownicy i dyrekcja instytutu, natomiast pośrednio działalność tej sekcjima wpływ na ocenę organizacji przez zewnętrznych klientów. Sekcja SZJodpowiadałaby za opracowywanie, przeprowadzanie i analizowanie ankietwśród pracowników i dyrekcji instytutu. Jej wyniki dawałyby informacjeo stosunku załogi do utrzymywania systemu. Oceny z ankiet powinny być

5522


www.minib.pl

zestawiane z danymi obiektywnymi — wynikami auditów, informacjązwrotna od klientów zewnętrznych, zestawieniem przychodów i kosztówz działalności objętej zakresem systemu, analizą otoczenia dotycząca ewen-tualnych szans i zagrożeń płynących ze zmian w porządku administracyjno--prawnym w Polsce i w UE. Celem uzyskania wiarygodnego i pełnego efek-tu badania należy posiłkować się znanymi powszechnie i często opisywany-mi w literaturze przedmiotu (Hamrol A. 2005, Zieliński G. 2012) narzędzia-mi oceny systemu zarządzania jakością oraz przygotować oryginalne, odpo-wiednie metody oceny dla danej instytucji. Tego typu zestawienia, a następ-nie porównania z okresami poprzednimi, dawałyby dyrekcji pełen funkcjo-nowania systemu zarządzania jakością.

Sekcja „Informacja Naukowa” jest odpowiedzialna za prowadzeniesprawozdawczości naukowej, ewidencję prac naukowo-badawczych, bazdanych, administrowanie zasobami bibliotecznymi w ramach biblioteki na-ukowej komputeryzację bibliotek, zrewidowanie metod zarządzaniai struktur organizacyjnych, polepszanie obsługi użytkowników. Odbiorca-mi tej działalności są zarówno pracownicy korzystający z usystematyzowa-nych informacji, jak i podmioty zewnętrzne (krajowe i zagraniczne insty-tucje publiczne, przedsiębiorstwa, ośrodki naukowe i osoby fizyczne poszu-kujący informacji o instytucie i jego dorobku). Informacja naukowa stano-

5533

MINIB, 2016, Vol. 20, Issue 2, p. 39–56

www.minib.pl

Rysunek 2. Struktura platformy zarządzania jakością

Źródło: opracowanie własne.

wi obecnie istotny aspekt w polityce naukowej — zagadnienie otwartegodostępu i upowszechniania wyników badań staje się kluczową wartościąw działalności B+R w Polsce i w Unii Europejskiej (Komisja Europejska2012, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego 2015, Parlament Euro-pejski i Rada (UE) 2013).

Sekcja „Współpraca z Klientem” dba o zapewnienie efektywnej formykontaktu z klientem, wykorzystując nowoczesne narzędzia marketingowe,dedykowane specyfice instytutów badawczych (Niemczyk A. 2013, WalasikM. 2015).

Każdy z zespołów platformy odpowiedzialny jest za prowadzenie analizybieżącej sytuacji w danym obszarze. Na podstawie wyników analiz komór-ka ta daje sygnał dyrekcji o konieczności podjęcia odpowiednich działań pro-jakościowych. Na podstawie upoważnienia dyrekcji każdy zespół podejmujeich wykonanie lub przekazuje wytyczne innym zespołom.

Podsumowanie

Instytuty badawcze są wyspecjalizowanymi jednostkami, posiadającymiwysoko wykwalifikowaną kadrę naukową i zaawansowaną technologicznieaparaturę badawczą. Strategia rozwoju instytutu musi uwzględniać dyna-miczny rozwój gospodarki. Powoduje to konieczność dostosowania metodzarządzania do wymagającej rzeczywistości. W tę strategię rozwoju wpisujesię koncepcja utworzenia w ramach jednostki Platformy Zarządzania Jako-ścią, mającej na celu integrację trzech sekcji odpowiedzialnych za kontrolęfunkcjonowania wdrożonych systemów jakości, nowoczesne narzędzia pu-blikacji i promocji dorobku naukowego oraz efektywną współpracę z Klien-tem (krajowym i zagranicznym).

Bibliografia1. Główny Urząd Statystyczny (1981). Rocznik Statystyczny 1981, Warszawa.2. Główny Urząd Statystyczny (1988). Rocznik Statystyczny 1988, Warszawa.3. Główny Urząd Statystyczny (2014). Rocznik Statystyczny Rzeczypospolitej Polskiej 2014,

Warszawa.

5544


www.minib.pl

4. Hamrol, A. (2005). Zarządzanie jakością z przykładami. PWN, Warszawa.5. Komisja Europejska (2012). Zalecenie Komisji Europejskiej z dnia 17 lipca 2012

(2012/417/UE) w sprawie dostępu do informacji naukowej i jej ochrony.6. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (2007). Strategia Rozwoju Kraju

2007–2015. Strategia rozwoju nauki w Polsce do 2015 roku. Warszawa.7. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (2015). Kierunki rozwoju otwartego dostę-

pu do publikacji i wyników badań naukowych w Polsce. Warszawa.8. Niemczyk, A. (2013). Rozwój współpracy instytutu badawczego z przedsiębiorstwami

w kontekście komunikacji marketingowej. Marketing Instytucji Naukowych i Badaw-czych nr 2 (8), Instytut Lotnictwa, Warszawa, 3–26.

9. Parlament Europejski i Rada (UE) (2013). Rozporządzenie Parlamentu Europejskiegoi Rady (UE) nr 1290/2013 z dnia 11 grudnia 2013, ustanawiające zasady uczestnictwai upowszechniania dla programu Horyzont 2020 — programu ramowego w zakresie ba-dań naukowych i innowacji (2014–2020).

10. PN-EN ISO/IEC 17025:2005 Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów ba-dawczych i wzorcujących.

11. PN-EN ISO 9001:2009 Systemy zarządzania jakością — Wymagania.12. Ustawa o instytutach badawczych z dnia 10.04.2010 r. (2010) Dz.U. 2010 nr 96 poz. 61813. Walasik, M. (2015). Rola platformy technologicznej w procesie komercjalizacji wyników

prac B+R, Marketing Instytucji Naukowych i Badawczych nr 17 (3), Instytut Lotnictwa,Warszawa, 103–119.

14. Zieliński, G. (2012). Rozdział 5. Instrumentarium zarządzania jakością w projektach ba-dawczo-rozwojowych. W: M. Wirkus, A. Lis, (red.). Zarządzanie projektami badawczo-rozwojowymi. Difin SA, Warszawa, 104–125.

mmggrr AAggnniieesszzkkaa KKlleemmbbaallsskkaa,, PPrrzzeemmyyssłłoowwyy IInnssttyyttuutt MMaasszzyynn RRoollnniicczzyycchh,, PPoollsskkaa —— absolwentka WydziałuPrawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Ukończyła studia podyplomo-we dla Kandydatów na Tłumaczy Przysięgłych na Wydziale Neofilologii Uniwersytetu im. Adama Mic-kiewicza w Poznaniu oraz Studia Podyplomowe „Zarządzanie jakością w teorii i praktyce” na Politech-nice Poznańskiej. Uzyskała świadectwa Auditora Wewnętrznego Systemów Zarządzania Jakością, Auditora Wewnętrznego Zintegrowanych Systemów Zarządzania i Auditora Wewnętrznego w Labora-torium oraz certyfikaty Asystenta i Pełnomocnika Systemu Zarządzania Jakością Polskiego Centrum Ba-dań i Certyfikacji. Uczestniczyła w szeregu konferencji i szkoleń z zakresu sytuacji sektora badawczo--rozwojowego, zarządzania jakością, normalizacji oraz informacji naukowej i digitalizacji zasobów. Pra-cuje w dziale Marketingu, Współpracy z Zagranicą i Standaryzacji w Przemysłowym Instytucie MaszynRolniczych na stanowisku starszego specjalisty. Pełni także funkcję auditora wiodącego systemu wg PN-EN ISO/IEC 17025:2005 w Laboratorium Badawczym Maszyn Rolniczych PIMR.

5555

MINIB, 2016, Vol. 20, Issue 2, p. 39–56

www.minib.pl

PLATFORMA ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ -...

Documents

Transcript of PLATFORMA ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ -...