Przygotowanie i realizacja planu finansowego dla biblioteki. Koszty osobowe, rzeczowe i inne.

Bogumiła Urban

Plan prezentacji

Dlaczego plan finansowy jest niezbędny w bibliotece?

Przygotowanie planu finansowego. Zatwierdzenie planu finansowego. Realizacja planu finansowego. (Ewentualna) korekta planu finansowego. Wnioski.

Dlaczego plan finansowy jest niezbędny w bibliotece?

Finanse stanowią kościec działania jakiejkolwiek jednostki organizacyjnej;

Nowoczesne profesjonalne zarządzanie nie obędzie się bez prawidłowo skonstruowanego i realizowanego bez zarzutu planu finansowego. Planowanie jest jedną z podstawowych funkcji zarządzania (plan strategiczny, plan marketingowy, plan zatrudnienia, plan szkoleń, plan inwestycyjny);

W obiektywnej formie wartości liczbowych (finansowych) odbija się wszelka aktywność biblioteki;

Narzędzie oceny dyrektora/kierownika biblioteki; Narzędzie do konstruowania zestawień finansowych zmiennych w czasie.

Plan finansowy jako podstawowy instrument zarządzania

Dokument obejmujący w formie ilościowej i rzeczowej spodziewane przychody i koszty danej jednostki. Jest swego rodzaju prognozą, projektem...Jest planem działania ujętym w formie finansowej. Stosowane są terminy biznes plan lub rachunek wyników.

O czy nie będę mówiła: 1. O planach finansowych będących integralną częścią planów

inwestycyjnych (n.p. feasibility study, pre-feasibility study);2. O planach finansowych będących integralną częścią planów marketingowych;3. O analizie finansowej.

Przychody - Koszty = Wynik finansowy

(zysk lub strata)

Styczeń Luty ... .... SUMA

Przychody 7 6 50

Koszty 5,5 5 43

Wynik finansowy

1,5 1 7

Rok budżetowy (rok finansowy)

Rok finansowy - okres 12 miesięcy, na które rozłożone są rachunki przedsiębiorstwa. Sporadycznie rok finansowy może być okresem dłuższym lub krótszym niż 12 msc. Od stycznia do grudnia, od października do września.

Leksykon Finanse. Emka, Warszawa 1997, s.200

Przychody w bibliotece

Głównie - Środki finansowe przeznaczane na działalność biblioteki przez założyciela.

Szkoła wyższa Samorząd Kuratorium .......

W małym stopniu - Wypracowane środki z opłat – są minimalne, należy uważać, by nie być w sprzeczności z Ustawą o bibliotekach 27 czerwca 1997, art.14

Koszty w bibliotece

Koszty, o jakich mówimy w bibliotece to głównie koszty operacyjne (koszty działalności operacyjnej).

Definicje:1. Koszty działalności operacyjnej - koszty bezpośrednio

związane z prowadzeniem działalności (...) usługowej (...). B. Olzacka, R. Pałczyńska Gościniak

Leksykon zarządzania finansami Gdańsk, 1998, s. 143

2. Koszty operacyjne - koszty ponoszone w związku z podstawową działalnością firmy.

R. Koch Słownik zarządzania i finansów Kraków 1994, s. 114

Koszty osobowe

Wynagrodzenie brutto, premie, nagrody, inne. Świadczenia na rzecz pracowników: odpisy na zakładowy fundusz świadczeń

społecznych, koszty posiłków, dopłaty do biletów, ekwiwalenty, szkolenia, nakłady na bhp, podróże służbowe, odprawy emerytalne, pośmiertne;

Ubezpieczenia społeczne (ZUS): emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe;

Pozostałe podatki; Odpis na Fundusz Pracy (przeciwdziałanie bezrobociu); Odpis na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (w

przypadku niewypłacalności pracodawcy).

Jacek Kulicki Koszty zatrudnienia pracowników, Kraków 2003

Koszty rzeczowe

Nie jest to termin z ustawy o rachunkowości, rzadko pojawia się w podręcznikach i leksykonach. Jest to swego rodzaju skrót myślowy obejmujący to, co nie jest kosztami osobowymi i finansowymi.

Przygotowanie planu finansowego

Przygotowuje go dyrektor/kierownik biblioteki w porozumieniu z zwierzchnikiem, kwestorem (księgową), swoim zespołem i ewentualnie szefami działów technicznego, informatycznego lub innych;

Przygotowania należy zacząć na kilka miesięcy przed wejściem danego planu finansowego w życie.

Założenia do planu finansowego

Dokument zawierający opis poszczególnych kategorii, np.: „Inwestycje:1. Sprzęt komputerowy z przeznaczeniem na Bibliotekę Cyfrową - 1pojedynczy zestaw komputerowy Procesor Intel 2,6 GHz x

2, 2xdysk SCSI 73 GB mirror, Kontroler 2-4 GB RAM UPS 1000W – wg cennika DELL.2.  Regały na książki do wypożyczalni – 10 sztuk;3.  Regały metalowe (7 półek na regale) – 11 sztuk do archiwum (5 sztuk – szerokie ok.130 cm, 6 sztuk wąskie ok. 95 cm.);4.  Szafka – wrzutnia na książki na korytarzu – 1 sztuka;5.  Gabloty na nowości na korytarzu – 2 sztuki; Zasoby biblioteczne (rubryka Książki, druki, prenumerata):1. Książki – przyjęto na podstawie ubiegłego roku, pomniejszone o koszty biblioteki cyfrowej. Przez pierwsze miesiące (za

wyjątkiem października z powodu stropu) zwiększono kwoty, bo zapotrzebowanie na początku roku akademickiego jest bardzo duże. Podstawą kalkulacji jest założenie kwotę 2,8 zł. na 1 studenta w ciągu 1 miesiąca z przeznaczeniem na zakup książek.

2. Czasopisma – przyjęto na podstawie prenumeraty za rok ubiegły z rezerwą na ewentualną konieczność zamówienia nowych tytułów;

3. Bazy danych – prenumerowane bazy: Lex dla Banków Prestige oraz Emerald, ProQuest 4. Multimedia – kategoria ta obejmuje kasety audio (głównie do nauki języków), kasety video i płyty CD.5. Pozostałe materiały – uwzględniono paski zabezpieczające do nowo zakupionych książek, tonery, dyskietki i płyty CD,

oznaczenia w bibliotece, 2 pendrivy, dekoracje, podpórki do książek.”

BIBLIOTEKA

Plan finansowy na rok akademicki 2008/9

KOSZTY (wyszczególnienie) X XI XII I II III IV V VI VII VIII IXWyposażenieBIBLIOTEKA CYFROWA Zestaw komputerow y Procesor Intel 2,6 GHz x 2, 2xdysk SCSI 73 GB mirror, Kontroler 2-4 GB RAM

Regały na książki (łącznie 10 sztuk)

Regały metalow e do archiw um (łącznie 11 sztuk)

Wrzutnia na książki na korytarz

Gabloty na korytarze - 2 sztuki

Przystaw ka do biurkaObudow a parapetów w czytelni

Żaluzje do czytelniDrukarka do w ypożyczalni

Malow anie pomieszczeńZużycie materiałów i energii:

Materiały Biurowe:

Materiały biurow e:

Papier do drukarek i kserokopiarek

Środki Czystości

Książki, druki, prenumerata

Książki do biblioteki

Czasopisma

Multimedia

Bazy danych

Pozostałe materiały

Paski zabezpieczające do systemu bramekTonery

Przenośny dysk - pendrive

Podpórki do książekOznaczenia w Bibliotece (antyramy, plexi)Dekoracje (kw iaty, donice, dekoracje św iąteczne)

Usługi obce

Poczta + kurier

Pozostałe UsługiBIBLIOTEKA CYFROWA-Program dLibra (licencja, instalacja, szkolenia, serw is)

Usługi introligatorskieNapraw a sprzętu

Wynagrodzenia z umów zlecenia

Pozostałe koszty

Podróże służbowe

Reprezentacja

Promocja biblioteczna

Gadżety od NORTE i kalendarze

Roll-up

Rozwój kadry administracyjnej

Udział w konferencjach, szkoleniach, targach - ogólnie

Kurs kancelaryjno-archiw alny I stopnia

Warsztaty z formatu zapisu rekordów bibliograficznychSzkolenie w Bibliotece Narodow ej Wprow adzenie do formatu MARC21

RAZEM KOSZTY

Zatwierdzenie planu finansowego

Zatwierdzenie planu finansowego poprzedzają negocjacje, rozmowa z mocodawcą (kanclerz?, kwestor?, dziekan?, dyrektor?). Zadaniem dyrektora biblioteki jest obronić wszystkie zaplanowane pozycje budżetowe.

Dwie tendencje:

- planować więcej, bo „i tak obetną”.

- planować rzetelnie.

Realizacja planu finansowego

Rubrykę Wykonanie uzupełnia się co miesiąc i liczy % wykonania.

Styczeń Luty

Plan Wykonanie % Plan Wykonanie %

Książki 18000 15000 83% 18000 18500 103%

Czasopisma

Korekta planu finansowego

Jeżeli zaistnieje sytuacja znaczących zmian (zarówno wzrostu, jak i spadku) w zaplanowanych poziomach kosztów (przychodów) należy przygotować korektę planu finansowego, która uwzględnia nową sytuację.

Propozycja zmian do korekty budżetu 2005/2006 - Biblioteka

Było Pomniejszyć o: JestKsiążkiPrenumetaraRemont sali nr 125 (wypożyczalnia)

Wnioski

Planowanie finansowe stanowi (powinno stanowić?) podstawę zarządzania biblioteką.

Kompetencje z zakresu finansów dyrektora/kierownika biblioteki wpływają na jej funkcjonowanie.

Konstrukcja i realizacja dobrego planu finansowego może nie jest łatwa, ale jest w możliwościach większości z nas;

Planowanie finansowe jest korzystne dla biblioteki.

Serdeczne podziękowania

dla Miłki i Jej Zespołu

oraz dla wszystkich Państwa.

Bogumiła Urban