12 Pod Parasolem kwiecień 2016

WARTO WIEDZIEĆ

Compliance – biznesowa moda czy trwała filozofia zarządzania organizacją?W biznesie, tak jak w innych obszarach ludzkiej aktywności, obowiązują mody, trendy i tendencje. Te zmieniają się, a zgodnie ze słowami Coco Chanel: „moda przemija, styl pozostaje”. Czy Compliance, czyli szczególna dbałość o zgodność z prawem i zasadami etycznymi – to kolejna moda biznesowego świata czy też trwały styl zarządzania przedsiębiorstwem, filar organizacji, na którym buduje się przewagę konkurencyjną?

– A co to w ogóle za zwierz ten „Complian-ce”, to na pewno jakaś moda, co przejdzie… Brzmi znajomo? Jeśli sięgniemy pamięcią do nie tak od-ległej przeszłości, przypomnimy sobie falę anglojęzycznych terminów, która zalała językowy świat biznesu. Wówczas jak grzyby po deszczu zaczęły się po-jawiać terminy, takie jak: manager, mar-keting, public relations, human resources,

outsourcing, CSR, integrity, diversity… Choć na początku raziły one bardziej tradycyjnych przedsiębiorców i budzi-ły sprzeciw językowych purystów, dziś są powszechnie używane przez ludzi biznesu i zadomowiły się w słownikach. Czy „Compliance” dołączy do grona tych pojęć? A może stanie się na tyle po-wszechną praktyką biznesową, że ni-kogo, kto ma do czynienia ze struktu-

rą organizacyjną, nie będą już dziwić Departamenty Compliance, podobnie jak dziś zdziwienia nie budzą Działy Human Resources czy Departamenty Public Relations.

Compliance – to nie takie skom-plikowaneCzym właściwie jest „Compliance”? Naj-ogólniej rzecz ujmując, jest to element

zgodność z prawem powszechnym (law)

standardy(standards)

zasady postępowania (rules)

przejrzystość (transparency)

polityki (polices)

13kwiecień 2016 Pod Parasolem

WARTO WIEDZIEĆ

kontroli zarządczej w przedsiębiorstwie, funkcjonujący obok zarządzania ryzy-kiem oraz audytu wewnętrznego. W do-słownym tłumaczeniu „Compliance” oznacza zgodność z literą prawa. Jego celem jest czuwanie nad przestrzega-niem prawa oraz norm etycznych w fir-mie. Sprawę definiowania komplikuje jednak fakt, że nie ma obecnie jednej legalnej definicji „Compliance” w pol-skim porządku prawnym. W praktyce instytucji, które wdrożyły System Com-pliance, przeważnie jest on definiowa-ny jako: prowadzenie przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami prawa, normami etycznymi oraz innymi przyjętymi przez to przedsiębiorstwo standardami. Po-dobnie norma ISO 19600:2014 defi-niuje w pkt 3.17 Compliance jako: „speł-nienie przez organizację wszystkich obowiązków Compliance”. Za obowiąz-ki Compliance uznaje ona wymogi i zo-bowiązania organizacji. Także wpro-wadzone od 1 stycznia 2016 r. „Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2016” Compliance określają jako: „nad-zór zgodności działalności z prawem”.

Zgodność ta jest osiągana poprzez wpro-wadzenie Systemu Zarządzania Com-pliance (Compliance Management Sys-tem – CMS). Jednym z jego pod stawowych celów jest podejmowanie działań, któ-re mają doprowadzić do zapobiegania wszelkim potencjalnym nieprawidło-wościom, które mogłyby powstać wsku-tek działania lub zaniechania działań przez pracowników lub partnerów han-dlowych, polegających na złamaniu obowiązujących przepisów prawa, stan-dardów lub na działaniu niezgodnym z etyką danego środowiska. Definicja jest bardzo szeroka, ponieważ w prak-tyce do obszarów zainteresowania Com-pliance należy rzeczywiście obszerne spectrum zagadnień.

Trzy Linie ObronyFunkcja ds. Compliance i Etyki jest ele-mentem Zasady Trzech Linii Obrony, ustanawiającej role: nadzoru właściciel-skiego, kontroli i doradztwa oraz assu-rance. Osoby odpowiedzialne za zarzą-dzanie ryzykiem, audyt wewnętrzny i Compliance podlegają bezpośrednio

„Compliance jest to taki sposób organizacji przed-siębiorstwa, który redukuje do minimum ryzyko wy-stąpienia wszelkich nieprawidłowości” (Bartosz Ma-kowicz „Compliance w  przedsiębiorstwie”, Wolters Kluwer Polska, 2011 r.)

Compliance (zgodność) – wyodrębniona funkcja w Pol-skiej Grupie Energetycznej mająca za zadanie zapew-nianie zgodności działania przedsiębiorstwa z prze-pisami prawa i  regulacjami wewnętrznymi, respektowanie podstawowych zasad etycznych oraz działanie w sposób zrównoważony. Zakres funkcji Compliance polega m.in. na sformułowaniu standar-dów postępowania w PGE, są to też kwestie związane z zarządzaniem ryzykiem braku zgodności, doradztwo i wsparcie edukacji pracowników i menedżerów w za-kresie Compliance

(Źródło: Wiki PGE)

prezesowi lub innemu członkowi za-rządu, a także mają zapewnioną moż-liwość raportowania bezpośrednio do Rady Nadzorczej i Komitetu Audytu.

14 Pod Parasolem kwiecień 2016

WARTO WIEDZIEĆ

• Pierwsza Linia Obrony prowadzo-na jest przez zarządzanie na po-ziomie operacyjnym: zasadnicza

odpowiedzialność za zapewnienie zgodności z prawem i regulacjami spoczywa na zarządach Linii Biz-nesowych, Centrum Korporacyj-nego oraz Obszarów Funkcjonal-nych, dla których właściwe są dane przepisy i regulacje. Dotyczy to zarówno już obowiązującego prawa i regulacji oraz nowych lub zmienianych przepisów prawnych i regulacji.

• Druga Linia Obrony jest prowadzo-na przez Zarządzanie Ryzykiem oraz właśnie Compliance.

• Trzecia Linia Obrony jest prowa-dzona przez Audyt Wewnętrzny.

System Compliance: zgodność z prawem to za małoZapewnienie zgodności firmy z regu-lacjami, czyli ograniczanie ryzyka nie-zgodności oraz godzenie zasad etycz-nych z potrzebami ekonomicznymi – to owszem, podstawowe zadania Com-pliance, ale nie jedyne. Jeśli firma ogra-niczyłaby się tylko do takiego ujęcia Compliance, wówczas jego rola spro-wadzałaby się jedynie do wydawania odpowiednich przepisów czy też we-ryfikowania, czy tworzone w przedsię-biorstwach regulacje są zgodne z przy-

jętymi standardami. Czy nie byłby to jedyny tradycyjny program minimum w kulturze organizacyjnej? Współcze-śnie Compliance poszerza zakres dzia-łania. Nie poprzestaje na tradycyjnych zadaniach regulacyjnych, ale aspiruje do bycia filarem organizacji, który pra-cuje na rzecz zwiększenia jej skutecz-ności i wiarygodności. Sama zgodność z prawem to często za mało, to dobre imię firmy jest wszystkim – mówią praktycy Compliance. We wzorcowym swym wy-daniu Compliance powinno zatem stać na straży wizerunku organizacji. Spo-sób wykonywania prawa buduje prze-cież postrzeganie firmy, co przekłada się na wymierne korzyści, np. zysk, za-dowoleni klienci i przyciąganie najlep-szej kadry z rynku. Tylko wówczas, gdy w taki sposób firma będzie postrzegać Compliance, ma ono szansę, by nie być chwilową modą czy kaprysem organi-zacji, ale stać się trwałym stylem zarzą-dzania przedsiębiorstwem i filarem ładu korporacyjnego.

U kogo szyją na miarę?Doradcy ds. systemów Compliance mówią zazwyczaj o dwóch sposobach ich wdrażania. Pierwszy polega na ada-ptacji zagranicznych standardów na

Compliance to system, który ma zapewniać zgod-ność działań organizacji z różnymi obowiązującymi ją regulacjami, ale też pogodzić racje etyczne z po-trzebami ekonomicznymi. Wywodzi się z zarządzania ryzykiem.• W ramach Compliance podejmuje się działania

zapewniające ochronę organizacji przed nega-tywnymi skutkami złamania norm. Określa się za-sady pomiaru ryzyka wystąpienia pewnych zdarzeń czy zjawisk i podejmuje działania zapobiegawcze. Główną rolą Compliance jest zatem doradztwo i wsparcie biznesu w zakresie zapewnienia zgod-ności z prawem.

• Compliance ma działać jako istotny partner biz-nesu, działając na rzecz zwiększenia skuteczności i wiarygodności organizacji.

• W czasach kiedy marka czy dobre imię firmy jest wszystkim, sama zgodność z prawem to za mało.

• Compliance jest elementem ochrony wizerunku nie tylko obecnego, ale i przyszłego. Sposób sto-sowania przepisów prawa buduje reputację firmy – zaufanie jest wartością, na którą bardzo długo się pracuje, a którą najłatwiej utracić.

• Compliance to inwestycja w długookresowy zrów-noważony rozwój organizacji.

Na IPK znajduje się zakładka Compliance – w całości poświęcona temu zagadnieniu.

Fot.

Anna

Kw

olek

15kwiecień 2016 Pod Parasolem

WARTO WIEDZIEĆ

gruncie polskim. Zazwyczaj polskie spółki-córki zapożyczają systemy Com-pliance od zagranicznych spółek-ma-tek. Z taką sytuacją mamy do czynienia np. w większości banków w Polsce, któ-rych właścicielami są zagraniczne in-stytucje finansowe. Drugi system to programy autorskie w spółkach, które od podstaw budują swoją markę w Pol-sce i nie mają konieczności importo-wania standardów od właścicieli. Taki sposób wymaga pewnej dojrzałości firmy i  jest trudniejszy do wdrożenia. Szyte na miarę spółki Systemy Com-pliance funkcjonują np. w Alior Banku czy PZU. W kwestii wdrażania Systemów Compliance prym wiedzie sektor ban-kowy i kapitałowy, które często mają prawny obowiązek posiadania jednost-ki ds. zapewnienia zgodności w struk-turach firm. Pozostałe branże mimo braku takiego obowiązku podejmują także coraz częściej działania w tym zakresie. Wzrost rangi Compliance ob-serwuje się w firmach farmaceutycz-nych, telekomunikacyjnych, spółkach notowanych na giełdach, w sektorze chemicznym i energetycznym. Wśród spółek branży energetycznej funkcjo-nujących w Polsce pewne elementy Systemu Compliance widać w firmie Tauron, spółkach: Energa i  Enea – wszystkie one mają kodeksy etyczne/postępowania. Dojrzały i rozbudowany model zarządzania zgodnością ma RWE Polska, w której funkcjonuje kodeks etyczny, a ponadto co roku opracowu-je się tu Raport Compliance. Podsumowując: sposób wdrożenia i funkcjonowania Systemu Complian-

Compliance w GK PGEFunkcja Compliance ma wspierać efektywne funkcjonowanie Grupy Kapi-tałowej PGE. Działania zgodnego z prawem oczekuje się od każdego pra-cownika, a zasady etyki i odpowiedzialność za właściwe postępowanie wzglę-dem współpracowników, klientów czy kontrahentów obowiązują wszystkich w tym samym stopniu. W szczególności Compliance wspiera GK PGE w identy-fikacji, łagodzeniu, zarządzaniu i monitorowaniu ryzyka straty zysku i/lub war-tości z powodu działań niezgodnych z prawem, regulacjami, zasadami, stan-dardami oraz kodeksem postepowania, odpowiednim w zakresie danego działania. Te ryzyka obejmują sankcje prawne lub regulacyjne bądź też ryzyko utraty dobrego wizerunku przez GK PGE.

Ewa Gąsiorowska, dyrektor ds. Compliance w PGE SA

Obszary Compliance w GK PGE:• ochrona konkurencji i konsumentów;• przeciwdziałanie korupcji i łapownictwu;• używanie zasobów firmy, czyli zasady właściwego

korzystania ze sprzętu służbowego, oprogramowania, dokumentów, opracowań i informacji, do których pracownicy otrzymali dostęp;

• przeciwdziałanie nadużyciom finansowym i AML (Anti-Money Laundering), czyli praniu brudnych pieniędzy;

• zakupy i zamówienia publiczne (łańcuch dostaw);• konflikt interesów;• bezpieczeństwo informacji;• środowisko naturalne;• polityka antymobbingowa;• współpraca pomiędzy pracownikami;• bezpieczeństwo i higiena pracy;• relacje ze społecznościami lokalnymi;• relacje z klientami;• relacje z dostawcami i partnerami biznesowymi;• zasady uczciwej komunikacji korporacyjnej.

ce w spółce zależy od wielu czynników: branży, profilu działalności firmy czy jej właściciela. Różne ryzyka prawne wymagają dedykowanych sposobów zarządzania. Dlatego nie ma jednego uniwersalnego i wzorcowego Systemu Compliance. Uszycie garnituru skrojo-nego na miarę, wymaga wyboru faso-nu przez klienta oraz czasu, precyzji i umiejętności krawca. Analogicznie, stworzenie dopasowanego do potrzeb firmy systemu zarządzania zgodnością wymaga wiedzy o firmie i  jej potrze-bach oraz odpowiednich kompetencji, by wypracować sprawny mechanizm Compliance. Wtedy jest szansa, że nie stanie się on jedynie przejściową mo-dą, ale będzie stanowić trwały filar kul-tury organizacyjnej firmy.

Anna Kwolek

PGE SA

Źródła:

1. Bartosz Makowicz „Compliance w przedsiębior-

stwie”, Wolters Kluwer Polska, 2011 r.

2. Etyka i compliance w organizacji. Niezbędnik

Odpowiedzialnego Biznesu. FOB

3. konradsedkiewicz.pl – blog o compliance (pra-

wo i etyka w biznesie)

4. compliancepolska.pl