Organizacja Czasu Pracy

ORGANIZACJA CZASU PRACYORGANIZACJA CZASU PRACY

PRZYKŁADOWE MATERIAŁY SZKOLENIOWEPOMOC I INSPIRACJA DLA TRENERÓW I SZKOLENIOWCÓW

Opracowanie:Zespół Trenerów

Orinoko Szkolenia i Doradztwo

Pod redakcją Beata Kaczor

Cele szkoleniaCele szkolenia

dostarczenie nowej wiedzy;dostarczenie nowej wiedzy;

doskonalenie wybranych umiejętności, związanych z praca doskonalenie wybranych umiejętności, związanych z praca

MenadżeraMenadżera

www.orinoko-szkolenia.plwww.twojekompetencje.pl

http://www.orinoko-szkolenia.pl/

http://www.twojekompetencje.pl/

Po co Po co planowaćplanować

Organizowanie i planowanie czasu pozwala nam:

poznać i zweryfikować rzeczywisty cel i sens swoich działań

jasno określić i wybrać co i jak warto robić

przewidzieć ryzyka i skorzystać z szans i możliwościprzewidzieć ryzyka i skorzystać z szans i możliwości

przygotować i zapewnić sobie niezbędne zasoby,przygotować i zapewnić sobie niezbędne zasoby,

ograniczać nieprzyjemne zaskoczenia i stresograniczać nieprzyjemne zaskoczenia i stres

widzieć efekty swoich działańwidzieć efekty swoich działań

✔ ograniczyć zbędne działania na rzeczy tych które chcemy wykonać ograniczyć zbędne działania na rzeczy tych które chcemy wykonać

( oszczędność czasu)….( oszczędność czasu)….

www.orinoko-szkolenia.pl


Jakie elementy brać pod uwagę w planowaniuJakie elementy brać pod uwagę w planowaniu

Dostępne zasoby (wiedze, umiejętności, motywację, narzędzia,

wypracowane praktyki, wcześniejsze doświadczenia, budżet, czas)

Potrzebne i możliwe do pozyskania zasoby

Oczekiwania interesariuszy planowanych działań,

Pewne i potencjalne ryzyka i zagrożenia (działania konkrecji, ograniczenia

zasobowe, absencje kluczowych zasobów, możliwe zmiany na etapie

realizacji planu,

Oczekiwany efekt planowanych działań,

Możliwość kontroli efektów zaplanowanych działań na etapie ich realizacj i

www.twojekompetencje.pl


• Cele zapewniają poczucie i znajomość kierunku działań

• Cele wpływają na koncentrację naszych wyników

• Cele pomagają nam w ocenie osiągniętych postępów

„Jeśli nie wiesz gdzie idziesz, nigdzie nie dojdziesz...…a jeśl i dojdziesz, to nie będziesz wiedział że tu właśnie chciałeś

dojść”



Zarządzanie informacjąZarządzanie informacją

1. Klient / Pacjent3. Firma

2. RYNEK

I



Specific (Jasny, Klarowny) Measurable ( Mierzalny) Agreed ( Istotny) Realistic ( Realny) Timed ( Określony w

czasie)

WażneAmbitneRealneTerminoweEfektywne

Ustalanie celuUstalanie celu

Wyznaczanie celów w ten sposób wymaga dogłębnego zanalizowania tego, co chcemy osiągnąć a tym samym osiągnięcie tak wyznaczonego celu zapewni nam większą satysfakcję, gdyż będzie to dokładnie to, czego

naprawdę zamierzaliśmy dokonać.

„Jeśli nie wiesz gdzie idziesz, nigdzie nie dojdziesz...”



czyli w jaki sposób formułować cele aby skutecznie je osiągać:Określaj cele w sposób pozytywnyOkreślaj cele w sposób pozytywny – zapisuj to, co chcesz mieć/osiągnąć a nie to, czego nie chcesz. Nasz umysł koncentruje się na tym, o czym najczęściej myślimy, a podświadomość nie rozumie zaprzeczeń. Napisz cel w czasie teraźniejszymNapisz cel w czasie teraźniejszym – podświadomość nie zna przyszłości, jest tylko TERAZ.Umieszczaj cele w kontekścieUmieszczaj cele w kontekście – Kiedy, gdzie, z kim chcesz osiągnąć ten cel? Zobacz, usłysz, poczuj przedsmak tego, co się wydarzy. Zapisuj jak najwięcej szczegółówZapisuj jak najwięcej szczegółów Określ swój wpływ na realizację celuOkreśl swój wpływ na realizację celu– W jakim stopniu samodzielnie można go osiągnąć? Od kogo jeszcze zależy wynik? Określ dostępne zasobyOkreśl dostępne zasoby – znając własne zasoby łatwiej jest o określić co jest potrzebne do osiągnięcia celu i skąd można czerpać te zasoby.

Jak ustalić celJak ustalić cel



Jak ustalić celJak ustalić celJaka jest wielkość celu?Jaka jest wielkość celu? – każdy cel powinien mieć odpowiednią wielkość. Jeśli jest zbyt duży – Należy go podzielić wraz z osobną datą osiągnięcia.Brak sprzecznościBrak sprzeczności – zbadaj spójność na poziomie świadomym i podświadomym w stosunku do celu. Jakie będą konsekwencje osiągnięcia celuOznaki osiągnięcia celuOznaki osiągnięcia celu – jak rozpoznać, czy jest osiągnięty cel? Co się zmieni, jak cel będzie zrealizowany. No w jaki sposób można uczcić osiągniecie celu?



•Czy da się zjeść całego słonia???Czy da się zjeść całego słonia???

•Czy oczywiście, po kawałku!!!Czy oczywiście, po kawałku!!!



● Przeanalizuj wiedzę o realizowanym celu i dostępnych zasobachPrzeanalizuj wiedzę o realizowanym celu i dostępnych zasobach

● Ustal listę czynności i zadań które pozwolą ci osiągnąć założony celUstal listę czynności i zadań które pozwolą ci osiągnąć założony cel

● Ustal kamienie miloweUstal kamienie milowe

Wskazówki do planowania realizacji Wskazówki do planowania realizacji celówcelów



Kamień milowy (ang. milestone) – jest to końcowy punkt, który podsumowuje określony zestaw zadań.

Oznacza on jednocześnie pewne istotne, jednorazowe zdarzenie, które można w jednoznaczny sposób określić. Może to być: podpisanie dokumentu, otrzymanie wyniku, ważne spotkanie, zatwierdzenie lub ukończenie określonych prac itp.

Zazwyczaj wystąpienie kamienia milowego wiąże się z dalszymi decyzjami odnośnie rozwoju projektu.



Kiedy należy określić kamienie milowe:Kiedy należy określić kamienie milowe:

Realizowany cel jest rozłożony w długim okresie czasie,Realizowany cel jest rozłożony w długim okresie czasie, Można wskazać kluczowe etapy dla realizacji celu, Można wskazać kluczowe etapy dla realizacji celu, Przewidujemy zależność realizacji celu od czynników zewnętrznych Przewidujemy zależność realizacji celu od czynników zewnętrznych

na które mamy pośredni w wpływ na etapie planowania,na które mamy pośredni w wpływ na etapie planowania, Występują potencjalne zagrożenia lub szanse dla realizacji celu, nie Występują potencjalne zagrożenia lub szanse dla realizacji celu, nie

możliwe do jednoznacznego uwzględnienia w planie na etapie jego możliwe do jednoznacznego uwzględnienia w planie na etapie jego tworzenia,tworzenia,

Występuje konieczność raportowania realizacji celu i jego Występuje konieczność raportowania realizacji celu i jego monitoringumonitoringu



•Poprawianie

•(Act) •Planowanie

•(Plan)

•Sprawdzanie

•(Check) •Wdrażanie

•(Do)



Priorytetowanie działańPriorytetowanie działań

PilnePilne

NieważneNieważneWażneWażne

NiepilneNiepilne

•Nieobowiązująca korespondencja,

•pożeracze czasu,

•plotki,

•sprawy które może zrobić ktoś inny

•Sprawy kryzysowe,

•Sprawy naglące,

•Zebrania

•Spotkania z data realizacji,

•Najbliższe sprawy naglące,

•Niektóre raporty

•Niektóre spotkania

•Zwykłe zajęcia,

•Zapobieganie kryzysom

•Powierzanie odpowiedzialności

•Budowanie relacji,

•Rekreacja



Przeanalizuj wiedzę o realizowanym celu i dostępnych zasobachPrzeanalizuj wiedzę o realizowanym celu i dostępnych zasobachUstal listę czynności i zadań które pozwolą ci osiągnąć założony celUstal listę czynności i zadań które pozwolą ci osiągnąć założony celUstal kamienie miloweUstal kamienie milowePriorytetyzuj zadaniaPriorytetyzuj zadaniaUstal potrzebne zasoby, poinformuj jak najszybciej innych aby uwzględnili cie w Ustal potrzebne zasoby, poinformuj jak najszybciej innych aby uwzględnili cie w swoich planachswoich planachZweryfikuj które czynności koniecznie musisz zrobić Ty, a jakie zadanie możesz Zweryfikuj które czynności koniecznie musisz zrobić Ty, a jakie zadanie możesz przekazać ( oddelegować)przekazać ( oddelegować)Jeśli zaplanujesz delegowanie - uwzględnij czas na tą czynnośćJeśli zaplanujesz delegowanie - uwzględnij czas na tą czynność Dąż do realizacji zasady Pareto 20/80Dąż do realizacji zasady Pareto 20/80

Zasada Zasada Pareto 20/80 - Pareto 20/80 - 20% nakładu 20% nakładu generuję 80% efektu generuję 80% efektuPlanuj razy 1,5 Planuj razy 1,5 Mierz, sprawdzaj i elastycznie zmieniaj plan - nie cel!!!Mierz, sprawdzaj i elastycznie zmieniaj plan - nie cel!!!

Wskazówki do planowania realizacji celówWskazówki do planowania realizacji celów



Określ potencjalne ryzykaOkreśl potencjalne ryzyka

Określ potencjalne szanse i dodatkowe buforyOkreśl potencjalne szanse i dodatkowe bufory

Przekaz informacje innym o ujęciu ich w planie i uwzględnij ich Przekaz informacje innym o ujęciu ich w planie i uwzględnij ich

informacje zwrotną informacje zwrotną

Zweryfikuj cel i jeszcze raz plan oraz skonsultuj go z Zweryfikuj cel i jeszcze raz plan oraz skonsultuj go z

interesariuszamiinteresariuszami

Wskazówki do planowania realizacji celów c.dWskazówki do planowania realizacji celów c.d



Organizacja czasu własnej pracy– Organizacja czasu własnej pracy– od czego zacząćod czego zacząć

Jaki jest i co znaczy dla mnie cel firmowyJaki jest i co znaczy dla mnie cel firmowyJakie są twoje własne cele biznesowe na dany okres?Jakie są twoje własne cele biznesowe na dany okres?Jakie inni maja cele i jak wpływają na mój cel?Jakie inni maja cele i jak wpływają na mój cel?Jakie są Twoje własne cele osobiste?Jakie są Twoje własne cele osobiste?Okres ich spójne i rozbieżne punktuOkres ich spójne i rozbieżne punktuNegocjuj celeNegocjuj celeSkonstruuj swój nowy cel główny i cele podrzędne WARTESkonstruuj swój nowy cel główny i cele podrzędne WARTE



Planowanie tygodnia/miesiąca pracyPlanowanie tygodnia/miesiąca pracy

• Wiem jakie ważne sprawy i kiedy chce zrealizować• Wiem co chce robić każdego dnia,• Mam zaktualizowany plan o zadania, które nie wpływają na mój

cel),• Inni znają moje zadania zaplanowane z ich udziałem• Wiem jak i które zaplanowane zadania realizują moje cele,• Znam stopień zrealizowania moich celów (wiem gdzie jestem),• Wiem jakie prywatne sprawy chce zrealizować w tym tygodniu,• Jestem na bieżąco ze zmianami w firmie,• Mam zebrane informacje o realizacji celów w firmie• Mam bufor czasowy



Ujmuj w planie prywatne cele i zadaniaUjmuj w planie prywatne cele i zadania

Zaplanuj czas na przyjemności i odpoczynekZaplanuj czas na przyjemności i odpoczynek

Zaplanuj w czasie pracy przerwę 30 minutZaplanuj w czasie pracy przerwę 30 minut

Planuj 60-70% swojego dniaPlanuj 60-70% swojego dnia

Planowanie dniaPlanowanie dnia



Pożeracze czasu Pożeracze czasu

Załatwianie spraw za innych, tylko dlatego ze tak jest łatwiej,Załatwianie spraw za innych, tylko dlatego ze tak jest łatwiej,

Odrywanie się od zadania i wracanie do niego,Odrywanie się od zadania i wracanie do niego,

Bieżące odpisywanie na maile i komunikatory,Bieżące odpisywanie na maile i komunikatory,

Odkładanie na później zadań ważnych, pilny, ale trudnych,Odkładanie na później zadań ważnych, pilny, ale trudnych,

Działanie wg. założenia „Ja to zrobię najlepiej”,Działanie wg. założenia „Ja to zrobię najlepiej”,

Szukanie winnych, a nie odpowiedzialnych za….Szukanie winnych, a nie odpowiedzialnych za….

Robienie więcej niż wymaga cel,Robienie więcej niż wymaga cel,

Brak współpracy na etapie planowania,Brak współpracy na etapie planowania,



Planowanie dnia Planowanie dnia

• - wykonane•x – „zniknęła” potrzeba realizacji• - rozpoczęte - nieskończone• - delegowane• - przeniesione na kolejny dzień

•A – koniecznie na dzisiaj

•B – fajnie będzie dzisiaj

•D – oczekuję na działanie innej

osoby (np. dostarczenie mi

czegoś)

√ A Zadzwonić do…

B Telefon do Jacka 502 076 53

о A Dokument dla…

A Kupić……

• A Zrobić raport

-> B Wysłać maila

D Raport - Monika

•Mogę skreślić ja wpisze odbiór

na ustalony dzień „D”

•Mogę skreślić ja wpisze

wykonanie na ustalony dzień

•Mogę skreślić ja wpisze

odbiorę prace

www.twojekompetencje.pl www.orinoko-szkolenia.pl



Organizacja Czasu Pracy

Education

Transcript of Organizacja Czasu Pracy