Office 2007 PL. Nieoficjalny podręcznikpdf.helion.pl/of27np/of27np-0.pdf · 2007. 11. 29. ·...

Wydawnictwo Helionul. Kociuszki 1c44-100 Gliwicetel. 032 230 98 63e-mail: [email protected]

Office 2007 PL. Nieoficjalny podrêcznikAutor: Chris Grover, Matthew MacDonald, E. MooreT³umaczenie: £ukasz WitaISBN: 978-83-246-1223-9Tytu³ orygina³u: Office 2007: The Missing ManualFormat: B5, stron: 856

Poznaj najg³êbiej ukryte tajemnice najnowszego MS Office

Wykorzystaj nieznane mo¿liwoci Worda, Excela, Accessa i PowerPointa Ujarzmij nowe interfejsy u¿ytkownika aplikacji Odkryj najg³êbiej ukryte narzêdzia

Najnowsza wersja pakietu Microsoft Office, oznaczona numerem 2007, to prze³om. Office 2007 nie jest kopi¹ poprzedniej edycji, do której dodano kilka nowych poleceñ. To ca³kowicie nowe narzêdzie, posiadaj¹ce przeprojektowany interfejs u¿ytkownika, operuj¹ce na plikach w nowym formacie, oferuj¹ce nowatorskie mo¿liwoci, inn¹ filozofiê pracy i zdecydowanie wy¿szy komfort eksploatacji. Jednak przesiadka na now¹ wersjê pakietu przy tak znacz¹cych zmianach mo¿e okazaæ siê doæ skomplikowanym procesem, przy którym warto wspomóc siê dobrym podrêcznikiem. Dokumentacja do³¹czana do pakietu opisuje tylko jego podstawowe mo¿liwoci. Aby staæ siê ekspertem, potrzebujesz czego wiêcej.

Ksi¹¿ka Office 2007. Nieoficjalny podrêcznik na pewno bêdzie doskona³ym asystentem, dziêki któremu bez problemu opanujesz mo¿liwoci najnowszego MS Office. Wiadomoci w niej zawartych nie znajdziesz w oficjalnej dokumentacji. Czytaj¹c j¹, poznasz aplikacje wchodz¹ce w sk³ad pakietu, czyli Word, Excel, Access i PowerPoint, i odkryjesz wszystkie ich mo¿liwoci nawet te najg³êbiej schowane. Nauczysz siê korzystaæ z nowego interfejsu u¿ytkownika i dostosowywaæ go do swoich potrzeb, zredagujesz dokumenty tekstowe, przygotujesz zestawienia i raporty oraz zapieraj¹c¹ dech w piersiach prezentacjê.

Nowe elementy MS Office 2007 Tworzenie dokumentów w Wordzie Formatowanie czcionek i akapitów Drukowanie dokumentów Korzystanie z autokorekty i autouzupe³niania w Excelu Automatyzacja dzia³ania arkuszy Tworzenie formu³, tabel i wykresów Przygotowywanie prezentacji w PowerPoincie Wywietlanie prezentacji Projektowanie baz danych w Accessie Konstruowanie kwerend Tworzenie raportów i formularzy

Nie musisz kupowaæ kilku ksi¹¿ek, aby poznaæ najnowsz¹ wersjê MS Office. Nieoficjalny podrêcznik w zupe³noci Ci wystarczy

http://helion.plhttp://helion.pl/zamow_katalog.htmhttp://helion.pl/katalog.htmhttp://helion.pl/zakupy/add.cgi?id=of27nphttp://helion.pl/emaile.cgihttp://helion.pl/cennik.htmhttp://helion.pl/online.htmmailto:[email protected]://helion.pl/ksiazki/of27np.htmhttp://www.helion.pl/ksiazki/of27np.htm

Spis tre�ciSpis tre�ci

Nieoficjalna czo�ówka ...................................................................................... 17

Wprowadzenie ................................................................................................. 23

Cz�� I Word 2007 PL ....................................................................39

Rozdzia� 1. Tworzenie, otwieranie i zapisywanie dokumentów ....................41Jak dzia�a Word ......................................................................................... 42

Nowy Word ............................................................................................ 43Uruchamianie programu Word .................................................................. 44Tworzenie nowego dokumentu ................................................................. 45

Tworzenie nowego, pustego dokumentu ................................................. 47Tworzenie nowego dokumentu na bazie ju� istniej�cego ......................... 47Tworzenie nowego dokumentu z szablonu ............................................. 50

Otwieranie istniej�cego dokumentu .......................................................... 52Ró�ne widoki dokumentu ......................................................................... 53

Widoki dokumentu: pi�� sposobów patrzenia na swój dokument ............ 54Narz�dzia grupy Pokazywanie/ukrywanie ............................................... 56Powi�kszanie i zmniejszanie widoku ...................................................... 58Grupa Okno — wprowadzanie podzia�ów ................................................ 60

Zapisywanie i zamykanie dokumentu ....................................................... 63Ró�ne sposoby zapisywania dokumentu ................................................. 64

Rozdzia� 2. Wpisywanie i edytowanie tekstu ................................................ 69Pisanie w edytorze Word ............................................................................ 69

Klikaj i pisz — funkcja Szybkiego formatowania ...................................... 71Zaznaczanie tekstu ................................................................................... 72

Zaznaczanie za pomoc� myszy ............................................................... 74Zaznaczanie za pomoc� klawiatury ........................................................ 75

O F F I C E 2 0 0 7 P L . N I E O F I C J A L N Y P O D R � C Z N I K4

Rozszerzanie zaznaczenia .......................................................................76Zaznaczanie wielu fragmentów tekstu w ró�nych miejscach ...................77

Nawigowanie w dokumencie .....................................................................78Poruszanie si� przy u�yciu klawiatury .....................................................78Poruszanie si� za pomoc� paska przewijania ...........................................79Przegl�danie wed�ug nag�ówków i innych obiektów .................................80Przegl�danie wed�ug zak�adek .................................................................81

Wycinanie, kopiowanie i wklejanie ............................................................83Edytowanie za pomoc� wst��ki ...............................................................84Edytowanie za pomoc� skrótów klawiaturowych .....................................85Edytowanie za pomoc� myszy .................................................................85Przenoszenie tekstu pomi�dzy dwoma dokumentami .............................87Przegl�danie i wklejanie zawarto�ci Schowka ..........................................87

Znajdowanie i zamienianie tekstu .............................................................90Oszcz�dzaj klawisze dzi�ki Szybkim cz��ciom ...........................................93

Rozdzia� 3. Formatowanie tekstu, akapitów i nag�ówków ........................... 95Podstawy formatowania ............................................................................95Formatowanie znaków ..............................................................................96

Formatowanie za pomoc� wst��ki lub okna dialogowego Czcionka .........97Formatowanie za pomoc� minipaska narz�dzi ........................................98Formatowanie za pomoc� skrótów klawiaturowych .................................99Zmiana wielkich i ma�ych liter .............................................................101

Formatowanie akapitów ..........................................................................101Wyrównywanie tekstu ..........................................................................102Ustawianie wci�cia w akapicie ..............................................................104Odst�py mi�dzy akapitami ...................................................................105Odst�py pomi�dzy wierszami ...............................................................105Wstawianie podzia�u strony i wiersza ....................................................106

Tworzenie list wypunktowania i numerowania ........................................107Ustawianie tabulatorów ...........................................................................111

Jak dzia�aj� pozycje tabulatora? .............................................................112Podgl�d znaczników tabulatora w tek�cie ..............................................113Usuwanie i edytowanie tabulatorów .....................................................113Rodzaje tabulatorów .............................................................................114Znaki wiod�ce ......................................................................................115

Linijki w edytorze Word ...........................................................................115Zarz�dzanie ustawieniami tabulatorów za pomoc� linijki .....................116Ustawianie marginesów za pomoc� linijki ............................................117Ustawianie wci�� akapitu za pomoc� linijki ..........................................118

Szybkie formatowanie za pomoc� Malarza formatów ...............................119

S P I S T R E � C I5

Formatowanie za pomoc� stylów ............................................................. 120Stosowanie Szybkich stylów ................................................................. 121

Modyfikowanie stylów ............................................................................ 122Zarz�dzanie zestawami stylów ................................................................ 124

Tworzenie w�asnego zestawu stylów ..................................................... 124

Rozdzia� 4. Ustawianie parametrów dokumentu ......................................... 127Dobieranie rozmiaru papieru i uk�adu strony ........................................... 127

Zmiana rozmiaru papieru .................................................................... 129Ustawianie orientacji papieru ............................................................... 130

Ustawianie marginesów dokumentu ....................................................... 130Wybieranie marginesów predefiniowanych ........................................... 131Ustawianie marginesów niestandardowych .......................................... 132Ustawianie marginesów broszury ......................................................... 133Wstawianie obramowania strony .......................................................... 134

Dodawanie nag�ówków i stopek ............................................................... 136Narz�dzia nag�ówka i stopki ................................................................. 136Wstawianie i zmienianie nag�ówka ....................................................... 137Wstawianie odpowiedniej stopki .......................................................... 140Tworzenie w�asnych nag�ówków i stopek ............................................. 141Usuwanie nag�ówków, stopek i numerów stron .................................... 142

Praca z wieloma kolumnami ................................................................... 142Kolumny niestandardowe ..................................................................... 144

Dzielenie wyrazów .................................................................................. 145Automatyczne dzielenie wyrazów ......................................................... 146Usuwanie dzielenia wyrazów z dokumentu .......................................... 147

Dzielenie dokumentu na sekcje ............................................................... 148Wstawianie podzia�ów sekcji ................................................................ 150

Rozdzia� 5. Motywy i szablony ....................................................................... 153Wybieranie motywu ................................................................................ 153

Gdzie znale�� wi�cej motywów ............................................................. 157Wybieranie szablonu ............................................................................... 162

Otwieranie dokumentu z szablonu ....................................................... 164U�ywanie zainstalowanych szablonów ................................................. 167

Rozdzia� 6. Pisownia, gramatyka i narz�dzia sprawdzaj�ce ........................ 169W��czanie sprawdzania pisowni i gramatyki ............................................ 170Sprawdzanie pisowni ............................................................................... 173

Sprawdzanie pisowni w trakcie pisania ................................................. 173R�czne sprawdzanie pisowni ................................................................ 175Zarz�dzanie s�ownikami niestandardowymi ......................................... 176

Sprawdzanie gramatyki i poprawno�ci stylistycznej ................................. 179


Kontrola autokorekty ...............................................................................180Jak dzia�a autokorekta ..........................................................................181Dostosowywanie opcji autokorekty .......................................................181Autokorekta matematyczna, Autoformatowanie i Tagi inteligentne .....183

Odkrywanie narz�dzi do wyszukiwania edytora Word ..............................185Szukanie danych za pomoc� panelu Poszukiwanie ................................186

Dost�p do tezaurusa w edytorze Word ......................................................187T�umaczenie tekstu .................................................................................189

Etykiety ekranowe t�umaczenia ............................................................190Sprawdzanie statystyki dokumentu .........................................................191

Rozdzia� 7. Drukowanie dokumentu edytora Word ......................................193Szybkie i �atwe drukowanie ......................................................................193Podgl�d wydruku .....................................................................................195Wybieranie drukarki ................................................................................198

Ustawianie drukarki domy�lnej ............................................................199Zg��bianie w�a�ciwo�ci drukarki ...........................................................199

Drukowanie do pliku Adobe PDF .............................................................202Wysy�anie faksu z edytora Word ..............................................................202Zmiana ustawie drukowania .................................................................205

Drukowanie cz��ci dokumentu .............................................................205Drukowanie i sortowanie wielu kopii ....................................................206Drukowanie po obu stronach kartki ......................................................207

Drukowanie kopert ..................................................................................208Drukowanie etykiet .................................................................................209Ustawianie opcji drukowania ...................................................................210

Rozdzia� 8. Tworzenie konspektu ..................................................................213Prze��czanie si� na Widok konspektu .......................................................213Podwy�szanie i obni�anie poziomu nag�ówków ........................................215

Kontrola podnag�ówków w czasie podwy�szania i obni�ania ..................218Przenoszenie elementów konspektu ........................................................219Pokazywanie poszczególnych cz��ci konspektu ........................................220

Rozwijanie i zwijanie poziomów ...........................................................220Pokazywanie i ukrywanie tekstu ...........................................................220Pokazywanie tylko pierwszego wiersza ..................................................222Pokazywanie formatowania tekstu ........................................................222

Cz�� II Excel 2007 PL .................................................................. 223

Rozdzia� 9. Tworzenie arkuszy i poruszanie si� po nich .............................. 225Co mo�na zrobi� w Excelu? ......................................................................226Nowe funkcje Excela ................................................................................228


Tworzenie podstawowego arkusza ........................................................... 229Tworzenie nowego arkusza .................................................................. 230Wstawianie tytu�ów w kolumnach ........................................................ 231Wpisywanie danych ............................................................................. 233

Edytowanie danych ................................................................................. 234Poruszanie si� po Excelu .......................................................................... 235

Zak�adki na wst��ce ............................................................................. 237Pasek formu�y ...................................................................................... 239Pasek stanu .......................................................................................... 240Opcje programu Excel .......................................................................... 243

Zapisywanie plików ................................................................................ 244Format pliku Excela 2007 ..................................................................... 245Zapisywanie arkuszy w starszych formatach ......................................... 246Zapisywanie skoroszytu w formacie PDF .............................................. 247Odzyskiwanie danych po katastrofie ..................................................... 250

Otwieranie plików ................................................................................... 252Otwieranie kilku skoroszytów jednocze�nie .......................................... 252

Rozdzia� 10. Wprowadzanie danych do arkusza 255Wprowadzanie ró�nych typów danych ..................................................... 255

Kontrolowanie typów danych ............................................................... 258Metody szybkiego wpisywania danych ..................................................... 262

Autouzupe�nianie ................................................................................ 263Autokorekta ......................................................................................... 264Autowype�nianie .................................................................................. 265Autodopasowanie ................................................................................ 268Cofnij i Wykonaj ponownie .................................................................. 270

Rozdzia� 11. Przemieszczanie danych w obr�bie arkusza .............................273Zaznaczanie komórek ............................................................................. 273

Zaznaczanie ci�g�ych obszarów ............................................................ 274Zaznaczanie nieci�g�ych obszarów ........................................................ 277Automatyczne zaznaczanie danych ...................................................... 278Zaznaczanie komórek przy u�yciu klawiatury ....................................... 278

Przemieszczanie komórek ....................................................................... 280Proste operacje wytnij-i-wklej oraz kopiuj-i-wklej ................................. 280Metoda przeci�gnij-i-upu�� .................................................................. 283Schowek .............................................................................................. 283Wklejanie specjalne .............................................................................. 286

Dodawanie i przesuwanie kolumn i wierszy ............................................. 288Wstawianie kolumn ............................................................................. 289Wstawianie wierszy .............................................................................. 289Wstawianie skopiowanych lub wyci�tych komórek ............................... 290Usuwanie kolumn i wierszy ................................................................. 290


Rozdzia� 12. Zarz�dzanie arkuszami i skoroszytami 293Arkusze i skoroszyty ................................................................................294

Dodawanie, usuwanie i ukrywanie arkuszy ...........................................295Nadawanie arkuszom nazw i zmiana ich uk�adu w skoroszycie .............297

Znajd� i zamie .......................................................................................298Podstawowa funkcja Znajd� .................................................................299Znajd� wszystko ...................................................................................300Wyszukiwanie zaawansowane ..............................................................301Znajdowanie sformatowanych komórek ...............................................303Znajdowanie i zamiana warto�ci ...........................................................305

Sprawdzanie pisowni ...............................................................................307Opcje sprawdzania pisowni ..................................................................309

Rozdzia� 13. Formatowanie komórek .............................................................313Formatowanie warto�ci komórek .............................................................314

Formatowanie liczb ..............................................................................316Formatowanie dat i godzin ....................................................................322Specjalne formatowanie specjalnych liczb .............................................323

Formatowanie wygl�du komórek .............................................................324Wyrównanie i orientacja .......................................................................324Czcionki i kolory ..................................................................................328Obramowanie i wype�nienia .................................................................332R�czne rysowanie obramowania ...........................................................334

Rozdzia� 14. Ogl�danie i drukowanie arkuszy ...............................................337Kontrolowanie widoku ............................................................................337

Powi�kszanie .......................................................................................338Jednoczesne ogl�danie odleg�ych cz��ci arkusza ....................................340Blokowanie kolumn lub wierszy ...........................................................342Ukrywanie danych ...............................................................................345Zapisywanie ustawie widoku ..............................................................346

Drukowanie ............................................................................................348Jak wydrukowa� plik Excela? ................................................................348Szybkie drukowanie ..............................................................................351Podgl�d wydruku ..................................................................................351Tworzenie nag�ówków i stopek .............................................................354Dostosowywanie ustawie wydruku .....................................................356

Kontrola stronicowania ...........................................................................360Znaki podzia�u strony ...........................................................................360Skalowanie ...........................................................................................361Podgl�d podzia�u stron — widok „z lotu ptaka” ......................................362


Rozdzia� 15. Konstruowanie prostych formu� .............................................. 365Tworzenie prostej formu�y ...................................................................... 365

Kolejno�� dzia�a w Excelu ................................................................... 367Odwo�ania do komórek ........................................................................ 369Jak Excel formatuje komórki, które zawieraj� odwo�ania? ..................... 370Funkcje ................................................................................................ 370B��dy w formu�ach ............................................................................... 374Operatory logiczne ............................................................................... 375

Szybkie konstruowanie formu� ................................................................ 378Tworzenie formu� z wykorzystaniem myszy ......................................... 378Edytowanie formu� z wykorzystaniem myszy ........................................ 379Zak�adka Formu�y ................................................................................ 380U�ywanie przycisku Wstaw funkcj� ...................................................... 381

Kopiowanie formu� .................................................................................. 384Odwo�ania bezwzgl�dne ....................................................................... 386Odwo�ania mieszane ............................................................................ 388

Rozdzia� 16. Tabele i wykresy ........................................................................ 389Podstawowe informacje na temat tabel .................................................... 390

Tworzenie tabeli .................................................................................. 390Formatowanie tabeli ............................................................................ 393Edytowanie tabeli ................................................................................. 395Zaznaczanie cz��ci tabeli ...................................................................... 397

Sortowanie i filtrowanie tabeli ................................................................. 398Stosowanie prostego porz�dku sortowania ............................................ 399Sortowanie z wykorzystaniem wielu kryteriów ..................................... 400Filtrowanie przy u�yciu list warto�ci ..................................................... 403Tworzenie bardziej zaawansowanych filtrów ........................................ 405

Podstawowe informacje o wykresach ....................................................... 407Wykresy osadzone i samodzielne .......................................................... 408Tworzenie wykresów przy u�yciu wst��ki ............................................. 409Zak�adki sekcji Narz�dzia wykresów wst��ki ........................................ 411Drukowanie wykresów ......................................................................... 412

Cz�� III PowerPoint 2007 PL ...................................................... 413

Rozdzia� 17. Tworzenie prostej prezentacji ...................................................415Co mo�esz zrobi� w PowerPoincie 2007? ................................................. 417Co nowego w PowerPoincie 2007 ............................................................ 418

Nowe formaty plików ........................................................................... 420Poprawiona grafika ............................................................................... 421Wi�cej gotowych motywów .................................................................. 421


Rozpoczynasz tworzenie nowej prezentacji ..............................................421Tworzenie nowej prezentacji od podstaw ..............................................422Tworzenie prezentacji w oparciu o istniej�cy szablon,

motyw lub gotow� prezentacj� ...........................................................423Wybieramy motyw ..................................................................................433Wstawiamy tekst .....................................................................................435

Wype�nianie istniej�cych pól tekstowych ..............................................435Dodawanie nowych pól tekstowych ......................................................437

Dodajemy kolejne slajdy ..........................................................................439Wybieramy slajd do edycji ........................................................................441

Nawigowanie za pomoc� paska przewijania ..........................................441Nawigowanie za pomoc� kart Slajdy i Konspekt ....................................442Wyszukiwanie ......................................................................................443

Dodajemy notatki prelegenta ...................................................................444Przygotowujemy i drukujemy materia�y informacyjne ..............................445Zapisujemy i zamykamy prezentacj� .......................................................446Odtwarzamy prezentacj� .........................................................................448

Rozdzia� 18. Edytowanie slajdów ...................................................................451Edytowanie tekstu ...................................................................................451

Zaznaczanie tekstu ...............................................................................452Wycinanie tekstu .................................................................................453Kopiowanie tekstu ................................................................................454Wklejanie tekstu ..................................................................................454Przemieszczanie tekstu ........................................................................457Usuwanie tekstu ..................................................................................457

Przywracanie poprzedniego stanu (polecenie Cofnij) ................................458Automatyczne wyszukiwanie i zamienianie tekstu ..................................458Sprawdzanie pisowni ...............................................................................460Wstawianie znaków specjalnych ..............................................................465

Rozdzia� 19. Formatowanie i wyrównywanie tekstu ................................... 467Automatyczne formatowanie tekstu ........................................................467

Korzystanie z opcji autoformatowania ..................................................469Korzystanie z opcji autodopasowania ....................................................471

R�czne formatowanie tekstu ....................................................................473Zmiana czcionki ..................................................................................474Zmiana rozmiaru czcionki ....................................................................476Pogrubianie, pochylanie i podkre�lanie tekstu .......................................477Zmiana koloru czcionki i t�a .................................................................478Tworzenie tekstowych efektów specjalnych ..........................................479

R�czne wyrównywanie tekstu i tworzenie wci�� akapitowych ...................481Wyrównywanie tekstu i tworzenie kolumn ...........................................481Tworzenie list ......................................................................................484


Zmienianie wci�� ................................................................................. 488Zmienianie tabulatorów ....................................................................... 490Zmienianie kierunku tekstu ................................................................. 491

Formatowanie pól tekstowych ................................................................. 492

Rozdzia� 20. Formatowanie slajdów ............................................................. 495Zmiana uk�adu slajdu ............................................................................. 495

Stosowanie gotowych uk�adów ............................................................. 496Zmiana orientacji slajdu ...................................................................... 497Zmiana po�o�enia pól tekstowych ........................................................ 498U�atwienia w precyzyjnym ustawianiu pól tekstowych

— powi�kszenie, prowadnice i siatka ................................................. 499Zmiana koloru t�a ................................................................................... 500

Tworzenie t�a z efektem gradientowym ................................................ 503Ponowne stosowanie motywu, kolorów i czcionek ................................... 506

Ponowne stosowanie motywu .............................................................. 506Ponowne stosowanie schematu kolorów ............................................... 507Ponowne stosowanie czcionki .............................................................. 508

Rozdzia� 21. Edytowanie pokazu slajdów ..................................................... 509Ogl�danie wielu slajdów jednocze�nie ..................................................... 509

Panel Slajdy ......................................................................................... 510Widok Sortowanie slajdów ................................................................... 510

Dodawanie, usuwanie i przemieszczanie slajdów ..................................... 512Dodawanie pustych slajdów ................................................................. 512Usuwanie slajdów ................................................................................ 514Zmienianie kolejno�ci slajdów ............................................................. 514Powielanie slajdów ............................................................................... 515Wycinanie, kopiowanie i wklejanie slajdów .......................................... 516Wstawianie slajdów pobranych z innej prezentacji ................................ 516

Edytowanie wzorców slajdów i uk�adów ................................................... 519Stosowanie wielu wzorców slajdów ....................................................... 521

Dodawanie nag�ówków i stopek ............................................................... 523Dodawanie stopek do slajdów ............................................................... 523Dodawanie nag�ówków i stopek

do materia�ów informacyjnych oraz notatek ...................................... 525

Rozdzia� 22. Wstawianie wykresów, diagramów i tabel .............................527Tworzenie wykresów ............................................................................... 528

Wybieranie typu wykresu ..................................................................... 529Tworzenie wykresu .............................................................................. 530Modyfikowanie wykresów przy u�yciu gotowych uk�adów i stylów ........ 534


Tworzenie diagramów .............................................................................537Dodawanie diagramów do slajdów ........................................................538Przekszta�canie list tekstowych na diagramy .........................................540Modyfikowanie diagramów

za pomoc� gotowych stylów i schematów kolorów .............................541Modyfikowanie diagramów ...................................................................542

Tworzenie tabel .......................................................................................544Tworzenie prostej tabeli .......................................................................544Modyfikowanie tabel ............................................................................549Zmienianie rozmiarów tabeli ................................................................554Przemieszczanie tabel ...........................................................................554Usuwanie tabel ....................................................................................554

Rozdzia� 23. Przedstawianie prezentacji ...................................................... 555Konfigurowanie pokazu slajdów ...............................................................555

Wybór typu pokazu ...............................................................................556Ukrywanie pojedynczych slajdów .........................................................558Wybór monitora dla wy�wietlania notatek lektora .................................560Ustawianie automatycznego chronometra�u ........................................560Odtwarzanie w p�tli .............................................................................562

Tworzenie ró�nych wersji tej samej prezentacji ........................................562Tworzenie pokazu niestandardowego ...................................................563Edytowanie pokazu niestandardowego ..................................................565

Odtwarzanie pokazu slajdów ...................................................................566Tworzenie pokazów programu PowerPoint ..............................................567Przesy�anie prezentacji drog� e-mailow� ..................................................568Nagrywanie prezentacji na p�yt� CD ........................................................569

Rozdzia� 24. Drukowanie prezentacji ............................................................ 571Drukowanie slajdów (po jednym na stronie) .............................................572Materia�y informacyjne (kilka slajdów na jednej stronie) ..........................576Foliogramy ..............................................................................................579Notatki prelegenta ...................................................................................580Konspekt prezentacji ...............................................................................581

Rozdzia� 25. Obrazy i przej�cia slajdów ........................................................ 583Rysowanie na slajdach .............................................................................584

Rysowanie linii i kszta�tów ...................................................................586Rysowanie ��czników ...........................................................................586

Dodawanie obrazów tworzonych w innych programach ...........................589Wstawianie obrazów przechowywanych na komputerze ........................589Dodawanie wbudowanych obiektów clipart ..........................................591


Przej�cia slajdów ..................................................................................... 594Typy przej�� ......................................................................................... 594Dodawanie przej�� pomi�dzy slajdami .................................................. 595

Cz�� IV Access 2007 PL ..............................................................599

Rozdzia� 26. Tworzenie pierwszej bazy danych ............................................601Co mo�esz zrobi� za pomoc� Accessa? ..................................................... 602

Dwie strony Accessa ............................................................................ 603Access kontra Excel .............................................................................. 604

Poznaj bazy danych Access ...................................................................... 606Zaczynamy ............................................................................................. 607

Tworzenie nowej bazy danych .............................................................. 609Poznaj tabele ........................................................................................ 612Tworzenie prostej tabeli ....................................................................... 613Edytowanie tabeli ................................................................................. 616

Zapisywanie i otwieranie baz danych Access ............................................ 620Tworzenie kopii zapasowych ................................................................ 621Zapisywanie bazy danych pod inn� nazw� lub w innym formacie .......... 622Otwieranie bazy danych ....................................................................... 622Otwieranie wi�cej ni� jednej bazy danych naraz .................................... 624Otwieranie bazy danych utworzonej w poprzednich wersjach Accessa ... 625Tworzenie kolejnej bazy danych ........................................................... 627

Okienko nawigacji .................................................................................. 627Przegl�danie tabel za pomoc� okienka nawigacji ................................... 627Zarz�dzanie obiektami bazy danych ..................................................... 629

Rozdzia� 27. Tworzenie sprawnie dzia�aj�cych tabel .................................. 633Poznaj typy danych ................................................................................. 633Widok projektu ....................................................................................... 634

Organizowanie i opisywanie pól ........................................................... 636Jak dzia�aj� aktualizacje w Widoku projektu? ........................................ 637

Typy danych w Accessie .......................................................................... 638Tekst ................................................................................................... 641Nota .................................................................................................... 643Liczba .................................................................................................. 646Waluta ................................................................................................. 648Data/Godzina ...................................................................................... 649Tak/Nie ............................................................................................... 651Hiper��cze ............................................................................................ 652Za��cznik ............................................................................................. 653Autonumerowanie ............................................................................... 655

Klucz podstawowy ................................................................................... 657Tworzenie w�asnego pola klucza podstawowego .................................... 659


Sze�� zasad projektowania baz danych .....................................................6601. Wybierz dobre nazwy pól ..................................................................6602. Dziel informacje ...............................................................................6613. Umieszczaj wszystkie szczegó�y w jednym miejscu ...........................6614. Unikaj powtarzania informacji .........................................................6635. Unikaj zbytecznych informacji .........................................................6646. Umieszczaj pole Identyfikator ...........................................................665

Rozdzia� 28. Opanowywanie arkusza danych ...............................................667Dostosowywanie arkusza danych .............................................................668

Formatowanie arkusza danych .............................................................668Przestawianie kolumn ..........................................................................669Zmiana wielko�ci wierszy i kolumn ......................................................670Ukrywanie kolumn ..............................................................................671Blokowanie kolumn .............................................................................672

Nawigacja po arkuszu danych ..................................................................674Sortowanie ...........................................................................................674Filtrowanie ...........................................................................................677Wyszukiwanie ......................................................................................681

Drukowanie arkusza danych ....................................................................683Podgl�d wydruku ..................................................................................683Dostrajanie wydruku ............................................................................685

Rozdzia� 29. Blokowanie z�ych danych ......................................................... 687Podstawy integralno�ci danych ................................................................687

Zapobieganie pustym polom .................................................................688Ustawianie warto�ci domy�lnych ..........................................................690Wykorzystanie indeksów do zapobiegania powtarzaniu warto�ci ...........691

Maski wprowadzania ...............................................................................695U�ywanie gotowej maski ......................................................................697

Regu�y sprawdzania poprawno�ci .............................................................700Stosowanie regu�y sprawdzania poprawno�ci pola .................................701Tworzenie regu�y sprawdzania poprawno�ci pola ..................................702Tworzenie regu� sprawdzania poprawno�ci tabeli ..................................706

Odno�niki ...............................................................................................707Tworzenie prostego odno�nika ze sta�ymi warto�ciami .........................708Dodawanie nowych warto�ci do listy odno�nika ....................................711

Rozdzia� 30. ��czenie tabel za pomoc� relacji .............................................. 713Podstawy relacji .......................................................................................714

Powtarzaj�ce si� dane kontra powi�zane dane .......................................714To�same pola: �cze relacji ..................................................................716

�czenie za pomoc� kolumny Identyfikator ..........................................716Relacja rodzic – potomek ......................................................................717


U�ywanie relacji ...................................................................................... 718Definiowanie relacji ............................................................................. 719Edycja relacji ........................................................................................ 723Wi�zy integralno�ci .............................................................................. 723Nawigowanie przez relacje ................................................................... 726Odno�niki z powi�zanymi tabelami ...................................................... 728

Rozdzia� 31. Kwerendy — wielokrotne wyszukiwanie ................................733Podstawy kwerend ................................................................................... 734Tworzenie kwerend ................................................................................. 735

Tworzenie kwerendy w Widoku projektu .............................................. 735Tworzenie prostej kwerendy za pomoc� Kreatora kwerend .................... 744

Poznaj kwerendy akcji ............................................................................. 747Testowanie kwerend akcji (zachowa� ostro�no��) ................................. 747Rodzina kwerend akcji ......................................................................... 748

Rozdzia� 32. Tworzenie raportów ................................................................. 749Podstawy raportów .................................................................................. 750

Tworzenie prostego raportu .................................................................. 751Rozmieszczanie elementów raportu ..................................................... 753Dodawanie i usuwanie pól .................................................................... 754Wiele widoków raportu ........................................................................ 756Tworzenie raportu od podstaw ............................................................. 757

Drukowanie, podgl�danie i eksportowanie raportu .................................. 759Podgl�danie raportu ............................................................................. 759Eksportowanie raportu ......................................................................... 761Jak zdoby� dodatek Zapisz jako PDF? ................................................... 763

Formatowanie raportu ............................................................................. 765Formatowanie kolumn i ich nag�ówków ............................................... 766

Filtrowanie i sortowanie raportu .............................................................. 770Filtrowanie raportu .............................................................................. 770Sortowanie raportu ............................................................................... 772

Rozdzia� 33. Tworzenie prostych formularzy ................................................773Podstawy formularzy ............................................................................... 774

Tworzenie prostego formularza ............................................................ 775Korzystanie z formularza ...................................................................... 778

Sortowanie i filtrowanie w formularzu ..................................................... 784Sortowanie formularza ......................................................................... 784Filtrowanie formularza ......................................................................... 784Korzystanie z funkcji Filtruj wed�ug formularza .................................... 785Zachowywanie filtrów na przysz�o�� ..................................................... 787

Kreator formularzy .................................................................................. 789


Rozdzia� 34. Importowanie i eksportowanie danych ...................................793Powody, dla których importujemy lub eksportujemy dane ........................794

Jak dzia�a eksportowanie ......................................................................794Jak dzia�a importowanie .......................................................................795

Korzystanie ze Schowka ...........................................................................795Kopiowanie tabeli Accessa do innego programu ....................................796Kopiowanie komórek Excela do bazy Access ..........................................799

Operacje importowania i eksportowania ..................................................800Typy plików, które mo�na importowa� .................................................801Importowanie danych ...........................................................................802Importowanie z pliku Excela .................................................................804Importowanie danych z pliku tekstowego .............................................806Typy plików, do których mo�na eksportowa� dane ................................808Eksportowanie danych ..........................................................................809

Dodatki ......................................................................................... 811

Dodatek A Modyfikowanie paska Szybki dost�p ..........................................813

Dodatek B Poszukiwanie pomocy ..................................................................819

Skorowidz ........................................................................................................831

Wprowadzenie

Posiadanie komputera z pakietem Microsoft Office to dla rzeszy pracownikówkorporacyjnych niemal�e obywatelski obowi�zek — je�li chodzi o reszt� spo�e-cze�stwa, to wcale nie jest inaczej. Dla Microsoftu by�a to zawsze �wietna wia-domo��, bo to w�a�nie Word, Excel, PowerPoint i Access by�y przyczyn� tego, �ewp�ywy tej firmy przekracza�y dochody bud�etów niejednego ma�ego pa�stwa.

Przez ca�e lata firma Microsoft korzysta�a z tego niby-monopolu jako pewnego,zdaj�c sobie spraw� z tego, �e pracownicy biurowi z ca�ego �wiata b�d� pilnie ak-tualizowa� posiadane oprogramowanie do ka�dej nowej wersji. Bo jakby nie pa-trze�, z pracy biurowej, polegaj�cej na redagowaniu listów, tworzeniu arkuszykalkulacyjnych, prezentacji i baz danych, nikt jeszcze nie zosta� zwolniony zapos�ugiwanie si� programami Microsoftu.

Obecnie, po wydaniu wersji 2007 nasi przyjaciele z Redmond wreszcie odp�acilisi� wiernym u�ytkownikom. Wersje programów biurowych z pakietu Office2007 zosta�y gruntownie przerobione, znacznie u�atwiaj�c u�ytkownikom ko-rzystanie z nich. Zmiany wymagaj� co prawda przyzwyczajenia si� do nich, roz-poznania i obycia z nimi, ale po to masz t� ksi��k�.

Uwaga: Niniejsza ksi��ka dotyczy najnowszego i najlepszego dotychczasowego wydania pakietuMicrosoft Office — Office 2007, przeznaczonego wy��cznie dla systemów z rodziny Windows. Naj-nowsze wydanie pakietu dla systemów Macintosh zosta�o opisane w ksi��ce Office 2004 for Ma-cintosh: The Missing Manual.

Co nowego w pakiecie Office 2007Odk�d Microsoft Office podbi� �wiat (lata dziewi��dziesi�te XX wieku), progra-my takie jak Word, Excel, PowerPoint i Access nie zmienia�y si� zanadto. Cho�od czasu do czasu pojawia�y si� zupe�nie nowe, przydatne mo�liwo�ci, Microsoftsp�dza� wi�cej czasu na wprowadzaniu dziwacznych gad�etów, takich jak gada-j�cy spinacz.

O F F I C E 2 0 0 7 P L . N I E O F I C J A L N Y P O D R � C Z N I K

Co nowego w pakiecieOffice 2007

24

C Z � S T O Z A D A W A N E P Y T A N I A

Odmiany Office 2007Jak to mo�liwe, �e na moim komputerze nie ma Ac-cessa ani PowerPointa?

Je�li na swoim komputerze nie mo�esz w ramach pa-kietu Office 2007 znale�� programu Access albo Po-werPoint, nie martw si� — wcale si� nie zgubi�y. PakietOffice 2007 jest wydawany w kilku ró�nych odmianach(firma Microsoft nazywa je „wersjami”); wszystkie za-wieraj� programy Word 2007 i Excel 2007, z pozo-sta�ymi rzecz wygl�da ró�nie.

Wybór ogranicza z jednej strony wersja Basic z pro-gramami Word, Excel i Outlook (to program do ob-s�ugi poczty elektronicznej i organizacji czasu),

a wersja Enterprise z drugiej. Ta ostatnia to wersja dlapracowników wielkich korporacji i zawiera wszystko:nie tylko Worda, Excela, PowerPointa i Accessa, alei szereg innych aplikacji.

Je�li interesuj� Ci� ró�nice pomi�dzy wersjami pakietuMicrosoft Office 2007, zajrzyj na stron� WWW firmyMicrosoft (www.microsoft.pl), gdzie poprzez odno�ni-ki Office, a nast�pnie Porównaj wersje dotrzesz dotabeli zestawiaj�cej zawarto�� poszczególnych wa-riantów. Je�li chcesz uzupe�ni� sk�ad swojego pakietuo programy PowerPoint i Access bez kupowania ca�e-go zestawu, mo�esz dokupi� te programy osobno.

Office 2007 prze�amuje ten schemat i wprowadza najwi�ksze zmiany od czasupakietu Office 95. Najbardziej rzucaj�c� si� w oczy zmian� jest znacznie popra-wiony interfejs u�ytkownika (okna, paski narz�dzi, menu i skróty klawiaturoweu�ywane w pracy z aplikacjami pakietu Office). Microsoft po zbyt d�ugim okresieczasu, w którym stara� si� upro�ci� chaotyczne, prze�adowane paskami narz�dziinterfejsy wi�kszo�ci aplikacji z pakietu Office, zebra� si� w ko�cu na odwag�i zupe�nie je przeprojektowa�. W efekcie powsta� ca�kowicie nowy interfejs u�yt-kownika, który wreszcie jest odpowiednio intuicyjny. G�ównym elementem no-wego interfejsu jest nadrz�dny pasek narz�dziowy — tak zwana Wst��ka.

Wst��kaNajlepsz� modyfikacj�, któr� wprowadzono do pakietu Office na przestrzeniostatnich lat, jest koncepcja wst��ki narz�dziowej. Wszystko, co zechcesz zrobi�w programach pakietu Office, zosta�o na niej umieszczone. Zawarto�� wst��ki za-le�y od programu, ale zasadniczo pozostaje ona spójna: w ka�dym przypadku sta-nowi centrum sterowania dla wszystkich wykonywanych czynno�ci.

Uwaga: W programie Access 2007 wst��ka jest niewidoczna do czasu utworzenia bazy danych.

Wst��k� nale�y traktowa� jako rozbudowany pasek narz�dziowy. Na pocz�tkuwydaje si�, �e zajmuje w oknie programu zbyt du�o miejsca (zobacz rysunek W.1),ale wcale tak nie jest — wi�cej przestrzeni w poprzednich wersjach programówzajmowa� klasyczny pasek menu z kilkoma zestawami pasków narz�dzi. Pozatym wst��ka zawsze jest na swoim miejscu, nigdy si� nie powi�ksza i poniewa�nie mo�na jej modyfikowa� ani przenosi�, tak jak paski narz�dzi w poprzednichwersjach, nie mo�na jej przypadkowo usun��.

W P R O W A D Z E N I E


25

Rysunek W.1.Wst��ka jest pe�naszczegó�ów. Gdyprzytrzymasz kursornad przyciskiem, niepojawi si� lakonicznyopis w �ó�tym polu.Zamiast tego pojawisi� przyjazne okienkoz krótkim, ale tre�ci-wym opisem. Tutajwidoczny jest efektprzytrzymania kur-sora nad poleceniemTabela w Accesie2007 PL

Wskazówka: Wst��ki narz�dzi w Office 2007 to jeden z tych nowych elementów, które naj�atwiejzrozumie� i doceni� w akcji — na stronie www.missingmanuals.com, pod odno�nikiem MissingCD-ROM w�a�ciwym dla orygina�u niniejszej ksi��ki znajdziesz demonstracj� zasady dzia�ania wst��kiw Wordzie.

Dzi�ki wst��ce znacznie �atwiej jest znale� poszczególne funkcje i zapami�ta�ich po�o�enie, poniewa� ka�de z narz�dzi znajduje si� w logicznie powi�zanychzak�adkach (zwanych te� kartami). Co wi�cej, gdy u�ytkownik odnajdzie intere-suj�cy go przycisk, zwykle bez trudu mo�e równie� odnale� inne powi�zanez nim polecenia, przegl�daj�c jedynie grup�, w której przycisk si� znajduje. Ina-czej mówi�c, wst��ka nie jest tylko kolejnym wygodnym narz�dziem, ale tak�edoskona�ym rozwi�zaniem do poznania mo�liwo�ci poszczególnych programów.

Wskazówka: Chcesz odzyska� przestrze zajmowan� przez wst��k�? Po prostu kliknij dwukrotnieaktywn� zak�adk�, a wst��ka zostanie zwini�ta, pozostawiaj�c jedynie wiersz z tytu�ami zak�adek.Ponownie kliknij dwukrotnie zak�adk�, aby przywróci� przyciski.

Jedn� z przyjemniejszych cech zak�adek wst��ki jest to, �e nigdy si� nie zmie-niaj� — to znaczy, �e nie ma tu tajemniczego przemieszczania si� i znikania po-lece�. Wst��ka zosta�a zaprojektowana tak, aby polecenia pozostawa�y zawszew tych samych miejscach i by� wiedzia�, gdzie ich szuka�. Jedynie kiedy powi�k-szysz okno programu, zmieni� swój uk�ad tak, aby lepiej wykorzysta� dost�pnemiejsce (rysunek W.2).

W zale�no�ci od wielko�ci okna przycisk, który b�dziesz musia� klikn��, mo�enie zawiera� tekstu. Zamiast tego mo�e pojawi� si� jako ma�a ikona. W takiej sy-tuacji, aby pozna� nazw� tajemniczego przycisku, mo�esz przytrzyma� nad nimwskanik myszy, zanim zdecydujesz si�, czy go klikn��.



26

Rysunek W.2. W tymprzyk�adzie Accessowizabrak�o miejsca na wy-�wietlenie sekcji Widoki,Rekordy i Znajdowaniezak�adki Narz�dzia g�ów-ne, wi�c zosta�y one za-st�pione przyciskami.Gdy klikniesz który� z tychprzycisków, zostanie wy-�wietlony panel zawie-raj�cy poszukiwane ele-menty

Zak�adkiAby rozmie�ci� wszystkie te przyciski, trzeba by�o podzieli� wst��k� na zak�adkiodpowiadaj�ce kategoriom czynno�ci. Po uruchomieniu ka�dego z programówz pakietu Office zobaczysz zak�adk� Narz�dzia g�ówne — to, jakie b�d� pozosta�ezak�adki, zale�y od tego, o jaki program chodzi. Na przyk�ad Excel na pocz�tkuudost�pnia na wst��ce siedem zak�adek. Gdy która� z nich zostanie klikni�ta, naekranie pojawi si� zupe�nie nowa kolekcja przycisków (rysunek W.3).

Rysunek W.3. Po uruchomieniu Excela aktywna jest zak�adka Narz�dzia g�ówne, natomiast po klikni�ciu za-k�adki Uk�ad strony u�ytkownik zyskuje dost�p do szeregu zada� takich jak dostosowywanie rozmiaru stronyi wykonywanie wydruków. Przyciski obecne na zak�adce s� zebrane w mniejsze grupy, dzi�ki czemu ich organi-zacja jest bardziej czytelna



27

Zak�adki kontekstowe pozwalaj� pracowa� ze specjalnymi obiektami, takimi jakobrazy czy wykresy. Pojawiaj� si� nad wst��k�, a w ksi��ce s� zapisywane z pio-now� kresk� po kontekstowej cz��ci ich nazwy, na przyk�ad Narz�dzia wykre-sów|Formatowanie. Zak�adki kontekstowe pojawiaj� si� tylko wtedy, gdy s� rze-czywi�cie potrzebne, i automatycznie znikaj�, kiedy staj� si� zb�dne. Na przyk�adgdy zaznaczymy wykres umieszczony na slajdzie, pojawi� si� trzy nowe zak�ad-ki: Narz�dzia wykresów|Projektowanie, Narz�dzia wykresów|Uk�ad i Narz�-dzia wykresów|Formatowanie. Je�li nast�pnie zaznaczymy fragment tekstu, Po-werPoint uzna, �e zako�czyli�my formatowanie wykresu, i ukryje te zak�adki.

Warto po�wi�ci� troch� czasu na przyzwyczajenie si� do wst��ki z zak�adkami.Poklikaj poszczególne zak�adki, aby dowiedzie� si�, co dok�adnie si� w nich znaj-duje. W trakcie lektury tej ksi��ki b�dziesz poznawa� kolejne z tych polece�.

Wskazówka: Je�eli dysponujesz mysz� z rolk�, mo�esz jeszcze sprawniej porusza� si� po elemen-tach zak�adek poprzez ustawienie kursora nad wst��k� i kr�cenie pokr�t�em.

Grupy

Po uruchomieniu ka�dego z programów pakietu Office 2007 PL automatyczniewy�wietlana jest karta Narz�dzia g�ówne, która zawiera opcje formatowania tek-stu podzielone na odpowiednie sekcje, czyli grupy. Na przyk�ad je�li korzystaszz programu PowerPoint, opcje z grupy Czcionka pozwalaj� zmieni� tekst na po-grubiony lub podkre�lony, a opcje z grupy Akapit s�u�� m.in. do wyrównywania tek-stu i formatowania go jako listy punktowanej lub numerowanej.

Przyciski polece�

Jak �atwo si� domy�li�, aby wybra� jak�� opcj� na wst��ce, nale�y klikn�� odpo-wiedni przycisk. Na przyk�ad aby podkre�li� tekst nag�ówka, wystarczy go zazna-czy� i w grupie Czcionka klikn�� przycisk Podkre�lenie. Podobnie, aby zmieni� ko-lor tekstu, nale�y go najpierw zaznaczy�, a nast�pnie w grupie Czcionka nazak�adce Narz�dzia g�ówne klikn�� przycisk Kolor czcionki.

Przyciski otwieraj�ce okna dialogowe

Aby da� nam pe�n� kontrol� nad ka�dym elementem pokazu slajdów, zachowu-j�c jednak podstawow� zasad� udost�pniania wszystkich opcji na wst��ce, pro-jektanci interfejsu Office’a 2007 umie�cili w prawym dolnym rogu wi�kszo�cigrup male�kie przyciski s�u��ce do otwierania okien dialogowych. Klikni�cie ta-kiego przycisku otwiera okno dialogowe odpowiadaj�ce danej grupie. Na przyk�adje�li klikniemy taki przycisk w grupie Czcionka w programie PowerPoint, otwo-rzy si� okno Czcionka pokazane na rysunku W.4.



28

Rysunek W.4. Je�liklikniesz w kwadracikw prawym dolnym na-ro�niku grupy Czcionka(zakre�lone u góry),wy�wietli si� okno dia-logowe wyboru czcionki(na dole)

U�ywanie wst��ki z klawiaturyZdeklarowani mi�o�nicy klawiatury uciesz� si� zapewne na wie�� o tym, �e pole-cenia wst��ki mo�na wywo�ywa� za pomoc� klawiszy. Ca�a sztuka polega nau�yciu skrótów klawiaturowych, czyli serii klawiszy rozpoczynaj�cej si� od klawi-sza Alt (a zatem tego samego klawisza, za pomoc� którego uaktywnia si� menu).Gdy u�ywa si� skrótów klawiaturowych, nie trzeba naciska� jednocze�nie wszyst-kich klawiszy. (Wkrótce b�dziesz si� móg� przekona� o tym, �e niektóre kombinacjeklawiszy sk�adaj� si� z tak wielu liter, �e gdyby� chcia� nacisn�� je wszystkie jedno-cze�nie, musia�by� poprosi� o pomoc jeszcze jedn� osob�). Wystarczy w takiej sytu-acji naciska� poszczególne klawisze jeden po drugim.

Ca�a sztuka korzystania ze skrótów klawiaturowych polega na tym, by zrozu-mie�, �e gdy naci�ni�ty zostanie klawisz Alt, trzeba wykona� dwie czynno�ciw nast�puj�cej kolejno�ci:

1. wybra� zak�adk� wst��ki, 2. wybra� polecenie na wst��ce.

Zanim wywo�ane zostanie konkretne polecenie, trzeba wybra� odpowiedni� za-k�adk� (nawet je�li zak�adka jest ju� wy�wietlona). Ka�dy skrót wymaga naci-�ni�cia co najmniej dwóch klawiszy po uprzednim naci�ni�ciu klawisza Alt. Je�litrzeba skorzysta� z podmenu, liczba wymaganych naci�ni�� klawiszy mo�e by�jeszcze wi�ksza.



29

Na razie ca�y proces wygl�da zapewne zupe�nie niepraktycznie. Jak mo�na za-k�ada�, �e u�ytkownik zapami�ta dziesi�tki ró�nych kombinacji klawiszy w ra-mach skrótów klawiaturowych?

Na szcz��cie Office pomaga w u�yciu nowego rozwi�zania za pomoc� odpowied-nich wskazówek nazywanych KeyTips. Jak dzia�aj� wskazówki? Otó� gdy naci-�niesz klawisz Alt, nad ka�d� zak�adk� wst��ki pojawi� si� litery. Po naci�ni�ciulitery odpowiadaj�cej zak�adce wy�wietlone zostan� litery odpowiadaj�ce po-szczególnym poleceniom na tej zak�adce (rysunek W.5). Naci�ni�cie danej literyspowoduje wywo�anie odpowiadaj�cego jej polecenia (rysunek W.6).

Rysunek W.5. Po naci-�ni�ciu klawisza Alt Excelwy�wietli litery odpowia-daj�ce ka�dej zak�adce,menu Office oraz przyci-skom paska narz�dziSzybki dost�p. Gdy naci-�niesz klawisz M odpo-wiadaj�cy zak�adceFormu�y, obok ka�degopolecenia na zak�adcepojawi si� litera, jakna rysunku W.6

Rysunek W.6. W na-st�pnym kroku mo�esznacisn�� klawisz F, abywywo�a� polecenieWstaw funkcj�, klawisz Hwywo�a polecenie Auto-sumowanie i tak dalej.Nie masz nawet co pró-bowa� powi�za� literz nazwami polece� albozak�adek. Na wst��ceznajduje si� tyle funkcji,�e w wi�kszo�ci przy-padków litery nie maj��adnego zwi�zku z pole-ceniem

Niektóre pozosta�e skróty klawiaturowe — zw�aszcza te, z których u�ytkownicykorzystali od lat — nie wykorzystuj� wst��ki. Przyk�adem s� kombinacje klawi-szy z klawiszem Ctrl. Na przyk�ad skrót Ctrl+C „od zawsze” kopiuje zawarto��zaznaczonego obszaru do schowka; Ctrl+S „od zawsze” zapisuje zmiany w bie��-cym dokumencie. Posta� skrótu klawiaturowego mo�esz pozna�, zatrzymuj�cwskanik myszy nad ikon� polecenia — przesu� wskanik nad przycisk Wklej nazak�adce Narz�dzia g�ówne, a zobaczysz podpowied: skrótem funkcji wklejaniaze schowka jest kombinacja Ctrl+V.



30

Menu OfficeW pakiecie Office 2007 pozosta� jeden element tradycyjnego menu obecny wewcze�niejszych wersjach. Dotychczasowe menu Plik, które s�u�y�o do otwiera-nia, zapisywania i drukowania plików, zosta�o przekszta�cone w menu Office.Menu Office mo�na uaktywni� przez naci�ni�cie przycisku Office, który ma po-sta� du�ej, okr�g�ej ikony Office i znajduje si� w lewym górnym rogu okna (rysu-nek W.7) we wszystkich programach pakietu.

Rysunek W.7.Menu Office (tuz programu Excel)jest wi�ksze i bar-dziej czytelne ni�menu tradycyjne.Po prawej stroniemenu posiadarównie� list�ostatnio otwiera-nych dokumentów

Za pomoc� menu Office wykonuje si� trzy rodzaje czynno�ci:

� Prac� z plikami (tworzenie, otwieranie, zamykanie i zapisywanie plików).

� Drukowanie pliku.

� Konfigurowanie sposobu dzia�ania poszczególnych programów. Klikni�cieprzycisku Opcje programu Word (nazwa przycisku zmienia si� w zale�no�ciod tego, jakiego programu u�ywasz) znajduj�cego si� u do�u menu spowo-duje wy�wietlenie okna dialogowego z opcjami, w którym definiuje si� usta-wienia dla programu.

Do jednego z rozwi�za� wykorzystanych w menu trzeba si� nieco przyzwyczai�.Niektóre polecenia menu ukrywaj� podmenu z dodatkowymi poleceniami. Do-tyczy to na przyk�ad polecenia Drukuj. W menu Office mo�na wybra� polecenieDrukuj, aby wydrukowa� efekty swojej pracy. Je�li jednak klikni�ta zostanieznajduj�ca si� obok polecenia Drukuj strza�ka wskazuj�ca w prawo (albo gdy nachwil� umie�ci si� nad ni� kursor myszy), pojawi si� podmenu z dodatkowymiopcjami, widoczne na rysunku W.8.



31

Rysunek W.8.Drukuj to zarównopolecenie menu,które mo�esz klik-n�� mysz�, jaki polecenie otwie-raj�ce podmenu.Aby ujrze� pod-menu, musiszumie�ci� kursormyszy (lecz nie kli-ka� mysz�) nadpoleceniem Drukujalbo klikn�� strza�-k� po prawej stro-nie (jak na rysun-ku). Sama wst��karównie� zawierakilka przycisków,które dzia�aj�w podobny sposób

Pasek narz�dzi Szybki dost�pBystre oko z pewno�ci� ju� wypatrzy�o ma�y fragment ekranu po prawej stronieprzycisku Office, tu� nad wst��k�. Znajduje si� tam szereg ma�ych ikon, takichjak w paskach narz�dzi we wcze�niejszych wersjach Office’a (rysunek W.9). Jest topasek narz�dzi Szybki dost�p (ang. Quick Access toolbar, a dla ekspertów po pro-stu QAT).

Rysunek W.9.Pasek narz�dziSzybki dost�pumieszcza w za-si�gu r�ki poleceniaZapisz, Cofniji Wykonaj ponow-nie. W tym przy-k�adzie Accesszamieszcza tamte polecenia, po-niewa� wi�kszo��osób korzystaz nich cz��ciejni� z pozosta�ych.Jednak jak do-wiesz si� z dodat-ku A, mo�esz tamumie�ci� dowolnepolecenia



32

Gdyby pasek narz�dzi Szybki dost�p by� jedynie specjalizowanym skrótem dlatrzech polece�, nie warto by�oby w ogóle si� na nim skupia�. Jednak interesuj�c�cech� paska jest to, �e mo�na go dostosowywa� do w�asnych potrzeb. Inaczej mó-wi�c, mo�esz usun�� z paska te polecenia, których nie u�ywasz, oraz doda� w�a-sne, ulubione. Sposób wykonywania odpowiednich czynno�ci zosta� opisanyw dodatku A.

Microsoft celowo nada� paskowi Szybki dost�p tak ma�e rozmiary, poniewa� jegozadaniem jest udost�pnianie wyselekcjonowanych skrótów dla polece�. Nawetje�eli poszalejesz podczas dodawania w�asnych polece� do paska Szybki dost�p,reszta wst��ki pozostanie niezmieniona, a to z kolei oznacza, �e kolega z pracyalbo narzeczona nadal mog� korzysta� z Twojego komputera, unikaj�c bólu g�o-wy zwi�zanego z poszukiwaniem polece� w zmienionym uk�adzie menu.

Natychmiastowy podgl�dCzy kiedykolwiek Twoja r�ka zatrzyma�a si� nad poleceniem albo opcj� forma-towania, bo zastanawia�o Ci�, co ona zrobi z dokumentem? Czasy takich rozte-rek masz za sob�, a to za spraw� kolejnej nowo�ci z Office 2007, czyli funkcjiPodgl�d na �ywo. Teraz w programie Word, Excel i PowerPoint 2007 kiedychcesz na przyk�ad zmieni� formatowanie czy kolor czcionki, to efekt ewentual-nego zatwierdzenia zmiany zobaczysz w dokumencie, arkuszu lub bie��cymslajdzie prezentacji ju� po zatrzymaniu wskanika nad polem koloru (patrz ry-sunek W.10). Je�li zmiana Ci si� podoba, wystarczy, �e klikniesz. Je�li nie, odsu�wskanik myszy znad pola opcji czy polecenia, a dokument wróci do pierwotnejpostaci. Oczywi�cie, podgl�d nie dotyczy tylko czcionek i barw.

Rysunek W.10.Widoczna tu galeriamotywów jest jedn�z wielu istniej�cychw PowerPoincie.Umieszczeniewskanika myszynad elementemgalerii powodujeautomatycznewygenerowaniejego podgl�duw bie��cym slajdzie


Same podstawy

33

Podgl�d na �ywo oszcz�dzi Ci czasu i wysi�ku, bo b�dziesz móg� ogl�da� wp�ywdzia�ania opcji na dokument „na �ywo”, jeszcze zanim zatwierdzisz opcj� czypolecenie (w poprzednich wersjach trzeba by�o wybra� opcj� i zatwierdzi� j�, do-piero potem mo�na by�o obejrze� efekt; je�li by� niezadowalaj�cy, trzeba by�o wy-cofa� operacj� i zacz�� wszystko od nowa).

Uwaga: Funkcja podgl�du nie jest obowi�zkowa. Jednym z powodów jej wy��czenia mo�e by� to,�e okno galerii b�dzie zas�ania� akurat t� cz�� slajdu, któr� chcesz zmodyfikowa�, i jej podgl�d nieb�dzie widoczny. Innym powodem mo�e by� to, �e niektórzy ludzie po prostu nie lubi�, gdy pro-gram zmienia cokolwiek w wygl�dzie slajdu — nawet gdy jest to zmiana tylko tymczasowa — bezich zgody, czyli klikni�cia mysz�. Aby wy��czy� t� funkcj�, kliknij kolejno Przycisk pakietu Offi-ce/Opcje programu PowerPoint/Popularne i usu zaznaczenie opcji W��cz podgl�d na �ywo.

Minipasek narz�dziOffice 2007 pozby� si� wi�kszo�ci pasków narz�dzi, ale nie wszystkich. Jednymz tych, które pozosta�y, jest minipasek narz�dzi pokazany na rysunku W.11. Po-lecenia formatowania zebrane na miniaturowym pasku zada� s� identycznez poleceniami wst��ki, wi�c wcale nie jest on niezb�dny, ale niektórzy uwa�aj�,�e jest por�czny. Je�li Ci� irytuje, mo�esz go wy��czy�, klikaj�c Przycisk pakietuOffice, a potem przycisk Opcje programu [Word/Excel/PowerPoint/Access]. Na-st�pnie w wy�wietlonym oknie w lewej kolumnie przejd do Popularne i usu�zaznaczenie pola Poka� minipasek narz�dzi przy zaznaczaniu.

Rysunek W.11. Minipasek narz�dzi stanowi wyj�tek od zasady przyj�tej przez projektantów Office’a 2007,zgodnie z któr� �aden element nie powinien nagle pojawia� si� i znika�, ale jako �e wielu u�ytkowników po-�wi�ca du�o czasu na formatowanie tekstu, postanowiono tak� mo�liwo�� zachowa�. Minipasek jest cz��cio-wo przezroczysty i znika natychmiast, gdy tylko go zignorujemy i rozpoczniemy wpisywanie nowego tekstu

Same podstawyPisz�c t� ksi��k�, starali�my si� unika� stosowania specjalistycznego �argonui technicznej terminologii, ale pewne poj�cia z zakresu obs�ugi komputera b�d�w niej wyst�powa� dosy� cz�sto. Je�li Twoje r�ce znajdowa�y si� kiedy� na klawia-turze komputera, to zapewne czynno�ci opisane poni�ej nie s� Ci obce:


Same podstawy

34

� Naciskasz klawisze klawiatury, a w Twoim dokumencie pojawia si� tekst.

� Aby wpisa� wielkie litery lub ró�ne znaki, które znajduj� si� nad klawi-szami numerycznymi (!@#$&*^), musisz przytrzyma� klawisz Shift.

� Kiedy wci�niesz klawisz Caps Lock, b�dziesz pisa� jedynie wielkimi literami,ale cyfry i inne symbole b�d� pojawia�y si� normalnie.

� Je�eli chcesz poprawi� jaki� b��d, który pojawi� si� w trakcie pisania, sko-rzystaj z klawisza Backspace. Jedno wci�ni�cie spowoduje przesuni�cie kur-sora o jedno miejsce wstecz i wymazanie ostatniego znaku. Jego d�u�sze przy-trzymanie spowoduje, �e kursor b�dzie przesuwa� si� wstecz, „zjadaj�c”efekt Twojej pracy, jak g�oduj�cy poch�ania�by zawarto�� szwedzkiego sto�u.

� Klawisz Delete (Del), który znajduje si� z regu�y w pobli�u numerycznej cz�-�ci klawiatury, równie� usuwa jeden znak, tyle �e znajduj�cy si� z przodukursora.

Je�li ju� to opanujesz, b�dziesz gotów do pracy z ksi��k� Office 2007 PL. Nieofi-cjalny podr�cznik. Zak�adam te�, �e znane Ci s� inne poj�cia, podane poni�ej:

� Klikni�cie. Wiele opisywanych w tej ksi��ce polece� wymaga u�ycia myszylub panelu dotykowego (ang. trackpad lub touchpad) w przypadku laptopa.Klikni�cie polega na wskazaniu kursorem w postaci strza�ki okre�lonego ele-mentu na ekranie monitora, a nast�pnie — bez przesuwania kursora — wci�ni�-ciu i natychmiastowym zwolnieniu lewego przycisku myszy (lub trackpadu).Dwukrotne klikni�cie oznacza wykonanie drugiego klikni�cia bezpo�redniopo pierwszym, przy czym kursor nie mo�e w tym czasie zmieni� swego po�o�e-nia. Przeci�ganie polega na przesuwaniu kursora przy wci�ni�tym ci�gle le-wym przycisku myszy. Klikni�cie prawym przyciskiem myszy ró�ni si� odzwyk�ego klikni�cia tylko tym, �e u�ywany jest prawy przycisk myszy zamiastlewego.

Wywo�anie niektórych polece� wymaga, aby podczas klikni�cia wci�ni�tyby� okre�lony klawisz, na przyk�ad Shift lub Ctrl.

� Skróty klawiaturowe. Za ka�dym razem, gdy odrywamy d�o� od klawiatury,by wykona� ruch mysz�, tracimy czas i potencjalnie zak�ócamy tok pracytwórczej. Dlatego wielu do�wiadczonych u�ytkowników komputera stosuje, gdytylko jest to mo�liwe, skróty klawiaturowe zamiast wybierania polece� za po-moc� myszy. Przyk�adowo Ctrl+B jest skrótem w��czaj�cym pogrubienietekstu (nie tylko w PowerPoincie 2007, ale równie� w wi�kszo�ci innychprogramów). Chc�c zastosowa� skrót klawiaturowy typu Ctrl+S (który s�u�ydo zapisywania zmian w bie��cym dokumencie), musimy przytrzyma� wci-�ni�ty klawisz Ctrl, wcisn�� w tym czasie dodatkowo klawisz S, a nast�pniezwolni� je obydwa. Z kolei gdy zechcemy zastosowa� skrót typu Alt+F,S(nowsza wersja skrótu dla polecenia Zapisz), musimy wcisn�� klawisz Alt,potem F i na koniec S.

Uwaga: W niektórych przypadkach poleceniu mog� odpowiada� dwie litery, co oznacza, �e u�ytkownikmusi nacisn�� dwa klawisze jeden po drugim. Na przyk�ad skrót Alt+G, FD oznacza naci�ni�cie kla-wiszy Alt potem G, nast�pnie F i na koniec klawisza D.


O ksi��ce

35

� Wszystkie drogi prowadz� do Rzymu. PowerPoint 2007 zwykle oferuje kilkasposobów wybrania tej samej opcji — przez klikni�cie przycisku na wst��ce,przez klikni�cie prawym przyciskiem myszy obiektu umieszczonego na slaj-dzie i wybranie opcji z menu podr�cznego lub przez wci�ni�cie odpowiedniejkombinacji klawiszy. Niektórzy preferuj� szybko�� dzia�ania i wybieraj� skrótyklawiaturowe, a inni wol� widzie� wszystkie dost�pne polecenia w formie menulub paska narz�dzi. W ksi��ce podawane s� obie mo�liwo�ci, aby ka�dy móg�sprawdzi�, które z tych rozwi�za� odpowiada mu najbardziej.

O ksi��ceMimo wielu ulepsze� w samym oprogramowaniu, jedno — dokumentacja — niepolepszy�o si� ani troch�. Faktycznie, w programach pakietu Office 2007 nieznajdziesz w ogóle drukowanego podr�cznika. Specjali�ci z firmy Microsoftoczekuj�, �e nauk� o tysi�cach funkcji tego pakietu b�dziesz pobiera� od systemupomocy.

Od czasu do czasu pomoc jest faktycznie przydatna, na przyk�ad kiedy szukaszkrótkiego obja�nienia tajemniczej nowej funkcji. Z drugiej strony, je�li próbujesznauczy� si� na przyk�ad tego, jak utworzy� atrakcyjny wykres, znajdziesz tu je-dynie zwi�z�e, a cz�sto niejasne instrukcje.

Ta ksi��ka to w�a�nie podr�cznik, którego brakuje w pakiecie Office 2007. Na jejstronach znajdziesz szczegó�owe instrukcje i wskazówki dotycz�ce stosowanianiemal wszystkich funkcji programów pakietu Office — równie� tych, którewcze�niej nie by�y Ci znane.

Uk�ad tre�ciKsi��ka jest podzielona na pi�� cz��ci zawieraj�cych po kilka rozdzia�ów:

� Cz�� I. Word 2007 PL zaczyna si� od podstaw, czyli uruchamiania pro-gramu i tworzenia nowego dokumentu, a ko�czy na zaawansowanych tech-nikach, na przyk�ad tworzeniu konspektu. Nauczysz si� wszystkiego, co po-trzebne do pos�ugiwania si� Wordem.

� Cz�� II. Excel 2007 PL pokazuje, jak tworzy� i edytowa� arkusze kalkula-cyjne w programie Excel, jak przeprowadza� obliczenia za pomoc� formu�oraz odwzorowywa� dane w tabelach i wykresach.

� Cz�� III. PowerPoint 2007 PL nauczy Ci� tworzenia wszystkiego, co po-trzebne w profesjonalnej i przyjemnej dla oka prezentacji: slajdów, diagra-mów, materia�ów informacyjnych, obrazów oraz przej�� slajdów itp.

� Cz�� IV. Access 2007 PL poprowadzi Ci� przez proces tworzenia bazy da-nych, sortowania danych, ��czenia tabel za pomoc� relacji, tworzenia kwe-rend i wszystkiego, co potrzebne do zarz�dzania cennymi, bo Twoimi danymi.


O uko�nikach

36

� Dodatki. Ksi��ka ko�czy si� dwoma krótkimi dodatkami. Dodatek A jestpo�wi�cony modyfikowaniu paska narz�dzi Szybki dost�p w pakiecie Office2007. Dodatek B pokazuje, jak porusza� si� w�ród artyku�ów wbudowanegosystemu pomocy i jak uzyska� pomoc od rzeszy innych u�ytkowników, mi-�o�ników i ekspertów pakietu Office.

O uko�nikachW tej ksi��ce, jak i w ca�ej serii „Nieoficjalnych podr�czników”, znajdziesz zda-nia typu: „Kliknij przycisk Start/Wszystkie programy/Microsoft Office/MicrosoftOffice Word 2007”. Jest to skrótowa forma zapisu znacznie d�u�ej instrukcji,zgodnie z któr� powinno si� otworzy� menu Start, a nast�pnie wybra� Wszystkieprogramy. Stamt�d masz skierowa� si� do folderu Microsoft Office i klikn�� iko-n� programu Word, co spowoduje jego uruchomienie.

Zgodnie z t� zasad� wybiera si� wszystkie polecenia i menu, jak pokazuje to ry-sunek W.12.

Rysunek W.12. W tej ksi��ce uko-�niki s�u�� do uproszczenia zapisustruktury wst��ki programu Wordi jego polece�. Na przyk�ad, jak po-kazuje rysunek, „Wybierz Widok/Powi�kszenie/Szeroko�� strony”jest skrócon� wersj� zapisu „kliknijkart� Widok, nast�pnie z grupyPowi�kszenie wybierz przycisk Sze-roko�� strony”

Przyciski rozwijane

Od czasu do czasu na wst��ce pojawi� si� przyciski, z którymi powi�zane jestkrótkie menu. W zale�no�ci od rodzaju przycisku menu takie mo�e si� pojawi�zaraz po klikni�ciu przycisku albo dopiero wówczas, gdy klikniesz strza�k� roz-wijania znajduj�c� na przycisku, jak na rysunku W.13.

Gdy trzeba skorzysta� z tego rodzaju przycisku, ostatni element polece� zawar-tych w tej ksi��ce wskazuje pozycj�, jak� nale�y wybra� z menu rozwijanego. Naprzyk�ad za�ó�my, �e wybierasz polecenie Narz�dzia g�ówne/Schowek/Wklej/Wklejspecjalnie. Polecenie takie oznacza, �e musisz wybra� zak�adk� Narz�dzia g�ów-ne, odszuka� sekcj� Schowek, klikn�� rozwijaln� cz�� przycisku Wklej (i rozwin��tym samym menu z dodatkowymi opcjami), a nast�pnie z menu wybra� polece-nie Wklej specjalnie.


O uko�nikach

37

Rysunek W.13.W Excelu tekst znaj-duj�cy si� w schowkumo�na wklei� na kilkasposobów. Aby wklei�tekst w standardowysposób (ze wszystkimistandardowymi usta-wieniami), kliknij przy-cisk Wklej. Mo�esz tak-�e klikn�� doln� cz��przycisku, aby ujrze�menu dost�pnychopcji zwi�zanychz wklejaniem

Wskazówka: Na strza�ki rozwijaj�ce menu, znajduj�ce si� na wst��ce, trzeba zwróci� szczególn�uwag�, poniewa� na pocz�tku mog� one by� myl�ce. Aby zobaczy� pe�n� list� dost�pnych opcji, mu-sisz klikn�� cz�� przycisku ze strza�k�. Je�li klikniesz inn� cz�� przycisku, lista nie zostanie wy�wietlo-na. Zamiast tego Excel wykona polecenie standardowe (czyli to, które jest najcz��ciej wybierane)albo polecenie u�yte ostatnio.

Przyk�adyW trakcie lektury niniejszej ksi��ki napotkasz szereg przyk�adów obrazuj�cychmo�liwo�ci poszczególnych programów pakietu Office. Wiele z tych przyk�adówmo�na pobra� w postaci plików. Po prostu przejd do witryny www.helion.pli wyszukaj stron� dotycz�c� tej ksi��ki.

Office 2007 PL. Nieoficjalny podręcznikpdf.helion.pl/of27np/of27np-0.pdf · 2007. 11. 29. ·...

Documents

Transcript of Office 2007 PL. Nieoficjalny podręcznikpdf.helion.pl/of27np/of27np-0.pdf · 2007. 11. 29. ·...