Oferta sprzedaży i wdrożenia - eDokumenty...

Oferta na sprzedaż i wdrożeniesystemu obiegu dokumentów

eDokumenty

Dla:

Nazwa klientaAdresKod Miasto

Szanowni Państwo

Oferta, którą mamy przyjemność Państwu przedstawić, zawiera opis i warunki wdrożenia systemu autorstwa firmy BetaSoft, zapewniającego realizację Państwa wymagań w zakresie organizacji obiegu dokumentów i zarządzania informacją. Została ona przygotowana na podstawie dostępnych nam informacji dotyczących potrzeb oraz celów, jakie zamierzają Państwo osiągnąć dzięki zastosowaniu sytemu informatycznego eDokumenty.

Dzięki zastosowaniu systemu eDokumenty będą Państwo mogli znacznie efektywniej wykonywać wiele zadań wymagających od pracowników współpracy, szybkiego dostępu i współdzielenia informacji. Wraz z systemem będzie można zoptymalizować poszczególne procesy, które wymagały do tej pory przekazywania informacji w formie papierowych dokumentów, kserowania i wielokrotnego przesyłania za pomocą poczty email tych samych plików. System eDokumenty pozwoli Państwa firmie na znaczne oszczędności oraz zwiększenie przychodów poprzez uszczelnienie mechanizmów kontrolnych oraz bardziej efektywny nadzór nad kosztami poszczególnych działów czy realizowanych projektów.

Ponadto dzięki zastosowaniu funkcji kancelaryjnych, znacznie usprawniona zostanie rejestracja pism przychodzących oraz przygotowanie wysyłki pism wychodzących. Dzięki skanowaniu wszystkich dokumentów odpowiednio uprawnieni pracownicy zaoszczędzą wiele czasu na dostępie do zawartych w pismach informacji. Ponadto system pozwoli Państwu w najbardziej optymalny sposób zarządzać wiedzą organizacji.

Oferta zakłada dostawę 200 licencji oraz pakietu 200 godzin usług wdrożeniowych, które zapewnią Państwu odpowiedni poziom wsparcia wdrożeniowego i możliwość przekazania najlepszych praktyk i know-how w zakresie elektronicznego obiegu informacji.

Jesteśmy przekonani, że oferowane przez nas rozwiązanie spełni Państwa oczekiwania – szczególnie, że oprócz bogatej już wbudowanej funkcjonalności może ono zostać dostosowane do indywidualnych potrzeb w ramach wdrożenia.

Z wyrazami szacunku

Imię Nazwisko

Stanowisko

Firma

www.edokumenty.eu Strona 2 z 25

Informacje o producencie

Równie istotne dla Państwa przy wyborze właściwej oferty – oprócz samego rozwiązania - mogą być informacje dotyczące jego producenta. Za wyborem oferowanych przez nas produktów firmy BetaSoft przemawiać mogą następujące argumenty:

1. stabilność – firma działa na rynku IT już od 1995 roku; jest godną zaufania o czym świadczą liczne referencje Klientów oraz fakt że po raz trzeci zdobyła certyfikat Fair Play,

2. od wielu lat specjalizuje się w tworzeniu aplikacji webowych (działających w przeglądarce) takich jak: biuletyn informacji publicznej, systemy obiegu dokumentów i systemy CRM,

3. oferuje rozwiązania sprawdzone i zawsze zgodne ze specyfiką polskiego rynku i polskiego prawa,4. wykorzystuje efektywne metody realizacji projektów gwarantujące skuteczne wdrożenie systemu,5. zatrudnia specjalistów z różnych dziedzin mających wymagane doświadczenie i wiedzę,6. wspiera ideę wolnego oprogramowania (OpenSource) i system Linux. Szuka rozwiązań niezawodnych i

bezpiecznych, a równocześnie pozwalających na uzyskanie najwyższego współczynnika ceny do korzyści uzyskiwanych przez klientów.

Dane kontaktowe BetaSoftBetaSoft Sp. z o.o. pl. Kościuszki 941-902 Bytom Główne biuro:Pl. Warszawski 1041-800 Zabrze tel.: +48 32 376 75 75, fax: + 48 32 376 95 95NIP: 627-13-42-796KRS 0000244895; Sąd Rejonowy w KatowicachKapitał Zakładowy: 1 140 000 PLN

Wybrane referencje

Apetito

ARNIKA Sp. z o.o.

BALNEX Sp. z o.o.

Baterpol Sp. z o.o.

Biuro Opracowywania Programów i Projektów Inżynierii Komunikacyjnej LISPUS Marcin Dobek

Biuro Usług Projektowych "INSTALKOMFORT"

Blumenbecker IPS Polska Sp. z o.o.

Bosetti Global Consulting


Budomont-7 Spółka z o.o.

Ciroko Sp. z o.o.

Chemical Global S. A.

CS Cargo / TSL Unitrans Sp. z o.o.

DB Schenker Rail Tabor S.A. w Rybniku

Domański Podraza Dopierała Radcy Prawni i Adwokaci

Doradztwo podatkowe Satała Sp. z o.o.

Energo-Complex Sp. z o.o.

Ficomirrors Sp. z o.o.

Górnośląskie Przedsiębiorstwo Wodociągów S. A.

Hectronic Polska Spółka z o.o.

INTERSILESIA McBride Polska Sp. z o.o.

Isoplus Polska Sp. z o.o.

IT RECOVERY Organizacja Odzysku Sprzętu Elektrycznego S.A.

Kancelaria Prawnicza mkLegal - Mioduszewski i Karwik

KLIMOSZ Sp. z o.o.

KZK GOP

Megachemie Sp. z o.o.

METALimpex Sp. z o.o.

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Stargardzie Szczecińskim

Miejski Zarząd Dróg i Mostów w Bytomiu

Miejski Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Rybniku

MP-Mosty Sp. z o.o.

MTL ASCO RAIL Sp. z o.o.

Muehlhann AG

Multi-Tech Sp. z o.o.

Netina Sp. z o.o.

Ośrodek Pomocy Społecznej Gliwice

PATCOM Wojciech Wiktor Drewniak

Piekarnia Familijna Sp.J.

PKM Katowice Sp. z o.o.

Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna Bytom

Powiatowy Inspektorat Weterynarii


Przedsiębiorstwo Inżynierii Komunalnej Sp. z o.o. Pszczyna

Quantia Sp. z o.o.

Rybnickie Służby Komunalne

Salus International Sp. z o.o.

SFA Polska sp.z o.o.

Sitel Sp. z o.o.

SOFT GROUP Wojciech Mioduszewski

Stowarzyszenie Przyjazna Szkoła

Stowarzyszenie Telewizji Kablowej TV-SAT 364

Straż Miejska Rybnik

Śląski Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Katowicach

Śląskie Biuro Ekspertyz

Tamtron S.A.

Termoexpert S. A.

TONARI SP. Z O.O.

Urząd Gminy Świerklaniec

VITACO Jowita Bernaś

Zakład Specjalistycznych Robót Górniczych "ZSRG"

Zakład Wyrobów Metalowych Carbonex

Zarząd Budynków Mieszkaniowych -Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. Zabrze


Przedmiot oferty – kompleksowe rozwiązanie

Proponowane rozwiązanie zakłada sprzedaż bezterminowej licencji na system eDokumenty oraz realizację usługi wdrożenia obejmującą analizę wymagań, instalację, konfigurację oraz szkolenie Państwa pracowników. Zapewniamy również wsparcie w czasie dalszej eksploatacji programu.

OFERTA { System eDokumenty

Sprzedaż licencji

Analiza przedwdrożeniowa /Uniwersalny pakiet wdrożeniowy

Wywiad, analiza wymagań, opracowanie planu wdrożenia, wycena wymaganej liczby godzin

Usługa wdrożenia Instalacja, konfiguracja, szkolenia

Usługi serwisowe Bieżące wsparcie, aktualizacje, rozbudowa

System eDokumentyeDokumenty to system, który ma za zadanie usprawnić obieg dokumentów w Państwa firmie. W tym celu system zapewnia możliwość rejestracji korespondencji, przekazywania elektronicznych obrazów pism do pracowników oraz ich segregację w elektronicznych teczkach spraw. Ponadto system posiada wbudowaną bazę klientów, która zapewnia realizację najważniejszych wymagań systemu CRM.

Cechy wyróżniające

Pracuje w przeglądarkach Internet Explorer, Mozilla Firefox.

Jest szybki – wykorzystuje nowoczesną technologię AJAX.

Posiada przejrzysty i zrozumiały interfejs użytkownika.

Realizuje sprawdzony i prosty sposób organizacji obiegu dokumentów i spraw - oparty na instrukcji kancelaryjnej przeniesionej na grunt nowoczesnej technologii. Zapewnia realizację wymagań każdej wielkości organizacji.

Wydajnie wspiera wymagania sekretariatu.

Znakomicie realizuje wymagania systemu CRM – umożliwia wygodne rejestrowanie wszelkich informacji: dokumentów, faksów, poczty elektronicznej i plików jak również zdarzeń: zadań, spotkań i rozmów telefonicznych. Informacje dostępne są w miejscach ich wprowadzenia i jednocześnie w kartotece klienta.

Dostarcza bardzo dobre wsparcie dla pracy grupowej – terminarz, udostępnianie spraw, komunikator, komentarze.

Posiada wbudowany system zarządzania dokumentacją ISO.


Umożliwia tworzenie procedur i realizuje funkcje Workflow.

Posiada dodatki ułatwiające pracę: powiadamianie o nowych wiadomościach, integracja z pakietem MS Office, Excel, OpenOffice.

Możliwość korzystania z wbudowanego klienta pocztowego lub archiwizacji email poprzez przesyłanie ich do systemu z dowolnego klienta pocztowego.

Można go zintegrować z popularnymi programami finansowo-księgowymi.

Udostępnia bardzo duże możliwości dostosowania do wymagań użytkowników (kastomizacji).

Najważniejsze obszary funkcjonalne

Proponowane dla Państwa rozwiązanie może wykorzystywać wszystkie lub tylko wybrane z przedstawionych niżej obszarów funkcjonalnych:

rejestracja i obieg korespondencji pisemnej przychodzącej i wychodzącej, archiwizacja poczty elektronicznej, baza klientów, obsługa spraw, organizacja czasu pracy – kalendarze współdzielone, raportowanie, obsługa szablonów dokumentów, rejestracja i nadzór nad procesem ofertowania, baza danych umów i danych dotyczących ich wykonania obsługa repozytorium dokumentów ISO integracja z systemem FK

Analiza przedwdrożeniowaAby wybrać te obszary które są najbardziej adekwatne do Państwa potrzeb, przed przystąpieniem do wdrożenia systemu polecane jest wykonanie analizy wymagań. Oferowana przez nas analiza wymagań jest częścią usługi Analizy przedwdrożeniowej.

Analiza przedwdrożeniowa jest najdogodniejszym sposobem przygotowania firmy do wdrożenia systemu informatycznego. Jest to proces, który można podzielić na 3 etapy:

1. Spotkanie organizacyjne z klientem i zebranie kluczowych wymagań funkcjonalnych klienta.2. Opracowanie dokumentacji analizy przedwdrożeniowej.3. Prezentacja opracowanej analizy.W trakcie spotkań realizowanych na różnych szczeblach zarządzania, konsultanci poznają bieżącą strategię firmy, strukturę organizacyjną, obieg dokumentów. Ze szczególną uwagą analizie poddawane są procesy biznesowe – istniejące lub na nowo opracowywane pomysły na działanie firmy.

Efektem realizacji analizy przedwdrożeniowej jest dokumentacja, która zawiera:

1. identyfikację procesów biznesowych,2. proponowany zakres funkcjonalny wdrożenia – formalne ujęcie procesów biznesowych oraz elementów

pracy, których realizacja zostanie wsparta przez poszczególne funkcje systemu, 3. proponowany harmonogram realizacji prac wdrożeniowych,4. ocenę infrastruktury technicznej i technologicznej Klienta,


5. szacunkowe koszty przedsięwzięcia.


Usługa wdrożenia systemuAby zapewnić realizację Państwa potrzeb w zakresie wdrażanego oprogramowania, proponujemy oprzeć współpracę z nami na następujących zasadach:

1. Funkcjonalność oprogramowania stanowiącego przedmiot wdrożenia będzie ściśle określona, znana i zaakceptowana przez obie strony.

2. Pierwszym etapem realizacji projektu będzie uzgodnienie zakresu funkcjonalnego systemu.

3. Wymagania funkcjonalne, rozwiązania i zakres prac wdrożeniowych zostanie określony na podstawie formularza Uniwersalnego Pakietu Wdrożeniowego.

W celu zapewnienia powodzenia procesu wdrożeniowego, obie strony wyznaczą osoby do zespołu, który będzie odpowiadał za przebieg wdrożenia. Realizacja wdrożenia obejmować może opisane niżej elementy jak również zawierać inne prace konieczne do wdrożenia dla Państwa systemu. Dostosowanie i szkolenie mogą się odbywać naprzemiennie w ramach kolejnych iteracji wdrożenia.

Instalacja

1. Instalacja systemu – wybór konfiguracji RAID.2. Instalacja serwera www, środowiska PHP i bazy danych PostgreSQL.3. Instalacja systemu eDokumenty.4. Konfiguracja zdalnego dostępu.5. Przygotowanie mechanizmów backupu.

Konfiguracja

1. Wprowadzenie struktury organizacyjnej.2. Założenie kont pracowników.3. Utworzenie wykazu akt – listy dostępnych teczek dla spraw.4. Zdefiniowanie sposobu numeracji dzienników i spraw.5. Konfiguracja przydzielonego konta pocztowego.

Dostosowanie

1. Zdefiniowanie obowiązującego sposobu obiegu dokumentów.2. Zdefiniowanie obowiązującego sposobu przechowywania dokumentów.3. Zdefiniowanie szablonu pisma firmowego.4. Import kontrahentów z dostarczonego pliku CSV.5. Instalacja raportów

Szkolenie

Zakres szkoleń może być ustalony indywidualnie, najczęściej obejmuje funkcje z zakresu rejestracji korespondencji, obiegu faktur, przechowywania dokumentów, organizacji pracy, zlecania zadań pracownikom oraz wykorzystania specyficznych funkcji systemu.


Usługi serwisowe

W ramach utrzymania systemu zakłada się udostępnienie Aktualizacji, okresowe sprawdzenie prawidłowości backapów oraz opcjonalny rozwój systemu o dodatkowe funkcje np. bazy danych, rejestry, raporty, szablony i wydruki. Usługi te oferowane są na zamówienie lub w ramach Umowy Opieki Serwisowej. Pozwalają one również na upewnienie się, że system jest wykorzystywany w ustalonym zakresie, a praca z nim nie sprawia nieprzewidzianych problemów.

Aktualizacja oprogramowania

System eDokumenty, podobnie jak wiele innych systemów i programów podlega ciągłemu rozwojowi i doskonaleniu. Wprowadzane są nowe funkcje a obsługa istniejących staje się łatwiejsza i szybsza, co zapewnia jeszcze bardziej wydajną pracę użytkowników. W kontekście oprogramowania dla biznesu, gdzie czas jest szczególnie ważny, zalecane jest aby system aktualizować przynajmniej raz w ciągu roku.

W okresie pierwszego roku użytkowania aktualizacje dostępne są bezpłatnie. Po tym okresie dostęp do pełnych aktualizacji uzyskać można poprzez nabycie pakietu aktualizacyjnego. Pakiet uprawnia do pełnych aktualizacji na okres jednego roku. Koszt pakietu wynosi 20% wartości netto zakupionych licencji.

Opieka serwisowa

Opieka serwisowa realizowana w ramach odpowiedniej umowy obejmuje:

6. realizację prac wdrożeniowych zgodnie z bieżącymi potrzebami Klienta, związanych z rozszerzeniem lub zmianami zakresu wykorzystania systemu,

7. realizację usług konsultacyjnych w siedzibie Klienta, zapewniających efektywne i profesjonalne doradztwo w zakresie eksploatacji systemu,

8. udzielanie konsultacji telefonicznych,9. konsultacje udziale są przez wysokiej klasy specjalistów doskonale znających specyfikę eksploatacji

systemu; konsultacje takie odbywają się po uprzednim zgłoszeniu zapotrzebowania, w terminie określonym w umowie o świadczenie opieki serwisowej,

10. realizację szkoleń doskonalących umiejętności użytkowników zgodnie z zapotrzebowaniem Klienta.


Gwarancja1. Gwarancja obejmuje bezpłatne usuwanie błędów, które pojawią się w Oprogramowaniu i nie będą

spowodowane niewłaściwym działaniem Licencjobiorcy. 2. Usterki ujawnione przez Licencjobiorcę winny zostać przekazane na piśmie do Producenta w terminie

7 dni od ich wykrycia. Producentowi przysługuje prawo do uzyskania dodatkowych wyjaśnień w sprawie zgłoszonej Usterki.

3. Usterki ujawnione w okresie obowiązywania gwarancji będą usuwane w ciągu 14 dni roboczych od daty zgłoszenia, w postaci Update’u Oprogramowania.

Aktualizacja ( Upgrade )1. W okresie pierwszego roku użytkowania systemu eDokumenty Licencjobiorca ma prawo do bezpłatnego

Upgrade’u Oprogramowania.2. Po zakończeniu okresu gwarancyjnego Licencjobiorca ma prawo do zakupu Upgrade’u. 3. Koszt Upgrade’u Oprogramowania wynosi 20% wartości Licencji, których dotyczy Upgrade. 4. Koszt Upgrade’u nie zawiera kosztów dostarczenia, instalacji, konfiguracji oraz szkolenia Użytkowników

Oprogramowania. Koszt w/w prac określony będzie w osobogodzinach na podstawie aktualnego cennika Licencjodawcy


Warunki oferty

Specyfikacja składników kosztów Lp Obszar Cena

1 Licencja Dokumenty Cena jednostkowa 1 licencji dla Nazwanego Użytkownika 850,00 zł

2 Cena wdrożenia i szkolenia Cena jednostkowa 1 godziny wdrożeniowo-szkoleniowej 180,00 zł

3 Aktualizacja Cena za roczną subskrybcję aktualizacji 20,00%

4 Serwis Cena jednostkowa 1 godziny serwisowej 180,00 zł

Wszystkie ceny zawarte w ofercie podano w PLN, bez podatku VAT.

Koszt usług wdrożeniowych określany jest w oparciu o stawkę godzinową. Liczba godzin wdrożeniowo-szkoleniowych zostanie dopasowana do wymagań zamawiającego. Zależna jest m.in. od takich czynników jak liczba, sposób i miejsce prowadzenia szkoleń, zakres integracji z innymi systemami, stopień zaangażowania kierownictwa w przekonanie użytkowników do nowego systemu. Na podstawie otrzymanego zapytania ofertowego i zebranego doświadczenia można oszacować wymaganą minimalną liczbę godzin wdrożeniowych na ok. XXX. Pozwoli to na realizację projektu wg standardowego harmonogramu przewidzianego dla instytucji administracji publicznej. Dodatkowo na integrację z istniejącymi aplikacjami będzie potrzebne dalszych XXX godzin wdrożeniowo-programistycznych.

Oferta dla standardowego harmonogramu wdrożenia przy zakupie XXX licencjiLp. Nazwa produktu Cena VAT Ilość Wartość netto

Warunki płatnościRozliczenie za zakup licencji oprogramowania następuje w momencie zawarcia umowy licencyjnej.

Rozliczenie za wdrożenie będzie wykonywane na podstawie rzeczywistych godzin wdrożenia.


Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania1. Czy Państwa produkt umożliwia integrację z zewnętrznymi systemami przy wykorzystaniu Web Services? Jeżeli tak, to w jakim zakresie?

System obecnie jest zintegrowany z ponad 10 najpopularniejszymi systemami FK/ERP m.in. CDN Optima, Insert, WaPRO, SOFTLAB, Simple, CDN XL, Symfonia.

Integracja odbywa się za pośrednictwem protokołu SOAP.

Obecnie dostępne metody pozwalają na pobranie kontrahentów z zewnętrznego systemu, aktualizację danych zmienionych w zewnętrznym systemie, pobranie dokumentów z zewnętrznego systemu.

Ponieważ architektura systemu jest 4 warstwowa (ramka w załączeniu) możliwe jest również udostępnienie API każdego modułu systemu poprzez protokół SOAP. Odbywa się to poprzez mapowanie metod z warstwy serwisów do interfejsu SOAP. Dzięki temu w zasadzie każda operacja logiczna wykonywana obecnie przez system może zostać udostępniona jako API.

Oprócz tego udostępniamy dokumentację bazy danych, pozwalającą na czytanie z systemowych tabel a umowa licencyjna pozwala na modyfikację danych w naszej bazie po uzgodnieniu zmian z producentem.

Czy współpraca z innymi systemami poprzez WebServices umożliwia np. dodawanie dokumentów?

Tak, jest jak najbardziej możliwe uruchomienie współpracy z dowolnym systemem. W przypadku jeśli to system eDokumenty ma wczytywać informacje z zewnętrznych baz danych lub serwisów konieczna jest znajomość tej platformy, dlatego taka funkcjonalność może powstać dopiero po wskazaniu systemu z którym ma zostać wykonana integracja.

W przypadku kiedy to zewnętrzny system sam zapisuje dane w systemie eDokumenty, wówczas wystarczające jest udostępnione przez eDokumenty API; w tym sensie takie usługi WebServices już są zdefiniowane i wymagają jedynie dostarczenia odpowiednich plików konfiguracyjnych i dokumentacji metod które mają zostać wykorzystane.

2. Czy istnieje możliwość zintegrowanego uwierzytelniania i autoryzacji użytkowników?

Do tej pory do zewnętrznej autentykacji wykorzystywane są usługi oparte na protokole LDAP, w tym ActiveDirectory. Możliwe jest również dodanie pluginów typu Single Sign On pozwalających na współdzielenie autentykacji z innymi aplikacjami.

3. Czy Państwa produkt posiada funkcjonalność składania podpisu cyfrowego?

System posiada funkcjonalność składania podpisów elektronicznych i szyfrowania w oparciu o certyfikaty które są zaimportowane do sejfu systemowego. Tam są przechowywane klucze prywatne w formie zaszyfrowanej kluczem sejfu.

Dzięki temu ewentualne przypadki zagubienia kart, zapomnienia PIN lub po prostu dla zachowania zasady podległości służbowej informacje szyfrowane mogą być odszyfrowane przez posiadacza hasła do klucza sejfu (np. kierownik jednostki).


Tak złożone podpisy są zgodne z definicją zwykłego podpisu elektronicznego wprowadzonego ustawą o podpisie elektronicznym i na tej podstawie nie można im odmówić ważności.

4. Na jakiej zasadzie można uzyskać od Państwa wersję testową Państwa produktu?

W pełni funkcjonalną wersje systemu udostępniamy online. Szczegółowe informacje dostępne w załącznikach do tego dokumentu.

5. Na jakim poziomie (oraz w jakim zakresie) odbywa się integracja eDokumentów z pakietem MS Office?

Integracja systemu w pakietem MS Office dostępna jest poprzez protokół WebDAV.

Zakres integracji pozwala na:

- otwarcie w aplikacji Office nowego pliku z systemu eDokumenty,

- zapisaniu z poziomu aplikacji Office zmian bezpośrednio na serwerze w pliku otwartym z systemu eDokumenty,

- wersjonowaniu zapisanego w ten sposób pliku

Możliwe jest również zdefiniowanie szablonów w których znaczniki zamieniane są na dane z pól formularzy. System pozwala na wykorzystanie znaczników dedykowanych, znaczników z bazy danych, oraz znaczników jako cech – czyli pobierających dane z odpowiednich pól formularzy.

6. Przy jak dużym obciążeniu (równoległej pracy użytkowników) testowany był Państwa system?

System w rzeczywistych warunkach testowany był przez 200 użytkowników pracujących równolegle. Jednakże technologia w której jest stworzony (PHP + Apache + Postgres) pozwala na wydajną pracę bardzo dużej liczby użytkowników przy optymalnym wykorzystaniu zasobów. Przyjmuje się że obciążenie dla 500 równocześnie pracujących użytkowników wymagać będzie dwuprocesorowej maszyny (po 4 rdzenie jedna) i 16 GB RAM.

7. Jaki jest koszt Państwa produktu?

Cena licencji na użytkownika nazwanego wynosi 850 zł. Jest to licencja bezterminowa obejmująca pełną funkcjonalność systemu eDokumenty (bez konfiguracji). Przez okres roku otrzymują Państwo uaktualnienia systemu eDokumenty oraz gwarancję uprawniającą do bezpłatnego usuwania problemów powstałych po stronie systemu eDokumenty.

Po tym okresie można wykupić za 20 % wartości licencji kontynuację supportu przez kolejny rok.

8. Czy zawiera pomoc techniczną?

Pomoc techniczna realizowana jest w ramach umowy serwisowej. Jednakże ewentualne błędy i problemy związane z systemem są obsługiwane w ramach gwarancji.

W przypadku pytań związanych z funkcjonalnością systemu, specyficznego sposobu zamodelowania wymagań i innych podobnych zapytań są wykorzystywane godziny asysty które proponujemy w ofercie wdrożeniowej.


Ponadto mają Państwo do dyspozycji instrukcje obsługi systemu dostępna online http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/ (na bieżąco przez nas aktualizowaną) oraz dostęp do forum użytkowników eDokumentów, które również jest przez nas monitorowane http://support.edokumenty.eu/forum/

9.Jeżeli tak, to jaki jest maksymalny czas oczekiwania na reakcję?

Ustalony w umowie czas reakcji określony jest jako niezwłoczny dla problemów uniemożliwiających dalszą pracę. Więc w praktyce jest to ten sam dzień roboczy. Dla pozostałych zgłoszeń, mniejszych usterek które nie uniemożliwiają wykonywania pracy jest to 7 dni roboczych. Warunki ustalane są szczegółowo w umowie serwisowej.


Podsumowanie

Jeśli są Państwo zainteresowani niniejszą ofertą, poniżej zamieszczamy kolejne proponowane działania:

1. uzyskanie zgody na kontynuację naszych rozmów,2. wykonanie analizy przedwdrożeniowej lub konsultacji dotyczącej sposobu wdrożenia,3. uzgodnienie warunków umowy wdrożeniowej,W sprawie wszelkich wyjaśnień i informacji dotyczących oferty prosimy kontaktować się z naszym Partnerem lub bezpośrednio z przedstawicielem Producenta Panem Jackiem Paszek tel. 516 009 820.


Załączniki

Dodatkowe informacje wymagane w odpowiedzi na zapytanie ofertowe

Opis funkcjonalny programuPełna lista dostępnych funkcji

Obsługa dokumentacji

Rejestracja nowego pisma, notatki, faktury, umowyEdycja pisma, notatki, faktury, umowyUsuwanie pisma, notatki, faktury, umowyPrzekazanie pisma, notatki, faktury, umowy do

innego użytkownikaPrzekazanie pisma, notatki, faktury, umowy jako

kopii do wielu użytkownikówPrzekazanie pisma, notatki, faktury, umowy jako

kopii do członków list dystrybucyjnychPrzekazanie pisma, notatki, faktury, umowy do

podmiotu zewnętrznegoSkanowanie dokumentów bezpośrednio z

programu – poprzez dodatkowy komponent Instalowany na stacji roboczej - przy użyciu

sterowników TWAIN

Wersjonowanie plikówRejestracja poleceń dekretacji i uwag własnychAutomatycznie generowanie odpowiedziWydruk historii dokumentuTworzenie kopii dokumentuWysłanie faksu na podstawie zarejestrowanego

pisma (opcjonalnie)Generowanie korespondencji seryjnejWydruk kopertObsługa zwrotekNadawanie uprawnień do dokumentu Wydruk zawartości konta UżytkownikaPodpisywanie i szyfrowanie dokumentów przy

użyciu zaimportowanych certyfikatów i kluczy

Obsługa dzienników

Tworzenie dzienników i rejestrówPrzyporządkowanie szablonu numeracji do

określonego dziennikaRejestracja dokumentów w dziennikach z

nadaniem numeru wg numeracji dziennikaAutomatyczne grupowanie pism w dziennikach

według latDostosowanie widoku dziennika za pomocą

wyboru kolumnSortowanie według nagłówków kolumnEdycja zapisu w dzienniku

Podgląd zarejestrowanego dokumentu z poziomu dziennika

Filtrowanie danych według określonych kryteriówWydruk dziennikaWydruk dziennika na dzisiajWydruk książki pocztowej zgodnie z

rozporządzeniem Poczty PolskiejWydruk książki pocztowej na dzisiaj Wydruk kopertWyszukiwanie informacji za pomocą wyszukiwarkiOkreślanie ilości rekordów widocznych w

określonym dziennikuZliczanie ilości rekordów

Obsługa spraw

Zakładanie sprawy na podstawie pismaDodawanie dokumentów do spraw

Zakładanie spraw bez rejestracji pismaZakładanie spraw podrzędnych


Tworzenie spraw według Rzeczowego Wykazu AktAutomatyczna numeracja spraw wg określonego

wzorcaRejestracja daty końcowej sprawyPrzyporządkowanie sprawy do kontrahentaRejestracja osoby odpowiedzialnej za przebieg

sprawyObsługa dokumentacji z poziomu sprawy

Obsługa terminarza z poziomu sprawyOkreślanie osób uprawnionych do sprawyOkreślanie poziomu uprawnień do sprawyPrezentacja procedury dla zakładanej sprawyFiltrowanie spraw według określonych kryteriówZamykanie sprawWznawianie zamkniętej sprawy

Obsługa klientów

Rejestracja danych teleadresowych nowego klientaEdycja zarejestrowanego klientaUsuwanie zarejestrowanego klientaObsługa cech dla katalogu klientówFiltrowanie danych według określonych cech

klientaObsługa dokumentacji z poziomu kartoteki klientaObsługa terminarza z poziomu kartoteki klienta

Obsługa spraw z poziomu kartoteki klientaWyszukiwarka kontaktówSprawdzanie zdublowanych kontaktówImport kontaktów z pliku csvWydruk kontaktówEksport kontaktówOkreślanie widoczności kolumn

Obsługa terminarza

Rejestracja terminuRejestracja zadaniaRejestracja spotkaniaRejestracja rozmowy telefonicznejRejestracja przypomnieniaRejestracja adnotacjiRejestracja zdarzeń dla siebie i dla innych

użytkownikówRejestracja zdarzeń cyklicznychPrzyporządkowanie zdarzenia do określonego

kontrahenta

Przyporządkowanie zdarzenia do sprawyOkreślanie widoczności i priorytetu zdarzeniaEdycja zarejestrowanych zdarzeńObsługa mechanizmu RCP z poziomu zdarzeniaUsuwanie zarejestrowanych zdarzeńTworzenie zadań podrzędnychZamykanie zarejestrowanych zdarzeńPrzenoszenie zadańGrupowanie zdarzeń w widokiFiltrowanie danych według określonych kryteriów

Obsługa kalendarza

Obsługa terminarza w formie graficznejUdostępnianie kalendarza własnegoOkreślanie poziomu uprawnień do kalendarza

własnegoPodgląd informacji w kalendarzu udostępnionymRejestracja zasobów

Obsługa terminarza w kalendarzu udostępnionymSubskrypcja kalendarza korporacyjnegoObsługa kalendarza korporacyjnegoWyświetlanie kalendarza w różnych widokachZamykanie zarejestrowanych zdarzeń


Obszar zestawień

Widoczność zarejestrowanych zdarzeńFiltrowanie danych według określonych kryteriówPodsumowania zarejestrowanych zdarzeńMożliwość dołączania portletówWyszukiwarka globalnaWidok ilości nieprzeczytanych dokumentów

Raporty

Możliwość tworzenia raportów w oparciu o kwerendy SQLDomyślny układ tabelaryczny raportu oraz możliwość dowolnego formatowania w języku HTMLMożliwość odpytywania różnych źródeł danychMożliwość podłączania raportów pod kartoteki i moduły

Poczta elektroniczna

Możliwość archiwizacji w systemie poczty email poprzez przesyłanie jej z dowolnego klienta pocztowego

Możliwość pełnej obsługi poczty elektronicznej poprzez wbudowanego klienta pocztowego działającego w oparciu o protokół IMAP/SMTP.

Obszar administracji

Tworzenie wyciągu z Rzeczowego Wykazu AktTworzenie struktury organizacyjnejZarządzanie grupami i rolami – przypisywanie im uprawnieńZarządzanie użytkownikami, przypisywanie ról lub indywidualne nadawanie uprawnieńGrupowanie pracowników według grup uprawnieńPanel sterowania – możliwość zarządzania słownikami:OgólneDane podmiotu, LicencjaProcedury i etapy, StatusySystemowe konto pocztoweSzablony znakówFoldery wyszukiwaniaSprawyWykaz akt, Wyciąg z wykazu aktCechy spraw, Terminy załatwieniaTypy udziałów w sprawachMaski praw do sprawKalendarz i RCPKategorie zdarzeń, Kalendarze korporacyjne


Typy usług, Powody usług, Typy godzinZasoby, Cechy zdarzeńPozostałe ustawieniaKanały RSS, Portlety, Zarządzanie ISOZarządzanie jednostkami, Systemy zewnętrzneZarządzanie obrazkami, Szablony systemoweKonta komunikatora, Menu raportów, Fax i telefonDokumentyDzienniki, Typy dokumentów, Szablony dokumentówDyspozycje, Miejsca przechowywaniaOpisy dokumentów, Listy dystrybucyjneKonfiguracja wydruku kopertKontaktyCechy kontaktów, Typy adresówSłownik ulic, WojewództwaFinansoweOdsetki ustawowe, Konta bankowe, WalutyTypy zobowiązań, Typy wydatków, Typy finansowańStatusy zobowiązańMPK, RK, Formy płatności, Typy dokumentów księgowychInne funkcjeKomunikator wbudowany – możliwość prowadzenia czatu, przesyłania linków do zasobów, wyszukiwanie

osóbPonadto istnieje możliwość włączenia dodatkowych opcji poprzez edycję pliku konfiguracyjnego config.inc

m.in.: uwierzytelnianie pary użytkownik i hasło w LDAP zdefiniowanie połączenia z serwerem jabber zmiana lokalizacji repozytorium plików określanie adresu źródłowego dla faksów przychodzących na email – automatycznie

archiwizowanych systemie

Pozostałe możliwości

Możliwość importu kontaktów z pliku CSVObsługa łączenia zdublowanych kontatkówGraficzna aktualizacja systemuDodatkowe komponenty systemuMakra do programu Word, Excel, OpenOffice Writer – umożliwiające zapis otwartych dokumentów

bezpośrednio w systemiePowiadomienia dla Windows – komponent pracujący w „Tacce systemowej” powiadamiający o nowych

dokumentach i wiadomościach czat.


Odblokowywanie kont zablokowanych poprzez n-krotne podanie nieprawidłowego hasłaKonfiguracja połączeń z systemami zewnętrznymi:Optima, InsertMożliwość współpracy z dowolnym systemem FK pracującym na bazie danych umożliwiającej połączenie

poprzez odpowiedni moduł PHP np. MsSQL, MySQL, Firebird, Informix, Db2, Oracle.Repozytorium dokumentów ISO – możliwość udostępniania wybranych dokumentów, dokonywania

przeglądów oraz rewizji

Opis poszczególnych modułów oraz ich cenyWszystkie wymienione wyżej funkcje systemu dostępne są w podanej cenie licencji.

Dodatkowo oferowane elementy które podlegają dodatkowej opłacie to:

1. Możliwość zakładania użytkowników i haseł dla poszczególnych kontaktów, co umożliwia im dostęp w trybie tylko do odczytu do udostępnionych w formie portletów danych. Takie konta nie podlegają opłacie licencyjnej. Można ich założyć nieograniczoną ilość.

2. Możliwość utworzenia w ramach jednej instancji systemu odrębnej jednostki a następnie współdzielenie licencji dla tych samych nazwanych użytkowników pomiędzy nimi.

Jeżeli byliby Państwo nimi zainteresowani wówczas prosimy o wystosowanie zapytania.

Wersja demonstracyjna programuSystem w wersji demonstracyjnej może zostać udostępniony na dwa sposoby:

1) Wersja online – dostępna na serwerze producenta

2) Wersja do pobrania i samodzielnej instalacji na Windows lub Linux

Dostęp do wersji online

http://support.edokumenty.eu/vdemo/

Użytkownicy:

Sekretarka

Login: bcacko

Hasło: 100%edokumenty

Kierownik Działu handlowego

Login: akowalska


Prezes

Login: jnowak



http://support.edokumenty.eu/vdemo/

Dostęp do wersji instalacyjnych

Wersje do samodzielnej instalacji dostępne są do pobrania na stronie wsparcia:

http://support.edokumenty.eu/download/demo

Plik exe jest to instalator na Windows który automatycznie instaluje wszystkie wymagane usługi i komponenty systemu.

Plik zip jest plikiem zawierającym samą aplikację eDokumenty i wymaga wcześniejszego przygotowania środowiska tj. bazy danych, serwera Apache, interpretera PHP oraz programu ZendOptimizer.

Dokładna instrukcja jak wykonać przygotowanie środowiska na systemie Linux jest dostępna na stronie http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/AdminGuide

Aby zalogować się w miejscach nieudostępnionych publicznie prosimy użyć specjalnie założonej dla Państwa użytkownika:

User:

Hasło:

Te same dane umożliwiają również logowanie na forum http://support.edokumenty.eu/forum/

Na stronie http://support.edokumenty.eu w dziale Przewodnik użytkownika umieszczone są instrukcje opisujące sposób wykorzystania systemu dla najpopularniejszych rozwiązań.

Listy referencyjneListy referencyjne są dostępne na stronie www.edokumenty.eu w dziale Klienci http://www.edokumenty.eu/index.php/publisher/articleview/frmArticleID/22/

W celu ułatwienia Państwu dostępu do nich poniżej zostaną zamieszczonych wybranych kilka dokumentów.


http://www.edokumenty.eu/index.php/publisher/articleview/frmArticleID/22/

http://www.edokumenty.eu/

http://support.edokumenty.eu/

http://support.edokumenty.eu/forum/

http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/AdminGuide

http://support.edokumenty.eu/download/demo

Liczba wdrożeń systemu od momentu wprowadzenia go na rynekDotychczas system został wdrożony w niespełna 100 jednostkach. Producent może przedstawić odpowiednią dokumentację lub referencje z kilkudziesięciu wdrożeń.

Informacje techniczne System eDokumenty należy do aplikacji biznesowych o nowoczesnej i skalowalnej architekturze wielowarstwowej. Strukturalnie podzielony jest na cztery warstwy:

Warstwa interfejsu użytkownika Warstwa usług Warstwa modelu dziedziny Warstwa danych trwałych

Przeglądarka (Firefox, IE7)

Okna dialogowe i formanty realizujące Standardowy Interfejs Użytkownika. Działanie w oparciu o technologię AJAX tj. HTML, Javascript i CSS

Interfejs użytkownika

Apache, PHP

Warstwa odpowiedzialna za komunikację z interfejsem użytkownika i innymi systemami poprzez API systemu lub protokół SOAP

Usługi

Obiekty biznesowe (Bean) odwzorowują model dziedziny i pozwalają na prowadzenie testów unitowych

Model dziedziny

PostgreSQL, FS

Relacyjna baza danych i archiwum plików na dowolnym systemie plików NTFS, ext3, ReiserFS

Dane trwałe

System korzysta z nowoczesnej technologii AJAX, która daje możliwość tworzenia tzw. bogatych aplikacji internetowych (Rich Internet Application). Oznacza to, że programy dostępne w przeglądarce wyglądają i działają w sposób podobny do aplikacji uruchamianych bezpośrednio na komputerze. Dzięki temu system oferuje równocześnie niezwykłą dostępność oraz szybkość i wygodę użytkowania.

Zastosowane technologie to najnowocześniejsze, a zarazem najbardziej sprawdzone rozwiązania OpenSource: serwer www Apache, interpreter PHP i baza danych PostgreSQL.

ApacheNajbardziej popularny i jeden z najwydajniejszych serwerów stron www, niekwestionowany lider na rynku serwerów od 1996 r.

Źródło: netcraft.com "Market Share for Top Servers Across All Domains August 1995 - February 2009"

PostgreSQLBaza danych PostgreSQL jest najbardziej zaawansowaną bazą danych OpenSource na świecie. Stosowana jest często w aplikacjach business-critical i rządowych. Równocześnie dobrze sprawdza się z mniejszymi bazami danych, oferując stabilność i szybkość działania.PostgreSQL w zastosowaniach eGovernment

AJAXSystem eDokumenty tworzony jest przy użyciu nowoczesnych technologii komponentowych i AJAX. AJAX jest technologią pozwalającą na budowanie wysoko wydajnych aplikacji internetowych, używających bogatego intertfejsu użytkownika. Dzięki zaletom, takim jak przenośność, dostępność i łatwość aktualizacji, upatruje się w aplikacjach korzystających z tej technologii przyszłości oprogramowania.

Windows i Linux - interoperacyjnośćeDokumenty można instalować zarówno na systemach operacyjnych Windows jak i Linux. Dla serwerów Windows system jest instalowany przy pomocy graficznego instalatora, który przeprowadza użytkownika w

http://www.postgresql-support.de/english/solutions_government_e.html

całości przez kolejne kroki instalacji. Dla systemów Linux Debian - www.debian.org - system jest wyposażony w instalator, który przeprowadza przez większość kroków instalacji. W celu instalacji systemu na innych dystrybucjach (m.in. SUSE Linux, RedHat, Fedora, PLD) wykonuje się zestaw odpowiednich skryptów powłoki bash.Niezależnie od systemu operacyjnego serwera na którym zainstalowane są eDokumenty, z systemem można się łączyć z dowolnego urządzenia i dowolnego systemu operacyjnego wyposażonego w przeglądarkę internetową Mozilla Firefox lub Internet Explorer. System w zdecydowanej większości będzie również działał w przeglądarkach Opera, Safari i Chrome.

http://pld-linux.org/

http://fedoraproject.org/

http://www.redhat.com/

http://www.novell.com/linux/

http://www.debian.org/

Oferta sprzedaży i wdrożenia - eDokumenty...

Documents

Transcript of Oferta sprzedaży i wdrożenia - eDokumenty...