Urząd Miasta Ciechanów

PROCEDURA

P9

Numer

Powoływanie i praca

zespołów zadaniowych

4

Edycja

2011-01-10

Data edycji

1/4

I. Cel działania

Celem niniejszej procedury jest zapewnienie, iż w sprawach szczególnie

skomplikowanych i wymagających zaangażowania pracowników merytorycznych

z różnych komórek organizacyjnych są powoływane struktury poziome do

rozwiązywania w sposób skuteczny powstałych problemów oraz realizacji zadań.

II. Zakres podmiotowy procedury

Niniejsza procedura odnosi się do Wydziałów i pracowników Urzędu Miasta

Ciechanów.

III. Zakres przedmiotowy procedury

Procedura określa sposób postępowania przy powoływaniu i organizacji pracy

zespołów zadaniowych.

IV. Odpowiedzialność i uprawnienia

1) Prezydent:

a) stwierdza, czy dany problem wymaga powołania zespołu zadaniowego;

b) powołuje zespoły zadaniowe;

c) powołuje koordynatora danego zespołu;

d) rozwiązuje problemy i konflikty powstałe w trakcie pracy danego zespołu

zadaniowego;

e) rozlicza i monitoruje postęp w pracach zespołów zadaniowych.

2) Koordynator danego zespołu zadaniowego:

a) sprawuje nadzór i organizuje pracę zespołu zadaniowego;

b) ustala harmonogram i koordynuje całość prac związanych

z rozwiązywaniem danego problemu i realizacją zadań;

c) może wnioskować do Prezydenta o zapewnienie niezbędnych zasobów do

realizacji danego projektu;

Urząd Miasta Ciechanów

PROCEDURA

P9

Numer

Powoływanie i praca

zespołów zadaniowych

4

Edycja

2011-01-10

Data edycji

2/4

d) rozlicza zużycie materiałów oraz ewidencjonuje czas pracy członków

zespołu

e) wyznacza z zespołu osobę do sporządzania notatek ze spotkań;

f) przygotowuje raporty z realizacji danego projektu.

3) Pracownicy Urzędu Miasta Ciechanów:

a) mogą zgłaszać Prezydentowi problemy szczególnie istotne, które do

rozwiązania mogą wymagać powołania zespołu zadaniowego;

b) zgodnie z pisemną dyspozycją Prezydenta uczestniczą w pracach danego

zespołu zadaniowego;

c) dokładają należytej staranności do wykonania zadania postawionego

przed zespołem przez Prezydenta.

V. Skróty i definicje

Zespół zadaniowy – grupa osób będących pracownikami różnych komórek

organizacyjnych, powołana przez Prezydenta Miasta do rozwiązania problemów lub

realizacji zadań szczególnie skomplikowanych i wymagających zaangażowania

ekspertów z kilku dziedzin.

VI. Opis postępowania

1) schemat blokowy – nie dotyczy

2) opis słowny

1. Prezydent lub pracownik identyfikuje i zgłasza (w przypadku pracownika)

problem lub zadanie, które jego zdaniem wymaga powołania zespołu

zadaniowego.

2. Prezydent podejmuje decyzję, co do zasadności propozycji powołania

zespołu.

3. W porozumieniu z Kierownikami danych komórek organizacyjnych –

zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym – ustala skład zespołu

Urząd Miasta Ciechanów

PROCEDURA

P9

Numer

Powoływanie i praca

zespołów zadaniowych

4

Edycja

2011-01-10

Data edycji

3/4

zadaniowego i powołuje go oddelegowując tym samym pracowników

częściowo lub w całości wymiaru godzin pracy.

4. Prezydent wybiera i powołuje koordynatora zespołu a w przypadku zadań

związanych z realizacją strategii zespół wybiera sam przewodniczącego

zgodnie z procedurą P8.

5. Koordynator wybiera z zespołu osobę do sporządzania notatek ze spotkań

(lub wnioskuje do Prezydenta o przydzielenie takiej osoby).

6. Zespół pod przewodnictwem koordynatora formułuje problem do

rozwiązania, określa niezbędne zasoby do swoich prac i zgłasza wszelkie

problemy Prezydentowi.

7. Zespół ustala plan realizacji prac i przedstawia go do akceptacji

Prezydentowi. Plan realizacji prac zawiera co najmniej określony problem

lub zadanie, skład zespołu, koordynatora, termin rozpoczęcia

i zakończenia zadania, cel realizowanego zadania lub rozwiązania

problemu i sposób oceny skuteczności oraz główne etapy działania.

W przypadku prowadzenia działań korygujących i zapobiegawczych

z wykorzystaniem dokumentu P3-F1 plan realizacji może być ograniczony

o informacje zawarte w tym dokumencie.

8. Koordynator informuje na bieżąco Prezydenta o pojawiających się

problemach i konfliktach oraz – w przypadku wyraźnego polecenia

Prezydenta – o stanie postępu prac.

9. Po zakończeniu realizacji projektu zespół zadaniowy sporządza

rozliczenie rzeczowe, merytoryczne i nakładu czasu pracy oraz ocenia

skuteczność działań i przedstawia wyniki Prezydentowi Miasta.

10. Prezydent podejmuje decyzję co do zasadności kontynuowania prac

w przypadku, kiedy stwierdzi, iż problem nie został skutecznie

rozwiązany.

Urząd Miasta Ciechanów

PROCEDURA

P9

Numer

Powoływanie i praca

zespołów zadaniowych

4

Edycja

2011-01-10

Data edycji

4/4

VII. Dokumenty związane

1. PN-EN ISO 9001:2009

2. Księga jakości

3. Księga procesów

4. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Ciechanów

5. Procedura działań korygujących i zapobiegawczych – P3

6. Procedura monitorowania i realizacji planów strategicznych – P8

VIII. Załączniki, formularze

brak

…………………………………………. ……………………………………………

Opracował/Data Zatwierdził/Data