Nowe technologie w zarządzaniu NGO

zarządzanie

3

zarządzanie

W tej serii: komunikacjafundraising

zarządzanie

redakcja Technologie.org.plprojekt graficzny i skład Marianna Wybieralska

Publikacja powstała w ramach dofinansowania z Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich

Publikacja dostępna jest na licencji Creative Commons-Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne-Na tych samych warunkach 3.0

Ilustracja wykorzystania na okładce autorstwa Kitsuné Espresso Bar opublikowana na licencji Creative Commons Zero dostępna pod adresemhttp://unsplash.s3.amazonaws.com/batch%205/unsplash-kitsune-4.jpg

spis treści

Jak dobierać narzędzia technologiczne, czyli ballada o wiertarce 9Kilka dobrych narzędzi do zarządzania kontaktami (crm) 19crm w chmurze – czy to dobry pomysł? 27Jak wdrożyć narzędzie do zarządzania kontaktami(crm) i nie zwariować 39Łatwe umawianie spotkań, czyli Doodle 45Instrukcja obługi zebrania 51Członkowie – niezagospodarowany potencjał organizacji pozarządowych? 57Zarządzenie organizacją pozarządową – gra zespołowa 63Pozarządowiec w samorządzie. Czy da się to pogodzić? 69Tworzenie grupy roboczej organizacji pozarządowych. Od czego zacząć? 77Kilka opinii o programach do zarządzania projektami 89Jak chronić organizację. Funkcje, które znajdziesz w urządzeniach zabezpieczających 101

Mój dysk to mój zamek. Zabezpieczanie dysków i danych naszej organizacji 107Strategia tworzenia kopii zapasowych 113Bezpieczeństwo kopii zapasowych w organizacji 121Bezpieczna praca online – zawsze i wszędzie 133Chmury na usługach. Potencjał i bezpieczeństwo rozwiązań w chmurze 141

8 zarządzaniefundacja techsoup 9

jak dobierać narzędzia technologiczne, czyli ballada o wiertarceMichał Mach

W trakcie wielu lat pracy z organizacjami pozarządo-wymi wielokrotnie spotykałem się z pytaniami o opi-nię na temat konkretnych narzędzi informatycznych i ich przydatność w działalności konkretnej organiza-cji. Zazwyczaj, zamiast od razu udzielić odpowiedzi, zadawałem kilka pytań: a co konkretnie chcecie osiąg-nąć? Jaka jest grupa docelowa, do której skierowane są Wasze działania? Jakich narzędzi już używacie w tej chwili? W większości przypadków na tym roz-mowa się kończyła – przecież to było tylko niewinne pytanie o jedno konkretne narzędzie, a nagle pojawia się porzeba odpowiedzi na tyle trudnych pytań.

młotek czy wiertarka?Kiedy szkolę lub doradzam organizacjom, aby wyjaś-nić podejście do wyboru narzędzi informatycznych dla organizacji, zdarza mi się używać prostej me-tafory związanej z wieszaniem obrazka na ścianie. Najpierw zastanawiamy się gdzie obrazek powinien wisieć i jak będzie pasował do otoczenia, potem dopiero sięgamy po narzędzia. Często wystarczy


prosty młotek i gwoździk – i po robocie. Ale co jeżeli obrazek ma piękną i solidną ale ciężką ramę? Wtedy prawdopodobnie sięgniemy po wiertarkę – ale już jej typ może zależeć od tego, czy wieszamy obrazek na ścianie ze zbrojonego betony, czy też z cegieł. No i czy z wiertarką udarową poradzimy sobie samodzielnie czy może lepiej poprosić o pomoc osobę, która już z takiego narzędzia korzystała? Spróbujmy spojrzeć na temat nieco bardziej ogól-nie: wieszając obrazek, nie zastanawiając się nad tym szczególnie, budujemy pewien plan, niemalże strate-gię, czyż nie? Najpierw myślimy co chcemy osiągnąć (gdzie powiesić obrazek?), potem oceniamy rodzaj narzędzi, jaki będzie nam potrzebny (Młotek? Wier-tarka? Zwykła czy udarowa?), aż wreszcie oceniamy własne umiejętności i doświadczenie niezbędne do skorzystania z narzędzia. Dopiero wtedy przystępuje-my do właściwej pracy, a na sam koniec cieszymy się pięknym urozmaiceniem ściany w biurze lub mieszkaniu. Jaka szkoda, że w pracy większości organizacji nie stosujemy tego samego procesu! Niestety, bez szer-szego spojrzenia na organizację, jej uwarunkowania wewnętrzne i zewnętrzne nie da się dokonać dobrego wyboru narzędzi. Jeżeli jej jeszcze nie posiadacie, zacznijcie od strategii organizacji, a następnie – bazu-jąc na niej – zbudujcie strategię/plan technologiczny. Po szczegóły w tym zakresie odsyłam do artykułu „Strategia technologiczna w Twojej organizacji”. Gwarantuję, że myślenie strategiczne w przypadku technologii bardzo popłaca!

wiedza nade wszystkoKiedy wiemy już jaki jest nasz plan (gdzie powiesić obrazek?), czas sprawdzić, czy mamy odpowiednią

wiedzę, żeby go zrealizować (jak powiesić obrazek?). Zazwyczaj niestety nie wystarcza jednorazowo zdobyć wiedzę o konkretnym narzędziu. Technologie informatyczne to dziedzina, w której trendy zmienia-ją się stosunkowo szybko, a doświadczenia nabywa-ne w toku przedsięwzięć angażujących technologię szybko się dezaktualizują. Warto mieć wewnątrz organizacji osobę lub osoby, które będą gromadzić niezbędną wiedzę i stanowić swego rodzaju centrum aktywności technologicznej organizacji. W firmach komercyjnych jest to często osoba na poziomie zarządu lub wyższego szczebla zarządzania (tzw. CTO – Chief Technology Officer, Dyrektor/-ka ds. technologii) – w większości małych i średnich organizacji zazwyczaj wystarczy po prostu osoba, która będzie zainteresowana gromadzeniem wiedzy na temat technologii, szczególnie tych zwią-zanych z działalnością organizacji pozarządowych (która – piszę to na podstawie własnej praktyki – jednak różni się nieco od powszechnej wiedzy infor-matycznej).

projekt, jak każdy innyTechnologia w organizacji, a także realizowanie wspomnianej wcześniej strategii technologicznej to nic innego jak długoterminowy projekt, podob-ny do każdego innego realizowanego w organizacji. Jak każdy projekt, także ten wymaga stanowiska koordynatora/ki – i taką rolę powinna mieć osoba wspomniana wcześniej. Odpowiedzialnością takiej osoby jest zdobywać wiedzę, dzielić się nią, ale także posiadać dostateczną orientację na temat procesów związanych z technologią zachodzących w organi-zacji. Dzięki temu łatwiej będzie jej proponować


usprawnienia, akumulować doświadczenia i chronić organizację przed popełnianiem tych samych błędów w projektach informatycznych (co jest niestety dosyć powszechne wśród małych i średnich organizacji). Do zadań takiej osoby należeć powinno również wsparcie w realizacji wspomnianej wcześniej strategii techno-logicznej – łatwo jest w toku codziennej pracy zapo-mnieć o podjętych decyzjach i odejść od przyjętego planu. Zdaję sobie sprawę, że w przeciętnej organizacji trudno jest wygospodarować środki na stworzenie specjalnego stanowiska dla osoby odpowiedzialnej za technologię. Moja odpowiedź na taką wątpliwość jest zawsze podobna: nie trzeba mieć wykształcenia informatycznego, żeby myśleć strategicznie o narzę-dziach informatycznych! Wystarczy chęć sięgania po wiedzę, której w internecie jest bardzo dużo oraz chęć rozmowy ze specjalistami – wokół nas jest wiele osób, które chętnie podzielą się swoimi doświadczeniami i wiedzą. Coraz więcej jest też wydarzeń, gdzie można zdobyć praktyczną wiedzę na ten temat. Systematycz-ność w gromadzeniu wiedzy, konsekwencja i cieka-wość technologii – to cechy, które wystarczą, aby dramatycznie usprawnić efektywność technologiczną organizacji.

podstawyJeżeli w Twojej głowie na samym początku procesu ewaluacji tkwi nazwa konkretnego narzędzia („Za-instalujmy sobie Joomlę!”) – popełniasz pierwszy błąd. Oderwij się od konkretnych narzędzi, zastanów się nad potrzebami – jaki efekt chcesz osiągnąć? Jakie działanie swojej organizacji chcesz uspraw-nić? Jaki problem rozwiązać? Zdefiniuj dobrze cele

(organizacyjne, nie techniczne!), które przyświecają wdrożeniu nowego narzędzia w Twojej organizacji. To bardzo często nieduża praca – jej efektem są dwa, trzy zdania opisujące najważniejsze motywy stojące za wyborem nowego narzędzia. Pamiętaj, że cele – jak zawsze – powinny być SMART: proste, mierzalne, osiągalne, istotne oraz określone w czasie. Tak, to nic innego jak kryteria, które znasz z planowania strate-gicznego. Przykładowo: „Chcemy w ciągu najbliższych 3 miesięcy skrócić proces przygotowania pojedyncze-go szkolenia z 30 godzin pracy do 10 godzin pracy”. Wiemy co chcemy osiągnąć? Wspaniale, pierwszy krok mamy za sobą. Dopiero teraz możemy zacząć szukać narzędzi. Zacznijmy najpierw od „rozszerze-nia” listy dostępnych opcji: poszukajmy w Internecie różnych narzędzi, porozmawiajmy z zaprzyjaźniony-mi dostawcami technologii lub innymi organizacjami, które zaspakajały podobne potrzeby. Stwórzmy sobie listę oglądając dostępne i gotowe narzędzia – dzięki temu dowiadujemy się też co jest możliwe do zrobie-nia i jakie funkcje będą dla nas przydatne. W trakcie tych poszukiwań warto wynotować sobie zaobserwo-wane pomysły, które pozwolą nam ten cel osiągnąć, przykładowo: „1. Będziemy zachęcać naszych benefi-cjentów do zapisów online poprzez formularz, a nie przesyłania wypełnionych dokumentów tekstowych, co zaoszczędzi nam czas na przepisywaniu ich do arkuszy kalkulacyjnych; 2. Będziemy korzystać z kore-spondencji seryjnej do przygotowywania certyfikatów szkoleniowych” – i tak dalej. Na koniec tego etapu powinniśmy mieć listę na-rzędzi, które „wydają nam się” pasujące do naszych potrzeb. Jeżeli lista jest wyjątkowo krótka (bo po-trzeby są wyjątkowe), warto dopisać do niej pozycję:


„stworzenie nowego narzędzia”, ale to już materiał na zupełnie oddzielny artykuł. Być może już na tym etapie, z pomocą doświadczo-nej osoby lub na podstawie własnych doświadczeń, niektóre z nich możemy wyeliminować bez dalsze-go badania. Czasem zdarza się, że już teraz wiemy prawie wszystko, przykładowo: używamy w naszej or-ganizacji WordPress-a (co mamy oczywiście zapisane w naszej strategii technologicznej, czyż nie?), niedro-ga wtyczka do niego znajdująca się na liście jest uży-wana przez wiele organizacji i realizuje wystarczającą większość funkcji, które chcielibyśmy/chciałybyśmy widzieć u nas. Decyzja prawie podjęta! Jeżeli jednak nie mamy oczywistych (strategicznych!) kryteriów wyboru i lista nadal pozostaje długa, powinniśmy przejść do kolejnego etapu. oceniaj całościowoZacznij od zastanowienia się, jak narzędzie które roz-ważasz będzie „pasować” do Twojej organizacji, z jej specyfiką, zasobami, kulturą pracy. Czy w Waszym zespole często zdarza się Wam pracować z domu? Jeżeli tak, być może narzędzie działające on-line (z którego można korzystać przy pomocy przeglą-darki, bez instalowania ) będzie niezbędne, tak aby część osób mogła pracować przy nim zdalnie, poza biurem. Czy w organizacji mamy stałe, wewnętrzne wsparcie informatyczne? Jeżeli nie, być może roz-sądną opcją będzie wybór narzędzia działającego „w chmurze”? A być może pracujemy na danych wraż-liwych (na przykład posiadamy informacje o sytuacji rodzinnej lub finansowej naszych beneficjentów/beneficjentek)? Wówczas musimy wziąć pod uwagę bezpieczeństwo przechowywania i przesyłania tych

informacji oraz dbałość o prywatność osób, z który-mi pracujemy. Ile narzędzi, tyle rozmaitych kryteriów, które można zastosować do oceny ich przydatności. Istnie-ją oczywiście metodyki i gotowe zestawy kryteriów ewaluacyjnych, ale moim zdaniem najlepsze jest indywidualne podejście przy każdej większej „decyzji narzędziowej”. Określmy jakie kryteria są dla nas najważniejsze (wobec naszych potrzeb, naszej strate-gii, naszych doświadczeń) i oceńmy narzędzia wedle tak przemyślanego zestawu. Na koniec wybieramy narzędzie, które najlepiej spełnia wybrane przez nas kryteria.

jakich kryteriów używać?Tak jak wspomniałem wcześniej – kryteriów jest bardzo wiele. Niektóre z nich będą ważniejsze, inne mniej istotne, niektóre – w warunkach konkretnej organizacji – będzie można w ogóle pominąć. Warto tworzyć też własne, zapisywać je w strategii, ale jeżeli brakuje Wam pomysłów, oto krótka lista przykłado-wych:Jak narzędzie pasuje do innych używanych przez nas?

Czy według naszej strategii preferujemy narzędzia oparte na konkretnej platformie (na przykład, dla narzędzi online: Wordpress, Joomla, Drupal). Czy nowe narzędzie będzie mogło współpracować, wymieniać dane z istniejącymi systemami?

Jaką narzędzie ma opinię jeżeli chodzi o jego stabil-ność? Czy doświadczenia użytkowników wskazują na jego niezawodność, czy też przeciwnie?

Kto jest dostawcą? Od kogo otrzymamy wsparcie w zakresie wdrożenia i późniejszego utrzymania? Jaka jest jego renoma, stabilność finansowa (nie


chcemy w końcu, aby dostawca zniknął po pół roku korzystania przez nas z narzędzia), komunikacja z klientami (ach, te historie o niemożności doga-dania się z informatykami)?

Czy narzędzie jest otwarte? Czy dane w nim przetwa-rzane można łatwo wydostać i przenieść do innego narzędzia? Czy nie uzależnimy się od jednego dostawcy (tzw. vendor lock-in) z powodu braku możliwości migracji danych? Czy kod źródłowy narzędzia jest dostępny?

Jaka jest używalność, łatwość obsługi narzędzia? Czy wymaga dużego wkładu pracy w zapoznanie się z nim, a jeżeli tak, to czy późniejsze korzyści rekompensują ten wkład?

Jaka jest dostępność narzędzia? Czy osoby z niepeł-nosprawnością będą mogły z niego korzystać i/lub je obsługiwać?

Jaki jest przeciętny koszt wdrożenia? Jaki jest póź-niejszy koszt utrzymania? (pamiętajmy – więk-szość kosztów ponoszonych w trakcie cyklu życia większych i niestandardowych narzędzi informa-tycznych pojawia się już po jego wdrożeniu, w trak-cie jego użytkowania!)

Jaki jest model dostarczania aktualizacji, czyli nowych wersji? Jaki jest ich koszt? Jaką otrzy-mujemy gwarancję na poprawne funkcjonowanie narzędzia?

Jak wygląda bezpieczeństwo narzędzia? Czy łatwo jest uzyskać do niego dostęp, czy łatwo jest dostać się do przechowywanych w nim danych?

Jaka jest dostępność szkoleń dotyczących tego narzę-dzia?

Czy narzędzie może być wykorzystywane na urządze-niach mobilnych?

Jakie referencje posiada narzędzie? Czy inne organi-zacje, podobne do nas, już z niego korzystają? Czy są z tego zadowolone?

na koniecNie lubię używać gotowych metodyk do ewaluacji narzędzi. Każda organizacja jest inna, ma nieco inne uwarunkowania i przykładanie tej samej miary do każdej z nich często sprawia więcej trudności niż przynosi korzyści. Mimo to – jako dodatek do powyż-szego poradnika – serdecznie polecam Wam poszukać w Internecie narzędzi służących do ewaluacji syste-mów informatycznych: zwierają wiele informacji, które mogą przydać się Wam do budowania Waszych własnych, wewnątrzorganizacyjnych list kryteriów. I nie zapomnijcie o strategii technologicznej – jasno opisana wiedza o tym dokąd idziemy w tej niełatwej i szybko zmieniającej się dziedzinie, jaką jest infor-matyka i telekomunikacja naprawdę pomaga poru-szać się w jej meandrach.


kilka dobrych narzędzi do zarządzania kontaktami (crm)Elizabeth Pope, Idealware

Czy narzędzie do zarządzania kontaktami będzie odpowiednim rozwiązaniem dla twojej organizacji?

W tym artykule spróbujemy odpowiedzieć na pytanie komu może przydać się CRM, czyli narzędzie do za-rządzania kontaktami, jak również opowiemy o zale-tach programów, które można wykorzystać. Praca każdej organizacji opiera się w dużej mie-rze na podtrzymywaniu relacji z wieloma osobami. Czasem jedna osoba może mieć kontakt z organizacją w różnych kontekstach – np. w ramach wolontariatu oraz przekazując na konto organizacji darowizny i często uczestnicząc w różnego typu organizowa-nych przez was wydarzeniach. Zdarzają się też osoby, które związane są z organizacją przez lata, jednak w zupełnie różny sposób i być może nigdy nie będą miały ze sobą bezpośredniego kontaktu (np. prezeska firmy, która przekazuje wam największe darowizny i beneficjent, który regularnie bierze udział w lokal-nych wydarzeniach). Umiejętność długofalowego podtrzymywania relacji z poszczególnymi osobami,


w wielu sytuacjach może być kluczem do sukcesu organizacji. Weźmy jako przykład wolontariuszkę, która współpracuje z wami od lat podczas corocznej kam-panii, zawsze bierze udział w największych wydarzeń i ponadto przekonała połowę osób w swojej firmie do regularnego przekazywania darowizn na dzia-łalność waszej organizacji. Załóżmy, że macie kilka-naście takich zaangażowanych osób. Jeśli historia ich zaangażowania dotyczy nieodległej przeszłości, informacje na ich temat można w miarę sprawnie i szybko prześledzić opierając się na: dostępnych dokumentach, pamięci poszczególnych pracowniczek i pracowników organizacji czy też notatkach umiesz-czonych w różnych bazach danych. Jednak z upływem czasu oraz zwiększaniem się liczby zaangażowanych osób może stać się to kłopotliwe, czy wręcz niewyko-nalne. Istniejące rozwiązania technologiczne (CRM) zapewniają dostęp do wszystkich informacji na temat historii zaangażowania osób poszczególnych osób w różne aspekty życia organizacji. Programy te po-zwalają łatwo znaleźć informacje na temat tego w ja-kie działania były zaangażowane poszczególne osoby i mieć pewność, że osoby te są przez nas zadbane, jak również że wiedzą w jak jeszcze mogą pomóc. Standardowe bazy danych kontaktowych zbudo-wane są w taki sposób, że pozwalają na przyjrzenie się bliżej osobom wyłącznie z jednej grupy kontak-tów, np. grupy osób współpracujących z organizacją, grupy wolontariackiej, czy grupy darczyńców. Natomiast narzędzie do zarządzania kontakta-mi, czyli CRM (skrót od angielskiego Constituent Relationship Management) służy przede wszyst-kim do tego, aby umożliwić nam łatwy dostęp do

szczegółowych informacji na temat wszystkich osób z nami związanych. Czy jednak CRM jest potrzebny twojej organizacji? Czy będzie pasował do jej charakteru?

czy crm jest faktycznie potrzebny mojej organizacji?Jeśli potrzebne ci są mniej szczegółowe informacje z różnych dziedzin związanych działalnością organi-zacji, system zarządzania kontaktami (CRM) będzie dobrym rozwiązaniem.Jeśli natomiast chcesz mieć dostęp do szczegółowych informacji na temat kon-kretnego obszaru swoich działań warto pomyśleć o bazie danych dedykowanej wyłącznie temu obszarowi. Co istotne, CRM może funkcjonować także równo-legle z innym systemem zbierania danych, o ile tylko dane przechowywane w obu systemach są uporząd-kowane, aktualizowane i można je w łatwy sposób przesyłać między programami. Narzędzia do zarządzania kontaktami są zazwyczaj bardzo elastyczne, mimo to trzeba sporo popraco-wać nad dostosowaniem ich do potrzeb konkretnej organizacji. Proces dostosowywania systemu będzie wymagał dużych nakładów pracy i zaangażowania, tak podczas jego konstruowania, jak i wypełniania treścią. Jednak kiedy praca ta będzie już raz wyko-nana, organizacja mieć będzie narzędzie naprawdę skrojone do własnych potrzeb. System ten nie będzie generował w przyszłości kolejnych kosztów, dzięki niemu nie pojawi się więcej konieczność tworzenia bazy danych od zera. Dodawanie kolejnych modu-łów do raz skonfigurowanego CRM-u jest stosunko-wo proste, co pozwoli na dodawanie w przyszłości kolejnych obszarów. Do postawienia i wstępnego


dostosowania CRM-u prawdopodobnie będzie trzeba wynająć specjalistę lub specjalistę. Warto pomyśleć o współpracy z taką osobą również w przyszłości, przy okazji pojawiających się na bieżąco problemów i wątpliwości. Doświadczony doradca/czyni może rozwinąć rów-nież dodatkowe funkcje programu, takie jak kontrola składek członkowskich czy śledzenie przebiegu orga-nizowanych wydarzeń. CRM może służyć również do obserwowania dróg i sposobów komunikowania się wewnątrz i na zewnątrz organizacji (o ile będzie na bieżąco aktualizowany jeśli chodzi o wysyłanie maili, odbyte spotkania i rozmowy). Koszt wdrożenia takich dopasowań do potrzeb organizacji zazwyczaj zwraca się szybko dzięki niskim kosztom bieżącego utrzyma-nia. Wprowadzone przez nas funkcje, mogą zastępo-wać inne, stosowane dotychczas narzędzia. Kolejną zaletą narzędzi do zarządzania kontaktami jest to, że może pomóc zintegrować stronę internetową organi-zacji, jej obecność w mediach społecznościowych oraz wysyłanie mailingu. CRM pozwala nie tylko na szyb-kie docieranie do informacji na temat poszczególnych osób, lecz również ułatwia obserwowanie i ewaluację dróg komunikowania się wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Dla tej funkcji konieczne jest włączenie CRM-do wysyłania maili oraz aktualizowanie go pod kątem odbytych spotkań, czy nawet rozmów telefo-nicznych.

porównanie dostępnych narzędziPoniżej przyjrzymy się dwóm programom do zarzą-dzania kontaktami. Oba mają elastyczną strukturę, można je w dużej mierze dopasować do własnych po-trzeb, oba są systemami zawierającymi wiele funkcji.

Można je również zintegrować z działaniami takimi jak fundraising czy zarządzanie wydarzeniami.

CiviCRMCiviCRM to narzędzie stworzone na zasadzie wol-nej licencji, można je pobrać darmowo z Internetu. Mimo że nie trzeba płacić za nabycie CiviCRM, jego dostosowanie i wdrożenie w organizacji będzie się najprawdopodobniej łączyło z kosztami i z zatrudnie-niem kogoś z zewnątrz. Nie powinno być problemu ze znalezieniem takiej osoby, istnieje bowiem coraz większe środowisko osób aktywnie zajmujących się rozwijaniem programu, pomagających w testowaniu kolejnych wersji programu i we wprowadzaniu kolej-nych udoskonaleń. CiviCRM na pewno sprawdzi się doskonale w śledzeniu historii poszczególnych osób zaangażowanych w życie organizacji, monitorowaniu spływających datków i darowizn, jak również przy okazji zarządzania wydarzeniami oraz w wysyłaniu mailingu. CiviCRM ma jednak też kilka wad. Jeżeli dla orga-nizacji priorytetem są funkcje związane z fakturami i księgowością, być może warto zastanowić się nad innym systemem, ponieważ CiviCRM będzie wymagał wiele dodatkowej pracy w tym względzie. Również interfejs programu nie jest specjalnie intuicyjny, choć z każdym rokiem staje się on coraz bardziej przyjazny. CiviCRM może przyczynić się do płynniejszego funkcjonowania organizacji, szczególnie jeśli dosto-sujemy program w odpowiedni sposób. W ramach podstawowego CiviCRM znajdują się dodatkowe ele-menty jak CiviSchool – związane z zarządzaniem pro-gramami edukacyjnymi, jak również CiviBox Office, który umożliwia sprzedawanie biletów na wydarzenia


i numerację miejsc siedzących. Zależnie od wymagań organizacji, koszt dostosowania programu CiviCRM może być bardzo różny. Osoba zajmująca się CiviCRM może wam pomóc zarówno podczas wstępnego do-stosowywania programu do potrzeb organizacji, jak i podczas migracji danych z poprzedniego system, czy systemów oraz w dalszym rozwiązywaniu bieżących problemów.

Microsoft DynamicsMicrosoft Dynamics jest odpowiedzią programowego giganta na ekspresowo rozwijający się rynek narzędzi do zarządzania kontaktami. Zaprojektowany został jako system zawierający wszystkie funkcje, nadaje się do pełnego dostosowania, zależnie od potrzeb organizacji. Program jest również dostępny w wersji dedykowanej organizacjom pozarządowym. Micro-soft Dynamics jest narzędziem dość przyjaznym, szczególnie dla osób przyzwyczajonych do pracy z pakietem Microsoft Office. Pomaga w zarządzaniu darowiznami, raportowaniu, zarządzaniu sprawami członkowskimi, korespondencją i tradycyjną pocztą, jak również komunikacją mailową. Za dodatkową opłatą można dokupić funkcje związane z zarzą-dzaniem wydarzeniami i stronami internetowymi, wymagają one jednak posiadania pewnej wiedzy i umiejętności oraz przeprowadzenia dodatkowych konfiguracji przed użyciem.

narzędzia wyspecjalizowaneRównież inne firmy mają w swojej ofercie narzędzia do zarządzania kontaktami, jednak zazwyczaj są one bardzo wyspecjalizowane. Plusem jest, że takie narzę-dzia od razu są wyposażone we wszystkie potrzebne

funkcje, nie trzeba ich dostosowywać. Najczęściej płaci się za korzystanie z nich w formie rocznego lub miesięcznego abonamentu.

podsumowanieNarzędzie do zarządzania kontaktami, CRM, na pewno nie dla każdej organizacji jest rozwiązaniem doskonałym. Organizacje ze ściśle określonymi wymaganiami lub te, dla których komunikacja jest absolutnym priorytetem mogą wymagać bardziej wyspecjalizowanego systemu. Podtrzymywanie relacji z ludźmi jest podstawą pracy i realizowania misji każdej organizacji. Dotyczy to relacji z grupą wolon-tariuszy i wolontariuszek, członków i członkiń, grupą darczyńców. Nie jest przecież rzadkością, że osoby które wspierają nas finansowo, udzielają się również wolontariacko, a członkowie i członkinie wspomagają organizację finansowo. Dzięki możliwości śledze-nia takich informacji i łatwemu dostępowi do nich, CRM ułatwia pracę, pokazując w jaki sposób osoby współpracują i kontaktują się z organizacją, pokazuje również kiedy poziomy ich aktywności się zazębiają. Zarządzanie kontaktami jest wyzwaniem, które nigdy się nie kończy. Znalezienie odpowiedniego narzędzia wspierającego ten proces, może pozwolić wyelimino-wać część przeszkód w komunikacji i pozwolić skon-centrować się na najważniejszym, osobistym aspekcie relacji.


crm w chmurze – czy to dobry pomysł?Elliot Harmon, TechSoup

Co to jest zarządzanie kontaktami w chmurze? Dla ja-kich organizacji taki CRM jest dobrym rozwiązaniem? W poniższym artykule spróbujemy odpowiedzieć na te pytania. Powiemy również nad czym warto się zastanowić przymierzając się do zastosowania CRM-u w organizacji po raz pierwszy bądź zamienia-jąc tradycyjne narzędzie do zarządzania kontaktami, na narzędzie pracujące w chmurze. Następnie krótko omówimy podstawowe dostępne na rynku programy. Jak w twojej organizacji zbierane są informacje na temat osób korzystających z jej usług i pomocy? Jak gromadzi się informacje na temat tego kto, w jaki sposób jak często ją wspiera? W większości organiza-cji robi się to na wiele sposobów. Być może w osobnej bazie przechowujecie informacje dotyczące darczyń-ców, w innej beneficjentów, w jeszcze innej wolon-tariuszek i wolontariuszy. Co by się zmieniło, gdyby wszystkie te informacje były dostępne w jednym miejscu? Jak by to zmieniło sposób komunikowania się z tymi wszystkimi osobami? Narzędzie do zarzą-dzania kontaktami, czyli CRM (skrót pochodzi od


angielskiego: Constituent Relationship Management, co oznacza zarządzanie relacjami z osobami zaan-gażowanymi, np. w życie organizacji pozarządowej) może pomóc w stworzeniu wspólnego komunikowa-nia się, tak aby udoskonalić sposób podtrzymywania relacji z każdą z osób.

co to jest crm?CRM, czyli narzędzie do zarządzania kontaktami to, mówiąc najprościej, program który pozwala na zbieranie informacji na temat osób związanych z organizacją. W takim programie zapisuje się dane kontaktowe oraz informacje o tym, ile razy, jak często i przy jakich okazjach dana osoba miała kontakt z organizacją. Często program posiada również funkcję automatycznego przypominania o tym, że w konkretnym momencie należy ponownie z kimś się skontaktować (np. przypomnieć o dorocznej akcji dobroczynnej, wysłać podziękowanie za pomoc przy realizacji projektu, czy za przekazanie darowizny). Często o narzędziach do zarządzania kontaktami myśli się przede wszystkim w kontekście fundraisingu oraz podtrzymywania relacji z darczyńcami. Relacje z osobami, które finansują działalność organizacji są niewątpliwie bardzo ważne. Jednak w przypadku wielu organizacji nie istnieje jasny podział między darczyńcami, a innymi osobami związanymi z or-ganizacją. Jedna osoba może być równocześnie zaangażowana wolontariacko, przekazywać środki finansowe dla organizacji, a czasem być odbiorcą naszych usług. Zazwyczaj poszczególne pracowniczki i pracownicy zajmują się podtrzymywaniem relacji w konkretnych obszarach (wolontariat, wydarzenia, sprawy członkowskie itd.). Czy nie byłoby wygodniej,

gdyby wszystkie te osoby miały dostęp do jednej bazy danych, w której mogłyby znaleźć informacje o wszyst-kich kontaktach? Przy okazji wysyłania maila dotyczą-cego darowizny osoba zajmująca się fundraisingiem mogłaby również podziękować za wolontariackie zaangażowanie w poprzednią akcję. Podczas ustalania grafiku wolontariackiego, koordynatorka mogłaby przekazać zaproszenie na organizowaną dla darczyń-ców kolację. Dzięki zebraniu wszystkich informacji w jednej bazie, kontaktując się z daną osobą za każ-dym razem możemy mieć pełny ogląd na temat tego w jaki sposób jest ona związana z naszą organizacją. czym różni się crm w chmurze?Ujmując to najprościej, narzędzie do zarządzania kontaktami (CRM) w chmurze umożliwia dostęp do bazy danych kontaktów w Internecie, bez koniecz-ności utrzymywania jej na własnym komputerze, czy serwerze. Program utrzymywany jest na kompute-rach i serwerach firmy, która oferuje nam tę usługę.

WygodaSystem płatności przy okazji CRM-u w chmurze jest znacznie prostszy, niż w przypadku tradycyjne-go programu, który musimy na początku zakupić, a potem odnawiać licencję. Opłata w przypadku rozwiązań wirtualnych zmienia się zależnie od tego, ile osób w danym okresie korzysta z narzędzia. Jest to więc znacznie tańsze rozwiązanie, ponieważ koszt usługi zmienia się odpowiednio do bieżących potrzeb. Będzie to miało szczególne znaczenie przy okazji niedużych organizacji. Praca z bazą danych w chmurze może być również dużo wygodniejsza, niż w przypadku tradycyjnego


narzędzia. W sytuacji kiedy nie wszystkie osoby korzystające z bazy pracują w jednym biurze, łącze-nie się każdorazowo z biurowym serwerem może być naprawdę kłopotliwe. Szczególnie jeśli organizacja ma oddziały w różnych częściach miasta, czy nawet w róż-nych miastach, właśnie CRM w chmurze może być miejscem, w którym zbiera się wszystkie informacje o kontaktach z poszczególnych miejsc, czy oddziałów. Ponieważ narzędzie do zarządzania kontaktami, które jest umieszczone w chmurze znajduje się na serwerze dostawcy, to właśnie firma zajmuje się takimi kwestiami jak aktualizacje programu oraz bezpieczeństwo i bieżące utrzymywanie serwera. To zdejmuje nam z głowy sporo problemów. Z drugiej strony, trzeba pamiętać o tym, że nie wszystkie informacje można tak po prostu trzymać w Internecie. Jeśli organizacja jest w posiadaniu jakichś danych wrażliwych na temat osób, warto upewnić się jakie zabezpieczenia są konieczne, żeby można było je bezpiecznie przechowywać w wirtual-nej bazie danych.

Wymagania dotyczące sprzętuTradycyjne narzędzie do zarządzania kontaktami, jak np. Microsoft Dynamics, wymagają utrzymywa-nia bazy danych na serwerze organizacji. Narzędzie w chmurze nie stawia przed nami takich wymagań. Ponieważ baza danych utrzymywana jest zdalnie, nie ma również konieczności dostosowywania moż-liwości serwera organizacji do potrzeb programu. Wystarczy upewnić się, że komputery wszystkich osób korzystających z CRM-u są zgodne z wyma-ganiami programu. Ponieważ większość rzeczy dzieje się na serwerze zewnętrznym, wymagania

te są zazwyczaj minimalne. Niektóre bazy danych wymagają jedynie komputera lub innego sprzętu z przeglądarką internetową. W przypadku części, należy również zainstalować na danym urządzaniu niewielką aplikację.

Wpływ na środowisko naturalneCRM w chmurze może zmniejszyć również zosta-wiany przez organizację ślad środowiskowy, co dla wielu osób jest ważnym argumentem. Jak to działa? Przede wszystkim, nasze dane umieszczone są na serwerze, na którym umieszczone jest również wiele innych danych. Taki serwer jest zaprojektowany aby minimalizować zużycie energii. Kiedy korzystamy in-tensywnie z naszego programu, wtedy serwer wyko-rzystuje więcej energii. W czasie kiedy chwilowo nie korzystamy z naszego narzędzia, te same maszyny obsługują pozostałe zainstalowane na nich programy. Jest to rozwiązanie dużo bardziej wydajne jeśli chodzi o energię, niż w przypadku serwerowni jednej organi-zacji. Ponadto, ponieważ te same komputery obsłu-gują wiele podmiotów, mniejszy jest również wydatek energetyczny konieczny już do wyprodukowania komputerów. Jest to o tyle znaczące, że 80% energii, którą zużywa się na potrzeby komputerów, dotyczy właśnie procesu ich produkcji.

ocena potrzeb organizacjiJeżeli korzystacie z tradycyjnego narzędzia do zarządzania kontaktami, pewnie wiecie już mniej więcej jakie są potrzeby organizacji w tym względzie. Praca związana z przenoszeniem danych do nowe-go systemu, pozwoli przy okazji na przejrzenie raz jeszcze kontaktów, które są w posiadaniu organizacji,


zastanowienie się nad obszarami, którymi CRM będzie się zajmował oraz na refleksję nad tym co w poprzednim systemie zbierania i przechowywania danych nie działało dobrze.

Znalezienie i scalenie wszystkich list kontaktówJest to kluczowy etap określania potrzeb jeśli chodzi program do zarządzania kontaktami. Etap ten często jest również najdłuższy. W tym czasie trzeba skon-sultować się ze wszystkimi osobami, które robią coś w związku z zewnętrzną komunikacją organizacji. Poprosić je o znalezienie i pokazanie list kontaktów, które przechowują i z których korzystają. Zawsze okazuje się, że takich baz kontaktów jest dużo wię-cej, niż można by przypuszczać. Często okazuje się również, że zaskakująco wiele łączy je ze sobą. Mając dobrze zdiagnozowane potrzeby swojej organizacji, wiedząc gdzie poszczególne działania i bazy kontak-tów zachodzą na siebie, będzie wam łatwiej wybrać narzędzie, czy narzędzia, w które warto zainwesto-wać czas i pieniądze. Następnie można rozpisać działania, które zazwy-czaj są podejmowane przy okazji kontaktu z po-szczególnymi osobami, czy grupami osób. Dobrym pomysłem może być spisanie przykładowej procedu-ry, czy też dobrych praktyk związanych z komunika-cją zewnętrzną. Weźmy jako przykład zaangażowanie wolontariuszy i wolontariuszek podczas dużego wydarzenia naszej organizacji pozarządowej. Kroki, które spiszemy w takiej idealnej procedurze, mogą wyglądać następująco:Wysłanie maila dotyczącego wsparcia wolontaria-

ckiego podczas dużego wydarzenia z określeniem terminu spotkania organizacyjnego i prośbą

o potwierdzenie swojego przybycia (np. trzy tygo-dnie przed wydarzeniem);

Dwa dni przed spotkaniem przypomnienie (mailo-we lub telefoniczne) o tym, gdzie i kiedy się ono odbywa;

Dzień po spotkaniu organizacyjnym mailowe przesła-nie podsumowania tego co zostało ustalone i jaki jest podział zadań między osobami, które zadekla-rowały chęć zaangażowania się;

Dwa dni po zakończeniu wydarzeniu wysłanie maila z podziękowaniami do wszystkich osób zaangażo-wanych w pomoc;

Ważne jest również określenie do jakich działań i ce-lów będziemy najczęściej używać naszego narzędzia oraz które grupy kontaktów są dla nas najważniej-sze. Jeśli najbardziej zależy nam na szczegółowych informacjach na temat środków spływających przez internetowe narzędzie do zbierania datków, przydał-by się program zintegrowany właśnie z tym narzę-dziem. A może ważniejsze są informacje na temat tego jak poszczególne osoby poruszają się po stronie internetowej organizacji? Albo w jakich waszych wy-darzeniach biorą udział? Przy okazji rozpoczynania pracy z CRM-em warto również zastanowić się nad tym, czy część funkcji, jak np. mailing, powinna być zautomatyzowana? Czy CRM powinien być bezpośrednio połączony np. z programem analizującym jak użytkowniczki/cy korzystają ze strony internetowej? Od odpowiedzi na te pytania zależy na ile skomplikowane narzędzie bę-dzie potrzebne waszej organizacji, jak również w jaki sposób najlepiej skonstruować waszą bazę danych kontaktowych.


Wcale nie jest zresztą powiedziane, że wszystkie istniejące bazy kontaktów muszą być włączone do programu, który zdecydujecie się wdrożyć. W nie-których przypadkach może to wręcz nie mieć sensu. Paul Hagen, specjalista w temacie narzędzi do zarzą-dzania kontaktami, jednoznacznie stwierdza, że nie ma jednego doskonałego rozwiązania, które spełni wszystkie potrzeby organizacji. „Poza najmniejszymi, najbardziej wyspecjalizowanymi organizacjami, nie ma szansy znalezienia rozwiązania spełniającego wszystkie potrzebne funkcje. […] Być może lepiej jest rozważyć wykupienie kilku różnych narzędzi, które można ze sobą zintegrować, niż próbować znaleźć jeden program, który ma być opowiedzą wszystkie problemy.” – pisze Hagen.

Całkowity koszt zakupu i użytkowaniaPodobnie jak przed każdą decyzją dotyczącą wpro-wadzenie nowej technologii do organizacji poza-rządowej, trzeba rozważyć i zaplanować całkowity koszt nabycia i późniejszej eksploatacji programu. Jak wspomniano wcześniej, narzędzia działające w chmurze, mogą być dużo tańsze w eksploatacji od tych tradycyjnych. Dotyczy to szczególnie mniejszych organizacji. Planując finanse, trzeba jednak wziąć pod uwagę również mniej oczywiste koszty, które pojawią się przy okazji – koszty adaptacji sprzętu na potrzeby narzędzia, jak również koszty przeszkolenia osób, które będą z nim pracować. Zazwyczaj trzeba również opłacić osobę, która przeprowadzi proces wdrażania programu oraz przenoszenia do niego danych z po-przednich miejsc ich przechowywania. Przy wprowadzaniu CRM-u ważne jest aby poka-zać osobom, które mają z nim pracować nie tylko jak się z niego korzysta, lecz również dlaczego warto to

robić. CRM to nie tylko oprogramowanie. To prze-de wszystkim podejście do pracy z ludźmi, na które decyduje się organizacja. Planowanie i wypełnianie treścią narzędzia do zarządzania kontaktami będzie na pewno pracochłonne dla wszystkich osób. Dlatego jest bardzo ważne, aby miały one wystarczającą moty-wację, żeby przyłożyć się do realizacji tego zadania, a w przyszłości zajmować się także jego regularnym aktualizowaniem.

crm w chmurze – przykłady programówRynek narzędzi do zarządzania kontaktami rozwi-ja się i zmienia bardzo dynamicznie. Trudno jest w związku z tym zawrzeć w artykule informacje na te-mat wszystkich dostępnych rozwiązań. Przedstawimy poniżej dwa programy, które dostępne są na polskim rynku i nadają się do wykorzystania przez organizację pozarządową.

Microsoft Dynamics CRM OnlineDla organizacji, które pracują z programem Microsoft Dynamics CRM, dobrym rozwiązaniem może być przestawienie się na jego wirtualna wersję. Z ła-twością można przeprowadzić migrację danych ze standardowego Microsoft Dynamics do jego wersji wirtualnej. Również interfejs programu nie ulegnie zmianie, co może być dużym ułatwieniem w pracy. Microsoft Dynamics przygotowało również specjalną wersję programu przystosowaną do potrzeb organiza-cji pozarządowych. Uwaga – ponieważ jest to program stworzony oryginalnie na potrzeby dużych instytucji, dla niewielkich organizacji nakład pracy i środków ko-niecznych do wdrożenia programu może być nieade-kwatnie duży do jego faktycznej użyteczności.


CiviCRMCiviCRM różni się znacznie od poprzedniego na-rzędzia. Po pierwsze został zaprojektowany z myślą o sektorze społecznym. Po drugie, jest darmowy i zo-stał stworzony na zasadzie wolnej licencji. Po trzecie, CiviCRM trzeba we własnym zakresie zainstalować na swoim serwerze. Program doskonale współdziała z takim CMS-ami jak Drupal czy Joomla. CiviCRM można w pełni dostosować do potrzeb organizacji, jednak trzeba to zrobić własnoręcznie. Pobranie oprogramowania jest darmowe. Istnieje wiele osób i grup, które zajmując się testowaniem i ulepszaniem programu CiviCRM, można więc łatwo znaleźć wiele praktycznych informacji na jego temat w Internecie.Cena Oprogramowanie jest darmowe, lecz należy

dodać koszty serwera, który spełnia odpowiednie wymagania. Zazwyczaj konieczne jest również wy-najęcie osoby, która zajmie się instalacją, przysto-sowaniem i wdrożeniem programu.

Z perspektywy NGO Ponieważ CiviCRM został zaprojektowany specjalnie z myślą o organizacjach pozarządowych, można znaleźć wiele informacji na tego temat, doświadczeń którymi dzielą się organizacje już z niego korzystające.

podsumowanieW miarę jak rośnie publiczność organizacji ważne jest aby umiejętność komunikowania się z nią rosła i rozwijała się w tym samym tempie. Narzędzia do za-rządzania kontaktami nie są niczym nowym w świe-cie organizacji pozarządowych. Jednak najnowsze rozwiązania dotyczące pracy z CRM-em w chmurze, pozwalają znacznie ułatwić współpracę w zespole, jak

również dbać o relacje z osobami związanymi z or-ganizacją, niezależnie od tego gdzie się one znajdują i jakim kanałem komunikacyjnym możemy do nich dotrzeć. Tak naprawdę, CRM to nie jest po prostu rozwiąza-nie technologiczne. Chodzi bardziej o strategię budo-wania i utrzymywania relacji z osobami związanymi w różny sposób z organizacją. Jeśli pracowniczki i pracownicy organizacji pozarządowej mają chęć do wspólnej pracy nad większym zaangażowaniem w bu-dowanie relacji, znalezienie odpowiedniego rozwiąza-nia technologicznego do zarządzania kontaktami nie powinno stanowić problemu.


jak wdrożyć narzędzie do zarządzania kontaktami (crm) i nie zwariowaćPaulina Sobieszuk

Wraz z rozwojem każdej organizacji rośnie liczba zgromadzonych kontaktów, relacji , w które wchodzą jej członkowie, wolontariusze czy pracownicy. Jeśli na dodatek często organizujemy np. szkolenia, a także zdarza nam się wysyłać newslettery i inne wysyłki masowe skierowane do konkretnych grup odbiorców, szybko zorientujemy się, że przed bałaganem, gubie-niem kontaktów, zapominaniem o ważnych osobach i ręczną wysyłką setek maili uratuje nas właśnie CRM. W tym artykule prześledzimy drogę Federacji Or-ganizacji Służebnych MAZOWIA, zrzeszenie ponad 50 organizacji pozarządowych z woj. mazowieckiego, od podjęcia decyzji o wdrożeniu narzędzia CiviCRM do stosowania go w codziennej pracy.

kiedy crm jest potrzebny?Za podjęciem decyzji o wdrożeniu CRM-a przema-wiało kilka czynników. Przede wszystkim, prowadząc coraz więcej projektów skierowanych do różnych, na dodatek nierozłącznych grup odbiorców, poczuliśmy potrzebę uporządkowania kontaktów, jednak nie


zadowalała nas myśl o prostej książce telefonicznej. Chcieliśmy wiedzieć, w jakich projektach brała udział dana osoba i nie musieć w tym celu odwoływać się wiedzy poszczególnych pracowników, których stano-wiska projektowe są mniej trwałe, niż długofalowa współpraca organizacji z konkretnymi osobami. Na bieżąco aktualizowany CRM chroni przed utratą cen-nych sieci kontaktów, gdy odchodzi pracownik, który je wypracował i pielęgnował. Baza w CRM bardzo pomaga we wdrożeniu nowych pracowników w sposób i kontekst działań organiza-cji, a także w bieżącej pracy. Możliwość korzystania z kontaktów wypracowanych przez współpracowni-ków, o których bieżących działaniach wiemy mało, znacząco skraca czas, który musielibyśmy poświęcić na rozpoznanie nowego terenu (np. powiatu lub gminy) czy branży. Na dodatek, kontakty te od razu zapisane są w standardowy sposób i powiązane ze szkoleniami czy innymi wydarzeniami, w których uczestniczyła dana osoba. MAZOWIA organizuje wiele szkoleń, spotkań, w których udział biorą zarówno przedstawiciele orga-nizacji członkowskich, jak i osoby z zewnątrz. Z uwa-gi na wymagania grantodawców, osoby te muszą zazwyczaj wypełniać i podpisywać osobiście doku-menty projektowe. Aby ułatwić życie uczestnikom i pracownikom biura organizującym te wydarzenia, szukaliśmy sposobu na rezygnację z formularzy zgło-szeniowych wypełnianych w wordzie lub, co gorsza, przesyłanych do biura w formie skanów z podpisem. Przejście na formularz elektroniczny pozwala na szybkie eksportowanie danych kandydatów do arku-szy kalkulacyjnych i ogranicza wypełnianie i podpisy-wanie dokumentów do czystej formalności.

Decyzja zapadła. Zdecydowaliśmy się na CiviCRM, czyli narzędzie do zarządzania kontaktami stworzone specjalnie z myślą o ngo-sach. Pozostawało czekać na okazję, która nadarzyła się wraz z realizacją projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej , „Budujemy współpracę na Mazowszu – od organizacji do federacji”. Mimo, iż CiviCRM jest darmowy, jego wdrożenie wymaga zasadniczego dostosowania go do potrzeb organizacji, godzin spędzonych na im-portowaniu do niego danych i uczeniu pracowników korzystania z nowego narzędzia. Na to potrzebne są środki, które w naszym przypadku przyszły wraz z unijnym projektem.

wdrożenie krok po krokuZaczęliśmy od nawiązania kontaktu z Michałem Machem, współtwórcą CiviCRM, który zajmuje się również doradzaniem organizacjom w zakresie wdra-żania i dostosowuje narzędzie do potrzeb organizacji. My, z uwagi na ograniczone środki, które mogliśmy przeznaczyć na ten cel, postanowiliśmy skorzystać ze wsparcia merytorycznego Michała, a CiviCRM dosto-sować samodzielnie. Szybko okazało się, że wstąpili-śmy na wyboistą drogę. Było lato 2011 r. Zostałam wyznaczona do kontaktów z Michałem oraz informatykiem Federacji. Informatyk nie był pracownikiem etatowym MAZOWII, a kontakt z nim często był utrudniony, więc dopiero na jesieni udało się postawić CiviCRM na serwerze Federacji. W międzyczasie zespół Federacji debatował nad schematem grup i kategorii kontaktów, który miał odtąd wyznaczać strukturę myślenia o świecie ze-wnętrznym. Świadomi doniosłości tego zadania nie spieszyliśmy się. Woleliśmy poświęcić więcej czasu


wtedy, niż po czasie (gdy już zaimportujemy dane do CiviCRM) zorientować się, że nijak nie pasuje on do rzeczywistego sposobu korzystania z bazy (choćby wysyłek masowych). Strukturę domknęliśmy na prze-łomie 2011 i 2012 r. Przyszedł czas na gromadzenie i porządkowanie danych dotyczących kontaktów, które zebrali w ciągu swojej pracy pracownicy biura. Okazało się, że to bar-dzo trudny i żmudny proces. Niektóre osoby wykazy-wały daleko idącą rezerwę wobec nowego narzędzia i zamiast wpisywać nowe kontakty do specjalnie przygotowanej w tym celu tabeli, której struktura odpowiadała rodzajom danych o kontakcie zapisywa-nym w CiviCRM, zapisywały je w sobie tylko znanych miejscach. Uwaga! Przenoszenie danych do CiviCRM to proces, który nigdy się nie kończy, jednak najważ-niejsze to po zakończeniu importu nie gromadzić już żadnych danych poza narzędziem. Należy tu również pamiętać o obowiązkach wobec GIODO, jakie ciążą na administratorze danych. Równolegle pozostawałam w kontakcie z Michałem Machem i pracowałam nad odzwierciedleniem struk-tury kontaktów zewnętrznych Federacji przy pomocy grup i kategorii CiviCRM. Gdy późną jesienią 2012 r. wszystkie kontakty były już przeniesione do tabel, nadszedł czas na import. Wczesną wiosną 2013 r. CiviCRM był gotowy do użycia. Początkowo używaliśmy CiviCRM wyłącznie do sprofilowanych wysyłek masowych (np. do pracowni-ków urzędów z danego powiatu, uczestników spot-kań ngo z innego czy newslettera Federacji), jednak z czasem zaczęliśmy stosować go do rejestracji na

szkolenia i inne wydarzenia. Aby wszyscy pracownicy mogli samodzielnie korzystać z nowego narzędzia, przeprowadziłam kilka krótkich szkoleń z korzysta-nia z różnych funkcji, a także przygotowałam robocze instrukcje na użytek wewnętrzny.

refleksje po wdrożeniuWciąż wiele funkcji (jak np. monitorowanie opłacania składek czy możliwość logowania członków Federacji do CiviCRM) pozostaje nieaktywnych, jednak już wi-dzimy, jak znacząco CiviCRM usprawnił i przyspieszył codzienną pracę biura. Uruchamianie nowych funkcji stopniowo jest zasadne, ponieważ pozwala przy-zwyczaić się do nowego narzędzia, oswoić je nawet najmniej „technologicznym” osobom. Na pewno wdrożenie mogło przebiegać szybciej. O długotrwałości tego procesu przesądził splot okoliczności zewnętrznych i wewnętrznych. Decy-dując się na w dużej mierze samodzielne wdrożenie CiviCRM należy liczyć się z tym, że to potrwa. Jeśli nie macie czasu ani sił zajmować się tym samodziel-nie, warto przemyśleć zlecenie zadania fachowcom, którzy dostosują narzędzie i nauczą Was z niego korzsytać. Z drugiej strony, jeśli decydujecie się na wykonanie zadania siłami organizacji, osoba od-powiedzialna za wdrożenie (a zawsze należy taką wyznaczyć), zdobywa nowe kompetencje i jest na miejscu, aby pomagać innym w razie wątpliwości.


łatwe umawianie spotkań, czyli doodlePaulina Sobieszuk

Ustalenie terminu spotkania pasującego wszystkim członkom zespołu czy współpracownikom często bywa bardzo kłopotliwe i czasochłonne, a czasem okazuje się wręcz niemożliwe. Narzędzie, które spra-wi, że będziemy mieli więcej czasu na spotkania póki co jeszcze nie istnieje, ale jest Doodle, który pomoże wybrać optymalny termin. Doodle (www.doodle.com) to bardzo proste narzę-dzie, wymyślone przez powstałą w 2007r. ulokowaną w Szwajcarii firmę Doodle AG. Do czego może nam się przydać? Pomoże łatwo ustalać najdogodniejsze terminy spotkań oraz w drodze głosowania wybierać między wieloma możliwościami – od miejsca, w które pojedziemy na wyjazd integracyjny, po wersję plakatu promującego organizację, która ma być wydrukowa-na. Doodle ma też kilka interesujących funkcji dodat-kowych, które będą dla nas dostępne, jeśli dokonamy rejestracji. Narzędzie jest niemal w całości przetłuma-czone na język polski, jednak opisy działania niektó-rych funkcji są dostępne tylko w języku angielskim.


jak zacząć?Podstawowe funkcje narzędzia, które przyniosły mu największy rozgłos, są dostępne za darmo i korzy-stanie z nich nie wymaga od użytkownika rejestracji. Wprawdzie osoba zakładająca ankietę musi podać swój adres e-mail, aby otrzymać link administracyjny (daje możliwość zamknięcia lub skasowania ankie-ty), jednak nie oznacza to konieczności rejestracji, ani przy pierwszej, ani dziesiątej tworzonej ankiecie. Osoby zabierające głos w ankiecie w nigdy nie są zo-bowiązane do podawania swoich adresów mailowych. Mogą za to posłużyć się imieniem i nazwiskiem lub pseudonimem, a właściciel ankiety może ją przesłać bezpośrednio na adres e-mail zainteresowanych osób z pominięciem podawania ich Doodlowi.

jak to działa? Planując ankietę wybieramy dni i opcjonalnie godziny lub opcje, spośród których mogą wybierać inne osoby. Gotową ankietę rozsyłamy samodzielnie do uczestni-ków lub podajemy ich adresy mailowe Doodlowi, który automatycznie rozsyła zaproszenia. Uczestnicy ankiety głosują na najdogodniejszy dla siebie termin lub opcję poprzez zaznaczenie okienka kursorem. Od decyzji osoby zakładającej ankietę zależy, czy mogą wybierać między odpowiedziami tak i nie, czy również ewentual-nie. Można zawęzić wybór pozostawiony uczestnikom tylko do jednej opcji ankiety, ukryć ich odpowiedzi przed pozostałymi uczestnikami, dając sobie wyłączne prawo wglądu w odpowiedzi. Gdy wszyscy zabiorą głos, zamykamy ankietę. Wyniki eksponowane są w formie tabelki, w którejwyraźnie widzimy najpopularniejszą opcję, gdyż Doodle automatycznie zlicza odpowiedzi „tak” przy każdej opcji i terminie.

Więcej możliwości korzystania z Doodla zyskujemy zakładając w nim darmowe konto. Przede wszystkim, nawet jeśli stracimy link administracyjny do ankiety (np. przez przypadek skasujemy go), wciąż mamy do niej dostęp w panelu użytkownika. To podstawowa zaleta. Posiadacze konta mogą ponadto zsynchroni-zować ankiety Doodlowe ze swoimi elektronicznymi kalendarzami. Dla przykładu, jeśli w organizacji po-sługujemy się kalendarzami w programie pocztowym Microsoft Outlook lub darmowymi kalendarzami Googla, Doodle automatycznie zapobiegnie kolizji terminów. Ciekawym rozwiązaniem jest inna bezpłatna usłu-ga Doodla, o nazwieMeetMe, która pozwala np. bene-ficjentom lub innym interesantom, na samodzielne zgłaszanie się na spotkanie w czasie, gdy według biurowego kalendarza nie jesteśmy zajęci. Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne, np. jeśli prowa-dzimy poradnictwo. Wtedy osoby zainteresowane uzyskaniem porady mogą samodzielnie zapisywać się na spotkania, co może być sporym ułatwieniem dla pracowników zajmujących się obsługą tego rodzaju wsparcia.

inne programyPodobne możliwości oferuje usługa BookMe, która jest już płatna, podobnie jak Doodle Premium. To rozwiązanie dla największych organizacji, którym zależy na braku reklam, opatrzeniu kalendarzy Dood-le własną identyfikacją wizualną oraz dodatkowych funkcjach, takich jak przypomnienia czy automa-tyczne wskazywanie, kto najczęściej unika spotkań. Zanim zdecydujemy się kupić taką usługę powin-niśmy sprawdzić, czy darmowe opcje nie są dla nas


wystarczające, a jeśli okaże się, że nie – skorzystać z darmowego 30 dniowego okresu próbnego. Programowi Doodle na pewno daleko do wszech-stronności CRM-ów i innych narzędzi do rejestracji uczestników na wydarzenia (np. polska Evenea.pl, która jest darmowa, jeśli organizujemy bezpłatne wydarzenie, czy bezpłatne narzędzia Googla). Doodle jest po prostu bardzo łatwym i szybkim w obsłudze narzędziem, które pomoże ustalić dogodny termin spotkania lub dokonać wyboru między opcjami gru-pie ludzi, którzy w zasadzie i tak są ze sobą w kon-takcie przy użyciu innych kanałów komunikacji. Jeśli tego właśnie potrzebujecie, Doodle jest dla Was.


instrukcja obługi zebraniaDaria Sowińska-Milewska

Czy zebranie może przynieść satysfakcję jednocześ-nie prowadzącym,uczestniczkom i uczestnikom? TAK! Co zrobić, aby tak się stało? Pamiętać o kilku zasadach.

nie wymyślono nic lepszego….Nawet rozwój zaawansowanych technologii nie do-prowadził do rezygnacji ze spotkań twarzą w twarz. Podczas takich spotkań rozmawiamy i wymienia-my informacje nie tylko słowami, ale także przez uśmiech, kontakt wzrokowy i mowę ciała, co umożli-wia szybsze i skuteczniejsze dojście do porozumienia, uzgodnień i stymuluje kreatywność grupy. Dobre praktyki międzynarodowych projektów wskazują na wielką wagę tzw. kick-off meetings (z ang. „spotkań-wykopów”, czyli spotkań rozpoczy-nających projekt), na których poza działaniami inte-grującymi omawiane są kwestie finansowe i realizacja zadań.


pomyśl, czy jest konieczneW codziennej pracy w NGO zebrania, ich organizacja i prowadzenie są elementem niezbędnym, ale czasem nadużywanym. Pamiętajmy o emailach, telefonach, komunikatorach z opcją czatu. Część spraw można omówić przy ich pomocy.Warto spotykać się osobiście, gdy:• ustalamy kwestie strategiczne dla organizacji,• musimy rozstrzygnąć kwestie sporne,• planujemy nową inicjatywę, projekt i potrzebujemy

nowych pomysłów,• rozpoczynamy nowy projekt.

A o ile nie jest to kłopotliwe z logistycznego punktu wi-dzenia (np. trudności z dojazdem członków i członkiń grupy), także przy natłoku spraw bieżących zebranie pozwoli na zaoszczędzenie czasu i będzie integrowało. Spotkanie może także podziałać nobilitująco na współpracowników czy wolontariuszy. Udział w ze-braniu projektowym, w którym uczestniczy np. zarząd, może być dla nich rodzajem nagrody, którą odczują jako pozytywną ocenę ich pracy i zaanga-żowania (co niekoniecznie dostrzegają pracownicy etatowi niekiedy znużeni takimi spotkaniami).

plan, plan, planJeśli uznamy, że zebranie jest konieczne, zacznijmy szczegółowo je planować. Szczegółowo nie znaczy w tym przypadku, że po-święcimy na nie dużo czasu, ale że poświęcimy nieco czasu na refleksję nad następującymi kwestiami:Po co? Czyli jaki jest cel spotkania. Osoba prowadzą-

ca powinna dokładnie wiedzieć, czego oczekuje po spotkaniu – w jakich kwestiach mają zapaść

decyzje lub co powinno zostać postanowione. Z kim? Kto powinien być koniecznie obecny, kto

może, a kto nie powinien brać w nim udziału. Naj-bardziej optymalne grupy zebraniowe liczą od 5 do 7 osób. Łatwiej wtedy efektywnie prowadzić zebra-nie, ponieważ wszyscy mają okazję zabrać głos.

Kiedy? W zależności od struktury i godzin pra-cy. Niektórzy specjaliści twierdzą, że dobry jest wtorek i godzina 15. W poniedziałek najczęściej jesteśmy najbardziej zagonieni, a w piątek my-ślimy o weekendzie. Warto pamiętać o specyfice sów i skowronków, czyli osób, które efektywniej pracują rano lub wieczorem – optymalna byłaby wtedy godzina 11. Wiele zależy od indywidualnej kultury organizacji, od tego, czy spotkanie obej-muje stałych pracowników/współpracowników czy wolontariuszy czy też grupę mieszaną.

Technologie przychodzą nam z pomocą w umawianiu spotkań – znalezienie wspólnego terminu ułatwi np. Doodle.com lub kalendarz Google.Gdzie? Jasne i przewietrzone pomieszczenie, z za-

pewnionym miejscem dla wszystkich. Kartki do notowania, długopisy, może flipczart? Dostęp do kawy, herbaty mile widziany.

Jak długo? Planujmy realistycznie! Najczęściej wyda-je nam się, że jeśli zaplanujemy 1,5 godziny na ze-branie to „ze wszystkim zdążymy”, potem okazuje się, że dyskusje i dygresje (przekleństwo zebrań) zebrania wydłużają je. W zależności od sytuacji warto dodać „czas towarzyski” na chwilę rozmowy, wymianę pozdrowień, informacji i nowinek. Jeśli część osób widzi się wyłącznie podczas zebrania, to taka część jest niezbędna.


uczestnik poinformowany to uczestnik spokojnyKażda osoba uczestnicząca w spotkaniu powinna otrzymać krótką informację o jego tematyce i agen-dę. Informacja rozesłana elektronicznie pozwala nie tylko przypomnieć o spotkaniu, ale także zapytać o sugerowane zmiany czy uzupełnienia programu. Ważne – oszczędza to czas przeznaczony na samo zebranie.

w trzyczęściowym garniturzeZebranie ma najczęściej klasyczny, trzyczęściowy układ i obejmuje: 1. Wprowadzenie i kwestie organizacyjno-techniczne

Rolą prowadzącego jest przypomnienie celu spotkania, czasu trwania, jeśli jest taka potrzeba również przedstawienia osób uczestniczących, ustalenia sposobu zwracania się do siebie czy wy-znaczenie osoby zapisującej ustalenia.

2. Część główna W zależności od tematyki – wpro-wadzenie merytoryczne, przedstawianie kwestii problemowych, następnie dyskusja, wnioski, podejmowanie decyzji.

3. Zakończenie zebrania Podsumowanie, podział zadań, przypomnienie ustaleń i wyznaczenie terminów.

garść podpowiedzi dla prowadzącego zebranieProwadzenie efektywnych zebrań jest sztuką, którą można doskonalić poprzez zdobywanie i rozwój umie-jętności komunikacyjnych i facylitacyjnych, czyli mo-derowanie i koncentrowania uwagi na celu spotkania. Pamiętajmy przede wszystkim, że każdej osobie

zależy na zakończeniu zebrania o czasie, stąd na barkach osoby prowadzącej leży realistyczne oszaco-wanie czasu i twarde dyscyplinowanie mówców. Jeśli dyskusja zbacza z zaplanowanego na dane spotka-nie tematu,można użyć sposobu określanego jako „parking”. Parking polega na zapisaniu (i dołączeniu np. do notatki ze spotkania) dodatkowych kwestii czy tematów wymagających zastanowienia lub odrębnych dyskusji. „Zaparkowanie” tematu pozwala na jego tymczasowe zamknięcie i umożliwia powrót do głów-nego tematu. Jeśli spotkanie dezorganizują długie przemowy, pomocny może być dzwonek lub minut-nik. Umawiamy się na wypowiedzi dwuminutowe, a koniec czasu obwieszcza donośny dzwonek (dźwięki ze stopera z telefonu też mogą być przydatne). Zarazem należy pamiętać, że chwile odprężenia czy żartów są naturalne i wynikają ze specyfiki funkcjo-nowania mózgu. Co około 15 minut następuje lekkie osłabienie uwagi a po 45 minutach warto zrobić krót-ki oddech (krótka przerwa?). Aby zapewnić dobrą atmosferę zebrania, warto zadbać o jasną komunikację. Osoba prowadząca może upewniać się, czy dobrze zrozumiała poprzez powtórzenie wypowiedzi czy też dopytywać, jeśli coś dla niej jest niejasne, albo ma wrażenie, że może być niejasne dla innych. Ważne są zachęty do wypowiada-nia skierowane do wszystkich obecnych i docenianie ich wypowiedzi.

ostatnia prosta Po spotkaniu warto spisać i rozesłać informację o przebiegu spotkania i podziękować za uczestnictwo. Nie chodzi o formalny protokół, a o krótkie zebranie ustaleń.


członkowie – niezagospodarowany potencjał organizacji pozarządowych? Marcin Rechulicz

Członkostwo w większości organizacji nie daje obec-nie prestiżu, ani nie wiąże się z poczuciem zobowią-zania do działania. Właściwie często zastanawiam się, dlaczego ludzie są członkami organizacji, podczas gdy nic dla niej nie robią, a i tak banalną rzecz, jak opłacanie składek członkowskich trzeba egzekwować czasami bardzo długo. Ponieważ zdarzyło mi się kilkakrotnie występować z wnioskiem o wykluczenie członka z naszej organizacji wiem również, jak trudna jest to decyzja dla zarządu. Wiem również jak oczyszczającą siłę ma ten krok i jak może budować poczucie, że przynależność do naszej or-ganizacji nie jest dla wszystkich. Oczywiście należy być przygotowanym merytorycznie do tego działania i ro-bić to z czystymi intencjami, ale nie bójmy się usuwać nieaktywnych członków z naszej organizacji zwłaszcza, jeżeli wcześniej jasno określimy warunki, jakie muszą być spełnione, żeby takie działania podjąć (w naszym przypadku było to niepłacenie składek przez 1 rok i nie-uczestniczenie bez jakiegokolwiek usprawiedliwienia w dwóch kolejnych walnych zebraniach).


organizacja to zespółZanim jednak zdecydujemy o wykluczeniu członka z organizacji, starajmy się pracować z najbliższymi współpracownikami, np. stwórzmy specjalny pro-gram przeznaczony tylko dla nich. Taki program powinien mieć podobną rangę, jak inne programy naszej organizacji: praca z wolontariuszami, program grantowy, program stypendialny i inne. Od członków nie tylko powinniśmy wymagać żeby się angażowali i płacili składki. Trzeba budować w nich poczucie przynależności do czegoś wyjątkowego. Trzeba in-formować o bieżącej działalności (np. wykorzystując wewnętrzny newsletter), zachęcać do współudziału w podejmowaniu decyzji, nawet jeżeli zdajemy sobie sprawę z tego, że to nasz głos jest decydujący w wie-lu kwestiach w organizacji. Warto pamiętać, że to zarząd jest dla członków, a nie odwrotnie. To właśnie wzmacnianie demokratycznych procesów w orga-nizacji świadczy o jej dojrzałości i pozwala wierzyć, że przetrwa ona trudniejsze momenty. Zdając sobie sprawę z tego, że organizacja powinna być budowana nie tylko zewnętrznie poprzez dobry PR, budowanie kapitału społecznego, pozyskiwanie środków finan-sowych na działalność, ale również wewnętrznie poprzez pracę z członkami, łatwiej będzie w długofa-lowym procesie zarządzania uniknąć problemu braku osób chętnych do pracy w organizacji. Praca z członkami wydaje się być pomijana w bu-dowaniu organizacji, chyba, że mamy do czynienia z organizacjami samopomocowymi, które ze swej istoty są nastawione raczej na wsparcie swoich członków, czyli na działanie do wewnątrz. To właś-nie takie organizacje z mojego doświadczenie mają mniejsze problemy z działalnością w długim okresie

czasu. Organizacje, które w swojej działalności są ukierunkowane na zewnątrz i członkostwo w nich nie przynosi żadnych bezpośrednich, osobistych korzyści wymagają zupełnie innej pracy z członkami – budo-wania poczucia odnoszenia istotnych, niematerial-nych korzyści płynących z pracy w organizacji.

aktywne członkostwoTen aspekt bywa często pomijany, co skutkuje sytu-acjami, w których jest problem z zebraniem kworum na Walne Zebranie Członków. Bywa to w umiejętny sposób omijane poprzez wprowadzania drugich terminów 30 minut po pierwszym terminie walnego1. Taką pokusę i my mieliśmy w naszej organizacji, ale zdecydowaliśmy się na wytrwanie w wyznaczaniu dwutygodniowym terminie na „drugie walne” i nie-chodzenie skrótami, bo wtedy przestalibyśmy zabie-gać o to, żeby członkowie uczestniczyli w czymś tak ważnym jak Walne Zgromadzenie. Korzyści płynące z posiadania aktywnych członków w organizacji są nie do przecenienia, a przede wszystkim budują one niezależność organizacji od jej zarządu i prezesa.

baza ludzi, baza członkówDlatego też warto nie spieszyć się, powoli budować bazę członkowską naszej organizacji i cały czas ją monitorować, żeby unikać zachwiań jakie może nieść za sobą brak członków. Takim wymogiem, który cały czas powinniśmy mieć w swojej świadomości jest fakt, że stowarzyszenie powinno posiadać 15 człon-ków. Nie jest wprost określone w prawie co się dzieje, jeżeli ich liczba spadnie poniżej tej wartości, ale do-myślać się możemy, że jest to przesłanka nawet do li-kwidacji organizacji. Dlatego też jeśli Zarząd świetnie


działającej organizacji, zatrudniającej pracowników, nie pracuje z członkami to może okazać się, że jego praca w może okazać się daremna. Warto pamiętać również, że pracy z członkami nie da zastąpić się gwałtownym przyjmowaniem licz-nych grup nowych członków, gdyż to może również doprowadzić do paraliżu organizacji2. W tym kontek-ście warto na etapie przyjmowania nowych członków zastanowić się, co dana osoba może wnieść do naszej organizacji i zweryfikować prawdziwe powody chęci przystąpienia, żebyśmy nie przyjmowali tylko osób, które chcą uczynić z naszej organizacji tylko kolej-ny punkt w CV, bo przecież teraz takie modne jest zaangażowanie społeczne i może się przydać w po-szukiwaniu pracy. Oczywiście popełnienie błędu w tej kwestii jest bardzo prawdopodobne i nie należy prze-stać przyjmować nowych członków, ale warto mieć na uwadze intencje, jakie mogą przyświecać nowym członkom, gdy decydują się na taki krok. Zarządzanie członkami w organizacji jest dużo bardziej skompli-kowane niż to się wydaje się na etapie jej zakładania i dlatego warto poświęcić mu więcej czasu.

1 Zabieg ten polega na wprowadzaniu do statutu przykładowo takiego zapisu: „W przypadku braku kworum, wyznacza się drugi termin obrad w tym samym dniu, 30 minut po pierwszym terminie” co skutkuje brakiem zabiegania o tak ważne i właściwie podstawowe pole aktywności członka jakim jest jego udział w Walnym. 2 Znany jest mi przykład organizacji, która mając ponad 100 członków miała bardzo trudny wymóg statutowy określający procedurę wykreślanie członka ze stowarzyszenia. Decyzje o tym podejmowało uchwałą Walne Zebranie Członków, na którym musiała być co najmniej 50% frekwencja. Ten wymóg nie został spełniony przez okres około 3 – 4 lat, a dodatkowo nie można było zmienić statutu, bo również wymagana była taka sama frekwencja. Nie trudno się domyślać do jakiego paraliżu to doprowadziło i do sytuacji, w której trudno nawet powiedzieć czy organizacja jeszczedziała czy już nie.


zarządzenie organizacją pozarządową – gra zespołowaMarcin Rechulicz

Stowarzyszenie jest dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych, których tworzenie przysługuje osobom w liczbie co najmniej piętnastu. Kto działa w stowarzyszeniach zdaje sobie sprawę, jak duża jest to liczba i niejedno-krotnie pojawiają się głosy wnioskujące zmniejszenie tej liczby. Dzieje się tak dlatego, że w wielu przypad-kach entuzjazm i zaangażowanie członków założycieli kończy się niedługo po dokonaniu rejestracji organi-zacji. Wtedy zarząd organizacji zostaje sam na placu boju w walce o przetrwanie i rozwój stowarzyszenia. Wielość aspektów działania organizacji z którymi mierzy się organizacja tj.: księgowości, zarządzanie zasobami ludzkimi, prawo o stowarzyszeniach, usta-wa o pożytku publicznym i wolontariacie, ochrona danych osobowych, pisanie i realizacja projektów, foundrising, sponsoring, darowizny i jeszcze wiele innych kwestii powoduje, że zespół, który ją tworzy powinien posiadać bardzo rozbudowane kompeten-cje.Do tego dochodzi jego społeczny charakter1. Jak powinien funkcjonować zarząd organizacji, żeby nie


zatracić się w pracy społecznej i nie spalić w krótkim okresie? Co zrobić, żeby stworzyć organizację, która długofalowo będzie niezależna personalnie od zarzą-du – jaką proporcję wybrać pomiędzy autorytarnym zarządzaniem z silnym i niemalże wszechwładnym Zarządem (a czasami nawet Prezesem), a co za tym idzie skuteczniejszym i szybszym podejmowaniem decyzji, a zarządzaniem demokratycznym, unieza-leżnionym od jednej osoby, ale wydłużający proces podejmowania decyzji?

statutTak naprawdę decyzje o wyborze pomiędzy zarządza-niem autorytarnym a demokratycznym podejmuje-my już na etapie opracowywania statutu2, kiedy to przydzielamy kompetencje poszczególnym organom (chodzi przede wszystkim o rozdział kompetencji pomiędzy Zarządem a Walnym Zgromadzeniem3). I chociaż oczywiście zdajemy sobie sprawę z tego, że intuicyjnie korzystniejsze i bezpieczniejsze jest zarządzanie demokratyczne, to zdajemy sobie sprawę również z tego, że jest ono również bardziej kosz-towne. Aby członkowie podejmowali ważne decyzje w różnych obszarach funkcjonowania organizacji, powinni być poinformowani w sposób umożliwiający podjęcie takiej decyzji. Nie da się też ukryć, że ciągłe zebrania, dyskusje, rozmowy, konsultacje, burze móz-gów zajmują mnóstwo czasu, który mógłby zostać wykorzystany znacznie bardziej efektywnie podczas konkretnej pracy. To właśnie przyświeca tym, którzy wybierają bardziej autorytarny sposób zarządzania organizacją i nie robią tego wbrew członkom organi-zacji, ale czasami wręcz przy ich całkowitej aprobacie.

członkostwo w organizacjiMusimy zdać sobie sprawę, że nie wszyscy człon-kowie mają potrzebę aktywnej działalności w or-ganizacji. Niektórym wystarczy samo członkostwo i najlepiej, żeby nie wiązały się z nim jakiekolwiek zobowiązania, zwłaszcza jeżeli mamy do czynienia z prężną organizacją, przynależność do której ozna-cza prestiż. Pytanie, które powinniśmy sobie zadać brzmi: czy my chcemy takich członków? Może warto określić sobie minimalne wymagania wobec człon-ków na poziomie wyższym niż ustawowe minimum4, a spowoduje to naturalną selekcję członków. Stare przysłowie mówi, że lepsza najgorsza prawda niż najlepsze kłamstwo. Oczywiście trzeba być przygo-towanym i mieć czas dla członków i przygotowanie możliwości angażowania się, gdyby wyrazili taką wolę Z pewnością warto podjąć trud aktywizowania ich wraz z rozwojem organizacji5.

członkowie to zasóbWychodzenie do członków naszej organizacji wiąże się z koniecznością rozwoju kompetencji zarządzania zespołem przez zarząd oraz zwiększa liczbę graczy w naszej grze zespołowej. Nie od dziś wiadomo, że zespół zdziała dużo więcej niż jednostka, więc jest to gra, która po prostu się opłaca. Liczba aktyw-nych członków oraz ich zaangażowanie (zwłaszcza na etapie tworzenia organizacji, kiedy dokonujemy wyboru drogirozwoju organizacji6) pozwoli określić główne obszary działalności organizacji, w których powinna się rozwijać i sposób najefektywniejszego wykorzystania zasobów organizacji w realizacji celów jakie zostały przed nią postawione. Pamiętajmy, że to członkowie stanowią najistotniejszy zasób


organizacji. Taka diagnoza bazy ludzkiej zarówno członków jak i wolontariuszy, która powinna być stale prowadzona przez zarząd, pozwoli określić nie tylko mocne, ale również słabe strony naszej organizacji i wskaże nam jakich osób lub kompetencji jeszcze brakuje w zespole.

praca zarząduZa tę pracę odpowiedzialność ponosi zarząd i jeżeli obserwujemy brak aktywności członków to jest to ewidentne zaniedbanie zarządu, gdyż albo powinien doprowadzić do ich zaktywizowania, albo do opusz-czenia przez nich szeregów organizacji. Nie możemy będąc w zarządzie oczekiwać, że członkowie będą przychodzili i pytali się: „Może w czymś pomóc?”. Większość znanych mi osób – członków organizacji raczej czeka na inicjatywę ze strony zarządu, wycho-dząc z założenia, że zarząd zgłosi się, jeżeli będzie potrzebował pomocy. A skoro tego nie robi to znaczy, że wszystko jest dobrze. Dlatego warto poświęcić czas na przyjrzenie się naszym członkom, bo być może na-leżą do grupy „oczekujących na nasz pierwszy krok”. Praca z członkami organizacji często spychana jest na dalszy plan, czym wyrządzamy swoim organizacjom krzywdę, bo osamotniony zarząd nie jest w stanie zrobić wszystkiego.

1 Oczywiście członkowie zarządu mogą pobierać wynagrodzenie za pracę na rzecz stowarzyszenia, ale nie za pełnienie funkcji w zarządzenie, która jest funkcją społeczną i obydwie te prace winne być jakościowo różne.2 Czyli przed formalnym powstaniem stowarzyszenia.3 Prawo o stowarzyszenia określa, że najwyższą władzą stowarzyszenia jest walne zebranie członków. W sprawach, w których statut nie określa właściwości władz stowarzyszenia, podejmowanie uchwał należy do Wal-nego Zgromadzenia Członków. Tu pojawia się dylemat czy określić Zarząd jako organ, który zajmuje się wszystkim sprawami nie przypisanymi do Walnego Zgromadzenia (wówczas właściwość jest określona i to Zarząd zajmuje się wszystkim nieokreślonymi wprost w statucie kwestiami) czy też uznać, że wszystkimi kwestiami nieprzypisanymi do Zarządu zajmuje się Walne Zgromadzenie. Z doświadczenia autora wynika, że zdecydowa-nie korzystniejszym rozwiązaniem jest zastosowanie pierwszego rozwią-zania przy pozostawieniu kluczowych decyzji Walnemu Zgromadzeniu. Oszczędza to czas potrzebny na podjęcie decyzji i konieczność zwoływa-nia Walnego Zgromadzenia tylko w jednej sprawie.4 W naszej organizacji zastanawiamy się czy nie podnieść wymogów wobec członków organizacji. Ponieważ zdajemy sobie sprawę, że z jednej strony opłacanie składek członkowskich w wysokości 5 złotych miesięcz-nie na rzecz organizacji (taki poziom mamy ustalony) nie jest żadnym poświęceniem (a i tak są problemy z ściągalnością składek członkow-skich), więc rozważamy bardzo istotną zmianę wymogów wobec członków organizacji i i wprowadzenie takiego planu minimum. Można to rozwiązać na kilka sposób: określić wymóg uczestnictwa w walnych zgromadzeniach członków, zwiększyć wysokość składek członkowskich lub wprowadzić wymóg pracy społecznej na rzecz organizacji liczonej i weryfikowanej miesięcznie. Pomysły na zaangażowanie członków mogą być bardzo różne, ale warto podnieść poprzeczkę powyżej ustawowego minimum, tak żeby członkostwo nabrało większej wartości.5 W przypadku podjęcia takiego trudu nie będzie raczej problemu z osiągnięciem wymaganej frekwencji na Walnym Zgromadzeniu.6 Przykładowo pracując na rzecz młodzieży możemy wybrać bardziej działania związane z kulturą lub np. sportem, możemy wydawać gazetkę młodzieżową, a możemy organizować wizyty studyjne. Zawsze mając główny cel (misję organizacji) możemy dążyć do jej wypełnienia różnymi drogami, które w dużej części zależą właśnie od kompetencji członków naszego zespołu.


pozarządowiec w samorządzie. czy da się to pogodzić?Małgorzata Woźna

Renata i Antoni są członkami lokalnej organizacji pozarządowej a jednocześnie są pracownikami urzędu miasta i gminy. Krystyna pracuje w gminnym ośrod-ku kultury i jest członkiem stowarzyszenia na rzecz rozwoju wsi X. Andrzej jest pracownikiem w urzędzie gminy i członkiem stowarzyszenia Y. Agnieszka-na-uczycielka jest członkinią organizacji działającej przy szkole. Czy pracę społeczną da się pogodzić z pracą w samorządzie? Czy łączenie funkcji to korzyści czy problemy? Poszukując odpowiedzi na te pytania rozmawiałam z wieloma osobami - pracownikami instytucji zaan-gażowanymi w pracę społeczną. Wielu z nich stwier-dziło, że łączenie tych funkcji nie stanowi problemu – wręcz przeciwnie: widzą same plusy. Jestem bliżej ważnych informacji – mówi Renata. Wiem, jakie kon-kursy będą ogłaszane i dzięki temu jako stowarzyszenie możemy więc trochę szybciej się przygotować do złożenia wniosku. Uczestniczymy też w konsultacjach dokumen-tów ważnych dla nas – dodaje. W naszym urzędzie doku-menty do konsultacji są wywieszane na tablicy ogłoszeń


i gdybym tamtędy codziennie nie przechodziła o wielu rzeczach nie mielibyśmy pojęcia. A tak - pilnuję, żeby nic nam nie umknęło – śmieje się Renata. Czasem mam wrażenie, że burmistrz ma mnie dość – uśmiecha się Antoni. Pilnuję, żeby w sprawach dotyczą-cych organizacji – uczestniczyły one same, by decyzje nie były podejmowane „odgórnie”. Jak mantrę powtarzam burmistrzowi: zaprośmy organizacje, zapytajmy organi-zacje itp. Ale dzięki temu wiem, że mamy realny wpływ na to, co się dzieje wokół nas. A minusy? Oczywiście, że są. Wynikają m.in. z nie-wyjaśnionych sytuacji, trudności w „niedogadaniu się” i angażowaniu członków do działania.

„zrób tak, żeby dla nas było lepiej”Andrzej od wielu lat jest „wysoko postawionym urzędnikiem” niewielkiej gminy wiejskiej pełniącym jednocześnie funkcję pełnomocnika ds. organizacji pozarządowych. Jest też członkiem stowarzyszenia Y, które działa na terenie tej samej gminy. Jak zakładali-śmy stowarzyszenie to bardzo się cieszyłem – opowiada Andrzej. Uważam, że dzięki istniejącym organizacjom świat idzie do przodu, liczyłem na to, że gmina będzie się rozwijać. Dzięki temu, że brałem udział w procesie tworzenia i rejestracji stowarzyszenia swoją wiedzę mogę przekazywać teraz innym mieszkańcom, którzy też chcą działać społecznie. Ostatnio wycofałem się trochę z działań w mojej organizacji, zaczynam mieć dość – smutnieje mój rozmówca. Pozyskać środki na działania jest trudno. A członkowie mojej organizacji oczekują ode mnie, że będę wykorzystywał swoje stanowisko do tego, by te środki się znalazły. Często słyszę: masz wpływ na podział pieniędzy, więc zrób tak, żeby dla nas było. Ja nie zamierzam tego robić, a ludzie się obrażają – złości się

Andrzej. Jak im wyjaśnić, że to nieetyczne i ja się z tym nie zgadzam? Z mojego doświadczenia jako animatorki: każdy, kto zakłada organizację marzy o tym, by rozwijała się ona i miała rzeczywisty wpływ na rozwiązanie proble-mów, dla których została powołana. Jako członkowie cieszymy się, że mamy „wśród swoich” ludzi z urzędu, że popiera nas radny, bo to ułatwi funkcjonowanie organizacji.

Co jednak zrobić, kiedy te wymagania przekraczają nie tylko możliwości, kompetencje i chęci członka organizacji? Ustalajmy zasady funkcjonowania. Teoretycznie statut zawiera spisane zasady funkcjo-nowania organizacji, na które zgadzają się jej człon-kowie (przyjmując statut uchwałą podczas zebrania założycielskiego). Ale są takie zasady, o których statut nie mówi. Sytuacja, o której opowiada Andrzej wymaga wyjaśnienia. To nie jest tak, że Andrzej mówi „nie, bo nie”. Za jego „nie” stoi jakaś przyczyna. Nazwanie jej i przedstawienie członkom organizacji może być pierw-szym krokiem do rozwiązania problemu. Ale kolejnym jest znalezienie rozwiązania dobrego dla wszystkich. Może rozwiązaniem jest stworzenie wspólnego zespo-łu złożonego z przedstawicieli samorządu i organizacji pozarządowych działających na danym terenie? Rada organizacji pozarządowych czy rada działalności po-żytku publicznego to organy, które mogą mieć realny wpływ na kształtowanie polityk publicznych. Np. w El-blągu to Rada Elbląskich Organizacji Pozarządowych jest głosem rzeczniczym i dba o to, by elbląskie orga-nizacje współtworzyły np. roczny program współpracy samorządu lokalnego i ngo, który określa m.in. jakie środki będą przeznaczane na działania organizacji.


„na pracę społeczną trzeba mieć czas” A jest to trudne w przypadku pracy na pełen etat w in-stytucji – opowiada Krystyna, etatowa pracowniczka ośrodka kultury i zaangażowana społeczniczka. Na początku jest tak, że człowiek naładowany energią prosto z pracy zawodowej rzuca się w wir działań swojej organizacji. Ale na pełnych obrotach długo się nie da, siły opadają i po pracy najlepiej bym zaszyła się w domu. Ale przez to, że do tej pory byłam „wszędzie” i żadne działa-nie nie odbyło się beze mnie – ludzie chcą, żeby tak było dalej. Z punktu widzenia animatorki: bardzo często tak jest, że, jako członkowie organizacji bierzemy na siebie za dużo działań. Skutek może być taki, że pozo-stali członkowie wycofują się wiedząc, że „Krystyna i tak to zrobi”. Kłania się więc umiejętności angażo-wania członków do działania tak, aby każdy znalazł dla siebie miejsce w organizacji i mógł robić to, co lubi i potrafi. Unikniemy w ten sposób takiej sytuacji, że gdy Krystyna zaangażowana jest w organizację dożynek to nikt inny nie weźmie udziału w szkoleniu, które jest w tym samym czasie, albo też nie zorgani-zuje zajęć na świetlicy dla dzieci.

„udział w stowarzyszeniu jest dobrowolny”Organizacja powstała na wyraźne życzenie pani dyrektor szkoły – mówi Agnieszka, nauczycielka. Właściwie nie wiedzieliśmy, po co nam ona i tak mamy mnóstwo pracy. Trochę poczytaliśmy w internecie na temat stowarzyszeń i stwierdziliśmy, że może być fajnie, bo da to nam możli-wość realizowania tych działań, które zawsze chcieliśmy robić, a na które wcześniej nie było pieniędzy… i możli-wości, bo zawsze rozbijaliśmy się o statut szkoły czy inne

przepisy. Byliśmy też hamowani „z góry”. Uznaliśmy , że byłoby super – uśmiecha się Agnieszka. Byłoby – dopóki nie doszliśmy do rozdziału o zarządzie. I wtedy wiedzieliśmy już, kto w nim będzie i trochę opadły nam ręce Baliśmy się, że znów będziemy blokowani, a z dru-giej strony – działalność w organizacji jest działalnością społeczną, nie chcieliśmy być przymuszani do wykony-wania działań, które niekoniecznie chcemy realizować. A podległość służbowa, „ta z pracy” wpływałaby na to, jak angażujemy się w działania społeczne. Podsumowu-jąc – mieliśmy obawy, że współpraca poza szkołą będzie miała wpływ na pracę w szkole. Z punktu widzenia animatorki: trochę przypomina mi to sytuację, której byłam świadkiem. Żołnierze jednej z jednostek na życzenie swojego „szefa” zakła-dali stowarzyszenie. Szef zapraszając na spotkanie założycielskie powiedział: Spotkanie odbędzie się w śro-dę na hali sportowej. Udział oczywiście jest dobrowolny. Pamiętajcie o tym, że JA TAM BĘDĘ!. Niech więc żyje „podległość służbowa”. Jak wybrnąć z sytuacji, o której opowiada Agnieszka? Nie rozwiązanie tego przed założeniem organizacji będzie miało swoje skutki już po rejestra-cji. Bo co to za organizacja, której członkowie działają „ze strachu”? Po pierwsze - wyjaśnienie sytuacji, rozmowa o obawach pracowników szkoły i ustalenie pewnych zasad, które obowiązywać mają wszystkich. Obawiam się jednak, że w tak trudnej sytuacji to za mało. Całe szczęście rozwiązanie tego problemu daje Ustawa o Działalności Pożytku Publicznego i o Wo-lontariacie. Jeśli chcemy mieć możliwość otrzymy-wania 1% podatku dochodowego, czyli korzystać ze statusu organizacji pożytku publicznego, ustawa na-rzuca nam pewne wymagania: „Organizacją pożytku


publicznego może być organizacja pozarządowa (…), która spełnia następujące wymagania (…): ma statutowy kolegialny organ kontroli lub nadzoru, od-rębny od organu zarządzającego i niepodlegający mu w zakresie wykonywania kontroli wewnętrznej lub nadzoru, przy czym członkowie organu kontroli lub nadzoru nie mogą być członkami organu zarządzają-cego ani pozostawać z nimi w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu, w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości służbowej” (art. 20 ust.1 pkt 4a). Oznacza to, że 1) między komisją rewi-zyjną a zarządem organizacji nie może być m.in. pod-ległości służbowej, aby uniknąć wpływów/nacisków ze strony zarządu na osoby sprawujące kontrolę nad organizacją. 2) daje to możliwość członkom organiza-cji zgłaszania zastrzeżeń do komisji rewizyjnej o nie-prawidłowościach w działaniach zarządu (oczywiście, jeśli taki zapis znajduje się w statucie-członkowie stowarzyszenia pisemnie składają wniosek do komisji rewizyjnej, która zwraca się z wnioskiem o wyjaśnie-nie do zarządu bądź też zwołuje nadzwyczajne walne zebranie celem wyjaśnienia sytuacji). Owszem,zapis cytowany wyżej dotyczy tylko organizacji pożytku publicznego (OPP). Zakładając organizację, która w przyszłości chce zbierać 1% trzeba pamiętać, aby ten zapis znalazł się w statucie od samego początku, gdyż na przyznanie statutu OPP trzeba czekać dwa lata (musimy udowodnić w tym czasie, że rzeczy-wiście działamy „z pożytkiem publicznym”). A co, jeśli nie chcemy być OPP? Jako doradca pomagający zakładać organizacje proponuję, by taki zapis znajdo-wał się w statucie. Ułatwi to funkcjonowanie organi-zacji i pozwoli uniknąć sytuacji, o których opowiada Agnieszka.

nikt nie mówił, że będzie łatwoZakładając organizację pozarządową planujemy, jakie cele będzie ona realizowała. Cele organizacji mają być realizowane dzięki wykorzystaniu określonych zasobów ludzkich. To ludzie są nośnikami wiedzy, umiejętności, zdolności, osobowości, a zgadzając się na pracę w organizacji zgadzają się przekazać swoje zasoby na jej rzecz. Zadbajmy o to, by działo się to zawsze etycznie, a trudne sytuacje wyjaśniajmy „na pniu”. Zagwarantujmy sobie komfort działań społecz-nych.

Zbieżność imion osób wymienionych w tekście oraz pełnionych funkcji jest przypadkowa


tworzenie grupy roboczej organizacji pozarządowych. od czego zacząć?Paulina Sobieszuk

Działanie w środowisku lokalnym w małej społecz-ności, wprowadzanie zmian w społeczności tak, aby „działo się” i dało się odczuć pozytywną energię… To wszystko wymaga ciężkiej pracy wielu osób i ich zaangażowania. Jak pomóc ludziom wyzwolić chęć współdziałania? W tym artykule opisuję wnioski płynące z obserwacji pracy innych i własnych do-świadczeń animacyjnych w środowisku organizacji pozarządowych w mazowieckich miastach powiato-wych średniej i małej wielkości. Chcemy działać, coś zmienić. Zrobić tak, by innym chciało się chcieć. To już wiemy. Od czego zacząć? Z pewnością od próby opisania kontekstu, w którym będziemy działać. Znacząco odmienna jest sytuacja osoby pragnącej zmieniać środowisko „od wewnątrz”, będąc jego częścią, a inaczej – zewnętrznego anima-tora czy animatorki, którzy muszą przede wszystkim dać się poznać i zdobyć zaufanie ludzi, z którymi będą pracować. W jednym i drugim przypadku nim za-czniemy działać, musimy dobrze poznać teren.


rozeznanie terenuChcąc pracować z organizacjami pozarządowymi lub lokalnymi liderami, musimy przede wszystkim wiedzieć z kim. Jeśli jesteśmy z zewnątrz, w ogóle nie znamy środowiska, powinniśmy przeznaczyć wy-starczającą ilość czasu na zidentyfikowanie aktywnie działających grup i osób tak, aby nie powielać już ist-niejących inicjatyw, a przede wszystkim nie pominąć nikogo. Raz nadszarpnięte zaufanie, szczególnie na samym początku, bardzo trudno odbudować. Rze-telnie przeprowadzone rozeznanie terenu pozwoli uniknąć późniejszych kłopotów. W znalezieniu przyszłych członków grupy roboczej na pewno pomocny będzie Internet. Warto spraw-dzić, np. w bazie danych portalu ngo.pl (www.bazy.ngo.pl), jakie organizacje są zarejestrowane na intere-sującym nas terenie. Można wyszukiwać również po branżach. Będzie tam wiele organizacji, które w rze-czywistości nie działają lub ich dane kontaktowe będą błędne albo niepełne, dlatego nie należy ograniczać poszukiwań do tego źródła. Powinniśmy skontaktować się z pracownikiem lo-kalnego samorządu odpowiedzialnym za współpracę z organizacjami pozarządowymi z prośbą o wskazanie aktywnych na danym terenie organizacji i niezrze-szonych liderów. Być może taki kontakt zaowocuje dalszą współpracą i otworzy przed nami możliwości, których nie podejrzewaliśmy. Warto, choćby miała to być zgoda na nieodpłatne wykorzystywanie sali w urzędzie na spotkania. W zależności od branży, która nas interesuje, możemy też zwrócić się do Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, lokalnego ośrodka kultury, ośrodka pomocy społecznej czy biblioteki. Pracownicy tych

instytucji z pewnością pokierują nas do odpowied-nich osób, a może się okazać, że oni sami działają w organizacjach lub po godzinach pracy oddają się nieformalnej działalności społecznej. Nie powinniśmy zapominać o lokalnych mediach. Szczególnie w mniejszych ośrodkach lokalne, bez-płatne gazety czy stacje radiowe są bardzo popularne i ogłoszenie naszego przedsięwzięcia na ich łamach czy falach może pomóc dotrzeć do szerszego grona odbiorców. W szczególności do osób, które dotych-czas nie miały okazji działać, a przy okazji nowej ini-cjatywy mogą złapać wiatr w żagle. To samo dotyczy regionalnych i lokalnych forów internetowych. Każdy pozyskany kontakt należy zapisywać, budując w ten sposób bazę kontaktów, z której wielokrotnie będziemy później korzystać informując o kolejnych działaniach. Wreszcie, kiedy zaplanujemy już termin pierwsze-go spotkania, warto pomyśleć o rozwieszeniu pla-katów informacyjnych na tablicach ogłoszeniowych w pobliżu rynku czy innych uczęszczanych miejscach w danej miejscowości.

pierwsze spotkanieUdało się. Poprawnie zidentyfikowaliśmy aktywnych mieszkańców i organizacje, udało nam się zdobyć ich zaufanie na tyle, aby przyszli na pierwsze spotkanie. Gdzie je zorganizować? Miejsce jest bardzo istotne i wyznacza atmosferę spotkania. Nawet jeśli nie mamy nic wspólnego z urzędem gminy, a spotkanie odbędzie się właśnie tam, już zawsze będziemy z nim kojarzeni. Dlatego wybierając miejsce spotkania należy spróbować zorientować się w relacjach między lokalnymi władzami, a kluczowymi organizacjami.


Jeśli jest między nimi otwarty konflikt, pewnie lep-szym rozwiązaniem będzie spotkanie na neutralnym gruncie, np. w kawiarni, jeśli taka jest. Istotne jest także ustalenie dogodnego terminu spotkania. Tu z pewnością należy dostosować się do potrzeb i preferencji osób, które mają w nim wziąć udział, a nie odgórnie narzucać termin. Podczas praktyki pracy w terenie zdarzały mi się spotkania zarówno we wtorki o 9.00, jak i w niedziele o 14.00. Wszystko zależy od grupy docelowej i jej specyfiki. Jak poprowadzić pierwsze spotkanie? Na pewno należy zacząć od przedstawienia się i wyjaśnienia raz jeszcze (bo przecież ze wszystkimi kontaktowaliśmy się już wcześniej), o co nam chodzi. Pamiętajmy, że prawdopodobnie będziemy pierwszymi, którzy podjęli podobną inicjatywę i nasze intencje nie muszą być dla wszystkich klarowne. Aby stworzyć atmosferę bezpieczeństwa i zaufania powinniśmy dać każdemu czas na przedstawienie siebie, opowiedzenia o swo-ich działaniach. Użyteczne może okazać się również stworzenie tzw. kontraktu, czyli spisanie zasad współpracy w grupie. Mimo, że pracujemy w lokalnej społeczności i na sali siedzą liderzy, z których większość zna się co najmniej z widzenia, to na pewno nie wiedzą wszyst-kiego o sobie i swoich organizacjach. Warto poświę-cić trochę czasu na ćwiczenia integracyjne, które pomogą rozładować atmosferę i zbliżą grupę. Aby członkowie grupy poznali się jeszcze lepiej, na kolej-nym spotkaniu można zaplanować prezentacje np. z wykorzystaniem formuły Pecha Kucha, która jest o tyle atrakcyjna, że pozostawia po sobie trwały ślad w postaci prezentacji multimedialnej, którą można wykorzystać przy innych okazjach.

Kiedy już stworzymy dobrą atmosferę, może się okazać, że minęło tyle czasu, że w zasadzie wszyscy musza już iść do domu. Pilnowanie czasu i planowa-nie długości spotkań pod kątem możliwości uczestni-ków jest bardzo ważne. Pamiętajmy, by na początku spotkania zawsze powiedzieć, ile ono mniej więcej będzie trwało oraz przedstawić jego cel. Właśnie, cel. Przecież celem naszego działania jest doprowadzenie do zmiany, sprawienie, by coś „się ruszyło”! Po pierwsze, nie powinniśmy działać pochopnie, a po drugie – sprzecznie z wolą i intere-sem członków, dlatego zanim zaczniemy planować jakiekolwiek działanie wykraczające poza cztery ściany sali spotkań musimy umiejętnie wysondować, czy w ogóle jakaś zmiana jest potrzeba, a jeśli tak – to jaka. Innymi słowy, postawić diagnozę danego proble-mu w lokalnej społeczności. Oczywiście, skoro ludzie przyszli na spotkania, można domniemywać, że są zainteresowani wspólnym działaniem, ale nie jest wcale oczywiste, że szybko uda się je dojrzeć. Jak je określić? Prawdopodobnie czeka Was se-ria spotkań, podczas których będziecie dyskutować o status quo i co Was w nim boli oraz jak wyobrażacie sobie stan pożądany. Rolą animatora/-ki jest takie prowadzenie dyskusji i ćwiczeń, aby nikt nie czuł się pominięty, każdy miał możliwość wypowiedzenia swojego zdania oraz budowanie atmosfery zaufania i bezpieczeństwa, która na to pozwoli. To ostatnie może być trudne ze względu na relacje wewnątrz spo-łeczności lokalnej, o których jako osoby z zewnątrz będziecie dowiadywać się stopniowo. Po zakończonym spotkaniu należy ustalić, kie-dy odbędzie się kolejne oraz określić jego cel. Bar-dzo ważne jest, aby po zakończonym spotkaniu


sporządzić z niego notatkę i w miarę możliwości rozesłać mailowo do uczestników. W dalszej perspek-tywie można rozważyć stworzenie grupy mailingowej dla członków grupy, co ułatwi komunikację w grupie poza spotkaniami.

na początekPamiętaj, że kluczowe jest zaufanie, jakim obdarzą Cię i siebie nawzajem członkowie grupy. To najwięk-szy kapitał, którym dysponujecie, a zarazem łatwo go zaprzepaścić. Uchronią Cię przed tym szczerość i konsekwencja. Aby ludzie chcieli przychodzić na nasze spotkania, muszą dostrzegać w nich sens. To dość oczywiste, ale często umyka w dążeniu do prostej realizacji celu, jakim w przypadku działań realizowanych w ramach różnych projektów jest podpisana lista obecności. Imperatyw frekwencji stoi niejednokrotnie w konflik-cie z jakością spotkań i ich użytecznością dla uczest-ników. Jeśli jednak od początku postawimy sobie za cel prowadzenie sensownych działań dla ludzi i razem z nimi, to powinniśmy pamiętać, że nasza grupa będzie prawdopodobnie przechodziła przez klasyczne etapy procesu grupowego. W zależności od czasu, jaki zaplanowaliśmy na całe przedsięwzięcie, długość po-szczególnych etapów będzie się zmieniać. Warto znać ich specyfikę, aby maksymalnie wykorzystać twórczy potencjał każdego z nich.

badanie otoczenia i szukanie sojuszyOd samego początku powinniśmy starannie obserwo-wać grupę i próbować dostrzegać ewentualne punkty zapalne, aby zapobiegać wynikającym z nich prob-lemom w pracy grupy. Podobnie jak animator/-ka,

już na pierwszym spotkaniu uczestnicy będą badali, z kim mają do czynienia, kto myśli w podobny sposób i ma zbliżone cele oraz co mogą poprzez uczestnictwo w grupie osiągnąć. Zadaniem animatora/-ki jest tak prowadzić spotkanie, aby przede wszystkim budować atmosferę zaufania i szczerości. To może być bar-dzo trudne między ludźmi, którzy się nie znają lub wręcz znają się zbyt dobrze i nie są to doświadczenia pozytywne. Animator/-ka, szczególnie jeśli jest z ze-wnątrz, nie będzie znać wszystkich zależności między członkami grupy, co będzie dodatkowym utrudnie-niem. Wiedza na temat członków grupy jest potrzebna nie tylko animatorowi/-ce. Równość w dostępie do informacji i równość członków grupy to kluczowe warunki dobrej atmosfery i współpracy. Wszyscy powinni znać nazwiska i afiliacje pozostałych, ich motywacje do wspólnego działania oraz potencjalne konsekwencje tej współpracy. Dobrą praktyką, którą powinna stosować osoba prowadząca jest sporządza-nie i przesyłanie do uczestników notatek z każdego spotkania. Każda osoba powinna też znać i podzielać cel, dla którego została powołana grupa. Jak go określić? Czasem cel jest bardzo jasno wy-rażony od samego początku i jest to np. utrzymanie szkoły w danej miejscowości, organizacja cyklu debat przedwyborczych w gminie lub pikniku organizacji pozarządowych. W takim wypadku animator/-ka przychodzi niejako na gotowe i jego/jej zadaniem jest ułatwienie grupie osiągnięcia celu, co do którego i tak jest przekonana. Jeśli grupa tworzy się z potrzeby wspólnego dzia-łania, jednak nie wokół jasnego celu, określenie go może zająć bardzo dużo czasu. W zależności od czasu


trwania i częstotliwości spotkań, od kilku do nawet kilkunastu. Proces decyzyjny może okazać się bar-dzo trudny i wręcz postawić pod znakiem zapytania zasadność istnienia grupy.

konflikt w grupie i bunt wobec animatoraW ustaleniu wspólnego celu z pewnością pomaga fakt, że ludzie podjęli decyzję o dołączeniu do grupy. Najwyraźniej, na ogólnym poziomie, dostrzegają sens współpracy z innymi podmiotami. W praktyce niejed-nokrotnie okaże się, że są pełni obaw przed nad-miernym odsłonięciem swoich słabych stron, planów na przyszłość i zamiarów, gdyż w przedstawicielach innych organizacji widzą konkurentów w rywalizacji o ograniczone środki, jakie samorządy lokalne prze-znaczają na współpracę finansową z organizacjami pozarządowymi, a nie – potencjalnych partnerów. Organizacje, które dobrze oceniają swoje relacje z JST będą miały obawy przed ich utratą, zaś te, które takich relacji nie mają lub są w otwartym konflikcie z Gminą czy Powiatem – przed zepchnięciem na margines awanturników i pieniaczy. Wreszcie, część będzie miała ukryte cele, o których nie usłyszymy w otwartej dyskusji. Dyskusja o celu działania grupy odbędzie się mimo tych przeciwności. Ostatecznie grupa służy do jego rea-lizacji i będzie dążyła do podjęcia decyzji. Formułowa-nie celu działania należy zacząć od wstępnej diagnozy potrzeb uczestników, ich oczekiwań wobec grupy. Jeśli podejrzewamy, że problemem będzie uzyskanie szcze-rych odpowiedzi na forum całej grupy, powinniśmy rozważyć inny, anonimowy sposób wypowiadania na-wet najbardziej wydawałoby się nieprawdopodobnych

marzeń (np. pisanie pomysłów na karteczkach). W późniejszej otwartej dyskusji na ten temat animator/-ka musi być dobrym facylitatorem. Jest bardzo prawdopodobne, że na tym etapie uwidocznią się konflikty między członkami grupy. Niektórzy z nich, szczególnie ci o dotychczas silnej pozycji w społeczności lokalnej, mogą burzyć się przeciwko nowemu, egalitarnemu porządkowi pracy w grupie i animatorowi/-ce, który/-a go symbolizuje. Tę „rywalizację o przywództwo” można zakończyć powołując się na zawarty na początku pracy kontrakt i przypominając o wspomagającej proces realizacji celów grupy roli animatora/-ki. Problemem może okazać się zbyt długi proces decyzyjny lub niemożność podjęcia decyzji co do wspólnego celu. Niektórzy członkowie grupy mogą być zniechęceni brakiem szybkich efektów i opusz-czą ją. Osoba prowadząca musi znaleźć równowagę między decyzją szybką, a podjętą w wyniku długich deliberacji i uwzględniającą wszystkie opinie i inte-resy. Niechęć i rozczarowanie uczestników na tym etapie mogą być skierowane ku osobie prowadzącej, która będzie spotykała się z zarzutami o prowadzenie działań pozbawionych sensu, przegadanych i stratę czasu.

zgodna współpracaJeśli grupa przetrwa konflikt i nie rozpadnie się, wejdzie na etap zgodnej współpracy i poczucia wy-jątkowości własnego działania. Dobrze wykorzystać pozytywne nastawienie członków grupy na dalsze poznawanie się, zwiększanie zaufania, zawiązywanie współpracy między jej członkami oraz podejmowa-nie zadań o niewysokim stopniu trudności, które


utwierdzą grupę w przekonaniu o słuszności całego przedsięwzięcia. Czas właściwie wykorzystany na tym etapie zaowocuje większą łatwością realizacji celów później, bo grupa będzie już silnie zintegrowana i spójna. W zależności od sposobu działania grupy, upo-dobań i możliwości jej członków, można rozważyć wprowadzenie narzędzi ułatwiających komunikację wewnętrzną, jak np. lista mailingowa, grupa na Fa-cebooku itd. Warto też zastanowić się, na ile upub-liczniać działania grupy. Jeśli jest to grupa otwarta, gotowa na przyjęcie nowych członków, to informacja o jej działaniach powinna przebijać się do opinii pub-licznej w danej społeczności. Możemy wykorzystać lokalne media, samorząd, fora internetowe, własną stronę internetową, tablice ogłoszeniowe w miejsco-wości i inne.

świadome działaniePo przejściu wcześniejszych etapów grupa będzie już gotowa na podjęcie ambitnych zadań i realizację okre-ślonego wcześniej celu. Animator/-ka musi pamiętać, że nie jest jego/jej zadaniem doprowadzenie do osiąg-nięcia celu, lecz takie wspieranie grupy, aby sama była w stanie go osiągnąć. W przeciwnym wypadku, choć cel zostanie osiągnięty, po odejściu osoby prowadzą-cej może okazać się, że bez jej pomocy jakiekolwiek działania grupy nie są możliwe.

ustanie pracy grupyJeśli animator/-ka nie należy do społeczności, z którą pracuje, jego/jej udział w życiu grupy w pewnym momencie zakończy się. Należy przygotować grupę na taką zmianę i, jeśli ta będzie chciała kontynuować

działanie, zapewnić jej w miarę bezbolesne przejście do funkcjonowania na nowych zasadach. Problemem może okazać się choćby brak osoby, która zajmie się prowadzeniem spotkań, będzie sporządzała na nich notatki i rezerwowała salę. Złe funkcjonowanie tych bardzo prostych i podstawowych elementów pracy grupy bardzo zniechęca, dlatego odchodząc należy te obowiązki przekazać innym osobom. W przeformuło-waniu zasad może pomóc ewaluacja dotychczasowej pracy i osiągnięć. W przypadku, gdy grupa decyduje o samorozwią-zaniu się po realizacji zamierzonego celu, do dobrych praktyk również należy ewaluacja pracy. Pozwoli to domknąć proces i podsumować go, wyciągnąć wnioski. Prowadząc spotkania grupy roboczej animator/--ka musi przede wszystkim wsłuchiwać się w grupę i pamiętać, że jego/jej rolą jest wspierać ją w realizacji celów, a nie – realizować własne. Przestrzeganie przez animatora/-kę powyższych zasad w połączeniu z kon-sekwencją i szczerością powinny ułatwić osiągnięcie dobrych efektów, tj. realizację celów, jakie stawia przed sobą grupa.


kilka opinii o programach do zarządzania projektami

Jakie programy mamy do wyboru jeśli chodzi o zarzą-dzanie projektami? Zapytaliśmy o to dziewięć osób zajmujących się zawodowo zarządzaniem projektami w organizacjach pozarządowych. Poniżej przedsta-wiamy podsumowanie ich głosów na temat tego w ja-kich działaniach wykorzystują takie programy oraz które z dostępnych narzędzi są dla nich najbardziej pomocne.

jaki projekt, taki programPotrzebujesz programu, który pomoże ci w zarzą-dzaniu projektem. Świetnie, tylko co masz na myśli mówiąc o zarządzaniu projektem? Chcesz szczegóło-wo rozpisać plan i harmonogram projektu? Pracować wspólnie nad dokumentami? Śledzić realizację zadań – opracowywania dokumentów, załatwiania spraw itd.? Definicje „programu do zarządzania projektem” mogą być naprawdę różne. Twoje potrzeby będą zale-żały przede wszystkim od tego o jaki projekt chodzi, jaki masz zespół i w jaki sposób na ogół zarządzasz projektami.


Odpowiedzi zapytanych przez nas osób były niejednolite. Okazało się jednak, że programy służą im przede wszystkim do realizacji sześciu działań związanych z zarządzaniem. W tym artykule progra-my zostały omówione właśnie pod kątem specjalizacji w tych sześciu funkcjach. Pod koniec wspomnimy również o takich programach, które mogą być pomoc-ne przy okazji wszystkich sześciu kwestii.

planowanie projektuDla wielu osób profesjonalnie zajmujących się zarzą-dzaniem projektami, narzędzie wspierające zarzą-dzanie pomaga przede wszystkim w szczegółowym zaplanowaniu celów i zadań projektu oraz wizualnie przedstawia jak łączą się one ze sobą. Dzięki takiemu planowi projektu możemy dokładnie określić harmo-nogram realizacji, zrozumieć ścieżkę jego realizacji, czy przypisać poszczególnym osobom współpracują-cym konkretne zadania. Taki plan zazwyczaj składa się z:• szczegółowego zestawienia zadań do wykonania• przypisania zadań, czyli określenia kto jest odpo-

wiedzialny za które elementy projektu• oszacowania czasu koniecznego na realizację po-

szczególnych zadań• powiązań między zależnymi działaniami – na

przykład w jaki sposób wykonanie danego działania wpływa na rozpoczęcie realizacji kolejnego

Osoby, które lubią zarządzać projektami w taki właś-nie sposób mają do wyboru wiele narzędzi. Microsoft Project jest dużym, szeroko stosowanym pakietem, który oferuje mnóstwo funkcji związanych z plano-waniem. Niektóre osoby uważają jednak, że jest on

zbyt skomplikowany. Nawet w najprostszej wersji, program ten będzie wymagał porządnego przyucze-nia się do jego obsługi. Wiele osób chwali również program OmniPlan, aplikację podobną do Microsoft Project, choć nieco mniejszą i zaprojektowaną na potrzeby Macintosha. Warto zwrócić uwagę, że oba te programy są to aplikacje komputerowe, który zakładają że w projekcie jest osoba odpowiedzialna za zarządzanie, w tym za tworzenie i regularną aktuali-zację planu. Jednak takie sformalizowane, szczegółowe pla-nowanie projektów nie jest dobre dla wszystkich. Niektórzy uznają tworzenie takich planów za zbyt czasochłonne i nieelastyczne, programy wydają się im tak skomplikowane, że zniechęcają do regular-nego wprowadzania aktualizacji. Osoby te zwracały również uwagę, że diagram Gantta, który zazwyczaj wykorzystują wspomniane aplikacje jest zbyt złożo-ny, aby przedstawiać skonstruowane plany wszystkim osobom współpracującym w zespole, nie mówiąc nawet o szerszej publiczności. Jeśli jest to również twoja opinia, możesz tworzyć mniej formalne harmonogramy realizacji projektu, wykorzystując np. arkusze Excela lub narzędzia do tworzenia wykresów, takie jak Microsoft Visio, czy OmniGraffle (dla Macintosha). Jeśli chodzi o korzy-stanie z Excela istnieje wiele dodatków służących do tworzenia na ich podstawie diagramów Gantta i inne-go typu wykresów. zarządzanie zadaniamiPomoc w zarządzaniu zadaniami jest zazwyczaj naj-bardziej pożądaną i najczęściej występującą funkcją w programach służących do zarządzania projektami.


Chodzi tu kolejno o: określenie zadań, przypisanie ich osobom, określenie terminu ich wykonania oraz sprawdzenie i potwierdzenie, że zadania zostały wykonane. Microsoft Project proponuje rozbudowaną funk-cję, która pozwala osobie zarządzającej projektem określanie i przypisywanie zadań, wyznaczanie deadline’ów, przewidywanie liczby godzin potrzeb-nych na wykonanie poszczególnych zadań. Rów-nocześnie do tych działań, można obserwować jaki wpływ mają określone zadania i ich realizacja na całość harmonogramu projektu, jak również jakie jest obciążenie pracą poszczególnych osób w zespole. Ponadto, jeśli korzystamy z wersji programu działają-cej na poziomie serwera, każda osoba w zespole może mieć stały wgląd do swojej listy zadań, zaznaczać ile czasu poświęca na wykonanie danego zadania, jak również odznaczać zadania już wykonane. Istnieje również cała grupa programów interne-towych, które są wyspecjalizowane we wspieraniu procesu przypisywania i realizacji zadań. Najbardziej znanym narzędziem z tej kategorii jest Basecamp, który jest szczególnie pomocny przy tworzeniu i przydzielaniu zadań oraz określaniu terminów ich wykonania. Podobnie działa Central Desktop, ma jednak nieco bardziej zaawansowane i skomplikowa-ne funkcje związane z zarządzaniem czasem i termi-nami. Inne dostępne programy tego typu to Zoho, czy DotProject. Wybierając konkretny program pamiętaj, że im jest on prostszy w obsłudze, tym mniej rozwinięte funkcje będzie proponował. Z drugiej strony z obsłu-gą prostego programu prawdopodobnie poradzą sobie nawet najmniej zaawansowane technicznie osoby

w zespole. Zawsze warto się zastanowić, co jest w da-nej sytuacji ważniejsze.

praca na wspólnych dokumentachPraca w każdym projekcie opiera się w ogromnej mierze na różnego typu dokumentach. Zapewniając dostępne dla wszystkich osób miejsce gromadzenia i przechowywania elektronicznych wersji doku-mentów związanych z projektem, można znaczenie ułatwić pracę i podnieść efektywność prowadzonych działań. Jest to szczególnie ważne, w sytuacji kiedy osoby pracujące w zespole projektowym mieszkają w różnych miejscach i nie mają okazji regularnie się spotykać. Dla takiego zespołu wysyłanie maili z modyfikowanymi ciągle załącznikami może szybko przemienić się w prawdziwy koszmar. (Uwaga – nie-które osoby mogą mieć problem z przestawieniem się na pracę na wspólnych dokumentach znajdujących się w sieci, warto więc wziąć również to pod uwagę i odpowiednio wcześnie porozmawiać na ten temat ze wszystkimi). Funkcja współdzielenia dokumentów stanowi podstawę większości internetowych narzędzi związa-nych z zarządzaniem projektami. Basecamp i Central Desktop proponują łatwe w obsłudze funkcje słu-żące do ładowania i przechowywania dokumentów, równoczesnej pracy na nich oraz tworzenia spisów zebranej dokumentacji. Warto również przyjrzeć się innym programom mającym rozbudowaną funkcję współdzielenia dokumentów, takim jak: DreamTeam, Central Desktop, DotProject, Microsoft SharePoint , czy Live Office. Jest też sporo programów, które są wyspecja-lizowane przede wszystkim we współdzieleniu


dokumentów. Google Docs i Zoho Project oferują możliwość przechowywania oraz równoczesnej i asynchronicznej edycji dokumentów, arkuszy kalku-lacyjnych i prezentacji. Jeżeli potrzeby projektu nie są zbyt złożone, wystarczyć może nawet stworzenie zestawu dokumentów współdzielonych w GoogleDocs (specyfikacje projektu, listy zadań, arkusze kalkulacyj-ne). Jest to prosta metoda, która powinna być przyja-zna dla wszystkich osób pracujących w projekcie.

współdzielenie kalendarzy i list kontaktówNa efektywność działań w projekcie wpływ mogą mieć również dobrze działający wspólny kalendarz oraz wspólne listy kontaktów. W momencie kiedy trzeba zorganizować spotkanie kilku osób z zespołu projektowego, dostęp do kalendarzy ich wszystkich bywa naprawdę pomocny i pomaga zaoszczędzić dużo czasu. Jeśli w zespole pracujecie z progra-mem Microsoft Outlook lub Microsoft Exchange, prawdopodobnie korzystacie także ze wszystkich funkcji związanych ze wspólnym kalendarzem oraz listami kontaktów. Wymienione powyżej programy pozwalają również na stworzenie wspólnego kalen-darza, jednak problem może stanowić przekonanie poszczególnych osób w zespole do jego regularnego uzupełniania. Aby temu zaradzić, niektóre programy proponują możliwość zintegrowania kalendarzy do jednego w ramach Google Calendar bądź w programie Outlook. To może zdecydowanie ułatwić sprawę. Jeśli to właśnie kalendarz jest głównym narzę-dziem do wykorzystania w projekcie, można po prostu skorzystać z Google Calendar, który jest przyjazny w użyciu oraz pozwala na prowadzenie

własnego kalendarza i równocześnie kalendarza projektu, udostępnianie go innym oraz wspólne usta-lanie harmonogramu spotkań. W przypadku wielu projektów wystarczy tak naprawdę współdzielony arkusz kalkulacyjny zawierający wszystkie kontakty.

radzenie sobie z problemami i usterkamiZarządzanie zadaniami jest stosunkowo proste – każde zadanie ma przypisaną osobę, status, ter-min wykonania itp. W wielu projektach potrzebne jest jednak również narzędzie, które pomoże przy bardziej skomplikowanych kwestiach, takich jak: komentarze i dyskusje dotyczące poszczególnych pozycji, przypisywanie stopnia ważności sprawom i problemom, wysyłanie aktualizacji i nowych infor-macji, załączanie dodatkowej dokumentacji jak np. printscreen związany z omawianym problemem. Przy okazji projektów technicznych takie narzędzie często jest wykorzystywane do śledzenia pojawiających się, wymagających naprawy błędów, jak również przecho-wywania informacji i rozwiązań związanych z tymi błędami. Właściwie we wszystkich projektach ta funkcja może pomóc przy rozwiązywaniu problemów, ponieważ stwarza wspólne miejsce przechowywania pytań i problemów czekających na rozwiązanie, jak również informacji o tym jak sobie z nimi poradzono. Wszystkie pytane przez nas osoby deklarowały, że do rozwiązywania problemów wykorzystują inną aplikację, niż przy okazji pozostałych funkcji. Część z nich korzystała po prostu z arkusza Excela. Inne dostępne pomocne programy to Jira, czy FogBugz. Są to programy odpłatne, lecz roczny koszt wykorzysty-wania takich narzędzi jest naprawdę niewielki. Dostępne są również bezpłatne programy


z podobnymi funkcjami, oparte na wolnym oprogra-mowaniu, takie jak Mantis, czy Bugzilla. Programy te należy zainstalować na własnym serwerze – może to być dobre rozwiązanie dla organizacji o bardziej technicznym profilu. Większość osób zaznaczała, że również przy okazji programów związanych z rozwiązywaniem proble-mów i naprawianiem usterek zawsze czeka nas kom-promis – między funkcjonalnością i zaawansowaniem programu. Jest to szczególnie ważne, podkreślmy raz jeszcze, jeśli chodzi o przystępność dla przecięt-nego użytkownika. Na przykład narzędzia takie jak DoneDone oferują uproszczony zestaw możliwości, dodatkowo charakteryzują się nowoczesną, przyjazną grafiką, która zachęca do korzystania również osoby z mniejszym doświadczeniem jeśli chodzi o programy komputerowe.

śledzenie czasu realizacjiJeśli realizacja zadań w projekcie ma być sprawdzana przez kogoś z zewnątrz, bądź też jeśli przeprowa-dzasz po raz pierwszy proces, który potem będzie powtarzany, warto jest wiedzieć możliwie dokład-nie ile czasu na wykonanie poszczególnych zadań poświęcają osoby w zespole. Takie dane są, wbrew pozorom, trudne do zebrania i przełożenia na realia planu i zadań projektowych. Spora liczba programów pozwala na dostosowanie sposobu zbierania infor-macji o czasie realizacji do konkretnego projektu. W programie Microsoft Project znajdziesz narzędzia, które umożliwiają wysyłanie żądania arkuszy ewiden-cji czasu pracy oraz ich otrzymywanie przez email, a także ich późniejsze automatyczne przesyłanie tych informacji do planu projektu. Podobne narzędzia

proponują również programy DreamTeam, Central Desktop, Basecamp. Korzystając z aplikacji pomagającej w śledzeniu czasu realizacji należy koniecznie zadbać o to, żeby wszystkie osoby realizujące zadania miały jasność co do tego jakie stoją przed nimi terminy i w jaki sposób terminy te będą sprawdzane.

narzędzia, które mają wszystkie funkcje Wszystkie osoby, które wypowiadały się na temat narzędzi do zarządzania projektem stwierdziły, że najlepiej sprawdziłoby się jedno super-narzędzie, posiadające wszystkie opisane wyżej funkcje. Rów-nocześnie żadna osoba nie była w pełni zadowolona z programu, z którego korzystała. Tak naprawdę nie dało się ustalić jednej wersji tego, co powinno zawie-rać takie narzędzie. Wątpliwe jest, czy kiedykolwiek stworzony zostanie program, który w wystarczają-cym stopniu odpowie na wszystkie potrzeby związa-ne z poszczególnymi zadaniami. Jeśli jednak w twoim projekcie przyda się więcej niż jedna czy dwie funkcje związane z zarządzaniem, war-to sprawdzić niektóre z wielofunkcyjnych programów.

microsoftprojectJest to program o najdłuższej tradycji, bogato wy-posażony w rozwinięte funkcje, uwielbiany przez wiele osób profesjonalnie zajmujących się zarządza-niem projektami. Doskonały do dużych projektów, jednak w wypadku mniejszych zespołów może być zbyt skomplikowany. W odróżnieniu od wielu innych programów, Microsoft Project koncentruje się na określeniu na początku możliwie szczegółowego pla-nu oraz późniejszej jego regularnej aktualizacji. Jak


już wspomniano na początku program ten zakłada, że w projekcie jest osoba aktywnie nim zarządzająca, która poświęci pewną liczbę godzin w tygodniu na aktualizowanie planu. Jeśli uda się pracować w ten sposób, program przynosi możliwości dokładnego zobaczenia jak projekt się zmienia, jak poszczególne osoby są przypisane do zadań w projekcie itp.

basecampŁatwy w użyciu i bardzo popularny, Basecamp może być doskonałym rozwiązaniem dla zespołów, które nie mają specjalnie złożonych potrzeb. Zaprojekto-wany jest do tego aby wspierać zespoły, w których pracują osoby przebywające w różnych miejscach. Oferuje przede wszystkim funkcje związane z udo-stępnianiem dokumentów i wspólną pracą na nich, jak również współdzieleniem kalendarzy, wzajemnym informowaniem kiedy coś się zmienia. Jego funkcje są ograniczone jeśli chodzi o planowanie i zarządza-nie zadaniami. Nie możemy na przykład zobaczyć tu zależności między zadaniami, obserwować diagramu Gantta, czy nawet przypisać zadaniu w kalendarzu terminu jego wykonania.

central desktopCentral Desktop jest w dużej mierze podobny do programu Basecamp, jednak ma większą funkcjonal-ność. Szczególnie dobrze radzi sobie z pracą opartą na wymianie maili. Możemy na przykład nie tylko udostępniać dokumenty, kalendarze, zadania i otrzy-mywać maile z aktualizacjami, lecz również, korzysta-jąc ze wspólnego maila, przesyłać komentarze, które będą automatycznie przypisywane do odpowiednich dokumentów projektowych.

Istnieją również inne, bezpłatne internetowe pro-gramy o podobnych funkcjach, takie jak DotProject, czy Zoho Project.

podsumowanieJaki program do zarządzania projektem jest najlepszy dla ciebie? Zależy to przede wszystkim od potrzeb twoich i charakteru projektu. Czy zależy ci bardziej na jednym programie, który będzie miał funkcje związa-ne ze wszystkimi omówionymi obszarami? Czy wolisz narzędzie, które pomoże ci w kluczowym dla ciebie obszarze, np. w zarządzaniu zadaniami lub problema-mi, czy też śledzeniu czasu realizacji zadań? Zależy ci na narzędziu, które usprawni działania wewnątrz ze-społu, czy takim które pozwoli osobom spoza zespołu szybko zorientować się, co się dzieje w projekcie? Właśnie od odpowiedzi na te pytania zależy w ogrom-nej mierze jaki program będzie dla ciebie najlepszy.


jak chronić organizację. funkcje, które znajdziesz w urządzeniach zabezpieczającychKevin Lo, TechSoup, Chris Peters, TechSoup

Bezpieczeństwo organizacji, to także bezpieczeństwo jej sieci. Na pierwszej linii obrony zazwyczaj znajdują się takie narzędzia zabezpieczające jak zapory siecio-we. Z tego artykułu dowiesz się o tym jakie są typowe funkcje narzędzi zabezpieczających oraz o tym co należy koniecznie rozważyć zanim zdecydujesz się zainstalować któreś z nich w swojej sieci. Według Instytutu SANS zajmującego się badania-mi związanymi z bezpieczeństwem komputerów, jeśli komputer nie jest odpowiednio zabezpieczony, wystarczą przeciętnie cztery minuty w sieci, żeby został zaatakowa-ny. W atakach chodzi zazwyczaj o przejęcie kontroli nad komputerem w celu wysyłania z niego spamu i złośliwych wirusów. Następnie komputer staje się częścią grupy komputerów zainfekowanych przez złośliwe oprogramo-wanie (Botnet). Taki komputer zaczyna poszukiwanie kolejnych niedoskonale zabezpieczonych komputerów. Ponieważ ataki mają charakter ciągły i zautomaty-zowany, musimy zautomatyzować również sposoby własnej obrony. W większości organizacji urządzenia sieciowe są pierwszą linią obrony przed atakami


(w połączeniu z odpowiednio zabezpieczonymi komputerami). Prześledzimy zarówno techniczne i operacyjne kwestie związane z wybieraniem oraz instalowaniem zabezpieczeń w sieci organizacji.

kwestie operacyjneZazwyczaj zaczynamy od zapoznania się ze specyfi-kacją techniczną nowego urządzenia. Warto jednak przedtem zastanowić się nad tym jak będziemy nim zarządzać i jak będziemy je utrzymywać. Niektóre bardziej zaawansowanie funkcje zabezpieczeń mogą wydawać się konieczne dla twojej organizacji. Warto jednak czasem zacząć od prostszych i bardziej dostęp-nych rozwiązań, a do tych bardziej zaawansowanych dochodzić w miarę rozwoju potrzeb i umiejętności. Wiele zależy od tego, czy masz w zespole osobę, która jest w stanie skonfigurować i dostosować urzą-dzenie, czy też potrzebna będzie pomoc z zewnątrz. Jeżeli współpracujesz z kimś z zewnątrz w związku z innymi narzędziami sieciowymi, może ta osoba czy firma ta ma jakieś rekomendacje i narzędzia godne polecenia? Decydując się na zakup mniej lub bardziej zaawansowanego narzędzia warto pomyśleć o własnych możliwościach technologicznych. Tylko w ten sposób twoja sieć będzie odpowiednio chro-niona. Jeśli będziesz mieć urządzenie, lecz zostanie ono zainstalowane z ustawieniami domyślnymi i nikt się nie będzie w stanie się nim zająć, może to wręcz pogorszyć jakoś bezpieczeństwa twojej sieci. Często firma z którą współpracujesz może skon-figurować i zajmować się urządzeniem zabezpiecza-jącym za stosowną opłatą. Jednak jeśli kompletnie nie znasz się na tym temacie, jest szansa że będziesz płacić za coś, czego tak naprawdę nie potrzebujesz.

Musisz znać temat chociaż na tyle, żeby wiedzieć jakie zadać pytania i jak ocenić odpowiedzi. Zabezpieczenia mają bardzo różne ceny, zależnie od posiadanych funkcji i tego jak duży ruch mogą obsługi-wać. Wybierając narzędzie trzeba pomyśleć o tym jakie funkcje będą nam naprawdę potrzebne, jakie są nasze obecne i jakie mogą być przyszłe potrzeby, jak również jakie środki mamy do dyspozycji na ten cel.

kwestie technicznePrzyjrzyjmy się teraz kwestiom technicznym związa-nym z zabezpieczeniami. Zapora sieciowa jest urządze-niem, które posiada najwyższy stopień zabezpieczenia, jak również najwięcej możliwości. Jednakże, często również routery oraz przełączniki są wyposażone w podstawowe funkcje zabezpieczające. Ważne jest, aby wybrać urządzenie, które będzie odpowiednie do wielkości sieci oraz do rozmiarów potrzeb. Sprawdza-jąc dostępne rozwiązania, na pewno napotkasz wiele specjalistycznych określeń i skrótów. Oto najczęstsze z nich, wraz z krótkimi wyjaśnieniami:

Podstawowe funkcje zabezpieczeńDMZ, czyli strefa zdemilitaryzowana bądź ograniczone-

go zaufania – jeśli utrzymujesz serwer sieciowy lub serwer pocztowy na swoim sprzęcie, pewną część sieci należy przeznaczyć na tak zwaną strefę zdemilitary-zowaną (inaczej strefę ograniczonego zaufania lub DMZ od angielskiego Demilitarized Zone). Urządze-nie zabezpieczające chroni serwer w ramach strefy ograniczonego zaufania oraz kontroluje ruch z i do serwera. Na ile to możliwe, izoluje również serwer od pozostałej części sieci. Strefę DMZ można zaprojekto-wać na różne sposoby i właśnie od tego zależeć będzie


jakie urządzenie sprawdzi się w twoim przypadku najlepiej.

VLAN (Virtual Local Area Network) – Wirtualna sieć lokalna (VLAN) pozwala na tworzenie podsieci, nawet w sytuacji kiedy urządzenia nie są podłączo-ne do tego samego routera czy przełącznika. VLAN będzie odpowiednim rozwiązaniem przede wszyst-kim dla dużych sieci.

ACL (Access Control Lists) – lista kontroli dostępu jest metodą, która pozwala na dopuszczanie lub zatrzymywanie ruchu, zależnie od jego źródła, miejsca przeznaczenia lub portu. Administratorzy sieci często stosują tę możliwość filtrowania aby kontrolować i przewidywać niechciany ruch.

Zaawansowane funkcje bezpieczeństwaPoniższe zabezpieczenia mają bardziej zaawansowane funkcje, które sprawdzą się w przypadku większych organizacji lub też organizacji, które mają potrzebę zabezpieczenia większego ruchu z i do sieci..VPN (Virtual Private Network) Wirtualna sieć pry-

watna szyfruje dane przesyłane między dwiema lub większą liczbą lokalizacji, w sytuacji kiedy dane przesyłane są przez internet lub sieć publiczną. Organizacje często zakładają wirtualną sieć prywat-ną aby osoby pracujące zdalnie mogły w bezpieczny sposób mieć dostęp do plików i programów umiesz-czonych w sieci biurowej. W przypadku organizacji, które mają filie, sieć VPN dedykowana pozwoli na stałą bezpieczną komunikację. SSL VPN (Secure So-ckets Layer Virtual Private Network) jest podobną funkcją, która pozwala użytkownikom na łączenie się przez przeglądarkę internetową.

IPS (Intrusion Prevention System) System

zapobiegania włamaniom IPS jest to zestaw tech-nologii których używają urządzenia zabezpieczające aby wykryć i zablokować podejrzane zachowania w sieci. Oparty jest na analizie algorytmicznej da-nych przychodzących i wychodzących z sieci.

Filtrowanie treści Biorąc pod uwagę to jak szybko zmienia się sposób atakowania sieci i urządzeń, fir-my oferują również usługę wysyłania najnowszych informacji dotyczących bezpieczeństwa. Informacje te dotyczą np. witryn uważanych za szkodliwe, szkodliwych sygnatur oraz innych informacji, które mogą pomóc poprawić bezpieczeństwo twojej sieci. Dostępna jest również funkcja filtrowania treści na podstawie słów kluczowych. Jest ona jednak na pewno będzie dodatkowo płatna, jak również naj-pewniej przyczyni się do spowolnienia twojej sieci.

Zarządzanie przepustowością Jeżeli problemem organizacji jest zbyt wolne urządzeń, może trze-ba będzie zdecydować się na urządzenie, które usprawni przepustowość i pomoże w zarządzaniu ruchem. Może będzie trzeba zacząć kontrolować korzystanie z przepustowości lub ograniczyć dostępność przepustowości dla poszczególnych użytkowników, aplikacji czy segmentów sieci.

Logowanie i zawiadomienia Każde urządzenie zabez-pieczające powinno zawierać możliwość zalogo-wania, tak by sprawdzić jaki ruch jest blokowany przez narzędzie a jaki przepuszczany. Urządzenia różnią się między sobą jeśli chodzi o informacje, które są przez nie zachowywane, jak również możliwość dostępu do zachowanych informacji. Różnią się również metody powiadamiania – nie-które urządzania przesyłają zawiadomienie sm-sem, inne mailowo lub przez wiadomość sieciową.


mój dysk to mój zamek. zabezpieczanie dysków i danych naszej organizacjiGrzegorz Prujszczyk

Działalność organizacji pozarządowej może zależeć od bezpieczeństwa i dostępności danych w znacznie większym stopniu niż mogłoby się wydawać. O ile po-niższy tekst skupia się na tym, co zazwyczaj rozumie-my przez komputer tzn. stacjonarne komputery PC oraz laptopy czy netbooki, nie zapominajmy że do-tyczyć może też wszelkich innych urządzeń elektro-nicznych, które wykorzystujemy w życiu codziennym lub pracy. Różnego rodzaju urządzenia elektroniczne - od telefonów komórkowych, palmtopów i «padów» po GPS-y, pendrive-y i różne elektroniczne gadżety mogą generować lub przechowywać istotne dla nas informacje do których też można odnieść większość zawartych tu uwag.

od początkuBezpieczeństwo naszych danych jest nierozerwalnie związane z działaniem urządzenia, na którym się znajdują; jeśli dokonujemy zakupu nowych urządzeń warto wziąć to pod uwagę. Przykładowo – w lap-topie który będzie dużo podróżować, lepiej mogą


sprawdzać się dyski typu SSD, w budowie podobne do pendrive-ów i bardziej odporne na wstrząsy. Są one jednak także wyraźnie droższe więc przy rozwiąza-niach stacjonarnych niezbyt opłacalne, poza pewnymi bardzo specyficznymi zastosowaniami. Przeważnie wystarczą więc tradycyjne, średniej klasy dyski, przy czym warto wystrzegać się najtańszego sprzętu – cena często rzutuje na jego jakość, co szczególnie wyraźnie widać w przypadku pendrive-ów.

nigdy tylko w jednym miejscuNiezależnie od tego jak dobrym sprzętem dyspo-nujemy, zawsze czyhają na niego zdarzenia losowe mogące doprowadzić do utraty danych. Backup (czyli kopia awaryjna) jest w stanie oszczędzić nam bardzo wysokich kosztów odzyskiwania danych i stresu lub zmarnowanej pracy. Proces regularnego wykonywa-nia kopii zapasowych może ułatwić nam szeroki wa-chlarz oprogramowania tworzonego tylko w tym celu. Należy wybrać najbardziej pasujące nam rozwiązanie dostosowane do danego systemu i naszych potrzeb oraz możliwości. Najlepszym wyborem są zazwyczaj programy open source (wolne oprogramowanie), gdyż praktycznie znika wtedy zagrożenie skończenia z backupami, które odczytuje tylko jeden nierozwi-jany (albo nawet już niedostępny) program. Pytanie brzmi: gdzie przetrzymywać powstające w ten sposób spore ilości danych? Zależnie od stosowanego typu backupu i oprogramowania najlepszymi opcjami mogą być płyty, zewnętrzny dysk albo trzymanie danych na serwerze - każde z nich posiada swoje tak zalety, jak i wady. Przed podjęciem decyzji koniecznie trzeba je przeanalizować.

liczy się dostęp do danychKiedy dane są zabezpieczone przed przypadkową utratą musimy upewnić się jeszcze, że nie wpadną w niepowołane ręce… Poza danymi które sami tam umieszczamy nasz dysk zawsze może zawierać znacz-nie więcej (np. zapamiętane hasła), a kradzież da-nych staje się poważnym zagrożeniem. Podstawowe rozwiązania służące zabezpieczaniu naszych danych, takie jak osobne konta i hasła użytkowników w sy-stemie, jakkolwiek zalecane, niestety nie rozwiązują poważniejszego problemu. Normalnie nasze dane dostępne są na dysku w czystej formie i każda osoba z dostateczną wiedzą techniczną (osiągalną w prze-ciągu pół godziny) będzie je w stanie odczytać, jeśli dysk wpadnie w jej ręce. Dlatego też GIODO nawet na najniższym poziomie bezpieczeństwa zaleca szyfro-wanie wszelkich, niezabezpieczonych fizycznie, baz danych osobowych; choć tak na prawdę warto by ten zakres rozszerzyć na całość działalności tak w organi-zacji, jak i internecie. Szyfrowanie danych, pomimo swojej szpiegowsko--ezoterycznej otoczki, wcale nie jest niczym trudnym i jest standardową praktyką w każdej odpowiedzial-nej firmie i oczywistością dla każdego, kto zajmuje się bezpieczeństwem informatycznym. Do kwestii podejść możemy na dwa sposoby: albo szyfrując tylko te dane, które chcemy zabezpieczyć, albo całe dyski razem z systemem. Drugie rozwiązanie jest znacznie wygodniejsze w życiu codziennym i zyskujemy dzięki niemu pewność, że w razie zgubienia lub kradzieży sprzętu nikt nie dostanie naszych danych, jednak bardziej obciąża komputer (co może być problema-tyczne przy starszym sprzęcie). Szyfrowanie poszcze-gólnych plików albo katalogów może być znacznie


wydajniejsze, jeżeli nie używamy ich zbyt często, pracujemy na bardzo powolnym sprzęcie albo zabez-pieczamy np. tylko kopie awaryjne. Oczywiście pierw-sze podejście nie wyklucza drugiego, ale taki poziom zabezpieczeń może być potrzebny raczej wtedy, gdy spodziewamy się prób ataków. Oba rozwiązania możemy wprowadzić w życie dzięki programowi TrueCrypt - jest to oczywiście ot-warte oprogramowanie, więc możemy go ściągnąć za darmo i mamy znacznie wyższy poziom pewności, że program nie zawiera żadnych „tylnych drzwi” niż przy użyciu tzw. zamkniętego (własnościowego) oprogra-mowania, którego kodu nie mogą badać niezależni researcherzy. TrueCrypt pozwoli nam stworzyć szyfrowane katalogi-pojemniki, w których możemy trzymać dane, zaszyfrować np. cały dysk zewnętrzny albo w przypadku systemu Windows cały dysk syste-mowy już zainstalowanego systemu. Systemy Apple (OS X) mają własne rozwiązanie (FileVault), podobnie jak wszystkie odmiany systemu Linux, np. najpopu-larniejsze obecnie Ubuntu które zaszyfrowanie całego dysku albo naszego konta domowego proponuje podczas instalacji.

ważne jak się kończyO bezpieczeństwie danych myśleć należy jeszcze zanim powstaną, ale też nigdy nie jest za późno żeby je poprawić. Parę godzin poświęconych na lekturę i przemyślenie podejścia do danych, a potem wprowa-dzenie wybranych rozwiązań w życie, może zapew-nić spokojny sen osobom które zaufały nam i nam samym.

Dodatkowe linkiSzerzej o backupach http://itpedia.pl/index.php/Backup_i_archiwizacja

TrueCrypthttp://www.truecrypt.org/downloadspolska paczka językowa: http://www.truecrypt.org/localizations


strategia tworzenia kopii zapasowych

Zestaw dobrych praktyk w planowaniu strategii tworzenia backupu.

Czy twoja organizacja jest przygotowana na katastro-fę? Podstawą takiego przygotowania jest strategia robienia kopii zapasowych, czyli backupu danych organizacji. W tym artykule przedstawimy wskazówki i dobre praktyki dotyczące planowania takiej strategii.

poświęć czas, aby go później oszczędzićZbudowanie planu tworzenia kopii zapasowych dla organizacji wymaga sporych nakładów finansowych oraz nakładów czasu. Jednak warto pamiętać, że czas i pieniądze, które spędzisz i wydasz przygotowując i wdrażając plan robienia regularnych backupów jest dużo mniejszy, niż koszt odzyskiwania kluczowych dla organizacji danych, które nie zachowały się w żad-nej kopii. Istnieją dwa podstawowe sposoby robienia kopi bezpieczeństwa – wykonywanie ich na miejscu oraz robienie ich wirtualnie. Warto najpierw zastanowić


się, który sposób będzie bardziej odpowiedni dla twojej organizacji.

kopie na miejscuKopie zapasowe robione na miejscu zazwyczaj umieszcza się na twardym dysku komputera, na wspólnym dysku lub na innym nośniku do które-go mamy dostęp. Takie kopie można robić ręcznie, w momentach kiedy pojawiają się jakieś nowe dane lub też automatycznie we wcześniej określonych odstępach. Dzięki takiemu backupowi skopiowane dane moż-na zawsze mieć pod ręką. Jest to równocześnie plus i minus tej metody. Z jednej strony bowiem możesz mieć zawsze dostęp do skopiowanych danych, z dru-giej zaś są one bardziej podatne na utratę spowodo-waną np. kradzieżą (kiedy ktoś włamie się do biura i ukradnie cały sprzęt) lub zniszczeniem (kiedy np. w biurze wybije rurę i wszystkie pomieszczenia zosta-ną podtopione.)

wirtualne kopie bezpieczeństwaW przypadku zdalnych kopi zapasowych twój kompu-ter w regularnych odstępach automatycznie wysyła dane w określone miejsce, gdzie są one przechowywa-ne. Aby robić regularny backup po prostu instalujesz odpowiednie oprogramowanie na każdym kompu-terze, który zawiera dane do skopiowania, określasz z góry harmonogram robienia kopii zapasowych oraz określasz które pliki i foldery mają być kopiowane. Oprogramowanie samo dba o regularne wykonywanie kopii zapasowych i zapisywanie ich w wirtualnym centrum. Automatyzacja procesu jest jedną z jego większych

zalet. Program nie zapomni o zrobieniu dodatko-wej kopii ważnego folderu, podczas gdy może się to zdarzyć człowiekowi, szczególnie jeśli ma za sobą szczególnie ciężki tydzień. Robienie automatycznych, zdalnych kopii danych pozwala uniknąć takich prob-lemów z zapominaniem. Podstawową wadą zdalnego backupu jest fakt, że do odzyskania przechowywanych danych potrzebny jest dostęp do Internetu. Jeśli z jakiegoś powodu stra-cisz połączenie z internetem (a ponieważ rozważamy różne katastroficzne scenariusze, nie jest to takie niemożliwe), nie będzie szansy odzyskania wszyst-kich danych do czasu, kiedy połączenie z internetem nie zostanie przywrócone Drugim minusem robienia zdalnych kopii zapa-sowych jest fakt, że musisz powierzyć swoje najważ-niejsze dane zewnętrznemu podmiotowi, zazwyczaj firmie komercyjnej. Dlatego jest niezwykle istotne, żeby bardzo uważnie wybierać usługodawcę, tak aby była to instytucja w pełni godna zaufania, stabilna i bezpieczna. Istnieje również możliwość szyfrowa-nia danych zanim zostaną one wysłane do miejsca przechowywania, jednak wymaga to dodatkowego zaangażowania.

rodzaje backupuW przypadku większości rozwiązań dotyczących robienia kopi zapasowych, możesz zdecydować się na kopiowanie wszystkich swoich danych (pełny backup) lub ich części (backup przyrostowy lub różnicowy). Pełna kopia polega na skopiowaniu wszystkich

dostępnych plików. Ta opcja jest najpełniejszym rodzajem backupu, lecz jest również najbardziej czasochłonna i wymaga zdecydowanie większej


przestrzeni do przechowywania danych, co łączy się z kosztami.

Kopia przyrostowa polega na kopiowaniu plików, które zostały zmienione lub utworzone od czasu wykonania poprzedniej kopi – niezależnie od tego, czy poprzedni backup polegał na wykonaniu pełnej kopi, czy również przyrostowej. Plusem takiego rozwiązania jest szybkość z jaką wykonuje się kopie bezpieczeństwa, jak również to, że potrzeb-ne jest znacznie mniej miejsca do ich przechowy-wania. Ważne, żeby robiąc kopie po raz pierwszy wykonać jej pełną wersję. W sytuacji utraty da-nych, aby je odzyskać, konieczny będzie dostęp do wszystkich kolejnych kopii przyrostowych.

Kopia różnicowa również zabezpiecza część twoich danych, podobnie jak wersja przyrostowa. Główną różnicą jest fakt, że kopiowane są pliki zmienio-ne lub utworzone od czasu ostatniego pełnego backupu.

dobre praktykiPrzy tworzeniu wszystkich procedur związanych z robieniem kopi zapasowych danych, należy roz-ważyć z jednej strony możliwe ryzyko, a z drugiej koszty które trzeba będzie ponieść w związku z wprowadzeniem takiego rozwiązania. Istnieje kilka stuprocentowych metod kopiowania i zabezpieczania kopii zapasowych. Jednak te metody są niezwykle kłopotliwe w zastosowaniu. Prawdopodobnie kło-poty z ich wdrożeniem będą większe niż ostateczne zyski. Poniżej przedstawiamy kilka rozsądnych zasad, którymi warto się kierować budując strategię robienia backupu:

Zaplanuj swoją strategię robienia kopii bezpieczeń-stwa. Rozpisz plan, który będzie odpowiadał na następujące pytania:• Co jest kopiowane do backupu?• Gdzie są przechowywane kopie bezpieczeństwa? • Jak często będą wykonywane?• Kto jest odpowiedzialny za wykonywanie kopii

zapasowych?• Kto jest odpowiedzialny za sprawdzanie czy kopie

bezpieczeństwa są robione właściwie i czy spełniają swoje zadanie?

Pomyśl nie tylko o komputerach biurowych.Oczywi-ście należy zrobić kopie bezpieczeństwa danych znaj-dujących się na wszystkich biurowych komputerach, laptopach i serwerach.Warto jednak pomyśleć również o domowych kom-puterach pracowniczek i pracowników. A co z tele-fonami komórkowymi? Co z kopią waszej strony internetowej? Co z danymi, które przechowywane są w chmurze? W jaki sposób dbacie o bezpieczeństwo wysyłanych emaili? Zastanów się również nad bezpieczeństwem doku-mentów, które są przechowywane wyłącznie w wersji papierowej. Dane w nich zawarte są bardzo trudne do odtworzenia. Chodzi to przede wszystkim o takie dokumenty jak:• Dokumenty finansowe• Informacje dotyczące osób pracujących w organiza-

cji i z nią współpracujących• Umowy• Informacje dotyczące kredytów, pożyczek czy rat

organizacjiTego rodzaju dane powinny być przechowywane


w sejfie lub dobrze zabezpieczonym archiwum, jak również należałoby przechowywać w bezpiecznym miejscu ich kopie elektroniczne (w formie oryginalnej lub skanu).

Najwyższy priorytet przyznaj kluczowym danymKażda organizacja powinna rozważyć utratę jakiej części swojej pracy jest w stanie zaryzykować i odpo-wiednio do tego, zbudować swoją strategię tworzenia backupu. Najcenniejsze są zawsze bazy danych oraz dokumenty finansowe. Powinny one być zabez-pieczane przed i po każdym użyciu. W przypadku większości organizacji, oznacza to codzienne robienie ich kopii. Organizacje, które wprowadzają do syste-mu bardzo dużo danych, powinny rozważyć robienie backupu po każdym większym wprowadzeniu danych do systemu. Najważniejsze pliki i foldery powinny być kopiowane przynajmniej raz w tygodniu, a nawet każdego dnia. Zazwyczaj nie stosuje się kopiowania całej zawar-tości twardego dysku czyjegoś komputera, szcze-gólnie że większość tej przestrzeni zajmuje system operacyjny oraz pliki programów, które można łatwo odtworzyć z płyty.

przechowywanie i ochrona kopi zapasowychW przypadku przechowywania kopi bezpieczeństwa „na miejscu” można zastosować metodę zmieniania miejsca przechowywania kopii np. raz w tygodniu (miejsce przechowywania może, a nawet powinno znajdować się poza biurem). W wersji idealnej kopie bezpieczeństwa należy przechowywać w naprawdę bezpiecznym miejscu, np. w skrzynce depozytowej.

Inną metodą jest „2×2×2”, czyli dwie kopie bezpie-czeństwa, przechowywane przez dwie osoby w dwóch różnych miejscach. Szczególnie jeśli okolica, w które mieści się biuro jest podatna np. na katastrofy naturalne warto zasta-nowić się nad tym głębiej. Ważne, żeby mieć pew-ność, że zarówno dane przechowywane na miejscu, jak i te zdalne nie zostaną dotknięte przez tę samą katastrofę, która może dotknąć wasze biuro. Jakkolwiek przesadnie mogą brzmieć te porady, warto jednak się nad nimi zastanowić. Nawet jeśli nie mieszkasz w regionie czy okolicy podatnej na katastrofy naturalne, nigdy nie wiadomo co może się wydarzyć.

pomyśl o dostępie do kluczowych danychJakie dane należy koniecznie mieć na wyciągnięcie ręki w razie sytuacji kryzysowej? Jeśli padnie inter-net, jakie informacje, pliki, foldery są konieczne dla organizacji do pracy do czasu kiedy internet pojawi się znowu I będzie można odzyskać dostęp do pozo-stałych danych? Gdzie będziecie przechowywać te dane?

sprawdź swój backup zanim będzie naprawdę potrzebnyUpewnij się, że zrobione kopie zapasowe można bez problemu odczytać. Ustal jak będzie wyglądał plan naprawczy i przetestuj go na różnych komputerach, tak aby sprawdzić jego skuteczność.


bezpieczeństwo kopii zapasowych w organizacji

Pewność, że nasze najważniejsze dane są skopiowane i bezpieczne, w niektórych sytuacjach jest gwarancją sprawnego działania organizacji. Równie ważna jest świadomość, że w razie utraty danych, będziemy mieć do tych kopii łatwy dostęp. W poniższym artykule opowiemy o tym jak wprowadzić strategię robienia kopii bezpieczeństwa, czyli backupów, w organizacji pozarządowej. Przedstawimy również wskazówki na temat tego jakie foldery i dokumenty koniecznie trze-ba kopiować oraz jak wybrać sposób przechowywania tych kopii.

co chronić?Zanim zaczniemy robić kopie bezpieczeństwa warto spisać listę dokumentów i folderów, które koniecznie należy skopiować.

stanowiska pracyPo pierwsze, trzeba zrobić kopie bezpieczeństwa wszystkich komputerów w organizacji. Zadanie to może być jednak nieco trudniejsze, niż mogłoby


się wydawać. Zanim zrobisz kopie bezpieczeństwa, musisz znać dokładną lokalizację danych do skopio-wania. Większość osób korzystających z programu operacyjnego Windows przechowuje dane w „Moich dokumentach”. Jednak część osób przechowuje pliki i foldery na pulpicie. W takiej sytuacji musimy zrobić również kopię zapasową pulpitu. Kolejną trudność może sprawić np. specjalistyczne oprogramowanie związane z finansami, które często automatycznie zapisuje dane w katalogach programu. Takie katalogi także trzeba będzie skopiować. Poza tym niektóre programy do backupu pozwalają na robienie kopii konfiguracji i ustawień, co również może być przy-datne. Koniecznie upewnij się też jakie są ustawienia poczty, z której korzystasz i co tu trzeba będzie sko-piować – gdzie przechowywane są wiadomości email (przechodzące i wychodzące), kalendarze (jeśli poczta obsługuje również kalendarz), jak również zapisane w poczcie kontakty. Jeśli w swojej przeglądarce masz bogatą kolekcję „ulubionych” linków, je warto również skopiować. Możesz zdecydować się na regularny backup swoich „ulubionych” z przeglądarki do folderu „Ulubione” w programie służącym do backupu. Szczegóły w tej sprawie znajdziesz w zakładce Pomoc w programie lub w internecie.

serweryW przypadku kopii zapasowych serwerów, dobrą praktyką jest, poza robieniem regularnego backupu, robienie również pełnej kopii bezpieczeństwa serwera przed każdą większą jego aktualizacją. Dzięki temu, w razie czego, można odzyskać cały twardy dysk. Ważne – serwer plików z prawdziwego zdarzenia

powinien posiadać system operacyjny ze sprzętem lub oprogramowaniem nadmiarowej macierzy dysków RAID (z ang. redundant array of inexpensive disks). Jeśli twoja organizacja korzysta z własnego serwe-ra poczty email, również on stanowić musi część pla-nu robienia kopii bezpieczeństwa.. W sytuacji kiedy poczta jest zapisywana wyłącznie na komputerze i nie jest przechowywana na żadnym serwerze, konieczne jest oczywiście robie kopii bezpieczeństwa folderu poczty każdego komputera. Lokalizacja folderu pocz-ty zależy od konkretnego programu. Jeśli twoja poczta utrzymywana jest na zewnętrz-nym serwerze, jej backupem powinna zająć się firma zajmująca się hostingiem. Większość firm hostin-gowych ma swoją własną politykę dotyczącą robie-nia kopii zapasowych. Koniecznie dowiedz się jaką politykę w tym zakresie ma twój dostawca hostingu. Jeśli korzystasz jedynie z internetowych usług takich jak Google Apps, tego typu usługi zazwyczaj same z siebie są dobrze zabezpieczone na wypadek awarii sprzętu.

komputery domoweCzy część z twoich pracowniczek i pracowników oraz wolontariuszek i wolontariuszy pracuje z domu? Czy zapisują efekty swojej pracy na domowych kompu-terach? Jeśli tak, te dane również powinny stanowić część backupu, który będziesz robić. Niektóre wirtualne usługi robienia backupu po-zwalają na zainstalowanie klienta również na do-mowych komputerach. Program wykonuje na takim komputerze kopię zapasową określonych folderów. Innym rozwiązaniem w przypadku pracy zdalnej jest zobowiązanie osób współpracujących, że efekty pracy


wykonanej w domu będą codziennie zapisywane na służbowym komputerze bądź na wspólnym dysku.

urządzenia mobilneCzy zdarza ci się przechowywać istotne dane na urządzeniach mobilnych, choćby na smartfonie? Na przykład listy kontaktów lub dokumenty? Jeśli tak, również te dane muszą zostać poddane procedurze robienia kopii bezpieczeństwa. Po szczegóły na ten temat najlepiej sięgnąć do sekcji poświęconej kopiom bezpieczeństwa w instrukcji obsługi urządzenia. Urządzenia mobilne mogą się przydać do przecho-wywania kopii najważniejszych folderów i plików, mogą też umożliwiać łatwy dostęp do tych kopii w niektórych sytuacjach. Na przykład, kiedy w biurze przestanie działać sieć internetowa, a sieć komór-kowa nadal działa, dzięki smartfonom można do-trzeć do części folderów backupu przechowywanych w chmurze. Jeżeli na urządzeniach mobilnych przechowujemy jakiekolwiek dane wrażliwe, powinny one być zaszy-frowane. Na temat tego jak szyfrować dane na urzą-dzeniach mobilnych, przeczytasz w instrukcji obsługi każdego z nich.

chmura i inne rozwiązania hostinguRozwiązania w chmurze z zasady są mniej podatne na wpływ wszelkich wypadków i katastrof niż rozwią-zania na miejscu, ponieważ dane są zlokalizowane fizycznie w innym samym miejscu niż organizacja. Katastrofa, która dotknie twoje biuro, miasto czy nawet region, raczej nie będzie miała wpływu na dane przechowywane w chmurze. Decydując się na rozwią-zanie w chmurze, musimy się upewnić, że regularnie

robione są kopie bezpieczeństwa danych. Należy również mieć dokładną informację na temat tego, jak dotrzemy do danych, kiedy będzie to konieczne.

strona internetowaJeśli stronę internetową utrzymujemy na serwerze we własnej serwerowni, trzeba zrobić po prostu kopię zapasową serwera. Jeśli strona utrzymywana jest na serwerze zewnętrznym, ważne żeby dowiedzieć się w firmie hostingowej, jak często wykonuje kopię zapasową danych strony, jak również jakie są proce-dury odzyskiwania danych na wypadek pojawienia się awarii. Koniecznie trzeba to sprawdzić, ponieważ czasami firmy hostingowe proponują usługę robienia backupu, trzeba jednak ją osobno zamówić Jeżeli firma na której serwerze utrzymujecie stro-nę, nie robi jej backupów, koniecznie należy prze-chowywać jedną kopię strony na jakimś komputerze w biurze. Dobrze zresztą jest trzymać kopię strony na biurowym komputerze, nawet jeśli firma hostingowi wykonuje jej backup. Edytując stronę na komputerze, nie zaś bezpośrednio przez połączenie FTP, masz możliwość przetestowania strony przed jej załadowa-niem. Równocześnie zawsze mieć będziesz aktualną wersję strony gotową do załadowania na wypadek problemów z komputerami lub jakiegoś błędu. Więk-szość systemów zarządzania treścią (CMS) pozwala na robienie kopii danych na komputerze.

backup na miejscuJeżeli kopie bezpieczeństwa organizacji są przecho-wywane na sprzęcie znajdującym się np. w serwerow-ni w biurze, jest absolutnie konieczne, żeby trzymać kopię zapasową również w innym, oddalonym od


biura miejscu. Jeśli jakakolwiek katastrofa dotknie twoje biuro na pewno dosięgnie również waszych kopii zapasowych.

wybór sprzętuWybranie dobrego sprzętu do backupu jest kluczowe. Jak zazwyczaj przy okazji technologii, istnieje kilka równie właściwych rozwiązań. Oto kilka kwestii nad którymi warto się zastanowić podczas wyboru sprzę-tu dla organizacji:Określ jaką ilość danych chcesz skopiować i przecho-

wywać. Zrób przegląd urządzeń na których pracuje się w organizacji lub przynajmniej przyjrzyj się bliżej ich reprezentatywnej części. Jak duży jest folder Moje dokumenty na komputerach poszcze-gólnych osób? Jaką objętość ma poczta tych osób? Ile danych trzymacie na wspólnym dysku? Podsu-muj wartości wszystkich komputerów i urządzeń – możesz to zrobić mnożąc ilość danych z wybranej próbki przez liczbę komputerów. Koniecznie zaplanuj również miejsce dla kilku kolejnych osób, które mogą dołączyć do zespołu. Weź też pod uwa-gę, że wielkości dla poszczególnych osób będą się powiększać – np. o 1 GB rocznie.

Następnie pomnóż to przez dwa. Wybierz takie urządzenie, które pozwoli na przechowywanie dwa razy większej ilości danych od wielkości, która jest wynikiem takiego wyliczenia. To zapewni miejsce na rozwój, jak również pozwoli na przechowy-wanie przyrostowych kopii zapasowych w tym samym miejscu, co pełne backupy.

Sprawdź szybkość napędu oraz czy urządzenie będzie kompatybilne z komputerami w organizacji. Kiedy masz dużą ilość danych do skopiowania, ważne

jest nie tylko, żeby urządzenie do ich przecho-wywania miało wystarczającą pojemność, lecz również aby można było na nim szybko zapisać te dane. Upewnij się, że urządzenie będzie kompaty-bilne z komputerami i pozwoli na szybkie zapisy-wanie na nim danych.

urządzania do przechowywania danychPamięć taśmowa jest standardowym rozwiązaniem w sytuacji kiedy przechowujemy dużą ilość danych. Dla rozwiniętych organizacji, które mają własną infrastrukturę IT, pamięć taśmowa jest pewnym rozwiązaniem na przechowywanie na miejscu kopii zapasowych. Przechowywanie na dysku może dotyczyć zarówno przechowywania danych na specjalnym serwerze, jak również na zewnętrznym dysku twardym.Network Attached Storage (NAS) pozwala na równo-czesne przechowywanie danych na jednym urządze-niu i możliwość ich współdzielenia w sieci lokalnej. W przypadku większych sieci i większej ilości prze-chowywanych danych, będziemy mówić o podobnym rozwiązaniu – Storage Area Network (SAN, sieć pamięci masowej), jednak jest to rozwiązanie raczej drogie i wykorzystywane przede wszystkim przez firmy komercyjne.

Płyty CD, DVD oraz pamięć USB są wygodne i tanie. Nie mogą jednak stanowić podstawowego miejsca przechowywania kopii bezpieczeństwa, są bowiem znacznie mniej bezpieczne od pozostałych rozwiązań. Mogą jednak służyć doskonale do:Tworzenia szybkich, prostych rezerwowych kopii naj-

ważniejszych folderów. Dzięki przechowywaniu ich


na płytach CD, DVD czy pamięci USB, będzie do nich łatwy dostęp, bez konieczności korzystania ze specjalistycznych urządzeń i oprogramowania i przede wszystkim bez korzystania z Internetu.

Przenoszenia danych jednego komputera na drugi.Archiwizowania starych danych. Płyty CD i DVD są

dobre do przechowywania danych, które nie będą już modyfikowane , jak np. zdjęcia, czy gotowe materiały graficzne.

Dodatkowo, dzięki łatwości przenoszenia, płyty, czy pamięć USB mogą również być nośnikami, na których przechowujemy kopie zapasowe poza przestrzenią biura.

wybór oprogramowaniaWybranie odpowiedniego sprzętu do przechowywa-nia kopi bezpieczeństwa, to dopiero połowa sukcesu. Trzeba również podjąć decyzję w sprawie oprogramo-wania. Systemy operacyjne Windows i Mac w przypadku użytkowników indywidualnych zawierają wbudowane narzędzia służące do robienia backupu. Narzędzie te działają różnie, zależnie od wersji systemu. W przypadku robienia kopii zapasowych dla całej organizacji, dobrze jest wziąć pod uwagę programy dedykowane, takie jak np. Symantec’s Backup Exec lub System Recover. Szczegóły na temat możliwości programu i tego na ile spełni on twoje potrzeby znaj-dziesz w instrukcji obsługi programu.

wybieramy firmę robiącą backupPonieważ w przypadku backupu wirtualnego powie-rzasz swoje dane krytyczne zewnętrznemu pod-miotowi, należy bardzo dokładnie upewnić się, że

dostawca usługi na którego się zdecydujesz jest godny zaufania oraz stabilny finansowo. W innym przypad-ku, możesz obudzić się „z ręką w nocniku” – z firmą, która ma słabe metody jeśli chodzi o pilnowanie bezpieczeństwa lub ogłosi bankructwo i przestanie istnieć.

kluczowe kwestieZapytaj o referencje: wybierając dostawcę postaraj się

porozmawiać z kilkoma klientami, którzy korzy-stali z jego usług.

Dopytaj się dokładnie o to gdzie przechowywane będą twoje dane.

Porozmawiaj szczegółowo na temat cen. Czy do ceny bazowej dochodzą jakieś dodatkowe opłaty? Czy firma zawiadomi cię odpowiednio wcześnie kiedy zaczniesz się zbliżać do granicy objętości wykupionej przestrzeni? Kiedy już przekroczysz wykupioną objętość ile będzie kosztowało jej po-większenie?

Jeśli zamierzasz przechowywać w chmurze jakiekol-wiek dane wrażliwe dotyczące osób związanych z organizacją, upewnij się jakie są uregulowania prawne w tym zakresie i jakie zabezpieczenia są konieczne przy okazji wirtualnego przechowywa-nia takich danych.

Warto również zadać następujące pytania:Czy firma hostingowa ma własną przestrzeń do prze-

chowywania danych, czy korzysta z pomieszczeń jakiegoś innego podmiotu?

W jaki sposób firma zapewnia bezpieczeństwo i do-stępność twoich danych. Czy robi kopie bezpie-czeństwa twoich backupów?


Czy twoje dane będą przechowywane na dysku twardym, czy na pamięci taśmowej? W jaki sposób chroniony jest sprzęt, na którym przechowuje się kopie?

Czy twoje kopie zapasowe będą przechowywane w bezpiecznym miejscu?

Kto ma dostęp sieciowy do urządzeń, które przecho-wują twoje dane?

Czy dostawca usługi automatycznie szyfruje twoje dane? (Czasem jest zalecane szyfrowanie danych jeszcze przed wykonaniem backupu).

Czy dostawca zapewnia gwarancję lub ubezpieczenie dotyczące odzyskania danych?

Zadanie tych pytań może pomóc ci uniknąć nie-przyjemnych niespodzianek i upewnić się, że kopie bezpieczeństwa danych organizacji są naprawdę bezpieczne oraz dostępne.


bezpieczna praca online – zawsze i wszędzieLasa, Information Systems Team

Jak pracować z dowolnego miejsca nie narażając organizacji na ryzyko

Możliwość pracy z dowolnego miejsca daje wiele moż-liwości. Jest jednak bardzo ważne, żeby podczas pracy poza biurem pamiętać o względach bezpieczeństwa. W tym artykule przyjrzymy się potencjalnym zagroże-niom pracy zdalnej oraz możliwością ich zminimalizo-wania.

co to jest bezpieczeństwo w pracy zdalnej?Wraz z pojawieniem się nowych rozwiązań zwią-zanych z pracą – pracy zdalnej i pracy w chmurze pojawiły się nowe zagrożenia z tym związane. Inter-net jest obecny praktycznie wszędzie, często w formie darmowych hotspotów w barach, kawiarniach i innych miejscach publicznych. W bibliotekach czy hotelach często możemy nieodpłatnie korzystać z dostępnych publicznie komputerów. Pracę można zabrać ze sobą – w laptopie, smartfonie, tablecie, czy też na pamięci USB. Niestety te nowe rozwiązanie pracy powodują


też zwiększone również ryzyko dla bezpieczeństwa danych organizacji. Wiele osób, pracowniczek i pracowników, wolon-tariuszek i wolontariuszy może po prostu nie zdawać sobie sprawy z ryzyka, które towarzyszy pracy zdalnej. W związku z tym mogą nie podejmować odpowied-nich środków ostrożności. Niezależnie od tego jak bardzo system jest bezpieczny technicznie, to czynnik ludzki może stanowić najsłabsze ogniwo. Istnieje wiele względów bezpieczeństwa, na które należy zwrócić uwagę, jednak w tym artykule skoncen-trujemy się na zabezpieczeniach, które może stoso-wać organizacja i osoby z nią współpracujące, tak aby uniknąć największych zagrożeń właśnie na poziomie użytkownika czy użytkowniczki.

bezpieczne i rozsądne korzystanie z komputera – zasady użytkowania sprzętuPierwszym krokiem związanym z bezpieczeństwem pracy może być stworzenie zasad korzystania ze sprzętu, które przedstawimy wszystkim osobom współpracującym z organizacją (osobom zatrudnio-nym, wolontariuszkom i wolontariuszom itd.). Zasady powinny określać w jaki sposób i gdzie osoby mogą korzystać z sprzętu i oprogramowania należącego do organizacji, zarówno w biurze, jak i w innych miej-scach. Warto również zwrócić uwagę na to, że sprzęt służbowy wykorzystywany poza biurem nie powinien być udostępniany osobom trzecim.

utrata i kradzież sprzętuW przypadku wszelkich urządzeń mobilnych istnieje duże prawdopodobieństwo zgubienia ich lub kra-dzieży. Staramy się unikać takich nieszczęśliwych

wypadków, musimy jednak równocześnie przygoto-wać się na najgorsze co może się zdarzyć. Na pewno należy upewnić się, czy urządzania mo-bilne są zabezpieczone silnym hasłem. Dane wrażliwe w ogóle nie powinny być przechowywane na urządze-niach mobilnych. Jeśli jednak nie ma innej możliwo-ści, koniecznie zaszyfruj te dane, aby nie mogła ich odczytać niepowołana osoba. Może brzmi to jak oczywistość lecz… kiedy korzy-stasz z laptopa lub innego urządzenia mobilnego, nigdy nie pozostawiaj go bez opieki. Ponadto ubezpiecz sprzęt. Upewnij się, że ubezpie-czenie laptopów i innych urządzeń mobilnych dotyczy również korzystania z nich poza terenem biura. Nigdy nie pozostawiaj sprzętu na widoku w za-mkniętym samochodzie. Warto również zachować środki ostrożność podczas korzystania z urządzeń w metrze, autobusie, pociągu czy innych środkach ma-sowego transportu, gdzie potencjalny złodziej może zobaczyć twój wartościowy sprzęt. Torba na laptopa. Większość opakowań zaprojek-towanych do przewożenia sprzętu jest bardzo łatwa do rozpoznania. Może warto przewozić urządzania w innych opakowaniach, które nie mają tak oczywiste-go przeznaczenia.

wrażliwe dane? skorzystaj z szyfrowaniaJak już powiedziano, najlepiej w ogóle nie przecho-wywać danych wrażliwych na laptopie, czy na innych urządzeniach mobilnych. Jeśli jednak jest to nieunik-nione, dobrym pomysłem jest zastosowanie szyfrowa-nia. W przypadku, kiedy dojdzie do kradzieży twojego laptopa, jeśli mieć będziesz zaszyfrowany twardy dysk oraz katalogi zawierające wrażliwe informacje, pozwoli


to przynajmniej mieć pewność, że dane organizacji nie będą łatwo wykradzione i wykorzystane. Narzędzia do szyfrowania są dostępne również w przypadku pamięci USB, zewnętrznych twardych dysków, a nawet płyt CD i DVD. Pozwoli ci to zaszy-frować poszczególne foldery lub cały dysk, czy płytę albo pamięć USB. Przykładem może być tutaj program TrueCrypt. Pamiętaj, że z każdego laptopa można wykraść informacje, niezależnie od hasła dostępu do systemu Windows. Szyfrowanie jest tu jedyną możliwością zabezpieczenia danych. Nie jest również najlepszym pomysłem wysłanie wrażliwych informacji przez email – potencjalnie wiadomość taka może być przeczytana przez kogo-kolwiek. Równie dobrze możemy wysłać pocztówkę z tymi informacjami. Jeśli jednak wysyłanie takich emaili jest niezbędne, koniecznie zastosuj szyfrowanie wiadomości. Przykładowe darmowe oprogramowanie służące do szyfrowania wiadomości to PGP (Pretty Good Privacy). Oczywiście opanowanie oprogramowanie do szyfrowania danych zajmuje nieco czasu. Warto więc najpierw naprawdę dobrze opanować tę umiejętność i dopiero wtedy wykorzystywać ją przy szyfrowaniu danych wrażliwych.

hasłaUpewnij się, że zawsze używasz bezpiecznych haseł i że regularnie je zmieniasz. Jeśli twoja wyszukiwarka jest tak ustawiona, że zapamiętuje hasła, upewnij się że masz bezpieczne hasło główne w komputerze. Do-brą praktyką jest także usuwanie ciasteczek (cookies) zapamiętanych haseł i zmienianie ich raz na jakiś czas.

hotspoty – internet bezprzewodowyKiedy łączysz się ze swojego laptopa z siecią bezprze-wodową w przestrzeni publicznej takiej jak kawiarnia, lobby hotelu itp., weź pod uwagę, że takie połączenia z zasady nie są bezpieczne. Dzieje się tak, ponieważ w celu ułatwienia osobom korzystającym z połącze-nia się z siecią, często nie instaluje się odpowiednich zabezpieczeń lub jedynie zabezpieczenia bardzo słabe. Pracując w takich miejscach trzeba szczególnie uważać, ponieważ dla osoby z odpowiednią wiedzą i sprzętem, śledzenie naszych ruchów w sieci bezprze-wodowej jest naprawdę proste. Czasami, aby połączyć się z siecią, trzeba popro-sić o hasło zabezpieczające dostęp. Może to dawać pozorne poczucie bezpieczeństwa, a przecież każda osoba może dostać to hasło! Część organizacji decydu-je się wręcz na blokowanie dostępu do jakichkolwiek sieci bezprzewodowych poza biurem ze służbowych urządzeń mobilnych.

komputery w miejscach publicznychDla wielu osób, które nie mają dostępu do własnego sprzętu, praca w drodze może oznaczać konieczność korzystania z urządzeń dostępnych w miejscach pub-licznych, takich jak: kafejki internetowe, biblioteki, lobby hotelowe i inne. Zachowanie środków ostroż-ności jest szczególnie istotne w sytuacji konieczności skorzystania z takich właśnie publicznie dostępnych komputerów. Nie mamy wpływu na utratę, kradzież, czy szyfrowanie danych na takim komputerze. Jeżeli natomiast korzystamy z pamięci USB lub innych nośników, możemy je zaszyfrować. Na pewno trzeba to zrobić, jeśli na tych nośnikach pamięci przechowu-jemy informacje wrażliwe. Szczególnie łatwo jest je


bowiem zostawić gdzieś lub zgubić, często również po prostu się psują. Dlatego należy zachować odpowied-nie środki ostrożności:Zachowaj szczególną ostrożność, kiedy z publiczne-

go komputera będziesz korzystać z własnej sieci – może zresztą w ogóle nie warto korzystać z tej obskurnej kafejki… kto wie, czy w tym sprzęcie nie siedzi program zapamiętujący konfiguracje klawi-szy, który umożliwi komuś innemu pełny dostęp do zalogowania się w twojej sieci.

Upewnij się, że hasła i inne dane logowania nie są automatycznie zapamiętywane. Wiele przeglądarek i stron proponuje taką możliwość, lecz pracując na publicznym komputerze koniecznie upewnij się, że opcja „zapamiętaj hasło” nie zostało zaznaczona.

Wyczyść pamięć podręczną przeglądarki i usuń wszystkie dane osobowe i hasła natychmiast po zakończeniu sesji. Jak to zrobić łatwo sprawdzisz w internecie w serwisach dotyczących poszczegól-nych przeglądarek.

Nigdy nie pozostawiaj komputera bez opieki w czasie kiedy jesteś na nim zalogowany/a.

Uważaj na osoby zaglądające ci przez ramię i zasłoń swoje hasło zawsze kiedy je wprowadzasz.

Upewnij się, że udało się wylogować całkowicie ze wszystkich stron i z komputera. Koniecznie sprawdź to nawet jeśli opcja „zapamiętaj mnie” nie została zaznaczona na żadnej ze stron.

Unikaj logowania się na publicznych komputerach do serwisów, gdzie zawarte są twoje informacje finansowe.

komputery domowe i zdalny dostępJeśli używasz domowego komputera i korzystasz

z dostępu do materiałów z sieci biurowej, powinno się to odbywać tylko i wyłącznie za wiedzą i zgodą osób odpowiedzialnych za organizację i za zarządzanie nią.Oto kilka praktycznych wskazówek jak robić to bez-piecznie:Korzystaj z osobistej zapory sieciowej (jeśli nie wiesz

co to znaczy, skonsultuj się z osobami odpowie-dzialnymi za sprawy informatyczne w biurze) oraz zawsze miej zainstalowany i zaktualizowany program antywirusowy na komputerze.

Zawsze upewniaj się, że wrażliwe dokumenty są bezpiecznie skasowane, kiedy już z nich nie ko-rzystasz, tak by zapobiec ewentualnej kradzieży informacji lub też ich „wycieknięciu” z kosza.

Nigdy nie zostawiaj bez opieki swojego domowego komputera w czasie gdy jesteś zalogowan/a do sieci biurowej.

Jeśli korzystasz z sieci bezprzewodowej, upewnij się że sieć jest szyfrowana w bezpiecznym standardzie WPA (ang. Wi-Fi Protected Access). Wiele routerów ma od razu zainstalowany standard WPA w opro-gramowaniu.

podsumowanie Korzyści jakie niesie ze sobą możliwość pracy zdalnej są ogromne. Podejmując rozsądne środki ostrożno-ści pozwalające uniknąć takich niebezpieczeństw jak zagubienie lub kradzież sprzętu, niebezpieczne bezprzewodowe połączenia z internetem, praca na dostępnych publicznie lub domowych komputerach, słabe hasła oraz działania hakerów, można pracować w bezpieczny sposób praktycznie z każdego miejsca.


chmury na usługach. potencjał i bezpieczeństwo rozwiązań w chmurzeGrzegorz Prujszczyk

Chmura, czyli polskie określenie na cloud computing, jest słowem-wytrychem stosowanym obecnie jako hasło mające się nam kojarzyć z tanim, uniwersalnym i wygodnym rozwiązaniem naszych bolączek infor-matycznych. I rzeczywiście - technologie o których mowa stwarzają ogromne możliwości. Jednak cudów nie ma i jak zawsze w internecie: jeżeli ktoś oferuje nam darmową usługę, należy podejrzewać że to my jesteśmy sprzedawanym produktem, a nawet jeżeli za usługę płacimy, wizje roztaczane przez działy marke-tingowe dużych i małych firm nie zawsze pokrywają się z rzeczywistością.

technika budowania chmurOgólnie rzecz biorąc chmurowe rozwiązania mogą oznaczać dwie rzeczy. Jedno to określenie na to, co jest nam dostarczane jako usługa (niezależnie – dar-mowa czy płatna) dostępna przez sieć jak np. poczta, kalendarz czy pakiet biurowy Google, przestrzeń dyskowa Dropbox czy w zasadzie dowolne inne narzędzie. W większości wypadków określenie to ma


sygnalizować wykorzystanie magicznej technologii, bez precyzowania o co tak dokładniej chodzi. Drugie, bardziej techniczne, to oddzielenie war-stwy oprogramowania od fizycznego sprzętu, czyli wirtualizacja. Technika ta pozwala stworzyć wirtu-alny komputer, na którym następnie instaluje się system; wszystko wewnątrz już istniejącego systemu (proszę nie mylić z Matrixem; jak na razie całość kon-trolują ludzie). W takiej sytuacji nie wynajmujemy więc jednego albo paru serwerów – fizycznie istnie-jących urządzeń, ale „instancje” serwerów. Nasza wirtualna maszyna może wykorzystywać dowolny określony fragment zasobów tej rzeczywistej.Typowo na jednym fizycznym serwerze może być od kilku do kilkuset serwerów wirtualnych a na jedną wirtualną maszynę mogą składać się dowolne ilości rzeczywistych. Pozwala to dopasowywać wykorzy-stywane zasoby serwera do naszych potrzeb nawet w czasie rzeczywistym, a więc teoretycznie może to pozwolić na znaczne oszczędności.

ukryte kosztaDrugą stroną oszczędności może być jednak fakt, że oddajemy nasze dane w obce ręce. Wiadomym jest, że używając rozwiązań którejkolwiek z wielkich korpo-racji, czy po prostu nie szyfrując swoich połączeń, je-steśmy rutynowo monitorowani przez służby Stanów Zjednoczonych oraz praktycznie inwigilowali przez same korporacje w celu stworzenia maksymalnie pre-cyzyjnych profilów, na bazie których serwowane będą nam reklamy. O ile większość z nas może wychodzić z założenia, że nie ma nic do ukrycia, warto pamiętać, że ten aparat może być (i nierzadko jest) naduży-wany, a gromadzone na nasz temat dane wyciekają.

Z perspektywy organizacji mniejszym problemem może być to, że Facebook ujawni reklamodawcom na-sze preferencje seksualne czy polityczne; większym – że niepożądane osoby mogą otrzymać dostęp do naszych danych, lub możemy je stracić – albo tracąc same dane, albo dostęp do nich.

chmury – pułapki Dlatego już przy wyborze typu usługi o którą oprze-my naszą „wirtualną” infrastrukturę trzeba „myśleć poziomami bezpieczeństwa”, które chcemy zapewnić naszym danym i powiązanym z nimi ludźmi i projek-tami. Cena rozwiązania może mieć niewiele wspólne-go z jego realnymi kosztami. Przykładowo jeżeli okaże się, że jesteśmy uzależ-nieni od usługi danego dostawcy i nie mamy sposobu żeby zabrać od niego nasze dane, wystarczy przecież, że postanowi on zmienić cennik… Zanim zaczniemy korzystać z jakiekolwiek usługi upewnijmy się więc, czy umieszczone tam dane możemy bez problemu pobrać i przenieść gdzieś indziej (jeśli zajdzie taka konieczność). Ważne jest wtedy, czy usługodawca korzysta ze standardowych albo kompatybilnych ze standardowymi rozwiązań – a niekoniecznie jest to informacja, którą podaje się na samym wstępie. Zdecydowanie lepiej jeżeli wykorzystywane są technologie open source (czyli wolne oprogramowa-nie). Niezależnie z czyich usług będziemy korzystać, w razie potrzeby takie rozwiązania najłatwiej będzie przenieść choćby i na własne serwery. Jeśli zajdzie taka konieczność, unikniemy też kosztów licencyj-nych oprogramowania, które przy rozwiązaniach zamkniętych („własnościowych”) mogą być bardzo wysokie.


Zawsze należy też mieć backup czyli kopię zapa-sową danych. Firmy świadczące innowacyjne usługi mogą nie tylko spektakularnie rosnąć, ale także spek-takularnie znikać wraz z danymi swoich klientów.

prawo i przestępcyJeśli tworzymy je sami, chmury mogą być dowolnie dostosowane do wymogów prawnych stawianych np. przy wykorzystywaniu ich do obsługi baz danych oso-bowych, jednak niektóre ich formy i dostawcy mogą być od początku do końca nieakceptowalni pod wzglę-dem polskiego prawa. Dla przykładu – ze względu na kwestie takie jak zabezpieczenie centrów danych, czy nawet po prostu nieznajomość ich lokalizacji i do-kładnych procedur przetwarzania oraz składowania danych, które mogą być chronione tajemnicą usługo-dawcy. Należy pamiętać też, że regulamin usług, któ-ry może nam się wydawać tylko kwestią kliknięcia, jest umową wiążącą dla obu stron. Warto zapoznać się chociaż z jego kluczowymi punktami (w czym po-móc nam mogą zewnętrzne usługi), tak żeby wiedzieć czy np. nasz usługodawca uzna za zasadne zgłoszenie nam włamania na „nasz” serwer? W końcu „chmura” nie jest też rozwiązaniem w magiczny sposób odpornym na wrogo nastawio-nych włamywaczy, a wręcz odwrotnie - jest to bardzo łakomy kąsek. Nigdy nie wiemy, kim mogą być nasi sąsiedzi na tej samej fizycznej maszynie czy w tej samej serwerowni; ale wiemy, że wraz z rozwojem technologii informatycznych powstają też nowe luki w bezpieczeństwie, które ktoś z pewnością spróbuje wykorzystać.

jaki deszcz?Usługi i cały model cloud computing mogą mieć bardzo duży potencjał dla rozwoju organizacji, szczególnie na wczesnych etapach jej rozwoju. Przy odpowiedzialnym i rozsądnym podejściu; bardzo konkurencyjne ceny, znaczne zmniejszenie własnych nakładów na obsługę informatyczną i jasna relacja kliencko-usługodawcza są wielkimi zaletami. Jednak perspektywa długofalowa może podkreślić opłacal-ność własnej infrastruktury i odpowiedzialnych za nią osób. Tym bardziej, że edukacja członkiń/ów naszej organizacji w zakresie technologii informa-tycznych może odblokować jej potencjał na wcześniej często nierozpoznawanych polach lub radykalnie usprawnić już wykonywane zadania.

Dodatkowe linkihttp://prawo.vagla.pl/przechowywanie_danych

146 fundacja techsoup

Nowe technologie w zarządzaniu NGO

Education

Transcript of Nowe technologie w zarządzaniu NGO