Styczeń 2013 – 62

ZARZĄDZANIE I PRAWO IT

Piotr Górny

K ażda organizacja przed podjęciem decyzji o  wyborze odpowiedniej

metodyki powinna zadać sobie pyta-nie, czy  warto skorzystać ze  zbioru zasad PRINCE2. Jednak dobre zrozu-mienie tej metodyki wymaga poznania jej podstawowych elementów składo-wych, a dopiero ich znajomość pozwala na zdobycie pełnej wiedzy na temat za-leżności istniejących pomiędzy elemen-tami, a  co  za  tym idzie, skutecznością rozwiązania.

PRINCE2 to  koncepcja stworzona przez praktyków i  dla praktyków. Opi-sywana metodyka oparta została na do-świadczeniach projektowych – zarówno tych wynikających z błędów, jak i sukce-sów kierowników projektów oraz całych zespołów projektowych. Fakt, że  me-todykę PRINCE opracowano na  bazie stworzonej już w  1975 roku metodyki PROMPTII, oznacza, że  zawiera ona wnioski wynikające z niemal 40 lat do-świadczeń, co  samo w  sobie dowodzi jej skuteczności nawet w  odniesieniu do  najbardziej ambitnych inwestycji biznesowych.

To  właśnie zaadaptowanie w  la-tach 70. metodyki PROMPTII (m.in. we wszystkich brytyjskich rządowych

projektach dotyczących systemów in-formatycznych) spowodowało, że  kon-cepcja ta ewoluowała i zaczęła być wy-korzystywana zarówno w  administracji publicznej, jak i środowiskach komercyj-nych. Ta wszechstronność doświadczeń projektowych opublikowanej w 1996 roku i  poddanej aktualizacji w  2009 roku metodyki PRINCE2 spowodowała, że dość szybko stała się ona standardem, który doskonale odpowiada na potrzeby zarządcze zarówno w organizacjach pu-blicznych, jak i komercyjnych, włącznie z projektami o skali międzynarodowej.

> SIEDEM PRYNCYPIÓW PRINCE2Podejście do  zarządzania projektami prezentowane przez PRINCE2 można zastosować niezależnie od zakresu pro-jektu, jego rodzaju, struktury organiza-cji, położenia geograficznego czy kultu-ry organizacyjnej. Jest to możliwe dzięki temu, że  metodyka PRINCE2 oparta jest na pryncypiach o  trzech istotnych cechach: uniwersalności – ponieważ mają zastosowanie w każdym projekcie, samopotwierdzaniu – wynikającym z za-stosowania sprawdzonych w  praktyce rozwiązań oraz inspiracji – zwiększającej pewność siebie u praktykujących tę me-todykę i  umożliwiającej im wpływanie

na sposób zarządzania projektem i jego kształtowanie.

W ramach struktury metodyki PRINCE2 istnieje zatem zbiór tzw. siedmiu pryncy-piów, czyli podstawowych zasad, które równocześnie mogą być wskazaniem, czy dany projekt jest zarządzany zgod-nie z przyjętą metodyką. Te podstawo-we zasady określają po pierwsze ciągłą zasadność biznesową, czyli weryfikowa-nie, na  ile projekt realizowany zgodnie z PRINCE2 ma ciągle ważny i osiągal-ny cel biznesowy. Po drugie korzystanie z doświadczeń, co powoduje, że zespoły projektowe uczą  się z  wcześ niejszych dokonań praktyków, które każdorazowo są wyszukiwane, zapisywane i wykorzy-stywane w trakcie całego projektu. Trze-cia zasada to zdefiniowanie ról i obowiąz-ków, które uwzględnia interesy biznesu, użytkownika i  dostawcy. Pryncypium czwarte dotyczy zarządzania etapowego, skłaniającego do planowania, monitoro-wania i kontrolowania każdego fragmen-tu prac, etap po etapie. Kolejna z zasad to zarządzanie z wykorzystaniem toleran-cji, określonej dla każdego z celów pro-jektu. Służy ono do ustanawiania granic dla delegowanych uprawnień. Pryncy-pium szóste, czyli koncentracja na pro-duktach, przekłada  się przede wszyst-kim na  zdefiniowanie i  dostarczenie

PRINCE2, CZYLI PRAKTYKA I DOŚWIADCZENIE

PRINCE, jest akronimem od angielskiej nazwy PRojects IN Controlled Environments (projekty w środowiskach sterowalnych). Tą strukturalną metodykę skutecznego zarządzania projektami należy rozumieć jako specjalnie dobrany zbiór dobrych praktyk, zbudowany z użytecznych elementów, pozwalających na efektywne zarządzanie projektami.

NOWE STANDARDY ZARZĄDZANIA

ZARZĄDZANIE I PRAWO

+

– Styczeń 2013 63

ZARZĄDZANIE I PRAWO IT

produktów, a w szczególności na speł-nienie określonych dla nich wyma-gań jakościowych. Ostatnią zasadą jest dostosowanie do warunków projek-tu określające dopasowanie metodyki PRINCE2 do  warunków konkretnego projektu, jego rozmiarów, złożoności, znaczenia, możliwości i ewentualnego ryzyka.

> TEMATY I ZARZĄDZANIE PROJEKTEMTematy PRINCE2 opisują wszystkie te aspekty zarządzania, którymi stale na-leży  się zajmować w  trakcie trwania całego projektu. Pozwalają one na mak-symalnie profesjonalne wypełnianie ról, jakie zostały wyznaczone kierownikowi projektu i innym członkom zespołu za-rządzania projektem.

Temat pierwszy – uzasadnienie bizne-sowe odpowiada na jedno z najważniej-szych pytań w  całym procesie – czyli dlaczego realizowany jest dany projekt. Niemal każde działanie zaczyna  się od  pomysłu, który z  założenia ma po-tencjalną wartość dla zainteresowanej organizacji. Pierwszy temat opisuje, w  jaki sposób pomysł jest przekształca-ny w zasadną propozycję inwestycji dla organizacji oraz jak zarządzanie projek-tem utrzymuje koncentrację na  celach organizacji w trakcie trwania całego pro-jektu. Ponieważ każdą inwestycję spon-soruje dana organizacja, w ramach reali-zacji projektu należy przekazać związane z  nim prace właściwym menedżerom, którzy będą za niego odpowiedzialni i będą nim kierowali aż do zakończenia.

Temat nazywany organizacja odpowia-da zawsze na pytanie – kto? Opisuje tym samym role i  obowiązki w  powołanym na pewien czas zespole zarządzania pro-jektem zgodnym z PRINCE2. Kolejnym aspektem zarządzania projektem jest od-powiedź na pytanie – co? odnoszącym się bezpośrednio do  tematu jakość. Należy pamiętać, że  początkowy pomysł jest rozumiany jedynie w  ogólnym zarysie. To  właśnie ten temat PRINCE2 poka-zuje, jak taki ogólny zarys jest rozwijany, aby wszyscy uczestnicy projektu uzgod-nili jakościowe kryteria produktów, które

mają być dostarczone, a następnie w jaki sposób zarządzanie projektem zapewni, że uzgodnione w ten sposób wymagania zostaną spełnione. Ważnym aspektem projektu PRINCE2 jest konieczność mo-nitorowania, czy prace przebiegają zgod-nie z szeregiem zatwierdzonych planów. Temat ten uzupełnia obszar jakości, opi-sując kroki wymagane do  sporządzenia planów oraz techniki PRINCE2, które powinny zostać zastosowane. Ponad-to z  każdym projektem nierozłącznie związane jest ryzyko. Ten obszar za-rządzania projektem dotyczy sposobu, w  jaki kierownictwo projektu zarządza niepewnościami zawartymi w  planach i  w  szeroko rozumianym środowisku projektu, i odpowiada na pytanie – co je-żeli? Z kolei temat zmiany opisuje, w jaki sposób ocenia  się i  postępuje z  zagad-nieniami, które mają potencjalny wpływ na dowolny, zatwierdzony aspekt projek-tu, jego plany lub wytworzone produk-ty. Ostatni element dotyczy określenia miejsca, kierunku i zasadności prac pro-jektowych. Temat postępu w  PRINCE2 odnosi się do oceny bieżącej stanu pro-jektu i zasadności jego kontynuacji. Wy-jaśnia on proces decyzyjny dotyczący

realizacji zatwierdzonych planów, mo-nitorowania ich faktycznego wykonania oraz procesu eskalowania spraw na wyż-szy szczebel zarządzania w  przypadku, gdy zdarzenia przebiegają niezgodnie z planem.

> PROCESY I STRUKTURA DZIAŁAŃPRINCE2 opisuje rekomendowane do-bre praktyki, korzystając z podejścia pro-cesowego. Proces to  ustrukturyzowany zbiór działań, zaprojektowany, aby osiąg­nąć konkretny cel. Metodyka PRINCE2 wyróżnia siedem procesów, które do-starczają rekomendowany zbiór dzia-łań, wymaganych w  celu skutecznego zarządzania strategicznego, zarządzania operacyjnego i  dostarczenia produktów projektu. Przygotowanie Projektu (PP) służy do  zapewnienia, że  zostaną speł-nione warunki dla inicjowania projektu, poprzez udzielenie odpowiedzi na pyta-nie, czy mamy zasadne i warte realizacji działanie. W trakcie tego procesu powo-ływane jest strategiczne kierownictwo projektu i  zespół do  zarządzania nim. Określa  się też, w  jaki sposób produkt końcowy projektu będzie tworzony, jakie

PRINCE2 - ELEMENTY SKŁADOWE

Ciągła zasadność biznesowa

Korzystanie

z doświadczeń

Zdefiniowane

role i obowiązki

Zarzą

dzan

ie et

apow

e

Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji

Koncentracja

na produktach

Dost

osow

anie

do w

arun

ków

proj

ektu Uzasadnienie

biznesowe OrganizacjaJakość

Plany

Ryzyko

Zmiana

Post

ępy

ZSPP

IP KE ZP

SE

DP

LEGENDAZewnętrzny krąg Pryncypia PRINCE2

Środkowy krąg Tematy PRINCE2

Wewnętrzny krąg Model procesów PRINCE2

PP – przygotowanie projektu

ZS – zarządzanie strategiczne projektem IP – inicjowanie projektu

KE – zarządzanie końcem etapu SE – sterowanie etapem

DP – zarządzanie dostarczaniem produktów

ZP – zamykanie projektu

Styczeń 2013 – 64

ZARZĄDZANIE I PRAWO IT

są oczekiwania klienta odnośnie do ja-kości tego produktu oraz wstępnie iden-tyfikuje się zagrożenia i szanse związane z jego realizacją.

Planowane są  również prace pierw-szego etapu projektu. Najważniejszym produktem kolejnego procesu, czyli Ini-cjowania Projektu (IP) jest Dokumentacja Inicjująca Projekt. Proces ten zajmu-je  się zaplanowaniem całego projektu, przy uwzględnieniu czasu jego trwania, kosztów, działań związanych z zapewnie-niem jakości oraz określeniu i zbudowa-niu środowiska zarządzania projektem. Zarządzanie Strategiczne Projektem (ZS) odpowiada za strategiczne decyzje doty-czące m.in. zezwoleń na  realizację eta-pów czy  przydzielania do  nich zasobów i przebiega od rozpoczęcia procesu Przy-gotowania Projektu, aż do  jego zamknię-cia. Podstawowym uczestnikiem tego procesu jest Komitet Sterujący, czyli gru-pa osób reprezentujących biznes, użyt-kowników i  dostawców, w  tym przede wszystkim Przewodniczący Komitetu Sterującego, odpowiadający za powodze-nie biznesowe całego przedsięwzięcia.

Celem procesu Zarządzanie Końcem Etapu (KE) jest dostarczenie Komiteto-wi Sterującemu podstawy do  decyzji o  kontynuowaniu lub przerwaniu pro-jektu oraz jednoznaczne zaplanowanie kolejnego etapu działań. Ponieważ każ-dy projekt może składać się z wielu eta-pów zarządczych, to w ramach każdego z nich Kierownik Projektu wykonuje pro-ces Sterowanie Etapem (SE), zajmując się przydzielaniem zadań, monitorowaniem przebiegu etapu oraz reagowaniem na nieoczekiwane zdarzenia. W procesie Zarządzanie Dostarczaniem Produktów (DP) kierownik zespołu zarządza tworzeniem produktów specjalistycznych projektu. Celem tego procesu jest zagwarantowa-nie, że zaplanowane produkty będą wy-twarzane, skontrolowane i zatwierdzone oraz zostaną dostarczone.

Ostatnim krokiem jest Zamykanie Pro-jektu (ZP). Głównym zadaniem tego pro-cesu jest przygotowanie materiałów dla Komitetu Sterującego, pozwalających potwierdzić, że  projekt może zostać zamknięty. Czynności elementarne,

polegają na  potwierdzeniu stworzenia wszystkich zaplanowanych produktów, uzyskaniu dla nich akceptacji oraz przekazaniu ich do  eksploatacji. Waż-ne jest również przygotowanie Rapor-tu Końcowego Projektu, Raportu Do-świadczeń oraz przygotowanie finalnej wersji Planu Przeglądu Korzyści.

> KORZYŚCI Z WDROŻENIA PRINCE2Stosowanie metodyki zarządzania pro-jektami wprowadza ład i  porządek, do-kładnie definiując, jakie czynności, przez kogo i  w  którym momencie mają zo-stać wykonane. PRINCE2 wykorzystuje sprawdzone, najlepsze praktyki oraz ład zarządzania projektami. Metodykę  tę można zastosować w  projekcie każdego rodzaju i  łatwo może zostać wdrożona razem ze  specjalistycznymi metodami właściwymi dla danej gałęzi przemysłu czy  branży przez rozbudowę odpowied-nio procesu Zarządzanie Dostarczaniem Produktów. Ponadto jest ona dość szeroko rozpoznawalna i rozumiana, wobec czego staje  się wspólnym językiem wszystkich uczestników projektu, co  bezpośrednio przekłada się na efektywną komunikację. Precyzyjne określenie obowiązków pro-jektowych oraz dobrze opisana struktura odpowiedzialności, delegowania upraw-nień, władzy i  komunikacji gwarantuje, że  wszyscy uczestnicy zaangażowani w projekt rozumieją wzajemnie swoje role i potrzeby. Umożliwia  tym sposobem ła-twiejsze dokonywanie uzgodnień projek-towych i ich późniejsze przestrzeganie.

Dzięki skoncentrowaniu na  produk-tach metodyka PRINCE2 precyzuje oraz dostarcza wszystkim stronom od-powiedzi na kluczowe pytania projekto-we – w  tym również dotyczące jakości, ryzyka, postępów czy  zmiany. Aspekt planów w PRINCE2 jest na tyle staran-nie opracowywany, że  niemal zawsze jest w  stanie zaspokoić potrzeby infor-macyjne wszystkich szczebli w  zespole zarządzania, usprawniając komunikację i kontrolę. Ważne jest również to, że opi-sywana metodyka opiera się na koncepcji zarządzania z wykorzystaniem tolerancji. Zapewnia to  efektywne i  ekonomiczne

wykorzystanie czasu kadry kierowniczej na każdym szczeblu organizacji, progra-mu, Komitetu Sterującego czy zarządza-nia operacyjnego projektem.

Uczestnicy w  większym również stopniu koncentrują  się na  utrzymy-waniu zasadności projektu, w  nawią-zaniu do celów biznesowych zawartych w Uzasadnieniu Biznesowym, a nie po-strzegają ukończenia projektu jako celu samego w  sobie. Ważnym elementem tego podejścia jest również możliwość wykorzystania dogłębnej, a  zarazem oszczędnej struktury raportów, co  sta-nowi ważny krwiobieg każdego projektu PRINCE2 i gwarantuje, że interesariu-sze, łącznie ze  sponsorami i  osobami udostępniającymi zasoby projektowe, są  odpowiednio reprezentowani pod-czas planowania i  podejmowania każ-dej decyzji. Ponadto PRINCE2 promuje spójność w realizacji prac projektowych oraz możliwość ponownego wykorzysta-nia aktywów projektu, co sprzyja także mobilności personelu oraz zmniejsza wpływ zmian personelu czy  przekaza-nia produktu. Przyjęcie PRINCE2 jako metody referencyjnej promuje w orga-nizacjach również nieustanny rozwój, ponieważ zakłada ciągłe uczenie  się i doskonalenie.

Warto na koniec dodać, że we wrze-śniu minionego roku łączna liczba zdanych na  całym świecie egzaminów PRINCE2 przekroczyła milion, czy-niąc  tę certyfikację najbardziej popu-larną wśród znanych standardów zarzą-dzania projektami. W samym 2011 roku średnio co  cztery minuty był zdawany jeden z  egzaminów PRINCE2. Do  ta-kiego wyniku w znacznym stopniu przy-czyniła się również Polska, stając  się czwartym krajem po Wielkiej Brytanii, Holandii i  Australii, gdzie zdawanych jest najwięcej tego typu egzaminów (2010  r. – 4051 egzaminów, 2011  r. – 5707 egzaminów, pierwsza połowa 2012 r. – 3681 egzaminów).

Autor jest konsultantem i akredytowanym trenerem PRINCE2 w CTPartners SA z GK Infovide-Matrix.

+