Załącznik nr 1

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Słownik

Zamawiający Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR),NCBR+ sp. z o.o. (Spółka)

System aplikacja informatyczna obejmującą swoim zakresem moduł: Kadry, Płace, Delegacje, RCP, ewidencja czasu pracy, ZFŚS, E-Portal Pracownik i Kierownik, E-Deklaracje,

spełniająca wymagania opisane w niniejszym dokumencie.System dla obu podmiotów (NCBR i Spółka) będzie zainstalowany na jednej platformie produkcyjnej ze swoją kopią na platformie testowej, na każdej platformie będzie jedna baza danych obsługująca oba podmioty. Fakt obsługi dwóch podmiotów (NCBR i Spółka) w jednym Systemie nie będzie powodował rozdzielenia ani interface’u użytkownika końcowego, ani logowania do Systemu, ani w warstwie serwerów i bazy danych – osobnych instancji

System Komputerowy

oprogramowanie systemowe: system operacyjny, zarządzanie systemem i siecią oraz oprogramowanie diagnostyczne na serwerach udostępnionych przez Zamawiającego plus systemy operacyjne na stacjach roboczych Zamawiającego,

oprogramowanie bazodanowe – relacyjna baza danych – zaproponowana i dostarczona przez Wykonawcę (silnik bazy danych i narzędzia do zarządzania bazą danych),

oprogramowania aplikacyjnego będące głównym przedmiotem Umowy, zwane Systemem lub Aplikacją,

oprogramowanie dodatkowe, o ile będzie niezbędne do pracy użytkownika w Systemie lub określone w wymaganiach – zaproponowane i dostarczone przez Wykonawcę

Administrator Systemu Komputerowego

pracownik wskazany przez Zamawiającego, który będzie obsługiwał System Komputerowy w zakresie instalacji oprogramowania i konfiguracji sprzętu komputerowego

Administrator Aplikacji

pracownik wskazany przez Zamawiającego posiadający dostęp do Systemu (funkcji, widoków, pól lub wydzielonych grup/podzbiorów danych) wraz z możliwością nadawania uprawnień użytkownikom oraz parametryzacji funkcji rozliczalności użytkowników

Użytkownik Systemu (użytkownik)

pracownik Zamawiającego posiadający dostęp do Systemu (funkcji, widoków, pól lub wydzielonych grup/podzbiorów danych) w zakresie niezbędnym do wykonywania przez niego jego obowiązków służbowych

Analiza Przed-wdrożeniowa

oznacza przeprowadzanie prac analitycznych związanych m.in. z analizą procesów i wymagań funkcjonalnych, migracją danych i integracją Systemu z Oprogramowaniem funkcjonującym u Zamawiającego, a także przygotowanie szczegółowego harmonogramu prac

Dokumentacja dokumentacja w formacie i formie uzgodnionej z Zamawiającym, dotycząca wszystkich elementów rozwiązania:

użytkownika, administratorów, powykonawczą,

techniczną szkoleniową, inne dokumenty zawierające instrukcje postępowania opracowane przez Wykonawcę

Dostawa dostarczenie produktów i usług do siedziby Zamawiającego

Dzieńroboczy/Dzień

dzień roboczy zgodnie z Regulaminem Pracy Zamawiającego

Etap część prac zakończonych podpisaniem Protokołu Odbioru

Harmonogram podział realizacji umowy na poszczególne części, z uwzględnieniem co najmniej: zadań, terminu ich rozpoczęcia i zakończenia, wskazaniem strony odpowiedzialnej

Instalacja Systemu

oznacza wszystkie czynności związane z uruchomieniem i skonfigurowaniem dostarczonego Systemu

Konfiguracja Systemu

wprowadzenie wszystkich parametrów niezbędnych do prawidłowego i optymalnego funkcjonowania rozwiązania, w szczególności zdefiniowanie uprawnień, słowników i szablonów

Kod źródłowy

pliki kodów źródłowych, skrypty i inne niestandardowe narzędzia, niezbędne w procesie kompilacji, wykonania i dalszego utrzymywania Systemu, a także opis struktury baz danych, słowników, definicji

Końcowy protokół odbioru przedmiotu zamówienia

dokument podpisany prze strony, stwierdzający wykonanie przedmiotu umowy wraz z ewentualnymi aneksami do umowy

Miejsce realizacji

lokalizacje Zamawiającego

Migracja danych

proces przeniesienia przez Wykonawcę danych wejściowych/źródłowych z Systemów Zamawiającego do Systemu, obejmujący również dane historyczne

Weryfikacja danych

sprawdzenie danych przeniesionych w wyniku przebiegu procesu „Migracji danych”

Prawa autorskie

prawa określone przepisami ustawy z dnia 14 lutego1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późniejszymi zmianami)

I. Cel i zakres przedsięwzięcia

Celem przedsięwzięcia jest usprawnienie funkcjonowania Zamawiającego poprzez wdrożenie Systemu informatycznego

umożliwiającego zastosowanie rozwiązań optymalizujących pracę przez zautomatyzowanie i uproszczenie procesów. System

poprzez swoje moduły ma wspomagać pracę następujących obszarów merytorycznych:

Kadry,

Płace,

Delegacje,

RCP, ewidencja czasu pracy

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS),

e-Portal Pracownik i Kierownik,

e-Deklaracje.

Użytkownikami Systemu będą pracownicy i współpracownicy Zamawiającego, dla których System dostarczony w ramach

niniejszej Umowy będzie narzędziem usprawniającym i wspierającym wykonywanie przez nich codziennych obowiązków

służbowych.

II. Zgodność Systemu z przepisami prawa

System musi być zgodny z aktualnymi przepisami prawa polskiego.

Zamawiający wymaga, aby System był aktualizowany i modyfikowany na bieżąco, co do zgodności z obowiązującym prawem.

System musi być zgodny w szczególności z poniżej wymienionymi przepisami prawa:

System ma gwarantować bezpieczeństwo przechowywania oraz dostępu do gromadzonych danych zgodnie z przepisami RODO.

Ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne

Rozporządzenie w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych

Kodeks pracy

Ustawa o radcach prawnych

Prawo o adwokaturze

Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę

Ustawa o związkach zawodowych

Ustawa o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej

Ustawa z dnia o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy

Rozporządzenie w sprawie organizowania prac interwencyjnych i robót publicznych oraz jednorazowej refundacji kosztów z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne

Rozporządzenie w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania

Ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej

Ustawa o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwoweUstawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników

Ustawa o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy

Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

Rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika

Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania zwolnień od pracy osobom o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym

Rozporządzenie w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania

Rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy

Rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy

Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich

Rozporządzenie w sprawie trybu udzielania urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy pracownikom pełniącym z wyboru funkcje w związkach zawodowych oraz zakresu uprawnień przysługujących pracownikom w czasie urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy

Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

Rozporządzenie w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych

Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa

Ustawa o rachunkowości

Kodeks cywilny

Rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy

Ordynacja podatkowa

Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Ustawa o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych

Rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków

Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych Ustawa o finansach publicznych

Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Rozporządzenie w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy

Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy

Rozporządzenie w prawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy

Rozporządzenie w sprawie przeprowadzania lekarskich badań pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy

Ustawa o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju

Rozporządzenie w sprawie szczegółowych kryteriów wynagradzania pracowników Biura Narodowego Centrum Badań i Rozwoju

Rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych kryteriów wynagradzania pracowników Biura Narodowego Centrum Badań i Rozwoju

Wymienione akty prawne mogą nie wyczerpywać zakresu przedmiotu, który ma wspierać System. Za jego zupełność odpowiedzialny będzie Wykonawca Systemu.

III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Wymagania ogólne

1. System dostarczony dla Zamawiającego ma być aplikacją informatyczną wspomagającą pracę w zakresie:

Kadry,

Płace;

Delegacje,

RCP, ewidencja czasu pracy,

Zakładowy Funduszu Świadczeń Socjalnych;

E-Portal Pracownik i Kierownik,

E-Deklaracje.

2. System będzie w wykorzystywany w 2 podmiotach: NCBR i NCBR+ sp. z o.o.

3. System musi maksymalnie jak tylko możliwe automatyzować czynności wykonywane przez użytkownika.

4. System powinien zapewniać jednolity interfejs użytkownika dla całości Systemu.

5. System powinien posiadać możliwość rozdzielenia słowników dla obu podmiotów zamawiających.

6. System musi posiadać możliwość sprawdzenia przez każdego pracownika Zamawiającego, przy użyciu przeglądarki

internetowej zawartości bazy danych Systemu w zakresie kadrowo-płacowym dotyczących wyłącznie jego osoby (e-Portal

pracownika) lub pracowników podległych (e-Portal Kierownik) w określonym zakresie informacji i tylko w zakresie do

odczytu, w celu umożliwienia uzyskania informacji oraz weryfikacji przechowywanych w Systemie danych.

7. System musi zapewnić dostęp do danych w czasie rzeczywistym.

8. System musi charakteryzować się elastyczną konfiguracją zapewniającą przystosowanie Systemu do zmian zachodzących w

organizacji Zamawiającego.

9. System musi umożliwiać udostępnianie, eksportowanie i drukowanie plików minimum w formatach: .txt, .rtf, .csv, .xls, .xml

zgodnych z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności,

minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań

dla systemów teleinformatycznych (Dz.U.2012.526) celem uzupełnienia danych, a następnie importu i tworzenia zbiorczych

zestawień/raportów (np. sprawozdania, , harmonogramy, raporty).

10. System musi posiadać dokumentację przeznaczoną dla administratorów oraz użytkowników. Wykonawca dostarczy

Zamawiającemu dokumentację opisującą struktury baz danych wraz z opisem każdego pola oraz powiązań między polami.

11. System musi posiadać dokumentację: opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub

funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad

ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto

określenie wersji oprogramowania.

12. Wszystkie moduły muszą wymieniać pomiędzy sobą konieczne informacje tak, aby uniknąć wielokrotnego wprowadzania

tych samych danych do Systemu.

13. System musi posiadać możliwość definiowania uprawnień określających zarówno dostęp do danych (wg rodzaju informacji

lub wg struktury organizacyjnej) jak i do funkcji poszczególnych modułów poprzez tworzenie ról i przydzielanie ich

użytkownikom. Uprawnienia powinny być definiowane przynajmniej w zakresie: odczyt, tworzenie, modyfikacja, usuwanie.

14. System musi umożliwiać tworzenie raportów/sprawozdań wynikających z przepisów prawnych.

15. System musi posiadać mechanizm zapewniający możliwość tworzenia w intuicyjny sposób przez użytkownika dowolnych

zestawień informacji z bazy danych:

1) dowolny wybór kolumn,

2) dowolne sortowanie,

3) filtrowanie zakresu danych wg jednego lub więcej warunków (przedział lub określone wartości danych, z możliwością

użycia operatorów logicznych: I, LUB, NIE),

4) możliwość sumowania danych, liczenia mediany i średniej wartości, wskazywania wartości minimalnej i maksymalnej,

5) możliwość wydruku oraz eksportu do plików minimum w formatach: .txt, .rtf, .csv, .xls, .xml zgodnych z

Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności,

minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych

wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U.2012.526),

6) możliwość zapisu szablonu utworzonego zestawienia do wykorzystania w przyszłości łącznie ze wskazaniem uprawnień

dostępu do niego (tylko twórca, określona rola/określony użytkownik, wszyscy),

7) możliwość wykonywania zestawień ze stanem na dany dzień lub za wskazany okres.

16. System musi posiadać mechanizm tworzenia dowolnych szablonów dokumentów (zaświadczeń, opinii, korespondencji

seryjnej) z użyciem informacji zawartych w bazie danych umożliwiając wprowadzanie tekstu stałego oraz pól zmiennych

określających informację, która zostanie uzupełniona na etapie generowania i drukowania ww. dokumentu dla konkretnego

pracownika oraz możliwość zapisu szablonu dokumentu do wykorzystania w przyszłości.

17. System musi posiadać możliwość uzupełniania dokumentu przed jego wydrukiem o dane nie zawarte w Systemie.

18. Możliwość generowania zestawień historii wprowadzonych/modyfikowanych danych, uwzględniających rodzaj zmiany, datę

jej wykonania oraz użytkownika, który dokonał zmiany.

19. System powinien ułatwiać wyszukiwanie danych poprzez funkcjonalność podpowiedzi w określonych polach, bez potrzeby

wprowadzania pełnych wartości pól.

20. Zamawiający będzie miał prawo, bez dodatkowych kosztów, wykorzystywać zakupiony System na platformie testowej także

po odebraniu Systemu, do testowania nowych, poprawionych bądź zaktualizowanych wersji oraz szkoleń nowych

użytkowników.

21. System będzie umożliwiał (na żądanie Administratora) wyeksportowanie z bazy danych poszczególnych danych z platformy

rzeczywistej (produkcyjnej) i zaimportowanie ich do platformy testowej. Przez sformułowanie „poszczególne dane” rozumie

się dane przechowywane w bazie danych związane z każdym modułem. System będzie posiadał mechanizmy automatycznej

pseudonimizacji danych w przypadku ich eksportowania do platformy testowej.

22. System powinien umożliwiać konfigurowanie do indywidualnych potrzeb użytkownika, np.: widoków, raportów oraz

automatyzowania czynności bez potrzeby znajomości specjalistycznych narzędzi informatycznych.

23. Integracja z systemami Zamawiającego jest przedmiotem niniejszego zamówienia. System musi posiadać dwukierunkowe

interfejsy integracyjne oparte o WebService, widoki bazodanowe, bądź inne ogólnie przyjęte standardy wymiany danych

między systemami zewnętrznymi. Integracja powinna obejmować w szczególności połączenie z następującymi modułami

obecnego dostawcy oprogramowania tj. QNT sp. z o.o.:

QUORUM F-K – Finanse i Księgowość

QUORUM ST

QUORUM AZF

QUORUM ARP – Asystent Rozliczania Płac

QUORUM QRCP

oraz

Active Directory – w zakresie logowania SSO (single-sign-on) oraz zakładania i dezaktywacji kont pracowników

w odpowiednim kontenerze w usłudze Active Directory na podstawie wpisów w Systemie

Czytniki kart RCP Roger

Symfonia, producent Sage Polska (system finansowo-księgowy) – Spółka

24. System musi posiadać możliwość elektronicznego wysyłania deklaracji PIT do właściwego US (pełna obsługa wysyłki,

z pobieraniem potwierdzeń odbioru z US). Generowanie formularzy PIT do formatu XML, ich eksportu do e-Deklaracji,

podpisanie podpisem kwalifikowanym (jednego lub większej ilości plików) oraz przesłanie w formie elektronicznej

do Urzędu Skarbowego. Opis struktury dokumentów XML oraz sposób ich przesyłania dostarczy Wykonawca.

25. System musi posiadać możliwość elektronicznego wysyłania przelewów do banku BGK (aplikacja BGK 24) w formacie i

strukturze uznawanej przez bank.

26. System musi posiadać mechanizmy integracyjne z programem PLATNIK (ZUS) - program wspomagający obsługę

ubezpieczonych. Integracja polega na elektronicznym przekazywaniu dokumentów zgłoszeniowych (zgłoszenie i

wyrejestrowanie pracownika, członka rodziny) i rozliczeniowych ZUS, w formacie zgodnym ze standardem obowiązującym w

Płatniku.

27. System musi być zintegrowany z portalem sprawozdawczym GUS (elektroniczne przekazywanie danych do zestawień GUS-

owskich, np. Z-02, Z-03, Z-05, Z-06, Z-12, Z-14 w formacie zgodnym z obowiązującymi standardami), jeżeli GUS podał

informację o strukturze danych.

28. System musi być zintegrowany z PUE ZUS w zakresie pobierania zwolnień lekarskich. Sposób zarządzania pozyskanymi

danymi zostanie uzgodniony z Zamawiającym.

29. System musi mieć możliwość automatycznego generowania danych do deklaracji PFRON w tym: ilości osób

niepełnosprawnych u Zamawiającego w etatach i osobach z podziałem na stopień niepełnosprawności.

30. System musi mieć możliwość zasilania słownika Urzędów Skarbowych danymi z pliku XLS wystawionego na stronie

Ministerstwa Finansów (http://www.mf.gov.pl/) w zakładce administracja podatkowa, struktura-organizacyjna, izby i

urzędy-skarbowe.

31. System musi mieć możliwość zasilania słownika Zawodów danymi z pliku wystawionego na stronie

http://www.stat.gov.pl/klasyfikacje Głównego Urzędu Statystycznego.

30. System musi spełniać wymogi Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie

dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać

urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U.2004.100.1024) opisującego szereg

wymogów, z których część dotyczy systemu informatycznego.

1) Automatycznie odnotowuje datę pierwszego wprowadzenia danych osobowych do systemu oraz identyfikator osoby je

wprowadzającej w momencie zatwierdzania przez użytkownika operacji bazodanowej.

2) Ewidencjonuje źródła pochodzenia danych osobowych jeśli nie pochodzą one bezpośrednio od osoby, której one

dotyczą.

3) Umożliwia ewidencję odbiorców, którym dane osobowe zostały udostępnione, dat i zakresów tego udostępnienia.

4) Umożliwia odnotowanie sprzeciwu dotyczącego przetwarzania danych w celach marketingowych lub udostępniania

danych na zewnątrz.

5) Posiada wbudowane mechanizmy kontroli dostępu do danych.

6) Umożliwia zarejestrowanie dla każdego użytkownika osobnego identyfikatora.

7) Zapewnia dostęp do danych wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i poprawnego hasła (chyba że zastosowano

inną metodę identyfikacji).

8) Zabezpiecza przed utratą danych spowodowaną awarią zasilania lub zakłóceniami w sieci zasilającej.

9) Umożliwia przygotowanie kopii bazy danych.

10) Odpowiednio zabezpiecza dane, które są przesyłane w sieci publicznej.

11) Posiada w standardzie raport zawierający w zrozumiałej formie informacje dot.:

a. datę pierwszego wprowadzenia danych do systemu;

b. identyfikator użytkownika wprowadzającego dane osobowe do systemu;

c. listę źródeł danych, w przypadku danych, które nie pochodzą od osoby, której one dotyczą;

d. listę informacji o odbiorcach, którym dane osobowe zostały udostępnione, dat i zakresów tego udostępnienia;

e. informacji o wyrażeniu sprzeciwu dotyczącego udostępniania danych oraz ich przetwarzania do celów

marketingowych.

31. System musi spełniać wymogi bezpieczeństwa zgodne ze standardem PN-ISO/IEC-27001.

Migracja

Dostawca wykona Migracje danych do nowego Systemu w szczególności z następujących źródeł

1. System QUORUM autorstwa firmy QNT sp. z o.o.:

a. QUORUM Płace,

b. QUORUM Kadry,

c. QUORUM ARP,

d. QUORUM QRCP,

2. Inne źródła:

a. Pliki xls,

b. Pliki csv,

c. Inne pliki.

Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od migracji niektórych z ww. danych.

Za przeniesienie kompletu danych z systemów źródłowych do nowego Systemu odpowiada Wykonawca.

Zamawiający będzie uczestniczył w procesie pod kątem weryfikacji poprawności zmigrowanych danych.

Wszystkie prace, związane z poprawnym przeprowadzeniem Migracji danych wykonywane będą w taki sposób, aby zapewnić

płynność pracy Zamawiającego.

W ramach prac Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć poprawnie zmigrowane dane spełniające kryteria weryfikacji

poprawności.

Poprawność migracji będzie sprawdzana przez Zamawiającego. Poprawność danych będzie sprawdzana wybiórczo na losowo

wybranych danych (próbka danych) oraz krzyżowo na raportach zbiorczych. Błędy migracji badanej próbki danych powodują

zwrot migracji do Dostawcy nowego Systemu w celu jej poprawy.

Po zmigrowaniu danych Wykonawca przekaże szczegółowe raporty ilościowe i jakościowe z przebiegu Migracji danych. Raporty

muszą zawierać m.in. zestawienia zawierające listę danych, które nie zostały zmigrowane wraz z określeniem przyczyny, listę

pozycji, które nie są kompletne lub zawierają niejednoznaczne informacje.

Odbiór migracji zostanie potwierdzony Protokołem Odbioru Migracji (protokół przygotowany przez Wykonawcę,

a zweryfikowanym przez Zamawiającego).

Wykonawca w okresie gwarancji zobowiązany jest do poprawy zmigrowanych danych.

Kadry – Płace

Wspólne

Lp. Moduł Opis Wymagania

1.3.

Wspólne System musi umożliwiać niezależną obsługę co najmniej 2 podmiotów (wielofirmowość). W momencie przejścia pracownika z jednej firmy do drugiej (obsługiwanych w ramach Systemu) ustalone z Zamawiającym na etapie Wdrożenia kartoteki podlegają automatycznemu uzupełnieniu, w celu wykluczenia podwójnego wprowadzania tych samych danych.

2.

Wspólne Aplikacja powinna uniemożliwiać jednoczesną edycję danych przez więcej niż jednego użytkownika. W przypadku próby edycji danych przez kolejnego użytkownika powinien być wyświetlany odpowiedni komunikat, w tym może być wyświetlana informacja o użytkowniku, który aktualnie dokonuje ich edycji

3.9.

Wspólne Porządek sortowania musi uwzględniać alfabet polski (A, Ą, B, C, Ć... a nie A, B, C ... Z, Ą, Ę, Ć).

4.14.

Wspólne System musi ostrzegać przed dwukrotnym zalogowaniem się tego samego użytkownika.

5.19.

Wspólne W związku z przetwarzaniem danych osobowych System musi zapisywać i przechowywać historię dotyczącą przetwarzania ww. danych co najmniej w zakresie: jednoznacznego określenia osoby (identyfikator pracownika), daty i czasu zdarzenia, zakresu modyfikowanych danych.

6.20.

Wspólne System musi mieć funkcjonalność umożliwiającą przeglądanie historii przetwarzania danych oraz tworzenie i drukowanie raportów z ww. historii. Ta funkcjonalność Systemu winna być udostępniona poprzez przydzielenie wskazanym użytkownikom odpowiedniej Roli.

7.21.

Wspólne Okres przechowywania historii uzyskiwania i przetwarzania zbioru danych osobowych musi być definiowany za pomocą parametru możliwego do określenia przez Administratora.

8.22.

Wspólne System musi mieć walidację poszczególnych pól w formularzach (tych, których jest możliwość i zasadność.).

9.23.

Wspólne Uprawnienia do edycji słowników powinny wynikać z przyznanej Roli.

10.24.

Wspólne Wszystkie dane globalne (tzw. parametry systemu) muszą być ze słownikowane z możliwością edycji i określeniem czasu ich obowiązywania (timestamp).

11.25.

Wspólne System musi być wyposażony w narzędzia umożliwiające także użytkownikom niemającym przygotowania informatycznego, za pomocą funkcjonalności Systemu, łatwe budowanie i wykonywanie ad hoc zapytań, analiz, swobodne dodawanie lub modyfikację raportów i zestawień bez konieczności ingerencji w oprogramowanie - Generator raportów.

12.26.

Wspólne Przed wygenerowaniem raportów użytkownicy na każdym stanowisku, w ramach funkcjonalności Systemu, muszą mieć możliwość wprowadzenia/ zmodyfikowania ich parametrów, w szczególności sposobu sortowania, kolejności kolumn, poziomów sumowania i filtrowania, zakresu dobieranych danych, zakresu dat (na dzień, za okres).

13.27.

Wspólne System musi umożliwiać zaczytywanie skanów dokumentów składanych przez pracowników (zdjęcia, świadectwa pracy, certyfikaty, oświadczenia, karty „Informacji o ryzyku zawodowym), itp.) wprost do systemu.

14.28.

Wspólne Dane w bazie muszą być zapisane w rozbiciu na elementy składowe, np.: adres będzie się składał z poszczególnych pól takich jak: ulica, nr domu, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, poczta.

15.29.

Wspólne System musi umożliwiać wyszukanie danych po dowolnych kryteriach (m.in. po dowolnej kolumnie z bazy danych).

16.30.

Wspólne System musi mieć możliwość dodawania kolumn, pól na poszczególnych formularzach/oknach

17.31.

Wspólne System musi mieć możliwość ustalania szerokości i kolejności kolumn na ekranach indywidualnie przez każdego użytkownika.

18.32.

Wspólne System musi zapewnić możliwość prezentacji raportów w formie tekstowej (tabele, dane) oraz formie interaktywnej (graficzne wykresy kołowe, słupkowe, 3D i in.).

19.33.

Wspólne System musi zapewnić możliwość parametryzacji tworzonych raportów i analiz poprzez zastosowanie filtrów ograniczających, agregatów oraz innych mechanizmów.

20.34.

Wspólne System musi zapewnić możliwość wykorzystania predefiniowanych wzorców raportów/analiz /zestawień.

21.35.

Wspólne System musi zapewnić możliwość tworzenia i zapisywania własnych raportów przez użytkowników nie będących administratorami Systemu.

22.37.

Wspólne System musi ostrzegać przed usunięciem danych zwłaszcza tych, które są powiązane z innymi danymi w Systemie.

23.38.

Wspólne System musi zapewnić unikatowość numeru NIP i PESEL.

24.39.

Wspólne System musi być możliwie maksymalnie ze słownikowany tj. każda informacja powtarzająca się przy wielu rekordach (np. typ absencji, stanowisko, sposób rozwiązania stosunku pracy, itp.) powinna być wybierana ze słownika. Każda wartość słownika dla, której ma to zastosowanie, musi być zdefiniowana z określeniem czasu jego obowiązywania (data od i do - timestamp).

25.40.

Wspólne System musi mieć wbudowany mechanizm kontroli aktualności uruchamianej wersji.

26.44.

Wspólne System powinien obsługiwać co najmniej następujące słowniki:1. Słownik podmiotów i komórek organizacyjnych (zawierający m.in. kod

jednostki zgodny z Regulaminami Organizacyjnymi Zamawiającego),2. Słownik stanowisk,3. Słownik kalendarzy (podstawowe na etaty i harmonogramy indywidualne lub

grupowe),4. Słownik rodzajów absencji (dziennych i godzinowych),5. Słownik kategorii zaszeregowania,6. Słownik klasyfikacji zawodów (zgodny z GUS)7. Słownik podstaw prawnych, 8. Słownik punktów adresowych,9. Słownik Urzędów Skarbowych,10. Słownik stawek zaszeregowania dodatku funkcyjnego,11. Słownik sposobów rozwiązania stosunku pracy, 12. Słownik typów badań lekarskich,13. Słownik obywatelstw, 14. Słownik miejsc świadczenia pracy, 15. Słownik limitów nadgodzin,16. Słownik oddziałów ZUS, 17. Słownik oddziałów NFZ, 18. Słownik banków,19. Słownik jednostek ewidencji czasu pracy,20. Słownik typów kontaktów (telefon, fax, email),21. Słownik rodzajów dokumentów,22. Słownik rodzajów wykształcenia, poziomów wykształcenia, 23. Słownik rodzajów stopnia niepełnosprawności,24. Słownik okresów zatrudnienia,25. Słownik sposobów zatrudnienia, liczby zmian,26. Słownik zawartych porozumień PUP-em (prace interwencyjne i roboty

publiczne), 27. Słownik rodzajów kar, 28. Słownik rodzajów wyróżnień.

27. Wspólne System musi umożliwić wyświetlenie, aktualnej na podany dzień, struktury

46. organizacyjnej.

28.56.

Wspólne W momencie uruchomienia, System musi mieć zdefiniowane przynajmniej podstawowe Role uprawnień, określające dostęp do modułów systemu dla użytkowników: kadrowych, płacowych, administratorów.

Kadry

1.60.

Kadry System musi obsługiwać aktualnie zatrudnionych pracowników i współpracowników Zamawiającego, a także pracowników zwolnionych.

2.94.

Kadry System musi zapewniać, że raz wpisane i zatwierdzone dane będą widoczne u wszystkich pozostałych uprawnionych użytkowników.

3.95.

Kadry Użytkownik musi mieć możliwość tworzenia i aktualizowania struktury organizacyjnej (drzewa), a także zapisania struktury organizacyjnej w ujęciu historycznym - służącej do przeglądania i drukowania przebiegu zatrudnienia pracowników u Zamawiającego

4.96.

Kadry Drzewo struktury organizacyjnej nie może mieć ograniczeń co do liczby zagnieżdżeń.

5.97.

Kadry System musi zapewnić możliwość definiowania nowych jednostek w drzewie organizacyjnym z datą obowiązywania i kodem jednostki zgodnym z Regulaminem organizacyjnym. Kod jednostki może się zmieniać, dlatego musi być możliwość określenia czasu (data od, do) jego obowiązywania.

6.98.

Kadry W Systemie domyślnie musi być widoczna aktualna struktura organizacyjna.

7.99.

Kadry Użytkownik, poprzez wybór odpowiedniej opcji, zgodnie z przyznanymi uprawnieniami, musi mieć dostęp do wybranych struktur (archiwalnych, przyszłych i aktualnych).

8.10

Kadry Przy raportach muszą być uwzględniane dane z aktualnych i archiwalnych komórek organizacyjnych.

9.10

Kadry Wszystkie dane naniesione z datami przyszłymi mogą być widoczne jedynie dla wskazanych operatorów kadrowo-płacowych (dotyczy to również raportów).

10.10

Kadry Musi istnieć możliwość konfiguracji wydruków w odniesieniu do wszystkich danych znajdujących się w systemie oraz agregowania na różnych poziomach (Dział, Sekcja, stanowisko, itp.) sortowanych wg różnych pól w zależności od potrzeb użytkownika.

11.10

Kadry Historia nanoszonych zmian w systemie musi zapamiętywać: nazwę użytkownika, typ modyfikacji, jakie dane były modyfikowane, datę i godz. modyfikacji.

12.10

Kadry System musi mieć tzw. przypominacz - przy pomocy, którego System będzie informować użytkownika np. o.: 1) końcu umowy o pracę zawartej na czas określony, w tym w celu zastępstwa w

związku z powrotem zastępowanego pracownika, 2) kończących się okresach oddelegowania i powierzenia obowiązków, 3) końcu ważności szkoleń BHP4) końcu ważności obowiązkowych badań lekarskich,5) nabyciu uprawnień emerytalnych,6) wejściu w okres ochrony - 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego,7) nabyciu prawa do dodatku za wysługę lat,8) nabyciu prawa do nagrody jubileuszowej,9) końcu dodatku specjalnego,10) nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego o podwyższonym wymiarze ( 26 dni),11) nabyciu prawa do dodatkowego urlopu (np. osób niepełnosprawnych, żołnierzy

zawodowych),12) końcu urlopu bezpłatnego,13) końcu urlopu wychowawczego,14) końcu urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, rodzicielskiego,15) zatarciu kary w związku z upływem roku nienagnanej pracy liczonej od dnia jej

udzielenia.13. Kadry W Systemie musi być przechowywanie historycznych danych osobowych m.in. okresów

ważności badań lekarskich, dokumentów tożsamości oraz historycznych danych o warunkach zatrudnienia pracownika m.in. zajmowanego stanowiska, komórki

organizacyjnej, przyznanych składnikach wynagrodzeń oraz ich wysokości, wymiaru etatu itd.

14.10

Kadry System musi umożliwić zapisywanie limitu etatów dla danej jednostki organizacyjnej.

15.10

Kadry Każdy pracownik musi mieć nr akt osobowych – automatycznie nadawany (ewidencja NCBR i NCBR+ sp. z o.o.).

16.10

Kadry System powinien po wprowadzeniu PESEL mieć możliwość sprawdzenia czy dany pracownik był już wcześniej wprowadzony do systemu (były pracownik, zleceniobiorca), po wpisaniu PESEL system musi pokazać wcześniej wpisane dane i umożliwić ich aktualizację.

17.10

Kadry System musi pozwolić na wprowadzenie i edytowanie danych osobowych, w szczególności: nazwisko, imiona, PESEL (automatycznie sprawdzana poprawność), nazwisko rodowe, data i miejsce urodzenia, obywatelstwo, imiona rodziców, płeć.

18.11

Kadry System musi pozwolić na wprowadzenie i edytowanie danych:1. adresowych: zameldowania, zamieszkania, korespondencyjny z zaznaczeniem,

który do PIT;2. kontaktowych: telefon, email;3. dokument tożsamości - dowód osobisty/paszport/ karta pobytu z danymi: seria,

nr, data wydania, data ważności, organ wydający.19.11

Kadry System musi pozwolić na wprowadzenie i edytowanie danych dotyczących wykształcenia:

1. poziom wykształcenia - wyższe: (stopień: 1 - co najmniej doktor, 2 - mgr lub równorzędny, 3 -inżynier, licencjat), policealne/pomaturalne, średnie ogólne, średnie zawodowe/techniczne, zasadnicze, gimnazjalne, podstawowe),

2. uzyskany tytuł,3. ukończona szkoła (nazwa, rok ukończenia, uzyskane wykształcenie - kierunek,

specjalność).20.11

Kadry System musi pozwolić na wprowadzenie i edytowanie danych:1. znajomość języków obcych (nazwa, stopień znajomości - zaawansowany,

niezaawansowany, bierny), certyfikat;2. ukończone kursy/szkolenia (data, rodzaj kursu/szkolenia);3. posiadane uprawnienia zawodowe (okres ważności, rodzaj uprawnień;4. prowadzona działalność gospodarcza (nazwa/rodzaj działalności, okres

prowadzenia).21. Kadry System musi umożliwić zarejestrowanie każdego doniesionego przez pracownika

orzeczenia o niepełnosprawności: stopień niepełnosprawności (lekki, umiarkowany, znaczny), kod rodzaju niepełnosprawności, okres, na który został orzeczony, data doręczenia orzeczenia pracodawcy.

22.11

Kadry Wprowadzona informacja o umiarkowanym i znacznym stopniu niepełnosprawności musi mieć odzwierciedlenie w urlopach, czyli ustalenie prawa do dodatkowego urlopu oraz naliczenie jego wymiaru.

23.11

Kadry System musi umożliwić wprowadzenie okresu obniżonej normy czasu pracy dla umiarkowanego i znacznego stopnia niepełnosprawności, który będzie miał wpływ na dzienną normę czasu pracy - 7 godz. na pełen etat.

24.11

Kadry System musi umożliwić zarejestrowanie informacji o przynależności do NFZ (od kiedy, kod, pełna nazwa).

25.11

Kadry System musi umożliwić zarejestrowanie świadczenia ZUS (uzyskane prawa do emerytury lub renty, data od - do, jednostka ZUS).

26.11

Kadry System musi umożliwić wprowadzenie informacji dotyczących stosunku do służby wojskowej.

27.11

Kadry System musi pozwolić na wprowadzenie i edytowanie danych o członkach rodziny: imiona, nazwisko, data urodzenia, PESEL, rodzaj dok., seria i nr, stopień pokrewieństwa,

uczy się (tak, nie, nie dotyczy), wspólne gospodarstwo (tak, nie, nie dotyczy), stopień niepełnosprawności, uprawnienia zdrowotne: (tak, nie, nie dotyczy), data uzyskania, data utraty, adres zamieszkania (jeżeli jest zgodny z adresem pracownika to system powinien pobierać informacje z danych pracownika, w przeciwnym wypadku musi istnieć możliwość ręcznego wprowadzenia adresu.

28.12

Kadry System musi generować do programu Płatnik zgłoszenie członków rodziny uprawnionych do ubezpieczenia zdrowotnego - wprowadzone przez użytkownika dane automatycznie winny być pobierane do zgłoszenia.

29. Kadry Po wpisaniu do aplikacji dzieci do lat 14 i zaznaczeniu, że zostało złożone oświadczenie o zamiarze korzystania z uprawnień wynikających z art. 188 kp., System musi automatycznie nadawać uprawnienia do wykorzystania dni/godzin opieki.

30.12

Kadry Raz wprowadzone dane do Systemu o członkach rodziny muszą być widoczne w każdym kolejnym zatrudnieniu u Zamawiającego z ewentualną możliwością ręcznej korekty.

31.12

Kadry System musi umożliwić rejestrowanie całego przebiegu pracy zawodowej pracownika- staże z poprzednich zatrudnień (zaliczane odrębnie do: stażu pracy tj. do dodatku za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej, do wymiaru urlopu, prawa do urlopu, do emerytury/renty, do stażu zakładowego) - daty od - do, wskazanie ilości lat miesięcy i dni trwania danego zatrudnienia -(wyliczenie dni kalendarzowych), nazwa instytucji, okresy wyłączone (urlopy bezpłatne itp.).

32.12

Kadry System musi przeliczać staż z wskazaniem sumy przepracowanych: lat, miesięcy i dni zaliczanych/wyłączonych do ww. uprawnień. Wskazanie ww. sumy na dzień zatrudnienia oraz aktualnie na dzień podglądu.

33.12

Kadry System musi przeliczać staż zakładowy pracownika (suma aktualnego oraz suma okresu wyłączonego ze stażu zakładowego - okres trwania urlopu bezpłatnego itp.).

34.12

Kadry W systemie musi być kalkulator dodatku za wieloletnią pracę wskazujący wysokość dodatku na podaną datę oraz wyliczenie daty, od której liczony jest staż pracy.

35.12

Kadry Musi istnieć możliwość wydruku karty stażu (wszystkich rodzajów)

36.12

Kadry System musi rejestrować dane dotyczące ważności badań lekarskich - rodzaj badań: wstępne/ okresowe/ kontrolne/ specjalistyczne, od kiedy, do kiedy. W przypadku upływu terminu badań okresowych system musi sygnalizować brak ważnych badań lekarskich.

37.12

Kadry W kartotece niepełnosprawność musi być wpisywany okres pracy w skróconej normie czasu pracy (7 godzin). Informacja musi być pobierana przez system do ustalenia kalendarza oraz wymiaru przysługującego urlopu w ilości godzinowej (jeden dzień urlopu odpowiada 7 godzinom pracy). System musi kontrolować okres, na jaki obowiązuje skrócona norma i po jego zakończeniu automatycznie przeliczać wymiar godzinowy urlopu (jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy) i taką ilość godzin zdejmować z każdego dnia urlopu wykorzystanego po upływie ww. okresu. Musi też zmieniać kalendarz pracownika na 40 godzinną tygodniową normę czasu pracy. O wszystkich tych zmianach użytkownik musi być informowany.

38. Kadry Przy wprowadzaniu danych system musi wymagać poniżej wskazanych informacji: czy jest to pierwsze zatrudnienie w życiu, (tak/nie) -pobieranie informacji do

naliczenia urlopu dla absolwentów, czy jest bezrobotnym (tak/nie), dla absolwenta o rodzaju sektora/wykształcenia i dacie ukończenia szkoły, o przerwie między ostatnim a obecnym zatrudnieniem (wykazana w

miesiącach), o trybie rozwiązania ostatniej umowy, czy jest to zatrudnienie w wyniku naboru (tak/nie), powołania (tak/nie), o absencjach u poprzedniego pracodawcy w roku, w którym następuje

zatrudnienie, m. in.: wykorzystanych urlopach wypoczynkowych (w tym urlopach na żądanie), dodatkowych urlopach, dniach wolnych przysługujących

na podst. art. 188 kp., wypłaconych wynagrodzeniach za czas choroby (art. 92 kp.)

39.13

Kadry Kod tytułu ubezpieczenia, musi być ustalany automatycznie przez System w wyniku przetworzenia wcześniej wpisanych przez użytkownika danych.

40.13

Kadry System musi generować do programu PŁATNIK zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego - wprowadzone przez użytkownika dane automatycznie winny być pobierane do zgłoszenia. System musi pozwalać wygenerować do programu PŁATNIK zmiany/korekty w danych osobowych pracownika i danych członków jego rodziny wpisanych do aplikacji, które Płatnik zobowiązany jest zgłosić do ZUS.

41.13

Kadry W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wpisanie daty zawarcia umowy o pracę, która nie może być datą późniejszą niż data zatrudnienia.

42. Kadry System musi umożliwić określenie statusu umowy / aneksu - propozycja / zatwierdzony. W przypadku -propozycji - naniesione zmiany muszą być widoczne tylko dla pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia (kadry).

43. Kadry W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie miejsca zatrudnienia - domyślnie powinien wskazywać NCBR albo Spółkę.

44.14

Kadry W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie rodzaju umowy:1. okres próbny, 2. czas określony ze wskazaniem liczby umów oraz daty od – do (blokada

ilościowa i czasowa),3. umowa do dnia porodu z datą od - bez wskazania daty zakończenia umowy,4. umowa na czas określony w celu zastępstwa innego pracownika, wskazanie

danych osoby zastępowanej, daty od, bez wskazania daty zakończenia umowy5. czas nieokreślony.

45.14

Kadry W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie sposobu zatrudnienia (umowa o pracę, powołanie, wybór).

46.14

Kadry W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie stanowiska.

47.14

Kadry W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie wymiaru etatu

48.14

Kadry W warunkach zatrudnienia System musi umożliwić wprowadzenie informacji o powierzeniu pracownikowi innych obowiązków - wskazanie komórki organizacyjnej, czasu trwania powierzenia – daty do i dodatkowy znacznik celem wyraportowania p.o.; to samo dotyczy oddelegowania plus ,czy oddelegowanie jest za zgodą pracownika czy bez.

49.14

Kadry W przypadku braku zgody pracownika na oddelegowanie system musi uniemożliwić wpisanie przez okres dłuższy niż 3 m-ce w roku kalendarzowym.

50.14

Kadry W Systemie musi być możliwe wpisanie informacji o kodzie oraz nazwie zawodu wg klasyfikacji zawodów i specjalności GUS.

51.14

Kadry System musi umożliwić przypisanie właściwego kalendarza dla pracownika.

52.14

Kadry Przy kalendarzach indywidualnych system musi kontrolować, czy pracownik wypracowuje swój czas nominalny w okresie rozliczeniowym.

53.14

Kadry System musi umożliwić wprowadzenie w szczególności następujących danych związanych ze składnikami wynagrodzenia:

1. wynagrodzenie zasadnicze – kategoria zaszeregowania, kwota w zł,2. dodatek funkcyjny - stawka, kwota w zł,3. dodatek specjalny (data od - data do, kwota w zł.),

4. dodatek stażowy, nalicza się automatycznie pobierając dane z historii zatrudnienia i aktualnego zatrudnienia, z wyłączeniem właściwych okresów,

5. premia: % przyznawanej od wynagrodzenia zasadniczego (z automatycznym pokazaniem naliczonej kwoty),

6. ryczałt,54.15

Kadry System musi kontrolować kwoty ww. składników wynagrodzenia, w szczególności:1. minimalnego wynagrodzenia za pracę,2. minimalnego i maksymalnego wynagrodzenia zasadniczego zgodnie z

przyznaną kategorią zaszeregowania,3. maksymalnego dodatku funkcyjnego zgodnie z przyznaną stawką,4. maksymalnego dodatku specjalnego określone odpowiednimi przepisami,5. maksymalnej wysokości premii określonej odpowiednimi przepisami.

55. Kadry System musi umożliwić przypisanie porozumienia zawartego z PUP-em w przypadku osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych. Informacja musi być pobierana za słownika umów o zatrudnienie w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych na bieżąco aktualizowanego przez Wykonawcę. Słownik musi zawierać następujące dane: nazwa i adres podmiotu, nr umowy, typ umowy, z dnia, okres trwania, limit osób, stawka na etat (kwota refundacji).

56. Kadry System musi umożliwić wydrukowanie listy osób zatrudnionych w ramach wybranego porozumienia wraz ze wskazaniem komórki organizacyjnej, wynagrodzeniem i refundacją.

57.15

Kadry System musi umożliwić rejestrowanie kar i wyróżnień z informacjami:1. kary: rodzaj kary (nagana, upomnienie, kara pieniężna), data udzielenia, kto

przyznał, kwota,2. wyróżnienie: rodzaj wyróżnienia (nagroda pieniężna, pochwała, dyplom), data

przyznania, kto przyznał, kwota.58.15

Kadry System musi pokazywać daty nabycia uprawnień do nagród jubileuszowych. Informacja musi zawierać: stopnie nagród, daty nabycia nagród (wyliczane przez system), daty skorygowane przez użytkownika, daty wypłat zrealizowanych nagród.

59.15

Kadry System musi rejestrować następujące informacje o zwolnieniach: rodzaje absencji, data od - do, dni w szpitalu, automatycznie wyliczane dni kalendarzowe/robocze, dni wynagrodzenia chorobowego, dni zasiłku chorobowego.

60.15

Kadry System musi rejestrować pozostałe rodzaje absencji: rodzaje absencji, data od - do, statusy (np. wprowadzony, przyjęty/odrzucony w kadrach, zatwierdzony), automatycznie wyliczane dni kalendarzowe/robocze.

61.15

Kadry System musi kontrolować wymiary absencji: urlopy, zwolnienie od pracy udzielane na podst. art. 188 kp., wyszczególnienie urlopów na żądanie (limit 4 dni w roku kalendarzowym zdejmowanych z urlopu bieżącego).

62.15

Kadry System musi uniemożliwić wpisanie dwóch absencji w jednym okresie.

63.15

Kadry System musi umożliwić korygowanie błędnie wprowadzonych nieobecności.

64.16

Kadry W przypadku absencji, których czas trwania narzucany jest przez przepisy prawa, System samodzielnie musi wstawiać datę końcową (np. urlop macierzyński, rodzicielski, urlop ojcowski) z możliwością wprowadzenia ręcznej korekty.

65.16

Kadry Po wpisaniu absencji powodujących zawieszenie stosunku pracy (m.in.: urlop, bezpłatny) System musi odliczać je automatycznie ze stażu pracy.

66.16

Kadry W Systemie muszą być rejestrowane absencje godzinowe (np. nadgodziny, odbiór nadgodzin, wyjścia prywatne i ich odbiór). Informacja musi zawierać datę absencji, rodzaj, ilość godzin, data wypracowania odbieranych nadgodzin w przypadku odbioru nadgodzin.

67.16

Kadry System musi umożliwić rejestrowanie limitu nadgodzin w wymiarze rocznym i kwartalnym ustalonym przepisami wewnętrznymi.

68.16

Kadry System musi uniemożliwić wpisanie pracownikowi nadgodzin w ilości przekraczającej limit kwartalny i roczny.

69.16

Kadry W Systemie musi być możliwy szybki podgląd sumy ilości absencji (z podziałem na rodzaje) wykorzystanych przez pracownika w poszczególnych latach w trakcie zatrudnienia u Zamawiającego.

70.16

Kadry W Systemie muszą być rejestrowane informacje dotyczące wypracowanych nadgodzin w postaci: rodzaj nadgodzin, ilość, data wypracowania, rozróżnienie sposobu rozliczenia (do odbioru, do wypłaty).

71.16

Kadry W Systemie musi być możliwy szybki podgląd sumy ilości wypracowanych nadgodzin w danym roku, kwartale, miesiącu z rozbiciem na nadgodziny do odbioru, do zapłaty.

72. Kadry System musi automatycznie wyliczać wymiar urlopu zgodnie z obowiązującymi przepisami.

73. Kadry System na bieżąco pokazuje stan posiadanego urlopu w podziale na urlop bieżący i zaległy (w podziale na liczby dni/godzin w poszczególnych latach, którym ta zaległość przysługuje).

74.16

Kadry W przypadku zmiany wymiaru urlopu wypoczynkowego w trakcie zatrudnienia, System musi automatycznie wyliczyć i wskazać datę zmiany.

75.17

Kadry System musi uniemożliwić zaewidencjonowanie dni urlopów (np. wypoczynkowego, dodatkowego wypoczynkowego) ponad ilość przysługującą pracownikowi w danym roku.

76.17

Kadry System musi przeliczać automatycznie, z możliwością ręcznej modyfikacji, ilość przysługującego pracownikowi urlopu w związku z zakończeniem okresu zawieszenia stosunku pracy (urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego).

77.17

Kadry System musi wskazywać ilość dni urlopu przedawnionego i datę jego przedawnienia.

78.17

Kadry W przypadku pracowników nabywających prawo do pierwszego urlopu (absolwenci) System musi automatycznie w roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął pierwszą pracę naliczać 1/12 wymiaru urlopu przysługującego z upływem każdego miesiąca pracy

79.17

Kadry W przypadku pracowników nabywających prawo do pierwszego urlopu System musi uwzględniać informację o ilości dni przepracowanych u poprzedniego pracodawcy z rozpoczętego kolejnego miesiąca pracy, do naliczenia prawa do kolejnej 1/12 wymiaru urlopu przysługującego z upływem każdego miesiąca pracy.

80.17

Kadry Dla osób zatrudnionych na czas określony System musi naliczać ilość dni urlopu przysługującego pracownikowi proporcjonalnie do czasu trwania umowy.

81.17

Kadry Dla osób zatrudnionych na czas określony w celu zastępstwa, System musi naliczać ilość przysługujących dni urlopu w danym roku kalendarzowym w powiązaniu z absencją osoby zastępowanej.

82.17

Kadry Dla wszystkich rodzajów urlopów (wypoczynkowego, dodatkowego przysługującego z tytułu niepełnosprawności, uprawnień kombatanckich, szkoleniowego, dla aplikantów radcowskich, związanego z rozprawą doktorską ) System musi pokazywać informacje:

1. rodzaj urlopu,2. wymiar urlopu przysługujący w danym roku,3. ilość urlopu aktualnego: dni/godziny,4. ilość urlopu zaległego dni/godziny,5. ilość urlopu do wykorzystania dni/godziny,6. ilość dni urlopu na żądanie (do wykorzystania oraz wykorzystanych),7. ilość dni zwolnienia od pracy z tytułu opieki na dzieckiem do lat 14 (do

wykorzystania/ wykorzystanych),8. ilość dni przysługującego ekwiwalentu (dla zakończonych stosunków pracy).

System musi pozwolić na ręczną modyfikację przez uprawnionego użytkownika

powyższych informacji.83.17

Kadry System musi umożliwić zapisywanie informacji: data rozwiązania stosunku pracy, tryb rozwiązania stosunku pracy (wybierany ze słownika), kod ZUS dotyczący przyczyny zakończenia okresu ubezpieczenia społecznego.

84.17

Kadry Na żądanie uprawnionego użytkownika, System musi generować do Płatnika zgłoszenie wyrejestrowania z ZUS (pracownika i członków rodziny).

85.18

Kadry System musi wyliczać ilość dni urlopu, za który przysługuje ekwiwalent.

86.18

Kadry System musi generować świadectwo pracy (zgodnie z przepisami) automatycznie pobierając niezbędne informacje z części kadrowej i płacowej m. in. liczba dni wykorzystanego urlopu w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 kp. w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zajęcia sądowe (oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych kwot), okresy nieskładkowe z czasu zatrudnienia, okresy związane z wykorzystywaniem uprawnień związanych z rodzicielstwem.

87.18

Kadry System musi umożliwić generowanie gotowych wydruków dla pracownika oraz do Worda wg szablonów z możliwością ręcznej modyfikacji.

88. Kadry System musi umożliwić tworzenie i zapisywanie własnych szablonów wydruków automatycznie uzupełnianych przez System odpowiednimi danymi.

89.18

Kadry Na wydrukach w szczególności Umowy o pracę, aneksach, porozumieniach, System musi uwzględniać wszystkie wcześniej wpisane informacje.

90.18

Kadry System musi umożliwić drukowanie aneksów/porozumień do umowy m.in.: zmiana warunków wynagradzania, awanse ze zmianą warunków wynagrodzenia/ bez zmiany, oddelegowania za zgoda pracownika/ bez zgody, zmiana komórki organizacyjnej - zmiany organizacyjne aneks za zgodą pracownika.

91.18

Kadry System musi umożliwić drukowanie dodatkowych pism (wg. szablonów automatycznie uzupełnianych danymi wymaganymi w danym rodzaju pisma) m.in.: o przyznaniu dodatku za wieloletnią pracę, o nabyciu uprawnień do nagrody jubileuszowej, o przyznaniu dodatku specjalnego.

92. Kadry Użytkownik musi mieć możliwość generowania wydruków dla wybranego pracownika/grupy pracowników z wszystkich informacji znajdujących się w Systemie, w szczególności:

1. Wykazu wypłaconych pracownikowi nagród w okresie od - do,2. Wykazu dokonanych zmian wynagrodzenia w okresie od - do,3. Wykazu absencji w okresie od - do (z możliwością obcięcia absencji na podane

daty od-do), rodzaje absencji do wyboru itp.,4. Karty stażu pracy m.in.: ogólnego stażu pracy, stażu przed zatrudnieniem, stażu

do nagrody jubileuszowej, stażu do emerytury/renty, stażu zakładowego, stażu do urlopu,

5. Karty ewidencji czasu pracy w okresie od -do,6. Zaświadczenia o zatrudnieniu: dane pracownika z danymi o samym

zatrudnieniu (m.in.: imię i nazwisko, adres zamieszkania/ zameldowania, data zatrudnienia, jednostka, stanowisko, etat, rodzaj umowy: czas określony/nieokreślony, zewskazaniem czasu trwania umowy w przypadku umów na czas określony oraz danych osoby zastępowanej w przypadku umów na zastępstwo) z możliwością wprowadzanie ręcznych modyfikacji i pobrania innych danych znajdujących się w systemie,

7. Zaświadczenia o wykorzystywanym przez pracownika urlopie wychowawczym/ bezpłatnym z możliwością wprowadzanie ręcznych modyfikacji i pobrania innych danych znajdujących się w systemie,

8. Zaświadczenia dla ZUS z danymi o okresach nieskładkowych, urlopach

bezpłatnych, wychowawczych (z wyróżnieniem jednostek organizacyjnych lub bez),

9. Przebiegu zatrudnienia u Zamawiającego (historia) z wyszczególnieniem m.in. zajmowanych stanowisk, komórek organizacyjnych zatrudniających pracownika.

93.19

Kadry Musi być możliwość wykonania wydruków z wszystkich informacji znajdujących się w Systemie dotyczących wszystkich pracowników danej komórki organizacyjnej, bądź w ograniczeniu do danego stanowiska (dla całego podmiotu lub danej komórki organizacyjnej). Raporty muszą być generowane: na dzień/ w okresie od - do, z możliwością wyboru rodzaju sortowania, m.in. wg stanowiska/ nazwiska, z ograniczeniem do działu (alfabetycznie)/ z podziałem na wewnętrzne komórki organizacyjne. System musi umożliwić zawężanie danych np.: do statusu pracownika aktualny/ przeszły/ zawieszony (na dzień bieżący/okres lub na dzień/okres raportu), do wymiaru etatu, do pracowników etatowych/ pracowników zatrudnionych na czas określony w celu zastępstwa/ pracowników zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych. Na wydrukach musi istnieć możliwość uwzględniania powierzenia obowiązków, które musi być odpowiednio oznaczone, wyboru umów na czas określony w celu zastępstwa i do dnia porodu, a także pracowników oddelegowanych. Użytkownik musi mieć możliwość konfigurowania wydruków: imiennych (pracownikami) z podsumowaniem wybranych danych w określonej jednostce, jak również wydruków samych podsumowań.

94.19

Kadry System musi umożliwić generowanie różnych wydruków wg stanu na określony dzień lub w przedziale czasu, w szczególności:

1. zatrudnieni pracownicy z możliwością podziału na czas określony i nieokreślony;2. pracownicy zatrudnieni na czas określony w celu zastępstwa;3. wynagrodzenia pracowników dla 1 etatu i proporcjonalnie do etatu (w rozbiciu

na zasadnicze i dodatki z łącznym podsumowaniem); 4. zmiany wynagrodzeń w okresie;5. pracownicy np.: wg wykształcenia, wieku, płci, miejsca zamieszkania, stażu pracy,

posiadanych dzieci, daty zatrudnienia, ukończonych kursów i szkoleń, znajomości języków;

6. struktura wieku i płci, wykształcenia na dzień;7. zwolnieni pracownicy w okresie od - do;8. pracowników którzy zostali zatrudnieni w okresie od - do,9. pracownicy z orzeczoną niepełnosprawnością, z możliwością wyboru stopnia

niepełnosprawności: znaczny / umiarkowany /lekki; 10. przebieg zatrudnienia pracowników u Zamawiającego (historia) z

wyszczególnieniem m.in. zajmowanych stanowisk, komórek organizacyjnych zatrudniających pracownika;

11. pracownicy z ustalonym prawem do emerytury /renty;12. pracownicy, którzy nabędą uprawnienia do emerytury w określonym czasie;13. pracownicy, którzy nabędą uprawnienia do emerytury w określonym czasie z

wskazaniem wynagrodzeń miesięcznych oraz z wyliczeniem kwoty przysługującej odprawy;

14. pracownicy, którym przyznano nagrody, udzielono kar;15. ważność badań lekarskich;16. uprawnieni do nagrody jubileuszowej, dodatku za wieloletnią pracę we

wskazanym okresie;17. uprawnieni do nagrody jubileuszowej, dodatku za wieloletnią pracę we

wskazanym okresie z podaniem wynagrodzeń miesięcznych z wyliczeniem kwoty świadczenia;

18. lista pracowników uprawnionych i nieuprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia rocznego z możliwością modyfikacji;

19. przegląd absencji;20. nadgodziny;21. rozliczone nadgodziny - odebrane/zapłacone;

22. nierozliczone nadgodziny;23. karta ewidencji czasu pracy, w tym wydruk zbiorczy,24. lista obecności dla działu wg sekcji;25. ilość dni wynagrodzenia chorobowego;26. ilość dni zasiłku chorobowego;27. wprowadzone zwolnienia lekarskie;28. zwolnienia dłuższych niż...;29. urlopy wypoczynkowe w okresie;30. wymiary urlopów pracowników,31. zmiana wymiaru urlopu wypoczynkowego;32. bilans wykorzystania wszystkich przysługujących urlopów na wskazany dzień;33. rezerwa urlopowa,34. informacje uzupełniające;35. umowy z PUP na prace interwencyjne i roboty publiczne - wykaz pracowników,

wynagrodzeń przyznanych, kosztów Zamawiającego (wynagrodzenia -refundacja).

95.19

Kadry System musi umożliwić generowanie zestawienia zawierającego dane dotyczące stanu zatrudnienia w działach w ujęciu etatowym z wyszczególnieniem: kol.l - limitu etatów, kol.2 - ilości etatów (bez okresów zawieszeń, umów na zastępstwo), kol.3 - ilości etatów zawieszonych, kol.4 - suma ilości kol.2 i 3, kol.5 - ilości etatów na zastępstwo, kol.6 - suma ilości kol.4, 5.

96.19

Kadry System musi umożliwić wydrukowanie stanu zatrudnienia w komórkach organizacyjnych w ujęciu etatowym i osobowym, z grupowaniem stanowisk, wg wytycznych użytkownika, z uwzględnieniem urlopów wychowawczych i bezpłatnych na dany dzień lub na l, l5 i ostatni dzień miesiąca z wyliczeniem przeciętnej z całego miesiąca.

97. Kadry System musi umożliwić generowanie zestawienia zawierającego dane dotyczące zatrudnienia na dany dzień miesiąca lub przeciętne zatrudnienie w danym miesiącu w etatach/osobach z pracami interwencyjnymi i robotami publicznymi/bez prac interwencyjnych i robót publicznych.

98.20

Kadry System musi umożliwić generowanie wydruków potrzebnych do sprawozdań GUS: Z-02, Z-03, Z-06, Z-14, Z-05, Z-12.

99.20

Kadry System musi umożliwić grupowe wprowadzanie podwyżek w danej jednostce organizacyjnej i wydruk listy pracowników oraz porozumień imiennych dla pracowników, którym wprowadzono podwyżki.

100.20

Kadry System musi umożliwić grupowe wprowadzanie nagród w danej jednostce organizacyjnej i wydruk listy pracowników, którym zostały przyznane oraz pism imiennych dla nich.

101.20

Kadry System musi umożliwić grupowe wprowadzenie zmian organizacyjnych i wydruk porozumień imiennych dotyczących tych zmian.

102.20

Kadry System musi umożliwić grupowe przeliczanie wymiaru urlopu dla pracowników.

103.20

Kadry System musi umożliwić grupowe zatwierdzanie:nagród jubileuszowych i odpraw pracowniczych

104.Kadry System musi umożliwić, w wyjątkowych przypadkach, kasowanie zatrudnienia (jeśli nie było żadnych wypłat) oraz pracownika (jeśli nie ma podpiętych żadnych zatrudnień, umów cywilnoprawnych).

105.20

Kadry System musi być przystosowany do elektronicznego rozliczenia czasu pracy (m.in. do współpracy z czytnikami kart zbliżeniowych RCP).

106.Kadry Czas pracy (kalendarz):1. norma podstawowa – 8 godzin na dobę i 40 godzin w pięciodniowym tygodniu

pracy,2. możliwość ustalania rozkładu czasu pracy indywidualnie dla każdego pracownika na

dany okres rozliczeniowy w układzie do 4 miejsc po przecinku w przypadku niepełnego wymiaru etatu,

3. możliwość zmiany rozkładu czasu pracy w środku tygodnia/miesiąca,4. informacja o czasie faktycznie przepracowanym przez danego pracownika (godziny

nadliczbowe, praca w porze nocnej, w niedziele i święta),5. praca w formie telepracy – rozkład czasu pracy indywidualnie dla każdego

pracownika na dany okres rozliczeniowy, raport,6. praca w równoważnym systemie czasu pracy – rozkład czasu pracy indywidualnie

dla każdego pracownika na dany okres rozliczeniowy, raport,7. ruchomy czas pracy.Automatyczne wyliczanie czasu pracy wszystkich pracowników z uwzględnieniem każdej zmiany rozkładu czasu pracy.

PłaceLp. Obszar Wymagania funkcjonalne w ramach obszaru

1 Płace

Zgodność modułu Płacowego z aktualnymi przepisami głównie:• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz.94 z późn. zm.).• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2002r. nr 14,poz.176 z późn. zm.).• Ustawa z dnia 25 czerwca 1999r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. nr 60, poz.636 z późn. zm.).• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 13, poz. 887 z późn. zm.).• Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080)

2 Płace Dostosowanie Systemu do aktów prawnych obowiązujących w NCBR oraz NCBR+

3 Płace Zapewnienie bieżącej aktualizacji Systemu do zmieniających się przepisów prawnych dotyczących płac ZUS, PIT itp..

4 Płace

Gromadzenie danych podatkowych dotyczących pracownika:• informacje o przynależności do urzędu skarbowego• informacje o stopie podatku• informacje o przysługujących pracownikowi kosztach uzyskania przychodu• informacje o przysługujących pracownikowi ulgach podatkowych

5 PłaceGromadzenie zbiorczych informacji o naliczonych podstawach składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne dla pracownika na podstawie jego stosunków pracy w układzie rocznym.

6 Płace Moduł placowy musi być zintegrowany z modułem kadrowym i innymi modułami/systemami. Wszystkie niezbędne dane muszą być widoczne

7 PłaceZdefiniowanie schematu rozliczenia wynagrodzeń, poprzez przypisanie pracownikowi odpowiednich składników definiowanych indywidualnie przez użytkownika Systemu. Możliwość definiowania nowych składników w trakcie trwania zatrudnienia.

8 Płace Wszystkie absencje nanoszone w płacach mają być widoczne również w Systemie kadrowym, absencje naniesione w kadrach maja być widoczne w płacach.

9 PłaceAplikacja musi umożliwiać rozliczanie zasiłków chorobowych, wynagrodzeń chorobowych oraz innych absencji pokrewnych zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w dniu oddania Systemu do eksploatacji.

10 Płace

System musi kontrolować z jakich podstaw należy rozliczać dany rodzaj zasiłku, kontrolować, czy dany pracownik nabył uprawnienia do zasiłku, podpowiadać odpowiednie procenty, badać okres zasiłkowy, uwzględniać zmiany wymiaru etatu i brać wysokość podstawy w poszczególnych miesiącach.

11 Płace Możliwość automatycznej oraz ręcznej zmiany podstawy do naliczenia wynagrodzenia oraz zasiłków chorobowych

12 PłaceSystem powinien kontrolować limitowane zwolnienia lekarskie w danym roku oraz automatycznie dzielić absencję na odpowiednie części (wynagrodzenie chorobowe, zasiłki) z uwzględnieniem zwolnień rozliczonych u poprzedniego pracodawcy.

13 Płace Aplikacja na bieżąco musi liczyć podstawy do zasiłków chorobowych i do urlopów.

14 PłaceSystem prawidłowo rozlicza (również waloryzacja podstawy) i pilnuje czas trwania okresu zasiłkowego (182 dni), systemem powiadomień o zbliżającym się końcu okresu zasiłkowego.

15 Płace System musi rozliczać urlopy macierzyńskie, wychowawcze, bezpłatne inne a także prawidłowo rozliczać łączenie pracy z urlopem rodzicielskim

16 Płace System automatycznie kontroluje kwestie naliczania, bądź zaniechania naliczania FP zgodnie z obowiązującymi przepisami

17 Płace Możliwość zbiorczego wprowadzenia danych dotyczących grupy pracowników np. wprowadzenie kwot potrącenia ub. na życie

18 Płace

Wybrany użytkownik aplikacji musi mieć możliwość - absencje: Definiowania nowych absencji, w dowolnym momencie eksploatacji

systemu -absencje Definiowania wpływu absencji na rozliczenie innych składników, w

dowolnym momencie eksploatacji systemu -absencje Definiowania elementów, które wchodzą do podstawy absencji

chorobowych według zasad określonych przez użytkownika, w dowolnym momencie eksploatacji systemu -absencje

Definiowania elementów, które wchodzą do podstawy absencji urlopowych według zasad określonych przez użytkownika, w dowolnym momencie eksploatacji systemu -absencje.

19 Płace Wszystkie zmiany związane z umową nanoszone w module kadrowym maja być automatycznie widoczne w module płacowym.

20 PłaceEwidencja potrąceń takich jak: ubezpieczenia grupowe, lub potrącenia stałe, które co miesiąc są potrącane w stałej kwocie lub stałym procencie, będzie odbywać się jednorazowo w Systemie.

21 Płace System będzie ujmował potrącenia stałe każdorazowo na liście płac.

22 Płace Potrącenia stałe będą nanoszone kwotą lub procentowo.

23 PłacePotrącenie raty z ZFŚS - pracownicy zajmujący się obsługą funduszu socjalnego wprowadzają zadłużenie i harmonogram spłat, system sam pilnuje, aby pożyczka była potrącana automatycznie do wysokości zadłużenia.

24 Płace

Ewidencja alimentów i zajęć komorniczych. Alimenty i zajęcia komornicze będą ewidencjonowane jednorazowo. System będzie kontrolował maksymalną kwotę potrącenia określoną dla danego komornika z uwzględnieniem możliwych progów potrąceń. System musi pilnować progu minimalnego wynagrodzenia, jakie pracownik dostaje do wypłaty.

25 Płace Wyliczanie wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach oraz dodatków wynikających z tego tytułu 50%, 100% oraz dodatek nocny

26 Płace System musi umożliwiać automatyczne naliczanie dodatku stażowego w oparciu o wymiar stażu pracy liczony na pierwszy dzień miesiąca i stawki zasadniczej.

27 System musi zapewnić prawidłowe rozliczenie dodatku stażowego przypadającego za okres nieskładkowy

28 Płace Nagrody jubileuszowe - według zasad określonych w regulaminie.

29 Płace Odprawy emerytalne - wyliczana automatycznie na podstawie zadanej ilości miesięcy, z możliwością wprowadzenia kwoty.

30 Płace Odprawy pośmiertne - wyliczana automatycznie na podstawie zadanej ilości

miesięcy, z możliwością wprowadzenia kwoty.

31 Płace

Zapomogi opodatkowane, dofinansowania, będą wprowadzane przez osoby zajmujące się obsługa funduszu socjalnego do modułu działalności socjalnej, po wprowadzeniu będą automatycznie gotowe do ujęcia na listach płac w celu rozliczenia podatku oraz ewentualnej wypłaty przez listę płac, w przypadku wypłat przez listę płac powinna to być lista dodatkowa.

32 Płace

Obliczanie listy powinno być możliwe wielokrotnie, za każdym przeliczeniem powinny być ujmowane nowo naniesione zmiany np. przez kadry (zmiana stawki, dodatków, nowe absencje), przez płace (nowe lub zmienione absencje, naniesione dodatki), osoby zajmujące się działalnością socjalną (zapomogi, dofinansowania).

33 Płace Musi istnieć możliwość ujmowania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na listach dodatkowych.

34 Płace Obliczanie musi być możliwe każdorazowo po zmianie do momentu ostatecznego zamknięcia listy (zarówno całej listy płac jak i pojedynczego pracownika)

35 Płace Z list obliczonych, a jeszcze niezamkniętych powinna być możliwość wygenerowania raportów dostępnych w systemie ( w różnym formacie PDF, EXCEL, XML)

36 PłaceSystem powinien mieć raport lub inną formę informowania użytkownika, kto i kiedy wykonywał operacje ponownego przeliczania listy, jakie osoby zostały przeliczone oraz jakie składniki uległy zmianie z podaną kwotą przed i po zmianie.

37 Płace

W systemie musi istnieć raport weryfikujący elementy (stawka zaszeregowania, dodatki funkcyjne, dodatki specjalne, procenty/kwoty premii/nagrody regulaminowej, absencje, kończąca się umowa), które uległy zmianie w stosunku do poprzedniego miesiąca.

38 Płace System musi mieć możliwość zdefiniowania wydruku listy płac, paska, zbiorówki z listy wynagrodzeń przez użytkownika.

39 Płace Możliwość wydruków dowolnych składników z listy.

40 Płace Musi istnieć możliwość zdefiniowania paska wynagrodzeń tak, aby mógł zastąpić IMIR

41 Płace Powinna istnieć możliwość druku listy, paska, zbiorówki z listy wynagrodzeń w dowolnym momencie niezależnie od statusu listy (przeliczona, zamknięta).

42 Płace Zamknięcie listy płac - Zamknięcie listy powinno blokować listę przed ponownym przeliczeniem.

43 Płace Definiowanie różnych rodzajów list płac, tworzenie własnych szablonów list.

44 PłaceDla każdego pracownika powinna istnieć możliwość zdefiniowania dowolnej ilości kont bankowych i określenie między nimi procentowego bądź kwotowego podziału wypłaty.

45 PłaceSystem powinien umożliwić eksport przelewów do pliku. Użytkownik systemu sam musi mieć możliwość zdefiniowania dowolnie formatów przelewu w postaci pliku tekstowego.

46 Płace Na podstawie list płac System musi pozwalać na sporządzenie przelewów na komorników i inne potrącenia.

47 PłaceSystem powinien automatycznie dekretować listę płac. System powinien zapewnić użytkownikowi systemu FK samodzielny pobór zadekretowanego dokumentu do modułu finansowo księgowego.

48 Płace

Stosowanie kosztów na prawach autorskich w stosunku do wszystkich pracowników i w stosunku do wszystkich składników stanowiących brutto. W każdym składniku stanowiącym brutto w kontekście pracownika musi być możliwy do zdefiniowania procentowy podział na część stanowiącą koszty uzyskania na prawach autorskich i część opodatkowaną na zasadach ogólnych. Koszty na prawach autorskich nie powinny obejmować absencji pracownika.

49 Płace Wykonawca dokona pełnej integracji Systemu z systemem finansowo-księgowym eksploatowanym u Zamawiającego (Quorum dla Centrum oraz Symfonia dla Spółki).

50 Płace

W Systemie muszą być ewidencjonowane różne rodzaje umów (umowa o pracę, umowy cywilno-prawne) dla jednego pracownika. System musi automatycznie w trakcie rozliczenia danej umowy uwzględniać wypłaty z innych rodzajów umów i wypłat w kontekście podatku dochodowego i składek ZUS. Rozliczenia różnych rodzajów umów, list płac i tytułów wypłat w jednym miesiącu musi skutkować wygenerowaniem zbiorczej deklaracji do ZUS z prawidłowo wyliczonymi składkami ZUS w ramach miesiąca wypłaty tak, aby nie powstały zaokrąglenia.

51 PłaceMusi być możliwe wygenerowanie jednej deklaracji PIT dla pracownika niezależnie od tego ile i jakich okresów zatrudnienia oraz jakich tytułów wypłat w roku podatkowym posiadał.

52 PłaceUżytkownik systemu musi mieć możliwość samodzielnie określać składniki wchodzące do podstawy średniej urlopowej w dowolnym momencie eksploatacji Systemu.

53 PłaceMusi istnieć mechanizm, który pozwoli ponownie przeliczyć podstawy urlopowe wstecz w przypadku zmiany składników wchodzących do podstawy lub zmiany wysokości składników wynagrodzenia pracownika (np. stawka zasadnicza).

54 Płace System wyliczając wynagrodzenie urlopowe powinien ujmować prawidłowo okres zatrudnienia pracownika.

55 Płace

System musi przechować historię zmian: stanowisk, umów, komórek organizacyjnych, stawek zaszeregowania, wymiarów etatu, dodatków, MPK tak, aby była możliwość w dowolnym momencie sprawdzenia historycznych danych oraz sporządzenia raportów na zadaną datę wstecz.

56 Płace Baza składników płac musi być otwarta.

57 Płace Użytkownik Systemu posiadający odpowiednie uprawnienia musi mieć możliwość zdefiniowania nowych składników wynagrodzeń.

58 PłaceUżytkownik musi mieć możliwość dowolnej zmiany algorytmów istniejących składników. Zmiana algorytmów składników powinna być możliwa bez zaangażowania producenta oprogramowania.

59 Płace System powinien automatycznie uwzględniać i zapamiętywać składniki wpływające na pomniejszenie "13" np. urlop okolicznościowy

60 PłacePodwyżki - System powinien umożliwiać rozliczenie podwyżek, które zostały udzielone wstecz. System powinien pozwolić na wyrównanie zasiłków, nagród jubileuszowych, odprawa emerytalnych ora innych składników.

61 PłaceEwidencja list płac - Dla każdego pracownika w danym miesiącu musi istnieć możliwość zdefiniowania jednej listy głównej oraz nieograniczonej ilości list dodatkowych.

62 Płace Każda lista ma mieć swój numer, możliwość wprowadzenia datę ZUS, datę należności, datę wypłaty i datę sporządzenia

63 Płace System musi generować plik z deklaracjami do programu płatnik RCA, RSA, RZA, DRA. ( w tym raporty zerowe)

64 Płace System musi wskazywać listę osób do wykazania na deklaracji ZUS IWA oraz generować plik dotyczący tej deklaracji do programu Płatnik

65 Płace System musi mieć możliwość zaczytywania wartości składników płacowych na kartoteki z plików tekstowych, z arkuszy Excel.

66 PłaceSystem powinien mieć możliwość zaewidencjonowania przychodów pracownika z zatrudnienia w innych firmach tak, aby ta informacja była uwzględniona w kontroli przekroczenia progu podatkowego i przekroczenia progu ZUS.

67 PłaceSystem musi umożliwiać rozliczenie zwrotu składek ZUS z lat poprzednich i z roku bieżącego. Składki z lat poprzednich nie są ujmowane w deklaracjach rozliczeniowych do ZUS.

68 PłaceAutomatyczna korekta list płac w miesiącu następnym tj. po wypłaceniu wynagrodzeń np. wprowadzenie podwyżki wynagrodzenia zasadniczego za poprzednie miesiące

69 PłaceAutomatyczna korekta do konkretnej listy płac np. wypłacone 100% wynagrodzenia chorobowego zamiast 80% lub wypłacone wynagrodzenie dla pełnego etatu zamiast 3/4 itp.

70 Płace Możliwość generowania list płac z kwotą ujemną do wypłaty np. w sytuacji kiedy pracownik będzie dokonywał zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia itp.

71 Płace Możliwość usunięcia pracownika z listy płac

72 Płace Możliwość wprowadzenia do Systemu osoby niebędącej pracownikiem i wygenerowanie listy płac

73 Płace System musi zapewnić rozliczenie świadczeń rzeczowych. Świadczenia są opodatkowane i stanowią przychód pracownika, nie są fizycznie wypłacane.

74 Płace System musi zapewnić prawidłowe obliczenie podatku dochodowego.

75 Płace System musi umożliwiać definiowanie zaniechania poboru podatku, naliczania indywidualnego podatku.

76 Płace System musi zapewniać automatyczną zmianę progów podatkowych z wcześniejszą sygnalizacją jego zmiany, możliwość modyfikacji progu (oświadczenie)

77 Płace System musi zapewnić definiowanie kosztów uzyskania przychodu.

78 Płace System musi zapewnić rozliczenia roczne podatku dochodowego.

79 Płace Automatyczna zmiana progów podatkowych z wcześniejszą sygnalizacją jego zmiany, możliwość modyfikacji progu (oświadczenie)

80 Płace System musi zaprzestać naliczania ulgi podatkowej po przekroczeniu progu podatkowego

81 Płace

System powinien umożliwić automatyczną kontynuację składników, które nie podlegają zmianie po zakończeniu roku podatkowego np. podwyższone KUP oraz automatyczną zmianę składników, które obowiązują tylko w danym roku podatkowym np. wniosek o podwyższenie progu podatkowego w roku 2018 z automatu przestaje być uwzględniany w raz z rozpoczęciem roku 2019

82 Płace System musi generować następujące sprawozdania i raporty:

83 Płace System musi umożliwić wygenerowanie wszystkich raportów i sprawozdań do instytucji zewnętrznych wymaganych przepisami prawa ( US, ZUS, GUS, PFRON)

84 Płace Raport Rp-7,

85 PłaceDeklaracje PIT11, PIT4R, PIT8AR, PIT8C, IFT1, IFT1R - zmiana stanowiska, komórki organizacyjnej nie może powodować generacji odrębnego dokumentu dla pracownika,

86 Płace

System musi posiadać narzędzie służące do samodzielnego definiowania raportów w trybie ad-hoc. W systemie powinny być zdefiniowane widoki danych na podstawie których użytkownik za pomocą interfejsu (typu) graficznego może wybrać odpowiednie atrybuty i kryteria wyboru danych w celu definicji nowego raportu

87 Płace Wydruk kart zasiłkowych,88 Płace Listy płac - zgodnie z wymaganiami Zamawiającego89 Płace Paski - zgodnie z wymaganiami Zamawiającego

90 Płace Wydruk i eksport IMIR do PDF (zarówno zbiorczy jak i indywidualny)

91 Płace Zestawienia zbiorcze z list płac - zgodnie z wymaganiami Zamawiającego

92 PłaceKarta wynagrodzeń - użytkownik powinien mieć możliwość zdefiniowania samodzielnie, jakie składniki płacowe chce widzieć w momencie wydruku na karcie wynagrodzeń,

93 PłaceZaświadczenie o zarobkach - użytkownika powinien mieć możliwość definiowania, jakie elementy wynagrodzenia będą pokazywane na zaświadczeniu, jaki jest cel zaświadczenia, okresu zaświadczenia.

94 Płace Automatyczne generowanie zaświadczeń do których zobowiązany jest pracodawca np. ZUS RP-7, ZUS Z-3

95 PłaceRaporty z wynagrodzeń na podstawie zadanego okresu z grupowaniem według: stanowisk, tytułów i stopni naukowych, komórek organizacyjnych, według klasyfikacji gusowskich,

96 Płace Zestawienia na potrzeby rozliczenia ZUS97 Płace Wydruk wybranych przez użytkownika składników płacowych.

98 Płace Raport na potrzeby określenia możliwości udzielenia pożyczek z działalności socjalnej.

99 PłaceGromadzenie zbiorczych informacji o naliczonych podstawach składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne dla pracownika na podstawie jego stosunków pracy w układzie rocznym

100 Płace

Zapewnienie możliwości przygotowania i emisji przelewów dla naliczonych wynagrodzeń:• wydruk przelewów w formie papierowej• wydruk przelewów zbiorczych• emisji przelewów w formie elektronicznej z wykorzystaniem systemu bankowości elektronicznej a także ekspert przelewów do pliku

101 Płace

Wydruk podstawowych zestawień na podstawie szablonów dostępnych w programie:• wydruk listy płac ( również wydruk do PDF, Excel i inne)• wydruk pasków wynagrodzeń dla pracowników• wydruk karty wynagrodzeń dla pracownika• wydruk karty zasiłkowej dla pracownika• wydruk formularzy rozliczeniowych PIT• możliwość tworzenia dowolnych szablonów i ich rejestrowania

102 Płace Edycja dokumentów płacowych (pism, zaświadczeń) na podstawie danych o naliczonych wynagrodzeniach

103 Płace

Prowadzenie rejestru dochodów:• przegląd danych o dochodach pracownika naliczonych na listach płac w układzie miesięcznym• automatyczne uzupełnianie rejestru dochodów podczas generacji list płac

104 Płace

Wymagana operacja zamykania poszczególnych list płac powiązana z poniżej wymienioną kontrolą:• rozliczenia na listach płacowych wszystkich przygotowanych składników wypłat• przekroczenia przez pracowników progów podatkowych• zakończenia stosunków pracy rozliczanych na listach płacowych

105 PłaceKorzystanie w trakcie wypełniania informacji o pracownikach i listach płac ze słowników uzupełnianych przez użytkownika, pozwalających na systematyczne grupowanie wprowadzanych danych

106 PłaceDefiniowanie złożonych dekretów (księgowanie składnika listy płac na kilka kont kosztowych) składników listy płac przy pomocy zdefiniowanych szablonów, jak również przy pomocy dedykowanych funkcji.

107 Płace

Wymiana danych w ramach Systemu:• pełna integracja z modułem kadrowym• zapis informacji wartościowych o wynagrodzeniach pracowników na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych systemu Finansowo-Księgowego• przygotowanie i eksport danych dla dokumentów rozliczeniowych ZUS dla pracowników i ich stosunków do programu ZUS-Płatnik• współpraca z systemami bankowości elektronicznej

108 PłaceAutomatyczna kontrola przedziałów podatkowych, możliwość wprowadzenia informacji o obniżeniu lub podwyższeniu podatku dla określonego przedziału czasowego.

109 PłaceMożliwość automatycznego generowania i wydruku PIT 11 oraz IFT przy wykorzystaniu oryginalnego formularza wbudowanego w system (generowanie zbiorcze jak i pojedyncze)

110 PłaceAutomatyczna kontrola rocznego ograniczenia podstaw składek na ubezpieczenie społeczne oraz wprowadzania ręcznego kwot podstaw emerytalno-rentowych z innych zakładów.

111 PłacePilnowanie przez System zaokrągleń składek społecznych i zdrowotnych, tak by w programie Płatnika nie pojawiały się różnice pomiędzy danymi wyeksportowanymi, a zweryfikowanymi.

112 Płace Możliwość generowania przelewów płacowych na więcej niż jedno konto bankowe oraz z więcej niż jednego konta źródłowego.

113 Płace Wydruk zbiorczych zestawień z list płac dla potrzeb kontroli należności wobec US i ZUS.

114 Płace

Możliwość wykonywania dodatkowych wydruków z list płac dla wybranych składników, komórek organizacyjnych. Możliwość łatwego budowania przez Użytkownika własnych zestawów wydruków z list płac, np. wydruków samych potrąceń.

115 PłaceEwidencja i automatyczna aktualizacja danych w kartotece przychodów pracownika po wygenerowaniu kolejnych list płac również w przypadku wypłacenia kilku list płac dla danego pracownika w miesiącu.

116 Płace Naliczenie podstawowej listy płac wszystkimi występującymi składnikami wynagrodzeń dotyczącymi stosunku pracy.

117 Płace Naliczenie dodatkowych list płac dla premii i innych dodatkowych wypłat poszczególnych składników wynagrodzeń.

118 PłaceAutomatyczne wyliczanie średnich urlopowych, ekwiwalentów za urlop, premii/nagród procentowych innych sparametryzowanych składników płac w oparciu o dane wprowadzone w module kadrowym oraz z wypłaconych list płac

119 Płace Obsługa naliczeń i potrąceń wynikających z korzystania z Funduszu Świadczeń Socjalnych.

120 Płace Obsługa potrąceń alimentacyjnych

121 Płace Tworzenie wydruków zestawień z dokonanych na listach płac potrąceń.

122 Płace Możliwość modyfikowania listy składników płacowych wraz z ich algorytmami obliczania.

123 Rozliczanie wynagrodzeń

System musi umożliwiać procentowe dzielenie wynagrodzenia dla konkretnego pracownika na poszczególne źródła finansowania ( w tym składek oraz zaliczki podatkowej a także pochodnych pracodawcy) Jednocześnie system musi umożliwiać zróżnicowane rozliczanie na kilka źródeł finansowania poszczególnych składników wynagrodzenia np. inne rozliczenie dodatku specjalnego, inne rozliczenie nagrody uznaniowej, inne rozliczenie nagrody jubileuszowej itp. System musi również umożliwić zróżnicowany podział na źródła konkretnych składników w ramach jednego miesiąca np. dodatek specjalny I dodatek specjalny II; nagroda uznaniowa I nagroda uznaniowa II. Wynagrodzenie musi być rozliczane na odpowiednie źródła w planie finansowym. System musi umożliwić korzystanie z danych udostępnionych w systemie finansowo-księgowym. Przy wykorzystaniu ww. słowników system powinien umożliwić tworzenie szablonów rozliczeń wynagrodzeń. System powinien umożliwić przypisanie szablonów do konkretnego składnika wynagrodzenia. System musi również umożliwiać odznaczenie składników których podział na różne źródła nie dotyczy np. świadczeń finansowanych z ZFŚS, bądź zasiłków chorobowych. System musi mieć możliwość rozróżniania składników rozliczanych wg. definicji indywidualnej jak i definicji zbiorczej. Np. wynagrodzenie wg. definicji indywidualnej, ponieważ każdy pracownik może być finansowany z różnych źródeł i w różnym wymiarze procentowym natomiast np. wypłata zapomogi z ZFŚS według definicji zbiorczej ponieważ dla wszystkich pracowników składnik ten nie jest dzielony na źródła itp. System musi również pozwolić na zmianę źródeł finansowania u danego pracownika (w założeniu w każdym miesiącu podział procentowy może się różnić) jak i umożliwiać zmianę szablonu rozliczeń w ciągu roku (np. może powstać nowe źródło, bądź jakieś może przestać obowiązywać). System musi posiadać możliwość raportowania danych dotyczących podziału na źródła konkretnych pracowników. System musi zapewnić prawidłową dekretację i księgowanie kosztów jednego pracownika w podziale na wiele MPK lub/i kont księgowych np. system powinien zapewnić wprowadzenie źródeł finansowania w podziale na różne część np. 28 i 38 oraz krajową, a także umożliwić rozksięgowanie wg części oraz proporcji np. 85/15

124 Umowy cywilnoprawne

Możliwość prowadzenia rejestru umów zleceń z pracownikami NCBR/NCBR+ oraz pracownikami obcymi. Możliwość automatycznego nadawania numerów określonego rodzaju umowom cywilnoprawnym a co za tym idzie możliwość różnicowania rodzajów umów cywilnoprawnych oraz rejestru umów dotyczących praktyk absolwenckich

125 Umowy cywilnoprawne System musi pozwalać ewidencjonować umowy cywilnoprawne zarówno pracowników jak również dla osób obcych.

126 Umowy cywilnoprawne Możliwość wygenerowania umowy cywilnoprawnej/ umowy o praktyki absolwenckie z Systemu

127 Umowy cywilnoprawne Możliwość zapewnienia od strony Systemu wsparcia korespondencji seryjnej lub danych do korespondencji seryjnej

128 Umowy cywilnoprawne System powinien kontrolować czy dana umowa podlega ubezpieczeniom społecznym.

129 Umowy cywilnoprawne

Dla pracowników obcych proces powinien zacząć się od zaewidencjonowania pracownika wraz z jego niezbędnymi danymi osobowymi, adresowymi, innymi tak, aby możliwe było rozliczenie umowy cywilnoprawnej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa na dzień dostarczenie sytemu.

130 Umowy cywilnoprawne System musi umożliwiać zawieranie umów jednorazowych jak również umów długotrwałych.

131 Umowy cywilnoprawne System ma mieć możliwość identyfikacji pracownika po numerze PESEL.

132 Umowy cywilnoprawne System ma mieć możliwość zawierania umów cywilnoprawnych z cudzoziemcami.

133 Umowy cywilnoprawne

System powinien obsługiwać następujące umowy cywilnoprawne: Umowa zlecenie z kosztami 20%, Umowa o dzieło z kosztami 20%, Umowa o dzieło z kosztami 50%, Umowa z przeniesieniem praw autorskich, Umowa z nierezydentem (brak kosztów zryczałtowany podatek 20%), Umowa na praktyki absolwenckie (brak składek ZUS, brak KUP, jedynie zaliczka na PDOF)

134 Umowy cywilnoprawneMożliwość importu danych, z arkusza EXCEL, stanowiących podstawę do przygotowania listy płac dla konkretnego rodzaju wypłat dotyczących umów cywilnoprawnych. Wzór szablonu Excel zgodnie z wymaganiami Pracodawcy

135 Umowy cywilnoprawne System powinien umożliwiać przypisanie dla jednego pracownika równocześnie wiele różnych umów cywilnoprawnych.

136 Umowy cywilnoprawne System powinien umożliwiać przypisanie wielu rachunków dla umowy.

137 Umowy cywilnoprawne System powinien umożliwiać rozliczenie dowolnej ilości umów cywilnoprawnych w miesiącu dla pracownika.

138 Umowy cywilnoprawne System ma podpowiadać automatycznie koszty uzyskania raz zdefiniowane przy umowie.

139 Umowy cywilnoprawne

Na listach płac System powinien uwzględniać przychody pracownika z innych umów (umowy o prace, umowy cywilna - prawne) tak, aby prawidłowo były kontrolowane progi podatkowe i prawidłowo rozliczane składki ZUS w ramach wielu wypłat w miesiącu dla jednego pracownika.

140 Umowy cywilnoprawne Każda lista umów cywilnoprawnych ma mieć możliwość zdefiniowania dowolnie terminu wypłaty.

141 Umowy cywilnoprawne Po sporządzeniu list płac System musi umożliwiać sporządzenie przelewów w postaci pliku tekstowego do zaczytania aplikacji obsługującej przelewy.

142 Umowy cywilnoprawne System zapewnić automatyczne wyliczanie podstaw zasiłków chorobowych dla osób zatrudnionych na podstawie umów zleceń

143 Umowy cywilnoprawne System powinien umożliwiać ewidencje i rozliczenie umów, na których powinien być naliczony zryczałtowany podatek dochodowy.

144 Umowy cywilnoprawne System musi sporządzać jedną deklarację PIT dla pracownika niezależnie od ilości zawartych umów ( umów o pracę i umów cywilno-prawnych) z pracownikiem.

145 Umowy cywilnoprawneSystem powinien umożliwić automatyczne sporządzenie deklaracji zgłoszeniowych, rozliczeniowych i wyrejestrowania do ZUS w formacie możliwym do zaczytania przez program płatnik.

146 Umowy cywilnoprawneSystem powinien generować: Wydruk umów cywilnoprawnych dla pracownika -występuje kilka szablonów oraz wydruk rachunku dla pracownika, lista rachunków do umów cywilnoprawnych z możliwością skontrolowania ZUS i podatek.

147 Umowy cywilnoprawne System powinien generować następujące raporty i zestawienia: Wydruk list płac dla umów cywilnoprawnych,

Wydruk zestawienia zbiorczego dla list z umów cywilnoprawnych, Karty wynagrodzeń, Zbiorcze zestawienie list płac.

148 Umowy cywilnoprawne

System musi umożliwiać przypisanie do konkretnej listy płac numeru wniosku finansowego. Jest to numer wniosku, na którym w systemie finansowo-księgowym zostały zabezpieczone środki na realizację danego zakresu zadań. System musi „udostępniać” informacje, do systemu finansowo-księgowego, o zrealizowanych płatnościach w ramach danego wniosku finansowego, tak aby dział merytoryczny mógł na bieżąco kontrolować wykorzystanie środków z danego wniosku.

149 Umowy cywilnoprawneSystem musi kontrolować KUP z tytułu praw autorskich a także pozwalać na wprowadzenie ograniczenia naliczania 50% KUP na podstawie oświadczenia współpracownika

150 Rada centrum/Komitet Sterujący

System musi umożliwić rozliczenie wynagrodzeń dla Przewodniczącego oraz członków Rady NCBR oraz przewodniczącego oraz członków Komitetu Sterującego do spraw badań naukowych i prac rozwojowych w obszarze bezpieczeństwa i obronności państwa ( wynagrodzenie miesięczne, brak składek ZUS, zwykłe KUP, możliwość jednoarowego zwiększenia lub pomniejszenia miesięcznego wynagrodzenia)

151Rozliczenie wynagrodzeń bezosobowych

System musi umożliwić rozliczenie konkretnej listy płac dotyczącej wynagrodzeń bezosobowych na właściwe źródła finansowania

152 Raporty

System powinien odpowiednio przeszkolonemu pracownikowi pozwolić przygotować następujące raporty:

Zestawienia z umów cywilnoprawnych z informacją o kosztach uzyskania przychodu, składkach ZUS, zaliczce na podatek, zaliczce na podatek zryczałtowany,

Zestawienia z podziałem na zakres zadań wykonywanych w ramach umowy zleceń

Zestawienie według rodzajów wypłat, Zestawienie na potrzeby uzgodnienie deklaracji rozliczeniowych ZUS, Zestawienie podatku zryczałtowanego, Zestawienie numer listy, (ilość rachunków, dat wypłaty - kwota do kasy), Raportowanie według rodzajów umów, Raportowanie według numeru wniosku finansowego Raportowanie według wybranych składników płacowych.

152 Elektroniczne deklaracje PIT Deklaracje PIT generowane na aktualnie obowiązujących formularzach

153 Elektroniczne deklaracje PIT

Możliwość grupowej elektronicznej emisji deklaracji PIT-11, 8C, 4R, 8R na portal Ministerstwa Finansów

154 Elektroniczne deklaracje PIT Automatyzacja procesu przyjęcia Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)

155 Elektroniczne deklaracje PIT

Kontrola przepływu deklaracji pomiędzy osobami upoważnionymi do emisji, podpisu i wysyłki

156 Elektroniczne deklaracje PIT Możliwość odmowy podpisu i wysyłki z podaniem przyczyny

157 Elektroniczne deklaracje PIT

Wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu do podpisywania pojedynczych dokumentów oraz zbiorczego, jednorazowego podpisywania wielu dokumentów.

158 Elektroniczne deklaracje PIT Pełna ewidencja historii zatwierdzeń, podpisów, wysyłek i potwierdzeń odbioru

159 Elektroniczne deklaracje PIT

Wysokie bezpieczeństwo procesu podpisywania - dokument źródłowy i podpisany przechowywane w bazie danych, podpisywanie w pamięci komputera bez zapisu nawet chwilowego dokumentu na dysku

160Udostępnienie dokumentów PIT oraz IFT

Zapewnienie możliwości udostępnienia dokumentów PIT oraz IFT na platformie, do której będzie możliwe zalogowanie i pobranie ww. dokumentów. Dostęp do platformy ma być realizowany z zewnątrz, spoza sieci LAN Zamawiającego. Platforma ma umożliwiać generowanie raportu (eksportowanego do Excela) z informacją o pobranych dokumentach, a także możliwość ponownego powiadomienia osób, które tego jeszcze nie dokonały. Dane logowania są generowane na podstawie wpisanych do modułu Kadrowego adresów e-mail, rozwiązanie nie dotyczy aktualnych pracowników, którym dokument PIT-11 będzie udostępniony w portalu pracowniczym.

161 E-zwolnienia System powinien umożliwiać automatyczne zaczytywanie e-zwolnień zarówno pracowników jak i zleceniobiorców

ZFŚS

1.35

ZFSS System musi umożliwić automatyczne rozliczenia świadczeń socjalnych poprzez uwzględnienie różnych form dokonywanych wypłat z ZFŚS dla poszczególnych pracowników:

1. Wypłata pożyczki na cele mieszkaniowe,2. Wypłata zapomogi finansowej,3. Wypłata dofinansowania do wypoczynku (pracownik, dzieci),4. Wypłata dofinansowania do zajęć sportowo-rekreacyjnych,5. Wypłata dofinansowania opieki dla dzieci.

2. ZFSS Wprowadzenie symbolu grupy dochodowej – klasyfikacja dofinansowań (przyporządkowywanie określonych kwot).

3. ZFSS System musi umożliwić automatyczne naliczanie dla każdego pracownika oraz uprawnionych dzieci tego pracownika wysokości wypłaty dofinansowania do wypoczynku na podstawie kryterium dochodowego (aktualizowanego w każdym roku), natomiast dla emeryta/rencisty jedynie kwoty dofinansowania - bez uwzględnienia kryterium dochodowego.

4. ZFSS System musi umożliwić automatyczne naliczanie dla każdego pracownika wysokości wypłaty dofinansowania do zajęć sportowo - rekreacyjnych na podstawie kryterium dochodowego (aktualizowanego w każdym okresie rozliczeniowym) w okresie na jaki to świadczenie zostało przyznane.

5. ZFSS System musi umożliwić automatyczne naliczanie dla każdego pracownika wysokości rat pożyczki (utworzenie harmonogramu spłat) i naliczenie ustalonych odsetek do rat oraz możliwość przesunięcia lub odroczenia terminu spłat.

6.35

ZFSS System musi umożliwić generowanie raportów i zestawień z ustalaniem własnych kryteriów (w ramach świadczeń przekazywanych z ZFŚS) wraz z możliwością określenia ram czasowych, wyboru ze struktury oraz poszczególnych pracowników.

7.35

ZFSS System musi umożliwić automatyczną kontrolę wypłacanych świadczeń dla poszczególnych pracowników (blokada powtórnej wypłaty z tego samego tytułu w oznaczonym okresie rozliczeniowym).

8.35

ZFSS System musi mieć możliwość automatycznego przekazywania do płac wykazu osób, którym przyznano świadczenie z ZFSS wraz ze wskazanymi kwotami zgodnie z wybranym przez użytkownika zakresem dat.

9.35

ZFSS System musi mieć możliwość generowania zestawienia potrąceń i wypłat.

10.35

ZFSS System musi mieć możliwości realizacji wypłat w zależności od woli pracownika/emeryta na wskazane rachunki bankowe.

11.35

ZFSS System musi mieć możliwość wprowadzania przez uprawnionego użytkownika ograniczenia na liczbę żyrowań przez jednego pracownika.

12.35

ZFSS System musi mieć możliwość prowadzenia rejestru udzielonych pożyczek (pożyczkobiorcy i poręczyciele).

13.35

ZFSS System musi mieć możliwość umorzenia pożyczki z powodu zgonu pożyczkobiorcy.

14.36

ZFSS System musi mieć możliwość drukowania umowy pożyczki na cele mieszkaniowe plus harmonogram spłaty z miesięcznymi kwotami rat i odsetek.

15.36

ZFSS System musi mieć możliwość generowania wysokości odsetek od spłacanych pożyczek w poszczególnych miesiącach oraz rocznie.

16. System musi mieć możliwość wprowadzania danych pracowników oraz emerytów i rencistów Zamawiającego.

17. System musi umożliwiać automatyczne weryfikowanie, czy wniosek pracownika/emeryta spełnia kryteria przyznawania pożyczek na cele mieszkaniowe:

1. Ilość podżyrowanych pożyczek u poszczególnych żyrantów,2. Rodzaj umowy o pracę wnioskodawcy i żyrantów (czas nieokreślony),3. Czy nie przebywa aktualnie na urlopie bezpłatnym,4. Czy odszedł na emeryturę od Zamawiającego.

18.36

ZFSS System musi blokować dwukrotne przyznanie dofinansowania dla jednego dziecka w danym roku, chyba, że obydwoje rodzice pracują u Zamawiającego.

19.36

ZFSS System musi umożliwiać eksport do modułu Kadry/Płace potrąceń i rat pożyczek na indywidualne kartoteki pracowników.

20. ZFSS System musi mieć możliwość importu z modułu Kadry/Płace, faktycznie dokonanych potrąceń w celu automatycznego zaksięgowania na indywidualnych kartotekach pożyczkobiorców.

21. ZFSS System musi umożliwiać obsługę spłaty rat pożyczek przez poręczycieli (poprzez potrącenie z wynagrodzenia przez listę płac lub z wpłat dokonanych osobiście).

22.36

ZFSS System musi umożliwiać sporządzanie i drukowanie upomnień dla dłużników oraz ręczne uzupełnienie tekstu o treść indywidualną

23. ZFSS System musi umożliwiać generowanie raportu o stanie zadłużenia pożyczkobiorców definiowanego przez użytkownika według wybranego kryterium.

24.37

ZFSS System musi umożliwiać przegląd historii spłaty pożyczki dla wybranej osoby.

25. ZFSS System musi umożliwiać tworzenie i drukowanie raportów w układzie sumarycznym, za wybrany okres rozrachunkowy należności i zobowiązań dla:

1. Udzielonych zapomóg,2. Wypłaconych dofinansowań do wypoczynku,3. Wypłaconych dofinansowań do opieki,4. Wypłaconych dofinansowań do karnetów5. Wypłaconych pożyczek.

BHP

1.37

BHP System musi umożliwić wprowadzenie do kartoteki pracownika informacji o szkoleniach:

1. Wstępnych -data od, do, (pracownik, menedżer),2. Okresowych - data od, do, (pracownik, menedżer)

2.38

BHP System musi umożliwić elektroniczne wystawienie i wydrukowanie skierowania na badania lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne) wg określonych szablonów z możliwością ręcznej modyfikacji.

3.38

BHP System musi umożliwić drukowanie raportów o wystawionych skierowaniach na badania lekarskie w okresie od do.

4.38

BHP System musi przypominać o kończących się datach ważności szkoleń BHP i badań lekarskich z 30 dniowym wyprzedzeniem.

Delegacje

1.38

Delegacje Możliwość systematycznego rejestrowania delegacji krajowych i zagranicznych, a także gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji o delegacjach pracowników.

2. Delegacje Możliwość procedowania wniosku - polecenia wyjazdu służbowego określającego miejsce i cel delegacji, planowany przebieg podróży oraz wykorzystywane środki lokomocji.

3. Delegacje Możliwość wyliczenia kwot rozliczeń delegacji obejmujących diety, ryczałty za noclegi i innych należności związanych z podróżami służbowymi.

4. Delegacje Możliwość sporządzania raportów oraz zestawień.

Panel pracownika i kierownika

Wspólne Przygotowanie podsystemu (e-Portal Pracownik, Kierownik), który po zalogowaniu pracownika umożliwi mu samodzielnie odczytanie wskazanych danych z Systemu do niego przypisanych.

1) Dostęp do danych przechowywanych w Systemie będzie odbywał się w sposób szyfrowany oraz w czasie rzeczywistym, to znaczy dane wyświetlane poprzez przeglądarkę będą tworzone w chwili logowania się pracownika na stronę:a) Dostęp do przeglądania strony, na której będą dane pracownika, będzie możliwy

poprzez podanie identyfikatora i hasła. System powinien umożliwiać integrację z usługą Active Directory.

b) Pracownik może na stronie przeglądać dane dotyczące tylko jego osoby,c) Wyjątkiem od podpunktu b) jest możliwość dla uprawnionego pracownika dostępu

do podglądu danych innego pracownika – kierownik. Tylko grupa upoważnionych Administratorów Aplikacji będzie miała dostęp do odczytu wszystkich wyświetlanych danych pracownika.

2) Wykonawca musi przeprowadzić analizę i przygotować szczegółową dokumentację w zakresie e-Portal na zasadach opisanych w planie realizacji przedsięwzięcia.

3) Musi on mieć przyjazny i prosty w obsłudze interfejs.

Pracownik

1. Na e-Portalu prezentowany jest profil pracownika, w tym dane pobierane z Systemu, m.in.: 1. Zdjęcie (opcjonalnie),2. Wynagrodzenie - comiesięczne wypłaty dla każdego pracownika (pasek płacowy online),

zawierający wszystkie składniki płacowe; dostępne wszystkie typy wypłat dla pracownika: wynagrodzenie, wczasy pod gruszą, premie, trzynastki,

3. Zatrudnienie - szczegóły umowy pracownika, m.in.: Data zawarcia, Czas trwania umowy, Numer akt, Numer umowy, Typ umowy,

Komórka organizacyjna, Typ pracownika, Płaca zasadnicza, Dodatki specjalne, Wymiar etatu, Badania lekarskie związane z wykonywaniem pracy,4. Historia zatrudnienia - zawiera informacje ze świadectwa pracy z poprzednich miejsc

zatrudnienia m.in.: Nazwę poprzedniego pracodawcy, Dane o wykorzystanym urlopie, Okres stażu pracy u danego pracodawcy.5. Dane osobowe pracownika - wynikające z dokumentów niezbędnych podczas

zatrudnienia: Dane osobowe, Rodzina, Dowód osobisty, Dane kontaktowe, Osoby zawiadamiane w razie wypadku, Niepełnosprawność Podpisane PIT-yoraz RMUA

2. Dostęp do informacji na temat zdarzeń, działań i zadań zdefiniowanych przez przełożonego lub komórkę właściwą ds. kadr i płac, takich jak, np.: - odbyte szkolenia bhp,- badania okresowe do wykonania w określonym terminie,

3. Możliwość składania dokumentów kadrowych i wniosków

4.Panel Pracownika musi być powiązany z innymi modułami Systemu, zgodnie z nadanymi przez administratora uprawnieniami

5.Możliwość zarządzania przez pracownika powiadomieniami generowanymi przez System i przesyłanymi na e-mail

6.Możliwość skonfigurowania wyświetlania przepracowanego czasu pracy pracowników oraz jego wizualizacji przełożonemu

Kierownik

7.

Dostęp do informacji na temat pracowników bezpośrednio podległych kierownikowi, w szczególności:

1. Imię, nazwisko, 2. Warunki zatrudnienia pracownika,3. Nieobecności, urlopy pracowników,4. Informacja o źródłach finansowania stanowiska,

Dostęp do informacji na temat współpracowników kierownika, w szczególności: 1. Imię, nazwisko, 2. Daty umowy –od -do,3. Wynagrodzenie,4. Informacja o źródłach finansowania

Uwaga: powyżej zawarto niezbędne minimum informacji, system powinien posiadać opcję konfiguracji w zakresie prezentowanych danych

8.Możliwość uruchomienia obiegu dokumentów i składania wniosków, również w imieniu podległego pracownika

9.Możliwość akceptowania wniosków. Przy składaniu wniosku w zastępstwie pracownika, system musi pokazywać w procesach i obiegach informację o działaniu w cudzym imieniu oraz zapisywać ją w historii.

10.Generowanie raportów np. zestawienia urlopowe, raport absencji na dzień, kończące się umowy, koniec ważności badań lekarskich i szkoleń bhp, wynagrodzenie podległego personelu

11.Panel Kierownika musi być powiązany z innymi modułami Systemu, zgodnie z nadanymi przez administratora uprawnieniami

Wnioski kadrowe i ich Workflow

12.

Automatyzacja procesów polegająca na możliwości przekazania wniosku od jednego pracownika do drugiego:

1. Możliwość tworzenia dowolnie rozbudowanego schematu obiegu i przypisania mu dedykowanej dla niego ścieżki akceptacji wraz z odpowiednimi aligatorami, na podstawie ustalonych kryteriów,

2. Sporządzenie ścieżki obiegu, akceptacji, ich parametryzacje muszą być intuicyjne i dostępne dla użytkowników Systemu bez konieczności wprowadzania zmian programistycznych i posiadania wiedzy informatycznej,

3. każda z osób znajdujących się w obiegu Workflow pracuje nad wnioskiem w swoim zakresie/ na swoim poziomie uprawnień, po zakończeniu prac dokument zostaje automatycznie przesyłany do kolejnej osoby z obiegu, według sporządzonej uprzednio ścieżki,

4. możliwość cofnięcia procedowanego wniosku, następnie ponownego jego wysłania,5. możliwość umieszczania uwag i komentarzy do procedowanych wniosków

13.

Musi być możliwość ustawienia zastępstwa dla każdego użytkownika w obiegu Workflow. Zastępstwa powinny być ustawiane: - automatycznie, na czas nieobecności, wynikają wówczas z podległości służbowej,- ręcznie, z możliwością definiowania ich przez samego pracownika.

14.

System musi zapisywać dane historyczne dla każdego Workflow , w tym: dane użytkownika wykonującego określoną akcję, status wniosku na poszczególnych etapach, czas wykonania każdej akcji.Historia ma pokazać, kiedy i jaki użytkownik wykonał akcję (generowanie, modyfikacja, akceptacja, przesłanie itp.) i u jakich użytkowników znajdował się wniosek podczas trwania konkretnego obiegu.

15.

Możliwość wy raportowania: ilość wniosków w obiegu, ilość wniosków, które wyszły z obiegu, ilość przeterminowanych wniosków.Kontrola postępu obiegu i możliwość przejścia do wniosku z poziomu raportu

Wnioski pracownicze standard

1.

Ubezpieczenie członka rodzinypo akceptacji przez operatora na podstawie danych uzupełnionych na wniosku, w kartotece pracownika na zakładce Kadry/Rodzina będzie dodawana pozycja z członkiem rodziny. Dodatkowo w procesie powstaje deklaracja zgłoszeniowa członka rodziny ZUS ZCNA

2.Wniosek o zmianę adresu po akceptacji wniosku przez operatora następuje wykonanie aktualizacji kartoteki pracownika na dzień zmiany oraz uzupełnienie danych na zakładce Kadry/Adresy, w zależności, który adres będzie zmieniany

3.Zmiana danych osobowychpo akceptacji wniosku przez operatora następuje wykonanie aktualizacji kartoteki pracownika na dzień zmiany oraz zmiana pola Nazwisko na zakładce Kadry/Ogólne

4.

Zmiana danych podatkowych :US, identyfikator podatnikapo akceptacji wniosku przez operatora kadrowo-placowego następuje wykonanie aktualizacji kartoteki pracownika na dzień zmiany oraz uzupełnienie danych na zakładce Kadry/Dane podatkowe takich jak Urząd Skarbowy oraz Identyfikator podatnika

5.Zmiana dokumentu tożsamościpo akceptacji wniosku przez operatora następuje wykonanie aktualizacji kartoteki pracownika na dzień zmiany oraz uzupełnienie danych na zakładce Kadry/w sekcji Dokument

6.

Zmiana rachunku bankowego po akceptacji wniosku następuje wykonanie aktualizacji kartoteki pracownika na dzień zmiany oraz uzupełnienie rachunku bankowego na zakładce Kadry/Rachunki bankowe. Jeżeli wcześniej pracownik miał już dodany inny rachunek bankowy, to po akceptacji wniosku nowy rachunek jest zapisywany w kartotece z priorytetem zero

7.Delegacja moduł + odłożenie nieobecności w kartotece nieobecności pracownika

8. Opieka 2 dni/16 godzin z art. 188 kp

9. Urlop okolicznościowy

10. Urlop wypoczynkowy

Wnioski pracownicze standard plus

11.Praca zdalnaakceptacja przełożonego i odłożenie nieobecności w kartotece nieobecności pracownika

12.Szkolenie/konferencjaakceptacja przełożonego i odłożenie nieobecności w kartotece nieobecności pracownika

13.Nadgodzinywniosek inicjuje i akceptuje kierownik, wniosek trafia do kadr(do kartoteki czas pracy pracownika) z jednoczesnym mailem do pracownika informującym o udzieleniu nadgodzin; raport z nadgodzin

14.Odbiór nadgodzinwniosek inicjuje pracownik, akceptuje kierownik i trafia do kadr (do kartoteki czas pracy pracownika); raport z odbioru nadgodzin

15.Wyjście prywatnewniosek inicjuje pracownik, akceptuje kierownik i trafia do kadr (do kartoteki czas pracy pracownika); raport z wyjść prywatnych

16.Odpracowanie wyjścia prywatnegowniosek inicjuje pracownik, akceptuje kierownik i trafia do kadr (do kartoteki czas pracy pracownika); raport z wyjść prywatnych

17. Praca w sobotę; workflow jak wyżej + raport

18. Odbiór dnia wolnego za pracę w sobotę workflow jak wyżej + raport

19. Pracę w niedzielę i święto

20. Odbiór dnia wolnego za pracę w niedzielę i święto workflow jak wyżej + raport

21. Dofinansowanie wypoczynku pracownik, dzieci (grusza)

22. Dofinansowanie opieki

23. Pakiet sportowo-kulturalny

24.Pożyczka na cele mieszkaniowe, w miejscu gdzie znajduje się lista wszystkich dostępnych wniosków, ma być dostępne przekierowanie do formularza pożyczki

25.Zapomoga w miejscu gdzie znajduje się lista wszystkich dostępnych wniosków, ma być dostępne przekierowanie do formularza zapomogi

26.Rozszerzenie opieki medycznej w miejscu gdzie znajduje się lista wszystkich dostępnych wniosków, ma być dostępne przekierowanie do formularza opieki medycznej

Wnioski kierownicze

27. Zatrudnienie – wniosek o wszczęcie procedury zatrudnienia nowego pracownika

28. Zmiana w angażu podległego pracownika

29. Zakończenie współpracy – wniosek o wszczęcie procedury rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem

Zatrudnienie i jego workflowCzynność do wykonania Kto wykonuje Możliwe opcje Opis

1 Zarejestrowanie i zaakceptowanie wniosku o zatrudnienie pracownika przez Wnioskodawcę

Wnioskodawca/bezpośredni przełożony

- modyfikuj- anuluj- zapisz- akceptuj - przekaż dalej

Wejściem do procesu jest zatwierdzony wniosek o rozpoczęcie nowej rekrutacji.

Dane we wniosku o zatrudnienie pracownika są podzielone na kilka części:1. część danych dotycząca nagłówka ,2. część danych osobowych pracownika ,3. część danych dotycząca warunków zatrudnienia do uzupełnienia przez

wnioskodawcę: rodzaj umowy o pracę , data od umowy, data do umowy (przy umowach na okres próbny- sama się wyznacza), nazwa stanowiska, wymiar etatu, wynagrodzenie zasadnicze , dodatki funkcyjne, specjalne, źródła finansowania,

Podejmuje decyzje, które pozwalają iść dalej w procesie.

2 akceptacja wniosku o zatrudnienie przez Dyrektora działu

Dyrektor działu - akceptuj- modyfikuj- zapisz i wyślij- odrzuć

1. Dyrektor działu może modyfikować i zapisywać modyfikacje w otrzymanym wniosku,2. Dyrektor działu może odrzucić wniosek i przesłać do uzupełnienia do wnioskodawcy,3. Wniosek jest przekazywany ponownie do Wnioskodawcy wraz mailem o powodzie

odrzucenia,4. przy akcji „akceptuj” wniosek jest przekazywany do Dyrektora komórki właściwej ds.

kadr i płac,5. przy akcji „akceptuj” oraz „odrzuć” jest generowana informacja mailowa do

pozostałych uczestników procesu o statusie danego wniosku 3 akceptacja wniosku o zatrudnienie

przez Dyrektora komórki właściwej ds. kadr i płac

Dyrektor komórki właściwej ds. kadr i płac

- akceptuj- odrzuć

1. przy akcji „odrzuć” wymagany komentarz powodu odrzucenia wniosku,2. wniosek jest przekazywany ponownie do Dyrektora działu wraz mailem o powodzie

odrzucenia,3. Dyrektor działu ma możliwość akcji opisanych w punkcie 2,4. przy akcji „akceptuj” wniosek jest przekazywany do komórki właściwej ds. kadr i

płac wraz z generacją informacji mailowej o potrzebie obsłużenia wniosku,5. przy akcji „akceptuj” albo „odrzuć” wniosek przez Dyrektora komórki właściwej ds.

kadr i płac jest generowana informacja mailowa do pozostałych uczestników procesu o statusie danego wniosku

4 weryfikacja wniosku o zatrudnienie przez specjalistów z kadr

kadry - przyjmij- doprecyzuj- anuluj

1. „doprecyzuj” – wniosek jest przekazywany ponownie do Dyrektora komórki właściwej ds. kadr i płac wraz z generacją wiadomości mailowej informującej o powodzie doprecyzowania wniosku,

Dyrektor komórki właściwej ds. kadr i płac ma możliwość akcji opisanych w punkcie 3

2. Przyjmij” –specjalista z kadr przyjmuje wniosek,

Na tym etapie kończy się aktywność na portalu , wniosek przechodzi do systemu gdzie jest możliwość wygenerowania listu intencyjnego

3. „Anuluj” w przypadku gdy anulowano zatrudnienie, kandydat zrezygnował

Uwaga !!! w sytuacji gdy Dyrektor działu zaakceptuje wniosek na 4 dni przed datą zatrudnienia – to kadry używają funkcji anuluj , gdyż nie można obsłużyć wniosku

5 Utworzenie listu intencyjnego przez kadry w systemie

kadry Wzór listu dostępny w systemie

list wypełnia się automatycznie danymi z wniosku oraz pokazuje się w wersji pdf

Zmiana w angażu i jego workflowCzynność do wykonania Kto wykonuje Możliwe opcje Opis

1 Wprowadzenie wniosku o zmianę przez przełożonego

Wnioskodawca - anuluj- zapisz- przekaż dalej

modyfikacja wniosku dostępna do momentu wykonania akcji „przekaż dalej” wniosek

2 Aktywność Dyrektora działu Dyrektor działu - akceptuj- modyfikuj- zapisz- odrzuć

Analogiczny workflow jak przy wniosku o zatrudnienie3 Aktywność Dyrektora komórki właściwej ds. kadr i płac

Dyrektor komórki właściwej ds. kadr i

płac

- akceptuj- odrzuć

4 Aktywność kadr Specjalista kadr

Wniosek o zmianę warunków zatrudnienia powinien zawierać 3 powody zmiany:

1. tylko przedłużenie umowy - na takich samych warunkach (stawka, stanowisko, dodatki, itp.), jakie obowiązują dla aktualnej umowy, pola nie do edycji przez wnioskodawcę oprócz pól: rodzaju

umowy oraz okresu obowiązywania umowy tzn. data od, data do,

2. awans - zmiana umożliwia zmianę nie tylko rodzaju umowy, ale także pozostałych obszarów warunków zatrudnienia (stanowisko, stawka zaszeregowania, dodatki itp.)

3. inny powód - umożliwia zmianę wszystkich obszarów warunków zatrudnienia, obowiązkowo wymagany komentarz, czym jest spowodowana zmiana warunków zatrudnienia

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

Pozostałe funkcjonalności

1. Przygotowanie funkcjonalności umożliwiającej podłączenie dokumentów w formie elektronicznej w odpowiednie miejsce systemu w zależności od kontekstu pracy (niezależnie od modułu).

2. System musi umożliwiać tworzenie własnych polityk haseł użytkowników i przypisywania ich do użytkowników. Parametry polityki konfigurowane przez administratora systemu. Logowanie bez wykorzystania Active Directory obejmie wskazaną grupę współpracowników.

System musi posiadać własne mechanizmy uwierzytelniania i autoryzacji oraz musi mieć możliwość integracji z usługą Active Directory przy czym w Systemie oba te mechanizmy nie będą wykorzystywane jednocześnie przez tego samego użytkownika systemu.

Dodatkowe możliwości Systemu

1. Wdrożony System musi mieć możliwość rozbudowy o dodatkowe funkcjonalności, między innymi o:

1) dodawanie nowych funkcjonalności pól i operacji, w tym także dedykowanych dla Zamawiającego,

2) wykorzystywanie infrastruktury klucza publicznego do autoryzacji i autentykacji operacji wykonywanych przez

użytkowników w Systemie, w tym do podpisywania dokumentów w postaci elektronicznej.

3) Dostępność aplikacji na urządzeniach mobilnych (opcjonalnie).

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

IV. Pozostałe wymagania wobec Systemu

Wykonawca musi zagwarantować bezpieczeństwo informacji znajdujących się w Systemie. W projekcie Systemu

opracowanym przez Wykonawcę musi znajdować się dokładny opis proponowanych rozwiązań w zakresie

bezpieczeństwa Systemu oraz projekt konfiguracji infrastruktury Systemu i sposób jej zabezpieczenia. System

dostarczony przez Wykonawcę musi być zgodny z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z

dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i

organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych

osobowych (Dz.U. z 2004, nr 100, poz.1024).

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

V. Użytkownicy i uprawnienia

Liczba jednoczesnych nienazwanych użytkowników systemu w poszczególnych obszarach:

NCBR i NCBR+ sp. z o.o. – Kadry i płace – 15 użytkowników,

NCBR Portal Pracowniczy – ok. 550 użytkowników

NCBR+ sp. z o.o. – ok. 200 użytkowników

Administrowanie Systemem – 4 użytkowników.

System musi umożliwiać monitorowanie i raportowanie aktywności użytkowników.

System musi zapewnić jednoznaczność identyfikacji użytkownika. Autoryzacja użytkownika w Systemie

powinna odbywać się na podstawie podanego przez niego loginu oraz hasła lub przez autoryzację za pomocą

Active Directory. Bez podania poprawnego identyfikatora i hasła użytkownik nie może mieć dostępu do

jakichkolwiek zasobów Systemu.

Możliwość tworzenia nowych kont użytkowników (w ramach posiadanych licencji) i grup użytkowników.

Możliwość przypisania użytkowników do dowolnego modułu w obrębie całego Systemu.

Możliwość nadawania uprawnień użytkownikom dowolnego modułu do różnych podzbiorów danych.

Możliwość nadawania uprawnień do własnych raportów i/lub szablonów innym użytkownikom lub grupom

użytkowników modułu i/lub całego Systemu w obrębie podzbiorów danych.

Możliwość pracy jednego użytkownika w wielu modułach jednocześnie, wykorzystującego przy tym jeden

identyfikator użytkownika.

System musi blokować jednoczesny dostęp do modyfikacji tych samych danych dla dwóch lub więcej

użytkowników w celu zabezpieczenia przed ewentualnym nadpisaniem.

Użytkownikami Systemu będą:

o Użytkownicy mający dostęp do modułów (funkcji, widoków, pól lub wydzielonych grup danych)

Systemu w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich obowiązków służbowych,

o Administratorzy Aplikacji mający dostęp do każdego modułu (funkcji, widoków, pól, itp.) wraz z

możliwością nadawania uprawnień użytkownikom.

System musi zapewniać rozliczalność działań wykonanych przez użytkownika w Systemie:

o dane związane z rozliczalnością powinny być przechowywane w innej bazie danych niż dane

wykorzystywane w poszczególnych modułach Systemu. Zamawiający dopuszcza możliwość

przechowywania danych niezbędnych do rozliczalności w tej samej fizycznej bazie danych pod

warunkiem że będzie istniała możliwość archiwizowania danych związanych z rozliczalnością w

oddzielnej bazie danych po upływie ustalonego okresu czasu np.: miesiąca. W skład informacji na

temat działania użytkownika musi wchodzić minimum:

nazwa użytkownika (login);

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

data i godzina zdarzenia (YYYY-MM-DD HH:MM:SS);

opis wykonywanej czynności;

formularze, na których dokonywano czynności;

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

VI. Wymagania techniczne

Wymagania dla sieci komputerowej1. Komunikacja pomiędzy serwerami, a stacjami roboczymi (końcówkami) musi być zrealizowana za pomocą

protokołu TCP/IP w wersji 4.

2. System będzie działał w sieci lokalnej (LAN) o przepustowości co najmniej 100 Mbit/s realizowanej za pomocą urządzeń aktywnych typu switch.

3. System do prawidłowej pracy nie może wymagać podłączenia do Internetu.

4. Komunikacja sieciowa klienta z Systemem musi być szyfrowana.

5. W celu opracowania dokumentacji dotyczącej konfiguracji sieciowej Systemu Wykonawca, na żądanie, otrzyma od Zamawiającego niezbędne informacje .

Wymagania sprzętowe, system operacyjny i inne oprogramowanie1. Stacje robocze Zamawiającego posiadają procesor o parametrach nie gorszych niż Intel Core i5-6200U 2,30 GHz

oraz nie mniej pamięci RAM niż 16 GB, pracują pod kontrolą systemu operacyjnego MS Windows 10 w wersji 64 bitowej.

2. Na wskazanym sprzęcie komputerowym dodatkowo zainstalowane jest poniższe oprogramowanie:

1) Adobe Acrobat Reader DC,

2) pakiety biurowe MS Office 2016 w wersji Standard,

3) przeglądarki internetowe minimum: MS Internet Explorer 11.0, Mozilla FireFox i Google Chrome w najnowszej stabilnej wersji,

4) na wydzielonych komputerach dodatkowo ZUS Płatnik.

3. Na wymienionym sprzęcie komputerowym jest zainstalowany system ochrony stacji roboczych, składający się z McAfee Endpoint Security, McAfee DLP Endpoint, McAfee Endpoint Security Adaptive Threat Protection, których praca w czasie rzeczywistym nie może powodować konfliktu z aplikacją.

4. Stacje robocze, o których mowa w pkt. 1 – 3, wraz z systemem antywirusowym zostaną zapewnione przez Zamawiającego.

5. Serwery i stacje robocze są skonfigurowane tak, aby wykorzystywały usługę katalogową Active Directory (AD). System musi poprawnie funkcjonować w środowisku usługi katalogowej Active Directory i integrować się z nią.

1 Logowanie do Systemu powinno być realizowane za pomocą SSO (single sign-on)

2 Założenie konta pracownika w Systemie powinno tworzyć konto użytkownika w odpowiednim kontenerze w usłudze Active Directory

3. Raz dziennie System powinien synchronizować się z usługą Active Directory, mapując pola takie jak: stanowisko, koniec umowy, bezpośredni przełożony, komórka organizacyjna, finansowanie na odpowiednie pola w usłudze Active Directory.

4. Dodatkowe ustalenia w sprawie integracji zostaną podjęte na etapie analizy przedwdrożeniowej.

6. Ponieważ istnieje możliwość powstania konfliktu pomiędzy nowo zainstalowanymi poprawkami dostarczanymi dla systemów operacyjnych, a Systemem:

1) Wykonawca musi podawać na bieżąco listę poprawek, która będzie powodowała ewentualny konflikt, zawierającą minimum:

a) nazwę i kod poprawki powodującej problem,

b) rozwiązanie problemu,

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

Czas poprawienia aplikacji w celu eliminowania konfliktu poprawek z Systemem, będzie klasyfikowany jako problem zgodnie z odpowiednim załącznikiem do umowy.

Brak przekazania listy poprawek będzie traktowany jako zgodność Systemu z najnowszymi poprawkami dla systemu operacyjnego.

7. System operacyjny powinien posiadać funkcjonalność archiwizowania danych bez potrzeby zatrzymywania Systemu.

8. Zamawiający wymaga takich procedur zabezpieczenia bazy danych, oprogramowania aplikacyjnego, aby w wypadku wystąpienia awarii systemu operacyjnego maksymalny czas utraconych danych nie był dłuższy niż 2 godziny (możliwość przywrócenia wszystkich danych maksymalnie sprzed 2 godzin od momentu awarii). System musi w odpowiedni sposób zapisywać (zabezpieczać) logi transakcyjne.

9. Systemy operacyjne, oprogramowanie bazodanowe oraz pozostałe dostarczone oprogramowanie zostanie zaktualizowane przez Wykonawcę do najnowszych, ale zarazem najbardziej stabilnych dostępnych aktualizacji, patchy.

Środowisko produkcyjne1. Całe środowisko ma być zbudowane w oparciu o środowisku wirtualizacyjne, posiadane przez Zamawiającego.

2. Wysoka dostępność będzie zagwarantowana przez obecnie istniejące rozwiązania u Zamawiającego.

3. System może być dostarczony w formie Virtual Appliance kompatybilnej z posiadanym przez Zamawiającego systemem VMWare 6.5

4. Serwery, na którym będzie zainstalowane oprogramowanie bazodanowe, oraz serwery aplikacyjne – jeśli rozwiązanie zakłada ich istnienie, powinny być z zainstalowanym systemem operacyjnym Microsoft Windows Server 2016 lub CentOS 7.5, posiadanymi przez Zamawiającego.

Środowisko testowe Całe rozwiązanie ma być zbudowane w oparciu o środowisko wirtualizacyjne.

Środowisko testowe zostanie zainstalowane na sprzęcie Zamawiającego.

Środowisko testowe będzie odwzorowaniem środowiska produkcyjnego, czyli będzie składało się z tej samej ilości maszyn wirtualnych o zbliżonych parametrach wydajnościowych.

Wymagania na oprogramowanie1. Wszelkie oprogramowanie opisane w niniejszym punkcie będzie dostarczone przez Wykonawcę wraz z

niezbędnymi licencjami i nośnikami.

2. Wymagania na oprogramowanie bazodanowe (SZBD):

1) Wykonawca dostarczy oprogramowanie bazodanowe umożliwiające pracę z Systemem dla wszystkich użytkowników Systemu;

2) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu licencje na oprogramowanie bazodanowe,

3) dostarczone oprogramowanie bazodanowe musi posiadać wsparcie techniczne świadczone przez autoryzowanego przedstawiciela producenta na terenie Polski; Wykonawca przez cały okres obowiązywania umowy będzie zobowiązany do przeprowadzania aktualizacji oprogramowania bazodanowego do najnowszej wspieranej wersji systemu;

4) oprogramowanie bazodanowe dostarczone przez Wykonawcę powinno być ostatnią wersją istniejącą SZBD na dzień składania ofert i być nie starszą wersją niż 5 lat,

5) dostarczone oprogramowanie bazodanowe musi umożliwiać wykonywanie zapytań za pomocą języka SQL-a;

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

6) dostarczone oprogramowanie bazodanowe musi posiadać graficzne narzędzia do zadawania zapytań do bazy danych oraz możliwość tworzenia procedur i funkcji wbudowanych i być dostarczone wraz z licencjami dla dwóch administratorów.

3. Zamawiający informuje, iż posiada obecnie zainstalowane oprogramowanie bazodanowe w postaci Microsoft SQL Server 2014 Standard, PostgreSQL 9.6 i MySQL 5.5/5.6/8.0 – w tym przypadku nie są potrzebne dodatkowe licencje.

4. W przypadku oferty Systemu korzystającego z innego oprogramowania bazodanowego niż wymienionego w punkcie poprzednim, Wykonawca zapewni autoryzowane szkolenia dla trzech administratorów baz danych.

Wymagania niefunkcjonalne

Użyteczność

1. Do komunikacji z użytkownikiem Systemu wymagany jest język polski (menu, formularze, komunikaty o błędach,

alerty, podpowiedzi, pomoc itp.).

2. Zamawiający wymaga jednolitego interfejsu graficznego we wszystkich modułach Systemu.

3. System powinien być obsługiwany w sposób naturalny i intuicyjny.

4. System musi posiadać wyróżnienie pól, które należy niezbędnie wypełnić w celu zapisania formularza (pól

obligatoryjnych) np.: czerwona ramka lub wyróżniający się kolor tła pola . Pola wymagane do wypełnienia

(obligatoryjne) muszą być wyróżnione cały czas, w szczególności przed zapisem formularza.

5. System ma dostarczać użytkownikowi wyraźnych, zrozumiałych i dokładnych informacji odnośnie wykonywania

zadania i przebiegu realizacji aż do jego zakończenia.

6. System powinien dostarczać użytkownikowi prosto napisanych instrukcji, ułatwiających zrozumienie i użycie

Systemu w celu uzyskania pożądanych celów oraz skutecznego i łagodnego znajdowania rozwiązania wyjścia z

sytuacji problematycznych.

7. System musi być skalowalny umożliwiając pracę większej liczbie użytkowników i obsługę większej liczby

pracowników.

8. System musi spełniać poniższe wymagania wydajnościowe:

1) czas realizacji dla standardowych funkcji wyszukujących nie może być dłuższy niż 2 sekundy;

2) przeciętny czas realizacji funkcji zapisujących zmiany w Systemie (poza funkcjami raportującymi i

agregującymi) nie dłuższy niż 2 sekundy. Wyjątkiem jest zapisywanie załączników (plików), czas wtedy nie

może być dłuższy niż 5 sekund (dokumenty zeskanowane);

3) System realizuje operacje raportujące i agregujące, w tym tworzy zestawienia i sprawozdania w czasie nie

dłuższym niż 15 minut. Takie operacje nie mogą powodować zauważalnego spowolnienia pracy Systemu;

4) lista operacji, które nie będą spełniały warunków wydajnościowych wraz z podaniem uzasadnienia powstania

takiej sytuacji musi zostać przekazana Zamawiającemu do akceptacji jako jeden z warunków odebrania

Systemu;

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

9. System musi informować o oczekiwaniu na przetworzenie odpowiednich danych z bazy danych, chyba że czas

realizacji funkcjonalności będzie krótszy niż 1 sekunda.

Niezawodność

1. System musi działać w trybie ciągłym w dni robocze. Aktualizacje i inne czynności techniczne, które wpływają na

ciągłość pracy, muszą być wykonywane poza godzinami pracy Zamawiającego (8.15 – 16.15).

2. System musi działać z niezawodnością wynoszącą 99,00% czasu pracy w roku, przy pełnej funkcjonalności.

Efektywność

1. System musi cechować się wielodostępnością i wielozadaniowością.

2. Zatwierdzona przez użytkownika modyfikacja danych w Systemie powinna być natychmiast widoczna dla

pozostałych uprawnionych użytkowników.

3. System musi utrzymać wszystkie parametry wydajnościowe przy obciążeniu minimum 300 użytkowników

pracujących jednocześnie niezależnie od modułu.

4. Czynności serwisowe związane z Systemem (aktualizacje, kopie zapasowe) będą wykonywane poza godzinami

określonymi w punkcie Niezawodność.

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

VII. Pomoc zintegrowana z programem

1. System musi zawierać moduł pomocy kontekstowej zintegrowany z programem dostępny pod określonym

klawiszem lub kombinacją klawiszy (skróty klawiszowe).

2. Wykorzystanie powyższej kombinacji klawiszy umożliwi pomoc w pojawiających się problemach z obsługą:

1) funkcji,

2) pól,

3) formularzy

używanych przez użytkownika i/lub aktualnie używanego kontekstu pracy.

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

VIII. Wymagania związane z realizacją Umowy

Wymagania ogólne

1. Produkty (w tym dokumentacja) i usługi dostarczone w ramach realizacji Umowy będą poddane przez

Zamawiającego procedurze akceptacji. Do akceptacji przedmiotu umowy niezbędne jest dostarczenie wszystkich

dokumentów oraz spełnienie warunków akceptacji przedmiotu umowy. Dokumenty wytworzone przez

Wykonawcę i przedstawiane do odbioru powinny być wersjonowane i dostarczone w postaci elektronicznej

nieedytowalnej. W przypadku dokumentów dostarczanych w postaci papierowej, każdy dokument powinien być

podpisany przez przedstawiciela Wykonawcy.

2. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca przedstawi sposób przygotowania dokumentów przedłożonych do

akceptacji oraz sugerowane metody ich weryfikacji. W przypadku, gdy dokument nie będzie czytelny dla

Zamawiającego Wykonawca przyjmie uwagi i poprawi dokument zgodnie z jego wytycznymi.

3. Zamawiający w liście niezbędnych etapów celowo nie uwzględnił etapu budowy Systemu, gdyż zakłada on, że

dostarczany System już istnieje, a Wykonawca ma się ograniczyć jedynie do parametryzacji i konfiguracji tego

Systemu oraz migracji danych.

4. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że Wykonawca oddelegował do realizacji przedmiotu Umowy

pracowników, których kwalifikacje nie są zgodne z wymaganiami Zamawiającego, Zamawiający zgłasza taki fakt

Wykonawcy pisemnie. Wykonawca niezwłocznie dokonuje zmian w obsadzie kadrowej realizującej przedmiot

Umowy. Fakt zmiany pracowników Wykonawcy nie będzie podstawą do zmian harmonogramu.

5. Wykonawca Systemu jest zobowiązany na bieżąco tworzyć i aktualizować dokumentację Systemu tak, aby

aktualna jej wersja była dostępna na każde żądanie Zamawiającego.

6. Realizacja umowy powinna obejmować:

1) Plan Realizacji

2) Analiza przedwdrożeniowa i Projekt Konfiguracji Systemu

3) Dostawa licencji na System i oprogramowanie dodatkowe wraz z nośnikami

4) Instalacja i konfiguracja platformy testowej i produkcyjnej

5) Migracja danych ze wskazanych systemów Zamawiającego

6) Integracja ze wskazanymi systemami Zamawiającego

7) Uruchomienie integracji z zewnętrznymi systemami (np. Płatnik, system bankowy, itp.)

8) Szkolenie Administratorów

9) Szkolenie Użytkowników

10) Testowanie Systemu

11) Instalacja i Uruchomienie Platformy Produkcyjnej (dla Spółki należy niniejszy punkt ująć w pkt 4)

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

12) Odbiory Systemu

7. Plan Realizacji powinien być zrealizowany jako pierwszy, a jego produkt opisany jest w rozdziale „Wymagana

Dokumentacja” poniżej.

8. Produktami realizacji części umowy – „Wdrożenie” powinny być:

1) Dokumentacja,

2) Szkolenia Administratorów, Administratorów Systemu i Użytkowników,

3) Zainstalowana i uruchomiona platforma testowa z zainstalowanym i skonfigurowanym Systemem oraz

zmigrowanymi danymi,

4) Zainstalowana i uruchomiona platforma produkcyjna ze zmigrowanymi danymi,

5) Skonfigurowana integracja ze wskazanymi systemami Zamawiającego środowiska testowego i produkcyjnego

Systemu

6) Skonfigurowana integracja z systemami zewnętrznymi (np. Płatnik, bank, itd.)

7) Wdrożony, uruchomiony i odebrany przez Zamawiającego System,

8) Licencje na System i oprogramowanie dodatkowe dostarczane w ramach niniejszej umowy.

9. Szczegółowe wymagania w zakresie produktów opisanych w punkcie 8.2) opisane są w podrozdziale „Szkolenia”

poniżej.

10. Szczegółowe wymagania w zakresie produktów opisanych w punkcie 8.1) opisane są w podrozdziale „Wymagana

Dokumentacja” poniżej.

11. Szczegółowe wymagania w zakresie produktów opisanych w punkcie 8.3) opisane są w podrozdziale „Testowanie”

poniżej

12. Szczegółowe wymagania w zakresie produktów opisanych w punkcie 8.4) opisane są w podrozdziale „Instalacja

platformy produkcyjnej” poniżej.

13. Szczegółowe zasady i wymagania w zakresie produktów opisanych w punkcie 8.5) opisane są w podrozdziale

„Odbiór Systemu” poniżej.

14. Szczegółowe wymagania w zakresie produktów opisanych w punkcie 8.5) opisane są w podrozdziale „Przekazanie

dokumentacji i nośników z kodami źródłowymi” poniżej.

Szkolenia w siedzibie i na sprzęcie Zamawiającego

1. Zamawiający dopuszcza prowadzenie szkoleń na platformie testowej Systemu.

2. Podręczniki szkoleniowe dla Administratorów Aplikacji, Administratorów Systemu Komputerowego oraz

użytkowników będą sprawdzane pod względem kompletności, poprawności, aktualności oraz szczegółowości

3. Szkolenia Administratorów mają być prowadzone niezależnie od szkoleń dla użytkowników Systemu. W szkoleniu

Administratorów mogą uczestniczyć dodatkowe osoby wskazane przez Zamawiającego.

4. Szkolenia będą przeprowadzone jako zajęcia teoretyczne i praktyczne.

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

5. Wykonawca przekaże nie później niż 2 dni robocze przed datą rozpoczęcia szkolenia podręczniki. Dodatkowo

Wykonawca przekaże podręcznik instalacji i konfiguracji systemu komputerowego na stacji roboczej i na

serwerach. Podręczniki zostaną przekazane w formie elektronicznej i papierowej.

6. Szkolenia będą obejmować wszelkie możliwe zagadnienia przydatne w codziennej pracy, a w szczególności:

1) tworzenie konta użytkownika i grup użytkowników wraz z nadawaniem uprawnień do zasobów

modułu/Systemu użytkownikowi i/lub grupom użytkowników;

2) szkolenie omawiające najważniejsze funkcje każdego dostarczonego przez Wykonawcę modułu;

3) szkolenie ze środowiska bazodanowego w zakresie możliwości zadawania zapytań do bazy danych oraz

przekazanie informacji, w jaki sposób dane z formularzy wpisywane są do bazy danych;

4) szkolenie z pomocy użytkownikom w zakresie najczęściej występujących problemów z modułu/Systemem;

5) zaawansowane funkcje modułu/Systemu dostępne dla Administratorów Aplikacji.

7. Szkolenia Administratorów Systemu Komputerowego będą obejmować wszelkie możliwe zagadnienia przydatne

w codziennej pracy, a w szczególności:

1) instalacji i konfiguracji modułu/Systemu na serwerach i na stacjach roboczych;

2) możliwość instalacji zdalnej na stacjach roboczych za pomocą plików MSI z wykorzystaniem funkcjonalności

usługi katalogowej Active Directory;

3) szkolenie z instalacji i konfiguracji środowiska bazodanowego oraz baz(y) danych.

4) szkolenie z konfiguracji parametrów modułu/Systemu umożliwiających wydajniejszą pracę Systemu;

5) szkolenie w zakresie procedury tworzenia backup’u systemu komputerowego na urządzenie taśmowe

(dyskowe) oraz procedury odtwarzania danych.

8. W szkoleniach weźmie udział do 15 pracowników Zamawiającego. Dodatkowo w każdym szkoleniu może

uczestniczyć Administrator Aplikacji.

9. Tematyka szkoleń użytkowników musi obejmować zagadnienia:

1) słownictwa, terminów i pojęć używanych w dostarczonym module/Systemie;

2) obsługi Systemu w zakresie niezbędnym do korzystania z Systemu w codziennych obowiązkach danego

pracownika, w tym wykorzystania kombinacji klawiszy skrótów umożliwiających efektywniejsze

wykorzystanie Systemu;

3) korzystania z systemu pomocy wbudowanej w celu samodzielnego rozwiązywania zaistniałych problemów.

10. Szkolenia użytkowników będą przeprowadzone jako zajęcia teoretyczne i praktyczne.

11. Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę osób skierowanych na szkolenia użytkowników 3 dni przed

rozpoczęciem pierwszego szkolenia.

12. Wykonawca przekaże nie później niż 2 dni robocze przed datą szkolenia podręczniki użytkownika dla

poszczególnych modułów wraz planem poszczególnych szkoleń dla każdego modułu. Plan szkolenia podlega

akceptacji Zamawiającego. Podręczniki zostaną przekazane w formie elektronicznej.

13. Szkolenia użytkowników z Systemu będą się odbywać także na danych rzeczywistych zmigrowanych z obecnie

wykorzystanych zasobów informatycznych.

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

14. Wszystkie podręczniki będą zawierały opis wersji Systemu przeznaczonej do odbioru końcowego.

15. Koszt materiałów szkoleniowych ponosi Wykonawca.

16. Maksymalny rozmiar grupy biorącej udział w jednym szkoleniu nie przekroczy 5 osób.

17. Zamawiający oceni stan wyszkolenia pracowników w poszczególnych modułach Systemu, który zostanie oceniony

poprzez stopień przygotowania pracowników do prowadzenia pracy z Systemem. Na zakończenie każdego ze

szkoleń Wykonawca przygotuje i przeprowadzi testy praktyczne dla użytkowników Systemu. Testy podlegać będą

akceptacji przez Zamawiającego. Do udziału w testach końcowych dopuszczeni będą użytkownicy, których

frekwencja na szkoleniach wyniosła co najmniej 80%. Przeszkoleni użytkownicy Systemu muszą umieć

samodzielnie realizować wszystkie wymagania funkcjonalne w poszczególnych modułach, bez pomocy

kogokolwiek z zewnątrz.

18. Nieumiejętność pracy w module/Systemie przeszkolonego użytkownika może mieć wpływ na wynik odbioru etapu

szkoleń. Warunkiem akceptacji etapu jest wykonanie testów z wynikiem pozytywnym przez co najmniej 60%

użytkowników będących uczestnikami szkolenia. W przypadku konieczności powtórnego przeszkolenia

pracownika Zamawiającego, Wykonawca przeprowadzi szkolenie na własny koszt.

Wymagana dokumentacja

1. Zamawiający wymaga, aby w ramach etapu Plan Realizacji Wykonawca dostarczył Zamawiającemu

dokumenty zawierające co najmniej:

1.1. propozycję sposobu realizacji przedmiotu Umowy,

1.2. harmonogram wykonania poszczególnych etapów uwzględniający następujące priorytety

Zamawiającego:

NCBR+ sp. z o.o.:1) I etap - analiza przedwdrożeniowa - w ciągu 2 dni od dnia podpisania umowy,2) II etap - dostawa systemu, udzielenie bezterminowej licencji na system, instalacja i konfiguracja

oprogramowania w terminie 5 dni od daty podpisania umowy,3) III etap – migracja danych,4) IV etap - wdrożenie modułu Kadry i Płace - zgłoszenie do odbioru nastąpi w ciągu 10 dni od dnia

podpisania umowy, w ramach wdrożenia zostanie wykonana integracja Systemu ze wskazanymi systemami Zamawiającego oraz z systemami zewnętrznymi (np. Płatnik, bank, itp.)

5) V etap - wdrożenie modułu Delegacje - zgłoszenie do odbioru nastąpi w ciągu 10 dni od dnia podpisania umowy,

6) VI etap - wdrożenie Portalu Pracownik i Kierownik - zgłoszenie do odbioru nastąpi w ciągu 10 dni od dnia podpisania umowy,

7) VII etap – uruchomienie wniosków pracowniczych i ich elektronicznego obiegu, opisanych w grupie standard - zgłoszenie do odbioru nastąpi w ciągu 15 dni od dnia podpisania umowy,

8) VIII etap – uruchomienie wniosków pracowniczych i ich elektronicznego obiegu, opisanych w grupie standard+ - zgłoszenie do odbioru nastąpi w ciągu 50 dni od dnia podpisania umowy,

9) IX etap – niezwłoczna integracja nowego systemu z pozostałymi zasobami informatycznymi Zamawiającego (vide załącznik nr 1 do umowy – załącznika nr 7 do SIWZ),

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

NCBR:1) X etap - analiza przedwdrożeniowa - w ciągu 60 dni od dnia podpisania umowy,2) XI etap - migracja danych z obecnych zasobów informatycznych Zamawiającego,3) XII etap - wdrożenie modułu Kadry i Płace, w ramach wdrożenia zostanie wykonana integracja Systemu ze

wskazanymi systemami Zamawiającego oraz z systemami zewnętrznymi (np. Płatnik, bank, itp.)4) XIII etap – wdrożenie modułu Delegacje,5) XIV etap - wdrożenie Portalu Pracownik i Kierownik,6) XV etap – uruchomienie wniosków pracowniczych i ich elektronicznego obiegu, opisanych w grupie

standard,7) XVI etap – uruchomienie wniosków pracowniczych i ich elektronicznego obiegu, opisanych w grupie

standard+,8) XVII etap - niezwłoczna integracja nowego systemu z pozostałymi zasobami informatycznymi

Zamawiającego (vide załącznik nr 1 do umowy – załącznika nr 7 do SIWZ),9) XVIII etap - testowanie przez Zamawiającego Systemu mające na celu potwierdzenie poprawności jego

działania podczas pracy na danych rzeczywistych (przynajmniej 1 lista płac będzie naliczona podwójnie w dotychczasowym systemie eksploatowanym przez Zamawiającego i Systemie) w okresie 3 miesięcy od zakończenia wdrożenia w NCBR+ sp. z o.o.,

10)XIX etap - świadczenie usług serwisowych wdrożonych rozwiązań informatycznych w okresie 24 miesięcy od odbioru końcowego tj. podpisania bez zastrzeżeń protokołu potwierdzającego realizację przedmiotu umowy.

Kolejność poszczególnych etapów może ulec zmianie w uzgodnieniu z Zamawiającym, przy założeniu nieprzekraczalności terminu realizacji zamówienia w zakresie części Wdrożenie.

1.3. listę zasobów niezbędnych do realizacji poszczególnych etapów i całej Umowy w zaproponowanym

harmonogramie, w szczególności: sprzęt, urządzenia, pomieszczenia, łącze internetowe,

1.4. listę pracowników Wykonawcy odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych etapów i całej Umowy,

zawierającą dane teleadresowe,

1.5. sposoby komunikacji osób zaangażowanych w wykonanie Umowy,

1.6. sposoby zapewnienia jakości dostarczanego Systemu,

1.7. sposoby weryfikacji i zatwierdzania przez Zamawiającego wymagań dla Systemu określonych w

niniejszym dokumencie,

1.8. określenie niezbędnego poziomu wiedzy informatycznej umożliwiającej wykonywanie prac w Systemie

dla poszczególnych typów użytkowników,

1.9. inne dane i informacje, które Wykonawca uzna za niezbędne do poprawnego wykonania Umowy.

2. Zamawiający wymaga aby przedstawiony harmonogram nie przekraczał ostatecznych terminów realizacji

przedsięwzięcia zgodnie z Umową. Tworząc harmonogram Wykonawca powinien uwzględnić czas odbioru

każdego etapu przez Zamawiającego oraz ewentualne ryzyko nieodebrania etapu przez Zamawiającego.

Ostatni dzień odbioru etapu nie może wypadać w dzień ustawowo wolny od pracy. W wypadku takiej sytuacji

Zamawiający będzie uznawał za datę odbioru etapu najbliższy dzień roboczy po zaproponowanej dacie

odbioru etapu. Analogiczna sytuacja dotyczy odbiorów poszczególnych części etapów.

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

3. Przedmiotem akceptacji etapu Plan Realizacji będzie dostarczony przez Wykonawcę zestaw dokumentów,

który zostanie oceniony pod względem kompletności, poprawności oraz szczegółowości oraz gwarancji

należytego wykonania całości przedsięwzięcia, jak i każdego etapu lub jego części (modułu).

4. Warunkiem koniecznym, ale niewystarczającym odbioru przedmiotu Umowy jest dostarczenie następującej,

zaakceptowanej przez Zamawiającego dokumentacji:

4.1. Dokument „Analiza Systemu” zawierający:

(1) słownik obejmujący terminy i pojęcia używane w analizie Systemu;

(2) analizę działalności Zamawiającego w zakresie objętym wymaganiami Systemu,

(3) analizę danych i ich struktury w obecnie wykorzystywanych systemach (zawartości baz danych),

(4) analizę procesów, procedur, czynności i operacji działających na tych danych,

(5) analizę bezpieczeństwa Systemu uwzględniającą:

przepisy o ochronie danych osobowych,

Polskie Normy,

zagwarantowanie użytkownikom dostępu do funkcji i danych (pól) Systemu niezbędnych do

wykonywania ich obowiązków,

(6) analizę integracji Systemu ze środowiskiem i wskazanymi systemami Zamawiającego związanej z

realizacją Umowy,

(7) analizę wymagań Zamawiającego pod względem: kompletności, szczegółowości, spójności,

jednoznaczności, aktualności oraz poprawności,

(8) analizę przepisów prawa, obejmujących zakresem moduły Systemu,

(9) inne dokumenty, które Wykonawca uzna za niezbędne dla prawidłowego wykonania tego etapu, w

szczególności zapewniające, że System jest zgodny z przepisami prawa.

4.2. Dokument „Projekt systemu” zawierający:

(1) słownik pojęć używanych w projekcie Systemu,

(2) listę aktorów i ról występujących w Systemie,

(3) przedstawienie powiązania pomiędzy wymaganiami określonymi przez Zamawiającego a:

informacjami w bazie danych w momencie ich odczytywania lub zmiany,

przypadkami użycia,

użytkownikami i ich uprawnieniami,

modułami,

(4) projekt przeniesienia danych z obecnie używanych systemów do nowego Systemu, zawierający co

najmniej:

nazwę pola,

zawartość informacyjną pola,

relację (pomiędzy danymi),

typ pola,

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

dziedzinę możliwych wartości (ograniczeń) - jeżeli będzie znana,

(5) projekt integracji Systemu ze środowiskiem i wskazanymi systemami Zamawiającego

(6) projekt bazy danych Systemu,

(7) projekt Systemu obejmujący opisy:

interfejsów (formularzy),

plików i danych wejściowych,

plików i danych wyjściowych,

(8) projekt bezpieczeństwa Systemu na poziomach:

serwera,

stacji roboczej,

środowiska bazodanowego,

Systemu - w rozbiciu na funkcjonalności w modułach zaproponowane w chwili wdrażania,

(9) projekt wdrażania Systemu,

(10) projekt systemu komputerowego na serwerach i stacjach roboczych – będący listą niezbędnego

oprogramowania, wraz z wersjami, wymaganego do poprawnej pracy Systemu,

(11) projekt testowania Systemu, w tym scenariusze testowe,

(12) projekt eksportowania danych z modułu lub Systemu w wersji produkcyjnej do modułu lub Systemu

w wersji testowej,

(13) inne dokumenty, które Wykonawca uzna za niezbędne do prawidłowego wykonania tego etapu, w

szczególności zapewniające, że System jest zgodny z przepisami prawa oraz wymaganiami

określonymi przez Zamawiającego.

4.3. Licencje: wszelkie niezbędne licencje pozwalające zainstalować i skonfigurować dostarczone

oprogramowanie na wszystkich stanowiskach pracy,

4.4. Dokument „Instrukcja Użytkownika” obejmujący opis sposobu realizacji przez użytkownika

wszystkich funkcjonalności w poszczególnych modułach,

4.5. Podręcznik bezpieczeństwa Systemu zawierający wszystkie informacje wynikające z RODO oraz

Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram

Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci

elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów,

4.6. Podręcznik zawierający listę komunikatów Systemu zgłaszających błąd i propozycje rozwiązania

problemów;

4.7. Podręcznik bazy danych Systemu zawierający minimum:

(1) listę tablic,

(2) listę atrybutów (pól) w tablicach,

(3) zawartość informacyjną każdego z atrybutów,

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

(4) opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i

powiązania między nimi;

4.8. Podręcznik Administratora Systemu Komputerowego zawierający dokładne, szczegółowe instrukcje

pozwalające samodzielnie przez Zamawiającego zainstalować i skonfigurować system, system

bazodanowy oraz moduł/System na wszystkich stanowiskach pracy i serwerach w tym:

(1) wszystkie parametry konfiguracyjne systemu operacyjnego,

(2) wszystkie parametry konfiguracyjne instancji i bazy danych,

(3) opis procedury archiwizowania danych zawartych w Systemie na urządzenie taśmowe (dyskowe),

(4) opis procedury odtwarzania danych z urządzenia,

(5) dokładne, szczegółowe, instrukcje pozwalające Zamawiającemu na uruchomienie eksportu danych z

obecnie wykorzystywanych systemów oraz import danych do nowo powstałej aplikacji,

(6) opis wszystkich niezbędnych czynności związanych z poprawną administracją i zarządzaniem

modułem/Systemem (np. ustawianie parametrów konfiguracyjnych, nadawanie uprawnień,

dodawanie licencji użytkowych).

Testowanie

1. Testowanie Systemu zostanie przeprowadzone na platformie testowej przez Zamawiającego, testy

funkcjonalne i prawidłowości migracji danych oraz przynajmniej 1 listy płac, która będzie naliczona podwójnie

w dotychczasowym systemie eksploatowanym przez Zamawiającego i Systemie.

2. Zamawiający przeprowadzi także inne testy w celu sprawdzenia czy System spełnia postawione przez

Zamawiającego wymagania (testy niefunkcjonalne obejmujące testy wydajnościowe i testy bezpieczeństwa).

3. Testowanie Systemu będzie się odbywać także na danych rzeczywistych zmigrowanych z obecnie

wykorzystanych systemów.

4. Przy realizacji etapu testowania może być obecny przedstawiciel Wykonawcy.

5. W razie potrzeby Wykonawca ma zapewnić obecność specjalistów w celu omówienia i rozwiązania przyczyn

problemów.

6. Po stwierdzeniu, że przedstawiony moduł nie zawiera błędów, podpisywany jest protokół jakościowy odbioru

modułu.

7. Testowanie kompletnego Systemu powinno trwać minimum 15 dni roboczych.

8. Za błąd na etapie testowania uznaje się:

(1) nie spełnienie któregoś z wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych zawartymi w niniejszym dokumencie,

(2) nieprawidłowe działanie którejkolwiek funkcji opisanej w niniejszym dokumencie,

(3) działanie Systemu niezgodnie z przedstawioną dokumentacją,

(4) wystąpienie zdarzenia uniemożliwiającego poprawne wykonanie funkcji Systemu.

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

9. Wykonawca przed przekazaniem poprawionej lub/i zaktualizowanej wersji Systemu musi przeprowadzić jej

testy (jednostkowe, integracyjne, systemowe) w swojej siedzibie.

10. Każdorazowo po usunięciu błędu Wykonawca następnego dnia roboczego dostarcza nośniki z poprawioną

wersją Systemu. Następnie przedstawiciel dokonuje instalacji poprawionej wersji Systemu.

Instalowanie platformy produkcyjnej

1. Instalacja platformy produkcyjnej będzie możliwa do zrealizowana po zakończeniu szkoleń Administratorów.

2. Platformę produkcyjną zainstaluje i skonfiguruje Wykonawca pod nadzorem przedstawiciela Zamawiającego.

3. Wykonawca pod nadzorem przedstawiciela Zamawiającego wykona migrację danych, i integracji z systemami

zewnętrznymi (np. Płatnik, bank) oraz środowiskiem i wskazanymi systemami Zamawiającego, oraz przeprowadzi

testy poprawności zmigrowanych danych. Od momentu zainstalowania w odebranym module będą

przechowywane dane produkcyjne (rzeczywiste).

4. Odebranie instalacji wersji produkcyjnej nastąpi poprzez podpisanie protokołu odbioru potwierdzającego

poprawny przebieg procesu instalacji Systemu na podstawie zaakceptowanych przez Zamawiającego:

1) Raportów z testów migracji danych,

2) Raportów z testów integracji z systemami zewnętrznymi (np. Płatnik, bank), środowiskiem Zamawiającego

oraz wskazanymi systemami Zamawiającego

3) Raportów z testów wydajnościowych,

4) Raportów z testów bezpieczeństwa.

Odbiór Systemu

1. Strony traktować będą odbiór Systemu jako ostatnie sprawdzenie poprawności funkcjonowania Systemu oraz

prawidłowego przeszkolenia użytkowników.

2. W czasie odbioru System musi poprawnie działać spełniając wszystkie wymagania funkcjonalne jak i

niefunkcjonalne, które zostały umieszczone w niniejszym dokumencie.

3. Zakończenie etapu przez Zamawiającego nastąpi po 10 dniach roboczych prawidłowej (bezbłędnej) pracy Systemu

licząc od daty odbioru etapu instalacja platformy produkcyjnej. Czas trwania etapu nie może być skrócony. Dla

modułu Płacowego zakończenie etapu przez Zamawiającego nastąpi po prawidłowym pełnym miesiącu okresu

rozliczeniowego.

4. W przypadku niepomyślnego odbioru Systemu termin określony w punkcie 3 będzie liczony od początku.

5. Za niepoprawną pracę Systemu uważać się będzie wystąpienie błędu w czasie trwania odbioru Systemu.

6. Za błąd uznaje się:

1) niespełnienie któregoś z wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych zawartych w niniejszym dokumencie,

2) nieprawidłowe działanie którejkolwiek funkcji opisanej w niniejszym dokumencie,

3) działanie Systemu niezgodnie z przedstawioną dokumentacją,

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

4) wystąpienie zdarzenia uniemożliwiającego poprawne wykonanie funkcji Systemu.

7. W przypadku niepomyślnego wyniku odbioru Systemu, Wykonawca w terminie 10 dni dokona stosownych

poprawek Systemu i aktualizacji dokumentacji.

8. W przypadku dokonania poprawek Systemu przez Wykonawcę w wyniku błędów zgłoszonych podczas testowania,

ponowne testowanie i odbiór winien mieć miejsce jeszcze raz dla każdego z powiązanych ze sobą modułów w celu

zweryfikowania ich integracji.

9. W okresie trwania odbioru Systemu Zamawiający wymaga wsparcia Konsultantów Wykonawcy w formie osobistej

obecności specjalistów w siedzibie Zamawiającego.

10. Wykonawca nie może dokonywać w czasie odbioru Systemu żadnych poprawek lub zmian konfiguracyjnych w

Systemie bez zgody upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.

11. Wykonawca nie może mieć bezpośredniego dostępu do Systemu (w tym logować się do systemu na konta

serwisowe) bez zgody upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.

Przekazanie dokumentacji i nośników z kodami źródłowymi

1. Wykonawca przekaże Zamawiającemu:

(1) nośniki instalacyjne Systemu w ostatecznej wersji po wszystkich odebranych dotychczas etapach oraz

zaktualizowaną wersję projektu Systemu,

(2) zaakceptowaną przez Zamawiającego procedury dokonywania zgłoszeń błędów i awarii Systemu.

IX. Wytyczne do realizacji usług przez Wykonawcę po odbiorze Systemu

Po odebraniu Systemu Wykonawca zobowiązuje się przekazać:

1) procedurę aktualizacji dokumentacji i oprogramowania Systemu,

2) procedurę przekazywania nośników wraz z zaktualizowanymi i poprawionymi wersjami Systemu.

Inne wymaganiaProcedura kontroli zmian

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

Wykonawca opracuje procedurę kontroli zmian w Systemie i oprogramowaniu standardowym (standardowym

oprogramowaniu systemowym i bazodanowym). Celem procedury jest zapewnienie ciągłości działania Systemu oraz

zapewnienie spójności konfiguracji. Procedura kontroli zmian będzie zawierała:

1) procedurę akceptacji zmian jakie ma wprowadzić nowa wersja systemu/patch’e oprogramowania (system

operacyjny, narzędzia),

2) procedurę testowania nowej wersji systemu/patch’y oprogramowania (system operacyjny, narzędzia),

3) procedurę wdrażania nowej wersji systemu/patch’y oprogramowania (system operacyjny, narzędzia), z

uwzględnieniem pełnej konfiguracji.

W czasie trwania umowy Wykonawca ma obowiązek bezpłatnego dostosowania Systemu do pojawiających się patch’y

podnoszących bezpieczeństwo Systemu.

Wymagania dotyczące asysty serwisowej i gwarancji

GwarancjaGwarancyjne usługi serwisowe będą świadczone w języku polskim, przez okres:

− rozpoczynający się w dniu odbioru IV etapu Wdrożenia,

− kończący się po upływie okresu 24 miesięcy od dnia odbioru końcowego Systemu w Centrum,

i w szczególności będą obejmować:

1. usuwanie błędów i wad w Systemie, bezpośrednią diagnostykę Systemu w lokalizacjach Zamawiającego;

2. pomoc na telefon (hot-line) w dni robocze;

3. konsultacje w zakresie obsługi technicznej i użytkowej telefoniczną i mailową;

4. aktualizacje dostarczonej Dokumentacji;

5. konfiguracje i optymalizacje Systemu;

6. poprawne i optymalne funkcjonowanie Systemu;

7. konfiguracje bazy danych pod wymagania Systemu z uwzględnieniem pracujących na bazie danych innych aplikacji.

Asysta serwisowa

Usługi serwisowe będą świadczone w języku polskim, przez okres:

− rozpoczynający się w dniu odbioru IV etapu Wdrożenia,

− kończący się po upływie okresu 24 miesięcy od dnia odbioru końcowego Systemu w Centrum,

i w szczególności będą obejmować:

Zamówienie publiczne jest współfinansowane ze środków budżetu państwa, Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego

1. utrzymywanie Oprogramowania w zgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, bez konieczności

ich wcześniejszego zgłoszenia przez Zamawiającego;

2. dostosowania Oprogramowania do zmian wynikających ze zmian aktów prawa miejscowego oraz uchwał

wydawanych przez organy stanowiące Zamawiającego;

3. aktualizacji Oprogramowania i Oprogramowania Aplikacyjnego związana z dostosowaniem do rozwiązań

wspieranych przez producenta Oprogramowania systemowego i narzędziowego, wykorzystywanego przez

System. Wykonawca w ramach świadczenia asysty serwisowej będzie wprowadzał zmiany polegające na

dostosowaniu Oprogramowania do nowej wersji systemu operacyjnego lub przeglądarki internetowej.

Dostosowanie Oprogramowania i Oprogramowania Aplikacyjnego nastąpi w czasie nie dłuższym niż 2 miesiące od

wydania nowej wersji systemu lub przeglądarki internetowej. Jeżeli nowa wersja systemu operacyjnego została

wydana przed realizacją umowy to Wykonawca zobowiązuje się dostosować Oprogramowanie i Oprogramowanie

Aplikacyjne w ciągu 2 miesięcy od daty realizacji Umowy;

4. optymalizacji w tym zapytań,

5. dostarczania nowych wersji Systemu;

6. oferowanie Zamawiającemu nowych, ulepszonych wersji Oprogramowania. W przypadku oferowania innym

klientom kolejnej, nowszej wersji Oprogramowania, Wykonawca zaoferuje taką wersję Zamawiającemu.

Wykonawca gwarantuje dostarczenie nowej wersji Oprogramowania wraz z Dokumentacją w ciągu 30 dni od daty

jej dostępności.