Ms Project 2003 Standard Pl - Kurs Podstawowy

CENTRUM EDUKACYJNE

CENTRUM EDUKACYJNE

ul. Ogrodowa 58 00-876 Warszawa tel. (0-22) 465-04-00 fax. (0-22) 520-26-53e-mail: [email protected] http://www.css.pl/edusoft

MS Project 2003 Standard PL


Spis treci

Lekcja 1 Pojcia podstawowe.................................................................... 31. 2. 3. 4. Definicja Projektu .................................................................................................................. 3 Zarzdzanie projektem........................................................................................................... 3 Meneder Projektu................................................................................................................. 4 Metoda cieki krytycznej....................................................................................................... 4

Lekcja 2 Interfejs uytkownika ................................................................. 61. Gwne okno programu ......................................................................................................... 6 2. Otwieranie pliku z projektem .................................................................................................. 6 3. Widoki (Plansze).................................................................................................................... 7

Lekcja 3 Sortowanie i filtrowanie danych .................................................. 141. Sortowanie...........................................................................................................................14 2. Filtrowanie ...........................................................................................................................14

Lekcja 4 Wprowadzanie informacji podstawowych ................................ 161. 2. 3. 4. Definiowanie projektu ...........................................................................................................16 Kalendarz.............................................................................................................................16 Zapisywanie projektu ............................................................................................................19 Wprowadzanie zada............................................................................................................20

Lekcja 5 Modyfikowanie wprowadzonych informacji ............................. 231. 2. 3. 4. 5. 6. Wprowadzanie nowych zada................................................................................................23 Zmiana nazwy lub czasu trwania zadania ...............................................................................23 Usuwanie zadania.................................................................................................................23 Cofnicie ostatniego polecenia ..............................................................................................24 Zmiana pooenia zadania na licie ........................................................................................24 Kalendarz zadania ................................................................................................................25

Lekcja 6 Hierarchia zada........................................................................ 261. 2. 3. 4. Struktura hierarchiczna w projekcie .......................................................................................26 Tworzenie zada sumarycznych.............................................................................................26 Przegldanie zada sumarycznych .........................................................................................27 Modyfikacje harmonogramu z zadaniami sumarycznymi ..........................................................28

Lekcja 7 czenie zada .......................................................................... 311. Rodzaje zalenoci................................................................................................................31 2. Wprowadzanie prostych relacji do harmonogramu ..................................................................31 3. Wprowadzanie relacji zoonych ............................................................................................33

W sprawie informacji i zapisw na szkolenia prosimy dzwoni: tel. (0-22) 465-04-00, fax. (0-22) 520-26-53

1Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLLekcja 8 Wprowadzanie warunkw brzegowych .................................... 361. 2. 3. 4. Termin ostateczny ................................................................................................................36 Ograniczenia czasowe...........................................................................................................36 Zapas czasu .........................................................................................................................36 cieka krytyczna .................................................................................................................38

Lekcja 9 Zarzdzanie zasobami ............................................................... 401. 2. 3. 4. Pula zasobw .......................................................................................................................40 Wprowadzanie informacji o zasobach.....................................................................................40 Przypisywanie zasobw do zada ..........................................................................................44 Modyfikowanie informacji o przydziale ...................................................................................46

Lekcja 10 Przecienia zasobw ............................................................. 501. Lokalizowanie przecionych zasobw ...................................................................................50 2. Rozwizywanie przecienia zasobw przy pomocy narzdzia programu ..................................51 3. Samodzielne odcianie zasobw...........................................................................................53

Lekcja 11 Koszty ...................................................................................... 551. Koszt zadania pola (kolumny) i sposoby obliczania...............................................................55 2. Koszt zasobu pola (kolumny) i sposoby obliczania................................................................56 3. Zmniejszanie kosztw ...........................................................................................................56

Lekcja 12 Kontrola realizacji projektu..................................................... 571. Przygotowanie do ledzenia postpu prac ..............................................................................57 2. ledzenie postpu prac .........................................................................................................58

Lekcja 13 Plansza graficzna Network Diagram .......................................... 61Wprowadzanie informacji o zadaniu na planszy Diagram Sieciowy ...............................................61 Dodawanie i usuwanie wzw ..................................................................................................61 Dodawanie i usuwanie relacji midzy zadaniami. ........................................................................61 Polecenia zwizane z formatowaniem wzw ............................................................................62

Lekcja 14 Drukowanie ............................................................................. 641. Polecenie Ustawienia strony ..................................................................................................65 2. Drukowanie plansz ...............................................................................................................66 3. Drukowanie raportw ...........................................................................................................67

Rozwizania wicze .................................................................................. 68

http://www.css.pl/edusoft

e-mail: [email protected]

2Wersja 1.1


Lekcja 1 Pojcia podstawowe1. Definicja ProjektuProjekt to niepowtarzalne przedsiwzicie za zdefiniowanym punktem startowym i czasem trwania skierowanym na wykonanie zaoonego celu z wykorzystaniem zasobw trwaych nietrwaych. Kluczowymi stwierdzeniami w tej definicji jest: 1. Projekt ma unikalne cele 2. Projekt ma zdefiniowany czas rozpoczcia, dugo i koniec. Czas trwania naley rozumie, jako tymczasowe ramy czasowe a nie jako cile okrelony Oto kilka przykadw projektw: Budowa domu Przeprowadzka magazynu Pisanie ksiki Pisanie programu komputerowego

2. Zarzdzanie projektemZarzdzanie projektem polega na administrowaniu zorganizowan grup zada prowadzcych do wsplnego celu, uywajc specjalistycznych technik zarzdzania. Zarzdzanie projektem zawiera:

Okrelenie celu projektuPrzykadem celu projektu jest zbudowanie domu, czy te napisanie programu. Naley rwnie wzi pod uwag fakt, e nie wszystko mona zdefiniowa jako cel projektu.

Zarzdzanie si robocz, budetem i zasobamiProjekt nie moe by wykonany bez odpowiedniej iloci ludzi i sprztu. eby zapewni prawidowe wykonanie projektu, naley prawidowo oszacowa ilo osb i sprztu potrzebnego do wykonania przedsiwzicia. Rwnie wane jest oszacowanie wstpnego kosztu projektu. Niektre projekty mog zosta wczeniej zakoczone, jeeli zwikszymy ilo osb w nim uczestniczcych. Najczciej wie si to jednak ze wzrostem kosztu. Jednym z gwnych zada menedera projektu, jest uoenie harmonogramu, ktry zostanie wykonany w jak najkrtszym czasie, przy moliwie najniszym koszcie i przy jak najwyszej kocowej jakoci.

RaportowanieKluczow spraw w zarzdzaniu projektami jest proces raportowania. Jest bardzo wane eby odpowiednie osoby wiedziay, co si dzieje z projektem (czy zadania s wykonywane wedug zaoonego harmonogramu). Posiadajc odpowiednie informacje, meneder projektu moe odpowiednio wczeniej zareagowa, jeeli zadania nie s wykonywane zgodnie z harmonogramem. Na przykad, jeeli zadanie pierwotnie zostao zaplanowane na 10 dni, ale pitego dnia tylko 30% pracy zostao wykonane, moesz przypisa do tego zadania nowe zasoby, w celu terminowego zakoczenia zadania.

Ocena sprawnoci i efektywnociW trakcie i po zakoczeniu realizacji projektu, zadaniem menedera projektu, jest wyciganie odpowiednich wnioskw z rzeczywistego przebiegu zada. Bdzie to mona pniej wykorzysta w przyszych projektach, w ktrych mog wystpowa podobne zadania. Na przykad w projekcie przeprowadzki biura, zadanie polegajce na przygotowaniu 100 sztuk komputerw do przeniesienia W sprawie informacji i zapisw na szkolenia prosimy dzwoni: tel. (0-22) 465-04-00, fax. (0-22) 520-26-53

3Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLpierwotnie zostao zaplanowane na 8 godzin. Jednak w trakcie realizacji okazao si, e rzeczywisty czas trwania tego zadania wynis 4 godziny. Informacj t bdzie mona w przyszoci wykorzysta, jeeli ponownie trzeba bdzie przygotowa podobny projekt. Cige kontrolowanie sprawnoci i efektywnoci projektw, moe pomc w ukadaniu przyszych harmonogramw.

3. Meneder ProjektuMeneder Projektu jest osob odpowiedzialn za zarzdzanie projektem. Do jego obowizkw naley koordynowanie caym przedsiwziciem i zwizanych z nim zada. Czasami musi on rwnie ponosi odpowiedzialno za osoby biorce udzia w poszczeglnych zadaniach. Zasoby biorce udzia w jednym projekcie nie musz by tymi samymi zasobami, ktre s zaangaowane w innych projektach. Meneder Projektu musi skupi si tylko na prac zasobw biorcych udzia w jego projekcie. Najczciej zadawanym pytaniem przez menederw jest:, Co zrobi, eby moje projekty trway krcej?

4. Metoda cieki krytycznejZalenoci midzy zadaniamiZ pojciem tym mamy do czynienia, jeeli pocztek lub koniec jednego zadania (nastpnika), zaley od pocztku lub koca innego zadania (poprzednika). Na przykad, jeli Zadanie B moe si rozpocz po zakoczeniu Zadania A, wtedy Zadanie A jest poprzednikiem Zadania B, a zadanie te czy relacja Zakocz, aby Rozpocz (ZR). Pomidzy zadaniami mog rwnie wystpowa jeszcze trzy inne typy relacji. S to: Zakocz, aby Zakoczy (ZZ), Rozpocznij, aby Rozpocz (RR) i Rozpocznij, aby Zakoczy (RZ). Relacje te bd dokadniej omwione w dalszej czci kursu.

Uwarunkowania czasoweCzasami w projekcie mamy do czynienia z sytuacj, kiedy jedno lub kilka zada jest niezalenych od pozostaych lub uzalenione od innych czynnikw niezwizanych z zadaniami, a majcych wpyw na czas wykonania zadania, na przykad oczekiwanie na wydanie pozwolenia na budow, czy te wpyw rodkw finansowych z innej inwestycji. Jeeli znamy dat, kiedy zadanie moe si rozpocz nie naruszajc przepisw prawnych, czy te nie nadwerajc naszego budetu, ukadajc harmonogram powinnimy uwzgldni t dat, nakadajc na zadanie uwarunkowanie czasowe typu Rozpocznij nie wczeniej ni..

Metoda cieki krytycznej CPM (ang. Critical Path Method)Jest to metoda obliczania cakowitego czasu trwania projektu, bazujca na okrelonej dacie rozpoczcia projektu, czasie trwania poszczeglnych zada i zalenoci midzy nimi. CPM dostarcza take informacji o ile zadanie moe si opni, nie powodujc opnienia innych zada, czy te opnienia zakoczenia caego projektu. Dla ustalonej daty rozpoczcia projektu i wystpujcych w nim zada poczonych relacjami i z ustalonymi uwarunkowaniami czasowymi, CPM oblicza: Najwczeniejsz dat rozpoczcia i zakoczenia zada i co z tym si wie najwczeniejsz dat zakoczenia projektu Najpniejsz (teoretyczn) dat rozpoczcia i zakoczenia poszczeglnych zada, bez opniania daty zakoczenia projektu Jak dugo rozpoczcie zadania moe si opni, nie wpywajc na dat rozpoczcia i zakoczenia innego zadania. Ktre zadania s krytyczne, na przykad: ktre zadanie jeeli si opni spowoduje opnienie daty zakoczenia projektu.



4Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLZanim przyjrzymy si dokadnie jak dziaa CPM, naley zapozna si z kilkoma definicjami dostpnymi w pomocy programu MS Projekt 2003

Termincieka krytyczna

DefinicjaSeria zada, ktre musza by wykonane w zaoonym terminie, eby projekt mg zosta zakoczony zgodnie z harmonogramem. Kade zadanie lece na ciece krytycznej jest zadaniem krytycznym. W typowych projektach, wikszo zada ma zapas czasu i dlatego moe zosta nieznacznie opniona, nie powodujc opnienia projektu. Opnienie zadania krytycznego automatycznie powoduje opnienie caego projektu. Naley o tym pamita w trakcie wyrwnywania przecie zasobw. Jeeli dokonamy jakiejkolwiek zmiany, majcej wpyw na rozpoczcie, zakoczenie czy te czas trwania zadania krytycznego, to na pewno zmieni si rwnie data zakoczenia projektu. Zadanie, ktre musi zosta wykonane w terminie, eby projekt rwnie mg zakoczy si w zaplanowanym przez ciebie czasie. Najmniejsze opnienie takiego zadania powoduje opnienie projektu. Seria zada krytycznych tworzy ciek krytyczn. Ilo czasu, o ktr zadanie moe si opni, nie opniajc innego zadania.

Zadanie krytyczne

Swobodny zapas czasu Czas opnienia

Jest to opnienie rozpoczcia zadania nastpnika w stosunku do zadania poprzednika. Przykadowym zastosowaniem takiego opnienia jest wprowadzenie przerwy technologicznej pomidzy dwoma zadaniami. Moe on rwnie przyjmowa wartoci ujemne. Mamy wtedy do czynienia z negatywnym opnieniem, czsto rwnie nazywanym czasem wyprzedzenia. Zadanie, ktrego rozpoczcie lub zakoczenie determinuje rozpoczcie lub zakoczenie innego zadania (nastpnika) Zadanie, ktre nie moe rozpocz si lub zakoczy dopki inne zadanie (poprzednik) nie rozpocznie si lub skoczy. Ilo czasu, o ktr zadanie moe si opni nie powodujc opnienia zakoczenia projektu. Jeeli warto ta przybiera wartoci ujemne, oznacza to, e czas trwania zadania jest zbyt dugi, dla jego nastpnika, eby ten mg rozpocz si zgodnie z naoonymi na niego ograniczeniami czasowymi.

Poprzednik

Nastpnik

Cakowity zapas czasu


5Wersja 1.1


Lekcja 2 Interfejs uytkownikaMS Project jest programem, nalecym do grupy programw pakietu MS Office, a co z tym si wie posiada wiele cech wsplnych, dla innych aplikacji z tej grupy. Jeeli wczeniej miae ju do czynienia z programem MS Excel, czy te MS Word poruszanie si po podstawowych funkcjach programu nie powinno sprawia ci trudnoci.

1. Gwne okno programuW celu uruchomienia programu MS Project 2003, naley na pasku zada systemu Windows klikn lewym przyciskiem myszy na guziku Start, z rozwinitego menu, wybra grup Programy, a nastpnie w rozwinitym podmenu odnale pozycj Microsoft Project, zaznaczy j kursorem myszy a nastpnie klikn lewym przyciskiem. Na ekranie monitora pojawi si okno programu (rys 1)Pasek menu Pasek narzdzi Formatowanie Pasek narzdzi Przewodnik po programie Project Wykres Gantta Pasek widokw Pasek narzdzi Standardowy

Okienko zada

Arkusz zada

Rysunek 1 Gwne okno programu MS Projekt 2003

Przy pierwszym uruchomieniu programu, domylnym widokiem jest plansza o nazwie Wykres Gantta. Jest to jedna z wielu plansz, z ktrej bdziesz korzysta w trakcie ukadania harmonogramu, a pniej w czasie kontroli realizacji projektu. Przy jej pomocy moesz wprowadzi podstawowe informacje o zadaniu. Skada si ona z dwch czci. Jedna to tabela, podobna do arkusza kalkulacyjnego, a druga to ju sam wykres tworzony przez program automatycznie po wprowadzeniu danych do tabeli. Pionowa linia oddzielajca tabel od wykresu nie jest staa i moesz j dowolnie przesuwa, w zalenoci od tego czy chcesz widzie wicej wykresu czy te tabeli.

2. Otwieranie pliku z projektemDo otworzenia pliku zapisanego na dysku lub na dyskietce suy polecenie Otwrz z menu Plik. W oknie dialogowym tego polecenia moesz wskaza odpowiedni adres (Szukaj w:), oraz wybra z listy plikw poniej Nazwa pliku: odpowiedni plik. Nazwa wczytywanego z pliku projektu wywietlana jest na pasku tytuu.



6Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLKiedy otwierasz nowy dokument, jest on prezentowany na ekranie w postaci standardowej, takiej, jak przedstawiono na Rysunku 1. Kiedy otwierasz dokument zapisany w pliku, ukazuje si on na ekranie w takiej postaci, w jakiej zapisa go ostatni uytkownik.WICZENIE 1. Otwrz projekt o nazwie LEKCJA1 znajdujcy si w nastpujcej lokalizacji: g:\wicze\projekt\project2003\standard-polski

Rysunek 2 Wynik wiczenia

3. Widoki (Plansze)Przeczanie si midzy widokamiW trakcie ukadania harmonogramu zada, a pniej rwnie w trakcie kontroli realizacji projektu, bdziesz musia przecza si pomidzy rnymi widokami, poniewa wszystkie dane zgromadzone na jednym ekranie, stayby si nieczytelne. Najczciej stosowane widoki moesz znale na pasku widokw, albo w menu Widok.


7Wersja 1.1


Rysunek 3 Menu Widok

Zwr uwag na to, e polecenia w menu, s pogrupowane na widoki dotyczce zada i te odnoszce si do zasobw. Wiksza ilo widokw dostpna jest po wybraniu polecenia Wicej widokw Moesz tam rwnie zdefiniowa swj wasny widok i zdecydowa, czy ma on by dostpny w menu.

Typy widokw.W programie MS Project wystpuj trzy podstawowe typy widokw. 1. Widok typu wykres, jest plansz, na ktrej moesz obejrze wprowadzone dane rozcigajce si w czasie. Czsto wykresy czone s z widokiem tabelarycznym typu arkusz kalkulacyjny. 2. Widok typu arkusz kalkulacyjny (tabelaryczny). 3. Widok typu formularz. 4. Widok czony, ktry jest kombinacj trzech poprzednich. Kady z wymienionych widokw moe wywietla te same dane, ale czasami jeden widok jest wygodniejszy w uyciu ni inny.

Poruszanie si po widokach.Czasami aktualnie wywietlony widok z powodu duej iloci informacji, nie mieci si na ekranie monitora, albo nie jest dostosowany do pokazywania wszystkich informacji. W zalenoci od typu widoku, moesz porusza si po nim na kilka sposobw.

a. Przegldanie widoku typu wykres.Do przesuwania skali czasu na planszy z wykresem suy poziomy pasek przewijania, ktry znajduje si na dole wykresy. Jeeli szybko chcesz przej do pocztku wykresu nacinij na klawiaturze kombinacj klawiszy Alt+Home. Analogicznie szybkie przejcie do koca wykresu to kombinacja klawiszy Alt+End. Jeeli chcesz szybko przej do zadania aktualnie zaznaczonego w tabeli po lewej na pasku narzdzi. Niekiedy wykresy ukrywaj w sobie wicej stronie wykresu nacinij ikon informacji, ni jest to domylnie wywietlone. eby je pokaza naley z menu Format wybra polecenie Szczegy a nastpnie z podmenu pozycj z interesujcymi nas informacjami (moesz http://www.css.pl/edusoft e-mail: [email protected]

8Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLrwnie klikn prawym guzikiem myszy w obszarze wykresu i wybra odpowiednie polecenie z menu kontekstowego) Cech wspln dla wszystkich wykresw jest moliwo ich powikszania i zmniejszania. Moesz to znajdujce si na pasku narzdzi Standardowy. Innym zrobi klikajc na ikonki sposobem na powikszenie lub zmniejszenie wykresu jest rczna zmiana jednostek skali czasu. eby to zrobi na ley dwukrotnie klikn na skali czasu, znajdujcej si w grnej czci kadego wykresu, lub z menu Format wybra polecenie Skala czasu. Po wykonaniu jednej z tych czynnoci, na ekranie monitora pojawi si okno:

Rysunek 4 Okno dialogowe Skala czasu

Skala czasu moe skada si z trzech warstw. Domylnie wczony jest widok tylko dwch. O iloci wywietlanych warstw moesz zdecydowa zmieniajc ustawienie w sekcji Opcje skali czasu. W tym samym miejscu moesz rwnie zdecydowa o rozmiarze skali. Decyduje o tym parametr Rozmiar. Wybierajc jedn z trzech zakadek Warstwa grna, Warstwa rodkowa i Warstwa dolna, moesz w sekcji Formatowanie .. warstwy ustawi jednostk wywietlan na danej warstwie. Przy zmianie jednostek naley pamita, e kolejna warstwa powinna wywietla jednostk maksymalnie rwn jednostce warstwy nadrzdnej. Wszelkie zmiany, zanim zostan zastosowane do skali czasu na wykresie, moesz obejrze w sekcji Podgld. Po dostosowaniu skali czasu do twoich wymaga, naley klikn na przycisku OK.

b. Przegldanie widoku typu arkusz kalkulacyjny.Na planszy typu arkusz kalkulacyjny moesz wprowadza lub wywietla informacje o zadaniach lub zasobach w formacie tabelarycznym. W zalenoci od tego, jakie informacje chcesz obejrze lub te zmieni, moesz skorzysta z kilku domylnie zdefiniowanych w programie tabel. Zmiany tabeli moesz dokona poprzez wybranie z menu Widok polecenia Tabela, a nastpnie z podmenu jednej z predefiniowanej tabeli. Wiksza ich ilo dostpna jest po wybraniu polecenia Wicej tabel z podmenu Tabela. Moesz tam rwnie zdefiniowa now tabel i zdecydowa o tym, czy ma ona by dostpna w menu. Jeeli nie chcesz budowa wasnych tabel, moesz zmodyfikowa dowoln tabel. Aby to uczyni wywietl j na ekranie monitora, kliknij na nagwku kolumny, przed ktr chcesz wstawi nowe pole, a nastpnie z menu Wstaw wybierz polecenie kolumna (moesz rwnie nacisn klawisz Insert). Na monitorze pojawi si okno dialogowe Definiowanie kolumny.


9Wersja 1.1


Rysunek 5 Okno dialogowe Definiowanie kolumny

W oknie tym, wybierz z listy dostpnych pl to, ktre chcesz wywietli w tabeli. Jeeli chcesz, eby kolumna miaa inny nagwek ni nazwa pola, wpisz go w polu Tytu. Pozostae ustawienia dotycz wyrwnania tekstu w nagwku kolumny i w polach z danymi, a take domylnej szerokoci kolumny. Po wybraniu swoich ustawie potwierd ustawienia przyciskiem OK. Nowa kolumna powinna pojawi si w tabeli. Jeeli chcesz usun wczeniej wstawion kolumn, lub jedn z wczeniej zdefiniowanych, zaznacz j a nastpnie z menu Edycja wybierz polecenie Usu kolumn (moesz te nacisn klawisz Delete). eby zobaczy niewidoczne kolumny czy te wiersze (te, ktre nie zmieciy si na ekranie), moesz przewija tabel przy pomocy poziomego lub pionowego paska przewijania. Innym sposobem jest uycie klawiszy strzaek, lub Home (powoduje przejcie do pierwszej kolumny tabeli), End (powoduje przejcie do ostatniej kolumny tabeli), Page Up (powoduje przewinicie tabeli o jeden ekran do gry), Page down (powoduje przewinicie tabeli o jeden ekran w d). Do pionowego przewijania tabeli moesz, rwnie uywa kka pionowego przewijania w myszce, o ile twoja myszka jest w takie wyposaona.

c. Przegldanie widoku typu formularzDo odpowiednich pl formularza moesz przenosi si za pomoc myszy lub klawisza Tab. Podobnie jak plansze z wykresami, formularze czsto ukrywaj w sobie wicej informacji, ni jest to domylnie wywietlone. eby je pokaza naley z menu Format wybra polecenie Szczegy a nastpnie z podmenu pozycj z interesujcymi nas informacjami

Tworzenie widoku czonegoNajprostszym sposobem na wywietlenie widoku czonego, jest wybranie z menu Okno polecenia Podziel. Na przykad, jeeli wykonasz te czynnoci przy wczonym widoku wykresu Gantta, powiniene uzyska widok podobny do przedstawionego na Rysunku 6.



10Wersja 1.1


Rysunek 6 Widok czony

Widok ten skada si z dwch planszy, wykresu Gantta i formularza zadania. eby si o tym przekona wycz pasek widokw (z menu Widok wybierz polecenie Pasek widokw). Po lewej stronie kadej z dwch plansz pojawi si cienki niebieski pasek z jej nazw. Innym sposobem utworzenia widoku czonego jest przy widocznej dowolnej planszy, nacisn i przytrzyma klawisz Shift i z menu Widok wybra plansz, ktra ma si pojawi w dolnej czci okna. Istniej rwnie zdefiniowane w programie widoki czone, np.: Wprowadzanie zada czy te Alokacja zasobw.

Modyfikowanie widoku czonego.Jeeli na ekranie masz ju wywietlony widok czony, moesz dowolnie zmienia grn i dolna plansz. eby to zrobi, musisz klikn gdziekolwiek w obszarze planszy, ktr chcesz zamieni na inn (pasek z jej nazw powinien by niebieski a nie szary), a nastpnie z menu Widok wybierz docelow plansz.

Wyczanie widoku czonegoW celu wyczenia widoku czonego wybierz z menu Okno plecenie Usu podzia. Moesz rwnie zapa kursorem myszy za lini podziau i przecign j do gry lub w d, w zalenoci od tego, ktr plansz chcesz pozostawi na ekranie.

Jak dziaa widok czony?Jeeli wywietlie na ekranie monitora plansz czon, musisz pamita o jednej zasadzie, rzdzcej tym widokiem: W widoku czonym grna plansza, jest plansz gwn. W praktyce oznacza to, e jeeli mamy do czynienia z widokiem jak na Rysunku 6, to zaznaczenie jakiegokolwiek zadania w arkuszu wykresu Gantta, spowoduje wywietlenie szczegw tego zadania w polach dostpnych w formularza zadania, znajdujcym si w dolnej czci ekranu. W sprawie informacji i zapisw na szkolenia prosimy dzwoni: tel. (0-22) 465-04-00, fax. (0-22) 520-26-53

11Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 2. Zawarto projektu LEKCJA1 wywietl na planszy o nazwie Arkusz zasobw, a nastpnie zastosuj plansz Arkusz zada.

Rysunek 7 Plansza Arkusz zasobw

Rysunek 8 Plansza Arkusz zada

WICZENIE 3. Dla projektu LEKCJA1, na planszy o nazwie Wykres zasobw, wywietl informacj o pracy zasobu Stolarze w tygodniu zawierajcym dat 97-04-28. Wywietl plansz o nazwie Diagram sieciowy, a nastpnie plansz o nazwie Kalendarz.

Rysunek 9 Plansza Wykres zasobw Rysunek

10 Plansza Diagram sieciowy

Rysunek 11 Plansza Kalendarz



12Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 4. W projekcie LEKCJA1 zastosuj plansz czon skadajc si z planszy Wykres Gantta (grny panel) i planszy Formularz zadania (dolny panel). WICZENIE 5. W projekcie LEKCJA1 zastp plansz czon utworzon w poprzednim wiczeniu plansz pojedyncz o nazwie Arkusz zasobw. WICZENIE 6. W pliku LEKCJA1.MPP utwrz plansz czon o nazwie MOJA zbudowan w nastpujcy sposb: w panelu grnym plansza Arkusz zasobw, w panelu dolnym plansza Arkusz zada. Wywietl na tej planszy zadania, w ktrych bierze udzia zasb o nazwie Stolarze.



13Wersja 1.1


Lekcja 3 Sortowanie i filtrowanie danych1. SortowanieSortowanie informacji w projekcie nie wymaga wczeniejszego zaznaczania adnych pl. Polecenie Sortuj dostpne jest w menu Projekt. Na licie polece wymienione s podstawowe klucze sortowania, co przyspiesza wykonanie tego polecenia. Jeli z menu Projekt wykonamy polecenie Sortuj: Sortuj wedug, na ekranie pojawi si okno dialogowe, w ktrym moemy wasne klucze sortowania (mona sortowa dane wedug maksymalnie 3 kluczy jednoczenie).

Rysunek 13 Okno dialogowe polecenia Sortowanie

Zaznaczenie parametru Przenumeruj trwale zadania powoduje przypisanie nowych, kolejnych numerw Id. posortowanym zadaniom lub zasobom. Jedynym sposobem na przywrcenie poprzedniego ukadu zada pozostanie w przypadku takie sortowania tylko polecenie Cofnij (o ile nie signiemy po nie za pno). Zaznaczony parametr Zachowaj struktur konspektu sortuje zadania lub zasoby wewntrz ich struktury konspektu (podzadania pozostaj wraz ze swoimi zadaniami sumarycznymi, zasoby pozostaj wewntrz swoich projektw, a przydziay pozostaj razem ze swoimi zasobami).

2. FiltrowanieFiltrowanie umoliwia wywietlenie tylko potrzebnych informacji. Rekordy, ktre nie speniaj zadanego w wybranym filtrze kryterium s ukrywane. Filtrowanie nie usuwa adnych informacji z projektu, lecz tylko wybiera informacje, ktre naley wywietli. Program Microsoft Project zawiera filtry zada, suce do ogldania okrelonych aspektw zada i filtry zasobw, umoliwiajce ogldanie okrelonych aspektw zasobw. Standardowe filtry s dostpne w oknie dialogowym polecenia Filtrowanie wedug: Wicej filtrw lub na pasku narzdzi Formatowanie w postaci listy wyboru Filtr. Jeeli aden z filtrw programu Microsoft Project nie spenia wymaga, moemy utworzy nowy filtr lub zmodyfikowa istniejcy, dostosowujc jego kryteria. Jeli chcesz utworzy wasny filtr, wykonaj z menu Projekt polecenie Filtrowanie wedug: Wicej filtrw i w oknie dialogowym tego polecenia kliknij na przycisk Nowy.



14Wersja 1.1


Rysunek 14 Okno dialogowe Definiowanie filtru

Oprcz filtrw standardowych, program Microsoft Project zawiera take autofiltry, ktre s moemy wywietli na wikszoci plansz wykonujc z menu Projekt: Filtrowanie wedug polecenie Autofiltr lub za pomoc ikony dostpnej na pasku narzdzi Formatowanie.


15Wersja 1.1


Lekcja 4 Wprowadzanie informacji podstawowych1. Definiowanie projektuZanim zaczniesz wprowadza szczegowe informacje o projekcie, musisz wprowadzi do programu, podstawowe dane na podstawie, ktrych zostan przeprowadzone obliczenia. Harmonogram zada moesz ukada na dwa sposoby. Pierwszy, domylny sposb to ukadanie planu, od szacowanej daty rozpoczcia projektu, natomiast drugi polega na obliczeniach opartych na szacowanej dacie zakoczenia. Informacje te naley poda w oknie dialogowym Informacje o projekcie. Aby je wywietli z menu Projekt wybierz polecenie Informacje o projekcie...

Rysunek 15 Okno dialogowe Informacje o projekcie

Sposb obliczania harmonogramu moesz zmieni w polu Harmonogram od:, wybierajc odpowiedni opcj z listy. Zwr uwag, e jeeli wybrana jest opcja Data rozpoczcia projektu to moesz wprowadzi dat rozpoczcia, natomiast pole Data zakoczenia: jest zablokowane i wywietla aktualnie obliczon przez program dat zakoczenia projektu. Warto ta bdzie si automatycznie zmienia w trakcie ukadania harmonogramu. W przypadku ukadania projektu od daty rozpoczcia projektu, w celu zminimalizowania czasu trwania przedsiwzicia, Project bdzie stara si ustawi zadania tak, aby zaczynay si one jak najwczeniej. Praktycznie oznacza to, e jeli wprowadzisz zadania i nie poczysz ich adnymi relacjami, to wszystkie bd rozpoczynay si w dniu rozpoczcia projektu. Jeli ukadasz harmonogram podajc dat zakoczenia projektu, wszystkie zadania bd zaczynay si jak najpniej, co rwnie spowoduje, e czas trwania przedsiwzicia bdzie moliwie najkrtszy. Podajc dat rozpoczcia (lub zakoczenia) projektu, moesz rwnie ustawi domylny priorytet dla nowo wprowadzanych zada. Parametr ten moe przyjmowa wartoci od 0 do 1000, gdzie 0 oznacza zadanie o najniszym, a 1000 najwyszym priorytecie. Priorytet zadania jest wykorzystywany przez program, w trakcie bilansowania przecionych zasobw.WICZENIE 7. Utwrz nowy projekt rozpoczynajcy si w dniu 1.04. 2003 r.

2. KalendarzKolejnym krokiem po ustawieniu daty rozpoczcia przedsiwzicia jest ustawienie parametrw kalendarza. Jak zauwaye na Rysunku 15 w oknie Informacje o projekcie mona ustawi kalendarz dla projektu. Domylnie dostpne s trzy kalendarze: Standardowy, Zmiana nocna i 24 godziny. Wybr odpowiedniego kalendarza ma wpyw na to, w jakich godzinach program bdzie planowa prac w zadaniach. Domylne ustawienia tych kalendarzy to Standardowy w kalendarzu tym praca nad zadaniami jest wykonywana w godzinach 9:00-18:00 z godzinn przerw na lunch midzy 13:00 a 14:00, od poniedziaku do pitku. Kada sobota i niedziela jest dniem wolnym od pracy. http://www.css.pl/edusoft e-mail: [email protected]

16Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLZmiana nocna w kalendarzu tym praca nad zadaniami odbywa si w godzinach 23:00-08:00 z godzinn przerw midzy 03:00 a 04:00. Tydzie roboczy zaczyna si w poniedziaek o 23:00 a koczy w sobot o 08:00 24 godziny w kalendarzu tym praca jest wykonywana 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dob. Wybranie jednego z tych kalendarzy spowoduje, e stanie si on domylnym kalendarzem projektu. Po wybraniu kalendarza, powiniene dostosowa jego ustawienia dla twojego przedsiwzicia. Aby to zrobi, przy wczonym widoku wykresu Gantta, z menu Narzdzia wybierz polecenie Zmie czas pracy.

Rysunek 16 Okno dialogowe Zmienianie czasu pracy

Zakres dat, jaki moesz modyfikowa w kalendarzu to: 01-01-1984 do 31-12-2049. Jednoczenie s to daty ograniczajce kady projekt w programie. Innymi sowy nie mona stworzy harmonogramu, ktry rozpocznie si wczeniej ni 01-01-1984 lub skoczy pniej ni 31-12-2049. Modyfikacji kalendarza dokonujesz poprzez zaznaczenie dnia, w ktrym chcesz zmieni domylne godziny pracy wybraniu po prawej stronie opcji Czas wolny lub Niestandardowy czas pracy. W ostatnim przypadku powiniene wpisa godziny, w ktrych praca ma by wykonywana, w okienkach poniej pl opcji. Moesz rwnie zaznacza kilka dni, ktre nie s obok siebie przytrzymujc klawisz Ctrl, lub przedziay czasowe, klikajc pierwszy dzie a nastpnie przytrzymujc klawisz Shift ostatni dzie przedziau. Jeli klikniesz na nagwek kolumny ze skrtem nazwy tygodnia np.: wtorek, zaznaczysz w ten sposb wszystkie wtorki w kalendarzu. Jest to bardzo przydatne, jeeli potrzebujesz zmieni domylne godziny pracy dla caego kalendarza. Po wpisaniu wszystkich wit i ustaleniu oglnych godzin pracy, naley jeszcze ustawi domyln godzin rozpoczcia i zakoczenia wprowadzanych zada. W tym celu kliknij na guziku Opcje


17Wersja 1.1


Rysunek 17 Okno dialogowe Opcje - zakadka Kalendarz

UWAGA: Jeeli wprowadzie ju jakie zadania, to zmiana domylnej godziny rozpoczcia i zakoczenia zadania, bdzie miaa wpyw tylko na nowe zadania. Dlatego wane jest, aby ustawi te wartoci na zgodne z godzinami wpisanymi w kalendarzu, jeszcze przed wprowadzeniem jakichkolwiek zada.WICZENIE 8. W stworzonym przed chwil projekcie zdefiniuj nowy kalendarz bazowy o nazwie SPORTEX. W kalendarzu SPORTEX, dla roku 2003, wprowad informacj o nastpujcych dniach wolnych od pracy: 1.01, 21.04, 1 i 3.05, 19.06, 15.08, 1 i 11.11, 25 i 26.12. We wszystkich dniach roboczych liczba godzin pracy wynosi 8 i praca odbywa si w godzinach 9:00-17:00.

Przypisywanie kalendarza do projektuKiedy przypisujesz nowy kalendarz bazowy do tworzonego projektu, program bdzie uywa tego wanie kalendarza do wszystkich oblicze harmonogramu (z wyjtkiem oblicze dla zasobw pracujcych wedug wasnych, indywidualnych kalendarzy). Samo utworzenie kalendarza nie jest rwnoznaczne z jego zastosowaniem w danym projekcie. eby kalendarz przypisa do projektu: Wykonaj polecenie Informacje o projekcie z menu Projekt. W oknie dialogowym tego polecenia rozwi w okienku Kalendarz: list dostpnych kalendarzy bazowych. Wybierz waciwy kalendarz i potwierd wybr wskazujc OK i klikajc lewym przyciskiem myszy.WICZENIE 9. Przypisz kalendarz bazowy SPORTEX do twojego projektu.



18Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLPrzypisywanie kalendarza do skali czasuJeli chcesz, aby plansza graficzna Wykres Gantta odzwierciedlaa ukad kalendarza bazowego, naley dla niej rwnie okreli ten sam kalendarz bazowy, ktry zosta przypisany projektowi. Mona to zrobi w zakadce Czas wolny okna dialogowego polecenia Skala czasu z menu Format. Za pomoc tego samego polecenia zmieniasz kalendarze w wybranej planszy graficznej wywietlanej na bazie skali czasu (np. Obcienie zasobw, Obcienie zadaniami).

Rysunek 18 Okno dialogowe Skala czasu - zakadka Czas wolny

WICZENIE 10. Zmie ustawienia dla planszy Wykres Gantta tak, aby prawa strona planszy (wykres) uwzgldniaa ustawienia kalendarza bazowego o nazwie SPORTEX. W ten sam sposb zmie ustawienia planszy o nazwie Obcienie zadaniami i Obcienie zasobw.

3. Zapisywanie projektuAby zapisa projekt w postaci pliku, wybierz z menu Plik polecenie Zapisz lub kliknij na ikon znajdujca si na pasku narzdzi Standardowy. Nastpnie w oknie dialogowym Zapisywanie jako w polu Zapisz w: wska folder, w ktrym chcesz umieci plik, a w polu Nazwa pliku wpisz nazw dla swojego projektu. Po wprowadzeniu tych informacji nacinij przycisk Zapisz. UWAGA: Jeeli otworzye plik, ktry by ju wczeniej zapisany okno dialogowe Zapisywanie jako nie pojawi si.


19Wersja 1.1


Rysunek 19 Okno dialogowe Zapisywanie jako

WICZENIE 11. Zapisz projekt w pliku pod nazw SPORTEX.

4. Wprowadzanie zadaPo wprowadzeniu podstawowych informacji o projekcie i zdefiniowaniu podstawowego kalendarza, moesz przystpi do wprowadzania informacji o zadaniach. Najwygodniejszym widokiem do wpisywania tych informacji jest plansza z wykresem Gantta, poniewa moesz od razu obserwowa postp swojej pracy na wykresie. W pierwszej fazie ukadania harmonogramu naley wprowadzi tylko dwie informacje o zadaniu: jego nazw i czas trwania. Nazwa zadania ma obrazowa czynno, jak w praktyce trzeba bdzie wykona, natomiast czas trwania to ilo czasu, jak przewidujesz na jej wykonanie. Czas moesz podawa w minutach, godzinach, dniach, tygodniach i miesicach. O ile zaleno midzy minut a godzin jest jednoznaczna 1 godz. = 60 min., to pozostae jednostki czasu mog przybiera rne ustawienia. Domylnie jest to: 1 dzie = 8 godzin 1 tydzie = 40 godzin 1 miesic = 20 dni Powiniene zadba, aby wartoci te odzwierciedlay informacje wprowadzone w kalendarzu. Jeli zachodzi konieczno dokonania korekcji tych ustawie, moesz wpisa je w odpowiednie pola w oknie przedstawionym na Rysunku 17.



20Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 12. W projekcie SPORTEX wprowad wymienione poniej zadania:

Rozczenie komputerw Rozmontowanie mebli Przeniesienie mebli Zmontowanie mebli Poczenie komputerw Przeprowadzka magazynu

2d 4d 2d 4d 2d 5d


Zadania kontrolneZadania kontrolne to zadania, ktre oznaczaj w harmonogramie zakoczenie jakiego etapu prac. Czsto wprowadza si takie zadania, eby oznaczy dzie, w ktrym powinno odby si spotkanie w celu omwienia postpu prac. Wprowadzanie zadania kontrolnego odbywa si tak samo jak, wprowadzanie kadego innego zadania, z t rnic, e jako warto czasu trwania zadania podajemy 0. Drugim sposobem na wprowadzenie zadania kontrolnego jest dwukrotne kliknicie na nazwie zadania, i w oknie dialogowym Informacje o zadaniu na zakadce Zaawansowane zaznaczy pole wyboru Oznacz zadanie jako punkt kontrolny. Dla zachowania spjnoci projektu powiniene wprowadza zadania kontrolne przy pomocy jednego z powyszych sposobw.


21Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 13. W projekcie SPORTEX dodaj na kocu wprowadzonych zada zadanie kontrolne o nazwie Przeprowadzka zakoczona. Zachowaj wprowadzone zmiany.




22Wersja 1.1


Lekcja 5 Modyfikowanie wprowadzonych informacji1. Wprowadzanie nowych zadaCzasami zachodzi potrzeba wprowadzenia nowego zadania, lub te serii zada pomidzy ju istniejce. Aby to zrobi naley wprowadzi pusty wiersz, zaznaczajc zadanie, powyej ktrego chcesz umieci nowe, a nastpnie z menu Wstaw wybierz polecenie Nowe zadanie, lub nacinij klawisz Insert.WICZENIE 14. Przed przystpieniem do przeprowadzki musimy znale now siedzib przed zadaniem o numerze ID rwnym 1 wstaw nowe zadanie Lokalizacja nowej siedziby, czas trwania = 3 dni. Po znalezieniu nowej siedziby naley uzyska odpowiednie zezwolenia na przeprowadzk oraz przeprowadzi jej remont przed zadaniem o numerze ID rwnym 2 wstaw 4 nowe zadania:

Napisanie oferty Uzyskanie zezwolenia Adaptacja nowej siedziby Sprztanie

3d, 2tyg, 3d, 1d


2. Zmiana nazwy lub czasu trwania zadaniaJeeli chcesz zmieni nazw lub czas trwania, ktrego z wprowadzonych ju zada, kliknij w odpowiednim polu lewym klawiszem myszy, a nastpnie wprowad nowe dane, potwierdzajc je klawiszem Enter lub Tab. Nowe informacje automatycznie zastpi stare.WICZENIE 15. W projekcie SPORTEX stwierdzamy, e dla zadania nr 4 Adaptacja nowej siedziby lepsz nazw jest nazwa Remont. Zmie nazw zadania nr 4.

3. Usuwanie zadaniaJeeli chcesz usun zadanie z arkusza, kliknij w dowolnym polu wiersza danego zadania i z menu Edycja wybierz polecenie Usu zadanie. Moesz rwnie klikn w pierwszej szarej kolumnie z numerem Id zadania i nacisn klawisz Delete.


23Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 16. Prowadzc przedsiwzicie, jakim jest przeprowadzka, dochodzimy do wniosku, e skoro zlecilimy jakiej firmie wykonanie remontu, to rwnie ta firma bdzie moga zaj si uzyskaniem odpowiednich zezwole. Zadanie Uzyskanie zezwolenia nie jest, wic potrzebne w naszym projekcie. Usu zadanie Uzyskanie zezwolenie.


4. Cofnicie ostatniego poleceniaMoesz cofn ostatnie wykonane polecenie za pomoc polecenia Cofnij z menu Edycja.WICZENIE 17. Cofnij polecenie wykonane w poprzednim wiczeniu.

5. Zmiana pooenia zadania na licieMoesz szybko doda, przesun i usun zadanie w miar, jak zmieniaj si szczegy projektu. List zada moesz zmodyfikowa za pomoc nastpujcych polece z menu Edit: Wytnij usuwa wybran informacj z projektu i przechowuje j w Schowku Kopiuj kopiuje wybran informacj do Schowka pozostawiajc oryginaln informacj nienaruszon, Wklej wstawia do projektu informacj znajdujc si w Schowku. Polecenia te rwnie wykonasz wskazujc kursorem na pasku narzdzi standardowych odpowiednie ikony: , , i klikajc lewym przyciskiem myszy.

Aby wyci lub skopiowa zadanie, musisz wybra (zaznaczy) cay wiersz. W tym celu wska kursorem numer identyfikacyjny zadania ID i kliknij lewym przyciskiem myszy.WICZENIE 18. Aby nie traci czasu, stwierdzamy, e moemy rozpocz zadanie Remont wczeniej, ni uzyskamy zezwolenie na jego przeprowadzenie. Przesu zadanie Remont przed zadanie o nazwie Uzyskanie zezwolenia za pomoc Schowka. Przywr poprzednie pooenie zadania Remont.



24Wersja 1.1


6. Kalendarz zadaniaZdarzaj si sytuacje, kiedy jedno lub kilka zada nie moe by realizowane godzinach ustalonych, w kalendarzu projektu. Moe to by spowodowane technologicznymi uwarunkowaniami, lub okolicznociami zwizanymi z zadaniem.

Budowanie nowego kalendarzaJeeli zachodzi potrzeba wskazania specyficznych godzin, w ktrych moe by realizowane zadanie najpierw musisz stworzy nowy kalendarz. W tym celu w dowolnym widoku z zadaniami, wybierz z menu Narzdzia polecenie Zmie czas pracy. W oknie dialogowym Zmienianie czasu pracy kliknij na przycisk Nowy, nowym oknie Tworzenie nowego kalendarza bazowego, wpisz nazw dla nowego kalendarza (moe to by dowolna nazwa), zaznacz pole opcji Utwrz kopi kalendarza: i z listy dostpnych kalendarzy wybierz, nazw kalendarza projektu. Po ustawieniu tych parametrw potwierd ustawienia przyciskiem OK. W oknie Zmienianie czasu pracy upewnij si, e w polu Dla: znajduje si nazwa nowotworzonego kalendarza, a nastpnie w sekcji Ustawianie czasu pracy dla okrelonych dni zdefiniuj odpowiednie godziny pracy.

Przypisywanie kalendarza do zadaniaPo zdefiniowaniu nowego kalendarza naley przypisa go do odpowiedniego zadania. W tym celu kliknij dwukrotnie na nazwie zadania, do ktrego chcesz przypisa kalendarz, i w oknie Informacje o zadaniu na zakadce Zaawansowane w polu Kalendarz wybierz z listy odpowiedni nazw. Potwierd wprowadzone zmiany przyciskiem OK.


25Wersja 1.1


Lekcja 6 Hierarchia zada1. Struktura hierarchiczna w projekcieTworzenie struktury hierarchicznej w projekcie, pozwala ci pogrupowa razem zadania w zadania sumaryczne. Grupowanie takie czsto nazywane jest rwnie fazami lub etapami projektu. Struktura hierarchiczna pozwala ci przeglda harmonogram, oglnie lub bardziej szczegowo. W zalenoci od potrzeby, moesz wywietla tylko zadania sumaryczne, lub zadania sumaryczne wraz z jego podzadaniami. Polecenia zwizane z tworzeniem struktury hierarchicznej znajduj si na pasku narzdzi Formatowanie lub w menu Projekt na licie dostpnej po wykonaniu polecenia Konspekt.

2. Tworzenie zada sumarycznycheby stworzy zadanie sumaryczne wykonaj ponisze czynnoci 1. Przejd do widoku wykresu Gantta w twoim projekcie 2. Kliknij w polu Nazwa zadania na pierwszym zadaniu, ktre ma by podzadaniem zadania sumarycznego 3. Z menu Wstaw wybierz polecenie Nowe zadanie lub nacinij klawisz Insert 4. W nowej linii wpisz nazw zadania sumarycznego 5. Zaznacz zadania, ktre maj by podzadaniami 6. Kliknij na ikon Zwiksz wcicie na pasku narzdzi Formatowanie

Data rozpoczcia zadania sumarycznego jest wyznaczana na podstawie najwczeniej rozpoczynajcego si podzadania i analogicznie data zakoczenia, na podstawie podzadania, ktre koczy si najpniej. Czas trwania sumarycznego w szczeglnym przypadku moe by sum czasw trwania wszystkich jego podzada. W rzeczywistoci czas trwania zadania sumarycznego, zaley od czasw trwania jego zada skadowych, zalenoci midzy nimi i ich uwarunkowa czasowych.WICZENIE 19. Utwrz ponisz struktur hierarchiczn.




26Wersja 1.1


3. Przegldanie zada sumarycznychJeeli ju stworzye hierarchi w swoim projekcie, to moesz ju ukrywa lub pokazywa informacje, ktre w danej chwili s najwaniejsze. Su do tego tzw. symbole konspektu, ktre automatycznie pojawiaj si przed nazw zadania sumarycznego. Przybieraj one dwie postacie: 1. 2. Oznacza, e w danej chwili widoczne s podzadania, zadania sumarycznego Oznacza, e w danej chwili podzadania s ukryte.

W celu zwinicia lub rozwinicia zadania sumarycznego wystarczy klikn na odpowiedniej ikonie symbolu konspektu. Moesz take ukry symbole konspektu, wczy numeracj konspektu, a take pokazywa zadanie sumaryczne projektu. Wszystkie te opcje moesz ustawi w oknie dialogowym Opcje na zakadce Widok, dostpnym po wybraniu z menu Narzdzia polecenia Opcje

Rysunek 25 Formatowanie konspektu projektu

Jeli wyczysz symbole konspektu, nadal moesz zwija i rozwija podzadania. Pomog Ci w tym , Ukryj podzadania ikony Poka podzadania konkretnego poziomu konspektu oraz polecenia suce do odkrywania


27Wersja 1.1


Rysunek 26

dostpne na pasku narzdzi Formatowanie.WICZENIE 20. Zwi i rozwi zadania sumaryczne w projekcie SPORTEX.

4. Modyfikacje harmonogramu z zadaniami sumarycznymiWstawianie nowego zadaniaJeli chcesz wprowadzi do harmonogramu, w ktrym zostaa ju stworzona struktura hierarchiczna zada, musisz pamita, e nowe zadanie zostanie umieszczone na najniszym poziomie konspektu, spord zada, pomidzy ktre wstawiasz nowe. Jeeli nowe zadanie znalazo si zbyt nisko w hierarchii zada, moesz wypromowa je na wyszy poziom przy pomocy ikony Zmniejsz wcicie .

Przesuwanie zadania sumarycznegoPrzesuwanie zadania sumarycznego, wykonujesz tak jak przesuwanie pojedynczego zadania. Jednak pamitaj o tym, e wraz z zadaniem sumarycznym zostan przesunite wszystkie jego podzadania z zachowaniem pierwotnej hierarchii.

Usuwanie zadania sumarycznegoUsuwanie zadania sumarycznego odbywa si tak samo jak, usuwanie kadego innego zadania. Musisz jednak pamita, e usuwajc zadanie sumaryczne, usuwasz wszystkie jego podzadania.



28Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 21. W projekcie SPORTEX zadania od 1 do 5 tworz grup zada zwizanych z planowaniem. Utwrz dla tych zada zadanie sumaryczne o nazwie Planowanie przeprowadzki.


WICZENIE 22. Zadanie Przeprowadzka magazynu powinno by zadaniem wymagajcym wykonania nastpujcych zada szczegowych: Spakowanie towarw Rozmontowanie regaw Przeniesienie zawartoci magazynu Zmontowanie regaw Rozoenie towarw na pkach Przeprowadzka magazynu zakoczona 0d Ostatnie z zada szczegowych jest punktem kontrolnym koczcym zadanie sumaryczne Przeprowadzka magazynu. 4d 4d 2d 4d 4d



29Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 23. Zadania szczegowe w zadaniu Przeprowadzka biura powinny by poprzedzone zadaniem Rozdanie pude, do ktrych bd pakowane rozczane komputery. Przed zadaniem Rozczenie komputerw wstaw zadanie Rozdanie pude, czas trwania 1 dzie.


WICZENIE 24. Podczas ustalaniu harmonogramu zada nie uwzgldnilimy zadania, jakim jest przeprowadzka gabinetu dyrektora. Przed zadaniem Przeprowadzka magazynu wstaw zadanie Przeprowadzka gabinetu dyrektora, czas trwania 2 dni. Nowe zadanie powinno lee na tym samym poziomie hierarchii, na ktrym le zadania Przeprowadzka magazynu i Przeprowadzka biura.




30Wersja 1.1


Lekcja 7 czenie zadaKiedy ju wpisae wszystkie zadania do harmonogramu i stworzye odpowiedni hierarchi, przedstawiajc poszczeglne etapy realizacji przedsiwzicia, moesz zacz czy zadania odpowiednimi zalenociami relacjami.

1. Rodzaje zalenociRelacja Zakoczenie-RozpoczcieZaleno ta oznacza, e jeeli zakoczy si zadanie poprzednik to mog rozpocz si prace w zadaniu nastpniku. Jest to domylne poczenie zada w programie. Poczenie to moesz na pasku narzdzi Standardowy, lub nacisn wprowadzi klikajc na ikon Pocz zadania kombinacj klawiszy Ctrl+F2. W programie do okrelenia tej relacji wykorzystuje si skrt ZR.

Relacja Rozpoczcie-RozpoczcieZaleno ta oznacza, e w momencie rozpoczcia zadania poprzednika, powinny rozpocz si prace w zadaniu nastpniku. W programie do okrelenia tej relacji wykorzystuje si skrt RR.

Relacja Zakoczenie-ZakoczenieZaleno ta oznacza, e w chwili zakoczenia zadania poprzednika, nastpuje zakoczenie prac w zadaniu nastpniku. W programie do okrelenia tej relacji wykorzystuje si skrt ZZ.

Relacja Rozpoczcie-ZakoczenieZaleno ta oznacza, e w chwili rozpoczcia zadania poprzednika, powinno nastpi zakoczenie zadania nastpnika. W programie do okrelenia tej relacji wykorzystuje si skrt RZ.

2. Wprowadzanie prostych relacji do harmonogramuInformacje o zalenociach zawsze wprowadzasz w zadaniu nastpniku, wpisujc, w jakiej jest ono relacji z zadaniem poprzednikiem. Podajc te wiadomoci, wprowadzasz w kolumnie Poprzedniki arkusza zada, numer Id zadania poprzednika i skrt typu relacji czcej te dwa zadania. Numer Id zadania, to liczba, ktr moesz odnale w pierwszym, szarym polu linii kadego zadania.


31Wersja 1.1


Rysunek 31 Fragment arkusza zada z wprowadzon relacj Zakoczenie-Zakoczenie

Innym sposobem na wprowadzenie relacji, jest dwukrotne kliknicie w polu Nazwa zadania nastpnika i wprowadzenie odpowiednich informacji w na zakadce Poprzedniki okna dialogowego Informacje o zadaniu. Zwr uwag, e moesz posugiwa si tutaj nazw zadania, ktr moesz wybra z listy, zamiast jego numerem Id a take zamiast skrtw nazw relacji moesz posuy si list wyboru. Po zakoczeniu wprowadzania relacji nacinij przycisk OK.

Rysunek 32 Okno dialogowe Informacje o zadaniu - zakadka Poprzeniki

Kolejnym sposobem na wprowadzenie relacji midzy dwoma zadaniami, jest wpisanie jej w widoku czonym o nazwie Wprowadzanie zada. Dla zadania wskazanego na grnej planszy (wykres Gantta), wypenij odpowiednimi informacjami kolumny Nazwa poprzednika i Typ i potwierd ustawienia przyciskiem OK. Zwr uwag, e sposb wypeniania informacji jest analogiczny do wypeniania okna Informacje o zadaniu.

Rysunek 33 Wprowadzanie relacji w widoku czonym



32Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 25. W projekcie SPORTEX pocz wprowadzone zadania wykonujc polecenie Pocz zadania.


3. Wprowadzanie relacji zoonychRelacje z wieloma zadaniamiW rzeczywistych projektach, czsto zadanie zaley od zakoczenia lub rozpoczcia wikszej iloci zada. W programie MS Project, rwnie moesz wprowadza takie zalenoci. eby to zrobi, postpujesz dokadnie tak samo jak, przy wprowadzeniu prostych relacji. Jedyn rnic jest fakt istnienia wielu poprzednikw. Jeeli chcesz wprowadzi wiksz ich ilo na wykresie Gantta w kolumnie Poprzedniki, wystarczy oddzieli od siebie relacje separatorem listy. Separatorem listy jest najczciej znak rednika, lecz ustawienie to zaley od konfiguracji Ustawie regionalnych w Panelu sterowania twojego komputera. Kiedy zdecydowae si na wprowadzanie zalenoci przy pomocy okna Informacje o zadaniu lub widoku czonego, wystarczy wypeni kolejny wiersz w kolumnach Nazwa poprzednika i Typ.

Czas opnienia i wyprzedzenia (negatywnego opnienia)Czsto wprowadzajc zwyke relacje nie jeste w stanie odzwierciedli, rzeczywistego harmonogramu prac. Na przykad w trakcie realizacji przedsiwzicia budowlanego, wystpuje przerwa technologiczna pomidzy wylaniem fundamentw, a dalsz kontynuacj budowy. Spowodowane jest to koniecznoci zastygnicia betonu. eby zobrazowa tak sytuacj w harmonogramie ukadanym w MS Project, powiniene do relacji czcej takie zadania dopisa czas opnienia. Oto przykadowy zapis takiej relacji: 5ZR+3d. Zauwa, e pierwszy czon relacji jest taki sam, jak przy relacji prostej. Jedyna rnica to druga cz, ktra oznacza, e zadanie to musi rozpocz si o trzy dni pniej, ni wynikaoby to z relacji prostej. Ta druga cz to wanie czas opnienia. Czas opnienia mona podawa w takich samych jednostkach jak czas trwania zadania, czyli w minutach, godzinach, dniach, tygodniach i miesicach. Innym sposobem podawania czasu opnienia jest, uzalenienie go od czasu trwania zadania poprzednika. eby to uczyni warto t podajemy w procentach np.: 3ZR+30%. W zapisie tym, drugi czon oznacza ilo czasu rwn 30% czasu trwania zadania nr 3.


33Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLJeeli podasz ujemn warto czasu opnienia, bdzie mona powiedzie, ze wprowadzie czas wyprzedzenia czy te negatywne opnienie. Bdzie to oznacza, e przyspieszasz rozpoczcie lub zakoczenie zadania nastpnika, w stosunku do relacji prostej. Opnienie czy te wyprzedzenie, moesz rwnie wpisa w oknie Informacje o zadaniu oraz w widoku czonym. Wystarczy w kolumnie Zwoka wpisa warto dla odpowiedniej relacji.WICZENIE 26. W projekcie SPORTEX zadanie Uzyskanie zezwolenia moe si rozpocz 1 dzie przed dat zakoczenia zadania Napisanie oferty. Wprowad odpowiedni zaleno.


WICZENIE 27. W projekcie SPORTEX zadanie 12 Przeniesienie mebli zacznie si wtedy, kiedy zadanie 10 Rozczenie komputerw wykonane bdzie w 50%. Wprowad odpowiedni zaleno.


WICZENIE 28. W projekcie SPORTEX zadanie 15 Przeprowadzka gabinetu dyrektora moe si rozpocz wtedy, kiedy do zakoczenia zadania 8 pozostanie 1 dzie. Wprowad odpowiedni zaleno.




34Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 29. W projekcie SPORTEX zadanie 16 Przeprowadzka magazynu zaczyna si po zakoczeniu zadania 15 Przeprowadzka gabinetu dyrektora. Zaleno t moemy zmieni, poniewa zadanie 16 moe si rozpocz w momencie, kiedy zadanie 15 Przeprowadzka gabinetu dyrektora wykonane jest w 75%. Wprowad zaleno stosujc relacj typu ZR.


Wprowad zaleno stosujc relacj typu RR.


WICZENIE 30. Na podstawie poniszych polece wprowad odpowiednie relacje midzy pozostaymi zadaniami. 1. Zadanie 18 Rozmontowanie regaw moe si rozpocz, kiedy zadanie 17 od chwili rozpoczcia zostao wykonane w 50%. 2. Zadanie 19 Przeniesienie zawartoci magazynu moe si rozpocz rwnoczenie z zadaniem 17 Spakowanie towarw, ale 1 dzie przed zakoczeniem zadania 15 Przeprowadzka gabinetu dyrektora. 3. Zadanie 21 Rozoenie towarw na pkach moe si rozpocz, kiedy od rozpoczcia zadania 20 Zmontowanie regaw upyn 1dzie.



35Wersja 1.1


Lekcja 8 Wprowadzanie warunkw brzegowychPo poczeniu zada relacjami, opisujcymi zalenoci midzy nimi, naley wprowadzi do harmonogramu ograniczenia czasowe, ktre nie wynikaj z powiza zada, a z zaoe projektu lub innych czynnikw zewntrznych i maj wpyw na termin realizacji pojedynczych czynnoci. Polega to na ustawieniu terminw ostatecznych i uwarunkowa czasowych.

1. Termin ostatecznyWprowadzenie terminu ostatecznego nie wprowadza ograniczenia daty i nie wpywa na harmonogram zada. Powoduje jedynie wywietlania wskanika w kolumnie Wskaniki, jeli termin ostateczny zostanie przekroczony, a zadanie nie bdzie wykonane. Ustawienie terminu ostatecznego powoduje rwnie wywietlenie strzaki oznaczajcej ten dzie, na wykresie Gantta. Jeli chcesz wprowadzi termin ostateczny dla zadania, kliknij dwukrotnie na jego nazwie i w oknie dialogowym Informacje o zadaniu na zakadce Zaawansowane wprowad dat w polu Termin ostateczny.

2. Ograniczenia czasowePodanie ograniczenia czasowego wprowadza dat ograniczajc rozpoczcie lub zakoczenie zadania i ma wpyw na harmonogram zada, czyli na czas trwania i zakoczenie projektu. W programie MS Project masz do dyspozycji osiem rnych ogranicze czasowych: Jak najpniej Jak najwczeniej Musi rozpocz si Musi zakoczy si Rozpocznij nie pniej ni Rozpocznij nie wczeniej ni Zakocz nie pniej ni Zakocz nie wczeniej ni Pierwsze dwa ograniczenia nie wymagaj podania daty ograniczajcej. Zauwa, e s to ograniczenia, ktre zostaj automatycznie naoone na zadania w momencie podjcia decyzji o sposobie ukadania harmonogramu (od daty rozpoczcia lub zakoczenia projektu). Wprowadzajc pozostae sze ogranicze, musisz pamita o podaniu daty ograniczenia. Podobnie jak termin ostateczny, ograniczenia czasowe wprowadzasz w oknie dialogowym Informacje o zadaniu na zakadce Zaawansowane. W polu Typ ograniczenia, moesz wybra z listy jedno z dostpnych ogranicze, a w polu Data ograniczenia naley wpisa dat uwarunkowania czasowego. Ograniczenia typu Rozpocznij nie wczeniej ni i Zakocz nie wczeniej ni moesz wprowadzi w arkuszu zada wpisujc odpowiednie dane w kolumnach Rozpoczcie (dla pierwszego) i Zakoczenie (dla drugiego). Naoenie na zadania jednego z uwarunkowa wymagajcych podanie daty, powoduje wywietlenia w kolumnie Wskaniki ikony, symbolizujcej stron kalendarza.

3. Zapas czasuPo wprowadzeniu do harmonogramu terminw ostatecznych i ogranicze czasowych dla planowanych zada, w przedsiwziciu mog pojawi si luzy zwane zapasami czasu. Wystpuj dwa typy zapasw czasu, swobodny i cakowity. http://www.css.pl/edusoft e-mail: [email protected]

36Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLSwobodny zapas czasuWarto swobodnego zapasu czasu jest obliczana przez program automatycznie, na podstawie danych przez ciebie wprowadzonych. eby sprawdzi czy zadanie posiada taki zapas, naley do arkusza zada wstawi kolumn o nazwie Swobodny zapas czasu. Informacja, jak moesz odczyta z pl tej kolumny, to ilo czasu, o jak zadanie moe si opni, nie powodujc opnienia jego nastpnikw. Gdy zadanie nie ma nastpnikw, swobodny zapas czasu to czas, o jaki zadanie moe by opnione bez opniania daty zakoczenia projektu.

Cakowity zapas czasuPodobnie jak swobodny, cakowity zapas czasu obliczany jest automatycznie. eby sprawdzi, jaka jest warto cakowitego zapasu czasu, naley do arkusza zada wstawi kolumn o nazwie Cakowity zapas czasu. Cakowity zapas czasu moe by liczb dodatni lub ujemn. Jeeli cakowity zapas czasu jest liczb dodatni, wskazuje ilo czasu, o jak zadanie moe by opnione bez opniania daty zakoczenia projektu. W przypadku, gdy cakowity zapas czasu jest liczb ujemn, wskazuje ilo czasu, jak trzeba zaoszczdzi, aby zakoczenie projektu nie opnio si. Ujemny zapas czasu wskazuje, ze w harmonogramie zadania brakuje czasu; jest to zwykle spowodowane wystpowaniem dat ogranicze czasowych.WICZENIE 31. Dowiedzielimy si, e nie mona rozpocz zadania 5 Remont przed 28.04.03 r. dopiero wtedy bd fundusze na remont. 4. 5. 6. Sprawd dat zakoczenie harmonogramu (23.05. 2003 r.) a nastpnie zmie dat rozpoczcia zadania Remont na 28.04. 2003 r. W arkuszu zada zaobserwuj zmian daty zakoczenia zadania 5, a na wykresie Gantta przesunicie pozostaych zada w skali czasu. Sprawd dat zakoczenia projektu obliczon dla nowej daty rozpoczcia zadania Remont (28.05. 2003 r.).

WICZENIE 32. Sprawdzi, czy w projekcie SPORTEX pojawiy si zadania z zapasem czasu. WICZENIE 33. Postanowilimy, e zadanie 3 Napisanie oferty powinno si rozpocz moliwie najpniej. Wprowad w zadaniu 3 odpowiedni informacj.


37Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 34. Zmieniamy zaoenia w zadaniu Napisanie oferty. Postanawiamy, e zadanie musi si rozpocz 14.04.2003 r. Wprowad w zadaniu 3 odpowiedni informacj.


WICZENIE 35. Przywr zadaniom 3 i 5 uwarunkowanie Jak najwczeniej.

4. cieka krytycznaKolejn rzecz, jak powiniene sprawdzi po wprowadzeniu dat ograniczajcych to, ktre zadania maj krytyczny wpyw na zakoczenie twojego przedsiwzicia. Te, ktrych jakiekolwiek opnienie spowoduje, e przedsiwzicie to zadania krytyczne.

Zadanie krytyczneO tym czy zadanie jest krytyczne, czy nie, decyduje cakowity zapas czasu. Domylnie zadania krytyczne w programie s identyfikowane jako te, ktre maj zapas czasu mniejszy lub rwny zero. Jeeli w harmonogramie ukadanym przez ciebie, chcesz uzna za krytyczne, zadanie, ktrego zapas czasu jest mniejszy lub rwny np.: 2 dni, powiniene zmieni ustawienia programu. Moesz to uczyni w oknie dialogowym Opcje na zakadce Obliczanie.

Rysunek 42 Okno dialogowe Opcje - zakadka Obliczanie



38Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLcieka krytycznacieka krytyczna jest to seria zada, ktre musz by wykonane zgodnie z harmonogramem, aby projekt mg rwnie zosta wykonany zgodnie z planem. Kade zadanie lece na ciece krytycznej jest zadaniem krytycznym. Mona oblicza wiele cieek krytycznych. Jeeli w oknie przedstawionym na rysunku (rys) zaznaczysz pole wyboru Oblicz wiele cieek krytycznych, kada niezalena sie zada w obrbie projektu jest traktowana, na potrzeby obliczania dat opnie i cieek krytycznych, jako oddzielny miniprojekt.

Wywietlanie zada krytycznych i cieki krytycznejJeli chcesz zlokalizowa w swoim harmonogramie zadania krytyczne, powiniene wstawi do arkusza zada kolumn o nazwie Krytyczne. W poszczeglnych polach tej kolumny bd wywietlane Tak dla zada krytycznych lub Nie dla pozostaych zada. Natomiast ciek krytyczn najlepiej jest wywietli na wykresie Gantta. eby to zrobi trzeba go troszeczk przebudowa. Mona go dostosowa rcznie, ale wymaga to stosunkowo duego nakadu pracy. atwiej jest skorzysta z kreatora, ktry znajduje si w menu Format pod poleceniem Kreator wykresu Gantta. W drugim kroku kreatora, naley zaznaczy opcj cieka krytyczna, a nastpnie sformatowa z tym ustawieniem wykres. (Aby powrci do poprzedniego widoku wykresu, ponownie uruchom kreatora i w drugim kroku zaznacz opcj Standardowy).WICZENIE 36. Sformatuj wykres Gantta tak, aby wywietli ciek krytyczn WICZENIE 37. Sformatuj wykres Gantta do widoku standardowego.


39Wersja 1.1


Lekcja 9 Zarzdzanie zasobami1. Pula zasobwPo uoeniu harmonogramu zada w przedsiwziciu, naley wprowadzi do projektu informacje o zasobach, czyli ludzi, materiay, narzdzia itp., ktre bdziemy wykorzystywa do ich realizacji. Nazwy zasobw biorcych udzia w projekcie, moesz wpisywa w kadym widoku, ktry zawiera pole nazwa zasobu. Wszystkie wpisane w ten sposb zasoby, s gromadzone w bazie zwanej Pul zasobw. Jednak wpisywanie zasobw gdzie popadnie nie jest dobrym sposobem, na zarzdzanie pul, poniewa moe prowadzi do powstania wielu bdw. Najlepszym sposobem jest wprowadzenie wszystkich dostpnych dla przedsiwzicia zasobw oraz wszystkich informacji z nimi zwizanych, w widoku Arkusz zasobw, ktry jest przeznaczony do edytowania informacji przechowywanych w puli.

Rysunek 43 Fragment planszy Arkusz zasobw

Zanim rozpoczniesz wypenia arkusz danymi, powiniene zdecydowa si, w jaki sposb bdziesz wprowadza zasoby ludzkie. Masz do wyboru dwie moliwoci, jedna to wpisywanie nazwy zawodu wykonywanego przez zasb, np.: murarz, stolarz, a druga to wprowadzanie konkretnych osb, np.: Jan Nowak. Decyzja ta bdzie miaa znaczenie w momencie okrelania dostpnoci zasobu. Zasb typu murarz moe by dostpny w wymiarze trzech jednostek, co bdzie oznaczao trzech murarzy, natomiast Jan Nowak moe by tylko jeden. Nawet, jeli bdziesz mia do czynienia z sytuacj, kiedy jest dwch Janw Nowakw, to przecie jeden z nich moe by elektrykiem, a drugi stolarzem i nie mona przedstawi ich jako jednego zasobu.

2. Wprowadzanie informacji o zasobachTypy zasobwW programie MS Project moesz zdefiniowa dwa rodzaje zasobw. S to zasoby typu praca lub typu materia. Zasoby typu praca to zasoby, ktre wykonuj jak prac w zadaniach (najczciej ludzie), natomiast zasoby typu materia reprezentuj zasoby, ktre s wykorzystywane przez zasoby typu praca do realizacji konkretnych czynnoci. Dla zasobw materialnych nie mona okreli dostpnoci, a take nie jest obliczana dla nich wartoci pracy.

Wprowadzanie informacji podstawowychNajlepszym sposobem na wprowadzenie podstawowych informacji o zasobach, jest wprowadzenie ich w widoku arkusza zasobw. Sposb postpowania jest analogiczny, jak przy wprowadzaniu podstawowych informacji o zadaniach. Dla zasobw typu praca, powiniene wypeni pola: Nazwa zasobu, Typ, Maks. jednostek, Stawka zasad. Stawka za nadg. Koszt kadego wyk. Naliczanie, Kalendarz bazowy. Zwr uwag na sposb podawania informacji o iloci dostpnych jednostek. Domylnie wywietlana jest ona w procentach. Jeeli wolisz wprowadza t warto w liczbach dziesitnych, naley w oknie dialogowym Opcje, na zakadce Harmonogram zmieni ustawienie parametru Poka jednostki przydziau jako: z Procent na Uamek dziesitny.



40Wersja 1.1


Rysunek 44 Okno dialogowe Opcje - zakadka Harmonogram

Wprowadzanie informacji o dostpnociPodstawow informacj o dostpnoci zasobu wprowadzie ju w arkuszu zasobw. Moesz mie jednak do czynienia z sytuacj, kiedy dostpno ta bdzie si zmieniaa w czasie. Powodem tych zmian moe by na przykad urlop pracownika. W celu wprowadzenia takiej informacji kliknij dwukrotnie na nazwie zasobu, lub z menu Projekt wybierz polecenie Informacje o zasobie, nastpnie w oknie dialogowym Informacje o zasobie wypenij tabel w sekcji Dostpno zasobu. Moesz w niej wprowadzi maksymalnie 100 zmian dostpnoci.

Rysunek 45 Okno dialogowe Informacje o zasobie - zakadka Oglne


41Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWprowadzanie informacji o czasie pracy (kalendarz zasobu)W sytuacji, kiedy jeden z zasobw biorcych udzia w twoim przedsiwziciu, pracuje w innych ni zdefiniowanych przez ciebie dniach lub godzinach, powiniene uwzgldni to w jego kalendarzu. Informacje o godzinach i dniach pracy zasobu wprowadza si w oknie dialogowym Informacje o zasobie na zakadce Czas pracy. Sposb wypeniania kalendarza zasobu, jest dokadnie taki jak podczas wypeniania kalendarza dla projektu.

Rysunek 46 Okno dialogowe Informacje o zasobie - zakadka Czas pracy

Jeeli zdecydowae si na personalne zarzdzanie zasobami, moesz rwnie przy pomocy kalendarza wprowadza informacje o urlopie takiego zasobu.

Wprowadzanie informacji o kosztach zasobuW trakcie realizacji projektu, koszt zasobu moe si zmienia, albo zasb moe wykonywa zadania wymagajce innych umiejtnoci a co z tym si wie, bdzie pracowa w zadaniach wedug rnych stawek. eby odzwierciedli tak sytuacj programie, moesz wprowadzi koszty zasobw do piciu rnych tabel, a w kadej z nich wpisa stawki zmieniajce si w czasie. Pamitaj, e kolumnie Data wykorzystania, podajesz zawsze pierwszy dzie, od ktrego zaczyna obowizywa nowa stawka. W kadej z tabel moesz wprowadzi maksymalnie 25 zmian kosztw.



42Wersja 1.1


Rysunek 47 Okno dialogowe Informacje o zasobie - zakadka Koszty

WICZENIE 38. W projekcie SPORTEX wprowad zasoby, zgodnie z ponisz tabel


WICZENIE 39. W projekcie SPORTEX wprowad informacj o zasobach materialnych, zgodnie z ponisz tabel


WICZENIE 40. W projekcie SPORTEX, wszystkie zadania zwizane z przenoszeniem rzeczy ze starej do nowej siedziby, bd wykonywane przez firm zewntrzn. Wprowad do puli zasobw projektu zasb o nazwie Firma przewozowa .


43Wersja 1.1


3. Przypisywanie zasobw do zadaPo wprowadzeniu informacji o zasobach, ktre bd bray udzia w przedsiwziciu, naley przydzieli je do odpowiednich zada. Jest to do krytyczny moment, w trakcie ukadania harmonogramu, poniewa teraz program bdzie oblicza warto pracy, ktr naley wykona do zrealizowania zadania. MS Project obliczenia te wykonuje na podstawie wzoru:

Praca = Czas trwania * Jednostki przydziauDo tej pory, w trakcie wpisywania informacji o zadaniach, podae warto zmiennej Czas trwania. Teraz w trakcie przypisywania zasobw do zada podasz ilo jednostek przydziau, a program obliczy warto Pracy, czyli roboczogodzin potrzebnych do ich realizacji. Pamitaj, e liczba jednostek przydziau to sumaryczna ilo zasobw biorcych udzia w zadaniu.

Przypisywanie zasobw przy pomocy okna Przydzielanie zasobwW celu wywietlenia okna dialogowego Przydzielanie zasobw w widoku wykresu Gantta kliknij na ikon Przydziel zasoby znajdujc si na pasku narzdzi Standardowy.

Rysunek 50 Okno dialogowe Przydzielanie zasobw

Okno to dziaa w tzw. trybie niemodalnym, czyli moesz jednoczenie korzysta z jego zawartoci, ale rwnie moesz wskazywa zadania na planszy znajdujcej si pod nim. Teraz zaznacz zadnie lub kilka zada na planszy Gantta, (aby zaznaczy kilka zada, najpierw kliknij na pierwszym, ktre chcesz zaznaczy, nacinij i przytrzymaj klawisz Ctrl i zaznacz nastpne pozycje) nastpnie w oknie dialogowym zaznacz zasoby, ktre maj w nich pracowa i kliknij na guziku Przydziel. Postpujc analogicznie moesz przydzieli zasoby do pozostaych zada.

Przypisywanie zasobw przy pomocy okna Informacje o zadaniuJeli chcesz przydzieli zasoby przy pomocy okna Informacje o zadaniu, kliknij dwukrotnie na nazwie zadania, a nastpnie przejd na zakadk Zasoby.



44Wersja 1.1


Rysunek 51 Okno dialogowe Informacje o zadaniu - zakadka Zasoby

W kolumnie Nazwa zasobu wybierz z rozwijalnej listy osoby lub materiay, potrzebne do realizacji tego zadania. Dla kadego z zasobw w polu Jednostki okrel, jaka jego ilo bdzie braa udzia w zadaniu, a nastpnie kliknij na przycisk OK. W ten sposb moesz rwnie przydzieli zasoby do wielu zada jednoczenie. W tym celu najpierw zaznacz zadania, do ktrych chcesz przypisa zasoby, a nastpnie kliknij na ikon Informacje o zadaniu lub uyj sekwencji klawiszy Shift+F2.

Przypisywanie zasobw w widoku czonymMoesz przypisywa zasoby w widoku czonym o nazwie Wprowadzanie zada. Jest on dostpny po wybraniu w widoku wykresu Gantta z menu Okno polecenia Podziel, lub w oknie dialogowym Wicej widokw, dostpnym po wybraniu polecenia o tej samej nazwie z menu Widok. Na grnej planszy zaznacz zadanie, do ktrego chcesz przypisa zasoby, a nastpnie w formularzu zadania (dolna plansza), postpujc analogicznie jak w oknie Informacje o zadaniu, wypenij kolumny Nazwa zasobu i Jednostki. Po wpisaniu wszystkich informacji nacinij przycisk OK. Zwr uwag, e w kolumnie Praca pojawia si warto pracy dla kadego z przypisanych zasobw. W przeciwiestwie do poprzednich dwch metod przypisywania zasobw, w widoku czonym nie moesz przydziela zasobw do kilku zada jednoczenie.WICZENIE 41. W harmonogramie SPORTEX, korzystajc z okna dialogowego Informacje o zadaniu i zakadki Zasoby, przypisz zadaniom zasoby dostpne w puli zasobw zgodnie z poniszymi wytycznymi.



45Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 42. Do zada 6, 17 i 21 powinny by zaangaowane zasoby typu Sprztaczka i Pomocnik. Do zadania 10 i 14 powinien by przypisany zasb typu Informatyk. Do zada 11, 13 18 i 20 powinny zosta zaangaowana zasoby typu. Stolarz i Pomocnik. Do zada 12, 15 i 19 powinna by zaangaowana zasb o nazwie Firma przewozowa.


4. Modyfikowanie informacji o przydzialeZamiana zasobu na innyCzasami zachodzi potrzeba zastpienia przypisanego ju zasobu innym, na przykad w celu rozwizania problemu przecienia zasobu. Zamian tak moesz dokona w kadym z widokw, w ktrych przypisywae zasoby do zada. Jeeli chcesz zamieni zasb w oknie dialogowym Informacje o zadaniu lub w widoku czonym wystarczy, e w kolumnie Nazwa zasobu, w miejscu zastpowanego zasobu wybierzesz z rozwijalnej listy nazw nowego i potwierdzisz zamian przyciskiem OK. Natomiast, aby dokona zamiany przy pomocy okna dialogowego Przydzielanie zasobw, zaznacz na planszy Gantta odpowiednie zadanie i kliknij na ikon Przydziel zasoby. W oknie, ktre pojawio si na ekranie, zaznacz zasb, ktry chcesz zamieni i kliknij na przycisku Zamie. Teraz powinno pojawi si okno Zamienianie zasobw, w ktrym powiniene wybra z listy nowy zasb i potwierdzi swj wybr przyciskiem OK.

Dodawanie nowych zasobwPo przypisaniu zasobw do zada moe zaj potrzeba, dodania nowej osoby do jednego lub kilku zada. Zanim jednak to zrobisz, naley zastanowi si, jaki efekt chcesz uzyska. Pierwszy z moliwych scenariuszy zakada, e nowy zasb bdzie pomaga w wykonaniu zadania i w zwizku z tym czas trwania powinien ulec skrceniu (na przykad pierwotnie do zadania malowanie pokoju, ktre zaplanowano na 2 dni, przypisano jednego malarza. Dodanie do tego zadania drugiego malarza spowoduje, e pokj bdzie pomalowany dwa razy szybciej, czyli czas trwania zadania ulegnie skrceniu do jednego dnia). http://www.css.pl/edusoft e-mail: [email protected]

46Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLDrugi to taki, kiedy nowy zasb wykonuje w zadaniu prac bezporednio niewpywajc na czas trwania zadania, a na przykad na terminowe wykonanie (na przykad do zadania malowanie pokoju, ktre zaplanowano na 2 dni, przypisano jednego malarza. W celu zapewnienia terminowej realizacji zadania zdecydowano, e nad prac malarza bdzie czuwa kierownik, ktry bdzie pilnowa, eby malarz nie robi sobie zbyt wielu przerw w pracy). W takiej sytuacji po przypisaniu nowego zasobu do zadania czas trwania nie powinien ulec zmianie. Mwic bardziej fachowo, w pierwszym przypadku sumaryczna praca zasobw w zadaniu jest niezmienna, natomiast w drugim przypadku przypisanie nowego zasobu, powoduje zwikszenie pracochonnoci zadania. O tym jak zachowa si program podczas dodawania nowych zasobw decyduje parametr zadania o nazwie: Wg nakadu pracy. Jeeli jest on wczony, zadanie w trakcie przypisywania nowego zadania zachowuje si jak w pierwszym scenariuszu. Przy domylnych ustawieniach programu jest on zawsze wczony dla kadego wprowadzonego zadania. Musisz pamita, dodajc nowy zasb, aby zadba o odpowiednie ustawienie tego parametru, jest to szczeglnie wane, jeeli po przypisaniu zasobw do zada, zauwaye, e zapomniae do jednego z zada przypisa jakiego zasobu. Jeli skorygujesz swj bd przypisujc zapomniany zasb z wczonym parametrem Wg nakadu pracy, spowodujesz, e zasoby podziel si miedzy sob ju obliczon prac, a nie zostanie doliczona nowa warto pracy dla nowego zasobu. Aby zmieni ustawienia parametru Wg nakadu pracy kliknij dwukrotnie na nazwie zadania i na zakadce Zaawansowane okrel ustawienia parametru. Moesz take zmieni te ustawienia w dolnej planszy widoku czonego o nazwie Wprowadzanie zada.

Przypisywanie innej tabeli kosztwW poprzednim rozdziale dowiedziae si, e dla kadego zasobu moesz zdefiniowa kilka stawek kosztw. Zaraz po przydzieleniu zasobu do zadania, koszt jego uycia domylnie obliczany jest na podstawie informacji, zawartych w tabeli A. Jeli chcesz, aby kto w jednym z wykonywanych przez siebie zada, pracowa wedug stawek zawartych w innej tabeli, powiniene ustawi to w oknie dialogowym Informacje o przydziale. eby to zrobi wywietl na ekranie plansz o nazwie Obcienie zadaniami,

Rysunek 54 Plansza Obcienie zadaniami

w tabeli po lewej stronie odszukaj zadanie i dwukrotnie kliknij na nazwie zasobu, dla ktrego chcesz zmieni tabel kosztw. Na ekranie pojawi si okno, w ktrym bdziesz mg ustawi, wedug ktrej tabeli kosztw zasb pracuje w tym zadaniu. W sprawie informacji i zapisw na szkolenia prosimy dzwoni: tel. (0-22) 465-04-00, fax. (0-22) 520-26-53

47Wersja 1.1


Rysunek 55 Okno dialogowe Informacje o przydziale

WICZENIE 43. Zasb Asystent przy zadaniu Rozdanie pude powinien pracowa wg stawki zasadniczej rwnej 30 z/h. Wprowad t informacj do puli zasobw. Sprawd, jaki jest koszt zatrudnienia zasobu po tej zmianie (240 z). WICZENIE 44. W harmonogramie SPORTEX zadanie Uzyskanie zezwolenia mogoby zakoczy si wczeniej, gdyby zasoby Kierownik i Dyrektor pracoway rwnie w sobot i niedziel 12-13.04 2003 r. Zapytane o zdanie zasoby wyraziy zgod na prac w soboty i w niedziele. Naley stworzy kalendarz dla tych zasobw uwzgldniajcy prac w dni wolne od pracy. Przed zmian kalendarzy dla tych zasobw sprawd dat zakoczenia projektu.

Rysunek 56 Wykres Gantta przed zmian kalendarzy zasobw

Rysunek 57 Wykres Gantta po zmianie kalendarzy zasobw



48Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLWICZENIE 45. Zasoby Kierownik i Dyrektor za prac w sobot i niedziel 12-13.04 chc otrzyma wynagrodzenie wysze od dotychczasowego. Zapamitaj dotychczasowy koszt wykonania zadania Uzyskanie zezwolenia. Za prac w tych dniach ustal dla zasobw Dyrektor i Kierownik stawk zasadnicz rwn 100 z/godz. Porwnaj biecy koszt zadania Uzyskanie zezwolenia z poprzednim kosztem.


49Wersja 1.1


Lekcja 10 Przecienia zasobwPo okreleniu, kto co robi w projekcie, mona by przyj, e harmonogram prac jest ju gotowy. Czsto w praktyce okazuje si, e zaplanowany przez nas przydzia prac powoduje przecienie zasobw. Zasb przeciony zasb, ktry ma do wykonania wicej pracy ni, jest to zdefiniowane w informacjach o jego dostpnoci. S dwa podstawowe powody wystpowania przecie zasobw. Pierwszy to przydzielenie do zadania wikszej od maksymalnej iloci jednostek zasobu, a drugi to nakadanie si na siebie dwch lub wicej rnych zada, w ktrych bierze udzia ten sam zasb, a jego sumaryczna praca wynikajca z naoenia si zada, jest wiksza od maksymalnej pracy, jak mona przydzieli dla zdefiniowanej dostpnej iloci jednostek zasobu. Rozpoczcie realizacji projektu, w ktrym wystpuj przecione zasoby, z gry skazuje go na opnienie, poniewa osoby biorce w nim udzia maj przydzielone za duo pracy.

1. Lokalizowanie przecionych zasobwZanim przystpisz do rozwizywania problemu przecionych zasobw, musisz sprawdzi, ktre z nich maj za duo pracy. Pierwszym widokiem, ktry ci w tym pomoe, jest Arkusz zasobw. Po przeczeniu si do jego widoku, atwo zlokalizujesz przecione zasoby. Bd one wywietlone w czerwonym kolorze. Moesz rwnie tutaj sprawdzi, jak due jest przecienie danego zasobu. Jeli wstawisz kolumn Maks. liczba jednostek, zobaczysz, jakie jest maksymalne uycie poszczeglnych zasobw. W widoku tym, jednak nie jeste w stanie okreli, ktrego dnia wystpuje przecienie zasobu. Tak szczegow analiz moesz przeprowadzi w widoku planszy Wykres zasobw lub Obcienie zasobw.

Rysunek 58 Plansza Wykres zasobw z przecionym zasobem kierownik



50Wersja 1.1


Rysunek 59 Plansza Obcienie zasobw

Przy odpowiednim powikszeniu wykresw znajdujcych si na tych planszach, mona przeanalizowa ten problem z dokadnoci do jednej minuty, oczywicie o ile a tak wnikliwa analiza jest potrzebna. Innym sposobem zdecydowanie uatwiajcym prac, jest wywietlenie paska narzdzi Zarzdzanie zasobami.

Jeli klikniesz na pierwsz ikon tego paska, to szybko przejdziesz do planszy Alokacja zasobw. Jeli masz ju wywietlony ten widok, przydatna bdzie trzecia ikona Przejd do nastpnej nadmiernej alokacji. Kade kliknicie na ni spowoduje przesunicie w czasie wykresw i zaznaczenie miejsca gdzie wystpuje przecienie.WICZENIE 46. W projekcie SPORTEX wywietl w Arkuszu zasobw tylko przecione zasoby


2. Rozwizywanie przecienia zasobw przy pomocy narzdzia programuJednym ze sposobw na wyrwnanie przecie zasobw, jest skorzystanie z narzdzia wbudowanego w program. Jeli chcesz, moesz go tak ustawi, aby za kadym razem, kiedy pojawi si przecienie, MS Project automatycznie rozwizywa problem. W sprawie informacji i zapisw na szkolenia prosimy dzwoni: tel. (0-22) 465-04-00, fax. (0-22) 520-26-53

51Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLNarzdzie do wyrwnywania nadmiernej alokacji zasobw dostpne jest po wybraniu z menu Narzdzia polecenia Bilansuj zasoby

Rysunek 61 Okno dialogowe Bilansowanie zasobw

W sekcji Obliczenia bilansowania ustawiasz, dokadno, z jak program bdzie wyszukiwa przecie, czy ma to robi automatycznie oraz czy przed kolejnym bilansowaniem, ma usuwa poprzednie bilansowanie i zaczyna wszystko od pocztku. Ustawienie tego parametru ma znaczny wpyw na wydajno pracy programu przy skomplikowanych harmonogramach W sekcji Zakres bilansowania dla decydujesz, czy chcesz bilansowa cay projekt, czy tylko jego fragment ograniczony datami podanymi w polach Od, Do. W sekcji Redukowanie nadmiernych alokacji ustawiasz jak zachowa si program, jeli napotka przeciony zasb. Kolejno bilansowania dostpne ustawienia to Tylko identyfikator, Standard oraz Priorytet, Standard. Tylko identyfikator bilansuje zadania w kolejnoci rosncej ich numerw ID, a dopiero potem sprawdza pozostae kryteria Standard najpierw sprawdza informacje o relacjach midzy zadaniami, ograniczeniach czasowych, terminach ostatecznych, zapasach czasu, priorytecie eby stwierdzi, w jaki sposb zadanie ma by bilansowane i czy takowemu podlega Priorytet, Standard najpierw sprawdzany jest priorytet zadania, a potem stosowany jest algorytm z ustawienia Standard Bilansuj jedynie w ramach dostpnego czasu Zadanie, w ktrym wystpuje nadmierna alokacja zostanie opnione tylko, jeeli posiada zapas czasu. Jeli nie, przecienie nie zostanie usunite. Bilansowanie moe dostosowywa poszczeglne przydziay zadania dziaa w przypadku, kiedy przydzielone do zadania zasoby, maj ustalone inne ni paskie rozkady pracy. W takim wypadku, nastpuje zmiana w konturze przydziau Bilansowanie moe powodowa podziay pracy pozostaej wczenie tego parametru, pozwala programowi tworzenie przerw w wykonywaniu zadania (dzieli zadanie na czci) Po odpowiednim ustawieniu wszystkich parametrw naley nacisn przycisk Bilansuj teraz. Uwaga: Jeli chcesz, zastosowa ustawienie Automatycznie, powiniene to zrobi przed przystpieniem do przypisywania zasobw do zada. http://www.css.pl/edusoft e-mail: [email protected]

52Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLKorzystanie z tego narzdzia nie jest uniwersalnym sposobem na pozbycie si nadmiernych alokacji. Zadania, ktre maj ustawiony priorytet z zakresu 901 1000, rozpoczynaj si z biec dat lub maj ustawione sztywne ograniczenie czasowe (Musi rozpocz si, Musi zakoczy si) nie podlegaj dziaaniu tego narzdzia. Nie moesz rwnie wykorzysta automatycznego odciania zasobw w projektach ukadanych na podstawie szacowanej daty zakoczenia. W przypadku, kiedy nie udao si odciy zasobw przy pomocy programu lub, gdy nie jeste zadowolony z efektu, ktry osigne, musisz problem nadmiernej alokacji rozwiza samodzielnie.WICZENIE 47. 7. 8. Otwrz nowy dokument poleceniem Nowy z menu Plik. Wprowad nastpujce zadania oraz przypisz zasoby tak, jak pokazano na rysunku poniej.


9.

Z menu Narzdzia wykonaj polecenie Bilansuj zasoby.

10. Zaznacz parametr Bilansowanie moe powodowa podziay pracy pozostaej. 11. Wykonaj polecenie Bilansuj teraz.


Kiedy MS Project wyrwnuje przecienie zasobu, w kolumnie Opnienie bilansujce na planszy Wykres Gantta - szczegy (wykres Gantta z opnieniami) dodawane jest opnienie dla zada, ktre ulegy przesuniciu (z wyjtkiem zada, ktre s w trakcie realizacji). eby zobaczy, jak program opni poszczeglne zadania, w ktrych zasoby byy przecione, wywietl na ekranie plansz Wykres Gantta ledz. Na tej planszy MS Project wywietla paski Gantta, ktre pokazuj wprowadzone opnienia i zapas czasu (ang. slack ilo czasu od zakoczenia danego zadania do rozpoczcia jego nastpnika). Jeli opnienie jakiego zadania nam nie odpowiada, moemy to opnienie usun poleceniem Wyczy bilansowanie... Moesz te wycofa si ze wszystkich zmian wykonanych przez program podczas wyrwnywania przecienia zasobw za pomoc polecenia Cofnij z menu Edycja.

3. Samodzielne odcianie zasobwDo samodzielnego zbilansowania zasobw moesz uy jednej z poniszych metod, pamitaj jednak, e nie zawsze mona stosowa kad z nich. Zwikszenie maksymalnej liczby dostpnych jednostek zasobu Moesz wprowadzi wiksz liczb jednostek zasobu (Maks. jednostek) na formularzu zasobu lub na arkuszu zasobu. Zmniejszenie liczby zasobu przypisanego do zadania Jeli w zadaniach wykonywanych w tym samym czasie suma zasobu przydzielonego do tych zada przekracza zadeklarowan warto parametru Maks. jednostek, moesz zmniejszy liczb zasobu (parametr Jednostki) w tych zadaniach. Jeli nie zadbasz o zmian parametru Typ zadania, zadania ulegn wydueniu na skali czasu. Przypisanie innego zasobu do zadania, w ktrym pewien zasb jest przeciony


53Wersja 1.1

MS Project 2003 Standard PLSprawd, czy dysponujesz innym porwnywalnym zasobem, nieobcionym w tym czasie adnym zadaniem. Jeli tak, moesz zastpi nim zasb przeciony. Moesz to zrobi na kadej planszy, na ktrej mona przypisywa zasoby do zada. Zmiana zalenoci midzy zadaniami lub zmiana uwarunkowa czasowych Kiedy dwa rwnolege zadania powoduj konflikt przypisania zasobw, moesz zmieni harmonogram jednego z nich, przesuwajc na pniejszy termin dat jego rozpoczcia. Wprowa

Ms Project 2003 Standard Pl - Kurs Podstawowy

Documents

Transcript of Ms Project 2003 Standard Pl - Kurs Podstawowy