1

Jak usystematyzować model danych w

procesie konsolidacyjnym?

Mariusz Sumiński

Manager, MDDP Business Consulting

Mariusz.Suminski@mddp.pl

Wdrożenie systemu informatycznego wspierające konsolidację finansową najczęściej

zastępuje autorskie rozwiązania stworzone w danej Grupie Kapitałowej z wykorzystaniem

arkuszy MS Excel. Dedykowane narzędzia systematyzują i porządkują proces konsolidacji,

wymuszając szereg zmian zarówno na etapie zbierania danych jak i zasadniczej konsolidacji

zebranych pakietów. Skala zmian postrzeganych z perspektywy konsolidatora jak i spółki

lokalnej zależy od specyfiki dotychczasowego rozwiązania, filozofii działania i

funkcjonalności docelowego narzędzia oraz podejścia przyjętego w trakcie prac

wdrożeniowych. Niniejszy artykuł przedstawia koncepcję Grupowego Planu Kont –

centralnego elementu stanowiącego fundament logiki działania każdego systemu

informatycznego wspierającego konsolidację finansową. Typowe problemy pojawiające się

w procesie konsolidacji stanowią tło dla zaprezentowania sposobu, w jaki systemy IT

patrzą na dane zbierane i przetwarzane w procesie konsolidacyjnym.

Powszechności arkuszy Excel jako podstawowego narzędzia konsolidacji jest znana

dostawcom rozwiązań informatycznych. Sprawia to, iż wiele systemów zapewnia możliwość

stworzenia i dystrybucji pakietu konsolidacyjnego w postaci pliku XLS działającego w trybie

off-line. Takie podejście umożliwia odwzorowanie dotychczasowych plików w nowym

rozwiązaniu, pozwalając na ograniczenie skali zmian postrzeganych z perspektywy spółek

lokalnych. Nie zmienia to jednak faktu, iż wdrożenie dedykowanego systemu wspierającego

konsolidację finansową bardzo często oznacza wręcz rewolucyjne zmiany w algorytmach i

regułach obliczeniowych wykorzystywanych w tym obszarze. Pozostawienie niezmienionej

(lub nieznacznie zmodyfikowanej) fasady nie świadczy o braku jakichkolwiek zmian w całym

procesie. Konsolidacja za pomocą arkuszy Excel bazuje na pozycjach raportowych - zazwyczaj

2

są to etykiety, nazwy umieszczane w kolejnych wierszach lub kolumnach pakietu

konsolidacyjnego. Predefiniowane narzędzia i systemy wymuszają zazwyczaj

wielowymiarowe spojrzenie na dane zbierane i powstające w trakcie procesu konsolidacji.

Celem niniejszego opracowania jest przedstawienie trzech podstawowych pojęć

wykorzystywanych w większości wiodących rozwiązań w tym zakresie: Account (konto), Flow

(przepływ) oraz Journal (dziennik). W maksymalnym uproszczeniu, konta to atomowe

pozycje tworzące Rachunek Wyników oraz Bilans, przepływy pozwalają na wyjaśnienie

zmiany salda kont bilansowych w danym okresie, zaś dzienniki zapewniają przejrzystość

procesu konsolidacji dostarczając informacji na temat poszczególnych etapów i korekt

prowadzących do uzyskania finalnych sprawozdań. Oczywiście sprawozdawczość zarządcza

czy wybrane noty uszczegóławiające wymagają również dodatkowych wymiarów

analitycznych (np. segmenty biznesowe, wiekowanie należności, podział zobowiązań

finansowych według walut czy instytucji finansowych), niemniej jednak odpowiednie

wykorzystanie wymienionej powyżej triady jest krytycznym aspektem projektowania modelu

konsolidacyjnego.

Przedstawienie fundamentalnych koncepcji projektowania i wdrażania systemów

wspierających konsolidację finansową stanowić powinno niezwykle użyteczną informację,

dla wszystkich osób w jakikolwiek sposób zaangażowanych w ten proces. Kontrolerzy i

księgowi odpowiedzialni za konsolidację po stronie grupy kapitałowej mogą uzyskać bądź

pogłębić w ten sposób praktyczną wiedzę na temat modelu działania posiadanego przez nich

rozwiązania lub skali zmian niezbędnych do wprowadzenia w trakcie wdrożenia docelowego

systemu. Z kolei dla księgowych, dostarczających wyłącznie sprawozdania spółek lokalnych

niniejszy artykuł może stanowić uzupełnienie, pozwalające na lepsze zrozumienia zakresu i

formy pakietów raportowych narzucanych im przez Grupę Kapitałową.

Grupowy Plan KontPozycje sprawozdań

Noty objaśniające

Ruchy pozycji bilansowych

Dzienniki korekt

Wymiary analityczne

Partnerzy Intercompany

• Konta RZiS / Bilansowe

• Metoda translacji walutowej

• Powiązanie z logiką konsolidacyjną

Lokalny Plan Kont (Spółka A)

Lokalny Plan Kont (Spółka B)

…

Lokalny Plan Kont (Spółka X)

3

Model danych wykorzystywany przez systemy informatyczne jest wynikiem doświadczenia i

pracy wielu specjalistów. Ich dorobek stanowić może wkład i inspirację dla rozwoju i

doskonalenia narzędzi wykorzystywanych obecnie we wszystkich spółkach, także tych

prowadzących proces konsolidacji z wykorzystaniem arkuszy Excel. Jako ilustrację praktyczną

wykorzystane zostały funkcjonalności i ekrany dostarczane przez system Mona Group

Reporting. Jest to dedykowane narzędzie opracowane jako punktowe rozwiązanie

adresujące większość typowych problemów związanych z konsolidacją statutową i zarządczą.

Na tle konkurencji wyróżnia się ono dojrzałością i szeroką gamą predefiniowanych

rozwiązań, niezwykle celnie adresujących kluczowe problemy procesu konsolidacji.

Poszczególne pojęcia zostaną omówione w kolejnych sekcjach (artykułach) zgodnie z

przedstawioną kolejnością.

Konta – podstawa każdej sprawozdawczości

Grupowy Plan Kont

Konta stanowią fundament każdej sprawozdawczości. Nie inaczej jest w przypadku

sprawozdawczości Grup Kapitałowych. Podstawą dobrze zaprojektowanego rozwiązania

wspierającego konsolidację sprawozdań finansowych jest Grupowy Plan Kont.

Struktura i szczegółowość kont tworzących Grupowy Plan Kont powinna zapewniać

możliwość uzyskania dwóch podstawowych sprawozdań finansowych – Rachunku Zysków i

Strat oraz Bilansu – poprzez odpowiednie zgrupowanie (sumowanie) poszczególnych kont.

Co więcej zapewnienie odpowiednio niskiego poziomu szczegółowości jest w stanie

zapewnić równoległe raportowanie w układach zgodnych z różnymi standardami

rachunkowości. Zastosowanie Grupowego Planu Kont zazwyczaj oznacza, iż wszystkie dane

zbierane w procesie konsolidacji (pakiety lokalne, korekty konsolidacyjne) muszą być

przypisane do konkretnego konta.

O ile myślenie o kontach w kontekście Rachunku Wyników i Bilansu zazwyczaj jest dla

większości odbiorców w pełni naturalne, to spojrzenie z tej perspektywy także na noty

objaśniające wymagać może w niektórych przypadkach głębszego zastanowienia. Wzorcowy,

zgodny z najlepszymi praktykami , model konsolidacyjny jest w stanie wkomponować

dowolny układ noty objaśniającej w świat tworzony przez konta, przepływy i wymiary

analityczne. W dużym uogólnieniu wszystkie noty objaśniające mogą zostać podzielone na

cztery główne grupy:

• Tabele ruchów (np. tabela ruchów środków trwałych, zestawienie zmian w

kapitale własnym, etc). Noty te powstają w wyniku połączenia kont (zazwyczaj

kolumny tabeli) oraz przepływów (wiersze) wyjaśniających zmiany pomiędzy

4

bilansem otwarcia a bilansem zamknięcia. Informacja tego typu rzadko może być

uzyskana bezpośrednio z zapisów na kontach w księdze głównej, zazwyczaj noty

tego typu uzupełniane są ręcznie w oparciu o szczegółową analizę transakcji przez

księgowego wypełniającego pakiet konsolidacyjny.

• Rozbicie wybranych pozycji Rachunku Wyników lub Bilansu według partnerów dla

transakcji z jednostkami powiązanymi. Podstawą noty są konta, dla których w

Grupowym Planie Kont dopuszczona została możliwość występowania transakcji

wewnątrzgrupowych. W przypadku szczegółowych not, np. zawierających

informację na temat zmiany stanu kredytów/pożyczek udzielonych w ramach

grupy kapitałowej, konieczne jest jednoczesne wykorzystanie w tabeli ruchów

specyficznych dla danego konta oraz kodu partnera (jednostki powiązanej).

• Rozbicie wybranych pozycji Rachunku Wyników lub Bilansu według dodatkowego

kryterium (np. wiekowanie należności, przychody i koszty według rynków zbytu,

zadłużenie netto według walut). W tego typu wypadkach nieocenione są

dodatkowe wymiary analityczne, pozwalające na uszczegółowienie kilku kont

według jednolitego zbioru kryteriów. Informacja rozszerzająca może pochodzić

bezpośrednio z księgi głównej (odpowiednie znaczniki bądź segmenty konta) lub

też może wymagać krytycznej interpretacji danych przez księgowego.

• Uszczegółowienie (rozbicie na pozycje szczegółowe) wybranych pozycji Rachunku

Wyników lub Bilansu (np. pozostałe przychody operacyjne). Zazwyczaj taka

konstrukcja noty jest przesłanką do zdefiniowania kont Grupowego Planu Kont na

poziomie atomowych pozycji noty objaśniającej. W naturalny sposób, szczegóły

tego rodzaju pochodzą z odrębnych kont Księgi Głównej, co pozwala na proste

stworzenie reguł umożliwiających przejście pomiędzy lokalnym a grupowym

planem kont. W sprawozdaniach finansowych prezentowane są wyłącznie pozycje

zagregowane (suma wskazanych kont) pochodzące bezpośrednio ze

szczegółowych wartości wprowadzanych bądź importowanych bezpośrednio do

noty.

• Informacje statystyczne (np. zatrudnienie). Raportowanie tego rodzaju informacji

wymaga stworzenia w Grupowym Planie Kont dedykowanych kont

pozabilansowych.

Wykorzystanie przedstawionych powyżej wytycznych przy definiowaniu not objaśniających

znacząco upraszcza tworzenie reguł kontrolnych odpowiedzialnych za weryfikację spójności

wewnętrznej pakietów przekazywanych przez spółki lokalne. Konieczność walidacji noty ze

sprawozdaniem dotyczy pierwszych dwóch przypadków. Jeżeli konstrukcja noty opiera się na

Grupowym Planie Kont wystarczy proste porównanie salda lub obrotów wykazanych na

danym koncie w sprawozdaniu finansowym ze zbiorczą wartością tego konta w nocie

5

objaśniającej (bilans zamknięcia lub suma poszczególnych elementów wymiaru

analitycznego).

Przykładowy formularz służący wprowadzania danych o transakcjach wewnątrzgrupowych

Atrybuty kont GPK

Struktura, szczegółowość, grupowanie czy konwencja nazewnictwa (numerowania) kont

tworzących Grupowy Plan Kont to istotny element budowy modelu konsolidacyjnego.

Automatyzacja wybranych obliczeń w procesie przygotowywania sprawozdań

skonsolidowanych wymaga dodatkowo opisania każdego z kont za pomocą szeregu

atrybutów. Dla przykładu, z pojedynczym kontem skojarzyć można następujące

charakterystyki:

• Typ konta - bilansowe, wynikowe, statystyczne. Atrybut ten umożliwia stworzenie

formuł lub reguł zapewniających właściwą akumulację danych w czasie –

rozróżnienie wartości „za okres” i „narastająco” dla kont Rachunku Wyników oraz

automatyczną kalkulację jednego z tych układów (zazwyczaj wartości „za okres”

wykorzystywanych w raportowaniu na potrzeby zarządcze)

• Domyślna strona konta (Debit/Credit) lub rodzaj konta (Aktywa/Pasywa,

Przychody/Koszty) – zapewnienie spójności podstawowej reguły kontrolnej

(Aktywa=Pasywa) oraz właściwa agregacja danych w strukturze raportowej

(Przychody-Koszty).

6

• Typ kursu walutowego (średni, końcowy )i sposób przeliczenia do waluty

funkcjonalnej grupy w procesie konsolidacji (prezentacja według kursów

historycznych i odnoszenie różnic kursowych na oddzielnym koncie),

• Możliwość występowania na danym koncie transakcji wewnątrzgrupowych.

• Przepływy oraz wymiary analityczne skojarzone z danym kontem, mające na celu

uniemożliwienie wprowadzania przez użytkowników danych w przekrojach nie

mających uzasadnienia biznesowego (np. przepływ „likwidacja środków trwałych”

dla kont innych środki trwałe).

• Możliwość wprowadzania danych dla danego konta w pakietach raportowych

spółek lokalnych. Grupowy Plan Kont tworzony z myślą o konsolidacji sprawozdań

finansowych powinien zawierać specjalne konta wykorzystywane jedynie na

poziomie raportowania Grupy Kapitałowej (np. Udziały mniejszości, Różnice

kursowe z przeliczenia kapitałów spółek zagranicznych) – dla tego rodzaju kont

możliwość wprowadzania danych w pakietach lokalnych powinna być

zablokowana.

•

Przykładowy ekran parametryzacji kont Grupowego Planu Kont

7

Spojrzenie na sprawozdawczość Grup Kapitałowych z perspektywy Grupowego Planu Kont

częstokroć traktowane jest jak swego rodzaju rewolucja. Raportowanie oparte o pliki Excel

najczęściej wykorzystuje pozycje raportowe (wiersze lub kolumny w tabelach pakietu

raportowego), które częstokroć różnią się układem i szczegółowością pomiędzy

poszczególnym tabelami. Najczęściej jest to wynik bezpośredniego przyjęcia układów i

szablonów raportowych narzucanych przez Ustawę o Rachunkowości czy lokalny plan kont

jednostki dominującej. Krytyczne spojrzenie na strukturę pakietu raportowego, pod kątem

systematyzacji informacji występujących w różnych miejscach pakietu jest w stanie poprawić

jego jakość oraz zagwarantować możliwość wprowadzenia szeregu prostych reguł

kontrolnych wydatnie poprawiających spójność i wiarygodność danych dostarczanych przez

spółki lokalne.

8

Przepływy – od bilansu otwarcia do bilansu zamknięcia

Przepływy stanowią wyjaśnienie zmian w trakcie okresu pomiędzy bilansem otwarcia a

bilansem zamknięcia. Oznacza to, że są one dodatkową analityką dla wszystkich kont

bilansowych, nie znajdując jednocześnie żadnego zastosowania w przypadku kont

wchodzących w skład Rachunku Wyników. Jak zostało to już przedstawione podczas

omawiania różnych układów not objaśniających w odniesieniu do Grupowego Planu Kont,

przepływy stanowią podstawowy element Zestawienia Zmian w Kapitale Własnych czy not

typu Tabela ruchów środków trwałych. Przypływy występują na każdej nocie objaśniającej

zawierającej bilans otwarcia, bilans zamknięcia i pozycje opisujące zmiany w okresie

sprawozdawczym.

Przykład tabeli ruchów dla wybrane konta środków trwałych

Przepływy zazwyczaj nie mają jednoznacznego odpowiednika w kontach księgi głównej. W

zależności od przyjętych rozwiązań informacja niezbędna w procesie konsolidacji pochodzić

może z wykorzystywanej konwencji podziału kont księgowych, specjalnych segmentów czy

znaczników bądź nawet indywidualnej analizy szczegółów poszczególnych transakcji.

Poszczególne konta Grupowego Planu Kont (bądź zbiory tych kont) mogą znacząco różnić się

między sobą co do występujących dla nich przepływów. Przykładowo dla kont wchodzących

w skład sekcji „Środki trwałe” pojawią się niewątpliwie przepływy typu nabycie, ulepszenie,

sprzedaż czy likwidacja, podczas dla kont składających się na „Kapitały własne” pojawiać się

mogą ruchy (przepływy) wynikające z podniesienia lub umorzenia kapitału czy wypłaty

9

dywidendy. Niezależnie od powyższego występują przepływy związane bezpośrednio ze

specyfiką procesu konsolidacji, takie jak nabycie spółki zależnej czy różnice kursowe z

przeliczenia, które co do zasady mogą występować dla każdego konta bilansowego. To

właśnie te przepływy pozwalają na automatyzację rutynowych operacji i zdarzeń

składających się na logikę procesu konsolidacji, sprawiając iż zmiana struktury grupy

kapitałowej postrzegana może być jako coś typowego, a nie wydarzenie jednorazowe

wymagające skomplikowanych przeliczeń i szeregu korekt dostosowujących wszystkie

sprawozdania i noty do nowej struktury grupy.

Przykład definiowania listy przepływów dostępnych dla danej grupy kont

Warto zauważyć, iż spójność wewnętrzna tak tworzonego modelu wymaga by wyjaśnienie

zmian pomiędzy bilansem zamknięcia a bilansem otwarcia dokonywane było dla wszystkich

kont bilansowych. W praktyce podejście to mogłoby być dość uciążliwe. Dla części kont

tabela ruchów ma znaczenie marginalne (np. gotówka). W takich sytuacjach różnica

pomiędzy bilansem otwarcia a bilansem zamknięcia powinna być wyliczana automatycznie i

przechowywana w ramach dedykowanego przepływu. Takie podejście z jednej strony

ograniczy konieczność uzupełniania formularzy zawierających informacje oczywiste bądź

mało użyteczne, z drugiej zaś zapewni spójność podejścia dla wszystkich kont GPK. W tym

kontekście warto jednak zwrócić uwagę na przepływy specyficzne dla procesu konsolidacji,

nie występujące co do zasady w pakiecie jednostkowym jednak krytyczne z punktu widzenia

przygotowania sprawozdania Grupy Kapitałowej. Do przepływów tych zaliczyć można

chociażby:

10

• Różnice kursowe z przeliczenia sprawozdań spółek zagranicznych do waluty Grupy

(ruchy pojawiają się jedynie w walucie konsolidacyjnej i przedstawiają zmianę salda

pozycji bilansowej wynikającą z zastosowania różnych kursów dla przeliczenia bilansu

otwarcia, bilansu zamknięcia oraz poszczególnych pozycji ruchowych). Myśląc o

automatyzacji procesu konsolidacji, konieczne jest zaszycie powyższej logiki w

narzędziu, tak by ograniczyć zakres pracy związanej z wzajemnym uzgodnieniem

Bilansu, Not objaśniających oraz Cash Flow.

• Przepływy związane ze zmianą struktury kapitałowej. Rozpoczęcie lub zaprzestanie

konsolidacji to najbardziej typowe przypadki zmian struktury Grupy, które powinny

zostać odwzorowane w sprawozdaniu skonsolidowanym. Zdarzenia tego typu

powinny być wyraźnie odnotowane w zarówno w Notach objaśniających jak i

sprawozdaniu Cash Flow. Bardziej złożone przypadki takie jak zmiana metody

konsolidacji, zmiana wielkości udziałów czy fuzja wewnętrzna również wymagają

odpowiednich przekształceń na kontach bilansowych, które powinny zostać

zarejestrowane na właściwych dla nich przepływach.

Z punktu widzenia logiki procesu konsolidacji istotne są co najmniej dwie specyficzne cechy

każdego z przepływów, które są w pełni autonomiczne od cech kont Grupowego Planu Kont:

• Rodzaj kursu wykorzystywanego przy przeliczeniu danych lokalnych do waluty

funkcjonalnej Grupy (średni lub końcowy dla bieżącego lub poprzedniego okresu).

Zdecydowana większość przepływów przeliczana jest w kursem Rachunku Wyników

(kursem średnim dla danego okresu). Niemniej jednak pozycje specyficzne, takie jak

korekty bilansu otwarcia, wejście bądź wyjście z konsolidacji czy wypłata dywidendy

wymagają zastosowania innego kursu. W tym kontekście warto również pamiętać, iż

niektóre zdarzenia gospodarcze (na przykład nabycie udziałów czy podniesienie

kapitału) wymagają zastosowania kursu specyficznego dla danej transakcji. Tym

samym rodzaj kursu skojarzony z danym przepływem należy traktować jako sposób

ustalania domyślnego kursu na potrzeby przeliczenia, który w każdym przypadku

może zostać nadpisany kursem specyficznym dla konkretnej transakcji.

• Procent udziałów (zaangażowanie kapitałowe w bieżącym okresie lub okresie

poprzednim). Myśląc o automatyzacji wyłączeń konsolidacyjnych nie tylko na

poziomie pozycji sprawozdań, ale również not objaśniających (tabele ruchów) oraz

sprawozdania Cash Flow, konieczne jest określenie, czy dany przepływ powinien być

uwzględniany w kalkulacji korekt konsolidacyjnych w oparciu o bieżącą wielkość

udziałów (najczęstszy przypadek), czy też wielkość udziałów z poprzedniego okresu

(np. wypłata dywidendy, korekty bilansu otwarcia). Zagadnienie to ma zasadnicze

11

zastosowanie przy korektach kapitałowych wpływających bezpośrednio na

skonsolidowane Zestawienia Zmian w Kapitale Własnym.

Przykład parametrów dla pojedynczego przepływu

Opisując zmiany wszystkich pozycji bilansowych za pomocą jednorodnego katalogu

przepływów, możemy zauważyć, iż część z nich powinna się bilansować na poziomie

wszystkich kont Grupowego Planu Kont. Korekty bilansu otwarcia, reklasyfikacje, różnice

kursowe, wejście bądź wyjście z konsolidacji, fuzja wewnętrzna to przykładowe przepływy,

dla których suma zmian po stronie Aktywów i Pasywów dla każdej spółki powinna być sobie

równa z dokładnością do znaku. Spostrzeżenie to pozwala w zdefiniować kolejne reguły

walidacyjne, które w prosty sposób mogą zostać wprowadzone do pakietu konsolidacyjnego

celem zapewnienia spójności w danych dostarczanych przez lokalnych kontrolerów.

Wyjaśnienie zmiany stanu każdego z kont bilansowych za pomocą określonego zbioru

przepływów jest jedynym sposobem pozwalającym na usystematyzowane przejście z

Grupowego Planu Kont do Sprawozdania z Przepływów Pieniężnych. Niezwykle częstą

praktyką jest kalkulacja wybranych pozycji Cash Flow jako różnicy pomiędzy bilansem

zamknięcia a bilansem otwarcia określonych kont. Takie podejście wydatnie utrudnia

uzgodnienie skonsolidowanego Sprawozdania z Przepływów Pieniężnych z saldem gotówki

prezentowanym w Bilansie w przypadku wystąpienia różnic kursowych związanych z

przeliczeniem jednostek zagranicznych czy zmian w strukturze grupy kapitałowej (wejście

nowej spółki do konsolidacji, wyjście z konsolidacji, zmiana metody konsolidacji etc).

12

Przykład definiowania Cash Flow w oparciu o Konta i Przepływy

Podsumowując przytoczone powyżej argumenty, przepływy (ruchy bilansowe) stanowią

integralny element Grupowego Planu Kont. Prace nad uporządkowaniem danych w procesie

konsolidacji powinny w jawny sposób uwzględniać to zagadnienie. Zdefiniowanie kont GPK

systematyzuje podejście do tworzenia Rachunku Wyników i Bilansu. Zdefiniowanie

przepływów i powiązanie ich z kontami umożliwia zdefiniowanie uniwersalnego przepisu na

Sprawozdanie z Przepływów Pieniężnych oraz pozwala na wprowadzenie dodatkowych reguł

kontrolnych biegnących w poprzek wszystkich kont GPK.

13

Dzienniki – pełna transparentność procesu konsolidacyjnego

Konta odpowiadają za układ Rachunku Wyników i Bilansu. Przepływy zapewniają

perspektywę umożliwiającą wykorzystanie Grupowego Planu Kont do budowy Zestawienia

Zmian w Kapitale Własnym oraz Cash Flow. Dzienniki z kolei wprowadzają kategoryzację

danych, zapewniającą pełną transparentność procesu konsolidacyjnego począwszy od

zestawienia sald i obrotów spółek lokalnych po dane skonsolidowane prezentowane w

sprawozdaniach Grupy Kapitałowej. Zadaniem dzienników jest porządkowanie operacji i

korekt wprowadzanych w procesie konsolidacji. Spójny zbiór dzienników wprowadza jasny

podział na:

• Dane pochodzące bezpośrednio z ksiąg lokalnych spółek zależnych,

• Korekty lokalne związane z dostosowaniem sprawozdań jednostkowych do

grupowych standardów rachunkowości,

• Korekty konsolidacyjne, z zachowaniem dalszego, szczegółowego podziału według

rodzaju (typu korekty).

Takie podejście wydatnie upraszcza audyt poprawności danych. Syntetyczne raportowanie

według dzienników korekt zapewnia bardziej ogólną perspektywę pojedyncza korekta (wpis

dziennika). Poszczególne dzienniki mogą odpowiadać za specyficzne aspekty wyłączeń

wprowadzanych na etapie przygotowania sprawozdania skonsolidowanego. Dla przykładu

niezależne dzienniki mogą zostać zdefiniowane dla:

• Wyłączenia rozrachunków wewnątrzgrupowych (w ramach jednego dziennika, lub

niezależne dzienniki dla poszczególnych grup uzgodnień - np.

należności/zobowiązania handlowe, kredyty otrzymane/udzielone, przychody/koszty

finansowe, etc);

• Eliminacji kapitałów i udziałów dla jednostek konsolidowanych metodą pełną;

• Eliminacja udziałów przypadających akcjonariuszom mniejszościowym;

• Eliminacja wszystkich pozycji sprawozdań proporcjonalnie do wielkości udziałów

posiadanych w przedsięwzięciach wspólnych (joint ventures);

• Korekty związane z eliminacją niezrealizowanej marży na zapasach wytworzonych

przez jednostki powiązane;

• Korekty związane z eliminacją transakcji sprzedaży środków trwałych i wartości

niematerialnych w obrębie grupy kapitałowej.

14

Przykładowy raport wykorzystujący dzienniki do prezentacji poszczególnych etapów procesu

konsolidacji.

Dzienniki nabierają węzłowego znaczenia przy wykorzystaniu jednolitego zbioru danych

podstawowych (pakietów lokalnych) do prowadzenia sprawozdawczości zgodnie z różnymi

standardami rachunkowości (np. MSR/MSSF oraz PSR). W takim przypadku część dzienników

może być wspólna dla różnych konsolidacji, podczas gdy wybrane z nich zawierać będą

korekty specyficzne dla danego standardu (np. amortyzacja wartości firmy zgodnie z polską

Ustawą o Rachunkowości). Takie podejście zapewnia również możliwość współdzielenia

pakietów lokalnych pomiędzy sprawozdawczością statutową a zarządczą.

Projektując model danych na potrzeby konsolidacji finansowej warto zadbać o struktury

zapewniające (wymuszające) bilansowanie się poszczególnych korekt (a więc i całych

dzienników) na poziomie każdej spółki lub całej Grupy. Jest to kolejny z czynników wydatnie

zwiększający przejrzystość procesu konsolidacji oraz ograniczający ryzyko błędów

technicznych wynikających z nieprawidłowego zaksięgowania korekty. Temu samemu służy

wprowadzenie obowiązku księgowania korekt z dokładnością do rodzaju przepływu dla kont

bilansowych. Tylko w ten sposób możliwe jest uzyskanie skonsolidowanego Zestawienia

Zmian w Kapitale Własnym czy Cash Flow bez konieczności wprowadzania prowizorycznych

korekt na poziomie tych sprawozdań.

15

Przedstawione w artykule trzy komponenty (konta, przepływy i dzienniki) stanowią

fundament wzorcowego modelu danych na potrzeby procesu konsolidacji. Ich odpowiednie

połączenie nie tylko upraszcza przygotowanie sprawozdań skonsolidowanych, ale likwiduje

„szarą strefę” związaną ze specyficzną wiedzą niezbędną do właściwego wprowadzenia

korekt i odniesienie ich do wszystkich składników sprawozdania. Na przykład korekta

związana z amortyzacją środków trwałych przetransferowanych pomiędzy spółkami Grupy

wpływa na dane prezentowane w Rachunku Wyników, Bilansie, Tabeli Ruchów Środków

Trwałych oraz Cash Flow. Właściwe zaksięgowanie tej korekty w dedykowanym dzienniku z

wykorzystaniem kont i przepływów, sprawia iż automatycznie trafia ona do odpowiednich

pozycji w ramach wymienionych tabel danych.

Powodów dla których warto usystematyzować podejście do procesu konsolidacji jest wiele.

Najważniejsze z nich zostały już zasygnalizowane we wcześniejszych akapitach.

Podsumowując, należą do nich między innymi:

• Zwiększenie kontroli nad spójnością danych przekazywanych przez spółki lokalne, co

pozwala na przesunięcie większości zadań związanych kontrolą poprawności

pakietów konsolidacyjnych z centrali Grupy Kapitałowej na kontrolerów i księgowych

spółek zależnych.

• Wymuszenie powiązania pomiędzy poszczególnymi tabelami sprawozdania, co

wydatnie ogranicza ryzyko błędów związanych z wprowadzaniem korekt

konsolidacyjnych

• Możliwość automatyzacji wyłączeń związanych z typowymi zdarzeniami

gospodarczymi.

Dlatego też zdefiniowanie Grupowego Planu Kont oraz odpowiednie zaprojektowaniem

środowiska konsolidacyjnego (przepływy, dzienniki) powinny stanowić kluczowy etap prac w

trakcie wdrożenia praktycznie dowolnego narzędzia IT dedykowanego do wsparcia

raportowania statutowego i zarządczego w Grupie Kapitałowej. Podejście to jest również

atrakcyjne dla nowo powstających Grup - tworząc przejściowe bądź docelowe rozwiązanie

oparte o arkusze MS Excel, warto skorzystać z przedstawionych powyżej koncepcji i

pomysłów.