Ministry of Regional Development Certifying Authority Department

Ministry of Regional Development Certifying Authority Department

Arrangements for the certification process 2007-2013 programming period

27-28 February 2007

Beata Pałucka

Director of Certifying Authority Department

E-mail: [email protected]

Phone: +48 22 536 73 15

Instytucja CertyfikującaInstytucja Certyfikująca w ramach NSRO w ramach NSRO 2007-20132007-2013

Departament Instytucji CertyfikującejDepartament Instytucji CertyfikującejMinisterstwo Rozwoju RegionalnegoMinisterstwo Rozwoju Regionalnego

1. Podstawa prawna oraz umiejscowienie Instytucji Certyfikującej

2. Funkcje Instytucji Certyfikującej

3. Zadania realizowane przez Instytucję Certyfikującą

4. Wytyczne wydawane przez Instytucję Certyfikującą

5. Warunki certyfikacji wydatków

6. System przepływu wniosków o płatność do Komisji Europejskiej

7. Zasady wstrzymywania procesu certyfikacji wydatków

8. Zasady delegowania zadań z zakresu certyfikacji oraz zakres odpowiedzialności Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji

Plan prezentacji

Minister Rozwoju Regionalnego na mocy art. 35 ust 2 punkt 7 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. certyfikuje Komisji Europejskiej prawidłowość poniesienia wydatków w ramach programów operacyjnych.

Zgodnie z podziałem kompetencji w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego, obsługę zadań Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie certyfikacji wydatków do Komisji Europejskiej zapewnia Departament Instytucji Certyfikującej.

Departament Instytucji Certyfikującej jest bezpośrednio podległy Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa i jest niezależny w zakresie wykonywanych zadań od Instytucji Zarządzających.

Podstawa prawna oraz umiejscowienie Instytucji Certyfikującej


Minister Rozwoju Regionalnego

Podsekretarz Stanu

Podsekretarz

Stanu

Instytucja Zarządzająca

PO EWT

Sekretarz Stanu

Koordynacja spójności

programów współfinansowanych

z funduszy strukturalnych i

Funduszu Spójności z politykami UE

Podsekretarz StanuDyrektor Generalny

Instytucja Zarządzająca PO

RPW i

Instytucja Koordynująca RPO


PO Infrastruktura i

środowisko

Instytucja Koordynująca NSRO

Instytucja Koordynująca ds.

Polityki Strukturalnej

Instytucja Zarządzająca PO

Kapitał LudzkiInstytucja

Zarządzająca PO Pomoc Techniczna


PO Innowacyjna Gospodarka

Instytucja Certyfikująca

Sekretarz Stanu

W skład Departamentu Instytucji Certyfikującej wchodzą następujące

cztery wydziały:

• Wydział Krajowych Programów Operacyjnych

• Wydział Regionalnych Programów Operacyjnych

• Wydział Programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej

• Wydział Systemu i Kontroli


Instytucja Certyfikująca zgodnie z Art. 61 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 odpowiada w szczególności za:

• opracowywanie i przedkładanie do KE poświadczonych deklaracji wydatków i wniosków o płatność dla programów operacyjnych

• poświadczanie do KE, że deklaracja wydatków jest dokładna, wynika z wiarygodnych systemów księgowych i jest oparta na weryfikowalnej dokumentacji uzupełniającej oraz, że zadeklarowane wydatki są zgodne z mającymi zastosowanie zasadami wspólnotowymi i krajowymi oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu i spełniają zasady wspólnotowe i krajowe

• zapewnienie do celów poświadczenia, że otrzymała od instytucji zarządzającej odpowiednie informacje na temat procedur i weryfikacji prowadzonych w

związku z wydatkami zawartymi w deklaracjach wydatków

Funkcje Instytucji Certyfikującej

• uwzględnianie do celów poświadczenia wyników wszystkich audytów przeprowadzanych przez Instytucję Audytową lub na jej odpowiedzialność

• utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji Europejskiej

• prowadzenie ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla operacji. Kwoty odzyskane są zwracane do budżetu ogólnego UE przed zamknięciem programu operacyjnego poprzez potrącenie ich z następnej deklaracji wydatków

Funkcje Instytucji Certyfikującej

8

Do zadań Instytucji Certyfikującej należy: • wydawanie Wytycznych w zakresie warunków certyfikacji oraz

przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007-2013

• przyjmowanie i weryfikacja wniosków o płatność okresową i końcową

otrzymywanych od instytucji zarządzających dla programów operacyjnych

• przygotowywanie poświadczonych deklaracji wydatków i wniosków o płatność do Komisji Europejskiej

• opracowywanie i bieżąca aktualizacja zasad i procedur dokonywania certyfikacji wydatków, w tym wzorów niezbędnych dokumentów dotyczących procesu certyfikacji

Zadania Instytucji Certyfikującej

9

• opiniowanie procedur funkcjonujących w instytucji zarządzającej w zakresie zarządzania finansowego i kontroli danym programem operacyjnym

• opracowywanie wytycznych dotyczących procedur przygotowania systemu elektronicznego gromadzenia i przetwarzania danych do celów certyfikacji

• przeprowadzanie systemowych wizyt sprawdzających oraz wizyt sprawdzających wnioski o płatność w instytucji zarządzającej danym programem lub instytucjach jej podległych w zakresie realizacji programu

• współpraca z Komisją Europejską oraz innymi instytucjami na szczeblu krajowym w zakresie certyfikacji wydatków oraz wymiany innych danych niezbędnych dla danego programu operacyjnego


10

• prowadzenie monitoringu finansowego w ramach programów operacyjnych w zakresie poniesionych wydatków w podziale na część wspólnotową oraz wkład krajowy oraz w zakresie narosłych odsetek

• gromadzenie w elektronicznym systemie przetwarzania danych informacji o poświadczonych wydatkach oraz złożonych do Komisji Europejskiej wnioskach o płatność

• gromadzenie oraz weryfikacja na potrzeby certyfikacji raportów na temat stwierdzonych nieprawidłowości w ramach poszczególnych programów


11

• gromadzenie oraz analizowanie na potrzeby certyfikacji raportów dotyczących kontroli systemowych przeprowadzonych przez instytucje zarządzające lub instytucje, do których zostały delegowane zadania instytucji zarządzającej danym programem w oparciu o roczne plany kontroli instytucji zarządzających

• gromadzenie oraz analizowanie na potrzeby certyfikacji wyników wszystkich audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową lub na jej zlecenie

• gromadzenie i uwzględnianie do celów poświadczenia wydatków wyników wszystkich kontroli/audytów przeprowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli oraz inne organy upoważnione do przeprowadzania kontroli/audytów w zakresie prawidłowości realizacji wydatków w ramach danego programu operacyjnego

• prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych w oparciu o informacje przekazane przez instytucję zarządzającą danym programem (rejestr dłużników)


12

• monitorowanie zasady n+3/n+2 dla programów operacyjnych

• przyjmowanie środków z KE na realizację programów operacyjnych Europejskiej Współpracy Terytorialnej

• prowadzenie ewidencji księgowej kwot wydatków zadeklarowanych KE w ramach programów operacyjnych

• przesyłanie do Komisji Europejskiej zgodnie z Art. 76 ust. 3 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 w terminie do 30 kwietnia danego roku informacji w zakresie prognozy wniosków o płatność na bieżący oraz kolejny rok budżetowy;

• przekazywanie do KE w terminie do 31 marca danego roku (począwszy od 2008r.) zbiorczej informacji dla poszczególnych programów operacyjnych za okres od początku realizacji programu do 31 grudnia poprzedniego roku dotyczącej ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania, kwot odzyskanych i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla danej operacji


13

Zadania IC w systemie certyfikacji wydatków w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych:

• podpisywanie oraz realizacja porozumień zawieranych pomiędzy Instytucją Certyfikującą a instytucjami pośredniczącymi w certyfikacji

• przyjmowanie i weryfikacja otrzymywanych od instytucji pośredniczących w certyfikacji wniosków o płatność okresową i końcową dla 16 Regionalnych Programów Operacyjnych

• opiniowanie procedur funkcjonujących w instytucji pośredniczącej w certyfikacji w zakresie obowiązujących procedur

• opracowywanie wytycznych dla instytucji pośredniczących w certyfikacji (IPOC) w zakresie przygotowania instrukcji wykonawczej IPOC dotyczącej procedur w zakresie certyfikacji wydatków

• opiniowanie rocznych planów wizyt sprawdzających w instytucjach zarządzających przedkładanych przez IPOC

• przeprowadzanie systemowych wizyt sprawdzających w instytucjach pośredniczących w certyfikacji


14

• Działając na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju Minister Rozwoju Regionalnego wydaje wytyczne w celu zapewnienia zgodności sposobu wdrażania programów operacyjnych z prawem Unii Europejskiej oraz spełnienia wymagań określonych przez Komisję Europejską, a także w celu zapewnienia jednolitości zasad wdrażania programów operacyjnych

• Wytyczne w sprawie warunków certyfikacji mają charakter horyzontalny i stanowią opis ogólnych warunków, jakie muszą być spełnione dla celów certyfikacji, jak również prezentują założenia do systemu certyfikacji w programach operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013. Jednocześnie, w wytycznych zawarte są informacje na temat procesu sporządzania i przekazywania przez Instytucję Certyfikującą do Komisji Europejskiej poświadczonych deklaracji wydatków i wniosków o płatność okresową, a także prognoz w tym zakresie. Wytyczne zawierają również zapisy określające zasady współpracy pomiędzy Instytucją Certyfikującą oraz Ministerstwem Finansów, w szczególności w odniesieniu do otrzymywania płatności z Komisji Europejskiej i przekazywania informacji o wynikach audytów przeprowadzanych przez Instytucję Audytową lub na jej odpowiedzialność

Wytyczne wydawane przez Instytucję Certyfikującą

15

Wytyczne w sprawie warunków certyfikacji dotyczą wymienionych poniżej programów operacyjnych w ramach NSRO 2007-2013:

• Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ) (finansowanego z EFRR oraz Funduszu Spójności)

• Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG) (finansowanego

z EFRR)• Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) (finansowanego z EFS)• Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej (PO RPW)

(finansowanego z EFRR)

• Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna (PO PT) (finansowanego z EFRR)

• Regionalnych Programów Operacyjnych (RPO) (finansowanych z EFRR)• Programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej (EWT) (finansowanych z

EFRR), w których zarządzanie oraz certyfikacja powierzone zostały przez KE stronie polskiej.


16

Wytyczne w sprawie warunków certyfikacji dotyczą w szczególności następujących instytucji, wchodzących w skład systemu NSRO 2007-13:

• Instytucja Certyfikująca (Minister Rozwoju Regionalnego)• Instytucje Pośredniczące w Certyfikacji (Wojewodowie)• Instytucja Audytowa (Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej)• Instytucja Zarządzająca PO IiŚ (Minister Rozwoju Regionalnego)• Instytucja Zarządzająca PO IG (Minister Rozwoju Regionalnego)• Instytucja Zarządzająca PO KL (Minister Rozwoju Regionalnego)• Instytucja Zarządzająca PO RPW (Minister Rozwoju Regionalnego)• Instytucja Zarządzająca PO PT (Minister Rozwoju Regionalnego)• Instytucja Koordynująca RPO (Minister Rozwoju Regionalnego)• Instytucja Zarządzająca EWT (Minister Rozwoju Regionalnego)• Instytucje Zarządzające RPO (Zarządy Województw)• Instytucja Koordynująca NSRO (Minister Rozwoju Regionalnego)• Instytucja przyjmująca płatności z KE (Minister Finansów)• Jednostka właściwa w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu

funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Pełnomocnik Rządu do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę Rzeczypospolitej Polskiej lub Unii Europejskiej)

• Instytucje Pośredniczące• Instytucje Pośredniczące II stopnia/Instytucje Wdrażające• Kontrolerzy dla programów EWT wyznaczeni zgodnie z ust. 1 art. 16 rozporządzenia (WE) nr

1080/2006


17

Wytyczne IC określają warunki, jakie Instytucje Zarządzające są zobowiązane wypełnić, aby Instytucja Certyfikująca dokonała certyfikacji wydatków i przekazała wniosek o płatność okresową do Komisji Europejskiej w ramach poszczególnych programów operacyjnych. Dokument określa również zasady, tryb, terminy oraz wzory obowiązujących formularzy w zakresie wnioskowania o środki do Komisji Europejskiej. W wytycznych zostały również uwzględnione uprawnienia oraz obowiązki Instytucji Certyfikującej wynikające z odpowiednich regulacji wspólnotowych oraz krajowych


18

Instytucja Certyfikująca dokonuje poświadczenia wydatków w ramach deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność dla programu operacyjnego przedkładanych do Komisji Europejskiej, jeżeli zostały spełnione warunki określone w rozdziale 2 Wytycznych w zakresie warunków certyfikacji przez Instytucję Zarządzającą, Instytucje Pośredniczące i Instytucje Pośredniczące II stopnia/Instytucje Wdrażające oraz inne instytucje zaangażowane w realizację programów operacyjnych, a także jeśli sposób realizacji programów operacyjnych i sposób wydatkowania środków na program są zgodne z aktami prawnymi i dokumentami wymienionymi w punkcie 1.3 ww. Wytycznych.

Instytucje Zarządzające oraz Instytucje Pośredniczące i Instytucje Pośredniczące II stopnia/Instytucje Wdrażające są zobowiązane do stosowania wytycznych wydawanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego, o których mowa w art. 35 ust 3 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. nr 227, poz. 1658 z późn. zm.).

Warunki certyfikacji wydatków

19

Działając na podstawie art. 61 rozporządzenia nr 1083/2006, Instytucja Certyfikująca dokonuje poświadczenia wydatków poniesionych na program w szczególności po spełnieniu następujących warunków:

• Program operacyjny został zaakceptowany przez Komisję Europejską (zgodnie z art. 32 rozporządzenia 1083/2006)

• Instytucja Zarządzająca dla programu operacyjnego przedłożyła do Komisji Europejskiej opis systemu zarządzania i kontroli dla programu operacyjnego obejmujący w szczególności organizację i procedury Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczących, Instytucji Pośredniczących II stopnia/Instytucji Wdrażających, Instytucji Certyfikującej oraz Instytucji Audytowej, na podstawie art. 71 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006


20

• Komisja Europejska zaakceptowała sprawozdanie zawierające wyniki oceny utworzenia systemów zarządzania i kontroli oraz opinię na temat ich zgodności z art. 58-62 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Sprawozdanie i opinię przygotowuje Instytucja Audytowa na podstawie raportu z audytu zgodności przeprowadzonego przez nią zgodnie z art. 71 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006

• w Instytucji Zarządzającej oraz w innych instytucjach zaangażowanych w proces realizacji programu operacyjnego jest ustanowiony system zarządzania i kontroli spełniający wymogi określone w rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 (w szczególności określone w art. 58-62) oraz w rozporządzeniu Komisji (WE) 1828/2006. System zarządzania i kontroli funkcjonuje w sposób skuteczny tj. procedury wewnętrzne w tym zakresie są zawarte w instrukcjach wykonawczych oraz są wdrożone i przestrzegane

• Instytucja Certyfikująca, dzięki udziałowi jej przedstawiciela w Komitecie Monitorującym dla programu, otrzymuje od Instytucji Zarządzającej dla danego programu operacyjnego, do wiadomości, sprawozdania roczne oraz sprawozdanie końcowe, zatwierdzone przez Komitet Monitorujący, które Instytucja Zarządzająca przekazuje do Komisji Europejskiej, zgodnie z art. 67 rozporządzenia 1083/2006


21

• Instrukcja wykonawcza Instytucji Zarządzającej zawiera wewnętrzne procedury, które zostały w niej wdrożone i są przestrzegane. Instrukcja wykonawcza przed jej ostatecznym zatwierdzeniem przez Instytucję Zarządzającą została przedłożona do zaopiniowania do Instytucji Certyfikującej. Uwagi zgłoszone przez Instytucję Certyfikującą, po ich uzgodnieniu z Instytucją Zarządzającą, zostały uwzględnione w instrukcji Instytucji Zarządzającej. Instytucja Certyfikująca jest informowana przez Instytucję Zarządzającą o wszelkich zmianach instrukcji.

• Jednym z warunków poświadczenia wydatków i wysłania przez Instytucję Certyfikującą do Komisji Europejskiej pierwszego Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową dla programu operacyjnego jest przekazanie przez Instytucję Zarządzającą instrukcji wykonawczej do opinii do Instytucji Certyfikującej.

• W programach RPO, Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji upewnienia się, że instrukcje wykonawcze wszystkich instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu zostały zatwierdzone przed odpowiednie instytucje, procedury w nich zawarte zostały wdrożone i są przestrzegane, przed poświadczeniem wydatków oraz wysłaniem do Instytucji Certyfikującej pierwszego Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzających


22

• Instytucja Certyfikująca otrzymuje od Instytucji Zarządzającej, do wiadomości, wyniki kontroli systemowych przeprowadzonych w szczególności przez Instytucję Zarządzającą w instytucjach, do których delegowane zostały zadania Instytucji Zarządzającej, w szczególności zadania określone w art. 60 lit b) rozporządzenia 1083/2006. Wyniki kontroli przekazywane są przez Instytucję Zarządzającą do Instytucji Certyfikującej niezwłocznie w trybie z nią uzgodnionym. Wyniki kontroli mogą być przekazywane w formie zbiorczej. Zatwierdzony roczny plan kontroli przekazywany jest przez Instytucję Zarządzającą do wiadomości Instytucji Certyfikującej w terminie do końca roku poprzedzającego rok, którego plan kontroli dotyczy.

• W programach RPO Instytucja Zarządzająca przekazuje wyniki z wyżej wspomnianych kontroli, do wiadomości do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji. W RPO zatwierdzony plan kontroli przekazywany jest przez Instytucję Zarządzającą do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji w terminie do końca roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy

• W przypadku programów EWT, Instytucja Certyfikująca otrzymuje od Instytucji Zarządzającej, do wiadomości, wyniki kontroli systemowych przeprowadzanych przez Instytucję Zarządzającą w instytucjach pełniących funkcję Kontrolerów zatwierdzających wydatki beneficjentów uczestniczących w operacjach i wyznaczonych zgodnie z ust. 1 art. 16 rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 oraz w innych instytucjach zaangażowanych w realizację programów EWT, jeżeli Instytucja Zarządzająca delegowała do tych instytucji część swoich zadań


23

• Instytucja Certyfikująca otrzymuje od Instytucji Zarządzającej, do wiadomości wyniki kontroli przeprowadzonych w Instytucji Zarządzającej przez Najwyższą Izbę Kontroli, jak również inne uprawnione do tego służby kontrolne. Instytucja Zarządzająca jest zobowiązana do zapewnienia systemu umożliwiającego gromadzenie wyników kontroli przeprowadzonych przez NIK oraz inne uprawnione służby kontrolne w instytucjach zaangażowanych we wdrażanie programu operacyjnego, w szczególności w Instytucjach Pośredniczących i Instytucjach Pośredniczących II stopnia/Instytucjach Wdrażających oraz przekazuje ww. wyniki kontroli do wiadomości do Instytucji Certyfikującej. W programach RPO, Instytucja Zarządzająca przekazuje wyniki kontroli, o których mowa w tym punkcie do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji

• Instytucja Certyfikująca przeprowadza własne wizyty sprawdzające w Instytucji zarządzającej lub w innych instytucjach zaangażowanych we wdrażanie programu operacyjnego lub ewentualnie u beneficjenta. Wizyty sprawdzające mogą mieć charakter systemowy, bądź mogą dotyczyć kontroli wydatków przedstawionych w deklaracji wydatków do Instytucji Certyfikującej. Instytucja Certyfikująca w procesie certyfikacji uwzględnia wyniki własnych wizyt sprawdzających. Wizyty sprawdzające są przeprowadzane na próbie oraz zgodnie z rocznym planem wizyt sprawdzających sporządzonym w oparciu o analizę ryzyka. IC przeprowadza także wizyty sprawdzające w Instytucjach Pośredniczących w Certyfikacji (Urzędach Wojewódzkich).


24

• Instytucja Certyfikująca w procesie certyfikacji uwzględnia nieprawidłowości wykryte podczas kontroli i/lub audytów przeprowadzanych przez Instytucję Zarządzającą, Instytucje Pośredniczące, Instytucje Pośredniczące II stopnia/Instytucje Wdrażające, Instytucję Audytową oraz podczas kontroli przeprowadzonych przez NIK, jak również inne służby kontrolne, a także informacje o nieprawidłowościach uzyskane na podstawie danych zawartych w raportach przedkładanych zgodnie z systemem informowania o nieprawidłowościach. Jeżeli nieprawidłowości dotyczą funkcjonowania systemu, Instytucja Certyfikująca może wstrzymać certyfikację wydatków dla danego programu operacyjnego

• Instytucja Certyfikująca przed przekazaniem do Komisji Europejskiej Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową upewnia się, że wykryte nieprawidłowości nie dotyczą wydatków kwalifikowalnych poniesionych w programie operacyjnym zawartych w deklaracji wydatków i wniosku o płatność przedłożonych do Instytucji Certyfikującej. W przypadku, gdy Instytucja Certyfikująca posiada informacje, że wykryte nieprawidłowości dotyczą wydatków zawartych w przedłożonym dokumencie pomniejsza kwotę wydatków kwalifikowanych o kwotę nieprawidłowości, jeżeli kwota nieprawidłowości nie została odjęta na wcześniejszych etapach sporządzania Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową


25

• Instytucja Zarządzająca dla programu operacyjnego na bieżąco prowadzi rejestr kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla operacji z wyodrębnieniem wspólnotowego wkładu publicznego. Rejestr prowadzony jest w systemie informatycznym. Tryb oraz zasady gromadzenia danych w tym zakresie określają pisemne procedury obowiązujące w Instytucji Zarządzającej, które podlegają uzgodnieniu z Instytucją Certyfikującą. Instytucja Zarządzająca przekazuje do Instytucji Certyfikującej informacje na temat kwot odzyskanych oraz wycofanych razem z deklaracją wydatków oraz wnioskiem o płatność okresową lub każdorazowo na prośbę Instytucji Certyfikującej

• Na podstawie danych otrzymywanych od Instytucji Zarządzającej, Instytucja Certyfikująca prowadzi dla programu operacyjnego zbiorczy rejestr kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla operacji. Kwoty odzyskane wraz z odsetkami karnymi, w proporcji odpowiadającej wkładowi z funduszy strukturalnych, są zwracane do budżetu ogólnego Unii Europejskiej przed zamknięciem programu operacyjnego poprzez potrącenie ich z następnej deklaracji wydatków (art. 61 lit. f rozporządzenia 1083/2006)


26

Instytucja Zarządzająca poświadcza przed Instytucją Certyfikującą w dokumencie Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej, w szczególności, że zadeklarowane wydatki są zgodne z mającymi zastosowanie zasadami wspólnotowymi i krajowymi oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego i obowiązującymi zasadami wspólnotowymi i krajowymi, w szczególności:

• zasadami odnoszącymi się do pomocy publicznej• zasadami odnoszącymi się do zamówień publicznych• zasadami dotyczącymi uzasadnienia zaliczek, w ramach pomocy państwa

na mocy art. 87 Traktatu, za pomocą wydatków poniesionych przez beneficjenta w okresie trzech lat

• zasadą, zgodnie z którą nie można składać deklaracji wydatków dotyczących dużych projektów, które nie zostały jeszcze zatwierdzone przez Komisję


27

Ponadto, Instytucja Zarządzająca w składanej do IC deklaracji wydatków poświadcza, że:

• deklaracja wydatków jest dokładna, wynika z wiarygodnych systemów księgowych i jest poparta dającymi się zweryfikować dowodami

• transakcje będące podstawą wydatków są zgodne z prawem i przepisami a procedury wewnętrzne są ujęte w formie instrukcji, zostały zaakceptowane/zweryfikowane przez odpowiednie organy i są przestrzegane w zadowalającym stopniu

• deklaracja wydatków i wniosek o płatność uwzględniają, w stosownych przypadkach, wszystkie odzyskane kwoty, otrzymane odsetki i dochody pochodzące z operacji finansowanych w ramach programu operacyjnego

• wydatki w ramach projektów są rejestrowane w plikach komputerowych i informacje w tym zakresie są udostępniane na żądanie Instytucji Certyfikującej lub właściwych departamentów Komisji.

• procedury zarządzania i kontroli w stosunku do programu, zostały wdrożone w instytucjach biorących udział w realizacji programu oraz zatwierdzone w formie instrukcji wykonawczych przez odpowiednie instytucje.


28

• Instytucja Zarządzająca, Instytucja Pośrednicząca lub Instytucja Pośrednicząca II stopnia/Instytucja Wdrażająca w imieniu i na odpowiedzialność Instytucji Zarządzającej, przeprowadza weryfikacje na miejscu poszczególnych operacji, które mogą być dokonywane na podstawie badania próby, zgodnie ze szczegółowymi zasadami, które zostały przyjęte przez Komisję zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 103 ust. 3 rozporządzenia 1083/2006. W przypadku programów EWT weryfikacja wydatków dokonanych przez beneficjentów następuje przez kontrolera, zgodnie z art. 16 ust 1 Rozporządzenia 1080/2006

• Instytucja Certyfikująca, w szczególności na podstawie informacji otrzymanych od Instytucji Zarządzającej oraz jej Poświadczenia, poświadcza Komisji Europejskiej, że deklaracja wydatków jest dokładna, wynika z wiarygodnych systemów księgowych i jest oparta na weryfikowalnej dokumentacji uzupełniającej (zgodnie z art. 61 lit. b (i) rozporządzenia 1083/2006), jak również, że zadeklarowane wydatki są zgodne z mającymi zastosowanie zasadami wspólnotowymi i krajowymi oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu i spełniają zasady wspólnotowe i krajowe (zgodnie z art. 61 lit. b (ii) rozporządzenia 1083/2006)


29

• Instytucja Certyfikująca upewnia się, na podstawie deklaracji wydatków i wniosku o płatność od Instytucji Zarządzającej, że w całym okresie dla każdej osi priorytetowej Komisja nie wypłaciła kwoty wyższej niż maksymalna kwota pomocy funduszy określona w decyzji Komisji o przyjęciu programu operacyjnego (art. 86 ust. 1 lit. b rozporządzenia 1083/2006). W programach RPO ww. zadanie wykonuje Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji.

• Instytucja Certyfikująca upewnia się, na podstawie deklaracji wydatków i wniosku o płatność od Instytucji Zarządzającej, że nie została wydana uzasadniona opinia Komisji Europejskiej na mocy art. 226 Traktatu w sprawie uchybienia obowiązkom traktatowym przez Państwo Członkowskie i że nie odnosi się ona do jednej lub kilku operacji, dla których zadeklarowano wydatki w otrzymanej deklaracji wydatków i wniosku o płatność okresową (art. 86 ust. 1 lit. d rozporządzenia 1083/2006)


30

• Instytucja Certyfikująca odpowiada za opracowywanie i przedkładanie Komisji Europejskiej poświadczonych deklaracji wydatków i wniosków o płatność okresową dla programów operacyjnych. Wzór Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Certyfikującej do Komisji Europejskiej stanowi załącznik nr 2 do Wytycznych IC w zakresie certyfikacji. Wzór wniosku jest zgodny z formatem określonym w załączniku nr X do rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006

• Instytucja Certyfikująca poświadcza deklarację wydatków oraz sporządza wniosek o płatność do Komisji Europejskiej w oparciu o Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej sporządzone i zatwierdzone przez Instytucję Zarządzającą dla danego programu operacyjnego. Wzór Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej stanowi załącznik do Wytycznych IC w zakresie certyfikacji

System przepływu wniosków o płatność do Komisji Europejskiej

31

• System sporządzania deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność opiera się na modelu kaskadowym tj. wnioski o płatność od beneficjentów stanowią podstawę sporządzenia przez Instytucje Pośredniczące deklaracji wydatków i wniosków o płatność okresową do Instytucji Zarządzającej

• Instytucja Zarządzająca, po weryfikacji deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową otrzymanych od Instytucji Pośredniczących (lub od Instytucji Pośredniczących II stopnia/Instytucji Wdrażających jeżeli system wdrażania programu to przewiduje), zgodnie z przyjętymi procedurami, w oparciu o otrzymane deklaracje wydatków i wnioski o płatność, sporządza za dany okres zbiorczy dokument Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej dla programu operacyjnego w PLN i przekazuje go do Instytucji Certyfikującej


32

• Instytucja Certyfikująca otrzymuje Poświadczenia i deklaracje wydatków oraz wnioski o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej, co do zasady, w trybie miesięcznym. W uzgodnieniu z Instytucją Certyfikującą możliwe jest składanie Poświadczeń z inną częstotliwością, ale nie rzadziej niż raz na kwartał

• Instytucja Zarządzająca przedkłada do Instytucji Certyfikującej Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej w terminie 30 dni po zakończeniu okresu, którego Poświadczenie dotyczy

• Deklaracje wydatków oraz wnioski o płatność w programie operacyjnym są sporządzane przy wykorzystaniu systemu informatycznego, w którym gromadzone są m.in. dane finansowe na

temat wdrażania programu.


33

• Instytucja Certyfikująca po otrzymaniu od Instytucji Zarządzającej Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej w PLN dokonuje weryfikacji dokumentu według listy sprawdzającej, zgodnie z pisemnymi procedurami określonymi dla Instytucji Certyfikującej w tym zakresie. Lista sprawdzająca do Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej pozwala na weryfikację formalną oraz merytoryczną dokumentów przedłożonych przez Instytucję Zarządzającą. Lista sprawdzająca zawiera także pytania pozwalające na weryfikację, czy zostały spełnione warunki certyfikacji określone w Wytycznych IC


34

• W przypadku prawidłowego sporządzenia poświadczenia oraz wniosku o płatność przez Instytucję Zarządzającą oraz spełnienia przez Instytucję Zarządzającą warunków, o których mowa w Rozdziale nr 2 niniejszych wytycznych, Instytucja Certyfikująca dokonuje przewalutowania poniesionych i poświadczonych przez Instytucję Zarządzającą wydatków z PLN za dany okres sprawozdawczy na EUR i poświadcza wydatki oraz sporządza Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Certyfikującej do Komisji Europejskiej dla programu operacyjnego. Dokument jest przygotowywany zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, oraz przekazywany do Komisji Europejskiej za pomocą systemu informatycznego (art. 39 rozporządzenia 1828/2006). Kopia dokumentu wysłanego do Komisji Europejskiej przekazywana jest do wiadomości do Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Koordynującej NSRO


35

• Instytucja Certyfikująca dokonuje przewalutowania poniesionych i poświadczonych przez Instytucję Zarządzającą wydatków w PLN za dany okres sprawozdawczy na EUR, zgodnie z miesięcznym obrachunkowym kursem wymiany waluty, stosowanym przez Komisję Europejską określonym w art 81 ust. 3 rozporządzenia 1083/2006. Instytucja Certyfikująca dokonuje przewalutowania wydatków z PLN na EUR za dany okres sprawozdawczy po kursie Komisji Europejskiej obowiązującym w miesiącu, w którym Instytucja Zarządzająca przedłożyła do Instytucji Certyfikującej poprawne Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej tj. w którym wydatki zostały zaksięgowane przez IC.

• Od momentu wpływu poprawnego poświadczenia i wniosku o płatność od Instytucji Zarządzającej, Instytucja Certyfikująca ma 12 dni roboczych na weryfikację Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej oraz sporządzenie i wysłanie Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Certyfikującej do Komisji Europejskiej


36

• W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji przez Instytucję Certyfikującą dokumentu Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej zostaną w nim wykryte błędy wymagające poprawy, Instytucja Certyfikująca ma prawo zwrócić się do Instytucji Zarządzającej o poprawienie dokumentu lub przekazanie do niego wyjaśnień. Instytucja Zarządzająca ma 10 dni roboczych na wysłanie poprawionego dokumentu lub wyjaśnień do Instytucji Certyfikującej. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Instytucji Certyfikującej, możliwe jest wydłużenie tego terminu


System przepływu wniosków o płatność do Komisji Europejskiej – Krajowe Programy Operacyjne

Komisja Europejska



Instytucja Pośrednicząca II st./

Instytucja Wdrażająca

Beneficjent

Instytucja Pośrednicząca

Wnioski

EUR

PLN

PLN

PLN

PLN

LUB

PLN

PLNLUB

LUB

38

System przepływu wniosków o płatność do Komisji Europejskiej – Regionalne Programy Operacyjne

Komisja Europejska



(Zarząd Województwa)

Instytucja Pośrednicząca II st./

Instytucja Wdrażająca

Beneficjent


Wnioski

EUR

PLN

PLN

PLN

PLN

PLN

LUB


w Certyfikacji(Wojewoda)

PLN

LUB

LUB

39

System przepływu wniosków o płatność do Komisji Europejskiej – Programy Europejskiej Współpracy

Terytorialnej

Komisja Europejska



Instytucja przyjmująca wnioski

Beneficjent

Beneficjent Wiodący

Wnioski

EUR

EUR

EUR

EUR

EUR

LUB

EUR

40

• Ministerstwo Finansów gromadzi środki programów operacyjnych pochodzące z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności na rachunkach określonych w art. 200 ustawy o finansach publicznych.

• W programach EWT, środki otrzymane z Komisji Europejskiej przekazywane są na rachunek otwarty przez Ministra Rozwoju Regionalnego bez subkont krajowych, zgodnie z art. 17 ust. 1 rozporządzenia 1080/2006.

• Komisja Europejska przekazuje środki w formie zaliczki lub w oparciu o wnioski o płatność okresową i deklaracje wydatków otrzymane od Instytucji Certyfikującej na rachunki, o których mowa powyżej


41

• Instytucja Certyfikująca informuje odpowiedni Departament w Ministerstwie Finansów o wysłanych wnioskach o płatność okresową oraz o spodziewanych płatnościach z Komisji Europejskiej. Instytucja Certyfikująca otrzymuje do wiadomości z Ministerstwa Finansów informacje o saldach i operacjach (wpływy i wypływy) i przekazuje je do wiadomości Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Koordynującej NSRO i Instytucji Koordynującej RPO

• Departament w Ministerstwie Finansów, wyznaczony do zarządzania rachunkami, prowadzi bieżący monitoring wielkości odsetek narosłych od środków finansowych pochodzących z budżetu Unii Europejskiej otrzymywanych w ramach środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz informuje w tym zakresie Instytucję Certyfikującą, która z kolei informuje Instytucję Zarządzającą oraz Instytucję Koordynującą NSRO i Instytucję Koordynującą RPO


42

• Nie później niż do dnia 30 kwietnia każdego roku Instytucja Certyfikująca przesyła Komisji tymczasową prognozę dotyczącą ich prawdopodobnych wniosków o płatność

na bieżący rok budżetowy i kolejny rok budżetowy w rozbiciu na poszczególne programy i fundusze


43

• W przypadku rażącego niewypełniania przez Instytucję Zarządzającą bądź inną instytucję zaangażowaną we wdrażanie programu operacyjnego nałożonych na nią obowiązków lub w przypadku stwierdzenia poważnych nieprawidłowości w realizacji programu operacyjnego (w szczególności w przypadku: rażącego zaniedbania lub naruszenia systemu zarządzania i kontroli lub rażącego naruszenia warunków certyfikacji określonych w rozdziale nr 2 niniejszych wytycznych, takich jak: nierozliczanie kwot nieprawidłowo wydatkowanych, nieprzeprowadzanie kontroli systemowych lub kontroli projektów), Instytucja Certyfikująca ma prawo wstrzymania procesu certyfikacji wydatków do Komisji Europejskiej dla danego programu operacyjnego lub priorytetu do czasu usunięcia przez daną instytucję stwierdzonych nieprawidłowości. Instytucja Certyfikująca lub Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji, niezwłocznie informuje Instytucję Zarządzającą o stwierdzeniu okoliczności mogących być przyczyną wstrzymania certyfikacji wydatków dla programu do Komisji Europejskiej. Decyzję o wstrzymaniu certyfikacji podejmuje Członek Kierownictwa MRR bezpośrednio nadzorujący Departament Instytucji Certyfikującej po otrzymaniu informacji o stwierdzeniu ww. okoliczności od Dyrektora Departamentu Instytucji Certyfikującej. Po podjęciu działań naprawczych przez Instytucję Zarządzającą lub inną instytucję wskazaną przez Instytucję Certyfikującą, Członek Kierownictwa MRR bezpośrednio nadzorujący Departament Instytucji Certyfikującej podejmuje decyzję o wznowieniu certyfikacji dla programu lub priorytetu, dla którego certyfikacja była wstrzymana.

Zasady wstrzymywania procesu certyfikacji wydatków

44

Procedura blokowania certyfikacji oraz zdejmowania blokady jest następująca:

• Po ostatecznym stwierdzeniu wystąpienia przesłanek do wstrzymania certyfikacji w danym programie lub priorytecie (poprzedzonym działaniami mającymi na celu ustalenie stanu faktycznego oraz poinformowaniu Instytucji Zarządzającej zgodnie z punktem 2.2), Instytucja Certyfikująca przekazuje informację na temat stwierdzonych okoliczności do Członka Kierownictwa MRR bezpośrednio nadzorującego Departament Instytucji Certyfikującej w formie notatki służbowej od Dyrektora Departamentu Instytucji Certyfikującej. Notatka zawiera wszelkie informacje na temat stwierdzonych w programie nieprawidłowości oraz uzasadnienie zasadności wstrzymania certyfikacji. O wszczęciu procedury Instytucja Certyfikująca powiadamia właściwą Instytucję Zarządzającą oraz Instytucję Koordynującą NSRO.


45

• Członek Kierownictwa MRR nadzorujący bezpośrednio Departament Instytucji Certyfikującej podejmuje niezależną decyzję o wstrzymaniu certyfikacji w danym RPO lub priorytecie oraz określa, po zasięgnięciu opinii Dyrektora Departamentu Instytucji Certyfikującej, działania, jakie muszą być podjęte w celu zniesienia blokady certyfikacji oraz termin usunięcia nieprawidłowości i spełnienia warunków certyfikacji.

• Instytucja Certyfikująca, wypełniając decyzję Członka Kierownictwa MRR bezpośrednio nadzorującego pracę Departamentu Instytucji Certyfikującej, sporządza pismo do Instytucji Zarządzającej (do wiadomości Instytucji Koordynującej NSRO) o wstrzymaniu certyfikacji dla danego programu lub priorytetu oraz podejmuje kroki zmierzające do wyjaśnienia nieprawidłowości w programie, jak również zwraca się do Instytucji Zarządzającej o podjęcie działań naprawczych, podając termin na poinformowanie Instytucji Certyfikującej o podjętych działaniach. Instytucja Certyfikująca sporządza także pismo informujące o wstrzymaniu certyfikacji dla danego programu lub priorytetu do Komisji Europejskiej, Instytucji Audytowej oraz Instytucji przyjmującej płatności z Komisji Europejskiej.


46

• Instytucja Zarządzająca informuje Instytucję Certyfikującą o podjętych działaniach w wyznaczonym przez Członka Kierownictwa MRR bezpośrednio nadzorującego Departament Instytucji Certyfikującej terminie. Członek Kierownictwa MRR bezpośrednio nadzorujący Departament Instytucji Certyfikującej , opierając się na informacjach przekazanych przez Instytucję Zarządzającą, po zasięgnięciu opinii Departamentu Instytucji Certyfikującej, podejmuje niezależną decyzję o wznowieniu certyfikacji dla programu/priorytetu, dla którego certyfikacja była wstrzymana

• Instytucja Zarządzająca jest niezwłocznie informowana o wznowieniu certyfikacji wydatków do KE dla danego programu lub priorytetu. Informacja o wznowieniu certyfikacji jest również przekazywana przez Instytucję Certyfikującą do Instytucji Koordynującej NSRO, Komisji Europejskiej, Instytucji Audytowej oraz Instytucji przyjmującej płatności z KE.


47

Zasady delegowania zadań z zakresu certyfikacji w ramach RPO

• Zgodnie z art. 35 ust. 9 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju zadania ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego wynikające z ust. 2 pkt 7 mogą zostać przekazane wojewodzie, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnym porozumieniu. Instytucja Certyfikująca deleguje część swoich zadań w zakresie certyfikacji właściwym wojewodom wykonującym zadania Instytucji Pośredniczących w Certyfikacji, przy zachowaniu przez Instytucję Certyfikującą w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego odpowiedzialności za delegowane zadania. Powierzenie wojewodom wykonywania części zadań Instytucji Certyfikującej następuje, zgodnie z art. 12 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 oraz ww. przepisem prawnym, poprzez zawarcie przez Ministra Rozwoju Regionalnego porozumienia z właściwym Wojewodą. Art. 59 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006

Zasady delegowania zadań z zakresu certyfikacji oraz zakres odpowiedzialności Instytucji Pośredniczącej w

Certyfikacji

48

• Urzędy Wojewódzkie, do których delegowane są zadania Instytucji Certyfikującej, pełnią funkcję Instytucji Pośredniczących w Certyfikacji, a komórki w tych instytucjach, które wykonują delegowane zadania są funkcjonalnie niezależne od komórek, które wykonują zadania Instytucji Pośredniczącej tj. zadania delegowane z Instytucji Zarządzającej. Instytucja Certyfikująca deleguje część swoich zadań do Wojewodów w Regionalnych Programach Operacyjnych

• Instytucja Certyfikująca powierza Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji realizację zadań w zakresie certyfikacji prawidłowości poniesienia wydatków, określonych w art. 61 lit b) rozporządzenia nr 1083/2006, w szczególności w zakresie poświadczania, iż deklaracja wydatków przygotowana przez Instytucję Zarządzającą RPO jest sporządzona w sposób poprawny, wynika z wiarygodnych systemów księgowych i jest oparta na poprawnej i kompletnej dokumentacji uzupełniającej, jak również, że zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami określonymi w prawie wspólnotowym i krajowym oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do RPO


Certyfikacji

49

Zadania delegowane przez IC do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji:

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji otrzymuje i weryfikuje pod względem formalnym i merytorycznym Poświadczenia i deklaracje wydatków oraz wnioski o płatność od Instytucji Zarządzającej RPO;

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji poświadcza wydatki dla RPO, wykazane przez Instytucję Zarządzającą w poświadczonej przez nią deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową;

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji przekazuje Instytucji Certyfikującej poświadczony dokument Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej RPO do Instytucji Certyfikującej;


Certyfikacji

50

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji odpowiada w procesie certyfikacji za weryfikację prawidłowości funkcjonowania systemu służącego realizacji RPO poprzez następujące działania:

Sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne służące realizacji RPO w Instytucji Zarządzającej RPO oraz w instytucjach realizujących zadania delegowane przez IZ są zawarte w odpowiednich instrukcjach oraz czy są wdrożone i przestrzegane,

Opiniowanie instrukcji wykonawczych oraz zmian do instrukcji wykonawczych, zawierających wewnętrzne procedury Instytucji Zarządzającej RPO, w szczególności w zakresie zarządzania finansowego i kontroli, dotyczące realizacji RPO,

Monitorowanie prawidłowości przechowywania dokumentacji księgowej oraz dokumentacji procesu wdrażania w Instytucji Zarządzającej RPO oraz w instytucjach, do których zostały delegowane zadania IZ,


Certyfikacji

51

Sprawdzenie, poprzez uczestnictwo w pracach Komitetu Monitorującego RPO, skuteczności, jakości oraz prawidłowości realizacji RPO na podstawie ustaleń oraz wniosków podjętych podczas posiedzeń Komitetu Monitorującego,

Analizowanie informacji dotyczących procesu realizacji programu operacyjnego zawartych w otrzymywanych od Instytucji Zarządzającej RPO sprawozdaniach bieżących (miesięcznych) i cyklicznych (okresowych, rocznych, końcowych) i ich uwzględnianie w procesie certyfikacji wydatków dla RPO.

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji analizuje, do celów poświadczenia wydatków, raporty zawierające informacje o kontrolach systemowych oraz kontrolach wydatków dotyczących RPO, przeprowadzanych przez Instytucje Zarządzającą oraz inne instytucje, do których Instytucja Zarządzająca

delegowała swoje zadania w tym zakresie;


Certyfikacji

52

• Instytucja Certyfikująca przekazuje Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji informacje dotyczące uzasadnionych opinii Komisji Europejskiej wydanych na mocy art. 226 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską w sprawie uchybienia obowiązkom traktatowym (Dz. Urz. UE C 325 z 24 grudnia 2002 r.) dotyczących jednej lub kilku operacji realizowanych w ramach RPO. Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji upewnia się, na podstawie informacji otrzymanych z Instytucji Zarządzającej RPO oraz przeprowadzonych wizyt sprawdzających, że operacje, dla których została wydana wyżej wymieniona opinia, nie zostały uwzględnione w otrzymanych od Instytucji Zarządzającej RPO Poświadczeniach i deklaracjach wydatków oraz wnioskach o płatność. Jednocześnie Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji monitoruje stan usuwania, określonych w wyżej wymienionej opinii, uchybień w odniesieniu do operacji realizowanych w ramach RPO;


Certyfikacji

53

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji gromadzi informacje o nieprawidłowościach stwierdzonych podczas kontroli przeprowadzanych przez Instytucję Zarządzającą RPO, Instytucje Pośredniczące, Instytucje Wdrażające/Instytucje Pośredniczące II stopnia, Instytucję Audytową oraz podczas kontroli przeprowadzonych przez NIK, jak również inne organy kontrolne, a także informacje o nieprawidłowościach uzyskane na podstawie danych zawartych w raportach przedkładanych przez Instytucję Zarządzającą RPO do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji, zgodnie z systemem informowania o nieprawidłowościach. Ustalenia dokonane w toku niniejszych kontroli są uwzględniane w procesie certyfikacji przez Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji;


Certyfikacji

54

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji przeprowadza w Instytucji Zarządzającej RPO oraz w instytucjach określonych w § 2 pkt 2) i 3) wizyty sprawdzające systemowe oraz wizyty sprawdzające dotyczące kontroli wydatków przedstawionych w deklaracji. Wyniki wizyt sprawdzających systemowych oraz wizyt sprawdzających dotyczących kontroli wydatków przedstawionych w deklaracji są w szczególności brane pod uwagę przez Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji w trakcie weryfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej. Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji przeprowadza wyżej wymienione wizyty sprawdzające na próbie w oparciu o zatwierdzony roczny plan wizyt sprawdzających, sporządzonych w oparciu o analizę ryzyka. Roczny plan wizyt sprawdzających Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji jest opiniowany przez Instytucję Certyfikującą. W uzasadnionych przypadkach lub na wniosek Instytucji Certyfikującej, Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji jest zobowiązana do przeprowadzenia doraźnych wizyt sprawdzających;


Certyfikacji

55

• Na podstawie danych otrzymywanych od Instytucji Zarządzającej RPO, Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji prowadzi zbiorczy rejestr kwot wraz z odsetkami, podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla danego projektu w ramach RPO. Kwoty odzyskane są zwracane do budżetu ogólnego Unii Europejskiej przed zamknięciem programu operacyjnego poprzez ich potrącenie z następnej deklaracji wydatków. Jeżeli odpowiednie pomniejszenie nie zostanie dokonane przez instytucję odpowiedzialną za płatności do beneficjentów lub Instytucję Pośredniczącą czy Instytucję Zarządzającą RPO, Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji przekazuje Instytucji Certyfikującej informację o kwotach odzyskanych wraz z należnymi odsetkami, pozostającymi do potrącenia wraz z Poświadczeniem i deklaracją wydatków oraz wnioskiem o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej w PLN;


Certyfikacji

56

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji przekazuje do Instytucji Certyfikującej raporty z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego organy, w tym przez Instytucję Zarządzającą RPO oraz podległe jej jednostki, w przypadku, gdy w wyniku kontroli zostały stwierdzone nieprawidłowości dotyczące funkcjonowania systemu lub dotyczące realizacji wydatków w ramach RPO;

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji monitoruje poziom wydatków dla danego RPO zgodnie z zasadą n+3 oraz n+2, określoną w art.93 rozporządzenia 1083/2006. Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji monitoruje poziom wydatków dla RPO na podstawie poziomu poniesionych wydatków oraz na podstawie prognoz płatności sporządzanych przez Instytucję Zarządzającą RPO przekazywanych do Komisji Europejskiej przez Instytucję Certyfikującą, na podstawie art. 76 pkt 3 rozporządzenia nr 1083/2006. Szczegółowe zasady przedkładania prognoz płatności do Komisji Europejskiej określają Wytyczne IC.


Certyfikacji

57

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji ma obowiązek zapewnić realizację powierzonych jej zadań, zgodnie z celami określonymi w RPO i zasadami określonymi w prawie wspólnotowym i krajowym oraz mającymi zastosowanie wytycznymi, w szczególności w zakresie certyfikacji;

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji realizuje przekazane zadania w oparciu o instrukcję wykonawczą, zawierającą procedury wewnętrzne w zakresie certyfikacji, sporządzoną zgodnie z wytycznymi Instytucji Certyfikującej;

• Wojewoda dokonuje zatwierdzenia instrukcji wykonawczej Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji oraz zmian do tej instrukcji, po ich zaakceptowaniu przez Instytucję Certyfikującą;

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji przekazuje Instytucji Certyfikującej, nowe wersje instrukcji wykonawczej ze wskazaniem postanowień, które uległy zmianie, niezwłocznie po ich zatwierdzeniu przez Wojewodę;


Certyfikacji

58

Wykonywanie nadzoru przez IC nad realizacją zadań delegowanych do IPOC

• Instytucja Certyfikująca dokonuje wizyt sprawdzających w Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji w zakresie zgodności z wymogami systemu certyfikacji RPO. Wizyty sprawdzające mają charakter systemowy. Wizyty sprawdzające są przeprowadzane na próbie, zgodnie z rocznym planem wizyt sprawdzających sporządzonym w oparciu o analizę ryzyka. Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji jest o tym informowana z wyprzedzeniem 14 dni przed wyznaczonym dniem wizyty sprawdzającej. Instytucja Certyfikująca w trakcie wizyt sprawdzających w Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji weryfikuje funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli, stosowanie procedur zawartych w instrukcji wykonawczej oraz prawidłowość weryfikacji dokumentu Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej;


Certyfikacji

59

• Wyniki wizyt sprawdzających prowadzonych przez Instytucję Certyfikującą, a także raporty z kontroli lub audytu przeprowadzonego przez inne uprawnione instytucje, sprawozdania monitorujące oraz uzyskane przez Instytucję Certyfikującą inne informacje wskazujące na nieprawidłowości w systemie certyfikacji RPO, mogą stanowić podstawę do wydania przez Instytucję Certyfikującą rekomendacji dla Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji, bądź do zablokowania procesu certyfikacji dla RPO;

• Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji może zgłosić umotywowane uwagi do rekomendacji Instytucji Certyfikującej. Instytucja Certyfikująca, po rozpatrzeniu uwag, przekazuje Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji swoje stanowisko;

• Instytucja Certyfikująca, w razie potrzeby, przeprowadza wizyty sprawdzające w Instytucji Zarządzającej RPO oraz w pozostałych instytucjach odpowiedzialnych za wdrażanie programu;


Certyfikacji

60

Zasady blokowania przez Instytucję Certyfikującą procesu certyfikacji w ramach RPO

• Instytucja Certyfikująca na wniosek Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji ma prawo wstrzymania dla RPO lub priorytetu procesu certyfikacji wydatków do Instytucji Certyfikującej do czasu usunięcia przez daną instytucję stwierdzonych nieprawidłowości związanych z warunkami certyfikacji;

• Instytucja Certyfikująca informuje Instytucję Zarządzającą RPO, Instytucję Koordynującą RPO oraz Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji o wstrzymaniu certyfikacji dla danego programu lub priorytetu oraz podejmuje kroki zmierzające do wyjaśnienia nieprawidłowości w RPO w drodze korespondencji z Instytucją Zarządzającą RPO i/lub Instytucją Koordynującą RPO oraz Instytucją Pośredniczącą w Certyfikacji, jak również zwraca się do Instytucji Zarządzającej o podjęcie działań naprawczych;

• Instytucja Zarządzająca informuje Instytucję Certyfikującą o podjętych działaniach w wyznaczonym przez Instytucję Certyfikującą terminie. Dyrektor Generalny MRR, opierając się na informacjach przekazanych przez Instytucję Zarządzającą RPO, po zasięgnięciu opinii Departamentu Instytucji Certyfikującej, podejmuje niezależną decyzję o wznowieniu certyfikacji dla programu/priorytetu, dla którego certyfikacja była wstrzymana. Decyzja o zniesieniu blokady certyfikacji jest przekazywana przez Instytucję Certyfikującą do Instytucji Zarządzającej RPO, Instytucji Koordynującej RPO oraz Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji;


Certyfikacji

61

Zasady przekazywania oraz poświadczania deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność w ramach RPO

• Od momentu wpływu poprawnego Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej RPO, Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji ma 10 dni roboczych na weryfikację Poświadczenia oraz przekazanie poświadczonego przez Wojewodę (lub inną osobę formalnie upoważnioną przez Wojewodę) dokumentu do Instytucji Certyfikującej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. Do dokumentu Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji załącza Poświadczenie, którego wzór stanowi załącznik do Wytycznych IC;

• W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji przez Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji dokumentu Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej zostaną w nim wykryte błędy wymagające poprawy, Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji ma prawo zwrócić się do Instytucji Zarządzającej RPO o poprawienie dokumentu lub przekazanie do niego wyjaśnień. Instytucja Zarządzająca RPO ma 10 dni roboczych na wysłanie poprawionego dokumentu lub wyjaśnień do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji, możliwe jest wydłużenie tego terminu;

• Od momentu wpływu poprawnego Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej od Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji, Instytucja Certyfikująca w MRR ma 12 dni roboczych na weryfikację dokumentu oraz sporządzenie i wysłanie Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Certyfikującej do Komisji Europejskiej;


Certyfikacji

62

• W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji przez Instytucję Certyfikującą dokumentu Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej zostaną w nim wykryte błędy, Instytucja Certyfikująca ma prawo zwrócić się bezpośrednio do Instytucji Zarządzającej RPO z prośbą o poprawienie dokumentu lub przekazanie do niego wyjaśnień o czy informuje Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji. Jeżeli Instytucja Certyfikująca stwierdzi błąd w załączniku wypełnianym przez Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji, wówczas ma prawo zwrócić się do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji z prośbą o poprawienie dokumentu lub przekazanie do niego wyjaśnień i wysłanie poprawionego dokumentu lub wyjaśnień do Instytucji Certyfikującej;

• W przypadku potwierdzenia przez Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji prawidłowości sporządzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową oraz stwierdzenia przez Instytucję Certyfikującą, że warunki certyfikacji zostały spełnione przez Instytucję Zarządzającą RPO i inne instytucje uczestniczące we wdrażaniu RPO, Instytucja Certyfikująca dokonuje przewalutowania poniesionych i poświadczonych przez Instytucję Zarządzającą wydatków z PLN za dany okres sprawozdawczy na EUR i poświadcza wydatki oraz sporządza Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową

od Instytucji Certyfikującej do Komisji Europejskiej dla regionalnego programu operacyjnego. Dokument jest przygotowywany zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, oraz przekazywany do Komisji Europejskiej za pomocą systemu informatycznego. Kopia dokumentu wysłanego do Komisji Europejskiej przekazywana jest do wiadomości do Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji oraz do Instytucji Koordynującej RPO.


Certyfikacji

Thank you for your attentionDziękuję za uwagęDziękuję za uwagę

Ministerstwo Rozwoju Ministerstwo Rozwoju RegionalnegoRegionalnego

www.mrr.gov.plwww.mrr.gov.plwww.funduszestrukturalnewww.funduszestrukturalne

.gov.pl.gov.pl

Ministry of Regional Development Certifying Authority Department

Documents

Transcript of Ministry of Regional Development Certifying Authority Department