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Criando cartas personalizadas

Marcos Rocha

2012

Criando Cartas Personalizadas - Autor: Marcos Antonio de Souza Rocha

Este Manual pode ser distribuído livremente sem fins comercias desde que não seja alterado.

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Neste guia prático vou mostrar como você pode utilizar apenas dois programas e fazer

uma mala direta com tudo que tem direito para seus pacientes, como por exemplo,

cartas, envelopes ou etiquetas.

Neste manual falaremos somente sobre a criação de cartas personalizadas, mas

utilizando os mesmos princípios você facilmente também conseguirá gerar etiquetas ou

envelopes com endereços de seus pacientes.

O Microsoft Office Word e Excel Foram os programas utilizados, mas os princípios

podem ser seguidos basicamente em todos os programas de edição de texto e planilha

de dados como os oferecidos no Open Office (que é grátis).

O princípio básico de uma mala direta é o seguinte:

1. Você tem um Banco de dados (BD) com dados de seu paciente (nome, endereço,

etc.)

2. Você utiliza esses dados para gerar cartas e etiquetas ou envelopes de forma

automatizada para todos os pacientes de uma única vez.

Simples não?

Então vamos lá.

1º passo: Criar e alimentar um Banco de dados

Crie uma tabela no Microsoft Office Excel com os dados pessoais de seu paciente que

você serão utilizados em sua carta personalizada. (Fig.1)

Sugiro que você utilize a planilha disponível para download neste link.

Fig.1 – Modelo de planilha de banco de dados criada no MS Excel

Lembre-se de salvar sua planilha.

Sugiro que você crie uma pasta em seu computador, que pode se chamar, por exemplo,

“Mala Direta” onde você pode salvar todos os arquivos do Excel e do Word que você

irá criar no decorrer deste manual.

Após alimentar a planilha e salvá-la com os dados de seus pacientes podemos partir para

o segundo passo.

http://www.marketingemodontologia.com.br/wp-content/uploads/2012/10/modelos_office.zip




2º passo: Criar a carta propriamente dita.

Para criar a carta abra o seu editor de texto. No caso utilizamos o Microsoft Office

Word 2007.

Então vamos desde o começo:

1. Abra o Word - Vá em arquivo e clique em novo arquivo (fig. 2)

Fig.2 – Abrindo um novo documento no Word

Você será levado para a próxima tela (Fig. 3). Clique em documento em Branco.

Fig.3 – Abrindo um novo documento em branco

2. No Documento em branco escreva a carta que quer enviar a seu paciente. Criei

um modelo bem básico de carta que será disponibilizado junto com o BD do

Excel para você fazer download - clique aqui.

ms-help://MS.WINWORD.12.1046/WINWORD/content/HA10074224.htm

ms-help://MS.WINWORD.12.1046/WINWORD/content/HA10074224.htm





3º passo: Criar campos personalizados.

Depois que você já:

Criou o seu Banco de dados e alimentou ele com os dados de seus pacientes,

Criou uma carta que será enviada a seus pacientes

Vamos inserir campos personalizados como o primeiro nome de cada um de seus

pacientes no campo de saudação da sua carta.

Como eu já expliquei no artigo Criando cartas personalizadas para seus pacientes é

bem interessante quando você recebe uma correspondência com seu nome

personalizado no corpo do texto, por isso você pode criar diversos modelos de cartas e

além de usar o primeiro nome do seu paciente na saudação, com algo do tipo: “ Olá

Fulano” , você também pode pensar em cartas onde o nome também esteja distribuído

estrategicamente e em negrito no corpo da carta. Isso cria um vinculo pessoal com o

leitor e acaba levando-o a ler sua mensagem até o final, que é o seu objetivo, certo?

No Word 2007, depois que você já escreveu a carta, siga os seguintes passos:

1. Vá ao menu superior até a aba “Correspondência” (Fig. 4)

http://www.marketingemodontologia.com.br/2012/10/criando-cartas-personalizadas-para-seus-pacientes.html




2. Vamos agora inserir selecionar os nossos destinatários, no caso seus pacientes.

Como já temos o arquivo do BD em Excel, vamos selecionar ele como fonte de

dados. Clique no botão “Selecionar destinatários” e depois “Usar Lista

Existente” (Fig. 5).

Fig.5 – Fig. 5 - Criando uma conexão com o BD – Parte 1

3. Escolha o arquivo do BD em Excel criado anteriormente e clique em abrir (Fig.

6).

Fig.6 – Criando uma conexão com o BD – Parte 2




4. Insira uma linha de saudação, clicando no botão mostrado na figura 7

Fig.7 – inserindo uma linha de saudação

5. A sua saudação poderá ser a oferecida pelo Word ou você poderá alterá-la

conforme a sua necessidade, como podemos observar na figura 8.

Fig.8 – Personalizando sua saudação




6. Como você está simplesmente saudando a pessoa, sugiro utilizar somente seu

primeiro nome. Por isso em nosso modelo de BD do Excel, temos um campo

“NOME” e outro “SOBRENOME”. Para mostrar somente o primeiro nome do

paciente na saudação, clique no botão “coincidir campos” que você encontra na

tela mostrada na Figura 8. Ao clicar nesse botão você será levado a seguinte tela

mostrada na Figura 9:

Fig.9 – Campos da saudação

Deixe somente a caixa nome com a correspondência do campo “ NOME” no BD. As

outras caixas devem conter (não correspondente).

7. Você pode inserir/ver o nome do paciente no corpo do seu texto, utilizando o

botão “Inserir campo de mesclagem”, que está exatamente ao lado do botão

que usamos no item anterior “Linha de Saudação”. Para fazer isso posicione o

cursor exatamente no local onde você deseja inserir o nome do paciente dentro

de seu texto e clique no botão “Inserir campo de mesclagem” e escolha

“nome”.




8. Sua carta deverá ter mais ou menos esta aparência mostrada na figura 10.

Fig.10 – Campos da saudação

Observe que os campos de mesclagem aparecem entre aspas e sem mostrar ainda o

nome de seu paciente.

9. Para você visualizar sua carta com o nome do seu paciente, que é como ela

deverá ser impressa para ser enviada, clique no botão com uma lupa “visualizar

resultados”, como mostrado no figura 11.

Fig.11 – Vendo os resultados dos campos de mesclagem

Campo de

saudação

Nome no

corpo do

texto




10. Finalmente você pode enviar todas as suas cartas para a impressora com todos

os nomes mesclados. Para fazer isso utilize o botão “Concluir e Mesclar”

“Imprimir Documentos”, conforme visto na figura 12.

Fig.12 – Finalizando sua mala direta e imprimindo

Bem o modelo de carta que sugerimos é bastante simples e foi criado somente para lhe

dar noção de como você pode gerar de forma prática centenas de cartas personalizadas

para seus pacientes.

Para baixar os arquivos do BD em Excel e da carta modelo em documento do Word

clique aqui

Sugiro que você faça uma carta mais elaborada, crie um cabeçalho com um logo de seu

consultório ou clinica e utilize o rodapé para detalhar seu endereço e fones de contato

por exemplo. Se houver um site ou email também é importante constar nessas

informações.

Para fazer as etiquetas ou envelopes o Word também oferece ótimas ferramentas que

podermos explicar em outra ocasião, mas se você seguir os princípios descritos neste

pequeno manual, com certeza conseguirá criar etiquetas ou envelopes com facilidade.

Boa sorte,

Marcos Rocha

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