Madar 7 Mobile w chmurzeMADAR spółka z o.o. 41-819 Zabrze, ul. Skłodowskiej 12d/3 tel./fax...

Madar 7 Mobilew chmurze

Instrukcja obsługi

www.madar.com.plZabrze 2014

Wydawca:MADAR spółka z o.o.

41-819 Zabrze, ul. Skłodowskiej 12d/3tel./fax +48322786665

www.madar.com.ple-mail: [email protected]

aktualna wersja HTML niniejszego plikuwersja PDF niniejszego pliku

Wszelkie prawa zastrzeżone. All rights reserved.Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu utworu w jakiejkolwiek postaci czy teżprzy użyciu jakichkolwiek środków technicznych – graficznych, elektronicznych czy mechanicznych

jest zabronione.Znaki handlowe i towarowe występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami ich posiadaczy.

Copyright by Madar sp. z o.o.Zabrze 2014

Spis treści

Spis Treści 5

Nowości 6

1 Obsługa kancelaryjna 91.1 Jak rozpocząć . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91.2 Rejestr kancelaryjny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

1.2.1 Dane o rejestrze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91.2.2 Prawa dostępu do rejestru . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

1.3 Dodawanie pisma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101.3.1 Zakładka Dokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101.3.2 Zakładka Rozdzielnik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111.3.3 Zakładka Parametry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121.3.4 Zakładka Historia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121.3.5 Pasek klawiszy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1.4 Selekcja wprowadzonych pism . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131.4.1 Selekcja według korespondenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131.4.2 Selekcja według tematu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131.4.3 Selekcja według teczki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131.4.4 Selekcja według innych kryteriów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1.5 Zestawienia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141.5.1 pdf, excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141.5.2 Historia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151.5.3 Druk list do pokwitowania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151.5.4 Zbiorcze potwierdzenie nadania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1.6 Załączniki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171.7 Tworzenie nowego pisma na bazie starego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171.8 Dekretacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1.8.1 Przypisywanie pism do operatorów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181.8.2 Pismo odebrane i nieodebrane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181.8.3 Pismo niezakończone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191.8.4 Pismo nie wysłane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191.8.5 Terminy związane z dekretacją . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.9 Kontrola dostępu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201.9.1 Zasady dostępu do korespondencji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201.9.2 Pola w uprawnieniach użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201.9.3 Przepustki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1.10 Wysyłanie monitów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211.10.1 Zasady generowania monitów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211.10.2 Generowania wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221.10.3 Tworzenie kierunku - ustawienie monitów i adresatów . . . . . . . . . . . . . . . 22

2 Faktury elektroniczne 242.1 Faktury elektroniczne dokumentujące zakup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

2.1.1 Jak wprowadzić i przechowywać fakturę elektroniczną w systemie Madar7 . . . . 242.1.2 Powiązanie z pozycją w rejestrach VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242.1.3 Dołączanie scanu faktury do rejestrów VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

2.2 Faktury elektroniczne wystawiane z systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252.2.1 Zasada generowania faktur elektroniczncyh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252.2.2 Oznaczanie faktur jako wysyłka papierowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

SPIS TREŚCI 4

3 Wiadomości 273.1 Wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

3.1.1 Znaczenie pól w wiadomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273.2 Kierunki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

3.2.1 Tworzenie kierunku - ustawienie monitów i adresatów . . . . . . . . . . . . . . . 273.3 Przykład zastosowania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

3.3.1 Ustawienie skrzynki e-mail, z której wysyłane będą monity . . . . . . . . . . . . 293.3.2 Utworzenie użytkowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293.3.3 Utworzenie Kierunków . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303.3.4 Dopisanie pisma do Kancelarii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333.3.5 Ustawienie automatu do wysyłki monitów oraz test wprowadzonych ustawień . . 35

4 Spedycja - integracja z systemami zewnętrzymi 364.1 Integracja Madar7 ze sklepem internetowym Prestashop . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

4.1.1 Konfiguracja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364.1.2 Pobieranie zamówień ze sklep internetowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364.1.3 Aktualizacja towarów w sklepie internetowym . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

4.2 Integracja Madar7 z systemem firmy kurierskiej Siódemka . . . . . . . . . . . . . . . . . 374.2.1 Konfiguracja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374.2.2 Rejestracja w systemie - List Nadanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

5 Produkcja - system realizacji produkcji 395.1 Zasada działania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395.2 Realizacja produkcji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

5.2.1 Gniazda produkcyjne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415.2.2 Czynności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415.2.3 Receptury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415.2.4 Plan produkcji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425.2.5 Zlecenie produkcyjne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

5.3 Pomiary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445.3.1 Pomiary - okienko do wprowadzania danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445.3.2 Obsługa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

5.4 Moduły wynikowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475.4.1 Karty pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475.4.2 Baza pomiarów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

5.5 Dla zaawansowanych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505.5.1 Definiowanie struktury wyników pomiarów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

5.6 ZMIANY modułu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

6 Produkcja - przepływ materiału 516.1 Zasady pracy z programem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516.2 Jak rozpocząć . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

7 Konfiguracja 53

8 Słowniki 548.1 Kontakty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

8.1.1 Pierwsze kroki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548.1.2 Wprowadzanie danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548.1.3 Zakładka Kontakt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558.1.4 Zakładka Adresowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598.1.5 Zakładka Właściwości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598.1.6 Nawigacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598.1.7 Funkcje, operacje, zestawienia, akcja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618.1.8 Konfiguracja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628.1.9 Podział na bazy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

SPIS TREŚCI 5

9 Dla administratorów 649.1 Założenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649.2 Narzędzia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649.3 Baza danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

9.3.1 Skalowalność . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659.4 Urządzenia zewnętrzne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

10 Wymiana danych 6710.1 Eksport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

10.1.1 Eksporty baz / katalogów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6710.1.2 Exporty raportów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6910.1.3 Eksport faktur z rejestrów - bez pozycji towarowych . . . . . . . . . . . . . . . . 69

10.2 Import i eksport danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6910.2.1 Import i aktualizacja katalogów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6910.2.2 Importowanie dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7010.2.3 Przesyłanie dokumentów - webAPI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7110.2.4 Współpraca z innymi programami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

11 Bezpieczeństwo i kontrola dostępu 7211.1 Kontrola dostępu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

11.1.1 Poziomy dostępu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7211.1.2 Spójność danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7211.1.3 Okresy zaksięgowane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7211.1.4 Użytkownicy Madar 7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Nowości

20140227 Zasady generowania monitów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2120140226 Jak wprowadzić i przechowywać fakturę elektroniczną w systemie Madar7 . . . . . . . . 2420140220 Zasada generowania faktur elektroniczncyh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Kancelaria / sekretariat

Pprogram Kancelaria, moduły Sekretariat w programie MadarMobile oraz portal Docum.pl zostałyzaprojektowane w celu kompleksowej obsługi ewidencji dokumentacji online w kancelariach i sekreta-riatach, zwłaszcza w średnich przedsiębiorstwach i instytucjach. Ułatwia on tworzenie i prowadzenierejestrów kancelaryjnych i spraw, a także obsługę obiegu dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa.

Dają mobilny dostęp do ewidencji dokumentacji firmy. Ewidencje zawierają informację o pełnympostępowaniu z dokumentem począwszy od tego kto dokument przyjął, kiedy została udzielona od-powiedź a skończywszy na tym gdzie dokument jest przechowywany. Portal daje możliwość śledzeniapełnej dokumentacji związanej z danym zdarzeniem lub zadaniem. Dużą zaletą programu jest możli-wość adresowania kopert, drukowanie etykiet adresowych, obliczanie opłat pocztowych czy prowadzeniedziennika podawczego. Kluczowe funkcje programu:

• Rejestracja w dzienniku korespondencji. Pisma są ewidencjonowane we właściwym dzienniku ko-respondencji, wyodrębnianym za pomocą rejestru. Wprowadzane są takie informacje jak: data,korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia, pozycja zRzeczowego Wykazu Akt. Możliwe są wydruki dziennika podawczego za dany okres, zestawieniakosztów.

Możliwość umieszczenia dyspozycji dotyczących osoby bądź działu, sposobu i terminu załatwieniasprawy, aprobaty bądź podpisania.

• Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism wchodzących.

Istnieje możliwość przekazywanie korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretaria-tów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanieoperatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na przykład podpisania od-bioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiajądodatkowo to zagadnienie.

• Zabezpieczenia przed dostępem niepowołanych osób do wprowadzonej informacji, poprzez systemhaseł i praw dostępu na poziomie pisma.

• Automatyzacja tworzenia korespondencji. Dzięki współpracy z innymi edytorami istnieje możli-wość wykorzystania funkcji, jakie one oferują. Szablony dokumentów (*.doc, *.sxw) mogą byćpodstawą tworzenia określonej grupy dokumentów. Również łatwość wyszukiwania pozwala naszybki dostęp i wykorzystanie istniejącej już korespondencji w procesie tworzenia nowych.

• Dołączanie pełnych treści pism – w postaci plików z programów tekstowych bądź graficznych– na przykład skanowanych. Wbudowana przeglądarka umożliwia podgląd i wydruk wybranychdokumentów. Uprawnione osoby mogą również dokonać korekty.

• Baza korespondentów. Wszystkie dane na temat instytucji, osób czy firm, z którymi prowadzonajest korespondencja gromadzone są w jednej bazie, przyspieszając proces tworzenia i umożliwiającanalizę dokumentów.

• Analiza. Informacje wprowadzane są do programu miedzy innymi po to, by móc w szybki sposóbuzyskać interesujące użytkownika informacje. Analizę wprowadzonej dokumentacji do ewidencjimożna przeprowadzić dwojako:

— w postaci selekcji na liście – na ekranie komputera— w postaci zestawienia, które można wydrukować.

Analizę można wykonywać na podstawie kilku różnych kryteriów – opisujących pismo i wprowa-dzonych przy okazji ewidencji pisma.

• Rejestry kancelaryjne Całej poczcie przychodzącej oraz wychodzącej można dodatkowo przypisaćrejestr, do którego będzie ’wkładana’ korespondencja o określonej tematyce np. faktury przy-chodzące i faktury wychodzące.

NOWOŚCI 8

• Dodatkowe możliwości. W programie istnieje możliwość wydruku dziennika korespondencji, listdo podpisu czy do odbioru korespondencji. Adresowanie kopert i wydruk nalepek adresowych,obliczanie opłat, wysyłanie wiadomości e-mail to niektóre z dodatkowych możliwości programu.Mechanizmy selekcji i agregacji informacji, według zadanych parametrów: korespondentów, daty,operatorów, teczki, tematu, rodzaju wysyłki.

• Wysyłanie monitów W programie istnieje możliwość wysyłania monitów do użytkowników odpo-wiedzialnych za pismo w Kancelarii w przypadku zbliżającego się terminu załatwienia, bądź niezałatwienia w terminie - dla pism wymagających odpowiedzi.

Budowa docum.pl

Rysunek 1: Wygląd programu Docum.pl po zalogowaniu

Po zalogowaniu się na portalu otrzymujemy dostęp do wszystkich najważniejszych funkcji. W le-wym górnym rogu znaleźć można menu docum z listą rozwijalną podzieloną na dwie sekcje akcja izestawienia, natomiast w prawym, górnym rogu znajduje się menu admin, gdzie poprzez rozwijalnąlistę mamy dostęp do usług zarządzania kontem.Menu znajdujące się po lewej stronie portalu gromadzi konkretne, utworzone przez użytkownika rejestrykancelaryjne, skupione w dwóch sekcjach Pisma i Sprawy.

pisma zawierają dokumenty kancelaryjne, pozycje związane z obsługą pocztyi dokumentacji przepływającej przez jednostkę gospodarczą

sprawy sekcja gromadzi rejestry, dokumenty CRM związane z zarządzaniemkontaktami z klientami

W centralnej części ekranu, użytkownik otrzymuje dostęp do zawartości wybranego przez siebie katalogudokumentów, który następnie może przeglądać i modyfikować sprawy, które on zawiera, a także dodawaćnowe.

1. Obsługa kancelaryjna

W zakresie obsługi kancelaryjnej są te funkcje, które ułatwiają prace biurowe w zakresie prowadzeniai rejestracji dokumentów i korespondencji. Pozwala na prowadzenie ewidencji korespondencji, zarównowchodzącej jak i wychodzącej, wraz z pełnymi treściami (bądź w postaci napisanego wcześniej pisma,bądź graficznie jako skanowany dokument).

Funkcje związane z obsługą poczty, pozwalają na rejestrację pism, faksów i dokumentów w formiedzienników podawczych. Ewidencje pism można prowadzić, w zależności od rodzaju pisma oraz zasadprzyjętych w przedsiębiorstwie, w odpowiednich rejestrach - zakładanych w programie. Każdy z takichrejestrów może być określonego typu (np. poczta przychodząca, faktury wchodzące) i przypisany doopcji (ikon) w programie.

Ogólnie, ze względu na miejsce powstawania dokumentów, można powiedzieć, że korespondencjamoże być rejestrowana jako:

WYCHODZĄCY wychodzące pisma (tzn. ich treść) możemy załączyć do ewidencji w postaci plikulub w postaci graficznej. Każdy raport otrzymany w programie Madar 7 możnaautomatycznie zapisać w poczcie.

WCHODZĄCY dla pism wchodzących można również dołączać treść. W przypadku otrzymaniadokumentów w postaci elektronicznej wystarczy dołączyć plik. Jeżeli zainstalowa-ny jest skaner, również wszystkie papierowe pisma wchodzące można zapisać dokomputera w postaci graficznej przy pomocy opcji skanowania.

1.1 Jak rozpocząć

Zasady rejestracji i analizy pism w każdej z opcji są podobne. Wszelkie operacje są wywoływane powybraniu i kliknięciu na przycisku - u dołu okienka lub pozycję z menu pomocniczego - u góry okienka.Szczegółowy sposób dopisywania pism do ewidencji, poprawy i analizy opisują następne rozdziały.

1.2 Rejestr kancelaryjny

Każdy dokument rejestrowany w kancelarii należy do rejestru kancelaryjnego. Ma on za zadaniepołączenie i pogrupowanie pism, dokumentów o określonej tematyce np. faktury przychodzące i fakturywychodzące, pisma wchodzące czy dokumenty.

Możliwy jest też podział ze względu na pozycję z jednolitego Wykazu Akt, dzięki czemu pismazostaną pogrupowane, a w ramach rejestru można stosować oddzielną numerację. Rejestr jest równieżograniczony czasowo – do każdego z nich wpisywane są daty początkowa i końcowa okresu, za jakibędą wprowadzane dokumenty. Aby utworzyć nowy rejestr kancelaryjny należy ustawić kursor myszykomputerowej nad nazwą sekcji Pisma, gdzie pojawi się link new , który należy wybrać. Wyświetlonyzostanie ekran rejestr kancelaryjny zawierający dwie zakładki nazwa i administracja. Proces two-rzenia rejestru kończymy poprzez wybranie przycisku zatwierdź .

Uwaga: Próba zarejestrowania dokumentu z datą wykraczającą poza okres jegoważności spowoduje wygenerowanie komunikatu „błąd daty”. W takim przypadku na-leży założyć nowy rejestr kancelaryjny i w nim zapisać wprowadzane pismo lub też, w

razie potrzeby, edytować bieżący rejestr kancelaryjny i zmienić datę ważności rejestru na późniejszą.

1.2.1 Dane o rejestrze

nazwa nazwa rejestru, np. Rejestr poczty przychodzącej,

1.3 Dodawanie pisma 10

Rysunek 1.1: Rejestr kancelaryjny

typ rodzaj rejestru - wybierany z listy, dla rejestrów mieszanych (obejmujących pisma przy-chodzące i wychodzące) pole to może zostać puste,

od dnia okres ważności rejestru - data początkowa,

do dnia okres ważności rejestru - data końcowa,

numer ostatni numer dokumentu w rejestrze np IN 0034 - przy wprowadzaniu kolejnego doku-mentu program będzie proponował kolejny.

1.2.2 Prawa dostępu do rejestru

Na zakładce administracja możemy wybrać konkretnych użytkowników i nadać im uprawnieniado rejestru, takie jak czytanie, modyfikacja, wykonywanie. Prawa dostępu do rejestru związanesą z ograniczeniami dla użytkowników, którzy nie mają prawa dostępu (pisania, czytania) do obcych

pism. W takim przypadku jeżeli nie są wybrani w zakładce administracja nie będą mogli zobaczyćzawartości rejestru.

1.3 Dodawanie pisma

W Docum.pl dokumenty wprowadza się do zdefiniowanych wcześniej przez użytkownika rejestrów.Rejestry te mogą mieć różne rodzaje, takie jak: poczta przychodząca, poczta wychodząca, we-wnętrzne, inne przychodzące, inne wychodzące, faktury przychodzące i faktury wychodzą-ce. Ich zadaniem jest umożliwienie użytkownikowi prowadzenie różnych ścieżek ewidencji. Oznacza to,że w każdej z opcji może być wykorzystywany inny rejestr, zgłaszający się zawsze po jej wybraniu ikontynuowany w przypadku zakończenia jego ważności.

Podział ten ma charakter umowny, a rodzaj prowadzonej korespondencji w danej opcji zależny jestod zasad przyjętych w przedsiębiorstwie.

Po wybraniu właściwej ewidencji dopisanie nowego pisma jest możliwe po wybraniu przyciskukliknij aby dodać nowy u dołu listy lub naciśnięciu na klawiaturze klawisza F2 . Po wybra-

niu tej opcji wyświetla się ekran, który będzie zawierać informacje o nowym piśmie.Sposób obsługi poczty wychodzącej i innych dzienników podawczych w zakresie podstawowym jest

bardzo podobny. Dlatego opisana zostanie głównie poczta wychodząca.

1.3.1 Zakładka Dokument

rejestr Rejestr kancelaryjny. Każdy wprowadzany dokument musi należeć do jakiegoś re-jestru. Rejestr tworzony jest / wybierany po wejściu do opcji.

numer Numer korespondencji, automatycznie wypełniany przez program. Numer przypi-sany jest do rejestru, a ostatnio użyty - zpisywany w rejestrze.

/ Miejsce na wprowadzenie dodatkowego symbolu - na przykład inicjałów osobywprowadzającej.

rodzaj Rodzaj rejestru, wybierany podczas zakładania rejestru kancelaryjnego (np. pocztawychodząca).

data Data otrzymania / wprowadzenia pisma. Datę tę można zmienić ręcznie lub przypomocy kalendarzyka

korespondent Nazwa korespondenta (wybierana z katalogu), którego dotyczy pismo


Rysunek 1.2: Poczta - okienko z danymi

temat Pozwala na wybranie odpowiedniego tematu z listy. Temat może dotyczyć problemudo którego prowadzona jest wieloskładnikowa i rozległa w czasie korespondencja lubdokumentacja, na podstawie tematu wypełniane są pola maska i teczka.

wykaz akt Pozwala na grupowanie korespondencji wg wykazu akt - wybierane z listy.

tytuł Tytuł korespondencji - widoczny na liście i możliwy do drukowania na kopercie.

sygnatura Numer / sygnatura akt.

z dnia Pole to zawiera datę pisma. Datę tę można zmienić ręcznie lub przy pomocy ka-lendarzyka.

treść Opis, czego dotyczy korespondencja.

Dodatkowe informacje:

ustaw wysyłkę Pozwala wybrać z listy rozwijalnej sposób wysyłki dokumentu. Program daje moż-liwość wyboru dwóch sposobów wysyłki co jest szczególnie przydatne kiedy pismoprzykładowo ma być wysłane za pośrednictwem poczty tradycyjnej i równocześnienadane dla potwierdzenia np. faksem.

wysłane Data wysłania korespondencji wychodzącej.

oplaty W przypadku poczty wychodzącej, kwota opłaty jaką poniosła firma.

masa Masa przesyłki.

nr nadania Numer nadania - wprowadzany przy przesyłkach poleconych.

pobranie Kwota pobrania.

opl. za pobranie Dodatkowe opłaty za pobranie.

uwagi Inne informacje.

potwierdzenieodbioru

Znacznik potwierdzenia odbioru, możliwe jest także wybranie daty. Znacznik po-zwalający określić czy otrzymano wpłatę.

załącznik Przyciski pozwalające na dołączenie pliku z załącznikiem, wybieranego z dysku lo-kalnego. Istnieje możliwość dodoania do czterech załączników poprzez te przyciski.

Dekretacja - przypisanie pisma:

przypisane Operator, do którego przypisana jest poczta. Operator ten przepisze się równieżpod pozycje w zakładce rozdzielnik .

termin Termin załatwienia korespondencji.

1.3.2 Zakładka Rozdzielnik

w sprawie Możliwość wpisania dodatkowego kontrahenta, którego pismo dotyczy (do wyboru zlisty kontrahentów).


sprawa Opis tekstowy załatwianej sprawy.

osoba Osoba, która zajmuje się daną sprawą (do wyboru z listy pracowników).

użyj adresu Pozwala wybrać jeden z adresów znajdujących się na liście: korespondenta, korespon-denta II, osoby, osoby II.

ważne od do Pozwala na wybranie okresu ważności.

odpowiedź Do wskazania pismo z kancelarii, do którego dane pismo jest odpowiedzią.

dotyczy Do wskazania pismo powiązane z tworzonym pismem.

teczka Oznaczenie teczki, np DOK.

il. zal. Ilość załączników do pisma.

Informacje dotyczące przypisania kolejnym osobom:

termin Data, do której dana sprawa ma zostać załatwiona.

operator można skierować pismo do konkretnego pracownika (szczególnie dotyczy to pocztyprzychodzącej). Jeżeli wybierze się z listy operatorów adresata (np. pracownik JanKowalski) -– uaktywnia się wtedy kontrolę odbioru poczty. Jeżeli w polu terminjest brak daty — pozycja jest zaznaczona jako nieodebrana (pojawia się nieode-brana na zestawieniu).

odbiór Pokazuje czy dany operator odebrał przypisaną mu pocztę.

akceptacja Pokazuje czy dany zaakceptował odebrał przypisaną mu pocztę.

1.3.3 Zakładka Parametry

rejestr rejestr do którego przypisane jest pismo.

rejestr drugie pole rejestr daje możliwość przypisania pisma do kolejnego rejestru.Jedno pismo może być przypisane do dwóch rejestrów np. do rejestru pocztyprzychodzącej i do rejestru faktur.

odpowiedź pozwala na wybranie innego pisma, do którego aktualnie wprowadzane pi-smo jest odpowiedzią. Przykładowo wprowadzając pismo wychodzące możnawybrać pismo na które udzielana jest odpowiedź.

ważne od ... do pozwala na wybór okresu ważności wprowadzonego pisma.

księgowanie pole wypełniane jest automatycznie - funkcja jest dostępna wyłącznie dla użyt-kowników systemu Madar7. W polu tym wypełnia się numer dokumentu wrejestrze VAToskim. Aby tak się działo przy dopisywaniu dokumentu do reje-stru VAT należy na zakładce uwagi w polu kancelaria wybrać wprowadzonepismo.

1.3.4 Zakładka Historia

Zakładka Historia zawiera dane wykaz wybranych operacji, których dokonano na piśmie. Dziękitemu można uzyskać informacje który operator, w któym dniu modyfikował pismo i jaki był charaktertej modyfikacji (np. jaki załącznik dodano, komu pismo zostało przypisane). Na zakładce tej użytkowniknie wprowadza żadnych danych - zapisy dokonywane są automatycznie przez system.

1.3.5 Pasek klawiszy

Na ekranie dodawania pisma w dolnej części ekranu znajduje się pasek z klawiszami zatwierdź,porzuć, dołącz/wczytaj, CRM . Poniżej zaprezentowano funkcje poszczególnych przycisków.

zatwierdź kalwisz zatwierdź służy do zapisywania wprowadzanego pisma,

porzuć klikając klawisz porzuć użytkownik anuluje wprowadzanie pisma i powracado ekranu listy,

dołącz/wczytaj kliknięcie w klawisz dołącz/wczytaj powoduje otwarcie ekranu, na którymmożliwe jest dodanie dowolnej ilości załączników do tworzonego pisma,

CRM klawisz CRM przenosi pismo do Spraw.

1.4 Selekcja wprowadzonych pism 13

1.4 Selekcja wprowadzonych pism

Selekcje pozwalają na uzyskanie na ekranie listy pism spełniających wybrane kryterium. Selekcjemożna łączyć ze sobą. Selekcji można dokonać klikając w klawisz selekcja znajdujący się pod listąpism.

Rysunek 1.3: Ekran Selekcja

1.4.1 Selekcja według korespondenta

Pozwala na wybranie z listy tych pozycji, które dotyczą wybranego kontrahenta. Wykaz taki pojawisię w oknie po wykonaniu następujących czynności:

• u góry ekranu w polu kontakt klikamy w ikonkę strzałki, co spowoduje wyświetlenie ekranu zkontrahentami,

• na liście kontrahentów klikamy, tego wg którego chcemy dokonać selekcji, następnie wybieramygo poprzez kliknięcie ikonki ze strzałką

Nazwa kontrahenta przepisuje się w miejsce kresek obok przycisku oznaczonego strzałką, a poniżejpojawia się lista wszystkich pism dotyczących tylko tego kontrahenta.

1.4.2 Selekcja według tematu

Pozwala na wybranie z listy tych pozycji, które dotyczą wybranego tematu. Wykaz taki uzyskuje siępostępując tak samo, jak przy selekcji według kontrahenta tylko wywołując listę tematów przyciskiemstrzałki w polu temat.

1.4.3 Selekcja według teczki

Pozwala na zestawienie wszystkich dokumentów według symbolu teczki.1. Dla wszystkich kontrahentów

• należy wybrać przycisk selekcja znajdujący się u dołu ekranu

• w polu teczka wpisuje się symbol (numer, nazwę), którym oznaczona została pewna grupadokumentów

• zatwierdza przyciskiem

1.5 Zestawienia 14

W oknie pojawia się zestaw dokumentów o podanym symbolu dla wszystkich kontrahentów. Należyprzypomnieć, że program rozróżnia duże i małe litery stąd teczka dok to nie ta sama teczka coDOK.

2. Dla wybranego kontrahenta / sprawy

• należy wybrać przycisk selekcja znajdujący się u dołu ekranu

• należy wybrać kontrahenta / sprawę z listy - przyciskiem strzałki

• w polu teczka wpisać symbol (numer, nazwę), którą oznaczona została pewna grupa doku-mentów

• zatwierdzić przyciskiem

Pojawia się zestaw dokumentów o podanym symbolu tylko dla tego kontrahenta / sprawy.

1.4.4 Selekcja według innych kryteriów

Pozwala na wybranie z listy pozycji, które przykładowo są prowadzone przez wskazaną osobę. Moż-liwa jest także selekcja wg większej ilości kryteriów, i tak np. możliwe jest wybranie z listy tych pozycji,które dotyczą wybranego kontrahenta i są prowadzone przez wskazaną osobę. Jeśli chcemy wskaźaćtakie kryteria selekcji należy:

• u dołu ekranu kliknąć selekcja ,

• na wyświetlonym ekranie wskazać żądane kryteria,

• potwierdzić selekcję klawiszem

1.5 Zestawienia

System daje możliwość generowania różnego rodzaju zestawień z prowadzonych w programie reje-strów. Aby wygenreować zestawienie należy wejść do opcji docum znajdującej się w lewym, górnymrogu ekranu. Wyświtlona zostanie następująca lista:

• akcja

– pdf

– excel

• zestawienia

– historia

– druk list do pokwitowania

– lista kodów

– zbiorcze potwierdzenie nadania

– zbiorcze potwierdzenie nadania II

Poszczególne rodzaje zestawień opisano poniżej.

1.5.1 pdf, excel

Wybór opcji akcja - pdf powoduje wyświetlenie aktualnie wybranej listy pism w pliku PDF. Wybóropcji akcja - excel spowoduje, iż system umożliwi wyświetlenie/pobranie aktualnie wyświetlonej listypism w pliku arkusza kalkulacyjnego (*.xls) o domyślnej nazwie pisarz.xls.

1.5 Zestawienia 15

1.5.2 Historia

Możliwe jest w programie uzyskanie zestawień wybranych pozycji w postaci wydruku (na ekraniebądź na drukarce), według ustalonych kryteriów. Oprócz omawianych w poprzednim rozdziale selekcjiwedług kontrahenta, zadania czy teczki możliwe jest uzyskanie zestawień pism z danego okresu, nieodebranych lub bez odpowiedzi. W tym celu należy wybrać z menu docum opcję zestawienia -historia. Wyświetlony zostanie ekran dane wydruku, na którym znajdują się następujące pola:

rejestr przepisuje się automatycznie z wybranego wcześniej przez użytkownika rejestru (któryjest wybrany na ekranie listy),

od dnia, do dnia pozwala na wybór czasookresu, dla którego tworzone będzie zestawienie,

korespondent wybranie kontrahenta spowoduje, że na zestawieniu pojawią się tylko pozycje, któredotyczą wybranego korespondenta,

temat wybranie tematu spowoduje że zestawienie będzie dotyczyło tylko wybranego tematu,

operator pojawią się wszystkie dokumenty pojawiające się na zestawieniu, będą dotyczyły wy-branego operatora,

wykaz akt na zestawieniu pojawią się wyłącznie pisma, przypisane do wybranego RzeczowegoWykazu Akt,

teczka po wpisaniu teczki na zestawieniu pojawią się tylko pozycji z wybraną teczką,

warunek wybranie statusu pism, które mają pojawić się na zestawieniu,∨ treść zaznaczenie opcji spowoduje, iż na wydruku pojawią się treści pism,∨ opłaty zaznaczenie opcji spowoduje, wyświetlenie kolumny z opłatami; końcu zestawienia

pojawi się suma opłat,∨ temat zaznaczenie opcji spowoduje, wyświetlenie w kolumnie z korespondentem dodatkowej

informacji o przypisanym do pisma temacie,∨ sygnatura zaznaczenie opcji spowoduje, wyświetlenie w kolumnie z korespondentem dodatkowej

informacji o przypisanej do pisma sygnaturze,∨ wykaz akt zaznaczenie opcji spowoduje, wyświetlenie w kolumnie z korespondentem dodatkowej

informacji o przypisanym do pisma rzeczowym wykazie akt,

rodzaj w zależności od wybranego rodzaju zmienia się sposób prezentacji zestawienia, do-stępne są następujące rodzaje raportów:

pełny generuje wydruk z wszystkimi wybranymi kryteria-mi, pozostałe mogą nie uwzględniać z racji swojejspecyfiki niektórych zaznaczonych poprzez ∨ opcji,

do podpisu generuje wydruk do podpisu,

opłaty generuje wydruk z opłatami,

potwierdzenie nadania generuje wydruk będący potwierdzeniem nadania,

potwierdzenie nadania 2 generuje wydruk będący potwierdzeniem nadania,

potwierdzenie nadania szerokie generuje wydruk będący potwierdzeniem nadania,

excel generuje wydruk w układzie arkusza kalkulacyjnego,

XML generuje wydruk w układzie XML,

Po naciśnięciu przycisku start na monitorze pojawi się zestawienie, które również można wy-drukować.

1.5.3 Druk list do pokwitowania

W programie można drukować zestawienie korespondencji w postaci list pokwitowania. Służy dotego opcja wybierana z menu docum: zestawienia – druk list do pokwitowania. Użytkownik mamożliwość wyboru następujących parametrów wydruku:


korespondent wybranie kontrahenta spowoduje, że na zestawieniu pojawią się tylko pozycje, któredotyczą wybranego korespondenta,

1.5 Zestawienia 16

Rysunek 1.4: Zestawienia - Historia

temat wybranie tematu spowoduje że zestawienie będzie dotyczyło tylko wybranego tematu,

operator pojawią się wszystkie dokumenty pojawiające się na zestawieniu, będą dotyczyły wy-branego operatora,

wykaz akt na zestawieniu pojawią się wyłącznie pisma, przypisane do wybranego RzeczowegoWykazu Akt,

teczka po wpisaniu teczki na zestawieniu pojawią się tylko pozycji z wybraną teczką,

Po naciśnięciu przycisku start na monitorze pojawi się zestawienie, które również można wy-drukować.

Rysunek 1.5: Wydruk listy do podpisu

1.6 Załączniki 17

1.5.4 Zbiorcze potwierdzenie nadania

Zbiorcze potwierdzenie nadania to wydruk książki nadawczej możliwy jest w dwóch wariantach jakozbiorcze potwierdzenie nadania i zbiorcze potwierdzenie nadania II . Niezależnie od wybranegowariantu system wyświetli ekran dane wydruku, który pozwoli wybrać pożądane parametry spośródponiższych.


od dnia, do dnia pozwala na wybór czasookresu, dla którego tworzone będzie zestawienie,∨ numer zaznaczenie opcji spowoduje, iż na wydruku pojawią się numery pism pod danymi

adresowymi,∨ opłaty zaznaczenie opcji spowoduje wyświetlenie na końcu zestawienia podsumowania opłat,

mas, pobrań i opłat za pobrania,

ustaw wysyłkę ustawienie sposobu wysyłki spowoduje wyświetlenie wyłącznie tych pism, które mająwybrany tenże sposób.

1.6 Załączniki

Do każdej pozycji w poczcie przychodzącej i wychodzącej można dołączyć plik z treścią dokumentu.Można stworzyć pismo w zewnętrznym edytorze i je dołączyć. Możliwe jest załączanie do każdej pozycjiw ewidencji, dokumentów w różnych formatach, np:

*.doc (word),*.txt (pliki tekstowe),*.rtf (edytor WordPad),*.sxw (OpenOffice),*.pdf (Acrobat),*.bmp (bitmapy),*.jpg (grafika),*.png (grafika).

Aby dołączyć plik do wprowadzanego pisma należy, na zakładce dokument, nacisnąć przycisk w sekcjizałącznik następnie Przeglądaj... . Z dysku lokalnego należy wybrać właściwy plik i nacisnąć

przycisk upload .Odczytanie zawartości pliku jest możliwe po “wejściu” (edycji) dopisanego pisma i kliknięciu w

nazwę załącznika.

1.7 Tworzenie nowego pisma na bazie starego

Jeżeli pismo bądź oferta jest bardzo podobna do wcześniejszej – można na jej podstawie stworzyćnowe pismo / ofertę. W tym celu należy:

• zaznaczyć na liście pismo, na bazie którego, będzie tworzone nowe a następnie kliknąć na klawia-turze klawisze ctrl + F2 ,

• na wyświetlonym ekranie wprowadzania pisma należy poprawić tekst wg potrzeb, a po zakończeniuzapisać klikając w klawisz zatwierdź ,

• pismo zostanie dopisane jako kolejne na liście.

1.8 Dekretacja

Dekretacją korespondencji nazwano w programie przypisywanie pisma do poszczególnych operato-rów, dla których pismo jest przeznaczone. Można wprowadzić do 6 operatorów docelowych. Operatoremmoże być zarówno konkretna osoba, jak i operator grupowy, do którego przynależą konkretne osoby.Za dekretację i przekazywanie odpowiedzialne są pola w dolnej części ekranu na zakładce dokument

oraz na zakładce rozdzielnik , które to zakładki znajdują się na ekranie dodawania pisma.

1.8 Dekretacja 18

Dekretacja możliwa jest tylko w przypadku korzystania z funkcji użytkowników i operatorów. Bazujebowiem na danych użytkowników wprowadzonych w opcji administracja – użytkownik 1.9. Informa-cje dotyczące odebrania pisma i jego załatwienia czy zakończenia ustawiane za pomocą przełącznikówsprawiają, że można ustalić status danego pisma.

Uwaga: Aby status nie sprawiał zbytnich trudności, należy zrozumieć ogólną zasa-dę: korespondencja, do której nie przypisano konkretnego operatora, nie ma konkretnegostatusu i widoczna jest tylko na liście wszystkich pism. Wypełnienie operatorów w

odpowiednich polach powoduje oznaczenie korespondencji jako nie odebrana lub nie zakończona. Na-tomiast wypełnienie daty wysłania, bez zaznaczenia ∨ wysłano - powoduje traktowanie korespondencjijako nie nie wysłana.

1.8.1 Przypisywanie pism do operatorów

Podsczas wprowadzania pisma, na zakładce dokument w polu przypisane wybiera się operatora,do którego przypisane jest pismo. Istnieje możliwość założenia i dekretacji według operatora grupo-wego. W takim przypadku pismo będzie ’przypisane’ do wszystkich operatorów, którzy należą (mająwypełnione pole Grupa) do danej grupy.

Rysunek 1.6: Wypełnianie operatora grupowego

1.8.2 Pismo odebrane i nieodebrane

W programie rozróżnia się pisma odebrane i nieodebrane. Aby pismo było traktowane jako odebranenależy podczas wprowadzania pisma lub jego edycji przypisać je konkretnej osobie (operatorowi) aoperator ten po zapoznaniu się z pismem powinien zaznaczyć, że pismo odebrał. W praktyce wyglądato następująco:

1. Użytkownik wprowadzając pismo na zakładce dokument w polu przypisane wybiera operatora,któremu przypisane ma zostać pismo.

2. Operator, któremu przypisano pismo powinien takie pismo odebrać. Może to zrobić w następującysposób:

(a) Ręcznie – edytując pismo i zaznaczając ∨ odbiór przy nazwie swojego operatora na zakładcerozdzielnik. Przy operatorze możliwe jest także wprowadzenie daty z terminem odbioru.

1.8 Dekretacja 19

(b) Drukując listy do podpisu w opcji zestawienia - druk list do pokwitowania automa-tycznie zmienia się status pisma – pola termin i ∨ odbiór ustawiają się automatycznie.

Pismo przestaje posiadać status nie odebrane tylko wtedy, gdy wypełnione są odpowiednio wkażdej linii pola: operator i termin. W przypadku, gdy chociaż w jednej linii występuje „samotnie”operator – pismo jest nie odebrane.

W przypadku, gdy żadne z omawianych pól nie jest wypełnione – funkcja ta nie jest aktywna.

1.8.3 Pismo niezakończone

W programie istnieje możliwość rozróżniania pism niezakończonych (które wymagają jeszcze jakie-goś działania) oraz pism zakończonych. Aby uaktywniony był mechanizm kontroli realizacji należy wewprowadzanym piśmie określić termin jego załatwienia. Takiej czynności można dokonać podczas wpro-wadzania pisma (lub jego edycji) na zakładce dokument klikając w przycisk znajdujący się obok polaprzypisane. Kliknięcie w ten klawisz spowoduje wyświetlenie ekranu o nazwie zamykanie pisma.Możliwe do wyboru opcje:

wykonano pole pozwala na wybór operatora, który wykonał załatwił pismo,∨ zamknięte pozwala na zamknięcie pisma (wszelkie działania, których wymagało dopisane pismo

zostały wykonane),

termin pozwala określić termin w którym dopisane pismo powinno zostać załatwione,

Wprowadzenie daty – terminu do jakiego dane pismo powinno zostać załatwione, powoduje uaktyw-nienie opcji kontroli realizacji. Przykładowo może być to termin skierowania odpowiedzi do wysyłki.Brak załatwienia będzie sygnalizowany ikoną przedstawiającą lampkę oraz odpowiednim kolorem –czerwonym dla pism przeterminowanych.

Dopóki, na wyżej opisanym ekranie zamykanie pisma, nie wprowadzi się, że dane pismo zostałozałatwione – zaznaczając ∨ w polu zamknięte – korespondencja ma status nie zakończone.

1.8.4 Pismo nie wysłane

Pismo nie wysłane to takie, które ma wprowadzony termin wysłania w pole wysłane a nie mazaznaczonego obok pola symbolem ∨ .

1.8.5 Terminy związane z dekretacją

dekretacja — przypisywanie pisma do poszczególnych operatorów, dla których pismo jest prze-znaczone,

pismo nie odebrane — ustawiony operator docelowy, ale brak daty wydania oraz układ odwrotny: jesttermin wydania ale nie ma operatora odbierającego – status nie odebrane,

pismo nie wysłane — ma wprowadzony termin wysłania w pole wysłane a nie ma zaznaczonego ∨pola obok,– status nie wysłane,

pismo nie zakończo-ne

— występuje jeden z przypadków: ustawiony termin załatwienia, ale brak oznacze-nia że zakończono – status nie zakończone,

pismo zamknięte — zaznaczone pole ∨ zamknięte – status zamknięte,

pismo przyjęte — użytkownik jest wymieniony wśród operatorów otrzymujących pismo,

pismo obce — użytkownik nie jest ani wprowadzającym, ani otrzymującym pismo.

Występujące kolory na liście poczty:

czarny — pisma bez dekretacji, pisma odebrane, wysłane,

niebieski — pisma zadekretowane, nie odebrane ani nie zakończone – dla których nie minąłtermin załatwienia

czerwony — pisma zadekretowane, nie odebrane bądź nie zakończone w terminie,

szary — pisma zakończone,

brązowy — pisma z ustawioną datą wysyłki, nie wysłane.

1.9 Kontrola dostępu 20

1.9 Kontrola dostępu

Opcja administracja - użytkownicy pozwala na określenie listy użytkowników programu, okre-ślenie im praw dostępu do poszczególnych części systemu oraz wejściowych haseł do programu. Możliwejest również ustalenie indywidualnych przepustek – czyli praw dostępu do poszczególnych rekordów.

Wywołanie tej opcji jest możliwe poprzez wysunięcie zakładki znajdującej się po prawej stronieekranu klikając w << , a następnie w przycisk administracja . Wyświetli się ekran administracja,

na którym należy wybrać użytkownicyStosowanie tej opcji pozwala na:

— ochronę danych - do programu ma dostęp tylko użytkownik znający hasło wejściowe i posiadającyuprawnienia do danego modułu, do poszczególnych elementów bazy (rekordów) ma dostęp tylkoosoba uprawniona.

— kontrolę operacji - przy każdej operacji zapisywany jest numer użytkownika

1.9.1 Zasady dostępu do korespondencji

W tym podrozdziale zajmiemy się mechanizmami w programie dotyczącymi współpracy wielu użyt-kowników, z pominięciem przepustek.

Korespondencję może zarejestrować każdy, kto ma uprawnienia do odpowiedniej opcji na zakładceuprawnienia .∨ poczta wchodząca∨ poczta wychodząca∨ nadane faksy∨ dokumenty

Korespondencję może przeglądać i modyfikować każdy, kto wprowadził korespondencję bądź jest doniego skierowana (zadekretowana), o ile ma włączone uprawnienia 1.9.2

W innych przypadkach konieczne jest włączenie opcji:∨ czytanie, pisanie obcych – czyli wprowadzonych przez innego operatora∨ pisanie przyjętych – otrzymanych w wyniku dekretacji.

Możliwość dekretacji regulują przełączniki:∨ ustawianie dekretacji∨ zmiana dekretacji

1.9.2 Pola w uprawnieniach użytkownika

sekcja administracja

∨ poprawa bieżące — prawo poprawy dokumentów ±3 dni w stosunku do bieżącej daty, prawo domodyfikacji daty i numeru wprowadzenia,

∨ poprawa otwarte — prawo modyfikacji do dokumentów do 1 miesiąca,

∨ poprawa zakończone — prawo modyfikacji do dokumentów starszych niż 1 miesiąc,

∨ kasowanie — prawo kasowania dokumentów.

sekcja ewidencja poczty

∨ czytanie obcych — prawo do podglądu pism obcych,

∨ pisanie obcych — prawo do modyfikacji pism obcych,

∨ pisanie przyjętych — jeżeli pismo zadekretowano na nas, to czy mamy prawo go modyfikować,

∨ ustawianie dekretacji — dopuszczalne wprowadzenie operatorów, ale tylko w puste pola,

∨ zmiana dekretacji — dopuszczalna zmiana operatorów, jeżeli nie to tylko można dopisać nowego,

1.10 Wysyłanie monitów 21

∨ zamykanie spraw — uprawnienie do zatwierdzenia, wykonania; dotyczy również prawa do wysy-łania pism via email,

∨ zmiana zamkniętych — dopuszczalna modyfikacja, nawet jeżeli pismo zostało zamknięte,

Należy jednocześnie ustawić odpowiednio prawa do obsługi tematów, np. tematy - podgląd umoż-liwia edycję, dopisywanie i podgląd.

1.9.3 Przepustki

Przepustki służą do określania praw dostępu do poszczególnych rekordów (elementów w bazie).Umożliwiają blokowanie dostępu do kontaktów, spraw oraz poczty. Zasada działania jest następująca:

1. Domyślnie program przyjmuje brak kontroli dostępu (przepustka pusta)

2. Na życzenie użytkownika można ustawić przepustkę. W odpowiednim okienku w polu przepustkapojawia się lista przepustek – wcześniej określona dla użytkowników.

3. W zależności od zdefiniowanych uprawnień użytkownika, który wszedł do programu – dany elementbędzie / lub nie widoczny i dostępny do modyfikacji, czytania itp.

Każdy użytkownik może posiadać własne ustalone prawa do czytania i pisania dla każdego pisma czydokumentu osobno. Opisy przepustek, a więc i znaczenie, są takie same dla wszystkich użytkowników. Talista pojawi się zresztą przy każdej sprawie czy kontakcie. Każdemu użytkownikowi natomiast – poprzezwstawienie znaku ∨ zezwala się (lub zabrania) na wykonywanie odpowiedniej czynności z elementem,który ma wprowadzoną tę przepustkę.

Ustawianie przepustek

Aby w pełni uruchomić kontrolę uprawnień, należy wypełnić przynajmniej 3 nazwy w przepustkach.W programie poszczególne kolumny odpowiadają dostępowi do pism / dokumentów – co obrazuje

tabela poniżej.poczta I czytanie Podgląd, bez możliwości modyfikacji Dotyczy poczty wycho-

dzącejpisanie Edycja i podgląd, z możliwością za-

pisu zmian.poczta II czytanie Podgląd, bez możliwości modyfikacji Dotyczy pozostałych

opcji sekretariatupisanie Edycja i podgląd, z możliwością za-

pisu zmian.

1.10 Wysyłanie monitów

W programie istnieje możliwość wysyłania monitów do użytkowników odpowiedzialnych za pismow Kancelarii w przypadku zbliżającego się terminu załatwienia, bądź nie załatwienia w terminie - dlapism wymagających odpowiedzi ??.

W programie założono możliwość powiadamiania w przypadkach:— na 3 dni przed terminem wymaganej odpowiedzi,— po terminie wymaganej odpowiedzi.

1.10.1 Zasady generowania monitów20140227

W programie przyjęte następujące zasady:

1. Dla pism wymagających odpowiedzi i nie zakończonych na 3 dni przed terminem oraz po terminiegenerowne są powiadomienia.

2. Sposób powiadamiania, lista powiadamianych osób oraz treść wiadomości jest definiowana w opcjikierunek.

3. Na podstawie:— powiadomień – zdarzeń wygenerowanych w module Kancelaria dla pism wymagających od-

powiedzi w korespondencji


Rysunek 1.7: Wprowadzanie i ustawianie przepustek

— zdefiniowanego kierunku

są tworzone i zapisywane w systemie wiadomości w opcji wiadomości.

4. Z listy wiadomości, zgodnie z zapisanymi tam danymi, są generowane i wysyłane email-e, sms-ydo operatorów. Adresy e-mail czy numery telefonów są wprowadzane w opcji operator.

5. Wysyłane są tylko wiadomości nie wysłane (nie mające zaznaczonego pole wysłano).

6. Wysłanie wiadomości powoduje zaznaczenie wysłano - co jest sygnalizowane przekreśliniem po-zycji na liście.

1.10.2 Generowania wiadomości

Generowanie wiadomości inicjuje moduł Kancelaria. Możliwe jest wygenerowanie:

1. Ręczne - poprzez wywołanie opcji kancelaria - operacje - generuj powiadomienia.

2. Automatyczne.

1.10.3 Tworzenie kierunku - ustawienie monitów i adresatów

Za wysyłanie odpowiednich wiadomości e-mail, odpowiednim adresatom, w odpowiednim czasieodpowiada opcja kierunek. Definiuje się w niej:

• rodzaj zdarzenia - na przykład: monit dla 3 dni po, monit po terminie,


• adresata wiadomości - z listy operatorów, bądź wskazanie, że będzie dotyczyło operatorów z pisma,

• sposób wysłania (medium) wiadomości,

• treść (szablon do uzupełnienia) wysyłanej wiadomości.

W systemie są tworzone i zapisywane wiadomości, na podstawie powiadomień z modułu kancelariaoraz zdefiniowanego kierunku. Więcej informacji w rozdizale ’Wiadomości’ 3.2.1.

2. Faktury elektroniczne

Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przez fakturę elektronicznąrozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicz-nym. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art.106n).

W myśl art.106m podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralnościtreści i czytelności faktury. Dokonać tego można za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, któreustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jednym ze sposobów uzyskania kontroli biznesowych może być zastosowanie narzędzi, tworzącychzintegorwany z systemem portal faktury elektroniczne, zapewniając tym sposobem dostateczny po-ziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż niezmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności fakturyod m mentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

2.1 Faktury elektroniczne dokumentujące zakup

2.1.1 Jak wprowadzić i przechowywać fakturę elektroniczną w systemie Ma-dar7

20140226

Fakturę elektroniczną, którą otrzymujemy od dostawcy warto zaewidencjonować w module Kance-laria, który służy do prowadzenia rejestru poczty przychodzącej i wychodzącej a także innych rejestrówjak umowy czy faktury.

Moduł ten daje możliwość utworzenia rejestru faktur, do którego może dodać wpis o otrzymanejfakturze a samą fakturę elektroniczną (w pliku pdf, gif itp.) możemy wczytać jako załącznik.

Można też (zamiast tworzyć rejestr faktur) wprowadzić ją w analogiczny sposób do poczty przycho-dzącej - wszystko zależy od tego jak chcemy sobie zorganizować ewidencję tych dokumentów.

2.1.2 Powiązanie z pozycją w rejestrach VAT

Tak wprowadzoną do Kancelarii fakturę elektroniczną możemy w bardzo prosty sposób powiązać zkosztem w Rejestrach Vat. Podczas wprowadzania kosztu (Księgowość - Rejestry VAT - dopisz) należy

wybrałć klawisz dolącz .Na liście z kancelarii należy wybrać odpowiedni zapis (z fakturą elektroniczną) aby powiązać go z

wprowadzanym kosztem.Jeśli w kazcelarii był dołączony dokuemnt w postaci pdf lub graficznej (png, jpg) po naciśnięciu

klawisza Ctrl - F7 pojawi się podgląd faktury.

2.1.3 Dołączanie scanu faktury do rejestrów VAT

Zasady dołączania scanu faktury w opcji rejestry VAT:

1. Dopisanie nowej pozyji do rejestru - klawisz dopisz .

2. Wybranie pozycji z kancelarii jest możliwe po naciśnięciu klawisza dołącz .

Pojawia się lista dokumntów / pism z kancelarii, z której wybiera się dołączaną fakturę.

3. Po zatwierdzeniu program przełącza się w tryb wyświetlania podglądu ( Ctrl-F7 . Jeśli pozycjaw poczcie miała załącznik - w prawym górnym rogu wyświetli się podgląd dokumentu.

2.2 Faktury elektroniczne wystawiane z systemu 25

2.2 Faktury elektroniczne wystawiane z systemu

2.2.1 Zasada generowania faktur elektroniczncyh20140220

1. Zgodnie z konfiguracją wprowadzoną:— w kontrahencie (akceptacja FA elektroniczej)— w konfiguracji

wystawione faktury po zatwierdzeniu trafiają na listę faktury elektroniczne i są oznaczone jako”nie wysłane”.

2. W bazie faktur elektronicznych zapisywane są dane dotyczące odbiorcy i numer faktury - orazzapamiętywany obraz faktury jako pdf.

3. W bazie faktur widoczna jest zawsze aktualna faktura. Przy modyfikacji faktury modyfikowanajest również pozycja na liście faktur elektronicznych.

UWAGA! Po wysłaniu a przed ściągnięciem przez kliena bardzo ograniczone prawo modyfikacji.

4. Zgodnie z ustawieniem w konfiguracji do wybranych klientów wysyłane są e-maile z linkiem po-zwalającym na pobranie FA.

W mailu są również informacje na temat portalu klienta, reklamowe itp.

5. Klient dostaje e-mail o wystawionych FA elektronicznych. Link - po pobraniu info ”FA już po-brana” - ale z możliwością ściągnięcia

2.2.2 Oznaczanie faktur jako wysyłka papierowa

Ponieważ po włączeniu opcji rejestracji faktur jako elektroniczne wszytskie faktury są zapisywanew bazie - istnieje konieczność oznaczania tych dokuemntów, które są wysyłane w formie tradycyjnejpapierowej.

Rysunek 2.1: Oznaczanie faktur jako wysyłka papierowa

Pole to jest wypełniane na postawie oznaczeń w kontrahencie:

2.2 Faktury elektroniczne wystawiane z systemu 26

Rysunek 2.2: Oznaczanie faktur jako wysyłka papierowa

3. Wiadomości

Moduł Wiadomości ma za zadanie generowanie i wysyłanie powiadomień o zaistniałych zdarzeniach.Wiadomości są wysyłane do użytkowników na podstawie wsześniej utworzonych reguł (Kierunki) wy-branym medium (np. e-mail). Użytkownik tworzy tzw. Kierunki gdzie wybiera zdarzenie, o którymsystem ma informować.

3.1 Wiadomości

3.1.1 Znaczenie pól w wiadomości

od nadawca wiadomości,

dla adresat wiadomości,

kierunek odpowiadający kierunek, porpzez który została wygenerowana wiadomość,

medium sposób dostarczenia wiadomości (e-mail, sms),

wprowadzono data wprowadzenia wiadomości,

termin data w której należy wysłać wiadomość

wysłano data i godzina wysyłki

treść treść wysłanej wiadomości

ID nr ID

próba ilość prób wysyłki

Uwaga: Aby powiadomienia były przenoszone automatycznie z Kancelarii doWiadomości i następnie wysyłane, należy podać w opcji Administracja - operacje- dane systemu komendę hourdocum=12, gdzie liczba oznacza pełną godzinę, o

której te powiadomienia będą generowane

3.2 Kierunki

3.2.1 Tworzenie kierunku - ustawienie monitów i adresatów

Za wysyłanie odpowiednich wiadomości e-mail, odpowiednim adresatom, w odpowiednim czasieodpowiada opcja kierunek. Definiuje się w niej:

• rodzaj zdarzenia - na przykład: monit dla 3 dni po, monit po terminie,

• adresata wiadomości - z listy operatorów, bądź wskazanie, że będzie dotyczyło operatorów z pisma,

• sposób wysłania (medium) wiadomości,

• treść (szablon do uzupełnienia) wysyłanej wiadomości.

W systemie są tworzone i zapisywane wiadomości, na podstawie powiadomień z modułu kancelariaoraz zdefiniowanego kierunku.

3.3 Przykład zastosowania 28

Definiowanie / dopisywanie kierunku

Aby skonfigurować funkcję kierunek należy przejść do opcji Administracja – Meesages – zostaniewyświetlony ekran wiadomości. Na ekranie tym należy kliknąć w strzałkę w polu kierunek.

Pojawi się lista – ekran o nazwie kierunek, do której należy dopisać nowy bądż zmodyfikowaćistniejący kierunek.

W celu założenia nowego kierunku należy kliknąć klawisz dopisz .

Na zakładce opis należy wybrać odpowiednie parametry:

nazwa nazwa kierunku, która będzie charakteryzowała utworzone zasady przesyłania infor-macji,

miejsce rodzaj zdarzenia. W linii z polem miejsce klikamy w pusty klawisz co spowoduje wy-świetlenie listy z następującymi pozycjami: CRM, Kancelaria, Magazyn, Deklaracje,Koszyk.Na potrzeby obsługi powiadomień z kancelarii należy wybrać Kancelaria - kancelariaprzypomnienie:

• kancelaria przypomnienie -3dniwiadomość na 3 dni przed terminem wymaganej odpowiedzi - wysyłana do wska-zanego adresata, bądź do wykonującego - jeśli adresat pusty,

• kancelaria przypomnienie -1dniwiadomość na 1 dzień przed terminem wymaganej odpowiedzi - wysyłana dowskazanego adresata, bądź do wykonującego - jeśli adresat pusty,

• kancelaria przypomnienie 0dniwiadomość w dniu wymaganej odpowiedzi - wysyłana do wskazanego adresata,bądź do wykonującego - jeśli adresat pusty,

• kancelaria ponaglenie 1dniwiadomość dla pism przeterminowanych - wysyłana do wskazanego adresata, bądźdo wykonującego - jeśli adresat pusty,

• kancelaria monitwiadomość dla pism przeterminowanych dla kierownika departamentu,

• kancelaria monit Awiadomość dla pism przeterminowanych dla Członka Zarządu departamentu.

Od – wybieramy użytkownika, którego działanie w systemie będzie monitorowane (np. do-danie pisma) – pole to może pozostać puste wówczas określone działanie (np.. dodaniepisma) będzie monitorowane dla wszystkich użytkowników.

adresat – wybieramy użytkownika, który będzie adresatem komunikatów (np. w formie wiado-mości e-mail).

medium – wybieramy sposób dystrybucji komunikatów. W omawianym przypadku będzie tomail.

Na zakładce dekretacja należy wybrać odpowiednie parametry:

szablon – wpisujemy treść, która będzie wysyłana w wiadomości e-mail. Możliwe jest powołaniesię w tej treści na konkretne informacje zawarte w piśmie kancelaryjnym. Służą do tegocelu kody sterujące:

%2 – numer pisma nadanego przez system - pole data,

%3 – termin w jakim pismo musi być załatwione - pole termin,

%4 – tytuł - pole tytuł.

Tworzenie kierunku kończymy poprzez kliknięcie w klawisz zatwierdź . Następnie możemy utworzyćw analogiczny sposób kolejne Kierunki lub powrócić do ekranu startowego.

3.3 Przykład zastosowania

Poniżej przedstawiono przykład zastosowania funkcji Wiadomości. Zadaniem w omawianym przy-kładzie jest takie ustawienie systemu aby informował określone osoby za pomocą wiadomości e-mail o


tym, że istnieje w systemie niezałatwione pismo, którego termin wykonania przypada w dniu bieżącym.Monit powinien być wysłany do osoby odpowiedzialnej za pismo, do sekretarki oraz do szefa departa-mentu odpowiedzialnego za pismo i członka zarządu odpowiedzialnego za departament. W kolejnychkrokach pokazano co trzeba zrobić począwszy od konfiguracji a skończywczy na wysłaniu opisywanychmonitów.

3.3.1 Ustawienie skrzynki e-mail, z której wysyłane będą monity

Aby e-maile powiadamiające o statusie pisma mogły być wysłane automatycznie z systemu należyw konfiguracji podać dane skrzynki poczty elektronicznej. W tym celu należy wejść do opcji Admini-stracja - Konfiguracja - ścieżki. Na zakładce tej należy podać:

• SMTP host,

• autoryzacja,

• login,

• hasło,

• mailfrom,

Rysunek 3.1: Konfiguracja skrzynki e-mail w systemie Madar

3.3.2 Utworzenie użytkowników

W systemie należy utworzyć użytkowników, którzy będą wprowadzali w Kancelarii pisma i którymbędą wysyłane powiadomienia mailowe. Aby utworzyć użytkownika należy skorzytać z opcji Admini-stracja - użytkownicy - dopisz. Użytkownik taki musi mieć wprowadzone:

zakładka: funkcje

login nazwa użytkownika, na którą będzie logował się do systemu,

pełna nazwa przykładowo imię i nazwisko użytkownika,∨ zdalny dostęp znacznik ten powinien być zaznaczony jeśli użytkownik ma mieć możliwość lo-

gowania się przez wersję mobilną systemu (przez przeglądarkę internetową).

email adres poczty e-mail, na który m.in. będą przychodziły powiadomienia.

zakładka: uprawnienia należy nadać uprawnienia do kontrahentów, kontaktów, tematów itd.

zakładka: CRM

sekretariat należy za pomocą ∨ nadać uprawnienia do opcji w kolumnie sekretariat


3.3.3 Utworzenie Kierunków

W kolejnym kroku należy utworzyć Kierunki (reguły), wg których system będzie generował i wysy-łał powiadomienia e-mailowe. W tym celu należy wejść do opcji Messages nastepnie w polu kierunekwybrać strzałkę. Wyświetlony zostanie ekran kierunek u dołu którego klikamy w klawisz dopisz.

Ustawienie powiadomienia dla osoby odpowiedzialnej za pismo

Zgodnie z założeniami przykładu system powinien wysyłać e-mailem powiadomienie osobie odpo-wiedzialnej za pismo w dniu, w którym przypada termin załatwienia tego pisma jeśli nie zostało onodotychczas załatwione.

Na wyświetlonym ekranie wprowadzamy następujące informacje:

zakładka: opis

nazwa dowolna nazwa określająca kierunek,

miejsce pola z numerem nie zmieniamy natomiast pustym klawiszem obok wybieramypozycję Kancelaria - Kancelaria przypomnienie - kancelaria przypo-mnienie 0dni,

od pozostawiamy puste,

wykonał pozostawiamy puste,

adresat pozostawiamy puste,

medium wybieramy pozycję mail

zakładka: dekretacja

szablon w polu tym wpisujemy tekst, który ma zostać wysłany mailem do osoby odpo-wiedzialnej za pismo.

Czynność kończymy klawiszem zatwierdź.

Rysunek 3.2: Ustawienie kierunku dla osoby odpowiedzialnej za pismo

Ustawienie powiadomienia dla wskazanej osoby

Zgodnie z założeniami przykładu system powinien wysyłać e-mailem powiadomienie wskazanej oso-bie w dniu, w którym przypada termin załatwienia tego pisma jeśli nie zostało ono dotychczas zała-twione. W omawianym przykładzie będzie to powiadomienie wysyłane sekretarce


zakładka: opis


miejsce pola z numerem nie zmieniamy natomiast pustym klawiszem obok wybieramypozycję Kancelaria - Kancelaria przypomnienie - kancelaria przypo-mnienie 0dni,




adresat wybieramy osobę (sekretarkę), do której wysyłany będzie e-mail,



szablon w polu tym wpisujemy tekst, który ma zostać wysłany mailem do wskazanejosoby (sekretarki).


Rysunek 3.3: Ustawienie kierunku dla wskazanej osoby

Ustawienie powiadomienia dla osoby odpowiedzialnej za departament

Zgodnie z założeniami przykładu system powinien wysyłać e-mailem powiadomienie osobom odpo-wiedzialnym za departament, któremu pismo podlega, w dniu w którym przypada termin załatwieniatego pisma jeśli nie zostało ono dotychczas załatwione. W omawianym przykładzie będzie to powiado-mienie wysyłane szefowi departamentu i członkowi zarządu odpowiedzialnego za departament.


zakładka: opis


miejsce pola z numerem nie zmieniamy natomiast pustym klawiszem obok wybieramypozycję Kancelaria - Kancelaria przypomnienie - monit(dla szefa depar-tamentu) lub monit A (dla członka zarządu),



adresat pozostawiamy puste,



szablon w polu tym wpisujemy tekst, który ma zostać wysłany mailem do szefa de-partamentu (jeśli wybrano monit lub członka zarządu (jeśli wybrano monitA).



Rysunek 3.4: Ustawienie kierunku dla osoby odpowiedzialnej za departament, któremu podlega pismo


3.3.4 Dopisanie pisma do Kancelarii

W celu dopisania pisma do Kancelarii należy kliknąć w opcję Poczta. Przy pierwszym wejściu(lub na koncie użytkownika - administratora) pojawi się ekran rejestr kancelaryjny należy dla celówniniejszego przykładu zmienić pole typ na pustą pozycję i kliknąć zatwierdź.Na wyświetlonym ekranie Kancelaria należy kliknąć w klawisz dopisz.

Dodanie i wybór departamentu

Na ekranie pismo należy przejść na zakładkę rozdzielnik a następnie wejść strzałką w polu depar-tament w listę departamentów. Przy pierwszym wejściu lista ta jest pusta więc należy kliknąć klawiszdopisz aby dopisać departament. Na wyświetlonym ekranie wybieramy:

nazwa dowolna nazwa określająca departament,

kierownik z listy użytkowników wybieramy szefa departamentu,

supervisor z listy użytkowników wybieramy członka zarządu odpowiedzialnego za depar-tament,

Tworzenie departamentu kończymy przyciskiem zatwierdź a następnie wybieramy strzałką utworzonydepartament.

Rysunek 3.5: Tworzenie nowego departamentu

Wybór niezbędnych informacji o wprowadzanym piśmie

Po wyborze departamentu na ekranie pismo przechodzimy na zakładkę dokument. Należy na niejwypełnić przynajmniej poniższe pola:

korespondent wybieramy kontrahenta, którego pismo dotyczy,

rodzaj wybieramy rodzaj pisma np. poczta przychodząca,

treść wpisujemy dowolną treść,

przypisane wybieramy użytkownika, któremu przypisane ma być pismo, który powinien sięnim zająć,

termin klikamy w pusty klawisz obok pola przypisane - pojawi się monit, w którymustawiamy w polu termin dzisiejszą datę i klikamy w zatwierdź

Po wypełnieniu wszystkich pól klikamy w przycisk zatwierdź celem zapisania wypełnionego pisma.


Rysunek 3.6: Dodawanie pisma do Kancelarii


3.3.5 Ustawienie automatu do wysyłki monitów oraz test wprowadzonychustawień

Aby powiadomienia o niezałatwionym piśmie wg określonych reguł (kierunków) przechodziły z Kan-celarii do Wiadomości a następnie były wysyłane pocztą e-mail automatycznie należy ustawić go-dzinę, o której będzie to miało miejsce. W tym celu należy wejść do opcji Administracja - operacje -dane systemu i w wolnym wierszu podać komendę hourdocum=X, gdzie X jest pełną godziną (np.15), o której codzinnie proces ten będzie przeprowadzany.

Test wprowadzonych ustawień

Aby sprawdzić wprowadzone w powyższym przykładzie ustawienia należy:

1. Ze strony głównej wejść do opcji Poczta i wybrać z górnego paska funkcję operacje - gene-ruj powiadomienia - zostanie wyświetlony wydruk z numerem pisma, które spełnia warunkipostawione w kierunkach, i które zostanie przeniesione do wiadomości.

2. Ze strony głównej wejść do opcji messages - powinna się tam znajdować lista utworzonych wiado-mości zgodnie ze stworzonymi kierunkami. Z górnego paska wybieramy opcję operacje - wykonajwszystko co spowoduje natychmiastową wysyłkę e-maili zgodnie z utworzonymi kierunkami.

3. Zalogować się do skrzynki e-mial aby sprawdzić czy przyszła wiadomość o niezałatwionym piśmie.

4. Spedycja - integracja zsystemami zewnętrzymi

Moduł Spedycja jest łącznikiem pomiędzy systemem Madar7 a zewnętrzymi systemami innychfirm. Realizuje on proces dystrybucji towarów począwszy od pobrania zamówień z systemów innychfirm (w tym sklepów internetowych) aż do eksportu dokumentów wysyłkowych (spedycyjnych) do ze-wnętrzych systemów firm spedycyjnych (w tym firm kurierskich). Moduł Spedycja z jednej stronyprzyjmuje zamówienia, które następnie przetwarzane są w systemie Madar7 - użytkownik może zapisaćw Madar 7 zamówienie od odbiorcy oraz wygenerować na jego podstawie szereg dokumentów magazy-nowo - handlowych (np. WZ, faktura, paragon). Z drugiej strony moduł ten umożliwia wygenerowaniedokumentów wysyłkowych (np. list przewozowy, etykieta) eksportowanych bezpośrednio do systemówinformatycznych firm spedycyjnych.

4.1 Integracja Madar7 ze sklepem internetowym Prestashop

Moduł Spedycja może być zintegrowany ze sklepem internetowym Prestashop. Dzięki tej integra-cji możliwe jest pobieranie do systemu Madar7 zamówień złożonych w sklepie internetowym, a takżeaktualizacja oferowanych tam towarów zgodnie z tym co zawiera katalog towarów w systemie Madar.

4.1.1 Konfiguracja

System do obsługi sklepu internetowego Prestashop należy zainstalować na własnym serwerze - za-równo program instalacyjny jak i wszelkiego rodzaju instrukcje związane z ze sposobem instalacji iwykorzystywania systemu Prestashop można znaleźć na stronie projektu www.prestashop.com.Aby zintegrować Madar7 z Prestashop należy w Madarze wejść do opcji Administracja - Konfigu-racja a następnie przejść na zakładkę ścieżki i wypełnić następujące pola:

PrestaShop URL adres internetowy, pod którym zainstalowany jest sklep Prestashop,

Prestashop key klucz wygenerowany w systemie Prestashop (należy go wygenerować w paneluadministracyjnym w opcji parametry zaawansowane - usługi internetowe).

4.1.2 Pobieranie zamówień ze sklep internetowego

Moduł Spedycja odpowiedzialny jest m.in. za prezentację zaimportowanych zamówień ze sklepuinternetowego Prestashop. Aby pobrać te zamówienia należy wybrać opcję PrestaShop - pobierzzamówienia.

Wybór opcji PrestaShop - pobierz zamówienia spowoduje:

• Wypełnienie listy na ekranie spedycja nowymi zamówieniami złożonymi przez klientów w sklepieinternetowym Prestashop.

• Dodanie wpisu z danymi klienta do katalogu kontrahentów (kontaktów), jeżeli klient jeszcze wnim nie figuruje. Klienci rozróżniani są po adresie e-mail.

Każdy z wpisów z pobranym zamówieniem można edytować i przejrzeć takie informacje jak infor-macje o zleceniu, kliencie, zamówieniu (produktach) czy też informacje o wysyłce. Po zaimportowaniuzamówień z Prestashop do /QopcjaSpedycji możliwe jest na tej podstawienie wygenerowanie zamó-wienia od odbiorcy w module Handel. W tym celu należy wybrać opcję Handel - zamówieniaod odbiorcy - trensmisje - wczytaj spedycja gdzie możliwe będzie wybranie zamówienia z Pre-stashop i zapisanie go w systemie Madar7, na bazie którego z kolei użytkownik będzie mógł wystawićinne dokumenty sprzedażowo - magazynowe jak faktura czy WZ.

4.2 Integracja Madar7 z systemem firmy kurierskiej Siódemka 37

4.1.3 Aktualizacja towarów w sklepie internetowym

Integracja Madar7 z Prestashop daje także możliwość uaktualniania w Prestashop wybranych infor-macji z katalogu towarów prowadzonych w systemie Madar. Aktualizacji takiej doponuje się w moduleSpedycja poprzez wybranie opcji PrestaShop - aktualizuj towary .

Uwaga: Aktualizacja towarów jest procesem jednostronnym tz. dane o towarachdodawane są / zmieniane w Prestashop zgodnie z tym co widnieje w katalogu towaróww systemie Madar (nie ma opcji odwrotnej tzn. w Madar7 nie zmieniają się dane otowarach zgodnie z tym co jest w Prestashop).

Aktualizacja ta dokonywana jest w dwóch obszarach.

Dodanie nowego towaru do Prestashop znajdującego się w katalogu towarów Madar7

Opcja aktualizuj towary powoduje zapisanie w Prestashop nowego towaru, który został wprowa-dzony do katalogu towarów w systemie Madar7 ale nie ma go jeszcze w katalogu produktów systemuPrestashop. Taki towar musi być oznaczony znacznikiem ∨ sklep internetowy na zakładce wycena.Towary, które nie mają na zakładce wycena zaznaczonej opcji ∨ sklep internetowy będą ignornowanepodczas wykonywania aktualizacji w Prestashop.

Aktualizacja towaru istniejącego w Prestashop i w Madar7

Towary w Prestashop identyfikowane są po numerze referencyjnym (reference code) - w systemieMadar7 odpowiada to polu index na karcie towaru, na zakładce nazwa. Oznacza to, że index podanyw Madar7 musi być dla tego samego towaru, taki sam jak kod referencyjny w Prestashop. Fakt ten maznaczenie tylko w przypadku towarów, które zostały dodane ręcznie w Prestashop czyli nie za pomocąaktualizacji towarów opisanej powyżej.

Informacje o towarach, które są aktualizowane przez Madar w Prestashop

Z powodu specyfiki funkcjonowania każdego z systemów tylko część informacji o towarach jest inte-growana w ramach współpracy między Madar7 a Prestashop i są to w szczególności:

• nazwa,

• index, kod referencyjny,

• cena netto,

• cena brutto,

• stawka podatku VAT,

4.2 Integracja Madar7 z systemem firmy kurierskiej Siódemka

Program umożliwa integrację z aplikacją WebMobile7 do obsługi przesyłek firmy ”Siódemka”, wszczególności rejestrację przesyłki, przygotowywanie i drukowanie listów przewozowych oraz dokumen-tów wydania przesyłek.

Operacje te są wykonywane z poziomu programu, bez konieczności logowania się do systemu We-bMobile7.

4.2.1 Konfiguracja

Aby zintegrować Madar7 z WebMobile7 należy w Madarze wejść do opcji Administracja - Kon-figuracja a następnie przejść na zakładkę ścieżki i wypełnić następujące pola:

Siodemka client no numer klienta w systemie WebMobile7,

Siódemka key klucz otrzymany z systemu WebMobile7.

4.2 Integracja Madar7 z systemem firmy kurierskiej Siódemka 38

4.2.2 Rejestracja w systemie - List Nadanie

Po wypełnieniu pól i dopisaniu nowej przesyłki konieczne jes zarejestrowanie przesyłki w systemieWebMobile7. Należy z menu wybrać opjcę Siódemka - Lista Nadanie.

UWAGAProgram żąda nadawcy - konieczne jest zalogowanie jako Użytkownik (nie administrator).

Rysunek 4.1: Dane o przesyłce do systemu Siódemka

Rysunek 4.2: Dane o przesyłce do systemu Siódemka

Wydruki pozostałych dokumentów w opcji Siódemka: List przewozowy PDF Etykietza PDF Do-kument Wydania PDF

5. Produkcja - system realizacjiprodukcji

W programie zostały zaimplementowane elementy systemu MES (ang. Manufacturing ExecutionSystem) czyli Systemu Realizacji Produkcji. W szczególności w programie możliwe jest:

1. Tworzenie planu produkcji i harmonogramowanie operacji.

2. Ewidencja realizacji produkcji - czasu pracy, ilości wyrobów i braków w kartach pracy.

3. Ewidencja pomiarów kontrolnych w procesie produkcji.

4. Śledzenie na bieżąco stopnia wykonania produkcji.

5. Kontrola wykrywająca na bieżąco nieprawidłowości pojawiające się w czasie procesu produkcyj-nego.

Dzięki funkcjonalności systemu można uzyskać natychmiastowy sygnał zwrotny o stopniu wyko-nania produkcji, podejmować na bieżąco właściwe decyzje i reagować na bieżąco na nieprawidłowościpojawiające się w czasie procesu produkcyjnego. Pozyskane dane z procesu produkcyjnego pozwalająna analizę kluczowych wskaźników efektywności na produkcji i uzyskanie prawdziwego obrazu wykorzy-stania zdolności produkcyjnych.

5.1 Zasada działania

Ewidencja i analiza zapisanych w systemie pomiarów z wykonywanej produkcji możliwa jest dziękiprawidłowej rejestracji zdarzeń poprzedzających. Proces poprzedzający wykonanie pomiarów składa sięz następujących, chronologicznie uporządkowanych działań.

1. W pierwszym etapie należy przyjąć na stan dokumentem PZ materiały, surowce, z których będąprodukowane wyroby.

2. Następnie w module produkcyjnym tworzy się Gniazda (rozumiane np. jako stanowiska pracy,maszyny).

3. Dalej należy utworzyć Recepturę, która składa się z określenia surowców wchodzących w produktfinalny oraz Czynności, które muszą być wykonane aby produkt ten powstał.

4. Na bazie stworzonej Receptury tworzy się Plan produkcji, w którym określa się m.in. ilośćwyrobów do wyprodukowania. Momentem inicjującym rozpoczęcie produkcji jest wystawienieZlecenia produkcyjnego do sporządzonego Planu produkcji.

5. Rozpoczętą, zleceniem produkcyjnym, produkcję można monitorować poprzez prowadzenie pomia-rów i ich ewidencję w module Pomiary. Zapisywanie kolejnych pomiarów skutkuje tworzeniemsię Kart pracy, kolejnymi zapisami w bazie pomiarów oraz uzupełnieniem pewnych informacjiw Planie produkcji, którego pomiary dotyczą.

5.1 Zasada działania 40

Rysunek 5.1: Zasada działania ssystemu produkcji

5.2 Realizacja produkcji 41

5.2 Realizacja produkcji

System daje możliwość zarządzania procesem produkcji. Odzwierciedleniem w systemie, fizyczniewykonywanej produkcji, jest szereg działań polegających na rejestracji planu produkcji i jego realizacji.

W kolejnych podpunktach zostały zaprezentowane poszczególne kroki, które należy wykonać w mo-dule produkcyjnym, aby realizacja produkcji była możliwa - począwszy od uzupełnienia niezbędnych baz(Gniazda, Czynności, Receptury) przez stworzenie planu produkcyjnego aż po jego realizację poprzezzlecenie produkcyjne.

5.2.1 Gniazda produkcyjne

Gniazdo produkcyjne to inaczej stanowisko pracy, maszyna na której można wykonywać danączynność. Gniazda produkcyjne można wprowadzić np wchodząc do modułu Produkcja następnie na-leży najechać nad klawisz Plan produkcyjny i w prawym, dolnym rogu klawisza wyświetli się wejściedo opcji Gniazda.

Ekran wprowadzania gniazda pozwala na przypisanie do gniazda czynności z określeniem ich wydajno-ści. Możliwe jest także przypisanie cennika operacji i cennika odpadu. System daje możliwość stworzeniaplanu pracy gniazda z podziałem na tygodnie.

Rysunek 5.2: Dodawanie gniazda produkcyjnego

5.2.2 Czynności

Czynność jest opisem wykonywanej pracy w określonym Gnieździe (na określonym stanowisku pra-cy). Czynność powiązana z wyrobem, który w wyniku tej czynności jest produkowany. Listę czynnościwprowadza się np wchodząc do modułu Produkcja następnie należy najechać nad klawisz Plan pro-dukcyjny i w prawym, górnym rogu klawisza wyświetli się wejście do opcji Czynności.

Ekran dodawania czynności daje możliwość przypisania do niej gniazda, w którym jest ona wyko-nywana, wyrobu, którego czynność dotyczy oraz operacji czy odpadu, który powstaje w wynikuczynności.

5.2.3 Receptury

Receptura określa jaki wyrób, z jakich surowców/materiałów jest produkowany, jakie powstają przytym odpady oraz jakie Czynności składają się na cały proces produkcji tego wyrobu. Receptura łączywyrób gotowy z wartościowo - ilościowym zapotrzebowaniem na surowce. Recepurę można wprowadzićw np wchodząc do modułu Produkcja następnie należy najechać nad klawisz Zlecenie produkcyjnei w prawym, górnym rogu klawisza wyświetli się wejście do opcji Receptury .


Rysunek 5.3: Dodawanie czynności

5.2.4 Plan produkcji

Plan produkcji - jest podstawą ewidencji i rozliczania - pozwalający na tworzenie bieżącego har-monogramu zadań produkcyjnych, określając moment realizacji. Dane dotyczące zadań są grupowanew jednym miejscu, w postaci listy (tabeli).

Dla potrzeb systemu realizacji produkcji w planie produkcji należy wprowadzić:

1. Terminy: rozpoczęcia produkcji, dostawy towaru.

UWAGA! W polu priorytet można wpisać numer tygodnia, w którym są realizowane dane zlecenia.Uzyskuje się pogrupowaną listę wg tygodni.

2. Recepturę - pozwoli to na połączenie planu produkcji ze zleceniem produkcyjnym (zejściem ma-teriałowym) oraz zostaną pobrane czynności.

3. Ilość produkowanych elementów w danej transzy w polu ilość. Ilość ta będzie wczytywała się dopomiarów.

4. Czynności - wprowadzane automatycznie z receptury w pola na zakładce czynności . Napodstawie wybranego szablonu w czynnościach będą tworzone kolejne karty pracy oraz ewiden-cjonowane pomiary i braki.

5. Podstawą przyjęcia planu do realizacji jest status zlecenia - w pomiarach i zleceniu produkcyj-nym widoczne są pozycje oznaczone jako realizowane.

6. Dodatkowo można uzupełnić dane o zamówieniu: termin dostawy towaru, odbiorca, numer zamó-wienia / zlecenia, dodatkowe uwagi.

Na liście planu produkcji w opcji zestawienia - karta pomiarów można uzyskać zestawieniewszytskich czyności, pomiarów i braków dla danej pozycji w planie produkcji.

5.2.5 Zlecenie produkcyjne

Rozliczenie materiałów do produkcji jest możliwe w opcji zlecenie produkcyjne. W zleceniu pro-dukcyjnym surowce rozumiane są jako materiały do produkcji pobierane z magazynu - a wyrób finalny(gotowy) zostaje wprowadzony na ten sam magazyn.

Zlecenie produkcyjne można wystawić na podstawie planu produkcji - wtedy na podstawie tegowypełniają się pola receptury, ilości, wykonawcy itp. Po wykonaniu zlecenia - pozycja na planie produkcjizmienia status na realizowane.

Więcej informacji zawiera instrukcja do programu Madar 7.


Rysunek 5.4: Wypełnienie planu produkcji

Rysunek 5.5: Czynności w planie produkcji

5.3 Pomiary 44

Rysunek 5.6: Wypełnianie zlecenia produkcyjnego

5.3 Pomiary

W programie istnieje możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w procesie produkcji, z podziałemna gniazda, pracowników, zmiany oraz rejestracja pomiarów w procesie kontroli jakości.

Ewidencję prowadzi się w specjanej opcji, przystosowanejo do obsługi na urządzeniach mobilnych(tablet, smartfon).

5.3.1 Pomiary - okienko do wprowadzania danych

Opcja pomiary dostępna jest w module produkcja lub poprzez ustawiony autostart.

1. W pierwszym kroku określa się pracownika wykonującego dane zlecenie oraz gniazdo (maszynę,stanowisko).

2. W kolejnym wybiera się z planu produkcji pozycję, określającą wykonywane czynności i pomiary.

3. Następnie potwierdza się rozpoczęcie pracy komendą start - wprowadzając godzinę rozpoczęciapracy i potwierdzając ilości sztuk do produkcji. Po rozpoczęciu produkcji klawisz zmienia swojeznaczenie (na stop) - jego naciśnięcie w przyszłości zarejestruje zakończenie pracy.

4. Dla produkcji, w której nie są wykonywane pomiary kontrolne rejestruje sie przerwy w opcjiprzerwa oraz zakończenie pracy nad zleceniem - wybierając klawisz stop .

5. Jeśli mają być wykonywane pomiary kontrolne przez pracownika - wprowadza się je w opcjipomiary . Rodzaje parametrów, wartości nominalne są powiązane z czynnościami wprowadzonymiw planie produkcji.

6. Jeśli mają być wykonywane pomiary osobno - przez kontrolera - wprowadza się je w opcji kon-trola.

7. Dane dotyczące pomiarów i przerw zapisywane są w bazie baza pomiarów .

8. Dane dotyczące czasu pracy zapisywane są w opcji karty pracy .

5.3 Pomiary 45

Rysunek 5.7: Wejście do opcji pomiary

5.3.2 Obsługa

Czas pracy i wyprodukowana ilość

START

1. Wybór pracownika i gniazda.

2. Wybór planu produkcji.

3. Wprowadzanie godziny rozpoczęcia pracy i ilości sztuk do produkcji.

Rysunek 5.8: Wybór startu

Zapis powoduje zapis do kart pracy: daty i godziny rozpoczęcia, pobranej ilości, pracownika.STOP

1. Wprowadzanie godziny zakończenia pracy, ilości sztuk wyprodukowanych, ilości odpadu.

Zapis powoduje modyfikację wcześniej utworzonej (przy starcie) karty pracy: wprowadzenie daty i go-dziny końca, zdanej ilości, ilości braków (wg receptury).

5.3 Pomiary 46

Rysunek 5.9: Wybór gniazda oraz pracownika

Rysunek 5.10: Wprowadzanie danych o zleceniu i gnieździe

Rysunek 5.11: Wybór planu produkcji

Rysunek 5.12: Okienko po wybraniu danych

5.4 Moduły wynikowe 47

Pomiary kontrolne

W pola, które pojawiają się po zatwierdzeniu planowanego zlecenia, należy podać wyniki pomiarów.W opisach pól podawane są wartości nominalne. Pola te wynikają z receptury w powiązaniu z definicjąw pliku xml 5.5.1.

Rysunek 5.13: Wprowadzanie wyników pomiarów

Rysunek 5.14: Zaznaczenie przerwy/awarii w czasie pomiarów

Rysunek 5.15: Dane dotyczące zlecenia i dotychczasowych pomiarów

5.4 Moduły wynikowe

5.4.1 Karty pracy

W kartach pracy ewidencjonuje się wykonywanie czynności przez poszczególnych pracowników. Moż-na również prowadzić rejestrację czynności za pomocą kodów kreskowych w opcji sterownik lub modułnadzoru produkcji pomiary .


Karty pracy powstające z modułu pomiary

Jednym z zadań kart pracy jest umożliwienie rejestracji i analizy czasu pracy poszczególnych pracow-ników, z uwzględnieniem wyprodukowanych towarów i rejestracją pomiarów kontrolnych. Karty pracytworzone są automatycznie przez program podczas ewidencji w module pomiary .

z dnia data bieżąca, zapisywana po wykonaniu pomiary - start;

numer kolejny numer karty pracy; numer jest powiązany i zapisywany w bazie baza pomiaryoraz plan produkcji - przy realizacji czynności;

pracownik wybierany w pierwszym kroku pomiarów;

gniazdo wybierane w pierwszym kroku pomiarów;

plan plan produkcji podawany w pierwszym kroku pomiarów - w opcji pomiary - start;

początek dzień i godzina, zapisywana po wykonaniu pomiary - start;

pobrano ilość materiału, wprowadzana w opcji pomiary - start;

koniec dzień i godzina, zapisywana po wykonaniu pomiary - stop;

zdano ilość braków, wprowadzana w opcji pomiary - stop;

operacja towar pobierany z planu produkcji wraz z pobrana ilością w opcji pomiary - start;

brak towar pobierany z planu produkcji wraz z pobrana ilością w opcji pomiary - braki;

godzin ilość godzin pracy - wyliczana przez program;

UWAGA - Konieczne modyfikacje w opcji dane systemu:kartyPracySerwis=1 komenda dopisana do danych systemu dodaje w karcie pracy pole ”plan

produkcji”

Rysunek 5.16: Rejestrowanie czasu pracy podszas nadzoru produkcji

Wydruki

Zestawienie wykonanych operacji dla konkretnej produkcji jest możliwe w opcji: plan produkcjijako zestawienia - karta pomiarów.

5.4.2 Baza pomiarów

Opcje:

• pomiary - okienko do wprowadzania danych,


• baza: produkcja pomiary - lista pomiarów, z możliwością selekcji, generowania zestawień.

Rysunek 5.17: Parametry pomiaru

Rysunek 5.18: Pomiar

W bazie pomairów zapisywane są dane podczas rejestracji w opcji pomiary .

produkcja plan produkcji podawany w pierwszym kroku pomiarów - w opcji pomiary - start;

gniazdo wybierane w pierwszym kroku pomiarów;

receptury wybierana na podstawie danych zapisanych w planie produkcji;

pracownik wybierany w pierwszym kroku pomiarów;

wyrób towar pobierany z planu produkcji;

czynność pobierany z planu produkcji, jako pierwsza wolna z zakładki robocizna ;

numer kartypracy

informuje o numerze powiązanej karty pracy;

Wydruki

1. Zestawienie pomiarów dla danego wyrobu jest możliwe w opcji baza pomiarów - kartoteka.

2. Zestawienie wykonanych pomiarów dla konkretnej produkcji jest możliwe w opcji: plan produkcjijako zestawienia - karta pomiarów.

5.5 Dla zaawansowanych 50

5.5 Dla zaawansowanych

5.5.1 Definiowanie struktury wyników pomiarów

W pliku produkcja.xml.

5.6 ZMIANY modułu

W programie głównym

1. Plan produkcji został w pełni zintegrowany z pomiarami

2. Dodano kolumny stan minimalny

3. Dodano pole brygada

4. Dodano podgląd pomiarów pod planem produkcji

5. Do receptur dodano szablon pomiarów

6. Zestawienie pomiarów dostępne przez webapi

Pomiary na tablecie

1. Poprawiono nawigację

2. Umożliwiono wprowadzanie poprzez klawiaturkę

3. Uproszczono wybór planu produkcji

6. Produkcja - przepływ materiału

6.1 Zasady pracy z programem

Rozpatrując produkcję pod kątem rozliczania materiałów można zauważyć, że proces produkcjiskłada się z kilku etapów. Podane opisy przedstawiają zasady ewidencji i rozliczenia produkcji w pro-gramie. Oczywiście w niektórych przypadkach proces produkcji jest modyfikowany. Niektóre z etapównie występują, niektóre znowu są bardziej rozbudowane. Największe rozbieżności mogą powstawać przyplanowaniu i ewidencji zużycia materiałów.

1. W programie istnieje wspólny słownik towarów, produktów i surowców – katalog towarów. Wpro-wadzono dodatkowo rozgraniczenie według rodzaju na: towar, produkt, półprodukt, surowiec,opakowanie, komplet, usługa towaryrodzaje.

2. Podstawą ewidencji dla celów produkcji w systemie jest opracowanie norm zużycia materiałów dlaposzczególnych wyrobów. Normy te powinny zawierać dokładnie przewidywaną ilość materiałówpobieranych dla danego wyrobu. W programie są ewidencjowane jako receptury.

W niektórych przypadkach, przy wyrobach o niskich wartościach i wielkości, celowe jest opraco-wanie norm dla partii towarów np. 100 szt wyrobu.

Receptury mogą być wielokrotnie zagnieżdżone, możliwe jest również wydzielenie półproduktówpolproduktów oraz wskazanie zamienników surowców.

3. W procesie produkcji nabywane są surowce do produkcji, z których wytwarzane są półprodukty,produkty i wyroby gotowe. Każdy z tych kroków wymaga rejestracji w programie. Dzięki temuznana jest ilość na stanie surowców, półwyrobów i wyrobów a układ wielu magazynów możeodzwierciedlać ruch pozycji po zakładzie (np.: magazyn, hala, lakiernia itd).

— surowce – wprowadzane są do programu według faktur zakupu, odpowiednio jako PZ (zakupkrajowy), WNT (zakup z krajów unii) lub import. W programie możliwe jest również osobneewidencjonowanie zakupów (faktur) - wartościowo, w opcji rejestry VAT oraz ilościowo-wartościowo – jako PW (przyjęcia wewnętrzne) na magazyn.

— półprodukty, produkty i wyroby gotowe – powstają w wyniku wykonania zleceniaprodukcyjnego w opcji zlecenia. Wyroby te mogą być następnie przesunięte do innych ma-gazynów, wydane lub sprzedane.

Czasami zlecenia produkcyjne wykonuje się za okres – według zarejestrowanego wydania wyrobówlub rozliczanie według rejestrowanego zużycia materiału.

4. Istnieje możliwość rejestracji czasu pracy na poszczególnych urządzeniach, na wykonane kontraktuczy działu w opcji karta pracy . Istnieje możliwość rejestracji czasu pracy poszczególnych czyn-ności przez pracowników z podziałem na kontrahenta (zleceniodawcę), kontrakt, dział - w opcjikarta pracy w opcji karta pracy .

Można jednocześnie rejestrować:— czas wykonywania z podziałem na rodzaj (godziny zwykłe, nadliczbowe, nocne)— czas pracy urządzenia— wykonane czynności, pobrane surowce,— kontrakt oraz dział,— status wykonania i akceptacji.

5. Rejestracja zapotrzebowania na produkcję – może być wykonywana w programie jako za-mówienie na produkcję wprowadzone w opcji zamówienia - zamówienie na produkcję.

Takie zamówienie może być tworzone na podstawie innych operacji: pobranych materiałów,sprzedanych wyrobów itp., w szczególności:

— zamówień od odbiorców,— stanów minimalnych wyrobów porównywanych z zamówieniami od odbiorców i aktualnym

stanem.

6.2 Jak rozpocząć 52

Na tej podstawie możliwe będzie tworzenie zapotrzebowania na surowce oraz zamówienie na pro-dukcję. Umożliwia to ”przejście” z zamówionych przez klienta produktów na potrzebne do tegocelu surowce – które można następnie zamówić u dostawcy.

6. Zapotrzebowanie na surowce – określenie dostępności potrzebnych materiałów, zamówienia iprzyjęcie na stan materiałów.

W tym etapie pomocne są analizy dostępne w opcji wydruki oraz analizy , w których istniejązestawienia prognozy zapotrzebowania surowców na podstawie dokumentów zamówień czy pla-nu produkcji, dzięki nim określa się co powinno być wyprodukowane, które surowce dokupione zuwzględnieniem bieżących stanów i jednocześnie wykazane globalne ilości robocizny w celu osza-cowania potrzeb na wydziały.

Zapotrzebowania na surowce (do dostawców) rejestruje się jako zamówienie w opcji operacje -zamówienie do dostawcy . Takie zapotrzebowanie można wypełnić ręcznie – wybierając towa-ry i podając zamawiane ilości. Można również skorzystać z funkcji opisanych powyżej analizy iautomatycznego generowania zamówień w opcjach wydruki oraz analizy .

7. Produkcja rozumiana jako pobranie ze stanu (magazynu) materiałów oraz zdanie na stan wy-robów gotowych. Na podstawie receptur tworzone są wyroby lub półwyroby, a każde zlecenietworzone na podstawie receptury jest odrębnie rejestrowane. Opcja zlecenie produkcyjne powo-duje przekształcenie w komputerze surowców w produkt. Jednocześnie jest prowadzona ewidencjailościowo-wartościowa.

Produkcja ”realizuje” zapotrzebowanie na produkcję.

8. Sprzedaż bądź inne operacje związane z wyrobami – dostępne są z modułu handel - sprzedaż.Mogą zostać sprzedane w kraju (faktura VAT), do Unii Europejskiej (WDT), eksportowane (FAexport) bądź wydane (WZ, dowód dostawy).

Sprzedaż ”realizuje” złożone zamówienie przez klientów.

9. Równolegle prowadzona jest ewidencja księgowa z obliczeniem kosztu produkcji po cenachrzeczywistych.

6.2 Jak rozpocząć

W nieskomplikowanym przypadku należy:1. Wprowadzić do katalogu towarów surowce i produkty.2. Zdefiniować receptury.3. Przyjąć surowce na stan.4. Wykonać zlecenie produkcyjne.5. Przesunąć produkty na magazyn produktów MM.6. Sprzedać produkty.W przypadku, gdy wykonywane są produkcje wyrobów pod konkretne zamówienie, a surowce zama-

wiane również na tejna podstawie należy:1. Wprowadzić zamówienia od odbiorców na produkty.2. Zdefiniować receptury.3. Wykonać zapotrzebowanie na produkcję.4. Wygenerować zamówienie do dostawcy.5. Przyjąć surowce - realizując zamówienie do dostawcy.6. Wykonać zlecenie produkcyjne (można na podstawie zapotrzebowania).7. Przesunąć produkty na magazyn produktów.8. Sprzedać produkty na podstawie zamówienia od odbiorcy.Więcej informacji zawiera instrukcja do programu Madar 7.

7. Konfiguracja

Zawarte w tej opcji ustawienia konfiguracyjne nie zawsze są wykorzystywane w kancelarii. Ponieważprogram jest również włączany jako moduł do programu Madar 7 - ustawienia te zostały dołączone doinstrukcji.

8. Słowniki

8.1 Kontakty

Jednym z istotniejszych elementów w obsłudze ewidencji korespondencji i dokumentacji czy kampaniijest dobrze zbudowana baza kontaktów. Pozwala na stworzenie bazy klientów, w której gromadzonebędą użyteczne i niezbędne informacje, dzięki czemu możliwe będzie przeprowadzanie analiz na różnychpłaszczyznach. W programie dane o klientach i kontaktach gromadzone są w bazie danych i wyświetlanew postaci listy. Do bazy wprowadza się informacje o:

— klientach,— kontaktach wykorzystywanych w kampaniach marketingowych,— osobach kontaktowych (np. w firmach),— namiarach,— innych.

Informacje na temat tych wszystkich kontaktów gromadzone są ”fizycznie” w jednej bazie danych, wprogramie następuje jednak ich logiczne rozdzielenie na podgrupy (bazy).

8.1.1 Pierwsze kroki

Bazę kontaktów uzyskuje się po wejściu do opcji kontakty - w górnej części ekraniu należy kliknąćstrzałkę w polu kontakt (korespondent).

1. Pojawia się pusta lista, jeżeli nie są widoczne nazwy kolumn należy je skonfigurować 8.1.8 –wybierając z operacje-konfiguracja.

2. Nowy kontakt można dopisać poprzez naciśnięcie klawisz dopisz .

8.1.2 Wprowadzanie danych

Podstawowe dane wprowadza się w zakładce Kontakt . Można wprowadzić takie informacje jak:nazwę firmy lub imię i nazwisko, adres, kraj. Można wprowadzić także inne dane, dzięki możliwościdefiniowania własnych opisów do krótkich pól. Ogólnie można stwierdzić, że każdego klienta opisują:

• Podstawowe dane

Pola ustalone sztywno (nazwa, ulica, miasto itp). Są to najważniejsze dane, wykorzystywanepraktycznie zawsze. Dane wpisuje się w odpowiednie pola.

• Informacje dodatkowe

Możliwe jest wykorzystanie wielu pól definiowanych przez użytkownika. Dzięki temu samodzielniemożna wpływać na wygląd struktury danych. Treść wpisuje się w pole, obok przycisku którymwybiera się z rozwijalnej listy opis pola, do którego dane mają być wprowadzone. Przykładowo,jeśli chcemy wprowadzić adres strony www kontrahenta należy kliknąć na zakładce kontakt wpusty klawisz i z rozwijalnej listy wybrać internet - www . W pole obok natomiast, należywpisać adres strony internetowej. Dzięki temu można zapisać w bazie zarówno firmę z pięciomatelefonami i jednym adresem poczty elektronicznej, jak i firmę trzema adresami ”e-mail”, a tylkojednym telefonem.

• Atrybuty

Można również określić dodatkowe atrybuty (kolor, opiekun, temat, branża, czy też dowolne inne).Atrybut wybiera się z listy atrybutów (wcześniej przygotowanej przez użytkownika). Lista tapojawia się po naciśnięciu przycisku strzałki w odpowiednim polu.

8.1 Kontakty 55

• Kontakty zależne

Kontakty w bazie mogą być ze sobą powiązane. Jedna firma może być zależna od drugiej, możemieć pracowników, przedstawicieli itp. Zależności ustala się na liście. Zależność również może miećswój opis (podobnie jak pola z definiowanymi opisami).

Rysunek 8.1: Pola opisujące kontakt

8.1.3 Zakładka Kontakt

Podstawowe dane

Pola opisujące kontakt ustalone „na stałe” (nazwa, ulica, miasto itp), szczególnie w pierwszej za-

kładce kontakt wymieniono poniżej.

nazwa zestaw czterech linii umożliwiających wprowadzenie firmy lub nazwiska – pola tekstowe^K1^..^K4^,

ulica określa adres (ulicę, aleję itp.) oraz numer – pola tekstowe ^K5^,

kod pocztowy kod pocztowy w formacie XX-YYY – pola tekstowe ^K6^,

miasto dwa pola przeznaczone na kod pocztowy oraz nazwę miejscowości czy też poczty – polatekstowe ^K6,

dodatkowa nazwa miejscowości stosowana np. w sytuacjach, gdy nazwa poczty jestróżna od nazwy miejscowości, wtedy w linii wpisywane są dane urzędu pocztowego, aw tej linii rzeczywista nazwa miejscowości – pola tekstowe ^K7^,

skrót skrócona nazwa firmy; pojawia się na listach przed nazwą, ułatwiając sortowanie iwyszukiwanie,

wybierz rodzaj określenie rodzaju wprowadzonego kontrahenta; w bazie kontrahentów znajduja siezarówno dostawcy, klienci końcowi, dealerzy - czy po prostu znajomi ze szkoły; zaletątej bazy jest łatwość wyszukiwania - każdy bowiem jest w niej obecny, jednak ciężkowyodrębnić poszczególne grupy, nie mówiąc już o całościowej analizie; dostępne sąnastępujące rodzaje kontaktów:

• klient— kl. kluczowy,— kl. stały,— kl. jednorazowy,— kl. zaniechany,— kl. potencjalny,— kl. sporadyczny,

8.1 Kontakty 56

• sprzedawca— sprz. stały,— sprz. sporadyczny,— sprz. potencjalny,

• dostawca— dost. podstawowy,— dost. uzupełniający,— inny,

• instytucja— urząd,— banki, inne— media,— konkurencja,

• partner

• namiar

• własny— oddział,— wl. sklep,— przedstawiciel,

• znajomy— zn. praca,— zn. prywatny,— zn. rodzina,

Informacje dodatkowe - pola definiowane przez użytkownika

Możliwe jest też wykorzystanie wielu pól definiowanych przez użytkownika. Dzięki temu samodzielniemożna wpływać na wygląd struktury danych. Samą treść wpisuje się w pole, dodatkowo jednak należyustawić opis do tego pola wybierając go z rozwijanego menu pojawiającego się po kliknięciu w przyciskobok właściwego pola. Dzięki temu można zapisać w bazie zarówno firmę z dwoma adresami stronyinternetowej i numerem komunikatora GG, jak i firmę z jednym adresem strony www a dodatkowotrzema numerami komunikatora GG i jednym ICQ. Możliwe jest definiowanie dwóch rodzajów pól:krótkich i długich. Różnią się one od siebie maksymalną ilością możliwych do wprowadzenia znaków.Pola długie są skupione w jednej sekcji o nazwie pola tekstowe długie. Pozostałe są polami krótkimi.

telefony ——————

telefon numer telefonu, może zostać wykorzystywany w opcji automatycznego dzwonienia,dlatego warto wpisać go w postaci pełnej i zrozumiałej dla centrali telefonicznej,kod pola ^KT^,

telefon 2 drugi numer telefonu,

telefon prywatny numer telefonu prywatnego.

GSM numer telefonu komórkowego,

faks numer faksu; może zostać wykorzystany w opcjach automatycznego wysyłaniafaksu, dlatego warto wpisać go w postaci pełnej i zrozumiałej dla centrali telefo-nicznej; kod pola ^KF^,

centrala numer centrali; podobnie jak numer telefonu, ale sugeruje, że nie jest to bezpo-średni numer, ale wymagane jest dalsze łączenie, ^KM^,

tel.wewnętrzny numer wewnętrzny,

Internet ——————

e-mail adres poczty elektronicznej; wykorzystywany jest podczas tworzenia wysyłek (wkampaniach) oraz podczas tworzenia automatycznych przesyłek elektronicznych,dlatego należy go podać w formie, umożliwiającej zrozumienie przez programpocztowy,

e-mail 2 drugi adres e-mail,

8.1 Kontakty 57

www adres strony WWW kontrahenta; wykorzystywany w celach informacyjnych; możebyć przydatny jako informacja gdzie szukać np. zmienionego numeru telefonu,

GG, ICQ numer komunikatora internetowego GG lub ICQ,

faktura e-mail faktura elektroniczna.

praca ——————

stanowisko jeżeli kontakt opisuje osobę, a nie firmę, można określić nazwę stanowiska, jakieona zajmuje,

dział nazwa działu przedsiębiorstwa/zakładu,

zakład nazwa zakładu (jeśli przedsiębiorstwo jest dzielone na zakłady).

przedsiębiorstwo ——————

EKD jeśli kontakt opisuje byt posiadający swój numer EKD, można użyć tego rodzajupola do jego wprowadzenia,

forma prawna w przypadku formy prawnej nie wynikającej z nazwy, można użyć tego typu polado jej przechowania,

sprzedaż pozwala na podanie danych odnośnie sprzedaży,

zatrudnienie pozwala na podanie danych odnośnie zatrudnienia,

REGON numer statystyczny REGON,

PESEL numer PESEL,

zezwolenie nazwa posiadanego zezwolenia,

zezwolenie data data wydania posiadanego zezwolenia,

zezwolenie wydał organ wydający posiadane zezwolenie,

ubezpieczyciel nazwa instytucji ubezpieczającej dany podmiot.

prywatne ——————

zawód nazwa zawodu,

adresat Bardzo ważne pole, wykorzystywane przy tworzeniu korespondencji seryjnej i ety-kiet adresowych lub kopert. Pozwala personalizować przesyłki. ^KB^,

inne zdefiniowanie innej informacji, niemieszczącej się w ramach powyższej klasyfikacji.

połącz ——————

ustaw jako domyślny ——————sprawia, że każdy nowy kontakt będzie miał to pole wstępnie zdefiniowane właśnietak, jak jest w tym przypadku. Pozwala na wstępne ustawienie opisów pól wsposób odpowiadający użytkownikowi.

Informacje dodatkowe - pola sztywne

Atrybuty. Sekcja pozwala na wybór dodatkowych informacji o kontakcie tj. przypisanie do kontakturóżnych atrybutów jak np. temat czy branża. ?? Atrybut wybiera się z listy atrybutów (wcześniejprzygotowanej przez użytkownika). Lista ta pojawia się po naciśnięciu przycisku strzałki przy poluatrybutu. W sekcji atrybuty można wybrać odpowiednie z następujących:

kolor pozwala na wybór koloru, którym dany kontakt będzie oznaczany w programie naróżnych listach, użytkownik może ustalić sobie indywidualne znaczenie kolorów,którymi oznacza kontakty, np oznaczać kolorem czerwonym kontakty (kontrahen-tów), którzy są szczególnie trudni,

opiekun pozwala na wybór operatora (użytkownika), który przypisany jest do danego kon-taktu (kontrahenta, osoby),

temat pozwala na przypisanie kontaktu do utworzonego wcześniej tematu,

branża pozwala na przypisanie do branży, atrybutu z wcześniej utworzonych.

Pozostałe pola

Info: pozwala na wprowadzenie, ustalonego wcześniej przez użytkownika, typu informa-cji,

8.1 Kontakty 58

uwagi duże pole tekstowe pozwalające na wprowadzanie dowolnych informacji o kontak-cie tytułem uwag,

Kontakty zależne

Kontakty w bazie mogą być ze sobą powiązane. Jedna firma może być zależna od drugiej, może miećpracowników, przedstawicieli itp. Lista ustalonych zależnych kontaktów pojawia się po lewej stronie, wdolnej części okienka kontakt .

Dwie ostatnie pozycje pozwalają na ustalenie nowego powiązania:

nowy pracownik uproszczone okienko do wprowadzania nowego pracownika, z ustaleniem po-wiązania pracownik / zakład.

nowe wiązanie okienko pozwalające na wybór powiązanego, już istniejącego kontaktu. Moż-liwy jest również wybór rodzaju zależności 8.1.3.

Dodawanie nowego pracownika

Po wybraniu opcji nowy pracownik pojawia się okienko służące do wprowadzenia podstawowychdanych o pracowniku:

nazwisko nazwisko pracownika, widoczne na liście w kontakcie,

imię imię,

— adres pracownika, na który ma być wysyłana korespondencja (można przepisać

adres firmowy - za pomocą klawisza wstaw adres firmy ),

ulica ulicy, numer domu i lokalu,

miasto kod pocztowy i miasto, kraj,

skrót opcjonalnie, jeśli używana inna nazwa,

odpowiedzialny nazwa stanowiska / zakres działalności - widoczne na liście w kontakcie,

— — informacje dodatkowe, wybierane z listy (telefon, e-mail) 8.1.3.

W dolnej części znajduje się klawisz wstaw adres firmy pozwalający na przepisanie do kontaktuadresu z firmy, w której pracownik jest dopisywany.

Informacje zatwierdza się za pomocą klawisza zatwierdź .

Uwaga: Tak dopisany pracownik jest normalnym kontaktem z bazy pracownicy.Możliwa jest edycja takiego pracownika oraz dopisanie dodatkowych informacji w każ-dym z dostępnych pól.

Wiązanie istniejących kontaktów

Po wybraniu opcji nowe wiązanie pojawia się okienko umożliwiające powiązanie istniejących kon-taktów (firm, pracowników).

Należy pamiętać, że funkcja działa w obydwie strony, tzn. w kontakcie, który jest wybierany teżzostaje ustanowione powiązanie, w przeciwną stronę.

nazwa nazwa kontaktu, z pozycji którego wykonuje się wiązanie,

wiązanie rodzaj wiązania 8.1.3.

V lista kontaktów, z której wybiera się pozycję, mającą zostać powiązaną z daną firmą.

Zależności pomiędzy kontaktami

pracodawca —–PARA:———

zakładkierownik

główny zakład dla osobynazwa kierownika

osoba —–PARA:———

8.1 Kontakty 59

pracownikpodwładny

wpisuje się pracownika firmy (zakładu, działu)wprowadza się firmę, w której osoba jest zatrudniona

firma —–2 PARY:——-

f.córkaf. matka

wpisuje się firmę „podwładną”wprowadza się jednostkę macierzystą

f.centralaf.oddział

wprowadza się główną firmę – centralęwpisuje się oddziały firmy

zna z —–PARA:———

polecony przezdał referencje

wprowadza się firmę (osobę), polecającą danego klientaosobie (firmie) wpisuje się kontakty przez niego polecone.

8.1.4 Zakładka Adresowanie

Poza podstawowymi danymi program umożliwia również określanie dodatkowych informacji o kon-taktach. Informacje te są przydatne zwłaszcza przy organizowaniu kampanii reklamowych i wysyłko-wych. Dodatkowe parametry określa przy pomocy zakładek adresowanie oraz właściwości umieszczonychw oknie kontaktów.

• drugi adres - często firma posiada adres korespondencyjny inny niż adres główny. Dodatkowyadres może być więc wykorzystywany podczas organizowania wysyłek, jako adres korespondencyj-ny. Który adres zostanie zastosowany zależy od opcji stosuj drugi adres, którą można zaznaczyćtakże na tej zakładce.

• konto bankowe, NIP, Pesel

• Można również określić informacje wykorzystywane przez program przy tworzeniu list wysyłko-wych oraz planowaniu kampanii reklamowych. Można więc określić, że:

nieaktualne - kontakt jest już nieaktualny i przechowywany jest w bazie jedynie dla zacho-wania historii zdarzeń,zastrzeżone - klient nie życzy sobie otrzymywania przesyłek,rezygnacja - klient zrezygnował z wcześniej otrzymywanej usługi,potwierdzone - klient potwierdził dane.

• ustaw wysyłkę - pole pozwala wybrać sposób wysyłki, który zostanie przypisany domyślnie dokontrahenta, dzięki czemu w momencie wystawiania przykładowo faktury nie będzie koniecznościw poczcie dodatkowo wybierania sposobu wysyłki

Pozostałe parametry określają sposoby wysyłek, okazje, przy jakich mają one być organizowane orazrodzaje ofert skierowane do tego klienta.

8.1.5 Zakładka Właściwości

Kolejna zakładka Właściwości pozwala na określenie kilku parametrów informacyjnych, takich jak:— skąd znamy tą firmę (prasa, radio, telewizja, znajomi, itp.),— wykształcenie (jeżeli kontakt jest np. namiarem na pracownika),— portfel, czyli fazę negocjacji (np. faza początkowa, czy klient masowy),— cechy dodatkowe itp.

8.1.6 Nawigacja

Na liście kontaktów można dokonać następujące czynności:

• filtrowanie wg tematu — w górnej części listy jest pole TEMAT, dzięki któremy wyselekcjonujemykontakty przypisane do danego tematu,

• w dolnej części listy jest klawisz selekcja , pod którym kryje się okienko szczegółowego filtro-wania kontaktów.

8.1 Kontakty 60

Rysunek 8.2: Selekcja i grupowanie kontaktów

Sortowanie wg kolumny

Dodawane kontakty pojawiają się na liście w kolejności dodawania. Przy większej ilości danych możezaistnieć potrzeba posortowania ich wg określonego pola (kolumny). Wystarczy kliknąć myszką w odpo-wiedniej kolumnie na jej nazwie - i wszystkie wyświetlane kontakty zostaną posortowane alfabetyczniewg wskazanej kolumny.

Uwaga: Co pewien czas konieczne jest sortowanie całej bazy kontaktów - należywybrać z menu lokalnego funkcję operacje - sortowanie.

Wyszukiwania według nazwy

Wyszukiwanie pojedyncze po wpisaniu nazwy (ciągu znaków). Służy do tego klawisz

szukaj . Po jego wybraniu pojawia się okienko, w które należy wprowadzić szukany ciąg znaków.To wyszukiwanie działa niezależnie od ustawionej selekcji, sprawdzana jest cała baza.

Filtrowanie danych

Według nazwy. Nierzadko konieczne jest odfiltrowanie listy kontaktów tak, aby pozostały tylko te,które zawierają dane słowo. W tym celu umieszczono specjalne pole. Wystarczy w nie wpisać częśćposzukiwanego słowa oraz nacisnąć ENTER, a program pozostawi na liście tylko te pozycje, którezawierają te słowo. To wyszukiwanie dotyczy tylko wstępnie ustawionej selekcji.

Na przykład, po wpisaniu ”Wol” pozostaną zarówno ludzie o nazwisku Woliński, Wolanowski itp.,jak i np. mieszkający na ulicy Wolności.

Według atrybutu. Każdy z kontaktów może mieć kilka atrybutów. Lista kontaktów umożliwia odfil-trowanie listy i pozostawienie na niej tylko kontaktów zawierających wskazany atrybut. Służy do jednoz pól okna wybieranego po naciśnięciu klawisza selekcja .

8.1 Kontakty 61

8.1.7 Funkcje, operacje, zestawienia, akcja

• Menu AKCJA służy do operacji na bazie kontaktów— pdf - wyświetla zestawienie kontaków w pliku o formacie PDF.— excel - powoduje utworzenie zestawienia kontaktów w postaci pliku tekstowego rozumianego

przez program MS Excel oraz załadowanie tego pliku do Excela, jeżeli jest on zainstalowanyna danym komputerze.

• Menu ZESTAWIENIA— Agregacja - dokładny opis tej funkcji jest zawarty w rozdziale ”Kampanie”.

• Menu FUNKCJE— Adresowanie - tworzy wydruk przeznaczony do naniesienia bezpośrednio na kopertę lub

paczkę.

• Menu OPERACJE— Konfiguracja - umożliwia ustawienie parametrów wyświetlania listy kontaktów. Możliwe

tutaj jest określenie jakie kolumny i o jakiej szerokości zostaną wyświetlone.— Sortowanie - po dłuższym używaniu, baza kontaktów staje się chaotyczna. Sortowanie po-

zwala na jej uporządkowanie.

Adresowanie

Funkcja adresowania umożliwia wydruk adresu na kopertach. Wbudowane są następujące warianty:— koperta mała na środku – dla drukarek zadających koperty centralnie w stosunku do dużej kartki

A4,— koperta mała od brzegu – gdy koperty wkłada się równo z brzegiem,— koperta średnia brzeg – dla kopert wielkości zeszytu A5, wkładanych równo z brzegiem,— koperta duża – dla kopert wielkości zeszytu A4,— paczka – nadruk na kartce pomocny przy adresowaniu paczek.— metka— pismoPozostałe elementy:

nadawca nadruk nazwy firmy w lewej górnej części koperty,

tytuł – przynależne tytuły np Szanowni Państwo,

uwagi – dodatkowe uwagi poniżej adresu, adres z dopiskiem.

Dla wyznaczenia własnych pozycji nadruku adresu można posłużyć się następującymi parametrami:

kopertaM – włączenie kopertaM=1,

kopertaML – lewy margines adresu kopertaML=65,

kopertaMG – górny margines adresu kopertaMG=11,

kopertaMP – dodatkowy odstęp pomiędzy liniami kopertaMP=0.

Kasowanie

Kasowanie jest czynnością, która w programach Madar ograniczona jest do minimum ze względu naspójność danych. W przypadku bazy kontaktów kasowanie nie występuje, gdyż usunięcie kontrahentaz bazy spowodowałoby luki w historii kontaktów i spraw.

Jeżeli dany kontakt jest już nie wykorzystywany i powinien zniknąć z listy kontaktów, należy goustawić jako nieaktualny. Ustawienia rodzaju bazy dokonuje się w okienku wywoływanym przez przyciskparametry umieszczony w oknie edycji danych. W oknie z parametrami umieszczono pozycję baza,

gdzie z rozwijanego menu można wybrać pozycję nieaktualny.

Powiązanie z bazą kontrahentów MADAR

Bazy kontrahentów w Madar 7 oraz bazy kontaktów w CRMadar mogą być wzajemnie ze sobąpowiązane. Istnieje mechanizm ”spinania” kontaktów i kontrahentów tak, że program traktuje te dwakontakty jako jeden. Jest to szczególnie istotne przy współpracy z pozostałymi programami MADAR.Łączenie kontaktów i kontrahentów odbywa się automatycznie.

8.1 Kontakty 62

8.1.8 Konfiguracja

Wygląd (widoczne kolumny) listy kontaktów może być dowolnie zaprojektowany, zgodnie z indywi-dualnymi potrzebami. Należy w tym celu wybrać opcję operacje - konfiguracja i wprowadzić nazwypól, które mają się pojawiać na liście – poprzez naciśnięcie pustego klawisza i wybór nazwy.

W kolumnie obok wprowadza się szerokość kolumny. Można ją również zmienić bezpośrednio naliście kontaktów.

Rysunek 8.3: Konfiguracja listy kontaktów

Naciśnięcie klawisza domyślnie spowoduje wstępne wypełnienie definicji kolumn.

8.1.9 Podział na bazy

Każda firma lub osoba wprowadzana do bazy kontaktów musi mieć określony rodzaj. Powoduje to, żebaza zostaje podzielona na części (segmenty), według typu (rodzaju) jakim dany kontakt jest. Rodzajesą zaprogramowane na stałe i możliwe jest tylko przeglądanie i analiza kontaktów jednego rodzaju.

Przełączanie pomiędzy rodzajami następuje przy pomocy zakładek lub poprzez wybór w okienkupo naciśnięciu przycisku selekcja .

kontrahenci Typ domyślny. Do tego rodzaju należą wszystkie te kontakty, z którymi został nawią-zany kontakt: prowadzone są z nimi transakcje, rozmowy, zawierane umowy itp. Sąto zarówno klienci, jak i dostawcy czy też sprzedawcy. Kolor czarny.

pracownicy Baza opisuje dane osób związanych z kontrahentami: przedstawicieli, kurierów, kie-rowników itp. Choć przede wszystkim pracowników firm. Każdy musi mieć wprowa-dzony do bazy zakład pracy (może być kilka) aby było możliwe wzajemne powiązanie.Kolor fioletowy.

namiary Oznacza grupę kontaktów, z którymi do tej pory nie były prowadzone żadne transakcjeczy rozmowy. Są to kontakty (osoby lub firmy) zebrane z zewnętrznych baz danych,targów, strony WWW itp. Do nich najczęściej kierowane są kampanie marketingowe.Kolor czarny.

pracownicy Baza opisuje dane osób związanych z kontrahentami: przedstawicieli, kurierów, kie-rowników itp. Choć przede wszystkim pracowników firm. Każdy musi mieć wprowa-dzony do bazy zakład pracy (może być kilka) aby było możliwe wzajemne powiązanie.Kolor fioletowy.

Oddział Działa podobnie jak pracownik, rodzaj ten obejmuje oddziały firm. Kolor brązowy.

Nieaktualny W bazie nie istnieje możliwość skasowania kontaktu, gdyż takie kasowanie sprawiło by,iż nie będzie znana dotychczasowa historia i np. można by podjąć próbę kontaktu sięz firmą, która nie istnieje. Dlatego wszystkie takie wpisy oznacza się jako nieaktualne- odpowiada to pojęciu kosza. Kolor szary.

8.1 Kontakty 63

Inny Do tego rodzaju należą pozostałe kontakty. Kolor czarny.

9. Dla administratorów

9.1 Założenia

System Zintegrowany Madar 7 jest systemem w pełni systemem zintegrowanym. Rozumie się przezto:

— dokumenty wprowadzone do jednego z modułów automatycznie są widziane w drugim,— dokumenty wprowadza się tylko raz,— system korzysta z informacji wprowadzonych przy okazji innych rejestracji,— wykorzystywana jest centralna baza danych.

Dodatkowym założeniem jest brak konieczności dokonywania tzw. przetwarzania dobowego lub zamy-kania miesiąca. System Madar jest systemem pracującym w cyklu on-line (w pewnym sensie systememczasu rzeczywistego). Rozumie się przez to natychmiastowy i bezzwłoczny transfer informacji. Systemyraportowania i analiz są natychmiast aktualizowane przez każdą wprowadzoną informację. Przykła-dowo fakt wystawienia faktury aktualizuje podsystemy należności, magazynu, rozliczeń VAT i ksiągpomocniczych.

9.2 Narzędzia

Podstawowym narzędziem tworzenia Systemu Zintegrowanego jest Delphi 6.0 firmy Borland. Po-przednie wersje, jeszcze dla systemu DOS tworzone były przy użyciu Borland Pascal. Większość ele-mentów tworzonych jest przy pomocy bibliotek dystrybuowanych w ramach pakietu Delphi oraz pod-stawowych funkcji systemu Windows. Jednak w celu polepszenia jakości programu oraz zwiększenia jegofunkcjonalności stosowane są komponenty realizujące pewne specjalistyczne funkcje. Specjalne podzię-kowania składamy twórcom następujących modułów

— RX - Delphi VCL Extensions SGB Software,— Free Pascal Compiler,— Lazarus,— TABCONTROL98 Jean-Luc Mattei,— ZipMaster VCL by Chris Vleghert and Eric W. Engler,— MemoEx A replacement of a standard VCL TMemo component,— SRColorButton : Simon Reinhardt,— Email Keith Darragh,— PowerPdf Takezou,— Project JEDI,— projekt INDY,— TurboPower Internet Professional,— Graphics32.

9.3 Baza danych

System Zintegrowany oparty jest o wewnętrzny format zapisu bazy danych. Wynika to z kilku przy-jętych założeń do tworzonego oprogramowania. Aplikacja jest projektowana jako system zamknięty.Jest to podyktowane przede wszystkim troską o niezakłócone działanie w przedsiębiorstwie. Posiada-nie własnego formatu znakomicie ogranicza bowiem możliwości zewnętrznej ingerencji do bazy danych.Walor ten istotny jest gdy chce się ograniczyć dostęp do poszczególnych informacji. Ponieważ systemMADAR jest hermetyczny, nie wymaga zewnętrznych elementów bazodanowych. Całość zagadnień ad-ministracyjnych jest dla użytkownika maksymalnie uproszczona. Wszelkie funkcje administrowania imanipulowania danymi są zawarte w samym programie.

Poniżej jest wymienionych kilka cech i wartości zawartych w przyjętym rozwiązaniu, które stanowią,że produkt System Zintegrowany MADAR 7 jest dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw średniejwielkości:

9.4 Urządzenia zewnętrzne 65

— nie trzeba ponosić dodatkowych kosztów na zakup motoru bazodanowego,— nie trzeba instalować dodatkowych elementów, modułów i programów,— nie trzeba administrować bazy danych,— brak problemów wynikających z niezgodności wersji bazy danych,— możliwość wykorzystania jako platformy serwera plików różnych systemów: Windows NT, W2K,

Novell, Linux (Samba) ,— niskie wymagania co do mocy obliczeniowej zarówno serwera jak i stacji klienckich,— zwiększona odporność na „włamania” do bazy danych z uwagi na jej nietypowość.Dodatkowo z tak przyjętą strukturą programu i bazy danych związanych jest kilka ważnych zalet,

które tu zostaną przytoczone:

wymiany danych Madar oferuje szereg mechanizmów eksportów, importów wróżnych formatach,

wysoka odporność na awarie obserwowana awaryjność MADARA jest nie większa niż awa-ryjność innych systemów, rzeczywiste szkody wyrządzone po-przez awarie np. zasilania czy zerwania połączenia są najczę-ściej zerowe, dodatkowo firma MADAR posiada szereg narzę-dzi pozwalających naprawiać nawet poważne awarie strukturybazy danych co dopełnia kwestie zabezpieczeń,

możliwość jednoczesnej pracy w sieci Madar wykorzystuje narzędzia systemowe wbudowane w sys-temy sieciowe co jednocześnie uniezależnia go od stosowanegosystemu sieciowego,

wysoka szybkość dzięki optymalizacji przepływu danych obserwowana wydaj-ność bazy danych jest równorzędna a często znacznie lepszaniż w wielu spotykanych implementacjach,

zdalna praca dzięki skorzystaniu z technologii Microsoft Terminal Serwerlub FreeNX,

praca mobilna Madar Mobile jest programem umożliwiającym pracę przy po-mocy przeglądarki HTML,

Linux jako system operacyjny — przy pomocy WINE ,

Linux jako system operacyjny — w wersji native ,

internet jako medium wymiany danych — w oparciu o pocztę elektro-niczną, FTP, HTTP i specjalizowane aplikacje internetowe.

9.3.1 Skalowalność

System Madar pracuje w wielu firmach pod różnym obciążeniem. Potwierdzone są bezproblemoweprzykłady pracy z bazami zawierającymi wiele tysięcy rekordów i jednoczesną pracą kilkudziesięciukomputerów. Pewnymi wyznacznikami są przykładowe ilości dokumentów – 1000 faktur dziennie czy50000 towarów w magazynie nie powodują istotnego spowolnienia czy też spadku sprawności i nieza-wodności działania. Szybkość programu MADAR w porównaniu z innymi aplikacjami, w tym pisanymiw technologii klient-serwer jest zadowalająca. Nie jest znany przypadek, w którym wydajność programuMADAR byłaby znacząco mniejsza, za to jest wiele przykładów odwrotnych. W obecnym kształcie i naobecnym sprzęcie Madar jest w stanie obsłużyć całkowicie, bez wiekszych problemów wydajnościowychprawie każde przedsiębiorstwo średniej wielkości. Dla przedsiębiorstw dużych, korporacji wielonarodo-wych zalecamy stosowanie aplikacji pisanych w technologii dwu- lub więcej- warstwowych.

9.4 Urządzenia zewnętrzne

Program współpracuje z wieloma urządzeniami zewnętrznymi takimi jak:— drukarki fiskalne : POSNET, ELZAB,— kasy fiskalne : ELZAB, OPTIMUS,IBM,— drukarki etykiet ZEBRA,— czytniki kodów paskowych : klawiaturowe i typu RS232,— czytniki kart chipowych firmy ACS,— czytniki kart zbliżeniowych firmy Provision,— urządzenia do sprzedaży mobilnej Set 120,

9.4 Urządzenia zewnętrzne 66

— urządzenia typu Pocket PC - do aplikacji AXIOM,— wagi elektroniczne:FAWAG ZOT-3, RADWAG WPT,— obsługa drukarek również w formacie tekstowym (np. drukarki igłowe lepiej i efektywniej pracują

w trybie tekstowym),— skanery (poprzez sterowniki TWAIN).

10. Wymiana danych

Madar oferuje szereg narzędzi służących wymianie danych z innymi aplikacjami. Zestawienie jestpodzielone wg rodzaju informacji. Obsługiwane formaty:

— Excel— TXT i CSV,— DBF,— specjalne, wewnętrzne aplikacji,— poprzez interfejs COM+,— zapis i odczyt dokumentów magazynowych w formacie tekstowym (wewnętrznym),

w formacie EDI oraz formacie XML, w szczególności faktur sprzedaży, zakupu i zamówień,— zapis i odczyt raportów kasowych w formacie wewnętrznym (tekstowym),— zapis i odczyt rejestrów VAT w formacie wewnętrznym (tekstowym),— bezpośredni zapis, odczyt oraz transmisja przy wykorzystaniu poczty elektronicznej,— transmisja z wykorzystaniem specjalizowanej aplikacji internetowej, dzięki czemu, zwiększono pro-

stotę oraz pewność przesyłania danych (np. poprzez kontrolę dostarczenia oraz blokadę powtórnejwysyłki),

— obsługa platformy wymiany dokumentów,— możliwość generowania zbioru stron w formatach HTML i WML z modułu CRM w celu umożli-

wienia przeglądania aktualnego statusu spraw poprzez internet,— wysyłanie raportów do serwera internetowego, w celu prezentacji,— wysyłanie i odbiór danych ze sklepu internetowego.Import jest możliwy po zapewnieniu zgodności źródła danych z żądaną specyfikacją. Dla niektórych

modułów wskazano możliwość importu danych z zewnętrznej bazy.

Harmonogramowanie zadań administracyjnych

Na mechanizmy wspomagające całkowitą automatyzację prac składają się następujące moduły:— automatycznego kopiowania,— automatycznego wysyłania poprzez pocztę elektroniczną,— automatycznego wysyłania przy pomocy FTP,— moduł harmonogramowania transmisji, z określeniem częstotliwości, obiektów źródłowych i doce-

lowych,— uruchamiania jako usługa serwerowa dla Windows 2000.

10.1 Eksport

10.1.1 Eksporty baz / katalogów

Eksporty są możliwe w opcji administracja - kasy fiskalne w kolumnie eksport .

10.1 Eksport 68

Rysunek 10.1: Opcja do eksportu katalogów

Rysunek 10.2: Eksport bazy - plan kont

10.2 Import i eksport danych 69

10.1.2 Exporty raportów

Zgodnie z przyjętymi założeniami, wszystkie generowane raporty ukazywane są najpierw w formiepodglądu i dopieto na życzenie drukowane. Równolegle dodano inne formy obsługi raportów:

— możliwość podglądu dokumentów przed wydrukiem,— wydruk na drukarce igłowej w trybie tekstowym,— konwersja dokumentu do formatu PDF,— konwersja do „schowka”,— możliwość przekopiowania we wskazane miejsce,— XLS – konwersja do formatu EXCEL,— konwersja do formatu HTML,— GIF, PNG, JPG – w formie pliku graficznego zawierającego obraz strony dokumentu,— dodatkowo możliwość wskazania folderu docelowego lub wysłanie pocztą w postaci, załącznika.Tworzone dokumenty domyślnie są bezpośrednio drukowane, natomiast istnieje możliwość ich

uprzedniego podglądu, co daje te same możliwości obsługi jak dla raportów.

10.1.3 Eksport faktur z rejestrów - bez pozycji towarowych

Możliwy jest eksport dokumentów wprowadzonych do rejestrów VAT, wystawionych faktur sprze-daży z opcji księgowość - fakturowanie lub madazyn - sprzedaż.

Eksport jest wykonywany w formacie MADAR. Jest to format tekstowy, każdy wiersz składa się zdwu elementów: etykiety i wartosci, rodzielonych tabulatorem. W tym formacie eksportowane są rejestryzakupu i sprzedaży z magazynu oraz rejestry z księgowości. W oby przypadkach należy zaznaczyć ∨Zapisz TXT do pliku.

10.2 Import i eksport danych

W programie zostały udostępnione narzędzia pozwalające na import oraz eksport danych - zarównopomiędzy programami Madar, jak i pomiędzy innymi systemami i programem Madar. W szczególności

1. Import danych potrzebny w początkowej fazie wrożenia systemu, pozwalający na przeniesie-nie danych z dotychczas używanego programu do Madar 7, jak na przykład słownik kontrahentów,towarów, plan kont, pracowników. 10.2.1

2. Cykliczne importy danych powstałych w procesie użytkowania innych systemów czy programuMadar w osobnych lokalizacjach - jak rejestry sprzedaży faktur, raporty kasowe i bankowe, czaspracy z systemów RCP.

3. Importy i eksporty danych na potrzeby współpracy na przykład - stanów magazynowych,zamówień i sprzedaży przy współpracy ze sklepem internetowym.

4. Eksport danych dla podtrzeb sprawozdawczości do innych systemów - na przykład systemówsprawozdawczości państwowej.

Szczegółowe i aktualne struktury plików do importu i eksportu zostały opisane i zamieszczone nahttps://github.com/invoicer/invoicer.github.com/wiki.

10.2.1 Import i aktualizacja katalogów

Import danych do katalogów potrzebny jest zazwyczaj w początkowej fazie wrożenia systemu.Pozwala na przeniesienie danych z dotychczas używanego programu do Madar 7.

Najłatwiej importu można dokonać w formacie natywnym - tekstowym w plikach .csv.— 1. W pierwszej linii zawarte są nazwy kolumn - odpowiadające polom w programie.— 2. Kolejne wiersze oznaczają kolejne zapisy do bazy.— 3. Poszczególne pola w wierszu rozdzielane są tabulatorem.— 4. Dopuszcza się umieszczenie nazwy w ” ” - np. ”NAZWA”.


Gdzie w programie

Importy katalogów podpięte są zazwyczaj w danej opcji, do której importuje się dane.Przykłady:

— towary - operacje - import txt— plan kont - operacje - import txt

Struktura pliku csv do importu

• Import stanów magazynowych do remanentu

INDEX NAZWA1 NAZWA2 ILOSC ILOSCP CENAZ CENAS

• Import planu kont

Numer Nazwa

• Import katalogu towarów

NAZWA(NAME) NAZWA2(NAME2) CENA CENAZAKUPU GRUPA SCANCODE INDEX(INDX, INDEKS, KOD)CENA1(2,3) CENAN1 VAT(PODATEK) JM(MIARA) SWW PKWIU

• Import pracowników

NAZWISKO IMIE IMIE1 IMIE2 MIEJSCOWOSC ULICA ULICANR ULICAMIESZK TELEFON GSM DATAURDATAURODZ MIEJSCEURODZ NIP PESEL WOJEWODZTWO IMIEMATKI IMIEOJCA DOWODNUMER DOWODWYDANYKODUBEZPIECZENIA KASACHORYCH POWIAT GMINA

• Import kontrahentów

LP nazwa1 nazwa2 plec dataur ULICA KODPOCZTOWY MIASTO EMAIL TELEFON DATA WPROWADZENIADATA WYRAŻENIA ZGODY data wycofania zgody

• Import środków trwałych

NAZWA GUS DATAPRZYJECIA PROCENTUMORZ WARTOSC BO WARTOSCZAKUPU UMORZENIE RATAUMORZENIADATAEKSPLATACJI STOPAPROC PROCENT STAWKA STAWKANRINWEN NRINWENT NUMER NUMERINWEN ZAKLADDATAZAKUPU DATANABYCIA DATALT NRLT DATAOT KRST FAKTURA NROT JEDNORAZOWE KONTOI KONTOIIKONTOIV KONTOV EWIDENCJA OSOBA TEMAT

10.2.2 Importowanie dokumentów

• import dokumentów PK

tekst konto wn konto ma kwota wn kwota ma

• importowanie raportów kasowych

Raporty kasowe i bankowe można zapisać w prostaci pliku TXT do ich automatycznego wczyta-nia do innej bazy. Funkcje zapisz dysk i czytaj dysk* są dostępne w opcji Dekretacja raportówkasowych -¿ operacje Format tekstowy, poszczególne pola zapisane w postaci linii składających sięz nazwy pola i jego wartości rozdzielonych tabulatorem. Poszczególne pozycje raportu rodzielonelinią @@.

• import zamówień

• import faktur (rejestry VAT)

– W formacie MADARFormat tekstowy, każdy wiersz składa się z dwu elementów: etykiety i wartosci, rodzielonychtabulatorem.EksportW tym formacie eksportowane są rejestry zakupu i sprzedaży z magazynu oraz rejestry zksięgowości. W oby przypadkach należy zaznaczyć ∨ Zapisz TXT do pliku.


ImportW opcje Rejestry Vat - operacje - czytaj dysk.

– Dostępne są różnież inne formaty do importu: Format DBF (Kamsoft), Format RAKS-R3,Format Subiekt, Format FPP (Comarch F++).

Szczegółowe informacje:https://github.com/invoicer/invoicer.github.com/wiki/import-faktur.

• import faktur towarowych - w magazynie, z pozycjami towarowymi

Zapis z pozycji Handel - sprzedaż w opcji zapisz dyskOdczyt z pozycji Handel - sprzedaż w opcji czytaj z dysku

Przykład dostępny:https://github.com/invoicer/invoicer.github.com/wiki/import-faktur-towarowych

10.2.3 Przesyłanie dokumentów - webAPI

Przesyłanie dokuemntów odbywa się protokołem HTTP. Przykładowe zapytanie:http://127.0.0.1:8001/import.htm?name=EWA;pass=3Jy4ny1Z2Cmm6dRIrklcMA==; docum=INVOICE;file=FPROF18.pdf

FPROF18.pdf

• Struktura adresu i znaczenie parametrów webAPI:

http://127.0.0.1:8001/ numer IP,

import.htm? polecenie,

name=EWA; login użytkownika (istniejące w systemie w opcji użytkow-nik),

pass=3Jy4ny1Z2Cmm6dRIrklcMA==;hasło użytkownika, widoczne w opcji użytkownik, w za-kładce dashboard w polu autopassword,

docum=INVOICE; rodzaj operacji - w tym przypadku zapisanie w module fak-tury elektroniczne:— docum=message - przenoszenie wiadomości serwiso-

wych— docum=INVOICE - eksport do faktur elektronicznych— docum=ORDER - import zamówień— docum=VAT - import faktur

file=FPROF18.pdf nazwa pliku.

• Parametr - przesyłany plik

10.2.4 Współpraca z innymi programami

System MADAR umożliwia współpracę z programami:— OPEN OFFICE – w zakresie tworzenia dokumentów,dołączania i edycji,— EXCEL – w zakresie przekazywania i prezentacji raportów,— OUTLOOK i Mozilla Thunderbird – w zakresie obsługi konta email,— Adobe Acrobat – eksport zestawień w formacie PDF,— Płatnik – obsługa deklaracji dla ZUS,— sterownik TWAIN – do obsługi skanowania dokumentów,— WA-PRO – wymiana dokumentów magazynowych,— ECOD-Connector firmy Comarch: transfer dokumentów w standardzie EDI ,— Apache + PHP,— SIMP – System Importu Masowych Przelewów.

11. Bezpieczeństwo i kontroladostępu

11.1 Kontrola dostępu

11.1.1 Poziomy dostępu

Realizacja kontroli dostępu jest dokonywana na kilka sposobów:

1. Kontrola dostępu do poszczególnych modułów i funkcji poprzez zaznaczenie odpowiednich upraw-nień w module użytkownicy.

2. Kontrola upoważnień do dokonywania modyfikacji np. określenie terminów, w stosunku do którychstarsze dokumenty są niemodyfikowalne.

3. Indywidualna kontrola dostępu do poszczególnych dokumentów poprzez przepustki Przypisa-nie odpowiednich atrybutów operatorowi w ramach danej przepustki powoduje, że kontakty sąwidoczne w określonych przypadkach:

czytanie brak na liście (nieaktywny i niewidoczny),

pisanie jest na liście , z możliwością obejrzenia danych, bez możliwości modyfikacji danych.

11.1.2 Spójność danych

System automatycznie weryfikuje poprawność merytoryczną wprowadzanych danych. Aczkolwiekzgodnie z założeniami dopuszczalne jest wprowadzenie danych niepełnych. Dzięki jednak udostępnieniuszeregu mechanizmów weryfikacyjnych maksymalnie uproszczony jest proces uzgadniania, uzupełnianiai weryfikacji danych. Szereg modułów testowym umożliwia szybką weryfikację spójności danych.

11.1.3 Okresy zaksięgowane

Dane księgowe zabezpieczane są przed niepowołaną modyfikacją poprzez moduł zabezpieczenia. Wtrakcie księgowania w księdze głównej modyfikowane są daty, odpowiadające poszczególnym rodzajomdokumentów. System zabrania modyfikacji dokumentu, dla rodzaju którego w module zabezpieczeń jestustawiona data młodsza od tej na dokumencie. Dodatkowym zabezpieczeniem jest ustalenie zakresuksięgowania w module księgi głównej.

11.1.4 Użytkownicy Madar 7

Istotnym elementem systemu jest udostępnianie do odczytu i modyfikacji tylko wybranych danychbazy dla konkretnych grup użytkowników, dlatego w tym celu istnieje mechanizm weryfikacji upraw-nień. Podstawowe grupy uprawnień przedstawione są poniżej, w tabeli numer 11.1. Głównym kryteriumograniczającym dostęp do danych jest powiązanie użytkownika z funkcją jaką realizuje. Takie powiąza-nie ma na celu umożliwienie użytkownikowi administrowanie systemem tylko w zakresie, do którego jestuprawniony. Drugim kryterium ograniczającym uprawnienia użytkowników jest powiązanie użytkowni-ka z funkcjonalnościami odpowiadającymi poszczególnym kategoriom danych. Chodzi tu o możliwośćwglądu w dane dotyczące np. księgowości, magazynu, płac. Złożenie tych dwóch kryteriów pozwoli naswobodne kontrolowanie dostępu do danych ze względu na ich ilość, jak i jakość.

Uwaga: Uprawnienia poszczególnych użytkowników mogą się różnić - za nadawanie i odbieranieuprawnień odpowiedzialny jest użytkownik, który ma status Administratora konta. Każdy użytkownik,

11.1 Kontrola dostępu 73

który nie ma dostępu do funkcji, do której dostęp mieć powinien, musi się skontaktować z Administra-torem konta, który dokona weryfikacji uprawnień i ewentualnie nada konieczne. Za zakładanie kont, zkolei, odpowiedzialny jest Administrator systemu

Tabela 11.1: Podstawowe grupy uprawnieńKategoria obsługi Stopień dostępu Zakres uprawnień

Administratorsystemu

najwyższy Funkcja techniczna. Administruje całym syste-mem. Potrafi m.in. uruchomić program, wyłą-czyć, zaktualizować, założyć konto w systemu-ie.

Administratorkonta

wysoki Administruje utworzonym kontem. Ma dostępdo wszystkich funkcji systemu w ramach konta.Potrafi tworzyć nowych użytkowników konta,nadawać i odbierać im uprawnienia. Ma pełnydostęp do danych - może tworzyć, edytować iusuwać dane. Nie jest możliwe odebranie mujakichkolwiek uprawnień do konta.

Użytkownik we-wnętrzny

średni Użytkownik utworzony w ramach konta przezAdministratora konta. Stopień uprawnień dotworzenia, edycji i usuwania danych zależ-ny jest od nadanych (odebranych) uprawnieńprzez Administratora konta . W najwyższymstopniu może mieć uprawnienia zrównane zAdministratorem konta.

Użytkownik ze-wnętrzny

niski Należy przez to rozumieć użytkownika, któ-ry jest kontrahentem firmy, która jest w po-siadaniu konta w systemie. Jego uprawnieniasą znacznie ograniczone (przez Administratorakonta). Może on mieć prawo do wprowadzanianiektórych danych oraz ich podglądu ale zwy-kle w kontekście danych, które go bezpośredniodotyczą.

Skorowidz

adresowanie, 39

dekretacja pism, 17

EDI, 49

faks, 8faktury elektroniczne, 24

sprzedaży, 25zakupu, 24

KancelariaMonity, 21

kancelariadefiniowanie monitów, 27

komunikatybłąd daty, 8

kontakty, 32adresowanie, 39pola do wprowadzania, 32

LINUX, 43

Open Office, 49

przepustki, 50

Madar 7 Mobile w chmurzeMADAR spółka z o.o. 41-819 Zabrze, ul. Skłodowskiej 12d/3 tel./fax...

Documents

Transcript of Madar 7 Mobile w chmurzeMADAR spółka z o.o. 41-819 Zabrze, ul. Skłodowskiej 12d/3 tel./fax...