Załącznik

Do zarządzenia Nr V/772/2010

Burmistrza Miasta Lubartów

z dnia 24 listopada 2010r.

PODRĘCZNIKPODRĘCZNIK PROCEDURPROCEDUR

AUDYTU WEWNĘTRZNEGOAUDYTU WEWNĘTRZNEGO

WW G GMINIEMINIE M MIASTOIASTO L LUBARTÓWUBARTÓW

1Wstęp..................................................................................................................................................41.1. Wprowadzenie.........................................................................................................................................4

1.2. Zarządzanie Jednostką a rola audytu wewnętrznego...............................................................................4

1.3. System kontroli zarządczej.....................................................................................................................5

2Audyt Wewnętrzny w Gminie Miasto Lubartów...............................................................................82.1. Definicja audytu wewnętrznego...............................................................................................................8

2.2. Zakres audytu wewnętrznego.................................................................................................................10

2.3. Niezależność i obiektywizm..................................................................................................................102.3.1. Niezależność ...................................................................................................................................................102.3.2. Obiektywizm....................................................................................................................................................11

2.4. Biegłość i należyta staranność zawodowa ............................................................................................122.4.1. Biegłość...........................................................................................................................................................122.4.2. Należyta staranność zawodowa.......................................................................................................................13

2.5. Skład audytu wewnętrznego..................................................................................................................13

2.6. Zasady działania. ...................................................................................................................................14

2.7. Założenia operacyjne Audytu Wewnętrznego w Gminie Miasto Lubartów..........................................152.7.1. Zadania. ...........................................................................................................................................................152.7.2. Audyt wewnętrzny zlecony. ...........................................................................................................................172.7.3. Relacje z kierownikami i pracownikami innych komórek wewnętrznych......................................................172.7.4. Stosunki z audytorami / kontrolerami zewnętrznymi. ....................................................................................17

3. Planowanie.....................................................................................................................................183.1. Planowanie prac audytorskich...............................................................................................................18

3.2. Identyfikacja obszarów ryzyka..............................................................................................................19

3.3. Analiza ryzyka.......................................................................................................................................21

3.4. Roczny plan audytu................................................................................................................................23

4.Proces audytu..................................................................................................................................244.1. Planowanie zadania audytowego...........................................................................................................24

4.1.1. Przydzielanie zadania......................................................................................................................................254.1.2. Identyfikacja i analiza bieżącego ryzyka.........................................................................................................254.1.3. Wstępny przegląd............................................................................................................................................264.1.4. Program zadania audytowego..........................................................................................................................274.1.5. Narada otwierająca..........................................................................................................................................28

4.2. Czynności audytorskie...........................................................................................................................294.2.1. Badanie systemów...........................................................................................................................................294.2.2. Dokumentowanie czynności audytowych.......................................................................................................334.2.3. Techniki badania..............................................................................................................................................34

4.3. Sprawozdawczość..................................................................................................................................374.3.1. Wstępne ustalenia i wnioski............................................................................................................................374.3.2. Narada zamykająca..........................................................................................................................................384.3.3. Sprawozdanie...................................................................................................................................................39

2

Lubartów 2010

4.4. Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń.........................................................................................43

4.6. Prawo do odwołania się.........................................................................................................................43

5.Akta audytu.....................................................................................................................................445.1. Stałe akta audytu....................................................................................................................................45

5.2. Bieżące akta audytu. .............................................................................................................................45

5.3. Dostęp do akt audytu. ............................................................................................................................46

6.Kwalifikacje i rozwój zawodowy Audytora Wewnętrznego...........................................................486.1. Wymogi rekrutacyjne.............................................................................................................................48

6.2. Szkolenie i rozwój zawodowy...............................................................................................................49

7. Program zapewnienia jakości audytu wewnętrznego ..................................................................497.1. Oceny wewnętrzne.................................................................................................................................49

7.2. Oceny zewnętrzne..................................................................................................................................50

8. Pomiar działalności audytu wewnętrznego .................................................................................51

9.Załączniki........................................................................................................................................529.1. Załącznik nr 1 – Dokumenty Audytu Wewnętrznego w Gminie Miasto Lubartów..............................52

9.2. Załącznik nr 2 – Strategiczny plan audytu wewnętrznego na lata.........................................................53

9.3. Załącznik nr 3 – Matematyczna metoda analizy ryzyka (przykład)......................................................55

9.4. Załącznik nr 4 – Harmonogram przeprowadzania audytu wewnętrznego w … r..................................56

9.5. Załącznik nr 5 - Upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego.........................................57

9.6. Załącznik nr 6 – Mapa ryzyka (przykład)..............................................................................................58

9.7. Załącznik nr 7 – Program zadania audytowego.....................................................................................60

9.8. Załącznik nr 8 – Pismo w sprawie zwołania narady otwierającej zadanie audytowe............................63

9.9. Załącznik nr 9 – Protokół z narady otwierającej zadanie audytowe......................................................64

9.10. Załącznik nr 10 – Proces audytu..........................................................................................................65

9.11. Załącznik nr 11 – Pismo w sprawie zwołania narady zamykającej zadanie audytowe.......................66

9.12. Załącznik nr 12 – Protokół z narady zamykającej zadanie audytowe................................................67

9.13. Załącznik nr 13 – Sprawozdanie z zadania audytowego....................................................................68

9.14. Załącznik nr 14 – Pismo w sprawie przesłania sprawozdania z zadania audytowego.........................73

9.15. Załącznik nr 15 – Pismo do Burmistrza Miasta Lubartów w sprawie przesłania sprawozdania........74

9.16. Załącznik nr 16 – Naklejka na teczkę akt audytu................................................................................75

9.17. Załącznik nr 17 – Wykaz dokumentów załączonych do akt bieżących audytu...................................76

9.18. Załącznik nr 18 – Protokół przekazania dokumentów Audytu Wewnętrznego. .................................76

9.19. Załącznik Nr 19 – Plan Rozwoju Zawodowego .................................................................................77

9.20. Załącznik Nr 20 – Kwestionariusz Samooceny Audytu Wewnętrznego.............................................78

9.21. Załącznik Nr 21 – Kwestionariusz Ankiety Poaudytowej.....................................................................8

8

3

11WstępWstęp

1.1. Wprowadzenie.1.1. Wprowadzenie.

Podręcznik procedur Audytu Wewnętrznego Gminy Miasto Lubartów stanowić ma przewodnik dla

Audytora Wewnętrznego ww. Jednostki Samorządu, obejmujący zarówno metodykę audytu wewnętrznego,

jak i zagadnienia związane ze strukturą organizacyjną, umiejscowieniem w strukturze organizacyjnej Gminy

Miasto Lubartów oraz zakresem jej działania1.

Celem tego opracowania jest dostarczenie audytorowi wewnętrznemu, kierownikom wewnętrznych

komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Lubartów , kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy

Miasto Lubartów oraz Burmistrzowi Miasta Lubartów, a także innym pracownikom zasad, wskazówek i

porad, mających ułatwiać im zrozumienie misji, celów, roli i zadań audytu wewnętrznego oraz służyć im w

ich bieżącej działalności. Zasady i procedury zamieszczone w opracowaniu uwzględniają przepisy prawne

dotyczące audytu wewnętrznego tj. przepisy ustawy o finansach publicznych2, rozporządzenia w sprawie

przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego3 oraz Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu

Wewnętrznego Instytutu Audytorów Wewnętrznych4. Do spraw nieuregulowanych niniejszymi procedurami

mają zastosowanie ww. przepisy.

1 Opracowanie własne na podstawie podręcznika procedur zespołu audytorów wewnętrznych Ministerstwa Finansów. Przy tworzeniu korzystano z opracowanego przez Ministerstwo Finansów - Podręcznika audytu wewnętrznego w administracji publicznej, zawiera ono jednak uszczegółowienia wynikające ze specyfiki działalności takiej jednostki sektora finansów publicznych jaką jest Gmina Miasto Lubartów. Opracowane i przyjęte do stosowania w Audycie Wewnętrznym Gminy Miasto Lubartów rozwiązania, oparto na niektórych elementach metodyki audytu wewnętrznego prezentowanych przez K. Czerwińskiego i H. Grocholskiego w pracy pt. Podstawy audytu wewnętrznego oraz stosowanych w audycie zewnętrznym przez firmę audytorską Ernst & Young.

2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240) – dalej ustawa o finansach publicznych

3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108) – dalej rozporządzenie Ministra Finansów

4 The International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing – tzw. The Red Book – wydanie polskie “Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego”, Stowarzyszenie Audytorów Wewnętrznych IIA Polska, Warszawa, 2009 r.

4

1.2. Zarządzanie Jednostką a rola audytu wewnętrznego.1.2. Zarządzanie Jednostką a rola audytu wewnętrznego.

Stosownie do przepisów ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za prowadzenie

gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym kontroli zarządczej spoczywa na

kierowniku każdej jednostki. W Gminie Miasto Lubartów zadania związane z kontrolą zarządczą i audytem

wewnętrznym wykonuje Burmistrz Miasta Lubartów.

Przepisy przedmiotowej ustawy nałożyły na Burmistrza Miasta Lubartów obowiązek stworzenia

systemu kontroli zarządczej.

Dla kierownictwa Jednostki5, odpowiedzialnego za gospodarkę finansową jest niezwykle istotne

właściwe działanie systemu kontroli zarządczej, a w szczególności jej podsystemu –kontroli wewnętrznej i

finansowej. Niezależny, profesjonalny i obiektywny audyt wewnętrzny stanowi dla kierownictwa jedno z

istotnych źródeł informacji o funkcjonowaniu Gminy Miasto Lubartów. Dzięki informacjom uzyskanym od

audytora wewnętrznego osoby te mogą ocenić, czy wdrożone przez nich systemy kontroli spełniają swoje

zadania.

Należy podkreślić, że odpowiedzialność za:

opracowanie i stosowanie skutecznego systemu kontroli zarządczej,

zarządzanie ryzykiem

spoczywa tylko i wyłącznie na Kierownictwie. Przy czym badanie kontroli zarządczej przez audyt

wewnętrzny czy zewnętrzny nie zwalnia kierownictwa z odpowiedzialności za właściwy i skuteczny system

kontroli.

Rolą audytu wewnętrznego jest:

dokonanie oceny i przyczynie się do usprawnienia zarządzania ryzykiem, systemów kontroli

i systemów zarządzania poprzez dokonanie ich oceny,

przedstawienie niezależnej oceny ryzyka,

wsparcie kierownictwa w zarządzaniu ryzykiem poprzez dostarczanie opinii o skuteczności

działań podjętych w celu ograniczenia ryzyka.

1.3. System kontroli zarządczej.1.3. System kontroli zarządczej.

System kontroli zarządczej w Gminie Miasto Lubartów tworzy się z uwzględnieniem przepisów

ustawy o finansach publicznych. W Gminie Miasto Lubartów wdraża się system uwzględniający ponadto:

5 Kierownictwo Jednostki – to osoby zajmujące kierownicze stanowiska w Urzędzie Miasta Lubartów – Burmistrz Miasta Lubartów, Z-ca Burmistrza Miasta Lubartów, Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta , natomiast kierownictwo liniowe to Naczelnicy Wydziałów i ich zastępcy, Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Lubartów, w przypadku Gminy Miasto Lubartów osobą odpowiedzialną za gospodarkę finansową jest Burmistrz Miasta Lubartów.

5

standardy kontroli zarządczej wydane przez Ministra Finansów oraz metodykę COSO II (ERM – Enterprise

Risk Management).

Na system kontroli zarządczej w Gminie Miasto Lubartów składają się następujące elementy:

środowisko wewnętrzne - w tym określone, istotne predyspozycje pracowników, takie jak ich

uczciwość, wyznawane i praktykowane przez nich wartości etyczne oraz posiadane umiejętności

i wiedza, struktura organizacyjna, delegowanie uprawnień i odpowiedzialności

zarządzanie ryzykiem - sposób w jaki Gmina Miasto Lubartów rozpoznaje ryzyko, analizuje je i

nim zarządza,

czynności kontrolne (działania kontrolne) - czyli zasady i procedury przyjęte przez

kierownictwo, które umożliwić mają realizację przyjętych celów,

informacja oraz przekazywanie informacji (komunikowanie) - sposób gromadzenia i wymiany

informacji niezbędnej do zarządzania Gminą Miasto Lubartów,

monitorowanie całego procesu kontroli wewnętrznej oraz szybkie wprowadzanie zmian

(usprawnienia) wymaganych z uwagi na zmieniające się warunki działalności.

Środowisko wewnętrzne stanowi ramy, w których działają różne elementy kontroli. Obejmuje styl

zarządzania (w tym strukturę organizacyjną oraz sposób przydziału obowiązków i funkcji kontroli), kulturę

jednostki organizacyjnej i świadomość zawodową pracowników, ich ogólne nastawienie oraz świadomość

o działaniach kierownictwa w dziedzinie kontroli zarządczej.

Ustalenie celów, jakie jednostka ma osiągnąć to warunek wstępny zarządzania ryzykiem. To identyfikacja

i analiza zagrożeń w osiąganiu celów, określenie sposobów ich traktowania oraz ustanowienie mechanizmów

identyfikacji i traktowania zagrożeń. Zarządzanie ryzykiem to domena kierownictwa Jednostki. Rolą audytu

wewnętrznego jest przedstawienie niezależnej oceny ryzyka i wspieranie Kierownictwa w skutecznym

6

zarządzaniu ryzykiem. To wspieranie odbywa się poprzez dostarczanie Kierownictwu opinii o skuteczności

działań podjętych w celu ograniczania prawdopodobieństwa oraz skutków wystąpienia ryzyka.

Celem zarządzania ryzykiem jest ograniczenie ewentualnych negatywnych skutków do akceptowalnego

przez kierownictwo poziomu. Jednostka powinna posiadać jednolitą strategię zarządzania ryzykiem,

w odniesieniu do poszczególnych komórek wewnętrznych i do całej Jednostki. Podejmowane działania mogą

dotyczyć prawdopodobieństwa, wpływu i kombinacji tych czynników, wymagają przede wszystkim

identyfikacji ryzyka, następnie oceny i dopiero podjęcia działań przeciwdziałających lub ograniczających

ryzyko. Zarządzanie ryzykiem to proces ciągły. Dlatego też powinien obejmować monitorowanie i ocenę

podjętych działań. Ciągłość procesu nie oznacza, że wystarczy jednorazowa realizacja całego cyklu.

Niezbędne jest działanie ciągłe ponieważ nowe ryzyka pojawiają się w najmniej spodziewanych momentach.

A właściwy i stały system monitorowania i oceny pozwala na podejmowanie właściwych decyzji we

właściwym czasie.

Działania kontrolne to działania przeciwdziałające ryzyku, stanowiące odpowiedź na ryzyko. Przed

podjęciem decyzji o sposobie postępowania z ryzykiem należy ustalić rodzaje ryzyka oraz jakie poziomy

poszczególnych rodzajów ryzyka są przez kierownictwo akceptowalne. Następnie ustalić jakie środki są

niezbędne w celu skutecznego ograniczenia ryzyka i czy środki te są dostępne. Mechanizmy kontroli mające

na celu zapobieganie, wykrywanie i naprawianie nieprawidłowości, służą m.in. do:

praktycznego zabezpieczenia uporządkowanego i skutecznego prowadzenia działalności,

zgodności z przyjętą polityką wewnętrzną,

zabezpieczenia majątku,

wykrywania oszustw i nieprawidłowości,

prowadzenia dokładnej i rzetelnej księgowości,

przygotowania na czas rzetelnych informacji finansowych.

Informacja i komunikowanie polega na zapewnieniu dostępu do bieżących informacji w formie i czasie

umożliwiającym personelowi wykonywanie obowiązków.

Monitorowanie to proces, który ocenia jakość funkcjonowania systemu w czasie, to regularne działania

kierownicze i nadzorcze oraz inne działania podejmowane przez personel przy wykonywaniu obowiązków.

Powyższe komponenty nie funkcjonują w izolacji, lecz są ze sobą wzajemnie powiązane. Są również

powiązane z działaniami operacyjnymi i strategicznymi Jednostki. Relacja pomiędzy działaniami

operacyjnymi zasadniczą działalnością jednostki, a kontrolą ma istotne znaczenie:

działania operacyjne mają na celu realizację celów i zadań danej jednostki.

funkcje kontrolne pomagają w zapewnieniu, aby działania te realizowały wyznaczone cele.

7

Należy zrozumieć, że na system kontroli zarządczej wpływ wywiera kierownictwo jednostki i  jej

pracownicy. Jest tak skonstruowany, aby reagować na ryzyka i dawać odpowiednie zapewnienie, co do

realizacji celów przez jednostkę.

22Audyt Wewnętrzny w Gminie Miasto LubartówAudyt Wewnętrzny w Gminie Miasto Lubartów

2.1. Definicja audytu wewnętrznego.2.1. Definicja audytu wewnętrznego.

Zgodnie z ustawą o finansach publicznych:

Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie ministra

kierującego działem lub kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę

kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena, o której mowa, dotyczy w szczególności

adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej lub

jednostce.

Definicję tą należy postrzegać również poprzez pryzmat międzynarodowych standardów audytu

wewnętrznego, opracowanych przez Instytut Audytorów Wewnętrznych (The Institute of Internal Auditors –

The IIA Inc.), które definiują audyt wewnętrzny w sposób następujący:

Audyt wewnętrzny stanowi niezależne, obiektywne działania o charakterze zapewniającym i

doradczym, zaprojektowane w celu przysporzenia dodatkowej wartości i usprawnienia działalności

danej organizacji. Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez wprowadzenie

systematycznego, zdyscyplinowanego podejścia do oceny i poprawy skuteczności w zakresie procesów

zarządzania ryzykiem, kontroli i kierowania (governance) organizacją.

Należy pamiętać, że zgodnie z oczekiwaniami, co do działań audytu wewnętrznego w polskim sektorze

publicznym, ma on być realizowany zgodnie ze standardami międzynarodowymi, zarówno w kategoriach

celów jak i zakresu.

Poniżej wymieniono podstawowe rodzaje audytu:

Audyt finansowy, który koncentruje się na sprawozdaniach finansowych (budżetowych) badanej

jednostki i sprawdza, czy odzwierciedlają one rzetelnie i jasno jej sytuację.

audyt operacyjny (działalności, programu) (z ang. operational audit, performance audit, program

audit) – koncentruje się na wykorzystaniu zasobów i celach operacyjnych, programowych lub

poszczególnych działań lub funkcji;

8

audyt zgodności ( compliance audit) – bada, czy jednostka przestrzega przepisów prawa i innych

obowiązujących ją regulacji;

audyt informatyczny (IT audit) – skupia się na integralności i bezpieczeństwie systemów

informatycznych;

Audyt wewnętrzny jest narzędziem zarządzania służącym kierownictwu jednostki do uzyskania

niezależnego i racjonalnego zapewnienia, że:

cele postawione przed jednostką są wykonywane;

zasady i procedury wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego lub przyjęte

przez kierownika jednostki są wdrażane i przestrzegane;

mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli zarządczej są adekwatne i skuteczne dla

prawidłowego działania jednostki.

Za ustanowienie funkcji audytu wewnętrznego w Gminie Miasto Lubartów odpowiedzialny jest

Burmistrz Miasta Lubartów. Zapewnia on zgodnie z ustawą o finansach publicznych organizacyjną

odrębność wykonywania zadań przez audyt wewnętrzny. Audyt wewnętrzny winien być funkcjonalnie

niezależny od pozostałych komórek wewnętrznych i podlegać bezpośrednio Burmistrzowi Miasta Lubartów.

Audyt wewnętrzny Gminy Miasto Lubartów prowadzi audytor wewnętrzny zwany dalej

„audytorem -usługodawcą” (art. 278 ust.1 , art. 279 ust.1 ppkt 1 oraz art. 279 ust. 2 i 3

ustawy o fin. publ.).

Audytor wewnętrzny nie jest uprawniony do podejmowania decyzji o charakterze władczym. Nie

może również odpowiadać za jakikolwiek rodzaj działalności Gminy Miasto Lubartów, jaki jest poddawany

audytowi. Audytor Wewnętrzny ze względu na konieczność zachowania obiektywizmu i bezstronności nie

może przyjmować na siebie odpowiedzialności za działania operacyjne Gminy Miasto Lubartów. Nie wolno

mu także przeprowadzać zadania audytowego własnych wyników pracy.

Kierownictwo Gminy Miasto Lubartów jest odpowiedzialne za:

ustanowienie elementów systemu kontroli zarządczej,

zapewnianie adekwatności, efektywności i skuteczności stosowanych mechanizmów kontroli.

Mechanizmy kontroli nie powinny być wdrażane wyłącznie w następstwie zaleceń audytora. Jeżeli zalecenia

audytora są jedynym uzasadnieniem dla wprowadzenia lub modyfikacji danego mechanizmu kontroli, może

to być sygnał, że odpowiedzialni kierownicy komórek wewnętrznych nie są wystarczająco przekonani o

konieczności ich wprowadzenia. Aby uniknąć takiej sytuacji, audytor nie może dostarczać ani im, ani

Burmistrzowi Miasta Lubartów gotowych rozwiązań. Kierownicy tych komórek bądź Burmistrz Miasta

Lubartów na podstawie informacji uzyskanych od audytora powinni zaprojektować odpowiednie procedury i

9

mechanizmy. Wspomniane elementy systemu kontroli zarządczej stanowią sposób wdrożenia ogólnych

założeń Kierownictwa dotyczących zarządzania Jednostką do praktyki działalności Gminy Miasto Lubartów.

2.2. Zakres audytu wewnętrznego.2.2. Zakres audytu wewnętrznego.

Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności i skuteczności systemu kontroli

zarządczej, zarządzania ryzykiem oraz jakości realizowanych zadań, a w szczególności:

przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli oraz wiarygodności i rzetelności informacji

operacyjnych, zarządczych i finansowych;

ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej;

ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych oraz programów, strategii

i standardów ustanowionych przez kompetentne i właściwe podmioty;

ocenę zabezpieczenia mienia;

ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów;

przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania Jednostki

z planowanymi wynikami i celami;

ocenę dostosowania działań Jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub

kontroli.

Audyt Wewnętrzny w Gminie Miasto Lubartów może objąć zakresem swojego badania wszystkie

obszary działania komórek wewnętrznych i jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Lubartów.

2.3. Niezależność i obiektywizm2.3. Niezależność i obiektywizm

2.3.1. Niezależność 2.3.1. Niezależność

Audyt Wewnętrzny w Gminie Miasto Lubartów podlega bezpośrednio Burmistrzowi Miasta

Lubartów, który zapewnia mu organizacyjną niezależność.

Audytor Wewnętrzny jest niezależny w zakresie planowania pracy audytu wewnętrznego,

przeprowadzania zadań audytowych i składania sprawozdań z ich ustaleń. Niezależność w zakresie

planowania oznacza, że Audytor Wewnętrzny przygotowuje plany audytu oraz plany zadań audytowych –

programy audytu, stosując obiektywny i profesjonalny osąd w oparciu o analizę ryzyka.

Niezależność audytu jest zachowana, jeżeli priorytety Kierownictwa zostaną uwzględnione w

procesie planowania. Jednak Audytor Wewnętrzny decyduje jaką wagę przyznać tym priorytetom, innymi

słowy niezależnej analizie ryzyka dokonanej przez Kierownictwo.

10

Audytor Wewnętrzny wspomaga Burmistrza Miasta Lubartów w realizacji celów i funkcji

wyznaczonych przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego, akty prawa wewnętrznego, a także inne

dokumenty o charakterze programowym.

Realizacja zasady niezależności oznacza również nieograniczony dostęp do Burmistrza Miasta

Lubartów i składanie raportów w imieniu własnym.

Jednocześnie audytor wewnętrzny musi zachowywać swoją niezależność i postępować zgodnie z

ustalonymi normami etyki zawodowej i standardami audytu wewnętrznego (Kartą Audytu Wewnętrznego i

Kodeksem Etyki) .

Należy zauważyć, że prawdziwa niezależność bierze się nie tylko z niezależności organizacyjnej czy

funkcjonalnej, ale powinna istnieć również w umysłach audytorów, którzy muszą wykonywać swoją pracę

w obiektywny sposób. Wytyczne dotyczące zapewnienia obiektywizmu przedstawione są w Kodeksie etyki

audytora wewnętrznego.

2.3.2. Obiektywizm2.3.2. Obiektywizm

Audytor w każdej sytuacji dąży do wykonywania swoich obowiązków w sposób obiektywny. Swoje

ustalenia i zalecenia musi opierać na faktach, a nie na wrażeniach, jakim uległ w czasie dokonywania badań.

Nie jest istotne, co audytor wie na temat badanego systemu, a jedynie jakie informacje i fakty ma

udokumentowane. Stąd bardzo ważnym w działaniach audytora jest właściwe ich dokumentowanie.

Powinien pamiętać, że jego działalność jest tylko usługą świadczoną kierownictwu, które ma mieć zaufanie

do wyników jego pracy.

Audytor wewnętrzny nie może dostosowywać swoich ocen w sprawach dotyczących audytu do

oczekiwań innych osób. Konieczne, aby czuł się przekonany, że dostarcza produkt o wysokiej jakości i  że

nie poczynił w tej kwestii żadnych ustępstw. Zadania audytowe muszą być wykonywane w taki sposób, aby

audytor wewnętrzny nie był stawiany w sytuacjach, w których czułby się niezdolny do wydawania

obiektywnych, zgodnych z jego umiejętnościami i wiedzą zawodową opinii.

Zadania audytora wewnętrznego muszą być wyznaczane w taki sposób, aby uniknąć potencjalnych i

rzeczywistych konfliktów interesów oraz uprzedzeń czy stronniczości. Jeżeli wystąpi sytuacja konfliktu

interesów audytor wewnętrzny składa sprawozdanie Burmistrzowi Miasta Lubartów. Burmistrz Miasta

Lubartów rozpatrzy daną sytuację konfliktu i podejmie decyzję co do wyznaczenia audytora zewnętrznego

do wykonania zadania.

Audytor wewnętrzny musi powstrzymać się od oceny działalności operacyjnej, za którą był uprzednio

odpowiedzialny. Ograniczenie obiektywizmu następuje, jeżeli audytor wewnętrzny bada obszar działań, za który był

odpowiedzialny w ciągu roku poprzedzającego6.

6 Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego - Standard 1130.A1.

11

2.4. Biegłość i należyta staranność zawodowa

2.4.1. Biegłość2.4.1. Biegłość

Audytor Wewnętrzny musi posiadać wiedzę, umiejętności i inne kompetencje potrzebne do

wykonywania indywidualnych obowiązków. Wiedza, umiejętności i inne kompetencje to ogólne

określenie odnoszące się do zawodowej biegłości wymaganej od Audytora Wewnętrznego, aby mógł

skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Jeżeli Audytorowi brakuje wiedzy, umiejętności lub innych

kompetencji niezbędnych do wykonania całości lub części zadania, musi on pozyskać odpowiednią pomoc

i wsparcie merytoryczne.

Audytor Wewnętrzny musi mieć wystarczającą wiedzę pozwalającą na oszacowanie ryzyka oszustwa

oraz ocenę sposobu zarządzania tym ryzykiem w organizacji, ale nie oczekuje się posiadania wiedzy

specjalistycznej wymaganej od osób, których podstawowym obowiązkiem jest wykrywanie i

prowadzenie dochodzeń w sprawie oszustw.

Audytor Wewnętrzny musi posiadać wiedzę o podstawowych ryzykach i mechanizmach kontrolnych

związanych z wykorzystaniem informatyki oraz znać dostępne wspomagane komputerowo techniki

audytu. Jednakże nie oczekuje się wiedzy specjalistycznej, takiej jak od audytorów, których

podstawowym obowiązkiem jest audyt informatyczny.

Jeżeli Audytorowi Wewnętrznemu brakuje wiedzy, umiejętności lub innych kompetencji niezbędnych

do wykonania całości lub części zadania doradczego, musi odmówić realizacji takiego zadania lub

pozyskać odpowiednią pomoc i wsparcie merytoryczne.

Audytorowi wewnętrznemu stawia się wysokie wymagania dotyczące umiejętności zawodowych,

umiejętności postępowania z ludźmi na wszystkich szczeblach Jednostki oraz zdolności do twórczego

myślenia. Audytowani oceniają działanie i instytucję audytu wewnętrznego na podstawie kontaktów

z audytorem. Postawa audytora, który nie spełnia zakładanych wysokich standardów wykonywania tego

zawodu, profesjonalizmu, obiektywizmu, należytej staranności prowadzenia audytu może zaszkodzić jego

wizerunkowi.

Audytor powinien umieć przystosować się do nieustannie zmieniającego się środowiska, z którym

spotyka się w ramach wykonywania różnorodnych zadań audytowych, a także szybko zdobywać wiedzę

dotyczącą nowych technik i nowych usług, jakie świadczy Gmina Miasto Lubartów. Koniecznym jest, aby

audytor w sporządzanych przez siebie dokumentach i sprawozdaniu potrafił przedstawić prostym,

przejrzystym językiem problemy opisane specjalistycznym (technicznym czy urzędniczym) językiem.

Zalecenia sformułowane w trakcie wykonywania zadania audytowego powinny opierać się na

faktach, ale fakty nie mogą zostać pozbawione właściwego im kontekstu. Audytor musi dokonać oceny

12

istotności ustaleń, jakie przyniosło zadanie audytowe w sposób obiektywny, czyli pozbawiony dążenia do

osiągnięcia jakichkolwiek własnych osobistych celów.

2.4.2. Należyta staranność zawodowa.2.4.2. Należyta staranność zawodowa.

Zachowanie należytej staranności zawodowej przez audytora oznacza staranne i sprawne

posługiwanie się umiejętnościami audytorskimi w taki sposób, jakiego oczekiwać można od rozważnego

i kompetentnego audytora wewnętrznego działającego w takich samych lub podobnych okolicznościach.

Standard należytej staranności wymaga zachowania racjonalnie uzasadnionego stopnia dbałości

i kompetencji. Przestrzeganie tego standardu w praktyce nie zapewnia jednak nieomylności audytora czy też

nadzwyczajnych wyników jego działania. W związku z tym audytor wewnętrzny nie może w sposób

bezwzględny zapewnić, że przypadki błędów lub nieprawidłowości w badanych systemach w ogóle nie

występują. Nie należy zapominać, że audytor zazwyczaj nie dysponuje takim zasobem wiedzy

specjalistycznej, jaki charakteryzuje pracowników merytorycznych.

Staranność zawodowa powinna być odpowiednia do stopnia złożoności przeprowadzanego zadania

audytowego. Działanie z należytą starannością zawodową wymaga zatem, by przy realizacji danego zadania

audytowego tak zaplanować zakres prac, aby było możliwe osiągnięcie celów audytu. Czynności zawodowe

audytora muszą być odpowiednie do znaczenia obszaru poddawanego audytowi, prawdopodobieństwa

wystąpienia błędów i nieprawidłowości oraz efektywności stosowanego systemu kontroli wewnętrznej.

Działanie z należytą starannością wymaga również dążenia do sytuacji, w której korzyści związane z

realizacją zadań audytowych będą większe lub równe poniesionym na ich realizację nakładom.

Należyta staranność wyraża się w postępowaniu zgodnym z przyjętymi wskazówkami

metodycznymi oraz stosowaniu się do ogólnie przyjętych standardów audytu wewnętrznego.

2.5. Skład audytu wewnętrznego.2.5. Skład audytu wewnętrznego.

W celu zapewnienia realizacji funkcji określonych w Karcie Audytu Wewnętrznego7 (w Gminie

Miasto Lubartów –– Załącznik nr 1 – Dokumenty Audytu Wewnętrznego Załącznik nr 1 – Dokumenty Audytu Wewnętrznego Gminy Miasto Lubartów), audyt

wewnętrzny prowadzi Audytor – Usługodawca.

Biorąc pod uwagę:

liczbę pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Lubartów,

wielkość budżetu oraz złożoność struktur realizujących budżet Gminy Miasto Lubartów,

złożoność struktur wewnętrznych Gminy Miasto Lubartów

7 Karta Audytu Wewnętrznego to oficjalny, sporządzony na piśmie dokument określający cel, uprawnienia i odpowiedzialność audytu wewnętrznego. Określa miejsce audytu wewnętrznego w strukturze organizacyjnej jednostki, upoważnia do dostępu do akt, personelu i obiektów fizycznych w zakresie wymaganym do realizacji prac audytorskich, opisuje zakres prac audytu wewnętrznego i jest zatwierdzony przez kierownika jednostki i wdrożony do stosowania.

13

przyjęto zasadę, iż Audytor Wewnętrzny nie specjalizuje się w określonym rodzaju audytu, dlatego też

określono odpowiednie obowiązki oraz uprawnienia audytora- usługodawcy. Takie rozwiązanie umożliwia

wykonywanie różnorodnych zadań co korzystnie wpływa na uzyskanie przez audytora wszechstronnych

kwalifikacji i zmniejsza koszty związane z zatrudnieniem większej liczby audytorów (o poszczególnych

specjalizacjach).

Przyjęte rozwiązanie powoduje jednak ryzyko związane z przeznaczaniem przez Audytora – Usługodawcę

Gminy Miasto Lubartów stosunkowo dużo czasu na zapoznanie się z komórkami audytowanymi oraz

większą potrzebę szkoleń lub powołania rzeczoznawcy do przeprowadzenia zadań specjalistycznych.

2.6. Zasady działania. 2.6. Zasady działania.

Celami Audytora - Usługodawcy Gminy Miasto Lubartów są :

dostarczenie, w oparciu o ocenę systemu kontroli, racjonalnego zapewnienia8

że Gmina Miasto Lubartów funkcjonuje prawidłowo,

niezależna i obiektywna ocena procesów, systemów oraz procedur istniejących

w Gminie Miasto Lubartów,

analiza poszczególnych rodzajów ryzyka, przed jakimi stoi Gmina Miasto Lubartów

oraz środowiska kontroli wewnętrznej, w celu ustalenia planu audytu opartego na

ocenie ryzyka, a w szczególności ocena efektywności procesu zarządzania ryzykiem,

wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanych

systemach,

składanie sprawozdań z poczynionych ustaleń oraz, tam gdzie to jest właściwe,

przedstawianie uwag i wniosków dotyczących poprawy.

Aby zapewnić spełnienie celów audytu wewnętrznego należy przyjąć szereg podstawowych zasad działania,

takich jak:

zapewnienie wysokiej jakości audytu,

przełożenie zasobów audytu wewnętrznego na obszary ryzyka – tzw. cykl audytu (czyli długość

okresu potrzebnego do objęcia audytem wszystkich zidentyfikowanych obszarów ryzyka). Cykl

ten powinien zamykać się w ramach 3 do 5 lat.

profesjonalizm audytorów,

obiektywizm,

odpowiedzialność Burmistrza Miasta Lubartów za system kontroli wewnętrznej w Gminie

Miasto Lubartów ukierunkowane podejście na poprawę działania Gminy Miasto Lubartów – ze

8 Racjonalne zapewnienie to satysfakcjonujący poziom zaufania przy danych kosztach, korzyściach i stopniu ryzyka

14

względu na fakt, że audytor zajmuje się testowaniem i oceną elementów systemu kontroli

zarządczej, zainteresowany jest, aby jego ustalenia przyczyniły się do poprawy działalności

audytowanej komórki w przyszłości. Ważne jest, aby audytor nie wykorzystywał błędów

wykrytych w trakcie swoich badań do oceniania osób za nie odpowiedzialnych. Błędy jedynie

ujawniają stan rzeczy leżący u ich źródła. Audytora powinno znacznie bardziej interesować

skorygowanie istniejącego problemu niż poszczególne błędy

wyznaczenie poziomu istotności – żaden element działalności Gminy Miasto Lubartów nie jest z

zasady wolny od błędów. Audytor wewnętrzny powinien ustalić, jaki margines błędów nie

stwarza zagrożenia dla działalności, a tym samym jest akceptowalny dla potrzeb audytu.

Audytor, gdy wykryje w trakcie zadania audytowego, że poziom nasilenia błędów zaczyna

stawać się, w nieuzasadnionym stopniu, wysoki; liczba błędów istotnie się powiększa, stają się

coraz poważniejsze; błędy pociągają za sobą skutki finansowe istotnych rozmiarów powinien

skłonić kierownictwo komórki audytowanej do stworzenia stosownych mechanizmów i procedur

służących wykrywaniu i zapobieganiu błędom. Kluczowe jest za każdym razem ustalenie przez

audytora we współpracy z Burmistrzem Miasta Lubartów lub kierownikiem poddanej audytowi

komórki wewnętrznej, jakie skutki finansowe lub jaki poziom występowania błędów zostaną

uznane za istotne. Z kolei bardzo niewielkie nasilenie błędów w danym rodzaju działalności

może skłaniać audytora do wniosku, że mechanizmy kontroli są nadmiernie rozbudowane w

stosunku do potrzeb.

swobodny obieg informacji – swoboda porozumiewania się – praca zespołowa,

charakterystyczna dla audytu wewnętrznego, wymaga swobodnego obiegu informacji w sposób

formalny, jak i nieformalny, zarówno w górę jak i w dół hierarchii organizacyjnej Jednostki.

ustawiczne doskonalenie zawodowe.

2.7. Założenia operacyjne Audytu Wewnętrznego w 2.7. Założenia operacyjne Audytu Wewnętrznego w Gminie Miasto Lubartów..

2.7.1. Zadania. 2.7.1. Zadania.

Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym i doradczym. Podstawowym

zadaniem audytu wewnętrznego są czynności o charakterze zapewniającym. Działania o charakterze

doradczym mogą być wykonywane jedynie o ile ich charakter nie narusza zasad obiektywizmu

i niezależności audytora wewnętrznego.

Działalność audytu wewnętrznego Gminy Miasto Lubartów obejmuje przede wszystkim przegląd,

ocenę i weryfikację stopnia przestrzegania, efektywności oraz adekwatności mechanizmów kontroli. Jest to

funkcja o charakterze weryfikacyjno - doradczym, dlatego Audytor Usługodawca nie może dysponować

15

żadnymi uprawnieniami decyzyjnymi wobec innych osób wewnątrz Gminy Miasto Lubartów. Realizując tę

funkcję audyt wewnętrzny nie ustanawia, ani nie wdraża nowych zasad, procedur i rozwiązań. Audytor

wewnętrzny może dokonywać jedynie przeglądu zasad, planów, procedur oraz innych mechanizmów

kontroli zarządczej w zakresie kompetencji danej komórki wewnętrznej oraz składać sprawozdania

z ustaleniami dotyczącymi możliwych ich ulepszeń.

Działania audytu wewnętrznego w żaden sposób nie zwalniają kierownictwa liniowego, ani innych

pracowników Gminy Miasto Lubartów z obowiązków im przypisanych. Co więcej, audytor wewnętrzny

powinien pomagać, o ile to potrzebne, pracownikom Gminy Miasto Lubartów w zrozumieniu faktu, że sami

pracownicy są odpowiedzialni za mechanizmy kontroli zarządczej i nie powinni polegać jedynie na

ustaleniach audytu w kwestii tworzenia mechanizmów kontrolnych.

Istnieją 2 rodzaje zadań realizowanych przez audyt wewnętrzny:

zadania zapewniające – obejmują obiektywną ocenę dowodów, dokonywaną przez audytorów

wewnętrznych w celu dostarczenia niezależnej opinii lub wniosków na temat działalności

Gminy Miasto Lubartów, operacji, funkcji, procesu, systemu lub innego zagadnienia.

Charakter zadania zapewniającego oraz jego zakres ustalane są przez audytora

wewnętrznego. W usługi te zaangażowane są zwykle trzy strony: (1) osoba lub grupa osób

bezpośrednio związanych z jednostką, operacją, funkcją, procesem, systemem lub innym

zagadnieniem – właściciel procesu (kierownik komórki audytowanej), (2) osoba lub grupa

osób, które dokonują oceny – audytor wewnętrzny oraz (3) osoba lub grupa osób, które

korzystają z oceny – użytkownik.

zadania doradcze – ze względu na swój charakter, wykonywane są zwykle w odpowiedzi na

konkretne zapotrzebowanie zleceniodawcy. Charakter i zakres zadania doradczego są

przedmiotem umowy ze zleceniodawcą. Usługi doradcze zwykle angażują dwie strony: (1)

osobę lub grupę osób oferujących doradztwo – audytora wewnętrznego oraz (2) osobę lub

grupę osób poszukujących i uzyskujących poradę – zleceniodawcę. Podczas świadczenia

usług doradczych audytor wewnętrzny zobowiązany jest zachować obiektywizm i nie

przejmować obowiązków kierownictwa. Usługi doradcze mogą mieć charakter:

- formalnego zadania doradczego – planowanego i wykonywanego zgodnie z pisemną

umową ze zleceniodawcą (lub zaakceptowanym przez zleceniodawcę programem audytu w

zakresie formalnego zadania doradczego),

- nieformalnego zadania doradczego – wykonywanego w ramach działalności rutynowej,

np. podczas udziału w zebraniach doraźnych (ad hoc) oraz rutynowej wymianie

informacji,

- specjalnego zadania doradczego – polegającego na udziale w pracach specjalnie

powołanych zespołów w celu wykonania określonego zadania,

16

- pilnego zadania doradczego – polegającego na udziale w zespole powołanym w celu

przywrócenia lub utrzymania działalności operacyjnej (bieżącej) po awarii lub innym

nadzwyczajnym wydarzeniu, bądź w zespole, którego zadaniem jest pomoc w wykonaniu

szczególnego polecenia lub dotrzymania nietypowego terminu.

2.7.2. Audyt wewnętrzny zlecony. 2.7.2. Audyt wewnętrzny zlecony.

Ustawa o finansach publicznych wprowadziła w art. 292 ust. 1 pkt 1 oraz art. 293 prowadzenie

audytów wewnętrznych zleconych przez Ministra Finansów, Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej

oraz Prezesa Rady Ministrów. Przeprowadzenie takich zadań odbywa się na podstawie odrębnie ustalonych

dla nich zasad przez organy do tego uprawnione.

2.7.3. Relacje z kierownikami i pracownikami innych komórek wewnętrznych.2.7.3. Relacje z kierownikami i pracownikami innych komórek wewnętrznych.

Zasadą obowiązującą w audycie wewnętrznym jest przeprowadzanie zadań audytowych w sposób

kompleksowy i konstruktywny. Zawsze, kiedy jest to możliwe, trzeba występować o pomoc ze strony

personelu danej komórki wewnętrznej w planowaniu i wykonywaniu danego zadania, słuchać jego opinii i

wskazówek. Postawa taka nie może jednak podważać faktu, że audytor wewnętrzny musi mieć

zagwarantowany nieograniczony dostęp do wszelkich dokumentów, wszystkich pracowników oraz

wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu, z zachowaniem przepisów

o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie danych osobowych. W razie potrzeby należy podjąć

odpowiednie kroki dla umożliwienia zbadania informacji poufnych lub tajnych.

W Gminy Miasto Lubartów, aby Audytor Wewnętrzny posiadał poświadczenie bezpieczeństwa

upoważniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych

klauzulą „Zastrzeżone”.

Przed rozpoczęciem (narada otwierająca) oraz zakończeniem (narada zamykająca) każdego zadania

audytowego, należy odpowiednio wcześniej poinformować kierownika właściwej komórki o planowanych

działaniach audytu. W sposób dogodny zarówno dla audytora wewnętrznego i kierownictwa komórki

audytowanej należy uzgadniać terminy spotkań, wywiadów oraz wykonywania innych prac audytowych

w komórce audytowanej tak, aby do niezbędnego minimum ograniczyć zakłócenia w pracy komórki.

Pożądanym jest również, aby w trakcie realizacji zadania audytowego audytor wewnętrzny okresowo

informował kierownictwo komórki wewnętrznej poddawanej audytowi o postępie prac audytowych.

17

2.7.4. Stosunki z audytorami / kontrolerami zewnętrznymi. 2.7.4. Stosunki z audytorami / kontrolerami zewnętrznymi.

Audytor wewnętrzny odpowiedzialny jest za koordynację współpracy z audytorami zewnętrznymi

czy kontrolerami. Postawa współdziałania i współpracy to najlepsze określenie relacji występujących

pomiędzy audytem wewnętrznym i audytorami / kontrolerami zewnętrznymi.

W celu zapewnienia koordynacji prac audytu audytor i audytorzy / kontrolerzy zewnętrzni powinni

utrzymywać bezpośrednie oraz w miarę możliwości, stałe kontakty.

Koordynacja działań audytu wewnętrznego z audytorami / kontrolerami zewnętrznymi powinna

polegać zasadniczo na wzajemnym sprawdzaniu i wzajemnej współpracy, celem zapewnienia:

uzyskania pokrycia maksymalnego zakresu spraw przez działania audytu,

wymiany informacji,

unikania dublowania wysiłków i kosztów poświęcanych na rutynowe etapy pracy.

W miarę możliwości należy przeprowadzać okresowe spotkania z udziałem audytorów / kontrolerów

zewnętrznych w celu ustalenia właściwych obszarów wzajemnego wspierania się lub możliwości wspólnej

realizacji określonych celów (np. we wspólnych zespołach). Ze względu na występujące różnice celów

miedzy audytem wewnętrznym a audytorami zewnętrznymi czy kontrolerami nie można dopuścić do tego,

aby audyt wewnętrzny wykonywał wyłącznie zadania usługowe wobec audytora czy kontrolera

zewnętrznego.

3. Planowanie.3. Planowanie.

3.1. Planowanie prac audytorskich.3.1. Planowanie prac audytorskich.

Wyróżniamy trzy podstawowe typy planów:

Plan długoterminowy (strategiczny)Plan długoterminowy (strategiczny) – obejmuje okres od trzech do pięciu lat, Plan ten powinien

określać obszary, które mają być zbadane oraz częstość badania przy uwzględnieniu

posiadanych zasobów (Załącznik Nr 2 – Strategiczny Plan Audytu Wewnętrznego na lata…Załącznik Nr 2 – Strategiczny Plan Audytu Wewnętrznego na lata…).

Plan audytu (roczny)Plan audytu (roczny) – zawiera wykaz zadań audytowych, które mają być prowadzone w

najbliższym roku. Określa zakres poszczególnych zadań i potrzeby czasowe. W planie tym

ujmuje się również cykl audytu, tj. okres, w którym zostaną zrealizowane zadania we wszystkich

zidentyfikowanych przez audytora obszarach ryzyka, wynikający ze strategicznego planu audytu

wewnętrznego.

Program audytu (zadania audytowego)Program audytu (zadania audytowego) – to szczegółowy plan służący kierowaniu badaniem

i jego kontroli. Powinien wyznaczać cele audytu, zakres i techniki, które będą stosowane

w trakcie zadania.

18

Prace w zakresie audytu powinny opierać się na ocenie dokonanej przez Audytora Wewnętrznego,

dotyczącej ryzyka istotnych uchybień w obszarach mających być poddanymi audytowi. Opiera się ona na

kryteriach dotyczących istotności i ryzyka. Ocena ryzyka stanowi technikę stosowaną do badania

potencjalnych zadań audytu oraz do wyboru tych zadań, które są narażone na największe ryzyko. Audytor

Wewnętrzny przeprowadza ocenę ryzyka środowiska audytu.

Ocena ryzyka obecna jest na każdym etapie pracy audytora poprzedzającym opracowanie sprawozdania

z przeprowadzenia audytu. Przeprowadzenie oceny ryzyka w szczególności poprzedza sporządzenie

rocznego planu audytu wewnętrznego.

Ryzyko jest to niepewność zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów.

Ryzyko jest mierzone wpływem (wielkością skutków) oraz prawdopodobieństwem jego wystąpienia.

Ograniczenie ryzyka w zakresie działalności Gminy Miasto Lubartów jest podstawowym celem

audytu wewnętrznego.

W procesie oceny ryzyka można wyróżnić trzy etapy:

identyfikacja celów (zadań) Gminy Miasto Lubartów,

identyfikacja obszarów ryzyka,

analiza ryzyka,

w wyniku, której zostają uszeregowane obszary ryzyka pod względem ich ważności dla działania Gminy

Miasto Lubartów a w konsekwencji ustalona kolejność przeprowadzania zadań audytowych.

3.2. Identyfikacja obszarów ryzyka.3.2. Identyfikacja obszarów ryzyka.

Audytor Wewnętrzny identyfikuje wedle własnej zawodowej oceny obszary ryzyka, czyli procesy,

zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia zadania audytowego. Nie istnieje uniwersalny zbiór

obszarów ryzyka. Ich rozpoznanie zawsze zależeć będzie od wiedzy audytora - znajomości celów, działań,

struktury danej komórki wewnętrznej, zakresów odpowiedzialności pracowników itp. oraz od jego intuicji.

Audytor Wewnętrzny zapewnia sobie stały dostęp do wszelkich istotnych źródeł informacji

o wszystkim tym, co dotyczy Gminy Miasto Lubartów. Konieczne jest śledzenie wszelkich zmian w

organizacji - powoływanie nowych komórek, czy grup zadaniowych. Wskazane jest, aby audytor

zapoznawał się z harmonogramami prac poszczególnych komórek wewnętrznych, zbierał i czytał dokumenty

wykorzystywane przez te komórki do monitorowania postępu swoich prac i osiągania celów (np. składane

cyklicznie sprawozdania). Audytor dba o to, aby przy zbieraniu informacji odnoszących się do obszaru

ryzyka mieć możliwość odbywania rozmów z kluczowymi osobami zajmujących się danym problemem,

mieć możliwość przeglądania korespondencji, a także protokółów spotkań i narad. Ważnym dla audytora

wewnętrznego źródłem informacji i ocen o Gminie Miasto Lubartów są informacje publikowane w różnego

rodzaju mediach, np. prasie, telewizji czy internecie.

19

Pomocne dla audytora przy badaniu obszarów ryzyka są także sprawozdania i inna dokumentacja

kontroli dokonywanych przez Regionalna Izbę Obrachunkową (RIO) , jak również dodatkowe ustne

informacje uzyskane od kontrolerów.

Najważniejszym źródłem informacji są w praktyce rozmowy z pracownikami Gminy Miasto

Lubartów. Audytor okazuje swoim rozmówcom jak największe zaufanie, wysłuchuje ich, nie narzuca swoich

wniosków założonych z góry. Należy pamiętać, że pracownicy Gminy Miasto Lubartów na ogół wiedzą

znacznie więcej niż audytor o określonym problemie i mogą zaproponować jego rozwiązanie.

Audytor musi zdobyć zaufanie i podkreślać, że skutkiem zbierania przez niego informacji nie będą

represje ze strony kontrolerów czy kierownictwa, a jedynie ewentualne podjęcie działań prewencyjnych dla

zapewnienia prawidłowego działania Gminy Miasto Lubartów. Nie można przy tym zakładać, że  rozmowa

przyniesie zawsze konkretne, pożądane przez audytora ustalenia.

W przypadku informacji pochodzących z ankiety imiennej rozpisanej wśród pracowników należy

zastanowić się, czy są one kompletne i rzetelne. Należy w tym przypadku wziąć pod uwagę obawy

pracowników przed ich przełożonymi albo brak czasu i niechęć do udzielania wyczerpujących wyjaśnień na

piśmie.

Identyfikując obszary ryzyka dokonuje się analizy wyników systemu zarządzania ryzykiem

stosowanego w Gminie Miasto Lubartów, a w razie stwierdzenia, iż nie pozwalają one na właściwe

określenie obszarów ryzyka do objęcia audytem, Audytor dokonuje własnej oceny uwzględniając

następujące obszary:

cele i zadania Gminy Miasto Lubartów,

działania Gminy Miasto Lubartów, które mogą wpływać na opinię publiczną,

przepisy prawne dotyczące działania Gminy Miasto Lubartów,

wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli,

wyniki wcześniej dokonywanej oceny wiarygodności, rzetelności i skuteczności systemów

kontroli, w tym kontroli finansowej,

ryzyko w sektorze publicznym,

uwagi pracowników, informacje prasowe i medialne,

liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych, liczbę i kwalifikacje

pracowników,

postawy etyczne pracowników Gminy Miasto Lubartów, ich nastawienie i motywacja do

realizacji zadań,

sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu.

20

Obszary zadań audytowych typowane są w wyniku wstępnej analizy obszarów ryzyka w komórkach

wewnętrznych, które ze względu na zakres działania, implikacje finansowe, stopień stabilności i złożoność

są szczególnie narażone na wystąpienie nieprawidłowości.

3.3. Analiza ryzyka.3.3. Analiza ryzyka.

Dokonując analizy napływających informacji audytor zwraca uwagę na newralgiczne i wrażliwe

punkty, związane z działalnością Gminy Miasto Lubartów, którymi mogą być np:

działania, które mogą wpływać na opinię publiczną,

cele i zadania Gminy Miasto Lubartów i poszczególnych komórek wewnętrznych,

przepisy prawne dotyczące działania Gminy Miasto Lubartów,

liczba, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,

wielkość majątku, którym dysponuje Gmina Miasto Lubartów,

sytuacja finansowa Gminy Miasto Lubartów,

możliwość dysponowania środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, nie podlegających

zwrotowi, przy uwzględnieniu wymogów dawcy,

liczba i kwalifikacje pracowników Gminy Miasto Lubartów,

uwagi pracowników Gminy Miasto Lubartów,

warunki pracy pracowników Gminy Miasto Lubartów,

postawy etyczne pracowników Gminy Miasto Lubartów, ich nastawienie i motywacja do

realizacji zadań,

przewidywane zmiany przepisów prawnych,

zmiana zakresu działania Gminy Miasto Lubartów,

zmiany sposobu działalności, zmiany personelu, struktury organizacyjnej systemu

informatycznego,

specyficzne ryzyka związane ze sprawami, którymi zajmuje się wybrana komórka wewnętrzna,

jakość i bezpieczeństwo używanych systemów informatycznych,

jakość kierowania daną komórką – doświadczenie, kwalifikacje ich kierowników, delegowanie

kompetencji,

wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli,

upływ czasu od poprzedniego audytu lub kontroli,

akceptacja ustaleń poprzedniego audytu lub kontroli w danej komórce, podjęte działania

naprawcze,

sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu.

21

Opinia Audytora Wewnętrznego decyduje, jaki czynnik będzie miał decydujący wpływ na wybór

pewnego obszaru działalności Gminy Miasto Lubartów, celem objęcia zadaniem audytowym. Przedstawia

propozycje oceny ryzyka w poszczególnych obszarach i ostatecznie dokonuje oceny ważności ryzyka

korzystając z ujednoliconych kryteriów (wag).

Audytor wewnętrzny może wykorzystać wiele metod oceny ryzyka. Może ustalić jego znaczenie

wyłącznie na podstawie opisu ryzyka. Może również tworzyć matryce oceny operujące wieloma kryteriami,

do których przypisana jest odpowiednia waga (lub punktacja). Przykładowo kryteriami zastosowanymi przy

liczeniu istotności ryzyka w matrycy są upływ czasu od poprzedniego audytu lub kontroli i priorytety

kierownictwa.

Innymi metodami, jakie audytor wewnętrzny może wykorzystać przy ocenie ryzyka są: mapa ryzyka

i kwestionariusz oceny ryzyka.

Mapa ryzyka klasyfikuje obszary ryzyka według ich znaczenia i prawdopodobieństwa wystąpienia

w każdym obszarze niepożądanych zdarzeń. Klasyfikacji ryzyka dokonuje się tu w formie matrycy.

Szczególnym zainteresowaniem audytora powinna być obdarzona ta część matrycy, w której ujęte są procesy

o dużym znaczeniu dla Gminy Miasto Lubartów lub komórki wewnętrznej i gdzie zarazem występuje

wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia błędów i nieprawidłowości. W Gminie Miasto Lubartów mapę

ryzyka stosuje się przeważnie przy opracowywaniu programu zadnia audytowego.

Kwestionariusz oceny ryzyka (kwestionariusz samooceny) przygotowany przez audytora jest rozsyłany

pracownikom komórki lub szefowi tej komórki do wypełnienia. Jeśli audytor uzna to za stosowne, może

poprosić pracowników o wypełnienie go anonimowo. Może on służyć zdobyciu opinii pracowników

na temat:

kultury organizacyjnej komórki,

wykonywania obowiązujących w niej procedur,

komunikacji między pracownikami a kierownictwem, czy między poszczególnymi komórkami

wewnętrznymi.

Wszelkie istotne obszary ryzyka muszą zostać uszeregowane pod względem stopnia ich priorytetu

(od obszarów, które uzyskały najwyższą wagę do najniższej) na potrzeby planowania zadań audytu oraz

ustalenia cyklu audytu wewnętrznego.

Ważnym jest, aby w ramach pracy nad ustaleniem priorytetów uzyskać odpowiedź na pytanie, które

rodzaje ryzyka są akceptowane przez kierownictwo w całości, a które do pewnego poziomu. Ponieważ

Burmistrz Miasta Lubartów może dojść do wniosku, że są takie rodzaje ryzyka, których wystąpienie nie

zagraża w istotny sposób funkcjonowaniu Gminy Miasto Lubartów i wykonywaniu przez niego zadań,

a zapobieżenie im pochłonęłoby zbyt wiele środków finansowych czy nakładu pracy.

22

W Audycie Wewnętrznym Gminy Miasto Lubartów, na potrzeby planowania, opracowano, przyjęto

i stosuje się matematyczną metodę analizy ryzyka, której opis zamieszczony został w Załączniku nr 3 –Załączniku nr 3 –

Matematyczna metoda analizy ryzykaMatematyczna metoda analizy ryzyka.

3.4. Roczny plan audytu.3.4. Roczny plan audytu.

Audyt wewnętrzny prowadzony jest według rocznego planu audytu i opiera się na analizie ryzyka.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach, audyt wewnętrzny należy prowadzić przez okres wykraczający

poza zasięg rocznego planu audytu.

Audytor Wewnętrzny, we współpracy z Burmistrzem Miasta Lubartów, przygotowuje roczny

plan audytu obowiązujący dla audytu wewnętrznego w następnym roku. Audytor Wewnętrzny i

Burmistrz Miasta Lubartów zatwierdzają plan swoim podpisem nie później niż do końca grudnia.

Roczny plan audytu przedstawia ogólny opis tego, co audyt wewnętrzny zamierza dokonać w ciągu

roku. Zadania audytowe dobiera się w oparciu o ocenę ryzyka, uwzględniając oczekiwania kierownictwa

Gminy Miasto Lubartów, jak również biorąc pod uwagę dostępne fundusze i zasoby ludzkie. Plan audytu

obejmuje w szczególności:

wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka;

wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych;

listę obszarów ryzyka, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające;

informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację poszczególnych zadań

zapewniających;

informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności doradczych;

informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności sprawdzających;

informację na temat cyklu audytu.

Audytor Wewnętrzny, na podstawie planu, sporządza roczny harmonogram planowanych zadań,

zawierający planowany termin rozpoczęcia i zakończenia danego zadania, wskazanie komórek

wewnętrznych będących podmiotem zadania, i przekazuje go wszystkim kierownikom komórek

wewnętrznych, w których planowane jest przeprowadzenie audytu w danym roku. Harmonogram ten audytor

zamieszcza również na stronie internetowej Gminy Miasto Lubartów (Załącznik Nr 4 – HarmonogramZałącznik Nr 4 – Harmonogram

przeprowadzania audytu wewnętrznego w … r.przeprowadzania audytu wewnętrznego w … r.).

Do zadań wymagających szczególnych kwalifikacji Audytor Wewnętrzny może zatrudnić, za zgodą

Burmistrza Miasta Lubartów, ekspertów z zewnątrz. Jeżeli potrzebne kwalifikacje fachowe dostępne są w

innych komórkach wewnętrznych Gminy Miasto Lubartów, należy najpierw wykorzystać takich specjalistów

zanim sięgnie się po wynajęcie ekspertów z zewnątrz.

23

Jeżeli uzasadniają to określone okoliczności9, audyt wewnętrzny może być prowadzony poza planem

audytu wewnętrznego. Gdy przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem audytu wewnętrznego

stworzy zagrożenie dla realizacji tego planu, Audytor Wewnętrzny zawiadamia o tym fakcie na piśmie

Burmistrza Miasta Lubartów.

Do końca stycznia każdego roku, Audytor Wewnętrzny przedstawia Burmistrzowi Miasta Lubartów

sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu za poprzedni rok.

Plan roczny audytu oraz sprawozdanie z jego realizacji sporządza się w układzie i szczegółowości,

uwzględniając zapisy rozporządzenia Ministra Finansów.

4.4. Proces audytu.Proces audytu.

Szczegółowe procedury audytu wewnętrznego - proces audytu obejmuje cztery fazy:

planowanie prac audytorskich i analiza ryzyka;

audytowanie / badanie / ocena;

komunikowanie wyników / sprawozdawczość;

późniejsze czynności sprawdzające / ocena wykonania zaleceń audytu.

4.1. Planowanie zadania audytowego.4.1. Planowanie zadania audytowego.

Planując prace audytorskie mamy teoretycznie dwa możliwe do zastosowania rozwiązania.

Rozwiązanie nr 1Rozwiązanie nr 1 - badanie procedur kontrolnych w odniesieniu do zidentyfikowanych, istotnych rodzajów

ryzyka w Gminie Miasto Lubartów – prace audytu obejmują wszelkie procesy10, w których występuje dany

rodzaj ryzyka koncentrując się na tych elementach całego procesu i tych procedurach kontrolnych, które

dotyczą badanego rodzaju ryzyka.

Rozwiązanie nr 2Rozwiązanie nr 2 – badanie procesów i realizowanych w nich procedur kontrolnych, w odniesieniu do

występujących w tych procesach istotnych rodzajów ryzyka – prace audytu obejmują kompleksową analizę

procesu i weryfikację większości czynności oraz mechanizmów kontrolnych, która pozwoli na ocenę całego

procesu pod kątem skuteczności procedur kontrolnych w odniesieniu do zidentyfikowanych rodzajów ryzyka

w procesie.

Przykłady praktycznych rozwiązań wskazują, że podejście procesowe – zawarte w Rozwiązaniu nr 2

– jest zdecydowanie bardziej powszechne w zakresie planowania i realizacji prac audytorskich.

9 § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108)

10 Proces to logiczny ciąg czynności, których celem jest dostarczenie klientowi (zewnętrznemu lub wewnętrznemu) określonego wyrobu zgodnego z jego wymaganiami. Wyróżnia się procesy główne i procesy zabezpieczające.

24

Jednakże bez względu na to, które z rozwiązań przyjmuje się do stosowania w audycie

wewnętrznym, audytor stanie przed zadaniem zdefiniowania rodzajów ryzyka istotnego dla komórki

audytowanej oraz zebrania (zinwentaryzowania) wszystkich procesów przez nią realizowanych. Wyniki tej

oceny pozwolą mu ustalić zakres koniecznych prac, które powinny zostać ujęte w planie audytu.

4.1.1. Przydzielanie zadania.4.1.1. Przydzielanie zadania.

Do przeprowadzenia audytu wewnętrznego uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez

Burmistrza Miasta Lubartów oraz dowód osobisty (Załącznik nr 5 – Upoważnienie do przeprowadzeniaZałącznik nr 5 – Upoważnienie do przeprowadzenia

audytu wewnętrznego). audytu wewnętrznego). W audycie wewnętrznym Gminy Miasto Lubartów przyjęto zasadę, iż imienne

upoważnienie wystawia się odrębnie dla każdego zadania audytowego.

4.1.2. Identyfikacja i analiza bieżącego ryzyka.4.1.2. Identyfikacja i analiza bieżącego ryzyka.

Do identyfikacji bieżącego ryzyka poza metodami opisowymi oraz obserwacją, może posłużyć Lista

weryfikacyjna celów i planowania zadania audytowego. Celem listy weryfikacyjnej jest udokumentowanie

następujących informacji dotyczących planowania:

przeglądu wcześniejszych dokumentów roboczych audytu, zakresu dotychczasowych zadań

audytowych i sprawozdań z przeprowadzenia zadań audytowych, oraz ustaleń na temat

wymaganych konkretnych działań następczych,

przeglądu okresu trwania poprzednich zadań audytowych w zestawieniu z ustaleniami

i zaleceniami wynikającymi z poprzednich sprawozdań z przeprowadzonych zadań audytowych,

oraz ustalenia ich wpływu na bieżące zadanie audytowe,

oceny ryzyka bieżącego zadania audytowego oraz identyfikacji spraw wzbudzających

szczególne obawy z punktu widzenia bieżącego zadania audytowego,

znajomości działalności operacyjnej komórki poddawanej audytowi,

koordynacji audytu z audytorami zewnętrznymi oraz ustalenia wpływu ich pracy na zakres

bieżącego zadania audytowego,

ustalenia konkretnych celów zadania audytowego,

oszacowania czasu i zasobów koniecznych do osiągnięcia celów zadania audytowego (w razie

potrzeby należy powołać eksperta do przeprowadzenia niektórych elementów zadania

audytowego),

opracowania i zatwierdzenia szczegółowego programu zadania audytowego,

komunikowania się ze wszystkimi osobami, które powinny interesować się procesem audytu,

dokumentowania powodów angażowania (informowania) odpowiedniego dla tego typu

rekomendacji szczebla kierownictwa w celu zapewnienia, że wybrany szczebel kierowania

dysponuje odpowiednimi uprawnieniami do wdrożenia uzgodnionych działań naprawczych,

25

komunikowania się z kierownictwem liniowym na temat celów zadania audytowego, oraz

uzyskiwanie jego uwag i sugestii ułatwiających osiągnięcie pozytywnych wyników zadania

audytowego,

w razie potrzeby, zmiany programu zadania audytowego, dla odzwierciedlenia wyników

komunikowania się z kierownictwem liniowym, bądź dla odzwierciedlenia wyników przeglądu

na miejscu,

zatwierdzenia docelowej daty zakończenia zadania audytowego.

Wynikiem identyfikacji i analizy ryzyka w Gminie Miasto Lubartów jest zamieszczenie w programie

zadania audytowego wyszczególnienia istotnych dla zadania ryzyk oraz ich wielkości przedstawionych na

mapie ryzyka (Załącznik Nr 6 – Mapa ryzyka dla programowania zadaniaZałącznik Nr 6 – Mapa ryzyka dla programowania zadania).

4.1.3. Wstępny przegląd.4.1.3. Wstępny przegląd.

Jeżeli okaże się to potrzebne, należy przeprowadzić przegląd w celu zapoznania się z badaną

działalnością, ryzykami i mechanizmami kontroli, co ułatwi wyodrębnienie obszarów, na których powinien

skupić się audyt. Wstępny przegląd polega na zbieraniu informacji o badanej działalności, bez ich

szczegółowej weryfikacji. Do głównych celów takiego badania należą:

zrozumienie badanej działalności,

wyodrębnienie istotnych obszarów, wymagających szczególnej uwagi w trakcie zadania

audytowego,

uzyskanie informacji ułatwiających przeprowadzenie zadania audytowego,

ustalenie czy konieczne jest dalsze badanie.

Badanie wstępne pozwala na zaplanowanie i przeprowadzenie zasadniczych prac audytorskich

w oparciu o uzyskane informacje. Jest też narzędziem umożliwiającym najbardziej efektywne wykorzystanie

zasobów audytu wewnętrznego. Zakres pracy i czas poświęcony na przegląd będą różne. To zróżnicowanie

zależy od wielu czynników, min. od wiedzy i doświadczenia audytora w danej dziedzinie oraz badanej

działalności, rodzaju przeprowadzanego zadania, oraz tego czy przegląd dotyczy kolejnego zadania w danym

obszarze, czy też audytu sprawdzającego. Czas poświęcony na przegląd będzie zależał od wielkości i

złożoności badanej działalności.

Przegląd może się wiązać z zastosowaniem następujących technik:

rozmowy - wywiady z pracownikami danej komórki wewnętrznej;

obserwacji na miejscu / oględziny;

analiz sprawozdań i innych dokumentów przygotowywanych dla kierownictwa komórki;

analizy aktów prawnych i regulacji wewnętrznych dot. badanego obszaru;

procedur analitycznych;

schematów, wykresów (flowchart);

26

testów kroczących (walk-through);

zaprojektowaniu kwestionariuszy kontroli wewnętrznej.

Wyniki wstępnego przeglądu powinny być udokumentowane w zależności od technik jego

przeprowadzania i powinny być uwzględnione w programie zadania.

4.1.4. Program zadania audytowego.4.1.4. Program zadania audytowego.

Program zadania audytowego stanowi szczegółowy plan pracy do wykonania w toku danego

zadania. Program audytu powinien zawierać następujące elementy (wzór programu stanowi Załącznik Nr 7 –Załącznik Nr 7 –

Program zadania audytowegoProgram zadania audytowego):

oznaczenie zadania audytowego ze wskazaniem jego numeru i tematu,

cel zadania audytowego,

analizę ryzyka,

podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania audytowego,

istotne ryzyka w obszarze objętym zadaniem,

wskazówki metodyczne, w tym:

techniki przeprowadzania zadania audytowego,

sposób przeprowadzania zadania audytowego,

problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach,

dowody niezbędne do dokonania ustaleń i sposób ich badania,

kryteria oceny stanu faktycznego oraz sposób klasyfikacji wyników dla tych kryteriów,

założenia organizacyjne,

harmonogram przeprowadzania zadania audytowego.

Dobrze skonstruowany program umożliwia:

systematyczne planowanie każdego etapu pracy, które można zaprezentować wszystkim

zainteresowanym audytorom,

istnienie narzędzi samooceny działań własnych audytorów,

podstawę do sumarycznego dokumentowania rzeczywiście wykonanych prac,

pomoc w zapoznaniu się przez kolejnych pracowników audytu z istotą poprzednio wykonanych

prac.

W szczególnie uzasadnionych okolicznościach Audytor Wewnętrzny, może dokonać zmiany programu

zadania audytowego w trakcie jego przeprowadzania. Zmiany powinny być udokumentowane (§19 pkt 2 i3

rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu

wewnętrznego, Dz. U. z 2010r., nr 21 poz. 108).

27

4.1.5. Narada otwierająca.4.1.5. Narada otwierająca.

Po zakończeniu wstępnych etapów planowania zadania audytowego oraz przed rozpoczęciem

zadania audytowego, można przeprowadzić naradę otwierającą z udziałem audytora oraz kierownika lub

wyznaczonego przez niego pracownika komórki wewnętrznej, która ma być poddana audytowi.

Zaproszenie do odbycia narady otwierającej zadanie Audytor Wewnętrzny przesyła z co najmniej

trzydniowym wyprzedzeniem (Załącznik nr 8 – Pismo w sprawie zwołania narady otwierającej zadanieZałącznik nr 8 – Pismo w sprawie zwołania narady otwierającej zadanie

audytowe).audytowe).

Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, zakres, kryteria oceny oraz

metodykę przeprowadzania badania, jak również założenia organizacyjne zadania audytowego, aby tym

samym minimalizować możliwe zaburzenia w pracy poddawanego audytowi komórki wewnętrznej, oraz

uzyskać ogólne informacje na temat danej komórki wewnętrznej. Wszelkie ewentualne zastrzeżenia i

sprzeciwy muszą być zamieszczone w aktach audytu w części dotyczącej dokumentów na temat programu

zadania audytowego. Narada otwierająca stanowi okazję do rozpoczęcia budowania dobrych stosunków.

Do spraw, które należy omówić w trakcie narady należą następujące sprawy:

Tematyka i celeTematyka i cele – przegląd podstawowego zakresu i celów zaplanowanych dla danego zadania

audytowego. Zarysowanie ogólnego planu pracy audytu. Podkreślenie, że celem audytu jest

wspomożenie kierownictwa poprzez dostarczenie analiz, ocen, zaleceń, oraz informacji

dotyczących badanych działań.

Założenia organizacyjneZałożenia organizacyjne – wyjaśnienie, w jaki sposób postępować się będzie z ustaleniami,

audytu, np.: rozwiązanie spraw związanych z drobnymi ustaleniami, omawianie wszystkich

ustaleń na bieżąco, aby umożliwić klientowi audytu podjęcie w porę działań naprawczych,

narada zamykająca po zakończeniu czynności audytorskich (na miejscu), przegląd sprawdzający

projekt sprawozdania, oraz dystrybucja formalnego sprawozdania z przeprowadzenia audytu.

Omówienie aktualnego stanu poprzednich ustaleń audytu.

Postępy audytuPostępy audytu – doprowadzenie do jasnego porozumienia z kierownictwem komórki

poddawanej audytowi na temat bieżącego informowania ich personelu o postępach i  ustaleniach

audytu. Ustalenie częstotliwości przekazywania aktualizujących informacji o postępach audytu

oraz szczebli kierowniczych, do których będą kierowane informacje aktualizujące na temat

postępów i ustaleń audytu.

Wkład ze strony audytowanej komórkiWkład ze strony audytowanej komórki – zwrócenie się o podanie sugestii dotyczących obszarów

problemowych, w których audytorzy mogą być pomocni dla kierownictwa komórki poddawanej

audytowi. Należy starannie rozważyć wszelkie sugestie i życzenia, aby upewnić się, czy

rzeczywiście zachodzi potrzeba skierowania uwagi audytu na te sprawy. Nie należy angażować

się w działalność operacyjną.

28

Współpraca administracyjnaWspółpraca administracyjna – informacje na temat godzin pracy, dostępu do akt, miejsca

do pracy dla audytora, wymogów dochowania terminów roboczych w działalności komórki

poddanej audytowi oraz uzyskania innych informacji, które mogą być pomocne do ustalenia

harmonogramu działań audytu, tak aby dostosować je do trybu pracy badanej komórki i aby jak

najmniej zakłócać jej pracę.

Przedstawienie się i wizytacjaPrzedstawienie się i wizytacja – zorganizowanie spotkania z pozostałym personelem, z którym

audytor będzie pracować w trakcie zadania audytowego; zorganizowanie wizytacji, obejścia

pomieszczeń dla zaznajomienia się z fizycznym środowiskiem pracy. Efektywna komunikacja

na początku audytu może istotnie wpłynąć na atmosferę, w której prowadzony jest cały audyt.

Z przeprowadzenia narady otwierającej zadanie audytowe sporządza się protokół, który zawiera

informacje o celu, przebiegu i wyniku obrad (Załącznik nr 9 – Protokół z narady otwierającej zadanieZałącznik nr 9 – Protokół z narady otwierającej zadanie

audytowe).audytowe). Protokół podpisują prowadzący naradę Audytor Wewnętrzny oraz kierownik komórki, w której

jest prowadzony audyt wewnętrzny, albo osoba przez niego wskazana oraz inne osoby uczestniczące w

naradzie.

W sytuacji odmowy podpisania protokołu przez kierownika komórki audytowanej, albo osoby przez

niego wskazanej, Audytor Wewnętrzny czyni o tym fakcie wzmiankę w protokole.

4.2. Czynności audytorskie.4.2. Czynności audytorskie.

Czynności audytorskie obejmują zebranie, analizę, interpretację i utrwalenie informacji

uzasadniających wyniki przeprowadzonego audytu. W tej fazie audytor ma obowiązek uzyskać

i udokumentować (utrwalić) wszelkie informacje związane z celami zadania audytowego. Dlatego tak istotne

są techniki zbierania materiału dowodowego.

4.2.1. Badanie systemów4.2.1. Badanie systemów

Podstawowym zadaniem audytora wewnętrznego jest przegląd systemu kontroli zarządczej i

zarządzania ryzykiem organizacji w celu zapewnienia kierownictwa, że wszystkie wymagania odnośnie

procesów zarządzania organizacją są spełnione.

Aby wydać takie zapewnienie, audytor wewnętrzny musi się upewnić, że:

istniejące narzędzia kontroli są odpowiednie, by bronić organizację przed wpływem różnego

rodzaju ryzyka (zidentyfikowanego);

istniejące narzędzia kontroli działają skutecznie.

Audytor powinien zdecydować, czy narzędzia kontroli są właściwe w odniesieniu do typu i  poziomu

zidentyfikowanego ryzyka. Powinien być zainteresowany czy zaprojektowane i ustanowione przez

kierownictwo mechanizmy kontroli są adekwatne i wystarczające, czy nie ma miejsca nadmiar

mechanizmów kontroli lub czy działają one wydajnie.

29

Ocena systemu kontroli zarządczej może być przeprowadzona jako część oceny ryzyka na etapie

planowania rocznego audytu, jak również w trakcie różnych faz planowania i realizacji danego zadania

audytowego.

Ocena mechanizmów kontroli powinna dostarczyć rozsądnego, chociaż nie absolutnego zapewnienia, że

podstawowe elementy systemu są wystarczające do osiągnięcia ich zamierzonych celów ( Załącznik nr 10 –Załącznik nr 10 –

Proces audytu)Proces audytu). Badanie i ocena winny być wystarczająco udokumentowane oraz rzetelnie poparte wynikami

testów, obserwacji i badań. Wykorzystanie metod elektronicznego przetwarzania danych, które może

rzutować na wiarygodność, dokładność czy też przydatność danych finansowych lub statystycznych, oraz

sprawozdań, winno być uwzględnione jako część badania i oceny jego wyników. Celem wszelkich prac

audytorskich jest ocena systemu kontroli zarządczej.

Badając system kontroli zarządczej audytor może posłużyć się kwestionariuszami kontroli lub

listami kontrolnymi. Stanowią one dla audytora pomoc do uzyskiwania potrzebnych informacji od

pracowników badanej komórki na temat mechanizmów kontroli. Kwestionariusze takie konstruuje się w

taki sposób, żeby odpowiedzi negatywne wskazywały na potencjalnie słabe punkty kontroli wewnętrznej.

Negatywna odpowiedź będzie powodować, że audytor będzie się starał ustalić, czy istnieją elementy

kontroli, które kompensowałyby negatywną odpowiedź.

W ocenie mechanizmów kontroli audytor powinien brać pod uwagę następujące czynniki:

typy błędów i nieprawidłowości, które mogą występować,

procedury mechanizmów kontroli służące zapobieganiu i wykrywaniu takich błędów

i nieprawidłowości,

czy zostały przyjęte stosowne procedury i czy są zadowalająco przestrzegane,

słabe strony, które mogłyby umożliwiać wymykanie się błędów i nieprawidłowości istniejącym

mechanizmom kontroli,

wpływ tych słabych stron na charakter, rozłożenie w czasie i stopień nasilenia technik audytu,

które trzeba zastosować.

Badanie systemów to narzędzie, które bardzo łatwo pokazuje występujące w procesie błędy

i pominięcia. Wykorzystując w pracach audytorskich badanie systemów można zaoszczędzić czas, który

poświęcony został na realizację zadania audytowego. Wyniki dają wartość dodaną oraz, co jest równie

ważne, badanie systemów jest niezwykle interesujące i ciekawe dla audytorów. To zalety badania systemów,

natomiast wadami są czas poświęcony na badanie może okazać się straconym i trzeba będzie stosować testy

szczegółowe (rozszerzone testy wiarygodności).

Tylko te funkcje mechanizmów kontroli wewnętrznej, które zostaną uznane za krytyczne albo ważne

dla zachowania siły określonego cyklu transakcji, powinny być testowane i oceniane.

Reasumując, czynności audytorskie obejmują:

30

Badanie wstępne dla uzyskania wewnętrznego zapoznania się z komórką wewnętrzną, obszarem

działalności, bądź procesem i mechanizmami kontroli tam występującymi.

Ustalenie, jakie ustanowiono mechanizmy kontroli. Wstępne próby zarysowania schematów

organizacyjnych, analiz graficznych procesów, oraz notatki opisujące procedury.

Testy kroczące – prześledzenie przebiegu wybranych operacji przez cały system dla

potwierdzenia, czy rzeczywiście funkcjonują tak jak to opisano.

Wstępną ocenę mechanizmów kontroli.

Dokumentowanie – ukończenie kompletowania schematów organizacyjnych, analiz graficznych

przebiegu procesów, oraz notatek opisujących procedury.

Ocenę – dokonanie wstępnej próby oceny efektywności mechanizmów kontroli wewnętrznej.

Testowanie i ponowną ocenę – potwierdzenie, modyfikacja, albo odrzucenie wstępnej próby

oceny systemu mechanizmów kontroli wewnętrznej poprzez zastosowanie testów na wybranych

próbach.

Udokumentowanie wyników takich testów i wniosków dotyczących efektywności systemu

mechanizmów kontroli wewnętrznej.

Jednocześnie należy stwierdzić, że ujęcie chronologiczne czynności audytorskich w praktyce może

się nieco różnić od powyższego modelu. Zawodowy osąd audytora, jego doświadczenie, specyfika badanego

obszaru lub dogłębna wiedza audytora na jego temat mogą uzasadniać odejście od niektórych czynności

bądź przeprowadzenie ich w innej kolejności.

Ponadto praca audytora nie może ograniczać się tylko do poszukiwania błędów. Sprawozdanie

z zadania audytowego nie może być wyliczeniem stwierdzonych nieprawidłowości. Celem testów jest

wsparcie dowodami opinii na temat wiarygodności systemu kontroli zarządczej oraz stwierdzonych ryzyk.

Aby przedstawić wyważoną opinię audytor musi obiektywnie ocenić wyniki testów. Jeżeli testy nie

wykazały żadnych błędów i odstępstw nie oznacza to, że system kontroli wewnętrznej jest skuteczny

w każdym przypadku.

Cechy właściwie opracowanych ustaleń audytu

Kryteria ( Jak powinno być! )

Stwierdzenie stanu istniejącego ( Jak jest! )

Skutek ( Co z tego wynika? )

31

Przyczyna ( Dlaczego tak się stało? )

Zalecenie ( Co należy zrobić, aby było tak jak być powinno, A nie jak

jest? )

KryteriaKryteria ..

Ta cecha polega na ugruntowaniu prawomocności danego ustalenia poprzez identyfikację kryteriów

oceny oraz odpowiada na pytanie: "Na podstawie, jakich norm zostało to osądzone?""Na podstawie, jakich norm zostało to osądzone?" W przypadku audytów

finansowych i audytów zgodności, takie kryteria stanowić mogą dokładność, istotność, ciągłość i stałość

metod, albo zgodność z obowiązującymi zasadami rachunkowości oraz wymogami aktów prawnych. W

przypadku audytów efektywności i gospodarności (skuteczności), kryteria mogą być zdefiniowane w

określeniach misji, działalności albo funkcji; standardach i normach wyników oraz kosztów; wymaganiach

określonych w zobowiązaniach prawnych; celach danego programu; przyjętych zasadach, procedurach, oraz

innych poleceniach służbowych; albo też w innych zewnętrznych źródłach kryteriów.

Stwierdzenie stanu istniejącegoStwierdzenie stanu istniejącego. .

Stwierdzenie stanu określa rodzaj i zakres ustalenia bądź niezadowalającego stanu. Często stanowi

odpowiedź na pytanie: "Jak jest?""Jak jest?" Zazwyczaj, jasne i dokładne stwierdzenie stanu wyłania się z porównań i

wyników uzyskanych przez audytora w odniesieniu do odpowiednich kryteriów oceny.

SkutekSkutek. .

Ta cecha określa rzeczywisty lub potencjalny wpływ na istniejący stan i odpowiada na pytanie: “Jaki“Jaki

to miało/może mieć skutek?to miało/może mieć skutek?". Znaczenie danego stanu rzeczy jest zwykle oceniane poprzez jego skutki.

W przypadku audytów operacyjnych działalności, ograniczenie efektywności i gospodarności, albo nie

osiągnięcie celów danego programu (skuteczność), stanowią właściwe miary skutku. Często znajdują one

wyraz w ujęciu ilościowym, np. środków pieniężnych, liczby zatrudnionych osób, ilości materiałów, liczby

transakcji, albo upływu czasu. Jeżeli rzeczywistego skutku nie da się ustalić, potencjalne lub niewymierne

skutki mogą być czasami przydatne do pokazania znaczenia danego stanu rzeczy.

PrzyczynaPrzyczyna ..

Czwarta cecha określa powody leżące u podłoża niezadowalającego stanu rzeczy lub ustalenia

i odpowiada na pytanie: “Dlaczego tak się stało?"“Dlaczego tak się stało?"

Jeżeli dany stan rzeczy utrzymywał się przez dłuższy czas, albo nasila się, należy także opisać przyczyny

wpływające na takie cechy danego stanu faktycznego.

32

Identyfikacja przyczyny niezadowalającego stanu rzeczy lub określonych ustaleń, stanowi wstępny warunek

sformułowania znaczących zaleceń dotyczących działań naprawczych. Przyczyna może być całkiem

oczywista, jeżeli zalecenia audytu wskazują na konkretny i praktyczny sposób poprawy danego stanu rzeczy.

Jednakże, brak identyfikacji przyczyny w ramach danego ustalenia może również oznaczać, że przyczyna nie

została ustalona z powodu ograniczeń lub wad pracy audytu, albo, że została pominięta, aby uniknąć

bezpośredniej konfrontacji z pracownikami odpowiedzialnymi za niepożądany stan.

ZaleceniaZalecenia . .

Ten ostatni atrybut określa sugerowane działania zaradcze i odpowiada na pytanie: “Co należy“Co należy

zrobić?"zrobić?". Relacja pomiędzy zaleceniem audytu a leżącą u jego podłoża przyczyną danego stanu rzeczy winna

być jasna i logiczna. Jeżeli taki związek istnieje, zalecane działanie będzie najprawdopodobniej wykonalne

i właściwie ukierunkowane. Zalecenia zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu powinny określać,

co trzeba zmienić lub naprawić a nie w jaki sposób i kto. Określenie sposobu i  wskazanie osób

odpowiedzialnych za wykonanie zmian należy do obowiązków kierownika komórki audytowanej. Bardziej

ogólne zalecenia (np., aby zwrócić większą uwagę, ponownie podkreślić wagę konkretnych mechanizmów

kontroli, coś przeanalizować albo rozpatrzyć) bywają czasami stosowane w skrótowych sprawozdaniach

kierowanych bezpośrednio do kierownictwa najwyższego szczebla dla zwrócenia uwagi na ustalenia w

sprawie zgodności (z prawem, planami celami itp.), ujawnione w szeregu obszarów.

Zalecenia należy kierować do osoby posiadającej kompetencje do podjęcia odpowiednich działań.

4.2.2. Dokumentowanie czynności audytowych.4.2.2. Dokumentowanie czynności audytowych.

Dokumentacja wspomaga zrozumienie przez audytora mechanizmów kontroli zarządczej.

Dokumentację sporządza się, aby poznać, zrozumieć oraz uzasadnić wyniki oceny. Dokumenty

robocze audytu dostarczają uzasadnień wniosków, do których doszedł audytor w zakresie badania i oceny

mechanizmów kontroli wewnętrznej.

Audytor Wewnętrzny ma prawo wglądu do dokumentów i innych materiałów związanych

z funkcjonowaniem badanej komórki. Może także sporządzać lub uzyskać bezpośrednio od pracowników

audytowanej komórki niezbędne odpisy, kopie lub wyciągi, jak również zestawienia i obliczenia, w tym

również zawarte na elektronicznych nośnikach informacji. Jeżeli zachodzi potrzeba włączenia do akt

bieżących audytu wewnętrznego określonego dokumentu lub jego części, pracownik komórki, w której jest

przeprowadzane zadanie audytowe, na wniosek audytora wewnętrznego potwierdza odpis lub kopię tego

dokumentu lub zatwierdza zestawienia i obliczenia.

Odpisy, kopie lub wyciągi, jak również zestawienia i obliczenia otrzymane lub opracowane w trakcie

zadania audytowego należy umieścić we właściwym rozdziale akt audytu. Aby zapewnić prawidłową i pełną

ilustrację danego zadania audytowego w aktach audytu, audytor powinien dokumentować wszelkie uzyskane

informacje i włączać je do akt audytu. Dopuszcza się jednakże możliwość, w przypadku gdy informacja,

którą oceniał audytor jest niejawna, lub jest wynikiem analizy na podstawie ewidencji czy ksiąg do

33

zamieszczania w tej analizie lub ocenie informacji o nazwie, miejscu i identyfikacji dokumentów będących

podstawą ustaleń.

Należy dokumentować wszelkie informacje uzyskane w trakcie prowadzonych spotkań, włącznie

z rozmowami telefonicznymi, naradami i wywiadami.

Przebieg narady otwierającej, zamykającej oraz innych narad w trakcie zadania audytowego

dokumentuje się protokołem. Protokół z narady musi zawierać informacje o celu, przebiegu i wyniku narady.

Notatka z rozmowy stanowi dokument, który jest sporządzany według jednolitego wzoru

bezpośrednio po rozmowie lub jeszcze w jej trakcie. Zaleca się, aby notatkę z rozmowy przedstawić osobie,

z którą przeprowadzono dany wywiad w celu autoryzacji, jeżeli miała wtedy miejsce dyskusja na temat

istotnych spraw.

Pracownicy komórki audytowanej mają prawo, z własnej inicjatywy złożyć oświadczenia dotyczące

przedmiotu audytu. Audytor Wewnętrzny nie może odmówić włączenia tych oświadczeń do bieżących akt

audytu wewnętrznego.

4.2.3. Techniki badania.4.2.3. Techniki badania.

Podczas czynności audytowych (zarówno na etapie badania wstępnego, jak i na etapie zasadniczego zadania

audytowego) można stosować następujące techniki badania:

Technika Opis Zalety Wady

WywiadJedna z podstawowych technik badania Sprawdza zrozumienie osób, które

sprawują kontrolę

Niewielka ilość dowodów

Obserwacja

Obserwacja działania kontroli, techniki

badania “fizycznego”, dotyczący badania

aktywów występujących w formie

rzeczowej, np. środki trwałe, gotówka.

Metody: oględziny, osobistego

uczestnictwa audytora w czynnościach np.

w inwentaryzacji czy wizytacja.

Dostarcza dowodów

bezpośrednich na działanie

procedur kontroli

Dotyczy określonego

momentu.

Badanie dokumentuWeryfikacja istnienia dokumentu oraz

ocena formalna, rachunkowa i

merytoryczna

Dokumenty są dowodem o

wysokiej wiarygodności, jeśli są

dokumentem

zewnętrznym przygotowanym

przez jednostkę zewnętrzną i

pozostającym pod jej kontrolą

oryginalnym

wykonanym na czas

przy silnej kontroli

Dokumenty są dowodem o

niskiej wiarygodności jeśli

są:

dokumentem

wewnętrznym

kopią

wykonane nieterminowo

przy słabej kontroli

wewnętrznej

34

wewnętrznej

WeryfikacjaUstalenie, czy transakcja faktycznie miała

miejsce, była ważna i została prawidłowo

zaksięgowana (tu: ocena kontroli, nie

potwierdzenie transakcji).

Metody: porównanie, potwierdzenie

negatywne i pozytywne, (testy góra – dół)

Koncentracja na obszarach

problemowych

Uzyskanie dowodów

niezależnych i wiarygodnych

może być trudne. Wybór

próby może być

nieobiektywny.

Powtórzenie czynnościPonowne wykonanie czynności Precyzja Proces pracochłonny i

niekoniecznie dostarczający

dowodów wysokiej jakości

Diagram (flowchart)Prezentacja graficzna procesu lub systemu Przejrzysta prezentacja procesu,

ułatwia identyfikację słabych

punktów i zbędnych czynności

Nie można ocenić ważności

poszczególnych czynności

Metody analityczne: techniki stosowane do zbadania związków między danymi oraz zbadanie ich

wiarygodności.

Techniki Definicja Techniki Przykłady

Analiza trendu

porównuje badany parametr z

bieżącego okresu do wielkości

parametru w poprzednich

okresach.

metody graficzne, średnie ważone,

porównania międzyokresowe,

analiza regresji.

porównanie faktycznych miesięcznych

wydatków budżetowych z budżetem

Analiza

wskaźnikowa

Porównanie danych liczbowych

indeksacja o wspólnej podstawie,

analiza wskaźników finansowych

porównanie pozycji dochodów i wydatków

względem łącznego dochodu,

Analiza

prognostyczna

wykorzystywana do

prognozowania wartości

analizowanej zmiennej w

przyszłych okresach w oparcie o

występowanie wzajemnych

związków.

modelowanie (tworzenie modeli)

metody statystyczne np. prognoza

kosztów wynagrodzeń

na podstawie dostępnych danych.

porównywanie bieżącej informacji

z informacją z poprzedniego okresu,

z planami finansowymi, prognozami,

z innymi jednostkami;

badanie zmian w saldach kont

wcześniejszych okresów

(cel: sformułowanie prognozy dla okresu

bieżącego);

Metody analityczne są pomocne przy wykrywaniu:

nieoczekiwanych różnic,

braku różnic, pomimo, iż się ich spodziewano,

błędów, nieprawidłowości i oszustw,

innych wyjątkowych transakcji lub wydarzeń.

35

Procedury analityczne są najbardziej wiarygodne przy silnej kontroli wewnętrznej

Przy stosowaniu metod analitycznych należy uwzględnić następujące czynniki:

charakter jednostki,

wiedza z poprzednich okresów,

dostępność informacji finansowych i nie-finansowych,

wiarygodność informacji,

zgodność i niezależność informacji z różnych źródeł,

zakres przewidywania saldach na kontach i transakcje z racjonalną dokładnością.

Metody analityczne są wykorzystywane na etapie planowania i zamykania zadania audytowego.

Na etapie planowania ułatwiają:

lepsze zrozumienie procesu, działalności komórki audytowanej,

identyfikację obszarów ryzyk,

identyfikację nietypowych transakcji, zaplanowanie testów.

Metody: Ocena istotnych sald kont, ocena budżetu i prognoz dotyczących komórki audytowanej, wyniki

finansowe i przyszłe plany, zbadanie danych statystycznych, porównanie osiągniętych wyników z budżetem

i celami Jednostki.

Na końcowym etapie zadania audytowego zastosowanie procedur analitycznych wykorzystuje się do sformułowania

ogólnego wniosku czy sprawozdania finansowe odpowiadają wiedzy audytora na temat działalności komórki

audytowanej.

Testy: techniki służące do ustalenia stanu faktycznego w komórce audytowanej poprzez zebranie

dowodów audytowych.

Rodzaje testów Definicja Cel Techniki

Testy przeglądowe Wstępne badanie systemu, które

potwierdza, że dobrze rozumiemy

zasady jego funkcjonowania.

1. Zrozumieć system

2. Zidentyfikować kontrole

3. Znalezienie dowodów

potwierdzających kontrole

Obserwacje, wywiady, badanie

dokumentów, diagram

Testy zgodności Testy dostarczające dowodów na to,

czy procedury kontrolne funkcjonują

i czy są efektywne.

Ocenie podlega system kontroli

Obserwacja, wywiady, analiza, weryfikacja

(porównanie, potwierdzenie negatywne

i pozytywne), testy sheet to floor

(na istnienie)

36

Testy rzeczywiste

Służą zgromadzeniu dowodów

kompletności, dokładności

i ważności informacji zawartych

w zapisach księgowych.

Badaniu podlega transakcja Testy sheet to floor (na istnienie),

Testy floor to sheet (na kompletność)

4.3. Sprawozdawczość.4.3. Sprawozdawczość.

Celem sprawozdań składanych przez audytora wewnętrznego kierownikowi komórki audytowanej i

Burmistrzowi Miasta Lubartów, jest dostarczenie obiektywnych informacji i zaleceń, które umożliwiają

podejmowanie właściwych decyzji. Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu stanowi wynik końcowy

każdego zadania audytowego i należy do obowiązków Audytora Wewnętrznego.

4.3.1. Wstępne ustalenia i wnioski.4.3.1. Wstępne ustalenia i wnioski.

Dla każdego zakończonego zadania audytowego audytor powinien opracować projekt sprawozdania

– Wstępne ustalenia i wnioski11, w którym informuje o ustaleniach, uwagach i wnioskach (zaleceniach).

Wstępne ustalenia i wnioski muszą być dokładne, obiektywne, przejrzyste, zwięzłe, konstruktywne,

kompletne oraz terminowe.

Celem opracowywania Wstępnych ustaleń i wniosków z przeprowadzonego audytu jest upewnienie

się, że audytor prawidłowo zrozumiał części składowe systemu oraz zapewnienie kierownikowi komórki

audytowanej możliwości ustosunkowania się i oceny tych ustaleń i wniosków, a także do wyrażenia

własnych ocen i opinii. Wstępne ustalenia i wnioski z przeprowadzonego audytu należy przedstawić

(przesłać) kierownikowi komórki poddanej audytowi z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem, a

następnie poddać pod dyskusję w trakcie narady zamykającej. Kierownik komórki audytowanej ma także

prawo do przedstawienia wyjaśnień dotyczących wyników. Wstępne ustalenia i wnioski powinny

odpowiednio obejmować te same elementy, co sprawozdanie z zadania audytowego w zakresie kryteriów,

stanu faktycznego, skutków, przyczyn i zaleceń.

4.3.2. Narada zamykająca.4.3.2. Narada zamykająca.

Elementem kończącym zadanie audytowe jest narada zamykająca. Odbywa się ją w celu

przedstawienia Wstępnych ustaleń i wniosków z przeprowadzonego zadania audytowego. Audytor

Wewnętrzny odpowiada za ustalenie terminu narady zamykającej.

Pismo w sprawie zwołania narady zamykającej zadanie audytor wewnętrzny przesyła z co najmniej

trzydniowym wyprzedzeniem - (Załącznik nr 11 – Pismo wZałącznik nr 11 – Pismo w  sprawie zwołania narady zamykającej zadaniesprawie zwołania narady zamykającej zadanie

11 Wstępne ustalenia i wnioski to przyjęta w audycie wewnętrznym Gminy Miasto Lubartów nazwa dokumentu dla ustaleń stanu faktycznego, który opracowany jest przez audytora wewnętrznego po przeprowadzeniu zadania audytowego i prezentowany na naradzie zamykającej dane zadanie.

37

audytowe)audytowe). W naradzie zamykającej bierze udział audytor przeprowadzający zadanie oraz kierownik badanej

komórki i wskazani przez niego pracownicy. Audytor wewnętrzny może, zaprosić do uczestniczenia

w naradzie zamykającej osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki. Audytor może przesłać

Wstępne ustalenia i wnioski lub wyciąg z tych ustaleń także do kierowników komórek nie będących

podmiotami zadania, ale w opinii audytora ich wskazówki i uwagi powinny być przedyskutowane na

naradzie.

Należy podkreślić, iż niezwykle ważną dla audytorów wewnętrznych jest obecność w trakcie narady

zamykającej kierownika komórki audytowanej. Ponieważ to do niego przede wszystkim adresowane są

oceny i wnioski z przeprowadzonego zadania audytowego. To również kierownik komórki audytowanej,

jeśli stwierdzi zasadność ocen i wniosków, ma obowiązek wyznaczyć osoby odpowiedzialne za ich

wykonanie oraz wskazać termin ich realizacji oraz powiadomić o tym o tym audytora wewnętrznego i

Burmistrza Gminy Miasto Lubartów 12.

Przed naradą zamykającą, należy przygotować strategię prezentacji wstępnych ustaleń i wniosków.

Powiązane sprawy można połączyć, należy także opracować kolejność prezentacji. Należy unikać takich

punktów na początku prezentacji, które wprowadzałyby elementy mogące wywołać sprzeciw pracowników

komórki poddawanej audytowi. Ustalenia można pogrupować w dwie kategorie i przedstawić je w

następującym porządku:

istotne ustalenia adresowane do kierownictwa najwyższego szczebla.

uwagi – sprawy mniej ważne, które zostaną przedstawione ustnie lub w formie nieformalnej

notatki osobom odpowiedzialnym za nadzór wobec komórki audytowanej.

Celem narady jest poinformowanie kierownictwa komórki poddanej audytowi o wynikach audytu

i o procesie sprawozdawczym, osiągnięcie porozumienia na temat ustaleń oraz zapoznanie z działaniami

naprawczymi zaplanowanymi lub już podjętymi w celu poprawy ewentualnych niedociągnięć ujawnionych

przez audyt. Audytor wewnętrzny powinien dokonać przeglądu celów i zakresu zadania audytowego oraz

procesu sprawozdawczego przed podjęciem dyskusji o ustaleniach audytu.

Należy również wziąć pod uwagę okazję przedstawienia pozytywnych mechanizmów kontroli i

zarządzania, zidentyfikowanych podczas przeprowadzania audytu. Należy sporządzić protokół z narady

zamykającej zawierający informacje o celu, przebiegu i wyniku obrad - (Załącznik nrZałącznik nr  12 – Protokół z narady12 – Protokół z narady

zamykającej zadanie audytowe)zamykającej zadanie audytowe). Protokół ten podpisują uczestnicy narady zamykającej.

W sytuacji odmowy podpisania protokołu z narady zamykającej przez kierownika komórki

audytowanej audytor wewnętrzny czyni o tym fakcie wzmiankę w protokole.

4.3.3. Sprawozdanie.4.3.3. Sprawozdanie.

12 § 27 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108)

38

Po naradzie zamykającej Audytor Wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu

(Załącznik nr 13 – Sprawozdanie z zadania audytowego).Załącznik nr 13 – Sprawozdanie z zadania audytowego).

Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu zawiera następujące elementy:

oznaczenie zadania audytowego,

datę sporządzenia,

nazwę i adres komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,

imię i nazwisko audytora wewnętrznego oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego,

cel przeprowadzania zadania audytowego,

podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania audytowego,

podjęte działania i zastosowane techniki przeprowadzania zadania audytowego,

termin, w którym przeprowadzono audyt wewnętrzny,

zwięzły opis działań komórki, jej strategii i celów zwłaszcza w obszarze poddanym audytowi wewnętrznemu,

ustalenia stanu faktycznego wraz z określeniem kryteriów dokonania ich oceny,

określenie oraz analizę przyczyn słabości kontroli zarządczej,

skutki lub ryzyka wynikające z tych słabości,

zalecenia (rekomendacje) w sprawie usunięcia słabości lub wprowadzenia usprawnień,

opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu

kontroli zarządczej w obszarze objętym zadaniem,

podpis audytora wewnętrznego.

Jasne określenie celu zadania audytowego jest konieczne dla prawidłowej oceny jego wyników.

Wskazanie zakresu audytu umożliwia czytelnikowi sprawozdania zorientowanie się, jakiego obszaru

działalności Jednostki dotyczyło badanie. Aby precyzyjnie określić granice zakresu, można również

wymienić rodzaje działalności, powiązane z badanymi obszarami.

W sprawozdaniu powinny znaleźć się tylko te ustalenia stanu faktycznego (stwierdzone fakty),

które są konieczne do uzasadnienia lub wyjaśnienia uwag i wniosków.

Analiza przyczyn i skutków słabości kontroli to sporządzona przez audytora wewnętrznego ocena wpływu

ustalenia stanu faktycznego na badany rodzaj działalności i na całą Jednostkę.

Uwagi i wnioski (zalecenia/rekomendacje) w sprawie słabości kontroli stanowią zalecenia ulepszeń oraz

plan działań naprawczych.

Cechy sprawozdania.

39

Dokładność – oznacza, że sprawozdania muszą być poparte faktami. Jest niezmiernie ważnym dla

wiarygodności audytu wewnętrznego i audytora, aby zachować najwyższy poziom rzeczowej, bezstronnej i

obiektywnej sprawozdawczości.

Jasność – oznacza, że sprawozdania muszą być jasne, zrozumiałe i nie powinny wymagać konieczności ich

interpretowania ani ustnych wyjaśnień.

Kwantyfikacja – oznacza, że uwagi powinny mieć podany w maksymalnym możliwym stopniu wymiar

ilościowy, aby pozwolić na ustalenie wagi i skutków oddziaływania wskazanych punktów.

Zwięzłość – oznacza, że sprawozdania muszą być trafne i dotyczyć przedmiotu audytu. Niekoniecznie

oznacza to, że mają być krótkie.

Rzetelność – oznacza, że sprawozdania winny zachować równowagę, biorąc pod uwagę wrażliwość

klientów audytu. Nacisk należy położyć na warunki poprawy, a nie na krytykę osób lub zdarzeń

z przeszłości.

Terminowość – oznacza, że sprawozdania muszą być wydawane na czas po zakończeniu danego zadania.

W sytuacji, gdy zadanie audytowe zostało przeprowadzone zgodnie ze standardami audytu

wewnętrznego należy użyć w sprawozdaniu z zadania audytowego sformułowania : “Zadanie audytowe“Zadanie audytowe

zostało przeprowadzone zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytuzostało przeprowadzone zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu

WewnętrznegoWewnętrznego1313”.

Zasadą przy prowadzeniu audytu wewnętrznego jest osiągnięcie porozumienia z pracownikami

komórki audytowanej co do prawdziwości stwierdzonych faktów związanych z ustaleniami audytu, przed

rozpowszechnieniem sprawozdania z audytu wewnętrznego. Tam gdzie jest to właściwe, należy ustalić

działania korygujące, jakie należałoby podjąć i uwzględnić je w sprawozdaniu. Audytor wewnętrzny może

pracować z pracownikami komórek audytowanych nad poszukiwaniem najlepszych rozwiązań dla

uniknięcia niedociągnięć stwierdzonych w toku zadania audytowego.

Po upewnieniu się, że sprawozdanie jest adekwatne do występujących okoliczności, następuje

ostateczna dystrybucja sprawozdania, zgodnie z ustaloną procedurą i według przyjętego rozdzielnika.

Na audytorze wewnętrznym spoczywa ostateczna odpowiedzialność za ocenę reakcji

zainteresowanej komórki wewnętrznej. Audytor współpracuje z kierownikiem danej komórki wewnętrznej

we właściwy sposób, zgodnie z zakresem kompetencji, nad rozwiązaniem ewentualnego sporu.

Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wewnętrznego przesyłane jest kierownikowi komórki

poddawanej audytowi (Załącznik nr 14 – Pismo w sprawie przesłania sprawozdania z zadania audytowego)Załącznik nr 14 – Pismo w sprawie przesłania sprawozdania z zadania audytowego),

a następnie:

13 The International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing – tzw. The Red Book – wydanie polskie “Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego”, Stowarzyszenie Audytorów Wewnętrznych IIA Polska, Warszawa, 2009 r.

40

1. Po otrzymaniu sprawozdania kierownik komórki audytowanej może zgłosić na piśmie

do Audytora wewnętrznego dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia do

treści sprawozdania, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego nie

krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania z audytu

wewnętrznego.

2. W przypadku otrzymania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do

treści sprawozdania Audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby

podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a przypadku stwierdzenia

w części albo w całości ich zasadności zmienia lub uzupełnia treść sprawozdania z

audytu wewnętrznego.

3. W przypadku nieuwzględniania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych

zastrzeżeń do treści sprawozdania, w części albo w całości, Audytor wewnętrzny

przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem kierownikowi komórki

audytowanej.

4. Dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia do treści sprawozdania oraz

kopię stanowiska Audytor wewnętrzny włącza do akt bieżących.

5. Po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści

sprawozdania Audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie Burmistrzowi Miasta

Lubartów i kierownikowi komórki audytowanej.

6. W przypadku niezgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do

treści sprawozdania audytor wewnętrzny po upływie terminu, o którym mowa w pkt 1,

przekazuje sprawozdanie Burmistrzowi Miasta Lubartów, Lubartów , informując o tym

kierownika komórki audytowanej.

7. Kierownik komórki audytowanej w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania

sprawozdania może przedstawić na piśmie Burmistrzowi Miasta Lubartów, swoje

stanowisko wobec sprawozdania z audytu wewnętrznego.

8. Kierownik komórki audytowanej w przypadku uznania, że zalecenia zawarte w

sprawozdaniu są zasadne, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala

termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego oraz

Burmistrza Miasta Lubartów, Lubartów – w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia

otrzymania sprawozdania z audytu wewnętrznego.

9. W przypadku odmowy realizacji zaleceń zawartych w sprawozdaniu z audytu kierownik

komórki audytowanej powiadamia pisemnie audytora wewnętrznego oraz Burmistrza

Miasta Lubartów o przyczynach odmowy w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia

otrzymania sprawozdania z audytu wewnętrznego.

10. W przypadku gdy kierownik komórki audytowanej odmówi wykonania zaleceń

zawartych w sprawozdaniu z audytu, Burmistrz Miasta Lubartów, Lubartów - w

41

przypadku uznania, że zalecenia zawarte w sprawozdaniu są zasadne- wyznacza osoby

odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym

audytora wewnętrznego.

11. Audytor wewnętrzny po upływie realizacji zaleceń zawartych w sprawozdaniu z audytu

wewnętrznego zwraca się do kierowników komórek audytowanych objętych zadaniem o

informację na temat działań podjętych w celu realizacji zaleceń oraz stopnia ich

realizacji.

Jeżeli sprawozdanie z przeprowadzonego zadania audytowego jest dokładne, jasne, zwięzłe,

rzetelne, terminowe i zawiera konkretnie wyznaczone obowiązki, wzrasta jego wartość, jako wiarygodnego

źródła informacji.

Zakres dystrybucji sprawozdań z przeprowadzenia z audytu jest ograniczony. Nie należy ich

powielać ani przekazywać innym adresatom bez wyraźnej zgody audytora wewnętrznego. Nie należy

również sporządzać z nich notatek, wyciągów bądź kopii, prawo takie przysługuje jedynie audytorowi

wewnętrznemu.

4.4. Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń4.4. Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń

Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń to zespół czynności wykonywanych przez audytora

wewnętrznego w celu sprawdzenia, czy i w jakim stopniu kierownictwo danej komórki wewnętrznej podjęło

kroki zmierzające do wprowadzenia w życie zaleceń (uwag i wniosków) udzielonych w wyniku zadania

audytowego, lub czy kierownictwo oceniło ryzyko związane z nie wdrożeniem danego zalecenia.

Czynności te mogą obejmować kategorie działań o różnej skali: od krótkiej rozmowy telefonicznej,

poprzez zbadanie określonej procedury, aż po realizację zadania audytowego w pełnym zakresie.

Planowanie harmonogramu czynności sprawdzających wykonanie zaleceń audytu można rozpocząć,

kiedy działania naprawcze zostaną potwierdzone przez akceptację danego zalecenia audytu lub, kiedy

kierownictwo wybierze podjęcie ryzyka nie wprowadzenia w życie danego zalecenia. Na podstawie ryzyka

i wchodzącego w grę zagrożenia przez nie, jak również stopnia trudności osiągnięcia zalecanego działania

zaradczego, czynności audytu sprawdzającego należy tak zaplanować, aby monitorować sytuację albo

potwierdzić wprowadzenie zmian, które były zaplanowane. Te same czynniki należy ustalić niezależnie od

42

tego, czy wystarczyłaby zwykła rozmowa telefoniczna, czy też wymagane byłoby zastosowanie dalszych

procedur audytu.

Wyniki czynności sprawdzających wykonanie zaleceń audytu przedstawiane są w notatce

informacyjnej, którą audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi badanej komórki oraz Burmistrzowi

Miasta Lubartów.

4.6. Prawo do odwołania się.4.6. Prawo do odwołania się.

Aby zapewnić niezależność i obiektywizm, audytor wewnętrzny ma prawo do swobodnego

wyrażania swoich opinii, w tym różnicy zdań wobec osób znajdujących się w zależności służbowej. Różnice

takie należy przedstawiać na piśmie.

Dla umożliwienia rozwiązywania różnic wyrażanych opinii, należy wprowadzić przejrzysty i  nieograniczony

system odwołań do osoby trzeciej w następującym układzie:

Różnice zdań w

stosunku do:

Różnice zdań w

stosunku do:

Osoba trzecia, do której należy się

zwrócić:

Pracownicy komórek

audytowanych Gminy

Urzędu Miasta Lubartów, Audytor Wewnętrzny

Naczelnicy wydziałów Urzędu Miasta

Lubartów,

Burmistrz Miasta LubartówNaczelnicy wydziałów

Urzędu Miasta Lubartów,

Rozwiązywanie różnic zdań następuje zgodnie z wyżej przedstawionym porządkiem. Jeżeli różnice

zdań utrzymują się po odwołaniu do pierwszego szczebla odwoławczego, można rozważyć podjęcie próby

rozstrzygnięcia różnicy zdań na kolejnym wyższym szczeblu. W każdym przypadku dany pracownik musi

dopilnować, aby audytor wewnętrzny był w pełni świadomy, że następuje odwołanie się do rozstrzygnięcia

osoby trzeciej.

43

Niedopuszczalne jest, aby zwracanie się o rozstrzygnięcie do osoby trzeciej było powodem wyciągania

negatywnych konsekwencji wobec danego pracownika, zwracającego się o rozstrzygnięcie.

5.5. Akta audytu.Akta audytu.

Aby zapewnić wysoką jakość audytu i uprościć opracowywanie dokumentów roboczych gromadzonych

w trakcie audytu, jak również, aby umożliwić dostęp stron trzecich do informacji na temat przebiegu audytu,

wszelkie dokumenty robocze powinny być umieszczone w aktach audytu. Każda teczka akt audytu powinna

być zaopatrzona w następujące informacje - (Załącznik nr 16 – Naklejka na teczkę akt audytu)Załącznik nr 16 – Naklejka na teczkę akt audytu):

Nazwa jednostki,

Nazwa komórki audytu wewnętrznego,

Nazwa dokumentów, nazwa i numer zadania audytowego,

Nazwa komórki poddanej audytowi,

Nazwa akt.

5.1. Stałe akta audytu.5.1. Stałe akta audytu.

Audytor Wewnętrzny prowadzi akta stałe, które obejmują w szczególności:

plany audytu;

sprawozdania z wykonania planów audytu;

zakres realizacji planu audytu;

informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego, w tym

dokumentację z przeprowadzonej analizy ryzyka lub analizy zasobów osobowych, akty

normatywne oraz inne akty prawne związane z zakresem działania jednostki oraz regulujące jej

funkcjonowanie, wykaz dokumentów zawierających opis systemów zarządzania i kontroli, w

tym kontroli finansowej, i mające wpływ na system kontroli finansowej,

inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego i analizę

ryzyka;

roczną opinię Audytora Wewnętrznego na temat kontroli zarządczej;

dokumentację z ocen programu zapewnienia jakości.

44

Nie ma potrzeby przechowywania w aktach stałych wszystkich aktów normatywnych i innych aktów

prawnych w formie “papierowej”. Należy jednak w tej sytuacji zamieścić w aktach stałych wykaz takich

wszystkich aktów normatywnych i innych aktów prawnych wraz z podaniem miejsca (źródła) dostępu np.

System Informacji Prawniczej LEX itp.

Akta stałe mogą być wykorzystane do przeprowadzenia zadań audytowych w przyszłości oraz

posłużą jako cenne informacje wprowadzające dla nowych audytorów wewnętrznych. Akta te należy stale

aktualizować.

5.2. Bieżące akta audytu. 5.2. Bieżące akta audytu.

Bieżące akta zawierają informacje niezbędne do sformułowania uwag i wniosków, które będą

zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzenia zadania audytowego. Prowadzi się je dla dokumentowania

przebiegu i wyników konkretnego zadania audytowego, również z przeprowadzonych czynności

sprawdzających.

Powinny obejmować:

dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego, w tym materiały, które

stanowią podstawę rozpoczęcia zadania oraz imienne upoważnienia do przeprowadzania audytu

wewnętrznego,

dokumenty, które przynależą do czynności planowania i projektowania programu audytu (m.in.

program audytu, wszelkie ewentualne korekty programu, protokół z narady otwierającej,

wybrana metodyka audytu),

materiały do oceny dowodów, w tym wszelkie materiały sporządzone przez audytora lub

otrzymane od stron trzecich oraz oświadczenia pracowników badanej komórki, które wywierają

wpływ na ocenę systemów zarządzania i kontroli finansowej (protokoły narad, fotokopie

dokumentów, wyniki testów, itp.),

sprawozdania, w tym wstępne ustalenia i wnioski, podnoszone zastrzeżenia i sprawozdanie,

dokumentowanie czynności sprawdzających, w tym notatkę informacyjną z czynności

sprawdzających.

Wykaz dokumentów załączonych do akt bieżących zawiera - (Załącznik nr 17 – Wykaz dokumentówZałącznik nr 17 – Wykaz dokumentów

załączonych do bieżących akt audytu)załączonych do bieżących akt audytu).

Kiedy sprawozdanie zostanie przekazane Burmistrzowi Miasta Lubartów, wszelkie nieistotne

dokumenty zawarte w aktach zadania audytowego należy usunąć z akt. Dokumenty weryfikujące ustalenia

audytu (ścieżka audytu) oraz metody audytu stosowane w danym zadaniu audytowym muszą zostać

zarejestrowane w aktach bieżących trwale.

Akta bieżące i akta stałe audytu wewnętrznego stanowią własność Gminy Miasto Lubartów.

45

5.3. Dostęp do akt audytu. 5.3. Dostęp do akt audytu.

Audytor Wewnętrzny zobowiązany jest kontrolować dostęp do dokumentacji audytu wewnętrznego.

5.3.1 Udostępnianie dokumentów na zewnątrz Gminy Miasto Lubartów

Dokumentami, które zgodnie z ustawą o finansach publicznych stanowią informację publiczną i

mogą zostać udostępnione na zewnątrz Gminy Miasto Lubartów są: Plan audytu wewnętrznego,

Sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego. Dokumenty te udostępnia się na wniosek, który

powinien zawierać informację o celu wykorzystania dokumentów audytu. Jako, że Audytor Wewnętrzny nie

jest właścicielem dokumentów zgoda na ich przekazanie jest wyrażana przez Burmistrza Miasta Lubartów

zgody na udostępnienie planu i sprawozdania z audytu następuje, po pozytywnej weryfikacji możliwości

wydania takich dokumentów przez Audytora Wewnętrznego. Dokumenty wydaję się tylko i wyłącznie z

zastrzeżeniem ich wykorzystania w celach wskazanych przez wnioskodawcę we wniosku, bez możliwości

dalszego przekazywania, udostępniania, tworzenia odpisów, kopii, lub wyciągów oraz publikacji i dalszego

rozpowszechniania niezależnie od rodzaju wykorzystywanych mediów.

Informacji publicznej nie stanowią inne niż wymienione wyżej dokumenty audytu wewnętrznego.

Wydanie innych dokumentów na zewnątrz jest zabronione poza nw. wyjątkami:

dokumenty można wydać jeżeli wnioskodawcą jest audytor zewnętrzny (NIK, RIO lub inne organy

kontrolne) w celu koordynacji prac związanych z prowadzeniem w Gminie Miasto Lubartów

kontroli i minimalizacją dublowania wysiłków. Wydanie tych dokumentów następuje na podstawie

wniosku, za zgodą Burmistrza Miasta Lubartów poprzedzoną aprobatą Audytora Wewnętrznego, z

zastrzeżeniami wykorzystania we wskazanych celach i ograniczeniami ich dalszej dystrybucji;

dokumenty, które mogą stanowić dowód w sprawie wydaje się na żądanie organów ścigania

(żandarmeria, policja, prokuratura, sąd), przy czym w aktach audytu pozostawia się kopie tych

dokumentów oraz sporządza protokół przekazania (Załącznik Nr 18 – Protokół przekazaniaZałącznik Nr 18 – Protokół przekazania

dokumentów audytu wewnętrznegodokumentów audytu wewnętrznego).

5.3.2 Udostępnianie dokumentów wewnątrz Gminy Miasto Lubartów

Wewnętrzny dostęp do wszystkich dokumentów audytu wraz ze sprawozdaniem z zadania jest

ograniczony. Decyzje o tym komu powinno być przekazane sprawozdanie lub inne dokumenty podejmuje

Audytor Wewnętrzny. Bez wyraźnej zgody Audytora Wewnętrznego nie wolno wykonywać żadnych

odpisów, kopii, wyciągów z dokumentacji oraz dokonywać ich dalszej dystrybucji wewnątrz (poza normalną

linią podległości) i na zewnątrz Gminy Miasto Lubartów.

Dostęp do akt bieżących (roboczych) audytu wewnętrznego ma Burmistrz Miasta Lubartów,

Audytor Wewnętrzny oraz Kierownik komórki audytowanej. Audytor może podjąć decyzję o udostępnieniu

do wglądu dokumentów roboczych audytu także innym osobom, w sytuacjach kiedy wyniki audytu są im

46

potrzebne do wdrożenia zaleceń lub innych usprawnień systemu kontroli zarządczej w ramach wykonywania

ich indywidualnych obowiązków.

Sprawozdanie z zadania audytowego może być przekazane, poza Kierownikiem komórki

audytowanej, także do innych osób mogących podjąć działania zmierzające do usprawnienia systemu

kontroli, decyzje w tym zakresie podejmuje Audytor Wewnętrzny.

5.3.3 Obieg dokumentów

Wszystkie dokumenty audytu wewnętrznego przekazywane są poprzez sekretariat Burmistrza Miasta

Lubartów.

6.6. Kwalifikacje i rozwój zawodowy AudytoraKwalifikacje i rozwój zawodowy Audytora

WewnętrznegoWewnętrznego

6.1. Wymogi rekrutacyjne.6.1. Wymogi rekrutacyjne.

Podstawowe wymogi ustawowe 14 stawiane audytorom wewnętrznym to:

obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, lub innego państwa, którego obywatelom,

na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo

podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;

niekaralność za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;

wyższe wykształcenie;

następujące kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego: certyfikaty:

Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified

Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA),

Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self-Assessment (CCSA), Certified

Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub

o egzamin przed Komisją Egzaminacyjną MF z pozytywnym wynikiem, lub

o uprawnienia biegłego rewidenta, lub

o dwuletnia praktyka w zakresie audytu wewnętrznego oraz dyplom ukończenia studiów

podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną,

która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania

stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.

14 art. 285 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240)

47

Ponadto audytor musi wykazać biegłość w standardach i metodach audytu wewnętrznego, kontroli i

zarządzania ryzykiem, posiadać dobrą wiedzę z zakresu rachunkowości, wykazać zrozumienie zasad

zarządzania oraz IT oraz posiadać orientacje we wszystkich innych dziedzinach podlegających ocenie.

Pewne określone cechy potrzebne są do spełniania wymogów stawianych przez współczesny audyt

wewnętrzny, do tych cech należą między innymi zdolność przystosowania się, rozumienia i determinacja.

Profesjonalizm audytorów wewnętrznych sektora finansów publicznych jest zapewniony dzięki

systemowi kwalifikacji, m.in. na drodze zdobywania stosownych certyfikatów.

6.2. Szkolenie i rozwój zawodowy.6.2. Szkolenie i rozwój zawodowy.

Regularne szkolenie umożliwia Audytorowi Wewnętrznemu nabycie umiejętności i wiedzy

wymaganych w pracy. Należy zapewnić regularne podnoszenie kwalifikacji zawodowych Audytora w myśl

opracowanych planów szkolenia.

Audytor wewnętrzny musi poszerzać swoją wiedzę, umiejętności oraz kwalifikację drogą stałego

doskonalenia zawodowego. W przypadku audytorów posiadających przynajmniej jeden z ww. certyfikatów

zawodowych kwalifikację należy poszerzać w ramach programu ciągłego doskonalenia zawodowego

Continuing Professional Education (CPE). W celu określenia rozwoju zawodowego sporządza się Plan

rozwoju zawodowego audytora wewnętrznego (Załącznik Nr 19 – Plan rozwoju zawodowego AudytoraZałącznik Nr 19 – Plan rozwoju zawodowego Audytora

WewnętrznegoWewnętrznego), w którym określa się planowane szkolenia, seminaria, kursy szkoły adekwatnie do

planowanego cyklu audytu. Plan podlega aktualizacji rocznej w oparciu o zatwierdzony plan audytu

wewnętrznego na rok (plan audytu sporządza się do końca grudnia każdego roku, na rok następny). Do

końca roku należy dokonać rozliczenia zrealizowanych szkoleń w roku, w celu dokonania pomiaru

jakości działalności audytu wewnętrznego, o którym mowa w rozdziale 8 niniejszych procedur.

7.7. Program zapewnienia jakości audytu wewnętrznego Program zapewnienia jakości audytu wewnętrznego

Celem programu zapewnienia i poprawy jakości jest umożliwienie dokonania oceny, czy działalność

audytu wewnętrznego jest zgodna z Definicją audytu wewnętrznego i ze Standardami oraz czy

Audytor Wewnętrzny stosuje Kodeks etyki. Program służy także do oceny wydajności i skuteczności

audytu wewnętrznego oraz do identyfikacji możliwości poprawy. Program zapewnienia i poprawy jakości

musi uwzględniać zarówno oceny wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

7.1. Oceny wewnętrzne7.1. Oceny wewnętrzne

Z uwagi na prowadzenie w Gminie Miasto Lubartów audytu wewnętrznego przez audytora – usługodawcę

oceny wewnętrzne dokonywane w ramach tej funkcji obejmują:

48

pomiar działalności audytu wewnętrznego w zakresie skuteczności, efektywności, wydajności

działania funkcji;

roczne przeglądy przeprowadzane drogą samooceny z wykorzystaniem kwestionariusza samooceny

audytu wewnętrznego stanowiącego Załącznik Nr 20 – Kwestionariusz Samooceny AudytuZałącznik Nr 20 – Kwestionariusz Samooceny Audytu

WewnętrznegoWewnętrznego;

oceny dokonywane przez kierowników komórek audytowanych po zakończonym audycie na

podstawie ankiety poaudytowej (Załącznik Nr 21 – Kwestionariusz Ankiety PoaudytowejZałącznik Nr 21 – Kwestionariusz Ankiety Poaudytowej).

Jednocześnie dopuszcza się możliwość wypełnienia ankiety sumarycznej raz w roku przez

kierownika komórki audytowanej, na zakończenie przeprowadzenia wszystkich zadań w tej

komórce.

7.2. Oceny zewnętrzne7.2. Oceny zewnętrzne

Zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego oceny

zewnętrzne muszą być przeprowadzane co najmniej raz na pięć lat przez wykwalifikowaną, niezależną

osobę lub zespół spoza organizacji.

Audytor Wewnętrzny w porozumieniu z Burmistrzem Miasta Lubartów ustala:

potrzebę częstszych ocen zewnętrznych;

kwalifikacje i niezależność osoby lub zespołu oceniającego, w tym wszelkie potencjalne

konflikty interesów.

Wykwalifikowana osoba lub zespół oceniający posiadają kompetencje w zakresie praktyki zawodowej

audytu wewnętrznego i procesu zewnętrznej oceny. Ocena kompetencji tych osób dotyczy

doświadczenia w audycie wewnętrznym i dotychczasowych dokonań zawodowych. Ocena kwalifikacji

uwzględnia wielkość i złożoność organizacji, z którymi osoby te były w przeszłości związane w

porównaniu z organizacją, której audyt wewnętrzny jest oceniany, a także wymaganą wiedzę techniczną

lub znajomość danego sektora lub branży. Niezależność osoby lub zespołu oceniającego oznacza, że nie

występuje rzeczywisty lub domniemany konflikt interesów i osoby te nie są częścią, ani nie pozostają

pod kontrolą organizacji, której audyt wewnętrzny jest oceniany. Wykonywanie ocen zewnętrznych

może być zatem realizowane przez Departament Audyt Ministerstwa Finansów, Najwyższą Izbę Kontroli

(zgodnie ze standardami INTOSAI) oraz firmy prywatne o ile osoby te spełnią określone wyżej wymagania.

Wyniki oceny są przekazywane Burmistrzowi Miasta Lubartów poprzez zamieszczenie w meldunku

rocznym wyników dokonanego pomiaru działalności, przekazanie wyników dokonanej samooceny. Wyniki

oceny zewnętrznej przekazywane są niezwłocznie po zakończeniu procesu oceny.

49

Audytor Wewnętrzny może stwierdzić, że audyt wewnętrzny funkcjonuje zgodnie z

Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego tylko wtedy, gdy wyniki

programu zapewnienia i poprawy jakości potwierdzają ten stan. W sytuacji, gdy wystąpiła niezgodność z

Definicją audytu wewnętrznego, Kodeksem etyki lub Standardami, która ma wpływ na ogólny zakres

działalności audytu wewnętrznego, Audytor Wewnętrzny informuje o niezgodności i jej skutkach

Burmistrza Miasta Lubartów.

8.8. Pomiar działalności audytu wewnętrznego Pomiar działalności audytu wewnętrznego

Wyróżnia się 4 grupy wskaźników w odniesieniu do działalności audytu wewnętrznego:

Wskaźniki rezultatów

W celu ustalenia skutków działań audytu wewnętrznego w Gminie Miasto Lubartów stosuje się pomiar

rezultatu działania poprzez określenie: liczby wydanych rekomendacji w roku, liczby zaakceptowanych

rekomendacji oraz liczby rekomendacji wdrożonych. Procentowa relacja liczby wydanych rekomendacji w

stosunku do rekomendacji wdrożonych stanowi właściwy skutek działania audytu.

Dodatkowo stosuje się wskaźnik dotyczący jakości zrealizowanych zadań poprzez ustalenie średniej oceny z

ankiet poaudytowych oraz liczbę roboczogodzin wykorzystanych na szkolenie.

Wskaźniki wyników

W celu dokonania pomiaru osiąganych wyników działalności audytu w Gminie Miasto Lubartów przyjmuje

się wskaźniki dotyczące liczby zrealizowanych zadań audytowych w stosunku do planu, rzeczywisty czas

przeprowadzenia zadań audytowych w stosunku do czasu planowanego oraz wskaźnik czasu przeznaczonego

na realizację zadań w stosunku do liczby roboczodni w roku.

Wskaźniki kosztów działania

Roczne koszty działania określa się biorąc pod uwagę koszty poniesione na utrzymanie stanowiska audytora

wewnętrznego (koszty osobowe z narzutem), koszty szkoleń, zużyte materiały biurowe, koszty podróży

służbowych i inne. Dodatkowo określa się przydział niezbędnych zasobów (sprzętu) do realizacji zadań oraz

poddaje ocenie faktyczne jego wykorzystanie.

Wskaźnik wydajności

Pomiaru wydajności dokonuje się poprzez ocenę:

- cyklu audytu, który nie powinien przekroczyć 5 lat,

- wskaźniki wykorzystania czasu pracy – tkj. ilość dni absencji w roku (nie wlicza się podróży służbowych i

czasu szkoleń), wskaźnik wykorzystania urlopu, liczony jako iloraz liczby wykorzystanych dni i liczby dni

planowanego urlopu,

50

- średni koszt jednostkowy przeprowadzenia jednego zadania audytowego – wyliczony poprzez iloraz

rocznych kosztów działania przez ilość zrealizowanych zadań w roku,

- średni czas przeprowadzenia jednego zadania – liczony jako czas przeznaczony na wszystkie zadania w

roku przez ilość zrealizowanych zadań.

9.9. Załączniki.Załączniki.

9.1. Załącznik nr 1 – Dokumenty Audytu Wewnętrznego w 9.1. Załącznik nr 1 – Dokumenty Audytu Wewnętrznego w Gminie Miasto

Lubartów..

NNAA DOKUMENTACJĘDOKUMENTACJĘ A AUDYTUUDYTU W WEWNĘTRZNEGOEWNĘTRZNEGO WW Gminie Miasto Lubartów SKŁADAJĄSKŁADAJĄ SIĘSIĘ::

1. K1. KARTAARTA AUDYTUAUDYTU WEWNĘTRZNEGOWEWNĘTRZNEGO;;

2. 2. KODEKSKODEKS ETYKIETYKI AUDYTORAAUDYTORA WEWNĘTRZNEGOWEWNĘTRZNEGO..

3. 3. PODRĘCZNIKPODRĘCZNIK PROCEDURPROCEDUR AUDYTUAUDYTU WEWNĘTRZNEGOWEWNĘTRZNEGO..

4. 4. AKTAAKTA STAŁESTAŁE AUDYTUAUDYTU WEWNĘTRZNEGOWEWNĘTRZNEGO..

5. 5. AKTAAKTA BIEŻĄCEBIEŻĄCE AUDYTUAUDYTU WEWNĘTRZNEGOWEWNĘTRZNEGO..

51

9.2. Załącznik nr 2 – Strategiczny plan audytu wewnętrznego na lata…9.2. Załącznik nr 2 – Strategiczny plan audytu wewnętrznego na lata…

STRATEGICZNY PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO STRATEGICZNY PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

W W Gminie Miasto Lubartów

NA LATA …………….NA LATA …………….

1. Informacje o jednostce sektora finansów publicznych istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego.

1.1. Nazwa jednostki sektora finansów publicznych

1.2. Podstawa prawna funkcjonowania. Podstawowe cele i obszary działania jednostki sektora finansów

publicznych

1.3. Struktura organizacyjna

1.4. Komórka audytu wewnętrznego

2. Analiza ryzyka

2.1. Metody analizy ryzyka

Przy analizie ryzyka korzystano z analizy przeprowadzonej przez kierownictwo Jednostki uwzględniając

niezależną ocenę audytu. Jednostka korzysta z metodyki własnej określonej w Regulaminie kontroli zarządczej. Przy

dokonywaniu oceny audytu korzystano z ………………………………………………………………..

2.2. Opis wyników oceny ryzyka dokonanej przez audyt wewnętrzny

52

2.3. Obszary ryzyka ustalone ze względu na stopień ich ważności

Lp. Obszar ryzyka Poziom ryzyka

1.

2.

3.

…

3. Zadania audytowe do przeprowadzenia w latach ……………..

3.1. Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych.

Lp.

Temat zadania

audytowego

Planowany rok

przeprowadzenia

audytu

wewnętrznego

Niezbędne

zasoby

(liczba

osobodni,

inne)

Obszar

ryzyka

Ew. potrzeba

powołania

rzeczoznawcy

(zakres i czas

pracy)

ocena

ryzyka

dokonana

przez

audytora

1.

2.

…

5. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego

53

.............. .....................................................

(data) (podpis audytora wewnętrznego)

.............. ......................................................

(data) (podpis kierownika jednostki

sektora finansów publicznych )

54

L.p. Temat zadania audytowegoRok……. Rok……. Rok……. Rok……. Razem

osobodni % osobodni % osobodni % osobodni % osobodni %

1.Przeprowadzanie zadań audytowych

2.Opracowanie technik

przeprowadzania zadania

audytowego

3.Przeprowadzanie czynności

sprawdzających

4.Współpraca z innymi służbami

kontrolnymi

5.Czynności organizacyjne, w tym

plan i sprawozdawczość

6.Szkolenia i rozwój zawodowy

7.Urlopy/czas dostępny

8.Inne działania, w tym audyt

wewnętrzny poza planem audytu

wewnętrznego i rezerwa czasowa

Suma

9.3. Załącznik nr 3 – Matematyczna metoda analizy ryzyka (przykład).

Obszar ryzykaObszar audytu

(zadanie)

Nazwy jednostek

audytowanych

Kategorie ryzyk

Priorytet

kierownictwa

Data ostatniego

audytu

Ocena ryzyka

Ilość

dni

robo

czyc

h

Isto

tnoś

ć

Jako

ść

zarz

ądza

nia

Kon

trola

wew

nętrz

naC

zynn

iki

zew

nętrz

ne

Ope

racy

jne

Po uwzględnieniu

Koń

cow

a

Kry

terió

w

Dat

y os

tatn

iego

audy

tu

Prio

ryte

tów

kier

owni

ctw

a

0,30 0,20 0,30 0,15 0,05

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Zarządzanie

(kontrolne procesy

wspomagania)

Ogólny system

kontroli zarządczej

Szefowie wydziałów,

kierownicy samodzielnych

sekcji Główny Księgowy,

3 4 3 3 3 wysoki 30,00% 2006 20,00% 80,00% 100,00% 130,00% 81,25% 45

Systemy

informatyczne

Bezpieczeństwo

systemów

informatycznych

Szef Sztabu 2 4 4 4 3 wysoki 30,00% 2007 15,00% 83,75% 98,75% 128,75% 80,47% 45

Zamówienia

publiczne

zamówienia uzp i

uzbrojenie

Kierownik sekcji

Zamówień Publicznych4 2 3 4 2 wysoki 30,00% 2007 15,00% 80,00% 95,00% 125,00% 78,13% 45

Gospodarowanie

mieniem

Prowadzenie

ewidencji majątku

oraz nwentaryzacja

Główny księgowy 4 4 3 1 2 wysoki 30,00% 2007 15,00% 78,75% 93,75% 123,75% 77,34% 30

Systemy

informatyczne

Budowa

infrastruktury

informatycznej i

łącznościowej

Szef WO 3 3 4 2 2 średni 15,00% - 30,00% 77,50% 107,50% 122,50% 76,56% 45

9.4. Załącznik nr 4 – Harmonogram przeprowadzania audytu wewnętrznego w9.4. Załącznik nr 4 – Harmonogram przeprowadzania audytu wewnętrznego w

… r.… r.

HARMONOGRAM PRZEPROWADZANIA AUDYTU

WEWNĘTRZNEGO W ……. r.ZGODNIE Z PLANEM ROCZNYM AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ….. r.

ZATWIERDZONYM DNIA ………….r.

Nr zadania Temat zadania Nazwa komórki audytowanej Termin przeprowadzenia zadania

56

9.5. Załącznik nr 5 - Upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego9.5. Załącznik nr 5 - Upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego

................................................................... . ...............................................

(pieczęć nagłówkowa jednostki (data i miejsce wystawienia)

sektora finansów publicznych )

Upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego Upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego ................................................................................................................

(numer upoważnienia)

Na podstawie § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzania i

dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108)

upoważnia się Pana / Panią*) ..........................................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)

..............................................................................................................................................................................

do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z planem audytu wewnętrznego / poza planem audytu

wewnętrznego*)

w .............................................................................................................................................

(nazwa i adres komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny)

Upoważnienie jest ważne za okazaniem dowodu osobistego / legitymacji służbowej *)

nr ..................................................... oraz poświadczenia bezpieczeństwa nr ................................................,

upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych, oznaczonych klauzulą .............................................

Termin ważności upoważnienia upływa z dniem .....................................................................................

..........................................................................................................................

(pieczątka i podpis kierownika jednostki sektora finansów publicznych)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia ...........................................................................................

.......................................................................................................................................

(pieczątka i podpis kierownika jednostki sektora finansów publicznych)

*) Niepotrzebne skreślić

57

9.6. Załącznik nr 6 – Mapa ryzyka (przykład)9.6. Załącznik nr 6 – Mapa ryzyka (przykład)

Analiza ryzyka

Ryzyko Opis ryzyka Znaczenie Prawdopodobieńst

wo wystąpienia(Skala 1-10, gdzie 10

oznacza najwyższe

ryzyko; każda liczba

może być użyta raz)

(Skala 1-5, gdzie 5

oznacza pewność

wystąpienia a 1, że

raczej nie wystąpi)

procedura

niezgodna z

przepisami

Regulamin ZFŚS niezgodny z przepisami ustawy o

zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43,

poz. 163)

4 2

nienależne

przyznawanie

świadczeń

Przyznawanie pomocy finansowej niezgodnie z

obowiązującymi przepisami, udzielanie świadczeń

pracownikom wojska przy zastosowaniu odmiennych

kryteriów

8 3

braki formalno

prawne

Udzielanie świadczeń przy braku dokumentów

potwierdzających uprawnienia do otrzymania6 2

błędy rachunkowe,

w tym

nieprawidłowa

wysokość odpisu

Błędy rachunkowe dotyczące nieprawidłowej wysokości

odpisu, wysokości świadczeń, terminowości wypłaty odpisu

oraz tworzenia planu i harmonogramu realizacji Funduszu7 4

braki formalne Wypłaty świadczeń bez dokumentów stanowiących

podstawę wypłaty.5 2

58

Opracował ..........................................

59

9.7. Załącznik nr 7 – Program zadania audytowego9.7. Załącznik nr 7 – Program zadania audytowego

Nr zadania: Sporządził: Data i podpis: Indeks:

…/C/1/20…

PROGRAM ZADANIA AUDYTOWEGOPROGRAM ZADANIA AUDYTOWEGO

Temat:

Podmiot i przedmiot badania

Lp. PODMIOTPRZEDMIOT BADANIA -

1. (podmiot główny)

.........................................................................................................................

.........................................................................................................................

.............................................................................................................

2. (pomocniczo)

.........................................................................................................................

.........................................................................................................................

.............................................................................................................

Cel badania:

Obszary ryzyka w oparciu o analizę ryzyka

Lp. OBSZAR RYZYKO

1.

Kryteria oceny oraz sposób klasyfikowania wyników:

Techniki stosowane w trakcie badania:

Wykonawca zadania:

Do przeprowadzenia zadania audytowego został upoważniony (upoważnienie nr):

Termin przeprowadzenia zadania:

Termin planowany Termin rzeczywisty

Założenia organizacyjne i harmonogram zadania

Lp. Zakres badaniaPlanowany

termin badania

Rzeczywisty

termin badania

I. BADANIE WSTĘPNE

1. Analiza aktów prawnych regulujących

problematykę

2. Wstępna koncepcja przeprowadzenia

zadania

3. Opracowanie wstępnego programu

zadania

4. Przygotowanie kwestionariuszy

badawczych i testów.na bieżąco w trakcie audytu

II. BADANIE ZASADNICZE

1.

Analiza istniejących procedur pod

względem zgodności z prawem i

standardami kontroli finansowej

2. Ocena przestrzegania procedur na

podstawie próby losowej

3.

Wywiad nt podejmowania decyzji dot.

działalności finansowej jednostki w

oparciu o system kontroli finansowej

4.

Opracowanie tabel, schematów i

innych dokumentów na podstawie

materiałów zebranych podczas

badania

na bieżąco w trakcie audytu

5.

Korespondencja związana z

wątpliwościami pojawiającymi się w

trakcie badania

na bieżąco w trakcie audytu

III. ZAKOŃCZENIE BADANIA

1.Formułowanie wniosków i zaleceń

poaudytowych

Opracował ..........................................

9.8. Załącznik nr 8 – Pismo w sprawie zwołania narady otwierającej zadanie9.8. Załącznik nr 8 – Pismo w sprawie zwołania narady otwierającej zadanie

audytowe.audytowe.

PAN/PANI ............................................

NACZELNIK

WYDZIAŁU

.......................................................

Dotyczy: zadania audytowego nr xx_200...

Stosownie do art. 283 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr

157, poz. 1240) uprzejmie informuję Pana/Panią, że zgodnie z Planem audytu na 200.... r. w

dniach .......................... 200.... r.

w ……………………………………….................................................................... przeprowadzone zadanie

audytowe pt. "..............................................................................................................

.................................................................................................................................................".

W związku z powyższym, na podstawie przepisu § 20 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z

dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21,

poz. 108) proponuję zwołanie w dniu ......................................... 200.... r. o godz. ................................. w

siedzibie ....................................................................................................... narady otwierającej powołane

wyżej zadanie audytowe.

Tematem narady będzie przedstawienie tematyki, założeń organizacyjnych zadania audytowego oraz

programu. Jednocześnie oczekuję, że w trakcie narady zostaną przedstawione informacje dotyczące

funkcjonowania kierowanej przez Pana/Panią komórki w zakresie objętym zadaniem audytowym.

AUDYTOR WEWNĘTRZNY

9.9. Załącznik nr 9 – Protokół z narady otwierającej zadanie audytowe.

Nr zadania: Sporządził: Data i podpis: Indeks:

PPROTOKÓŁROTOKÓŁ

z narady otwierającej zadanie audytowe nr z dnia z narady otwierającej zadanie audytowe nr z dnia

Temat zadania audytowego :

W naradzie wzięli udział:

Audytor wewnętrzny:

Kierownictwo oraz wyznaczeni pracownicy komórki audytowanej:

Inni:

Naradę otworzył i prowadził:

Przedmiotem narady otwierającej było przedstawienie celu, zakresu, kryteriów oceny, technik

przeprowadzania badania i założeń organizacyjnych zadania audytowego oraz omówienie z kierownictwem

komórki audytowanej sposobów unikania zakłóceń w  pracy w trakcie przeprowadzania zadania

audytowego.

W dalszej kolejności prowadzący przedstawił ogólne informacje dotyczące sposobu przeprowadzenia

zadania i dalszej procedury, powołując przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r.

w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108).

Przedstawiciele komórki audytowanej przedstawili audytorowi informacje na temat funkcjonowania

komórek poddawanych audytowi.

Na tym naradę zakończono.

Protokół podpisali:

9.10. Załącznik nr 10 – Proces audytu.9.10. Załącznik nr 10 – Proces audytu.

Proces audytu.

Badanie systemów

Dobry system kontroli Słaby system kontroli

Testy kontroli

Rozszerzone testy kontroliOgraniczone testy kontroli

Zakończenie prac

Sprawozdanie

Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń

Kontrole działają

Kontrole nie działają

9.11. Załącznik nr 11 – Pismo w sprawie zwołania narady zamykającej zadanie9.11. Załącznik nr 11 – Pismo w sprawie zwołania narady zamykającej zadanie

audytowe.audytowe.

PAN/PANI............................................

NACZELNIK

WYDZIAŁU

.........................................................................

Dotyczy: zadania audytowego nr xx_200.... .

W związku z zakończeniem zadania audytowego nr xx_200....

"..................................... .......................................................................................................................................

..............................................................." oraz stosownie do § 23 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1

lutego 2010r. w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108)

uprzejmie informuję, że w dniu ..................... 200...... r. o godz. ............... w

siedzibie ........................................................................... zwołuję naradę zamykającą ww. zadanie.

W załączeniu przekazuję wstępne ustalenia i wnioski z przeprowadzonego zadania audytowego.

Zał. …. na …. ark.

AUDYTOR WEWNĘTRZNY

9.12. Załącznik nr 12 – Protokół z narady zamykającej zadanie audytowe.

Nr zadania: Sporządził: Data i podpis: Indeks:

ProtokółProtokół

z narady zamykającej zadanie audytowe nr xx_20........ z dnia ....................... 20........ r.z narady zamykającej zadanie audytowe nr xx_20........ z dnia ....................... 20........ r.

Temat zadania audytowego :

W naradzie wzięli udział:

Audytor wewnętrzny:

Kierownictwo oraz wyznaczeni pracownicy komórki audytowanej:

Inni:

Naradę otworzył i prowadził:

Przedmiotem narady zamykającej było podsumowanie wyników przeprowadzonego zadania audytowego

w zakresie .............................................................................................................................................................

........................................................................................................ oraz omówienie z kierownictwem komórki

audytowanej wstępnych ustaleń i wniosków z przeprowadzonego audytu.

W dalszej kolejności prowadzący przedstawił ogólne informacje dotyczące sposobu przeprowadzenia

zadania i dalszej procedury, powołując przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r.

w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108).

Przedstawiciele komórek audytowanych zgłosili

audytorowi ..............................................................................

……………...........................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

Podczas spotkania wyjaśniono budzące wątpliwości zapisy wstępnych ustaleń i wniosków oraz omówiono

zalecenia audytora. Audytor Wewnętrzny uznał też zasadność uwag

przedstawicieli .....................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

........................

Na tym naradę zakończono.

Protokół podpisali

9.13. Załącznik nr 13 – Sprawozdanie z zadania audytowego.9.13. Załącznik nr 13 – Sprawozdanie z zadania audytowego.

Gmina Miasto Lubartów

ZADANIE NR ...._.........

SPRAWOZDANIE Z ZADANIA AUDYTOWEGO

nazwa zadania

Lubartów, dn.

Spis treści:

Opis zadania audytowego...........................................................................................................................................

Nazwa zadania audytowego

Cel zadania audytowego

Termin przeprowadzenia audytu

Zakres podmiotowy zadania audytowego

Zakres przedmiotowy zadania audytowego

Zastosowane techniki

Ustalenie stanu faktycznego.......................................................................................................................................

Opis systemu

Opis działania komórki poddawanej audytowi

Wielkość budżetu objęta badaniem

Finansowanie

Ustalenia według kryteriów, faktów, przyczyn i potencjalnych skutków (ryzyka)

Obiekt audytu 1: ...................................................................................................................

Obiekt audytu 2: ...................................................................................................................

Obiekt audytu 3: ...................................................................................................................

Opinia dot. kontroli zarządczej.................................................................................................................................

Podsumowanie............................................................................................................................................................

1. Opis zadania audytowego

Nazwa zadania

...............................................................................................................................................................................

Cel

...............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

Termin przeprowadzenia audytu

...............................................................................................................................................................................

Audytor wewnętrzny

.......................................................... Upoważnienie nr ............/200............

Zakres podmiotowy

Nazwa komórki poddawanej audytowi Adres

Zakres przedmiotowy

.................................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................

Zastosowane techniki

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

Zadanie przeprowadzono w oparciu o Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu

Wewnętrznego IIA

2. Ustalenia stanu faktycznego

Opis systemu

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

Opis działania komórki poddawanej audytowi

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Wielkość budżetu objęta badaniem

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

Finansowanie

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Ustalenia według kryteriów, faktów, przyczyn i potencjalnych skutków (ryzyka)

Obiekt audytu 1:

....................................................................................................................................................................

Kryteria

Fakty

Przyczyny

Potencjalne skutki

(ryzyka)

Rekomendacje

3. Opinia dot. kontroli zarządczej

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

4. Podsumowanie

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

Audytor wewnętrzny

__________________________

9.14. Załącznik nr 14 – Pismo w sprawie przesłania sprawozdania z zadania9.14. Załącznik nr 14 – Pismo w sprawie przesłania sprawozdania z zadania

audytowego.audytowego.

PAN/PANI ......................................................

NACZELNIK

WYDZIAŁU

...............................................................

Dotyczy: zadania audytowego nr xx_200..............

W związku z zakończeniem zadania audytowego nr xx_200.........

".............................................. ..............................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

......................................." oraz działając na podstawie z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzenia i

dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108) w załączeniu przesyłam sprawozdanie z

ww. zadania.

Zgodnie z przepisem § 25 ust. 2 ww. rozporządzenia może Pan/Pani zgłosić na piśmie, w terminie …

dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia do treści

sprawozdania.

Jednocześnie informuję, iż stosownie do § 27 ust.1 powołanego wyżej rozporządzenia, w przypadku

uznania zasadności uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu, należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne

za ich wykonanie oraz wskazać sposób i termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora

wewnętrznego oraz Burmistrza Miasta Lubartów (za pośrednictwem audytora) w terminie 14 dni od dnia

otrzymania sprawozdania.

Zał.1 na … ark.

AUDYTOR WEWNĘTRZNY

9.15. Załącznik nr 15 – Pismo do 9.15. Załącznik nr 15 – Pismo do Burmistrza Miasta Lubartów w sprawiew sprawie

przesłania sprawozdania.przesłania sprawozdania.

Burmistrz

Miasta Lubartów

dot.: sprawozdania z zadania audytowego nr xx_200.....

Uprzejmie informuję, iż działając na podstawie § 26 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia

1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz.

108), w załączeniu przesyłam sprawozdanie z zadania audytowego nr xx_200....... pn.

”.............................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................".

Ponadto informuję, że stosownie do § 26 ust. 3 ww. rozporządzenia kierownik komórki, w której był

przeprowadzany audyt wewnętrzny może zgłosić na piśmie Burmistrzowi Miasta Lubartów swoje

stanowisko do przedstawionego sprawozdania.

Zał. ..... na ................. ark. - tylko adresat

AUDYTOR WEWNĘTRZNY

9.16. Załącznik nr 16 – Naklejka na teczkę akt audytu.9.16. Załącznik nr 16 – Naklejka na teczkę akt audytu.

GGMINAMINA MIASTOMIASTO

LUBARTÓWLUBARTÓW

Zadanie audytoweZadanie audytowe

Nr ...../20......Nr ...../20......

(Nazwa zadania)(Nazwa zadania)

(nazwa komórki wewnętrznej będącej(nazwa komórki wewnętrznej będącej

podmiotem badania)podmiotem badania)

AKTA BIEŻĄCEAKTA BIEŻĄCE

AAUDYTUDYT W WEWNĘTRZNYEWNĘTRZNY

9.17. Załącznik nr 17 – Wykaz dokumentów załączonych do akt bieżących

audytu.

Nr zadania:

xx/200x

Tytuł:

".................................................................................................................................

..................................................................................................."

WYKAZ DOKUMENTÓW ZAŁĄCZONYCH DO BIEŻĄCYCH AKT AUDYTU

Sposób oznaczenia dokumentu (indeks): n/X/N/RR, gdzie:

n - oznacza numer kolejny załączonego dokumentu

X - oznacza numer kolejny zadania audytowego w roku

N - akta bieżące

RR - ostatnie dwie cyfry roku

Nazwa dokumentu Indeks Liczba kart

Dokumentacja świadcząca o działaniach kierownictwa komórki

audytowanej i kierownictwa jednostki po przeprowadzonym

audycie

Przykładowe

numery

Notatka z czynności sprawdzających 3/1/B/10

Pismo kierownika komórki audytowanej o wyznaczeniu osób i

terminie realizacji zaleceń

4/1/B/10

Sprawozdanie z audytu

Sprawozdanie z audytu wraz pismem przewodnim (wersja ostateczna)

Odpowiedź audytora na uwagi i wnioski wniesione do sprawozdania z

audytu (wersji wstępnej)

Uwagi i wnioski do (wstępnej wersji) sprawozdania z audytu

Sprawozdanie wraz z pismem przewodnim (wersja wstępna)

Wstępne ustalenia i wnioski z przeprowadzonego audytu

Dokumenty formalne

Notatki z narady zamykającej

Protokół z narady zamykającej

Program zadania audytowego 5/2/B/10

Notatki i materiały z narady otwierającej

Protokół z narady otwierającej

Pismo o planowanym audycie do komórki audytowanej

Upoważnienie do przeprowadzenia audytu

Dokumentacja badania wstępnego oraz informacje o komórce

poddanej audytowi

Dokumentacja świadcząca o przeprowadzonym badaniu: testy,

wywiady, notatki, wykresy, schematy, obliczenia, pisma,

kserokopie, wydruki i in.

9/3/B/10

9.18. Załącznik nr 18 – Protokół przekazania dokumentów Audytu9.18. Załącznik nr 18 – Protokół przekazania dokumentów Audytu

Wewnętrznego. Wewnętrznego.

Lubartów, dn. .....................................

ZATWIERDZAM

BURMISTRZ MIASTA LUBARTÓW

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA DOKUMENTÓW

Dotyczy: wydania dokumentów z zadania audytowego nr xx_200 ......

W związku z prowadzonym sprawą o sygnaturze …………………… ..….......

na wniosek............................................................................................................................................................. wydaje

się nw. dokumenty:

Lp. Nr teczkiNazwa i nr zadania

audytowego

Nazwa i indeks

dokumentu

Rodzaj wydanego

dokumentu (kopia,

oryginał)

Wersja dokumentu

(elektroniczna,

dokment )

           

           

                                            

Data i miejsce wydania………………………………………………..

Imię, nazwisko i podpis przyjmującego

………………………………………………………………………………………………………

AUDYTOR WEWNĘTRZNY

9.19. Załącznik Nr 19 – Plan Rozwoju Zawodowego

PLAN ROZWOJU ZAWODOWEGO AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO

lp. Imię i nazwisko Stanowisko

Rodzaj

posiadanych

uprawnień

Liczba godzin

CPE

Temat/zakres

kursu

Proponowany

termin

Szacunkowy czas

przeznaczony na

szkolenie

Prognozowane

koszty

Zadania, z których

wynika potrzeba

szkolenia

Planowany termin

przeprowadzenia zadań

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

7

9.20. Załącznik Nr 20 – Kwestionariusz Samooceny Audytu Wewnętrznego9.20. Załącznik Nr 20 – Kwestionariusz Samooceny Audytu Wewnętrznego

KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

I. Utworzenie komórki audytu wewnętrznego lub stanowiska do spraw audytu wewnętrznego,

niezależność i obiektywizm (Standardy 1000, 1100)

L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi

1. Czy wewnętrzne przepisy regulujące organizację JSFP zawierają przepisy

dot. KAW?

2. Czy ww. przepisy zawierają:

- formalne utworzenie KAW w jednostce ,

- miejsce KAW/audytora wewnętrznego w strukturze jednostki?

3. Czy w jednostce istnieje aktualna karta audytu (dokument określający

cele, uprawnienia i odpowiedzialność KAW)?

4. Czy karta audytu określa:

- cel/misję działania audytu wewnętrznego w jednostce,

- uprawnienia audytorów,

- zakres odpowiedzialności audytu wewnętrznego w zakresie

zadań zapewniających,

- zakres działalności audytu wewnętrznego w zakresie zadań

doradczych,

- odbiorców wyników prac audytorów,

- informacje przekazywane kierownikowi jednostki (np.

sprawozdania kwartalne, roczne z prowadzonej działalności audytu

wewnętrznego),

- kwestie angażowania audytorów w działalność operacyjną

jednostki,

- rolę audytorów w procesie zarządzania ryzykiem w jednostce?

5. Czy ww. dokument został zaakceptowany przez kierownika JSFP?

6. Czy karta audytu jest udostępniona w taki sposób, aby każdy pracownik

jednostki miał możliwość zapoznania się z nią?

7. Czy ww. dokument jest okresowo (tzn. co najmniej raz w roku) oceniany

przez zarządzającego audytem pod kątem zgodności z obowiązującymi

przepisami, wewnętrznymi procedurami oraz celami

i planami/programami JSFP?

8. Czy ww. wewnętrzne regulacje zapewniają bezpośrednią podległość

audytorów wewnętrznych kierownikowi jednostki (z uwzględnieniem

odpowiednich przepisów)?

9. Czy ww. wewnętrzne regulacje zapewniają niezależność organizacyjną

79

KAW (status samodzielnej komórki lub inne równorzędne rozwiązanie

organizacyjne)?

10. Czy ww. wewnętrzne regulacje zapewniają możliwość badania

wszystkich obszarów działalności jednostki?

11. Czy ww. wewnętrzne regulacje zapewniają audytorom dostęp do akt,

personelu i obiektów fizycznych?

12. Czy zarządzający KAW regularnie spotyka się z kierownikiem JSFP?

13. Czy zarządzający KAW bierze udział w posiedzeniach kierownictwa

JSFP, na których podejmowane są decyzje związane z działalnością

audytu wewnętrznego, sprawozdawczością finansową oraz zarządzaniem

jednostką?

14. Czy audytorzy mają bieżący dostęp do informacji o nowych ryzykach w

JSFP np. w formie dostępu do narad kierownictwa lub protokołów z ww.

narad, otrzymywania podejmowanych w JSFP decyzji i wydawanych

aktów normatywnych, dopływu informacji o dokonywanych zmianach

organizacyjnych, zmianach zakresu kompetencji komórek

organizacyjnych itp.?

15. Czy w przypadku zmian organizacyjnych w jednostce oraz zmian

osobowych wyższej kadry zarządzającej, zarządzający KAW organizuje

dodatkowe spotkania informacyjne o roli i celu audytu wewnętrznego w

jednostce?

I Zarządzanie komórką audytu wewnętrznego

A. Procedury audytu (Standard 2040, 2500, 2330)

L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi

1. Czy w KAW istnieje dokument/dokumenty formułujący/e zwięzły opis

metodyki audytu wewnętrznego (dalej procedury audytu)?

2. Czy ww. procedury określają metodologię przeprowadzania analizy

ryzyka:

- na etapie planowania rocznego,

- na etapie planowania zadania audytowego?

3. Czy zarządzający KAW/osoba przez niego wskazana dokonuje

okresowej (np. raz na pół roku) oceny aktualności i adekwatności ww.

procedur pod kątem zmieniających się potrzeb KAW oraz środowiska

zewnętrznego KAW?

4. Czy wprowadzane zmiany ww. procedur są udokumentowane?

5. Czy pracownicy KAW posiadają pisemne aktualne zakresy czynności?

6. Czy ww. zakresy czynności jasno określają:

- zadania z zakresu przeprowadzania audytu wewnętrznego,

- inne zadania jakie może wykonywać audytor wewnętrzny?

80

7. Czy zarządzający KAW wprowadził system wewnętrznej organizacji akt

bieżących i stałych?

8. Czy procedury audytu określają:

- wzory dokumentów audytowych:

programu zadania,

sprawozdania z przeprowadzonego zadania,

- wytyczne dokumentowania prac audytu

- dot. numerowania dokumentów i umieszczania odnośników?

9. Czy zarządzający KAW wprowadził system archiwizacji dokumentów

audytu wewnętrznego, w tym wersji elektronicznych?

10. Czy zarządzający KAW ustanowił zasady dostępu osób spoza KAW do

dokumentacji audytu wewnętrznego?

11. Czy wewnętrzne procedury audytu określają system monitorowania

wyników audytu np. w formie czynności sprawdzających?

12. Czy opis systemu monitorowania wyników obejmuje jego wszystkie

aspekty, w tym:

- w jakich przypadkach należy weryfikować wdrażanie zaleceń

audytorów,

- planowanie wykonania czynności poaudytowych/czynności

sprawdzających,

- sprawozdawczość oraz przekazywanie informacji

kierownictwu?

13. Czy odstępstwa od procedur audytu są dokumentowane?

B. Zarządzanie realizacją zadań komórki audytu (Standard 2000, 2020, 2050, 2060).

L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi

1. Czy zarządzający KAW określa formalnie cele działalności KAW w

określonej perspektywie czasu np. co roku?

2. Czy zarządzający KAW dokonuje okresowej identyfikacji ryzyk, które

mogą negatywnie wpływać na realizację zadań powierzonych KAW?

3. Czy kierownik JSFP jest bieżąco informowany przez zarządzającego KAW

o problemach/zagrożeniach w realizacji zadań KAW?

4. Czy poszczególni pracownicy KAW mają wyznaczane zadania/cele do

realizacji w danym roku w zakresie:

- realizacji zadań audytowych,

- szkoleń?

5. Czy audytorzy oraz inne osoby uczestniczące w zadaniach audytowych

prowadzą statystykę wykorzystania czasu pracy przy realizacji zadań

audytowych?

6. Jeżeli odpowiedź na pyt. nr 8 brzmi NIE to czy istnieje inny sposób

zbierania informacji o czasie przeznaczanym na realizację zadań audytu

81

wewnętrznego?

7. Czy zarządzający KAW określił zasady współpracy z audytorami

zewnętrznymi /wewnętrznymi z innych jednostek?

8. Czy obecne zasoby kadrowe KAW można uznać za wystarczające do

dostarczenia kierownikowi JSFP zapewnienia o prawidłowości systemów

kontroli i zarządzania w najważniejszych obszarach działalności jednostki

w rozsądnym czasie?

9. Czy można uznać obecne wyposażenie stanowisk pracy audytorów

w systemy IT/programy wspomagające za wystarczające?

10. Czy kierownik JSFP otrzymuje od zarządzającego KAW okresowe

sprawozdania dotyczące stopnia realizacji wyznaczonych zadań?

11. Czy ww. sprawozdania zawierają również informacje dotyczące

znaczących zagrożeń ryzykiem, słabości systemu kontroli i procesu

governance w JSFP?

C. Biegłość i należyta staranność (Standardy 1210, 1230)

L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi

1. Czy osoby zatrudnione na stanowisku audytora wewnętrznego, w tym

kierownik KAW, spełniają warunki określone w odpowiednich

przepisach?

2. Czy wewnętrzne procedury audytu zawierają kryteria umiejętności,

wykształcenia i doświadczenia dla osób zatrudnianych w KAW?

3. Czy kierownik komórki audytu wewnętrznego przeprowadza rozpoznanie,

w jakich obszarach wiedza, umiejętności i kwalifikacje audytorów

wewnętrznych są niewystarczające np. pod kątem realizacji planu

rocznego/strategicznego?

4. Czy w KAW istnieją plany doskonalenia zawodowego audytorów

wewnętrznych?

5. Czy plany doskonalenia zawodowego określają minimalną liczbę godzin

szkoleń, którą powinni odbyć audytorzy wewnętrzni?

6. Czy ww. plany zapewniają, iż audytorzy zdobywają wiedzę w

wymaganym stopniu w następujących obszarach:

- standardy, procedury i techniki audytu wewnętrznego,

- badanie sprawozdań finansowych,

- zarządzanie organizacją,

- wykrywanie oszustw i nadużyć,

- technologie informatyczne?

7. Czy audytorzy wewnętrzni potwierdzają posiadane umiejętności, wiedzę

oraz kwalifikacje poprzez zdobywanie powszechnie uznawanych

certyfikatów?

8. Czy audytorzy przynależą do organizacji zrzeszających audytorów

82

wewnętrznych?

9. Czy zarządzający KAW korzysta z dobrych praktyk audytu wewnętrznego,

wymiany doświadczeń z innymi KAW?

D. Zapewnienie jakości i efektywności prowadzenia audytu (Standard 1300)

L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi

1. Czy KAW wprowadził system monitorowania efektów, jakie audyt

wewnętrzny przynosi jednostce np. w postaci ankiet oceny audytorów

wewnętrznych po zakończonym zadaniu audytowym kierowanych zarówno

do kierowników komórek audytowanych jak i kierownika jednostki?

2. Czy przeprowadzono działania mające na celu poprawę kwestii wskazanych

przez osoby wypełniające ww. ankiety jako wymagające poprawy?

3. Czy w przypadku braku ww. ankiet były podejmowane jakiekolwiek

działania w ostatnim roku, mające na celu usprawnienie działalności KAW?

4. Czy działania te można uznać za wystarczające?

5. Czy wewnętrzne procedury audytu określają, iż osobą odpowiedzialną za

program zapewnienia i poprawy jakości jest zarządzający KAW?

6. Czy wewnętrzne procedury audytu określają elementy składające się na

program zapewnienia i poprawy jakości, w tym:

- okresową (np. coroczną) samoocenę,

- bieżący monitoring efektywności audytu wewnętrznego?

7. Czy ww. program zapewnienia i poprawy jakości obejmuje wszystkie

aspekty działalności audytu wewnętrznego i na bieżąco monitoruje jego

efektywność?

8. Czy w ostatnim roku została przeprowadzona ocena (wewnętrzna lub

zewnętrzna) programu zapewnienia i poprawy jakości audytu

wewnętrznego?

9. Czy ww. ocena pozwala na używanie w sprawozdaniach formuły

„Przeprowadzono zgodnie ze Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu

Wewnętrznego”?

10. Czy wyniki zewnętrznych ocen działalności KAW (np. audytów

zewnętrznych, kontroli NIK) są przekazywane kierownikowi JSFP?

II. Realizacja audytu wewnętrznego

E. Planowanie (Standard 2200, 2201, 2010, 2020)

L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi1. Czy w KAW został opracowany plan strategiczny?

2. Czy plan strategiczny uwzględnia tzw. cykl audytu (czy plan strategiczny

przewiduje objęcie badaniem istotnych obszarów działalności jednostki w

przeciągu 3-5 lat)?

3. Czy plan strategiczny jest corocznie uaktualniany przez zarządzającego

KAW w porozumieniu z kierownikiem jednostki?

83

4. Czy plan roczny został opracowany przez audytorów z uwzględnieniem

kierunków działania audytu wewnętrznego określonych w planie

strategicznym?

5. Czy plan audytu został opracowany przez audytorów po przeprowadzeniu

analizy ryzyka?

6. Czy analiza ryzyka obejmowała wszystkie obszary działalności jednostki?

7. Czy ww. analiza ryzyka uwzględniała (poza czynnikami wymienionymi w

przepisach) następujące kwestie:

- cele organizacji,

- istotne ryzyka, w tym związane z systemami informacyjnymi,

- prawidłowość i skuteczność systemów zarządzania ryzykiem i

kontroli,

- możliwość istotnych ustaleń systemu zarządzania ryzykiem i

kontroli,

- proces governance,

- możliwość popełnienia oszustwa,

- wyniki kontroli NIK lub innych?

8. Czy przeprowadzona analiza ryzyka jest udokumentowana?

9. Czy kierownictwo JSFP brało udział w analizie ryzyka przeprowadzanej na

potrzeby planowania rocznego?

10. Czy plan roczny został sporządzony zgodnie z obowiązującymi w

przepisach wytycznymi?

11. Czy plan roczny został przedstawiony w terminie podmiotom wskazanym w

ustawie?

12. Czy planując ilość zadań audytowych audytorzy uwzględnili czas

i pozostałe aktywa na przeprowadzenie zadań poza planem?

13. Czy wszystkie zadania zostały przeprowadzone na podstawie rocznego

planu audytu wewnętrznego?

14. Czy wszystkie zaplanowane zadania audytowe zostały zrealizowane?

F. Przeprowadzanie zadań audytowych (zadań zapewniających) – na podstawie wybranych

zadań zapewniających (Standard 2240)

L.p. Pytania TAK/NIE UwagiProgram zadania (Standard 2200, 2210, 2220, 2230 )

1. Czy przed zadaniem audytowym audytorzy dokonali analizy ryzyka w

obszarze objętym zadaniem?

2. Czy przed rozpoczęciem zadania audytorzy opracowali program zadania?

3. Czy program zadania został zatwierdzony przed rozpoczęciem zadania (np.

przez koordynatora zadania, zarządzającego KAW)?

84

4. Czy program zadania zawiera następujące elementy:

- wskazówki metodyczne, które określają w jaki sposób zadanie

zostanie przeprowadzone,

- cele zadania,

- podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania,

- założenia organizacyjne, planowany harmonogram

przeprowadzenia zadania?

5. Czy treść programu pozwala stwierdzić, w jaki sposób audytor planował

przeprowadzić dane zadanie – tj, czy zawiera:

- opis doboru próby (jeżeli przeprowadzane jest próbkowanie),

- testy, które są do przeprowadzenia,

- wskazanie dokumentów, które będą badane,

- wskazanie osób odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych

części zadania?

6. Czy ewentualne zmiany programu są odpowiednio udokumentowane i

zatwierdzone przez kierownika KAW/koordynatora zadania?

7. Czy do zadania zostały wyznaczone osoby, które nie były zaangażowane w

ocenianą działalność w ciągu roku poprzedzającego zadanie lub też

przeprowadzały czynności doradcze w badanym obszarze?

Narada otwierająca/zamykająca

8. Czy przed przeprowadzeniem zadania audytorzy poinformowali komórkę

audytowaną o fakcie przeprowadzania zadania?

9. Czy audytorzy przeprowadzili narady:

- otwierające,

- zamykające?

10. Czy audytorzy sporządzili protokoły z przeprowadzonych narad?

11. Czy ww. protokoły spełniają warunki określone w odpowiednich

przepisach?

Zakres zadania (Standard 2100, 2110, 2120, 2130)

Skuteczność i efektywność działalności

12. Czy w ramach realizacji zadania audytorzy sprawdzali, czy kierujący

komórką audytowaną ustala zadania/cele operacyjne do wykonania w

określonym czasie?

13. Czy audytorzy ocenili adekwatność kryteriów przyjętych przez kierownika

komórki audytowanej do oceny stopnia realizacji ustalonych zadań?

14. Czy w ramach zadania audytorzy ocenili stopień realizacji zadań

operacyjnych komórki audytowanej?

Zarządzanie ryzykiem

85

15. Czy w ramach wykonywanego zadania audytowego audytorzy rozpoznawali

i oceniali istotne zagrożenia ryzykiem w komórce audytowanej/badanym

obszarze?

16. Czy w ramach zadania audytorzy oceniali efektywność procesu zarządzania

ryzykiem w komórce audytowanej/badanym obszarze?

17. Czy ocena ta dotyczyła również zarządzania ryzykiem związanego z

systemami informacyjnymi w badanym obszarze?

18. Czy w przypadku braku formalnego procesu zarządzania ryzykiem

audytorzy zwrócili uwagę na ten fakt oraz zasugerowali kierownikowi

komórki audytowanej/kierownikowi jednostki ustanowienie takiej polityki?

Ochrona zasobów

19. Czy w trakcie zadania audytorzy zbadali istnienie planów ciągłości działania

w komórce audytowanej/badanym obszarze (zwłaszcza, jeżeli zadanie

dotyczyło systemów informacyjnych czy bezpieczeństwa obiektów)?

System kontroli wewnętrznej

20. Czy w ramach zadania audytorzy oceniali skuteczność, efektywność i

wydajność systemu kontroli wewnętrznej w badanej komórce/obszarze w

zapewnieniu osiągania ustalonych celów/zadań?

21. Czy w ramach zadania audytorzy ocenili działania podejmowane przez

badaną komórkę/komórki w celu zapewniania zgodności jej funkcjonowania

z przepisami?

22. Czy w ramach zadania audytorzy oceniali podział obowiązków w badanym

procesie/działalności komórki audytowanej?

23. Czy w ramach zadania audytorzy oceniali rotację zadań wrażliwych?

24. Jeżeli komórka nie ustanowiła rotacji zadań wrażliwych czy audytorzy

oceniali inne środki zaradcze podjęte przez kierownika komórki

audytowanej w tym zakresie?

25. Czy w ramach zadania audytorzy oceniali nadzór sprawowany nad

pracownikami w komórce audytowanej?

26. Czy w trakcie realizacji zadania audytorzy oceniali kompletność

dokumentacji?

Sprawozdanie z przeprowadzonego zadania audytowego (2400, 2410, 2420, 2440, 2340)

27. Czy po odbyciu narady zamykającej audytorzy przekazali kierownikowi

komórki sprawozdanie?

28. Czy sprawozdanie z przeprowadzonego zadania zawiera m.in.:

- cele zadania,

- przedmiotowy i podmiotowy zakres zadania,

- ustalenia stanu faktycznego,

- zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub

86

wprowadzenia usprawnień,

- opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności,

skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze

działalności objętej zadaniem.

29. Czy sprawozdanie można uznać za:

- obiektywne,

- jasne,

- zwięzłe,

- konstruktywne,

- kompletne

- dostarczone na czas.

30. Czy w razie otrzymania od komórki/komórek audytowanych dodatkowych

wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do otrzymanego sprawozdania

audytorzy przeprowadzili ich analizę?

31. Czy w związku z powyższym audytorzy podjęli dodatkowe czynności

wyjaśniające?

32. Czy w przypadku stwierdzenia zasadności części lub całości dodatkowych

wyjaśnień lub zastrzeżeń audytorzy zmienili lub uzupełnili odpowiedni

fragment sprawozdania?

33. Czy w przypadku nieuwzględniania dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń

audytorzy przekazali swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem kierownikowi

komórki/komórek audytowanych?

34. Czy dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia oraz kopia ww. stanowiska

zostały włączone do akt bieżących?

35. Czy po rozpatrzeniu wyjaśnień lub zastrzeżeń lub w przypadku ich braku po

upływie terminu wskazanego przez audytora na zgłoszenie dodatkowych

wyjaśnień lub zastrzeżeń, audytor wewnętrzny przekazał sprawozdanie

odpowiednim stronom?

36. Czy zalecenia i wnioski zawarte w sprawozdaniu znajdują odzwierciedlenie

w dokumentacji zebranej w toku zadania?

37. Czy można ocenić, iż audytorzy zachowali obiektywizm przy realizacji

danego zadania audytowego?

Czynności sprawdzające (Standard 2500)

38. Czy po zakończeniu zadania zostały przeprowadzone czynności

sprawdzające?

39. Czy wszystkie zalecenia audytorów zostały wdrożone przez

komórkę/komórki audytowane?

40. Czy audytorzy wewnętrzni dokonali oceny systemu kontroli wewnętrznej po

wdrożeniu zaleceń audytorów?

41. Czy wyniki przeprowadzonych czynności sprawdzających zostały

87

udokumentowane w formie notatki informacyjnej?

42. Czy wyniki czynności sprawdzających zostały przekazane kierownikowi

JSFP oraz kierownikowi komórki audytowanej?

Dokumentacja zadania audytowego (Standard 2330)

43. Czy dla zadania zostały założone akta bieżące?

44. Czy akta bieżące zawierają:

- program zadania,

- dokumenty związane z przygotowaniem programu,

- opis badanych procesów,

- protokoły z narady otwierającej/zamykającej,

- upoważnienie do przeprowadzenia audytu,

- notatki z rozmów,

- wyniki testów, kwestionariuszy,

- kopie istotnych dla zadania dokumentów,

- sprawozdanie (wersja pierwsza i sprawozdanie ostateczne),

- informacje i wyjaśnienia uzyskane po przesłaniu pierwszej wersji

sprawozdania,

- informację nt. czynności monitorujących/sprawdzających.

45. Czy dokumenty opracowane przez audytorów są przygotowane zgodnie ze

wzorami zawartymi w procedurach audytu?

46. Czy dokumenty w aktach bieżących są ponumerowane?

47. Czy w trakcie zadania zarządzający KAW/koordynator zadania dokonał

przeglądu akt bieżących?

48. Czy przegląd ten został udokumentowany?

G. Czynności doradcze

L.p. Pytania TAK/NIE Uwagi

1. Czy istnieje wewnętrzna procedura przeprowadzania zadań doradczych?

2. Czy w trakcie planowania rocznego uwzględniono w planie rocznym

możliwość przeprowadzenia zadań doradczych?

3. Czy wykonywane czynności doradcze zostały udokumentowane w

niezbędnym zakresie?

4. Czy wiedza uzyskiwana w trakcie wykonywania czynności doradczych jest

wykorzystywana do rozpoznania i oceny istotnych ryzyk w jednostce?

5. Czy przeprowadzone czynności doradcze nie wpływają na niezależność i

obiektywizm audytorów wewnętrznych?

88

9.21. Załącznik Nr 21 – Kwestionariusz Ankiety Poaudytowej

KWESTIONARIUSZ ANKIETY POAUDYTOWEJKWESTIONARIUSZ ANKIETY POAUDYTOWEJ

Nazwa zadania audytowego:

Data wykonania audytu -

Imię i nazwisko respondenta

........................................................................................................

Imię i nazwisko Audytora Wewnętrznego

Uwaga! Proszę o dokonanie oceny efektywności procesu zadania audytowego, przy każdej pozycji zakreślając

właściwą odpowiedź.

Lp. WyszczególnienieOdpowiedź respondenta

Stanowczo

zgadzam się

Zgadzam się Nie zgadzam

się

Stanowczo

nie zgadzam

się

Planowanie

1. Czy powiadomiono Cię o zadaniu audytowym na tyle, aby Twój personel

mógł się odpowiednio przygotować i aby do minimum ograniczyć zakłócenia

w pracy?

2. Zakres i cel zadania audytowego jasno podano na piśmie i znany był

przewidywany czas audytu.

3. Miałeś sposobność omówić z audytorem swe obawy co do ewentualnego

włączenia operacji do zakresu zadania audytowego.

4. Przed rozpoczęciem zadania audytor znał funkcjonowanie instytucji

wystarczająco dobrze, aby nie tracić niepotrzebnie czasu kierownictwa na

wyjaśnienie podstaw.

Czynności audytowe

1. Audytor zawsze wyjaśniał sens pytań zadawanych Tobie i Twojemu

personelowi.

2. Aby efektownie wykorzystać czas na spotkaniach z kierownictwem audytor

starał się omawiać po kilka spraw lub tematów.

3. Audytor okresowo informował kierownictwo o postępach audytu.

4. W miarę postępów audytu audytor przedstawiał odpowiedzialnym osobom

nadzorującym i kierownictwu pisemne rekomendacje z audytu.

5. “Uzgodnione “ rozwiązania ustaleń audytu z ostatecznego sprawozdania z

audytu były rozwiązaniami najlepszymi z możliwych w danych

okolicznościach i miałeś sposobność przyczynić się do ich opracowywania.

89

Lp. WyszczególnienieOdpowiedź respondenta

Stanowczo

zgadzam się

Zgadzam się Nie zgadzam

się

Stanowczo

nie zgadzam

się

6. Audytor zwrócił wszystkie oryginały dokumentów po wykorzystaniu.

Narada zamykająca

1. Dzień i godzinę spotkania uzgodniono odpowiednio wcześnie.

2. Całkowicie wyjaśniono cel spotkania.

3. Wersję roboczą sprawozdania z przeprowadzenia audytu dostarczono co

najmniej 24 godziny przed spotkaniem.

4. Audytor był dobrze przygotowany i dobrze znał omawiane na spotkaniu

obszary.

5. Zalecenia z audytu dyskutowano otwarcie i obiektywnie, a audytor reagował

na uwagi kierownictwa.

Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu

1. Ostateczne sprawozdanie z przeprowadzenia audytu właściwie odzwierciedla

wyniki audytu i spotkania zamknięcia.

2. Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu napisano rzetelnie i uwzględniono

wszystkie istotne fakty.

Rekomendacje audytu

1. Czy przedstawione rekomendacje wynikające z przeprowadzonego zadania

audytowego były zrozumiałe, podano je przy ostatecznym sprawozdaniu i w

razie potrzeby objaśniono?

Ogólnie

1. Audyt był przydatną usługą.

2. Audytor był profesjonalny, uprzejmy i obiektywny

3. Audytor był kompleksowy i wyważony, nie rozwodził się nad drugorzędnymi

obszarami.

4. Audytor brał pod uwagę obawy i zastrzeżenia podnoszone przez

kierownictwo.

Uwagi kierownictwa

1. Czy coś, co dotyczyło audytu, szczególnie

spodobało Ci się?

90

Lp. WyszczególnienieOdpowiedź respondenta

Stanowczo

zgadzam się

Zgadzam się Nie zgadzam

się

Stanowczo

nie zgadzam

się

2. Czy coś, co dotyczyło audytu, nie

spodobało Ci się?

3. Jeśli odczuwałeś spowodowane audytem

zakłócenia w pracy, jak można ograniczyć

je w przyszłości?

4. Jak można by poprawić następny audyt

Twojego obszaru?

5. Inne uwagi:

Poniżej proszę wyjaśnić wszelkie (nie wyjaśnione dotąd powyżej) odpowiedzi: “Nie zgadzam się”, “Stanowczo nie zgadzam

się”.

.........................................................................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................

.................................................................. (Data, podpis respondenta)

91