Kebijakan dan Pedoman

Penyusunan SOP di

Kementerian PPN/Bappenas

Biro Perencanaan, Organisasi dan Tatalaksana

OUTLINE

• GRAND DESIGN DAN ROAD MAP

REFORMASI REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS

• ASESMEN ORGANISASI

• PEDOMAN DAN KEBIJAKAN PENYUSUNAN SOP DI KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS

Grand Design dan Road MAP Reformasi Birokrasi Kementerian PPN/Bappenas

GRAND DESIGN DAN ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI 2010 - 2025

Pe

rub

ahan

Min

dse

t d

an C

ult

ure

Se

t

Birokrasi yang Bersih, dan Bebas KKN Peningkatan Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Birokrasi Peningkatan Kualitas Pelayanan

SDM

Organisasi

Ketatalaksanaan

Pe

ny

em

pu

rna

an

Ke

ran

gk

a

Ke

bija

ka

n N

asi

on

al R

efo

rma

si

Bir

ok

rasi

Quick Wins

MONITORING DAN EVALUASI

PR

OFI

L B

IRO

KR

ASI

20

25

Pengawasan Dan

Akuntabilitas

Peraturan Perundang-undangan

PENEGAKAN HUKUM (LAW ENFORCEMENT)

MANAJEMEN PERUBAHAN

MANAJEMEN PENGETAHUAN RB (KNOWLEDGE MANAGEMENT)

AREA PERUBAHAN (PROGRAM KERJA) REFORMASI BIROKRASI MASING

K/L YANG DIHARAPKAN MENURUT PERPRES NO. 81 TAHUN 2010

AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN

Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)

Tatalaksana Sistem, Proses dan Prosedur Kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance

Peraturan Perundang-undangan

Regulasi yang lebih tertib dan tidak tumpang tindih dan kondusif

Sumber daya Manusia Aparatur

SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera

Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan bebas KKN

Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi

Pelayanan Publik Pelayana prima sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat

Pola Pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur

Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi

Rencana Program, Kegiatan, dan Hasil yang Diharapkan sesuai dengan Road MAP Kementerian PPN/Bappenas 2010-2014

PROGRAM TUJUAN SASARAN KEGIATAN HASIL

(OUTPUT)

TARGET

2011 2012 2013 2014

PENATAAN TATALAKSANA

meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, dan Terukur di BKKBN

1. meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan di BKKBN

1. Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi

1. Dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi

10 50 200 300

2. meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan di BKKBN

3. meningkatnya kinerja di BKKBN

2. Pembangunan atau Pengembangan e-government

2. Unit kerja organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat yang mampu mendukung tercapainya tujuan dan sasaran reformasi birokrasi.

Asesmen Organisasi

ASSESMENT ORGANISASI

SOP

Asesmen

Organisasi Saat Ini

Redefinisi Visi , Misi , Strategi dan Sasaran Organisasi

Restrukturisasi Organisasi

Analisis Beban

Kerja

Perbaikan

Tatalaksana / Proses Bisnis

Analisis Jabatan

Perbaikan SOP

Perencanaan

Pegawai

Pendidikan dan

Pelatihan Berbasis

Kompetensi

Rekrutmen dan

Seleksi

Evaluasi Jabatan

Pemeringkatan Jabatan

Penetapan Tunjangan

Kinerja

Pengembangan Model

Kompetensi

Penilaian Kinerja

Pegawai

Pemberian Tunjangan

Kinerja

Asesmen Kompetensi

Individu

Pengembangan

Karir

Penguatan Unit Kerja Organisasi

Standar Kinerja

Organisasi

Database Kepegawaian

Perbaikan Kewenangan /

Fungsi

Pengembangan e - Office dan e -

Government

Pengembangan Standar

Kompetensi Jabatan

Penguatan Unit Kerja Pelayanan

Penyusunan

IKU

Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah

Profil Birokrasi K/L dan Pemda

2014

Penetapan Standar Pelayanan

Target Kinerja Layanan

Pengembangan Indikator

Kinerja Jabatan

Visi, Misi, Strategi dan sasaran organisasi

Struktur Organisasi

Analisis Jabatan

Analisa Beban Kerja

Evaluasi Jabatan

Tatalaksana/ Proses Bisnis

SOP

IDENTIFIKASI ORGANISASI SEBAGAI DASAR PENYUSUNAN SOP

Jumlah SDM

Harga Jabatan

KPI/Kinerja

Kaitan Struktur Organisasi dengan SOP

• Dalam organisasi Pemerintah

(birokratis), setiap keputusan dan

langkah-langkah kegiatan selalu

dikaitkan dengan strukturnya.

• Alur keputusan mengalir dari atas ke

bawah, dan untuk alur kegiatan

mengerucut dari bawah ke atas (dari

tindakan menjadi keputusan juga)

• Struktur Organisasi dinyatakan dengan pedoman

yang jelas, akan bermanfaat untuk menyusun SOP

yang efektif, meskipun SOP disusun dengan

berdasarkan fungsi-fungsi organisasi

Struktur

Organisasi

SOP

Fungsi

Organisasi

Struktur Organisasi dan Fungsi Organisasi

Posisi dan Peran Manajemen Organisasi

dalam Penerapan SOP

Manajemen Organisasi

Fungsi B Fungsi C Fungsi A

SOP

Peran Fungsi

Organisasi dan Kontrol dalam Penyusunan SOP yang efektif

Deskripsi Tugas dan

Tanggung jawab

Penyusunan SOP

Yang efektif

Fungsi Organisasi

Kontrol

ORGANISASI STRUKTURAL DAN FUNGSIONAL DALAM STRUKTUR ORGANISASI KEMENTERIAN NEGARA PPN/BAPPENAS

STAF AHLI

KEDEPUTIAN SETMENEG PPN/ SETTAMA BAPPENAS INSPEKTORAT

UTAMA

DIREKTORAT

SUB DIREKTORAT

STAF PERENCANA

KELOMPOK FUNGSIONAL PERENCANA

INSPEKTORAT

KELOMPOK FUNGSIONAL

AUDITOR

PUSAT BIRO

BIDANG BAGIAN

SUB BIDANG SUB BAGIAN

MENNEG.PPN/ KA. BAPPENAS

KELOMPOK FUNGSIONAL

LAINNYA

TATALAKSANA/PROSES BISNIS

Proses Bisnis

• Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang

ada dalam bisnis yang kerap disebut dengan

rantai nilai (value chain).

• Dalam perusahaan yang menghasilkan barang

maupun jasa, pada umumnya memiliki rantai

nilai terdiri dari pengembangan produk baru,

produksi, penjualan dan marketing, distribusi

(product delivery), layanan purna jual (after sales

service), serta keamanan dan kesehatan

lingkungan (environment safety and health)

Proses Bisnis dari Perusahaan penghasil Barang/Jasa

(Generic Value Chain)

pengemb

angan

produk baru

Sell & Marketing

Deliver & Distributi

on

After Sales

Service

Environment Safety & Health

Produksi

TUGAS POKOK FUNGSI

Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi, sinkronisasi, pelaksanaan penyusunan dan evaluasi perencanaan pembangunan nasional dibidangnya

a. Penyiapan perumusan kebijakan perencanaan pembangunan nasional dibidangnya;

b. Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidangnya;

c. Penyusunan rencana pembangunan nasional dan rencana pendanaannya di bidangnya;

d. Pengkajian kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidangnya;

e. Pemantauan, evaluasi, dan penilaian kinerja pelaksanaan rencana pembangunan nasional di bidangnya;

f. Penyusunan rencana kerja pelaksanaan tugas dan fungsinya, serta evaluasi dan pelaporan pelaksanaannya;

g. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan pejabat fungsional perencana di lingkungan direktoratnya.

TUPOKSI UNIT ORGANISASI ESELON II KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS

Peran Bappenas dalam menghasilkan perencanaan

(Generic Value Chain)

Perencanaan Pemantauan Evaluasi Koordinasi

Key Result Area

Bidang/KRA Indikator Kinerja TARGET

2010 2014

Perencanaan Tersusunnya kebijakan perencanaan dan pendanaan di bidang ekonomi yang berkualitas

Pemantauan Tersusunnya laporan Pemantauan atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi

Evaluasi Tersusunnya laporan evaluasi atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi

Koordinasi Tersusunnya laporan koordinasi baik tingkat pusat/propinsi dan lintas wilayah atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi

UKE : Direktorat Bidang Ekonomi

Uraian Tugas

Uraian Tugas Indikator Kinerja TARGET

2010 2014

Melakukan penyusunan rencana kebijakan/ program strategis jangka panjang dengan cara menyiapkan alternatif kebijakan, menyusun perkiraan sumber pendanaan, serta memberikan saran tindak lanjut rencana program strategis jangka panjang dalam rangka memproses penetapan rencana kebijakan/program strategis jangka panjang bidang ekonomi.

• Ketepatan waktu penyusunan alternatif rencana kebijakan/ program strategis jangka panjang

• Kualitas perkiraan sumber pendanaan

Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan jangka panjang dengan cara memberikan saran tindak lanjut yang diperlukan dalam perencanaan dalam rangka meningkatkan kualitas rencana pembangunan

• % saran yang ditindak lanjuti

Dst….

Contoh : Kegiatan perencaanan dan evaluasi

PEDOMAN DAN KEBIJAKAN PENYUSUNAN SOP DI KEMENTERIAN PPN/BAPPENA

OUTLINE SOP BAPPENAS BAB 1 Pendahuluan

• Latar Belakang

• Tujun dan Sasaran

• Pengertian SOP

• Manfaat

• Prinsip

BAB 2 Langkah-Langkah Penyusunan SOP

• Persiapan

• Penilaian Kebutuhan SOP

• Pengembangan SOP

• Penerapan SOP

• Monitoring dan Evaluasi

BAB 3 Jenis dan Format

• Jenis

• Format

• Flowchart

BAB 4. Penutup

LANGKAH LANGKAH PENYUSUNAN SOP KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS

• Persiapan

• Penilaian Kebutuhan

• Pengembangan SOP

• Penerapan SOP

• Monitoring dan evaluasi SOP

Tahapan Penyusunan SOP

Persiapan Penilaian

Kebutuhan Pengembangan

SOP Penerapan

SOP Monev

SOP

• Membentuk tim dan kelengkapan Nya

• Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan

• Melakukan penilaian kebutuhan

• Membuat Sebuah daftar Mengenai SOP Yang akan disusun

• Membuat dokumen Penilaian Kebutuhan SOP

• Pengumpulan informasi dan identifikasi

• Alternatif Analisis dan pemilihan alternatif

• Penulisan SOP Pengujian dan

• Reviu Pengesahan SOP

• Perencanaan

Penerapan • Pemberitahuan

Distribusi dan Aksibilitas

• Pelatihan Pemahaman

• Monitoring • Evaluasi

4 (empat) format SOP

• Langkah sederhana (simple steps),

• Tahapan berurutan (hierarchical steps),

• Grafik (graphic), dan

• Diagram alir (flowcharts).

Penjelasan 4 (empat) format SOP

• Langkah sederhana (simple steps), adalah Format sederhana digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan.

• Tahapan berurutan (hierarchical steps), adalah Format tahapan berurutan yang merupakan pengembangan dari langkah sederhana dan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detil, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan

• Grafik (graphic), adalah Format Grafik dipergunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik.

• Diagram alir (flowcharts) adalah format diagram alir merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (komplek) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang mempengaruhi sublangkah berikutnya.

2 Faktor yang menentukan Format yang tepat dalam pembuatan SOP

1) berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur;

2) berapa banyak langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

Dengan demikian, format SOP akan sangat berbeda antara satu dengan yang lainnya tergantung kepada dua faktor tersebut. Format terbaik dari SOP adalah yang dapat memberikan wadah serta dapat mentransmisikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten.

Contoh Format SOP

NOMOR SOP :

TGL. PEMBUATAN :

April 2013

TGL. REVISI : -

TGL. EFEKTIF : April 2013

DISAHKAN OLEH

: Sekretaris Utama

Dr. Slamet Senoadji

NIP. 19601215 198802 1 001

NAMA SOP :

DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:

Diagram Alur

No. Alur Kegiatan

Unit Kerja /Pelaksana Kegiatan Mutu Baku

Ket

PIC PIC PIC PIC Persayaratan/ Kelengkapan

Waktu Output

Simbul-simbul Flowchart

Hal-hal Yang Menjadi Perhatian dalam pembuatan SOP

Salah satu kekeliruan yang sering terjadi dalam pembuatan SOP, adalah bahwa SOP dibuat dengan menggunakan format yang tidak sesuai dengan peruntukkannya. Seringkali, SOP yang semestinya dapat dibuat dalam format sederhana/simple, tetapi dibuat dalam format grafik ataupun format yang komplek dengan menggunakan diagram alir (flowcharts). Seringnya penggunaan format diagram alur (flowcharts) dalam pembuatan SOP ini bisa jadi karena kita keliru memahami Permenpan tentang pedoman pembentukan SOP tersebut. Karena, didalam Permenpan ini dicantumkan symbol-simbol flowcharts, maka seolah-olah semua SOP yang dibuat harus menggunakan symbol flowcharts tersebut. padahal, symbol flowcharts tersebut merupakan symbol-simbol yang digunakan apabila SOP yang dibuat menggunakan format diagram alir yang mana di dalam SOP tersebut membutuhkan pengambilan keputusan yang banyak.

Lanjutan....

jika SOP yang dibuat merupakan prosedur-prosedur yang sederhana dan tidak membutuhkan banyak pengambilan keputusan, mengapa “dipaksakan” menggunakan format diagram alur (flowcharts)? Bukankah akan lebih tepat apabila prosedur-prosedur tersebut dibuat dalam format SOP yang simple sehingga akan lebih mudah dibaca dan dipahami, bahkan oleh pegawai baru sekalipun. Dengan demikian, SOP yang telah dibuat mudah-mudahan tidak hanya akan menjadi dokumen yang indah semata, tetapi benar-benar dapat dipahami dan diimplementasikan.

TERIMA KASIH