Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami

Katalog dobrych praktyk

w relacjach z samorządami

wrzesień 2015

Szanowni Państwo,

ENERGA-OPERATOR SA jest firmą działającą lokalnie. To w gminach budu-jemy i modernizujemy naszą sieć, by w sposób ciągły dostarczać energię najwyższej jakości. Rozpoczęcie dialogu na temat dobrych praktyk w re-lacjach z samorządami jest niezmiernie ważne z punktu widzenia tworze-nia przyjaznych warunków dla podniesienia atrakcyjności obsługiwanych przez ENERGA-OPERATOR regionów. Naszymi klientami są bowiem miesz-kańcy Państwa gmin i przedsiębiorcy działający na Państwa terenie.

Dokument ten jest efektem rozmów prowadzonych podczas konferencji, które zorganizowaliśmy dla przedstawicieli samorządów lokalnych. Spi-saliśmy w nim najlepsze w naszej opinii praktyki, jakie już funkcjonują we współpracy samorządów i ENERGA-OPERATOR.

Dla nas dobrą praktyką jest każde sprawdzone działanie, wykonywane w sposób rzetelny, odpowiedzialny, terminowy, które przynosi satysfak-cję obu stronom. Takie przykłady wybraliśmy i mamy determinację do ich upowszechniania w taki sposób, by stały się obowiązujące na całym naszym obszarze działania. Oddając w Państwa ręce tę broszurę, liczymy na to samo – by także w Waszych gminach zaszczepić ich ideę.

Praktyki podzieliliśmy na 6 obszarów, będących głównymi polami na-szej współpracy. Piszemy więc o bieżącej komunikacji z samorządami, współpracy podczas awarii masowych, wspólnym planowaniu inwesty-cji i modernizacji sieci, usuwaniu kolizji infrastrukturalnych, prowadze-niu wycinki drzew oraz ochronie środowiska.

Zapraszamy do lektury, dzielenia się doświadczeniami oraz zgłaszania dal-szych propozycji usprawnień współpracy do dyrektorów rejonów, oddzia-łów lub bezpośrednio do nas – zarządu ENERGA-OPERATOR. W tym celu uruchomiliśmy dla Państwa specjalny adres email: [email protected]. Ze swojej strony deklarujemy, że każde takie zgłoszenie potraktujemy z należytą uwagą.

Prezentowane przykłady działań w istotny sposób poprawiają efektyw-ność współpracy. To z kolei ma bardzo wymierny wpływ na skuteczniejszą realizację zadań wobec naszych interesariuszy.

Zarząd ENERGA-OPERATOR SA

Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami

Dobre praktyki w zakresie bieżącej komunikacji z samorządami

Organizacja cyklicznych bezpośrednich spotkań z przedstawicielami samorządów terytorialnych.

W ramach budowania dialogu organizowane są lokalne konferen-cje z samorządami. Poruszana tematyka obejmuje m.in. współ-pracę podczas awarii masowych, realizację nowych inwestycji sieciowych oraz modernizację istniejącej infrastruktury. Każda kon-ferencja uwzględnia także sesję pytań i odpowiedzi. Jest to dobra okazja do przedstawienia wzajemnych punktów widzenia i wymia-ny doświadczeń dotyczących współpracy. Sugestie zebrane pod-czas konferencji są wdrażane w codzienną działalność operacyjną ENERGA-OPERATOR. Wstępem do spotkań były wizyty przedstawi-cieli ENERGA-OPERATOR w Urzędach Miast i Gmin i przekazanie folderów „W dobrym kontakcie” przygotowanych specjalnie dla przedstawicieli samorządów.

Formułę bezpośrednich spotkań będziemy chcieli nadal wykorzysty-wać, m.in. do prezentowania samorządom planów inwestycyjnych i modernizacyjnych na kolejny rok.


Umieszczanie informacji na stronach samorządów o planowych ograniczeniach w dostawach energii.

Wiele gmin publikuje na zarządzanych przez siebie portalach in-ternetowych komunikaty otrzymywane od ENERGA-OPERATOR o planowanych w danej miejscowości tymczasowych przerwach w dostawach energii związanych z realizowanymi pracami moderni-zacyjnymi. W niektórych gminach wykorzystywane do tego są rów-nież inne kanały służące do komunikacji z mieszkańcami, jak: sms-y, telewizje lokalne czy telebimy.

Na portalu ENERGA-OPERATOR dostępna jest inte-raktywna mapa, na której na bieżąco publikowane są wyłączenia awaryjne i harmonogramy prac planowych z koniecznością czasowego wstrzymania dostaw energii.

Samorządy mogą ją również zamieścić bezpośred-nio na swoich portalach miejskich. Wystarczy prze-kopiować kod zgodnie z instrukcją zamieszczoną na www.energa-operator.pl/instrukcja_mapa.xml na swoją stronę www.

Mapa wykonana została w technologii Responsive Web Design (RWD), dzięki czemu jej układ sam dostosowu-je się do rozmiaru okna urządzenia, na którym jest wy-świetlana (np. przeglądarka, smartfon czy tablet). Mapa aktualizuje się automatycznie.


Organizacja spotkań informacyjnych i przygotowanie materiałów o sposobie przyłączenia odnawialnych źródeł energii do sieci.

Samorządy lokalne często organizują konferencje dotyczące pozyska-nia dofinansowania na realizację inwestycji w zakresie odnawialnych źródeł energii. Do aktywnego uczestnictwa zapraszani są przedstawi-ciele ENERGA-OPERATOR, którzy omawiają proces związany z przyłą-czeniem takiego źródła do sieci energetycznej. Zainteresowani inwe-storzy mogą dzięki temu z pierwszej ręki uzyskać niezbędne informacje.

www.energa-operator.pl


Dobre praktyki w zakresie współpracy podczas awarii masowych

Udrażnianie dróg dojazdowych do miejsc awarii.

W trakcie usuwania awarii masowych często występuje problem z do-jazdem do miejsca awarii. Przeszkodą są nieprzejezdne drogi gmin-ne i leśne. W niektórych gminach, w takiej sytuacji, w porozumieniu z władzami wzywane są na pomoc służby do udrożnienia przejazdu lub wskazywana jest alternatywna droga przejazdu przez tereny pry-watne. Dzięki temu awarie usuwane są znacznie szybciej.

Wykorzystanie kanałów samorządów (mail/sms) do przekazywania informacji o awarii masowej.

Gminy, które posiadają własny system do komunikacji z mieszkańca-mi, przekazują im poprzez sms lub e-mail komunikaty o awariach ma-sowych, otrzymane od ENERGA-OPERATOR. W komunikacie znajdują się odnośniki do mapy wyłączeń oraz szacowanego czasu przywró-cenia dostaw energii. Ponadto mieszkańcy dostają informację o nu-merze 3991, na który poprzez SMS można zgłosić awarię sieci oraz o specjalnych lokalnych numerach telefonu, które są uruchamiane specjalnie na wypadek rozległych awarii.


Zbieranie informacji o awariach przez gminy.

Podczas awarii masowych, gdy wielu mieszkańców pozbawionych jest dostępu do energii, pracownicy niektórych gmin zbierają infor-macje od klientów pozbawionych napięcia i zbiorczo przekazują ją do ENERGA-OPERATOR, która na bieżąco weryfikuje w systemie otrzy-mane zgłoszenia. W przypadku takiego podejścia ENERGA-OPERATOR dysponuje pełną i zweryfikowaną informacją o braku zasilania na ni-skim napięciu. W szczególności jest to istotne w przypadku osób star-szych, pozbawionych narzędzi komunikacji.

W DOBRYM KONTAKCIE z ENERGA-OPERATOR SA

operator

Zgłoszenia awarii lub przerw w dostawie energii elektrycznej

991

801 404 404

3991

Obsługa całodobowa, numer dostępny dla klientów dzwoniących z obszaru działania ENERGA-OPERATOR. Połączenie bezpłatne.

Obsługa całodobowa, numer dostępny dla klientów dzwoniących spoza obszaru działania ENERGA-OPERATOR. Połączenie płatne zgodnie z cennikiem operatora telekomunikacyjnego.

SMS o treści AWARIA

na www.energa-operator.pl

Formularz zgłoszeniowy


Dobre praktyki w zakresie wspólnego planowania inwestycji i modernizacji sieci

Konsultacje planów modernizacyjnych z samorządami. Łączenie planów inwestycyjnych z planami rozwoju samorządu.

Przedstawiciele niektórych gmin regularnie przedstawiają z dużym wy-przedzeniem swoje plany inwestycyjne i remontowe. Pozwala to na skoor-dynowanie tych zadań z modernizacjami sieci energetycznej, dzięki czemu nie są generowane dodatkowe koszty czy utrudnienia dla mieszkańców (co jest istotne zwłaszcza dla zadań realizowanych w pasach dróg).

W przypadku modernizacji sieci elektroenergetycznych niskiego napięcia przedstawiciele ENERGA-OPERATOR informują gminy, na których terenie modernizacje będą prowadzone, o zakresie i rodzaju prac. Dzięki bezpo-średniemu zaangażowaniu lokalnych włodarzy w proces wydawania de-cyzji lokalizacyjnych czy zgód właścicieli gruntów, realizacja prac przebiega szybciej, sprawniej i bez konfliktów z lokalnymi społecznościami.

Nabywanie tytułów prawnych do gruntów JST na potrzeby budowy/przebudowy sieci.

W wielu lokalizacjach zostały wypracowane zasady pozyskiwania tytu-łów prawnych do gruntów będących we władaniu jednostek samorzą-du terytorialnego. Z reguły odbywa się to w formie służebności prze-syłu. Tego typu zasady w znaczący sposób skracają czas opracowania dokumentacji projektowej, a w efekcie czas realizacji inwestycji.


Przyłączanie inwestycji finansowanych z funduszy europejskich.

Coraz częściej gminy, na terenie których planowana jest realizacja inwestycji finansowanej ze środków unijnych, informują o niej z wy-przedzeniem ENERGA-OPERATOR. Dzięki temu, każdy etap prac jest wspólnie nadzorowany i monitorowany z przedstawicielami firmy. Można też odpowiednio wcześniej podjąć środki zaradcze w przypad-ku ryzyka niedotrzymania wymaganego terminu oddania inwestycji. Bliska współpraca pozwala przygotować inwestycje tak, aby przyłą-czenie odbyło się w wymaganym terminie.

Współpraca dotycząca rozwoju obszarów inwestycyjnych.

Większość gmin zatrudnia pracowników zajmujmujących się ob-sługą nowych inwestorów. W przypadku, gdy inwestor do podję-cia decyzji o uruchomieniu działalności gospodarczej potrzebuje dodatkowych informacji (np. o dostępnej infrastrukturze, procesie przyłączenia, itp.), bezpośrednio kontaktuje się z przedstawicielami ENERGA-OPERATOR w celu uzyskania potrzebnych informacji. Jeżeli sytuacja tego wymaga organizowane są spotkania, na których przy-szły inwestor może uzyskać od przedstawicieli ENERGA-OPERATOR szerszą informację w interesującym go temacie.


Dobre praktyki w zakresie prowadzenia wycinki drzew

Wycinka drzew realizowana przez samorządy.

Coraz częściej przedstawiciele samorządów z własnej inicjatywy zwracają się z prośbą o umożliwienie dokonania wycinki drzew własnymi siłami w pobliżu dróg i domów. W takim przypadku na-stępuje wyłączenie i opuszczenie przewodów linii napowietrznej. W tych zadaniach bardzo ważnym elementem jest ograniczenie czasu przerw w dostawie energii dla mieszkańców, dlatego każda tego typu sprawa jest rozpatrywana indywidualnie. Prace przy wy-cince często realizowane są także wspólnie.

Gminy wykonują wycinkę drzew corocznie w okresie zimowo-wio-sennym, w tym również pod liniami niskiego napięcia. Regularna konserwacja drzew znacznie obniża poziom awaryjności sieci bez-pośrednio zasilającej mieszkańców.


Uzgadnianie i konsultacje sposobu wycinki i chirurgii drzew.

W wielu gminach praktykowane są wspólne spotkania przedstawi-cieli zarządców dróg, Zieleni Miejskiej oraz ENERGA-OPERATOR, na których uzgadnia się m.in. współpracę pracowników Zieleni Miejskiej z firmami prowadzącymi wycinki na zlecenie ENERGA-OPERATOR w zakresie usuwania i utylizacji gałęzi ściętych przy wycince w pobli-żu linii energetycznych. W realizacji jest również pomysł opracowa-nia mapy miasta z naniesionymi liniami napowietrznymi średniego napięcia i zagrażającymi im drzewami, wspólne oględziny zadrze-wienia, na podstawie których podejmowana byłaby decyzja o wy-cince profilaktycznej drzew zagrażającym tym liniom.


Dobre praktyki w zakresie ochrony środowiska

Wdrożenie w ENERGA-OPERATOR systemu EMAS.

System ekozarządzania i audytu – EMAS (ang. Eco Management and Audit Scheme) jest funkcjonującym w Unii Europejskiej, umocowa-nym prawnie narzędziem zarządzania przeznaczonym dla organiza-cji, które dobrowolnie podejmują zobowiązania na rzecz ogranicze-nia negatywnych oddziaływań na środowisko powodowanych ich działalnością. Program zarządzania środowiskowego ma na celu za-pewnienie prowadzenia działalności w zgodności z przepisami prawa środowiskowego; prowadzenia działalności z należytą starannością i skutecznością zgodnie z rozsądnymi praktykami środowiskowymi, minimalizującymi ryzyka i zapewniającymi realizację zasad zrów-noważonego rozwoju; informowania i zapewniania interesariuszy, w szczególności finansowych o zgodności prawnej i wynikach mo-nitoringu środowiskowego (zgodnie z przyjętymi zobowiązaniami i wymogami) oraz realizację zarządzania środowiskowego w zgodzie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS.


Ochrona tras przelotów ptaków.

W sprawach związanych z ochroną tras przelotu ptaków ENERGA--OPERATOR współpracuje bezpośrednio z ornitologami. Tam gdzie jest to niezbędne, firma stosuje kablowanie linii (czyli budowę linii pod ziemią). Ponadto, jeśli zachodzi taka konieczność, na linii 110 kV instalowane są tzw. odstraszacze ptaków.

Ochrona bocianów.

Na terenach wielu samorządów ENERGA-OPERATOR montuje plat-formy pod bocianie gniazda. Są one montowane w przypadku, gdy bociany przez okres dwóch lat z rzędu wyprowadzają młode z dane-go miejsca. Ewentualny montaż jest możliwy dopiero po zakończeniu okresu lęgowego, czyli w IV kwartale. Zgodnie z ustawą o ochronie przyrody, w okresie od marca do połowy października (01.03.-16.10.) nie wolno ingerować w cykl zakładania gniazd, ani nawet prowadzić żadnych prac w ich pobliżu. Prace wykonywane są we współpracy z or-nitologami, Polskim Towarzystwem Przyjaciół Przyrody „pro Natura” oraz Ogólnopolskim Towarzystwem Ochrony Ptaków. Dodatkowo na potrzeby ornitologów udostępniane są podnośniki koszowe wraz z ich obsługą w celu obrączkowania ptaków.

Kontakt w sprawie ochrony bocianów: infolinia 0 801 BOCIAN (nr telefonu 0 801-262-426)

oraz email [email protected]


Dobre praktyki w zakresie usuwania kolizji infrastrukturalnych

Doradztwo w zakresie usuwania kolizji.

Jednym z istotnych zadań samorządów terytorialnych jest przygoto-wanie terenów inwestycyjnych. Aby uatrakcyjnić takie nieruchomo-ści konieczne jest usunięcie kolizji. Niektóre samorządy decydują się na sfinansowanie koniecznej przebudowy jeszcze przed wydaniem decyzji lokalizacyjnych. W takich przypadkach pracownicy ENERGA--OPERATOR wspólnie z przedstawicielami samorządowymi uzgadnia-ją optymalne dla obu stron warianty przebudowy sieci.

Informowanie o geodezyjnym podziale działek przed sporządzeniem planu.

Przed ostatecznym zatwierdzeniem podziału geodezyjnego dużych obszarów, przeznaczonych głównie na działki budowlane, praktyko-wane jest występowanie do ENERGA-OPERATOR o opinię w zakresie konieczności zarezerwowania terenu pod ewentualne stacje transfor-matorowe i linie elektroenergetyczne. Na tej podstawie przygotowy-wane są stosowne opinie związane z przyszłą rozbudową sieci.


Inne zidentyfikowane praktyki lub działania które planujemy zrealizować

9 Komunikowanie kwestii organizacyjnych ENERGA-OPERATOR, dotyczących konkretnej gminy.

9 Bezpośredni kontakt z wójtami, burmistrzami i prezydentami miast celem przekazywania informacji o stanie napraw sieci.

9 Organizacja spotkań omawiających skutki awarii z najbardziej poszkodowanymi gminami.

9 Bliższa współpraca z samorządami przy usuwaniu kolizji przy przebudowie dróg publicznych.

9 Uzgadnianie zagospodarowania terenu na etapie wydawania decyzji o warunkach zabudowy.

9 Wymiana informacji z samorządami o działaniach prowadzonych na rzecz ochrony środowiska.

9 Szybka ścieżka informowania o awariach w zasilaniu ważnych obiektów infrastrukturalnych, np. przepompowni, hydroforni itp.

9 Projektowanie obiektów energetycznych w sposób dopasowany do istniejącej architektury.

9 Wzajemna wymiana informacji o jakości usług świadczonych na rzecz samorządów przez podwykonawców ENERGA-OPERATOR.

9 Przekazywanie poprzez Urzędy Gmin materiałów informacyjnych dla mieszkańców o procedurach przyłączenia do sieci.

9 Przygotowywanie i dystrybucja newslettera dla samorządów.

ENERGA-OPERATOR [email protected]

Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami

Government & Nonprofit

Transcript of Katalog dobrych praktyk w relacjach z samorządami