KARAR Gündem: Karar: EKLERw3.bilecik.edu.tr/kalite/wp-content/uploads/sites/... · T.C BİLECİK...

T.CBİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMA GRUBU

*BEBE37153*

Oturum Tarihi08/11/2018

Oturum Saati12:00

Oturum Sayısı82

Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü 11030-BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Hakan GÖGERTel: 0228 214 11 01 Faks:0228 214 11 02 Elektronik ağ:http://strateji.bilecik.edu.tr

KARAR ÖRNEĞİ Gündem: Rektörlüğümüzün (Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı) 03.11.2015 tarihli ve 23181

nolu yazısı uyarınca birimlerden gelen bilgi ve belgelerin incelenmesi.

Karar: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca birimlerden gelen bilgi ve belgeler grubumuzca incelenmiş olup, toplam 19 adet yeni ve 3 adet revize iş akış sürecinin ekteki şekliyle kabulüne ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna sunulmasına oy birliği ile karar verilmiştir.

EKLER:İş Akış Süreci (22 adet)

e-imzalıdırMurat IŞIK

Başkan

e-imzalıdır Sezer KUYUCU

Üye

e-imzalıdır Hakan GÖGER

Üye

e-imzalıdırÜye

e-imzalıdırÜye

Evrak Tarih ve Sayısı: 08/11/2018-30561

Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Mevcut Elektronik İmzalar

HAKAN GÖGER (İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü - Şef) 08/11/2018 12:30MURAT IŞIK (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter Yardımcısı V.) 08/11/2018 12:54SEZER KUYUCU (Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 08/11/2018 21:47

(Form No: DFR:003; Revizyon Tarihi: 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

BŞEÜ-KAYSİS Belge No: DİS-

İlk Yayın Tarihi/Sayısı

Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Yüksek lisans, doktora tezleri ve araştırma projeleri elektronik ortamda ulaşılabilir kılmak

2. Kapsam Yüksek lisans, doktora tezleri ve araştırma projeleri

3. Süreç Sahibi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

4. Süreç Riskleri Sistemin Saldırya uğraması ve Sistemsel sıkıntılar

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Tezler basılı ortamdan elektronik ortama geçişte kontrol edilir.

6. İş Akışı

SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT

Açık Erişim Politikası




AÇIK ERİŞİMİŞ AKIŞ SÜRECİ

İdari, Teknik ve Elektronik

Kaynaklar Birim Personel







Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesinde hazırlanan kütüphane otomasyon sistemine kaydedilmiş ve onaylı yüksek lisans, doktora tezleri ve araştırma projeleri elektronik ve basılı kopyaları Fakülte ve Enstitülerden teslim alınır.

Teze ve araştırma proje ait künye bilgileri DSpace sistemi üzerine girilir.

Tez ve araştırma projeleri üzerinde ambargo süresi var ise, arayüz üzerinden kullanıcılar ile paylaşılır.

Ambargosu sona eren ya da erişim kısıtlaması olmayan eserlerin tam metin erişimleri sisteme yüklenir.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam Kurum ve Birim Arşivi


4. Süreç Riskleri Nitelikli personel eksikliği

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü dokümanları ve profesyonel personel

6. İş Akışı


3473 Sayılı Kanun

3473 Sayılı Kanun

AYIKLAMA ve İMHAİŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, ayıklama, imha iş ve işlemler kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir

Arşiv Hizmetleri Birim Personeli

Arşiv Hizmetleri Birim Yöneticisi

Birimlere ayıklama ve imha komisyonunda çalışmak üzere iki personel görevlendirilmesi için yazı yazılması.

Dokümanların imha edilmek üzere tespit edilen ölçü birimi üzerinden geri dönüşüm merkezine teslim edilmesi ve iki nüsha imha tutanağı tutulması. Ve Kurum arşiv personeli tarafndan kontrol edilmek suretiyle imha edilmesi.

Devler Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden onayı alınan listelerin kesinlik kazanması için Rektörlük makamına “ONAY” yazısı yazılması gerekir.

Birimlerin görevlendirdiği iki personel ve kurum arşivinden iki personel ile Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’ndan da bir tabii üye listelenerek Rektörlük Makamına "onay" yazısı yazılır.

Birimlere göre çalışma takvimi oluşturmak ve takvimi görevlendirilen personelin bilgilendirilmesi için birimlere yazı ile bildirmek.

Çalışma takvimine göre komisyon çalışmalarını başlatmak.

Komisyon tarafndan imhasına karar verilmiş dokümanları tarih, konu ve gerekli açıklamalar belirterek listelenmesi, listelerin komisyon başkanı ve üyeleri tarafndan imzalanarak onaylanması.

İlgili yönetmelik hükümlerine göre imhasına karar verilen dokümanlara ait listelerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün onayına sunulması.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

1. Amaç Kütüphanede kullanılan otomasyon programının güncelliğini koruması

2. Kapsam Kütüphane personel bilgisayarları ve tüm kullanıcı bilgisayarları


4. Süreç Riskleri Otomasyon programı uyum sorunları

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Personel ve kullanıcıların kullanımları

6. İş Akışı


Kütüphane Yönergesi




BİLGİ YÖNETİMİ ve ERİŞİM SİSTEMLERİ (OTOMASYON) İŞ AKIŞ SÜRECİ


Kaynaklar Birim Personeli







Kullanıcılar ve personelden otomasyon programındanki sorunlar veya geliştrilmesi düşünülen modüller ile ilgili bilgiler gelir.

Öneri : Otomasyon frması yetkilileri ile iletşime geçilir. Öneriler sunulur. Önerilerin yapılabilirliği incelenir ve münkünse düzenlemeler yapılır.

Güncelleme : Otomasyon sistemi ile alakalı talep edilen ya da frmanın rutn program güncellemeleri sistem üzerinden gerçekleştrilir.

Sorun: Otomasyonla alakalı sorunlar birim personeli tarafndan çözülmeye çalışır.

Güncelleme mi?Öneri mi ?Sorun mu ?

1




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

BİLGİ YÖNETİMİ ve ERİŞİM SİSTEMLERİ (OTOMASYON) İŞ AKIŞ SÜRECİ






Otomasyon sisteminde gerçekleştrilen güncellemeler hakkında personele bilgi verilir.

Sorun çözüldü mü?

EVET HAYIR

BİDB ve otomasyon frması ile irtbata geçilir. Sorun aktarılır. Sorunun kaynağı tespit edilir. Sorunun kaynağı tespit edildikten sonra personel ve kullanıcıların işlemleri aksatlmadan gerekli düzenlemeler yapılır ve uygulanır.

2

(Form No: DFR-003; Revizyon Tarihi: 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2



Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

1. Amaç Elektronik ortamdaki kaynakların tüm kullanıcıların hizmetine sunulması

2. Kapsam Bütün kullanıcılar

3. Süreç Sahibi Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı

4. Süreç Riskleri İnternet bağlantısının kopması

5.Kontrol Strateji ve YöntemleriKullanıcıların geri bildirimleri ve istatistiki veriler

6. İş Akışı


ELEKTRONİK KAYNAKLAR SAĞLAMA ve YÖNETİMİİŞ AKIŞ SÜRECİ


Kaynaklar Birimi Personeli

Kütüphane yönergesi







Satın alma ve koleksiyon geliştirme sürecinde karar verilen, ihtiyaç görülen üniversitenin yapı ve gelişimine uygun olan bilimsel içerikli genel/özel konudaki veritabanları seçilir.

Söz konusu veritabanı / veritabanlarının Türkiye temsilcisi veya ANKOS ile görüşülür.

Seçilen veritabanları ile ilgili içerik, abonelik, fyat çizelgesi vb bilgiler için dosya ve sunum hazırlanarak yönetime sunulur.

Yönetim görüşü olumlu

mu?EVET

HAYIR

Dosya ihtiyaç durumunda görüşülmek üzere sonlandırılır.

Deneme erişimi sonrası değerlendirme yapılır.

1




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

ELEKTRONİK KAYNAKLAR SAĞLAMA ve YÖNETİMİİŞ AKIŞ SÜRECİ







Değerlendirme olumlu mu?

Satıcı frma ile satın alma / abonelik süreci başlatılır.

EVET

HAYIR

Web sayfasında gerekli duyurular oluşturulur.

Dosya ihtiyaç durumunda görüşülmek üzere sonlandırılır.

Akademik personel kurumsal mail kanalı ile bilgilendirilir.

2




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç



4. Süreç Riskleri Sağlanan cihazların doğru kullanılamaması ve zarar görmesi

5.Kontrol Strateji ve Yöntemleri Kullanıcıların geri bildirimleri ve istatistiki veriler

6. İş Akışı





GÖRSEL – İŞİTSEL MATERYALİŞ AKIŞ SÜRECİ

Kullanıcıların eğitim-öğretim ve kültürel faaliyetlerini basılı ve elektronik kaynakların yanında görsel ve işitsel materyallere de desteklemek.







Eğitim ve öğretimi destekleyici multimedya materyalleri satn alınır veya basılı materyale ek olarak gelen görsel işitsel materyal bu bölümde sınıflandırılır.

Görsel-işitsel materyalin teknik girişi ve numaralandırılması yapılır.

Kullanıcıların hizmetine sunulmak üzere birimin danışma kısmında yer alan dolaplara gönderilir.

Materyalin dışına zarar vermeyi önleyici zarflama yapıldıktan sonra materyale verilen demirbaş materyal zarfna yazılır.


BŞEÜ-KAYSİS Belge No DİS-


Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam Basılı yayınlar


4. Süreç Riskleri Piyasada kopyası bulunmayan kitapların imha edilme riski

Raf Kontrolleri, kullanıcılardan gelen geri bildirimler

6. İş Akışı


MATERYALLARİ HURDAYA AYIRMA - AYIKLAMA SÜRECİİŞ AKIŞ SÜRECİ

Kütüphane ve Bilgi Merkezinde bulunan ve fziksel olarak kullanılamayacak durumda olan yayınların ayıklanması

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri



















Hurdaya Ayırma / Ayıklama işlemi her yılın sonunda Ayıklama / İmha komisyon Görevlileri tarafndan gerçekleştrilir.

Bilgi kaynaklarının ödünç iade istatstkleri kontrol edilir.

Birden fazla kopyaya sahip bilgi kaynaklarının ödünç iade istatstkleri düşükse ayıklamaya tabi tutulabilir.

Eskimiş, kirlenmiş, çizilmiş, parçalanmış, eksik sayfalı kitaplar ayıklanırken kitapların yeni edisyonları satnalma listesine eklenir.

Özellikle Fen bilimleri ve mühendislik konusundaki bilgi kaynaklarının eski edisyonları ayıklanabilir.

Çok ciltli kitaplarda cilt kaybı, kitabın bütünlüğünü bozduğu için ayıklanabilir.

Ayıklanan kitaplar depoya kaldırılır. Otomasyon sistemi üzerinden düşülür.

Düşülen kitaplar Taşınır Kayıt Yetkilisne bildirilir ve Süreç Sonlandırılır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Üniversite Yayınlarınının hazırlık süreci

2. Kapsam Üniversitenin Tüm Yayınlarını

3. Süreç Sahibi Rektörlük Bünyesinde ki Yayın Komisyonu

4. Süreç Riskleri Basım aşamasındaki eksiklilkler

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri http://www.telifhaklari.gov.tr

6. İş Akışı


ISBN, ISSN, ISMN SAĞLAMAİŞ AKIŞ SÜRECİ



5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu

/ Bandrol Uygulamasına İlişkin

Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik











Kurumsal yayınlara ait ISSN/ISBN/ISMN talepleri alınır.

Numara tahsis edilmesi istenen yayına ait bibliyografk bilgiler alınır. Kültür ve Turizm Bakanlığı htp://www.ekygm.gov.tr ve http://www.telifhaklari.gov.tr web sayfasındaki formlar doldurulur.

Başvuru yapılır, onay beklenir. Onaylanan ISBN/ISSN/ISMN bilgileri ilgili kişilere bildirilir.

http://www.ekygm.gov.tr/




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam Tüm basılı kaynaklar


4. Süreç Riskleri Basılı kaynakların kullanım esnasında aşırı yıpratılması

5.Kontrol Strateji ve Yöntemleri Otomasyon sistemi, ödünç iade işlemleri takibi

6. İş Akışı






KİTAP KAPLAMA ve SIRT ETİKETİ YAPIŞTIRMAİŞ AKIŞ SÜRECİ

Kütüphanedeki basılı kaynaklardan çok sık kullanılacağı öngörülen ve dış kapak malzemesi zayıf olanların kaplanması ve basılı kaynakların sırt etiketlerinin yapıştırılması

Okuyucu ve Bilgi Hizmetleri Birim

Personeli


Personeli


Personeli


Personeli

Kataloglama işlemi yapılmış materyalin LC sınıfama sistemine göre sınıfaması yapılır.

Sınıfama etiketleri uygun boyut ve formata yazdırılır, materyalin sırt kısmının 2 cm üzerinde olacak biçimde yapıştırılır.

Materyalin çabuk yıpranma

olasılığı mi?EVET HAYIR

Materyal durumu "RAFTA" yapılarak İlgili rafa gönderilir.

Sırt etiketleri materyalin arka yüzüne RFID okumaya imkan sağlayacak şekilde yapıştırılır.

Etiketleme yapıldıktan sonra materyalin dış yapısının yıpranmaya müsait olup olmadığı ve kullanıcı grubunun yoğunluğu kontrol edilir.

Şefaf cilt malzemesi ile ciltleme yapılır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

1. Amaç Merkez Kampüs içinde kurulacak kitap satış standı kontrolü

2. Kapsam Kampüs alanının tamamı ve ileçedeki Meslek Yüksekokulları


4. Süreç Riskleri Stant sahiplerinin, stant açma kurallarına riayet etmemesi

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Stantlardan sorumlu personelin kontrolleri

6. İş Akışı


KİTAP STANDLARININ KURULMASI ve KONTROLÜİŞ AKIŞ SÜRECİ



Telif Hakları, ISBN ve Bandrolle ilgili

Kanun ve Yönetmelik













Firmalardan stand talep yazıları SKS başkanlığına iletlir.SKS daire başkanlığı frmaların belgelerini inceler ve kurumun daha önce stand açtığı zamanlar varsa onunla alakalı bir sorun olmadığını teyit eder.

Sorun var mı ?EVET HAYIR

Belgeleri konusunda sorun olan frmalar uyarılır, belgelerle alakalı düzenleme istenir. Değişiklikler yapılmazsa standa açma talebi reddedilir.

Firmanın stanta satacağı yayınların listesi istenir. Liste KDDB’daki sorumlu personel tarafndan kontrol edilir. Satılmasında bir mani olup olmadığına bakılır.

Yayın listesi ile alakalı sorun var

mı?

1

HAYIREVET




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

KİTAP STANDLARININ KURULMASI ve KONTROLÜİŞ AKIŞ SÜRECİ









Stand açıldıktan sonra zaman belirtmeksizin stand kontrolleri yapılır. Liste dışı, korsan yayın satan ve imzalamış olduğu tutanaktaki kurallara uymayan frmalar SKS’ye bildirilir. Gerekli durumlarda Kolluk kuvvetlerinden yardım talep edilebilir.

Listede uygun olmayan kitaplar var ise stand talep eden frmaya izin verilmez.

Listede sorun yaratacak bir yayın yok ise Stand Açma ile alakalı SKS tarafndan hazırlanan Tutanak imzalatılır. KDBB tarafndan stand açmasından bir sakınca yoktur şeklinde üst yazılır yazılır.

2




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Tüm kullanıcıların kütüphaneyi daha verimli kullanmasını sağlamak



4. Süreç Riskleri Kullanıcıların eğitime katılamaması

5.Kontrol Strateji ve Yöntemleri Eğtim sonrası kullanıcıların kütüphane kullanımındaki artış

6. İş Akışı







KULLANICI EĞİTİMİ ve ORYANTASYONİŞ AKIŞ SÜRECİ


Personeli


Personeli


Personeli


Personeli


Personeli

Üst yönetime kullanıcı eğitimi ve bilgi okuryazarlığının önemi anlatılır.

Üst yönetimin desteği alınarak eğitim verilecek konular belirlenir, eğitim materyali hazırlanır.

Yıl içerisinde bilimsel yayınevleri ve temsicileri ile ürünleri ve eğitimi konusunda işbirliği sağlanarak alınan geri bildirimler doğrultusunda eğitimler çeşitlendirilir.

Eğitim verilecek kullanıcılar gruplara ayrılır(lisans, yüksek lisans, doktora, akademisyen) ve grup eğitim tarihleri belirlenir.

Eğitimi teşviki için akademisyenler ile gerekli bilgi akışı ve haberleşme sağlanır.

Kütüphaneci-akademisyen işbirliği ile belirlenen tarihlerde gruplar eğitime alınır.

Eğitim sonrası gerekli uygulamalar gerçekleştirilip geri dönüşler değerlendirilir.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Demirbaş Kontrolü

2. Kapsam Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı


4. Süreç Riskleri Kitabın Kayıp olması

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Otomasyon kayıtları

6. İş Akışı








MUTEMED İŞLEMLERİ (İLİŞİK KESME)İŞ AKIŞ SÜRECİ

Okuyucu Hizmetleri Birimi

Personeli


Personeli


Personeli


Personeli


Personeli


Personeli

Tüm kullanıcıların kütüphane hesapları otomatk olarak açılır. Kullanıcıların kurumla ilişikleri kesilirken kütüphane hesapları ilgili birim (Personel Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı) tarafndan kontrol edilir.

Kullanıcı üzerinde iade

edilmemiş materyal var mı?

EVET HAYIR

Materyali getrmesi, kaybetmişse yenisi alması istenir.

İlişiği Kesme işlemi için öğrenci işlerine yönlendirilir.

Üzerinde materyal yok ise borcu (cezası ) olup olmadığına bakılır

Kütüphaneye borcu (cezası) var

mı?HAYIREVET

Mutemed işlerini yapan personel borcunu makbuz karşılığında tahsil eder.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Üniversite bünyesinde yapılan Bilimsel Araştırma Projelerinin dokümanlarını kayıt altına alma

2. Kapsam Bilimsel Araştırma Projeleri


4. Süreç Riskleri Proje depo sorunu, projeler içinden çıkarılan akademik çalışmalar

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Diğer Kütüphaneciler

6. İş Akışı






PROJE KAYIT ve YARARLANDIRMAİŞ AKIŞ SÜRECİ









Üniversitemiz bünyesinde hazırlanan projeler, Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü tarafndan üç nüsha olarak Kütüphaneye gönderilir.

Gelen projelerin bir nüshası kataloglama işlemleri yapılarak otomasyona kaydedilir. İki nüshası da mükerrer olarak saklanır.

Talep edilen projeler Öğrenci Kimlik Kartı karşılığında okuma salonunda kullanılmak üzere rafndan alınarak kullanıcılara verilir.

Kullanım işlemleri biten tezler rafarına yerleştrilirProjelerin düzenli olması için belli aralıklarla raf kontrolü yapılır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç



4. Süreç Riskleri Basılı kaynakların kaybolması veya yerinde bulunamaması

5.Kontrol Strateji ve Yöntemleri İlgili Şube müdürü, Kullanıcı geri bildirimleri ve otomasyon sistemi

6. İş Akışı


RAF KONTROLÜİŞ AKIŞ SÜRECİ

Kullanıcıların ihtyaa duyduğu basılı kaynaklara daha aabuk ve doğru şekilde erişiminin sağlanması


Personeli Kütüphane Yönergesi


Personeli

LC Sınıflama Sistemi

(Yerleştrme Düzeni)


Personeli Kütüphane Yönergesi

Basılı kaynaklar personel arasında raf aralıkları belirli olacak şekilde bölüştürülür.

Kütüphane Personeli, hafaiai hergün 08.00-09.00 saatleri arasında raflarını kontrol eder gerekli düzenlemeleri yapar.

Şube müdürlüğü tarafndan düzen kontrol edilir.

Tüm aalışanlar, LC sınıflama sisteminin yerleştrme düzenineuygun olacak şekilde raflarını düzenlemekle sorumludur.


SÜRELİ YAYINLAR İŞ AKIŞ SÜRECİ



Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Süreli yayın koleksiyonuna dair iş akış süreçlerini standardize etmek

2. Kapsam Süreli yayınlar


4. Süreç Riskleri Dergilerin elektronik ortama geçmesi, kapanması

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Diğer kütüphane Personeli

6. İş Akışı














Satnalma (aoonelik) ya da oağış yoluyla yayınlar sağlanır.

Kütüphane de mevcut mu?EVET HAYIR

Aynı sayı mevcut ise mükerrer olarak ilgili depoya gönderilir

Derginin kaydı hiç yok ise kaydı açılır ve ilgili sayı oilgisi eklenir. Derginin kaydı var fakat eldeki sayı yok ise sayı oilgisi sisteme girilir.

Kayıt işlemleri oiten dergilere manyetk güvenlik oantları takılır. İşlemleri tamamlanan dergiler güncel dergi raf alfaoetk olarak dizilir. Önceki sayılar dergi rafnın altndaki oölmelerde yıl ooyunca tutulur. Yıl sonunda güncel dergi rafndaki dergiler arşiv rafna aktarılır.

Her gün güncel ve arşiv rafnın kontrolü için raf okuması yapılır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının vev Kütüpahen kullanıcılarının ihtiyaçlarını karşılamak

2. Kapsam Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığında kullanılan taşınır, taşınmaz tüm malzemeler


4. Süreç Riskleri Yıl içinde Kütüphane kullanım istatistiklerinde ki dalgalanma.

Satın-Devir alınan malzemelerin fatura veya teslim belgeleriyel karşılaştırılması

6. İş Akışı


Talep Sahibi Dilekçe

TAŞINIR KAYIT İŞLEMLERİ, ARAÇ GEREÇ TEMİNİİŞ AKIŞ SÜRECİ




Taşınır Mal Yönetmeliği







Kütüphane Personeli ve kullanıcıları tarafndan temin edilmesi istenilen malzemeler sözlü veya yazılı olarak bildirilir.

Uygun mu?

İstekler KBS Sisteminden İlgili Daire Başkanlığından talep edilir. İstenilen Malzemeler Daire Başkanlıkılarında de yoksa satın alma süreci başlatılır.

Taşınır istek formu İlgili Daire Başkanlığa e gönderilir ve malzemeler Devir Alma Belgesiyle teslim alınır.

EVET HAYIR

Görevli Personel tarafndan imzalanan belgelerin 2 şer nüshası alınarak bir kopyası üst yazıyla SGDB na gönderilir.

Talep reddedilir.Talepler Lİstelenir




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam Bu süreç akışı, taşınır kesin hesap işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar

3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı

4. Süreç Riskleri

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yıl sonu işlemleri bitmeden taşınır ve muhasebe kayıtlarının tutarlı hale getirilmesi

6. İş Akışı


Örnek 16-17

Yazı ve Ekleri

TAŞINIR KESİN HESAP İŞLEMLERİİŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, taşınır kesin hesap işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir

Taşınır kayıtlarına ilişkin yıl sonu raporlarına göre hazırlanan tabloların fili durumu yansıtmıyor olması, hatalı hazırlanmış Taşınır Kesin Hesap Cetvellerinin hazırlanmış olan kesin hesabınında hatalı hale getirecek olması



Taşınır MalYönetmeliği







Taşınır MalYönetmeliği

Taşınır Yönetim Hesabı hazırlanacak yıla ilişkin yıl sonu İşlemleri gerçekleştirilir

Taşınır Mal Yönetmeliğinin 35/2 maddesi gereği söz konusu yıla ilişkin olarak Taşınır Kesin Hesap Cetvelleri (Örnek 16) ile Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetvelleri (örnek 17) mizanda Yer alan verilere göre doldurulur.

Taşınır Konsolide Görevlisi ile Üst Yönetici İmzaları Tamamlanan cetveller bir üst yazı ekinde Sayıştay Başkanlığına Gönderilir.

Sayıştaya gönderilen yazının bir örneği EBYS sistemi üzerinden dosyalanır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Taşınır kayıt işlemlerinin kontrolu

2. Kapsam Taşınır kayıt işlemleri


4. Süreç Riskleri Kayıtlarda oluşabilecek mükerrer kayıtlar

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Evrakların imzası sırasında kontrol edilmesi

6. İş Akışı


TAŞINIR KONTROLİŞ AKIŞ SÜRECİ



Taşınır Kayıt Yönetmeliği










Taşınır kayıt yetkilisinin yaptğı işlemler kontrol ve imza için alınarak incelenir.

İşlem ler sırasında kullanılan ödeneğin bütçe tertbine ve mevzuata uygunluğu kontrol edilir.

Mali tablolara ve ihtyaç ın karşılanmasına uygunluğu kontrol edilir.

Kontrol eilen belgeler Harcama Yetkilisinin imzasına sunulur. Evraklar dosyalara kaldırılır




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Üniversitemizin Tez Arşivini Oluşturmak

2. Kapsam Üniversite Tezleri


4. Süreç Riskleri Tez odası olmadığı için Tezlerin Kaybolma Riski

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Diğer Kütüphaneciler

6. İş Akışı






TEZ KAYIT ve YARARLANDIRMAİŞ AKIŞ SÜRECİ









Üniversitemiz bünyesinde hazırlanan tezlerin ensttüler tarafndan elektronik ve basılı kopyaları kütüphaneye gönderilir.

Gelen Tezlerin teknik işlemleri yapılarak otomasyon sistemine aktarılır.

Teknik işlemleri biten tezlerin basılı kopyaları ilgili salona gönderilir. İlgili birimde tezler, yer numaralarına göre rafa yerleştrilir.

Kullanım işlemleri biten tezler rafarına yerleştrilir. Tezler Belirli aralıklarla raf kontrolü yapılır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

1. Amaç

2. Kapsam Bu süreç Yayın Satın Alma işlerinin tümünü kapsar.


4. Süreç Riskleri Kütüphane kullanım yoğunluğunun yıl içinde değişiklik göstermesi.


6. İş Akışı


YAYIN SATINALMAİŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç Üniversite personelinin,kütüphane kullanıcılarının istekleri doğrultusunda talep edilen yayın isteklerinin karşılanması amaçlanmaktadır.

Satın alınan yayının Adet ve fyat karşılığının SGDB gönderilen belge ile karşılaştırıp kontrol edilmesi

İdari,Teknik ve Elektronik


Dilekçe,Otomasyon sistemine yapılan

istekler



4734 numaralı İhale Kanunu







Toplanan Yayın istekleri yazıyla üst makamın oluruna sunulur.

Ön izin alınan yayın listesi için ihale onaybelgesi hazırlanır

EVET

UygunMu?

HAYIR

Reddedilen yayınlar listeden çıkartılır.

Ön izin alınan kitap listesi 3 frmaya teklife çıkılır. Gelen teklifer değerlendirilir.

Piyasa araştırma tutanağı hazırlanır

En uygun fyat veren frmaya yayınlar sipariş edilir.

Gelen yayınlar muayene kabul komisyonu tarafndan kontrol edilir.

1




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 2

YAYIN SATINALMAİŞ AKIŞ SÜRECİ







Firmadan Fatura istenilir. Gelen yayınlardan taşınır kayıtları yapılacak olanlar kayıt edilir ve belgeler hazırlanır.

KBS/Harcama Yönetm sisteminden Ödeme Emri Belgesi hazırlanır. SGDB’ye gönderilir.

Evraklar basılı olarak 2 kopya hazırlanır, imzalandıktan sonra Strateji Daire Başkanlığına gönderilir ve takibi yapılır.

2


KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ

BŞEÜ-KAYSİS Belge No: DIS-019

İlk Yayın Tarihi/Sayısı 22.03.2016/003

Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Kataloglama ve Sınıflama işlemlerinin Uluslar arası standartlara uygun şekilde yapılması

2. Kapsam Kütüphane kataloğuna dahil olan materyaller


4. Süreç Riskleri Aynı konulara farklı sınıflama numarası verilmesi

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri LC Sınıflama Şeması, kütüphaneciler

6. İş Akışı




















RDA formatna uygun bibliyografk kayıt girişi için, Bilgi Erişim Sistemi üzerinden Z39.50 protokolü kullanılarak kaynak diğer kütüphane kataloglarından taranır.

Kayıt var mı?EVET HAYIR

Aynı bilgi kaynağı bulunursa kayıt çekilir ve gerekli düzenlemeleryapılır.

Aynı bilgi kaynağı bulunamaz ise, yayına ait orijinal kataloglama ve sınıflama yapılır.

Kütüphane kataloğundan daha önce benzer materyale verilen sınıflama numaraları ve konu başlıkları kontrol edilir, yanı sıra çeşitli kütüphanelerin kataloglarına ulaşılarak veri girişleri kontrol edilir.

Veri girişleri yapıldıktan sonra LC Classifcaton Web kullanılarak kitabın sınıflama numarası verilir. Verilen Sınıflama numarasının benzer içerikteki kitaplarla uyumlu olmasına özen gösterilir.

Sırt etketleri , RFID etketleri yapıştrıldıktan sonra, kaplama işlemi yapılacaksa yapılarak otomasyon üzerinden kitap “Rafa” işaretlenerek, rafa çıkarılır. Ve kullanıcının istfadesine sunulur.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Tüm kullanıcıların bilgi kaynaklarına erişim ihtiyacını karşılama

2. Kapsam Akademik, idari personel ile lüsansüstü eğitim gören öğrenciler


4. Süreç Riskleri Materyallerin yıpratılması

5.Kontrol Strateji ve Yöntemleri KİTS, TÜBESS kullanılarak işlemler gerçekleşir

6. İş Akışı


KÜTÜPHANELERARASI İŞBİRLİĞİİŞ AKIŞ SÜRECİ


PersoneliKaynak Paylaşım

Politikası



Politikası



Politikası

Kullanıcının kaynak talebi şahsen, telefonla veya elektronik ortamda alınır.

İsteğin kütüphane koleksiyonunda bulunmama durumu kontrol edilir.

İstek kütüphane koleksiyonunda

mevcut mu?

İstek sahibi bilgilendirilir.İstek protokol kapsamındaki

başka bir kurumdan KİTS veya TÜBESS yardımı ile sağlanır.

EVET HAYIR

Talebin koleksiyon da yer alma durumu görüşülerek sağlama listesine eklenir.




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 00

Toplam Sayfa 1

1. Amaç Kütüphane yayınlarının kullanıcılar tarafından etkin şekilde kullanımının sağlanması

2. Kapsam Kütüphane ve Bilgi Merkezi tarafından ödünç verilen tüm materyaller


4. Süreç Riskleri Dolaşım esnesında kitapların kaybolması

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Günlük yapılan raf kontrolleri, sayım ve düzenli alınan istatistikler

6. İş Akışı






DOLAŞIM ve ÖDÜNÇ VERME İŞLEMLERİİŞ AKIŞ SÜRECİ

Okuyucu ve Bilgi Hizmetleri Birimi

Personeli


Personeli


Personeli


Personeli

Kullanıcılar statülerine göre belirlenmiş olan sayıda kaynak ödünç alabilir, süresini uzatabilir. Katalog tarama işlemi katalog.bilecik.edu.tr den yapılmaktadır. Yer numarası not edilen kitaplar rafardan bulunarak Kitapmatikler ya da danışmada görevli personel yardımıyla ödünç alınır.

Ödünç alınan yayınların teslimine 3 gün kala uyarı SMS leri gönderilir. Geciken yayınlar için, her yıl Daire Başkanlığının önerisi ile Rektörlük tarafından uygun görülen, günlük gecikme cezası uygulanır. İlgili cezalar mutemed tarafından makbuz karşılığı tahsil edilir ve Strateji Daire Başkanlığı hesabına yatrılır.

Uzatma işlemleri, kütüphane web sayfası, kitapmatik veya danışmadaki görevliler yardımıyla yapılabilir. Kitap ayırtma işlemleri web sayfasından yapılmaktadır. Ayırtlan yayının iade edildikten sonra bekleme süresi 48 saatr.

İade edilen yayınlar gün içinde rafarına yerleştirilir.

KARAR Gündem: Karar: EKLERw3.bilecik.edu.tr/kalite/wp-content/uploads/sites/... · T.C BİLECİK...

Documents

Transcript of KARAR Gündem: Karar: EKLERw3.bilecik.edu.tr/kalite/wp-content/uploads/sites/... · T.C BİLECİK...