SpiS treści

rozdział i 5KaNceLaria taJNa – co to JeSt? 5

rozdział ii 9SYSteM KaNceLarYJNY JedNoStKi orGaNizacYJNeJ 9

rozdział iii 11KaNceLaria taJNa a tYp JedNoStKi 11Minister ObrOny narOdOwej 12Minister sprawiedliwOści 13Minister spraw wewnętrznych i adMinistracji 14KOMendant Główny pOlicji 14KOMendant Główny straży Granicznej 15

rozdział iV 16tWorzeNie KaNceLarii – od czeGo zaczĄĆ? 16

rozdział V 18reGULacJe dotYczĄce działaNia KaNceLarii 18

rozdział Vi 20środKi ocHroNY FizYczNeJ 20StreFY BezpieczeŃStWa 21KoNtroLa doStĘpU 22rOzpOznanie persOnalne 22autOMatyczna KOntrOla dOstępu 23środKi ocHroNY FizYczNeJ StoSoWaNe W KaNceLarii taJNeJ 24drzwi i OKna 24szafy stalOwe 26zaMKnięcia 27OchrOna KOMbinacji zaMKa 28zabezpieczanie Kluczy 28

rozdział Vii 31procedUrY BezpieczeŃStWa 31prOcedury cOdzienne 31prOcedury dOstępu dO Kancelarii 32prOcedury OKresOwe 32prOcedury działania w sytuacjach nadzwyczajnych 32

rozdział Viii 34zadaNia KaNceLarii 34

rozdział iX 42perSoNeL KaNceLarii 42

rozdział X 45doKUMeNtY NieJaWNe 45

rozdział Xi 47doKUMeNtY pracY KaNceLarYJNeJ 47

rozdział Xii 59przYJMoWaNie przeSYłeK NieJaWNYcH 59

»

»»»»»»»»»»»

»»»»»»»»»»»»»»»»

»»»»»»

»»»»»»»»»»

rozdział Xiii 61UdoStĘpNiaNie doKUMeNtÓW NieJaWNYcH 61

rozdział XiV 64przYGotoWaNie, NadaWaNie i przeWÓz przeSYłeK 64przYGotoWaNie 64NadaWaNie 65przeWoŻeNie przeSYłeK NieJaWNYcH 67

rozdział XV 71oBSłUGa KaNceLarYJNa doKUMeNtÓW NieJaWNYcH Nato 71

rozdział XVi 75oBSłUGa KaNceLarYJNa doKUMeNtÓW NieJaWNYcH Ue 75

rozdział XVii 78KoNtroLe WeWNĘtrzNe i zeWNĘtrzNe 78

rozdział XViii 83arcHiWizoWaNie i BraKoWaNie doKUMeNtacJi NieJaWNeJ 83

SłoWNiK 87

aKtY praWNe 92

załĄczNiKi 93rejestr dzienniKów, KsiĄżeK ewidencyjnych i teczeK 93dzienniK KOrespOndencyjny 94dzienniK KOrespOndencyjny 95dzienniK ewidencji wyKOnanych dOKuMentów 96Karta zapOznania się z dOKuMenteM z KlauzulĄ “ściśle tajne” / “tajne” 97Karta dOręczeŃ przesyłeK MiejscOwych 98wyKaz przesyłeK nadanych 99prOtOKół w sprawie uszKOdzenia przesyłKi 100wyKaz przesyłeK wydanych 101wzór upOważnienia dO nadawania i OdbiOru przesyłeK 102załĄczNiKi do rozporzĄdzeNia prezeSa radY MiNiStrÓW W SpraWie KoNtroLi 103prOtOKół zabezpieczenia dOKuMuMentów lub rzeczy stanOwiĄcych Materiał dOwOdOwy 103upOważnienie 104pOstanOwienie O pOwOłaniu bieGłeGO 105prOtOKół przyjęcia ustnych wyjaśnieŃ 106prOtOKół przyjęcia ustnych wyjaśnieŃ 107pOstanOwienie O pOwOłaniu specjalisty 108prOtOKół OGlędzin 109prOtOKół OGlędzin 110

SpiS załĄczNiKÓW Na płYcie cd 111

SpiS drUKÓW załĄczoNYcH Na płYcie cd 111

»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»

»»»»»»

»

»»»»»»»

»»

Kancelaria Tajna od A do Z �© Wydawnictwo Ubezpieczeń, 2007

Książka z serii:www.pudc.pl

rozdział i KaNceLaria taJNa – co to JeSt?

Niech każdy z czytelników spróbuje szybko odpowiedzieć na tak sformułowane pytanie. Niech nie korzysta przy tym z tekstu przepisów lub innych publikacji. Może okazać się, że nie jest to tak prozaicznie proste, jakby się mogło wydawać. Stąd warto zastanowić się przez chwilę, czym jest w istocie kancelaria tajna.

Punktem wyjścia do takich rozważań muszą być jednak określenia kancelarii tajnych zawarte w przepisach i opracowaniach fachowych. Na ich podstawie można stwierdzić, że kancelaria tajna to: Po pierwsze – komórka organizacyjna, a więc wyodrębniony twór organizacyjny

podstawowego szczebla wykonawczego, powołany do realizacji określonych zadań w zakresie ochrony informacji niejawnych;

Po drugie – obszar, czyli wyodrębnione pomieszczenie lub zespół pomieszczeń, wyróżniający się specyficznym systemem zabezpieczeń, w obrębie którego są rea-lizowane zadania kancelarii;

Po trzecie – pracownik lub zespół pracowników o określonych uprawnieniach i kwalifikacjach, umożliwiających wykonywanie zadań kancelarii;

Po czwarte – dokumentacja pracy kancelaryjnej, zwana też często urządzeniami ewidencyjnymi.

Te cztery moduły występują równolegle i współzależnie (patrz diagram). Zostaną one szczegółowo omówione w kolejnych rozdziałach.

Przyjmując powyższe, modułowe określenie kancelarii tajnej unikniemy najczęściej popełnianego, w świetle doświadczeń autorów, błędu w rozumowaniu, że kancelaria tajna to odpowiednio zabezpieczone pomieszczenie lub głównie takie pomieszczenie. Jeszcze raz należy bowiem podkreślić, że wszystkie moduły muszą występować równolegle i współzależnie, abyśmy mogli użyć określenia kancelaria tajna. Oczywiście, zdarza się w praktyce, że zostało stworzone pomieszczenie lub zespół pomieszczeń, a więc obszar,

»»

� Kancelaria Tajna od A do Z© Wydawnictwo Ubezpieczeń, 2007

Książka z serii:www.pudc.pl

w którym będą wykonywane zadania kancelarii tajnej, ale brakuje jeszcze pozostałych lub choćby tylko jednego elementu.

Wówczas trudno mówić, że mamy do czynienia z kancelarią tajną w ścisłym tego określenia znaczeniu.

Kancelaria tajna jest wewnętrzną komórką organizacyjną pionu ochrony informacji niejawnych. Pion ochrony z kolei, to wyodrębniona komórka organizacyjna, wyspe-cjalizowana w sprawach ochrony informacji niejawnych1).

Piony ochrony tworzy się w jednostkach organizacyjnych, w których będą wytwa-rzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane informacje niejawne.

Owo wytwarzanie, przetwarzanie, przekazywanie i przechowywanie tworzy pełny cykl obsługi dokumentów niejawnych, obejmujący: przyjmowanie dokumentów niejawnych spoza jednostki, udostępnianie dokumentów niejawnych w ramach tej jednostki, wytwarzanie nowych dokumentów niejawnych, w tym także z wykorzysta-niem danych z dokumentów niejawnych już istniejących, własnych albo takich, które wpłynęły spoza jednostki, wysyłanie dokumentów niejawnych, a także ich przewóz, w końcu bezpieczne przechowywanie dokumentów. Kluczową rolę w tym cyklu odgrywa właśnie kancelaria tajna. Schemat cyklu obsługi dokumentów niejawnych przedstawiono poniżej.

Kancelaria Tajna od A do Z �© Wydawnictwo Ubezpieczeń, 2007

Książka z serii:www.pudc.pl

Cotojestjednakjednostkaorganizacyjna?Natopytanieodpowiadaponiższydiagram:

Są dwie grupy jednostek organizacyjnych. Pierwsza – większa – to takie, na które ustawodawca nałożył bezwzględny obowiązek stworzenia systemu ochrony infor-macji niejawnych. Wiedział bowiem, że znajdują się w nich informacje niejawne lub też przyjął, że z natury tych jednostek wynika, iż wcześniej czy później informacje takie w nich się znajdą. Grupy te, a nawet pojedyncze jednostki, wskazał na wstępie ustawy. Są to przede wszystkim organy władzy publicznej, administracji, samorządu terytorialnego, kontroli i sądownictwa, Sił Zbrojnych RP. Jednocześnie ustawodawca wskazał te grupy jednostek, które w toku określonej procedury mogą tworzyć systemy ochrony informacji niejawnych, o ile zadeklarują taką potrzebę, lub zmuszają je do tego inne przepisy prawa. Są to w szczególności przedsiębiorcy prywatni, prywatne jednostki naukowe lub badawczo-rozwojowe.

Pion ochrony musi istnieć w każdej jednostce organizacyjnej, w której już obsłu-giwane są informacje niejawne, jak również w takiej, która dopiero będzie, w dającej się przewidzieć perspektywie, obsługiwać takie informacje (patrz: ostatni diagram). To samo dotyczy kancelarii tajnej.

Wynika z tego wprost, że jeżeli w danej jednostce organizacyjnej nie ma pionu ochrony, a w jego ramach nie ma kancelarii tajnej, jednostka taka nie może w szcze-gólności przyjmować przesyłek niejawnych, a także wykonywać innych czynności w cyklu obsługi informacji niejawnych.

� Kancelaria Tajna od A do Z© Wydawnictwo Ubezpieczeń, 2007

Książka z serii:www.pudc.pl

Czy jednak kancelaria tajna musi istnieć w każdej jednostce organizacyjnej, która posiada informacje niejawne? Otóż tak nie jest. W obszarze 4 klauzul tajności (nie-jawności), jakie ustalają przepisy obowiązujące w RP, obsługa dokumentów ozna-czonych jedną z nich nie wymaga posiadania kancelarii tajnej. Obrazuje to poniższy diagram.

Przedstawiono na nim przy okazji hierarchię klauzul tajności (niejawności) in-formacji (dokumentów) od najwyższej „ściśle tajne” do najniższej – „zastrzeżone”. Jednocześnie rysunek wskazuje, że obowiązkiem obsługi przez kancelarię tajną są objęte dokumenty o klauzulach: „ściśle tajne”, „tajne” i „poufne”. Nie ma obowiązku obsługi przez kancelarię tajną dokumentów o klauzuli „zastrzeżone”. Te mogą być obsługiwane przez kancelarie jawne, pod pewnymi rygorami i chronione w sposób ustalony wewnętrznie w danej jednostce organizacyjnej.

Z powyższego wynika, że jeżeli w danej jednostce są i/lub będą obsługiwane wyłącznie informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, to nie ma ona obowiązku zorganizowa-nia kancelarii tajnej. Istnieje natomiast obowiązek zorganizowania pionu ochrony, nie obejmującego kancelarii.

Co jednak oznacza na diagramie przerywana strzałka „wprowadzająca” niejako informacje „zastrzeżone” w pole działania kancelarii? Otóż w niektórych jednostkach obowiązek obsługi dokumentów o takiej klauzuli może zostać nałożony na kancelarię tajną. Decyduje o tym kierownik jednostki organizacyjnej. Decyzja ta znajduje od-zwierciedlenie w wymaganym ustawowo dokumencie – szczegółowych wymaganiach w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”.