K W } o l ^ X Ì } X } X › fileadmin › user_upload › ...z su]\sdgnx mdnlfknrozlhn s\wd...

7
1 Szanowni Państwo, W załączonym dokumencie - „Instrukcja fakturowaniaprzedstawiono najlepsze praktyki mające ułatwić obsługę Państwa dokumentów. Prosimy o szczegółowe zapoznanie się z wytycznymi dotyczącymi prawidłowego fakturowania oraz wysyłki dokumentów – w przypadku jakichkolwiek pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji. GEFCO Polska Sp. z o.o.

Transcript of K W } o l ^ X Ì } X } X › fileadmin › user_upload › ...z su]\sdgnx mdnlfknrozlhn s\wd...

  • 1

    Szanowni Państwo,

    W załączonym dokumencie - „Instrukcja fakturowania” przedstawiono najlepsze praktyki mające ułatwić obsługę Państwa dokumentów.

    Prosimy o szczegółowe zapoznanie się z wytycznymi dotyczącymi prawidłowego fakturowania oraz wysyłki dokumentów – w przypadku jakichkolwiek pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji.

    GEFCO Polska Sp. z o.o.

  • 2

    ADRES WYSYŁKI FAKTUR WRAZ Z DOKUMENTAMI

    GEFCO Polska Sp. z o.o., Skrytka pocztowa nr 683, 26-615 Radom

    PRAWIDŁOWA FAKTURA ZA USŁUGI TRANSPORTOWE

    a) NUMER FAKTURY – nie powinien być dłuższy niż 15 znaków. W celu dostosowania numeracji do wymogów fakturowania prosimy zapoznać się z odrębnymi przepisami.

    b) DANE SPRZEDAWCY – dane Państwa przedsiębiorstwa; dane te powinny być zgodne z tym, które zostały zgłoszone do GEFCO w Karcie Dostawcy.

    c) DANE NABYWCY – dane rejestrowe GEFCO Polska Sp. z o.o. Prosimy NIE wystawiać faktur na oddziały GEFCO. Umieszczenie w polu Nabywcy danych oddziału może wiązać się z naliczeniem opłat ze strony GEFCO lub odrzuceniem faktury.

  • 3

    d) KWOTA I WALUTA FAKTURY – kwota netto i waluta faktury muszą być zgodne z pre-fakturą kosztową. Jeżeli macie Państwo pytania związane z pre-fakturą, prosimy o sprawdzenie FAQ na str. 4-7.

    e) KOD USŁUGI GEFCO – w GEFCO rodzaje transportu zostały podzielone na: o Transporty drobnicowe, dystrybucyjne z kodem IDX_GRP; o Transporty całopojazdowe z kodem IDX_FTL.

    Kod usługi znajduje się na zleceniu przewozowym.

    ** W przypadku wątpliwości dotyczących rodzaju wykonywanej usługi prosimy o kontakt z Pracownikiem GEFCO zlecającym transport.

    f) ZGODNOŚĆ Z PRE-FAKTURĄ KOSZTOWĄ – faktura [VAT] powinna zostać wystawiona w zgodności z walutą i kwotą netto pre-faktury kosztowej, na zasadzie 1 pre-faktura kosztowa = 1 faktura [VAT]. Nie należy łączyć numerów kilku pre-faktur na 1 fakturze.

    ZAŁĄCZNIKI DO FAKTUR ZA USŁUGI TRANSPORTOWE

    Do faktury należy dołączyć wszystkie wymagane zleceniem przewozowym GEFCO dokumenty przewozu, dzięki którym Państwa faktura zostanie rozliczona.

    Do faktury należy załączyć jedynie wymagane egzemplarze oryginałów dokumentów przewozowych (również w wymaganej ilości; kolejne kopie tych samych dokumentów nie są potrzebne).

    o Załączanie kopii (podpisanego i podstemplowanego) zlecenia przewozu NIE JEST już konieczne. o Załączanie kopii pre-faktury kosztowej nie jest konieczne.

    Dokumenty przewozu powinny być ułożone w kolejności zleceń wymienionych na pre-fakturze kosztowej. Dla ułatwienia identyfikacji dokument przewozu można opisać numerem zlecenia przewozu.

    Pytania dotyczące dokumentów przewozu? Prosimy o sprawdzenie FAQ na str. 4-7.

    PODSUMOWANIE WYMAGAŃ

    Tworzenie faktur

    Format faktury oraz załączników: A4; Do faktury należy dołączyć wszelkie obowiązkowe załączniki; Jedna faktura powinna dotyczyć tylko jednego rodzaju działalności GEFCO (FTL lub

    GRP); Preferowana ilość znaków w numerze Państwa faktury: 15 (słownie: piętnaście); Faktura wystawiona na podstawie pre-faktury kosztowej;

  • 4

    Wystawianie faktury na tzw. „podmianę” nie jest akceptowane. W celu skorygowania błędów na fakturze należy wystawić fakturę korygującą lub notę korygującą.

    Wybór kodu GEFCO Kod GEFCO pozwala łatwo zidentyfikować fakturowaną usługę i szybciej obsłużyć

    Państwa fakturę. FTL IDX_FTL; GRP IDX_GRP. Informacje prawne Wszelkie informacje prawne powinny odpowiadać lokalnym regulacjom.

    Wysyłka faktury

    Faktury w kopercie należy oddzielić spinaczem, zszyć zszywką lub zastosować separator;

    Fakturę należy wysłać na adres podany w instrukcji i zleceniu przewozu; Termin płatności naliczany jest od daty otrzymania przez GEFCO faktury wraz z

    kompletem wymaganych dokumentów.

    FAQ – najczęściej zadawane pytania z zakresu obsługi administracyjnej faktur

    1. Zlecenie przewozowe różni się od otrzymanej pre-faktury – jak należy wystawić fakturę za usługę transportową?

    Fakturę należy wystawić na podstawie otrzymanej pre-faktury kosztowej. Jeżeli w trakcie transportu nastąpiły zmiany, które wpłynęły na wysokość frachtu, przed wystawieniem faktury należy zgłosić się do spedytora. Księgowaniu podlegają jedynie faktury zgodne z kwotą netto z pre-faktury kosztowej.

    2. Co to jest pre-faktura kosztowa i w jaki sposób jest przekazywana?

    Pre-faktura kosztowa to dokument, który stanowi podsumowanie kosztowe realizowanej przez Państwa usługi. Jest przesyłana w formie dokumentu PDF, na e-mail przekazany GEFCO w Karcie Dostawcy.

    3. Nie otrzymaliśmy pre-faktury do zlecenia- co zrobić?

    Brak pre-faktury kosztowej do zlecenia należy zgłosić w formie e-mailowej na adres: [email protected] przed wystawieniem faktury za transport.

    4. Na fakturze musi znaleźć się kod usługi GEFCO – skąd wziąć kod i jak rozróżnić

    aktywność? W zleceniu przewozu podany jest kod IDX_FTL, co oznacza, że wykonujecie Państwo transport całopojazdowy lub częściowopojazdowy. Jeżeli wykonywany jest transport drobnicowy (dystrybucyjny), odpowiedni indeks (IDX_GRP) powinien znaleźć się także w zleceniu przewozu. Jeżeli kodu brakuje lub macie Państwo wątpliwości, prosimy o kontakt ze spedytorem lub pod adresem e-mail: [email protected]. Kontakt powinien nastąpić PRZED wystawieniem faktury.

    5. Czy mogę wysłać do GEFCO fakturę w wersji elektronicznej zamiast papierowej? W chwili obecnej GEFCO akceptuje faktury w wersji papierowej. Akceptacja przesyłania faktury w wersji elektronicznej może nastąpić po ustaleniach z GEFCO. W celu uzyskania informacji, prosimy o kontakt [email protected].

  • 5

    Faktury w wersji papierowej wraz z kompletem dokumentów przewozowych należy przesłać w terminach określonych w zleceniu przewozu na adres: GEFCO Polska Sp. z o.o., Skrytka pocztowa nr 683, 26-615 Radom. Za termin doręczenia uznaje się otrzymanie przez GEFCO faktury wraz z kompletem wymaganych dokumentów przewozu.

    6. Po wystawieniu i wysłaniu faktury zauważono na niej błąd – jak go skorygować? GEFCO nie akceptuje przesyłania faktur na tzw. podmianę. Jeżeli w treści faktury zauważono błąd, należy go skorygować zgodnie z polskimi uwarunkowaniami prawnymi poprzez wystawienie faktury korygującej bądź noty korygującej. Więcej szczegółów znajdziecie Państwo w odpowiednich aktach prawnych.

    7. Faktura wraz z dokumentami została przez nas przesłana na niepoprawny adres – co zrobić? GEFCO nie odpowiada za przesłanie pod adres Skrytka pocztowa nr 683, 26-615 Radom niepoprawnych dokumentów przewozu lub faktur, których odbiorcą nie jest GEFCO Polska Sp. z o.o.

    8. Czy istnieje możliwość przesłania pre-faktury na więcej niż 1 adres e-mail? Nie. Do wysyłki pre-faktury należy podać tylko 1 adres e-mail.

    9. Moja firma zmieniła e-mail kontaktowy – jak to zgłosić? Zmianę taką należy dokonać poprzez portal dostawcy, logując się na własnym koncie i wpisując w pole „e-mail do prefaktury” (E-mail address for prebill) aktualny adres e-mailowy.

    10. Otrzymuję zlecenia z konkretnego oddziału GEFCO, na jakie dane wystawić fakturę?

    Faktura musi zostać wystawiona na dane rejestrowe GEFCO, zgodnie z informacjami zawartymi w zleceniu przewozowym. Dane nabywcy usługi to: GEFCO Polska Sp. z o.o. Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa NIP 525-21-09-503.

    11. W jakiej walucie wystawić fakturę?

    Zgodnie ze zleceniem przewozowym, faktura musi być wystawiona w walucie zgodnej z pre-fakturą kosztową. Prosimy o niestosowanie innych walut z kursami przeliczeniowymi. W przypadku pre-faktury w walucie, prosimy o podanie na fakturze kursu wymiany w celu prezentacji kwoty podatku VAT w walucie polskiej.

    12. Jakie są formy kontaktu z GEFCO w sprawach administracyjnych?

    W celu uzyskania informacji dotyczących faktur (błędy na fakturach, zapytania dotyczące pre-faktur itp.) należy przesłać do GEFCO e-mail na adres: [email protected].

    13. Czy mam możliwość otrzymania zapłaty za fakturę przed terminem płatności?

    Wszelkie informacje związane z płatnościami należy konsultować drogą e-mailową pod adresem e-mail: [email protected].

  • 6

    14. Czy mogę wystawiać faktury wypisane ręcznie? Preferowaną formą wystawienia faktury jest wersja elektroniczna, wydrukowana i przesłana wraz z kompletem wymaganych dokumentów przewozu. Faktura wypisywana ręcznie utrudnia weryfikację danych zawartych na fakturze. W miarę Państwa możliwości, prosimy o wystawianie faktur systemowo.

    15. Jak mogę potwierdzić datę otrzymania przez GEFCO faktury wraz z kompletem dokumentów? Mam obawy, czy GEFCO otrzymało dokumenty wysyłając dokumenty do skrytki pocztowej. Przesyłkę do GEFCO zawierającą fakturę lub faktury można przesłać używając listu za zwrotnym potwierdzaniem odbioru tzw. ZPO. Otrzymacie wtedy Państwo tzw. zwrotkę z pieczątką potwierdzającą datę wpływu przesyłki. Możecie również Państwo przesłać zapytanie na adres e-mail: [email protected]. Przesyłkę do GEFCO zawierającą fakturę lub faktury należy wysyłać na adres Skrytka pocztowa nr 683, 26-615 Radom za pośrednictwem operatorów pocztowych lub firmy Pocztex. Doręczenie do Skrytki pocztowej nie jest obsługiwane przez większość firm kurierskich.

    16. W miejscu rozładunku nie mogę uzyskać potwierdzenia pieczątki/podpisu - co w takiej

    sytuacji? Każdorazowo taką sytuację należy zgłosić do spedytora zlecającego transport. GEFCO nie akceptuje dokumentów przewozu bez wymaganych pieczątek: załadowcy, dostawcy i rozładowcy. Stosowne zapisy znajdują się w zleceniu przewozu.

    17. Kierowca zgubił/uszkodził dokumenty przewozowe- co w takiej sytuacji?

    Każdorazowo taką sytuację należy zgłosić do spedytora zlecającego. Faktura, która nie zawiera wymaganych dokumentów przewozu zostanie odrzucona.

    18. Czy kolejność ułożenia dokumentów przewozu pod fakturą ma znaczenie?

    Tak. Dokumenty przewozu dotyczące danego transportu należy skompletować w kolejności wymienionej na pre-fakturze. Dla ułatwienia identyfikacji dokumentów przewozu możecie Państwo oznaczyć dokument CMR/WZ lub inne numerem zlecenia przewozu.

    19. Co w przypadku, gdy zmianie ulegnie miejsce załadunku lub rozładunku? Czy dokumenty zostaną zaakceptowane?

    Każdorazowo taką sytuację należy zgłosić do spedytora zlecającego.

    20. Czy można wystawić fakturę bez pre-faktury?

    Nie. W przypadku braku pre-faktury należy zgłosić brak do GEFCO, pisząc e-mail pod adres: [email protected].

    21. Czy numer prefaktury musi znajdować się na fakturze?

    Tak. Numer pre-faktury jest obowiązkowym numerem, który powinien znajdować się w centralnej części faktury, tak jak wskazano w Instrukcji na str. 1.

  • 7

    22. Czy zlecenie transportowe lub/i pre-faktura powinny być dołączone do faktury?

    Nie. Nie należy dołączać załączników, które nie stanowią podstawy do rozliczenia faktury. Załączanie kopii zlecenia lub/i pre-faktury nie jest konieczne. Wymagania dotyczące dokumentów przewozu zawiera zlecenie przewozu.

    23. Czy do faktury możemy dołączyć kopie dokumentów?

    Nie. Zgodnie ze zleceniem przewozu jesteście Państwo zobowiązani doręczyć do GEFCO w terminie określonym w zleceniu oryginały dokumentów przewozu.

    24. Jakie konsekwencje może ponieść przewoźnik, gdy nie przyśle dokumentów

    w wyznaczonym terminie?

    Zlecenie przewozu określa możliwości GEFCO wyciągnięcia konsekwencji za nieterminowe doręczenie wymaganych dokumentów przewozu.

    W przypadku konieczności dosłania dodatkowych dokumentów przewozu (kiedy zapotrzebowanie zostanie zgłoszone ze strony GEFCO) należy każdorazowo ustalić z GEFCO adres przesłania dodatkowych dokumentów do faktury.