Jak "profesjonalnie" pisać teksty w edytorach tekstu? Na jakie to drobiazgi należałoby zwrócić szczególną uwagę?

1. Pamiętaj o celu pisania dokumentu. Dostosuj do tego format strony i jej układ (w pionie czy w poziomie) (Plik/Ustawienia strony/Rozmiar papieru - orientacja).

2. Jeśli to nie ściąga, to zostaw rozsądnie duże marginesy (nie stłaczaj tekstu). Standardowe ustawienia Worda są zadowalające. Lecz jeżeli stron ma być więcej pamiętaj, że będą spięte lub zbindowane i wtedy należy powiększyć margines (Plik/Ustawienia strony/Marginesy - na oprawę).

3. Jeśli stron jest więcej, nie oddawaj ich nie spiętych. Nie ma nic gorszego niż składanie rozsypanych kartek, a jeśli jeszcze nie ponumerowano ich (Wstaw/Numery stron). Wtedy pewnie wylądują w koszu i nie będzie to kosz wirtualny ;).

4. Na kartkach A-4 używaj czcionek o wielkości 12 lub 14 punktów (10 punktów to około 3,5 milimetrów). Standardowe 10punktów w Wordzie to trochę mało, a jeżeli tekst ma czytać ktoś o słabszym wzroku to kosz jak poprzednio.

5. W jednym dokumencie nie stosuj wielu różnych krojów czcionek (wystarczą dwie)- wszyscy wiedzą, że jest ich dużo - pisma mają być czytelne i taka jest czcionka Times New Roman czy Arial. Dłuższe fragmenty tekstu pisz czcionką szeryfową Times New Roman. Szeryfy to "ogonki" i cienkie kreseczki, które "ciągną wzrok" po tekście i bardzo przyspieszają czytanie (zauważ, że wszystkie ksiązki pisane są takimi czcionkami). Do pisania tytułów i nagłówków używaj Ariala  (jako czcionka bezszeryfowa doskonale się do tego nadaje - jest prosta i czytelna).

6. W tytułach i nagłówkach nie stawiaj na końcu kropek. Znaki interpunkcyjne, które tam muszą być pisz mniejszą czcionką (szczególnie tytułach o dużej czcionce).

7. Jeżeli tekst jest dłuższy i ma wiele podtytułów, do ich pisania używaj Stylu Nagłówek a nie standardowego, ułatwi to automatyczne wstawienie spisu treści (Wstaw/Indeksy i spisy/Spis treści). Nigdy nie dziel wyrazów w tytułach, a dzieląc ten tekst na dwie linie pamiętajmy, że miejsce podziału może zmienić wydźwięk tytułu a czasem sprawić, że będzie on nielogiczny (np gdy podzielimy nazwę).

8. Aby uwypuklić coś w tekście można użyć pogrubienia lub kursywy podkreślanie jest pozostałością po maszynach do pisania i używanie tego jest wysoce nieprofesjonalne. Pamiętać należy o tym, że zbyt częste wyróżnianie nie jest żadnym wyróżnieniem. Można też zastosować wcięcia tekstu (Format/Akapit/Wcięcie z lewej i prawej) i nie pisać od marginesu do marginesu.

9. Teraz o spacjach. Spacja służy do oddzielenia dwóch wyrazów, a nie jak to czesto się robi, do wyrównywania tekstu. Aby miejscowość i data były po prawej stronie - wyrównaj je do prawej (ikonka na pasku formatowania). Można użyć też tabulatorów wstawionych w pierwszej linijce (lewego na początku i prawego na końcu linii) - zwłaszcza gdy w tej linii ma być nazwisko i imię oraz ta data na końcu linii. Pamiętajmy, że wstawianie wielu spacji jest błędem. Jeżeli chcemy tekst  r o z s t r z e l i ć - nie róbmy tego spacjami mamy do tego funkcję (Format/Czcionka/Odstępy między znakami).

10. Podobnie z klawiszem ENTER. Służy on do zakończenia akapitu (jednej myśli, składającej się z jednego lub wielu zdań), lub automatycznego kolejnego wylicznia lub wypunktowywania. Nie używajmy go do robienia odstepów. Mamy bowiem narzędzie (Format/Akapit/Odstęp przed i po akapicie) pozwalające je dokładnie określić. Jeżeli chcemy zostawić miejsce na wklejenie do wydruku obrazka to użyjmy tego narzędzia. Unikniemy zmiany wielkości tego miejsca gdy w trakcie pracy zmienimy wielkość czcionki (Enter wprowadza przecież linię o określonej wielkości zależnej od czcionki i interlinii). Klawisza tego nie używamy także do przenoszenia się do nowej linii (edytory robią to same). Ułatwi nam to edycję całego akapitu, gdyż nie trzeba zaznaczać całego tekstu (myśli), którą chcemy inaczej sformatować (wyrównanie, wielkość, krój czcionki, itp.) wystarczy, że kursor znajduje się w danym akapicie, trzykrotne kliknięcie automatycznie zaznaczy cały akapit. Lecz gdy po każdej linii mamy wciśnięty Enter, myszka może się nam zabiegać (rączka też ;)). Jeżeli musimy przejść do nowej linii nie kończąc akapitu wciśnij Shift+Enter.

11. Robiąc większe odstępy między akapitami nie wcinajmy pierwszego wiersza (powstała w ten sposób biała plama nie jest elegancka). Oddzielając akapity używajmy albo odstępu albo wcięcia, nigdy obu technik naraz. Jeśli już wcięcie to nie takie duże jak daje automatyczny tabulator (często tak robimy -   nieprawdaż?), ponoć najlepiej wygląda wcięcie na wielkość dużej litery M.

12. Kończąc akapit zwrócmy uwagę czy w ostatniej linijce nie został jakiś krótki wyraz (nazywany bywa szewcem lub wdową) należałoby wtedy dołożyć, wyciąć lub zmienić jakiś wyraz albo zagęścić lub rozstrzelić akapit (ale nieznacznie 0,1-0,5punkta). Można też czasem nieznacznie zmienić wcięcia akapitu. Szewcem lub bękartem nazywa się ostatni wiersz akapitu nie mieszczący się na stronie. A co dopiero bękart będący wdową? ( ;))

13. Znaki przestankowe (kropki, przecinki, wykrzykniki, itp.) stawiajmy bezpośrednio po wyrazie (bez spacji), bo może się zdarzyć, że kropka przeskoczy nam do nowej linii. Gdy używamy nawiasów i cudzsłowów nie robimy odstępów po pierwszym ani przed końcowym. Tak będzie źle ( i nieładnie ) " nieprawdaż "?

14. Jeżeli cytujemy i używamy cudzysłowów to znaki interpunkcyjne jeśli należą do cytatu są wewnątrz. "- Jak to? - gdaknęła pewna kurka. - Nie nadajemy się?" - Gałczyński.

15. NIE PISZMY DRUKOWANYMI LITERAMI (WERSALIKAMI). TAKI TEKST STRASZNIE CIĘŻKO SIĘ CZYTA I ZNACZNIE DŁUŻEJ. NASZ MÓZG PODCZAS CZYTANIA ROZPOZNAJE zbitki kilku liter po ich kształcie (laseczka w górę lub w dół, ogonki, kreski) i znakomicie to przyspiesza czytanie.

16. Pamiętaj, że myślnik i łącznik to dwa rózne znaki. Myślniki oddzielaj spacjami przed i po, łącznik jak sama nazwa mówi łączy dwa wyrazy i tu bez odstępów.

17. Teksty w tabelach i ramkach nie mogą być stłoczone, zadbaj o odpowiedni odstęp tekstu od linii. Czasem linie tabel nie są wcale potrzebne (odpowiednie odstępy mogą uczynić tabelę bardziej profesjonalną i czytelną).

18. W tabelach gdy używamy liczb z przecinkiem lub kropką stosuj tabulator dziesiętny, który umieści przecinki jeden pod drugim. Gdyby zależało na jednakowych szerokościach cyfr (1 jest węższe od innych) użyj czcionki Courier tutaj każdy znak zajmuje tyle samo miejsca.

19. Przy wypunktowaniach nie stosuj znaku kreski - użyj kulki lub lepiej znaków z kroju Wingdings. Są ciekawe i można je dostosować do treści.

20. Unikajmy skrótów. Nawet takie jak mm czy kg lepiej wyglądają pisane w całości.

PODSTAWY PRACY Z EDYTOREM TEKSTU

Komputer z zainstalowanym edytorem tekstu ma znacznie większe możliwości niż prosta maszyna do pisania. W przypadku maszyny każde uderzenie klawisza nanosi na papier jeden znak. Jeżeli popełnimy przy tym jakiś błąd lub zechcemy zmienić całe zdanie, musimy wszystko napisać od początku, bądź posłużyć się gumką.Wszystko wygląda inaczej, jeśli do pisania używamy komputera. Każdy wprowadzony znak pojawi się najpierw na ekranie monitora. Wpisany tekst możemy w każdej chwili dowolnie modyfikować i wydrukować na papierze dopiero wtedy, gdy zakończymy wszelkie korekty i będziemy całkowicie zadowoleni z rezultatów naszej pracy. Edycja tekstu za pomocą komputera ma też inne zalety. Prostym kliknięciem myszy możemy dowolnie przenosić całe zdania i tak formatować całość, by zyskała ona na wydruku prawdziwie profesjonalny wygląd. Poza tym wszystko, co napisaliśmy możemy zachować na dysku, by w przyszłości móc go otworzyć i ponownie wykorzystać.

Jaki edytor tekstu?

Dostępnych jest wiele edytorów tekstu, począwszy od prostego WordPada, który bezpłatnie otrzymujemy z Windows 95, skończywszy na profesjonalnych narzędziach, takich jak MS Word, czy WordPerfect. Niektóre z nich są oferowane jako część pakietu, czyli zestawu programów zawierających dodatkowo np.: arkusz kalkulacyjny, czy bazę danych.

Różnice pod względem jakości

Dzisiejsze programy do edycji tekstu, poza wchodzącym w skład Windows WordPadem, są dość podobne. Różnice dotyczą szczegółów, takich jak komfort obsługi, oraz liczba funkcji specjalnych, które w jednych programach występują, a w innych nie. Praktycznie za pomocą każdego edytora tekstu możemy rysować, sprawdzać pisownię, a także rejestrować i uruchamiać własne makra

Środowisko pracy edytora tekstu

Okno, które pojawia się na ekranie po uruchomieniu edytora, przypomina pulpit sterowania nowoczesnego samolotu. Ilość elementów sterujących może w pierwszej chwili onieśmielać, ale to tylko pierwsze wrażenie.

Paski narzędzi

Jednym z elementów interfejsu edytora to paski narzędzi - paski z przyciskami za pomocą których możemy szybciej wykonywać polecenia edytora.

Dowolny przycisk na pasku wciśniemy jeśli ustawimy się na nim kursorem myszki i klikniemy jej lewy klawisz.

Oprócz przycisków na Paskach narzędzi znajdują się również edytowalne listy, charakteryzujące się tym, że można z nich wybrać jedną z opcji lub wpisać żądaną wartość w okienku. Listy rozwijamy przez kliknięcie myszką na przycisku ze strzałką w dół. Przykładem jest lista do zmiany rozmiaru czcionki.

W okienku listy możemy wpisać żądaną wartość jeśli ustawimy się na nim kursorem myszki i klikniemy jej lewym klawiszem. Edycję zawartości okienka rozpoczynamy po tym jak pojawi się w nim migający kursor.

Przy pierwszym uruchomieniu edytora na ekranie widoczne są dwa paski narzędzi:

Pasek narzędzi Standardowy (górny)

Pasek narzędzi do formatowania (dolny)

Większą ilość pasków narzędzi możemy wyświetlić, jeśli uruchomimy menu Widok a następnie polecenie Paski narzędzi... lub gdy uruchomimy menu szybkiego dostępu klikając

prawym klawiszem myszki na dowolnym z pasków. Paski, które są aktywne, zaznaczone są na tym menu symbolem "Ö". Uaktywnienia następnych pasków można dokonać przez wybór z menu tych, które nie mają symbolu "Ö". Wybierając z menu pasek aktywny powodujemy jego dezaktywację. W ten sposób likwidujemy te, których nie będziemy używali. Ciekawym rozwiązaniem edytora jest podpowiedź funkcji przycisków. Jeśli nie znamy funkcji danego przycisku na pasku wystarczy, że ustawimy na nim kursor myszki i poczekamy chwilę. Wówczas obok przycisku pojawi się w ramce jego funkcja.

Przycisk Pokaż/Ukryj

Bardzo duży wpływ na wygląd wyświetlanego tekstu w obszarze tekstu ma przycisk "Pokaż/Ukryj" znajdujący się na pasku narzędzi standardowych. Wciśnięcie tego znaku powoduje wyświetlanie wszystkich białych (niedrukowalnych) znaków takich jak tabulacje, spacje, końce linii, końce stron ale także niewidocznych dłuższych napisów jak hasła skorowidza. Praca z wciśniętym przyciskiem "Pokaż/Ukryj" zaleca się przede wszystkim początkowym użytkownikom edytora tekstu.

Skala obrazu

Edytor tekstu daje możliwość skalowania obrazu (powiększania lub pomniejszania) w obszarze edycji. Można to uczynić za pomocą listy skal znajdującej się na pasku narzędzi standardowych lub polecenia Powiększenie.... w menu Widok. Opcja Szerokość strony oznacza takie przeskalowanie wielkości obrazu aby cały tekst (łącznie z marginesami strony) był widoczny w obszarze tekstowym.

Linia podziału

Obszar edycji edytora tekstu można podzielić na dwie części i w ten sposób edytować niezależnie dwie różne części tego samego dokumentu. Standardowo linia podziału znajduje się nad linijką poziomą i aby ją przesunąć należy chwycić myszką obszar nad przyciskiem paska przewijania w górę i pociągnąć w dół.

Marginesy stron

Szara część linijki to marginesy strony. Są one lepiej widoczne gdy ustawiamy Widok układu strony. Możemy wówczas dokonać myszką zmiany ich rozmiarów. Gdy kursor myszki ustawimy na skraju, pomiędzy obszarem tekstu a obszarem marginesu, przyjmie on kształt poziomej strzałki.

Wówczas "pociągnięcie" myszką z wciśniętym lewym przyciskiem powoduje zmianę rozmiaru marginesu. Ten sam schemat postępowania dotyczy marginesów: górnego i dolnego oraz lewego i prawego.

Marginesy i polecenie Układ strony...

Bardziej precyzyjny sposób zmiany marginesów to wybór polecenia Ustawienia strony.. z menu Plik.

Opcja Marginesy lustrzane powinna być ustawiona gdy będziemy drukować obustronnie z innymi marginesami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Margines Na oprawę pozwala wyłączyć pewną część strony, która będzie sklejona podczas oprawy.

Paski przewijania

Ostatni element obszaru tekstowego to paski przewijania poziomego i pionowego. Służą one do poruszania się po dokumencie w pionie i poziomie przy użyciu myszy. Paski przewijania umieszczone są wzdłuż prawego i dolnego brzegu okna dokumentu. Paski przewijania zawierają pola, zwane suwakami, które wskazują pionowe i poziome położenie punktu wstawiania tekstu (migający pionowy kursor) w dokumencie. Aby przewinąć dokument do innych jego części, za pomocą myszy klikamy jej lewym przyciskiem na następujących elementach paska przewijania (paska poziomego używamy analogicznie):

1. przewinięcie dokumentu w górę o jeden wiersz 2. przewinięcie dokumentu w dół o jeden wiersz 3. powyżej suwaka - przewinięcie dokumentu w górę o pełne okno 4. poniżej suwaka - przewinięcie dokumentu w dół o pełne okno 5. przemieszczenie suwaka - przewinięcie dokumentu do wybranego miejsca 6. zmiana obiektów do przeglądania 7. przewinięcie dokumentu o stronę w górę 8. przewinięcie dokumentu o stronę w dół

Uwaga : Dwa ostatnie elementy mają różne funkcje w zależności od zdefiniowania obiektów do przeglądania trzecim przyciskiem od dołu. Domyślnie jest to przejście do poprzedniej lub następnej strony ale może to być również przejście do poprzedniego, następnego rysunku,

komentarza, przypisu, sekcji itd. Po zmianie domyślnego obiektu do przeglądania dwa ostatnie przyciski zmieniają kolor (na niebieski).

Obszar tekstowy Obszar tekstowy jest to część bezpośrednio związana z edytowanym tekstem. Wygląd obszaru tekstowego uzależniony jest od sposobu wyświetlania tekstu, który wybieramy w opcji Widok (normalny, Układ strony, konspekt). Różnica pomiędzy Widokiem normalnym, a widokiem układu strony polega na tym, że w tym drugim przypadku oprócz tekstu na ekranie widoczne są granice obszaru drukowania (granice kartki). Widok - Konspekt wyświetla strukturę tekstu w postaci tytułów rozdziałów i pozwala na operacje na całych rozdziałach tekstu.

Linijka pozioma i pionowa

Na samej górze obszaru tekstowego znajduje się linijka pozioma, która pozwala szybko zmieniać wcięcia akapitów, dopasować marginesy strony, zmienić szerokość kolumn typu gazetowego i kolumn tabeli oraz ustawiać tabulatory przy użyciu myszy. Linijka pionowa pojawia się po lewej stronie tekstu podczas pracy w trybie Widok układu strony.

Znaczniki wcięć

Przy ich pomocy można określić obszar, w którym ma znajdować się wpisywany tekst. Są to elementy pełniące funkcję ograniczników dla akapitu, w którym w danej chwili znajduje się kursor.

Położenie wskaźnika można ustalić przesuwając go wzdłóż linijki za pomocą myszy, lub za pomocą przycików z paska zadań.

Pasek stanu

Jest to linijka znajdująca się na dole okna edytora wyświetlająca informacje i komunikaty, przydatne podczas korzystania z edytora. Dostarcza też informacji o pozycji punktu wstawiania tekstu, o tekście widocznym na ekranie oraz o stanie niektórych ważnych klawiszy:

OMÓWIENIE OPCJI MENU

W edytorze tekstu można pracować jednocześnie z wieloma dokumentami, pomiędzy którymi przemieszczamy się za pomocą opcji Okno lub wciskając sekwencję klawiszy < Ctrl-F6 > pozwalającą na przejście do następnego dokumentu (wg kolejności otwarcia). Tuż pod linią tytułową programu zawierającą nazwę programu i edytowanego dokumentu znajduje się lista opcji programu czyli Menu.

Więcej informacji na temat każdej z wymienionych opcji uzyskamy po wciśnięciu kombinacji i wybraniu kursorem myszki opcji menu.

Menu plik

Nowy Otwarcie nowego dokumentuOtwórz Otwieranie dokumentu z dyskuZamknij Zamknięcie dokumentu razem z okienkiemZapisz Zapisz dokument na dyskZapisz jako Zapis dokumentu z podaniem nazwyZapisz w formacie HTML Zapisz dokument w formacie strony WWW

Wersje Tworzenie nowych i otwieranie starych wersji dokumentuUstawienia strony Zmiana parametrów strony (marginesy, rozmiary)

Podgląd wydruku Podgląd tekstu w trybie WYSIWYG - to co widzisz otrzymasz na wydruku

Drukuj Wydruk dokumentu oraz informacji z nim związanych

Wyślij do Wysłanie dokumentu w postaci e-mail, faxu lub konwersja do PowerPointa

Właściwości Wyświetlenie właściwości o plikuZakończ Wyjście z programu

Menu Edycja

Cofnij Cofnięcie działania ostatniej operacji

Powtórz (Ponów) Powtórzenie ostatniej operacji lub zlikwidowanie działania poleceń Cofnij

Wytnij Wycięcie zaznaczonego fragmentu do SchowkaKopiuj. Skopiowanego zaznaczonego fragmentu do SchowkaWklej Wklejenie zawartości Schowka do dokumentu

Wklej specjalnieWklejenie zawartości schowka z możliwością określenia typu zawartości i utworzenia połączenia pomiędzy edytorem WORD a programem źródłowym zawartości Schowka

Wklej jako Hiperłącze Wklejenie zawartości Schowka jako hiperłącza do strony WWWWyczyść Skasowanie zaznaczonego fragmentu dokumentuZaznacz wszystko Zaznaczenie całego dokumentyZnajdź Wyszukiwanie fragmentu tekstuZamień Wyszukiwanie tekstów i zmiana na innePrzejdź do Przejście do konkretnej części tekstuŁącza Wyświetlanie i modyfikacja połączeń w WORDzie

Obiekt Edycja zaznaczonego tekstu przez otwarcie aplikacji, w której był stworzony

Menu Widok

Normalny Domyślny sposób wyświetlania dokumentu

Układ online Układ dokumentu najkorzystniejszy do oglądania i czytania (zawiera plan)

Układ strony Edycja dokumentu w trybie WYSIWYGKonspekt Wyświetlenie struktur dokumentuDokument główny Wyświetlenie struktur dokumentu głównego, z którym mogą być

logicznie łączone inne dokumenty podrzędne.Paski narzędzi Ustawienie aktywnych pasków narzędziLinijka Wyświetlanie linijki poziomej i pionowejPlan dokumentu Włącza (wyłącza) plan dokumentuNagłówek i stopka Tworzenie nagłówka i stopkiPrzypisy Otwieranie okienka przypisówKomentarze Otwieranie okienka adnotacji

Pełny ekran Ukrycie wszystkich elementów okienka poza paskiem Pełny ekran i tekstem dokumentu

Powiększenie Powiększenie, pomniejszenie obrazu dokumentu

Menu Wstaw

Znak podziału Wstawienie znaku końca strony, kolumny lub sekcjiNumery strony Ustalenie sposobu numerowania stronData i godzina Wstawienie aktualnej daty lub godzinyAutotekst Wstawienie pozycji Autotekstu (fragmentów tekstu z nazwami)Pole Wstawienie pola do dokumentuSymbol Wstawienie symbolu specjalnego do dokumentuKomentarz Wprowadzenie adnotacjiPrzypis Wstawienie przypisu do dokumentuPodpis Wstawienie podpisu do zaznaczonego obiektuOdsyłacz Wstawienie odsyłacza do innego miejsca w dokumencieIndeks i spisy Tworzenie spisów treści, ilustracji, tabel, haseł skorowidzaRysunek Wstawienie rysunku z pliku graficznegoPole tekstowe Wstawienie pola tekstowego do dokumentu

Plik Wstawienie pliku do dokumentu w miejscu, gdzie jest punkt wstawiania

Obiekt Otwarcie aplikacji na z możliwością wstawienia ObiektuZakładka Utworzenie zakładki w dokumencieHiperłącze Wstawienie łącza do innego dokumentu

Menu Format

Czcionka Ustawienia dla znakówAkapit Ustawienia dla akapituWypunktowanie i Zmiana ustawień dla wyliczania i numerowaniaObramowanie i Utworzenie krawędzi i cienie dla zaznaczonego fragmentu

dokumentuKolumny Podział na kolumnyTabulatory Ustawienia dla tabulatorówInicjał Tworzenie inicjału (litery początkowej) dla akapituKierunek tekstu Zmiana kierunku tekstu w polu tekstowym lub komórce tabeli

Zmień wielkość liter Zmiana wielkości (małe/ wielkie) liter dla zaznaczonego fragmentu dokumentu

Autoformatowanie Autoformatowanie dokumentu lub zaznaczonego fragmentu (przez automatyczne dobranie stylów)

Galeria stylów Przegląd stylów w różnych szablonachStyl Zmiana ustawień w stylu tekstuTło Ustawienie koloru tła dla strony dokumentu

Obiekt Formatowanie zaznaczonego obiektu (w zależności od rodzaju obiektu opcja może mieć inną nazwę)

Menu Narzędzia

Pisownia Rozpoczęcie sprawdzania pisowni ortograficznej

JęzykZmiana języka dla dokumentu (lub fragmentu). Wyszukiwanie synonimów dla zaznaczonego wyrazu. Ustawienie opcji dla dzielenia wyrazów

Statystyka wyrazów Statystyka słów dla dokumentu

Autopodsumowanie Automatyczne podsumowanie punktów dokumentu (tylko dla języka angielskiego)

Gramatyka Sprawdzanie gramatyki dokumentu

Autokorekta Ustalanie opcji Autokorekty (automatyczne korygowanie częstych literówek)

Rejestruj zmiany Zmiana trybu wprowadzania poprawek (np. przez recenzenta)Scal dokumenty Scala zarejestrowane poprawki do innego dokumentuChroń dokument Zabezpiecza dokument hasłemKorespondencja seryjna Tworzenie korespondencji seryjnejKoperty i etykiety Tworzenie kopert ietykiet adresowychMakro Tworzenie i przeglądanie makrodefinicjiSzablony i dodatki Dołączanie szablonów do dokumentuDostosu Dostosowanie środowiska WORDa do własnych potrzebOpcje Opcje konfigurujące edytor WORD 97 PL.

Menu Tabela

Rysuj tabelę Tworzenie tabeli przez przeciąganie myszkąWstaw Wstawianie tabeli i komórek do tabeliUsuń Usuwanie komórek z tabeliScal komórki Łączenie wielu komórek w jednąPodziel komórki Dzielenie jednej komórki na kilkaZaznacz wiersz Zaznaczenie wiersza tabeliZaznacz kolumnę Zaznaczenie kolumny tabeliZaznacz tabelę Zaznaczenie całej tabeliAutoformatowanie tabeli Formatowanie automatyczne tabeli

Rozłóż wiersze równo Rozłożenie wierszy (komórek) tak aby miały jednakową wysokość

Rozłóż kolumny równo Rozłożenie kolumn (komórek) tak aby miały jednakową szerokość

Wysokość i szerokość Zmiana rozmiarów komórek w tabeli

Nagłówki Przełączanie powtarzania nagłówków kolumn (dla dużych tabel) na każdej stronie

Konwertuj tekst na Przekształcanie tekstu w tabelę i tabeli w tekstSortuj Sortowanie komórek tabeli i zwykłego tekstuFormuła Wstawienie formuły do tabeliPodziel tabelę Podział tabeli na dwie częściUkryj linię siatki Włączenie / wyłączenie widoczności siatki tabeliMenu Okno

Nowe okno Otwarcie drugiego okna z tą samą zawartością co okno aktywne

Rozmieść wszystko Rozmieszczenie równomierne wszystkich otwartych okien (widoczne będą wszystkie okna)

Podziel Przeniesienie linii podziałuW tym miejscu występuje lista otwartych dokumentów

Menu Pomoc

Microsoft Word - Pomoc Uruchomienie Asystenta

Spis treści i indeks Wyświetla spis treści Pomocy, skorowidz, oraz okno Do wyszukiwania informacji na zadany temat

Co to jest ? Wskaźnik pomocy, opisujący dowolny element, opcję menu środowiska MS WORDa

Word w sieci WWW Strony WWW z informacjami o MS WORDzieWord - informacje Informacje o bieżącym egzemplarzu WORDa

Uruchomienie którejś z opcji Menu można uzyskać na kilka sposobów. Załóżmy, że chcemy wybrać podmenu Plik. W tym celu wykonujemy jedną z trzech operacji:

1. Wskazujemy myszką podmenu Plik a następnie wciskamy lewy przycisk myszki, 2. Wciskamy klawisz < F10 > (wejście do menu), a następnie klawiszami kursorowymi

(w prawo lub w lewo) ustawiamy się na opcji i potwierdzamy klawiszem < ENTER >, 3. Wciskamy kombinację klawiszy (w nazwie podmenu podkreślona litera P - Plik,

podmenu Wstaw wybieramy kombinację < lewy Alt-S > itd.).

We wszystkich przypadkach efektem powinno być rozwinięcie listy poleceń menu Plik. Menu Plik posiada takie polecenia jak Nowy, Otwórz, Zamknij, Zapisz itd. Aby uruchomić dowolne z poleceń należy najpierw rozwinąć menu a następnie kliknąć myszką na wybranym poleceniu (lub wybrać klawiszami kursorowymi i wcisnąć < ENTER >). Niektóre z poleceń jak Nowy, Otwórz, Zapisz posiadają kombinacje klawiszy, które przyspieszają ich uruchomienie. Kombinacje te są wyszczególnione w menu. Tak więc polecenie otwarcia nowego pliku można wykonać przez rozwinięcie menu Plik a następnie uruchomienie polecenia Nowy lub wciskając kombinację klawiszy < Ctrl-N >. Później dowiemy się, że polecenie to można również wykonać wciskając pierwszy przycisk ze standardowego paska narzędzi. Oprócz standardowego Menu edytor tekstu posiada również tzw. Menu szybkiego dostępu. Są to menu związane z operacjami na konkretnych obiektach, takich jak tabele, rysunki, tekst, paski narzędzi itp. Menu szybkiego dostępu uruchamiamy wskazując myszka obiekt i wciskając prawy klawisz myszki. Menu szybkiego dostępu można uruchomić także z klawiatury za pomocą sekwencji klawiszy < Shift-F10 >.Paski narzędzi.

Zapis i odczyt dokumentu z dysku

Tworzenie nowego dokumentu

W każdej chwili możemy rozpocząć edycję nowego dokumentu jeśli wybierzemy polecenie Nowy z menu Plik lub wciśniemy przycisk na pasku narzędzi standardowych:

Wpisywanie tekstu z klawiatury

Wpisywanie tekstu z klawiatury nie powinno sprawić większych trudności. Problemy mogą pojawić się gdy trzeba wpisać znak charakterystyczny dla naszego języka: ą, ę, ó, itd. Polskie znaki diakrytyczne wprowadzamy klawiszem ze znakiem podobnym np. a, e, o przytrzymując prawy klawisz < ALT>. Wprowadzenie znaku spoza alfabetu polskiego jest możliwe po użyciu opcji Wstaw Symbol z menu Wstaw.

Zapis dokumentu

Po napisaniu nowego dokumentu cała jego treść przechowywana jest w pamięci operacyjnej komputera. Wyłączenie komputera z prądu w takim momencie spowodowałoby skasowanie jej zawartości. Aby zachować nowo utworzony dokument na dysku należy z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako... Pojawi się wówczas okienko dialogowe, w którym musisz podać nazwę pliku i nazwę foldera, w którym dokument ma być zapisany.

Zapis zmian w pliku

Kolejne modyfikacje w pliku będziemy zapisywać już za pomocą polecenia Zapisz z menu Plik, kombinacji klawiszy < Ctrl-S > lub za pomocą przycisku na pasku narzędzi standardowych:

Uwaga: Polecenie Zapisz jako..można również wykorzystać do zapisania na plik o innej nazwie.

Jeżeli w istniejącym dokumencie zostaną dostrzeżone błędy lub zaistnieje konieczność dokonania zmian w jego treści można skorzystać z dwóch metod usuwania błędnie wprowadzonego znaku:

Ustawić kursor (ustalić miejsce wstawiania) przed błędnie wprowadzonym znakiem i użyć klawisza < DELETE >

Ustawić kursor (ustalić miejsce wstawiania) za błędnie wprowadzonym znakiem i użyć klawisza < BACKSPACE >

Odczyt dokumentu

Każdy dokument zapisany na dysk możemy otworzyć za pomocą polecenia Otwórz.. z menu Plik lub za pomocą przycisku na pasku narzędzi standardowych. Okienko dialogowe jest analogiczne jak dla polecenia Zapisz jako.... W tym przypadku również określamy folder, z którego będziemy odczytywać plik oraz nazwę tego pliku. Nazwy plików występujących w wybranym folderze są wyświetlane w postaci ikon w okienku. Poprzez zmianę wzorca (Pliki typu ustawione na Wszystkie dokumenty) można zobaczyć również pliki innych typów. Po wybraniu myszka odpowiedniego pliku z listy (lub po napisaniu jego nazwy) wciskamy przycisk Otwórz.

Zamykanie dokumentów

Zbyt wiele otwartych dokumentów może doprowadzić do braku pamięci operacyjnej komputera dlatego należy dbać o zamykanie niepotrzebnych dokumentów. Realizujemy to

poleceniem Zamknij z menu Plik. Jeżeli dokonaliśmy zmian w dokumencie, pojawi okienko z pytaniem np.: Czy zapisać zmiany w pliku Mikołaj - Święty ? Jeśli chcemy zapisać zmiany powinniśmy wcisnąć przycisk Tak. W przeciwnym wypadku przycisk Nie. Przycisk Anuluj oznacza, jak we wszystkich okienkach dialogowych, rezygnację z wykonania polecenia - czyli powrót do edycji bez zamknięcia pliku. W szczególności po zamknięciu wszystkich ekran staje się pusty (bez obszaru tekstu) i dopiero otwarcie jakiegoś pliku lub nowego dokumentu spowoduje pojawienie się obszaru tekstowego. Edytor tekstu zgłasza się od razu z nowym dokumentem o nazwie Dokument1. Jeżeli nie wprowadzimy do Dokumentu1 żadnego tekstu to po otwarciu dowolnego dokumentu z dysku - Dokument1 zostanie samoczynnie zamknięty.

Cofnięcie ostatniej operacji

Operacja Cofnij uruchamiana przyciskiem przy (pasek narzędzi Standardowy) jest listą zawierającą ostatnie wykonane czynności. Przez rozwinięcie listy i kliknięcie myszką na jej pojedynczym elemencie cofamy jedna operację. Zaznaczenie myszką w liście kilku opcji powoduje cofnięcie wielu operacji. Operacja Ponów dostępna przez przycisk przy (pasek narzędzi Standardowy) to lista ostatnich operacji Cofnij. Przez kliknięcie na elemencie listy lub zaznaczenie kilku elementów anulujemy działanie operacji Cofnij. Cofnięcia ostatnio wykonanej operacji można również dokonać wciskając sekwencje klawiszy < Ctrl - Z >

Zaznaczenie fragmentu tekstu

W tym celu należy ustawić punkt wstawiania w miejscu, które ma być początkiem zaznaczonego bloku, wcisnąć lewy klawisz myszki i pociągnąć kursor myszki do wybranego miejsca (końca zaznaczonego bloku). Ciągnięcie w dół lub w górę spowoduje, że będą zaznaczane całe linie tekstu. Aby zaznaczyć prostokątny obszar edycji należy trzymać podczas operacji wciśnięty klawisz < Al t >.

Podświetlanie klawiaturą

Ustawiamy analogicznie punkt wstawiania, następnie wciskamy klawisz < Shift > i nie

puszczając go używamy klawiszy i kombinacji do przemieszczania punktu wstawiania. Obszar, który byłby obszarem "przeskoczonym" przez punkt wstawiania bez klawisza < Shift >, z klawiszem tym będzie obszarem podświetlonym. Aby zaznaczyć prostokątny obszar tekstu należy po ustawieniu punktu wstawiania wcisnąć kombinację klawiszy < Ctrl-Shift-F8 > a następnie używać klawiszy do przemieszczania punktu wstawiania. Likwidowanie zaznaczenia

W tym celu wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszki w dowolnym miejscu tekstu. Likwidowanie zaznaczenia klawiaturą Uzyskujemy przez wciśnięcie dowolnego z klawiszy kursorowych. Po uruchomieniu kombinacji < Ctrl-Shift-F8 > zaznaczenie likwidujemy klawiszem < Esc >.

Operacje blokowe

Są to operacje wykonywane na całych blokach dokumentu. Dotyczy to zarówno zaznaczonych bloków z tekstem jak i rysunkami. Zdarzają się często sytuacje gdy potrzebujemy:

Skasować niepotrzebny fragment tekstu Zmienić szyk zdań w akapicie Przenieść fragment do innego rozdziału dokumentu Zrobić kopię fragmentu tekstu (np. kopię fragmentu, który już raz wpisaliśmy) Przekopiować fragment tekstu z jednego dokumentu do drugiego Zmienić czcionkę

We wszystkich tych przypadkach nieodzowna będzie umiejętność przeprowadzenia operacji blokowych.

Operacje blokowe z wykorzystaniem Schowka

Wytnij

Do zrealizowania tej operacji należy zaznaczyć fragment dokumentu, który chcemy wyciąć a następnie wykonać jedną z czynności:

Z menu Edycja wybrać polecenie Wytnij

Na pasku narzędzi standardowych wcisnąć przycisk Wytnij

Po wykonaniu operacji zaznaczony fragment zniknie z edycji i zostanie umieszczony w Schowku. Może być ze schowka wielokrotnie wyciągany za pomocą operacji Wklej Kopiuj

Również przy tej operacji należy zaznaczyć tekst lub rysunek do kopiowania a następnie wykonać jedną z czynności:

Z menu Edycja wybrać polecenie Kopiuj

Na pasku narzędzi standardowych wcisnąć przyciskKopiuj

Po wykonaniu operacji zaznaczony fragment zostanie skopiowany do Schowka. Podobnie jak po operacji Wytnij może być ze schowka wielokrotnie wyciągany za pomocą operacji Wklej

Wklej

Jest to operacja, pozwalająca na wyciąganie ze schowka skopiowanych lub wyciętych fragmentów tekstu lub rysunków i umieszczenie ich w edycji. Operacja Wklej nie powoduje

wymazania zawartości Schowka, dlatego tez może być wykonana wielokrotnie. Aby wkleić zawartość Schowka do tekstu należy ustawić punkt wstawiania w odpowiednim miejscu tekstu (tam gdzie ma pojawić się tekst / rysunek ze schowka) a następnie wykonać jedną z czynności:

Z menu Edycja wybrać polecenie Wklej Na pasku narzędzi standardowych wcisnąć przyciskWklej

Jeżeli przed wykonaniem operacji Wklej zaznaczymy jakiś fragment dokumentu, wtedy uruchomienie tej operacji spowoduje zastąpienie zaznaczonego fragmentu zawartością Schowka. Korzystanie ze Schowka może być jednak uciążliwe. Operacje z jego wykorzystaniem trwają dłużej i zabierają część pamięci operacyjnej edytorowi. Dlatego w sytuacjach kiedy jest to możliwe należy stosować.

Operacje blokowe bez korzystania ze Schowka

Z operacji tych korzysta się zwykle podczas kopiowania i przenoszenia tekstu w obrębie widocznego tekstu na ekranie. Najszybszą formą operacji blokowych jest technika przemieść - i - upuść. Aby wykonać dowolną z tych operacji najpierw należy zaznaczyć tekst lub rysunek. Następnie można zrealizować: Przeniesienie techniką przemieść - i - upuść. Aby wykonać dowolną z operacji najpierw należy zaznaczyć tekst lub rysunek. Następnie można zrealizować:

Drukowanie dokumentu

Jeżeli drukarka jest podłączona do komputera oraz do zasilania, włożyliśmy do niej papier oraz ustawiliśmy ją w stan gotowości do druku ("ON LINE") to możemy rozpocząć drukowanie. Aby wydrukować dokument należy uruchomić polecenie Drukuj... z menu Plik lub wcisnąć przycisk "Drukuj" z paska narzędzi standardowych.

Drukowanie przyciskiem Drukuj... z paska narzędzi standardowych

Szybkie drukowanie za pomocą przycisku "Drukuj"

Wciśnięcie tego przycisku powoduje szybkie wydrukowanie jednej kopii całego dokumentu, przyjmując aktualne ustawienia opcji drukowania.

Drukowanie poleceniem Drukuj... z menu Plik

Jeżeli jednak nie chcemy drukować całego dokumentu lub nie jesteśmy pewni czy ustawione opcje drukowania nam odpowiadają powinniśmy wybrać polecenie Drukuj z menu Pliki (lub

wcisnąć kombinację klawiszy ). W polu Drukarka możemy wybrać z listy Nazwa inną drukarkę jeżeli tylko mamy taką dostępną. Ale możliwe to jest tylko wtedy, gdy sterownik jej istnieje na liście zainstalowanych drukarek w środowisku Windows. Aby zainstalować nowy rodzaj drukarki (sterownik) należy z menu Start na pasku zadań wybrać opcję Ustawienia a potem Drukarki. W końcu kliknąć na ikonę Dodaj drukarkę i postępować zgodnie z zaleceniami programu instalacyjnego.

Podgląd wydruku

Wydruk dokumentu możemy poprzedzić podglądem wydruku z menu ...Plik. Podgląd wydruku jest dostępny, jeżeli w systemie zaintalowana jest drukarka, choć nie jest wymagana jej fizyczna obecność.

... lub korzystając z przycisku na pasku zadań.

W obu przypadkach ukaże się okno z widokiem dokumentu jaki wydrukuje drukarka.

Co drukować?

Zmiana opcji w liście Drukuj pozwala nam na drukowanie nie tylko Dokumentu ale i innych dokumentów związanych z dokumentem, takich jak: Właściwości pliku, Komentarze, Style, Pozycje Autotekstu czy Przypisana Klawiszy.

Ile kopii?

W okienku Liczba kopii określamy, ile kopii dokumentu chcemy wydrukować (standardowo "1"). UWAGA: Drukowanie dwóch kopii (Liczba kopii=2) dokument trwa zazwyczaj znacznie krócej niż dwukrotne drukowanie pojedynczej kopii (2 X Liczba kopii=1) tego samego dokumentu.

Które strony?

W ramce Zakres stron określamy, które strony chcemy drukować. Wybieranie opcji Strony pozwala na podanie stron i zakresów (oddzielonych przecinkami), które mają być drukowane, np. 1, 3, 7 wydrukuje strony pierwsza, trzecią, siódmą 2, 3, 5-12 wydrukuje strony drugą, trzecią oraz od piątej do dwunastej.

Drukowanie obustronne

Jeżeli chcemy drukować na obu stronach wygodnie jest wydrukować najpierw strony nieparzyste a potem parzyste. Możemy to ustawić na drugiej liście Drukuj u dołu okienka dialogowego. Standardowa opcja listy to drukowanie Wszystkich stron z zakresu (jeśli drukujemy jednostronne), pozostałe to Strony nieparzyste i Strony parzyste.

Ustawienia dla drukarki

Ustawienia takie jak rozmiar papieru, orientacja papieru czy rodzaj podajnika można ustawić z poziomu WORDa jeżeli wciśniemy przycisk Właściwości.

Rozpoczęcie drukowania

Gdy dokonamy już wszystkich ustawień związanych z wydrukiem należy wcisnąć przycisk OK. i poczekać aż wydrukowane kartki wyjdą z drukarki. Pojawi się okienko Drukowanie (pod warunkiem, że nie drukujemy w tle - w przeciwnym wypadku o drukowaniu świadczy migające światełko na pasku stanu) oznaczające, że plik jest drukowany: