Inwentaryzacja - procedury, regulaminy, dokumenty

Przygotowanie do inwentaryzacji

2 | SmartMedia

Bardzo ważnym etapem w procesie inwentaryzacji jest odpowiednie przygotowanie organizacji do jej przeprowadzenia oraz zaplanowanie prac. W przypadku instytucji, czy firmy mówimy o stworzeniu i wdrożeniu odpowiednich procedur, regulaminów i innych dokumentów, które będę pomocne w prawidłowym przeprowadzeniu inwentaryzacji.

Z przeprowadzonych przez zespół specjalistów SmartMedia badań wynika, że odpowiednie przygotowanie organizacji do spisu pozwala ograniczyć czas przeznaczony na inwentaryzację nawet o 50%.

Jakie czynności należy wykonać, aby nie zakłócić funkcjonowania organizacji?

Jak najlepiej przygotować proces inwentaryzacji?

3 | SmartMedia

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy wziąć pod uwagę zarówno kwestie prawne regulujące ten obszar, jak i przygotować wewnętrznie samą organizację: przeszkolić odpowiednich pracowników oraz przygotować wszelkie niezbędne dokumenty.

Dokumenty wymagane przy inwentaryzacji

4 | SmartMedia

Zanim przystąpimy do inwentaryzacji, powinniśmy zapoznać się z ustawą o rachunkowości. Niemniej zapisy w ustawie są bardzo ogólne, dlatego w każdej organizacji powinna być przygotowana i wdrożona co najmniej polityka rachunkowości, uwzględniająca dopuszczone ustawami m.in. stosowane zasady wyceny aktywów i pasywów czy reguły znakowania i kwalifikowania majątku. Wspomniana polityka powinna opisywać szczegółowo sposób prowadzenia ewidencji i inwentaryzacji. Organizacja musi zatem określić, czy procesy prowadzone będą w sposób tradycyjny na papierze, czy też z wykorzystaniem nowoczesnego systemu do zarządzania majątkiem. W tym drugim przypadku dokument musi zawierać konkretne zapisy o tym, że składniki nie są opisywane ręcznie, a znakowane trwałą etykietą z kodem kreskowym.

Dokumenty wymagane przy inwentaryzacji

5 | SmartMedia

Kolejnym ważnym dokumentem, który powinien funkcjonować w organizacji jest instrukcja inwentaryzacyjna, czyli procedura zawierająca szczegóły dotyczące zasad przeprowadzania inwentaryzacji. Mimo, iż ustawa o rachunkowości nie nakłada na organizacje obowiązku jej posiadania, instrukcja stanowi uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości i wprowadza ład do wykonywanych działań.

Instrukcja inwentaryzacyjna

6 | SmartMedia

Instrukcja inwentaryzacyjna z reguły opisuje szczegóły związane z przygotowaniem, przebiegiem oraz rozliczeniem inwentaryzacji. Jej obszerność zależy od specyfiki, rodzaju i wielkości prowadzonej działalności oraz rodzaju majątku, którym organizacja dysponuje. Instrukcja powinna zawierać następujące elementy:

cel i istotę inwentaryzacji, techniki inwentaryzacyjne i ich zakres podmiotowy, formy i metody inwentaryzacji, terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji, etapy inwentaryzacji, kompetencje organów i osób powołanych do wykonania

czynności, powołanie i określenie zadań komisji inwentaryzacyjnej, zasady przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów, uproszczenia inwentaryzacji stosowane w organizacji, zasady ustalenia, weryfikacji i rozliczenia różnic

inwentaryzacyjnych

Procedury związane z dokumentacją

7 | SmartMedia

Wszystkie dokumenty wewnętrzne w zakresie organizacji inwentaryzacji powinny być zatwierdzone przez kierownika jednostki i wydane w formie dokumentu.

Jeżeli organizacja zdecyduje się zarządzać majątkiem z wykorzystaniem narzędzi IT, ważnym aspektem jest weryfikacja, czy oprogramowanie jest zgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa.

www.smartmedia.com.pl