Instrukcje wykonawcze Instytucji Pośredniczącej 2...

Wersja 1.7 z dnia 12.05.2010 r.

Instrukcja Wykonawcza InstytucjiPośredniczącej II stopnia-

Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego

Województwa Mazowieckiego 2007-2013

Instrukcja Wykonawcza Instytucji Pośredniczącej II stopnia- Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013

SPRAWDZIŁ POD WZGLĘDEM MERYTORYCZNYM UZGODNIONO

Zastępca Dyrektorads. RPO WM

Podpis i data

Zastępca Dyrektora ds. Finansowych – Główny Księgowy

Podpis i data

ZATWIERDZIŁ PROJEKT ZATWIERDZIŁ

Dyrektor Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych

Podpis i data

Instytucja Zarządzająca

Podpis i data

ZATWIERDZONO ………….. wersję

Warszawa, dnia ……………….

Odpowiedzialność: osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich właściwe i terminowe wykonanie. Dokument jest aktualny w dniu wydruku po zatwierdzeniu przez Dyrektora MJWPU.

Dokument Instrukcji Wykonawczej obowiązuje od daty wydruku z napisem AKTUALNY i umieszczenia go w sekretariacie Dyrektora Jednostki i w sieci wewnętrznej Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie. Pracownicy zobowiązani są do śledzenia zmian w dokumencie.

Ochrona dokumentu: Instrukcja Wykonawcza jest własnością Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie. Dokument z nadrukiem AKTUALNY znajduje się w sekretariacie Dyrektora Jednostki w celu udostępnienia, kopiowania przez osoby upoważnione oraz w sieci wewnętrznej Jednostki w formacie uniemożliwiającym wprowadzanie zmian przez osoby nieupoważnione.

KOORDYNOWAŁ I SCALIŁ NADZOROWAŁ

Pracownik ds. procedur Wydziału Monitoringu i

Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR

Podpis i data

Kierownik Wydziału Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR

Podpis i data

Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie Instrukcja Wykonawcza Instytucji Pośredniczącej II stopnia– w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego


Strona 2

SPIS TREŚCI

I. WYKAZ ZARZĄDZEŃ DYREKTORA MAZOWIECKIEJ JEDNOSTKI WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH W RAMACH WDRAŻANIA RPO WM........................................................11II. TERMINOLOGIA – WYKAZ POJĘĆ I SKRÓTÓW........................................................................11III. WPROWADZENIE......................................................................................................................... 15IV. DOKUMENTY ZWIĄZANE Z WDRAŻANIEM REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WM ……………………………………………………………………………………………………………….16V. ZADANIA I STRUKTURA ORGANIZACYJNA MAZOWIECKIEJ JEDNOSTKI WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH.................................................................................................................... 19VI. KOMÓRKI ORGANIZACYJNE MAZOWIECKIEJ JEDNOSTKI WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH ODPOWIEDZIALNE ZA WDRAŻANIE RPO WM................................................................20VII. ZADANIA WYDZIAŁÓW WDRAŻANIA PRIORYTETÓW I, II, III, IV, V, VI, VII RPO WM ORAZ WYDZIAŁU MONITORINGU I SPRAWOZDAWCZOŚCI RPO WM I DZIAŁANIA 3.4 ZPORR.............23VIII. SYSTEM PODLEGŁOŚCI SŁUŻBOWEJ I ZASTĘPSTW PRACOWNIKÓW................................24IX. WYKAZ PROCESÓW PRZEWIDYWANYCH DLA RPO WM........................................................271 PROCES ZARZĄDZANIA SYSTEMEM.........................................................................................27

1.1 Sporządzanie i aktualizacja Instrukcji Wykonawczej IP II........................................................281.1.1 Procedura aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IP II na wniosek IZ...................................281.1.2 Procedura aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IP II na wniosek KM.................................291.1.3 Procedura postępowania w przypadku odstępstw od przyjętej Instrukcji Wykonawczej oraz od dokumentów podstawowych regulujących wdrażanie RPO WM...............................................30

2 PROCES OGŁASZANIA KONKURSÓW, NABORU, OCENY I ZATWIERDZANIA PROJEKTÓW……………………………………………………………………………………………………………….322.1 Przygotowanie i zatwierdzenie dokumentacji konkursowej......................................................332.1.1 Procedura przygotowania i zatwierdzania dokumentacji konkursowej..............................332.2 Przygotowanie i ogłoszenie harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów. .342.2.1 Procedura przygotowywania i ogłoszenia harmonogramu naborów wniosków o dofinansowanie projektu oraz komunikatów o zamknięciu konkursów...........................................342.3 Przygotowanie Regulaminu dotyczącego przebiegu oceny merytorycznej wniosków.............362.3.1 Procedura przygotowania Regulaminu dotyczącego przebiegu oceny merytorycznej wniosków........................................................................................................................................ 362.3.2 Procedura powołania członków Komisji Konkursowej.......................................................372.4 Nabór i przekazanie wniosków do KM w ramach ogłoszonych konkursów. Wycofanie wniosku

z MJWPU. Unieważnienie konkursu.............................................................................................382.4.1 Procedura naboru i przekazania do KM wniosków w ramach ogłoszonych konkursów zamkniętych....................................................................................................................................382.4.2 Procedura naboru i przekazania do KM wniosków w ramach ogłoszonych konkursów otwartych........................................................................................................................................ 412.4.3 Procedura zamykania konkursu otwartego........................................................................432.4.4 Procedura wycofania wniosku z MJWPU..........................................................................442.4.5 Procedura unieważnienia konkursu...................................................................................452.5 Weryfikacja formalna złożonych wniosków o dofinansowanie realizacji projektu oraz

weryfikacja dokumentacji środowiskowej załączonej do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu składanych w konkursach ogłoszonych w 2008 i 2009 roku..........................................46



Strona 3

2.5.1 Procedura weryfikacji formalnej złożonych wniosków.......................................................462.6 Ocena merytoryczna oraz zatwierdzanie wniosków konkursowych.........................................512.6.1 Procedura oceny merytorycznej oraz zatwierdzania wniosków konkursowych w ramach RPO WM w trybie konkursowym bez preselekcji oraz w trybie indywidualnym..............................512.7 Postępowanie odwoławcze dla konkursów ogłoszonych do dnia 20 grudnia 2008 r...............54

(zgodnie z Ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r.).................542.7.1 Procedura postępowania z protestem złożonym do Wojewody za pośrednictwem MJWPU

……………………………………………………………………………………………………...542.7.2 Procedura postępowania z protestem złożonym bezpośrednio do Wojewody..................562.7.3 Procedura postępowania z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy złożonym do MJWPU.......................................................................................................................................... 582.7.4 Procedura postępowania z wnioskiem, co do którego złożono wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do MRR.........................................................................................................592.7.5 Postępowanie odwoławcze dla konkursów ogłoszonych od dnia 20 grudnia 2008 r.........602.7.6 Procedura postępowania z protestem złożonym do MJWPU............................................612.7.7 Procedura postępowania ze skargami wniesionymi przez Wnioskodawcę do właściwego wojewódzkiego sądu administracyjnego.........................................................................................632.8 Ocena pomocy publicznej na etapie oceny formalnej oraz na etapie podpisywania umów o

dofinansowanie.............................................................................................................................632.8.1 Procedura oceny pomocy publicznej na etapie oceny formalnej.......................................642.8.2 Procedura oceny pomocy publicznej na etapie podpisywania umów o dofinansowanie.. .652.8.3 Procedura notyfikacji indywidualnej pomocy publicznej do Komisji Europejskiej..............672.9 Zasady postępowania w sprawie aktów prawnych stanowionych przez Zarząd Województwa

…………………………………………………………………………………………………………..692.9.1 Procedura postępowania w sprawie przyjmowania Informacji dla Zarządu Województwa Mazowieckiego............................................................................................................................... 692.9.2 Procedura postępowania w sprawie podejmowania Uchwał przez Zarząd Województwa Mazowieckiego............................................................................................................................... 70

3 PROCES OGŁASZANIA KONKURSÓW, NABORU, OCENY I ZATWIERDZANIA PROJEKTÓW W TRYBIE KONKURSOWYM Z PRESELEKCJĄ.................................................................................71

3.1 Ocena merytoryczna oraz wstępne zatwierdzanie wniosków konkursowych (tryb z preselekcją)...................................................................................................................................72

3.1.1 Procedura oceny merytorycznej oraz wstępnego zatwierdzania wniosków konkursowych w ramach RPO WM (tryb z preselekcją).........................................................................................723.2 Ocena merytoryczna wykonalności uzupełnionych i pozytywnie zweryfikowanych pod

względem formalnym wniosków tryb z preselekcją.......................................................................743.2.1 Procedura oceny merytorycznej (oceny wykonalności) oraz zatwierdzania wniosków konkursowych w ramach RPO WM (tryb z preselekcją).................................................................74

4 PROCES ZAWIERANIA, ZMIENIANIA I ROZWIĄZYWANIA UMÓW...........................................784.1 Zawieranie umowy z Beneficjentem........................................................................................79

Projekty własne Samorządu Województwa, są przygotowywane do realizacji na podstawie decyzji Zarządu Województwa w formie uchwały.....................................................................................79

4.1.1 Procedura zawierania umowy dotyczącej przygotowania projektu indywidualnego (zwanej dalej „pre-umową”)..........................................................................................................................794.2 Zawieranie umowy o dofinansowanie projektów......................................................................804.2.1 Procedura zawierania umowy o dofinansowanie projektów w trybie konkursu oraz indywidualnym (z wyłączeniem projektów własnych Samorządu Województwa)...........................80



Strona 4

4.2.2 Procedura zatwierdzenia do realizacji projektów własnych Samorządu Województwa uchwałą Zarządu Województwa.....................................................................................................854.3 Wprowadzenie zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu.....................................874.3.1 Procedura wprowadzenia zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu..............874.4 Rozwiązanie umowy................................................................................................................ 884.4.1 Procedura rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu – wypowiedzenie umowy przez MJWPU.......................................................................................................................................... 884.4.2 Procedura rozwiązywania umowy o dofinansowanie projektu – wypowiedzenie umowy przez Beneficjenta..........................................................................................................................894.4.3 Procedura rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu – rozwiązanie umowy za porozumieniem stron......................................................................................................................894.5 Kontrola kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z

przepisami.....................................................................................................................................904.5.1 Procedura kontroli kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z przepisami.................................................................................................................. 904.5.2 Procedura kontroli kompletności i zgodności dokumentacji na zakończenie realizacji projektu……………………………………………………………………………………………………...91

5 PROCES SPRAWOZDAWCZOŚCI I MONITOROWANIA............................................................935.1 Sporządzanie i przekazywanie do IZ informacji miesięcznej na poziomie Priorytetów............945.1.1 Procedura sporządzania i przekazywania do IZ informacji miesięcznej na poziomie Priorytetów......................................................................................................................................945.2 Sporządzanie i przekazywanie do IZ sprawozdania okresowego, rocznego i końcowego na

poziomie Priorytetów.....................................................................................................................955.2.1 Procedura sporządzania i przekazywania do IZ sprawozdania okresowego, rocznego i końcowego na poziomie Priorytetów..............................................................................................965.3 Sporządzenie i przekazywanie do IZ informacji miesięcznej z realizacji Projektów

Indywidualnych w ramach RPO WM.............................................................................................985.3.1 Procedura sporządzania i przekazywania do IZ informacji miesięcznej z realizacji Projektów Indywidualnych w ramach RPO WM..............................................................................98

6 PROCES ZAPEWNIENIA BEZPIECZEŃSTWA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH...............1006.1 Nadawanie i zmiana uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13)...........................................1016.1.1 Procedura nadawania i zmiany uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13)...................1016.2 Wygaśnięcie uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13)......................................................1026.2.1 Procedura wygaśnięcia uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13)...............................1026.3 Usuwanie danych z KSI (SIMIK 07–13).................................................................................1036.3.1 Procedura usuwania danych z KSI (SIMIK 07–13)..........................................................1036.4 Kopia bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień.........................................................1046.4.1 Procedura wykonywania kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień dostępu do KSI (SIMIK 07-13).........................................................................................................................1046.5 Czasowe blokowanie konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13).................................................1056.5.1 Procedura czasowego blokowania konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13)......................1056.6 Zgłaszanie problemu merytorycznego w KSI (SIMIK 07-13)..................................................1066.6.1 Procedura zgłaszania problemu merytorycznego w KSI (SIMIK 07-13)..........................1066.7 Audyt jakości danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13)..........................................................1076.7.1 Procedura audytu jakości danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13).................................107



Strona 5

6.8 Weryfikacja aktywności użytkowników KSI (SIMIK 07-13).....................................................1096.8.1 Procedura weryfikacji aktywności użytkowników KSI (SIMIK 07-13)...............................1096.9 Postępowanie w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Krajowego Systemu

Informatycznego (SIMIK 07-13)..................................................................................................109

6.10 Nadawanie uprawnień użytkownika i użytkowanie Lokalnego Systemu Informatycznego LSI (SEZAM)..................................................................................................................................... 110

6.10.1 Procedura nadawania uprawnień użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznego LSI (SEZAM)................................................................................................................................ 1106.10.2 Procedura usuwania uprawnień użytkownika z Lokalnego Systemu Informatycznego

…………………………………………………………………………………………………1116.10.3 Procedura użytkowania Lokalnego Systemu Informatycznego (SEZAM)...................1116.10.4 Procedura zgłaszania użytkownika uprawnień do korzystania z Rejestru Podmiotów Wykluczonych ramach KSI (SIMIK 07–13)...................................................................................111

7 PROCES ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO...............................................................................1137.1 Sporządzanie i przekazywanie do IZ prognozy wydatków na realizację RPO WM 2007-2013

na poziomie Priorytetu................................................................................................................ 1147.1.1 Procedura opracowania i dokonania zmian w załącznikach do projektu ustawy budżetowej w celu ujęcia środków w budżecie państwa na realizację RPO WM 2007-2013.......1147.1.2 Procedura prognozowania wniosków o płatność w ramach Priorytetów od I do VII i przekazania do IZ......................................................................................................................... 1167.2 Pozyskiwanie środków na realizację projektów.....................................................................1187.2.1 Procedura przygotowania załączników do wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa................................1187.2.2 Procedura sporządzania i przekazywania miesięcznych harmonogramów zapotrzebowania na środki dotacji celowej i środków europejskich..............................................1207.2.3 Procedura sporządzania załączników do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej.......1217.2.4 Procedura dokonywania aktualizacji zaangażowania środków na realizacje projektów ramach Priorytetów I-VII............................................................................................................... 1227.2.5 Procedura przygotowania harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich...........................................................1247.2.6 Procedura przygotowania informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych beneficjentom w formie zaliczki....................................................................................................1247.3 Procedura postępowania z Wnioskami o płatność i Wnioskami o płatność zaliczkową

Beneficjenta. Rejestrowanie i weryfikacja Wniosków o płatność i Wniosków o płatność zaliczkową oraz dokonywanie płatności na rzecz Beneficjenta.....................................................................126

7.3.1 Procedura rejestrowania Wniosków o płatność, Wniosków o płatność zaliczkową.........1277.3.2 Procedura weryfikacji Wniosku o płatność zaliczkową/Wniosku o płatność pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Procedura sporządzania dyspozycji płatności i dokonywania płatności na rzecz Beneficjenta..............................................................................1287.3.3 Procedura sporządzania zlecenia płatności/ dyspozycji płatności i dokonywania płatności na rzecz Beneficjenta innego niż Samorząd Województwa..........................................................1297.3.4 Procedura sporządzania zlecenia płatności i Wniosku o przekazanie środków europejskich/ Wniosku o przekazanie środków finansowych i dokonania płatności w przypadku projektów własnych Samorządu Województwa............................................................................1317.4 Procedura zawieszania płatności na podstawie umowy o dofinansowanie projektu..............132

7.5 Procedura sporządzania i weryfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową/końcową/ w ramach częściowego zamknięcia pomocy od IP II do IZ.........133

7.5.1 Procedura sporządzania Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową /końcową/ w ramach częściowego zamknięcia pomocy od IP II do IZ w ramach



Strona 6

Priorytetów I-VII............................................................................................................................1347.5.2 Procedura weryfikacji Deklaracji wydatków do celów częściowego zamknięcia programu od IP II do IZ................................................................................................................................. 1357.6 Procedura sporządzania sprawozdań z wykonania planu finansowego za dany rok budżetowy

…………………………………………………………………………………………………………137

7.7 Procedura monitorowania wydatków zgodnie z zasadą n+3 i n+2 w celu uniknięcia automatycznego anulowania przez KE zobowiązań...................................................................137

7.8 Ewidencja dokumentów księgowych......................................................................................1427.8.1 Procedura dotycząca ewidencji dokumentów księgowych..............................................1427.8.2 Procedura dotycząca ewidencji zleceń płatności.............................................................143

8 PROCES POSTĘPOWANIA Z NIEPRAWIDŁOWOŚCIAMI........................................................1448.1 Zbieranie informacji o podejrzeniu naruszenia prawa/naruszeniu prawa...............................1458.1.1 Procedura postępowania IP II w przypadku pozyskania informacji o podejrzeniu naruszenia prawa / naruszeniu prawa..........................................................................................1468.2 Sporządzenie i przekazywanie informacji o nieprawidłowościach.........................................149

8.3 Monitorowanie i usuwanie nieprawidłowości..........................................................................1538.3.1 Procedura sporządzania decyzji administracyjnej w ramach Priorytetów I-VII RPO WM 1538.3.2 Procedura monitorowania i usuwania nieprawidłowości..................................................156

9 PROCES ODZYSKIWANIA KWOT..............................................................................................1599.1 Odzyskiwanie kwot................................................................................................................ 160

9.2 Windykacja środków od Beneficjentów..................................................................................1619.2.1 Procedura windykacji środków od Beneficjentów............................................................162

10 PROCES KONTROLI...................................................................................................................16510.1 Roczny plan kontroli IP II.......................................................................................................16610.1.1 Procedura sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II..............................................16610.2 Zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II...................................................................................17010.2.1 Procedura wprowadzenia zmian do Rocznego Planu Kontroli IP II niepodlegających zatwierdzeniu IZ RPO WM........................................................................................................... 17010.2.1.1 Procedura analizy ryzyka, aktualizacji analizy ryzyka oraz typowania projektów do kontroli (z wyłączeniem analizy ryzyka dla kontroli ex-ante prawidłowości realizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego)............................................................................................17210.2.2 Wprowadzenie zmian do Rocznego Planu Kontroli IP II podlegających zatwierdzeniu IZ RPO WM …………………………………………………………………………………………………17810.3 Procedura sprawozdawczości z wykonania Rocznego Planu Kontroli IP II...........................180

10.4 Miesięczny harmonogram kontroli.........................................................................................18410.4.1 Procedura sporządzenia miesięcznego harmonogramu kontroli.................................18510.4.2 Procedura zmian miesięcznego harmonogramu kontroli............................................18610.5 Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli projektów i postępowań o udzielenie zamówienia

publicznego przeprowadzanych w ramach RPO WM.................................................................18710.5.1 Procedura upoważnienia do przeprowadzenia kontroli projektów i postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych w ramach RPO WM..............................18710.6 Kontrola Projektów na miejscu...............................................................................................18810.6.1 Procedura przygotowania planowej kontroli w miejscu na zakończenie realizacji projektu – wszczęcie kontroli........................................................................................................18810.6.2 Procedura przygotowania kontroli doraźnej................................................................195



Strona 7

10.6.3 Procedura przeprowadzenia kontroli na miejscu i sporządzenia informacji pokontrolnej…………………………………………………………………………………………………197

10.6.4 Procedura przeprowadzenia kontroli krzyżowej (horyzontalnej) z PROW 2007 – 2013 podczas kontroli w miejscu realizacji projektu/ siedzibie Beneficjenta..........................................21210.6.5 Procedura wymiany informacji dotyczącej kontroli krzyżowej (horyzontalnej) PROW 2007 – 2013 z RPO WM 2007 – 2013 prowadzonej przez instytucje kontrolujące PROW 2007 – 2013 …………………………………………………………………………………………………21710.6.6 Procedura zaleceń pokontrolnych...............................................................................21910.7 Przeprowadzanie kontroli dużych projektów (kluczowych)....................................................22510.7.1 Procedura przeprowadzania kontroli dużych projektów (kluczowych)........................22510.8 Kontrola postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.................................................22610.8.1 Procedura kontroli przed zawarciem umowy o dofinansowanie – ex post..................22710.8.2 Procedura kontroli ex-ante i kontroli ex-post po podpisaniu umowy o dofinansowanie

…………………………………………………………………………………………………23310.9 Wizyty monitorujące...............................................................................................................240

10.10 Sprawdzenie kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z przepisami................................................................................................................................244

10.10.1 Procedura kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z przepisami................................................................................................................................. 245

11 PROCES REALIZACJI ZADAŃ W RAMACH POMOCY TECHNICZNEJ (PT)...........................24711.1 Opracowanie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy

Technicznej (Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej)....................................................24811.1.1 Procedura opracowywania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej (Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej).......................24811.2 Dokonywanie zmian w Rocznym Planie Działań Pomocy Technicznej IP II..........................25111.2.1 Procedura dokonywania zmian w Rocznym Planie Działań Pomocy Technicznej IP II

…………………………………………………………………………………………………25111.3 Rozliczenie wydatków z realizacji RPD PT za pomocą wniosków o płatność........................25311.3.1 Procedura dotycząca rozliczenia wydatków z realizacji RPD PT za pomocą wniosków o płatność …………………………………………………………………………………………………25411.4 Procedura sporządzania sprawozdań IP II z realizacji Rocznego Planu Działań Pomocy

Technicznej.................................................................................................................................255

11.5 Przygotowanie wniosku o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji rozwojowej na realizację wydatków w ramach RPD PT RPO WM..............................................255

11.5.1 Procedura przygotowania wniosku o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji rozwojowej na realizację wydatków w ramach RPD PT RPO WM................................255

12 PROCES ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH.......................................................................................25712.1 Realizacja zamówień publicznych..........................................................................................25812.1.1 Procedura realizacji zamówień publicznych................................................................25812.2 Kontrola zamówień publicznych.............................................................................................26012.2.1 Procedura weryfikacji i zatwierdzenia planu zamówień publicznych dotyczących badanego projektu........................................................................................................................26112.3 Etap realizacji projektu...........................................................................................................26212.3.1 Procedura kontroli postępowania o zamówienie.........................................................26312.4 Sporządzanie opinii z zakresu zamówień publicznych dla potrzeb Wydziału........................26512.4.1 Procedura sporządzania opinii dla potrzeb Wydziału Kontroli Projektów....................265



Strona 8

13 PROCES DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH I SZKOLENIOWYCH.....................26713.1 Przygotowanie i realizacja Planu komunikacji RPO WM 2007- 2013....................................26713.1.1 Procedura przygotowania i realizacji Planu komunikacji RPO WM 2007- 2013..........26813.1.2 Procedura aktualizacji Planu komunikacji RPO WM 2007- 2013...............................26913.2 Przygotowanie i aktualizacja Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i

szkoleniowych.............................................................................................................................27013.2.1 Procedura przygotowania Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013............................................................................27013.2.2 Procedura aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013............................................................................27113.3 Sprawozdania okresowe, kwartalne i roczne z działań informacyjno – promocyjnych i

szkoleniowych.............................................................................................................................272

13.4 Prowadzenie działań informacyjno – promocyjnych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych...................................................................................................................273

13.4.1 Procedura prowadzenia działań informacyjno – promocyjnych...................................27413.4.2 Procedura organizowania i prowadzenia konferencji dla Beneficjentów.....................27413.4.3 Procedura opracowywania i dystrybucji materiałów informacyjnych, publikacji i wydawnictw.................................................................................................................................. 27713.4.4 Procedura opracowywania i dystrybucji biuletynu informacyjnego o RPO WM...........27813.4.5 Procedura zamieszczania na stronie internetowej informacji dotyczących RPO WM 2007-2013…………………………………………………………………………………………………28113.4.6 Procedura zamieszczania ogłoszeń prasowych o aktualnych naborach w ramach RPO WM 2007-2013.............................................................................................................................28213.5 Procedura prowadzenia działań informacyjno – promocyjnych w ramach RPO WM 2007-2013

przez Oddziały Zamiejscowe..................................................................................................... 283

13.6 Organizowanie i prowadzenie szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów.......................................................................................................284

13.6.1 Procedura organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych …………………………………………………………………………………………………28413.6.2 Procedura organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów w Oddziałach Zamiejscowych MJWPU.................28613.7 Współpraca z mediami...........................................................................................................28813.7.1 Instrukcja wykonawcza dotycząca przekazania informacji do mediów.......................28813.7.2 Instrukcja wykonawcza dotycząca organizacji briefingów prasowych.........................289

14 PROCES CENTRALNEGO PUNKTU KONTAKTOWEGO I ODDZIAŁÓW ZAMIEJSCOWYCH29114.1 Prowadzenie Punktu Kontaktowego i konsultacji indywidualnych z Beneficjentami w

Oddziałach Zamiejscowych.........................................................................................................29214.1.1 Procedura procesu udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą mailową w Oddziałach Zamiejscowych........................................................................................29214.1.2 Procedura konsultacji osobistych i telefonicznych w CPK i PK..................................29414.2 Prowadzenie punktu i konsultacji z Beneficjentami w CPK....................................................295

15 PROCES AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I KONTROLI WEWNĘTRZNEJ...................................29815.1 Sporządzanie i przesyłanie półrocznych sprawozdań do IZ..................................................29915.1.1 Procedura sporządzania i przesyłania półrocznych sprawozdań IP II do IZ................29915.2 Analiza wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających oraz udzielenie

odpowiedzi instytucji kontrolującej/audytującej...........................................................................300



Strona 9

15.2.1 Procedura analizy wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających oraz udzielania odpowiedzi instytucji kontrolującej/audytującej....................................................30015.2.2 Procedura dotycząca trybu i terminu przekazywania wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających do IZ.............................................................................30215.2.3 Procedura wdrażania działań zapobiegawczych i korekcyjnych w sytuacji wykrycia błędów systemowych....................................................................................................................303

16 PROCES ARCHIWIZACJI........................................................................................................... 30516.1 Zasady obiegu, udostępniania i archiwizowania dokumentów...............................................30616.1.1 Procedura obiegu, udostępniania i archiwizacji dokumentów.....................................30616.2 Postępowanie z bazami danych............................................................................................308

X. SPIS ZAŁĄCZNIKÓW..................................................................................................................309WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW NUMEROWANYCH DO INSTRUKCJI WYKONAWCZEJ IP II RPO WM. .309WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW OGÓLNYCH DO INSTRUKCJI WYKONAWCZEJ IP II RPO WM..............311

I. Wykaz zarządzeń Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w ramach wdrażania RPO WM

1. Zarządzenie Nr 18/10 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 9 lutego 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego MJWPU.

2. Zarządzenie Nr 19/08 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 25 lutego 2008 zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzania w życie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa, jednolitego rzeczowego wykazu akt dla MJWPU.

3. Zarządzenie Nr 10/10 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 26 stycznia 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy MJWP

4. Zarządzenie Nr 4/10 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 15 stycznia 2010 r. w sprawie Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego MJWPU.

5. Zarządzenie Nr 11/08 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 22 stycznia 2008 w sprawie podziału obowiązków pomiędzy członkami kierownictwa MJWPU.

6. Zarządzenie Nr 17/08 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 18 lutego 2008 w sprawie wprowadzenia Instrukcji Lokalnego Systemu Informatycznego.

7. Zarządzenie Nr 117/09 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 14 października 2009 r. w sprawie prowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Informacyjnego Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych.

8. Zarządzenie nr 36/08 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 5 maja 2008 w sprawie określenia systemu przechowywania i ochrony dokumentów związanych



Strona 10

z naborem wniosków i wdrażaniem projektów przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem w ramach RPO WM i POKL.

II. Terminologia – wykaz pojęć i skrótów

Beneficjent – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości

prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowe z budżetu państwa

lub ze źródeł zagranicznych na podstawie umowy o dofinansowanie projektu,

DSRR – Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa

Mazowieckiego w Warszawie,

EFRR – Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego,

FK – System Finansowo-Księgowy,

GK – Główny Księgowy,

IK-NSRO – Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia,

IP II (IP II) – Instytucja Pośrednicząca II stopnia (MJWPU),

IW – Instrukcja Wykonawcza Instytucji Pośredniczącej II stopnia – Mazowieckiej Jednostki Wdrażania

Programów Unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego

2007 – 2013,

IZ – Instytucja Zarządzająca (Zarząd Województwa Mazowieckiego),

IZe – Instytucje zewnętrzne,

KK – Komisja Konkursowa oceniająca wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM 2007-

2013 (zespół oceny),

KKM – Kierownik Komórki Merytrorycznej,

KM – Komórki Merytoryczne obejmują: WOKWF-R, WMSR-R, WPP-R, WOM-R, WWR, WKP-R, WO,

WKP-R, WKR, WZP, SBHP, WRP, WAW, WKW, WIS, WOD, WPA, WPR, WK, WPT

KSI (SIMIK 07-13) – Krajowy System Informatyczny (SIMIK 07-13),LSI – Lokalny System Informatyczny,

KW – Kierownik Wydziału,

KWOKWF-R – Kierownik Wydziału Ogłaszania Konkursów i Weryfikacji Formalnej Wniosków RPO WM

oraz Działań 1.1 – 1.5 i Piorytetu III ZPORR,

KWMS - R - Kierownik Wydziału Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR,

KWPP-R - Kierownik Wydziału Pomocy Publicznej RPO WM,

KWOM-R - Kierownik Wydziału Oceny Merytorycznej Wniosków RPO WM oraz Działań 1.1 – 1.5

i Priorytetu III ZPORR, ,

KWWR-1 – Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu I iII RPO WM oraz Wdrażania i Rozliczeń

Działania 3.4 ZPORR,



Strona 11

KWWR-2 – Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu III RPO WM oraz Działań 1.1 – 1.5 i Działań 3.1,

3.2, 3.3, 3.5 ZPORR,

KWWR-3 – Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu V i VI RPO WM,

KWWR-4 – Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu IV i VII RPO WM,

KWKP-R - Kierownik Wydziału Kontroli Projektów RPO WM,

KWO - Kierownik Wydziału Organizacyjnego,

KWKR - Kierownik Wydziału Kadr,

KWZP – Kierownik Wydziału Zamówień Publicznych,

KWRP – Kierownik Wydziału Radców Prawnych,

KWAW - Kierownik Wydziału Audytu Wewnętrznego,

KWKW - Kierownik Wydziału Kontroli Wewnętrznej,

KWIS – Kierownik Wydziału Informacji i Szkoleń Beneficjentów,

KWOD - Kierownik Wydziału Odwołań,

KWPA - Kierownik Wydziału Planowania i Analiz,

KWPR - Kierownik Wydziału Płatności i Refundacji,

KWK - Kierownik Wydziału Księgowości,

KPT - Kierownik Wydziału Pomocy Technicznej,

KWWR – Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu,

MJWPU – Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych,

OZ – Oddziały Zamiejscowe z siedzibami: w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach,

OZ.C – w Ciehcanowie,

OZ.O – w Ostrołęce,

OZ.P – w Płocku,

OZ.R – w Radomiu,

OZ.S – w Siedlcach,

PD – Plan Działania,

PT – Pomoc Techniczna,

PZP – Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych,

REGULAMIN - Regulamin Oceny wniosków i Komisji Konkursowych oceniających wnioski złożone

w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 RPO WM

RPD PT – Roczny Plan Działań Pomocy Technicznej,

RPO WM – Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego,

SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia,

UZP – Urząd Zamówień Publicznych,



Strona 12

WB – wyciągi bankowe,

WOKWF-R – Wydział Ogłaszania Konkursów i Weryfikacji Formalnej Wniosków RPO WM oraz Działań

1.1 – 1.5 i Priorytetu III ZPORR,

WMS-R – Wydział Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR,

WPP-R –Wydział . Pomocy Publicznej RPO WM,

WOM-R – Wydział Wydział Oceny Merytorycznej Wniosków RPO WM oraz Działań 1.1-1.5 i Priorytetu

III ZPORR

WWR-1 – Wydział Wdrażania Priorytetu I i II RPO WM oraz Wdrażania i Rozliczeń Działania 3.4

ZPORR,

WWR-2 – Wydział Wdrażania Priorytetu III RPO WM oraz Działań 1.1 – 1.5 i Działań 3.1, 3.2, 3.3, 3.5

ZPORR,

WWR-3 - Wydział Wdrażania Priorytetu V i VI RPO WM,

WWR-4 - Wydział Wdrażania Priorytetu IV i VII,

WKP-R – Wydział Kontroli Projektów RPO WM,

WO – Wydział Organizacyjny,

WKR – Wydział Kadr,

WZP – Wydział Zamówień Publicznych,

SBHP- Samodzielne Stanowisko ds. BHP,

WRP –Wydział Radców Prawnych,

WAW –Wydział Audytu Wewnętrznego,

WKW –Wydział Kontroli Wewnętrznej,

WIS – Wydział Informacji i Szkoleń Beneficjentów,

WOD –Wydział Odwołań,

WPA – Wydział Planowania i Analiz,

WPR – Wydział Płatności i Refundacji,

WK - Wydział Księgowości,

WPT –Wydział Pomocy Technicznej

OZ.C – w Ciehcanowie,

OZ.O – Oddział Zamiejscowy w Ostrołęce,

OZ.P – Oddział Zamiejscowy w Płocku,

OZ.R – Oddział Zamiejscowy w Radomiu,

OZ.S – Oddział Zamiejscowy w Siedlcach MPW – Miejsce Przechowywania Wniosków

Akceptacja – przyjęcie danego procesu, czynności, zadania za prawidłowe i wyrażenie na nie zgody,

Bank – Bank Gospodarstwa Krajowego,



Strona 13

Dzień – termin użyty bez wskazania czy chodzi o dni kalendarzowe czy robocze oznacza dni

kalendarzowe w rozumieniu Kodeksu Cywilnego

Komisja Przetargowa – zespół co najmniej 3 osób, powołany przez Kierownika Zamawiającego

(Dyrektora Jednostki) do oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu

o udzielenie zamówienia publicznego oraz do badania i oceny ofert,

Przygotowanie – proces związany z realizacją, wykonaniem, sporządzeniem, staraniem w celu

dokonania określonej czynności,

Sprawdzenie – kontrola i weryfikacja zgodności z prawdą, poświadczenie prawdziwości,

Wykonawca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości

prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę

w sprawie zamówienia publicznego,

Zatwierdzenie – oficjalne, ostateczne wyrażanie aprobaty, nadanie czynności, procesowi mocy prawnej

lub uczynienie obowiazującym.

III. Wprowadzenie

Instytucja Pośrednicząca II stopnia odpowiedzialna jest za wdrażanie i realizację Regionalnego

Programu Operacyjnego WM. Ponosi ona odpowiedzialność za skuteczną i efektywną implementację

Programu oraz za przestrzeganie i stosowanie odpowiednich regulacji i zasad dotyczących wdrażania

Programu. Instytucja Zarządzająca, zgodnie z art. 27 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach

prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. 2006 nr 227 poz.1658) powierzyła IP II część zadań związanych

z realizacją RPO WM. W tym zakresie kontroluje ona sposób i skuteczność realizacji przekazanych

zadań w ramach kontroli systemowej. Kwestie te reguluje treść Porozumienia nr SR.II/1/10 , zawartego

w dniu 23 lutego 2010 r. na mocy uchwały Nr 22/313/10 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia

5 stycznia 2010 r., w sprawie zawarcia Porozumienia dotyczącego powierzenia części zadań

związanych z realizacją RPO WM IZ RPO WM. Dokonując delegacji, IZ RPO WM zachowuje jednak

całkowitą odpowiedzialność za całość realizacji RPO WM.



Strona 14

Instytucje zaangażowane w realizację RPO WM – schemat

Instrukcja Wykonawcza zawiera opisy procesów zachodzących w strukturze organizacyjnej IP II,

związanych z wdrażaniem poszczególnych Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego WM.

Instrukcja Wykonawcza zawiera również opis struktury organizacyjnej MJWPU, zadania i zakres czynności komórek MJWPU zaangażowanych w realizację RPO WM.

IV. Dokumenty związane z wdrażaniem Regionalnego Programu Operacyjnego WM

Akty prawne UE

1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne

dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego

oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UE z dnia 31

lipca 2006r., L 210/25) z późniejszymi zmianami.



Strona 15

2. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r.

w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE)

nr 1783/1999 (Dz. U. UE z dnia 31 lipca 2006r., L 210/1) z późniejszymi zmianami.

3. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe

zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne

dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego

oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego

i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie

(WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UE z dnia 27 grudnia 2006r., L 371/1).Rozporządzenie Komisji (WE)

nr 1159/2000 z dnia 30 maja 2000 r. w sprawie prowadzenia przez Państwa Członkowskie działań

informacyjnych i reklamowych dotyczących pomocy udzielanej z funduszy strukturalnych z

późniejszymi zmianami.

Polskie akty prawne

1. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa Dz. U.2001 nr 142 poz.1590.

2. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2006 r.

Nr 227, poz. 1658, z późna. zm.).

3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (DZ.U.09.157.1240)

4. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz.

11655).

Inne opracowane dokumenty dotyczące okresu programowania 2007-2013

1. Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013 wspierające wzrost gospodarczy

zatrudnienie (Narodowa Strategia Spójności), zaakceptowane przez Radę Ministrów w maju 2007 r.

Dokument programowe

1. Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego 2007-2013, zatwierdzony przez

Komisję Europejską w dniu 11.10.2007 r. przyjęty Uchwałą Nr 2283/89/07 Zarządu Województwa

Mazowieckiego z dnia 6 listopada 2007 r.

2. Szczegółowy Opis Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa

Mazowieckiego 2007-2013 przyjęty Uchwałą Nr 742/340/10 Zarządu Województwa Mazowieckiego

z dnia 19 kwietnia 2010 r.

Wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego



Strona 16

1. Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych

i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 z dnia 17 grudnia 2008 r.

2. Wytyczne w zakresie jednolitego systemu zarządzania i monitorowania projektów indywidualnych

z dnia 22 stycznia 2010 r.

3. Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem

Operacyjnym z dnia 22 grudnia 2009 r.

4. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie korzystania z pomocy technicznej z dnia

7 grudnia 2009 r.

5. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości z dnia 9 czerwca 2009 r.

z późniejszymi zmianami.

6. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich

programów operacyjnych z dnia 9 września 2008 r. z późniejszymi zmianami.

7. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania

danych w formie elektronicznej z dnia 9 lutego 2010 r. z późniejszymi zmianami.

8. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia

nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie

programowania 2007-2013 z dnia 12 lutego 2008 r.

9. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 13 sierpnia 2007

r. z późniejszymi zmianami.

Dokumenty przyjęte przez Zarząd Województwa Mazowieckiego w ramach wdrażania RPO WM

1. Zasady kwalifikowania wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa

Mazowieckiego 2007-2013 przyjęte Uchwałą 2812/295/09 z dnia 3 listopada 2009 r.

2. Roczny Plan Działań Pomocy Technicznej

V. Zadania i struktura organizacyjna Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych

Zgodnie z Porozumieniem i Uchwałą Nr 47/07 Sejmiku Województwa Mazowieckiego z dnia 19 marca

2007 roku (§ 4 statutu) do zadań MJWPU związanych z pełnieniem roli IP II we wdrażaniu RPO WM

należy w szczególności:



Strona 17

1. Przygotowywanie i aktualizacja opisów procedur i podręczników wdrażania RPO WM zgodnie

z wytycznymi Instytucji Zarządzającej i przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej celem ich

zatwierdzenia;

2. Współpraca z Instytucją Zarządzającą w przygotowywaniu szczegółowego opisu Priorytetów RPO

WM;

3. Przygotowywanie wzorów wniosków aplikacyjnych, umów i innych dokumentów dla Beneficjentów

zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej;

4. Opracowywanie rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach Priorytetu i przekazywanie ich

do Instytucji Zarządzającej;

5. Prowadzenie procedur konkursowych służących wyborowi przez Zarząd Województwa

Mazowieckiego projektów, które będą dofinansowane w ramach RPO WM;

6. Przygotowywanie projektów umów o dofinansowanie projektów;

7. Dokonywanie płatności ze środków RPO WM na rzecz Beneficjentów;

8. Monitorowanie rzeczowego i finansowego postępu w realizacji projektów i weryfikacja sprawozdań

i wniosków o płatność sporządzanych przez Beneficjentów;

9. Kontrola realizacji poszczególnych projektów dofinansowanych w ramach RPO WM;

10. Odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych Beneficjentom w ramach RPO WM;

11. Prowadzenie systemu rejestrowania i przechowywania w formie elektronicznej szczegółowych

rejestrów księgowych dla każdego projektu oraz gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania

finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny;

12. Prowadzenie elektronicznego systemu monitorowania realizacji projektów i priorytetów

realizowanych w ramach RPO WM;

13. Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych w ramach RPO WM;

14. Przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów przez okres 3 lat od daty

zamknięcia projektu realizowanego w ramach RPO WM;

15. Realizacja zadań związanych z wykorzystaniem środków Pomocy Technicznej w ramach RPO WM;

16. Monitorowanie realizacji Indykatywnego Planu Inwestycyjnego RPO WM (IPI);

17. Sporządzanie rocznych Planów Działań;

18. Wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego, zgodnie z dokumentami

źródłowymi.

Strukturę organizacyjną MJWPU określa Regulamin Organizacyjny Mazowieckiej Jednostki Wdrażania

Programów Unijnych, który stanowi załącznik do Zarządzenie Nr 18/10 Dyrektora Mazowieckiej

Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 9 lutego 2010 r.



Strona 18

Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych jest samorządową jednostką organizacyjną

Samorządu Województwa Mazowieckiego, działającą w formie jednostki budżetowej. MJWPU realizuje

powierzone zadania samodzielnie lub za pośrednictwem Oddziałów Zamiejscowych.

MJWPU obejmuje bezpośrednio swoim zasięgiem Miasto St. Warszawa oraz powiaty: garwoliński,

grodziski, grójecki, legionowski, miński, nowodworski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, pułtuski,

sochaczewski, warszawski zachodni, węgrowski, wołomiński, wyszkowski, żyrardowski.

Zadania MJWPU realizowane są przez Oddziały Zamiejscowe z siedzibami w Ciechanowie, Ostrołęce,

Płocku, Radomiu i Siedlcach.

VI. Komórki organizacyjne Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych odpowiedzialne za wdrażanie RPO WM

Zadania i struktura organizacyjna MJWPU dostosowana jest do wykonywania zadań związanych

z obsługą procesu wdrażania RPO WM.

Wydział Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR (WMS-R), który

funkcjonuje w pionie Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM zajmuje się m.in. monitorowaniem realizacji

Priorytetów, przetwarzaniem danych i sporządzaniem informacji z realizacji Priorytetów, sporządzaniem

Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową.

Celem zapewnienia prawidłowej realizacji zadań, w ramach Wydziałów Wdrażania Priorytetów,

wyodrębniono następujące komórki:

1. Wydział Wdrażania Priorytetu I i II RPO WM oraz Wdrażania i Rozliczeń Działania 3.4 ZPORR–

WWR-1,

2. Wydział Wdrażania Priorytetu III RPO WM oraz Działań 1.1 – 1.5 i Działań 3.1, 3.2, 3.3, 3.5 ZPORR

– WWR-2

3. Wydział Wdrażania Priorytetu V i VI RPO WM - WWR-3

4. Wydział Wdrażania Priorytetu IV i VII RPO WM - WWR-4Pozostałe komórki bezpośrednio zaangażowane w proces wdrażania RPO WM

Wydział Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS) – podległy Dyrektorowi – odpowiedzialny m.in.

za przygotowanie Planu Komunikacji RPO WM, przygotowanie, monitorowanie i analizę rocznych

planów działań informacyjno-promocyjnych, aktualizację i administrowanie strony www.mazowia.eu,

organizowanie kampanii informacyjno-promocyjnych;



Strona 19

http://WWW.mazowia.eu/

Wydział Planowania i Analiz (WPA) – podległy Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych -Głównemu

Księgowemu – odpowiedzialny m.in. za sporządzanie planu finansowego Jednostki, przygotowanie

informacji o stanie zaangażowanie wydatków na realizacje projektów;

Wydział Księgowości (WK) – podległy Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych - Głównemu

Księgowemu – prowadzi obsługę finansową i wyodrębnioną ewidencję księgową projektów

realizowanych w ramach RPO WM;

Wydział Płatności i Refundacji (WPR) - podległy Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych Głównemu

Księgowemu – odpowiedzialny m.in. za dokonywanie płatności na rzecz Beneficjentów, windykację

należności w tym odzyskiwanie kwot;

Wydział Oceny Merytorycznej Wniosków RPO WM oraz Działań 1.1-1.5 i Priorytetu III ZPORR (WOM-R) - podległy Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM - odpowiedzialny m.in.

za przygotowywanie projektów regulaminów Komisji Konkursowych i innych dokumentów

niezbędnych do zapewnienia prawidłowego przebiegu oceny merytorycznej wniosków, obsługę

procesu związanego z powoływaniem zespołów dokonujących oceny projektów w ramach RPO

WM, przygotowywanie wyników oceny wniosków o dofinansowanie realizacji projektów

w ramach RPO WM, przygotowanie projektów informacji dla Beneficjentów i komórek

organizacyjnych MJWPU o wynikach oceny wniosków o dofinansowanie realizacji projektów

w ramach RPO WM;

Wydział Weryfikacji Formalnej Wniosków RPO WM oraz Działań 1.1-1.5 i Priorytetu III ZPORR (WOKWF-R) - podległy Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM – odpowiedzialny m.in.

za przygotowanie harmonogramu naboru wniosków, weryfikację formalną wniosków

o dofinansowanie realizację projektów w ramach RPO WM oraz Działań 1.1-1.5 i Priorytetu III

ZPORR, przekazywanie zbiorczej listy pozytywnie zweryfikowanych wniosków pod względem

formalnym do Wydziału Oceny Merytorycznej Wniosków RPO WM Działań 1.1-1.5 i Priorytetu III

ZPORR (WOM-R), wprowadzenie danych do Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI)

i Krajowego Systemu Informatycznego (KSI) – SIMIK, prowadzenie spraw związanych

z informowaniem Beneficjentów o wynikach weryfikacji formalnej wniosków;

Wydział Kontroli Projektów (WKP-R) – podległy Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM –

odpowiedzialny m.in. za sporządzanie projektów planów kontroli w zakresie wykorzystania środków

w odniesieniu do wytypowanych projektów RPO WM, w tym projektów Rocznych Planów Kontroli

i harmonogramów miesięcznych, przeprowadzenie kontroli na podstawie planu kontroli w tym

formułowanie zaleceń pokontrolnych, przeprowadzenie kontroli doraźnych projektów, wykrywanie,

monitorowanie i zbieranie informacji o wszystkich wykrytych nieprawidłowościach w realizacji

projektów RPO WM, prowadzenie rejestru przeprowadzonych kontroli oraz rejestru wykrytych

nieprawidłowości;



Strona 20

Wydział Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS) – podległy Dyrektorowi MJWPU –

odpowiedzialny m.in. za przygotowanie projektu Planu Komunikacji RPO WM, przygotowanie

projektów rocznych planów działań informacyjno-promocji, zarządzanie treścią merytoryczną,

aktualizację i administrowanie strony www.mazowia.eu, przygotowanie wydawnictw dotyczących

działań MJWPU oraz wdrażanych programów, organizowanie konferencji informacyjno-

edukacyjnych dla Beneficjentów;

Wydział Organizacyjny (WO) – podległy Dyrektorowi MJWPU – odpowiedzialny m.in.

za obsługę informatyczną i teleinformatyczną MJWPU, zabezpieczenie techniczno-materiałowe

MJWPU, prowadzenie Archiwum, administrowanie bezpieczeństwem informacji, prowadzenie

obsługi kancelaryjnej MJWPU;

Wydział Pomocy Technicznej (WPT) – podległy Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych –

Głównemu Księgowemu – odpowiedzialny m.in. za koordynowanie i monitorowanie realizacji

projektów systemowych w ramach Priorytetu VIII RPO WM, weryfikację dokumentacji związanej

z realizacją wydatków finansowanych ze środków Priorytetu VIII RPO WM, sporządzanie wniosków

o płatność w ramach Priorytetu VIII RPO WM we współpracy z komórkami realizującymi zadania

w projektach systemowych;

Wydział Odwołań (WOD) – podległy Dyrektorowi MJWPU – odpowiedzialny m.in.

za prowadzenie rejestru środków odwoławczych w ramach RPO WM, prowadzenie spraw

dotyczących skarg wniesionych przez Wnioskodawców do sądu administracyjnego, informowanie

Beneficjentów o przysługujących im środkach odwoławczych, analizowanie składanych środków

odwoławczych;

Wydział Kontroli Wewnętrznej (WKW) – podległy Dyrektorowi MJWPU – odpowiedzialny m.in. za

opracowanie planów kontroli MJWPU, przeprowadzenie kontroli komórek organizacyjnych MJWPU,

opracowywanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli oraz formułowanie zaleceń

pokontrolnych, monitorowanie zaleceń pokontrolnych, współdziałanie z zewnętrznymi organami

kontroli w zakresie działalności kontrolnej, sporządzanie projektów odpowiedzi na wystąpienia

organów kontroli zewnętrznej;

Wydział Kadr (WKR) – podległy Dyrektorowi MJWPU – odpowiedzialny m.in. za prowadzenie

spraw kadrowych pracowników MJWPU, opracowywanie i realizację polityki kadrowej MJWPU,

przygotowywanie dokumentacji personalnej;

Wydział Audytu Wewnętrznego (WAW) – podległy Dyrektorowi MJWPU – odpowiedzialny m.in.

za ocenę kontroli zarządczej w zakresie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli

zarządczej poprzez cenę m.in.: ogółu zadań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów

i zadań Jednostki w zakresie zgodności z prawem, efektywności, dokonywanie w ramach kontroli

zarządczej oceny: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,



Strona 21

http://www.mazowia.eu/

ochrony zasobów, wiarygodności sprawozdań, zarządzania ryzykiem, przygotowanie rocznego

planu audytu wewnętrznego;

Odziały Zamiejscowe w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach – odpowiedzialne

za informację i promocję RPO WM w zakresie działań wdrażanych przez Jednostkę, prowadzenie

Punktów Kontaktowych weryfikacje formalną wniosków o dofinansowanie realizacji projektów

złożonych w Oddziałach Zamiejscowych w ramach RPO WM, wprowadzanie danych do KSI.

VII. Zadania Wydziałów Wdrażania Priorytetów I, II, III, IV, V, VI, VII RPO WM oraz Wydziału monitoringu i sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR

Do zakresu zadań WWR należy w szczególności:

prowadzenie spraw związanych z zawieraniem, zmianą i rozwiązywaniem umów o dofinansowanie

projektów;

prowadzenie ewidencji zawartych umów;

przygotowywanie projektów bieżącej korespondencji i prowadzenie konsultacji z Beneficjentami

w zakresie właściwej realizacji warunków umowy o dofinansowanie projektów;

przechowywanie dokumentów związanych z wdrażaniem;

weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków o płatność;

sporządzanie dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjentów;

sporządzanie harmonogramów i prognoz wypłat w ramach realizowanych Działań;

sporządzanie Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową/końcową/w ramach częściowego zamknięcia pomocy od IP II do IŻ;

rozliczanie dotacji udzielonych beneficjentom we współpracy z Wydziałem Księgowości (WK);

potwierdzenie sald Beneficjentów we współpracy z Wydziałem Księgowości (WK);

wprowadzanie danych do KSI oraz LSI w zakresie zadań Wydziału;

współpraca z Wydziałem Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR

(WMS-R) w zakresie zabezpieczeń.

Każdą z komórek organizacyjnych kieruje właściwy Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu, któremu podlegają pracownicy zatrudnieni na stanowiskach ds. obługi projektów, pełniący rolę opiekunów projektów.

Do zakresu zadań WMS-R należy w szczególności :

Przygotowanie projektu Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej II Stopnia;

Monitorowanie realizacji Priorytetów zgodnie z zasadą n+3 / n+2;



Strona 22

Sporządzenie infornacji miesięcznej, sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z realizacji Priorytetów;

Prowadzenie spraw związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem oraz z wprowadzaniem danych do Krajowego Systemu Informatycznego KSI (SIMIK 2007-2013);

Przygotowanie analiz i informacji z realizacji RPO WM;

Przygotowanie informacji miesięcznych z przygotowania projektów kluczowych i dużych w ramach RPO WM.

VIII. System podległości służbowej i zastępstw pracowników

Podległość służbową przedstawia schemat organizacyjny MJWPU.

W przypadku nieobecności Dyrektora MJWPU jego obowiązki pełni wyznaczony przez niego

Zastępca Dyrektora.

W przypadku nieobecności Zastępcy Dyrektora, jego obowiązki przejmuje inny Zastępca

Dyrektora lub Kierownik Wydziału wskazany przez danego Zastępcę. W przypadku nieobecności

Głównego Księgowego, zastępuje go wskazany przez niego Kierownik Wydziału.

W przypadku nieobecności Kierownika Wydziału jego obowiązki pełni wyznaczony przez niego

pracownik, który mu podlega. W wyjątkowych sytuacjach, np.: gdy nieobecny jest Kierownik obejmujący

samodzielne stanowisko pracy lub wszyscy pracownicy podlegli Kierownikowi zostali czasowo

oddelegowani, wówczas jego obowiązki może przejąć inny Kierownik lub Zastępca Dyrektora, któremu

podlega.

W przypadku nieobecności pracownika, jego obowiązki przejmuje wyznaczony przez Kierownika

inny pracownik Wydziału. Kierownik może również wyznaczyć siebie, jako osobę zastępującą

pracownika.



Strona 23

IX. Wykaz procesów przewidywanych dla RPO WM

1 PROCES ZARZĄDZANIA SYSTEMEM

Uczestnicy procesu:

1.1 Sporządzanie i aktualizacja Instrukcji Wykonawczej IP II

Opracowanie treści Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej II stopnia Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 – 2013 jest czynnością jednorazową.Zmiany i uzupełnienia IW IP II mogą być wprowadzane na wniosek IZ, KM, lub w przypadku wielokrotnego uzasadnionego odstępstwa od procedur. Rejestr odstępstw prowadzony jest w WMS-R.Zmiany w IW przeprowadzane są do 20 dnia każdego miesiąca po zakończeniu kwartału.

1.1.1 Procedura aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IP II na wniosek IZ

Lp. Czynność Wykonawca czynności

Miejsce oraz jednostki powiązane

Dokument źródłowy, w tym system

informatyczny

Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.Otrzymanie od IZ propozycji zmian w zakresie aktualizacji IW IP II

Stanowisko ds. procedur

WMS-R Propozycja zmian otrzymana od IZ

Rejestracja pisma

2.

Przygotowanie i przekazanie w formie elektronicznej właściwym komórkom merytorycznym informacji dotyczącej zmian proponowanych przez IZ


Właściwe KM Propozycja zmian otrzymana od IZ

Korespondencja mailowa

1 dzień roboczy

3.

Akceptacja proponowanych przez IZ zmian- jeżeli TAK: naniesienie zmian w IW IP II w trybie „śledź zmiany”, wypełnienie Karty zmian (załącznik 1) i przesłanie IW IP II i Karty zmian do stanowiska ds. procedur- jeżeli NIE: konsultacje z IZ za pośrednictwem stanowiska ds. procedur

Kierownik właściwej KM odpowiedzialnej za dany proces

Właściwe KM, Stanowisko ds. procedur

Propozycja zmian otrzymana od IZ


5 dni roboczych

Korespondencja pomiędzy KM a Stanowiskiem ds. procedur odbywa się droga elektroniczną.Konsultacje z IZ odbywają się w formie telefonicznej, mailowej lub spotkań.

4.Sprawdzenie i naniesienie zmian na podstawie otrzymanej wersji elektronicznej oraz Karty zmian


Właściwa KM, Stanowisko ds. zmiany w IZ

Propozycja zmian otrzymana od IZ

Projekt IW IP II Korespondencja mailowa

3 dni robocze

5. Przesłanie projektu zmienionej IW IP II w wersji elektronicznej właściwym KM celem ostatecznej weryfikacji oraz akceptacji

Kierownik właściwej KM odpowiedzialnej za dany


Projekt IW IP II Projekt IW IP II Korespondencja mailowa

2 dni robocze



Strona 26

proces/procedurę

6.

Przesłanie projektu zmienionej IW IP II w wersji elektronicznej wraz z wypełnionymi kartami zmian do stanowiska ds. procedur i dokumentów programowych w IZ celem wstępnej akceptacji.



1 dzień roboczy

7.

Otrzymanie od IZ informacji o wstępnej akceptacjiJeżeli TAK: zatwierdzenie projektu IW IP IIJeżeli NIE: powrót do pkt. 2

Dyrektor MJWPU KWMS-R, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, GK

Projekt IW Projekt IW IP II zaakceptowany przez IZ


Termin zgodny z Instrukcją Wykonawczą Instytucji Zarządzającej

8.

Przesłanie zatwierdzonej IW IP II do IZ w wersji elektronicznej oraz papierowej


Projekt IW IP II IW IP II zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU

IW IP II zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU

1 dzień roboczy

1.1.2 Procedura aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IP II na wniosek KM



Dokument źródłowy, w tym

system informatyczny

Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.

Otrzymanie od KM propozycji zmian w zakresie aktualizacji IW IP II w trybie „śledź zmiany” wraz z wypełnioną Kartą zmian (załącznik 1)


Właściwa KM Propozycja zmian otrzymana od Właściwej KM

1 dzień roboczy

2.Naniesienie zmian na podstawie otrzymanej wersji elektronicznej oraz Karty zmian


WMS-R, Właściwa KM, Stanowisko ds. zmiany w IZ

Propozycja zmian otrzymana od KM

Projekt IW IP II IW zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU

3 dni robocze

3. Przesłanie projektu zmienionej IW IP II w wersji elektronicznej Właściwym KM celem ostatecznej weryfikacji oraz akceptacji



Projekt IW IP II Projekt IW IP II IW zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU

2 dni robocze Po weryfikacji oraz zaakceptowaniu projektu IW IP II, właściwa KM przesyła dany



Strona 27

proces / procedurę do WMS-R

4.

Przesłanie projektu zmienionej IW IP II w wersji elektronicznej wraz z wypełnionymi kartami zmian do stanowiska ds. procedur i dokumentów programowych w IZ celem wstępnej akceptacji


IW IP II zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU

1 dzień roboczy

5.

Otrzymanie od IZ informacji o wstępnej akceptacjiJeżeli TAK: zatwierdzenie projektu IW IP IIJeżeli NIE: powrót do pkt. 2

Dyrektor MJWPU KWMS-R, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, GK

Projekt IW IP II Projekt IW IP II zaakceptowany przez IZ

Termin zgodny z Instrukcją Wykonawczą Instytucji Zarządzającej

4 dni robocze

6.

Przesłanie zatwierdzonej IW IP II do IZ Stanowisko ds. procedur

Projekt IW IP II IW IP II zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU

4 dni robocze

1.1.3 Procedura postępowania w przypadku odstępstw od przyjętej Instrukcji Wykonawczej oraz od dokumentów podstawowych regulujących wdrażanie RPO WM


Miejsce oraz jednostki

powiązane

Dokument źródłowy, w tym system informatyczny

Dokument wtórny Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.Sporządzenie pisma wraz z uzasadnieniem z prośbą o wyrażenie zgody na odstępstwo od procedury

Pracownik KM KM Projekt pisma z prośbą o wyrażenie zgody na odstępstwo od procedury

1 dzień roboczy

2.

Zatwierdzenie pisma KKM, Z-ca Dyr. pionu, Dyrektor MJWPU

Właściwe KM Projekt pisma z prośbą o wyrażenie zgody na odstępstwo od procedury

Pismo z prośbą o wyrażenie zgody na odstępstwo od procedury

1 dzień roboczy

3.

Przesłanie elektronicznej wersji pisma do wiadomości Stanowiska ds. procedur

Pracownik KM WMS-R Pismo z prośbą o wyrażenie zgody na odstępstwo od procedury

1 dzień roboczy

4.

Przesłanie pisma do IZ w celu akceptacji Pracownik KM KM Pismo z prośbą o wyrażenie zgody na odstępstwo od procedury

Pismo zatwierdzone przez Dyrektora MJWPU

1 dzień roboczy

5. Otrzymanie od IZ odpowiedzi na pismo w sprawie wyrażenia zgody na odstępstwo od

Pracownik KM WMS-R Pismo od IZ wyrażające zgodę na odstępstwo

Rejestr odstępstw Rejestr odstępstw



Strona 28

procedury- jeżeli TAK: przekazanie kopii pisma wyrażającego zgodę na odstępstwo od procedury do stanowiska ds. procedur celem wpisania do rejestru odstępstw- jeżeli NIE: przejście do pkt.1

od procedury

Uwagi: Odstępstwo to postępowanie niezgodne z zatwierdzoną Instrukcją Wykonawczą RPO WM a także dokumentami programowymi zachodzące

w uzasadnionych przypadkach ze względu na szczególny interes MJWPU. Odstępstwa mogą dotyczyć IW IP II lub załączników do IW IP II, a także dokumentów programowych. Pisemna zgoda na dokonanie odstępstwa powinna być wyrażona przed dokonaniem czynności z pominięciem sposobu postępowania określonego

w Instrukcji Wykonawczej.

2 PROCES OGŁASZANIA KONKURSÓW, NABORU, OCENY I ZATWIERDZANIA PROJEKTÓW

Uczestnicy procesu:



Strona 29

2.1 Przygotowanie i zatwierdzenie dokumentacji konkursowej

Na dokumentację konkursową składają się dokumenty o charakterze programowym, treść ogłoszenia, regulamin konkursu, wymagane załączniki, szczegółowe instrukcje odnośnie wypełniania wniosku, dokumenty odnośnie kwalifikowalności wydatków.



Strona 30

2.1.1 Procedura przygotowania i zatwierdzania dokumentacji konkursowej




informatycznyDokument wtórny Mechanizm

kontrolnyCzas Uwagi

1.

Przygotowanie projektu dokumentacji konkursowej w wersji roboczej na podstawie dokumentów programowych, wytycznych i innych dostępnych źródeł

Stanowisko ds. weryfikacji formalnej RPO WM

WOKWF-R Projekt dokumentacji konkursowej

Co najmniej na 3 tygodnie przed planowanym ogłoszeniem konkursu

2.

Przekazanie projektu dokumentacji do poszczególnych komórek merytorycznych celem konsultacji oraz wyznaczenie terminu na wnoszenie uwag


WOKWF-R, WWR, WIS,

WPP-R, WOM-R

Projekt dokumentacji konkursowej

Uwagi KM

3

Po otrzymaniu uwag od KKM przygotowanie ostatecznej wersji dokumentacji konkursowej


WOKWF-R, KM Projekt dokumentacji konkursowej (z uwagami KM)

Zatwierdzenie przez KWOKWF-R

Co najmniej 1 dzień od otrzymania uwag

4.

Sprawdzenie projektu dokumentacji konkursowej:- jeżeli TAK: zatwierdzenie i przekazanie do Dyrektora MJWPU- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

Zastępca Dyrektora ds. RPO WM

Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, WOKWF-R


Akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

1 dzień

5.

Sprawdzenie projektu dokumentacji konkursowej:- jeżeli TAK: zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4

Dyrektor MJWPU

Dyrektor MJWPU, WOKWF-R


Dokumentacja konkursowa

Zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU

1 dzień

6.

Przekazanie podpisanej dokumentacji konkursowej do zatwierdzenia przez IZ


WOKWF-R Dokumentacja konkursowa

Data przekazania dokumentacji konkursowej

2 dni od podpisania przez Dyrektora MJWPU

7. Otrzymanie od IZ zatwierdzonej Stanowisko ds. IZ, WOKWF-R Dokumentacja Data otrzymania Co najmniej 1 dzień



Strona 31

dokumentacji konkursowej- jeżeli TAK: zatwierdzenie,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

weryfikacji formalnej RPO WM

konkursowa zatwierdzonej dokumentacji konkursowej

od otrzymania dokumentu

8.

Przekazanie do WIS zatwierdzonej dokumentacji konkursowej w celu umieszczenia na stronie internetowej MJWPU


WOKWF-R oraz WIS Dokumentacja konkursowa

3 dni od otrzymania zatwierdzonej przez IZ dokumentacji

2.2 Przygotowanie i ogłoszenie harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów

MJWPU ustala terminy poszczególnych naborów wniosków. Harmonogram naboru ukazuje się na stronie internetowej MJWPU.

2.2.1 Procedura przygotowywania i ogłoszenia harmonogramu naborów wniosków o dofinansowanie projektu oraz komunikatów o zamknięciu konkursów



powiązane



Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.Przygotowanie harmonogramu naboru wniosków w ramach RPO WM na dany rok w formie uchwały Zarządu WM

WOKWF-R WOKWF-R, KM Projekt Harmonogramu naboru wniosków

2.

Sprawdzenie i akceptacja projektu Harmonogramu naboru wniosków w ramach RPO WM na dany rok,- jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

Zastępca Dyrektora ds. RPO WM,

Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, WOKWF-R

Projekt Harmonogramu naboru wniosków

Akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

1 dzień

3.

Zatwierdzenie projektu Harmonogramu naboru wniosków w ramach RPO WM,- jeżeli TAK: zatwierdzenie,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt 2

Dyrektor MJWPU, Dyrektor MJWPU, WOKWF-R

Projekt Harmonogramu naboru wniosków

Harmonogram naboru wniosków


1 dzień

4. Przekazanie Harmonogramu naboru wniosków do zatwierdzenia przez IZ


WOKWF-R Harmonogram naboru wniosków

Data przekazania Harmonogramu naboru wniosków

2 dni od podpisania przez



Strona 32

Dyrektora MJWPU

5.

Akceptacja IZ i przekazanie Harmonogramu naboru wniosków w ramach RPO WM na dany rok w formie uchwały Zarządu WM - jeżeli NIE wniesienie poprawek powrót do pkt. 1

IZ IZ, WOKWF-R Harmonogram naboru wniosków

Data otrzymania Harmonogramu naboru wniosków

Co najmniej 1 dzień od otrzymania dokumentu

6.

Przekazanie (w wersji papierowej oraz elektronicznej) zatwierdzonego Harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektu w ramach RPO WM na posiedzenie Zarządu Województwa Mazowieckiego

WOKWF-R, WO, IZ WOKWF-R, WO, IZ Projekt Harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie

Zatwierdzenie przez Zarząd WM

Podpisanie uchwały Zarządu WM przez Marszałka Województwa. Wpis do rejestru uchwał

1 dzień

7.

Przekazanie (w wersji papierowej oraz elektronicznej) zatwierdzonego Harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektu w ramach RPO WM wraz z informacją na stronę internetową do WIS

WOKWF-R WOKWF-R, WIS Harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie

Data przekazania pisma

1 dzień

2.3 Przygotowanie Regulaminu dotyczącego przebiegu oceny merytorycznej wniosków

2.3.1 Procedura przygotowania Regulaminu dotyczącego przebiegu oceny merytorycznej wniosków



powiązane



kontrolnyCzas Uwagi

1 Przygotowanie projektu dotyczącego przebiegu oceny merytorycznej wniosków zwanego

Pracownicy WOM-R wyznaczeni przez Kierownika

WOM-R Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM 2007-2013

Projekt Regulaminu Zatwierdzenie przez KWOM-R, Zatwierdzenie przez

21 dni roboczych



Strona 33

dalej Regulaminem WRP

2

Akceptacja projektu Regulaminu - jeżeli TAK: przekazanie do IZ w celu sprawdzenia i akceptacji projektu - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1


WOM-R, IZ Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM 2007

Projekt Regulaminu Zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU

2 dni robocze

3

Akceptacja przez IZ projektu Regulaminu lub wniesienie ewentualnych poprawek - jeżeli akceptacja to skierowanie do WOM-R w celu przygotowania projektu uchwały - jeżeli wniesienie poprawek powrót do pkt.1

IZ IZ, WOM-R Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM 2007

Projekt Regulaminu

4

Przygotowanie projektu uchwały Zarządu WM w sprawie przyjęcia Regulaminu, Przejście do procedury 2.9.1


WOM-R,WRP

Projekt Regulaminu Projekt uchwały Zarządu WM w sprawie przyjęcia Regulaminu

Zatwierdzenie przez KWOM-R, Zatwierdzenie przez WRP

4 dni robocze

5

Po podjęciu Uchwały Zarządu WM o przyjęciu Regulaminu przekazanie Regulaminu do WIS w celu umieszczenia na stronie internetowej MJWPU


WOM-RWIS

Treść Regulaminu Umieszczony Regulamin na stronie internetowej

Data zamieszczenia na stronie internetowej MJWPU

3 dni robocze

2.3.2 Procedura powołania członków Komisji Konkursowej



powiązane



kontrolnyCzas Uwagi

1 Przygotowanie projektu Zarządzenia Dyrektora MJWPU ws. składu osobowego Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM 2007-2013 (KK). Przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM


WOM-R, Regulamin Uchwała ZWM ws. Zatwierdzenia bazy ekspertów RPO WM 2007-2013 oraz bazy danych osób prowadzących ocenę strategiczną w ramach RPO WM 2007-2013 pełniących funkcję ekspertów

Projekt Zarządzenia ws. składu osobowego KK

Zatwierdzenie przez KWOM-R, Zatwierdzenie przez WRP

3 dni robocze Na członków KK powoływani są eksperci z bazy ekspertów RPO WM 2007-2013 oraz bazy danych osób prowadzących ocenę strategiczną



Strona 34

Centralna baza ekspertów Ministra Rozwoju Regionalnego

w ramach RPO WM 2007-2013 pełniących funkcję ekspertów. W zależności od ilości złożonych wniosków może zostać podjęta decyzja o powołaniu członków KK z centralnej bazy ekspertów Ministra Rozwoju Regionalnego

2

Akceptacja projektu Zarządzenia w sprawie powołania członków KK - jeżeli TAK: zatwierdzenie i przekazanie do Dyrektora MJWPU- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt.1


WOM-R, Regulamin, Uchwała ZWM ws. Zatwierdzenia bazy ekspertów RPO WM 2007-2013 oraz bazy danych osób prowadzących ocenę strategiczną w ramach RPO WM 2007-2013 pełniących funkcję ekspertów

Projekt Zarządzenia ws. składu osobowego KK

Zatwierdzenie przez KWPA Zatwierdzenie przez WRP

3 dni robocze

3

Akceptacja przez Dyrektora MJWPU projektu w/w Zarządzenia,- jeżeli TAK: przekazanie decyzji do KWOM-R - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt.1

Dyrektor MJWPU WOM-R Regulamin, Uchwała ZWM ws. Zatwierdzenia bazy ekspertów RPO WM 2007-2013 oraz bazy danych osób prowadzących ocenę strategiczną w ramach RPO WM 2007-2013 pełniących funkcję ekspertów

Zarządzenie ws. składu osobowego KK

2 dni robocze

4

Przekazanie zaakceptowanego Zarządzenia ws. składu osobowego KK do WIS celem umieszczenia informacji na stronie internetowej MJWPU

KWOM-R WOM-R,WIS

Zarządzenie ws. składu osobowego Komisji Konkursowych oceniających wnioski złożone w ramach RPO WM 2007-2013

Zarządzenie ws. składu osobowego KK (na stronie internetowej MJWPU)

Umieszczone ogłoszenie na stronie internetowej

3 dni robocze Wersja elektroniczna i papierowa

5 Przekazanie do IZ zaakceptowanego Zarządzenia ws. składu osobowego KK

KWOM-R WOM-R,IZ

Zarządzenie ws. składu osobowego KK

Zarządzenie ws. składu osobowego KK (na stronie internetowej

2 dni robocze Wersja papierowa i elektroniczna



Strona 35

MJWPU)

2.4 Nabór i przekazanie wniosków do KM w ramach ogłoszonych konkursów. Wycofanie wniosku z MJWPU. Unieważnienie konkursu

Zgodnie z właściwą procedurą oraz Ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (art. 29) każdy wniosek składany osobiście lub za pośrednictwem poczty/kuriera podlega rejestracji w dzienniku kancelaryjnym oraz w elektronicznej bazie wniosków o dofinansowanie.

2.4.1 Procedura naboru i przekazania do KM wniosków w ramach ogłoszonych konkursów zamkniętych



powiązane


Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny Czas Uwagi

1. Przyjęcie w Punkcie Przyjmowania Wniosków sporządzonych przez Wnioskodawców wniosków o dofinansowanie realizacji projektów, uzupełnionych wniosków, załączników do wniosków.Umieszczenie i zabezpieczenie wniosków w Miejscu Przechowywania Wniosków (MPW)

Stanowisko ds. przyjmowania wniosków RPO WM oraz informacji i promocji

MJWPU, WIS Wniosek o dofinansowanie projektu realizowanego w ramach RPO WM

Dziennik Rejestracyjny RPO WM

Godzina i data wpływu wniosku, podpis i pieczątka imienna pracownika przyjmującego wniosek, nadany numer rejestracyjny zgodnie z prowadzonym Dziennikiem Rejestracyjnym RPO WM

Na bieżąco. Numer rejestracyjny nadaje się oddzielnie dla każdego ogłaszanego naboru wniosków i działania

Każdemu uzupełnieniu oraz każdemu załącznikowi do wniosku o dofinansowanie nadaje się numer tożsamy z numerem wniosku



Strona 36

którego dotyczy

2.

Skojarzenie nowo złożonych wniosków w LSI (SEZAM)W przypadku problemów kontakt z Administratorem LSI


MJWPU, WIS, WO

LSI (SEZAM) Nie później niż 2 dni od wpłynięcia do PPW

3.

Generowanie listy skojarzonych wniosków. W przypadku problemów kontakt z Administratorem LSI


MJWPU, WIS, WO

LSI (SEZAM) Lista skojarzonych wniosków

Nie później niż 2 dni od zakończenia naboru wniosków w ramach danego konkursu lub w trakcie trwania naboru wniosków dla przedmiotowego działania na wniosek KWOWF-R

4.

Sporządzenie i parafowanie pisma i listy skojarzonych wniosków do KWOWF-R w sprawie przekazania wniosków wraz z załączonymi skojarzonymi wnioskami o dofinansowanie realizacji projektów (przejście do pkt 7)


MJWPU, WIS, WOKWF-R

Dziennik Rejestracyjny RPO WM, LSI (SEZAM)

Projekt pisma przekazującego wnioski do WOKWF-R

data przekazania pisma

Nie później niż 2 dni od zakończenia naboru wniosków w ramach danego konkursu lub w trakcie trwania naboru wniosków dla przedmiotowego działania na wniosek KWOWF-R

5.

Sporządzenie i parafowanie pisma do KM w sprawie przekazania uzupełnień do wniosków wraz z załącznikami (przejście do pkt 7)


MJWPU, WIS, KM


Projekt pisma przekazującego uzupełnienia do wniosków


Nie później niż 2 dni od wpłynięcia do PPW

6.

Po otrzymaniu z WOM-R informacji nt. zatwierdzonych list rankingowych projektów, sporządzenie i parafowanie pisma do KM w sprawie przekazania załączników do wniosków o dofinansowanie realizacji projektów zgodnie z listami rankingowymi


MJWPU, LSI, WOM-R, KM


Projekt pisma przekazującego załączniki do wniosków

Nie później niż 2 dni od przekazania informacji do WIS

7. Sprawdzenie i zatwierdzenie pisma z pkt: 4, 5, 6:- jeżeli TAK: podpisanie pisma i przejście do pkt 8;- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do

KWIS MJWPU, WIS, KM

Dziennik Rejestracyjny RPO WM LSI (SEZAM)

Pismo przekazujące dokumenty do KM wraz z załącznikami

Zatwierdzenie informacji

Na bieżąco



Strona 37

pkt. 4, 5 lub 6 w zależności od rodzaju pisma z przekazaniem

8.

Przekazanie pisma wraz z załącznikami (wniosek o dofinansowanie realizacji projektu, uzupełnienie do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, załącznik do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu) do KM


MJWPU, WIS, KM

Dziennik Rejestracyjny RPO WM, LSI (SEZAM)

Potwierdzone pismo przekazujące dokumenty do KM wraz z załącznikami


Na bieżąco po zatwierdzeniu przez WIS

Na wniosek KM czas przekazania załączników do pisma może zostać przesunięty

2.4.2 Procedura naboru i przekazania do KM wniosków w ramach ogłoszonych konkursów otwartych



powiązane


Dokument wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi

1. Przyjęcie w Punkcie Przyjmowania Wniosków sporządzonych przez Wnioskodawców wniosków o dofinansowanie realizacji projektów, uzupełnionych wniosków, załączników do wniosków lub pisma w sprawie wycofania wniosku (przejście do procedury 2.4.3).Szczegółowa procedura rejestracji wniosku w konkursie otwartym:1. Nadanie wnioskowi numeru rejestracyjnego zgodnie z prowadzonym Dziennikiem Rejestracyjnym RPO WM- oddzielnie dla każdego ogłaszanego naboru wniosków i działania. 2. Skojarzenie wniosku w ZSI (SEZAM). W przypadku problemów kontakt z Administratorem ZSI 3. Sprawdzenie w ZSI _SEZAM) łącznej kwoty dofinansowania wszystkich projektów złożonych w danym konkursie w odniesieniu do limitu kwoty przeznaczonej na dofinansowanie w ramach konkursu wskazanego w Regulaminie Konkursu. W przypadku problemów z systemem kontakt z Administratorem ZSI


MJWPU, WIS, WO

Dziennik Rejestracyjny RPO WM, ZSI (SEZAM)

Godzina i data wpływu wniosku, podpis i pieczątka imienna pracownika przyjmującego wniosek, nadany numer rejestracyjny zgodnie z prowadzonym Dziennikiem Rejestracyjnym RPO WM

Na bieżąco. Każdemu uzupełnieniu oraz każdemu załącznikowi do wniosku o dofinansowanie nadaje się numer tożsamy z numerem wniosku którego dotyczy



Strona 38

2.

Sporządzenie i parafowanie pisma do KWOKWF-R w sprawie przekazania wniosków do których załącza skojarzone wnioski o dofinansowanie realizacji projektów (przejście do pkt 4)


MJWPU, WIS, WOKWF-R


Projekt pisma przekazującego wnioski do WOKWF-R

Na bieżąco w trakcie trwania konkursu.

Na wniosek kWOKWF-R czas przekazania załączników do pisma może zostać przesunięty.

3.

W przypadku stwierdzenia w pkt 1 ppkt 3 wpłynięcia wniosku, który przekroczy wskazany w Regulaminie Konkursu limit przeznaczony na dofinansowanie w ramach danego konkursu, wykonuje:1. Niezwłocznie przekazuje mailem i przygotowuje projekt pisma z informacją do Dyrektora MJWPU,2. Niezwłocznie przekazuje do wiadomości informacje mailem i przygotowuje projekt pisma do: Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych, Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM, WIS)

Stanowisko ds. naboru i rejestracji wniosków RPO WM

Dyrektor MJWPU, , Zastępca Dyrektora ds. RPO WM WIS, WOKWF-R

ZSI (SEZAM) Mail z informacją,projekt pisma z informacją nt. konkursu otwartego

Niezwłocznie

4.

Sprawdzenie i zatwierdzenie pisma z pkt: 2, 3:- jeżeli TAK: podpisanie pisma i przejście do pkt 5;- jeżeli NIE: zgłoszenie uwagi i przejście do pkt. 2 lub 3 zgodnie z rodzajem pisma

KWIS Stanowisko ds. naboru i rejestracji wniosków RPO WM, Dyrektor MJWPU, Zastępca Dyrektora ds. Finansowych – Główny Księgowy, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, WOKWF-R


Zatwierdzone pismo z informacją nt. konkursu otwartego

Niezwłocznie

5. Przekazanie pisma z informacją do stanowisk wymienionych w pkt 3 ppkt 1 i 2. Przejście do procedury 2.4.3


Dyrektor MJWPU, Zastępca Dyrektora ds. Finansowych –


Niezwłocznie Kontynuacja w procedurze 2.4.3. - Procedura zamykania



Strona 39

Główny Księgowy, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, WOKWF-R

konkursu otwartego

6.

Przekazanie uzupełnień i załączników do wniosków o dofinansowanie realizacji projektów do KM analogicznie z procedurą 2.4.1 pkt 5-8


MJWPU, WIS, WOM-R, KM


2.4.3 Procedura zamykania konkursu otwartego





kontrolnyCzas Uwagi

1.

Przekazanie decyzji o zamknięciu konkursu otwartego

Dyrektor MJWPU

WOKWF-R Pismo z informacja na temat konkursu otwartego z wydziału WIS

Pismo z dekretacją na WOKWF-R

Dziennik korespondencyjny

1 dzień

2.

Przygotowanie i przekazanie do WIS informacji o zamknięciu konkursu otwartego w celu umieszczenia na stronie internetowej MJWPU

Stanowisko ds. weryfikacji formalnej RPO WM,

WOKWF-R oraz WIS Pismo z dekretacją na WOKWF-R

Pismo Nadanie sygnatury 1 dzień

2.4.4 Procedura wycofania wniosku z MJWPU




Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi



Strona 40

powiązane system informatyczny

1.

Przyjęcie wniosku Beneficjenta o wycofanie wniosku o dofinansowanie projektu.

Zwrot wniosku o dofinansowanie, anulowanie wniosku o dofinansowanie, unieważnienie wniosku o dofinansowanie

Stanowisko ds. przyjmowania wniosków oraz informacji i promocji

MJWPUWIS, WO

Dziennik rejestracyjny, Dziennik kancelaryjny

Na bieżąco

2.

Rejestracja wniosku Beneficjenta o wycofanie wniosku o dofinansowanie z oceny nadanie numeru rejestracyjnego tożsamego z numerem wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, którego dotyczy


MJWPU, WIS Dziennik rejestracyjny Godzina i data wpływu wniosku, podpis i pieczątka imienna pracownika przyjmującego wniosek, nadany numer rejestracyjny zgodnie z prowadzonym Dziennikiem Rejestracyjnym RPO WM

Na bieżąco W przypadku wpłynięcia wniosku, o którym mowa w pkt 1 do Kancelarii ogólnej (WO), przekazuje do WIS zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora 8/09 z dnia 22.01.2009 roku

3.

Lokalizacja wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, którego dotyczy procedura wycofania.Sprawdzenie czy osoba składająca wniosek, o którym mowa w pkt 1 jest uprawniona do czynności tam wskazanych. W szczególności sprawdzenie zbieżności podpisów i pieczątek na wniosku o dofinansowanie realizacji projektów z wnioskiem, o którym mowa w pkt 1.Przygotowanie dokumentów do zatwierdzenia przez KWIS


MJWPU, WIS Wniosek, o którym mowa w pkt 1., wniosek o dofinansowanie realizacji projektów,Dziennik rejestracyjny

Konsultuje się z innym Stanowiskiem ds. naboru i rejestracji wniosków RPO WM

Na bieżąco

4.

Zatwierdzenie przekazania dokumentów zgodnie z wnioskiem, o którym mowa w pkt 1W przypadku wątpliwości konsultacje z Dyrektorem

KWIS MJWPU, Stanowisko ds. naboru i rejestracji wniosków RPO WM, Dyrektor

Wniosek, o którym mowa w pkt 1, wniosek o dofinansowanie realizacji projektów,Dziennik rejestracyjny.

W przypadku wątpliwości konsultuje Dyrektorem

Na bieżąco.



Strona 41

5.

Sporządzenie kopii i przekazanie dokumentów. Dołączenie do kopii oryginału wniosku, o którym mowa w pkt 1 wraz z potwierdzeniem odbioru osobistego przez Beneficjenta lub zwrotką potwierdzającą odebranie przesyłki.


MJWPU, Wniosek, o którym mowa w pkt 1, wniosek o dofinansowanie realizacji projektów,Dziennik rejestracyjny.

Kopia wycofywanych dokumentów.

Na bieżąco.

6.

Zabezpieczenie kopii w MPW Stanowisko ds. naboru i rejestracji wniosków RPO WM

MJWPU, WIS Kopia wycofywanych dokumentów

Na bieżąco

2.4.5 Procedura unieważnienia konkursu





kontrolnyCzas Uwagi

1.

Przekazanie stanowiska Zarządu Województwa Mazowieckiego o unieważnieniu konkursu.\

Dyrektor MJWPU

WOKWF-R Stanowisko Zarządu Województwa o anulowaniu konkursu

Dekretacja Dziennik korespondencyjny

1 dzień

2.

Przygotowanie i przekazanie do WIS i WO informacji o unieważnieniu konkursu w celu jej publikacji na stronie MJWPU oraz dezaktywacji w systemie LSI / MEWA.


WOKWF-R WIS i WO Pismo z dekretacją na WOKWF-R

Pismo Nadanie sygnatury 1 dzień

2.5 Weryfikacja formalna złożonych wniosków o dofinansowanie realizacji projektu oraz weryfikacja dokumentacji środowiskowej załączonej do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu składanych w konkursach ogłoszonych w 2008 i 2009 roku

Wnioski podlegają ocenie według kryteriów formalnych przyjętych przez Komitet Monitorujący RPO WM 2007-2013 stanowiących załącznik nr 5 do Uszczegółowienia RPO WM obowiązującego na dzień ogłoszenia konkursu.



Strona 42

2.5.1 Procedura weryfikacji formalnej złożonych wniosków



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1.

Przygotowanie i akceptacja Wskazań do oceny wniosków1 złożonych do poszczególnych naborów lub konkursów

Stanowisko ds. weryfikacji formalnej RPO WM, KWOKWF-R

WOKWF-R, WPP-R, WIS, WOM-R

Dokumenty programowe, Dokumentacja konkursowa

Projekt Wskazań do oceny wniosków

Uwagi jednostek powiązanych

Przed rozpoczęciem oceny formalnej wniosków w ramach danego działania

2.

Akceptacja i zatwierdzenie Wskazań,- jeżeli TAK: podpisanie,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1.

Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor MJWPU

MJWPU Dokumenty programowe, Dokumentacja konkursowa

Wskazania do oceny wniosków

7 dni Wskazania do pierwszej oceny podlegają akceptacji IZ. Kolejne Wskazania lub kolejne ich wersje są przekazywane do wiadomości IZ2, WOKWF-R

3.

Otrzymanie od WIS listy wniosków podlegających ocenie

WIS WIS, WOKWF-R, WPP- R

Listy wniosków, System SEZAM

Pismo z załączoną listą wniosków

Lista wniosków a lista zadań w SEZAMIE

W trakcie lub po zakończeniu naboru

Listy mogą być przekazywane sukcesywnie, WOKWF-R

4.

Kierownik KWOKWF-R wyznacza osoby: - nadzorujące ocenę formalną poszczególnych Działań RPO WM oraz - osoby przydzielone do oceny poszczególnych działań.

KWOKWF-R WOKWF-R Lista pracowników Wykaz pracowników przypisanych do poszczególnych działań (dostępny we wspólnym folderze)

Informacje we wspólnym folderze, weryfikacja osoby nadzorującej

W trakcie lub po zakończeniu naboru

5. Pobranie wniosków z miejsca przechowywania (WIS )


WOKWF-R, WIS Listy wniosków o których mowa w pkt 3., System SEZAM

Zapis potwierdzający wydanie wniosku z WIS

Weryfikacja uprawnień pracownika do pobrania wniosku

Zgodnie z terminami określonymi z SzOP RPO WM i Regulaminach Konkursów

Zwrot wniosków po zakończeniu oceny przebiega w analogicznysposób

1 Dotyczy również wskazań weryfikacji dokumentacji środowiskowej. Wskazania nie mogą być w sprzeczności z zapisami Dokumentów Programowych oraz zapisami Regulaminów Konkursów, zapewniają właściwy tryb oceny wniosków, służą właściwej organizacji oceny wniosków oraz zapewniają jednolite traktowanie beneficjentów.

2 Zmiany do Wskazań mogą być wprowadzane jedynie w obszarach nieuregulowanych SzOP RPO WM. IZ zachowuje prawo wniesienia zastrzeżeń do Wskazań lub wprowadzanych zmian w terminie 3 dni od ich przekazania. Zastrzeżenia są uwzględniane we Wskazaniach lub ich zmianach.



Strona 43

6.

Przeprowadzenie oceny formalnej zgodnie z zapisami Wskazań do oceny wniosków o dofinansowanie. Sporządzenie pisma do Beneficjenta.


WOKWF-R, WPP- R

Wzór karty oceny formalnej stanowiący zał. do odpowiednich wskazań, System SEZAM, Wskazania do oceny, Dokumentacja konkursowa,Dokumentacja wniosku

Korespondencja z Beneficjentem, Wypełnione karty oceny formalnej

Zasada dwóch par oczu, weryfikacja WPP- R, nadzór KWOKWF-R, System SEZAM

Zgodnie z terminami określonymi w SzOP RPO WM w zależności od trybu konkursu

Ocena formalna opiera się na kryteriach formalnych przyjętych przez Komitet Monitorujący3 RPO WM i jest prowadzona zgodnie z zapisami Wskazań do oceny wniosków o dofinansowanie

7.

Akceptacja i zatwierdzenie pisma do Beneficjenta oraz poinformowanie Beneficjenta o wyniku oceny.Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt 6. Odnotowanie czynności w systemie SEZAM

Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor MJWPU

MJWPU Projekt pisma do Beneficjenta

Pismo do Beneficjenta

System SEZAM

7 dni

8.

Rejestrowanie danych z wniosku o dofinansowanie projektu (dotyczy wniosków które przeszły poprawnie ocenę formalną) w systemie informatycznym KSI (SIMIK 07-13) (Automatycznie z systemu SEZAM)


WOKWF-R Listy wniosków we wspólnym folderze, karty i pisma we wspólnym folderze, System SEZAM

Elektroniczna baza danych KSI (SIMIK 07-13)

5 dni od dnia akceptacji wyniku oceny formalnej przez Dyrektora MJWPU

9.

Przygotowanie pisma przekazującego listy wniosków skierowanych do dalszej oceny do WOM-R


WOKWF-R, WOM-R, WIS

Projekt pisma przekazującego wnioski do WOM-R

Pismo do WOM-R Lista zbiorcza wniosków przekazywana jest wraz z postępem oceny formalnej

10.

Zatwierdzenie pisma przekazującego listy wniosków skierowanych do dalszej oceny oraz wniosków do WOM-R- jeżeli TAK: przekazanie do KWOM-R,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście

KWOKWF-R WOKWF-R WOM-R

Dokumenty we wspólnym folderze, rejestr pism w segregatorze,

Pismo do WOM-R Dokumenty we wspólnym folderze, rejestr pism w segregatorze,

Na bieżąco

3 Ocena formalna opiera się na kryteriach przyjętych przez Komitet Monitorujący RPO WM stanowiących załącznik nr 5 do Uszczegółowienia RPO WM obowiązującego na dzień ogłoszenia konkursu.



Strona 44

do pkt 9 System SEZAM System SEZAM

11.

Ocena formalna wniosków poprzedzająca ocenę wykonalności – dotyczy tylko trybu z preselekcją

WOKWF-R WPP-R Uchwała Zarządu Województwa Mazowieckiego o wstępnym wyborze projektów do dofinansowania

Pismo do WOM-R, Pismo do Beneficjenta

Dokumenty we wspólnym folderze, rejestr pism w segregatorze, System SEZAM

Zgodnie z terminami określonymi z SzOP RPO WM i/lub Regulaminach Konkursów

Ocena przebiega zgodnie z punktami 1 i 2 oraz od 4 do 10

12. Weryfikacja4 wniosku w celu potwierdzenia statusu wniosku po pozytywnej ocenie formalnej


WOM-R, WWR, WIS, WPP -R

Pismo z WOM-R, WWR lub WPP-R, Wzór karty oceny formalnej stanowiący zał. do odpowiednich wskazań

Pismo potwierdzające poprawność formalną wniosków, Korespondencja z Beneficjentem,Wypełniona Karta oceny formalnej

Rejestr pism Na bieżąco Beneficjentom przysługuje możliwość poprawy błędów formalnych powstałych w wyniku wprowadzenia zmian w terminie 14 dni od otrzymania pisma o uzupełnienie. Weryfikacja odbywa się na podstawie kryteriów zawartych w Karcie oceny wniosku. Po korekcie błędów wniosek przekazywany jest odpowiednio do WOM-R lub WWR5. Wnioski niepoprawne przekazywane są do WIS.Poprawa błędów przebiega kaskadowo tzn. błędy powstałe w związku z dokonywanymi zmianami również podlegają poprawie.W przypadku odmowy poprawy błędów lub niedotrzymania wyznaczonego na poprawę

4 Czynność ta nie jest ponowną oceną formalną, lecz potwierdzeniem statusu wniosku i następuje np. w przypadku: wykrycia błędów formalnych po zakończeniu oceny formalnej, wprowadzenia zmian w związku z obniżeniem poziomu dofinansowania lub wysokości kosztów kwalifikowanych, zmiany stanu prawnego.

5 Zespół zadaniowy ds. wyboru trybu postępowania z wnioskami złożonymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013, po zmianach dokonanych po zakończeniu oceny formalnej, w sprawach wątpliwych może decydować o przekazaniu wniosku do WOM-R lub WWR.



Strona 45

terminu wniosek pozostaje bez rozpatrzenia. 6 W związku z wcześniejszym otrzymaniem statusu poprawny formalnie dopuszcza się decyzją MJWPU przywrócenie możliwości ponownego rozpatrywania wniosku.

Procedura weryfikacji dokumentacji środowiskowej załączonej do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu składanych w konkursach ogłoszonych w 2008 i 2009 roku.

Dla konkursów ogłaszanych w roku 2008 w trybie konkursowym z preselekcją ocena projektów odbywa się w oparciu o kryteria wyboru określone w Szczegółowym Opisie Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 w załączniku nr 5 „Kryteria wyboru finansowanych operacji” – Kryteria formalne – „Kompletność złożonego Wniosku o dofinansowanie Projektu i załączników” - dla potrzeb oceny dokumentacji środowiskowej kryterium zostało uszczegółowione i nazwane - Zgodność i kompletność załączników środowiskowych z Wnioskiem o dofinansowanie projektu. Ocena załączników dotyczących OOŚ oraz dokumentacji środowiskowej odbywa się po zakończeniu oceny formalnej, strategicznej i merytorycznej Wniosków o dofinansowanie projektów. Ocenie podlegają projekty, które znalazły się na liście rankingowej projektów i uzyskały minimum 60% maksymalnej liczby punktów możliwych do zdobycia oraz zostały zaakceptowane przez Zarząd Województwa Mazowieckiego wstępną decyzją o wyborze projektów do dofinansowania.

Dla konkursów ogłaszanych w roku 2009 ocena projektów odbywa się w oparciu o kryteria wyboru określone w Szczegółowym Opisie Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 w załączniku nr 5 „Kryteria wyboru finansowanych operacji”, Tabela nr 2 „Kryteria dotyczące dokumentów środowiskowych”.



powiązane



kontrolnyCzas Uwagi

1.

Otrzymanie od WWR wniosków. Stanowisko ds. weryfikacji formalnej RPO WM

WOKWF-R, WWR

Protokół przekazania 1 dzień

6 Nadanie statusu „bez rozpatrzenia” jest równoznaczne z nadaniem w KSI statusu „odrzucony”.



Strona 46

2.

Analiza dokumentacji środowiskowej Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, zgodnie z zapisami Wskazań dotyczących weryfikacji dokumentacji środowiskowej załączonej do wniosków o dofinansowanie realizacji projektu składanych w konkursach ogłoszonych w roku 2008, 2009.


WWR, WOM-R, WOKWF-R

Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami

Karta dokumentacji środowiskowej wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WM 2007-2013 lub Karta zgodności i kompletności załączników środowiskowych z Wnioskiem o dofinansowanie projektu w ramach RPO WM 2007-2013

nadzór KWOKWF-R

Termin uzależniony od wagi problemu i ilości wniosków które wpłynęły na dany konkurs

w razie wątpliwości interpretacyjnych może wystąpić do odpowiedniego urzędu w celu uzyskania odpowiedzi dotyczącej stosowanej praktyki w podobnych przypadkach.

3.

Przekazanie opinii w postaci Karty dokumentacji środowiskowej wniosków o dofinansowanie projektów ramach RPO WM 2007-2013.„Karta” jest załączona do teczki oceny formalnej.


WOKWF-R, WWR

Karta dokumentacji środowiskowej wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WM 2007-2013” lub „Karty zgodności i kompletności załączników środowiskowych z Wnioskiem o dofinansowanie projektu w ramach RPO WM 2007-2013”

nadzór KWOKWF-R

2 dni W wyjątkowych przypadkach może być prowadzona korespondencja z Wnioskodawcą w zakresie oceny oddziaływania na środowisko

2.6 Ocena merytoryczna oraz zatwierdzanie wniosków konkursowych

2.6.1 Procedura oceny merytorycznej oraz zatwierdzania wniosków konkursowych w ramach RPO WM w trybie konkursowym bez preselekcji oraz w trybie indywidualnym.



powiązane




Czas Uwagi

1. Otrzymanie od Kierownika WOKWF-R informacji o wnioskach pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym

KWOM-R WOM-R,WOKWF-R

Lista pozytywnie ocenionych pod względem formalnym

Pismo z WOKWF-R przekazujące wnioski do WOM-R

Pisemne potwierdzenie wpłynięcia listy

Lista zawiera informacje:- liczba porządkowa



Strona 47

wniosków wniosków do WOM-R

- numer rejestracyjny wniosku- numer kancelaryjny- numer KSI- numer konkursu- nazwa Wnioskodawcy- tytuł projektu

2

Przyjęcie wniosków do oceny KWOM-R WOM-RWOKWF-R


Podpisane przez KWOM-R pismo o przekazaniu wniosków

Sprawdzenie kompletności przekazanych wniosków

3 dni robocze

3.

Ustalenie terminu rozpoczęcia prac Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM 2007-2013

Przewodniczący w porozumieniu z Kierownikiem WOM-R

WOM-R Regulamin 1 dzień roboczy

4.

Powiadomienie ekspertów o rozpoczęciu prac Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM 2007-2013, przeprowadzenie losowania wniosków na podstawie deklaracji uczestnictwa ekspertów w pracach

Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM 2007-2013 powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU

WOM-R Regulamin Informacja drogą elektroniczną,

7 dni roboczych

5. Przeprowadzenie procedury oceny merytorycznej na podstawie zapisów Regulaminu oraz w szczególności zapewnienie obsługi techniczno – organizacyjnej


WOM-R Regulamin Wypełniona przez eksperta karta oceny merytorycznej

Kontrola Sekretarza i Przewodniczącego Komisji

Zgodnie z terminami określonymi w SzOP RPO WM i/lub Regulaminie Konkursu

W przypadku konieczności uzupełnienia przez Wnioskodawcę wniosku o dofinansowanie, termin na przeprowadzenie procedury oceny zostaje przedłużony o nie więcej niż 14 dni od momentu



Strona 48

dostarczenia przez Wnioskodawcę poprawionego Wniosku o dofinansowanie projektu.

6.

Sporządzenie listy projektów, które zostały pozytywnie ocenione w celu sporządzenia projektu informacji dla Zarządu WM w sprawie listy rankingowej.Przejście do procedury 2.9.1 i 2.9.2


WOM-R Regulamin Lista pozytywnie ocenionych projektów

Sprawdzenie i akceptacja KWOM-R

7 dni roboczych

7

Po podjęciu uchwały przez Zarząd WM w sprawie listy rankingowej przekazanie wniosków do właściwych WWR oraz listy rankingowej do WIS

KWOM-R WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4, WIS.

Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM 2007-2013,Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej

5 dni roboczych

8

Przygotowanie pism do Wnioskodawców o wynikach oceny merytorycznej

Pracownicy WOM-R Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej

Pisma do Wnioskodawców

7 dni roboczych

9

Sprawdzenie poprawności sporządzonych pism: - jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy dyrektora ds. RPO WM - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8

KWOM-R WOM-R Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej


1 dzień roboczy

10Akceptacja pisma: - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8


WOM-R, Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej


2 dni robocze

11Wprowadzenie danych o statusie poszczególnych wniosków o dofinansowanie do systemu informatycznego KSI (SIMIK 07-13)

WOM-R WOM-R LSI, KSI (SIMIK 07-13)

Wypełnienie części dotyczącej oceny merytorycznej

7 dni roboczych



Strona 49

2.7 Postępowanie odwoławcze dla konkursów ogłoszonych do dnia 20 grudnia 2008 r.

(zgodnie z Ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r.)

MJWPU prowadzi rejestr środków odwoławczych od decyzji podejmowanych na poszczególnych etapach oceny wyboru projektów i powierza koordynację wyjaśniania okoliczności podjęcia decyzji, od której dokonano odwołania, wyodrębnionemu stanowisku. Rozpatrzenie protestu, jeśli wymaga tego jego charakter, prowadzone jest poprzez zebranie opinii jednej lub większej ilości komórek organizacyjnych, które miały wpływ lub uczestniczyły w procesie powstania ww. okoliczności. Wynik rozpatrzenia odwołania podpisany przez Dyrektora MJWPU przekazywany jest zainteresowanemu w terminie wskazanym w instrukcji wykonawczej.W przypadku podtrzymania decyzji protesty przekazywane są do rozpatrzenia przez Wojewodę Mazowieckiego.

2.7.1 Procedura postępowania z protestem złożonym do Wojewody za pośrednictwem MJWPU



powiązane



Dokument wtórny


1.

Otrzymanie protestu wniesionego przez Wnioskodawcę, którego projekt został odrzucony na etapie oceny lub nie został wyłoniony do dofinansowania

WOD Beneficjent Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych

2.

Pobranie wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją z WIS. W toku prowadzonego postępowania odwoławczego kontakt z KM i IZe mogącymi dostarczyć niezbędnej wiedzy gwarantującej obiektywne rozpatrzenie protestu. Na podstawie zgromadzonej dokumentacji dokonanie wstępnej oceny zasadności protestu

WOD KM, IZe, WIS 1 dzień w terminie 7 dni od dnia wniesienia protestu



Strona 50

3.

a) W przypadku, gdy protest został uznany za zasadny:

przygotowanie pisma do Wnioskodawcy o uznaniu protestu za zasadny i przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny, wraz z uzasadnieniem i pouczeniem;

przygotowanie pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny do właściwej KM.

b) W przypadku, gdy protest nie został uznany za zasadny:

przygotowanie pisma do Wojewody o przekazaniu protestu wraz z załącznikami tj. kopią wniosku o dofinansowanie wraz z niezbędną dokumentacją, w celu jego rozpatrzenia

MUW

WOD

WOD

Beneficjent, MJWPU, WOKWF-R, WOM-R

Projekt pisma

3 dni w terminie 7 dni od dnia wniesienia protestu

4.

Zatwierdzenie pisma przekazującego protest do Wojewody:

jeżeli TAK: zatwierdzenie, jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i

przejście do pkt. 3

Dyrektor MJWPU Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma przez Dyrektora MJWPU

1 dzień w terminie 7 dni od dnia wniesienia protestu

5.

Wysłanie do Wojewody pism podpisanych przez Dyrektora MJWPU.Zwrócenie do WIS wniosku wraz z powstałą w procesie dokumentacją

WOD WIS, Wojewoda Zatwierdzone pismo 2 dni w terminie 7 dni od dnia wniesienia protestu

6. W przypadku protestu przekazanego do Wojewody w celu rozpatrzenia: otrzymanie od Wojewody pisma z rozstrzygnięciem;a) w przypadku uznania protestu za zasadny:

przygotowanie pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury

WOD Wojewoda, WIS Projekt pisma Niezwłocznie



Strona 51

oceny do właściwej KM;b) w przypadku nieuznania protestu za zasadny:

umieszczenie w teczce wniosku powstałej w procesie dokumentacji

7.

Zatwierdzenie pisma informującego o przywróceniu wniosku do procedury oceny do właściwej KM:

jeżeli TAK: zatwierdzenie, jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i


Kierownik WOD Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma 1 dzień

8.

Przekazanie do właściwej KM pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny.Umieszczenie w teczce wniosku powstałej w procesie dokumentacji

WOD WIS, WOKWF-R, WOM-R

1 dzień

2.7.2 Procedura postępowania z protestem złożonym bezpośrednio do Wojewody





Dokument wtórny


1.

Otrzymanie od Wojewody pisma lub e-mail z prośbą o przekazanie wniosku o dofinansowanie wraz z niezbędną dokumentacją w celu rozpatrzenia protestu

WOD Wojewoda Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych

2. Pobranie wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją z WIS w celu wykonania kopii.Przygotowanie pisma do Wojewody

WOD WIS Projekt pisma 4 dni w terminie 7 dni od dnia wniesienia protestu



Strona 52

o przekazaniu kopii wniosku o dofinansowanie wraz z niezbędną dokumentacją

3.

Zatwierdzenie pisma przekazującego dokumenty do Wojewody: jeżeli TAK: zatwierdzenie, jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i


Dyrektor MJWPU

Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma przez Dyrektora MJWPU

1 dzień

4.

Wysłanie do Wojewody pisma podpisanego przez Dyrektora MJWPU.Zwrócenie do WIS wniosku wraz z dokumentacją

WOD Wojewoda Zatwierdzone pismo 2 dni

5.

Otrzymanie od Wojewody pisma z rozstrzygnięciem protestu:a) w przypadku uznania protestu za zasadny: przygotowanie pisma

informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny do właściwej KM;

b) w przypadku nieuznania protestu za zasadny: umieszczenie w teczce

wniosku powstałej w procesie dokumentacji

WOD Wojewoda 1 dzień

6.

Zatwierdzenie pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny do właściwej KM: jeżeli TAK: zatwierdzenie, jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i



7.

Przekazanie do właściwej KM pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny.Umieszczenie w teczce wniosku powstałej w procesie dokumentacji


1 dzień



Strona 53

2.7.3 Procedura postępowania z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy złożonym do MJWPU





Dokument wtórny


1.

Otrzymanie od Wnioskodawcy wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Przygotowanie pisma do MRR o przekazaniu wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy wraz z załącznikami

WOD Beneficjent, MRR Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych

Projekt pisma wraz z załącznikami

1 dzień

2. Zatwierdzenie pisma Dyrektor MJWPU

WOD Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma 1 dzień

3. Wysłanie do MRR pisma WOD WOD oraz Beneficjent 1 dzień

2.7.4 Procedura postępowania z wnioskiem, co do którego złożono wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do MRR





Dokument wtórny


1. Otrzymanie z MRR drogą elektroniczną prośby o przekazanie wniosku o dofinansowanie wraz niezbędną dokumentacją w celu rozpatrzenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy

WOD MRR Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów



Strona 54

operacyjnych

2.

Pobranie wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją z WIS w celu wykonania kopii. Skanowanie dokumentacji.Sporządzenie i wysłanie e-mail do MRR informacji o przekazaniu skanu wniosku o dofinansowanie wraz z niezbędną dokumentacją

WOD WIS 3 dni

3.Zwrócenie do WIS wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją

WOD WIS 1 dzień

4.

Otrzymanie z MRR pisma z rozstrzygnięciem wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy:a) w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy: przygotowanie pisma

informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny do właściwej KM;

b) w przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy umieszczenie w teczce

wniosku o dofinansowanie powstałej w procesie dokumentacji

WOD MRR 1 dzień

5.

Zatwierdzenie pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny do właściwej KM: Jeżeli TAK: zatwierdzenie, Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i



6. Przekazanie do właściwej KM pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury


1 dzień



Strona 55

oceny.Umieszczenie w teczce wniosku powstałej w procesie dokumentacji

2.7.5 Postępowanie odwoławcze dla konkursów ogłoszonych od dnia 20 grudnia 2008 r. (zgodnie z ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. znowelizowaną ustawą z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności)

MJWPU prowadzi rejestr protestów od decyzji podejmowanych na poszczególnych etapach oceny projektów i powierza koordynację wyjaśniania okoliczności podjęcia decyzji, od której dokonano odwołania, wyodrębnionemu stanowisku. Rozpatrzenie protestu, jeśli wymaga tego jego charakter, prowadzone jest poprzez zebranie opinii jednej lub większej ilości komórek organizacyjnych, które miały wpływ lub uczestniczyły w procesie powstania ww. okoliczności lub instytucji/ ekspertów zewnętrznych. Wynik rozpatrzenia protestu podpisany przez Dyrektora MJWPU przekazywany jest zainteresowanemu w terminie wskazanym w Instrukcji Wykonawczej.

2.7.6 Procedura postępowania z protestem złożonym do MJWPU



powiązane



Dokument wtórny


1. Otrzymanie protestu wniesionego przez Wnioskodawcę, którego projekt został oceniony negatywnie

WOD Beneficjent Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,Wytyczne w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać proceduryodwoławcze ustalone dla programów operacyjnychdla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r. z



Strona 56

dnia 18 lutego 2009 r

2.

Pobranie wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją z WIS. W toku prowadzonego postępowania odwoławczego WOD może korzystać z pomocy zespołu doradczego wyłonionego spośród pracowników MJWPU, IZ RPO WM oraz korzystać z pomocy instytucji zewnętrznych/ ekspertów zewnętrznych mogących dostarczyć informacji niezbędnych podczas rozpatrywania protestu. Na podstawie zgromadzonej dokumentacji WOD dokonuje oceny zasadności protestu

WOD KM, IZe, WIS Do 30 dni od dnia wniesienia protestu. W przypadku konieczności skorzystania z opinii zespołu doradczego możliwe jest zawieszenie biegu terminu 30 dniowego, jednak nie dłużej niż na 15 dni, o czym MJWPU informuje Wnioskodawcę

3.

Po dokonaniu oceny zasadności protestu przygotowanie pisma do Wnioskodawcy zawierającego: rozstrzygnięcie protestu wraz z

uzasadnieniem; pouczenie o dalszych środkach

odwoławczych przysługujących wnioskodawcy lub ich braku

WOD Projekt pisma 20 dni w terminie 30 dni od wniesienia protestu

4.

Zatwierdzenie pisma do Wnioskodawcy: Jeżeli TAK: zatwierdzenie, Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i


Dyrektor MJWPU Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma przez Dyrektora MJWPU

4 dni w terminie 30 dni od wniesienia protestu

5.

Wysłanie do Wnioskodawcy pisma podpisanego przez Dyrektora MJWPU.Zwrócenie do WIS wniosku wraz z powstałą w procesie dokumentacją

WOD Beneficjent, WIS Zatwierdzone pismo 2 dni w terminie 30 dni od wniesienia protestu

6.

Przygotowanie pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny do właściwej KM

WOD KM Projekt pisma 1 dzień w terminie 30 dni od wniesienia protestu

7. Zatwierdzenie pisma informującego o przywróceniu wniosku do procedury oceny do właściwej KM: Jeżeli TAK: zatwierdzenie, Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i

Kierownik WOD Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WOD

1 dzień w terminie 30 dni od wniesienia protestu



Strona 57


8.

Przekazanie do właściwej KM pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny.Umieszczenie w teczce wniosku powstałej dokumentacji

WOD KM 2 dni w terminie 30 dni od wniesienia protestu

2.7.7 Procedura postępowania ze skargami wniesionymi przez Wnioskodawcę do właściwego wojewódzkiego sądu administracyjnego



powiązane



Dokument wtórny


1.

Otrzymanie skargi wniesionej przez Wnioskodawcę do właściwego wojewódzkiego sądu administracyjnego (WSA)

WOD Beneficjent, WRP

Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,Wytyczne w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać proceduryodwoławcze ustalone dla programów operacyjnychdla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r. z dnia 18 lutego 2009 r.

2.

Przekazanie skargi wraz z dokumentacją powstałą podczas rozpatrywania protestów do Wydziału Radców Prawnych MJWPU

WOD WRP, WSA, NSA Do 7 dni



Strona 58

2.8 Ocena pomocy publicznej na etapie oceny formalnej oraz na etapie podpisywania umów o dofinansowanie.Wydział Pomocy Publicznej zajmuje się wydawaniem opinii w zakresie pomocy publicznej oraz pomocy de mini mis niezbędnej do oceny formalnej wniosku.Wydział zajmuje się weryfikacja wniosków o dofinansowanie pod kątem występowania pomocy publicznej w tych działaniach, w których nie powinna ona wystąpić oraz weryfikacja wniosków o dofinansowanie pod kątem stosowania jej zgodnie z odpowiednimi zasadami, tam gdzie ona występuje. Poniżej opisana weryfikacja odbywa się na etapie:

1. weryfikacji formalnej wniosków.2. podpisywania umów o dofinansowanie w sytuacji, gdy zmieniły się okoliczności weryfikacji wystąpienia pomocy publicznej na etapie stwierdzonej na

etapie weryfikacji formalnej .3. WPP-R może uczestniczyć także na podstawie upoważnienia od dyrektora MJWPU w wizytach monitorujących w kontrolach i pracach dotyczących

wdrażania projektów oraz ich rozliczania. Do obowiązków Wydziału należy także przekazywanie informacji nt. udzielonej/nieudzielonej w danym okresie sprawozdawczym pomocy publicznej do Urzędu Marszałkowskiego WMJednocześnie Wydział wydaje zaświadczenia/korekty zaświadczenia o otrzymaniu przez Wnioskodawcę pomocy de minimis.

2.8.1 Procedura oceny pomocy publicznej na etapie oceny formalnej



powiązane



kontrolnyCzas Uwagi

1. Analiza wniosku o dofinansowanie projektu, który pozytywnie przeszedł kryteria dostępu. (Wniosek został przekazany przez WOKWF-R w wersji.WPP-R w razie wątpliwości interpretacyjnych może zwrócić się do Instytucji Zarządzającej RPO WM oraz Instytucji zewnętrznych (Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, firm doradczych itp.) w celu uzyskania odpowiedzi dot. stosowanej praktyki w podobnych przypadkach przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Sprawiedliwości oraz instytucje zaangażowane we

WPP-R WOKWF-R Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami

.

Test pomocy publicznej (Załącznik 2), (w zależności od zapisów Regulaminu konkursu danego działania w części dotyczącej pomocy publicznej stosowany będzie dokument: Test występowania pomocy publicznej” lub „Test zgodności pomocy publicznej”

Wypełniona lista sprawdzająca (Załącznik 3)

Wskazania dotyczące oceny formalnej

Termin uzależniony od wagi problemu i ilości wniosków w odpowiedzi na konkurs. (Standardowo: Zgodnie z terminami przewidzianymi dla WOKWF-R)

Przed przystąpieniem do oceny pomocy publicznej każdorazowo pracownik podpisuje „Oświadczenie o bezstronności”.

W wyjątkowych przypadkach WPP-R przy dużej ilości złożonych wniosków może wydawać opinię przed



Strona 59

wdrażania funduszy europejskich sprawdzeniem kryteriów dostępu przez WOKWF-R

2.

Udzielenie wyjaśnień i przekazanie opinii w postaci dokumentu Test pomocy publicznej do WOKWF-R, w celu sprawdzenia zgodności projektu z zasadami pomocy publicznej (w przypadku tych działań, gdzie występuje ) lub występowania przesłanek pomocy publicznej (w przypadku tych działań, gdzie nie powinna wystąpić oraz tych w których występuje wsparcie w ramach pomocy de minimis). Załączenie Testu pomocy publicznej do teczki oceny formalnej

WPP-R WOKWF-R Test pomocy publicznej Potwierdzenie przekazania zaopiniowanych wniosków do WOKWF-R

Data i podpis Kierownika lub pracownika WPP-R oraz WOKWF-R

Niezwłocznie. (Standardowo: Zgodnie z terminami przewidzianymi dla WOKWF-R)

W wyjątkowych przypadkach WPP-R przy dużej ilości złożonych wniosków może prowadzić korespondencję z Wnioskodawcą w zakresie kwalifikowalności jego projektu

2.8.2 Procedura oceny pomocy publicznej na etapie podpisywania umów o dofinansowanie



powiązane



kontrolnyCzas Uwagi

1. Przekazanie przez WWR do WPP-R wniosków o dofinansowanie wraz załącznikami. Weryfikacja wniosków pod kątem występowania pomocy publicznej lub zgodności z jej zasadami

WPP-R WWR Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami

.

Test pomocy publicznej (Załącznik 2) na etapie podpisania umowy o dofinansowanie

Wypełniony „Test pomocy publicznej na etapie podpisania umowy o dofinansowanie”

Termin uzależniony od wagi problemu i ilości wniosków znajdujących się na liście rankingowej.(Standardowo: Zgodnie z terminami przewidzianymi dla Wydziałów wdrażania do podpisania umowy)

Ponowna weryfikacja wniosków o dofinansowanie na etapie podpisania umowy o dofinansowanie pod kątem pomocy publicznej ma miejsce w sytuacji gdy udzielana jest pomoc de minimis i należy



Strona 60

zweryfikować bieżącą sytuację beneficjenta (wartość uzyskanego dotychczas wsparcia) lub wówczas, gdy istnieją przesłanki zmiany okoliczności – sytuacji Beneficjenta, obowiązującego porządku prawnego lub np. konkursów z preselekcją

2.

Przekazanie opinii w postaci dokumentu „Test pomocy publicznej na etapie podpisania umowy o dofinansowanie” do WWR

WPP-R WWR Test pomocy publicznej na etapie podpisania umowy o dofinansowanie

Potwierdzenie przekazania zaopiniowanych wniosków do WWR

Data i podpis Kierownika lub pracownika WPP-R oraz WWR

Niezwłocznie. (Standardowo: Zgodnie z terminami przewidzianymi dla WWR)

W wyjątkowych przypadkach WPP-R przy dużej ilości złożonych wniosków może prowadzić korespondencję z Wnioskodawcą w zakresie kwalifikowalności jego projektu



Strona 61

2.8.3 Procedura notyfikacji indywidualnej pomocy publicznej do Komisji Europejskiej





Czas Uwagi

1.

Po otrzymaniu z WOKWF-R dużego projektu inwestycyjnego lub projektu, dla którego nie przewidziano środka pomocowego, WPP-R bada wniosek o dofinansowanie pod kątem wystąpienia / nie wystąpienia pomocy publicznej wynikającej z art. 87 ust. 1 TWE. W przypadku braku pomocy publicznej w projekcie postępujemy zgodnie z procedurą 2.8.1 (procedura oceny pomocy publicznej na etapie oceny formalnej)

WPP-R WOKWF-R Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami

„Test pomocy publicznej (w zależności od zapisów Regulaminu konkursu danego działania w części dotyczącej pomocy publicznej stosowany będzie dokument: Test występowania pomocy publicznej” lub „Test zgodności pomocy publicznej”

Wypełniona lista sprawdzająca

Wskazania dotyczące oceny formalnej

Termin uzależniony od wagi problemu i ilości wniosków w odpowiedzi na konkurs. (Standardowo: Zgodnie z terminami przewidzianymi dla WOKWF-R)

2.

Dla projektów objętych zasadami pomocy publicznej, które nie są zwolnione z obowiązku notyfikacji zostaje wszczęta procedura notyfikacji wynikająca z Ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej z późniejszymi zmianami. WPP-R może zażądać wyjaśnień lub dodatkowych dokumentów od Wnioskodawcy, niezbędnych do wniosku notyfikacyjnego). WPP-R przygotowuje i przesyła do Prezesa UOKIK wniosek notyfikacyjny

WPP-R WPP-RUOKIK

Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami.Dodatkowe informacje wynikające z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 października 2004r. w sprawie informacji przekazywanych Prezesowi UOKIK w celu wydania opinii o planowanej pomocy publicznej z późniejszymi zmianami

Pismo zgłoszeniowe zawierające wniosek notyfikacyjny do Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów

Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WPP-R, Z-ce Dyrektora ds. RPO WM oraz Dyrektora

Niezwłocznie W przypadku wymogu dodatkowych informacji od Wnioskodawcy termin może ulec wydłużeniu. Prezes UOKIK ma 60 dni na wydanie opinii

3. W przypadku opinii negatywnej Prezes UOKiK niezwłocznie informuje o tym instytucję zgłaszającą - MJWPU. MJWPU w ciągu 14 dni może zwrócić się do Prezesa UOKiK z wnioskiem o wszczęcie postępowania notyfikacyjnego przed Komisją Europejską.W przypadku opinii pozytywnej Prezes

MJWPUUOKIK

WPP-R Opinia Prezesa UOKIK W przypadku decyzji negatywnej pismo z wnioskiem o wszczęcie postępowania przed KE


Niezwłocznie Po zgłoszeniu wniosku do KE dokonuje ona w ciągu dwóch miesięcy wstępnego badania zgłoszenia. Na podstawie tego badania może zapaść jedna z decyzji:1. Brak konieczności



Strona 62

UOKiK przesyła niezwłocznie projekt na formularzu za pośrednictwem stałego przedstawicielstwa RP w Brukseli do Komisji Europejskiej celem wszczęcia procesu notyfikacji

stosowania zasad pomocy publicznej2.Pomoc publiczna dozwolona3.Wątpliwości - decyzja o wszczęciu formalnej procedury dochodzenia. W ciągu 18 miesięcy trwania procedury, po konsultacjach z zainteresowanymi stronami oraz innymi państwami członkowskimi KE powinna podjąć decyzję w sprawie projektu

4

KE wydaje jedną z decyzji:- Brak konieczności stosowania zasad pomocy publicznej- Pomoc publiczna dozwolona- Pomoc publiczna dozwolona po spełnieniu określonych warunków- Pomoc publiczna niedozwolonaoraz przekazuje ją do Prezesa UOKIK-u

KEUOKIKMJWPU

WPP-RWnioskodawca

Decyzja KE W przypadku decyzji pozytywnej / warunkowej postępujemy zgodnie z procedurą 2.8.1 (procedura oceny publicznej na etapie oceny formalnej) – karta oceny WPP-R.W przypadku decyzji negatywnej odstępujemy od udzielenia pomocy – pismo informujące do Wnioskodawcy


Niezwłocznie

2.9 Zasady postępowania w sprawie aktów prawnych stanowionych przez Zarząd Województwa



Strona 63

2.9.1 Procedura postępowania w sprawie przyjmowania Informacji dla Zarządu Województwa Mazowieckiego



powiązane



kontrolnyCzas Uwagi

1.

Przygotowanie projektu informacji dla Zarządu WM

Pracownicy KM wyznaczeni przez KKM

KM,WRP

Projekt informacji Projekt informacji dla Zarządu WM

Zatwierdzenie przez Kierownika KM, Zatwierdzenie przez WRP

5 dni roboczych

2.

Akceptacja projektu informacji dla Zarządu WM - jeżeli TAK: zatwierdzenie- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1


KM, WPA, WRP

Projekt informacji dla Zarządu WM


Zatwierdzenie przez KWPA oraz Głównego KsięgowegoZatwierdzenie przez WRP

3 dni robocze

3.Akceptacja i przekazanie przez Dyrektora MJWPU projektu informacji dla Zarządu WM

Dyrektor MJWPU KM,IZ


Projekt uchwały Zatwierdzenie przez IZ

2 dni robocze

4.

Akceptacja i przekazanie przez IZ projektu informacji dla Zarządu WM - jeżeli nie wniesienie poprawek powrót do pkt.1

IZ IZ Projekt informacji dla Zarządu WM

Projekt uchwały Zarządu WM

Dyrektor IZ

5.

Przyjęcie informacji dla Zarządu WM,- jeżeli TAK: zatwierdzenie - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

Zarząd WM KM Projekt informacji dla Zarządu WM

Informacja dla Zarządu WM

2.9.2 Procedura postępowania w sprawie podejmowania Uchwał przez Zarząd Województwa Mazowieckiego



powiązane



kontrolnyCzas Uwagi

1. Przygotowanie projektu uchwały Zarządu WM

Pracownicy KM wyznaczeni przez

KM,WRP

Projekt Uchwały Projekt uchwały Zarządu WM

Zatwierdzenie przez Kierownika KM,

5 dni roboczych



Strona 64

KKM Zatwierdzenie przez WRP

2.

Akceptacja projektu uchwały Zarządu WM - jeżeli TAK: zatwierdzenie- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1


KM, WPA, WRP



Zatwierdzenie przez KWPA oraz Głównego KsięgowegoZatwierdzenie przez WRP

3 dni robocze

3.Akceptacja i przekazanie przez Dyrektora MJWPU projektu uchwały Zarządu WM

Dyrektor MJWPU KM,IZ


Projekt uchwały Zatwierdzenie przez IZ

2 dni robocze

4.

Akceptacja i przekazanie przez IZ projektu uchwały Zarządu WM - jeżeli nie wniesienie poprawek powrót do pkt.1

IZ IZ Projekt uchwały Zarządu WM


Dyrektor IZ

5.

Podjęcie Uchwały Zarządu WM,- jeżeli TAK: zatwierdzenie - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

Zarząd WM KM Projekt uchwały Zarządu WM

Uchwała Zarządu WM

3 PROCES OGŁASZANIA KONKURSÓW, NABORU, OCENY I ZATWIERDZANIA PROJEKTÓW W TRYBIE KONKURSOWYM Z PRESELEKCJĄ.

Uczestnicy procesu:



Strona 65

3.1 Ocena merytoryczna oraz wstępne zatwierdzanie wniosków konkursowych (tryb z preselekcją)

Ocena merytoryczna przeprowadzana jest przez członków komisji konkursowej, posiadających wiedzę pozwalającą na właściwą sprawdzenie opracowanej przez wnioskodawcę dokumentacji, pod kątem stopnia spełniania kryteriów zatwierdzonych dla RPO WM przez Komitet Monitorujący RPO WM.W wyniku dokonanej oceny merytorycznej, sporządzana jest lista rankingowa projektów, która zostaje zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU.



Strona 66

3.1.1 Procedura oceny merytorycznej oraz wstępnego zatwierdzania wniosków konkursowych w ramach RPO WM (tryb z preselekcją)



powiązane


Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.

Otrzymanie od Kierownika WOKWF-R informacji o wnioskach pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym


Lista pozytywnie ocenionych pod względem formalnym wniosków


Pisemne potwierdzenie wpłynięcia listy wniosków do WOM-R

Lista zawiera informacje:- liczba porządkowa - numer rejestracyjny wniosku- numer kancelaryjny- numer KSI- numer konkursu- nazwa Wnioskodawcy- tytuł projektu

2.

Przyjęcie wniosków do oceny. KWOM-R WOM-RWOKWF-R


Podpisane przez KWOM-R pismo o przekazaniu wniosków

Sprawdzenie kompletności przekazanych wniosków

3 dni robocze

3.

Ustalenie terminu rozpoczęcia prac Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM 2007-2013

Przewodniczący w porozumieniu z Kierownikiem WOM-R

WOM-R Regulamin 1 dzień roboczy

4.

Powiadomienie ekspertów o rozpoczęciu prac Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM 2007-2013, przeprowadzenie losowania wniosków na podstawie deklaracji uczestnictwa ekspertów w pracach


WOM-R, Regulamin Informacja drogą elektroniczną

7 dni roboczych



Strona 67

5.

Przeprowadzenie procedury oceny merytorycznej na podstawie zapisów Regulaminu oraz w szczególności zapewnienie obsługi techniczno – organizacyjnej Komisji




Zgodnie z terminami określonymi w SzOP RPO WM i/lub Regulaminie Konkursu

W przypadku konieczności uzupełnienia przez Wnioskodawcę wniosku o dofinansowanie, termin na przeprowadzenie procedury oceny zostaje przedłużony o nie więcej niż 14 dni od momentu dostarczenia przez Wnioskodawcę poprawionego Wniosku o dofinansowanie projektu.

6.

Sporządzenie listy projektów, które zostały pozytywnie ocenione w celu sporządzenia projektu uchwały Zarządu WM w sprawie listy rankingowejPrzejście do procedury 2.9.1 i 2.9.2


WOM-R Regulamin Lista pozytywnie ocenionych projektów


7 dni roboczych

7.

Po podjęciu przez Zarząd WM Uchwały Zarządu WM w sprawie listy rankingowej przekazanie listy rankingowej do WIS, WOKWF-R

KWOM-R WIS, WOKWF-R Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM 2007-2013Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej

5 dni roboczych

8Przygotowanie pism do Wnioskodawców o wynikach oceny merytorycznej

Pracownicy WOM-R Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej


7 dni roboczych

9 Sprawdzenie poprawności sporządzonych pism: KWOM-R WOM-R Uchwała Zarządu WM Pisma do 1 dzień roboczy



Strona 68

- jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8

w sprawie listy rankingowej

wnioskodawców

10Akceptacja pisma: - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8


WOM-R Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej


2 dni robocze

3.2 Ocena merytoryczna wykonalności uzupełnionych i pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym wniosków tryb z preselekcją

Przeprowadzenie oceny merytorycznej wniosków, w tym m.in. negocjacje z Wnioskodawcą w zakresie zmian proponowanych do wprowadzenia w projekcie, sporządzenie listy projektów ocenionych i przekazanie jej do zatwierdzenia przez IZ (Zarząd Województwa Mazowieckiego), informowanie Wnioskodawców o wynikach konkursu. Ocena merytoryczna przeprowadzana jest w ramach zespołu ds. oceny merytoryczno - technicznej Komisji Konkursowej, utworzonego spośród Członków Komisji posiadających wiedzę w zakresie istoty merytorycznej strony projektów oraz poprawności zaproponowanych rozwiązań technicznych projektów, zasadności kosztów i kwalifikowalności założonych wydatków.

3.2.1 Procedura oceny merytorycznej (oceny wykonalności) oraz zatwierdzania wniosków konkursowych w ramach RPO WM (tryb z preselekcją)



powiązane



kontrolnyCzas Uwagi

1.

Otrzymanie od Kierownika WOKWF-R informacji o wnioskach pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym


Lista pozytywnie ocenionych pod względem formalnym wniosków


Pisemne potwierdzenie wpłynięcia listy wniosków do WOM-R

Lista zawiera informacje:- liczba porządkowa - numer rejestracyjny wniosku- numer kancelaryjny- numer KSI- numer konkursu- nazwa Wnioskodawcy- tytuł projektu

2. Przyjęcie wniosków do oceny KWOM-R WOM-RWOKWF-R

Pismo z WOKWF-R przekazujące wnioski do

Podpisane przez KWOM-R pismo o

Sprawdzenie kompletności

3 dni robocze



Strona 69

WOM-R przekazaniu wniosków

przekazanych wniosków

3.

Powiadomienie ekspertów o rozpoczęciu oceny wykonalności

Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM 2007-2013 powołani Zarządzeniem Dyrektora MJWPU

WOM-R, Regulamin Informacja drogą elektroniczną

2 dni robocze

4.

Przeprowadzenie procedury oceny wykonalności na podstawie zapisów Regulaminu oraz w szczególności zapewnienie obsługi techniczno – organizacyjnej Komisji




Zgodnie z terminami określonymi w SZoP RPO WM i/lub Regulaminie Konkursu

W przypadku konieczności uzupełnienia przez Wnioskodawcę wniosku o dofinansowanie, termin na przeprowadzenie procedury oceny zostaje przedłużony o nie więcej niż 14 dni od momentu dostarczenia przez Wnioskodawcę poprawionego Wniosku o dofinansowanie projektu.

5. Sporządzenie listy projektów, które zostały pozytywnie ocenione w celu sporządzenia projektu informacji dla Zarządu WM dotyczącej wyników oceny wykonalności projektów do dofinansowania.Przejście do procedury 2.9.1 i 2.9.2

Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO

WOM-R,WWR-1, WWR-2, WWR-3,WWR-4

Regulamin Lista pozytywnie ocenionych projektów


7 dni roboczych



Strona 70

WM 2007-2013 powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU

6.

Po podjęciu przez Zarząd WM uchwały w sprawie zatwierdzenia listy pozytywnie zweryfikowanych pod względem oceny wykonalności projektów do dofinansowania przekazanie wniosków do właściwych WWR oraz przekazanie listy do WIS

KWOM-R WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4, WIS

Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM 2007-2013Uchwała Zarządu WM w sprawie zatwierdzenia listy pozytywnie zweryfikowanych pod względem oceny wykonalności projektów do dofinansowania.

5 dni roboczych

7.

Przygotowanie pism do wnioskodawców o wynikach oceny wykonalności.

Pracownicy WOM-R

Uchwała Zarządu WM w sprawie zatwierdzenia listy pozytywnie zweryfikowanych pod względem oceny wykonalności projektów do dofinansowania


7 dni roboczych

8

Sprawdzenie poprawności sporządzonych pism: - jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 7.

KWOM-R WOM-R Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej

Pisma do wnioskodawców

1 dzień roboczy

9

Akceptacja pisma: - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 7


WOM-R, Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej

Pisma do wnioskodawców

2 dni robocze

10

Wprowadzenie danych o ocenie merytorycznej poszczególnych wniosków o dofinansowanie do systemu informatycznego KSI (SIMIK 07-13)

WOM-R WOM-R LSI, KSI (SIMIK 07-13) Wypełnienie części dotyczącej oceny merytorycznej

7 dni roboczych



Strona 71

4 PROCES ZAWIERANIA, ZMIENIANIA I ROZWIĄZYWANIA UMÓWUczestnicy procesu:



Strona 72



Strona 73

4.1 Zawieranie umowy z Beneficjentem

Projekty własne Samorządu Województwa, są przygotowywane do realizacji na podstawie decyzji Zarządu Województwa w formie uchwały.

Dla projektów znajdujących się w Indykatywnym Wykazie Indywidualnych Projektów Kluczowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013, na podstawie wzoru pre–umowy, zatwierdzonego przez Zarządu Województwa Mazowieckiego oraz na podstawie IWIPK, właściwe merytoryczne Wydziały Wdrażania MJWPU przygotowują pre-umowę, która po pozytywnym zaopiniowaniu przez Radcę Prawnego oraz po zaakceptowaniu przez Zastępcę Dyrektora, i podpisaniu przez Dyrektora MJWPU (umowy dotyczące przygotowania Indywidualnych Projektów Kluczowych mogą być podpisywane również przez Marszałka WM oraz pozostałych członków Zarządu) przekazywana jest do podpisu przez Beneficjenta.

4.1.1 Procedura zawierania umowy dotyczącej przygotowania projektu indywidualnego (zwanej dalej „pre-umową”)



powiązane


informatycznyDokument

wtórnyMechanizm kontrolny Czas Uwagi

1.

Przekazanie przez IZ zaakceptowanych fiszek dla projektów kluczowych przyjętych przez Zarząd w formie uchwały w sprawie zatwierdzenia listy projektów kluczowych do umieszczenia w Indykatywnym Wykazie Indywidualnych Projektów Kluczowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013

IZ WWR Lista projektów przyjętych decyzją Zarządu Województwa oraz fiszki zaakceptowane przez IZ

Zapis w dzienniku korespondencyjnym

2 dni

2.

Przydzielenie projektów pracownikom WWR KWWR WWR Lista projektów przyjętych decyzją Zarządu Województwa oraz fiszki zaakceptowane przez IZ

2 dni

3.

Sporządzenie pisma do Beneficjenta o konieczności dostarczenia dokumentów niezbędnych do podpisania pre-umowy

Stanowisko ds. obsługi projektów

WWR, Beneficjent

Pismo Zapis w dzienniku korespondencyjnym, parafa na piśmie pracownika WWR, KWWR, podpis Z-cy Dyrektora ds. RPO WM

1 dzień



Strona 74

4.

Przygotowanie pre-umowy oraz weryfikacja załączników przekazanych przez Beneficjenta oraz przekazanie jej do akceptacji Beneficjenta


WWR, KWWR Lista projektów przyjętych decyzją Zarządu Województwa oraz fiszki zaakceptowane przez IZ

Projekt pre-umowy

Akceptacja KWWR

10 dni (od momentu otrzymania załączników)

5.

Weryfikacja uzgodnionej z Beneficjentem pre-umowy Stanowisko ds. obsługi projektów, WRP, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM

WWR, WRP Projekt pre-umowy Projekt pre-umowy

Akceptacja WRP i Z-cy Dyrektora ds. RPO WM

10 dni

6.Podpisanie pre-umowy Dyrektor

MJWPU, Beneficjent

WWR Projekt pre-umowy Pre-umowa 5 dni

7.

Przekazanie oryginału podpisanej pre-umowy do Beneficjenta i kopii do IZ


KWWR, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor

Pre-umowa Pismo przekazujące pre-umowę

Parafy KWWR, Z-cy Dyrektora ds. RPO WM , Dyrektora MJWPU

5 dni

4.2 Zawieranie umowy o dofinansowanie projektów

4.2.1 Procedura zawierania umowy o dofinansowanie projektów w trybie konkursu oraz indywidualnym (z wyłączeniem projektów własnych Samorządu Województwa)



powiązane




1. Pozyskanie listy projektów przyjętych do dofinansowania przez Zarząd WM i przydzielenie kolejnych wniosków o

KWWR WWR, WOM-R Lista projektów przyjętych do dofinansowania


Nadanie numeru kancelaryjnego

2 dni



Strona 75

dofinansowanie projektu pracownikom WWR

2.

Weryfikacja wniosku oraz załączników Stanowisko ds. obsługi projektów

WWR Wniosek Weryfikacja zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”

3 dni

3.

Przekazanie pisma do WKP-R informującego o wszczęciu procedury zawierania umowy.W przypadku konieczności dokonania kontroli zamówienia publicznego WKP-R postępuje zgodnie z procedurą nr 10.8(Nie dotyczy projektów niepodlegających procedurze PZP)


WWR, WKP-R Wniosek o dofinansowanie wraz załącznikami

Pismo do WKP Zapis w dzienniku korespondencyjny, Akceptacja KWWR

2 dni WKP przekazuje w ciągu 45 dni informację pokontrolną do WWR, w przypadku wystąpienia nieprawidłowości termin ten może ulec wydłużeniu, co przerywa bieg procedury do czasu zamknięcia postępowania pokontrolnego

W przypadku kontroli ex post przed podpisaniem umowy i stwierdzenia naruszenia zapisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych w postępowaniach rozpoczętych i zakończonych do dnia ogłoszenia zatwierdzonej przez Zarząd WM listy rankingowej, WKP sporządza rekomendację ze wskazaniem właściwych korekt finansowych zgodnie z obowiązującym taryfikatorem (jeśli dotyczy) i wskazaniem, o jaką kwotę należy pomniejszyć zatwierdzone przez Zarząd WM dofinansowanie. Rekomendacje warunkowe lub negatywne WKP przekazuje do WWR. Opiekun projektu przekazuje wypełnioną w zakresie punktów 23 – 25 rekomendację do Dyrektora MJWPU, który na podstawie przekazanej rekomendacji wydaje decyzję o podpisaniu umowy na pomniejszoną kwotę dofinansowania lub o odstąpieniu od podpisania umowy o dofinansowanie .W przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy pomniejszającej kwotę dofinansowania, opiekun Projektu z właściwego wydziału wdrażania rozpoczyna procedurę podpisania umowy o dofinansowanie poprzez udostępnienie Wnioskodawcy wniosku o dofinansowanie w celu dokonania stosownych korekt finansowych wskazanych w rekomendacji warunkowej lub negatywnej poprzez przesunięcie ich do kategorii wydatków niekwalifikowanych.Po dokonaniu przez Wnioskodawcę wskazanych zmian we wniosku o dofinansowanie, a także po pozytywnej weryfikacji pozostałych załączników niezbędnych na etapie podpisania umowy, opiekun Projektu przygotowuje umowę o dofinansowanie.W przypadku podjęcia przez Dyrektora MJWPU decyzji o braku możliwości podpisania umowy przygotowywana jest informacja dla Zarządu WM.W przypadku podpisywania umów o dofinansowanie projektów, w których nastąpiła zmiana całkowitej wartości projektu w wyniku postępowań przetargowych oraz terminu realizacji projektu możliwe jest aktualizowanie danych na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie.



Strona 76

4.

Weryfikacja szczegółowa wniosku oraz załącznikówW przypadku pozytywnej weryfikacji przejście do punktu 7


WWR, WPP-R, WKPKonsultacje w zależności od specyfiki problemu

Wniosek Weryfikacja zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”

15 dni Do czasu dokonania kontroli ZP nie można podpisać umowy

5.

W przypadku wykrycia błędów formalnych nie zauważonych na etapie oceny formalnej wniosku (z wyjątkiem oczywistych omyłek pisarskich oraz niezgodności z dokumentami rejestrowymi, takimi jak numer KRS, NIP, REGON) przekazanie wniosku do WOKWF-R w celu poprawy przez Beneficjenta. Dalsza procedura zgodna z procedurą numer 2.5W przypadku wykrycia błędów merytorycznych przekazanie wniosku do WOM-R


WWR, WOKWF-RWOM-R

Wniosek Pismo Lista sprawdzająca, 2 dni W przypadku oczywistych omyłek pisarskich oraz niezgodności z dokumentami rejestrowymi – podpisanie umowy na podstawie zapisów w dokumentach rejestrowych.

6.

Otrzymanie poprawionego wniosku z WOKWF-R


WWR, WOKWF-R Wniosek Pismo Poprawiony wniosek

7.

Sporządzenie pisma do Beneficjenta o konieczności dostarczenia dokumentów niezbędnych do podpisania umowy oraz dokonania niezbędnych uzupełnień


WWR oraz Beneficjent

Pismo Zapis w dzienniku korespondencyjny, parafa na piśmie pracownika WWR, KWWR, podpis Z-cy Dyrektora ds. RPO WM

1 dzień

Beneficjent w terminie 21 dni od otrzymania pisma przez Beneficjenta uzupełnia niezbędne dokumenty. Po ich otrzymaniu pracownik ds. obsługi projektów dokonuje ich weryfikacji formalnej (pod kątem kompletności) oraz merytorycznej. W przypadku niedostarczenia przez Beneficjenta wymaganych dokumentów wysyłane jest pismo z powtórną prośbą o ich dostarczenie w terminie 7 dni od otrzymania pisma przez Beneficjenta i informacją o konsekwencjach – braku możliwości podpisania umowy po upływie 2giego terminu. W przypadku pojawienia się okoliczności wykluczających możliwość podpisania umowy WWR przygotowuje informację na posiedzenie Zarządu Województwa Mazowieckiego o braku możliwości podpisania umowy z podaniem przyczyn.



Strona 77

8.

Weryfikacja poprawności załączników przesłanych przez Beneficjenta oraz weryfikacja Harmonogramu wydatków pod kątem dostępności środków w ramach przyznanego limitu na dane Działanie. (W przypadku projektów infrastrukturalnych przekazanie dokumentacji wraz z przedłożonym pozwoleniem na budowę/zgłoszeniem do WOKWF-R zgodnie z procedurąW przypadku projektów objętych pomocą publiczną (lub mogących podlegać pomocy publicznej) przekazanie do ponownej oceny do WPP-R zgodnie z procedurą nr 2.8


WWR, WOKWF-R, WPP-R

Wniosek o dofinansowanie wraz z wszystkimi wymaganymi na tym etapie załącznikami

Pismo przekazujące dokumenty do WOKWF-R

Weryfikacja zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”

15 dni Przekazanie 1 kompletu dokumentacji do WOKWF-R, który ma 5 dni roboczych na dokonanie oceny zgodności pozwolenia na budowę/ zgłoszenia i załączników z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska

9.

Sporządzenie projektu umowy (zgodnego z aktualnie obowiązującym, zatwierdzonym przez Zarząd WM wzorem Umowy) przekazanie do weryfikacji WRP, weryfikacji WPA i kontrasygnaty Głównego Księgowego i podpisu Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM


WWR, WRP, WPA, GK, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM

Projekt Umowy Parafowanie przez pracownika oraz KWWR, ZRP, WPA, kontrasygnata GK i Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

15 dni 3 egzemplarze umowy

10.

Podpisanie umowy przez obie strony, w przypadku wystąpienia pomocy de minimis przekazanie zaświadczenia wystawionego przez WPP-R

WWR, WPP-R, Beneficjent, Dyrektor MJWPU

GK, WPP-R Umowa zaświadczenie Podpisana Umowa

Podpis osób upoważnionych do podpisania Umowy

5 dni 3 egzemplarze umowy

11.Wprowadzenie umów do systemu informatycznego KSI ( SIMIK 07-13)


WWR Dane z umowy o dofinansowanie projektu

Uaktualniona baza KSI (SIMIK 07-13)

2 dni Umowy wprowadzane są również do LSI

12.Przekazanie po jednym egzemplarzu podpisanej umowy Beneficjentowi i IZ


WWR Umowa 3 dni

13

Wniesienie zabezpieczenia umowy przez Beneficjenta (jeśli dotyczy)


WMS-R, WRP Dokument zabezpieczający prawidłową realizację umowy

Rejestr zabezpieczeń

30 dni Wg umowy 30 dni od daty podpisania Umowy



Strona 78

W przypadku niewniesienia zabezpieczenia przez Beneficjenta w określonym w umowie terminie należy skierować do Beneficjenta pismo informujące o konsekwencjach.

4.2.2 Procedura zatwierdzenia do realizacji projektów własnych Samorządu Województwa uchwałą Zarządu Województwa

L.p. Czynność Wykonawca czynności


powiązane




1.

Otrzymanie listy projektów własnych wybranych decyzją Zarządu Województwa i przydzielenie pracownikom WWR, zatrudnionym na stanowisku ds. obsługi projektów. Dalesze postępowanie zgodne z procedurą 4.2.1 punkty od 2 do 6

KWWR WWR oraz WOM-R

Lista projektów przyjętych decyzją Zarządu Województwa


1 dzień

2.

Sporządzenie pisma do Beneficjenta z informacją o konieczności dostarczenia dokumentów niezbędnych do wniesienia uchwały ZW oraz dokonania niezbędnych uzupełnień


WWR, Beneficjent Pismo Zapis w dzienniku korespondencyjnym, parafa na piśmie pracownika WWR, KWWR, podpis Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

1 dzień Beneficjent powinien dostarczyć po 2 egzemplarze wymaganych załączników wraz z ich wersją elektroniczną.

3. Weryfikacja poprawności załączników przesłanych przez Beneficjenta oraz weryfikacja Harmonogramu wydatków pod kątem dostępności środków w ramach limitu przyznanego na dane działanie.(W przypadku projektów infrastrukturalnych przekazanie do ponownej oceny do WOKWF-R)W przypadku projektów objętych pomocą publiczną przekazanie do ponownej oceny do WPP -R


WWR, WOKWF-R Wniosek o dofinansowanie wraz z wszystkimi wymaganymi na tym etapie załącznikami

Lista sprawdzająca (Pismo przekazujące dokumenty do WOKWF-R)

Weryfikacja zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”

15 dni (w przypadku WOKWF-R dodatkowe 5 dni)

Przekazanie 1 kompletu dokumentacji do WOKWF-R, który ma 5 dni roboczych na dokonanie oceny zgodności pozwolenia na budowę/ zgłoszenia i załączników z przepisami ochrony



Strona 79

środowiska

4.

Sporządzenie projektu uchwały wraz z załącznikiem „Zasady realizacji projektu własnego” przekazanie do weryfikacji WRP, weryfikacji WPA i kontrasygnaty Głównego Księgowego i podpisu Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM


WRP, WPA, GK, Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

Parafowanie przez pracownika oraz KWWR, WRP, WPA, kontrasygnata GK i Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM


Rejestr umów i zmian

15 dni 2 egzemplarze uchwały wraz z załącznikami

5.

Akceptacja przez Dyrektora MJWPU projektu uchwały Zarządu WM w sprawie realizacji projektu własnego i przekazanie jej do IZ

Dyrektor MJWPU WWR, IZ Projekt uchwały Zarządu WM


2 dni

6.

Przekazanie przez IZ projektu uchwały Zarządu WM w sprawie realizacji projektu własnego do Zarządu WM

IZ IZ Projekt uchwały Zarządu WM


Dyrektor IZ

7.

Podjęcie uchwały przez Zarząd WM Zarząd Województwa

IZ Projekt uchwały Zarządu WM w sprawie realizacji projektu własnego

Uchwała Zarządu WM w sprawie realizacji projektu własnego

8.

Wprowadzenie Decyzji o realizacji projektu własnego do systemu informatycznego KSI (SIMIK 07-13)


WWR Dane z Uchwały - załącznika „Zasady realizacji projektu własnego”


2 dni od uzyskania informacji o podjęciu Uchwały wraz z jej numerem

Informację o podjęciu Uchwały wraz z jej numerem WWR uzyskuje od UM WM

4.3 Wprowadzenie zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu.

Na podstawie złożonego przez Beneficjenta pisma o zmianę zapisów w umowie lub jej załącznikach, MJWPU dokonuje analizy zasadności dokonania zmian i w razie konieczności przygotowuje pismo do Beneficjenta informującego o braku zgody na dokonanie proponowanych przez Beneficjenta zmian lub o konieczności złożenia dodatkowych wyjaśnień. W przypadku zgody na dokonanie zmian w umowie, przygotowuje projekt zmian do umowy, którego procedura zatwierdzania jest taka sama, jak procedura zawierania umowy / decyzji o dofinansowanie projektu.

4.3.1 Procedura wprowadzenia zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu



Strona 80



powiązane




1.

Zgłoszenie zmian do umowy/ decyzji Dalsza procedura zgodna z procedurą 4.2.1 lub 4.2.2 z wyjątkiem wniesienia zabezpieczenia


WWR oraz konsultacje wewnątrz i na zewnątrz MJWPU w zależności od specyfiki problemu,W przypadku projektów indywidualnych uzyskanie akceptacji IZ

Pismo od Beneficjenta

Pismo Lista kontrolna dot. aneksowania umowy finansowania

14 dni (z wyłączeniem spraw wymagających wyjaśnień międzywydziałowych lub między instytucjami)

2.Umieszczenie dokumentów otrzymanych/wysłanych w teczce projektu (dotyczy wszystkich trybów).


WWR Korespondencja 1 dzień

3.Wprowadzanie zmian do umowy w systemie informatycznym KSI (SIMIK 07-13)


WWR Dane z umowy o dofinansowanie projektu


1 dzień

4.4 Rozwiązanie umowy

4.4.1 Procedura rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu – wypowiedzenie umowy przez MJWPU

L.p. Czynność Wykonawca czynności


powiązane



1.

Uzyskanie informacji o nieprawidłowościach i analiza przesłanek będących podstawą do rozwiązania umowy


WWR,WRP, WZP,WKP,Beneficjent

Dokumentacja projektowa

7 dni 2 egzemplarze oświadczenia wraz z pismem przewodnim.

2. Sporządzenie oświadczenia o rozwiązaniu Stanowisko ds. WWR, WRP Oświadczenie o Parafowanie 3 dni



Strona 81

umowy obsługi projektów rozwiązaniu umowy oświadczenia przez pracownika, KWWR, WRP, kontrasygnata GK i Z-cę Dyrektora ds. RPO WM oraz podpis Dyrektora MJWPU

3.

Przesłanie jednego egzemplarza oświadczenia do BeneficjentaUmieszczenie jednego egzemplarza oświadczenia w teczce projektu

Stanowisko ds. obsługi projektów WWR, WPR,

Beneficjent

Korespondencja Zapis w dzienniku korespondencyjnym

1 dzień Przesłanie kopii oświadczenia do IZ

4.Wprowadzanie zmian w systemie informatycznym KSI (SIMIK 07-13)

Stanowisko ds. obsługi projektów WWR

Dane z umowy o dofinansowanie projektu


1 dzień

5. Sporządzenie Informacji dla Zarządu WM Stanowisko ds. obsługi projektów WWR Dokumentacja

projektowa

Powyższa procedura dotyczy również rozwiązania Umowy dotyczącej przygotowania projektu indywidualnego.

W przypadku projektu własnego WM decyzję o cofnięciu dofinansowania podejmuje Zarząd WM na wniosek MJWPU.

4.4.2 Procedura rozwiązywania umowy o dofinansowanie projektu – wypowiedzenie umowy przez Beneficjenta



powiązane



1.

Zgłoszenie przez Beneficjenta wniosku o rozwiązanie umowy. Analiza przesłanych dokumentów


WWR, WRP, Beneficjent


Oświadczenie o rozwiązaniu umowy

Parafowanie przez pracownika, KWWR, WRP, kontrasygnata GK i Z-cę Dyrektora ds. RPO WM oraz podpisu Dyrektora MJWPU

7 dni 2 egzemplarze oświadczenia wraz z pismem przewodnim

2Umieszczenie jednego egzemplarza oświadczenia w teczce projektu


WWR, WPR, Beneficjent,

Korespondencja Zapis w dzienniku korespondencyjnym

1 dzień Przesłanie kopii oświadczenia do IZ

3 Wprowadzanie zmian w systemie Stanowisko ds. WWR Dane z umowy o Uaktualniona baza 1 dzień



Strona 82

informatycznym KSI (SIMIK 07-13) obsługi projektów dofinansowanie projektu

KSI (SIMIK 07-13)

4 Sporządzenie Informacji dla Zarządu WM Stanowisko ds. obsługi projektów

WWR Pismo od Beneficjenta

Powyższa procedura dotyczy również rozwiązania Umowy dotyczącej przygotowania projektu indywidualnego

4.4.3 Procedura rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu – rozwiązanie umowy za porozumieniem stron



powiązane




1.

Analiza przesłanek będących podstawą do rozwiązania umowy za porozumieniem stron


WWR, WRP, Beneficjent


Oświadczenie o rozwiązaniu umowy

Parafowanie przez pracownika, KWWR, ZRP, kontrasygnata GK i Z-cę Dyrektora ds. RPO WM oraz podpisu Dyrektora MJWPU

7 dni 2 egzemplarze oświadczenia wraz z pismem przewodnim

2.

Przekazanie 2 egzemplarzy oświadczenia do Beneficjenta w celu jego podpisania a następnie odesłanie przez Beneficjenta podpisanego jednego egzemplarza do MJWPU

Stanowisko ds. obsługi projektów Beneficjent

WWR, Beneficjent Oświadczenie o rozwiązaniu umowy

7 dni

3 Sporządzenie Informacji dla Zarządu WM Stanowisko ds. obsługi projektów

WWR Dokumentacja projektowa

Powyższa procedura dotyczy również rozwiązania Umowy dotyczącej przygotowania projektu indywidualnego.

4.5 Kontrola kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z przepisami

4.5.1 Procedura kontroli kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z przepisami



Strona 83

Podstawa wszczęcia procedury przeprowadzania końcowej kontroli na dokumentach:

Zgodnie z brzmieniem podrozdziału 6.6 „Wytycznych w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej PO”, wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego w dniu 22 stycznia 2009 r. (MRR/H/10(2)01/2009), a także pkt 6.2.3 zaktualizowanych „Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad przeprowadzenia kontroli w ramach RPO WM 2007- 2013”, przyjętych uchwała Nr 1256/244/09 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 26 maja 2009 r., na zakończenie realizacji projektów IP II zobligowana jest przeprowadzić kontrolę na dokumentach, która powinna być dokonanapo złożeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu.Procedura ma na celu weryfikację oraz potwierdzenie kompletności i zgodności z przepisami dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków, w tym potwierdzających prawidłowe przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Instrukcja wypełniania karty kompletności dokumentacji projektu i zgodności z przepisami Proces kontroli na dokumentach rozpoczyna się przed akceptacją wniosku o płatność końcową i ostatecznym rozliczeniem projektu, zgodnie z ww.

wytycznymi MRR.

Opiekun prowadzący wdrożenie projektu, zamieszcza plik w systemie informatycznym SEZAM, wypełnia nagłówek karty (nr kancelaryjny, tytuł projektu, opiekun projektu WWR), a następnie potwierdza sporządzenie, rejestrację lub zatwierdzenie odpowiednich dokumentów ze wskazaniem imienia i nazwiska, stanowiska, komórki merytorycznej oraz datę wpływu tych dokumentów do Wydziału, w którym rejestrowany i przechowywany jest dokument, zgodnie z katalogiem. Jednocześnie Wydział Wdrażania ma obowiązek, w formie mailowej, poinformować pozostałe wydziały, ujęte w tabeli (WKP, WPR, WKW, WO) o wszczęciu procedury, na temat posiadanych dokumentów, dotyczących danego projektu w systemie SEZAM.Pracownicy poszczególnych wydziałów (WKP-R, WPR, WKW, WO) mają obowiązek uzupełnić kartę kompletności w systemie SEZAM, w ciągu 3 dni roboczych.

Pracownik WWR wprowadza dane o kontroli do systemu KSI (SIMIK 07-13) i potwierdza tę czynność w systemie SEZAM.

4.5.2 Procedura kontroli kompletności i zgodności dokumentacji na zakończenie realizacji projektu



powiązane






Strona 84

1.

Zamieszczenie pliku w systemie SEZAM i poinformowanie innych komórek merytorycznych o rozpoczęciu procesu i konieczności wypełnienia karty

Opiekun WWR MJWPU, WWR Dokumenty wymienione w katalogu

Karta kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektu i zgodności .z przepisami

Wstępna analiza kompletności dokumentacji przed zatwierdzeniem wniosku o płatność

Bezpośrednio po otrzymaniu wniosku o płatność

2.

Wypełnienie Karty kompletności i zgodności przez odpowiednie komórki merytoryczne w ciągu 3 dni roboczych

WKP-R, WPR, WO, WKW

MJWPU, WKP-R, WPR, WO, WKW

Dokumenty wymienione w katalogu

Karta kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektu i zgodności z przepisami

Analiza kompletności dokumentacji przed zatwierdzeniem wniosku o płatność

Po otrzymaniu informacji o zamieszczeniu pliku w systemie SEZAM

3.

Wprowadzenie danych o kontroli do systemu SIMIK

WWR, MJWPU, WWR Karta kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektu i zgodności .z przepisami

Informacja o kontroli w systemie KSI (SIMIK 07-13)

Ostateczna weryfikacja dokumentacji

Po kompletnym wypełnieniu karty w systemie SEZAM

4.

Potwierdzenie na karcie kompletności w systemie SEZAM wprowadzenia danych o kontroli do systemu KSI (SIMIK 07-13)

WWR, MJWPU, WWR, Informacja o kontroli w systemie SIMIK

Ostateczna Karta kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektu i zgodności z przepisami

Potwierdzenie wypełnienia informacji o kontroli w systemie KSI (SIMIK 07-13)

Po wypełnieniu informacji o kontroli w systemie KSI (SIMIK 07-13)

Cel zastosowania informatycznego procesu kompletności i zgodności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów:

Informatyczny obieg dokumentów pozwoli na:- Pełną integracje danych przed akceptacją wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. - Usprawnienie przepływu informacji w MJWPU w zakresie posiadanych dokumentów, niezbędnych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.- Pozwoli na weryfikację, czy Wydziały dokonujące rozliczenia projektu posiadają całą dokumentację, która była wymagana na poprzednich etapach

rozpatrywania wniosku (oceny, kontroli i rozliczenia).- Ocenę, czy dokumentacja ta została zweryfikowana zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami.- Umożliwi szybką reakcję w momencie nieprawidłowości.



Strona 85

- Zapewni skuteczność i efektywność kontroli dokumentacji.

5 PROCES SPRAWOZDAWCZOŚCI I MONITOROWANIA

Uczestnicy procesu:



Strona 86

Proces sprawozdawczości i monitorowania jest wspierany przez system informatyczny (Krajowy System Informatyczny SIMIK 07-13), który zapewnia zdolność agregacji danych i wspiera proces przygotowania sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych oraz informacji miesięcznych dotyczących RPO WM.



Strona 87

5.1 Sporządzanie i przekazywanie do IZ informacji miesięcznej na poziomie Priorytetów

5.1.1 Procedura sporządzania i przekazywania do IZ informacji miesięcznej na poziomie Priorytetów



powiązane



Dokument wtórny


1.

Pozyskanie przez WMS-R zbiorczych informacji dot. postępów wdrażania RPO WM mieszczących się w kompetencjach poszczególnych KM oraz wygenerowanie raportów z KSI

Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości

WMS-R oraz WWR, WPA, WPR, WOKWF-R

Pismo z KM wraz z informacją dot. postępów wdrażania RPO WM do KWMS-R oraz KSI (SIMIK 07-13)

Data wpływu do WMS-R

4 dni od zakończenia miesiąca

Raporty z KSI (SIMIK 07-13) generowane są w pierwszym dniu roboczym następnego miesiąca po zakończeniu miesiąca, którego dotyczy dana informacja miesięczna

2.

Sprawdzenie przekazanych informacji dot. wdrażania RPO WM, mieszczących się w kompetencjach poszczególnych KM i ewentualna korekta


WMS-R oraz WWR, WPA, WPR, WOKWF-R

Pismo z KM wraz z informacją dot. postępów wdrażania RPO WM do KWMS-R oraz KSI(SIMIK 07-13)

1 dzień

3.

Przygotowanie Informacji miesięcznej z realizacji RPO WM (Załącznik 4)


WMS-R Raporty z KSI (SIMIK 07-13), Sprawdzone informacje przekazane przez KM

Informacja miesięczna z realizacji RPO WM oraz pismo do IZ

Nadanie numeru

4. Sprawdzenie poprawności sporządzonego pisma i Informacji miesięcznej z realizacji RPO WM,- jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

KWMS-R WMS-R Pismo wraz z Informacją miesięczną

Wstępna akceptacja pisma i Informacji miesięcznej

1 dzień



Strona 88

5.

Akceptacja poprawności sporządzonego pisma i Informacji miesięcznej z realizacji RPO WM,- jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3


MJWPU Pismo wraz z Informacją miesięczną

Akceptacja pisma i Informacji miesięcznej

6.

Zatwierdzenie pisma i Informacji miesięcznej z realizacji RPO WM,- jeżeli TAK: zatwierdzenie,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

Dyrektor MJWPU MJWPU Pismo wraz z Informacją miesięczną

Zatwierdzenie pisma i Informacji miesięcznej

7.

Przekazanie do IZ pisma wraz z Informacją miesięczną z realizacji RPO WM.Archiwizacja pisma i informacji miesięcznej


WMS-R, IZ Pismo wraz z Informacją miesięczną

Data przekazania Przekazanie Informacji miesięcznej do IZ do 7 dnia po upływie miesiąca, którego dotyczyła informacja

Informacja miesięczna przekazywana jest w formie papierowej i elektronicznej.

W przypadku otrzymania od IZ pisma z uwagami do Informacji miesięcznej z realizacji RPO WM, IP II w ciągu 1 dnia kalendarzowego poprawia Informację miesięczną i przesyła w formie papierowej i elektronicznej do IZ.

5.2 Sporządzanie i przekazywanie do IZ sprawozdania okresowego, rocznego i końcowego na poziomie Priorytetów

5.2.1 Procedura sporządzania i przekazywania do IZ sprawozdania okresowego, rocznego i końcowego na poziomie Priorytetów.

WMS-R sporządza pismo informujące właściwe KM o konieczności sporządzenia sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego IP II do IZ, określając równocześnie zakres potrzebnych informacji i termin ich przekazywania do WMS-R. Właściwe KM przygotowują pismo wraz z wymaganymi w sprawozdaniu informacjami i przesyłają je do WMS-R.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny




Strona 89

1.

Pozyskanie przez WMS-R informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdania okresowego / rocznego) / końcowego z realizacji RPO WM (Załącznik 5, 6) Wygenerowanie raportów z KSI


WMS-R oraz WWR, WPA, WPR, WOKWF-R, WKW, WIS

Pisma z KM z informacjami niezbędnymi do sporządzenia sprawozdania, KSI (SIMIK 07-13)


14 dni od końca okresu sprawozdawczego

Raporty z KSI (SIMIK 07-13) generuje się w pierwszym dniu roboczym po zakończeniu okresu sprawozdawczego

2.

Sprawdzenie przekazanych przez właściwe KM informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdań okresowego / rocznego / końcowego i ewentualna korekta


WMS-R oraz WWR, WPA, WPR, WOKWF-R, WKW, WIS

Informacje z KM oraz KSI (SIMIK 07-13)

Sprawdzone informacje przekazane przez właściwe KM

3.

Przygotowanie sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego z realizacji Priorytetu RPO WM na podstawie informacji przekazanych z właściwych KM


Wytyczne MRR w zakresie sprawozdawczości

Sprawozdanie okresowe RPO WM (Załącznik 5)

Nadanie numeru 6 dni – sprawozdanie okresowe8 dni – sprawozdanie roczne/końcowe

4.

Sprawdzenie poprawności sporządzonego pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego z realizacji RPO WM- jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

KWMS-R WMS-R Pismo wraz z sprawozdaniem okresowym / rocznym / końcowym

Wstępna akceptacja pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego

3 dni – sprawozdanie okresowe5 dni – sprawozdanie roczne / końcowe

5.

Akceptacja poprawności sporządzonego pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego z realizacji RPO WM,- jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3


MJWPU Pismo wraz z sprawozdaniem okresowym / rocznym / końcowym

Akceptacja pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego

6.

Zatwierdzenie pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego z realizacji RPO WM,- jeżeli TAK: zatwierdzenie,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt.3

Dyrektor MJWPU MJWPU Pismo wraz z sprawozdaniem okresowym / rocznym / końcowym

Zatwierdzenie pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego

7. Przekazanie do IZ pisma i sprawozdania okresowego / rocznego /końcowego z realizacji RPO WM.Archiwizacja sprawozdania z realizacji RPO WM


WMS-R oraz IZ Pismo wraz sprawozdanie okresowe / roczne / końcowe

Data przekazania Przekazywanie sprawozdań do IZ okresowe – do 30 dni po upływie okresu sprawozdawczego

Sprawozdanie okresowe / roczne / końcowe przekazywane jest w formie



Strona 90

roczne - do 80 dni po upływie okresu sprawozdawczegokońcowe – do dnia 30 czerwca 2016 r.

papierowej i elektronicznej

W przypadku otrzymania od IZ pisma z uwagami do sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego, IP II w terminie wskazanym przez IZ przesyła poprawione sprawozdanie okresowe / roczne / końcowe do IZ.

5.3 Sporządzenie i przekazywanie do IZ informacji miesięcznej z realizacji Projektów Indywidualnych w ramach RPO WM

5.3.1 Procedura sporządzania i przekazywania do IZ informacji miesięcznej z realizacji Projektów Indywidualnych w ramach RPO WM



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1.

Pozyskanie przez WMS-R zbiorczych informacji dot. postępów wdrażania Projektów Indywidualnych w ramach RPO WM mieszczących się w kompetencjach poszczególnych KM


WMS-R oraz WWR, WOKWF-R, WOM-R

Informacja (wersja elektroniczna lub pismo) z KM dot. postępów wdrażania RPO WM do WMS-R oraz KSI


7 dni od zakończenia miesiąca

2. Sprawdzenie przekazanych informacji dot. wdrażania Projektów Indywidualnych w ramach RPO WM, mieszczących się w kompetencjach


WMS-R oraz , WOKWF-R, WOM-R

Informacja (wersja elektroniczna lub pismo) z KM dot.

Sprawdzenie informacji będzie przeprowadzone



Strona 91

poszczególnych KM i ewentualna korekta postępów wdrażania RPO WM do WMS-R oraz KSI

m. in. w oparciu o dane z KSI (SIMIK 07-13) oraz Indykatywny Wykaz Indywidualnych Projektów Kluczowych dla RPO WM 2007-2013

3.

Przygotowanie Informacji miesięcznej z realizacji Projektów Indywidualnych w ramach RPO WM (Załącznik 7)


WMS-R Sprawdzone informacje przekazane przez KM

Informacja miesięczna z realizacji projektów indywidualnych (Załącznik 7) oraz pismo do IZ

Nadanie numeru

4.

Sprawdzenie poprawności sporządzonego pisma i Informacji miesięcznej z realizacji RPO WM,- jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

KWMS-R WMS-R Pismo wraz z Informacją miesięczną

Wstępna akceptacja pisma i Informacji miesięcznej

5.

Akceptacja poprawności sporządzonego pisma i Informacji miesięcznej z realizacji RPO WM,- jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3


MJWPU Pismo wraz z Informacją miesięczną

Akceptacja pisma i Informacji miesięcznej

6.

Zatwierdzenie pisma i Informacji miesięcznej z realizacji RPO WM,- jeżeli TAK: zatwierdzenie,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

Dyrektor MJWPU MJWPU Pismo wraz z Informacją miesięczną

Zatwierdzenie pisma i Informacji miesięcznej

7. Przekazanie do IZ pisma wraz z Informacją miesięczną z realizacji RPO WM.Archiwizacja pisma i informacji miesięcznej.


WMS-R, IZ Pismo wraz z Informacją miesięczną

Data przekazania Przekazanie Informacji miesięcznej oraz potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie umów i preumów podpisanych w danym miesiącu do IZ do 10 dnia po

Informacja miesięczna przekazywana jest w formie papierowej i elektronicznej.



Strona 92

upływie miesiąca, którego dotyczyła informacja

W przypadku otrzymania od IZ pisma z uwagami do Informacji miesięcznej z realizacji Projektów Indywidualnych, IP II w ciągu 2 dni kalendarzowych poprawia Informację miesięczną i przesyła w formie papierowej i elektronicznej do IZ.

6 PROCES ZAPEWNIENIA BEZPIECZEŃSTWA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH

Uczestnicy procesu:



Strona 93

6.1 Nadawanie i zmiana uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13)

Pracownicy MJWPU, mający dostęp do KSI (SIMIK 07-13), mogą w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, wykorzystywać KSI (SIMIK 07-13) do wprowadzenia do niej informacji lub uzyskania z niej niezbędnych informacji o postępie wdrażania funduszy w wybranym zakresie. Niniejsza procedura określa, w jaki sposób MJWPU występuje o nadanie uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) dla swoich pracowników.



Strona 94

6.1.1 Procedura nadawania i zmiany uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13)



powiązane



kontrolny Czas Uwagi

1.Otrzymanie zgłoszenia osoby do nadania lub zmiany uprawnień KSI (SIMIK 07-13)

Kierownik właściwej KM

WMS-R Pismo zgłaszające osobę do nadania luz zmiany uprawnień KSI (SIMIK 07-13)

Rejestr pism

2.

Wypełnienie wniosku o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) (Załącznik 8) oraz sporządzenie pisma przewodniego

Administrator merytoryczny w Instytucji Posredniczącej / pośrediczacej II stopnia (AM I) MJWPU

WMS-R Pismo zgłaszające osobę do nadania lub zmiany uprawnień KSI (SIMIK 07-13)

Projekt pisma o nadanie/zmianę uprawnień wraz z wypełnionym Wnioskiem o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) (Załącznik 8)

Elektroniczny rejestr kont KSI (SIMIK 07-13)

1 dzień

3.

Akceptacja dokumentu przez Dyrektora jednostki organizacyjnej.

Dyrektor MJWPU WMS-R Projekt pisma o nadanie/zmianę uprawnień wraz z wypełnionym Wnioskiem o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13)

Pismo o nadanie/zmianę uprawnień wraz z wypełnionym Wnioskiem o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13)

1 dzień

4.Skanowanie Wniosku o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13)

AM I MJWPU WMS-R Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13)

Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13)

1 dzień

5.

Archiwizacja podpisanego Wniosku o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13).

AM I MJWPU WMS-R Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13)

Rejestr pism 1 dzień

6.

Przesłanie wersji elektronicznej Wniosku o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) pocztą elektroniczną do AM IZ

AM I MJWPU IK-NSRO, WMS-R, IZ

Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) uprawnień w formie PDF

Rejestr pism Rejestr pism 1 dzień

7. Otrzymanie od IK-NSRO informacji o nadaniu lub zmianie uprawnień

AM I MJWPU, użytkownik KSI (SIMIK 07-13)

IK-NSRO, WMS-R

Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) uprawnień w formie PDF



Strona 95

8.

Archiwizacja wersji elektronicznej formularza na dysku lokalnym

AM I MJWPU WMS-R Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) uprawnień w formie PDF

6.2 Wygaśnięcie uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13)

6.2.1 Procedura wygaśnięcia uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13)

Lp. Czynność Wykonawca czynnościMiejsce oraz

jednostki powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1.

Otrzymanie zgłoszenia o konieczności wycofania uprawnień użytkownikowi KSI (SIMIK 07-13)

Kierownik właściwej KM WMS-R Pismo zgłaszające odebranie uprawnień KSI (SIMIK 07-13)


2.

Wypełnienie formularza o wycofanie uprawnień użytkownika systemu KSI (SIMIK 07-13) )

AM I MJWPU WMS-R, Właściwa KM

Formularz dot. Zablokowania uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13) (Załącznik 9)

1 dzień

3.

Podpisanie formularza przez Dyrektora MJWPU

Dyrektor MJWPU WMS-R Formularz dot. Zablokowania uprawnień użytkownika KSI

1 dzień

4. Skanowanie podpisanego formularza AM I MJWPU WMS-R Skan formularza w formacie PDF 1 dzień

5. Archiwizacja podpisanego formularza. AM I MJWPU WMS-R Rejestr pism

6. Przesłanie wersji elektronicznej pocztą elektroniczną do IZ RPO WM.

AM I MJWPU WMS-R, IK-NSRO, IZ

7. Blokowanie dostępu do systemu KSI (SIMIK 07-13) dla wskazanego w zgłoszeniu

Administrator uprawnień IK-NSRO WMS-R niezwłocznie



Strona 96

użytkownika.

8. Przesłanie informacji o wycofaniu uprawnień AM IK-NSRO WMS-R, IK-NSRO,

niezwłocznie

9.Archiwizacja wersji elektronicznej formularza na dysku lokalnym

Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) MJWPU

WMS-R 1 dzień

6.3 Usuwanie danych z KSI (SIMIK 07–13)

6.3.1 Procedura usuwania danych z KSI (SIMIK 07–13)



powiązane




1.

Sporządzenie notatki zawierającej: identyfikator usuwanej pozycji, menu/formatkę, w której znajduje się usuwana pozycja oraz powód usuwania pozycji

Użytkownik KSI (SIMIK 07-13)

Właściwa KM Notatka służbowa 1 dzień

2. Zatwierdzenie notatki Kierownik właściwej KM Właściwa KM Notatka służbowa Rejestr pism niezwłocznie

3.

Usunięcie wskazanych danych z KSI (SIMIK 07-13)

Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) w MJWPU

WMS-RWłaściwa KM

Adnotacja na notatce służbowej

niezwłocznie

4.

Przesłanie do AM IZ comiesięcznych zestawień usuniętych z systemu danych


WMS-R Notatka służbowa Rejestr pism Do 10 dnia następnego miesiąca



Strona 97

6.4 Kopia bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień

6.4.1 Procedura wykonywania kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień dostępu do KSI (SIMIK 07-13)



powiązane




1.

Wykonanie kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej wniosków o nadanie/zmianę/wycofanie uprawnień z dysku lokalnego na zewnętrzny nośnik (CD-ROM) – 2 kopie

Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13)

WMS-R Dysk CD Ostatni dzień roboczy miesiąca

2.

Przekazanie jednej kopii bezpieczeństwa bezpośredniemu przełożonemu


WMS-R Dysk CD 1 dzień

6.5 Czasowe blokowanie konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13)

6.5.1 Procedura czasowego blokowania konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13)



powiązane




1.Podjęcie decyzji o czasowym zablokowaniu konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13)

Kierownik właściwej KM Właściwa KM 1 dzień

2. Sporządzenie notatki służbowe, wskazującej użytkowników

Kierownik właściwej KM Właściwa KM, WMS-R




Strona 98

podlegających czasowemu zablokowaniu konta w KSI (SIMIK 07-13)

3.

Wypełnienie wniosku o czasowe wycofanie uprawnień w KSI (SIMIK 07-13)


WMS-R Właściwy formularz zablokowania konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13) (Załącznik 9)


4.

Podpisanie formularza przez Dyrektora MJWPU

Dyrektor MJWPU WMS-R Podpisany właściwy formularz zablokowania konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13)

niezwłocznie

5.

Skanowanie podpisanego formularza Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13)

WMS-R 1 dzień

6.

Przesłanie wersji elektronicznej pocztą elektroniczną formularza do AM IZ.

Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13), AM IZ

WMS-R niezwłocznie

7. Czasowe zablokowanie dostępu użytkownikowi KSI (SIMIK 07-13)

AM IK NSRO MRR niezwłocznie

8.

Przesłanie pocztą elektroniczną informacji o czasowym zablokowaniu konta użytkownikowi KSI (SIMIK 07-13)

MRR MRR, AM IZ, WMS-R

niezwłocznie

6.6 Zgłaszanie problemu merytorycznego w KSI (SIMIK 07-13)

6.6.1 Procedura zgłaszania problemu merytorycznego w KSI (SIMIK 07-13)



powiązane






Strona 99

1.

W przypadku wykrycia/stwierdzenia problemu, przejrzenie bazy wiedzy, udostępnionej na stronie internetowej (www.funduszeeuropejskie.gov.pl/AnalizyRaportyPodsumowania/Strony/KSI.aspx). W przypadku braku rozwiązania problemu w bazie wiedzy zgłoszenie problemu poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza zgłoszeniowego.


Właściwa KM 1 dzień

2.

Przesłanie wypełnionego formularza (Załącznik 10) za pośrednictwem poczty elektronicznej do Administratora merytorycznego KSI (SIMIK 07-13)


Właściwa KM, Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13)

Formularz zgłoszeniowy (Załącznik 10)

1 dzień

3.

Analiza zgłoszenia użytkownika. Jeśli jest to zgłoszenie dotyczące problemu technicznego przesłaniedo właściwego Koordynatora SIMIK

Administrator merytoryczny KSI(SIMIK 07-13)

WMS-R 1 dzień

4.

Jeśli zgłoszenie dot. problemumerytorycznego/obsługowego/zmiay) przeprowadzenie analizy zgłoszenia –sprawdzenie w Clear Quest lub w bazie wiedzy czy podobne zgłoszenie nie było już obsługiwane


WMS-R

5.

Poinformowanie użytkownika KSI (SIMIK 07-13) o zamknięciu zgłoszenia – przesyłanie odpowiedzi na zgłoszenie (archiwizacja informacji/odpowiedzi przesłaną pocztą elektroniczną)


WMS-R, Właściwa KM

niezwłocznie



Strona 100

http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/AnalizyRaportyPodsumowania/Strony/KSI.aspx



6.7 Audyt jakości danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13)

6.7.1 Procedura audytu jakości danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13)



powiązane




1.

Wydziały merytoryczne uczestniczące w procesie gromadzenia danych w KSI (SIMIK 07-13), cyklicznie, lecz nie rzadziej niż raz w miesiącu dokonują weryfikacji zgodności danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13) z dokumentacją papierową znajdującą się we właściwej KM

Kierownik właściwej KM WMS-R KSI (SIMIK 07-13) Ostatni dzień roboczy miesiąca

2.

W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub rozbieżności pomiędzy dokumentacją papierową a danymi w KSI (SIMIK 07-13), wprowadzenie stosownych zmian w systemie


Właściwa KM KSI (SIMIK 07-13) 1 dzień Użytkownik wprowadza zmiany w systemie zgodnie z posiadanymi uprawnieniami

3. Sporządzenie notatki służbowej o zakresie dokonanych zmian w KSI (SIMIK 07-13).

Użytkownik KSI (SIMIK 07-13), Kierownik właściwej KM, Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13)

Właściwa KM, WMS-R

KSI (SIMIK 07-13) Notatka służbowa Rejestr pism 1 dzień W przypadku kiedy użytkownik nie posiada stosownych uprawnień pozwalających na poprawę wykrytych błędów, wówczas zwraca się pisemnie do Administratora merytorycznego KSI (SIMIK 07-



Strona 101

13), z opisem błędnych danych które należy poprawić

4.

Administrator merytoryczny, na podstawie notatki służbowej dokonuje stosownych zmian w KSI (SIMIK 07-13) a następnie informuję za pomocą poczty elektronicznej, użytkownika o dokonanych zmianach



KSI (SIMIK 07-13) niezwłocznie

6.8 Weryfikacja aktywności użytkowników KSI (SIMIK 07-13)

6.8.1 Procedura weryfikacji aktywności użytkowników KSI (SIMIK 07-13)



powiązane




1.

Pozyskanie danych dotyczących aktywności użytkowników KSI (SIMIK 07-13) przy użyciu skoroszytu „Okresowy Przegląd Kont” w Oracle Discoverer


WMS-R KSI (SIMIK 07-13) Raport z narzędzia Oracle Discoverer

Ostatni dzień roboczy miesiąca

2.

Drukowanie raportu na temat aktywności użytkowników oraz jego analiza


WMS-R KSI (SIMIK 07-13) Raport z narzędzia Oracle Discoverer

1 dzień

3. W przypadku stwierdzenia braku aktywności ze strony użytkowników trwającej dłużej niż 30 dni


WMS-R, Właściwa KMR

KSI (SIMIK 07-13) Raport z narzędzia Oracle Discoverer

niezwłocznie



Strona 102

kalendarzowych wysłanie monitu pocztą elektroniczną do użytkownika z prośbą o podanie przyczyn braku aktywności. W przypadku braku aktywności trwającej dłużej niż 60 dni sporządzenie wniosku o wycofanie/ czasowe wycofanie uprawnień w systemie

6.9 Postępowanie w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Krajowego Systemu Informatycznego (SIMIK 07-13)

Przez naruszenie bezpieczeństwa informacji należy rozumieć wszelkie mogące mieć miejsce zdarzenia lub działania, które stanowią lub mogą stanowić przyczynę utraty zasobów, zmian poufności, integralności, dostępności informacji lub niezawodności systemów, a także odstępstwa od obowiązujących procedur postępowania, nawet, jeżeli nie prowadzą do wyżej wymienionych skutków. W szczególności są to wszelkie sytuacje, w których nastąpiła utrata (np. kradzież lub zniszczenie) lub nieuzasadniona modyfikacja danych lub części danych (nawet, jeśli możliwe jest całkowite odtworzenie utraconych danych) a także możliwość dostępu do danych dla osób nieupoważnionych. Incydentem naruszenia bezpieczeństwa określa się każde określone zdarzenie lub działanie, naruszające bezpieczeństwo lub zasady ochrony informacji.

6.10 Nadawanie uprawnień użytkownika i użytkowanie Lokalnego Systemu Informatycznego LSI (SEZAM)

6.10.1 Procedura nadawania uprawnień użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznego LSI (SEZAM)



powiązane




1. Sporządzenie projektu pisma zgłaszające nowego użytkownika systemu LSI (SEZAM)

Kierownik właściwej KM WO Projekt pisma o nadanie uprawnień

1 dzień

2. Zatwierdzenie pisma przez Dyrektora jednostki organizacyjnej

Dyrektor MJWPU Właściwa KM, WO

Projekt pisma o nadanie uprawnień

Pismo o nadanie uprawnień

1 dzień



Strona 103

3. Nadanie uprawnień użytkownikowi systemu LSI (SEZAM)

Administrator zintegrowanego systemu informatycznego SEZAM

Właściwa KM Pismo o nadanie uprawnień

Rejestr uprawnień w systemie

3 dni

4. Archiwizacja podpisanych uprawnień Administrator zintegrowanego systemu informatycznego SEZAM

Właściwa KM Pismo o nadanie uprawnień


6.10.2 Procedura usuwania uprawnień użytkownika z Lokalnego Systemu Informatycznego



powiązane




1.Sporządzenie pisma zgłaszającego odebranie uprawnień użytkownika systemu LSI (SEZAM)

WO Właściwa KM, WO Pismo o usunięcie uprawnień

1 dzień

2.Usunięcie uprawnień użytkownika systemu LSI (SEZAM)


Właściwa KM Pismo usunięcia uprawnień

3 dni

3.

Archiwizacja podpisanego pisma o usunięcie uprawnień


Właściwa KM, WK Pismo usunięcia uprawnień

1 dzień



Strona 104

6.10.3 Procedura użytkowania Lokalnego Systemu Informatycznego (SEZAM)

6.10.4 Procedura zgłaszania użytkownika uprawnień do korzystania z Rejestru Podmiotów Wykluczonych ramach KSI (SIMIK 07–13)



powiązane




1.Sporządzenie wniosku zgłaszającego użytkownika do Rejestru podmiotów wykluczonych.

Kierownik właściwej KM WMS-R Karta zgłoszeniowa użytkownika

1 dzień roboczy

2.

Wypełnienie Karty Zgłoszenia Użytkownika Rejestru podmiotów wykluczonych

Administrator merytoryczny KSI SIMIK 07-13 w MJWPU


Wypełniona karta zgłoszeniowa użytkownika

3.

Podpisanie oświadczenia zawartego w Karcie Zgłoszenia


WMS-R Wypełniona karta zgłoszeniowa użytkownika

Wypełniona karta zgłoszeniowa użytkownika z podpisem pracownika

1 dzień roboczy

4.

Akceptacja dokumentu przez Dyrektora MJWPU

Dyrektor MJWPU WMS-R Wypełniona karta zgłoszeniowa użytkownika z podpisem pracownika

Wypełniona karta zgłoszeniowa użytkownika z podpisem pracownika oraz Dyrektora MJWPU

1 dzień roboczy

5.

Przesłanie zgłoszenia do Instytucji Koordynującej NSRO


Pismo przewodnie z wypełnioną i podpisaną karta zgłoszeniową użytkownika

Jeśli karta spełnia wymogi formalne, pracownik NSRO w ciągu 3 dni tworzy konto i nadaje uprawnienia zgłoszonemu użytkownikowi do Rejestru podmiotów wykluczonych. Informacja o utworzeniu konta w Rejestrze przesyłana jest na adres poczty elektronicznej wskazany w Karcie zgłoszenia użytkownika oraz do Administratora Merytorycznego Instytucji zgłaszającej.



Strona 105

7 PROCES ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO

Uczestnicy procesu:



Strona 106

7.1 Sporządzanie i przekazywanie do IZ prognozy wydatków na realizację RPO WM 2007-2013 na poziomie Priorytetu



Strona 107

7.1.1 Procedura opracowania i dokonania zmian w załącznikach do projektu ustawy budżetowej w celu ujęcia środków w budżecie państwa na realizację RPO WM 2007-2013.

Procedura zapoczątkowana zostaje otrzymaniem od IZ pisma w sprawie wypełnienia załączników do projektu ustawy budżetowej. Załączniki sporządzane są zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej na dany rok budżetowy.



powiązane




1.

Otrzymanie informacji od IZ o konieczności sporządzenia prognozy wydatków w postaci wypełnionych załączników na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej i przekazanie jej do WWR

Stanowisko ds. planowania i analiz

IZ, WPA, WWR

Pismo od IZ Pismo do WWR z załącznikami

Rejestracja w dzienniku korespondencji; data wpływu pisma

Termin określa IZ

2.

Sporządzenie prognozy wydatków na poziomie Priorytetu (wraz z uzasadnieniem przyjętej metodologii) w pełnej klasyfikacji budżetowej (z zachowaniem zasady dwóch par oczu) i przekazanie do WPA


WWR, WPA Pismo do WWR z załącznikami do wypełnienia,Harmonogramy wydatków otrzymane od Beneficjentów, Umowy o dofinansowanie projektu, Wnioski o dofinansowanie projektu zarówno zatwierdzone przez Zarząd WM jak i złożone przez Beneficjentów w ogłoszonych i planowanych ale do wysokości alokacji ogłoszonej w danym konkursie, IWIPK

Wypełnione załączniki prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem

Akceptacja Kierownika WWR oraz Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM wypełnione załączniki, rejestracja w dzienniku korespondencji

5 dni roboczych

3. Weryfikacja formalna, rachunkowa i pod Stanowisko ds. WPA Wypełnione załączniki Wypełnione załączniki Wypełniona 4 dni robocze



Strona 108

kątem realności założeń finansowych prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu (zgodnie z zasadą dwóch par oczu)

planowania i analiz

(Priorytet I-VII) prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem

prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem

lista sprawdzająca weryfikację załączników prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata (Załącznik 11)

4.

Sporządzenie przez WPA zbiorczej prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata (z zachowaniem zasady dwóch par oczu)


WPA GK, Dyrektor MJWPU

Zweryfikowane wypełnione załączniki (Priorytet I-VII) prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem

Wypełnione załączniki (Priorytet I-VII) prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Programu

Akceptacja Kierownika WPA i zatwierdzenie prognozy przez GK oraz Dyrektora MJWPU

1 dzień roboczy

5.

Przekazanie do IZ prognozy wydatków (w postaci wypełnionych załączników ) na poziomie Priorytetu i Programu


WPA, IZ Zatwierdzona prognoza wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu i Programu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem

Rejestracja w dzienniku korespondencji,data przekazania pisma

W terminie określonym przez IZ

6.

Poinformowanie WWR o wysokości kwot ujętych w załącznikach do projektu ustawy budżetowej przekazanych do MRR po otrzymaniu od IZ


WPA, WWR Pismo z IZ informujące o wysokości kwot ujętych w załącznikach do projektu ustawy budżetowej przekazanych do MRR

Pismo informujące WWR o wysokości kwot ujętych w załącznikach do projektu ustawy budżetowej przekazanych do MRR

Akceptacja pisma przez Kierownika WPA

Bez zbędnej zwłoki

7. Archiwizacja prognozy wydatków na poziomie Priorytetu i Programu

Stanowisko ds. planowania i

WPA Prognoza wydatków na realizację



Strona 109

analiz Programu na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata – wypełnione zbiorcze załączniki do projektu ustawy budżetowej dla poszczególnych Priorytetów i całego Programu

W przypadku konieczności dokonania zmian do projektu ustawy budżetowej zarówno Stanowisko ds. planowania i analiz jak i WWR postępują analogicznie do opisanych czynności w tej procedurze.

7.1.2 Procedura prognozowania wniosków o płatność w ramach Priorytetów od I do VII i przekazania do IZ

Do dnia 30 kwietnia każdego roku, Instytucja Certyfikująca przesyła do Komisji Europejskiej zestawienie prognoz dotyczących ich prawdopodobnych wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy. W związku z powyższym IP II otrzymuje pismo od IZ z prośbą o przygotowanie ww. prognozy.


Miejsce oraz





1.

Sporządzenie prognozy wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Priorytetu wraz z uzasadnieniem (zachowanie zasady dwóch par oczu) i przekazanie do WMS-R


WWR Harmonogramy wydatków otrzymane od Beneficjentów (Załącznik 12)

Projekt prognozy wniosków o płatność na poziomie Priorytetu

Akceptacja Kierownika WWR

4 dni robocze

2. Weryfikacja otrzymanych zestawień z WWR


WMS-R, WWR

Przekazane od WWR zestawienia zawierające prognozę zaakceptowane przez Kierowników WWR

Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji prognozy wniosków o płatność (Załącznik 13),

2 dni robocze



Strona 110

Akceptacja KWMS-R

3

Sporządzenie zbiorczej prognozy wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Programu – Priorytet I-VII (zachowanie zasady dwóch par oczu), przekazanie do IZ


WMS-R Zaakceptowana przez Kierownika prognoza wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok (na poziomie Priorytetu I-VII)

Zbiorcza prognoza wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Programu – Priorytetów

Akceptacja KWMS-R i Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

1 dzień roboczy Przekazanie do IZ do 20 marca

4

Poinformowanie WWR i WPA o ujętych kwotach w prognozie wniosków o płatność przekazanej do MRR na podstawie informacji otrzymanej od IZ


WMS-R WWR, WPA

Pismo z IZ informujące o ujęciu kwot w prognozie wniosków o płatność przekazanej do MRR

Pismo informujące WWR, WPA o ujęciu kwot w prognozie wniosków o płatność przekazanej do MRR

Data przekazania pisma i nadanie numeru w rejestrze korespondencji

5.

Archiwizacja prognozy wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Programu -Priorytet I-VII


WMS-R Prognoza wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Programu-Priorytety I-VII

W przypadku konieczności dokonania zmian w prognozie wniosków o płatność zarówno Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości jak i WWR postępują analogicznie do opisanych czynności w tej procedurze.

7.2 Pozyskiwanie środków na realizację projektów

7.2.1 Procedura przygotowania załączników do wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa

Czynności określone w tej procedurze poprzedzone są pracami nad materiałami do projektu ustawy budżetowej i nad prognozą wniosków o płatność opisanych w procedurach nr 7.1.1 oraz 7.1.2

Lp. Czynność Wykonawca Miejsce Dokument Dokument wtórny Mechanizm Czas Uwagi



Strona 111

czynnościoraz


źródłowy, w tym system

informatycznykontrolny

1

Sporządzenie złączników (Harmonogram zapotrzebowań na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem - Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM”) do Wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i przekazanie do WMS-R


WWR, WMS-R

Umowy o dofinansowanie projektów, Harmonogramy wydatków, IWIPK, Wnioski o dofinansowanie projektu przyjęte do realizacji, limity przyznane przez MF na dany rok budżetowy

Harmonogram zapotrzebowań na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem (Załącznik 14)

Akceptacja KWWR

Do 5 listopada

2

Weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna materiałów przekazanych przez WWR-y


WMS-R Załączniki do Wniosku… przekazane przez WWR-y

Załączniki do Wniosku… przekazane przez WWR-y

Lista sprawdzająca weryfikację załączników do wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa (Załącznik 15),Akceptacja KWMS-R,

3 dni robocze

3 Sporządzenie załączników (Harmonogram zapotrzebowań na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem - Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM”) do wniosku….. na podstawie zweryfikowanych materiałów od


WMS-R, WPA

Złączniki do Wniosku… przez WWR-y

Wypełnione złączniki do wniosku

Wstępna akceptacja KWMS-R,, akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

Do 10 listopada



Strona 112

WWR-ów (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i przekazanie WPA

4.

Weryfikacja formalna, rachunkowa oraz pod kątem realności założeń finansowych materiałów przekazanych przez WMS-R i przekazanie do IZ


WPA Złączniki do Wniosku…

Wypełnione złączniki do wniosku

Lista sprawdzająca przy weryfikacji harmonogramu zapotrzebowania na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem („Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM”) (Załącznik 16), Wstępna akceptacja KWPA, akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. finansowych, Dyrektora IP II

Do 15 listopada

W przypadku konieczności dokonania zmian w materiale przekazanym przez WWR-y, WMS-R zwraca się e-mailem do Kierownika danego WWR-u o dokonanie korekty w terminie umożliwiającym sporządzenie i przekazanie materiałów do WPA.W przypadku konieczności dokonania zmian w materiale przekazanym do IZ, WPA zwraca się do WMS-R o dokonanie korekty w trybie natychmiastowym i przekazuje poprawiony materiał w terminie określonym przez IZ.



Strona 113

7.2.2 Procedura sporządzania i przekazywania miesięcznych harmonogramów zapotrzebowania na środki dotacji celowej i środków europejskich

Harmonogramy zapotrzebowania na środki są sporządzane, gdy istniej konieczność uaktualnienia danych w nich zawartych.



powiązane




1.

Sporządzenie harmonogramu zapotrzebowania na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem („Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM”) (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i przekazanie do WMS-R


WWR, WMS-R Umowy o dofinansowanie projektów, Harmonogramy wydatków,

Harmonogramy zapotrzebowania na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem

Wstępna akceptacja KWWR

Do 5 dnia danego miesiąca

2.

Weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna materiałów przekazanych przez WWR-y , sporządzenie zbiorczego harmonogramu zapotrzebowania na środki wraz z uzasadnieniem („Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM”) i przekazanie do WPA


WMS-R, WPA Harmonogramy zapotrzebowania na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem przekazane przez WWR-y

Zbiorcze harmonogramy zapotrzebowań na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem

Lista sprawdzająca weryfikację zbiorczego harmonogramu zapotrzebowania na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem (Załącznik 17),Wstępna akceptacja KWMS-R,, akceptacja Zastępcy dyrektora ds. RPO WM

2 dni robocze

3. Weryfikacja formalna, rachunkowa oraz weryfikacja pod kątem realności przyjętych założeń zbiorczego harmonogramu


WPA, IZ Zbiorcze harmonogramy zapotrzebowania na środki przeznaczone

Lista sprawdzająca weryfikację zbiorczego harmonogramu


WPA na weryfikację i przekazanie materiałów winien



Strona 114

zapotrzebowania na środki wraz z uzasadnieniem („Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM”) i przekazanie do IZ

na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem

zapotrzebowania na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem i przekazanie do IZ (Załącznik 18) , Wstępna akceptacja poszczególnych KWWR oraz KWPA, akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. finansowych, Dyrektora IP II

mieć przynajmniej 1 dzień roboczy.

7.2.3 Procedura sporządzania załączników do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej

MJWPU przedkłada opisane wyciągi bankowe dokumentujące dokonywanie płatności w ramach współfinansowania i Pomocy Technicznej za okres piątek - czwartek do IZ (DSRR), w terminie do każdego poniedziałku.

.



powiązane


Dokument wtórny


1.

Sporządzenie załączników do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej(zgodnie z zasadą dwóch par oczu)

Stanowisko ds. księgowości ogólnej

WK Wyciągi bankowe, Załączniki do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej (Załącznik 19, 20)

Wstępna akceptacja KWK

5 dni roboczych

2 Weryfikacja formalno – rachunkowa i merytoryczna załączników do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej i przekazanie do IZ


WK Załączniki do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej

Wypełniona lista sprawdzająca (Załącznik 21, 22)

Wstępna akceptacja KWKakceptacja




Strona 115

Zastępcy Dyrektora ds. finansowych ,i Dyrektora IP II

W przypadku konieczności dokonania korekty zmiany zostaną dokonane bez zbędnej zwłoki i przekazane do IZ.W przypadku niewykorzystania środków dotacji celowej otrzymanej w danym roku, zwrot następuje na rachunek bankowy IZ do dnia 15 stycznia roku następnego.

7.2.4 Procedura dokonywania aktualizacji zaangażowania środków na realizacje projektów ramach Priorytetów I-VII



powiązane




1.

Pozyskanie od Beneficjentów aktualnych Harmonogramów wydatków wraz z uzasadnieniem


WWR Umowa o dofinansowanie projektów

Do końca każdego miesiąca

Beneficjent może przesyłać Harmonogram wydatków w formie elektronicznej (e -mailem)

2. Weryfikacja Harmonogramów wydatków otrzymanych od Beneficjentów pod kątem zasadności dokonania zmian i przekazanie do WMS-R projektu zmiany zapotrzebowania na poziomie WWR na środki wraz z uzasadnieniem („Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM”)


WWR, WMS-R, WPA, IZ

Wstępny projekt zmiany zapotrzebowania na środki na poziomie WWR wraz z uzasadnieniem


W przypadku braku stosownego uzasadnienia do dokonania zmiany, gdy zmiany polegają na wcześniejszym wnioskowaniu o środki lub zwiększeniu kwoty zapotrzebowania opiekun projektu informuje Beneficjenta o braku możliwości zmiany terminu płatności. Beneficjent jest informowany o możliwości wypłaty środków w terminie innym niż wnioskowany,



Strona 116

przesunięcie nie może wykraczać poza termin określony w Umowie o dofinansowanie Projektu

3.

Weryfikacja projektów zmiany zapotrzebowania na środki wraz z uzasadnieniem („Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM”) pod kątem możliwości dokonania odpowiednich przesunięć w ramach określonych ustawą budżetową limitów,

Stanowisko ds. monitoringu

WMS-R Projekty zmiany zapotrzebowania na środki wraz z uzasadnieniem

Zmienione zapotrzebowania na środki wraz z uzasadnieniem

Wstępna akceptacja KWMS-R

4.

Przygotowanie propozycji dokonania zmian w harmonogramach w uzgodnieniu z WWR-ami


WMS-R Informacje w zakresie Harmonogramów wydatków przekazane przez WWR

Uzgodnione zmiany w harmonogramach

Uzgodnienie między WWR-ami i WMS-R odbywają się w trybie roboczym

5.

Przygotowanie zbiorczego harmonogramu wydatków i przekazanie do WPA


WMS-R, WPA Uzgodnione zmiany w harmonogramach

Wstępna akceptacja KWMS-R, akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

W sytuacji gdy nie można uwzględnić wnioskowanych przez Beneficjenta zmian w Harmonogramie wydatków, MJWPU informuje Beneficjenta o odmowie wraz z określeniem nowego Harmonogramu wydatków dla danego Beneficjenta (możliwego do przyjęcia w ramach dostępnych środków).

7.2.5 Procedura przygotowania harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich



powiązane




1. Sporządzenie harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich według stanu na dzień….** wraz z uzasadnieniem („Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się

Stanowiska ds. monitorowania i sprawozdawczości

WWR, WMS-R, WPA, IZ

Informacje w zakresie Harmonogramów wydatków przekazane przez WWR

Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować

Parafy osób sporządzających/weryfikujących materiał sporządzany/weryfikowany,

Do 3 dnia każdego miesiąca, wg stanu na ostatni dzień poprzedniego



Strona 117

wydatkować środki w ramach RPO WM”) (Załącznik 23) (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i przekazanie do wiadomości WPA oraz przekazanie do IZ

środki w ramach RPO WM”, harmonogram wydatków wynikających z podpisanych umów

Wstępna akceptacja KWRR,akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektora IP II

miesiąca

W przypadku konieczności dokonania korekty zmiany zostaną dokonane bez zbędnej zwłoki i przekazane do IZ.

7.2.6 Procedura przygotowania informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych beneficjentom w formie zaliczki

Informacja będzie sporządzana na podstawie załączników określonych przez IZ.



powiązane




1.

Sporządzenie załączników do informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych w formie zaliczki (zgodnie z zasadą dwóch par oczu)


WWR, WK Wnioski o płatność rozliczające zaliczkę, potwierdzenia dokonania zwrotów niewykorzystanej kwoty zaliczki

Załączniki do informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych w formie zaliczki


Do 5 dnia po upływie kwartału

Wzór załączników określa IZ

2. Weryfikacja formalno – rachunkowa i merytoryczna załączników do informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych w formie zaliczki oraz sporządzenie zbiorczej informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych w formie zaliczki i przekazanie do IZ


WMS-R Załączniki do informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych w formie zaliczki przekazane przez WWR-y

Zbiorcza informacja kwartalna o rozliczeniu środków przekazanych w formie zaliczki przekazane

Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji formalnej, rachunkowej i merytorycznej do informacji

Do 10 dnia po upływie kwartału



Strona 118

kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych Beneficjentom w formie zaliczki (Załącznik 24) Wstępna akceptacja KWMS-RAkceptacja, Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

W przypadku konieczności dokonania korekty zmiany zostaną dokonane bez zbędnej zwłoki i przekazane do IZ.

7.3 Procedura postępowania z Wnioskami o płatność i Wnioskami o płatność zaliczkową Beneficjenta. Rejestrowanie i weryfikacja Wniosków o płatność i Wniosków o płatność zaliczkową oraz dokonywanie płatności na rzecz Beneficjenta

Wnioski o płatność i Wnioski o płatność zaliczkową składane w IP II przechodzą ocenę rejestracyjną, formalną, rachunkową i merytoryczną. Pismo informujące o wyniku oceny wymaga akceptacji Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM i zatwierdzenia przez Dyrektora IP II. Wniosek o płatność.

Refundacja wydatków dokonywana jest na warunkach określonych umową o dofinansowanie projektu, zgodnie z harmonogramem wydatków oraz na podstawie Wniosku o płatność, składanego nie rzadziej niż raz na kwartał (do 10 dnia miesiąca po upływie kwartału). Odnosi się do wydatków faktycznie poniesionych. Refundacja jest dokumentowana załączonymi do Wniosku o płatność dokumentami, szczegółowo określonymi w wykazie wymaganych załączników do tego dokumentu.Odpowiedni Wydział Wdrożeniowy w IP II weryfikuje Wniosek o płatność i w przypadku jego pozytywnej weryfikacji sporządza zlecenie płatności/dyspozycję płatności w terminie 13 dni roboczych i przekazuje ją/je do pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych. Na podstawie pozytywnie zweryfikowanego zlecenia płatności, środki wypłacane są przez BGK zgodnie z terminarzem płatności ze środków europejskich. W przypadku projektów, w których wystąpi pomoc publiczna IP II wypłaca środki z dotacji celowej na rzecz Beneficjenta zgodnie z terminem określonym dla płatności z BGK.

W przypadku projektów własnych Samorządu Województwa weryfikacja Wniosku o płatność wraz z załączonymi dokumentami poświadczającymi wydatki odbywa się w odpowiednim Wydziale Wdrożeniowym w IP II, a następnie zlecenie płatności przekazywane jest do pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych.Następnie zlecenie płatności przekazywane jest do Departamentu Budżetu i Finansów w UM WM, który sporządza zlecenie płatności do BGK. W



Strona 119

przypadku projektów, w których wystąpi pomoc publiczna, właściwy WWR przygotowuje Wniosek o przekazanie środków finansowych, który przekazuje IZ (DSRR) w celu akceptacji, i przekazania do Departamentu Budżetu i Finansów w UM WM.

W przypadku projektów państwowych jednostek budżetowych (p.j.b) weryfikacja Wniosku o płatność wraz z załączonymi dokumentami poświadczającymi wydatki odbywa się w odpowiednim Wydziale Wdrożeniowym w IP II, a następnie informacja o wyniku weryfikacji przekazywana jest do Beneficjenta.

W przypadku Wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę weryfikacja odbywa się w odpowiednim Wydziale Wdrożeniowym w IP II, a następnie Informacja o wynikach weryfikacji jest przekazywana do pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych.

W przypadku Wniosku o płatność końcową, przed zatwierdzeniem Wniosku należy przeprowadzić kontrolę na zakończenie realizacji projektu. Termin weryfikacji Wniosku o płatność końcową może zostać wydłużony. Odpowiedni Wydział Wdrożeniowy sporządza Kartę kompletności dokumentacji projektu i zgodności z przepisami i przekazuje do WPR, WKP, WKW i WO w celu uzupełnienia Karty. Po uzupełnieniu dokumentu opiekun projektu wprowadza informację o przeprowadzeniu kontroli na zakończenie realizacji projektu KSI.Wniosek o płatność zaliczkową.

Zaliczka wypłacana jest Beneficjentowi na realizację bieżącego zadania określonego w harmonogramie rzeczowo - finansowym, na podstawie składanego Wniosku o płatność zaliczkową. W przypadku projektów, w których wystąpi pomoc publiczna, ostatni Wniosek o płatność zaliczkową w danym roku winien być złożony najpóźniej do 30 listopada.

Wypłata środków w formie zaliczki może być udzielona maksymalnie do wysokości 95% całkowitej wartości dofinansowania (nie dotyczy to projektów własnych Samorządu i projektów realizowanych przez wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne (wsjo) w przypadku których możliwe jest udzielenie zaliczki do 100% całkowitej wartości dofinansowania). Pozostałe 5 % środków zostanie wypłacone w formie refundacji poniesionych przez Beneficjenta wydatków, zgodnie z umową o dofinansowanie projektu.

Odpowiedni Wydział Wdrożeniowy w IP II weryfikuje Wniosek o płatność zaliczkową i w przypadku jego pozytywnej weryfikacji sporządza zlecenie płatności/dyspozycję płatności w terminie 3 dni roboczych i przekazuje ją/je do pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych. Na podstawie pozytywnie zweryfikowanego zlecenia płatności środki wypłacane są przez BGK zgodnie z terminarzem płatności ze środków europejskich. W przypadku projektów, w których wystąpi pomoc publiczna IP II wypłaca środki z dotacji celowej na rzecz Beneficjenta zgodnie z terminem określonym dla płatności z BGK. Płatności ze środków europejskich oraz dotacji celowej przekazywane są na wyodrębnione dla projektu rachunki bankowe dla zaliczki, wskazane w umowie o dofinansowanie projektu i we Wniosku o płatność zaliczkową. Ponadto przekazywana jest Informacja do Beneficjenta o wynikach weryfikacji Wniosku o płatność zaliczkową.Następnie Beneficjent po otrzymaniu zaliczki, reguluje zobowiązania wobec kontrahenta i rozlicza zaliczkę w terminie do 10 dni roboczych od jej otrzymania, poprzez złożenie Wniosku o płatność wraz z wymaganymi załącznikami. Za datę rozliczenia przyjmuje się datę złożenia Wniosku o płatność w siedzibie IP II wraz z potwierdzeniem zwrotu niewykorzystanej kwoty zaliczki.

7.3.1 Procedura rejestrowania Wniosków o płatność, Wniosków o płatność zaliczkową

Lp. Czynność Wykonawca Miejsce oraz Dokument źródłowy, w Dokument wtórny Mechanizm Czas Uwagi



Strona 120

czynności jednostki powiązane

tym system informatyczny kontrolny

1.

Rejestracja Wniosku o płatność/ Wniosku o płatność zaliczkową i przekazanie do właściwego WWR

Stanowisko ds. obsługi kancelarii ogólnej

WO, WWR Wniosek o płatność/ Wniosek o płatność zaliczkową

Rejestracja wniosku w dzienniku korespondencyjnym

niezwłocznie

Wniosek o płatność/Wniosek o płatność zaliczkową winien zostać przekazany do odpowiedniego WWR w dniu wpłynięcia wniosku

7.3.2 Procedura weryfikacji Wniosku o płatność zaliczkową/Wniosku o płatność pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Procedura sporządzania dyspozycji płatności i dokonywania płatności na rzecz Beneficjenta



powiązane




1. Weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna złożonego Wniosku o płatność zaliczkową /Wniosku o płatność oraz wprowadzenie wniosku do KSI (zgodnie z zasadą dwóch par oczu)Przygotowanie i przekazanie pisma do Beneficjenta o wyniku weryfikacji Wniosku o płatność zaliczkową/ Wniosku o płatność oraz do wiadomości WPR


WWR Wniosek o płatność zaliczkową/Wniosek o płatność, Umowa o dofinansowanie projektu z załącznikami

Wypełniona lista sprawdzająca pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym

Listy sprawdzające (Załącznik 25, 26) Akceptacja przez KWWR, Zatwierdzenie pisma do Beneficjenta o wyniku weryfikacji Wniosku o płatność zaliczkową/Wniosku o płatność przez Zastępcę Dyrektora ds. RPO WM

Wniosek o płatność zaliczkową:2 dni robocze.Wniosek o płatność: 12 dni roboczych

WWR przyjmuje i weryfikuje elektroniczną wersję Wniosku o płatność w LSI z wersją papierową.W przypadku konieczności złożenia do Wniosku o płatność końcową dokumentów dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, dokumenty te w celu przeprowadzenia kontroli przekazywane są do WKP-R. Pozytywny wynik kontroli jest konieczny do pozytywnego zweryfikowania wniosku*. Informacja o wyniku weryfikacji



Strona 121

Kierowana do Beneficjenta winna zawierać informację o wysokości wydatków kwalifikowanych ze wskazaniem wysokości kwoty z EFRR i dotacji celowej w podziale na wydatki bieżące i inwestycyjne. Beneficjent winien zostać poinformowany o wys. wydatków uznanych za niekwalifikowalne wraz z podaniem uzasadnienia takiej decyzji

W przypadku, gdy we Wniosku o płatność zaliczkową/Wniosku o płatność stwierdzono błędy formalne, rachunkowe lub merytoryczne, IP II może dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym informuje Beneficjenta lub wzywa go do poprawienia, uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w terminie 7 dni od otrzymania pocztą pisma przez Beneficjenta. Pismo informujące o stwierdzonych błędach i konieczności ich poprawienia oraz dostarczenia poprawionego dokumentu w wersji papierowej i elektronicznej przygotowuje Stanowisko ds. obsługi projektów. Wysłanie pisma wstrzymuje bieg terminu weryfikacji wniosku. Poprawiony Wniosek o płatność zaliczkową/Wniosek o płatność jest weryfikowany ponownie z zachowaniem zasady dwóch par oczu, zgodnie z wyżej opisanymi procedurami.Po zatwierdzeniu Wniosku o płatność zaliczkową/ Wniosku o płatność postępowanie zgodne z procedurą 7.3.3 lub 7.3.4.* W przypadku gdy Beneficjent przeprowadzał w ramach realizowanego projektu procedurę udzielenia zamówienia publicznego i jednocześnie projekt nie został wytypowany do kontroli w miejscu realizacji, na zakończenie realizacji oraz nie stwierdzono nieprawidłowości w trakcie realizacji projektu, Beneficjent może zostać poproszony o dostarczenie wybranych dokumentów dotyczących zrealizowanych procedur udzielenia zamówienia publicznego. Prawidłowość przeprowadzenia procedur, na złożonych dokumentach, przeprowadza Wydział Kontroli Projektów. Warunkiem pozytywnej weryfikacji końcowego Wniosku o płatność jest pozytywny wynik kontroli postępowań publicznych przeprowadzonej przez Wydział Kontroli Projektów.

7.3.3 Procedura sporządzania zlecenia płatności/ dyspozycji płatności i dokonywania płatności na rzecz Beneficjenta innego niż Samorząd Województwa



Strona 122



powiązane




1.

Sporządzenie zlecenia płatności /dyspozycji płatności na podstawie pozytywnie zweryfikowanego i zatwierdzonego Wniosku o płatność zaliczkową/Wniosku o płatność oraz ewentualnej informacji o wysokości środków z dotacji celowej (współfinansowanie) (zachowanie zasady dwóch par oczu) i przekazanie zlecenia płatności/ dyspozycji płatności do pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych


WWR, WPR Wniosek o płatność zaliczkową/Wniosek o płatność

Zlecenie płatności, Dyspozycja płatności (Załącznik 27)

Wstępna akceptacja zlecenia płatności/dyspozycji płatności przez KWWR i Zastępcę Dyrektora ds. RPO WM

1 dzień roboczy

WWR sporządza zlecenie płatności/ dyspozycję płatności w 2 egz. – 1 egz. dla pionu finansowego, 2 egz. zostaje przekazany do WWR po zrealizowaniu zlecenia płatności/ dyspozycji płatności

2.

Weryfikacja zlecenia płatności/dyspozycji płatności pod względem formalno-rachunkowym i dostępności środków (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i przekazanie zlecenia płatności do BGK

Stanowisko ds. weryfikacji

WPR Zlecenie płatności/Dyspozycja płatności

Wypełniona Lista sprawdzająca do weryfikacji zlecenia płatności /dyspozycji płatności

Lista sprawdzająca (Załącznik 28) Zatwierdzenie zlecenia płatności/dyspozycji płatności zgodnie z kartą wzoru podpisów osób upoważnionych

Czynności z pkt. 2-3: 2 dni robocze

Złożenie podpisu w systemie BGK jest równoznaczne z elektronicznym przekazaniem płatności do BGK

W przypadku negatywnej weryfikacji formalno-rachunkowej zlecenia płatności/dyspozycji płatności przez WPR, dokumenty te zwracane są do WWR.W przypadku projektów, w których wystąpi pomoc publiczna środki w formie dotacji celowej wypłacane są Beneficjentowi przez IP II, w terminach zgodnych z terminarzem płatności środków europejskich na dany rok, dostępnym na stronie internetowej BGK. W tym celu WPR przygotowuje przelew w systemie księgowym funkcjonującym w IP II.

3.

Sporządzanie zbiorczego Wniosku o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji celowej (współfinansowanie) (zachowanie zasady dwóch par oczu) orazprzekazanie do DSRR

Stanowisko ds. weryfikacji

WPR, WWR Informacja o wysokości środków z dotacji celowej (współfinansowanie) otrzymanej od WWR

Zbiorczy wniosek o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji celowej (współfinansowanie)

Dzień po okresie składania zleceń do BGK, do godziny 12:00

4. Przygotowanie przelewu w formie elektronicznej do dyspozycji płatności

Stanowisko ds. płatności i

WPR Dyspozycja płatności Wydruk polecenia przelewu z

Przekazanie do zatwierdzenia przez

...



Strona 123

refundacji bankowego systemu elektronicznego MultiCash

osoby upoważnione w karcie wzorów podpisów w banku

5.

Zatwierdzenie przez osoby upoważnione i przekazanie do pracownika sporządzającego przelewy

Stanowisko ds. płatności i refundacji

WPR Wydruk polecenia przelewu z bankowego systemu elektronicznego MultiCash

Polecenie przelewu bankowego

Złożenie podpisów na wydruku zlecenia płatności/z MultiCash oraz podpisów elektronicznych w celu realizacji

6.

Wysłanie z bankowego systemu elektronicznego MultiCash zatwierdzonego przelewu

Stanowisko ds. płatności i refundacji

WPR Wydruk polecenia przelewu z bankowego systemu elektronicznego MultiCash

Czynności pkt. 4- 6 – dokonywane są w terminie wynikającym z płatności z BGK

WWR wprowadza Datę zapłaty w systemie KSI (SIMIK 07-13) po faktycznej wypłacie środków europejskich z BGK. W przypadku wypłaty środków dotacji celowej przez IP II, WPR informuje (e-mailem) o faktycznej dacie wypłaty środków dotacji celowej, następnie WWR uzupełnia Datę zapłaty. W momencie, gdy system BGK ulegnie modyfikacji, Datę zapłaty w KSI wprowadzać będzie WPR.Stanowisko ds. płatności i refundacji prowadzi ewidencję potwierdzonych i zrealizowanych przez bank przelewów i na koniec każdego miesiąca przekazuje zestawienie dokonanych płatności do WWR i WMS-R.

7.3.4 Procedura sporządzania zlecenia płatności i Wniosku o przekazanie środków europejskich/ Wniosku o przekazanie środków finansowych i dokonania płatności w przypadku projektów własnych Samorządu Województwa



powiązane




1. Sporządzanie zlecenia płatności i Wniosku o przekazanie środków


WWR, BF, IZ Wniosek o płatność zaliczkową/Wniosek o

Zlecenie płatności i Wniosek o

Wstępna akceptacja zlecenia

1 dzień roboczy

WWR sporządza zlecenie płatności i



Strona 124

europejskich/Wniosku o przekazanie środków finansowych na podstawie pozytywnie zweryfikowanego Wniosku o płatność zaliczkową/Wniosku o płatność (zachowanie zasady dwóch par oczu) i przekazanie zlecenia płatności oraz Wniosku o przekazanie środków europejskich/Wniosku o przekazanie środków finansowych do UMWM

płatność przekazanie środków europejskich) (Załącznik 29) / Wniosek o przekazanie środków finansowych (Załącznik 30)

płatności/dyspozycji płatności przez KWWR i akceptacja przez Zastępcę Dyrektora ds. RPO WM

Wniosek o przekazanie środków europejskich / Wniosek o przekazanie środków finansowych w 2 egz.– 1 egz. dla BF, 2 egz. zostaje w WWR

W przypadku projektów własnych samorządu, w których wystąpi pomoc publiczna po zweryfikowaniu Wniosku o płatność zaliczkową/Wniosku o płatność, WWR sporządza zlecenie płatności w zakresie środków europejskich oraz Wniosek o przekazanie środków finansowych w zakresie dotacji celowej. Wniosek o przekazanie środków finansowych przed przekazaniem do Departamentu Budżetu i Finansów w UM WM jest przekazywany do Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego następnego dnia po okresie składania zleceń, w celu akceptacji.W przypadku projektów własnych Samorządu Datę zapłaty w KSI wprowadzać będzie BF.

7.4 Procedura zawieszania płatności na podstawie umowy o dofinansowanie projektu

W przypadku niewywiązania się Beneficjenta z realizacji projektu zgodnie z warunkami określonymi w Umowie o dofinansowanie projektu i/lub na skutek wykrytych przez WKP nieprawidłowości IP II może podjąć decyzję o niekwalifikowalności poszczególnych wydatków lub wstrzymaniu dofinansowania.



powiązaneDokument źródłowy, w tym

system informatycznyDokument


1.

Przekazanie informacji do WWR i Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych (WPR) w sprawie wykrytych nieprawidłowości w realizacji skontrolowanego projektu powodujących naruszenie warunków Umowy o dofinansowanie oraz o konieczności zawieszenia płatności do czasu wyjaśnienia

Stanowisko ds. kontroli

WKP, WWR, WPR

Informacja pokontrolna, rekomendacja, zalecenia pokontrolne

Pismo do WWR oraz pismo do Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych

Akceptacja KWWR,Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

1 dzień roboczy

2. Przygotowanie pisma informującego do Beneficjenta

Stanowisko ds. obsługi

WWR, WKP Informacja pokontrolna, umowa o dofinansowanie projektu,


Akceptacja KWWR,

2 dni robocze



Strona 125

projektów rekomendacja, zalecenia pokontrolne Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM i Dyrektora MJWPU

W przypadku, gdy zawieszenie płatności następuje na podstawie otrzymanej od WKP informacji pokontrolnej dalsze postępowanie zgodne z zaleceniami pokontrolnymi.

7.5 Procedura sporządzania i weryfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową/końcową/ w ramach częściowego zamknięcia pomocy od IP II do IZ

Procedura odnosi się zarówno do Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Pośredniczącej II stopnia do Instytucji Zarządzającej, składanego okresowo, do 10 dnia po upływie miesiąca, jak i dla częściowego oraz końcowego zamknięcia pomocy.

Poświadczenie... sporządzane jest w oparciu o zatwierdzone Wnioski o płatność Beneficjentów realizujących projekty w ramach Priorytetów I-VII RPO WM. Wydział Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR prowadzi bieżącą analizę zatwierdzonych Wniosków o płatność, które zostaną ujęte w Poświadczeniu… za dany okres. Podstawą do prowadzonej analizy są dane wprowadzone do KSI przez Wydziały Wdrożeniowe, szczególnie w zakresie: umowy o dofinansowanie projektu, wniosków o płatność, rejestru obciążeń na projekcie oraz kontroli. Dokument sporządzany jest na podstawie materiałów przekazanych przez poszczególne WWR do Wydziału Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR (WMS-R). Poszczególne WWR przekazują wypełnione tabele 1, 5, 6, 7 oraz Załącznik nr 1 do Poświadczenia… Weryfikacja przekazanych materiałów odbywa się w WMS-R w oparciu o listę sprawdzającą, która odnosi się do poszczególnych elementów dokumentu.Na podstawie przekazanych i zweryfikowanych materiałów, WMS-R sporządza Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową w ramach RPO WM 2007-2013 dla Priorytetów I-VII, przygotowuje pismo przewodnie do IZ i przekazuje do akceptacji pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych. . W przypadku, gdy w okresie sprawozdawczym nie zatwierdzono Wniosków o płatność lub nie ma innych Wniosków o płatność, które można ująć w Poświadczeniu, IP II sporządza Oświadczenie zgodnie ze wzorem przekazanym przez IZ.Dopuszcza się możliwość poprawienia/uzupełnienia Poświadczenia… przez IP II w trybie roboczym. Dyrektor MJWPU upoważnia osoby do dokonywania oczywistych sprostowań, poprawiania omyłek i błędów pisarskich w Poświadczeniu…Przewiduje się również możliwość składania do IZ Poświadczenia… w trybie przyspieszonym, czyli przed 10 dniem po upływie okresu, którego Poświadczenia… dotyczy. Każdorazowo termin ten zostaje uzgodniony z IZ.



Strona 126

7.5.1 Procedura sporządzania i weryfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową /końcową/ od IP II do IZ w ramach Priorytetów I-VII



powiązane




1.

Sporządzenie i weryfikacja materiałów wyjściowych do Poświadczenia w postaci listy zatwierdzonych wniosków o płatność zgodnie z zasadą dwóch par oczu i przekazanie do WMS-R


WWR Zatwierdzone wnioski o płatność w KSI (SIMIK 07-13), w okresie za który sporządzane jest Poświadczenie (Załącznik 31)

Lista zatwierdzonych wniosków o płatność

Akceptacja przez KWWR

3 dni robocze od zakończenia okresu, za który sporządzane jest Poświadczenie…

Pracownik weryfikując sprawdza pod kątem zgodności danych zawartych w LSI/KSIMateriały są sporządzane w 2 egz. – 1 egz. pozostaje w WWR

2.

Weryfikacja materiałów przekazanych przez WWR


WWR, WMS-R Materiały przekazane przez WWR

Lista sprawdzająca (Zalącznik 32)

1 dzień roboczy

Sprawdzenie danych w KSI

3.

Sporządzenie Poświadczenia (oczu zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i wprowadzenie do KSI (SIMIK 07-13)


WMS-R Wypełnione tabele 1, 5, 6, 7 oraz zał. nr 1

Poświadczenie, Deklaracja wydatków w KSI (SIMIK 07-13), Pismo przewodnie do IZ

Lista sprawdzająca (Załącznik 33) Akceptacja KWMS-R i Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

1 dzień roboczy

W KSI dokument ma status „W przygotowaniu”

4.

Przekazanie Poświadczenia podpisanego przez upoważnione osoby wraz z pismem do IZ


WMS-R Poświadczenie wraz z pismem do IZ

Nadanie numeru

Do 10 dnia po upływie okresu, którego dotyczy Poświadczenie

Po wysłaniu Poświadczenia… do IZ – zmiana statusu w KSI na „ Przekazany”



Strona 127

W przypadku stwierdzenia błędów w przygotowanych przez WWR materiałach, WMS-R zwraca materiały do właściwego WWR z prośbą o ich poprawienie

7.5.2 Procedura weryfikacji Deklaracji wydatków do celów częściowego zamknięcia programu od IP II do IZ

Częściowego zamknięcia RPO WM można dokonać w stosunku do projektów, które zostały zakończone do dnia 31 grudnia poprzedzającego roku. W świetle rozporządzenia nr 1083/2006 za zakończony można uznać projekt, w ramach którego wszystkie działania zostały faktycznie przeprowadzone i w odniesieniu do którego wszystkie wydatki Beneficjentów oraz odpowiedni wkład publiczny zostały opłacone.IZ RPO WM może dokonywać częściowego zamknięcia pomocy pod warunkiem przesłania KE do dnia 31 grudnia danego roku:- przez IC deklaracji wydatków dotyczącej projektów, które zostały zakończone do dnia 31 grudnia roku poprzedniego, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku XIV do rozporządzenia nr 1828/2006;- przez IA deklaracji częściowego zamknięcia zawierającej ocenę zgodności z prawem i prawidłowości danych wydatków, zgodnie z wzorem zawartym w załączniku IX do rozporządzenia nr 1828/2006.

Deklarację… dla Priorytetów od I do VII sporządza IP II. Do każdej Deklaracji… IP II dołącza listę projektów objętych częściowym zamknięciem.Na podstawie przekazanych i zweryfikowanych materiałów przez poszczególne WWR-y, WMS-R sporządza Deklarację… w ramach RPO WM 2007-2013 dla Priorytetów I-VII, następnie przygotowuje pismo przewodnie do IZ i przekazuje do akceptacji pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych. .



powiązane




1.

Sporządzenie i weryfikacja materiałów wyjściowych do Deklaracji… w postaci listy zatwierdzonych wniosków o płatność zgodnie z zasadą dwóch par oczu i przekazanie do WMS-R


WWR Lista projektów objętych częściowym zamknięciem przekazana przez poszczególne WWR oraz KSI

Lista projektów objętych częściowym zamknięciem

Akceptacja przez KWWR

3 dni robocze od zakończenia okresu, za który sporządzana jest Deklaracja…

Pracownik weryfikując sprawdza pod kątem zgodności danych zawartych w LSI/KSIMateriały są sporządzane w 2 egz. – 1 egz. pozostaje w WWR

2.

Weryfikacja materiałów przekazanych przez WWR

Stanowisko ds. monitoringu i sprawozdawczości

WWR, WMS-R Lista projektów objetych częściowym zamknięciem przekazana przez poszczególne WWR

Lista sprawdzająca

1 dzień roboczy

Sprawdzenie danych w KSI.

3. Sporządzenie Deklaracji …. (zgodnie z Stanowisko ds. WMS-R Wypełnione tabele 1, 2 Deklaracja…., Pismo Lista 1 dzień



Strona 128

zasadą dwóch par oczu) i wprowadzenie do KSI (SIMIK 07-13)

monitorowania i sprawozdawczości

przewodnie do IZ sprawdzająca (Załącznik 34) Akceptacja KWMS-R i Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

roboczy

4.

Przekazanie Deklaracji… podpisanej przez upoważnione osoby wraz z pismem do IZ


WMS-R Deklaracja…. wraz z pismem do IZ

Nadanie numeru

Do 31 lipca

W przypadku stwierdzenia błędów w przygotowanych przez WWR materiałach, WMS-R zwraca materiały do właściwego WWR z prośbą o ich poprawienie.

7.6 Procedura sporządzania sprawozdań z wykonania planu finansowego za dany rok budżetowy



powiązane


Dokument wtórny


1.

Przyjęcie informacji o dokonanej operacji finansowej z banku (wyciąg bankowy). Księgowanie wyciągów bankowych w rejestrze wyciągów w systemie FK


WK, Bank Wyciąg bankowy Rejestr wyciągów bankowych w systemie FK

Niezwłocznie po otrzymaniu wyciągu bankowego

2.

Przekazanie na podstawie Wyciągów Bankowych raz w miesiącu zbiorczej informacji na temat dokonanych wydatków w ramach RPO WM 2007-2013


WPR, WK, WPA, WWR

Wyciąg bankowy Pismo wraz z tabelą Po sporządzeniu sprawozdania budżetowego

3.

Przygotowanie zgodnie z polityką rachunkowości jednostki oraz na podstawie zbiorczej informacji na temat dokonanych wydatków w ramach RPO WM 2007-2013 miesięcznego i kwartalnego sprawozdania z realizacji budżetu (gdzie sprawozdanie za IV kwartał jest sprawozdaniem rocznym) i przekazanie do Zarządu Województwa Mazowieckiego

Stanowisko ds. księgowości ogólnej /Stanowisko ds. planowania i analiz

WK, WPA, GK, Zarząd Województwa Mazowieckiego (IZ)

Informacja zbiorcza na temat płatności dokonanych w ramach RPO WM 2007-2013;Rejestr wyciągów bankowych z systemu FK i planu finansowego MJWPU

Sprawozdanie budżetowe

Podpis GK i Dyrektora MJWPU

Do 10-go każdego miesiąca

Archiwizacja dokumentu



Strona 129

7.7 Procedura monitorowania wydatków zgodnie z zasadą n+3 i n+2 w celu uniknięcia automatycznego anulowania przez KE zobowiązań

Zasada n+3/n+2 jest jedną z podstawowych reguł zarządzania finansowego funduszami pomocowymi Unii Europejskiej. Zasada n+3 odnosi się do okresu 2007 – 2010, zaś zasada n+2 do okresu 2010 – 2013. Instytucja Pośrednicząca II-stopnia RPO WM monitoruje wydatki zgodnie z zasadą n+3/n+2 na podstawie danych wygenerowanych z KSI (SIMIK 07-13) dotyczących Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową, Prognozy wniosków o płatność, informacji miesięcznych/sprawozdań z realizacji Priorytetów RPO WM oraz informacji pozyskanych z Wydziałów Wdrażania RPO WM oraz Wydziału Kontroli Projektów.Instytucja Pośrednicząca II monitoruje wydatki w ramach Priorytetów RPO WM co tygodniowo za pomocą tabeli monitoringowej nt. stanu zaangażowania środków na realizacje RPO WM, sporządzanej według stanu na trzeci dzień roboczy każdego tygodnia. Tabela ta zawiera m.in. informacje finansowe dotyczące konkursów, projektów kluczowych, wniosków o dofinansowanie, zawartych umów o dofinansowanie, wniosków o płatność, poświadczenia i deklaracji wydatków itp. oraz informacje nt. wykorzystania alokacji środków ujętych w RPO WM. Ponadto IP II sporządza tabelę monitoringową dotyczącą stanu realizacji projektów kluczowych w ramach RPO WM, według stanu na trzeci dzień roboczy każdego tygodnia danego miesiąca oraz informację o wypłaconych i rozliczonych zaliczkach według stanu na koniec każdego miesiąca.Ww. tabele monitoringowe oraz informacje o zaliczkach sporządza Wydział Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR.


Miejsce oraz





1. Pozyskanie informacji z Komórek Merytorycznych RPO WM danych dotyczących konkursów, projektów, projektów kluczowych, zatwierdzonych projektów do realizacji przez Zarząd WM, zaliczek przekazanych Beneficjentom w ramach projektów, złożonych przez Beneficjentów wniosków o płatność i wniosków o płatność zaliczkową oraz wygenerowanie stosownych raportów z KSI (SIMIK 07-13)


WMS-R, WWR, WKP

raporty z KSI (SIMIK 07-13), informacje z KM dotyczące wdrażania RPO WM

1 dzień WWR na bieżąco monitorują realizację projektów m.in. na podstawie umów o dofinansowanie projektów i wniosków o płatność



Strona 130

2.

Weryfikacja otrzymanych informacji i wypełnienie tabeli monitoringowej nt. stanu zaangażowania oraz sporządzenie pisemnej miesięcznej analizy, tabeli monitoringowej dot. projektów kluczowych, informacji o wypłaconych i rozliczonych zaliczkach


WMS-R raporty z KSI (SIMIK 07-13), informacje z KM dotyczące wdrażania RPO WM

Sporządzona:- tabela monitoringowa nt. stanu zaangażowania (Załącznik 35) oraz pisemna miesięczna analiza,- tabela monitoringowa dot. projektów kluczowych,- informacja o wypłaconych i rozliczonych zaliczkach

Akceptacja KWMS-R , podpisanie przez Dyrektora MJWPU

WMS-R sporządza - tabelę monitoringową nt. zaangażowania co tydzień ostatniego dnia roboczego każdego tygodnia, a analizę pisemną raz na miesiąc do 5 dnia kalendarzowego po upływie miesiąca,- tabelę monitoringową dot. projektów kluczowych- przedostatniego dnia roboczego każdego tygodnia - Informację o zaliczkach wg stanu na koniec każdego miesiąca

3. Przekazanie w wersji elektronicznej do IZ tabeli monitoringowej nt. stanu zaangażowania wraz materiałami źródłowymi, miesięcznej analizy i Tabeli monitoringowej dot. projektów kluczowych, Informacji o


WMS-R, WWR, IZ

Tabele monitoringowe, analiza, materiały źródłowe, informacja o zaliczkach

Potwierdzenie przekazania

IP II przekazuje do IZ:- tabelę monitoringo



Strona 131

wypłaconych i rozliczonych zaliczkach. Przekazanie do WWR oraz Zastępcy Dyr. ds. RPO WM, Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych, Dyrektora MJWPU tabeli monitoringowej nt. stanu zaangażowania i miesięcznej analizy oraz tabeli monitoringowej dot. projektów kluczowych

wą nt. zaangażowania co tydzień, ostatniego dnia roboczego tygodnia w wersji elektronicznej (na wskazane przez IZ adresy mailowe)- analizę pisemną nt. zaangażowania raz na miesiąc do 5 dnia kalendarzowego po upływie miesiąca- -tabelę monitoringową dot. projektów kluczowych- przedostatniego dnia roboczego każdego tygodnia - informację o zaliczkach do 5 dnia kalendarzowego po upływie miesiąca



Strona 132

4.

Analiza Tabeli monitoringowej pod względem ryzyka niezrealizowania projektów i w konsekwencji utraty środków, identyfikacja ewentualnych projektów o opóźnionej realizacji


WWR Tabela monitoringowa 1 dzień

5.

W przypadku wystąpienia zagrożenia utraty środków lub otrzymania pisma od IZ o takim niebezpieczeństwie, zlecenie kontroli doraźnej/wizyty sprawdzającej z realizacji projektu, dla którego została podpisana z beneficjentem umowa o dofinansowanie projektu, mającej na celu wykrycie przyczyny zagrożenia utraty środków


WWR, WKP-R, IZ

Tabela monitoringowa, pismo z IZ

Pismo do WKP-R 2 dni

6.Przeprowadzenie kontroli/wizyty sprawdzającej i sporządzenie informacji pokontrolnej. Przekazanie do WWR

Stanowisko ds. kontroli projektów

WKP, WWR Pismo zlecające przeprowadzenia kontroli

Informacja i zalecenia pokontrolne.

14 dni

7.

Przekazanie do IZ informacji o podjętych działaniach naprawczych na poziomie projektu. W przypadku dalszego występowania niebezpieczeństwa utraty środków przekazanie informacji do IZ o podjęcie odpowiednich decyzji na poziomie Działań i Priorytetów


WWR, IZ Informacja i zalecenia pokontrolne.

Pismo do IZ Akceptacja i podpis KWWR,Zastępcy Dyr. ds. RPO WM, Dyrektora MJWPU

1 dzień

Działania IP II polegają na przeprowadzeniu kontroli/wizyty sprawdzającej w miejscu realizacji projektu (dla którego została podpisana z Beneficjentem umowa), mająca na celu wykrycie przyczyny zagrożenia utraty środków. Kontrola/wizyta sprawdzająca jest zakończona informacją pokontrolną. W przypadku stwierdzenia przez IP II, iż projekt z różnych względów nie jest realizowany, IP II zaleca podjęcie działań naprawczych, określając termin ich realizacji lub podejmuje decyzję o cofnięciu dofinansowania danego projektu i podejmuje działania w celu przekazania środków na kolejny projekt z listy rezerwowej. O podjętych działaniach i ich wynikach IP II informuje IZ.Jeżeli IP II stwierdzi, że mimo podjęcia odpowiednich działań przez Beneficjentów i samą IP II, nadal istnieje możliwość utraty środków, wówczas przekazuje tę informację do IZ w celu podjęcia odpowiednich decyzji na poziomie Działań i Priorytetów.

7.8 Ewidencja dokumentów księgowych



Strona 133

Na podstawie informacji otrzymanych z Banku (wyciągi bankowe) oraz decyzji sporządzonych przez Wydział Kontroli Projektów RPO WM (dotyczy kwot do odzyskania) Wydział Księgowości ewidencjonuje operacje gospodarcze dotyczące przepływów finansowych dotacji celowej na odpowiednich kontach księgi głównej, zgodnie z Polityką rachunkowości w systemie finansowo księgowym.

7.8.1 Procedura dotycząca ewidencji dokumentów księgowych



powiązane


Dokument wtórny


1.Otrzymanie informacji o operacji finansowej (wyciąg bankowy)


WPR, WK Wyciąg bankowy System Finansowo-Księgowy

2 dni

2.

Księgowanie wyciągów bankowych w systemie finansowo-księgowym:

a)wpływ dotacji celowej od IZ

b) zwrot dotacji celowej do IZ

c)przekazanie dotacji celowej Beneficjentowi zwrot dotacji celowej na rachunek bankowy przez Beneficjenta (w bieżącym roku budżetowym) wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej w nadmiernej wysokości – księgowanie na pomniejszenie wydatków zwrot dotacji celowej na rachunek bankowy przez Beneficjenta (udzielonej w poprzednich latach) niewykorzystanej, wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranej w nadmiernej wysokości – księgowanie na dochodach zwrot dochodów do IZ

d)wpływ odsetek od r-ku bankowego – zwrot odsetek od r-ku bankowego do IZ


WK Wyciąg bankowy System Finansowo-Księgowy

1 dzień

7.8.2 Procedura dotycząca ewidencji zleceń płatności



Strona 134

Na podstawie otrzymanych przez Wydział Płatności i Refundacji informacji o przekazanych zleceniach płatności do BGK Wydział Księgowości ewidencjonuje operacje gospodarcze dotyczące środków europejskich na odpowiednich kontach w księdze pomocniczej zgodnie z Polityką rachunkowości w systemie finansowo księgowym.



powiązane


Dokument wtórny


1.Otrzymanie od WPR informacji o przekazanych do BGK zleceniach płatności


WPR, WK, WWR Zlecenie płatności System finansowo-księgowy

2.Ewidencja zleceń płatności zgodnie z zapisami w Polityce rachunkowości


WPR, WK Zlecenie płatności System finansowo-księgowy

8 PROCES POSTĘPOWANIA Z NIEPRAWIDŁOWOŚCIAMI

Uczestnicy procesu:



Strona 135

Zgodnie z systemem obiegu dokumentów w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych, wszystkie dokumenty zewnętrzne i wewnętrzne dotyczące tego procesu przekazywane są do sekretariatu, celem dalszego przekazania ich do Dyrektora MJWPU lub Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM, którzy dokonują dekretacji na Kierownika Wydziału Kontroli Projektów. Kierownik dokonuje dekretacji dokumentów na poszczególnych pracowników w Wydziale. Proces obiegu dokumentów jest odzwierciedleniem Zasad obiegu korespondencji w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych. Dokumenty tworzone w WKP RPO WM lub wysyłane z WKP RPO WM podlegają wstępnej akceptacji Kierownika Wydziału RPO WM. W przypadku nieobecności



Strona 136

Kierownika Wydziału WKP RPO WM, akceptacji dokonuje Zastępca Kierownika Wydziału RPO WM, a następnie zatwierdza z-ca Dyrektora ds. RPO WM/ Dyrektor MJWPU. W przypadku nieobecności Kierownika Wydziału i Zastępcy Wydziału dokumenty akceptuje wyznaczony pracownik (zgodnie z zakresem czynności, w którym są określone zastępstwa). W przypadku nieobecności z-cy Dyrektora ds. RPO WM /Dyrektora MJWPU, dokumenty zatwierdza wyznaczony Zastępca Dyrektora MJWPU. Wewnętrzny obieg akt między wydziałami odbywa się za pośrednictwem sekretariatu lub poczty elektronicznej.Stempel wpływu sekretariatu potwierdza datę złożenia akt. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, Wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników – za potwierdzeniem daty przekazania pisma.

8.1 Zbieranie informacji o podejrzeniu naruszenia prawa/naruszeniu prawa

Wszyscy pracownicy MJWPU zobowiązani są do informowania WKP RPO WM o powstałych nieprawidłowościach lub naruszeniach prawa w przypadku ich wykrycia oraz przekazywania tych informacji za pomocą formularza „Informacji o naruszeniu prawa”.MJWPU pozyskuje informacje o podejrzeniu naruszenia prawa, naruszeniu prawa oraz nieprawidłowościach przy pomocy dwóch źródeł: zewnętrznego i wewnętrznego. Informacje te formułowane są na podstawie czynności sprawdzających i kontrolnych przeprowadzanych przez Wydział Kontroli Projektów RPO WM MJWPU oraz inne komórki merytoryczne MJWPU (takich jak wstępne czynności sprawdzające, weryfikacja dokumentacji projektowej, kontrola na miejscu realizacji projektu oraz informacji otrzymywanych od podmiotów zewnętrznych uprawnionych do kontroli. Stanowisko ds. nieprawidłowości ocenia czy naruszenia prawa, (wystąpienie nieprawidłowości) w postaci doniesień, skarg, zażaleń, informacji anonimowych, oraz informacji prasowych itp. jest nieprawidłowością w rozumieniu SION. Informacje dotyczące podejrzenia naruszenia prawa, wystąpienia nieprawidłowości są podstawą do wszczęcia kontroli doraźnej.

Warunkiem wszczęcia procedury postępowania z nieprawidłowościami jest stwierdzenie wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu SION. Proces raportowania nieprawidłowości rozpoczyna się od daty wstępnego ustalenia administracyjnego. W przypadku uzyskania przez MJWPU informacji (anonimowej, prasowej lub innej niepotwierdzonej od dowolnego podmiotu) o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości, w przypadku uznania jego zasadności i po przeprowadzeniu czynności kontrolnych, jeżeli potwierdzono wystąpienie nieprawidłowości w rozumieniu SION, terminem stwierdzenia nieprawidłowości (pierwszy oficjalny dokument potwierdzający wystąpienie nieprawidłowości) jest data podpisania przez osobę upoważnioną po stronie jednostki kontrolowanej informacji pokontrolnej lub data odmowy jej podpisania, bądź w przypadku nie odesłania informacji pokontrolnej data 14 dni od dnia potwierdzenia odbioru informacji. Terminem takim jest również data podpisania przez osobę upoważnioną po stronie jednostki kontrolowanej zmienionej informacji pokontrolnej w odpowiedzi na zastrzeżenia Beneficjenta, lub w przypadku nie odesłania zmienionej informacji pokontrolnej, data 14 dni od dnia potwierdzenia odbioru korespondencji. Instytucja Zarządzająca po przeprowadzeniu kontroli projektów w ramach kontroli systemu zarządzania i kontroli w IP II informuje MJWPU o wynikach kontroli, naruszeniu prawa oraz wystąpieniu nieprawidłowości w rozumieniu SION. MJWPU dokonuje analizy otrzymanej od Instytucji Zarządzającej informacji pokontrolnej z kontroli systemu zarządzania i kontroli w MJWPU pod kątem sprawdzenia, czy w ramach kontroli systemu kontrolowane były projekty oraz



Strona 137

czy ustalenia kontroli wskazują na istnienie uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu SION. W przypadku wykrycia nieprawidłowości wstępnym ustaleniem administracyjnym jest podpisana przez MJWPU informacja pokontrolna lub odmowa jej podpisania.

Dokumenty dotyczące nieprawidłowości przechowywane są przez osoby do tego upoważnione, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym.

8.1.1 Procedura postępowania IP II w przypadku pozyskania informacji o podejrzeniu naruszenia prawa / naruszeniu prawa



powiązane

Dokument źródłowy (w tym system

informatyczny)


1. Otrzymanie informacji o podejrzeniu naruszenia prawa od pracownika MJWPU lub od dowolnego podmiotu zewnętrznego, weryfikacja informacji pod kątem konieczności przeprowadzenia kontroli : - jeżeli tak kontrola i przejście do procedury 10.7.2 w celu przeprowadzenia kontroli doraźnej,- jeżeli nie to pismo uzasadniające brak

KWKP RPO WM , Z-ca KWKP RPO WM

WKP-R,Wydział MJWPU, dowolny podmiot zewnętrzny

Pisemna informacja o podejrzeniu naruszenia prawa sporządzona przez pracownika MJWPU podpisana przez Kierownika właściwego wydziału MJWPU, lub inna pisemna informacja od dowolnego podmiotu zewnętrznego

„Informacja o naruszeniu prawa”, upoważnienie do przeprowadzenia kontroli doraźnej, pismo uzasadniające brak podejrzenia naruszenia prawa

Data przekazania podejrzenia naruszenia prawa przez pracownika innego wydziału MJWPU, bądź data wpływu korespondencji do WKP-R, pismo uzasadniające brak podejrzenia naruszenia prawa, hierarchiczność akceptacji

7 dni roboczych od dnia otrzymania pisma przez WKP-R

Przejście do procedury kontroli doraźnej pkt. 10.7.2



Strona 138

podejrzenia i rejestracja w aktach kontroli

2. Otrzymanie informacji o naruszeniu prawa od pracownika MJWPU:a) Otrzymanie

kopii informacji pokontrolnej stwierdzającej naruszenie prawa i / lub informacji o odmowie jej podpisania

b) Otrzymanie „Informacji o naruszeniu prawa”, od komórek merytorycznych MJWPU

Stanowisko ds. nieprawidłowości

WKP-R – stanowisko ds. kontroli,Wydział MJWPU,

a) Kopia informacji pokontrolnej, bądź informacja o odmowie podpisania informacji pokontrolnej

b) „Informacja o naruszeniu prawa” (Załącznik 36)

Wstępne ustalenie administracyjne zatwierdzone przez Stanowisko ds. nieprawidłowości

Potwierdzenie otrzymania dokumentu a) Na podstawie otrzymanej informacji pokontrolnej stanowisko ds. nieprawidłowości tworzy wstępne ustalenie administracyjne przy pomocy formularza „Informacja o naruszeniu prawa”.b) Ocena przez stanowisko ds. nieprawidłowości , potwierdzenie

wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu SION, poprzez podpisanie wstępnego ustalenia administracyjnego przez dwa stanowiska ds. nieprawidłowości zgodnie z zasadą dwóch par oczu oraz zatwierdzenie przez Kierownika. Wpisanie przez stanowisko do spraw nieprawidłowości do rejestru nieprawidłowości oraz KSI (przejście do procesu nr 8.3.2 monitorowanie i usuwanie nieprawidłowości)

w przypadku niepotwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu SION

2 dni robocze Jeżeli stwierdzenie

naruszenia prawa wskazuje na popełnienie przestępstwa, komórka merytoryczna zgłaszająca naruszenie prawa zobowiązana jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie organy ścigania



Strona 139

archiwizacja w aktach projektu, lub kontrola jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie które wymaga przeprowadzenia kontroli na miejscu, (przejście do procesu kontroli tj. kontrola doraźna procedura 10.7.2) oraz informacja do odpowiedniej komórki merytorycznej o wynikach oceny

3.

Otrzymanie informacji o naruszeniu prawa i/lub wystąpieniu nieprawidłowości od instytucji zewnętrznych uprawnionych do kontroli i / lub stwierdzenia naruszenie prawa (Załącznik 36, 37)

WKP-R, Stanowiska ds. nieprawidłowości

WKP-R, Stanowisko ds. nieprawidłowości

Informacja o naruszeniu prawa (Załącznik 36) / informacja pokontrolna IZ RPO WM

Wstępne ustalenie administracyjne

Weryfikacja wykrytego naruszenia prawa przez stanowisko ds. nieprawidłowości pod kątem wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu SION,: - jeżeli analiza stwierdza wystąpienie nieprawidłowości wówczas tworzona jest „Informacja o naruszeniu prawa”, oraz zlecana kontrola doraźna. - jeżeli analiza nie stwierdza wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu SION, archiwizacja w aktach projektu

3 dni robocze od dnia otrzymania informacji o naruszeniu prawa przez WKP-R

Otrzymanie informacji o naruszeniu prawa i/ lub wystąpieniu nieprawidłowości od IA i/lub GIKS (zgodnie z systemem kontroli funduszy strukturalnych) nie inicjuje zlecenia kontroli doraźnej. Nieprawidłowość taka rejestrowana jest w rejestrze nieprawidłowości oraz w KSI (po podpisaniu umowy z Beneficjentem)

4.Dokonanie ustalenia o trybie raportowania nieprawidłowości

Stanowisko ds. nieprawidłowości, drugie Stanowisko ds. nieprawidłowości

WKP-R Wstępne ustalenie administracyjne, lista sprawdzająca kwalifikująca nieprawidłowość do

Lista sprawdzająca kwalifikująca nieprawidłowość do odpowiedniego trybu raportowania

Weryfikacja listy sprawdzającej zgodnie z zasadą dwóch par oczu

2 dni robocze



Strona 140

przekazanie listy sprawdzającej do drugiego stanowiska ds. nieprawidłowości (zgodnie z zasadą dwóch par oczu”)

odpowiedniego trybu raportowania wypełniona w części dot. „pierwszej pary oczu”

(Załącznik 38) wypełniona w części dotyczącej „pierwszej pary oczu”, Lista sprawdzająca kwalifikująca nieprawidłowość do odpowiedniego trybu raportowaniawypełniona w całości

8.2 Sporządzenie i przekazywanie informacji o nieprawidłowościach

Informowanie o nieprawidłowościach podlegających raportowaniu do KE prowadzone jest w formie raportów bieżących, raportów kwartalnych, kwartalnych raportów o działaniach następczych. Informowanie o nieprawidłowościach niepodlegających raportowaniu prowadzone jest w formie zestawienia nieprawidłowości. Dokumenty źródłowe wraz z listami sprawdzającymi przechowywane są w Wydziale Kontroli Projektów RPO WM w pomieszczeniach odpowiednio zabezpieczonych przed

dostępem do nich osób nieupoważnionych.

Elektroniczne gromadzenie, przetwarzanie i przechowywanie danych dotyczących nieprawidłowości prowadzą tylko osoby do tego upoważnione, zgodnie z zakresem czynności, wskazane w prowadzonym rejestrze osób upoważnionych do wglądu w raporty o nieprawidłowościach oraz w zestawienia nieprawidłowości.Informacje zawarte w raportach i zestawieniach o nieprawidłowościach wykorzystywane są do użytku służbowego wyłącznie przez osoby do tego upoważnione. IP II przekazuje do IZ wersje papierowe i elektroniczne (CD-ROM) raportów, zestawień oraz ich korekty, każdorazowo w zaklejonej kopercie dołączonej do pisma przewodniego.Termin obowiązku sporządzenia i przekazania przez IP II raportów i zestawień dotyczących nieprawidłowości, liczy się od daty wstępnego ustalenia administracyjnego.

Raporty bieżące IP II sporządza nie później niż w ciągu 5 dni kalendarzowych od daty wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego dla nieprawidłowości podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE. IP II przekazuje raporty do IZ nie później niż w ciągu 10 dni kalendarzowych od daty wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego. Raporty kwartalne IP II sporządza nie później niż w ciągu 10 dni kalendarzowych od zakończenia każdego kwartału na podstawie posiadanych przez IP II wstępnych ustaleń administracyjnych dla nieprawidłowości podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE. IP II przekazuje raporty do IZ nie później niż w ciągu 20 dni kalendarzowych od zakończenia każdego kwartału. Informacje o dalszych postępowaniach prowadzonych w związku ze zgłoszoną wcześniej nieprawidłowością przekazuje się co kwartał, aż do usunięcia nieprawidłowości (zwrot nieprawidłowo wydatkowanej kwoty wraz z odsetkami, pomniejszanie kolejnej płatności o kwotę nieprawidłowo wydatkowaną. Raporty o działaniach następczych sporządzane są na podstawie rejestru nieprawidłowości prowadzonego w ramach monitorowania usuwania nieprawidłowości przez stanowisko ds. nieprawidłowości. Kwartalne zestawienia nieprawidłowości IP II sporządza w ciągu 30 dni od zakończenia kwartału dla nieprawidłowości niepodlegających zgłoszeniu do KE. IP II przekazuje zestawienia do IZ nie później niż w ciągu 40 dni od zakończenia kwartału. W przypadku nie stwierdzenia nieprawidłowości podlegających oraz/lub niepodlegających



Strona 141

raportowaniu do KE w danym kwartale, MJWPU zobowiązana jest przesłać kwartalną informację o braku ww. nieprawidłowości w ciągu 20 dni kalendarzowych od zakończenia kwartału.Odpowiednie informacje dotyczące nieprawidłowości umieszczane są w Krajowym Systemie Informatycznym SIMIK 2007 – 2013. Dodatkowo, nieprawidłowości skutkujące finansowo, wyszczególniane są w Rejestrze obciążeń na projekcie KSI.Informacje wprowadzane do Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 2007 – 2013 wprowadzane są przez wyznaczonych pracowników danych Wydziałów MJWPU zgodnie z zadaniami Wydziałów.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.

Sporządzenie raportu bieżącego / kwartalnego/ raportu kwartalnego o działaniach następczych, kwartalnego zestawienia nieprawidłowości i przekazanie do drugiego stanowiska ds. nieprawidłowości zgodnie z zasadą dwóch par oczu do weryfikacji formalnej i merytorycznej


WKP-R, drugie stanowisko ds. nieprawidłowości

Wstępne ustalenie administracyjne oraz wypełniona lista sprawdzająca Raport bieżący/ kwartalny / raport kwartalny o działaniach następczych, kwartalne zestawienie nieprawidłowości

Raport bieżący / kwartalny, raport kwartalny o działaniach następczych, kwartalne zestawienia nieprawidłowości sporządzone zgodnie z wzorami stanowiącymi (Załącznik 39, 40, 41)

Wykorzystanie obowiązujących wzorów raportów zatwierdzonych przez Pełnomocnika Rządu Do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę Rzeczypospolitej Polskiej lub Unii Europejskiej, hierarchiczność podpisów

Raport bieżący – niezwłocznie, nie później niż w ciągu 5 dni kalendarzowych od daty wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego.Raport kwartalny/ kwartalny o działaniach następczych – w ciągu 10 dni kalendarzowych od zakończenia każdego kwartału, kwartalne zestawienia nieprawidłowości – w ciągu 30 dni od zakończenia kwartału

Raport bieżący wypełnia się zgodnie ze stanem na dzień wypełnienia raportu, raporty kwartalne - na ostatni dzień okresu sprawozdawczego.Informacje o działaniach następczych dotyczących danej nieprawidłowości przekazuje się w raporcie kwartalnym o działaniach następczych na tym samym wzorze co raport kwartalny

2. Weryfikacja formalna i merytoryczna raportów bieżących/ kwartalnych/ kwartalnego

Drugie stanowisko ds. nieprawidłowości

WKP-R, KWKP-R, Z-ca KWKP -R

Raport bieżący/ kwartalny / raport kwartalny o działaniach następczych,

Wypełniona lista sprawdzająca dla raportu bieżącego (Załącznik 42) dla raportu

Wypełnienie i podpisanie listy sprawdzającej potwierdzającej poprawne sporządzenie

2 dni robocze od dnia otrzymania dokumentów

W przypadku stwierdzenia błędów raport / zestawienie jest poprawiane przez stanowisko ds.



Strona 142

zestawienia nieprawidłowości i przekazanie do drugiego stanowiska ds. nieprawidłowościJeżeli tak: przekazanie do KWKP RPO WM pisma przewodniego przekazującego raporty bieżące/ kwartalne/ kwartalne zestawienie nieprawidłowości celem jego parafowaniaJeżeli nie: przejście do pkt. 1

kwartalne zestawienie nieprawidłowości

kwartalnego (Załącznik 43) / raportu kwartalnego o działaniach następczych, dla kwartalnego zestawienia nieprawidłowości (Załącznik 44)

raportów bieżących/ kwartalnych/ kwartalnego zestawienia nieprawidłowości przez drugie stanowisko ds. nieprawidłowości

nieprawidłowości i weryfikowane ponownie poprzez wypełnienie listy sprawdzającej

3 .

Przekazanie do IZ podpisanych Z-cę Dyrektora ds. RPO WM MJWPU/Dyrektowa MJWPU raportów bieżących/ kwartalnych/ raportu kwartalnego o działaniach następczych, kwartalnego zestawienia nieprawidłowości


Dyrektor MJWPU, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, WKP-R, IZ

Raport bieżący/ kwartalny / raport kwartalny o działaniach następczych, kwartalne zestawienie nieprawidłowości, kopie (potwierdzone za zgodność z oryginałem) Wstępnych ustaleń administracyjnych

Pismo do IZ przekazujące dokumenty

Podpisanie pisma przez Dyrektora MJWPU lub Z-cę Dyrektora, data przekazania dokumentów

Raport bieżący – niezwłocznie, nie później niż w ciągu 10 dni kalendarzowych od daty wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego.Raport kwartalny– w ciągu 20 dni kalendarzowych od zakończenia każdego kwartału, kwartalne zestawienia nieprawidłowości – w ciągu 40 dni od zakończenia kwartału

W przypadku, gdy IP II stwierdzi, że dane zawarte w raporcie/ zestawieniu są nieprawidłowe lub niekompletne, niezwłocznie dokonuje korekty raportu, wskazując informacje, które zostały zmienione i przekazuje do IZ w zaklejonych kopertach dołączonych do pisma przewodniego.Kopie raportów/zestawienia są przekazywane do WPR ( osobom upoważnionym do wglądu w nieprawidłowości)

4. Otrzymanie od IZ Stanowisko ds. WKP-R Pismo Data wpływu Pismo otrzymane e-



Strona 143

informacji dotyczącej akceptacji raportów / zestawienia lub błędów w przekazanych raportach / zestawieniu

nieprawidłowości przekazujące uwagi do raportów / zestawienia

korespondencji mailem lub faksem.W przypadku uwag do oceny raportów przekazanej przez IZ następują konsultacje, które wydłużają procedurę do 3 dni. Konsultacje są prowadzone drogą elektroniczną. Ostateczną decyzję, co do postaci raportów/ zestawień podejmuje IZ

5.

Dokonanie odpowiednich korekt raportu / zestawienia następnie postępowanie zgodnie z p. 1 – 2 niniejszej procedury


WKP-R, drugie stanowisko ds. nieprawidłowości

Raport bieżący/ kwartalny / raport kwartalny o działaniach następczych, kwartalne zestawienie nieprawidłowości

Poprawiona wersja Raportu bieżącego/ kwartalnego / raportu kwartalnego o działaniach następczych, kwartalnego zestawienia nieprawidłowości

Data sporządzenia 3 dni robocze

6.

Przekazanie poprawionej wersji raportu / zestawienia do IZ


WKP-R, KWKP-R, Z-ca KWKP R WM, Dyrektor MJWPU, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM

Poprawiona wersja Raportu bieżącego/ kwartalnego / raportu kwartalnego o działaniach następczych, kwartalnego zestawienia nieprawidłowości

Przekazanie do podpisu KWKP-R/ zastępcy KWKP-R oraz podpisanie przez Dyrektora MJWPU / Z-cę Dyrektora

W ciągu 2 dni roboczych

Kopie poprawionych raportów / zestawienia są przekazywane do WPR

8.3 Monitorowanie i usuwanie nieprawidłowości



Strona 144

MJWPU uczestniczy w usuwaniu nieprawidłowości w szczególności poprzez sporządzanie zaleceń pokontrolnych, bądź projektu decyzji administracyjnej, informowaniu Beneficjenta o konieczności i sposobie usunięcia nieprawidłowości, wstrzymywaniu płatności w ramach projektu, odzyskiwaniu środków, pomniejszaniu kolejnej płatności o kwotę nieprawidłowości. (9.Proces odzyskiwania kwot ). Wydział Kontroli Projektów RPO WM sporządza zalecenia pokontrolne bądź decyzję administracyjną oraz monitoruje usuwanie nieprawidłowości za pomocą rejestru nieprawidłowości a także KSI SIMIK 2007 - 2013. Aktualizacji rejestrów dokonuje się na bieżąco na podstawie prowadzonych przez MJWPU czynności związanych z usuwaniem nieprawidłowości oraz odzyskiwaniem przez WPR środków podlegających zwrotowi. Monitorowanie usuwania nieprawidłowości i przekazywanie informacji w odpowiedniej formie (raport / zestawienie – procedura 8.2) prowadzi się aż do całkowitego usunięcia nieprawidłowości.

8.3.1 Procedura sporządzania decyzji administracyjnej w ramach Priorytetów I-VII RPO WM

Na podstawie Porozumienia zawartego między Zarządem Województwa Mazowieckiego a MJWPU przekazano Jednostce realizację zadań związanych z odzyskiwaniem kwot. Wydział Kontroli Projektów RPO WM MJWPU na podstawie posiadanych informacji pokontrolnych oraz Wstępnych ustaleń administracyjnych wszczyna proces poprzez sporządzenie decyzji administracyjnej. Kopia decyzji przekazywana jest do Beneficjenta, IZ oraz do WPR, który na jej podstawie prowadzi dalsze działania w zakresie odzyskiwania kwot, ewentualnej windykacji, m.in. przyjmuje i rejestruje informacje o zwrotach środków od Beneficjentów oraz przekazuje je do zainteresowanych komórek MJWPU (WKP), w celu ujęcia w rejestrach nieprawidłowości oraz raportach o działaniach następczych.

Lp. Czynność Wykonawca Miejsce, jednostki powiązane

Dokument źródłowy

Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

CzasUwagi

1. Przygotowanie projektu decyzji administracyjnej (Załącznik 45) i zatwierdzenie przez Radcę Prawnego MJWPU oraz Dyrektora MJWPU / Z-cę Dyrektora


WKP -R, KWKP- R, Z-ca KWKP-R, Dyrektor MJWPU, Z-ca Dyrektora, ds. RPO WM, KM MJWPU

Zalecenie pokontrolne, Wstępne ustalenie administracyjne

Decyzja administracyjna

Akceptacja przez KWKP-R / Z-ca KWKP-R i Radcę Prawnego, Dyrektora MJWPU / Z-cę Dyrektora, hierarchiczność podpisów

5 dni roboczych Stanowisko ds. nieprawidłowości przygotowuje projekt decyzji administracyjnej przekazuje do: akceptacji KWKP-R / Z-cy KWKP-R do akceptacji Radcy Prawnego MJWPU oraz zatwierdzenia Dyrektorowi / Z-cy Dyrektora MJWPU . Zatwierdzony dokument jest Decyzją



Strona 145

administracyjną. Projekt decyzji jest tworzony przez stanowisko ds. nieprawidłowości we współpracy ze stanowiskiem ds. kontroli lub pracownikiem wydziału który przekazał WUA na podstawie którego przygotowywana jest decyzja. Decyzję administracyjną wpisuje się do rejestru nieprawidłowości oraz Rejestru obciążeń na projekcie KSI SIMIK 2007 – 2013. W przypadku gdy Beneficjent na podstawie otrzymanych zaleceń pokontrolnych lub z własnej woli dokona zwrotu na konto IP II udzielonej z Budżetu Państwa, wydatkowanej niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości dotacji, nie jest wydawana decyzja administracyjna. (pismo z Ministerstwa Rozwoju



Strona 146

Regionalnego Dep. K. i W. P. R. z dnia 24 lutego 2009 r. nr DKR-VIII-9265-57-PD/09. Zalecenia pokontrolne zawierają „Pouczenie dla Beneficjenta” ( zgodnie ze wzorem Zaleceń Pokontrolnych

2.

Przekazanie decyzji o konieczności zwrotu środków do Beneficjenta oraz kopii decyzji do IZ, WPR, WWR w celu monitorowania zwrotu środków


WKP-R, Dyrektor MJWPU, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, IZ, WWR

Decyzja administracyjna wydana na podstawie art. 211 ust 4 ustawy o finansach publicznych, Kodeksu Postępowania Administracyjnego art.104, ustawy o samorządzie województwa art. 41,56 oraz uchwały nr 47/07 Sejmiku Województwa Mazowieckiego

decyzja administracyjna

Akceptacja przez KWKP-R / Z-cę KWKP-R i Dyrektora MJWPU / Z-cę Dyrektora

2 dni przejście do podprocedury monitorowania usuwania nieprawidłowości

8.3.2 Procedura monitorowania i usuwania nieprawidłowości

Lp. Czynność Wykonawca

czynności

Miejsce oraz


Dokument źródłowy (w tym

system informatyczny)

Dokument wtórny


1. Wprowadzenie do rejestru nieprawidłowości oraz KSI informacji nt. nowych nieprawidłowości na


WKP-R, KM MJWPU

„Informacja o naruszeniu prawa”,

Wprowadzone informacje nt. nowych nieprawidłowości do rejestru nieprawidłowości

Wprowadzenie informacji o nieprawidłowości do rejestru nieprawidłowości

Na bieżąco, niezwłocznie po sporządzeniu wstępnego ustalenia administracyjnego



Strona 147

podstawie „Informacji o naruszeniu prawa”, sporządzonego przez MJWPU

2.

Otrzymanie od stanowiska ds. kontroli kopii informacji pokontrolnej, oraz kopii zaleceń pokontrolnych dot. nieprawidłowości i aktualizowanie rejestru nieprawidłowości oraz KSI


WKP-R ,Stanowisko ds. kontroli projektów

Kopia informacji pokontrolnej, kopia zaleceń pokontrolnych

Potwierdzenie otrzymania dokumentu,aktualizowanie informacji nt. nieprawidłowości aż do o odzyskania środków i zamknięcia wszystkich postępowań

Niezwłocznie, po otrzymaniu dokumentów

Monitorowanie usuwania nieprawidłowości prowadzi się aż do całkowitego usunięcia nieprawidłowości.

3.

Otrzymanie od komórek merytorycznych realizujących działania związane z usuwaniem nieprawidłowości oraz odzyskiwaniem kwot informacji nt. postępów w ww. działaniach i aktualizowanie rejestru nieprawidłowości oraz KSI (Rejestr obciążeń na projekcie)


WKP-R, WPR, WWR

Informacja nt. postępów w usuwaniu nieprawidłowości, wysokości odzyskanych kwot

Zaktualizowany rejestr nieprawidłowości

Potwierdzenie otrzymania dokumentu,zaktualizowanie informacji nt. nieprawidłowości aż do o odzyskania środków i zamknięcia wszystkich postępowań


Monitorowanie usuwania nieprawidłowości prowadzi się aż do całkowitego usunięcia nieprawidłowości. Przejście do procedury Instrukcji WPR pkt. 9.2.1 Proces windykacji środków od Beneficjentów

4. Otrzymanie od Beneficjenta informacji nt. działań podejmowanych w celu usunięcia nieprawidłowości i aktualizowanie rejestru nieprawidłowości


WKP-R, Beneficjent

Informacja nt. postępów w usuwaniu nieprawidłowości,


Potwierdzenie otrzymania dokumentu,zaktualizowanie informacji nt. nieprawidłowości aż do o odzyskania środków i zamknięcia


Monitorowanie usuwania nieprawidłowości prowadzi się aż do całkowitego usunięcia nieprawidłowości. Dokumentem potwierdzającym



Strona 148

oraz KSI wszystkich postępowań

usunięcie nieprawidłowości będzie dokument finansowy otrzymany od WPR tzn. zwrot na konto bankowe MJWPU lub pomniejszenie kolejnego wniosku o płatność

5.

Otrzymanie informacji dotyczących nieprawidłowości z Instytucji zewnętrznych i aktualizowane rejestru nieprawidłowości oraz KSI


WKP-R, Instytucje zewnętrzne

Informacje dotyczące nieprawidłowości


Data wpływu korespondencji


Monitorowanie usuwania nieprawidłowości prowadzi się aż do całkowitego usunięcia nieprawidłowości.

6.

Otrzymanie kopii raportów i zestawień o nieprawidłowościach sporządzonych przez IZ


WKP-R, IZ Kopie raportów i zestawień o nieprawidłowościach sporządzonych przez IZ


Data wpływu korespondencji

.

W świetle art. 107 § 1 kpa decyzja administracyjna powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do sporządzenia decyzji.

Wydanie decyzji administracyjnej musi być poprzedzone przeprowadzeniem postępowania mającego na celu zarówno określenie kwoty podlegającej zwrotowi jak i precyzyjne określenie terminu, od którego naliczane będą odsetki od tej kwoty. Za element takiego postępowania uznaje się wydanie zaleceń pokontrolnych (na podstawie informacji pokontrolnej), ewentualną korespondencję między organem, a Beneficjentem związaną z powyższymi zaleceniami, jak również wszelką inną korespondencję między organem a Beneficjentem w zakresie konieczności odzyskania od Beneficjenta określonej kwoty.

Decyzji administracyjnej w sprawie zwrotu środków nie wydaje się w stosunku do państwowych jednostek budżetowych, oraz w przypadku gdy Beneficjent na podstawie zaleceń pokontrolnych, lub z własnej woli dokonał zwrotu środków niekwalifikowanych wraz z odsetkami na konto MJWPU, na podstawie pisma Ministerstwa Rozwoju Regionalnego Dep. K. i W. P. R. z dnia 24 lutego 2009 r. nr DKR-VIII-9265-57-PD/09.



Strona 149

Dalsze kroki związane m.in. z wyegzekwowaniem kwot do zwrotu od Beneficjenta podejmuje WPR na podstawie otrzymanych od WKP-R kopii decyzji, informując WKP-R o postępach windykacji.

9 PROCES ODZYSKIWANIA KWOT

Uczestnicy procesu:



Strona 150

9.1 Odzyskiwanie kwot

Na podstawie Porozumienia zawartego między Zarządem Województwa a MJWPU przekazano Jednostce realizację zadań związanych z Odzyskiwaniem kwot. Wydział Płatności i Refundacji MJWPU na podstawie kopii decyzji administracyjnej wydanej przez IP II, - sporządzonej przez Wydział Kontroli Projektów RPO WM; przyjmuje i rejestruje informacje o zwrotach środków od Beneficjentów. W przypadku konieczności odzyskania kwot wydatkowanych niezgodnie z zasadami wydatkowania dotacji przyznanej w ramach RPO WM, wszczynana jest procedura odzyskiwania kwot i windykacji.

Na podstawie informacji od Opiekuna Projektu/ Informacji z WKP-R, zaleceń pokontrolnych, kopii, wezwania do zapłaty kopii decyzji administracyjnej wydanej przez IP II, WPR monitoruje i weryfikuje wpływy środków od Beneficjentów na odpowiedni rachunek. Pozyskuje informacje na podstawie wyciągów bankowych z WK o wpływie środków, sporządza do WWR i WKP-R pismo informujące o zwrocie środków jak też o braku zwrotu tych środków w terminie. W sytuacji, gdy Beneficjent dokona zwrotu środków na odpowiedni rachunek bankowy w terminie 14 dni od otrzymania decyzji, następuje przejście do procedury – Odzyskiwania nieprawidłowości finansowych podlegających zwrotowi. W przypadku, gdy Beneficjent nie dokona zwrotu środków na odpowiedni rachunek bankowy po otrzymaniu informacji od Opiekuna Projektu/ Informacji z WKP-R, zaleceń pokontrolnych, wezwania do zapłaty, zostaje wystawiona decyzja,(WWR, WKP-R) na podstawie której Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu środków na odpowiedni rachunek bankowy w terminie 14 dni od jej otrzymania. W przypadku braku zwrotu następuje przejście do procedury Windykacji. WPR wprowadza dane do prowadzonego Rejestru dłużników i przekazuje wydruk z rejestru do WK- stan na ostatni dzień miesiąca w celu zaewidencjonowania należności. Rejestr obciążeń na projekcie monitoruje WPR, zaś WWR przekazuje do IZ wszelkie informacje/wyjaśnienia w sprawie projektu umieszczonego w rejestrze na podstawie posiadanej dokumentacji w tym zakresie.





Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1. Pozyskanie z WK i BGK informacji o zwrocie środków przez Beneficjenta

Stanowisko ds. weryfikacji, WPR

WK Wyciąg bankowy, informacja BGK

1 dzień roboczy Wyciąg bankowy /informacja BGK jest potwierdzeniem dokonania zwrotu środków na



Strona 151

rachunek przez Beneficjenta

2.

Przekazanie informacji o dokonaniu zwrotu przez WPR do WWR, WKP-R


WPR, WWR, WKP-R Wyciąg bankowy /informacja BGK

Pismo zawierające informację o dokonaniu zwrotu przez Beneficjenta

3.

Wprowadzenie informacji o kwotach odzyskanych do KSI (SIMIK 07-13)

Stanowisko ds. obsługi projektów, WWR

WWR Informacje wprowadzone do KSI (SIMIK 07-13)

2 dni robocze

4.

Przekazanie do IZ informacji o zwrocie środków przez Beneficjenta


WWR, WKP-R, IZ Pismo z informacją o zwrocie środków

Akceptacja przez KWWR, i Dyrektora MJWPU

2 dni robocze Przekazanie kopii do WKP-R i WPR

9.2 Windykacja środków od Beneficjentów

W przypadku braku zwrotu środków ze strony Beneficjenta, braku możliwości odzyskania tych środków poprzez pomniejszenie kolejnej transzy dofinansowania i dokonania refundacji w całości stanowisko ds. weryfikacji podejmuje działania windykacyjne celem odzyskania ww. środków. Informacja skierowana jest do WWR i WKP-R. WPR na podstawie informacji od Opiekuna projektu/Informacji z WKP-R, wezwania do zapłaty, kopii decyzji administracyjnej wydanej przez IP II przekazuje informację do IZ o postępach realizacji procesu windykacji/brak możliwości odzyskania środków. Ponadto WPR przekazuje komplet dokumentacji do WPR w celu podjęcia czynności prawnych zmierzających do odzyskania środków.

9.2.1 Procedura windykacji środków od Beneficjentów



Strona 152

Lp. Czynność WykonawcaMiejsce, jednostki

powiązaneDokument źródłowy

Dokument wtórny


1.

Otrzymanie pisma z WPR z informacją o nie zwróconych środkach przez Beneficjenta


WWR, WPR Pismo z informacją o nie zwróconych środkach

Rejestracja wewnętrzna, nadanie numeru

2.

Podjęcie decyzji o wstrzymaniu płatności i przygotowanie pisma informującego o wstrzymaniu wszelkich płatności związanych z projektem oraz wzywającego Beneficjenta do zwrotu środków w kolejnym terminie (powtórne wezwanie)


WWR, WPR Pismo z informacją o nie zwróconych środkach

Pismo przekazujące informację o wstrzymaniu wszelkich płatności związanych z projektem oraz wzywającego Beneficjenta do zwrotu środków w kolejnym terminie

Parafka osoby sporządzającej, akceptacja KWWR, Dyrektora ds. RPO WM i Dyrektora MJWPU

3 dni robocze Pismo powinno zawierać termin, w którym środki wraz z odsetkami mają zostać zwrócone, poza tym datę od której powinny zostać naliczone , jak też informację o konsekwencjach nie zwrócenia środków tj. rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu i podjęciu działań egzekucyjnych;Przekazanie kopii pisma do WPR

W sytuacji braku zwrotu środków przez Beneficjenta, w wyznaczonym terminie zostają wstrzymane wszelkie płatności związane z projektem, a weryfikacja wniosku o płatność Beneficjenta zostaje zawieszona.

3.

Sporządzenie pisma z informacją o nie zwróconych środkach przez Beneficjenta/braku możliwości odzyskania środków i przekazanie do IZ


WKP-R, IZ Informacja o nie zwróconych środkach

Pismo przekazujące informację o nie zwróconych środkach

Akceptacja przez KWPR, GK i Dyrektora MJWPU

2 dni robocze Przekazanie kopii pisma do WKP-R, WWR

4.

Otrzymanie informacji z WK (specyfikacja wydatków, kartoteka z ksiąg analitycznych) o nie zwróconych środkach przez Beneficjenta w terminie


WK, WWR, WKP-R

1 dzień roboczy Monitorowanie wpływów środków na podstawie specyfikacji wydatków i kartotek ksiąg analitycznych.

5. Podjęcie działań w celu realizacji Stanowisko ds. WWR Informacja o nie Pismo z informacją o Akceptacja przez



Strona 153

zabezpieczenia - przygotowanie dokumentacji zgodnie z Ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i przekazanie do WRP

weryfikacji, WPR zwróconych środkach

konieczności uruchomienia zabezpieczenia wraz z dokumentacją zgodnie z Ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

KWWR, Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM

6.

Weryfikacja dokumentu pod względem formalno-prawnym

WRP, GK, Dyrektor MJWPU

WRP Pismo z informacją o konieczności uruchomienia zabezpieczenia wraz z dokumentacją zgodnie z Ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

Akceptacja WRP, kontrasygnata GK, podpis Dyrektora MJWPU

5 dni roboczych W przypadku braku akceptacji ze strony WRP, GK lub Dyrektora MJWPU, następuje zgłoszenie uwag i powrót do punktu 8 procedury

7.

Przekazanie tytułu wykonawczego do właściwego organu egzekucyjnego

Naczelnik Urzędu Skarbowego

Dokumentacja zgodnie z Ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

Pismo przekazujące dokumentację zgodnie z Ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

Akceptacja przez KWWR, Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektora MJWPU

Zgodnie z art.19 §1 Postępowania egzekucyjnego w administracji „Naczelnik urzędu skarbowego jest organem egzekucyjnym uprawnionym do stosowania wszystkich środków egzekucyjnych w egzekucji administracyjnej należności pieniężnych”

8.

Otrzymanie informacji o wyniku postępowania egzekucyjnego oraz zwrocie lub braku zwrotu środków przez Beneficjenta


WPR, WKP-R

Informacja o zwrocie środków

Rejestracja pisma

9. Otrzymanie informacji z WK (specyfikacja wydatków, kartoteka z ksiąg analitycznych) o nie zwróconych środkach przez Beneficjenta w terminie


WK, WWR, WKP-R

1 dzień roboczy Monitorowanie wpływów środków na podstawie specyfikacji wydatków i kartotek ksiąg analitycznych.

10. Podjęcie działań w celu realizacji zabezpieczenia - przygotowanie


WWR Informacja o nie zwróconych

Pismo z informacją o konieczności

Akceptacja przez KWWR, Dyrektora



Strona 154

dokumentacji zgodnie z Ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i przekazanie do ZRP

środkach uruchomienia zabezpieczenia wraz z dokumentacją zgodnie z Ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

ds. RPO WM

10 PROCES KONTROLI

Uczestnicy procesu:



Strona 155

10.1 Roczny plan kontroli IP II

Wydział Kontroli Projektów RPO WM, przeprowadza kontrole w ramach RPO WM na podstawie Rocznego Planu Kontroli IP II.



Strona 156

10.1.1 Procedura sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II

Wytyczne w zakresie sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II opracowuje IZ RPO WM.Co do zasady, IP II przeprowadza kontrole na miejscu realizacji projektów w oparciu o Roczny Plan Kontroli IP II. Ogólne zasady doboru próby projektów do kontroli przez IP II lub zalecenia w tym zakresie, określa IZ RPO WM w wytycznych lub innych dokumentach proceduralnych. Szczegółowe zasady i metodykę doboru próby projektów do kontroli wraz z czynnikami i punktami ryzyka opracowuje IP II i przedkłada do akceptacji IZ RPO WM. Wzory Rocznego Planu Kontroli IP II, metodologii doboru próby projektów do kontroli oraz kryteriów i punktów ryzyka, opracowywane są dla każdego Rocznego Planu Kontroli IP II odrębnie według aktualnie obowiązujących wytycznych w tym zakresie.Zabronione jest przeprowadzanie kontroli planowych projektów, o ile do końca roku poprzedzającego nie został zatwierdzony przez IZ RPO WM Roczny Plan Kontroli IP II. Roczny Plan Kontroli IP II sporządzany jest na okres roku kalendarzowego i wymaga zatwierdzenia przez IZ RPO WM.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1.

Otrzymanie od IZ RPO WM pisma z nowymi wytycznymi w zakresie sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II na następny rok

WKP-R WKP-R, IZ RPO WM

Wytyczne w zakresie sporządzania rocznego Planu Kontroli IP II na następny rok

Termin określony w wytycznych w zakresie sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II na następny rok

Do 15 września roku poprzedzającego rok, którego dotyczy Roczny Plan kontroli IP II

W kolejnych latach, w przypadku nie sporządzenia przez IZ RPO WM nowych wytycznych we wskazanym terminie, za wiążące przyjmuje się wytyczne z roku poprzedniego

2. Weryfikacja zgodności:- ogólnych założeń co do sposobu przeprowadzania kontroli, - Kryteriów i punktów ryzyka, -wielkości próby oraz metodologii doboru próby

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Wytyczne IZ RPO WM w zakresie sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II na

Kryteria i punkty ryzyka, założenia co do wielkości próby, metodologia

7 dni



Strona 157

projektów do kontroli oraz kontroli postępowań o udzielenie zamówienia publicznego z otrzymanymi od IZ RPO WM nowymi wytycznymi w zakresie sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II na następny rok. Jeśli TAK: przejście do pkt. 3Jeśli NIE: dostosowanie ww. dokumentów do nowych wytycznych IZ RPO WM

następny rok. doboru próby projektów do kontroli oraz kontrola postępowań o udzielenie zamówienia publicznego

3. Sporządzenie projektu Rocznego Planu Kontroli IP II


WKP-R Analiza ryzyka, założenia co do wielkości próby, metodologia doboru próby projektów do kontroli oraz kontrola postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, wytyczne IZ RPO WM w zakresie sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II

Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II

Na 5 dni przed terminem przekazania do IZ RPO WM, określonym w pkt. 6

Roczny Plan Kontroli przesyłany do zatwierdzenia IZ w terminie wskazanym w pkt. 6 nie zawiera harmonogramu kontroli, a jedynie ogólne założenia dotyczące sposobu przeprowadzania kontroli, założenia co do wielkości próby, a także metodologię doboru próby projektów do kontroli oraz kryteria i punkty ryzyka.

Pierwszy harmonogram kontroli przesyłany jest wraz z



Strona 158

aktualizacją Planu przeprowadzaną po kwartalnej aktualizacji analizy ryzyka zgodnie z procedurą 10.2.2.1, a następnie kwartalnie aktualizowany

4.

Akceptacja poprawności sporządzenia projektu Rocznego Planu Kontroli IP II- jeżeli TAK: przejście do pkt. 5,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3.

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Analiza ryzyka, założenia co do wielkości próby, metodologia doboru próby projektów do kontroli oraz kontrola postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, wytyczne IZ RPO WM w zakresie sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II


Akceptacja przez KWKP-R

1 dzień

5. Akceptacja poprawności sporządzenia projektu Rocznego Planu Kontroli IP II- jeżeli TAK: przejście do pkt. 6,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor

WKP-R Analiza ryzyka, założenia co do wielkości próby, metodologia doboru próby projektów do kontroli oraz kontrola postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, wytyczne IZ RPO


Akceptacja przez Dyrektora

1 dzień



Strona 159

WM w zakresie sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II

6.

Przekazanie projektu Rocznego Planu Kontroli do IZ RPO WM celem zatwierdzenia

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R, IZ RPO WM


Pismo przewodnie do IZ RPO WM przekazujące projekt Rocznego Planu Kontroli IP II


Do 1 października roku poprzedzającego rok objęty Planem

7.

Otrzymanie od IZ RPO WM pisma ws. zatwierdzenia projektu Rocznego Planu Kontroli IP II Jeśli TAK: realizacja procedury pn. „Sporządzanie miesięcznego harmonogramu kontroli” (10.4.1) lub zmiana miesięcznego harmonogramu kontroli” (10.4.2)Jeśli NIE: przejście do pkt. 8

IZ RPO WM WKP-R, IZ RPO WM

Pismo IZ RPO WM dotyczące zatwierdzenia projektu Rocznego Planu Kontroli IP II

Data otrzymania pisma

8.

Otrzymanie od IZ RPO WM pisma z informacją o niezatwierdzeniu projektu Rocznego Planu Kontroli IP II wraz z uwagami i wskazaniem terminu na wniesienie poprawek

Z-ca Dyrektora ds. RPO WM lub Dyrektor

WKP-R, IZ RPO WM

Pismo od IZ RPO WM z uwagami do projektu Rocznego Planu Kontroli IP II

W terminie nie dłuższym niż określony w piśmie przez IZ RPO WM

9.

Sporządzenie projektu Rocznego Planu Kontroli IP II z uwzględnieniem uwag zgłoszonych przez IZ RPO WM


WKP-R Pismo od IZ RPO WM z uwagami do projektu Rocznego Planu Kontroli IP II


10.

Akceptacja poprawności sporządzenia projektu Rocznego Planu Kontroli IP II z uwzględnieniem uwag zgłoszonych przez IZ RPO WM - Jeśli TAK: przejście do pkt. 11,- Jeśli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 9

KWKP-R, Z-ca KWKP-R




11.

Akceptacja poprawności sporządzenia projektu Rocznego Planu Kontroli IP II z uwzględnieniem uwag zgłoszonych przez IZ RPO WM - Jeśli TAK: przejście do pkt. 12- Jeśli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 9





12. Przekazanie projektu Rocznego Planu Kontroli IP II z uwzględnieniem uwag zgłoszonych przez IZ RPO WM celem zatwierdzenia

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R, IZ RPO WM

Pismo przewodnie do IZ RPO WM przekazujące projekt Rocznego Planu Kontroli IP

Data przekazania W terminie nie dłuższym niż określony w piśmie IZ RPO WM



Strona 160

II z uwzględnieniem uwag zgłoszonych przez IZ RPO WM

10.2 Zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II

Roczny Plan Kontroli IP II co do zasady nie powinien ulegać zmianom. W zależności od zakresu, wyróżnia się dwa rodzaje zmian Rocznego Planu Kontroli IP II:

1. zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II niepodlegające zatwierdzeniu IZ RPO WM,2. zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II podlegające zatwierdzeniu IZ RPO WM.

10.2.1 Procedura wprowadzenia zmian do Rocznego Planu Kontroli IP II niepodlegających zatwierdzeniu IZ RPO WM

Zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II niewymagające zatwierdzenia przez IZ RPO WM, to zmiany sposobu realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II w zakresie: przesunięć terminów kontroli (między miesiącami lub kwartałami), zmiany w danym roku liczby kontroli na miejscu realizacji lub kontroli na dokumentach prawidłowości postępowania o udzielenie zamówienia

publicznego wynikające z przeprowadzenia aktualizacji zatwierdzonych analiz ryzyka lub aktualizacji typowania projektów/ postępowań do kontroli, chyba, że zmiana ta jest wynikiem zmiany metodologii doboru próby (w tym kryteriów i punktów ryzyka) lub zmiany wielkości próby projektów/ postępowań.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1. Wystąpienie konieczności wprowadzenia nie podlegających zatwierdzeniu IZ zmian do

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Roczny Plan Kontroli IP II,



Strona 161

Rocznego Planu Kontroli IP II w zakresie sposobu jego realizacji

dokumenty zawierające informację powodującą konieczność zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II

2.

Wprowadzenie nie podlegającej zatwierdzeniu IZ zmiany do Rocznego Planu Kontroli IP II, w zakresie sposobu jego realizacji


WKP-R Roczny Plan Kontroli IP II, dokumenty zawierające informację powodującą konieczność zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II

Roczny Plan Kontroli IP II po zmianach

3.

Sporządzenie pisma do IZ RPO WM zawierającego informację wraz z uzasadnieniem dla wprowadzonej zmiany sposobu realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II


WKP-R, IZ RPO WM

Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II po zmianach

Pismo do IZ RPO WM zawierające informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany sposobu realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II

Data sporządzenia pisma do IZ RPO WM

Nie później niż do końca miesiąca po kwartale, którego dotyczy zmiana nie wymagająca zatwierdzeniaWKP-R

4.

Sprawdzenie poprawności sporządzenia pisma do IZ RPO WM zawierającego informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany sposobu realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II- Jeżeli TAK: przejście do pkt. 5- Jeżeli NIE: przejście do pkt. 3

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R, IZ RPO WM


Sprawdzone pismo do IZ RPO WM zawierające informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany sposobu realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II


Nie później niż do końca miesiąca po kwartale, którego dotyczy zmiana nie wymagająca zatwierdzenia

5.

Zatwierdzenie pisma zawierającego informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany sposobu realizacji Rocznego Planu Kontroli IP IIJeśli TAK: akceptacjaJeśli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3


WKP-R, IZ RPO WM

Sprawdzone pismo do IZ RPO WM zawierające informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany sposobu realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II

Zatwierdzone pismo do IZ RPO WM zawierające informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany sposobu realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II





Strona 162

6.

Przekazanie do IZ RPO WM pisma zawierającego informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany sposobu realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II nie podlegającej zatwierdzeniu IZ

KWKP-R,Z-ca KWKP-R

WKP-R, IZ RPO WM

Podpisane pismo do IZ RPO WM zawierające informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany sposobu realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II



Do końca miesiąca po kwartale, którego dotyczy zmiana nie wymagająca zatwierdzenia

10.2.1.1 Procedura analizy ryzyka, aktualizacji analizy ryzyka oraz typowania projektów do kontroli (z wyłączeniem analizy ryzyka dla kontroli ex-ante prawidłowości realizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego)

Analiza ryzyka oraz aktualizacja analizy ryzyka dla projektów polega na pierwotnym lub kolejnym przeprowadzeniu analizy ryzyka dla danej grupy projektów z uwzględnieniem kryteriów ryzyka odnoszących się do zdarzeń w całym okresie realizacji projektów (patrz: Kryteria i punkty ryzyka).Pierwotną analizę ryzyka przeprowadza się dla wniosków o dofinansowanie po zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa Mazowieckiego list rankingowych projektów wyłonionych do podpisania umowy o dofinansowanie, ale nie później niż w dniu podpisania umowy o dofinansowanie.Aktualizację analizy ryzyka przeprowadza się kwartalnie w oparciu o rozszerzony katalog kryteriów ryzyka w oparciu o dane z całego okresu realizacji projektu.Wyniki pierwotnej analizy ryzyka lub jej aktualizacji służą do typowania projektów do kontroli.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1.

Otrzymanie od jednostek powiązanych informacji w aspekcie kryteriów ryzyka odnoszących się do danego wniosku o dofinansowanie (patrz: Kryteria i punkty ryzyka)

KWKP-R WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4

Pismo z prośbą o przekazanie informacji

Pisma przekazujące informacje


Do dnia przeprowadzenia pierwotnej analizy ryzyka, nie później niż do dnia podpisania umowy o dofinansowanie.

1a.

Otrzymanie od IZ danych wygenerowanych w systemie OFSA (raporty dotyczące beneficjentów realizujących projekty w ramach PROW 07-13 w formacie MS Excel oraz dane nierejestrowane w systemie OFSA) wg stanu na koniec poprzedniego kwartału.

KO/KWKP-R WKP-R OFSA PROW, raport podstawowy

Rejestr podmiotów realizujących projekty w ramach PROW 07-13


Do 15 dnia miesiąca następującego po kwartale



Strona 163

2.

Przeprowadzenie pierwotnej analizy ryzyka Lista rankingowa projektów wyłonionych do podpisania umowy o dofinansowanie

Roczny Plan Kontroli IP II

Wynik analizy ryzyka

Do dnia podpisania umowy o dofinansowanie projektu

Kryterium równoległego realizowania projektów w ramach RPO WM i PROW oceniane jest na podstawie najbardziej aktualnych danych przekazywanych przez IZ kwartalnie

3. Pierwotne typowanie projektów do kontroli Wyniki pierwotnych analiz ryzyka przeprowadzonych w poprzednim miesiącu

Wynik typowania dla projektów, dla których pierwotną analizę ryzyka przeprowadzono w poprzednim miesiącu

Typowanie dla projektów, dla których przeprowadzono pierwotną analizę ryzyka w miesiącu poprzednim przeprowadza się w terminie 3 dni od zakończenia miesiąca następnego

W tym samym terminie (3 dni od zakończenia miesiąca następnego), po każdym z 3 typowań pierwotnych przeprowadzanych w kwartale, najbardziej aktualny wynik typowania przeprowadzonego w wyniku kwartalnej aktualizacji analizy ryzyka uzupełniany jest o wyniki typowań pierwotnych, a co za tym idzie zmieniana jest lista projektów w I, II i III grupie ryzyka brana pod uwagę w toku



Strona 164

sporządzania harmonogramu kontroli na miesiąc kolejny (procedura 10.4)

4.

Sporządzenie i przekazanie do jednostek powiązanych pisma z prośbą o przekazanie informacji, w aspekcie kryteriów ryzyka odnoszących się do zdarzeń w całym okresie realizacji projektów (patrz: Kryteria i punkty ryzyka), dotyczących projektów, dla których w danym kwartale przeprowadzono pierwotną analizę ryzyka lub upłynął kwartał od przeprowadzenia aktualizacji analizy ryzyka, wraz z określeniem terminu przekazania odpowiedzi

Z-ca KWKP-R, KWKP-R

WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4

Lista projektów objętych analizą ryzyka


Data sporządzenia pisma

Do ostatniego dnia kwartału, z którego dane będą podstawą aktualizacji analizy ryzyka

5.

Otrzymywanie od jednostek powiązanych informacji, w aspekcie kryteriów ryzyka odnoszących się do zdarzeń w całym okresie realizacji projektów (patrz: Kryteria i punkty ryzyka), dotyczących projektów, dla których w danym kwartale przeprowadzono pierwotną analizę ryzyka lub upłynął kwartał od przeprowadzenia aktualizacji analizy ryzyka

KWKP-R WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4


Pisma przekazujące informację


Do 14 dnia miesiąca następującego po kwartale , z którego dane będą podstawą aktualizacji analizy ryzyka

5a.

Otrzymanie od IZ danych wygenerowanych w systemie OFSA (raporty dotyczące Beneficjentów realizujących projekty w ramach PROW 07-13 w formacie MS Excel oraz dane nierejestrowane w systemie OFSA) wg stanu na koniec poprzedniego kwartału.

KO/KWKP-R WKP-R OFSA PROW, raport podstawowy

Rejestr podmiotów realizujących projekty w ramach PROW 07-13


Do 15 dnia miesiąca następującego po kwartale, z którego dane będą podstawą aktualizacji analizy ryzyka

6.

Wygenerowanie raportu z systemu KSI SIMIK zawierającego beneficjentów realizujących projekty w ramach RPO WM 07-13

WKP-R WKP-R KSI (SIMIK 07-13) Raport zawierający Beneficjentów realizujących projekty w ramach RPO WM 07-13

Do 2 dni od otrzymania danych z KO

7. Zestawienie raportów otrzymanych z KO z danymi wygenerowanymi z systemu SIMIK 07-13

WKP-R WKP-R OFSA PROW, KSI (SIMIK 07-13)

Zestawienie Beneficjentów realizujących projekty równolegle w

Do 2 dni od otrzymania danych z KO



Strona 165

ramach RPO WM 07-13 oraz PROW 07-13

8.

Przeprowadzenie aktualizacji analizy ryzyka w aspekcie kryteriów i punktów ryzyka odnoszących się do zdarzeń w całym okresie realizacji projektów (patrz: Kryteria i punkty ryzyka), na podstawie przekazanych informacji o projektach, w tym danych dotyczących projektów realizowanych w ramach PROW

Stanowisko ds. kontroli projektów WKP-R

WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4, IZ

Kryteria i punkty ryzyka, pisma przekazujące informację

Wyniki analizy ryzyka

do 22 dnia miesiąca następującego po kwartale, z którego dane będą podstawą aktualizacji analizy ryzyka

9.

Aktualizacja typowania projektów do kontroli Wynik aktualizacji analizy

Wynik aktualizacji typowania dla projektów, dla których w poprzednim kwartale przeprowadzono pierwotną analizę ryzyka lub upływa kwartał od przeprowadzenia aktualizacji analizy ryzyka

Typowanie dla projektów, dla których w poprzednim kwartale przeprowadzono pierwotną analizę ryzyka lub upływa kwartał od przeprowadzenia aktualizacji analizy ryzyka przeprowadza się do 23 dnia miesiąca po kwartale, z którego dane są podstawą aktualizacji.

W wyniku aktualizacji typowania zmieniana jest lista projektów w I, II i III grupie ryzyka brana pod uwagę w toku sporządzania harmonogramu kontroli na miesiąc kolejny (procedura 10.4).

10.

Przejście do procedury aktualizacji rocznego Planu Kontroli nie wymagającej zatwierdzenia IZ (10.2.1)

Stanowisko ds. kontroli projektów WKP-R

WKP-R Wyniki kwartalnej aktualizacji typowania, Roczny Plan Kontroli IP II

Zaktualizowany Roczny Plan Kontroli IP II




Strona 166

11. Dane w zakresie wykonania założeń Rocznego Planu Kontroli (w szczególności w zakresie osiągnięcia założonego % próby projektów skontrolowanych w poszczególnych grupach ryzyka) konieczne do sporządzenia sprawozdania półrocznego/ rocznego z realizacji Planu, przekazywanego do IZ należy odnosić odpowiednio: do stanu na dzień 3 lipca roku, za który sporządzane jest sprawozdanie półroczne i stanu na dzień 3 stycznia roku kolejnego dla sprawozdania rocznego z wykonania planu (vide pkt. 1-4 niniejszej procedury)

WKP-R WKP-R Wyniki typowań/aktualizacji typowań

Sprawozdanie półroczne/roczne z wykonania Rocznego Planu Kontroli (procedura 10.3)

Do 15 lipca roku, którego dotyczy Plan/ Do 15 stycznia roku następnego

Sprawozdania w kolejnych okresach należy sporządzać narastająco w oparciu o zasadę ciągłości typowań w kolejnych latach oraz pierwszeństwa przeprowadzania w kolejnym roku kontroli nie wykonanych w zakresie % wymaganego dla poszczególnych grup ryzyka.

Sprawozdanie roczne z wykonania planu, przekazywane do IZ do 15 stycznia roku kolejnego powinno odnosić się do stanu aktualizacji typowań na 3 stycznia roku kolejnego, tj. z uwzględnieniem pierwotnej analizy ryzyka dla wniosków o dofinansowanie za grudzień roku, za który składane jest



Strona 167

sprawozdanie (zgodnie z pkt. 1-3 niniejszej procedury) ;

Sprawozdanie półroczne za rok kolejny powinno odnosić się do stanu aktualizacji typowań na dzień 3 lipca tego roku, tj. z uwzględnieniem pierwotnej analizy ryzyka dla wniosków o dofinansowanie za miesiąc czerwiec roku, za który składane jest sprawozdanie

(zgodnie z pkt. 1-3 niniejszej procedury) i tak dalej

10.2.2 Wprowadzenie zmian do Rocznego Planu Kontroli IP II podlegających zatwierdzeniu IZ RPO WM

Zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II wymagające zatwierdzenia przez IZ RPO WM, obejmują następujące rodzaje zmian: Zmiany wynikające z aktualizacji Rocznego Planu Kontroli IP I, w zakresie innym niż wskazany w procedurze 10.2.1,I Zmiany metodologii doboru próby projektów/ postępowań o udzielenie zamówienia publicznego do kontroli (w tym kryteriów i punktów ryzyka) lub

zmiany wielkości próby projektów/ postępowań.



Strona 168

10.2.2.1 Procedura zmiany metodologii doboru próby projektów/ postępowań do kontroli lub zmiany wielkości próby projektów/ postępowań (zwanej w niniejszym procesie „zmianą podlegającą zatwierdzeniu IZ”

Zmiana zatwierdzonej uprzednio metodologii doboru próby projektów/ postępowań do kontroli (w tym kryteriów i punktów ryzyka) lub zmiana wielkości próby projektów/postępowań podlega zatwierdzeniu IZ RPO WM.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1.

W sytuacji zaistnienia konieczności zmiany podlegającej zatwierdzeniu IZ , sporządzenie pisma do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany

Z-ca KWKP-R, KWKP-R

WKP-R, IZ RPO WM

Roczny Plan Kontroli IP II w części, która podlega zatwierdzeniu IZ

Pismo do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany

Data sporządzenia wniosku o zatwierdzenie zmiany

Na 21 dni przed przewidywanym terminem rozpoczęcia pierwszej kontroli wytypowanej z zastosowaniem zmiany podlegającej zatwierdzeniu IZ

2.

Akceptacja pisma do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany Jeśli TAK: przejście do pkt. 3Jeśli NIE: przejście do pkt. 1

KWKP-R WKP-R, IZ RPO WM




1 dzień

3.

Akceptacja pisma do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany Jeśli TAK: przejście do pkt. 4Jeśli NIE: przejście do pkt. 1


WKP-R, IZ RPO WM




1 dzień

4. Przekazanie do IZ RPO WM pisma z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R, IZ RPO WM

Na 14 dni przed przewidywanym terminem rozpoczęcia pierwszej kontroli wytypowanej z zastosowaniem zmiany podlegającej

Dokumenty przekazywane są do IZ RPO WM w formie papierowej i elektronicznej



Strona 169

zatwierdzeniu IZ

5.

Otrzymanie od IZ RPO WM pisma zatwierdzającego zmianę - jeżeli TAK: realizacja Rocznego Planu Kontroli IP II - jeżeli NIE: stosowanie obowiązującego Rocznego Planu Kontroli IP II.

Dyrektor, KWKP-R WKP-R, IZ RPO WM

Data wpłynięcia pisma

Niezwłocznie

10.3 Procedura sprawozdawczości z wykonania Rocznego Planu Kontroli IP II.

IP II zobowiązana jest przedkładać IZ RPO WM w formie papierowej i elektronicznej półroczne (do 15 lipca roku bieżącego) i roczne (do 15 stycznia roku następnego) sprawozdania z realizacji Rocznego Planu Kontroli wg wzoru stanowiącego załącznik do Instrukcji Wykonawczej IP II. (załącznik nr 4 Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad przeprowadzania kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 – 2013. W toku sporządzania sprawozdań w zakresie sposobu uwzględniania danych należy stosować zapisy pkt. 11 procedury 10.2.1.1.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1.

Sporządzenie sprawozdania oraz pisma przekazującego sprawozdanie półroczne/roczne ( według wzoru wskazanego w załączniku nr 4 do Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad przeprowadzania kontroli w ramach RPO WM 2007-2013) do IZ RPO WM z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II


WKP-R, IZ RPO WM

Roczny Plan Kontroli IP II

Sprawozdanie półroczne/roczne z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II, pismo przekazujące sprawozdanie

Akceptacja KWKP-R, Z-cy KWKP-R

Nie później niż 5 dni przed upływem terminów złożenia sprawozdania półrocznego/rocznego określonymi w pkt. 4 i 5.

2.

Sprawdzenie poprawności sporządzenia pisma i sprawozdania półrocznego/rocznego do IZ RPO WM z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP IIJeśli TAK: przejście do pkt. 3Jeśli NIE: przejście do pkt. 1

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Sprawozdanie półroczne/roczne z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II, pismo przekazujące sprawozdanie

Sprawdzone sprawozdanie półroczne/roczne z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II, pismo przekazujące sprawozdanie


1 dzień

3. Akceptacja pisma i sprawozdania Z-ca Dyrektora ds. WKP-R, IZ RPO Sprawdzone Zaakceptowane Akceptacja przez 1 dzień



Strona 170

półrocznego/rocznego do IZ RPO WM z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP IIJeśli TAK: przejście do pkt. 4 lub 5Jeśli NIE: przejście do pkt. 1

RPO WM, Dyrektor WM sprawozdanie półroczne/roczne z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II, pismo przekazujące sprawozdanie

sprawozdanie półroczne/roczne do IZ RPO WM z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II, pismo przekazujące sprawozdanie

Dyrektora

4. Przekazanie do IZ RPO WM pisma i sprawozdania półrocznego z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II


WKP-R, IZ RPO WM

Sprawozdanie półroczne do IZ RPO WM z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II, pismo przekazujące sprawozdanie

Dokument potwierdzający przekazanie sprawozdania

Potwierdzenie przekazania sprawozdania

Do 15 lipca roku bieżącego

Dokumenty przekazywane są w formie papierowej i elektronicznej, Sprawozdanie podpisywane jest przez Dyrektora MJWPU lub osobę przez niego upoważnioną.Dodatkowo przed podpisem w treści sprawozdania zamieszczana jest klauzula „stwierdzam zgodność sprawozdania z danymi zarejestrowanymi w KSI – SIMIK 2007 – 2013 na dzień …” data, podpis Dyrektora MJWPU lub osoby przez niego upoważnionej.



Strona 171

Brak podpisu przy klauzuli powoduje brak zatwierdzenia sprawozdania i jego zwrot do uzupełnienia

5. Przekazanie do IZ RPO WM pisma i sprawozdania rocznego z realizacji Rocznego Planu Kontroli IPII


WKP-R, IZ RPO WM

Sprawozdanie roczne do IZ RPO WM z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II, pismo przekazujące sprawozdanie

Dokument potwierdzający przekazanie sprawozdania

Potwierdzenie przekazania sprawozdania

Do 15 stycznia roku następnego

- Dokumenty przekazywane są w formie papierowej i elektronicznej.- Sprawozdanie podpisywane jest przez Dyrektora MJWPU lub osobę przez niego upoważnioną.Dodatkowo przed podpisem w treści sprawozdania zamieszczana jest klauzula „stwierdzam zgodność sprawozdania z danymi zarejestrowanymi w KSI – SIMIK 2007 – 2013 na dzień …” data, podpis Dyrektora MJWPU lub osoby przez niego upoważnionej. Brak podpisu przy klauzuli



Strona 172

powoduje brak zatwierdzenia sprawozdania i jego zwrot do uzupełnienia.- Sprawozdanie roczne z wykonania Rocznego Planu Kontroli zawiera także klauzulę podpisywaną przez Dyrektora MJWPU lub osobę przez niego upoważnioną o treści „Stwierdzam zgodność sprawozdania ze sprawozdaniem półrocznym z wykonania Rocznego Planu Kontroli, przekazanym pismem znak …. z dnia” data, podpis. Brak podpisu przy klauzuli powoduje brak zatwierdzenia sprawozdania i jego zwrot do uzupełnienia

6. Otrzymanie od IZ RPO WM informacji nt. zatwierdzenia półrocznego/rocznego sprawozdania z realizacji Rocznego Planu Kontroli IPII


WKP-R, IZ RPO WM

Sprawozdanie roczne do IZ RPO WM z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II, pismo

Dokument zatwierdzający półroczne/roczne sprawozdanie z realizacji

Zatwierdzenie sprawozdania przez IZ RPO WM



Strona 173

przekazujące sprawozdanie

Rocznego Planu Kontroli IP II

7.

Po otrzymaniu półrocznego sprawozdania z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II, IZ RPO WM dokonuje jego analizy w szczególności pod kątem zmiany metodologii doboru próby projektów do kontroli (analiza ryzyka). W przypadku identyfikacji konieczności zmiany metodologii, IZ RPO WM przekazuje do IP II stosowne wytyczne

IZ RPO WM WKP-R, IZ RPO WM

Półroczne sprawozdanie z realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II

Wytyczne IZ RPO WM dotyczące zmiany metodologii soboru próby projektów do kontroli

Do 15 września roku, w którym przysłane jest sprawozdanie.

10.4 Miesięczny harmonogram kontroli

Co do zasady, miesięczny harmonogram kontroli sporządza się na podstawie rocznego harmonogramu kontroli zawartego w aktualizacjach Rocznego Planu Kontroli IP II przeprowadzanych na podstawie metodologii doboru projektów do kontroli określonej w zatwierdzonym RPK IP II. Miesięczny harmonogram kontroli może być zmieniany, w tym rozszerzany o kontrole doraźne. Miesięczny harmonogram kontroli sporządza się w oparciu o najbardziej aktualne wyniki kwartalnej analizy ryzyka uzupełnione o miesięczne wyniki analizy ryzyka dla wniosków o dofinansowanie, przeprowadzanej zgodnie z procedurą 10.2.1.1 oraz o wyniki analizy ryzyka postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzanej w celu przeprowadzenia kontroli ex – ante, o której mowa w procedurze 10.8.2.1

10.4.1 Procedura sporządzenia miesięcznego harmonogramu kontroli



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1. Na podstawie rocznego harmonogramu kontroli albo metodologii doboru projektów do kontroli określonej w zatwierdzonym RPK IP II sporządzenie miesięcznego harmonogramu kontroli : przejście do pkt.3

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Roczny Plan Kontroli IP II

Miesięczny harmonogram kontroli (Załącznik 46)

Data sporządzenia harmonogramu

Do 5 dni roboczych przed zakończeniem miesiąca

Do czasu sporządzenia rocznego harmonogramu kontroli (po pierwszej kwartalnej aktualizacji analizy ryzyka), harmonogramy



Strona 174

miesięczne sporządza się w oparciu o najbardziej aktualną aktualizację kwartalną z roku poprzedniego uzupełnioną o najbardziej aktualne analizy ryzyka dla wniosków o dofinansowanie)

2.

Zatwierdzenie miesięcznego harmonogramu kontroli,- jeżeli TAK: przejście do pkt. 3,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R

3.

Zatwierdzenie miesięcznego harmonogramu kontroli,- jeżeli TAK: przejście do pkt. 4,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1


WKP-R Roczny Plan Kontroli IP II

Miesięczny harmonogram kontroli

Zatwierdzenie przez Dyrektora

1 dzień

4.

Przekazanie zatwierdzonego miesięcznego harmonogramu kontroli Stanowiskom ds. kontroli projektów

KWKP-R, Z-ca KWKP-R,

WKP-R Miesięczny harmonogram kontroli

1 dzień, nie później niż ostatni dzień roboczy poprzedniego miesiąca

Jeżeli w miesięcznym harmonogramie kontroli zostały ujęte tzw. duże projekty (kluczowe), realizacja procedury pn. „Przeprowadzanie Kontroli projektów dużych (kluczowych)” (10.7).



Strona 175

10.4.2 Procedura zmian miesięcznego harmonogramu kontroli



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1.

W przypadku zaistnienia konieczności wprowadzenia zmian do zatwierdzonego miesięcznego harmonogramu kontroli, sporządzenie miesięcznego harmonogramu kontroli – zmiana i przekazanie do Dyrektora celem zatwierdzenia

KWKP-R, Z-ca KWKP-R


Miesięczny harmonogram kontroli – zmiana (Załącznik 47)

1 dzień Przesłaną zmiany harmonogramu jest w szczególności aktualizacja analizy ryzyka

2.

Zatwierdzenie miesięcznego harmonogramu kontroli - zmiana,- jeżeli TAK: przejście do pkt. 3,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1


WKP-R Miesięczny harmonogram kontroli.

Miesięczny harmonogram kontroli - zmiana


1 dzień

3.

Przekazanie miesięcznego harmonogramu kontroli – zmiana Stanowiskom ds. kontroli projektów

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

Miesięczny harmonogram kontroli - zmiana

1 dzień W przypadku, gdy zmiana harmonogramu skutkuje koniecznością zmiany zapisów Rocznego Planu Kontroli – przejście do procesu 10.2.1.

10.5 Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli projektów i postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzanych w ramach RPO WM

10.5.1 Procedura upoważnienia do przeprowadzenia kontroli projektów i postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych w ramach RPO WM



Strona 176

Dyrektor MJWPU lub inna upoważniona przez niego osoba udziela upoważnienia pracownikowi Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych do przeprowadzania kontroli projektu i/lub zamówienia realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 – 2013.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1.

Po otrzymaniu miesięcznego harmonogramu / zmienionego harmonogramu kontroli od KWKP-R / Z-cy KWKP-R, sporządzenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli projektu i/lub postępowania o udzielenie zamówienia publicznego



Projekt upoważnienia

Co najmniej 1 dzień przed planowaną kontrolą

2.

Akceptacja poprawności sporządzenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli projektu i/lub postępowania o udzielenie zamówienia publicznegoJeśli TAK: przejście do pkt. 3Jeśli NIE: przejście do pkt. 1

KWKP-R, Z-ca KWKP-R


Projekt upoważnienia

1 dzień

3.

Zatwierdzenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli projektu i/lub postępowania o udzielenie zamówienia publicznegoJeśli TAK: Koniec proceduryJeśli NIE: przejście do pkt. 1

Dyrektor lub inna osoba przez niego upoważniona

WKP-R, inne jednostki MJWPU


Upoważnienie (Załącznik 48)

1 dzień

10.6 Kontrola Projektów na miejscu

Kontrola projektów na miejscu realizacji jest formą weryfikacji wydatków potwierdzającą, że współfinansowane towary / usługi zostały dostarczone oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów na operacje zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.Kontrola realizacji projektu ma na celu ocenę prawidłowości realizacji projektu, w szczególności ocenę kwalifikowalności wydatków oraz sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność są zgodne ze stanem rzeczywistym.

Kontrole na miejscu realizacji projektów dzieli się na:



Strona 177

1) Kontrole planowe – kontrole prowadzone na podstawie Rocznych Planów Kontroli,

2) Kontrole doraźne – kontrole nieujęte w Rocznym Planie Kontroli, w tym sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych.

10.6.1 Procedura przygotowania planowej kontroli w miejscu na zakończenie realizacji projektu – wszczęcie kontroli

Kontrola projektów na miejscu realizacji jest formą weryfikacji wydatków potwierdzającą, że współfinansowane towary / usługi zostały dostarczone oraz że wydatki zadeklarowane przez Beneficjentów na operacje zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1. Sporządzenie pisma do jednostek powiązanych zawierającego wniosek o przedstawienie na formularzu informacji wewnętrznej (Załącznik 49) informacji o projektach ujętych w miesięcznym harmonogramie kontroli


WKP-R, WWR-1,WWR-2,WWR-3,WWR-4, IZ RPO WM


Pismo do jednostek powiązanych

Po zatwierdzeniu miesięcznego harmonogramu kontroli przez Dyrektora

KWKP-R może zwrócić się w piśmie z wnioskiem o wyznaczenie osób będących opiekunem i/lub rozliczającymi dany projekt lub powołać eksperta zewnętrznego do wzięcia udziału w kontroli w charakterze obserwatora/wsparcia merytoryczneg. Obserwator nie jest członkiem zespołu



Strona 178

kontrolującego i nie prowadzi czynności kontrolnych jedynie udziela wsparcia merytorycznego podczas kontroli

2.

Zatwierdzenie pisma do jednostek powiązanych zawierającego wniosek o przedstawienie na formularzu informacji wewnętrznej informacji o projektach ujętych w miesięcznym harmonogramie kontroli. Jeśli TAK: Przekazanie pisma do jednostek powiązanychJeśli NIE: przejście do pkt. 1

Z-ca KWKP-R, KWKP-R

WKP-R, WWR-1,WWR-2,WWR-3,WWR-4


Zatwierdzone pismo do jednostek powiązanych

Zatwierdzenie przez KWKP-R, Z-ce KWKP-R

1 dzień

3.

Otrzymanie od jednostek powiązanych informacji wewnętrznych o projektach ujętych w miesięcznym harmonogramie kontroli.

KWKP-R WKP-R, WWR-1,WWR-2,WWR-3,WWR-4

Przekazane pismo do jednostek powiązanych

Pismo od jednostek powiązanych, informacje wewnętrzne

Data otrzymania pisma, informacji wewnętrznej

W terminie określonym w piśmie do jednostek powiązanych

4.

Sporządzenie na podstawie miesięcznego harmonogramu upoważnienia do przeprowadzenie kontroli oraz informacji o kontroli



upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, informacja o kontroli

Na co najmniej 6 dni przed planowaną kontrolą – Informacja o kontroli. Co najmniej 1 dzień przed planowaną kontrolą – Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.(proces 10.5.1)

5. Zatwierdzenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz informacji o kontroli Jeśli TAK: przejście do pkt. 6 Jeśli NIE: przejście do pkt. 4

KWKP-R WKP-R Miesięczny harmonogram kontroli, Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, informacja o kontroli

Zatwierdzone Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli i informacja o kontroli

Zatwierdzenie przez KWKP-R

Na co najmniej 1 dzień przed planowaną kontrolą

KWKP-R zatwierdza upoważnienie do przeprowadzenia kontroli poprzez jego parafowanie.



Strona 179

KWKP-R zatwierdza Informacje, z upoważnienia dyrektora o kontroli poprzez jej podpisanie

6.

Zatwierdzenie upoważnienia do przeprowadzenie kontroliJeśli TAK: przejście do pkt. 7Jeśli NIE: przejście do pkt. 4

Dyrektor lub inna osoba przez niego upoważniona

WKP-R Miesięczny harmonogram kontroli, Upoważnienie do przeprowadzenie kontroli

Zatwierdzone Upoważnienie do przeprowadzenie kontroli

Zatwierdzenie przez KWKP-R

Na co najmniej 1 dzień przed planowana kontrolą

7.

Sporządzenie deklaracji poufności i bezstronności Stanowisko ds. kontroli projektów

WKP-R, WWR-1,WWR-2,WWR-3,WWR-4


Deklaracja bezstronności i poufności (Załącznik 50)

Podpisanie oświadczenia przez pracownika

Najpóźniej na 1 dzień przed planowaną kontrolą

8. Przesłanie do Beneficjenta informacji o kontroli Stanowisko ds. kontroli projektów

WKP-R Informacja o kontroli Potwierdzenie otrzymania Informacji o kontroli (Załącznik 51, 52)

Raport z dostarczenia faksu, potwierdzenie wysłania wiadomości e-mail., data poinformowania Beneficjenta

Co najmniej 5 dni przed planowaną kontrolą

Jednostka kontrolująca powiadamia podmiot kontrolowany o terminie i zakresie planowanej kontroli na piśmie lub w inny skuteczny sposób (np. telefonicznie, osobiście, e-mailem), co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli. W przypadku odstąpienia od powiadomienia



Strona 180

pisemnego należy udokumentować fakt powiadomienia np. poprzez sporządzenie notatki służbowej, adnotacji na piśmie o kontroli, wydruku poczty elektronicznej itp. Zasada ta nie dotyczy kontroli doraźnych które mogą być przeprowadzane bez zapowiedzi lub z minimalnym wyprzedzeniem

9. Otrzymanie od Beneficjenta potwierdzenia otrzymania informacji o kontroli w formie e-mail lub faks.Jeśli TAK: przejście do pkt. 11 lub 18Jeśli NIE: przejście do pkt. 10


WKP-R Informacja o kontroli Wydruk wiadomości e-mail od Beneficjenta z poczty elektronicznej, korespondencja faks

3 dni Potwierdzenie skuteczności powiadomienie Beneficjenta nastąpić może w inny niż poprzez e-mail sposób, np. telefonicznie, osobiście, W przypadku zastosowania powyższych metod, należy udokumentować fakt



Strona 181

powiadomienia np. poprzez sporządzenie notatki służbowej, adnotacji na piśmie informacja o kontroli itp.

10.

W przypadku, gdy Stanowisko ds. kontroli projektów nie otrzyma potwierdzenia otrzymania informacji o kontroli od Beneficjenta, nawiązanie kontaktu telefonicznego z Beneficjentem celem uzyskania potwierdzenia otrzymania informacji o kontroli


WKP-R Informacja o kontroli Potwierdzenie otrzymania informacji o kontroli

Monitorowanie potwierdzenia

1 dzień

11.

W przypadku otrzymania od Beneficjenta wniosku o przesunięcie terminu przeprowadzenia kontroli, poinformowanie o tym zdarzeniu KWKP-R


WKP-R Informacja o kontroli Wniosek Beneficjenta o zmianę terminu kontroli

Analiza zasadności wniosku o zmianę terminu kontroli, notatka, dekretacja na piśmie itp.

Nie później niż dzień przed zaplanowaną kontrolą.

12.

Na podstawie wniosku Beneficjenta o przesunięcie terminu przeprowadzenia kontroli, stwierdzenie zasadności tego wnioskuJeśli TAK: przejście do pkt. 16 oraz realizacja pkt. 2 procedury pn. „Sporządzanie, zmiana i zatwierdzanie miesięcznego harmonogramu kontroli”,Jeśli NIE: przejście do pkt. 13

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Wniosek Beneficjenta o zmianę terminu kontroli


Zatwierdzenie wniosku Beneficjenta o zmianę terminu kontroli przez KWKP-R

2 dni

13.

Sporządzenie pisma do Beneficjenta zawierającego informację o nieuwzględnieniu prośby dotyczącej przesunięcie terminu kontroli



Pismo do Beneficjenta o nieuwzględnieniu prośby Beneficjenta z podaniem przyczyn odmowy.

1 dzień

14. Sprawdzenie poprawności sporządzenia pisma do Beneficjenta zawierającego informację o nieuwzględnieniu prośby Beneficjenta dotyczącej przesunięcie terminu kontroli

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Pismo do Beneficjenta lub inny skuteczny sposób

Sprawdzone pismo do Beneficjenta o nieuwzględnieniu

1 dzień



Strona 182

Jeśli TAK: przejście do pkt.15Jeśli NIE: przejście do pkt. 13

poinformowania Beneficjenta o nieuwzględnieniu prośby Beneficjenta z podaniem przyczyn odmowy

prośby Beneficjenta z podaniem przyczyn odmowy.

15.

Przesłanie do Beneficjenta pisma zawierającego informację o nieuwzględnieniu prośby Beneficjenta dotyczącej przesunięcia terminu kontroli oraz przejście do pkt. 18


WKP-R Pismo zawierające informację lub inny skuteczny sposób poinformowania Beneficjenta o nieuwzględnieniu prośby Beneficjenta dotyczącej przesunięcia terminu kontroli

Potwierdzenie przesłania do Beneficjenta pisma o nieuwzględnieniu prośby dotyczącej przesunięcia terminu kontroli

Raport z dostarczenia faksu, potwierdzenie wysłania wiadomości e-mail, notatka, zwrotne potwierdzenie odbioru pisma

Co najmniej 1 dzień przed planowaną kontrolą

16.

Zmiana terminu kontroli (procedura 10.4.2 Zmiana miesięcznego harmonogramu kontroli)

KWKP-R, Z-ca KWKP-R


Aktualizacja miesięcznego harmonogramu kontroli

17.

Poinformowanie Beneficjenta o zmianie terminu kontroli, powrót do pkt.4



Pismo do Beneficjenta informujące o zmianie terminu kontroli

Potwierdzenie wysłania wiadomości email, potwierdzenie przekazania informacji drogą telefoniczną

Co najmniej 5 dni przed planowaną kontrolą

18.

Zapoznanie się z dokumentacją dotyczącą kontrolowanego projektu.


WKP-R Dokumentacja dotycząca kontrolowanego projektu

Właściwe przygotowanie się do kontroli

Na 5-1 dni przed kontrolą

10.6.2 Procedura przygotowania kontroli doraźnej

IP II przeprowadza kontrole doraźne w miejscu realizacji projektów / w siedzibie Beneficjenta w sposób analogiczny do kontroli planowych z zastrzeżeniem braku konieczności wcześniejszego powiadamiania o planowanej kontroli.IP II przeprowadza kontrole doraźne szczególnie w przypadku wystąpienia podejrzenia naruszenia prawa, podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości /uchybień/zaniedbań ze strony Beneficjenta (np. w przypadku powzięcia przez IP II informacji o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości na skutek otrzymania skargi, „donosu”, informacji podmiotów zewnętrznych czy też analizy posiadanej przez IP II dokumentacji –



Strona 183

również nie dotyczącej bezpośrednio kontrolowanego projektu itp.) lub w sytuacji, gdy w projekcie wprowadzane są częste (istotne) zmiany, tj. zmiany wymagające aneksowania zawartej umowy z wyłączeniem terminu realizacji projektu, a także w sytuacji, gdy w szczególności w ramach kontroli krzyżowej horyzontalnej z PROW 2007-2013 Beneficjent uchyla się od przekazania wymaganych kopii dokumentów lub też ich autentyczność budzi wątpliwości Dodatkowo IP II przeprowadza również kontrole doraźne na zlecenie upoważnionej instytucji, tj. w szczególności: KE, IC, IK RPO, IK NSRO, IA, IZ RPO WM organów ścigania, Sejmiku Województwa Mazowieckiego jak również innych wydziałów MJWPU. Kontrola doraźna w miejscu realizacji projektu może być również wynikiem kontroli krzyżowej – w sytuacji wystąpienia uzasadnionego podejrzenia, iż mogło dojść do podwójnego finansowania wydatków.

L.p.Czynność Wykonawca

czynnościMiejsce oraz



informatyczny

Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.

Powzięcie informacji o konieczności przeprowadzenia kontroli doraźnej (przejście do procedury 10.4.2 pn. „Procedura zmian miesięcznego harmonogramu ”)

KWKP-R komórki merytoryczne MJWPU, KE, IC, IK RPO, IK NSRO, IA, IZ RPO WM, inne podmioty zewnętrzne

Informacja o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości lub popełnienia przestępstwa, skarga, donos, analiza posiadanej dokumentacji


2.

Sporządzenie na podstawie miesięcznego harmonogramu kontroli upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz informacji o kontroli



Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, informacja o kontroli

Min. na 1 dzień przed kontrolą

Dopuszcza się nieinformowanie Beneficjenta o zamiarze przeprowadzenia kontroli doraźnej

3.

Zatwierdzenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz informacji o kontroli. Jeśli TAK: przejście do pkt. 4, Jeśli NIE: przejście do pkt. 2

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, informacja o kontroli

Zatwierdzone upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, informacja o kontroli


4.Sporządzenie deklaracji poufności i bezstronności


WKP-R Deklaracja bezstronności i poufności


5. Przesłanie do Beneficjenta informacji o kontroli Stanowisko ds. kontroli projektów

WKP-R Informacja o kontroli Min. na 1 dzień przed kontrolą



Strona 184

6.

Otrzymanie od Beneficjenta potwierdzenia otrzymania informacji o kontroli w formie e-mail lub faks lub rozmowy telefonicznej. Jeśli TAK: przejście do pkt. 7,Jjeśli NIE: patrz Uwagi pkt. 5


WKP-R Informacja o kontroli Potwierdzenie otrzymania informacji o kontroli

7.

Zapoznanie się z dokumentacją dotyczącą kontrolowanego projektu



Właściwe przygotowanie się do kontroli

Na 5-1 dni przed kontrolą

8.

Przeprowadzenie kontroli (przejście do procedury 10.6.3 „Procedura przeprowadzania kontroli na miejscu i sporządzenia informacji pokontrolnej” i w uzasadnionych przypadkach procedury 10.6.4 „Procedura zaleceń pokontrolnych”)



Informacja pokontrolna

9.

Przekazanie wyników kontroli jednostce zlecającej jej przeprowadzenie oraz odpowiedniemu WWR i Głównemu Księgowemu.

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

MJWPU, KE, IC, IK RPO, IK NSRO, IA, IZ RPO WM, inne podmioty zewnętrzne

Informacja pokontrolna, Zalecenia pokontrolne

Potwierdzenie otrzymania informacji pokontrolnej, zaleceń pokontrolnych

Potwierdzenie otrzymania informacji pokontrolnej, zaleceń pokontrolnych

niezwłocznie, nie później niż 3 dni od podpisania informacji pokontrolnej lub otrzymania odmowy jej podpisania

10.6.3 Procedura przeprowadzenia kontroli na miejscu i sporządzenia informacji pokontrolnej

Jeżeli kontrola przeprowadzana jest na próbie dokumentów zgromadzonych u Beneficjenta, sposób doboru próby opisywany jest w Informacji pokontrolnej. Zespół kontrolujący stempluje wszystkie skontrolowane dokumenty.

Podczas wszystkich kontroli oraz wizyt monitorujących (zarówno projektów kluczowych jak i konkursowych) sprawdzeniu pod kątem występowania na oryginałach dokumentów finansowych (faktur, duplikatów faktur oraz dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) adnotacji instytucji wdrażających PROW 2007-2013 o treści „przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich”, podlega 100 % dokumentów finansowych. Duplikaty faktur podlegają obligatoryjnemu sprawdzeniu pod kątem możliwości podwójnego finansowania, w sposób określony w procedurze 10.6.4, niezależnie od tego, czy posiadają opis o przedstawieniu do refundacji w PROW 2007-2013.Zgodnie z paragrafem 1 pkt. 15 Porozumienia o współpracy pomiędzy MRR i MRiRW i ARiMR dotyczącego kontroli krzyżowej horyzontalnej z PROW, w szczególnie uzasadnionych przypadkach osoba przeprowadzająca kontrole krzyżowe w ramach PROW 07-13 może wziąć udział w kontroli Beneficjenta RPO



Strona 185

WM jako członek zespołu kontrolującego w charakterze niezależnego eksperta. W takiej sytuacji podlega on procedurom prowadzenia kontroli właściwym dla IP II.W pozostałym zakresie próba dokumentów wybranych do kontroli na miejscu powinna stanowić minimum 10% wydatków z każdej określonej kategorii wydatków. W przypadku pojawienia się błędu dotyczącego kwestii finansowych w wybranej próbie, próba zostanie poszerzona o kolejne 10%, a w przypadku wystąpienia nieprawidłowości podlegającej raportowaniu zgodnie z SION, lub nadużycia finansowego nie podlegającego raportowaniu zgodnie z SION, projekt zostanie poddany kontroli w całości.

W przypadku wystąpienia podczas kontroli uzasadnionych wątpliwości Stanowiska ds. kontroli projektów dotyczących treści przedstawionych im w toku kontroli dokumentów, kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona potwierdza zgodność odpisów.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, poinformowanie Kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby przez niego upoważnionej, o prawach i obowiązkach Kierownika jednostki kontrolowanej

Stanowiska ds. kontroli projektów – Kierownik zespołu kontrolującego

WKP-R Polecenie kontroli Oświadczenie Kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby przez niego upoważnionej

Przed rozpoczęciem kontroli na miejscu

Poinformowanie odbywa się na podstawie. „Informacja o prawach i obowiązkach kontrolującego i kontrolowanego (Załącznik 53) do Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.Poinformowanie uznaje się za skuteczne po podpisaniu przez Beneficjenta informacji prawach i obowiązkach kontrolującego i



Strona 186

kontrolowanego

2.

Przeprowadzenie kontroli projektu i/lub postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz sporządzenie list sprawdzających. Stanowisko ds. kontroli projektów w trakcie kontroli, dla udokumentowania zastanego stanu faktycznego, może zebrać dowody kontroli

Stanowiska ds. kontroli projektów

WKP-R Listy sprawdzające:dokumenty udostępnione przez kontrolowanego

Lista sprawdzająca (Załącznik 54, 55) wypełniona przez Zespół Kontrolujący, dowody zebrane w toku kontroli

Podpisanie listy sprawdzającej przez członków Zespołu Kontrolującego

1-7 dni (w uzasadnionych przypadkach kontrola może trwać dłużej niż 7 dni)

Minimalny zakres listy sprawdzającej dotyczącej kontroli projektu oraz kontroli zamówień publicznych został określony w załącznikach nr 3 i 12 Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad kontroli w ramach RPO WM 2007-2013W przypadku kontroli postępowań o udzielenie zamówienia publicznego pobranie od Beneficjenta oświadczenia o wysokości wydatków kwalifikowalnych w ramach kontrolowanych postępowań

3. W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu, innych składników majątkowych, dokumentów albo przebiegu określonych czynności, kontrolujący mogą przeprowadzić oględziny. Przeprowadza się je w obecności Kierownika jednostki kontrolowanej, odpowiedzialnego za obiekt i


WKP-R Protokół z oględzin Podpisany Protokół z oględzin (Załącznik 56)

Podpisanie protokołu oględzin przez zespół kontrolujący oraz osobę upoważnioną ze strony



Strona 187

składniki majątkowe poddane oględzinom lub w obecności osoby przez niego wyznaczonej. Z oględzin należy sporządzić Protokół z oględzin), który stanowi dowód kontroli

Beneficjenta

4.

W przypadku zaistnienia okoliczności otrzymania informacji, wyjaśnień, uwag itp. dotyczących realizacji projektu niemożliwych do udokumentowania, mogących mieć wpływ na wyniki kontroli, kontrolujący mogą przyjąć informacje, wyjaśnienia, uwagi itp. w formie ustnej. Z przyjęcia informacji, wyjaśnień, uwag itp. należy sporządzić protokół

Stanowiska ds. kontroli projektów.

WKP-R Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień (Załącznik 57)

Podpisany protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień

Podpisanie protokołu przyjęcia ustnych wyjaśnień przez zespół kontrolujący oraz osobę upoważnioną ze strony Beneficjenta

5.

Przekazanie Zespołowi kontrolującemu oświadczenia o kompletności dokumentacji przedstawionej do kontroli

Kierownik jednostki kontrolowanej

WKP-R, Beneficjent

Oświadczenie o kompletności / niekompletności dokumentacji przedstawionej do kontroli (Załącznik 58, 59)

Potwierdzenie otrzymania oświadczenia o kompletności dokumentacji przedstawionej do kontroli.

Przed sporządzeniem wstępnych uwag

6.

Na zakończenie czynności kontrolnych w miejscu realizacji, opisanie głównych błędów i nieprawidłowości dotyczących realizacji projektu we Wstępnych uwagach dotyczących realizacji projektu stwierdzonych podczas kontroli na miejscu, podpisanie dokumentu przez Zespół kontrolujący oraz przekazanie do podpisu Kierownikowi jednostki kontrolowanej


WKP-R Wstępne uwagi (Załącznik 60)

Wstępne uwagi Podpisanie wstępnych uwag przez osobę upoważnioną po stronie Beneficjenta i przez kontrolujących

Na zakończenie kontroli w miejscu realizacji

W przypadku kontroli postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzanej w siedzibie MJWPU na dokumentach, nie sporządza się Wstępnych uwag

7. Analiza dowodów zebranych w toku kontroli oraz ewentualne zebranie i analiza dodatkowych dowodów kontroli (np. wyjaśnień Beneficjenta złożonych po zakończeniu kontroli w miejscu realizacji) lub innych dokumentów (np. opinie ekspertów, radców prawnych), pod kątem zawartych w nich informacji niezbędnych do


WKP-R Dokumenty zebrane w toku kontroli

Ustalanie stanu faktycznego zastanego podczas kontroli i właściwe udokumentowanie oraz

Do 21 dni od dnia zakończenia kontroli

Termin na sporządzenie Informacji pokontrolnej w uzasadnionych przypadkach może zostać



Strona 188

sformułowania Informacji pokontrolnej. Jeśli: TAK: przejście do pkt.12, Jeśli NIE: przejście do pkt.8

zamieszczenie faktów w informacji pokontrolnej

wydłużony. Uzasadnione przypadki dotyczą czasu oczekiwania na potrzebne do ostatecznego sformułowania Informacji pokontrolnej opinie prawne, ekspertyzy, konsultacje z innymi specjalistami w danej dziedzinie i uprawnionymi instytucjami zewnętrznymi lub dodatkowe wyjaśnienia Beneficjenta, itp. Kierownik Zespołu kontrolującego sporządza notatkę informującą o powodach przekroczenia 21 dniowego terminu

8.

Sporządzanie pisma do Beneficjenta informującego o zmianie terminu wysłania Informacji pokontrolnej



Pismo do Beneficjenta informujące o zmianie terminu wysłania Informacji pokontrolnej

Termin sporządzenia pisma

Do 21 dni od dnia zakończenie kontroli

9. Sprawdzenie poprawności sporządzonego pisma do Beneficjenta informującego o zmianie terminu wysłania informacji pokontrolnej.

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Pismo do Beneficjenta informujące o

Zaakceptowane pismo do Beneficjenta

Akceptacja pisma do Beneficjenta informującego o




Strona 189

Jeżeli: TAK – przekazanie do Dyrektora i przejście do pkt. 10 Jeżeli NIE – zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8

zmianie terminu wysłania Informacji pokontrolnej

informujące o zmianie terminu wysłania Informacji pokontrolnej

zmianie terminu wysłania Informacji pokontrolnej

10.

Podpisanie pisma do Beneficjenta informującego o zmianie terminu wysłania informacji pokontrolnej.Jeżeli TAK: podpisanie pisma i przejście do pkt. 11-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8


WKP-R Zaakceptowane pismo do Beneficjenta informujące o zmianie terminu wysłania Informacji pokontrolnej

Podpisane pismo do Beneficjenta informujące o zmianie terminu wysłania Informacji pokontrolnej



11.

Przesłanie pisma do Beneficjenta oraz kontynuacja postępowania pokontrolnego


WKP-R Zatwierdzone pismo do Beneficjenta informujące o zmianie terminu wysłania Informacji pokontrolnej


12. Sporządzenie w dwóch egzemplarzach informacji pokontrolnej oraz pisma przekazującego informację pokontrolną



Informacja pokontrolna, pismo przekazujące informację pokontrolną. (W przypadku zgody Beneficjenta Informacja pokontrolna może być podpisana w siedzibie IP II bez konieczności formułowania pisma przewodniego)

Ustalanie stanu faktycznego zastanego podczas kontroli i właściwe udokumentowanie

Do 21 dni od dnia zakończenia kontroli lub w terminie określonym w piśmie do Beneficjenta informującym o zmianie terminu wysłania informacji pokontrolnej

Informację pokontrolną podpisują członkowie Zespołu kontrolującego. W uzasadnionych przypadkach Informację pokontrolna może podpisać min. 2 członków Zespołu kontrolującego. Informację pokontrolną obowiązkowo podpisuje kierownik Zespołu kontrolującego.



Strona 190

Pismo przewodnie do Informacji pokontrolnej parafuje Z-ca KWKP-R lub KWKP-R, a podpisuje Dyrektor. Osoby zatwierdzające lub akceptujące informacje pokontrolną nie mają prawa ingerencji w treść ustaleń faktycznych Zespołu kontrolującego

13.

Sprawdzenie poprawności sporządzenia Informacji pokontrolnej pod kątem zgodności opisanego w informacji stanu faktycznego oraz stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień z obowiązującymi zasadami oraz przepisami krajowymi i wspólnotowymi a także z otrzymanymi wyjaśnieniami oraz poprawności zdefiniowania opisanych w informacji problemów dotyczących realizacji projektu a także sprawdzenie poprawności sporządzenia pisma przewodniego Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora, Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8

KWKP-R, Z-ca KWKP-R


Informacja pokontrolna, pismo przewodnie przekazujące informację pokontrolną

Akceptacja pisma przekazującego informację

Do 21 dnia od dnia zakończenia kontroli lub w terminie określonym w piśmie do Beneficjenta informującym o zmianie terminu wysłania informacji pokontrolnej

14. Podpisanie pisma przewodniego do informacji pokontrolnej, Jeżeli TAK: podpisanie pisma przewodniego, Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8



Informacja pokontrolna, pismo przewodnie przekazujące informację pokontrolną

Podpisanie pisma przewodniego do informacji pokontrolnej przez Dyrektora

Do 21 dnia od dnia zakończenia kontroli lub w terminie określonym w piśmie do Beneficjenta informującym o zmianie terminu wysłania informacji pokontrolnej

W uzasadnionych przypadkach (np. konieczności uzyskania opinii prawnej, złożoności zakresu kontroli lub wielkości



Strona 191

obszaru kontroli) dopuszczalne jest sporządzenie informacji pokontrolnej w terminie dłuższym niż 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli lecz niezwłocznie po ustaniu przyczyn przekroczenia terminu – w takim przypadku należy sporządzić stosowną notatkę służbową oraz zamieścić ją w aktach kontroli, a także powiadomić podmiot kontrolowany o powodach przedłużenia terminu

15.

Przekazanie pisma przewodniego wraz z dwoma egzemplarzami informacji pokontrolnej do Beneficjenta


WKP-R 1 dzień roboczy od dnia podpisanie pisma przewodniego do Informacji pokontrolnej przez Dyrektora

16. Otrzymanie od Beneficjenta podpisanego przez Stanowisko WKP-R Podpisana przez Weryfikacja pisma Do 14 dni od dnia - W przypadku



Strona 192

osobę upoważnioną ze strony Beneficjenta jednego egzemplarza informacji pokontrolnej Jeśli TAK: przejście do pkt. 17 lub przejście do procedury pn. „Zalecenia pokontrolne”.Jeśli NIE: przejście do pkt. 18

ds. kontroli projektów

Beneficjenta informacja pokontrolna

Beneficjenta oraz podpisu na informacji pokontrolnej przez zespół kontrolujący

otrzymania przez beneficjenta informacji pokontrolnej

wykrycia uchybień nieskutkujących finansowo, które nie zostały wyjaśnione lub usunięte do 14 dni od daty wpływu do IP II Informacji pokontrolnej lub w przypadku wykrycia w toku kontroli nieprawidłowości – przejście do procedury pn.”Zalecenia pokontrolne”.- W przypadku wykrycia w wyniku kontroli uchybień, które wymagały złożenia przez Beneficjenta wraz z Informacją pokontrolną dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów – analiza przesłanych wyjaśnień lub dokumentów. Jeśli są wystarczające: przejście do pkt.17, jeśli nie – przejście do procedury pn.



Strona 193

„Zalecenia pokontrolne”- Jeśli w Informacji pokontrolnej brak uwag – przejście do pkt. 17

17.

Sporządzenie karty zamknięcia przeprowadzonej kontroli oraz przekazanie karty do jednostek powiązanych

Stanowisko ds. kontroli projektów – Kierownik Zespołu Kontrolującego

WKP-R, WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4, WK

Informacja pokontrolna (Załącznik 61), zalecenia pokontrolne (Załącznik 62)

Karta zamknięcia przeprowadzonej kontroli, wpis do KSI-SIMIK

Do 14 dni od terminu wpływu do IP II podpisanej przez Beneficjenta informacji pokontrolnej lubostatnich wyjaśnień Beneficjenta do tej informacji – w przypadku gdy podczaskontroli nie wykryto wydatków niekwalifikowalnych / nieprawidłowości, w związku zpowyższym nie będą formułowane zalecenia pokontrolne

Po sporządzeniu karty zamknięcia pracownik wprowadza wyniki kontroli do KSI-SIMIK

18. W przypadku, gdy Beneficjent wniesie na piśmie zastrzeżenia do treści otrzymanej informacji pokontrolnej, stwierdzenie zasadności zgłoszonych zastrzeżeń. Jeśli TAK: przejście do pkt. 19Jeśli NIE: przejście do pkt. 23


WKP-R Informacja pokontrolna

Pismo od Beneficjenta z uwagami do informacji pokontrolnej

Weryfikacja pisma Beneficjenta przez członków zespołu kontrolującego

Do 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń

W przypadku niedotrzymania przez Beneficjenta terminu 14 dni od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej na zgłoszenie zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej, kierownik



Strona 194

jednostki kontrolującej odmawia rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń

19.

W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej w całości lub w części, zmiana lub uzupełnienie odpowiedniej części Informacji poprzez sporządzenie Informacji pokontrolnej – korekta oraz pisma przekazującego informację pokontrolną – korekta


WKP-R Pismo od Beneficjenta z zastrzeżeniami do informacji pokontrolnej

Informacja pokontrolna – korekta (Załącznik 63), pismo przekazujące informację pokontrolną - korekta

Weryfikacja pisma Beneficjenta przez członków zespołu kontrolującego

1 dzień

20.

Sprawdzenie poprawności sporządzenia Informacji pokontrolnej - korekty pod kątem zgłoszonych przez Beneficjenta zastrzeżeń, Jeżeli TAK: akceptacja pisma przekazującego informację pokontrolną - korekta oraz przekazanie do Dyrektora, Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 19

KWKP-R, Z-ca KWKP-R


Informacja pokontrolna – korekta, pismo przekazujące informację pokontrolną - korekta

Akceptacja pisma przekazującego informację przez KWKP-R

1 dzień

21.

Podpisanie pisma przekazującego Informację pokontrolną – korekta Jeśli TAK: Podpisanie pisma Jeśli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 19



Informacja pokontrolna – korekta, pismo przekazujące informację pokontrolną - korekta

Podpisanie pisma przekazującego informację pokontrolną - korekta

1 dzień

22.

Przesłanie do Beneficjenta informacji pokontrolnej – korekta i przejście do pkt. 27


WKP-R Do 14 dni od dnia otrzymania od Beneficjenta zastrzeżeń do informacji pokontrolnej

23. W przypadku nie stwierdzenia zasadności zgłoszonych przez Beneficjenta zastrzeżeń do informacji pokontrolnej, sporządzenie pisma zawierającego odpowiedź dotyczącą niestwierdzenia przez IP II zasadności zgłoszonych przez Beneficjenta zastrzeżeń. Ponowne przekazanie wraz z pismem 2 egzemplarzy Informacji pokontrolnej


WKP-R Pismo z zastrzeżeniami od Beneficjenta, informacja pokontrolna

Pismo zawierające odpowiedź dotyczącą niestwierdzenia przez IP II zasadności zgłoszonych

Weryfikacja zastrzeżeń Beneficjenta

1 dzień



Strona 195

przez Beneficjenta zastrzeżeń, 2 egzemplarze informacji pokontrolnej

24.

Sprawdzenie poprawności sporządzenia pisma zawierającego odpowiedź dotyczącą niestwierdzenia przez IP II zasadności zgłoszonych przez Beneficjenta zastrzeżeń wraz z 2 egzemplarzami Informacji pokontrolnej. Jeżeli TAK: akceptacja pisma oraz przekazanie do Dyrektora,Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 19.

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Pismo z zastrzeżeniami od Beneficjenta, informacja pokontrolna

Pismo zawierające odpowiedź dotyczącą niestwierdzenia przez IP II zasadności zgłoszonych przez Beneficjenta zastrzeżeń , 2 egzemplarze informacji pokontrolnej


1 dzień

25.

Podpisanie pisma zawierającego odpowiedź dotyczącą niestwierdzenia przez IP II zasadności zgłoszonych przez Beneficjenta zastrzeżeń wraz z 2 egzemplarzami Informacji pokontrolnej. - jeżeli TAK: zatwierdzenie pisma oraz przekazanie do Beneficjenta,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 19.


WKP-R 1 dzień

26. Przekazanie do Beneficjenta pisma zawierającego odpowiedź dotyczącą niestwierdzenia przez IP II zasadności zgłoszonych przez Beneficjenta zastrzeżeń wraz z 2 egzemplarzami Informacji pokontrolnej do podpisu


WKP-R Do 14 dni od dnia otrzymania od Beneficjenta zastrzeżeń do informacji pokontrolnej

Jeżeli Beneficjent zgłosił zastrzeżenie do Informacji pokontrolnej bez odesłania jej egzemplarza, pismo zawiera zalecenie odesłania podpisanego egzemplarza lub niepodpisanego egzemplarza



Strona 196

wraz z uzasadnieniem odmowy

27.

Otrzymanie od Beneficjenta podpisanego przez osobę upoważnioną ze strony Beneficjenta jednego egzemplarza informacji pokontrolnej o której mowa w pkt. 2 lub Informacji pokontrolnej – korekta.Jeśli TAK: przejście do procedury pn. „Zalecenia pokontrolne” – w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub do pkt. 17 – w przypadku nie stwierdzenia nieprawidłowościJeśli NIE: tj.: w przypadku złożenia przez Beneficjenta (w formie pisemnej) odmowy podpisania Informacji pokontrolnej, o której mowa w pkt. 2 wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej lub informacji pokontrolnej - korekta, przejście do pkt. 28


WKP-R Weryfikacja pisma Beneficjenta

Do 7 dni od dnia otrzymania przez Beneficjenta Informacji pokontrolnej

28. W przypadku złożenia przez Beneficjenta (w formie pisemnej) odmowy podpisania niezmienionej po rozpatrzeniu zastrzeżeń Informacji pokontrolnej albo Informacji pokontrolnej - korekty wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej, niezmienionej po rozpatrzeniu zastrzeżeń informacji pokontrolnej albo Informacji pokontrolnej – korekty, zamieszczenie w niepodpisanej, niezmienionej po rozpatrzeniu zastrzeżeń Informacji pokontrolnej albo Informacji pokontrolnej-korekcie adnotacji o odmowie jej podpisania wraz z uzasadnieniem. W przypadku nieotrzymania w formie pisemnej odmowy podpisania Informacji pokontrolnej oraz nieotrzymania informacji pokontrolnej sporządzenie notatki służbowej


WKP-R Pismo z odmową Beneficjenta podpisania informacji pokontrolnej, jeden egzemplarz niepodpisanej informacji pokontrolnej

Informacja pokontrolna z adnotacją o odmowie podpisania informacji pokontrolnej przez Beneficjenta, notatka służbowa

Do 7 dni od dnia otrzymania od Beneficjenta, niepodpisanej niezmienionej po rozpatrzeniu zastrzeżeń, Informacji pokontrolnej albo Informacji pokontrolnej – korekty umieszczenie adnotacji o odmowie w niepodpisanej niezmienionej po rozpatrzeniu zastrzeżeń, Informacji pokontrolnej albo Informacji pokontrolnej –

Odmowa podpisania Informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej nie wstrzymuje sporządzenia zaleceń pokontrolnych. Nie odesłanie przez Beneficjenta pisemnej odmowy podpisania Informacji pokontrolnej z jednoczesnym nieodesłaniem Informacji pokontrolnej



Strona 197

korekcie. Po 14 dniach od daty wysłania niepodpisanej niezmienionej po rozpatrzeniu zastrzeżeń, Informacji pokontrolnej lub Informacji pokontrolnej korekta sporządzanie notatki służbowej)

Zespół kontrolujący traktuje jako odmowę jej podpisania

29. W przypadku nieodesłania przez Beneficjenta Informacji pokontrolnej sporządzanie pisma ponaglającego do zwrotu Informacji pokontrolnej w terminie 7 dni od dnia otrzymania przez Beneficjenta ponaglenia. Pismo ponaglające zawiera pouczenie, iż nieodesłanie Informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia Zaleceń pokontrolnych


WKP-R Pismo ponaglające do zwrotu Informacji pokontrolnej

W przypadku otrzymania od Beneficjenta pisemnej odmowy podpisania Informacji pokontrolnej bez egzemplarza Informacji pokontrolnej, Zespół kontrolujący w ciągu 14 dni od otrzymania pisemnej odmowy sporządza pismo ponaglające do zwrotu Informacji pokontrolnej. W przypadku nie odesłania przez Beneficjenta pisemnej odmowy podpisania Informacji pokontrolnej oraz egzemplarza Informacji pokontrolnej, Zespół kontrolujący



Strona 198

sporządza pismo ponaglające do zwrotu Informacji pokontrolnej po 21 dniach od dnia wysłania do Beneficjenta Informacji pokontrolnej

30.

Przekazanie kopii Informacji pokontrolnej, korekty Informacji pokontrolnej i karty zamknięcia (Załącznik 64) jednostkom powiązanym


WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4, WKP-R

Korekta informacji pokontrolnej

Kopia informacji pokontrolnej właściwemu KWWP

Zatwierdzenie kopii pisma przez KWWR

2 dni

10.6.4 Procedura przeprowadzenia kontroli krzyżowej (horyzontalnej) z PROW 2007 – 2013 podczas kontroli w miejscu realizacji projektu/ siedzibie Beneficjenta



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.

Otrzymanie od Beneficjenta oświadczenia o duplikatach faktur

Kierownik jednostki kontrolowanej/ Stanowisko ds. kontroli projektów – kierownik zespołu kontrolującego

Beneficjent/ WKP-R - Oświadczenie Beneficjenta

Przed rozpoczęciem działań kontrolnych

Oświadczenie ma na celu ustalenie ilości duplikatów faktur, które Beneficjent przedstawił/ zamierza przedstawić do refundacji

2.

Sprawdzenie 100 % faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej pod kątem opisu sugerującego możliwość rozliczenia przedmiotowej faktury w ramach PROW 07-13


WKP-R Faktury/ duplikaty lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej

Lista sprawdzająca wypełniona przez Zespół Kontrolujący, dowody zebrane w toku kontroli

2 para oczu 1-7 dni (w uzasadnionych przypadkach kontrola może trwać dłużej niż 7 dni)

3. Pobranie duplikatów faktur w celu weryfikacji Stanowisko WKP-R Duplikaty faktur dowody zebrane 1-7 dni (w W przypadku



Strona 199

ewentualnego rozliczenia przedmiotowej faktury w ramach PROW 07-13

ds. kontroli projektów

w toku kontroli, Wniosek o potwierdzenie refundacji środków na podstawie wskazanych faktur (o raport pogłębiony)

uzasadnionych przypadkach kontrola może trwać dłużej niż 7 dni).Wniosek - Do 2 dni roboczych po zakończeniu kontroli na miejscu

stwierdzenia faktu występowania duplikatów faktur kontrola będzie przedłużana do momentu otrzymania odpowiedzi z IZ Duplikaty faktur podlegają obligatoryjnemu sprawdzeniu na podstawie raportu pogłębionego pod kątem możliwości podwójnego finansowania, niezależnie od tego, czy posiadają opis o przedstawieniu do refundacji w PROW 2007-2013

4.

Wystosowanie wniosku do IZ w sprawie przekazania raportu pogłębionego, celem uzyskania informacji o statusie wniosku o płatność w ramach PROW 07-13, w ramach którego przedstawiono do rozliczenia wydatki ujęte w kontrolowanej fakturze/duplikacie lub innym dokumencie o równoważnej wartości dowodowej. Status „zakończony” w OFSA PROW oznacza, że wniosek o płatność w ramach PROW został zatwierdzony.

Z-ca Dyrektora MJWPU, Dyrektor MJWPU

WKP-R, IZ dowody zebrane w toku kontroli

Wniosek o potwierdzenie rozliczenia środków PROW na podstawie wskazanych faktur (o raport pogłębiony)

Do 2 dni roboczych po zakończeniu kontroli na miejscu

5.

Otrzymanie raportu pogłębionego od IZ Stanowisko ds. kontroli

WKP-R, IZ Wniosek o potwierdzenie refundacji środków na podstawie wskazanych faktur (o raport pogłębiony)

Raport pogłębiony -

6. Weryfikacja podwójnego finansowania na podstawie raportu pogłębionego:Jeżeli zostanie stwierdzone podwójne finansowanie to przejście do pkt. 10Jeżeli zostanie stwierdzony brak podwójnego finansowania to koniec proceduryJeżeli nie będzie możliwości wiarygodnej


WKP-R Wniosek o potwierdzenie refundacji środków na podstawie wskazanych faktur (o raport

Dowody kontroli Do czasu wysłania informacji pokontrolnej

Podwójne finansowanie ma miejsce w przypadku, gdy wydatek ujęty w danej fakturze lub innym dokumencie o równoważnej wartości dowodowej został



Strona 200

oceny to przejście do pkt. 7 pogłębiony), dowody kontroli

przedłożony i rozliczony we wniosku o płatność w ramach PROW 07-13 (status wniosku w OFSA „zakończony”) oraz przedłożony i rozliczony w zatwierdzonym wniosku o płatność w ramach RPO WM

W przypadku, gdy nie zachodzi podwójne finansowanie i stwierdzono rozliczenie danego wydatku w ramach PROW, wydatek nie może być rozliczony w ramach RPO WM.

„Brak możliwości wiarygodnej oceny” zachodzi w szczególności w przypadku, gdy z opisu oryginału faktury (potwierdzonego informacją z informatycznych systemów rejestracji danych o beneficjentach PROW – raport pogłębiony – odnośnie opłacenia wydatku dokumentowanego daną fakturą) nie wynika wprost, iż została ona wcześniej rozliczona w ramach PROW 07-13 lub wystąpiło inne uzasadnione podejrzenie,

że mogło dojść do próby



Strona 201

uzyskania podwójnego finansowania tego samego wydatku

7.

Wystąpienie do właściwego podmiotu w ramach PROW 07-13 (instytucji wdrażającej) z wnioskiem o przekazanie w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia doręczenia wniosku, poświadczonych za zgodność z oryginałem (za zgodność z odpisem) kopii wskazanych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej

WKP-R Podmiot właściwy w ramach PROW

Wniosek o przekazanie potwierdzonych za zgodność faktur lub innych dowodów księgowych o równoważnej wartości

Dowody kontroli Do 2 dni od dnia otrzymania raportu pogłębionego

8.

Otrzymanie odpowiedzi/ dokumentacji od właściwego podmiotu w ramach PROW 07-13 (instytucji wdrażającej)

WKP-R Podmiot właściwy w ramach PROW

Odpowiedź od właściwego podmiotu w ramach PROW 07-13 (instytucji wdrażającej)

Dowody kontroli W przypadku konieczności kontaktu z podmiotem właściwym w ramach PROW 07-13 (instytucji wdrażającej) kontrola jest wydłużana do momentu otrzymania odpowiedzi od ww. podmiotu

9. Weryfikacja dokumentów pod kątem podwójnego finansowania:Jeżeli stwierdzono podwójne finansowanie to przejście do pkt. 10Jeżeli nie stwierdzono podwójnego finansowania to koniec procedury

WKP-R - Dowody kontroli Dowody kontroli, Do 2 dni od dnia otrzymania odpowiedzi od właściwego podmiotu w ramach PROW 07-13 (instytucji wdrażające)

„Właściwy podmiot w ramach PROW” ustalany jest np. poprzez sprawdzenie w załączniku nr 4 do porozumienia o dostępie do OFSY, które z działań PROW potencjalnie krzyżują się z działaniem/ poddziałaniem RPO WM, a następne zidentyfikowanie instytucji wdrażającej dane działanie PROW.Instytucją właściwą w zakresie dokumentów dotyczących PT PROW jest ARiMR

W przypadku, gdy nie zachodzi podwójne



Strona 202

finansowanie i stwierdzono rozliczenie danego wydatku w ramach PROW, wydatek nie może być rozliczony w ramach RPO WM

10. Poinformowanie właściwych instytucji o wykryciu podwójnego finansowania

Z-ca Dyrektora MJWPU, Dyrektor MJWPU

WKP-R Właściwy podmiot w ramach PROW, agencja płatnicza PROW 07-13, IPOC, KO, SR

Pismo informujące

Równolegle do wysłania Zaleceń Pokontrolnych

W przypadku, gdy IP II w toku przeprowadzanej kontroli i ww. czynności wykryje podwójne finansowanie wydatków przez Beneficjenta realizującego projekty w ramach NSRO (RPO WM) i PROW 07-13, informacja na temat dokonanych ustaleń obligatoryjnie przekazywana jest przez IP II do następujących instytucji:a) właściwego podmiotu w ramach PROW 07-13),b) agencji płatniczej PROW 07-13 (jeśli ta jest różna od instytucji udostępniającej dokumenty),c) IPOC,d) IZ RPO WM (KO oraz do wiadomości SR).

Jednocześnie następuje przejście do procedury informowania o nieprawidłowościach – IP II stosuje procedury przewidziane w sytuacji wykrycia nieprawidłowości w toku realizacji projektu (procedura nr 8)



Strona 203

W sytuacji, gdy IP II stwierdzi jedynie próbę (a nie fakt) uzyskania podwójnego finansowania, informuje o poczynionych ustaleniach ww. instytucje fakultatywnie, w ramach dobrej praktyki

10.6.5 Procedura wymiany informacji dotyczącej kontroli krzyżowej (horyzontalnej) PROW 2007 – 2013 z RPO WM 2007 – 2013 prowadzonej przez instytucje kontrolujące PROW 2007 – 2013



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1. Otrzymanie od instytucji kontrolującej PROW 07-13 wniosku o przekazanie poświadczonych za zgodność z oryginałem lub za zgodność z odpisem, kopii wskazanych we wniosku faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej

Kierownik jednostki kontrolującej PROW

WWR, instytucja kontrolująca PROW

Wniosek Pismo przekazujące informację o rozliczeniu faktur w RPO WM wraz z poświadczonymi kopiami dokumentów, o które wnioskowała instytucja kontrolująca PROW

- Co do zasady WWR posiada pełną dokumentację projektu w tym 100% faktur przedstawionych do rozliczenia w ramach projektu.W przypadku, gdyby zaistniała taka konieczność WWR pozyskuje od beneficjenta oryginał dokumentu, w którego posiadaniu nie jest (np. duplikat faktury), sporządza poświadczoną kopię i przekazuje ją do podmiotu przeprowadzającego kontrolę PROW



Strona 204

w terminie nie przekraczającym 14 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku od instytucji kontrolującej PROW.

W celu pozyskania ww. dokumentu WWR zawiadamia kontrolowanego beneficjenta w terminie 5 dni roboczych od daty otrzymania prośby (wszystkimi drogami przekazu – faksem, pocztą elektroniczną i tradycyjną) Termin przekazania przez beneficjenta wymaganych dokumentów to 5 dni roboczych

2.Weryfikacja refundacji wskazanych faktur w ramach RPO WM

Stanowisko ds. obsługi wniosków

WWR Dokumentacja projektowa

Informacja o rozliczeniu faktur

Do 14 dni od otrzymania wniosku

3.

Wysłanie poświadczonych kopii dokumentów oraz informacji o rozliczeniu wskazanych faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej

Dyrektor MJWPU, Z-ca Dyrektora MJWPU

WWR, instytucja kontrolująca PROW


Pismo przekazujące informację o rozliczeniu faktur w RPO WM wraz z poświadczonymi kopiami dokumentów, o które wnioskowała instytucja kontrolująca PROW

Do 14 dni od otrzymania wniosku

Pismo do wiadomości KO i SR

4. W sytuacji potwierdzenia próby uzyskania przez Beneficjenta podwójnego finansowania

Instytucja Kontrolująca w

MJWPU Właściwy podmiot w ramach PROW,

Pismo informujące



Strona 205

wydatków, informacja na temat dokonanych ustaleń przekazywana jest przez instytucję kontrolującą PROW 07-13 do instytucji przekazującej dokumenty (IP II), IZ RPO, IC oraz IK NSRO

ramach PROW agencja płatnicza PROW, IZ, IC, IK NSRO

10.6.6 Procedura zaleceń pokontrolnych.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1. Na podstawie odbytej kontroli u Beneficjenta w oparciu o pozyskane dowody kontroli wyjaśnienia i opinie w przypadku wykrycia w wyniku kontroli wydatków niekwalifikowalnych /nieprawidłowości, innych uchybień nie usuniętych do dnia sporządzenia zaleceń, sporządzenie Zaleceń pokontrolnych wraz ze wskazaniem terminu na ich wykonanie.- W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących rozwiązaniem umowy – sporządzanie Zaleceń pokontrolnych oraz pisma do WWR z rekomendacją rozwiązania umowy.


WKP-R, WWR Dokumenty potrzebne do sporządzenia Zaleceń pokontrolnych w szczególności dowody kontroli

Zalecenia pokontrolne dla Beneficjenta, pismo rekomendujące rozwiązanie umowy dla WWR

Zweryfikowanie zaleceń pokontrolnych przez KWKP-R

14 dni od dnia otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej albo informacji o odmowie jej podpisania. W przypadku braku odpowiedzi na przesłaną do Beneficjenta Informację pokontrolną, termin rozpoczęcia sporządzania Zaleceń pokontrolnych rozpoczyna bieg po 14 dniach od otrzymania przez Beneficjenta Informacji pokontrolnej lub po 21 dniach od przesłania do



Strona 206

Beneficjenta Informacji pokontrolnej albo Informacji pokontrolnej – korekta.

2.

Sprawdzenie poprawności Zaleceń pokontrolnych pod kątem odniesienia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień do obowiązujących wytycznych i zasad programowych oraz przepisów krajowych i wspólnotowych oraz poprawności zdefiniowania opisanych w zaleceniach problemów dotyczących realizacji projektu i działań naprawczychJeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora,Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 50

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Zalecenia pokontrolne

Pismo przekazujące zalecenia pokontrolne

Zatwierdzenie pisma przekazującego zalecenia pokontrolne prze Dyrektora

1 dzień, ale nie dłużej niż do 14 dni od dnia otrzymania podpisanej informacji pokontrolnej bądź otrzymania odmowy jej podpisania

3. Zatwierdzenie Zaleceń pokontrolnych Jeżeli TAK: zatwierdzenie i przesłanie do Beneficjenta zaleceń,Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 54



Pismo przekazujące zalecenia pokontrolne

Zatwierdzenie pisma przekazującego zalecenia pokontrolne prze Dyrektora

1 dzień ale nie dłużej niż do 14 dni od dnia podpisania informacji pokontrolnej bądź otrzymania odmowy jej podpisania

W uzasadnionych przypadkach (np. konieczności uzyskania opinii prawnej, złożoności zakresu kontroli lub wielkości obszaru kontroli) dopuszczalne jest sporządzenie zaleceń pokontrolnych w terminie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania od jednostki kontrolowanej podpisanej Informacji



Strona 207

pokontrolnej lub informacji o odmowie jej podpisania lecz niezwłocznie po ustaniu przyczyn przekroczenia terminu – w takim przypadku należy sporządzić stosowną notatkę służbową oraz zamieścić ją w aktach kontroli, a także powiadomić podmiot kontrolowany o powodach przedłużenia terminu

4. Przekazanie zaleceń pokontrolnych do wiadomości właściwemu KWWR, KWPR oraz stanowiskom ds. nieprawidłowości. Jeżeli zalecenia pokontrolne zawierają informację o konieczności pomniejszenia kolejnej transzy, pracownik WWR przygotowując dyspozycję płatności pomniejsza wnioskowaną kwotę do wypłaty o stwierdzone wydatki niekwalifikowane wraz z odsetkami zgodnie z kwotą naliczonych odsetek przekazaną do pracownika ds. obsługi projektów przez WPR


KWWR, KWPR, WKP-R

Zalecenia pokontrolne

Pismo przekazujące zalecenia pokontrolne właściwej KM

Weryfikacja na dokumentach przez WPR wydatków niekwalifikowanych i monitoring ich zwrotu bądź pomniejszenia transz

1 dzień Jeżeli zalecenia pokontrolne zawierają informacje o konieczności zwrotu środków przez Beneficjenta, i środki te nie zostaną zwrócone we wskazanym terminie, stanowisko ds. nieprawidłowości sporządza na podstawie Zaleceń pokontrolnych



Strona 208

projekt decyzji administracyjnej, (przejście do pkt. 8.3.1 Procedura sporządzania decyzji w ramach Priorytetów I – VII RPO WM) WPR monitoruje zwroty oraz prowadzi proces windykacyjny (pkt. 9 Procedura odzyskiwania kwot)

5.

Uzyskanie od Beneficjenta oraz od WPR informacji o usunięciu nieprawidłowości / podjętych działaniach naprawczych oraz zwrocie nienależnie pobranych środków



Pismo Beneficjenta informujące o usunięciu nieprawidłowości / uchybień / wydatków niekwalifikowanych

Weryfikacja na dokumentach w WPR, czy Beneficjent usunął nieprawidłowości / inne uchybienia / zwrócił wydatki niekwalifikowane

Do 4 dni od momentu zwrotu/ informacji o usunięciu nieprawidłowości, innych uchybień

6.

Weryfikacja uzyskanych informacji dotyczących wykonania zaleceń pokontrolnych pod kątem ich wdrożenia . Jeśli: TAK – przejście do pkt. 12, jeśli: NIE – przejście do pkt.7



Pismo Beneficjenta informujące o usunięciu nieprawidłowości / uchybień / wydatków niekwalifikowanych



7. Przygotowanie pisma do Beneficjenta z informacją o konieczności wdrożenia zaleceń pokontrolnych wraz ze wskazaniem terminu na ich wdrożenie


WKP-R Pismo od Beneficjenta, pismo z WPR

Pismo do Beneficjenta informujące o konieczności wdrożenia zaleceń

1 dzień



Strona 209

pokontrolnych wraz ze wskazaniem terminu na ich wdrożenie

8.

Sprawdzenie poprawności pisma do Beneficjenta. Jeśli TAK: przejście do pkt. 9Jeśli NIE: przejście do pkt. 7

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R Pismo do Beneficjenta informujące o konieczności wdrożenia zaleceń pokontrolnych

Sprawdzone pismo do Beneficjenta

1 dzień

9.

Podpisanie pisma do Beneficjenta. Jeśli: TAK – przejście do pkt. 10 Jeśli: NIE – przejście do pkt. 7


WKP-R Pismo do Beneficjenta informujące o konieczności wdrożenia zaleceń pokontrolnych

Podpisane pismo do Beneficjenta

1 dzień

10.

Uzyskanie od Beneficjenta oraz od WPR informacji o usunięciu nieprawidłowości / podjętych działaniach naprawczych oraz zwrocie nienależnie pobranych środków



Pismo od Beneficjenta informujące o usunięciu nieprawidłowości / uchybień / wydatków niekwalifikowanych



11.

Weryfikacja uzyskanych informacji dotyczących wykonania zaleceń pokontrolnych pod kątem ich wdrożenia: Jeśli: TAK – przejście do pkt. 12Jjeśli: NIE – przejście do pkt.7



Pismo od Beneficjenta informujące o usunięciu nieprawidłowości / uchybień / wydatków niekwalifikowanych



12. Uznanie wykonania zaleceń pokontrolnych. Jeżeli TAK – sporządzenie karty zamknięciaJjeżeli NIE: - analiza przyczyn niewykonania zaleceń i w uzasadnionych przypadkach zlecenie kontroli doraźnej na miejscu realizacji projektu, sprawdzających wykonanie zaleceń pokontrolnych i przejście do procedury 10.6.2 pn.„Procedura

KWKP-R, Z-ca KWKP-R


Rejestr kontroli - wpisanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych, pismo do

Weryfikacja w siedzibie Beneficjenta / w miejscu realizacji projektu, czy Beneficjent usunął nieprawidłowości /


W przypadku uznania wykonania zaleceń pokontrolnych, w uzasadnionych przypadkach



Strona 210

przeprowadzania kontroli doraźnej” Beneficjenta., karta zamknięcia, zlecenie przeprowadzenia kontroli doraźnej sprawdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych, wpis do KSI-SIMIK

inne uchybienia / zwrócił wydatki niekwalifikowane

istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli doraźnej sprawdzającej ich wykonanie.Po sporządzeniu karty zamknięcia pracownik wprowadza wyniki kontroli do KSI-SIMIK

10.7 Przeprowadzanie kontroli dużych projektów (kluczowych)

Kontrole dużych projektów przeprowadzane są przez minimum 2 kontrolerów IP II, przy każdorazowym udziale minimum 2 kontrolerów IZ RPO WM (KO FN II) co najmniej raz w każdym roku realizacji projektu.

10.7.1 Procedura przeprowadzania kontroli dużych projektów (kluczowych)



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1.

Jeżeli w miesięcznym harmonogramie kontroli zostały ujęte tzw. duże projekty (kluczowe), sporządzenie pisma do IZ RPO WM z wnioskiem o wyznaczenie do współudziału w kontroli dużego projektu co najmniej 2 kontrolerów IZ RPO WM (KO FN II)


WKP-R, IZ RPO WM


Pismo do IZ RPO WM

Data pisma do IZ RPO WM

Co najmniej 10 dni roboczych przed planowaną datą kontroli

2. Akceptacja pisma do IZ RPO WM z wnioskiem o wyznaczenie do współudziału w kontroli dużego projektu co najmniej 2 kontrolerów IZ RPO WM (KO FN II).

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WKP-R, IZ RPO WM

Pismo do IZ RPO WM

Zaakceptowane pismo do IZ RPO WM


1 dzień



Strona 211

Jeśli TAK: przejście do pkt. 3Jeśli NIE: przejście do pkt. 1

3.

Zatwierdzenie pisma do IZ RPO WM z wnioskiem o wyznaczenie do współudziału w kontroli dużego projektu co najmniej 2 kontrolerów IZ RPO WM (KO FN II). Jeśli TAK: przekazanie pisma do IZ RPO WMJeśli NIE: przejście do pkt. 1


WKP-R, IZ RPO WM

Zaakceptowane pismo do IZ RPO WM

Zatwierdzone pismo do IZ RPO WM

Zatwierdzenie przez Dyrektora / Z-ca Dyrektora ds. RPO WM

1 dzień

4.

Przekazanie pisma do IZ RPO WM z wnioskiem o wyznaczenie do współudziału w kontroli dużego projektu co najmniej 2 kontrolerów IZ RPO WM (KO FN II).


WKP-R, IZ RPO WM

Podpisane pismo do IZ RPO WM

Potwierdzenie przekazania pisma do IZ RPO WM

Potwierdzenie przekazania pisma do IZ RPO WM

Na co najmniej 7 dni roboczych przed planowaną datą kontroli

Dokument przekazywany jest do IZ RPO WM w formie papierowej i elektronicznej

5.

Otrzymanie od IZ RPO WM informacji o wyznaczonych przez Dyrektora Departamentu Kontroli UMWM kontrolerach IZ RPO do współudziału w kontroli tzw. dużego projektu (kluczowego)

Dyrektor Departamentu Kontroli UMWM

IZ RPO WM, WKP-R

Przekazane pismo do IZ RPO WM

Pismo od IZ RPO WM

Termin określony w piśmie do IZ RPO WM

Niezwłocznie Dokument przekazywany jest do IZ RPO WM w formie papierowej i elektronicznej

6.

Na podstawie miesięcznego harmonogramu kontroli oraz pisma od IZ RPO WM z informacją o wyznaczonych przez Dyrektora Departamentu Kontroli UMWM kontrolerach IZ RPO WM do współudziału w kontroli tzw. dużego projektu (kluczowego), przejście do procedury pn. „Wszczęcie kontroli”


WKP-R, IZ RPO WM

Miesięczny harmonogram kontroli, pismo od IZ RPO WM

Na co najmniej 6 dni przed planowaną kontrolą.

10.8 Kontrola postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Kontrola postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach RPO WM powinna pozwalać na ocenę legalności dokonania zakupu dostaw i usług.W zależności od statusu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, identyfikowanego na podstawie informacji ujętych w „Planie Zamówień Publicznych”, kontrola postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzana jest na etapie:

1) Przed zawarciem umowy o dofinansowanie (dotyczy postępowań ujętych w „Planie Zamówień Publicznych” jako postępowania zrealizowane), 2) Po zawarciu umowy o dofinansowanie (dotyczy postępowań ujętych w „Planie Zamówień Publicznych” jako postępowania w trakcie realizacji

i postępowania planowane).

Kontrola procedur udzielania zamówienia publicznego w ramach RPO WM może być kontrolą:



Strona 212

1) Ex - ante – przed zawarciem przez beneficjenta z dostawcą/wykonawcą umowy o udzielenie zamówienia publicznego, 2) Ex - post – po zawarciu przez wnioskodawcę/beneficjenta z dostawcą/wykonawcą umowy o udzielenie zamówienia publicznego.

W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza kwot określonych w art. 169 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych IP II zobowiązana jest do przeprowadzenia kontroli ex - ante i ex - post w zakresie określonym w niniejszym rozdziale.

10.8.1 Procedura kontroli przed zawarciem umowy o dofinansowanie – ex post

Kontrolę przeprowadza się przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu. Kontrola ex - post dotyczy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ujętych w „Harmonogramie realizacji zamówień publicznych w ramach projektu” jako postępowania zrealizowane (tj. w wyniku których zawarto umowę o udzielenie zamówienia publicznego przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie).Kontrole ex - post postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przed zawarciem umowy o dofinansowanie, mogą być prowadzone:

1) na dokumentach (w siedzibie MJWPU) - obejmuje kontrolę na dostarczonych przez wnioskodawcę oryginałach dokumentów albo na poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopiach tych dokumentów,

2) na miejscu (w siedzibie wnioskodawcy) - obejmuje kontrolę na oryginałach dokumentów.

Minimalny zakres listy sprawdzającej dotyczącej kontroli projektu oraz kontroli zamówień publicznych został określony w Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie Zasad przeprowadzania kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 - 2013 Wybór sposobu przeprowadzenia kontroli ex – post, o których mowa powyżej, ustalany jest w wyniku konsultacji z Beneficjentem.



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1. Otrzymanie Harmonogramów realizacji zamówień w ramach projektu od wnioskodawców projektów umieszczonych na zatwierdzonej przez Zarząd Województwa liście rankingowej projektów do wsparcia w ramach danego konkursu

WKP-R WOM-R Regulamin danego konkursu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013

Harmonogramy realizacji zamówień w ramach projektu

W terminie zgodnie z informacją zawartą w Regulaminie danego konkursu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa



Strona 213

Mazowieckiego 2007-2013

2.

Na podstawie Harmonogramów realizacji zamówień w ramach projektu, identyfikacja postępowań ujętych w Harmonogramach jako postępowania zrealizowaneJeśli TAK: sporządzenie listy postępowań i przejście do pkt. 3Jeśli NIE: koniec procedury


WKP-R Harmonogramy realizacji zamówień w ramach projektu.

Lista postępowań ujętych w Harmonogramach jako postępowania zrealizowane.

1 dzień

3.

Ocena możliwości przeprowadzenia 100 % kontroli ex – post przed podpisaniem umowy o dofinansowanie w aspekcie planowanego terminu podpisywania umów o dofinansowanie.Jeśli TAK: przejście do pkt. 8Jeśli NIE: przejście do pkt. 4

KWKP-R, Z-ca KWKP-R, Stanowisko ds. kontroli projktów

WKP-R Lista postępowań ujętych w Harmonogramach jako postępowania zrealizowane

1 dzień

4.

Sporządzenie pisma do IZ RPO WM z uzasadnionym wnioskiem o zmianę RPK IP II w zakresie zatwierdzenia metodyki doboru próby postępowań do kontroli ex – post przed zawarciem umowy o dofinansowanie dla danego konkursu



Projekt pisma do IZ RPO WM, Departament Kontroli

1 dzień

5.

Akceptacja pisma do IZ RPO WM z uzasadnionym wnioskiem o zmianę RPK IP II w zakresie zatwierdzenia metodyki doboru próby postępowań do kontroli ex – post przed zawarciem umowy o dofinansowanie dla danego konkursu.Jeśli TAK: przejście do pkt. 6Jeśli NIE: przejście do pkt. 4

KWKP-R, Z-ca KWKP-R


Projekt pisma do IZ RPO WM, Departament Kontroli

1 dzień

6.

Zatwierdzenie pisma do IZ RPO WM z uzasadnionym wnioskiem o zmianę RPK IP II w zakresie zatwierdzenia metodyki doboru próby postępowań do kontroli ex – post przed zawarciem umowy o dofinansowanie dla danego konkursu.Jeśli TAK: przekazanie pisma do IZ RPO WMJeśli NIE: przejście do pkt. 4

Dyrektor WKP-R Lista postępowań ujętych w Harmonogramach jako postępowania zrealizowane

Pismo do IZ RPO WM

1 dzień

7. Otrzymanie od IZ RPO WM zgody na zastosowanie metodyki doboru próby postępowań do kontroli ex – post przed zawarciem umowy o dofinansowanie dla danego konkursu.Jeśli TAK: Przeprowadzenie analizy ryzyka na

Dyrektor, KWKP-R WKP-R Pismo do IZ RPO WM

Pismo od IZ RPO WM

Niezwłocznie



Strona 214

podstawie zatwierdzonych, nowych kryteriów i punktów ryzyka - przejście do pkt. 8Jeśli NIE: przejście do pkt. 9

8.Na podstawie opracowanych analiz ryzyka wyłonienie listy projektów do kontroli, zgodnie z zatwierdzoną przez IZ metodologią

Niezwłocznie po otrzymaniu odpowiedzi od IZ

9. Ocena możliwości przeprowadzenia kontroli na dokumentach w siedzibie MJWPU przedmiotowego postępowania w aspekcie wykonalności technicznej.Jeśli TAK: przejście do procedury pn. „Zmiany miesięcznego harmonogramu kontroli” oraz przejście do pkt. 10Jeśli NIE: przejście do procedury pn. „Zmiany miesięcznego harmonogramu kontroli” i przeprowadzenie kontroli na miejscu oraz przejście do pkt. 14

KWKP-R / Z-ca KWKP-R

WKP-R Analiza ryzyka Lista projektów do kontroli

1 dzień Po przeprowadzonej kontroli na miejscu ex – post postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w wyniku którego zawarto umowę o udzielenie zamówienia publicznego, sformułowana zostanie Informacja pokontrolna. Wybór sposobu przeprowadzenia kontroli ustalany jest w wyniku konsultacji z Beneficjentem: na dokumentach

(w siedzibie MJWPU) lubna miejscu (w siedzibie wnioskodawcy) – decydują



Strona 215

możliwości techniczne IP II

10.

Sporządzenie pisma do Beneficjenta z prośbą o przekazanie do siedziby MJWPU kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem dokumentacji dotyczącej przedmiotowego postępowania o udzielenie zmówienia publicznego



Projekt pisma do beneficjenta

1 dzień W piśmie należy zawrzeć szczegółowy wykaz dokumentów podlegających kontroli.

11.

Akceptacja pisma do Beneficjenta z prośbą o przekazanie do siedziby MJWPU kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem dokumentacji dotyczącej przedmiotowego postępowania o udzielenie zmówienia publicznego.Jeśli TAK: przejście do pkt. 12Jeśli NIE: przejście do pkt. 10

KWKP-R, Z-ca KWKP-R


Projekt pisma do beneficjenta

1 dzień

12.

Zatwierdzenie pisma do Beneficjenta z prośbą o przekazanie do siedziby MJWPU kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem dokumentacji dotyczącej przedmiotowego postępowania o udzielenie zmówienia publicznego.Jeśli TAK: przekazanie pisma do BeneficjentaJeśli NIE: przejście do pkt. 10

Dyrektor WKP-R Miesięczny harmonogram kontroli


1 dzień

13.

Otrzymanie potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii dokumentacji dotyczącej przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i przeprowadzenie kontroli na dokumentach

KWKP-R WKP-R Pismo do Beneficjenta

Dokumentacja dotycząca przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

W terminie określonym w piśmie.

14. Po zakończeniu kontroli na miejscu lub na dokumentach, sporządzenie informacji pokontrolnej do Beneficjenta oraz pisma do komórki powiązanej przekazującego informację pokontrolną z przeprowadzonej kontroli ex - post postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do właściwego Wydziału Wdrażania i Rozliczeń. Po zakończeniu postępowania pokontrolnego,


WWR 1, WWR 2, WWR 3, WWR 4, Dyrektor, Beneficjent

Projekt pisma do jednostek powiązanych

Informacja pokontrolna 21 dni, pismo przekazujące informacje pokontrolną do komórki powiązanej – 1 dzieńRekomendacja przekazywana jest

Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona może zgłosić w terminie 14 dni od dnia



Strona 216

sporządzenie rekomendacji i przekazanie jej do właściwego Wydziału Wdrażania i Rozliczeń oraz do wiadomości Dyrektora i Beneficjenta.Sporządzenie rekomendacji (Załącznik 65): - pozytywnej – bezpośrednio po sporządzeniu informacji pokontrolnej, przekazanie do właściwego Wydziału Wdrażania - warunkowej i negatywnej – po podpisaniu przez Beneficjenta informacji pokontrolnej, przekazanie do właściwego Wydziału Wdrażania

w ciągu 14 dni od dnia otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej albo informacji o odmowie jej podpisania. W przypadku braku odpowiedzi na przesłaną do Beneficjenta Informację pokontrolną, termin rozpoczęcia sporządzania rekomendacji rozpoczyna bieg po 14 dniach od otrzymania przez Beneficjenta Informacji pokontrolnej lub po 21 dniach od przesłania do Beneficjenta Informacji pokontrolnej albo Informacji pokontrolnej – korekta

doręczenia informacji pokontrolnej uzasadnione zastrzeżenia do ustaleń zawartych w tej informacji. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w informacji po upływie 14 dni od dnia doręczenia informacji, Kierownik jednostki kontrolującej odmawia rozpatrzenia zastrzeżeń. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do uwag zawartych w informacji pokontrolnej, Kierownik jednostki kontrolującej odmawia rozpatrzenia zastrzeżeń. Do informacji pokontrolnej z kontroli przeprowadzonego postępowania ex-post przed



Strona 217

podpisaniem umowy o dofinansowanie wskazującej nieprawidłowości lub uchybienia, zaleceń pokontrolnych nie sporządza się. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do informacji pokontrolnej, sporządzane jest pismo do jednostki kontrolowanej, będące odpowiedzią na niniejsze zastrzeżenia

15.

Zatwierdzenie pisma do komórki powiązanej przekazującego informację pokontrolną, rekomendację oraz kartę zamknięcia z przeprowadzonej kontroli ex - post postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do właściwego Wydziału Wdrażania i Rozliczeń.Jeśli TAK: przekazanie pisma do jednostki powiązanejJeśli NIE: przejście do pkt. 12

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WWR 1, WWR 2, WWR 3, WWR 4


1 dzień

10.8.2 Procedura kontroli ex-ante i kontroli ex-post po podpisaniu umowy o dofinansowanie

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu, przeprowadza się kontrole postępowań o udzielenie zamówienia publicznego:1) W odniesieniu do kontroli ex – ante - przed zawarciem przez Beneficjenta z dostawcą / wykonawcą umowy o udzielenie zamówienia publicznego,



Strona 218

2) W odniesieniu do kontroli ex – post - po zawarciu przez Beneficjenta z dostawcą / wykonawcą umowy o udzielenie zamówienia publicznego.

Kontrola ex – ante i ex – post przeprowadzane po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu, dotyczą postępowań nie wytypowanych do kontroli do dnia złożenia wniosku o płatność końcową oraz ujętych w „Harmonogramie realizacji zamówień publicznych w projekcie” jako postępowania: „w trakcie” i „planowane” i mogą być prowadzone: 1) Na miejscu (w siedzibie Wnioskodawcy/Beneficjenta/ biurze projektu) - obejmuje kontrolę na oryginałach dokumentów,2) Na dokumentach (w siedzibie MJWPU) - obejmuje kontrolę na dostarczonych przez Wnioskodawcę/Beneficjenta oryginałach dokumentów albo

na poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopiach tych dokumentów.3) Na potrzeby weryfikacji wniosku o płatność końcową – na części dokumentów związanych z przeprowadzonym postępowaniem (w przypadku projektów nie

wytypowanych do kontroli do dnia złożenia wniosku o płatność końcową oraz w trakcie realizacji których nie stwierdzono nieprawidłowości) – na dokumentach w siedzibie MJWPU lub w siedzibie Beneficjenta/ biurze projektu.

Kontrolą ex - ante po podpisaniu umowy o dofinansowanie zostanie objęte 10% postępowań, które otrzymały największą liczbę punktów ryzyka po przeprowadzeniu typowania na podstawie metodologii zawartej w zatwierdzonym Rocznym Planie Kontroli IP MJWPU.Metoda przeprowadzenia ww. kontroli (na miejscu lub na dokumentach), ustalana jest w wyniku konsultacji z Beneficjentem z uwzględnieniem możliwości logistycznych/ technicznych MJWPU.

Kontrola ex – post postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzana po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu, obejmuje wszystkie projekty, w ramach których zakończono postępowania po opublikowaniu listy rankingowej / zatwierdzeniu projektu do dofinansowania Uchwałą Zarządu Województwa Mazowieckiego. Kontrolę ex post przeprowadza się w miejscu realizacji projektów / w siedzibie Beneficjenta dla projektów wytypowanych do kontroli na zakończenie zgodnie z metodologią ujętą w Rocznym Planie Kontroli IP II (co do zasady I i II grupa ryzyka) oraz na dokumentach co najmniej na zakończenie realizacji projektu (przed zatwierdzeniem wniosku o płatność końcową) dla 100 % postępowań nie skontrolowanych w innym trybie do czasu złożenia wniosku o płatność końcową, przy czym kontrola na dokumentach ze względów logistycznych/ technicznych może być przeprowadzana albo w siedzibie MJWPU albo na miejscu – w siedzibie Beneficjenta / biurze projektu.

10.8.2.1 Procedura kontroli ex ante



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1. Uzyskanie informacji o podpisanych umowach w ramach poszczególnych list rankingowych

Stanowisko ds. kontroli projektów,

WKP-R, WWR-1, WWR-2, WWR-3,

Rejestr podpisanych

Do 3 dnia roboczego danego

Wezwanie Wydziałów



Strona 219

KWKP-R, Z-ca KWKP-R

WWR-4 umów miesiąca Wdrażania do przekazania do WKP-R rejestru umów podpisanych w poprzedzającym miesiącu w rozbiciu na listy rankingowe

2.

Przeprowadzenie analizy ryzyka do kontroli ex-ante


WKP-R Rejestr podpisanych umów

Analiza ryzyka, protokół z analizy ryzyka

Do 14 dni od momentu powzięcia informacji o osiągnięciu wskazanego w RPK progu zasadności wykonania kolejnej analizy ryzyka

Progi zasadności wykonania analizy ryzyka to 20%, 50% i 100% podpisanych umów w ramach danej listy rankingowej

3.

Po przeprowadzeniu analizy ryzyka i wytypowaniu postępowań do kontroli ex – ante, przesłanie do beneficjentów, których postępowania zostały wytypowane do przedmiotowej kontroli pisma zobowiązującego do bieżącego informowania MJWPU o wszczynanych postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych


WKP-R Przesłanie pism odbywa się w ciągu 5 dni po wytypowaniu postępowań do kontroli.

Poinformowanie MJWPU o wszczętych postępowaniach odbywa się w ciągu 5 dni od dnia ogłoszenia o wszczęciu postępowania.

4. Na podstawie otrzymywanych od Beneficjentów informacji o wszczętych postępowaniach, zaplanowanie kontroli ex – ante, następnie Przejście do procesu 10.4.1 „Procedura

KWKP-R WKP-R 5 dni



Strona 220

sporządzania miesięcznego harmonogramu kontroli”

5.

Na podstawie harmonogramów kontroli, przeprowadzana jest kontrola ex – ante postępowań w zakresie obszarów możliwych do skontrolowania na dzień kontroli, następnie przejście do p. 12 procesu 10.6.3 „Procedura przeprowadzania kontroli na miejscu i sporządzania informacji pokontrolnej”

Stanowiska ds. kontroli

WKP-R

10.8.2.2 Procedura kontroli ex-post po podpisaniu umowy o dofinansowanie



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny


1. Na podstawie otrzymywanych informacji o zawartych umowach z wykonawcami w związku z zakończonymi postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych – planowanie kontroli ex-post

Kontrola w miejscu realizacji lub na dokumentach w MJWPU planowana jest (po przeprowadzeniu analizy ryzyka) najwcześniej po otrzymaniu przez MJWPU pisma informującego o umowach zawartych z wykonawcą, a najpóźniej w dniu poinformowania WKP-R przez odpowiedni WWR o złożeniu wniosku o płatność końcową

Kontrola przez WKP-R postępowań w ramach kontroli na zakończenie, w toku weryfikacji wniosku o płatność zaplanowana może zostać przed złożeniem wniosku o płatność końcową, po uzyskaniu przez WKP-R uzasadnionej pewności, że



Strona 221

projekt do dnia złożenia wniosku o płatność, nie zostanie wytypowany do żadnej innej kontroli

1a. Jeżeli kontrola ex-post w projektach nie wytypowanych po przeprowadzeniu analizy ryzyka do kontroli na miejscu na zakończenie planowana jest na dokumentach w siedzibie MJWPU przed złożeniem wniosku o płatność końcową – Beneficjent wzywany jest do złożenia w wyznaczonym terminie dokumentów wskazanych w „Liście sprawdzającej - Katalog dokumentów” (Załącznik 55)

Kontrola przez WKP-R postępowań w ramach kontroli na zakończenie, w toku weryfikacji wniosku o płatność końcową może zostać zaplanowana przed złożeniem wniosku o płatność końcową o ile istnieje uzasadniona pewność, ze projekt nie zostanie wytypowany do żadnej innej kontroli. Jest ona możliwa o ile istnieje pewność, że projekt do czasu złożenia wniosku o płatność końcową nie zostanie wytypowany do żadnej innej W



Strona 222

przypadku kontroli w ramach weryfikacji końcowego wniosku o płatność nie sporządza się informacji pokontrolnej oraz karty zamknięcia a jedynie przekazuje się pismem do WWR informację o wynikach kontroli wraz z załączoną właściwą listą sprawdzającą do kontroli w ramach weryfikacji wniosku końcowego o płatność (załącznik 55). W przypadku wykrycia nieprawidłowości wszczynana jest kontrola na zakończenie projektu w miejscu realizacji projektu/ siedzibie Beneficjenta.

2. Na podstawie miesięcznego harmonogramu kontroli, przeprowadzenie kontroli postępowań ex – post o udzielenie zamówienia publicznego.,


WKP-R Kontrola postępowań ex – post w



Strona 223

następnie przejście do p. 12 procesu 10.6.3 „Procedura przeprowadzania kontroli na miejscu i sporządzania informacji pokontrolnej”

projektach nie wytypowanych po przeprowadzeniu analizy ryzyka do kontroli na miejscu na zakończenie odbywać się może zarówno w miejscu realizacji projektów jak i na dokumentach w MJWPU Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego objęte przeprowadzoną wcześniej kontrolą ex ante, kontrolowane są w zakresie obszarów nie objętych kontrolą ex – ante

Postępowania w projektach wytypowanych po przeprowadzeniu analizy ryzyka do kontroli na zakończenie realizacji na



Strona 224

miejscu kontrolowane są ex – post (właściwa rozszerzona lista sprawdzająca z załącznika nr 55)

Postępowania w projektach nie wytypowanych po przeprowadzeniu analizy ryzyka do kontroli na zakończenie realizacji w miejscu kontrolowane są na dokumentach (właściwa skrócona lista sprawdzająca z załącznika nr 55)zarówno w miejscu realizacji projektu jak i w siedzibie MJWPU.

10.9 Wizyty monitorujące



Strona 225

Wizyta monitorująca ma charakter inspekcyjny a jej celem jest potwierdzenie, że projekt faktycznie jest realizowany w wyznaczonym przez Beneficjenta miejscu oraz zgodnie z założonym harmonogramem.

Potrzeba przeprowadzenia wizyty monitorującej w ramach danego projektu RPO WM może wynikać z następujących przesłanek:1. indywidualnej oceny / opinii opiekuna projektu formułowanej na podstawie informacji zawartych we wnioskach o płatność i innych dokumentach

dotyczących danego projektu (szczególnie w sytuacji stwierdzenia przez opiekuna projektu możliwości wystąpienia uchybień w realizacji projektu),2. wynik przeprowadzonej przez Wydział Kontroli Projektów RPO WM analizy ryzyka projektów, wskazującej projekty, w ramach których przeprowadzenie

wizyty monitorującej w danym roku kalendarzowym jest niezbędne celem zniwelowania stwierdzonego ryzyka (przeprowadzenie wizyt monitorujących projektów ujętych w przekazanym przez Wydział Kontroli Projektów RPO WM do właściwego Wydziału Wdrażania i Rozliczeń rejestrze wizyt monitorujących, stanowi jednocześnie element Rocznego Planu Kontroli IP II na dany rok),

3. innych przesłanek niewymienionych powyżej, uzasadniających przeprowadzenie wizyty monitorującej.

Decyzja o terminie przeprowadzenia wizyty monitorującej projektu, może być podjęta przy zaistnieniu co najmniej jednej z niżej wskazanych okoliczności:1. po rozpoczęciu realizacji projektu (powinien to być na tyle zaawansowany etap, aby zgromadzone już były odpowiednie dokumenty do sprawdzenia),2. w momencie, w którym można zapobiec nieprawidłowej realizacji projektu i ponoszeniu przez Beneficjenta wydatków niekwalifikowalnych w związku

z usuwaniem nieprawidłowości bądź uchybień.

Wizyta monitorująca dopuszcza nieinformowanie Beneficjenta o zamiarze przeprowadzenia wizyty. Wizytę pod kierownictwem stanowiska ds. kontroli projektów przeprowadza się przy współudziale stanowiska ds. obsługi projektów.

Zakres sprawdzeń dokonywanych podczas wizyt monitorujących powinien obejmować:1. sprawdzenie czy zaawansowanie prac odpowiada zapisom harmonogramu rzeczowo-finansowego, 2. czy trwające lub zakończone postępowania o udzielenie zamówień publicznych (jeśli dotyczy) są lub były przeprowadzane na podstawie odpowiednich

przepisów,3. elementy oceniające wzajemną współpracę IP II i Beneficjenta podczas realizacji projektu poprzez przeprowadzenie wywiadu z Beneficjentem,

lub osobą przez niego upoważnioną lub osobą/osobami faktycznie realizującymi projekt na temat aktualnego stanu realizacji projektu, stwierdzonych zagrożeń dla realizacji projektu lub ew. oczekiwań w stosunku do IP II/IZ RPO WM w zakresie udzielenia informacji istotnych dla realizacji projektu (np. najnowszych wytycznych, funkcjonujących dobrych praktyk itp.),

4. sprawdzenie czy występują duplikaty faktur oraz weryfikację opisów 100 % faktur oraz dokumentów o równoważnej wartości dowodowej pod kątem ich przedstawienia do rozliczenia w ramach PROW 2007-2013.

Zakres sprawdzeń dokonywanych podczas wizyt monitorujących może obejmować:1. sprawdzenie, czy beneficjent w sposób właściwy prowadzi wyodrębnioną księgowość projektu,



Strona 226

2. czy rzetelnie dokumentuje wydatki (opisane faktury – z ww. zastrzeżeniem dot. przedstawienia do rozliczenia w ramach PROW, przelewy, wyciągi, protokóły odbioru),

3. czy dokumenty projektu przechowywane są w wyznaczonym do tego miejscu.

Sprawdzenie ww. obszarów nie musi obejmować 100 % dokumentacji (z ww. zastrzeżeniem dot. przedstawienia faktur do rozliczenia w ramach PROW), jednakże powinno dawać prawdziwy obraz stanu realizacji projektu.

Na potrzeby ewidencji i zarządzania procesem przeprowadzania wizyt monitorujących projektów, tworzy się rejestr wizyt monitorujących projektów dla danego Działania RPO WM. Podstawowy zakres informacji rejestru obejmuje:

1. numer projektu,2. przewidywany kwartał przeprowadzenia wizyty monitorującej, 3. faktyczny termin przeprowadzonej wizyty,4. zakres wizyty, 5. wynik/wnioski z przeprowadzonej wizyty (z ewentualnym wskazaniem numeru raportu z przeprowadzonej wizyty monitorującej).

Rejestr może być rozszerzany o inne niewymienione powyżej informacje.

Z każdej przeprowadzonej wizyty monitorującej sporządzana jest lista sprawdzająca, a w przypadku wykrycia w toku wizyty uchybień lub nieprawidłowości dotyczących realizacji projektu, dodatkowo sporządza się raport z wizyty monitorującej. Postępowanie w przypadku wykrycia w toku wizyty monitorującej podwójnego finansowania wydatków (kontrola horyzontalna z PROW 07-13) jest analogiczne do wskazanego w procedurze 10.6.4. Po zakończeniu wizyty w rejestrze wizyt monitorujących zamieszcza się informację o wyniku przeprowadzonej wizyty monitorującej lub informację o numerze raportu z wizyty monitorującej.




informatyczny

Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.

Otrzymywanie rejestru wizyt monitorujących / aktualizacji rejestru wizyt monitorujących wskazującego projekty, w ramach których przeprowadzenie co najmniej jednej wizyty jest obligatoryjne

KWWR WKP-R Roczny Plan Kontroli IP II

Roczny plan wizyt / Roczny plan wizyt - aktualizacja (Załącznik 66)

7 dni po zatwierdzeniu przez IZ RPO WM Rocznego Planu Kontroli IP II

2. Wypełnianie rejestru wizyt monitorujących / KWWR WKP-R Roczny plan wizyt Co



Strona 227

aktualizacji rejestru wizyt monitorujących w zakresie przewidywanego kwartału przeprowadzenia wizyty monitorującej

/ Roczny plan wizyt - aktualizacja

najpóźniej 3 dni od dnia otrzymania rejestru

3.

Sporządzanie i przekazywanie do WKP-R pisma wraz z miesięcznym harmonogramem wizyt monitorujących obejmującym co najmniej obligatoryjne wizyty monitorujące projektów

KWWR WKP-R Miesięczny harmonogram wizyt monitorujących (Załącznik 67)

Na 5 dni przed zakończeniem danego miesiąca

W sytuacji wystąpienia pilnej potrzeby przeprowadzenia wizyty monitorującej, dopuszcza się możliwość przejścia do pkt. 5 z pominięciem pkt. od 3 do 4

4.

Otrzymywanie od WKP-R miesięcznego harmonogramu kontroli uwzględniającego wnioskowane wizyty monitorujące

KWWR WKP-R Miesięczny harmonogram kontroli

Do ostatniego dnia danego miesiąca.

5.

Sporządzanie upoważnienia do przeprowadzenia wizyty monitorującej dla członków Zespołu wizytującego


WKP-R Projekt upoważnienia do przeprowadzenia wizyty monitorującej

Co najpóźniej 3 dni przed planowaną wizytą monitorującą

6.

Akceptacja upoważnień do przeprowadzenia wizyty monitorującejJeśli TAK: przejście do pkt. 7Jeśli NIE: przejście do pkt. 5

KWKP-R WKP-R Projekt upoważnienia do przeprowadzenia wizyty monitorującej

1 dzień

7.

Zatwierdzenie upoważnień do przeprowadzenia wizyty monitorującejJeśli TAK: przejście do pkt. 8Jeśli NIE: przejście do pkt. 5

Dyrektor MJWPU WWR Upoważnienie do przeprowadzenia wizyty monitorującej

1 dzień

8.

Przeprowadzenie wizyty monitorującej na podstawie listy sprawdzającej

Stanowisko ds. kontroli projektów, Stanowisko ds. obsługi projektów

WWR, WKP-R Dokumentacja dotycząca wizytowanego Projektu, wizja lokalna

Lista sprawdzająca, (Załącznik 68) Wywiad z wizyty monitorującej (Załącznik 69)

9. Stwierdzenie w toku wizyty monitorującej uchybienia lub nieprawidłowości dotyczących realizacji projektu.Jeśli TAK: sporządzenie raportu z wizyty

Stanowisko ds. kontroli projektów, Stanowisko ds. obsługi projektów

WWR, WKP-R Dokumentacja dotycząca wizytowanego Projektu

Raport z wizyty monitorującej (Załącznik 70)

W każdym przypadku, gdy z wizyty zostanie sporządzony raport z wizyty monitorującej,



Strona 228

monitorującej i przejście do pkt. 10 Jeśli NIE: przejście do pkt. 10

procedury postępowania związane ze sporządzaniem raportu i zaleceń pokontrolnych są tożsame z procedurami dotyczącymi przeprowadzania kontroli na miejscu realizacji projektu (w szczególności w zakresie sposobu i terminów przekazywania raportu, ew. zastrzeżeń i zaleceń pokontrolnych)

10.

Wprowadzenie informacji na temat przeprowadzonej wizyty monitorującej do rejestru kontroli

KWWR,Stanowisko ds. obsługi projektów

WKP-R Rejestr kontroli Uaktualniony rejestr kontroli

W ciągu 3 dni po zakończeniu wizyty monitorująco lub po podpisaniu raportu z wizyty monitorująco przez Beneficjenta

Projekty, w których wykryto nieprawidłowości podlegające i niepodlegające raportowaniu są przedmiotem bardziej szczegółowych i częstszych wizyt a także podlegają obligatoryjnej kontroli na zakończenie realizacji projektu

10.10 Sprawdzenie kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z przepisami

1) Podstawa wszczęcia procedury przeprowadzania końcowej kontroli na dokumentach

Zgodnie z brzmieniem podrozdziału 6.6 „Wytycznych w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej PO”, wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego w dniu 22 stycznia 2009 r. (MRR/H/10(2)01/2009), a także pkt 6.2.3 zaktualizowanych „Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad przeprowadzenia kontroli w ramach RPO WM 2007- 2013”, przyjętych uchwała Nr 1256/244/09 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia



Strona 229

26 maja 2009 r., na zakończenie realizacji projektów IP II zobligowana jest przeprowadzić kontrolę na dokumentach, która powinna być dokonanapo złożeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wnioskui ostatecznym rozliczeniem projektu.

Procedura ma na celu weryfikację oraz potwierdzenie kompletności i zgodności z przepisami dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków, w tym potwierdzających prawidłowe przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

2) Instrukcja wypełniania karty kompletności dokumentacji projektu i zgodności z przepisami

Proces kontroli na dokumentach rozpoczyna się przed akceptacją wniosku o płatność końcową i ostatecznym rozliczeniem projektu, zgodnie z ww. wytycznymi MRR.

Opiekun prowadzący wdrożenie projektu, zamieszcza plik w systemie informatycznym SEZAM, wypełnia nagłówek karty (Nr kancelaryjny, tytuł projektu, opiekun projektu WWR), a następnie potwierdza sporządzenie, rejestrację lub zatwierdzenie odpowiednich dokumentów ze wskazaniem imienia i nazwiska, stanowiska, komórki merytorycznej oraz datę wpływu tych dokumentów do Wydziału, w którym rejestrowany i przechowywany jest dokument, zgodnie z katalogiem. Jednocześnie Wydział Wdrażania ma obowiązek, w formie mailowej, poinformować pozostałe wydziały, ujęte w tabeli (WKP-R, WPR, WKW, WO) o wszczęciu procedury, na temat posiadanych dokumentów, dotyczących danego projektu w systemie SEZAM.

Pracownicy poszczególnych wydziałów (WKP-R, WPR, WKW, WO) mają obowiązek uzupełnić kartę kompletności w systemie SEZAM, w ciągu 3 dni roboczych.

Pracownik WWR wprowadza dane o kontroli do systemu SIMIKi potwierdza tę czynność w systemie SEZAM.

10.10.1 Procedura kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z przepisami




informatyczny

Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1. Zamieszczenie pliku w systemie SEZAM i poinformowanie innych komórek merytorycznych o rozpoczęciu procesu i konieczności wypełnienia karty

Opiekun WWR MJWPU, WWR Dokumenty wymienione w katalogu


Wstępna analiza kompletności dokumentacji przed zatwierdzeniem wniosku o płatność

Bezpośrednio po otrzymaniu wniosku o płatność



Strona 230

(Załącznik 71)

2.

Wypełnienie Karty kompletności i zgodności przez odpowiednie komórki merytoryczne w ciągu 3 dni roboczych

WKP-R, WPR, WO, WKW

MJWPU, WKP-R, WPR, WO, WKW

Dokumenty wymienione w katalogu


Analiza kompletności dokumentacji przed zatwierdzeniem wniosku o płatność

Po otrzymaniu informacji o zamieszczeniu pliku w systemie SEZAM

3.

Wprowadzenie danych o kontroli do systemu SIMIK

WWR MJWPU, WWR Karta kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektu i zgodności z przepisami

Informacja o kontroli w systemie SIMIK

Ostateczna weryfikacja dokumentacji

Po kompletnym wypełnieniu karty w systemie SEZAM

4.

Potwierdzenie na karcie kompletności w systemie SEZAM wprowadzenia danych o kontroli do systemu SIMIK

WWR MJWPU, WWR Informacja o kontroli w systemie SIMIK

Ostateczna Karta kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektu i zgodności z przepisami

Potwierdzenie wypełnienia informacji o kontroli w systemie SIMIK

Po wypełnieniu informacji o kontroli w systemie SIMIK

3) Cel zastosowania informatycznego procesu kompletności i zgodności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów.

Informatyczny obieg dokumentów pozwoli na:- Pełną integracje danych przed akceptacją wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. - Usprawnienie przepływu informacji w MJWPU w zakresie posiadanych dokumentów, niezbędnych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.- Pozwoli na weryfikację, czy wydziały dokonujące rozliczenia projektu posiadają całą dokumentację, która była wymagana na poprzednich etapach rozpatrywania wniosku (oceny, kontroli i rozliczenia).

- Ocenę, czy dokumentacja ta została zweryfikowana zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami.- Umożliwi szybką reakcję w momencie nieprawidłowości.- Zapewni skuteczność i efektywność kontroli dokumentacji.



Strona 231

11 PROCES REALIZACJI ZADAŃ W RAMACH POMOCY TECHNICZNEJ (PT)Uczestnicy procesu:



Strona 232

11.1 Opracowanie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej (Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej)

Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego dokonuje podziału alokacji środków w ramach PT RPO WM pomiędzy Beneficjentów. IP II na podstawie przekazanej przez IZ informacji o wysokości limitu środków na realizację zadań w ramach Pomocy Technicznej, przygotowuje Roczny Plan Działań Pomocy



Strona 233

Technicznej oddzielnie dla każdego z Działań Priorytetu VIII (8.1 oraz 8.2), zgodnie z wzorem określonym przez IZ i w formie wniosku o dofinansowanie jego realizacji składa do IZ. IZ dokonuje weryfikacji złożonego wniosku o dofinansowanie realizacji RPD PT i w przypadku stwierdzenia jego poprawności akceptuje go. IZ przedstawia zaakceptowany RPD PT Zarządowi Województwa Mazowieckiego do zatwierdzenia. Pomoc Techniczna realizowana jest na podstawie zatwierdzonych RPD PT.

11.1.1 Procedura opracowywania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej (Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej)



powiązane


informatycznyDokument wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi

1.

Otrzymanie informacji o alokacji środków na PT dla IP II wraz z prośbą o opracowanie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej

Stanowisko ds. Pomocy Technicznej

WPT oraz IZ Pismo z IZ informujące limicie środków wraz z prośbą o opracowanie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej

Data wpływu pisma do IP II i nadanie numeru w rejestrze korespondencji

W ciągu 10 dni po uchwaleniu przez Zarząd Województwa Mazowieckiego podziału alokacji

2.

Zebranie od poszczególnych KM planów działań dla zadań planowanych do realizacji w ramach pomocy technicznej


WPT oraz WO, WIS, WKR, WKP-R, WOM-R

Informacje od KM o planowanych działaniach w ramach PT

Data wpływu informacji do WPT

Termin podany przez WPT w piśmie skierowanym do KM

3. Sprawdzenie informacji przekazanych przez KM o planowanych zadaniach do realizacji w ramach PT pod względem kwalifikowalności


WPT Informacje od KM o planowanych działaniach w ramach PT.

7 dni roboczych W przypadku stwierdzenia ujęcia wydatków niekwalifikowalnych przejście do pkt. 2



Strona 234

4.

Przygotowanie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej, w którym przedstawione są założenia do realizacji w danym roku budżetowym (podział środków na wybrane zadania)


WPT Pismo od IZ o wysokości limitu środków oraz informacje od KM o planowanych działaniach w ramach PT

Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT

5.

Sprawdzenie pod względem zgodności z alokacją przez WPA wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej, - Jeżeli TAK: przekazuje do ZD-F,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i następuje przejście do pkt. 3

Stanowisko ds. Planowania i Analiz

WPA Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT

Sprawdzony wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT

2 dni robocze

6.

Zaakceptowanie przygotowanego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej,- jeżeli TAK: zatwierdza,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3


WPT Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT

Zaakceptowany przez Zastępcę Dyrektora wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT

Kontrasygnata przez GK wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej lub zwrot do WPT i zgłoszenie uwag

1 dzień roboczy

7.

Zatwierdzenie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej,- jeżeli TAK: zatwierdza,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

Dyrektor MJWPU WPT Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT

Zatwierdzony przed Dyrektora MJWPU wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT

Zatwierdzenie przez Dyrektora wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT

1 dzień roboczy

8.

Przekazanie do IZ w wersji papierowej i elektronicznej zatwierdzonego przez Dyrektora MJWPU wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej,


WPT Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT

Data i potwierdzenie złożenia w IZ wersji papierowej i elektronicznej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT

Do 15 sierpnia roku poprzedzającego rok objęty RPD PT

9. Otrzymanie od IZ informacji o wyniku weryfikacji wniosku o dofinansowanie realizacji


WPT oraz IZ Otrzymana informacja o wyniku weryfikacji

Data wpływu do WPT Ostateczną decyzję o kwalifikowal



Strona 235

projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej,

ności wydatków podejmuje IZ RPO WM.W przypadku uwag przejście do pkt. 3

10.

Otrzymanie od IZ informacji o zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa Mazowieckiego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej


WPT oraz IZ Kopia Uchwały Zarządu Województwa Mazowieckiego

Data wpływu do WPT

11.

Zgłoszenie do WPA projektu planu finansowego zgodnego z projektem systemowym w ramach Pomocy Technicznej


WPT Kopia Uchwały Zarządu Województwa Mazowieckiego

Projekt planu finansowego zgodny z projektem systemowym w ramach Pomocy Technicznej

Data przekazania do WPA Ujęcie wydatków wynikających z projektu systemowego w planie finansowym MJWPU zostało uwzględnione w procesach Pionu Finansowego

12.

Archiwizacja wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej i dokumentacji z nim związanej


WPT Wniosek o dofinansowanie i dokumentacja z nim związana



Strona 236

11.2 Dokonywanie zmian w Rocznym Planie Działań Pomocy Technicznej IP II

Zmiany w Rocznym Planie Działań Pomocy Technicznej mogą być dokonywane w ramach określonej alokacji rocznej na Priorytet VIII i mogą dotyczyć: przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi instytucjami (IZ / IP II) przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi typami operacji w RPD PT, przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi RPD PT w danej instytucji, przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków w ramach jednego typu operacji, usunięcia / dodania kategorii wydatków.

Konieczność dokonania zmian w RPD PT wymaga uzyskania zgody Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego i zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Mazowieckiego. W przypadku braku takiej zgody, wydatki przekraczające kwotę odpowiedniej pozycji RPD PT, stanowią wydatki niekwalifikowane i nie podlegają refundacji. Konieczność dokonania zmian w RPD PT IP II zgłasza pisemnie wraz z propozycją i uzasadnieniem zmian.Zmiany w RPD PT mogą być dokonywane nie częściej niż raz na kwartał, z wyjątkiem zmian zgłaszanych w związku z wnioskowaniem o środki niewygasające z końcem roku budżetowego.

11.2.1 Procedura dokonywania zmian w Rocznym Planie Działań Pomocy Technicznej IP II



powiązane



1.

Otrzymanie przez WPT od poszczególnych KM informacji o konieczności zmian w RPD PT opisem zmian i uzasadnieniem


WO, WKR, WIS, WKP-R, WOM-R, WPT

Pisma od KM zawierające opis zmian w RPD PT wraz z uzasadnieniem

Data wpływu zgłoszonych zmian w RPD PT do WPT

2.

Sprawdzenie i uzgodnienie z KM zmian w RPD PT, przygotowanie projektu zmian w RPD PT


WPT oraz WO, WIS, WKR, WKP-R, WOM-R

Pisma od KM zawierające opis zmian w RPD PT wraz z uzasadnieniem

Projekt zmian w RPD PT

3.. Sprawdzenie pod względem zgodności z alokacją przez WPA projektu zmian w RPD PT, - jeżeli TAK: przekazuje do ZD-F,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i

Stanowisko ds. Planowania i Analiz

WPA Projekt zmian w RPD PT opracowany przez WPT

Projekt zmian w RPD PT

2 dni robocze



Strona 237

następuje przejście do pkt. 2.

4.

Zaakceptowanie przez Zastępcę Dyrektora projektu zmian w RPD PT- Jeżeli TAK: zatwierdza,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3.


WPT Projekt zmian w RPD PT Zaakceptowany przez Zastępcę Dyrektora projekt zmian w RPD PT

Kontrasygnata przez GK projektu zmian w RPD PT lub zwrot do WPT i zgłoszenie uwag

1 dzień roboczy

5.

Zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU przygotowanego projektu zmian w RPD PT,- Jeżeli TAK: zatwierdza,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2.

Dyrektor MJWPU WPT Projekt zmian w RPD PT Zatwierdzony przed Dyrektora MJWPU projekt zmian w RPD PT

Zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU projektu zmian w RPD PT

1 dzień roboczy

6.

Przekazanie do IZ w wersji papierowej i elektronicznej zatwierdzonego przez Dyrektora MJWPU projektu zmian w RPD PT


WPT oraz IZ Projekt zmian w RPD PT Nadanie numeru w rejestrze korespondencji i data wpływu złożenia pisma z projektem zmian w RPD PT do Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego

7.

Otrzymanie od IZ informacji o wyniku weryfikacji projektu zmian RPD PT


WPT oraz IZ Pismo od IZ Data wpływu pisma do WPT W przypadku uwag przejście do pkt. 2

8.

Otrzymanie od IZ informacji o zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa Mazowieckiego projektu zmian w RPD PT


WPT oraz IZ Projekt zmian w RPD PT Data wpływu do WPT Zgłoszenie do WPA ewentualnych zmian do planu finansowego wynikających ze zmian w RPD PT

9.Archiwizacja dokumentacji dotyczącej zmian w RPD PT


WPT Dokumentacja dotycząca zmian w RPD PT



Strona 238

11.3 Rozliczenie wydatków z realizacji RPD PT za pomocą wniosków o płatność

Wydatki związane z realizacją RPD PT realizowane są przez IP II z wyodrębnionego rachunku bankowego, na który będą przekazywanie przez IZ środki finansowe, których źródłem pokrycia jest zarówno dotacja rozwojowa jak i środki budżetu województwa na dokonywanie płatności. Rozliczanie wydatków poniesionych na realizację Działań w ramach RPD PT prowadzone jest na podstawie wniosków o płatność składanych przez IP II do IZ. Wniosek o płatność

sporządzany jest zgodnie z wzorem określonym przez IZ składany jest za pełne miesiące oraz nie rzadziej niż raz na kwartał nie może obejmować wydatków z dwóch Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej.

11.3.1 Procedura dotycząca rozliczenia wydatków z realizacji RPD PT za pomocą wniosków o płatność



powiązane



1.

Otrzymanie pisma wraz kserokopiami dokumentacji księgowej związanej z Pomocą Techniczną do WPT

Stanowisko do spraw pomocy technicznej

WPT, WKR Kserokopie dokumentacji potwierdzających poniesienie wydatków w ramach Pomocy Technicznej wraz z pismem przekazującym.

Data wpływu dokumentacji do WPT

Do 10 dnia miesiąca po upływie kwartału kalendarzowego

2.

Sporządzenie wniosku o płatność rozliczającego wydatki poniesione w ramach Pomocy Technicznej przez MJWPU zgodnie z wzorem i instrukcją wypełniania opracowaną przez IZ oraz dokumentacją przekazaną przez WK i przekazanie do WPR celem sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym


WPT, WKR, WPR

Dokumentacja księgowa przekazana przez WK

Wniosek o płatność Przekazanie sporządzonego wnioski o płatność do WPR

Wniosek o płatność sporządza WPT przy udziale KM realizujących PT. KM są odpowiedzialne za wypełnienie części merytorycznej wniosku w zakresie danej KM



Strona 239

3.

Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym wniosku o płatność z realizacji PT, - jeżeli TAK: kontrasygnata GK i przekazanie do Zastępca Dyrektora ds. Finansowych,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i następuje przejście do pkt. 2.

Stanowisko ds. Płatności i Refundacji

WPR Wniosek o płatność 2 dni robocze

4.

Zaakceptowanie wniosku o płatność- Jeżeli TAK: zatwierdza,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2

Zastęoca Dyrektora ds. Finansowych

WPT Kontrasygnowany przez GK Wniosek o płatność

Kontrasygnowany wniosek o płatność przez GK lub ewentualne pismo do WPT z prośbą o poprawienie wniosku

Kontrasygnowanie wniosku lub ewentualnie podpisane pismo przez GK i data doręczenie pisma do WPT w sprawie poprawienia wniosku.

1 dzień roboczy

5.

Zatwierdzenie sporządzonego wniosku o płatność z PT i pisma przekazującego do IZ,- Jeżeli TAK: zatwierdza,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i następuje przejście do pkt. 2

Dyrektor MJWPU WPT Pismo i wniosek o płatność Zatwierdzone pismo i wniosek o płatność

Zatwierdzenie pisma i wniosku o płatność przez Dyrektora MJWPU

1 dzień roboczy

6.Przekazanie pisma i zatwierdzonego wniosku o płatności do IZ


WPT, IZ Pismo i wniosek o płatność Data złożenia pisma i wniosku o płatność do IZ

W ciągu 30 dni po upływie kwartału

7.

Otrzymanie informacji od IZ o wyniku weryfikacji wniosku o płatność

WPT WPT, IZ Pismo od IZ o wyniku weryfikacji

Data wpływu pisma W razie otrzymania uwag od IZ przejście do pkt. 2

11.4 Procedura sporządzania sprawozdań IP II z realizacji Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej

Do sprawozdawania na temat postępów z realizacji Priorytetu VIII zobowiązana jest Instytucja Zarządzająca (Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego).

IP II zobowiązana jest do sprawozdawania z realizacji projektu za pomocą wniosku o płatność. Nie jest zatem zobowiązana do przedstawiania odrębnych sprawozdań. Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego, do którego Koordynator Pomocy Technicznej dla Urzędu Marszałkowskiego oraz IP II składają wnioski o płatność, sporządza na ich podstawie sprawozdanie. Czynność tę wykonuje stanowisko ds. pomocy technicznej w SR.



Strona 240

11.5 Przygotowanie wniosku o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji rozwojowej na realizację wydatków w ramach RPD PT RPO WM

11.5.1 Procedura przygotowania wniosku o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji rozwojowej na realizację wydatków w ramach RPD PT RPO WM



powiązane



1.

Zebranie informacji od KM o wysokości środków potrzebnych na pokrycie wydatków (Załącznik 72)


WO, WIS, WKR, WKP-R, WOM-R

Informacje od KM o wysokości środków potrzebnych na pokrycie wydatków

Data wpływu do WPT

2.

Sporządzenie Wniosku. o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji rozwojowej na realizację wydatków w ramach RPO WM 2007-2013, zwanego dalej Wnioskiem...


WPT Informacje od KM o zapotrzebowanych środkach do wydatkowania

Wniosek o przekazanie środków finansowych

5 dni roboczych

3.

Weryfikacja wniosku o przekazanie środków finansowych w części finansowej i merytorycznej oraz kontrasygnowanie przez Zastępcę Dyrektora ds. Finansowych – Główny Księgowy,- Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i następuje przejście do pkt. 2


Zastępca Dyrektora ds. Finansowych – Główny Księgowy, WPR

Sporządzony przez WPT wniosek o przekazanie środków finansowych oraz informacje od KM o zapotrzebowanych środkach do wydatkowania

Kontrasygnowany przez ZD-F wniosek o przekazanie środków finansowych

Nadanie numery w rejestrze wniosków

3 dni robocze

4. Zatwierdzenie przygotowanego wniosku o przekazanie środków finansowych- Jeżeli TAK: zatwierdzenie,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i następuje przejście do pkt. 2

Dyrektor MJWPU Zastępca Dyrektora ds. Finansowych – Główny Księgowy, WPT


Zaakceptowany przez Dyrektora MJWPU wniosek o przekazanie środków finansowych

Kontrasygnowany wniosek o przekazanie środków finansowych przez ZD-F oraz zatwierdzenie wniosku o przekazanie środków finansowych przez Dyrektora

1 dzień roboczy



Strona 241

MJWPU.

5.

Przekazanie zatwierdzonego wniosku o przekazanie środków finansowych do IZ


Zastępca Dyrektora ds. Finansowych – Główny Księgowy, WPR


Data wpływu wniosku o przekazanie środków finansowych do IZ i nadanie numeru w rejestrze korespondencji

Do 10 każdego miesiąca

W przypadku zgłoszenia uwag przez IZ następuje przejście do pkt. 1

12 PROCES ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Uczestnicy procesu:



Strona 242

12.1 Realizacja zamówień publicznych.

Przeprowadzanie postępowań o zamówienie publiczne w związku z potrzebami wynikającymi z obsługi RPO WM. Postępowanie o zamówienie publiczne zostaje wszczęte na podstawie sporządzonego i przedłożonego do Wydziału Zamówień Publicznych wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Postępowanie odbywa się zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych



Strona 243

12.1.1 Procedura realizacji zamówień publicznych.



powiązane



Dokument wtórny


1.

Identyfikacja potrzeby udzielenia zamówienia i przygotowanie pisma o zgodę na zakup

KM Plan zamówień Projekt pisma Zgodność z planem zamówień

Ze stosownym wyprzedzeniem wynikającym z przyjętego trybu

2.

Zatwierdzenie pisma o zgodę na zakup,- Jeżeli TAK: zatwierdzenie,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1.

Dyrektor MJWPU

MJWPU 1 dzień

3.

Po otrzymaniu pisemnej zgody na zakup przygotowanie wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz uzyskanie podpisów wg wzoru stanowiącego załącznik do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w MJWPU

KM Zastępca Dyrektora ds. RPO WM

Pismo o zgodę na zakup, Regulamin udzielania zamówień

Wniosek o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Zgodność z Regulaminem udzielania zamówień

1-7 dni

4.

Sprawdzenie wniosku o przeprowadzenie postępowania pod względem kompletności złożonych podpisów, załączników,- Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

KWZP Regulamin udzielania zamówień (Załącznik 73)

Regulamin udzielania zamówień

1 dzień

5.Zatwierdzenie wniosku o zamówienie publiczne,- jeżeli TAK: zatwierdzenie,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

Dyrektor MJWPU

MJWPU 1 dzień

6.

Rejestracja wniosku o przeprowadzenie postępowania i przekazanie Przewodniczącemu lub Sekretarzowi Komisji Przetargowej

KWZP Regulamin udzielania zamówień w MJWPU

Zgodność z Regulaminem udzielania zamówień

7. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z PZP oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych

Komisja Przetargowa

WZP Regulamin udzielania zamówień oraz Ustawa Prawo

Zgodność z PZP i Regulaminem udzielania

Zgodnie z terminami określonym w PZP



Strona 244

w MJWPU Zamówień Publicznych

zamówień

8.Przygotowanie protokołu postępowania. Komisja

PrzetargowaUstawa Prawo Zamówień Publicznych

Protokół postępowania

1 dzień

9.Sprawdzenie protokołu postępowania,- Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8

KWZP

10.Zatwierdzenie protokołu postępowania,- jeżeli TAK: zatwierdzenie,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8

Dyrektor MJWPU

MJWPU 1 dzień

11.

Przygotowanie zawiadomienia o wyniku postępowania, wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty – Wykonawców i innych instytucji przewidzianych w PZP.Następnie procedura zgodnie z pkt. 10

KWZP Zatwierdzony protokół postępowania, Prawo Zamówień Publicznych

Zawiadomienie o wyniku postępowania, wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty

Zgodność z PZP i Protokołem postępowania

1-7 dni

12.

Przekazanie pismem kopii dokumentacji przetargowej Prezesowi UZP w przypadkach przewidzianych w PZP (kontrola uprzednia).Następnie procedura zgodnie z pkt. 10

KWZP Ustawa Prawo Zamówień Publicznych

Zgodność z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych

1-3 dni

13.

Przygotowanie umowy zgodnie z projektem dołączonym do SIWZ oraz treścią oferty. Przekazanie do KM wnioskującej o zakup w celu wniesienia uwag, następnie złożenie podpisów przez Zastępcę Dyrektora ds. RPO WM, GK, KWPA.Po otrzymaniu z właściwych KM umowy z kompletem podpisów przekazanie do podpisu do Dyrektora MJWPU

KWZP KM Dokumentacja z postępowania

Projekt umowy Zgodność z ofertą Po uprawomocnieniu się wyniku postępowania, 1-7 dni

14. Podpisanie umowy z Wykonawcą Dyrektor MJWPU

MJWPU Oferta 1 dzień

15.

Zawiadomienie Wykonawcy o terminie i miejscu podpisania umowy

KWZP Projekt pisma Nie wcześniej niż 7 dni od zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub po zakończeniu kontroli uprzedniej

16. Przekazanie po 1 egz. Umowy Wykonawcy GK oraz archiwizacja dokumentacji postępowania

KWZP Ustawa Prawo Zamówień

1 dzień



Strona 245

zgodnie z PZP Publicznych

12.2 Kontrola zamówień publicznych.

W odniesieniu do projektów realizowanych przez Beneficjentów w ramach RPO WM, kontrola zamówień publicznych będzie się odbywała w 2 etapach

Etap oceny merytorycznej projektuWeryfikacja przedłożonego przez Beneficjenta planu zamówień publicznych wraz z przedstawionym budżetem oraz zgodności proponowanych trybów zamówień publicznych z obowiązującymi regulacjami prawnymi. W przypadku akceptacji przedłożonego planu zamówień publicznych zostaje przygotowana pisemna informacja dla Beneficjenta informująca o zatwierdzeniu planu zamówień publicznych oraz o terminie i miejscu przekazania kopii dokumentacji przetargowej po zakończeniu określonego postępowania. W przypadku braku akceptacji w/w dokumentacji zostaje sporządzone do Beneficjenta pismo z prośbą o wyjaśnienia.

12.2.1 Procedura weryfikacji i zatwierdzenia planu zamówień publicznych dotyczących badanego projektu



powiązane



Dokument wtórny


1.

Przekazanie do WZP przedłożonego przez Beneficjenta planu zamówień publicznych oraz projektu budżetu po pozytywnej ocenie merytorycznej

WOM-R WZP Do 7 dni

2. Wyznaczenie pracownika WZP do weryfikacji ww. dokumentów

KWZP

3. Weryfikacja przedłożonego Planu ZamówieńPublicznych z przedstawionym budżetem oraz sprawdzenie zgodności zaproponowanych trybów zamówień publicznych z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Przygotowanie pisemnej

Stanowisko ds. opiniowania i kontroli dokumentów Beneficjentów

Plan zamówień publicznych

Projekt pisma Zgodność z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych

Do 10 dni



Strona 246

informacji o akceptacji przedłożonego przez Beneficjenta Planu Zamówień Publicznych oraz o terminie i miejscu przekazania kopii dokumentacji przetargowej po zakończeniu określonego postępowania.

4.Sprawdzenie i akceptacja w/w pisemnej informacji, -Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

KWZP 1-3 dni

5.Zatwierdzenie w/w pisemnej informacji,- Jeżeli TAK: zatwierdzenie,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3.

Dyrektor MJWPU 1 dzień

6.

Przekazanie parafowanej przez Dyrektora MJWPU w/w pisemnej informacji Beneficjentowi, KWOM-R, KWKP-R oraz KWWR


KWOM-R, KWKP-R, KWWR, Beneficjent

1 dzień

7.

W przypadku braku akceptacji przedłożonego przez Beneficjenta planu zamówień publicznych przygotowanie pisma z opisanymi nieprawidłowościami.


Projekt pisma 1-3 dni

8.Sprawdzenie i akceptacja w/w pisma,- Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 7

KWZP 1 dzień

9.

Zatwierdzenie ww. pismo,- Jeżeli TAK: zatwierdzenie,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 7


10.

Przekazanie podpisanego przez Dyrektora MJWPU w/w pisma Beneficjentowi


Beneficjent 1 dzień

11.

Weryfikacja planu zamówień publicznych do momentu jego ostatecznego zatwierdzenia i przesłanie przez Beneficjenta właściwej wersji tego planu


Zgodność z planem zamówień

Do 14 dni

12.Przygotowanie pisma do Beneficjenta z zatwierdzeniem planu

Stanowisko ds. opiniowania i kontroli dokumentów

Plan zamówień Projekt pisma 1 dzień

13.Sprawdzenie i akceptacja w/w pisma,-Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 12

KWZP 1 dzień



Strona 247

14.Zatwierdzenie ww. pisma,-Jeżeli TAK: zatwierdzenie,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 12


15.Przekazanie kopii pisma, o którym mowa w pkt. 12 i kopii zatwierdzonego planu zamówień publicznych do KWOM-R, KWKP-R oraz KWWR

Stanowisko ds. opiniowania i kontroli dokumentów

KWOM-R, KWKP-R oraz KWWR

1 dzień

12.3 Etap realizacji projektu.

Kontrola dokumentacji przeprowadzonego przez Beneficjenta postępowania o zamówienie publiczne. Przedłożona dokumentacja zostaje sprawdzona zgodnie z kartą oceny. Następnie zostaje na piśmie sporządzona opinia, którą otrzymuje Beneficjent. W przypadku wątpliwości dot. przedłożonej dokumentacji zostaje wystosowane pismo do Beneficjenta z prośbą o wyjaśnienia.

12.3.1 Procedura kontroli postępowania o zamówienie



powiązane



Dokument wtórny


1. Otrzymanie od KWKP-R informacji na temat wybranej próby projektów do kontroli

KWZP KWKP-R

2.

Na podstawie zatwierdzonego „Planu zamówień publicznych” oraz otrzymanej od KWKP informacji na temat wybranej próby projektów do kontroli sporządzenie pisma do Beneficjentów z prośbą o przedstawienie dokumentacji dot. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w terminie i zakresie określonym w piśmie.W uzasadnionych przypadkach, np. na wniosek właściwych KM, pismo może dotyczyć projektów spoza zakresu próby projektów do kontroli przedstawionej przez KWKP-R


WZP, KWKP-R Projekt pisma 1-3 dni

3. Zatwierdzenie Pism,-Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2

KWZP Zgodność z wytycznymi kontroli

1 dzień



Strona 248

4.Zatwierdzenie Pism,-Jeżeli TAK: akceptacja,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2


5.Wyznacza pracownika WZP do przeprowadzenia kontroli przedłożonej przez Beneficjenta dokumentacji postępowania o zamówienie.

KWZP 1 dzień

6.

Sprawdzenie przedłożonej ww. dokumentacji zgodnie z kartą oceny i przygotowanie opinii


Projekt opinii Zgodność z listą sprawdzającą (Załącznik 55 a)

1-7 dni

7.Sprawdzenie i akceptacja ww. opinii,-Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2

KWZP Zgodność z listą sprawdzającą

1 dzień

8.Zatwierdzenie ww. opinii,-Jeżeli TAK: zatwierdzenie,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4


9.

Przekazanie podpisanej przez Dyrektora MJWPU w/w opinii Beneficjentowi, a jej kopii KWOM-R, KWKP-R oraz KWWR


KWOM-R, KWKP-R, KWWR

Opinia 1 dzień

10.

Przygotowanie pisma o wyjaśnienia, w przypadku wątpliwości dotyczących treści przedłożonej w/w dokumentacji, skierowane do Beneficjenta


Projekt pisma 1-3 dni

11.Sprawdzenie i akceptacja ww. pisma,-Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6

KWZP 1 dzień

12.

Zatwierdzenie ww. pisma,-Jeżeli TAK: zatwierdzenie, a następnie działania zgodnie z pkt. 2-5,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6


13.

Przekazanie parafowanego przez Dyrektora MJWPU ww. pisma Beneficjentowi


Beneficjent Pismo 1 dzień

14.

Zaplanowanie, na podstawie otrzymanej od WWR listy beneficjentów z nadanymi punktami ryzyka, kontroli ex-post (po zakończeniu postępowań) na miejscu

KWKP-R WWR, WKP-R Zasady kontroli RPO WM

15. Umieszczenie w planie kontroli lub aktualizacja KWKP-R WKP-R Zasady kontroli RPO



Strona 249

opracowanego planu kontroli pod kątem projektów koniecznych do skontrolowania w ramach planowanych kontroli ex-post po zawarciu umowy o dofinansowanie projektu. Kontrolą objętych będzie 40 % najmniej ryzykownych postępowań ujętych w „informacji nt. realizacji zamówień publicznych w projekcie” jako postępowania planowane do realizacji.Przejście do procedury 10.2.1

WM, Plan kontroli

16.

W przypadku wykrycia naruszeń ustawy Prawo zamówień publicznych i/lub wykrycia nieprawidłowości, o których mowa w dokumencie opracowanym przez KE „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia przepisów prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” procedura odzyskiwania środków i usuwania uchybień i/lub nieprawidłowości będzie zgodna z ww. wytycznymi

KWZP, KWKP-R WZP, WKP-R Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia przepisów prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE

12.4 Sporządzanie opinii z zakresu zamówień publicznych dla potrzeb Wydziału.

Wydawanie opinii z zakresu, prawa zamówień publicznych na wniosek Wydziału Kontroli Projektów RPO WM. Wydział Kontroli Projektów RPO WM zwraca się z pisemną prośbą o wydanie opinii podając opis przedmiotu opinii oraz załączając niezbędną dokumentację do jej sporządzenia. Na podstawie przedstawionej dokumentacji pracownik Wydziału Zamówień Publicznych przygotowuje opinię.

12.4.1 Procedura sporządzania opinii dla potrzeb Wydziału Kontroli Projektów.





Dokument wtórny


1. Przekazanie KWZP pisemnej prośby o przygotowanie opinii wraz z opisem

KWKP-R KWKP-R Pismo



Strona 250

przedmiotu opinii oraz z załączoną kopią dokumentacji

2. Wyznaczenie pracownika do przygotowania ww. opinii.

KWZP KWKP-R 1 dzień

3.

Badanie przedłożonej dokumentacji oraz na jej podstawie przygotowanie opinii


KWKP-R Ustawa Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulamin Udzielania Zamówień w MJWPU

Projekt opinii Zgodność z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych

1-7 dni

4.

Sprawdzenie i akceptacja ww. opinii,-Jeżeli TAK: przekazanie do KWKP-R,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4

KWZP KWKP-R 1 dzień

5.

W uzasadnionych przypadkach konsultacja treści w/w opinii z WRP lub wystąpienie z wnioskiem do Dyrektora MJWPU o interpretację przepisów ustawy PZP przez Prezesa UZP

KWZP UZP, WZP 1-7 dni



Strona 251

13 PROCES DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH I SZKOLENIOWYCH

Uczestnicy procesu:



Strona 252

13.1 Przygotowanie i realizacja Planu komunikacji RPO WM 2007- 2013

MJWPU w porozumieniu z IZ i na podstawie porozumienia o przekazanie spraw związanych z realizacją RPO WM 2007-2013, przygotowuje i realizuje Plan komunikacji RPO WM 2007-2013

13.1.1 Procedura przygotowania i realizacji Planu komunikacji RPO WM 2007- 2013


Miejsce oraz





1.

Przygotowanie projektu Planu komunikacji RPO WM 2007-2013 (Załącznik 74) będącego podstawą prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych w obrębie RPO WM

Stanowisko ds. informacji

IZ Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce 2007-2013, Wytyczne -Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 13 sierpnia 2007 r

Projekt Planu Komunikacji RPO WM 2007-2013

Zgodnie z wytycznymiMinistra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 13 sierpnia 2007 r

2.

Sprawdzenie poprawności przygotowanego projektu Planu komunikacji RPO WM -Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

KWIS 3 dni

3.

Zatwierdzenie przygotowanego projektu Planu komunikacji RPO WM -Jeżeli TAK: zatwierdzenie i przekazanie projektu Planu komunikacji do IZ-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

Dyrektor MJWPU niezwłocznie

4. Przekazanie do IZ zatwierdzonego projektu Planu komunikacji RPO WM


3 dni

5.Wprowadzenie uwag do projektu Planu komunikacji przekazanych przez IZ


10 dni



Strona 253

6.

Sprawdzenie poprawności wprowadzonych zmian do projektu Planu komunikacji RPO WM 2007-2013. -Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6.

KWIS 3 dni

7.

Zatwierdzenie wprowadzonych zmian do projektu Planu komunikacji RPO WM, -Jeżeli TAK: zatwierdzenie,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 5

Dyrektor MJWPU 2 dni

8. Przekazanie do IZ zatwierdzonego po zamianach projektu Planu komunikacji RPO WM


3 dni

9.Otrzymanie od IZ Planu komunikacji , zatwierdzonego przez IK NSRO, Komitet Monitorujący RPO WM 2007-2013 oraz Zarząd Województwa Mazowieckiego


13.1.2 Procedura aktualizacji Planu komunikacji RPO WM 2007- 2013


Miejsce oraz





1.

Przygotowanie propozycji aktualizacji Planu komunikacji RPO WM na 2007-2013 (Załącznik 74)


IZ Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce 2007-2013, Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 13 sierpnia 2007 r

Projekt aktualizacji Planu komunikacji RPO WM 2007-2013

Lipiec każdego roku

2.

Sprawdzenie poprawności propozycji aktualizacji Planu komunikacji RPO WM -Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

KWIS 3 dni

3. Zatwierdzenie propozycji aktualizacji Planu komunikacji RPO WM -Jeżeli TAK: zatwierdzenie i przekazanie projektu Planu Komunikacji do IZ-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1




Strona 254

4. Przekazanie do IZ zatwierdzonej propozycji aktualizacji Planu Komunikacji RPO WM


3 dni

5.

Uwzględnienie uwag IZ i przekazanie poprawionej propozycji aktualizacji do IZ po uzyskaniu akceptacji KWIS i Dyrektora MJPWU


W ciągu 10 dni roboczych od otrzymania uwag

13.2 Przygotowanie i aktualizacja Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych

MJWPU przygotowuje Roczny plan działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych\, w ramach którego działania będą finansowane ze środków z Pomocy Technicznej.

13.2.1 Procedura przygotowania Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013


Miejsce oraz



Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.

Przygotowanie projektu Rocznego planu działań informacyjno - promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM


WPT, IZ Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce 2007-2013 Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 13 sierpnia 2007 r.Plan komunikacji RPO WM 2007-2013

Projekt Rocznego planu działań informacyjno-promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM.

Zgodnie z wytycznymi IZ

2.

Sprawdzenie poprawności projektu Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM,-Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1.

KWIS 3 dni



Strona 255

4.

Zatwierdzenie projektu Rocznego planu działań informacyjno - promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM oraz pisma przewodniego,- jeżeli TAK: zatwierdzenie Projektu i przekazanie do IZ - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1


13.2.2 Procedura aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013


Miejsce oraz



Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.

Przygotowanie propozycji aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013


IZ Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce 2007-2013, Wytyczne - Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 13 sierpnia 2007 r. Plan komunikacji RPO WM 2007 - 2013

Projekt aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno- promocyjnych iszkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013

W zależności od potrzeb

2.

Sprawdzenie poprawności propozycji aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM na 2007-2013, -Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1.

KWIS 3 dni

3.

Zatwierdzenie propozycji aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM na 2007-2013, -Jeżeli TAK: zatwierdzenie i przekazanie projektu zmiany w Rocznym planie działań informacyjno – promocyjnych ii szkoleniowych w ramach RPO WM do IZ-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1.




Strona 256

4.

Przekazanie do IZ zatwierdzonej propozycji aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM na 2007-2013


3 dni

5.

Uwzględnienie uwag IZ i przekazanie poprawionej propozycji aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013 do IZ po uzyskaniu akceptacji KWIS i Dyrektora MJWPU


W ciągu 10 dni roboczych od otrzymania uwag

13.3 Sprawozdania okresowe, kwartalne i roczne z działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych

MJWPU systematycznie przekazuje sprawozdania miesięczne , kwartalne i roczne z działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych do iż.



powiązane


Dokument wtórny

Mechanizm

kontrolnyCzas Uwagi

1 .Przygotowanie sprawozdania miesięcznego, kwartalnego lub rocznego z realizacji działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych (Załącznik 75)

OZ koordynacja WIS Analizy okresowe z działań, informacje zbiorcze

2.

Sprawdzenie i zatwierdzenie poprawności przygotowanego sprawozdania miesięcznego, kwartalnego lub rocznego -jeżeli TAK: przekazanie do WIS-jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

Kierownicy OZ - zestawienie miesięczne do 1 dnia następnego miesiąca;- zestawienie kwartalne do 7 dni po zakończenia kwartału;- zestawienie roczne do 7 stycznia następnego roku

3. Zespolenie sprawozdań WIS i OZ w jeden dokument Stanowisko ds. informacji

OZ 2 dni od otrzymania sprawozdań z OZ

4.

Sprawdzenie i zatwierdzenie poprawności przygotowanego sprawozdania miesięcznego, kwartalnego lub rocznego, -jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU-jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3

KWIS niezwłocznie

5. Sprawdzenie i zatwierdzenie poprawności przygotowanego sprawozdania miesięcznego, kwartalnego lub rocznego,




Strona 257

-Jeżeli TAK: przekazanie do IZ zatwierdzonego sprawozdania-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 lub 3 – w zależności od charakteru uwag

6.

Przekazanie do IZ zatwierdzonego sprawozdania miesięcznego, kwartalnego lub rocznego


- zestawienie miesięczne do 10 dnia następnego miesiąca;- zestawienie kwartalne do 14 dni po zakończenia kwartału;- zestawienie roczne do 21 stycznia następnego roku

7. Archiwizacja sprawozdań okresowych, kwartalnych i rocznych

WIS 2 dni po przesłaniu sprawozdania do IZ

13.4 Prowadzenie działań informacyjno – promocyjnych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych

MJWPU inicjuje i realizuje działania informacyjne i promocyjne w ramach RPO WM poprzez sporządzenie wszelkich dokumentów niezbędnych do sprawnej i prawidłowej realizacji działania.

13.4.1 Procedura prowadzenia działań informacyjno – promocyjnych



powiązane


informatyczny

Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.

Przygotowanie propozycji i działania informacyjno – promocyjnego

Stanowisko ds. informacji IZ, KM, Beneficjenci, Wykonawcy

Plan komunikacji RPO WM 2007-2013, Roczny plan działań – informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych

Na bieżąco

2. Sprawdzenie poprawności propozycji działania informacyjno – promocyjnego -Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU

KWIS Na bieżąco



Strona 258

-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

4.

Zatwierdzenie propozycji działania informacyjno – promocyjnego -Jeżeli TAK: zatwierdzenie, przekazanie dokumentu do WIS-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwagi i przejście do pkt. 1

Dyrektor MJWPU Na bieżąco

5.Przekazanie zatwierdzonej propozycji działania informacyjno – promocyjnego do wiadomości IZ lub z prośbą o uwagi

Stanowisko ds. informacji Po uzyskaniu akceptacji dyrektora MJWPU

13.4.2 Procedura organizowania i prowadzenia konferencji dla Beneficjentów



powiązane



Czas Uwagi

1.

Przygotowanie propozycji i koncepcji konferencji (termin, tytuł, propozycja osób prowadzących, tematyka itp.)


Plan komunikacji RPO WM 2007-2013, Roczny plan działań – informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych

Zgodnie z Rocznym planem działań – informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych

2.

Akceptacja koncepcji konferencji- Jeżeli: TAK: zatwierdzenie i przekazanie informacji Dyrektora MJWPU-Jeżeli: NIE: zgłoszenie uwag i przejście do punktu 1

KWIS Na bieżąco

3.

Zatwierdzenie koncepcji konferencji,-Jeżeli: TAK: zatwierdzenie i wyrażanie zgody na rozpoczęcie przygotowań- Jeżeli: NIE: zgłoszenie uwag i przejście do punktu 1

Dyrektor MJWPU

4. Przekazanie zatwierdzonej koncepcji konferencji do wiadomości IZ lub z prośbą o uwagi


Na bieżąco

5.

Akceptacja koncepcji konferencji- Jeżeli: TAK: zatwierdzenie i przekazanie informacji Stanowisku ds. informacji - Jeżeli: NIE: zgłoszenie uwag i przejście do punktu 1. - brak korespondencji zwrotnej oznacza akceptację koncepcji przez IZ

IZ 3 dni

6. Realizacja działań związanych z przygotowaniem konferencji m.in.: przygotowanie listy i prowadzenie

Stanowisko ds. informacji,

Roczny plan działań informacyjno –

Raport z przeprowadzonej

Na bieżąco



Strona 259

korespondencji z Beneficjentami poprzez pocztę elektroniczną, -przygotowanie informacji o planowanej konferencji przekazanie do umieszczenia na stronie internetowej MJWPU, zaproszenie mediów, obsługa mediów podczas konferencji- przygotowywanie materiałów konferencyjnych (:notatka dla mediów);- przygotowanie raportów z prowadzonych konferencji- prowadzenie i aktualizacja bazy danych Beneficjentów (potencjalnych, jak i realizujących projekty),- prowadzenie dokumentacji z przeprowadzonych konferencji;(informacja do prasy oraz na stronę, po odbytej konferencji)- przygotowywanie dokumentów merytorycznych, księgowo – finansowych pod względem merytorycznym i innych niezbędnych do sprawnej i prawidłowej realizacji działań

promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013, Harmonogram naboru wniosków RPO WMLista Beneficjentów

konferencji, materiały konferencyjne, informacja na stronie internetowej MJWPUDokumenty księgowo-finansowe

7.

Sprawdzenie przygotowanych dokumentów do zorganizowania konferencji, w tym m.in.:- przygotowanych list i prowadzonej korespondencji z Beneficjentami poprzez pocztę elektroniczną,- przygotowanej informacji o planowanych konferencjach na stronie internetowej MJWPU,- przygotowywanych materiałów konferencyjnych,- przygotowanych raportów z prowadzonych konferencji, - prowadzonej i aktualizowanej bazy danych Beneficjentów (potencjalnych, jak i realizujących projekty),- prowadzonej dokumentacji z przeprowadzonych konferencji, - przygotowywanych dokumentów merytorycznych, księgowo – finansowych pod względem merytorycznym i innych niezbędnych do sprawnej i prawidłowej realizacji działań,- Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6

KWIS Na bieżąco

8. Akceptacja i zatwierdzenie niezbędnych dokumentów do zorganizowania konferencji dla Beneficjentów, w tym m.in.:

Dyrektor MJWPU Na bieżąco



Strona 260

- przygotowanych list i prowadzonej korespondencji z Beneficjentami poprzez pocztę elektroniczną,- przygotowanej informacji o planowanych konferencjach na stronie internetowej MJWPU,- przygotowywanych materiałów konferencyjnych,- przygotowanych raportów z prowadzonych konferencji, - prowadzonej i aktualizowanej bazy danych Beneficjentów (potencjalnych, jak i realizujących projekty),- prowadzonej dokumentacji z przeprowadzonych konferencji, - przygotowywanych dokumentów merytorycznych, księgowo – finansowych pod względem merytorycznym i innych niezbędnych do sprawnej i prawidłowej realizacji działań,- Jeżeli TAK: przekazanie do KWIS- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt.6

9.

Wdrażanie zatwierdzonych działań zgodnie ze stosownymi procedurami


Zgodnie z Rocznym plan działań – informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013

10..Przygotowanie raportu lub sprawozdania z przeprowadzonych działań


11. Przygotowanie materiałów dla mediów i kontakt z mediami w celu przekazania im informacji


13.4.3 Procedura opracowywania i dystrybucji materiałów informacyjnych, publikacji i wydawnictw

MJWPU przygotowuje koncepcje lub oferty produkcji materiałów informacyjnych, promocyjnych i wydawnictw oraz prowadzi dystrybucję materiałów.


Miejsce oraz



Czas Uwagi



Strona 261

jednostki powiązane informatyczny

1.

Przygotowanie koncepcji i/lub ofert produkcji materiałów informacyjnych, promocyjnych i wydawnictw


KM Plan komunikacji RPO WM 2007-2013,Roczny plan działań informacyjno-promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007 -2013

Dokument zawierający opis działań informacyjno-promocyjnych Lista dystrybucyjnaDokumentacja księgowo-finansowa

Zgodnie z harmonogramem przewidzianym w Rocznym panem działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013

2.

Sprawdzenie poprawności koncepcji i/lub ofert i ich zgodności z harmonogramem Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych-Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1.

KWIS 2 dni

3.

Akceptacja koncepcji -Jeżeli TAK: akceptacja i przekazanie do WIS -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1.

Dyrektor MJWPU

4. Przekazanie koncepcji do IZ w celu konsultacji


5.

Uwzględnienie uwag IZ- Jeżeli są – przejście do pkt. 1- Jeżeli nie ma – rozpoczęcie realizacji koncepcji


6.

Przekazanie stosownych dokumentów do odpowiednich KM/Wykonawców.Archiwizacja dokumentów.Przygotowanie dystrybucji materiałów informacyjno -promocyjnych i wydawnictw


KM, WykonawcyBeneficjenci

Zatwierdzona dokumentacja księgowo-finansowa i merytoryczna

3-4 dni

7. Realizacja koncepcji Stanowisko ds. informacji

8.Dystrybucja, wysyłka materiałów informacyjnych, promocyjnych i wydawnictw zgodnie z przeznaczeniem.

Stanowisko ds. informacji,

KM, Wykonawcy Beneficjenci

9. Akceptacja koncepcji -Jeżeli TAK: akceptacja i przekazanie do WIS -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do

Dyrektor MJWPU



Strona 262

pkt. 1

13.4.4 Procedura opracowywania i dystrybucji biuletynu informacyjnego o RPO WM


Miejsce oraz





1.

Przygotowanie ofert produkcji związanych z wydaniem biuletynu informacyjnego


Plan komunikacji RPO WM 2007-2013Roczny plan działań informacyjno-promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007 -2013

Dokument zawierający opis działań informacyjno-promocyjnych Dokumentacja księgowo-finansowa

Zgodnie z harmonogramem przewidzianym w Rocznym planie działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013

2.

Sprawdzenie poprawności ofert i ich zgodności z Planem komunikacji RPO WM i harmonogramem Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych-Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

KWIS 2 dni

3.

Akceptacja koncepcji -Jeżeli TAK: akceptacja i przekazanie do WIS -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1


4.

Przygotowanie harmonogramu wydawniczego biuletynu informacyjnego


Roczny plan działań informacyjno-promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007 -2013

Harmonogram wydawniczy biuletynu informacyjnego o RPO WM

Zgodnie z harmonogramem przewidzianym w Rocznym planie działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych w ramach RPO WM 2007-2013



Strona 263

5.

Sprawdzenie poprawności i ich zgodności z Planem komunikacji RPO WM i harmonogramem Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych-eżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4

KWIS 2 dni

6.



7.

Przygotowanie koncepcji zawartości biuletynu (oraz projektów graficznych biuletynu - winieta, layout, akceptowane tylko przy 1 numerze)

Stanowisko ds. Informacji

KM, Oddziały Zamiejscowe, IZ, Wykonawca

Szpigiel biuletynu

8.

Sprawdzenie poprawności i zgodności koncepcji z Planem komunikacji RPO WM i harmonogramem Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych-jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU-jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 7.

KWIS 2 dni

9.



10.

Opracowanie materiałów tekstowych zgodnie z zaakceptowaną koncepcją, wybór zdjęć itp., przekazanie odpowiednich materiałów do Wykonawcy


KM, Oddziały ZamiejscoweIZ

11. Sprawdzenie poprawności i zgodności opracowanego materiału z Planem komunikacji RPO WM i harmonogramem Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych-Jeżeli TAK: rozpoczęcie opracowania

KWIS 2 dni



Strona 264

projektu-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 10

12. Realizacja koncepcji, przygotowanie projektu do ostatecznej akceptacji


Wykonawca Makieta biuletynu

13.

Sprawdzenie poprawności i zgodności koncepcji z Planem komunikacji RPO WM i harmonogramem Rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych-Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 12

KWIS 2 dni

14.



15.

Przekazanie stosownych dokumentów do odpowiednich KMR/Wykonawców.Archiwizacja dokumentów



16.

Wykonanie, dystrybucja i wysyłka biuletynu zgodnie z przeznaczeniem


Wykonawca,Beneficjenci, Oddziały Zamiejscowe


Lista dystrybucyjna 3-4 dni

13.4.5 Procedura zamieszczania na stronie internetowej informacji dotyczących RPO WM 2007-2013

MJWPU zamieszcza informacje dotyczące RPO WM 2007 -2013 na stronie internetowej.



powiązane



Czas Uwagi

1. Otrzymanie od właściwej KM (wersji papierowej i elektronicznej) informacji na stronę internetową MJWPU, Fundusze


Właściwe KM Na bieżąco / Materiały należy przekazać najpóźniej



Strona 265

Europejskie, zaakceptowanej przez KKM i odpowiedniego Zastępcę Dyrektora lubOtrzymanie (wersji papierowej i elektronicznej) informacji przekazanej przez IZ

do godz. 15:00 w przypadku konieczności zamieszczenia w tym samym dniu roboczym. Materiały przekazane po godz. 15:00 będą zamieszczane na stronie internetowej w kolejnym dniu roboczym

2. Wprowadzenie zatwierdzonej informacji na stronę internetową MJWPU


Niezwłocznie

3. Archiwizacja zatwierdzonej informacji o zamknięciu poszczególnych konkursów


WIS oraz właściwe KMR

1 dzień

13.4.6 Procedura zamieszczania ogłoszeń prasowych o aktualnych naborach w ramach RPO WM 2007-2013


Miejsce oraz




kontrolnyCzas Uwagi

1.

Przekazanie stanowisku ds. informacji, otrzymanej od WOKWF-R zaakceptowanej przez Dyrektora MJWPU dokumentacji konkursowej wraz z zatwierdzoną treścią ogłoszenia oraz wersją elektroniczną

KWIS Dyrektor MJWPU, IZ

Ustawa z dn. 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, art. 29,Harmonogram naboru wniosków,Dokumentacja konkursowa

Zaakceptowana przez Dyrektora MJWPU treść ogłoszenia

2 tygodnie przed datą zamieszczenia ogłoszenia w prasie

2.

Przygotowanie zlecenia zamieszczenia ogłoszenia w dzienniku ogólnopolskim lub regionalnym zgodnie z procedurą zamówień publicznych

Stanowisko ds. informacji i

WZP Zaakceptowana przez Dyrektora MJWPU treść ogłoszenia

3. Sprawdzenie poprawności przygotowanego zlecenia ogłoszenia- Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU

KWIS



Strona 266

- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt.2

4.

Zatwierdzenie przygotowanego zlecenia ogłoszenia- jeżeli TAK: zatwierdzenie- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2

Dyrektor MJWPU

5. Wysłanie zatwierdzonego zlecenia ogłoszenia do redakcji dziennika.


13.5 Procedura prowadzenia działań informacyjno – promocyjnych w ramach RPO WM 2007-2013 przez Oddziały Zamiejscowe



powiązane




1.

Przekazanie do realizacji zatwierdzonych materiałów, propozycji i działań informacyjno - promocyjnych w ramach RPO WM do właściwego OZ

KOZ Siedziba MJWPU w Warszawie, WIS, OZ

Roczny plan działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych dla RPO WM 2007-2013

2 dni

2.

Przekazanie do realizacji pracownikowi zatwierdzonych materiałów, propozycji i działań informacyjno - promocyjnych w ramach RPO WM

KOZ OZ, WIS Informowanie KOZ o realizacji zatwierdzonych propozycji i działań informacyjno - promocyjnych w zakresie działań i zadań realizowanych przez MJWPU w ramach RPO WM

1 dzień

3. Realizowanie działań informacyjno - promocyjnych

Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków, OZ

OZ, WIS Beneficjenci, Wykonawcy

Dokumentacja potwierdzająca wykonanie propozycji i realizowanych działań informacyjno -promocyjnych w zakresie działań i zadań realizowanych przez MJWPU w ramach RPO

Informowanie KOZ o realizacji zatwierdzonych propozycji i działań informacyjno - promocyjnych w zakresie działań i zadań realizowanych przez MJWPU w ramach RPO WM

wg harmonogramu



Strona 267

WM

4.

Przygotowanie dokumentacji potwierdzającej zrealizowanie działań informacyjno – promocyjnych

Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków, OZ

OZ, WIS, Beneficjenci, Wykonawcy

Projekt dokumentacji Informowanie KOZ o postępach w przygotowaniu dokumentacji potwierdzającej wykonanie propozycji i realizowanych działań informacyjno - promocyjnych w zakresie działań i zadań realizowanych przez MJWPU w ramach RPO WM oraz projektu sprawozdania z zakresu przeprowadzonych działań

7 dni

5.

Sprawdzenie poprawności dokumentacji potwierdzającej wykonanie realizowanych działań informacyjno -promocyjnych -Jeżeli TAK: przekazanie do KWIS,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4

KOZ OZ, WIS, 1 dzień

13.6 Organizowanie i prowadzenie szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów

MJWPU organizuje i prowadzi szkolenia, warsztaty i seminaria dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów.

13.6.1 Procedura organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych



powiązane


Dokument wtórny


1.

Przygotowanie harmonogramu szkoleń wraz z listą osób prowadzących, wyznaczanie osób do prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów spośród pracowników WIS, KOZ wyznacza pracownika OZ do prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów

Stanowisko ds. informacji, Stanowisko ds. szkoleń i promocji, OZ

Na bieżąco

2. Akceptacja osób do prowadzenia szkoleń, KWIS Kierownictwo Zatwierdzenie przez



Strona 268

warsztatów i seminariów dla Beneficjentów- Jeżeli TAK: zatwierdzenie,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

MJWPU Zastępcę Dyrektora

3. Przygotowywanie informacji i danych zamieszczanych na stronie MJWPU


4.

Przekazanie do realizacji zatwierdzonych i aktualizowanych propozycji i działań dotyczących organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów zgodnie z Rocznym Planem Działań Informacyjno – Promocyjnych i Szkoleniowych w zakresie działań i zadań realizowanych przez MJWPU w ramach RPO WM do właściwego OZ

KWIS OZ Roczny plan działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych

Roczny plan działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych

Wypełnienie raportów z realizacji w tym z przebiegu szkoleń przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie szkoleń

Na bieżąco

5.

Prowadzenie Rejestru wizytacji szkoleń celem ewaluacji wewnętrznej podejmowanych działań, sprawdzenie skuteczności i jakości szkoleń. Sporządzenie karty wizytacji szkolenia

KWIS Kierownictwo MJWPU

Arkusze wizytacji szkoleń

Rejestr wizytacji szkoleń

adnotacja w Rejestrze wizytacji szkoleń

W ciągu 2 dni od otrzymania arkusza wizytacji szkolenia

6.

Opracowanie materiałów szkoleniowych i przedłożenie do akceptacji KWIS


Dokumenty źródłowe RPO WM

Projekt materiałów szkoleniowych

Wypełnienie dokumentacji przez osobę odpowiedzialną

Zgodnie z Rocznym Planem Działań Informacyjno – Promocyjnych i Szkoleniowych

7.

Sprawdzenie i zatwierdzenie materiałów szkoleniowych - Jeżeli TAK: zatwierdzenie,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6Przekazanie zatwierdzonych materiałów szkoleniowych do IZ

KWIS Projekt materiałów szkoleniowych

Materiały szkoleniowe dla uczestników szkoleń

Zatwierdzenie decyzji przez KWIS

W ciągu 7 dni od otrzymania projektu materiałów

8. Przekazanie zatwierdzonych materiałów szkoleniowych do IZ

KWIS

9.

Prowadzenie i organizowanie szkoleń, warsztatów i seminariów


Roczny plan działań informacyjno – promocyjnych i szkoleniowych,Harmonogram naboru wniosków

Raporty z przebiegu szkoleń

Wypełnienie raportów z przebiegu szkoleń przez osobę odpowiedzialną

Na bieżąco

10. Sporządzanie raportów ze szkoleń Stanowisko ds. informacji

OZ Ankiety, analizy danych, sprawozdania okresowe,

Raport Sporządzenie raportu

Na bieżąco



Strona 269

informacje z Oddziałów Zamiejscowych

11.Sprawdzanie i zatwierdzanie raportów z przebiegu szkoleń Beneficjentów

KWIS Raport Raport Zatwierdzenie raportu przez KWIS

W ciągu 7 dni od otrzymania raportu

12.

Archiwizacja materiałów szkoleniowych, informacji, dokumentów, prezentacji oraz materiałów informacyjnych, sprawozdań okresowych i rocznych


Materiały szkoleniowe, informacje, dokumenty, prezentacje oraz materiały informacyjne, sprawozdania okresowe i roczne

Materiały szkoleniowe, informacje, dokumenty, prezentacje oraz materiały informacyjne, sprawozdania okresowe i roczne

Wpis w ewidencji archiwum WIS

W ciągu 2 dni od otrzymania dokumentu

13.6.2 Procedura organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów w Oddziałach Zamiejscowych MJWPU



powiązane



1.

Przekazanie do realizacji zatwierdzonych propozycji działań w zakresie prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów, uzgodnionych z WIS

KWIS Siedziba MJWPU w Warszawie, WIS, OZ

2 dni

2.

Przekazanie do realizacji propozycji działań w zakresie prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów do OZ

Kierownicy OZ

Informowanie KWIS o realizacji zatwierdzonych propozycji i działań dotyczących organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów w zakresie działań i zadań realizowanych przez MJWPU w ramach RPO WM

1 dzień

3. Przygotowywanie informacji i danych zamieszczanych na stronie MJWPU

Stanowisko ds. szkoleń i promocji , OZ

Dokumentacja potwierdzająca wykonanie zatwierdzonych propozycji i realizowanych

Wg harmonogramu



Strona 270

działań dotyczących organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów w zakresie działań i zadań realizowanych przez MJWPU w ramach RPO WM

4.

Przygotowanie dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie szkoleń, warsztatów i seminariów oraz projektu sprawozdania z zakresu przeprowadzonych działań

Stanowisko ds. szkoleń i promocji, OZ

Projekt sprawozdania Informowanie KWIS o postępach w przygotowaniu dokumentacji potwierdzającej wykonanie zatwierdzonych propozycji i realizowanych działań dotyczących organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów w zakresie działań i zadań realizowanych przez MJWPU w ramach RPO WM oraz projektu sprawozdania z zakresu przeprowadzonych działań

7 dni

5.

Sprawdzenie poprawności dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów oraz projektu sprawozdania z zakresu przeprowadzonych działań.- Jeżeli TAK: przekazanie do KWIS- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4

Kierownicy OZ

1 dzień

6.

Akceptacja poprawności dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów oraz sprawozdania z zakresu przeprowadzonych działań.- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 5

KWIS 2 dni



Strona 271

13.7 Współpraca z mediami

13.7.1 Instrukcja wykonawcza dotycząca przekazania informacji do mediów


Miejsce oraz


Dokument źródłowy, w tym system informatyczny Dokument wtórny

Mechanizm

kontrolnyCzas Uwagi

1.

Przyjmowanie zapytania od przedstawiciela mediów.Przygotowanie, w oparciu o materiał otrzymany od komórek merytorycznych, propozycji odpowiedzi oraz formy przekazu

WIS WIS Na bieżąco

2.Przekazanie do Dyrektora MJWPU lub Zastępcy Dyrektora, w zależności od zakresu pytania, propozycji odpowiedzi

WIS WIS Niezwłocznie

3.

Akceptacja i zatwierdzenie materiału. - Jeżeli TAK: upoważnienie wskazanej osoby do udzielenia wywiadu/odpowiedzi - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt 2

Dyrektor MJWPU lub Zastępca Dyrektora

WIS Niezwłocznie

4.

W przypadku wywiadu: umówienie terminu i miejsca spotkania w celu udzielenia wywiadu. Przeprowadzenie wywiadu.W przypadku maila/ rozmowy telefonicznej: przesłanie/przekazanie informacji

WIS WIS Niezwłocznie

5. Autoryzacji otrzymanego materiału.. WIS WIS Niezwłocznie6. Archiwizacja przekazanych materiałów WIS WIS Niezwłocznie

13.7.2 Instrukcja wykonawcza dotycząca organizacji briefingów prasowych

Lp. Czynność Wykonawca Miejsce Dokument źródłowy, w tym Dokument wtórny Mechaniz Czas Uwagi



Strona 272

czynnościoraz


system informatyczny m kontrolny

1.

Przygotowanie, we współpracy z KM zakresu tematycznego i terminu briefingu, przekazanie propozycji do Dyrektora MJWPU/ Zastępcy Dyrektora

Wydział Informacji i Szkoleń Beneficjentów

WIS Na bieżąco

2.Akceptacja przekazanego materiału;- Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU;- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1

Zastępca Dyrektora

Zastępca Dyrektora

Niezwłocznie

3.Zatwierdzenie przygotowanego materiału.- jeżeli TAK: organizacja briefingu- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1.

Dyrektor MJWPU WIS Niezwłocznie

4.

Organizacja briefingu (przygotowanie informacji i zaproszenia dla mediów, zaproszenia uczestników, w tym prelegentów, wysyłka, przekazanie informacji do Rzecznika Prasowego UMWM; przygotowanie informacji na stronę www.mazowia.eu ; współpraca z KM w zakresie wsadu merytorycznego (KM przygotowują materiał), zabezpieczenie przez WIS materiałów informacyjno –promocyjnych dla uczestników, zapewnienie przez WO sali, sprzętu, poczęstunku


KM, WIS WO Niezwłocznie

5.

Przygotowanie notatki dla mediów, prowadzenie briefingu, przygotowanie informacji na stronę www.mazowia.eu o odbytym briefingu


WIS Niezwłocznie

6. Zamieszczenie informacji na stronie www.mazowia.eu

WIS Niezwłocznie



Strona 273




14 PROCES CENTRALNEGO PUNKTU KONTAKTOWEGO I ODDZIAŁÓW ZAMIEJSCOWYCH

Uczestnicy procesu:



Strona 274

14.1 Prowadzenie Punktu Kontaktowego i konsultacji indywidualnych z Beneficjentami w Oddziałach Zamiejscowych

14.1.1 Procedura procesu udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą mailową w Oddziałach Zamiejscowych.


Miejsce oraz


Dokument wtórny




Strona 275

jednostki powiązane informatyczny

1.

Wstępna dekretacja otrzymanego pytania w formie pisemnej od Beneficjenta drogą mailową na:Pracowników WIS, PK w OZ, KM dotyczące zakresu realizowanych zadań.

Przekazanie wstępnej dekretacji do potwierdzenia przez Dyrektora MJWPU Koordynacja prac PK w OZ w zakresie:- poprawności udzielania informacji Beneficjentom,- jakości i poziomu obsługi w PK

KWIS MJWPU Wytyczne MRR w zakresie informacji i promocji Plan Komunikacji RPO WM

Wstępnie zadekretowany mail z pytaniem Beneficjenta

Na bieżąco Dekretacja może uwzględniać więcej niż jedną KM, w przypadku pytań zawiłych i specjalistycznych.

2.Potwierdzenie lub zmiana wstępnej dekretacji KWIS

Dyrektor MJWPU MJWPU Zadekretowany mail z pytaniem Beneficjenta

Na bieżąco

3

Nadanie numeru sprawy i przekazanie do PK w OZ lub KKM pytania Beneficjenta nadesłanego drogą mailową

Stanowisko ds. informacji i promocji

MJWPU, PK w OZ, KKM

Zadekretowany i zarejestrowany mail z pytaniem Beneficjenta

4. Nadzór merytoryczny i organizacyjny nad PK

KOZ OZ Na bieżąco

5.

Przekazanie zadekretowanego pytania Beneficjenta do przygotowania odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM do stanowiska ds. informacji promocji i przyjmowania wniosków w OZ, pracownika KM

KOZ, KKM MJWPU, OZ Informowanie o ew. problemach w przygotowaniu odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM

Na bieżąco

6. W przypadku, kiedy w mailu Beneficjent podaje numer telefonu Pracownik na stanowisku informacji i promocji kontaktuje się z Beneficjentem w celu udzielenia odpowiedzi telefonicznej. Z przeprowadzonej rozmowy sporządza notatkę i przekazuje do WIS. W sytuacji, kiedy po konsultacji telefonicznej Beneficjent oczekuje potwierdzenia uzyskanej informacji w formie maila,


MJWPU, OZ, KM

Projekt odpowiedzi na maila lub notatka z przebiegu rozmowy telefonicznej

Informowanie o ew. problemach w przygotowaniu odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM

Na bieżąco



Strona 276

pracownik OZ przygotowuje projekt odpowiedzi Z przeprowadzonej konsultacji telefonicznej.W przypadku, braku numeru telefonu lub możliwości skontaktowania się z Beneficjentem pracownik OZ lub KM przygotowuje projekt odpowiedzi na maila na podstawie dokumentów dot. RPO WM.

7.

Sprawdzenie poprawności projektu odpowiedzi na maila i z przeprowadzonych konsultacji telefonicznych na podstawie dokumentów dot. RPO WM. -Jeżeli TAK: przejście do pkt. 8,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6

KOZ, KKM OZNa bieżąco

8.

Akceptacja poprawności odpowiedzi na maila i z przeprowadzonych konsultacji telefonicznych na podstawie dokumentów dot. RPO WM .- Jeżeli TAK: przejście do pkt.9- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6

KWIS MJWPU Sprawdzony projekt odpowiedzi

Na bieżąco

9.

Zatwierdzenie projektu odpowiedzi na pytania mailowe:-Jeżeli tak: przejście do pkt. 10-Jeżeli nie: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6

KWIS MJWPU Zatwierdzona odpowiedź na pytanie Beneficjenta

Na bieżąco

10Wysłanie odpowiedzi na pytania majlowe do Beneficjenta

Stanowisko ds. informacji i

MJWPU Odpowiedź na pytanie Beneficjenta

Na bieżąco



Strona 277

14.1.2 Procedura konsultacji osobistych i telefonicznych w CPK i PK




Dokument wtórny


1.

Udzielenie konsultacji i odpowiedzi na pytania Beneficjentów za pośrednictwem: osobistych spotkań w CPK i PK oraz telefonicznie za pośrednictwem infolinii


MJWPU, OZ, KM, IZ Wytyczne MRR w zakresie informacji i promocjiPlan Komunikacji RPO WM

Okresowe sprawdzanie aktualnej wiedzy.

Na bieżąco Beneficjenci zgłaszający się osobiście do CPK i PK są obsługiwani przez konsultantów.

2.

W przypadku braku możliwości udzielenia wyczerpującej odpowiedzi Beneficjentowi, pracownik WIS lub OZ bierze numer telefonu od Beneficjenta i po konsultacji z KM, a w razie potrzeby z IZ oddzwania w celu udzielenia pełnej odpowiedzi

Stanowisko ds. informacji i promocji.

MJWPU, OZ, KM, IZ Na bieżąco

3.

Koordynacja prac PK w OZ w zakresie:- poprawności udzielania informacji Beneficjentom,- jakości i poziomu obsługi w PK.

KWIS, KOZ WIS oraz KOZ, KOZ Na biezaco KWOZ i KOZ: sprawują bezpośredni nadzór merytoryczny i organizacyjny nad PK oraz konsultacjami z Beneficjentami- w szczególności poprawności udzielanych informacji telefonicznych i osobistych w OZ.



Strona 278

14.2 Prowadzenie punktu i konsultacji z Beneficjentami w CPK




Dokument wtórny

Mechanizm kontrolny

Czas Uwagi

1.

Wstępna dekretacja otrzymanej wiadomości mailowej od Beneficjenta na:Pracowników WIS, KOZ, KM

Przekazanie wstępnej dekretacji do potwierdzenia przez Dyrektora MJWPU. Nadzór i kierowanie pracami CPK w zakresie:- organizacji i funkcjonowania CPK,- poprawności udzielania informacji Beneficjentom,- jakości i poziomu obsługi w PK.

KWIS MJWPU, OZ Wytyczne MRR w zakresie informacji i promocjiPlan Komunikacji RPO WM

Wstępne zadekretowany mail z pytaniem Beneficjenta

Na bieżąco Dekretacja może uwzględniać więcej niż jedną KM w tym przypadku koordynatorem sprawy jest pracownik stanowiska ds. informacji i przyjmowania wniosków

2.

Potwierdzenie lub zmiana wstępnej dekretacji KWIS pytań Beneficjentów nadesłanych drogą mailową.Dekretacja pisma na WIS z pytaniami Beneficjentów

Dyrektor MJWPU

MJWPU Zadekretowany mail lub pismo z pytaniem Beneficjenta

Na bieżąco Dekretacja może uwzględniać więcej niż jedna KM

3.

Przekazanie zadekretowanego pytania w formie pisemnej lub mailowej Beneficjenta do przygotowania odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM do stanowiska ds. informacji i promocji

KWIS MJWPU Na bieżąco

4. Nadanie numeru sprawy

W przypadku, kiedy w mailu Beneficjent podaje numer telefonu kontakt z Beneficjentem w celu udzielenia odpowiedzi telefonicznej. sporządzenie


MJWPU, KM Projekt odpowiedzi lub notatka na temat przebiegu rozmowy telefonicznej

Informowanie o ew. problemach w przygotowaniu odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM

Na bieżąco



Strona 279

notatki z przeprowadzonej rozmowy. W sytuacji, kiedy po konsultacji telefonicznej Beneficjent oczekuje potwierdzenia uzyskanej informacji w formie maila, przygotowanie projektu odpowiedzi na podstawie dokumentów RPO WM. W przypadku, braku numeru telefonu lub możliwości skontaktowania się z Beneficjentem przygotowanie projektu odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM.

W przypadku pisma przygotowanie projektu odpowiedzi na pismo

5.

Sprawdzenie poprawności projektu odpowiedzi na maila na podstawie dokumentów dot. RPO WM. -jeżeli TAK: przejście do pkt. 7,-jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4.W przypadku notatki – Zatwierdzenie na podstawie dokumentów dot. RPO WM

KWIS MJWPU Na bieżąco

6.

Sprawdzenie poprawności projektu odpowiedzi na pismo na podstawie dokumentów dot. RPO WM. -Jeżeli TAK: przejście do pkt. 7,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4

KWIS MJWPU

7. Akceptacja poprawności odpowiedzi na maila i pismo na podstawie dokumentów dot. RPO WM(w przypadku maila) - Jeżeli TAK: - przejście do pkt.9,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i

KWIS MJWPU Sprawdzony projekt odpowiedzi

Na bieżąco



Strona 280

przejście do pkt. 4. (w przypadku pisma)- Jeżeli TAK: - przejście do pkt. 8,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4

8.

Zatwierdzenie projektu odpowiedzi na pismo- Jeżeli TAK: przejście do pkt. 9- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4

Dyrektor MJWPU

Zatwierdzona odpowiedź na pytanie Beneficjenta

9.

Wysłanie odpowiedzi na pytania pisemne do Beneficjenta, a w przypadku ważnych, nowych wzorów odpowiedzi również do wszystkich PK w OZ w celu stosowania tożsamych interpretacji.Przechowanie zarejestrowanego pytania i wysyłanie odpowiedzi do Beneficjentów.


Siedziba MJWPU, OZ Odpowiedź na pytanie Beneficjenta

Na bieżąco W przypadku pisma oryginał zostaje wysłany do Beneficjenta, zarejestrowana kopia zostaje w WIS

15 PROCES AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I KONTROLI WEWNĘTRZNEJUczestnicy procesu:



Strona 281

15.1 Sporządzanie i przesyłanie półrocznych sprawozdań do IZ

15.1.1 Procedura sporządzania i przesyłania półrocznych sprawozdań IP II do IZ



Strona 282



powiązane




1.

Sporządzenie sprawozdań półrocznych dotyczących audytów RPO WM

Kierownik WAW WAW Uchwała Nr 1474/63/07 ZWM z dnia 19 lipca 2007 r oraz Uchwała Nr 1475/64/07 ZWM z dnia 20 lipca 2007 r.

Sprawozdanie półroczne

Weryfikacja pod względem merytorycznym - zatwierdzenie

Do 15 dni po upływie każdego półrocza

2.

Wydanie polecenia sporządzenia projektu pisma przekazującego sprawozdanie półroczne wyznaczonemu pracownikowi WAW


Projekt pisma przekazującego sprawozdanie półroczne



3.

Sporządzenie projektu pisma przekazującego sprawozdanie półroczne

Pracownik WAW WAW Uchwała Nr 1474/63/07 ZWM z dnia 19 lipca 2007 r oraz Uchwała Nr 1475/64/07 ZWM z dnia 20 lipca 2007 r.

Projekt Pisma przekazującego sprawozdanie półroczne



4.

Przekazanie projektu pisma do Kierownika WAW





5.

Sprawdzenie pod względem merytorycznym przygotowanego projektu pisma przekazującego sprawozdanie półroczne:- Jeżeli TAK: przekazanie pisma do akceptacji Dyrektora MJWPU- Jeżeli NIE: przekazanie uwag i przejście do pkt. 3





6.

Przekazanie do akceptacji pisma Dyrektorowi MJWPU,- Jeżeli TAK: przekazanie zaakceptowanego pisma Kierownikowi WAW

- Jeżeli NIE: przekazanie pisma z poprawkami Kierownikowi WAW, przejście do pkt. 5 b


Projekt pisma przekazującego sprawozdanie półroczne

Weryfikacja pod względem merytorycznym - akceptacja


7. Odebranie od Dyrektora MJWPU Pracownik WAW WAW Uchwała Nr 1474/63/07 Pismo przekazujące Do 15 dni po



Strona 283

zaakceptowanego pisma ZWM z dnia 19 lipca 2007 r oraz Uchwała Nr 1475/64/07 ZWM z dnia 20 lipca 2007 r.

sprawozdanie półroczne

upływie każdego półrocza

8.

Wysłanie pisma wraz ze sprawozdaniem półrocznym do IZ


Pismo przekazujące sprawozdanie półroczne


15.2 Analiza wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających oraz udzielenie odpowiedzi instytucji kontrolującej/audytującej

15.2.1 Procedura analizy wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających oraz udzielania odpowiedzi instytucji kontrolującej/audytującej



powiązane




1.Otrzymanie wyniku z kontroli/audytu. Przekazanie sprawy pracownikowi WKW/WAW

KWKW/KWAW WKW/WAW Wynik z kontroli/audytu

Data wpływu do MJWPU

1 dzień

2.

Analiza dokumentu. Sporządzenie pisma przekazującego wynik do komórek merytorycznych z prośbą o analizę wyniku z kontroli/audytu i przygotowanie odpowiedzi w wyznaczonym terminie.

Pracownik WKW/WAW

WKW/WAW Wynik z kontroli/audytu

Projekty pism Nadanie numeru (znak pisma)

Do 2 dni od otrzymania wyniku z kontroli/audytu

3.

Zatwierdzenie pisma- Jeżeli tak - podpisanie- Jeżeli nie, zgłoszenie uwag i powrót do pkt. 2

KWKW/KWAW WKW/WAW Projekty pism Pisma Zatwierdzenie pisma

1 dzień

4. Otrzymanie odpowiedzi od KM. Przekazanie KWKW/KWAW WKW/WAW Odpowiedzi z KM Data wpływu do 1 dzień



Strona 284

pracownikowi WKW/WAW w celu sporządzenia dokumentu stanowiącego odpowiedź na wynik z kontroli/audytu

WKW/WAW

5.

Przygotowanie projektu odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu i przekazanie Kierownikowi WKW/WAW do akceptacji

Pracownik WKW/WAW

WKW/WAW Projekt odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu

Weryfikacja projektu odpowiedzi

Nie później niż w terminie określonym w wyniku z kontroli/audytu bądź innych przepisach

6.

Sprawdzenie poprawności, analiza i akceptacja odpowiedzi:- Jeżeli tak: parafowanie i przekazanie do podpisu Dyrektora MJWPU;- Jeżeli nie: zgłoszenie uwag i powrót do pkt.5

KWKW/KWAW WKW/WAW Projekt odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu

Akceptacja Kierownika WKW/WAW

Do 2 dni od przekazania przez pracownika

7.

Analiza i zatwierdzenie odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu.- Jeżeli tak: podpisanie,- Jeżeli nie: zgłoszenie uwag i powrót do pkt. 5

Dyrektor MJWPU MJWPU Projekt odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu

Zatwierdzenie Dyrektora MJWPU

1 dzień.

8.

Wysłanie zatwierdzonej odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu do instytucji kontrolującej/audytującej.

KWKW/KWAW lub Pracownik WKW/WAW

Instytucja kontrolująca i IZ

Odpowiedź na wynik z kontroli/audytu

Data przekazania Do 2 dni od zatwierdzenia przez Dyrektora MJWPU. Nie później niż w terminie określonym w wyniku z kontroli/audytu bądź w innych przepisach.

15.2.2 Procedura dotycząca trybu i terminu przekazywania wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających do IZ



powiązane




1. Otrzymanie ostatecznego wyniku z kontroli/audytu.

KWKW/KWAW WKW/WAW Ostateczny wynik kontroli/audytu

Data wpływu do MJWPU

1 dzień



Strona 285

Przekazanie pracownikowi WKW/WAW

2.

Sporządzenie pisma przekazującego ostateczny wynik z kontroli/audytu do IZ i przekazanie Kierownikowi WKW/WAW do akceptacji

Pracownik WKW/WAW

WKW/WAW Ostateczny wynik kontroli/audytu

Projekty pism przekazujących ostateczny wynik z kontroli/audytu

Nadanie numeru (znak pisma)

Do 2 dni od otrzymania wyniku z kontroli/audytu.

3.

Sprawdzenie poprawności, analiza i akceptacja pisma przewodniego:- Jeżeli tak: parafowanie i przekazanie do podpisu Dyrektora MJWPU;- Jeżeli nie zgłoszenie uwag i powrót do pkt.2.

WZKW/KWAW WKW/WAW Projekt pisma przewodniego przekazującego ostateczny wynik z kontroli/audytu

Akceptacja przez Kierownika WKW/WAW

Do 3 dni od dnia otrzymania wyniku z kontroli/audytu

4.

Zatwierdzenie pisma przewodniego przekazującego ostateczny wynik z kontroli/audytu:- Jeżeli tak: podpisanie,- Jeżeli nie, zgłoszenie uwag i powrót do pkt. 2

Dyrektor MJWPU MJWPU Projekt pisma przewodniego przekazującego ostateczny wynik z kontroli/audytu


1 dzień.

5.

Wysłanie pisma wraz z poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami ostatecznych wyników kontroli/audytu do IZ.


IZ Pismo przewodnie przekazujące poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie ostatecznych wyników kontroli/audytów wraz z załącznikami

Data przekazania Nie później niż 5 dni roboczych od dnia wpływu do IP II ostatecznego wyniku kontroli/audytu

15.2.3 Procedura wdrażania działań zapobiegawczych i korekcyjnych w sytuacji wykrycia błędów systemowych



powiązane




1.Podejrzenie/ Stwierdzenie wystąpienia błędu systemowego

Pracownik/ Kierownik KM

KM uzależniony od etapu, na którym wykryto błąd

3 dni od stwierdzenia błędu

2. Sporządzenie pisma informującego o Pracownik KM projekty pisma wraz z Nadanie numeru 3 dni od



Strona 286

stwierdzonym błędzie systemowym do WAW niezbędnymi załącznikami

(znak pisma) stwierdzenia błędu

3.

Zatwierdzenie pisma- Jeżeli tak - podpisanie- Jeżeli nie, zgłoszenie uwag i powrót do pkt. 2

KKM Zatwierdzenie pisma

1 dzień

4.

Przekazanie pisma informującego o stwierdzonym błędzie systemowym do WAW oraz do wiadomości Dyrektora MJWPU i Z-cy Dyrektora ds. RPO WM

Pracownik KM WAW 1 dzień

5.

Analiza stwierdzonego błędu systemowego, wydanie rekomendacji dla KM, będącej źródłem powstania błędu systemowego

Pracownik/ kierownik WAW

WAW/ KM Rekomendacja dla KM, będącej źródłem powstania błędu systemowego

5 dni

6.

Przygotowanie przez KM, w której stwierdzono powstawanie błędu systemowego korekty dotychczasowej procedury, lub przygotowanie nowej procedury zapewniającej wyeliminowanie błędu systemowego

Pracownik KM/ kierownik KM

Projekt IW 5 dni

7.

Zatwierdzenie pisma przekazującego projekt IW do WMS-R- Jeżeli tak - podpisanie- Jeżeli nie, zgłoszenie uwag i powrót do pkt. 2

KKM WMS-R Projekt pisma przekazującego IW

1 dzień

8.Przekazanie pisma przekazującego projekt IW do WMS-R


1 dzień



Strona 287

16 PROCES ARCHIWIZACJI

Uczestnicy procesu:



Strona 288

16.1 Zasady obiegu, udostępniania i archiwizowania dokumentów

Na potrzeby MJWPU tworzy się miejsca czasowego przechowywania dokumentacji, którymi są oznaczone szafy poszczególnych pracowników Wydziałów zajmujących się sprawą, której dokumentacja dotyczy. Docelowym miejscem przechowywania dokumentacji jest archiwum zakładowe, do którego kierowana jest dokumentacja sprawy zakończonej. Opis nadzoru nad dokumentacją oraz zasady obiegu i udostępniania dokumentacji reguluje instrukcja kancelaryjna MJWPU, zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU.



Strona 289

16.1.1 Procedura obiegu, udostępniania i archiwizacji dokumentów


Miejsce oraz



Dokument wtórny


1.

Uporządkowanie akt i odpowiednie opisanie teczki.Przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych

Komórka zdająca dokumenty do archiwum

KM Zarządzenie nr 9/08 Dyrektora MJWPU w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych oraz Regulaminu organizacyjnego Archiwum Zakładowego MJWPU;Zarządzenie nr 28/08 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 31 marca 2008 r. zmieniające Jednolity rzeczowy wykaz akt Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych

Termin przekazania akt do archiwum ustala Dyrektor MJWPU

Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się odrębnie dla akt kategorii „A” (w pięciu egzemplarzach) i akt kategorii „B” (w trzech egzemplarzach)-Komórka organizacyjna wypełnia w spisie zdawczo-odbiorczym rubryki od 1 do 6.

2.

Dokonanie weryfikacji spisów zdawczo-odbiorczych pod kątem poprawności ich sporządzenia i odpowiedniego przygotowania akt do przekazania do archiwum

Stanowisko ds. prowadzenia archiwum

WO oraz KM Data na spisie zdawczo-odbiorczym

Na bieżąco – w zależności od ilości spisów zdawczo-odbiorczych

Jeżeli TAK: przyjęcie prawidłowo wykonanych spisów zdawczo-odbiorczychJeżeli NIE:Wstrzymanie przyjęcia akt i przejście do punktu 1 (w przypadku odmowy wykonania zaleceń przez osobę odpowiedzialną za przekazanie akt: poinformowanie bezpośredniego zwierzchnika archiwum zakładowego)

3. Poinformowanie Dyrektora KWO WO 1 dzień



Strona 290

MJWPU o odmowie wykonania zaleceń dotyczących poprawienia spisów zdawczo-odbiorczych

4.

Przyjęcie akt przez archiwum zakładowe


WO Na bieżąco – w zależności od ilości przyjętych akt

Jeden egzemplarz (kopia) potwierdzony przez pracownika archiwum jest zwracany i przechowywany w komórkach organizacyjnych.Pozostałe dwa (lub cztery – dotyczy kategorii „A”) podpisane przez pracownika archiwum zostają w archiwum

5

Wpisanie spisów zdawczo-odbiorczych do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych.Oryginał spisu zdawczo-odbiorczego włączyć do zbiorczej teczki spisów zdawczo-odbiorczych.Drugi egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego dołączyć do teczki prowadzonej w archiwum dla poszczególnych komórek organizacyjnych.


WO Wpisanie spisów zdawczo-odbiorczych do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych.

7 dni od podpisania spisów zdawczo-odbiorczych

6

Nadanie sygnatury archiwalnej teczkom (numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez pozycję spisu zdawczo-odbiorczego)Uzupełnienie spisów zdawczo-odbiorczych przez wypełnienie rubryki 7 (miejsce przechowywania akt)



7

Ułożenie akt na regałach Stanowisko ds. prowadzenia archiwum




Strona 291

16.2 Postępowanie z bazami danych

Na potrzeby poszczególnych komórek organizacyjnych MJWPU tworzone są elektronicznej bazy danych, za których przechowywanie odpowiedzialny jest wyznaczony w tym celu pracownik danej komórki. W momencie uruchomienia systemu informatycznego MJWPU do celów rejestracyjnych poszczególnych etapów życia projektów, działań, priorytetów RPO WM, zasady postępowania z tymi bazami będzie regulowane instrukcją użytkownika systemu. Docelowym miejscem przechowywania baz danych zapisanych na nośnikach elektronicznych jest archiwum zakładowe. Zasady udostępnienia baz są jednakowe jak dla zasad udostępniania dokumentacji papierowej, określonych w instrukcji kancelaryjnej MJWPU, zatwierdzonej przez Dyrektora MJWPU.



Strona 292

X. SPIS ZAŁĄCZNIKÓW

Wykaz załączników numerowanych do Instrukcji Wykonawczej IP II RPO WM1. Karta Zmian2. Test występowania pomocy publicznej3. Karta oceny WPP-R do kryteriów związanych z pomocą publiczną4. Informacja miesięczna z realizacji programu operacyjnego5. Sprawozdanie okresowe z realizacji programu operacyjnego6. Sprawozdanie roczne/końcowe z wdrażania programu operacyjnego7. Informacja miesięczna z realizacji projektów kluczowych 8. Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do Krajowego Systemu informatycznego (SIMIK 07-

13)9. Wniosek o zablokowanie konta użytkownika w Krajowym Systemie informatycznym (SIMIK

07-13)10. Service Desk dla Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-1311. Lista sprawdzająca weryfikację załączników (Priorytet I-VII) prognozy wydatków na dany

rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem

12. Harmonogram wydatków 13. Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji prognozy wniosków o płatność w ramach

Priorytetów od I do VII 14. Harmonogram zapotrzebowań na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach

priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem15. Lista sprawdzająca weryfikację załączników do wniosku o przyznanie środków z budżetu

środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa 16. Lista sprawdzająca weryfikację załączników do wniosku o przyznanie środków z budżetu

środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa17. Lista sprawdzająca weryfikację zbiorczego harmonogramu zapotrzebowania na środki

wraz z uzasadnieniem 18. Lista sprawdzająca weryfikację zbiorczego harmonogramu zapotrzebowania na środki

wraz z uzasadnieniem i przekazanie do IZ19. Rozliczenie dotacji celowej za miesiąc w ramach Priorytetu 20. Zestawienie operacji na rachunku bankowym 21. Lista sprawdzająca do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej22. Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji formalnej, rachunkowej i merytorycznej

załączników do rozliczenia dotacji celowej za miesiąc 23. Harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa

i budżetu środków europejskich według stanu na dzień….** wraz z uzasadnieniem24. Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji formalnej, rachunkowej i merytorycznej

do informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych beneficjentom w formie zaliczki

25. Lista sprawdzająca Wniosku o płatność zaliczkową w ramach RPO WM 2007-201326. Lista sprawdzająca Wniosku o płatność27. Dyspozycja płatności (pierwsza, pośrednia, końcowa, zaliczkowa)28. Lista sprawdzająca do weryfikacji formalno - rachunkowej dyspozycji płatności29. Zlecenie płatności30. Tabela do Wniosku o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach

Regionalnego Programu Operacyjnego na miesiąc.31. Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji

Pośredniczącej II Stopnia do Instytucji Zarządzającej dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013

32. Lista sprawdzająca dla WMS-R przy dokonywaniu weryfikacji formalnej, rachunkowej i merytorycznej. Załącznika nr 1 do Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od IP II do IZ dla projektów realizowanych w osiach priorytetowych I - VII w ramach RPO WM 2007-2013 przekazywanego przez poszczególne WWR.

33. Lista sprawdzająca dla Instytucji Pośredniczącej II przy dokonywaniu weryfikacji formalnej, rachunkowej i merytorycznej Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od IP II do IZ dla projektów realizowanych w osiach priorytetowych I - VII w ramach RPO WM 2007-2013

34. Lista sprawdzająca dla IP II przy dokonywaniu weryfikacji formalnej, rachunkowej i merytorycznej Deklaracji wydatków do celów częściowego zamknięcia programu operacyjnego w podziale na osie priorytetowe od IP II do IZ

35. Monitoring wydatków na realizację RPO WM 2007-2013 w EUR36. Informacja o naruszeniu prawa 37. Rejestr nieprawidłowości RPO WM38. Lista sprawdzająca przy dokonywaniu ustalenia, czy nieprawidłowość podlega zgłoszeniu

do Komisji Europejskiej 39. Raport bieżący dotyczący nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych

i Funduszu Spójności40. Raport kwartalny dotyczący nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych

i Funduszu Spójności41. Kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do Komisji

Europejskiej42. Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji Raportu bieżącego dotyczącego

nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności43. Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji Raportu kwartalnego dotyczącego

nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności44. Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji Kwartalnego zestawienia

nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do Komisji Europejskiej45. Decyzja administracyjna46. Miesięczny harmonogram kontroli47. Miesięczny harmonogram kontroli – zmiana48. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli / wizyty monitorującej49. Informacja wewnętrzna do przeprowadzenia kontroli na zakończenie realizacji projektu50. Deklaracja poufności i bezstronności Informacja o kontroli na dokumentach51. Informacja o kontroli52. Informacja o prawach i obowiązkach kontrolującego i kontrolowanego 53. Listy sprawdzające do kontroli na miejscu z poszczególnych Działań w ramach RPO WM54. Listy sprawdzające dotyczące PZP55. Protokół oględzin56. Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień57. Oświadczenie o kompletności dokumentacji przekazanej do kontroli58. Oświadczenie o niekompletności dokumentacji przekazanej do kontroli59. Wstępne uwagi dotyczące realizacji projektu stwierdzone podczas kontroli na miejscu 60. Informacja pokontrolna61. Zalecenia pokontrolne 62. Informacja pokontrolna - korekta 63. Karta zamknięcia przeprowadzonej kontroli 64. Rekomendacja65. Roczny plan wizyt monitorujących 66. Miesięczny harmonogram wizyt monitorujących67. Lista sprawdzająca do wizyty monitorującej projektów RPO WM 2007-2013



Strona 294

68. Wywiad z wizyty monitorującej projektów 69. Raport z wizyty monitorującej70. Karta kompletności i zgodności dokumentacji projektu 71. Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach

Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-201372. Regulamin udzielania Zamówienia Publicznego73. Plan Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego

2007-201374. Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji

Wykaz załączników ogólnych do Instrukcji Wykonawczej IP II RPO WM Regulamin Organizacyjny Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych Schemat Organizacyjny Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych Porozumienie w sprawie realizacji RPO WM 2007-2013 Uchwała Nr 22/313/10 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 5 stycznia w sprawie

Porozumienia dotyczącego powierzenia części związanych z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013

Opisy stanowisk



Strona 295

Instrukcje wykonawcze Instytucji Pośredniczącej 2...

Documents

Transcript of Instrukcje wykonawcze Instytucji Pośredniczącej 2...