Znamy Twoje potrzeby

instrukcja obs³ugi

www.reset2.pl

(C) RESET2 Sp. z o.o. - wszystkie prawa zastrze¿one, ³¹cznie z prawem do reprodukcjiczêœci lub ca³oœci publikacji w jakiejkolwiek formie.

Do³o¿yliœmy wszelkich starañ, by zawarte w tej instrukcji informacje opisywa³y rzetelniei kompletnie dzia³anie programu, jednak¿e nie mo¿emy zagwarantowaæ, ¿e instrukcjazaspokoi wszystkie wymagania u¿ytkownika programu oraz ¿e nie zawiera b³êdów.

W trosce o niezawodnoœæ oprogramowania, jego wysoki poziom technicznyoraz zgodnoœæ ze zmieniaj¹cym siê stanem prawnym, zastrzegamy sobie prawodo aktualizowania w pierwszej kolejnoœci programu, a dopiero potem jego instrukcjiobs³ugi.

RESET2 Sp. z o.o.Wrzesieñ 2009

1

SPIS TREŚCI

Wstęp .............................................................................................. 7

Opis systemu ............................................................................................................... 7 Wymagania systemowe .............................................................................................. 10

instalowanie programu ................................................................. 13

Wersja jednostanowiskowa ......................................................................................... 13 Wersja sieciowa ......................................................................................................... 14 Pierwsze uruchomienie programu ................................................................................ 16 Wczytanie licencji ....................................................................................................... 17 Licencja ..................................................................................................................... 18 O programie ............................................................................................................... 19 Aktualizacja programu ................................................................................................ 19 Konwersja danych z wcześniejszej wersji ..................................................................... 21 Inicjalizacja bazy danych ............................................................................................ 22

Rozpoczęcie pracy ........................................................................ 25

Okno główne.............................................................................................................. 25 Konfiguracja okna głównego .................................................................................. 26 Ogólne zasady pracy ............................................................................................. 27 Funkcje dostępne w każdym oknie ......................................................................... 28

Kolumny okna ................................................................................................... 30 Wyszukiwanie ................................................................................................... 32

Biblioteki ............................................................................................................... 33 Przegląd wydruku .................................................................................................. 34

Użytkownicy ............................................................................................................... 36 Wybór użytkownika ............................................................................................... 37 Grupy użytkowników ............................................................................................. 38

Wprowadzanie danych firmy ....................................................................................... 42 Rachunki bankowe firmy ........................................................................................ 46 Zgłoszenie podmiotu gospodarczego ...................................................................... 48

Właściciele i wspólnicy ................................................................................................ 49

2

Przychody z działalności .............................................................................................. 52 Biura rachunkowe ...................................................................................................... 53

Urzędy skarbowe ................................................................................................... 55 Miejscowości ......................................................................................................... 56

Wersje programu ....................................................................................................... 56

Plan kont ....................................................................................... 59

Ogólne informacje o kontach ...................................................................................... 59 Zakładanie kont ......................................................................................................... 60 Obroty i salda ............................................................................................................ 64

Obroty .................................................................................................................. 65 Obroty powiązane ............................................................................................. 66

Rachunek zysków i strat oraz bilans ............................................................................. 67 Planowane salda ........................................................................................................ 68 Wydruki ..................................................................................................................... 69

Lista kontrahentów ....................................................................... 73

Wprowadzanie kontrahenta ........................................................................................ 74 Grupy kontrahentów .............................................................................................. 77 Banki .................................................................................................................... 78 Kody pocztowe ...................................................................................................... 78

Zmiana danych adresowych ........................................................................................ 79 Adresowanie kopert .................................................................................................... 80

Księga handlowa ........................................................................... 81

Przygotowanie bibliotek .............................................................................................. 82 Zdarzenia gospodarcze .......................................................................................... 83 Kontrakty .............................................................................................................. 84 MPK ..................................................................................................................... 85 Oddziały ............................................................................................................... 86

Księgowanie dokumentów ........................................................................................... 86 Rodzaje wpisów .................................................................................................... 91 Unia kont .............................................................................................................. 97 Pozycje w księdze handlowej ................................................................................. 99 Płatności .............................................................................................................. 101

3

Rozliczenie podatku VAT ...................................................................................... 105 Dekret księgowy .................................................................................................. 108

Polecenie księgowania .............................................................................................. 109 Bilans otwarcia ......................................................................................................... 110 Przeksięgowanie VAT ................................................................................................ 112 Przeksięgowanie wyniku finansowego ........................................................................ 115 Import danych ......................................................................................................... 116

Import faktur z programu R2faktury ..................................................................... 117 Import dekretów z programu R2płatnik ................................................................ 119

Zamknięcie miesiąca ................................................................................................. 120 Rejestry VAT ....................................................................................................... 120 Deklaracje VAT ................................................................................................... 121 e-Deklaracje ....................................................................................................... 123 Rozliczenie podatku CIT ....................................................................................... 126

Przykładowe księgowanie zdarzeń ............................................................................. 128 Windykacja należności .............................................................................................. 130

Kasa/Bank .................................................................................. 131

Raporty kasowe i bankowe ....................................................................................... 132 Wpłaty i wypłaty (KP, KW, inne) ................................................................................ 135

Automatyczne KP / KW ........................................................................................ 138 Raporty walutowe .................................................................................................... 140

Należności i zobowiązania .......................................................... 143

Rozrachunki z kontrahentem ..................................................................................... 143 Windykacja należności .............................................................................................. 147 Kalkulator odsetkowy ................................................................................................ 153

Ewidencja środków trwałych ...................................................... 155

Grupy środków ......................................................................................................... 156 Lokalizacje ............................................................................................................... 157 Osoby odpowiedzialne .............................................................................................. 157 Wprowadzanie do ewidencji ...................................................................................... 158

Klasyfikacja środków trwałych .............................................................................. 162 Dokumenty zakupu i sprzedaży ................................................................................. 164

4

Operacje na środkach ................................................................................................ 165 Przyjęcie do użytkowania ...................................................................................... 165 Lokalizacja i osoba odpowiedzialna ........................................................................ 167 Modernizacja środka ............................................................................................. 168 Korekta wartości .................................................................................................. 169 Zakończenie użytkowania ..................................................................................... 169

Części składowe ........................................................................................................ 170 Struktura kosztów ..................................................................................................... 171 Amortyzacja środka ................................................................................................... 174

Plan amortyzacji ................................................................................................... 174 Odpisy miesięczne ................................................................................................ 175 Dekret księgowy .................................................................................................. 177 Tabela amortyzacyjna ........................................................................................... 178

Ewidencja wyposażenia ..............................................................179

Wprowadzanie wyposażenia ....................................................................................... 179 Likwidacja wyposażenia ............................................................................................. 181

Miesięczne rozliczenie PIT ..........................................................183

Rozliczenie podatku wg skali (PIT-5) .......................................................................... 184 Rozliczenie podatku liniowego (PIT-5L) ....................................................................... 186 Dochody wg udziałów ................................................................................................ 187

Polecenia przelewów bankowych ...............................................189

Ewidencja przelewów ................................................................................................ 189 Nowe polecenie przelewu ..................................................................................... 190 Przelew do urzędu skarbowego ............................................................................. 192 Przelew do ZUS .................................................................................................... 194

Wydruk przelewów .................................................................................................... 196 Eksport do systemów bankowych ............................................................................... 196

Zestawienia i raporty ..................................................................199

Zestawienia z okien ................................................................................................... 199 Własne zestawienia .............................................................................................. 201

Zestawienia SQL ........................................................................................................ 204 Wzory dokumentów ................................................................................................... 206

5

Parametry systemu ..................................................................... 209

Bieżąca data i okres .................................................................................................. 210 Hasło użytkownika .................................................................................................... 210 Ustawienia kont........................................................................................................ 211 Rejestry księgowe .................................................................................................... 214 Unie kont ................................................................................................................. 218 Parametry naliczania................................................................................................. 219 Waluty ..................................................................................................................... 220 Odsetki .................................................................................................................... 220 Definicje dokumentów .............................................................................................. 221 Makiety dokumentów ................................................................................................ 223

Edytor makiet ..................................................................................................... 225 Język ....................................................................................................................... 227 Ustawienia środowiska .............................................................................................. 228 Konfiguracja ............................................................................................................. 231 Konfiguracja przelewów ............................................................................................ 232 Formy płatności ........................................................................................................ 234

Bezpieczeństwo danych .............................................................. 235

Archiwum danych ..................................................................................................... 235 Baza danych ............................................................................................................ 237 Weryfikacja bazy danych .......................................................................................... 238 Odtwarzanie danych ................................................................................................. 239 Serwisowanie danych ............................................................................................... 240

Wysyłanie danych do serwisu ............................................................................... 241 Pobieranie danych z serwisu ................................................................................ 242 Kodowanie danych .............................................................................................. 242 Dekodowanie danych .......................................................................................... 243 Odtwarzanie zakodowanych danych ..................................................................... 244

6

7

WSTĘP

INSTRUKCJA OBSŁUGI systemu R2fk podzielona została tematycznie na rozdziały, zawierające następujące zagadnienia:

• Wstęp - opis programu oraz wymagania systemowe • Instalowanie programu - instalacja programu w wersji jednostanowiskowej i sieciowej,

wczytanie licencji oraz import danych początkowych • Rozpoczęcie pracy - opis podstawowych zasad pracy z programem oraz wprowadzanie

użytkowników i danych firmy • Plan kont - przygotowanie zakładowego planu kont • Lista kontrahentów - przygotowanie biblioteki kontrahentów • Księga handlowa - prowadzenie księgi handlowej wraz z rejestrami VAT i rozliczeniem

podatku VAT oraz rozliczenie podatku dochodowego CIT • Kasa/bank - prowadzenie raportów kasowych i raportów bankowych • Należności i zobowiązania - rozrachunki z kontrahentami oraz windykacja

przeterminowanych należności • Ewidencja środków trwałych - ewidencjonowanie i amortyzacja środków trwałych

oraz wartości niematerialnych i prawnych • Ewidencja wyposażenia - prowadzenie ewidencji wyposażenia • Miesięczne deklaracje PIT - miesięczne i roczne rozliczenia podatku dochodowego • Polecenia przelewów bankowych - wydruk i ewidencjonowanie bankowych poleceń

przelewów • Parametry systemu - parametry związane ze środowiskiem i pracą całego systemu • Bezpieczeństwo danych - zabezpieczenie, pielęgnacja i serwisowanie bazy danych • Załączniki - niedostępne w instrukcji drukowanej specyfikacje plików wymiany danych

Opis systemu

R2fk to system umożliwiający kompleksowe prowadzenie pełnej księgowości. Zawiera wiele modułów dodatkowych, pozwalających na prowadzenie wszystkich wymaganych ewidencji oraz na pełne rozliczenie firmy i jej właścicieli z urzędem skarbowym.

Oto podstawowe cechy systemu:

• plan kont ○ wbudowany przykładowy plan kont - można go przystosować do swojego planu

lub stworzyć od początku własny plan kont

○ możliwość tworzenia kont o 8-poziomowej strukturze

○ automatyczne tworzenie kont analitycznych dostawcy/odbiorcy po wpisaniu kontrahenta do biblioteki

○ bieżący dostęp do informacji o obrotach z wybranego miesiąca oraz obrotach narastająco na danym koncie

8

○ raporty i zestawienia: Dziennik dekretów, Analityczne zestawienie obrotów, Zestawienie obrotów i sald, Obliczenie dochodu, Rachunek zysków i strat, Bilans

○ ewidencja planowanych sald oraz rozliczanie wykonania planu - dla jednostek budżetowych

• księga handlowa ○ rejestrowanie wszystkich rodzajów dokumentów: faktury VAT zakupu i sprzedaży,

polecenia księgowania

○ rejestrowanie faktur eksportowych oraz importowych w walutach obcych lub w PLN

○ automatyczne generowanie dekretów o zadanym schemacie w trakcie wprowadzania dokumentów, możliwość bieżącej korekty proponowanego dekretu

○ rozbudowana biblioteka kontrahentów

○ biblioteka zdarzeń gospodarczych

○ kontrola poprawności wprowadzanych danych

○ rozliczanie płatności

○ grupowanie obrotów wg dowolnych kryteriów

• ewidencja VAT ○ rejestry sprzedaży i zakupów VAT według aktualnych wzorów

○ wydruk deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, VAT-12

○ rozliczanie transakcji wewnątrzwspólnotowych (WDT, WNT, Import usług)

○ oddzielne rejestry VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowych

○ wydruk deklaracji VAT-UE wraz z załącznikami VAT-UE/A i VAT-UE/B oraz deklaracji korygującej VAT-UEK

○ e-deklaracje VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, VAT-12, VAT-UE, VAT-UEK

○ wydruk zgłoszeń VAT-R, VAT-Z

○ historia zmian formy opodatkowania VAT (brak, miesięcznie, kwartalnie)

• rozliczanie podatku dochodowego ○ rozliczenie podatku dochodowego CIT

○ rozliczanie podatku dochodowego PIT, wg skali lub liniowego, dla osób fizycznych i wspólników spółek osobowych

○ wydruk miesięcznych lub kwartalnych zestawień należnego podatku dochodowego

○ wydruk deklaracji rocznej PIT-36L

○ historia zmian formy opodatkowania (miesięcznie, kwartalnie, wg skali, liniowo)

○ wydruk formularzy identyfikacyjno-aktualizacyjnych niezbędnych w obrocie gospodarczym

• kasa/bank ○ raporty kasowe RK, dokumenty wpłaty KP i wypłaty KW, możliwość prowadzenia

jednocześnie kilku kas, możliwość wprowadzenia kilku raportów w obrębie jednego dnia

○ raporty bankowe dla dowolnej liczby rachunków bankowych

○ automatyczne księgowanie wpłat i wypłat na podstawie rozrachunków z kontrahentem

○ automatyczne generowanie dekretów o zadanym schemacie w trakcie wprowadzania KP/KW, możliwość bieżącej korekty proponowanego dekretu

9

○ prowadzenie walutowych raportów bankowych i kasowych

○ automatyczne dekretowanie różnic kursowych

• moduł należności i zobowiązań ○ szybki dostęp do szczegółowej ewidencji rozrachunków z kontrahentem

(złotówkowej i walutowej)

○ windykacja należności

○ kalkulator odsetkowy obliczający odsetki ustawowe i podatkowe

• ewidencja środków trwałych ○ ewidencja środków trwałych, środków o niskiej wartości oraz wartości

niematerialnych i prawnych

○ ewidencja przeprowadzonych operacji

○ ewidencja dokumentów zakupu i sprzedaży

○ ewidencja części składowych

○ pełna i aktualna Klasyfikacja Środków Trwałych

○ możliwość określenia osoby odpowiedzialnej i lokalizacji

○ możliwość podziału na grupy (inne niż podział wg KŚT)

○ oddzielna amortyzacja bilansowa i podatkowa

○ generowanie planu amortyzacji

○ automatyczne naliczanie odpisów dla środka lub grupy środków

○ automatyczne generowanie polecenia księgowania z umorzeniem środków

○ szybka selekcja środków wg różnych kryteriów

○ wydruk karty środka trwałego, ewidencji i wykazu środków

○ wydruk planu amortyzacji i tabeli amortyzacyjnej

○ dowolne zestawienia wg różnych kryteriów

○ rozbudowana biblioteka kontrahentów

• ewidencja wyposażenia ○ ewidencja wyposażenia z podziałem na grupy

○ możliwość określenia osoby odpowiedzialnej i lokalizacji

○ dokumenty zakupu i sprzedaży

○ wydruk ewidencji wyposażenia

• ewidencja przelewów ○ wydruk i ewidencjonowanie bankowych przelewów

○ przelewy do ZUS i urzędu skarbowego

○ współpraca z całą gamą systemów bankowych

Dodatkowe zalety to:

• wersja dla biura rachunkowego ○ możliwość obsługi wielu podmiotów o różnej formie prowadzonej księgowości: pełna

księgowość, księga przychodów i rozchodów, ryczałt

○ kontrola wprowadzania i poprawiania danych przez różnych użytkowników

○ możliwość przesyłania wszystkich wydruków pocztą internetową w formacie HTML lub PDF

• wersja sieciowa

10

○ praca w dowolnej sieci w środowisku Windows NT, 2000, XP, Vista

○ możliwość nadania haseł i uprawnień poszczególnym użytkownikom

• możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe moduły ○ ujednolicone standardy pracy w programie do obsługi sprzedaży R2faktury (magazyn,

faktury) i systemie płacowo-kadrowym R2płatn (magazyn, faktury) i systemie płacowo-kadrowym R2płatnik

○ automatyczny import faktur, kasy oraz kosztów wynagrodzeń

• zgodność z aktualnymi przepisami oraz pewność otrzymania nowej wersji uwzględniającej ich zmiany

• wewnętrzna pomoc kontekstowa oraz porady techniczne przez telefon i w siedzibie użytkownika

• aktualizacja programu i serwisowanie danych przez internet ○ automatyczne pobieranie parametrów naliczania ze strony producenta (np. podatki,

składki ZUS)

Aby program R2fk pracował prawidłowo, musi być zainstalowany na komputerze spełniającym odpowiednie wymagania systemowe.

Wymagania systemowe

Minimalna konfiguracja komputera niezbędna do uruchomienia programu R2fk to:

• system operacyjny Windows (98, Me, NT, 2000, XP lub Vista) • procesor z zegarem przynajmniej 1GHz • pamięć operacyjna RAM: przynajmniej 256MB • przynajmniej 64MB wolnego miejsca na dysku twardym • stacja CD-ROM lub DVD-ROM • dostęp do internetu (wczytanie licencji, pobieranie aktualizacji) • monitor i karta graficzna o rozdzielczości min. 800x600 • drukarka laserowa lub atramentowa

Zalecana konfiguracja do wydajnej pracy sieciowej przy dużej ilości księgowanych dokumentów, to:

• procesor z zegarem przynajmniej 2GHz • pamięć operacyjna RAM: 512MB lub 1GB jeśli chcemy równocześnie pracować

na kilku aplikacjach i przełączać się między nimi • stabilny system operacyjny, najlepiej Windows XP lub Vista • karta i osprzęt sieciowy w technologii 100Mb lub 1Gb

Oprogramowanie antywirusowe.

Jeśli na komputerze zainstalowane jest oprogramowanie antywirusowe, to musi mieć wyłączoną funkcję skanowania w czasie rzeczywistym lub przynajmniej wyłączone skanowanie plików używanych przez program. Np. w przypadku programu antywirusowego BitDefender w. 9.0, który ma w opcjach skanowania ustawione "Skanowanie wszystkich plików", należy w wykluczeniach ("Skanowanie tylko zdefiniowanych rozszerzeń"-"Nie skanuj plików o rozszerzeniu") wpisać:

11

.db;.px;.lck;.ini;.prt;.xg0;.xg1;.xg2;.xg3;.yg0;.yg1;.yg2;.yg3;.mb;

.rml;.val;.txt;.net;.png;.lic;.bmp; Wpisanie w wykluczeniach tylko niektórych rozszerzeń może powodować błędy w działaniu programu. Zamiast wykluczać ze skanowania poszczególne pliki bardziej sensowne jest ustawienie skanowania podczas dostępu tylko plików wykonywalnych ("Skanowanie tylko plików wykonywalnych").

Połączenie internetowe.

Jeśli w trakcie pracy z programem napotkamy błędy przy próbie korzystania z funkcji internetowych programu, należy się przyjrzeć konfiguracji połączenia internetowego.

Jeśli na komputerze zainstalowane jest oprogramowanie zapory internetowej (firewall), to należy:

• upewnić się, czy program zapory nie wpisał programu Rfk.exe na listę programów z zablokowanym dostępem do internetu

• skonfigurować program zapory tak, żeby były dostępne odpowiednie porty i możliwość połączenia z konkretnymi numerami IP:

○ aktualizacja programu (menu Zbiory - Narzędzia - Aktualizacja programu): Host: ftp.reset.pl, IP: 194.0.211.131, port 20 protokół UDP, port 21 protokół FTP

○ aktualizacja parametrów naliczania (menu Ustawienia - Parametry naliczania) i odsetek (menu Ustawienia - Odsetki): Host: ftp.reset.pl, IP: 194.0.211.131, port 20 protokół UDP, port 21 protokół FTP

○ serwisowanie danych (menu Zbiory - Narzędzia - Serwisowanie danych): IP: 80.53.206.34, port 20 protokół UDP, port 21 protokół FTP

• zdalny serwis: IP: 80.53.206.34, 80.53.206.35, 80.53.206.36, 80.53.206.37, 80.53.206.38, protokół TCP/IP, porty 1001-1003

W przypadku, gdy komputer korzysta z internetu za pośrednictwem serwera proxy, należy w programie w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce Internet w grupie FTP zaznaczyć pole Użyj serwera proxy i wprowadzić odpowiednią nazwę hosta (np. 192.144.0.1) oraz numer portu (np. 4421).

12

13

INSTALOWANIE PROGRAMU

Rozdział jest poświęcony czynnościom związanym z zainstalowaniem i uruchomieniem programu. Dowiemy się w nim:

jak zainstalować program R2fk - w zależności od potrzeb i zakupionej wersji programu mamy dwie możliwości:

• instalacja wersji jednostanowiskowej - jeśli zamierzamy pracować na jednym komputerze

• instalacja wersji sieciowej - jeśli chcemy pracować w tym samym czasie na wielu komputerach połączonych w sieć lub na różnych komputerach połączonych w sieć, ale tylko na jednym z nich jednocześnie

• jakie czynności wykonać przy pierwszym uruchomieniu programu

• jak do wersji demonstracyjnej (bo taka właśnie się zawsze instaluje) wczytać licencję z naszymi danymi, potwierdzającą, że jesteśmy legalnym użytkownikiem programu oraz co oznaczają poszczególne informacje, które zawiera licencja

• jak sprawdzić numer i datę wydania posiadanej wersji programu i jak zaktualizować program do najnowszej wersji

• jak dokonać konwersji danych z wcześniejszej wersji lub z innych systemów

Wersja jednostanowiskowa

Poniższy opis dotyczy instalacji wersji jednostanowiskowej, tzn. takiej, która będzie uruchamiana tylko na jednym komputerze. Jeśli chcemy korzystać z programu na kilku komputerach połączonych w sieć, należy zapoznać się z opisem instalacji wersji sieciowej.

Przed zainstalowaniem programu należy zapoznać się z jego wymaganiami systemowymi.

Aby zainstalować program należy:

• Upewnić się czy na twardym dysku jest

14

przynajmniej 64MB wolnego miejsca (64MB jest potrzebne dla programu, ale w praktyce wolnego miejsca na dysku powinno być o wiele więcej, gdyż Windows potrzebuje miejsca na tymczasowe pliki systemowe).

• Włożyć firmową płytę z wersjami demonstracyjnymi do napędu CD-ROM, po chwili na ekranie powinien się pojawić obrazek z firmową płytą. UWAGA. Jeśli obraz płyty się nie ukaże, należy samodzielnie uruchomić program INSTALUJ.EXE (znajdujący się w katalogu głównym CD-ROM) klikając: Start - Uruchom… - w pozycji Otwórz wpisać: D:\Instaluj i nacisnąć OK (Enter). Uruchomi się program instalacyjny.

• Na pierwszym ekranie klikamy w pozycję R2fk.

• Standardowo program R2fk instaluje się w katalogu C:\Program Files\Reset2\FK.XXX (gdzie XXX to numer wersji). Jeśli chcemy podać inny katalog, należy w oknie Sposób instalacji wybrać Instalacja szczegółowa i na kolejnym ekranie określić katalog (folder), w którym ma zostać zainstalowany program (przycisk Dalej kontynuuje instalację).

Aby uruchomić program należy kliknąć: Start - Programy - RESET2 - R2fk - R2fk w.2.0x (numer wersji może być inny)

W nowym programie nie będzie żadnych danych. Jeśli korzystaliśmy do tej pory z jakiegoś innego systemu księgowego możemy dotychczasowe dane zaimportować - patrz rozdział Inicjalizacja bazy danych.

Wersja sieciowa

Poniższy opis dotyczy instalacji sieciowej i ma sens jeśli:

• testujemy wersję demonstracyjną i zamierzamy w przyszłości nabyć wersję sieciową,

• posiadamy wersję sieciową programu i chcemy z niego korzystać jednocześnie na wielu komputerach połączonych w sieć,

• posiadamy wersję jednostanowiskową programu i chcemy z niego korzystać na różnych komputerach połączonych w sieć, ale tylko na jednym z nich jednocześnie.

15

W innych przypadkach należy zapoznać się z opisem instalacji wersji jednostanowiskowej.

Aby zainstalować sieciowo program:

1. Ustalamy, który komputer będzie pracował jako główny, tzn. taki, na którym będą przechowywane dane naszego programu. Nazwiemy ten komputer umownie serwerem.

2. Instalujemy program R2fk na serwerze (instalacja standardowa, tak jak dla wersji jednostanowiskowej), jeśli wybierzemy Instalację szczegółową to w oknie Zaznacz składniki należy wybrać Pełna instalacja.

3. Dysk (lub folder), na którym została zainstalowana R2fk (standardowo C:) udostępniamy innym komputerom.

4. Na pozostałych komputerach (nazwiemy je umownie końcówkami) instalujemy w sposób następujący:

○ w oknie Sposób instalacji wybieramy Instalacja szczegółowa

○ w oknie Zaznacz składniki wybieramy Instalacja sieciowa na końcówce (zaznaczony zostanie tylko moduł Borland Database Engine - biblioteki obsługi baz danych)

5. Na końcówkach tworzymy skróty do pliku RFK.EXE znajdującego się na dysku serwera w katalogu C:\Program Files\Reset2\FK.20x\BIN (lub w innym, jeśli zmieniliśmy katalog w trakcie instalacji lub wgrywamy inną wersję niż 2.0x).

6. Uruchamiamy program z dowolnej końcówki i w pozycji menu głównego Zbiory-Zmiana bazy danych zmieniamy katalog bazy danych na taki, który zawiera symboliczną nazwę serwera, na przykład jeśli:

○ katalog, w którym program został zainstalowany na serwerze to C:\Program Files\Reset2\FK.20x

○ serwer nazwaliśmy symbolicznie SERWER (w momencie konfigurowania serwera do pracy w sieci)

○ dysk C: serwera został udostępniony jako Dysk_C to katalog bazy danych zmieniamy na: \\SERWER\Dysk_c\Program Files\Reset2\FK.20x

7. Korzystając z pozycji menu głównego Zbiory-Wybór użytkownika tworzymy użytkowników, którzy będą mieli dostęp do programu R2fk

To wszystko. Możemy przystąpić do normalnej pracy. W przyszłości, jeśli będziemy wgrywać jakieś nowe wersje programu R2fk, wgrywamy je tylko na dysku serwera.

Należy pamiętać o tym, że program i dane wgrane są na dysk serwera, w związku z czym jeśli serwer nie będzie uruchomiony końcówki nie będą mogły skorzystać z programu.

Jeśli przy próbie wejścia do programu pojawi się komunikat Użytkownik zablokowany oznacza to, że program uważa, że taki użytkownik pracuje aktualnie w programie. Jeśli tak nie jest (np. zabrakło zasilania i komputer się zresetował) należy wejść do programu jako Administrator (w skrócie Admin) i w oknie z użytkownikami odłączyć zablokowanego użytkownika.

16

Pierwsze uruchomienie programu

Podczas pierwszego uruchomieniu po zainstalowaniu program zaproponuje wykonanie trzech dodatkowych czynności:

1. wczytanie licencji - patrz rozdział Wczytanie licencji

2. pobranie z internetu najnowszej aktualizacji programu. Należy taką aktualizację bezwzględnie pobrać, gdyż tylko dzięki temu będziemy mieli pewność, że pracujemy na najnowszej wersji programu zgodnej z aktualnymi przepisami i pozbawionej ewentualnych usterek wykrytych od czasu powstania wersji instalacyjnej programu.

3. pobranie z internetu aktualnych parametrów naliczania (m.in. stawki podatku dochodowego, składki ZUS itp.). Należy je bezwzględnie pobrać, gdyż tylko dzięki temu będziemy mieli pewność, że program będzie wykonywał obliczenia w oparciu o aktualnie obowiązujące parametry.

Aktualizację programu i parametrów naliczania należy wykonywać regularnie w trakcie pracy z programem. Najlepszym rozwiązaniem jest zautomatyzowanie tych czynności poprzez ustawienie w menu Ustawienia - Środowisko - Internet parametru Sprawdzaj automatycznie czy jest dostępna nowa wersja. Po włączeniu tego parametru program będzie sprawdzał przy pierwszym uruchomieniu każdego dnia czy jest dostępna aktualizacja programu lub parametrów naliczania.

17

Wczytanie licencji

Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się okienko zatytułowane Wczytaj licencję. Jeśli posiadasz płytę CD-ROM z licencją, włóż ją do stacji i kliknij w przycisk Wczytaj licencję. Jeśli nie wczytasz licencji program będzie pracował jako wersja demonstracyjna, tzn. po 60 dniach od daty zainstalowania przestanie drukować i eksportować dane.

Licencję można zaktualizować w dowolnym momencie pracy z programem, korzystając z polecenia menu w okienku głównym programu Pomoc - Wczytaj licencję z pliku.

Na instalacyjnej płycie CD-ROM, otrzymanej przy zakupie systemu, figuruje również klucz do programu w formie hasła. Umożliwia on pobranie licencji z internetu. W tym celu z menu głównego wybieramy Pomoc - Pobierz licencję z internetu, wpisujemy odczytany z płyty Klucz i Numer seryjny, po czym klikamy w przycisk Pobierz licencję.

18

Licencja

Po wczytaniu licencji na ekranie pojawi się okno z warunkami licencji. Należy je dokładnie przeczytać i zaakceptować lub nie. Dalsza praca programu możliwa jest po zaakceptowaniu warunków licencji i oznacza, że warunki te zostały przyjęte. W przypadku korzystania z programu w wersji demonstracyjnej również wymagane jest zapoznanie się z warunkami licencji dla tej wersji. Dodatkowo w licencji wersji demonstracyjnej możemy klikając w przycisk Konfiguracja określić konfigurację programu (transakcje zagraniczne, liczbę środków trwałych, liczbę użytkowników itp.). Dzięki temu będziemy mieli pewność, że po zakupie programu otrzymamy dokładnie taką wersję jak ta, którą testowaliśmy.

Warunki licencji możemy przejrzeć w dowolnym momencie pracy z programem, korzystając z polecenia menu w okienku głównym programu Pomoc - Licencja. Tam również można w każdej chwili zmienić konfigurację wersji demonstracyjnej, jeśli stwierdzimy, że konfiguracja wybrana przy pierwszym uruchomieniu programu nie odpowiada naszym potrzebom.

Obok umowy licencyjnej odczytać możemy dane tego konkretnego egzemplarza programu:

• Licencjobiorca - dane nabywcy

• Nr seryjny - numer seryjny nadany przez producenta temu egzemplarzowi programu

• Abonament ważny do - do tej daty można bezpłatnie aktualizować program (patrz: Aktualizacja programu)

• Konfiguracja - informacja o konfiguracji programu (wersja jednostanowiskowa, sieciowa, wersja dla biura rachunkowego...)

19

O programie

Po uruchomieniu programu możemy w każdej chwili odczytać podstawowe informacje o programie. W tym celu w menu głównym wybieramy Pomoc - O programie.

Odczytujemy:

• nazwa programu

• wersja nr, z dnia - numer i data powstania tej wersji programu

• nazwa i adres producenta

• adres strony internetowej producenta i poczty elektronicznej

• aktualizacje - dokładny numer i data ostatniej aktualizacji programu i instrukcji obsługi

Aktualizacja programu

Program R2fk objęty jest 12 miesięcznym abonamentem na uaktualnienia. Datę ważności posiadanego abonamentu można sprawdzić w menu głównym Pomoc-Licencja w polu Abonament ważny do. Wszystkie nowe wersje programu, opublikowane w serwisie internetowym producenta z datą nie większą niż data ważności abonamentu, można samodzielnie pobrać na swój komputer.

Istnieją dwa rodzaje aktualizacji programu i związane z nimi dwa sposoby pobierania:

1. aktualizacje zawierające drobne ulepszenia i poprawki: Takie aktualizacje pojawiają się stosunkowo często (przynajmniej raz w miesiącu) i możemy je pobierać bezpośrednio z programu. Poleceniem menu głównego Zbiory - Narzędzia - Aktualizacja programu wywołamy okienko (takie jak obok), z którego wybieramy następujące funkcje:

○ Pobierz - po kliknięciu w ten przycisk pojawi się okienko Pobieranie aktualizacji zawierające szczegółowe informacje o dostępnych aktualizacjach programu

20

i jego instrukcji obsługi (pomocy kontekstowej). Aktualizację programu możemy pobrać tylko wtedy, gdy data jej wydania mieści się w okresie ważności naszego abonamentu. Klikając w przycisk Pobierz pobierzemy wybrane aktualizacje z internetu na nasz komputer.

○ Aktualizuj program i instrukcję - pobrana aktualizacja zostanie rozpakowana i zastąpi nasz aktualny program. Po zamknięciu programu i ponownym uruchomieniu, uruchomi się już zaktualizowany program.

UWAGI:

1. Jeśli przy próbie pobrania aktualizacji programu pojawiają się błędy, należy sprawdzić konfigurację połączenia internetowego.

2. Aktualizację można pobrać w powyższy sposób tylko wtedy, jeśli komputer, na którym jest uruchomiony program ma połączenie z internetem. Jeśli nie ma połączenia, to możemy na dowolnym innym komputerze posiadającym takie połączenie otworzyć stronę www.reset2.pl/fk/akt.htm i zgodnie z opisem pobrać plik UPDATE.EXE. Plik ten należy przenieść na komputer, na którym jest zainstalowany program R2fk, wgrać do podkatalogu BIN katalogu bazy danych i uruchomić. Wcześniej należy wyłączyć program R2fk.

3. Jeśli korzystamy z wersji sieciowej programu, aktualizację możemy pobrać z dowolnej końcówki, pod warunkiem, że w czasie pobierania żaden inny użytkownik nie pracuje w programie.

4. W opisany tu sposób możemy pobierać takie nowe wersje programu, których pierwsza cyfra numeru jest zgodna z pierwszą cyfrą numeru naszej bieżącej wersji programu (Pomoc - O programie - Aktualizacja), czyli np. mamy wersję 2.03 i pobieramy 2.10. W momencie gdy ukaże się wersja np. 3.00 lub nowsza w okienku z opisem aktualizacji pojawi się stosowna informacja i będziemy musieli skorzystać z drugiego, opisanego niżej, sposobu aktualizacji.

2. nowe wersje programu związane z większymi zmianami Takie aktualizacje pojawiają się stosunkowo rzadko (mniej więcej raz na rok). Mają one zmienioną pierwszą cyfrę numeru wersji i publikowane są na stronie internetowej producenta www.reset2.pl/fk/demo.htm jako wersja demonstracyjna (pełna wersja instalacyjna). Po zapoznaniu się z opisem zmian i datą wydania, należy taką wersję demonstracyjną pobrać na dysk twardy naszego komputera (klikając w link FK.EXE) i uruchomić. W uruchomionym w ten sposób programie instalacyjnym wybieramy Instalację standardową i instalujemy nową wersję. W wyniku instalacji będziemy mieli w komputerze dwa programy np.: R2fk w.2.0x (dotychczasowy) i R2fk w.3.0x (nowy). Nowy program będzie wersją demonstracyjną bez żadnych danych. Dane i licencję należy wczytać z dotychczasowej wersji programu - patrz: Konwersja danych z wcześniejszej wersji. UWAGI:

1. Po upewnieniu się, że nowa wersja programu zawiera wszystkie nasze dotychczasowe dane i pracuje prawidłowo, możemy starą wersję usunąć z komputera, żeby nie zajmowała niepotrzebnie miejsca na dysku. Przed usunięciem starego programu należy na wszelki wypadek wykonać w nim archiwizację danych i zachować plik archiwum w bezpiecznym miejscu.

2. Jeśli korzystamy z wersji sieciowej programu, aktualizację wykonujemy na serwerze lub z dowolnej końcówki, ale na dysku serwera.

21

3. Jeśli instalujemy w ten sposób wersję programu, której numer jest zgodny z numerem naszego dotychczasowego programu na pierwszej cyfrze, to w przypadku nieważnego abonamentu, zaktualizowany program będzie miał zablokowane wydruki i eksport danych.

W przypadku, gdy data ważności abonamentu jest już nieaktualna, należy skontaktować się z dystrybutorem lub producentem w celu przedłużenia abonamentu na kolejne 12-miesięcy. Po otrzymaniu płyty CD-ROM lub klucza z licencją zawierającą przedłużoną datę abonamentu wczytujemy nową licencję do dotychczasowego programu - patrz: Wczytanie licencji. Posiadając ważny już abonament możemy przystąpić do zaktualizowania programu.

Aktualizację programu należy wykonywać regularnie w trakcie pracy z programem. Najlepszym rozwiązaniem jest zautomatyzowanie tej czynności poprzez ustawienie w menu Ustawienia - Środowisko - Internet parametru Sprawdzaj automatycznie czy jest dostępna nowa wersja. Po włączeniu tego parametru program będzie sprawdzał przy pierwszym uruchomieniu każdego dnia czy jest dostępna aktualizacja programu lub parametrów naliczania.

Konwersja danych z wcześniejszej wersji

W przypadku aktualizacji programu do nowego katalogu, w nowo zainstalowanej wersji nie będzie żadnych wprowadzonych dotychczas danych. Żeby je uzyskać należy wywołać funkcję Konwersja danych z wcześniejszej wersji w pozycji menu głównego Zbiory - Narzędzia.

W okienku Konwerter program będzie nas prowadził przez proces konwersji i w pewnym momencie zapyta o katalog z danymi źródłowymi, czyli o miejsce instalacji poprzedniej wersji. Domyślnie program podpowie standardowy folder instalacyjny poprzedniej wersji programu. Jeśli zainstalowaliśmy dotychczasową wersję do innego katalogu niż standardowy, to musimy go wskazać klikając albo program zrobi to za nas po wybraniu funkcji Wyszukaj. W przypadku problemów ze zlokalizowaniem dotychczasowej bazy danych możemy ją odczytać,

22

wywołując w poprzedniej wersji programu funkcję Zmiana bazy danych (w menu Zbiory -Narzędzia).

Inicjalizacja bazy danych

Program R2fk umożliwia wstępną inicjalizację bazy danych na podstawie danych zgromadzonych w innym programie finansowo-księgowym. Polecenie menu głównego Zbiory - Narzędzia - Inicjalizacja bazy danych udostępnia trzy rodzaje inicjalizacji:

• Inicjalizacja na podstawie pliku buforowego Jest to uniwersalny sposób inicjalizacji bazy danych umożliwiający wykorzystanie danych z dowolnego używanego dotychczas programu. Aby możliwy był import danych, muszą one zostać wcześniej zapisane w pliku o określonym formacie. Specyfikację pliku buforowego zawiera załącznik do instrukcji wywoływanej w programie. Przygotowanie pliku buforowego najlepiej zlecić informatykowi. Jeśli pracowaliśmy dotychczas w systemie RESET2 Turbo Firma dla DOS (moduł Turbo Księga), to system ten ma gotową funkcję, eksportującą plik z danymi w potrzebnym formacie.

Możliwe jest zarówno zainicjalizowanie pustej bazy systemu R2fk, a więc takiej, z którą mamy do czynienia tuż po jego instalacji, jak również zasilenie bazy dodatkowymi danymi, dotyczącymi nowych, innych firm niż obecnie znajdujące się w jego bazie danych. Aby dołączyć dane do już istniejących, należy odznaczyć parametr Kasuj istniejące dane.

23

Inicjalizacja bazy danych obejmuje:

○ dane firmy (lub firm w przypadku biura rachunkowego)

○ dane właścicieli i współwłaścicieli (wraz z udziałami w firmach)

○ plan kont (tylko dla firm z pełną księgowością)

○ kontrahentów

○ środki trwałe

○ wyposażenie

○ biblioteki zdarzeń gospodarczych i kontraktów

○ deklaracje VAT

○ deklaracje PIT

oraz dla firm z uproszczoną księgowością

○ księgę i ewidencję

○ koszty przebiegu pojazdów (wraz z bibliotekami samochodów, tras, celów wyjazdów i rodzajów zakupów)

• Inicjalizacja na podstawie bazy danych programu R2księga Jeśli korzystaliśmy do tej pory z programu R2księga, to możemy w ten sposób zaimportować kompletną bazę danych tego programu (firmy, właścicieli, kontrahentów, środki trwałe, wszystkie wpisy do księgi, itd.). Ten rodzaj inicjalizacji jest przeznaczony przede wszystkim dla biur rachunkowych, które chcą rozszerzyć funkcjonalność używanego do tej pory programu R2księga o możliwość rozliczania firm prowadzących pełną księgowość.

Inicjalizacja na podstawie bazy danych programu TFK Jeśli korzystaliśmy do tej pory z systemu RESET2 Turbo FK dla DOS, to możemy w ten sposób zaimportować kontrahentów, plan kont oraz rejestry. Wystarczy wskazać folder w którym znajdują się dane systemu TFK.

24

25

ROZPOCZĘCIE PRACY

Po uruchomieniu programu pokaże się okno główne, zawierające wszystkie narzędzia i funkcje dostępne w programie.

Wciskając F1 w dowolnym miejscu programu, możemy uzyskać pomoc kontekstową, dotyczącą aktualnego okna w programie.

Jeśli testujemy wersję demonstracyjną, powinniśmy ją odpowiednio skonfigurować, tak aby pracować na wersji programu zapewniającej potrzebną nam funkcjonalność.

Po wstępnym zapoznaniu się zasadami pracy powinniśmy określić użytkowników, którzy będą korzystali z programu oraz wprowadzić dane naszej firmy oraz ewentualnie właściciela lub wszystkich wspólników.

Okno główne

Okno główne programu, zawiera najważniejsze narzędzia potrzebne do pracy.

Na górnym pasku obok nazwy programu odczytać możemy numer wersji. Poniżej menu główne (Zbiory, Okna, Raporty, ...), zawierające wszystkie podstawowe funkcje systemu. Pod menu głównym zestawy narzędzi, zawierające:

• przyciski z podstawowymi oknami systemu, dotyczącymi wybranej firmy:

○ księga handlowa

○ ewidencja środków trwałych

○ ewidencja wyposażenia

○ raporty kasowe i bankowe

○ windykacja należności

○ przelewy bankowe

○ plan kont

26

○ lista kontrahentów

• lista właścicieli i współwłaścicieli wszystkich firm

• wybór aktualnej firmy z możliwością wywołania listy obsługiwanych firm

• wybór użytkownika z możliwością wywołania biblioteki użytkowników

W dolnej części okna znajdziemy numer seryjny programu, nazwę właściciela programu o tym numerze seryjnym oraz datę, uważaną przez program za aktualną.

Wygląd okna głównego programu możemy dostosować do własnych preferencji - patrz: Konfiguracja okna głównego.

Do menu głównego możemy przejść klikając myszką w odpowiedniej pozycji menu. Możemy również wcisnąć klawisz F10 lub lewy Alt, a następnie klawiszami strzałek (lub naciskając podkreśloną literę) wybrać odpowiednią pozycję.

Żeby zakończyć pracę, należy w pozycji menu głównego Zbiory wybrać funkcję Zamknij lub wcisnąć Alt F4 w oknie głównym.

Przejść do innych aplikacji (bez wychodzenia z programu) możemy używając klawiszy Alt Tab. Musimy jednak pamiętać, że program cały czas pozostanie otwarty.

W pozycji menu Pomoc - Szybki start możemy wywołać skróconą instrukcję obsługi umożliwiającą szybkie rozpoczęcie pracy z programem.

W pozycji menu Pomoc - Instrukcja obsługi możemy wywołać pełną instrukcję obsługi.

W pozycji menu Pomoc - Instrukcja obsługi do wydrukowania możemy wywołać pełną instrukcję obsługi w formacie PDF. Opcja ta umożliwia łatwy wydruk całej instrukcji na drukarce. Można z niej skorzystać jeśli zakupiliśmy program bez drukowanej instrukcji obsługi.

W kolejnych rozdziałach dowiemy się o ogólnych zasadach pracy z programem, funkcjach dostępnych w każdym oknie oraz o tym co można zrobić z każdym przygotowanym wydrukiem. Możemy te rozdziały przejrzeć teraz lub później, jeśli będziemy chcieli usystematyzować sobie wiedzę o zasadach obsługi programu.

Konfiguracja okna głównego

Każdy użytkownik może dostosować układ głównego okna programu w zakresie:

• zmiany położenia każdego z pasków narzędzi (zestawu przycisków) z możliwością wyciągnięcia dowolnego zestawu na zewnątrz okna - przeciągając myszą początek każdego zestawu

• uwidocznienia poszczególnych pasków narzędzi - prawy klawisz myszy

• wyłączenia lub zmiany tła w programie - patrz niżej: Ustawienia tła

27

Klikając prawym klawiszem myszy na dowolnym przycisku okna głównego uzyskujemy dostęp do włączenia lub wyłączenia dowolnego paska z przyciskami oraz tła

UWAGA. Jeśli przypadkowo wyłączymy pewne paski narzędzi to najprostszą formą powrotu do ustawień oryginalnych jest skorzystanie z funkcji Przywróć wszystkie paski.

Ustawienia tła

Tło jest bardzo ważnym elementem, gdyż powoduje, że użytkownik widzi na pulpicie tylko okna uruchomionego systemu. Zaawansowany użytkownik, który pracuje na kilku aplikacjach jednocześnie może zrezygnować z tła. Wtedy będzie miał dostęp do wszystkich ikonek pulpitu i okien innych programów.

Klikając prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu tła programu możemy je wyłączyć (Tło) lub zmienić Ustawienia tła, tzn. możemy ustalić własny obrazek tła (Zmień tło), przywrócić tło standardowe (Standardowe) lub uczynić tło półprzeźroczystym (Kontrast).

UWAGA. Dostęp do ustawień tła jest możliwy tylko wtedy, gdy tło jest włączone. Jeśli tło jest wyłączone, to musimy je najpierw włączyć, klikając prawym klawiszem w obszarze okna głównego i wybierając z menu pozycję Tło.

Ogólne zasady pracy

Wszystkie ewidencje i biblioteki prowadzone przez program (księga handlowa, plan kont, środki trwałe, kontrahenci, banki i inne) związane są z oddzielnymi oknami. Obsługa okien (większość przycisków i klawiszy) jest taka sama niezależnie od tego jaką ewidencję takie okno zawiera.

Okna dzielą się na dwa rodzaje: proste i złożone.

Okno proste składa się z paska narzędziowego udostępniającego najważniejsze funkcje (na górze) oraz listy pozycji (poniżej). Okna proste to np. kontrakty i banki.

28

Lista pozycji (rekordów) ma formę tabeli. W wierszach tabeli znajdują się kolejne pozycje (np. banki), a w kolumnach wielkości opisujące pozycje (w przypadku banków - nazwa banku i numer oddziału).

W oknach złożonych prowadzone są ewidencje wymagające określenia dla każdej pozycji wielu wartości.

Dlatego okno złożone zawiera dodatkowo zakładki Lista, Pozycja i Razem (w górnej części okna). Kliknięcie w zakładki lub naciśnięcie klawiszy Ctrl Tab przełącza okno na strony Lista, Pozycja i Razem. Zakładka Pozycja umożliwia wprowadzanie i modyfikacje pozycji z listy. Na zakładce Razem można równocześnie oglądać listę z pozycjami oraz poszczególne pola aktualnie wybranej pozycji.

Oknami złożonymi są np. okna z księgą handlową, planem kont, środkami trwałymi, kontrahentami itp.

Funkcje dostępne w każdym oknie

Dostęp do wszystkich funkcji wywoływanych w programie jest możliwy zarówno z klawiatury, jak i przy pomocy myszy. Działanie i wywoływanie podstawowych funkcji jest podobne w większości okien programu:

• F1 - wywołanie pomocy kontekstowej związanej z danym oknem

• F12 - określenie daty bieżącej, dat zamknięcia oraz okresu pracy, czyli przeglądania, wprowadzania i drukowania danych

• F3 - lista wszystkich funkcji związanych z danym oknem, dostępna również po kliknięciu prawym klawiszem myszy w oknie

• F5 - powiększenie okna na cały ekran, ponowne naciśnięcie przywraca pierwotny rozmiar

29

• Ins, F7 - wprowadzanie nowej pozycji (np. nowy wpis w księdze, nowy kontrahent)

• F6,Enter - modyfikowanie pozycji

• Del, F8 - usuwanie pozycji

• Ctrl Ins - kopiowanie pozycji do bufora

• Shift Ins - utworzenie nowej pozycji na bazie pozycji wpisanej wcześniej do bufora

• Ctrl F5 - odświeżanie zawartości okna przydatne przy pracy sieciowej

• F2 - wydruki związane z danym oknem (np. wydruk księgi, ewidencji, dokumentów) Dodatkowo w każdym oknie mamy możliwość wydruków systemowych:

○ Okno - wydruk okna w takiej formie, jak widzimy na ekranie, jeśli przejdziemy na zakładkę Pozycja - wydrukujemy wszystkie dane wprowadzone w danej pozycji

○ Lista - lista wszystkich pozycji uwidocznionych w oknie, przed wydrukiem możemy wybrać kolumny, które chcemy uwidocznić

○ Zestawienia - wydruk zestawień własnych dotyczących danego okna (patrz: Zestawienia z okien)

• Ctrl F7, Ctrl F - wyszukiwanie pozycji w oknie, dostępne również po bezpośrednim rozpoczęciu pisania, Ctrl L wyszukuje następną pozycję – patrz Wyszukiwanie

• F4 - właściwości, czyli uporządkowanie i zakres widocznych danych, szybkie przełączanie niektórych zakresów umożliwia Shift F4 (np. kontrahentów stałych, właścicieli danej firmy)

• +/- z klawiatury numerycznej - wybór (podświetlenie) pozycji o zadanych kryteriach

• Ctrl Enter - podsumowanie kolumn w oknie

• Ctrl F4 - wybór kolumn widocznych w oknie, określenie właściwości tych kolumn (szerokość, nazwa, czcionka, kolor itp.) oraz ustalenie rozmiaru i położenia całego okna - patrz Kolumny okna

• - praca na wybranych (podświetlonych) pozycjach

○ Ctrl + – pokazuje tylko podświetlone pozycje

○ Ctrl - – pokazuje wszystkie pozycje

○ Ctrl A – podświetla wszystkie pozycje

○ Ctrl N – odświetla wszystkie pozycje

○ Ctrl C – zmienia podświetlenie wszystkich pozycji na przeciwne

○ Ctrl D - usuwa wszystkie podświetlone pozycje

UWAGA. Dowolne pojedyncze pozycje możemy podświetlić ręcznie wciskając klawisze Shift na wybranej pozycji.

• - import pozycji i eksport zawartości okna w wybranych formatach

30

W każdym oknie dostępne są również dodatkowe funkcje właściwe dla danego okna (np. w księdze import faktur, w środkach trwałych automatyczna amortyzacja, w bibliotece kontrahentów rozrachunki i windykacja oraz wyślij wiadomość i otwórz stronę www). Z niektórych okien można wywołać okna podrzędne naciskając klawisze Shift Ctrl W, np. w środkach trwałych okna z operacjami, amortyzacją, dokumentami oraz częściami składowymi).

Jeśli okno jest wywoływane z innego okna (na przykład kontrahenci czy zdarzenia wywoływane z księgi), dodatkowo w górnym prawym rogu okna (np. kontrahenci) umieszczony jest przycisk

, który przypisze wybraną pozycję (kontrahenta) do okna głównego (księgi). Szybki wybór umożliwia kombinacja klawiszy Alt Enter. Okna wywoływane niezależnie można zamknąć przyciskiem Zamknij lub kombinacją klawiszy Alt F4.

Kolumny okna

Po naciśnięciu w każdym oknie z danymi przycisku lub klawiszy Ctrl F4 pojawi się okienko Kolumny okna umożliwiające określenie zestawu i właściwości poszczególnych kolumn widocznych w oknie, a także położenia i rozmiaru całego okna.

Możemy określić:

• Kolumny - wybieramy kolumny widoczne w oknie

○ Dostępne - lista wszystkich kolumn dostępnych w bieżącym oknie. Naciskając klawisz Ins lub klikając w przycisk Dodaj przenosimy podświetloną kolumnę na koniec znajdującej się obok listy Aktywne. Przyciskiem Wszystkie możemy od razu przenieść wszystkie dostępne kolumny.

○ Aktywne - lista aktywnych, tzn. widocznych, kolumn okna. Klawiszem Del lub przyciskiem Skasuj możemy usunąć podświetloną kolumnę. Naciskając klawisze Shift

lub klikając w przyciski z niebieskimi strzałkami możemy zmienić pozycję (wyżej/niżej) podświetlonej kolumny na liście aktywnych kolumn.

○ Kolumny i pola systemowe - większość dostępnych w danym oknie kolumn odpowiada informacjom wprowadzanym przez użytkownika w tym oknie. Część kolumn odpowiada natomiast polom systemowym, tzn. takim które nie są widoczne w trakcie wprowadzania danych i zawierają wewnętrzne informacje niezbędne do prawidłowej pracy programu. Zaznaczając pole Kolumny i pola systemowe spowodujemy dodanie wszystkich kolumn systemowych do listy dostępnych kolumn. Nazwy pól systemowych zaczynają

31

się zawsze od znaku @. Z kolumn systemowych korzysta się zwykle tylko w celach serwisowych. Wyjątkami, zawierającymi bezpośrednio przydatne informacje, są kolumny:

@F7, @F7DataCzas - odpowiednio: nazwa użytkownika, który utworzył daną pozycję okna oraz data i czas jej utworzenia

@F6, @F6DataCzas - odpowiednio: nazwa użytkownika, który jako ostatni modyfikował daną pozycję okna oraz data i czas tej modyfikacji

• Właściwości kolumny - ustalamy właściwości bieżącej kolumny (bieżącej tzn. wybranej na liście aktywnych kolumn)

○ Nazwa kolumny - możemy zmienić nazwę kolumny na inną bardziej dla nas zrozumiałą (lub przydatną)

○ Szerokość - szerokość kolumny w pikselach. Szerokość kolumny możemy również ustawić bezpośrednio w oknie przesuwając w lewo lub prawo krawędź kolumny.

○ Kolor tła - możliwość zmiany tła kolumny ze standardowego białego koloru na dowolny inny

○ Położenie - sposób justyfikacji kolumny, tzn. "Lewo " " Prawo" " Środek "

○ Czcionka - właściwości czcionki używanej w kolumnie: typ, styl, rozmiar, kolor, itp. Standardowo jest używana czcionka "MS Sans Serif", styl regularny, rozmiar 8.

• Położenie i wielkość okna - określenie położenia lewego górnego rogu okna (Lewa krawędź, Górna krawędź) oraz Szerokości i Wysokości okna. Lewy górny róg ekranu ma współrzędne 0,0. Wartości, które można wpisać w tych czterech polach mieszczą się w zakresie odpowiednio:

○ Górna krawędź, Wysokość - od 0 do pionowej rozdzielczości ekranu (zwykle 600, 768 lub 900)

○ Lewa krawędź, Szerokość - od 0 do poziomej rozdzielczości ekranu (zwykle 800, 1024 lub 1440)

○ Wszystkie określone tu ustawienia pamiętane są niezależnie dla każdego użytkownika programu. Pozwala to na optymalne przystosowanie programu do upodobań użytkownika, rozdzielczości używanego przez niego monitora oraz rodzaju wykonywanych przez niego w programie działań.

Klikając w przycisk Domyślne możemy przywrócić domyślne właściwości okna, przewidziane przez producenta dla aktualnej rozdzielczości ekranu.

Przywrócenie pierwotnych ustawień kolumn i położenie na ekranie wszystkich okien umożliwia funkcja Domyślne konfiguracje okien z pozycji menu głównego Ustawienia.

32

Wyszukiwanie

Po naciśnięciu w każdym oknie z danymi przycisku lub klawisz Ctrl F albo Ctrl F7 pojawi się okienko Szukaj umożliwiające wyszukanie pozycji okna zawierającej określoną wartość we wskazanym polu. Dla ułatwienia okienko Szukaj wywołuje się również automatycznie po rozpoczęciu pisania szukanego tekstu na zakładce Lista.

W okienku określamy kryteria i parametry wyszukiwania:

• Tekst - szukany tekst, najczęściej początek lub cała nazwa

• Szukaj po - wybieramy z listy pól dostępnych w tym oknie pole, które powinno zawierać wpisany wyżej tekst. Lista pól zawiera zarówno pola dostępne dla użytkownika w trakcie wprowadzania danych w tym oknie jak i tzw. pola systemowe, zawierające informacje wewnętrzne programu. Nazwy pól systemowych zaczynają się od znaku @. Pola systemowe będą dostępne na liście pól, jeśli wcześniej włączyliśmy je w zestawie dostępnych kolumn okna . Z wyszukiwania po polach systemowych korzysta się zwykle tylko w celach serwisowych.

• Szybko - przyspiesza wyszukiwanie pierwszej pozycji spełniającej zadane kryteria. Nie przyspiesza wyszukiwania po polach pochodzących z bibliotek. Wyłączamy pole Szybko przy wyszukiwaniu fragmentu tekstu (a nie początku), albo gdy chcemy skorzystać z niektórych opcjonalnych ustawień wyszukiwania - patrz niżej.

Przycisk Ustawienia umożliwia określenie opcjonalnych parametrów wyszukiwania:

• Opcje - opcje wyszukiwania.

○ Uwaga na rozmiar liter - zaznaczamy jeśli istotny jest rozmiar liter w wyszukiwanym tekście.

○ Początek nazwy - zaznaczamy, jeśli szukany tekst musi się znajdować na początku nazwy.

○ Fragment nazwy - zaznaczamy, jeśli wystarczy, żeby szukany tekst był fragmentem nazwy.

UWAGA. Wyłączenie parametrów Początek nazwy oraz Fragment nazwy oznacza, że chcemy wyszukać pozycje okna, które w zadanym polu mają dokładnie taką nazwę jak wpisany tekst.

• Kierunek - kierunek wyszukiwania: Naprzód albo Do tyłu. Niedostępne jeśli zaznaczono parametr Szybko.

• Zakres - zakres wyszukiwania: czy przeszukać Całość czy tylko Podświetlone pozycje. Niedostępne jeśli zaznaczono parametr Szybko.

33

• Skąd - skąd rozpocząć wyszukiwanie: Od kursora, czyli od bieżącej pozycji albo Od początku. Niedostępne jeśli zaznaczono parametr Szybko.

Przycisk OK rozpoczyna wyszukiwanie. Jeśli chcemy wyszukać kolejną pozycję spełniającą zadane kryteria można wywołać ponownie okienko wyszukiwania Ctrl F i kliknąć w przycisk Następny lub zamiast wywoływać okno wyszukiwania nacisnąć klawisze Ctrl L bezpośrednio w oknie z danymi.

Biblioteki

Program prowadzi biblioteki urzędów skarbowych, banków, miejscowości, kodów pocztowych oraz klasyfikacji środków trwałych. Dzięki temu nie trzeba każdorazowo wprowadzać nazw i związanych z nimi informacji. Do danych z bibliotek możemy się dostać poprzez menu główne (Okna - Biblioteki - Urzędy skarbowe, Banki, Miejscowości, Kody pocztowe, KŚT).

Biblioteki są wspólne dla wszystkich firm obsługiwanych w programie, tzn. jeśli będąc w jednej firmie wprowadzimy nowy bank na listę banków, będzie on również widziany po zmianie firmy.

Wykaz miejscowości, kodów pocztowych oraz Klasyfikacja Środków Trwałych są niemodyfikowalne, natomiast w bibliotece urzędów skarbowych oraz banków dostępne są standardowe funkcje:

• Ins - dopisanie pozycji do biblioteki

• F6, zakładka Pozycja, - poprawa danych już istniejącej pozycji

• Del - wykasowanie pozycji z biblioteki

Raz wprowadzone pozycje istnieją na liście, z której są później wybierane podczas wprowadzania danych. Gdy na przykład podczas wprowadzania nowej firmy lub właściciela chcemy określić, któremu urzędowi skarbowemu podlega, wywołujemy bibliotekę urzędów wciskając

lub klikając , ustawiamy się na odpowiednim urzędzie i (Enter) przypisujemy do firmy lub właściciela.

34

Szukając odpowiedniej pozycji możemy używać klawiszy ,PgUp, PgDn. Możemy również wpisać fragment nazwy - kursor automatycznie przesunie się na pierwszą pozycję, która ten fragment zawiera. Jeśli poszukiwanej pozycji nie ma na liście, musimy ją wprowadzić klawiszem Ins lub klikając .

Obok bibliotek wspólnych dla wszystkich firm mamy również biblioteki indywidualne, przygotowywane oddzielnie pod potrzeby danej firmy. Możemy podzielić je na kilka grup:

• biblioteki księgi (Kontrahenci, Zdarzenia gospodarcze, Oddziały, Kontrakty, MPK)

• biblioteki środków (Grupy, Lokalizacje, Osoby odpowiedzialne, Kontrakty, MPK)

• biblioteki przejazdów (Trasy, Cele wyjazdów, Rodzaje zakupów)

Przegląd wydruku

Każdy przygotowany w programie wydruk (np. dziennik dekretów, deklaracja VAT-7 itd.) pojawia się w oknie Przegląd wydruku, gdzie można go przejrzeć oraz klikając w odpowiednie przyciski:

• Drukuj - wydrukować na drukarce, ten sam efekt uzyskamy naciskając klawisz Enter lub klawisze Ctrl P albo Alt D.

• Eksportuj do pliku w formacie PDF - zapisać na dysku w formacie PDF, np. po to, żeby komuś go przekazać lub przesłać.

• Eksportuj do edytora tekstu - wysłać do zewnętrznego edytora po to, aby przed wydrukiem dokonać jakichś drobnych modyfikacji. Chodzi tu o edytor, który potrafi edytować pliki w formacie HTML. Może to być Microsoft Word lub np. NVu - dobry darmowy edytor HTML. Wcześniej należy wskazać plik wykonywalny edytora w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce Eksport.

• Edytuj - poprawić przed wydrukiem w notatniku systemowym. Różnica między Eksportuj do edytora tekstu a Edytuj polega na tym, że w edytujemy wydruk graficznie, a w poprawiamy Źródłowy kod HTML, co jest trudniejsze i wymaga pobieżnej choćby znajomości języka HTML.

• Wyślij jako e-mail - wysłać pocztą internetową jako załącznik w formacie PDF lub HTML. Zalecamy PDF, gdyż uniemożliwia nieautoryzowaną modyfikację przesłanego wydruku. Wcześniej należy prawidłowo ustawić parametry serwera SMTP w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce Internet.

• Zapisz wydruk jako... - zapisać na dysku w formacie HTML

W przypadku wydruków seryjnych (np. ewidencje obejmujące więcej niż jeden miesiąc) przycisk Drukuj wszystko spowoduje wydrukowanie całej ewidencji, natomiast przycisk

Drukuj wydrukuje tylko wybrany miesiąc (np. Styczeń 2008).

35

Przed wydrukiem lub wykonaniem innej z opisanych wyżej operacji możemy:

• Poprzednia strona, Następna strona - przejrzeć poszczególne strony przygotowanego do wydruku dokumentu, o ile oczywiście dokument składa się z kilku stron. Celowo mówimy tu o stronach dokumentu, a nie wydruku, bo np. w przypadku dziennika dekretów lub rejestrów VAT wydruk każdego miesiąca jest oddzielnym dokumentem.

• Powiększ czcionkę, Pomniejsz czcionkę - zmienić wielkość liter. Zmiana wielkości czcionki zapamiętana będzie przy kolejnych wydrukach danego dokumentu.

• Ustawienia drukarki - zmienić ustawienia drukarki lub wybrać inną drukarkę. Jeśli chcemy tylko zmienić drukarkę, to wygodniej jest to zrobić przed samym wydrukiem w oknie Wydruk - patrz niżej.

• Właściwości F4 - zmienić czcionkę, marginesy, orientację oraz odcienie szarości. Zmiany te dotyczą tylko bieżącego rodzaju dokumentu i będą wykorzystane przy kolejnych wydrukach tego rodzaju dokumentu. Zmiany odcieni szarości dla wszystkich wydruków możemy dokonać w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce Wydruki.

Po kliknięciu przycisku Drukuj pojawia się okienko Wydruk, w którym określamy opcje i parametry wydruku:

• Drukarka - drukarka na jaką zostanie wysłany wydruk. Wszystkie wydruki drukują się prawidłowo na dowolnych drukarkach laserowych lub atramentowych.

• Strony wydruku - określamy czy chcemy drukować Wszystkie, czy tylko wybrane Od-do strony wydruku. Możemy również wybrać strony tylko Parzyste lub Nieparzyste co jest przydatne jeśli chcemy wydrukować dwustronnie np. deklarację PIT, a nie posiadamy drukarki z dupleksem, więc sami musimy przekładać kartki w drukarce

36

• Kopie - po określeniu Ilości kopii program sam wyliczy Ile kartek zajmie w całości nasz wydruk

• Drukuj jako jeden dokument - zaznaczamy przy wydrukach na drukarce z dupleksem, tzn. takiej która sama potrafi wydrukować na obu stronach jednej kartki

• Wstaw brakujące parzyste strony (duplex) - zaznaczamy w przypadku wydruku na dupleksie dokumentu wielostronicowego. Dzięki temu na przykład do deklaracji PIT-36L składającej się z trzech stron wydruku zostanie dodana czwarta pusta strona po to, żeby kopia deklaracji zaczęła się drukować na nowej kartce papieru, a nie na odwrocie drugiej kartki oryginału.

• Drukuj znakowo (na drukarce igłowej) - zaznaczamy jeśli chcemy wydrukować dokument na drukarce igłowej w trybie znakowym, a nie graficznym. Nie należy zaznaczać tego parametru, jeśli w polu Drukarka wybraliśmy drukarkę laserową lub atramentową. W obecnej wersji programu prawidłowe wydruki znakowe można uzyskać tylko z niektórych rodzajów dokumentów, np. RK, KP, KW. Większości złożonych wydruków (dziennik dekretów, rejestry VAT, deklaracje) nie da się prawidłowo wydrukować w trybie znakowym. Przed wydrukiem należy ustawić parametry wydruku na drukarce igłowej - patrz rozdział PARAMETRY SYSTEMU - Środowisko.

Użytkownicy

Przed rozpoczęciem normalnej pracy należy określić listę osób obsługujących program. W przypadku, gdy program jest obsługiwany przez więcej niż jedną osobę, można każdemu użytkownikowi przyporządkować własne ustawienia parametrów i ustalić, jakie operacje i przez kogo mogą być wykonywane.

UWAGA. W przypadku wersji jednostanowiskowej, jeśli program będzie użytkowany najczęściej przez tą samą osobę, rozdziały dotyczące użytkowników możemy na razie pominąć.

37

Do listy użytkowników wchodzimy po kliknięciu lub Zbiory - Wybór użytkownika. Nowego użytkownika wprowadzamy klawiszem Ins lub klikając . Wpisujemy:

• Nazwa - symboliczny identyfikator użytkownika wprowadzany podczas wyboru użytkownika (czyli uruchomienia programu lub zmiany użytkownika)

• Nazwisko, Imię - nie jest wymagane, gdyż wszędzie posługujemy się symboliczną nazwą użytkownika

• Hasło - hasło dostępu, które każdy użytkownik może później samodzielnie zmieniać z pozycji menu głównego Ustawienia - Hasło użytkownika

• Wymuszaj zmianę hasła - po zaznaczeniu tej opcji program będzie żądał zmiany hasła co 30 dni

• Grupa praw dostępu - przydzielamy użytkownika do grupy użytkowników, dla której określone są prawa dostępu do poszczególnych okien i funkcji programu, zmiany praw dostępu danej grupy lub wprowadzenie nowej grupy możemy dokonać, wchodząc do pozycji Grupy użytkowników z poziomu menu głównego Zbiory - Narzędzia

Lista użytkowników (wraz z możliwością jej modyfikacji) dostępna jest tylko dla Administratora (ADMIN), inny użytkownik wybierając z menu głównego funkcję Zbiory - Wybór użytkownika ma tylko możliwość zmiany użytkownika.

Dodatkowo Administrator może sprawdzić, kto aktualnie pracuje w programie (Zalogowany) oraz w szczególnych przypadkach odłączyć (przycisk Odłącz) pracującego użytkownika. Żądanie zakończenia sesji informuje, że użytkownik jest w trakcie odłączania (żądanie zostało wysłane lecz nie zostało jeszcze wykonane). UWAGA. Mogło się zdarzyć, że przed zakończeniem pracy w programie komputer został wyłączony lub wystąpiła jakaś awaria i program pokazuje, że jakiś użytkownik pracuje w programie, chociaż w rzeczywistości już tak nie jest. Aby upewnić się kto rzeczywiście pracuje w danym momencie w programie, można wywołać funkcję menu podręcznego (prawy klawisz myszy lub klawisze Alt F3) Sprawdź czy na pewno podłączeni.

Wybór użytkownika

W przypadku, gdy na liście istnieje kilku użytkowników, przy wejściu do programu program prosi o wprowadzenie nazwy (identyfikatora) oraz hasła. Gdy na liście użytkowników jest tylko jedna pozycja (czyli Administrator), przy wejściu program nie wymaga nazwy.

Zmiany użytkownika można również dokonać podczas pracy, wywołując z menu głównego funkcję Zbiory - Wybór użytkownika.

Listę użytkowników można modyfikować (patrz rozdział: ROZPOCZĘCIE PRACY - Użytkownicy), jednak może tego dokonać tylko Administrator.

Każdy użytkownik może zmienić swoje hasło - patrz rozdział: PARAMERY SYSTEMU - Hasło użytkownika.

38

Grupy użytkowników

Grupy praw dostępu szczególnie przydatne są przy pracy sieciowej. W przypadku wersji jednostanowiskowej też możemy korzystać z ich właściwości, lecz nie jest to konieczne.

Grupy użytkowników są to grupy praw dostępu, czyli służą do ustalenia praw dostępu dla poszczególnych osób. Prawa przydzielamy do grupy osób (np. dla osób wprowadzających dane, czy osób sprawdzających i zamykających okresy rozliczeniowe), następnie przy użytkowniku ustalamy do jakiej grupy należy. Jeśli jakiś pracownik ma inne prawa niż dana grupa, wprowadzamy nową grupę i przydzielamy ją jemu.

UWAGA. Do modyfikowania listy użytkowników i przypisywania ich do grup użytkowników dostęp ma tylko Administrator (ADMIN).

Przez prawa dostępu rozumiemy prawo danego użytkownika programu do przeglądania i wprowadzania danych oraz do wykonywania poszczególnych funkcji (np. przeliczenia, raporty).

Do wprowadzania i modyfikacji grup użytkowników wchodzimy z pozycji menu głównego Zbiory - Narzędzia - Grupy użytkowników.

UWAGA. Dostęp do modyfikacji grup użytkowników mają tylko użytkownicy przypisani do grupy, w której zaznaczone są prawa Narzędzia i Grupy użytkowników na zakładce Nadzór.

Wprowadzanie nowej grupy użytkowników (Ins) i ustalenie jej praw dostępu odbywa się w kilku etapach:

1. Nazwa - wprowadzenie nazwy grupy użytkowników.

2. Rodzaj praw - ogólne określenie praw (Nadzór, Dostęp do danych) i poziomów dostępu (Korygowanie, Wprowadzanie, Przeglądanie, Brak praw), jakie chcielibyśmy ustawić.

39

3. Ustaw prawa dostępu - ustawienie praw dostępu na podstawie określonych Rodzajów praw.

4. Główne prawa - skorygowanie praw dostępu do poszczególnych okien i funkcji (Główne okna, Nadzór, Inne) programu.

5. Zaawansowane - skorygowanie szczegółowych praw dostępu do poszczególnych okien systemu.

Rodzaje praw dostępu

Rodzaje praw służą do wstępnego ustalenia wymaganych praw i poziomów dostępu:

• Nadzór - dostęp do ustawień wszystkich parametrów programu

• Dostęp do danych - stopniowany dostęp do okien i funkcji:

○ Korygowanie - pełna możliwość wprowadzania, zmian i kasowania danych

○ Wprowadzanie - zmiany i kasowanie danych ograniczone do pozycji wprowadzonych przez użytkowników z własnej grupy

○ Przeglądanie - możliwość przeglądania danych

○ Brak praw - brak wglądu w dane

Po ustawieniu rodzajów praw należy kliknąć w przycisk Ustaw prawa dostępu. Funkcja ta spowoduje ustawienie prawa dostępu dla poszczególnych okien i funkcji na podstawie ustawionych (wymaganych) rodzajów praw.

UWAGA. Sama zmiana rodzajów praw bez wywołania funkcji Ustaw prawa dostępu nie wpłynie na zmianę żadnych praw dostępu.

Główne prawa dostępu

Główne prawa dostępu podzielone są na kilka grup:

• Główne okna - dostęp do podstawowych okien programu

○ Księga - dostęp do okna z Księgą Handlową, Księgą Przychodów i Rozchodów, do ryczałtowej Ewidencji Przychodów oraz do przychodów z najmu lub dzierżawy

○ Środki trwałe - dostęp do ewidencji środków trwałych

○ Wyposażenie - dostęp do ewidencji wyposażenia

○ Pojazdy - dostęp do rozliczenia kosztów przebiegu pojazdów (tylko dla firm na księdze przychodów lub ryczałcie)

○ Plan kont - dostęp do planu kont

○ Kontrahenci - dostęp do listy kontrahentów wraz z ich danymi

○ Dowody wewn. - dostęp do ewidencji dowodów wewnętrznych (tylko dla firm na księdze przychodów lub ryczałcie)

○ Kasa/bank - dostęp do raportów kasowych

○ Windykacja - dostęp do modułu windykacji

○ Przelewy - dostęp do listy przelewów bankowych

○ Firmy - dostęp do listy firm

○ Właściciele - dostęp do listy właścicieli i współwłaścicieli

• Nadzór - dostęp do ustawień parametrów związanych z pracą programu

○ ustawienia środowiska

○ wczytanie licencji

40

○ archiwizacja danych

○ import i eksport danych

○ pozycje z menu głównego Zbiory - Narzędzia

○ modyfikacja grup praw dostępu

○ zamykanie ewidencji (patrz Bieżąca data i okres - Data zamknięcia) oraz deklaracji rozliczeniowych PIT i VAT

○ otwieranie ewidencji, czyli cofanie daty zamknięcia ewidencji oraz otwieranie deklaracji rozliczeniowych

• Inne - dostęp do poszczególnych funkcji w podstawowych oknach

Zaawansowane prawa dostępu

Zaawansowane prawa dostępu dają możliwość ustawienia szczegółowych praw dostępu dla każdego okna oddzielnie, czyli na najbardziej szczegółowym poziomie. Po kliknięciu w przycisk Zaawansowane ukaże się okienko z listą wszystkich okien programu.

Po ustawieniu się na konkretnym oknie i przejściu na zakładkę Pozycja możemy szczegółowo ustalić prawa do tego okna:

• Wprowadzanie rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może wprowadzać nowe pozycje w tym oknie

• Poprawianie rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może poprawiać pozycje w tym oknie, wprowadzone przez użytkownika tej samej grupy

• Kasowanie rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może kasować pozycje w tym oknie, wprowadzone przez użytkownika tej samej grupy

• Poprawianie cudzych rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może poprawiać pozycje w tym oknie, wprowadzone przez dowolnych użytkowników

• Kasowanie cudzych rekordów - zaznaczamy, jeśli dana grupa użytkowników może kasować pozycje w tym oknie, wprowadzone przez dowolnych użytkowników

• Przeglądanie - warunki przeglądania listy rekordów

○ Pełne prawa - możliwość wglądu w pełną listę

○ Ograniczone filtrem - przeglądanie ograniczonej listy rekordów na podstawie warunku ustalonego w pozycji Filtr przeglądania

○ Brak praw - brak wglądu w pozycje danego okna

41

• Filtr przeglądania - formuła ograniczająca wyświetlane pozycje do tych, które spełniają wprowadzony tu warunek, np. wypisując w liście firm [Nazwa]='VICTORIA*' ograniczymy dostęp do firm zaczynających się na 'VICTORIA' w formule możemy używać nazw pól w nawiasach kwadratowych oraz instrukcji warunkowych (operatory and, or, =, <>, <, >).

Przykład 1. W biurze rachunkowym możemy pracownikom (użytkownikom) zabronić wprowadzania i modyfikacji danych firm, z pozostawieniem możliwości przeglądania tych danych. W tym celu odszukujemy pozycję (nazwę tabeli) FIRMY i wyłączamy wprowadzanie, poprawianie i usuwanie rekordów, pozostawiając pełne prawa do przeglądania tabeli (okna). Podobny efekt przyniesie odznaczenie w głównych prawach (zakładka Główne okna) pozycji Firmy, lecz wtedy nie będzie wglądu do danych firm.

Przykład 2. W biurze rachunkowym każda grupa pracowników (użytkowników) obsługuje pewną grupę firm. Dla każdej grupy użytkowników możemy ograniczyć listę widocznych (obsługiwanych) firm tylko do tych, które są konieczne. W tym celu każdej firmie przypisujemy grupę firm (patrz Wprowadzanie danych firmy, pole Grupa), a następnie w zaawansowanych prawach dostępu odnajdujemy tabelę FIRMY, zaznaczamy ograniczone filtrem i wpisujemy filtr: [Grupa]='A' (gdzie A to przykładowa nazwa grupy firm).

UWAGA. Kliknięcie w przycisk Ustaw prawa dostępu powoduje standardowe ustawienie głównych i zaawansowanych praw dostępu na podstawie ustalonych rodzajów praw. Dlatego nie klikamy już w ten przycisk po szczegółowym dostosowaniu głównych i zaawansowanych praw dostępu. Wywołanie tej funkcji spowoduje przywrócenie standardowych ustawień.

Na stałe w programie istnieje już grupa Administratorzy z pełnymi prawami dostępu do wszystkich funkcji i okien programu. Grupy tej nie można modyfikować ani usunąć. Standardowy użytkownik ADMIN (administrator) przypisany jest właśnie do tej grupy. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby utworzyć innych użytkowników i przypisać ich do tej grupy (przypisać im pełne prawa), lecz tylko i wyłącznie ADMIN będzie miał prawa do:

• zmiany lub tworzenia nowej bazy danych

• konwersji danych z wcześniejszej wersji

• inicjalizacji bazy danych

42

Wprowadzanie danych firmy

Przed rozpoczęciem pracy należy wpisać dane własnej firmy. Po kliknięciu lub Zbiory - Wybór firmy pojawi się na ekranie okienko z listą firm. Po naciśnięciu F6 lub kliknięciu w zakładkę Pozycja lub należy wpisać nazwę firmy (Skrócona nazwa firmy) oraz wypełnić wszystkie dane firmy:

• Skrócona nazwa firmy - podstawowa nazwa, służąca do identyfikacji firmy:

○ występuje w oknie z listą firm

○ pojawia się na wydrukach wszystkich zestawień

○ drukuje się na deklaracjach PIT i VAT

• Grupa - dzięki przypisaniu firmy do grupy istnieje możliwość nadania użytkownikom praw dostępu do firm z danej grupy, informacja szczególnie przydatna w wersji dla biura rachunkowego

• Logo - klikając dwukrotnie w obszar przeznaczony na logo firmy możemy umieścić znak graficzny w formacie BMP lub PNG, żeby usunąć wprowadzone wcześniej logo firmy należy w obszarze znaku graficznego kliknąć dwukrotnie i wybrać Usuń.

• DANE - podstawowe dane firmy:

○ Nagłówek dokumentów - pełna nazwa firmy, drukuje się w nagłówku niektórych wystawianych dokumentów

○ NIP, REGON ○ Płatnik VAT - pole tylko do odczytu, pokazuje ostatnią wartość określoną

na zakładce Ustawienia - VAT w tabelce Parametry

○ Data rozp.działaln. - data rozpoczęcia działalności.

○ Rodzaj podatnika - w zależności od wybranego rodzaju program będzie udostępniał różne opcje, np.:

43

osoba fizyczna, spółka cywilna/jawna - rozliczenie podatku dochodowego właścicieli (PIT)

osoba prawna - rozliczenie podatku dochodowego (CIT)

jednostka budżetowa - m.in. możliwość określenia planowanych sald na poszczególnych kontach

○ Zakład Pracy Chronionej - zaznaczamy jeśli firma ma status ZPCHR, istotne w zgłoszeniach NIP-1 i NIP-2

○ Rozliczenia - określamy formę rozliczenia firmy z urzędem skarbowym (pełna księgowość, księga przychodów i rozchodów, czy ryczałt), tu również możemy wybrać najem, jeśli chcemy ewidencjonować dochody z najmu (i podstawiać na deklarację PIT)

• PRZELEWY - informacje potrzebne do prawidłowego wypełnienia druków poleceń przelewów bankowych:

○ Nazwa i adres - wprowadzamy nazwę i adres firmy w formie, jaką chcemy mieć na wydruku przelewów

○ Rachunki bankowe - uzupełniamy wszystkie rachunki bankowe firmy

• ADRES - adres prowadzenia działalności, przy wprowadzaniu miejscowości możemy skorzystać z biblioteki wszystkich miejscowości, w pozycji Urząd skarbowy wybieramy z biblioteki urzędów ten, do którego składane są deklaracje podatkowe VAT, w polu Data wpisujemy, od kiedy wprowadzony adres jest ważny

• INNE - inne dane potrzebne do wydruków:

○ Pełna nazwa - pełna nazwa na drukach deklaracji

○ Nazwa org.rejestr., Nazwa rejestru, Data rejestracji, Numer w rejestrze, Rodzaj działaln., Kod PKD, Data NIP, Data REGON - dane z zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz z dokumentów NIP i REGON

○ Miejsce działaln. - możemy wpisać bezpośrednio miejsce prowadzenia działalności, lecz w przypadku korzystania z wydruku zgłoszenia podmiotu gospodarczego przy uzupełnianiu adresów miejsc prowadzenia działalności należy posłużyć się przyciskiem

○ Osoba reprezentująca - dane osoby reprezentującej firmę

○ Osoba wypełniająca deklaracje VAT - imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za sporządzenie deklaracji

• DOKUMENTACJA - dane dotyczące prowadzenia dokumentacji rachunkowej firmy potrzebne do zgłoszenia podmiotu gospodarczego

• USTAWIENIA - parametry konfiguracyjne:

○ VAT - parametry dotyczące rejestrów i deklaracji VAT

Parametry - określamy czy firma jest płatnikiem podatku VAT (tak lub nie w kolumnie Vat), a jeśli jest, to podajemy również rodzaj zgłoszonej formy rozliczania vat na deklaracji VAT (VAT-7 (miesięczna), VAT-7K (kwartalna) lub VAT-7D (kwartalna od dużych podatników) w kolumnie Deklaracja). W kolumnie Od wpisujemy datę rozpoczęcia obowiązywania podanych parametrów, czyli w najprostszym przypadku, jeśli nie było żadnych zmian, datę rozpoczęcia działalności. W kolumnie Do określamy datę końcową obowiązywania wpisanych parametrów. Jeśli obowiązują one cały czas, to datę Do pozostawiamy pustą. W przypadku zmian formy rozliczenia określamy datę końcową w kolumnie

44

Do przy dotychczasowych parametrach i wprowadzamy nowy okres obowiązywania wybranej formy rozliczenia. UWAGA. Między okresami obowiązywania różnych parametrów nie może być przerwy, tzn. data Od w nowym wpisie musi być wprowadzona jako następny dzień po dacie Do w poprzednim wpisie.

Vat-7 - zaznaczany, jeśli płatnik VAT składa deklarację VAT-7

Vat-12 (Taxi) - zaznaczany, jeśli płatnik VAT świadczy usługi przewozu osób taksówkami i w związku z tym składa deklarację VAT-12. W księdze handlowej tego typu zdarzenia będą dokumentowaną specjalnym rodzajem wpisu X - Taxi. Jeśli świadczenie usług taksówkowych jest tylko częścią działalności gospodarczej podatnika, można równocześnie zaznaczyć pola VAT-7 i VAT-12. Deklaracja VAT-12 jest składana miesięcznie.

Zagraniczne - transakcje zagraniczne - zaznaczany, jeśli płatnik VAT dokonuje transakcji z kontrahentami zarówno z krajów Unii Europejskiej, jak i z innych krajów. Transakcje zagraniczne są dostępne tylko w odpowiedniej wersji programu.

Waluty - waluty obce - zaznaczany, jeśli transakcje zagraniczne prowadzone są w walutach obcych. Waluty są dostępne tylko w odpowiedniej wersji programu.

Metoda kasowa - zaznaczany, jeśli płatnik VAT wybrał kasową metodę rozliczania podatku VAT

VAT sprz. - VAT sprzedaż - zaznaczany najczęściej występującą stawkę VAT przy sprzedaży (patrz rozdział KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Pozycje w księdze)

VAT zak. - VAT zakup - zaznaczany najczęściej występującą stawkę VAT przy zakupach

Cel zak. - Cel zakupu - zaznaczany najczęściej występujący cel zakupu

○ CIT - parametry dotyczące deklaracji CIT, dostępne tylko dla osób prawnych i jednostek budżetowych

Parametry - określamy rodzaj zgłoszonej formy rozliczania podatku dochodowego (miesięczna lub kwartalna w kolumnie Deklaracja). W kolumnie Od wpisujemy datę rozpoczęcia obowiązywania podanych parametrów, czyli w najprostszym przypadku, jeśli nie było żadnych zmian, datę rozpoczęcia działalności. W kolumnie Do określamy datę końcową obowiązywania wpisanych parametrów. Jeśli obowiązują one cały czas, to datę Do pozostawiamy pustą. W przypadku zmian formy rozliczenia określamy datę końcową w kolumnie Do przy dotychczasowych parametrach i wprowadzamy nowy okres obowiązywania wybranej formy rozliczenia. UWAGA. Między okresami obowiązywania różnych parametrów nie może być przerwy, tzn. data Od w nowym wpisie musi być wprowadzona jako następny dzień po dacie Do w poprzednim wpisie.

○ INNE - inne parametry ustawiane indywidualnie dla firmy

Import - parametry dotyczące importu dokumentów z systemu obsługi sprzedaży

Import z programu - wybór systemu fakturującego lub magazynowego, umożliwiający automatyczne wprowadzanie dokumentów (faktur sprzedaży oraz zakupów handlowych) do księgi (patrz rozdział Księga handlowa - Import faktur z programu R2faktury). Z programu R2faktury można

45

również importować raporty kasowe i bankowe (patrz rozdział KASA/BANK - Import raportów z programu R2faktury).

Identyfikacja - sposób identyfikacji kontrahentów podczas importu. Import odbywa się na podstawie pośredniczącego pliku tekstowego, w którym zapisane są m.in. dane kontrahentów występujących na fakturach/KP/KW. Podczas importu program sprawdza czy ma już w bibliotece takiego kontrahenta. Jeśli ma, to aktualizuje jego dane, a jeśli nie to go wpisuje do biblioteki. W zależności od potrzeb możemy określić w jaki sposób program będzie identyfikował kontrahentów:

NIP - porównywany będzie tylko nr NIP, a w przypadku braku numeru NIP porównany zostanie skrót nazwy kontrahenta. Jest to najlepszy sposób identyfikacji kontrahentów.

NIP, Skrót - porównywany będzie nr NIP oraz skrót nazwy kontrahenta. Taka opcja będzie przydatna jeśli np. chcemy rozdzielić rozrachunki związane ze sprzedażą i zakupem, w przypadku gdy kontrahent jest równocześnie naszym dostawcą i odbiorcą. Wówczas w systemie do fakturowania musimy utworzyć dwóch kontrahentów z tym samym nr NIP, ale z różnymi skrótami nazwy.

Skrót, NIP - porównywany będzie skrót nazwy kontrahenta oraz nr NIP. Zastosowanie jak wyżej.

Skrót - porównany będzie tylko skrót nazwy kontrahenta. Do wykorzystania w szczególnych przypadkach.

Kasa/Bank

Włączona - prowadzenie raportów kasowych i bankowych w firmie (patrz rozdział KASA/BANK)

Godziny - możliwość tworzenia kilku raportów kasowych dziennie (patrz rozdział KASA/BANK - Raporty kasowe i bankowe)

Windykacja - Włączona - korzystanie w firmie z modułu windykacji należności (patrz rozdział NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA - Windykacja należności)

Rachunek zysków i strat - wybieramy wariant porównawczy albo kalkulacyjny. W zależności od wyboru należy jeszcze zdefiniować odpowiednio wydruk rachunku zysków i strat.

Minimalna wartość odsetek - przy wprowadzaniu zapłat za przeterminowane należności program będzie chciał automatycznie wystawić notę odsetkową jeśli kwota odsetek przekroczy określoną tutaj wartość.

Podpowiadać nr ewid.jako KST/Grupa/Nr kolejny - automatyczne podpowiadanie numeru ewidencyjnego przy wprowadzaniu środków trwałych (patrz EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH - Wprowadzanie do ewidencji)

Pełna nazwa urzędu skarb. - zaznaczamy jeśli na deklaracjach ma się drukować pełna nazwa i adres urzędu skarbowego, a nie jego nazwa skrócona.

• NOTATKI - własne uwagi niedrukowane na żadnych dokumentach

UWAGA. Jeśli firma jest osobą fizyczną lub spółką osobową, to jako firmę należy traktować każde źródło przychodów, które powinno być ujęte w rozliczeniu podatku dochodowego

46

właściciela, tzn. że np. najem również powinien być wprowadzony jako osobna firma w oknie FIRMY.

W przypadku wersji programu obsługującej wiele firm należy dane każdej z firm wprowadzić oddzielnie. Przycisk lub klawisz Ins pozwala na utworzenie nowej firmy - patrz Biura rachunkowe.

W przypadku osób fizycznych i spółek osobowych, po wprowadzeniu danych właściciela lub wspólników przypisujemy ich do firmy klikając w przycisk Udziałowcy – patrz rozdział Przychody z działalności.

Rachunki bankowe firmy

W oknie Rachunki bankowe powinniśmy wprowadzić tyle pozycji, ile rachunków posiada firma. Wprowadzone rachunki będą wykorzystywane przy automatycznym generowaniu przelewów z deklaracji oraz przy ręcznym wpisywaniu poleceń przelewów.

Nowy rachunek wprowadzamy klawiszem Ins.

Uzupełniamy:

• Nazwa rachunku - dowolna nazwa identyfikująca rachunek

• Waluta - waluta rachunku. Jeśli korzystamy z wersji programu umożliwiającej obsługę walut, to określamy tu walutę w jakiej jest prowadzony ten rachunek.

• Lk - liczba kontrolna rachunku obliczana automatycznie, powinna się zgadzać z dwoma pierwszymi cyframi numeru konta. Jeśli się nie zgadza, to znaczy, że numer konta zawiera błędy.

• Konto - wprowadzamy pełny numer rachunku bankowego firmy. Aktualnie (05.07.2007) wszystkie rachunki bankowe w Polsce są zgodne ze standardem NRB i składają się z 26 cyfr, z których dwie pierwsze to cyfry kontrolne, cyfry od 3-ej do 10-tej to numer banku, a kolejne to numer rachunku w danym banku. W zależności od upodobań wpisujemy

47

nasz rachunek bez odstępów lub w grupach po 4 albo 8 cyfr, np.: 87 1090 1522 0000 0000 1423 4892 lub 87 10901522 00000000 14234892 albo 87109015220000000014234892.

• Bank - bank, w którym jest prowadzony określony wyżej rachunek, podstawia się automatycznie z biblioteki banków na podstawie wprowadzonego wyżej numeru konta.

• WYDRUKI/EKSPORT - parametry wydruków lub eksportu do systemu bankowego

○ Przelewy z tego rachunku są drukowane

Parametry określone w menu Ustawienia - Przelewy - zaznaczenie opcji oznacza zaakceptowanie szczegółowych ustawień wydruków przelewów, ustawionych globalnie w konfiguracji przelewów, w przeciwnym wypadku ustalamy indywidualne parametry wydruku dla danego rachunku

Zwykły, Podatki, ZUS - indywidualne parametry wydruku dla poszczególnego konta, wyjaśnione w rozdziale Parametry systemu - Konfiguracja przelewów

eksportowane do systemu bankowego

Wybierz system bankowy - ustalamy system bankowy, z którym ma współpracować program. Program współpracuje z większością dostępnych systemów bankowych. Jeśli danego systemu nie ma na liście, należy skontaktować się z dystrybutorem lub producentem programu.

• INNE ○ Nr klienta - pole pomocnicze przydatne

przy eksporcie do niektórych systemów bankowych, np. Sezam i Paribas

○ Numer raportu bankowego (wyciągu) - sposób numerowania kolejnych raportów bankowych, istotne tylko jeśli korzystamy z modułu Kasa/Bank, numerowanie dokumentów jest szczegółowo opisane w rozdziale PARAMETRY SYSTEMU - Definicje raportów kasowych.

○ Makieta - makieta raportu bankowego.

48

○ Rejestr - rejestr księgowy, w którym będzie księgowany raport bankowy tego rachunku. Nie można go zmieniać po wystawieniu raportów.

○ Konto - konto analityczne, na którym będą księgowane obroty z raportu bankowego. Nie można go zmieniać po wystawieniu raportów.

○ Konto można zmieniać - zaznaczamy jeśli chcemy zmieniać to konto (kolumna Konto banku) w trakcie wprowadzania pozycji na raporcie bankowym (opcja niezbędna w jednostkach budżetowych). Jeśli wybraliśmy wyżej konto syntetyczne, to zmiana konta na pozycjach raportu bankowego będzie możliwa tylko w ramach subkont tego konta, np. przy wybranym koncie syntetycznym 100, będziemy mogli je zmieniać na np. 100-1, 100-2, 100-3-1, ale nie na np. 131-1. Jeśli natomiast wybraliśmy wyżej konto analityczne, to zmiana konta bedzie możliwa w obrębie nadrzędnego konta syntetycznego do wybranego konta, np. przy wybranym koncie analitycznym 100-1, będziemy mogli je zmieniać dokładnie tak, jak przy wybranym koncie syntetycznym 100. Różnica jest taka, że przy wybranym koncie analitycznym podstawi się ono domyślnie w pozycji raportu, natomiast przy wybranym koncie syntetycznym podstawi się domyślnie pierwsze subkonto analityczne tego konta.

• Aktywny - wyłączamy, jeśli nie korzystamy już z tego rachunku. Pole to jest wykorzystywane przy wydruku informacji zgłoszeniowych NIP-1 i NIP-2.

• Domyślny - ustalamy rachunek, z którego wysyłać będziemy większość przelewów. W przypadku wersji programu z obsługą walut, możemy ustawić rachunek domyślny dla każdej zdefiniowanej waluty.

Zgłoszenie podmiotu gospodarczego

Po uzupełnieniu danych firmy możemy wydrukować F2 wypełnione formularze zgłoszeniowe i identyfikacyjne:

• NIP-1 - zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne osoby fizycznej prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą, dostępne gdy Rodzaj podatnika ustawiony jest jako osoba fizyczna

• NIP-2 - zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne jednostki organizacyjnej, dostępne gdy Rodzaj podatnika ustawiony jest na inny niż osoba fizyczna

• NIP-B - załącznik do NIP-1 lub NIP-2 dostępny w przypadku wprowadzenia większej ilości rachunków bankowych (Rachunki bankowe na zakładce Przelewy)

• NIP-C - załącznik do NIP-1 lub NIP-2 dostępny w przypadku wprowadzenia większej ilości adresów prowadzenia działalności gospodarczej (Miejsce działaln. na zakładce Inne)

• VAT-R - zgłoszenie rejestracyjne VAT

• VAT-Z - zgłoszenie zaprzestania wykonywania czynności podlegających VAT

49

W zależności od wybranego formularza program pyta o dodatkowe informacje niezbędne do jego wypełnienia. Możliwy jest również wydruk pustych formularzy zgłoszeniowych NIP i VAT - patrz rozdział ZESTAWIENIA I RAPORTY - Wzory dokumentów.

Dodatkowo program umożliwia wydruki innych wniosków i oświadczeń składanych w urzędach - patrz rozdział Właściciele i wspólnicy.

Właściciele i wspólnicy

Klikając w oknie głównym w przycisk wejdziemy do okna z właścicielami.

Przycisk jest aktywny tylko jeśli w danych bieżącej firmy określono rodzaj podatnika jako osoba fizyczna lub spółka cywilna/jawna. Dla osób prawnych i jednostek budżetowych ewidencja właścicieli jest niedostępna.

Wprowadzenie wszystkich współwłaścicieli (lub właściciela) firmy umożliwi rozliczenia podatku z urzędem skarbowym i utworzenie deklaracji podatkowych PIT.

50

Wprowadzając nowego właściciela uzupełniamy Nazwisko i Imię oraz następujące dane:

• DANE PERSONALNE - podstawowe dane identyfikujące osobę

• DANE DO PRZELEWÓW - wprowadzony rachunek bankowy wykorzystywany będzie przy automatycznym generowaniu przelewów z deklaracji

• ADRESY - pełny adres zameldowania, zamieszkania i do korespondencji, przy wprowadzaniu miejscowości możemy skorzystać z biblioteki wszystkich miejscowości, w polach Data wpisujemy, od kiedy dany adres jest ważny

• SKŁADKI ZUS - dane do wyliczenia i rozliczenia składek ZUS,

○ Ubezp. emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, zdrowotne - zaznaczamy te ubezpieczenia, którym podlega właściciel

○ Ilość skł.społ., Ilość skł.zdrow. - ilość składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne - standardowo 1, możemy podnieść na 2, jeśli właściciel opłaca składki również za współmałżonka

○ Obniżone podstawy ER i CW dla osób rozpoczynających działalność - zaznaczenie spowoduje odliczenie obniżonych składek ZUS

○ Podstawy indywidualne - zaznaczamy, jeśli właściciel podwyższył sobie podstawy wymiaru składek i wprowadzamy oddzielnie wysokość podstawy emerytalno-rentowej, chorobowo-wypadkowej i zdrowotnej; jeśli nie zaznaczymy tej opcji standardowe podstawy pobrane zostaną z ogólnych parametrów naliczania (patrz: PARAMETRY SYSTEMU - Parametry naliczania)

○ Skł.wypadk.% - wysokość składki wypadkowej (w procentach). Jeśli pozostawimy pustą, standardowy procent składki ubezpieczenia wypadkowego pobrany zostanie ze wspólnych parametrów naliczania. Standardowej wysokości składki nie należy wpisywać, gdyż wtedy nie będzie aktualizowana na podstawie wspólnych parametrów naliczania.

○ Skł.odl.z datą zapłaty - przy włączonej opcji kwoty składek za dany miesiąc odliczane będą na deklaracji z następnego miesiąca, czyli z miesiąca, kiedy upływa termin zapłaty

51

• PODATKI - dane do rozliczeń z urzędem skarbowym:

○ Podatek dochodowy - parametry podatku dochodowego (od dochodów z działalności gospodarczej)

Parametry - wybieramy podatek liniowy lub wg skali (Podatek) oraz miesięczną lub kwartalną formę rozliczenia (Zaliczka). W kolumnie Od wpisujemy datę rozpoczęcia obowiązywania podanych parametrów, czyli w najprostszym przypadku, jeśli nie było żadnych zmian, datę rozpoczęcia działalności. W kolumnie Do określamy datę końcową obowiązywania wpisanych parametrów. Jeśli obowiązują one cały czas, to datę Do pozostawiamy pustą. W przypadku zmian formy rozliczenia określamy datę końcową w kolumnie Do przy dotychczasowych parametrach i wprowadzamy nowy okres obowiązywania wybranej formy rozliczenia. UWAGA. Między okresami obowiązywania różnych parametrów nie może być przerwy, tzn. data Od w nowym wpisie musi być wprowadzona jako następny dzień po dacie Do w poprzednim wpisie.

Podatek wg skali Ograniczenie podatku, Kwota wolna - indywidualne parametry

wyliczenia podatku wg skali (od dochodów z działalności gospodarczej lub z najmu)

○ PIT-28 - parametry podatku ryczałtowego (od dochodów z działalności gospodarczej lub z najmu)

Parametry - wybieramy miesięczną lub kwartalną (Zaliczka) formę rozliczenia ryczałtowego podatku od przychodów. W kolumnie Od wpisujemy datę rozpoczęcia obowiązywania podanych parametrów, czyli w najprostszym przypadku, jeśli nie było żadnych zmian, datę rozpoczęcia działalności. W kolumnie Do określamy datę końcową obowiązywania wpisanych parametrów. Jeśli obowiązują one cały czas, to datę Do pozostawiamy pustą. W przypadku zmian formy rozliczenia określamy datę końcową w kolumnie Do przy dotychczasowych parametrach i wprowadzamy nowy okres obowiązywania wybranej formy rozliczenia. UWAGA. Między okresami obowiązywania różnych parametrów nie może być przerwy, tzn. data Od w nowym wpisie musi być wprowadzona jako następny dzień po dacie Do w poprzednim wpisie.

○ Urząd skarbowy wybieramy z biblioteki urzędów skarbowych urząd właściwy według miejsca zamieszkania właściciela lub wspólnika.

Po uzupełnieniu i zatwierdzeniu danych podstawowych właściciela należy go przypisać do wprowadzonej wcześniej firmy, której jest właścicielem lub wspólnikiem. W tym celu w oknie FIRMY klikamy w przycisk Udziałowcy (patrz: Przychody z działalności). Jeśli właściciel ma dochody z kilku firm (źródeł przychodów), wpisujemy go jako udziałowca w każdej z tych firm. Poprawność powiązania właściciela z firmą (lub firmami) możemy sprawdzić klikając w przycisk Przychody.

W zależności od rodzajów wybranych działalności (formy rozliczenia), w których udziały ma dany właściciel, dostępne będą przyciski z następującymi formami rozliczenia podatku:

• PIT-5 - jeśli wybrana jest firma , która w polu Rozliczenia ma wybrane pełna księgowość (FK), księga przychodów i rozchodów lub najem lub dzierżawa

• PIT-5L - dla firm na pełnej księgowości (FK) lub księdze przychodów i rozchodów, jeśli przy właścicielu zaznaczymy Podatek liniowy

52

• PIT-28 - dla firm na ryczałcie lub udziałów z najem lub dzierżawa - ryczałt

Klikając w przycisk z odpowiednią deklaracją rozliczymy dochody danej osoby (patrz Miesięczne deklaracje PIT).

Dodatkowo z listy wszystkich właścicieli możemy wyfiltrować tylko tych, którzy mają udziały w aktualnie wybranej firmie. W tym celu klikamy w przycisk właściwości i zaznaczamy Tylko właściciele aktualnej firmy lub wciskamy kombinację klawiszy Shift F4.

Bardzo użyteczne są F2 wydruki składane w urzędzie: Wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu oraz Oświadczenie o formie opodatkowania.

Przychody z działalności

Rozdział dotyczy tylko firm będących osobami fizycznymi lub spółkami cywilnymi/jawnymi. Osób prawnych i jednostek budżetowych informacje zawarte w tym rozdziale nie dotyczą.

Po wprowadzeniu firmy i właściciela lub wspólników musimy ich ze sobą odpowiednio powiązać.

Służy do tego okno Udziałowcy wywoływane w oknie FIRMY przyciskiem . Wprowadzamy w nim wszystkich udziałowców firmy, czyli właściciela w przypadku osoby fizycznej lub wspólników w przypadku spółki cywilnej lub jawnej. Właściwe określenie udziałowców umożliwi prawidłowe przygotowanie dla nich miesięcznych deklaracji PIT.

Aby przypisać właściciela do firmy, należy po utworzeniu nowej pozycji:

• Nazwisko - wybrać właściciela z listy wprowadzonych wcześniej właścicieli – patrz Właściciele i wspólnicy

• Od, Do, Udział% - określić okres i wysokość udziału

Jeśli firma jest jednoosobowa (osoba fizyczna) w dacie Od wpisujemy datę rozpoczęcia działalności, datę Do pozostawiamy pustą, a w polu Udział% określamy 100 procent.

53

W przypadku spółki Udział% będzie odpowiednio mniejszy. W przypadku zmiany udziałów (gdy np. doszedł nowy wspólnik) należy zamknąć okres ze starym udziałem (wprowadzić datę końcową w kolumnie Do), następnie utworzyć Nowy udział wpisując w dacie Od datę obowiązywania nowego udziału, datę Do pozostawić pustą i określić nowy Udział%. UWAGA. Program nie kontroluje czy suma udziałów wszystkich wspólników wynosi 100%. Nie kontroluje również ciągłości wprowadzonych okresów. W związku z tym należy sprawdzić samodzielnie poprawności wprowadzonych okresów i udziałów po to, aby wyeliminować ewentualne błędy w rozliczaniu podatku dochodowego.

Jeśli program używany jest w biurze rachunkowym, należy opisane wyżej powiązanie wykonać dla wszystkich firm i wspólników.

Prawidłowość powiązania firm z właścicielami możemy sprawdzić klikając w oknie WŁAŚCICIELE w przycisk . W uruchomionym w ten sposób oknie PRZYCHODY powinny się znajdować wszystkie firmy, w których udziały ma dany właściciel.

Biura rachunkowe

Program może służyć zarówno do obsługi jednej firmy, jak i w przypadku biura rachunkowego do obsługi wielu firm. Wszystkie obsługiwane firmy muszą prowadzić pełną księgowość, chyba że posiadamy program w wersji rozszerzonej o funkcjonalność programu R2księga. Wówczas możemy obsługiwać w jednym programie firmy prowadzące zarówno pełną księgowość jak i księgę przychodów i rozchodów bądź ryczałtową ewidencję przychodów. Dodatkowo możemy również rozliczać przychody związane z najmem.

W przypadku firm będących osobami fizycznymi bądź spółkami cywilnymi/jawnymi, dzięki powiązaniom firm z właścicielami, program automatycznie sumuje przychody ze wszystkich działalności danego właściciela.

54

Dla tego typu firm musimy wprowadzić:

• na listę firm - wszystkie rozliczane źródła przychodów, czyli działalności prowadzone na własne nazwisko, spółki cywilne, najmy i dzierżawy, jak również firmy i najmy na ryczałcie

• na listę właścicieli - wszystkie osoby, mające udziały we wprowadzonych firmach, czyli wszystkich właścicieli i współwłaścicieli

Po uzupełnieniu listy firm i listy właścicieli musimy odpowiednio powiązać firmy z właścicielami, tzn. określić udziałowców każdej firmy. Prawidłowość powiązania możemy sprawdzić dla każdego właściciela - klikając w przycisk .

Jeśli wybierzemy jakąś firmę, mamy dostęp do wszystkich okien, umożliwiających rozliczenie danej firmy oraz do listy właścicieli i współwłaścicieli z wszystkich firm.

55

Jeśli chcemy zobaczyć współwłaścicieli tylko wybranej firmy, musimy określić odpowiedni filtr we właściwościach (F4) okna z właścicielami. Szybkie przełączenie pomiędzy właścicielami wszystkimi i z aktualnej firmy umożliwia Shift F4.

Program oferuje wiele udogodnień dla biur rachunkowych w tym np. możliwość sporządzenia zestawień obejmujących wszystkie prowadzone firmy. W oknie FIRMY w menu wydruków

F2 po wybraniu pozycji Dla biur rachunkowych dostępne są zestawienia:

• Kontrakty z podziałem na kolumny - kwoty zaksięgowane w poszczególnych kolumnach księgi przychodów bądź ryczałtowej ewidencji przychodów z podziałem na kontrakty oraz liczba wpisów z danego kontraktu. Dostępne tylko dla firm nieprowadzących pełnej księgowości.

• Liczba wpisów - liczba wpisów (zaksięgowanych dokumentów) w poszczególnych firmach.

Zestawienia dotyczą wybranego F12 okresu. Na podstawie informacji zawartych w tych zestawieniach można oszacować i porównać pracochłonność prowadzenia poszczególnych firm i związane z tym koszty.

Przy wprowadzaniu firm i właścicieli bardzo pomocne są gotowe biblioteki urzędów skarbowych i miejscowości.

Urzędy skarbowe

W bibliotece urzędów skarbowych muszą figurować wszystkie urzędy, w których rozliczają się współwłaściciele oraz urzędy, którym podlegają rozliczane firmy.

Biblioteka jest wstępnie wypełniona przez producenta programu i zawiera dane wszystkich urzędów oraz izb skarbowych. Dane te odpowiadają informacjom dostępnym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Ze względu na fakt, że dane te mogły ulec zmianie od momentu powstania tej wersji programu, producent nie może zagwarantować, że są one w 100% aktualne.

56

Biblioteka zawiera adresy, telefony oraz numery rachunków bankowych, na które należy przelewać należności z tytułu podatków CIT, VAT, PIT i innych.

Poprawność danych możemy sprawdzić klawiszem F6 lub klikając

Na liście urzędów skarbowych korzystamy ze standardowych funkcji dostępnych w bibliotekach.

Miejscowości

Biblioteka miejscowości zawiera wykaz wszystkich miejscowości z podziałem na kody gmin GUS. Korzystanie z biblioteki ułatwia i przyspiesza wprowadzanie wszelkich adresów.

Po wybraniu miejscowości z biblioteki w adresie automatycznie podstawia się gmina (oraz kod gminy wg GUS, jeśli jest wymagany), powiat i województwo.

Biblioteka miejscowości dostępna jest przy wprowadzaniu:

• adresów siedziby firm i miejsc prowadzenia działalności

• adresów właścicieli i wspólników

Standardowo (jak w każdej bibliotece) rozpoczęcie pisania wywoła funkcję wyszukiwania zadanej pozycji. Upewnijmy się tylko, że w polu Szukaj po wybrana jest Miejscowość.

Wersje programu

Program R2fk występuje w kilku wersjach różniących się funkcjonalnością i różnymi limitami.

Pełną funkcjonalność udostępnia podstawowa wersja programu. Nie ma ona żadnych ograniczeń na liczbę księgowanych dokumentów. W zależności od potrzeb możemy tylko zwiększyć liczbę obsługiwanych środków trwałych (standardowo 35).

57

Jeśli chcemy rozliczać transakcje zagraniczne, możemy rozszerzyć wersję podstawową o moduł obsługi takich transakcji. Umożliwia on prowadzenie dodatkowych rejestrów VAT związanych m.in. z wewnątrzwspólnotowym nabyciem i dostawą towarów oraz eksportem i importem towarów i usług, automatyczne przeniesienie danych z tych rejestrów do deklaracji VAT7 oraz sporządzanie kwartalnych informacji VAT-UE wraz z załącznikami VAT-UE/A i VAT-UE/B.

Moduł transakcji zagranicznych możemy dodatkowo rozszerzyć o moduł obsługi walut. Umożliwia on księgowanie transakcji zagranicznych bezpośrednio w walutach obcych. Kwoty walutowe są automatycznie przeliczane na PLN wg średnich kursów NBP. Na podstawie wpisu do księgi można wydrukować wymaganą przepisami fakturę wewnętrzną. Przy księgowaniu zapłat w walutach obcych automatycznie naliczane są różnice kursowe. Średnie kursy NBP można aktualizować codziennie za pośrednictwem internetu.

Jeśli prowadzimy biuro rachunkowe, możemy wybrać wersję programu umożliwiającą obsługę wielu firm.

A jeśli w biurze rachunkowym oprócz firm na pełnej księgowości chcemy również rozliczać firmy prowadzące księgę przychodów i rozchodów bądź ryczałtową ewidencję przychodów albo najem, możemy rozszerzyć wersję podstawową o funkcjonalność programu R2księga. Dzięki temu można w jednym programie obsługiwać wszystkie firmy, bez względu na rodzaj prowadzonej przez nie księgowości.

Wersja demonstracyjna

Wersja demonstracyjna umożliwia normalną pracę w ciągu 60 dni od daty zainstalowania. Po tym czasie blokowane są wydruki i eksport danych. W trakcie testowania wersji demonstracyjnej możemy określić jej konfigurację (menu Pomoc - Licencja przycisk Konfiguracja). Dzięki temu będziemy mieli pewność, że po zakupie programu będziemy mieli dokładnie taką samą wersję jak w trakcie testowania.

58

59

PLAN KONT

Klikając w oknie głównym w przycisk wejdziemy do okna Plan kont.

Po zapoznaniu się z ogólnymi informacjami o kontach należy uzgodnić i przygotować zakładowy plan kont.

Jeśli mamy już przygotowany zakładowy plan kont, możemy przystąpić do zakładania poszczególnych kont z tego planu. Analityczne konta rozrachunkowe kontrahentów zakładamy tylko wtedy, jeśli zależy nam na zachowaniu konkretnych numerów tych kont, np. takich jak w dotychczasowym systemie. W przeciwnym wypadku nie zakładamy tych kont. Program utworzy je automatycznie w trakcie wprowadzania kontrahentów do biblioteki.

Po założeniu wszystkich kont należy sprawdzić poprawność ustawień kont w menu Ustawienia - Ustawienia kont - patrz rozdział Parametry systemu - Ustawienia kont.

Ogólne informacje o kontach

Każdy plan kont musi zawierać konta syntetyczne i analityczne. Konto syntetyczne jest kontem zbiorczym, które zlicza salda podległych mu kont analitycznych jak i innych syntetycznych. Konto analityczne jest kontem, które zbiera obroty z dekretów, w których występuje. Wpisów księgowych (księgowań) w dekretach można dokonywać tylko na kontach analitycznych.

60

Na przykładzie powyżej kontem syntetycznym jest konto 201-ODBIORCY, któremu podlegają konta analityczne 201-1 oraz 201-2. Zarówno obroty, obroty narastająco jak i salda z tych kont są zliczone (posumowane dla kont dwustronnych lub per saldo dla kont jednostronnych) i wykazane przy koncie syntetycznym. Wyznacznikiem tego czy dane konto podlega pod inne jest jego numer. I tak konto 201-1 będzie podlegać kontu syntetycznemu 201, zaś np. konto 401-1-99 kontu syntetycznemu 401-1.

Każde konto jest zlokalizowane w planie kont na odpowiednim poziomie. Wszystkie konta główne będą miały poziom 1, konta podlegające kontom głównym poziom 2, podlegające kontom poziomu 2 - poziom 3 i tak dalej. Konta główne (poziomu 1) mogą być zarówno syntetyczne jak i analityczne. Jeśli dane konto nie ma pod sobą podległych kont powinno być kontem analitycznym. Konto poziomu 1 będzie miało numer składający się z jednej grupy np.221; konto poziomu 2 z dwóch grup (221-2); konto poziomu 3 z trzech (405-2-1) itd. Poziom konta jest tym wyższy im niższy ma numer; tzn. poziom 1 jest najwyższy (wyższy od 2), a 2 wyższy od 3, 4, itd. Poziomy kont obrazuje drzewo planu kont, które jest widoczne w lewej części okna planu kont. W drzewie poziomem zerowym są grupy kont (od 0 do 9); następne gałęzie są już zgodne z poziomami planu kont. W drzewie widać tylko konta syntetyczne.

Po zapoznaniu się z powyższymi informacjami możemy przystąpić do zakładania kont.

Zakładanie kont

ZAKŁADANIE KONTA SYNTETYCZNEGO

Nowe konto syntetyczne dopisujemy klawiszem Ins. Wprowadzamy:

• Grupa - do jakiej grupy kont należy (od 0 do 9)

61

• Numer konta - numer składa się z ośmiu grup (poziomów). Konto poziomu 1 będzie miało numer składający się z jednej grupy; poziom 2 to dwie grupy itd. Numer może zawierać cyfry bądź litery. W powyższym przykładzie zakładamy konto 405 grupy 4 poziomu 1. Jeśli chcielibyśmy założyć konto syntetyczne podległe kontu 405, to należy wypełnić dwie grupy numeru tzn. 405-1 (poziom 2).

• Nazwa - nazwa konta (dowolne znaki). Jeśli konto zostanie przypisane do kontrahenta jako jego konto rozrachunkowe, to nazwa konta ustawiana jest automatycznie na skrót nazwy kontrahenta i nie można jej zmienić.

• Status - status konta. Ma zasadnicze znaczenie przy układaniu planu kont.

○ syntetyczne - czy konto będzie miało podległe konta (następnych poziomów) i będzie zbierało z nich obroty i salda;

○ analityczne - czy nie będzie miało już podległych kont i będzie można na nim księgować (używać go w dekretach).

• Rodzaj salda ○ jednostronne - salda są liczone zawsze per saldo czyli po stronie WN zapisujemy

różnicę obrotów bądź sald Wn-Ma zaś po stronie MA różnicę Ma-Wn

○ dwustronne - salda są liczone jako suma podległych sald. Konta dwustronne często wykorzystuje się przy kontach rozrachunkowych kiedy chcemy widzieć kwoty należności i zobowiązań oddzielnie, a nie tylko jako różnicę sald Wn i Ma.

• Uwagi - dowolne uwagi do konta.

ZAKŁADANIE KONTA ANALITYCZNEGO

Postępujemy podobnie jak w przypadku konta syntetycznego z tym, że:

• Numer konta - jeśli konto ma być kontem głównym (poziomu 1), to wypełniamy tylko jedną grupę; jeśli konto ma podlegać kontu syntetycznemu, to w pierwszej

62

grupie musi znaleźć się numer nadrzędnego konta syntetycznego, w drugiej numer analityki, np. 405-1

• Status - wybieramy analityczne.

• Typ - dla kont grupy 7. Określa czy przy obliczaniu dochodu konto będzie traktowane jako kosztowe (np. "Inne koszty finansowe") czy przychodowe (np. "Sprzedaż towarów").

• Nie stanowi kosztów uzyskania przychodu - dla kont kosztowych grupy 4 i 7. Określa czy saldo tego konta będzie traktowane jako koszt przy obliczaniu dochodu do opodatkowania.

• Nie stanowi przychodu - dla kont przychodowych grupy 7. Określa czy saldo tego konta będzie traktowane jako przychód przy obliczaniu dochodu do opodatkowania.

• Zakup środków trwałych - dla kont grupy 0. Określa czy zakupy księgowane na tym koncie będą kwalifikowanie w rejestrze VAT jako "zakup środków trwałych". Wartość pola jest podpowiadana automatycznie na podstawie porównania numeru konta z kontami określonymi w ustawieniach kont na zakładce Środki trwałe w grupie Zakup środków trwałych (patrz PARAMETRY SYSTEMU – Ustawienia kont)

UWAGI

Należy pamiętać, że aby konta były widoczne w planie kont muszą albo być głównymi (poziomu 1), albo posiadać nadrzędne konta syntetyczne; tzn. konto 405-2-1 musi posiadać w planie kont nadrzędne konto syntetyczne 405-2, które z kolei powinno mieć nadrzędne konto syntetyczne 405.

Poruszając się po drzewie filtrujemy plan kont ze względu na konto syntetyczne, na którym aktualnie się znajdujemy. Program pokazuje konta podlegające kontu na którym stoimy o poziomie o jeden większym niż konto nadrzędne.

Program ostrzega w przypadku kasowania nadrzędnego konta syntetycznego, które posiada podległe konta, jednakże skasowanie takie jest możliwe.

Można reorganizować plan kont podczas pracy w trakcie roku obrachunkowego. Jeśli z jakiejś przyczyny chcemy rozdzielić analitykę jakiegoś pojedynczego konta, można zawsze to zrobić. Przykład Mamy pojedyncze konto analityczne 401. Chcemy aby mieć syntetykę 401, a w niej dopiero konta analityczne 1,2 i 3. Dotychczasowe obroty z 401 mają się przenieść na 401-1: 1. W koncie 401 zmieniamy numer na 402 (lub dowolny inny, ale unikalny). 2. Zakładamy konto syntetyczne 401 (teraz możemy, bo zmieniliśmy wcześniej 401 na 402). 3. Konto 402 czyli wcześniejsze analityczne 401 zmieniamy na 401-1. 4. Dokładamy nowe konta analityczne 401-2 i 401-3.

W każdej chwili można odfiltrować dowolny poziom kont naciskając klawisze Alt-[n] gdzie [n] to numer poziomu; np. Alt-1 wyfiltruje konta poziomu 1. Alt-0 pokaże wszystkie konta niezależnie od ich poziomu.

Program dopuszcza maksymalnie 8 poziomów kont.

63

KOPIOWANIE SUBKONT

Jeżeli w planie kont mamy do czynienia z wieloma podobnymi kontami syntetycznymi o podobnej strukturze subkont, możemy sobie ułatwić ich wpisywanie posługując się funkcją kopiowania subkont.

Aby wykonać kopiowanie subkont należy najpierw ustalić wzorzec kopiowania. Wzorcem może być dowolne konto syntetyczne wraz ze wszystkimi swoimi kontami podrzędnymi (syntetycznymi i analitycznymi).

Aby oznaczyć konto syntetyczne jako wzorzec, należy stojąc na tym koncie w oknie PLAN KONT wywołać z menu pomocniczego (prawy przycisk myszy lub klawisz F3) operację Oznacz konto jako wzorzec. Wykonanie tej operacji spowoduje, że w tym samym menu dostępna stanie się teraz operacja Kopiuj subkonta spod konta [numer konta wzorca].

Możemy więc teraz wykonać kopiowanie subkont - do innego konta syntetycznego lub do wielu kont syntetycznych równocześnie. Aby wykonać kopiowanie do wielu kont syntetycznych równocześnie, należy je najpierw podświetlić. Program zapyta wówczas, czy chcemy wykonać kopiowanie wzorca do wszystkich kont podświetlonych. Natomiast jeżeli nie mamy podświetlonych kont, to program wykona kopiowanie do bieżącego konta, na którym ustawimy się w oknie PLAN KONT.

Operacja kopiowania spowoduje przepisanie całej struktury (drzewa) subkont z konta wzorcowego do konta docelowego (lub do wielu kont docelowych).

Uwagi

1. Kontem docelowym może być tylko takie konto syntetyczne, które nie miało jeszcze zaksięgowanych obrotów ani bilansu otwarcia.

2. Kopiowanie nie może spowodować utworzenia konta o poziomie wyższym niż 8 - gdybyśmy np. chcieli przepisać strukturę spod konta wzorcowego 050, którego kontem podrzędnym jest konto 050-2-3-4-5-6, do konta docelowego 080-20-30-40, to program na to nie pozwoli, gdyż takie skopiowanie spowodowałoby utworzenie konta 080-20-30-40-2-3-4-5-6 (poziom 9).

3. Jeśli kopiujemy subkonta do kilku podświetlonych kont i wśród kont podświetlonych jest konto analityczne, to zostanie ono automatycznie zamienione na konto syntetyczne.

4. Kopiowanie subkont jest operacją, której nie da się automatycznie anulować. Dlatego, zwłaszcza jeśli kopiujemy subkonta do kilku kont podświetlonych, warto przed skopiowaniem zrobić archiwizację danych. Dzięki temu będziemy mieli możliwość łatwego powrotu do stanu sprzed kopiowania w razie jakiejś pomyłki.

64

Obroty i salda

Okno planu kont pokazuje aktualne wartości:

• bilansu otwarcia - kolumny BO Wn, BO Ma. Sumaryczne obroty ze wszystkich dokumentów typu A - Bilans otwarcia, na których występowało dane konto i które zostały wprowadzone z datą wcześniejszą lub równą końcowej dacie miesiąca wybranego w okresie przeglądania F12. Bilans otwarcia można wprowadzać tylko dla kont analitycznych. Bilans otwarcia konta syntetycznego to suma bilansów otwarcia z podległych mu kont analitycznych.

• obrotów miesięcznych - kolumny Obrót Wn, Obrót Ma. Sumaryczne obroty ze wszystkich dokumentów księgowych z wybranego miesiąca za wyjątkiem obrotów z dokumentów Bilans otwarcia.

• obrotów narastająco - kolumny Obrót nar. Wn, Obrót nar. Ma. Sumaryczne obroty ze wszystkich dokumentów księgowych od początku roku do końca wybranego miesiąca łącznie z obrotami z dokumentów Bilans otwarcia.

• sald za wybrany okres - kolumny Saldo Wn i Saldo Ma.

Jeśli na przykład wybierzemy w menu Ustawienia - Bieżąca data i okres (F12) okres Kwiecień 2009, to otrzymamy bilans otwarcia na 01.04.2009 (z dokumentów BO wystawionych od początku roku do 30.04.09), obroty za kwiecień 2009, obroty narastająco za okres od 01.01.2009 do 30.04.2009 łączne z bilansem otwarcia oraz salda na dzień 30.04.2009. Wybór okresu Cały rok 2009 jest równoznaczny okresowi Grudzień 2009.

Wartości tych wszystkich pól są pamiętane w bazie danych i zmiana okresu przeglądania powoduje tylko wyświetlanie właściwych wartości, bez konieczności czasochłonnego ich przeliczania.

Jeśli zaksięgowano jakieś dokumenty w oknach Księga handlowa lub Kasa/Bank to przeliczanie BO oraz obrotów i sald odbywa się automatycznie:

• przy przejściu do okna Plan kont • przed zmianą okresu przeglądania F12

• przed zamknięciem programu

Aby mieć pewność co do poprawności pokazywanych wartości BO, obrotów i sald danego konta można nacisnąć przycisk Przelicz to konto, natomiast aby przeliczyć obroty i salda wszystkich kont przycisk Przelicz wszystkie konta.

Wartości bilansu otwarcia, obroty narastająco oraz salda wybranego konta widoczne są również w danych poszczególnych kont na zakładce Salda.

Obroty danego konta możemy sprawdzić klikając w przycisk Obroty miesięczne lub Obroty narastająco.

65

Obroty

Klikając w oknie Plan kont w przycisk Obroty miesięcznie możemy zobaczyć obroty miesięczne danego konta za miesiąc ustawiony w F12. Obroty miesięczne nie obejmują obrotów z dokumentów Bilans otwarcia.

Natomiast naciskając przycisk Obroty narastająco możemy zobaczyć obroty narastająco danego konta (łącznie z BO), zgodnie z ustawieniem F12 czyli od 01.01 wybranego roku do końca okresu.

Korzystając z funkcji F2 drukowania możemy skorzystać z przygotowanych gotowych zestawień obrotów miesięcznych i narastających.

W oknie Obroty narastająco mamy możliwość wiązania różnych obrotów ze sobą. Służy do tego okno Obroty powiązane, które możemy wywołać klikając w przycisk .

66

Obroty powiązane

W oknie Obroty narastająco mamy możliwość wiązania różnych obrotów ze sobą. Służy do tego okno Obroty powiązane, które możemy wywołać klikając w przycisk . Wiązanie obrotów jest przydatne np. w przypadku konta rozliczeń międzyokresowych, gdzie na jednym koncie mamy zaksięgowanych kilka polis ubezpieczeniowych oraz miesięczne przeksięgowania tych polis w koszty. Dzięki wiązaniu obrotów możemy kontrolować jaka kwota z danej polisy pozostała jeszcze do rozliczenia. Np. w okienku poniżej w dwóch pierwszych linijkach widzimy zaksięgowane dwie polisy. Przy drugiej z nich skorzystano z mechanizmu łączenia obrotów wiążąc ją z pozycjami 5/1056 i 5/1058. Dzięki temu w kolumnie Różnica widać pozostającą kwotę do rozliczenia z tej polisy (1800 - 2 x 150 = 1500), a w powiązanych z tą polisą obrotach widzimy znak x w kolumnie Z. Jeśli chcemy korzystać z mechanizmu wiązania obrotów, to kolumny Różnica oraz Z musimy dodać samodzielnie korzystając z funkcji Ctrl F4 Kolumny okna.

Okienko Obroty powiązane dla tej polisy wygląda tak:

Aby wprowadzić nowy obrót powiązany naciskamy przycisk lub klawisz Ins i w kolumnie Nr dekretu wybieramy odpowiednią pozycję.

Jeśli rozliczymy całkowicie jakąś polisę, tak jak pierwszą polisę na okienku poniżej, to pole Różnica zostanie wyzerowane, a w polu Z pokaże się duża litera X.

67

Znak x lub X w kolumnie Z informuje tylko o fakcie powiązania obrotów, natomiast szczegółowa informacja o powiązanych obrotach dostępna jest tylko w oknie Obroty powiązane.

UWAGA. Mechanizm wiązania ze sobą różnych obrotów nie służy do kontrolowania rozrachunków z kontrahentami. Rozrachunki z kontrahentem prowadzone są w oknie Rozrachunki wywoływanym z listy kontrahentów.

Rachunek zysków i strat oraz bilans

Program umożliwia wydruk rachunku zysków i strat oraz bilansu. Aby jednak tworzyć takie dokumenty, należy wcześniej ustalić jakie konta i w jaki sposób wpływają na ich zawartość. W tym celu na zakładkach Rachunek zysków i strat oraz Bilans jednostek trzeba przypisać dla danego konta odpowiednie rubryki.

W zależności od ustawienia parametru Rachunek zysków i strat w danych firmy na zakładce Inne możemy zdefiniować wariant porównawczy lub kalkulacyjny rachunku zysków i strat. Wprowadzamy:

• Rachunek Wn (+) - saldo tego konta po stronie WN wejdzie do wybranej rubryki rachunku na plus (powiększy ją)

• Rachunek Wn (-) - saldo tego konta po stronie WN wejdzie do wybranej rubryki rachunku na minus (pomniejszy ją)

• Rachunek Ma (+) - saldo tego konta po stronie MA wejdzie do wybranej rubryki rachunku na plus (powiększy ją)

• Rachunek Ma (-) - saldo tego konta po stronie MA wejdzie do wybranej rubryki rachunku na minus (pomniejszy ją)

68

Dla bilansu jednostek wprowadzamy:

• Bilans Wn (+) - saldo tego konta po stronie WN wejdzie do wybranej rubryki bilansu na plus (powiększy ją)

• Bilans Wn (-) - saldo tego konta po stronie WN wejdzie do wybranej rubryki bilansu na minus (pomniejszy ją)

• Bilans Ma (+) - saldo tego konta po stronie MA wejdzie do wybranej rubryki bilansu na plus (powiększy ją)

• Bilans Ma (-) - saldo tego konta po stronie MA wejdzie do wybranej rubryki bilansu na minus (pomniejszy ją)

UWAGA

Znacznie łatwiej i szybciej jest przypisać rubryki dokumentów do kont najwyższych poziomów (tzn.poziomów 1,2,..), bo jest ich po prostu mniej. Jeśli jakieś konto podrzędne ma nie wchodzić do tej rubryki co jego konto syntetyczne nadrzędne, można po prostu przypisać mu tę rubrykę na minus.

Planowane salda

Jednostki budżetowe (w danych firmy na zakładce Dane parametr Rodzaj podatnika=jednostka budżetowa) mogą korzystać z możliwości ustalania planowanych sald na poszczególnych kontach oraz kontrolowania wykonania planu.

Po kliknięciu w przycisk w oknie Plan kont pojawi się okno Planowane saldo, w którym możemy określić planowane saldo dla wybranego konta.

69

Wprowadzamy Ins:

• Data wpisu - data sporządzenia wpisu, na jej podstawie określane jest pole Plan na rok

• Plan. saldo Wn, Plan. saldo Ma - planowane salda Wn i Ma

• Uwagi - dowolne uwagi

W przypadku korekty lub zmiany planu możemy albo zmodyfikować istniejącą pozycję albo dopisać nową. Aktualny plan na dany rok będzie zawsze pobierany z ostatniej pozycji wpisanej w danym roku.

Planowane saldo dla kont syntetycznych tworzone jest automatycznie na podstawie planowanych sald podległych temu kontu subkont.

Porównując planowane saldo z faktycznym program wylicza procentowe wykonanie planu. Planowane salda oraz ich wykonanie są widoczne w oknie Plan kont w kolumnach Plan. saldo Wn, Plan. saldo Ma oraz Wyk.planu Wn% i Wyk.planu Ma%. Kolumny te należy dodać do zestawu aktywnych kolumn korzystając z funkcji Ctrl F4 Kolumny okna. Planowane saldo oraz jego wykonanie widoczne jest także w danych poszczególnych kont na zakładce Salda. Jeśli planowane salda zostały przekroczone, to wartości w kolumnach i polach dotyczących wykonania planu pokazywane są na czerwono.

Wydruki

W oknie Plan kont mamy do dyspozycji gotowe wydruki F2:

• Dziennik dekretów - wydruk dziennika dekretów wg wzoru zawierającego wszystkie elementy wymagane w ustawie o rachunkowości (suma dnia, suma strony, suma miesiąca, suma narastająco od początku roku, itp.). Dziennik możemy drukować łącznie dla wszystkich rejestrów lub tylko dla wybranego rejestru. Uwaga. Aby dziennik dekretów dzielił się prawidłowo na strony w trakcie wydruku, powinien być przygotowany czcionką Arial o rozmiarze 8, 9 lub 10.

• Zestawienie dekretów - uproszczona wersja dziennika dekretów, zawiera mniej informacji, ale zajmuje też mniej miejsca. Przydatne do celów kontrolnych.

• Zestawienie obrotów i sald - zestawienie obrotów i sald za miesiąc wybrany w Bieżąca data i okres (F12). Wszystkie kwoty drukowane są zawsze wg stanu na koniec miesiąca, do którego należy data końcowa wybranego okresu. Przed wydrukiem możemy wybrać różne opcje:

○ Konta podstawowe - jakie konta będą figurować w pierwszej, głównej części zestawienia

wszystkie konta poziomu 1 - wyłącznie konta poziomu pierwszego.

konta podświetlone - wszystkie podświetlone konta (niekoniecznie poziomu pierwszego).

70

○ Subkonta - jakie subkonta będą drukowane po kontach podstawowych

bez subkont - wydruk będzie zawierał tylko konta podstawowe

wszystkie - oprócz kont podstawowych zostaną wydrukowane również wszystkie subkonta tych kont

tylko podświetlone - oprócz kont podstawowych zostaną wydrukowane również podświetlone subkonta tych kont

○ Nie drukuj kont z zerowymi obrotami i saldami - konta z zerowymi obrotami i saldami są pomijane dla lepszej przejrzystości wydruku

Uwaga. Aby zestawienie obrotów i sald dzieliło się prawidłowo na strony w trakcie wydruku, powinno być przygotowane czcionką Arial o rozmiarze 7, 8, 9 lub 10.

• Analityczne zestawienie obrotów - analityczne zestawienie obrotów za okres wybrany w Bieżąca data i okres (F12). Salda i BO drukowane są zawsze wg stanu na koniec miesiąca, do którego należy data końcowa. Przed wydrukiem możemy wybrać różne opcje:

○ Tylko konta podświetlone - zestawienie będzie uwzględniało tylko konta podświetlone

○ Pomijać bilans otwarcia - bez obrotów z bilansu otwarcia. Dzięki temu można przyrównać sumę obrotów z tego zestawienia do sumy miesięcznych obrotów na Zestawieniu obrotów i sald.

○ Drukować podsumowania kont syntetycznych - po każdej grupie kont analitycznych drukowane będzie podsumowanie konta syntetycznego, do którego te konta analityczne należą. Podsumowanie będzie rozbite na dwie części, np.:

Podsumowanie wydruku dla konta 050 - podsumowanie obrotów, BO i sald z kont analitycznych (050-1, 050-2, ...) bedących subkontami konta 050, na których były obroty w zadanym okresie (i ewentualnie konta te były podświetlone jeżeli wybrano wyżej Tylko podświetlone) – czyli podsumowanie z tych subkont, które się wcześniej wydrukowały

Konto 050 Umorzenie środków trwałych - obroty miesięczne, BO i salda na tym koncie wg stanu na koniec miesiąca obejmującego końcową datę wybranego okresu - czyli podsumowanie ze wszystkich subkont tego konta, nawet takich, które się wcześniej nie wydrukowały (bo nie było na nich w zadanym okresie obrotów lub nie były podświetlone). Wszystkie kwoty z tego podsumowania powinny odpowiadać dokładnie analogicznym wartościom z Zestawienia obrotów i sald dla konta 050.

Podsumowanie całego wydruku jest również rozbite na dwie części: ○ Podsumowanie wydruku - podsumowanie odpowiednich kwot z wydrukowanych

wcześniej kont analitycznych, czyli z takich na których były obroty w zadanym okresie

○ Suma całkowita - obroty miesięczne, BO i salda z wszystkich podświetlonych kont analitycznych (lub po prostu wszystkich kont analitycznych, gdy nie ma zaznaczenia w polu Tylko konta podświetlone) wg stanu na koniec miesiąca obejmującego końcową datę wybranego okresu – czyli podsumowanie ze wszystkich kont, nawet takich, które się wcześniej nie wydrukowały bo nie było na nich w zadanym okresie obrotów. Wszystkie kwoty z tego podsumowania powinny odpowiadać dokładnie podsumowaniu z Zestawienia obrotów i sald.

Tak duża szczegółowość podsumowań umożliwia dokładną analizę obrotów i umożliwia szybkie odnalezienie ewentualnych błędnych księgowań.

71

Uwaga. Aby analityczne zestawienie obrotów dzieliło się prawidłowo na strony w trakcie wydruku, powinno być przygotowane czcionką Arial o rozmiarze 7, 8, 9 lub 10.

• Obliczenie dochodu - szczegółowe zestawienie wyjaśniające sposób obliczenia dochodu. Dodatkowo zawiera wskaźniki finansowe:

○ Zyskowność (%) - stosunek dochodu netto do sumy przychodów

○ Rentowność (%) - stosunek dochodu netto do sumy kosztów

○ Majątek firmy - suma niezamortyzowanych środków trwałych, środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych oraz wartość towarów w magazynie (suma sald Wn z kont grupy 0, 1 i 3 pomniejszona o sumę sald Ma z kont grupy 0 i 1)

○ Płynność finansowa (%) - stosunek sumy środków pieniężnych i należności do naszych zobowiązań

○ Płynność finansowa bieżąca (%) - stosunek sumy środków pieniężnych (bez należności) do zobowiązań

• Rachunek zysków i strat - rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym lub kalkulacyjnym (w zależności od ustawienia parametru Rachunek zysków i strat w danych firmy na zakładce Inne). Przed wydrukiem rachunku zysków i strat należy go odpowiednio skonfigurować, czyli przypisać salda z odpowiednich kont do poszczególnych wierszy rachunku zysków i strat - patrz PLAN KONT - Rachunek zysków i strat oraz bilans. Jeśli w trakcie instalowania wersji demonstracyjnej programu wybrano zainstalowanie przykładowego planu kont, to konta z tego planu są wstępnie skonfigurowane do wydruku rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym. Po skonfigurowaniu rachunek zysków i strat można drukować na bieżąco za dowolny miesiąc danego roku, bez konieczności wykonania żadnych dodatkowych czynności (np. zamykania miesiąca).

• Bilans - wydruk bilansu w wersji dla innych jednostek niż banki i zakłady ubezpieczeń. Przed wydrukiem bilansu należy go odpowiednio skonfigurować, czyli przypisać salda z odpowiednich kont do poszczególnych rubryk bilansu – patrz PLAN KONT - Rachunek zysków i strat oraz bilans. Jeśli w trakcie instalowania wersji demonstracyjnej programu wybrano zainstalowanie przykładowego planu kont, to konta z tego planu są już wstępnie skonfigurowane do wydruku bilansu. Po skonfigurowaniu bilans można drukować na bieżąco za dowolny miesiąc danego roku, bez konieczności wykonania żadnych dodatkowych czynności (np. zamykania miesiąca).

• Plan kont - wydruk wymaganego przepisami zakładowego planu kont. Przed wydrukiem możemy wybrać różne opcje:

○ Pomiń konta rozrachunkowe kontrahentów - wydruk pominie konta rozrachunkowe konta analityczne kontrahentów. Dzięki temu będzie dużo krótszy, zwłaszcza przy rozbudowanej bibliotece kontrahentów.

○ Pomiń subkonta następujących kont dodatkowa możliwość pominięcia zbędnych subkont.

Oprócz powyższych wykluczeń na wydruku będą zawsze wszystkie konta, bez względu na aktualne podświetlenia, pozycję w drzewie kont czy poziom ustawiony we właściwościach okna (F4). Konta syntetyczne są wytłuszczone.

Oprócz wymienionych wyżej gotowych raportów i zestawień w oknie Plan kont, tak jak w każdym innym oknie, możemy korzystać z dodatkowych zestawień, które można samodzielnie zdefiniować. Aby ułatwić definiowanie takich zestawień w oknie Plan kont program udostępnia w definicji zestawień z tego okna dodatkową zakładkę o nazwie Konta. Korzystając z niej możemy w łatwy sposób zdefiniować zestawienia z obrotami/saldami wybranych kont lub grup kont za pełne miesiące oraz z obrotami za dowolny okres (dekada, kwartał).

72

73

LISTA KONTRAHENTÓW

Klikając w oknie głównym w przycisk wejdziemy do okna z kontrahentami. Biblioteka kontrahentów jest jednym z głównych okien programu, czyli może być niezależnie otwarta obok innych głównych okien, na przykład księgi. Dzięki temu mamy cały czas bezpośredni wgląd we wszystkie dane kontrahenta i możemy szybko odszukać na przykład numer telefonu, czy osobę z którą należy się kontaktować.

Listę kontrahentów możemy przygotować sobie wcześniej, niezależnie od wpisów w księdze, ale możemy również wprowadzać kontrahentów bezpośrednio podczas wpisywania dokumentów do księgi.

Wprowadzanie nowego kontrahenta na listę umożliwia klawisz Ins.

Poprawę wpisanych danych, np. po to żeby zmienić dane adresowe kontrahenta, umożliwia przycisk lub klawisz F6.

Możliwe jest również usunięcie kontrahenta z listy (klawisz Del), ale tylko w przypadku, gdy dany kontrahent nie został przypisany do żadnego wpisu w księdze.

Funkcja F4 określa uporządkowanie kontrahentów na liście: alfabetycznie wg skrótu nazwy lub według numeru NIP. Tu również możemy ograniczyć kontrahentów do samych odbiorców lub dostawców, wybrać tylko kontrahentów polskich bądź tylko zagranicznych.

74

Możliwe jest szybkie wyszukanie danego kontrahenta poprzez wpisanie skrótu nazwy (lub fragmentu danych), będąc w oknie z listą kontrahentów. Pojawi się okienko Szukaj, w którym przy pierwszym poszukiwaniu musimy określić, jakie pola ma brać pod uwagę przy wyszukiwaniu (Szukaj po). Najczęściej jest to Skrót nazwy, Dane lub NIP (pole NIP1 umożliwia wyszukanie nipu bez kresek), ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wyszukać kontrahenta po numerze telefonu lub uwagach. Kursor automatycznie ustawi się na właściwej pozycji. Żeby wyszukać kolejnego kontrahenta z tym samym skrótem (lub fragmentem danych) - należy wcisnąć Ctrl L. UWAGA. Przy wyszukiwaniu fragmentu nazwy (a nie początku lub całości) należy wyłączyć opcję Szybko.

W razie potrzeby możemy klikając w odpowiednie ikony szybko uzyskać pełną informację o stanie rozliczeń z danym kontrahentem:

• Rozrachunki - szczegółowa ewidencja należności i zobowiązań.

• Windykacja - szczegółowa ewidencja wystawionych temu kontrahentowi przypomnień, wezwań oraz not odsetkowych.

Wprowadzanie kontrahenta

Na liście kontrahentów figurować muszą wszyscy kontrahenci danej firmy, zarówno ci, którzy często pojawiają się we wpisach, jak i ci, którzy występują sporadycznie.

Wprowadzając nowego kontrahenta na listę (Ins, ) określamy następujące dane:

• Nazwa i adres - pełna nazwa i adres drukowana w dzienniku dekretów, rejestrze VAT i na innych dokumentach, przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter

• Skrót - skrót nazwy kontrahenta, pod którym będzie on figurował w bibliotece

• Płatnik VAT - zaznaczamy, jeśli kontrahent jest płatnikiem podatku VAT

75

• Kraj - określamy kraj (przedrostek przy NIPie) dla płatników VAT zarejestrowanych w Unii Europejskiej, z którymi prowadzimy transakcje wewnątrzwspólnotowe; warunkiem jest posiadanie wersji programu rozszerzonej o transakcje zagraniczne (patrz: ROZPOCZĘCIE PRACY - Wersje programu) oraz zaznaczenie w danych firmy na zakładce Ustawienia - VAT opcji Zagraniczne

• NIP - Numer Identyfikacji Podatkowej

• Waluta - określamy walutę w jakiej najczęściej prowadzone będą rozrachunki z tym kontrahentem, tzn. w jakiej walucie będą księgowane transakcje z tym kontrahentem i w jakiej walucie będą rozliczane płatności związane z tymi transakcjami; warunkiem jest posiadanie wersji rozszerzonej o obsługę walut (patrz: ROZPOCZĘCIE PRACY - Wersje programu) oraz zaznaczenie w danych firmy na zakładce Ustawienia - VAT opcji Waluty UWAGA: Z jednym kontrahentem można prowadzić rozrachunki w kilku walutach. Ustawiana tutaj waluta jest jedynie walutą domyślną, która będzie się podstawiać we wpisach do księgi po wybraniu tego kontrahenta. W razie potrzeby można ją zmienić na dowolna inną.

Określamy rodzaj kontrahenta:

• Odbiorca - tylko taki kontrahent będzie mógł być wybierany we wpisach do księgi dotyczących dokumentów sprzedaży

• Dostawca - tylko taki kontrahent będzie mógł być wybierany we wpisach do księgi dotyczących dokumentów zakupu

• Inny - kontrahent, który nie jest ani dostawcą ani odbiorcą, np. pracownik naszej firmy

• UE - zaznaczamy kontrahentom, którym chcemy księgować transakcję wewnątrzwspólnotowe

Rodzaj kontrahenta służy również do filtrowania kontrahentów (F4 - właściwości) oraz jako kryterium na różnych zestawieniach.

Wypełniamy pozostałe dane:

• PODSTAWIENIA - podczas wprowadzania wpisu do księgi określone tu parametry przepiszą się po wybraniu danego kontrahenta, co znacznie przyspieszy księgowanie. Podstawienia dostępne są tylko dla kontrahentów którzy są odbiorcami i/lub dostawcami. Większość podstawień występuje parami sprzedaż/zakup. Sprzedaż dotyczy podstawień wykorzystywanych na dokumentach sprzedaży, a zakup na dokumentach zakupu.

○ Konto rozrachunkowe odbiorcy - konto rozrachunkowe kontrahenta dla transakcji sprzedaży. Określane domyślnie na podstawie domyślnego syntetycznego konta odbiorców określonego w menu Ustawienia - Ustawienia kont na zakładce Ogólne (np. 201). Możemy tę syntetykę zmienić jeśli np. jest to kontrahent zagraniczny i prowadzimy dla takich kontrahentów odrębne syntetyczne konto rozrachunkowe. Po akceptacji kontrahenta program sam utworzy kolejną analitykę do zadanego konta syntetycznego (np.201-5). Możemy również wpisać konkretne istniejące konto analityczne, ale tylko takie które nie jest jeszcze przypisane do żadnego kontrahenta. Jeśli rozpoczynamy pracę z programem i chcemy zachować numery kont analitycznych używanych w dotychczasowym systemie, to należy utworzyć najpierw odpowiednie konta analityczne na planie kont, a potem w trakcie wprowadzania kontrahentów do biblioteki przypisać im odpowiednie konta. Po zaakceptowaniu kontrahenta wprowadzone konto rozrachunkowe można zmienić na inne, ale tylko jeśli nie zaksięgowano jeszcze na nim żadnych operacji.

76

Nazwa konta rozrachunkowego kontrahenta ustawiana jest automatycznie na skrót nazwy kontrahenta.

○ Konto rozrachunkowe dostawcy - konto rozrachunkowe kontrahenta dla transakcji zakupu. Uwagi jak wyżej. UWAGA. Nie można wybrać tego samego konta analitycznego jako konta dostawcy i odbiorcy. Nawet jeśli kontrahent jest jednocześnie naszym odbiorcą i dostawcą, to i tak ze względu na strukturę programu musi mieć osobne konta rozrachunkowe.

○ Opis zdarzenia - jeśli w transakcjach z danym kontrahentem najczęściej występuje jakieś określone zdarzenie gospodarcze to wybieramy je tutaj z biblioteki zdarzeń. Wybrane zdarzenie określa resztę domyślnych podstawień, zatem poniższe ustawienia można określić tylko wtedy, gdy nie zostały określone przy zdarzeniu (patrz KSIĘGA HANDLOWA - Przygotowanie bibliotek - Zdarzenia gospodarcze).

○ Domyślne konto - konto, które będzie podpowiadać się podczas księgowania wartości netto transakcji z kontrahentem. Jeśli np. sprzedajemy temu kontrahentowi tylko komputery, zaś konto sprzedaży tychże to 701-1, to należy tam wpisać właśnie to konto. Jeśli nie określimy tu żadnego konta, bo np. sprzedajemy temu kontrahentowi wiele różnych asortymentów, które chcemy księgować na osobnych "siódemkach" lub "czwórkach", to będziemy mogli te konta określić bezpośrednio w trakcie księgowania.

○ Unia kont - jeśli np. zakupy od tego kontrahenta (energia elektryczna) chcemy zawsze rozksięgowywać proporcjonalnie na określone konta (na "piątki" wg stałych współczynników), to wybieramy tutaj odpowiednią zdefiniowaną wcześniej unię kont (patrz KSIĘGA HANDLOWA - Przygotowanie bibliotek – Unie kont).

○ Vat% - stawka vat występująca najczęściej w obrotach z tym kontrahentem. Jeśli nie zostanie tu określona, to we wpisach do księgi podpowiadać się będzie z ustawień w danych firmy

○ Kontrakt - skojarzony z kontrahentem (bezpośrednio lub poprzez zdarzenie gospodarcze) kontrakt umożliwi późniejsze przekrojowe zestawienia bez dodatkowej pracy podczas wypełniania księgi

○ Termin płatności, Forma płatności - najczęściej powtarzająca się w transakcjach z tym kontrahentem forma i termin płatności

○ Kiedy VAT - specyficzne dla zdarzenia gospodarczego (lub kontrahenta) daty rozliczenia VAT

• KONTAKT - numery telefonów i faxu, adres e-mail oraz strony www, dane te są gromadzone tylko dla naszej wygody, jeśli nie ma takiej potrzeby należy je pominąć

• PRZELEWY - dane do automatycznego generowania przelewów dla kontrahenta

○ Nazwa i adres do przelewów - domyślnie podstawia się z pola Nazwa i adres

○ Lk - liczba kontrolna rachunku obliczana automatycznie, wyliczona tu liczba powinna się zgadzać z dwoma pierwszymi cyframi konta

○ Konto - wprowadzamy pełny numer rachunku bankowego kontrahenta, np. 87 1090 1522 0000 0000 1423 4892 lub 87 10901522 00000000 14234892 lub 87109015220000000014234892 W przypadku rozliczeń walutowych przed numerem konta wpisujemy dodatkowo prefiks kraju, w którym prowadzony jest rachunek bankowy kontrahenta

○ Bank - bank, w którym jest prowadzony określony wyżej rachunek, podstawia się automatycznie z biblioteki banków

77

○ SWIFT - w przypadku rozliczeń walutowych wprowadzamy numer SWIFT banku, w którym prowadzony jest rachunek bankowy kontrahenta

• UWAGI - dowolne uwagi tylko dla naszej informacji i wygody, np. osoba z którą należy się kontaktować lub charakterystyka kontrahenta (Shift Enter nowa linia)

• INNE ○ Nazwa i adres do korespondencji - wypełniamy tylko w przypadku

jeśli inna niż główna Nazwa i adres drukowana na dokumentach, uwzględniane m.in. przy adresowaniu kopert

○ Kod pocztowy - po wprowadzeniu kodu, na podstawie biblioteki kodów pocztowych przypisane zostanie Województwo

○ Województwo - podział kontrahentów na województwa umożliwi późniejsze zestawienia sprzedaży (lub zakupów) z podziałem na województwa

○ Grupa - grupa kontrahentów, podział kontrahentów na grupy umożliwi późniejsze zestawienia sprzedaży (lub zakupów) z podziałem na grupy. Grupa jest również jednym z kryteriów przy tworzeniu Zestawienia należności i zobowiązań w oknie KSIĘGA HANDLOWA.

○ Język - język którym posługuje sie kontrahent. Jeśli posiadamy wersję programu obsługującą transakcje zagraniczne i waluty obce, to będziemy mogli wystawiać przypomnienia i wezwania do zapłaty tłumaczone automatycznie na określony tutaj język.

Poprawę wpisanych danych, np. po to żeby zmienić dane adresowe kontrahenta, umożliwia przycisk lub klawisz F6.

Grupy kontrahentów

Biblioteka grup kontrahentów umożliwia grupowanie kontrahentów wg dowolnego kryterium. Grupowanie kontrahentów przydatne może być później do różnego rodzaju zestawień i analiz.

Po przypisaniu kontrahentów do poszczególnych grup możemy w oknie z księgą handlową zdefiniować i sporządzić zestawienie obrotów z podziałem na grupy (w definicji zestawienia należy wybrać w polu Z podziałem na pole Grupa kontrahenta).

Grupy kontrahentów występują również jako kryterium w Zestawieniu należności i zobowiązań dostępnym w oknie Księga Handlowa.

78

Banki

Biblioteka banków zawiera numery rozliczeniowe wszystkich banków w Polsce. Służy ona wyłącznie do celów pomocniczych, dzięki niej po wprowadzeniu numeru rachunku bankowego firmy lub rachunku bankowego kontrahenta automatycznie wyświetlona zostanie nazwa banku, w którym jest prowadzony dany rachunek.

Biblioteka banków jest wstępnie wypełniona przez producenta programu. Jeśli w bibliotece brakuje jakiegoś banku, należy dopisać go samodzielnie.

Wprowadzając nowy bank na listę (Ins, ) uzupełniamy:

• Nazwa banku - nazwą tą posługujemy się w programie

• Nr banku - jest to pierwszy człon numeru rachunku w tym banku

Będąc w liście banków korzystamy ze standardowych funkcji dostępnych w bibliotekach.

Kody pocztowe

Biblioteka kodów pocztowych zawiera wykaz wszystkich kodów z odpowiadającymi im miejscowościami i województwami.

Biblioteka służy głównie do grupowania kontrahentów wg województw. Dzięki niej nowo wprowadzany kontrahent przypisywany jest automatycznie do województwa po wprowadzeniu kodu pocztowego. Grupowanie kontrahentów przydatne może być później do różnego rodzaju zestawień i analiz.

Dzięki określeniu każdemu kontrahentowi województwa możemy w oknie z księgą handlową zdefiniować i sporządzić zestawienie obrotów z podziałem na województwa (w definicji zestawienia należy wybrać w polu Z podziałem na pole KontrahentWojew.), co da nam pogląd na strukturę geograficzną naszych kontrahentów i może pomóc np. w planowaniu działań marketingowych. Oczywiście ma to sens tylko wtedy, gdy prowadzimy sprzedaż w całym kraju lub przynajmniej w kilku województwach.

79

Biblioteka jest przygotowana przez producenta programu. Użytkownik nie może jej modyfikować.

Zmiana danych adresowych

Jeżeli kontrahent, który już wcześniej został wprowadzony do biblioteki, zmieni dane adresowe, to poprawiamy je w polu Nazwa i adres. Przy akceptacji wprowadzonych zmian program poprosi o potwierdzenie, czy chcemy zapamiętać dotychczasowy adres w historii adresów tego kontrahenta.

Odpowiadamy TAK, dzięki temu we wpisach zaksięgowanych do momentu zmiany adresu będą widoczne dane adresowe kontrahenta aktualne w momencie wystawienia faktury. Odpowiedź Nie należy wybrać tylko wtedy, jeśli nie było jeszcze żadnych księgować z tym kontrahentem.

Jeśli kontrahent ma jakieś adresy zapamiętane w historii adresów, to obok pola Nazwa i adres widoczny jest pasek narzędziowy umożliwiający przeglądanie tych adresów:

Poszczególne przyciski umożliwiają:

• sprawdzenie poprzedniego adresu wraz z okresem jego obowiązywania

• sprawdzenie następnego adresu wraz z okresem jego obowiązywania

• powrót do aktualnego adresu

80

• usunięcie adresu z historii adresów (pod warunkiem, że nie jest wykorzystany w żadnym zaksięgowanym dokumencie)

Adresowanie kopert

Będąc na liście kontrahentów mamy do dyspozycji kilka przydatnych wydruków (F2):

• Koperty - nadruk adresów na kopertach z następującymi opcjami:

○ Drukarka - wybieramy drukarkę, na której chcemy zaadresować koperty

○ Rozmiar - wybieramy typ koperty z listy kopert obsługiwanych przez wybraną wyżej drukarkę

○ Ustawienia - drukujemy adres kontrahenta (Adresat) oraz logo i adres firmy (Nadawca)

○ Zakres - drukujemy jedną kopertę dla wybranego kontrahenta (wybrana pozycja) lub cały zestaw dla wybranej grupy kontrahentów (wszystkie pozycje) UWAGA. Listę kontrahentów wybranych do druku możemy ograniczyć funkcją

F4 (np. tylko odbiorcy) lub indywidualnie podświetlając (Shift ) i wybierając tylko podświetlonych (Ctrl +)

○ Umowa z pocztą - w miejscu przeznaczonym na znaczek możemy wydrukować wprowadzoną treść umowy z pocztą (Drukuj), treść tą następnie możemy zabezpieczyć przed modyfikacją (Tylko do odczytu)

• Naklejki adresowe - adresy wybranej grupy kontrahentów drukowane na zwykłej kartce A4 lub na odpowiednio naciętym papierze samoprzylepnym

• Pełne dane kontrahenta - wprowadzone dane kontrahenta drukowane w formie kwestionariusza

Dane adresowe (nazwa i adres) pobierane są z wypełnionej przy kontrahencie pozycji Nazwa i adres do korespondencji (zakładka Inne). Jeśli pole to jest niewypełnione wtedy drukuje się główna Nazwa i adres kontrahenta.

81

KSIĘGA HANDLOWA

Klikając w oknie głównym w przycisk wejdziemy do okna Księga handlowa. Jest to podstawowe okno programu, w którym będziemy wykonywać większość czynności w trakcie pracy z programem. Umożliwia ono:

• wprowadzenie bilansu otwarcia na poszczególnych kontach, łącznie z wyszczególnieniem niezapłaconych faktur w rozrachunkach z kontrahentami

• rejestrowania i automatycznego dekretowania wszystkich rodzajów dokumentów (faktury sprzedaży i zakupu, polecenia księgowania) za wyjątkiem księgowania zapłat, do czego służy moduł Kasa/Bank. Część dokumentów może być generowana automatycznie tj. faktury sprzedaży i zakupu importowane z programu R2faktury, PK z kosztami wynagrodzeń importowane z programu R2płatnik oraz PK z amortyzacją środków trwałych generowane automatycznie w module Środki trwałe

• rozliczenie podatku VAT począwszy od właściwego zarejestrowania faktur VAT, przez przeksięgowanie VAT do rozliczenia w następnych miesiącach, aż do wydruku rejestrów VAT oraz przygotowania deklaracji VAT-7/7K/7D (i ewentualnie VAT-12) w formie wydruku lub w wersji elektronicznej jako e-Deklaracje

• rozliczenie podatku dochodowego CIT w przypadku osób prawnych

Przed przystąpieniem do księgowania dokumentów należy:

• sprawdzić poprawność ustawień kont (patrz rozdział PARAMETRY SYSTEMU - Ustawienia kont) - określają one sposób dekretowania poszczególnych rodzajów księgowanych dokumentów.

• zdefiniować rejestry księgowe (patrz rozdział PARAMETRY SYSTEMU - Rejestry księgowe) - sposób numerowania dekretów oraz dekretowania dokumentów

Warto również wstępnie przygotować:

• biblioteki księgi - żeby przyśpieszyć księgowanie dokumentów

• unie kont (patrz rozdział PARAMETRY SYSTEMU - Unie kont) - jeśli chcemy ułatwić sobie pracę przy powtarzających się schematach księgowań, np. przy rozksięgowywaniu kosztów stałych na MPK

chociaż można to również zrobić w miarę pojawiających się potrzeb w trakcie późniejszej pracy.

82

Przygotowanie bibliotek

Wstępne przygotowanie bibliotek przyspieszy nam wprowadzanie wpisów w księdze. Raz wprowadzone pozycje istnieją na liście, z której są później już tylko wybierane. Brakujące pozycje można uzupełniać bezpośrednio podczas wprowadzania wpisów.

Obok listy kontrahentów, do bibliotek związanych z księgą należą:

• Zdarzenia gospodarcze

• Kontrakty

• MPK

• Oddziały

Biblioteki te rządzą się tymi samymi prawami, co biblioteki ogólne, czyli wszystkie funkcje działają w podobny sposób.

83

Zdarzenia gospodarcze

Opis zdarzenia gospodarczego w księdze składa się z dwóch linii. Zawartość pierwszej linii wybierana jest z biblioteki zdarzeń, drugą linię uzupełniamy, jeśli chcemy bardziej uściślić opis zdarzenia. Przykładowo, jeśli co miesiąc księgujemy opłatę za wynajęcie lokalu, w bibliotece zdarzeń przygotujemy sobie pozycję czynsz za lokal za miesiąc, natomiast bezpośrednio przy wpisie do księgi dopiszemy już w drugiej linii, za jaki miesiąc.

Nowe zdarzenie dopisujemy klawiszem Ins. Wprowadzamy:

• Nazwa - ogólny opis zdarzenia

• Stałe - zakreślamy dla często powtarzających się zdarzeń, stałe zdarzenia możemy później szybko wyfiltrować w bibliotece (Shift F4)

Dodatkowo dla zdarzeń stałych określamy parametry domyślne (przyspieszające późniejsze wprowadzanie wpisów do księgi), które podpowiedzą się po wybraniu danego zdarzenia:

• Konto - określone tu konto będzie się automatycznie podpowiadać w księgowaniach z wybranym zdarzeniem, domyślne konto można również określić przy kontrahencie

• Vat% - najczęściej występująca przy tym zdarzeniu gospodarczym stawka podatku VAT, jeśli nie zostanie określona to podpowiadać się będzie z ustawień w danych firmy

• Unia kont - jeśli chcemy aby po wybraniu tego zdarzenia powstawał automatycznie dekret o określonej strukturze. Wybieramy z biblioteki przygotowaną wcześniej unię kont.

• Kontrakt - skojarzony ze zdarzeniem gospodarczym (lub z kontrahentem). Kontrakt umożliwi późniejsze przekrojowe zestawienia bez dodatkowej pracy podczas wypełniania księgi.

• Termin płatności - ustalony dla konkretnego zdarzenia

• Kiedy VAT - dla szczególnych zdarzeń ustalamy specyficzne daty rozliczenia VAT

Zdarzenie możemy przypisać do kontrahenta. Dzięki temu automatycznie zostanie wprowadzone po wybraniu kontrahenta. UWAGA. Parametry domyślne (Konto, Vat%, Unia kont, Kontrakt, ...) generalnie ustalamy

84

przy zdarzeniu. Przypisując zdarzenie do kontrahenta są one wtedy również parametrami domyślnymi kontrahenta. Przy kontrahencie możemy również ustalić właściwe dla niego parametry domyślne, bez przypisywania zdarzenia. Jeśli parametry domyślne są ustalone zarówno przy kontrahencie, jak i zdarzeniu, wtedy przy wpisie do księgi podpowiedzą się parametry zdarzenia.

Możemy również poprawić opisy zdarzenia w bibliotece (F6). UWAGA. Należy pamiętać, że spowoduje to zmianę opisu zdarzenia we wszystkich (dotychczasowych) wpisach, do których przypisaliśmy to zdarzenie. Dlatego też bezpieczniej jest wprowadzić nowy opis zdarzenia, niż poprawiać stary.

Możliwe jest również usunięcie zdarzenia z biblioteki (Del), ale tylko w przypadku, gdy nie zostało ono przypisane do żadnego wpisu w księdze.

Szybko wyszukamy dane zdarzenie wpisując część opisu. Kolejne zdarzenie z takim samym fragmentem odszukamy wciskając Ctrl L.

We właściwościach okienka (F4) możemy wyfiltrować zdarzenia stałe (czyli powtarzające się), lecz szybciej uczynimy to kombinacją klawiszy Shift F4.

Kontrakty

Kontrakty służą do analizy obrotów wg kryteriów niezależnych od struktury planu kont.

Kontrakty możemy traktować np. jako realizowane w naszej firmie zlecenia lub projekty. Księgując przychody i koszty związane z różnymi projektami na tych samych "siódemkach" i "czwórkach", zaznaczamy przy każdej księgowanej pozycji odpowiedni projekt. Dzięki temu będziemy mogli w każdej chwili sprawdzić przychody i rozchody związane z danym projektem bez konieczności wyodrębniania jakichkolwiek subkont na planie kont.

Jeśli jeden dokument wpisywany do księgi zawiera kwoty z różnych kontraktów, każdej z nich możemy przypisać inny kontrakt.

Jeśli nie interesują nas możliwości oferowane przez kontrakty, to możemy z nich w ogóle nie korzystać i nie uzupełniać tej biblioteki.

Natomiast jeśli chcemy z kontraktów korzystać, to po wpisaniu ich do biblioteki możemy je dodatkowo przypisać do odpowiednich zdarzeń gospodarczych (lub do kontrahentów) - jeśli oczywiście mamy zdarzenia i/lub kontrahentów związanych z określonymi kontraktami.

W każdej chwili możemy skorzystać z Zestawienia kontraktów w oknie z księgą oraz szczegółowych zestawień dostępnych w oknie Okna - Zestawienia - Pozycje księgi.

Biblioteka kontraktów służy również do uzupełniania struktury kosztów poszczególnych

środków trwałych, co pozwoli na późniejsze rozdzielenie kosztów odpisów amortyzacyjnych przy tworzeniu dekretu księgowego.

85

MPK

Korzystając z biblioteki MPK, czyli Miejsc Powstawania Kosztów, możemy odpowiednio pogrupować zdarzenia kosztowe księgowane w księdze handlowej. Biblioteka dostępna jest po włączeniu w menu Ustawienia - Ustawienia kont parametru Korzystanie z biblioteki MPK na zakładce Ogólne.

W zależności od potrzeb możemy korzystać z biblioteki MPK na dwa sposoby:

• w powiązaniu z kontami grupy "5", czyli kosztami wg miejsc powstawania. Jeśli w ustawieniach kont włączymy parametr Księgowanie na konta gr. 5, będziemy mogli przypisać do poszczególnych pozycji z biblioteki MPK odpowiednie konto z grupy "5". Po przypisaniu takiego MPK do pozycji księgowanego dokumentu, w dekrecie pojawi się automatyczne przeksięgowanie kosztów z konta rozliczenia kosztów (określonego w ustawieniach kont) na "piątkę" związaną z wybranym MPK. W ten sposób będziemy mogli analizować strukturę kosztów bezpośrednio na planie kont sprawdzając salda i obroty na "piątkach".

• bez powiązania z kontami grupy "5" MPK niepowiązane z kontami zachowują się analogicznie jak kontrakty, umożliwiając korzystanie z Zestawienia MPK w oknie z księgą oraz szczegółowych zestawień dostępnych w oknie Okna - Zestawienia - Pozycje księgi.

Nowy MPK dopisujemy klawiszem Ins. Wprowadzamy:

• Nazwa - ogólna nazwa MPK

• Kontrakt - dla danego MPK możemy przypisać kontrakt. Wybranie MPK na pozycji księgi spowoduje równocześnie ustawienie tego kontraktu.

• Konto - konto z grupy "5", które będzie służyło do generowania dekretu przy wykorzystaniu danego MPK

W każdej chwili możemy skorzystać z Zestawienia MPK w oknie z księgą handlową.

Biblioteka MPK służy również do uzupełniania struktury kosztów poszczególnych środków trwałych, co pozwoli na późniejsze rozdzielenie kosztów odpisów amortyzacyjnych przy tworzeniu

dekretu księgowego.

86

Oddziały

W przypadku prowadzenia kilku punktów sprzedaży możemy prowadzić rejestry VAT dla każdego oddziału oddzielnie.

Jeżeli jeden dokument zawiera jednocześnie np. zakupy dla kilku oddziałów, to przy wprowadzaniu pozycji tego dokumentu do księgi rozdzielamy łączną kwotę na odpowiednie kwoty przypisane do poszczególnych oddziałów.

Przed wydrukiem rejestrów VAT będziemy mogli wybrać odpowiedni oddział.

Księgowanie dokumentów

Księgowanie dokumentów jest najczęściej powtarzającą się czynnością podczas pracy w programie, dlatego też okno z księgą zostało zaprojektowane pod kątem szybkości pracy. Operacja wprowadzania danych może odbywać się tylko z klawiatury, bez użycia myszki, wykorzystując pomocną część numeryczną klawiatury. Przejście do kolejnego pola umożliwia

87

Enter lub Tab, a zatwierdzenie całego okna PgDn. Zmianę sposobu wprowadzania danych umożliwia zakładka Nawigacja w pozycji menu głównego Ustawienia - Środowisko.

Przed wprowadzaniem danych do księgi należy wybrać właściwy okres, w którym chcemy księgować. W tym celu wybieramy z menu głównego Ustawienia - Bieżąca data i okres. Szybką zmianę okresu rozliczeniowego umożliwia klawisz F12.

Wprowadzając nowy wpis w księdze (Ins) najpierw określamy rodzaj wpisu, czyli dokument lub rodzaj zdarzenia gospodarczego, który chcemy wprowadzić. Wszystkie możliwe rodzaje zdarzeń opisane są w rozdziale KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Rodzaje wpisów. Do szybkiego wyboru z menu odpowiedniego rodzaju służą odpowiednie litery (S - sprzedaż, Z - zakup itd.).

Po wybraniu rodzaju wpisu wypełniamy następujące dane (przy niektórych rodzajach program może nie wymagać wszystkich wymienionych pozycji):

• Rejestr - w jakim rejestrze księgowym księgujemy. Jeśli księgujemy kilka dokumentów w tym samym rejestrze lub chcemy zawsze księgować tylko w jednym rejestrze, to można go wczesniej wybrać we właściwościach

F4 okna w polu Rejestr.

• Nr dekretu - numer dekretu księgowego w wybranym wyżej rejestrze. W zależności od ustawienia parametru Dekret numerowany przy akceptacji wpisu w menu Ustawienia - Konfiguracja zostanie on nadany automatycznie w momencie akceptacji wpisu (opcja zalecana przy sieciowym księgowaniu w tym samym rejestrze przez kilka osób jednocześnie) lub już w momencie rozpoczęcia wpisu (opcja zalecana przy pracy jednostanowiskowej). Numer dekretu będzie sformatowany zgodnie z układem numeru określonym w rejestrze księgowym.

• Nr dowodu - numer dowodu księgowego, czyli numer dowodu, na podstawie którego dokonujemy wpisu w księdze (najczęściej będzie to numer wprowadzanej faktury)

• Data wpisu - data sporządzenia wpisu, czyli zaksięgowania dokumentu. Określa uporządkowanie, czyli kolejność wpisów w księdze.

UWAGI:

1. Data wpisu do księgi musi mieścić się w wybranym okresie pracy (patrz Data bieżąca i okres). Jeśli chcemy wprowadzić wpis z datą spoza wybranego okresu, musimy wpierw zmienić okres przeglądania. Inaczej program zwróci ostrzeżenie i nie pozwoli wprowadzić takiej daty.

2. Przy wprowadzaniu nowego wpisu program podstawia datę bieżącą (patrz Data bieżąca i okres), a przy kolejnym datę poprzednio wprowadzonego wpisu. Jeśli nowy wpis dotyczy tego samego miesiąca to zmieniamy tylko numer dnia.

3. Data wpisu do księgi musi być większa od daty zamknięcia (patrz Data bieżąca i okres). Podobnie nie da się poprawić ani usunąć wpisu z zamkniętego okresu.

4. Numery dekretów (Nr dekretu) są automatycznie nadawane od 1 w ramach każdego roku. W przypadku rozpoczęcia pracy z programem w trakcie roku możemy w danym roku wymusić numerację dekretów tak, żeby była kontynuacją dotychczasowej. Należy w tym celu w rejestrach księgowych ustawić odpowiednie pola w grupie Numer.

88

5. Jeśli wprowadzimy dokument z wcześniejszą datą niż zaksięgowane wcześniej dokumenty, to zaburzona zostanie kolejność numerów dekretów. Aby ją przywrócić możemy skorzystać z polecenia menu pomocniczego (prawy klawisz myszy) Renumeracja dekretów, które sprawdzi poprawność numeracji i poprawi ją ustalając numer kolejny dekretu na podstawie jego daty. Oznacza to, że jeśli księgujemy dokumenty z kilku dni, to nie musimy przejmować się kolejnością księgowania. Po wywołaniu funkcji renumeracji dekretów program sam odpowiednio uporządkuje wszystkie wpisy.

• Data wystawienia - data drukowana w ewidencji sprzedaży i zakupów VAT. Do rejestru sprzedaży VAT wpisy standardowo wchodzą z datą wystawienia (patrz rozdział Rozliczenie podatku VAT)

• Data otrzym./sprzed. - wprowadzamy w przypadku zakupów datę otrzymania faktury zakupu, natomiast w przypadku sprzedaży datę dokonania sprzedaży. Do rejestru zakupów VAT wpisy standardowo wchodzą z datą otrzymania (patrz rozdział Rozliczenie podatku VAT)

• Kontrahent - wybieramy kontrahenta z biblioteki kontrahentów. Uwidocznione zostały pola ze skrótem nazwy, numerem NIP oraz pełnymi danymi drukowanymi w księdze. Szybko możemy wyszukać kontrahenta po skrócie nazwy lub numerze NIP zaczynając pisać w odpowiednim polu, a jeśli kontrahent jeszcze nie istnieje w bibliotece, to wprowadzić go klawiszem Ins. Możemy również przejść do pełnej biblioteki kontrahentów (F2), żeby na przykład przejrzeć dane lub wyszukać po części danych (np. po adresie). Szybko wybrać kontrahenta z pełnej biblioteki można klawiszami Alt Enter.

• Opis zdarzenia gospodarczego - opis zdarzenia składa się z dwóch części: część stała z biblioteki i część zmienna dopisywana ręcznie, część stałą wybieramy z biblioteki zdarzeń. Zaczynając pisać w pierwszej części możemy szybko wyszukać zdarzenie w bibliotece lub, jeśli nie istnieje, to wprowadzić klawiszem Ins, możemy również przejść (F2) do pełnej biblioteki zdarzeń (wtedy Alt Enter umożliwi szybki wybór zdarzenia z pełnej biblioteki). Druga część zdarzenia służy do jednorazowego uściślenia opisu, na przykład po podstawieniu z biblioteki opisu odpis amortyzacyjny za miesiąc możemy tu dopisać za jaki miesiąc jest ten odpis.

• Unia kont - jeśli chcemy rozksięgować kwotę netto sprzedaży/zakupu na różne konta wg zadanego wzorca, to wybieramy tutaj ten wzorzec, czyli właśnie unię kont

• Waluta - waluta w jakiej będą wprowadzone kwoty w tym wpisie. Ustawiana automatycznie na walutę rozrachunków kontrahenta. Jeśli waluta jest różna od PLN, to dodatkowo pojawią się pola Kurs i Kurs Vat. Umożliwiają one przeliczenie kwot walutowych na PLN odpowiednio dla celów podatku dochodowego (pole Kurs ustawiane domyślnie na średni kurs NBP z dnia poprzedzającego transakcję, wg niego przeliczane są kwoty na zakładce Pozycje) i podatku vat (pole Kurs Vat ustawiane domyślnie na średni kurs NBP z dnia poprzedniego, wg niego przeliczane są kwoty na zakładce Rozliczenie VAT). UWAGA. Warunkiem korzystania z walut jest posiadanie wersji programu rozszerzonej o obsługę walut (patrz: ROZPOCZĘCIE PRACY - Wersje programu) oraz zaznaczenie w danych firmy na zakładce Ustawienia - VAT opcji Waluty.

• Bez VAT (tylko księgownie) - wyłącza na pozycjach zakładki związane z rozliczeniem podatku VAT. Umożliwia stworzenie dekretu księgowego, który nie będzie miał odzwierciedlenia w rejestrze VAT.

• Tylko rejestr VAT - umożliwia zrobienie wpisu do rejestru VAT bez generowania dekretu księgowego. Takim wpisom nie nadaje się numer dekretu (Nr dekretu)

89

• zakładki

○ Unia kont - zakładka widoczna tylko jeśli wyżej w polu Unia kont wybraliśmy z biblioteki unię kont. Wprowadzamy kwoty netto lub brutto dla poszczególnych stawek vat (lub same stawki vat, jeśli w definicji unii nie określono współczynników przy pozycjach). Na podstawie wprowadzonych stawek vat i kwot zostaną utworzone automatycznie (zgodnie z definicją unii) pozycje wpisu z odpowiednimi kontami i kwotami - patrz rozdział Unia kont

○ Pozycje - wprowadzamy poszczególne kwoty netto przypisując im odpowiednie konto do dekretacji (konto dla kwoty netto) i jednocześnie (jeśli firma jest płatnikiem VAT) podatek VAT do rejestru - patrz rozdział Pozycje w księdze handlowej

○ Płatności - szczegółowe rozliczenie płatności - patrz rozdział Płatności ○ Rozliczenie VAT - szczegółowe określenie daty powstania obowiązku podatkowego

(zakładka widoczna jeśli firma jest płatnikiem VAT) – patrz Rozliczenie podatku VAT

○ Inne - dodatkowe informacje:

Uwagi - uwagi

Notatki - notatki własne nie uwidocznione na żadnych wydrukach UWAGA. Przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter.

○ Dekret - dekretacja dla danego wpisu w księdze handlowej - patrz rozdział Dekret księgowy

Wprowadzone dane akceptujemy przyciskiem OK. Do szybkiej akceptacji służy również klawisz PgDn.

Poprawę danych umożliwia klawisz F6, natomiast usunięcie wpisu klawisz Del. Poprawa i usuwanie wpisów są możliwe tylko wtedy, gdy okres nie jest zamknięty.

Datę zamknięcia (i okres przeglądania) ustawiamy w pozycji menu głównego Ustawienia - Bieżąca data i okres (F12).

Możliwe jest szybkie wyszukanie dowolnego wpisu poprzez wpisanie nazwy kontrahenta

(lub numeru dowodu), będąc w oknie z księgą. Pojawi się okienko Szukaj, w którym należy określić, jakie pola ma brać pod uwagę przy wyszukiwaniu (Szukaj po). Kursor automatycznie ustawi się na właściwej pozycji. Żeby wyszukać kolejną pozycję (z tym samym kontrahentem) - należy wcisnąć Ctrl L. UWAGA. Przy wyszukiwaniu fragmentu nazwy (a nie początku lub całości) należy wyłączyć opcję Szybko.

Dodatkowa funkcja Właściwości F4 określa uporządkowanie wpisów na liście oraz umożliwia wybranie wpisów jednego rodzaju. Filtr umożliwia wybranie wpisów według dowolnych kryteriów, na przykład żeby wyróżnić wszystkie wpisy z nieuregulowanymi płatnościami, możemy wywołać klawiszami +/- z klawiatury numerycznej:

90

Klawisz F2 udostępnia następujące wydruki:

• Faktura wewnętrzna - jeśli posiadamy wersję programu obsługującą waluty obce, możemy tu wydrukować fakturę wewnętrzną odpowiadająca zaksięgowanej bezpośrednio fakturze zakupu (wpisy typu N - Wewn.nab.tow., I - Import usług oraz P - Nabywca podat.) otrzymanej od kontrahenta zagranicznego. UWAGA. Ten wydruk nie ma nic wspólnego z dokumentem typu F - Faktura wewn.

• Druk PK - wydruk polecenia księgowania z dekretem skojarzonym z bieżącym wpisem

• KP/KW - wydruk dowodów wpłaty KP lub wypłaty KW dla faktur, które zostały już zapłacone w raporcie kasowym

• Zestawienie kontraktów - podsumowanie przychodów i kosztów z podziałem na kontrakty z możliwością uwidocznienia poszczególnych wpisów

• Zestawienie MPK - podsumowanie kosztów z podziałem na MPK z możliwością uwidocznienia poszczególnych wpisów

• Zestawienie należności i zobowiązań - zestawienie terminowych i przeterminowanych płatności dotyczących zarówno należności (sprzedaż) jak i zobowiązań (zakupy) wg stanu na zadany dzień. Przydaje się m.in. przy sporządzaniu wniosków kredytowych. Przeterminowane płatności są pogrupowane wg dni zwłoki po terminie lub wg terminów płatności.

• Rejestr sprzedaży VAT, Rejestr zakupów VAT - patrz Zamknięcie miesiąca - Rejestry VAT

• Zestawienia - patrz rozdział ZESTAWIENIA I RAPORTY - Zestawienia z okien

Automatyczny import dokumentów sprzedaży z systemu R2faktury umożliwia przycisk - patrz Import danych - Import faktur z programu R2faktury.

Dzięki przyciskom dostępnym w górnej części okienka Księga handlowa możemy rozliczyć miesięczny lub kwartalny podatek VAT:

• - przeksięgowanie podatku vat do rozliczenia w następnych miesiącach - patrz Przeksięgowanie VAT

• lub albo - rozliczenie deklaracji VAT-7 lub VAT-7K albo VAT-7D (oraz ewentualnie VAT-UE) - patrz Zamknięcie miesiąca - Deklaracje VAT.

91

Rodzaje wpisów

Przy księgowaniu dokumentów w księdze handlowej mamy do wyboru następujące rodzaje wpisów:

Od wybranego rodzaju wpisu zależy schemat generowanego automatycznie dekretu oraz odpowiednie powiązanie z właściwym rejestrem VAT.

W zależności od posiadanej wersji programu dostępne są różne rodzaje wpisów. Standardowo korzystamy z wpisów typu:

• S - Sprzedaż - sprzedaż krajowa - wprowadzamy własne faktury wystawione krajowym kontrahentom (odbiorcom) oraz np. utarg dzienny albo dzienne zestawienie sprzedaży. Wpisując kwoty netto, vat i brutto na zakładce Pozycje określamy konto z grupy "7". Dekret dla tego typu wpisu będzie wyglądał następująco:

Wn Ma Kwota

7xx netto

201-x brutto

255 vat

gdzie: 7xx - konto przychodów, 201-x - konto odbiorcy (określone przy kontrahencie), 225 - przykładowe konto VAT należny (określone w ustawieniach kont). Ponadto określamy odpowiednie stawki VAT, niezbędne dla prawidłowego ujęcia wpisu w podstawowym rejestrze sprzedaży VAT i w deklaracji VAT-7:

○ 0, 3, 7, 22 - właściwe dla odpowiednich towarów i usług podlegających VAT

92

○ zw - towary i usługi podlegające, lecz zwolnione z VAT, mają wpływ na proporcje odliczenia podatku VAT od zakupów, służących sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej

○ np - pozycje nie podlegające VAT i nie ujęte ani w rejestrach ani na deklaracji VAT

• Z - Zakup - zakup krajowy - wprowadzamy faktury wystawione przez krajowych kontrahentów (dostawców). Wpisując kwoty na zakładce Pozycje określamy konto z grupy "3" - zakupy towarów, "4" - koszty rodzajowe lub "6" - koszty międzyokresowe. Kont z grupy "5" nie wybieramy w tym miejscu, ponieważ są one powiązane z MPK-ami i generują się automatycznie. Dekret będzie wyglądał następująco:

Wn Ma Kwota

4xx netto

202-x brutto

224 vat

gdzie: 4xx - konto kosztowe, 202-x - konto dostawcy (określone przy kontrahencie), 224 - konto VAT naliczony (określone w ustawieniach kont); Jeśli w rejestrze księgowym, w którym aktualnie księgujemy, bądź w ustawieniach kont mamy określone konto rozliczenia zakupu (np.301), to dekret zostanie uzupełniony o dodatkową pozycję:

Wn Ma Kwota

301 301 netto

4xx netto

202-x brutto

224 vat

Jeśli dodatkowo przy pozycjach określimy MPK-i, to dekret zostanie uzupełniony o pozycje wynikające z występujących przy tych MPK-ach kont grupy "5", np.

Wn Ma Kwota

4xx netto

202-x brutto

224 vat

490 netto

5xx netto

gdzie: 490 - konto rozliczenia kosztów określone w ustawieniach kont, 5xx - konta przypisane w MPK-ach; Ponadto aby prawidłowo ująć wpis w podstawowym rejestrze zakupów VAT określamy odpowiednie stawki VAT:

○ zw, 0, 3, 5, 7, 22 - stawki właściwe dla odpowiednich towarów i usług podlegających VAT (lub zwolnionych)

93

○ np - pozycje nie podlegające VAT i nie ujęte ani w rejestrach ani na deklaracji VAT

oraz rodzaj (Cel) zakupów :

○ so - służące sprzedaży opodatkowanej, czyli od tych zakupów odliczamy VAT w całości

○ sm - służące sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej (jeśli mamy sprzedaż po stawce zw), czyli od tych zakupów odliczamy VAT w proporcji udziału sprzedaży opodatkowanej do sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej

○ bo - bez odliczenia, czyli zakupy, od których nie odliczamy VAT UWAGA. W przypadku zakupów, dla których VAT naliczony nie podlega odliczeniu, kwota brutto zostania zaksięgowana w całości w koszty z pominięciem konta rozliczenia vat.

○ bp, bl - VAT od zakupu paliwa lub samochodu nie podlegający odliczeniu. Kwoty te wyszczególniane były na poprzedniej wersji deklaracji VAT-7. Obecnie zachowują się tak samo jak bo.

• F - Faktura wewn. - faktura wewnętrzna. Wykorzystywana w szczególnych przypadkach do prawidłowego naliczenia VAT. Np. przy przekazywaniu pewnych środków dla pracowników (np.woda pitna, środki odżywcze) wystawiamy fakturę wewnętrzną na kwotę netto tych środków. Musimy w takim wypadku zapłacić podatek VAT z takiej faktury, który jednakże możemy wpisać sobie w koszty. Dekret będzie wyglądał następująco:

Wn Ma Kwota

4xx 255 vat

gdzie: 4xx - konto Podatek VAT (koszty) lub Podatek VAT (n.k.u.p.), 225 - konto VAT należny. Konta określone w ustawieniach kont na zakładce Podatki.

• P - Polecenie księgowania - polecenie księgowania (PK) jest szczególnym typem wpisu, który umożliwia dowolne tworzenie dekretu. Ze względu na swoistą odrębność został opisany w oddzielnym rozdziale KSIĘGA HANDLOWA - Polecenie księgowania.

• A - Bilans otwarcia - bilans otwarcia jest szczególnym typem wpisu, służącym do wprowadzenia bilansu otwarcia na poszczególnych kontach a także w rozrachunkach z kontrahentami. Szczegółowy opis tego wpisu znajduje się w rozdziale KSIĘGA HANDLOWA - Bilans otwarcia.

Pierwsza litera z nazwy rodzaju wpisu (S, Z, F, P, A) symbolizuje skrót do szybkiego wyboru z klawiatury odpowiedniego rodzaju zdarzenia.

W przypadku firm będących płatnikiem podatku VAT, które prowadzą działalność polegającą na przewożeniu osób taksówką (w danych firmy na zakładce Ustawienia/VAT jest zaznaczona opcja Vat-12 (Taxi)) mamy do wyboru dodatkowy rodzaj wpisu:

• X - Taxi - wprowadzamy kwoty uzyskane ze sprzedaży usług taksówkowych. Przy określaniu stawki vat mamy do wyboru jedynie zryczałtowaną stawkę 3%. W księdze handlowej wpis zostanie ujęty analogicznie jak zwykła S - Sprzedaż. Natomiast jeśli chodzi o vat, to wpis będzie ujęty w odrębnym rejestrze sprzedaży Rejestr sprzedaży VAT -Taxi - na podstawie tego rejestru będzie tworzona deklaracja VAT-12. W zwykłym rejestrze sprzedaży oraz na deklaracji VAT-7 wpisy X - Taxi nie są w ogóle ujmowane.

94

Jeśli posiadamy wersję programu umożliwiającą księgowanie transakcji zagranicznych (i są one włączone w danych firmy na zakładce Ustawienia/VAT opcja Transakcje zagraniczne), możemy korzystać z dodatkowych rodzajów wpisów:

• D - Wewn.dost.tow. - wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów - wprowadzamy faktury sprzedaży wystawione kontrahentom z Unii Europejskiej (sprzedajemy towary kontrahentom z UE). W księdze handlowej wpis zostanie zadekretowany analogicznie jak zwykła S - Sprzedaż, tylko bez konta VAT należny. Natomiast w rejestrze sprzedaży i w deklaracji VAT będzie ujęty w pozycji "Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów" ze stawką 0%. Dodatkowo kwota zostanie ujęta na deklaracji VAT-UE (wraz z numerem identyfikacji podatkowej kontrahenta).

• E - Eksport tow. - eksport towarów - wprowadzamy faktury sprzedaży wystawione kontrahentom zagranicznym spoza UE (sprzedajemy towary kontrahentom spoza UE). W księdze handlowej wpis zostanie zadekretowany analogicznie jak zwykła S - Sprzedaż, tylko bez konta VAT należny. Natomiast w rejestrze sprzedaży i w deklaracji VAT w pozycji "Eksport towarów" przy stawce VAT 0%. Dodatkowa stawka 22% umożliwia jednoczesne zaksięgowanie sprzedaży krajowej.

• U - Eksport usług - wprowadzamy faktury dotyczące sprzedaży usług wystawione kontrahentom zagranicznym (zarówno z krajów UE, jak i spoza UE), które w związku z tym nie podlegają VAT (stawka VAT np). Transakcje te zwiększą udział sprzedaży opodatkowanej, gdyż podlegają VAT w kraju docelowym. Wpis ten będzie uwzględniony na deklaracji VAT-7 w pozycji 'dostawa towarów oraz świadczenie usług, poza terytorium kraju' oraz w rejestrze sprzedaży w kolumnie 'eksport usług np' w celu powiększenia sprzedaży podlegającej VAT (w stosunku do sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej). Dodatkowe stawki 0% i 22% umożliwiają jednoczesne zaksięgowanie sprzedaży (usług) w kraju (eksport usług zwolnionych z VAT w kraju wprowadzamy jako zwykłą S - Sprzedaż ze stawką zw). Dekret dla tego typu wpisu, oraz wpisów D i E będzie wyglądał następująco:

Wn Ma Kwota

201-x 7xx netto

• M - Sprzedaż podróżnemu - wprowadzamy faktury sprzedaży wystawione kontrahentom zagranicznym spoza UE, pod warunkiem, że wywieźli oni zakupiony towar poza terytorium UE. W takim wypadku kontrahentom przysługuje zwrot podatku VAT, a sprzedaż tego typu powinna być wyszczególniona w rejestrze sprzedaży i na deklaracji VAT-7 w pozycji 'sprzedaż krajowa 0% podróżnemu (art.129)'. Warunkiem księgowania jako wpis tego rodzaju jest posiadanie przez nas odpowiedniego dokumentu potwierdzający wywóz towaru poza terytorium UE (art.129 ustawy o VAT). Do czasu uzyskania takiego potwierdzenia wpis ten powinien być zaksięgowany jako normalna S - Sprzedaż. Po uzyskaniu potwierdzenia wywozu należy zrobić S - Sprzedaż z kwotą na minus i wpis M - Sprzedaż podróżnemu z tą samą kwotą netto na plus.

95

• N - Wewn.nab.tow. - wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów - wprowadzamy na podstawie faktury wewnętrznej, utworzonej wg aktualnie obwiązujących w Polsce stawek VAT na podstawie faktury otrzymanej od kontrahenta z UE. W księdze handlowej wpis zostanie zadekretowany następująco:

Wn Ma Kwota

304 304 netto

3xx netto

202-x brutto

224 vat

225 vat

gdzie: 304 - konto rozliczenia wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (ustawiane w rejestrze księgowym, w którym aktualnie księgujemy, bądź w ustawieniach kont), 3xx - konto towarów w magazynie, 202-x - analityczne konto dostawcy, 224 - konto VAT naliczony, 225 - konto VAT należny (obydwa określone w ustawieniach kont). Natomiast VAT zostanie wpisany w deklaracji VAT-7 zarówno jako należny jak i naliczony, czyli wpis zostanie ujęty w podstawowym rejestrze zakupów i dodatkowym (pozostałe transakcje) rejestrze sprzedaży; ponadto kwota netto zostanie uwzględniona w odpowiedniej części deklaracji VAT-UE. UWAGA. Jeśli posiadamy wersję programu obsługującą waluty obce, to w prostych przypadkach możemy fakturę otrzymaną od kontrahenta zaksięgować bezpośrednio, bez konieczności wcześniejszego wystawiania faktury wewnętrznej. Po zaksięgowaniu faktury zagranicznej możemy wydrukować F2 wymaganą przepisami fakturę wewnętrzną na podstawie informacji wprowadzonych we wpisie. Faktura wewnętrzna będzie miała nadany właściwy numer kolejny (pole Fakt.wewn. na zakładce Rozliczenie Vat). Pozycje faktury generowane są na podstawie wprowadzonego opisu zdarzenia oraz stawek vat.

• T - Import towarów - wprowadzamy na podstawie dokumentu SAD, utworzonego przez Urząd Celny na podstawie faktury otrzymanej od kontrahenta spoza UE wg aktualnie obowiązujących w Polsce stawek VAT. W księdze handlowej wpis zadekretujemy jako:

Wn Ma Kwota

306 306 netto

3xx netto

202-x brutto

224 vat

228 vat

gdzie: 306 - konto rozliczenia importu towarów (ustawiane w rejestrze księgowym, w którym aktualnie księgujemy, bądź w ustawieniach kont), 3xx - konto towarów w magazynie, 202-x - analityczne konto dostawcy, 224 - konto VAT naliczony, 228 - konto VAT urzędu celnego (obydwa określone w ustawieniach kont). W podstawowym rejestrze zakupów i deklaracji VAT wpis zostanie ujęty tak samo

96

jak Z-Zakup. Różnica polega tylko na płatności - kwotę netto płacimy kontrahentowi, gdyż kwotę VAT przekazaliśmy do Urzędu Celnego.

• I - Import usług - wprowadzamy na podstawie faktury wewnętrznej wg obowiązujących aktualnie w Polsce stawek VAT, utworzonej na podstawie faktury za usługi otrzymanej od kontrahenta zagranicznego (zarówno z krajów UE, jak i spoza UE); usługi wyszczególnione na tej fakturze powinny być nieopodatkowane żadną stawką VAT, gdyż w związku z eksportem nie podlegają temu podatkowi; wpis ten zostanie ujęty w podstawowym rejestrze zakupów oraz w dodatkowym (pozostałe transakcje) rejestrze sprzedaży VAT, a więc w deklaracji VAT w części należnej i naliczonej. W księdze handlowej wpis zostanie zadekretowany następująco:

Wn Ma Kwota

305 305 netto

4xx netto

202-x brutto

224 vat

225 vat

gdzie: 305 - konto rozliczenia importu usług (ustawiane w rejestrze księgowym, w którym aktualnie księgujemy, bądź w ustawieniach kont), 4xx - konto kosztowe, 202-x - analityczne konto dostawcy, 224 - konto VAT naliczony, 225 - konto VAT należny (obydwa określone w ustawieniach kont). Analogicznie jak w N - Wewn.nab.tow. możemy wystawić i wydrukować fakturę wewnętrzną.

• P - Nabywca podat. - dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca - wprowadzamy na podstawie faktury wewnętrznej, utworzonej na podstawie faktury otrzymanej od kontrahenta z UE, wg aktualnie obowiązujących w Polsce stawek VAT, jeżeli dokonującym dostawy na terytorium kraju jest podatnik nie posiadający siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub stałego miejsca zamieszkania na terytorium kraju; podobnie jak import usług, naliczony VAT w deklaracji zostanie uwzględniony również jako należny. Analogicznie jak w N - Wewn.nab.tow. możemy wystawić i wydrukować fakturę wewnętrzną.

Na dole menu z dostępnymi rodzajami wpisów widnieje zawsze pozycja O - ostatni wpis. Jest ona przydatna przy wprowadzaniu dużej ilości dokumentów uporządkowanych wg dat i rodzajów transakcji (np. w biurach rachunkowych). Wybranie tej pozycji tworzy wpis takiego samego rodzaju jak ostatnio księgowany, podpowiadając w nim dodatkowo taką samą datę, numer dowodu, kontrahenta, zdarzenie oraz walutę. Podobne zastosowanie ma parametr Automatyczna kontynuacja wpisów w menu Ustawienia-Konfiguracja.

97

Unia kont

Unie kont służą do automatycznego rozksięgowywania dokumentów wg określonego schematu.

Załóżmy np. że prowadzimy przychodnię lekarską i chcemy co miesiąc rozksięgowywać koszty energii elektrycznej wg określonych stałych współczynników na "piątki" związane z poszczególnymi poradniami prowadzonymi w naszej przychodni. Aby to zrobić mamy trzy możliwości:

1. uciążliwa: Zaksięgować kwotę netto w jednej pozycji na zakładce Pozycje, po czym przejść na zakładkę Dekret i po zaznaczeniu pola Korekta dekretu dopisać księgowania odpowiednich kwot na odpowiednie "piątki"

2. pośrednia Ułatwimy sobie pracę korzystając z biblioteki MPK, w której możemy zdefiniować odpowiednie pozycje:

Kwotę netto z faktury wpisujemy również na zakładce Pozycje, ale już nie w jednej pozycji, tylku od razu w tylu pozycjach ile poradni. W każdej pozycji wprowadzamy obliczoną samodzielnie wg współczynnika kwotę netto oraz stawkę vat, a także wybieramy z biblioteki właściwy MPK. Dekret powstaje automatycznie z odpowiednimi księgowaniami na "piątki". Nie musimy go korygować.

3. najłatwiejsza Najmniej pracochłonna możliwość polega na wykorzystaniu unii kont. Jeśli zdefiniujemy unię kont o nazwie energia elektryczna w sposób taki jak opisano w rozdziale PARAMETRY SYSTEMU - Unie kont i księgując fakturę za energię elektryczną wybierzemy tę unię w polu Unia kont, to zamiast wprowadzania kilku kwot na zakładce Pozycje wprowadzamy tylko jedną kwotę na zakładce Unia kont (kilka kwot wprowadzamy tylko w przypadku różnych stawek vat):

98

Zostanie ona automatycznie rozbita na pozycje wpisu z odpowiednio obliczonymi kwotami i przypisanymi MPK-ami (kolumna MPK jest widoczna na końcu tabelki, aby ją zobaczyć należy przesunąć poziomy suwak w prawo):

W razie potrzeby możemy zaznaczyć pole Korekta pozycji i wprowadzić dowolne zmiany w wygenerowanych na podstawie unii pozycjach. Dekret oczywiście generuje się prawidłowo i nie wymaga żadnej korekty.

UWAGI:

1. Zakładka Unia kont jest dostępna tylko jeśli wybraliśmy jakąś unię w polu Unia kont.

2. Jeśli wybrana unia ma zdefiniowane pozycje bez określonego współczynnika procentowego, to na zakładce Unia kont wprowadzamy tylko stawki vat, a kwoty określamy bezpośrednio na pozycjach wygenerowanych na podstawie unii na zakładce Pozycje. W takim przypadku parametr Korekta pozycji jest automatycznie włączany umożliwiając wpisanie kwot.

99

3. Jeśli wybraliśmy unię z nieokreślonymi współczynnikami procentowymi i zaznaczyliśmy dodatkowo pole Bez VAT (tylko ksiegowanie), to zakładka Unia kont ie jest widoczna, gdyż nie ma potrzeby wprowadzania na niej żadnych danych.

Pozycje w księdze handlowej

Wypełnianie pozycji jest kluczowym elementem księgowania dokumentów. W najprostszym przypadku, gdy całą kwotę dokumentu księgujemy na jedno konto oraz gdy całość jest po jednej stawce VAT, wprowadzamy tylko jedną pozycję. W innych przypadkach, jeśli wpis jest rozksięgowywany na kilka kont lub jeśli występuje kilka stawek VAT, wprowadzamy każde konto i każdą stawkę oddzielnie. Również jeśli jeden dokument dotyczy kilku kontraktów lub kilku MPK-ów, wprowadzamy kwoty z każdego kontraktu lub MPK-u w oddzielnych pozycjach.

Jeśli rozbijamy kwotę z faktury na kilka różnych pozycji, to zsumowane wg stawek vat kwoty netto, vat i brutto muszą być równe analogicznym sumom z księgowanej faktury. Dzieki temu faktura zostanie prawidłowo ujęta na koncie kontrahenta, w rejestrze vat oraz w rozrachunkach. Wszelkie dodatkowe księgowania związane z tą fakturą (rozliczenie zakupów, odchylenia, rozksięgowanie na "piątki", itp.) wprowadzamy na zakładce Dekret poprzez odpowiednie zdefiniowanie ustawień kont i rejestrów księgowych i/albo ręczną korektę dekretu.

Przy wprowadzaniu poszczególnych pozycji uzupełniamy:

• Konto - wybieramy z planu kont konto, na jakie będzie zaksięgowana kwota netto. Lista dostępnych kont zależy od planu kont oraz od rodzaju wpisu (sprzedaż, zakup), i tak np. dla S-Sprzedaż będziemy mieli dostępne wszystkie konta analityczne z grupy "7" , zaś dla Z-Zakup konta analityczne grup m.in.: "3", "4" lub "6".

• Vat% - mamy do wyboru następujące stawki:

○ 0, 3, 6, 7, 22 - stawki właściwe dla odpowiednich towarów i usług podlegających VAT. Określone przy zakupach mają wpływ na proporcje stawek VAT przy sprzedaży bezrachunkowej. Stawka 6% występuje tylko przy zakupach (np. od rolników ryczałtowych).

○ zw - towary i usługi podlegające, lecz zwolnione z VAT. Określone przy sprzedaży mają wpływ na proporcje odliczenia podatku VAT od zakupów, służących sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej.

○ np - pozycje nie podlegające VAT i nie ujęte ani w rejestrach ani na deklaracji VAT. UWAGA. Wszystkie pozycje wpisów do księgi, których nie chcemy ująć w ewidencji

100

VAT wprowadzamy ze stawką np, natomiast jeśli cały dokument ma być zaksięgowany z pominięciem rejestrów VAT, zaznaczamy przed wprowadzaniem pozycji pole Bez VAT (tylko księgowanie).

• Netto wal. - pojawia się we wpisie związanym z transakcją zagraniczną jeśli mamy włączoną obsługę walut. Wprowadzamy kwotę netto w walucie obcej, która zostanie przeliczona na PLN wg kursu określonego wcześniej w polu Kurs.

• Netto, Vat, Brutto - po wprowadzeniu kwoty netto, kwota VAT i brutto podpowiedzą się już automatycznie, ale można je w razie czego skorygować, możemy również pominąć kwotę netto i rozpocząć wprowadzanie od kwoty brutto - w takim przypadku kwota netto i VAT również się automatycznie uaktualnią.

UWAGI:

1. W przypadku wpisu tylko do księgi (z pominięciem rejestru VAT) należy wybrać stawkę VAT np i wprowadzić kwotę netto.

2. Wprowadzenie jako pierwszej kwoty netto lub brutto wpływa na sposób obliczenia pozostałych kwot, które będą liczone odpowiednio od netto lub brutto. W niektórych przypadkach może doprowadzić to do pewnych rozbieżności, np.: - od netto: wprowadzamy netto 163,93 zł, stawka vat 22% - wyliczy się vat = 36,06 zł i brutto = 199,99 zł - od brutto: wprowadzamy brutto 200,00 zł, stawka vat 22% - wyliczy się vat = 36,07 zł i netto 163,93 zł Jak widać dla tej samej kwoty netto uzyskaliśmy różne wartości Vat i brutto. Taka sytuacja wynika z zaokrągleń i nie jest bynajmniej spowodowana błędem w obliczeniach. Wybór pierwszej kwoty (netto, brutto) umożliwia łatwe dopasowanie wpisu do kwot znajdujących się na księgowanej fakturze. Wyliczone przez program kwoty netto, Vat, brutto możemy w razie potrzeby dodatkowo skorygować ręcznie.

• Kwota - występuje zamiast Netto, Vat, Brutto w przypadku firm nie podlegającym VAT, wprowadzamy tu zawsze wartości brutto z faktur VAT.

• UE - pojawia się we wpisach typu N - Wewn.nab.tow., czyli WNT. Zaznaczmy w ten sposób pozycje, które mają się pojawić na deklaracji VAT-UE.

• Cel - cel zakupu. Widoczny tylko przy zakupach, odpowiada za prawidłowe umieszczenie danej kwoty w rejestrze zakupów oraz na deklaracji VAT, przy wprowadzaniu zakupów VAT określamy:

○ so - czy służą one sprzedaży opodatkowanej

○ sm - czy sprzedaży mieszanej czyli opodatkowanej i zwolnionej (jeśli mamy sprzedaż po stawce zw)

○ bo - czy nie podlegają odliczeniu (bez odliczenia) UWAGA. Jeśli wprowadzamy fakturę VAT z zakupami, z których nie można odliczyć podatku VAT (bo na przykład na fakturze brakuje numeru NIP) - wybieramy cel bo. Wygenerowany dekret pominie konto rozliczenia vatu księgując całą wartość brutto na konto kosztowe.

○ bp - analogicznie jak bo, dotyczy nieodliczanego podatku VAT od zakupu paliw silnikowych

○ bl - analogicznie jak bo, dotyczy nieodliczanego podatku VAT od nabycia lub leasingu pojazdów samochodowych UWAGA: Z celów bp i bl można nie korzystać. Działąją one dokładnie tak jak cel bo.

• Opis zdarzenia - generowany automatycznie na podstawie opisu ustawionego wcześniej w polu Opis zdarzenia gospodarczego. Opis jest jednym z kryteriów przy łączeniu

101

kont na dekrecie. Tzn. jeśli w pozycjach księgi mamy kilka wpisów na tym samym koncie (ze względu np. na różne stawki vat), to na zakładce Dekret będą one złączone do jednej pozycji z łączną kwotą netto, chyba że będą miały różne opisy zdarzeń - wówczas nie będą łączone.

• Oddział - kolumna pojawia się w przypadku uzupełnionej biblioteki oddziałów (patrz Przygotowanie bibliotek - Oddziały), umożliwia wydruk rejestrów VAT oddzielnie dla każdego oddziału

• Kontrakt - każdą pozycję możemy przypisać do odpowiedniego kontraktu, służącego tylko i wyłącznie do zbiorczego zestawienia przychodów i kosztów z podziałem na kontrakty (patrz Przygotowanie bibliotek - Kontrakty)

• MPK - każdą pozycję możemy przypisać do odpowiedniego MPK-u, służącego m.in. do automatycznego rozksięgowywania na "piątki" (patrz Przygotowanie bibliotek - MPK)

• R - czy ta pozycja wpisu ma wchodzić do łącznej kwoty do zapłacenia w rozrachunkach generowanych automatycznie na zakładce Płatności.

Pod tabelką z pozycjami znajduje się podsumowanie zaksięgowanych kwot pod kątem podatku dochodowego (PRZYCHÓD, KOSZTY - suma obliczana jest dopiero po utworzeniu dekretu) oraz rejestrów VAT (SPRZEDAŻ i ZAKUP).

Płatności

Program umożliwia szczegółowe określenie i rozliczenie sposobu oraz formy płatności, zarówno jeśli chodzi o nasze należności (dłużników) jak i zobowiązania (wierzycieli).

Standardowo przy księgowaniu dokumentu, po wypełnieniu pozycji z kwotami, wpis zaznacza się jako nierozliczony (niezapłacony). Faktury terminowe płaci się w kasie lub przez bank, ale jeśli mamy fakturę gotówkową, która jest płatna w dniu wystawienia, można zapłacić ją od razu w trakcie wprowadzania dokumentu:

• Termin, Dni - wprowadzamy termin rozliczenia w formie daty lub ilości dni od daty wystawienia

• Dni zwłoki, Odsetki - informacja o przekroczeniu terminu płatności, wysokość odsetek nalicza się na podstawie ilości dni przekroczenia oraz ustawionej (w menu Ustawienia - Odsetki) procentowej wartości odsetek (patrz: Parametry systemu - Odsetki). Stojąc kursorem na poszczególnych ratach pokazywane są tu dni zwłoki i wysokość odsetek od bieżącej raty. Po kliknięciu w jakikolwiek element poza tabelką z ratami, pokażą się łączne odsetki od wszystkich rat oraz ilość dni zwłoki z najbardziej przeterminowanej raty. Przycisk umożliwia windykację należności, czyli wystawienie i wydrukowanie przypomnienia o zapłacie, wezwania do zapłaty oraz noty odsetkowej.

102

W przypadku płatności ratalnych możemy ustalić wysokość i termin płatności każdej raty (ilość rat jest dowolna). Dla każdej raty wprowadzamy:

• Rodzaj - określany automatycznie. Należy go traktować jako znak płatności, tzn.:

○ Wn (+) znak dodatni - w dokumentach sprzedaży, to co kontrahent ma nam zapłacić

○ Ma (-) znak ujemny - w dokumentach zakupu, to co my mamy zapłacić kontrahentowi

• Do zapłaty - wysokość raty do zapłaty podstawia się automatycznie jako sumaryczna wartość brutto dokumentu, po zmniejszeniu tej kwoty automatycznie utworzy się druga rata z dopełnieniem kwoty

• Termin - termin płatności danej raty podstawia się automatycznie z ustalonego wcześniej (wyżej) terminu rozliczenia całości

• Forma - formę zapłaty wybieramy z ustalonych w konfiguracji form płatności (patrz: Parametry systemu - Formy płatności)

• Zapłacono - wprowadzamy kwotę płatności

• Data - wprowadzamy datę płatności

• KP/KW - numer dowodu kasowego z zapłatą za tę ratę

• K - oznacza, że ta płatność jest powiązana z jakimś dowodem kasowym (KP/KW).

Jeśli księgujemy fakturę terminową (czyli taką, która nie jest jeszcze zapłacona), to pola Zapłacono, Data, KP/KW oraz K pozostają puste. Wypełnią się automatycznie, jeśli później zaksięgujemy zapłatę za tę fakturę w raporcie kasowym albo bankowym.

Jeśli księgujemy fakturę gotówkową (czyli zapłaconą w momencie wystawienia), możemy postąpić tak jak w przypadku faktury terminowej, czyli najpierw zaksięgować fakturę w oknie Księga

103

handlowa a potem zapłatę za nią w oknie Kasa/Bank. Mamy do wyboru jednak również inne rozwiązanie. Możemy od razu w trakcie księgowania faktury wpisać kwotę zapłaty w kolumnie Zapłacono i odpowiednią formę zapłaty (inną niż przelew). Przy akceptacji całego wpisu program automatycznie zaksięguje zapłatę za tę fakturę w odpowiednim raporcie kasowym. Odpowiednim tzn. takim, który ma zgodną walutę i formę płatności. Możemy wskazać odpowiedni rodzaj raportu w definicji rejestru księgowego, albo program sam wybierze taki raport z listy wszystkich dostępnych raportów.

Jeśli dokument w księdze oraz w kasie zostanie zaksięgowany w tym samym rejestrze księgowym, to dekrety w księdze i w kasie będą miały ten sam numer i na wydruku dziennika dekretów oraz polecenia księgowania będą figurowały jako jeden wspólny dekret.

Pod tabelką z płatnościami znajduje się podsumowanie z kwotami Do zapłaty, Zapłacono i Pozostaje. W przypadku dokumentów zakupu wszystkie kwoty w podsumowaniu są ujemne,

104

co oznacza, że jest to nasze zobowiązanie, czyli że to my zalegamy z płatnościami. Ponadto dostępne są pola:

• T - Terminowy - informuje o tym, czy dokument został zapłacony w całości w dniu wystawienia (pusto), czy też dokument został wystawiony jako terminowy, tzn. przynajmniej jedna rata pozostawała w momencie wystawienia faktury do zapłacenia (X)

• K/B - Kasa/Bank - informuje o tym, czy dokument został zapłacony w całości i wszystkie płatności zostały zaksięgowanych w raportach kasowych lub bankowych (X), czy też został zaksięgowany do kasy tylko częściowo (x)

Jeśli korzystamy z wersji programu obsługującej waluty obce, to we wpisach walutowych zakładka PŁATNOŚCI zawiera kilka dodatkowych kolumn i pól:

• Do zapł. wal. - Do zapłaty w walucie - wpisujemy kwotę raty w walucie obcej. Zostanie ona przeliczona na PLN (kolumna Do zapłaty) wg kursu określonego dla wpisu (pole Kurs koło pola Waluta nad zakładką Płatność).

• Zapł. wal. - Zapłacono w walucie - wpisujemy kwotę zapłaconą w walucie obcej. Zostanie ona przeliczona na PLN (kolumna Zapłacono) wg opisanego poniżej kursu z dnia zapłaty.

• Kurs - kurs obowiązujący w naszym banku dla danej waluty w dniu zapłaty, standardowo podpowiada się średni kurs NBP z dnia zapłaty. Na podstawie różnicy między kursem zapłaty, a kursem określonym w dokumencie obliczane są dla każdej raty różnice kursowe. Suma różnic kursowych z całego dokumentu widoczna jest w podsumowaniu poniżej tabelki z płatnościami w polu Różn.kurs. Analogicznie jak w przypadku PLN wpis do walutowego raportu kasowego może zostać wykonany automatycznie (faktury gotówkowe). Dekret z zapłatą walutową wygląda tak:

105

Należy zauważyć, że zostały automatycznie zadekretowane różnice kursowe, wynikające z różnicy pomiędzy kursem wystawienia faktury a kursem zapłaty.

W momencie otrzymania zapłaty za zaksięgowany wcześniej dokument sprzedaży lub dokonania zapłaty za zaksięgowany wcześniej dokument zakupu należy w module Kasa/Bank wprowadzić płatność do raportu kasowego lub bankowego, korzystając z automatycznego powiązania z wpisami do księgi.

Rozliczenie podatku VAT

Przy wprowadzaniu wpisu do księgi obok rozpisania pozycji z kwotami według różnych stawek VAT, należy określić datę rozliczenia podatku VAT, czyli miesiąc, w którym zostanie on uwzględniony na deklaracji VAT.

Ponieważ data rozliczenia VAT zależy od kilku czynników oraz ze wzlędu na fakt, że jedna faktura może być rozliczana w kilku miesiącach, ustalamy:

• Kontrahent (rej.VAT) - kontrahent występujący w rejestrze VAT, który może być różny od kontrahenta z dekretu (inny płatnik, inny nabywca)

• Kiedy - reguła określenia konkretnej daty, z którą dany wpis (lub jego część) uwzględniony zostanie w rejestrze i na deklaracji VAT

• Data rozliczenia - data całkowitego rozliczenia VAT. Ponieważ wpis może być rozliczany częściowo (ratalnie) musi być ustalona data rozliczenia całości wpisu, w większości przypadków jest ona ustalana automatycznie na podstawie pola Kiedy.

• Korekta VAT - umożliwa skorygowanie pozycji rejestru VAT.

106

Przy sprzedaży standardowo, czyli w większości przypadków, datą rozliczenia VAT jest data wystawienia faktury, natomiast przy zakupach data otrzymania/sprzedaży.

UWAGA. W przypadkach standardowych przy wprowadzaniu nowego wpisu data rozliczenia VAT podstawia się automatycznie i nie ma wtedy potrzeby do wchodzenia na zakładkę ROZLICZENIE VAT.

Jeśli wybrana została Metoda kasowa (ustawiana przy firmie na zakładce Ustawienia), przy sprzedaży podpowiadać się będzie data zapłaty, ale nie później niż 90 dni, natomiast przy zakupach data zapłaty.

Przy sprzedaży mamy do wyboru następujące reguły określenia daty rozliczenia VAT (Kiedy):

• Data wystawienia - sposób ogólny, podstawiany standardowo

• Data zapłaty, ale nie później niż termin płatności - na przykład przy usługach najmu lub dzierżawy, wybieramy jeśli wcześniej określiliśmy (uzupełniliśmy) termin płatności

• Data zapłaty, ale nie później niż 30 dni od d.sprz. - na przykład przy usługach budowlanych, po wybraniu data ustali się z terminem 30 dniowym liczonym od daty sprzedaży, później przy otrzymaniu (wprowadzeniu) zapłaty data ulegnie zmianie

• Data zapłaty, ale nie później niż... - w różnych szczególnych przypadkach, należy określić graniczną datę rozliczenia

• Data zapłaty, ale nie później niż 90 dni - standardowo przy metodzie kasowej

• Inna data (sprzedaż) - w każdym przypadku można wymusić inna datę rozliczenia, niezależnie od innych danych, przy tym wyborze data rozliczenia nie będzie automatycznie uaktualniana (na przykład przy zmianie daty wystawienia czy wprowadzeniu daty zapłaty)

107

Przy zakupach możemy określić (Kiedy):

• Data otrzymania/sprzedaży - sposób ogólny, podstawiany standardowo

• Termin płatności - na przykład przy fakturach za telefon i inne media, wybieramy jeśli wcześniej określiliśmy (uzupełniliśmy) termin płatności

• data zapłaty - standardowo przy metodzie kasowej

• inna data (zakup) - wprowadzana ręcznie data, niezależna od zmian innych danych

• data zapł., nie później niż 30 dni od d.otrz. - data zapłaty, ale nie później niż 30 dni od daty otrzymania, dostępne tylko we wpisach typu I - Import usług oraz P - Nabywca podat..

Faktyczne rozpisanie wprowadzanego wpisu w rejestrze VAT następuje automatycznie. Uwidocznione w oknie pozycje rozbite są według daty rozliczenia, stawek VAT oraz celów zakupów. Dla każdej pozycji określone zostały:

• Rodzaj - rejestr sprzedaży lub zakupów

• Oddział - uwidocznione w przypadku rozbicia na oddziały

• Vat% - stawka podatku VAT

• Netto, Vat, Brutto - zsumowane kwoty według poszczególnej stawki

• UE - zaznaczone pozycje dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych

• Cel - w przypadku zakupów rozdzielone są zakupy służące sprzedaży opodatkowanej (so), zakupy służące sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej (sm) oraz zakupy, za które nie przysługuje odliczenie (bo)

• Data Vat - faktyczna data umieszczenia danej pozycji w rejestrze i na deklaracji VAT

Jeśli posiadamy wersję programu umożliwiającą obsługę walut, to we wpisach typu N - Wewn.nab.tow., I - Import usług oraz P - Nabywca podat. na zakładce Rozliczenia VAT dostępne będą dodatkowe pola związane z fakturą wewnętrzną. Jeśli zaznaczymy pole Fakt.wewn., to zostanie wystawiona faktura wewnętrzna (obok pokaże się jej numer). Taką fakturę możemy wydrukować po zaakceptowaniu całego wpisu, korzystając z menu drukowania F2. Faktura wewnętrzna jest numerowana i drukowana w sposób określony w definicji faktury w menu Ustawienia - Definicje dokumentów.

108

Dekret księgowy

Na zakładce Dekret możemy sprawdzić dekret księgowy, jaki został wygenerowany automatycznie na podstawie wprowadzonych pozycji.

Schemat dekretu zależy od rodzaju wpisu i został szczegółowo opisany w rozdziale Rodzaje wpisów.

Po zaznaczeniu pola Korekta dekretu możemy wprowadzić na dekret brakujące pozycje związane ze specyfiką tego konkretnego dokumentu.

109

Polecenie księgowania

Polecenie księgowania (PK) jest szczególnym rodzajem wpisu w księdze, który pozwala na tworzenie dowolnych dekretów księgowych. W szczególności mogą to być dekrety związane np. z księgowaniem list płac.

Wpisywanie pozycji ogranicza się tylko do wypełnienia następujących pól:

• Konto Wn - konto strony Wn

• Konto Ma - konto strony Ma; w jednej pozycji można podać oba konta lub tylko jedno z nich

• Kwota - kwota; gdy w pozycji będa podane oba konta, kwota zostanie zaksięgowana obustronnie, gdy tylko jedno - na stronie podanego konta

• Opis zdarzenia - opis, który przepisuje się z opisu całego wpisu, jednak można go zmienić dla poszczególnych pozycji.

Jeśli posiadamy wersję programu umożliwiającą księgowanie w walutach obcych, to wprowadzamy dodatkowo:

• Waluta - określamy walutę, która będzie dotyczyła wszystkich pozycji na tym PK.

• Kurs - kurs dotyczący wszystkich pozycji tego PK. W przypadku księgowania na koncie kontrahenta powstanie automatyczna płatność, dla której ten kurs będzie traktowany jako kurs wystawienia przy obliczaniu różnic kursowych.

• Kwota wal. - kwota w walucie

110

Ze względu na konieczność zachowania powiązań pomiędzy obrotami na kontach a pozycjami raportów kasowych i bankowych, nie można księgować bezpośrednio na kontach powiązanych z definicją raportu kasowego lub rachunku bankowego (pole Konto).

Jeśli na pozycji PK użyto konta rozrachunkowego kontrahenta, to na zakładce Płatności powstają płatności powiązane z tą pozycją PK. Jeśli w jednej pozycji PK użyjemy dwóch kont kontrahentów (po stronie Wn i Ma), to płatności powstaną niezależnie dla kontrahenta po stronie Wn i Ma. Jeśli w kilku pozycjach PK użyjemy kont rozrachunkowych różnych kontrahentów, to płatności powstaną niezależnie dla każdego kontrahenta.

Płatności związane z dokumentem PK są widoczne w rozrachunkach oraz w windykacji w ten sam sposób jak płatności związane z dokumentami zakupu/sprzedaży. Dzięki temu możemy np. wystawić kontrahentowi notę księgową (np. z tytułu opłat celnych jeśli prowadzimy agencję celną) i windykować ją tak jak należności za zwykłe faktury. Płatności na poleceniu księgowania przydatne są również, jeśli chcemy kompensować należności i zobowiązania w przypadku, gdy kontrahent jest równocześnie naszym odbiorcą i dostawcą. Korzystając z dostępnej w rozrachunkach funkcji Skojarz możemy kompensować płatności pochodzące z PK-ów z płatnościami z faktur zakupu/sprzedaży.

Bilans otwarcia

A - Bilans otwarcia jest szczególnym rodzajem wpisu w księdze. Pozwala na wprowadzenie bilansu otwarcia na poszczególnych kontach analitycznych. Bilans otwarcia na kontach syntetycznych oblicza się automatycznie na podstawie kont analitycznych. W przypadku kont rozrachunkowych kontrahentów umożliwia wprowadzenie stanu początkowego rozrachunków z wyszczególnieniem wszystkich nieuregulowanych faktur wraz z ich terminami płatności. Kwoty bilansu otwarcia wprowadzone na kontach powiązanych z definicjami raportów kasowych lub bankowych są prawidłowo ujmowane w saldach raportów kasowych/bankowych związanych z tymi kontami.

Z wpisów tego typu korzysta się jednorazowo rozpoczynając pracę z programem oraz po zamknięciu każdego roku, przenosząc bilans zamknięcia ze starego roku jako bilans otwarcia nowego roku.

Najlepiej jest podzielić bilans otwarcia na kilka różnych dokumentów, dotyczących np. różnych grup kont, rozrachunków z różnymi kontrahentami, różnych walut itp.

Jeśli jakieś konto jest użyte na kilku pozycjach w jednym dokumencie BO lub wręcz na kilku dokumentach BO, to bilans otwarcia na takim koncie jest sumą z wszystkich pozycji, na których było to konto użyte. Z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku kont rozrachunków z kontrahentami, które występują na dokumentach BO tyle razy, ile nieuregulowanych faktur ma dany kontrahent.

111

Wpisując pozycje na dokumencie A - bilans otwarcia wypełniamy następujące pola:

• Konto Wn - konto strony Wn

• Konto Ma - konto strony Ma; w jednej pozycji podajemy zwykle jedno konto na którym wprowadzamy BO i jakąś pozabilansową "dziewiątkę" żeby zbilansować strony Wn i Ma. Równie dobrze możemy podawać tylko jedno właściwe konto, godząc się na niezbilansowanie stron Wn i Ma. Bilans otwarcia jest jedynym rodzajem dokumentu, który można zatwierdzić z niezbilansowanymi obrotami po stronach Wn i Ma.

• Kwota - kwota

• Opis zdarzenia / Nr faktury - dowolny opis, a w przypadku kont służących do rozrachunków z kontrahentem nr faktury z nieuregulowaną płatnością.

Jeśli posiadamy wersję programu umożliwiającą księgowanie w walutach obcych, to dla kont rozrachunkowych i kasowych wprowadzamy dodatkowo:

• Waluta - określamy walutę, która będzie dotyczyła wszystkich pozycji na tym BO. Aby wprowadzić pozycję dotyczącą faktury wystawionej w innej walucie, należy utworzyć inny dokument BO.

• Kwota wal. - kwota w walucie

• Kurs - w przypadku wprowadzania na BO nieuregulowanej faktury podajemy jej kurs wystawienia. W momencie zapłaty za tę fakturę będą naliczane różnice kursowe, wynikające z różnicy między kursem zapłaty a wprowadzonym tu kursem. Natomiast w przypadku wprowadzania BO na koncie kasowym lub bankowym kurs pozostawiamy pusty, dzięki czemu możemy określić niezależnie kwoty w walucie i w złotówkach.

Jeśli wprowadzamy BO na koncie, z którym powiązany jest kontrahent, to na zakładce Płatności powstają płatności powiązane z tą pozycją BO. Możemy tam określić datę wystawienia oraz termin płatności faktury. Płatności związane z dokumentem BO są widoczne w rozrachunkach

112

kontrahenta oraz w windykacji w ten sam sposób jak płatności związane ze "zwykłymi" dokumentami zakupu/sprzedaży.

Dokumenty A - bilans otwarcia wprowadzamy generalnie z datą styczniową, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby wprowadzić je z inną datą, np. w przypadku korekty bilansu otwarcia dokonanej w kwietniu. W takiej sytuacji w saldach za okres od stycznia do marca będą ujmowane dokumenty BO wprowadzone w styczniu, a od kwietnia począwszy będą również uwzględniane BO wprowadzone w kwietniu.

Przeksięgowanie VAT

Funkcja Przeksięgowanie VAT umożliwia automatyczne przeksięgowanie podatku VAT pomiędzy kontami służącymi do rozliczenia podatku należnego i naliczonego w miesiącu bieżącym, a analogicznymi kontami służącymi do rozliczenia podatku VAT w miesiącach następnych.

Podstawowa ewidencja podatku VAT prowadzona przez program znajduje się przy każdym wpisie do księgi na zakładce Rozliczenie VAT. Tworzy się ona automatycznie w trakcie księgowania dokumentu i dodatkowo, jeśli sposób rozliczenia vat (pole Kiedy) uzależniony jest od daty zapłaty, aktualizuje się w trakcie dokonywania zapłaty za ten dokument. Aktualizacja może być jednorazowa lub kilkakrotna, jeśli płatność odbywa się w kilku ratach. Na podstawie tej właśnie ewidencji tworzone są rejestry zakupu i sprzedaży VAT oraz deklaracja VAT-7.

Równolegle do ewidencji podatku VAT prowadzonej na zakładce Rozliczenie VAT księgowane są obroty na odpowiednich kontach analitycznych przeznaczonych do rozliczania podatku VAT (określonych w menu Ustawienia - Ustawienia kont na zakładce Podatki). Obroty na tych kontach pochodzą z dekretów (zakładka Dekret) tworzonych automatycznie w trakcie księgowania dokumentu i nie są aktualizowane w momencie zapłaty za te dokumenty.

Operacja Przeksięgowanie VAT służy do "dopasowania" sald na kontach rozliczenia VAT do zawartości ewidencji prowadzonej na zakładce Rozliczenie VAT.

Aby to przeksięgowanie mogło właściwie zadziałać, należy przed rozpoczęciem księgowania określić sposób dekretowania podatku VAT do rozliczenia w następnych miesiącach. Służy do tego parametr Sposób księgowania w menu Ustawienia - Ustawienia kont na zakładce Podatki:

• Jeśli nie korzystamy ze sposobów rozliczenia vat uzależnionych od daty zapłaty, czyli już w momencie księgowania faktury wiemy, czy pochodzący niej podatek VAT będzie rozliczony w miesiącu bieżącym czy w następnym, wybieramy Sposób księgowania = na bieżąco. Dzięki temu vat do rozliczenia w następnym miesiącu księgowany jest na odpowiednie konta już w trakcie wprowadzania dokumentu. Na koniec miesiąca niezbędne jest wykonanie operacji Przeksięgowanie VAT, która utworzy dokument PK z przeksięgowaniem vatu zaksięgowanego na kontach do rozliczenia w następnym okresie na konta vatu bieżącego - dotyczy to wpisów zaksięgowanych w poprzednich miesiącach z datą rozliczenia vat przypadającą na bieżący miesiąc.

Np. jeśli zaksięgujemy fakturę z kosztami energii elektrycznej w sierpniu 2009 z terminem płatności na 01.09.2009, to ewidencja vat będzie wyglądała następująco:

113

a dekret wygenerowany do tego wpisu:

Czyli cały vat został od razu zaksięgowany na konto 222 - Rozliczenie podatku należnego w okresie następnym. Jeśli nie byłoby żadnych innych operacji w okresie od lipca do września 2009, to próba wykonania operacji Przeksięgowanie VAT za sierpień skończyłaby sie komunikatem "Brak pozycji do przeksięgowania", natomiast Przeksięgowanie vat zrobione na koniec września wyglądałoby tak:

Czyli zawierałoby przeksięgowanie z vatu rozliczanego w przyszłym miesiącu 222 na vat bieżący 224, dlatego że data rozliczenia vat na zakładce vat w momencie księgowania faktury została ustalona na 01.09.2009.

• Jeśli natomiast korzystamy z terminów rozliczenia vat uzależnionych od daty zapłaty, czyli nie znamy konkretnej data rozliczenia vat w momencie księgowania wpisu i w zależności od dokonanej później zapłaty może ona znaleźć się w miesiącu bieżącym (takim jak data wpisu) lub w następnym, wybieramy Sposób księgowania = przeksięgowanie na koniec miesiąca. W trakcie księgowania wpisu vat będzie zawsze księgowany na konta bieżące bez względu na datę rozliczenia VAT na zakładce Rozliczenie VAT. Na koniec miesiąca niezbędne jest wykonanie operacji Przeksięgowanie VAT, która utworzy dokument PK z przeksięgowaniem z vatu bieżącego na vat to rozliczenia w następnym okresie, dotyczącym wpisów z faktyczną datą rozliczenia vat w miesiącach późniejszych (faktyczną bo uwzględniająca już zapłaty wykonane od momentu zaksięgowania wpisu do końca miesiąca). Na tym samym dokumencie PK będą również przeksięgowania analogiczne jak w opcji na bieżąco.

114

Np. jeśli zaksięgujemy w sierpniu 2009 fakturę sprzedaży usług ze sposobem rozliczenia VAT zależnym od daty zapłaty, to ewidencja vat będzie wyglądała następująco:

a dekret wygenerowany do tego wpisu:

Czyli cały vat został od razu zaksięgowany na konto 225 - VAT należny, mimo iż na zakładce Rozliczenie VAT data rozliczenia vat Data VAT ustawiona była na 19.09.09, czyli na miesiąc następny w stosunku do daty księgowania dokumentu.

Pod koniec sierpnia kontrahent zapłacił nam kwotę 500,00 zł, co spowodowało automatycznie zmianę zawartości zakładki Rozliczenie VAT przy tym wpisie na:

Czyli część vatu (90,16 zł) pochodząca od zapłaconej kwoty będzie rozliczona w miesiącu bieżącym (takim jak miesiąc wystawienia faktury), natomiast pozostała część podatku vat (129,84) będzie rozliczona w miesiącu następnym. W związku z tym operacja Przeksięgowanie vat wykonana pod koniec sierpnia wygenerowałaby PK z takimi pozycjami:

115

Jak widać na PK jest tylko przeksięgowanie kwoty 129,84 zł z vatu bieżącego 225 na vat do rozliczenia w następnym okresie 223, czyli kwoty która wg stanu na koniec sierpnia pozostała faktycznie do rozliczenia w miesiącu następnym. Z kwotą 90,16 zł nie trzeba nic robić, bo już w momencie księgowania wpisu została ona zaksięgowana na koncie bieżącym 225.

Ta sama operacja Przeksiegowanie vat wykonana we wrześniu wygenerowałaby PK:

czyli przeksięgowałaby z powrotem na konto bieżące vatu należnego 225 kwotę 129,84 zł, gdyż wrzesień jest właśnie miesiącem rozliczenia tej kwoty.

UWAGA. Jeśli składamy deklarację VAT-7K lub VAT-7D, czyli rozliczamy VAT kwartalnie, to i tak operację Przeksięgowanie VAT należy wykonywać na koniec każdego miesiąca wchodzącego w skład rozliczanego kwartału.

Przeksięgowanie wyniku finansowego

Przeksięgowanie wyniku finansowego jest pomocniczą operacją, z której możemy skorzystać po zakończeniu wszystkich księgowań w danym roku, aby obliczyć automatycznie wynik finansowy za dany rok oraz poustawiać odpowiednio bilans zamknięcia na "siódemkach" i "czwórkach".

Bilans zamknięcia jest widoczny na planie kont w kolumnach BZ Wn i BZ Ma. Standardowo w grudniu danego roku jest ustawiany tak jak salda z tego miesiąca. We wszystkich poprzednich miesiącach bilans zamknięcia jest zerowy.

Przeksięgowanie wyniku finansowego zeruje bilans zamknięcia na wszystkich "siódemkach" i "czwórkach" i ustawia prawidłowo bilans zamknięcia na koncie wyniku finansowego jako różnicę między "siódemkami" i "czwórkami" pomniejszoną dodatkowo o podatek dochodowy.

116

Pozycje z operacji Przeksięgowanie wyniku finansowego nie występują w obrotach na użytych w niej kontach, w związku z czym nie wpływają na grudniowe salda na tych kontach. Dzięki temu można w każdej chwili wydrukować Bilans wg stanu na koniec danego roku.

Ze względu na pomocniczy charakter tej operacji jest ona dostępna tylko w menu pomocniczym (prawy klawisz myszy) w oknie Księga handlowa.

Import danych

Program umożliwia automatyczny import dokumentów z zewnętrznych systemów:

• Import faktur z programu R2faktury - współpraca z systemem sprzedaży i obsługi magazynu R2faktury poprzez automatyczny import wystawionych w tym systemie faktur sprzedaży i odpowiadających fakturom zakupu dokumentów PZ

• Import dekretów z programu R2płatnik - współpraca z systemem płacowo-kadrowym R2płatnik poprzez automatyczny import sporządzonych w tym systemie dekretów z kosztami wynagrodzeń

117

Import faktur z programu R2faktury

Obok ręcznego księgowania dokumentów sprzedaży i zakupów istnieje możliwość automatycznego importu faktur wystawionych w systemie R2faktury. Oznacza to, że wypisana już faktura (lub PZ jeśli w programie R2faktury prowadzimy również magazyn) nie musi być powtórnie ręcznie wprowadzana do księgi. Może się to odbyć automatycznie, z uwzględnieniem odpowiednich kont oraz rozbiciem kwot wg poszczególnych stawek VAT.

Przed importem faktur do księgi handlowej należy w programie R2faktury w danych firmy na zakładce Ustawienia - Ogólne ustawić parametr Eksport do na RESET2 - R2fk. Oczywiście w obu programach w danych firmy na zakładce Dane musi być wybrana ta sama forma rozliczenia: pełna księgowość (FK).

Księgowanie faktur składa się z dwóch etapów:

1. Eksport faktur w programie R2faktury.

Faktury sprzedaży eksportujemy z okna Faktury funkcją Eksport do programu RESET2 - R2fk. Analogiczną funkcję wywołujemy w oknie PZ, żeby wyeksportować faktury zakupu. Określamy:

• Plik docelowy - lokalizację i nazwę pliku buforowego, pośredniczącego przy przesyłaniu danych. Ten sam plik musi zostać wybrany później w programie R2fk.

• Wyczyść plik docelowy przed zapisaniem danych - standardowo opcja ta powinna być zaznaczona. Odznaczamy tylko wtedy, gdy do tego samego pliku buforowego chcemy dopisać kolejną porcję danych. Np. jeśli w tym samym pliku chcemy zamieścić eksportowane faktury sprzedaży i zakupu, to najpierw eksportując faktury sprzedaży z okna Faktury zaznaczamy ten parametr, aby upewnić się, że w pliku będą tylko eksportowane właśnie faktury. Potem eksportując faktury zakupu z okna PZ odznaczamy ten parametr, aby dopisać faktury zakupu do tego samego pliku, w którym są już faktury sprzedaży.

• Paragony jako sprzedaż dzienna - zaznaczamy jeśli chcemy, aby paragony nie były eksportowane pojedynczo lecz w jednej pozycji jako dzienne zestawienie paragonów. Dzięki temu nie będziemy w programie R2fk niepotrzebnie generować dekretów i rozrachunków do każdego paragonu. Opcja dostępna tylko przy eksporcie faktur sprzedaży.

• Dokumenty nieterminowe jako sprzedaż dzienna - zaznaczamy jeśli chcemy, aby wszystkie dokumenty gotówkowe, w tym również paragony, nie były eksportowane pojedynczo lecz w jednej pozycji jako dzienne zestawienie sprzedaży. Dzięki temu nie będziemy w programie R2fk niepotrzebnie generować dekretów i rozrachunków do każdego takiego dokumentu. Opcja dostępna tylko przy eksporcie faktur sprzedaży. Ta opcja wyklucza się wzajemnie z opisaną powyżej Paragony jako sprzedaż dzienna, tzn. możemy korzystać albo z jednej albo z drugiej opcji. Szczegółowy rejestr sprzedaży

118

VAT zawierający wszystkie faktury, bez względu na to czy gotówkowe czy terminowe, drukujemy w tym przypadku bezpośrednio z programu R2faktury.

• Księguj każdą pozycję dokumentu osobno - zaznaczamy jeśli chcemy zaksięgować każdą pozycję faktur sprzedaży na osobnej "siódemce" przychodowej związanej z asortymentem znajdującym się na tej pozycji

• Zakres - wysyłamy pojedynczy dokument (Aktualny dokument), wszystkie z wybranego okresu (Wszystkie) lub wybrane samodzielnie (Podświetlone)

• Opis zdarzenia - możemy dodatkowo określić sposób tworzenia opisu zdarzenia gospodarczego, wybieramy Pierwsza pozycja, jeśli ma to być pierwsza pozycja z faktury lub Sprzedaż towarów/produktów/usług - w zależności od rodzaju asortymentów na danej fakturze będzie to np. sprzedaż towarów, sprzedaż usług itp.

Pomyślne zakończenie księgowania oznacza, że plik buforowy został przygotowany.

2. Import faktur w programie R2fk.

Aby wyeksportowane faktury sprzedaży pojawiły się w księdze handlowej, należy w oknie Księga wywołać funkcję Import z programu RESET2 - R2faktury (lub z menu głównego Zbiory - Import danych) i określić:

• Plik źródłowy - lokalizacja i nazwa przygotowanego wcześniej w programie R2faktury pliku buforowego. Plik ten można również odnaleźć klikając .

• Podgląd - wgląd w zawartość pliku buforowego, czyli jakie dane zostaną zaimportowane

• Pomiń wpisy z innego lub zamkniętego okresu - zaznaczenie tej opcji daje pewność, że zostaną zaimportowane dokumenty tylko z wybranego (F12) okresu

• Pomiń wpisy z takim samym numerem, datą, kontrahentem i kwotą - zaznaczenie tej opcji daje pewność, że dokumenty nie zostaną zdublowane (np. w przypadku powtórnego importu lub wcześniejszego ręcznego zaksięgowania tych samych dokumentów)

• Zaznacz płatności jako zapłacone gotówką - zaznaczamy, jeśli chcemy aby wszystkie zaimportowane dokumenty były wpisane jako zapłacone jednorazowo gotówką, bez względu na oryginalny, określony w programie R2faktury, stan płatności.

• Podświetl zaimportowane pozycje - umożliwia łatwe odnalezienie (i ewentualną weryfikację) zaimportowanych wpisów

• Rodzaj dokumentów ○ Sprzedaż, Zakup - można wymusić

rodzaj tworzonych podczas importu wpisów lub rodzaje wpisów zostaną wybrane Automatycznie na podstawie rodzaju dokumentów wyeksportowanych z R2faktur

○ Tylko rejestr VAT - faktury zostaną wprowadzone tylko do rejestru VAT bez księgowania na kontach

119

UWAGA. Plik buforowy można również wygenerować w innych systemach, zachowując strukturę opisaną w załączniku do instrukcji Specyfikacja importu faktur z R2faktury. Umożliwi to automatyczne wprowadzanie faktur z innych systemów obsługi sprzedaży.

Program R2fk potrafi również zaimportować dokumenty zakupu i sprzedaży z systemu Subiekt firmy Insert. W tym celu należy w danych firmy na zakładce Ustawienia - Inne ustawić parametr Import dokumentów z programu na INSERT - Subiekt. Importowane są przygotowane w Subiekcie pliki w formacie epp oraz es4 i es5.

Import dekretów z programu R2płatnik

Jeśli korzystamy z systemu płacowo-kadrowego R2płatnik lub R2płatnikpro, możemy skorzystać z możliwości automatycznego importu dekretu z kosztami wynagrodzeń.

Księgowanie dekretu z kosztami wynagrodzeń składa się z dwóch etapów:

1. Eksport dekretu w programie R2płatnik lub R2płatnikpro.

Przede wszystkim musimy odpowiednio zdefiniować definicję dekretu w menu głównym Definicje - Dekrety księgowe. Przygotowany dekret eksportujemy:

• wybieramy w menu glównym Raporty - Zestawienia kosztowe - Dekret księgowy

• w okienku Dekret księgowy wybieramy nazwę zdefiniowanego wcześniej dekretu oraz odpowiedni zakres danych

• w lewym dolnym rogu okna klikamy w przycisk Eksport

• w okienku Eksport dekretów księgowych wybieramy Format = RESET2[tekst] i wskazujemy miejsce zapisu pliku buforowego pośredniczącego w przesyłaniu danych - Plik docelowy

2. Import dekretu w programie R2fk.

Aby wyeksportowane dekret pojawiły się w księdze, należy wybrać odpowiedni okres rozliczeniowy F12, po czym w oknie Księga wywołać funkcję Import z programu RESET2 - R2płatnik (lub z menu głównego Zbiory - Import danych) i określić:

• Plik źródłowy - lokalizacja i nazwa przygotowanego pliku buforowego, przygotowanego wcześniej w programie R2płatnik. Plik ten można również odnaleźć klikając .

• Rejestr - rejestr księgowy, w którym ma zostać utworzony importowany dokument PK

UWAGA. Plik buforowy można również wygenerować w innych systemach, zachowując strukturę opisaną w załączniku do instrukcji Specyfikacja importu dekretów z R2płatnik. Umożliwi to automatyczne wprowadzanie dekretów z innych systemów.

120

Zamknięcie miesiąca

Na koniec miesiąca, po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów oraz wprowadzeniu wszystkich zapłat, powinniśmy:

• zablokować możliwość wprowadzania zmian w księdze i kasie za ten i wcześniejsze miesiące - przez ustawienie pola Data zamknięcia w menu Ustawienia - Bieżąca data i okres (lub szybciej F12) na ostatni dzień rozliczanego miesiąca.

• w oknie Plan kont wydrukować Dziennik dekretów, Zestawienie obrotów i sald oraz Analityczne zestawienie obrotów

• rozliczyć podatek VAT (w oknie Księga handlowa):

○ wydrukować właściwe rejestry VAT, zawierające wszystkie informacje do wypełnienia deklaracji VAT.

○ sprawdzić, zamknąć i wydrukować odpowiednią deklarację VAT - miesięczną deklarację VAT-7 lub kwartalną deklarację VAT-7K (albo VAT-7D) oraz w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych deklarację VAT-UE z ewentualnymi załącznikami A i B. Dodatkowo VAT-12 jeśli świadczymy usługi przewozu osób taksówkami. Deklaracje VAT możemy wydrukować lub wysłać elektronicznie jako e-Deklaracje.

• rozliczyć podatek dochodowy. W zależności od formy prawnej naszej firmy:

○ dla osób prawnych - rozliczamy podatek dochodowy CIT (w oknie Księga handlowa) - patrz rozdział Rozliczenie podatku CIT

○ dla osób fizycznych i spółek cywilnych/jawnych - rozliczamy podatek dochodowy PIT - patrz rozdział Miesięczne rozliczenie PIT.

Rejestry VAT

Wprowadzanie dokumentów do księgi jest jednocześnie wprowadzaniem wpisów do rejestrów VAT. Należy prawidłowo uzupełnić wszystkie pozycje księgi (z podziałem na stawki VAT) oraz zwrócić szczególną uwagę na datę rozliczenia podatku VAT.

Przed końcowym rozliczeniem VAT za dany miesiąc należy pamiętać o przeksięgowaniu VAT do rozliczenia w następnych miesiącach.

Wydruk rejestrów VAT umożliwia klawisz F2, będąc w oknie z księgą lub w oknie z deklaracją VAT. Do wyboru mamy następujące ewidencje VAT:

• Rejestr sprzedaży VAT - rozliczenie podatku należnego

○ Dostawa towarów oraz świadczenie usług - podstawowy rejestr sprzedaży zawiera sprzedaż krajową według stawek oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, eksport towarów i dodatkowo eksport usług nie podlegających VAT, jednak zwiększających udział sprzedaży opodatkowanej (patrz Rodzaje wpisów)

121

○ Transakcje pozostałe - dodatkowy rejestr drukowany w przypadku prowadzenia transakcji wewnątrzwspólnotowych, zawiera zestawienie podatku należnego od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług i dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca

• Rejestr zakupów VAT - rozliczenie podatku naliczonego

○ Nabycie towarów i usług - podstawowy rejestr zakupów, zawiera zakupy służące sprzedaży opodatkowanej, opodatkowanej i zwolnionej (mieszanej) oraz zakupy, za które nie przysługuje odliczenie, a także dodatkowo ewidencję podatku VAT niepodlegającego odliczeniu

○ Struktura zakupów wg stawek - rejestr dodatkowy, drukowany w przypadku prowadzenia sprzedaży bezrachunkowej, stanowi podstawę obliczenia udziału poszczególnych stawek VAT w tej sprzedaży (Zakupy handlowe)

Dodatkowo, jeśli nasza firma świadczy usługi przewozów osób taksówkami, możemy skorzystać z rejestru Rejestr sprzedaży VAT - Taxi, który jest podstawą do wydruku deklaracji VAT-12.

Sumy ze wszystkich rejestrów są podstawą do rozliczenia deklaracji VAT. Układ rejestrów zaprojektowany został pod kątem ograniczenia ilości rodzajów rejestrów potrzebnych do wypełnienia deklaracji. Dzięki rozbudowaniu rejestrów krajowych o kolumny dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych, przy współpracy z zagranicą nie ma potrzeby drukowania całej listy rejestrów dodatkowych. Jednocześnie wszystkie wydruki mieszczą się na pojedynczych kartkach formatu A4.

Bezpośrednio przed wydrukiem, będąc już w oknie Przegląd wydruku, po wciśnięciu przycisku możemy ustawić jeszcze pewne właściwości wydruku, na przykład zmienić czcionkę.

Przycisk Drukuj wydrukuje tylko wybraną stronę rejestru, natomiast przycisk Drukuj wszystko spowoduje wydrukowanie rejestru za cały wybrany okres

(ustawiony przed wydrukiem funkcją F12).

Rejestry zamyka się jednocześnie z księgą wpisując odpowiednią Datę zamknięcia w oknie Ustawienia - Bieżąca data i okres (F12), wywoływanym z menu Ustawienia.

Deklaracje VAT

Po wprowadzeniu wszystkich sprzedaży i zakupów możemy przejść do rozliczenia deklaracji VAT. Służy do tego przycisk w oknie z księgą.

W zależności od ustawienia parametru Deklaracja (w danych firmy na zakładce Ustawienia/VAT w tabelce Parametry) ukażą się dane do miesięcznej deklaracji VAT-7 lub kwartalnej deklaracji VAT-7K albo VAT-7D .

122

Pozycje w oknie uwidaczniają miesiące (kwartały) od początku roku do bieżącej daty programu (patrz Ustawienia - Bieżąca data i okres).

Przechodząc na zakładkę Pozycja mamy wgląd (i możliwość ewentualnej poprawy) wszystkich pól z deklaracji. Pola jasno szare podstawiają się z podsumowania rejestrów VAT, lecz w szczególnych przypadkach można je samemu zmodyfikować. Pola białe należy w razie potrzeby uzupełnić ręcznie, gdyż nie wynikają z innych danych wprowadzanych w programie. Pola ciemno szare przeliczają się na podstawie innych pól wprowadzonych w deklaracji i nie można (nie ma potrzeby) ich modyfikować.

Po wydrukowaniu, sprawdzeniu i podpisaniu deklaracji należy uniemożliwić późniejsze przypadkowe jej modyfikacje. Służy do tego przycisk Zamknij deklarację. UWAGI:

1. Ważne jest, żeby zamknięcie deklaracji poprzedzone zostało zamknięciem księgi (F12 - Data zamknięcia). Inaczej w przypadku zamknięcia deklaracji i modyfikacji danych w księdze, deklaracja nie zostanie uaktualniona.

2. Deklaracje zamykamy po kolei, czyli np. żeby zamknąć miesiąc marzec musi być zamknięty miesiąc luty.

123

3. W szczególnych przypadkach może zajść potrzeba otwarcia zamkniętej deklaracji. Nie jest to operacja zalecana, jednak możliwa do wykonania (klikamy Otwórz deklarację).

4. Zamknięcie deklaracji bardzo przyspiesza pracę, gdyż deklaracje zamknięte nie są powtórnie przeliczane.

Menu drukowania (F2) umożliwia wykonanie następujących wydruków:

• VAT-7 - miesięczna deklaracja VAT-7 lub kwartalna VAT-7K albo VAT-7D z możliwością złożenia korekty

• VAT-UE - deklaracja VAT-UE, wymagana przy rozliczaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych, wraz z załącznikami VAT-UE/A i VAT-UE/B, które drukowane są automatycznie (przycisk Drukuj wszystko w okienku z przygotowanym wydrukiem VAT-UE) w przypadku odpowiednio dużej liczby dostaw i nabyć towarów

• VAT-UEK - możliwość wydrukowania korekty do deklaracji VAT-UE

• ORD-ZU - uzasadnienie przyczyn korekty deklaracji niezbędne jako załącznik w przypadku korekty deklaracji VAT-7/7K/7D

• Rejestr sprzedaży VAT - rejestry sprzedaży VAT, stanowiący podstawę rozliczenia podatku należnego

• Rejestr zakupów VAT - rejestry zakupów VAT, ukazujący poszczególne pozycje podatku naliczonego

Możliwy jest również wydruk pustych formularzy wszystkich deklaracji VAT - patrz Zestawienia i raporty - Wzory dokumentów.

UWAGA. Deklaracje VAT-UE i VAT-UEK są dostępne w wersji programu rozszerzonej o transakcje zagraniczne (patrz ROZPOCZĘCIE PRACY - Wersje programu), jeśli w danych firmy na zakładce Ustawienia/VAT jest zaznaczona opcja Transakcje zagraniczne.

Jeśli posiadamy podpis elektroniczny, to zamiast wydruku deklaracji możemy klikając w przycisk wysłać je do urzędu skarbowego przez internet jako e-Deklaracje.

Program umożliwia automatyczne utworzenie przelewu podatku VAT obliczonego na deklaracji. Służy do tego przycisk Przelew z podatkiem VAT - patrz Polecenia przelewów bankowych - Ewidencja przelewów.

e-Deklaracje

Od 2008 roku wszystkie deklaracje VAT mogą być przesyłane do urzędu skarbowego poprzez internet jako tzw. e-deklaracje. Korzystać z takiej możliwości można dopiero po spełnieniu wszystkich wymogów formalnych, tzn. należy zgłosić do urzędu skarbowego zamiar składania deklaracji w formie elektronicznej, zaopatrzyć się w kwalifikowany certyfikat służący do podpisu elektronicznego i zainicjować czytnik kart kryptograficznych poprzez nadanie hasła do odczytu znajdującego się na karcie certyfikatu.

124

Przed przystąpieniem do wysłania e-deklaracji należy upewnić się, czy na komputerze zostało zainstalowane całe niezbędne oprogramowanie służące do obsługi czytnika kart kryptograficznych. Program wymaga, aby na dysku znajdował się tzw. sterownik karty, umożliwiający dostęp do znajdującego się na niej certyfikatu. Najprawdopodobniej jest to plik o nazwie CCPkiP11.dll (dla kart z firm KIR oraz Sigillum PCCE) lub cryptoCertum3PKCS.dll (dla kart z firmy Certum Unizeto) i domyślnie powinien znajdować się w folderze C:\WINDOWS\SYSTEM32. Ścieżka do tego sterownika jest określana jest w dialogu Ustawienia-Środowisko-Eksport, w parametrze DLL Podpisu elektronicznego. Ponadto, wymagane jest również, aby w systemie operacyjnym był zainstalowany prawidłowo skonfigurowany, mający dostęp do internetu program Internet Explorer.

Do wysyłania e-deklaracji służy przycisk znajdujący się w oknie deklaracji VAT-7 i VAT-12. Jest on dostępny tylko dla zamkniętych deklaracji. Przycisk ten wywołuje dialog, w którym należy określić rodzaj wysyłanej deklaracji. Dla deklaracji VAT-7, VAT-7K i VAT-12 należy podać, czy chcemy wysłać właściwą deklarację czy korektę. Jeżeli wersja programu to umożliwia, możemy również wybrać do wysłania deklaracje VAT-UE lub VAT-UEK.

Po określeniu parametrów w powyższym dialogu ukaże nam się właściwe okno służące do podpisu i wysyłania e-deklaracji.

125

1. Podpisz dokument

Przed podpisaniem przygotowanej e-Deklaracji możemy jej zawartość przejrzeć w oknie Zawartość dokumentu, rozwijając poszczególne gałęzie drzewa dokumentu XML, odpowiadające poszczególnym sekcjom deklaracji drukowanej.

Należy również upewnić się, czy czytnik kart kryptograficznych (wraz z kartą) jest podłączony do portu USB i wtedy dopiero wybrać właściwy certyfikat kwalifikowany (Wybierz certyfikat do podpisu), a następnie wpisać hasło do odczytu klucza prywatnego wybranego certyfikatu PIN użytkownika. Po wciśnięciu przycisku Podpisz dokument w polu Podpisał powinno ukazać się imię i nazwisko podpisującego.

UWAGA. Jeśli rozwiniemy listę certyfikatów do podpisu bez uprzedniego podłączenia karty kryptograficznej to późniejsze jej włożenie może nie odświeżyć listy. Wtedy, żeby ukazał się właściwy certyfikat należy zamknąć i uruchomić ponownie cały program. Odnosi się to również do sytuacji, gdy po wyborze właściwego certyfikatu odłączymy czytnik i ponownie go podłączymy. Dostępu do certyfikatu nie będzie aż do ponownego uruchomienia programu.

2. Wyślij dokument

Podpisaną e-Deklarację można od razu wysłać przyciskiem Wyślij dokument, albo zrobić to później. Program zapamiętuje podpis razem z zawartością deklaracji i nie będzie potrzeby ponownego jej podpisywania.

UWAGA. Wysyłka jest możliwa tylko w przypadku posiadania zainstalowanej i posiadającej dostęp do internetu przeglądarki Internet Explorer. Program będzie się łączył z bramką systemu Ministerstwa Finansów o adresie https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl/uslugi/dokumenty/.

Jeżeli wysyłka przebiegnie prawidłowo, to nadany jej zostanie Numer referencyjny i w polu Opis statusu pojawi się napis Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie. W przeciwnym wypadku uzyskamy komunikat o rodzaju błędu wykrytego przez system.

UWAGA. Jeśli firma nie zgłosiła do urzędu zamiaru składania deklaracji w formie elektronicznej i nie została zarejestrowana przez urząd, to przy próbie wysyłki wystąpi komunikat: Dokument wystawiony przez nieupoważniony podmiot.

3. Pobierz potwierdzenie

Po wysłaniu e-Deklaracji należy odebrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, tzw. UPO. Służy do tego przycisk Pobierz potwierdzenie. Będzie to dowód, że deklaracja została przez nas wysłana i prawidłowo odebrana przez urząd skarbowy. Jeżeli wysyłka zostanie prawidłowo zweryfikowana, to w polu Przyjął ukaże się opis podmiotu przyjmującego deklarację, a treść potwierdzenia ukaże się w polu UPO. W przeciwnym wypadku w polu Opis statusu zobaczymy opis wykrytego błędu (np.: brak albo nieprawidłowy format NIP itp). W takim przypadku należy skasować e-deklarację, poprawić dane i powtórzyć wszystkie czynności.

UWAGA. Istnieje możliwość testowego wysyłania e-Deklaracji w celu weryfikacji zawartości i upewnienia się przed właściwą wysyłką, że proces podpisu i wysyłki przebiegnie prawidłowo. W tym celu należy włączyć opcję Tryb diagnostyczny w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce Zaawansowane. Wysyłki takie nie będą miały żadnego skutku, nawet w przypadku otrzymania prawidłowego potwierdzenia odbioru i nie będą traktowane jako deklaracje złożone do urzędu. Warunkiem wykonania wysyłki testowej jest zarejestrowanie testowego drzewa certyfikatów z adresu https://test-bramka.edeklaracje.gov.pl/uslugi/dokumenty/wsdl?

126

4. Drukuj potwierdzenie

Po otrzymaniu UPO należy go wydrukować za pomocą przycisku Drukuj potwierdzenie. Na wydruku znajdą się wszystkie niezbędne informacje na temat wysłanej e-Deklaracji, na wypadek gdyby pojawiły się jakieś wątpliwości co do tego, czy i kiedy została ona faktycznie wysłana. Wydruk UPO najlepiej spiąć z wydrukowaną deklaracją VAT. Dzięki temu będziemy mogli w każdej chwili sprawdzić co i kiedy wysłaliśmy do urzędu skarbowego drogą elektroniczną.

Wydrukowanie UPO jest istotne również z tego względu, że w przypadku deklaracji korygujących system zapamiętuje tylko jedną, ostatnią wysłaną e-deklarację w ramach każdego miesiąca (kwartału) i typu dokumentu. Np. jeżeli wysyłamy kilka kolejnych deklaracji VAT-UEK w ramach tego samego kwartału, to system zapamiętuje tylko ostatnio wysłaną. Przed wysłaniem nowej należy zawsze najpierw skasować poprzednią e-deklarację.

Rozliczenie podatku CIT

Po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów możemy przejść do rozliczenia podatku dochodowego od osób prawnych CIT. W przypadku osób fizycznych i spółek cywilnych/jawnych rozliczamy podatek dochodowy od osób fizycznych PIT - patrz rozdział Miesięczne deklaracje PIT.

Podatek CIT jest obliczany na podstawie sald na odpowiednich kontach za zadany miesiąc/kwartał, dlatego przed przystąpieniem do rozliczania podatku wskazane jest przeliczenie sald wszystkich kont w oknie Plan kont przy pomocy przycisku Przelicz wszystkie konta. Jeśli rozliczamy CIT kwartalnie, to salda należy przeliczyć po kolei za wszystkie miesiące kwartału.

W oknie Księga klikamy w przycisk . W zależności od ustawienia parametru Deklaracja (w danych firmy na zakładce Ustawienia/CIT w tabelce Parametry) ukażą się dane do miesięcznej deklaracji CIT-2 lub kwartalnej deklaracji CIT-2K .

Deklaracji CIT-2 od jakiegoś czasu się już nie składa do urzędu, dlatego używane w programie nazewnictwo "deklaracja CIT-2" itp. należy rozumieć jako "rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych" za dany miesiąc/kwartał.

127

Pozycje w oknie uwidaczniają miesiące (kwartały) od początku roku do bieżącej daty programu (patrz Ustawienia - Bieżąca data i okres). Pokazane wartości są wartościami narastającymi od początku roku do końca danego miesiąca/kwartału. Wyjątkiem jest kolumna Do zapłaty pokazująca wartości z wybranego miesiąca/kwartału.

Przechodząc na zakładkę Pozycja mamy wgląd (i możliwość ewentualnej poprawy) wszystkich pól z deklaracji. Pola jasno_szare podstawiają się na podstawie danych wprowadzonych do księgi lecz w szczególnych przypadkach można je samemu zmodyfikować. Pola białe należy w razie potrzeby uzupełnić ręcznie, gdyż nie wynikają z innych danych wprowadzanych w programie. Pola ciemno_szare przeliczają się na podstawie innych pól wprowadzonych w deklaracji nie można (nie ma potrzeby) ich modyfikować.

Po wydrukowaniu, sprawdzeniu i podpisaniu deklaracji należy uniemożliwić późniejsze przypadkowe jej modyfikacje. Służy do tego przycisk Zamknij deklarację. UWAGI:

1. Ważne jest, żeby zamknięcie deklaracji poprzedzone zostało zamknięciem księgi (F12 - Data zamknięcia). Inaczej w przypadku zamknięcia deklaracji i modyfikacji danych w księdze, deklaracja nie zostanie uaktualniona.

2. Deklaracje zamykamy po kolei, czyli np. żeby zamknąć miesiąc marzec musi być zamknięty miesiąc luty.

3. W szczególnych przypadkach może zajść potrzeba otwarcia zamkniętej deklaracji. Nie jest to operacja zalecana, jednak możliwa do wykonania (klikamy Otwórz deklarację).

4. Zamknięcie deklaracji bardzo przyspiesza pracę, gdyż deklaracje zamknięte nie są powtórnie przeliczane.

128

Menu drukowania (F2) umożliwia wydrukowanie zestawienia należnego podatku dochodowego CIT za wybrany miesiąc/kwartał - Zestawienie podatku CIT.

Przykładowe księgowanie zdarzeń

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów

Nabycie towarów od kontrahenta unijnego wiąże się z naliczeniem podatku należnego i odliczeniem podatku naliczonego w tej samej wysokości. Wpis w księdze rodzaju N - Wewn.nab.tow. umożliwia jednoczesne umieszczenie zdarzenia zarówno w rejestrze sprzedaży (Transakcje pozostałe), jak i zakupów (Nabycie towarów i usług). Oryginalna faktura VAT od kontrahenta unijnego wystawiona jest po stawce 0%, na jej podstawie musimy utworzyć fakturę wewnętrzną po stawkach VAT aktualnie obowiązujących w kraju. Fakturę tą wpisujemy podobnie, jak faktury krajowe, a rodzaj wpisu N - Wewn.nab.tow. gwarantuje nam prawidłowe rozliczenie zarówno podatku należnego oraz podatku naliczonego na deklaracji VAT-7 (VAT-7K, VAT-7D). Jeśli posiadamy wersje programu umożliwiającą obsługę walut obcych, możemy zaksiegować tę fakturę bezpośrednio w walucie wystawienia, podając odpowiednie, obowiązujące w Polsce stawki VAT. Wymaganą przepisami fakturę wewnętrzną będzie można wydrukować F2 po zaakceptowaniu wpisu. W przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych należy pamiętać również o wydrukowaniu deklaracji VAT-UE.

129

Eksport usług

W przypadku jednoczesnego zafakturowania usługi krajowej wraz z usługą zagraniczną wprowadzamy do księgi wpis rodzaju U - Eksport usług i rozbijamy go na dwie pozycje: 1. część zagraniczną usług, które nie podlegają VAT w kraju wpisujemy do kolumny 7 po stawce np. 2. część krajową usług, wpisujemy do kolumny 7 po krajowej stawce VAT (0, 7 lub 22).

Stawka np w powiązaniu z rodzajem wpisu U - Eksport usług oznacza, że usługi te nie podlegają VAT w kraju, ale podlegają VAT w kraju docelowym, w związku z tym pojawią się na deklaracji VAT-7 (dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju) oraz w rejestrze sprzedaży VAT (eksport usług np) i zwiększą udział sprzedaży opodatkowanej (ważne przy odliczaniu VAT od zakupów).

Faktura korygująca

Faktury korygujące księgujemy dokładnie tak samo, jak zwykłe faktury. Jako wartość faktury podajemy różnicę w stosunku do oryginalnej faktury, odpowiednio ze znakiem ujemnym lub dodatnim. Oczywiście osobno dla każdej stawki VAT. Obecnie nie jest wymagane prowadzenie osobnych rejestrów faktur korygujących.

130

Windykacja należności

Aby dochodzić naszych należności za przeterminowane faktury, możemy skorzystać z globalnego mechanizmu windykacji (patrz rozdział NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA - Windykacja należności) lub z analogicznych funkcji udostępnianych indywidualnie dla każdej zaksięgowanej faktury sprzedaży.

Jeśli interesuje nas ten drugi przypadek, to po kliknięciu prawym klawiszem myszy na wybranej fakturze (w oknie Księga na liście wpisów) wybieramy z menu polecenie Windykacja należności. Ten sam przycisk dostępny jest również na zakładce Płatności. Uzyskamy w ten sposób dostęp do okna Windykacja należności zawierającego wyłącznie płatności związane z bieżącą fakturą.

Korzystając z odpowiednich przycisków możemy wystawić: przypomnienie o zapłacie, wezwanie do zapłaty i notę odsetkową.

Kliknięcie w przycisk spowoduje zaznaczenie danej płatności jako nieściągalnej. W takim przypadku należy sporządzić odpowiedni protokół. Ze względu na trudności z ustaleniem jednolitego wzoru takiego protokołu, nie można go wydrukować z programu.

Na zakładce Płatności przy każdej płatności widoczna jest na bieżąco informacja o wystawionych do niej przypomnieniach P, wezwaniach W i notach odsetkowych O (O - wystawionych, ale niezapłaconych, Z - zapłaconych, U - umorzonych w całości lub częściowo) lub o zaliczeniu danej płatności do nieściągalnych N. Kolumny P, W, O i N widoczne są na samym końcu tabelki Płatności. Aby je zobaczyć należy przewinąć w prawo poziomy suwak znajdujący się pod tą tabelką.

131

KASA/BANK

Moduł Kasa/Bank umożliwia prowadzenie raportów kasowych (RK, KP, KW) do rozliczania płatności realizowanych gotówką, kartą płatniczą lub w inny sposób. Umożliwia również prowadzenie raportów bankowych (odpowiedników wyciągów bankowych) do rozliczania płatności realizowanych za pomocą przelewów bankowych. Jeśli dokonujemy transakcji walutowych, to po zakupie wersji programu z obsługą walut możemy prowadzić raporty kasowe i bankowe w dowolnej walucie, z automatycznym przeliczaniem na PLN po zadanym kursie i automatycznym naliczaniem i dekretowaniem różnic kursowych.

Prowadzenie raportów kasowych i bankowych umożliwia szybkie i bezbłędne rozliczenie należności i zobowiązań. Ponadto daje możliwość szybkiego sprawdzenia stanu wszystkich zasobów finansowych firmy.

Moduł Kasa/Bank umożliwia ścisłe powiązanie raportów z odpowiednimi dokumentami sprzedaży i zakupów zaksięgowanymi w oknie Księga handlowa. Korzystać z niego może ta sama osoba, która księguje faktury (w mniejszych firmach) lub osoba, która zajmuje się tylko i wyłącznie prowadzeniem kasy, np. na innym komputerze z uruchomionym tym samym programem w wersji sieciowej (większe firmy).

W trakcie wprowadzania pozycji na raport kasowy lub bankowy tworzone są automatycznie odpowiednie dekrety księgowe.

Faktury zakupów lub sprzedaży zaksięgowane w oknie Księga handlowa jako zapłacone gotówką są automatycznie wpisywane do kasy bez konieczności dodatkowego księgowania.

Jeśli wpłata (lub wypłata) dotyczy zaksięgowanej wcześniej faktury terminowej, to można w trakcie wprowadzania wpisu do raportu skorzystać z okna Rozrachunki i powiązać tę wpłatę z odpowiednią fakturą lub fakturami wystawionymi danemu kontrahentowi (lub w przypadku wypłat - wystawionych przez danego kontrahenta).

Dzięki mechanizmowi praw dostępu (patrz rozdział Grupy użytkowników) można tak skonfigurować program, żeby inna osoba (np. kasjer) mogła wprowadzać raporty kasowe, a inna (np. księgowy) raporty bankowe. Nic nie stoi również na przeszkodzie, żeby przystosować program do pracy np. z kilkoma kasami, tak żeby każdy kasjer miał dostęp tylko do swoich raportów.

Przed rozpoczęciem pracy należy odpowiednio skonfigurować program, tzn.:

1. w danych firmy (menu główne Zbiory-Wybór firmy):

○ skonfigurować odpowiednie rachunki bankowe dla raportów bankowych (przelew) - na zakładce Przelewy przycisk Rachunki bankowe

2. w oknie z definicjami dokumentów (menu główne Ustawienia-Definicje dokumentów):

○ utworzyć odpowiednie definicje dokumentów dla raportów kasowych (gotówka, karta płatnicza)

Teraz możemy już kliknąć w głównym oknie programu w przycisk i rozpocząć wprowadzanie raportów w oknie Kasa/Bank.

132

Raporty kasowe i bankowe

Ogólne zasady korzystania z raportów kasowych i bankowych opisane zostały w rozdziale Kasa/Bank.

Okna z raportami i pozycjami raportów (wpłaty i wypłaty), podobnie jak wszystkie inne okna w programie, zostały zaprojektowane pod kątem maksymalnej szybkości pracy. Wprowadzanie danych może odbywać się tylko z klawiatury, bez użycia myszki, wykorzystując pomocną część numeryczną klawiatury. Przejście do kolejnego pola umożliwia Enter lub Tab, a zatwierdzenie całego okna Alt PgDn. Zmianę sposobu wprowadzania danych umożliwia zakładka Nawigacja w pozycji menu głównego Ustawienia - Środowisko.

Przed wprowadzeniem raportu kasowego lub bankowego należy wybrać właściwy okres, obejmujący okres raportu. W tym celu wybieramy z menu głównego Ustawienia - Bieżąca data i okres. Szybką zmianę okresu umożliwia klawisz F12.

Wprowadzając nowy raport (Ins) najpierw określamy jego typ, tzn. Raport kasowy (gotówka) lub Raport bankowy (przelew). Następnie w zależności od dokonanego wyboru wybieramy w polu Kasa rodzaj raportu kasowego (patrz rozdział PARAMETRY SYSTEMU - Definicje dokumentów) lub w polu Rachunek jeden z rachunków bankowych firmy (patrz rozdział ROZPOCZĘCIE PRACY - Wprowadzanie danych firmy - Rachunki bankowe firmy).

133

Po wybraniu kasy lub banku wypełniamy następujące dane:

• Numer - numer kolejny raportu, najlepiej nie wypełniać tego pola ręcznie - program automatycznie w momencie akceptacji raportu podstawi kolejny, unikalny numer; pole to składa się z 2 części: białej i szarej, w części szarej pokazany jest pełny numer dokumentu, w układzie określonym w definicji tego rodzaju dokumentu, np. 134/06/RK a w części białej właściwy numer kolejny, czyli np. 134; po dwukrotnym kliknięciu myszką w białą część pole Numer zmienia się na pole Układ umożliwiając zmianę układu numeru na inny niż określony w definicji dokumentu.

• Od, Do - okres obejmowany przez raport, w zależności od ustawienia w danych firmy parametru Ustawienia-Inne-Kasa/Bank-Godziny wprowadzamy same daty lub daty z godzinami; Uwagi:

1. Data Od musi mieścić się w wybranym okresie pracy (patrz Data bieżąca i okres). Jeśli chcemy wprowadzić raport z datą początkową spoza wybranego okresu, musimy najpierw zmienić okres przeglądania.

2. Przy wprowadzeniu nowego raportu program podstawia jako daty Od i Do datę bieżącą. Jeśli data bieżąca jest wcześniejsza niż data końcowa ostatniego raportu w danym rodzaju, to podstawiona zostanie taka data, aby wprowadzany raport był kontynuacją ostatniego.

3. Data Od musi być większa od daty zamknięcia (patrz Data bieżąca i okres). Podobnie nie da się poprawić ani usunąć raportu z datą Od należącą do zamkniętego okresu.

• Waluta - waluta, w której będzie prowadzony ten raport. Przepisuje się z definicji raportu kasowego lub rachunku bankowego. Aktywne tylko w wersji programu z obsługą walut.

• Konto - konto analityczne na którym są księgowane obroty z tego raportu

• Konto można zmieniać - czy na pozycjach raportu można zmieniać główne konto analityczne raportu - patrz PARAMETRY SYSTEMU - Definicje dokumentów

• Kasjer - wpisujemy kto Sporządził i kto Sprawdził ten raport

• Uwagi - wszelkie dodatkowe informacje, które powinny być wydrukowane na raporcie

• Notatki - wszelkie dodatkowe informacje związane z tym raportem, które nie powinny być na nim wydrukowane

• Dokumenty - KP, KW, Inne - Liczba dowodów wpłaty KP, wypłaty KW oraz innych dokumentów np. faktur kosztowych (zakup paliwa, materiałów biurowych, itp.); dodatkowo informacja o numerach KP i KW (Od nr, Do nr) wystawionych w tym raporcie

• Obrót - wyliczona na podstawie wprowadzonych do raportu pozycji suma wpłat Wn (+) i wypłat Ma (-).

• Saldo - różnica między sumą wpłat Wn (+) i sumą wypłat Ma (-), czyli ile z tego raportu wpłynęło pieniędzy.

Na raporcie prowadzonym w walucie obcej dostępne są również pola Obrót wal. i Saldo wal. zawierające odpowiednie wartości walutowe.

Wprowadzone dane akceptujemy przyciskiem OK. Do szybkiej akceptacji służy również klawisz PgDn.

134

Po zaakceptowaniu raportu możemy przystąpić do wprowadzania na ten raport wpłat i wypłat (KP, KW, inne). W tym celu należy kliknąć w przycisk Pozycje lub nacisnąć na liście raportów klawisz Enter.

Po wpisaniu wszystkich pozycji i wydrukowaniu raportu, możemy ten raport zamknąć, żeby zabezpieczyć się przed przypadkowymi zmianami. Raportów zamkniętych nie można poprawić ani usunąć. Aby zamknąć raport należy kliknąć w przycisk lub nacisnąć na liście raportów klawisze Shift F4. Zamykanie raportów jest możliwe tylko w porządku chronologicznym, tzn. nie da się zamknąć raportu, którego poprzednik jest niezamknięty. Analogicznie klikając w przycisk lub naciskając na liście raportów klawisze Shift F4 można uprzednio zamknięty raport otworzyć (pod warunkiem, że wszystkie następne raporty są otwarte).

Poprawę danych umożliwia klawisz F6, natomiast usunięcie raportu klawisz Del. Poprawa i usunięcie raportu jest możliwe tylko wtedy, gdy raport i okres nie są zamknięte. Datę zamknięcia (i okres przeglądania) ustawiamy w pozycji menu głównego Ustawienia - Bieżąca data i okres (F12).

Możliwe jest szybkie wyszukanie dowolnego raportu poprzez wpisanie numeru raportu (lub np. daty początkowej). Pojawi się okienko Szukaj, w którym należy określić, jakie pola ma brać pod uwagę przy wyszukiwaniu (Szukaj po). Kursor automatycznie ustawi się na właściwej pozycji.

Dodatkowa funkcja F4 umożliwia ustawienie stałego filtru na raporty spełniające zadane kryteria:

• Rodzaj - raporty jednego rodzaju (np. tylko raporty bankowe)

• Rachunek bankowy - jeśli w polu Rodzaj wybraliśmy raporty bankowe, to tutaj możemy jeszcze określić z jakiego rachunku bankowego

• Kasa - jeśli w polu Rodzaj wybraliśmy raporty kasowe, to tutaj możemy jeszcze określić z jakiej kasy

Klawisz F2 udostępnia następujące wydruki:

• Raport kasowy/bankowy - wydruk bieżącego raportu

• Zestawienia • Systemowe - czyli Okno i Lista

135

Wpłaty i wypłaty (KP, KW, inne)

Dokumenty KP, KW i inne dokumenty kasowe wprowadzane są w oknie Pozycje raportu. Wywoływane jest ono z okna Kasa/Bank przez naciśnięcie na odpowiednim raporcie klawisza Enter bądź kliknięciu w przycisk Pozycje .

Wprowadzając nową pozycję (Ins) najpierw określamy jej typ, tzn.:

• dla raportów typu Raport kasowy:

○ KP - dowód wpłaty, np. zapłata za wystawioną przez nas fakturę

○ KW - dowód wypłaty, np. zapłata za fakturę zakupu

○ Inny - zwykle obca faktura kosztowa, którą traktujemy jako dokument kasowy, żeby nie wystawiać niepotrzebnie dodatkowego dokumentu KW, np.: zakup paliwa, zakup artykułów biurowych itp.

• dla raportów typu Raport bankowy:

○ Przychód - uznanie rachunku, np. zapłata za wystawioną przez nas fakturę

○ Rozchód - obciążenie rachunku, np. zapłata za fakturę zakupu

○ Inny - dowolna pozycja wyciągu bankowego, bez względu na to czy jest to przychód (wpłata) czy rozchód (wypłata)

136

Po wybraniu typu pozycji wprowadzamy następujące dane:

• Numer - numer dokumentu. W przypadku KP, KW najlepiej nie wypełniać tego pola ręcznie - program automatycznie w momencie akceptacji pozycji podstawi kolejny, unikalny numer. Jeśli wprowadzamy pozycję typu Inny wpisujemy tu np.: numer faktury, a w przypadku pozycji raportu bankowego wpisujemy np. numer albo datę wyciągu. To co zostanie wpisane w tym polu pojawi się we wpisach do księgi na zakładce Płatności w kolumnie Kp/Kw.

• Kontrahent ○ Skrót - wybieramy kontrahenta z biblioteki kontrahentów; aby szybko wyszukać

kontrahenta zaczynamy pisać w tym polu; jeśli kontrahent jeszcze nie istnieje w bibliotece, to możemy go wprowadzić klawiszem Ins (z rozwiniętej klawiszem

listy kontrahentów), możemy również przejść do pełnej biblioteki kontrahentów (kliknąć w napis Biblioteka (F2)), żeby na przykład przejrzeć dane lub wyszukać po części danych; szybko wybrać kontrahenta z pełnej biblioteki można klawiszami Alt Enter;

○ NIP - umożliwia łatwy wybór kontrahenta przez wybranie NIP-u

○ Osoba - imię i nazwisko osoby, która dokonuje wpłaty (KP) lub wypłaty (KW).

• Opis - wybieramy opis z biblioteki opisów lub wprowadzamy go ręcznie, np.: "Za fakturę VAT nr", "Zaliczka za..." itp. Wprowadzenie opisu nie jest wymagane.

• Waluta raportu - waluta w jakiej prowadzony jest raport. Dostępne tylko w wersji z obsługą walut i na raporcie walutowym.

• Waluta rozrachunków - waluta rozrachunków, które będziemy chcieli powiązać na zakładce Dokumenty z tą pozycją raportu (zapłatą). Kontrahent może mieć rozrachunki prowadzone w różnych walutach, ale dostępne do powiązania z tą zapłatą będą tylko należności/zobowiązania powstałe w określonej tu walucie rozrachunków. Jeśli raport jest prowadzony w PLN, to waluta rozrachunków może być dowolna, natomiast na raportach walutowych może to być tylko taka waluta jak określona wyżej waluta raportu lub PLN. W ten sposób możemy na przykład zapłacić na raporcie

137

walutowym prowadzonym w EUR za fakturę złotówkową. Analogicznie możemy na raporcie złotówkowym zapłacić za fakturę wystawioną w EUR. Nie możemy natomiast zapłacić na raporcie walutowym za fakturę wystawioną w innej walucie niż waluta raportu, chyba że w PLN. Dostępne tylko w wersji z obsługą walut i na raporcie walutowym.

• Kurs - kurs wg którego zostanie przeliczona płatność walutowa na PLN. Dostępne tylko w wersji z obsługą walut i na raporcie walutowym.

• Konto - rodzaj konta analitycznego kontrahenta użytego do wygenerowania dekretu. Przy KP lub przychodzie podpowie się konto "Odbiorcy", przy KW lub rozchodzie będzie to konto "Dostawcy". Opcja "Określ w pozycjach" pozwala na wybór konta kontrahenta (dostawcy czy odbiorcy) bezpośrednio w pozycjach dokumentu.

• Dokumenty - lista faktur, których dotyczy ta pozycja raportu

○ Rodzaj - wpłata Wn (+) lub wypłata Ma (-) ○ Opis (nr dokumentu) - nr faktury lub dowolny inny opis. Jeśli chcemy powiązać

wpisywaną płatność z fakturą wpisaną do księgi należy kliknąćw tym polu w przycisk lub nacisnąć klawisze Ctrl Enter

i wywołać okno z rozrachunkami kontrahenta, w którym będziemy mogli wybrać odpowiednią fakturę. Po wybraniu takiej faktury (lub kilku faktur) pojawią się one w okienku z dokumentami z automatycznie wypełnionymi wszystkimi polami.

○ P - powiązanie - pokazuje znak X dla wpłat powiązanych automatycznie z zaksięgowanymi w księdze fakturami

○ Kwota wal. - kwota wpłaty/wypłaty w walucie. Dostępne tylko w wersji z obsługą walut i na raporcie walutowym.

○ Kwota - kwota wpłaty/wypłaty

○ Konto kasy lub Konto banku - standardowo obroty wprowadzane na pozycjach raportów kasa/bank księgowane są na kontach określonych w definicji raportu kasowego lub rachunku bankowego w polu Konto. W niektórych sytuacjach, zwłaszcza w przypadku jednostek budżetowych, chcielibyśmy jednak mieć możliwość zmiany tego konta na jego konkretne subkonta. Do tego służy właśnie ta kolumna. Jest ona widoczna tylko wtedy, gdy w definicji raportu kasowego lub rachunku bankowego włączyliśmy parametr Konto można zmieniać.

○ Konto - konto analityczne kontrahenta.

○ Komp - kompensata - w starszych wersjach programu to pole było wykorzystywane do kompensowania zapłat. Teraz do tego celu służy funkcja Skojarz bezpośrednio w rozrachunkach kontrahenta. Pole Komp zostawiono w celu kompatybilności z danymi wprowadzonymi we wcześniejszych wersjach programu.

○ D - liczba dokumentów wpisanych do tabelki z dokumentami

○ Obrót Wn (+) - suma wpłat wpisanych w tabelce z dokumentami

○ Obrót Ma (-) - suma wypłat wpisanych w tabelce z dokumentami

138

○ Saldo - suma wpłat minus suma wypłat

• Uwagi - dowolne uwagi, które mają się wydrukować na KP/KW

• Notatki - dowolne notatki dla własnej informacji, nigdzie nie drukowane

• Dekret - dekret księgowy, jaki został wygenerowany automatycznie na podstawie pozycji wprowadzonych na zakładce Dokumenty. Schemat dekretu zależy od typu wpisu (wpłata/wypłata, PLN/waluta). W przypadku płatności walutowych dekret obejmuje automatycznie naliczone różnice kursowe - patrz Raporty walutowe. Po zaznaczeniu pola Korekta dekretu możemy wprowadzić na dekret brakujące pozycje związane ze specyfiką tej konkretnej płatności.

Wprowadzone dane akceptujemy przyciskiem OK. Do szybkiej akceptacji służy również klawisz PgDn.

Poprawę danych umożliwia klawisz F6, natomiast usunięcie wpisu klawisz Del. Poprawa i usunięcie pozycji raportu jest możliwe tylko wtedy, gdy raport i okres nie są zamknięte. Datę zamknięcia (i okres przeglądania) ustawiamy w pozycji menu głównego Ustawienia - Bieżąca data i okres (F12).

Klawisz F2 udostępnia następujące wydruki:

• Dowód wpłaty KP lub Dowód wypłaty KW - wydruk bieżącego dokumentu KP/KW

• Druk PK - wydruk polecenia księgowania z dekretem skojarzonym z bieżącą pozycją

• Zestawienia • Systemowe - czyli Okno i Lista

Automatyczne KP / KW

Zamiast tworzyć ręcznie KP/KW/Przychód/Rozchód związany z konkretnym kontrahentem możemy z menu dostępnego po naciśnięciu klawisza Ins w oknie Pozycje raportu wybrać pozycję Automatyczne KP / KW. Wywołamy w ten sposób okno o tej samej nazwie, w którym po odpowiednim ustawieniu właściwości F4, możemy zobaczyć wszystkie niezapłacone faktury bez względu na kontrahentów. Po podświetleniu odpowiednich faktur (jednej lub kilku), możemy kliknąć w przycisk Wybierz i utworzyć do nich automatycznie odpowiednie KP/KW. Przydaje się to szczególnie, gdy np. mamy problemy ze zidentyfikowaniem wpłaty, która pojawiła się na naszym rachunku bankowym, ale została dokonana przez innego kontrahenta niż nabywca faktury, której ta płatność dotyczy.

W takiej sytuacji, możemy ustawić kryteria filtrowania jak pokazano niżej, tak żeby zobaczyć listę wszystkich nieuregulowanych płatności za faktury wystawione w danym roku.

139

Teraz będziemy mogli szybko wyszukać dowolną płatność poprzez wpisanie numeru faktury (lub np. kwoty Do zapłaty). Pojawi się okienko Szukaj, w którym należy określić, jakie pola ma brać pod uwagę przy wyszukiwaniu (Szukaj po). Kursor automatycznie ustawi się na właściwej pozycji. Wyszukanie następnej pozycji zawierającej szukaną wartość umożliwiają klawisze Ctrl L.

Wywołując F4 Właściwości okna, możemy określić następujące kryteria filtrowania:

• Zakres ○ Zapłacone - takie, które w kolumnie Zapłacono mają określoną kwotę

○ Niezapłacone - takie, które w kolumnie Zapłacono mają kwotę 0 (zero) lub kwotę nieokreśloną

○ Przeterminowane - takie, którym minął już termin płatności, a nie są jeszcze zapłacone

○ Wszystkie - naciskając klawisz Del lub Backspace usuwamy dotychczasowe kryterium określone w tym polu co oznacza, że będą wyświetlane wszystkie płatności, bez względu na to czy są zapłacone, niezapłacone, czy przeterminowane

• Wn(+)/Ma(-) ○ Wn(+) - wpłaty

○ Ma(-) - wypłaty

○ Wszystkie

• Forma płatności właściwa dla tego raportu - tylko płatności z taką samą formą jak określona w definicji raportu kasowego. W przypadku raportu bankowego będzie to zawsze przelew

• Forma - jeśli odznaczymy opisane wyżej pole, to tutaj możemy wpisać interesującą nas formę płatności lub zostawić wolne miejsce (Del lub Backspace), co będzie oznaczało dowolną formę płatności.

• Data zapłaty w okresie jaki obejmuje ten raport - tylko płatności z datą zapłaty objętą przez okres określony w bieżącym raporcie (tylko jeśli w opisanym wyżej polu Zakres wybraliśmy Zapłacone)

• Data wystawienia - płatności dotyczące faktur wystawionych w wybranym tu okresie

• Termin płatności - płatności z terminami mieszczącymi się w wybranym tu okresie

140

Raporty walutowe

Jeśli prowadzimy kasę walutową lub rachunki bankowe walutowe, będziemy korzystać z raportów kasowych i bankowych w walucie. Pozwalają one na prowadzenie równoległych rozliczeń w PLN i w walucie, co wiąże się z wyliczaniem i księgowaniem różnic kursowych. Różnice kursowe powstają wtedy, gdy kursy waluty z dnia wystawienia faktury i jej zapłaty różnią się. A będzie tak w zasadzie zawsze, bo nawet faktury gotówkowe płatne w dniu wystawienia generują różnice kursowe, ponieważ kurs księgowania takiej faktury to średni kurs NBP z dnia poprzedniego, zaś kurs zapłaty to kurs naszego banku z dnia płatności (czyli wystawienia). Poniżej przedstawiamy przykład księgowania zapłaty przez rachunek bankowy faktury walutowej wystawionej kilka dni wcześniej.

W rozrachunkach z kontrahentem mamy niezapłaconą fakturę wystawioną przez niego w dniu 31.08.2008. Załóżmy, że średni kurs NBP z dnia poprzedniego wynosił 3,8000:

Raport bankowy jest zrobiony na dzień 04.09.2008, a kurs z naszego banku wynosił w tym dniu 3,7000. Robimy nowy wpis w raporcie i wybieramy z rozrachunków tego kontrahenta niezapłaconą fakturę. Otrzymamy następującą pozycję:

141

Kwoty do zapłaty i zapłacono w walucie są takie same (1000 EUR), a zatem saldo walutowe tego kontrahenta będzie wynosić zero, natomiast w PLN powstanie różnica, która wyniesie 800-3700=100 PLN. Będzie to dodatnia różnica kursowa, ponieważ "zyskaliśmy" na tej transakcji (było do zapłaty w PLN więcej niż faktycznie zapłaciliśmy). Tak samo dodatnia różnica kursowa powstanie jeśli kontrahent zapłaci nam w PLN więcej niż wynikało to z wystawionej faktury. Ujemne różnice kursowe powstaną w przeciwnych przypadkach. Dekret dla tego konkretnego przykładu będzie wyglądał tak:

Kwota 100 PLN została zaksięgowana na konto dodatnich różnic kursowych; w tym wypadku "720" (patrz PARAMETRY SYSTEMU - Ustawienia kont).

142

143

NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA

Program zawiera rozbudowany mechanizm do rozliczania należności (tego co nasi odbiorcy powinni nam zapłacić) i zobowiązań (tego co my powinniśmy zapłacić naszym dostawcom). Korzystanie z niego usprawnia regulowanie płatności i zwiększa ściągalność przeterminowanych należności. Mechanizm ten obejmuje:

• rozrachunki z kontrahentem - szczegółowa ewidencja płatności, czyli tego co powinno być zapłacone (przez kontrahenta lub przez nas) i tego co zostało zapłacone. Jest to najlepszy sposób na szybkie sprawdzenie stanu rozrachunków z kontrahentem. Zestawienie rozrachunków można wydrukować i np. przesłać kontrahentowi pocztą elektroniczną w celu ustalenia rozbieżności.

• windykację przeterminowanych należności - seryjny wydruk przypomnień, wezwań do zapłaty, kwalifikowanie długów jako nieściągalne, noty odsetkowe. Dzięki windykacji na pewno nie przegapimy żadnych przeterminowanych należności i łatwo zweryfikujemy rzetelność kontrahenta na podstawie historii zaległości.

Bardzo przydatnym narzędziem do kontrolowania stanu należności i zobowiązań jest Zestawienie należności i zobowiązań dostępne w menu wydruków F2 w oknie Księga. Umożliwia ono wydruk należności i zobowiązań wg stanu na zadany dzień z podziałem na pogrupowane dni po terminie lub na terminy płatności.

Dodatkowo mamy do dyspozycji kalkulator odsetkowy, służący do szybkiego obliczenia kwoty odsetek ustawowych lub podatkowych od dowolnego zobowiązania.

Rozrachunki z kontrahentem

Rozrachunki z kontrahentami są jednym z elementów mechanizmu rozliczania należności i zobowiązań.

Program prowadzi równolegle dwie ewidencje rozrachunków. Jedną na podstawie płatności znajdujących się przy każdym wpisie do księgi na zakładce Płatności. Drugą na podstawie obrotów na kontach rozrachunkowych kontrahenta (odbiorcy i dostawcy) znajdujących się na zakładce Dekret, zarówno we wpisie do księgi jak i na pozycji raportu kasowego. Pierwsza z nich zawiera więcej informacji (m.in. termin i forma płatności, waluta, kurs, różnice kursowe), a także umożliwia powiązanie powstałych należności/zobowiązań z dokonanymi później zapłatami. Dzięki temu że bazuje ona na płatnościach a nie na obrotach na kontach, zawiera rozrachunki dotyczące zarówno sprzedaży jak i zakupu co jest szczególnie istotne jeśli ten sam kontrahent jest jednocześnie naszym dostawcą i odbiorcą, gdyż umożliwia łatwe kompensowanie faktur zakupu i sprzedaży. Dlatego ta właśnie ewidencja służy do rozliczania rozrachunków z kontrahentami. Druga ewidencja służy wyłącznie do wyliczenia sumy obrotów i sald na kontach rozrachunkowych kontrahentów. Poniższy opis dotyczy w całości pierwszej ewidencji, czyli tej bazującej na płatnościach.

144

Okno Rozrachunki zawiera szczegółową ewidencję płatności do wszystkich dokumentów wystawionych kontrahentowi lub przez kontrahenta wraz z zapłatami za te dokumenty. Można je wywołać bezpośrednio z biblioteki kontrahentów po ustawieniu się na odpowiednim kontrahencie, można je również wykorzystać do automatycznego wprowadzania płatności na raport kasowy lub bankowy.

Informacje w poszczególnych kolumnach oznaczają:

• Nr dekretu - nr dekretu, pod którym zaksięgowano fakturę, której dotyczy ta płatność

• Nr dokumentu - nr faktury, której dotyczy ta płatność

• Data wyst. - data wystawienia faktury

• Rodzaj - rodzaj płatności

○ Wn (+) - kontrahent ma nam zapłacić

○ Ma (-) - my mamy zapłacić kontrahentowi

• Do zapłaty - kwota do zapłaty

• Termin - termin płatności

• Forma - forma płatności

• Zapłacono - zapłacona kwota

• Data zapłaty - data uregulowania zapłaty

• K - znak X jeśli zapłata została regulowana za pośrednictwem raportu kasowego / bankowego

• KP - nr dokumentu KP lub KW

• P, W, O, N - informacja o wystawionych do tej płatności przypomnieniach, wezwaniach, notach odsetkowych i ewentualnie protokołach nieściągalności - patrz Windykacja należności

Wpisy widniejące w oknie Rozrachunki należy rozumieć jako wpisy z zakładki Płatności z okna KSIĘGA z wszystkich wpisów do księgi dotyczących tego kontrahenta. Np. poszczególne wpisy w okienku powyżej oznaczają (w kolejności wierszy od góry):

1. nieuregulowaną (w kolumnie Zapłacono jest pusto) płatność do faktury nr 2/08 wystawionej przez nas dnia 20-05-2008 na kwotę 180,66 zł z terminem płatności 03-06-2008

2. zapłacona kartą płatniczą w dniu 20-05-2008 (KP nr 1/08/KP/KRT) pierwsza rata w wysokości 50 zł do faktury nr 3/08 z dnia 20-05-2008

145

3. zapłacona gotówką w dniu 20-05-2008 (KP nr 3/08/KP) druga rata w wysokości 50 zł do faktury nr 3/08 z dnia 20-05-2008

4. niezapłacona jeszcze trzecia rata w wysokości 75,68 zł do faktury nr 3/08 z dnia 20-05-2008 - ta zapłata powinna być dokonana przelewem

5. nieuregulowaną płatność do faktury korygującej nr 2/08/FK wystawionej przez nas dnia 22-05-2008 na kwotę 190,32 zł - ta płatność powinna być wykonana przelewem, ale, uwaga, to my musimy zapłacić kontrahentowi (w kolumnie Rodzaj jest wpisane Ma (-))

6. zapłacona gotówką 20-06-08 faktura nr 123/08 - faktura gotówkowa (termin zapłaty taki jak data wystawienia), wpisana do raportu kasowego (X w kolumnie K)

7. nieuregulowana płatność do faktury 140/08 w wysokości 483,12

8. wpisana do kasy (X w polu K) otrzymana przez nas gotówką w dniu 22-05-08 zaliczka na poczet przyszłych usług w wysokości 1.000,00 zł KP nr 5/08/KP, niepowiązana jeszcze z żadną fakturą (puste kolumny Data wyst., Do zapłaty i Termin) – gdy będziemy księgować fakturę na tę zaliczkę, będziemy mogli powiązać z nią tę płatność.

W podsumowaniu na dole okienka widzimy:

• Do zapłaty - łączną kwotę należności (to co kontrahent powinien nam zapłacić minus to co my ewentualnie jemu),

• Zapłacono - łączną kwotę zapłat (to co kontrahent nam zapłacił minus to co my ewentualnie zapłaciliśmy jemu),

• Pozostaje - kwotę pozostającą do zapłaty (saldo), jeśli ze znakiem +, tzn. że kontrahent nam ma tyle jeszcze zapłacić, jeśli ze znakiem -, tzn. że to my mamy zapłacić kontrahentowi. Kwota ujemna może także być związana z innymi powodami, np. tak jak na zamieszczonym wyżej przykładowym ekranie, wcale nie musimy zwracać 450,86 zł kontrahentowi, tylko musimy wystawić i zaksięgować fakturę w związku z otrzymaną od kontrahenta zaliczką.

Korzystając z funkcji dostępnych w menu wywoływanym prawym klawiszem myszy możemy m.in. kompensować ze sobą płatności dotyczące faktury i korekty do tej faktury lub faktury zakupu i faktury sprzedaży, itp.:

• Skojarz - łączy dokument z zapłatą wpisaną do kasy/banku (oba wpisy muszą mieć tę samą wartość Wn+/Ma- w polu Rodzaj) lub kompensuje ze sobą dwa niezapłacone dokumenty, np. fakturę z fakturą korygującą (oba muszą mieć różne wartości w polu Rodzaj)

• Rozłącz – rozłącza skojarzone wcześniej pozycje

• Scal – scala w jedną pozycję płatności do tego samego dokumentu rozbite wcześniej na kilka pozycji

Skojarz i Rozłącz działają na podświetlonych pozycjach. Można jednorazowo podświetlić wiele pozycji do skojarzenia lub rozłączenia. Scal ignoruje podświetlenia.

Jeżeli wywołaliśmy okno Rozrachunki w trakcie wpisywania pozycji na raport kasowy lub bankowy pojawi się ono w trybie umożliwiającym wybór niezapłaconych pozycji i wpisanie ich na dokument KP, KW lub inny.

146

Klikając w przycisk Wybierz możemy wpisać do bieżącego dokumentu KP/KW/Inny zapłaty za wszystkie podświetlone pozycje. Wszystkie pozycje można łatwo podświetlić naciskając klawisze Ctrl A, a wybrane naciskając klawisze Shift lub Shift na wybranych pozycjach. W efekcie uzyskamy dokument kasowy z automatycznie wypełnionymi pozycjami:

Wywołując F4 Właściwości okna, możemy dowolnie zmienić kryteria filtrowania:

• Zakres ○ Zapłacone - takie, które w kolumnie Zapłacono mają określoną kwotę

○ Niezapłacone - takie, które w kolumnie Zapłacono mają kwotę 0 (zero) lub kwotę nieokreśloną

○ Przeterminowane - takie, którym minął już termin płatności, a nie są jeszcze zapłacone

○ Wszystkie - naciskając klawisz Del lub Backspace usuwamy dotychczasowe kryterium określone w tym polu co oznacza, że będą wyświetlane wszystkie płatności, bez względu na to czy są zapłacone, niezapłacone, czy przeterminowane

147

• Wn(+)/Ma(-) ○ Wn(+) - wpłaty

○ Ma(-) - wypłaty

○ Wszystkie

• Forma płatności właściwa dla tego raportu - tylko płatności z taką samą formą jak określona w definicji raportu kasowego. W przypadku raportu bankowego będzie to zawsze przelew (to pole jest widoczne tylko w trakcie wprowadzania zapłat na pozycję raportu kasowego lub bankowego)

• Forma - jeśli odznaczymy opisane wyżej pole, to tutaj możemy wpisać interesującą nas formę płatności lub zostawić wolne miejsce (Del lub Backspace), co będzie oznaczało dowolną formę płatności.

• Płatności niepowiązane z dokumentami - np. wpłacone nadpłaty lub zaliczki niepowiązane jeszcze z żadnymi fakturami - puste kolumny Data wyst., Do zapłaty i Termin

• Data wystawienia - płatności dotyczące faktur wystawionych w wybranym tu okresie

• Termin płatności - płatności z terminami mieszczącymi się w wybranym tu okresie

• Uporządkowanie - sposób uporządkowania pozycji w oknie

○ Data wystawienia/Nr/Kolejność rat - jeśli chcemy sprawdzić rozrachunki w kolejności wystawiania faktur

○ Data zapłaty/Nr/Kolejność rat - w kolejności regulowania należności, wszystkie płatności nieuregulowane mają pustą datę zapłaty i znajdą się na początku listy

○ Wybrana kolumna - jeżeli klikając w nagłówek jakiejś kolumny, ustaliliśmy uporządkowanie wg tej właśnie kolumny (np. Do zapłaty)

Klawisz F2 udostępnia następujące wydruki:

• Lista - lista pozycji znajdujących się aktualnie w oknie

• KP/KW - jeśli ta płatność jest zaksięgowana w kasie możemy wydrukować dokument KP lub KW

Windykacja należności

Windykacja jest jednym z elementów mechanizmu rozliczania należności. Polega na wystawieniu do przeterminowanej należności przypomnienia o zapłacie, a po upływie zadanego terminu wezwania do zapłaty. Gdy kontrahent ureguluje należność możemy mu wystawić notę odsetkową.

W zależności od tego jaką posiadamy wersję programu i jaki model pracy przyjmiemy możemy wybrać jedną z dwóch możliwości:

1. windykować indywidualnie poszczególne należności - korzystamy w tym celu z odpowiednich możliwości udostępnionych w oknie KSIĘGA po wybraniu z menu pomocniczego (prawy klawisz myszy lub Alt F3) polecenia Windykacja należności.

2. zastosować mechanizm seryjnego wystawiania przypomnień, wezwań i not odsetkowych wg zadanego schematu - możemy przyjąć np. że w wybrany

148

dzień tygodnia wystawiamy przypomnienia o zapłacie do wszystkich należności, którym termin płatności minął 2 tygodnie temu i wezwania do zapłaty do wszystkich należności, którym wystawiono wcześniej przypomnienia i którym termin płatności minął 4 tygodnie temu.

Ten drugi model pracy jest o wiele bardziej efektywny, gdyż przy minimalnych nakładach czasu i pracy umożliwia regularne ponaglanie wszystkich nierzetelnych kontrahentów, co zapobiega powiększaniu przez nich długów oraz skutecznie wpływa na zwiększenie ściągalności naszych należności. I właśnie temu modelowi poświecony jest zamieszczony poniżej opis.

Wszystkie niezbędne operacje wykonujemy w oknie Windykacja. Można z niego korzystać globalnie dla wszystkich faktur zaksięgowanych w programie (wywołanie z głównego okna programu) lub tylko dla faktur konkretnego kontrahenta. Niżej zajmiemy się tą pierwszą możliwością.

ZAWARTOŚĆ OKNA. Informacje w poszczególnych kolumnach oznaczają:

• P - litera "P" jeśli wystawiono przypomnienie do należności

• W - litera "W" jeśli wystawiono wezwanie do należności

• O - litera "O" jeśli należność została zapłacona po terminie i wystawiono notę odsetkową, która jeszcze nie została zapłacona lub litera "Z" jeśli nota była wystawiona i została już zapłacona albo "U" jeśli nota była wystawiona i została umorzona lub zapłacona częściowo

• N - litera "N" jeśli należność zakwalifikowano jako nieściągalną

• Przypomnienie z dnia - data wystawienia przypomnienia, wezwania, noty lub protokołu nieściągalności, pojawia się w zależności od ustawienia w filtrze Zakres - Co.

• Numer - numer faktury

• Data wyst. - data wystawienia faktury

• Nabywca - nabywca

• Termin - termin płatności

• Do zapłaty - kwota do zapłaty

• Data zapłaty - data zapłaty

• Dni zwł. - dni zwłoki

149

• Odsetki - odsetki. Wartości pokazywane w kolorze jasnoszarym oznaczają dni zwłoki i odsetki wyliczone na dzień dzisiejszy od należności jeszcze nieuregulowanych, czyli jakie byłyby odsetki i dni zwłoki gdyby kontrahent dzisiaj zapłacił. Wartości pokazywane w kolorze czarnym pokazują rzeczywiste dni zwłoki i odsetki od należności uregulowanych po terminie.

Wpisy widniejące w oknie Windykacja należy rozumieć jako wyfiltrowane wg różnych kryteriów pozycje z zakładki Płatności z poszczególnych dokumentów zaksięgowanych w oknie Księga wraz z dodatkową informacją w kolumnach P, W, O, N. Płatności te mogą pochodzić zarówno z faktur sprzedaży jak i z bilansu otwarcia lub z poleceń księgowania, na których użyto kont rozrachunkowych kontrahentów.

Można windykować należności w walutach obcych. Jeśli kontrahent ma przeterminowane należności w wielu walutach, to będą one zbierane na jednym przypomnieniu lub wezwaniu. Po wyborze we właściwościach okna F4 konkretnej waluty, należności wraz z odsetkami są podsumowane na dole okna, kwoty podsumowania są kwotami w wybranej walucie. Jeśli wybierzemy wszystkie waluty (puste pole F4 Waluta), wówczas podsumowanie nie jest dostępne.

Przypomnienia, wezwania i noty odsetkowe są automatycznie tłumaczone na język ustawiony w danych kontrahenta (zakładka Inne pole Język). Jeśli automatyczne tłumaczenia nie spełniają Państwa oczekiwań, można stworzyć własną makietę i wybierać ją przy wydruku odpowiedniego dokumentu. Automatyczne tłumaczenia obejmują na razie tylko język angielski.

KRYTERIA FILTROWANIA. Wywołując F4 Właściwości okna, możemy dowolnie zmienić kryteria filtrowania:

• Zakres ○ Co

Należności - wszystkie należności

Przypomnienia, Wezwania, Noty odsetkowe - wystawione przypomnienia, wezwania i noty odsetkowe

Nieściągalne - protokoły nieściągalności

○ Jakie Zapłacone, Niezapłacone

150

Przeterminowane - termin płatności jest późniejszy niż pole Data - patrz niżej

Wszystkie - naciskając klawisz Del lub Backspace usuwamy dotychczasowe kryterium określone w tym polu co oznacza, że będzie wyświetlane wszystko to co zostało wybrane w polu Co, bez względu na to czy są to należności zapłacone, niezapłacone, czy przeterminowane.

• Waluta - waluta należności

• Kwota min. - będą pokazane tylko należności przewyższające tę kwotę. Można w ten sposób pominąć groszowe lub kilkuzłotowe "resztówki".

• Nabywca – tylko należności pochodzące z faktur dla tego nabywcy. Można to pole szybko przełączać klikając podwójnie na konkretnej należności, co spowoduje pokazanie wszystkich należności tego kontrahenta spełniających wybrane kryteria.

• Nr faktury - tylko płatności pochodzące z faktury o takim numerze

• Selekcja - jeśli wcześniej podświetliliśmy wybrane pozycje (np. naciskając na wybranych pozycjach klawisze Shift lub Shift ), tu określamy czy na ekranie mają być widoczne Wszystkie czy tylko Podświetlone

• Uporządkowanie - sposób uporządkowania pozycji w oknie

○ Nabywca/Data wyst./Nr - nabywca / data wystawienia / nr faktury. To uporządkowanie jest niezbędne do seryjnego wystawiania i drukowania przypomnień i innych dokumentów. Dzięki niemu faktury dla tego samego nabywcy będą zbierane na jedno przypomnienie, wezwanie lub notę odsetkową.

○ Data wyst./Nr - data wystawienia / nr faktury

○ Termin/Data wyst./Nr - termin płatności / data wystawienia / nr faktury

○ Data - data wystawienia faktury, przypomnienia, wezwania, noty lub protokołu, w zależności od tego co wybraliśmy wyżej w polu Zakres-Co.

○ Wybrana kolumna - jeżeli klikając w nagłówek jakiejś kolumny, ustaliliśmy uporządkowanie wg tej właśnie kolumny (np. Do zapłaty)

• Data - data traktowana jako data bieżąca:

○ przy kwalifikowaniu należności jako przeterminowane

○ przy określaniu daty wystawienia nowego przypomnienia, wezwania, noty lub protokołu nieściągalności

○ przy określaniu w polu Termin płatności dat granicznych tygodnia bieżącego, poprzedniego itd.

• Data wystawienia - tylko należności pochodzące z faktur wystawione w wybranym tu okresie

• Termin płatności - tylko należności z terminami płatności mieszczącymi się w wybranym tu okresie

• Data zapłaty - tylko należności zapłacone w wybranym tu okresie - przydatne przy wystawianiu not odsetkowych

PRZYPOMNIENIA. Aby np. wystawić przypomnienia do wszystkich należności z terminem płatności, który minął 2 tygodnie temu należy:

1. we właściwościach okna ustawić Zakres na Należności-Przterminowane, a Termin na 2 tygodnie temu

2. kliknąć w ikonkę Wystaw przypomnienie

151

3. w okienku Utwórz przypomnienie zaznaczyć odpowiednie opcje:

○ Zakres - czy tylko do aktualnej należności, czy do wszystkich widocznych w oknie

○ Do zapłaty powyżej - przypomnienia zostaną wystawione tylko dla kontrahentów, u których łączna kwota do zapłacenia z tytułu niezapłaconych i przeterminowanych należności będzie większa od podanej tu kwoty

○ Zapamiętaj wydrukowane w ewidencji - zapamiętaj datę wystawienia przypomnienia w ewidencji - przy należności w kolumnie P pojawi się litera "P"

i kliknąć w przycisk OK.

4. w oknie Przegląd wydruku pojawią się przypomnienia dla wszystkich należności spełniających zadane kryteria.

Można je tutaj przejrzeć i wydrukować pojedynczo Drukuj lub od razu wszystkie Drukuj wszystko.

WEZWANIA. Chcąc wystawić wezwania do wszystkich należności z terminem płatności, który minął 4 tygodnie temu należy:

152

1. we właściwościach okna ustawić Zakres na Przypomnienia-Niezapłacone (zwykle przed wystawieniem wezwań do zapłaty powinny być wystawione przypomnienia), a Termin na 4 tygodnie temu

2. kliknąć w ikonkę Wystaw wezwanie do zapłaty

Kolejne kroki tak jak przy wystawianiu przypomnienia.

NOTY ODSETKOWE. Chcąc wystawić noty odsetkowe do wszystkich należności uregulowanych w poprzednim tygodniu należy:

1. we właściwościach okna ustawić Zakres na Wezwania-Zapłacone (przy założeniu, że noty wystawiamy tylko do należności, do których wcześniej wystawiono wezwania), a Data zapłaty na 1 tydzień temu

2. kliknąć w ikonkę Wystaw notę odsetkową

Kolejne kroki tak jak przy wystawianiu przypomnienia.

PROTOKOŁY NIEŚCIĄGALNOŚCI. Sporządzając protokół nieściągalności do konkretnej należności:

1. we właściwościach okna ustawić Zakres na Wezwania-Niezapłacone, a Termin na dowolny

2. kliknąć w ikonkę Utwórz protokół nieściągalności

3. w okienku Utwórz protokół nieściągalności wybrać Zakres-Aktualna.

W obecnej wersji programu możliwe jest tylko zapamiętanie daty wystawienia protokołu. Nie ma możliwości wydrukowania go.

WYDRUKI. Klawisz F2 udostępnia następujące wydruki:

• Przypomnienie, Wezwanie do zapłaty, Nota odsetkowa - ponowny wydruk odpowiednich dokumentów w zależności od aktualnego ustawienia F4 Zakres-Co. Ponowny, gdyż pierwotny powinien się odbyć w trakcie wystawiania tych dokumentów - patrz wyżej.

• Systemowe-Lista - lista pozycji znajdujących się aktualnie w oknie

• Koperty, Naklejki adresowe - koperty lub naklejki adresowe do wszystkich przypomnień, wezwań lub not widocznych w oknie

DODATKOWE FUNKCJE. W każdej chwili możemy sprawdzić rozrachunki z kontrahentem, dla którego jest wystawiona faktura, z której pochodzi bieżąca należność. Pozostałe dodatkowe funkcje dostępne są w menu podręcznym (prawy klawisz myszy lub klawisze Alt F3):

• Usuń - usuwa wystawione przypomnienia, wezwania, noty odsetkowe i protokoły nieściągalności z ewidencji

• Zapłać notę odsetkową ○ Zapłata - odnotowujemy zapłatę wystawionej wcześniej noty odsetkowej.

W kolumnie O pojawi się litera Z

153

○ Częściowa zapłata / umorzenie - odnotowujemy częściową zapłatę lub umorzenie wystawionej wcześniej noty odsetkowej. W kolumnie O pojawi się litera U

○ Usunięcie zapłaty - usuwamy wprowadzoną wcześniej zapłatę

Kalkulator odsetkowy

Program posiada wbudowany kalkulator odsetkowy, służący do obliczania kwoty odsetek ustawowych lub podatkowych od dowolnej zobowiązania.

Po uruchomieniu kalkulatora poleceniem menu głównego Okna - Kalkulator odsetkowy określamy:

• Do zapłaty - kwota jaka powinna być zapłacona

• Termin płatności - termin płatności, czyli do kiedy powinna być zapłacona wpisana wyżej kwota

• Data zapłaty - data uregulowania należności

• Odsetki - rodzaj odsetek: ustawowe lub podatkowe

Po wpisaniu tych parametrów i ewentualnym kliknięciu w przycisk Oblicz kalkulator wyliczy:

• Dni zwłoki - ile dni upłynęło pomiędzy datą zapłaty a terminem płatności

• Odsetki - wysokość odsetek

• Razem do zapłaty - łączną kwotę należności, czyli Do zapłaty plus Odsetki

Odsetki obliczane są w oparciu o tabelę procentową określoną w menu Ustawienia - Odsetki.

Kalkulator odsetkowy jest narzędziem pomocniczym, służącym głównie do obliczania odsetek od należności lub zobowiązań nie związanych bezpośrednio z dokumentami wprowadzonymi w programie. Odsetki związane z płatnościami do tych dokumentów obliczane są na nich automatycznie, bez konieczności używania kalkulatora.

154

155

EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH

Klikając w oknie głównym w przycisk wejdziemy do ewidencji środków trwałych. W skład ewidencji wchodzą następujące pozycje: środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz środki trwałe o niskiej wartości. Ogólnie wszystkie pozycje nazywać będziemy środkami.

Przygotowanie ewidencji środków polegać będzie na:

• wprowadzeniu środków do ewidencji

• uzupełnieniu dokumentów zakupu

• przyjęciu środków do użytkowania

• uzupełnieniu ewidencji części składowych

• utworzeniu planu amortyzacji

156

Comiesięczna praca na ewidencji środków polegać będzie na wykonaniu odpisów miesięcznych i utworzeniu dekretu księgowego. Na koniec roku drukujemy tabelę amortyzacyjną.

W każdej chwili możemy wykonać na środku odpowiednią operację (tzn. zmienić lokalizację i osobę odpowiedzialną, zmodernizować, przeszacować lub zakończyć użytkowanie) oraz wydrukować ewidencję lub wykaz środków trwałych.

Przed przystąpieniem do wprowadzania środków można wstępnie przygotować grupy środków i biblioteki lokalizacji oraz osób odpowiedzialnych.

Grupy środków

Grupy środków trwałych (menu główne Okna - Biblioteki - Grupy środków) służą do grupowania środków w ewidencji. W przypadku posiadania kilku środków tego samego typu, możemy utworzyć dla nich grupę, na przykład samochody, komputery. Grupy mogą pokrywać się z klasyfikacją środków trwałych, czyli możemy utworzyć te pozycje z klasyfikacji, które u nas występują. Ale możemy również połączyć kilka pozycji z klasyfikacji w jedną grupę lub utworzyć kilka grup dla jednej pozycji klasyfikacji. Generalnie grupy powinny służyć do usystematyzowania środków w ewidencji.

Nową grupę zakładamy klawiszem Ins i uzupełniamy:

• Nazwa - nazwa grupy

• Symbol - nadany tu symbol grupy podpowiadać się będzie w numerze ewidencyjnym przy wprowadzaniu nowego środka

• Konto umorzenia (Ma) - konto syntetyczne amortyzacji (umorzenia) dla środków z danej grupy. Na podstawie tego konta będą tworzone konta analityczne środków z tej grupy.

Biblioteka grup używana jest również do rozdziału ewidencji wyposażenia, co oznacza, że powinniśmy tu również uwzględnić grupy z tej ewidencji, na przykład biurka, krzesła.

157

Lokalizacje

Biblioteka lokalizacji (menu główne Okna - Biblioteki - Lokalizacje) umożliwia określenie bieżącej lokalizacji (np. komórka, wydział, pokój, budynek, miasto, itp.) danego środka. Możemy ją wstępnie wypełnić przed rozpoczęciem ewidencjonowania środków lub wypełniać sukcesywnie w trakcie przyjmowania kolejnych środków.

Początkową lokalizację określamy w trakcie wpisywania środka do ewidencji lub w trakcie przyjęcia do użytkowania.

Korzystając z odpowiednich operacji, możemy również ewidencjonować w programie zmiany lokalizacji środka w trakcie użytkowania.

Nową lokalizację tworzymy klawiszem Ins i uzupełniamy nazwę i symbol lokalizacji.

Osoby odpowiedzialne

Biblioteka osób odpowiedzialnych (menu główne Okna - Biblioteki - Osoby odpowiedzialne) umożliwia określenie aktualnej osoby odpowiedzialnej za dany środek. Możemy ją wstępnie wypełnić przed rozpoczęciem ewidencjonowania środków lub wypełniać sukcesywnie w trakcie przyjmowania kolejnych środków.

Osobę odpowiedzialną określamy w trakcie wpisywania środka do ewidencji lub w trakcie przyjęcia do użytkowania.

Korzystając z odpowiednich operacji, możemy również ewidencjonować w programie zmiany osób odpowiedzialnych w trakcie użytkowania środka.

Nową osobę tworzymy klawiszem Ins i uzupełniamy jej nazwisko i imię.

158

Wprowadzanie do ewidencji

Okno Środki trwałe zawiera ewidencję z podziałem na:

• Środki trwałe

• Wartości niematerialne i prawne

• Środki trwałe o niskiej wartości

Wprowadzenie środka do ewidencji jest wstępnym etapem przyjęcia środka do użytkowania. Nowy środek wprowadzamy (przygotowujemy) klawiszem Ins. Wypełniamy następujące dane:

• Nazwa - pełna nazwa drukowana na dokumentach, przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter.

• Skrót - skrót nazwy, pod którym będzie on figurował w ewidencji

• Rodzaj - w zależności od rodzaju wybieramy środek trwały, wartość niematerialną lub prawną lub środek trwały o niskiej wartości w przypadku amortyzacji jednorazowej

• KŚT - zaszeregowanie pozycji według Klasyfikacji Środków Trwałych, dostęp do pełnej biblioteki wraz ze szczegółowym opisem umożliwia przycisk Biblioteka, na podstawie zaszeregowania proponuje się Stawka% amortyzacji

• Grupa - wybieramy z listy dostępnych grup lub tworzymy nową grupę klawiszem Ins, później możemy wyszczególnić środki z danej grupy lub wykonywać pewne operacje na grupach środków

• Nr kolejny - numer kolejny podpowiada się automatycznie, w szczególnym przypadku możemy zmienić na inny, który jeszcze nie istnieje

• Komplet - wykorzystywany tylko w przypadku utworzenia kompletu środków z kilku pozycji, główny środek w komplecie oznaczamy symbolem K, pozostałym środkom wchodzącym w skład kompletu wpisujemy numer kolejny środka głównego i oznaczamy symbolem x

159

• Nr ewid. - nadajemy samodzielnie, pamiętając o kolejności lub podpowiada się automatycznie (opcja Podpowiadać nr ewid.jako KŚT/Grupa/Nr kolejny w danych firmy na zakładce Ustawienia/Inne) jako symbol KŚT łamany przez symbol grupy i przez numer kolejny

• Lokal. - lokalizacja środka, możemy ją tu wybrać przy wpisywaniu środka do ewidencji, po wpisaniu środka możemy ją zmienić przy pomocy odpowiedniej operacji.

• Osoba - osoba odpowiedzialna za ten środek, możemy ją tu wybrać przy wpisywaniu środka do ewidencji, po wpisaniu środka możemy ją zmienić przy pomocy odpowiedniej operacji.

• Oddzielna amort. podatkowa - czy dla tego środka ma być prowadzona oddzielna amortyzacja podatkowa. Jeśli tak, to przyjmując środek będziemy mogli określić oddzielnie bilansową i podatkową wartość początkową środka. Plan amortyzacji będzie prowadzony równolegle dla wartości bilansowych i podatkowych. Na dekrecie z odpisami amortyzacyjnymi różnica pomiędzy amortyzacją bilansową i podatkową będzie księgowana na konto kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów.

• AMORTYZACJA BILANSOWA, AMORTYZACJA PODATKOWA - parametry oraz dane o amortyzacji

○ Stawka% - podpowiadaną po wyborze KŚT stawkę można jeszcze samemu skorygować

○ Współczynnik - współczynnik podwyższający stawkę amortyzacji, na przykład 1,4 przy używaniu środków w złych warunkach lub 2,0 dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu

○ Metoda - wybieramy odpowiednią metodę amortyzacji: Jednorazowa – dla środków o wartości poniżej progu, Liniowa - przez cały okres użytkowania odpisy są równej wielkości, Degresywna - przy wyborze tej metody należy określić współczynnik większy od 1,0 (najczęściej 2,0), Liniowa 30% - w pierwszym roku użytkowania jednorazowy odpis 30%, w kolejnych latach metoda liniowa, Degresywna 30% - pierwszy odpis jednorazowy 30%, w następnych latach metoda degresywna

○ Odpisy - określamy, czy odpisów dokonywać będziemy Miesięcznie, Kwartalnie czy Rocznie, niezależnie od wyboru sumaryczna kwota rocznych odpisów pozostanie bez zmian

○ Wartość początkowa, Data przyjęcia - wartość w kwocie netto, data wprowadzenia do ewidencji (data musi być większa od daty zamknięcia) - określając te dane przy wprowadzaniu środka do ewidencji od razu przyjmujemy środek na stan, jeśli pozostawimy te pola puste, dokument przyjęcia musimy wprowadzić samodzielnie (patrz Przyjęcie do użytkowania)

○ Informacja - informacja o aktualnym stanie amortyzacji

• OPIS - szczegółowe dane o pozycji

○ Charakterystyka, Dane fabryczne - dane charakteryzujące produkt

○ Dostawca, Serwis, Producent - informacja o dostawcy, firmie serwisującej oraz o producencie, wybrana z listy kontrahentów

• INNE - dane dodatkowe

○ Uwagi - drukowane na ewidencji

○ Notatki - dla własnej informacji

○ Konto umorzenia (Ma) - konto analityczne umorzenia (amortyzacji) środka trwałego używane przy dekretowaniu odpisu amortyzacyjnego. Składa

160

się ono z konta syntetycznego przypisanego do grupy środka i z analityki nadawanej automatycznie przez program; tzn. jeśli w grupie będzie przypisane konto syntetyczne 050, kolejne środki z tej grupy będą miały konta analityczne 050-1, 050-2, itd. Jeśli nie chcemy, aby konto zostało automatycznie utworzone, przy akceptacji środka należy wybrać opcję "Nie tworzyć konta amortyzacji". Można je będzie później przypisać z planu kont.

Zaakceptowanie OK nowego wpisu nie jest jednoznaczne z przyjęciem środka do ewidencji. Przyjęcie wprowadzonego środka do użytkowania jest oddzielną operacją, którą należy wykonać po uzupełnieniu dokumentów zakupu.

UWAGA 1. Jeśli przy uzupełnianiu danych określimy pola Wartość początkowa, Data przyjęcia na zakładce AMORTYZACJA operacja przyjęcia wykona się automatycznie i środek gotowy jest już do użytkowania. Można jeszcze tylko dla porządku uzupełnić dokumenty zakupu.

UWAGA 2. W większości przypadków, jeśli nie prowadzimy rozbudowanej ewidencji środków trwałych, korzystanie z okien Dowody, Operacje i Plan amortyzacji nie jest konieczne. Wprowadzenie środka do ewidencji i comiesięczne odpisy amortyzacyjne można wykonać w całości w oknie Środki trwałe.

Poprawę danych umożliwia klawisz F6, natomiast usunięcie wpisu klawisz Del. Poprawa i usuwanie wpisów są możliwe tylko wtedy, gdy okres nie jest zamknięty, to znaczy gdy data przyjęcia środka jest wcześniejsza niż data zamknięcia (patrz Bieżąca data i okres) lub gdy środek nie został jeszcze przyjęty na stan. UWAGA. Kasowanie służy do usunięcia pozycji z ewidencji w przypadku błędnego wprowadzenia, nie służy natomiast do likwidacji środka (patrz Zakończenie użytkowania).

161

Każdy środek posiada własne ewidencje:

• Shift Ctrl D - dokumenty zakupu i sprzedaży

• Shift Ctrl O - wykonane operacje:

○ przyjęcie do użytkowania

○ zmiana lokalizacji i osoby odpowiedzialnej

○ modernizacja czyli ulepszenie

○ zmiana wartości środka czyli przeszacowanie lub korekta

○ zakończenie użytkowania czyli likwidacja, sprzedaż lub przekazanie

• Shift Ctrl C - części składowe

• Shift Ctrl A - plan amortyzacji oraz miesięczne odpisy

• Shift Ctrl S - struktura kosztów

Klawisze Shift Ctrl W wywołują od razu wszystkie ewidencje. Wymienione klawisze skrótów działają zarówno w oknie Środki trwałe, jak również w poszczególnych ewidencjach, umożliwiając przełączanie się na inne ewidencje. Powrót do okna Środki trwałe umożliwia skrót Shift Ctrl G.

Funkcja F4 obok uporządkowanie pozwala uwidocznić środki z zakresu:

• Rodzaj - wybieramy środki trwałe, wartości niematerialne i prawne lub środki trwałe o niskiej wartości UWAGA. Jeśli wybraliśmy jeden rodzaj (np. środki trwałe) i chcemy powrócić do wglądu we wszystkie rodzaje, to ustawiając się na tym polu wciskamy Del lub Backspace

• Status - wybieramy środki o następującym statusie:

○ Przygotowywany - wprowadzone na listę lecz nie przyjęte jeszcze do użytkowania

○ Przyjęty - przyjęte do użytkowania, czyli również zlikwidowane

○ Użytkowany - przyjęte do użytkowania i nie zlikwidowane

○ Nieużytkowany - nie przyjęte lub zlikwidowane

○ Zlikwidowany - zlikwidowane

○ Sprzedany - sprzedane

○ Przekazany - przekazane

162

• W wybranym okresie - jeśli nie zaznaczymy tej opcji to uwidocznione zostaną te środki, które aktualnie mają status zgodny z określonym, jeśli natomiast zaznaczymy tą opcję (np. przy wybranym statusie Użytkowany) to uwidocznione zostaną te środki, które w wybranym okresie były choć jeden dzień użytkowane, a przy statusie Przyjęty - które w zadanym okresie zostały przyjęte

• Grupa - możemy wybrać środki z zadanej grupy

• Lokalizacja - wybieramy środki znajdujące się w zadanej lokalizacji

• Osoba odp. - wybieramy środki, za które jest odpowiedzialna dana osoba

• Zakres - wybieramy spośród wszystkich środków (lub np. tylko z użytkowanych) te, które nie zostały jeszcze zamortyzowane lub te, które zostały już w 100% zamortyzowane

Funkcja F2 udostępnia następujące wydruki:

• Karta środka trwałego - szczegółowy opis środka trwałego zawierający stan amortyzacji, dokumenty zakupu i sprzedaży oraz wykonane operacje

• Plan amortyzacji - utworzony plan amortyzacji na rok z okresu przeglądania

• Tabela amortyzacyjna - tabela amortyzacyjna za rok z okresu przeglądania

• Ewidencja środków trwałych - wydruk ewidencji spełniający wymogi w zakresie pełnej księgowości i księgi przychodów i rozchodów

• Wykaz środków trwałych - wydruk ewidencji spełniający wymogi stawiane podatnikom podatku dochodowego od przychodów ewidencjonowanych (ryczałt)

UWAGA. Wydruki zbiorcze obejmują środki z zakresu określonego we właściwościach (F4), natomiast wszystkie wartości są aktualne na koniec ustawionego (w menu Ustawienia - Bieżąca data i okres) okresu przeglądania.

Bezpośrednie wpisanie fragmentu nazwy (lub numeru ewidencyjnego) spowoduje szybkie wyszukanie danego środka. Przy pierwszym wyszukiwaniu należy określić pole, po którym szukamy (Szukaj po). Może to być Skrót nazwy, Nr ewid. lub dowolne inne pole określające środek.

Klasyfikacja środków trwałych

Biblioteka KŚT jest to nowa Klasyfikacja Środków Trwałych. Służy ona usystematyzowaniu obiektów majątku trwałego i ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych. Dzięki niej przy wprowadzaniu nowego środka trwałego podpowie się stawka amortyzacji.

163

Biblioteka KŚT przygotowana jest przez producenta programu zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999r, w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U.Nr 112, poz.1317) i nie można jej samemu modyfikować.

Lewe okienko pokazuje strukturę klasyfikacji środków w formie drzewa. Ustawiając się w drzewie na odpowiedniej gałęzi zawężamy klasyfikację do rodzajów z wybranej grupy lub podgrupy. W wykazie znajdują się następujące dane:

• Symbol KŚT • Grupa

• Podgrupa • Rodzaj

• Opis • Stawka %

Jeśli chcemy w oknie z klasyfikacją wyszukać dany rodzaj środków, wpisujemy ten rodzaj (lub jego fragment). Pojawi się okienko Szukaj, w którym przy pierwszym poszukiwaniu musimy określić, jakie pola ma brać pod uwagę przy wyszukiwaniu (Szukaj po) oraz szczegółowe warunki wyszukiwania (Ustawienia). Wybieramy Rodzaj, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wyszukać po opisie. Kursor automatycznie ustawi się na właściwej pozycji. Żeby wyszukać kolejny wpis należy wcisnąć Ctrl L.

UWAGA 1. Wyszukiwanie działa tylko w obrębie wybranej w drzewie grupy.

UWAGA 2. Standardowo program szuka początków nazw, tak więc jeśli chcemy wyszukać komputer, a w rodzaju mamy Zespoły komputerowe - wpis taki nie zostanie odnaleziony. W takim przypadku należy w Ustawieniach zaznaczyć opcję Fragment nazwy odznaczając najpierw opcję Szybko.

164

Dokumenty zakupu i sprzedaży

Po wprowadzeniu środka do ewidencji powinniśmy uzupełnić dokumenty związane z zakupem danego środka. W przypadku zakupu środka w całości będzie to jeden dokument, w przypadku oddzielnych zakupów części składowych będzie to kilka dokumentów, z których dopiero utworzymy środek i przyjmiemy do użytkowania. W ewidencji dokumentów powinny znajdować się również zakupy służące ulepszeniu i modernizacji środka, faktury sprzedaży w przypadku sprzedaży środka oraz dokumenty związane z korektą wartości środka.

UWAGA. Prowadzenie ewidencji dokumentów zakupu i sprzedaży nie jest obowiązkowe i jeśli nie mamy takiej potrzeby, to możemy z niej nie korzystać.

Szybki dostęp do dokumentów umożliwia skrót Shift Ctrl D.

Wprowadzając nową pozycję w ewidencji dokumentów zakupu i sprzedaży (Ins) określamy:

• Rodzaj dokumentu - w przypadku zakupu nowego środka lub części składowych będzie to Zakup, w przypadku sprzedaży środka lub części składowych będzie to Sprzedaż

• Data - data wystawienia faktury

• Nr dowodu - numer faktury

• Kontrahent - wybieramy z biblioteki kontrahentów lub tworzymy nowego klawiszem Ins

• Kwota - kwota netto dotycząca tylko tego środka (podpowiada się później w operacji przyjęcia)

• Operacja - informacja o przypisaniu danego dokumentu do operacji na środku (przyjęcie, modernizacja, korekta, likwidacja)

Wykaz wprowadzonych dokumentów zakupu zostanie uwzględniony na wydruku karty środka trwałego, na wydrukach operacji (OT,WT,LT) oraz na wydruku ewidencji środków trwałych.

Wprowadzając operację wybierać będziemy dokumenty dotyczące danej operacji spośród wprowadzonych tu wszystkich dokumentów dotyczących danego środka.

165

Operacje na środkach

Dla wprowadzonych środków możemy wykonywać następujące operacje:

• Przyjęcie - przyjęcie do użytkowania czyli rozpoczęcie amortyzacji środka

• Modernizacja - modernizacja, czyli ulepszenie środka i w konsekwencji zmiana wysokości odpisów amortyzacyjnych

• Przeszacowanie, Korekta - zmiana wartości inwentarzowej środka

• Likwidacja, Sprzedaż, Przekazanie - zakończenie użytkowania i zaniechanie odpisów amortyzacyjnych

Dostęp do ewidencji operacji umożliwia przycisk , w oknie Środki trwałe. Szybki dostęp umożliwia skrót Shift Ctrl O.

Po każdej wykonanej operacji automatycznie tworzony jest (lub aktualizowany) plan amortyzacji (patrz Amortyzacja środka).

UWAGA. Możliwość utworzenia lub poprawy operacji jest zablokowana, jeśli data operacji:

• należy do miesiąca, za który wykonano już odpis amortyzacyjny

• jest mniejsza od aktualnej daty zamknięcia.

Przyjęcie do użytkowania

Po wprowadzeniu środka na listę i uzupełnieniu dokumentów zakupu możemy dokonać przyjęcia nowego środka. W tym celu wprowadzając nową operację (Ins) wybieramy Przyjęcie określamy wszystkie pola.

UWAGA. Jeśli podczas wprowadzania środka na listę uzupełniliśmy na zakładce AMORTYZACJA pola Wartość początkowa i Data przyjęcia operacja przyjęcia wykonana została automatycznie. W takim przypadku nie tworzymy już nowego przyjęcia, tylko w utworzonym już przyjęciu poprawiamy (uzupełniamy) dane na zakładce DOKUMENTY.

166

W operacji przyjęcia powinny być określone następujące dane:

• OGÓLNE ○ Data - data przyjęcia do użytkowania, data ta musi być większa

od daty zamknięcia)

○ Numer - nadawany automatycznie numer kolejny dokumentu. W przypadku środków wchodzących w skład kompletu można go ręcznie ustawić tak, aby wszystkie elementy kompletu miały ten sam numer OT

○ Nr dokumentu - pełny numer dokumentu

○ Lokalizacja - lokalizacja, w której znajduje się środek

○ Osoba odpowiedz. - osoba odpowiedzialna za ten środek

• DOKUMENTY - dokumenty zakupu wchodzące w skład przyjęcia, po wciśnięciu przycisku Nowy wybieramy w kolumnie Nr dowodu dokumenty związane z zakupem danego środka (najczęściej będzie to jeden dokument)

• AMORT.BILANSOWA - określenie wartości związanych z amortyzacją bilansową (lub ogólną amortyzacją, jeśli wyłączyliśmy oddzielne amortyzacje)

○ Wartość - wartość początkowa nowego środka (w kwocie netto),

○ Amortyzacja - dotychczasowa amortyzacja, np. gdy przejęliśmy środek częściowo umorzony

○ Stawka % - stawka amortyzacji, zwykle wynikająca z KŚT

○ Współczynnik - współczynnik amortyzacji

• AMORT.PODATKOWA - określenie wartości związanych z amortyzacją podatkową (tylko jeśli włączyliśmy oddzielną amortyzację podatkową) - wypełniamy analogicznie jak w przypadku amortyzacji bilansowej

• INNE ○ Uwagi - pojawią się na wydruku dokumentu (przejście do nowej linii umożliwia

Shift Enter) ○ Notatki - dodatkowe informacje, nigdzie nie drukowane.

167

Po zatwierdzeniu przyjęcia możemy F2 wydrukować dokument OT.

Po wykonaniu operacji przyjęcia automatycznie utworzony zostanie plan amortyzacji i środek jest gotowy do użytkowania (patrz Amortyzacja środka).

Lokalizacja i osoba odpowiedzialna

Program umożliwia określenie lokalizacji, czyli miejsca użytkowania środka trwałego oraz osoby odpowiedzialnej za ten środek.

Informacje te możemy określić wprowadzając środek do ewidencji lub podczas operacji przyjęcia.

Jeżeli w trakcie użytkowania środka zmieni się lokalizacja lub osoba odpowiedzialna, możemy zaktualizować te informacje w programie, wykonując jedną z dwóch operacji:

• Zmiana lokalizacji

• Zmiana osoby odpowiedzialnej

Podczas zmiany lokalizacji uzupełniamy:

• OGÓLNE ○ Data - data zmiany (musi być większa od daty zamknięcia)

○ Nr - nr kolejny

○ Nr dokumentu - pełny nr dokumentu

○ Lokalizacja - nowa lokalizacja środka

○ Osoba odpowiedz. - zwykle przy zmianie lokalizacji zmienia się również osoba odpowiedzialna za środek

• INNE ○ Uwagi - pojawią się na wydruku dokumentu (przejście do nowej linii umożliwia

Shift Enter) ○ Notatki - dodatkowe informacje, nigdzie nie drukowane.

168

Po zatwierdzeniu operacji możemy F2 wydrukować dokument MT.

Podczas zmiany osoby odpowiedzialnej wprowadzamy analogiczne pola jak wyżej. Jedyną różnicą jest pole Lokalizacja, do którego w trakcie tej operacji nie ma dostępu. Po zatwierdzeniu operacji możemy F2 wydrukować dokument OS.

Modernizacja środka

W przypadku rozbudowy lub modernizacji używanego środka trwałego, jeśli następuje zwiększenie jego wartości początkowej, należy w programie wykonać operację modernizacji. Wcześniej jednak powinniśmy uzupełnić dokumenty zakupu nowych elementów. W celu zwiększenia wartości początkowej środka wchodzimy do okna Operacje i wprowadzamy

operację (Ins) Modernizacja i określamy dane analogicznie jak w trakcie przyjęcia (patrz: Przyjęcie do użytkowania). Wprowadzane kwoty dotyczą tylko wartości ulepszenia, a nie całego środka po ulepszeniu.

Po zatwierdzeniu operacji możemy F2 wydrukować dokument WT.

Po wykonaniu modernizacji automatycznie zmieniony zostanie plan amortyzacji (patrz: Amortyzacja środka).

UWAGA: Jeśli modernizacja środka nie stanowi jego ulepszenia, tzn. nie przekracza kwoty określonej odpowiednimi przepisami (w 2005r. 3.500 zł), można ją wpisać jednorazowo w koszty i nie powiększa ona w takim wypadku wartości początkowej środka, a co za tym idzie, nie ma wpływu na jego odpisy amortyzacyjne. Takiej modernizacji nie wpisujemy do ewidencji operacji. Możemy ją natomiast wpisać do ewidencji dokumentów zakupów i ewidencji części składowych, dzięki czemu będziemy dysponować kompletem aktualnych informacji na temat środka.

169

Korekta wartości

Program umożliwia przeszacowanie środka oraz wykonanie korekty jego wartości.

Służą do tego operacje:

• Przeszacowanie - wypełniamy dane analogicznie jak w przyjęciu (patrz: Przyjęcie do użytkowania), wprowadzane wartości dotyczą różnicy w stosunku do aktualnych wartości środka.

• Korekta - analogicznie jak Przeszacowanie, dodatkowo możemy określić dokumenty zakupu, z których wynika korekta

Po zatwierdzeniu operacji możemy F2 wydrukować dokument WT.

Zakończenie użytkowania

W przypadku zakończenia użytkowania danego środka wykonujemy jedną z trzech operacji:

• Likwidacja

• Sprzedaż

• Przekazanie

Podczas likwidacji środka uzupełniamy:

• OGÓLNE ○ Data - data likwidacji środka (musi być większa od daty zamknięcia)

○ Numer - nr kolejny dokumentu

○ Nr dokumentu - pełny numer dokumentu

• LIKWIDACJA ○ Wartość - wartość księgowa środka w momencie likwidacji (tylko do odczytu)

170

○ Przyczyny likwidacji - przyczyny likwidacji środka (przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter)

• INNE ○ Uwagi - pojawią się na wydruku dokumentu (przejście do nowej linii umożliwia

Shift Enter) ○ Notatki - dodatkowe informacje, nigdzie nie drukowane.

W przypadku przekazania dodatkowo na zakładce LIKWIDACJA podajemy w polu Przekazano do informację o podmiocie, któremu przekazano środek.

W przypadku sprzedaży powinniśmy wcześniej uzupełnić dokumenty sprzedaży poszczególnych elementów lub całości środka i dodatkowo przypisać je do operacji sprzedaży (na zakładce DOKUMENTY). Ponadto na zakładce LIKWIDACJA określamy kwotę za jaką sprzedano środek.

Części składowe

Jednym z elementów składowych ewidencji środków trwałych jest ewidencja części składowych

.

Prowadząc ją uzyskamy szczegółową ewidencję elementów wchodzących w skład poszczególnych środków.

Jeśli np. środek trwały jest zestawem komputerowym, to dzięki tej ewidencji możemy zgromadzić w jednym miejscu wszystkie informacje niezbędne np. do naprawy wchodzącej w skład zestawu drukarki, skanera czy monitora (dokumenty zakupu, informacje o terminach gwarancji i firmach zajmujących się serwisem tych elementów).

Najlepszym rozwiązaniem jest ewidencjonowanie części składowych na bieżąco tzn. zaraz po wprowadzeniu operacji przyjęcia czy modernizacji. Jednakże ze względu na brak powiązań między ewidencją części a operacjami i planem amortyzacji, równie dobrze można to zrobić w dowolnym momencie użytkowania środka.

UWAGA. Prowadzenie ewidencji części składowych nie jest obowiązkowe i jeśli nie mamy takiej potrzeby to możemy z niej nie korzystać.

Szybki dostęp do części składowych umożliwia skrót Shift Ctrl C.

171

Wprowadzając nową Ins pozycję w ewidencji części składowych określamy:

• OGÓLNE ○ Nazwa - nazwa części

• PRZYJĘCIE ○ Nr dowodu - wybieramy wprowadzony wcześniej do ewidencji dokumentów

dokument zakupu tej części.

○ Data, Dostawca, Kwota - wartości przepisane z ewidencji dokumentów

○ Data - data przyjęcia do użytkowania

○ Wartość - wartość netto (podpowiada się automatycznie z dokumentu, ale można ją ręcznie zmienić)

• OPIS ○ Charakterystyka - dowolny opis, nigdzie nie drukowany

○ Dane fabryczne - drukowane na karcie środka trwałego KS

○ Serwis, Producent - wybierani z listy kontrahentów

• LIKWIDACJA - analogicznie jak na zakładce PRZYJĘCIE, ale wybieramy z biblioteki dokumentów dokument sprzedaży

• INNE ○ Uwagi, Notatki - dodatkowe dowolne informacje

Wykaz wprowadzonych części składowych zostanie uwzględniony na wydruku karty środka trwałego KS.

Struktura kosztów

Po wprowadzeniu środka do ewidencji powinniśmy uzupełnić strukturę kosztów. Określa ona w jaki sposób dany środek trwały generuje koszty według miejsca powstawania (MPK - konta grupy "5"). Zwykła amortyzacja środka trwałego generuje dekret na konto kosztowe z grupy "4" (koszty rodzajowe). Jeśli w planie kont mamy dodatkowo konta grupy "5", to taką strukturę powinniśmy uzupełnić.

UWAGA. Wprowadzanie struktury kosztów nie jest obowiązkowe jeśli nie chcemy księgować kosztów ze względu na miejsca powstawania.

Szybki dostęp do struktury kosztów umożliwia skrót Shift Ctrl S.

172

Wprowadzając nową pozycję w strukturze kosztów (Ins) określamy:

• Data od - data początkowa wpisu (pusta oznacza, że od zawsze).

• Data do - data końcowa wpisu (pusta oznacza, że do nieskończoności).

• Kontrakt - kontrakt w księdze handlowej. Koszty amortyzacji środków trwałych można dodatkowo sklasyfikować ze względu na kontrakty.

• MPK - miejsce powstawania kosztów - z MPK-iem związane jest konkretne konto grupy "5".

• Wartość - względna wartość udziału danego środka trwałego w kontrakcie lub MPK-u.

Przykład Środek trwały został przyjęty z dniem 31.08.2008, a zatem pierwsza amortyzacja, której wartość wyniesie np.1000 zł odbędzie się we wrześniu. Jeśli nie wypełnimy struktury kosztów i nie interesują nas koszty wg miejsca powstawania, amortyzacja tego środka zadekretuje się następująco:

Wn Ma Kwota

401 050-x 1000,00

gdzie: 401 - konto kosztowe amortyzacji (określone w ustawieniach kont), 050-x - konto umorzenia środków trwałych (określone przy środku trwałym), x oznacza analitykę dla konkretnego środka Jeśli natomiast w strukturze kosztów określimy następujące dane:

173

dekret księgowy będzie wyglądał tak:

Wn Ma Kwota

401 050-x 1000,00

501 490 750,00

502 490 250,00

gdzie: 401 - konto kosztowe amortyzacji, 050-x - konto umorzenia środków trwałych, x oznacza analitykę dla konkretnego środka; 490- konto rozliczenia kosztów (określone w ustawieniach kont); 501,502 - konta kosztów wg miejsca powstawania określone odpowiednio przy MPK-ach Produkcja 1 i Produkcja 2. Kwoty na "5" zostały obliczone jako: amortyzacja*(wartość z mpk1/suma wartości mpk1 i mpk2) oraz amortyzacja*(wartość z mpk2/suma wartości mpk1 i mpk2) Daty od i do są ważne ze względu na okres amortyzacji; jeżeli wpisy w strukturze nie będą się zazębiać z okresem za jaki dokonujemy odpisu, nie będą brane pod uwagę przy wyliczeniach. W powyższym przykładzie obydwa wpisy mają okres od 01.09.2008 do nieskończoności, zatem biorą udział w amortyzacji za wrzesień 2008.

Ewidencję kosztów uzupełniamy dla każdego środka trwałego. Przy środkach, dla których koszty nie zmieniają się co miesiąc, możemy jednym wpisem przypisać koszty na cały rok lub cały okres użytkowania. Dla środków wykorzystywanych przy różnych projektach, strukturę kosztów możemy wpisywać na każdy dzień oddzielnie lub nawet wykonać kilka wpisów jednego dnia.

174

Amortyzacja środka

Po wykonaniu operacji przyjęcia środek jest gotowy do użytkowania. Automatycznie tworzy się plan amortyzacji i na jego podstawie dokonywać możemy odpisów. Dostęp do utworzonego planu umożliwia nam przycisk , ustawiając się w ewidencji środków na właściwej pozycji.

Comiesięczna praca na środkach polega na:

• wykonaniu na koniec miesiąca odpisów amortyzacyjnych wszystkich użytkowanych i niezamortyzowanych środków trwałych

• wygenerowaniu dekretu księgowego z dokonanymi odpisami

Na koniec roku należy wydrukować tabelę amortyzacyjną wszystkich użytkowanych w danym roku środków trwałych.

Plan amortyzacji

Po wprowadzeniu środka na listę i przyjęciu do użytkowania automatycznie tworzy się plan amortyzacji. Szybki dostęp do planu umożliwia skrót Shift Ctrl A.

W szczególnych przypadkach plan możemy modyfikować samemu . W tym celu należy ustawić się na odpowiednim miesiącu, przejść na zakładkę Pozycja i wprowadzić nową wartość pola Plan.

Przy jakichkolwiek zmianach w parametrach środka, na przykład po modernizacji plan aktualizuje się automatycznie.

175

UWAGA. Wszelkie zmiany w planie (zarówno ręczne jak i automatyczne) dokonywane mogą być tylko w miesiącach, w których nie dokonano jeszcze odpisu amortyzacyjnego.

Plan amortyzacji wszystkich lub wybranych środków na dany rok możemy wydrukować. W tym celu należy w oknie Środki trwałe wywołać funkcję F2 i z menu drukowania wybrać pozycję Plan amortyzacji.

Po przygotowaniu planu możemy przystąpić do wykonywania odpisów amortyzacyjnych za poszczególne miesiące.

Odpisy miesięczne

Odpisów amortyzacyjnych dokonujemy na podstawie wcześniej przygotowanego planu. Operację tę wykonujemy na koniec miesiąca (albo kwartału lub roku, jeśli taki system przyjęliśmy w firmie i poustawialiśmy odpowiednio pola Odpisy wprowadzając środki do ewidencji) i możemy przeprowadzić ją na dwa sposoby:

• zbiorczo dla wszystkich (lub wybranych) środków

• indywidualnie dla każdego środka

Odpisy zbiorcze

W celu wykonania zbiorczego odpisu dla wszystkich lub wybranych środków należy będąc w oknie Środki trwałe wcisnąć przycisk Odpisy miesięczne (Shift Ctrl M).

Program zapyta o miesiąc, za który chcemy wykonać odpisy. Jeśli chcemy dokonać zbiorczego odpisu tylko dla wybranych środków, przed wykonaniem odpisów należy funkcją Właściwości (F4) określić odpowiednie kryteria wyboru (Rodzaj, Grupa, KŚT, Lokalizacja, Osoba odpowiedzialna).

Odpisy indywidualne

Istnieje również możliwość wykonywania odpisów dla każdego środka oddzielnie. W tym celu należy wejść do okna Amortyzacja, ustawić się na odpowiednim miesiącu i wcisnąć przycisk Odpisy miesięczne.

176

Zarówno indywidualne, jak i zbiorcze wykonanie odpisów polega na wprowadzeniu kwoty planu (Plan) do pozycji Odpis. W szczególnych przypadkach istnieje możliwość ręcznej modyfikacji wykonanego odpisu.

Jeśli chcemy anulować wykonanie odpisu to możemy to uczynić, ale tylko pod warunkiem że okres nie został jeszcze zamknięty (patrz Bieżąca data i okres). Anulowanie odpisu polega na usunięciu kwoty odpisu (pole Odpis).

Zarówno przy odpisach zbiorczych jak i indywidualnych wykonane już odpisy można w razie potrzeby usunąć, korzystając z funkcji Usuń odpisy, dostępnej z menu wywoływanego prawym klawiszem myszy lub klawiszami Alt F3.

UWAGA 1: Wykonanie odpisów za dany miesiąc powoduje automatyczne wykonanie wszystkich brakujących (ewentualnie) odpisów za poprzednie miesiące.

UWAGA 2: Usunięcie odpisów za dany miesiąc powoduje automatyczne usunięcie wszystkich istniejących (ewentualnie) odpisów za kolejne miesiące.

UWAGA 3: Kolumna Akt.odpis w oknie Środki trwałe zawiera kwoty odpisów wykonanych w wybranym okresie - w zależności od okresu mogą to być odpisy za konkretny miesiąc lub za cały rok.

UWAGA 4: Jeśli wprowadziliśmy do programu środek już wcześniej przez nas używany i amortyzowany, należy:

1. wykonać odpis za grudzień poprzedniego roku, odpisy za wcześniejsze miesiące zostaną automatycznie uzupełnione

2. jeśli łączna kwota odpisów jest inna niż z tabeli amortyzacyjnej za poprzedni rok, należy ją ręcznie skorygować (pole Odpis w grudniu poprzedniego roku)

3. wykonać odpis za ostatni miesiąc bieżącego roku, za który wykonano wcześniej odpisy (przed wprowadzeniem tego środka do programu), odpisy za poprzednie miesiące bieżącego roku zostaną automatycznie uzupełnione

4. sprawdzić zgodność wszystkich odpisów z bieżącego roku z wykonanymi wcześniej odpisami i ewentualnie ręcznie je skorygować

177

Na koniec roku możemy wydrukować tabelę amortyzacyjną dla wszystkich lub wybranych środków (patrz Tabela amortyzacyjna).

Dekret księgowy

Po wykonaniu odpisów amortyzacyjnych program może utworzyć automatycznie odpowiedni dekret księgowy (polecenie księgowania).

Program umożliwia przygotowanie dekretu dla wszystkich lub wybranych środków. W celu wykonania dekretu, należy będąc w oknie Środki trwałe wcisnąć przycisk

Dekret księgowy (Shift Ctrl K).

Określamy:

• Miesiąc, Rok - okres, za który chcemy przygotować dekret

• Rejestr księgowy - rejestr, w którym zostanie wygenerowane polecenie księgowania z odpisami amortyzacyjnymi

• Agregacja kont umorzenia - jeżeli parametr ten nie zostanie zaznaczony, to w utworzonym dekrecie dla każdego umarzanego środka trwałego znajdzie się osobna pozycja, na której znajdować się będzie jego kwota umorzenia. Natomiast jeżeli go zaznaczymy, to środki trwałe o jednakowych kontach umorzenia zostaną na dekrecie zagregowane do jednej pozycji, na której wykazana będzie suma ich kwot umorzenia.

Jeśli chcemy przygotować dekret tylko dla wybranych środków, należy przed sporządzeniem dekretu funkcją Właściwości (F4) określić odpowiednie kryteria wyboru (Rodzaj, Grupa, KŚT, Lokalizacja, Osoba odpowiedzialna).

178

Tabela amortyzacyjna

Po wykonaniu odpisów amortyzacyjnych za cały rok, możemy na koniec roku wydrukować tabelę amortyzacyjną. W tym celu z okna Środki trwałe wywołujemy funkcję F2 i z menu drukowania wybieramy pozycję Tabela amortyzacyjna.

Tabela drukowana jest dla pozycji określonych we właściwościach okna. Dzięki temu możemy wydrukować tabelę dla wybranej grupy środków. Jeśli chcemy ująć w tabeli wszystkie środki użytkowane w danym roku, należy we właściwościach określić: Status wybrać Użytkowany i zaznaczyć W wybranym okresie (patrz: Wprowadzanie do ewidencji).Okres przeglądania F12 powinien być ustawiony na Cały rok.

W oknie Amortyzacja mamy wgląd nie tylko w plan amortyzacji, ale również, po ustawieniu się na pozycji z grudnia danego roku, we wszystkie kwoty występujące na wydruku tabeli amortyzacyjnej w pozycji odpowiadającej temu środkowi.

Analogicznie ustawiając się na każdym innym miesiącu dostępny będzie stan amortyzacji na dowolny moment.

179

EWIDENCJA WYPOSAŻENIA

Klikając w oknie głównym w przycisk wejdziemy do ewidencji wyposażenia.

Praca z ewidencją wyposażenia polega na wprowadzeniu poszczególnych pozycji na stan, wydrukowaniu ewidencji oraz likwidowaniu pozycji sprzedanych lub zepsutych.

Wprowadzanie wyposażenia

Wprowadzając pozycję do ewidencji wyposażenia (Ins) określamy:

• Nazwa - pełna nazwa drukowana na dokumentach (przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter)

• Skrót - skrót nazwy, pod którym będzie on figurował w ewidencji

• Grupa - wybieramy ze wspólnej dla środków trwałych i wyposażenia biblioteki grup lub tworzymy nową grupę klawiszem Ins, później możemy wybrać wyposażenie z danej grupy lub zrobić zestawienie wyposażenia z podziałem na grupy

180

• Nr kolejny - numer kolejny podpowiada się automatycznie, w szczególnym przypadku możemy zmienić na inny, który jeszcze nie istnieje

• Nr ewid. - numer ewidencyjny składa się z symbolu symbol grupy przełamanego przez numer kolejny, w szczególnym przypadku można wymusić własny numer, ale trzeba pamiętać o kolejności. Jeśli chcemy, aby nr ewidencyjny nie podstawiał się automatycznie, musimy w danych bieżącej firmy wyłączyć parametr Ustawienia - Wyposażenie - Podpowiadać nr ewid. jako Grupa/Nr kolejny.

• Lokal. - lokalizacja, w której znajduje się ten składnik wyposażenia

• Osoba - osoba odpowiedzialna ze ten element wyposażenia

• PRZYJĘCIE - dane dotyczące faktu przyjęcia na stan

○ Data przyjęcia - data przyjęcia do ewidencji UWAGA. Data przyjęcia musi być większa od daty zamknięcia (patrz Data bieżąca i okres). Podobnie nie da się poprawić ani usunąć wpisu przyjętego w zamkniętym okresie.

○ Wartość - wartość wyposażenia w kwocie netto

○ Dokument zakupu Data - data faktury zakupu

Nr - numer faktury

Dostawca - wybieramy z biblioteki kontrahentów lub tworzymy nowego klawiszem Ins

Kwota - kwota netto albo całej faktury zakupu albo tylko pozycji związanej z tym wyposażeniem - w zależności jaką konwencję przyjmiemy

• OPIS - szczegółowe dane o pozycji

○ Charakterystyka, Dane fabryczne - dane charakteryzujące produkt

○ Serwis, Producent - informacja o firmie serwisującej oraz o producencie, wybrana z listy kontrahentów

• LIKWIDACJA - dane dotyczące likwidacji/sprzedaży - pomijamy przy wprowadzeniu nowej pozycji wyposażenia

• INNE - dane dodatkowe

○ Uwagi - drukowane na ewidencji

○ Notatki - dla własnej informacji UWAGA. Przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter.

Po zaakceptowaniu OK wpisu nowa pozycja zostaje przyjęta do ewidencji wyposażenia.

Poprawę danych umożliwia klawisz F6, natomiast usunięcie wpisu klawisz Del. Poprawa i usuwanie wpisów są możliwe tylko wtedy, gdy okres nie jest zamknięty (patrz Bieżąca data i okres). UWAGA. Kasowanie służy do usunięcia pozycji z ewidencji w przypadku błędnego wprowadzenia, nie służy natomiast do likwidacji wyposażenia (patrz Likwidacja wyposażenia).

Funkcją F4 (Właściwości) możemy zawęzić ewidencję do wyposażenia z wybranej Grupy, Lokalizacji ub Osoby odpowiedzialnej oraz przejrzeć wyposażenie Użytkowane lub Nieużytkowane (Status). UWAGA. Jeśli wybraliśmy wyposażenie z jednej grupy i chcemy powrócić do wszystkich grup, należy

181

we Właściwościach w polu Grupa zamiast wybierać konkretną grupę z listy wcisnąć klawisz Del lub Backspace.

Funkcja F2 udostępnia następujące wydruki:

• Ewidencja wyposażenia

• Zestawienia - w okienku zatytułowanym ZESTAWIENIA wybieramy jedno ze standardowych zestawień lub definiujemy (Ins) nowe zestawienia odpowiadające naszym specyficznym potrzebom (patrz rozdział ZESTAWIENIA-Własne zestawienia); wszystkie zestawienia wykonują się z pozycji dostępnych aktualnie w oknie, tzn. takich które należą do wybranego okresu (F12) i mają odpowiedni rodzaj (F4).

Likwidacja wyposażenia

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać wszystkie aktualnie użytkowane pozycje. W przypadku sprzedaży, zepsucia, zaginięcia lub innej przyczyny powodującej, że nie mamy juz danej pozycji na stanie, musimy ją również zlikwidować w programie. W tym celu po odnalezieniu właściwej pozycji wciskamy klawisz F6 (poprawa danych) i na zakładce LIKWIDACJA uzupełniamy:

• Data likwidacji - data zakończenia użytkowania (faktury sprzedaży) tego składnika wyposażenia UWAGA. Data likwidacji musi być większa od daty zamknięcia (patrz Data bieżąca i okres). Podobnie nie da się poprawić ani usunąć wpisu zlikwidowanego w zamkniętym okresie.

• Przyczyny - przy podawaniu przyczyn likwidacji można skorzystać

z biblioteki UWAGA. Przejście do nowej linii umożliwia Shift Enter, natomiast szybkie wywołanie biblioteki Ctrl Enter.

• Wartość - wartość sprzedaży w kwocie netto lub szacowana wartość w momencie likwidacji

• Dokument sprzedaży ○ Data - data faktury sprzedaży

○ Nr - numer faktury

○ Nabywca - wybieramy z biblioteki kontrahentów lub tworzymy nowego klawiszem Ins

○ Kwota - kwota netto albo całej faktury sprzedaży albo tylko pozycji związanej z tym wyposażeniem - w zależności jaką konwencję przyjmiemy

182

Likwidacja wyposażenia nie powoduje fizycznego usunięcia pozycji z listy, lecz zaznaczenie tej pozycji jako nieużytkowanej. Później we właściwościach (F4) określamy, czy chcemy widzieć tylko pozycje użytkowane, czy wszystkie. Tak więc likwidacja pozycji pozostawia ją w ewidencji do celów historycznych.

183

MIESIĘCZNE ROZLICZENIE PIT

Rozdział dotyczy osób fizycznych i spółek osobowych. W przypadku osób prawnych i jednostek budżetowych należy go pominąć.

Po wydrukowaniu i zamknięciu księgi możemy przystąpić do sporządzenia miesięcznej (lub kwartalnej) deklaracji PIT dla wszystkich wspólników lub właściciela firmy. Jeśli dany wspólnik ma przychody z kilku działalności, przed rozliczaniem podatku dochodowego księgi z wszystkich działalności powinny być pozamykane.

Klikając w oknie głównym przycisk uzyskamy listę wszystkich właścicieli. Ustawiając się na właściwej osobie uzyskamy dostęp do deklaracji z odpowiednim symbolem.

UWAGA. W przypadku biura rachunkowego lista zawierać będzie właścicieli i wspólników z wszystkich obsługiwanych firm. Jeśli chcemy zobaczyć współwłaścicieli z aktualnie wybranej firmy, musimy we właściwościach (F4) okna zaznaczyć Właściciele aktualnej firmy. Szybkie wybranie wspólników aktualnej firmy umożliwia kombinacja klawiszy Shift F4.

W zależności od formy rozliczenia działalności, w których udziały ma dany właściciel, powinniśmy utworzyć następujące deklaracje:

184

• PIT-5 - jeśli wybrana jest firma , która w polu Rozliczenia ma wybrane pełna księgowość (FK), księga przychodów i rozchodów lub najem lub dzierżawa

• PIT-5L - dla firm na pełnej księgowości lub księdze przychodów i rozchodów, jeśli przy właścicielu zaznaczymy Podatek liniowy

• PIT-28 - dla firm na ryczałcie lub udziałów z najem lub dzierżawa – ryczałt patrz INSTRUKCJA OBSŁUGI R2KSIĘGA - MIESIĘCZNE ROZLICZENIE PIT - Rozliczenie podatku ryczałtowego (PIT-28)

Deklaracje będą rozliczane miesięcznie lub kwartalnie, w zależności od ustawienia parametrów w danych podatnika na zakładce Podatki.

Obecnie deklaracje PIT-5 i PIT-5L już nie są wymagane przez urzędy skarbowe. Używane w programie ikony i nazwy PIT-5 należy traktować jako symboliczne rozliczenie odpowiedniego podatku dochodowego: wg skali podatkowej (PIT-5) i liniowego (PIT-5L).

UWAGA: Podatek PIT jest obliczany na podstawie sald na odpowiednich kontach za zadany miesiąc/kwartał, dlatego przed przystąpieniem do rozliczania podatku wskazane jest przeliczenie sald wszystkich kont w oknie Plan kont przy pomocy przycisku Przelicz wszystkie konta. Jeśli rozliczamy PIT kwartalnie, to salda należy przeliczyć po kolei za wszystkie miesiące kwartału. Uwaga ta dotyczy wszystkich firm, w których udziały ma wspólnik.

Rozliczenie podatku wg skali (PIT-5)

Pozycje okna Deklaracja PIT-5 uwidaczniają miesiące (lub kwartały) od początku roku do bieżącej daty programu, ustawianej funkcją F12 (patrz Ustawienia - Bieżąca data i okres).

Miesięczne lub kwartalne rozliczenia zależą od ustawienia opcji Podatki/Podatek dochodowy/Parametry/Zaliczka w danych właścicieli.

Przy wejściu do okna z danymi do deklaracji program wykonuje następujące czynności:

1. Sumuje przychody i rozchody z wszystkich działalności, w których dana osoba ma udziały (w przypadku księgi przychodów i rozchodów w kosztach

185

jest już uwzględniana różnica remanentów). Wgląd w poszczególne dochody według udziałów umożliwia przycisk Dochody z działalności/najmu.

2. Podstawia składki ZUS na podstawie właściwości określonych przy właścicielu oraz w parametrach naliczania UWAGA. Przy przeliczaniu deklaracji należy pamiętać o zaktualizowaniu parametrów naliczania (w menu głównym Ustawienia - Parametry naliczania).

3. Przelicza wszystkie pola w deklaracji na podstawie podstawionych danych.

Ustawiając się na konkretnym miesiącu (lub kwartale) i przechodząc na zakładkę Pozycja mamy wgląd w szczegółowe rozliczenie należnego podatku.

W miesiącach (kwartałach) nie zamkniętych istnieje możliwość wprowadzenia danych do pól, które nie wynikają z innych danych wprowadzanych w programie (pola białe) oraz ewentualnej korekty pól podstawianych automatycznie z księgi (pola jasno szare). Pola ciemno szare przeliczają się na podstawie danych wprowadzonych w programie oraz innych pól w rozliczeniu podatku i nie ma potrzeby ich modyfikacji.

Po sprawdzeniu i wydrukowaniu (F2) zestawienia należnego podatku należy uniemożliwić późniejsze przypadkowe jego modyfikacje. Służy do tego przycisk Zamknij deklarację. Zamknięcie deklaracji powinno być poprzedzone zamknięciem wszystkich firm, w których właściciel ma udziały. Inaczej w przypadku zamknięcia deklaracji i modyfikacji danych w księdze, deklaracja nie zostanie uaktualniona. Deklaracje zamykamy po kolei, czyli, żeby zamknąć bieżący miesiąc (kwartał), musi być zamknięty miesiąc poprzedni. W szczególnych przypadkach, jeśli zajdzie potrzeba otwarcia zamkniętej deklaracji, klikamy po raz kolejny w przycisk Otwórz deklarację. Szybkie zamykanie/otwieranie deklaracji umożliwia klawisz Shift F4.

186

UWAGA. Automatyczne podstawienia i przeliczenia wykonywane są tylko dla niezamkniętych miesięcy (kwartałów). Miesiące (kwartały) zamknięte nie są ponownie przeliczane, co przyspiesza pracę oraz daje pewność zgodności danych z zapłaconą do urzędu skarbowego zaliczką na podatek.

Program umożliwia automatyczne utworzenie przelewu z tytułu podatku dochodowego obliczonego na deklaracji oraz składek ZUS ujętych na deklaracji. Służy do tego przycisk

Przelewy z podatkiem i składkami ZUS - patrz Polecenia przelewów bankowych - Ewidencja przelewów.

Rozliczenie podatku liniowego (PIT-5L)

W przypadku naliczania podatku liniowego zamiast deklaracji PIT-5 obliczamy miesięcznie (lub kwartalnie) deklarację PIT-5L. Okno Deklaracja PIT-5L rządzi się tymi samymi prawami co okno Deklaracja PIT-5.

Miesięczne lub kwartalne rozliczenia zależą od ustawienia opcji Podatki/Podatek dochodowy/Parametry/Zaliczka w danych właścicieli.

Przy przeliczeniach również należy zwrócić uwagę na zaktualizowanie parametrów naliczania w menu głównym Ustawienia oraz analogicznie po wydrukowaniu (F2) i podpisaniu deklaracji należy ją zamknąć .

187

Wgląd w poszczególne dochody według udziałów umożliwia przycisk Dochody z działalności/najmu.

Program umożliwia automatyczne utworzenie przelewu z tytułu podatku dochodowego obliczonego na deklaracji oraz składek ZUS ujętych na deklaracji. Służy do tego przycisk Przelewy z podatkiem i składkami ZUS generuje przelewy podatku do urzędu skarbowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do ZUS - patrz Polecenia przelewów bankowych - Ewidencja przelewów.

Ustawiając się na ostatnim miesiącu w roku (grudniu) dostępny staje się wydruk rocznego rozliczenia podatku liniowego PIT-36L. Możliwy jest również wydruk pustego formularza PIT-36L - patrz Zestawienia i raporty - Wzory dokumentów.

Dochody wg udziałów

Przeglądając dane do deklaracji PIT przyciskiem mamy wgląd w przychody i koszty z poszczególnych działalności. W oknie z przychodami pozycje rozbite są na:

• poszczególne działalności, z których dany właściciel ma przychody

• w ramach działalności na miesiące (lub kwartały), za które przygotowywana jest deklaracja

• w ramach miesiąca na udziały, jeśli zmieniane były w trakcie miesiąca

• w przypadku księgi przychodów i rozchodów w ramach udziału dodatkowo wyróżnione są koszty, wynikające z różnicy remanentów

W najprostszym przypadku, jeśli właściciel ma udziały tylko w jednej firmie i nie było zmian udziałów - w oknie z przychodami uwidoczniony będzie tylko jeden wpis z przychodami danego miesiąca. Każda kolejna działalność lub zmiana udziału w danym miesiącu albo uwzględnienie remanentu (księga przychodów) powoduje powstanie dodatkowej pozycji w oknie.

188

Używając funkcji F4 Właściwości możemy uwidocznić:

• Okres - przychody za okres miesięcznie lub narastająco

• Firma - przychody z wybranej lub z wszystkich firm

Przechodząc na zakładkę Pozycja mamy wgląd w konkretne przychody i koszty oraz informację, czego one dotyczą:

• Przychody z - w zależności od rodzaju działalności wpis dotyczy działalności na własne nazwisko, spółki cywilnej lub najmu

• Działalność/Spółka/Najem - nazwa działalności

• Okres - miesiąc (lub kwartał), na którym uwzględniony jest dany wpis w deklaracji

• Od, Do - okres uwzględnianych przychodów i kosztów

• Remanent - zaznaczony, jeśli wpis dotyczy kosztów, wynikających z różnicy remanentów

• Udział % - wysokość udziału za dany okres od do

• Przychód ogółem - zsumowany przychód z działalności

• Przychód wg udziału - przychód przypadający na danego współwłaściciela

Okno z przychodami jest w zasadzie oknem informacyjnym. Pozycje w oknie tworzą się automatycznie i służą do wyjaśnienia zsumowanych przychodów na deklaracji. W szczególnych przypadkach, jeśli deklaracja za dany miesiąc nie jest zamknięta, możemy dokonać korekty przychodów i kosztów z poszczególnej działalności, jednakże jeśli deklaracja nie zostanie od razu zamknięta, kwoty ponownie podstawią się automatycznie.

189

POLECENIA PRZELEWÓW BANKOWYCH

Program umożliwia wydruk i ewidencjonowanie bankowych poleceń przelewów oraz dowodów wpłaty:

• standardowych

• do urzędów skarbowych

• do ZUS

Polecenie przelewu należy najpierw wprowadzić do ewidencji przelewów, następnie można wydrukować przelew z ewidencji lub wyeksportować przelew lub grupę przelewów do wybranego systemu bankowego.

Wszystkie przelewy można wprowadzać ręcznie, natomiast istnieje również możliwość automatycznego utworzenia przelewów do urzędu skarbowego i ZUS na podstawie danych do deklaracji PIT i VAT.

Ewidencja przelewów uwidoczniona zostanie po kliknięciu w głównym oknie programu w przycisk . W ewidencji znajdują się wszystkie dotychczas wprowadzone polecenia przelewów.

Ewidencja przelewów

W oknie z przelewami ręcznie możemy wprowadzić nowy przelew (lub dowód wpłaty). W tym celu naciskamy Ins lub klikamy . Wybieramy:

• 1. Zwykły - przelewy standardowe

• 2. Podatki - przelewy podatków do urzędów skarbowych

• 3. ZUS - przelewy składek ZUS

190

Program umożliwia automatyczne utworzenie poleceń przelewów (Podatki) na podstawie następujących danych do deklaracji:

• VAT-7, VAT7K - miesięczne (lub kwartalne) deklaracje VAT

• PIT-5 - miesięczne (lub kwartalne) rozliczenie podatku dochodowego

• PIT-5L - miesięczne (lub kwartalne) rozliczenie podatku liniowego

Dodatkowo na podstawie wszystkich miesięcznych deklaracji PIT automatycznie można utworzyć miesięczne polecenia przelewów (ZUS) na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Każdy przelew (wprowadzony ręcznie lub automatycznie) możemy poprawić wciskając klawisz F6 lub wykasować Del.

Program pokazuje tylko te przelewy, których data zawiera się w wybranym (w menu głównym Ustawienia - Bieżąca data i okres) okresie (F12).

Możliwe jest szybkie wyszukanie konkretnego przelewu poprzez wpisanie szukanej nazwy kontrahenta, nr rachunku itp. Pojawi się okienko Szukaj, w którym przy pierwszym poszukiwaniu musimy określić, jakie pola ma brać pod uwagę przy wyszukiwaniu (Szukaj po). Kursor automatycznie ustawi się na właściwej pozycji. Żeby wyszukać kolejną pozycję z danym fragmentem - należy wcisnąć Ctrl L.

Nowe polecenie przelewu

Standardowy przelew służy do dokonania dowolnej płatności za wyjątkiem należności z tytułu składek ZUS oraz należności z tytułu podatków.

Naciskamy klawisz Ins (albo przycisk ) i z menu wybieramy pozycję Zwykły.

191

Wprowadzamy następujące dane:

• nazwa odbiorcy - nazwa i adres odbiorcy - można wpisać pełne dane lub wybrać odbiorcę z biblioteki kontrahentów (naciskając klawisze Ctrl Enter lub klikając w przycisk

znajdujący się po prawej stronie tego pola); jeśli odbiorca przelewu nie jest jednorazowy warto go wpisać do biblioteki kontrahentów, żeby ułatwić wystawianie kolejnych przelewów dla tego kontrahenta; program nie zapamiętuje w bibliotece danych kontrahenta wpisanych bezpośrednio na przelewie w tym polu; standardowo program podstawia w tym polu nazwę wybranej firmy, co umożliwia wystawienie dowodu wpłaty na własny rachunek bankowy

• l.k. - liczba kontrolna numeru rachunku odbiorcy; jeśli numer rachunek odbiorcy nie zawiera liczby kontrolnej można to pole pominąć; przelew z nieprawidłową liczbą kontrolną będzie zaznaczony na liście przelewów na czerwono; prawidłową, tzn. wyliczoną przez program na podstawie dalszej części numeru rachunku, liczbę kontrolną można sprawdzić ustawiając się myszą na polu l.k. takiego przelewu

• nr banku - nr banku odbiorcy; standardowo podstawia się nr banku domyślnego rachunku wybranej firmy, jeśli mamy kilka rachunków można wybrać inny klikając w przycisk znajdujący się po prawej stronie tego pola lub naciskając klawisze Ctrl Enter; ustawiając się myszą na tym polu, można sprawdzić nazwę banku, który posiada taki numer

• nr rachunku – właściwy nr rachunku odbiorcy w danym banku, czyli wszystko bez liczby kontrolnej i nr banku (pomijamy pierwszych 10 cyfr); przykładowo dla rachunku 68 1090 1522 0000 0000 1111 2222 powinniśmy wprowadzić: l.k.: 68, nr banku: 1090 1522, nr rachunku: 0000 0000 1111 2222

• W / P - klikamy odpowiedni przycisk, żeby wystawić W - dowód wpłaty, P - przelew; rodzaj formularza można również zmienić naciskając na dowolnym polu Alt W - wpłata lub Alt P - przelew

• waluta - trzyliterowy skrót waluty, w której ma być wykonany przelew/wpłata (np. PLN, USD, DEM, EUR, GBP itp.); waluta ma znaczenie tylko przy wydrukach na czystych kartkach, przy nadrukach symbol waluty nie jest w ogóle drukowany

• kwota - kwota, którą przelewamy lub wpłacamy

• l.k. - liczba kontrolna numeru rachunku zleceniodawcy

• nr rachunku zleceniodawcy - tylko na przelewach; pełny numer rachunku zleceniodawcy łącznie z numerem banku; standardowo podstawia się domyślny rachunek wybranej firmy, jeśli mamy kilka rachunków można wybrać inny klikając w przycisk znajdujący się po prawej stronie tego pola lub naciskając klawisze Ctrl Enter; ustawiając się myszą na tym polu, można sprawdzić nazwę banku, w którym jest prowadzony ten rachunek

192

• kwota słownie - tylko na dowodach wpłaty, wypełniane automatycznie przez program; sposób generowania kwoty słownie można ustawić w menu Ustawienia - Konfiguracja przelewów (patrz Parametry systemu - Konfiguracja przelewów)

• nazwa zleceniodawcy - nazwa i adres zleceniodawcy - domyślnie podstawia się nazwa i adres wybranej firmy, ale można wpisać lub wybrać z biblioteki innego zleceniodawcę

• tytułem - tytuł wpłaty, można wpisać lub wybrać z biblioteki treści (naciskając klawisze Ctrl Enter lub klikając w przycisk znajdujący się po prawej stronie tego pola)

• data - data wystawienia przelewu; jest drukowana na ostatnim odcinku przelewu (dla banku zleceniodawcy)

• Wyeksportowany – jeśli korzystamy z mechanizmu eksportu wystawionych przelewów do systemów bankowych, pole Wyeksportowany oznacza, że ten przelew został już wyeksportowany; przelew wyeksportowany nie może być wyeksportowany ponownie, chyba że sami odznaczymy to pole

Po wpisaniu wszystkich danych zatwierdzamy przelew naciskając klawisz PgDn lub klikając w przycisk OK. Jeśli rozmyśliliśmy się i chcemy przerwać wypisywanie tego przelewu naciskamy z dowolnego pola klawisz Esc lub klikamy w przycisk Anuluj.

Przelew do urzędu skarbowego

Przelew do urzędów skarbowych służy do dokonania płatności z tytułu należności podatkowych na rachunki organów skarbowych.

Naciskamy klawisz Ins (albo przycisk ) i z menu wybieramy pozycję Podatki

Wprowadzamy następujące dane:

• nazwa i adres organu podatkowego - można wpisać pełne dane lub wybrać pozycję z biblioteki urzędów skarbowych (naciskając klawisze Ctrl Enter lub klikając w przycisk znajdujący się po prawej stronie tego pola); standardowo program podstawia w tym miejscu dane z ostatniego przelewu z podatkami

• l.k. - liczba kontrolna numeru rachunku organu podatkowego

• nr banku - nr banku organu podatkowego; standardowo podstawia się nr banku z ostatniego przelewu z podatkami

• nr rachunku - nr rachunku organu podatkowego, czyli część pełnego nr rachunku organu podatkowego

193

pozostała po odjęciu nr banku

• rodzaj rachunku – w zależności od wybranego rodzaju rachunku (CIT, PIT, VAT, INNE) podstawia się odpowiedni numer rachunku bankowego; rodzaj rachunku powinien być zgodny z symbolem formularza wybranym w polu Symbol formularza lub płatności

• W / P - klikamy odpowiedni przycisk, żeby wystawić W - dowód wpłaty, P - przelew; rodzaj formularza można również zmienić naciskając na dowolnym polu Alt W - wpłata lub Alt P - przelew

• waluta - trzyliterowy skrót waluty, zawsze PLN

• kwota - kwota, którą przelewamy lub wpłacamy

• l.k. - liczba kontrolna numeru rachunku bankowego zobowiązanego

• nr rachunku bankowego zobowiązanego - tylko na przelewach; pełny numer rachunku zobowiązanego łącznie z numerem banku; standardowo podstawia się domyślny rachunek wybranej firmy, jeśli mamy kilka rachunków można wybrać inny klikając w przycisk znajdujący się po prawej stronie tego pola lub naciskając klawisze Ctrl Enter

• kwota słownie - tylko na dowodach wpłaty, wypełniane automatycznie przez program; sposób generowania kwoty słownie można ustawić w konfiguracji przelewów (patrz Parametry systemu - Konfiguracja przelewów)

• nazwa i adres zobowiązanego - domyślnie podstawia się nazwa i adres wybranej firmy, ale można wpisać lub wybrać z biblioteki innego zobowiązanego (kontrahenta),

• NIP lub identyfikator uzupełniający zobowiązanego - NIP zobowiązanego bez znaków rozdzielających (bez kresek); jeżeli zobowiązany nie posiada Numeru Identyfikacji Podatkowej należy wpisać identyfikator uzupełniający:

○ numer REGON, gdy zobowiązany jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie mającą osobowości prawnej ale posiadającą numer REGON

○ numer PESEL, gdy zobowiązany jest osobą fizyczną posiadającą numer PESEL

• Typ.ident. - typ wpisanego w poprzednim polu identyfikatora, wybieramy odpowiednio:

○ N - NIP

○ R - REGON

○ P - PESEL

○ 1 - seria i numer dowodu osobistego

○ 2 - seria i numer paszportu

• Rok - rok, którego dotyczy wpłata

• Typ okresu - jakiego okresu dotyczy wpłata:

○ R - rok, np. kwota do zapłaty wynikająca z PIT-37 stanowiąca różnicę pomiędzy podatkiem należnym a sumą zaliczek (01R)

○ P - półrocze

○ K - kwartał, np. wpłata zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów osób duchownych za 3 kwartał 2001 roku (01K03)

○ M - miesiąc, np. wpłata podatku wynikająca z decyzji ustalającej wysokość zryczałtowanego podatku dochodowego w formie karty podatkowej za maj 2001 roku (01M05)

○ D - dekada, np. podatek za 2 dekadę 7 miesiąca 2001 roku w podatku od gier (01D0207)

• Nr okresu - nr kwartału, miesiąca lub dekady (jak w przykładach powyżej)

194

• Symbol formularza lub płatności - należy wpisać odpowiedni symbol w zależności od tytułu płatności; symbol należy wpisać lub wybrać z biblioteki (Ctrl Enter lub przycisk ). Wyjaśnienie:

○ jeżeli wysokość regulowanej należności wynika z określonego formularza (zeznania, deklaracji, informacji) złożonego przez podatnika płatnika lub inkasenta należy wpisać symbol formularza np. PIT37, VAT7, CIT2, AKC2A

○ jeżeli wpłata należności wynika z decyzji (postanowienia lub innego aktu) organu podatkowego należy wpisać symbol płatności np. PIT, CIT, VAT, AKC, GL, KP, PPE, PN, SD, PCC, OS, INNE

• Identyfikacja zobowiązania (rodzaj dokumentu) - pole wypełnia się jeżeli:

○ wpłata należności wynika z decyzji, postanowienia, tytułu wykonawczego lub innego aktu organu podatkowego, wówczas należy wpisać w skrócie rodzaj aktu administracyjnego i rodzaj należności np. DEC.RYCZAŁT jeśli wpłata wynika z decyzji ustalającej wysokość zryczałtowanego podatku dochodowego w formie karty podatkowej lub TYT.WYK.POD.DOCH. jeśli wpłata wynika z tytułu wykonawczego wystawionego na podstawie deklaracji PIT-5 (w polu Symbol formularza lub płatności wpisać PIT5)

○ wysokość wpłaty nie wynika z decyzji, postanowienia, tytułu wykonawczego lub innego aktu bądź też określonego formularza (zeznania, deklaracji, informacji) należy wówczas wpisać w skrócie rodzaj należności np.: POD.OD POS.PSÓW jeśli wpłata dotyczy podatku od posiadania psów

• data - data wystawienia przelewu; jest drukowana na ostatnim odcinku przelewu (dla banku zleceniodawcy)

• Wyeksportowany - jeśli korzystamy z mechanizmu eksportu wystawionych przelewów do systemów bankowych, pole Wyeksportowany oznacza, że ten przelew został już wyeksportowany; przelew wyeksportowany nie może być wyeksportowany ponownie, chyba że sami odznaczymy to pole

Po wpisaniu wszystkich danych zatwierdzamy OK przelew naciskając klawisz PgDn.

Przelew do ZUS

Przelew do ZUS służy do dokonania płatności z należnościami z tytułu składek na ubezpieczenia ZUS.

Naciskamy klawisz Ins (albo przycisk ) i z menu wybieramy pozycję ZUS

Wprowadzamy następujące dane:

• Rodzaj składki - nr rachunku ZUS jest określony na stałe i zależy od rodzaju składki:

○ ubezpieczenia społeczne

○ ubezpieczenie zdrowotne

○ FP i FGŚP

195

• W / P - klikamy odpowiedni przycisk, żeby wystawić W - dowód wpłaty, P - przelew; rodzaj formularza można również zmienić naciskając na dowolnym polu Alt W - wpłata lub Alt P - przelew,

• kwota - kwota, którą przelewamy lub wpłacamy

• l.k. - liczba kontrolna numeru rachunku zleceniodawcy

• nr rachunku zleceniodawcy - tylko na przelewach; pełny numer rachunku zleceniodawcy łącznie z numerem banku; standardowo podstawia się domyślny rachunek wybranej firmy, jeśli mamy kilka rachunków można wybrać inny klikając w przycisk znajdujący się po prawej stronie tego pola lub naciskając klawisze Ctrl Enter

• kwota słownie - tylko na dowodach wpłaty, wypełniane automatycznie przez program

• nazwa skrócona płatnika lub nazwisko i imię płatnika – domyślnie podstawia się skrócona nazwa firmy wpisana w oknie z firmami, ale można wpisać lub wybrać z biblioteki innego płatnika (kontrahenta)

• NIP płatnika - domyślnie podstawia się NIP wpisany w danych firmy, można wpisać inny NIP; po wyborze płatnika z listy kontrahentów podstawi się jego NIP

• Typ.id.uzup. - typ identyfikatora uzupełniającego:

○ R - regon

○ P - pesel ○ 1 - dowód osobisty ○ 2 - paszport

• Identyfikator uzupełniający płatnika - regon, pesel, numer dowodu osobistego lub paszportu w zależności od określonego wcześniej typu identyfikatora

• typ wpł. - typ wpłaty

○ S - składka za 1 miesiąc

○ M - składka dłuższa niż 1-miesiąc

○ U - układ ratalny

○ T - odroczenie terminu

○ D - opłata dodatkowa

○ E - egzekucja

○ K - przypisy pokontrolne

• deklaracja - jakiego miesiąca dotyczy deklaracja

• nr dekl. - numer deklaracji

• data - data wystawienia przelewu; nie jest drukowana

• Wyeksportowany - zaznacza się po eksporcie przelewu do systemu bankowego

Po wpisaniu wszystkich danych zatwierdzamy OK przelew klawiszem PgDn.

196

Wydruk przelewów

Wprowadzone w ewidencji przelewy możemy wydrukować na czystych kartkach lub na gotowych formularzach.

Przed pierwszymi wydrukami musimy zapoznać się z parametrami wydruku poleceń przelewów (patrz: Parametry systemu - Konfiguracja przelewów).

Żeby wydrukować indywidualny przelew, ustawiamy się na konkretnej pozycji, wciskamy klawisz F2 lub klikamy w i wybieramy pozycję Polecenie przelewu lub Wpłata gotówkowa.

Ukaże się tabelka Wydruk, w której możemy określić Zakres drukowanych pozycji:

• Aktualna - zostanie wydrukowane polecenie przelewu/dowód wpłaty taki jak aktualnie wybrany w okienku

• Podświetlone - zostaną wydrukowane przelewy/wpłaty ze wszystkich podświetlonych pozycji

• Wszystkie - zostaną wydrukowane przelewy/wpłaty ze wszystkich pozycji wprowadzonych w wybranym okresie

Do kilku przelewów w danym dniu z tego samego rachunku możemy wydrukować również polecenie zbiorcze. W tym celu musimy ustawić się z tych przelewów (z danego dnia i rachunku) i po wywołaniu funkcji drukowania wybrać Zbiorcze polecenie przelewu. Przed wydrukiem określamy jeszcze:

• z datą - jeśli wyłączymy to pole, wydruk będzie zawierał wszystkie informacje oprócz daty, którą dzięki temu można wpisać ręcznie,

• Il.poz. - ile pozycji ma być drukowanych na jednej stronie zbiorczego polecenia przelewu

Eksport do systemów bankowych

Wprowadzone w ewidencji przelewy możemy, zamiast drukować, wyeksportować bezpośrednio do systemu bankowego pracującego w banku, w którym firma posiada rachunek. System bankowy określiliśmy dla każdego rachunku firmy oddzielnie przy wprowadzaniu danych firmy.

Wynikiem eksportu danej paczki przelewów powinien być plik z zawartością przelewów (przekazywany dyskietką lub pocztą elektroniczną) oraz wydrukowana lista kontrolna, w skondensowanej formie informująca o zawartości przelewów w wysyłanym pliku. Taki plik można przesłać bezpośrednio do banku lub wczytać do programu bankowego, jeśli korzystamy z usługi "home banking" i nasz bank przyjmuje pliki w odpowiednim formacie.

197

Eksport przelewów z całej paczki przygotowujemy klikając w przycisk i wybierając:

• właściwy system bankowy - przygotowujemy plik z zawartością paczki przelewów, lokalizację i pełną nazwą tworzonego pliku podajemy w pozycji Plik docelowy, przy eksporcie do niektórych systemów bankowych musimy dodatkowo określić:

○ wspólny plik dla wszystkich numerów banków – jeśli w eksportowanych przelewach znajdują się przelewy z różnym numerem banku zleceniodawcy, to w zależności od ustawienia tego pola będą one wyeksportowane do wspólnego pliku bądź podzielone na tyle plików ile numerów banków zleceniodawcy (w tym przypadku pliki będą się nazywały tak jak numery oddziałów, a utworzone zostaną w tym katalogu, jaki został określony w Pliku docelowym)

○ Bank Śląski - zaznaczamy, jeśli mamy rachunek w tym banku (Bank Śląski stosuje nieco zmodyfikowany standard Eliksir)

○ Nr rachunku z powtórzonym numerem banku - należy zaznaczyć, jeśli bank wymaga w miejscu numeru rachunku odbiorcy cały numer rachunku łącznie z numerem banku; bez względu na ustawienie tego pola, nowe rachunki (w formacie IBAN) eksportowane są w całości

○ Nr rachunku zleceniodawcy z powtórzonym numerem banku - należy zaznaczyć, jeśli bank wymaga w miejscu numeru rachunku zleceniodawcy cały numer rachunku łącznie z numerem banku; bez względu na ustawienie tego pola, nowe rachunki (w formacie IBAN) eksportowane są w całości

• Lista kontrolna - drukujemy listę przedstawiającą zawartość pliku eksportowego

Po wyeksportowaniu przelewu ustawia się znacznik Wyeksportowany. Przy kolejnym eksporcie uwzględniane są wszystkie pozycje bez znacznika Wyeksportowany. Jeśli chcemy powtórnie wysłać te same przelewy musimy przed eksportem wywołać funkcję Wyzeruj znacznik.

UWAGA. Jeśli chcemy wyeksportować (lub wyzerować znacznik) tylko dla części przelewów, należy je podświetlić (Shift ), a następnie zawęzić listę do tylko podświetlonych (Pokaż tylko podświetlone lub Shift +- z klawiatury numerycznej).

198

Dodatkowo zarówno przed eksportem, jak i przed wydrukiem, można zmienić nr rachunku zleceniodawcy we wszystkich podświetlonych przelewach jednocześnie (ale tylko w takich, w których nazwa zleceniodawcy jest identyczna jak nazwa firmy określona w okienku z firmami). W tym celu należy, po naciśnięciu prawego klawisza myszy w oknie z przelewami, wybrać Podświetlenia - Zmień nr rachunku zleceniodawcy. Funkcja może być szczególnie przydatna, jeśli mamy kilka własnych rachunków bankowych.

Podobnie działa funkcja Podświetlenia - Zmień datę, umożliwiająca zmianę daty wszystkim podświetlonym przelewom jednocześnie.

199

ZESTAWIENIA I RAPORTY

Obok standardowych wydruków (dziennik dekretów, rejestry VAT) program dostarcza rozbudowane narzędzia umożliwiające sporządzenie praktycznie dowolnych zestawień:

• Zestawienia z okien - każde okno, obok zestawień standardowych (np. w oknie z księgą, zestawienie kontraktów) umożliwia zdefiniowanie i sporządzenie własnych zestawień z informacji dostępnych w danym oknie programu. Część zestawień jest wstępnie przygotowanych przez producenta (np. w oknie z księgą obroty z dostawcami, dłużnicy wg kwot). W razie potrzeby można je zmodyfikować lub zdefiniować w całości własne zestawienia odpowiadające specyficznym potrzebom.

• Zestawienia SQL - definiowalne zestawienia na bazie zapytań SQL dostępne w menu w pozycji Raporty - Zestawienia SQL. Przeznaczone dla zaawansowanych użytkowników, wymagają znajomości języka SQL.

Oprócz wspomnianych wyżej zestawień, program umożliwia wydruki wypełnionych formularzy (deklaracje VAT i inne) oraz te same wzory dokumentów z możliwością ich samodzielnego wypełnienia.

Zestawienia z okien

Menu drukowania F2 w każdym oknie programu zawiera pozycję Zestawienia. Umożliwia ona sporządzanie różnych zestawień z informacji zawartych (widocznych) w danym oknie, niezależnie od zestawień standardowych.

UWAGA. Pamiętajmy, że w każdym oknie dostępny jest cały szereg zestawień standardowych, dostępnych bezpośrednio z enu drukowania F2, (np. w księdze: zestawienie kontraktów, zestawienie przeterminowanych płatności), które należy wykorzystywać w pierwszej kolejności. Definiowalne zestawienia z okien stanowią uzupełnienie zestawień standardowych i umożliwiają tworzenie zestawień dostosowanych do indywidualnych wymagań.

Przykładowe zestawienia są wstępnie zdefiniowane przez producenta, nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby te zestawienia zmodyfikować lub wręcz zdefiniować w całości nowe, własne zestawienia odpowiadające lepiej naszym specyficznym potrzebom.

200

Program oferuje następujące wstępnie przygotowane zestawienia:

• w oknie Księga

○ Dokumenty z podziałem na kontrahentów - lista dokumentów podzielona alfabetycznie na poszczególnych kontrahentów

○ Dłużnicy wg kwot - lista niezapłaconych faktur uporządkowana w kolejności kwot do zapłaty

○ Dłużnicy wg terminów płatności - lista niezapłaconych faktur uporządkowana w kolejności terminów płatności

○ Obroty z dostawcami - sumaryczne obroty z dostawcami uporządkowane wg wielkości obrotów

○ Obroty z nabywcami - sumaryczne obroty z nabywcami uporządkowane wg wielkości obrotów

○ Wierzyciele wg kwot - lista niezapłaconych PZ uporządkowana w kolejności kwot do zapłaty

○ Wierzyciele wg terminów płatności - lista niezapłaconych PZ uporządkowana w kolejności terminów płatności

○ Zestawienie sprzedaży - lista dokumentów sprzedaży wystawionych w wybranym okresie

○ Zestawienie zakupów – lista dokumentów zakupów wystawionych w wybranym okresie

• w oknie Środki ○ Środki z podziałem na grupy - lista środków trwałych wg przypisanych im grup

○ Środki z podziałem KŚT - lista środków trwałych podzielona wg klasyfikacji środków

• w oknie Wyposażenie

○ Wyposażenie z podziałem na grupy - lista wprowadzonego wyposażenia wg przypisanych im grup

• w oknie Przelewy

○ Odbiorcy sumarycznie - uporządkowana alfabetycznie lista odbiorców z wyliczona sumą wystawionych dla nich przelewów/dowodów wpłat.

○ Przelewy z podziałem na odbiorców - uporządkowana alfabetycznie lista odbiorców z ewidencją wystawionych dla nich przelewów/dowodów wpłat.

○ Przelewy z podziałem na zleceniodawców - uporządkowana alfabetycznie lista zleceniodawców z ewidencją przelewów/dowodów wpłat wystawionych z ich rachunków bankowych.

○ Zleceniodawcy sumarycznie - uporządkowana alfabetycznie lista zleceniodawców z wyliczoną sumą wystawionych przez nich z poszczególnych rachunków przelewów/dowodów wpłat.

• w oknie Kontrahenci ○ Lista Kontrahentów – lista kontrahentów zawierająca nazwę, dane, nip, telefon

i uwagi

201

Wszystkie zestawienia wykonują się z dokumentów (pozycji) dostępnych aktualnie w oknie, tzn. takich które należą do wybranego okresu F12, spełniają inne warunki określone we właściwościach danego okna F4 oraz ewentualnie są podświetlone (jeśli okno zostało przełączone do trybu "Tylko podświetlone" - Ctrl +).

Własne zestawienia

W okienku z zestawieniami definiowalnymi tworzymy Ins nowe zestawienie.

Określamy pola:

• Nazwa - nazwa, pod którą to zestawienie będzie figurować na liście zestawień (nie mylić z nagłówkiem zestawienia).

• Definicja ○ Wiersz - pola przydatne do sumowania, uśredniania, wyliczania najmniejszej

lub największej wartości; tzn. jeśli chcesz np. w oknie z przelewami zdefiniować zestawienie, które będzie zawierało sumę przelewów w poszczególnych dniach wybierz tutaj pole Data (data wystawienia dokumentu). Gdybyś np. chciał uzyskać zestawienie kwot przelanych dla poszczególnych odbiorców musiałbyś wybrać pole Nazwa odbiorcy. Jeśli w żadnym z pól Wiersz nie określisz żadnego pola, zestawienie będzie zawierało listę pozycji z okna uporządkowaną wg ustawienia Uporządkowanie wg.

○ Z podziałem na - jeśli chcesz np. wydrukować zestawienie przelewów wykonanych dla poszczególnych odbiorców wybierz tu pole Nazwa odbiorcy. Jeśli definiujesz zestawienie, które ma określone jakieś pola w części Wiersz, musisz tam również dopisać wszystkie pola z części Z podziałem na i to przed polami Wiersz.

○ N - nowa grupa zaczyna się na nowej stronie

○ S - podsumowanie danej grupy

202

○ U - uporządkowanie malejące

○ Uporządkowanie wg - sposób uporządkowania pozycji zestawienia; oprócz pól tekstowych (nazwa odbiorcy) mogą tutaj występować również pola numeryczne co umożliwia np. uporządkowanie zestawienia przelewów dla poszczególnych odbiorców wg wielkości kwot.

○ U - uporządkowanie malejące

○ Grupowanie kwot - jeśli w części Wiersz są określone jakieś pola, tutaj określasz jak będą obliczane wartości numeryczne w tym zestawieniu, np. jeśli w części Wiersz jest określone pole Data, a tu wybierzesz suma zestawienie będzie zawierało sumę przelewów w poszczególnych dniach, jeśli zaznaczysz tu średnia w zestawieniu będzie średnia kwota przelewów w danym miesiącu (w przeliczeniu na jeden przelew); analogicznie min - najmniejsza kwota na jednym dokumencie w dniu, max - największa kwota na jednym dokumencie w dniu.

○ Selekcja - umożliwia wpisanie warunków które powinny spełniać pozycje widoczne w zestawieniu; W polach dotyczących dat i terminów można wykorzystać w kolumnie wartość znaki systemowe {DB} co w trakcie wykonywania zestawienia zostanie zamienione na datę bieżącą

○ Podsumowanie całości - podsumowanie pól numerycznych na końcu zestawienia

○ Ramki - czy wiersze i kolumny zestawienia mają być pooddzielane ramką

○ Orientacja papieru - wydruk poziomy lub pionowy

• Kolumny ○ Dostępne - wszystkie dostępne kolumny w danym zestawieniu; naciśnięcie klawisza

Ins lub przycisku Dodaj umieszcza dostępną kolumnę na liście aktywnych kolumn. Przycisk Wszystkie uaktywnia wszystkie dostępne kolumny

○ Aktywne - kolumny, które chcesz mieć na wydruku; jeśli ustawiłeś w definicji w części Z podziałem na jakiekolwiek pola powinny one figurować na początku listy aktywnych kolumn. Na właściwym wydruku nie będą one figurować jako kolumny tylko jako grupy dzielące zestawienie. Klawisz Delete lub przycisk Skasuj usuwa kolumnę z listy aktywnych kolumn. Przyciski lub klawisze Shift zmieniają kolejność aktywnych kolumn.

○ Domyślna - przywraca domyślne parametry poszczególnych kolumn tzn. szerokość, kolor tła i czcionkę. Parametry te można określić po przygotowaniu zestawienia na zakładce Zestawienie naciskając tam klawisze Ctrl F4 lub przycisk .

• Nagłówek/Stopka ○ Dane firmy - włącz jeśli chcesz, żeby w lewym górnym rogu pierwszej strony

zestawienia drukowały się dane twojej firmy, a w prawym górnym rogu miejscowość oraz aktualna data.

○ Nagłówek - nagłówek (tytuł) drukowany na początku właściwego zestawienia; oprócz dowolnego tekstu możesz tu wpisać znaki systemowe:

{DB} – data bieżąca

{OD} – od daty

{DO} – do daty

{M} – miesiąc

{OKRES} – okres (miesiąc, rok, od, do)

{FILTR} – bieżący filtr okna (F4)

○ Stopka - stopka drukowana na końcu właściwego zestawienia

203

○ - edytor umożliwiający określenie wielu atrybutów tekstu, np. wielkości i rodzaju czcionki, koloru, justyfikacji itp.

• Konta - zakładka dostępna tylko przy wywołaniu z okna Plan kont ○ Konta - lista kont

które mają być widoczne w zestawieniu (max.9)

○ Maski kont - oprócz albo zamiast wymieniania konkretnych kont w polu Konta możemy wybrać grupy kont, których numery są zgodne z określonymi maskami (max.3). Określona w okienku obok maska 010-4* oznacza, że zestawienie zostanie wykonane tylko z kont, które w pierwszej części numeru mają 010, druga część numeru zaczyna się od 4, a pozostałe części są dowolne. Czyli np. 010-4,010-40, 010-4-3, ale nie np. 020, ani 010-5. W poszczególnych częściach masek możemy wpisać konkretne numery lub korzystać ze znaku *, np.:

*4 - kończy się na 4

4* - zaczyna się na 4

*4* - zawiera 4 w środku

○ Wydruk ma pominąć ... - zestawienie zostanie sporządzone ze wszystkich kont, które nie spełniają warunków określonych w polach Konta i Maski kont

○ ... zapytaj o zakres dat - zaznaczamy jeśli chcemy sporządzić zestawienie z obrotów za okres inny niż cały miesiąc, np. dekada, kwartał. W takim przypadku program zapyta o zakres dat przed sporządzeniem zestawienia. Obroty za wybrany okres będą dostępne w polach Obr. od-do Wn i Obr. od-do Ma. Pola Obrót Wn/Ma oraz Obrót nar.Wn/Ma zawierają zawsze obroty za okres wybrany w F12 niezależnie od okresu za jaki sporządzamy zestawienie.

• SQL - opcja dla doświadczonych użytkowników; zestawienia de facto wykonywane są na bazie zapytań SQL, zapytanie takie generowane jest na podstawie ustawień na zakładce Definicja oraz Kolumny. Nic nie stoi na przeszkodzie żeby w razie potrzeby wyrażenie takie samodzielnie zmodyfikować.

Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem OK.

204

Zestawienia SQL

Jeśli dostępne w programie zestawienia standardowe i definiowalne zestawienia z okien nie zaspokajają naszych potrzeb, możemy skorzystać z możliwości oferowanych przez zestawienia SQL.

Są to zestawienia odpowiadające zapytaniom SQL. Ich zdefiniowanie wymaga znajomości języka SQL oraz struktury bazy danych programu, w związku z tym najlepiej zlecić je wykwalifikowanym pracownikom dystrybutora lub producenta programu. Korzystać ze zdefiniowanych już zestawień może oczywiście każdy użytkownik.

Korzystając z polecenia menu głównego Raporty - Zestawienia SQL otwieramy okno ZESTAWIENIA SQL, które umożliwia zarówno zdefiniowanie nowego zestawienia, jak i wykonanie zestawienia już zdefiniowanego.

DEFINIOWANIE. Aby zdefiniować nowe zestawienie naciskamy Ins i w okienku EDYCJA ZESTAWIENIA SQL wpisujemy odpowiednie zapytanie SQL. Np. jeśli chcemy zdefiniować zestawienie, które pokaże wpisy w księdze, w których występują księgowania na koncie 701 w roku 2009, możemy wpisać:

205

Aby ułatwić sobie tworzenie zapytania, możemy skorzystać z przygotowanych list:

• Tabele - wszystkie tabele z danymi, z których korzysta program. Wymienione w porządku alfabetycznym. Przed tymi, które odpowiadają plikom przechowywanym w podkatalogu BIN (a nie w DANE.X, gdzie X to identyfikator firmy), znajduje się prefix {BIN} - po to, żeby program wiedział skąd ma brać dane. Podwójne kliknięcie w nazwę tabeli powoduje przepisanie jej do okienka z tekstem zapytania.

• Kolumny - alfabetyczna lista pól występujących w wybranej wyżej tabeli. Podwójne kliknięcie w nazwę pola powoduje przepisanie jej do okienka z tekstem zapytania.

• Indeksy - alfabetyczna lista indeksów utrzymywanych w wybranej wyżej tabeli. Przydatna informacyjnie przy optymalizowaniu szybkości działania zestawienia.

Zaznaczając pole Zapisz przed wykonaniem zabezpieczamy się przed utratą wpisanego tekstu zapytania, co może się zdarzyć przy "powieszeniu się" programu przy próbie wykonania niezoptymalizowanego lub zawierającego błędy zapytania SQL.

Przycisk Wykonaj zapisuje zapytanie we wskazanej lokalizacji w pliku z rozszerzeniem .sql (jeśli zaznaczono Zapisz przed wykonaniem) i wykonuje zapytanie.

Po wykonaniu zapytania możemy ewentualnie zmienić nadaną mu wcześniej nazwę zapisując je pod inną nazwą.

WYKONYWANIE. Aby wykonać zdefiniowane wcześniej zestawienie naciskamy

Wczytaj definicję zestawienia i wskazujemy plik z utworzoną wcześniej definicją zestawienia. Wybrane zestawienie możemy od razu wykonać Wykonaj lub przed wykonaniem zmodyfikować Edytuj. Po wykonaniu zestawienia możemy ewentualnie określić właściwości jego kolumn Ctrl F4 lub od razu F2 wydrukować.

206

Wzory dokumentów

Wszystkie deklaracje wypełniane i drukowane w programie można również wydrukować w formie czystego formularza do wypełnienia. W tym celu z menu Raporty - Wzory dokumentów wybieramy odpowiedni druk.

Program obsługuje następujące formularze, rozliczające dochody podatników (patrz Miesięczne rozliczenie PIT):

• PIT-36L - roczne zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (opodatkowanego podatkiem liniowym) - patrz MIESIĘCZNE ROZLICZENIE PIT - Rozliczenie podatku liniowego

UWAGA. Obecnie nie składamy deklaracji z zaliczkami na podatek dochodowy CIT i PIT, więc nie ma wśród wzorów dokumentów formularzy CIT-2 ani PIT-5 z załącznikami PIT-5A i PIT-5X, natomiast oczywiście jest możliwe rozliczenie w programie tych podatków - patrz KSIĘGA HANDLOWA - Zamknięcie miesiąca - Rozliczenie podatku CIT oraz MIESIĘCZNE ROZLICZENIE PIT.

Deklaracje rozliczające podatek VAT firmy (patrz KSIĘGA HANDLOWA - Zamknięcie miesiąca - Deklaracje VAT):

• VAT-7 - miesięczna deklaracja dla podatku od towarów i usług

• VAT-7K - kwartalna deklaracja dla podatku od towarów i usług

• VAT-UE - kwartalna informacja o dokonanych wewnątrzwspólnotowych dostawach i nabyciach towarów

• VAT-UE/A - informacja o wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów, składana jako załącznik do VAT-UE

• VAT-UE/B - informacja o wewnątrzwspólnotowych nabyciach towarów, składana jako załącznik do VAT-UE

• VAT-UEK - korekta informacja o dokonanych wewnątrzwspólnotowych dostawach i nabyciach towarów, składana jako korekta do VAT-UE

207

Zgłoszenia firmy w zakresie podatku VAT (patrz Rozpoczęcie pracy - Wprowadzanie danych firmy - Zgłoszenie podmiotu gospodarczego):

• VAT-R - zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług

• VAT-Z - zgłoszenie o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających VAT

Zgłoszenia działalności gospodarczej (patrz Rozpoczęcie pracy - Wprowadzanie danych firmy - Zgłoszenie podmiotu gospodarczego):

• NIP-1 - zgłoszenie osoby fizycznej prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą

• NIP-2 - zgłoszenie spółki

• NIP-B - informacja o rachunkach bankowych, składana jako załącznik do NIP-1 lub NIP-2

• NIP-C - informacja o miejscach wykonywania działalności, składana jako załącznik do NIP-1 lub NIP-2

208

209

PARAMETRY SYSTEMU

Ustawienia konfiguracyjne w programie możemy podzielić na kilka grup:

• Ustawienia kont - przystosowanie automatycznej dekretacji dokumentów do wprowadzonego planu kont

• Rejestry księgowe - zestaw rejestrów w których będziemy księgować

• Unie kont - schematy rozksięgowywania dokumentów

• Parametry naliczania - parametry związane z naliczaniem podatków

• Waluty - waluty wraz z ewidencją średnich kursów NBP

• Odsetki - parametry związane z naliczaniem odsetek

• Definicje dokumentów - definicje raportów kasowych (kasy prowadzone w firmie) oraz faktury wewnętrznej (w wersji z obsługa walut)

• Makiety dokumentów - modyfikowalne wzory dokumentów drukowanych z programu

• Języki - tłumaczenia dokumentów windykacyjnych na języki obce

• Środowisko - parametry związane z samym działaniem programu

• Konfiguracja - parametry związane z poszczególnymi oknami programu

• Konfiguracja przelewów - parametry wydruku bankowych poleceń przelewów

• Formy płatności - parametry związane z formami płatności

Ważną funkcją jest ustawienie bieżącej daty (niezależnie od ustawienia w systemie operacyjnym) oraz okresu pracy w programie (F12), a także zmienić hasło wejścia do programu.

210

Dodatkowo możemy jedną funkcją Zamknij wszystkie okna zamknąć wszystkie otwarte ewidencje oraz funkcją Domyślne konfiguracje okien przywrócić standardowe ułożenie wszystkich okien i wraz z uwidocznionymi w nich kolumnami.

Bieżąca data i okres

Niezależnie od ustawień w systemie operacyjnym w pozycji menu głównego Ustawienia - Bieżąca data i okres możemy określić aktualną datę dla programu:

• Data systemowa - gdy opcja ta jest włączona, przy wejściu do programu Data bieżąca programu jest ustawiana na aktualną datę systemową, w przeciwnym wypadku ostatnio wpisana Data bieżąca nie zmienia się Data bieżąca - data traktowana przez program jako data bieżąca; można ją przestawić i będzie ona zapamiętana przez program, jeśli Data systemowa jest wyłączona

Tu również określamy OKRES pracy, czyli wprowadzania danych, przeglądania i wydruków:

• Rok, Miesiąc - wybieramy, za jaki okres będziemy rozliczać firmę

• Od, Do - daty podstawiają się na podstawie wybranego roku i miesiąca, możemy samemu ustalić inny okres (np. cały kwartał lub fragment miesiąca)

Data zamknięcia - Ogólna - wprowadzona tu data daje nam pewność, że w żadnej ewidencji nie dokonamy wpisów z datą wcześniejszą i nie zmienimy i nie wykasujemy wprowadzonych wcześniej wpisów. Jeśli z jakiś szczególnych względów chcemy poprawić coś w okresie zamkniętym, należy datę zamknięcia przestawić na datę sprzed tego okresu i po wykonanych korektach ponownie zamknąć okres. Prawa dostępu do zamykania i otwierania ewidencji ustawiamy dla grup użytkowników.

UWAGA. Funkcję ta możemy szybko wywołać z większości okien wciskając klawisz F12.

Hasło użytkownika

W pozycji menu głównego Ustawienia - Hasło użytkownika każdy użytkownik może zmienić swoje własne hasło.

211

Program prosi o hasło zawsze przy wyborze użytkownika, czyli podczas rozpoczęcia programu oraz przy zmianie użytkownika podczas pracy Zbiory - Wybór użytkownika.

Zmiany haseł innych użytkowników może dokonać tylko Administrator (patrz: Rozpoczęcie pracy - Użytkownicy).

Ustawienia kont

Po wprowadzeniu planu kont należy jeszcze dokonać pewnych ustawień, które pozwolą na powiązanie kluczowych kont jak np. syntetyka dostawców i odbiorców czy podatek VAT naliczony i należny z kontami w naszym planie. Dokonujemy tego w menu Ustawienia - Ustawienia kont.

Od ustawień kont zależy m.in. to, w jaki sposób będą się generowały dekrety księgowe w trakcie księgowania dokumentów w oknie Księga handlowa oraz w trakcie księgowania zapłat w oknie Kasa/Bank.

Ustawiamy następujące pozycje:

• na zakładce OGÓLNE

○ Znak separatora kont analitycznych - znak, który jest używany w wizualizacji pełnych kont analitycznych; np dla kota 2 poziomu 201-1 jeśli znakiem separatora będzie "-" to konto będzie wyglądało j.w.; jeśli "/", to będzie 201/1 itd.

○ Domyślne syntetyczne konto odbiorców - jest to konto syntetyczne, na podstawie którego będą się tworzyły konta analityczne kontrahentów (odbiorców).

212

Jeśli wpiszemy 201, to program utworzy dla kolejnych kontrahentów konta 201-1, 201-2 itd.

○ Domyślne syntetyczne konto dostawców - jest to konto syntetyczne, na podstawie którego będą się tworzyły konta analityczne kontrahentów (dostawców). Jeśli wpiszemy 202, to program utworzy dla kolejnych kontrahentów konta 202-1, 202-2 itd.

○ Liczba cyfr analityki - program porządkując konta wg numeru konta (w trakcie księgowania lub na wydrukach) stosuje porównywanie alfabetyczne. W związku z tym jeżeli numery kont zawierają tylko cyfry znaczące, np.: 1,2,3..,10,11,12,...,100,101,...200,... zostaną one uporządkowane tak: 1,10,100,2,20,3,...). Aby temu zapobiec wystarczy dopełnić wprowadzane numery zerami '0', tak aby miały one stałą długość, czyli np. 001,002,003,..,010,011,012,..,100,101,... . Wprowadzając konta ręcznie bezpośrednio w oknie Plan kont możemy sami zadbać o odpowiednią liczbę zer w numerze konta, natomiast przy automatycznym tworzeniu analitycznych kont rozrachunkowych dostawców i odbiorców w trakcie wprowadzania kontrahenta do biblioteki kontrahentów wykorzystywany jest właśnie parametr Liczba cyfr analiytki.

○ Dodatnie różnice kursowe - jest to konto analityczne, na podstawie którego tworzy się dekret przy wprowadzaniu płatności z kasy walutowej lub banku walutowego, gdy występuje nadwyżka płatności w walucie macierzystej (PLN).

○ Ujemne różnice kursowe - jest to konto analityczne, na podstawie którego tworzy się dekret przy wprowadzaniu płatności z kasy walutowej lub banku walutowego, gdy występuje niedobór płatności w walucie macierzystej (PLN).

○ Domyślne konto sprzedaży - konto analityczne dla kwoty netto przy generowaniu dekretu sprzedaży - dla rodzajów wpisów dotyczących sprzedaży (S-Sprzedaż, D-WDT, itp.)

○ Domyślne konto zakupu - konto analityczne dla kwoty netto przy generowaniu dekretu zakupu - dla rodzajów wpisów dotyczących zakupów (Z-Zakup, N-WNT, itp.)

○ Przychody operacyjne, Koszty operacyjne - konta analityczne przychodów i kosztów operacyjnych, wykorzystywane w trakcie automatycznego importu PZ z programu R2faktury. Księgowane są na nie różnice pomiędzy wartością netto faktury zakupu a wartością netto PZ.

○ Korzystanie z biblioteki MPK - należy włączyć gdy chcemy aby w pozycjach księgi handlowej pojawiła się kolumna MPK umożliwiająca wybór miejsca powstawania kosztów z biblioteki MPK

○ Księgowanie na konta grupy 5 - należy włączyć gdy chcemy aby w dekrecie księgowym dla rodzajów wpisów dotyczących zakupu występowały księgowania na konta grupy "5" określone w bibliotece MPK

○ Rozliczenie kosztów - konto analityczne rozliczenia kosztów, które występuje w dekretach dla rodzajów wpisów dotyczących zakupu do przeksięgowania kosztów z kont grupy "4" (kosztów rodzajowych) na "5" (koszty wg miejsca powstawania).

○ Wynik finansowy - konto analityczne wyniku finansowego, wykorzystywane w przeksięgowaniu wyniku finansowego (patrz: KSIĘGA HANDLOWA - Przeksięgowanie wyniku finansowego) oraz przy wydruku bilansu

• na zakładce PODATKI

○ VAT naliczony - konto analityczne podatku VAT naliczonego wykorzystywane w dekretach dla rodzajów wpisów dotyczących zakupu

213

○ VAT należny - konto analityczne podatku VAT należnego wykorzystywane w dekretach dla rodzajów wpisów dotyczących sprzedaży

○ VAT do rozliczenia w nast. miesiącu - parametry związane z dekretowaniem podatku VAT rozliczanego w następnych miesiącach (zgodnie z datą obowiązku podatkowego - w zalezności od ustawienia parametru Kiedy na zakładce Rozliczenie Vat we wpisie do księgi)

VAT naliczony - konto analityczne podatku VAT naliczonego, który odliczamy w następnych miesiącach, wykorzystywane w dekretach dla rodzajów wpisów dotyczących zakupu

VAT należny - konto analityczne podatku VAT należnego, który płacimy w następnych miesiącach, wykorzystywane w dekretach dla rodzajów wpisów dotyczących sprzedaży

Sposób księgowania - sposób dekretowania podatku VAT do rozliczenia w następnych miesiącach

na bieżąco - vat do rozliczenia w następnym miesiącu księgowany jest na określone wyżej konta już w trakcie wprowadzania dokumentu w zależności od ustawienia parametru Kiedy na zakładce Rozliczenie Vat we wpisie do księgi. Na koniec miesiąca niezbędne jest wykonanie operacji przeksięgowania VAT, która utworzy dokument PK z przeksięgowaniem vatu zaksięgowanego na kontach do rozliczenia w następnym okresie na konta vatu bieżącego - dotyczy to wpisów zaksięgowanych w poprzednich miesiącach z datą rozliczenia VAT przypadającą na bieżący miesiąc.

przeksięgowanie na koniec miesiąca - w trakcie księgowania wpisu vat jest zawsze księgowany na konta bieżące (pierwsze dwa na tej zakładce) bez względu na ustawienia parametru Kiedy na zakładce Rozliczenie VAT. Tę opcję należy koniecznie wybrać, jeśli korzystamy z terminów rozliczenia vat uzależnionych od daty zapłaty. W takich przypadkach konkretna data rozliczenia VAT nie jest znana w momencie księgowania wpisu i w zależności od dokonanej później zapłaty może ona znaleźć się w miesiącu bieżącym (takim jak data wpisu) lub w następnym. Na koniec miesiąca niezbędne jest wykonanie operacji przeksięgowania VAT, która utworzy dokument PK z przeksięgowaniem z vatu bieżącego na vat to rozliczenia w następnym okresie dotyczącym wpisów z faktyczną datą rozliczenia vat w miesiącach późniejszych (faktyczną bo uwzględniająca już zapłaty wykonane od momentu zaksięgowania wpisu do końca miesiąca). Na tym samym dokumencie PK będą również przeksięgowania analogiczne jak w opcji na bieżąco.

○ VAT urzędu celnego - konto analityczne VAT-u, który odprowadza urząd celny (dla rodzaju wpisu T-Import towarów).

○ Podatek VAT (koszty) - konto analityczne podatku VAT, który nie podlega odliczeniu, ale można wpisać go w koszty uzyskania przychodu (dla rodzaju wpisu F-Faktura wewnętrzna).

○ Podatek VAT (nie stanowiący k.u.p.) - konto analityczne podatku VAT, który nie podlega odliczeniu i nie stanowi kosztów uzyskania przychodu (dla rodzaju wpisu F-Faktura wewnętrzna).

○ Podatek dochodowy - konto analityczne podatku dochodowego CIT wykorzystywane przy przeksięgowaniu wyniku finansowego oraz na wydruku rachunku zysków i strat.

214

• na zakładce ROZLICZENIA

○ Rozliczenie zakupu - konto analityczne rozliczenia zakupu wykorzystywane w dekretach dla rodzaju wpisu Z-Zakup. Jeśli konto nie jest stałe dla wszystkich dekretów (inne dla zakupu towarów, inne dla zakupu usług itd.), można je również określać w rejestrach księgowych

○ Brutto - czy na konto rozliczenia zakupu ma być księgowana kwota brutto (domyślnie netto).

○ Rozliczenie wewnątrzwspóln. nabycia towarów - konto analityczne rozliczenia wewnątrzwspólnotowego zakupu towarów wykorzystywane w dekretach dla rodzaju wpisu N-Wewn.nab.tow.. Jeśli konto nie jest stałe dla wszystkich dekretów, można je również określać w rejestrach księgowych

○ Rozliczenie importu usług - konto analityczne rozliczenia importu usług wykorzystywane w dekretach dla rodzaju wpisu I-Import usług. Jeśli konto nie jest stałe dla wszystkich dekretów, można je również określać w rejestrach księgowych

○ Rozliczenie importu towarów - konto analityczne rozliczenia importu towarów wykorzystywane w dekretach dla rodzaju wpisu T-Import towarów. Jeśli konto nie jest stałe dla wszystkich dekretów, można je również określać w rejestrach księgowych

• na zakładce ŚRODKI TRWAŁE

○ Zakup środków trwałych (Wn) - konta syntetyczne dla zakupu środków. Mają znaczenie wyłącznie pomocnicze. Porównując numer konta wprowadzanego na plan kont z określonymi tutaj kontami, program będzie ustawiał automatycznie pole Zakup środków trwałych decydujące o późniejszym kwalifikowaniu zakupów księgowanych na tym koncie jako zakupu środków trwałych na deklaracji VAT.

○ Umorzenie środków trwałych (Ma) - konta syntetyczne do księgowania umorzeń środków. Na ich podstawie program będzie w trakcie wprowadzania środka do ewidencji tworzył konta analityczne, na których będą księgowane umorzenia poszczególnych środków trwałych (po stronie Ma).

○ Koszty amortyzacji (Wn) - analityczne konta do księgowania kosztów amortyzacji (po stronie Wn)

Rejestry księgowe

Przed księgowaniem dokumentów dobrze jest wcześniej przygotować i uzgodnić zestaw rejestrów, w których będziemy zapisywać dokumenty księgowe. Najprościej mówiąc rejestr księgowy powinien być odzwierciedleniem segregatora, do którego wkładamy dany rodzaj dokumentów np. faktury sprzedaży, faktury kosztowe, faktury zakupów towarów handlowych, kasa , banki, memoriały. Można także przy małej liczbie dokumentów (chociaż raczej już się tego nie stosuje) założyć tylko jeden rejestr księgowy ("Główny") i w nim księgować wszystkie dokumenty.

Po zainstalowaniu programu dostępnych jest kilka wstępnie skonfigurowanych rejestrów (jak w okienku poniżej). Możemy dostosować je do swoich potrzeb lub usunąć i wprowadzić od nowa własne rejestry.

215

Nowy rejestr księgowy dopisujemy klawiszem Ins. Wprowadzamy:

• Nazwa - nazwa rejestru

• Numer - sposób numerowania dekretów

○ Układ - układ numeru, czyli jak ma wyglądać pełny numer dekretu; układ może zawierać symbole systemowe, które będą automatycznie zamieniane na odpowiednie wartości oraz dowolne inne cyfry i litery; Symbole systemowe:

# - wyliczany przez program numer kolejny dekretu

0 - zero, wstawione przed # oznacza znak do wypełnienia przez numer kolejny

RR - rok 2-cyfrowy

RRRR - rok 4-cyfrowy

MM - miesiąc (numeracja co miesiąc od 1)

MC - miesiąc (numeracja w obrębie roku)

Na przykład, jeśli w dniu 02-04-2009 wystawiliśmy 134-y dekret od początku roku (a 6-ty w kwietniu), jego pełny numer będzie dla różnych układów wyglądał następująco:

Układ Numer Uwagi

#/RR 134/09 rok dwucyfrowy

#/RRRR 134/2009 rok czterocyfrowy

#/RR/F 134/09/F dodatkowy symbol na końcu

216

G/#/RR G/134/09 dodatkowy symbol na początku

00#/RR 134/09 numer ma przynajmniej 3 znaki

000#/RR 0134/09 numer ma przynajmniej 4 znaki

0000#/RR 00134/09 numer ma przynajmniej 5 znaków

#/MM/RR 6/04/09 numeracja w obrębie bieżącego miesiąca

#/MC/RR 134/04/09 numeracja w obrębie roku z dodanym symbolem miesiąca

○ Pierwszy - numer pierwszego dekretu, który będziemy wystawiać w programie, np. jeśli dotychczas (ręcznie lub w innym programie) wystawiliśmy 20 dekretów, musimy w tym polu wpisać 21

○ W roku - w którym roku rozpoczynamy wystawianie dekretów

○ W miesiącu - w którym miesiącu rozpoczynamy wystawianie dekretów (istotne tylko, jeśli w układzie numeru jest symbol systemowy MM)

• zakładka RODZAJE WPISÓW - ta zakładka określa jakie rodzaje wpisów będą dostępne podczas księgowania w tym rejestrze. Księgować możemy na dwa sposoby:

○ wybierając wcześniej we właściwościach F4 okna Księga handlowa odpowiedni Rejestr księgowy - w takim przypadku w menu z dostępnymi rodzajami wpisów będą dostępne tylko te, które zostały tutaj zaznaczone

○ nie wybierając we właściwościach konkretnego rejestru - w takiej sytuacji wyboru rejestru dokonujemy bezpośrednio we wpisie, ale tylko spośród rejestrów tutaj zaznaczonych

• zakładka KASA - podajemy listę rodzajów raportów kasowych, w których będą automatycznie księgowane zapłaty do faktur gotówkowych (czyli takich, w których w trakcie księgowania zaznaczono na zakładce Płatności datę zapłaty taką samą jak data wpisu). Należy wprowadzić odpowiednie raporty dla każdej waluty, w której przyjmujemy zapłaty. Jeśli dopuszczamy płatności kartą płatniczą, to również należy wskazać raporty dla tej formy płatności. Jeśli nie wprowadzimy tutaj żadnej pozycji, to przy akceptacji faktur gotówkowych program będzie szukał odpowiedniego raportu (forma płatności, waluta) wśród wszystkich dostępnych definicji raportów kasowych. Stąd wniosek, że jeśli mamy tylko jedną kasę odpowiedniego rodzaju (forma płatności, waluta), to nie trzeba tu nic wpisywać.

• zakładka NUMERY KONT

○ Domyślne konto sprzedaży - konto jakie podstawi się dla wartości netto podczas księgowania dla rodzajów wpisów dotyczących sprzedaży, ale tylko w przypadku, gdy ani przy kontrahencie, ani przy zdarzeniu gospodarczym nie będzie ustawionego domyślnego konta sprzedaży

○ Domyślne konto zakupu - konto jakie podstawi się dla wartości netto podczas księgowania dla rodzajów wpisów dotyczących zakupów, ale tylko w przypadku,

217

gdy ani przy kontrahencie, ani przy zdarzeniu gospodarczym nie będzie ustawionego domyślnego konta zakupu

○ Rozliczenie zakupu - opcje związane z rozliczeniem zakupu przy księgowaniu wpisów typu Z-Zakup

Włączone - czy rozliczenie zakupu ma się w ogóle pojawiać w dekrecie

Konto - konto rozliczenia zakupu. Jeśli nie określimy tu konta, ale rozliczenie zakupu będzię włączone, to używane będzie konto rozliczenia zakupu określone w menu Ustawienia - Ustawienia kont na zakładce Rozliczenia (patrz PARAMETRY SYSTEMU - Ustawienia kont).

Brutto - czy na konto rozliczenia zakupu ma być księgowana kwota brutto (domyślnie netto).

Jeśli rozliczenie zakupu będzie wyłączone lub konto rozliczenia nie będzie określone (ani tu ani w ustawieniach kont), dekret będzie generował się wg schematu:

Wn Ma Kwota

4xx netto

202-x brutto

224 vat

gdzie: 4xx - konto kosztowe, 202-x - konto dostawcy, 224 - konto VAT naliczony; zaś przy określeniu tego konta np. na 301 (tutaj lub w ustawieniach kont) dekret będzie wyglądał następująco:

Wn Ma Kwota

301 301 netto (lub

brutto)

4xx netto

202-x brutto

224 vat

○ Rozliczenie wewn.nabycia towaru - konto rozliczenia zakupu przy księgowaniu wpisów typu N-Wewn.nabycie towarów.

○ Rozliczenie importu usług - konto rozliczenia zakupu przy księgowaniu wpisów typu I-Import usług.

○ Rozliczenie importu towarów - konto rozliczenia zakupu przy księgowaniu wpisów typu T-import towarów. Dla powyższych trzech opcji logika generowania dekretu jest taka sama jak przy rozliczeniu zakupu.

218

Unie kont

Unie kont służą do automatycznego rozksięgowywania dokumentów wg określonego schematu.

Biblioteka unii kont jest dostępna w menu Ustawienia - Unie kont.

Wybierając unię kont w trakcie księgowania dokumentu będziemy podawali jedną kwotę (lub kilka jeśli będą różne stawki vat), która zostanie automatycznie podzielona na odpowiednie pozycje wpisu - patrz rozdział KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Unia kont.

Wprowadzamy Ins:

• Nazwa - dowolna nazwa identyfikująca unię

• Konto - konto, na które zostanie zaksięgowana kwota netto. W zależności od rodzaju wpisu, na którym będziemy korzystać z tej unii, należy to konto traktować jako konto Wn (zakupy, PK) lub Ma (sprzedaż)

• Konto Ma - konto Ma, które będzie wykorzystywane przy wybraniu tej unii na poleceniu ksiegowania PK.

• Współczynnik[%] - współczynnik procentowy, wg którego księgowana kwota zostanie podzielona na poszczególne pozycje wpisu do księgi.

• Kontrakt - kontrakt, który zostanie przypisany do pozycji wpisu wynikającej z tej pozycji unii

• MPK - MPK, który zostanie przypisany do pozycji wpisu wynikającej z tej pozycji unii, powodując jej automatyczne rozksięgowanie na odpowiednie "piątki"

• Oddział - oddział, który zostanie przypisany do pozycji wpisu wynikającej z tej pozycji unii, umożliwiając jej automatyczne przypisanie do odpowiedniego rejestru VAT

Sposób korzystania z unii kont został dokładnie opisany w rozdziale KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Unia kont.

219

Parametry naliczania

Wszystkie parametry naliczania zebrane zostały w pozycji menu Ustawienia - Parametry naliczania.

Parametry podzielone zostały na grupy:

• Podatek - progi podatkowe, procentowe stawki podatku i ulga

• Podstawy ZUS - minimalne podstawy naliczenia składek dla współwłaścicieli, dla wybranych właścicieli możemy przypisać indywidualne podstawy - patrz: Właściciele firmy

• Składki ZUS - procentowe stawki składek na ubezpieczenia, stawkę ubezpieczenia wypadkowego możemy przypisać dla każdego właściciela oddzielnie - patrz: Właściciele firmy

• Inne - stawki ryczałtu za samochód i próg reklamy

Jeśli jakiś parametr uległ zmianie, należy wprowadzić nowe parametry z okresem ważności Okres od zmieniającego się parametru i wpisać jego nową wartość. Pozostałe parametry należy pozostawić bez zmian.

Istnieje również możliwość automatycznego pobrania aktualnych parametrów z internetu. W tym celu klikamy w przycisk i po wybraniu funkcji Pobierz pojawi się informacja o aktualnych parametrach dostępnych w internecie, które można pobrać funkcją Aktualizuj parametry.

UWAGA. W przypadku problemów z automatycznym pobieraniem parametrów należy zwrócić uwagę ustawienia środowiska programu (menu Ustawienia - Środowisko, zakładka Internet, parametry FTP) oraz na ustawienia zapór internetowych (firewall).

220

Waluty

W oknie z walutami wpisujemy wszystkie waluty, w których będziemy dokonywać zapisów księgowych. Dla każdej waluty musimy wprowadzić średnie kursy NBP z wszystkich dni, w których dokonujemy wpisów do księgi w danej walucie. Kursy można pobrać automatycznie z internetu ze strony NBP.

Okno jest dostępne tylko w wersji z obsługą walut.

Odsetki

Okno z odsetkami służy do wpisania odsetek za zwłokę obowiązujących w różnych okresach. Wpisy powinny być dokonywane w okresach rozłącznych, ale z zachowaniem ciągłości.

Na podstawie wprowadzonych tu stawek obliczają się m.in. odsetki za zwłokę w oknie z księgą na zakładkach Płatności oraz Windykacja, na notach odsetkowych oraz w kalkulatorze odsetkowym (menu Okna-Kalkulator odsetkowy).

Odsetki podatkowe są wykorzystywane jedynie w kalkulatorze odsetkowym.

Przycisk umożliwia automatyczne pobranie aktualnej tabeli odsetek z serwisu internetowego.

221

Definicje dokumentów

Okno Definicje dokumentów zawiera definicje raportów kasowych oraz faktury wewnętrznej (generowanej przez program w przypadku zagranicznych transakcji walutowych).

RAPORTY KASOWE

Przed rozpoczęciem pracy z modułem Kasa/Bank należy zdefiniować rodzaje raportów kasowych prowadzonych w naszej firmie. Zwykle będzie to jeden rodzaj raportu (czyli jedna kasa). Jeśli operujemy dużą liczbą dokumentów być może będziemy chcieli skorzystać z możliwości utworzenia kilku niezależnych definicji raportów kasowych.

Po zainstalowaniu programu przygotowana jest standardowa definicja jednego raportu kasowego. Tworząc definicję nowego dokumentu lub modyfikując już istniejącą definicję wypełniamy następujące pola:

222

• Ogólne - ogólne informacje o dokumencie

○ Nazwa skrócona - służy do wybierania rodzaju w trakcie wystawiania dokumentu

○ Nazwa pełna - używana na wydrukach

○ Forma płatności - jakiej formy płatności (np.: gotówka, karta płatnicza) dotyczy ten raport, wybieramy z ustalonych w konfiguracji form płatności (patrz: Parametry systemu - Formy płatności)

○ Numer Układ - układ numeru, czyli jak ma wyglądać pełny numer dokumentu;

układ może zawierać symbole systemowe, które będą automatycznie zamieniane na odpowiednie wartości oraz dowolne inne cyfry i litery; Symbole systemowe:

# - wyliczany przez program numer kolejny dokumentu

0 - zero, wstawione przed # oznacza znak do wypełnienia przez numer kolejny

RR - rok 2-cyfrowy

RRRR - rok 4-cyfrowy

MM - miesiąc (numeracja co miesiąc od 1)

MC - miesiąc (numeracja w obrębie roku)

Przykładowe układy numerów opisano w rozdziale PARAMETRY SYSTEMU Rejestry księgowe.

Pierwszy - numer pierwszego dokumentu, który będziemy wystawiać w programie, np. jeśli dotychczas (ręcznie lub w innym programie) wystawiliśmy 20 raportów kasowych musimy w tym polu wpisać 21

W roku - w którym roku rozpoczynamy wystawianie dokumentów

W miesiącu - w którym miesiącu rozpoczynamy wystawianie dokumentów (istotne tylko, jeśli w układzie numeru jest symbol systemowy MM)

Pozwól na luki - standardowo dokumenty są numerowane tak, aby zachować ciągłość numeracji. Po zaznaczeniu tej opcji program pozwoli na ręczne nadawanie numerów, pozwalając na ewentualne luki w numeracji, a pilnując jedynie aby numery się nie powtarzały.

Rejestr - rejestr księgowy skojarzony z raportem kasowym. W tym rejestrze będą się księgowały dokumenty KP/KW.

Konto - konto kasy. Konto analityczne, które będzie używane do generowania dekretów księgowych w tym raporcie.

○ Waluta - symbol waluty, w której będzie prowadzony ten raport kasowy; standardowo PLN

• Wydruk ○ Makieta - wybór makiety, określającej wygląd wydrukowanego dokumentu

• KP/KW ○ Numer KP - sposób numerowania kolejnych KP, patrz na wyjaśnienie powyżej

dla dokumentów sprzedaży

○ Makieta KP - wybór makiety, określającej wygląd wydrukowanego KP

○ Numer KW - sposób numerowania kolejnych KW, patrz na wyjaśnienie powyżej dla dokumentów sprzedaży

○ Makieta KW - wybór makiety, określającej wygląd wydrukowanego KW

223

FAKTURA WEWNĘTRZNA

Definicja faktury wewnętrznej określa sposób w jaki faktura będzie numerowana (pola w grupie Numer) oraz jak będzie wyglądał jej wydruk (pole Makieta na zakładce Wydruk).

Można utworzyć tylko jedną definicję faktury wewnętrznej. Będzie ona obowiązywała dla dokumentów typu N(WNT), I(Import usług) oraz P(Nabywca podatnikiem).

Makiety dokumentów

Program umożliwia samodzielną modyfikację makiet większości dokumentów. Makieta to wzór określający formę wydruku danego dokumentu. Np. w przypadku wydruku karty środka trwałego makieta określa informacje o używanych na wydruku czcionkach, o tym w którym miejscu są drukowane dane naszej firmy, jakie kolumny zawiera tabelka itp.

Jeśli proponowane przez program makiety nie odpowiadają naszym potrzebom albo upodobaniom, nic nie stoi na przeszkodzie, aby je dostosować do własnych potrzeb.

Co więcej, korzystając z mechanizmu makiet, możemy zdefiniować zupełnie nowe dokumenty, których nie ma w programie, a które są nam potrzebne.

Makiety dokumentów określamy w oknie DOKUMENTY dostępnym z menu głównego Ustawienia - Makiety dokumentów.

Zmiana makiety istniejącego dokumentu Jeśli zajdzie potrzeba modyfikacji standardowej makiety istniejącego dokumentu (np. karty środka trwałego) należy:

• ustawić się na dokumencie wymagającym modyfikacji (np. KS - Karty środka trwałego)

224

• kliknąć (poprawa) lub przejść na zakładkę Pozycja

• następnie w okienku Dostępne makiety kliknąć (Nowa makieta)

• podać nazwę pliku nowej makiety oraz opis zmodyfikowanego dokumentu, po czym kliknąć OK

• zmodyfikować wzór makiety w edytorze makiet (pojawi się automatycznie po kliknięciu OK w poprzednim kroku) i zaakceptować wprowadzone zmiany

• kliknąć w przycisk Ustaw jako aktywną, żeby wszystkie wydruki tego dokumentu były domyślnie drukowane wg tej nowej makiety lub kliknąć w Dodaj do menu drukowania, jeśli chcemy korzystać z tej makiety sporadycznie, zostawiając sobie przed samym wydrukiem możliwość wyboru aktywnej makiety.

• zaakceptować zmiany w całym dokumencie

Jeśli zajdzie potrzeba modyfikacji utworzonej wcześniej własnej makiety należy:

• ustawić się na dokumencie wymagającym modyfikacji

• kliknąć (poprawa) lub przejść na zakładkę Pozycja

• następnie w okienku Dostępne makiety kliknąć (Popraw makietę)

• zmodyfikować wzór makiety w edytorze makiet i zaakceptować wprowadzone zmiany

• zaakceptować zmiany w całym dokumencie

Tworzenie nowego dokumentu Jeśli chcemy utworzyć nowy dokument, taki którego nie ma jeszcze w programie, należy:

• kliknąć (nowy dokument)

• w pozycji Dokument jest dostępny w oknach zaznaczyć okno, z którego będziemy drukować dokument

• klikając dwukrotnie w podgląd dokumentu (lub w Dostępne makiety) określić wzór makiety w edytorze makiet

• zaakceptować nowy dokument

Wydruk nowego dokumentu dostępny będzie w wybranym oknie w menu drukowania F2 w pozycji Dokumenty własne. Jeśli wybraliśmy, że Dokument jest dostępny

w oknach: Menu główne - Raporty - nowy dokument wydrukujemy z pozycji menu głównego Raporty - Dokumenty własne.

Uwagi ogólne

1. Każdy dokument może mieć utworzonych wiele makiet (wzorów), z których kilka jest dostępnych do wydruku (Dodaj do menu drukowania), natomiast jedna jest wybrana jako domyślna (Ustaw jako aktywną). Dotyczy to również samodzielnie określonych nowych dokumentów.

2. Dokumenty systemowe, czyli przygotowane przez producenta programu, posiadają standardową makietę, której nie można samemu modyfikować. Makieta ta może być modyfikowana tylko poprzez wgranie nowej wersji programu. Wgranie nowej wersji nie powoduje natomiast zmian w dodatkowych makietach (nawet tych utworzonych na podstawie standardowej), co znaczy, że przygotowane przez nas samodzielnie makiety na pewno zostaną zachowane w kolejnych wersjach programu.

225

3. Wszystkie utworzone samemu makiety archiwizowane są wraz z danymi ogólnymi programu i mogą być w razie potrzeby (awarii) odtworzone. Standardowe makiety wszystkich dokumentów systemowych zależą tylko i wyłącznie od wersji programu.

Jeśli nie chcemy lub nie potrafimy samodzielnie zmodyfikować lub utworzyć makiety, możemy zlecić taką operację wykwalifikowanym pracownikom dystrybutora lub producenta programu.

Edytor makiet

Edytor makiet służy do modyfikacji makiety określającej wzór wydruku danego dokumentu. Dostęp do edytora jest możliwy z okna DOKUMENTY wywoływanego z menu Ustawienia - Makiety dokumentów - patrz rozdział PARAMETRY SYSTEMU - Makiety dokumentów.

Wzór makiety przygotowujemy w języku HTML. Jest to popularny język służący do tworzenia stron internetowych - podstawy tego języka są w przystępny sposób wyjaśnione w internecie np. w poradniku webmastera pod adresem http://webmaster.helion.pl/kurshtml/. Oprócz standardowego języka HTML program wymaga pewnych dodatkowych danych:

• 20 pierwszych linii przeznaczonych jest na ustawienie konfiguracji wydruku w programie

• między znakami # wstawiane są instrukcje interpretowane przez program

Makietę modyfikujemy na zakładce Źródło.

Przy modyfikacji i tworzeniu nowych dokumentów trzymamy się następujących zasad:

• wzorujemy się na wcześniej utworzonych lub standardowych makietach

• używamy standardowego języka HTML,

• niestandardowe instrukcje interpretowane przez program (#...#) wstawiamy klikając w zaplanowanym miejscu prawym klawiszem myszy

• przechodząc na zakładkę Podgląd możemy od razu zobaczyć efekt swojej modyfikacji

W przygotowywanym wzorze oprócz układu ramek i stałych tekstów chcielibyśmy umieścić jakieś dane wypełniane w momencie wydruku przez program. W tym celu w wybranym miejscu klikamy prawym klawiszem myszy i wybieramy odpowiednio:

• Wstaw dane - podczas wydruku symboliczny znacznik zastąpiona zostanie odpowiednią wartością, np. w miejscu #F_Nazwa# podstawi się nazwa aktualnej firmy. Znacznik z danymi składa się z:

○ prefiksu oznaczającego z jakiej tabeli z danymi będą podstawiane dane

○ właściwej nazwy pola z danymi

○ znaków '#' na początku i na końcu

np.

226

○ #F_NIP# - nip naszej firmy (F_ oznacza firmę)

○ #KON_NIP# - nip kontrahenta, który jest nabywcą na fakturze (KON_ oznacza kontrahenta)

○ #DW_Data# - data wystawienia dowodu wewnętrznego (DW_ oznacza dowód wewnętrzny)

Niektóre znaczniki (Wstaw dane - Inne) udostępniają dane, które nie są dostępne bezpośrednio w tabelach z danymi. Takie znaczniki nie mają na początku nazwy żadnego prefiksu, np. na dowodzie wewnętrznym w miejsce znacznika #PodsumowanieKolumn# zostanie podstawiona tabelka z podsumowaniem poszczególnych kolumn. Tego typu znaczniki zależą od rodzaju edytowanej makiety, tzn. np., że będą inne w czasie edycji makiety dowodu wewnętrznego, a inne w trakcie edycji makiety karty środka trwałego KS.

• Wstaw znaki sterujące - podczas wydruku symboliczny znak sterujący ustawi np. kolor systemowy (#bgCiemny#). Kolory systemowe określa się w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce Wydruki.

• Wstaw pętle - jeśli we wstawionej pętli wstawimy dane, np. #LOOP Kontrahenci# Skrót: #KON_Skrót_nazwy# NIP: #KON_Nip#<br> #ENDLOOP# otrzymamy listę kontrahentów i ich numerów NIP (znacznik <br> powoduje przejście do nowej linii)

• Wstaw warunek - używamy, np. jeśli chcemy umieścić fragment tekstu drukowany tylko wtedy, gdy spełniony zostanie odpowiedni warunek

○ Z polem logicznym - np. jeśli chcemy uzależnić fragment wydruku dowodu wewnętrznego od tego czy określono opis w którejś z pozycji dowodu: #IF DW_JestOpisWpozycjach# opis jest określony #ELSE# nie wpisano opisu #ENDIF#

○ Z innym polem - możemy przyrównać pole do konkretnej wartości (koniecznie w cudzysłowiach), np. jeśli chcemy coś wydrukować w zależności od tego czy jest coś wpisane w polu Treść na dowodzie wewnętrznym (pole #DW_Treść#): #IF DW_Treść=""# treść jest pusta #ELSE# jest coś wpisane w polu treść #ENDIF#

• Wstaw funkcję - możemy wykonywać proste operacje na kwotach i wyrazach

○ Duże litery - np. jeśli chcemy zawsze drukować dane kontrahenta dużymi literami: #KON_Dane#$Dużymi

○ Oblicz - np. jeśli chcemy wydrukować na jakimś dokumencie wartość księgową środka trwałego (czyli różnicę wartości zaktualizowanej i dotychczasowej amortyzacji): $Oblicz{#ST_Wartosc_zaktualizowana#-#ST_Dotychczasowy_odpis#}

227

○ Słownie - np. jesli chcemy wydrukować tekst ze słowną reprezentacją jakiejś kwoty, np: #ST_Wartość_zaktualizowana#$Slownie

○ Wartość bezwzględna - np. jeśli na wydruku WT (modernizacja) chcemy pokazać wartość bezwzględną kwoty, o którą zmieniono wartość środka trwałego (czyli zawsze dodatnią nawet jeśli jest ujemna): #STO_Wartość#$Abs

○ Zaokrąglij - jeśli chcemy zaokrąglić do 2 miejsc po przecinku wartość niezaokrągloną

UWAGA. wszystkie znaczniki funkcji oprócz znacznika $Oblicz muszą występować bezpośrednio po polu, na którym mają działać odpowiednie funkcje

Zmodyfikowaną makietę zapisujemy klikając w przycisk .

Jeśli nie chcemy lub nie potrafimy samodzielnie zmodyfikować makiety, możemy zlecić taką modyfikację wykwalifikowanym pracownikom dystrybutora lub producenta programu.

Język

Jeśli używamy mechanizmu windykacji należności powstałych z faktur wystawionych kontrahentom zagranicznym, to możemy skorzystać z możliwości automatycznego tłumaczenia przypomnień, wezwań i not wystawianych tym kontrahentom na język, którym się posługują.

W tym celu wystarczy zakupić wersję programu umożliwiającą rozliczanie transakcji zagranicznych i określić w danych kontrahenta właściwy Język na zakładce Inne. Przypomnienia, wezwania i noty będą automatycznie tłumaczone na wybrany język na podstawie słowników przygotowanych w oknie Języki (menu Ustawienia - Języki).

228

Okno zawiera listę języków. Języki możemy dodawać i usuwać samodzielnie. Dla każdego języka na zakładce Tłumaczenia należy przygotować tłumaczenia zwrotów używanych przez program. Tłumaczenia na język angielski są przygotowane przez producenta programu. Tłumaczenia na inne języki należy przygotować samodzielnie. W tłumaczeniach nie można używać znaków diaktrycznych kodowanych w standardzie Unicode.

Jeśli dodamy lub usuniemy jakiś zwrot na zakładce Tłumaczenia, program będzie chciał przy akceptacji zmian zsynchronizować listę zwrotów w pozostałych językach, tak aby dla każdego języka była ona taka sama.

Powrót do standardowych tłumaczeń umożliwia funkcja Przywróć domyślne tłumaczenia w menu pomocniczym (prawy klawisz myszy lub Alt F3).

Biblioteka języków jest wspólna dla programów R2fk, R2księga i R2faktury, dlatego może zawierać zwroty nieużywane w programie R2fk.

Ustawienia środowiska

Niektóre ustawienia związane z działaniem programu możemy zmieniać, po wywołaniu pozycji Środowisko z menu głównego Ustawienia.

Parametry są podzielone na kilka grup: nawigacja, dźwięki, wydruki, eksport, internet, zaawansowane.

NAWIGACJA

Standardowo w systemie Windows klawisz Enter zatwierdza informację wprowadzoną w danym okienku, a klawisz Tab służy do przejścia do kolejnego pola. Niektórzy użytkownicy wolą jednak, aby klawisz Enter zachowywał się tak jak klawisz Tab, czyli powodował przejście do następnego pola. Należy wybrać odpowiednią opcję, gdzie klawisz Enter:

• zatwierdza całe okienko

• powoduje przejście do następnego pola

Ustawienia te dotyczą tylko okienek służących do wprowadzania danych. Nie dotyczą okienek konfiguracyjnych.

DŹWIĘKI

Wszystkim komunikatom występującym w programie mogą być przypisane sygnały dźwiękowe. Jeśli posiadasz w komputerze kartę dźwiękową, będą to dźwięki określone w Panelu Sterowania Windows (Start - Ustawienia - Panel Sterowania - Dźwięki). Jeśli nie posiadasz karty dźwiękowej lub jeśli wyłączyłeś w Panelu Sterowania domyślne dźwięki (tzn. ustawiłeś Start - Ustawienia - Panel Sterowania - Dźwięki - Schematy - Brak dźwięków) możesz przypisać do każdego typu komunikatów (błąd, ostrzeżenie, informacja, potwierdzenie) krótki sygnał dźwiękowy. Jeśli dźwięki ustawione są już w systemie, dźwięki dla poszczególnych typów komunikatów należy wyłączyć, gdyż będą się podwajać.

229

WYDRUKI

Wszystkie wydruki składają się z tabel (przedzielonych liniami), zawierających komórki różnego rodzaju wyróżnione odcieniami szarości:

• Biały - tło komórek bez odcieni szarości

• Jasny - zawiera najczęściej opis danych

• Pośredni - nagłówki i stopki

• Ciemny - nagłówki pośrednie oddzielające poszczególne części wydruku lub ramki tabeli

• Czarny - ramki tabeli bez odcieni szarości

Kolory tych komórek można określić na podstawie wcześniej zdefiniowanych odcieni szarości. Przycisk Domyślne określa standardowe dostępne kolory w formie odcieni szarości.

Formę wszystkich wydruków możemy określić:

• Indywidualnie dla każdego wydruku - parametry każdego rodzaju wydruku możemy określić indywidualnie bezpośrednio przed wydrukiem, wciskając

w oknie Przegląd wydruku (patrz Rozpoczęcie pracy - Przegląd wydruku)

• Wszystkie wydruki domyślnie - ustalamy, że wszystkie wydruki będą w formie oryginalnie zaprojektowanej, czyli z odcieniami szarości (nagłówki będą szare, opisy jasnoszare, a oddzielenia ciemnoszare; forma ta zalecana jest przy wydrukach na drukarce laserowej

• Wszystkie wydruki bez odcieni szarości - wszystkie wydruki będą miały formę tabel (z liniami oddzielającymi w kolorze ciemnym lub czarnym i tłem w kolorze białym), nastawione będą na oszczędność atramentu; opcja ta zalecana jest przy dużej ilości wydruków na drukarce atramentowej

Parametr Odcienie na wydrukach działa na wydruki, które sporządzono już chociaż raz od czasu zainstalowania programu. Wydruki sporządzane po raz pierwszy będą zawsze korzystały z własnych ustawień domyślnych.

Możemy również określić, czy w nagłówku większości wydruków widoczne będą dane firmy, czy też dane licencjobiorcy.

Dodatkowo zaznaczając parametr Data i czas w stopce wydruków możemy na każdym wydruku uzyskać rzeczywistą datę i czas drukowania.

W przypadku korzystania z drukarki igłowej istnieje możliwość wydruku w trybie tekstowym, który dla tego typu drukarek jest znacznie szybszy (patrz Rozpoczęcie pracy - Przegląd wydruku). Przycisk Wydruki igłowe umożliwia dostęp do parametrów konfiguracyjnych tego typu wydruków.

230

EKSPORT

Programy zewnętrzne:

• Edytor wydruków - po podaniu lokalizacji zewnętrznego edytora tekstów (np. Worda) w pozycji Edytor wydruków będzie istniała możliwość edycji wszystkich przygotowywanych w programie raportów i dokumentów bezpośrednio przed wydrukiem. Przykładowa lokalizacja może mieć postać: C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Word.exe Żeby przejrzeć (i ewentualnie coś dopisać) w podanym edytorze przygotowany wydruk

należy w oknie Przegląd wydruku kliknąć ikonę - Eksportuj do edytora tekstu. Każdy wydruk możemy również edytować w wewnętrznym edytorze (klikając w oknie Przegląd wydruku prawym klawiszem i wybierając pozycję Edytuj), jednak zewnętrzny edytor może dawać dużo większe możliwości.

INTERNET

• SMTP - w programie istnieje możliwość bezpośredniego przesłania dowolnego wydruku pocztą internetową (e-mail). Żeby wysłać przygotowany wydruk należy w oknie Przegląd wydruku kliknąć ikonę - Wyślij jako e-mail. Wcześniej jednak musimy prawidłowo określić parametry swojej skrzynki:

○ Serwer RESET2 - jeśli nie mamy lub nie chcemy konfigurować niżej własnej skrzynki pocztowej możemy skorzystać z serwera pocztowego udostępnionego przez producenta programu

○ Host - serwer poczty wychodzącej; możemy odczytać go w programie do obsługi poczty (np. Outlook Express) we właściwościach konta (menu Narzędzia - Konta... - Właściwości - Serwery), parametr Poczta wychodząca (SMTP)

○ Port - nr portu - standardowo 25, przy połączeniu za pośrednictwem serwera proxy, można tu wpisać odpowiedni nr portu

○ Nazwa użytkownika - wprowadzona w programie pocztowym Nazwa użytkownika

○ Nazwa konta - nazwa konta pocztowego

○ E-mail użytkownika - adres poczty internetowej

○ Hasło - hasło do poczty internetowej

○ Serwer wymaga uwierzytelnienia - zaznaczamy tak jak w parametrach naszej skrzynki pocztowej w programie pocztowym

• FTP - parametry dotyczące pobierania aktualizacji programu oraz odsetek z serwera FTP producenta

○ Pasywny FTP - zaznaczamy w zależności od parametrów naszego połączenia internetowego lub jeśli pojawia się jakiś błąd przy próbie pobrania aktualizacji lub odsetek

○ Użyj serwera proxy - zaznaczamy gdy nie mamy bezpośredniego dostępu do internetu, lecz pośrednio poprzez serwer proxy. Ponadto musimy ustawić dodatkowe parametry w rupie Ustawienia proxy.

• Sprawdzaj automatycznie czy jest dostępna nowa wersja - po zaznaczeniu tej opcji przy wejściu do programu pojawiać się będzie dodatkowa informacja o możliwości pobrania nowej wersji, jeśli taka będzie dostępna; włączenie tej opcji może opóźnić uruchamianie programu o czas dostępu do Internetu

231

ZAAWANSOWANE

Grupa dodatkowych funkcji systemu, które w zasadzie używamy tylko w szczególnych warunkach:

• Przywróć warunkowe komunikaty - funkcja umożliwia wyświetlanie komunikatów, przy których już zaznaczyliśmy opcję Nie pokazuj więcej tego komunikatu

• Tryb diagnostyczny - używany do zdiagnozowania szybkości działania pewnych funkcji w programie

• Przypominaj o archiwizacji co X dni - po włączeniu tej opcji program przy wyjściu będzie monitował o wykonanie archiwizacji danych (patrz Bezpieczeństwo danych - Archiwum danych)

• Włącz raportowanie błędów - włączona opcja powoduje wysyłanie raportu do producenta o wystąpieniu ewentualnego błędu podczas pracy programu, warunkiem jest podłączenie do internetu; wyłączenie tej opcji może przyspieszyć uruchamianie i zakańczanie programu

• Timeout próby otwarcia tabeli - należy wydłużyć w przypadku błędów typu Index out of date, dotyczy tylko wersji sieciowej programu

Konfiguracja

W okienku Konfiguracja ustawiamy na poszczególnych zakładkach parametry związane z różnymi oknami programu:

• Księga ○ Automatyczna

kontynuacja wpisów - jeśli włączymy ten paramter, to po zaakceptowaniu wpisu do księgi program automatycznie rozpocznie wystawianie następnego wpisu tego samego rodzaju. Dzięki temu nie musimy naciskać klawisza Ins i wybierać z menu odpowiedniego rodzaju wpisu. Oznacza to znaczną oszczędność czasu, jeśli tylko wcześniej uporządkujemy księgowane dokumenty wg rodzaju (zakup, sprzedaż) - taka sytuacja ma często miejsce w biurach rachunkowych.

○ Dekret numerowany przy akceptacji wpisu - zaznaczamy aby przyśpieszyć pracę programu w sytuacji, gdy kilka osób księguje jednocześnie (sieciowo) w tym samym rejestrze księgowym. Dzięki temu program nie będzie tracił czasu na obliczanie numeru dekretu od razu przy rozpoczęciu księgowania nowego dokumentu. Numer ten i tak w momencie akceptacji wpisu byłby często zmieniany na inny numer, ze względu na dokumenty księgowane w tym samym czasie przez innych użytkowników.

232

• Kasa/Bank Dekret oraz KP/KW numerowane przy akceptacji wpisu - zaznaczamy

aby przyśpieszyć pracę programu w sytuacji, gdy kilka osób księguje jednocześnie (sieciowo) w tym samym rejestrze księgowym (nr dekretu) lub wprowadza zapłaty do tego samego raportu kasowego (nr KP/KW). Patrz wyjaśnienie powyżej.

Konfiguracja przelewów

W zależności od ustawienia parametrów wydruku, przelewy możemy wydrukować w następujących formach:

• na czystych kartkach papieru wydruk czerwonego lub czarnego formularza przelewu wraz z wdrukowaną zawartością w trybie:

○ ręcznym - każda litera drukowana w oddzielnej kratce, tak jak wypisany ręcznie

○ maszynowym - poszczególne pola przelewu są wypełniane bez uwzględniania kratek

• nadruk na gotowych formularzach przelewów formatu A4

Parametry przelewów możemy ustawiać, wybierając w pozycji menu głównego Ustawienia - Konfiguracja przelewów. Oddzielnie określamy parametry wydruku przelewów zwykłych (Zwykły), do ZUSu (ZUS) i do urzędu skarbowego (Podatki). Dopóki nie zmienimy czegoś w parametrach przelewów do ZUS i US, będą one automatycznie dostosowywane do parametrów zwykłych przelewów. Przycisk przywraca domyślne parametry dla wszystkich rodzajów przelewów.

Możemy również umożliwić indywidualne ustawienia dla każdego użytkownika, zaznaczając opcję Użytkownicy mogą zmieniać. Wtedy zmiany parametrów dla konkretnego użytkownika możemy dokonać będąc w oknie Ewidencja przelewów klikając w ikonę właściwości (F4), natomiast przyciskiem przypisujemy ustawione tutaj parametry wszystkim użytkownikom.

Dla wydruków przelewów określamy parametry:

• Tryb ○ Ręczny - każda litera w osobnej kratce

○ Maszynowy – przelew wypełniany pismem maszynowy, bez uwzględniania kratek formularza

• Typ wydruku ○ pełny wydruk (na czystej kartce) – wydruk na czystej kartce formatu A4

Kolor formularza – w jakim kolorze maja być drukowane polecenia przelewu, do wyboru mamy dwa kolory szary i czerwony (oczywiście czerwone formularze zostaną wydrukowane tylko na drukarkach kolorowych)

Odcień – pozwala dostosować wydruk do państwa drukarki (1-jasny, 2-standard, 3-ciemny)

233

Układ

2 duże odcinki - na jednej stronie A4 mieszczą się 2 odcinki przelewu, tzn. że jeden przelew drukuje się na dwóch kartkach, wymiar odcinków jest zgodny z Polską Normą PN-F-001102

4 duże odcinki - na jednej stronie A4 mieszczą się 4 odcinki przelewu czyli cały jeden przelew, wymiar odcinków jest NIEZGODNY z Polską Normą PN-F-001102, ale przelewy takie są jeszcze akceptowane przez część banków, ich zaletą jest oszczędność papieru

Drukować odcinek – możemy wyłączyć drukowanie konkretnego odcinka

Litery – możemy zmienić sposób przypisania liter do odcinków

Data – zaznaczamy, na którym odcinku ma być wydrukowana data

Konto – zaznaczamy, na którym odcinku ma być wydrukowane konto kontrahenta; widoczne tylko jeśli jest zaznaczone w menu głównym Ustawienia-Księgowanie-Turbo FK, Yuma FK lub PIK FK; konto kontrahenta na poleceniu przelewu ułatwia jego księgowanie

Drukować litery odcinków (A,B,C,D) – czy program ma drukować w prawym górnym rogu każdego odcinka jego literę

W / P

zawsze W i P – bez względu na rodzaj operacji (wpłata/przelew) na odcinkach drukują się zawsze litery W i P (przelew) – do ręcznego skreślenia

W lub P – w zależności od rodzaju operacji (wpłata/przelew) na odcinkach drukują się litery W lub P

skreślone – w zależności od rodzaju operacji (wpłata/przelew) na odcinkach drukują się zawsze litery W i P, z tym że niewłaściwa z nich jest skreślona

○ nadruk (na kartce z gotowym formularzem) Układ – w obecnej wersji program jest przystosowany do nadruku na trzech

rodzajach formularzy: 4 duże odcinki poziomo, 2 małe + 2 duże pionowo oraz 2 duże + 4 małe poziomo

Nr rachunku ZUS – jeśli nadrukowujemy przelewy do ZUS na formularzach z wydrukowanym już numerem rachunku ZUS zaznaczamy tylko końcówka, a w przeciwnym wypadku pełny numer

Współrzędne formularza – jeśli nadruk nie mieści się dokładnie w formularzu możesz przystosować nadruk do tego formularza korygując w (milimetrach) położenie poszczególnych odcinków

234

Drukować odcinek – możemy wyłączyć drukowanie konkretnego odcinka; opcja ta jest pomocna jeśli mamy niestandardowy formularz, na którym chcemy nadrukować treść polecenia przelewu

Data – zaznaczamy, na którym odcinku ma być wydrukowana data

Konto – zaznaczamy, na którym odcinku ma być wydrukowane konto kontrahenta; widoczne tylko jeśli jest zaznaczone w menu głównym Ustawienia-Księgowanie-Turbo FK, Yuma FK lub PIK FK; konto kontrahenta na poleceniu przelewu ułatwia jego księgowanie

Nie skreślać WP – jeśli nie chcemy aby litery określające rodzaj operacji (W-wpłata, P-przelew) były automatycznie skreślane w zależności od rodzaju operacji.

Drukować symbol waluty – jeśli formularz, na którym drukujemy nie ma wydrukowanego symbolu waluty (PLN)

• Ogólne – parametry dotyczące wydruku na czystej kartce oraz nadruku na gotowym formularzu

○ Słownie – wybierz sposób generowania kwoty słownie

○ Format kwoty – zmień, jeśli Twój bank wymaga innych ustawień

W każdej chwili możemy przywrócić domyślne ustawienia wszystkich parametrów wydruków klikając w przycisk Domyślne parametry. W przypadku przelewów do ZUS albo US parametry domyślne oznaczają parametry określone dla zwykłych przelewów.

Formy płatności

Program umożliwia własną konfigurację form płatności akceptowanych przez firmę. Są one wykorzystywane przy określaniu płatności poszczególnych wpisów w księdze (patrz KSIĘGA HANDLOWA - Księgowanie dokumentów - Płatności) oraz przy definiowaniu raportów kasowych.

235

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Rozdział ten poświęcimy grupie funkcji, służących do obsługi bazy danych oraz zabezpieczenia i odzyskania danych w razie ewentualnej awarii:

• archiwizacja danych

• wybór bazy danych

• weryfikacja bazy danych

• odtwarzanie danych z archiwum

• serwisowanie danych

Archiwum danych

Archiwizacja danych służy do tworzenia zapasowych kopii danych. Służą one do odzyskania danych zgromadzonych w programie w przypadku awarii komputera, działania wirusa, zaniku zasilania w trakcie pracy z programem, awarii programu, kradzieży komputera i wielu innych zdarzeń losowych. W skrajnym przypadku, aby rozpocząć normalną pracę, wystarczy wówczas zainstalować program na innym komputerze, odtworzyć archiwum i ewentualnie uzupełnić dane wprowadzone do programu w okresie od wykonania archiwum do wystąpienia awarii. Archiwa mogą się również przydać do przechowywania danych archiwalnych z poprzednich lat.

Archiwum danych ma postać jednego skompresowanego pliku zawierającego wszystkie dane zgromadzone w programie. Plik ten można przechowywać na dysku twardym komputera, ale w innej lokalizacji niż dane robocze, na których pracuje program. Można go również utworzyć na zewnętrznym dysku typu pendrive, na płycie CD-ROM, dyskietkach itp. Wybór nośnika, na którym będziemy przechowywać archiwum zależy tylko od nas, ale trzeba sobie zdawać sprawę z wad i zalet dokonanego wyboru. Np.:

• dysk twardy komputera - archiwizacja wykonuje się bardzo szybko, ale jeśli jest to dysk twardy tego samego komputera na którym pracuje program, to niestety w przypadku awarii dysku twardego, kradzieży komputera, pożaru itp. utracimy zarówno dane robocze, na których normalnie pracujemy jak i wszystkie archiwa danych. Lepszym rozwiązaniem byłoby wybranie dysku twardego innego komputera widocznego w sieci komputerowej, jeśli oczywiście dysponujemy taką siecią.

236

• zewnętrzny dysk np. typu pendrive - trochę wolniejsza archiwizacja, ale stosunkowo duża pewność odzyskania danych, zwłaszcza jeśli pendrive będzie przechowywany gdzie indziej niż komputer (najlepiej poza firmą). Przy obecnych cenach i pojemnościach pendrive'ów jest to bardzo dobre rozwiązanie.

• płyta CD-ROM lub DVD-ROM - najpewniejszy nośnik jeśli chodzi o długoterminowe przechowywanie danych. Wada: nie da się utworzyć archiwum bezpośrednio na płycie, trzeba je utworzyć na dysku twardym i nagrać na płytę przy pomocy odpowiedniego programu. Jest to niestety czasochłonne i skutecznie zniechęca do regularnego (np. codziennego) archiwizowania na tym nośniku. Ale okresowo, np. raz na miesiąc – jak najbardziej.

• dyskietki - obecnie już przestarzały nośnik, wolny i awaryjny - nie polecamy.

Wybór sposobu przechowywania danych, a także częstotliwości archiwizowania danych zależy przede wszystkim od charakteru naszej działalności. Jeśli wprowadzamy mało danych i rozliczamy firmę na koniec miesiąca, możemy spokojnie poprzestać np. na comiesięcznym archiwizowaniu danych na dysku twardym, po zamknięciu księgi i deklaracji. Natomiast jeśli np. codziennie wprowadzamy duże ilości dokumentów, powinniśmy się zdecydować na codzienną archiwizację na dysku twardym lub pendrivie, i np. co miesiąc na płycie CD-ROM. Wtedy w najgorszym wypadku po odtworzeniu ostatniego archiwum będziemy musieli wpisać ponownie dane z ostatniego dnia.

Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby ten sam plik archiwalny przechowywać w różnych miejscach. Możemy również przechowywać równocześnie kilka plików archiwalnych, utworzonych w różnych okresach, gdyż czasem zdarza się, że skutki awarii zauważymy dopiero po jakimś czasie i ostatnie posiadane archiwum będzie już zawierało uszkodzone dane.

Reasumując: im częstsza i pewniejsza do odzyskania archiwizacja, tym mniej problemów w przypadku awarii.

W okienku Archiwizacja wywołanym z menu głównego poleceniem Zbiory - Archiwizacja określamy:

• Zawartość archiwum - możemy zarchiwizować:

○ Dane ogólne - globalne dane programu, czyli lista użytkowników, lista firm, właściciele, deklaracje PIT, wspólne biblioteki

○ Dane firmy (1),Dane firmy (2)... – dane dotyczące wybranych firm, czyli księga handlowa, deklaracje VAT, środki trwałe, wyposażenie, dowody wewnętrzne, przelewy, kontrahenci i lokalne biblioteki UWAGA. Jeśli program jest wykorzystywany do obsługi wielu firm, to do szybkiego określenia żądanej zawartości archiwum można wykorzystać przyciski Zaznacz wszystko i Odznacz wszystko.

• Opis - wprowadzamy dowolne uwagi, które ukażą się podczas odtwarzania danych z archiwum

• Hasło - wprowadzamy hasło zabezpieczające archiwum przed odtworzeniem przez osobę nieupoważnioną; odtwarzanie danych z archiwum bez podania wprowadzonego tu hasła

237

będzie niemożliwe; jeśli nie wprowadzimy hasła to przy odtwarzaniu program nie zapyta o nie

• Powtórz hasło - jeszcze raz wpisujemy to samo hasło w celu uniknięcia pomyłki

• Zapamiętaj hasło - po zaznaczeniu tej opcji przy kolejnej archiwizacji program będzie podpowiadał poprzednio wprowadzone hasło; jeśli nie zaznaczymy tej opcji każdorazowo będziemy określać hasło podczas archiwizacji

• Plik archiwum - gdzie ma zostać utworzony plik archiwum, w przypadku archiwizacji na dyskietki podajemy np. A:\Archiwum.spx, a jeśli archiwizujemy na dysk twardy to np. C:\Archiwum.spx; jeśli plik archiwum ma zostać utworzony w jakimś folderze (katalogu), to folder ten musi zostać wcześniej utworzony; jeśli podamy plik, który już istnieje, to zostanie on w trakcie archiwizacji nadpisany (zastąpiony)

• Rozmiar woluminu - czy ma zostać utworzony jeden plik archiwalny bez względu na jego rozmiar (Bez limitu), czy też plik archiwalny ma zostać podzielony na pliki o zadanym rozmiarze np. 1440 KB, dzięki czemu poszczególne pliki zmieszczą się na dyskietkach 1.44MB; w przypadku plików dzielonych wg rozmiaru kolejne pliki archiwalne znajdą się tam, gdzie wskazany Plik archiwum z tym że będą miały inne rozszerzenia, np. jeśli Plik archiwum to c:\archiwum\rfk.spx, to w przypadku podziału powstaną pliki c:\archiwum\rfk.001, c:\archiwum\rfk.002 itp.

• Odzyskaj miejsce po usuniętych rekordach - przed archiwizacją baza danych zostanie fizycznie pomniejszona o usunięte rekordy, czyli zmniejszy się rozmiar samej bazy danych oraz tworzony plik archiwalny będzie mniejszy, jeżeli zależy nam bardziej na szybkim wykonaniu archiwizacji niż na jak najmniejszym rozmiarze pliku archiwalnego to można ten parametr wyłączyć

Do odtworzenia archiwalnych kopii danych z momentu archiwizacji służy odtwarzanie danych.

W zależności od ustawień środowiska programu (menu Ustawienia - Środowisko, zakładka Zaawansowane, parametr Przypominaj o archiwizacji program będzie co jakiś czas monitował (przypominał) o wykonaniu kopii zapasowych danych.

Baza danych

Fizyczną lokalizację bazy danych możemy odczytać w pozycji menu Zbiory - Narzędzia - Zmiana bazy danych.

Katalog bazy danych podzielony jest na podkatalogi, które zawierają:

238

• BIN - pliki z aplikacją, konfiguracją systemu, dane podstawowe (firmy, użytkownicy, właściciele), deklaracje PIT (PIT-5, PIT-28), globalne biblioteki (banki, urzędy, miejscowości)

• DANE.1 - dane dotyczące pierwszej firmy, czyli księga handlowa i wszystkie dodatkowe ewidencje, deklaracje VAT i lokalne biblioteki

• DANE.X - dane kolejnych firm

• DB - pliki nagłówkowe danych, służące do weryfikacji i konwersji danych

• IMAGES - część rysunków i tekstów używanych przez program

• PREFILES - predefiniowane biblioteki banków, urzędów skarbowych i miejscowości

• TEMP - tymczasowe dane operacyjne, tworzone i usuwane podczas wykonywania niektórych operacji

Katalog bazy danych jest istotny podczas konwersji danych z wcześniejszych wersji. Jeśli po wgraniu nowej wersji nie potrafimy zlokalizować dotychczasowych danych, możemy w poprzedniej wersji wywołać tą funkcję i zapamiętać dotychczasową lokalizację, potrzebną do konwersji danych do nowej wersji.

UWAGA. Lokalizację (katalog) bazy danych możemy w szczególnych wypadkach zmieniać. Nie jest to jednak zalecane i służy tylko do celów serwisowych, dlatego wszelkie zmiany wykonujemy na własną odpowiedzialność.

W szczególnych przypadkach możemy również utworzyć nową bazę danych. Służy do tego pozycja menu głównego Zbiory - Narzędzia - Nowa baza danych.

Weryfikacja bazy danych

Przy wszelkich kłopotach z danymi w programie w pierwszej kolejności powinniśmy wywołać funkcję Weryfikacja bazy danych z pozycji menu Zbiory - Narzędzia. Funkcja ta potrafi odbudować nagłówki plików bazy danych, odtworzyć zbiory indeksowe oraz odbudować powiązania pomiędzy poszczególnymi plikami danymi.

Przed rozpoczęciem weryfikacji ustawiamy:

• Rodzaj danych - jakie dane chcemy zweryfikować

○ Ogólne - globalne dane programu, czyli lista użytkowników, lista firm, właściciele i wspólnicy oraz wspólne biblioteki

○ Aktualna firma - dane wybranej firmy, czyli księga handlowa, środki trwałe, wyposażenie, ewidencja przelewów, lokalne biblioteki

○ Wszystkie firmy - dane wszystkich firm

• Zakres weryfikacji - co chcemy zweryfikować

○ Weryfikacja struktury plików i indeksów - aktualizowane są nagłówki plików na podstawie nagłówków wzorcowych (znajdujących się w podkatalogu DB)

239

○ Odbudowa powiązań relacyjnych - aktualizowana jest informacja o ilości odwołań jednych rekordów do drugich

○ Zabezpiecz bazę danych hasłem - dane wprowadzone do programu są pamiętane w plikach o odpowiedniej strukturze w katalogu bazy danych; jeśli chcemy zabezpieczyć się przed możliwością przeglądania tych plików przez osoby niepowołane możemy zabezpieczyć dostęp do nich przez założenie niejawnego hasła; każda próba otwarcia tych plików za pomocą różnych zewnętrznych programów będzie wymagała podania tego hasła; należy sobie zdawać sprawę, że w ten sposób jedynie utrudniamy dostęp do tych plików, gdyż istnieją mechanizmy złamania istniejącego hasła; jeśli zdecydujemy się na takie zabezpieczenie bazy danych, to należy pamiętać o włączaniu tego parametru przy każdej kolejnej weryfikacji, w przeciwnym wypadku weryfikacja spowoduje usunięcie założonego wcześniej hasła.

Odtwarzanie danych

Odtwarzanie danych (Zbiory - Narzędzia - Odtwarzanie z archiwum) jest czynnością odwrotną do archiwizacji, pozwala wykorzystać zarchiwizowane wcześniej dane.

Przy odtwarzaniu danych, podobnie jak przy archiwizacji, określamy:

• Plik archiwum - gdzie znajduję się plik zawierający archiwum danych, np. A:\Archiwum.spx, C:\Archiwum.spx.

• Zawartość archiwum - jakie dane z istniejących w archiwum chcemy odtworzyć:

○ Dane ogólne - globalne dane programu, czyli użytkownicy, firmy, właściciele, wspólne biblioteki itp.

○ Dane firmy (1),Dane firmy (2)... - dane wybranych (lub wszystkich) firm obsługiwanych w programie (księga handlowa, środki trwałe, wyposażenie, ewidencja przelewów, lokalne biblioteki itp.) UWAGA. Jeśli program jest wykorzystywany do obsługi wielu firm, pomocne mogą się okazać przyciski Zaznacz wszystko i Odznacz wszystko.

• Opis - uwagi zapisane w trakcie archiwizacji

• Hasło - jeśli w trakcie archiwizacji podano hasło musimy podać takie same hasło

UWAGA! Odtwarzanie pozwala na odtworzenie stanu danych z momentu archiwizacji. Po odtworzeniu bieżące dane giną bezpowrotnie, dlatego funkcji tej należy używać tylko po awarii i w ostateczności, gdy inne sposoby naprawy danych (weryfikacja, serwis) nie dają rezultatu.

240

Serwisowanie danych

W razie jakichkolwiek problemów lub wątpliwości związanych z działaniem systemu zawsze mamy możliwość konsultacji telefonicznej z dystrybutorem lub producentem. Jeśli rozmowa telefoniczna jest niewystarczająca możemy porady techniczne uzyskać również w biurze firmy lub na życzenie w siedzibie użytkownika.

Niektóre awarie komputera lub bazy danych wymagają dostarczenia danych do serwisu. Obecnie, jeśli mamy dostęp do Internetu, możemy skorzystać z dodatkowych możliwości bezpośrednio w programie, pozwalających na szybki kontakt z dystrybutorem lub producentem. W prosty sposób możemy zarówno przedstawić występujące problemy, jak również przesłać załączoną bazę danych do konsultacji lub naprawy. Dane przesyłane są w formie zakodowanej, absolutnie niemożliwej do odkodowania bez pełnych danych użytkownika. Możemy więc je przesłać dealerowi lub producentowi bez obawy o naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych lub własnych tajemnic handlowych. W niektórych przypadkach pozwoli to na uniknięcie późniejszych kłopotów i poważniejszych powikłań.

Do funkcji serwisowych należą:

• wysyłanie danych do serwisu

• pobieranie danych z serwisu

• kodowanie danych

• dekodowanie danych

• odtwarzanie zakodowanych danych bez dekodowania

241

Wysyłanie danych do serwisu

Funkcja automatycznego wysyłania danych do serwisu (Zbiory - Narzędzia - Serwisowanie danych - Wysyłanie danych do serwisu) umożliwia w prosty sposób przesłanie do serwisu bazy danych wraz z opisem awarii. Warunkiem jest dostęp do Internetu.

Przed wysłaniem określamy:

• Opis problemu: - próbujemy dość szczegółowo określić nieprawidłowości

• Załącz dane ogólne - wysyłane są globalne dane programu, czyli lista użytkowników, lista firm, właścicieli, deklaracje PIT, wspólne biblioteki

• Załącz dane aktualnej firmy - załączane zostaną dane dotyczące wybranej firmy, czyli księga handlowa, deklaracje VAT, środki trwałe itd.

• Rodzaj danych - określamy, czy chcemy wysłać pełne dane, czy zakodowane

• Włącz kompresję archiwum - dane do wysłania zostaną dodatkowo skompresowane, włączając tą opcję zmniejszany rozmiar wysyłanych plików, czyli skracamy czas wysyłki

Pełne dane oznaczają, że serwis będzie miał wgląd (tylko do celów serwisowych) we wszystkie dane. Jeśli wybierzemy dane zakodowane - serwis otrzyma obraz danych ze zmienionymi wszystkimi danymi tekstowymi. Kodowanie danych oznacza pozbawienie treści danych tekstowych (np. danych osobowych właścicieli firmy) wprowadzając w ich miejsce losowe dane.

Kodowanie danych wykonuje się wyłącznie w celach serwisowych. Odkodowanie danych bez posiadania oryginalnych danych jest fizycznie niemożliwe, zatem zakodowane archiwum można bezpiecznie przekazać dealerowi lub producentowi programu, bez obawy o naruszenie tajemnic.

Po wysłaniu danych czekamy na odpowiedź serwisu. Wyjaśnienia i ewentualnie naprawione dane możemy odebrać za pomocą funkcji Pobieranie danych z serwisu (Zbiory - Narzędzia - Serwisowanie danych).

242

Pobieranie danych z serwisu

Funkcja automatycznego pobrania danych z serwisu (Zbiory - Narzędzia - Serwisowanie danych - Pobieranie danych z serwisu) umożliwia zapoznanie się z opisem wyjaśnienia problemu oraz ewentualnie wgranie naprawionych danych. Oczywiście oczekiwać odpowiedzi możemy, jeśli wcześniej wysłaliśmy pytania lub opis problemu za pomocą funkcji Wysyłanie danych do serwisu.

Wywołując funkcję Pobieranie danych z serwisu pojawi się okienko, z którego wybieramy następujące polecenia:

• Odbierz - sprawdzamy, czy jest już przygotowana odpowiedź serwisu

• Odtwórz dane - ewentualnie pobieramy i wgrywamy naprawione przez serwis dane

Przed pobraniem danych możemy na wszelki wypadek zarchiwizować dotychczasowe dane, zaznaczając opcję Zarchiwizuj dane przed odtworzeniem.

Kodowanie danych

Z funkcji tej korzystamy tylko wtedy, gdy nie możemy przekazać danych do serwisu za pomocą funkcji Wysyłanie danych do serwisu, na przykład dlatego, że nie mamy z tego komputera dostępu do internetu. W takim wypadku zakodowane kopie danych możemy przekazać do serwisu e-mailem lub pocztą na jakimś nośniku (CD-ROM, dyskietki).

Po wywołaniu funkcji Kodowanie danych (z menu Zbiory - Narzędzia - Serwisowanie danych) program utworzy zakodowane kopie danych. Kodowanie przebiega w dwóch etapach:

• Dane ogólne - kodowane są globalne dane programu, czyli lista użytkowników, lista firm, lista właścicieli, deklaracje PIT i wspólne biblioteki

• Aktualna firma - kodowane są dane dotyczące wybranej firmy, czyli księga handlowa, deklaracje VAT, środki trwałe itd.

Przy tworzeniu zakodowanych kopii danych na dyskietki wybieramy A:\ lub B:\, przy kopiowaniu na dysk twardy wybieramy katalog docelowy (np. C:\SERWIS), podany katalog musi być wcześniej utworzony.

Standardowo przy kodowaniu danych ogólnych tworzy się plik BIN.APK, a przy kodowaniu danych aktualnej firmy DANE1.APK (lub DaneX.apk dla firmy o numerze X).

UWAGA. Odkodowanie zakodowanych kopii danych jest możliwe tylko w powiązaniu z pełnymi danymi. Odkodowanie w inny sposób jest absolutnie niemożliwe. Wynika z tego, że po wczytaniu

243

przez serwis zakodowanych danych nie będą osiągalne żadne faktyczne treści danych (również nazwiska właścicieli będą zmienione). Jedynie posiadając oryginalne (niezakodowane dane) można zdekodować tak zakodowane dane.

Do odczytania zakodowanych kopii danych służą dwie funkcje:

• dekodowanie danych

• odtworzenie zakodowanych danych bez dekodowania

Dekodowanie danych

Z funkcji dekodowania danych (Zbiory - Narzędzia - Serwisowanie danych - Dekodowanie danych) korzystamy tylko wtedy, gdy wcześniej wysłaliśmy dane do serwisu, korzystając z funkcji kodowania danych.

UWAGA. Dekodowanie danych zakończy się pomyślnie tylko w przypadku, gdy w bieżącej bazie danych posiadamy faktyczne dane. W zakodowanym archiwum fizycznie nie istnieją treści danych i tylko mając oryginalne dane możemy wgrać zakodowane archiwum otrzymując pełne dane. Nie posiadając u siebie prawdziwych danych odkodowanie danych jest fizycznie niemożliwe.

Jeśli chcemy odczytać zakodowane dane nie posiadając oryginalnych danych, możemy posłużyć się funkcją odtwarzanie zakodowanych danych. Po odtworzeniu jednak, nie będziemy posiadali żadnych treści.

Funkcja dekodowania danych udostępniona jest w celu wgrania naprawionej przez serwis bazy danych. Serwis nie mając wglądu w treść danych może naprawić strukturę zakodowanej bazy danych, a użytkownik dekodując naprawione dane otrzyma u siebie prawidłową bazę danych.

Podobnie jak kodowanie, dekodowanie danych składa się z dwóch etapach:

• Dane ogólne - odtwarzane są globalne dane programu

• Aktualna firma - dane dotyczące konkretnej firmy

UWAGA! Dekodowanie pozwala na odtworzenie stanu danych z momentu kodowania. Po odtworzeniu bieżące dane giną bezpowrotnie, dlatego funkcji tej należy używać tylko po awarii i w ostateczności, gdy inne sposoby nie dają rezultatu.

Przy dekodowaniu danych z dyskietek wybieramy A:\ lub B:\, przy dekodowaniu z twardego dysku wybieramy katalog źródłowy, w którym wcześnie zarchiwizowaliśmy dane (np. C:\SERWIS).

Przy dekodowaniu danych ogólnych podajemy utworzony plik APK. Standardowo przy kodowaniu danych ogólnych tworzy się plik BIN.APK, (jeśli nie podamy innej nazwy), w związku z czym ten właśnie plik wybieramy.

Przy odtwarzaniu danych aktualnej firmy odnajdujemy odpowiedni (podany podczas kodowania) plik APK. Standardowo, jeśli nie zmienialiśmy nazwy, będzie to plik DANE1.APK (lub DaneX.apk dla firmy o numerze X).

244

Odtwarzanie zakodowanych danych

Funkcja odtwarzania zakodowanych danych (Zbiory - Narzędzia - Serwisowanie danych - Odtwarzanie zakodowanych danych BEZ DEKODOWANIA) jest udostępniona tylko i wyłącznie po to, aby użytkownik mógł się upewnić, że wysłane do serwisu zakodowane dane rzeczywiście nie zawierają żadnych danych, umożliwiających identyfikację właścicieli, kontrahentów, zdarzeń gospodarczych i innych treści.

UWAGA. Ewentualne odtworzenie należy wykonać w dodatkowo zainstalowanej kopii programu, aby nie stracić bezpowrotnie właściwych danych.

Odtwarzanie zakodowanych danych (BEZ DEKODOWANIA) jest (podobnie jak dekodowanie danych) czynnością odwrotną do kodowania danych, pozwala wykorzystać zakodowane wcześniej dane. Różnica polega na tym, że przy odtwarzaniu zakodowanych danych otrzymamy bazę danych bez żadnych treści danych, natomiast przy dekodowaniu danych otrzymamy pełną bazę danych (ale tylko w przypadku, jeśli przed dekodowaniem posiadaliśmy już wszystkie dane.

Podobnie jak kodowanie danych, odtwarzanie zakodowanych danych składa się z dwóch etapach:

• Dane ogólne - odtwarzane są globalne dane programu

• Aktualna firma - dane dotyczące konkretnej firmy

UWAGA! Odtwarzanie pozwala na odtworzenie stanu danych z momentu archiwizacji. Po odtworzeniu bieżące dane giną bezpowrotnie. W odtworzonych danych nie będzie żadnych treści danych. Funkcja ta służy tylko i wyłącznie do tego, żeby mieć możliwość przekonania się, że w utworzonych zakodowanych kopiach danych fizycznie nie istnieją żadne treści.

Przy odtwarzaniu danych z dyskietek wybieramy A:\ lub B:\, przy odtwarzaniu z twardego dysku wybieramy katalog źródłowy, w którym wcześniej zarchiwizowaliśmy dane (np. C:\SERWIS).

Przy odtwarzaniu danych ogólnych podajemy utworzony plik APK. Standardowo przy archiwizowaniu danych ogólnych tworzy się plik BIN.APK, (jeśli nie podamy innej nazwy), w związku z czym ten właśnie plik wybieramy.

Przy odtwarzaniu danych aktualnej firmy odnajdujemy odpowiedni (podany podczas archiwizacji) plik APK. Standardowo, jeśli nie zmienialiśmy nazwy, będzie to plik DANE1.APK (lub DaneX.apk dla firmy o numerze X).