INSTRUKCJA nr 5 2012 · 2018. 2. 15. · Instrukcja przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej...

Instrukcja przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej w Kujawsko-Pomorskim Centrum Pulmonologii w Bydgoszczy

Załącznik nr 1 z dnia 30 kwietnia 2012 roku

do Zarządzenia Dyrektora nr QZ – 5/2012

str. 1

Instrukcja

przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej w Kujawsko-Pomorskim Centrum Pulmonologii

w Bydgoszczy

SPIS TREŚCI

ROZDZIAŁ 1 Podstawowe informacje na temat kontroli zarządczej ................................................................ 1 1. Wprowadzenie do porządku prawnego pojęcia kontroli zarządczej ....................................... 1

2. Definicja kontroli zarządczej................................................................................................... 2

3. Cele kontroli zarządczej .......................................................................................................... 2 ROZDZIAŁ 2

1. Pojęcie samooceny kontroli zarządczej ................................................................................... 3

2. Cele samooceny kontroli zarządczej ....................................................................................... 3

3. Sposób przeprowadzenia samooceny kontroli zarządczej ...................................................... 4 3.1. Metoda przeprowadzenia samooceny .................................................................................. 4 3.2. Zakres przeprowadzanej samooceny .................................................................................... 4 3.3. Ankiety wykorzystywane do przeprowadzanej samooceny ................................................. 4

3.4. Sposób dystrybucji oraz wypełniania i przekazywania ankiet przez respondentów ............ 5

4. Rola audytu wewnętrznego ................................................................................................... 12

ZAŁĄCZNIKI 1. Ankieta do samooceny kontroli zarządczej – Kadra kierownicza Kujawsko-Pomorskiego

Centrum Pulmonologii w Bydgoszczy; 2. Ankieta do samooceny kontroli zarządczej – losowo wybrani pracownicy Kujawsko-

Pomorskiego Centrum Pulmonologii w Bydgoszczy; 3. Ankieta do samooceny kontroli zarządczej – Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno-

Administracyjnych pełniący funkcje głównego księgowego jednostki; 4. Ankieta do samooceny kontroli zarządczej – Kierownik Sekcji Informatyki.

ROZDZIAŁ 1

Podstawowe informacje na temat kontroli zarządczej 1. Wprowadzenie do porządku prawnego pojęcia kontroli zarządczej

Począwszy od 1 stycznia 2010 r. weszły w Ŝycie przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009

r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) wprowadzające obowiązek zapewnie-nia kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych. Ustawa określiła rów-nieŜ osoby odpowiedzialne za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efek-tywnej kontroli zarządczej. W myśl przepisów art. 69 ust. 1 ww. ustawy kontrola zarządcza w sektorze finansów publicznych funkcjonuje na dwóch poziomach tj. na poziomie jednostki oraz działu administracji rządowej lub jednostki samorządu terytorialnego. Podstawowym




str. 2

poziomem funkcjonowania kontroli zarządczej w całym sektorze finansów publicznych jest jednostka sektora finansów publicznych. Za funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostce odpowiedzialny jest jej kierownik, jednakŜe efektywne funkcjonowanie kontroli zarządczej wymaga aktywnego działania zarówno ze strony kierownika jednostki jak i wszystkich osób na stanowiskach kierowniczych, które mają udział w zarządzaniu jednostką. Obowiązków i zadań w zakresie kontroli zarządczej nie moŜna więc przydzielić lub ograniczyć do jednej komórki organizacyjnej. Działalność audytu wewnętrznego stanowi wsparcie dla kierownika jednostki w realizowaniu zadań z zakresu kontroli zarządczej, poprzez systematyczną ocenę systemu kontroli zarządczej, a takŜe czynności doradcze, które mają wspierać kierownika jednostki w realizacji celów i zadań jednostki.

2. Definicja kontroli zarz ądczej

Zgodnie z treścią Art. 68. 1.ustawy o finansach publicznych:

kontrol ę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół dzia-łań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z pra-wem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Ustawa nie wskazuje, o jakiego rodzaju działania chodzi, nie określa takŜe chociaŜby przy-kładowego katalogu wspomnianych zadań. Sformułowanie takiego katalogu byłoby zresztą znacznie utrudnione, jeŜeli nie niemoŜliwe, z uwagi na pojmowanie instytucji kontroli za-rządczej jako działań ukierunkowanych na realizację celów i zadań określonej, spersonalizo-wanej jednostki sektora finansów publicznych. Biorąc pod uwagę wspomnianą definicję kon-troli zarządczej - kontrolę zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym w utworzonych przez jednostki samorządu terytorialnego samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej naleŜy wiązać z zarządzaniem jednostką, zaś za najistotniejszy jej element naleŜy uznać system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji. W związku z tym, kontroli zarządczej nie moŜna utoŜsamiać i ograniczać do czynności kontrol-nych wykonywanych przez pracowników komórek kontroli i audytu wewnętrznego, mimo Ŝe takie podejście bywa łączone z pojęciem "kontroli". Kontrola zarządcza jest systemem bar-dziej złoŜonym, który ma za zadanie sprawić, aby jednostka osiągnęła cele przed nią posta-wione. Przeprowadzanie czynności kontrolnych będzie stanowiło tylko niewielką część sys-temu kontroli zarządczej, pozwalając częściowo zdiagnozować stan obecny. Kontrola zarząd-cza jest kategorią dotyczącą procesu zarządzania, którą na gruncie ustawy naleŜy utoŜsamiać z terminem "kontrola wewnętrzna", funkcjonującym w międzynarodowych standardach. Za-stosowanie przez ustawodawcę określenia "zarządcza" w miejsce "wewnętrzna" ma akcento-wać - jak podkreślano w toku prac nad ustawą - Ŝe kontrola nie stanowi jedynie systemu przy-jętego na poziomie jednostek (a zatem nie ma charakteru wyłącznie wewnętrznego), ale doty-czy równieŜ działów administracji rządowej lub większych "grup" jednostek (np. jednostek samorządu terytorialnego).

3. Cele kontroli zarządczej

Poza ogólnym celem kontroli zarządczej zawartym w samej definicji tej kontroli tj. za-pewnieniem realizacji celów i zadań postawionych przed jednostką lub całym działem admi-nistracji rządowej bądź teŜ całą jednostką samorządu terytorialnego, w sposób zgodny z kry-




str. 3

teriami wyliczonymi w art. 68 ust. 1. ustawy o finansach publicznych tj. zgodnie z prawem, efektywnie, oszczędnie i terminowo. Ustawodawca wymienił równieŜ inne szczegółowe cele wspomnianej kontroli, których osiągnięcie winno przyczynić się do określonego w sposób dość ogólny i zawartego w samej definicji podstawowego celu kontroli zarządczej. Celami tymi zgodnie z Art. 68. ust 2. ustawy o finansach publicznych jest zapewnienie w szczególno-ści:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem.

Ogólne wskazówki, nie stanowiące przepisów prawa powszechnego, dotyczące zasad bu-dowania i oceny systemów kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych mających na celu osiąganie wspomnianych powyŜej celów kontroli zarządczej zostały określone w Komu-nikacie Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, który ukazał się w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów nr 15, pozycja nr 84, z 30 grudnia 2009 r. oraz na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl, w zakładce: Bezpieczeństwo Finansowe/Kontrola zarządcza w sektorze publicznym/Akty prawne i standardy/Standardy).

ROZDZIAŁ 2 Samoocena kontroli zarządczej

1. Pojęcie samooceny kontroli zarządczej Jednym z warunków zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej

zgodnie z przyjętymi standardami jest monitorowanie i ocena jej funkcjonowania. Ocena taka moŜe być dokonana m.in. w drodze samooceny kontroli zarządczej zalecanej w "Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych" o których mowa w pierwszym rozdzia-le niniejszej instrukcji. Samoocena kontroli zarządczej, zwana dalej "samooceną", to proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej przez pracowników i kierownictwo jednostki. Jest to narzędzie, które w stosunkowo krótkim czasie moŜe dać ogól-ny obraz funkcjonowania kontroli zarządczej. Samoocena nie jest uznawana w jednostce za substytut innych narzędzi oceny kontroli zarządczej, np. audytu wewnętrznego, a jest uwaŜa-na za jedno z narzędzi stosowanych w ramach monitoringu kontroli zarządczej. 2. Cele przeprowadzania samooceny

Celem samooceny jest uzyskanie informacji o funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w

szczególności w tych obszarach, w których nie było Ŝadnych działań audytorskich czy kontro-lnych. Wyniki przeprowadzanej w jednostce samooceny mają posłuŜyć do poprawy funkcjo-nowania jednostki. Ponadto wynik samooceny będąc jednym ze źródeł wiedzy o funkcjono-waniu kontroli zarządczej, wraz z innymi źródłami wiedzy o funkcjonowaniu tej kontroli mo-gą być podstawą do podpisania przez kierownika jednostki oświadczenia o stanie kontroli




str. 4

zarządczej. Samoocena moŜe przyczynić się takŜe do poprawy komunikacji pomiędzy kie-rownictwem, a pracownikami jednostki oraz moŜe wzmacniać świadomość odpowiedzialno-ści kierownictwa i pracowników jednostki za funkcjonowanie kontroli zarządczej.

3. Sposób przeprowadzenia samooceny 3.1 Metoda przeprowadzenia samooceny

Samoocena w Kujawsko-Pomorskim Centrum Pulmonologii w Bydgoszczy będzie prze-

prowadzana jedną z najczęściej stosowanych metod przeprowadzania samooceny, jaką jest wykorzystanie do tego celu ankiet (kwestionariuszy). Przy zastosowaniu wspomnianej meto-dy samoocena będzie dokonywana poprzez udzielenie odpowiedzi na pytania sformułowane w ankietach. Metoda ta będzie zastosowana w szczególności ze względu na brak przeprowa-dzania do tej pory samooceny w jakiejkolwiek formie, chęć minimalizacji czasu i kosztów gromadzenia informacji dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej, a takŜe dlatego Ŝe pracownicy jednostki są rozproszeni w dwóch róŜnych lokalizacjach.

3.2 Zakres przeprowadzanej samooceny

Samoocena obejmie funkcjonowanie kontroli zarządczej w całym Kujawsko-Pomorskim

Centrum Pulmonologii w Bydgoszczy, a takŜe wszystkie elementy kontroli zarządczej tj.: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informację i komunikację, 5) monitorowanie i ocenę.

3.3 Ankiety wykorzystywane do przeprowadzanej samooceny

Ankiety wykorzystywane do przeprowadzanej samooceny będą skierowane do pracowni-

ków wszystkich szczebli zarządzania w jednostce. W trakcie prowadzonej w jednostce samo-oceny zostaną wykorzystane cztery róŜniące się pomiędzy sobą ankiety.

1) Pierwsza z nich skierowana zostanie do kadry kierowniczej Kujawsko-Pomorskiego Centrum Pulmonologii w Bydgoszczy;

2) Druga skierowana zostanie do losowo wybranych pracowników Kujawsko-Pomorskiego Centrum Pulmonologii w Bydgoszczy;

3) Trzecia ankieta skierowana zostanie do Z-cy Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych pełniącego funkcje głównego księgowego jednostki i będzie doty-czyć szczegółowych mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych;

4) Natomiast czwarta ankieta skierowana zostanie do Kierownika Sekcji Informatyki i dotyczyć będzie mechanizmów kontroli bezpieczeństwa danych i systemów informa-tycznych.

Przyjęcie sposobu przeprowadzania samooceny polegającego na jej dokonywaniu w opar-ciu o opinie osób na róŜnych szczeblach zarządzania, a nie tylko osób na stanowiskach kie-rowniczych, miało na celu ograniczenie ryzyka otrzymania niewiarygodnych wyników, co mogłoby mieć miejsce z uwagi na ocenianie przez te osoby efektów własnej pracy. Ponadto




str. 5

przyjęty sposób prowadzenia samooceny umoŜliwi dokonanie analizy jak te same kwestie oceniane są przez wspomniane powyŜej odrębne grupy pracowników jednostki. Aby grupa respondentów była reprezentacyjna dla całej populacji, a wyniki samooceny nie były zabu-rzone przez skrajne opinie, grupa nie będzie zbyt mała i znajdować się w niej będą w odpo-wiedniej ilość osoby reprezentujące poszczególne grupy zawodowe pracowników jednostki.

3.4 Sposób dystrybucji oraz wypełniania i przekazywania ankiet przez respondentów Ankiety skierowane do kadry kierowniczej oraz losowo wybranych pracowników Ku-

jawsko-Pomorskiego Centrum Pulmonologii w Bydgoszczy naleŜy wypełniać wyłącznie w formie elektronicznej poprzez aplikacje „Akty Prawne” zainstalowaną na serwerze szpital-nym, który udostępnia swoje zasoby wszystkim uŜytkownikom sieci wewnętrznej i która mo-Ŝe być uŜytkowana poprzez wykorzystanie przeglądarki internetowej zainstalowanej na kaŜ-dym komputerze szpitalnym. Dostęp do ankiet, wypełnianych za pomocą tej aplikacji uzysku-je się:

1) Krok 1. uruchamiając wspomnianą aplikacje klikając dwukrotnie na utworzoną wcze-śniej i znajdującą się na pulpicie ikonę/skrót uruchamiającą aplikacje „Akty Prawne”;

2) Krok 2. wchodząc w zakładkę „Przydatne” znajdującą się w lewym panelu strony star-towej, poprzez kliknięcie na nazwę tej zakładki;

3) Krok 3. następnie wchodząc w zakładkę „Kontrola zarządcza” znajdującą się dolnej części ekranu, poprzez kliknięcie na nazwę tej zakładki;

4) Krok 4. wybierając załącznik o nazwie „Samoocena kontroli zarządczej” poprzez kliknięcie na nazwę tego załącznika;

5) Krok 5. klikając w nazwę zakładki „Samoocena kontroli zarządczej” uruchamia się stronę startową ankiety samooceny, na której znajduje się uwaga skierowana do wszystkich respondentów dotycząca wypełnianych przez nich ankiet oraz dwie zakładki kierujące do dwóch z moŜliwych do wyboru ankiet tj: a) Ankieta przeznaczona dla kadry kierowniczej Kujawsko-Pomorskiego Centrum

Pulmonologii w Bydgoszczy;

lub

b) Ankieta przeznaczona dla pracowników Kujawsko-Pomorskiego Centrum Pulmonologii w Bydgoszczy;

w które klikając za pomocą myszki przechodzi się do strony słuŜącej do weryfikacji prawa dostępu do odpowiedniej ankiety;

6) Krok 6. wchodząc w zakładkę dotyczącą odpowiedniej ankiety uruchamia się strona na której znajdują się pola słuŜące do logowania wymagające podania loginu i hasła (przekazywanych osobom biorącym udział w procesie samooceny za pośrednictwem ich bezpośrednich przełoŜonych), których wprowadzenie i zatwierdzenie, poprzez kliknięcie za pomocą myszki w polecenie wejdź uruchamia odpowiednią ankietę.

Wypełnienie i przekazanie ankiet wyłącznie przez osoby do tego zobowiązane zapewnia się poprzez dostęp do udziału w procesie samooceny ograniczony wyłącznie do osób znają-cych odpowiedni login i hasło. Zarówno wszystkie osoby uczestniczące w procesie samooce-ny jak i przełoŜeni wspomnianych osób na czas trwania samooceny zobowiązani są do za-




str. 6

chowania w tajemnicy zarówno loginu jak i hasła słuŜącego do zalogowania się do systemu, umoŜliwiającego udział w procesie samooceny.

Dostęp do ankiet Krok 1. – Uruchomienie aplikacji

Dostęp do ankiet Krok 2. – Wejście w zakładkę „Przydatne”




str. 7

Dostęp do ankiet Krok 3. – Wejście w zakładkę „Kontrola zarz ądcza”




str. 8

Dostęp do ankiet Krok 4. – Uruchomienie strony startowej zakładki kontrola zarządczej i wybór załącznika dotyczącego „Samooceny kontroli zarządczej”




str. 9

Dostęp do ankiet Krok 5. – Uruchomienie strony startowej ankiety samooceny




str. 10

Dostęp do ankiet Krok 6. – Logowanie za pomocą nazwy uŜytkownika oraz hasła

Po uzyskaniu dostępu do odpowiedniej ankiety zgodnie z opisaną powyŜej ścieŜką po-

stępowania, uruchomioną ankietę naleŜy wypełnić odpowiadając na kolejne pytania poprzez zaznaczenie kursorem właściwej spośród trzech moŜliwych odpowiedzi „TAK”, „ NIE”, „Trudno to ocenić” oraz zamieszczenie odpowiedniego komentarza (pole to nie jest obowiąz-kowe).




str. 11

Wypełnienie ankiety samooceny

Po zakończeniu odpowiedzi na wszystkie zadane pytania naleŜy przesłać wypełnioną ankietę klikając na pole „wyślij”, po czym moŜna zamknąć wspomnianą powyŜej aplikacje. Przekazywanie wypełnionych ankiet odbywa się w sposób zapewniający pełną anonimowość odpowiedzi udzielanych przez poszczególnych respondentów, poprzez brak moŜliwości identyfikacji osób, które te ankiety wypełniały uzyskaną dzięki stworzeniu kont uŜytkowników wspólnych dla danej grupy respondentów tj. kierownictwa lub losowo wybranych pracowników (posiadających identyczny login i hasło), do których logują się wszystkie osoby uczestniczące w procesie samooceny i za pomocą których wypełniają ankiety samooceny.




str. 12

Przesłanie wypełnionej ankiety samooceny

Dodatkowe ankiety skierowane do Z-cy Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych pełniącego funkcje głównego księgowego jednostki oraz Kierownika Sekcji Informatyki dotyczące szczegółowych mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych oraz mechanizmów kontroli bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych zostaną przekazane wspomnianym osobom przez audytora wewnętrznego za pomocą poczty wewnętrznej w formacie MS Word, a po ich wypełnieniu przez wspomniane osoby w ten sam sposób przekazane audytorowi wewnętrznemu celem uwzględnienia zawartych w nich informacji w końcowym raporcie z przeprowadzonej w jednostce samooceny kontroli zarządczej.

4. Rola audytu wewnętrznego

W związku z faktem, Ŝe podstawowym zadaniem audytora wewnętrznego jest dostarcza-

nie kierownikowi jednostki niezaleŜnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w jednost-ce, udział audytora wewnętrznego w procesie samooceny przeprowadzanej w Kujawsko-Pomorskim Centrum Pulmonologii w Bydgoszczy oraz jednostkach jej podległych nie moŜe wpływać na realizację jego podstawowych zadań, ani na jego obiektywizm czy niezaleŜność.




str. 13

W związku z powyŜszym rola audytu wewnętrznego w procesie samooceny została szczegó-łowo uzgodniona pomiędzy audytorem wewnętrznym, a kierownikiem jednostki.

INSTRUKCJA nr 5 2012 · 2018. 2. 15. · Instrukcja przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej...

Documents

Transcript of INSTRUKCJA nr 5 2012 · 2018. 2. 15. · Instrukcja przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej...